Важные срочные важные несрочные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

<<Оглавление>>

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное):

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное):

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное):

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное):

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Тайм-менеджмент: расставляем приоритеты

Каждый день мы строим планы, пытаясь организовать нашу жизнь в самых разных ее сферах. Но что делать, если задач слишком много и их невозможно уместить в один день или любой другой временной слот? В такой ситуации стоит спокойно и вдумчиво расставить приоритеты. В этом нам помогут методы тайм-менеджмента.  

Матрица Эйзенхауэра

«Не все срочные дела важные и не все важные дела — срочные», — эту максиму приписывают американскому президенту Дуайту Эйзенхауэру, в честь которого и был назван метод расстановки приоритетов. 

В его основе лежит разделение задач на: 

1.              срочные, важные; 

2.              важные, несрочные; 

3.              срочные, неважные; 

4.              неважные, несрочные. 

Задачи из блока 1 – первостепенные задачи, которые нужно делать самостоятельно и которые нельзя делегировать. 

Блок 2 – важные несрочные дела, которые можно выполнить в комфортном режиме, тщательно взвешивая и планируя. Это — самый удобный режим работы. Однако надо помнить, что очень часто такие задачи могут неожиданно перейти в разряд первостепенных. Поэтому не стоит затягивать их выполнение. 

Блок 3 – задачи, которые вы можете спокойно делегировать и тем самым уменьшать их количество в вашем списке. Их выполнение почти не сказывается на успехе того или иного процесса, но они отнимают большое количество времени. 

Блок 4 – неважные и несрочные: просто вычеркиваем их из своего списка задач. 

Метод ABCDE 

Напротив каждой вашей ежедневной задачи поставьте соответствующую букву. 

А – самые важные задачи. Их невыполнение повлечет за собой серьезные последствия. 

B – тоже весьма серьезные задачи. Но их невыполнение не приведет к таким негативным результатам, как в ситуации с задачами А. 

C – задачу лучше выполнить. Если не получится, последствий не будет. 

D – эти задачи смело можно делегировать. Так вы высвободите время для задач уровня А. 

Е – то, что можно вычеркнуть или перенести на следующий день.  

Главное правило метода: нельзя выполнять задачу В, пока не закрыта задача A. Что касается задачи С, приступать к ней не следует, пока не будет выполнена задача В, и т.д. 

ABCDE очень похож на метод «Светофора» 

В данном случае вы обозначаете уровни приоритетности задач цветами светофора: красный – важные дела; желтый – важные дела, которые можно сделать во вторую очередь; зеленые – дела, которые можно отложить. 

Если вас заинтересовала проблематика тайм-менеджмента, Учебный центр рекомендует прочесть следующие книги: 

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»; 

Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра. Краткий гид по борьбе с прокрастинацией»; 

Брайн Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь»; 

Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»; 

Сергей Бехтерев «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»; 

Павел Безручко «Практики регулярного менеджмента».

Метод Эйзенхауэра — «Губернские аптеки»

Метод Эйзенхауэра

С ростом темпа жизни мы часто оказываемся в тупике, не зная, за что хвататься и куда бежать. В итоге — пугающий список дел каждое утро, «безразмерный» рабочий день и хронический стресс. Иногда кажется, что такой замкнутый круг нельзя разорвать.

С этой проблемой некогда справился бывший американский президент Дуайт Дэвид Эйзунхауэр. Он создал свой метод расстановки приоритетов, который позже вошел в базовые приемы тайм-менеджмента под названием «Матрицы Эйзенхауэра». Суть модели достаточно проста: вы ежедневно составляете список всех дел. И для каждого дела определяется только два критерия: его важность и его срочность.

Подсчитано, что примерно 20% наших дел будут важными. Выполнение таких дел приближает вас к намеченной цели и выводит на качественно новый уровень жизни. Интересно, что большая часть из этих дел окажутся срочными. Другая категория — не важные, но срочные дела: они требуют вашего времени, но при этом никак не влияют на ваши глобальные жизненные цели, на ваше развитие как профессионала или как личности.

Принцип Эйзенхауэра заключается в том, что наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны откладываться на потом под давлением обстоятельств, т.е. дел срочных, но не важных.

Комбинации важности и срочности дают нам 4 класса приоритетов. И соблюдение их иерархии в вашем рабочем графике — главное условие успеха и минимизации роли стресса в вашей жизни.

1 — Срочное и важное: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они нужны для достижения цели и должны быть выполнены здесь и сейчас.

Например: сдать экзамен в МВА (экзамен нельзя отложить, с другой стороны, его успешная сдача выводит вас на качественно иной уровень как специалиста, поэтому это дело важное и срочное одновременно).

2 — Не срочное и важное: важные дела, которые помогают вашему развитию или развитию бизнеса, но их не обязательно делать сегодня. Просто регулярно находите время на выполнение таких дел, чтобы двигаться к своей цели.

Пример: выучить спряжения глаголов в английском языке.

3 — Срочное и не важное: эти дела очень часто «маскируются» под важные. На самом деле, если вы зададите себе вопрос: «Приближает ли меня это дело к моей цели?», то в 80% случаев ответ будет «нет». Тем не менее, рутина требует своего ежедневного выполнения.

4 — Не срочное и не важное: дела, которые можно отложить в долгий ящик. Эйзенхауэр был уверен, что, если рабочий график плотный, то эти дела можно не делать вообще. На вашу жизнь это никак не повлияет, а вот от стрессов освободит, ведь у вас появится время для более важных дел. Пример: съездить на свадьбу троюродного брата жены.

