Шаг бизнес процесса это: Бизнес-процесс — e-xecutive.ru

Бизнес-процесс — e-xecutive.ru

Что такое бизнес-процесс

Определений термина бизнес-процесс можно привести несколько.
Бизнес-процесс в деятельности компании – это взаимосвязанный комплекс работ, структурированный набор действий, который осуществляется по заданным требованиям и обеспечивает достижение необходимого конечного результата (планирование, проектирование, снабжение, производство продукции, имеющей потребительскую ценность для клиента, торговля).
Бизнес-процесс – последовательность операций, специфически упорядоченные во времени и в пространстве совокупность работ, с указанием их начала и окончания, которые преобразуют несколько видов входных характеристик в выход. Выход – это результат завершения бизнес-процесса, которым является информация, услуги или товары, востребованные клиентом. При этом бизнес-процесс может иметь несколько выходов.
Бизнес-процесс – это особый процесс, который служит для осуществления основных бизнес-целей предприятия и описывает центральную сферу его деятельности.

Характеристики бизнес-процесса

1. Бизнес-процесс – это комплекс действий, а не одно действие.
2. Все действия, включаемые в процесс, не случайны и не произвольны, а взаимосвязаны и организованы и только в совокупности могут дать требуемый эффект.
3. Бизнес-процесс начинается с входа – стартового ресурса (комплектация, заказная заявка, поставки, любые другие материальные или информационные потоки, которые используются при выполнении бизнес-процесса). Входов может быть и несколько. Если вход – один, то это самый простой процесс.
4. Конечным результатом процесса является выход – готовая информация, услуги или товары.
5. Бизнес-процесс имеет границы – начальные и конечные точки фиксации работ.
6. Последовательность всех действий и операций в бизнес-процессе выглядит следующим образом:

• граница входа процесса,
• первичный вход процесса – основной ресурс,
• вторичный вход процесса – поддерживающий ресурс,
• первый шаг процесса,
• последний шаг процесса,
• первичный выход процесса – основной результат процесса,
• вторичный выход процесса – побочный результат процесса.
• граница выхода процесса.

Субъекты в бизнес-процессе

В процессе принято различать следующие стороны.
Поставщик — предоставляет вход (ресурсы, информацию и пр.) для выполнения бизнес-процесса.
Клиент (потребитель) — получает или использует результат бизнес-процесса.
Владелец – тот, кто организует, контролирует, управляет ходом бизнес-процесса, а также несет ответственность за результат.
Владелец бизнес-процесса имеет в своем распоряжении персонал, необходимые ресурсы, программное и аппаратное обеспечение, необходимую информацию (любые виды документов, регламентирующих выполнение работ).
Итого:
Бизнес-процесс — последовательность работ, которая под контролем владельца процесса по определенной технологии преобразует входы (ресурсы) в выходы (продукты, услуги), необходимые клиенту процесса.

Технология бизнес-процесса

Это схема, последовательность работ, цепочка операций, которая в каждой компании может отличаться количеством шагов.
Каждый шаг операции надо понимать до элементарного уровня, наблюдать, собирать информацию, знать, сколько времени может занимать самое простое действие, так как в дальнейшем весь бизнес-процесс надо описать, т.е. отобразить в виде документа.
Документировать бизнес-процесс необходимо, чтобы знать, сколько времени занимает выполнение каждой операции. Время – это показатель бизнес-процесса, важная количественная величина, которая характеризует скорость, трудоемкость или качество выполнения процесса;

На основе показателей, владелец может предпринимать действия по улучшению, то есть оптимизации бизнес-процесса.

Ссылки

1. Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать «правильный» регламент
2. Время ли думать про бизнес-процессы?
3. «Железные» бизнес-процессы. Лучшая статья (08.10-14.10) в «Творчестве без купюр»

Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта.

Руководство пользователя вы можете найти здесь

Описание бизнес-процессов: 8 шагов к эффективности

23.01.2012, Пн, 17:01, Мск

Задача описания бизнес-процессов сейчас актуальна во многих крупных российских компаниях. В большинстве случаев для ее решения организованы внутренние подразделения, которые создают графические модели, отражающие особенности организации внутренних бизнес-процессов. Такие департаменты есть в нефтегазовой отрасли и энергетике, банках и страховых компаниях, розничной торговле и телекоммуникационном секторе. Однако если не решить некоторые ключевые вопросы при начале работ по описанию бизнес-процессов, их модели могут не принести никакой пользы.

Задачи повышения операционной эффективности заставляют многих менеджеров начинать оптимизацию внутренних бизнес-процессов, и первым шагом на этом пути становится описание существующей ситуации и формализация фактических бизнес-процессов. При этом трудоемкость создания полноценного описания процессов может превышать несколько человеко-лет, что требует внимательной проработки ключевых вопросов при старте работ.

Средний проект по описанию бизнес-процессов в крупной компании может привести к появлению не одной тысячи моделей. Если представить, что все они нарисованы по-разному — ведь их рисуют разные сотрудники — полученный результат скорее всего можно будет выкинуть в корзину

Заказчик описания процессов, отчетность и регламентация, глубина и методология описания – все эти вопросы необходимо решить перед стартом, иначе полученный результат может не соответствовать ожиданиям.

Шаг первый

Достижение заказчиком понимания создаваемого описания процессов.

Наиболее часто встречающейся ошибкой является описание бизнес-процессов ради самого описания. В большинстве случаев такой подход часто приводит к негативной реакции бизнеса, который не получает значимых результатов после нескольких месяцев работы внутренних бизнес-аналитиков, ведь сама модель процесса для бизнеса значимым результатом не является. Это подрывает веру топ-менеджеров в процессный подход вообще и в описание бизнес-процессов в частности. Далее, как правило, следуют организационные решения, после которых аналитические подразделения, описывающие процессы, сильно теряют в численности. Этого можно избежать, если еще на этапе организации работ четко определить, кто является потребителем создаваемого описания и какой результат он ожидает. И лучше, если таких пользователей будет несколько. В первую очередь, это должны быть сами бизнес-подразделения, заинтересованные в регламентации и оптимизации процессов. Затем департаменты, отвечающие за внедрение системы менеджмента качества, поскольку без процессного управления настоящего качества не добиться. Еще одним заказчиком описания процессов является подразделение управления информационными технологиями, ведь модель процессов облегчает формализацию требований к внедряемым информационным системам. Определив потребности можно избавиться от множества лишней работы, что в свою очередь позволит намного быстрее получить значимый для бизнеса результат.

Шаг второй

Избавление от неопределённости методологии описания процессов. Средний проект по описанию бизнес-процессов в крупной компании может привести к появлению не одной тысячи моделей. Если представить, что все они нарисованы по-разному — ведь их рисуют разные сотрудники — полученный результат скорее всего можно будет выкинуть в корзину. Именно поэтому важно не только определиться с заказчиками и зафиксировать их требования, но и определить четкие правила для прорисовки бизнес-процессов. Во многих компаниях документы, закрепляющие методологию описания бизнес-процессов, называются Соглашениями по моделированию. Без данного документа описание процессов не приведет к положительному результату. В нем необходимо закрепить используемые для моделирования нотации, глубину описания процессов, взаимосвязь моделей между собой, перечни заполняемых атрибутов, перечень получаемых на основании моделей документов, правила именования объектов и т.д. И после того как такой документ появился, необходимо контролировать его исполнение в проекте, что обеспечит унификацию создаваемых моделей и возможность их дальнейшего использования в различных проектах.

Шаг третий

Уход от излишней подробности описания процессов. Многие бизнес-аналитики «закапываются» в детализацию бизнес-процессов, описывая отдельные действия сотрудников. Часто это приводит к росту числа создаваемых моделей, а значит и росту трудоемкости, фактически, без особой пользы, поскольку излишняя детализация часто не дает информации для дальнейшей оптимизации процессов, а ресурсы потребляет значительные. На практике доказано, что каждый новый уровень детализации процессов увеличивает объем моделей на порядок, и поэтому необходимо очень внимательно относиться к необходимости и достаточности детализации при их описании. Если необходимо лишь оптимизировать и закрепить ответственность между подразделениями, то следует описывать процессы только до уровня департаментов. Если их описание создается для целей автоматизации или регламентации на уровне отдельных исполнителей, то необходимо описывать до этого уровня. Более подробное описание должно быть в обязательном порядке обосновано со стороны заказчиков.

Шаг четвертый

Повышение внимания к связным областям. Очень часто бизнес-процессы рисуются без понимания используемых информационных систем и документов. Нарисованные таким образом маршруты работ невозможно анализировать в дальнейшем, что делает созданные модели бесполезными для использования. Именно поэтому, начиная описание процессов, необходимо определить и закрепить какие элементы из их окружения необходимо описать. В первую очередь, это ролевая и организационная структура, еще одной необходимой предметной областью являются поддерживающие бизнес-процесс информационные системы, а также носители информации, используемые в нем. Для некоторых случаев описание процессов может быть расширено в части операционных рисков, ключевых показателей, требований к информационным системам и т.д. и т.п. Фактически модель процессов становится «связкой» между различными предметными областями, что повышает ее ценность в разы.

Шаг пятый

Гибридная рабочая среда вызывает привыкание

Бизнес

Масштабное описание процессов без автоматизации, анализа и оптимизации. Для бизнеса очень важно получить быстрый результат от сделанных в проект инвестиций. Совершенно логично, что под таким углом зрения многие топ-менеджеры рассматривают и проекты по описанию бизнес-процессов и внедрению процессного управления. И если запланировать сначала масштабное описание всех бизнес-процессов, что в крупной компании может занять не один год, а после этого начать автоматизацию ключевых процессов, что тоже не быстро, и лишь через несколько лет заняться анализом и оптимизацией процесса, есть большая вероятность, что подразделение, отвечающее за эту задачу, может прекратить свое существование раньше, чем сможет показать значимый для бизнеса результат. Для того чтобы показать результат как можно скорее, необходимо рассматривать бизнес-процессы последовательно, на каждом из них отрабатывая полный цикл управления процессом от описания к автоматизации, анализу и оптимизации. В таком случае уже через короткое время можно будет увидеть эффект от совершенствования бизнес-процессов, что докажет топ-менеджменту правильность выбранного пути.

Шаг шестой

Увеличение внимания к документации, создаваемой на основе моделей. Начиная создавать модели процессов, нужно понимать, какие документы будут формироваться на их основе. Если в дальнейшем требуется создавать должностные инструкции с нормированием отдельных операций по времени, то необходимо при описании процессов сразу заполнять атрибуты времени исполнения операций, иначе их придется уточнять впоследствии. Если надо подучить техническое задание на внедрение информационной системы, следует жестко ограничивать варианты условных переходов и детализировать описание документов до уровня полей, чтобы при формировании документов не требовалось дополнительных уточнений. Именно поэтому перед тем, как начать создание моделей процессов, надо определить перечни итоговых документов. С учетом этой информации требуется создать методологию описания бизнес-процессов, следуя которой можно будет в проекте получить те материалы, которые необходимы.

Шаг седьмой

Избежание попыток описания бизнес-процессов, там, где их не существует. Многие российские компании все еще управляются по старинке, через назначение и контроль поручений. И если начать описание процессов в такой организации, то с большой вероятностью успешно закончить его не удастся, поскольку вариативность существующих маршрутов прохождения задач по компании не будет укладываться в формат процессных моделей. Особенно часто это проявляется на высших уровнях управления коммерческом и госсекторе. С учетом данного фактора нужно понимать, что процессный подход в целом, как и описание процессов в частности, наиболее эффективно в операционном ядре организации, поскольку именно там находятся массовые бизнес-процессы производства товаров или оказания услуг. Именно в операционном ядре описание бизнес-процессов можно выполнить намного проще, ведь деятельность в нем носит регулярный характер, что дает возможность ее дальнейшей автоматизации, анализа и оптимизации.

Шаг восьмой

Отказ от неопределенности способа внедрения усовершенствованных процессов. Совершенно логично, что созданное описание процессов должно служить основой для их дальнейшей оптимизации. Если нарисовать процесс «как должно быть» и не закрепить его в организации, то он так и останется «на бумаге». Именно поэтому способ внедрения усовершенствованных процессов в компании должен определяться заранее и желательно еще до старта работ по описанию процессов. Наиболее простой и понятный способ внедрения процессов «как должно быть» — регламентация. В данном случае описание форматируется в виде регламента, который закрепляется приказом руководителя. Однако, несмотря на всю простоту создания регламента, контроль его исполнения может быть затруднен или экономически неэффективен. Именно поэтому одним из наиболее результативных способов закрепления процесса «как должно быть» является внедрение информационной системы, и в частности системы класса Business Process Management System (BPMs), что позволяет закрепить не только маршруты и правила в рамках бизнес-процесса, но и поддержать и структурировать основные информационные потоки в рамках процесса.

Можно с уверенностью гарантировать, что, продумав все вопросы, связанные с описанием бизнес-процессов, еще до старта работ, можно создать хорошую основу для внедрения процессного управления на уровне всей компании, оправдав ожидания топ-менеджеров.

Андрей Коптелов

Технология описания бизнес-процессов компании

Каталог

Технология описания бизнес-процессов компании

Деятельность любой компании имеет основной производственный цикл. С точки зрения описания бизнес-процессов. Все частицы в компании движутся от терминала к терминалу претерпевают изменения и в конце этого цикла мы получаем ПРОДУКТ, который обмениваем на деньги.

Это происходит в любой организации государственной или коммерческой.

Предположим, что нам нужно что-то произвести. И нам нужно сделать, так чтобы добиться нужного нам качества. Для этого нам нужно иметь понимание технологии того что мы хотим произвести. Направить поток частиц в нужной последовательности и сделать так, чтобы потоки не перемешивались.

Для нас важно разложить технологию на составляющие этапы, шаги. Мы назовем эти шаги процессами. И описать каждый процесс от начала до конца, когда мы получим продукт. Частицы входят в организацию, претерпевают изменения и выходят из нее.

Бизнес-процесс— это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс должен иметь ответственного.

Блок-схема— распространенный тип схем (графических моделей), описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями.

Отсутствие описания бизнес-процессов приводит к стихийному производственному процессу, к тому же изменяющемуся при появлении новых сотрудников и необязательно в лучшую сторону.

Описание бизнес-процессов — это та основа, при помощи которой компания может получать запланированные результаты.

Путаница– это бессистемный поток частиц. Частицы перемешиваются, сталкиваются и остаются внутри этой зоны. Если терминал не дает поток наружу, значит он ничего не производит.

При диагностике «как есть» всех этапов в производственном цикле компании мы получаем материал для обработки и анализа текущей картины в компании, а также видим проблемы, имеющиеся у сотрудников, и как они видят их решения. Эти этапы можно назвать подготовительными для реинжиниринга бизнес-процессов.
Каждый проект по описанию бизнес-процессов состоит из ряда шагов. В зависимости от того, с какой целью проводится проект, и какие результаты от него ожидаются, некоторые из этапов могут исключаться из проекта или наоборот добавляться.

Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:

Этап 1. Описание структуры компании «как есть».

Этап 2. Анализа модели организации «как есть».

Этап 3. Разработка структуры компании «как надо».

Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».

Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».

В этой статье, будет подробно рассмотрен, первый этап по описанию организации «как есть», который состоит из четырех шагов.

Типы Бизнес-процессов

Бизнес-процессы организации начинаются за долго до того момента, как организация сформировалась, как компания, имеет посты и штатное расписание. Любой бизнес-процесс начинается с идеи, но этот аспект деятельности организации не является целью данной работы.

Бизнес-процесс, который мы будем рассматривать, начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Целью описания бизнес-процессов в компании является определение «слепых» зон, где, как правило, образуются «завалы», которые образуют путаницу, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.

Существуют три вида бизнес-процессов:

1. Управляющие— бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.

2. Операционные— бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются, Производство, Маркетинг и Продажи.

3. Поддерживающие— бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка.

Бизнес-процесс может быть разложен на несколько подпроцессов, которые направлены на достижение цели основного бизнес-процесса.

Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать лишние действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов мы получаем ПОДПРОДУКТ, который является частью продукта компании.

У любого бизнес-процесса должно быть ответственное лицо.

