Симулятор бизнес-процессов / Habr
Однажды, скучая на работе в ожидании решения далекого европейского руководства о выборе ПО для управления бизнес-процессами, мне пришла в голову мысль создать Скрипт. Скрипт должен был на основе модели бизнес-процесса анимировать его состояние в разные моменты времени и собрать результирующие данные, на основе которых можно принимать решения об эффективности планируемых изменений в деятельности организации. Так как под рукой на моей рабочей станции был IDE только в виде Блокнота, а корпоративной средой выполнения IE, пришлось писать Скрипт на вышедшем недавно jQuery. Так зарождался Сервис bpsimulator.com.Сервис имитационного моделирования бизнес-процессов
Сервис предназначен для поиска узких мест разрабатываемых бизнес-процессов или проверки эффективности вариантов внесения изменений в действующие процессы. Аналогичное по функционалу ПО входит в состав BPM-систем IBM, Oracle, AG Software и др., но не является доступным для обучения и коммерческого использования вне корпоративного сегмента. Основная миссия сервиса bpsimulator.com — доступность имитационного моделирования для потенциальных пользователей и далее я расскажу, каким образом достигается данная цель. Симулятор реализован как веб-сервис с возможностью автономной работы. Имитационное моделирование включают в себя следующие этапы:
- Моделирование бизнес-процесса
- Симуляция модели
- Анализ результатов симуляции
Моделирование
Моделирование — важный и сложный этап, от его качества существенно зависит корректность результатов. Поэтому вместо сложных нотаций описания бизнес-процессов был использован задаче-ориентированный подход. На моделях могут быть только два типа объектов: источники задач и функции, последовательно приводящие к выполнению этих задач. Есть ещё конечно связи между объектами «вход/выход», ресурсы и условные операторы переходов. Каждый объект имеет набор традиционных для симуляторов свойств, таких как название, частота поступления задач или длительность выполнения функции исполнителем, которые можно заполнять по мере необходимости. Хранятся модели либо локально у пользователя, либо в сервисах Яндекс.Диск, Dropbox или Google Drive.
Симуляция
Имитационное моделирование заключается в последовательном расчете состояния бизнес-процесса в различные моменты времени. Например с 9:00 до 9:10 секретарю придет конверт с договором на подписание, в 10:00 она допьет кофе и отнесет его юристам, которые по истечении трех часов вернут его на доработку и так далее, пока подписанная копия договора не будет отправлена клиенту. Управление симуляцией осуществляется посредством кнопок Пуск, Ускорить, Пауза, Следующий и Стоп — что позволяет пройти любой цикл выполнения процесса вдоль и попрек. В зависимости от состояния в расчетный момент, на графических объектах модели выводится их состояние для визуального контроля. Так же ведется подробный журнал переходов, где можно отследить детали возникновения заторов в процессе.
Анализ
По окончании симуляции можно посмотреть собранную статистику симуляции, которая распределена по следующим срезам:
- Процесс — дает представление о эффективности процесса в целом, от начала и до конца периода симуляции
- Функции — в разрезе исполняемых функций можно определить, где возникают узкие места
- Ресурсы — отображаются все задействованные исполнители и степень их загрузки
- Задачи — можно проследить, как зависит суммарная длительность одних и тех же задач в зависимости от времени их назначения
А что под капотом?
Я специализируюсь на создании центров компетенции процессного управления, а не на программировании, поэтому с техническими наворотами не густо. Серверных ресурсов задействовать не планировалось, но пришлось для интеграции с некоторыми облачными сервисами хранения создать пару проксирующих запросы скриптов на php.
Заключение
В рамках ознакомительного топика сложно рассказать сразу все, что хочется рассказать о сервисе. Если будет проявлен интерес, будем разбирать конкретные кейсы, что и как было сделано при помощи этого инструмента. А пока можно ознакомиться с детальным справочным руководством симулятора по адресу bpsimulator.com/ru/help/.
Бесплатное средство описания бизнес-процессов — Draw.io
Draw.io это инструмент для создания диаграмм и блок-схем онлайн. При этом огромное число шаблонов, которые позволяют нарисовать все что душе угодно. Инструментарий Draw.io очень напоминает MS Visio и возможно сделан под него, однако приложение от Microsoft программа платная, а онлайн сервис Draw.io — совершенно бесплатный, и главное
Подобный функционал уже есть в облачном исполнении — это система Gliffy.com, однако данная система платная, хотя подписка и стоит недорого, но против бесплатной тяжело соревноваться.
Мнение о Draw.io
И хотя в данном инструменте не все так хорошо с точки зрения методологии, рисовать можно, особенно предварительно задав соглашение по моделированию для слушателей учебного курса. И хотя инструмент не такой красивый как бесплатный ARIS Express, облачная реализация делает его конкурентным.