При составлении матрицы соблюдайте «правило преимущества»: «важное» всегда стоит перед «срочным», т.е. оно приоритетно. Необязательно выполнять все то, что оказалось с пометкой «срочно». Некоторыми срочными делами можно пренебречь ради важных. Для рационального планирования времени лучше всего начинать работу с дела, стоящего под номером 1 в группе 1, и только потом приступать к номеру 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были для вас. Если в финале рабочего дня вы не одолели всю «кучу дел» из группы I, то на следующий день начинать работу надо именно с этой группы, а точнее — с первой задачи в очереди.

Признаком кризиса считается, когда важные и несрочные дела постепенно «переезжают» в категорию важных и срочных. Это говорит о неумелом планировании и избытке неважных и срочных дел в вашем графике. Вряд ли у вас хватит времени, чтобы сделать все, что вам хочется, и все, чего от вас ждут другие. Поэтому лучше сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, что приближает вас к успеху.

Наталья Шпынова

Статья взята из «Фармацевтического вестника» №6/877 от 21 февраля 2017 г.

Как сосредоточиться на важном, а не только на срочном

Достигаете ли вы конца рабочего дня и чувствуете, что уложились в самые насущные сроки, но не достигли ничего принципиально важного? Вы не одиноки. В серии исследований, недавно опубликованных в Journal of Consumer Research, люди обычно предпочитали выполнять задачи, к которым были привязаны очень короткие сроки, даже в ситуациях, когда задачи с менее жесткими сроками были столь же легкими и сулили большую награду.

Это естественное желание, чтобы задачи, поставленные в срок, были исключены из вашего умственного списка дел. Парадокс, с которым сталкиваются многие люди, заключается в том, что у наших наиболее значимых задач меньше шансов иметь дедлайны, чем у относительно неважных. Ваши важные приоритеты могут относиться к:

• воплощение в жизнь ваших ценностей (например, волонтерство или проведение большего количества времени со своими детьми)
• достижение общественного признания (приглашение принять участие в отраслевых дискуссиях или написание книги)
• улучшение жизненно важных навыков (повышение уровня знаний статистики или изучение нового языка)
• предотвращение бедствий (планирование ежегодного осмотра у врача или создание протокола кризисного управления для вашего бизнеса)

Если вы похожи на большинство людей, эти приоритеты уходят в прошлое, когда вы работаете над второстепенными задачами, привязанными ко времени, такими как бронирование номера в отеле для конференции, очистка почтового ящика или письмо ежемесячный информационный бюллетень.

Итак, что вы можете сделать? Я составил список практических стратегий и советов, но знаю, что ни одно из этих советов не приведет к тому, что вы сделаете идеальный выбор. Стремление к совершенству — вот что заставляет людей застревать. Вместо этого применяйте стратегии, которые постепенно будут двигать вас в правильном направлении, но не потребуют больших усилий.

Исследования показывают, что планирование того, когда и где вы что-то сделаете, значительно повышает вероятность того, что задача будет выполнена.

Для очень важных задач, которых я давно избегаю, мне нравится стратегия, которую я называю «расчисткой колод», что означает назначение конкретной задачи только , над которой я работаю весь день. Недавно я применил эту стратегию, чтобы заставить себя настроить менеджер паролей, чего я откладывал буквально годами.

Незнакомые, но важные задачи часто требуют обучения, поэтому время, необходимое для их выполнения, непредсказуемо. Работа над ними часто кажется скорее неуклюжей, чем эффективной, что является еще одним тонким фактором, по которому мы их не делаем.В этих случаях может оказаться полезной стратегия «очистить колоды», позволяющая себе целый день, даже если он кажется чрезмерным.

Чтобы вы не откладывали важную личную заботу, попробуйте выделить один раз в неделю выделенное время, чтобы вы могли записаться на личную встречу в рабочее время, если это необходимо. Это поможет своевременно расследовать медицинские проблемы. Большую часть недель слот не будет использоваться, но не закрывайте его стеной, когда в этом возникнет необходимость.

Большие задачи часто требуют постепенного продвижения.Возвращаясь к примеру с менеджером паролей, моей первоначальной целью было создать новые, надежные и уникальные пароли для всех моих учетных записей в Интернете, но это не было абсолютно необходимым. Было наиболее разумно начать с моих 10-20 самых ценных аккаунтов.

Если вы обычно ставите перед собой настолько высокие цели, что в конечном итоге откладываете их, попробуйте следующее: когда вы обдумываете цель, подумайте также о версии с половиной размера. Мысленно поместите свою оригинальную версию и версию половинного размера рядом и спросите себя, какая из них является лучшей (более реалистичной) целью.Если ваша задача по-прежнему пугает, сокращайте ее еще больше, пока не почувствуете, что она выполнима. В итоге вы можете прийти к цели, размер которой составляет одну четвертую или одну десятую от того, что вы изначально планировали, но это более достижимо — и, начав, вы всегда можете продолжать идти.

Многие важные задачи включают терпение к размышлениям о вещах, которые могут пойти не так, что вызывает беспокойство. Примеры: составление завещания, расследование единовременно, планирование преемственности для вашего бизнеса, фактическое чтение ваших страховых полисов или создание этого плана управления кризисом.

Даже когда задачи не связаны с размышлениями о катастрофах, те, которые могут принести большие плоды в будущем, обычно требуют терпимости к тревоге. Общие примеры важных, но потенциально провоцирующих беспокойство задач включают в себя: завязать новые дружеские отношения, сделать что-то сложное в первый раз, спросить, чего вы хотите, вести неловкие разговоры, бороться с ошибками и исправлять их, а также отказываться от большого количества дел в течение нескольких месяцев. задачи, в которых вам нужно терпеть колебания уверенности в себе и сомнения на протяжении всего проекта.

