Основные типы бизнес-процессов — детальное описание
Система BPM помогает автоматизировать четкие структурированные процессы. На специальной платформе предлагается целый ряд инструментов, которые позволяют управлять процессами, проектировать их, исполнять и мониторить. Благодаря использованию лучших мировых практик и стандартов с помощью ВРМ можно обеспечить максимальную эффективность в управлении процессами любой компании.
Перед внедрением технологии, направленной на автоматизацию бизнес-процессов, необходимо предварительно проанализировать все процессы в компании. В среднем и крупном бизнесе выделяют следующие типы бизнес процессов:
- По работе с персоналом – бизнес-процессы этого типа включают в себя сбор информации о потенциальном работнике из любых доступных источников, прием на работу, уход в отпуск, перевод в другой отдел, увольнение и поездка в командировку.
- Связанные с клиентами – этот тип является характерным для онлайн-магазинов, где нужно регистрировать новых покупателей в ходе общения, заниматься подбором товаров, проверять их наличие и актуальность цены. У продуктовых компаний к этому типу относится подготовка к проведению переговоров, совместная работа и одобрение презентации.
- Направленные на взаимодействие с филиалами – эти бизнес-процессы способствуют успешному масштабированию бизнеса, к ним относится согласование прайсов, синхронизация запасов товара, имеющегося в наличии, логистика и прочие действия.
Четкое построение бизнес-процесса позволит упорядочить деятельность компании, создать «фундамент» для внедрения различных инструментов автоматизации деятельности, автоматизировать рутинные процессы, снизить затраты компании и повысить эффективность работы каждого отдельного сотрудника.
Рассмотрим наиболее популярные бизнес-процессы подробнее.
Популярные бизнес процессы
Рассмотрим примеры бизнес-процессов разного типа, сделав упор на их описании.
Управление персоналом
Примером бизнес-процесса по работе с персоналом может служить прием сотрудника на работу. В автоматизированной системе эта процедура осуществляется так:
- эффективно планируется и проводится цикл собеседований с различными кандидатами;
- подготавливается предложение о вакансии и контролируется статус принимаемых кандидатами решений;
- отправляются по почте приглашения на собеседования и их результаты;
- формируется список резервных кандидатов.
Еще одним не менее популярным бизнес-процессом, который используется в большинстве современных компаний, является заявка на командировку. В данном бизнес-процессе автоматизировать можно следующие этапы:
- регистрацию заявок на командировки персонала;
- визирование заявки у руководителя структурного подразделения, директора и в финансовом отделе;
- согласование цены и длительности командировки с финансовым отделом;
- оформление командировки.
Работа с клиентами
При работе с клиентами есть большое количество бизнес-процессов, автоматизация которых способна существенно облегчить работу персонала компании и освободить время для выполнения более важных задач. К таким процессам можно отнести формирование печатной формы счета и сохранение ее вложением в письме для отправки клиенту. Автоматизированные системы способны делать эти действия автоматически, при этом пользователю отображается письмо для возможных уточнений по адресатам и телу письма и для последующей отправки. Аналогично можно автоматизировать бизнес-процесс отправки письма по шаблону с одним вложенным файлом или создание продажи по входящему письму и т. д.
Взаимодействие с филиалами
Автоматизация многих бизнес-процессов, направленных на взаимодействие с филиалами и отдельными структурными подразделениями, поможет наладить оперативные коммуникации внутри компании. Примером может послужить визирование договоров в случае различных визирующих подразделений через автоматизированные системы. Для того чтобы согласовать договор, в разделе «Договоры» настраивается индикатор состояний договора. Если перевести нужных договор в состояние «На согласование» автоматически устанавливается виза на функциональную роль «Оформители». Сотрудник, назначенный ответственным за оформление этого договора, проверяет его и устанавливается список визирующих в опции «Новые визы для договора».
Похожие статьи
Какие типы бизнес-процессов существуют?
Основные процессы
Основные процессы — это процессы которые образуют сквозную цепочку создания ценностей для клиентов, начиная с закупки материалов до конечного продукта..
Основные процессы выстроены хорошо, если клиент полностью удовлетворен качеством продукта или услуги.
Важно: у каждой компании и в каждом виде бизнеса своя цепочка основных процессов.
