Что такое политика организации: ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ — это… Что такое ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ?

ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ — это… Что такое ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ?

ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

Совокупность всех решений и мер, принятых организацией для постановки стратегических задач и их достижения

Словарь бизнес-терминов. Академик.ру. 2001.

• Покупная стоимость товара
• ПОЛИТИКА ТОВАРНАЯ

Смотреть что такое «ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ» в других словарях:

• ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ ТРУДА — общий характер действий, направленных на создание здоровых и безопасных условий труда на рабочих местах в организации. В соответствии с ГОСТ Р 12.0.006 2002 Общие требования к управлению охраной труда в организации должна быть разработана… …   Российская энциклопедия по охране труда

• Политика организации инновационная —   совокупность целей, приоритетов стратегии инновационного развития и управления изменениями организации, сформированных ее менеджментом и реализуемых через систему планирования и проектирования организационного развития.

  При разработке… …   Толковый словарь «Инновационная деятельность». Термины инновационного менеджмента и смежных областей

• Учетная политика организации — совокупность способов ведения бухгалтерского учета первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации и… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

• Социальная политика организации

  — часть политики управления персоналом, включающая в себя все цели и мероприятия, связанные с добровольными социальными услугами фирмы. См. также: Кадровая политика Социальная политика Финансовый словарь Финам …   Финансовый словарь

• кредитная политика организации — кредитная политика предприятия Выстроенный компанией (предприятием) механизм управления дебиторской задолженностью: прежде всего, определение целей и условий предоставления покупателям продукции товарного (коммерческого) или потребительского… …   Справочник технического переводчика

• Кредитная политика организации, предприятия — (Сгеdit policy) — выстроенный компанией (предприятием)  механизм управления дебиторской задолженностью: прежде всего, определение целей и условий предоставления покупателям продукции товарного (коммерческого) или потребительского кредита …   Экономико-математический словарь

• Экологическая политика организации — экологическая политика означает общие цели организаций и принципы деятельности по отношению к окружающей среде, включая соответствие всем соответствующим нормативным требованиям относительно окружающей среды, а также принятие обязательств по… …   Официальная терминология

• ПОЛИТИКА —         (греч.

  гос. или обществ. дела, от государство), сфера деятельности, связанная с отношениями между классами, нациями и др. социальными группами, ядром которой является проблема завоевания, удержания и использования гос. власти. Самое… …   Философская энциклопедия

• политика информационной безопасности (организации) — политика ИБ (организации) Формальное изложение правил поведения, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области информационной безопасности, которыми руководствуется организация в своей деятельности. Примечание Политики должны …   Справочник технического переводчика

• Политика в области обеспечения качества — основные направления и цели эксплуатирующей организации АС или организации, выполняющей работы и предоставляющей услуги эксплуатирующей организации АС в области качества в целях безопасности, установленные руководством эксплуатирующей организации …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Что такое политики, стандарты и процедуры

Что общего и чем отличаются политики, стандарты и процедуры работы? Далеко не каждый может ответить на этот вопрос. Общее понимание вроде как присутствует, но дьявол кроется в деталях, а именно детали в итоге формируют разницу в понимании.  Разность понимания, в свою очередь, оборачивается неоправданными ожиданиями и потерянным временем.

Политики

Политика – это собрание принципов, которым следует компания в своей деятельности. Принципы – это фактически правила поведения, принятые в компании. Надеюсь, вы понимаете, что наличие выраженного принципа вовсе не означает, что его неукоснительно соблюдают? Потому как иногда я наблюдал ситуацию, когда создание политики и ее выполнение считалось тождественным. Но это совсем другая история. Сейчас мы разберемся только с тем, что из себя представляют политики, стандарты и процедуры.

Впрочем, я отвлекся. Вернемся к политике.

Правила поведения и принятия решений, прописанные в политике, могут касаться разных областей деятельности. Например:

• Политика внутренних коммуникаций
• Политика качества
• Политика обслуживания клиентов
• Политика информационной безопасности
• Политика управления финансами
• Политика управления бизнес процессами

и т. д.

Каждый из вышеперечисленных примеров определяет желаемое поведение компании в рамках конкретной области.

Получается, что у компании может быть множество политик – по политике на каждую область деятельности. Хорошо, а сколько их должно быть в таком случае? Для каких областей деятельности нужно создавать политики? Ответить на данный вопрос однозначно не получится. Дело в том, что политики создаются для тех областей, которые являются ключевыми с точки зрения стратегии компании. А  стратегия у каждого своя. Так что только вы можете определить  набор и состав политик.

Вовсе необязательно создавать политику для каждой ключевой области. Вполне допустимо использовать одну политику, которая вберет в себя необходимые принципы из разных областей деятельности. Таким образом, вы можете просто составить список ключевых с точки зрения операционной деятельности вопросов, сформулировать ответы на них и собрать их в виде корпоративной политики.

Хорошая политика помимо ответа на вопрос «как поступать в том или ином случае» даёт ответ на вопрос «почему так следует делать».

В успешных компаниях политики пишутся и принимаются советом директоров или собранием руководителей исполнительного звена, т.к. именно они в конечном счете отвечают за всю компанию и каждого сотрудника в отдельности.

Вопросу управления политиками уделяется довольно много внимания. И это вполне обосновано.

Кстати, если уж вы используете политики в компании, убедитесь в том, что существует соответствующая политика, регулирующая внесение изменений во все остальные. В противном случае, изменение политик станет хаотичным и сведёт на нет все усилия по их созданию. Помните, изменение политики в обязательном порядке должно быть согласовано и подписано каждым, кто принимал политику ранее.

Стандарты

Если политики охватывают вопросы в рамках всей компании, то стандарты задают правила и процедуры контроля, которые помогают политикам выполняться на постоянной основе. Стандарты – это то, что должны делать все сотрудники, чтобы реализовывать политики.

Стандарт регулирует какой-то конкретный вопрос, так что стандартов в компании может быть (и скорее всего будет) множество. Например, ГОСТы. Один ГОСТ регулирует лишь один вопрос. Например, существует целый блок ГОСТов, касающийся рабочей документации строительства. Но на каждый конкретный вопрос существует свой стандарт:

• Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации
• Система проектной документации для строительства. Общие данные по рабочим чертежам
• Система проектной документации для строительства. Спецификации
• Система проектной документации для строительства. Условные обозначения трубопроводов санитарно-технических систем

и т.д.

Для вышеуказанного примера политика будет касаться общих вопросов управления проектной документацией для строительства, а стандарты – конкретизировать отдельные вопросы.

Есть, правда, и исключение в российской действительности. Компании, ведущие международную деятельность, зачастую вынуждены соблюдать два стандарта в области финансовой отчетности – РСБУ и МСФО. Но это исключение.

Технические стандарты содержат спецификации, которые разные производители используют для того, чтобы компоненты или устройства могли использоваться вместе или были совместимы друг с другом.

Стандарты могут быть очень специфичны и применяться только в одной компании. Но каждый стандарт формируется на основании лучшего опыта – опыта компании или отрасли. Нередко стандарты из одних отраслей и направлений адаптируются для других. Например, стандарты по технике безопасности.

Зачастую стандарты направлены на обеспечение безопасности сотрудников и защиту физических и информационных активов компании.

Соблюдение стандартов обязательно.

Как и политики, стандарты должны управляться группой экспертов в области действия стандарта. Поэтому совершенно неправильно, когда, к примеру, отдел кадров управляет стандартом по безопасности труда на производстве. И это ещё не самый «жесткий» пример.

Внесение изменений в стандарты также должно регулироваться явным и понятным образом.

Процедуры

Можно сказать, что процедуры – это инструкции, которые рассказывают о том, как нужно выполнять действия. Правильные стандарты и процедуры являются сквозными, т.е. отражают то, как должны пошагово выполняться определенные операции в рамках более широкого представления – представления политик и стандартов. Процедуры могут применяться и управляться локально, например, в рамках одного подразделения или даже одной должности. Правда, это не означает, что изменение процедур может происходить по другим принципам, нежели изменение политик и стандартов. В любом случае процедура изменения должна включать в себя комплексный анализ влияния на результаты и ход процедуры. Процедура как часть процесса имеет определенный результат, у которого есть клиент. При управлении процедурами необходимо помнить об этом. Также необходимо помнить о соблюдении интересов участников выполнения процедуры.

Для управления процедурами не надо привлекать верхние органы управления, такие, как совет директоров. Однако заинтересованные представители среднего менеджмента должны участвовать в утверждении процедур. Напомню, процедуры связаны с вышестоящими стандартами и политиками, поэтому изменение процедур может затронуть интересы в оба направления.

Процедура с процессной точки зрения

В управлении бизнес процессами понятие процедуры немного отличается от общепринятого. С нашей точки зрения, процедура – это линейная последовательность операций. Процедура позволяет отобразить последовательность действий в виде простого списка и тем самым упростить описание бизнес процесса. 

 

Общие элементы

Общие требования к документации позволяют увеличить вероятность правильного понимания и исполнения документов.

Ясность

Политики, стандарты и процедуры должны быть написаны ясным, понятным для всех языком. Это обязательное и основополагающее требование. Несмотря на то, что разные люди по-разному понимают информацию, необходимо стремиться к тому, чтобы документы были доступны для понимания широкому кругу пользователей. Лично я формулирую требование таким образом: документ должен быть понятен для условного человека с улицы. Это означает, что специалист, имеющий набор базовых знаний в предметной области, должен легко понять, что написано в документе и что с этим делать.

К этому требованию также относится использование максимально простого и живого языка. Чем проще написано, тем проще воспринимается. Только не забывайте о соблюдении грамматических правил.

Единообразие

Не стоит превращать документы в комиксы. Когда от разнообразия картинок, шрифтов, цветов и стилей оформления начинает рябить в глазах. Выбирайте простые стили и единообразно оформляйте элементы. Если жирный шрифт используется для выделения определений, значит, он не подойдет для подчеркивания ключевых мыслей. Размер заголовков должен быть одинаковым для соответствующего уровня заголовка. Не делайте заголовки одного уровня разноцветными и т.д.

Взаимосвязь

Связь между документами должна прослеживаться в каждом документе. Иными словами, если процедура поддерживает выполнение определенного стандарта, который, в свою очередь, отражает действие политики, это должно быть понятно из документа. Изменение процедуры повлечет за собой, в конечном счете, изменения в политике и наоборот.  В документации должна быть иерархия.  Использование интерактивных ссылок существенно упрощает процесс работы с документацией.

Единое хранилище

На сегодняшний день многие компании страдают от одного недостатка, связанного с хранением информации – отсутствием единого онлайн-хранилища. Все политики, стандарты и процедуры должны находится в одном месте, к которому есть доступ у заинтересованных сотрудников. Доступ должен быть открыт для чтения, но не для редактирования. Да, можно (а порой и нужно) разграничивать права по чтению документации.

Редактирование документации может быть открыто только для ответственных. Также должны быть настроены права изменения документа на основании маршрута согласования. То есть документ может быть изменен в онлайн-хранилище, только если его согласовали все ответственные.

Обязательно должен работать поиск по названиям документов и их содержанию. Система тегов приветствуется. Карта документации – высший пилотаж.

Наличие вспомогательной документации

Об этом типе документов часто забывают. К этому типу относятся инструкции, чек листы, описание методик расчетов и т.д. Эти документы предназначены для того, чтобы помогать сотрудникам выполнять определенные процессы, процедуры и т.д. Очень часто отсутствие технических инструкций является весьма серьезным препятствием в успешном внедрении и эффективном использовании того или иного инструмента.

 

В другой статье я обязательно расскажу о всей структуре управляющей документации.

 

Политика организации в отношении обработки персональных данных на сайте

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее — Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую сайт ###, (далее — сайт ###) расположенный на доменном имени ###. ru (а также его субдоменах), может получить о Пользователе во время использования сайта ###.ru (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.

1. Определение терминов

1.1 В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:

1.1.1. «Администрация сайта» (далее — Администрация) — уполномоченные сотрудники на управление сайтом ###, которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.1.2. «Персональные данные» — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

1.1.3. «Обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

1.1.4. «Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.1.5. «Сайт ###» — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL): ###.ru, а также его субдоменах.

1.1.6. «Субдомены» — это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие сайту ###, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации

1.1.5. «Пользователь сайта ### » (далее Пользователь) — лицо, имеющее доступ к сайту ###, посредством сети Интернет и использующее информацию, материалы и продукты сайта ###.

1.1.7. «Cookies» — небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.

1.1.8. «IP-адрес» — уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, через который Пользователь получает доступ на сайт ###.

2. Общие положения

2.1. Использование сайта ### Пользователем означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.

2.2. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта ### .

2.3. Настоящая Политика конфиденциальности применяется к сайту ###. сайт ### не контролирует и не несет ответственность за сайты третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам, доступным на сайте ###.

2.4. Администрация не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем.

3. Предмет политики конфиденциальности

3.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет по запросу Администрации при регистрации на сайте ### или при подписке на информационную e-mail рассылку.

3.2. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения форм на сайте ### и включают в себя следующую информацию:
3.2.1. фамилию, имя, отчество Пользователя;
3.2.2. контактный телефон Пользователя;
3.2.3. адрес электронной почты (e-mail)
3.2.4. место жительство Пользователя (при необходимости)
3.2.5. фотографию (при необходимости)

3.3. сайт ### защищает Данные, которые автоматически передаются при посещении страниц:
— IP адрес;
— информация из cookies;
— информация о браузере
— время доступа;
— реферер (адрес предыдущей страницы).

3.3.1. Отключение cookies может повлечь невозможность доступа к частям сайта , требующим авторизации.

3.3.2. сайт ### осуществляет сбор статистики об IP-адресах своих посетителей. Данная информация используется с целью предотвращения, выявления и решения технических проблем.

3.4. Любая иная персональная информация неоговоренная выше (история посещения, используемые браузеры, операционные системы и т.д.) подлежит надежному хранению и нераспространению, за исключением случаев, предусмотренных в п.п. 5.2. настоящей Политики конфиденциальности.

4. Цели сбора персональной информации пользователя

4.1. Персональные данные Пользователя Администрация может использовать в целях:
4.1.1. Идентификации Пользователя, зарегистрированного на сайте ### для его дальнейшей авторизации.
4.1.2. Предоставления Пользователю доступа к персонализированным данным сайта ###.
4.1.3. Установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования сайта ###, обработки запросов и заявок от Пользователя.
4.1.4. Определения места нахождения Пользователя для обеспечения безопасности, предотвращения мошенничества.
4.1.5. Подтверждения достоверности и полноты персональных данных, предоставленных Пользователем.
4.1.6. Создания учетной записи для использования частей сайта ###, если Пользователь дал согласие на создание учетной записи.
4.1.7. Уведомления Пользователя по электронной почте.
4.1.8. Предоставления Пользователю эффективной технической поддержки при возникновении проблем, связанных с использованием сайта ###.
4.1.9. Предоставления Пользователю с его согласия специальных предложений, новостной рассылки и иных сведений от имени сайта ###.

5. Способы и сроки обработки персональной информации

5.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

5.2. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

5.3. При утрате или разглашении персональных данных Администрация вправе не информировать Пользователя об утрате или разглашении персональных данных.

5.4. Администрация принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.

5.5. Администрация совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.

6. Права и обязанности сторон

6.1. Пользователь вправе:

6.1.1. Принимать свободное решение о предоставлении своих персональных данных, необходимых для использования сайта ###, и давать согласие на их обработку.

6.1.2. Обновить, дополнить предоставленную информацию о персональных данных в случае изменения данной информации.

6.1.3. Пользователь имеет право на получение у Администрации информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Пользователь вправе требовать от Администрации уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав. Для этого достаточно уведомить Администрацию по указаному E-mail адресу.

6.2. Администрация обязана:

6.2.1. Использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в п. 4 настоящей Политики конфиденциальности.

6.2.2. Обеспечить хранение конфиденциальной информации в тайне, не разглашать без предварительного письменного разрешения Пользователя, а также не осуществлять продажу, обмен, опубликование, либо разглашение иными возможными способами переданных персональных данных Пользователя, за исключением п. п. 5.2. настоящей Политики Конфиденциальности.

6.2.3. Принимать меры предосторожности для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации в существующем деловом обороте.

6.2.4. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.

Ответственность сторон

7.1. Администрация, не исполнившая свои обязательства, несёт ответственность за убытки, понесённые Пользователем в связи с неправомерным использованием персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 5.2. и 7.2. настоящей Политики Конфиденциальности.

7.2. В случае утраты или разглашения Конфиденциальной информации Администрация не несёт ответственность, если данная конфиденциальная информация:
7.2.1. Стала публичным достоянием до её утраты или разглашения.
7.2.2. Была получена от третьей стороны до момента её получения Администрацией Ресурса.
7.2.3. Была разглашена с согласия Пользователя.

7.3. Пользователь несет полную ответственность за соблюдение требований законодательства РФ, в том числе законов о рекламе, о защите авторских и смежных прав, об охране товарных знаков и знаков обслуживания, но не ограничиваясь перечисленным, включая полную ответственность за содержание и форму материалов.

7.4. Пользователь признает, что ответственность за любую информацию (в том числе, но не ограничиваясь: файлы с данными, тексты и т. д.), к которой он может иметь доступ как к части сайта ###, несет лицо, предоставившее такую информацию.

7.5. Пользователь соглашается, что информация, предоставленная ему как часть сайта ###, может являться объектом интеллектуальной собственности, права на который защищены и принадлежат другим Пользователям, партнерам или рекламодателям, которые размещают такую информацию на сайте ###.
Пользователь не вправе вносить изменения, передавать в аренду, передавать на условиях займа, продавать, распространять или создавать производные работы на основе такого Содержания (полностью или в части), за исключением случаев, когда такие действия были письменно прямо разрешены собственниками такого Содержания в соответствии с условиями отдельного соглашения.

7.6. В отношение текстовых материалов (статей, публикаций, находящихся в свободном публичном доступе на сайте ###) допускается их распространение при условии, что будет дана ссылка на сайт ###.

7.7. Администрация не несет ответственности перед Пользователем за любой убыток или ущерб, понесенный Пользователем в результате удаления, сбоя или невозможности сохранения какого-либо Содержания и иных коммуникационных данных, содержащихся на сайте ### или передаваемых через него.

7.8. Администрация не несет ответственности за любые прямые или косвенные убытки, произошедшие из-за: использования либо невозможности использования сайта, либо отдельных сервисов; несанкционированного доступа к коммуникациям Пользователя; заявления или поведение любого третьего лица на сайте.

7.9. Администрация не несет ответственность за какую-либо информацию, размещенную пользователем на сайте ###, включая, но не ограничиваясь: информацию, защищенную авторским правом, без прямого согласия владельца авторского права.

8. Разрешение споров

8.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем и Администрацией, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения или предложения в электронном виде о добровольном урегулировании спора).

8.2. Получатель претензии в течение 30 календарных дней со дня получения претензии, письменно или в электронном виде уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.

8.3. При не достижении соглашения спор будет передан на рассмотрение Арбитражного суда г. Москва.

8.4. К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией применяется действующее законодательство Российской Федерации.

9. Дополнительные условия

9.1. Администрация вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.

9.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на сайте ###, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.

9.3. Все предложения или вопросы касательно настоящей Политики конфиденциальности следует сообщать по адресу: ###

9.4. Действующая Политика конфиденциальности размещена на странице по адресу http://###

Обновлено: 28 Июля 2017 года

г. Москва, ООО «###»

Учетная политика организации — «Реноме» Программы обучения бухгалтеров и кадровых специалистов в Красноярске

После проведения процедуры регистрации предприятия многие руководители не понимают, как систематизировать работу. Для этого необходимо знать не только как контролировать сотрудников, но и составить регламент, правила учета, инструкции, принципы всех видов и направлений деятельности. От налаженного взаимодействия всех подразделений будет зависеть эффективность функционирования всего бизнеса.

В первую очередь необходимо составить и утвердить учетную политику предприятия. Документ представляет собой четко прописанные принципы, методы, правила и процедуры, которые используются при ведении финансово-экономической деятельности и составления отчетности. Основным принципом ведения учетной политики является последовательность, которая основывается на одних правилах ведения бухгалтерского и финансового учета.

Каждая учетная политика имеет свои особенности, что зависит от размеров и специфики предприятия. В составлении и формировании данного документа необходимо учитывать все функциональные связи между подразделениями и систематизировать их работу. В случае отсутствия опытного специалиста в компании лучше воспользоваться услугами профессиональных специалистов.

 

В учетной политике предприятия должны учитываться следующие пункты по поводу определения:

 

• принципов формирования финансовой отчетности и метода учета статей;

 

• методов амортизации;

 

• малоценных необоротных активов;

 

• списания товаров;

 

• форм документального ведения учета, в том числе перечень журналов-ордеров;

 

• графика и последовательности документооборота;

 

• электронного ведения учета;

 

• сроков инвентаризации.

 

Составлении политики квалифицированными сотрудниками

После утверждения учетной политики организации ее основоположные принципы обязательны к выполнению всеми сотрудниками, подразделениями и филиалами. При реструктуризации деятельности, смены руководства и законодательства необходимо пересмотреть и ввести изменения учетной политики.

 

Разработкой документа должны заниматься компетентные сотрудники или отдел бухгалтерии. Специалист должен полностью охватить понятия принципов и видов деятельности предприятия, проанализировать работу. На основании информации составляется схема функционирования компании и разрабатывается индивидуальная учетная политика.

 

Опытные квалифицированные сотрудники специализированной компании разрабатывают документ, который соответствует не только специфике предприятия, но и законодательству в сфере ведения бухгалтерского и финансового учета.

[object Object]

Определение политики предприятия.

Нужна помощь в написании работы?

Целеполагание — один из важнейших компонентов управленческой деятельности, а также общего функционирования, организаций. Оно является и основной функцией руководителя, и этапом управленческой деятельности, и ее структурным компонентом. Целеполагание определяется как формулировка или выбор цели функционирования организации, а также ее конкретизация на подцели и их согласование.

При определении политики организации (целеполагание) выявляются: а) стратегия маркетинга, б) финансовая стратегия, в) стратегия НИОКР, г) стратегия производства, д) социальная стратегия, e) стратегия организационных изменений,  ж) экологическая стратегия. Базовыми положениями экономической политики предпринимательских структур,  следует считать:  1) принципы деятельности, поведения, взаимодействия с внешней средой;  2) приоритеты, связанные с деятельностью предпринимательских структур;  3) целевые установки, определяющие желаемые достижения предпринимательской структуры, ориентацию в окружающей среде; 4) механизм взаимодействия предпринимательской структуры с экономическими агентами из внешней и внутренней среды.
 Поскольку базовые положения экономической политики можно считать некоей совокупностью и между ними существуют определенные взаимосвязи – базовые положения можно считать элементами системы, которой и является при данном аспекте рассмотрения экономическая политика. Вместе с тем и по своему содержанию, и по роли в управлении целеполагание является именно управленческой функцией, пронизывающей всю деятельность руководителя. специфической обязанностью руководителя является постановка целей перед исполнителями, что также включено в весь процесс организационного функционирования. Далее, по своему содержанию функция целеполагания — это сложный и развернутый во времени процесс, имеющий свои специфические закономерности, не свойственные иным управленческим функциям.  Реализация функции целеполагания начинается с определения наиболее общей цели организации, выступающей основой для всей ее деятельности. Для определения этой наиболее общей цели используются понятия «философия компании», «политика фирмы» и чаще всего «миссия организации». Миссия детализирует статус организации, декларирует ее главные задачи и определяет общие направления ее деятельности и руководства ею. Роль миссии поэтому очень велика, особенно в условиях свободной рыночной экономики, когда хозяйствующие субъекты ставятся перед необходимостью самостоятельного ее выбора.  В  качестве миссии организации не должно формулироваться получение ею прибыли, хотя, безусловно, именно она составляет необходимый компонент ее целей, задач бизнеса как такового. Миссия должна включать формулировку более общих и широких, социально значимых целей. Прибыль представляет собой внутреннюю проблему организации. Но поскольку любая организация, особенно крупная, является социальной и открытой системой, она сможет выжить, если будет удовлетворять какую-либо потребность, находящуюся вне ее.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость Поделись с друзьями

Учетная политика организации

ОПФР по Свердловской области

Учетная политика

УПФР в г. Алапаевске и Алапаевском районе

Учетная политика

УПФР в г. Артемовском

Учетная политика

УПФР в г. Асбесте

Учетная политика

УПФР в г. Верхней Пышме (межрайонное)

Учетная политика

УПФР в г. Верхней Салде (межрайонное)

Учетная политика

УПФР в г. Ивделе

Учетная политика

УПФР в г. Ирбите (межрайонное)

Учетная политика

УПФР в г. Камышлове (межрайонное)

Учетная политика

УПФР в г. Карпинске и г. Волчанске

Учетная политика

УПФР в г. Качканаре

Учетная политика

УПФР в г. Кировграде и г. Верхнем Тагиле

Учетная политика

УПФР в г. Краснотурьинске

Учетная политика

УПФР в г. Красноуральске

Учетная политика

УПФР в г. Красноуфимске и Красноуфимском районе

Учетная политика

УПФР в г. Кушве и г.Верхняя Туре

Учетная политика

УПФР в г. Невьянске

Учетная политика

УПФР в г. Нижней Туре

Учетная политика

УПФР в г. Первоуральске (межрайонное)

Учетная политика

УПФР в г. Полевском

Учетная политика

УПФР в г. Ревде (межрайонное)

Учетная политика

УПФР в г. Реже

Учетная политика

УПФР в г. Североуральске

Учетная политика

УПФР в г. Серов и Серовском районе

Учетная политика

УПФР в г. Сухом Логу

Учетная политика

УПФР в г. Тавде (межрайонное)

Учетная политика

УПФР в Верх-Исетском районе г. Екатеринбурга

Учетная политика

УПФР в Железнодорожном районе г. Екатеринбурга

Учетная политика

УПФР в Кировском районе г. Екатеринбурга

Учетная политика

УПФР в Ленинском районе г. Екатеринбурга

Учетная политика

УПФР в Октябрьском районе г. Екатеринбурга

Учетная политика

УПФР в Орджоникидзевском районе г. Екатеринбурга

Учетная политика

УПФР в Чкаловском районе г. Екатеринбурга

Учетная политика

УПФР в г. Каменске-Уральском и Каменском районе

Учетная политика

УПФР в г. Нижнем Тагиле и Пригородном районе

Учетная политика

УПФР в Артинском районе

Учетная политика

УПФР в Ачитском районе

Учетная политика

УПФР в Белоярском районе (межрайонное)

Учетная политика

УПФР в Верхотурском уезде

Учетная политика

УПФР в Гаринском районе

Учетная политика

УПФР в Новолялинском районе

Учетная политика

УПФР в Пышминском районе

Учетная политика

УПФР в Сысертском районе

Учетная политика

УПФР в Талицком районе

Учетная политика

УПФР в Туринском районе

Учетная политика

УПФР в Тугулымском районе

Учетная политика

УПФР в г. Новоуральске

Учетная политика

УПФР в г. Лесном

Учетная политика

Политика организации делопроизводства на предприятии — рабочий инструмент или декларативная бумажка?

Больше года прошло с последней массовой волны заражения компьютеров Украинская вредоносным ПО NotPetya.  Тогда, наверное, многие предприниматели (если оперировать данными Нацполициии, то около 1500) задумались о внедрении в своей работе надежных мер кибербезопасности.

Электронная почта, как точка входа в ваших тайн.

Однако, к сожалению, в Украине львиная доля до сих пор надеется на милость фортуны по защите своей информации. Кстати, знали ли вы, что одним из самых масштабных и убыточных вирусом считается MyDoom, который распространялся исключительно через электронную почту? В 2004 году от него пострадали за разным оценкам 16-25% всех электронных почтовых ящиков в мире, а причиненный ущерб оценивается примерно в $ 30,000,000,000. Корпоративная электронная почта до сих пор является крайне уязвимым каналом для кибератак, но одновременно можно легко организовать противодействие таким атакам на своем предприятии.

Здесь важную роль играет повышение компьютерной грамотности сотрудников.Во-первых, это намного дешевле, чем внедрение новых дополнительных технических мероприятий, и, во-вторых, значительно эффективнее в разрезе безопасного пользования почтовыми сервисами.

Документом, который должен стать отправной точкой для донесения до работников ключевых моментов обращения с электронной почтой с целью организациии максимального соблюдения кибербезопасности, может быть Политика организации делопроизводства на предприятии.

Правовые средства защиты электронной почты

Понятно, что политика будет охватывать широкий круг вопросов, чем только электронную переписку, однако один или несколько разделов обязательно должны освещать эту проблематику.

Так что главное в этой политике? Конечно не открывать электронные письма от неизвестных лиц или с подозрительным названием.

Например, MyDoom и ILOVEYOU (еще один очень распространенный червь) в теме письма содержали «andy; I’m just doing my job, nothing personal, sorry »и« I love you »соответственно.

Кто такой Энди? Такие интригующие фразы заставляли с естественной любопытства заглянуть в содержание письма, и было роковой ошибкой, после которой терялись массивы данных или совершался несанкционированный доступ ко всем письмам в электронной базе или даже корпоративной локальной сети.

С другой стороны, электронная почта уязвима и в других проявлениях. Так, например, посторонние лица достаточно легко могут прочитать и отредактировать содержание отправленного Вами сообщения во время его передачи или узнать Ваш логин и пароль от почтового ящика.

Учитывая это, логичным было бы включить в политики организации делопроизводства положения об отправке конфиденциальной информации компании в зашифрованном виде. Даже простой архив с паролем усложнит хакерам задачу. Пароль от архива же при этом не следует передавать другим каналам связи. Также уместно возложить обязанность работникам не обмениваться коммерческой тайной в сторонних почтовых сервисах.

Еще одним важным аспектом считаем порядок отправки электронных сообщений. Так обязательства персонала ставить директора в копию при передаче важных документов поможет руководству контролировать оборот конфиденциальной информации.

Кроме того, возложение таких обязанностей положительно отразится на привлечении ответственных за разглашение лиц к возмещению убытков компании связанных с таким разглашением.

Политика организации делопроизводства на предприятии — рабочий инструмент или декларативная бумажка?

Итак, Политика организации делопроизводства на предприятии, как минимум, должен содержать:
запрет открывать содержание писем с подозрительным названием или от неизвестного адресата;
обязанность отправлять конфиденциальную информацию в зашифрованном виде;
не использовать сторонние сервисы при передаче коммерческой тайны предприятия;
ставить в копию письма руководство предприятия при передаче конфиденциальной информации.
А также не следует забывать, что одно дело — утвердить политики, а совсем другое — имплементировать ее использования в работе компании. В этом случае тренинги для команды могут помочь.

Всем безопасных писем 😉

Политики и процедуры на рабочем месте: полное руководство

Что такое политика и процедуры?

Политики и процедуры идут рука об руку, но не взаимозаменяемы.

Политика — это набор общих рекомендаций, в которых излагается план организации по решению проблемы. Политики сообщают о связи между видением и ценностями организации и ее повседневными операциями.

Процедура объясняет конкретный план действий для выполнения политики.Процедуры говорят сотрудникам, как и когда действовать в ситуации.

Совместное использование политик и процедур дает сотрудникам всестороннее представление о своем рабочем месте. Они знают, к какой культуре стремится организация, какое поведение от них ожидается и как достичь того и другого.

СВЯЗАННО: Обновления Справочника сотрудников на 2019 год

Важность политик и процедур

Независимо от размера вашей организации, разработка официальных политик и процедур может сделать ее работу более гладкой и эффективной.Они передают ценности и видение организации, гарантируя, что сотрудники точно понимают, чего от них ждут в определенных ситуациях.

Поскольку как индивидуальные, так и командные обязанности четко задокументированы, нет необходимости в методах проб и ошибок или микроуправлении. Ознакомившись с политиками и процедурами на рабочем месте, сотрудники должны четко понимать, как подходить к своей работе.

Формальные политики и процедуры экономят время и стресс при решении кадровых вопросов. Отсутствие письменных правил приводит к ненужным затратам времени и усилий на попытки согласовать план действий.Имея уже существующие строгие правила, сотрудники просто должны следовать процедурам, а менеджеры просто должны обеспечивать соблюдение политик.

Внедрение этих документов также улучшает внешний вид организации. Официальные политики и процедуры помогают обеспечить соблюдение вашей компанией соответствующих нормативных требований. Они также демонстрируют, что организации эффективны, профессиональны и стабильны. Это может привести к укреплению деловых отношений и лучшей общественной репутации.

Как разрабатывать политики и процедуры на рабочем месте

Создавая политику или процедуру для вашего рабочего места, начните с рассмотрения заявления о миссии, видении и ценностях. Согласно Правительству Нового Южного Уэльса по производственным отношениям , «политика на рабочем месте должна:

• изложил цель политики
• объясните, почему была разработана политика
• список, к кому применяется политика
• определяет, что является приемлемым или недопустимым поведением.
• изложены последствия несоблюдения политики
• укажите дату, когда политика была разработана или обновлена ​​»

После того, как вы внедрите свои политики и процедуры, следующим шагом будет информирование и обучение сотрудников им.Нельзя ожидать, что сотрудники будут следовать указаниям, если они о них не знают. Не забудьте также запланировать регулярные занятия по повышению квалификации, чтобы сотрудники не сбивались с пути.

Paychex WORX говорит, что «сотрудники могут с большей вероятностью принять правила, если они поймут свою цель и что они не предназначены для контроля или наказания». По этой причине сохраняйте позитивный настрой во время тренировок и оставляйте достаточно времени для вопросов сотрудников.

Политики и процедуры не должны быть написаны один раз и оставлены в покое на десятилетия.Регулярное рассмотрение этих документов и их обновление при необходимости является ключом к их успеху. В дополнение к ежегодному обзору рассмотрите возможность обновления их, когда вы:

• принять новое оборудование, программное обеспечение и т. Д.
• : увеличение количества аварий или отказов на месте
• опыт увеличение количества жалоб клиентов
• испытываете чувство общей путаницы или увеличиваете количество вопросов к персоналу относительно повседневных операций
• увидеть несоответствие в работе сотрудников
• чувствуют повышенный уровень стресса в офисе

Написание политик и процедур может быть непростым процессом.Оптимизируйте процесс с помощью нашего бесплатного шаблона политик и процедур .

Типы политик и процедур, необходимых на каждом рабочем месте

Организациям нужны политики и процедуры по широкому кругу вопросов, связанных с персоналом. Ниже приведены некоторые из тем, по которым вам следует подумать о создании руководящих принципов.

Правила и процедуры посещаемости

Эти документы могут включать инструкции по опозданию, отпуску, отпуску по болезни, встречам и оплачиваемым волонтерским часам.Вы также можете указать количество уведомлений, требуемых перед бронированием перерыва. При разработке этих правил учитывайте вашу корпоративную культуру.

Политики и процедуры поведения сотрудников

Это обширная тема, для которой может потребоваться несколько отдельных политик. Включение руководящих принципов по употреблению наркотиков и алкоголя, курению, управлению производительностью и дисциплиной помогает сотрудникам знать, что является допустимым, а что — недопустимым поведением на работе.

Правила и процедуры использования собственности компании

Сотрудники должны использовать собственность компании для выполнения своей работы.В зависимости от вашей отрасли это может включать электронику, медицинское оборудование, транспортные средства, инструменты и униформу. Включите рекомендации о том, как заботиться о собственности компании, а также о том, сколько (если таковые имеются) и какие виды личного использования разрешено использовать собственность компании.

Политика и процедуры преследования и дискриминации

Преследование и дискриминация влияют на культуру на рабочем месте. Обеспечьте безопасность сотрудников и справедливо относитесь к ним, разработав политики и процедуры, запрещающие такое поведение, как:

• Сексуальные домогательства
• издевательства
• словесные и физические оскорбления
• преследование
• дискриминация при приеме на работу
• Дискриминация на рабочем месте

Включите информацию о том, как сообщать о домогательствах и дискриминации, и объясните, что компания не будет принимать ответных мер за сообщение.

Политики и процедуры использования Интернета и социальных сетей

Сообщите сотрудникам, что любое использование Интернета на работе не является частным. Призывайте сотрудников ограничивать личное использование Интернета и следить за тем, чтобы все, что они делают в Интернете на рабочем месте, было законным, этичным и уместным (и объясните, что это означает). Добавьте рекомендации о том, что можно и не следует публиковать в социальных сетях в отношении вашей организации.

Политика и процедуры по охране труда

Защита безопасности и благополучия сотрудников должна быть высшим приоритетом каждой организации.При написании своей политики в области здоровья и безопасности включите информацию о том, как бороться с заболеванием или травмой на работе, инструкции по безопасности оборудования и как сообщить о проблемах, связанных со здоровьем или безопасностью. Также включите процедуры, которым необходимо следовать в случае пожара или стихийного бедствия.

Политика и процедуры по расходам

Если ваши сотрудники путешествуют или покупают вещи для работы, важно иметь политику возмещения расходов. Объясните, какие виды расходов приемлемы для возмещения (класс авиабилетов, транспорт, питание и т. Д.).). Включите процедуры подачи заявления о возмещении.

СВЯЗАННО: Руководства по политике для сотрудников: что включать в свой годовой обзор

Зачем нужно применять политики и процедуры

Политики и процедуры полезны для повышения эффективности работы вашего рабочего места, но они эффективны только в том случае, если вы их применяете. Обеспечение соблюдения руководящих принципов гарантирует, что операционные процедуры и процессы принятия решений вашей организации будут единообразными и последовательными во всех случаях.

Когда вы не обеспечиваете соблюдение своих процедур, вы подвергаете свою организацию риску. Если сотрудник или внешнее лицо выдвигает обвинение против вашей компании, наличие официальных политик и процедур укрепит ваши аргументы.

Например, предположим, что кто-то подал в суд на вашу организацию за дискриминацию при приеме на работу, утверждая, что ему не дали работу, на которую они проходили собеседование, из-за инвалидности. Наличие антидискриминационной политики — веское доказательство в вашу защиту.

Или, скажем, вы отказываетесь возмещать билет на самолет первого класса, который сотрудник купил, чтобы попасть на конференцию. Указание на то, что авиабилеты первого класса не подлежат возмещению расходов, и наличие доказательств этого в вашей политике защищает вашу организацию от судебных исков и ущерба репутации.

Без формальных политик и процедур ваша организация может не реализовать свой потенциал. Разработка и применение политик, отражающих ценности вашего рабочего места, делает его более благоприятным для всех сотрудников.

Организационные политики, процедуры, стандарты и руководящие принципы

Организации используют политики и процедуры для определения правил, описывающих действия по решению проблем. Политики и процедуры организации, призванные помочь сотрудникам понять взгляды и ценности организации по конкретным вопросам, а также то, что произойдет, если они не будут соблюдаться. Политики — это общие утверждения о том, как организация хочет вести себя, а процедуры точно определяют, как выполнять задачу или выполнять ее шаг за шагом.Политика также может быть связана с безопасностью и может использоваться для выявления рисков и снижения рисков.

Пример: Организация может иметь политику для обеспечения физической безопасности и предотвращения несанкционированного доступа внутри офисного помещения. Эта политика применима ко всем членам организации и широкой общественности и должна строго соблюдаться без отклонений. В политике может быть указано, что общественность имеет доступ только до стойки регистрации, а за ее пределами допускаются только сотрудники. Процедура — это пошаговая инструкция для приемной, как поступать с любым, кто пытается пройти через стойку регистрации и пытается проникнуть внутрь офиса.

Политика

Все сотрудники должны идентифицировать себя с помощью двухфакторной идентификации. Использование удостоверения личности и биометрического сканера отпечатков пальцев для входа в офисную зону.

Процедура

1) Любой, кто пытается войти в офис через стойку регистрации, должен пересечь первый контрольно-пропускной пункт службы безопасности.

2) Все сотрудники должны иметь удостоверение личности и предъявить удостоверение личности охраннику для проверки.

3) Охранник должен тщательно проверить удостоверение личности, фотографию сотрудника, имя сотрудника и подпись эмитента карты в удостоверении личности, чтобы убедиться, что он является сотрудником компании.

4) Лицо сотрудника должно быть хорошо видно для проверки безопасности.

5) После подтверждения подлинности сотрудника безопасности он может подойти и отсканировать свой отпечаток пальца, чтобы получить доступ к офису.

6) Если лицо сотрудника не похоже на лицо в удостоверении личности, охранник должен связаться со старшим должностным лицом сотрудника или отдела кадров для проверки.

7) Если любое лицо, которое пытается войти в офис со стойки регистрации, не может быть подтверждено как настоящий сотрудник, охранник должен вывести его из здания.

Стандарты и инструкции

Стандарт используется для определения технологий, которые должны использоваться для конкретной задачи, а рекомендации являются только рекомендациями и не являются обязательными.

Какова цель политики на рабочем месте?

Теперь, когда вы знаете, что такое политика, полезно знать цель политики.Вместо того, чтобы думать о политиках как о наборе правил, которым нужно следовать, думайте о политиках больше с точки зрения их цели и преимуществ как для сотрудников, так и для организации.

Определите четкие ожидания

Хотя политики предлагают множество преимуществ, основная цель, которую они достигают, — это изложить в письменной форме то, что компания ожидает от сотрудников с точки зрения поведения, действий и процессов, которые они предпринимают в определенных сценариях.

Эта ясность позволяет сотрудникам знать и понимать, как им следует реагировать в соответствии с миссией, видением и ценностями, которые устанавливает компания. Короче говоря, политики позволяют строить догадки о том, что должны делать сотрудники.

Написанные ясным, легким для понимания языком, политики четко излагают ожидания компании в отношении сотрудников на всех уровнях. Для разных уровней сотрудников не существует разных правил. Вместо этого каждый сотрудник должен следовать этим руководящим принципам в повседневной работе, что является главной целью кадровой политики.

Обеспечение единообразия во всей организации

Ясность руководящих принципов компании ведет к тому, что все действуют в соответствии с одними и теми же принципами и руководящими принципами.В свою очередь, это создает согласованный опыт и процессы, как внутри сотрудников, так и за их пределами, в отношении взаимодействия с клиентами, поставщиками и широкой общественностью.

Это особенно актуально для новых сотрудников, поскольку четкие правила помогают им быстро узнать свои ожидания.

То же самое и в отношении процедур компании. Хотя политики устанавливают границы для принятия решений, они все же обеспечивают некоторую гибкость. С другой стороны, процедуры предоставляют пошаговые инструкции, контрольные списки или процессы для конкретных рутинных задач.

И политики, и процедуры помогают новым сотрудникам быстро адаптироваться к ценностям и миссии компании, а также к конкретным способам выполнения конкретных задач.

Снижение риска

Установление ожиданий и последовательности, описанные выше, позволяет руководству гарантировать, что компания доводит до сведения сотрудников все законы и постановления. Кроме того, это гарантирует, что сотрудники понимают политики и знают, как эти политики применимы к их повседневной работе.

Результат? Когда организация четко формулирует свои ожидания в письменной форме и включает их в структуру корпоративной культуры, это снижает количество штрафов и других юридических рисков для компании.

Создание такой культуры организационной подотчетности требует согласованных усилий со стороны руководства, но это снижает риски и способствует соблюдению требований, что является обязанностью каждого сотрудника.

Повышает производительность сотрудников

Четкие политики позволяют руководству внедрять и укреплять передовой опыт во всей организации. Этого можно добиться как за счет усилий по созданию общей картины — таких как формулировка миссии, которая должна быть включена в руководство по политике, — так и за счет более подробных и конкретных политик и процедур.

Помимо простых документов, политики излагают миссию, видение, ценности и культуру компании, кодифицированные в письменном формате, чтобы сотрудники на всех уровнях могли получить к ним доступ и следовать им. Как живые документы, которые изменяются в соответствии с текущими потребностями и рисками, политики действительно являются сердцем организации.

Как? Во-первых, эти последовательные рекомендации помогают укрепить доверие между сотрудниками, помогая повысить ответственность.

Развитие такого мышления подотчетности дает возможность как отдельным сотрудникам, так и командам быть более продуктивными и сотрудничать, позволяя им более эффективно способствовать достижению общих целей организации. Таким образом, формирование культуры подотчетности на рабочем месте с помощью четких политик помогает создать высокопроизводительную компанию.

Установите высокие стандарты для всех сотрудников

Еще одна цель кадровой политики? Он устанавливает высокую планку стандартов, которых компания ожидает от сотрудников. Например, прочная основа политики компании должна охватывать такие области, как кодекс поведения и этики, противодействие преследованию и разнообразие.

Одно дело — говорить о позиции организации по этим вопросам, а другое — систематизировать эти стандарты и ожидания в письменной форме для всех сотрудников.Такая политика должна четко определять последствия и действия, которые компания предпримет, если сотрудник нарушит эти правила и политики.

Опять же, здесь мы возвращаемся ко всем целям, упомянутым выше, со всеми этими элементами, взаимно дополняющими друг друга.

Не заблуждайтесь — правила и процедуры не панацея. Тот факт, что что-то существует в руководстве по политике, не означает, что каждый сотрудник полностью понимает и следует каждой политике.

Независимо от того, насколько хороши ваши политики, они не заменят адекватного обучения сотрудников и надзора, дополненного глубоко укоренившейся культурой этики и соблюдения нормативных требований.

Думайте о политиках и процедурах компании как о средствах, которые вы можете использовать для достижения всего этого, но вы не можете просто передать руководство по политике новым сотрудникам и ожидать, что они будут полностью соблюдать все. Таким образом, политика — лишь часть уравнения.

Как реализовать эффективную политику

Знание, что такое политики, а также их цели, обеспечивает прочную основу для продвижения вперед в создании и внедрении эффективных политик в вашей организации.

Соберите свои политики в одну систему

Хороший первый шаг включает в себя сбор ваших существующих политик вместе, чтобы увидеть, что существует в настоящее время.

Как правило, политики разнесены по разным отделам, которые часто используют разную терминологию, используют разные системы для их обновления и, вероятно, используют разные шаблоны и форматы. Это может стать кошмаром при стремлении к организационной согласованности.

Следовательно, лучшее, что вы можете сделать для повышения эффективности политик, — это сделать их согласованными с точки зрения общего шаблона, формата и языка. Кроме того, обеспечьте этот уровень согласованности до места, где вы храните свои политики, собрав все в одном центральном месте, чтобы сотрудники могли легко находить политики и получать к ним доступ.

Создание процесса надзора и утверждения политики

Руководство должно предоставить группе людей четкие полномочия по управлению политиками. Это может быть один человек, например директор по соблюдению нормативных требований, или группа людей, состоящая из представителей нескольких отделов.

Независимо от того, кто руководит вашими усилиями по обеспечению соответствия, эта группа должна работать с профильными экспертами и руководством для разработки этих политик компании.

Следующим логическим шагом после создания группы комплаенса должно стать четкое определение процессов утверждения.Что необходимо одобрить руководителям отделов, юристам, генеральному директору или даже совету директоров? А когда это должно произойти? Установите процесс утверждения и график заранее, чтобы избежать неожиданностей.

Отслеживайте, когда сотрудникам были внесены изменения в политику

Когда дело доходит до подотчетности, сотрудники могут нести ответственность только за то, какая информация им была предоставлена ​​в то время. Вот почему так важно иметь возможность отслеживать, когда сотрудники получали определенные обновления или изменения политики.

Чтобы решить эту проблему, многие компании требуют, чтобы сотрудники подписывали политики, подтверждая, что они получили, прочитали и поняли политику.

Таким образом, крайне важно иметь возможность подтянуть конкретную формулировку политики, которую подписывают сотрудники.

Почему? Если возникнет проблема или нарушение, будет очевидно, какой была соответствующая политика в то время.

Приучите к своей политике

Эффективность ваших политик во многом зависит от того, насколько хорошо ваша организация взаимодействует с вашими политиками и обучается им.

Сотрудники должны понимать не только, что им делать, но и понимать, почему эти правила важны для них. Кроме того, им нужно знать, где они могут найти эту ключевую информацию.

Ваша компания должна обеспечивать четкую, последовательную, постоянную информацию о новых политиках и любых обновлениях и / или изменениях.

Один из способов укрепить ваши коммуникативные усилия — использовать возможности обучения, которое помогает знакомить сотрудников с ожиданиями компании и укреплять концепции, изложенные в политиках.

Если ваше обучение согласуется с политикой и даже охватывает ее специфику, гораздо более вероятно, что сотрудник поймет, что в ней говорится, сможет применить ее к своей работе и соблюдать. Обучение вашим политикам предлагает еще один способ повысить эффективность самих политик.

Сообщать об изменениях политики, когда они происходят

Бизнес-среда постоянно меняется, и постоянно возникают новые риски и обязательства. Это требует гибкого подхода к политикам, позволяющего вашей организации опережать проблемы, изменяя соответствующие политики по мере необходимости.

Попрощайтесь с теми днями, когда ваша компания ожидает ежегодного обновления своего связующего файла, полного политик, или даже объединяет несколько изменений политик в ежеквартальное обновление. Правила меняются слишком часто, а риски — это подвижная цель, поэтому вы не можете позволить себе роскошь ждать, чтобы обновить свои политики.

Вам необходимо сообщить о исправлениях, указав, что изменилось и что осталось прежним, что на самом деле помогает пониманию.

Из-за изменчивости постоянно меняющихся правил, положений, угроз и рисков полагаться на печатные справочники и руководства по политике кажется устаревшим, если не откровенно рискованным.

Они слишком громоздки и дороги, чтобы их можно было регулярно или быстро обновлять. Вам нужно современное цифровое решение, которое дает вам гибкость для обновления, распространения и отслеживания важных политик.

Enter, PowerDMS, полное решение для управления политиками современных проблем. Мы безопасно размещаем, управляем, распространяем и отслеживаем все ваши политики из единой системы с возможностью поиска.

Это означает, что сотрудникам никогда не придется гадать, где искать самую свежую информацию, что экономит время и избавляет от разочарований.И это дает вам упрощенную, но передовую систему для управления всем процессом создания, проверки, утверждения и доставки.

В нижней строке? Цель политик — помочь вашей организации связать воедино вашу миссию, видение, ценности и культуру в четко написанные и легкодоступные документы, чтобы все сотрудники приняли их близко к сердцу.

Цель политик и процедур

На протяжении всей моей карьеры у меня был фантастический опыт работы с малыми предприятиями, которые плохо знакомы с идеей аудита.

Я видел организации на всех уровнях готовности, от «У нас есть это, мы готовы» до «Почему это так сложно?» Меня до сих пор поражает, что самые жесткие аудиты всегда связаны с одной и той же проблемой: политиками и процедурами.

В мире информационной безопасности политики и процедуры лучше золота. Они более важны, чем ваши беспроводные ключи безопасности, более важны, чем место для парковки вашего генерального директора. Фактически, они настолько важны, что в каждой основной структуре есть по крайней мере один целый раздел, полностью посвященный статье, лежащей в основе вашей работы.

В PCI DSS есть раздел 12, в структуре SOC 2 управление и соблюдение требований составляет целую четверть целей аудита, а в правилах HIPAA есть целый подраздел, посвященный политике.

Вы уловили идею, верно? Политика и процедуры жизненно важны. Но… какие они?

Что такое политика и процедуры?

В сфере информационной безопасности политики и процедуры относятся к документации, в которой описывается, как ведется ваш бизнес. Политика — это набор правил или руководящих указаний, которым ваша организация и сотрудники должны следовать или добиваться соблюдения.Политики отвечают на вопросы о том, что делают сотрудники и почему они это делают. Процедура — это инструкции о том, как соблюдается политика. Процедуры — это пошаговые инструкции по реализации политик. Политика определяет правило, а процедура определяет, кто должен это делать и как они должны это делать.

Что такое политика?

Политика — это набор правил или рекомендаций, которым ваша организация и сотрудники должны следовать или для достижения определенной цели (например, соответствия).

Эффективная политика должна определять, что сотрудники должны делать или не делать, направления, ограничения, принципы и рекомендации для принятия решений. Политики отвечают на такие вопросы, как: Что? Почему?

Что такое процедура?

Процедура является аналогом политики; это инструкция о том, как следует придерживаться политики.

Это пошаговая инструкция по достижению изложенных выше политик. Политика определяет правило, а процедура определяет, кто должен это делать и как они должны это делать.Процедуры отвечают на такие вопросы, как: Как? Когда? Где?

Почему необходимы документированные политики, процедуры и протоколы?

Слишком многие компании рассматривают политики и процедуры как неизбежное зло, не учитывая их цель. Речь идет не о передовой практике или превращении в бездушную корпорацию; цель политик и процедур — объяснить, чего хочет руководство и как это происходит.

Я пришел к выводу, что основное различие между малым и средним бизнесом заключается не в количественной оценке зрелости компании по доходам или количеству сотрудников, а, скорее, в том, потратило ли руководство время на разработку, внедрение и поддержание политики и процедуры.

Пока я не разочаровался в этом определении; компании со зрелыми политиками, процедурами и системами легче проверять, они лучше понимают состояние своей безопасности и риски, и в целом кажется, что они работают намного более устойчиво, чем те, кто не уделял много внимания корпоративному управлению.

Цель политик и процедур против боли политик и процедур

После того, как руководство понимает определения политик и процедур, они перестают спрашивать: «Что такое политики и процедуры?» и переходите к «Почему я должен писать политики и процедуры?» Руководство малого бизнеса обычно имеет тот же набор возражений против написания набора политик и процедур, связанных с трудностями, корпоративной культурой и ограничениями по времени.Но давайте помнить: преимущества перевешивают боль от политик и процедур. Цель политик и процедур намного больше, чем просто запись некоторых правил. Мое объяснение этих преимуществ обычно звучит примерно так:

« Но это действительно сложно!» Ну да… но нет. Большинство компаний, не имеющих продуманных политик и процедур, работают достаточно хорошо, иначе они не смогли бы продолжать свою деятельность. Определенно легче определить безопасность с самого начала, но это не значит, что нелегко начать с того, что вы делаете сейчас, а затем уточнить это позже.

Иногда реальное возражение заключается не в том, насколько сложно записать политику и процедуры, а в том, насколько большинство людей боятся того, что они напишут в письменном виде, как они делают что-то неправильно. Начните с того, где вы находитесь, а затем реалистично оцените, куда вы собираетесь. Возможно, вы не соответствуете стандартам передовой практики в некоторых областях, но если вы позволяете смущению мешать вам устанавливать правила на бумаге, то вы упускаете суть. Точно зная, что вы делаете сейчас , вы понимаете, что вам следует делать завтра .Это то, как вы можете составить реальный бюджет, определить реальные риски для предприятия и как вы можете эффективно реагировать, когда что-то идет не так.

Совет одитора: если ваша практика не «правильна», но вы честно в ней говорите, это гораздо меньшая проблема, чем если бы у вас вообще ничего не записали.

«Но это изменит мою компанию!» Может быть. Я не собираюсь лгать вам — все записывать, брать в руки формальные процессы и устанавливать ожидания заставляет вас жертвовать некоторой гибкостью. Эти дополнительные дополнения действительно добавляют немного накладных расходов и могут привести к необходимым изменениям в корпоративной структуре, корпоративной культуре, структуре доходов или «неформальных, но действительно хороших» процессах для поддержки изложенных вами требований. В зависимости от вашей существующей структуры вы даже можете обнаружить, что вам нужен дополнительный персонал для выполнения новых обязанностей, или некоторые процессы могут продвигаться немного медленнее.

Например, с внедрением новых политик и процедур ваш сетевой инженер теперь должен иметь разрешение руководства на изменение брандмауэра.Возможно, ваши сотрудники не смогут просто поднять трубку и получить новое разрешение на какую-то дополнительную часть сети. Это добавит времени и, возможно, даже немного расстроит процесс, верно? С другой стороны, сколько вы потеряете, если потеряете человека, который точно понимает, почему ваш брандмауэр настроен именно так? Не записывая эти процессы, вы создаете огромные уязвимости. Люди, обучение, стандарты, приложения — сколько стоит эта небольшая часть накладных расходов, если она гарантирует, что вы понимаете, что происходит внутри вашей компании, ваших сетей и вашего предприятия?

Вы можете несколько смягчить это изменение, вписав культуру вашей компании в свои политики и процедуры.Нигде не написано, что политика и процедуры должны быть ужасно формальными, скучными для чтения документами, наполненными юридическим языком и болью. Что заставляет людей там работать? Приспособьте свои политики и процедуры к культуре вашей компании, вашему бизнесу и способам взаимодействия ваших людей. Это сведет к минимуму трудности их внедрения и поможет сохранить то, что делает вашу организацию уникальной.

«А времени нет!» Это наиболее веский аргумент. В мире бережливого персонала, быстрой смены кадров и упора на то, чтобы делать многое с небольшим, найти время для управления может быть чрезвычайно сложно.С учетом сказанного … это не имеет значения. Я могу передать вам книгу управления за книгой, эссе за эссе, технический документ за докладом, все о том, как определенные политики и процедуры улучшат ваш бизнес на всех уровнях, если вы будете следовать процессу. Без них невозможно пройти ни один формальный аудит. Необходимо найти время для работы и документирования ваших политик и процедур.

Если вы сумеете внедрить свои политики и обеспечить их соблюдение, вы будете шокированы краткосрочным выигрышем в том, насколько простой становится аудит, и еще больше потрясены полученными вами долгосрочными преимуществами.Ваши операции будут менее напряженными, ваши люди будут иметь больше руководства, и, если все будет хорошо, вы, наконец, точно узнаете, чем вы управляете и почему.

Преимущества перевешивают боль политик и процедур. Приверженность процессу имеет серьезные преимущества. Считает ли ваша организация зрелые политики и процедуры неизбежным злом? Вы понимаете цель политик и процедур? Какие препятствия обнаружила ваша организация при разработке или внедрении политик и процедур? Как вы потратили время, чтобы обеспечить соблюдение политик и процедур?

Информация о Шеннон-лейн,

Шеннон Лейн имеет более чем 20-летний опыт работы в сфере информационных услуг, включая ИТ в здравоохранении, экстраполяцию данных электронной коммерции, сетевое администрирование, администрирование баз данных и внешний аудит. В настоящее время Лейн работает аудитором информационной безопасности в KirkpatrickPrice, представляет KirkpatrickPrice в HITRUST CSF Assessor Council 2018 и имеет сертификаты CISSP, CISA, QSA, MSDBA и CCSFP.

Дополнительные ресурсы по политикам и процедурам

Руководство по созданию эффективных политик по стилю

Руководство по стилю написания хороших процедур

Зачем нужно документировать свои политики и процедуры

Демистификация PCI: политики, процедуры и стандарты

Путь к соответствию HIPAA: политики и процедуры

Шаблоны политики информационной безопасности SANS

Политика компании

Что такое политика в компании?

Политика и процедуры компании в основном устанавливаются для установления правил поведения в организации, в которых излагаются обязанности как сотрудников, так и работодателей.
Политика и процедуры компании направлены на защиту прав работников, а также деловых интересов работодателей. В зависимости от потребностей организации различные политики и процедуры устанавливают правила, касающиеся поведения сотрудников, посещаемости, дресс-кода, конфиденциальности и других областей, связанных с условиями найма.

Как определить правильную политику для вашей компании?

Компания должна разработать и внедрить политики в следующих ситуациях:
Общие правила компании о наиболее подходящем способе поведения (дресс-коды, электронная почта, интернет-политика или использование смартфона)
Руководство по работе с общими обстоятельствами (стандарты поведения, командировочные расходы , или покупка товаров компании)
Правовые вопросы для компании (защита от обвинений в преследовании или дискриминационном найме и продвижении по службе)
Соблюдение государственных законов и ведомств (Закон о семейных и медицинских отпусках, Закон об инвалидах, Комиссия по равным возможностям трудоустройства или минимум заработной платы)
Установите последовательные стандарты работы, правила и положения (прогрессивная дисциплина, правила безопасности, перерывы или правила курения)
Обеспечьте справедливое обращение с сотрудниками (право на получение льгот, оплачиваемый отпуск, помощь в обучении, тяжелая утрата или обязанности присяжных). могут быть и другие причины для разработки политики, но не позволяйте плохому поведению одного сотрудника заставлять реализацию политика, которая повлияет на других.

Каковы наиболее распространенные политики компании?

• Политика поведения сотрудников

Политика поведения сотрудников устанавливает обязанности и ответственность, которые каждый сотрудник должен соблюдать в качестве условия найма. Политики поведения используются в качестве руководства для надлежащего поведения сотрудников, и они определяют такие вещи, как надлежащий дресс-код, процедуры безопасности на рабочем месте, политики преследования и политики в отношении использования компьютеров и Интернета. Такая политика также описывает процедуры, которые работодатели могут использовать для дисциплинарного взыскания ненадлежащего поведения, включая предупреждения или увольнение сотрудников.

Компании все больше обращают внимание на агрессивное поведение как на серьезную проблему и начинают принимать политику в этой области. Политика по борьбе с издевательствами сосредоточена на повторяющемся враждебном поведении, выявляет механизмы сообщения и описывают последствия для сотрудников, которые постоянно проявляют запугивание.

• Политика равных возможностей

Законы о равных возможностях — это правила, способствующие справедливому обращению на рабочем месте. Большинство организаций реализуют политику равных возможностей — например, политику противодействия дискриминации и позитивных действий — для поощрения непредвзятого поведения на рабочем месте.Эта политика препятствует ненадлежащему поведению сотрудников, руководителей и независимых подрядчиков в отношении расы, пола, сексуальной ориентации или религиозных и культурных убеждений другого человека в организации.

Политики посещаемости устанавливают правила и рекомендации, касающиеся соблюдения сотрудниками графика работы. Политики посещаемости определяют, как сотрудники могут планировать выходной или уведомлять начальство об отсутствии или опоздании. В этой политике также изложены последствия несоблюдения графика.Например, работодатели могут разрешить только определенное количество отсутствий в течение определенного периода времени. Политика посещаемости предусматривает дисциплинарные взыскания, с которыми сталкиваются сотрудники, если они пропускают больше дней, чем позволяет компания.

Многие компании имеют политику в отношении злоупотребления психоактивными веществами, которая запрещает употребление наркотиков, алкоголя и табачных изделий в рабочее время, на территории компании или во время мероприятий компании. В этих правилах часто описываются процедуры курения, которым должны следовать сотрудники, если им разрешено курить в служебных помещениях.В правилах злоупотребления психоактивными веществами также обсуждаются процедуры тестирования на подозрение на злоупотребление наркотиками и алкоголем.

• Политики безопасности на рабочем месте

Политики безопасности существуют для защиты не только людей в организации, но также физической и интеллектуальной собственности. Правила могут включать в себя вход на объект, например использование идентификационных карт и процедуры регистрации гостя. Возможно, потребуется выйти из системы для такого оборудования, как корпоративный ноутбук или смартфон.

В наши дни компьютерная безопасность является приоритетом для компаний. Политики охватывают множество тем, таких как частота смены паролей, сообщения о попытках фишинга и процедуры входа в систему. Использование личных устройств, таких как USB-накопитель, который вы приносите из дома, также может быть ограничено, чтобы предотвратить непреднамеренное распространение компьютерных вирусов и других вредоносных программ.

Как создать политику компании?

Сформулируйте цели политики

После того, как вы определили необходимость политики, задокументируйте в письменной форме свои цели для создания политики.По возможности расскажите сотрудникам, почему вы внедряете политику. Включите достаточно деталей, чтобы прояснить позицию компании, но не пытайтесь охватить каждую потенциальную ситуацию.

По возможности делайте политику краткой и простой. Некоторые политики в юридических областях, такие как подход компании к Закону об отпуске по семейным обстоятельствам и медицинским отпускам, расследование случаев дискриминации или жалоб или система прогрессивной дисциплины, могут быть длительными и всеобъемлющими.

Сбор информации

Ознакомьтесь с примерами политик.Возможно, вы не найдете точного соответствия условиям, языку и культуре вашей компании, но вы можете использовать их в качестве отправной точки. Необязательно начинать с нуля.

Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) предоставляет образцы политики для своих членов. Другие источники — это ваши адвокаты по трудовому праву. Юридические фирмы обычно составляют общие правила, которые их клиенты могут настраивать, когда принимается соответствующий закон или Министерство труда США издает новые правила.

Разработка, написание и проверка политики

Напишите политику, используя простые слова и концепции.Поговорите напрямую с сотрудниками, которые будут читать, применять и соблюдать политику.

После каждого абзаца задавайте себе вопросы «а что, если», чтобы убедиться, что политика охватывает основные и обычные исключения и вопросы. Однако не зацикливайтесь на этом; никакая политика не покрывает все возможные непредвиденные обстоятельства.

Выберите пилотную группу сотрудников, чтобы прочитать политику и задать вопросы, чтобы определить, смогут ли сотрудники понять ее и следовать ей. Отрегулируйте на основе отзывов.

Получение поддержки со стороны руководства и юридическая проверка

Изучите политику вместе с менеджерами, которые должны будут ей следовать, чтобы получить их поддержку и право собственности на политику. Скорее всего, этот процесс начался, когда вы определили необходимость, но поддержка руководства имеет решающее значение для реализации. Также неплохо показать его своему адвокату, чтобы избежать каких-либо юридических проблем в будущем.

Внедрение политики

Распространите и изучите новую политику среди сотрудников в небольших группах, индивидуально или на собрании всей компании, в зависимости от того, является ли политика спорной и насколько легко ее понять.Дайте сотрудникам возможность задать вопросы.

Раздайте сотрудникам копию политики и попросите их подписать, что они получили и понимают ее. Им следует сохранить копию для своих файлов.

Образец заявления о подписании политики

Я подтверждаю получение и понимание политики [Вашей компании]. Политика действует [Дата] до дальнейшего уведомления.

_______________________________________________________

Подпись сотрудника

_______________________________________________________

Имя сотрудника (напечатайте)

________________________________

Дата

Решите, как сообщить о политике в будущем.Вы также можете захотеть, чтобы политика стала частью ориентации новых сотрудников. Некоторые компании размещают политики в своей интрасети или в папке политик на общем диске компьютерной сети. Определите, хотите ли вы также распространять политику дополнительными методами.

Дата и архив любых прежних политик, которые заменяет эта. Они могут понадобиться вам для юридических целей или для справки.

Интерпретация и интеграция политики

Реальное значение политики будет определяться применением вашей политики и методами работы.Не забывайте быть последовательным и справедливым, интерпретируя политику с течением времени. Если вы обнаружите, что ваша практика отличается от письменной политики, пересмотрите и при необходимости измените политику.

Как написать полис. Единственное руководство, которое вам нужно прочитать!

Рекомендуемый бонусный контент: Загрузите БЕСПЛАТНЫЙ шаблон для написания политики! Вы получите доступ к форматам, дизайну, макету и ключевым компонентам, необходимым для написания эффективных политик. Щелкните здесь, чтобы загрузить.

Вы хотите знать, как написать политику для вашей компании? Если да, читайте дальше…

Конечная мечта каждого предпринимателя — расширить свой бизнес.

Однако чем больше растет ваша компания, тем труднее это делается для того, чтобы сотрудники выполняли свои обязанности эффективно и в соответствовать целям организации.

Вашим сотрудникам нужны не просто правила и инструкции; им нужно постоянно напоминать об этих правилах, чтобы они не отклонялись.Они также, в свою очередь, нуждаются в постоянных заверениях в том, что компания искренне заботится об их интересах.

Давайте будем реальными: вы не сможете добиться всего этого без некоторых своего рода помощь. Здесь и возникает необходимость в создании политик.

Каждой организации нужна политика для руководства своими делами. Однако разработать политику не так просто, как может показаться. Много того, что вам нужно сделать при его создании.

Вот вам статья для упрощения процесса написания политика.Когда вы дойдете до конца, вы не только научитесь писать эффективная политика для помощи в управлении вашим бизнесом, но вы будете готовы к реализовать это.

Чего ожидать

Глава 1: Введение в «Политику»

Глава 2: Начало работы с написанием политики

Глава 3. Составление полиса

Глава 4: Реализация новой политики

Глава 5: Заключение и шаблон бесплатного бонуса за написание полиса

ВВЕДЕНИЕ К «ПОЛИТИКЕ»

Чтобы правильно разработать или написать эффективную политику, ознакомьтесь с некоторыми основными понятиями и словарным запасом.

Вам необходимо знать, что такое политика, почему вы должны ее создать, плюсы и минусы наличия политики, как выглядит хорошая политика, и вашу ответственность как владельца политики.

Эти знания дают вам четкое представление о том, что развивается политика влечет за собой и готовит вас к предстоящей задаче. Итак, начнем с самое начало.

Что такое политика?

Политика — это просто документ, содержащий инструкции, определяющие, как дела обстоят в вашей организации.

Он четко определяет способы поведения, отражает ценностей организации и определяет культурную структуру вашего организация.

Ваша политика — это план действий вашей организации. Он служит руководством, чтобы повлиять на принимаемые вами решения. Он также служит ориентиром для ваших сотрудников по вопросам служебного поведения и трудовой этики.

Важно отметить, что политики отличаются от одной организация к следующему. Содержание политики зависит от миссии и цели вашей организации.

Вам нужно больше ясности в том, что такое политика? Тогда посмотрите видео ниже:

Теперь, когда вы знаете, что такое политика, следующий важный вопрос: «Почему необходимо создавать политику для моей организации?»

Зачем создавать политика?

Есть несколько веских причин научиться писать политика.

1. Это средство, через которое планы, правила и чаяния вашей организации доводятся до сведения всех сотрудников.
2. Руководство по политике — это первый официальный документ, который следует предоставить сотруднику сразу после приема на работу. Таким образом, ваши сотрудники полностью знакомятся с основными ценностями организации, ее целями и задачами. Это, в свою очередь, увеличивает производительность.
3. При наличии стандартной политики руководство становится менее напряженным. Сотрудники следуют правилам политики, предотвращаются ненужные ошибки и недопонимания, а организация работает без сбоев.
4. Политика гарантирует, что решения принимаются справедливо, независимо от того, касаются ли они отдельных лиц или организации в целом.
5. Политика может быть средством обеспечения лояльности ваших сотрудников к вам и их сохранения, особенно если ваша политика дает понять, что управление человеческими ресурсами и льготы персоналу очень важны для вашей организации. Сотрудники с большей вероятностью будут лояльны и готовы работать, если они знают, что их уважают и ценят.
6. Заявление о политике также является юридическим документом. В нем четко изложены отношения между работником и работодателем, учитываются как интересы организации, так и ее сотрудников.В нем также четко указаны права и обязанности вашей организации и ее сотрудников.

Теперь у вас есть некоторая предыстория того, насколько важно создать политику для вашего бизнеса. Прежде чем мы перейдем к написанию политики Тем не менее, вот еще один важный вопрос, на который мы должны ответить: «Является ли политика положительные без всяких отрицательных? »

Плюсы и минусы написания полиса.

Как и все, что можно придумать, политика имеет свои достоинства и недостатки.Начнем с положительных моментов.

Плюсы

1. Не допускайте ошибок или не допускайте их отсутствия

Политика представляет собой унифицированный способ ведения дел. Без политики сотрудники могут вести себя так, как им нравится. При неправильном отношении и подходе к работе может произойти множество ошибок, которые могут негативно повлиять на организацию.

Наличие эффективной политики избавит вас от этой боли.

2. Поощряет ответственность сотрудников

Политика устанавливает стандарт того, как все должно быть сделано и чего ожидает организация от своих сотрудников. Это упрощает привлекать сотрудников к ответственности за их действия. Поэтому, когда сотрудники пренебрегают правила, они не могут служить оправданием незнанию.

3. Он также является учебным пособием для новых сотрудников

Лучшее, что работодатель может сделать, когда нанимает нового сотрудника, — это часами проводить с новичком, чтобы убедиться, что он знакомится с рабочей средой и получает надлежащую работу.

По истечении этого периода руководство по политике становится напоминанием о том, чему научился новый сотрудник. При необходимости сотрудник может обратиться к необходимой информации.

4. Политики расширяют права и возможности сотрудников организации

При наличии четко определенной политики сотрудники наделены полномочиями делать то, что правильно. Это дает сотрудникам возможность свободно осуществлять свою деятельность, если она находится в рамках уже установленных политиками границ. Это также ограничивает количество управленческих проверок.

Минусы

1. Может не допускать творческого мышления

Создание свода правил, которые сотрудники должны строго соблюдать может помешать их творчеству. Когда сотрудники чувствуют, что не могут нарушать правила или рискует, ваша компания может упустить догадку, которая может привести к что-то новое и выгодное для бизнеса.

Сотрудники, которые не видят необходимости в изменениях, могут отрицательно повлиять на рост бизнеса.

2. Это можно интерпретировать по-разному.

Всегда рекомендуется писать политику ясными и простыми словами. Это связано с тем, что сотрудники могут давать индивидуальные интерпретации политики, которые могут отличаться от того, что вы намеревались передать. Это может привести к ошибочным действиям, которые могут отрицательно повлиять на организацию.

3. Необходимо регулярно обновлять

Чтобы идти в ногу с изменениями внутри организации, политики должны регулярно обновляться.Представьте, что вы тратите часы на не очень веселую задачу написание политики. А теперь представьте, что вам нужно делать это регулярно — казалось бы, ценным. время, которое вы могли бы потратить на другие дела.

Несмотря на минусов создания политики, ее еще нужно написать для эффективного управление вашим бизнесом. Преимущества наличия политики однозначно перевешивают минусы.

После того, как это решено, что вы считаете хорошей политикой? как должно выглядеть?

Характеристики хорошей политики

Вы знаете, что ваша политика хороша, когда в ней есть следующие качества:

1. Написано простым и понятным языком.
2. Он имеет четко определенные процедуры. Процедуры должны четко указывать, как следует выполнять инструкции в политике.
3. Политика учитывает преимущества сотрудников, обеспечивая справедливость правил.
4. Это легко понять, чтобы сотрудники могли легко придерживаться правил.
5. Это не является полностью ограничивающим. По возможности ваша политика должна предоставлять сотрудникам варианты. Заставляя людей выбирать, они приобретают чувство сопричастности.

Эти являются качествами хорошей политики, и вы всегда должны помнить о них, когда писать один.

Однако политику не следует путать с другими связанными терминами или понятиями. это Важно знать, что отличает политику от этих других концепций.

Политика vs. процедура

Термины «политика» и «процедура» обычно используются как синонимы. Однако это две совершенно разные вещи.

В политике четко указано, что руководство вашего организация ожидает от своих сотрудников, а процедура представляет собой подробную описание того, как должны выполняться инструкции вашей политики.

Итак, хотя в вашей политике указано, что нужно сделать, , процедура описывает, как это следует делать, .

Вот отличное видео Джона Тонкина (для Blueprint) объясняя взаимосвязь между политикой и процедурой:

Миссия vs. политика

Заявление о миссии вашей организации является официальным документ, в котором четко указаны услуги, которые вы предоставляете, и для кого они предоставляются услуги.

Заявление о миссии — это первое, с чего вы начинаете, когда разработка вашей политики.Когда ваше заявление о миссии хорошо написано, оно становится легко ставить цели для достижения миссии. Именно из этих целей вы разрабатываете свою политику.

Проще говоря, если вы не можете четко определить миссию своей организации, невозможно написать хорошую политику.

Четкое и краткое изложение миссии — лишь одно ответственность владельцев полиса. Есть еще несколько.

Обязанности владельцев полисов

Как владелец полиса:

1. Вы несете ответственность за просмотр политик, которые могут нуждаться в обновлении.
2. Вы определяете, на кого будет влиять политика, и обеспечиваете, чтобы их мнения были хорошо представлены в политике.
3. Вы делегируете полномочия администраторам политик, которые затем обеспечивают эффективное управление политикой.
4. Вы создаете план обучения, который поможет обучить сотрудников работе с политикой.
5. Убедитесь, что политика согласована с целями организации. Это гарантирует, что политика поможет компании достичь своей миссии.

Теперь вы знаете, что такое политика, зачем она нужна вашей организации, ее плюсы и минусы, как должна выглядеть хорошая политика и какие роли вы должны играть как владелец политики. Вы определенно на правильном пути.

На этом этапе вы, вероятно, очень хотите погрузиться в подробности того, как писать политику. Так как именно начать?

НАЧАЛО РАЗРАБОТКИ ПОЛИТИКИ

Дело в том, что вы хотите написать политику не означает, что вы просто берете ручку и начинаете что-то строчить.Там нужно еще много чего сделать до этого.

Предстоит исследование, консультации сделано, и несколько других вещей, которые необходимо внедрить, чтобы гарантировать, что процесс письмо идет гладко.

В этой главе мы рассмотрим, что вам нужно делать. прежде чем вы начнете писать свою политику.

Хорошая отправная точка:

Do’s and не пишет политику

При записи политика, очень важно знать, что делать, а что не делать. избегайте ненужных ошибок.Ниже перечислены вещи, которые вы должны и не должны делать:

1. Политики должны быть написаны в стандартизированных форматах.

Важной особенностью каждой политики является то, что его нужно легко читать и понимать. А стандартный формат письма и стиль письма позволяют вашим сотрудникам легко выполните поиск по политике — ее разделам и подразделам — и получите все, что им нужно без труда.

2. Должен быть написан специалистом, знакомым с организацией

Существуют разные политики для разных проблем.

Политика вашей организации должна быть написана экспертом, который хорошо разбирается в предмете вашей политики. Эксперт также должен быть знаком с целями вашей организации, ее работой и процессами на момент написания политики.

3. Не оставляйте своих сотрудников вне процесса разработки политики

Представители персонала должны присутствовать во время процесс разработки политики, особенно на начальном этапе.Ваши сотрудники будут гораздо более восприимчивы к политике, если почувствуют, что сыграли роль в процесс принятия решений. Это создает позитивный настрой во всем организация.

4. Не пренебрегайте анализом политики

Так же важно, как написание политики, Это. Политика вашей организации должна регулярно пересматриваться по мере внесения изменений в организация происходит.

Помня об этих основных правилах, пора рассмотреть первые шаги, которые необходимо предпринять после того, как вы решите, что вашей организации нужна политика.

Перед тобой начните писать свою политику

Вот несколько вещей, которые следует учесть перед вами. начать писать полис:

1. Убедитесь, что все согласны разработать политику

Прежде чем вы вообще начнете создавать политику, вам понадобится полная поддержка персонала и менеджмента. Сообщите руководству о причины, по которым политика необходима, и почему ее следует разработать как можно скорее.

2. Получить команду

Написание политики — непростая работа. Тебе нужно тянуть вместе команда, которая поможет вам в процессе разработки политики.

Вам нужны эксперты как члены вашей команды. Они должны не только знать, как писать политику, но и быть экспертами по предлагаемой теме, на которой будет сосредоточена ваша политика.

3. Убедитесь, что ваша структура политики соответствует стандартам

Если ваша цель состоит в том, чтобы написать документ политики, который был бы организован, легко понятен и прост в навигации, то вам нужна стандартизованная структура политики.

4. Скачать программное обеспечение, которое поможет упростить процесс

Существуют различные программы управления политиками, которые легко доступны в Интернете. Они упрощают процесс создания политики для ты. Установив подходящее программное обеспечение, вы можете легко получить доступ к своим файлам. где бы вы ни были. И, конечно же, вы и члены вашей команды можете работать вместе, даже если вы не в одном месте.

Пока вы наводите порядок в этих разных вещах, правила, которые необходимо соблюдать, чтобы процесс предварительной записи был легким и гладкий.Следующие ниже рекомендации должны облегчить вам продвижение вперед.

Руководящие принципы для написания полиса

Ниже приведены необходимые руководящие принципы, необходимые для того, чтобы подготовка к написанию вашей политики плодотворна.

1. Составьте список приоритетов

Поскольку вы не можете работать более чем над одной политикой одновременно, очень важно составить список приоритетов. Включите новые политики, которые вам нужно написать, и те, которые вам нужно просмотреть. В верхней части вашего списка должна быть политика, которая вознаградит вашу компанию быстрой победой.

Вы могли бы встретиться с членами вашей команды и определите, к какой из политик необходимо немедленно приступить. С этим, вы точно знаете, с чего начать.

2. Исследования

Важность исследований невозможно переоценить. Ты требуется глубокое знание организации и политик, касающихся вашей предметная область обычно пишется.

Если вам нужно пересмотреть политику, которая кажется устаревшей, провести надлежащее расследование для определения недостатков текущего политику и определить лучший путь вперед.

Чтобы помочь в вашем исследовании, вы можете опросить сотрудников, обсудить соответствующие темы с экспертами и определить законы, которые коррелируют с вашей политикой.

Чтобы проявить себя наилучшим образом, обратитесь к кому-нибудь, кто поможет вам сделать первый черновик. Как посторонний человек (который, конечно, должен уметь эффективно написать политику) может дать более объективный взгляд на вещи.

3. Проверьте свою работу

Никто не понимает с первого раза.Просмотрите свою работу. Ты может позволить другой группе глаз сделать обзор за вас. Спросите эксперта и неспециалист, чтобы вычитать политику для вас. Это поможет вам обнаружить ошибки и напишите лучшую политику — такую, которую поймет и неспециалист. Хранить редактирование, пока не останется ничего для редактирования.

4. Получить согласование

Это последний шаг на этапе написания. Для утверждения вашей политики вам нужен исполнительный член организации — желательно, чтобы кто-то занимал руководящую должность в отделе, вокруг которого построена политика или который будет влиять на нее больше всего.

Как я сказал в начале этого раздела, вы не можете просто начать писать политику без выполнения необходимых предварительных работ. Теперь у вас есть все необходимое для подготовительного этапа. Обязательно обратите внимание на что можно и чего нельзя делать при написании политики, следуйте инструкциям и предварительному написанию подсказки, и последующие шаги будут выполнены легко.

Как вы, наверное, догадались, пора правильно написать политику. Давайте приступим к написанию мельчайших деталей.

НАПИСАНИЕ ПОЛИТИКИ

Мы подошли к самому интересному.

На этом этапе вы выполнили все этапы предварительной записи. (как указано в предыдущей главе).

Теперь давайте углубимся в некоторые ингредиенты, необходимые для составление полиса; формат, которому нужно следовать, дизайн, написание стиль, ключевые элементы и несколько советов для достижения успеха. Соберитесь; Мы собираемся для езды!

Формат программный документ

Стиль форматирования вашей политики очень важен. Это играет центральную роль в определении того, может ли ваш политический документ быть легко читать.Приведенные ниже советы по форматированию помогут вам создать эффективный политика:

1. Профессиональные шрифты

Так как это официальный документ; шрифты, которые вы используете, должны быть профессиональными. Обычно предпочтительнее использовать тот, который используется регулярно, например Arial, Calibri, Cambria, Garamond, Times New Roman или Georgia.

2. Единый размер шрифта

Как правило, размер шрифта должен быть легко читаемым. Сохраняйте одинаковый размер для всего документа политики.Изменения должны иметь место только для заголовков, заголовков и подзаголовков.

Идеальный размер шрифта для политики письма — 12, в зависимости от шрифта. Для заголовков следует использовать размер 14. Для заголовка политики допустим размер 14. Вы можете легко установить стили политики в большинстве текстовых редакторов и сохранить шаблон для использования в будущем.

Примечание : заголовок — это имя вашего policy, а заголовки используются для обозначения глав вашей политики.

3. Мало цветов или нет

Цвета не друзья политика.Вам следует избегать их использования настолько часто, насколько это возможно. Они делают ваш программный документ непрофессиональным. Ваш политический документ должен быть написан черным шрифтом, а фон должен быть белым. Однако вы можете использовать цвета (умеренно) для иллюстрации примеров.

4. Соответствующий интервал

Чтобы документ было легко понять, используйте интервал необходимо. Пункты, разделы, подразделы и т. Д. Должны располагаться через интервалы. осторожно разделять. Это предотвратит сгруппирование слов и поможет читатель группирует важные разделы в своей голове.

Теперь ваша политика хорошо отформатирована (если вы следовали этому пункту) и теперь ее легко читать, но наша работа еще не сделана; ваш программный документ также должен быть правильно оформлен.

Дизайн и макет стратегического документа

Ваш полис требует удобного для читателя дизайна и макета. Здесь вот несколько советов, которые помогут вам в этом:

1. Используйте много белого пространства.
2. Структура вашей политики должна позволять сотрудникам быстро находить ту часть политики, которая для них важна.
3. Чтобы наглядно проиллюстрировать очень важные моменты, вам следует использовать ярлыки .
4. Создайте свою политику с планом, который упростит вам внесение исправлений в будущем.

Сейчас что у вас есть профессиональный дизайн и макет вашей политики, что писать стиль, который вы должны использовать, чтобы сделать эту политику еще лучше?

Письмо стиль для полиса

Ваш стиль письма также определяет можно ли легко понять вашу политику.Вот несколько советов по стилю:

1. Ваша политика должна быть написана четко и кратко. Его следует писать не от первого или второго лица, а от третьего лица, например он, она и это.
2. Чтобы избежать постоянной проверки, не включайте данные, которые могут легко устареть.
3. Тщательно подбирайте слова. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники чувствовали, что им командуют . Такие императивы, как «должен», следует использовать с осторожностью.
4. Если вам нужно добавить аббревиатуру, вы должны сначала написать слова полностью, а затем вы можете заключить аббревиатуру в скобки.например Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ).

У вас пока все хорошо чтобы научиться писать политику. Но ваша работа еще не сделана; вам нужно знать компоненты, составляющие вашу политику.

Эти компоненты или элементы составляют основной частью вашей политики, и если они не введены должным образом, ваша политика неполный.

Итак, что это за ключевые элементы?

Ключевые элементы стандартной политики

Ваш политический документ должен включать:

1. Заголовок: в основном название вашей организации и того, для кого создается эта конкретная политика.
2. Даты: дата, когда политика была первоначально введена в действие. Если он находится на рассмотрении, также должна быть указана дата рассмотрения.
3. Название : должно отражать полное содержание политики. Старайтесь не включать в заголовок слово «политика».
4. Утверждение властей : сюда входит имя того, кто утвердил разработку политики.
5. Заявление о политике : здесь вы подробно указываете, почему создается политика.В этом разделе вы отвечаете на вопросы, кто, почему, что, когда и где участвует в политике.
6. Сфера действия политики : спросите себя, к кому и в отношении чего применяется политика. Например, это касается поведения персонала в организации или процесса выплаты заработной платы? Это будет объем вашей политики.
7. Номер процедуры : он включен для облегчения реферирования. Убедитесь, что пробелы между числами равны и что они записаны числовыми цифрами.
8. Процедура : В этом разделе вы указываете шаги, которые помогут достичь целей, изложенных в заявлении о политике. Он содержит правила, которые необходимо соблюдать. Он должен быть очень подробным.
9. Различные стороны и обязанности : Сюда входит список различных подразделений, которые будут нести ответственность за соблюдение политики. Вы также можете указать контактную информацию.
10. Директива : этот раздел содержит инструкции, которые очень важны и должны быть соблюдены.
11. Нумерация страниц: Каждая страница должна иметь номер страницы.
12. Определения: слов, которые не являются общими, должны быть четко определены.
13. Ссылки: указывает, была ли политика разработана со ссылками из других документов.

Включить все эти элементы в вашем политическом документе, и у вас есть полная политика.

Сейчас что вы умеете писать политику, пора сделать свой первый набросок.

Пишите, редактируйте, переписать

Чтобы написать хорошую политику, нужно потратить много времени и много работать.

Вам нужно провести исследование, подумать и проанализировать, прежде чем вы начать писать. А после написания приходится переписывать. Даже при правильном понимание всего, что вам нужно написать, первый черновик всегда недостаточно хорош.

Вам необходимо провести исследование с привлеченным персоналом, составить проект обработать, проверить с ними, протестировать с экспертом, протестировать с новичком, переделайте его, чтобы удалить ошибки, проверьте и перепроверяйте, пока ошибок больше не будет.

Реализуйте их предложения, а затем отредактируйте их снова.Продолжайте редактировать и переписывать, пока не останется ничего, что можно было бы редактировать.

Поздравляю, теперь вы можете написать профессиональную политику, чтобы быть эффективными.

Прежде чем мы перейдем к этапу реализации вашей политики однако давайте обсудим некоторые общие передовые методы разработки правил, а также некоторые дополнительные советы по написанию.

Дополнительная политика советы и передовой опыт

Эти советы помогут вам еще больше уточнить свою политику и совершенствуй это:

1. Держите полис кратким

Ваш полис должен быть как можно короче. Не каждый подробности должны быть включены в политику, за исключением тех случаев, когда это сложный процесс, который нужна масса деталей. Написание очень длинной политики может заставить сотрудников бескорыстно его читать.

2. Убедитесь, что ваша политика соответствует закону

Содержание вашей политики должно соответствовать закона, чтобы избежать возникновения юридических проблем. Ваша политика не должна ставить руководство и работники, подвергающиеся риску или опасности.

Каждая ситуация или сценарий, представленные в вашей политике, должны соответствовать установленным государственным законам, касающимся таких ситуаций. (Подробнее о законности позже.)

3. Убедитесь, что политика читается

Сразу после того, как политика станет доступной для всех, попросите их подтвердить, что они его прочитали. Они могут отправить вам электронное письмо или, еще лучше, попросите их подписаться после просмотра, признавая тот факт, что они прочитал это.Таким образом, ни один сотрудник не сможет извиниться за то, что не прочитал политика.

Большая часть программного обеспечения для политик включает эту проверку (а также возможность проверки знаний сотрудников, чтобы убедиться, что они действительно ее читают).

Теперь могу с уверенностью сказать, что у вас есть все необходимое написать политику. И так, чего же ты ждешь? Возьмите ручку и начните пишу. Обязательно следуйте советам по форматированию, стилю, дизайну и редактированию I в этом разделе, и вы будете готовы в кратчайшие сроки.

Сделайте долгий отдых после разработки новой блестящей политики (или полировка старого). А затем приступим к процессу реализации.

ВНЕДРЕНИЕ ВАША НОВАЯ ПОЛИТИКА

Вы уже должны знать, что научившись писать политику — или, в конце концов, создать его — недостаточно; необходимо предпринять активные действия, чтобы убедитесь, что ваша политика успешно реализована.

Вы не хотите писать кучу правил, которые только функционал на библиотечных полках.Вот почему этот этап очень важен.

В этом разделе я проведу вас через реализацию процесс и другие вещи, такие как управление политиками и соблюдение требований.

Политика

процесс внедрения

Для реализации вашего политика:

1. Распространение вашей политики

Первое, что вам нужно сделать после утверждения, — это распространите вашу политику среди всех сотрудников организации.

Самый простой способ сделать это — отправить копию (или ссылку на копию) каждому сотруднику по электронной почте.

Вы также можете распечатывать и распространять бумажные копии, чтобы к политике можно было получить доступ вручную. Члены организации также должны указать, что они прочитали и поняли информацию.

2. Обучение

Просто потому, что ваши сотрудники согласны соблюдать правила, не означает, что они могут знать, как эффективно выполнять инструкции, указанные в политике.Вы должны обучить их, чтобы они действительно понимали процедуры и предотвращали ненужные ошибки.

Вы можете использовать видео и тематические исследования в качестве учебных пособий. А к обучению необходим очень интерактивный подход, чтобы каждый участвует.

Такие тренинги должны гарантировать, что сотрудники могут свободно самовыражаться, задавать вопросы и вносить предложения. Помимо обучения, тестируйте их, чтобы убедиться, что они полностью понимают политику.

3. Регулярные проверки политики

Установите расписание, которое указывает, когда политика должна быть рассмотрено. Это связано с тем, что законы постоянно меняются, так же как и профессиональная практика. Проверки необходимо проводить часто, особенно для того, чтобы убедиться, что процедуры в вашей политике никогда не устаревают и не теряют актуальности.

При просмотре пройдите тот же процесс написания участвует в написании нового. Единственная разница на этот раз: ты делаешь изменения в частях документов, а не создание совершенно новой политики.

После утверждения политики и обучения ваших сотрудников, следует обеспечить эффективное соблюдение политики.

Политика

управление соответствием

Для обеспечения соответствия политике вы должны сделать уверен, что вы:

1. Создайте политики, охватывающие каждую деталь рабочего процесса организации, которым вы хотите эффективно управлять.
2. Обучите своих сотрудников политике, ее правилам и рискам.
3. Реализуйте политику, создав для этого команду.
4. Получите программное обеспечение, которое поможет реализовать вашу политику и управлять ею. Вы можете использовать такой инструмент, как SweetProcess, для документирования своей политики и управления ею.

процесс обеспечения соблюдения политики становится проще, если юридические должным образом адресован.

Политика

законность

При написании полиса вы должны убедиться, что он юридически обязательный. Как?

1. Убедитесь, что ваша политика соответствует правовым нормам

Ваша политика должна быть не только официальной, но и законной.Это не должны нарушать законы государства или страны. Прежде чем писать свой политики, ознакомьтесь с законами, касающимися бизнеса в вашем регионе, и убедитесь, что ваша политика никому не противоречит.

Это рекомендуется, чтобы юрист компании ознакомился с политикой (для любое потенциальное нарушение) до того, как оно будет одобрено и вступит в силу. Ваш юрист также должен присутствовать при проведении обзоров.

2. Ваше руководство по политике должно включать политику против дискриминации

Правительство устанавливает различные антидискриминационные политики, и ваша организация обязана их соблюдать.Убедитесь, что ваше руководство по политике соответствует этим политикам. Вы и ваши сотрудники должны соблюдать эти правила.

3. Убедитесь, что ваши сотрудники подписали вашу политику

После распространения вашей политики сотрудники должны официально согласиться на ее реализацию, подписав политику.

Это также следует делать для новых сотрудников или всякий раз, когда в политику вносятся изменения. Это действие возлагает на них ответственность за политику, если они или руководство когда-либо решат подать в суд.

Очевидно, что реализация политик важнее, чем фактический процесс написания. Благодаря хорошо реализованной политике ваша организация обязан работать плавно и эффективно.

Суть написания любой политики в том, чтобы ее можно было реализовать. Когда вам это удастся, вы можете похлопать себя по плечу и сказать: «Молодец!»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Помните, что правила очень важны, и каждый они нужны организации. Однако задача написания политики определенно не самая простая задача.Научиться писать политику — это одно; на самом деле писать это — другое — реализация — это еще одна игра в мяч.

Теперь у вас есть руководство, чтобы гарантировать, что процесс разработка вашей политики менее стрессовая.

Не забудьте провести как можно больше исследований, напишите свой политика в стандартизированном формате, редактируйте свою работу до тех пор, пока вы больше не сможете редактировать, регулярно пересматривайте политику и убедитесь, что она правильно реализуется.

Если вам нужно читать эту статью снова и снова, пожалуйста.Но убедитесь, что вы не покидаете эту страницу, пока полностью не поймете все подробный процесс написания политики.

Если у вас есть какие-либо вопросы или запросы — или дополнения, оставьте, пожалуйста, комментарий, и я свяжусь с вами, как только смогу.

ШАБЛОН ДЛЯ НАПИСАНИЯ ПРОЕКТА ПОЛИТИКИ

Теперь вы знаете все, что вам нужно разработайте свою политику и реализуйте ее. Пришло время выложить то, что вы узнали в действие. Я создал способ упростить написание правил.

Все, что вам нужно сделать, это загрузить шаблон SweetProcess для написания политик.

Этот шаблон представляет вам правильные форматы, дизайн и верстка, ключевые компоненты и все остальное, что вам нужно написать свою политику. Это очень упрощает процесс написания. Все, что у тебя есть нужно заполнить пустые поля.

Все, что вам нужно сделать в каждом раздел шаблона также был объяснен простым языком.

Сэкономьте время сегодня и воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном для написания своей политики.Щелкните здесь, чтобы загрузить немедленно.

Получите бесплатный контрольный список для систематизации

5 основных шагов, чтобы избавиться от задачи и перенести ее в систему. Вы можете масштабировать и развивать свой бизнес!

28 января, 2020

Оуэн МакГаб Энаохво

3 основные организационные политики: почему они нужны вашей организации и советы по их созданию

Сара Вайн, CPA

Как аудиторов некоммерческих организаций нас часто спрашивают, какие политики важны для организаций.Хотя многое зависит от типа и размера организации, есть три ключевых политики, которые должны иметь все некоммерческие организации:

1. Этический кодекс
2. Политика в отношении информаторов
3. Политика сохранения записей и уничтожения документов

Этический кодекс

Один из самых ценных активов некоммерческой организации — это ее репутация. В последние годы все больше и больше организаций сталкиваются с публичными скандалами, которые повлияли на организацию из-за резкого сокращения ее взносов или грантов или из-за того, что организация навсегда закрыла свои двери.Один из самых простых способов предотвратить нанесение ущерба ценной репутации организации — это так называемый «тон наверху». Тон наверху в первую очередь передается через действия менеджмента и совета директоров как внутри, так и за пределами организации, а также через такие политики, как этический кодекс.

Сотрудники и члены совета директоров имеют разное происхождение и часто имеют разные определения этичного поведения. Кодекс этики устанавливает общую основу для принятия решений сотрудниками, руководством и советом директоров при взаимодействии с донорами, грантодателями, поставщиками и средствами массовой информации, определяя этическое поведение в организации.Кроме того, это может уменьшить количество субъективных или непоследовательных управленческих решений, что экономит время, деньги и возможные неблагоприятные последствия неэтичного решения.

При подготовке этического кодекса организации руководство должно:

• Определите, что этическое поведение означает в организации, и представьте конкретные примеры неприемлемого поведения.
• Сообщите о значении политики, потребовав от всех сотрудников и членов совета подписать копию политики при приеме на работу или назначении в совет.
• Периодически проверяйте политику на предмет актуальности и изменений в действующих законах или нормах организации.

Политика в отношении информаторов

В отчете , посвященном глобальному исследованию мошенничества, проведенном в 2014 г., опубликованном Ассоциацией сертифицированных специалистов по расследованию случаев мошенничества, за 2014 год отмечается, что подсказки являются наиболее распространенным способом обнаружения мошенничества. В отчете также отмечалось, что, добавив горячую линию по борьбе с мошенничеством, организация может увеличить количество обнаруживаемых мошенничеств и в среднем сократить расходы на мошенничество на 41% и время обнаружения на 50%.Установление политики информирования о нарушениях может иметь большое значение для репутации организации и ее прибыли.

При разработке политики организации в отношении осведомителей руководство должно:

• Четко укажите, что организация не приемлет мошенничества, и все сотрудники обязаны сообщать о нарушениях или предполагаемых нарушениях.
• Включите раздел «Нет ответных мер», отметив, что ответные меры недопустимы в любой форме и, если они все же имеют место, будут незамедлительно расследованы.Закон о безопасности и гигиене труда (БГТ), принятый в 1970 году, защищает работников от преследований в соответствии с 22 федеральными законами.
• Обеспечьте иерархию для внутреннего сообщения о проблемах, включая варианты того, когда рассматриваемое лицо является лицом, которое обычно получает жалобу. В этой ситуации политика может предписывать сотруднику связаться с кем-нибудь из совета директоров.
• Ссылка на этический кодекс организации. Эта политика часто требует, чтобы правление, руководство и сотрудники организации соблюдали высокие стандарты деловой и личной этики.
• Рассмотрите возможность создания горячей линии для информаторов, которая обеспечивает дополнительную анонимность и, как было показано, повышает вероятность того, что сотрудники сообщат о потенциальных или фактических правонарушениях.
• Проиллюстрируйте примеры того, что считается мошенничеством и, следовательно, о нем будет сообщено в рамках этого процесса, по сравнению с другим типом жалоб, которые следует рассматривать через другие источники. Эти примеры помогут направить сотрудников в соответствующие торговые точки и снизят затраты на расследование предметов, которые не являются мошенничеством.

Сохранение записей и уничтожение документов

Организации хранят документы по ряду причин, и некоторые документы по закону должны храниться в течение определенного периода времени. Другие критически важны для обеспечения точной бухгалтерской отчетности, а третьи сохраняются для передачи знаний при текучести кадров. Все эти потребности также должны быть сбалансированы с физическими и электронными возможностями хранения данных.

При подготовке политики хранения документации и уничтожения документов руководство должно:

• Начните с определения типов документов, имеющихся в организации. Сюда могут входить записи о сотрудниках, бухгалтерские записи, налоговые записи, протоколы заседаний, электронные письма, политики департаментов, а также федеральные или нефедеральные гранты и контракты.
• Узнайте, регулируются ли какие-либо типы документов федеральными, государственными, местными или международными законами.
• Назначьте срок хранения для каждого типа документа.Для некоторых документов необходимо использовать профессиональное суждение. Типичные сроки хранения включают:
  • 3 года: заявления сотрудников, формы I-9, кассовые чеки и квитанции по кредитным картам
  • 7 лет: контракты, записи в журнале, письма с предложениями сотрудников и счета-фактуры
  • Постоянно: корпоративные документы, заявление IRS для освобождения от уплаты налогов, письмо с определением IRS, ежегодные проверки и форма IRS 990 налоговых деклараций
• Опишите не только систему хранения и ведения документов, но и процесс уничтожения документов по истечении установленного периода времени.
• Создайте процесс для просмотра всех сохраненных документов и определения сроков их уничтожения. Убедитесь, что документы уничтожаются вовремя. Если документы не уничтожены, их можно будет обнаружить по закону, если на организацию будет предъявлен иск.
• Решите, как следует уничтожить документы. Если документ носит конфиденциальный характер, необходимо установить безопасный метод уничтожения физических документов. Примеры конфиденциальных документов могут включать номера социального страхования, даты рождения или информацию о банковском счете.
• Определите, кто в организации отвечает за различные типы документов. Организация может назначить одного человека в бухгалтерии для хранения бухгалтерских записей, а другого в отделе кадров — для ведения кадрового учета сотрудников.
• Требовать уничтожения черновиков документов, как только станут доступны официальные подписанные версии.
• Напомните сотрудникам, что преднамеренное уничтожение, изменение, фальсификация и т. Д. Является преступлением в соответствии с разделом 802 Закона Сарбейнса-Оксли.любые записи, документы или материальные объекты, которые участвуют или могут быть задействованы в расследовании или судебном преследовании правительства США по любому делу или в заявлении о банкротстве в соответствии с главой 11.
• Создайте систему, чтобы остановить любое уничтожение документов, как только организация узнает, что в отношении них ведется расследование или может быть возбуждено судебное разбирательство.