Планирование тайм менеджмент: Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени — inakhan.ru

Содержание

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.

Как правильно планировать свое время: мифы и реальность

Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь.

Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.

Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

Тайм-менеджмент: планирование времени, приоритеты, мотивация

О том, что важно и нужно планировать время знали в Древнем Риме и в Италии эпохи Возрождения. Но потом как-то все позабылось и подстерлось из памяти человечества.

Если у вас больше четырех дел на день, включая рабочие и личные, то вам нужен тайм-менеджмент – управление собственной жизнью даст вам более высокие результаты и принесет больше удовлетворения. Поэтому начинайте планировать.

Это довольно просто. Вечером вы берете листок бумаги и ручку или какой-нибудь девайс (кому как удобно) и набрасываете дела на следующий день. Это очень хорошая привычка. И вряд ли ее можно отнести к тому, что называется жесткий тайм-менеджмент.

Не бойтесь, ежедневное планирование не превратит вас в робота, действующего по списку. Скорее наоборот, зная, что вам нужно сделать, вы с каждым днем все меньше и меньше будете потворствовать своим дурным привычкам и прокрастинации.

Со временем вы научитесь не только накидывать дела на будущей день, но и видеть, что за всем этим может стоять движение к чему-то большему, кроме рутины. Например, к большой цели. О поверьте, большая цель не замедлит появиться, как только вы высвободите больше времени на раздумья и рефлексию.

Чтобы не тратить времени даром на большие, но, например, неуместные или просто глупые цели, подключите к процессу планирования технологию SMART. Она предполагает оценку поставленной цели вне зависимости от ее масштабов по пяти критериям.

S – конкретная (specific)
M – измеримая(measurable)
A – достижимая (attainable)
R – актуальная (relevant)
T – ограниченность во времени (time-bound)

Конкретность предполагает формулировку того, что, когда и в каком объеме должно быть достигнуто. Под измеримостью понимаются промежуточные результаты – чек-поинты, достижение которых будет приближать к конечному результату. Достижимость раскрывает привлекательность цели: какова мотивация? Актуальность еще раз проверяет ее на адекватность текущему моменту. Ограниченность во времени – ключевая категория – у любой цели должен быть срок.

Еще одной важной чертой планирования должно стать непременное дробление больших целей на мелкие подзадачи. Данный метод называется декмопозицией. Он особенно важен, если перевести все это в плоскость бизнеса, когда планируемая большая цель по прибыли разбивается до уровня мелких ежедневных действий одного менеджера в отделе продаж.

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову.

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.
Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

«Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
«Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
«Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
«Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
«7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента. Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь и «съедайте лягушку».

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

замедляемся,
ошибаемся,
стрессуем,
перестаем чувствовать жизнь,
начинаем забывать важные вещи,
разрушаем отношения с близкими,
становимся эмоционально нестабильными,
теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

Запланируйте задачу.
Поставьте таймер на 25 минут.
Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность.

Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
Параллельно выполнять несколько дел
Увеличить свое материальное благополучие
Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
Минимизировать влияние стрессов
Обладать свободой в поступках и выборе
Иметь четкий план на будущее
Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

Первоначальный анализ целей
Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
Точное планирование
Формирование и распределение приоритетов
Реализация
Контроль, управление
Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

«Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
«Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:

Поделиться в социальных сетях:

Зарегистрироваться

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Роль планирования в управлении временем

Тайм-менеджмент играет важную роль в корпорациях и помогает сотрудникам выполнять задания вовремя. Делать правильные вещи в нужное время называется тайм-менеджментом.

Для человека важно ценить время, поскольку потерянное время никогда не вернется, независимо от того, сколько денег вы потратите. Человека, который не дает результатов вовремя, никто не ценит и никогда не воспринимает всерьез на рабочем месте.

Планирование играет ключевую роль в эффективном управлении временем.Человеку необходимо заранее спланировать свой день, чтобы максимально использовать время . Нет смысла работать только ради работы. Планирование дает человеку чувство направления в организации и мотивирует его выполнять задания вовремя.

Спланируйте, как вы хотите двигаться вперед. Для человека важно поставить перед собой цель и задачу и усердно работать над их достижением. Подробное планирование предлагает вам шаги к достижению ваших целей на рабочем месте в течение определенного периода времени.

Планирование помогает человеку понять, что ему нужно сделать срочно, а что можно сделать чуть позже. Чтобы лучше планировать дела, сотрудники должны подготовить план задач, в котором он может записывать задачи в соответствии с временными интервалами, назначенными для каждого действия. На первое место должны выходить высокоприоритетные виды деятельности, за которыми следуют те, которые не требуют немедленного внимания. Планирование помогает выполнять срочные и критические задачи с опережением срока. Спланируйте, как должен выглядеть ваш день. Выработайте привычку пользоваться органайзером.Это помогает вам лучше планировать дела. Вы также можете использовать для этого настольный календарь. Люди, придерживающиеся планового подхода, заканчивают работу вовремя, по сравнению с теми, кто просто принимает все, что попадает в их руки.

Вот как в идеале должен выглядеть план задач:

Дата —

Сутки —

9 утра — день начинается.

9.15 — 10 AM — Отвечайте на срочные письма.

10.00 — 12.00 — Работа над предложением клиента А, подготовка отчетов и необходимых данных.(Срочно). Также работа над сравнительным анализом конкурентов. (Срочно)

12 полудня — 12:30 вечера — Сядьте и обсудите с членами команды нерешенные вопросы (необходимо очистить всю незавершенную работу к концу дня).

