Бизнес процессы в компании: Описание бизнес-процессов: примеры

3 типа бизнес-процессов – Блог Neaktor

Бизнес-процессов в компании могут быть десятки и сотни. Когда заходит речь об их описании, не всегда ясно, с чего вообще начать. Здесь следует знать, что существует 3 категории бизнес-процессов: основные, поддерживающие и процессы управления. Начинать работу по процессам следует всегда с основных, так как это фундамент, на котором строится компания. После них можно переходить к оставшимся.

Итак, есть три типа процессов:

• Основные
• Вспомогательные
• Управления.

Давайте разберемся, для чего нужен каждый тип.

 

Основные процессы

Основные процессы — это такие процессы, которые составляют суть бизнеса предприятия. Благодаря этим процессам компания получает прибыль. Также основные процессы формируют ценность для клиентов компании. Именно за них клиент компании готов платить.

Вот несколько примеров основных процессов для разных типов компаний:

• Для торговой компании – это розничная или оптовая продажа
• Для маркетингового агентства – создание рекламы и маркетинговых материалов для клиента
• Для авиаремонтного завода – ремонт самолетов и авиационных приборов.

Основные процессы есть в любой компании без исключения. Их важно уметь находить и отделять от остальных, так как такие процессы нужно описывать и улучшать в первую очередь. Это важно, так как от других процессов компания может отказаться или отдать их на аутсорс, а от главных — никогда. Если основные процессы не работают — компания не получает прибыль и разоряется.

Основных процессов в компании не много, обычно их можно посчитать по пальцам. Но часто собственникам и руководителям компании может показаться, что какой-то процесс является основным, хотя таковым не является. Из-за этого смещается фокус и в некоторых случаях страдает качество. Является ли процесс основным очень просто проверить, используя всего два вопроса:

1. Дает ли результат выполнения этого процесса пользу, ценность клиенту, готов ли клиент за это платить?
2. Дает ли результат выполнения этого процесса прибыль самой компании?

Например, компания производит и продает мебель.

Процессы производства и продажи в данном случае будут основными, так как дают клиенту ценность — он приобретает мебель, которую хочет, а также дают компании прибыль — клиент за это платит деньги.

 

Поддерживающие процессы

Поддерживающие процессы еще называют бэк-офисом или вспомогательными процессами. Они также есть в любой компании и направлены на поддержание работы основных процессов.

Поддерживающие процессы убыточны, так как напрямую не приносят прибыль, но без них компания не сможет существовать.

Иногда компании отдают часть вспомогательных процессов на аутсорс. При этом это не вредит самой компании и может обходиться значительно дешевле поддержки данных процессов внутри компании. Например, на аутсорс может быть отданы бухгалтерия, рекрутинг, делопроизводство. А в некоторых случаях даже производство или продажи, которые часто считаются основными процессами компании.

Кстати обратите внимание: для тех компаний, которым передаются процессы на аутсорс, переданные процессы будут являться уже основными. Например, для кадрового агентства, рекрутинг – основной процесс.

Тем не менее качество поддерживающих процессов очень важно для компании. Ни одна компания не сможет стать крупной, если будет заниматься только основными процессами – в этой компании попросту некому будет работать и ей невозможно будет управлять.

 

Процессы управления

Управленческие процессы отвечают за распределение и наиболее разумное использование имеющихся у компании ресурсов.

К процессам управления относятся планирование бюджета, согласование планов продаж, планирование объемов производства, распределение средств и т.д.

Эти процессы связаны со всеми остальными процессами. Для того, чтобы планировать и распределять ресурсы, управленцы должны владеть информацией о текущих делах. Основные и поддерживающие процессы поставляют такую информацию в виде конкретных цифр. Если полученные значения, например, объем продаж, начинают отставать от запланированных, проводят анализ и принимают решения.

Управленческие процессы в свою очередь могут делиться на несколько уровней относительно горизонта планирования:

• Оперативное планирование
• Тактическое планирование
• Стратегическое планирование

Если оперативное планирование — это планирование на ближайшие дни или месяц, то тактическое — это планирование на полгода-год, а стратегическое на несколько лет вперед. К слову, стандартом стратегического планирования в западных компаниях является горизонт в 12 лет.

 

Какие процессы важнее?

Для компании на 100% важны все возможные процессы. В то же время при переходе на процессную модель управления, когда компания только начинает описывать и регламентировать бизнес-процессы, начать стоит конечно же с основных процессов.

Внедрение процессов идет поэтапно, лучше использовать в работе специализированные BPM-системы. Они позволят визуализировать процессы для всех сотрудников. Постепенно после внедрения основных процессов подключаются поддерживающие и только после того как база будет настроена, можно переходить к процессам управления.

 

Автор статьи

Общается со многими клиентами лично, пишет про релизы, публикует мнения и расписывает бизнес-кейсы. Всегда рад обратной связи!

Основные бизнес-процессы предприятия (компании)

 

 

Отзывы участников семинаров:

«Тема планирования и бюджетирования раскрыта достаточно полно. Было интересно самостоятельно подготовить прогнозный отчет о прибылях и убытках и особенно прогнозный баланс», — Бреславский Владимир, заместитель директора по экономике и финансам, ЗАО «Многовершинное», Хабаровский край.

«Кратко и при этом подробно описана система работы казначейства. Очень хороший преподаватель, огромное спасибо», — Болотова Светлана Сергеевна, казначей, «Акадо», Москва.

«Хороша сама идея семинара по ценообразованию – рассмотрение в комплексе маркетинга и финансов. Понравилась логика изложения материала, связь теории с практикой (примеры и задачи), доступное объяснение», — Инберг Анна Евгеньевна, менеджер по продажам, ООО «Вистеон Автоприбор Электроникс», Владимир.

«Семинар полностью оправдал ожидания. Полученные знания помогут разобраться в финансовой и бухгалтерской отчетности, увидеть нужные цифры в море информации. Также узнала много нового об анализе фин. деятельности», — Никонова Наталья Валентиновна, руководитель проектов отдела связи «X5 Retail Group», Москва. 

«Понравилось освещение вопросов по организации внутреннего контроля через управленческий учет», — Романюк Ю.А., руководитель контрольно-ревизионной службы ООО «Аксон», Кострома.

«В семинаре понравилась его практическая направленность на создание системы управления дебиторской задолженностью. Было рассмотрено большое количество практических инструментов по улучшению собираемости денег. Много примеров из реальной практики, что дает возможность применить полученные знания в своей дальнейшей работе. Спасибо!» —  Кузьминич Андрей Викторович, Коммерческий контролер ООО «Модерн Машинери Фар Ист», Магадан.

«Структурированные знания по всем функциям казначейства в доступной форме», — Нестеров Е.

В., гл. специалист, «Росатом», Москва.

«После прослушивания семинара имею общую картину по бюджетированию, что и являлось целью. Все возникающие вопросы пояснялись сразу. Много практических заданий. Желаю процветания Школе бизнеса «Альфа», — Баклыкова Наталья Владимировна, ведущий специалист «ГПН-Логистика», Москва.

«Очень все понравилось! Пришла второй раз, была на семинаре по другой теме. Материал представлен очень подробно, все понятно на основе примеров. Удалось проанализировать и собственное предприятие, так как было мало участников и получилось практически индивидуальное занятие. Спасибо!» — Куксова Валерия Владимировна, экономист, ООО «Стройстандарт», Москва.

Другие отзывы по направлениям семинаров >>>

Как управлять бизнес-процессами компании | Forward Telecom

Бизнес-процессы в компании – как фундамент для дома. Если строители действовали по принципу «и так сойдет», разрушится все здание. Произойдет это не сразу, но судьба дома предрешена. Так и на предприятии: если основные бизнес-процессы управления, производства и обеспечения не проработаны до мелочей, информация начинает теряться, функции — дублироваться, появляются лишние затраты, захромает качество продукции или услуг.

Разрушать гораздо легче, чем строить, поэтому управлению бизнес-процессами в компании лучше вовремя уделять время. Без взаимодействий сотрудников с клиентами и между собой нет бизнеса, и если прибыль уменьшается, процент «отвала» покупателей растет, а служба качества зашивается от количества жалоб – ищите причину в «фундаменте

Задача оптимизации, создания и управления бизнес-процессами состоит из пяти этапов.

1. Определение. Выявить и описать действующие бизнес-процессы на предприятии – цель первого шага. Лайфхак от Forward Telecom: чтобы избежать страха «чистого листа», если с ходу не получается выделить и создать описание бизнес-процессов управления, зафиксируйте сначала агрегированную информацию о действиях сотрудников и используемых документах. Проще структурировать собранные отрывочные куски, чем пустоту.

2. Измерение. Каждый бизнес-процесс должен иметь контрольные точки и ключевые показатели для дальнейшего управления и развития. Результат можно измерить в цифрах или процентах, бинарные операции предполагают наличие/отсутствие документа или действия.

3. Анализ. Аналитика проводится через сравнение плановых измеримых показателей, определенных на предыдущем этапе, с фактическими. Моделируются эталонные бизнес-процессы, которые будут использоваться в управлении компанией, производством и обеспечением.

4. Внедрение. Разработанные модели стандартизируются и документируются. Проводится обучение сотрудников – каждый участник бизнес-процесса должен четко знать свои функции, обязательства и ожидаемый результат. Помимо методологических документов изменения вносятся в офисные программы и систему отчетности. После проведенных манипуляций новации становятся частью системы управления бизнес-процессами организации и объектом контроля со стороны руководства.

5. Контроль. Разработать и внедрить бизнес-процессы – полдела. За качеством их исполнения и результатами изменений нужно следить, чтобы видеть динамику и в дальнейшем совершенствовать операции. «Но мы же и так внедрили эталонные модели, куда их улучшать?» — можете возразить вы. Улучшать некуда, если ваш бизнес не развивается, потребности клиентов не меняются, а требования рынка остаются прежними на протяжении многих лет. Подстраиваться под изменения в любом случае придется, а делать это с описанными функциями и основными бизнес-процессами управления, приведенными к единому стандарту – легче и удобнее.

Не последнюю роль в управлении бизнес-процессами предприятия играет их полная или частичная автоматизация. Описание цепочек взаимодействие – это теория, а собранная и сохраненная информация по ним в информационной системе – практика. Можно бесконечно моделировать идеальную схему работы в компании, а можно посмотреть, какие этапы «хромают», какие процессы неудобны и отнимают много времени у сотрудников, отследить закономерности ошибок и просрочек и скорректировать слабые места. Чем больше функций автоматизировано, тем меньше потребность в опросе работников или услугах «тайного покупателя». Цифровизированное управление бизнес-процессами в организации не позволит участникам отклониться от стандартов работы или нарушить правила взаимодействий.

Тема функционального управления бизнес-процессами набирает популярность с приближением четвертой промышленной революции. Без выстраивания и оптимизации работы компании внедрять технологии нового поколения невозможно и бесполезно. Только с отлаженными бизнес-процессами цифровая трансформация бизнеса выведет его на новый уровень и принесет дополнительную прибыль.

Бизнес-процессы: описание, отладка и внедрение

Бизнес-процесс — это четкая последовательность действий, которую выполняют для получения заданного результата. Как правило, процесс многократно повторяется.

От эффективности процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании.

Пример бизнес-процесса «Обслуживание клиента в кафе»:

Если процессы в компании не описаны (или описаны, но не работают четко), это — бардак. Или авторитарное управление в ручном режиме.

Описание методики

В книге Михаила Рыбакова «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум» подробно описана ПРОСТАЯ методика работы с бизнес-процессами: их выделения, описания, улучшения и внедрения, вовлечения команды.

Методика понятна всем: от собственника до рабочего. Отточена за годы работы с сотнями компаний России и русскоязычного пространства – самых разных отраслей: от крупных холдингов до среднего и малого бизнеса.

Книга издана в 2016 году. Доступна в бумажном, электронном и аудио-вариантах.

Она не заменит работу Вашей команды на сессии и после нее, но поможет хорошо подготовиться. Также ее используют как справочник на каждый день.

Эта книга продолжает прошлую книгу Михаила Рыбакова «Как навести порядок в своем бизнесе. Практикум» — бестселлер с 2010 года.

Для Вашей компании

Мы поможем Вам описать и отладить процессы в компании. Используем ПРОСТУЮ технологию, понятную всем: от собственника до рабочего.

Помогаем вовлечь управленческую команду в развитие бизнеса, сделать людей своими союзниками. (Если силой насаждать процессы сверху, сотрудники активно сопротивляются и саботируют).

Запуск проекта по описанию и отладке процессов происходит на стратегической сессии с участием ключевых людей компании. Ваши сотрудники на практике обучаются, и в дальнейшем работают над улучшением процессов компании.

Это экономит Вам деньги и дает долгосрочные устойчивые результаты. Не формальные «бумажки», а процессы, которые внедрены — Ваши люди работают по ним каждый день.

После сессии мы сопровождаем Вашу команду до достижения устойчивых результатов.

В работе над бизнес-процессами много тонкостей: как методических, так и по работе с командой, проведению изменений.

Не рекомендую Вам делать это без профессиональной поддержки — много серьезных рисков.

Оставить заявку

Практическое обучение

о опыту многих руководителей, полезно до начала работы над процессами пройти хорошее обучение. Это позволяет сэкономить много времени, денег и нервов. Мы всегда проводим обучение на живых примерах из бизнеса участников.

Рекомендуем участвовать командой от Вашей компании.

Оставить заявку

Дополнительная информация по бизнес-процессам…

Управление бизнес-процессами компании

Управление бизнес-процессами компании

В любой организации существует один из трех возможных способов описания бизнеса. Это функциональный, процессный и объектный способы. В рамках нашей книги мы рассмотрим функциональный и процессный способы описания бизнеса.