Давайте приведем пример основных процессов для некой производственной компании. Это могут быть такие процессы, как: закупка материалов для производства продукции, продвижение товаров на рынке, деятельность связанная с рекламой и увеличением числа клиентов, маркетинг.
Результатом маркетинговой деятельности является клиенты, которые хотят что-то у нас приобрести, тогда появляется процесс продажи продукта, процесс доставки товаров клиентам и послепродажное обслуживание, может быть какой-то особенный сервис.
= >> Напишите в комментариях, какие основные процессы существуют в вашей компании?
Обеспечивающие процессы
Второй тип процессов — это обеспечивающие процессы. Ключевая особенность в том, что их клиентами являются внутренние клиенты, а не внешние, то есть они создают результаты для внутренних клиентов — продукты или услуги.
Если основные процессы все выводят на конечного клиента на рынке, то для обеспечивающих клиентом является какой-то внутренний потребитель: сотрудники подразделения компании и внутренние основные процессы. Так, например, один отдел в компании будет внутренним клиентом для другого отдела компании.
Примерами типичных обеспечивающих процессов могут быть: бухгалтерский учет , юридическое обеспечение, IT обслуживание внутренних пользователей, делопроизводство и так далее.
Можно сказать, что это процессы, которые обеспечивают нормальную бесперебойную работу компании.
Обеспечивающих процессов в каждой компании не меньше, чем основных. Обеспечивающие процессы могут влиять на конечный результат, который получает клиент, только опосредованно, не напрямую.
Процессы развития
Если основные процессы дают результат в виде продукта для клиента, то процессы развития дают результат в виде продукта для бизнеса, то есть каждый процесс развития создает какой-то актив, который нужен бизнесу, для того чтобы улучшить какие-то бизнес-характеристики.
Например, улучшить конкурентоспособность, повысить прибыльность, снизить затраты, повысить эффективность на каких-то участках и так далее.
Новые продукты и услуги — это типичный процесс развития, в который мы инвестируем, неся определенные риски, за это платят акционеры и компания. То есть в конечном счете компания инвестирует свою прибыль в создание новых продуктов, создание новых брендов. Всегда создается какой-то актив — материальный и нематериальный.
Здесь перечислены виды активов, которые могут создаваться в различных процессах
развития:
Очень удобно структурировать процессы развития по видам активов: создание нового
бренда, создание каких-то новых структурных подразделений и филиалов в новых регионах, создание новых направлений в бизнесе, диверсификация, внедрение или модернизация новых информационных систем, создание каких-то организационных систем, внедрение системы планирования и т.д.
Цель процессов развития — улучшить показатели бизнеса.
Важное отличие: основные процессы делаются за счет средств клиента, и клиент оплачивает нам товары и услуги, а процессы развития финансируются за счет прибыли компании или привлеченных внешних инвестиций, то есть это всегда инвестиционные процессы.
=>> Напишите в комментариях, какие процессы развития вы выделили в вашей компании?
Процессы управления
В отличие от всех предыдущих типов процессов, процессы управления ничего не производят, в них нет никакого продукта, но без них ничего не работает.
Это деятельность над деятельностью, как говорил Георгий Щедровицкий.
Практически всем процессам — основным и обеспечивающим, процессам развития, соответствуют какие-то процессы управления. Еще одна особенность процесса управления в том, что они все имеют одинаковую структуру.
Все остальные типы процессов имеют различную структуру, а в процессах управления одинаковая последовательность действий. Один процесс управления от другого будет отличаться только по содержанию.
То есть любой процесс управления, на каком бы уровне он не происходил: стратегическом, тактическом или оперативном, к какой бы функциональной области не относился, имеет определенные основные элементы: определение целей, планирование, мониторинг тех показателей, которые мы поставили, как целевые, анализ, как важный элемент, позволяющий нам понимать, что происходит в нашей системе, и служит основой для принятия решений и пр.
Процессы развития больше похожи на проекты, потому что они обычно не цикличные, а единоразовые. Например, внедрение новой системы управления, на мой взгляд следует рассматривать, как процесс, и управлять соответственно.
