Чем занимается административный помощник?
Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.
Обязанности
Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью. Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.
Необходимые навыки
В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.
Специализация
Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.
Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.
Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.
Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно, посредством телефона и сети интернет.
Профессиональная подготовка
В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.
I. Общие положения
1. Административный помощник относится к категории специалистов.
2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее
профессиональное (техническое, экономическое,
(высшее; среднее)
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
лет в
(2 лет; 3 лет; др.)
(указать направление)
сфере бизнеса.
3.
Административный помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
II. Должностные обязанности
Административный помощник:
1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
III. Права
Административный помощник несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
IV. Ответственность
Административный помощник имеет право:
1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Должностные обязанности административного помощника больше, чем просто отвечать на телефонные звонки и заказывать обед для босса. Прочитайте эту статью, что бы узнать больше об этих обязанностях. Должностные обязанности административного помощника, сейчас расширились до более сложных обязанностей, как делать презентации и запуск офиса. Должностная инструкция помощника администратора включает в себя обязанности по управлению проектами и ответственность. В принципе, он работает в многозадачном режиме. Основная его обязанность – обеспечивать административную поддержку, чтобы помочь гладко и эффективно работать в офисе.
Обязанности
Административный помощник делает отчетность для руководителя,будто старший административный менеджер.Обязанности административного помощника предполагают уделение внимания мельчайшим деталям, быть неплохо организованным и иметь отличные навыки общения. Обязанности административного помощника включает выполнение и координацию административной деятельности офиса, получение и интеграция данных и распространение информации клиентам и сотрудникам компании.
Обязанности и ответственность помощника по административным вопросам,также распространяется для выполнения различных обязанностей, таких будто планирование совещаний, встреч, организация и ведение делопроизводства совместно с мягкими копиями, проведение исследований и распространения информации, используя телефон, e-mail, письма и веб-сайты. Обязанности административного помощника также включают в себя поддержку в организации поездок и размещение гостей.
Административному помощнику также эффективно требуется возделывать и использовать факсы, ксероксы, сканеры, видеоконференции, телефонные системы, компьютерные, офисные программы и др. . Он/она также должны быть неплохо знакомыми с файлами word, электронными таблицами,презентациями Powerpoint, отчетами, документами, публикациями, программным обеспечением и цифровыми графиками.
Административный помощник должен владеть хорошие навыки коммуникации и ведения переговоров, когда говорит и работает с клиентами, продавцами и другими сотрудниками. Административный помощник должен быть в состоянии править акциями и другими хранилищами данных. Многие компании передают обязанности и ответственность, обучение и ориентацию новых сотрудников на административного помощника. Административному помощнику требуются познания для управления видео-звонками, контролировать работу других сотрудников,выполнять обозрение записок, представлений, отчетов и др. Они также должны уметь выполнять подготовку планов, организовать заседания комитетов и исполнительных органов.
Основные обязанности включают сбор корреспонденции, отчетов и других документов. Они должны уметь поддерживать файлы office, open и разносить документы по почте,организовывать встречи и мастерить координацию ремонта оргтехники. Они также обязаны хранить конфиденциальную информацию и файлы, записи принимаемых решений, организация оплаты гонораров, исследования и поддержка в подготовке ходатайств, политик и процедур офиса. Они также должны приветствовать и помогать посетителям, отвечать на телефоны и направлять их в соответственный департамент.
Функции и обязанности административного помощника, также включает в себя организацию офиса, заказ канцелярских товаров, ведение клиентов и выполнение офисной работы гладко. Если какие-либо глюки проявляются в повседневной работе офиса, он должен быть в состоянии ликвидировать проблему.
Навыки и умения
Кандидат должен обладать определенными навыками и знаниями. Это включает в себя познания:
Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы
Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки
От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.
Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.
Должностная инструкция административного помощника
- Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность административного помощника.
1.2 Административный помощник относится к категории специалистов.
