Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается
За каждым успешным бизнесменом или политиком всегда стоит кто-то, кто делает его таковым.
Раньше говорили, что дело в женщине (жене, матери и т. д.). Якобы именно она является той шеей, которая поворачивает голову, прикрывает тыл и успокаивает домашним уютом.
Времена изменились, теперь основа любого успеха — это правильно подобранный персонал. Кадры решают все! От мелких поручений, до более серьезных деловых переговоров и встреч.
Кто же этим занимается?
Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.
Личная преданность руководителю — основной профессиональный навык для данной специальности, который всегда высоко оплачивался, даже во времена кризиса.
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Обязанности бизнес-ассистента
У помощника руководителя много обязанностей. Он не секретарь в обычном понимании, а высококвалифицированный специалист, выполняющий роль ассистента или заместителя начальника.
Задачи бизнес-ассистента:
- ведение документации;
- деловые контакты;
- рабочее расписание и календарь начальника;
- организация встреч, переговоров и прочих рабочих мероприятий;
- офис-менеджмент и т.д.
Бизнес-ассистент в современном бизнесе — это человек с супер-способностями, способный решить любую рабочую проблему своими силами, не отвлекая руководителя по любому поводу или для консультации от его основных и важных дел.
Однако, личный помощник абсолютно точно знает границы дозволенного, за которые никогда не выходит.
Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.
Хороший бизнес-ассистент умеет хранить секреты, организован, грамотен, опрятен, надежен, креативен, доброжелателен и инициативен, эрудирован, находчив, стрессоустойчив и поддержит своего руководителя в самые трудные времена.
Именно такие специалисты, по мнению бизнесменов, на вес золота и особенно востребованы в крупных компаниях и корпорациях.
Хотите получить профессию будущего и стать успешным бизнес-ассистентом?
Рекомендуем рассмотреть обучение у нас в школе на курсе «Ассистент на миллион». Оставьте заявку на обучение уже сегодня!
Как освоить новую профессию: бизнес-ассистент
Раз ты читаешь это, значит, ты в поиске профессии. Предполагаем, что она должна быть прибыльной, интересной, перспективной. Знаем одну профессию, от которой твои скулы точно не сведёт зевота, — бизнес-ассистент. Мы поговорили с Танзилёй Гариповой, основателем «Международной Академии Бизнес-ассистентов», и расскажем тебе, как освоить эту профессию.Тернистый путь в профессию
Итак, первый вариант освоить профессию, не имея опыта, ничего о ней не зная и не обладая востребованными в ней навыками, — просто откликнуться на сотни вакансий, где не требуется опыт. Работодатель, который примет тебя на работу, будет знать, что ты новичок, и не окунёт тебя в самый хард. Вакансии, которые приведут тебя в профессию бизнес-ассистента, как только не называют: и секретарь, и помощник руководителя — выбрать можно любую. Функции могут различаться, но все эти профессии принадлежат к сфере организации, администрирования ресурсами и помощи.
Профессия эта самая динамичная. Даже работа пилота «Формулы-1» не сравнится с ней. Будь готов к постоянным дедлайнам, авралам, бесчисленному количеству задач. Чтобы справляться с такой нагрузкой, выполнять мгновенно задачи и распоряжения руководителя, нужно обладать навыками и знаниями, на первый взгляд разрозненными. Поэтому придерживайся руководств, которые помогут держаться на гребне волны.
Постоянно учись. Дело в том, что эта профессия многоплановая. Поэтому чтение книг по корпоративному общению, организации рабочего времени, прохождение профессиональных тренингов и курсов обязательно. Если тебе не интересно развиваться и ты не готов постоянно учиться, то оставь эту профессию. В ней остаются стрессоустойчивые, суперорганизованные люди, чуть ли не читающие мысли своих руководителей.
Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.
Бизнес-ассистент должен быть креативным и инициативным. Если есть ситуация, требующая решения руководителем, и ты на ходу смог его найти, это выгодно характеризует тебя. Идеальный ассистент решает задачи и выполняет распоряжения руководителя, как только они возникли, пока руководитель ещё не успел сообщить о них ассистенту.
Звучит фантастически, но это суть профессии бизнес-ассистента. Пойми, что бизнес-ассистент — это не робот. Бизнесмены его нанимают, чтобы разгрузить свою голову и при этом решить много задач. Вот хороший пример: руководитель летит в Париж. Ты, будучи его ассистентом, анализируешь прогноз погоды и в багаж добавляешь зонт. Не потому, что руководитель так сказал, а потому, что ты думаешь наперёд и снимаешь с него необходимость эту задачу решать. Попав под дождь, руководитель не должен думать, что ему делать в этой ситуации. Об этом думать — задача бизнес-ассистента.
Будь готов работать 24/7 в темпе твоего руководителя. Более того, ты должен знать, что он делает в каждый момент времени: находится на конференции, летит в самолёте, гуляет в парке с дочкой. Да, знать наизусть, без шпаргалок.
Бизнес-ассистент — единица автономная. Иначе говоря, руководитель нанимает тебя, чтобы ты ему помогал, а не чтобы он помогал тебе. В этом важное отличие этой профессии от остальных, где новичка обучают и новичку помогают. Человеку несамостоятельному, некрепко стоящему на своих двоих, пугливому, робкому дорога в эту профессию заказана. Зато тем, кто на ходу подмётки режет, в ней всегда рады.