Функциональное описание достаточно традиционно и оно хорошо гармонирует с иерархичной структурой организации. Функции организации можно представить в виде полос, которые разрезают организацию сверху до низу, объединяя отдельные функции деятельности в функциональные подразделения –бухгалтерия, транспортный отдел и т.д. В то же время процессы организации являются горизонтальным сечением деятельности компании, пересекая границы функциональных подразделений, обеспечивая разрушение барьеров между подразделениями и объединяя границы определенной деятельности в бизнес-процессы компании. Для того, чтобы понять различие между функциональным и процессным подходом мы можем рассмотреть пример, который проиллюстрирует это. К примеру, в компании существует бизнес-процесс транспортировка. Данный процесс включает все действия и расходы, связанные с транспортировкой груза от компании к клиенту. При функциональном подходе мы имеем несколько подразделений, которые связанны с транспортировкой – минимум транспортный отдел, отдел диспечеризации и т.д. Каждый руководитель такого функционального подразделения несет ответственность только за свои узко специализированные функции – диспетчеризация, транспортировка и т.д. При процессном подходе, лицо ответственное за процесс несет ответственность за конечный результат – транспортировки начиная от транспортировки и заканчивая диспетчеризацией транспорта, а также за ресурсы, использованные для всего бизнес-процесса, а не его отдельной составляющей как это происходит в функциональном подходе.

Функциональным способом управления компанией пользуются уже более ста лет, в то время как процессный подход является более новым и прогрессивным.

Процессный подход оказался более конкурентоспособным с точки зрения борьбы за конкурентоспособность. Процессный подход существенно меняет логику организации и механизм управления. Управление процессами освобождает руководство компании от рутины, позволяя сосредоточиться на стратегических вопросах.

Самые важные бизнес-процессы могут быть выделены в отдельные проекты и запущены в автономное плавание.

Как уже было отмечено ранее, для эффективной деятельности компании и, соответственно, результативного управления необходимо постоянно улучшать бизнес – процессы компании. Процесс непрерывного совершенствования бизнес – процессов и управление ними требует их выделения в отдельный объект бюджетного управления компании.

Для управления бизнес-процессом необходимо не только выделить бизнес –процессы в компании, но и обозначить его границы.

Бизнес – процесс включает:

• Владельца процесса – должностное лицо, имеющее права, полномочия и зону ответственности, а также распоряжающегося ресурсами процесса
• Технологию процесса – порядок выполнения действий для преобразования входов в выходы
• Систему показателей процесса – показатели продукта, эффективности процесса, удовлетворенности потребителей
• Управление процессом – деятельность владельца процесса по его анализу и принятию управленческих решений
• Ресурсы процесса – материальные средства, которые владелец процесса распределяет в ходе работ по процессу

Для идентификации бизнес-процессов в компании необходимо дать определение процессу и описать его качественно.

Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

• Кто является потребителем бизнес-процесса и что служит его выходом?
• Кто поставщик этого процесса и что является входом?
• Какие требования предъявляются к входу и выходу бизнес-процесса?
• Каков внутренний поток действий этого процесса?

Для любого бизнес-процесса очень важным показателем является длительность временного цикла процесса. Это связанно с тем, что время процесса – это деньги – затраты на его осуществление. Для оптимизации бизнес-процесса прилагают усилия по уменьшению временного цикла исполнения процесса. Поэтому компании используют различные методики уменьшения временного цикла процесса, такие как:

• Выполнять действия процесса параллельно, а не последовательно. То есть просматриваются действия, которые могут осуществляться параллельно, а не последовательно.
• Поменять порядок действий – ликвидация ненужных перемещений документации или продукции.
• Уменьшение времени простоев
• Совершенствование использования времени.

Для целей бюджетирования целью описания бизнес –процессов компании является выделение финансово-экономических показателей эффективности бизнес-процессов с определением их исполнителей.

Все вышеописанное определяет, что с помощью бюджетирования бизнес-процессов мы сможем определить потребляемые ресурсы, эффективность процесса, наметить планы по улучшению его показателей и отслеживать их с помощью бюджетного управления, а также закрепить ответственных – подразделения (ЦФО) в рамках бюджетирования. Также определив бюджетные показатели по улучшению эффективности процесса связать данные цели со схемой мотивации ЦФО.

Любая функция бизнес-процесса в компании может выполняться следующими способами:

• Собственным центром затрат или центром прибыли (собственными силами)
• Сторонним предприятием
• Сочетанием способов

При выполнении функции собственными силами формируются издержки, связанные с использованием ресурсов центром затрат. При этом издержки складываются из различных статей затрат:

• Материалы
• Заработная плата
• Амортизация и т.д.

В случае внешнего выполнения функции будет использоваться одна статья затрат – например, затраты на транспортировку.

При использовании сравнения затратности осуществления бизнес-процесса собственными силами или путем привлечения сторонних организаций сравнение будет осуществляться на основе стоимости бизнес-процесса в обоих случаях для выбора менее затратного способа.

С целью бюджетирования бизнес-процесса необходимо определить ресурсы бизнес-процесса. Ресурсы процесса указывают состав ресурсов, необходимых для выполнения процесса. Необходимые ресурсы служат основой установления норм при бюджетировании бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов может иметь различные методики. Для целей этой книги выбрана методика, которая несколько отличается от общепринятой, но в тоже время позволяющая решить задачи бюджетирования и по этой причине, используемая в данном формате.
Типовой перечень бизнес -процессов был приведен в книге ранее в виде перечня процессов, разработанного Американским центром производительности и качества. Для бюджетирования мы произведем некоторое «сворачивание» типовых бизнес- процессов и приведем их к виду, в котором они могут существовать в компаниях среднего масштаба со штатом до 300 сотрудников.

Данную структуру построения бизнес-процессов могут иметь не все компании. На это может быть несколько причин – размеры компании и построение бизнес-процессов не вписывающихся в стандартизованные решения. Чем меньше компания, тем меньше бизнес-процессов у нее может присутствовать, либо несколько процессов имеют урезанный характер и хаотичное их использование без должного разделения на составляющие и четкого понимания результатов процесса. К примеру, часть компаний могут не оценивать эффективность своей рекламы по причине отсутствия формализованной методики. В данном случае оценка рекламной деятельности может осуществляться по принципу оценки средств, затраченных на нее без привязки к ее влиянию на результат деятельности компании.

Вторая причина построения структуры бизнес-процессов, не вписывающихся в классическую структуру является непонимание того, как процесс должен осуществляться и что должно быть результатом процесса.

Как уже было отмечено ранее, для управления по бизнес процессам необходимо его формализовать. То есть любой бизнес процесс организации должен включать:

• Однозначное определение границ процесса по его входам, выходам и выполняемым функциям подразделений
• Однозначное определение взаимодействия процессов в рамках системы процессов компании
• Однозначность определения владельцев процесса, отвечающих за результативность и эффективность каждого процесса
• Поэтому когда мы говорим о любом из вышеперечисленных бизнес-процессов, мы понимаем, что для управления ними необходимо:
• Задокументировать (формализовать) бизнес-процессы, определив его границы, входящий и исходящий поток процесса
• Результаты бизнес — процесса (продукт и т. д)
• Ресурсы, используемые процессом (стоимостные затраты)
• Эффективность и результативность процесса, время на его осуществление, производительность труда
• Измерение показателей процесса

Принимая за основу типовую структуру бизнес – процесса «Продажи» мы для целей бюджетирования должны выделить границы данного бизнес-процесса, систему показателей, ресурсы процесса и описать форматы бюджетов. Необходимо сразу отметить, что некоторые из подпроцессов мы не будем для простоты примера рассматривать как незначительные для бюджетирования.

К примеру, если компания имеет целью бюджетировать бизнес-процесс «разработка ценовой стратегии», то необходимо, чтобы в компании четко можно было выделить ресурсы на разработку ценовой стратегии. Если выделение данных ресурсов затруднено, то для целей бюджетирования такой бизнес-процесс не стоит выделять, его необходимо укрупнять.

Для целей бюджетирования мы не будем изображать процесс в виде IDEF0 диаграмм, а некоторые детали описания процесса упустим, описав его исходя из тех показателей, которые будут использованы в бюджетировании – финансово — экономические показатели.
Главная задача при выделении бизнес-процессов компании сделать их «жизненными». Существуют «идеальные» или типовые процессы, которые были приведены в книге ранее. В каждой компании существует свой набор бизнес-процессов, который может сильно не соответствовать «идеальной» типовой версии. Это не должно быть камнем преткновения у компаний. Важно, чтобы существующие процессы компании позволяли оптимально осуществлять деятельность компании.

Нередко происходит путаница и подмена понятий бизнес-процессов компании и ее функций. Бизнес-процесс это работа, она дает ответ на вопрос: «Что происходит?», в то время как функция — это ресурс, который дает ответ на вопрос: «Кто это будет делать?».

Для целей бюджетирования мы выделим основные и вспомогательные бизнес-процессы компании.

Основным принципом выделения бизнес-процессов компании является принцип, что основных процессов не должно быть более 7 + 2 , вспомогательных более 4+ 2. Такое ограничение связанно с тем, что человек не может эффективно воспринимать, а значит и руководить более, чем 7-9 объектами управления.

Выделим основные и вспомогательные процессы компании с целью их дальнейшего бюджетирования:

• Маркетинг и изучение рынка
• Снабжение (Закупки продукции)
• Складирование и хранение
• Сбыт продукции
• Обработка
• Транспортировка

Данный перечень процессов, как по названию, так и содержанию зависит от целей и назначения организации. Основное правило отнесения процессов к основным – это то, что данные процессы, преобразовывая продукцию, повышают ее ценность (экономическую).

К вспомогательным процессам относятся такие, которые не добавляют экономической ценности продукту. К ним можно отнести:

• Управление финансами
• Управление персоналом
• Управление развитием
• Управление ИТ

Для выделения основных бизнес-процессов используется принцип равной значимости процессов, трудоемкости и важности процессов. Так, если каким-то процессом занимается 3 сотрудника из 100 штатных, наверное, нецелесообразно выделять его в процесс.

Выделять такой процесс как «разработка и видение стратегии компании» нецелесообразно, если не существует отдельно взятого подразделения, выполняющего подобные функции. Это связанно с тем, что данный процесс трудно выделить, так как трудно определить ресурсы процесса и кто несет ответственность за результаты.

При стандартной схеме бюджетирования одной из проблем, с которой приходиться сталкиваться компаниям – планирование накладных расходов. Эти расходы связаны с работой обеспечивающих подразделений, что вызывает трудности с увязкой объемов продаж и затратами сервисных подразделений. Хотя, решить эти проблемы проще с использованием методики бюджетирования АВВ – бюджетирования по видам деятельности.

Основное преимущество методики АВВ – планирование и увязка затрат вспомогательных подразделений с основным бизнес-процессом компании. Это осуществляется с помощью установки целевого норматива затрат на вспомогательные бизнес-процессы компании- транспортировку, обработку одного заказа, одной доставки, одного документа. То есть, система АВВ позволяет определить из-за чего возникают издержки.

---

Источник:
Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство»
Авторы: Немировский И., Старожукова И.
При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua

Основные бизнес-процессы — трудность для 95% компаний

Основные бизнес-процессы — это основная трудность 95%  компаний. У малого предприятия они абсолютно не  развиты. Почему? Судьба!!! С ростом производства растут и основные геморрои. То, что выявили в свое время Робин Купер и Роберт Каплан, только подтверждается современными примерами развития компаний. Из чего следует сделать вывод о том, что для повышения эффективности компании необхоимо чтобы процесс был детально проработан и постоянно совершенстовался.

Для чего же необходимы основные бизнес-процессы? В чем их суть? Как они структурировать деятельность любого предприятия и как они влияют на повышение эффективности компании? Эта статья поможет вам в этом разобраться и ответить на вышеперечисленные вопросы.

Выделим самые основные бизнес-процессы

У каждой компании свои особенности развития и условия ее существования. Однако для общей пользы и простоты существует единая методология, которая регламентирует управление компанией. И ею принято выделять следующие основные бизнес-процессы:

·         в сфере отношений с клиентом;

·         в сфере инноваций;

·         в вопросах участия и вклада в общественное развитие;

Основные бизнес-процессы в операционном менеджменте — этот расширенный вид включает в себя производственные процессы, организацию доставки потребителям продукта компании, а также процессы управления рисками, взаимоотношения с поставщиками.

Основные бизнес-процессы взаимоотношения с поставщиками имеют еще больше подтипов процессов. Они взаимосвязаны и развиваются в бизнес-управлении параллельно операционным менеджментом. 

Основные бизнес-процессы, которые касаются сферы взаимоотношений с клиентами, очень существенны, особенно в условиях жесткой конкуренции. От активности основных бизнес-процессов зависит то, как будут развиваться взаимоотношения с прежним клиентом и привлекаться новый, как осуществляется выбор клиентов и как станет развиваться в целом клиентская база предприятия. Представьте кризис, у компаний ведется борьба за клиентов. Каждая компания пытается выжить ищет выходы как улучшить процесс взаимотнашения с клиентом. И пока одна компания живет и развивается. Другая компания поддерживает существование думая что все хорошо, ничего не разрабатывает никуда не торопится. Как вы думаете какая компания все-же сохранит жизнь а какая загнется и погибнет? 

Основные бизнес-процессы в сфере технологий крайне важны с точки зрения поддержания конкурентоспособности компании. Ведь от того, как будут внедряться инновационные изменения, будут в конечном итоге зависеть пророст новых покупателей, рост базы клиентов, а значит, и прибыль предприятия. Поэтому основные бизнес-процессы в инновациях — это то, что создает и продвигает новые услуги и товары на рынок. Что в конечном итоге увеличивает прибыль компании.

И, конечно, основные бизнес-процессы в направлении социального развития также оказывают огромное влияние на конечный результат. Потому что в современном обществе для того, чтобы иметь право на реализацию произведенных услуг и в целом на ведение производственной деятельности. Необходимо заботиться о многом. Например, об окружающей среде, о безопасности своего производства, а так же о том чтобы обеспечивать необходимый и утвержденный государством минимум социальных гарантий для своих сотрудников и даже инвестировать определенные средства в развитие общества. Таким образом компания будет не просто сама развиваться но и помогать развиваться обществу и территории вокруг себя. Что будет благоприятно влиять на ее эффективность и качество.

Во всяком случае, такие основные бизнес-процессы тоже должны быть в современных условиях ведения производства и бизнеса.

В качестве заключения об основных бизнес-процессах

Даже основные бизнес-процессы не существуют отдельно друг от друга, поэтому для управления ими требуется системный подход, что и сделали большинство крупных компаний, чтобы именно такой подход сделал стратегию развития производства на предприятии действительно эффективной.

