Бизнес процессы вспомогательные: Вспомогательные процессы | Глоссарий ПитерСофт

Вспомогательные процессы. Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании

Вспомогательные процессы

Теперь переходим к описанию вспомогательных процессов в вашей компании. Е1одскажу вам несколько вариантов.

1. Бухгалтерия.

2. Юридический отдел.

3. IT.

4. Что-то еще.

Даже если вы сам себе бухгалтер (юрист, IT и т. д.) или ваша компания предоставляет данные услуги, все равно опишите эти процессы как вспомогательные. В данной части мы имеем дело с внутренними процессами.

Например, у нас в бизнесе есть плотницкий отдел, который ответственен за печать дисков и книг, выпуск коробок, курьерскую и почтовую доставку, включая наложенные платежи, и т. п.

У вас может быть свой вспомогательный отдел или отделы. Если бизнес в зачаточном состоянии, обычно хватает трех: бухгалтерии, юридического отдела и IT. Также среди вспомогательных могут быть внутренняя курьерская служба, служба безопасности, HR и т. д.

Создав полный список вспомогательных отделов, подробно опишите функции каждого.

Например, бухгалтерия выполняет следующие функции: налоговая отчетность, НДС, налоговая отчетность по доходам, ежемесячная отчетность по управлению компанией, приход-расход, начисление зарплаты и всех зарплатных отчислений и т. д.

Пример функций юридического отдела: внешние договоры с клиентами, договоры с партнерами, с поставщиками и вашими работниками, копирайт, авторское право и т. д. Чем у вас отдел занимается, то и прописывайте.

Так фиксируются функции каждого вспомогательного отдела с указанием всех возможных направлений работы.

Если сейчас нет каких-то отделов, имейте в виду, что в этой сфере у вас «дыра», которую нужно закрыть в будущем. Когда именно – решать вам.

Зачастую вспомогательные отделы идут вторым фоном. Потому что брать отдельного человека, например, в IT-отдел, когда нет продаж и нечего поддерживать, – маразм.

Сначала надо выстроить бизнес, а потом вспомогательные процессы. Однако зачастую юридические или бухгалтерские вопросы с налоговой нужно решить хоть как-то еще до того, как вы начали продажи.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Основные процессы в коммерческой организации.

В чем отличие основных процессов от вспомогательных. Краткое описание каждого.

В своей работе я постоянно опираюсь на процессный подход. Перед тем, как предлагать какие-то изменения или внедрение новых систем, я обязательно описываю существующие процессы, после чего уже занимаюсь их оптимизацией. Но часто заказчики не понимают, о чем идет речь. И каждый раз приходится объяснять, из каких основных процессов состоит деятельность любой организации, что можно и нужно считать процессом, а что – лишь его составная часть (подпроцесс).

Иногда случаются даже казусы, когда люди обращаются ко мне с уверенностью, что им нужно оптимизировать 100 и более основных процессов, в то время как я вижу, что это вообще количество нереальное, а в их случае – тем более.

В этой статье я решил поговорить об основных процессах в коммерческой организации. Очень важно перед началом любой деятельности четко понимать, что именно необходимо изучить и улучшить, определить четкие рамки и границы процесса, поставить цель и обозначить основные этапы. Такой подход гарантирует понимание задачи и достижение результата.

Как я работаю

При сотрудничестве с любой организацией я опираюсь на материалистический подход. Считаю, что этот момент необходимо пояснить подробнее.

Существует два подхода  – материалистический и идеалистический. В случае идеалистического подхода за основу берется какая-то идея, целью является воплощение ее в жизнь. Материалистический подход основан на том, что первична материя, а не идея.

Для глубокого понимания разницы в подходах я рекомендую ознакомиться с  трудами Карла Маркса. Там эти подходы раскрываются с разных точек зрения. Ну, а я буду исходить, в первую очередь, из практики. И предлагаю говорить именно о коммерческих организациях, где основой всего является товар.

Можно, конечно, утверждать, что коммерческие структуры существуют ради прибыли. И это также верно, особенно, с точки зрения владельцев (акционеров). Но с точки зрения анализа работы организации намного важнее товар (услуга). А потому товар – первичен, а прибыль – вторична.

Без товара нет прибыли, а не наоборот.

Некоторые организации работают не с товарами, а с услугами. Но ведь услуга – тоже материальна, она существует в материальном мире. Материальные инструменты, компоненты, исполнители, в конце концов. Материальны покупатели услуги. Материален также и результат. Даже если речь идет о консалтинговых услугах, то результат будет выполнен в виде отчета, видео, презентации. И он также принесет какие-то вполне материальные блага заказчику. Да, здесь «материальность» более условна, но по существу, подход не слишком отличен от продажи товара.

А потому для простоты понимания я буду говорить именно о товаре: о продаже и производстве. Особенности процессов при работе с услугами я расскажу позднее.

Коммерческая организация как система

Я рассматриваю любую коммерческую организацию как систему, где все элементы (подразделения, сотрудники) тем или иным образом взаимодействуют друг с другом. И только их общее взаимодействие позволяет получить результат.

Но важно понимать, что все, что вне организации, к этой системе не относится. Это скорее – точки входа и выхода, какие-то внешние факторы.

Например, нередко клиента ошибочно называют частью системы. На самом деле, это не так, ведь клиент взаимодействует только с одним или несколькими подразделениями, например, с отделом продаж и доставкой, и, что еще важнее, управлять им вы не можете. Он важен для получения результата, но частью системы не является.

Важно понимать что выходит за рамки системы.

В принципе, без клиента вы можете произвести товар. Можно даже создать новый товар, и только потом сформировать потребность в нем, примеров этого на рынке очень много. Но без понимания потребностей потенциальных клиентов, т. е. работы части системы (отдела маркетинга) вы не сможете понять, сможете ли продать этот товар вообще, в каком виде он будет востребован и в каких количествах.

Основные процессы в организации, как в системе, взаимодействуют между собой. Например, доставка товара невозможна без наличия товара (хранение), без производства или закупки, а эти этапы не «включатся» без процесса продажи, который, в свою очередь, основан на выявлении или создании потребности.

Аналогично и в любом другом порядке. Продать товар без закупки/производства, хранения и доставки невозможно. А если маркетинг формирует потребность, но не будет возможности ее удовлетворить, т.е. снова-таки – закупить или произвести, продать и доставить товар, организация не сможет получить прибыль а соответственно существовать.

Т.е. организация как система – это набор функций, которые взаимодействуют между собой и в случае удаления любого из элементов достижение результата невозможно.

К вопросу о функциональном и процессном подходе

Когда говорят о моделировании бизнеса или построении бизнес-нотаций принято разделять функциональный и процессный подход. Классическое объяснение:

• Функциональный подход необходим для стратегического планирования;
• Процессный подход – для принятия тактических решений.

На самом деле, это не верно. Из-за постоянного подчеркивания разницы в подходах складывается впечатление, что они друг другу как-то противостоят. На самом деле, они друг друга дополняют.

Например, когда я рассматриваю продажу товара, я говорю о двух понятиях:

1. Продажа товара как функция. При этом рассматриваются входы, выходы, необходимое обеспечение и т.д.
2. Процесс продажи. Функция «раскрывается» в рамках уже установленных точек входа и выхода. Процесс получает детализацию как последовательность действий.

Таким образом, на уровне, где не нужна детализация можно рассматривать функцию в качестве «черного ящика», и переходить к процессному подходу (описанию самого процесса), когда это становится необходимым.

Примером могут послужить обычные механические часы. На входе – усилия по заводу механизма. На выходе – точное время. Функция описана. Все, что внутри, взаимодействие шестеренок механизма, это уже сам процесс.

Основные процессы в организации

Моя практика показывает, что основных процессов совсем немного, их всего 6 штук:

1. Привлечение клиента (маркетинг)
2. Продажа
3. Закупка товаров или материалов
4. Производство
5. Хранение товара
6. Доставка товара
7. Передача товара

Предлагаю разобраться с каждым пунктом немного подробнее.

Привлечение клиента

Этот процесс создает или выявляет потребность в товаре. Сегодня этот процесс чаще всего называют маркетингом. Т.е. там, где начинается интерес к товару и вплоть до возникновения потребности в нем – это все маркетинг. Маркетингу я уже посвятил отдельную статью «Что такое маркетинг: просто о сложном».

Продажа

Этот процесс начинается, когда потребность выявлена, т.е. человек уже знает, что ему этот или какой-то подобный товар нужен. Он осознает потребность и начинает интересоваться, где купить. Эта потребность может выглядеть в виде заявки, запроса, телефонного звонка от потенциального клиента.

Наличие потребности предполагает существование потребителя, которому необходим этот товар. И процесс продажи начинается с выяснения – кому это нужно (кто покупатель) и что именно его интересует (оформление потребности в список товаров).

Заканчивается процесс определением материальной основы, т.е. зафиксированными обязательствами. Это может быть получение предоплаты, оплата с одновременной передачей товара, договор-оферта, расписка и т.д. Главное: продавец выяснил потребность и готов поставить необходимые товары. Покупатель обязуется их оплатить или уже оплатил, то есть внес предоплату.

Закупка товара или материалов

Организация, которая взяла на себя обязательства по продаже товара, должна их выполнить. Если товар имеется на складе, можно сразу переходить к следующим этапам – хранения и доставки. В случае отсутствия нужного товара его нужно купить или произвести.

И здесь есть некоторое различие между торговыми и производственными компаниями:

1. Торговая компания оформляет заказ поставщику. Т.е. другой организации, для которой уже эта компания является покупателем. И поставщик удовлетворяет потребность в необходимых товарных позициях.
2. Производственная компания отправляет заказ на производство. А в случае необходимости закупает материалы для производства. Потребность в материалах исходит со стороны производства или склада хранения материалов.

В остальном процесс закупки товаров или материалов происходит одинаково:

1. Отдел закупок получает список необходимых товаров (материалов).
2. Отправляется заказ поставщику.
3. Осуществляется контроль выполнения заказа.
4. Процесс завершается поступлением заказа (товара или материалов) на склад.

Если изучить системы автоматизации для производственных и торговых компаний, можно заметить, что даже документооборот для работы отдела закупок в них полностью идентичен. Аналогично и отдел закупок торговой или производственной компании работает по одинаковым алгоритмам.

Важно понимать: независимо от типа компании этап Закупка товара или материалов происходит абсолютно одинаково.

Производство

В случае работы торговой компании этап производства не нужен, можно сразу переходить к Хранению товара. Но если организация создает товары собственными силами, то после проверки наличия и закупки недостающих материалов, необходимо перейти к Производству.

Этап начинается после поступления заказа на производство, а завершается после выполнения заказа и поступления товара на склад (хранение).

Подробнее о производстве я планирую написать отдельную статью. Здесь важно понимать, что с точки зрения автоматизации производство состоит из трех основных этапов:

1. Получение заказа на производство.
2. Выполнение производственных процессов.
3. Отчет о передаче готовой продукции на склад.

В зависимости от специфики, производство сопровождают также вспомогательные процессы, например, материальное обеспечение и т. д. Их перечень сможет назвать любой специалист, работающий на производстве. Но все это — вспомогательные функции. Мы же описываем основные процессы с точки зрения работы с товаром.

Хранение товара

Основная цель этапа – сохранение товарного вида, а также всех основных характеристик и качеств товара до момента его продажи.

