Оптимизация бизнес процессов: — (Business Process Optimization) —

Автор: | 30.09.2019

Содержание

6 паттернов оптимизации бизнес-процессов | Статьи ELMA

Оптимизация бизнес-процессов дает мощный толчок в развитии любой компании. Мы выделили шесть основных паттернов, которые подскажут, как подступиться к преобразованиям. Предлагаем разобрать эти идеи на примере реального процесса и посмотреть, как он изменится.

На рисунке ниже представлена модель бизнес-процесса по обработке рекламаций. Это реальный процесс, который работает в одной из компаний, использующих систему ELMA.

На схеме видно, что в работе с рекламациями задействованы сотрудники разных департаментов — отделов сбыта, продаж, качества, логистики. Процесс включает несколько задач согласования, а значит есть возможность откатить работу на предыдущие этапы, если согласования не были получены. Рассмотрим, что можно оптимизировать в компании и как преобразовать этот процесс.

Идея 1. Сжатие ответственности

Суть этой идей в том, чтобы перестать дробить работу на множество предельно простых операций.

Это бывает свойственно компаниям с функциональным управлением, сотрудники которых, как винтики, отвечают за выполнение только своих отдельных задач. Когда руководители, используя метод описания процессов, пытаются организовать и выстроить работу, им приходится использовать большое количество разнообразных зон ответственности. Это сильно усложняет процесс.

Тем временем, для удовлетворения современных требований качества сервиса, гибкости и низких затрат необходимо сохранять логичность и простоту бизнес-процессов. Вместо постановки множества простых задач можно расширять зоны ответственности своих специалистов.

В результате:

  • Работа меньше передается из рук в руки — минимум ошибок, задержек и переделок.
  • Снижаются расходы на управление процессами.
  • Самостоятельное принятие решений сглаживает иерархическую оргструктуру и способствует развитию сотрудников.
  • Ответственность за результат дает правильный выход на мотивацию персонала.

В нашем примере с обработкой рекламаций оптимизация процессов компании ориентирована на увеличении скорости и качества работы. Здесь можно развернуть идею сжатия ответственности немного шире и создать межфункциональную рабочую группу. Процесс изменится — из него исчезнут все лишние согласования. Есть рабочая группа и она отвечает за конечный результат.

Идея 2. Преобразование логики процесса

Если процесс разделен на множество простых задач, обычно он идет последовательно. Задачи решают одну после другой, что в общем-то логично. Но не всегда быстро. После нескольких согласований и переделок работа иногда затягивается так, что результат уже не устраивает никого и приходится опять все переделывать.

Простой выход — распараллелить выполнение операций там, где это возможно. Так, чтобы какие-то задачи предприятия решалась одновременно.

В примере с обработкой рекламаций мы добавили в схему процесса условие (шлюз), согласно которому специалист рабочей группы уточняет данные по заказу в ERP, а сотрудник в регионе в это же время осматривает продукцию на территории заказчика. Специалисты работают параллельно.

Идея 3. Специализация процессов

Еще один способ улучшения работы — создание нескольких сценариев одного процесса согласно требованиям разных рынков или разным исходным данным. В нашем примере оптимизация бизнес-процессов в организации может быть выполнена за счет введения нового маршрута для быстрого ответа крупным клиентам. Все рекламации мы разделили на 2 типа — стандартные и заявки высокого приоритета. Обработка последних выполняется по эскалированной схеме.

Конечно, оптимизация бизнес-процессов на предприятии за счет введения новых маршрутов и подпроцессов — это не догма и не обязательно именно так выстраивать работу. Однако не стоит бояться классифицировать заявки, вводить различные категории данных и настраивать несколько сценариев одного процесса, которые будут работать одновременно.

Идея 4. Снижение контроля и согласований

Цель оптимизации для бизнеса — сокращение себестоимости, увеличение скорости и качества работы.

Для этого необходимо бороться с бюрократией в процессах. Убирать из них все лишние проверки и контролирующие операции. Хотя на этот шаг компаниям бывает трудно решиться.

Нужно понимать, что в процессах содержится множество избыточных согласований, которые не добавляют ценности, не работают на эффективность и ее повышение в организации. Их задача заключается лишь в том, чтобы исключить злоупотребления сотрудников или заказчиков. При этом, когда сотрудникам необходимо согласовать те или иные действия, им нужно тратить время и погружаться в эти операции — а что, если таких согласований требуется не одно, а десять? К тому же, если в согласовании отказано, процесс откатится назад на переделку и потом вновь поступит на согласование. Все это, как снежный ком, увеличивает себестоимость каждого экземпляра процесса и замедляет его исполнение.

Неэффективный или медленный процесс создает издержки, которые «перекрывают» сумму возможных злоупотреблений. Современное руководство приходит к разумному снижению контрольных и/или бюрократических процедур внутри бизнес-процессов. Идея этого подхода в том, чтобы предавать больше ответственности участникам процесса и разрешать им совершать определенные действия без лишних согласований. Не проверять каждую транзакцию, а отсрочить проверку и выполнять ее единоразово.

В результате:

  • Вместо строгих проверок в ходе исполнения процесса используются совокупные или отложенные меры контроля.
  • Риски злоупотреблений компенсируются снижением издержек по процессу и увеличением скорости работы.
  • Экземпляры процессов по-прежнему доступны для аналитики и отчетности. Если исполнитель понимает, что злоупотребление может обнаружиться в рамках проверки, он дважды подумает, прежде чем совершить такое действие. Для этого не нужны согласования на каждом шаге.

Эта идея хорошо работает в нашем примере с обработкой рекламаций. В процесс было добавлено условие «быстрого возврата». Теперь, по всем товарам с невысокой себестоимостью и с небольшими накладными расходами компания сразу осуществляет возврат. В этом случае бизнес-оптимизация выполняется с помощью третьего и четвертого паттернов сразу. Компания, во-первых, создает отдельный маршрут процесса для данной категории товаров, а во-вторых — исключает из него все лишние проверки и согласования.

При упрощенной обработке рекламаций компания, конечно, рискует деньгами, но этот риск абсолютно умеренный и соответствует цели оптимизации бизнес-процессов. Клиенты остаются довольны быстрым сервисом. Возвраты осуществляются без подключения сотрудников отдела качества и других департаментов, что сокращает издержки. При этом вся информация доступна для анализа. По результатам месяца или квартала всегда можно выявить злоупотребления — например, клиентов, которые постоянно запускают рекламации одного типа, — и перенастроить работу.

Идея 5. Снижение цикличности

Эта идея служит своего рода продолжением предыдущего паттерна, связанного с сокращением количества проверок и согласований. Дело в том, что частые переделки и доработки зацикливают процессы — эффективность предприятия снижается. Идея в том, чтобы заменить линейные проверки (если их не избежать) на использование бизнес-правил. Этот подход оправдан в случае, когда проверки носят характер рутинной операции и не осуществляют «организационную власть» контролера.

Описание и оптимизация бизнес-процессов могут использовать любые бизнес-правила, в зависимости от задач компании и специфики работы. Вместо специалистов, вручную выполняющих проверки, это может делать ИТ-система в автоматическом режиме. Она будет мгновенно проверять корректность данных и выполняемых в процессе операций и не переведет процесс на следующий шаг, пока работа не будет выполнена верно.

Чтобы проиллюстрировать этот прием, мы снова изменили схему процесса обработки рекламаций. Теперь проверку заявки выполняет не коммерческий директор и не директор по сбыту — они ничего не согласуют. Проверка осуществляется автоматически по заданному бизнес-правилу.

Если необходимо, система отправляет сотруднику задачу уточнить данные по заявке. Чтобы предотвратить зацикливание (когда сотрудник что-то делает не так, и система энное количество раз возвращает задачу на доработку), в процесс добавлена возможность эскалации цикла. В этом случае к работе подключится другой специалист, чтобы решить проблему — он может помочь специалисту и, если требуется, перенастроить бизнес-правило.

Идея 6. Интегрированный процесс

В заключении приведем, пожалуй, один из самых важных паттернов. Без него оптимизация бизнес-процессов компании просто не имеет смысла. Чтобы понять, о чем речь, еще раз обратимся к нашему примеру.

На схеме процесса видно, что в работе с рекламациями используются и ручные операции, и бизнес-правила, и несколько подпроцессов. Подобная фрагментация работы на множество задач, выполняемых сотрудниками различных департаментов, в разных ИТ-системах, может иметь последствия. Теряется целостность процесса. Его участники отвечают за выполнение только своих отдельных операций, но никто не контролирует общий результат.

Процесс постепенно теряет ориентацию на клиента, и на первый план выходит работа ради работы.

Именно поэтому, главная цель описания процессов в организации — охватить работу целиком, от начала до завершения. Если мы не держим под контролем весь процесс, мы не можем ни анализировать его, ни тем более влиять на его ценность для заказчиков.

При этом ценность процесса вполне можно исследовать. Она складывается из соотношения выгод заказчиков к прямым и косвенным затратам, которые они несут в процессе выбора, приобретения и использования результата нашего процесса. Повышая выгоды и снижая «жертвы», компания способна увеличивать customer value. Однако применить этот подход можно только к интегрированным процессам, которые контролируются от старта и до завершения.

Узнать больше о ценности процессов >

Если вновь посмотреть на пример с обработкой рекламаций, результатом процесса здесь является замена товара. Только это интересует заказчиков. В добавок они могут получить или не получить положительные эмоции от качества сервиса, и это тоже не стоит сбрасывать со счетов. В ситуации, когда одна компания заменяет товар за неделю, но для этого клиенту нужно несколько раз звонить и ругаться. Другая будет рассматривать обращение за тот же срок, но без эксцессов, к тому же статус заявки можно отслеживать через приложение. Вариантов оптимизации здесь может быть множество.

Управление и оптимизация бизнес-процессов компании, организации

Оптимизация бизнес процессов

Управление бизнес-процессами и оптимизация бизнес-процессов компании с использованием нашего подхода EBPO ® (Enterprise Business Process Optimization) позволит вам точно определить с чего начать для решения наиболее важных проблем предприятия и получить желаемый результат.

В последние годы, на организации навалилось множество разных методов и философий по улучшению бизнеса, каждый из которых имеет своих активных сторонников и критиков. Эти подходы, включающие такие, как TQM, Lean, Six Sigma, JIT, Kaizen при правильном применении могут принести существенные улучшения во всей компании. Однако, неверное применение во время внедрения, неприемлимость использования на некоторых проектах и другие причины могут стать результатом субоптимизации или полного отсутствия улучшений в организации в долгосрочной экономической результативности.