На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует компания.

На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления.

На третьем шаге описывается организационная структура компании, и

На четвертом — распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы (рис. 1).

Рис. 1. Пять шагов описания организации.

При описании работ, функций и бизнес-процессов на втором шаге используются два инструмента. Первый инструмент под названием «вертикальное описание» является простым и при его помощи описываются работы, выполняемые в организации и их вертикальная иерархия. В случае если этого инструмента недостаточно для проведения анализа деятельности «как есть» используется сложный инструмент под названием «горизонтальное описание». При горизонтальном описании деятельности помимо работ, выполняемых в компании, указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие материальные и информационные потоки протекают между ними, что является входом и выходом для каждой из работ.

Шаг 1. Описание бизнес-направлений компании.

Основные правила:

• При описании бизнес-направлений и бизнес-процессов, нужно забыть про существующую структуру.

• На одном уровне нужно «разложить» бизнес-процессы по одному критерию.

• Для одной системы можно построить несколько вариантов «деревьев» в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.

Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора .

Например, для компании «Альфа», которая занимается торговлей фруктами, соками и сухофруктами бизнес-направлений, состоящее из элементов:

построено с использованием критерия декомпозиции – продукт (рис. 2).

Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании «Альфа».
Далее каждое направление разбивается на составляющие подпроцессы

Глубина описания бизнес – направлений.

Если предприятие имеет большую номенклатуру продукции.

То опускаться при разбиении бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые бизнес-направления остаются технологически неразличимы.

Это значит., что для каждого бизнес-направления, в дальнейшем, будет описываться технология их реализации: последовательность работ, ответственность, линии и потоки, как бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления технологически различимы, если бизнес-процессы их реализующие имеют различную технологию.

Шаг 2. «Описание функций в бизнес-направлениях»

Вторым шагом описания организации «как есть» является описание работ, функций и бизнес-процессов, которые происходят в организации и которые прямым или косвенным образом поддерживают бизнес-направления. На данном шаге строится дерево работ, представляющее из себя иерархически упорядоченный перечень работ.

При построении дерева работ целесообразно ввести и использовать понятия «родительская» и «дочерняя» работы. Эти понятия являются относительными и определяются следующим образом. Работа, которая дробитьсяна работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам, из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в результате декомпозиции являются дочерними по отношению к работе, которую они составляют .

Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:

• работы ясны и понятны сотрудникам компании — являются элементарными,

• понятен конечный результат работы и способы его достижения,

• временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.

Далее в статье будут использоваться понятия: дерево функций и дерево бизнес-процессов. Давайте рассмотрим, что такое функция, бизнес-процесс и различия между ними. И функция и бизнес-процесс состоят из работ. Различие между ними заключено в том, что:

Функция состоит из работ однородных и является частью процесса;

Процесс–состоит из разнороднык функций и на выходе имеет результат или Подпродукт.

По своей сути функция и бизнес-процесс – это различные варианты объединения работ, реализуемых в компании. Более того эти понятия являются относительными.

Классификация бизнес-процессов.

При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности «как есть» получается большое количество работ. Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие в компании делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями .

• Основные бизнес-процессы – генерируют доходы компании;

• Обеспечивающие бизнес-процессы – поддерживают инфраструктуру компании,

• Бизнес-процессы управления – управляют компанией,

• Бизнес-процессы развития – развивают компанию.

Основные бизнес-процессы.

К группе основных относят следующие бизнес-процессы:

• Процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания.

• Процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента.

• Процессы, прямой целью которых является получение доходов.

• Процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Последнее определение предложили классики реинжиниринга бизнес-процессов М. Хаммер и Д. Чампи. Ими было предложено использовать данное определение как один из методов определения, того — является ли процесс основным или нет. Согласно этому методу у внешнего клиента нужно спросить готов ли тот платить деньги за данный бизнес-процесс или нет. Если клиент ответит «да», значит данный процесс является основным, если «нет», то процесс относят к одной из трех оставшихся групп.

Какова отличительная особенность основных бизнес-процессов, какова их роль, каково их предназначение? (Таблица 1) Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании. Далее это будет рассмотрено на практических примерах.

Основные бизнес — процессы определяют доходы компании. Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение и их ни в коем случае нельзя отдавать на аутсорсинг. Если их отдать на аутсорсинг, организация потеряет свою конкурентоспособность. Именно эти процессы конкурентоспособная компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли. По мере функционирования компании основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Таблица 1. Характеристики основных бизнес-процессов.

Определения	Отличительные особенности
· Бизнес-процессы, которые создают добавленную стоимость продукта, предлагаемого компанией; · Бизнес-процессы, которые создают продукт представляющий ценность для внешнего клиента; · Бизнес-процессы, прямой целью которых является генерирование доходов; · Бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.	· Представляют «зеркальное отражение» бизнес — направлений деятельности; · Являются источником генерирования доходов; · Определяют профиль бизнеса; · Имеют стратегическое значение; · Могут развиваться или отмирать в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Давайте рассмотрим пример построения дерева основных бизнес-процессов на примере компании «Альфа». Первый вариант дерева бизнес-процессов состоит из следующих элементов:

• Закупка

  • Закупка фруктов ;

  • Закупка соков ;

  • Закупка сухофруктов.

• Хранение

  • Хранение фруктов;

  • Хранение сока;

  • Хранение сухофруктов.

• Продажа

  • Продажа фруктов;

  • Продажа соков;

  • Продажа сухофруктов.

При построении данного варианта дерева основных бизнес-процессов на первом уровне дерева был применен критерий декомпозиции — функция», а на втором уровне – продукт (рис. 2).

Оказывается, что построение дерева бизнес-процессов не является однозначной задачей и имеет несколько решений. Для одной и той же компании можно построить несколько вариантов таких деревьев. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов для компании «Эврика» получается, если поменять последовательность применения критериев декомпозиции – функция и продукт.

• Торговля фруктами.

  • Закупка фруктов;

  • Хранение фруктов;

  • Продажа фруктов.

• Торговля соками.

  • Закупка соков;

  • Хранение соков;

  • Продажа соков.

• Торговля сухофруктами.

  • Закупка сухофруктов;

  • Хранение сухофруктов;

  • Продажа сухофруктов.

Обратите внимание, что нижний уровень первого варианта и верхний уровень второго варианта дерева бизнес-процессов компании «Альфа» является зеркальным отражением дерева бизнес-направлений (рис. 3).

Рис. 3. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов компании «Альфа»

Данный подход также согласуется с одним из принципов эффективного управления согласно которому любой сложный объект или задачу управления необходимо расщепить на ряд простых независимых.

Обеспечивающие бизнес-процессы.

Вторая группа бизнес-процессов, которые выделяются при описании деятельности — это обеспечивающие процессы. В отличие от основных обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации. Клиент за них не готов платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов являются подразделения и сотрудники организации, которых при описании процессов называют внутренними клиентами. В качестве обеспечивающих рассматривают такие бизнес-процессы как административно-хозяйственное обеспечение, обеспечение безопасности, юридическое обеспечение и т. д.

Давайте рассмотрим определение обеспечивающих процессов.

• Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы клиентами которых являются основные процессы, структурные подразделения и сотрудники организации.

• Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

Обеспечивающие бизнес-процессы могут производить продукты, которые могут продаваться на внешнем рынке, но эти продукты не являются основными, они являются второстепенными или побочным. Обеспечивающие бизнес-процессы не имеют стратегического значения (Таблица 2).

По мере функционирования компании может быть принято решение сделать побочный продукт основным. В этом случае обеспечивающий бизнес-процесс превращается в основной. Существует и противоположная перспектива — компания может отдать свой обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг, в случае если во внешней среде существуют другие организации, которые могут выполнить данный бизнес-процесс более дешево, быстро и качественно в виду своей специализации и наличия больших компетенций и опыта.

Таблица 2. Характеристики обеспечивающих бизнес-процессов.

Определения	Отличительные особенности
· Бизнес-процессы, клиентами которых являются основные бизнес-процессы; · Бизнес-процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.	· Выходы могут продаваться на внешнем рынке; · Не имеют стратегического значения ; · Могут превратиться в основной бизнес-процесс; · Могут отмереть в случае наличия конкурентоспособных альтернатив на внешнем рынке и передачи их исполнения на аутсорсинг.

Шаг 3. «Описание бизнес-процессов управления и развития»

Бизнес-процессы управления.

Третья группа бизнес-процессов это процессы управления. Процессы управления являются тоже обеспечивающими. Они не нужны для внешнего клиента, но они нужны для менеджмента компании, потому что именно эти процессы позволяют управлять компанией, обеспечивая ее выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:

• Процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации и регулируют ее текущую деятельность.

• Процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Отличительными особенностями процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческим процессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. Например, бизнес-процесс «Управление финансами» управляет объектом «деньги», бизнес-процесс «Управление маркетингом» управляет объектом «клиент», бизнес-процесс «управление персоналом» — объектом «Персонал» и т.д. (Таблица 3).

Таблица 3. Характеристики бизнес-процессов управления.

Определения	Отличительные особенности
· Бизнес-процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации, регулируют ее текущую деятельность; · Бизнес-процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.	· Имеют типовую внутреннюю структуру: · Планирование ; · Организация ; · Учет ; · Контроль ; · Регулирование . · Различие между процессами управления определяется спецификой объектов управления, которыми процесс управляет: · «Стратегия» ; · «Деньги» ; · «Персонал» ; · «Потребитель» ; · «Товарный запас» ; · «Активы» ; · и т.д.

Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:

Этап 1. «Планирование». На данной этапе собирается информация, проводится ее анализ и разрабатывается план действий.

Этап 2. «Организация». После разработки плана нужно обеспечить его реализацию — довести мероприятия до сотрудников, замотивировать и обеспечить сотрудников необходимыми для реализации плана ресурсами.

Этап 3. «Учет». По истечении установленного периода нужно собрать фактическую информацию о выполнении запланированных работ и достигнутых результатов.

Этап 4. «Контроль». После проведения учета план сопоставляется с фактической информацией и проводится анализ план-фактных отклонений.

Этап 5. «Регулирование». На последнем пятом этапе принимается решение о последующих действиях — корректировки плана, поощрении или наказании сотрудников, которые эти планы реализовывали.

Любой управленческий процесс ложится на эту схему. Если взять процесс «Бюджетирование», то этап «Планирование» будет называться «Разработкой бюджетов», выходом которого будут финансовые и операционные бюджеты. Далее происходит реализация бюджетов, осуществляется учет достигнутого и т.д. Если рассмотреть процесс «Стратегическое управление», то первый этап будет называться «Стратегическое планирование», выходом которого будет стратегический план.

В виду идентичной структуры и общности бизнес-процессов управления для наиболее распространенных процессов разработаны и эффективно применяются их типовые описания. Использование типовых схем процессов позволяет значительно ускорить, облегчить и повысить качество работ по описанию управленческой деятельности. Для этого нужно взять типовые описания, содержащие максимально возможный набор функций, сравнить с существующей деятельностью компании и методом вычеркивания составить описание управленческих бизнес-процессов предприятия «как есть». Использование типовых описаний также позволяет показать, каких функций и бизнес-процессов в компании не хватает для того, что бы перевести организацию в более оптимальное состояние «как надо».

Бизнес-процессы развития .

Последняя группа бизнес-процессов, которую осталось рассмотреть — это бизнес-процессы развития.

К этой группе относят следующие бизнес-процессы:

• Бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе.

• Бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности организации.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода (Таблица 4).

Отличительной особенностью бизнес-процессов развития является то, что они на 80% представляют из себя проектную деятельность. Что такое проект? Проект — это процесс, который реализуется один раз, после чего он завершает свое существование. Ему на смену возникает новый проект и эта ситуация повторяется многократно. Бизнес-процессы развития — это на 80% проекты, а проекты требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами. Соответственно проекты предъявляют другие требования к сотрудникам компании, которые ими управляют и участвуют в их реализации. Проектный менеджер отличается от менеджера операционного по своим как профессиональным, так и личностным навыкам.

Таблица 4. Характеристики бизнес-процессов развития.

Определения	Отличительные особенности
· Бизнес-процессы целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе; · Бизнес-процессы целью которых является совершенствование и развитие деятельности организации.	· На 80% представляют из себя проекты – процессы, которые выполняются один раз; · Требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами; · Предъявляют иные требования к проектному менеджеру в отличие от требований к менеджеру операционному.

Шаг 3. Распределение функций «как есть».

Последним шагом описания деятельности «как есть» является описание распределения ответственности структурных звеньев за реализуемые в компании бизнес-процессы.

Часто схемы оргструктуры в компании уже имеются.

При опросе топ-менеджеров, руководителей подразделений описываются структурные подразделения, должности, и люди, которые работают в организации, распределяются по оргсхеме и ситуация фиксируется на бумаге.

На данном шаге необходимо указать, кто что делает и кто за что отвечает.

После этого отчет дается Заказчику.

Шаг 4. Распределение функций «как должно быть».

На четвертом шаге описывается соответствие между результатами второго и третьего шагов по описанию деятельности «как есть» — соответствие между бизнес-процессами и организационной структурой компании.

В реализации конкретной работы могут участвовать несколько должностей и структурных подразделений, но в менеджменте ответственный за выполнение работу должен быть только один. Это базовое правило построения эффективной организации.

Для того чтобы правильно написать оргсхему компании нужно:

• Установить что является конечным продуктом;

• Проработать последовательность создания продуктов в обратном порядке, чтобы установить более ранние продукты, складывая которые последовательно, мы можем получить конечный продукт;

• Расставить посты на оргсхеме по вертикали так, чтобы продукт каждого следующего поста был ближе к завершению, чем продукт предыдущего.

• Расписать действия в виде функций, которые необходимо совершить для получения каждого продукта,

• Дать названия постам

• Произвести назначения на посты

рис 4. Описание Оргсхемы компании.

Похожие статьи

Как описать бизнес процесс | Trinion

Существует два диаметрально противоположных подхода к началу описания бизнес-процесса. Некоторые учебники рекомендуют сначала описать все текстом, пошагово, и только потом переходить к графике. Другие советуют сразу моделировать графическую нотацию, а потом описывать ее текстом по мере необходимости.

Я считаю, что начинать с текста – это путь в никуда. Потому что вы таким образом получаете на первом этапе много текстовой информации, в которой даже самому можно запутаться. Кстати, это происходит не так редко, как может показаться. Тем более, ваши заказчики будут долго и с трудом разбираться, что вы им хотите донести.

Другое дело – графическая нотация, где наглядно видно, какое действие выполняется на каждом этапе, где находится «условная вилка» и т.д. В этом случае любые ошибки и недочеты становятся очень заметны.

Я рекомендую такую последовательность действий:

1. Цель описания бизнес процесса
2. Цели бизнес процесса
3. Поговорить с руководством в отделах которые работают в бизнес процессе
4. Поговорить с сотрудниками
5. Выявить наиболее важные задачи  бизнес процессе
6. сделать первый вариант бизнес процесса
7. Выявить начало и конец процесса, начало должно быть только одно, финалов много.
8. Составить список задач с условиями
9. Обсудить детали с руководством и с ключевыми сотрудниками
10. представить финальный вариант
11. Подготовить текстовое описание бизнес процесса

Такой подход экономит время и вам, и заказчику. И что еще важнее, гарантирует взаимопонимание. Но давайте разберемся шаг за шагом, с чего начинать и как действовать.

1.      Описать цель описания бизнес процесса

Цель описания бизнес процесса ни в коем случае не надо путать с целью самого бизнес-процесса. Это разные этапы работы.

Цель описания бизнес-процесса – это задача, которая стоит перед вами. Например, это может быть автоматизация процесса продажи, автоматизация приема заявки, процесса управления снабжением и т.д.

Также целью описания может быть не автоматизация, а реинжиниринг или, говоря проще, оптимизация бизнес-процесса. В этом случае вам сначала понадобиться сделать описание «как есть», и только потом его оптимизировать.

Примеры подобных задач: «Оптимизация процесса бизнес-контроля» или «Реинжиниринг процесса планирования».

