Цели, задачи и функции оценки персонала в организации
«Кто владеет информацией, тот владеет и миром». Смыл фразы У.Черчилля понятен каждому: обладание информацией — сильный козырь в любом деле. Будь то политика или бизнес. А уже как распорядишься этим козырем — будешь на коне или повержен. Хорошая метафора для современных руководителей…
В этой небольшой статье, ориентированной на владельцев бизнеса и руководителей, мы обозначим основные задачи и функции оценки персонала. Чтобы еще один козырь был в вашей колоде.
Основные задачи оценки персонала
Оценка персонала проводится в организациях по нескольким причинам и имеет свои конкретные задачи:
- Отбор персонала. При подборе потенциальных кандидатов основная цель – выявить наиболее подходящего кандидата, исходя из его профессиональных и личностных качеств, на определенную должность на основе различных критериев/компетенций.
- Обучение и развитие. В данном случае цель оценки – выявить таких сотрудников, которым необходимо дополнительное обучение и развитие.
- Формирование кадрового резерва. Перед принятием решения о включении сотрудника в кадровый резерв в первую очередь необходимо понять соответствует ли сотрудник критериям той должности, на которую он претендует.
Оценку персонала условно можно разделить на два направления: оценка результативности сотрудника и оценка качеств сотрудника, которая включает в себя определение личностных и профессиональных критериев.
Деловая оценка — оценка результатов труда
В результате деловой оценки (оценки результативности) анализируются качественные и количественные показатели деятельности сотрудника. В частности, оценивается результативность труда (количество отработанных часов, объем выполненной работы), личностные качества, а также профессиональный уровень сотрудника (квалификация, опыт и др.)
Для реализации такой оценки должны существовать система учета результативности сотрудника: количественные и качественные показатели (часто применяют термин KPI’s или КПЭ — ключевые показатели эффективности), которые отражают наиболее важные участки функционала, и на которые сотрудник может повлиять своими усилиями.
Оценка качеств сотрудника
Результаты оценки качеств сотрудника (знания, навыки, личностные особенности) позволяют провести анализ соответствия их требованиям к должности, которую занимает или планирует занять в будущем этот работник. Наиболее полный и точный способ оценки — ассессмент центр (центр оценки), использующий игровые технологии, кейсы, интервью и иногда тестовые методики.
Оценка сотрудников: функции
Особую значимость в процедуре оценки сотрудника принимают решения, которые реализуются на основе полученных результатов. Они выполняют 3 основные функции:
- Административная. В ходе которой руководством организации принимается решение о понижении или повышении человека в должности, увеличении ему финансового вознаграждения или перевод в другое подразделение.
- Информационная. Сведения, полученный в ходе оценки персонала, являются важным источником принятия решений относительно обучения и развития сотрудников организации, формирования карьерного плана сотрудника.
- Мотивационная. Сам факт проведения оценки в организации является мотивационным стимулом для сотрудников подтянуть свои результаты.
По результатам проведенной оценки сотрудников полученная информация используется в нескольких направлениях.
- Предоставление обратной связи сотрудникам организации. Правильная обратная связь способная повысить производительность сотрудника, показать те сферы деятельности, где следует улучшить свои показатели.
Предоставлять обратную связь следует очень осторожно. Информация о результативности (и, особенно, качествах) не должна звучать, как критика. Сотрудник должен сам прийти к определенным выводам относительно своих показателей. Наилучшим вариантом будет, если обратную связь дает непосредственный руководитель сотрудника в беседе, по стилю, близкой к коучингу.
В случае, когда линейный руководитель затрудняется грамотно донести результаты, то можно обратиться к специалисту из HR отдела. В некоторых случаях (когда ожидается сопротивление или высок статус сотрудника) лучше организовать предоставление обратной связи по результатам оценки (впрочем, как и саму оценку) с привлечением сторонних консультантов.
- Определение сотрудника с потенциалом, способного выполнять поставленные задачи и уменьшить риск выбора некомпетентного сотрудника. Для руководителя результаты оценки дают полезную информацию о том, кому можно делегировать наиболее ответственные задачи.