Надо понимать, что в основе проекта лежит процесс, есть 12-15 базовых процессов управления проектами, то есть проектами управляют через процесс, поэтому о процессах развития правомерно говорить, но понимая, что на самом-то деле каждая конкретная задача развития решается в форме проекта.
Автор: Марина Ступакова
Описание бизнес процессов — типы описания
Управление бизнес процессами без их описания крайне затруднительно.
Наверное, самый простой в реализации и распространенный вариант. Все происходящее в бизнес процессе описывается словами, т.е. в итоге у нас получается текст. Построение бизнес процессов требует описания довольно-таки большого количества элементов и вариантов развития бизнес процесса, текст может получиться весьма громоздким. Мне очень запомнился процесс, текстовое описание которого занимало 32 страницы, а схема – лишь 3.
Плюсы описания бизнес процессов текстом
- Очень просто сделать – просто садись и пиши.
- Не требует специальных навыков – темные времена прошли, теперь писать умеет каждый:)
Минусы
- Текст сложно обрабатывать – работа с массивами текста весьма сложна, ведь нам нужно найти суть, скрытую за словами.
- Затрудняет целостное восприятие процесса: читая вторую страницу, можно уже забыть, что было на первой. Очень тяжело читать текст, описывающий сложный, разветвленный процесс. Приходится постоянно возвращаться назад, чтобы понять, о чем речь. В итоге восприятие картины целиком нарушается.
- Сложно для восприятия – если текст готовит человек без писательских навыков, его прочтение превратится в пытку. У каждого свой язык, и порой он может быть очень сложен. Вы же встречали «плохие» книги? Описание процесса может быть еще хуже:)
- Сложно структурировать и анализировать – процесс может иметь множество путей развития. Это значит, что в зависимости от результатов, событий и условий мы выполняем разные действия в процессе. А теперь представьте, каково это – описывать текстом. Очень сложно сохранить простую структуру, когда у вас десяток «если» на одну страницу. В результате этого анализ потребует от вас огромных усилий и титанической предварительной работы.
Подсказка – используйте структурированные списки
Описание бизнес процессов в виде таблиц
Таблица – это здорово! Таблицы я люблю. Их можно рассматривать часами… и не найти ответ на свой вопрос:) Шучу. На самом деле описание бизнес процессов компании в виде связанных таблиц – это не такая уж плохая идея. По крайней мере, намного лучше текстового описания. Самая большая сложность заключается в том, чтобы подготовить хороший шаблон таблицы, в которую, собственно, потом уже внесут данные.
Плюсы описания бизнес процессов текстом в виде таблиц
- Относительно просто подготовить – подготовить шаблон не так сложно. Главное, чтобы он был понятен тем, кто будет его заполнять. Кроме того, все программы для работы с таблицами (например, Excel) позволяют добавлять описание к ячейкам таблицы. Используйте эту возможность для пояснений данных.
- Относительно просто заполнить шаблон – еще раз, если шаблон понятен, заполнить его не составит труда. Для этого не нужны специальные навыки и знания.
- Наличие структуры – таблица сама по себе уже предполагает некую структуру.
- Удобство обработки цифровых данных – с цифрами лучше всего работать в таблице. Так что для данного типа данных этот тип описания подходит лучше всего. Данные в таблице (даже текстовые) гораздо удобнее сравнивать и анализировать.
Минусы
- Некомпактно – описание больших процессов со всем множеством подпроцессов и элементов будет выглядеть как «простыня». Компактным такой вид назвать сложно.
- Отсутствует необходимая детализация – для того чтобы таблица имела более компактный вид, количество данных должно быть ограничено. Это значит, что даже если вы вносите текст в таблицу, он должен быть ограничен. А значит, добиться необходимой детализации может стать непросто.
- Нет целостности восприятия – большое количество данных не способствует этому. Хотя если необходимо просмотреть данные одной операции (подпроцесса) в строке или данные одного типа в столбце, то лучше таблицы не придумать.
- Сложно отобразить ветвления – та же проблема, что и с текстом. Большое количество ветвлений и, что важно, развитие процесса исходя из условий ветвления довольно сложно отобразить наглядно.
- Требует подготовки – нужно потратить время на подготовку хорошего шаблона.
Подсказка – располагайте подпроцессы, операции в строках, а данные в столбцах. Это облегчает восприятие. Вместо одной большой таблицы используйте связанные таблицы.