Т.е. первый этап – это четкое понимание, а еще лучше, сразу краткое текстовое описание того, зачем вы вообще выполняете эту работу.

2.      Описать цели бизнес процесса

Теперь необходимо четко обозначить цели самого бизнес-процесса. Т.е. те финальные результаты, к которым необходимо прийти.

Напоминаю, что в отличие от технологического процесса у бизнес-процесса может быть несколько финалов. Но их число всегда ограничено, и все их необходимо перечислить.

Очень важно, чтобы бизнес-процесс начинался и завершался так, как было запланировано. По сути, таким образом, мы обозначаем точку «выхода», т.е. то, что мы обязательно должны получить в том или ином случае.

Например, процесс продажи или обслуживания клиента может иметь два очевидных финала:

1. Сделка завершена успешно.
2. Сделка проиграна (клиент отказался от сотрудничества).

Оба эти финала должны быть запланированы заранее. Причем, в случае проигранной сделки, обязательно нужно заранее определить, в каких случаях может возникнуть такой вариант выхода из бизнес-процесса, ведь заказчик может отказаться от сделки на разных этапах и по разным причинам. Здесь очень важно определить оптимальные варианты выхода из сделки.

Почему так важно четко определить цели бизнес процесса? Очень важно в любом процессе на выходе получить максимум информации о том, как он проходил, где и на каком этапе завершился, где и по каким причинам он сорвался, или, наоборот, что сделали, чтобы процесс прошел успешно.

3.     Поговорить с руководством отделов,  которые работают в бизнес процессе

Теперь, когда поставлены все необходимые цели, пришло время обсудить нюансы работы с руководителями отделов, которые будут учувствовать в бизнес-процессе.

Важно понимать, что где бы и с кем вы ни работали, вы всегда будете сталкиваться с определенной иерархией внутри организации. Скорей всего, первый этап переговоров у вас будет происходить на уровне руководства. Но дальше вам необходим контакт с подразделениями, которые задействованы в бизнес-процессе. Нужно выявить тех сотрудников, которые будут учувствовать в нем непосредственно. Для этого вам понадобится общение с руководителями этих подразделений.

Важно понимать что иногда вам не нужно будет говорить с каждым с кем запланировано, кто нибудь из руководства может вам рассказать и за себя и за других людей. Соблюдайте меру, не будьте роботом.

4.      Поговорить с сотрудниками

Далее, уже с согласия и, возможно, при участии этих руководителей, имеет смысл пообщаться с лучшими сотрудниками. Я их называю обычно «звезды». Это те люди, которые в текущих условиях выполняют свою работу наиболее эффективно. Информация от них поможет вам понять, как составить бизнес-процесс наилучшим образом.

Список звезд вы должны получить от руководства отделов, это может быть один или несколько человек.

5.      Выявить наиболее важные задачи в бизнес-процессе

На основе собранных интервью сотрудников и руководства подразделений нужно определить наиболее важные и значимые задачи.

Здесь важно понимать, что каждый сотрудник считает свою работу – самой важной. Почти все уверены, что именно качество их работы лежит в основе результатов коллег и других подразделений. С психологической точки зрения это вполне понятно, более того, разумный руководитель даже стимулирует такое отношение к своей работе у подчиненных.

Но вам важно понять, что действительно значимо с точки зрения бизнес-процесса, а что – нет. Иначе, если вы будете записывать каждое мелкое действие каждого сотрудника, вы сами «заблудитесь» в собственных заметках или переплетениях графической нотации, перегруженной лишними подробностями.

Скорей всего, вам совсем не нужно знать, когда по правилам сотрудник перезагружает компьютер или какой из бланков он использует для оформления делового письма, а какой – для коммерческого предложения. В случае необходимости такие мелкие подробности можно будет уточнить потом, например, для программиста, который будет создавать форму делового письма.

Учитесь выявлять важное и отсекать ненужное. Что именно на самом деле важно, в каждой организации и в каждой ситуации индивидуально. Вы – специалист, и вы должны уметь выявлять то, что действительно требуется для моделирования бизнес-процесса. При этом вы будете исходить из контекста, из поставленной задачи, из ресурса финансового и временного и т.д.

Очень важно понимать что на самом деле вы всегда сможете добавить что то, даже если вы убрали это ранее. Ведь при обсуждении вам скорее всего укажут на вашу недоработку тот кого вы до этого интрвьюировали.

6.      Выявить начало и конец процесса

Вы уже определяли цели процесса, теперь, после общения с сотрудниками компании-заказчика, их можно и даже нужно уточнить. Кроме того, на этом этапе нужно четко обозначить начало процесса, с учетом всех входящих данных. 

Помните: финалов у бизнес-процесса может быть несколько, начало – всегда одно. В принципе в пункте 2 вы уже описали финалы, но важно понимать что на данном этапе вы пишете конкретно где и сколько будет финалов.

7.      Составить список задач с условиями

Определите основные задачи, которые должны быть решены для достижения результата. Вы уже представляете, как работают сотрудники компании. Опыт и знания позволяют вам понять, как они должны работать, например, после внедрения автоматизации. И вы можете определить «ключевые моменты».

Например, в процессе продажи это может быть получение контактных данных у лида, чтобы иметь возможность вести с ним переговоры. Далее, согласование цены или ассортимента и т.д.

Условия или развилки — это места в в вашем описании бизнес процесса где действия процесс будет делиться в зависимости от условия. Обычно условия могут быть “или” или “и”. В зависимости от нотации количество видов развилок может варьироваться.

8.      Сделать первый вариант бизнес процесса

Пришло время заняться созданием самого бизнес-процесса. Я обычно называю первый вариант черновым, но, тем не менее, показываю заказчикам. Именно в качестве черновика.

Необходимо уметь донести до своих клиентов, что это такое и зачем вы им показываете «черновик». Они должны понимать, что вы – специалист в своем деле, но не в особенностях работы их бизнеса. И только совместная работа над бизнес-процессом поможет добиться наилучшего результата. Потому вы составляете «черновой» вариант бизнес-процесса, а они его изучают, скорей всего, на уровне руководителей тех самых подразделений, которые будут по этой схеме работать. И вносят свои пожелания и уточнения.

На своем опыте я также понял, что оптимальное решение – разослать черновой вариант бизнес-процесса заранее всем заинтересованным лицам, например, за 1-2 дня до дня встречи или онлайн-конференции. Графические нотации читаются просто, они понятны интуитивно даже не специалистам, особенно, если составлены грамотно. Нужно стараться делать ваши нотации как можно более понятными. Впрочем, при необходимости вы можете составить краткое пояснение для каких-то сложных или особо важных этапов.

Дайте людям время на изучение бизнес-процесса. Пусть они составят свои вопросы и уточнения заранее. Конечно, никто не гарантирует, что они найдут время и прочитают нотацию заранее. Но все же старайтесь сделать так, чтобы заинтересованные люди успели ознакомиться с вашим «черновиком», и, что еще важнее, смогли понять, что именно вы предлагаете.

9.      Обсудить детали с руководством и с ключевыми сотрудниками

Далее следует этап обсуждения. Здесь важно, с одной стороны, внимательно прислушиваться к мнению руководителей подразделений и самих сотрудников, учитывать нюансы, которые вы могли не совсем верно понять при первом интервью. Но также помните, что эксперт в этом случае – вы. Именно вы знаете, как лучше. А потому везде, где сотрудники компании будут стремиться вернуть процесс на «привычные рельсы», а они будут это делать с высокой вероятностью, проявляйте твердость. Они хорошо знают «как есть», а вы – «как должно быть». 

10.  Представить финальный вариант

Черновых вариантов может быть более одного, особенно, если бизнес-процесс сложный и специфический. Но в любом случае, этот процесс согласования не может продолжаться бесконечно. Лучше всего, если заказчик будет понимать заранее, что вы готовы дорабатывать 1,2 или 3 раза. Но не более. Тогда и обсуждение будет максимально конструктивным.

После согласований вы создаете финальный вариант графической нотации.

11.  Подготовить текстовое описание бизнес процесса

Текстовое описание бизнес-процесса следует готовить после всех согласований. Подробно описывать имеет смысл только финальный вариант. Здесь уже вы готовите текстовое описание как документ, прилагаете к нему план работ и т.д. На основании графической нотации и этого описания вы в дальнейшем будете работать.

Правила описания бизнес-процесса

Выше я много сказал о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. В результате может показаться, что любое описание действий человека «на работе» можно считать описанием бизнес-процесса. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса (в графической или текстовой форме) или нет:

• Законченность. Бизнес-процесс должен четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним. Если мы говорим о процессе продажи определенного товара или услуги, то бизнес-процесс должен полностью описывать действия, необходимые для получения указанного результата, и завершающегося именно таким результатом (с определенными допущениями, о которых я говорил выше).
• Лаконичность. Бизнес-процесс должен сочетать в себе достаточность, т.е. описывать все необходимые этапы и действия, при этом быть максимально лаконичным для простоты восприятия. Лично я вывел для себя «правило 15 минут» — если за этот период времени я могу объяснить руководству компании представленный бизнес-процесс, значит, его можно показывать заказчику. Получается быстрее – прекрасно, требует больше времени и слов – надо подумать, что можно сократить и упростить.
  Я когда-то лично видел графическое описание бизнес-процесса, выполненное на листе 2 метров длиной (и соответствующей шириной). Его даже просто рассмотреть и понять, куда ведет какая стрелка крайне сложно. А как его пояснять заказчику, я лично не представляю.
  Помните, что человек воспринимает зрительно определенный объем информации, ограниченный, в том числе, определенным размером листа или экрана (это связано с особенностями зрения), а также числом элементов (возможности мозга также ограничены). Простой и лаконичный бизнес-процесс заказчик поймет, просто «охватив» схему взглядом. Сложный и перенасыщенный деталями придется изучать не один час просто для того, чтобы понять, что там отображено. Скорей всего, руководитель компании, который не является экспертом в работе отдельных подразделений, а также ограничен по количеству свободного времени, просто не будет изучать столь сложную конструкцию и не поймет сути даже самых выгодных предложений.
• Использование общепризнанных нотаций. Не стоит изобретать собственные обозначения и правила. Используйте нотации, которыми пользуются во всем мире. Я видел в книгах некоторых отечественных авторов попытки создания собственной системы обозначений. И, честно говоря, так и не понял, зачем они усложняют жизнь и себе, и своим читателям. Здесь как с языком – вы можете придумать свой особый язык, но понимать его никто, кроме вас, не будет. А если он окажется похож на существующие, то может еще и путаница появиться. Либо вас сочтут безграмотным, так как вы не по правилам известных языков используете пунктуацию, склоняете слова и т. д. Так и с нотациями – есть уже устоявшиеся, известные людям и, что также немаловажно, интуитивно понятные нотации. Они потому и стали популярны, что в процессе их создания и доработок постоянно тестировались на простоту, однозначность и удобство. Если вы будете использовать готовые нотации, вас будут понимать, воспринимать, как эксперта, да и сами правила нотаций уберегут вас от логических ошибок. Я лично рекомендую IDEF3 и BPMN 2.
• Все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны. И делать это необходимо без использования сносок с нумерациями, комментариях в объектах Swimm line (специальные сноски) и т.д. Этим нередко «грешат» любители создавать собственные конструкции вместо использования готовых нотаций. Где-то у них названия не помещаются, где-то им кажется, что длинное название в теле бизнес-процесса будет неудобным. В результате либо приходится искать в сносках, о ком именно идет речь, либо создатели таких бизнес-процессов просто забывают указать кого-то из участников.
• Понятное потребителю описание. Самое главное – ваш потребитель, тот, кто будет читать эту нотацию, должен быстро и, в идеале, даже без ваших пояснений понимать описание бизнес-процесс.

Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса. Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно. И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы.

Вопросы и ответы

Какое количество элементов должно быть в описании бизнес-процесса?

Важно понимать, что чем больше элементов в бизнес-процессе, тем более он подробный и детальный. С другой стороны, обилие элементов делает ваш бизнес-процесс запутанным и повышает вероятность ошибки. Вы на этапе постановки задач уже определили действительно важные. Ориентируйтесь на них.

Лично я считаю, что 40-50 элементов в бизнес-процессе – это допустимый максимум. Это тот объем, который люди могут воспринять. Если необходима на каком-то этапе большая детализация, создавайте отдельные подпроцессы. Здесь главное, чтобы прочесть правильно нотацию смогли и вы, и ваши заказчики. Иначе проблем, недовольства и переделок не избежать.

Как описывать задачи текстом и делать текстовые пояснения в нотации?

Я всегда во время интервью обращаю внимание на то, какие термины, какой сленг используют сотрудники компании. Например, если они привыкли говорить «потенциальный клиент», я не буду писать «лид», хоть это одно и то же. Я постараюсь пользоваться привычной им терминологией.

В черновом варианте можно также пользоваться словами типа «платежка» вместо платежного поручения и т.д. На этом этапе самое главное – взаимопонимание. А люди всегда быстрее понимают привычный им сленг.

В финальном варианте и документе описания уже стоит применять грамотную терминологию и приложить словарь терминов (глоссарий).

В какой нотации лучше описывать бизнес-процесс?

Я считаю, что лучше всего использовать либо BPMN, либо IDEF3. Подробно я о них здесь не буду говорить, но основное отличие заключается в том, что в IDEF3 вы можете декомпозировать элементы, а в BPMN такая возможность отсутствует. С другой стороны, в BPMN вы можете создать около 40-50 элементов, т.е. подробно описать большой процесс. В IDEF3 допустимое число элементов меньше. Потому здесь не выйдет изобразить большой бизнес-процесс, зато можно часть процессов представить «черными ящиками», после чего декомпозировать их в подпроцессы.

‍

Классификация бизнес-процессов

Классификация бизнес-процессов на предприятии важна по нескольким причинам:

1. Необходимо хорошее понимание руководством того, какие процессы реально происходят на предприятии и зачем они требуются.
2. Потребуется выстраивание всех бизнес-процессов в гибкую систему, чтобы они не дублировали друг друга, и одновременно с тем не было никаких аспектов деятельности предприятия, не охваченных никакими бизнес-процессами.

В целом все бизнес-процессы компании направлены на то, чтобы, во-первых, производить ценности для клиентов (товары, услуги), а во-вторых, поддерживать собственную деятельность, оптимизироваться и развиваться. Знание того, какими конкретно бывают бизнес-процессы и на какие типы они делятся, может помочь разобраться с тем, правильно ли выстроена их система на вашем предприятии и нет ли каких-либо недоработок.

Внешние и внутренние бизнес-процессы

Под внутренними понимаются те, которые протекают исключительно внутри компании. Если бизнес-процесс подразумевает взаимодействие с клиентом или с другой организацией (поставщики материалов или аутсорсинговых услуг, государственные органы), то он уже не может считаться внутренним.

Классификация бизнес-процессов по их роли

Существуют бизнес-процессы функциональные и структурные.

1. Функциональные обеспечивают главную деятельность компании (производство товаров и услуг), а также поиск клиентов, разработку новых товаров и услуг, продажи и продвижение.
2. Структурные имеют своей основной целью поддержание существования бизнеса. Сюда входит, в первую очередь, управление, в том числе персоналом, информацией и ресурсами, а также развитие.

Классификация бизнес-процессов по влиянию на добавочную стоимость продукта

В зависимости от этого признака бизнес-процессы предприятия подразделяются на основные, дополнительные и процессы управления.

Основные бизнес-процессы

Основные напрямую связаны с производством товаров и услуг. Они:

• Создают продукт (товар или услугу).
• Добавляют стоимость (например, производство упаковки).

Фактически, клиент готов оплачивать всё то, что создают основные бизнес-процессы компании. Именно это отличает их от остальных.

Вспомогательные бизнес-процессы

Вспомогательные (обеспечивающие) бизнес-процессы подразумевают управление:

• финансами
• персоналом
• логистикой

Все эти процессы клиент не готов оплачивать, потому что они ему не нужны, а нужны лишь самому предприятию. Однако без них оно существовать не способно.

Например, бухгалтерия есть в каждой компании, однако она не создаёт никакой ценности для клиента. Тем не менее, услуги бухгалтеров потребуются для того, чтобы предприятие могло нормально работать и производить свои основные ценности.