Скоростная магистраль
Бизнес-ассистент — это профессия, в которую сложно войти. Никто не будет обучать и разжёвывать, что и как делать. Поэтому так ценно, когда всем тонкостям в этом деле можно обучиться, а не набивать шишки самостоятельно. Так ты сэкономишь много времени и сил. Но опыт обязательно нужно получить.
Обучение в «Международной Академии Бизнес-ассистентов», после которого ты будешь разбираться в профессии, длится 7 недель. Ты научишься освобождать время руководителя, то есть делать ту магию, о которой написано выше, выполнять задачи в срок, организовывать и проводить встречи, грамотно управлять временем, бронировать билеты и гостиницы, находить общий язык со службами и персоналом любого учреждения, договариваться. Изучишь деловой этикет, научишься подбирать правильно гардероб для работы, составлять вакансии, работать с CRM и проводить собеседования, организовывать поездки, оформлять визы. И это только часть навыков, которые даются в курсе «Академии».
Узнать больше о программе обучения→
Как проходит обучение?
У «Международной Академии Бизнес-ассистентов» есть специальная онлайн-платформа, на которой и происходит обучение. Тебе будут присылать задания — теорию и практическую часть. За тобой закрепят куратора, который будет проверять домашние задания, давать обратную связь. Когда закончишь обучение и выполнишь все домашние задания, тебе выдадут сертификат международного уровня.
В «Академии» предложено три варианта участия. В «Стандарте» — то, что мы уже перечислили. Если обучаешься по пакету «Бизнес», то дополнительно получишь профессионально составленное резюме и доступ к видеозаписям курса, чтобы ты смог освежить в памяти важную информацию, если её забудешь. При обучении по варианту «VIP» ты, кроме прочего, будешь трудоустроен «Академией» в желаемом городе и получишь личную консультацию Танзили Гариповой.
Записаться на обучение→
Пару лет назад я был уверен, что бизнес-ассистент — это то же самое, что и личный помощник. Его задача — организовывать работу шефа, договариваться о встречах, заказывать билеты, бронировать гостиницы и приносить кофе. Но оказалось, всё намного круче. Грамотный ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.
Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — проектный или, как в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить.
Что делает мой бизнес-ассистент?
Маршрутизирует задачи
С появлением ассистента я уменьшил количество людей, с которыми необходимо коммуницировать. Теперь, если я не хочу тратить время на какую-то задачу, просто зову ассистента. Это может быть подготовка презентации или сбор данных о конкуренте — неважно. Он сам примет решение, как будет её выполнять: самостоятельно, наймёт подрядчиков или передаст другому сотруднику.
Трекает время
Благодаря ассистенту я контролирую каждую секунду своего времени. Наши телефоны синхронизированы, он видит, где я нахожусь и что делаю. Моё время трекается по блокам: проекты, планирование, регулярный менеджмент, SMM, образование, здоровье, рутина (в том числе отдых — эта категория приватная, ассистент видит только потраченное время без детализации), бизнес-рутина, встреча. Таким образом, у меня есть понимание, сколько времени я провожу на работе, сколько — на встречах, сколько сплю и т. д. Отчёты тоже анализирует ассистент. В конце недели он просто говорит мне: «Вот на это и это время было потрачено зря». А я уже принимаю решения.
Готовит меня ко встречам
На какую бы встречу я ни ехал, мой бизнес-ассистент уже знает всех участников. И на каждого из них уже готово личное дело: в нём около 20 составленных мною вопросов — от бизнес-показателей до имени мужа или жены. Есть даже люди, которые по поручению ассистента смотрят интервью и рейтингуют их, чтобы в такси перед встречей я мог быстро посмотреть самые важные моменты. Обычно на встречах я гораздо лучше осведомлён о человеке, нежели он обо мне. А когда располагаешь информацией о человеке, найти с ним контакт намного проще. На бизнес-конференциях то же самое — я всегда знаю всех спикеров и VIP-гостей.
Ещё пример. Недавно вместе с партнёром мы летали на конференцию в Китай, и нам было необходимо свежее исследование местного рынка образования. Это довольно сложно, одним запросом в Google не обойдёшься. Нужно отобрать компании, найти их финансовые отчёты, узнать инвесторов, сопоставить цифры. Очевидно, что значительная часть информации на китайском языке. Обычный секретарь с подобной задачей бы не справился, а просить аналитиков компании в данном случае неэффективно. Во-первых, у них уже есть утверждённый план работ, достаточно плотный, отрывать их от него слишком дорого для компании. Во-вторых, часто мне нужна какая-то детальная информация очень срочно, и никто, кроме моего ассистента, не сможет её подготовить. Конечно, ассистент не робот, а потому, если задача большая, он может самостоятельно нанять сторонних аналитиков или любых других специалистов для решения.
Организовывает публичные выступления
Раньше мне приходилось самому искать тренеров, дизайнеров и заниматься подготовкой выступлений. Эти люди часто менялись, поэтому надо было вводить в курс дела новых исполнителей. Это отнимает кучу времени. Всю эту работу забрал бизнес-ассистент. Он уже знает, как и о чём я хочу рассказать на конференции, понимает, каких исполнителей нужно привлечь и в какие сроки сделать. Я вообще не думаю о том, кто рисует презентацию или откуда появляется тренер. Для меня это происходит незаметно.
Повышает эффективность моей работы
Я давно хотел заставить себя выполнять чек-листы по каждой задаче и оценивать качество её выполнения. Но на это нужно время. Благодаря бизнес-ассистенту у меня теперь есть метрика регулярного менеджмента.
