Создать структуру компании можно: Создание организационной диаграммы — Служба поддержки Office – основные виды, их плюсы и минусы

Как создать правильную организационную структуру?

Автор: Елена Борисова –
заместитель генерального директора по развитию ЗАО «МКД-Партнер» (Санкт-Петербург)

Источник: Персонал-Микс

 

В чем же состоит предательская болезнь, расточающая наши природные богатства, наши человеческие возможности? Наша промышленная глиста — это неправильная организация.

Гаррингтон Эмерсон

В последнее время вновь возрос интерес к организационным структурам. Одно из объяснений этого — заметное оживление экономики.

В кризисные периоды не до глубоких исследований: либо принимаются быстрые и правильные решения, позволяющие компании выстоять и развиваться, либо на рынке становится одним игроком меньше. В период стабильности и подъема у выживших, во-первых, появляются время и средства, чтобы задуматься об улучшении деятельности, во-вторых, возросшая конкуренция предъявляет более высокие требования к эффективности деятельности.

И именно организационная структура — это механизм, призванный обеспечить максимальную эффективность деятельности компании или — иначе — позволяющий оптимальным образом достигать цели компании.

Целенаправленный механизм вовсе не обязательно будет искать путей достижения наших целей, если только мы не рассчитаем его специально для решения этой задачи. Причем в ходе проектирования такого механизма мы должны предвидеть все ступени процесса, для управления которым он создается, а не применять приближенные методы прогнозирования, эффективные лишь до определенного пункта, дальше которого расчеты ведутся при возникновении новых затруднений. Расплата за ошибки в прогнозировании и в наше время достаточно велика, но она еще больше возрастет, когда автоматизация достигнет полного размаха. (Ноберт Винер.

Человек управляющий. СПб.: Питер. 2001. С. 242.)

Есть такая иллюзия, будто можно создать столь совершенный механизм, что он будет работать за нас и на нас.

Но в реальных условиях невозможно предвидеть абсолютно все. Можно лишь прогнозировать с определенной степенью вероятности. Поэтому приходится смириться с тем, что создать раз и навсегда идеальную организационную структуру невозможно. Скорее, задачу надо формулировать как создание гибкой жизнеспособной структуры, отвечающей сегодняшним реальным и прогнозируемым будущим условиям.

Любая домохозяйка знает, что невозможно раз и навсегда навести дома порядок. Вещи расставляются определенным образом исходя из того, что мы имеем в квартире, как нам удобно жить, к чему мы привыкли, что сейчас модно — фарфоровые слоники или многотомные собрания сочинений под цвет обоев. В разные периоды требуется вытирать пыль, «вписывать» в интерьер новые вещи, выкидывать ненужные, задумываться, удобно ли нам жить и как внешний мир воспринимает нас, делать ремонт.

Компания — намного более сложный механизм, чем дом. Не приходится надеяться, что единожды разработанная структура будет идеальной всегда. Более того, нет ни одной идеальной, лишенной недостатков структуры. Подходить к ее разработке и совершенствованию надо так же, как к наведению порядка в доме.

Главное — какие бы преобразования мы ни задумали, необходимо помнить о цели, к которой мы стремимся. Если цель компании определена, любое изменение организационной структуры должно сопровождаться вопросами:

• каковы достоинства и недостатки нынешней структуры?
• что в мире происходит и может произойти — в экономике, на рынке, у конкурентов/коллег, в теории?
• какими ресурсами мы располагаем (финансы, люди, ожидания клиентов, наши продукты)?

Итак, лишенные иллюзий, проанализировав внутреннюю и внешнюю ситуацию, мы можем приступать к тяжелой, длительной и кропотливой работе по созданию организационной структуры.

Самый трудный первый шаг — дифференциация и интеграция

Едва ли не самое сложное при разработке организационной структуры — объединить две противоположные задачи. С одной стороны, мы должны дифференцировать работы — то есть получить четкое представление о том, кто и что делает на рабочем месте. С другой стороны, мы должны объединить усилия единиц для достижения общей цели.

Чем менее предсказуема работа (и условия), тем тяжелее определить деятельность каждой рабочей единицы. Если мы не знаем, что делает работник (группа работников), едва ли можно надеяться создать структуру на базе броуновского движения. При этом система в целом может продолжать функционировать до определенного момента.

Однако чем более дифференцированы, определены и описаны отдельные работы, тем тяжелее их интегрировать в единую систему. В какой-то момент каждая рабочая единица может начать работать на себя, а не на общую задачу.

Выходом из ситуации может служить встречный процесс дифференциации и интеграции. Важно только помнить, что не компания для структуры, а структура для компании.

Группировка работ — шаг второй, и снова без однозначного ответа

На пути к интеграции разные виды работ надо объединять по какому-либо принципу. В результате группировки мы получаем те самые квадратики, из которых впоследствии будем складывать структуру.

Очень часто проводят группировку по функциям — производство, сбыт, маркетинг, финансы, персонал и т.д. Это позволяет достичь необходимого уровня специализации (и специалистов!).

Группировка по территориальному принципу стала актуальной для многофилиальных компаний, действующих часто в разных странах. Это позволяет учитывать особенности различных рынков и быстро принимать решения.

Группировка по продуктам (клиентам) дает возможность развиваться компаниям с диверсифицированными видами деятельности или инновационными продуктами.

У каждого принципа есть свои достоинства и недостатки.

Посмотрим, как различные виды группировки будут воздействовать на работу с персоналом.

При функциональной группировке менеджер по персоналу действует в рамках своего подразделения. Он обеспечивает единую политику по работе с персоналом в рамках всех остальных функций. Действует в интересах организации, однако едва ли будет иметь возможность вникнуть в особенности работы в регионах или с отдельными продуктами.

Если принята группировка по территориальному принципу, неизбежно возрастет численность «персональщиков», при этом нет гарантии, что будет выдерживаться единая политика. В данном случае менеджер по персоналу в первую очередь должен обслуживать не организацию в целом, а свое территориальное подразделение.

Если применяется смешанный принцип — менеджер определенной территории подчиняется одновременно директору по персоналу организации и директору территориального подразделения — неизбежны все последствия двойного подчинения.

Так или иначе, но выделение квадратиков неизбежно. И компания приходит к необходимости рисовать стрелочки.

Шаг третий — определение иерархии и взаимодействия — выбор вида организационной структуры

Предпринимательская структура подчеркивает роль центральной власти. Все решения замыкаются на центральную фигуру. Любое действие требует одобрения ключевых фигур. Такая структура характерна для малых и растущих предприятий; она очень часто встречается в частном бизнесе, особенно там, где собственник и генеральный директор — одно лицо. Структура хороша… до определенного момента. Она позволяет быстро принимать решения, реагировать на изменяющиеся внешние и внутренние условия, не требует дополнительных административных расходов. Компания управляема и идет к определенной цели. Но многое зависит от этого самого первого лица — насколько он хороший руководитель, специалист, личность. Смена первого лица может развалить компанию. С ростом компании наступает период перегрузки — первое лицо оказывается под ворохом сиюминутных задач, с увеличением численности персонала и направлений работы происходит потеря управляемости. Теперь многое зависит от того, какую позицию займет руководитель — сумеет ли он воспитать помощников, делегировать часть полномочий, развить горизонтальные связи.

Бюрократическая структура — это распределение власти и ответственности по подразделениям. Ее можно рассматривать как закономерный переход от предпринимательской структуры. Она менее зависит от отдельного человека, более предсказуема. При этом неважно — будут ли у нас в квадратиках функции, продукты или регионы. То, что мы видим в большинстве средних и крупных компаний, — именно бюрократическая структура (ее еще могут называть функциональной или дивизионной). Такая структура очень хороша в стабильных предсказуемых условиях. Как бы ее ни критиковали, мало кто смог предложить что-либо лучше. А критиковать есть за что — отсутствие гибкости, возросшие административные расходы и объем документооборота, «машинизация» — снижение роли личности и заинтересованности в новых решениях, ситуация, когда «за деревьями не видно леса» (отсутствие единой цели).

Бюрократическая структура будет хорошо работать только в том случае, если она разумна. Ведь принцип дифференциации — пироги должен печь пирожник, а не сапожник, а принцип интеграции — взаимодействие различных работ должно осуществляться оптимальным образом в интересах организации. Для корректировки недостатков бюрократической структуры существуют разные пути — работа над организационной культурой, дизайн работ, кружки качества, совершенствование внутренних коммуникаций и многое другое.