Хранение состоит из двух подпроцессов:

1. Перемещение внутри точки хранения;
2. Актуализация остатков.

Перемещение может быть внутри склада, между складами или со склада на витрину (в случае розничной торговли). Перемещение внутри склада или на витрину зависит от особенностей работы компании, объемов и количества наименований товаров, их особенностей и других качеств. Между складами товар перемещают по правилам прихода/расхода товаров, но с учетом того факта, что отправитель и получатель – одна организация, а потому и сопроводительная документация проще.

Актуализация остатков необходима для понимания реального количества каждого наименования товара на складе, списания поврежденных или просроченных товаров, выявления пересортицы. Для этого производится регулярная инвентаризация. В результате сотрудники организации точно знают, какие товары находятся на хранении, компания избегает затрат на покупку ненужных товаров и, наоборот, своевременно завозит позиции, необходимые, чтобы закрыть потребности покупателей.

Процесс хранения начинается после поступления товара в организацию от стороннего поставщика или с производства и завершается передачей товара в доставку.

Доставка товара

Доставка товара – это процесс, который начинается в момент передачи товара со склада ответственным лицам и завершается передачей товара клиенту. Для этого может использоваться собственный транспорт или курьерская компания (субподрядчик), возможны почтовые отправления или любой другой метод.

Даже если речь идет о розничной торговле или самовывозе со склада, этап доставки все равно присутствует, пусть и не в явной форме. Товар необходимо вынести на прилавок, передать покупателю.

Да, эти действия не сопровождаются какими-то документами и не автоматизируются. Но сам этап все равно присутствует. И для него необходимо предусмотреть удобные входы-выходы в торговый зал, прилавок, на котором покупатель может изучить и принять товар, возможно, тележки для транспортировки объемных заказов или габаритных товаров и т.д.

Основанием для получения товара на складе, т.е. начала процесса доставки, становится договоренность с покупателем о перечне товаров, оплате, месте и времени получения товара. При этом ответственные лица (курьеры, экспедиторы) получают точный адрес доставки, контакты покупателя, сопроводительную документацию. И вся ответственность за сохранность товара ложится на этих лиц до момента передачи товара.

Покупатель при получении проверяет товар, наличие всей необходимой документации (гарантийный талон, технический паспорт, расходная накладная и т.д.). В случае непосредственной оплаты покупатель также получает чек. Завершается доставка в момент, когда покупатель принял товар и подтвердил его получение. Это может быть подписанные получателем документы или даже сам факт произведенной оплаты, если речь идет о розничной торговле.

Процессы: основные и подчиненные

Возможно, у многих читателей возникли вопросы, а как же бухгалтерия, бюджетирование, разработки, контроля качества и т.д.? На самом деле, все эти процессы не являются основными. Они – вспомогательные, и нужны только в случае реализации основных процессов, описанных выше.

Потому важно понимать последовательность действий:

1. Необходимо выстроить, автоматизировать и оптимизировать основные процессы.
2. Можно переходить к вспомогательным процессам и заниматься их оптимизацией.

Если у вас основные процессы, связанные с выявлением потребности и непосредственной продажей товара будут стандартизированы и регламентированы, компания будет выполнять основную функцию – продавать товар. И будет это делать. Тогда и работа над улучшением вспомогательных процессов имеет смысл. Иначе, как бы вы ни улучшали вспомогательные функции бизнеса, без улучшения процесса продажи пользы будет крайне мало.

Наиболее распространенные вспомогательные функции:

• Бухгалтерский учет и отчетность;
• Кадровый учет;
• Контроль качества на производстве;
• Рекреационные процессы и т. д.

Даже непосредственно производство без исполнения основных процессов работать не сможет, так как нет смысла создавать товар, который вы никому не сможете продать.

Особенности сферы услуг

Если организация работает с услугами, она также может пользоваться этим перечнем бизнес-процессов. При этом в качестве товара рассматривается оказанная услуга.

Единственное отличие: в сфере услуг этапы производства и доставки совмещаются, так как сама услуга в большинстве случаев оказывается уже «с доставкой» клиенту. При этом нужно не забывать о материальной составляющей, которую действительно нужно доставить. Это могут быть сопроводительные документы, акты выполненных работ, при веб-разработке – сам сайт нужно выложить на хостинг клиента и т.д. Но все это уже – особенности детализации процесса.

В остальном, при работе с услугами также используются 5 основных процессов, и только потом прорабатываются вспомогательные.

Как это применять на практике

Работа с бизнес-процессами, а также определение приоритетов – основные и вспомогательные – поможет в случаях:

1. Реорганизация трудового процесса;
2. Внедрение IT-систем.

В случае реорганизации изучение основных процессов, изучение их особенностей и правильная расстановка приоритетов поможет получить модель оптимизированного бизнеса, которую можно внедрять на практике. Любой другой вариант обычно оканчивается многочисленными неудачными и хаотичными экспериментами.

Аналогично и при внедрении IT-систем необходимо четко понимать поставленные цели, изучить основные процессы, четко поставить задачу и определить, что действительно важно. После изучения модели бизнес-процессов становится понятно, подойдет ли выбранная система для реализации поставленных целей, какие доработки и настройки потребуются в первую очередь.

В результате специалист по внедрению видит четко поставленную цель, понимает основные этапы, и результат внедрения совпадает с пожеланиями заказчика. Как и в случае с реорганизацией, выделение основных процессов и построение их моделей поможет избежать неудач, ненужных действий и получить реальный результат.

Основные и вспомогательные бизнес процессы

2.

3. Классификация бизнес-процессов предприятия

• Бизнес-процессы развития — развивают предприятие. Данный подход классификации бизнес-процессов является одним

Основные бизнес-процессы лежат на пути следования продук­ции. Сначала в виде маркетинговой информации, проекта, затем в ви­де материального объекта (детали, товара, программного продукта, услуги и т. д.). В качестве схемы для выделения Основных бизнес-процессов можно использовать схему жизненного цикла продукции рис. 2.10.

Правило 1. Данный перечень бизнес-процессов не является обязательным и полным, названия процессов в конкретных организа­циях могут не совпадать с приведенными на данном рисунке, процес­сы можно объединять и исключать в зависимости от целей и особен­ностей конкретной организации. В данном случае важна суть дела: через Основные бизнес-процессов проходят производимая продукция и/или услуги и их компоненты (маркетинг, проект, входящие матери­алы и др.

).

51

Правило 4. Чтобы Хозяин мог влиять на ход бизнес-процессов и его результаты, ему должны быть выделены все необходимые ресур­сы и полномочия и установлены показатели эффективности бизнес-процессов, адекватно отражающие ход бизнес-процессов. По этим показателям (в том числе экономическим) Хозяин должен регулярно отчитываться перед высшим руководителем о результатах своей дея­тельности.

Обеспечивающие бизнес-процессы обеспечивают работу основ­ных Процессов (сервисное обслуживание оборудования, обеспечение энергоресурсами и производственной средой, обеспечение работы офиса, информационное обеспечение, обеспечение финансовой под­держки, управление окружающей средой, PR-деятельность и связь с общественностью и т.д.). При выделении вспомогательных бизнес-процессов действуют аналогичные правила:

Правило 2. Количество вспомогательных бизнес-процессов не должно быть более, чем 5±2. В ином случае высший руководитель теряет управление организацией по той же самой причине.

Третья группа бизнес-процессов это процессы управления. Биз­нес-процессы управления являются также обеспечивающими. Дан-

ные бизнес-процессы позволяют управлять предприятием, обеспечи­вая его выживание, конкурентоспособность и развитие.

• Процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспо­собность и развитие предприятия и регулируют его текущую дея­тельность.

Отличительными особенностями бизнес- процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческим про­цессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. (Например,бизнес-процесс «Управление финансами» управляет объектом «деньги», бизнес-процесс «Управление марке­тингом» управляет объектом «клиент», бизнес-процесс «управление персоналом» — объектом «Персонал» и т.д. (табл. 2.1).

Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:

• Этап 1. «Планирование». На данной этапе собирается информа­ ция, проводится ее анализ и разрабатывается план действий.

• Этап 3. «Учет». По истечении установленного периода необхо­ димо собрать фактическую информацию о выполнении запланиро­ ванных работ и достигнутых результатов.

«Этап 5. «Регулирование». На последнем этапе принимается ре­шение о последующих действиях — корректировки плана.

Рис. 2.11 — Перечень бизнес-процессов управления

54

Развивающиеся бизнес-процессы — это процессы, позволяю­щие создать цепочку ценности в основном и во вспомогательном бизнес-процессах на новом уровне показателей. К этой группе относят следующие бизнес-процессы:

. Бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности предприятия.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты по­лучаются по истечении определенного периода (табл. 2.2).

Характеристики бизнес-процессов развития

55

При выделении сети бизнес-процессов нужно выбирать такой уровень детализации, при котором количество выделенных бизнес-процессов не будет превышать 20. Для больших и сложных бизнесов этот норматив удваивается и равняется 40. После построения дерева бизнес-процессов каждый бизнес-процесс детализируется далее на работы, из которых он состоит. Этот шаг называют описанием биз­нес-процессов.

Пример выделения бизнес-процессов предприятия приведен на рис. 2.12.

В условиях обостряющейся конкуренции основные резервы по­вышения эффективности бизнес-систем находятся внутри их самих, поскольку цена ресурсов на входе и продукции на выходе колеблется, как правило, в незначительном диапазоне, что особенно заметно на рынке потребительских товаров. Поэтому активная работа по описа­нию корпоративной сети бизнес-процессов, их регламентации, аудиту и проектированию является объективной необходимостью.

1. решение определенной проблемы;

2. достижение какой либо цели.

Принцип выделения процессов под проблемные зоны преду­сматривает, что предприятие идентифицирует свои проблемные зоны и соотносит их с видами деятельности, в которых могут возникать данные проблемы.

• ■ ■ ■ Деятельность, в которой возникают проблемы

• вша іДеятельность, вносящая существенный вклад в достижение целей

58

Пример: предположим, что бизнес-процесс имеет название «Управление договорами», при этом возникает вопрос: будет пи данный бизнес-процесс включать в себя рассылку договоров и кон­троль исполнения договорных обязательств или ограничится со­гласованием и подписанием таковых? Выделяя основные функции бизнес-процесса, преследуется еще одна цель, связанная с опреде­лением границ процесса и его владельца.

Моделирование бизнес-процессов для стартапа: что это такое и для чего нужно | by Rocket DAO | Стартап Джедай

Каким бы скучным это ни казалось, однако в самом начале активной фазы развития стартапа следует уделить несколько дней описанию процессов, которые протекают на вашем, пускай еще совсем маленьком предприятии. Это поможет избежать ряда неудобств и проблем как в настоящее время, так и в более отдаленном будущем, когда проект станет более масштабным. Итак, каких же проблем поможет избежать моделирование бизнес-процессов?

1. Неопределенности, как поступить на том или ином этапе развития компании. К примеру, уволился один из ключевых сотрудников, который был на проекте с самого начала, теперь неясно, как именно строилась его работа, т.к. компания видела результаты, и они были положительными. Руководство не видело необходимости вмешиваться в работу человека. В итоге теперь нет представления, как ввести в курс дела новичка.