- Повышение мотивации персонала. Да, оценка персонала является стрессовым мероприятием для сотрудников (во всяком случае, на первых эпизодах), и, казалось бы, должна снижать мотивацию. Но она дает возможности для личностного и профессионального роста: сотрудники, которые осознают, что их результаты не дотягивают до требований должности, могут подтянуть свои результаты к началу проведения процедуры оценки.
- Планирование карьерного развитию сотрудника. Этот пункт является продолжением предыдущего. Во многих организациях существуют индивидуальные карьерные планы сотрудников. И информация, полученная в ходе оценки, используется при дальнейшем планировании развития сотрудника внутри организации.
- Формирование программ обучения и развития сотрудников. Результаты оценки используются, как основа для создания различных программ по обучения и развитию. Эти программы должны способствовать достижению целей, поставленных руководством организации, и учитывать текущее состояние деятельности сотрудников.
О важности открытости и системности
Чего таить, бывают случаи, когда к нам обращаются руководители (то ли с неверным представлением о целях и используемых технологиях, то ли исповедуя какие-то другие принципы управления) с просьбой реализовать оценку персонала, не совпадающую с нашими профессиональными ценностями. Например, под видом командообразующего мероприятия (без сообщения сотрудникам) или с намеренным и необоснованным созданием стрессовых ситуаций. Мы, конечно, отказываемся от таких проектов, понимая, что они не принесут результата бизнесу. Ведь полученная нечестным путем информация будет искажена, не будет полезна. А само мероприятие снизит мотивацию коллектива.
Оценка сотрудников должна строиться на двух основных принципах: открытость и системность. Персонал организации должен понимать, для чего проводится оценка (как это связано с целями и функционированием компании и каждого сотрудника), какова процедура и как будут использоваться результаты (какие изменения произойдут и должны будут произойти в жизни самого сотрудника). И это уже задача HR или непосредственного руководителя — донести важность и необходимость (полезность) оценки.
В большинстве современных компаний (средний и крупный бизнес — уж точно) есть внутренние нормативные документы, описывающие задачи и процедуры, связанные с оценкой. Информация должна быть открыта и легкодоступна (например, все ВНД лежат на корпоративном портале; описаны все процедуры; корпоративные компетенции известны и понятны; КПЭ обсуждаются с сотрудником и т.д.). Также должна проводиться разъяснительная работа, создаваться культура «потребления» результатов. И в большинстве случаев это приносит свои плоды: сотрудники не проявляют сопротивления, руководители качественно используют полученную информацию, а сами проекты, связанные с оценкой, проходят спокойно.
Поделитесь статьей, если было полезно!
Функции оценки персонала | HR-portal
Оценка персонала — процесс многоцелевой. Он применяется абсолютно во всех организациях с численностью персонала более 1 человека, вне зависимости от формы собственности и способа бюджетирования. В зависимости от текущих потребностей компании, оценка может быть необходима для подбора и расстановки кадров, аттестации и ротации, сокращения персонала. Также оценку применяют при формировании кадрового резерва, при планировании обучений, однако главной целью этого процесса является развитие личностного и профессионального потенциала работников.
Функции оценки персонала
Оценка персонала обычно подразумевает три главных функции:
- административная — ее целью является принятие административных решений, таких как увольнение, ротация, повышение либо понижение;
- стимулирующая — оценка с целью мотивации персонала;
- информационная — оценка с целью предоставления сотрудникам обратной связи по их сильным и слабым сторонам, с планом роста, развития и корректировки.
Рассмотрим каждую из функций более подробно.
Административная функция оценки персонала
По сути это основная функция оценки персонала, лежит в основе принятия главных кадровых решений. Работник может быть принят на должность, уволен, повышен или понижен, а также переведен на другое место и вознагражден только после объективной оценки персонала.
Стимулирующая функция
Стимулирующая, или мотивационная функция — хороший способ «расшевелить» сотрудников, повысив заинтересованность каждого из них в увеличении продуктивности работы. Для мотивации обычно применяют такие рычаги влияния, как возможность продвижения по карьерной лестнице и самореализация. Здравая конкуренция между сотрудниками также является хорошим рычагом влияния, особенно при материальной мотивации.