 Остались вопросы? Хотите оптимизировать свой бизнес? Звоните по номеру 524-73-75 или напишите нам на [email protected]

Читайте также:

Реинжиниринг бизнес процессов

Управление предприятием

Управление бизнес-процессами: тенденции мирового рынка

Сегодня, по причине резкого усиления конкурентной борьбы, компании стали активно искать пути радикального повышения эффективности деятельности. Новые условия диктуют новые правила игры – повышение качества продукции при снижении ее стоимости и обеспечение быстрой реакции компании на постоянно изменяющиеся условия внешней среды. Все это привело к появлению новых подходов к управлению, среди которых наибольшее развитие получил процессный подход.

Требование гибкости и динамичности от компаний можно выполнить путем управления не отдельными функциями, а их набором, который объединен логикой их взаимодействия. Фактически деятельность сотрудников компании состоит из двух видов активностей: повторяющихся (которые приходится осуществлять периодически либо в случае наступления определенных событий) и «единичных», уникальных по алгоритму, которые не повторяются в дальнейшем.

Первый вид активностей называется процессами, второй – проектами, поэтому для совершенствования компании строится система управления проектами и процессами. По причине того, что бизнес многих компаний строится с участием множества партнеров, то в настоящее время необходимо не только совершенствовать внутренние процессы компании, но и согласовывать их с внутренними процессами партнеров, что требует углубленного понимания процессов и одинаковых принципов их описания в разных компаниях.

Для типизации данных взаимодействий в телекоммуникационной отрасли международной некоммерческой организацией TeleManagement Forum (TMF) разработана модель процессов eTOM (Enhanced Telecom Operations Map – расширенная модель деятельности телекоммуникационной компании), которая уже несколько лет является стандартом для определения процессов в телекоммуникационных компаниях. Серия слияний и поглощений требует от компаний перестройки своих бизнес-процессов, и если процессы двух компаний до слияния были формализованы с должным уровнем детализации, то интеграция компаний идет намного быстрее. Однако, в рамках взаимодействия между компаниями, приходится согласовывать не только и не столько бизнес-процессы, сколько информационные системы их автоматизирующие.

При этом нужно понимать, что изначально при их создании никто не думал о необходимости такого согласования и большинство информационных систем таких возможностей не имеет. В этом случае основная задача при совершенствовании процессов — это построить интеграционное взаимодействие между несколькими информационными системами, автоматизирующими различные процессы. Поэтому для облегчения задач кросс- платформенной автоматизации многие компании разработчики и системные интеграторы участвуют в разработке независимых стандартов для описания и выполнения бизнес-процессов. Одним из таких стандартов является стандарт моделирования бизнес-процессов BPMN — язык моделирования бизнес-процессов. Однако настоящим прорывом в области стандартизации автоматизации процессов является создание языка BPMN  и концепции web-сервисов, с которой он тесно связан. BPMN представляет собой стандарт описания бизнес-процессов и механизмов их взаимодействия, что создает основу для создания гибких бизнес-процессов в информационных системах, которые способны быстро адаптироваться к меняющимся внешним условиям.

Для верификации полноты описания деятельности на различных уровнях детализации и различных стадиях управления используются множество моделей архитектур, таких как архитектура Захмана, архитектура TEAF (The Treasury Enterprise Architecture Framework ), архитектура FEAF (Federal Enterprise Architecture Framework), архитектура DoDAF (Department of Defense Architecture Framework). Использование различных способов структурирования сущностей бизнеса и взаимосвязей между ними позволяет с необходимой полнотой описывать не только процессы деятельности, но и другие предметные области, такие как информация, необходимые ресурсы, инфраструктура, персонал и т.д. Все это позволяет взглянуть на системное описание деятельности с новых точек зрения и эффективно решать задачи совершенствования процессов с использованием информационных технологий.

Процессы уже давно перестали быть новой идеологией управления, и большинство компаний уже используют процессный подход и если говорить о применимости процессного подхода, то многие компании уже не только решают задачи формализации и автоматизации процессов, но и активно приступили к совершенствованию процессов. Причем использование различных инструментов анализа, таких как имитационное моделирование или расчет стоимости процессов позволяет принимать обоснованные решения по совершенствованию, выбирая из нескольких вариантов наиболее оптимальный по критериям стоимости, времени выполнения, и качества. Однако, не все рискуют использовать такие радикальные методы совершенствования процессов, как горизонтальное и вертикальное сжатие процессов. Что не дает возможности получить все возможные преимущества процессного управления и поэтому в данном направлении еще существует большой резерв по оптимизации деятельности.

Идеи менеджмента качества постепенно от формальных решений преобразуются в мероприятия по совершенствованию процессов, которые направлены на изменение процессов для улучшения качества, как продукции, так и самих бизнес-процессов. И многие компании от формального получения сертификата соответствия переходят к совершенствованию процессов деятельности. Однако, построение системы управления процессами и их совершенствование не может быть эффективно без связи с уровнем стратегического управления. Поэтому для эффективного управления компанией необходимо выстроить систему, которая позволит определить стратегические цели и обеспечить их выполнение через систему проектов и процессов с обеспечением контроля результативности через наборы ключевых показателей результативности (KPI — Key Performance Indicators). Это достигается использованием системы сбалансированных показателей (BSC -Balanced ScoreCard). И хотя, данные системы пока внедрены у самых передовых компаний, интерес к их разработке неуклонно повышается. И даже если сбалансированная система показателей компанией не используется, то в большинстве компаний в обязательном порядке осуществляется управление процессами через контроль ключевых показателей результативности и переход к системе сбалансированных показателей это дело нескольких лет.

Помимо соответствия требованиям рынка компаниям приходится работать над соответствием требованиям законодательства, причем как внутреннего, так и других стран. Например, требования закона Соединенных Штатов Америки о корпоративной бухгалтерской отчетности и борьбе с финансовыми нарушениями (SOX — Sarbanes-Oxley Act) затронули более 7500 компаний во всем мире. Фактически формируется новая область управления в компании – система управления соответствиями, которая направлена на изменение процессов организации для обеспечения соответствия законодательным требованиям, которые накладываются на компанию. Принятие закона SOX в последние годы заставило многие компании совершенствовать системы внутреннего контроля, что потребовало совершенствования процессов в области составления финансовой отчетности. Развивая понимание системы внутреннего контроля, идеи процессного подхода были приняты на вооружение многими внутренними и внешними аудиторами.

Фактически бизнес-процесс стал объектом аудита, и совершенствование процессов для обеспечения минимизации операционных рисков стало одним из видов совершенствования. Поэтому, совершенствование системы внутреннего контроля потребовало не только совершенствования бизнес-процессов, но и построения системы управления операционными рисками в бизнес-процессах и соответствующих инструментов. В России управление соответствиями еще не получило такого массового характера, как для западных компаний, однако большинство крупных российских компаний активно работают в данном направлении. Компании самостоятельно, а также силами консультантов и системных интеграторов совершенствуют свои бизнес-процессы, внедряя процессы, основанные на лучших практиках, однако нужно понимать, что вместе с этим идет общая типизация процессов предприятий и все больше и больше типовых процессов используются в разных компаниях.

Использование типовых ERP решений (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия) часто приводит к подобным последствиям, поскольку внедряются системы с определенным функционалом и их переработка под конкретного заказчика часто бывает экономически не выгодна. Поэтому, сейчас основное конкурентное преимущество компаний не в логике бизнес-процесса, а в совершенствовании управления процессами через повышение их уровней зрелости. К сожалению, в настоящее время, лишь немногие компании начинают работать над повышением уровней зрелости процессов. Хотя, если обратиться к определению зрелости процесса, то это есть способность процесса достигать требуемой цели.

И уровень зрелости процесса — это точка на шестибальной шкале, представляющей увеличивающуюся зрелость процесса, причем каждый следующий уровень строится по достижении зрелости предыдущего. Зрелость подразумевает потенциал для роста продуктивности бизнес-процесса и отражает как полноту процесса, так и постоянство, с которой организация применяет этот процесс. Фактически это общепризнанный эволюционный поэтапный алгоритм перехода от компании, имеющей процессы с низким уровнем зрелости, к компании, у которой уровень зрелости процессов приемлем для данного момента. По мере роста зрелости процессов компания должна создавать соответствующие инфраструктуру и корпоративную культуру, которые поддерживают методы, практики и бизнес-процессы, сохраняя эти достижения даже после того, как разработавшие их сотрудники покинут организацию.

Иногда, проходя эволюционным путем через совершенствование и автоматизацию процессов, компании выводят свои процессы на следующие уровни зрелости, однако, понимая и оценивая текущий уровень зрелости в соответствии с общепризнанной методикой это можно сделать намного быстрее. Зрелость процессов является тем объективным фактором, который позволяет оценить деятельность компании без привязки к текущей рыночной ситуации, что позволяет аттестовать процессы компании по независимой шкале уровней зрелости и определить те направления совершенствования, которые необходимы для повышения уровня зрелости. Многие компании уже оптимизировали процессы до тех уровней зрелости, когда процесс требует минимального вмешательства и логика, заложенная в процесс, позволяет ему адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды.

Совершенствование процессов требует применение современных инструментов, поэтому рынок средств описания и анализа бизнес-процессов переживает бурный рост, что связано в первую очередь с наращиванием функционала в области анализа процессов и применением web- технологий. Средства автоматизации процессов все меньше и меньше требуют программирования при их внедрении, что позволяет проводить проекты автоматизации процессов с большой скоростью и небольшими ресурсами. При этом все чаще и чаще возникает задача анализа процессов и качества их автоматизации, что требует наведения порядка в информационных системах и механизмах их взаимодействия. Использование процессного подхода позволяет определить требования к информационным системам и проверить насколько сегодняшняя ситуация обеспечивает эффективную информационную поддержку бизнес-процессов.

Интеграция множества информационных систем в рамках бизнес-процессов уже давно является головной болью для ИТ- специалистов, поэтому Workflow системы начали наращивание данного функционала. Под термином Workflow понимается управление потоком работ и через него – бизнес-процессом. В соответствии с глоссарием международной организации Workflow Management Coalition (WfMC), Workflow – это автоматизация, полная или частичная, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Workflow система – это система, которая обеспечивает создание, реализацию и управление потоком работ при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и, при необходимости, вызывать соответствующие приложения.

Фактически Workflow-системы стали реакцией рынка информационных технологий на процессный подход к управлению. И если, для примера, рассмотреть большинство задач в проекте по автоматизации процессов в телекоммуникационной компании, то половина из них будет связана с интеграцией различных информационных систем в рамках одного бизнес-процесса. В настоящее время фокус автоматизации деятельности смещается с внедрения ERP решений на автоматизацию процессов с помощью Workflow систем. Но, не только автоматизация процессов сейчас востребована, многие компании уже заинтересовались решениями по контроллингу бизнес-процессов, что позволяет утверждать о внедрении у них полного цикла управления бизнес-процессами, который состоит из следующих шагов: описание, совершенствование, автоматизация, выполнение, анализ и контроллинг.

В настоящий момент наиболее активно к процессному управлению стремятся телекоммуникационные и банковские компании, однако не отстает и госсектор. Одним из принципов административной реформы является внедрение процессного управления через механизм административных регламентов и автоматизацию процессов с помощью электронных административных регламентов, под которыми понимаются системы автоматизации процессов — Workflow системы. Многие наиболее эффективные федеральные органы исполнительной власти уже формализовали свои процессы и теперь занимаются их совершенствованием, и в том числе в соответствии со стандартами услуг, которые фактически задают требования пользователей результатов процессов. Поставщики банковского программного обеспечения создают в рамках своих информационных систем модули Workflow для автоматизации бизнес-процессов своих клиентов.

Внедрение крупных ERP решений в нефтегазовой и металлургической отрасли сделало задачу описания процессов обязательной при подготовке к автоматизации, поэтому процессно-ориентированное внедрение ERP решений фактически стало стандартом «де факто». Разработчики ERP решений также включают workflow компоненту для автоматизации процессов. Многие компании на волне автоматизации активно совершенствуют свои бизнес- процессы получая максимальный результат от использования ИТ- решений. Энергетические компании также не отстают в области управления бизнес-процессами, что подтверждается большим числом проектов ведущихся в данных компаниях и связанных как с автоматизацией, так и с организационным совершенствованием. Можно отметить, что все больше и больше процессный подход из новой технологии управления становится обычным инструментом совершенствования компаний, с использованием которого многие компании без особого пафоса и шума ежедневно совершенствуют свои процессы.

Если заглянуть в недалекое будущее, то процессный подход должен стать основным, с точки зрения проектирования деятельности в компании, и это связано в первую очередь с появлением нового принципа автоматизации – сервис — ориентированной архитектуры SOA (Service-Oriented Architecture). Фактически это новый принцип разработки программного обеспечения, основанный на использовании ИТ — сервисов со стандартизированными интерфейсами и бизнес-процессов, связывающих данные сервисы определенной бизнес -логикой. До появления понятия SOA при разработке приложений бизнес-логика программировалась на основании блок-схемы, не всегда связанной с бизнес-процессом. Разработанный программный код тестировался, после чего внедрялся.

В случае необходимости изменения логики выполнения бизнес-процесса, возникала необходимость изменения программного кода и повторного тестирования, и если такие изменения бизнес-процесса будут идти постоянно, то придется постоянно переписывать программный код, что увеличивает стоимость владения информационной системой и препятствует полноценному совершенствованию процессов. Сегодня ситуация изменилась коренным образом: современные инструменты управления бизнес-процессами (Workflow) позволяют обойтись без ручной разработки и тестирования.

Так, с помощью методов моделирования и семантических проверок можно проверять корректность описания и исполнения бизнес – логики процессов, представленной в диаграммах, а затем автоматически получать описания этих диаграмм на XML-языках управления бизнес-процессами (BPML). На дальнейшем этапе BPML используются Workflow системами для маршрутизации потока работ по организации в соответствии с логикой бизнес-процесса.

Новый принцип позволит обеспечить легкость в изменении бизнес-процессов, и фактически задачи проектирования логики бизнес-процесса будут решаться участниками и владельцем бизнес-процесса. Применение решений на основе SOA позволит коренным образом сократить расходы на информационные технологии и обеспечить механизмы совершенствования бизнес-процессов с использованием информационных систем.