Вообще говоря, работа над важными делами обычно требует хороших навыков, позволяющих переносить неприятные эмоции. Вот личный пример: чтение сочинений писателей, которые лучше меня, полезно для улучшения моих навыков, но вызывает зависть и социальные сравнения. Признание и обозначение определенных эмоций, которые делают переживания эмоционально сложными, — основной, но эффективный шаг к их ослаблению.

Вы сможете лучше преследовать цели, связанные с выходом за пределы зоны психологического комфорта, если у вас будут первоклассные навыки управления своими мыслями и эмоциями.

Несущественные задачи имеют отвратительную тенденцию занимать больше времени, чем следовало бы. Например, вы можете сесть, чтобы вычитать отчет сотрудника, но, прежде чем вы это заметите, вы потратили час на то, чтобы все переписать. В будущем вы можете решить ограничиться тремя наиболее важными комментариями по любой части работы, которая в принципе приемлема, или ограничить время, которое вы потратите на составление заметок.

Также может помочь наличие стратегии для более быстрого принятия решений. Когда вам нужно принять неотложное решение, может быть лучше принять быстрое решение, чем идеальное, на которое уходит больше времени.

В современной жизни легко попасть в ловушку, «будучи слишком занятым погоней за коровами, чтобы построить забор». Сценарии, которых вы больше всего хотите избежать, заключаются в многократном устранении одних и тех же проблем или многократном повторении одних и тех же инструкций.Чтобы преодолеть привычку тратить весь день на «погоню за коровами», вы можете отдать на аутсорсинг, автоматизировать, группировать небольшие задачи, исключить задачи, оптимизировать рабочий процесс или создать шаблоны для повторяющихся задач. Ищите ситуации, в которых вы можете потратить время один раз, чтобы настроить систему, которая сэкономит ваше время в будущем, например, создавая повторяющийся заказ на канцелярские товары, а не заказывая товары по одному, когда они закончатся.

Одна конкретная стратегия, которую я описываю в Набор инструментов «Здоровый разум» — это переподготовка «пиявок» в вашей жизни.Пиявки принятия решений — это люди, которые откладывают принятие решений на вас. Например, вы можете попросить кого-то другого принять решение, но вместо этого он отправит вам по электронной почте список вариантов, на которые вы можете обратить внимание, возлагая ответственность на вас. Вместо того, чтобы автоматически отвечать человеку, попросите его дать четкую рекомендацию.

Когда мы погружаемся в рутину, трудно иметь достаточно мысленного пространства, чтобы увидеть общую картину.Обратите внимание на то, что естественным образом помогает вам в этом. Что-то, что мне помогает, — это путешествия, особенно перелеты в одиночку. Нет ничего лучше, чем буквальный вид с высоты 10 000 футов, чтобы дать мне более четкое представление о моем пути. Таблицы тоже помогают мне увидеть общую картину. Как бы я ни ненавидел бухгалтерский учет и налоги, их выполнение помогает мне обратить внимание на мою общую ситуацию и оптимизировать ее. Чем больше перерывов, тем больше вы не попадете в кроличью нору, тратите много времени на несущественные дела, не осознавая, что именно вы делаете.

Еще одна вещь, которая помогает мне сосредоточиться на моих важных целях, — это общаться с коллегами, с которыми я встречаюсь каждые шесть месяцев или около того. Это обязательно предполагает предоставление друг другу обновленной информации о том, что мы делаем и что пытаемся сделать. Точно так же, когда дело доходит до денег, есть определенные блоггеры по личным финансам, которых я люблю читать время от времени, чтобы не сбиться с пути.

Отслеживание использования времени тоже может помочь, но недостатком является то, что само отслеживание требует времени и силы воли.Я использую приложение RescueTime, чтобы легко отслеживать, сколько времени я провожу на разных веб-сайтах (включая Gmail). Затем я бегло просматриваю отчет каждую неделю.

Что бы ни помогало вам увидеть общую картину, не пропускайте эти вещи. Кроме того, дайте себе время после этих занятий, чтобы понять, как вы собираетесь воплотить свои мысли в конкретные планы и действия.

Если вы пытаетесь расставить приоритеты перед срочным, не будьте слишком строги к себе.Количество сроков и решений, с которыми мы сталкиваемся в современной жизни, в сочетании с эмоционально (и когнитивно) сложным характером многих важных задач, делает эту борьбу почти универсальной. Я написал целые книги о том, как сосредоточиться на общей картине и прекратить саботаж, но мне до сих пор трудно. Я считаю, что успех заключается в том, чтобы как минимум в 50% случаев следовать собственному совету! Это разумное практическое правило, которое вы тоже можете принять.

Как решить, что важно и срочно (без списка дел)

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом США в период с 1953 по 1961 год.

До этого Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию ​​и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных увлечений, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр достиг многого и сохранял высокую производительность в течение многих лет до самой своей смерти.

Сегодня его методы повышения продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.

Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, — это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач — различать важное и срочное — и повысить вашу продуктивность сегодня.

Вот как это работает.

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными.

— Дуайт Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра, известная также как «Матрица срочно-важных», впервые была популяризирована в книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (аудиокнига), которая также известна как «Матрица срочно-важных» и состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам принять решение и определить приоритеты задач. по срочности и важности.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

Срочные и важные (задачи, которые нужно выполнить немедленно).
Важно, но не срочно (задачи запланировать позже).
Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).
Ни срочно, ни по важности (задачи, которые необходимо устранить).
Вот как выглядит Матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке от верхнего левого, верхнего правого, нижнего левого и нижнего правого):

Квадрант 1: важные, но несрочные

Задачи в этом квадранте не имеют крайний срок не за горами, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры: упражнения, ведение дневника, учеба, время с семьей.