Я сторонник теории опережающих показателей: мы оцифровываем каждый бизнес-процесс и придумываем на него определённое количество метрик, которые показывают, что он эффективен. Даже регулярные встречи, которые я провожу с сотрудниками, можно оцифровать: часто ли приходится их отменять, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли мы заранее планом встречи или резюме после и т. д. За каждый выполненный пункт я начисляю себе баллы, за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент считает все мои баллы, а я вижу, что сделал хорошо, а что — не очень. И это очень помогает улучшать качество собственной работы в долгосрочной перспективе.
Как я искал ассистента
Мой бизнес-ассистент — Лера, ей 27 лет. У неё хороший опыт работы в проектном менеджменте: Лера была помощницей руководителя в небольших компаниях, а потому ей приходилось решать много задач, таких как закупки, логистика или даже открытие франшизы. В среднем бизнес-ассистенты на рынке получают от 80 000 до 150 000 в зависимости от опыта и от компании, в которой они работают.
Поиск подходящего человека был долгим и сложным. Я понимал, что вместе с бизнес-ассистентом нам предстоит проводить гораздо больше времени, чем с кем бы то ни было из компании. Так что, кроме рационального, в этом были моменты и личной симпатии. Что мне было важно?
Умение искать и упаковывать информацию
Для этого в тестовом задании я просил составить список конференций (как российских, так и зарубежных), которые могут быть мне интересны. На выходе мне нужно было два списка: что посетить и где выступить. Причём в идеале данные нужно было расположить по дате, чтобы мне не пришлось сортировать их самостоятельно. Но этих условий я в задаче не ставил — ждал, что кандидат сам догадается.
Умение выходить на нужных людей
Здесь я просил связаться с моим партнёром и узнать у него имена пяти лучших продуктовых менеджеров страны. Надо понимать, что дописаться ему очень сложно даже для сотрудников Skyeng. А уж кому-то со стороны — это вообще нонсенс. Я был уверен, что задание никто не выполнит, но хотел понять, на каком моменте люди сольются. Была одна девушка, которая сказала: «Я не обязана искать его номер телефона». Мой нынешний ассистент это задание выполнил.
Умение планировать
Мне важно, насколько человек организован. Я просил всех на собеседовании открыть ноутбук или смартфон и показать свой Google-календарь. А дальше детально изучал записи. На этом этапе сливались 60–70% соискателей.
Умение анализировать
Важно понимать, как человек мыслит, может ли увидеть потребность клиента (в данном случае — мою) и решить её. Проще всего проверить это вопросом: «А что бы ты сам делал на моём месте?» Обычно, если человек об этом думал, он достаточно быстро начинает говорить. А если нет, либо ответит какую-нибудь ерунду, либо начнёт анализировать вслух. Все три варианта для меня показательны.
Знание компании
Если человек устраивается на работу бизнес-ассистентом, но не знает компанию, с ним явно что-то не так. Он будет плотно работать с руководителем, поэтому в некотором смысле от него зависит вектор развития бизнеса на ближайшие несколько лет. Так что он просто обязан послушать все интервью своего будущего начальника и почитать информацию о компании перед тем, как идти на собеседование.
Profit
У меня в подчинении есть команда высокопрофессиональных топ-менеджеров, которым я не могу делегировать свои мелкие задачи. Поэтому раньше мне приходилось выполнять их самому: к примеру, готовить презентации, составлять планы и резюме встреч, заниматься документооборотом. Я считаю, что это не моя работа как генерального директора: моя задача — принимать стратегические решения, собирать крутую команду и обеспечивать её необходимыми ресурсами.
Бизнес-ассистент снял с меня всю мелкую работу, поэтому теперь я могу сфокусироваться на основных задачах. Если приводить конкретный пример, то с приходом бизнес-ассистента у меня на 40% сократилось количество отменённых встреч, что очень важно для наших бизнес-процессов. До 100% дошла оцифровка моего времени: я анализирую каждую прошедшую неделю и понимаю, какие процессы идут медленно, как можно их менять, чтобы развитие компании было ещё эффективнее.
Подписывайтесь на «Секрет фирмы» в «Яндекс.Дзене».
Фотография на обложке: Oliver Burston / Alamy
Ваша компания стремительно развивается и вы уже не справляетесь со всеми делами? Тогда пришло время разгрузить себя и найти хорошего личного помощника.
В этой статье мы расскажем, кто такой бизнес-ассистент, зачем он нужен и как вам подобрать идеального сотрудника. Воспользуйтесь нашими советами и вы поймете, как найти ассистента в свой бизнес
Что за птица этот гусь?
Кто же такой бизнес-ассистент и чем он отличается от секретаря? Если вы думаете, что личный помощник руководителя — это только принеси кофе, вызови такси и развлеки гостей, то вы глубоко ошибаетесь.
Бизнес-ассистент — это некий многорук и многоног, который берет на себя все ваши рутинные обязанности и контролирует работу компании. Проще говоря, это ваша правая рука, человек, который при необходимости может вас полностью заменить.
В его обязанности может входить все, что угодно, это зависит от ваших запросов и особенностей работы фирмы. В основном на плечи бизнес-ассистента ложатся следующие задачи:
- Управление графиком руководителя. Ваш помощник должен составлять ваш бизнес-календарь и помогать вам справиться со всеми делами.