Сюда же можно отнести, к примеру, приобретение оборудования для офиса (от стульев и канцтоваров до техники), обеспечение связи, охраны.

Процессы управления

В первую очередь, управление подразумевает контроль за всем тем, что происходит на предприятии.

Не менее важным моментом является выработка стратегии дальнейшего развития компании.

Фактически, управление состоит из планирования и контроля за тем, как и насколько достигаются эти планы.

Особенности работы с основными и вспомогательными бизнес-процессами

Эксперты советуют соблюдать несколько правил, помогающих выстроить бизнес-процессы на предприятии оптимальным способом.

Один процесс – один руководитель

Добиться того, чтобы процессы не пересекались, важно ещё и потому, что каждым из них должен заведовать один человек. Например, за все процессы бухгалтерии отвечает главный бухгалтер; за всё, что связано с доставкой – начальник службы доставки.

Не во всех случаях ответственный за бизнес-процесс окажется руководителем конкретного отдела, потому что существуют и сквозные бизнес-процессы, проходящие сразу через несколько отделов и структурных подразделений компании.

Если за каждый процесс отвечает один руководитель, это значительно облегчит работу предприятия, когда будет проведено внедрение BPM-системы. Ответственный за бизнес-процесс сможет контролировать все этапы, распределять задания между конкретными сотрудниками и своевременно видеть любые проблемы.

Бизнес-процессов не должно быть слишком много

Оптимальным вариантом является такой, когда одновременно существует не более 7 (плюс-минус 2) основных бизнес-процессов, и около 5 дополнительных.

Если бизнес-процессов будет больше, то, скорее всего, окажется так, что один руководитель высшего звена (директор предприятия) не сможет их все одновременно полноценно контролировать. А это грозит накоплением большого количества проблем на протяжении длительного времени, которые затем могут негативно отразиться на работе предприятия.

Кроме того, опыт показывает, что если бизнес-процессов оказывается слишком много, то это, как правило, говорит о том, что их модель не выстроена до конца и несовершенна, что отдельные процессы дублируют друг друга или иным способом пересекаются. В этом случае нужно подумать о том, как уменьшить их число и сделать всю схему более прозрачной.

Формализация и классификация бизнес-процессов как шаг к внедрению системы BPM

Классификация бизнес-процессов в большинстве случаев предполагает выстраивание диаграмм и схем, которые впоследствии формализуются и могут быть успешно использованы в BPM-системах.

Чем более грамотно выполнена классификация и формализация бизнес-процессов, тем более эффективной сможет стать работа системы BPM, которая будет работать на основании этих схем.

Вы можете заказать демо-версию, чтобы убедиться: наша платформа предлагает понятный дружелюбный интерфейс и много полезных возможностей.

Заказать демо

Анатолий Белайчук, признанный эксперт в области BPM и автоматизации процессов. Имеет свыше 20 лет опыта руководящей работы и консалтинга в области управления бизнес-процессами. Является президентом Российского отделения Международной ассоциации BPM-профессионалов — ABPMP Russian Chapter, а также соавтором перевода спецификации нотации BPMN.

https://www.facebook.com/anatoly.belaychuk

Обзор последовательности операций бизнес-процесса | Microsoft Docs

• 02/21/2020
• Чтение занимает 9 мин

В этой статье

Можно обеспечить унификацию вводимых пользователями данных и выполнение ими одних и тех же шагов при работе с каждым клиентом, создав последовательность операций бизнес-процесса. Например, можно создать последовательность операций бизнес-процесса, чтобы все одинаково обрабатывали запросы клиентов на обслуживание, или чтобы потребовать от сотрудников утверждения счетов перед отправкой заказов. Последовательности операций бизнес-процессов используют ту же базовую технологию, что и другие процессы, но предоставляемые ими возможности сильно отличаются от других функций, использующих процессы. Сведения о создании или изменении последовательности операций бизнес-процесса, см. в разделе Создание последовательности операций бизнес-процесса.

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о последовательностях операций бизнес-процесса.

В чем преимущество последовательностей операций бизнес-процессов?

Последовательности операций бизнес-процессов предоставляют пользователям инструкции по выполнению операций. Они предоставляют упрощенное взаимодействие с пользователем, при котором пользователи получают инструкции по выполнению операций, определенных в организации для достижения того или иного результата. Это взаимодействие с пользователями можно настроить таким образом, чтобы пользователи с различными ролями безопасности могли пользоваться функциями, которые оптимально подходят им для работы.

Используйте последовательности операций бизнес-процессов для определения набора действий, которые должны выполнить пользователи, чтобы получить желаемый результат. Эти действия предоставляют пользователям визуальный индикатор хода выполнения бизнес-процесса. Благодаря последовательностям операций бизнес-процессов потребность в обучении снижается, поскольку новым пользователям не требуется думать о том, какую сущность им следует использовать. Они могут просто следовать инструкциям. Последовательности операций бизнес-процессов можно настроить для поддержки общих методик продаж, которые могут помочь группам продаж достигнуть лучших результатов. Что касается групп обслуживания, последовательности операций бизнес-процессов могут помочь новому персоналу быстрее втянуться в работу и избежать ошибок, которые могут привести к неудовлетворенным клиентам.

Что можно делать с помощью последовательностей операций бизнес-процессов?

Определение последовательности операций бизнес-процесса представляется как настраиваемая сущность, и экземпляр процесса сохраняется в виде записи в этой сущности. Каждая запись связана с записью данных (например, организация, контакт, интерес или возможная сделка) и, в случае процессов между несколькими сущностями, с записью данных для каждой участвующей сущности.

С помощью последовательностей операций бизнес-процессов можно определить набор стадий и шагов, которые будут отображаться в элементе управления вверху формы.

Каждая стадия содержит группу шагов. Каждый шаг представляет поле, в которое можно ввести данные. Пользователи переходят к следующей стадии с помощью кнопки Следующая стадия. Можно настроить шаг как обязательный для выполнения, чтобы пользователи должны были вводить данные в соответствующее поле, прежде чем смогут переходить на следующую стадию. Обычно это называется «регулируемым переходом по стадиям».

Последовательности операций бизнес-процессов довольно просты относительно других типов процессов, поскольку они не предоставляют условную бизнес-логику или автоматизацию кроме обеспечения упрощенного взаимодействия с пользователями для ввода данных и управления переходом по стадиям. Однако, если их использовать совместно с другими процессами и настройками, они могут играть важную роль для экономии времени, сокращения расходов на обучение и ускорения адаптации пользователей.

Доступно несколько готовых к использованию последовательностей операций бизнес-процесса. Дополнительные сведения: Добавление готовых к использованию бизнес-процессов.

Последовательности операций бизнес-процессов, интегрированные с другими настройками

Если вы или пользователь вводит данные с помощью последовательностей операций бизнес-процессов, изменения данных также применяются к полям формы для немедленной реализации функций автоматизации, предоставляемых бизнес-правилами или скриптами форм. Можно добавить шаги, которые будут задавать значения для полей, отсутствующих в форме, и эти поля будут добавляться в объектную модель клиентского API, используемую для скриптов форм. Все бизнес-процессы, инициированные в результате изменений в полях, содержащихся в последовательности операций бизнес-процесса, будут применяться при сохранении данных в форме. Если автоматизация применяется бизнес-процессом в реальном времени, изменения отобразятся пользователю незамедлительно при обновлении данных в форме после сохранения записи.

Хотя элемент управления последовательностью операций бизнес-процесса в форме не предоставляет явные возможности программирования на стороне клиента, изменения, применяемые бизнес-правилами и скриптами форм, автоматически применяются к элементам управления последовательностями операций бизнес-процессов. Если скрыть поле в форме, это поле также будет скрыто в элементе управления последовательностью операций бизнес-процесса. Если установить значение с помощью бизнес-правил и скриптов форм, это значение будет установлено в последовательности операций бизнес-процесса.

Одновременные последовательности операций

Параллельные последовательности операций бизнес-процесса позволяют специалистам по настройке создавать несколько бизнес-процессов и связывать их с одной и той же начальной записью. Пользователи могут переключаться между параллельно выполняемыми бизнес-процессами и возобновлять свою работу на том этапе процесса, на котором они находились.

Системные последовательности операций бизнес-процессов

Предусмотрены следующие последовательности операций бизнес-процесса. Чтобы понять принцип работы последовательностей операций бизнес-процессов, просмотрите следующие системные последовательности операций бизнес-процессов.

• Преобразование интереса в возможную сделку

• Преобразование возможной сделки в продажу

• Преобразование звонка в обращение

Несколько сущностей в последовательностях операций бизнес-процессов

Последовательность операций бизнес-процесса можно использовать для одной или нескольких сущностей. Например, процесс может начинаться с возможной сделки, затем переходить к предложению с расценками, заказу и, наконец, счету, прежде чем возвращаться к возможной сделке для ее закрытия.

Можно разработать последовательности операций бизнес-процессов, которые свяжут записи максимум для пяти различных сущностей в один процесс, чтобы пользователи, использующие приложение, могли сосредоточиться на самом процессе, а не на том, с какой сущностью они работают. Так они смогут быстрее переходить между связанными записями сущностей.

Несколько последовательностей операций бизнес-процессов для каждой сущности

Не все пользователи в организации могут выполнять один и тот же процесс, и различные условия могут требовать применения различных процессов. Можно использовать до 10 активных последовательностей операций бизнес-процессов в одной сущности для предоставления соответствующих процессов в различных ситуациях.

Управление применением последовательностями операций бизнес-процессов

Можно связать последовательности операций бизнес-процессов с ролями безопасности, чтобы только пользователи с этими ролями безопасности могли просматривать или изменять их. Также можно задать порядок последовательностей операций бизнес-процессов, чтобы контролировать, какая последовательность операций бизнес-процесса будет задана по умолчанию. Чтобы задать порядок последовательность операций бизнес-процесса, откройте последовательность операций бизнес-процесса в конструкторе, затем выберите Последовательность операций процесса заказа на панели команд. Выберите стрелки вверх и вниз для перемещения последовательностей операций бизнес-процесса в нужном вам порядке.

Когда кто-то создает новую запись сущности, список доступных определений активных бизнес-процессов фильтруется по роли безопасности пользователя. По умолчанию применяется первое активированное определение бизнес-процесса, доступное для роли безопасности пользователя в соответствии со списком порядка процессов. Если доступны несколько определений активных бизнес-процессов, пользователи могут загрузить другой из диалогового окна переключения процесса. При переключены процессов текущий отображаемый процесс отправляется на задний план и заменяется выбранным процессом, но текущий процесс сохраняет свое состояние и на него можно переключиться обратно. С каждой записью могут быть связаны несколько экземпляров процессов (каждый для своего определения последовательности операций бизнес-процесса, всего не более 10). При загрузке формы обрабатывается только одна последовательность операций бизнес-процесса. Когда какой-либо пользователь применяет другой процесс, этот процесс может быть загружен только по умолчанию для данного пользователя.

Чтобы бизнес-процесс загружался по умолчанию для всех пользователей (поведение, соответствующее процессу «закрепления»), можно добавить настраиваемый скрипт API клиента (веб-ресурс) при загрузке формы, который загружает конкретный существующий экземпляр бизнес-процесса на основе идентификатора определения бизнес-процесса.

Привилегии последовательности операций бизнес-процесса

Каждое определение последовательности операций бизнес-процесса, которое представлено как настраиваемая сущность, обладает собственным набором привилегий, которые можно изменить в рамках роли безопасности, как и все другие системы или настраиваемые сущности. Можно указать привилегии на вкладке Последовательности операций бизнес-процесса для роли безопасности.

Можно назначить следующие привилегии в последовательности операций бизнес-процесса:

• Создание. Позволяет создавать экземпляры последовательности операций бизнес-процесса, что делается одновременно с созданием новой записи.
• Чтение. Разрешает просмотр последовательности операций бизнес-процесса в созданной записи.
• Запись. Позволяет обновлять последовательность операций бизнес-процесса. Например, изменение состояния и навигации.
• Удаление. Позволяет удалять экземпляр, например при удалении записи.
• Добавление. Разрешает навигацию между сущностями из сущности. Например, сущность «Интерес» в последовательности операций бизнес-процесса Преобразование интереса в возможную сделку.
• Добавление к. Разрешает навигацию между сущностями к сущности. Например, сущность «Возможная сделка» в последовательности операций бизнес-процесса Преобразование интереса в возможную сделку.

Примечание

По умолчанию только роли безопасности Системный администратор и Специалист по настройке систем имеют доступ ко всем последовательностям операций бизнес-процесса.

Замечания о последовательности операций бизнес-процесса

Можно определить последовательности операций бизнес-процессов только для сущностей, поддерживающих их. Также следует помнить об ограничениях по числу процессов, стадий и шагов, которые можно добавлять.

Последовательности операций бизнес-процесса, которые вызывают бизнес-процесс

Теперь можно вызвать бизнес-процессы с запуском вручную из последовательности операций бизнес-процесса. Это можно настроить в новом конструкторе последовательностей операций бизнес-процесса, перетащив компонент бизнес-процесса в стадию процесса или в раздел «Глобальные бизнес-процессы». Дополнительные сведения об использовании бизнес-процессов в последовательностях операций бизнес-процесса см. в разделе Блог. Автоматизация последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics 365 for Customer Engagement.

При включении бизнес-процесса, который будет вызываться на выходе стадии в последовательности операций бизнес-процесса, и при этом эта стадия является последней в последовательности, конструктор представляет впечатление, что бизнес-процесс будет запускаться по завершении последней стадии. Однако бизнес-процесс не будет вызываться, поскольку не выполняется переход по стадиям. Результат не получите предупреждение или ошибку, предупреждающую вас не включать бизнес-процесс в стадию. Когда пользователь взаимодействует с последовательностью операций бизнес-процесса, завершение или выход из процесса не приводит к переходу по стадиям, и, следовательно, бизнес-процесс не вызывается. Рассмотрим следующие примеры:

• Вы создаете последовательность операций бизнес-процесса с двумя стадиями, S1 подключается к S2, на которой находится бизнес-процесс, задаете триггер на Выход стадии.

• Вы создаете последовательность операций бизнес-процесса с тремя стадиями, S1 подключается к S2, а затем S2 ответвляется в S3. Вы включаете бизнес-процесс в S2 и задаете триггер на Выход стадии.

  Бизнес-процесс не будет вызываться ни в одном их случаев. Чтобы обойти эту проблему, можно добавить глобальный бизнес-процесс и добавить требуемый бизнес-процесс для его запуска, чтобы бизнес-процесс запускался для бизнес-процесса, а не стадии процесса. Можно задать триггер для глобального бизнес-процесса на «Процесс прерван» или «Процесс завершен», чтобы бизнес-процесс запускался, когда пользователь прерывает или завершает бизнес-процесс.

Сущности, которые могут использовать последовательности операций бизнес-процессов

Только сущности, использующие обновление формы, могут использовать последовательности операций бизнес-процессов. К ним относятся настраиваемые сущности и следующие системные сущности:

• Учетная запись

• Встреча

• Кампания

• Действие кампании

• Отклик от кампании

• Конкурент

• Контакт

• Электронная почта

• Объем обслуживания

• Факс

• Обращение

• Счет

• Интерес

• Письмо

• Маркетинговый список

• Возможная сделка

• Звонок

• Продукт

• Элемент прайс-листа

• Предложение с расценками

• Повторяющаяся встреча

• Литература

• Действие социальной сети

• Порядок

• Пользователь

• Задача

• Рабочая группа

  Чтобы включить настраиваемую сущность для последовательностей операций бизнес-процессов, установите флажок Последовательность операций бизнес-процесса (будут созданы поля) в определении «Сущность». Обратите внимание, что это действие отменить невозможно.

Примечание

При переходе на стадию последовательности операций бизнес-процесса, содержащую сущность Social Activity, и нажатии кнопки Следующая стадия отобразится параметр Создать. Если нажать кнопку Создать, загрузится форма Действие социальной сети. Однако поскольку форма Social Activity недопустима для действия Create из пользовательского интерфейса приложения, будет невозможно сохранить форму, и отобразится сообщение об ошибке: «Возникла непредвиденная ошибка».