В идеале, мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом поле,

Квадрант 2: Срочные и важные

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра включают сроки, кризисы и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и т. Д.

Задачи в этом поле должны быть заранее устранены, если они ранее находились в квадранте 1.

Квадрант 3: Не важно и не срочно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой напрасную трату времени, которая не помогает вам в достижении ваших долгосрочных целей.

Примеры включают: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.

Если честно, мы часто тратим большую часть своего времени на действия, указанные в этом поле. Я лично изо всех сил старался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.

То, что сработало для меня, — это не обязательно исключать занятия из этой коробки, а вместо этого свести их к минимуму и использовать в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочно, но неважно

Действия в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.

Опасность действий в этом поле заключается в том, что они часто могут обманчиво показаться действиями второго квадранта.

Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не достигли большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, — это различать срочное и важное.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания.Они заставляют вас реагировать, беспокоиться и нервничать.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более правильных решений — чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.

Я нашел лучшие способы различать срочные и важные задачи:

Определить и записать то, что важно i.е. жизненные цели, основные ценности и
Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или побуждения реагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.
Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы выполняем посредством делегирования, либо времени, либо другим людям»

— Стивен Кови

Что происходит, когда у вас недостаточно времени для деятельности или вы не можете решить, как уместить их всех в матрицу Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на эти вопросы лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи кому-то или другому, например, бронирование водителя вместо прогулки, коллега, пишущий отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д.

Оптимизация включает в себя устранение всего, что не является абсолютно необходимым для достижение цели, т.е. вырезание «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т. д.

Вот как это работает, проиллюстрировано в этом полезном контрольном списке вопросов, состоящем из двух этапов :

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет — полностью исключить задачу.

Q2 (вопрос о делегировании) — Можно ли передать эту задачу кому-то другому, который сделает это за меня?

Если да, делегат.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и относитесь к ней соответствующим образом.

Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не изучил этот контрольный список и, наконец, не поручил важную уборку профессиональному уборщику.Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.

Что, а не как продуктивности

Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни не в том, как это сделать, а в том, что мне действительно нужно делать прямо сейчас? Что мне нужно делегировать, а что нужно устранить?

Матрица Эйзенхауэра — мощный инструмент, который держит вас подотчетным в работе над тем, что действительно важно для вас.Это заставляет вас думать о том, что срочно и важно, и помогает оставаться в проактивном образе мышления.

Сосредоточив внимание на том, что вам нужно, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить продуктивность на всю жизнь.

Мэйо Ошин пишет на MayoOshin. com , где делится практическими идеями самосовершенствования и доказанной наукой для улучшения здоровья, продуктивности и творчества. Чтобы получить практические идеи о том, как перестать откладывать дела на потом и выработать здоровые привычки, вы можете подписаться на его бесплатную еженедельную рассылку здесь .

Версия этой статьи первоначально появилась на mayooshin.com как «Матрица Эйзенхауэра: как решить, что важно и срочно (без списка дел). “

Сноски

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови« 7 привычек высокоэффективных людей ».

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, то есть квадрант 1 является срочным и важным, а квадрант 4 не важен, не срочен. Тем не менее, общая концепция осталась нетронутой.

Как узнать, что важно, а что срочно в вашей работе в PA

Часто ли у вас есть хорошо спланированный список «дел» на следующий день только для того, чтобы прибыть на работу в PA и обнаружить, что ваш менеджер отправил вам по электронной почте множество новых задач, которые требуют действий сегодня? Помешает ли это вашему дню и окажетесь ли вы в конце с еще более длинным списком «дел»?

Не волнуйтесь — у нас есть ответ! Узнайте, как определять задачи с точки зрения того, что важно, а что срочно, и соответственно планировать свой день, чтобы быть уверенным, что вы по-прежнему на правильном пути к достижению своих профессиональных целей.

Источник: Hubspot Blog

Что срочно важнее, так и важнее

Если вы чувствуете, что каждый день тратитесь на тушение нового списка дел, классифицируйте свои задачи в соответствии с матрицей срочно-важных, которую Эйзенхауэр использовал, чтобы определить, на какие задачи он потратит время.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». — Дуайт Эйзенхауэр

Задайте себе 2 вопроса перед новой задачей:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Мы бы вложили деньги в большую часть загруженного рабочего дня, проводимого в квадранте 3 на срочные, но неважные задачи.Давайте объясним все 4, чтобы вы могли начать определять свой собственный список задач с точки зрения важных v срочно.

Квадрант 1 — Срочно и важно

Этот квадрант предназначен для высокоприоритетных задач, которые необходимо выполнить сейчас, и вы должны стремиться к их устранению, где это возможно. Если вы проводите здесь слишком много времени, вы просто находитесь в реактивном режиме и переходите от одной задачи к другой.

Квадрант 2 — Не срочно / Важно

Это задачи, которые наиболее важны для достижения долгосрочных целей, но, как правило, ими пренебрегают в пользу задач из квадрантов 1 и 3.Задачи квадранта 2, как правило, требуют большего обдумывания и анализа; поэтому время следует планировать в начале дня, чтобы работать над ними без перерыва. Старайтесь работать в этом квадранте хотя бы час или больше каждый день, так как это занятие поможет вам успешно достичь ваших целей.

Квадрант 3 — Срочно / Не важно

Обратите внимание, что это сектор обмана — вот почему: вы можете быть очень заняты в этом разделе, но заняты срочными задачами других людей и, возможно, работой, которой вам вообще не следует заниматься.Постарайтесь свести к минимуму задачи в этом квадранте, так как они не обеспечивают достижение ваших целей.