12.30 — 13.30 — Перерыв на обед (пообщайтесь с коллегами по работе).

13.30 — 13.40 — Позвоните супруге.

1,40 — 15:00 — Работа над предложением клиента Б (еще есть два дня).

15:00 — 16:00 — Посидите с начальником для согласований и других важных вопросов.

16:00 — 17:00 — Позвоните существующим и потенциальным клиентам.

17:00 — 17:15 — Проверьте личную почту.

5,15 — 18:00 — Сопоставьте отчеты и отправьте их начальнику.

18:00 — 18:15 — Организация рабочего места.

Конец дня

Придерживайтесь своего графика . Если вы выделили пятнадцать минут на проверку своей электронной почты, убедитесь, что вы не делаете это, скажем, в течение часа.Человек должен упорно стремиться к завершению задач в соответствии с временным интервалом, выделенным для каждого вида деятельности; однако изменения, внесенные в последнюю минуту, нельзя игнорировать.

В некотором роде планирование также помогает предсказать ваше положение через пять лет . Спланируйте, как и в какое время вы достигнете определенного положения. Планирование упрощает жизнь и помогает реализовать свои мечты в кратчайшие сроки.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена Управляющей группой по содержанию руководства .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Как составить план тайм-менеджмента для вашей рабочей недели

Спросите любого успешного человека, как он успевает так много сделать, и он скажет вам, что ключ к успеху — это эффективное управление временем.Проблема для большинства людей (особенно для предпринимателей) в том, что мы слишком разбрасываемся.

Улучшение происходит, когда вы сосредотачиваетесь на меньшем количестве более важных задач.

Считаете ли вы, что у вас недостаточно времени для выполнения всех повседневных задач? Вы пытаетесь сделать слишком много и не можете эффективно распоряжаться своим временем.

Создание плана управления временем означает, что вы вычеркиваете больше пунктов из своего списка дел. Это умный способ меньше нервничать, пока вы делаете больше.

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего.Посмотреть на себя.

4 шага для эффективного планирования времени

Навыки тайм-менеджмента не возникают естественным образом. Даже самым продуктивным людям трудно оставаться на верном пути без плана.

Если вы не планируете задачи заранее, вы должны решить, над чем работать в данный момент.

Это может сработать в течение первых двух часов вашего дня. Однако к полудню вы морально устали. Принимать правильные решения становится все труднее.

Другая большая проблема при работе на сиденье штанов — это ошибка планирования.

Люди от природы не умеют угадывать, сколько времени потребуется, чтобы что-то сделать. Когда мы оцениваем, сколько времени займет что-то, мы склонны быть излишне оптимистичными и предполагаем, что закончим гораздо быстрее, чем это реально.

Вот почему вы начинаете свой день с мысли, что собираетесь закончить пять важных дел, но к концу дня вы едва успеваете закончить одну. К тому же вы застреваете, работая над кучей мелких проектов, которые даже не важны.

Хороший план управления временем снижает усталость от принятия решений, устраняет ошибки планирования и помогает максимально эффективно использовать время и ресурсы.

Вот что вам нужно сделать, чтобы создать его:

1. Создайте временной бюджет

Помните ту ошибку планирования, которую мы только что упомянули? Спланировать время бывает непросто. Трудно предположить, сколько времени займет каждое действие.

Учет времени решает эту проблему.

Если вы уже используете инструмент для учета рабочего времени, отлично! У вас есть данные, которые вы можете использовать, чтобы точно узнать, сколько времени занимали аналогичные задачи.

Без автоматического учета рабочего времени сделать точные оценки немного сложнее, но вы все равно можете это сделать.Отслеживайте свое время вручную, записывая время начала и окончания для всех задач, которые вы решаете каждый день.

Вот небольшой совет — Hubstaff Time бесплатен для одного пользователя, поэтому вы можете скачать его сейчас и сразу же начать отслеживать свое время.

Попробуйте Hubstaff Time бесплатно и посмотрите, сколько еще можно сделать

Повысьте продуктивность и оптимизируйте свое рабочее время с Hubstaff Time

Перечислите все свои задачи и цели

Чтобы составить бюджет времени, перечислите все повторяющиеся задачи и цели на следующую неделю.Не забывайте учитывать административные задачи, такие как выставление счетов, расчет заработной платы и т. Д.

Оцените, сколько времени вам понадобится

Когда у вас есть список всего, что вам нужно сделать, попробуйте оценить, сколько времени вам нужно для выполнения каждой задачи.

Пока у вас нет точных данных, используйте свою лучшую оценку и добавьте немного дополнительного времени, чтобы дать себе место для ошибки. Помните — гораздо легче заполнить дополнительное время в конце недели, чем работать по плотному графику.

Не более 40 часов

В идеале, ваше общее время для задач на следующей неделе должно быть меньше 40 часов. Если ваше расчетное время оказывается выше указанного, вам, вероятно, нужно пересмотреть свои приоритеты или делегировать работу другим людям.