Управление бизнес-процессами компании — концептуальная модель

Таким образом, для эффективного управления бизнес-процессами в организации очень важно применение правильной концептуальной основы, согласованной с видением предприятия и его стратегическими целями и позволяющей выбор разных методов улучшений. EBPO ® (Enterprise Business Process Optimization) – модель, являющаяся разработкой нашей компанией и концептуальной основой эффективного управления бизнес-процессами, которая позволит настроить процессы в соответствии с нуждами предприятия и предоставить эффективные инструкции в сфере планирования, использования и оптимизации критических бизнес процессов.

Системный подход наших экспертов к анализу и управлению бизнес-процессами позволит выработать для вашей компании комплексные, но в то же время гибкие решения для обеспечения более эффективного позиционирования вашего бизнеса с целью уверенного достижения его проектных задач — высокого качества при соблюдении сроков и минимальных издержках.


Оптимизация бизнес-процессов организации с помощью ЕВРО ® — наши услуги

Путем систематической идентификации и картирования потоков создания потребительской ценности, модель ЕВРО позволяет компании выбрать программы оптимизации и инициативы, способные повысить эффективность бизнеса и принести наибольшую отдачу на организационные инвестиции.
ЕВРО является гибким инструментом, обеспечивающим системообразующую основу управления бизнес-процессами, позволяющую организациям идентифицировать наиболее важные из них, оценить их результативность, разработать цели для оптимизации в соответствии с уникальными требованиями предприятия, выбрать правильные инструменты и методы для достижения этих целей и контролировать бизнесом эффективность прилагаемых усилий по оптимизации.


Оптимизация бизнес-процессов

Успех требует стратегического подхода к расстановке приоритетов, выстраиванию и поддержанию на должном уровне хозяйственной деятельности. Мы поможем вам разработать стратегию вашей компании и донести её до заинтересованных сторон. Для этого у нас имеются проверенные на практике методики и инструменты. Разработанная нами стратегия будет тесно увязана с операционной деятельностью вашей компании и тем самым обеспечит вашему бизнесу устойчивый результат в долгосрочной перспективе. 

Вопросы, стоящие перед Вами сегодня

  • В результате бурного роста вашей компании некоторые функции стали дублировать друг друга, круг обязанностей руководства приобрел нечеткие границы и значительно возросли затраты на бизнес-процессы.
  • Отсутствуют чёткие стандарты выполнения ряда  бизнес-процессов, что привело к необходимости усовершенствования этих процессов.
  • Вы хотите узнать, как работают наиболее успешные компании в вашей отрасли, и освоить передовой опыт.

Мы предлагаем

Усовершенствование бизнес-процессов

  • Пересмотр существующих бизнес-процессов
  • Выявление областей, в которых необходимы улучшения
  • Использование специального инструментария для оценки зрелости вашего бизнеса
  • Оценка передового опыта других стран с точки зрения его применимости в конкретных условиях и способности обеспечить желаемый результат
  • Определение областей, требующих надзора и контроля
  • Реорганизация бизнес-процессов и согласование новой модели бизнес-процессов с ответственными лицами и заинтересованными сторонами

Моделирование существующих процессов

  • Определение критериев и выбор соответствующего программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов
  • Разработка целевой модели для иерархических процессов
  • Проведение собеседований с сотрудниками для разработки процедур картирования бизнес-процессов
  • Моделирование непрерывного процесса контроля качества
  • Обучение сотрудников методике моделирования

Преимущества работы с нами

  • Сокращение затрат и повышение качества бизнес-процессов.
  • Для руководителей, аудиторов, внешних партнеров и инвесторов бизнес-процессы становятся более понятными и прозрачными.
  • Ясные и понятные процедуры взаимодействия между подразделениями и сотрудниками.
  • Стандартизация бизнес-процессов и повышение  эффективности деятельности на всех уровнях и во всех подразделениях организации.
  • Упрощение модели обучения для новых сотрудников.
  • Максимальное повышение эффективности процессов управления рисками.

Оптимизация бизнес-процессов в банках | Операционные риски

Наши услуги

1. Оптимизация бизнес-процессов банка (кредиты, депозиты и текущие счета, платежные процессы и процессинг, пластиковые карты, резервы, аккредитивы и гарантии, факторинг, комиссии, МБК, конверсионные операции, ценные бумаги и ПФИ) и повышение эффективности функции казначейства

Мы помогаем банкам пересмотреть существующие бизнес-процессы с точки зрения рисков и контрольных процедур, обращая особое внимание на бесконтрольные или требующие улучшения области, дублирующиеся или неэффективные функции, а также области, в которых возможна и более эффективна автоматизация процесса. При необходимости автоматизации мы также можем помочь с разработкой критериев и выбором программного обеспечения либо подготовить бизнес-требования к существующим ИТ-системам. При реорганизации бизнес-процессов мы оказываем поддержку в процессе согласования новой модели бизнес-процессов с ответственными лицами и заинтересованными сторонами.

 

2. Оптимизация/выстраивание процесса разграничения полномочий в банке

Риски, связанные с неэффективно выстроенным или вовсе не выстроенным процессом разграничения полномочий, велики для любой организации. Постоянно дополняя ролевую модель, не всегда есть возможность и время для того чтобы проверить, не противоречат ли новые роли в ИТ-системе банка уже имеющимся. В особенности зная о сложности организации ролевой модели в банковских системах.

В целях оптимизации процесса разграничения полномочий мы можем:

  • провести анализ матрицы прав и ролей в ИТ-системах банка;
  • подготовить рекомендации по выстраиванию эффективного с точки зрения рисков и контрольных процедур процесса разграничения полномочий;
  • разработать критерии и помочь с выбором программного обеспечения либо подготовить бизнес-требования к уже существующим ИТ-системам банка.

 

3. Оптимизация процесса подготовки налоговой отчетности и налоговой функции банка в целом

Налоговый департамент и процесс подготовки налоговой отчетности — важные составляющие работы любой организации. Подготовка качественной и достоверной налоговой отчетности может занимать меньше времени.

Мы можем помочь банку в трансформации процесса подготовки налоговой отчетности с точки зрения рисков и контрольных процедур, обращая особое внимание на бесконтрольные или требующие улучшения области, дублирующиеся или неэффективные функции, а также области, в которых возможна и более эффективна автоматизация процесса. При выявлении функций, которые выполняются налоговым департаментом, но по сути являются зоной ответственности других департаментов, предлагаются варианты эффективного перераспределения функциональных обязанностей. При осуществлении трансформаций любого характера мы оказываем поддержку в процессе согласования новой бизнес-модели с ответственными лицами и заинтересованными сторонами.

При необходимости автоматизации мы также можем помочь с разработкой критериев и выбором программного обеспечения либо подготовить бизнес-требования к существующим ИТ-системам.

 

Ключевые предпосылки к оптимизации/повышению эффективности функции или вопросы, стоящие перед вами сегодня:

Критерии оптимизации бизнес-процессов

Цель деятельности любой компании – это получение прибыли. Для того чтобы деятельность компании была прибыльной, то есть эффективной, необходимо найти оптимальное соотношение результата и затраченных усилий на его получение.
На решение этой задачи и направлена оптимизация бизнес-процессов (далее БП).

Когда появляется необходимость в оптимизации?

В какой момент или при каких условиях в компании появляется понимание того, что необходимо оптимизировать существующие БП и, соответственно, выявлять критерии оптимизации? Предпосылок этому может быть множество, перечислим некоторые из них:

  1. Крупная зрелая компания с установившимися БП, в основе развития которой лежит сбалансированная система показателей (Balanced ScoreCard, BSC). В такой компании оптимизация того или иного процесса уже заложена в стратегии развития компании и идет своим чередом.
  2. Объединение/укрупнение компаний и формирование холдингов. То, что было прозрачно и управляемо на уровне одной компании, становится неуправляемым и непрозрачным в результате структурных преобразований, которые сопровождают процессы слияния. В условиях отсутствия прозрачности процессов на уровне всего холдинга, потери управляемости, несвоевременности и неполноты предоставляемой информации или отчетности, нет возможности оперативно решать возникающие критические для бизнеса вопросы и, как результат, снижается конкурентоспособность компании.
  3. Компания, БП в которой изначально не были выстроены в соответствии со стратегией развития, а были адаптированы под какой-либо конкретный проект. Все последующие проекты в первоначальный БП не укладываются, в итоге БП усложняется и «обрастает» новыми деталями и нюансами, а в результате снижается эффективность процессов компании в целом.
  4. Внедрение информационной системы, например, как веяние моды или спущенный сверху корпоративный стандарт. В данном случае требуется описание и реинжиниринг всех процессов компании.
  5. Смена собственника бизнеса или руководства компании и, как результат, необходимость в понимании того, что собственно происходит в данный момент, влечет за собой как минимум необходимость в описании БП.

Список перечисленных ситуаций не полный, и в реальности ситуации могут встречаться не в «чистом» виде, а сочетаться друг с другом.

В чем причина неэффективности?

Наиболее распространенные причины низкой эффективности процессов:

  1. Полное или частичное дублирование операций, избыточные звенья цепи, излишние точки контроля. На одном из проектов была показательная ситуация с отделом канцелярии. В рамках согласования распорядительного документа отдел выступал полноценным согласующим, вносящим изменения в документ не только орфографического характера, но и стилистического, изменяя зачастую тот смысл, который вкладывался в документ автором, принимал решение о необходимости дополнительного согласования и т. п. После оптимизации БП, функции отдела были сокращены в рамках БП до проведения нормоконтроля без права внесения самостоятельных правок, проблема «слабого звена», тормозившего весь процесс, была решена.
  2. Нечеткое разграничение ответственности в рамках процесса между участниками или подразделениями.
  3. Непонимание необходимости выполнения операций. Для чего выполняется та или иная операция, какое место она занимает в бизнес-процессе в целом.
  4. Подстройка процесса под человека, а не человека под процесс.

Что оптимизируем?

Процесс оптимизации включает в себя несколько этапов.

1. Определить цель оптимизации

Необходимо понять, что в конечном итоге мы хотим получить. Цель должна быть конкретной и измеримой, к примеру, не просто «увеличить продажи продукции», а «увеличить объем продаж на 50% с сохранением текущего штата сотрудников» и т.п. Конкретный и измеримый результат необходим для понимания того, достигнута цель в результате оптимизации или нет.