Startup Jedi создается при поддержке Rocket DAO

Если все процессы на вашем проекте прописаны, то вы избежите вышеперечисленных неудобств: вы заранее будете знать, куда и как будет поставляться ваш продукт и кто будет контролировать это; вы будете знать, как выстроена работа каждого из ваших сотрудников, а все их деловые контакты, связи будут задокументированы.

2. Саботажа со стороны сотрудников, когда компания уже на более поздних этапах решится регламентировать их деятельность. Люди будут считать, что их интересы, свободы грубо ущемлены, т.к. изначально речи об инструкциях, регламентах, описаниях рабочих процессов не было.

3. Хаоса в команде, когда, к примеру, у сотрудников есть должности, но нет полномочий, или когда над одним и тем же процессом параллельно работает несколько человек, в результате работа дублируется, в то время как другие задачи простаивают.

4. Снижения эффективности стартапа и его акционерной ценности (shareholder equity). Моделирование бизнес-процессов позволяет собственникам сконцентрироваться на собственной прибыли предприятия, детально контролировать доходы и расходы. Предприятие за счет привлеченных средств (кредиты, инвестиции, дотации), может казаться какое-то время безубыточным, однако на самом деле его акционерная стоимость в этом случае невелика.

5. Потери клиентов. Хорошо налаженные бизнес-процессы позволяют команде работать эффективно и быстро, а это существенный фактор в наши дни. Если сравнить бизнес-среду с фудкортом, то компании с хорошо отлаженными процессами — это точки, где клиентов обслуживают без промедления, они платят за свой заказ и уходят довольные. А вот компании, у которых бизнес-процессы не отлажены, часто теряют клиентов, т.к. из-за внутренней неразберихи менеджеры не успевают уделить внимание всем заявкам, в итоге многие заказы уходят.

6. Ряда непродуманных/неконтролируемых расходов. Моделирование делает работу каждого человека в компании прозрачной: известно, сколько составляет его зарплата, при каких условиях он получает премию, сколько составляют расходы на командировки, где и по какой цене закупаются канцтовары. Когда все процессы прописаны, практически исключается возможность какого-либо сокрытия денег, их хищения — как мелкого, так и крупного.

7. Конфликтов в команде. Рабочие конфликты возникают чаще всего там, где управление не формализовано и не регламентировано. Благодаря моделированию бизнес-процессов, обязанности и полномочия каждого сотрудника детально прописаны, руководители в курсе, как выстроены все процессы в их сфере ответственности и могут детально объяснить это подчиненным. Каждый менеджер точно знает, что должен делать тот или иной сотрудник.

Бизнес-процессы — что это такое и в чём их особенности

Деятельность любой компании сопровождается десятками бизнес-процессов (БП). Задача руководителя, определить каждый из них и структурировать. Это необходимо для возможности осуществлять контроль работы организации на всех уровнях. Начинать стоит с определения потребителя конкретного бизнес-процесса, так как именно он является главным фактором, влияющим на результат.

1. Что такое бизнес-процессы простыми словами

Бизнес-процессы (от англ. «business process») — это постоянно повторяющаяся последовательность действий, в ходе которых используются ресурсы с целью создания ценности для потребителя. Бизнес-процессами должен управлять один менеджер, он же несёт ответственность за результаты.

Если в результате деятельности компании не удаётся достигнуть результатов с требуемыми характеристиками, такая работы организации будет признана бессмысленной. Данные результаты являются отражением того, на сколько профессионально выстроены бизнес-процессы. Также сюда можно отнести влияние на издержки процесса деятельности.

Кроме менеджера, осуществлявшего контроль за бизнес-процессами, у каждого из них должен быть владелец. Этот специалист должен вовремя принимать решение о порядке выполнения процесса, который находится под его контролем.

Например, если менеджер процесса закупок – это начальник отдела снабжения, то владельцем процесса выступает заместитель ген. директора по закупкам.

2. Отличие БП от функций и стандартных процессов

На первый взгляд может показаться, что бизнес-процессы ничем не отличаются от других функций компании, но это не так. Их можно считать последовательностью действий одного или нескольких человек. В случае, если процесс сопровождается работой автоматизированной системы, его можно отнести к технологическому процессу.

В бизнес-процессе часто задействовано несколько человек в неявной или явной форме. Даже когда человек ведёт деятельность в одиночку, у него всё равно есть заказчик и потребитель. Ещё у него есть покупатели и поставщики, которые также являются участниками бизнес-процессов.

Иногда понятие «бизнес-процессы» используется для некоммерческих организаций. Например, благотворительность или организация каких-либо собраний без цели заработка.

---

---

3. Подробнее о бизнес-процессах

Большинство предпринимателей, в процессе построения бизнеса на первых этапах, пренебрегают описанием бизнес-процессов. Но, благодаря этому, компанию можно вывести на более высокий уровень, увеличив количество клиентов и продаж. Если речь идёт о производстве, оно станет более масштабным. В противном случае, можно столкнуться с проблемами взаимодействия процессов и подразделений.

В таком случае, перед руководителем возникнет выбор. Первый вариант, это приступить к описанию бизнес-процессов, а также управлению ими. Второй вариант, это работать, опираясь на статистику, но здесь существует риск того, что компания просядет в эффективности, что в свою очередь спровоцирует потерю позиций в борьбе с конкурентами.

Описанием бизнес процессов называют проработку и анализ каждой из рабочих процедур. Ещё сюда включено выстраивание процессов в одну последовательную цепь и их структурирование. Касательно мероприятий по описанию и разработке бизнес-процессов, этим лучше заниматься ещё в момент создания организации.

Кроме этого, можно выделить несколько случаев, когда без описания БП не обойтись, а именно:

• Компания ориентируется на прогресс. Это подойдёт тем предпринимателям, которые запланировали масштабирование в ближайшее время. Здесь стоит проработать каждую деталь. Любая мелочь может сохранить прибыль, которая в противном случае будет потеряна. Здесь говорится о внедрении новых технологий, расширении бизнеса, выпуске новых услуг и продуктов, а также открытии дополнительных представительств;
• Организация начала набирать обороты. Если бизнес начал активно прогрессировать, не стоит тратить много времени на ликование. Этот период необходимо использовать для ещё более энергичной работы. В противном случае, бизнесмен может столкнуться с потерей кадров, в результате чего, придется привлекать большое количество внештатных сотрудников. Кроме этого, возникает чрезмерная нагрузка на производство. С грамотным планированием, данный период можно использовать для расширения линейки услуг и продуктов. Благодаря описанию бизнес-процессов, руководителю не приходится объяснять каждому из сотрудников, как ему работать. Это объясняется тем, что у всех владельцев процессов появляется возможность самостоятельно обеспечить эффективную работу своего отдела;
• Настало время для снижения затрат. В случае, когда необходимо снизить затраты на содержание производства, необходимо определить каналы, по которым может утекать бюджет. Один из вариантов борьбы с такой ситуацией, это поиск и внедрение инструментов для более эффективной и прозрачной работы каждого из отделов;
• Продажа франшизы. Если возникло желание заработать на продажах франшизы имеющегося бизнеса, описание бизнес-процессов, это необходимая мера, которая позволит правильно и эффективно организовать работу своих франчайзи. Ни один из предпринимателей не захочет иметь дело с компанией, которая не предоставила подробное описание каждого из бизнес-процессов;
• Производство услуги или товара требует особого подхода. Если речь идёт о производстве, в котором задействовано большое количество операций и процессов, здесь не обойтись без подробного регламента, описывающего процессы на каждом из этапов работы.

4. Классификация

Существует два основных вида классификации бизнес-процессов. Говоря об обобщенной классификации, сюда включены следующие типы:

• Вспомогательные процессы;
• В управлении;
• Основные.

Касательно более подробной классификации, она выглядит так:

• Основные процессы;
• Сопутствующие;
• Обеспечивающие;
• В развитии;
• Вспомогательные;
• Управляющие.

К основным процессам относятся те, которые имеют непосредственное отношение к созданию продукта для внешнего потребителя.

Например, если это завод древесно-стружечных плит, основной процесс – это производство такой разновидности плиты. Сопутствующие процессы имеют отношение к производству той продукции, которая не приносит основную часть дохода компании.

Вспомогательные процессы служат для создания условий при выполнении основных процессов и построения корректной инфраструктуры. Обеспечивающие процессы необходимы для обслуживания каждого из остальных типов процессов. Это может быть ведение бухгалтерского учёта, обслуживание автоматизированных систем и юридическая поддержка.

Управляющие объединяют в себе другие системы и подразделения управления. Сюда относятся процессы стратегического, текущего, оперативного планирования, а также анализ, мониторинг и выработка решений. Бизнес-процессы в развитии необходимы для обеспечения условий, необходимых для усовершенствования товаров, модификации оборудования, а также прогресса компании в разных направлениях.

---

---

5. Процесс разработки БП

Разработка бизнес-процессов объединяет в себе процедуры и стандарты, которые позволят прийти к запланированным целям. На начальных этапах, разработка БП кажется слишком сложной задачей для руководителя, но это не всегда так. На первом этапе необходимо поставить вопрос о построении корректной последовательности действий.

С целью максимального упрощения процедуры разработки стандартов, процесс можно разделить на три этапа:

1. Действия. Это подготовительный этап. Здесь необходимо продумать меры, которые отвечают поставленным задачам. Необходимо перечислить, какие действия будут включены в бизнес-процесс;
2. Последовательность. На данном этапе необходимо заняться построением алгоритма выполнения тех или иных задач. Рекомендуется описать последовательность действий пошагово;
3. Результат. На последнем, третьем этапе, необходимо четко сформулировать ожидаемые от данного процесса результаты. Предприниматель должен чётко понимать, что он хочет получить по итогам выполнения конкретной задачи.

6. Управление бизнес-процессами

Управление БП – это мероприятия, которые требуются для осуществления оптимизации и контроля над стандартами работы компании. Один из важных этапов управления бизнес-процессами, это их совершенствование и доработка. Чтобы добиться результатов в данном направлении, рекомендуется внедрять систему измерения результатов.

В первую очередь, речь идёт о показателях качества, то есть стандартах выполнения конкретных бизнес-процессов, отвечающих за то, чтобы все действия совершались в правильной последовательности и в соответствии с определенными временными промежутками. Благодаря управлению бизнес-процессами, предприниматель сможет применить процессный подход в различные подразделения организации.

Сразу после описания бизнес-процессов следует заняться организацией системы управления и контроля. Управлением БП должен заниматься отдельно нанятый высококлассный специалист. Этот сотрудник несет ответственность только по производству, так как управление бизнес-процессами подразумевает контроль и поддержку всего производственного цикла.

Управление бизнес-процессами нельзя пускать на самотёк. Для этого применяются специальные инструменты, которые включают графики и специальные инструменты с заполнением отчётности. Процесс управления объединяет в себе оптимизацию имеющихся процедур и регламентов, а также разработку новых подходов к работе.

7. Как усовершенствовать или оптимизировать бизнес-процессы

Для успешного ведения деятельности в условиях современной экономики, организация должна обладать гибкостью и уметь подстраиваться под реалии. Имеется в виду окружающая среда, спрос, ресурсы, финансы и постоянно растущая конкуренция. На сегодняшний день, умение своевременно вносить коррективы в оптимизацию и управлять своими бизнес-процессами, это ключевая компетенция для борьбы с конкурентами.