Если вы рассчитываете 30 часов или меньше, вы, вероятно, забыли некоторые мелкие задачи, отнимающие много времени, которые легко упустить из виду. Это могут быть такие вещи, как:

Ответы на электронные письма
Проверка сотрудников
Помощь покупателям
Создание плана на следующую неделю

План неизвестного

Наконец, помните, что независимо от того, насколько хорошо вы планируете свое время, вы неизбежно попадете в ситуации, когда всплывают случайные задачи или обязательства, которые необходимо выполнить как можно скорее.

Обязательно оставьте в календаре немного времени для этих непредвиденных задач, чтобы убедиться, что вы сможете выполнить все необходимое за любую неделю.

2. Расставьте приоритеты задач

После того, как вы составили временной бюджет и перечислили все, что вам нужно сделать на неделю, пора расставить приоритеты.

Посмотрите на свой список задач и поставьте звездочку рядом со всем, что является критически важным — задачами, которые зависят от времени и важны для успеха вашего бизнеса.Эти предметы — ваши главные приоритеты.

Затем поставьте точку рядом со всем, что зависит от времени, но не является жизненно важным для вашего бизнеса. Например, вам может потребоваться отправить заказ на питание для корпоративного мероприятия до полудня четверга.

Завершите, отметив элементы, которые не являются важными или временными. Эти элементы с низким приоритетом будут последними, что вы добавите в свое расписание (если они вообще попадут в расписание).

Не бойтесь делегировать

Это хорошая возможность делегировать то, что вам не нужно.

Назначьте их другим людям.

Эти задачи могут включать:

Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
Задачи с четко определенными процедурами и результатами
Административные задачи, не требующие или практически не требующие специальных знаний или опыта

Наконец, вы можете полностью исключить некоторые задачи. Если задача не зависит от времени, важна для успеха бизнеса и не стоит делегировать кому-то другому, спросите себя, нужно ли вообще включать ее в список дел.

3. Создайте расписание

Когда вы узнаете, сколько времени занимает выполнение задач и определили свои приоритеты, вы можете составить соответствующий график.

Составьте план своей недели по 7-дневным отрезкам.

Заманчиво планировать на несколько недель вперед, чтобы избавиться от графика.

Не делайте этого.

Создание планов управления временем на неделю дает вам возможность приспосабливаться, когда дела идут не по расписанию. Если вы попытаетесь планировать слишком далеко вперед, вы просто сойдете с пути и вернетесь туда, откуда начали.

Использовать временную блокировку

Отличный способ составить еженедельное расписание и убедиться, что вы сможете его придерживаться, — это использовать блокировку времени.

Блокировка времени включает выделение блоков времени для каждой конкретной задачи. Например, вы можете решить начать свой рабочий день с ответа на электронные письма в течение 15 минут, а затем 90 минут работы над самой важной задачей дня и т. Д.
Используйте временные блоки, чтобы выделить время дня, когда вы будете сосредоточиться на конкретных задачах.

Помимо того, что это позволяет вам оставаться организованным, это также поможет вам прийти в правильное состояние для выполнения конкретной задачи, потому что вы будете точно знать, когда будете ее выполнять.

График простоя

Если вы хотите оставаться продуктивным и избежать выгорания, вам также следует запланировать время простоя в течение рабочего дня. Вот несколько советов о том, как вы можете провести перерывы:

Медитируйте

Польза медитации для здоровья уже широко известна, но исследования показывают, что она также может улучшить продуктивность и концентрацию внимания.

Медитация помогает:

Самый простой способ начать медитацию — загрузить приложение для медитации и использовать его для медитации, как только вы проснетесь утром.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и посмотреть, влияет ли это положительно на вашу способность эффективно управлять своим временем.

Практика признательности

Исследования также показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

Итак, как можно включить благодарность в свой день? Самый простой способ — составить список того, за что вы благодарны и цените. Вы также можете выразить благодарность окружающим с помощью благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

И то, и другое — отличный способ провести короткий перерыв в работе и зарядиться энергией для решения оставшихся задач в вашем списке дел.

4. Инвестируйте в программное обеспечение для управления временем

Хотя вы, безусловно, можете использовать простой список дел для управления своими задачами и временем, программное решение для управления временем может предоставить вам гораздо больше функций, таких как учет времени, организация задач по проектам или клиентам и т. Д.

Решения

, такие как Hubstaff, позволяют отслеживать время, затрачиваемое на проекты и задачи, создавать точные табели учета рабочего времени и отчеты и даже контролировать собственный уровень продуктивности.

Вы можете воспользоваться Hubstaff, чтобы узнать, сколько времени у вас уходит на выполнение конкретной задачи или проекта, отслеживать все время, которое вы тратите на работу над проектами, а также повысить свою продуктивность.

Укротите свой список дел с Hubstaff Time

Простое управление временем для команд любого размера, от индивидуальных пользователей до глобальных предприятий

Ошибки в управлении временем, которых следует избегать

Составить план не так просто, как записать задачи, а затем выполнить их.Есть еще кое-что.

Если вы уже боретесь с тайм-менеджментом, вероятно, с первых же попыток вы сделаете это неправильно. Это нормально. Это процесс обучения.

Хотите быстрее получать результаты? Остерегайтесь этих распространенных ошибок.

Проблема 1: Нет приоритета

У вас больше работы, чем времени, чтобы ее закончить. Это означает, что некоторые вещи просто невозможно сделать.

Первый шаг — это признать, что вы можете выполнять только ограниченный объем работы.Второй шаг — это расставить приоритеты, чтобы делать правильные вещи.