Если говорить о тенденции в области управления бизнес-процессами, то, резюмируя вышесказанное можно отметить:

• использование системы сбалансированных показателей для построения взаимосвязи между стратегическим уровнем управления и бизнес-процессами;
• переход от задач описания процессов к задачам совершенствования по параметрам стоимости, качества и времени выполнения;
• решение задач управления соответствиями процессов, в особенности закону SOX;
• автоматизацию процессов с помощью Workflow – систем;
• построение систем контроллинга бизнес-процессов;
• появление и применение BPMN и  концепции сервис — ориентированной архитектуры SOA.

Система

BPM | 10 основных характеристик системы управления бизнес-процессами

Когда вы ищете систему BPMS или BPM, есть масса вариантов. Некоторые из них облачные, другие — локальные. Некоторые из них оплачиваются на пользователя, другие — единовременные. Кому-то нужны консультанты, кому-то нужно заниматься своими руками. Как вы можете отфильтровать все варианты относительно лучших BPMS?

(Если вы хотите узнать больше о BPM, мы рекомендуем это руководство по управлению бизнес-процессами)

Что такое система BPM?

Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать, проектировать, выполнять и поддерживать бизнес-операции и сотрудников, которые ими управляют, в разных отделах и в разных местах.Эти программные решения призваны помочь предприятиям оптимизировать свои повседневные бизнес-процессы для достижения максимальной эффективности и производительности.

Что делает система BPM?

Система управления бизнес-процессами выполняет следующие функции.

• Позволяет создавать сложные бизнес-процессы, охватывающие разные отделы и местоположения
• Контролирует и поддерживает процессы для обеспечения оптимальной эффективности
• Изменяет существующие процессы, чтобы вносить изменения в процесс по мере роста организации

Лучшая система управления бизнес-процессами — 10 лучших (+1) характеристик

1.Инструмент визуального построения диаграмм процессов

Самое важное, что нужно учитывать, когда вы думаете о программном обеспечении для управления бизнес-процессами, — это блок-схема процесса. Среди инструментов управления бизнес-процессами можно выделить четыре категории моделирования процессов:

• • • Нет инструмента моделирования — Эти инструменты используют кодирование как способ реализации процесса.
    • Данные, собираемые с помощью форм пользовательского интерфейса — Информация о бизнес-процессах собирается с помощью форм.
    • Визуальный интерфейс на основе действия — этот параметр отображает весь процесс, включая обработку отклонений и исключений на каждом этапе.
    • Визуальный интерфейс на основе бизнес-шагов — Это похоже на третью категорию, но не беспокоит пользователя всеми тривиальными представлениями углового случая. Вместо этого он позволяет пользователю сосредоточиться на основном пути бизнес-процесса, а программное обеспечение автоматически обрабатывает пути исключений во время работы.

Если вы не заядлый программист, которому нужен неограниченный контроль, четвертый вариант обычно является лучшим, поскольку он играет на сильных сторонах пользователя и системы. Пользователь знает, как процесс должен выполняться каждый раз, и система может предложить лучший способ структурировать путь.

2. Конструктор форм с перетаскиванием

Процесс без данных похож на поезд без пассажиров. Каждому бизнес-процессу нужен способ передачи полезной нагрузки через процесс. Большинство систем BPM используют форму как способ сбора и редактирования данных в процессе. Инструменты управления бизнес-процессами должны делать выбор, будут ли они предназначены для начинающего пользователя или для опытного пользователя. Начинающим пользователям нужно все предельно упрощенно и четко прописать. Опытные пользователи хотят иметь возможность настраивать форму и заставлять ее делать именно то, что они хотят.

Если вы выберете слишком простой конструктор форм, вы, вероятно, вырастете из него, но будет сложно выйти из этой системы.Если вы выберете слишком сложный вариант, ваши пользователи могут никогда его не принять, и он не выполнит своего предназначения.

3. Контроль доступа на основе ролей

Если данные в ваших формах и полях являются конфиденциальными, вам нужна система bpm, которая сможет защитить вашу самую важную информацию. Доступ может включать в себя создание поля редактируемым, доступным только для чтения или полностью скрытым.

Большинство инструментов BPM предлагают какой-то контроль доступа в форме, но продумайте следующие ситуации:

• Вы хотите ограничить доступ к определенному разделу вашей формы только для определенных людей.
• Вы хотите предоставить доступ к определенному разделу всей группе, не вводя все их имена.
• Вы хотите, чтобы определенные поля отображались только на основе данных, отображаемых в других полях.
• Вы хотите достичь всего вышеперечисленного на разных этапах или этапах бизнес-процесса.

Выбранный вами пакет BPM Suite должен легко справиться со всеми этими ситуациями.

4. Мобильная поддержка

Если оцениваемая вами система bpm не поддерживает мобильные устройства как минимум для Android и iOS, вам следует немедленно уйти.Бизнес-процессы будут становиться все более мобильными, и ваши пользователи будут плохо переносить приложения, к которым они могут получить доступ, только сидя за столом.

Выберите облачную систему bpm, которая поддерживает и предлагает полную функциональность для мобильных пользователей.

5. Мощные функции администратора

Даже самое лучшее программное обеспечение для управления бизнес-процессами иногда склонно зависать, часто из-за каких-то странных действий пользователя. У вас должен быть способ администрировать и редактировать процесс, не вызывающий каждый раз дорогостоящего консультанта.

Ваш внутренний администратор должен иметь возможность переназначать отдельные задачи, массово переназначать, удалять элементы, перемещать элементы в завершенное состояние и редактировать формы по мере необходимости в бизнес-процессе. Без этих способностей вы зависите от своего программного обеспечения BPM и поведения ваших пользователей.

6. Система единого входа (SSO)

Если вы работаете в компании корпоративного уровня, единый вход может быть обязательной функцией для любого нового программного обеспечения в соответствии с вашими ИТ-политиками. SSO позволяет пользователю входить в систему с одним набором учетных данных на нескольких независимых программных платформах.Это помогает ИТ-командам предоставлять доступ и отслеживать действия.

Некоторые системы bpm предлагают единый вход, но их возможности могут быть весьма ограничены. Убедитесь, что они предлагают то, что вам нужно.

Пример использования:
Узнайте, как Kissflow помог YMCA из Metro Chicago автоматизировать свои процессы

7. Интеграция с существующими программными системами

Очень немногие компании используют решение BPM, которое не может взаимодействовать с другими основными программными системами. Без возможности интеграции вы будете выполнять много ручных операций по передаче данных туда и обратно, что фактически сводит на нет чистую прибыль от автоматизации.Без мощной интеграции инструменты управления бизнес-процессами потерпят полную неудачу.

Эти интеграции должны включать подробную поддержку API, веб-перехватчики, REST API и многое другое.

8. Отчеты и аналитика

Без хорошей отчетности BPM-система — это просто инструмент рабочего процесса. Однако многие инструменты BPM не предлагают готовую статистику процесса или метрики процесса. Кроме того, отчеты по данным формы должны быть мощными и настраиваемыми. Вы должны иметь возможность создавать отчеты, которые сообщают вам:

• Среднее время, необходимое для выполнения отдельного шага и целых элементов
• Снимок всех открытых позиций
• Как часто товар отклоняется или перенаправляется

Отчеты должны быть больше, чем просто экспортированные файлы CSV.Отличные инструменты BPM поставляются с настраиваемыми создателями диаграмм, которые позволяют использовать широкий спектр диаграмм и тепловых карт.

9. Производительность для больших баз пользователей

Мы живем в эпоху, когда небольшая команда из 3-4 инженеров может собрать продукт и назвать его «лучшей системой bpm» на своем веб-сайте. Даже если они создали все другие функции, которые мы обсуждали, программное обеспечение работает по-другому, когда у вас 100 пользователей, а не 1 миллион.

Изучите, сколько клиентов имеет ваш потенциальный поставщик программного обеспечения BPM.На каких системах они построили продукт? Смогут ли они масштабироваться по мере роста пользовательской базы?

10.

Метрики производительности процесса

Все бизнес-процессы имеют связанные с ними сроки, но не все из них соответствуют своевременным ожиданиям эталонных тестов. В подобных ситуациях от руководителей бизнеса требуется определить причину отставания и способы ее устранения.

Process Performance Metrics — это инструмент, который помогает предприятиям выявлять проблемы с процессом и принимать осмысленные решения для улучшения неэффективных процессов.В BPM метрики производительности процесса — это автоматически регистрируемые системные данные, которые оцениваются администратором процесса, чтобы определить, является ли проблема результатом:

• Плохое моделирование процессов
• Плохое выполнение процесса

11. Сотрудничество

Процессы

часто требуют контекстных обсуждений, обмена заметками о собраниях и других коммуникаций, которые должны происходить в том же месте, где происходит ваша работа.

Collaboration обеспечивает плотное и целенаправленное общение и позволяет всей вашей команде вносить свой вклад в улучшение и оптимизацию процессов.

БОНУСНАЯ ФУНКЦИЯ:

Расширьте возможности конечных пользователей для вычислений

Как следует из названия, управление бизнес-процессами больше касается бизнеса, а не технологий. Однако, несмотря на то, что бизнес понимает свои потребности, у него обычно нет технической поддержки для их удовлетворения. Эти пользователи в конечном итоге порождают теневые ИТ-проекты. Эти теневые ИТ-проекты часто кажутся хорошими в краткосрочной перспективе, но в равной степени наносят ущерб как бизнес-команде, так и ИТ-специалистам позже.

Таким образом, при выборе платформы BPM важно выбрать платформу, удобную для бизнеса, практически не требующую программирования и позволяющую пользователям создавать и управлять своими собственными процессами с большой ИТ-поддержкой.ИТ-отдел должен владеть платформой и поддерживать администрирование и контроль доступа к ней. Выбор этого варианта беспроигрышен как для ИТ-специалистов, так и для бизнеса.

Узнайте об ориентированных на человека инструментах BPM для бизнес-пользователей, которые не сломают ИТ-отдел

Сфера управления бизнес-процессами (BPM) быстро растет, и постоянно появляются новые программные решения. Прежде чем рассматривать новое решение BPM, убедитесь, что в нем есть все необходимые функции. Вам также может быть лучше обслужено полностью цифровое рабочее место, которое также допускает менее структурированные процессы.

Kissflow Process — это законченное решение BPM, которое легко встраивается в цифровое рабочее место, которое также предлагает управление проектами и делами. Начните работу с Kissflow сегодня!

Один из наших менеджеров по финансам сказал: «Это так просто, даже моя мама могла это сделать». Это было чрезвычайно интуитивно понятно и просто. Водяной знак гласил: «Для этого мне не нужно звонить в ИТ. Я могу это сделать сам »- Старший ИТ-менеджер, McDERMOTT

Связанные ресурсы

Основные бизнес-процессы и управление бизнес-процессами

Представьте себе бизнес без процессов . Вы не можете, потому что их не существует. Процессы существуют во всех организациях. Иногда они носят формальный характер, но во многих случаях они носят неформальный характер и развиваются с течением времени по мере развития бизнеса.

Итак, , что — это бизнес-процесс? Как сделать их более эффективными? Бизнес-процессы — это шаги, выполняемые группой для достижения определенной цели. В частности, каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, поставленную перед участником. Все мы стремимся к тому, чтобы бизнес был более эффективным, а процессы, снижающие затраты, и эффективный и действенный бизнес-процесс были жизненно важными для любого бизнеса.Это помогает оптимизировать отдельные действия и максимизировать ресурсы.

Есть три категории бизнес-процессов: первичные, вторичные и управленческие.

• Первичный процесс включает в себя такие операции, как производство, маркетинг и продажи. Эти процессы приносят прямую пользу клиенту за счет доставки продуктов и услуг.
• Вторичный процесс не представляет прямой ценности для потребителя. Это жизненно важно, потому что поддерживает основной процесс.Это способствует бесперебойному рабочему процессу в бизнесе. Бухгалтерский учет, человеческие ресурсы и техническая поддержка — вот некоторые примеры вторичных процессов.
• Наконец, процесс управления отслеживает и контролирует деятельность предприятия. Примерами этих процессов являются внутренняя коммуникация, бюджетирование и инфраструктура.

Управление бизнес-процессами

Бизнес-процессы непрерывны и повторяются. Дойдя до конца, вы вернетесь к началу и начнете все сначала.Чем эффективнее вы работаете, тем больше у вашей организации возможностей для роста.

Используя BPM или Business Process Management, компании документируют процессы, которые помогают обеспечить принятие и согласованность. По словам Бена Малхолланда из Process.st, около 46% компаний в основном сокращают расходы за счет оптимизации бизнес-процессов. Документирование, отслеживание и управление вашими процессами позволяет:

• Ограничить или полностью исключить человеческую ошибку
• Убедиться, что не используются ярлыки
• Все должны правильно и надежно выполнять свои задачи
• Уменьшить трение задач, гарантируя, что все всегда знают что делать и как это делать
• Снижение затрат за счет улучшения устаревших или явно плохих процессов
• Легко отслеживайте эффективность своих сотрудников при выполнении различных задач
• Повышайте подотчетность своих сотрудников (как для их мотивации, так и для того, чтобы видеть, кто за что отвечает)
• Покажите менеджерам, заинтересованным сторонам, потенциальным инвесторам или просто вашим сотрудникам в целом, как ведется ваш бизнес, что входит в выполнение каждой задачи и какие меры принимаются для достижения результатов, которые вы делаете.

Бен пишет: «Единственный раз, когда не стоит документировать рабочие процессы и процессы, — это когда вы выполняете задачу, которая буквально никогда не будет выполнена снова. Даже в этом случае часто стоит отметить хотя бы приблизительную структуру, которую нужно знать. как именно вы собираетесь решать задачу «.

«Вопрос не в том, следует ли вам документировать и управлять своими процессами — вы обязательно должны это делать, чтобы избежать катастрофических человеческих ошибок и несоответствий.Вам также необходимо убедиться, что каждый в вашем бизнесе заинтересован в ваших процессах и понимает их важность, чтобы быть уверенным, что они действительно соблюдаются ».

Как реализовать улучшение бизнес-процессов

По мере изменения ожиданий требования к улучшению ваш бизнес начинает расти. Новые технологии открывают возможности для повышения эффективности, и потребность в противодействии конкурентным силам растет. Поэтому постоянное совершенствование в вашей организации становится важным. Один из способов сохранить конкурентоспособность вашего бизнеса — это проводить регулярные улучшения бизнес-процессов (BPI).