Чтобы создать блок модель онлайн, нужно всего-то создать новый документ в инструментарии.
В панели объектов, как и в MS Visio нужно выбрать категорию и перенести объект на поле модели, курсором мыши. Объектов очень много, так что их вполне хватит для создания полноценной модели бизнес-процесса (в отличии от ARIS Cloud, в котором набор объектов и моделей серьёзно ограничен).
Чтобы соединить объекты модели друг с другом, требуется выделить объект и навести указателем мыши на другой, после чего появиться зеленый флажок, который нужно перетащить на объект.
Самое главное, что после создания модель бизнес-процесса возможно экспортировать на свой компьютер в формате изображение (PNG, GIF, JPG, PDF) через меню: Файл – Экспортировать.
Ну и конечно облачная фишка — сервис Draw.io синхронизируется с Google Диском, что дает возможность сохранять проект прямо на диск Google.
В целом инструмент мне понравился, похоже Draw.io вполне пригоден для отрисовки бизнес-процессов online. И хотя в больших проектах федерального уровня пока конкуренции ARIS почти нет, для небольших компаний, которые описывают свои бизнес-процессы — вполне пригодный инструмент.
Скачивайте и вперед — ссылка
Оптимизируем бизнес-процесс с помощью симулятора / Habr
У оптимизации процессов непростая судьба. В середине двухтысячных даже запрещалось упоминать это слово, как скомпрометированное подразумеванием бесполезной деятельности. До сих пор люди стараются использовать синонимы типа реинжиниринг, improvement, performance и т.п. Тем не менее повышение эффективности является одной из целей деятельности по управлению бизнес-процессами. Основой для оптимизации является результат анализа данных об окружении и содержании процесса. В случае отсутствия возможности сбора статистических данных (например при дизайне нового процесса), они генерируются симуляторами БП.Цель оптимизации
Одна из ошибок — это начинать оптимизацию ради оптимизации, но мы нее такие, у нас есть вводная: рядом с отделением банка открылась точка продаж конкурирующего банка, предлагающего аналогичный продукт. Технологию и продукт менять нельзя, необходимо уменьшить время с момента подачи заявки до выдачи кредита для образования конкурентного преимущества.
Сбор данных о бизнес-процессе
Для начала необходимо собрать данные о необходимых функциях, их последовательности и исполнителях:
Список функций
1. «Оформление кредитной заявки» выполняет «Операционист» за 15-30 минут
2. «Верификация данных» выполняет «Верификатор» за 5-15 минут
3. «Определение рисков» выполняет «Скоринг (автоматически)» за 1 минуту
4. «Проверка СБ» выполняет «Сотрудник СБ» за 10-15 минут
5 «Принятие решения» выполняет «Кредитный менеджер» за 5-10 минут, процент одобрения (Approval Rate) AR=0.1
7. «Уведомление об отказе» выполняет «SMS-шлюз (автоматически)» за 30 секунд
8. «Оформление кредита» выполняет «Операционист» за 10-20 минут
9. «Зачисление средств» выполняет «АБС (автоматически)» за 1 минуту
Состав организационных структур
1. Операционист: 2 сотрудника в 10 дополнительных офисах
2. Верификатор: 6 сотрудников в филиале
3. Сотрудник СБ: 10 сотрудников в филиале
4. Кредитный менеджер: 5 сотрудников в филиале
5. Оператор КЦ: 2 сотрудника КЦ
Внешние факторы
1.В отделение в день обращаются в среднем по 32 посетителя, равномерно в течении всего рабочего дня
Посетители не ходят равномерно, у операциониста ещё десяток задач по другим процессам, верификатору задания распределяются только раз в день, AR зависит от продукта, второй операционист собирается в декрет и т.п. Это крайне важно для следующего этапа, но сегодня мы будем учиться на простом примере.
Визуальное моделирование бизнес-процесса
Заходим на сервис, запускаем приложение и выбираем русский язык и создание новой модели. Щелкнув правой кнопкой мыши на названии, меняем его на «1.0.0 Розничное кредитование в банке ОАО АКБ „XXX“.
Это покажется разумным в дальнейшем, когда коллеги увидят экран вашего монитора.
Единственное, что пока находится в рабочей области — это панель управления с разделами: Модель, Дизайн, Симуляция и Вид. В разделе Дизайн нажимаем „Добавить генератор“ — это генератор задач, в нашем случае это генератор посетителей банка, желающих оформить кредит. Рядом расположена так же кнопка „Добавить функцию“, нам понадобится их 9. Разместим мышью эти объекты на модели последовательно сверху вниз.