Люди естественно тяготеют к работе над любимыми задачами в первую очередь, а остальные оставляют на потом.

Это происходит постоянно с людьми, которые не знают, как расставить приоритеты. В результате они не выполняют все свои задачи, срывают сроки и приводят к превышению бюджета проекта.

Как исправить:

Если все в приоритете, то ничего в приоритете. Убедитесь, что вы помечаете задачи как высшие, только если они действительно таковы.

Определите приоритеты задач, просматривая список всего, что необходимо сделать, а затем работайте в порядке от большего к меньшему. Требуется дисциплина, чтобы придерживаться этого порядка, когда ваша команда постоянно просит вас делать другие вещи, но будьте тверды и ясны.

Задача 2: Пропуск перерывов

Перерывы помогают сосредоточиться и выполнять больше работы.

Некоторые люди пропускают перерывы, когда у них много дел. Это кажется хорошей идеей, но на самом деле она действует прямо противоположно тому, о чем вы думаете.

Когда вы пропускаете перерывы, вы морально устаете. Работать становится тяжелее, и к концу дня вы делаете меньше.

Регулярные перерывы — один из лучших способов повысить свою продуктивность и обеспечить выполнение всех задач.

Как исправить:

Самый простой способ приучить себя делать перерывы — это запланировать их.

Решите, в какое время вы хотите сделать перерыв, и установите напоминание на свой компьютер или смартфон.Когда появится напоминание, ПЕРЕСТАНЬТЕ РАБОТУ. Отойдите от стола, оставьте телефон и займитесь чем-нибудь другим хотя бы 10 минут.

Трудно остановиться прямо посреди задачи, особенно когда вы начинаете находить свое состояние потока.

Однако, если вы склонны пропускать перерывы, лучше прекратить выполнение задания, пока вы не научитесь давать себе некоторый мысленный отдых. Как только вы выработаете привычку делать регулярные перерывы, вы сможете приспосабливаться и делать перерывы в логических точках остановки между задачами.

Возможно, вам также придется установить границы для вашей команды. Им не следует использовать перерывы для того, чтобы расспрашивать вас о работе, пока вас нет за рабочим столом. Уважайте их перерывы и просите их уважать и ваши.

Проблема 3: Попытка быть идеальным

Скажите честно: у вас когда-нибудь была неделя, которая прошла именно так, как вы ее планировали?

Нет ничего идеального. Когда вы стремитесь к совершенству, будьте осторожны, чтобы не тратить слишком много времени на достижение невыполнимых стандартов.

Перфекционизм — опасная привычка, потому что вы чувствуете, что собираетесь работать лучше. Однако на самом деле это может навредить вашей работе. Вы потратите так много времени, пытаясь сделать что-то идеально, что вам придется спешить со всем остальным.

В лучшем случае вы получите противоречивые результаты. В худшем — никогда ничего не закончишь.

Перфекционисты чаще испытывают выгорание, беспокойство и меньшее удовлетворение от работы. Это не лучший способ работать и неэффективен при составлении плана тайм-менеджмента.

Как исправить:

Если вы перфекционист, вам нужно решить две проблемы.

Во-первых, поведение. Вы тратите слишком много времени на каждый проект и придираетесь к деталям, чтобы все исправить.

Это результат второй проблемы: вашей эмоциональной потребности в совершенстве.

Устранение ваших эмоциональных триггеров — долгий процесс, поэтому начните с устранения своих вредных привычек. Улучшение стиля работы может даже помочь вам преодолеть лежащие в основе беспокойство и стресс.

Устанавливайте временные рамки для задач и придерживайтесь их. Использование рабочего таймера или настройка предупреждений могут помочь вам не сбиться с пути.

Чтобы убедиться, что вы завершили свою работу в течение этого срока, используйте контрольный список, чтобы указать, что вам нужно сделать, чтобы считать задачу выполненной.

Вот пример:

Допустим, вам нужно вычитать сообщение в блоге, и вы знаете, что склонны тратить слишком много времени на мелкие изменения. Вы решили установить двухчасовой лимит и сосредоточиться на следующих пунктах контрольного списка:

Проверьте орфографию и грамматику с помощью такого инструмента, как Grammarly
Проверьте структуру сообщений, чтобы убедиться, что она логична.
Убедитесь, что вы правильно используете ключевые слова SEO
Перепишите любые предложения, которые не складываются естественным образом

Вот и все, что вы отметили из списка.Пришло время перейти к следующей задаче, даже если сообщение в блоге не так «безупречно», как могло бы быть.

Оставайтесь на пути

Получите нашу бесплатную электронную книгу по удаленному управлению с советами по тайм-менеджменту, корпоративной культуре и производительности.

Пора составить собственный план тайм-менеджмента

Мы показали вам стратегии и инструменты, которые можно использовать для эффективного управления своим временем. Все, что вам нужно сделать сейчас, — это воспользоваться этим, чтобы улучшить управление своим временем и повысить производительность.

Начните планировать свою идеальную рабочую неделю, записав все задачи, которые вам нужно выполнить, и время, которое, по вашему мнению, у вас уйдет на их выполнение.

Отслеживайте время, которое вы тратите на работу над задачами, чтобы узнать их реалистичные временные рамки, а затем соответствующим образом корректируйте свой недельный план.

Не забывайте пользоваться программным обеспечением для управления временем и всегда планируйте неизведанное.