Информационная функция оценки персонала
Ее цель — совершенствование управленческих методов для работы с коллективом путем информирования об имеющихся нормативах качественного и объемного показателя труда. Информационная функция позволяет выявить степень загруженности каждого из оцененных сотрудников, определить результативность его работы и уровень соответствия заявленной квалификации. Также появляется возможность рассмотрения увеличения размера оплаты труда. Благодаря этой функции улучшаются коммуникативные связи: взаимопонимание и взаимодействие различных подразделений для решения единой задачи.
Теги по материалу: функции оценки персонала, функция управления персоналом оценка персонала, функции деловой оценки персонала, основные функции оценки персонала, функция деловая оценка персонала относится к подсистеме, цели и функции оценки персонала, основные функции деловой оценки персонала, понятие функции и система оценки персонала
Функции оценки персонала:
2) Мотивационную функция – она предусматривает взаимосвязь материального вознаграждения и морального поощрения с трудовым поведением и результатами труда. Такой подход ориентирует персонал на улучшение индивидуальной деятельности, а в результате – на повышение стабильности и конкурентоспособности организации.
3) Административную функцию, которая реализуется в принятии кадровых решений на объективной и регулярной основе, то есть решений о повышении или понижении по службе, переводе на другую работу, переподготовке и переквалификации, поощрении или наказании, прекращении трудового договора.
Ключевой элемент системы управления персоналом аттестация работников, которая заключается – в периодической оценке результативности деятельности работников на их конкретном рабочем месте за истекший период.
Аттестация персонала – это кадровые мероприятия, которые призваны оценить соответствие
уровня труда, качества и потенциал работника требованиям выполняемой
работы.
Главное назначение аттестации персонала
важно), а выявление резервов повышения уровня
отдачи работника.
Как элемент системы управления персоналом аттестация имеет большое значение:
социально-экономическое. Аттестация способствует повышению эффективности системы стимулирования труда за счет объективной увязки реального трудового вклада работника с его материальным вознаграждением. На основе ее данных совершенствуется организация труда персонала.
Организационно-административная. Аттестация дает информацию о качестве укомплектованности кадрами различных подразделений, позволяет определить степень эффективности программ развития персонала, мотивирует сотрудников к участию в этих программах.
Основные принципы аттестации:
Всеобщность
Систематичность – аттестация должна проводится регулярно, через определенные промежутки времени, за исключением особых внеочередных аттестаций.
Комплексность – оценивается вся совокупность важнейших факторов, которые определяют эффективность деятельности на данном конкретном рабочем месте. При этом учитывается специфика содержания труда. Оценка не может быть «в общем».
Дифференциация оценок – очень часто оценивающие лица не ставят низкие или высокие оценки, то есть средние. Подобная аттестация несет в себе мощный демотивирующий заряд сотрудников к производительному труду и росту квалификации.
Гласность – стандарты результативности труда, которые используются для оцени труда, должны быть заранее известны работникам.
Аттестация выступает – гарантом социальной справедливости для работников предприятия.
Основные этапы и методы аттестации.
Аттестация проводится в несколько этапов: подготовительный, процедура аттестации, беседа по результатам аттестации, заключительный (подведение итогов).
Подготовительный этап.
Представляет собой достаточно продолжительный по времени этап от принятия решения о проведении аттестации до начала проведения процедуры аттестации.
А) На данном этапе определяется График проведения аттестации. Разумно распределить аттестационные мероприятия во времени, то есть составить годовой или полугодовой график аттестации, в котором даты аттестации сотрудников подразделений будут приурочиваться:
либо к периоду окончания работ, по какой либо группе задач,
либо к периоду, когда сотрудники наименее загружены (для подразделений, где невозможно четко выделить рабочие циклы).
В противном случае может привести к стрессовому состоянию тех, кто будет проходить А., а следовательно необъективная оценка аттестуемых.
Б) Извещение, на этом подэтапе ведется подготовка пакета документов, которые будут регламентировать предстоящую Аттестацию. Утверждается Положение об аттестации работников. Определяется список работников, которые подлежат аттестации.