При двойном клике на объекте откроется окно его свойств. Там необходимо поменять значения по-умолчанию на те данные, которые мы собрали о процессе.
Для изменения должности исполнителя необходимо дважды кликнуть на строку с ресурсом (помечено цифрой 3 на рисунке). Откроется окно менеджера ресурсов. Название должности надо поменять и нажать там же на галочку „Сохранить ресурс“, тогда название поменяется во всех функциях, где задействован данный специалист. Для функции „Оформление кредита“ в выпадающем списке надо выбрать уже созданного нами „Операционист“, а лишнюю строчку удалить. По окончанию моделирования окно „Управление ресурсами“ выглядит следующим образом (одну неиспользуемую автоматически созданную должность я удалил):
У функции „Принятие решения“ надо сделать два выхода, один на функцию „Информирование“, а второй на „Уведомление об отказе“. Таким образом на выходе этой функции образуется правило распределения хода процесса, логическое „ИЛИ“ (или будет принято положительное решение по кредиту и надо приглашать клиента в офис -10%, или достаточно будет проинформировать клиента об отрицательном решении -90%). Свойства функции должны выглядеть следующим образом:
Генератор назовем „Обращение клиента“, в разделе „Время работы“ дважды кликнув на строке „09:00-18:00“ можно редактировать количество клиентов в течение рабочего дня.
На этом этап моделирования обычно заканчивается, наша модель выглядит следующим образом:
Модель пройдет проверку на корректность, но не проходит проверку на адекватность. У нас сотрудники мидл-офиса филиала обслуживают заявки ещё 9 отделений и это обязательно надо смоделировать для получения адекватных результатов.
Можно конечно слить всех операционистов в одно абстрактное отделение, но тогда если пришло три посетителя в офис с двумя операционистами, то последний встанет в очередь на обслуживание, а в абстрактном допофисе его „примет“ свободный специалист из другого города. А если разделить кол-во сотрудников филиала на количество отделений, то будет смешно и не адекватно.
Возможно ещё продублировать генераторы и функции операциониста на модели ещё 9 раз, получится наглядно, но громоздко.
Добавим ещё один генератор задач с названием „Оформление заявки в другом ДО“ и количеством задач 32*9 = 288 в течение рабочего дня. Выход генератора подадим на вход функции „Верификация данных“. Между информированием клиента и оформлением кредита надо поставить фильтр, что бы заявки второго генератора не уходили в одно отделение. Поставим между ними объект „Точка контроля“ из раздела „Дизайн“ и в его свойствах надо нажать „Разрешить“ генератору с названием „Обращение клиента“ — дальше пройдут только те заявки, который этот операционист оформлял. Окончательная модель имеет вид:
Теперь можно запускать.
Имитационное моделирование бизнес-процесса
На панели инструментов в разделе „Симуляция“ нажимаем „Пуск“ — начнется симуляция, цифры на объектах модели будут отражать состояние процесса в масштабе времени 1 секунда реального времени равна 1 минуте времени процесса. Симуляция прекратиться через сутки процессного времени, т.е. через 24 минуты реального. Это долго, поэтому можно нажать следующую кнопку „Ускорить“ — тогда на расчет суток уйдет всего 24 секунды. По окончании симуляции у нас будут собраны все данные о состоянии процесса, задач, функций и загруженности сотрудников в течение всего периода симуляции.
Анализ бизнес-процесса
В разделе „Вид“ панели инструментов находится кнопка открытия окна „Статистика“, в нем во вкладках расположены графики состояния процесса. Так как у нас цель — уменьшить время выполнения задач, смотрим на вкладку „Задачи“:
среднее операционное время составляет около часа. Это значение нам надо будет как-то уменьшать. Первое, что приходит в голову — увеличить количество сотрудников на самых нагруженных участках. На вкладке „Чел. ресурсы“ видно, что на пределе своих сил работают верификаторы.
В разделе „Вид“ панели инструментов находится кнопка „Ресурсы“ открытия окна „Менеджер ресурсов“, увеличим количество верификаторов с 6 до 8 человек (не забываем нажимать галочку сохранения ресурса)
Операционное время работы над задачами практически не изменилось, но у верификаторов появилось слишком много свободного времени. Значит копать надо в другом направлении, например на времени выполнения критичной функции. У функции „Верификация данных“ максимальное время выполнения 15 минут в три раза больше минимального 5 минут. А что если удастся снизить максимальное время верификации до 10 минут? Для проверки гипотезы вернем количество верификаторов -6, а время выполнения функции „Верификация данных“ установим 6-10 минут. Запустим симуляцию.