Пример 1

Из подразделения крупной западной производственной компании приходит запрос на тренинги. Начинаю беседовать с сотрудником компании, который представляет некий отдел закупок, в задачи которого входит обеспечение всем необходимым другие квадратики. Под необходимым понимаются и канцтовары, и электроприводы, и почтовые услуги, и тренинги развития персонала. Отдел закупок определяет (!), что целесообразно далее предложить другим подразделениям… В данном случае проблема не в самой организационной структуре, а в том, что стрелочки «криво нарисованы» (наверное, рисовал специалист по всем вопросам — от инструментов до хорового пения).

Матричная структура — это объединение представителей разных подразделений в отдельные группы. В некотором смысле ее можно считать ответом на недостаточную эффективность бюрократической структуры. Для работы над проектами (продуктами, задачами) в проектную группу объединяются представители разных подразделений, по окончании проекта группы могут расформировываться. При этом один и тот же человек может одновременно работать в нескольких проектных группах. Подобная структура ориентирована на результат, а не на процесс, и при этом позволяет использовать знания специалистов в узких областях, что, естественно, повышает качество работы.

Правда, при этом работники оказываются фактически в двойном подчинении — руководителя проекта, который не может воздействовать на них напрямую административно или стимулировать их с помощью бонусов, и руководителя отдела. Хорошо, если между руководителями есть согласие. Другая проблема: в каждом отделе есть специалисты разного уровня, и, естественно, руководитель проекта стремится привлечь в группу лучших. В итоге лучшие награждаются… бульшим объемом работы.

Формы организационных структур и условия их применения*

Структура	Условия
Предпринимательская	Доминирование одного человека или группы (в центре). Вызвано формой собственности, большим значением специального опыта или потребностью деятельности под строгим контролем. Умеренный размер, простая технология, одна доминирующая техническая сфера деятельности. Неопределенное или быстро меняющееся окружение.
Бюрократическая	Сложная организация с передачей полномочий и опыта. Большой размер, сложные технологии и различные технические сферы деятельности. Стабильное окружение.
Матричная	Сложная организация с чертами бюрократической структуры и потребностью делегировать ответственность и обеспечивать отклик на запросы клиентов.
Независимая	Простая организационная форма для поддержки независимой деятельности специалистов, со слабой координацией. Профессиональная, а не управленческая ориентация специалистов.

*Источник: Derek Torrington, Laura Hall. Personnel Management: a new approach. UK, 1987.

При матричной структуре очень важно обеспечить разумную равномерную загрузку (сочетание проектов и занятости каждого сотрудника в проектах). При большом числе проектов и сотрудников это задача не из легких.

Пример 2

Мне пришлось наблюдать, как действует матричная структура в американской маркетинговой компании. После поступления заказа формируется проектная группа, которую возглавляет консультант из основного исследовательского отдела. В зависимости от проекта в группу включаются представители отдела телефонных опросов, анкетирования, direct-mail, компьютерный специалист, административный работник. Составляется план работ с определением общих и индивидуальных задач. Работа идет быстро, результативно, квалифицированно и подходит для специфики фирмы (продукт и клиенты).

В то же время, если бы матричная структура была идеальной, ее бы уже давно взяли на вооружение все. Есть виды деятельности, когда она мало применима (например производство). Согласно Дэвиду Черрингтону, в компании General Electric после семи лет использования матричной структуры от нее отказались.

Независимая структура предполагает независимую самостоятельную работу каждого при наличии соответствующей поддержки со стороны компании. Такая структура эффективна в консалтинговых фирмах, небольших компаниях, занимающихся продажей сложного оборудования. Идея заключается в том, что каждый занимается своим делом (задача разделена по продуктам или по клиентам), а административная поддержка гарантирована. Структура может быть эффективной при соблюдении двух главных условий: необходимо, чтобы конкуренция между специалистами при выходе на рынок не мешала общей задаче и чтобы каждый сотрудник был уверен, что компания предоставит ему помощь (информационную, по документообороту и т.п.). В то же время каждый «специалист-единоличник» отвечает на вопрос коллег исходя из своих личных симпатий и наличия свободного времени (а вопросы могут быть очень важными). В итоге постепенно у сотрудников формируется скептическое отношение к компании, кратко выражаемое словом «бардак».

Пример 3

Например, в компании, предлагающей несложное программное обеспечение консалтинговых проектов, принято разумное решение, что один специалист по программному обеспечению будет консультировать все 12 офисов. Но на практике оказалось, что на запросы этот специалист может ответить недельки через две (а клиент ждет!). А так как механизмы ответственности не предусмотрены, то и решить эту проблему не удалось.

Нет плохих и хороших структур. Структура – это всего лишь инструмент, а уж как его использовать – наш выбор.

Как создать правильную организационную структуру?

И именно организационная структура — это механизм, призванный обеспечить максимальную эффективность деятельности компании или — иначе — позволяющий оптимальным образом достигать цели компании.

Целенаправленный механизм вовсе не обязательно будет искать путей достижения наших целей, если только мы не рассчитаем его специально для решения этой задачи. Причем в ходе проектирования такого механизма мы должны предвидеть все ступени процесса, для управления которым он создается, а не применять приближенные методы прогнозирования, эффективные лишь до определенного пункта, дальше которого расчеты ведутся при возникновении новых затруднений. Расплата за ошибки в прогнозировании и в наше время достаточно велика, но она еще больше возрастет, когда автоматизация достигнет полного размаха. (Ноберт Винер. Человек управляющий. СПб.: Питер. 2001. С. 242.)

Есть такая иллюзия, будто можно создать столь совершенный механизм, что он будет работать за нас и на нас.

Но в реальных условиях невозможно предвидеть абсолютно все. Можно лишь прогнозировать с определенной степенью вероятности. Поэтому приходится смириться с тем, что создать раз и навсегда идеальную организационную структуру невозможно. Скорее, задачу надо формулировать как создание гибкой жизнеспособной структуры, отвечающей сегодняшним реальным и прогнозируемым будущим условиям.

Любая домохозяйка знает, что невозможно раз и навсегда навести дома порядок. Вещи расставляются определенным образом исходя из того, что мы имеем в квартире, как нам удобно жить, к чему мы привыкли, что сейчас модно — фарфоровые слоники или многотомные собрания сочинений под цвет обоев. В разные периоды требуется вытирать пыль, «вписывать» в интерьер новые вещи, выкидывать ненужные, задумываться, удобно ли нам жить и как внешний мир воспринимает нас, делать ремонт.

Компания — намного более сложный механизм, чем дом. Не приходится надеяться, что единожды разработанная структура будет идеальной всегда. Более того, нет ни одной идеальной, лишенной недостатков структуры. Подходить к ее разработке и совершенствованию надо так же, как к наведению порядка в доме.

Главное — какие бы преобразования мы ни задумали, необходимо помнить о цели, к которой мы стремимся. Если цель компании определена, любое изменение организационной структуры должно сопровождаться вопросами:

— каковы достоинства и недостатки нынешней структуры?

— что в мире происходит и может произойти — в экономике, на рынке, у конкурентов/коллег, в теории?

— какими ресурсами мы располагаем (финансы, люди, ожидания клиентов, наши продукты)?

Итак, лишенные иллюзий, проанализировав внутреннюю и внешнюю ситуацию, мы можем приступать к тяжелой, длительной и кропотливой работе по созданию организационной структуры.

Едва ли не самое сложное при разработке организационной структуры — объединить две противоположные задачи. С одной стороны, мы должны дифференцировать работы — то есть получить четкое представление о том, кто и что делает на рабочем месте. С другой стороны, мы должны объединить усилия единиц для достижения общей цели.

Чем менее предсказуема работа (и условия), тем тяжелее определить деятельность каждой рабочей единицы. Если мы не знаем, что делает работник (группа работников), едва ли можно надеяться создать структуру на базе броуновского движения. При этом система в целом может продолжать функционировать до определенного момента.

Однако чем более дифференцированы, определены и описаны отдельные работы, тем тяжелее их интегрировать в единую систему. В какой-то момент каждая рабочая единица может начать работать на себя, а не на общую задачу.

Выходом из ситуации может служить встречный процесс дифференциации и интеграции. Важно только помнить, что не компания для структуры, а структура для компании.

На пути к интеграции разные виды работ надо объединять по какому-либо принципу. В результате группировки мы получаем те самые квадратики, из которых впоследствии будем складывать структуру.

Очень часто проводят группировку по функциям — производство, сбыт, маркетинг, финансы, персонал и т.д. Это позволяет достичь необходимого уровня специализации (и специалистов!).

Группировка по территориальному принципу стала актуальной для многофилиальных компаний, действующих часто в разных странах. Это позволяет учитывать особенности различных рынков и быстро принимать решения.