Максимальное число процессов, стадий и шагов

Для обеспечения оптимальной производительности и удобства использования пользовательского интерфейса существует несколько ограничений, о которых следует помнить, если планируется использовать последовательности операций бизнес-процесса.

• Можно добавить не более 10 активных последовательностей операций бизнес-процессов в одну сущность.

• Каждый процесс может содержать не более 30 стадий.

• Процессы, включающие несколько сущностей, могут содержать не более пяти сущностей.

Поддержка настройки сущностей последовательности операций бизнес-процесса

Сущности последовательности операций бизнес-процесса могут появляться в системе таким образом, чтобы данные записи сущности можно было сделать доступными в сетках, представлениях, диаграммах и на панелях мониторинга.

Использование записей сущностей последовательности операций бизнес-процесса с сетками, представления, диаграммами и панелями мониторинга

С потоками бизнес-процессов, доступными как сущность, теперь можно использовать расширенный поиск, представления, диаграммы и панели мониторинга с источником данных из последовательности операций бизнес-процесса для определенной сущности, такой как интерес или возможная сделка. Системные администраторы и специалисты по настройке могут создавать настраиваемые сетки, представления, диаграммы и панели мониторинга последовательности операций бизнес-процесса, аналогично созданным с любой другой сущностью.

Последовательности операций бизнес-процесса, например Преобразование интереса в возможную сделку, отображается как настраиваемая сущность в обозревателе решений.

Для получения доступа к представлению последовательности операций бизнес-процесса по умолчанию откройте обозреватель решений, разверните Сущности > разверните требуемый процесс, например Преобразование интереса в возможную сделку, выберите Представления, затем выберите нужное представление.

Несколько представлений по умолчанию доступны, который можно просмотреть как диаграмму, например представление Активное преобразование возможных сделок в продажи.

Ограничения использования сущностей последовательности операций бизнес-процесса

В настоящее время невозможно создать настраиваемые формы для сущностей, основанных на последовательности операций бизнес-процесса.

См. также

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о последовательностях операций бизнес-процесса
Добавление готовых к использованию бизнес-процессов
Создание последовательности операций бизнес-процесса
Расширение последовательности операций бизнес-процесса за счет ветвления
Технический документ. Подготовка процессов в Dynamics 365 for Customer Engagement Создание настраиваемой бизнес-логики с помощью процессов Процедуры бизнес-процесса
Действия — обзор

Что такое бизнес-процессы. Обзор базовых понятий BPM

Мы давно должны были сделать эту статью. Простыми словами рассказать о базовых понятиях процессного управления. Так, чтобы читатели Журнала ELMA, да и мы сами, могли погружаться в более сложные темы, кейсы и задачи, имея общую отправную точку. И верно понимать друг друга. Предлагаем рассмотреть, в чем суть BPM, что такое бизнес-процессы и еще несколько важных понятий.

Классификация и определение

Существует много определений процессов. А одного общего нет. Мы тоже используем разные варианты, но их суть заключается в следующем. Если описывать бизнес-процессы простыми словами — это определенный набор действий, которые выполняют сотрудники, чтобы создать что-либо, имеющее ценность для заказчика. Клиента компании, партнера или другого сотрудника, которым нужен результат этой работы. Результатом может быть продукт, услуга, информация или документ.

«Бизнес-процесс — это многократно повторяющаяся, логически связанная последовательность действий, направленная на создание ценности и формирование результата».

Андрей Чепакин

Коммерческий директор ELMA
Ведущий цикла вебинаров «Бизнес-процессы для больших»

Пример бизнес-процесса — выдача банковской карты. Банк принимает заявку от клиента, оформляет документы, предлагает доп. услуги. Схема выполнения этих действий повторяется при выпуске каждой новой карты. Это бизнес-процесс.

Другой пример — командировка. Чтобы ее организовать, нужно заказать билеты, забронировать жилье, выдать командировочные, потом отчитаться. Это уже внутренний, но тоже бизнес-процесс.

Пример бизнес-процесса «Организация командировки»

Всего есть три типа процессов:

• Основные. Они же — операционные. Связаны с обслуживанием клиентов и приносят компании деньги. Основной бизнес-процесс протекает с момента первого контакта с заказчиком до завершения сделки.

• Поддерживающие бизнес-процессы компании. Их также называют обеспечивающими или сервисными. Они не приносят прибыли, а наоборот, съедают деньги. Например, работа HR, бухгалтерия, АХО. Они нужны, чтобы работали основные процессы.

• Управленческие. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием компании.

К каждому из 3 основных типов относится по несколько групп процессов. Вы можете бесплатно скачать полную классификацию на нашем сайте.

Процесс — это не конвейер

Бизнес-процессы в России и процессное управление в целом не всегда понимают правильно. Это не просто дробление работы на ряд отдельных операций. В определениях процесса обычно хорошо улавливают первую часть — про последовательность действий сотрудников. Но часто упускают вторую — о результате работы и его ценности для потребителя. Пожалуй, это самая частая ошибка.

Когда мы разделяем работу на фрагменты и обеспечиваем качество выполнения каждого из них в отдельности, чтобы получить лучший результат — это еще не организация бизнес-процессов компании. Это конвейерный подход. Он пришел к нам из производства, где успешно применяется. Но в офисе ситуация другая.

Простой пример — продажа товара. Какие основные стадии проходит этот процесс? Менеджер приводит клиента, бухгалтерия готовит документы, на складе формируют заказ. Если отправку груза откладывают, пока машина не будет полностью укомплектована, как расценивать эту ситуацию?

«Корень проблем низкой эффективности лежит не в ошибках конкретного человека, а в организации работы на предприятии в целом».

Майкл Хаммер, Лиза Хершман

«Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов»

• С одной стороны, все верно. Сотрудник склада экономит на своем участке, перераспределяет загрузку, выполняет показатели эффективности своего подразделения.

• С другой стороны, конкретный клиент не получает заказ вовремя. В итоге экономия на отдельном участке приводит к потерям с точки зрения конечного результата работы.

Конвейерный подход не приносит эффекта, если не служит общей цели. Даже использование простого бизнес-процесса предполагает, что его участники работают в связке. Здесь важно не только отслеживать эффективность отдельных операций, но и оценивать, насколько хорошо они согласуются друг с другом.

Сквозные процессы и бизнес-функции

Говоря о процессах компании, мы имеем в виду сквозные процессы (англ. end-to-end process flow). Это совокупность действий, порядок их выполнения, информация, документооборот и прочие составляющие, необходимые для достижения результата. То есть вся работа, которая должна быть выполнена, от старта до завершения. Часто в качестве синонима сквозные процессы называют кросс-функциональными. Это хоть и не равнозначные, но действительно близкие понятия.

Кросс-функциональный процесс означает, что в ходе работы параллельно или последовательно выполняются несколько функций. Видов деятельности, которые требуют от сотрудников схожих знаний, навыков и опыта — например, финансовое сопровождение, ИТ, производство и т.д. Так как выполнение бизнес-процессов направлено на создание готового результата для внешнего или внутреннего потребителя, для этого обычно требуется участие нескольких функций. В итоге большинство сквозных процессов являются кросс-функциональными.

На практике бизнес-функции часто соответствуют подразделениям оргструктуры. Они тоже объединяют сотрудников по схожим навыкам и видам деятельности, но бывают и различия. Например, в компании может не быть юридического отдела, но последовательность бизнес-процесса для фирмы включает эту функцию — ее берет на себя определенный сотрудник (например, директор). При этом, для простоты понимания, несмотря на некоторые различия в понятиях, сквозные процессы часто описывают как кросс-функциональные, которые проходят сквозь границы нескольких подразделений компании.

Функциональный и процессный подходы

Управление процессами, проходящими через разные бизнес-функции, составляет суть BPM (англ. Business Process Management). Это концепция управления организацией, которую часто противопоставляют функциональному подходу.

На самом деле, эффективное управление предполагает использование обоих подходов, которые дополняют друг друга:

«Чтобы управлять системой, нужно понимать взаимоотношения между всеми компонентами в ее пределах и людьми, которые в ней работают.
Если системного понимания нет, то компоненты становятся неуправляемыми, конкурирующими, независимыми, тем самым уничтожают систему».

Эдвардс Деминг

«Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами»

• Функциональное управление обеспечивает работу в рамках бизнес-функций и/или отделов компании, которые обладают специализированными компетенциями.

• BPM координирует взаимодействие разных бизнес-функций, чтобы конечный продукт или услуга создавались максимально быстро, качественно, с минимумом затрат. И становились еще более ценными для потребителя.

Использование бизнес-процессов не отменяет оргструктуру компании. Они пересекаются на уровне отдельных операций, за выполнение которых отвечают конкретные сотрудники и подразделения.

Функциональный и процессный подход к управлению

Два значения BPM

Процессное управление или управление бизнес-процессами — когда речь о BPM, используют оба варианта. Хотя на самом деле это не совсем синонимы. В книге BPM CBOK 3.0 (англ. BPM Common Body of Knowledge) есть пример, который хорошо иллюстрирует эти понятия.

BPM сравнивают с двухэтажным зданием:

«Ориентация на процессы позволяет людям выполнять что-то действительно важное для других. Труд вновь становится занятием, достойным уважения, каким давно перестал быть для работников, выполняющих одни и те же операции».

Майкл Хаммер, Лиза Хершман

«Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов

• Первый этаж — управление компанией как системой взаимосвязанных бизнес-процессов. KPI сотрудников и подразделений связаны с метриками процессов, которые работают на достижение целей компании.

• Второй этаж — управление непосредственно процессами. Оно включает налаживание взаимодействия подразделений, поиск и устранение узких мест, лишних шагов, определение метода создания большей потребительской ценности.

• Лестница между этажами — это обратная связь. С первого на второй идет информация о показателях работы, их сравнение с планами. Со второго на первый — улучшенные версии процессов.

BPM охватывает каждый аспект деятельности организации. Это стадии и процедуры процессов в компании, коммуникации между подразделениями, поддержка порядка использования ресурсов и инструментов. А также единая система целей, показателей эффективности и мотивация сотрудников.

BPM и BPMS

BPM — это методология, которую применяют или не применяют компании. То, каким образом строят работу внутри и управляют ее эффективностью. Внедрение этого подхода связано с изменением культуры ведения дел и мировоззрения сотрудников. BPM не обязывает вас использовать какие-либо ИТ-решения. Просто с ними все как-то проще.

BPMS (англ. Business Process Management System) разработаны, чтобы помочь компаниям в реализации BPM. Это ИТ-системы, которые позволяют строить модели процессов и создавать регламенты, обеспечивают их соблюдение, автоматически отправляют задачи сотрудникам и формируют отчеты по выполнению показателей эффективности. В таких системах можно объективно оценивать работу и быстро вносить в нее изменения. Любой текущий бизнес-процесс организации становится прозрачным и управляемым.

К классу BPM-решений относится и система ELMA. Она разработана в России и рекомендована к использованию российским компаниям. Система не имеет отраслевой специфики и поддерживает реализацию процессного управления в среднем и крупном бизнесе.

4 этапа BPM

Использование BPM-систем можно условно разделить на 4 шага: моделирование, исполнение, контроль, улучшение. Эти этапы цикличны. Компания создает модель работы, учитывая, какие стадии бизнес-процесса определяют технологию формирования потребительской ценности. Затем запускает ее исполнение, анализирует результаты и вносит изменения, чтобы добиться большей эффективности.

• Моделирование. Модели бизнес-процессов создают в простом визуальном редакторе. В ELMA для этого используются условные обозначения нотации BPMN 2.0. Они привычны для аналитиков и понятны руководителям. Подключать программистов здесь не требуется.

• Исполнение. Готовая модель становится исполнимой. Сразу. Система отправляет сотрудникам задачи и нужные в работе данные. Они видят задачи в интерфейсе пользователя, выполняют работу, могут прикреплять к задачам файлы и оставлять комментарии.

• Контроль. Система отслеживает исполнение задач и формирует сводные отчеты. Просроченные поручения, временные и технические показатели, KPI — аналитика помогает выявлять проблемные участки и контролировать все аспекты работы.

• Улучшение. На основе метрик и отчетов, а также новых условий деятельности компании, прямо в ходе работы можно быстро изменять модели процессов. Есть возможность сравнивать разные версии, чтобы проверить результаты улучшений. С каждым разом компания работает еще эффективнее.

Такой цикличный метод управления немного шире, чем автоматизация workflow (с англ. — потоков работ). BPM-система тоже позволяет навести порядок, обеспечить соблюдение инструкций и регламентов. При этом дает возможность быстро вносить изменения, сокращать издержки, влиять на производительность и рост потребительской ценности.

Больше о разнице подходов workflow и BPM

Подробнее о ценности, как ее воспринимает клиент

Модель процесса — не просто последовательность задач

В заключении еще раз отметим, понимать процессный подход как рисование схем — ошибка. Подобным образом, воспринимать моделирование как схематичное изображение порядка действий сотрудников — тоже не совсем верно. Если простая последовательность отвечает на вопросы, кто, в каком порядке и какие выполняет операции. Модель процесса, вдобавок к этому, учитывает, какие данные будут доступны исполнителям отдельных операций, какие действия они должны выполнить и какие результаты предоставить.

BPM охватывает полный контекст работы. Сотрудники понимают, как их труд влияет на выполнение задач другими специалистами и конечный результат работы. Благодаря такой организации труда, любая, даже самая привычная задача, становится значимой для исполнителя и компании в целом.

N.B. Мы подготовили статью, опираясь на опыт ELMA, теорию и интересные примеры из книг ведущих экспертов в области BPM. Эти издания будут полезны каждому руководителю:

• Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0 — Коллектив авторов.

• Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / Майкл Хаммер, Лиза Хершман.

• Бизнес-процессы. Регламентация и управление / Виталий Елиферов, Владимир Репин.

Бизнес-процесс

— определение, этапы жизненного цикла и важность

Все говорят о бизнес-процессах, но по ним остается много путаницы. Для большей ясности вот вся необходимая информация о том, что это такое и почему вашему бизнесу необходимо их понимать.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это серия шагов, выполняемых группой заинтересованных сторон для достижения конкретной цели. Каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, которая назначается участнику.Это фундаментальный строительный блок для нескольких связанных идей, таких как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. Д.

Хотя об управлении бизнес-процессами написано и сказано огромное количество, важно понимать, почему они так важны для вашего бизнеса.

Важность бизнес-процессов

Необходимость и преимущества бизнес-процесса очевидны в крупных организациях. Процесс является жизненно важным для любого бизнеса и помогает ему оптимизировать отдельные действия, обеспечивая оптимальное использование ресурсов.

Основные причины наличия четко определенных бизнес-процессов

• Определите, какие задачи важны для ваших более крупных бизнес-целей
• Повышение эффективности
• Оптимизация общения между людьми / функциями / отделами
• Установить утверждения для обеспечения подотчетности и оптимального использования ресурсов
• Не позволяйте хаосу проникнуть в вашу повседневную работу
• Стандартизируйте набор процедур для выполнения задач, которые действительно важны для вашего бизнеса

Шаг 1 : Определите свои цели

Какова цель процесса? Зачем он был создан? Как узнать, успешен ли он?

Шаг 2 : Планирование и карта вашего процесса

Какие стратегии необходимы для достижения целей? Это общая дорожная карта для процесса.

Шаг 3 : Установите действия и назначьте заинтересованные стороны

Определите отдельные задачи, которые должны выполнять ваши команды и машины для выполнения плана.

Шаг 4 : Протестируйте процесс

Запустите процесс в небольшом масштабе, чтобы увидеть, как он работает. Обратите внимание на зазоры и внесите корректировки.

Шаг 5 : Внедрить процесс

Запустите процесс в реальной среде. Правильно общайтесь и обучайте все заинтересованные стороны.

Шаг 6 : Отслеживайте результаты

Просмотрите процесс и проанализируйте его закономерности. Задокументируйте историю процесса.

Шаг 7 : повторить

Если процесс может достичь поставленных для него целей, воспроизведите его для будущих процессов.