Операционное время уменьшилось минут на 15, т.е. на 25%, а на некоторых прогонах этот результат доходит и до 50%, что является фактом того, что дальнейшую оптимизацию имеет смысл проводить на уровне конкретной функции.
Заключение
Как видите, для начала использования и получения практических результатов имитационного моделирования вполне хватает легкодоступных данных, простого инструмента и непрофессиональной квалификации. Каждый сможет решить свои задачи по оптимизации бизнес-процессов, проверки гипотез по внесению изменений, нормированию численности персонала. Если интересно, для чего нужны остальные поля настроек функций и в каких случаях их необходимо применять, можно посмотреть в справочном руководстве сервиса, а вопросам и пожеланиям я буду рад в комментариях.
Бесплатное моделирование бизнес-процессов — обзор лучших программ
Все больше компаний следуют тренду на цифровую трансформацию и автоматизацию бизнес-процессов. Данным направлениям посвящены целые форумы и конференции, на рынке множество компаний, которые специализируются на создании, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Не стоит на месте и программное обеспечение (BPM-системы), разработчики постоянно улучшают и дорабатывают собственные решения, чтобы упростить процесс цифровизации всех процессов.
До недавнего времени BPM-системы были дорогостоящим ПО, которое требовало внушительных средств на их покупку и интеграцию в работу компании. Именно высокие бюджеты становились преградой для их использования. Благодаря стремительному росту заинтересованности в BPM со стороны бизнеса некоторые компании стали выпускать бесплатные версии своих систем. Такие программные решения позволяют любому бизнесу начать работать с бизнес-процессами абсолютно без каких-либо затрат. Если компания видит реальные результаты и эффективность цифровизации собственных процессов, то тогда можно и начинать внедрение полноценной платной BPM-системы. Рассмотрим несколько бесплатных решений, которые обладают хорошим функционалом.
Studio Free от Террасофт
Решение, которое было представлено компанией в 2019 году. Построено на базе одного из лучших продуктов на рынке систем для работы с бизнес-процессами Studio Creatio (ранее bpm’online).
Бесплатная BPM позволяет:
- создавать процессы любой сложности в графическом дизайнере, который работает по нотации BPMN;
- совместная работа над процессами в режиме онлайн;
- выгрузка описания процесса в PDF для ускорения работы;
- импорт и эксперт готовых процессов в формате файлов *.bpmn.
Для того, чтобы начать работу достаточно зарегистрироваться на сайте компании — https://www.terrasoft.ru/studio-free и начать пользоваться облачным решением.
Bizagi Suite
Предоставляется бесплатно, считается хорошим выбором для тех, кто впервые решил поработать с бизнес-процессами. Решение состоит из двух частей: Bizagi Modeler (используется для моделирования процессов) и Bizagi Studio (используется для преобразования моделей в рабочие приложения).
Функционал системы состоит из:
- создание бизнес-процесса и его описание;
- отслеживание и анализ созданных процессов в реальном времени;
- распределение (назначение) процессов между сотрудниками;
- создание исполняемых приложений.
Для старта работы перейдите на сайт — https://www.bizagi.com/en/products/bpm-suite/modeler и скачайте приложение, далее необходима установка на ПК.
Если вы еще никогда не работали с бизнес-процессами, то мы настоятельно рекомендуем начать свой путь в этом направлении с бесплатных инструментов. Это может сэкономить время и, главное, деньги на проект, ведь ошибочный выбор системы может стать провалом всего проекта автоматизации в дальнейшем.
Также стоит отметить, что практически все компании, которые разрабатывают BPM-инструменты предлагают своим потенциальным клиентам бесплатные тест-драйвы своих систем сроком на 14-30 дней. За этот период вы также можете понять подходит вам решение или нет.
Похожие статьи
Обзор бесплатных онлайн-средств создания схем бизнес-процессов #bpm #СЭД #ECMJ
Ситникова Ольга, ИТ-аналитик DIRECTUM
Сегодня я решила сделать небольшой обзор онлайн-средств для рисования диаграмм, доступных любому интернет-пользователю бесплатно.
Пока лично мне кажется естественным, что функционал онлайн-«рисовалок» беднее, чем тех средств моделирования, за дистрибутив и обновление которых пользователи тратят определённое количество кровно заработанных. Однако, меня приятно удивил тот факт, что не настолько он и беднее. Рассмотрим две подобных друг другу системы: Diagram.ly и yWorks.