- Проведение рабочих мероприятий. Ассистенту должно быть под силу не только организовать любые переговоры, но и при необходимости самостоятельно их провести.
- Работа с документами. Еще одна задача ассистента — оформление деловых бумаг. Однако чаще всего ведение документации полностью поручается секретарю, бизнес-ассистент только контролирует этот процесс.
- Поддержание деловых контактов. Пожалуй, это одна из самых важных обязанностей помощника руководителя. Он должен быть способен найти общий язык с любыми клиентами и партнерами, быть всегда доброжелательным и общительным.
- Работа заместителем. Ассистент должен уметь организовывать деятельность фирмы, контролировать сотрудников и самостоятельно решать любые бизнес-вопросы. Вы должны не бояться в случае необходимости оставить на него компанию.
Таким образом, в обязанности помощника руководителя в основном входит решение серьезных бизнес-задач, но при этом ассистент должен быть готов выполнять поручения личного характера.
Поэтому вы должны полностью доверять ему и быть уверенными в том, что он вас не подведет в любой ситуации.
Персональный ассистент — это робот?
Итак, вы хотите узнать, как найти идеального бизнес-ассистента. Перед тем как приступить к поискам, советуем определиться с обязанностями вашего нового сотрудника.
Вы должны четко понимать, что именно будет делать ассистент и на основе этого выделить основные качества вашего будущего помощника. Вот стандартный перечень требований к бизнес-ассистенту:
- Всегда быть на связи. Персональный помощник должен отвечать на ваши звонки в любое время суток, даже если у него выходной или он в отпуске. И тут не прокатит: я не слышал звонок, не успел подойти, телефон разрядился.
- Мыслить наперед
- Отличаться многозадачностью. Если вы хотите нанять личного ассистента и меньше работать самому, то вам нужен сотрудник, готовый выполнять несколько дел одновременно. При этом он должен с легкостью решать нестандартные задачи и не ждать вашей похвалы.
- Быть коммуникабельным. Бизнес-ассистент всегда в хорошем расположении духа, он может поддержать любую беседу, пошутить и поднять настроение своему начальнику и коллегам.
Складывается впечатление, что бизнес-ассистент — это настоящий робот, не так ли? Он не грубит, не злится, не плачет, всегда готов выполнять поручения, и работать сутки напролет.
Не удивляйтесь, найти такого сотрудника можно, но все же советуем относиться к своему помощнику не только как к рабочей силе, но и как к человеку, которому тоже нужен отдых и время на восстановление сил.
Ты узнаешь его из тысячи…
С местом поиска сотрудников у руководителей компаний обычно не возникает сложностей, благо сейчас есть множество сайтов, где можно опубликовать вакансию.
Но как найти идеального персонального ассистента
- Какое у вас образование?
- Где вы работали до этого?
- Что вы хотите получить от этой должности?
- Готовы ли вы работать 24/7?
- Способны ли вы выполнять множество дел одновременно?
- Вы стрессоустойчивы?
- Как справляетесь со сложными ситуациями?
Чтобы понять, как работать с бизнес ассистентом и что от него ожидать, советуем не верить кандидату на слово. Проверьте его способности прямо на собеседовании. Уроните ручку или пролейте воду и посмотрите на реакцию кандидата.
Хороший сотрудник сразу же поможет вам. Предложите составить ассистенту текст делового письма, так вы сможете узнать о его грамотности и понять, насколько он быстро справляется с задачами.
Есть еще один отличный способ проверить внимательность сотрудника. Дайте кандидату в ваши помощники тест из 20 заданий и скажите, что его следует выполнить за 30 секунд.
В самом первом пункте укажите что нужно сделать только одно задание. Внимательный человек моментально вникнет и сможет быстро выполнить тест, другие расстроятся и скажут, что не успели.
Как найти умного и работоспособного ассистента думаем вам понятно, но
Поэтому советуем проводить собеседования самостоятельно. Только во время очной беседы вы сможете понять, комфортно ли вам общаться с человеком, найдете ли вы общий язык. Доверяйте своей интуиции и помните, что вы выбираете себе заместителя, а не обычного секретаря.
Начинаете свой интернет-проект? Приглашаем на онлайн-встречу «Как собрать подписчиков и превратить их в деньги». Расскажем как создать актив в интернете который будет приносить вам стабильный доход уже через 100 дней. Регистрация здесь (клик).
Персональный помощник: описание работы | TARGETjobs
Личные помощники часто выступают в качестве первого контакта менеджера.
Что делает личный помощник? Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки
В отличие от администратора, который присматривает за командой, личный помощник (PA) обычно выполняет административную работу от имени одного человека. Этот человек обычно является менеджером или руководителем в коммерческой, некоммерческой или общественной организации.Роль PA заключается в том, чтобы освободить время руководителей от организационных и административных задач, чтобы они могли уделять максимум времени стратегическим задачам. Обязанности обычно включают в себя:
- , действующий в качестве первого контактного лица: переписка и телефонные звонки
- ведение дневников и организация встреч и встреч, часто контролируя доступ к менеджеру / руководителю
- бронирование и организация путешествий, транспорта и проживания
- организация мероприятий и конференций
- напоминание менеджеру / руководителю о важных задачах и сроках
- набор текста, составление и подготовка отчетов, презентаций и корреспонденции
- управление базами данных и файловыми системами
- внедрение и обслуживание процедур / административных систем
- связь с персоналом, поставщиками и клиентами
- расходы на подбор и регистрацию
- различных задач для поддержки своего менеджера, которые будут варьироваться в зависимости от сектора и сферы компетенции менеджера, например, заполнение некоторой отчетности по корпоративному управлению (для обеспечения надлежащего ведения бизнеса и соблюдения законодательства и нормативных актов) или проведение исследований.