1.3 Административный помощник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.4 Взаимоотношения по должности:
|
1.4.1 |
Прямое подчинение |
Директору предприятия |
|
1.4.2. |
Дополнительное подчинение |
− |
|
1.4.3 |
Отдает распоряжения |
– |
|
1.4.4 |
Работника замещает |
Лицо, назначенное директором предприятия |
|
1.4.5 |
Работник замещает |
− |
- Квалификационные требования административного помощника:
|
2.1. |
Образование |
высшее; среднее профессиональное (техническое, экономическое, юридическое, пр.) образование |
|
2.2 |
опыт работы |
стаж административной работы не менее 2 лет; 3 лет в (указать направление) |
|
2.3 |
знания |
Структуру управления предприятием. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия. Структуру и оборудование современного офиса. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях. Принципы и методы администрирования. Стандарты делопроизводства. Основы этики и эстетики. Правила делового общения. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий. Правила внутреннего трудового распорядка. |
|
2.4 |
навыки |
− |
|
2.5 |
дополнительные требования |
дополнительное социальное образование, |
- Документы, регламентирующие деятельность административного помощника
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об ррганизационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция административного помощника, Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные обязанности административного помощника
Административный помощник:
4.1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
4.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
4.3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4.4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
4.5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
4.6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
4.7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
4.8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
4.9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
4.10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
4.11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
4.12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
4.13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
- Права административного помощника
Административный помощник имеет право:
5.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
5.3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5.4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
- Ответственность административного помощника
Административный помощник несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- Условия работы административного помощника
Режим работы административного помощника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.
- Условия оплаты труда
Условия оплаты труда административного помощника определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.
9 Заключительные положения
9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.
|
Руководитель структурного подразделения |
|||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||
СОГЛАСОВАНО: |
|||
|
Начальник юридического отдела |
|||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||
|
00.00.0000 |
|||
|
С инструкцией ознакомлен: |
|||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||
|
00.00.00 |
|||
|
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
|||||
|
|
|
|
|||||
|
(наименование предприятия, организации, учреждения) |
|
(руководитель предприятия, организации, учреждения) |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
||||
|
00.00.0000 |
№ 00 |
|
(подпись) |
|
(Ф.И.О.) |
||
|
Структурное подразделение: |
Организационно-аналитический отдел |
|
|
||||
|
Должность: |
Административный помощник |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
00.00.0000 |
||
|
|
|
|
|
|
|
||
- Общие положения
Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность административного помощника.
Административный помощник относится к категории специалистов.
Административный помощник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
Взаимоотношения по должности:
|
1.4.1 |
Прямое подчинение |
Директору предприятия |
|
1.4.2. |
Дополнительное подчинение |
− |
|
1.4.3 |
Отдает распоряжения |
– |
|
1.4.4 |
Работника замещает |
Лицо, назначенное директором предприятия |
|
1.4.5 |
Работник замещает |
− |
- Квалификационные требования административного помощника:
|
2.1. |
Образование |
высшее; среднее профессиональное (техническое, экономическое, юридическое, пр.) образование |
|
2.2 |
опыт работы |
стаж административной работы не менее 2 лет; 3 лет в (указать направление) |
|
2.3 |
знания |
Структуру управления предприятием. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия. Структуру и оборудование современного офиса. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях. Принципы и методы администрирования. Стандарты делопроизводства. Основы этики и эстетики. Правила делового общения. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий. Правила внутреннего трудового распорядка. |
|
2.4 |
навыки |
− |
|
2.5 |
дополнительные требования |
дополнительное социальное образование, |
- Документы, регламентирующие деятельность административного помощника
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об ррганизационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция административного помощника, Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные обязанности административного помощника
Административный помощник:
4.1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
4.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
4.3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4.4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
4.5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
4.6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
4.7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
4.8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
4.9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
4.10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
4.11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
4.12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
4.13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
- Права административного помощника
Административный помощник имеет право:
5.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
5.3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Должностные обязанности административного помощника больше, чем просто отвечать на телефонные звонки и заказывать обед для босса. Прочитайте эту статью, что бы узнать больше об этих обязанностях. Должностные обязанности административного помощника, сейчас расширились до более сложных обязанностей, как делать презентации и запуск офиса. Должностная инструкция помощника администратора включает в себя обязанности по управлению проектами и ответственность. В принципе, он работает в многозадачном режиме. Основная его обязанность – обеспечивать административную поддержку, чтобы помочь гладко и эффективно работать в офисе.