Квадрант 4 — Не срочно / не важно

Все мы знаем, что это часто вовсе не задачи, а просто отвлекающие факторы, которым мы поддаемся на работе, например, в СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ или просмотре веб-страниц. Как часто что-то всплывает на наших мобильных телефонах, отвлекая нас от нашей настольной работы, и, прежде чем вы это заметите, 20 минут потрачены впустую?

Как выделить больше времени для важных, но несрочных задач

1. Начните с исключения всех действий в квадранте 4 — будьте безжалостны!
2. Следующий шаг в квадранте 3: делегируйте полномочия везде, где это возможно, и учитесь говорить «нет» — не занимайтесь чужой работой!
3. Квадрант 1 — это тот квадрант, с которым действительно трудно справиться в загруженной работе PA. Чаще всего вы зависите от задач своего начальника из квадранта 1, и их срочный, но неважный список становится вашим списком дел. Вы можете свести к минимуму это за счет более точного прогнозирования сроков и принятия решения о завершении задач на более поздний срок, чтобы управлять ожиданиями таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
4. Наконец, убедитесь, что вы каждый день планируете время для важных задач в Квадранте 2. Очень легко отложить важные задачи, поэтому возьмите на себя ответственность, применяя методы, используемые успешными руководителями.

Как убедиться, что вы работаете над Важными вещами:

• Согласитесь со своим начальником, что является важным или срочным делом.
• Разбейте важную задачу на управляемые действия и установите сроки для каждого.
• Опубликуйте эти сроки, чтобы вы поняли ответственность!
• Назначить себе вознаграждение или наказание за соблюдение / несоблюдение срока.
• Всегда работайте над важными задачами в первой половине дня, чтобы они не упали.

Чтобы научиться определять свои задачи в соответствии с матрицей, требуется практика, но это один из самых важных инструментов управления временем, которым вы можете овладеть. При правильном выполнении это приведет к большему удовлетворению вашей работы и уменьшению стресса на рабочем месте.

Для получения дополнительных советов по управлению временем на рабочих местах в PA позвоните в RMS Recruitment по телефону 0207518 9170 или напишите нам по адресу [email protected].

Срочное и важное — Роберт Талберт, доктор философии.

Один из самых важных уроков, которые я усвоил, будучи заведующим отделом, — это важность различения между важными задачами и срочными .Как однажды сказал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр:

У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

Разница между важным и срочным может быть огромной. Срочные вопросы всегда сосредоточены на настоящем моменте: им нужно внимание прямо сейчас , и если с ними не разобраться, последствия тоже произойдут прямо сейчас . Важные пунктов, с другой стороны, относятся к долгосрочным целям и имеют стратегическую ценность.Они «медленнее», связаны с долгой игрой личного, профессионального или организационного развития.

Мы склонны уделять внимание неотложным задачам в ущерб важным задачам. Срочные задачи быстро приходят в наши почтовые ящики и громко требуют разрешения. Они, по словам Дэвида Аллена, «самые свежие и громкие». Это почти всегда чья-то проблема, которую мы получаем в короткие сроки, что увеличивает их объем. Поэтому, естественно, мы в первую очередь сосредоточимся на них. Иногда это правильно.Но это становится серьезной проблемой, когда мы всего лишь , занимаемся срочными делами и не уделяем достаточно времени важным вещам, которые сидят спокойно и терпеливо.

Став заведующим кафедрой, единственная самая большая корректировка, которую мне пришлось внести, — это количество усилий, необходимых, чтобы решить, является ли что-то срочным или важным, и упражнение в дисциплине, чтобы уделять внимание вещам, которые важны, но не срочны. количество работы, которую я должен сделать, на самом деле не сильно изменилось до того, как я стал руководителем отдела; это характер работы, которая изменилась, и наиболее заметным аспектом этого изменения является то, что первым шагом является анализ того, какие из десятков, которые появляются у меня на пороге каждый день, являются срочными, а какие — важными.

Почти все, что попадает в мой почтовый ящик, звучит срочно. Большинство из этих срочных запросов имеют значение и имеют значение, и, вероятно, все эти элементы важны для человека, отправляющего запрос. Но являются ли они заглавными буквами «I» Важными в смысле того, что они относятся к долгосрочным целям и стратегиям для меня или отдела? Иногда они есть; во многих случаях это не так. Выявление разницы и сортировка срочных дел, а также выделение времени для важных дел (которые, как ни странно, почти никогда не появляются в моем почтовом ящике), вероятно, самая большая и самая важная часть моей работы сейчас.

Вот некоторые задачи из моих текущих списков действий, которые являются важными (заглавная буква «I»):

• Прочтите статью о редизайне курса математики в местном университете, который похож на тот, который нам нужно изменить. (Важно, потому что переделка этого курса — трехлетняя цель кафедры.)
• Изучите настройку цифрового значка моего университета на тему «Технологии рабочего места и связь». (Важно, потому что введение цифровых бейджей станет важной инициативой в учебной программе в ближайшие несколько лет для всего университета, и я хочу убедиться, что математический факультет лидирует в этой области.)
• Напишите черновик рекомендации по отделению для преподавателя, который будет повышен в должности. (Важно, потому что это продвижение по службе, а помощь преподавателям в профессиональном росте — это долгосрочная стратегическая цель для меня в профессиональном плане и одна из моих основных обязанностей в качестве заведующего кафедрой.) Хак об этом носит его имя: Матрица Эйзенхауэра .
  Матрица Эйзенхауэра (https: // commons.wikimedia.org/wiki/File:7_habits_decision-making_matrix.png)

  В этой матрице 2×2 мы можем нанести срочные, но не важные задачи; важно, но не срочно; оба важные и срочные; или не важно или срочно. И мы можем ранжировать приоритет этих элементов и понять, что с ними делать по тому месту в матрице, где они попадают:

  1. Задачи, которые являются срочными и важными , имеют наивысший приоритет и должны быть выполнены как можно скорее. Они автоматически становятся кандидатами в список наиболее важных дел (MIT) на данный день.
  2. Важные, но несрочные дела на втором месте. Это необходимо сделать; назначьте время в течение недели, чтобы делать их.
  3. Задачи, которые являются срочными, , но не важными, — третьи. Если возможно, делегируйте их. В противном случае планируйте для них время, но не за счет важных вещей.
  4. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными получают все оставшееся время. Если это личное дело или развлечение, обычно я делаю такие вещи по выходным или вечером ^[1] .Если нет, то эти элементы, вероятно, необходимо повторно обработать с помощью блок-схемы GTD, потому что они больше не являются действительно действенными (или никогда не были в первую очередь) и должны быть удалены, делегированы или помещены в список когда-нибудь / может быть.

  Например, предположим, я получил электронное письмо от студента, у которого проблемы с профессором и который хочет записаться на прием на этой неделе. Мне нужно действовать в соответствии с этим, но я бы не назвал это стратегически важным в смысле служения долгосрочной цели.Так что это «срочно, но не важно ^[2] ». Я, вероятно, делегирую это, сказав студенту назначить мне встречу через персонал нашего офиса.

  Чтение статьи о редизайне курса важно, но не срочно — запланируйте один pomodoro в течение недели, чтобы читать и делать заметки по нему, и сделайте это на этой неделе. Рекомендация профессора по продвижению по службе должна быть выплачена в пятницу, так что это одновременно срочно и важно — это MIT в моем списке на завтра, и в моем календаре завтра утром есть двухчасовой блок.

  Я обнаружил, что много думаю о матрице Эйзенхауэра с тех пор, как стал заведующим кафедрой. Раньше мне часто удавалось заниматься только срочными делами в течение нескольких дней подряд, откладывая важные дела на потом. (Всегда «позже».) Теперь 90% сообщений в моем почтовом ящике ежедневно требуют, чтобы их выслушивали как срочно, и для обработки всех прямо сейчас потребовалось бы более 168 часов в неделю. Оказывается, около половины из этих элементов в среднем даже не могут быть задействованы, и поэтому они выбрасываются, делегируются или помещаются в список, который когда-нибудь / может быть. Для тех, которые остались, у меня есть теги для Срочные и Важные в моей настройке GTD, поэтому я могу отфильтровать задачи на основе их квадранта в этой матрице. Важные задач получают временные рамки в течение недели или, по крайней мере, часть одного помидора. Что касается остального, я добираюсь до них, когда добираюсь до них (или делегирую их). И знаешь, что? Все еще делается, и мир не рушится сам по себе. И я чувствую себя намного лучше в конце дня по поводу того, что я делаю.

  Что будет на карту, если мы не сможем различить срочные и важные задачи? Все, правда.Быть во власти последних и громких — это не способ жить — вы постоянно тушите пожары, но никогда ничего не строите, постоянно решаете проблемы других людей, но никогда не развиваете свое профессиональное Я, медленно выгораете от всего стресс и никогда не делать того, что, как вы знаете, принесет вам удовлетворение.

  ---

  Некоторые формулировки матричного подхода Эйзенхауэра, подобные изображенному на картинке, советуют сразу выбрасывать несрочные и важные предметы. Но я думаю, что некоторые из лучших вещей в жизни попадают в эту категорию.У них просто нет приоритетного расписания (кроме выходных). ↩︎

  Чтобы прояснить для тех, кто сзади: если я говорю, что что-то «неважно», это не значит, что меня это не волнует или что это не имеет значения. ↩︎

  Срочно Vs. Важно: лучший способ оставаться продуктивным и работать с умом

  Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Unsplash

  Когда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, на это снова и снова пришло 5 ответов:

  • Мне жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, правдивую для себя, а не жизнь, которую от меня ожидали другие
  • Жаль, что я не работал так усердно
  • Мне жаль, что у меня не хватило смелости выразить свои чувства
  • Хотел бы я оставаться на связи со своими друзьями
  • Хотел бы я быть счастливее

  Я много думаю над этим списком, пока работаю.

  Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Догонщики. Звонки.

  Это похоже на выплату по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но почти не нарушаю принципа. Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?

  Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно эту тему, обсуждая, как отличить срочное от важного в вашей жизни:

  Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решать немедленно.

  Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

  Важные задачи — это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.

  Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

  Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным.Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, , как вы можете выделить время для важных дел?

  Использование матрицы решений для определения важности

  Один из способов выяснить, что является наиболее важным, — использовать матрицу решений Эйзенхауэра:

  Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.co

  Разработанный Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии США, верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока, эта простая коробка разделяет задачи в простые категории:

  В верхнем левом углу ( Важное и Срочное ) вы можете поместить такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

  Верхний правый угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

  Нижний левый угол ( Не важно и Срочно ) может состоять из перерывов, встреч и действий.

  Нижний правый угол ( Не важно и Не срочно ) может содержать траты времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

  Убрать неважные, несрочные вещи довольно просто. Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.

  Важные и срочные дела, очевидно, также являются первым делом, которым вы должны заняться.

  Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится сложно.

  Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи — проблема в том, что , если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи .

  Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.

  Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важен, но у меня сейчас нет на это времени»?

  Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время — это созданная вещь. Сказать «У меня нет времени» — это все равно что сказать: «Я не хочу».

  Или, как выразился Пикассо: «Отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив незавершенным.”

  Как сделать важные дела срочными

  Самый простой способ удостовериться, что важная задача срочна, — это назначить ей крайний срок.

  Сроки — это то, что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь незначительными. Обычно это те вещи, к которым в конце концов можно добраться.

  Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок.По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.

  С другой стороны, ваша цель привести в форму важна, но совсем не срочна. Есть ли у вас , у вас есть , чтобы дойти до спортзала к концу месяца? Возможно нет.

  Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, — это установить крайние сроки. Важная задача — это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вам сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.

  Мой любимый подход к этому исходит из книги Getting Things Done , в которой Дэвид Аллен спрашивает:

  «Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в этой задаче?»

  Это то, что вам нужно установить в срок.

  И вот здесь самое важное, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

  Зачем нужны серьезные дедлайны

  Второе качество срочных задач, делающее их срочными, заключается в том, что их сроки не подлежат обсуждению.

  Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.

  Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала домовладелец позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы заставить вас вовремя платить за квартиру. В противном случае в конечном итоге вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.

  Проблема простой установки сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными.Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, то, по сути, не будет никаких последствий за невыполнение этого срока.

  Так как же сделать дедлайны более значимыми? Вот несколько способов:

  1.

  Сделать общедоступным

  Один из способов сделать дедлайн более серьезным — объявить его публично. Когда вы публично отвечаете за соблюдение установленных сроков, вы не можете обмануть только себя. Обратной стороной медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее достичь.Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в срок, который вы слишком агрессивно для себя установили.

  2. Создание наград и наказаний

  Еще один способ сделать дедлайн более серьезным — установить награду за его выполнение или наказание за пропажу. Установите этот набор наград и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.

  3. Обеспечение подотчетности других

  Когда речь идет о привлечении других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно дать людям понять, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенных сроков. А это означает, что вы на самом деле регистрируетесь и разговариваете с дискомфортом, когда срываются сроки. Если вы этого не сделаете, люди по понятным причинам будут считать, что дедлайны не так важны для вас, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.

  4. Установите себе постоянные напоминания

  Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, ваш друг или супруга, которые постоянно подстегивают вас, чтобы вы что-то сделали. Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Разложите липкие ленты вокруг стола. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.

  *****

  Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала. Но со временем это станет легче, и вы почувствуете, что меньше нервничаете.

  У вас всегда будет достаточно срочных дел на целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно следует тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, чтобы не оказаться со списком сожалений о вещах, на которые у вас не было времени.

  Джори Маккей — редактор @CrewLabs, где изначально был опубликован этот пост. Хотите научиться быть лучшей версией себя? Щелкните здесь, чтобы присоединиться к тысячам производителей и предпринимателей, которые еженедельно получают наши электронные письма о повышении вашего творческого потенциала и производительности.

  Срочно или важно — Карен Джонс Консалтинг

  Вы когда-нибудь чувствовали, что большую часть своего времени тратите на тушение пожаров и решение одного неотложного дела за другим? Как владельцы бизнеса, мы часто сталкиваемся с тем, что у нас слишком много дел и недостаточно времени для этого. Это может привести к тому, что мы будем работать в реактивном режиме вместо того, чтобы сосредоточиться на упреждающих задачах, которые могут помочь нам достичь наших целей.

  По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «Большинство срочных дел не являются важными, а большинство важных дел не являются срочными.«Один из шагов к эффективному управлению временем — это различать то, что срочно, а что важно. Важные действия приводят к достижению бизнес-целей, в то время как срочные задачи имеют немедленные последствия, которые влияют на другие задачи или распорядки и отвлекают нас от наших целей. Эффективное управление временем включает в себя расстановку приоритетов на важные / несрочные дела, которые помогают нам добраться туда, где мы должны быть.

  Создание матрицы «Срочно / важно» — отличный способ определить приоритеты и помочь избежать отвлекающих задач и действий, отнимающих у нас время и ресурсы.

  В книге Стивена Кови «Семь навыков успешных людей» задачи делятся на четыре категории:

  1. Срочные и важные — Эти задачи имеют тенденцию монополизировать наше непосредственное внимание и могут включать в себя такие вещи, как соблюдение сроков, устранение неисправностей оборудования, управление трудными клиентами или решение вопросов, отложенных до последней минуты.
  2. Срочные и неважные — Эти действия необходимо выполнить, но они могут помешать вам в достижении ваших целей и помешать выполнению другой важной работы.Эти задачи могут включать в себя частое реагирование на электронную почту или перезвон, решение проблем с персоналом, посещение слишком большого количества встреч или реагирование на искусственные дедлайны.
  3. Несрочные и важные — Эти действия помогают в достижении долгосрочных целей и необходимы для долгосрочного роста вашего бизнеса. Эти задачи являются проактивными. Им требуются дальновидность, планирование и дисциплина, чтобы их не отталкивали и не перегружали срочные / важные задачи.
  4. Несрочные и неважные — Это ненужные задачи, которые мы используем, чтобы убить время, например просмотр веб-страниц или добавление ненужных деталей или изображений в отчеты, и они заменяют усилия, которые следует тратить на важные действия.

  ВСТАВИТЬ ТАБЛИЦУ

  Матрица срочности / важности

  Высокая важность

  Низкая срочность

  Несрочная и важная

  Срочно и важно

  Высокая срочность

  Несрочные и неважные

  Срочные и неважные

  Низкая важность

  Используйте матрицу, чтобы расставить приоритеты для ваших действий.

  1. Создать список задач
  2. Оцените каждую задачу по шкале от 1 до 5 по ее важности для достижения ваших целей
  3. Оцените срочность каждой задачи
  4. Поместите каждую задачу в соответствующий квадрант матрицы

  Матрица позволяет вам быстро отмечать действительно срочные проблемы, выявлять важные задачи, которые необходимо выполнить своевременно, чтобы они не превратились в чрезвычайные ситуации завтрашнего дня, и выявлять менее важные вопросы, которые могут быть делегированы , перенесены или пересмотрены с точки зрения их влияния на ваше время и ресурсы.