Пример бизнес-процесса

В качестве примера рассмотрим процесс найма в отдел кадров. С момента публикации объявления о вакансии до адаптации сотрудника процесс состоит из нескольких этапов.Хотя это может варьироваться от организации к организации, простой рабочий процесс может выглядеть так:

• Руководитель отдела кадров публикует обновление должности
• Несколько кандидатов подают заявки на портале
• Руководитель отдела кадров проверяет кандидатов и отфильтровывает наиболее подходящих
• Отобранные кандидаты вызываются на следующие этапы набора
• Подходящий кандидат выбран на последнем этапе набора
• Переговоры по зарплате и политике
• Письмо с предложением отправлено, кандидат принимает

Затем следует длительный процесс адаптации сотрудников.

Каковы основные атрибуты идеального бизнес-процесса?

Есть 4 основных атрибута, составляющих идеальный бизнес-процесс:

1. Конечный — Хороший бизнес-процесс имеет четко определенные начальную и конечную точки. Он также имеет конечное количество ступеней.

2. Повторяемость — Хороший бизнес-процесс можно запускать неограниченное количество раз.

3. Создает значение — он в конечном итоге направлен на преобразование создания ценности в исполняемые задачи и не имеет никаких шагов в процессе только ради этого.Другими словами, если какой-либо шаг в процессе не добавляет ценности, его не должно быть.

4. Гибкость — Он имеет встроенную природу, чтобы быть гибким к изменениям и не является жестким. Когда есть какие-либо возможности для улучшения, которые определены, процесс позволяет этому изменению быть поглощенным внутри себя, не затрагивая в операционной деятельности его заинтересованные стороны.

Какие термины относятся к бизнес-процессам?

Автоматизация бизнес-процессов — это основанная на технологиях стратегия автоматизации бизнес-процессов с целью их выполнения с минимальными затратами и в более короткие сроки.Это чрезвычайно полезно как для простых, так и для сложных бизнес-процессов. Некоторые области, где автоматизация бизнес-процессов очень полезна:

• Повышение эффективности
• Снижение человеческих ошибок
• Адаптация к меняющимся потребностям бизнеса
• Уточнение должностных ролей и обязанностей

BPM — это систематический подход, призванный сделать процессы организации более эффективными и динамичными, чтобы соответствовать меняющимся потребностям бизнеса.Непрерывное совершенствование — одна из основных философий, лежащих в основе BPM, и она направлена ​​на то, чтобы поставить его в центр всех инициатив BPM. BPM — это постоянный подход к постоянному улучшению выполнения бизнес-процессов. Для реализации BPM доступно несколько облачных и локальных программных решений.

Моделирование бизнес-процессов — это схематическое / структурное представление потока бизнес-операций в организации или функций внутри организации. Его основное использование — документировать и определять текущую последовательность действий, чтобы определять улучшения и улучшения для быстрого выполнения задач.Обычно они следуют такому стандарту, как нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN), который является общепринятым стандартом, с которым легко идентифицируется большинство профессионалов в области процессов. Однако программное обеспечение для моделирования процессов, такое как Kissflow, позволяет даже бизнес-пользователю моделировать процесс на основе бизнес-шагов без необходимости знать какие-либо обозначения моделирования.

Улучшение бизнес-процессов — это инициатива стратегического планирования, которая направлена ​​на изменение бизнес-процессов на основе операций, уровней сложности, навыков сотрудников и т. Д.чтобы сделать весь процесс более значимым, эффективным и способствовать общему росту бизнеса. Это довольно радикальный способ заново открыть для себя более эффективные способы выполнения бизнес-процесса, а не делать небольшие дополнительные шаги. Обычно он начинается с отображения процесса, и его основная цель — привести ИТ-ресурсы в соответствие с бизнес-целями организации. На рынке есть множество инструментов для улучшения процессов, которые помогут вам в этом.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это полная реинжиниринг бизнес-процессов после тщательного анализа с целью оказания значительного воздействия.Он включает в себя определение сути неэффективности, отбраковку задач, которые не добавляют никакой ценности, и даже внесение изменений сверху вниз в способ проектирования процесса, чтобы вызвать общую трансформацию.

Оптимизация бизнес-процессов использует существующий процесс и использует инструменты аналитики и анализа бизнес-процессов для устранения узких мест и других значительных недостатков в процессе.

Отображение бизнес-процессов — это процедура для документирования, уточнения и разбивки последовательностей процессов на логические этапы.Отображение выполняется либо в письменном формате, либо визуализируется с помощью блок-схем. Выберите программное обеспечение для картирования процессов, которое позволит бизнес-пользователям отображать все процессы на основе логических шагов с помощью интуитивно понятного визуального интерфейса.

Анализ бизнес-процессов — это процесс определения бизнес-требований и принятия решений, которые наилучшим образом решают бизнес-проблемы. Это может быть улучшение процесса, разработка политики, организационные изменения или стратегическое планирование.

Интеграция бизнес-процессов — это способность определять модель процесса, которая определяет последовательность, иерархию, события и логику выполнения, а также перемещение информации между системами, находящимися на одном предприятии.

Моделирование бизнес-процессов — это инструмент для анализа бизнес-процессов с целью измерения производительности, тестирования дизайна процесса, выявления узких мест, тестирования изменений и определения того, как процесс работает в различных условиях окружающей среды с разными наборами данных.

Трансформация бизнес-процессов — это термин, обозначающий радикальное изменение ряда действий, необходимых для достижения конкретной бизнес-цели. Это нацелено на то, чтобы сотрудники, цели, процессы и технологии компании соответствовали друг другу.

Поток бизнес-процесса — это представление процесса, который вы создаете. Обычно это выглядит как форма или блок-схема. Каждый поток бизнес-процесса состоит из этапов, и внутри каждого этапа есть поля (или шаги), которые необходимо заполнить.

Мониторинг бизнес-процессов — это активный мониторинг процессов и действий, помогающий руководству получить представление о важных транзакциях и процессах внутри предприятия. Это помогает руководству понять, как работают их процессы и соответствуют ли они бизнес-целям компании.

Преимущества использования ПО для бизнес-процессов

Решения

BPM специально разработаны для повышения эффективности процессов в вертикалях и организациях. Их внедрение дает ряд преимуществ для бизнеса, таких как:

Снижение рисков

Программное обеспечение

BPM помогает предотвращать и исправлять ошибки и узкие места, сводя к минимуму риски.

Устранение дублирований

Процессы мониторинга позволяют выявлять и устранять повторяющиеся задачи.Внедрение программного обеспечения BPM также улучшает распределение ресурсов, чтобы человеческие усилия вкладывались только в соответствующие задачи.

Минимальные затраты

Улучшенная прозрачность процессов помогает свести к минимуму расточительные расходы. Таким образом, затраты сводятся к минимуму, а экономия увеличивается.

Улучшенная совместная работа

Прозрачность, обеспечиваемая программным обеспечением BPM, способствует сотрудничеству между внутренними командами, а также внешними поставщиками и покупателями. Все знают об ответственности, а также о сроках и узких местах.

Ловкость

Оптимизированные процессы обеспечивают большую гибкость в операциях организации. Сведение к минимуму ошибок, узких мест и дублирования позволяет сократить время выполнения работ.

Повышение производительности

Когда процессы налажены, утверждения проходят быстрее, а поиск информации проще. Задачи маршрутизируются последовательно без вмешательства человека. Эти преимущества значительно повышают продуктивность команд.

Более высокий КПД

Подробные информационные панели в программном обеспечении BPM обеспечивают обзор производительности процессов с высоты птичьего полета.Это помогает менеджерам обеспечить короткие сроки выполнения работ и высокий уровень точности.

Более высокая степень соответствия

С программным обеспечением BPM проще и методичнее создавать контрольные журналы и соблюдать отраслевые нормы и стандарты.

Время создавать свои бизнес-процессы

Хорошо продуманные бизнес-процессы направляют ваши команды на путь к успеху. Все четко понимают свои роли и обязанности и работают с ясным видением конечной цели.

Ситуации, когда компании нанимали дорогих консультантов для разработки бизнес-процессов, исчезают. Вы же не хотите, чтобы другой человек создавал для вас бизнес-процесс, если вы эксперт, который знает, в чем суть вашего бизнеса.

Знаете ли вы, что с Kissflow можно создать бизнес-процесс за 15 минут? Платформа без кода упрощает работу, позволяя разрабатывать сложные бизнес-процессы. Попробуйте и убедитесь, насколько это просто.

Управление бизнес-процессами (BPM) — определение, шаги и преимущества

Управление бизнес-процессами — огромная проблема для большинства организаций.Многие владельцы бизнеса полагают, что это огромные расходы или что они окупаются только для масштабных процессов. Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса. Вот подробное руководство по управлению бизнес-процессами с помощью автоматизации.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами — это организационная дисциплина, в которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности.Он анализирует текущее состояние и определяет области, требующие улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.

Каждый отдел компании отвечает за преобразование некоторых исходных материалов или данных во что-то еще. Каждый отдел может обрабатывать дюжину или более основных процессов.

Является ли BPM похожей на управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами — это не управление задачами (которое фокусируется на отдельных задачах) или управление проектами (которое обрабатывает разовые или непредсказуемые потоки).

Управление задачами — это обработка или организация набора действий, вытекающих из проекта. Эти проекты часто бывают разовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, как, например, строительные работы, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project. Trello, Asana или Kissflow Project — хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и текущие процессы, которые следуют предсказуемой схеме, или на управлении процессами.

Узнайте больше о проекте и процессе

Почему важно управление бизнес-процессами?

Если оставить неорганизованным и несистематизированным, плохие бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут отсканировать и увидеть все эффекты процесса, где он начинается и заканчивается, основные необходимые данные и где находятся потенциальные узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотические процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

• Потраченное время
• Больше ошибок
• Повышенная вина
• Отсутствие данных
• Деморализованных сотрудников

Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свои процессы и поддерживать все аспекты операций в оптимальном режиме.

1. 1. Шаг 1 : Дизайн

Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки. Создайте свою форму и определите, кому будет принадлежать каждая задача в рабочем процессе.

1. 1. Шаг 2 : Модель

Изобразите процесс наглядно. Зафиксируйте такие детали, как крайние сроки и условия, чтобы дать четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе.Вот подробные инструкции по моделированию BPM.

1. 1. Шаг 3 : Выполнить

Выполните процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей. Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.

1. 1. Шаг 4 : Монитор

Следите за процессом по мере его выполнения. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и поиска узких мест.Вот более подробная статья об этом шаге.

1. 1. Шаг 5 : Оптимизировать

Во время анализа обращайте внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными. Рассмотрите шаги по улучшению бизнес-процессов.

Какие бывают типы управления бизнес-процессами?

Системы

BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат. Вот три типа управления бизнес-процессами:

BPM, ориентированный на интеграцию

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном переходят между вашими существующими системами (например,г. HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, что позволяет создавать процессы, которые быстро меняются.

Человекоцентричный BPM

BPM, ориентированный на человека, предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми. У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются удобным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

Документо-ориентированный BPM

Эти решения по управлению бизнес-процессами требуются, когда документ (например,г. договор или соглашение) лежит в основе процесса. Они обеспечивают маршрутизацию, форматирование, проверку и получение подписи документа по мере прохождения задач в рабочем процессе.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждого из них, но каждая из них обычно имеет одну специальность.

Каковы преимущества включения управления бизнес-процессами?

Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

• Получите контроль над хаотичными и громоздкими процессами
• Создание, отображение, анализ и улучшение бизнес-процессов
• Более эффективное выполнение повседневных операций
• Реализуйте более крупные организационные цели
• Переход к цифровой трансформации
• Улучшение и оптимизация сложных операций
• Тщательно отслеживайте отдельные элементы по мере их перемещения в рабочем процессе

Примеры управления бизнес-процессами

HR

Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнить бумажные формы, которые их утомляют? Это потому, что вашему HR-отделу не хватает принципа управления бизнес-процессами (BPM).Применение управления бизнес-процессами помогает автоматизировать процессы управления персоналом от начала до конца, тем самым сокращая затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему отделу кадров улучшить свои процессы:

• Утверждайте табели учета рабочего времени быстрее
• Наем новых сотрудников без проблем

Вот 6 примеров управления бизнес-процессами от компаний, внедривших BPM.

Продажа

В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур.Даже небольшая опечатка в счетах портит жизнь продавцам. Именно здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ошибок вручную и взаимных разъяснений между продавцами и командой AR. Вот несколько сценариев в отделе продаж, где управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:

Финансы

Финансовую команду засыпают бумажными формами и электронными письмами каждый день, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них.Например, если группа управления активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это всего лишь один случай. Представьте, сколько писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без установленной системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот пара сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасительной возможностью:

• Одобрение заявок на командировку в один клик
• Настройка рабочих процессов для уникальных сценариев

Особенности каждого грамотного инструмента управления бизнес-процессами

Теперь, когда вы знаете, зачем нужна система BPM, вот список функций, которые должна иметь хорошая система управления бизнес-процессами.

• Инструмент для визуального построения диаграмм процесса
• Конструктор форм с перетаскиванием
• Управление доступом на основе ролей
• Мобильная поддержка
• Мощные функции администратора
• Единый вход (SSO)
• Интеграция с существующими программными системами
• Отчеты и аналитика
• Производительность для больших баз пользователей
• Метрики производительности процесса

Прочтите эту статью, чтобы получить подробное описание перечисленных выше особенностей хорошей системы управления бизнес-процессами.

Действительно ли BPM дорогой?

Обычно да. Системы управления бизнес-процессами (BPM) могут быть довольно сложными. Установка локального решения может стоить более 250 000 долларов с учетом затрат на технологии и консультантов. Но процесс Kissflow начинается всего с 390 долларов в месяц, что делает BPM намного более доступным. Кроме того, за поддержку не взимается дополнительная плата. Выберите процесс, который вам было сложно автоматизировать, и начните работу с Kissflow сегодня.

Узнайте, почему эти 7 инструментов для автоматизации процессов лидируют среди конкурентов!

Пошаговое руководство по картированию бизнес-процессов

Процессы лежат в основе работы любого предприятия, и чем лучше вы понимаете, что они собой представляют, как они функционируют и какое влияние они оказывают, тем лучше вы будете управлять своими бизнес.Здесь на помощь приходит отображение бизнес-процессов. Визуализация процессов помогает лучше понять, как работает ваш бизнес, а также ваши сильные и слабые стороны. Это, в свою очередь, помогает сделать бизнес более эффективным.

Это руководство проведет вас через все, что вам нужно знать о картировании бизнес-процессов; история, преимущества и пошаговое руководство о том, как использовать его для улучшения вашего бизнеса.

Отображение бизнес-процессов — это визуализация бизнес-процессов, позволяющая получить более подробное представление о том, как работает бизнес.Само по себе основное преимущество картирования бизнес-процессов — это самоанализ — вы лучше понимаете, как работает ваш бизнес. Однако это также может быть необходимо для…

Важное примечание

Вы, наверное, задаетесь вопросом, кто такие we . Tallyfy — это продукт, который упрощает и автоматизирует ваши бизнес-процессы. В этом секрет бесперебойной работы. Вместо создания диаграмм процессов (на которые никто не смотрит), документации (которую вы можете только читать и никогда не предпринимать никаких действий), электронных писем, чатов и хаоса — вы можете создать и запустить любой процесс в своей компании за секунды.

Выбор простых и дешевых инструментов для управления проектами или задачами — это самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли сделать . Ты получаешь то, за что платишь. Если вы попытаетесь сэкономить цент — вы потеряете доллар. Потраченное впустую время (40 долларов в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения. Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми — и помогают расти и повышать эффективность. Проекты и задачи — это спонтанный, непредсказуемый хаос.

Перед тем, как продолжить чтение, важно понять этот контекст. Успешные люди достаточно умны, чтобы коренным образом изменить то, как они работают «прямо сейчас», и удивлять себя и всех остальными новыми идеями. Вы можете немедленно перестать сражаться с трудностями каждый день — и добиться большего личного успеха в своей карьере, представив современный способ создания, отслеживания и даже выполнения задач со своими коллегами.

В любом случае … извините за прерывание! Вернемся к остальной части статьи.