Бизнес-процессы принимают различные формы, включая: технологии, разработку продуктов, обучение сотрудников, обслуживание клиентов и т. Д. Они могут быть формальными или неформальными и затрагивать многие функции компании. Независимо от процесса, который вы пытаетесь улучшить, процедура улучшения бизнес-процессов следует аналогичным шагам.

Отображение и определение потребности в изменениях

Первое — это определение потребности в изменениях.Проведение аудита процесса — один из полезных способов выявления возможностей улучшения. Аудит позволит выявить текущие проблемы или потенциальные риски для вашего бизнеса. Этот аудиторский отчет дает вам схему приоритетных областей для улучшения бизнеса. Также важно проанализировать, как каждый процесс влияет на вашу организацию, ресурсы и ключевые заинтересованные стороны (сотрудников, клиентов, поставщиков, партнеров, поставщиков и т. Д.).

Анализировать текущие бизнес-процессы

Для начала вам необходимо проанализировать текущие процессы и процедуры.Таким образом, вы сможете полностью понять свои процессы от начала до конца и поставить реалистичные цели по улучшению. Есть много инструментов, которые помогут в этом процессе, но независимо от того, какой инструмент вы выбираете для картирования процессов, оперативных обследований, причинно-следственного анализа и т. Д., Вы должны рассмотреть следующие вопросы:

• Какие процессы нарушены?
• Какие шаги в процессе создают проблемы?
• Какие шаги требуют больше всего времени для выполнения?
• Какие шаги вызывают больше всего задержек?
• Какие шаги требуют наибольшего использования ресурсов или приводят к наивысшим затратам?
• Приводят ли конкретные шаги к проблемам с качеством?

Редизайн, создание плана и получение поддержки

По мере продвижения вперед важно обеспечить приверженность высшего руководства. Возможно, это самый важный фактор в успешном улучшении бизнес-процессов. Чтобы получить признание, вам необходимо четко сформулировать необходимость изменений и их влияние на бизнес. Очень важно, чтобы высшее руководство понимало необходимость изменений, чтобы быть уверенным, что они поддержат выполнение рекомендаций. Улучшение бизнес-процессов требует времени и ресурсов, и для достижения успеха требуется поддержка высшего руководства.

Наконец, после того, как ваш анализ будет завершен и вы получите поддержку со стороны высшего руководства, вам необходимо разработать план внедрения.План должен включать в себя, какие шаги в процессе не выполняются, почему и как их следует улучшить. Он также должен включать любые финансовые и ресурсные последствия. Ответ на вопрос о том, как можно улучшить процесс, является отправной точкой для создания ваших целей улучшения.

Измерение, мониторинг и оптимизация

Также важно измерять и отслеживать изменения, которые вы внедряете. Убедитесь, что вы поставили реалистичные и измеримые цели, соответствующие вашим общим стратегическим целям. Найдите время, чтобы настроить и оптимизировать свои процессы, когда вы начнете просматривать данные.Вы не всегда делаете это правильно с первого раза, поэтому убедитесь, что у вас есть гибкость, позволяющая учитывать отзывы, как только вы начнете получать реальные результаты.

Заключение

Регулярный обзор и анализ бизнес-процессов — важный фактор в обеспечении эффективной и результативной работы вашей организации. В бизнесе вещи редко остаются статичными, поэтому важно, чтобы процессы регулярно пересматривались и улучшались. Если все сделано правильно, повышение эффективности и производительности может иметь прямое влияние на вашу прибыль.

Бизнес-процессы — Информационные системы для бизнеса и не только

Дэйв Буржуа и Дэвид Т. Буржуа

Обратите внимание, что обновленное издание этой книги доступно на https://opentextbook.site. Если вам не обязательно использовать эту версию для курса, вы можете попробовать ее.

После успешного завершения этой главы вы сможете:

• определяют термин бизнес-процесс ;
• идентифицируют различные системы, необходимые для поддержки бизнес-процессов в организации;
• объясняют ценность системы планирования ресурсов предприятия (ERP);
• объясняют, как работают управление бизнес-процессами и реинжиниринг бизнес-процессов; и
• понимают, как информационные технологии в сочетании с бизнес-процессами могут принести организации конкурентное преимущество.

Четвертый компонент информационных систем — процесс . Но что такое процесс и как он связан с информационными системами? Какую роль процессы играют в бизнесе? В этой главе мы попытаемся ответить на эти вопросы, а также опишем, как бизнес-процессы могут быть использованы для достижения стратегического преимущества.

Мы все слышали термин процесс раньше, но что именно он означает? Процесс — это серия задач, которые выполняются для достижения цели.Таким образом, бизнес-процесс — это процесс, направленный на достижение цели для бизнеса. Если вы работали в бизнес-среде, вы участвовали в бизнес-процессе. Все, от простого процесса приготовления сэндвича в метро до создания космического корабля, использует один или несколько бизнес-процессов.

Процессы — это то, через что компании проходят каждый день для выполнения своей миссии. Чем лучше их процессы, тем эффективнее бизнес. Некоторые компании рассматривают свои процессы как стратегию достижения конкурентного преимущества.Процесс, который достигает своей цели уникальным способом, может выделить компанию. Процесс, исключающий затраты, может позволить компании снизить цены (или сохранить больше прибыли).

Документирование процесса

Каждый день каждый из нас будет выполнять множество процессов, даже не задумываясь о них: подготовка к работе, использование банкомата, чтение электронной почты и т. Д. Но по мере того, как процессы становятся все более сложными, их необходимо документировать. Для предприятий это важно, потому что это позволяет им гарантировать контроль над тем, как действия выполняются в их организации.Это также допускает стандартизацию: McDonald’s применяет один и тот же процесс создания Big Mac во всех своих ресторанах.

Самый простой способ задокументировать процесс — просто создать список. В списке показан каждый этап процесса; каждый шаг может быть отмечен после завершения. Например, простой процесс, такой как создание учетной записи на eBay, может выглядеть так:

1. Зайдите на ebay.com.
2. Нажмите «зарегистрироваться».
3. Введите свою контактную информацию в поле «Расскажите нам о себе».
4. Выберите свой идентификатор пользователя и пароль.
5. Примите Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности, нажав «Отправить».

Для не столь простых процессов документирования процесса в виде контрольного списка может быть недостаточно. Например, вот процесс определения необходимости добавления статьи для термина в Википедию:

1. Поищите в Википедии, чтобы определить, существует ли термин уже.
2. Если термин найден, значит, статья уже написана, поэтому вы должны придумать другой термин.Перейти к 1.
3. Если термин не найден, посмотрите, есть ли связанный термин.
4. Если есть связанный термин, создайте перенаправление.
5. Если нет связанного термина, создайте новую статью.

Эта процедура относительно проста — на самом деле, у нее такое же количество шагов, как и в предыдущем примере, — но из-за того, что у нее есть несколько точек принятия решения, ее труднее отслеживать с помощью простого списка. В этих случаях может иметь смысл использовать диаграмму для документирования процесса:

Диаграмма процесса для определения необходимости добавления нового термина в Википедию (щелкните, чтобы увеличить).(Общественное достояние)

Документация по управлению бизнес-процессами

Когда организации начинают документировать свои процессы, их отслеживание становится административной задачей. По мере изменения и улучшения процессов важно знать, какие процессы являются самыми последними. Также важно управлять процессом, чтобы его можно было легко обновлять! Требование к управлению технологической документацией было одной из движущих сил создания системы управления документами .Система управления документами хранит и отслеживает документы и поддерживает следующие функции:

• Версии и отметки времени. Система управления документами будет хранить несколько версий документов. Самую последнюю версию документа легко определить, и она будет отображаться по умолчанию.
• Сертификаты и рабочие процессы. Когда процесс необходимо изменить, система будет управлять как доступом к документам для редактирования, так и маршрутизацией документа для утверждения.
• Связь.Когда процесс изменяется, те, кто его внедряют, должны быть осведомлены об изменениях. Система управления документами уведомит соответствующих людей, когда изменение документа будет одобрено.

Конечно, системы управления документами используются не только для управления документацией бизнес-процессов. В этих системах управляются многие другие типы документов, например, юридические документы или проектные документы.

Система планирования ресурсов предприятия (ERP) — это программное приложение с централизованной базой данных, которое можно использовать для управления всей компанией.Давайте подробнее рассмотрим определение каждого из этих компонентов:

• Система ERP (щелкните, чтобы увеличить)

  Программное приложение: Система представляет собой программное приложение, что означает, что оно было разработано с учетом определенной логики и правил. Он должен быть установлен и настроен для работы специально для отдельной организации.

• С централизованной базой данных: все данные в системе ERP хранятся в единой центральной базе данных. Эта централизация является ключом к успеху ERP — данные, введенные в одну часть компании, могут быть немедленно доступны в других частях компании.
• Это можно использовать для управления всей компанией: ERP можно использовать для управления операциями всей организации. При желании компании могут приобретать модули для ERP, которые представляют различные функции внутри организации, такие как финансы, производство и продажи. Некоторые компании предпочитают покупать много модулей, другие выбирают подмножество модулей.

ERP-система не только централизует данные организации, но и процессы, которые она обеспечивает, являются процессами, которые принимает организация.Когда поставщик ERP разрабатывает модуль, он должен реализовать правила для связанных бизнес-процессов. Преимущество ERP-системы в том, что в нее встроены лучшие практики. Другими словами, когда организация внедряет ERP, она также получает улучшенные передовые практики в рамках сделки!

Для многих организаций внедрение системы ERP — прекрасная возможность улучшить свои методы ведения бизнеса и одновременно обновить программное обеспечение. Но для других ERP ставит перед ними задачу: действительно ли процесс, встроенный в ERP, лучше, чем процесс, который они используют в настоящее время? И если они внедряют эту ERP, а она окажется такой же, как у всех их конкурентов, станут ли они просто более похожими на них, что значительно затруднит их дифференциацию?

Зарегистрированный товарный знак SAP

Это одна из критических замечаний систем ERP: они превращают бизнес-процессы в товар, заставляя все предприятия использовать одни и те же процессы и тем самым теряя свою уникальность.Хорошая новость заключается в том, что системы ERP также могут быть настроены с использованием пользовательских процессов. Для организаций, которые хотят продолжать использовать свои собственные процессы или даже разрабатывать новые, системы ERP предлагают способы поддержки этого за счет использования настроек.

Но у настройки системы ERP есть недостаток: организации должны сами поддерживать изменения. Всякий раз, когда выходит обновление для системы ERP, любая организация, которая создала настраиваемый процесс, должна будет добавить это изменение в свою ERP.Это потребует от кого-то вести список этих изменений, а также потребуется повторное тестирование системы при каждом обновлении. Организациям придется бороться с этим решением: когда им следует пойти дальше и принять передовые практики, встроенные в систему ERP, и когда им следует потратить ресурсы на разработку своих собственных процессов? Имеет смысл настраивать только те процессы, которые имеют решающее значение для конкурентного преимущества компании.

Одними из самых известных поставщиков ERP являются SAP, Microsoft и Oracle.

Организации, серьезно относящиеся к улучшению своих бизнес-процессов, также создадут структуры для управления этими процессами. Управление бизнес-процессами (BPM) можно рассматривать как намеренное усилие по планированию, документированию, реализации и распределению бизнес-процессов организации с помощью информационных технологий.

BPM — это больше, чем просто автоматизация нескольких простых шагов. Хотя автоматизация может сделать бизнес более эффективным, ее нельзя использовать для обеспечения конкурентного преимущества.С другой стороны, BPM может быть неотъемлемой частью создания этого преимущества.

Не все процессы организации должны управляться таким образом. Организации следует искать процессы, которые необходимы для функционирования бизнеса, и те, которые могут быть использованы для получения конкурентного преимущества. Лучше всего рассматривать те процессы, которые включают сотрудников из нескольких отделов, те, которые требуют принятия решений, которые нельзя легко автоматизировать, и процессы, которые меняются в зависимости от обстоятельств.

Чтобы прояснить это, давайте рассмотрим пример.

Предположим, крупный розничный торговец одеждой хочет получить конкурентное преимущество за счет превосходного обслуживания клиентов. В рамках этого они создают целевую группу для разработки современной политики возврата, которая позволяет клиентам возвращать любой предмет одежды без каких-либо вопросов. Организация также решает, что для защиты конкурентного преимущества, которое принесет эта политика возврата, они разработают собственную настройку своей системы ERP для реализации этой политики возврата.Готовясь к развертыванию системы, они вкладывают средства в обучение всех своих сотрудников службы поддержки клиентов, показывая им, как использовать новую систему и, в частности, как обрабатывать возвраты. Как только обновленный процесс возврата будет реализован, организация сможет измерить несколько ключевых показателей возврата, которые позволят им при необходимости скорректировать политику. Например, если они обнаруживают, что многие женщины возвращают свои дорогие платья после того, как однажды надели их, они могут внести изменения в процесс, который ограничивает — скажем, четырнадцатью днями — время после первоначальной покупки, когда предмет может быть вернулся.По мере внесения изменений в политику возврата, изменения вносятся через внутренние коммуникации, и производятся обновления обработки возвратов в системе. В нашем примере система больше не разрешает возвращать платье по истечении четырнадцати дней без подтвержденной причины.

Если все сделано правильно, управление бизнес-процессами предоставит организации несколько ключевых преимуществ, которые можно использовать для создания конкурентных преимуществ. Эти преимущества включают:

• Расширение прав и возможностей сотрудников.Когда бизнес-процесс спроектирован правильно и поддерживается информационными технологиями, сотрудники смогут реализовать его по собственному усмотрению. В нашем примере с политикой возврата сотрудник сможет принять возврат, сделанный до четырнадцати дней, или использовать систему для определения того, какой возврат будет разрешен через четырнадцать дней.
• Встроенная отчетность. Встраивая измерения в программирование, организация может быть в курсе ключевых показателей своих процессов.В нашем примере их можно использовать для улучшения процесса возврата, а также, в идеале, для уменьшения возврата.
• Применение передового опыта. По мере того, как организация внедряет процессы, поддерживаемые информационными системами, она может работать над внедрением лучших практик для этого класса бизнес-процессов. В нашем примере организация может потребовать, чтобы все клиенты, возвращающие продукт без квитанции, предъявляли юридический идентификатор. Это требование может быть встроено в систему, чтобы возврат не обрабатывался, пока не будет введен действительный идентификационный номер.
• Обеспечение согласованности. Создавая процесс и усиливая его с помощью информационных технологий, можно добиться единообразия во всей организации. В нашем примере все магазины розничной сети могут применять одну и ту же политику возврата. И если политика возврата изменится, это изменение может быть немедленно применено по всей цепочке.