2. Определить какие БП требуют оптимизации

Наиболее очевидный и распространённый ответ – самые значимые. А какие процессы являются самыми значимыми? Логично предположить, что это основные бизнес-процессы, которые создают ценность продукта. «Значимость» процесса или его участие в цепочке создания ценности не означает, что его необходимо оптимизировать в первую очередь. Первым необходимо оптимизировать процесс, который ограничивает все остальные. Стоит отметить, что оптимизация сразу всех БП также далеко не всегда является рациональной. После того как определены БП, необходимо определить критерии оценки БП и разработать план оптимизации.

3. Выполнить разработанный план и оценить результаты

Любой БП характеризуется временем, стоимостью, результатом, качеством и фрагментацией. Обозначив для каждой из характеристик ряд критериев оценки, мы получим показатели, которые необходимо улучшить. По мнению экспертов, эти показатели можно разбить на группы:

  • показатели результативности;
  • показатели стоимости;
  • показатели времени;
  • показатели качества;
  • показатели фрагментации.

Показатели результативности отражают то, в чем заключается результат БП. Если процесс имеет доходную составляющую, то показателем для него будет выступать доход. Для управления персоналом показателем может выступать уровень текучки кадров, для БП, связанного с производством, – объем производства продукции. При оптимизации БП, связанных с финансами, в качестве показателя могут выступать полнота, своевременность и достоверность информации о полученной прибыли.

Показатели стоимости являются универсальными для любых БП. Они характеризуют прямые и косвенные затраты, возникающие при протекании БП. Затраты напрямую влияют на стоимость продукции, если идет речь, например, о производственном процессе. Соответственно, снижая затраты, организация может снизить стоимость продукции и быть более конкурентоспособной на рынке. К показателям стоимости можно отнести затраты временных и материальных ресурсов.

Показатели времени, как и показатели стоимости, также являются универсальными для любых БП. Для того чтобы оставаться конкурентоспособной организации необходимо стремиться как минимум к тому, чтобы время протекания БП не превосходило аналогичные процессы у конкурентов.

Показатели качества сугубо индивидуальны для каждого БП. Качество процесса часто оценивается в количественных данных. Например, если речь идет о складских процессах, то показателем может выступать количество пересортицы, количество неправильно выданной или полученной продукции. Если речь идет о сервисной поддержке, то показателем может выступать количество обращений или количество жалоб на качество сервиса. Для производственного процесса показатель может отображать данные по проценту бракованной продукции.

Показатель фрагментарности является универсальным для любых БП. Он характеризует БП с точки зрения количества сотрудников и структурных подразделений, которые в нем участвуют. Большое количество участников, разнесенных по разным подразделениям зачастую является причиной проблем с результативностью БП, временем его протекания, качеством и стоимостью. В настоящее время существует тенденция снижать показатель фрагментарности с целью повышения эффективности и конкурентоспособности процессов.

При оптимизации БП очень часто возникает желание улучшить все показатели сразу, тут стоит помнить высказывание: «лучшее – враг хорошего». Все показатели взаимосвязаны, улучшая показатели одной группы, можно ухудшить показатели другой: «Качество – стоимость – срок: из трех показателей выбрать нужные два (с)». В данной ситуации очень важно находить золотую середину, например, сокращать сроки не привлекая дополнительные ресурсы, а не стремиться сократить одновременно и то, и другое.

Всем ли нужна оптимизация?

Несмотря на то, что оптимизировать «модно», бывают ситуации, когда оптимизация не приносит ожидаемых результатов, а становится напрасной тратой времени и ресурсов, например:

  1. В очень маленьких компаниях с несложными бизнес-процессами, жизненный цикл которых небольшой. Затраты на проведение описания БП, выявление показателей для улучшения явно будут выше реальной выгоды оптимизации.
  2. В компаниях, не располагающих внутренними ресурсами, которые бы поддерживали оптимизируемые бизнес-процессы и развивали их в дальнейшем. Привлеченный со стороны специалист – явление «временное» и дорогостоящее, после того как он завершит свою работу в компании, все может так и остаться на бумаге в схемах и описаниях.
  3. Молодые компании с быстрым ростом. Бизнес-процессы в такой компании еще незрелые, постоянно меняющиеся, и описание БП в конечном итоге может на момент готовности не соответствовать действительности или быть попросту устаревшим.

Оптимизация бизнес проццессов


ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Оптимизация бизнес процессов, это вишенка на торте всей деятельности по управлению бизнес процессами. Результатом оптимизации всегда является улучшение выполнения процесса, его продуктов и взаимодействий. Улучшение всегда видно не только через показатели процесса, но и в виде явных результатов – увеличение выручки, снижение операционных издержек, прирост количества клиентов и т. д.

В качестве основы, для оптимизации, выступают не текущие ограничения системы, но конкретные цели. Иными словами – мы ведем систему бизнес процессов к целевому состоянию, а не пытаемся просто толкать ее вперед. Оптимизация бизнес процессов – систематическая, а не стихийная работа. Совершенствование процессов происходит разными путями. Где то мы меняем порядок и состав работ, где то автоматизируем, где то внедряем новые методики и проводим обучение персонала. Иногда, для достижения результата, необходимо полностью перестроить процесс и выполнить, так называемый, реинжиниринг.

Все проекты оптимизации и внедрения изменений проходят под нашим руководством.

ЭТО ДЛЯ ВАС ЕСЛИ

  • Бизнес процессы не приводят к выполнению целей компании
  • Вы понимаете, что операционная деятельность компании проходит не оптимальным путем и существует потенциал улучшения
  • Большое количество «пожаров» блокирует системную работу по развитию
  • Вы хотите чтобы компания стабильно росла и уверенно чувствовала себя на рынке
  • Существующая реальность требует изменений в компании
  • Вы хотите производить лучшие продукты / сервисы, которые бы делали клиентов действительно довольными
  • Вы хотите получить такое преимущество в деятельности, которое позволит существенно обогнать конкурентов

РЕЗУЛЬТАТ

    Основным результатом являются оптимизированные бизнес процессы, показывающие стабильные целевые результаты. Помимо этого, вы получаете:
  • Измененная, в соответствии с новыми бизнес процессами, документация.
  • Обученный персонал – участники бизнес процессов.
  • Обученный системным улучшениям менеджмент.
  • Сравнительный функционально стоимостной анализ бизнес процессов.
  • Отчет по результатам оптимизации и внедрения каждого процесса. Отчет включает в себя описание, на основании которого можно оптимизацию повторить.
  • Анализ изменения целевых показателей компании.
  • Отличные продукты / сервисы и довольные клиенты

КАК МЫ ЭТО ДЕЛАЕМ

  1. Совместное определение и согласование целей, задач и зон улучшения бизнес процессов.
  2. Мы разрабатываем варианты оптимизации, анализируем ожидаемый эффект и необходимые условия для их реализации. Фактически, каждое предложение по оптимизации оценивается с точки зрения возврата на инвестиции и влияния на целевые показатели компании.
  3. Согласовываем и определяем вариант процесса для внедрения.
  4. Разрабатываем проект внедрения, план коммуникаций и согласовываем его со всеми заинтересованными лицами.
  5. Реализуем проект.
  6. Проводим оценку внедрения, совместно принимаем решение о дальнейших действиях.

УСЛУГИ

КОМАНДА

Владелец направления

Роман Зайцев

Практический опыт – 10 лет

Эксперт в области управления бизнес процессами, управления изменениями, повышения операционной эффективности и оптимизации бизнес процессов.

Подробнее Эксперт

Клаес Берлин

Практика направления – 35 лет

Эксперт в области управления бизнес процессами, бережливого производства, управления качеством и повышения операционной эффективности.

Подробнее ПЕРЕИТИ К ЗАПИСЯМ БЛОГА УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССАМИ

Оптимизация бизнес-процессов компании (на примере бизнес-процесса «Капитальный ремонт и ликвидация основных фондов» АО «Самотлорнефтегаз»)


Please use this identifier to cite or link to this item: http://earchive.tpu.ru/handle/11683/54749

Title: Оптимизация бизнес-процессов компании (на примере бизнес-процесса «Капитальный ремонт и ликвидация основных фондов» АО «Самотлорнефтегаз»)
Authors: Волокитин, Роман Леонидович
metadata.dc.contributor.advisor: Корниенко, Анна Анатольевна
Keywords: бизнес-процесс; оптимизация; моделирование бизнес-процесса; анализ бизнес-процесса; процессный подход; business process; optimization; business process modeling; business process analysis; process approach
Issue Date: 2019
Citation: Волокитин Р. Л. Оптимизация бизнес-процессов компании (на примере бизнес-процесса «Капитальный ремонт и ликвидация основных фондов» АО «Самотлорнефтегаз») : магистерская диссертация / Р. Л. Волокитин ; Национальный исследовательский Томский политехнический университет (ТПУ), Школа инженерного предпринимательства (ШИП), Школа инженерного предпринимательства (ШИП) ; науч. рук. А. А. Корниенко. — Томск, 2019.
Abstract: Цель работы — разработка рекомендация по оптимизации бизнес-процесса в целях повышения эффективности и снижения рисков. Актуальность работы заключается в том, что оптимизация бизнес-процессов — необходимый инструмент управления и организации деятельности компании для повышения качества конечных результатов деятельности.
The purpose of the work is to develop a recommendation for optimizing the business process in order to increase efficiency and reduce risks. The relevance of the work lies in the fact that the optimization of business processes is a necessary tool for managing and organizing the company’s activities to improve the quality of the final results of operations.
URI: http://earchive.tpu.ru/handle/11683/54749
Appears in Collections:Магистерские диссертации

Items in DSpace are protected by copyright, with all rights reserved, unless otherwise indicated.

Оптимизация бизнес-процессов: 3 шага, которые вы должны предпринять, чтобы принести реальную пользу своей организации | Лейре Видал Аристу | Аналитика управления бизнесом и ИТ

Оптимизация процессов — ключевой шаг к повышению ценности вашей инициативы BPM и вашей организации. Это поможет вам достичь целей, поставленных в начале программы BPM, что позволит вашей организации постоянно совершенствоваться.

Для любого бизнеса статус-кво редко бывает желательным. В сегодняшней конкурентной деловой среде организации должны убедиться, что они не только адекватно документируют свои процессы, но и выделяют время и ресурсы на анализ и улучшение своих процессов. Оптимизация процессов с использованием как качественного, так и количественного анализа является ключевым шагом на пути повышения эффективности вашей инициативы BPM и вашей организации.