Благодаря оптимизации бизнес-процессов, предприниматель значительно улучшает организацию деятельности, а также управленческих процессов. Оптимизация позволит гибко реагировать на внезапно измененную внешнюю и внутреннюю среду. Таким образом, компания всегда будет оставаться на плаву. Современная оптимизация БП необходима не только для совершенствования методов деятельности, а и для создания новых.

Если управление бизнес-процессами происходит по системе, которая применялась на ранних этапах работы компании, предприниматель скоро начнёт понимать, что эффективность постепенно теряется. Иногда, это происходит на фоне развития производства, расширения ассортимента или изменения структуры компании, что является преградой для достижения прежних результатов.

Это и есть первый сигнал к тому, что необходимо приступить к оптимизации. Также можно выделить несколько других случаев, при которых руководство компании должно принять соответствующие меры:

• Улучшение уже примененной системы работы;
• Масштабирование производства;
• Снижение производственных мощностей;
• Необходимость или желание улучшать качество обслуживания или продукта;
• Сокращение сотрудников без влияния на качество производства;
• Увеличение количества конкурентов;
• С целью повышения эффективности процессов на отдельных уровнях.

8. Автоматизация БП

Автоматизация бизнес-процессов подразумевает использование программного обеспечения, которое позволяет автоматизировать процесс выполнения некоторых задач и действий. На данный момент можно применить большое количество подобных систем для автоматизации.

Например, это многофункциональные и ERP-программы или стандартные CRM-системы. И одни, и другие помогут успешно автоматизировать бизнес-процессы организации.

Даже если будет использоваться простая CRM-система, процессы станут более эффективными и понятными. На практике, это сопровождается такими преимуществами:

• Сбор информации происходит без перерывов;
• Благодаря быстрому обмену задачами, создаётся активное информационное поле между штатными специалистами;
• Отпадает потребность в ведении некоторых отчётов вручную;
• Эффективность организации начинает постепенно расти;
• Удаётся наладить передачу информации между отделами, учитывая уровень взаимосвязи;
• Объём бумажной работы значительно снизится.

Одна из часто использующихся CRM-систем – это «Битрикс24». Данный инструмент является одним из самых лучших, если речь идёт о необходимости автоматизации самых распространённых БП. Здесь можно создавать актуальные задачи, заниматься сбором данных о сделках, везти рассылку по подобранной базе клиентов, формировать рабочий график и многое другое.

9. Внедрение БП

Внедрение бизнес-процессов – это меры, направленные на перевод деятельности специалистов организации с уже применяемого алгоритма на улучшенный. На этом этапе следует не только разработать систему бизнес-процессов, а и правильно применить её, опираясь на особенности производственного процесса.

---

---

В первую очередь, это относится к тем организациям, которые находятся на рынке давно, и их работники на протяжении всего этого времени работают по одной и той же схеме. Внедрение бизнес-процессов напоминает разработку отдельной системы, которая строится поэтапно:

1. Знакомство. На данном этапе следуют организовать собрание с целью познакомить работников с новой системой организации процессов;
2. Вовлечение. Следует упомянуть о том, что новая система имеет множество преимуществ и более эффективна;
3. Тесты. Нужно провести тестирование на примере отдельного подразделения или на сотруднике;
4. Обучение. Если в процессе тестирования были достигнуты положительные результаты, можно приступить к обучению штатных специалистов с подробным описанием функционала и новых обязанностей;
5. Использование. К этому этапу стоит переходить только после того, как каждый из сотрудников успешно прошёл обучение;
6. Контроль. Чтобы руководство было уверено в том, что каждый из специалистов пользуется новой системой в соответствии с правилами, следует организовать отдельное подразделение для контроля.

Задача руководителя, это определение зоны ответственности работников. Они должны понимать, что новые алгоритмы, это необходимая мера, которая положительно отразится не только на прибыли организации, а и на зарплатах.

---

Заключение

Бизнес-процессы способны оказать существенное влияние на успех организации из-за внедрения в производительность труда. Чтобы добиться результатов, руководству нужно разобраться в вопросе и правильно описать БП. Большинство предпринимателей пренебрегают данными рекомендациями и работают, опираясь только на статистику. Но, такая политика приводит к постепенной потере позиций компании на рынке.

Автоматизация вспомогательных процессов

Вспомогательные процессы компании не участвуют в создании добавленной стоимости продукта, но при этом выполняют важную роль в деятельности компании — обеспечивают основные бизнес-процессы необходимыми ресурсами. Также стоит отметить, что вспомогательные процессы являются затратными по своей сути. Соответственно, отсутствие эффективно выстроенных вспомогательных процессов приводит к дефициту ресурсов и высоким издержкам. Автоматизация вспомогательных процессов позволит повысить эффективность всего бизнеса в целом и заставить работать механизм как часы.

Предпосылки автоматизации:

• Сотрудники не знают куда обращаться по тем или иным вопросам хозяйственного обеспечения или кадровым вопросам

• Сотрудники часто уезжают в командировку за свой счет, так как не успевают правильно оформить ее

• Регламенты по адаптации нового сотрудника не работают

• Линейные руководители периодически забывают о необходимости проведения активностей мониторинга сотрудников

• В компании не выстроен процесс закупочной деятельности

Результат:

• Инструмент поддержки основных процессов, который позволит инициировать и выполнять активности вспомогательных процессов при определенных событиях основного процесса, тем самым обеспечив необходимый ритм основной деятельности компании

• Удобный внутренний сервис — позволяющий создать и выполнить заявку на командировку, больничный, отпуск, заказать курьера, такси, водителя, забронировать переговорную

• Отлаженные HR процессы — инструмент, позволяющий управлять процессами подбора, адаптации, обучения персонала, запускать процесс регулярного мониторинга сотрудников, осуществлять процесс увольнения сотрудников

• Оперативная аналитика — инструмент отслеживания статуса по активностям вспомогательных процессов для повышения эффективности работы компании

Почему нам доверяют проекты автоматизации:

• Комплексный подход к реализации проекта — перед тем как приступить к автоматизации, мы готовим компанию, ее процессы и персонал к будущим изменениям. Автоматизация нецелевого бизнес-процесса приведет к увеличению операционных затрат за счет автоматизации лишних операций, которые не несут никакой ценности компании. Поэтому на этапе анализа и проектирования системы мы предлагаем клиенту внедрить эталонные процессы на основе лучших мировых практик. Частью проекта автоматизации может быть реинжиниринг бизнес-процессов с привлечение профессиональных бизнес-конусультантов, владеющих отраслевой экспертизой.

• Гибкое управление проектом — крупные проекты в большинстве своем оказываются слишком затратными и провальными, так как они не обладают достаточной гибкостью решений, накладывают жесткие рамки на реализацию проекта, обладают большой инертностью, и самое главное, теряют свою актуальность к моменту запуска системы. Поэтому мы стараемся придерживаться подхода итерационного внедрения системы.Такой подход позволяет гибко управлять требованиями к системе, сроками и бюджетом проекта. В ходе итерационного внедрения появляется возможность непрерывного сбора обратной связи от конечных пользователей и корректировки дорожной карты развития системы

• Взаимодействие с проектной командой клиента — неправильно сформированная рабочая группа экспертов заказчика приводит к возникновению типовых рисков проекта: частая и глобальная корректировка требований, срывы сроков согласования проекта и перерасходу бюджета проекта. Для этого мы внимательно подходим к формированию матрицы ответственности и формированию детального календарного плана проекта с учетом возможности участия ключевых экспертов в проектных активностях.

• Взаимодействие с конечными пользователями — страх перед изменениями и отсутствие понимания конечных результатов этих изменений часто приводит к саботажу пользователями при эксплуатации системы. Поэтому мы стараемся вовлекать конечных пользователей на всех этапах проектной деятельности для того, чтобы вносить корректировки на основе обратной связи и формировать у них персональную ценность, которую они получат от использования системы.

• Качество документов — результатом проекта является не только готовое IT-решение, но и качественно написанные технические документы, которые помогают компании не только развивать и поддерживать систему, но и служат инструкциями для работы сотрудников компании.

• Профессионализм команды — для нас нас важно создать качественное IT-решение, поэтому в проектах внедрения мы применяем лучшие практики разработки ПО, придерживаемся международных стандартов проектирования и инжиниринга IT-систем, осуществляем пакетную разработку с контролем версий и внутренним тестированием.

• Поддержка и развитие системы — для успешного использования корпоративного IT-решения недостаточно сделать хороший продукт. Важно успешно запустить систему в промышленную эксплуатацию, сформировать центр продуктовой экспертизы внутри заказчика для самостоятельно администрирования системы и организовать техническую и консультационную поддержку конечных пользователей как на первой линии собственными силами заказчика, так и на стороне интегратора и вендора.

Описание и оптимизация бизнес-процессов. Автоматизация ERP

Описание, оптимизация, внедрение  и автоматизация бизнес-процессов

Что такое бизнес-процессы? – Это последовательность повторяющихся стандартизированных мероприятий для получения заданного результата.

Но почему так важно их максимально оптимизировать, упростить и автоматизировать?

Ответ лежит на поверхности: идеально настроенные бизнес-процессы  приносят компании больше денег, ускоряют производство продукции, а также снижают расходы.

В малом бизнесе всё довольно просто. Бизнес-процесс от принятия заказа до реализации и доставки продукта может состоять из всего 3-4 звеньев, а отвечать за него вполне может один-два человека.

Однако чем крупнее фирма, чем больше у неё отделов и отделений, чем сложнее логистика и чем больше людей задействовано в процессе – тем сложнее выстроить настолько же идеально простые, понятные и эффективные бизнес-процессы.  

Рост фирмы неизбежно влечёт за собой усложнение – это нормально. Однако если основные и вспомогательные бизнес-процессы не оптимизируются годами, то со временем уже сам владелец компании не может дать ответ на вопрос: «Как мы это производим»?

Более того, чем сложнее бизнес-процессы компании, тем дороже ей обходится производство конечного продукта, тем больше требуется сотрудников и тем дороже становятся ТОП-менеджеры, которые способны понять «как всё это работает» и поддержать в работоспособном состоянии.

Если автоматизировать такой бардак, то получится автоматизированный бардак, который невозможно масштабировать. Стеклянный потолок!

Основными результатами такого положения дел становятся невозможность дальнейшего развития, чрезмерные расходы на поддержание текущего состояния фирмы, а также постоянная вовлеченность владельца и всех ТОП-менеджеров в решение сиюминутных, тактических задач. 

Как разобраться в этом клубке проблем и «разрубить Гордиев узел»? Как вернуть компанию в русло логичной и понятно-выстроенной системы? Как владельцу наконец вырваться из плена оперативки, снизить издержки и заняться стратегией захвата новых рынков и развития фирмы?

Не нужно самостоятельно изобретать велосипед.

Воспользуйтесь уже готовым решением. Мы предлагаем Вам уникальную услугу: Описание, оптимизация, внедрение  и автоматизация бизнес-процессов. 

Это консалтинговый проект, в котором мы решаем Ваши организационные сложности за Вас, вместе с Вами. 