Diagram.ly создаёт впечатление системы, которая пытается предоставить пользователю функционал, наиболее приближенный к возможностям десктопных клиентов (например, того же Microsoft Visio). Здесь есть почти всё, к чему мы привыкли:
- Очень богатый выбор стенсилов, с которыми можно работать. С помощью Diagram.ly можно нарисовать блок-схему, UML-диаграммы некоторых типов, ER-диаграммы, организационные диаграммы, BPMN-схемы, схемы баз данных и сетей, а также схемы телекоммуникаций, геоинформационные схемы, схемы электрических цепей и социальных сетей, а также создавать прототипчики лёгких интерфейсов. Собственно, пожалуй, это даёт им основание называть себя «мини-версией Visio, доступной из любимого браузера».
- Богатые возможности текстового форматирования. Текст можно написать одним из пяти шрифтов: Verdana, Helvetica, Times New Roman, Garamond или Courier New. Размер шрифта можно менять в диапазоне от 6 до 60 пунктов. Можно менять жирность текста, писать курсивом или с подчёркиванием, изменять выравнивание текста. Текст, кстати, вводится очень просто: по двойному клику на блоке.
Помимо текстового форматирования присутствует и форматирование объектов: работают группировка, разгруппировка, перенесение на задний / передний планы, взаимное выравнивание объектов, изменение ориентации блоков. У блока можно изменить цвет шрифта, подложки и линии, добавить тень и градиент, а также выбрать изображение, занимающего блок.
3. Выбор нескольких способов отображения коннектора. Для стрелки можно задать вид, изогнутость линий соединения, тип линии (только сплошная или пунктир), толщину линии.
- На блоках и странице работает контекстное меню (по правой кнопке мыши).
- При каждом входе в систему пользователю предлагается просмотреть простые советы по работе с ней. Эти «tips and tricks» играют роль справки. Хотя, по большому счёту, лично мне они и не понадобились, настолько система интуитивно понятна: объекты добавляются на доску по технологии drag-n-drop, появляющаяся при наведении на блок стрелочка подсказывает, что именно она является инструментом-коннектором, а уже упоминавшееся мною контекстное меню закрывает все остальные вопросы, даже если каким-то образом пользователю не удастся найти панель инструментов сверху.
- Приятной неожиданностью явилось для меня то, что работу можно вести как с XML-файлами, созданными Diagram.ly, так и VDX-файлами, которые создаёт Microsoft Visio. Таким образом, вы сможете изменить диаграммы, которые ваши коллеги создали в Visio даже, если у вас нет собственной лицензии на этот продукт. Получившуюся в итоге схему можно сохранить в XML-формат, предлагаемый Diagram.ly, или экспортировать в растровую (PNG или JPG) или векторную (SVG) картинку.
- Есть и возможности предпросмотра. Во-первых, всегда в левом нижнем углу экрана отображается масштабируемое окошко предпросмотра текущей схемы.
А во-вторых, с помощью кнопки «Просмотр» на панели инструментов можно очень просто сделать картиночку, которая появится в соседней закладке и будет готова для печати.
Поскольку бочку мёда принято разбавлять ложкой дёгтя, назову небольшие недостатки, который мне удалось заметить в Diagram.ly.
- Не предлагаются примеры диаграмм, на основе которых можно создать свои собственные художества.
- Система создаётся, по всей видимости, группой энтузиастов и порой в работе системы возникают довольно глупые баги (например, в день написания сего мне не удавалось применить изменение шрифтов). Однако, этот недостаток с лихвой покрывает наличие собственной ленты Diagram.ly в Google Plus, в которой можно открыто высказывать свои пожелания и предложения.
Ну и сейчас в разработке находится новая улучшенная версия Diagram.ly с облегчённым лаконичным интерфейсом, который мне нравится, если честно, чуть больше. Кстати, она открыта для бета-тестирования.
yWorks производит впечатление системы, которая хочет предоставить пользователю минимально достаточный для работы набор стенсилов и средств работы с ними.
Отметим бросающиеся в глаза особенности работы системы:
- С первого взгляда видно, что панель инструментов этой системы не такая насыщенная, в ней можно выполнить минимальное количество действий (откатить или повторить действие, открыть, сохранить или распечатать диаграмму, поработать с буфером обмена, изменить масштаб или вид отображения доски).
- Стоит признаться, что без справки сложно догадаться, что текст в блоки добавляется по кнопке F2. Думаю, что если бы не привычка «курить маны» при первой же сложности, я бы так и не догадалась до этого. Однако, стоит отдать должное: справка написана хорошо и даже при среднем уровне английского будет вполне понятна пользователю.
- Видов блоков не так много, но достаточно для рисования, например, схем-бизнес-процессов, UML-диаграмм, ER-диаграмм и блок-схем. Также можно добавлять кастомные блоки. Не очень мне понравилось, что можно открыть только одну группу блоков за один раз. Так что, придётся запоминать, в какой группе лежит блок, если вдруг вы захотите снова им воспользоваться. Однако, приятен тот факт, что, например, все объекты-артефакты для BPMN-схемы скрываются за одной и той же картинкой артефакта с типом «документ» (остальные показываются при клике на маленькую стрелочку в правом нижнем углу значка). Это экономит рабочее пространство.