Описание в виде схемы, модели бизнес процесса
Не буду тянуть кота за март. Графическое описание бизнес процессов предприятия в виде схемы, модели – лучший тип описания. Большинство специалистов уже давно отдают предпочтение именно графическому типу описания. Просто посмотрите на плюсы и минусы этого типа.
Плюсы описания бизнес процессов в виде модели
- Простота восприятия – наш мозг устроен таким образом, что картинку мы воспринимаем быстрее, чем что-либо. Поэтому схему воспринимать очень просто. Мозг «фотографирует» схему и обрабатывает ее на бессознательном уровне в разы быстрее, чем наше сознание. Схему воспринимать просто еще потому, что мы сразу видим взаимосвязи элементов.
- Целостность восприятия – 1 схема представляет из себя модель процесса на определенном уровне. Это значит, что схема сразу дает нам представление о процессе в целом. В частности, о его границах, основных элементах и т.д. Если процесс детализируется на нескольких уровнях, то схемы все равно остаются связанными.
- Необходимая и достаточная детализация – в то же время на схеме можно отобразить относительно большое количество деталей без потери качества восприятия.
- Наглядное отображение ветвлений и путей развития процесса – правильно построенная схема сразу дает представление о том, каким путем должен развиваться процесс в правильном варианте. А также другие варианты развития событий.
- Удобство автоматизации – многие программные инструменты позволят переводить диаграммы в языки программирования, что очень сильно упрощает жизнь разработчикам и внедренцам ПО.
Минусы
- Требует специальных навыков – нужно знать, как правильно строить диаграммы. Знать разные нотации. А иногда даже самостоятельно сделать набор элементов и правил, которыми вы будете пользоваться для описания.
- Относительно большое время на подготовку описания – хорошо построенная модель процесса должна быть проста и понятна. Для того, чтобы сделать схему таковой, необходимо потратить кучу времени. Сложно может сделать каждый дурак, а вот простота требует мастерства;)
Инвестиции в графический тип описания окупаются весьма неплохо.
Подсказка – для описания бизнес процессов может быть достаточно 3-5 графических элементов (фигур).
В итоге
В итоге вы будете задействовать все типы описания. Документ под названием «Описание бизнес процесса…» будет содержать и графическую схему, и таблицы, и текст. Это нормально. Но мой вам совет – ориентируйтесь на графические модели и избегайте текста. Хорошая модель не нуждается в сопровождении текстом. В большинстве случаев.
Создание бизнес процессов начинается с их описания.
1.1.Определения понятия бизнес-процесс
Понятие бизнес-процесс содержит два элемента: бизнес и процесс. Рассмотрим сначала элемент процесс. Вот одно из базовых определений процесса: «… — некоторая логическая последовательность связанных действий, которые преобразуют вход в результаты или выход».Теперь к слову процесс нужно добавить слово бизнес, чтобы отличить бизнес-процесс от других процессов, идущих в компании. Понятие бизнес-процесс можно определить по-разному. Эрикссон предложил в своей работе «Business Process Management» следующее определение: «бизнес-процесс – это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей».
Главная идея заключается в том, что любой бизнес-процесс имеет потребителя внутреннего или внешнего. Опираясь на это определение, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть.
1.2.Виды бизнес-процессов
Существуют три вида бизнес-процессов:
Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.
Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи.
Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, АХО.
2.Описание и анализ бизнес-процессов
В процессе создании информационной системы для какого-либо предприятия, очень важным является правильное описание и анализ бизнес-процессов. Правильно смоделированные бизнес-процессы являются основой для успешного функционирования будущей информационной системы, а значит и самой организации.
При моделирование бизнес-процессов наиболее часто возникают следующие вопросы:
какое программное обеспечение использовать,
как моделировать процессы с использованием выбранного продукта,
как проводить анализ и выявлять использованием выбранного продукта,
какую методологию использовать для описания процессов.
В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:
целей проекта;
требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом выдвинутых требований.
Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данные проект должен решить. Ниже сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций, используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации.
Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:
какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
в какой последовательности выполняются эти процедуры;
какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
кто выполняет процедуры процесса;
какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.
Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, т.к. ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.