Согласно ТК РФ, ряд категорий работников не могут быть подвергнуты оценке:
беременные женщины и женщины имеющие детей до трех лет,
молодые специалисты, в течение трех лет после окончания учебного заведения,
лица, проработавшие в занимаемой должности менее 1 года и некоторые другие.
В) устанавливаются лица, в чью обязанность ходит оценка результативности работников – состав Аттестационной комиссии. Они проходят необходимый инструктаж. Готовятся аттестационные карты, словари деловых характеристик и многое другое.
Г) не позднее, чем за месяц до начала аттестации, издается и под роспись доводится до сведения работников
Процедура аттестации.
А) Комиссия знакомиться с документами о аттестуемом
Б) комиссия задает вопросы
В) Комиссия выносит решение:
работник соответствует занимаемой должности
работник соответствует должности при условии
не соответствует.
Беседа по результатам аттестации.
В ходе беседы проводятся уточнение данных и сбор дополнительной кадровой информации. Затем новые и уточненные данные вводятся в обобщенные формы и анализируются.
Заключительный этап.
Подразделение, которое отвечает за проведение аттестации, готовит справку:
сколько работников прошло аттестацию
по каким причинам и кто не прошел аттестацию
какие решения были приняты.
Совместно с руководством подразделения и служб составляется:
проект мероприятий по работе с персоналом
корректируется программа развития персонала
система ротации
документация, используемая при найме на работу.
Готовиться проект приказа по итогам Аттестации. Подписывается первым лицом организации. Аттестационный лист и характеристика – в личное дело сотрудника, а все документы регламентирующие аттестацию и протоколы заседаний аттестационной комиссии в отдельное дело (срок хранения 5 лет).
Методы аттестации:
Метод заданного выбора (выбираются качества работника).
Описательный метод (описание положительных и отрицательных сторон поведения работника).
Комбинированный (1 и 2 метод + самооценка).
Метод самооценки.
Метод «360 градусов» (анонимно) Позволяет реализовать принцип обратной связи, то есть посмотреть на себя со стороны. Через анкетный способ. Легко обрабатывается и дешевый. Количество критериев от 7 до 15, максимально 20 – 25 критериев.
Источники: идеальный портрет или должностная инструкция.
Каждый эксперт: должен знать аттестуемого не менее 1 года, аттестуемый также оценивает себя сам.
Оценка персонала — что это, цели, задачи, технология, пример
Оценка персонала является не просто стандартной проверкой имеющейся квалификации во исполнение норм закона, но и оценочным критерием, который позволяет выявить сильные и слабые стороны сотрудников с целью использования полученных результатов для дальнейшего сотрудничества.
Ведь некоторые сотрудники в процессе труда не только пользуются имеющимися знаниями, но и получают практический опыт, которым можно воспользоваться для решения уже других задач, более сложных.
Что это такое?
Понятие оценки персонала заключается в комплексном методе изучения трудового процесса, направленного на выявление не только соответствия занимаемой должности, но и имеющегося потенциала отдельно взятого сотрудника для рационального использования его навыков на благо компании.
Ведь работник принимается на работу в соответствии с заданными требованиями к квалификации и опыту работы, которые возможно подтвердить только в процессе трудовой деятельности.
Также только в процессе взаимного сотрудничества можно выявить имеющиеся навыки и дополнительные знания, личностные характеристики и умения работника, а также решить, насколько они соответствуют производственным целям компании.
Немаловажным является факт оценки собственных способностей и самим сотрудником, ведь от того, насколько его самооценка совпадает с реальными потребностями компании, зависит не только его производительность труда, но и успех самой компании.
Поэтому именно посредством проведения оценки персонала возможно не только рационально распределить трудовые ресурсы предприятия, но и повысить работоспособность самих сотрудников, которые, зная о постоянном контроле и открывающихся возможностях, к выполнению обязанностей будут относиться с большим рвением.