Реинжиниринг бизнес-процессов

По мере того, как организации стремятся управлять своими процессами для получения конкурентного преимущества, им также необходимо понимать, что их существующие способы ведения дел могут быть не самыми эффективными или действенными.Процесс, разработанный в 1950-х годах, не станет лучше только потому, что теперь он поддерживается технологиями.

В 1990 году Майкл Хаммер опубликовал в Harvard Business Review статью под названием «Реинжиниринг работы: не автоматизируйте, не уничтожайте». В этой статье высказывалась мысль о том, что простая автоматизация плохого процесса не улучшит его. Вместо этого компании должны «взорвать» свои существующие процессы и разработать новые процессы, использующие преимущества новых технологий и концепций.Во введении к статье он сообщает:

Многие из наших планов работы, рабочих процессов, механизмов контроля и организационных структур достигли совершеннолетия в другой конкурентной среде и до появления компьютеров. Они направлены на повышение эффективности и контроля. Тем не менее, девиз нового десятилетия — инновации и скорость, сервис и качество.

Пора перестать прокладывать коровьи тропы. Вместо того, чтобы встраивать устаревшие процессы в микросхемы и программное обеспечение, мы должны уничтожить их и начать заново.Мы должны «реинжиниринг» нашего бизнеса: использовать возможности современных информационных технологий для радикального изменения наших бизнес-процессов, чтобы добиться значительного улучшения их производительности.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это не просто автоматизация существующего процесса. BPR полностью понимает цели процесса, а затем кардинально меняет его с нуля, чтобы добиться значительного повышения производительности и качества. Но легче сказать, чем сделать.Большинство из нас думают о том, как внести небольшие локальные улучшения в процесс; полный редизайн требует мышления в более широком масштабе. Hammer дает несколько рекомендаций по реинжинирингу бизнес-процессов:

• Организуйте работу вокруг результатов, а не задач. Это просто означает разработку процесса таким образом, чтобы, по возможности, все шаги выполнял один человек. Вместо того, чтобы повторять один шаг в процессе снова и снова, человек остается вовлеченным в процесс от начала до конца.
  
• Попросите тех, кто использует результаты процесса, выполнить его. Благодаря информационным технологиям многие простые задачи теперь автоматизированы, поэтому мы можем дать возможность человеку, которому нужен результат процесса, выполнить его. В качестве примера Хаммер приводит закупки: вместо того, чтобы заставлять каждый отдел компании использовать отдел закупок для заказа расходных материалов, заказывайте расходные материалы напрямую теми, кто в них нуждается, с помощью информационной системы.
• Подведите работу по обработке информации к реальной работе, которая производит информацию.Когда одна часть компании создает информацию (например, информацию о продажах или платежную информацию), ее должен обрабатывать тот же отдел. Нет необходимости для одной части компании обрабатывать информацию, созданную в другой части компании.
• Обращайтесь с географически рассредоточенными ресурсами как с централизованными. Благодаря современным коммуникационным технологиям стало легче, чем когда-либо, не беспокоиться о физическом местоположении. Многонациональная организация не нуждается в отдельных отделах поддержки (таких как ИТ, закупки и т. Д.).) для каждой локации.
• Связывайте параллельные действия вместо объединения их результатов. Департаменты, которые работают параллельно, должны обмениваться данными и общаться друг с другом во время своей деятельности, а не ждать, пока каждая группа закончит, а затем сравнивать записи.
• Поместите точки принятия решения, в которых выполняется работа, и встраивайте элементы управления в процесс. Люди, выполняющие работу, должны иметь право принимать решения, а сам процесс должен иметь встроенные средства контроля с использованием информационных технологий.
• Получите информацию один раз в источнике. Требование ввода информации более одного раза приводит к задержкам и ошибкам. С помощью информационных технологий организация может зафиксировать ее один раз, а затем сделать доступной в любое время.

Сегодня эти принципы могут показаться здравым смыслом, но в 1990 году они взяли штурмом деловой мир. Хаммер приводит пример за примером того, как организации на много порядков улучшили свои бизнес-процессы, не добавляя новых сотрудников, просто изменив способ работы (см. Врезку).

К сожалению, реинжиниринг бизнес-процессов получил плохую репутацию во многих организациях. Это произошло потому, что это использовалось как предлог для сокращения затрат, которое на самом деле не имело ничего общего с BPR. Например, многие компании просто использовали это как предлог для увольнения части своей рабочей силы. Однако сегодня многие принципы BPR внедрены в бизнес и считаются частью хорошего управления бизнес-процессами.

---

Своевременная закупка подходящих учебников для колледжей всегда была проблематичной.И теперь, когда книжные онлайн-магазины, такие как Amazon, напрямую конкурируют с книжным магазином колледжа за покупки студентов, книжный магазин колледжа находится под давлением, чтобы оправдать свое существование.

Но книжные магазины колледжей имеют одно большое преимущество перед своими конкурентами: они имеют доступ к данным студентов. Другими словами, как только студент зарегистрировался на занятия, книжный магазин точно знает, какие книги ему понадобятся в предстоящем семестре. Чтобы использовать это преимущество и воспользоваться преимуществами новых технологий, книжный магазин хочет внедрить новый процесс, который сделает покупку книг через книжный магазин выгодной для студентов.Хотя они могут быть не в состоянии конкурировать по цене, они могут предоставить другие преимущества, такие как сокращение времени, необходимого для поиска книг, и возможность гарантировать, что книга подходит для класса. Для этого книжному магазину необходимо будет провести редизайн процесса.

Цель модернизации процесса проста: привлечь более высокий процент студентов в качестве клиентов книжного магазина. После составления схемы существующего процесса и встречи с фокус-группами студентов книжный магазин придумывает новый процесс.В новом процессе книжный магазин использует информационные технологии, чтобы сократить объем работы, которую необходимо выполнить студентам, чтобы получить свои книги. В этом новом процессе книжный магазин отправляет студентам электронное письмо со списком всех книг, необходимых для их предстоящих занятий. Щелкнув ссылку в этом электронном письме, студенты могут войти в книжный магазин, подтвердить свои книги и приобрести книги. Книжный магазин доставит книги студентам.

Редизайн книжного магазина колледжа (нажмите, чтобы увеличить)

---

Многие организации теперь заявляют, что они используют лучшие практики, когда дело касается бизнес-процессов.Чтобы выделиться и доказать своим клиентам (и потенциальным клиентам), что они действительно делают это, эти организации стремятся получить сертификат ISO 9000. ISO — это аббревиатура от Международной организации по стандартизации (веб-сайт здесь). Этот орган определяет стандарты качества, которые организации могут внедрить, чтобы показать, что они действительно эффективно управляют бизнес-процессами. Сертификация ISO 9000 ориентирована на управление качеством.

Чтобы получить сертификат ISO, организация должна быть проверена и признана соответствующей определенным критериям.В наиболее простой форме аудиторы выполняют следующую проверку:

• Подскажите, чем вы занимаетесь (опишите бизнес-процесс) .
• Покажите мне, где написано, что (ссылка на документацию по процессу) .
• Докажите, что это произошло (представьте доказательства в задокументированных записях) .

С годами эта сертификация развивалась, и теперь существует множество ее ветвей. Сертификация ISO — это один из способов отделить организацию от других.Вы можете узнать больше о стандарте ISO 9000 здесь.

---

Появление информационных технологий оказало огромное влияние на то, как организации проектируют, внедряют и поддерживают бизнес-процессы. От систем управления документами до систем ERP, информационные системы связаны с организационными процессами. Используя управление бизнес-процессами, организации могут расширить возможности сотрудников и использовать свои процессы для получения конкурентных преимуществ. Используя реинжиниринг бизнес-процессов, организации могут значительно повысить свою эффективность и качество своих продуктов и услуг.Интеграция информационных технологий с бизнес-процессами — это один из способов, которым информационные системы могут принести организации длительное конкурентное преимущество.

---

1. Что означает термин бизнес-процесс ?
2. Назовите три примера бизнес-процессов на вашей работе или в организации, за которой вы наблюдали?
3. Какова ценность документирования бизнес-процесса?
4. Что такое ERP-система? Как система ERP применяет передовой опыт для организации?
5. Что является одним из критических замечаний к ERP-системам?
6. Что такое реинжиниринг бизнес-процессов? Чем это отличается от постепенного улучшения процесса?
7. Почему BPR получил плохую репутацию?
8. Перечислите рекомендации по изменению бизнес-процесса.
9. Что такое управление бизнес-процессами? Какую роль он играет в выделении компании?
10. Что означает сертификация ISO?

1. Подумайте о бизнес-процессе, который вам приходилось выполнять в прошлом. Как бы вы задокументировали этот процесс? Будет ли диаграмма иметь больше смысла, чем контрольный список? Задокументируйте процесс как в виде контрольного списка, так и в виде диаграммы.
2. Просмотрите правила возврата у вашего любимого розничного продавца, а затем ответьте на этот вопрос: какие информационные системы, по вашему мнению, должны быть установлены для поддержки их политики возврата.
3. Если бы вы внедряли систему ERP, в каких случаях вы были бы более склонны модифицировать ERP в соответствии с вашими бизнес-процессами? Какие у этого недостатки?
4. Какая ERP лучшая? Проведите оригинальное исследование и сравните три ведущие системы ERP друг с другом. Напишите двух-трехстраничный доклад, в котором сравниваются их характеристики.

24 лучших компании по управлению бизнес-процессами на 2020 год

Список лучших компаний по управлению бизнес-процессами в Solutions Review представляет собой ежегодный обзор поставщиков решений, включенных в наш Справочник покупателя и Справочник решений.Информация была собрана с помощью онлайн-материалов и отчетов, бесед с представителями поставщиков, а также экспертиз продукта демонстраций и бесплатных пробных версий.

Концепция управления бизнес-процессами (BPM) существует уже много веков и впервые была использована во время промышленной революции. На заре компьютерных технологий появилась структура для компаний, управляющих бизнес-процессами, в том виде, в каком мы ее знаем сегодня, с упором на эффективность задач, управление качеством и непрерывный поток.Однако только в последние годы мы стали свидетелями того, как технология превратилась в то, что мы знаем сегодня. Имея возможность создавать сложные компьютерные приложения, компании начали понимать преимущества использования BPM для быстрого и недорогого изменения. Сегодня эти инструменты превратились в полностью масштабируемые, визуальные, мобильные и интегрированные платформы, предоставляющие организациям понимание процессов и контроль, как никогда раньше.

Наборы

Intelligent BPM (iBPMS) могут управлять сложными стилями работы, автоматизировать операционные решения, а также позволяют людям использовать свои суждения, управлять сложными событиями и предоставлять расширенную аналитику для помощи в интеллектуальной оркестровке бизнес-процессов.Сегодняшний рынок iBPMS — это эволюция рынка BPMS, которая принесла с собой новые разработки, такие как интеграция технологии Интернета вещей (IoT), расширенная аналитика и повышенный интерес к роботизированной автоматизации процессов (RPA).

Выбор лучшей BPM-компании для работы может оказаться непростой задачей, и мы готовы помочь. Вот почему наши редакторы составили этот список из 24 лучших компаний по управлению бизнес-процессами, которые следует учитывать, если вы ищете новое решение.

Посетите наш онлайн-раздел передовых методов управления бизнес-процессами, чтобы получить еще больше руководств, советов и практических материалов.

Примечание: компаний перечислены в алфавитном порядке.

Agliloft — это пакет BPM с широкими возможностями настройки, состоящий из гибкого и надежного модуля данных. Модуль имеет мощный механизм правил рабочего процесса, дающий возможность отображать любую бизнес-структуру и автоматизировать сложные бизнес-процессы. Платформа включает интегрированные приложения для службы поддержки, обслуживания клиентов, веб-самообслуживания, управления знаниями и управления контрактами.Пользователи могут решить, использовать ли развертывание на хосте или локально в соответствии с потребностями своей организации. Agiloft интегрируется с рядом широко используемых бизнес-приложений, а полный набор API-интерфейсов упрощает интеграцию с другими системами.

Программное обеспечение

Appian BPM — это платформа для разработки приложений на основе моделей, которая позволяет как опытным, так и гражданским разработчикам создавать приложения, ориентированные на процессы и случаи, с возможностью мониторинга и улучшения бизнес-процессов в ответ на меняющиеся потребности.Что отличает Appian от многих других решений BPM, так это его способность управлять бизнес-результатами в дополнение к оркестровке гибридных процессов. Кроме того, Appian особенно ориентирован на социальные сети, облегчая сотрудничество между клиентами, работниками и поставщиками.

Основанная в 2000 году, Arrayworks предоставляет передовую платформу приложений с низким уровнем кода, которая дает клиентам возможность реализовать свои цифровые амбиции без задержек, затрат и ограничений, связанных с традиционными решениями.Платформа Arrayworks Transformation Acceleration Platform (TAP) помогает организациям ускорить вывод новых приложений на рынок, оптимизируя текущие операции или обеспечивая переход к полностью новым цифровым операционным моделям. TAP обеспечивает основу для достижения организациями долгосрочного операционного превосходства.

AuraPortal — поставщик программного обеспечения для интеллектуального управления бизнес-процессами (iBPM), который помогает пользователям оптимизировать и преобразовывать свои бизнес-процессы. Платформа BPM без кода, удобная для бизнеса и удобная для пользователя является интуитивно понятной и эффективной, что позволяет в режиме реального времени контролировать и анализировать все бизнес-процессы и действия.По сравнению с другими поставщиками BPM, AuraPortal отличается своей интеграцией, моделированием процессов и управлением документами. Провайдер также может похвастаться доступной ценой на предлагаемые функции. Флагманский продукт AuraPortal, AuraPortal Helium, представляет собой платформу на основе .NET в едином интегрированном репозитории.