Оптимизация бизнес-процессов может быть разбита на три основных этапа:

1) Анализ и оптимизация

2) Внедрение и изменение

3) Оценка и контроль

После того, как ваши процессы нанесены на карту, вы теперь готовы определить, какие процессы лучше всего подходят для оптимизации.Использование инструмента, поддерживающего различные виды анализа, поможет вам легче определить, на каком из ваших процессов следует сосредоточить внимание в ходе предстоящей оптимизации.

Анализ процесса может быть качественным или количественным. Качественный анализ даст вам более глубокое представление об атрибутах вашего процесса, в то время как количественный анализ позволит вам проверить гипотезы и предсказать, как процессы будут вести себя в будущем (см. Моделирование ниже).

Качественный анализ — Примеры

1.Классификация процессов — как ваши процессы классифицируются с точки зрения предсказуемости, сложности, частоты и ценности для бизнеса?

Хорошо продуманный и содержательный подход к классификации поможет вам сосредоточиться на наиболее важных процессах для оптимизации. Классификация процессов на основе трех приведенных выше критериев может помочь вам, например, определить, какие процессы являются хорошими кандидатами для оптимизации.

Процесс, который является очень предсказуемым, простым и частым, является отличным кандидатом для оптимизации; в частности, с помощью роботизированной автоматизации процессов (RPA) — практики автоматизации больших объемов повторяемых задач — для снижения затрат, повышения производительности и оптимизации обслуживания клиентов.

Для начала информацию об этих критериях необходимо сначала собрать, а затем задокументировать, в идеале с помощью специального инструмента BPM. Эти данные можно собирать разными способами. Например, создавая опросы и передавая их различным ответственным за процессы, чтобы они могли субъективно оценивать свои процессы по определенной шкале по каждому из трех критериев.

После того, как эти данные будут собраны для оставшихся процессов и задокументированы в вашем инструменте, можно сгенерировать представление портфолио (подобное приведенному ниже).Это представление отобразит все критерии классификации и оценки на едином графике, что позволит вам определить лучшие процессы для автоматизации и, следовательно, оптимизации.

Рис. 1. Вид портфолио, показывающий, как процессы организации классифицируются с точки зрения частоты, сложности и ценности для бизнеса. Создан с помощью инструмента BPM ADONIS.

Другие примеры качественного анализа перечислены ниже.

2. Тепловая карта рисков — Какие процессы связаны с наивысшим уровнем риска? Какие меры контроля существуют для снижения этих рисков?

Анализ тепловой карты рисков может помочь вам определить, какие процессы, возможно, необходимо улучшить с точки зрения управления рисками. В идеале менеджер по рискам в вашей организации будет располагать этой информацией и уметь задокументировать ее с помощью специального инструмента BPM.

Рисунок 2: Матрица действий, рисков и контроля, отображающая риски, присутствующие на каждом этапе процесса, и средства контроля для их снижения. Кроме того, тепловая карта показывает, какие риски подвержены наибольшему риску. Создан с помощью инструмента BPM ADONIS .

3. Соответствие — Какие процессы в настоящее время не соответствуют целям контроля вашей организации?

Это представление иллюстрирует уровень зрелости каждого процесса по отношению к целям управления.Это может помочь вам определить, какие процессы требуют дополнительных усилий для достижения желаемых уровней соответствия. Опять же, менеджер по соблюдению нормативных требований вашей организации должен располагать этой информацией и задокументировать ее в инструменте, чтобы можно было провести такой анализ.

Рисунок 3: Матрица соответствия целям процесса и контроля, отображающая уровень соответствия процесса цели контроля (внутреннему или внешнему требованию). Создан с помощью инструмента BPM ADONIS.

Хотя качественный анализ может дать полезную информацию, он может быть субъективным.Следовательно, качественный анализ всегда следует проводить наряду с более объективным количественным анализом.

Количественный анализ — пример

Моделирование может помочь вам проанализировать один или несколько альтернативных путей в данном процессе, используя такие данные, как время и стоимость.

Более того, используя моделирование в качестве метода, вы можете анализировать влияние гипотетических адаптаций процесса, выполняя моделирование тестового прогона и сравнивая их производительность с исходными.

Моделирование позволяет выполнять количественное сравнение процессов КАК ЕСТЬ и КАК БЫТЬ, измеряя ключевые критерии, такие как время цикла процесса, стоимость процесса и количество сотрудников, необходимое для завершения процесса.Кроме того, каждый из них может быть разбит на определенный уровень активности, что позволяет выявлять узкие места и снижать эффективность.

Кроме того, моделирование предлагает очевидное преимущество, заключающееся в предоставлении конкретных, поддающихся количественной оценке цифр, подтверждающих ваш случай, когда бизнес-процесс может быть улучшен и оптимизирован. Это позволяет вам представить ценность оптимизации процесса с точки зрения времени и денег; два критерия, которые могут понять и понять все деловые люди и менеджеры. Предоставление лицам, принимающим решения, четких и понятных аргументов является важной частью любых усилий по трансформации бизнеса.

Рис. 4. Результаты моделирования четырех процессов, созданных ADONIS.

После определения идеальной схемы процесса можно приступить к реализации проекта изменения процесса. Объем такого проекта может охватывать несколько уровней, таких как:

  • Технические изменения в приложениях, которые поддерживают новый процесс
  • Организационные изменения ролей и обязанностей в новом процессе
  • Знание и обучение существующих ролей в отношении нового процесс
  • Действия по управлению изменениями для обеспечения плавного перехода к новому процессу

С учетом того, какое влияние может оказать изменение процесса, согласованный и утвержденный дизайн процесса обеспечивает согласованность на протяжении всего проекта изменения процесса. Это гарантирует, что все команды, участвующие в проекте изменений (т. Е. ИТ, HR, операционный отдел), достигнут согласованной и общей цели, которая поддерживает цель проектирования процесса.

Этот этап включает в себя проверку (а) соблюдения процесса и (б) соответствия обновленного процесса желаемым результатам путем однократного выполнения некоторых из перечисленных выше анализов.

Чтобы оценить, постоянно ли внедряемые изменения выполняются сотрудниками, с одной стороны, и гарантировать, что изменения приносят намеченные результаты, требуется надлежащая модель управления и проверки.В книге под названием «The Ultimate Guide to Process Management Organizations» Теодор Панагакос упоминает, что организациям следует создать руководящий орган BPM, который будет отдавать приоритет эффективному мониторингу. Этот процесс мониторинга включает в себя постоянные усилия по периодическому анализу для оценки и внедрения как новых, так и хорошо установленных процессов.

Учитывая важность оптимизации процессов и тот факт, что постоянное совершенствование является фактом сегодняшней жизни, организации должны стремиться к профессионализации своего подхода к таким усилиям по оптимизации процессов с помощью надежной практики BPM. Шаги, описанные выше, дают целостную картину проблем и ключевых аспектов, которые следует учитывать при запуске такого проекта. BPM как практика может быть инкубатором и фактором успеха, который гарантирует, что организация обладает необходимыми навыками, методами и передовыми практиками, позволяющими оптимизировать процессы на предприятии. Поэтому организациям следует стремиться наделить основную команду BPM полномочиями для обеспечения успешных результатов этих критически важных проектов.

Увеличьте свой потенциал BPM уже сегодня!

Оптимизация бизнес-процессов | Рассел Тобин

Ключевые преимущества BPO

Повышение эффективности и производительности

Наличие подходящих процессов может привести к повышению производительности труда сотрудников.Благодаря четким, организованным системам сотрудники могут получать доступ к информации с большей скоростью, что дает больше времени и энергии для достижения основных целей.

Экономия затрат

Будь то ресурсы или офисные помещения, использование решения BPO позволит организации сэкономить на накладных расходах и, по сути, направить их на стратегическую и инвестиционную деятельность.

Последовательность и подотчетность

Последовательность является ключевым моментом и помогает добиться высококачественных результатов.Внедрение решения по оптимизации может помочь обеспечить организованные операции, одновременно уменьшая количество ошибок и повышая производительность. BPO устанавливает структуру с четкими инструментами отчетности, повышая ответственность сотрудников за свой рабочий день.

Гибкость и производительность

В конечном итоге оптимизация бизнес-процессов поможет обеспечить более плавное выполнение ваших операций. Это обеспечивает большую гибкость на рабочем месте, позволяя вашим сотрудникам уделять больше времени и энергии целям и задачам высокого уровня. Благодаря оптимизации бизнес лучше подготовлен к внесению изменений, когда это необходимо, и немедленному решению любых проблем.

Что мы делаем

Мы предлагаем как индивидуализированные, так и стандартизированные решения в таких областях, как обработка страховых случаев, полный комплекс финансовых и бухгалтерских услуг, аутсорсинг процесса найма и управление циклом доходов. Решения, которые мы создаем, являются продуктом нашего ориентированного на клиента подхода к поиску, проектированию и внедрению.Мы предлагаем интегрированные решения по продуктам и услугам, которые обеспечивают нашим клиентам рентабельные и масштабируемые бизнес-процессы. Мы разработали целенаправленную методологию перехода, которая помогает компаниям беспрепятственно внедрять наше решение без каких-либо перерывов.

Мы предоставляем бесплатный диагностический обзор, который включает отображение процессов и предлагаемые улучшения. Мы анализируем транзакционные процессы компании и понимаем, как мы можем эффективно оптимизировать их бизнес-процессы, прежде чем составлять дорожную карту и внедрять план. Организации, которые сотрудничают с нами, обычно экономят 10-40% затрат и 30-50% времени выполнения работ, в зависимости от процесса.

Наши недорогие решения создаются индивидуально для каждого клиента с помощью комбинации моделей доставки на месте, за его пределами и за границу. Благодаря нашим решениям по стратегическому аутсорсингу мы позволяем нашим клиентам сосредоточиться на том, что они делают лучше всего, и помогаем им делать это более эффективно.

Оптимизация бизнес-процессов | IntelliChief

По мере роста вашего бизнеса важно оценивать свои процессы и подтверждать, что они приносят желаемые результаты.Тот факт, что вы всегда поступали определенным образом, не означает, что это нельзя улучшить. На самом деле оптимизация бизнес-процессов — отличный способ узнать, что работает, а что вас сдерживает.

Оптимизация дорогостоящих и трудоемких бизнес-процессов с помощью автоматизации

На современном рабочем месте автоматизация — один из лучших способов повысить эффективность дорогостоящих, устаревших бизнес-процессов. Компьютеры могут выполнять повторяющиеся малозначимые задачи, что позволяет вашим сотрудникам сосредоточиться на более стратегической работе.Хорошими кандидатами на автоматизацию являются:

  • Ручной ввод данных
  • Сбор и распространение документов
  • Заполнение форм
  • Поиск информации о клиентах и ​​поставщиках
  • Подготовка заказов к отгрузке
  • Управление почтовым отделением

В IntelliChief мы используем передовое программное обеспечение для автоматизации, которое поможет вам работать быстрее и эффективнее. Независимо от того, используете ли вы наше программное обеспечение или только начинаете автоматизировать рабочий процесс, наша команда может помочь вам найти способы его улучшить.