Группировка по продуктам (клиентам) дает возможность развиваться компаниям с диверсифицированными видами деятельности или инновационными продуктами.

У каждого принципа есть свои достоинства и недостатки.

Посмотрим, как различные виды группировки будут воздействовать на работу с персоналом.

При функциональной группировке менеджер по персоналу действует в рамках своего подразделения. Он обеспечивает единую политику по работе с персоналом в рамках всех остальных функций. Действует в интересах организации, однако едва ли будет иметь возможность вникнуть в особенности работы в регионах или с отдельными продуктами.

Если принята группировка по территориальному принципу, неизбежно возрастет численность «персональщиков», при этом нет гарантии, что будет выдерживаться единая политика. В данном случае менеджер по персоналу в первую очередь должен обслуживать не организацию в целом, а свое территориальное подразделение.

Если применяется смешанный принцип — менеджер определенной территории подчиняется одновременно директору по персоналу организации и директору территориального подразделения — неизбежны все последствия двойного подчинения.

Так или иначе, но выделение квадратиков неизбежно. И компания приходит к необходимости рисовать стрелочки.

Предпринимательская структура подчеркивает роль центральной власти. Все решения замыкаются на центральную фигуру. Любое действие требует одобрения ключевых фигур. Такая структура характерна для малых и растущих предприятий; она очень часто встречается в частном бизнесе, особенно там, где собственник и генеральный директор — одно лицо. Структура хороша… до определенного момента. Она позволяет быстро принимать решения, реагировать на изменяющиеся внешние и внутренние условия, не требует дополнительных административных расходов. Компания управляема и идет к определенной цели. Но многое зависит от этого самого первого лица — насколько он хороший руководитель, специалист, личность. Смена первого лица может развалить компанию. С ростом компании наступает период перегрузки — первое лицо оказывается под ворохом сиюминутных задач, с увеличением численности персонала и направлений работы происходит потеря управляемости. Теперь многое зависит от того, какую позицию займет руководитель — сумеет ли он воспитать помощников, делегировать часть полномочий, развить горизонтальные связи.

Бюрократическая структура — это распределение власти и ответственности по подразделениям. Ее можно рассматривать как закономерный переход от предпринимательской структуры. Она менее зависит от отдельного человека, более предсказуема. При этом неважно — будут ли у нас в квадратиках функции, продукты или регионы. То, что мы видим в большинстве средних и крупных компаний, — именно бюрократическая структура (ее еще могут называть функциональной или дивизионной). Такая структура очень хороша в стабильных предсказуемых условиях. Как бы ее ни критиковали, мало кто смог предложить что-либо лучше. А критиковать есть за что — отсутствие гибкости, возросшие административные расходы и объем документооборота, «машинизация» — снижение роли личности и заинтересованности в новых решениях, ситуация, когда «за деревьями не видно леса» (отсутствие единой цели).

Бюрократическая структура будет хорошо работать только в том случае, если она разумна. Ведь принцип дифференциации — пироги должен печь пирожник, а не сапожник, а принцип интеграции — взаимодействие различных работ должно осуществляться оптимальным образом в интересах организации. Для корректировки недостатков бюрократической структуры существуют разные пути — работа над организационной культурой, дизайн работ, кружки качества, совершенствование внутренних коммуникаций и многое другое.

Пример 1

Из подразделения крупной западной производственной компании приходит запрос на тренинги. Начинаю беседовать с сотрудником компании, который представляет некий отдел закупок, в задачи которого входит обеспечение всем необходимым другие квадратики. Под необходимым понимаются и канцтовары, и электроприводы, и почтовые услуги, и тренинги развития персонала. Отдел закупок определяет (!), что целесообразно далее предложить другим подразделениям… В данном случае проблема не в самой организационной структуре, а в том, что стрелочки «криво нарисованы» (наверное, рисовал специалист по всем вопросам — от инструментов до хорового пения).

Матричная структура — это объединение представителей разных подразделений в отдельные группы. В некотором смысле ее можно считать ответом на недостаточную эффективность бюрократической структуры. Для работы над проектами (продуктами, задачами) в проектную группу объединяются представители разных подразделений, по окончании проекта группы могут расформировываться. При этом один и тот же человек может одновременно работать в нескольких проектных группах. Подобная структура ориентирована на результат, а не на процесс, и при этом позволяет использовать знания специалистов в узких областях, что, естественно, повышает качество работы.

Правда, при этом работники оказываются фактически в двойном подчинении — руководителя проекта, который не может воздействовать на них напрямую административно или стимулировать их с помощью бонусов, и руководителя отдела. Хорошо, если между руководителями есть согласие. Другая проблема: в каждом отделе есть специалисты разного уровня, и, естественно, руководитель проекта стремится привлечь в группу лучших. В итоге лучшие награждаются… бульшим объемом работы.

С т р у к т у р а	У с л о в и я
Предпринимательская	Доминирование одного человека или группы (в центре). Вызвано формой собственности, большим значением специального опыта или потребностью деятельности под строгим контролем. Умеренный размер, простая технология, одна доминирующая техническая сфера деятельности. Неопределенное или быстро меняющееся окружение.
Бюрократическая	Сложная организация с передачей полномочий и опыта. Большой размер, сложные технологии и различные технические сферы деятельности. Стабильное окружение.
Матричная	Сложная организация с чертами бюрократической структуры и потребностью делегировать ответственность и обеспечивать отклик на запросы клиентов.
Независимая	Простая организационная форма для поддержки независимой деятельности специалистов, со слабой координацией. Профессиональная, а не управленческая ориентация специалистов.

*Источник: Derek Torrington, Laura Hall. Personnel Management: a new approach. UK, 1987. При матричной структуре очень важно обеспечить разумную равномерную загрузку (сочетание проектов и занятости каждого сотрудника в проектах). При большом числе проектов и сотрудников это задача не из легких.

Пример 2

Мне пришлось наблюдать, как действует матричная структура в американской маркетинговой компании. После поступления заказа формируется проектная группа, которую возглавляет консультант из основного исследовательского отдела. В зависимости от проекта в группу включаются представители отдела телефонных опросов, анкетирования, direct-mail, компьютерный специалист, административный работник. Составляется план работ с определением общих и индивидуальных задач. Работа идет быстро, результативно, квалифицированно и подходит для специфики фирмы (продукт и клиенты).

В то же время, если бы матричная структура была идеальной, ее бы уже давно взяли на вооружение все. Есть виды деятельности, когда она мало применима (например производство). Согласно Дэвиду Черрингтону, в компании General Electric после семи лет использования матричной структуры от нее отказались.

Независимая структура предполагает независимую самостоятельную работу каждого при наличии соответствующей поддержки со стороны компании. Такая структура эффективна в консалтинговых фирмах, небольших компаниях, занимающихся продажей сложного оборудования. Идея заключается в том, что каждый занимается своим делом (задача разделена по продуктам или по клиентам), а административная поддержка гарантирована. Структура может быть эффективной при соблюдении двух главных условий: необходимо, чтобы конкуренция между специалистами при выходе на рынок не мешала общей задаче и чтобы каждый сотрудник был уверен, что компания предоставит ему помощь (информационную, по документообороту и т.п.). В то же время каждый «специалист-единоличник» отвечает на вопрос коллег исходя из своих личных симпатий и наличия свободного времени (а вопросы могут быть очень важными). В итоге постепенно у сотрудников формируется скептическое отношение к компании, кратко выражаемое словом «бардак».

Пример 3

Например, в компании, предлагающей несложное программное обеспечение консалтинговых проектов, принято разумное решение, что один специалист по программному обеспечению будет консультировать все 12 офисов. Но на практике оказалось, что на запросы этот специалист может ответить недельки через две (а клиент ждет!). А так как механизмы ответственности не предусмотрены, то и решить эту проблему не удалось.

Нет плохих и хороших структур. Структура – это всего лишь инструмент, а уж как его использовать – наш выбор.

Как при помощи Excel создать организационную диаграмму проекта — Трюки и приемы в Microsoft Excel

Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.

Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии.

Рис. 1. Организационная схема проекта

Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art. На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.

Рис. 2. Диалоговое окно Choose a SmortArt Graphic

Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).

Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter, а затем — Таb. (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).

Рис. 3. Шаблон организационной схемы проекта

Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.

Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.

10 сервисов для создания структуры сайта в 2020 году / Habr

Прототипирование — значимый этап в веб-разработке, который позволяет определить и сформировать ДНК проекта на ранних стадиях. В последние годы количество онлайн-сервисов и инструментов для прототипирования ощутимо возросло. В этом обзоре представлены 10 сервисов для создания визуальных сайтмэпов.