- Относительно форматов работы: загружать в систему можно только объекты с расширением .Graphml. Сохранять диаграммы можно как файлы совсем без расширения (тем паче, что оно и не предлагается), а также экспортировать как растровую картинку в формате PNG. Приятно, что при экспорте диаграммы в картинку система предлагает настроить параметры экспорта.
- В левом верхнем углу предлагается предпросмотр только что нарисованной диаграммы, с помощью которого можно быстро менять участок схемы, который в данный момент отображается на доске (это напомнило мне о Heroes of Might & Magic).
- Для новичков создатели системы подготовили плюшку в виде возможности посмотреть примеры диаграмм, что лично мне кажется очень обоснованным решением. Для многих людей опора на ранее кем-то созданную модель является большим подспорьем в работе.
- И специально напоследок я оставила самый большой плюс этой системы. У блоков можно указывать очень большое количество свойств, например, быстро менять тип блока, с точностью до пиксела указать положение объекта на доске и его размер, задать текст, цвет фона, границ и загрузить изображение, которое будет занимать фон.
О компании-разработчике yWorks можно прочесть на её официальной странице.
Немного обобщая всё выше сказанное, могу предположить, что Diagram.ly понравится больше молодым людям, которых радует великое множество возможностей, красивый интуитивный интерфейс, качественная вёрстка страницы и проч., а в yWorks найдут вдохновение люди, которых очень интересует внутренняя часть вопроса: свойства объектов, сохранение рабочего пространства, удобная навигация.
Стоит признаться, что та высоту, которую взяли и прочно удерживают современные бесплатные (!) онлайн-средства создания диаграмм, действительно можно назвать если не потрясающей, то, по крайней мере, значительной. Вот так, из любой точки мира можно теперь создавать действительно качественные и красивые диаграммы, сохранять их в удобный формат передачи (картинки), применяя при этом все имеющиеся у вас навыки оформления. И всё это абсолютно бесплатно.
Где рисовать процессы? — bpmn2.ru
Нотации – инструмент для отображения бизнес-процессов.
Как молоток и пяльцы, они полезны в умелых руках и бесполезны для тех, кто не знает их назначения. Рисовать или не рисовать схемы бизнес-процессов? – вопрос, вызывающий немало дискуссий. Однако мы уверены в том, что схемы действительно необходимы при определенных условиях.
Для тех, кто торопится
Я разработал бесплатный облачный сервис для рисования и обсуждения диаграмм с коллегами. Он очень экономит время и делает обсуждение удобным. Регистрируйтесь!
Количество убивает качество
Когда ваша компания состоит из нескольких человек, когда вы знаете каждого поимённо, схемы вам вряд ли пригодятся.
Но как только бизнес разрастается, а большинство сотрудников превращаются в незнакомцев, нужно фиксировать и отображать рабочие процессы. Иначе – компанию ждет крах
Возможно, есть простой способ улучшить работу компании, но вы не знаете о нём, потому что представляете работу предприятия только в общих чертах, без подробностей.
В каких случаях нужно рисовать схемы?
- если участились жалобы клиентов и вы не можете понять, на каком именно этапе возникли проблемы. Иногда достаточно разбить весь рабочий процесс на отдельные этапы, чтобы понять, в чём проблема, почему вы срываете сроки и не соблюдаете договорённости;
- если вам нужны подробные технологические описания для исполнителей. Вашим программистам, например, необходимо точно описать процесс и его работу, представив понятный алгоритм. Иначе на выходе получится полная ерунда.
Как пользоваться нотациями
Нотации используют как новички, так и те, кто на описании бизнес-процессов собаку съел. Разобраться в нотациях просто. Например, BPMN предлагает шесть основных элементов схемы:
- Действие. Этот элемент отражает определенную часть работы.
- Событие. Показывает, когда что-то «случилось»: например, пришел заказ.
- Шлюзы. Они соединяют или разделяют другие элементы схемы.
- Артефакты. Задача этого элемента – улучшить читаемость схемы, дать дополнительную информацию.
- Потоки. Отображают последовательность работы.
- Дорожки и пулы. Разделяют ответственность между задачами.
На схеме процесс можно отобразить через последовательность событий, шлюзов и действий, соединенных потоками.