Работайте быстрее, сокращайте количество ошибок и повышайте прибыль

Наше программное обеспечение для оптимизации бизнес-процессов может помочь вам с рядом инициатив. Это идеальное решение для:

Первым шагом является отображение бизнес-процессов, которое позволяет изобразить ваши процессы на бумаге. Это позволяет вам преобразовывать сложные рабочие процессы в визуальный формат. Вы можете видеть, где вы работаете с максимальной эффективностью, а где у вас возникают задержки.

Оттуда мы поможем вам решить, что вы можете автоматизировать — как сейчас, так и в будущем.Мы понимаем, что ваш бизнес постоянно меняется, и поэтому рассматриваем оптимизацию бизнес-процессов как непрерывный процесс.

Мы постоянно разрабатываем новые инструменты, такие как программное обеспечение оптического распознавания текста и приложения для управления мобильным контентом, чтобы помочь вам работать эффективнее и сотрудничать в любом месте. С каждым новым обновлением вы будете получать новые функции, которые помогут вашей компании стать более конкурентоспособной. (Еще о чем следует помнить: наши новые выпуски основаны на разработке, ориентированной на клиентов, что означает, что мы учитываем ваши отзывы напрямую.Ваши болевые точки — наш наивысший приоритет.)

Начните работу с индивидуальным планом оптимизации бизнес-процессов

В IntelliChief мы помогли сотням компаний повысить эффективность своих процессов. Дистрибьюторы, производители, логистические компании и другие крупные предприятия полагаются на наше программное обеспечение для управления бизнес-процессами, и мы будем рады поделиться с вами нашим опытом.

Оптимизация бизнес-процессов для новых клиентов

Если вы новичок в автоматизации рабочих процессов или у вас есть система, которой вы не пользуетесь, мы поможем вам разработать лучшую стратегию для ваших самых трудоемких рабочих процессов.Наша система автоматизации процессов поможет вам положить конец повторяющейся работе. Например, вы можете отказаться от сопоставления счетов-фактур вручную, распределения заказов на продажу и ввода информации в ERP. Если учесть, как часто вы выполняете эти задачи, оптимизация процессов даже на несколько минут может привести к значительным результатам.

Оптимизация бизнес-процессов для текущих клиентов

Служба проверки работоспособности системы

IntelliChief предназначена для текущих клиентов, которые хотят использовать свои решения более эффективно. Мы рассмотрим, как вы в настоящее время используете свое программное обеспечение, а затем поговорим один на один с каждым отделом, который оптимизирует свои рабочие процессы. Оттуда мы будем рекомендовать новые функции, обновления и улучшения рабочих процессов, которые помогут вам улучшить свои бизнес-процессы. Наши специалисты предоставят вам индивидуальную дорожную карту, чтобы убедиться, что вы работаете на полную мощность.

Поскольку IntelliChief — это решение корпоративного уровня, вы можете использовать его во всей организации. (Другие системы оптимизации бизнес-процессов предназначены для отдельных конкретных рабочих процессов, что затрудняет их реализацию в нескольких отделах.) Узнайте больше о наших решениях применительно к расчетам с поставщиками, дебиторам, управлению заказами, финансам и управлению человеческим капиталом.

Бизнес-аналитика

Вам нужна полная прозрачность ваших бизнес-процессов. Наше программное обеспечение предоставляет вам возможности подробных отчетов и аналитики, позволяя легко выявлять проблемы и находить решения.

Информация в режиме реального времени помогает вам увидеть, где процессы задерживаются, и есть ли основные закономерности, которые могут помочь вам улучшить.Эти знания имеют решающее значение для устойчивого и долгосрочного роста.

Узнайте больше об оптимизации бизнес-процессов с помощью IntelliChief

Если вы хотите сократить время выполнения заказа, улучшить денежный поток своей компании или упростить совместную работу в своей организации, мы всегда готовы помочь. IntelliChief помогла сотням компаний осознать преимущества отказа от бумажных документов, оптимизации бизнес-процессов и, в конечном итоге, перехода к автоматизации. С безбумажным офисом на базе IntelliChief вы не только защитите инфраструктуру своей компании от внутреннего давления, но и от внешнего давления.

Чтобы узнать больше о наших услугах по оптимизации бизнес-процессов, свяжитесь с нами сегодня. Даже если вы являетесь текущим клиентом, мы рекомендуем вам обратиться непосредственно к своему менеджеру по работе с клиентами, чтобы обсудить варианты расширения вашего решения. Мы поможем вам начать работу со всеми инструментами, необходимыми для более эффективной работы.

3 признака, что пришло время для оптимизации процессов и как это сделать

В сегодняшнем крайне нестабильном и меняющемся деловом рынке перед компаниями стоит задача вводить новшества для своего процветания.Консалтинговая компания по стратегии и инновациям Innosight подчеркнула в своем прогнозе корпоративной продолжительности жизни на 2018 год, что продолжительность жизни компаний из списка S&P 500 продолжает сокращаться — с 33 лет в 1964 году до 24 лет в 2016 году. Исследования показывают, что в 2027 году она продолжит сокращаться до 12 лет.

Компании, которые ставят инновации и оптимизацию процессов в центр внимания, готовы обогнать тех, кто этого не делает. Бережливые процессы позволяют компаниям быть гибкими и быстро реагировать на изменения рынка. Это также позволяет компаниям сосредоточиться на инновациях и творческих инвестициях.Для этого важно всегда быть в курсе своих бизнес-процессов и знать, когда необходима их оптимизация.

Что такое оптимизация процессов?

Оптимизация процессов — это метод изучения текущего бизнес-процесса и повышения его эффективности за счет сокращения или устранения ненужных затрат, времени на нерациональные действия, узких мест или любой неэффективности процесса. Акт оптимизации процесса обычно выполняется в рамках проекта. Организация определяет области бизнеса с процессами, которые необходимо оптимизировать, и определяет цели, которые необходимо достичь с помощью усилий по оптимизации.Так как же узнать, что пришло время для проекта оптимизации процессов?

3 признака того, что вам нужна оценка бизнес-процессов

Если вам интересно, нужно ли оптимизировать бизнес-процессы, вот 3 наиболее распространенных признака, на которые следует обращать внимание.

Фрагментированные бизнес-процессы

Фрагментация происходит, когда бизнес-процессы не интегрированы должным образом и не управляются. Когда организации продолжают работать разрозненно, процесс превращается в сложную серию передач между функциями. Такая установка увеличивает вероятность задержек, ошибок и ненужных затрат.

Фрагментация также происходит при использовании нескольких систем и когда ручная работа все еще выполняется, несмотря на автоматизацию. Эти пробелы затрудняют контроль качества и целостности результатов процесса.

Высокий уровень дефектов

Уровень качества любого продукта или услуги напрямую зависит от эффективности бизнес-процесса. Дефекты приводят к переделке, что увеличивает затраты.Высокий уровень дефектов также ставит под угрозу удовлетворенность клиентов. Дефекты, особенно повторяющиеся, являются основными кандидатами на оптимизацию бизнес-процессов.

Высокий уровень сложности

Когда в процессе слишком много уровней утверждений, вариантов или условий, это признак того, что процесс слишком сложен. Вы также можете оценить сложность вашего процесса, попросив своих сотрудников высказать свое мнение. Если им сложно представить конечный результат, пора внимательнее взглянуть на ваш бизнес-процесс. Есть большая вероятность, что ненужные шаги усложняют ситуацию.

Оптимизация бизнес-процессов за 4 шага

Если вы считаете, что вам нужна оценка бизнес-процесса и пора оптимизировать процесс, вы можете выполнить эти 4 простых шага.

Идентифицировать

Первое, что нужно сделать, — это определить, какой бизнес-процесс вы хотите оптимизировать. Изучите свои бизнес-процессы и проверьте, какой из них слишком сложен, имеет много дефектов или вызывает фрагментацию и стресс в вашей организации.Чтобы знать, как улучшить процесс, нужно понимать, что это такое. Вот несколько вопросов, которые помогут вам.

  • Какова цель процесса?
  • Каков предполагаемый результат или результат?
  • Когда процесс начинается и заканчивается?
  • Какие шаги продвигают процесс?
  • Какие отделы или группы сотрудников участвуют в процессе?
  • Какая информация передается между шагами?

На этом этапе важно сосредоточиться только на том, о чем идет речь, а не на том, как это сделать.

Анализировать

На этом этапе оцените ваш текущий процесс и его текущую эффективность. Создайте визуальную карту вашего текущего процесса, чтобы облегчить анализ. Соберите метрики процесса, такие как время цикла и производительность, чтобы дать вам более конкретную оценку. Оцените каждый шаг, если они добавляют ценность вашей конечной цели. Определите, где вы сталкиваетесь с узкими местами или какие шаги можно автоматизировать или устранить. Подумайте, есть ли лучшие и более быстрые способы выполнить каждый шаг без ущерба для качества.

Улучшение

Теперь, когда вы определили слабые места в своем процессе, пришло время найти для них решения. Ваш анализ поможет вам в создании плана действий для полной реализации вашего проекта оптимизации бизнес-процессов. Вместе со своей командой вы можете выработать несколько возможных решений по улучшению и элементов действий. Оцените их по очереди и внедрите наиболее жизнеспособное решение. Создайте план внедрения решения и проведите пилотный запуск улучшенного процесса. По мере прохождения пилотного запуска измеряйте, насколько процесс улучшился, и по ходу настраивайте свою реализацию.

Монитор

Отслеживание и мониторинг имеют решающее значение для оптимизации бизнес-процессов. У вас должен быть способ постоянно оценивать свой процесс. Даже после того, как вы примените свои решения по оптимизации, настанет время, когда ваш процесс потребуется повторно оптимизировать. Это может быть вызвано изменениями требований, требований рынка и технологий. Имея настрой на непрерывное совершенствование, вы и ваша команда будете знать, когда нужно начинать другой проект оптимизации бизнес-процессов.