Прежде чем перейти к описанию инструментов не лишним будет разобраться в терминологии.

Сайтмэп — это структура страниц сайта представленная в иерархической модели. Такая схема помогает оценить объем страниц, которые формируют сайт, а также понять логику их взаимосвязи. Иногда это примитивные по организации и структуре схемы. А порой очень сложные с многоуровневой вложенностью карты. Сайтмэпы помогают планировать распределение содержания и механику навигации будущего сайта.

Рассмотрим три типа сайтмэпов:

Визуальные сайтмэпы используются как вспомогательный элемент в планировании, анализе и прототипировании проекта. Сегодня тяжело представить начало работы над проектом без предварительного планирования. Cайтмэп поможет лучше понять механику будущей навигации, оценить объем необходимого контента. Визуальный сайтмэп — важный элемент в выстраивании коммуникации внутри команды разработчиков. Благодаря наглядной структуре сайта обсуждение, оценка и распределение ресурсов значительно упрощается.

HTML cайтмэпы призваны помогать в навигации по сайту. Традиция создавать отдельную страницу с сайэтмэпом считают устаревшей, но тем не менее, такой подход не будет лишним, если проект обладает сложной структурой и многоуровневой вложенностью.

XML сайтмэпы скрыты от пользователей, но при этом важны. Описывая структуру сайта и взаимосвязи страниц, XML сайтмпэмы облегчают поисковым машинам анализ сайта. Следовательно положительно влияют и на ранжирование. В XML сайтмэпах важна чистота описания структуры и используемый синтаксис, поскольку кроулеры поисковых движков не терпят непоследовательности и расхлябанности кода. XML сайтмэпа заменили более старый способ «прямой загрузки в поисковые движки» на специальной отдельной странице. Теперь загрузка сайтмэпа происходит напрямую, или же разработчики просто ждут, пока поисковая машина найдет файл самостоятельно. Обновляя файл сайтмэпа с новой структурой, вы обеспечиваете более быстрое индексирование страниц, по сравнению со стандартной автоматической процедурой поисковой машины.

Зачем нужны визуальные сайтмэпы?

Планирование и прототипирование сайта уже давно стали стандартом индустрии. Чаще всего сначала строится майндмэп проекта. Делается это, чтобы определить главные и второстепенные элементы будущего сайта, а также задачи, которые сайт или сервис будет решать.

На следующем этапе планируется подробная иерархия страниц, их структура. Этот этап требует осмысления и обсуждения. Поэтому такой прототип должен быть понятен всем участникам процесса (программистами, дизайнерам, разработчикам, контент-менеджерам). Формализованная структура сайта (сайтмэп) становится отправной точкой.

Сервис c минималистичным и свежим подходом в дизайне интерфейса, запущенный в 2019 году. Без лишних деталей и довесков Octopus работает быстро, а чистый визуальный язык располагает к работе.

Основная идея проектирования сайтмэпов в Octopus заключается в формировании страниц из блоков. Такие конструкции наглядны и призваны дать подробное представление о структуре будущей страницы.

Протестировать Octopus.do возможно без регистрации. Зарегистрировать профиль понадобится только в момент сохранения проекта.

Интуитивно понятный интерфейс не перегружен элементами и анимацией. Хотя отдельные пиктограммы могут показаться слегка мелковаты. Создание и добавление блоков происходит быстро и с помощью очевидной механики.

Есть и более удобный способ добавления блока — достаточно нажать Enter, и в нижней части страницы появится новый блок. Такой метод позволит быстро заполнять содержание с использованием одной лишь клавиатуры. Drag’n’drop работает предсказуемо и быстро.

Блокам могут быть присвоены цвета из заданной палитры цветов:

Пользователям платных подписок Octopus.do доступен экcпорт сайтмэпов в PNG и PDF. С бесплатной подпиской можно делиться прямой ссылкой на проект. При этом внешние пользователи смогут вносить изменения в сайтмэп, что упрощает командную работу.

Организация информационных слоев и разделов сервиса открывается в аккуратных поп-апах. Благодаря этому складывается впечатление, что пользователь не покидаете рабочее пространство минималистичного редактора.

Функция добавления текстового описания к блокам, будет полезной для планирования контента в проекте. Поп-ап вызывается нажатием на пиктограмме документа в правой части блока:

В процессе сборки контента часто возникает необходимость быстро оценить местоположение визуальных материалов (фотографии, иллюстрации). Функция добавления изображений поможет справиться с этой задачей:

Кстати, с помощью добавления картинок в структуру можно вставлять полноценные макеты дизайна страниц по мере их готовности.

Отличительная особенность Octopus — наличие функции Estimate. Интерфейс реализован в виде выезжающей панели, которая содержит таблицу-калькулятор для оценки стоимости работ. И при известной часовой ставке за конкретную экспертизу можно оценить временные затраты и бюджет проекта.

В распоряжении пользователей функции дублирования страниц в иерархии и создание копии проекта. Контроль над дизайном сайтмэпа: настраиваемые стили бордеров страниц и стилизация под рамки смартфона, а также усовершенствованный механизм командной работы.

Резюме

Рациональный набор инструментов и интеллигентный дизайн интерфейса, отвечающий духу времени. Регулярные обновления и улучшения функционала от команды Octopus, делают сервис привлекательным и, безусловно, полезным.

Стоимость, подписка: бесплатный план предусматривает 1 активный проект. Платные подписки от 8 $ в месяц.
Простота использования: для начинающих и пользователей среднего уровня
Дизайн: ★★★★☆
Командная работа: ✓
Экспорт: ссылка, PDF и PNG (только для платных пользователей)

Отсутствие необходимости регистрироваться — преимущество сервиса Gloompas. Пользователь сразу же оказывается в рабочей среде с минималистичным дизайном. Интерфейс интуитивен и помогает втянуться в процесс довольно быстро. Добавление и удаление блоков сайтмэпа происходит с понятной и предсказуемой механикой.

Возможность настраивать цвет каждого отдельного блока, задавать размер шрифта — удобный функционал, который помогает формировать акценты в сайтмэпе.

Отдельно стоит отметить настройки вида: Map View, Matrix View и Outline. В зависимости от структуры и масштаба проекта можно выбрать способ отображения сайтмэпа.

В проектах с громоздкой структурой и многоуровневой вложенностью удобной окажется функция сворачивания и разворачивать группу страниц. Gloomaps — бесплатный сервис, но не без ограничений. Ссылка на проект хранится 14 дней, и каждое новое посещение страницы проекта продлевает доступность ссылки на следующие 14 дней. Насколько известно, создавать приватные проекты нельзя. Функционал для автоматической генерации сайтмэпов не предусмотрен.

Для тех, кто будет пользоваться сервисом регулярно, полезно использовать шорткаты, которые описаны в выезжающей панели меню. А функции экспорта в различные форматы расширяют возможности делиться созданным сайтмэпом.

Резюме
Бесплатный сервис с оптимальным набором функций и широкими возможностями экспорта готового проекта.

Стоимость, подписка: бесплатно
Простота использования: подходит для начинающих
Дизайн: ★★★☆☆
Командная работа: ✓
Экспорт: ссылка, PNG, PDF, XML

Наглядный и насыщенный шаблонами Flowmapp помогает создавать как визуальные сайтмэпы, так и планировать потоки пользователей.

Сперва необходимо зарегистрироваться. Проект можно:

• начать с чистого листа
• импортировать из XML файла
• расширить существующий шаблон

В заготовленных шаблонах найдется три типа проектов: e-Commerce, корпоративный проект и новостной портал.

В процессе знакомства с сервисом в правом нижнем углу будут регулярно появляться полезные рекомендации и советы относительно инструментов и особенностей рабочей среды.

Анимации и реакции элементов интерфейса помогают втянуться в процесс и научиться базовым манипуляциям. Удобно реализованы групповые выделения страниц для удаления или смены лейбла.

Одно из основных преимуществ — наглядные шаблоны страниц. Библиотека шаблонов покрывает большинство возможных информационных паттернов — незаменимая и наглядная фича в подготовке и планирования контенте для будущего сайта.

А для тех, кому в первую очередь важна структура, можно переключиться в компактный вид с одними заголовками.

Что касается навигации, то к стандартному набору функции добавлена довольна удобная механика — Project Map. Project Map сочетает в себе как визуальную, так и механическую ценность — перемещение по структуре больших проектов упрощается.

К каждой из страниц проекта можно добавлять расширенное описание и прикреплять отдельные файлы. Эта фича полезна в процессе наполнения сайта контентом.