Цифровая бизнес-платформа

, предоставляемая AXON Ivy, сочетает в себе скорость и гибкость платформы разработки с низким уровнем кода на основе моделей с возможностью создания приложений корпоративного уровня.Платформа Axon.ivy чрезвычайно масштабируема и предлагает ориентированную на будущее архитектуру, которую можно легко расширить с помощью технологий открытых стандартов. Решение оптимизировано для более быстрого внедрения и упрощения эксплуатации и обслуживания. Компании извлекают выгоду из обширного набора готовых соединителей, готовых к использованию шаблонов, а также готовых предложений для широкого спектра сценариев использования для бизнес-процессов и отраслей.

Bizagi — лидер в области программного обеспечения для автоматизации цифровых бизнес-процессов.Платформа Bizagi Digital Business Platform — это iBPMS, которая предлагает выполнение на .NET и Java Platform Enterprise Edition. Поставщик предлагает три уровня решений, включая Bizagi Engine, Bizagi Studio и Bizagi Modeler. Bizagi предоставляет пользователям моделирование процессов, автоматизацию процессов, трансформацию бизнеса, разработку приложений с низким кодом и управление делами. Bizagi также облегчает новым клиентам использование программного обеспечения, предлагая обширную программу электронного обучения, демонстрации в реальном времени и вебинары.

Bonitasoft разрабатывает программное обеспечение BPM для разработчиков для создания бизнес-приложений, которые адаптируются к изменениям в реальном времени, обновлениям пользовательского интерфейса и многому другому.С помощью Bonitasoft пользователи могут автоматизировать, моделировать и контролировать бизнес-процессы, чтобы оптимизировать операции. Программное обеспечение автоматически проверяет наличие ошибок и выделяет их, прежде чем пользователи сохранят бизнес-модель. Кроме того, соединители помогают Bonitasoft интегрироваться с инфраструктурой приложений посредством LDAP, электронной почты и вызовов веб-служб. Благодаря обширной настройке пользователи могут свободно кодировать и создавать свои собственные расширения.

BP Logix предлагает Process Director, полное решение BPM с программным обеспечением для рабочих процессов, программным обеспечением для управления делами и возможностями программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, которое позволяет как ИТ-пользователям, так и бизнес-пользователям создавать надежные решения для управления бизнес-процессами и рабочими процессами для решения различных бизнес-задач.BP Logix ’Process Director — это мощная платформа с низким уровнем кода BPM, предлагающая отличный пользовательский интерфейс в формате HTML и инструменты отчетности на всех основных мобильных или настольных платформах.

Creatio, ранее называвшаяся bpm’online, предоставляет решения для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и бизнес-процессами для многих отраслей. Studio Creatio, их предложение BPM, представляет собой интеллектуальную платформу с низким кодом, которая позволяет компаниям из различных отраслей, а также системным интеграторам и разработчикам программного обеспечения управлять бизнес-процессами любой сложности и легко создавать приложения для своих конкретных бизнес-потребностей.Studio Creatio — это уникальное сочетание технологий управления бизнес-процессами и управления делами, которое предоставляет организациям мощные инструменты для простого управления и оптимизации бизнес-процессов.

FlowForma предлагает инструменты автоматизации рабочих процессов без кода, которые предоставляют бизнес-экспертам низкие начальные затраты и быстрое развитие процессов. Отмеченное наградами приложение Microsoft Office 365®, FlowForma® Process Automation революционизирует традиционное пространство BPM, позволяя бизнес-пользователям и руководителям отделов быстро внедрять такие процессы, как подбор персонала, разработка новых продуктов и клинические испытания, а также многие другие. повышение организационной эффективности и производительности.

Genpact, ранее называвшаяся PNMsoft, предоставляет программные решения BPM организациям по всему миру. Cora, пакет Intelligent Business Process Management Suite (iBPMS) от поставщика, позволяет быстро создавать и изменять мобильные приложения для рабочих процессов с высокой доступностью, которые вносят большие изменения в цифровой бизнес. Решение сочетает в себе продукты, приобретенные с помощью RAGE Frameworks, PNMsoft, TandemSeven, а также технологии, разработанные в рамках собственной аналитики и методов искусственного интеллекта Genpact.Кроме того, Cora позволяет бизнес-пользователям и разработчикам процессов получать доступ к простой, интуитивно понятной системе в едином интерфейсе.

Платформа стратегической трансформации iGrafx обеспечивает трансформацию, связывая стратегию с исполнением, одновременно снижая риски, обеспечивая соответствие и обеспечивая основу для управления, отказоустойчивости, непрерывности бизнеса и постоянного улучшения. Решение представляет собой облачную платформу, которая позволяет предприятиям решать возрастающие проблемы сегодняшнего дня, реализуя стратегическое видение, оптимизируя качество обслуживания клиентов, вводя в действие корпоративное управление, риски и соответствие нормативным требованиям (GRC) и обеспечивая целостное управление качеством (QMS).Платформа стратегической трансформации iGrafx позволяет пользователям фиксировать, моделировать, оптимизировать, проверять, выполнять и отслеживать процессы.

K2 предлагает приложения для бизнес-процессов, которые помогают организациям преобразовать ручные бумажные процессы в мощные и многофункциональные бизнес-приложения. K2 Cloud берет все функциональные возможности K2 и без ограничений помещает их в облако. Это избавляет клиентов от необходимости управлять инфраструктурой, в которой работает K2, на вершине Azure, которая является основой инфраструктуры платформы, поэтому клиентам не нужно этого делать.K2 Five — это новая локальная версия K2. Все это основано на ведущей в отрасли функциональности K2 blackpearl, предыдущей локальной версии поставщика.

Kissflow от OrangeScape — это облачное решение BPM, подходящее для предприятий любого размера. Программа автоматизирует бизнес-процессы и контролирует производительность. Кроме того, Kissflow помогает инициировать запросы процессов, просматривать элементы, требующие действий пользователя, и утверждать незавершенные задачи. Система поставляется с 50 предустановленными бизнес-приложениями, включая адаптацию сотрудников, платежи поставщикам, возмещение миль и многое другое.Пользователи могут загружать эти приложения, редактировать их по своему усмотрению или создавать свои собственные приложения с нуля.

Newgen Software Technologies Ltd. — глобальный поставщик решений для управления бизнес-процессами (BPM), управления корпоративным контентом (ECM) и управления коммуникациями с клиентами (CCM) с представительством в более чем 60 странах. Omniflow iBPS Business Process Management Suite способствует цифровой трансформации всего предприятия, объединяя ресурсы организации.Расширенные возможности платформы, такие как оркестровка процессов, управление делами, роботизированная автоматизация процессов (RPA), мобильные, социальные и другие, позволяют реорганизовать процессы и перейти на цифровые технологии.

Nintex предлагает решения IPA, которые устраняют неэффективность бизнеса и заменяют их бесшовными, сложными процессами. Простая в использовании платформа Nintex Workflow Cloud® без кода позволяет пользователям подключаться ко всем репозиториям контента, системам записи и людям. Будь то локально или в облаке, Nintex предлагает расширенный рабочий процесс, создание документов, формы для сбора и распространения данных, интеграцию с ведущими когнитивными сервисами, отображение процессов, мониторинг и отчетность.Nintex предлагает мощные IPA-решения, предназначенные для следующих отраслей: энергетика, финансовые услуги, правительство, здравоохранение и биологические науки и др.

Pegasystems предлагает инструмент управления бизнес-процессами, разработанный на основе концепций Java и ООП. Платформа позволяет пользователям быстро собрать исполняемое бизнес-приложение с помощью визуальных инструментов. Pegasystems имеет обширную историю разработки приложений, предлагающих услуги поддержки для выполнения повседневных операций, таких как продажи, маркетинг и обслуживание.Система поддерживает управление жизненным циклом дел, позволяя владельцам бизнеса разрабатывать поток процессов, объединяющий людей и технологии для повседневной автоматизации и повышения надежности и эффективности в случае непредвиденных событий.

Process Street предлагает платформу управления бизнес-процессами, которая предоставляет организациям простой подход к управлению повторяющимися бизнес-процедурами. Созданная специально для предприятий, чтобы иметь возможность строить и отслеживать свои процессы с использованием сверхмощных контрольных списков, Process Street обеспечивает лучшее масштабирование, минимизирует ошибки и позволяет командам создавать простые повторяющиеся контрольные списки, сотрудничать с ними и отслеживать их выполнение .Платформа Process Street с расширенными разрешениями, отчетностью и автоматизацией дает компаниям возможность улучшить повседневные операции.

Компания Signavio GmbH, расположенная в Берлине, является ведущим поставщиком решений BPM, предлагая интегрированное программное решение, позволяющее моделировать, анализировать, оптимизировать и выполнять бизнес-процессы и решения на одной платформе. Облачный пакет Signavio Business Transformation Suite — это более разумный способ непрерывного перехода от стратегии к реализации.В комплект поставки входит Signavio Collaboration Hub, центральная точка контакта для персонала для обеспечения совместных знаний, подключения и общения. Signavio предлагает динамическую систему BPM, которая поможет вам быстро реорганизовать вашу организацию и немедленно внести изменения в жизнь.

Цифровая бизнес-платформа (DBP)

Software AG — это инструмент управления бизнес-процессами, который обеспечивает контроль, необходимый для повышения скорости, прозрачности, согласованности и гибкости каждого бизнес-процесса при минимизации затрат и повышении стандартизации.Решение сочетает в себе BPMS-продукт webMethods от производителя с его стеком промежуточного программного обеспечения и расширенными аналитическими возможностями. С помощью ведущей системы BPM от Software AG вы можете быстро создавать или изменять методы ведения бизнеса и рабочие процессы, создавая приложения, которые будут такими же динамичными, как и ваш бизнес. Платформа позволяет пользователям легче управлять задачами и командами, способствуя более тесному сотрудничеству между заинтересованными сторонами и отделами.

TIBCO предлагает гибкую универсальную платформу, обеспечивающую полную видимость и управление ресурсами, чтобы предприятия полностью контролировали свои операции.TIBCO может реагировать на бизнес-события в режиме реального времени, удовлетворяя все потребности процессов. Платформа предлагает информационные панели интеллектуального управления работой и ресурсами, которые дают пользователям возможность работать с деталями процесса для более глубокого понимания бизнеса. Из многих инструментов, которые предлагает TIBCO, «Решения» можно использовать для фиксации и моделирования логики принятия решений. Nimbus — еще один инструмент, который можно использовать для документирования процессов.

TrackVia — это удобное предложение, которое часто рассматривается как альтернатива многим традиционным платформам BPM.Платформа с низким кодом позволяет пользователям быстро собирать свои приложения в соответствии со своими уникальными бизнес-процессами без обширной ИТ-помощи или знаний в области программирования. TrackVia предоставляет отчет в реальном времени, интерактивные диаграммы, интеллектуальные диаграммы, интеллектуальную автоматизацию и разрешения пользователей. Платформа идеально подходит для производственных компаний и призвана помочь этим компаниям уменьшить производственные дефекты, управлять процессами CAPA, реагировать на индикаторы обнаружений и устранять проблемы, связанные с качеством, до того, как они возникнут.

WorkflowGen — канадская компания, предлагающая решения по управлению бизнес-процессами для организаций любого размера. Программное обеспечение можно развернуть в облаке или локально. Это решение BPM предоставляет конструктор форм, позволяющий пользователям создавать свои собственные настраиваемые веб-формы. Конструктор форм использует HTML и Java, что исключает необходимость в дополнительном программном обеспечении или надстройках. Если ваш бизнес хочет стать мобильным, WorkflowGen предлагает мобильные приложения для iOS и Android с поддержкой через онлайн-форум и прямой поддержкой за небольшую плату.

Zoho Creator — это онлайн-конструктор приложений, призванный помочь организациям лучше управлять своими бизнес-процессами. Используя интуитивно понятный интерфейс перетаскивания, пользователи могут разрабатывать свои собственные приложения без хлопот программирования. Zoho Creator предлагает огромный набор инструментов в дополнение к многофункциональной платформе разработки. Платформа соответствует высочайшим стандартам безопасности, обеспечивает безопасность данных и предоставляет регулярные обновления и резервные копии. Платформа предоставляет пользователям все функции Zoho независимо от того, какой пакет приобретен.

Тесс Ханна

Редактор в Solutions Review

Тесс Ханна — редактор и писатель в Solutions Review, посвященном резервному копированию и аварийному восстановлению, хранению данных, управлению бизнес-процессами и управлению талантами. Признан Onalytica в 2021 году «Кто есть кто в управлении данными». Вы можете связаться с ней по адресу [email protected]

Последние сообщения Тесс Ханна (посмотреть все)

Четыре основных процесса, которые должен выполнять каждый бизнес Документ

В этом последнем выпуске серии «Готовность к ERP» мы внимательно изучаем комплексную модель бизнес-процессов и то, как мы используем ее, чтобы ориентировать клиентов на обсуждение готовности процесса.Все начинается с этой диаграммы. . .

На приведенном выше рисунке показана комплексная бизнес-модель, которую мы используем, когда говорим с клиентами о готовности процесса. Это гарантирует, что у всех за столом будет общий словарный запас при обсуждении общих бизнес-процессов, но при этом не будет слишком строгих предписаний. В конце концов, каждый бизнес должен уделять внимание многим, если не всем, из этих процессов, чтобы добиться успеха. Будь то документированные и хорошо спланированные, или специальные и оперативные, эти бизнес-процессы — это то, что делает .

Ориентация на модель

«Разработка видения и стратегии» находится в самом верху модели. Прежде всего, все бизнес-процессы основываются на хорошо разработанном видении и стратегии компании и, в свою очередь, поддерживают их. С этого момента — и особенно до того, как вы начнете какие-либо серьезные изменения, — действительно важно убедиться, что у вас есть план и дорожная карта для эффективного использования ресурсов компании. Найдите время, чтобы составить свою дорожную карту будущего, основанную на ваших стратегических целях, культуре компании и использующую ваших людей, процессы и технологии, и у вас будет фундамент для роста.У нас есть видео, в котором организации рассказывают о создании стратегии корпоративных ресурсов. Большинство концепций, представленных в видео, применимы к общей бизнес-стратегии, а не только к планированию ERP.

Затем вы увидите девять отдельных синих «дорожек для плавания» со стрелками, указывающими слева направо. Каждая из этих дорожек описывает в общих чертах один бизнес-процесс. Один из процессов, который мы неоднократно использовали в качестве примера в этом блоге, — это процесс «заказ к оплате» (третий плавный переход вниз).В левой части модели находится Заказ, справа — Наличные, таким образом, пять промежуточных шагов описывают шаги, предпринятые в процессе, чтобы превратить заказ клиента в наличных в банке. Шаги следующие:

1. Получить заказ
2. Технологический заказ
3. Распределить товары
4. Заказчик счета-фактуры и
5. Управление дебиторской задолженностью.