Цели и задачи
Основной целью проведения оценки персонала, прежде всего, является:
- определение соотношения затрат между реально выполненным объемом работы и понесенными затратами на содержание труженика и рабочего места, ведь платить высокую зарплату специалисту с невысокой производительностью труда не выгодно, поэтому его вполне возможно перевести на вакансию соответствующую его уровню труда, и имеющихся навыков;
- выявления функциональной роли отдельно взятого сотрудника в масштабах компании с учетом имеющихся навыков, то есть, возможно, труженик является отличным командным игроком, который будет ценным дополнением отдела либо индивидуальность работника наоборот проявится, а значит, и принесет экономическую пользу только при создании необходимых условий;
- оценка имеющегося потенциала, который возможно использовать на благо компании без дополнительных затрат, то есть многие работники за годы труда в качестве рядового сотрудника приобретают и необходимый опыт и знания, которые позволят им стать руководителями отделов, при этом исключив для компании затраты на поиск и обучение новых сотрудников.
И, как правило, в процессе проведения оценки решаются следующие задачи:
- создание кадрового резерва из числа сотрудников, находящихся в штате компании, с целью сокращения расходов по подбору нового персонала;
- подготовка высококлассных специалистов, а также руководителей среднего звена силами предприятия посредством повышения их квалификации либо перепрофилирования;
- совершенствование методов управленческой политики путем усиления контроля направленного и на повышение дисциплинированности сотрудников, и на заинтересованность работников в большей самоотдаче трудовому процессу;
- оптимизация штатного расписания путем рационального распределения обязанностей на основании полученных результатов оценки, в частности, сокращение либо перевод сотрудников, квалификация которых имеет сходные показатели, но различную производительность труда;
- дополнительная мотивация сотрудников для повышения уровня собственной квалификации, которая выльется в карьерный рост и повышение материального благосостояния, не говоря уже о возможности реализации собственных профессиональных проектов.
Функции
Оценка персонала предназначена для реализации следующих основополагающих функций:
- административной;
- информационной;
- мотивационной.
| Наименование функции | Методы | Примечание |
| Административная | Повышение | Закрытие имеющихся вакансий путем кадровых перестановок |
| Перевод | ||
| Увольнение | Сокращение расходов по оплате труда в связи с отсутствием результата | |
| Информационная | Уровень квалификации | Совершенствование методов управления персоналом посредством информирования об установленных требованиях к качеству и объему труда |
| Степень загрузки | ||
| Результативность | ||
| Мотивационная | Увеличение уровня оплаты труда | Повышение заинтересованности у сотрудников в высоких результатах собственного труда посредством предоставления определенных преференций |
| Карьерный рост | ||
| Возможность самореализации |
Принципы
В основе проведения оценки персонала лежат несколько принципов:
- предмет оценивания, а именно оценка полученного результата за определенный период;
- конфиденциальность результата, который обязаны обеспечить лица допущенные к проведению оценки;
- обратная связь, предусматривающая ознакомление тестируемого работника с полученными результатами;
- объективность, достигаемая за счет оценки нескольких критериев;
- обоснованность оценки, подтвержденная данными, закрепленными документально;
- периодичность, а именно, наличие утвержденных графиков, оснований проведения и основных требований.
Комплексность и системность
По сути, любая организация является системой состоящей из отдельно взятых подразделений, направлений деятельности и принципов достижения поставленных целей.
А так как при проведении оценки персонала используется именно комплексность всех выше озвученных критериев, с их помощью и можно определить, насколько рационально используются трудовые ресурсы и какие методы являются самыми действенными.
К примеру, в одном отделе может работать 7 сотрудников, а в другом 10, при этом результативность труда и показатели могут быть выше в отделе с меньшим числом сотрудников благодаря более высокой квалификации сотрудников, грамотному начальнику отдела и рациональному использования полученных средств для достижения цели.
То есть благодаря системе оценки персонала можно выявить не только явные положительные характеристики отдельно взятого сотрудника, но и оценить работу всего отдела в целом с учетом применяемой стратегии, а также личностного подхода к решению поставленных задач.
Соответственно по результатам произведенной оценки, посредством кадровых перестановок и иных способов можно достичь большей результативности труда и повысить прибыльность.