Этот пост был первоначально опубликован в марте 2019 года. Он был обновлен командой Hubstaff в октябре 2020 года.

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки управления временем от MindTools.com

Работайте с умом для повышения производительности

Улучшите способ использования своего времени.

Определение управления временем

«Управление временем» — это процесс организации и планирования того, как распределять свое время между конкретными видами деятельности. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико.Неспособность управлять своим временем снижает вашу эффективность и вызывает стресс.

Кажется, в сутках никогда не хватает времени. Но, поскольку у всех нас одни и те же 24 часа, почему одни люди достигают гораздо большего со своим временем, чем другие? Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. Используя методы управления временем, описанные в этом разделе, вы можете улучшить свою способность действовать более эффективно — даже когда время ограничено и давление велико.

Хорошее управление временем требует важного смещения акцента с деятельности на результат: быть занятым — не то же самое, что быть эффективным . (По иронии судьбы, обратное часто ближе к истине.)

Проведя день в безумной активности, вы часто добиваетесь меньшего, потому что вы распределяете свое внимание между множеством разных задач. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, поэтому вы успеваете делать больше за меньшее время.

Что такое тайм-менеджмент?

«Управление временем» относится к способу организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные виды деятельности.

Может показаться нелогичным тратить драгоценное время на изучение тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его для продолжения работы, но преимущества огромны:

Повышение производительности и эффективности.
Лучшая профессиональная репутация.
Меньше стресса.
Повышенные возможности для продвижения по службе.
Больше возможностей для достижения важных жизненных и карьерных целей.

Неспособность эффективно управлять своим временем может иметь очень нежелательные последствия:

Пропущенные сроки.
Неэффективный рабочий процесс.
Низкое качество работы.
Плохая профессиональная репутация и остановка карьеры.
Более высокий уровень стресса.

Потратив немного времени на изучение методов тайм-менеджмента, вы получите огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры.

Ключевые моменты

Управление временем — это процесс организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные действия. Потратьте некоторое время на нашу обширную коллекцию статей по управлению временем, чтобы узнать, как более эффективно управлять своим временем и сэкономить время в будущем.

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы наилучшим образом использовать свое время

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.

Это слишком просто.Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в выполнении высокоприоритетных проектов и целей.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть.Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных дел.
Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
У вас достаточно времени для семьи и друзей, физических упражнений и хобби.
Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как планировать свое время

Установите регулярное время для составления расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика.(Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным моментом при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы определились, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1: Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу.Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.

Шаг 2: Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для решения задач наставничества и контроля.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3. Запланировать высокоприоритетные действия

Просмотрите свой список дел , а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие более эффективно сосредотачиваются днем или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?» может помочь вам определить ваше лучшее время дня.)