Схема процесса
Все их будут объединять пулы, отражающие сферу ответственности. Так, заявка от клиента – это событие. Через поток работа передаётся в действие, причём вы можете указать артефакт, чтобы читателю было проще понять, что нужно на этом этапе. Если есть два варианта действия, например, вы заказали товар, а он на складе либо есть, либо нет, используйте шлюз, который приведет к действиям.
Схема процесса без исполнителей
Замкнуться схема должна новым событием, например выдачей товара покупателю. Все это будет обернуто пулом с названием бизнес-процесса. Чего не хватает на схеме? Исполнителей. Их можно добавить с помощью дорожек.
Схема процесса с исполнителями
Допустим, вы составили приблизительную схему, как описано выше, а причины задержек в отгрузке товара остаются тайной, покрытой мраком. Уточните схему, введя в нее задачи – конкретные действия, порученные конкретным людям. Если действий слишком много, можно использовать подпроцессы – эти элементы сокращают процессы, делая слишком подробную схему простой для понимания.
Подпроцессы отображаются в виде свёрнутых элементов
Сравнение разных инструментов для нотации BPMN
Мы описали основные элементы BPMN. Рисовать процессы в этой нотации можно в разных инструментах. Сравнение их возможностей – в таблице ниже.
| bizagi | visio | |
| Стоимость | Бесплатная | Платная |
| Удобство | Тяжело работать со сложными схемами | Подходит для описания бизнес-процессов, но может понадобиться дополнительная библиотека элементов |
| Верификация схем | Есть | Нет |
| Возможность выгрузки | Поддерживает выгрузку в отдельных форматах | Поддерживает выгрузку в картинки |
Как пользоваться бесплатной программой
Воспользоваться BPMN вы можете бесплатно, просто перейдите по ссылке http://storm.bpmn2.ru/ – и перед вами откроется рабочая область, процессник. Нотация работает прямо из браузера, ничего скачивать и устанавливать на компьютер не нужно.
Слева вы увидите значки, отображающие разные типы бизнес-процессов: событие, действие и т.д. Выбирайте их с помощью курсора и рисуйте схему. Справа вы увидите кнопку со знаком вопроса. Там вы найдёте короткую справочную информацию о том, как работать с программой. Нажав на кнопку поддержки и выбрав соответствующий раздел в меню, вы скачаете подробный мануал, описывающий все тонкости использования нотации. Как и сама нотация, справочник-мануал бесплатный. Вы также можете подписаться на образовательную рассылку, посвящённую BPMN.
Так выглядит рабочее окно программы
Как нарисовать регламент бизнес-процесса
- определите проблему, которую нужно решить. Например, задерживается отправка готовых заказов;
- определите начало и конец процесса. Процесс не может заканчиваться передачей задачи в другой отдел компании, он всегда должен завершаться передачей товара или услуги клиенту, иначе он не имеет смысла. Вход – это точно определенная потребность клиента. Вход и выход в процесснике маркируются как «событие»;
- опишите всё, что нужно сделать, чтобы товар или услуга дошли до клиента. Для начала обозначьте только порядок действий, но не уточняйте, кто этим должен заняться;
- укажите последовательность действий, расположив элементы схемы в нужном порядке;
- укажите исполнителей, выполняющих действия. Если какие-то действия совершает один и тот же человек, их можно объединить в один пункт для экономии времени;
- детализируйте схему, расписав, как нужно совершать каждый отдельный шаг. Это самый трудоемкий из всех этапов;
- продумайте контроль за исполнением проработанной схемы. Нельзя ли ее автоматизировать?
- предусмотрите исключительные случаи.
Как видите, рисование схемы – только часть аналитической работы, верхушка процесса. Большой пласт работы совершается вне процессника, когда вы продумываете, как наладить последовательность задач, на какие этапы их разбить, какие экстренные случаи могут возникнуть.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Бизнес-процессы в Creatio | Creatio Academy
Бизнес-процессы в Creatio
В основе платформы Creatio лежит система управления бизнес-процессами, использующая два типа процессов.
Бизнес-процессы, которые работают в нотации BPMN 2.0. Используя инструменты BPMN, вы можете создавать и поддерживать высокоструктурированные последовательности действий, выполняемых как автоматически системой, так и пользователями. Это лучший инструмент для реализации пользовательской бизнес-логики (например, интеграций, пользовательского интерфейса и т. д.) наряду с автоматизацией стандартных процессов.
Динамические кейсы — это вид гибких бизнес-процессов, которые обычно сопровождают жизненный цикл записи Creatio: документа, продажи, заказа и т. д. С помощью динамических кейсов можно упростить и организовать рабочий процесс сотрудников, назначить задачу, которую необходимо выполнить для достижения успешного результата (например, задачи, которые необходимо выполнить для перехода на следующие стадии процесса продаж).