Широкие настройки экспорта в SVG и PNG форматы позволяют выбрать оптимальный вариант и даже задать разрешение изображения на выходе.

Резюме
Сервис с продуманным набором функций и приятным интерфейсом. В бесплатной подписке функции доступны в широком спектре. Подойдет для эффектной и качественной презентации проектов сайтмэпов.

Стоимость, подписка: бесплатный план предусматривает 1 активный проект и 100 Мб места, без ограничении по коллабораторам. Платные подписки от 8 $ в месяц при годовой оплате.
Простота использования: для начинающих и пользователей среднего уровня
Дизайн: ★★★★★
Командная работа: ✓
Экспорт: ссылка, PNG, SVG, PDF, DOCX

Относительно простой в организации Writemaps помогает проектировать сайтмэпы и планировать контент проекта. Для того, чтобы протестировать сервис, придется зарегистрироваться.

С точки зрения дизайна интерфейс можно описать, как «народный» или незамысловатый. Бесплатный план обеспечивает доступ к части функции: 3 активных сайтмэпа c 50 страницами. Остальные фичи доступны платным пользователям.

Часть платного функционала включает возможность выделять страницы проекта цветом, объединять и добавлять к ним контент, создавать разделы, делиться проектом и экспортировать сайтмэп в PDF. Хотя для бесплатных планов предусмотрен экспорт в CSV и XML.

Стоит отметить, что переключение между сайтмэпом и содержательной частью реализовано удобно и наглядно. В ускорении работы поможет список шорткатов.

Резюме
«Только самое необходимое» именно так можно охарактеризовать подход к функционалу бесплатной версии. Платная подписка подойдет для пользователей, которые планирую распределение контента, помимо общей структуры сайта.

Стоимость, подписка: бесплатный план предусматривает 3 активных проекта с ограничением в 50 страниц. Платные подписки от 14.99 $ в месяц.
Простота использования: для начинающих и пользователей среднего уровня
Дизайн: ★★☆☆☆
Командная работа: ✓
Экспорт: CSV, XML, PDF и ссылка (только для платных пользователей)

Rarchy

Beta-версия проекта обладает скромным набором функций. Сайтмэп строится как с нуля, так и в генеративном порядке по ссылке на сайт.

На момент публикации обзора механика добавления страниц устроена следующим образом — необходимо вызвать контекстное меню, кликая на блоки страницы.

Никаких дополнительных настроек отображения блоков не предусмотрено. Тем не меннее drag’n’drop работает понятно. А форматы отображения схемы позволяют переключить проект в вид биоморфной схемы. Возможно, такой вид покажется наглядным и уместным.

На момент публикации доступен экспорт только в CSV-файл. Поделиться прямой ссылкой нельзя.

Стоимость, подписка: бесплатно
Простота использования: для начинающих
Дизайн: ★★☆☆☆
Командная работа:
Экспорт: CSV

В сервисе Visual Sitemaps сайтмэпы строятся на основе уже запущенных проектов автоматически. Инструмент кроулит структуру сайта и делает полноразмерные скриншоты страниц. При этом пользователь определяет количество скриншотов и глубину кроулинга в уровнях. Пользователям бесплатных подписок доступна глубина не более 2-х уровнейю.

Процесс кроулинга относительно быстрый. Но если проект объемен, то будет разумно запустить процесс и отвлечься на другие задачи, а сервис сообщит по почте о готовности сайтмэпа автоматически. Предусмотрен экспорт проекта в PDF.

На момент публикации дополнительных функции не так много, но анонсированы комментарии к скриншотам страниц, возможность реорганизовывать структуру проекта и защищать проекты паролем.

Резюме
Visual Sitemaps будет удобен для предварительного анализа проекта. Особенно, если есть необходимость посмотреть и оценить устройство страниц.

Стоимость, подписка: бесплатный план предусматривает регистрацию одного пользователя и 50 скриншотов с ограничение глубины кроула до двух уровней. Платные подписки от 29 $ в месяц.
Простота использования: для начинающих и пользователей среднего уровня
Дизайн: ★★★★☆
Командная работа: ✓
Экспорт: ссылка, PDF

Slickplan

Многофункциональный сервис Slickplan включает в себя проектировщик сайтмэпов, инструмент по созданию диаграмм и потоков. Широкий набор инструментов планирования контента и дизайн шаблоны.

Среда устроена логично, рабочая зона четко отделена от элементов навигации. А панель навигации наследует логику классических desktop-приложений. Сайтмэп можно построить с нуля или же импортировать: возможно использовать XML и текстовые файлы, а также встроенный кроулер.

Механика манипуляции с блоками интуитивно понятна. Добавление новых страниц происходит быстро, а drag’n’drop объектов позволяет менять порядок и иерархию. Настройки каждого элемента (страницы, блока) сайтмэпа включают:

• Добавление контента (текстовый и мультимедиа)
• Добавление заметок
• Выбора типа страницы
• Распределение дизайн шаблона
• Диаграмы
• Добавление ссылки

В Slickplan стилизовать сайтмэп можно не только с помощью заготовленных цветовых схем, но и индивидуально. Настройки найдутся во вкладке Styles верхней панели инструментов.

Командная работа реализована подробно. Помимо пользователей с правами редактора, можно подключать пользователей права которых ограничены просмотром проекта. А раздел с комментариями поможет вести обсуждения проекта онлайн.

Сервис предусматривает подключение Google Analytics. Это отличительная и полезная особенность Slickplan. A интеграция со сторонними сервисами (Basecamp, Slack и другие) позволяет шерить проект в удобном формате. Проект может быть защищен паролем.

Конечно, с таким набором функций не стоит ожидать бесплатных подписок. 30-дневный триальный период подведет к выбору подходящего плана от 9.99 $ в месяц.

Резюме
Богатый набор функций и продуманный интерфейс. Огромный набор возможностей и настроек экспорта.

Стоимость, подписка: 30-дневный триальный период. Платные подписки от 9.99 $ в месяц.
Простота использования: для пользователей среднего и продвинутого уровней
Дизайн: ★★★★☆
Командная работа: ✓
Экспорт: ссылка, PDF, EPS, HTML, CSV, TXT, DOCX, Slickplan Sitemap XML

Чтобы осмотреться в Dynomapper придется создать аккаунт. Доступен 14-дневный тестовый период. Знакомство c сервисом начнется с наглядного видео-эксплейнера.

Как и в продвинутых визуальных сайтмэп сервисах пользователя предлагается начать проект с нуля или же воспользоваться экспортом. Кроулинг, к слову, тоже есть.

Стоит отметить, что дизайн среды сдержанный и консервативный. А процесс создания сайтмэпа больше похож на классическое взаимодействие с Explorer (Win) или Finder (Mac). Структура сайта, в отличие от сервисов описанных ранее, отображается в виде, напоминающем дерево файлов.

Компактно и придется по вкусу тем, кто привык к такому взаимодействию. Хотя режим Preview отображается уже в виде блок-схемы, и предусматривает 4 дополнительных вида отображения.

Настройки свойства и функций элементов удобно расположены в правой панели вкладок:

• Page (Расширенная информация о странице)
• Content (Планирование (добавление) текстового и мультимедийного контента)
• Analytics
• Comment

Приватный проект будет доступен только пользователям подключенным к аккаунту.

Гибкие настройки экспорта в PDF позволяют выбрать формат (размер) перед сохранением. Дополнительно пользователь определяет и ограничивает количество уровней вложенности для экспорта.

Отдельные манипуляции и действия требуют более подробного изучения раздела помощи.

Резюме
Инструмент производит основательное впечатление и скорее всего подразумевает более глубокую проработку проектов и работу с контентом.

Стоимость, подписка: 14-дневный триальный период. Платные подписки от 49 $ в месяц.
Простота использования: для пользователей среднего и продвинутого уровней
Дизайн: ★★☆☆☆
Командная работа: ✓
Экспорт: ссылка, PDF, CSV

Бесплатный кроулер, генерирует стайтмэп существующего сайта автоматически. Результат кроулинга — схема связей страниц сайта. И в отдельных случаях результат может оказаться масштабным.

Создатели сервиса выложили исходный код на Github (https://github.com/alentum). Кроулер бережно сохраняет историю запросов.

Стоимость, подписка: бесплатный
Простота использования: для начинающих
Дизайн: ★★☆☆☆

Creatly

Creatly заботливо создал демосреду, чтобы тестировать сервис без регистрации. Создание сайтмэпов — лишь часть функционала инструмента. Creatly предназначен для визуализации различных информационных структур.