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными и аварийными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности
Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет сложно предсказать, но если оставить в своем расписании немного свободного места, это даст вам гибкость, необходимую для перегруппировки задач и реагирования на важные проблемы по мере их возникновения.
Шаг 5: Запланировать свободное время
Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.
Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность
Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам два, три и четыре и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы. . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.
Один из самых важных способов добиться успеха — это максимизировать леверидж. Вы можете достичь своего. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.
Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи .Используйте свой недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!
Ключевые моменты
Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.
Чтобы подготовить расписание, выполните следующие шесть шагов:
Определите время, которое у вас есть.
Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнять, чтобы добиться успеха в своей работе.
Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
Блокирование в соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
Запланируйте мероприятия, которые соответствуют вашим приоритетам и личным целям, на оставшееся время.
Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.
Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.
Скачать лист
Планирование и приоритеты управления временем: навыки и стратегии — видео и стенограмма урока
Шаги управления временем
Шаг первый: сделайте планирование приоритетом
Возьмите на себя обязательство планировать свое время каждый день.Это займет всего несколько минут, но существенно повлияет на вашу продуктивность. Будьте ответственны за ежедневное планирование и сосредоточьтесь на важных делах.
Шаг второй: сначала запланируйте самое важное
У всех нас есть занятия, которые нам нравится делать, и другие занятия, которых мы стараемся избегать. Планируя свой день, начинайте его с самых важных дел. У вас больше всего энергии по утрам. Сосредоточьтесь на самых важных делах, прежде чем у вас появятся отвлекающие факторы и неожиданные проблемы, которые могут сбить вас с пути.
Также полезно с утра заняться делами, которые вам не нравятся, но которые необходимы в первую очередь. Если вы можете сразу выделить важные дела, которые являются самыми сложными, у вас будет остаток дня, чтобы заняться другими, более приятными делами, и вы не найдете оправданий, чтобы не выполнить сложные задачи.
Давайте представим, что вы продавец и решили, что вам нужно тратить один час на звонки потенциальных клиентов каждый день. Эти звонки очень важны, потому что они могут помочь вам найти новых клиентов и увеличить продажи.Однако вам не нравится делать холодные звонки, и вы легко можете отвлечься. Зная, что это действие — одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для улучшения своих продаж, вы обязуетесь звонить, как только вы начинаете свой рабочий день.
Шаг третий: добавьте немного времени между занятиями
Слишком жесткий график может вызвать стресс и привести к тому, что вы опоздаете с выполнением многих своих обязательств. Если вы думаете, что встреча закончится в 10:00, но знаете, что ваша рабочая встреча часто длится более пяти или десяти минут, не назначайте другую встречу на 10:00.Сделайте небольшую подушку, чтобы вы могли закончить первую встречу и успеть к следующему обязательству.
Одна область, с которой многие люди борются, — это планирование времени в пути между своими мероприятиями. Если вы собираетесь из одного места в другое, запланируйте дополнительное время, чтобы учесть задержки из-за дорожного движения. Планируйте прибыть на несколько минут раньше, чтобы подготовиться к следующему участию. Если вы приедете поздно или как раз вовремя, вы можете почувствовать себя измотанным и неподготовленным. Однако предоставление себе небольшого пространства для маневра может помочь вам почувствовать себя более спокойным, уверенным и сосредоточенным.
Шаг четвертый: Обеспечьте гибкость для непредвиденных потребностей
Очень редко проходит день, который проходит точно так, как планировалось. В вашем расписании всегда будут непредвиденные проблемы или изменения. Если вы планируете свой день так плотно, что на счету каждая минута, у вас нет возможности решать проблемы в последнюю минуту. Сохраняйте некоторую гибкость в своем плане, чтобы учесть проблемы, которые могут потребовать вашего времени и внимания.
Шаг пятый: составьте список приоритетов на следующий день
Сделайте себе одолжение и быстро составьте список приоритетов на следующий день, прежде чем закончить свой рабочий день.Когда вы находитесь в умственном пространстве рабочей деятельности, вы постоянно думаете о том, что нужно сделать на следующий день. Составив список того, что нужно сделать на следующий день, вы настроите себя на более быстрое начало следующего дня. На следующее утро вы можете просмотреть свой список и внести дела в свой график, сделав в первую очередь самые важные.
Сводка урока
Планирование по плану — важная часть создания расписания. Уделите несколько минут тайм-менеджменту , который включает в себя установку приоритетов и планирование действий, которые помогут вам максимально использовать свое время.Тайм-менеджмент невероятно важен, потому что планирование действительно может повысить вашу продуктивность. Это помогает вам сохранять сосредоточенность и помогает в первую очередь выполнять самые сложные дела.
Используйте пять ключевых шагов, чтобы эффективно организовать свой план: сделайте планирование приоритетным, запланируйте в первую очередь самые важные дела, выделите время между действиями, что может дать вам хорошую подушку, если одно действие затянется, проявите гибкость с неожиданными потребностями, и составьте список приоритетов на следующий день.
Как составить план управления временем, который вы действительно будете использовать
У каждого свое представление о хорошем плане управления временем. Люди часто составляют списки дел, используют приложения для управления задачами, устанавливают оповещения, прикрепляют вещи к своему холодильнику и даже делают заметки на руках. Планировать — это здорово, но с исполнением часто дела идут наперекосяк. Независимо от того, насколько хорош ваш план, если вы его не используете, он бесполезен.
Список дел — это начало, но сам по себе список не приведет вас к финишу.Wired процитировал стартап iDontThis, который обнаружил, что 41 процент людей так и не выполнили свой список задач. Очень много незавершенных дел!
К счастью, есть способы стать более организованными и повысить свою продуктивность. Читайте дальше, чтобы узнать, какой план управления временем вы действительно будете использовать.
Зачем нужен план тайм-менеджмента?
Хорошо, во-первых, опровержение. Вы не машина. Вы можете сделать очень много за день. Вы добиваетесь своей цели. Зачем вообще беспокоиться о том, чтобы попытаться исправить что-то, что не сломано.Может быть, его можно было бы поднять на ступеньку выше, но есть и другие, более насущные проблемы, чем ваше тайм-менеджмент.
На самом деле большинство людей считают, что они могут управлять своим временем, но они часто отказываются от сна, еды или какой-либо другой необходимости, чтобы оставаться на плаву. Эти жертвы не увеличат вашу продуктивность. Фактически, это, скорее всего, уменьшит его. Недостаток сна в конце концов замедлит вашу работу.
«Психология сегодня» пишет, что эффективно управляя временем, люди могут достичь своих целей, обрести стабильность в своей жизни, улучшить отношения, устранить прокрастинацию, повысить производительность, получить больше свободного времени, продвинуться по карьерной лестнице, улучшить здоровье и получить большее удовлетворение от жизни.
Все еще думаете, что статус-кво — это правильный путь? Самоуспокоение никогда не бывает хорошо, а здесь оно может оказаться вредным. Итак, пришло время разработать план управления временем, который действительно работает.
Каковы ваши три главных дела?
Секрет успешного плана тайм-менеджмента — это расстановка приоритетов. В вашем списке дел всегда будет больше, чем вы можете сделать на самом деле. Это данность в современном мире. Но вместо того, чтобы чувствовать стресс от попыток выполнить невозможное, поработайте над тремя важнейшими задачами.
Это, конечно, означает определение этих первоочередных задач. Лучший способ сделать это — начать с конца; Это означает, что в конце каждого дня приступайте к составлению плана на следующий день. Посмотрите на то, что сейчас происходит, и, прежде чем встать со стола, составьте список из трех важнейших задач, которые вы должны выполнить на следующий день.
На следующий день вы, вероятно, отвлечетесь. Могут быть пожары, которые нужно потушить, или вы можете обнаружить, что вас тянет совсем в другом направлении.Но, несмотря ни на что, продолжайте ссылаться на список, который вы составили накануне вечером. Таким образом вы сможете сосредоточиться на этих задачах и выполнить их.