Методы оптимизации процессов

Существует ряд методологий, которые вы можете использовать в своем проекте оптимизации бизнес-процессов. Kaizen, Value Stream Mapping и Six Sigma DMAIC — лишь некоторые из них. Эти методологии улучшения процессов структурируют ваши усилия по оптимизации процессов и помогают культивировать культуру постоянного улучшения в вашей организации. Улучшение и оптимизация бизнес-процессов должны быть общей ответственностью всех сотрудников организации.Только тогда вы добьетесь устойчивых изменений.

Улучшение бизнес-процессов за счет оптимизации

Чтобы оставаться впереди всех, компании должны сохранять свои бизнес-процессы рациональными и сосредоточенными на создании ценности. 3 предупреждающих индикатора, которые мы обсудили, помогут вам выявить неэффективность процессов до того, как они взорвутся. А если вы регулярно следите за своим процессом, вы будете лучше настроены на него и начнете проект по оптимизации процесса, как только это потребуется.

Получите больше от ваших процессов

Ни один процесс не является идеальным сразу.Совершенство — это непрекращающиеся усилия, требующие честного анализа с последующими корректировками и улучшениями.

Методы оптимизации процесса могут помочь в выполнении этих настроек и улучшений. Конечная цель оптимизации процессов — помочь вам повысить эффективность за счет корректировки определенных аспектов вашего проекта или бизнеса — будь то рабочие процедуры, управление оборудованием и ресурсами или контур управления — и это лишь некоторые из них.

Например, в магазине тканей, ориентированном на потребителя, у вас есть рабочие, которые сортируют, складывают, упаковывают и измеряют разные ярды ткани.Но если у этих рабочих есть явная неэффективность в своем процессе, то остальная часть вашего предприятия может полностью сбиться с курса. Оптимизируя их процесс сортировки, складывания и упаковки, вы можете улучшить бизнес в целом.

Что такое оптимизация процесса?

Процесс — это просто группа задач, которыми управляют люди или оборудование. Но вместо того, чтобы сосредотачиваться на серии действий по выпуску конечного продукта, он больше ориентирован на события. Как и в нашем примере выше, бизнес-процесс может заключаться в том, что резак разрезает ткань, складывает ее и передает упаковщику.Это небольшое действие — бизнес-процесс. Вы можете лучше всего визуализировать это с помощью блок-схемы или в формате диаграммы Ганта, которая покажет вам последовательность задач, то, как они соединяются и их зависимости.

Оптимизация процесса, таким образом, является концепцией оптимизации процесса, как мы обозначили выше. Целью оптимизации процессов является снижение рисков, оптимизация операций, повышение производительности труда, повышение эффективности, более эффективное использование ресурсов и улучшение контроля качества.

Также важно понимать, как каждый процесс взаимодействует друг с другом, чтобы разрушить барьеры между разрозненными структурами и улучшить взаимодействие между владельцами процессов.Только после того, как эти детали будут учтены, вы сможете принимать полностью обоснованные решения по проектам.

Методы оптимизации процессов

Лучший способ развернуть новый процесс, отслеживать его успех и настраивать — это выполнять следующие шаги. Вы можете определить, какие процессы являются узкими местами в результатах проекта, а какие работают без сбоев.

1. Изучите и определите

Изучите и определите, какие из ваших процессов отсутствуют. Это можно сделать, проведя собеседование с сотрудниками, рабочими, руководством, а также прочитав записи последних запросов клиентов. Эта комплексная проверка поможет вам определить самые большие проблемные области в вашем бизнесе. Кроме того, собирайте и анализируйте данные, относящиеся к вашим процессам. Это может быть так же просто, как отслеживание того, сколько времени требуется работнику для выполнения задачи.

2. Составьте карту ваших процессов

Как мы уже упоминали, это можно сделать с помощью блок-схемы или диаграммы Ганта. Документируйте, какие процессы принадлежат каким работникам, и какие зависимости и ресурсы участвуют в запуске этого процесса.Какие ресурсы могут помочь восполнить любой необходимый пробел? Какие работники могут помочь немного оптимизировать процесс? Составив карту, вы можете увидеть, где находятся дыры в каждом процессе.

3. Соберите процесс заново

Для целей презентации «до и после» сделайте копию текущей диаграммы и реорганизуйте ее в зависимости от того, какие точки помогли бы улучшить процесс, если бы они были расположены в разных точках каждой. процесс. Это должно включать любые добавленные дополнительные ресурсы, а также любые новые зависимости.Создание визуального элемента на этом этапе поможет вам заручиться поддержкой заинтересованных сторон в ваших недавно оптимизированных процессах и гарантировать, что в вашей документации не останется пробелов.

4. Выполнение и отчет

Начните новый процесс. Запишите каждую часть процесса, которая улучшилась или ухудшилась после вмешательства. Этот этап процесса похож на набросок эссе. Это не ваш последний процесс, но он предназначен для того, чтобы увидеть, как ваш новый процесс будет развиваться в реальном времени.Это соответствует вашим прогнозам или противоречит им? Вы найдете это здесь. Запишите здесь каждую деталь и сообщите об этом ключевым заинтересованным сторонам, чтобы вы могли внести дополнительные корректировки на основе их отзывов.

5. Автоматизация и документирование

Ни один процесс не работает лучше всего, когда он постоянно изменяется и корректируется. Итак, теперь, когда у вас есть новый процесс и он функционирует на оптимальном уровне, дайте ему поработать и посмотрите, насколько улучшилась производительность труда. Документируйте все свои выводы и храните в репозитории, которым вы можете легко поделиться с ключевыми заинтересованными сторонами и вернуться к ним в будущем.

Связано: Стратегии и инструменты управления заинтересованными сторонами

Кто участвует в оптимизации процессов?

Нужна деревня, чтобы правильно оптимизировать всю бизнес-практику. Как правило, менеджер проекта — это тот, кто отвечает за расследование, исследование и придумывание новых бизнес-процессов, которые необходимо раскрыть ключевым заинтересованным сторонам.

Однако заинтересованные стороны — это ваши лица, принимающие решения по этому поводу. Обычно они состоят из главного операционного директора, финансового директора, менеджера по эксплуатации, начальника отдела и других.Оттуда вы проведете собеседование со всеми ключевыми сотрудниками, участвующими в модернизируемых процессах. Без них у вас не будет знаний, необходимых для первого этажа, чтобы гарантировать, что проект удовлетворит всех во всем.

Предупреждение об оптимизации процесса

Ключ к эффективной оптимизации процесса — это принимать все решения на основе исследований и данных. Остерегайтесь менять вещи только для того, чтобы изменить их. Нарушение процесса может иметь далеко идущие последствия для вашего проекта или бизнеса, поэтому обязательно обозначьте все возможные негативные последствия, которые могут возникнуть в результате ваших изменений.

Кроме того, когда вы опрашиваете членов команды и заинтересованных лиц, вы можете получить много предложений — скорее всего, слишком много. Обязательно установите параметры того, кто и что будет принимать решения, и отметьте экспертов в предметной области по сравнению с теми, у кого есть мнение. Мнение каждой заинтересованной стороны имеет определенную ценность, но вам нужно научиться расставлять приоритеты в этой обратной связи и синтезировать ее в эффективный план действий. Помните: нельзя всем угождать все время.

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Ключ к получению одобрения заинтересованных сторон, особенно когда речь идет об оптимизации бизнес-процессов, — это все документировать, эффективно сотрудничать и отчитываться обо всем.Используя репозиторий, размещенный в Интернете, вашим заинтересованным сторонам даже не нужно находиться в офисе, чтобы просматривать ваши отчеты — они могут просматривать последние результаты вашего проекта оптимизации процессов в режиме реального времени. Предоставляя им данные, необходимые для эффективного принятия решений, вы не только оптимизируете бизнес-процессы, но и экономите их время.

ProjectManager.com может помочь с оптимизацией процессов

Оптимизировать процесс — непростая задача, независимо от того, работает ли это команда из 10 или 10 000 человек.

Диаграммы Ганта — важный инструмент для любой хорошо отлаженной машины, и без нее вы можете потерять видимость ключевых процессов. С ProjectManager.com вы получаете доступ к нашей онлайн-диаграмме Ганта, чтобы вы могли заранее планировать оптимизированные процессы, сотрудничать с сотрудниками, заинтересованными сторонами и инвесторами и вносить корректировки по мере необходимости.

Используйте диаграммы Ганта для отображения наших процессов и выявления зависимостей. Узнать больше.

ProjectManager.com также содержит инструмент канбан, который поможет вам визуализировать рабочий процесс, чтобы вы могли максимально повысить его эффективность.Настраиваемые столбцы на доске канбан показывают, где именно находится задача в вашем процессе. Заметили, что в одном столбце слишком много задач? Возможно, вы захотите начать с оптимизации вашего бизнеса.

Назначьте задачи, добавьте вложения и включите заинтересованных лиц, чтобы они могли комментировать. Узнать больше.

Ни один бизнес-процесс не может быть оптимизирован без небольшой помощи, будь то вклад заинтересованных сторон или онлайн-инструменты для упорядочивания ваших диаграмм. Заверьте заинтересованных сторон, что ваши новые процессы дадут им необходимое конкурентное преимущество.ProjectManager.com — это отмеченное наградами программное обеспечение для обмена сообщениями, которое помогает компаниям оптимизировать свои процессы и сообщать обо всем этом. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию сегодня.

Как улучшить повседневные операции с помощью оптимизации процессов

Осознаете вы это или нет, но вы и ваша команда постоянно участвуете в процессе .

Ту чашку джо, которую ты сделал сегодня утром перед тем, как погрузиться в свои повседневные дела? Процесс.

Подключение вашего последнего клиента? Процесс.

Планирование бюджета на этот квартал? Ты угадал; это тоже процесс.

Это набор процессов команды, которые определяют , что они делают, , почему, они это делают, и , как Итак, проще говоря, процессы являются основой любой команды.

Но оптимизированы ли ваши ежедневные процессы? Регулярно ли они анализируются и оценивается ли успех? Согласно The State of Business Process Management 2018, 93% респондентов заявили, что они участвовали в нескольких улучшениях процессов.

Вы позволяете конкурентам выйти вперед благодаря , а не , фокусируясь на ваших процессах и оптимизируя их.

Вот почему мы поможем вам разобраться в оптимизации процессов, даже если вы никогда раньше не встречали этот термин. Мы определим, что такое оптимизация процессов, почему она так полезна и как упростить процесс оптимизации самостоятельно.

Что такое оптимизация процесса?

Прежде чем перейти к определению оптимизации процесса, важно полностью понять, как определяется слово «процесс».