Обязанности
Административный помощник делает отчетность для руководителя,будто старший административный менеджер.Обязанности административного помощника предполагают уделение внимания мельчайшим деталям, быть неплохо организованным и иметь отличные навыки общения. Обязанности административного помощника включает выполнение и координацию административной деятельности офиса, получение и интеграция данных и распространение информации клиентам и сотрудникам компании.
Обязанности и ответственность помощника по административным вопросам,также распространяется для выполнения различных обязанностей, таких будто планирование совещаний, встреч, организация и ведение делопроизводства совместно с мягкими копиями, проведение исследований и распространения информации, используя телефон, e-mail, письма и веб-сайты. Обязанности административного помощника также включают в себя поддержку в организации поездок и размещение гостей.
Административному помощнику также эффективно требуется возделывать и использовать факсы, ксероксы, сканеры, видеоконференции, телефонные системы, компьютерные, офисные программы и др. . Он/она также должны быть неплохо знакомыми с файлами word, электронными таблицами,презентациями Powerpoint, отчетами, документами, публикациями, программным обеспечением и цифровыми графиками.
Административный помощник должен владеть хорошие навыки коммуникации и ведения переговоров, когда говорит и работает с клиентами, продавцами и другими сотрудниками. Административный помощник должен быть в состоянии править акциями и другими хранилищами данных. Многие компании передают обязанности и ответственность, обучение и ориентацию новых сотрудников на административного помощника. Административному помощнику требуются познания для управления видео-звонками, контролировать работу других сотрудников,выполнять обозрение записок, представлений, отчетов и др. Они также должны уметь выполнять подготовку планов, организовать заседания комитетов и исполнительных органов.
Основные обязанности включают сбор корреспонденции, отчетов и других документов. Они должны уметь поддерживать файлы office, open и разносить документы по почте,организовывать встречи и мастерить координацию ремонта оргтехники. Они также обязаны хранить конфиденциальную информацию и файлы, записи принимаемых решений, организация оплаты гонораров, исследования и поддержка в подготовке ходатайств, политик и процедур офиса. Они также должны приветствовать и помогать посетителям, отвечать на телефоны и направлять их в соответственный департамент.
Функции и обязанности административного помощника, также включает в себя организацию офиса, заказ канцелярских товаров, ведение клиентов и выполнение офисной работы гладко. Если какие-либо глюки проявляются в повседневной работе офиса, он должен быть в состоянии ликвидировать проблему.
Навыки и умения
Кандидат должен обладать определенными навыками и знаниями. Это включает в себя познания:
Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы
Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки
От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.
Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.
В обязанности всех секретарей входит обеспечение административной поддержки руководителя. К данным обязанностям относится организация деловых встреч, совещаний и поездок. О том, как правильно организовать данные мероприятия – читайте в нашей статье.
Из данной статьи вы узнаете:
- как правильно организовать деловую встречу руководителя;
- административная поддержка руководителя при организации совещаний;
- административная поддержка руководителя по организации деловых поездок.
Секретарь руководителя должен оказывать максимальную помощь в организации различных мероприятий, будь то совещание или поездка в другую страну. Зачастую новичкам бывает трудно разобраться во всех нюансах сразу. Именно поэтому сегодня мы рассмотрим, как организовать административную поддержку руководителя.
Административная поддержка руководителя: организация встреч
В первую очередь административная поддержка руководителя включает в себя такие мероприятия, как деловые вс
административного помощника (.doc, 81КБ)
I. Общие положения
- Административный помощник относится к категории специалистов.
- Административный помощник должен знать:
- 3.1. Структуру управления предприятием.
- 3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
- 3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
- 3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
- 3.5. Принципы и методы администрирования.
- 3.6. Стандарты делопроизводства.
- 3.7. Основы этики и эстетики.
- 3.8. Правила делового общения.
- 3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
- 3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
- Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
- Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
II. Должностные обязанности
Административный помощник:
- Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
- Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
- Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
- Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
- Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
- Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
- По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
- Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
- Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
- Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
- Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
- Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
- Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
III. Права
Административный помощник имеет право:
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Административный помощник несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Помощник по административным делам Обязанности
Административные обязанности помощника будут варьироваться в зависимости от среды и отдела, в котором базируется должность.
Спецификация задания на должность помощника администратора часто открыта для интерпретации, и множество задач попадает в рамки этой работы.