Вы хотите документировать и запускать свои процессы?

Не используйте MS Word или Google Docs, а не используйте блок-схемы .

Документирование процессов с помощью блок-схем может выглядеть красиво, но вы не можете их запустить . Еще хуже — на блок-схемы никто не смотрит.

СМОТРИ ЗДЕСЬ

Составление карты процессов восходит к ранней блок-схеме Фрэнка и Лилиан Гилбрет, которую они представили в 1921 году как часть его пророчески озаглавленных «Диаграмм процессов разговора — Первые шаги в поиске единственного наилучшего пути».

Они представили это, сказав: «Каждая деталь процесса более или менее зависит от всех остальных деталей; поэтому весь процесс должен быть представлен в такой форме, чтобы его можно было визуализировать сразу, прежде чем какие-либо изменения будут внесены в любое из его подразделений ».

Блок-схема технологического процесса использует графику и символы для представления потока действий в рамках процесса, и после разговора Гилбретов с Американским обществом инженеров-механиков она была принята в качестве стандартной практики в большей части индустрии промышленного машиностроения по всей Америке, при этом ASME официально представило ряд символов в Стандарте для технологических схем в 1947 году.

Одним из первых предприятий, принявших на вооружение отображение бизнес-процессов, была Procter & Gamble, благодаря Арту Спинангеру, который узнал об этом от промышленного инженера Аллана Моргенсена, который, в свою очередь, основывал свои лекции по эффективности на оригинальной концепции семьи Гилбретов. .

Чтобы лучше понять, как работает Business Process Mapping, вот карта процесса для приготовления завтрака:

Side note

Вы заинтересованы в действительно полезном анализе последних тенденций в области бизнес-технологий и операций? Talking from the Trenches публикуется Tallyfy раз в 2 недели, и его нельзя пропустить.Вы будете умнее и лучше информированы автоматически. Итак — не покидайте эту страницу, не подписавшись на нее.

В любом случае … мы продолжим с того места, где остановились выше.

Источник: wikimedia

Типы карт бизнес-процессов

Есть несколько типов карт бизнес-процессов, которые вы можете использовать, каждая из которых имеет свои плюсы и минусы. Вот краткое изложение каждого…

Блок-схемы процессов — это наиболее распространенные типы карт бизнес-процессов, поскольку они больше всего напоминают то, что Гилбреты представили почти столетие назад.Они могут быть нарисованы вручную или созданы в программном обеспечении, таком как Office, но обратная сторона этих методов — отсутствие гибкости или адаптируемости. Но простота и знакомство также имеют свою привлекательность, поэтому блок-схемы не исчезнут в ближайшее время.

Источник: wikimedia

Swimlane Diagram — Эта диаграмма практически идентична общей блок-схеме. Однако главное отличие состоит в том, что в диаграмме дорожек каждый из шагов делится между разными командами или лицами, которые за них отвечают.Это делает его очень четкой системой для процессов, которые должны быть отображены таким образом.

Источник: flickr

Карта потока создания ценности — Еще одна альтернатива блок-схеме, карта потока создания ценности, часто используется в приложениях «бережливое производство с использованием шести сигм», и ее гораздо сложнее проанализировать с первого взгляда. Это делает их потенциально более полезными для более глубокого изучения процесса, но также делает их менее широко используемыми.

Источник: wikimedia

SIPOC — Это расшифровывается как Supplier Inputs Processes Outputs Customer и представляет собой очень упрощенную карту процесса, которая удаляет 99% информации, чтобы сосредоточить внимание на основных моментах процесса и вовлеченные люди.

Источник: sipoc.info

Программное обеспечение — Самый высокотехнологичный инструмент для отображения процессов — это программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Дополнительным преимуществом здесь является то, что программное обеспечение также позволяет отслеживать пост-отображение процессов. то есть, как выполняется процесс, есть ли какие-либо узкие места, пропущенные сроки и т. д. С другой стороны, ваши сотрудники также могут использовать его для отслеживания своих задач и текущих дел. Это позволяет упростить оптимизацию процесса, поскольку вы можете видеть, когда и где что-то пойдет не так.

Хотите узнать больше о программном обеспечении для управления процессами? Ознакомьтесь с нашим руководством по некоторым из лучших инструментов BPM.

Основные преимущества отображения бизнес-процессов (или «Почему вам следует заботиться»)

Отображение бизнес-процессов дает бесчисленные преимущества для вашего бизнеса. На самом деле, скорее всего, вы оставляете свободные деньги на столе только потому, что не занимаетесь картированием процессов!

Вот некоторые преимущества, которые вы, скорее всего, получите:

Визуализация ролей

Это само собой разумеется — время от времени вы попадаете в ситуацию, когда никто не знает, что происходит с определенным обработать.Кто за что отвечает? Почему не готов новый отчет? Почему просто взорвалась производственная линия?

Карта бизнес-процесса помогает визуализировать обязанности каждого — будет ясно, кто и за что отвечает за каждую часть процесса.

Решение проблем

Обнаружить проблему легко — просто посмотрите, что взорвало . Однако найти источник бывает труднее. Карта процесса визуализирует весь процесс, который привел к возникновению узкого места, что значительно упрощает определение того, что именно пошло не так.

Управление рисками и соответствие требованиям

Помимо выявления областей, вызывающих неэффективность, отображение бизнес-процессов является отличным инструментом для выявления потенциальных рисков, вызванных процессами, которые оставляют компанию открытой для юридических проблем или проблем, связанных с охраной труда.

Если вы пропустите шаг, который имеет решающее значение для некоторых правительственных постановлений, это может быть чрезвычайно опасным для компании, создавая опасность для сотрудников или окружающей среды, что, в свою очередь, приводит к штрафам.По тем же причинам отображение процессов может быть ценным ресурсом, когда дело доходит до предоставления доказательств соответствия нормативным стандартам.

Установление передовой практики

После того, как в компании введено отображение бизнес-процессов и процесс был нанесен на карту и соответствующим образом оптимизирован, карту можно использовать повсюду в качестве доказательства передовой практики и образца для остальных бизнес-процессов. . Это вносит некоторую единообразие в способы работы процессов в организации и вознаграждает тех, кто приложил первые усилия, а также демонстрирует важность сопоставления.

Если, с другой стороны, процесс неэффективен, проще попробовать разные способы его выполнения и сравнить с исходным тестом.

Отображение общей картины

В любом бизнесе, превышающем небольшую группу сотрудников, со временем неизбежно разовьется разрозненный менталитет, и сотрудники на всех уровнях потеряют из виду общую картину того, что пытается сделать бизнес. достичь. Даже если вы детализируете только один процесс, задействованный в организации, Business Process Mapping может помочь каждому понять общую картину и вернуться к видению и шагам, необходимым для его достижения.

Business Process Mapping позволяет вашим сотрудникам получить очень хорошее представление о том, что происходит в бизнесе — как на повседневном уровне, так и в более широком масштабе. Это, в свою очередь, облегчает достижение больших целей.

Это шаги к успешному картированию бизнес-процессов

Хотите попробовать картирование бизнес-процессов? Что ж, вот как это сделать…

Шаг №1: Определите процесс, который нужно сопоставить

Хотя хорошо составить карту всех ваших процессов, вам нужно с чего-то начать.Итак, первый шаг — выбрать процесс, с которым вы хотите начать работать.

Вероятно, вы захотите начать с процесса, который имеет решающее значение для вашего бизнеса, улучшение которого можно легко отслеживать с помощью чисел.

Как правило, однако, есть три способа выбрать процесс:

1. Реактивный — Это когда процесс завершился сбоем или существенно неэффективен из-за своего рода узкого места. Здесь вам нужно составить карту, чтобы выявить и устранить проблему.
2. Стратегический — Это когда составление карты выполняется как часть стратегического пересмотра высокого уровня, и в этом случае выбранный процесс будет считаться неотъемлемой частью этой стратегии и целей организации.
3. Ориентирован на клиента — И, наконец, именно тогда процесс выбирается для отображения, потому что он является ключом к повышению удовлетворенности клиентов, а устранение проблем или неэффективности в рамках этого процесса принесет заметный импульс клиентам.

Шаг № 2: Соберите вместе (правильную) команду проекта

Даже если вы знаете все тонкости своего бизнеса, вы все равно захотите сотрудничать с полевыми сотрудниками, которые работают с процессом. Их вклад может быть бесценным, поскольку у них уже может быть несколько идей о том, как улучшить процессы.

Кроме того, они также будут выступать в качестве евангелистов этой инициативы. Изменения, как правило, пугают всех — и инициатива по составлению карты процесса может показаться опасной для некоторых сотрудников на местах.Кто знает, может, придется сократить чью-то должность для повышения эффективности? Вовлечение их в инициативу гарантирует, что их голоса будут услышаны, и избавит от страха остаться без внимания.

Возможно, вам также захочется привлечь в команду кого-нибудь из высшего руководства. Без него вам, возможно, придется запрашивать одобрение руководства даже в отношении самого незначительного изменения, которое вы хотите внести.

Шаг № 3: Сбор информации

После того, как вы определились с тем, чего хотите достичь и какой процесс собираетесь отобразить, вам нужно начать сбор необходимой информации.Все шаги необходимо идентифицировать и записывать, фиксируя, кто что, когда и как делает, и собирая столько деталей, сколько требуется для создания всеобъемлющей карты процесса.

На этом первом этапе лучше всего ошибиться в сторону получения слишком большого количества информации и фильтрации ее по мере работы с ней, чем в конечном итоге получить недостаточно информации и пересмотреть процесс.

Шаг № 4: Интервью с ключевыми фигурами

В рамках сбора информации вам необходимо поговорить с вовлеченными людьми, чтобы узнать, как они понимают их процесс, и использовать полученные от них ответы для выявления проблем и возможности для улучшения.

Вы должны осознавать, что сотрудники будут привносить свои собственные чувства и цели в свои описания того, как все работает, но все же важно прислушиваться к их мнению, чтобы лучше понять процесс, которого вы не сможете получить Любым другим путем.

Шаг № 5: Создание базовой карты бизнес-процесса

Имея все необходимые данные, пора составить базовую карту, которая показывает, как в настоящее время работает процесс, недостатки и все остальное. Это продемонстрирует, как работает процесс, до того, как будут внесены какие-либо улучшения, поэтому будет действовать как свидетельство того, что необходимо изменить, а также может использоваться для сравнения и сопоставления после разработки и внедрения новой карты процесса, а также в качестве руководства для отображение дальнейших процессов в будущем.

Использование программного обеспечения Business Process Mapping — самый простой, более последовательный, эффективный и масштабируемый способ составления карты, поскольку в нем также есть инструменты, которые помогут вам анализировать результаты. Если вы не используете программное обеспечение, вот некоторые из основных компонентов любой карты бизнес-процессов, которые вам, вероятно, необходимо будет включить:

• Процесс — это общий рабочий процесс
• Задачи — Каждый шаг рабочего процесса , обычно то, что необходимо выполнить сотруднику или системе
• Потоки — это соединительные линии и стрелки, которые описывают, как рабочий процесс перетекает от задачи к задаче
• События — это триггеры или шлюзы, которые начинают, перенаправляют или завершают процесс
• Участники — Как следует из названия, это люди или системы, участвующие в процессе

Шаг № 6: Анализ и определение областей для улучшения

Даже если у вас есть карта процесса в руке, ваша работа на самом деле не сделана.В конце концов, в чем смысл карты, если только вы на самом деле чему-то не научитесь и не внесете какие-то улучшения. Из ваших предыдущих исследований вы, вероятно, уже определили один или два потока в рамках процесса как есть. Однако с картой вы можете найти гораздо больше.

С этого момента вы захотите проводить BPI или BPR, находя различные способы улучшить процесс (или, возможно, полностью его реструктурировать). Как только у вас появится идея или две, как это может работать, вы захотите внедрить новые процессы в меньшем масштабе, и, если они работают лучше, чем старые, примените их к остальной части организации.Если ваши сотрудники испытывают трудности с адаптацией к новому процессу, вы можете немного подтолкнуть их, создав новую карту процесса и сообщив о ней.

Не знаете, как найти и применить улучшения? Узнайте о 4 наиболее распространенных способах улучшения процессов.

Шаг № 7: Мониторинг улучшений

Независимо от того, выполняется ли отображение бизнес-процессов в рамках более масштабной модернизации процессов в вашей организации, вам необходимо начать надлежащий мониторинг того, как работает ваш улучшенный процесс.

Только благодаря постоянному мониторингу и оптимизации вы можете ожидать, что ваши процессы будут и дальше дорабатываться и улучшаться. Business Process Mapping не может быть разовым решением, которое, как ожидается, решит все ваши проблемы.

Заключение

Теперь, когда вы знакомы с теорией, лежащей в основе картирования процессов, пора применить ее в своей организации. Теория, в конце концов, поможет вам только в этом.

Если вы ищете подходящее программное обеспечение, которое поможет вам управлять процессами — от картографирования до реинжиниринга — вы можете попробовать Tallyfy и запланировать бесплатную демонстрацию!

5 шагов для успешного управления бизнес-процессами 2020

Вы заинтересованы в управлении бизнес-процессами? С таким количеством замечательных преимуществ, связанных с этим, не будет ничего удивительного, если каждый бизнес захочет попасть в подножку BPM.

Перед тем как сделать это, вы должны знать пять важных шагов, которые помогут извлечь из этого процесса максимальную пользу.

# 1 — Определите узкие места

Изучите процессы и определите тот, который задерживает доставку или вызывает хаос в вашей компании

Прогуливаясь по офису и разговаривая с сотрудниками, вы сразу поймете, насколько сложны или хаотичны некоторые процессы.

Если вы посмотрите глубже, вам будет легче определить, что многие из них имеют трудоемкие процессы или препятствия.Неэффективность людей и отсутствие цифрового доступа также могут вызвать эту ситуацию.

# 2 — Узнайте, как с этим справляются разные компании

Вместо того, чтобы сразу внедрять процесс, узнайте, как компании решают ту же проблему

Изучение отрасли и знание того, как другие компании, включая ваших конкурентов, справляются с ситуацией, дает вам представление о том, как другие решают аналогичные проблемы. Это может помочь вам извлечь ценные уроки и избежать ошибок при определении последовательности бизнес-процессов.

Сценарий варианта использования выявит практические трудности перед автоматизацией определенных аспектов процесса.

№ 3 — Найдите процесс, требующий немедленной автоматизации

Сосредоточьтесь на том, что вам нужно больше всего, чем на процессах, которые вы хотите автоматизировать

Вместо того, чтобы просто сосредоточиться на клиентах, подумайте об автоматизации процессов в вашей компании, которые повлияют на соблюдение сроков и общее качество процессов. Распространенная ошибка, которую совершает большинство лиц, принимающих решения, — это попытки автоматизировать сразу несколько процессов.

Сосредоточьтесь на наиболее важных проблемных точках и реализуйте бизнес-процесс поэтапно, а не пытайтесь сделать все сразу.

# 4 — Разработайте план игры для этой новой реализации автоматизации процессов

Создайте стратегию, обеспечивающую плавное внедрение, и выполните шаги

Поймите, насколько полное изменение способа работы вашей компании повлияет на вашу организацию, ваши команды и моральный дух ваших сотрудников.Если это создает больше хаоса, чем рационализация, вся цель внедрения чего-то нового становится недействительной.

Расширьте возможности своих маркетинговых, финансовых, ИТ-специалистов и других групп, чтобы они помогли сотрудникам в рамках автоматизации цифровых процессов , чтобы переход осуществлялся плавно, шаг за шагом.

# 5 — Обработка изменений в процессе и оценка рентабельности инвестиций

Все, от обучения и внедрения до рентабельности инвестиций, должно быть измерено в финале

Внедрение, инновации и автоматизация — это еще не конец.Как руководитель или лицо, принимающее решения во всем этом процессе, вы должны помочь сотрудникам обучаться, понимать изменения процесса и управлять ими. Когда с этим справятся профессионально, они будут склонны лучше адаптироваться к изменениям в будущем.