ПА также может работать для состоятельной семьи или отдельного человека, а не для корпорации. В этом случае работа PA может также охватывать домашние или личные задачи по поддержанию жизни, такие как обеспечение актуальности ТО или найм уборщиков.
Должность для такого рода должности и ее стаж работы будут варьироваться в зависимости от работодателя. В некоторых организациях должности «личный помощник» и «исполнительный помощник» взаимозаменяемы. В других случаях исполнительный помощник старше, чем личный помощник, и будет нести большую ответственность, например, за корпоративное управление или работу в команде.В некоторых организациях роль PA является работой начального уровня; в других это требует большого опыта и оплачивается соответственно. В зависимости от работодателя, роль личного помощника может быть совмещена с ролью администратора или может занимать более высокую должность, до которой администраторы могут продвинуться.
Примечание: традиционное название для должности личного помощника — «личный секретарь», но теперь этот термин считается старомодным и используется редко.
Типичные работодатели ОО
Как упоминалось выше, любая организация в государственном, частном и некоммерческом секторах может нанимать личных помощников, как и состоятельные люди или семьи.Организации могут использовать ООПТ напрямую или через специализированное кадровое агентство.
Таким образом, вакансии, как правило, можно найти через советы по трудоустройству, агентства по подбору специалистов и через национальные и региональные газеты (в печатном и электронном виде).
Требуется квалификация и обучение
Стандартной академической квалификации не требуется, хотя некоторые работодатели могут требовать, чтобы кандидаты имели уровень / выше, а небольшое меньшинство может предпочесть ученые степени. Если требуются степени, может быть преимущественной степень в области коммуникаций, технологий или бизнеса.
Работодателям иногда требуется предыдущий опыт работы администратором или личным помощником: часто два года. Этот опыт часто можно получить, соблазнив, что, в свою очередь, может привести к постоянной работе. Можно пройти секретарский курс или диплом онлайн или через колледжи дальнейшего образования.
Ключевые навыки для ООПТ
- Конфиденциальность и надежность: вы часто будете стороной конфиденциальной информации
- Гибкость и адаптивность
- Хорошие устные и письменные навыки общения
- Организационные навыки и умение многозадачности
- Способность проявлять инициативу и проявлять инициативу
- Такт и дипломатия
- Навыки общения
- Знание стандартных пакетов программного обеспечения и способность изучать программное обеспечение для конкретной компании, если это необходимо.
Личный помощник работа профиля | Prospect.ac.uk
За каждым менеджером или директором компании вы найдете организованного, эффективного личного помощника. Узнайте, что может предложить эта разнообразная и динамичная карьера.
. В качестве личного помощника (PA) вы будете тесно сотрудничать со старшим управленческим или директивным персоналом для обеспечения административной поддержки, как правило, на индивидуальной основе. Вы поможете менеджеру наилучшим образом использовать свое время, решая секретарские и административные задачи.
ОО нуждаются в глубоких знаниях организации, в которой они работают. Вам необходимо знать, кто является ключевым персоналом, как внешним, так и внутренним, и понимать цели и задачи организации.
Руководители часто в значительной степени полагаются на свою PA, полагая, что работа будет выполняться эффективно в их отсутствие. Таким образом, конфиденциальность и конфиденциальность являются важными атрибутами успешного ООПТ.
Личного помощника иногда называют исполнительным секретарем, а также личным или личным секретарем.
Обязанности
Как ОО, вы часто первый контакт менеджера с людьми как внутри, так и за пределами организации. Задачи, вероятно, будут включать:
- разработка / обслуживание офисных систем, включая управление данными и регистрацию
- , организацию поездок, виз и проживание, а иногда и поездки с менеджером, чтобы делать заметки или диктовки на собраниях или оказывать общую помощь во время презентаций
- проверка телефонных звонков, запросов и запросов и их обработка в случае необходимости
- встреча и приветствие посетителей на всех уровнях старшинства
- организация и ведение дневников и назначение встреч
- , касающихся входящей электронной почты, факсов и почты, часто соответствующие от имени менеджер
- проводит базовые исследования и представляет результаты
- , готовит документы, информационные документы, отчеты и презентации
- , организует и посещает совещания и обеспечивает подготовку менеджера к совещаниям
- , поддерживая связь с клиентами, поставщиками и другим персоналом.
Помимо поддержки менеджеров, их команды и отделов, многие ООПТ также имеют свою личную рабочую нагрузку и обязанности. Объем роли ООПТ может быть обширным, и дополнительные обязанности могут включать в себя:
- , выполняющих конкретные проекты и исследования,
- , берущих на себя ответственность за счета и бюджеты,
- , более тесно сотрудничая с руководством, принимая на себя некоторые из обязанностей менеджера. для менеджера, принятия решений и передачи работы другим лицам в отсутствие менеджера
- , участвующих в процессах принятия решений.
Некоторые ОО самостоятельно выполняют всю секретарскую работу, в то время как другие берут на себя ответственность за набор и подготовку младшего персонала и делегируют им часть менее сложной и конфиденциальной работы.