Перечислим основные обязанности для административных помощников в конкретной работе сред. Выберите те административные обязанности, которые относятся к Работа, которую вы описываете.
Подробное описание работы административного помощника обеспечивает общий список всех обязанностей, обязанностей и рабочих требований для этого широкая работа.
Отличную основу для понимания роли помощника по административным вопросам можно найти в образце описания должности помощника по административным вопросам
Помощник по административным вопросам Обязанности и ответственность
Обязанности, описанные ниже, применяются к административным помощникам в различных средах, включая продажи, маркетинг, медицинские, юридические и человеческие ресурсы.
Эти задачи помощника специалиста по администрированию можно объединить с обязанностями помощника по общему администрированию, чтобы получить полное описание работы.
Администратор службы поддержки |
Иногда упоминается как административный помощник Front Office. Обязанности будут включать в себя общие обязанности по административной поддержке, а также обязанности по типу регистратора.
- отвечают на входящие вызовы, определяют цель вызова и переводят вызовы
- принимают и доставляют сообщения
- приветствуют посетителей
- контролируют доступ посетителей
- координируют парковку
- обрабатывают запросы клиентов
- взаимодействуют с продавцами-посетителями
- обеспечивают постоянное обслуживание клиентов поддержка
- получает, сортирует и распространяет почту
- получает и обрабатывает поставки
- график встреч
- черновик корреспонденции
- создает отчеты и другие документы
- поддерживает процедуры регистрации, включая контактную информацию, указания и часто запрашиваемую информацию о компании
администратор Должностная инструкция
Ресепшн Обязанности
Ресепшн Резюме
Помощник по медицинским вопросам |
Предоставляет административную поддержку в медицинском офисе или медицинском учреждении.В дополнение к общим административным обязанностям, задачи медицинского административного помощника включают следующее.
- график медицинских посещений
- организовать поток пациентов
- отвечать на запросы пациентов
- заказывать и обслуживать клинические и офисные принадлежности
- проверять точность информации о страховании пациентов
- обновлять и регистрировать медицинские записи пациентов
- готовить схемы пациентов
- организовать госпитализацию
- организовать лабораторные услуги
- помочь с составлением расписания анализов
- отправлять и получать медицинские записи пациентов
- получать лабораторные отчеты и запрашивать медицинские записи
- поддерживать безопасную и гигиеничную обстановку в офисе
руководитель медицинского кабинета Описание работы
Медицинский регистратор Описание работы
Медицинский регистратор Резюме
Ассистент по маркетингу |
В дополнение к общим обязанностям административного помощника эта должность поддерживает функцию маркетинга, выполняя следующие обязанности.
- поддерживает связь с третьими сторонами для разработки маркетинговых и рекламных материалов и документов
- управляет инвентаризацией раздач, рекламных предметов и подарков клиентам
- помогает в координации маркетинговых мероприятий
- помогает в организации специальных маркетинговых проектов, таких как запуск новых продуктов
- подготовка и координация почтовых рассылок клиентов
- настройка продвижения продуктов
- сбор маркетинговых пакетов
- помощь в отслеживании маркетинговых мероприятий
- подготовка материалов для маркетинговых мероприятий
- обновление маркетинговых коммуникационных платформ, таких как веб-сайты и социальные сети,
- помощь в проведении маркетинговых исследований
- готовить презентации
- вести библиотеку и архивы маркетинговых материалов
Описание работы маркетинга
Помощник по продажам |
В обязанности административного помощника в сфере продаж входит следующее в дополнение к общим задачам административной поддержки офиса.
- исследовать и определить потенциальные возможности продаж
- Форвард ведет к внутреннему и внешнему персоналу по продажам
- Поддерживать запросы торговых представителей
- планировать торговые встречи
- совершать последующие звонки клиентов
- помогают подготовить и координировать доставку котировки клиентов
- помощь в создании предложений по продажам
- обеспечивает связь между персоналом по продажам на местах и внутренним персоналом
- помогает в организации мероприятий по продажам
- отслеживает данные о производительности для отдела продаж
- отслеживает отчеты о продажах
- обрабатывает отчеты о расходах для торгового персонала
- проверяет заказы
- ведение базы данных клиентов
- управление запасами образцов продукции и рекламной продукции
Помощник по административным вопросам людских ресурсов |
Роль административного помощника в отделе кадров включает в себя следующие конкретные обязанности.