Общие итоги проекта описания бизнес-процессов:

1. Освобождение времени владельца
2. Чёткое и единообразное понимание бизнес-процессов Компании всеми сотрудниками
3. Быстрая адаптация персонала
4. Снижение к требованиям компетентности исполнителей бизнес-процессов.
5. Уменьшение фонда оплаты труда
6. Возможность тиражирования бизнеса без сбоев
7. Уменьшение денежных затрат на управление
8. Частичное снижение стоимости самих процессов
9. Повышение стоимости бизнеса
10. Сокращение сроков на исполнение бизнес-процессов и другие…

Как мы этого для Вас добьёмся

По порядку.
 
Существует 4 вида процессов:

1. Основные – те, которые приносят прибыль компании и ценность миру.
2. Вспомогательные – те, которые помогают делать основные процессы. Например обслуживание клиентов в ресторане – это основной процесс, а закупка продуктов – вспомогательный.
3. Процессы управления – планирование, мотивация, контроль.
4. Процессы совершенствования – как отслеживать показатели, замерять обратную связь от рынка и улучшать все эти процессы.

Т.к. мы обладаем отработанной технологией и огромным опытом, то описание и «упаковка» основного процесса займёт максимум 2 месяца.
 
Оптимизация и улучшение вспомогательных процессов обычно занимает чуть больше времени, до полугода. Почему? Потому что сразу после того, как отстраивается основной процесс следует бурный рост и компания меняется прямо на глазах. Каждый третий наш консалтинговый проект приостанавливается по причине «перестаньте продавать», остальные отделы захлёбываются. Плюс, вспомогательных процессов банально больше, и они описываются более подробно, т. к. пишутся для менее квалифицированного персонала.
 
Настройка процессов управления занимает всего месяц-два. Когда основной и вспомогательные процессы налажены, уже ничто не мешает нам быстро сделать свою работу по отработанной технологии.
 
Ну и процесс совершенствования. Разумеется, улучшаться можно до бесконечности. Мы наладим у Вас такой бизнес-процесс, при котором Вы сможете самостоятельно внедрять лучшие практики не усложняя остальные бизнес-процессы. 

Весь консалтинговый проект занимает примерно 6 месяцев.

В зависимости от Вашей специфики и сложности бизнес-процессов компании. 
 
То что мы прошли за 20 лет, вы пройдете за полгода, потому что с нашей помощью Вам удастся избежать проб и ошибок. Не нужно будет делать 2 шага вперёд и один назад. Шагайте только вперёд. 
 
Мы используем чёткий, отработанный, обкатанный на сотнях фирм пошаговый алгоритм и проходим по нему вместе с Вами. Обычно к нам приходят за ДОЛЕЙ РЫНКА и это комплексные проекты.

Что в итоге
   

На выходе у Вас будет отстроенная система, которую можно тиражировать, масштабировать и захватывать долю рынка. Отлаженные бизнес-процессы с конкретными показателями и ответственными за их выполнение.

Не нужно повторять наш 20-и летний путь, если Ваша компания не занимается B2B консалтингом для среднего и крупного бизнеса. Мы уже проделали этот путь для Вас и сэкономим Вам 19,5 лет внедрив идеальные бизнес-процессы всего за полгода.

Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим аккредитованным экспертом. Он поможет проанализировать нынешнее состояние фирмы и даст рекомендации по развитию компании.

Salecraft. Помогаем продавать больше.

Как информационные системы поддерживают бизнес-процессы?

Информационные системы — это интегрированный набор компонентов для сбора, хранения и обработки данных и предоставления информации, знаний и цифровых продуктов. Компании полагаются на информационные системы для выполнения своих операций и управления ими, взаимодействия со своими клиентами и поставщиками и конкуренции на рынке (Zwass, 2012). Большинство бизнес-организаций становятся все более и более зависимыми от информационных систем для управления и обслуживания своей внутренней организационной инфраструктуры.

Чтобы оставаться конкурентоспособными в меняющемся мире, необходимо поддерживать актуальную, полную и точную информацию. Организации используют множество типов информационных систем для повседневной работы. Некоторые типичные функциональные системы в организации — это человеческие ресурсы, бухгалтерский учет и финансы, продажи и маркетинг, операции и производство. В рамках этих функций информационные системы играют различные роли, например, в человеческих ресурсах, в обязанности информационных систем могут входить набор и обучение, в то время как в процессе эксплуатации некоторые обязанности могут включать управление заказами и обслуживание клиентов. Другими словами, бизнес-процессы — это способы, которыми организации выполняют различные задачи. Поэтому очень важно проанализировать бизнес-процессы, чтобы определить, как информационная система может поддерживать этот процесс.

что означает автоматизация деятельности процесса? ……………………

Automation Anywhere используется тысячами клиентов для автоматизации множества бизнес-процессов, будь то сбор данных, обработка счетов, подготовка учетных записей, отчетность или пользовательские процессы приложений.Функция Workflow Designer предоставляет пользователям визуальное представление для логического планирования и простого выполнения сложных рабочих процессов. Интерфейс перетаскивания, не требующий программирования, позволяет пользователям быстро определять и автоматизировать бизнес-процессы. Кроме того, Automation Anywhere также позволяет удаленно развертывать автоматизированные бизнес-процессы, позволяя пользователям оптимизировать свои процессы в сети.

В видео ниже подробно рассказывается о том, как информационные системы поддерживают бизнес-процессы:

YouTube Video

Business Process

Адам Смит придумал термин бизнес-процессы в 1776 году.Бизнес-процесс — это совокупность связанных задач или действий, решений и событий, которые заканчиваются доставкой услуги или продукта клиенту (бизнес-цель). Часто визуализируемые с помощью блок-схем, они оказались хорошим способом изобразить в остальном очень сложный и запутанный процесс.

Типы бизнес-процессов

Бизнес-процесс должен иметь четко определенные входы и выходы. Входы составляют все вклады в продукт или услугу. Эти факторы можно разделить на три категории: процессы управления, операционные процессы и вспомогательные бизнес-процессы.

• Процессы управления — процессы, регулирующие контроль над системой, например стратегическое управление.
• Операционные процессы — основные бизнес-ценности, которые создают основной поток создания ценности, например получение заказа от клиента.
• Вспомогательные процессы — как предлагаемые процессы, поддерживающие операционные процессы. Хорошим примером может служить здоровье и безопасность или набор персонала.

Бизнес-процессы направлены на повышение удовлетворенности клиентов вашими продуктами или услугами, а также сокращение ресурсов и времени, необходимых для их предоставления.

Задокументированный бизнес-процесс обеспечивает большую ясность и понимание того, где можно улучшить задачи. Когда он доступен для персонала, он также может дать отличную возможность новым сотрудникам быстро догнать или узнать актуальность своей деятельности во всем спектре процесса. Это также позволяет людям, выполняющим работу, вносить предложения по улучшению стандартных процедур.

Пример бизнес-процесса на платформе Gluu:

На изображении выше мы видим карту процесса для одного из бизнес-процессов Gluu, в данном случае запуска кампании контент-маркетинга.Они могут быть очень сложными, поэтому их документирование на подобной карте может стать отличным справочным материалом для сотрудников, как упоминалось ранее. Gluu предоставляет людям визуальный инструмент для понимания с первого взгляда. Но вы также можете щелкнуть любой из этих элементов, чтобы получить дополнительную информацию, ранее предоставленную владельцем процесса. Тем, кто выполняет работу, также рекомендуется делиться своими знаниями о том, как выполнить задачу, с помощью комментариев и ярлыков, чтобы помочь найти наиболее эффективный метод завершения процесса.

Например, в приведенном выше примере мы часто обновляем наши процессы, когда находим более эффективный способ передачи идей для нового произведения или находим новое сообщество, которое, по нашему мнению, найдет статьи полезными.

Дополнительные ресурсы:

Как стратегия организации определяет бизнес-процессы и системы? | Малый бизнес

Процессы и системы, которые использует ваш бизнес в настоящее время, дают результаты, которых вы в настоящее время добиваетесь. Если вы реализуете стратегию для получения других результатов, ваши процессы и системы также должны измениться. В зависимости от того, насколько ваши новые стратегические цели отличаются от существующих результатов, вам необходимо внести изменения, чтобы привести свои бизнес-процессы и системы в соответствие с новой стратегией.Ваш стратегический план действий должен включать внедрение таких изменений, чтобы быть эффективным.

Исключите процессы, которые не поддерживают ваши цели

Компании используют хорошо документированные процессы для получения желаемых результатов, но процессы часто являются неформальными или недокументированными. Посмотрите на действия сотрудников, чтобы узнать, какие процессы вы можете исключить. Например, если ваша стратегия изменилась с предложения небольших объемов нестандартных товаров на производство больших объемов ваших бестселлеров, у вас может быть формальный процесс проектирования для удовлетворения особых потребностей клиентов, но у вас также могут быть сотрудники, неформально работающие над исправлением неожиданного продукта. проблемы по мере их появления.Вам не нужна ни одна из этих функций для вашей новой стратегии. В идеале вы можете оценить компетенции своих сотрудников и переназначить их для работы в процессе, который напрямую поддерживает вашу новую стратегию.

Убедитесь, что ваши системы измеряют ключевые переменные

По мере того, как вы вносите изменения для реализации своих стратегий, вам нужна обратная связь, чтобы определить, оказывает ли то, что вы изменили, ожидаемый эффект. Ваши бизнес-системы предоставляют информацию о ваших операциях, а ваше маркетинговое исследование собирает данные за пределами компании.Убедитесь, что ваши системы своевременно доставляют эту информацию. Когда вы вносите изменения в свои бизнес-процессы, вы должны иметь возможность оценить их влияние на персонал, затраты, продажи и использование производственных мощностей, чтобы определить, приносят ли ваши изменения требуемые результаты.

Вознаграждайте за действия, которые помогают достичь ваших целей

Эффективный способ продвижения изменений в процессах — определить действия, которые приносят желаемые результаты, и вознаградить сотрудников, которые их выполняют.Вознаграждение может быть денежным или просто состоять из публичного признания хорошо выполненной работы. Ваши бизнес-системы обеспечивают измерения, необходимые для определения успеха в конкретной деятельности, и позволяют устанавливать уровни вознаграждения. Например, если ваша стратегия заключается в увеличении продаж определенных продуктов, вы можете внедрить поэтапное вознаграждение за достижение разных уровней продаж.

Внедрите элементы управления, которые принесут желаемые результаты

Ваши бизнес-системы должны позволять вам контролировать процессы, а также предоставлять информацию о результатах ваших изменений. Элементы управления позволяют вам действовать, чтобы повлиять на переменную, которую вы отслеживаете и которая измеряет эффективность этой части вашей стратегии. Например, если в результате увеличения производства вы сталкиваетесь с неисправностями продукта и претензиями по высокой гарантии, вы можете усилить тестирование своих продуктов. Если ваши тесты показывают, что проблемы связаны с конкретным материалом, вы можете сменить поставщика или улучшить качество материала. Ваши системы должны позволять вам осуществлять такой контроль с помощью соответствующих процессов, которые дают вам доступ к процедурам тестирования и закупке материалов.

Ссылки

Биография писателя

Берт Маркграф — писатель-фрилансер с сильным научным и инженерным образованием. Он начал писать технические документы, работая инженером в 1980-х годах. Совсем недавно, после открытия собственного бизнеса в сфере ИТ, он помог организовать онлайн-сообщество, для которого он писал и редактировал статьи в качестве управляющего редактора по вопросам бизнеса и экономики. Он имеет степень бакалавра наук Университета Макгилла.