Зарплата
- Диапазон типичных начальных зарплат колеблется между 17 000 и 25 000 фунтов стерлингов. В центре Лондона начальная зарплата может варьироваться от 22 000 до 30 000 фунтов стерлингов.
- Зарплаты на старшем уровне или с опытом работы составляют от 25 000 до 33 000 фунтов стерлингов. Заработная плата в центре Лондона может варьироваться от 30 000 до 50 000 фунтов стерлингов, в зависимости от уровня опыта и типа бизнеса.
Заработная плата зависит от размера и характера организации-работодателя, а также от географического положения.
Дополнительные льготы могут включать пенсионную схему компании, кредит на абонемент, частную медицинскую страховку, участие в спортивных или спортивных залах и субсидированные обеды.
Данные о доходах предназначены только для справки.
Рабочее время
Обычно вы работаете с 9:00 до 17:00, в зависимости от типа организации. Может быть необходимо работать сверхурочно в часы пик и когда сроки близки.
Работа на условиях неполного рабочего дня, гибкий график и перерывы в карьере возможны.
Чего ожидать
- Есть частые контакты с людьми, по телефону, электронной почте или лично.
- Некоторые личные помощники предпочитают регистрироваться в агентствах и перемещаться между организациями по краткосрочным контрактам. Почасовая оплата варьируется, но в среднем составляет от 15 до 25 фунтов стерлингов в час, в зависимости от местоположения и сектора. Это обеспечивает меньшую безопасность работы, но больше гибкости и возможностей для получения разнообразного опыта.
- Несмотря на личный характер роли, самозанятость возможна для тех, кто имеет значительный опыт. Виртуальные помощники работают из дома, отдавая время в блоках широкому кругу клиентов.
- Мужчины в настоящее время недостаточно представлены в этой профессии.
- Рабочие места широко доступны в большинстве крупных городов, но в сельской местности — меньше. Самые престижные должности, как правило, базируются в Лондоне.
- Временами работа может быть очень напряженной, так как иногда она может включать в себя работу с трудными или требовательными людьми, часто на очень высоком уровне, и работа всегда сосредоточена на потребностях менеджера.Быть ПА означает работать в тесном контакте с одним человеком, и любые проблемы, которые у него возникают с работой, могут повлиять на вас.
- Вспомогательный характер роли также означает, что вклад ПА в проекты не всегда может быть признан во всей организации. Некоторые ООПТ считают этот аспект своей работы разочаровывающим.
- Поездки в течение рабочего дня, отсутствие дома на ночь и работа за границей или поездки являются редкостью, но могут потребоваться для участия во внешних встречах и конференциях или в исследовательских учреждениях.
Квалификации
Хотя эта область работы открыта для всех выпускников и лиц, имеющих HND, степень в области бизнеса или управления может увеличить ваши шансы. Некоторые предметы более актуальны для определенных отраслей, например, Английская литература для издательства и право на юридическую работу.
Для владельцев HND, следующие предметы могут увеличить ваши шансы:
- администрация
- бизнес
- менеджмент
- секретарских исследований.
Поступление без степени, HND или степени бакалавра возможно, поскольку личные качества, опыт и общие офисные навыки обычно считаются более важными.
GCSE Английский язык и математика (или эквивалент) являются стандартными требованиями для поступления на многие должности. Квалификация в области ИТ также может потребоваться.
Необычно входить непосредственно в должность PA как недавний выпускник из-за ожидаемого от вас уровня опыта. Тем не менее, это не невозможно, и одним из способов повысить ваши шансы будет обучение соответствующей квалификации. Эти курсы предназначены для того, чтобы вооружить студентов навыками, необходимыми для этой профессии:
Навыки
В дополнение к соответствующему опыту и секретарским и административным знаниям, вам необходимо продемонстрировать следующее:
- исключительное письменное и устное общение навыки
- отличные навыки обработки текстов и ИТ, включая знание целого ряда пакетов программного обеспечения
- умение работать под давлением и в сжатые сроки
- хорошие организационные и управленческие навыки
- умение исследовать, переваривать, анализировать и представлять материал ясно и кратко
- отличные навыки межличностного общения
- умение работать по собственной инициативе
- честность и надежность
- внимание к деталям
- гибкость и адаптивность для совмещения различных задач и работы в течение дополнительных часов для соблюдения сроков
- усмотрение и понимание конф вопросы идентичности.
Есть также ряд специальных навыков, которые могут дать вам конкурентное преимущество. Например, стенография и аудиопечатание все еще широко используются. Курсы Teeline и Pitman обучают стандартным системам стенографирования и скорости набора текста — уроки стенографий см. В Teeline Online.
Соответствующие профессиональные квалификации в области бизнеса и управления предоставляются экзаменационной комиссией OCR. Знание иностранного языка может быть полезным в некоторых позициях.
Опыт работы
Большинству должностей потребуется минимум два года соответствующего опыта, который, как правило, будет приобретен в качестве младшего секретаря или административного сотрудника.
Работа в качестве временного специалиста во время или после учебы может дать возможность приобрести офисный опыт и развить секретарские навыки высокого уровня. Многие ООПТ прошли путь от младших сотрудников до генеральных секретарей.