- помощь при наборе персонала
- организация вакансий
- регистрация и распространение резюме
- связь с кандидатами
- расписание собеседований
- координаты тестов перед приемом на работу
- администрирование проверок перед приемом на работу
- сбор новых пакетов найма
- ввод данных о сотрудниках и ведение файлов сотрудников
- организация новых ориентаций сотрудников
- координация мероприятий по обучению и развитию сотрудников
- помощь в ведении записей, требуемых федеральными законами и законами штата
- отвечают на запросы сотрудников о проблемах с персоналом
- помогают с событиями сотрудников, такими как награды за длительный срок службы
- , отслеживают заявления о безработице
- обеспечивают связь с заработной платой и пособиями в отношении новых сотрудников и изменений статуса сотрудника
Описание работы с персоналом
Помощник по правовым вопросам Описание работы
Ваше заявление на работу помощника администратора
Составьте убедительное резюме, используя этот полный список административный помощник, обязанности и ответственность.Мы покажем вам, как в резюме для административных помощников
Приложите сопроводительное письмо помощника по административным вопросам к заявлению о приеме на работу
Каковы основные навыки административного помощника?
Получите полное представление о навыках и требованиях к работе для административного помощника с помощью этих страниц.
Административный помощник собеседования
Готовитесь к собеседованию? Перейдите к этим вопросам интервью помощника по административным вопросам с примерами ответов на интервью.
Административный помощник, часть 2
Собеседования> Бесплатные описания работ> Административные должностные обязанности> Административный помощник
К началу страницы
Описание должности административного помощника может отличаться от компании компании, но это типичные обязанности и ответственность административный помощник работа.
Административная поддержка и административная помощь являются ключом к эффективная работа подразделения, отдела или компании. административный рабочие места помощника — одна из наиболее часто перечисленных рабочих мест на рынке труда и работодатели находятся в широком диапазоне промышленности.
Это описание работы может быть легко адаптировано для ваших собственных нужд.
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ПОМОЩНИК ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
общего назначения
Выполнить широкий спектр административной и офисной поддержки деятельности отдел и / или менеджеры и руководители для содействия эффективному деятельность организации.
Основная работа Задачи и обязанности
- ответ, просмотр и передача входящих телефонных звонков
- прием и прямое посещение и клиенты
- общие канцелярские обязанности, включая фотокопирование, факс и почтовую рассылку
- , поддерживают электронную и бумажную систему хранения документов
- извлекать документы из системы хранения
- обрабатывать запросы на информацию и данные
- разрешать административные проблемы и запросы
- готовить письменные ответы на обычные запросы
- готовить и изменять документы, включая корреспонденцию, отчеты, черновики, записки и электронные письма
- составлять расписание и координировать встречи , встречи и организация поездок для менеджеров или руководителей
- готовят повестки дня для собраний и готовят расписания
- записывают, компилируют, транскрибируют и распространяют протоколы собраний
- открывают, сортируют и распространяют входящую корреспонденцию
- поддерживают канцелярские принадлежности i Инвентаризация
- координирует техническое обслуживание оргтехники
- координирует и ведет учет для персонала, телефонов, парковки и мелкой наличности
Образование и опыт
- компьютерные навыки и знание соответствующего программного обеспечения
- знание работы стандартного офисного оборудования.
- знание канцелярских и административных процедур и систем, таких как регистрация и ведение учета
- знание принципов и практики базового офисного управления
Ключевые компетенции
- навыки общения — письменные и устные
- планирование и организация
- приоритеты
- оценка проблем и решение проблем
- сбор информации и мониторинг информации
- внимание к деталям и точность
- гибкость
- адаптивность
- ориентация на обслуживание клиентов
- работа в команде
Дополнительную информацию о работе помощника по административным вопросам можно найти в описании работы помощника по административным вопросам, часть 2
Перечень обязанностей и обязанностей помощника по административным вопросам
Функции и обязанности помощника администратора будут различаться в зависимости от рабочей среды и отдела, в котором находится должность.Полный список административных обязанностей в различных рабочих средах, в том числе на стойке регистрации, в медицине, маркетинге, отделе кадров и продажах, можно найти в разделе «Ассистент администратора»
Описание работы School Administrator Assistant
Office Manager
Полный список описаний должностей для административного персонала см. В разделе Образцы описаний административных заданий
Используйте это описание вакансии, чтобы написать административного помощника Резюме
Нужна помощь с написанием вашего резюме? Перейдите к образцу Резюме административного помощника, чтобы создать резюме, приносящее работу.