  Матрица управления временем: срочно и важно — жизнь в коробке 2

  Несколько семестров назад я сидел на уроке психологии адаптации человека и жаловался — хотя я не хочу в этом признаваться — своему другу по поводу всех задач, которые мне нужно было выполнить на этой неделе. Мой профессор прошел мимо, услышал мой разговор и сказал мне: «Живи во втором ящике, так что ты не всегда горишь».

  Я был совершенно сбит с толку относительно того, о чем она говорит, поэтому спросил: «Что ты имеешь в виду,« Живи во втором ящике »?» Она ответила: «Поищи это в учебнике или дождись лекции.«Я не нашел ее ответ очень полезным, потому что я все еще понятия не имел, о чем она говорит, и, честно говоря, мне не хотелось искать в учебнике, поэтому я терпеливо ждал лекции.

  Когда настал день лекции, мой профессор попросил нас написать список всего, что нам нужно, , и , чтобы закончили в течение следующей недели. Она попросила нас записать все, от предметов, связанных со школой до предметов, связанных с работой, до таких простых вещей, как мытье посуды и просмотр Твиттера.Теперь, имея полный список дел, она передала нам матрицу тайм-менеджмента, которая выглядела так:

  	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
  ВАЖНО	Квадрант I: Срочно и важно «Кризисы» или «Проблемы»	Квадрант II: Не срочно и важно «Личные цели»
  НЕ ВАЖНО	Квадрант III: Срочно и неважно «Отвлекающие факторы»	Квадрант IV: Не срочно и не важно «Прерывания»

  Рисунок 1 — Матрица управления временем Кови

  В нашем списке дел мы должны были расставить приоритеты наших задач на основе важности, а НЕ срочности, а затем поместить каждое действие в соответствующий квадрант на основе ограничений квадрантов, которые я объясню ниже.

  Понимание матрицы управления временем

  «Жизнь во втором ящике» — это концепция, взятая из принципа принятия решений Дуайта Д. Эйзенхауэра, популяризированного Стивеном Кови в его знаменитой книге Семь навыков высокоэффективных людей . Кови разработал матрицу, которая помогает людям определять приоритеты деятельности, определяя, какие действия важны, какие срочны, а какие можно рассматривать как отвлекающие или отвлекающие.

  Согласно Кови, срочность может быть определена как требующая немедленного внимания, а важность связана с результатом, который способствует достижению индивидуальной миссии, ценностей и первоочередных целей.

  Вот разбивка по каждому квадранту:

  Квадрант I: Эти действия являются неотложными и важными, требуют нашего немедленного внимания и могут рассматриваться как кризисы и проблемы. Люди, живущие в Квадранте I, часто ежедневно весь день поглощены проблемами и находят покой только в побеге в Квадрант IV. Этих людей можно охарактеризовать как кризисных менеджеров, проблемно мыслящих людей и продюсеров, стремящихся к срокам. Жизнь в Квадранте I не является устойчивой, поскольку, как сказал бы мой профессор, вы всегда «горите».

  Квадрант II: В идеале каждый должен стремиться «жить во второй коробке». Эти занятия важны, но не срочны и помогают достичь личных целей. Эти виды деятельности — это то, что нам нужно делать, но, кажется, никогда не удается решить, например, упражнения, построение отношений и выработка долгосрочной стратегии. Люди, которые «живут во втором ящике», часто являются людьми, ориентированными на возможности, и имеют относительно небольшое количество кризисов, что позволяет заниматься более целенаправленной деятельностью и повышать продуктивность.

  Квадрант III: Действия, попадающие в этот квадрант, являются срочными, но не важными, и их часто принимают за важные. Люди, живущие в Квадранте III, тратят время, реагируя на срочность, исходя из ожиданий и приоритетов других. Эти занятия часто рассматриваются как отвлекающие, потому что они срочны, но не важны для человека.

  Квадрант IV: Действия, проводимые в этом квадранте, не являются срочными или важными и имеют очень небольшую ценность, что отнимает время от других срочных и важных мероприятий.В этом квадранте серфинг в Интернете и просмотр телевизора наряду с другими занятиями, отнимающими у вас время. Лица, проживающие в квадранте IV, ведут очень безответственный и непродуктивный образ жизни.

  Большинство людей живут в Квадрантах I и III, не оставляя времени для Квадранта II. Стивен Кови подчеркивает важность перехода в Квадрант II, который приведет к меньшему количеству кризисов и проблем. Матрица тайм-менеджмента Кови поможет людям сделать шаг не только к результативным, но и к результативным.

  Как использовать матрицу

  Вот шаги для определения приоритетов вашей деятельности:

  1. Создайте список дел и включите все задачи, которые вам нужны, и хотите, чтобы выполнили в течение следующей недели (или установите период времени по вашему выбору).
  2. Расставьте приоритеты для этих действий на основе важности , НЕ срочности . Вы можете использовать шкалу от 1 до 5 или изменить порядок действий в зависимости от важности; любой вариант будет работать.
  3. Отсортируйте все действия по соответствующим квадрантам на основе указанных выше ограничений.
  4. Теперь оцените, где вы проводите большую часть своего времени, и подумайте, как вы можете начать работать над Квадрантом II.

  Теперь, когда вы понимаете основы матрицы, вы можете применить ее и начать двигаться к «живому n ящику два».

  В моем следующем блоге я представлю стратегию работы с различными квадрантами и дам совет Стивена Кови о том, как перейти в квадрант II. Если вы хотите получать уведомления о публикации нового блога ArcherPoint, подпишитесь на блоги членов нашей команды экспертов.