Информационные системы для бизнес-функций

Информационные системы для бизнес-функций Глава 12

Информационные системы для бизнеса Функции

12.1 Поддержка бизнес-функций на предприятии с информацией

Принципал бизнес-функций в Торговая фирма:

1. Маркетинг и сбыт

2. Производство

3. Бухгалтерский учет и финансы

4. Людские ресурсы

Рисунок 12.1: Общий вид информации системы, поддерживающие деятельность и управление компанией. Подчеркните, что менеджмент системы поддержки (MRS), системы поддержки принятия решений (DSS) и исполнительные информационные системы (EIS), опираются на основу систем обработки транзакций (TPS), которые поддерживают деловые операции.TPS являются основным источником данных, используемых системами более высокого уровня для получить информацию. Системы профессиональной поддержки (PSS) и офисные информационные системы (OIS), которые поддерживают индивидуальную и групповую интеллектуальную работу, также являются частью этого фундамент.

12.2 Маркетинговые информационные системы [Рисунок 12.2 и Рис. 12.3]

Маркетинговая деятельность направлена ​​на планирование, продвижение и продажа товаров и услуг для удовлетворения потребностей клиентов и цели организации.

Маркетинговые информационные системы поддерживают принятие решений относительно комплекса маркетинга. К ним относятся:

1. Товар

2. Цена

3. Место

4. Продвижение

На рисунке 12.3 показана структура всего маркетинговая информационная система. Чтобы поддержать принятие решений о маркетинг-миксе, Система маркетинговой информации использует несколько источников данных и информации.

Источники данных и информации для маркетинга: Подсистемы ограничения границ и обработки транзакций

Система маркетинговой информации полагается на внешние информации в гораздо большей степени, чем другие информационные системы организации.Это включает в себя две подсистемы, предназначенные для выхода за границы — внесение в фирму данных и информация о торговой площадке.

Целью маркетингового исследования является собирать данные о реальных и потенциальных клиентах, известных как потенциальные клиенты. В определение потребностей клиента — фундаментальная отправная точка для общего управление качеством (TQM). Электронная коммерция в Интернете упрощает сборку статистика фактического поведения покупателей.

Программное обеспечение для маркетинговых исследований поддерживает статистические анализ данных.Это позволяет фирме соотносить поведение покупателя с очень подробными географические переменные, демографические переменные и психографические переменные.

Маркетинговая (конкурентная) разведка отвечает за сбор и интерпретацию данных о конкурентах фирмы, и для распространения информации о конкурентах среди соответствующих пользователей. Большинство информация о конкурентах поступает из корпоративных годовых отчетов, служб медиа-отслеживания, а также из отчетов, приобретенных у внешних поставщиков, включая службы баз данных в режиме онлайн.Интернет стал основным источником конкурентной разведки.

Подсистемы маркетингового микса

Подсистемы комплекса маркетинга поддерживают принятие решений относительно представления продукта, ценообразования, продвижения (реклама и личные продажи) и распределение. Эти решения интегрируются в прогноз продаж и маркетинговые планы. с которыми сравниваются текущие результаты продаж.

Подсистемы комплекса маркетинга включают:

1. Подсистема продукта

2.Поместите подсистему

3. Подсистема продвижения

4. Ценовая подсистема

5. Прогноз продаж

Подсистема продукта

Подсистема продукта помогает спланировать внедрение новые продукты. Постоянный вывод новых продуктов на рынок жизненно важен в сегодняшней конкурентной среде. среда быстрых изменений. Подсистема продукта должна поддерживать балансировку степени риск в общем портфеле новых продуктов, при этом более агрессивные конкуренты берут на себя более высокая степень риска для потенциально более высокой выплаты.

Хотя решения о введении новых продукты неструктурированы, информационные системы поддерживают этот процесс несколькими способами:

1. Профессиональные системы поддержки помогают дизайнерам в их знания работают

2. DSS используются для оценки предлагаемых новых продуктов

3. С помощью DSS менеджер по маркетингу может желательность нового продукта.

4. Электронные конференц-системы помогают донести опыт людей, рассеянных в пространстве и времени, чтобы заняться проблемой

5.Информация, полученная из маркетинговой разведки и исследования жизненно важны для оценки новых продуктовых идей.

Место подсистемы

Подсистема места помогает лицам, принимающим решения, в предоставление продукта покупателю в нужном месте в нужное время. В Подсистема размещения помогает планировать каналы сбыта продукта и отслеживать их представление.

Использование информационных технологий резко повысили доступность информации о движении продукта в канале сбыта.Примеры включают:

1. Универсальный код продукта со штрих-кодом (UPC)

2. Сканирование торговых точек

3. Электронный обмен данными (EDI)

4. Поддерживает своевременную доставку продукции и индивидуальная доставка

Подсистема продвижения

Подсистема продвижения часто является самой сложной в система маркетинговой информации, поскольку она поддерживает как личные продажи, так и рекламу. Пакеты выбора носителей помогают выбрать сочетание способов убедить потенциальных клиентов. покупатель, включая прямую почтовую рассылку, телевидение, печатные СМИ и электронные СМИ, такие как Интернет и WEB в частности.Эффективность выбранного медиамикса составляет контролируется, и его состав постоянно корректируется.

Маркетинг баз данных опирается на накопление и использование обширных баз данных для сегментации потенциальных клиентов и охвата их персонализированными рекламная информация.

Роль телемаркетинга , маркетинг телефон, увеличился. Звонки телемаркетинга хорошо подкреплены информацией технология.

Управление продажами полностью поддерживается информационные технологии.Анализ прибыльности клиентов помогает выявить высокоприбыльные и быстрорастущих клиентов и целевых маркетинговых усилий, чтобы удерживать и развивать эти учетные записи.

Автоматизация продаж, включает оборудование продавцы с портативными компьютерами, подключенными к корпоративным информационным системам. Этот дает продавцам мгновенный доступ к информации и освобождает их от отчетные документы. Это увеличивает время продажи и уровень производительности. Доступ к корпоративные базы данных иногда сопровождаются доступом к корпоративной экспертизе, либо возможность связаться с экспертами или с помощью экспертных систем, которые помогают определить продукт соответствие требованиям заказчика.

Ценовая подсистема

Ценовые решения находят определенную поддержку со стороны DSS и доступ к базам данных, которые содержат отраслевые цены. Эти крайне неструктурированные решения сделаны для достижения целей компании в области ценообразования. Общие стратегии варьируются от максимизация прибыли с отказом от части прибыли с целью увеличения доли рынка.

Информационные системы дают возможность тонко сегментировать группы клиентов и взимать разные цены в зависимости от комбинации предоставляемые товары и услуги, а также обстоятельства сделки купли-продажи.

Прогноз продаж

На основе запланированного комплекса маркетинга и выдающихся прогнозируются заказы, продажи и разрабатывается полный маркетинговый план. Прогноз продаж это область, в которой любые используемые количественные методы должны сочетаться с человеческим пониманием и опыт. Фактические продажи будут во многом зависеть от динамики среда.

Качественные методы обычно используются для экологических прогнозирование — попытка прогнозирования социальных, экономических, правовых и технологических среда, в которой компания будет пытаться реализовать свои планы.Прогнозирование продаж использует многочисленные методы, в том числе:

1. Методы группового принятия решений используются для выявления широкое экспертное мнение

2. Анализ сценария, в котором каждый сценарий в этом процесс — вероятная среда будущего

3. Экстраполяция тенденций и циклов через анализ временных рядов.

12.3 Производственные информационные системы

Глобальное конкурентное давление информационного общества были сильно выражены в производстве и радикально изменили его.Новый рынок требует производства:

1. Lean — высокая эффективность, использование меньшего количества входных ресурсов в производстве благодаря лучшему проектированию и производственным процессам, основанным на низких инвентаризация и приводит к меньшему количеству отходов.

2. Agile — подходит для соревнований по времени. Оба новых значительно сокращается дизайн продукта и выполнение заказов.

3. Гибкость — возможность адаптировать продукт к быстро и без лишних затрат.

4. Управление качеством — путем измерения качества на протяжении всего производственного процесса и следуя мировым стандартам, производители относятся к качество как необходимость, а не вариант высокой цены.

Структура производственных информационных систем [Рисунок 12.5]

Информационные технологии должны играть жизненно важную роль в дизайн и производственные процессы. Производственные информационные системы являются одними из самых сложно как разработать, так и реализовать.

TPS встроены в производственный процесс или другие процессы компании.Данные, предоставленные системами обработки транзакций, используются подсистемы поддержки управления, которые тесно интегрированы и взаимозависимы.

Подсистемы производственной информации включают:

1. Разработка и проектирование изделий

2. Планирование выпуска продукции

3. Контроль качества

4. Планирование производственных мощностей, себестоимость производства, логистика. и подсистемы инвентаризации

Разработка и проектирование изделий

Широкая поддержка проектирования и разработки продуктов сегодня автоматизированное проектирование (CAD) и автоматизированное проектирование (CAE) системы.Системы CAD помогают проектировщику в автоматических расчетах и ​​отображении поверхности при хранении проектной информации в базах данных. Выпускаемые конструкции подлежат обработке в системах CAE для обеспечения их качества, безопасности, технологичности, и рентабельность. Системы CAD / CAE все больше исключают бумажную работу при проектировании процесс, при этом ускоряя сам процесс. А также комбинированные методы CAD / CAE а быстрое прототипирование сокращает время выхода на рынок.

Планирование производства

Планирование производства — это сердце производства информационная система.Эта сложная подсистема должна гарантировать, что соответствующая комбинация человеческих, машинных и материальных ресурсов будет предоставлено в надлежащее время в заказ на изготовление товара.

Планирование производства и вспомогательные процессы сегодня часто контролируется с помощью системы планирования производственных ресурсов как главный информационный инструмент. Это сложное программное обеспечение преобразует прогноз продаж для заводов продукты в подробный производственный план и далее в основной график производство.

Компьютерное интегрированное производство (CIM) — это стратегия, с помощью которой производитель берет на себя контроль всего производственного процесса. Процесс начинается с CAD и CAE и продолжается на заводе, где роботы и установлено оборудование с числовым программным управлением — и, таким образом, автоматизировано реализовано изготовление (САМ). Производственная система, основанная на этой концепции может производить очень небольшие партии определенного продукта с такой же рентабельностью, как традиционная производственная линия может выпускать миллионы одинаковых продуктов.Полноценный CIM чрезвычайно сложно реализовать; действительно, многие фирмы потерпели неудачу в своих попытках сделать так.

Контроль качества

Подсистема контроля качества производства информационная система полагается на данные, собранные в цехе с помощью встроенных датчиков в системах управления технологическими процессами.

Тотальное управление качеством (TQM) — это управление методика постоянного повышения эффективности всех членов и подразделений фирмы, чтобы обеспечить удовлетворенность клиентов.В частности, принципы TQM гласят, что качество происходит от улучшения дизайна и производственного процесса, а не от Ainspecting out @ бракованные изделия. Основа качества — это также понимание и уменьшение вариативности. в общем производственном процессе.

Планирование производственных мощностей, калькуляция производственных затрат, логистика и Подсистемы инвентаризации

Среди тех, кто принимает решения на более высоком уровне, поддерживаемых производственные информационные системы — это планирование производственных мощностей — размещение площадок для заводов-изготовителей, определение их производственных мощностей и размещение завода этажи.