Используйте этот образец сопроводительного письма помощника по административным вопросам, чтобы отправить его вместе с резюме или заявлением о приеме на работу.
Административный собеседование
Адаптируйте описание должности помощника по административным вопросам в соответствии с вашими требованиями.
Последнее обновление — Административный помощник Зарплата
Действительно.com
сообщает, что средняя зарплата административного помощника по работе
в августе 2020 года в Соединенных Штатах — 16,90 долл. США в час.
Собеседования> Свободные должностные инструкции> Помощник администратора
К началу страницы
Быть помощником по административным вопросам — это все, чтобы обеспечить бесперебойное выполнение повседневных офисных задач. Речь идет о работе в команде, поддержании порядка и выполнении канцелярских и секретарских обязанностей.
Административные помощники должны иметь хороший уровень английского языка, сильные организационные навыки и высокую степень внимания к деталям. Они должны быть энергичными и гибкими людьми, которые обеспечивают эффективную и профессиональную административную поддержку другим членам офиса.Они должны иметь возможность справляться с постоянными перерывами и проводить долгие часы, выполняя повседневные задачи, требующие высокого уровня концентрации.
Описание должностных обязанностей помощников по административным вопросам, включая их повседневные обязанности:
- Выполнение административных обязанностей, таких как подача документов, печать, копирование, переплет, сканирование и т. Д.
- Организация поездок для старших руководителей.
- Написание писем и электронных писем от имени других сотрудников офиса.
- Бронирование конференц-звонков, номеров, такси, курьеров, отелей и т. Д.
- Обработка расходных ведомостей и счетов-фактур.
- Мониторинг стационарных уровней и заказ канцелярских товаров.
- Покрытие рецепции при необходимости.
- Ведение компьютерных и ручных систем подачи документов.
- Предоставление информации внутренним коллегам или сторонним специалистам.
- Обращение с конфиденциальной информацией конфиденциально.
- Точные протоколы заседаний.
- Координация офисных процедур.
- Опираясь на электронную почту, телефон или личные запросы.
- Разработка и обновление административных систем для повышения их эффективности.
- Решить административные проблемы.
- Прием, сортировка и распространение поста.
- Отвечая на телефонные звонки и передавая их.
- Управление кадровыми назначениями.
- Контролировать и контролировать работу младшего персонала.
- Ведение актуальных записей праздников сотрудников.
- Координация ремонта оргтехники.
- Приветствие и помощь посетителям офиса.
- Ксерокопирование и распечатка документов от имени других коллег.
Требуются ключевые навыки
- Знание процедур административного управления.
- Управление несколькими и меняющимися приоритетами одновременно.
- Управление дневниками
- Хорошие навыки работы с компьютером, включая Word, Excel, MS Outlook, PowerPoint.
- Хорошие навыки набора текста и клавиатуры.
- Управление административными процессами.
- Хороший уровень орфографии и грамматики английского языка.
- Внимание к деталям и высокий уровень точности.
Личные навыки, необходимые для работы:
- Способность к многозадачности.
- Хорошие навыки автоответчика.
- Умение работать в команде.
- Высокий уровень усмотрения и суждения.
- Не скучно легко.
- Имея много терпения.
Примеры сопроводительного письма административного помощника
Пример сопроводительного письма помощника администратора
Сопроводительное письмо помощника администратора 1
Сопроводительное письмо помощника администратора 2
Сопроводительное письмо помощника администратора 3
Примеры резюме помощника администратора
Резюме помощника администратора 1
Помощник администратора резюме 2
Помощник администратора резюме 3
Похожие резюме и резюме
Примеры шаблонов резюме администрации
Административное резюме резюме
Пример резюме резюме помощника администратора
Шаблон резюме помощника администратора
Начальный уровень Шаблон резюме помощника администратора
Ссылки по теме
Описание работы
Помощник по правовым вопросам Описание работы
Описание должности помощника по правовым вопросам, которое четко определяет эту должность. Полный список обязанностей юридического административного помощника, обязанностей и требований к квалификации для этой работы.