Точно так же существует пять шагов между концепцией и продуктом , которые составляют процесс от концепции к продукту, пять этапов — между рынком и клиентом и т. Д.

Каждая из этих пяти ступеней намеренно широка. Каждый шаг может включать или не включать один или несколько подпроцессов. Например, получение заказа может быть таким же простым, как получение телефонного звонка, электронной почты, факса или веб-формы, в то время как обработка заказа может включать в себя несколько этапов в электронной таблице или бухгалтерской программе. Два предприятия могут отличаться в тем, как они выполняют каждый из шагов в процессе от заказа до оплаты, но у обоих предприятий будет с процессом от заказа до оплаты, который в некоторой степени соответствует этим пяти шагам.

Четыре основных процесса

Первые четыре процесса — это те процессы, которые мы считаем ключевыми в любом бизнесе. Эти четыре бизнес-процесса являются источниками дохода для вашего бизнеса:

1. От концепции до продукта
2. От рынка к покупателю
3. с оплатой заказа и
4. Спрос-предложение

Чтобы бизнес был прибыльным, необходимо наличие всех четырех процессов. Таким образом, для организации жизненно важно иметь кристально ясное представление о том, как эти процессы выполняются на повседневной основе.Если ваш бизнес предпочитает не документировать все девять бизнес-процессов, мы настоятельно рекомендуем вам задокументировать по крайней мере эти четыре основных процесса, чтобы обеспечить ясность во всей организации. Попутно вы, несомненно, определите недостатки, над которыми вы можете работать над улучшением.

Поддерживающий состав

Следующие пять процессов мы называем процессами включения. Эти пять процессов сами по себе не приносят дохода. Однако пять вспомогательных процессов обеспечивают критическую поддержку для четырех основных процессов.Пять процессов включения:

1. От закупки до оплаты
2. От инвестирования до продажи
3. Поддержание с целью улучшения
4. с приемом на пенсию и
5. Управление финансами

Тот факт, что эти пять процессов перечислены в четырех основных процессах, никоим образом не означает, что эти пять процессов менее важны. Напротив, эти процессы относятся к четырем основным процессам, поскольку они являются основополагающими. Если вспомогательные процессы эффективны, надежны и понятны, почти всегда так, что ценные ресурсы высвобождаются для более активного выполнения четырех основных процессов.Иными словами, компании, которые тратят время на документирование и оптимизацию своих вспомогательных процессов, могут быстрее масштабироваться и становиться более конкурентоспособными на своих рынках, чем компании, которые этого не делают.

Пузырьковая пленка для вашей компании

Модель содержит еще один важный момент. Есть ряд оранжевых квадратов, которые представляют то, что мы называем интегральными процессами. Эти пять процессов не являются последовательными, в отличие от основных и вспомогательных процессов. Скорее, интегральные процессы служат для интеграции основных процессов с вспомогательными и наоборот — связующего звена между двумя видами процессов, если хотите.Внедрение систем качества и соответствия нормативным требованиям, а также управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами, информационные ресурсы и улучшения процессов выполняются во всех основных и вспомогательных процессах. Они проходят вертикально по модели. Интегральные процессы служат и защищают всю организацию; они помогают управлять рисками и позволяют работать более плавно. Подумайте о целостных процессах, таких как пузырчатая пленка вокруг важной посылки, отправляемой через всю страну.

В следующих публикациях мы обсудим, как проводить оценку готовности, и продолжим развивать эту модель.Мы рассмотрим, как его можно использовать для поддержки инициатив организационных преобразований, таких как изменение технологий и корпоративных решений, или как его можно использовать для создания культуры постоянного совершенствования в вашей организации.

Чтобы помочь вам пройти этот процесс, мы создали самооценку готовности к ERP — PDF-файл, который вы можете скачать и распечатать или заполнить прямо на вашем компьютере. Загрузите бесплатную копию прямо здесь.

Как определить бизнес-процессы

У всех предприятий есть процессы.Но не все компании потратили время и усилия на выявление, отображение и анализ этих процессов на предмет эффективности.

На этой первой стадии BPM вы — детектив, ищущий улики и прокладывающий себе путь через ценность вашего бизнеса. Это важный первый шаг, потому что сложно оптимизировать процессы, если вы не знаете, где они находятся, на кого / на что они влияют и как работают!

Когда мы говорим об идентификации процессов, мы пока не говорим о моделировании этих процессов.В конце концов, вы это сделаете … но сейчас вы просто оцениваете процессы, которые уже существуют в вашем бизнесе.

Итак, что же такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это серия задач, выполняемых определенным образом, которые приводят к желаемому результату. Как ваш бизнес зарабатывает деньги? Вы делаете вещи, продаете, ремонтируете, покупаете вещи или что-то еще? То, как ваш бизнес зарабатывает деньги, и процессы, связанные с получением этой прибыли, являются вашими основными или операционными бизнес-процессами.

Одна компания может иметь три операционных процесса, а другая — 20. Все зависит от того, чем компания занимается и насколько разнообразны ее предложения.

Помимо операционных процессов, есть еще два типа процессов:

• Управленческие процессы . Это процессы, которые контролируют операции и следят за тем, чтобы все работало должным образом. Такие вещи, как контроль качества, надзор за бюджетом и т. Д.
• Процессы поддержки или управления .Это процессы, обеспечивающие соответствие бизнеса нормативным требованиям; такие вещи, как бухгалтерия, техподдержка, обучение персонала.

Бизнес-процессы в вашей компании, вероятно, будут аналогичны бизнес-процессам в других аналогичных компаниях … но они также будут уникальными для вашего бизнеса. Они похожи на отпечатки пальцев: они есть у всех, но нет двух людей (или компаний), у которых одинаковые.

Примеры бизнес-процессов

Какие процессы используются в вашем бизнесе? Некоторые примеры бизнес-процессов могут включать:

• процесс сборки продукта
• процесс комплектования заказа
• процесс обеспечения качества
• процесс обслуживания оборудования
• процесс сообщения о неисправностях
• процесс подключения клиента
• процесс расчета заработной платы сотрудников

Как сделать определить ваши бизнес-процессы

1.Начните с простого вопроса: «Чего мы хотим достичь с помощью управления бизнес-процессами?» Какие проблемы или вопросы вы хотите решить? Отсюда вы можете определить бизнес-процессы, связанные с этими проблемами или проблемами.

2. Подумайте о том, как эти процессы пересекаются и взаимодействуют с другими процессами вашего бизнеса. Например: производственная компания может быть сосредоточена на повышении эффективности процесса сборки продукта. Перед сборкой продукта вам необходимо иметь все детали под рукой: это означает, что процесс сборки продукта взаимодействует с процессом заказа материалов.После того, как продукт собран, его необходимо куда-то отправить или хранить: это означает, что процесс сборки продукта также влияет на ваши складские и логистические процессы.

3. Продолжайте искать эти связи, пока не определите все свои бизнес-процессы. В конце у вас должна быть карта или диаграмма всех ваших процессов и того, как они взаимодействуют друг с другом.

4. Если вы еще этого не сделали, сейчас самое время определить участников вашего процесса. Это все люди, которые «заинтересованы» в успехе процесса.В зависимости от процесса это может быть генеральный директор, руководители отделов и так далее. Но обязательно, без сомнения, включить людей, которые используют этот процесс каждый день. Обычно у них уже есть много идей о том, как улучшить процесс.

5. Выберите процесс (или процессы), который вы хотите улучшить с помощью BPM. Как только вы узнаете, над какими процессами вы хотите работать, вы готовы перейти к следующему шагу: составить схему процессов «как есть».

Сделайте свой бизнес-процесс более эффективным за 5 простых шагов

Когда дело доходит до построения успешного бизнеса, в игру вступает ряд факторов.Один из наиболее важных? Управление бизнес-процессами.

Бизнес-процесс — это серия действий или шагов, предпринимаемых вашей организацией для достижения определенной бизнес-цели. Управление бизнес-процессами — это практика постоянного анализа и улучшения каждого бизнес-процесса в вашей организации.

Для руководителей, которые хотят расти и расширять свою организацию, управление бизнес-процессами является одним из основных приоритетов. Согласно отчету BPTrends «Состояние управления бизнес-процессами за 2018 год», 93% опрошенных организаций участвовали в нескольких проектах по совершенствованию процессов.

Вот как работает управление бизнес-процессами, а также шаги, которые должны предпринять руководители, чтобы определить, какие процессы в их организации необходимо улучшить.

Каковы характеристики эффективного бизнес-процесса?

Бизнес-процессы могут быть внутренними (например, прием на работу новых сотрудников) или внешними (например, упаковка и отгрузка заказов клиентов). Но для того, чтобы кто-то был эффективным, важна правильная и тщательная документация, в которой указывается каждый шаг, а также кто в команде отвечает за каждую часть.Однако 52% компаний, опрошенных в отчете BPTrends, заявили, что они лишь от случая к случаю моделируют или документируют процессы своей компании.

«Хороший бизнес-процесс должен быть хорошо задокументирован, так что это будет обычная игра, к которой организация может вернуться», — говорит Эрин Грейлик , старший партнер-консультант в Strata Leadership. «[Он] достаточно развит, чтобы члены команды могли повторять то, что задействовано в процессе разработки, независимо от того, на чем они сосредоточены.”

Как оптимизировать бизнес-процесс для содействия росту

Вот несколько шагов, которые могут вывести вашу компанию на новый уровень эффективности.

1. Определите, что работает, а что нет.

«Поговорите с людьми, которые были вовлечены в процесс», — говорит Том Кучмарски , читающий лекции по инновациям в Kellogg School of Management Северо-Западного университета. «Определите с их стороны, в чем заключаются некоторые преимущества процесса и в чем заключаются некоторые подводные камни? В чем они видят ключевые проблемы в рамках этого процесса? »

Получение этой первоначальной обратной связи от ключевых заинтересованных сторон — людей, которые фактически используют процесс изо дня в день, — может дать руководству бесценное представление о том, какие процессы в их бизнесе необходимо оптимизировать.

2. Установите базовый уровень и свои цели

После того, как вы определили бизнес-процесс, который хотите улучшить, вам нужно определить, с чего именно вы начинаете и где надеетесь закончить.

«Соберите данные, чтобы знать, в каком состоянии вы находитесь, прежде чем вы начнете что-либо менять», — говорит Грейлик. Как только у вас появится этот базовый план, вы можете установить конкретные цели в отношении того, как вы надеетесь улучшить бизнес-процесс.

«Объясните, что вы собираетесь делать и почему вы хотите оптимизировать процесс», — говорит она.«[Таким образом] заранее есть ясность в отношении результата и мотивации усилий, которые вы собираетесь предпринять».

3. Используйте свою команду и создайте дорожную карту успеха

Следующим шагом является создание дорожной карты для перехода от пункта А к пункту Б. Грейлик говорит, что лидерам следует посмотреть, как бизнес-процесс функционировал до сих пор, а затем спросить себя: «Как его нужно изменить, чтобы мы могли быть? быстрее, эффективнее, продуктивнее? »

«Сформируйте многофункциональную команду людей, чтобы попытаться взглянуть на процесс [с] разных точек зрения», — говорит Кучмарски.«Главное — не иметь избытка людей из тех же функциональных областей, в которых находится процесс».

Итак, если вы хотите улучшить процесс утверждения финансовых документов, объясняет он, вам не нужно, чтобы в этой многофункциональной команде было слишком много финансовых специалистов. Добавьте людей из отделов маркетинга, информационных технологий и других отделов. Получение широкого разнообразия представлений о бизнес-процессе может помочь вам разработать всеобъемлющий и новаторский план игры для его оптимизации, который может достичь лучших и более эффективных результатов.

4. Ищите возможности для автоматизации

Автоматизация — краеугольный камень цифровой трансформации. Это один из самых быстрых и простых способов не только повысить эффективность бизнес-процессов, но и сделать каждый процесс более интересным и полезным для вашей команды. Согласно отчету McKinsey о производительности и автоматизации: «Около 60 процентов всех профессий имеют как минимум 30 процентов составляющих деятельности, которые можно автоматизировать».

Например, ваша группа обслуживания клиентов тратит часы каждую неделю на сбор контактной информации от потенциальных бизнес-лидеров? Программное обеспечение чат-бота может автоматизировать процесс сбора этой первоначальной информации о потенциальных клиентах и ​​высвободить время вашей команды, чтобы на самом деле их заинтересовать.Ваш директор по персоналу тратит значительную часть своего времени на ввод информации о преимуществах для новых членов команды? Инвестируйте в платформу управления персоналом, которая позволяет сотрудникам вводить информацию напрямую, и освободите своего директора по персоналу для работы над более высокоуровневыми проектами.

5. Разверните новый процесс и продолжайте собирать отзывы

Вы определили бизнес-процесс, который можно улучшить, вместе со своей командой разработали план улучшения этого процесса и определили возможности для автоматизации.Пришло время нажать на курок и внедрить процесс в вашей организации.

После внедрения нового бизнес-процесса может возникнуть соблазн подумать «миссия выполнена» и похлопать себя по плечу за хорошо выполненную работу. Но это важно, говорит Грейлик: «Как только вы внедрите этот процесс, вы дадите людям знать:« Эй, мне нужна обратная связь »».

Важный аспект эффективного управления изменениями — ставить людей на первое место. Таким образом, частью построения наиболее эффективных бизнес-процессов является создание среды, в которой ваша команда чувствует себя вправе предоставлять честную обратную связь.«У вас должны быть нормы и поведение, которые будут поддерживать истинное мышление сотрудничества внутри компании», — говорит Кучмарски.

Сообщите своей команде, что ваш новый бизнес-процесс не высечен на камне. Запланируйте регулярные проверки с заинтересованными сторонами, чтобы получить их отзывы о том, как процесс работает (или не работает) и что вы и ваше руководство можете сделать, чтобы продолжать улучшать и оптимизировать его.

Эффективное управление бизнес-процессами — ключ к здоровью организации

Оптимизация бизнес-процессов в вашей организации не только влияет на вашу прибыль.