На заметку
Больше информации о процессах BPMN и динамических кейсах вы найдете в интерактивном онлайн-курсе “Введение в бизнес-процессы” (для его прохождения потребуется зарегистрироваться на сайте).
На схеме ниже приведено сравнение двух типов процессов:
Как использовать руководство по использованию дизайнера кейсов
В большинстве случаев кейсы не вызывают сложностей. Если вы только знакомитесь с динамическими кейсами, рекомендуем вам начать со статьи “Руководство по использованию дизайнера кейсов”, а также пройти интерактивный онлайн-курс “Настройка кейсов”.
Если вы уже имеете представление об инструментах управления кейсами и хотите рассмотреть примеры кейсов для начала работы с ними, то рекомендуем ознакомиться со статьей “Настройка кейса с визированием”. В ней приведен пример пошаговой настройки кейса визирования заявки.
Подробная информация о разных элементах кейса доступна в статье “Справка по элементам дизайнера кейсов”. Эта статья будет полезной для пользователей, которые знают, как построить кейс, и хотят узнать специфику взаимодействия разных компонентов в кейсах Creatio.
Как использовать руководство по использованию дизайнера процессов
В Creatio бизнес-процессы — это инструменты для углубленной настройки бизнес-логики. Для использования бизнес-процессов необходимо хорошо знать функциональность Creatio, которую вы планируете настраивать с помощью процессов BPMN. Руководство по использованию дизайнера процессов создавалось для пользователей с разным уровнем знаний BPMS.
Если вы только знакомитесь с BPMN и внедрением бизнес-процессов в Creatio, то рекомендуем начать с основ, изложенных в руководстве по использованию дизайнера процессов. В руководстве представлены основные сведения о механизме BPMN, используемом в системе.
“Начало работы с дизайнером процессов” — статья описывает интерфейс дизайнера процессов.
“Элементы и потоки” — в статье описаны принципы работы с основными элементами бизнес-процессов — шагами и потоками в дизайнере процессов.
“Ветвление процессов” — статья посвящена логическим операторам — специальным элементам, которые используются для ветвления процесса или слияния его веток.
“События в ходе процесса” — в статье описаны события, с помощью которых запускается бизнес-процесс. С помощью элементов-событий можно настроить, чтобы процесс запускался автоматически.
“Параметры процесса” — статья описывает использование параметров процесса и параметров элементов, которые определяют логику выполнения элементов в ходе процесса и могут использоваться для обмена данными в рамках бизнес-процесса.
“Работа с данными” — из статьи вы узнаете, как бизнес-процесс взаимодействует с записями базы данных системы.
“Формулы” — статья охватывает основные принципы использования формул в бизнес-процессе для расчета значений, формирования динамического текста или настройки логических условий.
“Расширенные настройки процесса” — в статье кратко изложены общие настройки бизнес-процесса.
“Версионность процессов” — из этой статьи вы узнаете, как в системе выполняется актуализация и редактирование процессов без прерывания уже запущенных версий процесса.
“Лучшие практики построения бизнес-процессов” — статья содержит общие рекомендации, как повысить производительность ваших бизнес-процессов в системе.
Если вы уже поняли принципы работы с бизнес-процессами в Creatio и ищете практические примеры реализации конкретных бизнес-кейсов с помощью процесса BPMN, то рекомендуем ознакомиться с материалами статьи “Примеры использования бизнес-процессов”. В ней рассмотрено два типа бизнес-кейсов.
1.Простые примеры использования различных функций, логики и элементов процесса BPMN. Цель таких примеров — продемонстрировать, как выполнить определенную бизнес-задачу с помощью процесса BPMN.
•Как использовать события
•Как использовать параметры
•Работа с данными в процессе
•Как работать с email
•Добавление и изменение записей по процессу
•Управление правами доступа в рамках бизнес-процесса
•Как использовать подпроцесс
2.Инструкции по настройке полностью функциональных бизнес-процессов от старта процесса и до его завершения, которые содержатся в статье “Примеры настройки бизнес-процессов”.
Если вы уверенный пользователь BPMS, знаете, как построить бизнес-процесс, и вам необходимо прояснить некоторые нюансы работы элементов процесса, то вы можете опустить основы и примеры и приступить к изучению материала “Справка по элементам дизайнера процессов”.
Примеры темплейтов marketplace
На онлайн-площадке marketplace доступны бесплатные темплейты, иллюстрирующие разные аспекты использования бизнес-процессов Creatio.
Ниже приведен список темплейтов, иллюстрирующих процессы, описанные в руководстве по использованию дизайнера процессов.
Темплейты отдельных бизнес-процессов на Marketplace:
Обучающее видео
•Введение в бизнес-процессы