Оксфордский словарь английского языка (OED) определяет процесс как «серию действий или шагов, предпринятых для достижения определенной цели». Возвращаясь к предыдущему примеру приготовления кофе, этот процесс начался с того, что вы либо вытаскивали кружку из шкафа, либо готовили кипяток, чтобы к концу этого процесса вы могли насладиться чашкой кофе и начать выходной день. правая ступня. Это был набор задач, которые вам нужно было выполнить, чтобы получить то, что вы хотите (или, в зависимости от вашего пристрастия к кофеину, необходимое).

Хорошо разбираясь в том, что такое процесс, давайте вернемся к оптимизации процесса.

Проще говоря, оптимизация процессов — это акт улучшения бизнес-процессов. Существует бесчисленное множество способов отрегулировать любой данный процесс так, чтобы он был объективно лучше: от удаления определенных задач до добавления новых, переписывания определенного шага в процессе до изменения порядка задач процесса для улучшения общего потока. В любом случае, оптимизация процессов направлена ​​на то, чтобы сделать процессы более эффективными, действенными и менее сложными, трудоемкими и расточительными.

Важно знать, что оптимизация процессов — это не новомодная ерунда; его корни уходят в шесть сигм. «Шесть сигм» — это проверенный набор инструментов и методов улучшения процессов, который не только сэкономил компаниям непостижимую сумму денег за последние несколько десятилетий.

Фактически, одна только Keefe Group сообщила об экономии более 2,5 миллионов долларов, но при этом значительно улучшила повседневную деятельность как стартапов, так и малых и средних предприятий и организаций корпоративного уровня. То есть преимущества оптимизации процесса довольно заметны.

5 преимуществ оптимизации процесса

Если есть стремление оптимизировать бизнес-процессы вашей команды должным образом и регулярно, вы откроете своей команде целый ряд преимуществ, которые меняют бизнес.

Повышенная производительность

Сотрудники не только быстрее завершат свои процессы, но и их результаты будут более эффективными. В качестве примера предположим, что член отдела продаж принимает на работу нового сотрудника, и он выполняет недавно оптимизированный процесс адаптации.Если предпринять первоначальные шаги, которые привели к возникновению узких мест, нового сотрудника можно будет обучить быстрее, а это означает, что он сможет сразу приступить к хорошей работе, от которой вы сможете пожинать финансовые выгоды!

Уменьшенная ошибка

Если процесс не рассматривался критически, в процессе могут быть шаги, которые активно побуждают человека, следующего за ним, выполнять задачу, которую он не должен выполнять, или выполнять ее так, как им больше не следует. Но благодаря постоянному анализу, оптимизации и обновлению ваших бизнес-процессов несоответствия и неточности, которые приводят к ошибкам, полностью устраняются.

Больше маневренности

В современном мире бизнеса медленное действие не решает проблемы. Напротив, ловкость — ключ к успеху; нужно постоянно меняться и адаптироваться. Исследования показывают, что гибкие команды имеют 70% шанс попасть в верхний квартиль, когда дело доходит до здоровья организации (здоровье организации, если вы еще не знаете, является показателем долгосрочной высокой эффективности). К счастью, сама природа регулярной оптимизации процессов означает, что вы позволяете своим процессам — и вашей команде в целом — быть более гибкими.

Создание и развитие культуры процессов

Иметь культуру процессов — значит серьезно относиться к бизнес-процессам, обеспечивать их документирование, широкое использование и оптимизацию с течением времени. Оптимизация бизнес-процессов является, несомненно, важной частью первой создания, а затем содействия культуре процессов в вашей команде.

Улучшение чистой прибыли

Давайте перейдем к делу: улучшения, внесенные в процессы в рамках оптимизации процессов, имеют прямое положительное влияние на прибыль вашего бизнеса.Если мое предыдущее упоминание об экономии Keefe Group не проясняло это, возможно, я знаю, что Motorola сэкономила более 16 миллиардов долларов на расходах благодаря оптимизации и усовершенствованию процессов.

Хотя эти преимущества наверняка заинтересуют энергичных руководителей команд в оптимизации процессов, реальной движущей силой оптимизации процессов должно быть то, что , а не , занимающийся бизнес-процессами, причиняет ущерб. От использования слабых, неуклюжих процессов каждый день до того, что все сотрудники неосознанно тратят критическое время и усилия, бездействие с устаревшими, неоптимизированными процессами может привести к падению всего бизнеса.

Оптимизация процессов означает улучшение бизнес-процессов. Но это тоже касается снижения вреда.

Как самостоятельно пройти оптимизацию бизнес-процессов

Прежде чем мы углубимся в основные моменты оптимизации процесса, зададим вопрос: беспокоитесь ли вы, сколько времени займет оптимизация процесса?

Если так, то нет.

Оптимизация бизнес-процессов не должна отнимать много времени, отнимать часы и часы из вашего и без того напряженного графика.Все, что вам нужно делать, — это ежеквартально погружаться в оптимизацию процессов, чтобы революционизировать ваши процессы! К тому же практика ведет к совершенству; вы будете делать это каждый раз быстрее.

Итак, если вы прошли курс обучения «Черный пояс Шести сигм» и захотели использовать множество инструментов «Шесть сигм», таких как анализ процессов, FMEA и отображение потока создания ценности, тогда оптимизация процессов потребует значительно большего количества времени. Чтобы получить лучшее из обоих миров — оптимизировать процессы в соответствии с требованиями «Шесть сигм» и максимально эффективно использовать время, вам нужно будет следовать методологии DMAIC.

DMAIC — это аббревиатура, обозначающая определение, измерение, анализ, улучшение и контроль. И это метод DMAIC, о котором я собираюсь рассказать вам в следующих 6 шагах, чтобы вы могли оптимизировать свои процессы. Правильно.

1. Обеспечьте документирование процессов

Для работы DMAIC — а для — любого метода оптимизации процессов, стратегии или процесса — вам необходимо сначала задокументировать свои процессы.

Бизнес-процессы можно документировать с помощью широко известных программ, таких как Google Docs или даже Microsoft Excel, но, учитывая изобилие программного обеспечения, такого как программное обеспечение BPM, которое упрощает документирование, использование, оптимизацию и управление вашими процессами, выбирая для специализированного инструмента стоит вашего времени.

Но самое главное здесь — это подробное описание ваших процессов и их документирование. В конце концов, вы не можете оптимизировать свои процессы, если не можете физически увидеть, как они работают, что в них задействовано и какова текущая итерация каждого процесса.

Не только документирование ваших процессов является неотъемлемой частью DMAIC и улучшения процессов, но и приносит из этого массу дополнительных повседневных плюсов.

Например, вспомните ранее, когда я обсуждал, как оптимизированные процессы могут сделать адаптацию, в частности, быстрее и лучше.Когда принятый на работу сотрудник начнет выполнять те же рабочие процессы и задачи, что и их коллеги, они будут справляться со всем, если есть документированные процессы, которым нужно следовать, а инструкции о том, что делать, просто не были переданы по достоинству. изо рта.

Точно так же, допустим, другой служащий не может вспомнить определенный этап процесса. Вместо того, чтобы спрашивать своего менеджера, что делать (и тем самым отвлекать его от того, над чем он работает), неуверенный сотрудник может вернуться к документированному процессу.Это освежит их память, уменьшит беспокойство, которое они могли испытывать, и побудит их сделать то, что нужно сделать!

Излишне говорить, что документированные процессы не просто полезны — они необходимы. Вот почему 96% компаний задокументировали свои бизнес-процессы в той или иной форме.

2.

Определите, какой процесс следует оптимизировать

После того, как бизнес-процессы задокументированы, самое время запустить сам DMAIC и определить, какой процесс вы собираетесь оптимизировать в первую очередь.

Вначале это может показаться немного подавляющим, особенно учитывая, что потенциально необходимо оптимизировать десятки, сотни или даже тысячи процессов. Вот почему лучше всего создать список ключевых процессов для оптимизации, а затем продвигаться вниз по списку.

Чтобы разобраться в этом списке, спросите себя:

  • Какие процессы используются чаще всего? Конкретно сколько дней в неделе? Сколько раз в день? Сколько членов команды?
  • Какие процессы дают наибольшую производительность? То есть, какие процессы имеют конечные цели, которые являются наиболее важными для бизнеса, чтобы не просто остаться на плаву, а процветать?
  • Какие процессы имеют самую высокую рентабельность инвестиций? Какие процессы приносят вам наибольшую финансовую выгоду после их завершения?
  • Что могло бы способствовать росту ROI в случае улучшения? Какие процессы, если их оптимизировать, могли бы стать одними из самых важных и полезных процессов, когда дело касается повышения рентабельности инвестиций?

Имейте в виду, что во избежание перегрузки и перегрузки вашего мозга вы захотите оптимизировать свои процессы один за другим. В противном случае управление несколькими процессами может оказаться трудным и привести к ошибкам и дальнейшему ущербу для ваших бизнес-процессов.

После того, как вы создали свой список, процесс на самом верху — будь то процесс адаптации клиентов или создание плана управления проектом — это тот процесс, который вы оптимизируете в первую очередь, поэтому определите его: запишите имя процесс, его цель, как он начинается и как заканчивается, кто в нем участвует и что в него входит. Предоставьте себе и другим, с кем вы работаете, основную, но важную информацию о процессе.

3. Измерьте, как работает процесс

Данные лежат в основе DMAIC, поэтому правильно, что вы оцените, как продвигается процесс на ранней стадии. Таким образом, он обеспечивает эталонную оценку того, как работает процесс , прежде чем будут реализованы какие-либо изменения. К счастью, измерить процесс не так сложно, как кажется.

Во-первых, вам нужно собрать количественные данные. Это легко сделать, измерив процесс по его KPI (у вас уже должно быть 2-3 KPI для каждой цели).Однако если у вас нет каких-либо ключевых показателей эффективности для этого, подумайте об ожидаемых результатах рассматриваемого процесса: достигает ли процесс этих результатов, как задумано? Делается ли это в подходящие сроки? Это вообще не соответствует ожидаемым результатам? По сути, это тот момент, когда вам нужно критически рассмотреть процесс, подкрепив его поддающимися количественной оценке данными.

Тогда пришло время качественных данных. Сбор качественных данных тоже гораздо менее сложный, чем кажется.Например, один из простых способов получить необходимые данные — это спросить пользователей и / или владельца процесса о том, как, по их мнению, он работает. Они могут сразу сказать вам, каково это часто использовать процесс, в чем заключаются проблемы и успешен ли он как процесс.

После измерения производительности процесса храните все факты и цифры, которые вы получили, в безопасном месте (читайте: не записывайте их на бумаге, которая неизбежно исчезнет и никогда больше не будет видна — используйте подходящее решение для документирования информации) .