Управление производством требует контроля затрат программа, опирающаяся на информационные системы. Среди информационных выходов подсистема калькуляции себестоимости продукции — отчеты о производительности труда и оборудования, выполнение заводы как центры затрат, а также графики технического обслуживания и замены оборудования.

Управление сырьем, упаковкой и работой в За инвентаризацию выполнения отвечает производственная функция. В некоторых случаях, управление запасами сочетается с общими логистическими системами, которые планируют и контролировать поступление закупленных товаров на фирму, а также отгрузки на клиенты.

12.4 Системы бухгалтерского учета и финансовой информации [Рисунок 12.9]

Финансовая функция предприятия заключается в инвентаризация денежных потоков и других активов, поступающих в организацию и исходящих из нее, обеспечение правильного использования имеющихся ресурсов и в финансовом отношении. В состав системы бухгалтерского учета входят:

1. Записи о дебиторской задолженности

2. Записи о кредиторской задолженности

3.Заработная плата

4. Записи учета запасов

5. Главная книга

Финансовые информационные системы полагаются на внешние источники, такие как онлайн-базы данных и отчеты, созданные на заказ, особенно в области финансовое прогнозирование и управление средствами. Основные функции финансового Информационные системы выполняют включают:

1. Финансовое прогнозирование и планирование

2. Финансовый контроль

3. Управление средствами

4.Внутренний аудит

Финансовое прогнозирование

Финансовое прогнозирование — это процесс прогнозирования приток средств в компанию и отток средств из нее на длительный срок в будущее. Отток средств должен в долгосрочной перспективе уравновешиваться притоком. С участием глобализация бизнеса, функция финансового прогнозирования стала более сложный, так как деятельность на нескольких национальных рынках должна быть консолидирована, что принимая во внимание капризы нескольких национальных валют.Сценарный анализ часто используется для подготовки фирмы к различным непредвиденным обстоятельствам.

Финансовые прогнозы основаны на компьютеризированных моделях известные как модели денежного потока. Они варьируются от довольно простых шаблонов электронных таблиц до сложные модели, разработанные для данной отрасли и адаптированные для фирмы или, в в случае крупных корпораций уточнить моделирование их финансовых операций. Финансовое прогнозирование служит для выявления потребности в средствах и их источников.

Финансовый контроль

Основным инструментом финансового контроля являются бюджеты.А бюджет определяет ресурсы, выделенные для плана на данный проект или период времени. Фиксированный бюджеты не зависят от уровня деятельности подразделения, для которого составлен бюджет вверх. Гибкие бюджеты выделяют ресурсы в зависимости от уровня деятельности.

Программы для работы с электронными таблицами являются основными инструментами составления бюджета. Таблицы — это личные инструменты повышения производительности, которые сегодня используются при составлении бюджета.

С теоретико-системной точки зрения бюджеты служат стандарт, с которым менеджеры могут сравнивать фактические результаты, используя информацию системы.Отчеты об исполнении используются для мониторинга бюджетов различных управленческих уровней. А в отчете о производительности указываются фактические финансовые результаты, достигнутые подразделением, и сравниваются их с запланированными результатами.

Наряду с бюджетами и отчетами об исполнении, финансовые контроль использует ряд финансовых коэффициентов, указывающих на результативность бизнеса Блок. Широко используемый финансовый коэффициент составляет возврат инвестиций (ROI). ROS показывает, насколько хорошо подразделение использует свои ресурсы.Его значение получается делением прибыль бизнес-единицы по размеру ее активов.

Управление фондами

Финансовые информационные системы помогают управлять ликвидные активы организации, такие как наличные деньги или ценные бумаги, для высокой доходности с самой низкой степень риска потери. Некоторые фирмы развертывают компьютеризированные системы для управления своими ценными бумагами. портфели и автоматически генерировать заказы на покупку или продажу.

Внутренний аудит

Функция audit обеспечивает независимая оценка бухгалтерского, финансового и производственного учета организации процедуры и информация.Все крупные фирмы имеют внутренних аудиторов , подотчетен только комитету по аудиту совета директоров. Аппарат начальника Финансовый директор компании проводит финансовый и операционный аудит. В течение финансовых аудит , проводится оценка надежности и порядочности компании финансовая информация и средства, используемые для ее обработки. Операционный аудит это оценка того, насколько хорошо руководство использует ресурсы компании и насколько хорошо корпоративные планы выполняются.

12.5 Информационные системы по человеческим ресурсам

Информационная система по персоналу (HRIS) поддерживает человеческие ресурсы — функция организации с информацией. Имя этой функции отражает признание того, что люди, которые работают в фирме, часто являются ее наиболее ценными Ресурсы. Сложность управления человеческими ресурсами значительно выросла за последнее время. лет, в первую очередь из-за необходимости соответствовать новым законам и постановлениям.

HRIS должна обеспечивать соответствующую степень доступа широкому кругу внутренних заинтересованных сторон, в том числе:

1.Сотрудники отдела кадров в г. исполнение служебных обязанностей

2. Все сотрудники фирмы, желающие осмотреть их собственные записи

3. Все сотрудники фирмы ищут информацию. относительно открытых позиций или доступных пенсионных планов

4. Сотрудники, пользующиеся возможности обучения и оценки с помощью компьютера

5. Менеджеры всей фирмы в процессе оценка подчиненных и принятие кадровых решений

6.Руководители компаний, занимающиеся тактическими и стратегическое планирование и контроль

Подсистемы обработки транзакций и базы данных Информационные системы по человеческим ресурсам

В основе HRIS лежат его базы данных, которые находятся в некоторые дела интегрированы в единую базу данных по человеческим ресурсам. Запись каждого сотрудника в сложной базе данных сотрудников может содержать от 150 до 200 элементов данных, включая личные данные, история образования и навыки, профессиональная подготовка и история занимаемые должности, зарплата и результаты работы в фирме.Более богатые мультимедийные базы данных не собираются некоторыми фирмами, чтобы облегчить быстрое формирование совместимых команд люди с дополнительными навыками.

Другие базы данных HRIS включают:

1. Базы данных кандидатов 2. Позиционирование инвентаря 3. Инвентаризация навыков 4. Базы данных о пособиях 5. Внешние базы данных

Информационные подсистемы управления человеческими ресурсами

Информационные подсистемы HRIS отражают поток человеческие ресурсы через фирму, от планирования и найма до увольнения.А сложная HRIS включает в себя следующие подсистемы:

1. Планирование людских ресурсов 2. Набор и управление персоналом 3. Компенсация и льготы 4. Государственная отчетность и трудовые отношения служба поддержки

Планирование человеческих ресурсов

Для определения человеческих ресурсов, необходимых для выполнения долгосрочные цели фирмы, нам необходимо спроектировать навыки, знания и опыт будущих сотрудников.

Набор и управление персоналом

На основании долгосрочного ресурсного плана набор план разработан.В плане перечислены незанятые на данный момент вакансии и те, которые, как ожидается, откроются. становятся вакантными из-за текучести кадров.

Изменения жизненного цикла персонала фирмы — прием на работу, продвижение по службе, перевод и увольнение — должны поддерживаться соответствующие компоненты информационной системы.

Компенсации и льготы

У двух основных внешних заинтересованных сторон есть постоянные интерес к кадровой политике организаций. Это:

1. Различные уровни управления 2.Трудовые союзы

12.6 Интеграция функциональных систем для Superior Организационная эффективность

Функциональные информационные системы редко остаются автономными. Этот отражает тот факт, что поддерживаемые ими функции должны, насколько это возможно, связывать друг с другом, чтобы обслуживать клиентов фирмы. Клиенты ожидают своевременного доставка заказов, часто точно в срок; проверка качества на свой собственный стандарты; гибкие условия кредитования; пост-доставка; и часто участие в процесс разработки продукта.

Информационные технологии обеспечивают жизненно важную поддержку интеграция внутренних бизнес-процессов, разрезание функциональных направлений, а также интеграция операций с деловыми партнерами фирмы, ее клиентами и поставщиками.

Интеграция бизнес-процессов | BPI

Интеграция бизнес-процессов (BPI) имеет важное значение для предприятий, которым требуется эффективное соединение систем и информации. BPI позволяет автоматизировать бизнес-процессы, интегрировать системы и службы, а также безопасно обмениваться данными между многочисленными приложениями.Преодоление проблем интеграции позволяет организациям соединять системы внутри и снаружи. Кроме того, BPI позволяет автоматизировать процессы управления, эксплуатации и поддержки. Это дает предприятиям преимущество перед конкурентами, поскольку они могут тратить меньше времени на проблемы интеграции и больше времени и энергии на развитие нового бизнеса.

Раньше программное обеспечение для интеграции бизнес-процессов было доступно только крупным корпоративным компаниям, которые могли себе это позволить. Сегодня предприятиям любого размера требуется эффективное интеграционное решение для оптимизации процессов между маркетингом, продажами, обслуживанием клиентов, управлением цепочками поставок и т. Д.Интеграция административных, операционных и вспомогательных процессов повышает производительность за счет упрощения обычных корпоративных функций.

Интеграционные барьеры

Интеграция без соответствующих инструментов затруднена. Многие компании внедряют индивидуальную интеграцию, чтобы решить задачу создания бесперебойной связи. Этот метод требует от разработчика создания двухточечной интеграции между приложениями и службами. По мере роста бизнеса и увеличения числа интеграций архитектура точка-точка, или «спагетти-код», становится сложной, хрупкой и дорогой в обслуживании.

Компании, не имеющие решения для интеграции, часто прибегают к ручному вводу данных. Этот метод требует, чтобы люди передавали данные из одного приложения в другое вручную, что часто приводит к вводу данных в виде «вращающегося кресла». Такой прием трудоемок и дорог. Некоторые компании используют загрузчики данных или другие инструменты для облегчения интеграции, но из-за ограниченной возможности подключения к определенным сервисам они не всегда масштабируемы.

Решение для интеграции бизнес-процессов

Организации ищут решение не только для внутренней синхронизации приложений и систем, но и для внешнего подключения к системам партнеров, поставщиков и клиентов.Управление бизнес-процессами направлено на улучшение процессов и согласование потребностей клиентов с целями компании. Это дает компаниям прозрачность и гибкость, делая их более эффективными и инновационными.

Более того, автоматизация рабочего процесса способствует эффективному взаимодействию между моделями процессов и моделями данных. Реорганизация бизнес-процессов направлена ​​на повышение эффективности всей бизнес-модели, помогая компаниям оценивать и внедрять передовые методы автоматизации процессов и интеграции бизнеса.Важнейшие процессы управления и операций можно автоматизировать и синхронизировать, чтобы предприятия следовали стандартам. Основные бизнес-процессы, относящиеся к маркетингу, продажам и закупкам, могут быть интегрированы с поддержкой и бухгалтерским учетом для повышения прозрачности и улучшения взаимодействия в команде. Благодаря автоматизации важнейших бизнес-процессов компании могут сосредоточиться в первую очередь на развитии нового бизнеса.

MuleSoft предлагает решение задач интеграции бизнес-процессов.Mule as an Enterprise Service Bus — это облегченная интеграционная платформа, которая обеспечивает связь между приложениями и службами. Он предоставляет технологию для автоматизации бизнес-процессов внутри организации, а также среди клиентов, партнеров и поставщиков. Mule как ESB быстро и надежно обеспечивает интеграцию данных и технологий.