Создайте диаграмму измерения рентабельности инвестиций, чтобы убедиться, что она вдохновляет высшее руководство инвестировать больше в цифровую трансформацию по мере того, как мир движется к ИИ и управлению большими данными на основе облачных технологий, как к следующему важному этапу.

Мощное программное обеспечение для управления бизнес-процессами, такое как Cflow, может помочь вам автоматизировать от одного конца до другого, сохраняя при этом полный контроль над всеми обрабатываемыми конфиденциальными данными.

Некоторые организации скептически относятся к разрешению загрузки своих документов в облако из-за проблем с безопасностью данных, но эти опасения необоснованны, поскольку облачные серверы, такие как AWS и Azure, обладают надежной безопасностью, а Cflow стоит на вершине этих облачных поставщиков и может с уверенностью обращаться со своей безопасностью.

Business Process Management — это потребность часа, и наше программное обеспечение поможет вам достичь поставленных целей и повысить производительность на каждом этапе пути.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)? Преимущества и примеры (2020)

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами (BPM), по определению Gartner, — это дисциплина, в которой используются различные инструменты и методы для проектирования, моделирования, выполнения, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов.Бизнес-процесс координирует поведение людей, систем, информации и вещей для достижения бизнес-результатов в поддержку бизнес-стратегии.

BPM фокусируется на создании последовательного, автоматизированного процесса для рутинных транзакций и взаимодействия людей. Это помогает снизить операционные расходы бизнеса за счет сокращения отходов и переделок, а также за счет повышения общей эффективности команды.

Организации, занимающиеся BPM, могут выбрать одну из различных методологий BPM, в том числе Six Sigma и Lean.

Чем не является BPM

BPM не является программным продуктом. Доступны инструменты BPM, которые помогают в реализации стандартных и автоматизированных бизнес-процессов. Например, HappyFox Workflows помогает предприятиям автоматизировать сложные, многоэтапные и повторяющиеся бизнес-процессы. Однако BPM сам по себе не является программным продуктом.

BPM — это не управление задачами. Управление задачами или проектами — это обработка или организация набора действий. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project, Jira, Asana или Trello, помогает в управлении задачами и специальными проектами. С другой стороны, управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме или управлению процессами.

Какие бывают типы систем управления бизнес-процессами?

Системы BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат.Вот три типа управления бизнес-процессами:

System-Centric BPM (или Integration-Centric BPM)

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в первую очередь зависят от существующих бизнес-систем (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами, ориентированное на систему, имеет обширную интеграцию и доступ к API, что позволяет создавать быстрые и эффективные бизнес-процессы.Примером процесса, ориентированного на интеграцию, является онлайн-банкинг, который может включать в себя объединение различных программных систем.

Человекоцентрическое BPM

Человеко-ориентированный BPM в первую очередь рассматривает людей, которых поддерживают различные функции автоматизации. Это процессы, которые в основном выполняются людьми, и автоматизация их нелегко заменить. У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Примеры процессов, ориентированных на человека, включают в себя обслуживание клиентов, рассмотрение жалоб, прием на работу сотрудников, ведение электронной коммерции и составление отчетов о расходах.

Жизненный цикл BPM: 5 шагов в управлении бизнес-процессами

Шаг 1: Дизайн

Бизнес-аналитики изучают текущие бизнес-правила, проводят интервью с различными заинтересованными сторонами и обсуждают желаемые результаты с руководством. Цель этапа проектирования процесса — понять бизнес-правила и убедиться, что результаты соответствуют целям организации.

Шаг 2: Модель

Моделирование относится к идентификации, определению и представлению новых процессов для поддержки текущих бизнес-правил для различных заинтересованных сторон.

Шаг 3: Выполнить

Выполните бизнес-процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой пользователей, а затем откройте его для всех пользователей. В случае автоматизированных рабочих процессов искусственно ограничивайте процесс, чтобы минимизировать ошибки.

Шаг 4: Монитор

Установите ключевые показатели эффективности (KPI) и отслеживайте показатели по ним с помощью отчетов или панелей мониторинга.Важно сосредоточиться на макро- или микропоказателях — процессе в целом по сравнению с его сегментами.

Шаг 5. Оптимизация

Имея эффективную систему отчетности, организация может эффективно направлять операции в сторону оптимизации или улучшения процессов. Оптимизация бизнес-процессов (BPO) — это переработка бизнес-процессов для оптимизации и повышения эффективности процессов и усиления согласованности отдельных бизнес-процессов с комплексной стратегией.

Каковы преимущества внедрения управления бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами помогает организациям двигаться к полной цифровой трансформации и помогает им в достижении более крупных организационных целей. Вот некоторые из ключевых преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

1. Повышение гибкости бизнеса: Изменение и оптимизация бизнес-процессов организации необходимо, чтобы идти в ногу с рыночными условиями.BPM позволяет организациям приостанавливать бизнес-процессы, вносить изменения и повторно выполнять их. Изменение рабочих процессов, а также их повторное использование и настройка позволяет бизнес-процессам стать более гибкими и дает организации более глубокое представление о последствиях, которые оказывают модификации процессов.

2. Снижение затрат и повышение доходов: Инструмент управления бизнес-процессами устраняет узкие места, что со временем значительно сокращает расходы.Результатом этого может быть сокращение сроков реализации продукции, предоставление клиентам быстрого доступа к услугам и продуктам, что приводит к увеличению продаж и увеличению доходов. Решения BPM также могут распределять и отслеживать ресурсы для сокращения потерь, что также может снизить затраты и привести к увеличению прибыли.

3. Повышенная эффективность: Интеграция бизнес-процессов дает возможность для непрерывного повышения эффективности процессов.Обладая правильной информацией, владельцы процессов могут внимательно отслеживать задержки и при необходимости выделять дополнительные ресурсы. Автоматизация и устранение повторяющихся задач повышают эффективность бизнес-процесса.

4. Лучшая видимость: Программное обеспечение BPM обеспечивает автоматизацию, обеспечивая при этом мониторинг ключевых показателей производительности в реальном времени. Эта повышенная прозрачность приводит к лучшему управлению и способности эффективно изменять структуры и процессы, отслеживая результаты.

5. Соответствие, безопасность и защита: Комплексный BPM гарантирует, что организации соблюдают стандарты и следят за соблюдением закона. BPM также может способствовать принятию мер безопасности путем надлежащего документирования процедур и содействия соблюдению требований. В результате организации могут поощрять своих сотрудников защищать активы организации, такие как личная информация и физические ресурсы, от ненадлежащего использования, потери или кражи.

Когда организациям следует внедрять управление бизнес-процессами?

Вот несколько примеров бизнес-процессов, в которых внедрение BPM приведет к высокой окупаемости инвестиций.

1. Динамические процессы, требующие изменений в соответствии с нормативными требованиями, например изменения в управлении информацией о клиентах после изменений в законах о финансах или конфиденциальности.

2.Сложные бизнес-процессы, требующие оркестровки и координации между несколькими бизнес-единицами, подразделениями, функциональными отделами или рабочими группами.

3. Измеримые критически важные процессы, которые напрямую улучшают критически важный показатель производительности.

4. Бизнес-процессы, для завершения которых требуется одно или несколько унаследованных приложений.

5.Бизнес-процессы с исключениями, которые обрабатываются вручную и / или требуют быстрой обработки.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) против управления бизнес-процессами (BPM)

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) и управление бизнес-процессами (BPM) взаимосвязаны и в некотором смысле дополняют друг друга, но это не одно и то же. BPA — это автоматизация процессов, а BPM — это управление процессами, которые могут включать или не включать автоматизацию.Проще говоря, все BPA можно рассматривать как форму BPM, но не все BPM могут включать BPA.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) относится к любому методу, который используется для оптимизации бизнес-процессов посредством автоматизации. Он может работать с широким спектром приложений и инструментов, направленных на повышение производительности, гибкости, эффективности и соответствия в повседневных задачах бизнеса.

Типичные примеры процессов, для которых выгодно использование BPA:

• Прием на работу и увольнение сотрудников
• Запросы на отпуск
• HR запросов
• Отчетность о расходах
• Запросы на новое оборудование
• запросов в ИТ-поддержку

Бизнес-процессы, которые подходят для автоматизации, обычно запускаются определенным запускающим событием.Например, подача отчета о расходах может инициировать заранее определенную серию шагов, которая заканчивается, когда сотрудник получает возмещение на свой банковский счет.

С другой стороны, BPM — это системный подход к улучшению бизнес-процессов. Когда она успешно реализована, все лучше понимают, какой вклад они вносят в достижение целей организации. Как правило, это приводит к более счастливой и продуктивной рабочей силе, что, как правило, приводит к более счастливым клиентам, увеличению доходов и снижению затрат.

Масштабируемая автоматизация процессов с помощью HappyFox Workflows

HappyFox Workflows — это программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов и рабочих процессов, которое может помочь вам реализовать более эффективные бизнес-процессы, оптимизировать производительность всей организации и сократить расходы.

Используйте HappyFox Workflow, чтобы уменьшить количество повторяющихся задач для ваших сотрудников, обеспечивая при этом надежный, безошибочный и быстрый ввод данных и стандартизацию процессов.HappyFox Workflows повышает производительность команды, сокращая повторяющуюся рутинную работу, поэтому ваши сотрудники могут сосредоточиться на более важных вещах, имеющих более высокую ценность для бизнеса.

С помощью перетаскиваемого конструктора рабочих процессов без кода вы можете создавать динамические рабочие процессы в несколько шагов без каких-либо знаний в области программирования. Вам больше не нужно полагаться на свою команду ИТ / инженеров для выполнения дорогостоящих проектов автоматизации.

Вы элегантно организовали бизнес-процессы, включающие действия в нескольких системах, с помощью HappyFox Workflows.HappyFox Workflows интегрируется с HappyFox Help Desk, Zendesk Support, Salesforce и другими корпоративными бизнес-приложениями.

Запланируйте демонстрацию у нас, чтобы узнать больше о том, как HappyFox Workflows может помочь внедрить BPM в вашей организации.

Базовая терминология бизнес-процессов

Базовая терминология бизнес-процессов

Ниже приводится список общих терминов бизнес-процессов, с которыми вам следует ознакомиться.

• Бизнес-процесс: Рабочий процесс, который выполняет бизнес-процесс, предлагает расширенные функции отчетности и может быть запущен вручную в Laserfiche Client и Web Access.
• Сведения о бизнес-процессе: Находящиеся в Laserfiche Client и Web Access, сведения о бизнес-процессе отображают информацию о текущем состоянии, шаге и истории экземпляра бизнес-процесса.
• Экземпляр бизнес-процесса: Единичный экземпляр бизнес-процесса.
• Определение бизнес-процесса: Повторяющийся шаблон действий, встроенный в Workflow Designer, который будет взаимодействовать с записями в репозитории Laserfiche, данными или внешними источниками. Определение бизнес-процесса должно быть опубликовано до того, как оно станет действующим.
• Правило бизнес-процесса: Подобно правилу запуска рабочего процесса, Правило бизнес-процесса определяет критерии того, когда пользователь может запускать бизнес-процесс в клиентских приложениях Laserfiche.

Следующие параметры определены в рабочем процессе и отображаются в деталях экземпляра рабочего процесса, а также в Laserfiche Client и Web Access:

• Статус: В списке сведений о бизнес-процессе статус настраивается в параметрах бизнес-процесса и с помощью операции «Обновить бизнес-процесс», которую можно вставить в любой момент определения бизнес-процесса.
• Шаг: Шаг — это набор (ноль или более) действий рабочего процесса, которые достигают определенной подцели бизнес-процесса.Шаги и их инструкции отображаются в деталях бизнес-процесса. Эти детали определены в действии Шаг бизнес-процесса.
• Инструкции: Указанные в шаге инструкции объясняют участникам, какие действия требуются от них на данном этапе процесса.
• Разрешение: Разрешение шага бизнес-процесса будет отображаться в разделе истории сведений о бизнес-процессе после того, как шаг будет завершен.
• Участник: Доверительный управляющий, участвующий в шаге бизнес-процесса, называется участником. Каждому участнику назначается роль в бизнес-процессе для делегирования работы.
• Роль: Роли представляют собой должность или должностную функцию участника бизнес-процесса, например менеджера, руководителя документации или утверждающего.
• Срок выполнения: Каждый шаг можно настроить со сроком выполнения, который указывает время, к которому участник должен выполнить свою задачу.
• Продолжительность: Время, в течение которого один экземпляр бизнес-процесса работал или завершался.
• Средняя продолжительность: Среднее время, необходимое для выполнения или завершения конкретного бизнес-процесса. Средняя продолжительность рассчитывается на основе продолжительности предыдущих экземпляров бизнес-процесса.

---

10 простых шагов к созданию плана бизнес-процесса

Любой, кто когда-либо строил дом, понимает, что план предлагает вам наилучшие шансы на успешное достижение ваших целей.В деловом мире план может быть столь же эффективным инструментом. Схема бизнес-процесса поможет вам и вашим коллегам понять, как будет выглядеть путешествие, и предложит вам приблизительное время, которое займет путешествие. В книге под названием «Сила совершенствования бизнес-процессов» Сьюзан Пейдж предлагает десять простых шагов, которые помогут вам создать собственный план бизнес-процесса.

1. Разработка инвентаризации процессов —Первый шаг — инвентаризация всех ваших процессов.Хотя этот шаг может показаться простым (возможно, вы думаете, что уже знаете все процессы), составление визуального списка помогает вам задуматься о приоритезации процессов.
2. Создание основы — Шаг второй поможет вам разработать объем. Точно так же, как вы разрабатываете план перед началом проекта по благоустройству дома, план бизнес-процесса требует установления границ. Документ с определением области действия устанавливает границы процесса (где процесс начинается и заканчивается) и предоставляет основную информацию о данном процессе.
3. Нарисуйте план — Создание плана включает понимание того, где происходит передача обслуживания между отделами. На этом шаге вы применяете информацию из предыдущего шага, показывая, какой отдел или лицо отвечает за какую часть процесса от начала до конца.
4. Оценка времени и затрат — Прежде чем ставить цели по улучшению процесса, очень важно иметь базовые измерения. Сколько времени занимают процессы и сколько стоит ваша организация прямо сейчас? На этом этапе определяются параметры, которые будут использоваться для установки целей улучшения.
5. Проверка схемы процесса — На этом этапе важно получить обратную связь от соответствующих коллег, чтобы убедиться, что созданная вами новая схема отражает реальность. Этот шаг также помогает заручиться поддержкой заинтересованных сторон.
6. Применение методов улучшения — Разработайте организованный подход к улучшению бизнес-процессов с помощью таких методов, как устранение бюрократии, оценка деятельности с добавленной стоимостью, устранение избыточности, упрощение отчетов и форм по процессам, сокращение времени цикла и применение автоматизации.Тщательно применяя такие методы улучшения к каждому процессу, вы убедитесь, что все ваши процессы приносят пользу для бизнеса.
7. Создание внутреннего контроля и показателей — Следующий шаг разработан, чтобы помочь вам отслеживать свой прогресс. Установление внутреннего контроля помогает создавать инструменты для повышения результативности, результативности и адаптируемости бизнес-процесса. Бизнес-процессы, как и многие другие вещи, подвержены человеческим ошибкам, поэтому очень важно установить внутренние метрики и максимально автоматизировать процесс.
8. Выполните пробный запуск — Так же, как 30-дневная бесплатная пробная версия предназначена для того, чтобы дать вам попробовать, не требуя больших инвестиций, запуск пробной версии для ваших недавно разработанных бизнес-процессов поможет устранить ошибки и гарантировать, что Полученный процесс отвечает вашим потребностям, прежде чем вы откажетесь от предыдущего способа работы.
9. Внедрить изменение —На этом этапе развертываются вновь разработанные процессы. Этот шаг требует, чтобы вы сообщали нужную информацию нужным людям.Без этого шага новый процесс почти гарантированно потерпит неудачу.
10. Drive Continuous Improvement —Это этап технического обслуживания. Надеюсь, новые процессы были успешно внедрены. Последний этап связан с формированием нового мышления, согласно которому улучшение бизнес-процессов является постоянным явлением, требующим постоянной оценки для обеспечения постоянной эффективности и действенности для организации.