В тестовой среде создания сайтмэпов уже создан демопроект. Пример призван помочь разобраться в базовой механике, и справляется с этой задачей.

Drag’n’drop нагляден: перетаскивание элементов сопровождается наглядными связями страниц и объектов. Редактирование страниц, удаление объектов и связывающих линий работает так, как в привычном векторном редакторе. Поэтому для дизайнеров механика будет понятна и близка.

В раскрываемой правой панели собраны настройки стилей и дополнительной информации. Сетка и привязка к ней — удобная фича. Возможно выбирать шрифты, определять выравнивание текста в блоке и т.д. Насыщенная стилями палитра поможет задавать акценты в сайтмэпе.

Размер документа в пикселях — любопытная фича. Пользователь всегда в курсе разрешения картинки еще до того, как произведет экспорт.

Резюме
Creately по механике работы наиболее близок к графическим редакторам. Функции сервиса позволяют создавать не только сайтмэпы, но и множество других диаграмм и блок-схем.

Стоимость, подписка: бесплатный план предусматривает 5 публичных документов и возможность добавления до 3-х коллабораторов. Платные подписки от 5 $ в месяц.
Простота использования: для пользователей среднего и продвинутого уровней
Дизайн: ★★★★☆
Командная работа: ✓
Экспорт: ссылка, PNG, JPG, SVG

***********************************

P.S.

Чтобы было легче выбрать, вот сравнительная таблица по всем сервисам (в самом конце) и немного больше скриншотов.

Как создать оптимальную структуру компании

Каждый бизнесмен рано или поздно вырастает из формата «работа в одиночку» и переходит в новую для себя категорию «компания». И тут же сталкивается с вопросом: «как эту компанию правильно организовать?» Когда ты работаешь один, на первый взгляд, не нужно никакой организационной структуры для твоего небольшого предпринимательства.

Все функции, которые необходимо выполнять, чтобы зарабатывать деньги, кажутся тебе настолько очевидными, понятными, что не нуждаются в каком-либо дополнительном описании или разъяснении. Одним словом, предприниматель-одиночка очень хорошо знает всю свою работу и знает, как эта работа превращается в деньги. И с этим у него обычно не возникает никаких проблем.

А проблемы начинаются, когда «в помощь предпринимателю» появляются первые сотрудники. В первые же дни их работы начинающий организатор компании не перестает удивляться «глупости» этих сотрудников в вопросах работы компании. Они, на его взгляд, не видят и не понимают очевидных вещей. Но в большинстве случаев это кажущаяся глупость.

Вы удивляетесь, насколько взгляд сотрудников на работу вашей компании отличается от вашего собственного, естественно, более правильного взгляда. Просто вы и они видите одну и ту же компанию с разных точек зрения. Это очевидно. И вам, как основателю, гораздо проще понять вашу компанию, чем им. Хотя бы потому, что ваша компания находится очень близко к вам, она находится в вашем разуме.

Когда вы смотрите на то, как организован ваш бизнес, какие функции в нем должны выполняться и какие потоки должны существовать, то вы смотрите, на самом деле, на информацию, которая содержится исключительно в вашем разуме. И ваш разум, как правило, единственный носитель информации о вашем бизнесе.

В отличие от вас, у ваших сотрудников нет доступа к вашему разуму. К счастью!.. К счастью, и не требуется, чтобы сотрудники имели доступ к вашему разуму, лучше пусть развивают и используют свой. Но им требуется доступ к информации.

Для нормальной организованной работы компании вам и всем вашим сотрудникам нужно работать в одной компании. Это кажется очевидным. Но, пока вы не описали работу вашей компании в виде схем и документов и не сделали это в той или иной степени известным всем сотрудникам. До тех пор каждый ваш сотрудник будет работать в отдельной компании, структуру и принципы работы которой он придумал сам и хранит в собственном разуме.

У каждого сотрудника своя картина работы компании. Эти картины могут сильно отличаться друг от друга, и, что самое неприятное, от вашей картины. Это приводит к непониманию, конфликтам, медленной работе, перекладыванию ответственности, низкой результативности командной работы и, как следствие, к недостаточному доходу. Компания достигает меньшего, чем могла бы.

Это ваша ответственность — дать сотрудникам необходимую и одинаковую информацию об устройстве и работе компании.

Нарисуйте в виде схемы структуру вашей компании. Какие существуют подразделения, какие функции они выполняют, кому подчиняются. Это может быть достаточно простая схема, но это будет гораздо лучше, чем отсутствие даже такой схемы. Ее можно обсуждать с сотрудниками, можно улучшать и детализировать. Эта схема даст вам какую-то начальную точку в создании оптимальной структуры вашей компании. И самое главное, каждый сотрудник будет видеть одну и туже схему компании. Приходить к пониманию станет легче. На самом деле, это только начало организации компании, но это очень хорошее начало.

Вот некоторые рекомендации и критерии для создания структуры компании. Они приводятся не в порядке их значимости. Это просто то, на что очень желательно обратить внимание при создании оптимальной структуры.

1. При создании структуры смотрите на конечный результат работы компании. Для производства и предоставления какого продукта или услуги ваша компания предназначена? Хорошая схема компании является обобщенным описанием работы конвейера (механизма) по созданию продукта компании.

2. Старайтесь создавать структуру без привязки к конкретным сотрудникам, которые работают в компании. Это не всегда просто. Рассматривайте необходимые функции, а не существующих специалистов. Не выбрасывайте функцию только потому, что сейчас ее некому выполнять. И не объединяйте разноплановые функции в одно подразделение только потому, что сейчас их выполняет один человек.

3. Располагайте подразделения в порядке их следования в производственном процессе. Например, сначала продажи, потом бухгалтерия, потом склад и т.д. Так будет проще видеть и понимать работу компании.

4. Не допускайте, чтобы какое-то подразделение подчинялось напрямую нескольким руководителям. Существует много примеров, когда сотрудники получали разные, иногда противоречащие друг-другу, распоряжения от разных руководителей, приходили от этого в замешательство, в итоге не выполняли ничего или совершали глупости.

5. Создавайте структуру компании «на вырост». Постарайтесь «заглянуть» в будущее и увидеть функции, которые могут скоро пригодиться.

6. Обязательно распечатайте получившуюся схему и познакомьте с ней сотрудников. Идеально, если вы запишите ваш рассказ о разработанной структуре (видео, аудио или простой текст). Это сэкономит ваше время в дальнейшем, новым сотрудникам можно будет давать изучить эти материалы, а не рассказывать все самому. Сама схема должна быть легко доступна всем сотрудникам, например, вывешена в офисе компании.

7. Периодически (как минимум раз в год) пересматривайте структуру компании. По мере роста и развития компании могут появляться новые функции или подразделения, вносите их в схему и делайте известными для сотрудников.

Организационная структура — это, можно сказать, конструкция компании. А когда человек что-то конструирует, он на время становится инженером.

У инженеров есть одна профессиональная «хитрость», которую они используют в работе. Они с удовольствием обсуждают это в своей профессиональной среде, но стараются не выносить на широкое обозрение. Хитрость заключается в том, что инженеры очень редко изобретают что-то по-настоящему новое, что-то, чего раньше не существовало вообще.

Новые изобретения — это, как правило, простое улучшение и модернизация уже существующих вещей. Инженер, решая поставленную задачу, всегда сначала изучает уже существующие решения (прототипы), а затем улучшает их. В народе такой подход называется «не изобретать велосипед».

Этот принцип в полной мере применим и к созданию оптимальной структуры компании, оптимальной орсхемы. Она уже «изобретена». На самом деле правильнее сказать не изобретена, а открыта. Открыта Л. Роном Хаббардом в 1965 г. в результате длительных исследований развития различных цивилизаций настоящего и прошлого. Он обнаружил естественные законы развития группы и описал их в своих работах по управлению. Там же содержится описание оргсхемы и принципов ее создания.

С тех пор «велосипед» под названием организация, можно не изобретать, а просто использовать. Работы Хаббарда по управлению находятся в открытом доступе и вы можете, предварительно изучив, применить к своему бизнесу, в том числе и к созданию оптимальной оргсхемы вашей компании.

Подпишитесь на рассылку последних новостей
с этого сайта

Как построить правильную организационную структуру компании?

Андрей Тысленко — эксперт по организации управления бизнесом

Статья написана под впечатлением от очень мощного мастер-класса по управлению предприятием. Он дал мне очень много. Собственно, я тороплюсь зафиксировать данные на этом тренинге принципы, чтобы лучше их осмыслить и не позабыть.