Элементы системы
Учитывая, что сотрудники исполняют различные обязанности, задействованы в различных отделах, а также принадлежат к разным категориям персонала, применение одинаковых критериев оценки не является целесообразным, в связи с чем система оценки должна предусматривать комплексный подход, позволяющий проанализировать результативность труда сотрудников как индивидуально, так и в общем по предприятию.
В частности, составляющими системы должны быть следующие критерии:
- квалификация;
- результативность;
- качество;
- определенные навыки;
- мотивация.
Как проводиться оценка персонала в организации?
Как правило, оценка персонала проводится на основании локального акта, коим является Положение о проведении оценки персонала, и утвержденного графика, к которому прилагается список сотрудников.
А вот форма либо метод проведения оценки выбирается уже с учетом того, с какой целью проводится оценка.
Есть предстоят кадровые перестановки и нужно оценить производительность труда определенных сотрудников, критерием отбора будет служить результативность, если же целью является усиление контроля, оценка будет производиться в отношении всего штата в виде определенной системы с учетом всех производных трудовых отношений от личностных характеристик до имеющихся навыков и стремлений.
Формы, методы и технологии
Как правило, оценка персонала осуществляется посредством применения следующих методов:
- биографического;
- письменной характеристики;
- оценивания результативности из расчета определенных видов заданий;
- групповой дискуссии;
- сравнения матричного виденья с реальным набором квалификационных и личностных характеристик;
- самооценки.
Оценивание производится в следующих формах:
- устного опроса либо собеседования;
- посредством тестов;
- аттестации в виде оценочного листа.
А вот сам процесс оценки может осуществляться посредством использования следующих технологий:
- ежегодной оценки, к примеру, той же аттестации;
- экспресс-оценки, в основе которой быстрая оценка всего нескольких критериев, необходимых для выполнения определенной задачи.
Возможные проблемы
Комплексная оценка потенциала сотрудников является нелегкой задачей, учитывая тот факт, что для объективного оценивания и результативности придется учесть множество переменных — от занимаемой должности и личностных характеристик, до производительности труда и специфики предприятия.
Дополнительными осложнениями оценки могут стать еще и:
- отсутствие энтузиазма у сотрудников, ведь проверки, по результатам которой могут и уволить мало кто ценит;
- формальный подход к оценке, который выльется в недостоверный результат;
- отсутствие опыта при выборе метода оценки, что опять же отразиться на достоверности результата;
- объективный подход.
Пример
В качестве иллюстрации применения оценки персонала можно взять небольшую компанию со штатной численностью в 36 человек, основной задачей которой является предоставление бухгалтерских услуг сторонним компаниям. Целью проведения оценки будет являться создание нового отдела для сотрудничества с клиентами в сфере логистики и выбор линейного руководителя нового отдела.
Для начала на рассмотрение директора компании начальники отделов предложат несколько производственных характеристик из числа сотрудников компании, которые отличаются высокой производительностью труда и необходимой квалификацией.
Затем будет издан приказ о проведении оценки в связи с оптимизацией штатного расписания, а именно перевода сотрудника и увеличения штата за счет создания нового отдела.
И в отношении сотрудников, которые являются претендентами на должность руководителя отдела, будет проведена оценка на основании и по критериям, оговоренным в Положении об оценке.
В частности, оценены будут следующие позиции:
- общий объем выполненной работы;
- методы достижения поставленных целей;
- взаимодействие с коллегами;
- уровень коммуникабельности;
- умение ладить с коллегами и работать с клиентами;
- уровень знаний в области логистики;
- наличие дополнительных навыков.
Каждый из претендентов на новую должность получит разное количество баллов, по результатам которых и будет принято решение о выборе нового начальника отдела.
Несмотря на то, что оценка персонала является достаточно сложным процессом, который подразумевает несколько стадий, а именно: подготовительную, производственную и оценочную, осуществить ее собственными силами без привлечения сторонних специалистов каждое предприятие может.
Ведь достаточно правильно сформулировать цели, которые нужно достичь посредством проведения оценки и решение как провести, а также с помощью какого метода, придет само.