4. Проанализируйте, как это можно оптимизировать

В последней части — этапе измерения — вы нашли хорошие данные о том, как работает процесс, не выполняя никаких тестов из первых рук. Но теперь это изменится на этом этапе анализа, поскольку именно здесь вы и все, с кем вы работаете, будете проходить весь процесс.

Проходя через процесс аналитическим и критическим взглядом, вы, естественно, заметите, где процесс не так хорош, как должен быть. Но, поскольку вы новичок в оптимизации процессов и DMAIC, вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать и анализировать, чтобы помочь вам:

  • Сколько времени нужно, чтобы завершить процесс? Это в подходящие сроки? Это медленнее или быстрее, чем ожидалось?
  • Где возникают узкие места? Если это процесс, в котором участвуют несколько человек, есть ли момент, когда один из сотрудников не может продолжать выполнять свои задачи, потому что кому-то другому требуется слишком много времени для выполнения своих?
  • Не запутываются ли шаги? Есть ли какие-либо шаги, которые сбивают с толку или написаны непонятным образом, из-за чего пользователь процесса плохо выполняет задачи или просто пропускает их?
  • Есть ли ненужные шаги? Часто называемые «муда» — по-японски «отходы» — в кругах шести сигм, расточительные шаги — это шаги, которые приводят к любой из семи форм муда (трата перепроизводства, пустая трата времени, трата транспорта, трата собственно переработки, отходы наличных запасов, отходы движения и отходы производства бракованной продукции). Присутствуют ли в вашем процессе эти расточительные шаги и задачи?
  • Можно ли автоматизировать часть процесса? Автоматизация — это блестящий, дальновидный способ оптимизации процесса к лучшему. McKinsey даже обнаружила, что 45% операций можно легко автоматизировать с помощью современных технологий. Все, что вам нужно для начала, — это интегрировать один инструмент — скажем, программное обеспечение CRM — в другой с помощью веб-перехватчиков, API или даже стороннего инструмента, который интегрирует для вас отдельные приложения.

5.Улучшение процесса

Предпоследний этап DMAIC — улучшить — это действие на основе данных, информации и идей, собранных на предыдущих этапах, и внесение полезных изменений в процесс.

Один фундаментальный совет, который у меня есть, — протестировать изменения до того, как вы введете их в действие. Предварительно протестировав их, вы убедитесь, что изменения, которые, по вашему мнению, вам следует внести, действительно принесут пользу рассматриваемому процессу.

Поскольку вы задокументировали оптимизируемый процесс, протестировать изменения несложно.Просто сделайте копию задокументированного процесса, при необходимости скорректируйте ее, а затем попросите обычных пользователей процесса следить за процессом и вносить изменения.

Как только они это сделают, соберите их отзывы, чтобы увидеть, оказали ли корректировки положительное влияние или нет. С изменениями, которые были признаны успешными, вы захотите развернуть, развернуть, развернуть!

6. Контроль за производительностью будущих процессов

Control — последняя часть DMAIC. Думайте об этом как о точке, где вы свяжете все незакрепленные узлы, сообщите другим об изменениях процесса и обеспечите правильное измерение вашего теперь оптимизированного процесса в будущем.

Что касается завязывания слабых узлов, нужно ли вам получить чье-то одобрение, прежде чем запускать оптимизированный процесс и заставлять всех следовать ему? Если это так, отправьте им документированный процесс. Хотя может потребоваться немного больше времени, если они вернутся с дополнительными предложениями или идеями, это дополнительный этап управления качеством, который, несомненно, полезен.

Затем вы хотите, чтобы пользователи процесса знали, что произошло, почему процесс был изменен, и ответить на любые вопросы об обновленном процессе.Если вы не проинформируете пользователей процесса о внесенных вами обновлениях, они не только удивятся, но и из чистого замешательства могут решить не выполнять обновленные шаги должным образом. Это в первую очередь свело бы на нет все время и усилия, которые вы вкладываете в оптимизацию процесса.

Чтобы убедиться, что процесс измеряется и работает хорошо в будущем, простой способ — снова пройти оптимизацию процесса в следующем квартале. Тогда вы сможете улучшить процесс (если можно будет что-то улучшить).Бывают случаи, когда дальнейшие улучшения невозможны, о чем вам сообщат этапы измерения и анализа. В любом случае, для истинной оптимизации и контроля процессов необходимо регулярно проверять и оптимизировать процессы.

А теперь поставьте себе пятерку — вы выполнили шаги DMAIC по оптимизации процесса!

Движение вперед как компания, ориентированная на процессы

Прочитав и следуя инструкциям, данным в этом посте, вы настроите себя на успех, став компанией, ориентированной на процесс.

В частности, вы обнаружили, насколько важны надежные процессы для ваших повседневных операций, не говоря уже о вашей прибыли, и задокументировали свои целостные бизнес-процессы. Однако наиболее примечательно то, что вы начали осваивать все процессы, шаг за шагом оптимизируя и улучшая их!

Благодаря этой новообретенной культуре процессов, мы стремимся выполнять работу как можно лучше, улучшая взаимодействие в команде и повышая производительность. Кроме того, если вы когда-нибудь решите — или от вас потребуют — начать использовать системы менеджмента качества, такие как ISO 9001, усилия будут безболезненными.

Заключение

Процессы — это основа вашей команды, и именно процессы, которым они подвергаются каждый день, определяют общий успех. Отсутствие улучшения и оптимизации часто используемых важных процессов активно ограничивает возможность работать лучше, быстрее и разумнее. Фактически, устаревшие и неэффективные процессы тратят почти треть рабочего времени сотрудников каждый рабочий день.

Следуя методу DMAIC для улучшения процессов, как описано выше, вы можете контролировать свои процессы и держать их под контролем.Всегда. А чтобы оптимизация процессов — помимо документирования, использования и управления процессами — оставалась простой, вам понадобится специальный инструмент BPM.

Чтобы узнать, какая часть программного обеспечения BPM лучше всего соответствует вашим потребностям, перейдите на изящную страницу G2, где вы найдете лучшее программное обеспечение для управления бизнес-процессами .

Оптимизируйте бизнес-операции с помощью этих пяти стратегий

Деловые операции любой компании всегда можно улучшить.Для корпорации среднего размера очень важно оттачивать эффективность и действенность. Вам нужны все доступные ресурсы, чтобы выйти на следующий этап роста и иметь возможность управлять конкуренцией со стороны гораздо более крупных компаний.

Вместо того, чтобы работать по частям над устранением спорадических проблем, вам лучше использовать стратегию для систематического решения различных аспектов вашей деятельности. Вот пять различных стратегий, которые помогут ослабить ваши бизнес-операции и высвободить ресурсы, которые вы могли бы лучше использовать в другом месте.

Экономное производство

Lean — это операционная философия, которая фокусируется на постоянном улучшении деятельности, которая приводит к предоставлению продуктов и услуг вашим клиентам, внутренним и внешним, ценным. Применяя методы, которые повышают ценность, и избегая практик, которые этого не делают, компания делает свою деятельность более эффективной. У Национального центра среднего рынка есть рабочий лист, который помогает руководителям определить, действительно ли в их организациях используются методы бережливого производства или просто используется соответствующий жаргон.

В центре внимания качество

На протяжении многих лет в теории бизнеса существовало множество вариантов управления качеством, например, статистический контроль процессов, как учил У. Эдвардс Деминг, движение за тотальное управление качеством, популярное в 1980-х годах, или практики, подобные шести сигмам. Первоначально предназначенные для производства, эти методы распространились на многие аспекты деятельности компаний. Идея состоит в том, чтобы уменьшить количество отходов и переделок, сэкономить деньги в процессе и улучшить результаты, сделав компанию более эффективной.

Улучшить прогнозирование

Будь то продажа продуктов и услуг, закупка запасов и управление ими, контроль цепочки поставок или надлежащее укомплектование персоналом, любая компания пытается спрогнозировать спрос и возможности. Однако многие компании плохо умеют прогнозировать, а это означает, что они либо не готовы удовлетворить рыночный спрос, либо тратят деньги и деятельность на поддержание избыточных мощностей. Например, согласно официальному документу NCMM, когда производитель дистиллятора бурбона Maker’s Mark объявил, что будет разбавлять свою продукцию, потому что из-за плохого прогнозирования спроса она не могла удовлетворить потребителей, клиенты были в ярости.К счастью для компаний среднего размера, существуют сложные инструменты и обширные знания, позволяющие улучшить прогнозирование всех видов.

Введение в мышление, ориентированное на клиента

Управленческие команды часто любят говорить, насколько их компании клиентоориентированы. Подумайте о собственном опыте потребителя, а затем подумайте, сколько компаний на самом деле ставят клиента на первое место. Ориентированный на клиента подход к бизнесу на самом деле невероятно эффективен. В конечном итоге именно клиенты, их восприятие и отношение к бизнесу решают его судьбу.Сосредоточьте операции и стратегию на том, чтобы привлекать клиентов и делать их счастливыми, и вы быстро продвинетесь к успеху в бизнесе.

Попробуйте реинжиниринг бизнес-процессов по старинке

Когда-то реинжиниринг бизнес-процессов был одним из тех периодических управленческих увлечений. Компании собирались переработать свои операционные процессы, чтобы они стали более эффективными. Как говорят многие подобные причуды, часто было слишком много разговоров, слишком мало действий. И все же идея не утратила актуальности.Бизнес-процессы со временем развиваются. По мере изменения условий компании продолжают адаптироваться и дополнять их. В конце концов, у вас есть неуклюжий процесс, разработанный комитетом. Но с помощью настоящего реинжиниринга компании могут выявить бесполезные процессы, связанные с ведением бизнеса, и разработать более эффективные процедуры. При реинжиниринге бизнес-процессов не забудьте привлечь к работе рядовых сотрудников. Именно они действительно знают, как все происходит, и могут даже внести свой вклад в то, как вы могли бы сделать их лучше.

Как наиболее эффективно внедрять новые бизнес-операции в масштабах компании? Дайте нам знать, что вы думаете, комментируя ниже.

Эрик Шерман — участник и автор NCMM, чьи работы публиковались в таких публикациях, как The Wall Street Journal , The New York Times Magazine , Newsweek , Financial Times , Chief Executive , Inc и Fortune . Он также ведет блог для CBS MoneyWatch.Шерман имеет обширный опыт в области консультирования по вопросам корпоративных коммуникаций и является автором или соавтором 10 книг. Следуйте за ним в Twitter.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *