| Результаты экспертного опроса, проведённого Исследовательским центром портала SuperJob.ru среди 300 директоров фирм, показали, что российские руководители хотят видеть в качестве своего помощника исполнительного, умного, ответственного и честного человека, настоящего профессионала в своей специальности. Это должен быть общительный («Но в меру!») сотрудник, безгранично преданный компании и руководству, с работоспособностью «на грани трудоголика». По мнению 24% российских руководителей, главная черта идеального помощника – исполнительность. «Это самое важное качество», – убеждены директора компаний. 20% респондентов считают, что для помощника руководителя важен аналитический склад ума, так как ему приходится работать «с большими объёмами информации», «просчитывать на несколько ходов вперёд». На необходимость ответственного отношения к своим обязанностям указали 15% опрошенных. 13% респондентов считают, что помощник руководителя должен быть порядочным и честным человеком. По 10% голосов опрошенных набрали такие характеристики помощников руководителей, как профессионализм и коммуникабельность. 9% участников опроса мечтают о преданном помощнике, который «смотрит в одну сторону с руководителем и глазами, и всей своей сущностью». «Работоспособность на уровне почти трудоголика» отметили 7% респондентов. Столько же руководителей (7%) желают, чтобы их помощник время от времени проявлял инициативу. 6% опрошенных руководителей компаний указали такую характеристику идеального помощника, как компетентность. Столько же голосов (6%) набрал вариант ответа «организованность, дисциплинированность». На необходимость такого качества, как стрессоустойчивость, указали в своих комментариях 5% руководителей российских предприятий. Другие черты характера, необходимые идеальному помощнику руководителя, назвали 15% россиян. Часть из них считает, что настоящий профессионал в этой области обязан быть пунктуальным. Другие респонденты полагают, что он должен быть «шустрым», «мобильным». Кто-то убеждён, что идеальный помощник руководителя должен обладать способностями дипломата и уметь находить компромисс. Немаловажное значение имеет и презентабельная внешность. Часть руководителей желает видеть в роли помощника скромного, незаметного человека, «который не задает вопросов». Однако другая часть опрошенных в корне с этим не согласна и считает, что помощник руководителя «должен быть жёстким», «лидером». Затруднились с ответом на предложенный вопрос 8% соискателей руководящих должностей. Результаты онлайн-конференции, посвящённой специфике трудоустройства помощников руководителей, показали, что соискатели этой должности представляют себе идеального специалиста в этой сфере деятельности несколько иначе, чем начальники. Например, на первое место участники конференции выдвигают профессионализм, затем стрессоустойчивость и коммуникабельность. По их мнению, помощнику руководителя не помешают сдержанность и выдержка, также нужно обладать высокой работоспособностью и приятной внешностью, потому что зачастую руководитель общается со своим помощником «больше, чем с супругой». Место проведения опроса: Россия, все округа Вопрос:
«Исполнительность» – 24% «Ум, интеллект» – 20% «Ответственность» – 15% «Честность, порядочность» – 13% «Профессионализм» – 10% «Коммуникабельность» – 10% «Преданность» – 9% «Работоспособность» – 7% «Инициативность» – 7% «Организованность, дисциплина» – 6% «Компетентность» – 6% «Стрессоустойчивость» – 5% «Другое» – 15% «Затрудняюсь / не хочу отвечать» – 8% <p>Идеальный помощник</p><p>Результаты экспертного опроса, проведённого Исследовательским центром портала SuperJob.ru среди 300 директоров фирм, показали, что российские руководители хотят видеть в качестве своего помощника исполнительного, умного, ответственного и честного человека, настоящего профессионала в своей специальности. Это должен быть общительный («Но в меру!») сотрудник, безгранично преданный компании и руководству, с работоспособностью «на грани трудоголика».<a href=»https://www.superjob.ru/community/career/11915/» target=»_blank»> Подробнее…</a></p><p>Источник: <a href=https://www.superjob.ru>Superjob.ru — Работа, вакансии, резюме.</a></p> Комментарии
|
Личный помощник руководителя: обзор интернет профессии
Привет всем постоянным читателям и тем, кто впервые заглянул к нам на огонек!
В Алматы пришло жаркое азиатское лето, от которого у меня давно выработано средство — горные походы. Буквально недавно вернулся из небольшого похода с очень насыщенной программой. Зализываю натертые мозоли и штудирую магазины горной снаряги на предмет новых ботинок, ибо старые приказали долго жить. В общем, путешествия несколько поменяли свой облик, но остались такой же неотъемлемой частью моей жизни.
Вернемся к тебе удаленной работы. Предыдущие материалы о разных интернет-специальностях получили неплохой отклик, поэтому мне хочется продолжить тему и рассказать вам о других возможностях реализовать свои навыки и умения в удаленной работе. Интернет-профессия личный помощник руководителя и станет сегодня предметом нашего разговора.
Чтобы иметь возможность сконцентрироваться на основных вопросах бизнеса, собственник или руководитель нанимает себе ассистента, которому можно делегировать решение рутинных задач, ведение рабочего графика и выполнение различных поручений.
Удаленный личный помощник и есть тот специалист, который станет правой рукой шефа, и будет заточен под обеспечение всех бизнес-процессов организации. Эта должность сочетает в себе функции секретаря-референта, заместителя по общим вопросам, по связям с общественность и по работе с контрагентами. Полный список обязанностей определяется спецификой и потребностями бизнеса, а также степенью доверия к нанятому работнику.
Достичь высот в такой деятельности и выйти на приличный доход не так просто, как кажется. Вам потребуется крепкий профессионализм, способности управленца, жесткая самодисциплина и стремление к постоянному личностному росту.
На сегодняшний день потребность в бизнес-ассистентах на рынке труда высока, и квалифицированного специалиста, что называется, «с руками оторвут». Итак, кто же это такой – личный помощник руководителя?
Содержание статьи:
Основные задачи
Перечень требований к кандидату на должность «правой руки» и его основных компетенций варьируется в зависимости от направления бизнеса, его особенностей, характера и загруженности руководителя. Где-то могут искать специалиста с техническим образованием, а где-то требуется человек с художественным вкусом и гуманитарными наклонностями.
Чаще всего круг базовых обязанностей выглядит примерно так:
- обеспечение рабочего процесса начальника,
- обработка документов, связь с конрагентами, звонки и рассылки,
- составление отчетности по разным направлениям,
- выполнение личных поручений руководителя.
На первый взгляд перечень не очень большой, но каждая его позиция может включать множество задач. Чтобы обеспечить шефу комфортную производственную среду, нужно будет вести его рабочее расписание, контролировать его исполнение, вносить необходимые коррективы.
Обработка документов подразумевает разбор входящей корреспонденции, составление писем, коммерческих предложений и рассылки, ведение делопроизводства в организации.
Вам могут поручить проведение первичных переговоров с контрагентами, составление различных презентаций, организацию деловых встреч. Вам могут также поручить составление отчетности по разным направлениям – как в управленческой деятельности, так и в производственной.
Вас могут попросить подыскать подарок, заказать билеты на самолет, забронировать гостиницу или подобрать тур для отдыха – выполнить персональные поручения начальника.
Весь перечень вам озвучат на собеседовании, также как и загрузку, и ожидаемый доход. Как правило, оплата такой работы зависит от количества отработанных часов. По договоренности она может увеличиваться, если планируется загрузка в выходные дни или поручения не входят в круг ваших основных компетенций.
Что должен уметь удаленный помощник?
Для удаленной работы личным ассистентом какого-то специального обучения не требуется, но определенными базовыми умениями вы должны обладать.
Тому, кто уже работал по профильному образованию целесообразно подыскивать организацию похожей специфики. В таком случае карьерный рост пойдет быстрее, ведь вам смогут делегировать не только управленческие вопросы, но и часть производственных проблем.
Минимальный набор навыков, необходимый в этой профессии, можно определить примерно так:
- знание всех основных офисных программ на уровне опытного пользователя,
- владение интернет-технологиями – почта, скайп, интернет-рассылки,
- высокая грамотность письма и речи, опыт ведения телефонных переговоров,
- готовность самостоятельно решать разные мелкие вопросы и проблемы.
Если вы умеете составлять хорошие коммерческие презентации, вести деловую переписку, можете вести переговорный процесс – ценность вас, как специалиста, существенно возрастет.
Это не означает, что все ваши таланты будут востребованы в конкретной вакансии. Бывает, что собственнику небольшого бизнеса требуется только специалист с функциями секретаря, или менеджер, осуществляющий периодическую интернет-рассылку.
В зависимости от намеченных целей вы можете остановиться на вакансиях с небольшой загрузкой, но если вы хотите расти в профессии, прокачивать навыки и повышать доход, то стоит поискать место с более серьезными требованиями.
Кроме технических умений, претендент на должность бизнес-ассистента должен обладать и определенными человеческими качествами:
- ответственность и надежность – работодатель должен быть уверен в вашем добросовестном отношении,
- честность и порядочность – вы будете допущены к закрытой информации о деятельности фирмы и работодатель должен быть уверен, что доверяет свои секреты в надежные руки,
- стрессоустойчивость – многие поручения придется выполнять в режиме дедлайна и в нестандартных ситуациях.
- пунктуальность и самодисциплина – немаловажные качества, которые позволят вам грамотно организовывать свой рабочий день и день начальства.
Как пройти собеседование
Сегодня подыскать вакансию удаленного ассистента можно на разных сетевых ресурсах. Биржи фриланса, социальные сети, официальные порталы поиска работы типа НН и JOB – там можно поискать подходящий для вас вариант трудоустройства.
Чтобы успешно пройти собеседование, вам нужно реально оценить свои знания и возможности.
Проверьте себя на знание русского языка на каком-нибудь бесплатном ресурсе в сети. Если результат не впечатлит, постарайтесь восполнить пробелы в знаниях. Грамотность и хороший слог, это то, без чего вы не сможете вести деловую переписку. Оцените свое владение таблицами – многие расчеты вам придется делать именно в них.
Подумайте о своих деловых и личностных качествах, какие из них помогут вам показать себя перспективным специалистом, а о каких лучше умолчать на предстоящем собеседовании. Грамотно составленное резюме поможет вам найти вакансию, соответствующую профессиональному уровню. Научитесь презентовать себя и не стесняйтесь озвучивать свои таланты и сильные стороны. Хвалить себя – не преступление.
Плюсы и минусы профессии
В работе бизнес-ассистента есть свои плюсы и минусы. Главным положительным фактором является возможность трудиться удаленно, в домашней, комфортной обстановке.
Участие в управлении бизнесом откроет перед вами большие перспективы – от возможности стать впоследствии соуправляющим до вхождения в состав собственников фирмы.
Еще одним бонусом станет приобретение нового опыта. Это может стать для вас мостиком к открытию собственного дела, ведь полученные знания захочется реализовать для собственного развития.
Минусом этой профессии может стать напряженный график, который вряд ли будет ограничиваться жесткими временными рамками. Часто в требованиях к соискателю указывается условие – быть на связи 24 часа в сутки.
С чего начать?
Большой объем, частые дедлайны, серьезный трудовой ритм – именно в таком активном и динамичном режиме живет современный бизнес, и если вы хотите стать его полноправным участником – вливайтесь в этот процесс и развивайте свой потенциал.
Курсов или обучающих материалов по профессии личного помощника мной в сети встречено не было. Однако, есть отличное обучение, которое здорово помогает в усвоении самых главных навыков удаленной работы. Подписывайтесь на рассылку курса, почитайте книгу об опыте перехода в удаленку от самых разных людей.
Если уровень ваших знаний и навыков пока не дотягивает до должности ассистента в серьезном крупном проекте — не расстраиваетесь, начните с малого. Построить карьеру помощника руководителя в сети можно достаточно быстро. Главное, что у вас должно быть – это желание развиваться и учиться.
Вот такой небольшой обзор по одной из удаленных профессий я сумел приготовить для вас сегодня. Надеюсь, что раскрыл для вас основные моменты и ее специфику. Если у вас возникли вопросы или есть желание как-то прокомментировать статью – буду рад любым откликам. Заглядывайте на огонек почаще – скоро мы продолжим обсуждение других специальностей, востребованных сегодня в сети.
Помощник руководителя: обязанности и личные качества
Личный помощник руководителя – профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений. Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств доверенного лица. Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.
Личные качества ассистента
При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные человеческие качества. Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями. Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики – это могут быть поручения и личного характера. Если вы человек сентиментальный и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа. Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью – повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом. Помощник руководителя, обязанности которого – ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве.Должностные функции
Итак, если вы намерены стать персональным помощником, следует ознакомиться со сферой деятельности и списком дел, которые в повседневные будни выполняет помощник руководителя. Обязанности его, как уже было сказано, варьируются от исполнительных функций до заместительских.В группу обязанностей офис-менеджера входят:
- планирование графика и составление рабочего расписания предстоящих дел и встреч руководителя;
- напоминание о запланированных встречах, предстоящих поездках, организация мероприятий и бизнес-ланча;
- контроль и планирование командировок: заказ билетов, бронирование отелей, работа переводчика;
- ведение документации и организаторские моменты по рационализации рабочего места.
К заместительским обязанностям относятся:
- поиск необходимой информации, оперативное решение возникающих вопросов, контроль над работой структурных подразделений;
- при необходимости представление фирмы и босса на деловых встречах.
В той или иной компании круг обязанностей может разниться в зависимости от специфики фирмы и личных качеств руководителя.
Перспективы
Сотрудники высокой квалификации, выполняющие эти функции, ценятся очень высоко. Чаще всего персональными ассистентами становятся офис-менеджеры, секретари, руководители отделов, заслужившие отличную репутацию за время своей службы и переросшие свои обязанности. Некоторые сотрудники рассматривают должность личного ассистента как стартовый этап для продвижения по карьерной лестнице. В будущем опыт и знание структуры компании, направлений ее деятельности, специализации, а также навыки проведения переговоров открывают широкие перспективы. Опытные и отличившиеся работники могут занять вышестоящие должности, что и является их высокой целью и главной мечтой.Кто такой, личный помощник руководителя?. InvestGo24
Личный помощник (ассистент) — востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат).В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Также, ведение телефонных переговоров, составление плана на день для руководителя и контроль за его выполнением, организация совещаний, ведение переписки, подготовка материалов для презентаций, организация командировок, исполнение остальных поручений директора.
Когда мы говорим о безупречном личном помощнике, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя. Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.
Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь читать мысли руководителя , уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют руководители к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей «правой руки». Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.
Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании.
Роль помощника руководителя в любой организации огромна, ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании. В их помощи нуждаются как топ-менеджеры мелких компаний, так и генеральные директора крупнейших холдингов. Профессионализм помощника в идеале должен позволить работодателю переложить на него существенную часть собственных обязанностей, не требующих личного участия.
Плюсы и минусы в работе помощника руководителя
Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.
Среди минусов можно выделить:
- тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
- некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
- возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.
Секретарь — настоящий помощник руководителя
Хороший и профессиональный секретарь – это универсальный помощник любого руководителя. Именно он способен удержать в приемной важных посетителей пока шеф на совещании, защитить грудью кабинет начальника, если тот попросил никого не впускать, приготовить самый вкусный кофе и даже напомнить о дне рождения нелюбимой тещи, если босс об этом забудет.
Вместе с тем многие руководители недооценивают той помощи, которую им могут предоставить их секретари, сводя ее к выполнению элементарных обслуживающих функций. Так, Европейская ассоциация профессиональных секретарей, в качестве основной роли такого специалиста, определяет его обязанность знать сущность деятельности своего руководителя, максимально обеспечивать ее продуктивность и уметь брать большую часть работы начальника на себя.
Однако, для выполнения такой задачи, при подборе секретаря нужно руководствоваться совсем другими критериями, нежели привлекательная внешность и хорошие манеры. В преддверии Международного дня секретаря, отмечаемого 21 апреля, Карьерист.ру расскажет руководителям, какие функции выполняет настоящий офисный помощник и как его выбрать.
Нужно понимать что секретарь, это не просто обслуживающий персонал, готовящий кофе и отвечающий на телефонные звонки. Секретарь – это, прежде всего, одна из главных фигур в окружении руководителя, от надлежащего труда которой прямо зависит эффективность работы начальника и организации в целом. По достоинству оценивая функционал данной должности, руководитель сможет максимально оптимизировать свою работу, высвобождая себя от множества рутинных операций и функций организационного характера. Конечно, низкий уровень деловой квалификации и отсутствие уверенности в возможностях секретаря, не позволят поручить ему выполнение сложных задач, однако, это следствие несоответствия необходимым критериям подбора специалистов, о которых мы поговорим позже.
Настоящие профессионалы своего дела окажут начальнику помощь в выполнении таких функций, как:
- Работа с документами. Прежде всего, секретарь работает с документами, которые поступают руководителю на подпись/резолюцию/визирование. При их обработке он проверяет грамотность и соответствие требованиям оформления, сводя функции руководителя лишь к проверке их содержания и непосредственно подписи. Кроме этого, в функции секретаря может входить обязанность добрать и предоставить необходимые для оценки тех или иных положений документы (например, к новому штатному расписанию приложить старое). Помимо этого, секретарь участвует в создании тех или иных корпоративных документов, наборе приказов и распоряжений и т.п., что существенно упростит работу начальника.
- Организация приема посетителей. Выполняя данную функции секретарь, не только записывает посетителей на прием и располагает их перед общением с начальником, но и докладывает руководителю о целях посещения, напоминает о них, информирует о прибытии лиц, перенаправляет посетителей к другим работникам, если необходимость встречи с руководителем отсутствует и т.д.
- Участие в подготовке и проведении совещаний. Основная цель секретаря в данном случае – максимальное сокращение затрат рабочего времени руководителя на проведение оперативок и совещаний, а также способствование реализации принятых на нем решений. В этих целях секретарь может составлять список участников, осуществлять контроль над подготовкой необходимых материалов, докладывать руководителю о численности прибывших, подготавливать иллюстрационный материал, вести протокол и устанавливать контроль над реализацией поручений.
- Организация связи руководителя. Согласно статистике, разговоры руководителя по телефону могут занимать от 6 до 10% его рабочего времени. Основная задача секретаря – исключить большую часть подобных телефонных обращений, перенаправляя их в необходимое структурное подразделение или разрешая возникшие вопросы самостоятельно. Тактичный отказ от разговора с руководителем – необходимое умение секретаря. Вторая, не менее важная задача – анализ полученной по телефону информации и определение той, которая должна быть донесена начальнику немедленно.
- Организация рабочего времени. Профессиональный секретарь всегда напоминает руководителю о важных встречах, переговорах, мероприятиях и принимает меры, относительно оптимальной их организации. Кроме того, он четко сдерживает соблюдение графика работы руководителя, исключает потери его рабочего времени и даже согласовывает с ним свои личные планы.
- Поддержание деловых контактов. С этой целью секретарь ведет учет организаций и должностных лиц, с которыми руководитель поддерживает деловые отношения, собирает о них необходимую информацию, информирует начальника об организационных изменениях и даже подготавливает тексты поздравительных писем.
Качественно исполнять указанные функции сможет только настоящий профессионал, которого не так-то легко и найти на рынке соискателей – способными к выполнению таких задач секретарями руководители очень дорожат, а сами специалисты работают с начальниками на протяжении даже десятков лет. Как правило, поиском действительно профессиональных секретарей занимаются рекрутинговые агентства, поскольку при его подборе нужно будет просмотреть сотни резюме и провести десятки собеседований.
Если же вы все же решили подобрать себе секретаря самостоятельно, то при выборе работника рекомендуется обращать внимание на следующие критерии:
- Наличие профессиональных навыков и умений. В их число должно входить знание иностранных языков, грамотность, умение стенографировать, знание делопроизводства (регистрация, составление и оформление документов, формирование и номенклатура дел и т.д.), основ архивного дела, правил эксплуатации оргтехники, офисных программ и даже основ психологии.