Mule как ESB упрощает интеграцию. Используя библиотеку коннекторов Anypoint ™, создание мгновенного API-соединения с популярными сторонними приложениями и службами без сложного кода становится одновременно быстрым и простым.С Anypoint Studio любой разработчик может быстро создавать интеграции, настраивать бизнес-процессы и вносить изменения. Более того, Mule как ESB устраняет задачу ручного ввода данных и упрощает синхронизацию данных между облачными и локальными приложениями с повторяемой интеграцией.

MuleSoft поддерживает интеграцию бизнес-процессов

Являясь надежным именем в области интеграции, Mule в качестве ESB позволяет более 1600 организациям в более чем 60 странах создавать сети приложений, которые увеличивают тактовую частоту бизнеса.Кроме того, Mule как ESB имеет открытый исходный код и удобен для разработчиков с растущим сообществом разработчиков. Легкая и гибкая платформа способна поддерживать даже самые требовательные и критически важные реализации SOA. Лучше всего то, что Mule as an Enterprise Service Bus масштабируется — легко адаптируется к меняющимся бизнес-требованиям.

Использование Mule в качестве служебной шины предприятия позволяет упростить интеграцию бизнес-процессов. BPI устраняет интеграционные барьеры, дает организациям возможность контролировать свои процессы и делает бизнес более эффективным.Начните сегодня, связавшись с экспертом по Mule сегодня.

Сводка

1.

Оцените роль майора типы систем в бизнесе и их отношения друг к другу. В современных организациях есть четыре основных типа информационных систем. Системы операционного уровня — это системы обработки транзакций (TPS), например как расчет заработной платы или обработки заказов, которые отслеживают ход повседневной жизни транзакции, необходимые для ведения бизнеса.Системы уровня управления (MIS и DSS) обеспечивают уровень управленческого контроля с отчетами и доступом к текущей деятельности и историческим отчетам организации. Большинство отчетов управленческих информационных систем (MIS) содержат сжатую информацию из TPS и не очень аналитичны. Поддержка систем поддержки принятия решений (DSS) управленческие решения, когда эти решения уникальны, быстро меняются, и не так легко определить заранее. У них более продвинутый аналитический модели и возможности анализа данных, чем MIS, и часто используют информацию как из внешних, так и из внутренних источников.Системы поддержки руководителей (ESS) поддерживать стратегический уровень, предоставляя данные наибольшей важности для высшее руководство, принимающее решения, часто в виде графиков и диаграмм доставляется через порталы. У них ограниченные аналитические возможности, но они могут использовать сложное графическое программное обеспечение и множество внутренних и внешняя информация. Различные типы систем в организации обмениваются данными друг с другом.TPS являются основным источником данных для других систем, особенно для MIS и DSS. ESS в первую очередь получать данные от систем нижнего уровня. Сегодняшний бизнес среда требует большей интеграции между системами, чем в прошлом, но такой интеграции добиться непросто.

2.

Опишите информационные системы, поддерживающие основные бизнес-функции: продажи и маркетинг, производство и производство, финансы и бухгалтерский учет, и человеческие ресурсы. На каждом уровне организации информационные системы поддерживают основные функциональные направления бизнеса. Системы продаж и маркетинга помогают фирме определять клиентов для продуктов или услуг фирмы, разрабатывать продукты и услуги для удовлетворения потребностей клиентов, продвижения товаров и услуг, продавать товары и услуги и обеспечивать постоянную поддержку клиентов. Производство и производственные системы занимаются планированием, разработкой и производством продуктов и услуг, а также контроль потока производства.Финансы и системы бухгалтерского учета отслеживают финансовые активы фирмы и денежные потоки. Системы управления персоналом ведут учет сотрудников; отслеживать сотрудника навыки, производительность труда и обучение; и планирование поддержки для сотрудников компенсация и карьерный рост.

3.

Проанализировать отношения между организациями, информационные системы и бизнес-процессы. Бизнес-процессы относятся к способу организации работы, скоординирована и ориентирована на достижение конкретного бизнес-результата. Они также представляют уникальные способы, которыми организации координируют работу, информацию, а также знания и способы, которыми руководство решает координировать работу. Менеджеры должны обращать внимание на бизнес-процессы, потому что они определяют насколько хорошо организация может работать, и, следовательно, являются потенциальным источником стратегический успех или неудача.Хотя каждая из основных бизнес-функций имеет свой набор бизнес-процессов, многие другие бизнес-процессы кросс-функциональный, например выполнение заказов. Информационные системы могут помочь организации достигают большой эффективности за счет автоматизации частей этих процессов или помогая организациям переосмыслить и оптимизировать их. Фирмы могут стать более гибкие и эффективные за счет координации и интеграции своего бизнеса процессы для улучшения управления ресурсами и обслуживания клиентов.

4.

Объясните, как корпоративные приложения способствуют развитию бизнеса интеграция процессов и повышение эффективности организации. Корпоративные приложения, такие как корпоративные системы, управление цепочками поставок системы, системы управления взаимоотношениями с клиентами и управление знаниями системы, предназначены для поддержки координации процессов в масштабах всей организации. и интеграция, чтобы организация могла работать более эффективно.Они охватывают несколько функций и бизнес-процессов и могут быть связаны с бизнесом процессы других организаций. Корпоративные системы объединяют ключевые внутренние бизнес-процессы фирмы в единую программную систему, чтобы информация может течь по всей организации, улучшая координацию, эффективность, и принятие решений. Системы управления цепочкой поставок помогают фирме управлять его отношения с поставщиками для оптимизации планирования, поиска, производства, и доставка товаров и услуг.Управление взаимоотношениями с клиентами использует информационные системы для координации всех бизнес-процессов, связанных с взаимодействие фирмы со своими клиентами для оптимизации доходов фирмы и удовлетворенность клиентов. Системы управления знаниями позволяют фирмам оптимизировать создание, обмен, распространение знаний для улучшения бизнеса процессы и управленческие решения.

5.

Оценить проблемы, создаваемые информационными системами на предприятии и управленческие решения. Набор информационных систем, доступных для предприятий, может помочь предприятиям достичь более высокого уровня производительности и финансовой ценности. Проблемы управления включать противоречие между строительными системами, которые служат конкретным интересам в фирме, но это также может быть интегрировано для обеспечения всей организации информация, необходимость в управлении и обучении сотрудников использованию систем должным образом, и необходимость установить приоритеты, по которым системы наиболее заслуживают корпоративное внимание и финансирование.Решения включают инвентаризацию фирмы информационные системы для определения информационных потребностей всей организации, сотрудники и управленческого обучения, а также создание системы учета стоимость информационных систем и управление спросом на них.

Идентификация и документирование бизнес-процессов — Документация для BMC Atrium Core 9.1.04

Целью декомпозиции бизнес-услуги является идентификация и документирование бизнес-процессов, идентификация ИТ (технических) услуг, которые их поддерживают, а также определение компонентов и активов ИТ, которые предоставляют технические услуги.Бизнес-процессы определяются на высоком уровне и могут включать в себя другие процессы, такие как маркетинг и продажи. В этом документе основное внимание уделяется влиянию ИТ-служб на бизнес-услуги и их поддержке.

Например, подразделение онлайн-банкинга Calbro Services может идентифицировать бизнес-услугу как способность клиентов переводить средства, обычную услугу для компании онлайн-банкинга. Техническая служба, поддерживающая эту услугу, — это обслуживание сети, в которой обмениваются данными серверы, обеспечивающие перевод средств.Вспомогательные ИТ-активы — это серверы, базы данных и связанные с ними аппаратные и программные системы, которые обеспечивают услугу перевода средств.

На следующем рисунке показан сценарий, в котором сервер приложений находится на виртуальной машине (ВМ), которая, в свою очередь, работает на сервере, способном разместить несколько виртуальных машин. Система настроена таким образом, что в случае отказа одной виртуальной машины другая виртуальная машина возобновляет процесс без прерывания. Бизнес-услуги по переводу денежных средств зависят от всего, что находится в сером ящике, что ИТ предоставляет и поддерживает.

Пример бизнес-услуги и вспомогательных ИТ-активов

Услуга перевода средств — это только одна бизнес-услуга, предоставляемая Calbro Services. Модель обслуживания, созданная Calbro Services, представляет собой набор компонентов службы, каждый из которых представляет бизнес-службу. Каждый компонент может содержать несколько функциональных приложений, каждое из которых может иметь несколько ИТ-компонентов. Модель обслуживания показывает, как компоненты взаимосвязаны, и показывает, как отказы компонентов могут повлиять на другие службы.См. Пример модели обслуживания.

Передовой опыт

При декомпозиции бизнес-услуги учитывайте следующие передовые практики:

• Чтобы найти ИТ-услуги и компоненты, которые их поддерживают, просмотрите соглашения об уровне обслуживания и соглашения об уровне эксплуатации.
• Определите точку входа для каждой модели обслуживания, самый высокий объект в модели. Точка входа зависит от того, кто использует модель. Работа от этого до самого низа модели обслуживания гарантирует, что вы действуете с точки зрения бизнеса.

Определение бизнес-сервисов

Чтобы идентифицировать бизнес-сервисы, начните со сбора информации из таких источников, как менеджеры бизнес-подразделений, менеджеры бизнес-процессов и персонал, знающий о бизнес-сервисах. Диаграммы организации компании могут быть полезны для определения соответствующих людей.
Процесс включает собеседование с менеджерами и определение следующей информации:

Определение технических услуг

Для определения технических услуг проконсультируйтесь с ИТ-менеджерами и персоналом.Планы аварийного восстановления, документы службы поддержки и заказы на поставку могут быть полезны для определения ИТ-компонентов и поддерживаемых ими бизнес-процессов.

Процесс включает определение списка ИТ-активов (компонентов). Проведите собеседование с руководством и персоналом ИТ или используйте базу данных активов или CMDB в качестве ресурсов:

При построении модели используйте любые инструменты, которые у вас есть, чтобы отобразить зависимости между бизнес-сервисами и техническими сервисами. Если у вас нет такого решения, как BMC Impact Solutions, используйте программное обеспечение с графическим интерфейсом и таблицами.В следующей таблице показана часть электронной таблицы, изображающая несколько бизнес-сервисов и их взаимосвязи.

Фрагмент таблицы с образцом модели бизнес-услуг

Бизнес-услуги	Бизнес-функции	Бизнес-процессы	Технические услуги	ИТ-компонент
24/7 онлайн-банкинг	Перевести средства	Операционная эффективность	Административное программное и аппаратное обеспечение	Программные приложения, серверы приложений, виртуальные машины, базы данных
	Оплата счетов
Дисконтные услуги по капиталу	Совершить сделки
Управление отношениями с клиентами	Отдел продаж	Управление реагированием	Программное обеспечение для отслеживания инцидентов	Сервер приложений
	Служба поддержки	Запросы в службу поддержки	FTP	Сервер: FTP
			Спринт	Сервер: Walrus
			Отдел продаж Logix	База данных: SALLOG Приложения: Sales Logix Группа пользователей: Отдел технической поддержки Серверы: Antelope

Планирование модели обслуживания

Рекомендации по проектированию модели обслуживания

.