Помощники по правовым вопросам, иногда называемые помощниками по правовым вопросам, выполняют ряд секретарских и административных обязанностей в ряде рабочих сред, включая
- юридических фирм
- компаний по недвижимости
- юридических отделов крупных компаний
- муниципальных и федеральных суды
- правительственные учреждения
Помощник по правовым вопросам
общего назначения
Предоставление полного спектра секретарской, канцелярской и административной поддержки юридическому персоналу.
Основная работа Обязанности и ответственность
- отвечают на телефонные звонки и приветствуют клиентов
- отвечают на запросы клиентов и предоставляют информацию клиентам
- регистрируют и распространяют входящую почту, включая обычную и электронную почту
- настраивают, организуют и обслуживают бумажную и электронную почту системы регистрации в соответствии с признанными процедурами и стандартами
- обрабатывают и отслеживают юридическую работу
- регистрируют и контролируют сроки
- обновляют статус и отслеживают отчеты
- собирают и извлекают информацию из файлов по мере необходимости
- создают, форматируют, редактируют и редактируют юридические документы, такие как завещания, акты, аффидевиты, жалобы, повестки и записки
- готовят и редактируют корреспонденцию, протоколы, письма, записки, презентации и электронные таблицы
- транскрибируют диктовку
- проверяют и корректируют документы и корреспонденцию для обеспечения точности процесса
- d эффективно распространять документы
- собирать доказательства дела и документацию, включая медицинские записи, ведомости обвинений, заявления клиентов и свидетелей
- интервьюировать клиентов для разработки дел
- планировать и планировать встречи, конференции, встречи и поездки для юристов
- координаты материально-техническое обеспечение для проведения конференций и конференций
- обеспечивает административную поддержку, включая копирование, сканирование и отправку факсов
- , мониторинг и координацию потока информации внутри компании и с внешними заинтересованными сторонами
- ввод и отслеживание часов хронометристов
- , ведение точных записей учета расходов
- Отчеты и сверки по расходам на процесс
- координировать процесс выставления счетов клиенту
- вести юридические библиотеки
Образование и опыт
- диплом средней школы, хотя некоторые фирмы предпочитают степень младшего специалиста
- глубокие знания в области соответствующих компьютерных программ, включая MS Office
- опыт работы с базами данных правовых исследований
- опыт работы с судебными компьютерными приложениями
- опыт работы с системами управления документами
- знание практики права
- знание юридических документов и процедуры
- знание применимых процессов разработки документов
Ключевые профессиональные навыки и компетенции
- навыки планирования и организации
- способны адаптироваться к изменяющимся приоритетам и требованиям
- на основе сроков
- сильные устные и письменные навыки общения
- внимание к деталям и точность
- анализ и решение проблем
- инициатива
- здравые суждения и навыки принятия решений
- сбор информации и управление
- способны эффективно обрабатывать конфиденциальные и конфиденциальные dential information
- способность эффективно работать в команде
- хорошо работать под давлением
Связанные страницы — Помощник по правовым вопросам Описание работы
В должностной инструкции вашего помощника по правовым вопросам может быть несколько общих обязанностей с должностью юриста.Этот полный список юридических обязанностей в различных областях права поможет вам составить подробное описание работы.
Помощник по правовым вопросам Заявки на работу
Вы можете использовать это юридическое описание административного помощника, чтобы написать резюме, получившее работу. Эти образцы резюме и сопроводительные письма помогут вам подать отличную заявку на работу.
Резюме секретаря по правовым вопросам
Резюме помощника по юридическим вопросам
Резюме помощника по административным вопросам
Сопроводительное письмо секретаря по правовым вопросамСопроводительное письмо помощника по правовым вопросам
Сопроводительное письмо помощника по административным вопросам
Помощник администратора по правовым вопросам Собеседование
административных помощника Вопросы для интервью
Юридические вопросы для интервью
Последнее обновление — Юридический Помощник Администратора Зарплата
Согласно Действительно.com Средняя заработная плата для юридических вакансий административного помощника на сайте составляет 45 000 долл. США в год по состоянию на июнь 2020 года.
Собеседования> Описания работы> Юридический помощник администратора
К началу страницы