- Опыт организационной деятельности. Помимо опыта секретарской работы, соискатель должен обладать навыками самоорганизации собственной работы, с учетом требований руководителя, особенностей деятельности компании и управленческого аппарата.
- Чувство ответственности и способность к работе. Ответственность стоит наравне с профессиональными навыками секретаря, так как его работа должна характеризоваться высокой степенью надежности при выполнении поставленных руководителем задач. Секретарь должен быть готов брать ответственность за их выполнение на себя.
- Самостоятельность и инициативность. В некоторых ситуациях, исходя из установок руководителя, секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения, однако, не выходя за определенные пределы и не подменяя начальника.
- Стрессоустойчивость. Выполнение поставленных начальником задач, общение с посетителями, ненормированный рабочий график, ответственность – все это здорово выматывает и снижает трудоспособность человека, поэтому готовность к стрессам и адекватная реакция на них – незаменимое для секретаря качество.
- Тактичность. Умение вести себя с разными категориями людей, держать «язык за зубами» и хранить корпоративные секреты – одни из основных обязанностей секретаря, поэтому на нее так же нужно обращать внимание.
Не стоит сразу списывать со счетов специалистов без высшего образования. Безусловно, наличие диплома – один из показателей профессионализма, однако, далеко не всегда его гарантия. Практика показывает, что профессиональный секретарь может быть таковым и без высшего образования, особенно если он обладает всеми необходимыми руководителю качествами.
При всем этом, работа секретаря, как и выполняемые им функции, достаточно многогранны – все это зависит от требований непосредственного начальника. Описанные выше специфика и критерии следует относить непосредственно к секретарю приемной, что есть самой распространенной позицией в отечественных компаниях. Однако сегодня, условия ведения бизнеса настолько разнообразны и специфичны, что руководителю могут потребоваться помощники, выполняющие несколько иные функции. В зависимости от поставленных перед административным работником задач, занимаемая им позиция, как и предъявляемые к кандидатам требования, могут несколько отличаться.
Рассмотрим также специалистов, которые вам, как руководителю, могут быть интересны, помимо секретаря приемной.
- Личный ассистент. Нанимается, когда руководителю нужна «правая рука». В его задачи может входить как планирование рабочего графика, организация встреч, ведение переговоров, так и решение вопросов личного характера, например, организация семейного праздника. В то же время его работа предполагает не просто выполнение технических функций, но и самостоятельное решение многих задач, в том числе, выполнение большей части работы наставника. Поэтому на такие должности чаще всего нанимают мужчин средних лет со специальным образованием, разбирающихся в деятельности компании, опытом работы ассистентом не менее 3-5 лет, знанием языков, способностью принимать волевые решения и умением вести деловые переговоры.
- Секретарь на ресепшн. Если функции секретаря будут сводиться к встрече гостей, подаче напитков, ответам на звонки и взаимодействию с курьерами – вам нужен именно такой, чисто технический работник. Поскольку он первый, кого встречают посетители офиса – основным критерием отбора должна стать привлекательная внешность. Однако в таком случае, выполнения более широких функций от таких работников требовать не стоит.
- Секретарь-референт. Должность, частично совмещающая функции секретаря приемной и личного ассистента, поэтому она считается универсальной. Как правило, таких специалистов нанимают руководители, имеющие развитый административный персонал. В их функции входит подготовка особо важных документов, сопровождение на переговорах, протоколирование встреч, а также выполнение отдельных важных поручений. Они существенно больше взаимодействуют с руководителями, а поэтому и требования к ним должны предъявляются на порядок выше, чем к обычному секретарю.
Подводя итог, отметим, что при подборе секретаря, независимо от спектра выполняемых им функций, не стоит делать упор только на личностные или только профессиональные качества. В этом деле важно найти удачный симбиоз таких характеристик, и тогда, не забывая, конечно, про достойное финансовое поощрение, вы обязательно обретете не только настоящего помощника, но и верного соратника и даже хорошего друга.
Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.
Разместить резюме Добавить вакансию
❶ Чем занимается помощник руководителя :: JustLady.ru
Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.
В первую очередь, нужно суметь завоевать уважение и самого руководителя и других сотрудников. Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность — курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.
Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:
1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.
2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.
3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.
4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.
5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.
6. Ведение регистрационной картотеки.
Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:
1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.
2. Контролирование поступающих телефонных звонков, создание «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.
3. Обеспечение нормальной работы руководителя с помощью организации его стола.
4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.
5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.
6. Организация презентаций компании.
7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.
Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, стиля руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее объемные.
Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.
Как директору выбрать личного помощника
Личный помощник
Ритуля, кофе!
К кому руководитель предприятия обращается в первую очередь, когда хочет выведать мнение коллектива по поводу своей новой инициативы или узнать, с кем и против кого дружит главбух Марь Иванна? А если нужно быстро решить семейные вопросы, например, как в фильме «Дьявол носит «Prada», достать для дочери экземпляр новой книги про Гарри Поттера, которая еще не поступила в продажу?
Влияние персонального ассистента CEO на атмосферу в компании трудно переоценить. Ведь настроение шефа напрямую зависит от расторопности и умений личного помощника. Казалось бы, чего проще: заварить руководителю чай? Но неопытные руки наломают дров: переборщат, например, с крепостью чая или подадут не тот сорт. И пиши пропало. Руководитель почувствует дискомфорт и весь день будет ходить не в духе.
«Приготовления чая-кофе — самый высокий уровень доверия, — говорит Светлана, личный помощник генерального директора крупной коммерческой структуры. — Ведь для этого надо знать все вкусы и требования шефа».
В советские времена «красные» директора довольствовались секретарями в разных вариациях — референты, переводчики и т. д., чья деятельность ограничивалась «сидением» на телефоне и подношением шефу на подпись документов. Правда секретарь Верочка в «Служебном романе» чуть продвинулась в своем искусстве, когда ее боссу понадобились консультации стилиста.
Секретари в компаниях есть и сейчас. Но с Запада к нам в табель о рангах пришло еще одно «кадровое» понятие — помощник руководителя. Его функции в прямом смысле слова заключаются в том, чтобы обеспечивать CEO условия для эффективной работы. По сути, помощник является связующим звеном между генеральным директором, сотрудниками компании и окружающим миром — партнерами, инвесторами, клиентами. Помощник действительно помогает.
Серый кардинал
На Западе функции секретаря и личного помощника четко разграничены — это две разные должности, каждая со своими должностными инструкциями. В России сейчас тоже, следуя моде, руководители обзаводятся персональными помощниками, оставляя в штате и должность секретаря. Однако фактически это чаще всего означает, что у руководителя просто появляется еще один секретарь. Помощник, конечно, способен выполнять секретарские функции — отвечать на телефонные звонки, приносить на подпись документы и т. д. Но вот обычному секретарю далеко до личного помощника, который должен обладать многими навыками и даже талантами. В частности, требуется аналитическое мышление, широта кругозора, знания в разных сферах человеческой деятельности. Личный помощник всегда знает, где можно найти требуемую информацию. И не просто ее предоставить, но рассмотреть проблему со всех сторон и предложить несколько путей решения.
«Шеф уезжал в командировку — дала ему в дорогу листок, где расписала все поминутно, — рассказывает Вера, помощник президента компании. — Сама я в этой стране никогда не была, но пришлось узнать все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы, пересадки, переезды, встречи, проводы. Хотя это все мелочи. Требовалось еще организовать определенный цвет машины, проконтролировать качество кухни в самолете, отеле и т. п.».
Вот, к примеру, несложная на первый взгляд задача — организация деловой встречи. Об этом можно прочитать в любом пособии по деловому этикету. Но только профессионал учтет все нюансы, присущие каждым конкретным деловым переговорам. В пособии не прочтешь, какую воду предпочитает партнер — газированную или без газа. А личный помощник точно знает, что он употребляет только колу-лайт. Теперь, представьте, как партнер отреагирует, когда увидит, что на столе стоит не просто кола, а его любимый «лайт». Мелочь, но как «приятно иметь дело с такими внимательными людьми».
Руководителя оценивают по тому, какая у него в офисе мебель, посуда и — какой личный помощник. Поэтому генеральный директор лично выбирает себе помощника, который и в процессе работы также подчиняется непосредственно CEO.
Кто кого выбирает?
Руководитель и его помощник должны подходить друг к другу, как ключ к замочной скважине, — поясняют в Клубе профессиональных секретарей. Даже хорошего секретаря найти непросто, а уж личного помощника — тем более.
«Если лицо фирмы — СЕО, то личный помощник — лицо руководителя, главное лицо свиты», — говорит Ирина, личный помощник генерального директора крупного холдинга.
Конечно, CEO хочется подобрать себе эффектное, красивое «лицо». Но поиски идеального помощника, который сочетает в себе сразу все возможные качества, могут продолжаться бесконечно. Важно найти компромисс. Нужно расставить приоритеты, что важнее — профессионализм или броская внешность? Специалисты рекомендуют подходить с такими мерками: хороший помощник ценен своим потенциалом, на сегодняшний момент он может быть не отличник, а «хорошист».
Где искать себе помощника? Лучше — на стороне. Брать знакомых в помощники не рекомендуется. Ничего путного из этого не выйдет. Возникают личные зависимости. Зная все проблемы человека, руководитель будет за него переживать и не сможет элементарно отчитать, положим, за опоздание.
И еще. CEO ошибаются, когда полагают, что выбор всегда остается за ними. На самом деле при устройстве на работу личный помощник тоже выбирает. Если потенциальный работодатель не приглянулся, вряд ли материальное вознаграждение поможет ему «закрыть на это глаза». Очень быстро с обеих сторон наступит разочарование. Ведь личный помощник, в конце концов, становится тенью руководителя, фактически начинает жить его жизнью.
Ничего личного
В последнее время прослеживается интересная тенденция — брать в личные помощники не женщин, а мужчин. Новую моду привезли с собой продвинутые CEO, получившие бизнес-образование на Западе. Они считают, что в этой роли мужчины смотрятся органичнее. Почему? Женщины — более эмоциональны, поэтому в компании, где стрессоустойчивость особенно актуальна, берут мужчин-помощников. Кроме того, руководителям нужна правая рука, на которую можно опереться. Срабатывает сложившийся стереотип: мужчина-CEO считает, что опорой в борьбе денег, технологий, бизнес-идей ему может послужить только мужчина.
Другой стереотип: женщины — слишком разговорчивы и могут проболтаться о чем-то конфиденциальном. Мужчины же — молчуны. По словам Ольги Дивненко, консультанта Клуба профессиональных секретарей, утечка информации — серьезная проблема, с которой сталкиваются практически в любой компании. Но утверждать, что именно женщины — слабое звено, не совсем верно. Тут повинна скорее корпоративная культура в целом.
Руководители часто не учитывают того, что личный помощник фактически живет жизнью босса, работа у него продолжается 24 часа в сутки. Компенсацией здесь могут служить, в том числе, материальные поощрения. Многие личные помощники деликатно молчат, долго терпят, ждут, когда начальник предложит, к примеру, повышение заработной платы. И не дождавшись, подыскивают себе другое место работы.
Руководители порой не уважает труд личного помощника, полагая, что выполнять эти функции — очень просто. Поэтому так редки благодарности из уст шефа. Несправедливость остро чувствуется человеком, а обиды имеют обыкновение накапливаться и потом прорываться — в виде все того же заявления об увольнении по собственному желанию.
В работе с личным помощником важно не переступить очень тонкую грань, которая приводит к эмоциональной зависимости друг от друга. В этом случае босс уже и шага не сможет ступить без своего помощника. И кто из вас в результате руководит компанией?
«Мы, конечно, выполняем все прихоти шефа, но, если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого по-настоящему уважаешь, — говорит Юлия, помощник президента крупной строительной компании. — Если этого нет, то ничто не помешает нам уйти, хлопнув дверью».
Материалы журнала CEO