Работодатели
ООПТ работают в целом ряде крупных, средних и малых организаций во всех секторах. Должности можно найти в:
- бухгалтерия
- сельское хозяйство, садоводство и смежные отрасли
- искусство, развлечения и досуг
- благотворительный и добровольный сектор
- корпоративный бизнес и бизнес консультации
- образование
- финансы
- здравоохранение, социальные, медицинские и сопутствующие услуги
- гостиничный и ресторанный бизнес
- право и смежные работы
- местные и центральные правительственные учреждения, в том числе работающие на членов парламента (MP)
- производственные и производственные организации
- маркетинг и реклама
- СМИ и связь
- имущество
- розничная торговля
- научные организации
- охранно-защитные услуги.
Ищите вакансии по адресу:
Возможности также рекламируются в местной и национальной прессе.
Специализированные кадровые агентства и онлайн-сайты вакансий обычно обрабатывают вакансии. См .:
Более крупные и более крупные агентства также занимаются вакансиями в PA и являются хорошим способом найти заманчивые возможности.
Обратите внимание на специальные мероприятия, предназначенные для личных помощников, такие как The PA Show — ежегодная выставка и конференция, нацеленная на PA, исполнительных помощников и офис-менеджеров.
Повышение квалификации
Обучение проходит в основном на рабочем месте. Опытные секретари могут контролировать новых участников, пока они не компетентны в работе. Крупные компании могут организовать вводный курс продолжительностью в несколько дней, чтобы познакомить вас с различными сферами бизнеса. Они также могут предлагать краткие курсы в таких областях, как:
- текстовых программ для обработки текстов и баз данных или электронных таблиц,
- отраслевых процедур и бизнес-протоколов
- , охрана здоровья и безопасность
- , первая помощь,
- стенограмма и эффективная запись минут.
В небольших компаниях вам, как правило, придется проходить обучение в свое время и по собственной инициативе, хотя работодатели могут платить за соответствующие курсы.
Во время работы можно заниматься неполный рабочий день. Следующие организации предлагают соответствующие квалификации, которые обычно могут быть изучены в течение одного или двух лет:
В качестве альтернативы, вы можете пройти курс делового администрирования.
Членство в профессиональном органе, таком как Институт административного управления (IAM), также полезно.В настоящее время IAM является ведущей профессиональной организацией для лидеров бизнеса, администраторов и профессиональных администраторов. Он отражает карьерные цели его администраторов, которые все чаще хотят перейти в управление и теперь несут большую ответственность за управление людьми.
См. Веб-сайт IAM для получения информации о членстве, мероприятиях, онлайн-курсах обучения и подробностях утвержденных квалификаций, таких как Диплом 4 уровня в области делового и административного управления, которые можно получить в соответствующих органах, присуждающих награды.
Перспективы карьерного роста
После получения квалификации, навыков и опыта PA могут присоединиться к соответствующему профессиональному органу, такому как IAM, который может быть полезен для развития карьеры и может обеспечить доступ к советам и возможностям непрерывного профессионального развития (CPD).
Полное членство в IAM (MInstAM) открыто для всех, кто отвечает одному из следующих требований:
- Вы работали в течение пяти или более лет в любой сфере бизнеса, где ваши обязанности связаны с административным или административным управлением.
- . Уровень 4 или 5 квалификации в соответствующей области
- Вы завершили 12 дней CPD за последние три года.
IAM также предлагает студентам и партнерам членство для тех, кто находится на ранних этапах своей карьеры. Смотрите их веб-сайт для более подробной информации о различных уровнях членства.
Вы можете подать заявку на членство в уставном или профессиональном органе отрасли, в которой вы работаете. Например:
С опытом, прогресс может быть быстрым. ООПТ могут перейти на более высокие должности, отвечающие за младший персонал. Повышение может быть проведено в PA для более старшего менеджера или в более крупной или более престижной компании.Перемещения также возможны в отрасли, развивая роль, контакты и знания, чтобы перейти от администрации к другим отделам.
PA может перейти к исполнительному помощнику (EA). Эта роль сочетает в себе деловую роль ПА с дополнительной ответственностью за организацию личной жизни менеджера. Зарплата часто выше, чем у PA, но часы могут быть больше, и роль предполагает очень тесную работу с менеджером.
PA работа может дать уникальное представление о том, как работает бизнес и как решения принимаются на самом высоком уровне.Этот вид опыта может оказаться полезным для ООПТ, которые хотят сами стать менеджерами. Навыки, полученные в работе PA, могут быть использованы в других секторах, таких как человеческие ресурсы, маркетинг и связи с общественностью.
Можно специализироваться в определенном секторе, например, в качестве юридической или медицинской ООПТ. Эти рабочие места могут привлекать более высокую заработную плату, но могут потребовать дополнительной квалификации.
Некоторые опытные ОО решают работать виртуальными помощниками на индивидуальной основе. Виртуальные помощники работают из дома, отдавая время в блоках широкому кругу клиентов.Некоторые PA работают в качестве виртуальных помощников в рамках портфельной карьеры, совмещая роль с другими видами работы, иногда даже развивая хобби в бизнесе. Такая гибкость в карьере может быть привлекательной. Для получения дополнительной информации см. Ассоциация виртуальных помощников Великобритании.
Самостоятельная занятость обычно возможна только для ООПТ, имеющих значительный опыт работы.
Узнайте, как Эмили стала исполнительным помощником в BBC Bitesize.
Написано редакторами AGCAS
сентябрь 2018 г.
© Copyright AGCAS & Graduate Prospect Ltd · Отказ от ответственности
Узнайте, насколько хорошо вы подходите под этот профиль и более 400 других.