Перефокусировка и обзор
The Harvard Business Review обращается к Джеку Лаланну за вдохновением в области тайм-менеджмента. Гуру фитнеса обладал 96-летним здоровьем, потому что был предан ритуалам и продолжал строго соблюдать график упражнений до самой смерти. Его страсть оставаться в форме была достигнута благодаря тому, что он последовательно и целенаправленно работал над достижением этой цели.
Возьмите записку от мистера Лалана и превратите свой план тайм-менеджмента в ритуал. После того, как вы определились с тремя главными задачами, вам нужно будет снова сосредоточиться на этих целях, как мы отметили выше. Сделайте переориентацию частью своего ритуала. Будет легче запомнить и превратиться в привычку, если вы настроите уведомление, чтобы просматривать список дел каждый час в течение минуты. Затем посмотрите, где вы находитесь, и спланируйте, как двигаться вперед и не сбиться с пути.
Кроме того, выделяйте пять минут в день на оценку своей работы.Выключите телефон, компьютер и найдите тихое место, где вы сможете сосредоточить все свое внимание на том, чтобы посмотреть, как прошел день, отвлеклись ли вы и так далее. Исходя из этого, посмотрите, как вы можете настроить свой план на следующий день, чтобы избежать этих ловушек или обеспечить соблюдение хороших вещей.
Сам не справишься
Аутсорсинг получает плохую репутацию, особенно в более широком, экономическом смысле. Но есть разница между аутсорсингом и делегированием. Но для многих это одно и то же. Сотрудники могут чувствовать себя неуверенно в отношении других, выполняющих их работу.Речь, конечно, не идет о том, чтобы переложить ответственность. Речь идет о реалистичном управлении своим временем.
Forbes понимает, что делегирование позволяет сэкономить время. Делегируя полномочия, вы уменьшаете рабочую нагрузку не для того, чтобы бездельничать, а вместо этого работать над более важными задачами, которые соответствуют вашему уникальному опыту. Поэтому посмотрите на команду, с которой вы работаете, и разделите нагрузку. Вкладывайтесь в обучение. Если ресурсов недостаточно, подумайте о найме подрядчиков.
Используйте инструменты управления временем
Помимо совместного использования работы, чтобы каждый мог работать более продуктивно, вам также необходимо иметь нужные инструменты, которые помогут упростить ваш план управления временем.Существует множество инструментов для управления временем, но лучшее решение — найти тот, который без проблем работает с другими инструментами, которые вы используете, и, что еще лучше, может устранить дублирование в этих инструментах.
Многие варианты на рынке предлагают список задач, но вы хотите получить приложение для управления задачами, которым можно будет поделиться со своей командой, чтобы способствовать сотрудничеству, которое обеспечит успех вашего плана управления временем. Задачи должны легко обновляться, и вы хотите иметь платформу, которая может поддерживать вложения, будь то заметки, файлы или ссылки, а также возможность отслеживать комментарии и передачу документов для дальнейшего обсуждения и совместной работы.
Программное обеспечение
также может автоматизировать большую часть повседневной работы, что не позволяет вам более продуктивно использовать свое время. Настроив уведомления, вы можете быть предупреждены о приближающихся сроках, чтобы не отставать от графика, но вы также можете добавить уведомления, чтобы переориентировать и просмотреть свою работу, как предложено выше.
Задачи могут быть загружены в диаграмму Ганта, которая создает визуальную временную шкалу, чтобы помочь вам получить общую картину и просто изменять сроки выполнения по мере необходимости, перетаскивая их.Если это программное обеспечение подключено к сети, данные, которые вы получаете, поступают в режиме реального времени, что способствует совместной работе и дает вам наиболее точное представление о работе.
План управления временем поддерживается правильным инструментом. ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение для управления проектами с функциями, которые помогут вам оставаться продуктивным. Благодаря онлайн-спискам дел, онлайн-диаграммам Ганта и информационным панелям в реальном времени ProjectManager.com обязательно поможет вам управлять своим временем. Попробуйте воспользоваться этой бесплатной 30-дневной пробной версией.
7 основных стратегий управления временем для интеллектуального планирования
Все дело в том, чтобы делать правильные вещи за меньшее время. Это то, что помогает вам продвигаться по карьерной лестнице, успешно реализовывать проекты или даже получать повышение с повышением заработной платы. Правильный фокус подобен тренировке. Это может быть сложно, но необходимо не отставать от деятельности, которая приносит максимальную пользу вашим проектам и вашим клиентам. Чем лучше вы сможете сохранять концентрацию и управлять своим временем, тем большего вы достигнете и тем легче вам будет вовремя покинуть офис и у вас останется место на всю оставшуюся жизнь.Навыки эффективного тайм-менеджмента не только позволяют вам добиваться лучших результатов на работе, но и помогают вам вне офиса. Когда вас останется больше на всю оставшуюся жизнь, поверьте мне — ваша работа улучшится.
Вот семь простых, но действенных советов, которые помогут превратить даже самого серьезного прокрастинатора в Умного Планировщика.
1. Начните свой день с четкой цели.
Первым делом вашего дня, связанным с работой, должно быть определение того, чего вы хотите достичь в этот день и что вы обязательно должны сделать.Проясните это, прежде чем проверять свою электронную почту, отвечать на запросы и решать проблемы. Для того, чтобы четко сфокусировать свой день, может потребоваться всего пять минут, но вы сэкономите несколько часов потраченного впустую времени и усилий.
2. Имейте динамический список задач.
Записывайте в список задачи и действия, которые вы должны выполнить, и регулярно обновляйте его в течение дня. Часто пересматривайте этот список и добавляйте новые элементы, как только они появляются. Убедитесь, что ваш список дает вам краткий обзор всего, что срочно и важно, и не забудьте включить стратегические действия и действия по налаживанию отношений, а также оперативные задачи.
3. Сосредоточьтесь на важных делах.
Прежде чем начинать что-то новое, определите деятельность, которая оказала бы наиболее положительное влияние на ваш проект, вашу команду и вашего клиента, если бы вы занялись этим прямо сейчас. Не поддавайтесь искушению убрать сначала более мелкие и неважные предметы. Начни с самого главного.
Чтобы помочь вам оценить, на каких делах следует сосредоточиться в первую очередь, задайте следующие вопросы:
В чем сейчас больше всего от меня нуждается мой клиент или моя команда?
Что доставит больше всего проблем, если этого не сделать?
Какой самый большой вклад я могу сделать прямо сейчас?
Какие стратегические задачи мне нужно решить сегодня, чтобы помочь нам работать эффективнее завтра?
4.Сведите к минимуму перерывы.
Чем больше у вас в течение дня времени для работы над важными задачами, тем эффективнее вы будете. Определите действия, которые мешают вашей работе, и найдите решение. По сути, один из самых важных навыков тайм-менеджмента — не отвлекаться. Например, не проверяйте электронную почту и не отвечайте на телефонные звонки, когда вы заняты чем-то важным. После того, как вы прервали поток, восстановить его может быть сложно. Вместо этого приучите себя работать над задачей целенаправленно, пока она не будет выполнена.
5. Хватит откладывать на потом.
Если вам трудно сохранять сосредоточенность или вы склонны откладывать дела на потом, вам может быть полезно создать для себя внешнее обязательство на (крайний срок). Например, назначьте встречу на два дня, на которой вы представите свою работу, и к тому времени ваши действия должны быть завершены. Также очень эффективно выполнять самые неприятные задачи в начале дня и позволять себе небольшие награды после их выполнения.
6.Ограничьте многозадачность.
Многие из нас выполняют несколько задач одновременно и полагают, что мы эффективны, когда делаем это, но данные свидетельствуют о том, что мы не можем эффективно сосредоточиться на нескольких задачах одновременно. Чтобы отказаться от многозадачности, попробуйте следующие советы: Планируйте свой день по блокам и выделяйте определенное время для встреч, ответных звонков и выполнения подробного планирования и анализа за вашим столом. Как только вы обнаружите, что выполняете несколько задач одновременно, остановитесь и посидите спокойно минутку.
7. Пересмотрите свой день.
Ежедневно просматривайте список задач по 5–10 минут перед тем, как покинуть офис. Похлопайте себя по плечу, если вы добились того, чего хотели. Если вы считаете, что ваши дневные усилия не оправдались, решите, что вы будете делать завтра по-другому, чтобы выполнить то, что вам нужно. Выйдите из офиса в приподнятом настроении, решив возобновить разговор на следующий день.
Совместно приложите усилия к этим важным навыкам управления временем, и ваши дни и проекты будут протекать намного проще!
Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знают только сотрудники высшего звена — они хотят ставить, отслеживать и измерять цели для всей компании.