О чем молчат учебники по менеджменту

Вроде бы принципы создания правильной и эффективной структуры давно прописаны в книгах по менеджменту.

Вот, пожалуйста, типы структур. Вот методы моделирования бизнес-процессов. Вот методы мотивации.

Правда, сделать так, как на бумаге, у большинства руководителей не получается — ну так видимо, сами виноваты. А система правильная.

На деле же большинство учебников написаны так, чтобы по ним можно было сдать экзамен тем, кто их написал. А к реальной ситуации они имеют довольно опосредованное отношение.

Только несколько фактов:

• Автор самого знаменитой книги по менеджменту, откуда списана добрая половина других книг — Майкл Мескон, как выяснилось, не имел особого практического опыта. Он руководил только собственной консалтинговой фирмой из нескольких человек и писал бестселлеры.
• Методы бизнес-планирования (IDF-технологии), хотя и позволяют правильно отобразить происходящие процессы, но для настоящего (подробного) описания требуется выполнить колоссальную работу, затраты на которую могут перекрыть прибыль. И, что особенно важно, модели не дают возможности оптимизировать систему «на автомате» — четких методов нет.
• Рынок, на котором действует компания, и ее внутренняя среда постоянно меняются. В этой связи планирование и учет рисков, стратегия развития превращаются в очень плохо действующие инструменты. Правильно же — учитывать общий вектор и управлять отклонениями от него. Но это сложно, в том числе сложно в описании и моделировании.

Вывод из тренинга номер 1:

Необходимо максимально критично относиться к давно знакомым вещам и не доверять вообще никаким источникам, пока они не проверены опытом и здравым смыслом.

Как построить компанию, в которой не будут воровать?

В России менеджеры начинают воровать на 4 — 5 год работы. В Америке говорят, что у них в этом плане все хорошо, там воруют на 6 — 7 год.

— Андрей Тысленко.

 

 
С ростом персонала хотя бы до 25 человек полномочия собственника (генерального директора) частично перетекают к другим менеджерам или простым сотрудникам — появляются внутренние манипуляторы. Итогом может стать полный отъем бизнеса или его «доение» путем отдачи контрактов по невыгодным ценам подставным фирмам менеджеров.

Лучший способ борьбы с этим практически неотвратимым явлением — жесткий контроль в ключевых точках, в частности:

• Закупочные и отпускные цены (не ниже/не выше — для всех!).
• Инвестиции в расширение бизнеса, закупку нового оборудования (каждый шаг обсуждается на специальной внутренней комиссии).
• Показатели бюджета (кредиторская и дебиторская задолженности не выше/не ниже — всегда!).

Очень важно также добиться полного совпадения структуры, нарисованной на бумаге с той, что существует в реальности. Нельзя допускать, чтобы у подчиненного было два разных прямых начальника (официально или нет). Нельзя допускать, чтобы руководитель одного отдела мог влиять на другой.

Потенциал руководителя — основа основ

Важно также понимать, что потенциал руководителя (в том числе линейного менеджера), его способность управлять компанией или ее частью зависит не только от вбитых в голову правил менеджмента.

На его способности влияет очень много факторов:

• Возраст.
• Психотип.
• Наличие или отсутствие социальных якорей (семья, кредиты и вообще все, что побуждает к более активному зарабатыванию денег).
• IQ.
• Опыт и так далее.

Совокупность всех этих факторов в конечном итоге определяет, может человек возглавлять подразделение или нет. Недопустима ситуация, когда у подчиненных этот потенциал — обобщенная оценка человека выше, чем у начальника. Это прямой путь к появлению внутренних манипуляторов.

Еще на тренинге я получил ряд «фишек», которыми тут делиться не буду. Это настолько действенные и нестандартные инструменты управления организацией и решения ее проблем, что я их точно не забуду, фиксировать нет необходимости.

Да и выкладывать их в открытый доступ (на халяву) было бы черной неблагодарностью по отношению к Андрею Тысленко, тренеру, от которого я их получил. Любопытных отправлю к его книгам («Бизнес-системы. Теория и практика», «Менеджмент. Организационные структуры управления»), которые и сам намереваюсь тщательно изучить в ближайшее время.

Поделиться

Твитнуть

Поделиться

Отправить

Битрикс24. С чего начать? | Битрикс

Сегодня, чтобы построить успешный бизнес, важно пользоваться всеми доступными инструментами, которые позволяют как оптимизировать и упростить работу команды, так и повысить эффективность каждого отдельного работника.

Одним из таких инструментов безусловно является корпоративный портал 1С-Битрикс24, который объединяет в себе те функции, необходимые для построения успешной рабочей структуры. Из этой статьи вы узнаете, как зарегистрировать свой портал и что с ним дальше делать: основные настройки, добавления сотрудников и подразделений, назначение администраторов, как быстро перенести все коммуникации в Битрикс24 и многое другое.

Регистрация своего портала

Первое, что вам необходим сделать — зарегистрироваться на сайте Битрикс24. Для этого откройте сайт и нажмите на кнопку «Создать свой Битрикс24». В появившемся диалоговом окне введите адрес электронной почты и придумайте пароль. Вы также можете авторизоваться с помощью одной из социальных сетей и тогда регистрационные данные, используемые для соцсети, будут привязаны к вашему аккаунту в Битрикс24 Network.

Пользоваться порталом Битрикс24 вы можете бесплатно или платно. Но, хотя в бесплатной версии функционал вашего портала будет ограничен, возможно, и доступных функций на первых парах будет достаточно. Разработаны несколько тарифных планов, среди которых вы можете выбрать оптимально подходящий под ваши нужды.

Одно из преимуществ Битрикс24 — возможность воспользоваться демо-версией портала, в которой подключены все функции, имеющиеся в тарифе «Компания». Это позволит вам определить, что именно вам потребуется для работы, а какие возможности портала для вас не актуальны, чтобы в последствии выбрать подходящий тарифный план. Подключить демоверсию можно только до выбора тарифа, то есть сразу после создания своего портала вы можете зайти в раздел «Настройки – Лицензия» и подключить демо-версию. Срок действия пробной версии – 30 дней.

Основные настройки портала

Сразу после регистрации портала вам предстоит его настроить. В разделе «Настройки» выберите категорию «Настройки портала». Здесь вы можете ввести:

• Название компании,
• Название компании в логотипе (будет отображаться в левом верхнем углу),
• Email администратора сайта (отправитель по умолчанию),
• Формат даты,
• Формат времени,
• Формат имени,
• Первый день недели,
• Параметры рабочего времени,
• Выходные дни недели,
• И другие настройки.

После внесения изменений не забывайте нажимать кнопку «Сохранить» внизу страницы.

Одна из важных настроек, которую нужно выполнить в начале работы — настройка профиля. В правом верхнем углу будут указаны ваши имя и фамилия. Нажмите на стрелку около него и выберите в контекстном меню «Изменить личные данные»

На открывшейся странице вы можете заполнить всю необходимую контактную информацию:

• Email — обратите внимание, что по умолчанию устанавливается тот, который вы указали при регистрации портала,
• Имя,
• Фамилию,
• Отчество,
• Добавить фотографию,
• Контактные телефоны (мобильный, рабочий, внутренний),
• Должность,
• Права (назначить администратором портала),
• Привязать к подразделению.

На этой же странице вы можете указать разнообразные дополнительные сведения (пол, дата рождения, город, скайп и пр.).

Так как вы являетесь создателем портала, вы уже автоматически становитесь его администратором, то есть обладаете максимально широкими правами по управлению вашим Битрикс24. Если в дальнейшем вам потребуется назначить другого администратора, это можно сделать в настройках профиля, лишить права администрирования можно там же. А вот вас лишить прав администрирования невозможно.

После основных настроек портала и своего профиля, вы можете приступать к созданию рабочей структуры компании и добавлению сотрудников на портал.

Создание структуры компании

Вы сами определяете очередность создания структуры, то есть, вы можете начать как с создания подразделений и после в них добавить сотрудников, таки и сразу пригласить пользователей, а после распределить их по вновь созданным подразделениям. В данной статье рассматривается первый вариант.

В разделе «Структура компании» вы самостоятельно выстраиваете иерархию подразделений своего бизнеса: создаете и удаляете подразделения, назначаете вышестоящее подразделение (если таковое есть), выбираете руководителей и вносите сотрудников.

В разделе «Компания» выберите «Структура компании», где вы и создадите первые подразделения.

На открывшейся странице будет карточка с данными о создателе портала (то есть о вас), который и является руководителем компании. В правом верхнем углу расположены две кнопки: «Пригласить сотрудников» и «Добавить подразделение». Так как вы строите сейчас структуру, начинать стоит со второй кнопки.

В открывшемся окошке введите название своего подразделения, выберите вышестоящее (если таковое имеется, по умолчанию будет указано «Битрикс» для первой ветви подразделений), назначьте руководителя, если у вас уже приглашены сотрудники и нажмите кнопку «Добавить». В структуре отобразится новое подразделение.

Если вам нужно удалить какое-то подразделение, наведите на него курсов и в правом верхнем углу появится красный крестик. Однако, если у вас привязаны к подразделению сотрудники или задания, он не удалится. Это сделано для того, чтобы вы случайно не удалили ничего важного.

Помните, что построенная вами структура в дальнейшем будет определять иерархию подчинения сотрудников в портале Битрикс24, то есть так отображаются не только выше и нижестоящие отделы и сотрудники, но и определяются их права в самом портале.

Добавление сотрудников

После создания структуры вы можете пригласить сотрудника. Есть 2 способа это сделать:

1. Нажав в левом верхнем углу под логотипом кнопку «Добавить» и выбрав самый первый пункт «Приглашение сотрудников».
2. Либо нажав на кнопку «Приглашение сотрудников» в правом верхнем углу.

После нажатия на кнопку (не зависимо от варианта) вам откроется окошко с двумя вкладками «Пригласить» и «Добавить».

Рассмотрим вкладку «Пригласить» подробнее.

Здесь вы можете выбрать, кого именно приглашаете: сотрудника или внешнего пользователя (у которого будут ограниченные права пользования порталом). Обратите внимание, что приглашать внешних пользователей можно только при условии, что у вас предоплачен тариф «Компания». Если вы пользуетесь бесплатной версией портала, вы можете приглашать только сотрудников. 

Также вы выбираете отдел, в который приглашаете сотрудника. Далее вам необходимо ввести адрес электронной почты сотрудника и текст приглашения. Если вам нужно пригласить несколько сотрудников в один отдел, вы можете указать их электронные адреса в соответствующем поле через запятую.

Приглашённые получают автоматически сгенерированное письмо, в котором содержится ссылка для перехода и регистрации. Все, что от него потребуется в дальнейшем — заполнить регистрационные данные, включая самостоятельно выбранный пароль, и начать работу.

Чтобы добавить пользователя экстранета, при заполнении вкладки «Пригласить», выбирайте «внешнего пользователя» и указывайте группу. Далее вводите электронный адрес приглашенного, текст приглашения и нажимаете «Пригласить». Это необходимо для того, чтобы внешний сотрудник был ограничен в правах и мог действовать только в рамках указанной группы.

Вкладка «Добавить» позволяет более подробно заполнить данные сотрудника: вы вводите его email, имя, фамилию и должность. Если вы поставите галочку «Отправить данные для входа на указанный email», портал отправит письмо сотруднику, в котором будет содержаться ссылка для перехода и сгенерированный специально для него пароль. В дальнейшем рекомендуется сменить пароль, что можно сделать в паспорте Битрикс24Network, который автоматически создается при внесении данных сотрудника в Битрикс24. Если вы не ставите галочку, сотрудник получает ссылку для входа, где сам назначает пароль для входа в портал.

Чтобы увидеть, кто уже зарегистрировался, а кто еще не перешел по ссылке, присланной на почту, перейдите в раздел «Компания» и выберите «Сотрудники». В открывшемся окне, вы увидите список тех, кто уже присоединился к порталу во вкладке «Компания». Также здесь есть вкладки «Уволенные», «Экстранет» (для внешних пользователей), «Приглашенные» (где отображаются те, кто еще не принял приглашение и прошел регистрацию на портале), «Все» (где отобразятся все ваши сотрудники, включая уволенных и внешних партнеров).

Здесь в списке сотрудников вы можете:

• Поставить задачу,
• Написать сообщение,
• Посмотреть историю переписки,
• Уволить (сотрудник больше не будет иметь доступ к порталу),
• Редактировать профиль,
• Совершить видеозвонок.

Для этого нажмите на шестеренку около имени сотрудника (это настройки) и выберите необходимое действие.

В Битрикс24 вы не можете просто удалить пользователя. То есть функция для этого есть, но вы потеряете все истории и нарушатся задачи, связанные с этим пользователем. Чтобы этого не случилось, его можно уволить, воспользовавшись соответствующей функцией. Сотрудник потеряет свои права и больше не сможет войти на портал, его данные будут отображаться во вкладке «Уволенные», а на портале останется вся история его работы, переписки и прочее. Вы также можете восстановить сотрудника, нажав на настройки (шестеренка около имени) и выбрав в меню «Принять на работу». Полностью удалить вы можете только тех сотрудников, которые находятся в списке «Приглашенные».

В списке сотрудников отображается:

• Статус (онлайн или офлайн) сотрудника,
• Контактные данные сотрудника,
• Подразделение, к которому принадлежит,
• Группы.

В списке сотрудников также отображается является ли пользователь администратором и руководителем (подразделения или отдела). Администратор портала имеет все права, что и создатель (кроме просмотра личной переписки), т.е. он назначает и просматривает задачи, контролирует их выполнение и т.д. Руководитель подразделения (даже если он не администратор портала) может просматривать данные по задачам всех своих сотрудников, которые указаны в иерархии как его подчиненные.

Назначить руководителя подразделения можно в структуре компании. Для этого наведите курсор на название раздела и выберите в меню «Редактировать подразделение». В соответствующей графе выберите сотрудника. Помните, что он уже должен быть добавлен на портал.

Для быстрой навигации по разделу «Сотрудники» вы можете воспользоваться графой поиска или классификацией по алфавиту. Вы также можете экспортировать список сотрудников в Excel. Для этого нажмите на кнопку «Еще» и выберите соответствующий пункт.

Перенос коммуникаций в Битрикс24 

Сегодня, когда существует масса способов связи с партнерами, каждый выбирает наиболее комфортабельный для себя. Как правило, это переписка через мессенджеры или почту.

Однако в рамках одной компании многообразие мессенджеров неудобно и неэффективно, ведь чтобы найти важную информацию в переписке, приходится тратить на это массу времени. Поэтому портал Битрикс24 предлагает внутренний мессенджер для общения с коллегами и руководством, в котором будут храниться все необходимые данные, а удобный поиск по переписке поможет сэкономить время.

Кроме того, Бизнес-чат Битрикс24 не требует дополнительной установки. Когда вы заходите в портал, достаточно нажать на иконку и в появившемся окне вы увидите контакты других сотрудников, структурированных по разделам компании. Также под контактом будет указана его должность. В графе поиска вы можете найти сотрудника по имени, фамилии или должности. Мессенджер обладает всеми необходимым функциями: отправка сообщений, файлов, изображений, видеозвонки, создание групповых чатов.

Теми же функциями обладает десктопное приложение Битрикс24 , которое можно установить на свой компьютер и быть всегда на связи, не открывая браузера.

Живая лента

Кроме чата Битрикс24 вы можете вести обсуждение в «Живой ленте». Нажав на кнопку «Сообщение», вы увидите окно для ввода текста. Здесь вы вводите свое сообщение, при необходимости прикрепляете файл, выбираете того, кому это сообщение адресовано (можно выбрать сразу несколько адресатов, по умолчанию ваше сообщение будет отправлено всем сотрудникам, если вы никого не выберете).

В живой ленте будут отображены все ваши сообщения: отправленные вами и вам, а также все последние совершенные вами действия.

Если вы часто в разъездах или у вас просто нет доступа к компьютеру, вы можете воспользоваться мобильным приложением Битрикс24 , которое доступно для Andriod и iOS. Так вы всегда будете оставаться на связи, сможете работать с задачами, просматривать живую ленту, отправлять файлы. Для этого не забывайте синхронизировать приложение на мобильном телефоне с веб-версией.

На этом ваше первоначальное знакомство с порталом Битрикс24 можно считать завершенным. Подведём итоги:

1. Сразу после регистрации вам необходимо провести настройку портала под свои нужды, заполнить информацию в настройках портала и своем профиле.
2. Далее создайте разветвленную структуру компании и пригласите сотрудников. Битрикс24 предлагает широкие возможности по настройке списка сотрудников и построению структуры. Все внесенные изменения мгновенно отображаются, поддерживая информацию актуальной.
3. Для общения внутри компании используйте бизнес-чат, в котором будут сохранены все обсуждения с коллегами.

Выделите немного времени на детальное знакомство с вашим корпоративным порталом, и в будущем он сэкономит массу вашего рабочего времени, оптимизируя работу всей компании.