Похожие рабочие места и курсы
выпускник
Советник по вопросам политики
- Департамент транспорта
- £ 29 501- £ 32 000
- Различные места
выпускник
Ученые-регуляторы
- Здравоохранение и безопасность Executive
- £ 24 501- £ 27 000
- Бутл, Йорк
Что делает кино PA?
Учитесь на рации Walkie Talking Lingo
Рации являются наиболее важным инструментом, который вы используете на съемочной площадке, потому что они используются для быстрого общения и ускорения задач. У раций Walkie есть несколько каналов, и часто у каждого отдела будет свой выделенный канал.
Вот общие назначения:
- Ch. 1 — Производство (Вы)
- Гл.2/4/5 — Открытый, для разговора один на один
- Ch. 3 — транспорт
- Ch. 6 — камера
- Ch. 7 — электрический
- Ch. 8 — Ручка
Есть даже ситуации, когда несколько экипажей находятся рядом друг с другом, как, например, на заднем плане, поэтому убедитесь, что частоты не смешиваются.
Микшеры звука также должны помнить об этом, так как их микрофоны часто смешиваются с рациями. Это супер «у сорняков», но это тот тип знания, о котором стоит помнить на всякий случай.
Краткое руководство по Walkie Talkie Lingo
Вы всегда хотите всегда иметь при себе дополнительные батарейки, они известны как «горячие кирпичи». Вы также захотите заблокировать установку во время стрельбы, даже экипаж не должен ходить и снимать с места.
Кроме того, терминология, используемая в рациях, часто может использоваться вне раций, поэтому при необходимости вы можете использовать многие из этих терминов фильма.
Вот несколько слов: скажем, вас зовут БИЛЛ.Если вам нужно поговорить с кем-то, скажите «БИЛЛ за ТЕД». Могут быть случаи, когда есть несколько человек с одним и тем же именем, поэтому используйте последний инициал, должность экипажа или псевдоним (например, TED L.).
Если кто-то звонит вам по рации, скажите: «Иди за БИЛЛОМ». Не говорите «Да» или «Что случилось?» или «БИЛЛ здесь» В некоторых случаях вам нужно перейти на открытый канал, чтобы обсудить что-то более сложное или составить список заказов на кофе для другого PA.
Если вам нужно перейти на другой канал, скажите: «Тед, иди на ДВА.Это означает, что вы оба пойдете на второй канал на своих рациях, но если вы найдете кого-то еще на канале, то либо вернитесь к ОДНОМУ (надеюсь, TED сделает то же самое) и перейдите на другой открытый канал.
«Счет за Теда» • «Перейти за Теда»
Когда вам нужно подтвердить, что вы понимаете информацию, скажите «КОПИРОВАНИЕ ЭТО». Это распространяется не только на рации, поэтому используйте этот термин постоянно. Если вам нужно подтвердить, что вы выполняете задание, скажите «ON IT».
Это ограничит избыточность, и если это то, что вы ожидали, это проявит инициативу.Однако не пытайтесь извлекать задания у других, пытаясь произвести впечатление, потому что это будет иметь неприятные последствия, и вы будете выглядеть глупо.
Если вы не слышали информацию о рации, скажите: «ВНОВЬ ПОЖАЛУЙСТА, ПОЖАЛУЙСТА». Walkies не всегда работают идеально. Иногда статисты звучат громко. Не смущайтесь просить разъяснений, они поймут.
Если у вас уже есть задача или вам нужно дополнительное время, скажите «STAND BY». Это сообщит производственному персоналу, что вы услышали звонок, но в настоящее время вы заняты тем, что скоро будет сделано.
Когда вы спрашиваете кого-то, где он, скажите: «ЧТО ВАМ 20?» Это позволит вам узнать, где кто-то находится, но часто кто-то задает вам этот вопрос, поэтому постарайтесь, чтобы ваш ответ был кратким.
Если вы собираетесь покинуть съемочную площадку или выключить рацию, произнесите: «УХОДЯ от Уолки». Это так, чтобы команда знала, что вы будете недоступны в данный момент. Когда вы приносите что-то для установки, например, лестницу, говорите «ЛЕТАЙ». Это позволит команде узнать, что вы уже в пути, либо с предметом, либо потому, что они попросили PA избавиться от чего-либо.
Когда вам нужно найти что-то или кого-то, скажите «ГЛАЗА НА ____». Кто-то может спросить, есть ли у кого-нибудь взгляд на лестницу, и если вы видите лестницу в производственном кубе, вы можете сказать: «У БИЛЛА есть глаза на лестницу». Таким образом, они знают, кто на что смотрит, и, скорее всего, «летит».
Если информация должна быть доступна всем быстро, они говорят: «КРАСИТЕ, ПОЖАЛУЙСТА». Здесь что-то важное изменилось, или команде нужно, чтобы все что-то поняли, поэтому информация отправляется.
Работа помощника кинопроизводителя
Когда вам нужно идти в туалет или уже находитесь внутри, скажите: «БИЛЛ 10-1». Это вежливо сообщит команде, что вы недоступны, и что вы скоро вернетесь, тогда как «уход с рации» может длиться дольше.
Когда камера катится, все на съемочной площадке должны быть тихими, и PA выручат, выкрикивая «ROLLING». Это так, чтобы люди знали, чтобы быть тихим и не ходить на съемочной площадке.
Если вы хотите узнать больше о Walkie Talkie Lingo, прочитайте наш пост, который объясняет все протоколы Walkie Talk, которые вам нужно знать на съемочной площадке.