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Что такое тайм-менеджмент

Читайте также

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Читайте также

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Читайте также

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

Тайм-менеджмент: планирование времени, приоритеты, мотивация

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Метод помидора

Метод лягушки

Метод слона

Метод швейцарского сыра

Метод резиновой уточки

Матрица Эйзенхауэра

Тратим время с пользой

Теги

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планируйте все дела

Формулируйте желаемый результат

Расставляйте приоритеты

Фокус задач

Анализируйте и адаптируйтесь

Отдых тоже планируйте

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Правило 1-3-5

Правило Бейли

Правило десяти минут

Правило Чирилло

Правила цикличности 90/30 и 52/17

«Поедание лягушек»

Временные блоки

Подход «канбан»

Принцип двух минут

Метод фокуса Тима Ферриса

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Todoist

Microsoft To-Do

Bitcop

Trello

Google Календарь

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Заключение

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Законы равновесия: система управления временем

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Полезные статьи и материалы:

Зарегистрироваться

Техники тайм-менеджмента

Роль планирования в управлении временем

Как составить план тайм-менеджмента для вашей рабочей недели

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

4 шага для эффективного планирования времени

1. Создайте временной бюджет

Попробуйте Hubstaff Time бесплатно и посмотрите, сколько еще можно сделать

Перечислите все свои задачи и цели

Оцените, сколько времени вам понадобится

Не более 40 часов

План неизвестного

2. Расставьте приоритеты задач

Не бойтесь делегировать

3. Создайте расписание

Использовать временную блокировку

График простоя

Медитируйте

Практика признательности

4. Инвестируйте в программное обеспечение для управления временем

Укротите свой список дел с Hubstaff Time

Ошибки в управлении временем, которых следует избегать

Проблема 1: Нет приоритета

Как исправить:

Задача 2: Пропуск перерывов

Как исправить: