Что такое управленческий отчет: Управленческая отчетность — виды отчетов, порядок составления управленческого отчета с примерами.

Автор: | 22.07.1972

Содержание

Управленческая отчетность: виды, формы, примеры

Многие финансисты сталкиваются с необходимостью разрабатывать и внедрять управленческий учет на предприятии. Можно сказать, что это своеобразный тест на профпригодность: получилось построить учет – можешь считаться высококвалифицированным специалистом, не получилось – недостаточно хорошо разбираешься в финансах предприятия. В статье рассмотрим важный аспект построения управленческого учета – формы управленческой отчетности, и разберемся, какие формы использовать в том или ином бизнесе, как их строить и автоматизировать.

Общие характеристики управленческой отчетности

Назначение управленческих отчетов отлично от бухгалтерских. Бухгалтерские (регламентированные) — в первую очередь служат интересам внешних пользователей информации:

  • материнским кампаниям,
  • потенциальным инвесторам,
  • ФНС,
  • государственным и негосударственным службам и фондам,
  • аналитикам и исследователям рынка.

Внутренним пользователям: топ-менеджменту, управляющему совету или собственнику регламентированная отчетность не интересна, так как составляется она поздно, без должной детализации и не отражает тех выводов, которые должен сделать для себя собственник после ее прочтения.

Управленческие отчеты служат целям внутренних пользователей – они всегда содержат актуальную информацию по необходимым областям учета и в необходимой детализации.

Характеристики управленческих отчетов:

  1. Информативность – они содержат всю необходимую для анализа и принятия управленческих решений информацию.
  2. Лаконичность – в них есть только полезная информация, представленная в наиболее сжатой форме.
  3. Своевременность – отчет отражает ситуацию в текущий момент и / или прогноз развития ситуации на несколько финансовых периодов вперед.
  4. Детализируемость – каждая заинтересовавшая цифра в отчете может быть раскрыта в понятных, информативных и лаконичных аналитиках.
  5. Уместность – объем затраченных усилий на формирование управленческого отчета должен быть меньше, чем эффект от создания этого отчета.

Виды управленческой отчетности

Великое множество форм управленческих отчетов можно разделить на три категории, исходя из информации, которую они представляют:

  1. Отчеты по финансовому результату.
  2. Отчеты по балансу.
  3. Отчеты по денежным средствам.

Далее каждая категория может быть разделена еще на несколько подкатегорий.

Отчеты по финансовому результату:

  1. Общий отчет по доходам и расходам.
  2. Отчеты по структуре себестоимости.
  3. Отчеты по отдельным разделам расходов: сырье и материалы, ФОТ, маркетинговые расходы и прочее.
  4. Бюджеты по доходам и расходам.
  5. Скользящий прогноз.

Отчеты по балансу:

  1. Управленческий баланс.
  2. Отчеты по оборотному капиталу.
  3. Отчеты по внеоборотному капиталу.
  4. Отчеты по финансовым активам и обязательствам.
  5. Отчеты по прочим обязательствам.
  6. Отчеты по структуре собственного капитала.
  7. Бюджеты по балансу.

Отчеты по денежным средствам:

  1. Общий отчет о движении денежных средств.
  2. Операционные отчеты управления денежными средствами.
  3. Бюджеты по движению денежных средств.

В статье рассмотрим наиболее распространенные управленческие отчеты из перечисленных выше.

Отчеты по финансовому результату

Общий отчет по доходам и расходам

Это, пожалуй, лидер среди управленческих отчетов по частоте применения. Стандартный отчет по доходам и расходам делают многие финансисты, чаще всего в Excel.

Примерная форма его представлена в таблице 1.

Таблица 1. Примерная форма отчета о доходах и расходах (фрагмент)

Статьи доходов и расходов Январь Февраль Март
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
Прочие доходы
РАСХОДЫ
Себестоимость производства
Сырье и материалы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ
Расходы на продажу
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
Административные расходы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
EBITDA
%
EBIT
%
Прочие расходы
Проценты к уплате
Налоги
Чистая прибыль
%

Скачать форму отчета о доходах и расходах  

Из полезной дополнительной информации по нему могу добавить, что сформировать его можно не только вручную в Excel, но и напрямую из «1С», используя аналитики программы «Статьи доходов и расходов» и панель «Финансовый результат и контроллинг». Вам достаточно настроить справочник статей доходов и расходов, организовать внесение первичной информации в соответствии с этим справочником, и на выходе вы получите всегда актуальный, автоматизированный отчет без дополнительных усилий на подсчет и сведение данных.

Отчеты по структуре себестоимости

С этой группой отчетов уже интереснее, так как, обладая широким продуктовым портфелем, финансист и топ-менеджер должны понимать, что происходит на стадии формирования себестоимости по каждому производимому продукту, по каким продуктам маржинальность выше, по каким ниже и почему.

Для этого минимум, который должен соблюдаться при введении первичной документации – разделение ее на продукты, а при настройке закрытия – распределение общих статей затрат (аренды, амортизации, заработной платы и т.д.) пропорционально выбранной базе распределения. В общем, ничего нового в ведение бухгалтерии управленческий учет не привнесет. Механизм формирования себестоимости единицы произведенной продукции и так ведется аналогичным образом, весь вопрос в детализации единицы произведенной продукции.

Например, если предприятие производит игрушки, то одна игрушка уже сейчас является единицей произведенной продукции и учет ведется по ней. Но если предприятие работает по договорам подряда, то учет нужно вести по каждому из договоров и дополнительных соглашений, а например, не по одному договору в целом. Тогда вы без проблем сможете отследить себестоимость и сделать анализ маржинальности производимой продукции.

Форма отчета по себестоимости может быть любой, удобной для конкретной отрасли, например такой, как в таблице 2.

Таблица 2. Форма отчета по себестоимости (фрагмент)

Статьи доходов и расходов Продукт 1 Продукт 2 Продукт 3
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
РАСХОДЫ
Сырье и материалы
Сырье 1
Сырье 2
Сырье 3
Сырье 4
ФОТ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
Аренда
Прочие расходы
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ

Скачать отчет о себестоимости 

Так же, как и отчет по доходам и расходам, отчеты по структуре себестоимости можно формировать из 1С. Самым простым по настройке является отчет «Валовая прибыль», стандартный отчет во многих программных решениях 1С. Детализировав его по статьям расходов, вы получите действенный инструмент анализа себестоимости, который еще и позволяет «проваливаться» вглубь расходов, детализировав их до Документа-регистратора.

Отчеты по отдельным разделам расходов

Такие отчеты используют реже, поэтому уделим им меньше внимания. Однако одним из них, отчетом по фонду оплаты труда, многие пользуются только исходя из распределения сотрудников по регламентированным отделам: производство, продажи, бухгалтерия и так далее.

Гораздо же интереснее и информативнее смотреть отчет по ФОТ исходя из управленческих подразделений (или ЦФО), особенно сравнивая его с выручкой по тому или иному ЦФО, например, такой, как в таблице 3.

Таблица 3. Отчет по ФОТ по ЦФО

Статьи доходов и расходов

Окладная часть

Премиальная часть

Социальные взносы

СПРАВОЧНО
Выручка

ЦФО ПРОЕКТ 1

ХХХХ

ХХХХ

ХХХХ

ХХХХ

Окладная часть

Премиальная часть

Социальные взносы

ЦФО ПРОЕКТ 2

ХХХХ

ХХХХ

ХХХХ

ХХХХ

Окладная часть

Премиальная часть

Социальные взносы

ЦФО ПРОЕКТ 3

ХХХХ

ХХХХ

ХХХХ

ХХХХ

Окладная часть

Премиальная часть

Социальные взносы

ИТОГО ПРОИЗВОДСВО

ХХХХ

ХХХХ

ХХХХ

ХХХХ

Окладная часть

Премиальная часть

Социальные взносы

Скачать отчет по ФОТ

Бюджет доходов и расходов

За планирование на большинстве предприятий отвечает Бюджет доходов и расходов. Обычно он утверждается на год, но может составляться и на другие промежутки времени. Форма бюджета доходов и расходов соответствует отчету о доходах и расходах с двумя целями: во-первых, не нужно вносить повторно статьи доходов и расходов, а во-вторых, удобно, что план-факт анализ можно делать автоматически, подтягивая факт к занесенному ранее плану. Бюджетирование не является стандартной функцией 1С, но на сегодняшний день реализовано немало решений, помогающих автоматизировать этот процесс.

Примерная форма план-факт анализа по бюджету представлена в таблице 4.

Таблица 4. Форма план-факт анализа по бюджету

Статьи доходов и расходов Январь
план
Январь
факт
Отклонения
 абс
Отклонения
 отн
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
Прочие доходы
РАСХОДЫ
Себестоимость производства
Сырье и материалы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ
Расходы на продажу
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
Административные расходы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
EBITDA
%
EBIT
%
Прочие расходы
Проценты к уплате
Налоги
Чистая прибыль
%

Скачать отчет для план-факт анализа по бюджету

Однако, единожды согласованный бюджет не является актуальным уже спустя месяц, так как бизнес-среда все время меняется, появляются новые контракты с заказчиками, новые поставщики и другие вводные. Поэтому помимо бюджета по доходам и расходам принято вести Rolling forecast (скользящий прогноз), обновляющий плановую информацию при появлении новых данных по факту. Форма его ничем не отличается от бюджета – а вот смысловая нагрузка другая. Бюджет можно защитить перед собственниками и стараться выполнить, а rolling forecast показывает, к чему стремится результат предприятия в отчетном периоде.

Все отчеты по доходам и расходам целесообразно делать с периодом в месяц. Чаще не имеет смысла так как не закрыт финансовый период, реже – нет возможности повлиять на ситуацию оперативно.

Отчеты по балансу

Управленческий баланс

По своей структуре может отличаться от регламентированного баланса, а может соответствовать ему. Цель управленческого баланса – дать расшифровку статей, достаточную для анализа текущей ситуации на основании  цифр.

Отчеты по оборотному капиталу

Это большая группа отчетов, относящихся к оборотным активам. Все они делятся на отчеты, отражающие дебиторскую задолженность (чаще представлены отчетом ДЗ по срокам долга), незавершенное производство (представлены отчетом по заказам ), запасы сырья и готовой продукции (отчет по остаткам сырья на складе, отчет по остаткам ГП на складе ).

Общей целью формирования отчетов по оборотным активам (рабочему капиталу) является подержание уровня оборотных активов на наименьшем возможном уровне.

Рассмотрим, например, отчет ДЗ по срокам долга (Ageing debtors report). Его форму вы найдете в таблице 5. Отчет помогает понять, какая часть дебиторской задолженности находится в пределах сроков оплаты, а какая уже просрочена, и принять своевременные действия по истребованию задолженности. Задолженность по срокам долга – также один из стандартных отчетов, которые можно сформировать в 1С, практически ничего не настраивая (панель «Продажи»). Использовать его лучше еженедельно.

Таблица 5. Отчет по дебиторской задолженности по срокам долга (фрагмент)

Заказчик Сумма задолженности Не просрочено Просрочено от 1 до 10 дней
Заказчик 1        
Заказчик 2        
Заказчик 3        
Заказчик 4        
Заказчик 5        
Заказчик 6        
Заказчик 7        
Заказчик 8        
Заказчик 9        
Заказчик 10        
       

Скачать отчет по дебиторской задолженности

Отчет по незавершенному производству может выглядеть по-разному, в зависимости от отрасли, в которой работает предприятие. Основной идеей формирования этого отчета является снижение НЗП, «зависшего» на том или ином этапе производства с помощью выяснения, где и почему оно «зависло». В таблицах 6 и 7 есть 2 формы отчета. К нему применимы как возможность формирования в 1С, так и еженедельное использование.

Таблица 6. Форма отчета по незавершенному производству по заказам покупателей (фрагмент)

Заказ покупателя Остаток на начало Поступило Списано Остаток на конец
Заказ покупателя 1
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 2
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 3
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 4
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 5
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы

Скачать управленческий отчет по НЗП 

Таблица 7. Отчет по незавершенному производству (фрагмент)

  Остаток на начало Итого поступило
Приход ТМЦ со склада Приход ТМЦ из других цехов Прочий приход
Цех 1        
ТМЦ 1        
шт        
руб        
ТМЦ 2        
шт        
руб        
       
Цех 2        
Цех 3        
       

Скачать отчет по незавершенному производству

Незаменимыми с точки зрения управления операционным циклом предприятия являются отчет по запасам сырья и отчет по запасам ГП. Этим отчетом заведуют департамент закупок и департамент продаж соответственно и используют их в непрерывном режиме. Для финансового менеджера отчеты имеют свою ценность, когда нужно посчитать оборачиваемость оборотных активов или статей активов.

Форма отчета представлена в таблице 8. Отчет на 100% повторяет оборотно-сальдовую ведомость по 10, 43 и 41 счетам с той лишь разницей, что в нем показан неснижаемый остаток по каждому ТМЦ. Настроить автоматический контроль неснижаемых остатков можно во многих конфигурациях 1С в панели «Закупки». Таким образом, при снижении остатка сырья или готовой продукции на складе ниже указанного уровня будет выдаваться сигнал менеджеру и формироваться заказ поставщику.

Таблица 8. Отчет по запасам

Сырье и материалы Остаток на начало Итого поступило Итого списано Остаток на конец Неснижаемый остаток
ТМЦ 1          
шт          
руб          
ТМЦ 2          
шт          
руб          
         

Скачать отчет по запасам

Отчеты по внеоборотным активам

Используются фондоемкими производствами или предприятиями с большой долей нематериальных активов, в РСБУ не учитываемых. По форме своей неотличимы от ведомости по основным средствам, поэтому приводить их в статье не будем.

Также опустим три оставшихся типа отчетов:

  • отчет по финансовым активам и обязательствам из-за узкой применимости и большой вариации отчетных форм,
  • отчет по прочим обязательствам из-за его схожести с отчетом по ДЗ по срокам долга,
  • бюджет по балансу из-за схожести формы бюджета форме управленческого баланса и схожести процесса формирования и план-фактного анализа бюджету доходов и расходов.

Отчеты по денежным средствам

Отчет по движению денежных средств

Стоит отметить, что отчет о движении денежных средств может формироваться двумя способами: прямым и косвенным.

Косвенный способ предполагает пересчет остатка денежных средств с помощью анализа отчета о доходах и расходах (величина полученной прибыли в периоде плюс амортизация) и статей баланса (величина немонетарных статей – задолженностей, запасов, прочих активов и пассивов). Этот способ формирования ОДДС хорош для анализа уже свершившихся фактов коммерческой деятельности и ответа на вопрос собственников: «Прибыль есть, а где деньги?»

Мы же в статье обратимся к отчету о движении денежных средств построенному прямым способом, т.е. напрямую по движению денежных средств.

У такого способа построения есть немало преимуществ:

  • он понятен не только финансисту, но и любому здравомыслящему менеджеру;
  • он дает возможность заглянуть «внутрь» цифр, «провалиться» до первичной проводки;
  • на его основании легко делать прогноз.

Форма отчета о движении денежных средств, представленная в таблице 9, очень похожа на форму отчета о доходах и расходах, но строки в ней – это поступления и выплаты, а не начисления. В отчете не будет немонетарных статей (в т.ч. амортизации), но появятся статьи движения средств, не отраженные в отчете о доходах и расходах (такие как выплаты дивидендов, НДС, например).

Таблица 9. Отчет о движении денежных средств 

Статьи ДДС Январь Февраль Март Апрель Май
Остаток ДС на начало
ПОСТУПЛЕНИЯ
Оплата от покупателя
Прочие поступления
ВЫПЛАТЫ
Оплата поставщику
Выплата заработной платы
Оплата налогов и соцвзносов
Прочие выплаты
Проценты к уплате
Поступление и возврат кредита
Выплаты дивидендов
Остаток ДС на конец

Скачать пример управленческого отчета о движении денежных средств

Формировать отчет о движении денежных средств прямым способом можно чаще чем раз в месяц, так как он не зависит от закрытия финансового периода, но всегда нужно пользоваться критерием целесообразности. С помощью возможностей 1С можно настроить автоматическое формирование отчета, при условии, что первичные платежные документы вносятся с использованием статей движения денежных средств.

Операционные отчеты управления денежными средствами

В этой группе лидирует платежный календарь, как наиболее удобный инструмент работы с платежами и поступлениями.

Суть платежного календаря – с помощью наглядной визуализации обеспечить сотрудника ответственных за проведение платежей (назовем его казначеем) информацией о ликвидности предприятия в ближайшие дни (недели).

Форма платежного календаря полностью повторяет отчет о движении денежных средств, но составляется от очень подробно с тем, чтобы каждый приход / выплата денежных средств могли быть раскрыты и обработаны. Казначей должен иметь возможность запланировать реестр платежей по дням оплаты, исходя из запланированных приходов и остатков денежных средств на счетах. Ведется такой календарь ежедневно.

В стандартных конфигурациях 1С не реализована возможность ведения платежного календаря, но она есть во многих разработанных решениях для 1С. Благодаря этим решениям предприятие проводит согласование платежей в электронном виде через заявки на оплату. Согласованные заявки на оплату являются той базой, из которой казначей формирует реестры на оплату на тот или иной день. Как только платеж выполнен, он переходит в состав платежных поручений исполненных и уменьшает остаток на расчетном счете. Весь процесс проходит с минимальным вмешательством ручного труда.

Бюджет движения денежных средств

Если предприятие ведет бюджет доходов и расходов, то в планировании бюджета денежных средств либо нет необходимости (если кассовые разрывы невелики), либо он может быть сформирован практически в автоматизированном режиме.

Говоря об автоматизации, я имею в виду, что бюджет доходов и расходов заполнен в 1С и заполнены так же сроки оплаты по основным договорам с покупателями и поставщиками. Тогда планирование денежных средств превращается в легкий процесс:

Запланировали выручку -> программа посчитала оплату от покупателя исходя из сроков оплаты в договоре.

Запланировали расходы -> программа посчитала оплату поставщику исходя из сроков операционного цикла и сроков оплаты в договоре.

Статья получилась обзорная по множеству управленческих отчетов, которые вы можете использовать в своей работе. Выбирайте те, которые применимы именно для вашей отрасли и внедряйте их в ежедневную деятельность и успех в постановке управленческого учета на предприятии вам обеспечен.

 

Что такое управленческий учет

Управленческий учет формируется для внутреннего пользования и позволяет правильно отражать текущее состояние компании, а также прогнозировать её развитие. Своевременное принятие управленческих решений обеспечивает возможность оптимизации бизнес-процессов, что содействует укреплению финансового здоровья предприятий любого масштаба.

Грамотно выстроенный управленческий учет должен учитывать все денежные потоки (наличные и безналичные), что позволяет наглядно оценивать доходность Вашего бизнеса в целом, а также каждого проекта в отдельности. При этом руководитель всегда в курсе реального состояния своего предприятия, а значит он имеет обоснованные аргументы для принятия решений.

ЗАЧЕМ ВЕСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ

Организация управленческого учета – это не просто собирание цифр в единой базе, это использование полученных данных с пользой для бизнеса. В отличие от налогового или бухгалтерского учета, у владельца малого бизнеса появляется возможность прогнозировать аспекты деятельности своего предприятия и получать доступ к аналитике в любой момент времени.

Управленческая отчетность формируется для оптимизации бизнес-модели, в то время как другие методы учета используются лишь как отчетный материал для государственных структур и инвесторов. То есть они не несут практической пользы для предприятия, и предоставляют только поверхностную и нерегулярную картину денежного баланса.

Случай из практики

Предприниматель Григорьев Е.Н. владел небольшим бизнесом по доставке цветов. Продукция покупалась с отсрочкой платежа, и вся бухгалтерия велась лично. Из-за недостатка опыта и наглядной аналитики, предприниматель, имея некоторую сумму денег на балансе бизнеса, не вовремя позволил себе дополнительные траты (покупка машины).

В итоге эти траты привели к серьезному кассовому разрыву, что в сочетании с отсрочкой платежа за товар выбило бизнес из его колеи. Предприниматель был вынужден быстро реализовать товар (со значительной скидкой) и взять краткосрочный кредит, что фактически является лишней статьей расходов и потерей прибыли.

Сегодня, после подключения автоматизированной системы управленческого учета, Григорьев Е.Н. может прогнозировать кассовые разрывы, а также комфортно и без последствий управлять своим капиталом

Система управленческого отчета открывает новые возможности для руководителя, при этом не требуя ощутимых затрат денег и времени:

  • Возможность принимать взвешенные управленческие решения на основе сводных данных о балансе;
  • Контроль выполнения планов развития;
  • Бюджетирование и анализ финансов в разрезе клиентов и поставщиков;
  • Грамотное планирование доходов и расходов, для предупреждения кассовых разрывов;
  • Учет затрат и доходов, отчет по актуальным долям статей;
  • Информация сколько именно можно взять денег без вреда для бизнеса;
  • Истинная картина состояния дел в режиме реального времени, а также многое другое.

Цель любого предпринимателя – развивать и расширять свой бизнес. Без нормальной системы управленческого учета, возможности компании будут ограничены. Организация учета критически важна для малого бизнеса, потому что позволяет ему не просто адаптироваться под ситуацию, но и менять её изнутри.

Управленческий учет на предприятии. Сложности самостоятельного ведения

Деньги нужно не только считать, но и контролировать. Многие предприниматели ограничиваются лишь ведением бухучета, который предоставляет фактическую информацию. При этом нужно учитывать все денежные потоки, как безналичные, так и наличные, что осложняет работу.

В малом бизнесе бухгалтерский учет не всегда соответствует действительности или не обладает должной детализацией. Он не предусматривает предоставление управленческой информации, которая нужна для принятия руководством рациональных решений.

Ручная работа всегда сопровождается ошибками, а организация управленческого учета не терпит неточностей. Также играет роль человеческий фактор: болезни, отпуск, выходные, увольнение и прочее. Это ограничивает возможности руководителей, а нерегулярная аналитика и несвоевременно заполнение отчета может привести к снижению его полезности.

Также нельзя обходить стороной и финансовую сторону: без автоматизации, ведение управленческой отчетности требует внимания отдельного специалиста, который должен находиться в штате на регулярной основе. Если бы речь шла о крупных брендах, то такие расходы могли бы быть оправданы, но в сегменте малого бизнеса дела обстоят иначе.

Зачем выполнять рутинную, хотя и полезную работу вручную? Сегодня есть готовые системы управленческого учета, выстроенные по четкому алгоритму.

Автоматизированная управленческая отчетность «под ключ»

«ПланФакт» – надежный инструмент для управленческой отчетности. Это сервис для менеджмента финансов, ведения и планирования бюджета, а также безотказная система оповещения о кассовых разрывах.

Это облачное решение, которое обладает обширным функционалом: круглосуточный бухгалтер, экономист и аналитик в одном флаконе. Вы всегда можете узнать о состоянии своего бизнеса, наличии свободных денег и прогнозах на следующий период.

Продукт «ПланФакт» разработан как наглядная система управленческого учета. На основе полученных данных, ресурс строит понятные диаграммы и графики, а также позволяет планировать развитие компании и принимать взвешенные управленческие решения, основываясь на строгом анализе информации конкретно о Вашем бизнесе.

Преимущества автоматизированного управленческого учета для малого бизнеса

  • Аналитика и планирование бюджета;
  • Визуализированные детальные отчеты по основным бизнес-показателям;
  • Регулярное сравненные плана с фактом;
  • Удобный учет затрат и доходов;
  • Интерфейс, в котором разберется даже подросток;
  • Работа со всеми операциями и сделками сразу, в рамках одного сервиса;
  • Круглосуточный доступ с любого устройства;
  • Полное шифрование данных по SSL протоколу;
  • Оценка рентабельности тех или иных аспектов бизнеса;
  • Возможность точной конфигурации статей доходов/расходов под особенности Вашего предприятия;
  • Работа без выходных, перерывов и сбоев, а также многое другое;
  • Это эффективней и дешевле аутсорсинга или содержания профильного специалиста;

Автоматизированный управленческий учет это прекрасное подспорье для развития Вашего бизнеса. Сервис выдает реальную картину и позволяет Вам успешно и эффективно управлять предприятием. Попробуйте это решение и оцените все преимущества лично, как и сотни наших клиентов.

Что такое управленческий учет? | Определение управленческого учета — Контур.Бухгалтерия

Иногда руководители принимают решение «на глазок», ведь точных данных часто просто нет или их приходится долго ждать. Работа «наощупь» не всегда удается, из-за нехватки данных появляются ошибки. Для управления нужно знать: какая продукция из ассортимента рентабельнее, как формируется себестоимость, как движутся денежные средства по счетам фирмы. Для этого и организуют управленческий учет.

Чем управленческий учет помогает руководителю

Учет состоит из двух частей: сбор информации и анализ. Информация о доходах, расходах и движении денежных средств собирается по направлениям бизнеса, филиалам, проектам, отделам. Руководитель управляет бизнесом и принимает решения на основе собранных данных. Их анализ помогает ответить на вопросы: 

  • нужно ли увеличивать объем производства;
  • как изменить ассортимент;
  • какие цены установить;
  • закупать или самостоятельно производить комплектующие;
  • принимать ли заказ, который на первый взгляд невыгоден;
  • приобрести или арендовать основные средства;
  • ремонтировать старый станок или купить новый;
  • инвестировать ли свободные средства.

С появлением управленческого учета вы сможете быстрее принимать решения. Ведь определиться с ассортиментом проще, если есть информация: насколько выручка от товара превосходит издержки, как охотно покупатели приобретают продукт, как изменяются продажи в зависимости от времени года.

За чем следит управленческий учет

Управленческий учет собирает информацию обо всей организации в целом, со всеми подразделениями и филиалами. В то же время его интересуют конкретные отделы, сотрудники, товары. Данные детализируются и становятся глубже. Так вы будете знать не только о состоянии всей фирмы, но и о том, что происходит на каждом этапе продаж и производства.

Учет следит за:

  • результатами бизнеса по всем подразделениям;
  • результатами работы отделов, цехов, юридических лиц;
  • результатами работы по отдельным товарам или видам деятельности;
  • издержками производства и реализации;
  • динамикой доходов и расходов и основными тенденциями;
  • показателями рентабельности продаж и производства;
  • соблюдением плана бюджета по бизнесу и подразделениям, которые не приносят выручки;
  • отклонениями фактических показателей от запланированных или нормативных значений.

Так вы в любое время знаете, сколько у вас заемных средств, которые пока лучше не тратить, и сколько денег от покупателей должно вернуться к концу месяца. Детализация помогает видеть, что именно влияет на доходность бизнеса. Вы не просто заметите рост прибыли, а поймете, какая позиция приносит стабильные поступления и какие товары лучше перестать производить. 

Пример. Георгий — директор ресторана. Он проанализировал заказы клиентов за прошлое лето и заметил, что большой популярностью пользуется окрошка, а борщ летом никто не покупает. Чтобы привлечь больше посетителей, он решил разнообразить меню и делать окрошку с колбасой, копченой курицей и крабами, а также добавил другие холодные супы и перестал делать борщ. Это позволило сократить издержки, освободить место на складах и увеличить прибыль.

За счет планирования деятельности вы поймете, когда появится возможность вывести деньги из оборота, чтобы купить новые компьютеры в офис без последствий для бизнеса. Также планирование поможет увидеть, когда кончатся деньги и заранее к этому подготовиться или предотвратить.

Как вести управленческий учет

Закон не регламентирует управленческий учет, его можно вести в той форме, которая вам удобна. Отчеты составляются в нужные вам сроки — за неделю, месяц, квартал или даже год. Как и в бухгалтерском учете, в управленческом есть отчетность. Она включает три базовые формы.

  • Отчет о движении денежных средств помогает знать, сколько денег и в какой момент у вас есть, какие средства сейчас можно потратить. Он помогает заранее увидеть кассовый разрыв — момент, когда деньги нужны, а их нет. Например, когда надо оплатить аренду, а покупатель перечислит деньги за товар только через неделю.
  • Отчет о прибыли и убытках похож на выписку по карте, где показаны поступления и списания. Единственное отличие в том, что речь идет не о деньгах, а об обязательствах. Отчет нужен, чтобы подвести итоги работы и проверить, соответствуют ли активы обязательствам.
  • Управленческий баланс похож на бухгалтерский — строится по принципу равенства активов и пассивов, только составляется на основе данных управленческого учета. Любой показатель детализируется, поэтому данные легче проверить. На основе баланса можно выявлять хищения и ошибки в учете.

Есть и другие виды отчетов. Они зависят от особенностей компании и целей составления. Например, отдел продаж составляет отчеты о задолженности покупателей, о задолженности перед кредиторами, о продажах и закупках.

Чтобы управленческий учет имел смысл, нужно соблюдать принципы, которые отличают его от других видов:

  • краткая информация: большие объемы затрудняют восприятие и отвлекают от важных фактов, поэтому отчеты должны содержать только данные, нужные для принятия решения;
  • оперативность важнее точности: чем быстрее вы получите информацию, тем выше ее ценность, и неважно, увеличился объем продаж на 10% или 10,1%;
  • непредвзятая, безошибочная и не содержащая пропусков информация;
  • данные фиксируются отдельно по направлениям бизнеса и по процессам внутри деятельности;
  • непрерывный учет собирает статистику и отслеживает динамику;
  • учет денежных, натуральных и даже словесных показателей, таких как количество брака, текучесть кадров, средний чек, отзывы покупателей, условия труда.

Пример. Директор фабрики заметил, что себестоимость продукции в прошлом месяце выросла в 2 раза. По данным управленческого учета, он смог определить, что проблема кроется в цехе сборки. Обратившись к отчету руководителя цеха, он увидел, что показатель брака превышает норму. Как выяснилось, проблема оказалась в новом поставщике, который делал детали из некачественного пластика.

Благодаря управленческому учету, Директор смог вовремя выявить проблему и расторгнуть договор с недобросовестным поставщиком.

Где взять материалы для управленческого учета

Управленческий учет использует как учетную, так и внеучетную информацию.

Учетная информация:

  • Данные бухгалтерского учета отражают и обобщают имущество организации и хозяйственные операции. Это бухгалтерские документы: счета-фактуры, акты, накладные и отчетность.
  • Данные статистического учета отслеживают происходящее в организации и позволяют выявлять закономерности и анализировать динамику.
  • Данные оперативного учета применяются на отдельных этапах деятельности и поступают быстрее. Такую отчетность самостоятельно ведут руководители подразделений, чтобы следить за происходящим и вовремя принимать меры. Например, управляя сбытом, нельзя обойтись без данных о выручке от продаж.

Внеучетная информация — это натуральные, числовые и словесные показатели, которые не отражаются в отчетности:

  • материалы ревизий, проверок налоговой, внешнего и внутреннего аудита;
  • материалы лабораторного контроля;
  • материалы по совещаниям и собраниям;
  • данные по нормативам из производственных паспортов и справочников;
  • данные производственного и торгового плана;
  • техническая информация и документация — паспорта машин, чертежи, спецификация;
  • объяснительные и докладные записки;
  • переписка с кредиторами, поставщиками, партнерами и клиентами.

У контролирующих органов, кредиторов, бизнес-партнеров и других внешних пользователей нет доступа к данным управленческого учета, и вести его никто не заставляет.   Учетные данные составляют коммерческую тайну и даже внутри организации не все сотрудники имеют к ним доступ. Поэтому можно не бояться, что ценные сведения утекут к конкурентам, и использовать только реальные данные.

Как начать вести управленческий учет

Для ИП и малого бизнеса есть сервисы, которые помогают вести бухгалтерский и управленческий учет. Такие программы экономят время и помогают обойтись без дорогих специалистов и долгой работы по настройке таблиц. При этом они оперативно собирают информацию и отражают финансовое состояние организации. Веб-сервис Контур.Бухгалтерия строит пять управленческих отчетов на основе данных бухучета. Здесь вы можете вести бухгалтерский и налоговый учет, платить зарплату, отчитываться через интернет, а еще — более эффективно управлять компанией.

определение, задачи, организация, отчетность — Контур.Бухгалтерия

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это налаженная система сбора данных о работе бизнеса. Она “подтягивает” информацию о затратах, продажах, оплатах, долгах и преобразует эти сведения в финансовые отчеты, которые и нужны предпринимателю. 

Например, отчет о себестоимости и прибыльности продукции помогает понять, какие товары приносят больше всего дохода, а какие дают убыток. Или отчет о долгах — ваших и контрагентов, чтобы было ясно, сколько чужих денег вращается у вас на счетах и сколько вы еще не получили от клиентов.

С помощью управленческого учета предприниматель в любой момент может знать, в каком состоянии финансы компании, как снизить расходы, какие направления выгоднее развивать, когда можно вывести деньги или, наоборот, брать займ или кредит, чтобы бизнес работал.

Можно ли обойтись бухгалтерским учетом

Бухучет тоже собирает данные о работе предприятия и строит отчеты. Но эти отчеты составлены для налоговой, фондов или Росстата, они не помогут руководителю бизнеса разобраться в финансовом состоянии предприятия. Да и сам бухгалтер занят подготовкой отчетности для государства, ему некогда готовить управленческие отчеты для своего руководителя, чтобы помочь ему заработать больше денег.  

Если у вас небольшой бизнес и нагрузка на бухгалтера пока невелика, вы можете договориться с ним о подготовке отдельных финансовых и управленческих отчетов. Но не все бухгалтеры разбираются в этом вопросе.

Какие конкретные вопросы решает управленческий учет

Показывает выгоду. Скажем, вы оказываете разные услуги или продаете несколько видов товаров. Каждое направление требует расходов и приносит некоторый доход. Бухгалтерский учет не покажет, какое направление прибыльное, а какое лучше закрыть. А управленческий учет поможет вовремя остановить неприбыльный проект или вложить больше денег в хорошо работающий филиал.

Помогает планировать. С помощью финансовых отчетов вы понимаете, какие предстоят расходы и доходы, когда поступят деньги на счет. Вы избегаете кассового разрыва, когда пора платить по счетам или выдавать зарплату сотрудникам, а денег на это прямо сейчас нет. Вы знаете, когда можно вывести деньги из бизнеса и поехать в путешествие, когда появятся деньги для инвестиций в прибыльный проект.

Дает контроль над долгами. Не всегда деньги, которые лежат на счетах, принадлежат бизнесу. Обычно часть из них должны вы, но и вам должны — а значит, можно ждать новых поступлений. Управленческий учет помогает контролировать эту сферу. Вы всегда знаете, каков размер долгов клиентов и когда они их выплатят, а еще сколько денег придется отдать контрагентам. Это тоже помогает видеть реальное состояние бизнеса.

Как выстроить управленческий учет

Многое зависит от размеров вашего бизнеса и числа проектов внутри бизнеса. Крупные компании нанимают целый финансовый отдел, бизнес-аналитиков и экономистов, обучают и тренируют их. У малого бизнеса с его бурным и неконтролируемым ростом, бессистемным ведением налогового или бухгалтерского учета и нехваткой времени, знаний, кадров — особая ситуация.

Предприниматели сталкиваются с массой задач и вызовов, которые отнимают время и силы. Многие ведут дела с удовольствием и явным драйвом, но опираются при этом на внутренние ощущения и количество денег на счетах. Мало у кого хватает терпения и времени работать с цифрами и аналитикой, брать на себя финансовую рутину, таблицы и формулы. Но работа без опоры на безжалостные финансовые показатели дает обманчивое впечатление успеха и приводит к опасным последствиям. Поэтому лучше следить за цифрами.

Самостоятельный учет. Большинство начинающих предпринимателей ведут учет в Гугл-таблицах или Excel. На нескольких вкладках собирают разные отчеты. В Интернете легко найти инструкции и формулы для расчета прибыльности и себестоимости. Для контроля долгов нужно просто аккуратно заносить ваши и клиентские долги в таблицы и отмечать даты возвращения долгов. Для небольшого бизнеса этого хватает. Сложности начинаются с появлением новых точек продаж, направлений бизнеса, ростом числа платежей и контрагентов.

Управленческий учет в бухгалтерском сервисе. Современные программы и сервисы для предпринимателей (например, Контур.Бухгалтерия) помогают не только вести налоговый или бухгалтерский учет, платить зарплату, налоги и сдавать отчеты, но и строят управленческие отчеты. У них есть все данные для обработки, интеграция с интернет-банками позволяет получать информацию о поступлениях и списаниях, так что предоставить несколько отчетов руководителю — не проблема. При выборе бухгалтерского сервиса узнавайте, умеет ли он строить финансовые и управленческие отчеты.

Специализированные сервисы для управленческого учета. Если у вас уже есть любимая бухгалтерская программа, а строить управленческие отчеты нужно, ищите для этого отдельный сервис (например, Контур.Пульс). Он поможет автоматизировать сбор данных о движении средств и будет готовить набор отчетов для руководителя.

Какие управленческие отчеты строит Контур.Бухгалтерия

Контур.Бухгалтерия — сервис для бухучета, зарплаты, отчетности и финансового контроля. Он помогает выполнять все требования государства, а еще управлять деньгами и принимать стратегические решения. Большинство рутинных задач автоматизированы, так что руководитель и бухгалтер экономят время при работе. В сервисе могут одновременно работать несколько сотрудников на разных уровнях доступа: бухгалтер ведет учет, менеджеры вводят документы и выставляют счета, а директор следит за финансами и все контролирует.

Бухгалтерия строит семь управленческих отчетов:

  • контроль за поступлениями и продажами;
  • сверка с контрагентами по оплатам и долгам;
  • оценка себестоимости и прибыльности товаров и услуг;
  • ведение учета отдельно по каждому проекту в бизнесе, чтобы понимать прибыльность направления и затраты на него;
  • сумма выручки и объем продаж по всем проданным товарам, услугам или продукции;
  • остатки товаров и материалов на любую заданную дату;
  • финансовый анализ, который показывает угрозу банкротства, вероятность выездных проверок налоговой и фондов и дает рекомендации по улучшению работы организации.

Начните строить отчеты и посмотрите, подходит ли вам сервис. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны для всех новых пользователей.

Управленческий учет

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

Сегодня очень сложно найти директора, который бы сказал, что для его компании управленческий учет не нужен. Более того, большинство руководителей будут утверждать, что постановка управленческого учета является очень важной задачей развития системы управления их компаний.

Но когда дело доходит до реального внедрения, то почему-то основная часть директоров не хочет мириться с мыслью, что постановка и ведение управленческого учета стоит денег, так же как и любая другая функция. Зачастую это приводит к попытке сэкономить на управленческом учете.

Самое обычное в такой ситуации – заставить бухгалтерию помимо внешней отчетности готовить еще и управленческую. Естественно, за ту же зарплату. Реализация такой стратегии приводит к большой текучке среди бухгалтеров либо к появлению еще одних ненужных отчетов, поскольку при этом люди будут работать по принципу минимизации своих усилий в данном направлении.

В некоторых компаниях руководство может поставить задачу внедрения управленческого учета не бухгалтерии, а экономистам и/или финансистам. Но и в этом случае все опять-таки упрется в бухгалтерию, поскольку именно в этом подразделении происходит сбор, обработка и ввод информации в учетную базу.

То есть опять-таки встанет вопрос о реорганизации учетной функции в бухгалтерии, который будет решаться так же, как и в предыдущем случае (когда задачу поручают напрямую бухгалтерам). В итоге компания по-прежнему будет работать без системы управленческого учета и на самом деле продолжать терять деньги, но почему-то эти потери во внимание не принимаются. Отчасти данные потери не учитываются, т.к. это очень сложно сделать.

Как же нужно организовать работу по постановке и ведению системы управленческого учета, которая бы реально помогала руководству компании в принятии более эффективных решений? На этот вопрос можно ответить по-разному. Основная проблема заключается в том, что правильный ответ не очень нравится большинству директоров.

Это связано с тем, что внедрение и поддержка работоспособности системы управленческого учета требует ресурсов. Казалось бы, это настолько очевидное утверждение, что опровергать его не имеет никакого смысла. Но тем не менее очень многие компании пытаются доказать обратное.

То, что в развитие бизнеса нужно вкладывать ресурсы, мало у кого из директоров вызывает сомнение. Но когда речь заходит о развитии системы управления, то почему-то считается, что здесь все должно сформироваться само собой. К сожалению, нужно отметить тот факт, что вложения в развитие системы управления оценить гораздо сложнее, чем инвестиции в развитие бизнеса (более подробно о развитии бизнеса и системы управления можно прочитать в книге «Стратегическое управление и эффективное развитие бизнеса»). Поэтому здесь крайне сложно выстроить какую-то зависимость эффекта от вложений, т.к. эффект очень трудно оценить в денежном измерении. Естественно, что данная проблема оценки эффективности системы управления приводит к тому, что в большинстве случаев выбирается стратегия минимизации ресурсов.

В статьях, размещенных на этом портале, рассматривается технология постановки и автоматизации управленческого учета. Правда, перед тем как рассматривать технологию внедрения, речь сначала пойдет о самой системе управленческого учета.

То есть прежде чем что-то внедрять, в этом нужно разобраться. Таким образом, вопрос, как внедрять нужно ставить после ответа на вопрос, что внедрять. Поэтому в первом разделе статей будет рассмотрено практическое использование в бизнесе системы управленческого учета. Кроме того, будут представлены различные концепции управленческого учета, от выбора которых в каждой конкретной компании напрямую зависит эффективность и стоимость будущей системы.

То есть для каких-то компаний больше подходит одна концепция управленческого учета, а для каких-то – другая. Также в первом разделе речь пойдет об архитектуре управленческого учета, то есть об основных составляющих этой системы.

Во всех последующих разделах рассмотрены все основные элементы архитектуры системы управленческого учета. А в двух предпоследних разделах (восьмом и девятом) будет представлена технология планирования и реализации проекта по постановке и автоматизации управленческого учета. Естественно, что практические аспекты внедрения будут рассматриваться во всех разделах. Но в предпоследних разделах более подробно будут представлены технологии проектного управления применительно к такому проекту, как «Постановка и автоматизация управленческого учета».

Кстати, сразу нужно обратить внимание на то, что для эффективной реализации работы по внедрению управленческого учета лучше придерживаться следующего подхода. Этой работе нужно присвоить статус проекта развития системы управления . То есть необходимо отделить этот проект от текущей деятельности, чтобы сконцентрировать внимание и усилия тех людей, которые будут активно задействованы на проектной стадии внедрения системы управленческого учета. Такой подход действительно позволяет добиваться поставленных целей в приемлемые сроки.

Что касается сроков, то, к сожалению, первоначальные оценки достаточно часто оказываются слишком оптимистическими. Как правило, это связано с недостаточной проработкой проекта перед его активным выполнением. Точнее говоря, этап планирования зачастую просто отсутствует. Это может привести к тому, что сроки и стоимость проекта окажутся существенно больше, чем предполагало руководство компании до начала активных действий.

Необходимо обратить внимание на то, что активное участие генерального директора как в проекте по постановке управленческого учета, так и в процессе функционирования этой системы является самым существенным фактором успешности. Но, к сожалению, достаточно часто на практике это условие не выполняется, что приводит к возникновению управленческих долгостроев.

Бизнес компании может активно развиваться, а система управленческого учета значительно отставать от таких темпов роста. Естественно, это приводит к тому, что система управления и, в частности, управленческого учета не способна обеспечивать руководство компании нужной информацией в приемлемые сроки.

Так вот, если генеральный директор действительно заинтересован в постановке эффективной системы управленческого учета, ему придется принимать самое активное участие на всех стадиях проекта. В чем конкретно должно заключаться это участие, подробно рассмотрено в каждом разделе статей.

Концепции управленческого учета

Есть две основные концепции организации управленческого учета в компании. Они основаны на противоположных принципах построения данной системы.

Концепция №1. Внешний и внутренний (управленческий) учет объединены в одну систему.

Используя данную концепцию, чаще всего приходится «выковыривать» нужную информацию из бухгалтерской базы, детализируя и уточняя данные по некоторым операциям, а также добавляя данные об операциях, которые не нашли отражения во внешней базе (по разным причинам).

То есть в соответствии с этой концепцией управленческого учета бухгалтерский и управленческий учет ведутся в одной базе. На основе информации, содержащейся в этой базе данных, готовится и внешняя, и внутренняя (управленческая) отчетность.

На самом деле данная концепция может быть реализована двумя способами.

Первый способ предполагает изначально ведение бухгалтерской базы, а затем получение на ее основе управленческой отчетности. При это могут использоваться определенные автоматические алгоритмы, или процесс преобразования может реализовываться, так сказать, в ручном режиме.

Второй метод заключается в том, что ведется одна база, но не бухгалтерская, а управленческая. А для получения бухгалтерской отчетности осуществляются определенные преобразования управленческой базы. Первый метод пока используется чаще всего, правда, стали появляться компании, которые как раз используют второй подход.

Концепция №2. Внешний и внутренний (управленческий) учет ведутся параллельно.

Из бухгалтерской программы берутся данные только о налогах.

В соответствии с данной концепцией внешний учет ведется по минимуму: главное, вовремя и правильно сдать все внешние отчеты.

Аналитика для внешнего учета минимальна. В управленческом учете, наоборот, аналитика максимально подробная.

При этом внешний и внутренний учет ведутся по двум разным учетным политикам. Кроме того, сроки подготовки управленческой отчетности существенно меньше сроков сдачи внешней.

Конечно же, у каждой из этих концепций есть свои плюсы и минусы (см. Табл. 1).

Таблица 1. Сравнение двух концепций управленческого учета
]]>

«Два в одном»
Внешний и внутренний (управленческий) учет объединены в одну систему

«Мухи – отдельно», котлеты – отдельно»
Внешний и внутренний (управленческий) учет ведутся отдельно

плюсы

•  информация вводится в учетную систему только один раз;

•  меньше штат сотрудников финансово-экономических подразделений.

•  легко обеспечивается использование одной и той же учетной политики в плановых и фактических бюджетах;

•  управленческая отчетность получается с нужной детализацией (аналитикой), в требуемые сроки и с более высокой точностью.

минусы

•  необходимо тратить время на получение нужной управленческой отчетности из общей базы;

•  возможны ошибки при «извлечении» нужной информации, в т.ч. из-за отличия целей внешней и внутренней (управленческой) отчетности.

•  информация вводится два раза в две разные учетные системы;

•  возможно увеличение штата сотрудников финансово-экономических подразделений.

На самом деле при постановке управленческого учета можно выбирать и какой-то промежуточный вариант концепции. Примеры использования таких вариантов концепции управленческого учета можно найти в статье «Пример отражения в управленческом учете операций по закупкам товаров у зарубежных производителей» и в статье «Пример отражения операций по аренде и содержанию офиса в бухгалтерском и управленческом учете».

Примечание: подробнее подробную информацию об этом разделе статьи можно узнать в Части I «Управленческий учет в системе управления предприятием» семинара-практикума «Постановка и автоматизация управленческого учета», который проводит автор данной статьи — Александр Карпов.

Форматы управленческой отчетности

От чего зависят форматы управленческой отчетности

Понятно, что при разработке форм управленческих отчетов в каждой конкретной компании могут приниматься во внимание несколько различных факторов, учитывающих ее особенности.

Тем не менее можно выделить несколько основополагающих факторов, которые необходимо учитывать при разработке классификатора и форматов управленческой отчетности в любых компаниях.

Таких факторов всего три:

  • цели отчета;
  • пользователи отчета;
  • стоимость отчета (цена вопроса).

    Прежде чем заниматься разработкой формата какого-то управленческого отчета, нужно определиться с тем, зачем он вообще нужен, то есть необходимо четко определить цель составления отчета. В противном случае составление данного отчета – пустая трата денег и времени специалистов, занимающихся его подготовкой.

    После этого нужно определить пользователей данного управленческого отчета. Каждый управленческий отчет формируется для конкретного пользователя (пользователей), поэтому должен содержать необходимую информацию, помогающую выполнять функции, закрепленные за пользователем (пользователями).

    И наконец, не нужно забывать о цене вопроса. Подготовка любого отчета требует затрат времени и денег, поэтому необходимо сопоставлять полезность отчета и его стоимость.

    Конечно же, на практике очень сложно определить точную стоимость подготовки того или иного управленческого отчета. Но, по крайней мере, можно делать хотя бы ориентировочные экспертные оценки времени, затрачиваемого на подготовку отчета.

    Ведь если специалисты будут заниматься составлением каких-то не очень полезных отчетов, то у них будет меньше времени на подготовку действительно важных отчетов. Поэтому при разработке классификатора управленческой отчетности не нужно слишком увлекаться, раздувая список отчетов.

    На самом деле, когда управленческий учет автоматизирован, время специалистов в большей степени тратиться не на подготовку управленческого отчета, а на его проверку. Ведь в этом случае отчеты получаются по нажатию кнопки, поскольку методика их формирования уже настроена в программном продукте (нужно только выбрать период и нажать кнопку).

    Правда, не стоит забывать простейшее правило: для того чтобы отчеты получались по нажатию кнопки, каждый день кто-то должен вносить в базу данных соответствующую информацию о хозяйственных операциях компании. То есть при автоматизации самое главное – ввести нужные данные в базу, а получение отчетов – это уже дело техники.

    Чтобы получить отчеты, необходимо просто сделать соответствующие настройки в программном продукте (если используемая программа, конечно, позволяет делать такие настройки). В третьем разделе книги «Постановка и автоматизация управленческого учета» подробно рассмотрена сама методика формирования управленческой отчетности и механизм построения запросов к управленческой базе данных.

    Таким образом, даже если управленческий учет в компании автоматизирован, перед тем как расширить состав управленческой отчетности (или добавить новые статьи в старые отчеты), нужно оценить, можно ли получить этот отчет (или новые показатели в старом отчете) на основе уже имеющейся информации.

    Точнее говоря, необходимо оценить, достаточно ли аналитик в плане счетов для подготовки нового отчета. Если достаточно, то проблем никаких нет, т.к. настройка нового отчета может занять всего несколько минут. Конечно же, время настройки отчета зависит от количества запросов и может составлять больше часа.

    Самый сложный отчет, с точки зрения настройки, в программном продукте – это баланс. Для его настройки и проверки может потребоваться несколько часов, т.к. в балансе может содержаться несколько десятков различных запросов к учетной базе.

    Если же для подготовки отчета требуется ввести в план счетов новую аналитику, то это означает, что нужно будет не только настроить новый отчет, но и потребуется скорректировать сам регламент управленческого учета. Ведь теперь те, кто вводят данные в базу, должны будут заполнять новые аналитики, которых раньше в управленческом учете не было.

    Поэтому, во втором случае, нужно несколько раз подумать, прежде чем вводить новый управленческий отчет, поскольку при этом усложняется сам процесс сбора, обработки и ввода данных в учетную базу.

    Примечание: подробнее подробную информацию об этом разделе статьи можно узнать в Части II «Разработка форматов управленческой отчетности» семинара-практикума «Постановка и автоматизация управленческого учета», который проводит автор данной статьи — Александр Карпов.

    Методика формирования управленческой отчетности

    Какой план счетов выбрать

    Нужно отметить, что сейчас в некоторых компаниях активно внедряются международные стандарты финансовой отчетности (IAS).

    В этих стандартах есть свой план счетов. Он отличается от российского варианта более логичной структуризацией счетов. По первой цифре в номере счета можно сразу понять, какой тип элемента финансовой отчетности детализирует данный счет. То есть в нем все счета разбиты на группы, в соответствии с элементами финансовой отчетности (активы, обязательства, капитал, доходы, расходы), только некоторым из них соответствует несколько групп.

    Например, план счетов в международных стандартах может состоять из следующих групп:
    1. Первая группа счетов – текущие (оборотные) активы.
    2. Вторая группа счетов – постоянные (внеоборотные) активы.
    3. Третья группа счетов – текущие (краткосрочные) обязательства.
    4. Четвертая группа счетов – долгосрочные обязательсва.
    5. Пятая группа счетов – капитал.
    6. Шестая группа счетов – доходы от основной деятельности.
    7. Седьмая группа счетов – производственные и коммерческие расходы по основной деятельности.
    8. Восьмая группа счетов – общефирменные расходы по основной деятельности.
    9. Девятая группа счетов – доходы и расходы по неоперационной деятельности.

    Естественно, что в рамках каждой группы счетов может быть своя детализация на подгруппы.

    Кстати, если перед компанией стоит задача только получать отчетность по международным стандартам, то вести учет с использованием плана счетов, применяемого в МСФО, вовсе не обязательно. В главе «Методика формирования управленческой отчетности» книги «Постановка и автоматизация управленческого учета» подробно рассмотрены принципы и примеры построения фактической управленческой отчетности.

    Из этих примеров очевидно, что для составления отчетов абсолютно не важно, как будут группироваться и нумероваться счета. Программе, используемой для автоматизации управленческого учета, вообще не важно, как пользователь нумерует счета. У программы есть своя внутренняя нумерация.

    То есть для программы все равно, как нумеровать счет основных производственных затрат. Ему можно присвоить номер 20, как в российских стандартах учета, или, например, 7100, как в МСФО. Запрос к этому счету для получения соответствующего управленческого отчета от этого никак не зависит.

    Поэтому при организации управленческого учета, если нет необходимости (например, жесткое требование акционеров), то можно применять план счетов, используемый в российских стандартах отчетов. Так даже будет более понятно тем специалистам, которые будут заниматься непосредственным вводом данных о совершенных хозяйственных операциях, поскольку они уже привыкли к российскому плану счетов. Да и при настройке методики формирования управленческой отчетности опять-таки нужно будет использовать план счетов, т.к. запросы строятся именно к конкретным счетам, записанным в журнале проводок.

    Хотя как раз именно из-за привычности к плану счетов могут возникать проблемы при внедрении управленческого учета, особенно если речь идет о группе предприятий. В одном мебельном холдинге при постановке управленческого учета возникала проблема, связанная с созданием единого управленческого плана счетов.

    При разработке данного плана счетов за основу решили взять российский план счетов. Но при этом у каждой компании холдинга был свой план счетов, который отличался от других. Естественно, что каждый главный бухгалтер просто насмерть стоял и не хотел отступать от своего плана счетов. Все они утверждали, что за основу нужно взять именно тот план счетов, который используется в их компании.

    В данный спор пришлось вмешаться генеральному директору холдинга, чтобы волевым решением утвердить тот вариант плана счетов, который был подготовлен финансовым директором холдинга.

    Итак, для ведения управленческого учета не обязательно использовать план счетов, применяемый в МСФО. При разработке управленческого плана счетов за основу можно взять план счетов, используемый в бухгалтерском учете, но, как правило, он требует доработки.

    Причем, чаще всего, эта доработка заключается в том, что бухгалтерский план счетов «увеличивается в ширину» и «уменьшается в длину». То есть само количество счетов, используемых в управленческом учете, может быть меньше, а вот количество аналитик по счетам, скорее всего, придется увеличить.

    Хотя на самом деле все зависит от форматов управленческих отчетов, которые должны будут регулярно составляться в каждой конкретной компании. Ведь одной из основных задач управленческого учета является формирование отчетов, а план счетов – это всего лишь технический инструмент, используемый при вводе данных и при формировании отчетов.

    Сначала должны разрабатываться именно формы отчетов, а план счетов – потом. Поэтому такой этап проекта, как разработка форматов управленческой отчетности, является очень важным. От форм зависит план счетов, от плана счетов будет зависеть регламент управленческого учета, в котором должны быть предусмотрены все функции необходимые для сбора, обработки и ввода данных. Понято, что чем более детальные отчеты нужны, тем более «аналитичный» план счетов для этого потребуется, а значит, и времени на сбор данных для ввода будет тратиться больше.

    Пример управленческого плана счетов можно найти в книге «Постановка и автоматизация управленческого учета».

    Методика управленческого учета

    ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

    Пример методики управленческого учета можно найти в методике управленческого учета Следует отметить, что при разработке методики формирования управленческой отчетности достаточно часто приходится возвращаться к пересмотру набора справочников, используемых в учетной системе, а также к плану счетов.

    При этом могут быть ситуации, когда нужная информация для построения управленческого отчета вроде бы в учетной базе есть, но храниться она не очень удобно, что создает определенные трудности при построении отчетов.

    Например, достаточно часто в стандартных планах счетов, которые есть, так сказать, по умолчанию во многих бухгалтерских программах по счету 90.1 (выручка от реализации), в качестве аналитик в основном используется только «Продукты и услуги», а по счету 62.1 (расчеты с покупателями) используются аналитики «Контрагенты» и «Договоры».

    Если пользователь управленческой отчетности захочет получить отчет по продажам как в разрезе продуктов, так и в разрезе контрагентов, то при таком распределении аналитик по счетам данный отчет не построишь. В таком случае можно получить отчет о продажах или по продуктам, или по контрагентам.

    Для того чтобы получать отчет о продажах сразу по двум этим аналитикам, достаточно по счету 90.1, помимо аналитики «Продукты и услуги», также использовать и аналитику «Контрагенты». Причем какой-то дополнительной работы по вводу информации не потребуется, ведь при вводе операции об отгрузке продукции или оказанию услуг дебетуется счет 62.1, а кредитуется 90.1.

    То есть аналитика «Контрагенты» по счету 62.1 все равно заполняется. Типовые операции в информационной системе можно спроектировать так, чтобы совпадающие аналитики у второго (кредитового) счета заполнялись автоматически, после того как они будут заполнены для первого (дебетового).

    Поэтому в нашем примере после заполнения аналитики «Контрагенты» по счету 62.1 эта информация будет записана в такой же аналитике (Контрагенты) и по счету 90.1. Теперь уже можно будет получать отчет о продажах и в разрезе продуктов, и в разрезе контрагентов.

    Для этого достаточно построить всего один запрос к счету 90.1, только нужно будет указать, что данные нужно будет «разворачивать» по двум аналитикам (в наше примере это «Продукты и услуги» и «Контрагенты»). Кстати, для построения таких отчетов очень удобно использовать КУБ. Пример настройки КУБа для рассматриваемой ситуации представлен на рисунке 1.

    Рис. 1. Пример настройки выручки от реализации с двумя аналитиками: продукты и контрагенты


    На самом деле с помощью КУБа можно получать отчет о продажах в разрезе продуктов и контрагентов, даже если этих аналитик нет одновременно у счета 62.1 или 90.1. Только при этом нужно будет так настроить КУБ, чтобы так называемая таблица фактов строилась не с учетом одного счета, а с учетом двух.

    То есть система должна будет в журнале проводок учитывать только те записи, в которых по дебету указан счет 62.1, а по кредиту – 90.1. При этом будут учитываться аналитики у обоих счетов. Использование такого подхода может позволить «сэкономить» на аналитиках у корреспондирующих счетов.

    Управленческие отчеты, а точнее говоря статьи отчетов, с точки зрения методики их формирования делятся на два типа: интервальные (оборотные) и мгновенные (сальдовые).

    К показателям первого типа могут относиться, например, объем продаж, выручка от реализации, поступления денежных средств и т.д., а к показателям второго типа – остатки товаров, дебиторская задолженность, авансы полученные и т.д.

    Понятно, что все управленческие отчеты можно собирать из показателей этих двух типов как из конструкторов.

    Фактическое значение каждой статьи управленческих отчетов может быть получено двумя способами:

  • путем построения запроса к журналу проводок;
  • путем выполнения математических операций (сложение, умножение и т.д.) над уже рассчитанными строками (запросами).

    Поэтому при определении методики формирования управленческой отчетности нужно либо задать выражение, либо определить, какой запрос к журналу проводок нужно построить. Сам способ построения запроса универсален.

    То есть практически любую статью отчета можно получить, построив соответствующий запрос к журналу проводок. Методики формирования всех строк отчета, получаемых через запросы, можно зафиксировать, например, в формате таблицы (см. Табл. 1).

    Таблица 1. Пример формата описания запросов к журналу проводок

    Примечание: подробнее подробную информацию об этом разделе статьи можно узнать в Части III «Разработка методики формирования управленческой отчетности» семинара-практикума «Постановка и автоматизация управленческого учета», который проводит автор данной статьи — Александр Карпов.

    Уравленческая учетная политика

    Основные принципы формирования учетной политики

    ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

    Пример управленческой учетной политики можно найти в методике управленческого учета Поскольку учетная политика определяет принципы признания и оценки (измерения) хозяйственных операций, то при ее разработке нужно четко прописать два процесса: процесс признания и процесс оценки.

    Признание – это процесс включения объекта в баланс или отчет о доходах и расходах, который подходит по определению одного из элементов и отвечает условию (критериям) признания.

    На самом деле информация о совершенных хозяйственных операциях, конечно же, найдет свое отражение не только в финансовых, но и в операционных отчетах, в которых есть хотя бы один из элементов финансовой отчетности (активы, обязательства, капитал, доходы, расходы).

    То есть в данном случае речь идет о том, что в процессе признания должно появиться четкое понимание того, каким образом конкретная хозяйственная операция должна отразиться в журнале проводок (с использованием каких счетов и аналитик).

    На практике могут использоваться следующие критерии признания элементов.

  • Определение элемента.
    Статья должна соответствовать определению элемента финансовой отчетности. Это значит, что после совершения хозяйственной операции она может быть интерпретирована в терминах элементов финансовой отчетности. То есть данную операцию можно отразить в журнале проводок с использованием конкретных элементов (активы, обязательства, капитал, доходы, расходы).
  • Измеримость.
    Статья должна иметь соответствующий атрибут (то есть характеристику), который можно измерить с высокой точностью. Очевидно, что в журнал проводок могут попадать только количественно измеримые операции. Ведь при записи, помимо выбора элементов отчетности (будут отражаться при выборе дебетуемого и кредитуемого счетов), нужно будет заполнить такие колонки, как количество, цена и сумма. Как минимум в любой операции нужно заполнить колонку «сумма» (например, в операциях, связанных с поступлением или выплатой денежных средств, как правило, заполняется только колонка «сумма», а «цена» и «количество» не заполняются).
  • Актуальность.
    Информация, содержащаяся в статье должна влиять на принятие решений пользователем. Конечно же, использование данного критерия на практике является не таким очевидным и однозначным процессом, как в случае с двумя предыдущими критериями. Логика его понятна – в управленческих отчетах должна содержаться только актуальная информация с точки зрения принятия решений. Но ведь могут возникать такие ситуации, когда из-за неотлаженного регламента данные о совершенных хозяйственных операциях будут попадать в учетную базу с опозданием. А это значит, что при формировании отчетов какая-то часть информации не будет учтена (т.к. ее еще нет в журнале проводок). Если абсолютно прямолинейно применять критерий актуальности, то вроде как эту информацию уже и не нужно вводить, т.к. уже опоздали с ее использованием. Но ведь в дальнейшем при анализе динамики определенных показателей управленческой отчетности могут быть сделаны важные выводы. То есть с точки зрения таких решений информация может считаться актуальной.
  • Надежность.
    Информация, содержащаяся в статье, должна быть показательно достоверной, нейтральной и поддающейся проверке. Данный критерий также является вполне логичным и очевидным. Ведь перед тем как делать запись в журнале проводок о совершенной операции, нужно быть уверенным в том, что есть надежная оценка количественных характеристик данной операции.

    Если хозяйственная операция удовлетворяет критериям признания, то после этого нужно переходить непосредственно к ее количественной оценке.

    Оценка – это процесс определения денежных сумм, по которым должны признаваться элементы финансовой отчетности. Если подходящей основы для измерения не существует, операция не будет удовлетворять критерию признания.

    Существует множество альтернативных методов оценки:

  • первоначальная стоимость;
  • восстановительная стоимость;
  • чистая стоимость реализации;
  • настоящая (приведенная или дисконтированная) стоимость и другие.

    Наиболее часто компании используют метод первоначальной стоимости, т.к. он дает более надежную оценку.

    При оценке элементов финансовой отчетности нужно придерживаться следующих правил:

  • активы не могут быть оценены выше суммы экономических выгод, которые они принесут в будущем;
  • обязательства не могут быть оценены ниже суммы экономических выгод, которые спишутся при урегулировании обязательств;
  • капитал оценивается в соответствии с оценкой активов и обязательств.
  • доходы возникают одновременно с увеличением активов или уменьшением обязательств;
  • расходы возникают одновременно с уменьшением активов или увеличением обязательств;
  • активы и обязательства оцениваются при их возникновении; так же они могут переоцениваться при наличии их в компании в течение нескольких отчетных периодов;
  • доходы и расходы оцениваются только при их возникновении.

    При разработке управленческой учетной политики довольно часто приходится делать выбор между абсолютно правильным отражением в учете хозяйственных операций и трудоемкостью такой работы. В дальнейшем при рассмотрении учетной политики по различным элементам финансовой отчетности будут представлены основные правила, которых нужно придерживаться при разработке учетной политики.

    Но при этом будут сделаны оговорки, касающиеся трудоемкости и целесообразности применения этих подходов во всех компаниях при любых условиях. То есть не всегда для каждой компании разумно строго следовать абсолютно правильным принципам, поскольку их применение может слишком дорого обойтись, но при этом какой-то дополнительной пользы от управленческих отчетов компания не получит.

    Примечание: подробнее подробную информацию об этом разделе статьи можно узнать в Части IV «Управленческая учетная политика» семинара-практикума «Постановка и автоматизация управленческого учета», который проводит автор данной статьи — Александр Карпов.

    Регламент управленческого учета

    Роль регламентов в управленческом учете

    ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

    Пример регламента управленческого учета можно найти в методике управленческого учета Регламентация процесса управленческого учета имеет очень важное значение, поэтому данному вопросу нужно уделять пристальное внимания и на этапе разработки регламента, и в процессе эксплуатации уже внедренной системы.

    То есть при планировании проекта по постановке управленческого учета нужно обязательно предусмотреть этап, в ходе которого необходимо будет разработать и обкатать регламент управленческого учета.

    Если обобщить все вышесказанное, то можно выделить следующие основные функции регламентов в управленческом учете:

  • наведение порядка в учетном процессе;
  • определение четкой и прозрачной системы учета;
  • четкое распределение ответственности за ведение управленческого учета;
  • обеспечение своевременной подготовки необходимых управленческих отчетов.

    Таким образом, компания должна приучить себя к жесткой дисциплине, чтобы все необходимые данные о совершенных хозяйственных операциях собирались в нужном виде и в требуемые сроки. Затем эти данные должны без задержек вноситься в учетную информационную систему.

    И наконец, к нужным срокам должны формироваться определенные управленческие отчеты, которые перед анализом или перед предоставлением их руководству должны быть тщательно проверены. То есть все эти функции должны выполняться быстро и четко.

    В противном случае весь этот механизм управленческого учета не заработает, и никакой практической пользы от данной системы не будет. Руководство компании будет только постоянно выражать недовольство работой системы управленческого учета, причем, как правило, все шишки будут падать в основном на финансово-экономическую службу компании.

    При этом забывается, что финансово-экономическая служба не может брать данные из воздуха. Информация в учетную систему должна вводиться на основе первичных документов (внешних и, может быть, внутренних), большинство из которых должны предоставляться в финансовую дирекцию соответствующими подразделениями. Если же не будут сданы документы, то они не будут внесены в систему, а значит, и не будут подготовлены требуемые управленческие отчеты.

    Итак, для того чтобы в компании регулярно появлялись все необходимые отчеты, необходимо внедрить четкий регламент управленческого учета. При этом нужно помнить, что даже если в компании будет разработана очень подробная методика управленческого учета, но не будет механизма контроля исполнения регламента, то управленческая отчетность может быть существенно искажена.

    В одной строительной компании, например, управленческая отчетность по объектам готовилась, так сказать, с оглядкой на владельца компании. То есть, если собственнику бизнеса казалось, что прибыль по какому-то объекту должна быть не менее какой-то величины, а на самом деле прорабы понимали, что в эту сумму по факту они не укладываются, то далее могли происходить следующие манипуляции.

    Часть затрат, относящихся к одному объекту, перебрасывали на другой. Это делали путем списания некоторых материалов, использованных на строительство одного объекта, на один из тех, которые начали строить недавно.

    Когда новые проекты подходили к завершению, то все происходило по тому же сценарию. Часть затрат, относящихся к старым проектам, переносили на новые. Так вот и перекидывались затраты со старых объектов на новые.

    К сожалению, производственно-технический отдел на тот момент времени не мог осуществлять необходимые проверки и, по сути, просто ставил подпись, не глядя, на всех формах, подготавливаемых прорабами на списание материалов и по выполненным работам. То есть формально методика управленческого учета работала правильно – все, что вводили в базу, использовалось при формировании управленческой отчетности. Причем все это было автоматизировано.

    Но поскольку в базу попадала неверная информация, то и отчетность не могла отражать действительность. Кстати, после подготовки таких отчетов с «нужной» прибылью владелец компании назначал премии «героям капиталистического труда».

    Примечание: подробнее подробную информацию об этом разделе статьи можно узнать в Части V «Регламент управленческого учета» семинара-практикума «Постановка и автоматизация управленческого учета», который проводит автор данной статьи — Александр Карпов.

    Роль финансовой дирекции в управленческом учете

    Функционал и структура финансовой дирекции

    В финансовой дирекции в обязательном порядке должны выполняться следующие три функции:
  • учетная функция;
  • финансовая функция;
  • экономическая функция.

    Часто бывает так, что и структура финансовой дирекции выстраивается таким же образом, то есть в состав финансовой дирекции входит бухгалтерия, финансовый отдел (иногда называют казначейство) и ПЭО. Если проанализировать изменения, которые произошли с того момента, как в нашей стране появилась частная собственность, то можно сделать вывод, что сначала наибольшие изменения и наибольшее развитие получила только одна из этих трех функций.

    Речь, конечно же, идет о бухгалтерской функции и о бухгалтерах. Действительно, за указанное время в стране появились профессиональные бухгалтеры. Этого пока нельзя в полной мере сказать о финансистах, тем более об экономистах. Хотя финансовых менеджеров за это время в стране стало очень много. В чем причина такого однобокого развития финансово-экономических служб, вполне понятно. Почему бухгалтеры?

    Да потому, что в первую очередь все компании ставили перед своей финансовой службой одну основную задачу – оптимизация налогообложения и наведение порядка в бухгалтерском учете, чтобы не было проблем с налоговой службой. Сейчас идет активное становление финансовой функции в компаниях. Многие поняли, что для эффективного оперативного управления финансовыми потоками лучше выделить эту функцию в отдельную структурную единицу – финансовый отдел (или казначейство).

    К экономической функции компании сейчас только начали подбираться, и нельзя сказать, что это происходит в таких же масштабах, как с бухгалтерской функцией. Получается интересная ситуация. Наши компании требования налоговой инспекции выполняют лучше, чем требования рынка. Выходит так, что экономическая функция не регламентируется никакими внешними инстанциями и вроде как не является обязательной. Это, кстати, выражается в том, что в некоторых компаниях сейчас просто нет экономистов.

    В первую очередь это, конечно же, относится к небольшим компаниям, но как раз этот факт и служит тревожным сигналом. Понятно, что в небольших компаниях, в отличие от крупных, у которых может быть большой запас финансовой прочности, приходится работать по принципу «ничего лишнего». Таким образом, получается, что сейчас у некоторых бизнесменов складывается мнение о том, что экономисты вообще не нужны.

    То, что они есть в средних и крупных компаниях, вовсе не означает, что там директора знают и понимают функции экономистов. Просто они там всегда были, и когда предприятия перешли в частную собственность, то владельцы оставили и экономистов. Их просто меньше стало, т.к. компьютеры появились. Я ни в коем случае не хочу сказать, что во всех компаниях нет четкого понимания, в чем заключается экономическая функция и роль экономистов, но то, что такой факт имеет место, необходимо было отметить.

    Естественно, что для слаженной работы всего финансово-экономического блока требуется четкая координация всех основных функций. Поэтому, конечно же, помимо бухгалтеров, финансистов и экономистов в компании должен быть главный финансово-экономический управляющий – финансовый директор или заместитель генерального директора по экономике и финансам (в западной терминологии CFO – chief financial officer).

    Очевидно, что формальное наличие в компании такой должности вовсе не гарантирует того, что в организации действительно есть финансовый директор. В одной компании, например, была должность заместителя генерального директора по экономике и финансам, при этом генеральный директор хотел ввести еще должность финансового директора. Когда я его спросил, зачем это нужно, ведь уже есть главный финансовый руководитель, почему необходимо вводить еще одного, генеральный директор, немного смутившись, сказал, что на самом деле у них, конечно же, нет никакого CFO. А тот человека, который занимает должность заместителя генерального директора по экономике и финансам, по сути, является ведущим специалистом по управлению налогами и с этой функцией классно справляется. Но с остальными финансово-экономическими функциями сейчас очень тяжелое положение. Финансово-экономическим состоянием компании они сейчас управляют очень слабо и явно делают это неэффективно.

    На самом деле финансовые параметры не являются точным критерием, по которому можно определить, есть в компании экономисты или нет. Встречаются компании с годовым оборотом в несколько миллионов (или даже десятков миллионов) долларов, и при этом в компании нет экономистов. Но бывает и так, что экономисты в компании есть, но они не выполняют те функции бюджетирования, которые должны выполнять (подробнее об этом можно прочитать в Книге 5 «Роль финансовой дирекции в бюджетировании»).

    То есть бывает и так, что сами генеральные директора экономистов рассматривают как каких-то второстепенных и не очень нужных специалистов. Как-то раз на открытом семинаре по бюджетированию в перерыве ко мне с вопросом подошел генеральный директор одной компании. При этом он стал на доске рисовать организационную структуру своей компании. Он схематично отобразил несколько основных подразделений и последним подразделением на картинке был АХО.

    На мой вопрос, а где же финансово-экономические подразделения, директор ответил, что он их все отнес к АХО, то есть к «прочим подразделениям». При этом оказалось, что в компании вообще не было экономистов.

    Генеральный директор объяснял это тем, что они сейчас работают на растущем и очень перспективном рынке, поэтому рентабельность высокая, и проблем с нехваткой финансовых ресурсов не возникает.

    Но тем не менее в компании стали внедрять систему бюджетирования, т.к. генеральный директор стал ощущать, что при росте компании он уже не успевает следить за эффективным использованием ресурсов и постоянно вылавливает ситуации, когда затраты на те или иные мероприятия явно были завышены.

    Примечание: подробнее подробную информацию об этом разделе статьи можно узнать в Части VI «Роль финансовой дирекции в управленческом учете» семинара-практикума «Постановка и автоматизация управленческого учета», который проводит автор данной статьи — Александр Карпов.

    Организация проекта по постановке управленческого учета в компании

    Поддержка проекта

    Еще одним важным фактором успешности проекта является его организационная поддержка. Проектную деятельность нужно поддерживать. Текучка ее постоянно «топит», и развитие «растворяется» в текущей деятельности.

    Это обычная ситуация, и так бывает во всех компаниях, но это нужно отслеживать и постоянно корректировать ситуацию. Нужно отметить, что на внедрение полноценной проектной системы управления в компании может уйти больше года.

    Проектный подход можно использовать не только для постановки бюджетирования и управленческого учета , но и для всех остальных проектов развития. Кстати, без использования проектного подхода очень сложно будет внедрить регламент инвестиционного бюджетирования (см. Книгу 2 «Регламент системы бюджетирования»). То есть использование технологий проектного управления не заканчивается после завершения работ по постановке бюджетирования и управленческого учета.

    Итак, для эффективной реализации проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета требуется организационная поддержка. Прежде всего, именно генеральный директор компании должен оказывать такую поддержку (см. Книгу 6 «Роль генерального директора в бюджетировании»). К сожалению, во многих компаниях часто такого не делают.

    Это выражается в том, что вся нагрузка, связанная с реализацией проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета , ложится на финансового директора (см. Книгу 5 «Роль финансовой дирекции в бюджетировании»). Но финансовому директору нужна поддержка со стороны генерального директора, в противном случае у него может просто не хватить, так сказать, политического веса для того, чтобы воплотить в жизнь Концепцию бюджетирования и управленческого учета, утвержденную генеральным директором на первом этапе проекта.

    Необходимо отметить, что, так сказать, в «турбулентной области» проекта (подробнее об этом написано в Книге 8 «Технология постановки бюджетирования в компании») нужно усиливать его поддержку, т.к. у многих создается впечатление, что он носит сумбурный характер. С одной стороны, конечного результата не видно, а с другой стороны, постоянно появляются новые результаты, часть которых уже нужно испытывать на практике.

    Дополнительная организационная поддержка проекта может выражаться в следующем.

  • Регулярное освещение основных событий проекта в корпоративной газете (желательно выступление генерального директора и других менеджеров, членов временной рабочей группы — ВРГ) – это условно можно назвать «политической» поддержкой проекта.
  • Создание и поддержание информационного портала проекта (для получения оперативной информации о проекте и его результатах) – это условно можно назвать информационной поддержкой проекта. При реализации проекта информацией о нем владеют члены ВРГ и бюджетного комитета. Остальные же сотрудники компании могут быть не вовлечены активно в проект. На начальной стадии это нормально, но затем нужно уже начинать готовить информационную базу для повышения эффективности внедрения будущих результатов. На портале должны содержаться основные результаты проекта, методические материалы, протоколы, новости и т.д.
  • Кроме того, на всех совещаниях, проводимых с участием генерального директора, даже если они посвящены решению каких-то оперативных вопросов, все равно нужно уделять какое-то внимание ходу выполнения проектов развития. К тому же они все равно, так или иначе, связаны с оперативной деятельностью компании.

    Кстати, что касается использования информационного портала при реализации проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета , то его создание может и не требовать никакого специального программного обеспечения, которое нужно было бы дополнительно закупать. Для того чтобы создать простой портал, требуется только время программиста для данной работы. Как правило, квалификации работающих в компании программистов вполне достаточно для данной работы. Кстати, данную технологию можно будет распространять потом и на другие проекты.

    Формирование проектной группы

    При формировании рабочей группы по постановке системы бюджетирования и управленческого учета, с одной стороны, важно охватить весь функционал компании, но, с другой стороны, группа не должна быть слишком большой. Поэтому рекомендуется создавать группу, состоящую не более чем из 7-9 человек.

    При этом нужно заранее прикинуть, в каких функциональных (или бизнес-) областях в компании возникнут наибольшие проблемы в процессе бюджетирования и управленческого учета. Этот функциональный (или бизнес-) блок должен быть наиболее полно представлен в группе.

    К тому же кроме постоянных членов, в группе могут быть так называемые консультанты (сотрудники компании, привлекаемые для решения какой-то частной задачи в рамках проекта), которые привлекаются в проект по мере необходимости.

    Часто (но это не означает, что так во всех компаниях) самые большие резервы улучшения финансово-экономического состояния компании лежат в области маркетинга и продаж. Это не значит, что именно эти подразделения работают хуже других. Смысл в том, что усилия в этом направлении могут принести гораздо больший эффект, чем такие же значительные усилия в других функциональных областях.

    Поэтому в группе должен быть как минимум один сотрудник, который занимается планированием продаж (или будет этим заниматься в будущем), и один сотрудник, который занимается планированием продвижения продуктов и услуг. Из-за отсутствия связи продажи-продвижение возникает много проблем, и именно здесь лежат большие резервы повышения эффективности работы компании (см. Книгу 2 «Регламент системы бюджетирования» и Книгу 3 «Финансовая модель бюджетирования»).

    При формировании ВРГ можно использовать следующие критерии. Группа работает неэффективно, когда в ней собирается слишком много «болтунов», то есть людей, которые любят поговорить, но когда дело дойдет до создания регламентов, финансовых моделей и т.д., толку от них практически никакого. Поэтому в группу лучше брать больше людей, которые умеют быстро создавать бумаги, электронные модели, подготавливать планы работы, оформлять результаты и т.д.

    Естественно, что очень важным вопросом при создании ВРГ является определение руководителя этой группы, то есть менеджера проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета. Самый лучший вариант, когда руководителем ВРГ назначается финансовый директор компании (см. Книгу 5 «Роль финансовой дирекции в бюджетировании»).

    В любом случае статус этого сотрудника должен быть не ниже начальника подразделения. Если финансовый директор по причине большой загруженности не может эффективно выполнять функции руководителя ВРГ, то на эту позицию можно назначить, например, начальника ПЭО или заместителя финансового директора (если в компании есть такая должность).

    Следует отметить, что одной из проблем при работе ВРГ может быть то, что руководитель ВРГ как бы выпадает из проекта. Одной из причин может быть как раз перегруженность руководителя ВРГ текущей деятельностью. Такого ни в коем случае не нужно допускать.

    ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

    Ближайший семинар по управленческому учету состоится 20-21 сентября 2021 г.

    Руководители ВРГ – это, как правило, нынешние (или будущие, если пока нет такой должности) финансовые директора или заместители генерального директора по экономике и финансам. Если они в ходе проекта не смогут наладить контроль проекта и взаимодействие членов ВРГ, то и при функционировании системы бюджетирования и управленческого учета это тоже, скорее всего, не произойдет.

    Подробнее о создании ВРГ для проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета можно прочитать в Книге 8 «Технология постановки бюджетирования в компании» и в книге «Постановка и автоматизация управленческого учета».

    Примечание: подробнее подробную информацию об этом разделе статьи можно узнать в Части VII «Организация проекта по постановке и автоматизации управленческого учета в компании» семинара-практикума «Постановка и автоматизация управленческого учета», который проводит автор данной статьи — Александр Карпов.



    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу [email protected] Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.

    Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.

    Узнать для чего нужно становиться подписчиком данного сайта




  • Управленческий отчет как основа отчетности предприятия

    Управленческий учет – это глаза и уши руководителя или собственника бизнеса. Именно благодаря своевременности и реальности данных возможны планирование, контроль и принятие решений о дальнейшей деятельности предприятия.

    Одним из ключевых инструментов для принятия своевременных стратегических решений в деятельности предприятия служит управленческий отчет и отчетность в целом. По сути, это современный инструмент, позволяющий осуществлять контроль за деятельностью всех подразделений. Он помогает руководителю или собственнику видеть сильные и слабые места деятельности компании, опираясь на оперативные данные, а кроме того, намечать пути эффективного развития, которые приведут к финансовой состоятельности.

    Главная задача, которая ставится при составлении управленческого отчета – собрать воедино сведения, которые предоставляются в разных видах отчетности:

    • информация о состоянии денежных средств и основных средств,
    • сведенья о материалах, объемах существующих или запланированных продаж, текущих задолженностях,
    • полный отчет об убытках и прибылях в разрезе по всем видам деятельности.

    В системе управленческого учета 1с именно управленческие формы консолидированной отчетности имеют решающее значение при оценке реальной стоимости предприятия, его финансовой устойчивости, служат для принятия решений об инвестировании свободных средств или привлечении дополнительного капитала. Именно к форме баланса можно предъявить несколько требований:

    1. Он должен быть взаимосвязан с основными формами управленческой отчетности.
    2. По своей структуре баланс должен четко повторять структуру деятельности предприятия со всеми ее элементами и зонами ответственности,
    3. Также он должен позволять анализировать эффективность вложений и планировать дальнейшее развитие.

    Немаловажную роль в исполнении управленческой отчетности играет современная автоматизация управленческого учета в целом, внедрение современных программных продуктов для организации и систематизации процессов на всех этапах пользования. Первоочередной задачей такой автоматизации является генерация первичных бухгалтерских данных в составе управленческих отчетов предприятия. Это составит основу всех данных, к которым в ручном режиме возможно дополнение других фактических операций.

    Таким образом, управленческая отчетность ежедневно аккумулирует всю необходимую оперативную информацию по всем статьям управленческого баланса. И, хотя такой тип отчетности не является обязательным, многие руководители предпочитают уделять ему особенное внимание.

    Экспресс-аудит управленческого учета предприятия

    > Экспресс аудит

    Для кого – каких компаний проект

    Возможно, в вашей компании ведется управленческий учет, формируются различные отчеты, но нет уверенности, что вы контролируете и анализируете все, что нужно. Вам не нужен большой консалтинговый проект, но был бы полезен взгляд со стороны на систему управленческой отчетности. В таком случае мы можем провести экспресс-диагностику, и подсказать, в каких направлениях развивать управленческий учет дальше

    Работаем дистанционно — не важно, где Вы находитесь.

    Какие задачи компании/руководителя проект решает

    Вы потратили немало времени на организацию управленческого учета, но сейчас нет уверенности, что вы получаете от него всю возможную пользу. Все ли необходимые показатели вы видите? Правильно ли вы используете имеющиеся отчеты – какие решения можно принимать на их основе? Каких отчетов не хватает?

    Что будем делать?


    Этап 1. Информационный запрос

    В договоре мы закрепляем обязательства по сохранению конфиденциальности полученной информации.
    Вы АРБ Про
    Предоставляете управленческие отчеты – как есть. Вам не нужно тратить время на их дополнительную обработку.  Предлагает Вам, как можно улучшить отчеты — сделать более удобными и полезными для управления бизнесом. 

    Какие данные нужно предоставить:

    1. Юридическая структура компании — какие компании входят в контур проекта, кто кому что поставляет
    2. Организационная структура компании — для всех подразделений — наименование, местонахождение к какому ЮЛ относится, и количество сотрудников
    3. Перечень ключевых и аналитических показателей, используемых для принятия управленческих решений – то, что анализируется еженедельно/ежемесячно
    4. Примеры действующих форматов управленческих отчетов:
    5. Перечень используемых учетных аналитических программ и баз данных
    6. Описание, какие существуют источники первичных данных, их маршруты от мест совершения хозяйственной операции до итогового отчета (можно рассказать устно по телефону или скайпу)

    Этап 2. Обработка данных, промежуточные обсуждения, подготовка отчета (4-5 недель)

    Этап 3. Презентация рекомендаций

    Рекомендации по доработке имеющихся отчетов, и проекты новых отчетов – с подробным комментарием, зачем они нужны и как ими пользоваться в формате (Power Point) — включает актуальное состояние, критические точки (зоны риска), первоочередные действия и действия на перспективу.

    Встречаемся очно или онлайн-конференция на 2-3 часа

    Заявка на экспресс-аудит

    Привет! Меня зовут Ваше имя.
    Меня интересует Ваш вопрос.
    Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону Ваш телефон,
    чтобы я подробнее рассказал вам о своем проекте.
    Спасибо.

    Внутренняя и управленческая отчетность | Вольтерс Клувер

    Что такое управленческая отчетность?

    Определение управленческой отчетности можно в широком смысле выразить как отчеты, которые руководство использует для управления организацией, принятия бизнес-решений и отслеживания прогресса.
    Управленческие отчеты помогают менеджерам отслеживать более мелкие детали своего отдела. Сотрудники сдают управленческие отчеты своим руководителям.
    Управленческие отчеты различаются по содержанию и широте. Управленческие отчеты содержат финансовые и операционные отчеты по небольшому сегменту бизнеса. Управленческие отчеты также могут содержать сложные и сложные отчеты, такие как отчет о прибылях и убытках, устаревание дебиторской задолженности или операционный бюджет.
    Управленческие отчеты — это форма бизнес-аналитики. Управленческие отчеты содержат данные о производительности и анализ. Это делается для того, чтобы руководство могло принимать решения и консультировать других руководителей высшего звена. Часто эти отчеты включают служебную информацию и предназначены только для внутреннего использования.Они не следуют ОПБУ или МСФО.

    Целью управленческой отчетности является:

    • Измеряйте и отслеживайте определенные показатели производительности и KPI.
    • Узнайте о своем статусе, здоровье и о том, что вам делать дальше.
    • Определите контрольные показатели.
    • Обеспечьте лучшее общение между заинтересованными сторонами, коллегами и руководителями.
    • Рекомендации для следующих шагов.
    • Заставить вас составить план действий.
    • Часто контролировать производительность.

    Как подготовить управленческий отчет?

    Нет единого способа подготовить управленческий отчет.У каждого управленческого отчета своя цель. Вот несколько общих передовых практик, которые вы можете применить:

    • Ставьте перед собой конкретные цели и осознавайте желаемые результаты, прежде чем делать что-либо еще.
    • Определите наиболее подходящие KPI для вашего менеджера. Взгляды руководителей будут более широкими и долгосрочными, в то время как вы можете иметь в виду более конкретные ключевые показатели эффективности.
    • Используйте комбинацию достоверных данных и рассказов, чтобы представить свои результаты.
    • Сравните и сопоставьте прогресс за определенный период и годовые результаты, используя комбинацию исторических данных и данных в реальном времени.
    • Используйте графики, диаграммы, информационные панели, тепловые карты и другие визуализации, чтобы визуализировать историю данных.
    • Убедитесь, что ваши данные верны. (Помогает единый автоматизированный источник данных!)
    • Ваше повествование должно быть ясным, кратким и стремиться отвечать на все потенциальные вопросы вашего начальника, прежде чем они зададут.

    Что такое внутренняя отчетность?

    Внутренние отчеты информируют внутренних заинтересованных лиц о деятельности компании.В случае финансовых отчетов внутренние отчеты используются для мониторинга финансового состояния компании и для принятия стратегических решений.
    Внутренние отчеты поступают из всех отделов: маркетинга, обслуживания клиентов, ИТ, финансов, продаж и операций. Внутренние отчеты часто содержат служебную информацию, которая является конфиденциальной и не должна покидать организацию.

    Подобно управленческим отчетам, внутренние отчеты предназначены для:

    • Повышение ответственности
    • Установить цели
    • Мониторинг ключевых показателей эффективности и производительности
    • Повышение прозрачности
    • Согласование и унификация отделов, товарищей по команде и лиц, принимающих решения

    Примеры внутренних отчетов:

    • Кассовые отчеты
    • Анализ отклонений
    • Цветные книги по финансам
    • Отчеты о состоянии
    • Прогнозные отчеты
    • Финансовая отчетность
    • Доска отчетов и пакеты
    • Бюджетные книги
    • LoB отчеты
    • Отчеты о отклонениях
    • Отчеты KPI
    • Системные отчеты
    • Отчеты внутреннего аудита

    Как написать внутренний отчет?

    Как и в случае с управленческими отчетами, нет волшебного рецепта для создания внутреннего отчета.Как и в случае с управленческой отчетностью, есть несколько передовых методов, которым вы можете следовать:

    • Определите ключевые показатели эффективности и показатели производительности, которые необходимо отслеживать.
    • Добавьте визуальные элементы в отчет, используя графики, круговые диаграммы, информационные панели, пробелы, тепловые карты и т. Д.
    • Создайте красочное, но прямое повествование, чтобы помочь руководителям понять ваши выводы.
    • Сравните информацию в реальном времени и историческую информацию за заданные периоды времени.
    • Убедитесь, что данные, которые вы сообщаете, верны и согласованы.
    • Обрисовать в общих чертах следующие шаги и действия, основанные на результатах.

    Передовой опыт и примеры отчетов по управленческой отчетности

    Управленческая отчетность — это источник бизнес-аналитики, который помогает бизнес-лидерам принимать более точные решения на основе данных. Но полезность этих отчетов зависит от объема работы по их подготовке и представлению. В этом сообщении блога мы расскажем немного об управленческих отчетах и ​​об их контексте, а затем мы расскажем о 18 основных передовых методах, которые вы можете использовать, чтобы убедиться, что ваши отчеты эффективны.

    Мы также рассмотрим некоторые примеры, иллюстрирующие эти передовые методы в действии, созданные с помощью современных инструментов онлайн-отчетности. К концу этой статьи создание потрясающих и полезных управленческих отчетов станет для вас второй натурой. Но прежде чем мы перейдем к мелочам, давайте начнем с основного определения.

    Что такое отчет руководства?

    Управленческие отчеты направлены на информирование менеджеров о различных аспектах бизнеса, чтобы помочь им принимать более обоснованные решения.Они собирают данные из различных отделов компании, отслеживая ключевые показатели эффективности (KPI), и наглядно представляют их. По сути, они показывают ценность вашего бизнеса за определенный период времени, раскрывая финансовую и операционную информацию. Отчетность для руководства дает представление о том, как обстоят дела в компании, давая возможность лицам, принимающим решения, находить правильный путь для повышения операционной эффективности и принимать соответствующие решения, чтобы оставаться конкурентоспособными. Для этого многие компании используют профессиональное программное обеспечение для управленческой отчетности.

    Благодаря поддержке мощных визуализаций, разработанных с помощью средства создания информационной панели, никакая информация не может оставаться скрытой, что исключает возможность человеческих ошибок и негативного воздействия на бизнес. На изображении выше показан пример управленческого отчета, посвященного бизнесу SaaS. В этом посте мы рассмотрим различные примеры управленческой отчетности для разных отраслей и отделов, чтобы помочь вам понять всю мощь этих современных отчетов.

    Финансовые отчеты в начале

    Большинство людей знакомы с финансовыми отчетами, которые ваша компания должна вести для внешнего учета.Эти отчеты обычно публикуются «постфактум» и следуют очень четкому и установленному набору руководящих принципов, известных как общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP).

    Хотя такие отчеты полезны для юридических целей, они не идеальны для принятия решений. Они дают вам представление о ваших бизнес-операциях с высоты птичьего полета, но без ценной информации или детализированных данных, которые могут быть полезны для принятия стратегических решений. К тому же они медленные. Как сказал Тайрон Коти, казначей Clearwater Seafoods в отчете «Сравнительный анализ бухгалтерской и финансовой функции за 2015 год», «… независимо от того, как быстро вы составляете и публикуете исторические финансовые отчеты, вы никогда не принимаете решения на их основе.Перед финансами стоит задача получить своевременный и точный анализ, который ориентирован на будущее и помогает нам принимать решения ». Это утверждение актуально сегодня, а, возможно, и в будущем. Почему?

    Потому что это несоответствие между полезностью и реальностью происходит из-за того, что финансовые отчеты никогда не создавались так, чтобы быть полезными: они разрабатывались с учетом требований законодательства. Они использовали только исторические данные.

    Попытка сделать отчеты финансового управления полезными

    Указанное несоответствие побудило некоторые компании попытаться превратить свои финансовые отчеты для юридических целей в инструменты принятия решений, включив в них дополнительную информацию.Хотя этот подход имеет некоторые достоинства, у него есть один большой недостаток: повышенная сложность и временные затраты. Учитывая, что финансовые отчеты должны соответствовать определенным установленным законом срокам и что любая дополнительная информация потребует более затратных по времени подготовки, такой подход «гибридизации» финансовых отчетов в управленческий + финансовый отчет не рекомендуется для этого типа отчетности. . Таким образом, появилась практика составления управленческой отчетности отдельно от финансовой отчетности. В управленческих отчетах используется много тех же данных, что и в финансовых отчетах, но они представлены в более удобном виде, например, с помощью интерактивных панелей управления.

    Как говорится в статье Growthforce, управленческая отчетность помогает генеральному директору ответить на некоторые из следующих вопросов:

    • «Правильно ли я оцениваю свою работу?
    • Кто мои самые прибыльные клиенты?
    • Достаточно ли у меня денег для выплаты заработной платы?
    • Следует ли мне нанять больше сотрудников? Если да, то сколько я должен им заплатить?
    • Где мне потратить деньги на маркетинг? »

    Чтобы ответить на эти вопросы, вам понадобится отчет финансового управления, сфокусированный не на юридических требованиях, а на бизнес-уровне и на уровне принятия решений.По сути, отчеты о данных — это особая форма бизнес-аналитики, которая существует уже некоторое время. Однако использование информационных панелей, больших данных и прогнозной аналитики меняет облик такого рода отчетов.

    Перед тем, как перейти к нашему списку передовых методов, мы оставим вам изображение, которое поможет вам легко визуализировать различия между этими двумя типами отчетов.

    ** нажмите для увеличения **

    Что должно быть включено в отчет руководства: 18 лучших практик, примеров и шаблонов

    Мы задали вопрос: « что такое управленческий отчет?» и исследовали очевидные преимущества эффективного управленческого отчета.Пришло время рассмотреть передовые методы управленческой отчетности.

    Здесь мы рассмотрим 18 основных советов по отчетности, рассмотрим примеры управленческих отчетов и рассмотрим, как можно применить эти принципы к различным типам управленческих отчетов.

    1) Установите стратегические цели и задачи

    Каждый отчет, который вы напишете, нужно начинать с мыслей о конце. Зачем вообще вам нужен этот отчет? Вы знаете основные движущие силы вашего бизнеса? Как определить правильную цену? Как вы определяете успех? Задайте себе несколько важных вопросов для анализа данных, которые помогут вам удовлетворить потребности отчета.

    Как только вы узнаете, о чем вы сообщаете и почему, будет намного проще установить показатели эффективности, которые будут отслеживать каждый конкретный аспект эффективности. Не заходите дальше в процессе отчетности, пока не установите хотя бы две-три цели.

    2) Выберите правильные KPI для своей аудитории

    ОК — значит, вы знаете, что вам нужно сосредоточиться на небольшом количестве KPI. Какие KPI следует вводить?

    Это действительно зависит от вашей аудитории — как от их должностных обязанностей, так и от их уровня стажа.Например, младший менеджер по продажам и младший менеджер по маркетингу захотят видеть разные KPI. И младший менеджер по маркетингу будет интересоваться другими данными, чем руководитель отдела маркетинга. Хорошее управление KPI имеет решающее значение в процессе отчетности менеджера. Хороший способ подумать о проблеме выбора правильных показателей — это подумать: на какие вопросы, основанные на данных, читатели этого отчета захотят получить ответы? Менеджер по продажам может интересоваться, какие из его представителей работают лучше всего, в то время как менеджер по входящему маркетингу может захотеть узнать, какая часть контента работает лучше всего с точки зрения новых подписок по электронной почте.Только ответив на этот вопрос, вы сможете оправдать ожидания своей аудитории и извлечь выгоду из эффективных отчетов. Вы также можете прочитать нашу статью об отчетах KPI, где вы можете найти ценные советы о том, как выбрать свои KPI.

    Ниже приводится пример отчетности в стиле руководства для инвесторов, который хорошо иллюстрирует эту передовую практику. Он полностью фокусируется на переменных, которые волнуют инвесторов, включая цену акций и соотношение цены и прибыли.

    ** нажмите для увеличения **

    3) Учитывайте отзывы клиентов в своих отчетах

    Еще одна передовая практика в области управленческой отчетности — это использование аналитики обслуживания клиентов, чтобы сделать выводы на основе отзывов ваших клиентов.Отзывы клиентов влияют на общую производительность организации, поскольку они помогают организации удовлетворять потребности своих клиентов. Отзывы клиентов не только помогают командам оценить, что они делают неправильно в своих цифровых каналах, но и что они делают правильно .

    Отчетность по результатам опросов может помочь в формировании цифровой стратегии, в большей степени ориентированной на данные. Например, его можно использовать для информирования о дорожной карте вашего продукта, выявления болевых точек на веб-сайте (юзабилити) и повышения общей удовлетворенности клиентов.

    Вы хотите сообщить об общей удовлетворенности клиентов? Погрузитесь в свои графики и покажите рост (или падение) вашего показателя Net Promoter Score (NPS). Затем сделайте еще один шаг и проанализируйте открытые комментарии, связанные с вашими оценками, чтобы выявить причину падения. Отсюда вы можете сформулировать стратегию повышения NPS организации.

    Вот иллюстрация диаграммы NPS (обратная связь):

    4) Расскажите историю своими данными

    В нашем следующем передовом опыте в области управленческой отчетности не используются точные данные и цифры, чтобы больше сосредоточиться на стиле и способах представления исходного контента.Человеческих существ в первую очередь убеждают с помощью 3 различных типов информации: контекст, содержание и значение. Когда вы рассказываете историю, используя данные из вашего отчета, вы можете использовать их все. Эта форма повествования сложна, но в вашем распоряжении есть несколько инструментов и несколько советов:

    • Использование периодов времени и исторических данных. Истории следуют шаблону начала, середины и конца, и, используя отображение тенденции данных с течением времени, вы можете добиться чего-то похожего. Например, вы можете сравнить доход в первом квартале этого года с доходом в первом квартале прошлого года.
    • Сравнение различных KPI и показателей друг с другом. Например, отображение целевого дохода по сравнению с фактическим числом в этом квартале.

    Далее приводится хороший пример повествования в управленческом отчете, в основном благодаря трем большим историческим графикам, занимающим большую часть экрана:

    ** нажмите для увеличения **

    Давайте рассмотрим реальный пример того, как вы можете выборочно использовать ключевые показатели эффективности, чтобы рассказать конкретную историю: вы возглавляете отдел маркетинга и вам необходимо обосновать свои текущие расходы на контент-маркетинг перед генеральным директором.Ее не волнуют подписки по электронной почте или посещения страниц. Нет, вашего генерального директора интересуют доходы и рентабельность инвестиций (важный элемент любого отчета об эффективном финансовом управлении). Ваша задача — связать ключевые показатели эффективности, которые вы смотрите на доход, чтобы ваш генеральный директор понимал, насколько важно финансирование вашего отдела.

    Вы можете показать ей следующие переменные, чтобы рассказать историю:

    • Текущие номера списков рассылки по сравнению с прошлым кварталом
    • Сколько новых подписок на списки рассылки вы получаете в среднем в неделю
    • Среднее количество подписок на списки рассылки, которые вы получали за неделю в прошлом квартале
    • Сколько денег вы зарабатываете в в среднем на каждого нового подписчика по электронной почте и рассчитайте ожидаемую рентабельность инвестиций

    Используя все эти данные, вы можете ответить на следующий вопрос: сколько новых доходов связано с вашей новой стратегией контент-маркетинга?

    Это история, которая может повлиять на распределение финансирования для отдела.

    5) Сделайте отчет визуально приятным с помощью фокусировки

    Человеческий разум не может обрабатывать слишком много данных за раз, не будучи перегруженным. Перегруженность приводит к усталости от решений, что затрудняет стратегическое мышление вашей управленческой команде. Вот почему, когда речь идет об этом уровне отчетности, вы должны помнить мантру «меньше да лучше». Как правило, отображение от трех до шести ключевых показателей эффективности в отчете — это хороший диапазон, а выходить за его рамки — не лучшая идея.

    Это не означает, что у вас не может быть других данных — но у вас должна быть четкая иерархия визуальной важности в вашем отчете, и вы должны уделять только самые важные места вашим KPI. Остальные показатели должны занимать второстепенные или третичные позиции. Современное программное обеспечение для онлайн-панели инструментов позволяет легко создавать интерактивные информационные панели KPI в кратчайшие сроки, которые станут вашим лучшим активом, когда вам понадобится передать свою информацию.

    Следующий отчет о доходах является хорошим примером этой передовой практики:

    ** нажмите для увеличения **

    Четыре ключевых показателя эффективности в этом шаблоне отчета отображаются на видном месте:

    • Доход
    • Количество новых клиентов
    • Средний доход на одного клиента
    • Стоимость привлечения клиентов

    Эти ключевые показатели эффективности устанавливаются в контексте с историческими тенденциями, целевыми показателями за период или другими метриками, такими как общая ценность клиента, что приводит к созданию этого сфокусированного графика рассказать историю.

    6) Сделайте отчет предельно ясным

    В деловом письме и управленческой отчетности ясность является основной целью. Это имеет несколько последствий для дизайна вашего отчета:

    • Следуйте установленным принципам дизайна приборной панели — оставьте много белого пространства, убедитесь, что ваши цвета отличаются друг от друга, и тщательно выбирайте цвета.
    • Не забывайте о мелочах — укажите диапазон дат рядом с данными и убедитесь, что вам ясно, является ли данный KPI хорошим, плохим или нейтральным.Хороший способ сделать это — сравнить ожидаемые значения с реальными, например, ожидаемый доход за квартал с фактическим доходом этого самого квартала.
    • Используйте общие показатели, которые может понять каждый, кто будет читать отчет, и иметь опыт использования.

    Дополнительные советы и рекомендации по созданию отчетов с эффективными данными можно найти в одном из наших предыдущих сообщений в блоге о том, как создавать отчеты с данными, которые люди любят читать.

    7) Переходите на цифровые технологии!

    Важным передовым методом управленческой отчетности является отказ от бумажных отчетов и переход на цифровой формат.Программное обеспечение для онлайн-отчетов KPI — отличный актив для вашего бизнеса, поскольку оно предлагает возможности обновления в реальном времени, экономит деньги и сокращает отходы.

    Эти цифровые отчеты можно сделать интерактивными, что позволит вам получить более подробную информацию или уменьшить масштаб по своему усмотрению. Более того, это инструменты для совместной работы, которые позволяют вашей команде обучаться аналитике и совместно работать над одним и тем же отчетом. Еще один пример, который мы предоставим вам, — это следующий маркетинговый отчет о KPI:

    ** нажмите для увеличения **

    Это идеальный тип отчета, который необходим управленческой команде для принятия действенных, основанных на данных решений: дается общий обзор эффективности маркетинга.Действительно, если сосредоточиться на рейтинге кликов, эволюции посещаемости веб-сайта или просмотрах страниц, не имеет смысла. С другой стороны, будет более оценена общая картина того, как работает отдел маркетинга в целом: общий полученный доход рядом с общими расходами, полученная прибыль, возврат инвестиций и т. Д.

    8) Найдите баланс с визуализацией данных

    Мы установили, что ясность вашего отчета жизненно важна для успеха. Еще один способ убедиться, что формат вашего управленческого отчета удобоварим, — это сбалансировать различные визуализации на странице.Наша панель управления SaaS — отличный пример визуально сбалансированного формата управленческого отчета:

    ** нажмите для увеличения **

    Основное внимание в этом конкретном примере отчетности — предоставить ориентированное на клиента представление о затратах, доходах и стабильности производительности вашей деятельности на основе SaaS с точки зрения высшего руководства.

    Как видите, наша панель управления SaaS обслуживает 4 ключевых показателя эффективности (затраты на привлечение клиентов, жизненная ценность клиента, ARPU и MRR), чтобы предложить краткий снимок для руководителей высшего звена, при этом каждая визуализация данных выбирается в зависимости от их способности предлагать оперативная информация без противоречий и путаницы.

    При выборе типов визуализации данных важно учитывать основные принципы проектирования, а также учитывать, работают ли каждая диаграмма, график или отображение согласованно, чтобы предоставлять важную информацию, не вызывая конфликтов и не занимая слишком много времени.

    Изучив предыдущие передовые методы управленческой отчетности, протестировав варианты визуализации данных и учитывая основные цели, вы создадите управленческий отчет, который принесет реальные результаты.

    9) Сделайте свой отчет доступным для сканирования и детализации

    Совершенно очевидно, что переход на цифровые технологии с вашей системой управленческой отчетности имеет важное значение в наш век высоких технологий.И, как мы уже упоминали ранее, двумя значительными преимуществами систем отчетности цифрового управления являются интерактивная функциональность и настраиваемые функции.

    Имея возможность легко настраивать отчеты, используя преимущества интерактивных функций, вы можете опираться на свой выбор визуализации данных и разрабатывать передовые методы, чтобы сделать шаблон отчета управления доступным для сканирования и детализации.

    Возьмем, к примеру, этот динамический отчет об управлении ИТ-проектом:

    ** нажмите для увеличения **

    Благодаря настройке и использованию интерактивных функций для более глубокого изучения конкретных участков информации этот образец ИТ-отчета эффективен для быстрого доступа к информации о производительности проекта в реальном времени, а также к исчерпывающим данным на основе тенденций.

    Работая от верхнего левого угла к верхнему правому и вниз по панели мониторинга проекта в логическом формате, вы можете видеть, что панель мониторинга полностью сканируется, настроена для выбора важных показателей и наборов данных. Здесь можно получить четкую оценку прогресса проекта, приближающихся сроков, бюджетов и рабочих нагрузок, просто отсканировав страницу.

    Плюс, используя преимущества интерактивных функций данных и окон детализации, можно глубже изучить ваши данные по мере необходимости.Используя настраиваемые и интерактивные функции панелей мониторинга, вы можете сделать свои творения гибкими, работая в режиме реального времени или с помощью инструментов ежемесячного управления отчетами. Если вы хотите отслеживать свой прогресс в другом формате, вы можете взглянуть на нашу статью о системе показателей KPI и по-другому организовать свои вехи.

    10) Предоставлять данные в реальном времени, которые соответствуют вашей цели

    ctives

    Что касается основных типов управленческих отчетов, важно понимать, когда следует полагаться на аналитические данные в реальном времени, зная, когда сделать такие динамические данные наиболее заметной особенностью вашей информационной панели.

    Мы рассмотрели важность рассказывания историй и выбора сбалансированного набора ключевых показателей эффективности (для прошлых, прогнозных и актуальных аналитических данных). Но что важно учитывать в любом образце управленческого отчета, так это убедиться, что ваши аналитические данные в реальном времени полностью соответствуют вашим целям.

    Следующий из наших примеров управленческих отчетов представлен в виде нашей панели управления энергопотреблением — наглядного представления точных данных в реальном времени:

    ** нажмите для увеличения **

    Управление энергопотреблением представляет собой сложную задачу, поскольку требует быстрого реагирования на потенциальные проблемы или неэффективности для предотвращения крупных потерь или эскалации проблем за счет использования современных решений для энергетической аналитики.Как показано в этом наиболее информативном примере отчетов, хотя вы можете видеть различные типы данных, показатели в реальном времени отражают основные цели мониторинга энергопотребления и улучшения управления отключением питания.

    При создании отчета вы должны сделать следующее, чтобы данные в реальном времени соответствовали вашим основным целям:

    • Пересмотрите свои ключевые цели и выбранные ключевые показатели эффективности, изучив их более подробно, чтобы увидеть, «рассказывают» ли ваши показатели в реальном времени историю или «рисуют картину», от которой выиграет ваша аудитория.
    • Запустите свой отчет в течение недели, лично тестируя его, чтобы проверить, помогают ли ваши аналитические данные в реальном времени достичь поставленных целей и принимать быстрые и обоснованные решения.
    • Попросите других ключевых заинтересованных сторон в организации протестировать ваш отчет и поделитесь своим мнением. Основываясь на их (и ваших) открытиях, внесите соответствующие поправки, изменения или настройки.

    11) Попробуйте предиктивную аналитику и технологии искусственного интеллекта

    Следуя линии данных в реальном времени, наша следующая передовая практика — это усовершенствованные системы управленческой отчетности.Чтобы извлечь максимум из ваших управленческих отчетов, вам необходимо вложить средства в инструмент, который сделает ваш процесс отчетности более простым, автоматизированным и эффективным по времени. Чтобы помочь вам в этом, на рынке есть несколько инструментов бизнес-аналитики, которые могут предложить вам эти типы решений. Давайте посмотрим, чего можно достичь с помощью этих технологий.

    Прогнозирующая аналитика: В отличие от многих других решений, датапайн предоставляет инструмент прогнозной аналитики, который использует исторические данные для прогнозирования будущих результатов в отношении эффективности вашего бизнеса.Получение такого рода прогнозов ценно, так как это позволит вам заранее подготовиться к будущему и выявить любые потенциальные проблемы до того, как они произойдут.

    Искусственный интеллект (AI): Как мы уже несколько раз упоминали в этом посте, управленческие отчеты должны облегчить вашу жизнь. По этой причине использование возможностей ИИ может вывести ваши управленческие данные на новый уровень. Интеллектуальные оповещения datapine используют нейронные сети для изучения тенденций и закономерностей в ваших данных, чтобы позже они могли уведомить вас, если произойдет что-то необычное.Все, что вам нужно сделать, это установить заранее определенные цели или задачи, и предупреждения будут отправляться, как только цель будет достигнута или что-то пойдет не так, как планировалось.

    12) Поддерживайте актуальность информационных панелей и постоянно улучшайте их

    Расширяя предыдущий пункт: , будь то отчет финансового управления, ежемесячный отчет руководства или любой другой тип информационной панели высшего уровня, постоянные улучшения гарантируют, что ваши предложения останутся актуальными и актуальными.

    Цифровой мир постоянно развивается, и поэтому бизнес-цели, задачи, стратегии и инициативы всегда меняются, чтобы адаптироваться к окружающей среде.Чтобы ваши отчеты работали на вас на устойчивой основе, вам следует периодически тестировать каждый отчет, чтобы проверять любые нерелевантные данные или ключевые показатели эффективности, одновременно выявляя какие-либо недостатки в отчетности. Это можно сделать, просто используя инструменты визуальной аналитики, которые используют возможности визуализации, чтобы ваша отчетность оставалась неизменной и улучшала чистую прибыль вашего бизнеса.

    На этом этапе вы уже определили структуру своих отчетов, и, уделив достаточно времени внесению обновлений и улучшений, вы всегда будете на шаг впереди конкурентов.Пройдите тестирование!

    13) Совместная разработка отчетов

    Системы управленческой отчетности

    разработаны, чтобы предлагать понимание, ясность и направление.

    Чтобы выжать все до последней капли ценности из ваших управленческих отчетов, вы должны взять на себя обязательство разрабатывать свои отчеты в соответствии с окружающей средой, и лучший способ сделать это — в команде.

    Приняв совместный подход к инициативам по составлению отчетов руководства вашей компании, вы увеличите свои шансы на внесение изменений или улучшений, которые принесут реальную пользу вашему бизнесу.

    Предположим, вы отвечаете за финансовую управленческую отчетность, например. В этом случае вам следует создать сплоченную рабочую группу из соответствующих специалистов в вашей организации, чтобы регулярно собираться и оценивать актуальность ваших KPI или показателей.

    Благодаря такому сочетанию профессиональных взглядов вы получите возможность выявлять любые существующие недостатки системы управления отчетами (устаревшие визуализации, неэффективные форматы отчетов, ненужные данные и т. Д.), Чтобы гарантировать, что ваши отчеты по управлению бухгалтерским учетом не только отражают все ценные финансовые сведения, но и работать таким образом, чтобы каждый пользователь мог работать с максимальной эффективностью.

    Поскольку современные шаблоны управленческой отчетности обеспечивают гибкий круглосуточный доступ к множеству устройств без выходных, при необходимости можно совместно удаленно разрабатывать или совершенствовать визуализации и аналитические данные.

    14) Создайте ощущение сплоченности и последовательности

    Что касается передового опыта в области отчетности по управлению финансами, наша динамическая финансовая панель инструментов на высоте. Благодаря сбалансированному сочетанию поддающихся сканированию визуализаций и ключевых показателей эффективности, предназначенных для детального изучения четырех основных областей управления финансовым директором, этот конкретный инструмент демонстрирует непревзойденную ценность внутренней управленческой отчетности.

    ** нажмите для увеличения **

    Здесь все нацелено на достижение баланса между экономической стоимостью, улучшенными финансовыми показателями и постоянным удовлетворением сотрудников, представленное в логичном и удобоваримом формате для быстрого принятия решений даже в условиях стресса.

    Одна из основных причин, по которой этот шаблон отчета финансового директора так хорошо работает, — это его функциональность, а также визуальная целостность и последовательность. Каждый ключевой элемент аккуратно сегментирован на экране с помощью диаграмм, которые сразу предлагают множество важной информации.

    Как видите, все течет, каждый элемент умещается в нужном месте, цвета и тона взаимосвязаны, и ясно, куда вам нужно смотреть, когда вам нужны очень конкретные фрагменты информации в данный момент.

    Используя этот шаблон в качестве рабочего примера, который вы также можете настроить как панель управления генерального директора, вы можете создавать различные типы отчетов в управлении с визуальной и практической согласованностью и согласованностью, которые будут в центре вашего внимания. Если что-то кажется неуместным или создает трение, вернитесь к чертежной доске и начните снова, пока все не станет гармоничным и не будет предлагать подлинную ценность.

    15) Эффективное разделение данных

    Яркий образец управленческого отчета, наша интерактивная информационная панель ИТ представляет собой динамичный информационный набор для всех, кто руководит техническими инновациями и прогрессом компании.

    ** нажмите для увеличения **

    Независимо от того, являетесь ли вы малым, средним или крупным бизнесом (и независимо от вашего сектора), наш шаблон управленческих отчетов, ориентированных на технический директор, направлен на минимизацию технических проблем, оптимизацию технологических процессов, улучшение показателей выбытия команды, управление новыми разработками и более.

    В дополнение к его оптимизированной функциональности и простой отчетности, одна из ключевых причин, по которой этот пример управленческого отчета настолько эффективен, — это его эффективное разделение. Расширяя нашу последнюю поездку, сосредотачиваясь на сплоченности, прежде чем рассматривать, как вы будете разделять свои идеи, вы неизменно получите максимальную отдачу от ваших усилий по управленческой отчетности.

    Мы уже касались этого раньше, но это жизненно важный компонент отчетности, поэтому стоит рассмотреть его более подробно: После того, как вы подтвердите свои данные и визуальные KPI, изучите, как каждый ключевой элемент вписывается в ваш отчет, и поместите его в «правое отделение» на странице.

    Если посмотреть на информационную панель CTO, то каждая основная ветвь информации разделена на блок под четким подзаголовком. Внутри каждого из этих разделов есть четко обозначенные данные, идеи и визуализации.

    Более детально изучив, как вы разделяете отчеты, вы дадите себе возможность анализировать одну область информации или делать снимок целиком одним простым взглядом. В результате вы улучшите эффективность своего бизнеса и оптимизируете процесс принятия решений.

    16) Создайте сканируемую временную шкалу

    Отчеты о производительности

    помогают менеджерам вносить существенные улучшения в определенные функции бизнеса с четким указанием направления и полной уверенностью.

    Наша панель управления персоналом — необходимая составляющая любого современного отдела кадров — существует, чтобы помочь руководителям, работающим с персоналом, поддерживать своих сотрудников счастливыми, заинтересованными и мотивированными. Сотрудники, которые чувствуют себя ценными и вовлеченными в бизнес, обычно более продуктивны и креативны, поэтому правильная забота о своих талантах должна быть одним из главных приоритетов вашей компании — без исключений.

    ** нажмите для увеличения **

    Когда дело доходит до отчетов управленческой информации с точки зрения любого сотрудника, наша панель управления талантами предоставляет идеальную информацию на основе данных, которая охватывает текучесть кадров, увольнение, рост талантов и общий уровень удовлетворенности. Например, KPI удовлетворенности талантами менеджеров по персоналу дает вам четкое представление о том, дает ли ваша компания достаточные стимулы для удовлетворения ваших нынешних сотрудников.

    Но не только здесь, вы получите глубокое рабочее представление о том, где вы можете ошибиться, используя свои сильные стороны и, в конечном итоге, предлагая правильное вознаграждение, признание, обучение и поддержку там, где это необходимо.

    Что делает эту информационную панель настолько успешной, так это то, что она предоставляет надежную временную шкалу информации. Работая вниз или по горизонтали, вы можете легко получить доступ к отличному балансу исторических данных, данных в реальном времени и прогнозных данных.

    Таким образом, этот отчет рисует ориентированную на данные временную шкалу, которая позволит любому менеджеру по персоналу изучить тенденции, понять колебания уровня вовлеченности сотрудников и создать жизнеспособные стратегии, которые увеличивают удержание при одновременном повышении производительности.

    Вывод здесь? При рассмотрении содержания хорошего управленческого отчета всегда важно смотреть, как ваши визуализации и макет дизайна создают временную шкалу или позволяют сформулировать инициативы, которые принесут пользу бизнесу как в данный момент, так и в будущем.

    17) Изучите инструменты самообслуживания аналитики

    Времена, когда финансовые или управленческие отчеты предназначались только для аналитиков или специалистов по данным, давно прошли. В сегодняшнюю эпоху, основанную на данных, если бизнес хочет добиться полного успеха и получить преимущество перед конкурентами, ему необходимо убедиться, что каждый в своей организации может извлечь выгоду из анализа данных. Для этой цели ответом может стать внедрение инструмента бизнес-аналитики с самообслуживанием.

    Проще говоря, самообслуживание BI относится к процессу или инструментам, которые компании используют для анализа и визуализации своих данных без каких-либо предварительных технических навыков.Системы управленческой отчетности, такие как datapine, включают удобный интерфейс, а также интуитивно понятный конструктор информационных панелей, который позволит вам и любому сотруднику вашего бизнеса визуализировать данные из нескольких источников и создавать мощные отчеты всего за несколько щелчков мышью. Компании, которые извлекают выгоду из решений такого типа, могут извлекать ценную информацию из своей работы и постоянно находить возможности для улучшения.

    18) Поощряйте культуру, основанную на данных

    Следуя предыдущему пункту, внедряя решения для самообслуживания, вы получите неоценимое преимущество: культуру, основанную на данных, для вашего бизнеса.Культура вашей компании — это образец того, как работает ваш бизнес, а также как все в вашем бизнесе взаимодействуют или работают внутри. Естественно, ваша внутренняя культура окажет заметное влияние на то, как ваши клиенты, покупатели и аффилированные лица видят ваш бизнес.

    Семьдесят восемь процентов руководителей высшего звена считают, что корпоративная культура входит в пятерку основных факторов, повышающих ценность их компании. Тем не менее, если вы хотите максимизировать эффективность и более широкие организационные ценности ваших усилий по созданию отчетов на основе данных, вам следует сделать их ключевым компонентом корпоративной культуры.

    Если вы поместите ценность данных и их максимальное использование в основу корпоративной культуры, вы дадите каждому возможность принять и использовать инструменты отчетности, которые улучшат их производительность и упростят их роли (что в в свою очередь, повысит уровень удовлетворенности сотрудников).

    Для этого вам следует проводить регулярные собрания по данным, чтобы объяснить, как отчеты по данным могут принести пользу каждому отделу в вашей организации, одновременно проводя образовательные семинары, на которых каждый в компании может научиться использовать инструменты.

    Давайте теперь рассмотрим историю этих отчетов, откуда они берутся и как создавались.

    История и тенденции в области управленческой отчетности

    В прошлом унаследованные системы использовались для подготовки отчетов для руководства — и во многих случаях используются до сих пор. Эти системы гораздо полезнее финансовых отчетов, но все же имеют свои недостатки. Унаследованные системы часто бывают технически сложными в работе и интерфейсе, что затрудняет их эффективное использование большинством не ИТ-специалистов.Это создает ситуацию «запаздывания» между желанием члена руководства и его фактическим получением.

    В наше время, когда объем и глубина доступных данных растет с поразительной скоростью, эти проблемы только усугубляются. Как заявил Питер Воллмерт, глобальный лидер EY, в цитате для статьи финансового директора: «Многие [финансовые директора] обременены устаревшими системами, которые не позволяют командам, составляющим отчеты, извлекать перспективную информацию из больших, быстро меняющихся наборов данных». .

    Чтобы увидеть рост управленческой отчетности в перспективе, давайте проанализируем результаты исследования Deloitte об изменениях в этой управленческой практике. Как мы упоминали ранее, топ-менеджеры больше не удовлетворены статическими финансовыми отчетами, которые не дают той информации, которая необходима для роста бизнеса. Хотя получение четкого представления о финансах компании имеет важное значение, современные управленческие отчеты предоставляют контекст и причины финансовых результатов бизнеса, что позволяет глубже проникнуть в суть дела для принятия более эффективных решений.

    Хотя менеджеры готовы принять эти методы отчетности, исследование показывает, что только 24% времени отчетности фактически тратится на анализ и построение стратегий. Причина в том, что сегодня компании по-прежнему тратят безумное количество времени на создание своих отчетов. В связи с этим 50% респондентов заявили, что они недовольны скоростью доставки и качеством получаемых отчетов.

    Сегодня предприятиям нужны системы управленческой отчетности, которые предоставят им идеальное сочетание внутренних и внешних данных в режиме реального времени, чтобы представить эффективность бизнеса в контексте и получить столь желанные бизнес-идеи.

    Инструменты

    , такие как datapine, предоставляют предприятиям единую систему управленческой отчетности, в которой они могут подключать все свои источники данных для создания автоматических отчетов в режиме реального времени в виде профессиональных бизнес-панелей. Приняв этот тип технологий, менеджеры и их команды могут сэкономить бесчисленное количество часов на ручном сборе данных и создании отчетов и потратить все необходимое время на мониторинг и анализ своих данных наиболее интерактивным и эффективным способом.

    Почему так важно писать управленческий отчет?

    Для любой функции и в любой отрасли отчеты более чем полезны, они имеют решающее значение для хорошего функционирования компании.

    Отчетность становится все более важной для менеджмента, поскольку она имеет более высокие ставки и требует принятия более масштабных междисциплинарных решений. В целом отчеты важны для руководства по разным причинам: они измеряют стратегические метрики для оценки и мониторинга производительности, они устанавливают контрольные показатели указанной производительности, позволяют бизнесу извлекать уроки из своей деятельности, оставляя записи, и, наконец, улучшают коммуникацию. Вот краткий список преимуществ управленческой отчетности:

    • Измерение стратегических показателей для оценки и мониторинга производительности: к настоящему моменту мы поняли, что если компании хотят расти, им необходимо реализовать способ измерения своей производительности по сравнению с конкурентами — но также и со своими собственными
    • Помогает вам понять вашу позицию: отчет в стиле управления предоставляет вам правильные показатели, позволяющие получить представление о состоянии и развитии вашего бизнеса.Вы можете сравнить его с конкурентами, чтобы сосредоточиться на своей стратегии или изменить ее.
    • Установка четких критериев производительности: благодаря этому послужному списку, у вас есть регулярный тест на то, как вы выполняете как операционные, так и финансовые.
    • Изучение и воспроизведение — или нет: тестов — это руководство, которое расскажет, что работает, а что нет. Из него вы можете узнать лучшие и худшие методы, которые следует развивать или избегать.
    • Улучшение коммуникации: между партнерами, инвесторами, клиентами и коллегами.Отчеты управленческого типа улучшают видимость различных видов деятельности между отделами и улучшают коммуникацию внутри компании.
    • Улучшение сотрудничества: как прямой результат улучшения внутренней коммуникации, отчеты высшего уровня улучшают межведомственное сотрудничество. Когда люди слаженно работают над достижением общей цели, отделы могут использовать обнаружение данных управленческой отчетности для совместной работы над конкретными проектами или инициативами, способствуя успеху в ряде ключевых областей.
    • Повышение вовлеченности и мотивации: Хорошо составленный отчет на уровне менеджера делает важные данные компании доступными для всех, что повышает индивидуальную производительность. Когда люди работают на оптимальном уровне и получают признание за свою работу, они становятся более заинтересованными, вдохновленными и мотивированными. Это, в свою очередь, повысит производительность всей организации.
    • Содействие постоянному росту бизнеса: надежная отчетность в управлении действительно улучшает производительность и процесс принятия решений, что способствует согласованности и постоянному росту бизнеса.Если вы будете постоянно расти с течением времени, вы обеспечите долгосрочный успех — самое мощное преимущество отчетности в руководстве.

    Основные типы управленческой отчетности

    Как мы уже упоминали в этом посте, внедрение современной системы управленческой отчетности в вашем бизнесе открывает огромные возможности для роста. Чтобы завершить ознакомление вас с преимуществами этих мощных инструментов, мы упомянем 5 основных типов управленческих отчетов, которые вы можете использовать для различных аналитических целей.

    • Внешние отчеты: Мы уже знакомили вас с этим типом управленческого отчета в начале поста. Как следует из названия, эти отчеты предназначены для внешних заинтересованных сторон, которые могут быть, среди прочего, инвесторами, кредиторами, поставщиками, банкирами. Эти отчеты также можно использовать для предоставления контекста того, что может влиять на эффективность бизнеса, например, отраслевых тенденций.
    • Внутренние отчеты: Следующими в нашем списке типов управленческих отчетов являются внутренние.Это относится к любой управленческой задаче, о которой необходимо отчитаться, и не ожидается, что она будет соответствовать каким-либо стандартам юридического формата. Внутренние отчеты могут использоваться для управления верхнего, среднего или нижнего уровня, и их частота будет варьироваться в зависимости от его основной цели.
    • Отчеты о ходе выполнения или статусе: Управленческий отчет, в котором подробно отслеживается ход выполнения проекта или цели. Используя этот тип управленческого отчета, вы можете отслеживать все действия, связанные с завершением проекта, видеть, насколько вы далеки от конечной цели и выполняются ли задачи по ожидаемому графику.
    • Операционные отчеты: Этот тип управленческого отчета направлен на отслеживание всех аспектов, связанных с работой или производительностью различных показателей. Обычно они создаются ежедневно, еженедельно или даже ежемесячно и используются для оптимизации бизнес-процессов, снижения затрат, выявления тенденций и улучшения повседневной работы компании в целом.
    • Аналитические отчеты: В бизнес-отчетах этого типа используются количественные и качественные данные для анализа, оценки и фильтрации эффективности стратегий компании.Они могут предоставлять прогнозы и тенденции для более эффективного принятия решений и бизнес-инноваций.

    Как подготовить управленческий отчет — Резюме

    Чтобы суммировать основные шаги, которые мы исследовали в этом руководстве, и укрепить наше понимание вопроса «что такое управленческая отчетность», вот список из десяти передовых методов управленческой отчетности, которые вы должны использовать для подготовки надежного отчета или обзора. Потратив время на ознакомление с этими подходами, вы повысите эффективность своих инициатив в области бизнес-аналитики (BI) раньше, чем вы думаете.

    Без лишних слов подведем итог:

    • Установите стратегические цели и задачи : начните с определения того, чего вы хотите достичь, почему вам нужно написать этот отчет и для кого вы его пишете.
    • Выберите правильные KPI для своей аудитории: разных должностей имеют разные потребности — помните, кто будет читать то, что вы пишете, чтобы знать, на чем вам нужно сосредоточиться.
    • Примите во внимание отзывы клиентов: клиентов — это основа любого бизнеса, и вам необходимо понимать, что делает ваш бизнес не только правильно, но и неправильно.
    • Оттачивайте свои навыки рассказывания историй : у вас в руках надежные данные, которые должны быть поняты всем: разъяснение их с помощью красивой истории, подкрепленной всеобъемлющей информационной панелью, еще легче передаст ваши идеи.
    • Сделайте свой отчет визуально приятным с помощью Focus : с помощью программного обеспечения бизнес-аналитики вы можете в кратчайшие сроки создать привлекательные информационные панели, которые станут вашим лучшим союзником при передаче результатов.
    • Ясность — это девиз : следуйте некоторым принципам представления и дизайна, чтобы быть в безопасности при разработке отчета.
    • Переходите на цифровой формат : бумажные отчеты остались в прошлом. Воспользуйтесь онлайн-инструментом панели инструментов, который позволит вам консолидировать данные в одном месте, быстро и без проблем создавать интерактивные отчеты с всегда актуальной информацией.
    • Обеспечение баланса : чтобы обеспечить максимальную отдачу от централизованных цифровых панелей мониторинга, необходимо убедиться, что визуализации хорошо работают на странице и помогают сотрудникам вашей организации быстро и легко получать информацию без путаницы.
    • Сканируемость + возможность детализации = успех: , используя все преимущества интерактивных функциональных возможностей цифровых информационных панелей, вы можете улучшить сканируемость своих информационных панелей, используя фильтры и поля детализации, чтобы с легкостью копать глубже в важные области информации .
    • Актуальность данных в реальном времени: аналитических данных в реальном времени бесценны для любой организации, но только если они соответствуют вашим основным целям отчетности. Проверяйте свои отчеты, прежде чем распространять их по всей организации, проверяя свои показатели в режиме реального времени на предмет ясности и актуальности.
    • Продолжайте совершенствоваться: цифровой мир постоянно развивается. Помимо сектора, ниши или отрасли, вы должны регулярно тестировать свои отчеты, внося изменения или настройки, чтобы сгладить любые данные, которые стали избыточными или неэффективными. Никогда не прекращайте тестирование; никогда не прекращайте улучшаться.
    • Используйте прогнозную аналитику и искусственный интеллект: Воспользуйтесь передовыми аналитическими технологиями, чтобы выявлять тенденции и закономерности в ваших данных и определять свою будущую эффективность.
    • Совместная разработка отчетов: При улучшении и расширении отчетов и информационных панелей вы должны работать сплоченной командой, принимая во внимание идеи и взгляды каждого.Это гарантирует, что ваши отчеты будут ценными и будут всегда успешными.
    • Создайте ощущение сплоченности и согласованности: Как с визуальной, так и с функциональной точки зрения, сосредоточение внимания на создании ощущения согласованности и гармонии с вашими ключевыми показателями эффективности и визуализацией улучшит вашу отчетность по всем направлениям.
    • Эффективное разделение данных: Помимо обеспечения согласованности в макете отчетов на странице, вам также следует разделить каждую ключевую ветвь информации, создав отдельные блоки и подзаголовки для быстрого доступа к эффективной информации.
    • Создайте сканируемую временную шкалу: При создании отчетов на информационной панели разработка информационной временной шкалы за определенный период упростит вам разработку стратегий и инициатив в большом количестве ключевых областей.
    • Используйте аналитику самообслуживания: Вовлеките всех своих сотрудников в процесс отчетности с помощью интуитивно понятных инструментов самообслуживания BI.
    • Поощряйте культуру, основанную на данных: Культура вашей компании во многих отношениях является сердцем всего вашего бизнеса.Принимая меры, чтобы сделать отчетность на основе данных основой вашего бизнеса, вы дадите возможность каждому принять эту концепцию, повысив ценность ваших усилий, ориентированных на информационные панели.

    Используя все эти передовые методы отчетности, теперь вы можете создавать онлайн-отчеты, которые помогут руководству вашей компании принимать эффективные решения на основе данных.

    Ключевые выводы Управленческая отчетность

    На своем пути мы рассмотрели вопрос «что такое управленческая отчетность», кратко изложили определение управленческой отчетности , рассмотрели примеры управленческих отчетов, изучили передовые практики и подробно остановились на преимуществах динамических цифровых панелей мониторинга для развития бизнеса. .

    Совершенно очевидно, что, охватывая огромное количество цифровых данных, доступных вашему бизнесу, и эффективно используя их, вы можете принимать управленческие решения, которые будут энергично двигать вашу организацию вперед, ускоряя ваш успех в этом процессе.

    Вкратце, вы должны следовать примерам управленческой отчетности, вручную выбирая несколько релевантных ключевых показателей эффективности, чтобы отобразить и рассказать понятную историю с вашими данными. Также важно работать сообща, создавая здоровую экосистему инноваций, основанных на данных, которая даст возможность каждому в компании воспользоваться непревзойденной мощностью отчетности в управленческом стиле.Знания — это действительно сила, и если ваш бизнес будет опираться на них, вы получите большие плоды как сейчас, так и в долгосрочной перспективе.

    Объедините эту концепцию с помощью нашего программного обеспечения для бизнес-аналитики, которое даст вам возможность работать над эволюцией ваших данных в режиме реального времени, позволяя создавать эффективные информационные панели, и вы будете вести свой бизнес намного выше конкурентов.

    Возьмите на себя ответственность за профессиональную судьбу сегодня, попробовав систему данных с 14-дневной пробной версией, совершенно бесплатно, и начните создавать свои собственные отчеты всего несколькими щелчками мыши!

    Что должно быть в вашем ежемесячном управленческом отчете?

    Организованные и последовательные ежемесячные управленческие отчеты помогают придерживаться стратегии вашей организации.И хотя для решения общих проблем с управленческой отчетностью и совершенствования процесса может потребоваться время и терпение, получение отчета о нирване того стоит.

    Ваше программное обеспечение для управления стратегией настолько хорошо, насколько хороша компания, которая его предлагает. Узнайте 29 вопросов, которые вы можете задать потенциальному поставщику, чтобы узнать, подходит ли его программное обеспечение для вас.

    Что такое отчет руководства?

    Управленческий отчет — это набор данных и оперативной информации из различных бизнес-отделов, представленный в понятной форме, что позволяет менеджерам принимать более обоснованные решения.Один вопрос, который нам часто задают, — это каковы компоненты надежного и успешного ежемесячного управленческого отчета, поэтому, чтобы помочь, мы записали 10 основных элементов, которые вам абсолютно необходимы. Эта статья должна помочь независимо от того, есть ли у вас уже определенный формат отчета, но вы хотите быть уверенным, что охватили все, или вам сложно наладить процесс управленческой отчетности.

    Что должно быть в вашем ежемесячном управленческом отчете?

    Прежде чем отправлять ежемесячный пакет управленческой отчетности, убедитесь, что каждый из ваших отчетов отлично выглядит и содержит информацию, позволяющую принимать решения в вашей организации.Каждый ежемесячный управленческий отчет должен включать:

    1. Брендированная обложка Страница

    Вы будете поражены тем, насколько профессиональнее брендированная обложка сделает ваш отчет. Добавление логотипа или печати вашей организации выводит отчет на новый уровень.

    2. Миссия, видение и ценности

    Заявления о миссии, видении и ценностях определяют вашу организацию и резюмируют вашу стратегию на максимально возможном уровне. Если сотрудники всех отделов не знают этих утверждений, ваша стратегия вряд ли приживется.Включите их в начало отчета, чтобы усилить вашу индивидуальность и общую стратегию.

    3. Содержание

    Ваш ежемесячный отчет может содержать 20 страниц или больше, что может затруднить навигацию. Включив оглавление в начало отчета, вы упростите для руководства быстрый поиск нужного раздела. Если вы используете ClearPoint, имейте в виду, что ваши отчеты, созданные ClearPoint, содержат гиперссылки для навигации в формате PDF на каждой странице, так что вы можете легко перемещаться по отчету.

    4. Представления организационной системы показателей

    Хороший отчет содержит всю информацию, которая необходима вашей управленческой команде для принятия решений. Чтобы упростить им задачу, обязательно включите высокоуровневый обзор системы показателей вашей организации или отдела. Информация в этой оценочной карточке должна быть организована в том порядке, в котором она будет прочитана. Например, сбалансированная система показателей обычно начинается с финансовой перспективы, за которой следует перспектива клиента, внутренняя перспектива, а затем перспектива обучения и роста.Кратко объясните статус каждой цели и связанных с ней мер и инициатив, чтобы ваша управленческая команда могла быстро получить представление о ней.

    5. Подробные страницы

    Обязательно включите хотя бы одну страницу с подробными сведениями, посвященную каждой из ваших задач или стратегических целей. По мере того, как вы просматриваете свои взгляды и обсуждаете каждую цель во время ежемесячного собрания руководства, вам следует перейти на эту страницу с подробными сведениями и использовать ее как место для представления соответствующей информации. Включите краткий анализ, несколько рекомендаций и информацию о вспомогательных показателях или проектах.Если вы обнаружите, что ваши встречи приводят к тому, что руководство желает более детального обсуждения этих связанных элементов, было бы разумно также включить их страницы с подробными сведениями.

    6. Графики

    Любой надежный отчет будет включать информацию о ключевых показателях эффективности. Диаграммы — это самый простой способ быстро объяснить ваши количественные показатели в виде снимка, поэтому обязательно включите диаграммы, в которых вы будете обсуждать свои показатели. Если у ваших диаграмм есть четкие цели, их легко читать и они последовательны на протяжении всего отчета, у вас будет счастливая команда руководителей.

    7. Обзор проектов высокого уровня

    Вы не хотите, чтобы ваш ежемесячный отчет превращался в обсуждение мельчайших деталей каждого проекта, над которым вы работаете. Но — это важно, чтобы проанализировать проекты, лежащие в основе вашей стратегии. Поэтому вам нужно включить общий статус для каждой дополнительной важной информации, такой как процент выполнения и израсходованный бюджет. Сохраните длительные обсуждения этих тем для встреч по рассмотрению вашего проекта.

    8. Онлайн-версия отчета

    Печатные отчеты в формате PDF являются полезными для некоторых организаций, но если кто-то вносит изменения прямо перед собранием, этот отчет немедленно устаревает.Используя облачное программное решение для своих отчетов, вы будете знать, что информация, которую просматривает ваша команда, содержит самую последнюю возможную информацию. Кроме того, если во время встречи необходимо внести какие-либо небольшие изменения, ваше программное обеспечение может облегчить этот процесс без проблем с контролем версий.

    9. Настраиваемый нижний колонтитул с отметкой времени

    Вы хотите, чтобы все просматривали одну и ту же версию документа, и хорошее место для этого находится в нижнем колонтитуле. Вы также можете указать название отчета, например «Ежемесячный отчет о стратегии компании ABC.«Некоторые компании также предпочитают включать информацию об авторских правах или заявления о конфиденциальности.

    Пользователи ClearPoint, имейте в виду, что вы можете создать пароль для доступа к своим отчетам, которые содержат конфиденциальную информацию, в качестве дополнительной меры безопасности для защиты ваших данных.

    10. Место для сбора элементов действий

    Цель вашего ежемесячного управленческого отчета — проанализировать вашу стратегию и принять меры; поэтому вам нужно место, чтобы фиксировать элементы действий и важные решения на ваших собраниях.Хотя этот не будет включен напрямую в ваш отчет, решения для онлайн-отчетности, такие как ClearPoint, предоставляют быстрый и простой способ добавить эти данные в том виде, в каком они определены. По окончании собрания эти элементы можно связать с соответствующими компонентами системы показателей и передать их соответствующим владельцам. На будущих встречах обязательно начните с обзора пунктов действий на предыдущих встречах.

    Как привлечь новых сотрудников к процессу отчетности

    Если в вашем отчете есть все эти элементы, это здорово! Конечно, не имеет значения, что находится в вашем отчете, если люди, которых вы его отправляете, не знают, как его интерпретировать или как они способствуют этому.

    Когда начинает работать новый член команды, ему необходимо изучить множество новых систем и процессов. Если они будут регулярно связываться с вашей отчетностью — скажем, если они будут собирать или вводить данные в ваше программное обеспечение для составления отчетов — адаптация будет проще, если у вас есть система для ознакомления новых сотрудников с вашим процессом отчетности.

    Система, которую мы рекомендуем, разбита на четыре простых шага ниже; взглянем!

    Шаг 1. Объясните, как отчетность вписывается в ваш стратегический план.

    Ваши новые сотрудники должны понимать, что отчеты — это не то, к чему вы относитесь легкомысленно; это не просто задача, а неотъемлемая часть достижения целей компании. Без этих знаний им будет легко укорениться в ваших отчетных процессах и упустить из виду более крупную цель. Мы рекомендуем объяснять это так:

    Управленческая отчетность помогает нам измерять производительность нашей компании и позволяет нашему руководству принимать разумные решения, повышающие производительность, на основе нашей долгосрочной стратегии.

    Мы также предлагаем вам познакомить ваших новых сотрудников с несколькими примерами, которые подчеркивают влияние, которое ваша отчетность ранее оказывала на вашу организацию, или примерами того, когда ваша отчетность привела к положительным изменениям. Возьмем, к примеру, город Арвада, штат Колорадо. По мере того как округ Джефферсон, в котором находится графство Арвада, начал расти, местные власти решили, что создание одного регионального диспетчерского центра по чрезвычайным ситуациям принесет пользу гражданам. Власти города Арвада убедили другие соседние города взять на себя обязательство отслеживать информацию, важную для регионального диспетчерского центра, с помощью программного обеспечения для отчетности ClearPoint, чтобы данные проекта в масштабах округа могли быть доступны в одном центральном месте.Это решение сделало усилия округа по внедрению экстренных служб более эффективными, а постоянное сотрудничество в масштабах округа с использованием ClearPoint помогло обеспечить единообразие и эффективность экстренных услуг, предлагаемых гражданам.

    Шаг 2. Предоставьте контекст конкретной роли нового сотрудника в вашей отчетности.

    Допустим, вашему новому сотруднику будет поручено собирать данные от всех мер и владельцев проектов и составлять их в ежемесячные управленческие отчеты. Теперь, когда этот человек понимает, почему важна отчетность в вашей компании, ему необходимо лучше понять , почему важна их конкретная роль в процессе отчетности.Например, вы потратили много времени на определение целей и мер, которые следует включить в свои отчеты. Наличие полных данных важно для принятия решений, и роль вашего нового сотрудника заключается в том, чтобы убедиться, что данные готовы к работе, когда придет время для отчета. Убедитесь, что они знают, куда идут данные, кто будет читать отчет, и что решения будут основаны на данных, которые они предоставляют.

    Шаг 3. Ознакомьте нового сотрудника с вашим программным обеспечением для создания отчетов.

    Технологии иногда могут быть препятствием для новых сотрудников, поэтому мы рекомендуем выделить время, чтобы познакомить их с вашим программным обеспечением для создания отчетов.

    Изучив основы, не забудьте указать им на Центр поддержки программного обеспечения. ClearPoint, например, предлагает видеоролики о навигации по программному обеспечению, обновлении диаграмм, добавлении показателей, внесении изменений и обновлений, экспорте отчетов и многом другом. Кроме того, он предлагает сотни полезных статей, сгруппированных по темам, например, статьи о том, как создать сводный отчет или как поделиться своими результатами.

    Кроме того, проверьте, есть ли у вашего программного обеспечения для создания отчетов «Руководство по началу работы», в котором освещаются наиболее важные элементы программного обеспечения, о которых необходимо знать новому сотруднику.Эти ресурсы будут незаменимы, когда они начнут выполнять свою новую роль.

    Шаг 4. Настройте напоминания об отчетах для нового сотрудника.

    На этом этапе ваш новый сотрудник понимает, почему ваша организация заботится об отчетности и какое влияние оказывает их конкретная роль на компанию. Они также могут ориентироваться в программном обеспечении. Но даже с учетом того, что у них есть сейчас, может быть очень полезно получать напоминания об отчетности в первые несколько недель и месяцев. Например, ClearPoint позволяет настроить электронные письма с напоминанием назначенным сотрудникам о необходимости обновления программного обеспечения для создания отчетов к определенной дате.Это также позволяет новому сотруднику настраивать уведомления, если, например, одна из мер, которыми они владеют, становится красной.

    19 советов от репортеров супергероев

    На случай, если уже предоставленных советов недостаточно, мы составили список советов, которые охватывают весь процесс управленческой отчетности. Приведенные ниже эксперты работали со многими организациями над улучшением их отчетности.

    Начало работы с процессом отчетности

    1. Прежде всего, определите процесс отчетности . Все в вашей организации должны быть на одной странице до начала процесса отчетности. У вас должен быть политический документ (он может быть простым или сложным в зависимости от вашей организации). В документе будут определены роли, обязанности, календарь отчетности и правила оценки и анализа. Тед Джексон , соучредитель ClearPoint Strategy
    Tweet
    2. Централизуйте отчетность, чтобы избежать дублирования . Убедитесь, что несколько человек не работают над аналогичным анализом.Это может быть особенно сложно, если вы работаете над отчетами через Excel, потому что нет хорошего способа управления версиями. Чтобы решить эту проблему, вы можете подумать о переходе с Excel на программное обеспечение для создания отчетов. Дебора Суини , генеральный директор MyCorporation
    Tweet

    Управление временем

    3. Будьте последовательны в графике отчетности . Вы всегда должны устанавливать «крайний срок данных» и обеспечивать его соблюдение во всех отделах. Если вы разрешите сдавать отчеты поздно, то вы обеспечите безумный процесс, когда все будут пытаться собрать данные.Чтобы избежать этого рецепта катастрофы, установите простые и строгие дедлайны и придерживайтесь своих правил. Дилан Мияке , соучредитель ClearPoint Strategy
    Твитнуть

    4. Разошлите предварительные чтения . Как мы узнали из этой статьи, сюрпризы отлично подходят для дней рождения, но не для репортажей. Распространение слайдов или данных на раннем этапе поможет подготовить вашу команду к тому, что они увидят. Поверьте мне — высшее руководство не захочет услышать о значительном сокращении количества потенциальных клиентов или пропущенных отчетах о прибылях перед другими руководителями (не будучи готовым к тому, как справиться с ситуацией). Тед Джексон , соучредитель ClearPoint Strategy
    Твиттер

    Во время процесса отчетности

    5. Соответствуйте своей структуре отчетности . Сложные, трудные для чтения диаграммы не впечатляют — они раздражают. Ни один менеджер не захочет тратить чрезмерное количество времени на интерпретацию диаграммы. Постарайтесь представить одни и те же поля для всех мер, чтобы обеспечить единообразие. Джозеф Лукко , менеджер по поддержке клиентов ClearPoint Strategy
    Tweet

    6.Иметь четкую подотчетность . В конечном итоге один человек должен нести ответственность за то, чего не хватает. Если Том не явится на собрание с правильной версией отчета, Том должен понести ответственность — не последний человек, которому он отправил отчет для доработки. Тед Джексон , соучредитель ClearPoint Strategy
    Tweet

    7. Определите, что имеет значение, прежде чем определять измерения . Когда дело доходит до отчетности, если вы хотите быть потрясающим, вы должны быть конкретными.Будьте конкретны в том, что волнует ваших клиентов и как вы можете это измерить. Не предоставляйте отчеты или измерения только потому, что это легко измерить. Том Купер , главный компьютерщик в BrightHill Group
    Tweet

    8. Избегайте офлайн-манипуляций с данными. Если вы извлечете данные из системы, которые не являются точными, а затем попросите кого-то сделать их точными, это будет стоить вам в долгосрочной перспективе. Найдите время, чтобы получить точные исходные данные. Джозеф Лукко , менеджер службы поддержки клиентов ClearPoint Strategy
    Tweet

    9. Назначьте беспристрастного фасилитатора . Назначение кого-то, кто не заинтересован в результатах, поможет вам не сбиться с пути и принимать решения. Избегайте кружения и позирования на собраниях, потому что кажется, что вы не можете пройти мимо определенных тем. Дилан Мияке , соучредитель ClearPoint Strategy
    Твитнуть

    10.Сохраняйте последовательность в своей отчетности . Чем последовательнее, тем лучше. Благодаря этому вы можете оценить изменения и колебания во времени. Когда отчеты являются последовательными и предсказуемыми, на них легче полагаться при принятии бизнес-решений. Дебора Суини , генеральный директор MyCorporation
    Tweet

    11. Создайте последовательные и понятные правила RAG . Правила « R ed, A mber, G reen» могут помочь вашей команде оценивать высокую, среднюю и низкую производительность и управлять ею.Это должно быть ясно всем. Убедитесь, что не происходит никаких манипуляций с индикаторами состояния каждый раз. 90% могут быть зелеными для одних мер и красными для других, но убедитесь, что все знают правила и их применение. Джозеф Лукко , менеджер по поддержке клиентов ClearPoint Strategy
    Tweet

    12. Воспользуйтесь всеми преимуществами отчетов об исключениях . Часто бывает полезно иметь отчеты, которые предназначены только для того, чтобы привлечь ваше внимание к существенным различиям (положительным или отрицательным).Например, владельцы розничных магазинов могут захотеть видеть только те магазины, которые приносят прибыль на 30% выше средней за недельный период или на 20% ниже. Сосредоточив внимание на этих выбросах, вы можете быстро определить, на что лучше всего потратить свое время (например, пытаясь выяснить, что привело к увеличению продаж в лучших магазинах). Шон Велтман, стратегический руководитель Peritas Solutions
    Tweet

    Совместное использование отчетов

    13. Представьте свои выводы, а не просто отправляйте им .Даже если вы можете запланировать только пятиминутный телефонный разговор, представление ваших данных или отчетов потребует серьезного обсуждения и обратной связи. В результате ваши отчеты станут более актуальными. Это особенно актуально, если ваша организация собирается для более продолжительного обсуждения всего несколько раз в год. Крис Грант , директор по аналитике Enlighten
    Tweet

    14. Определите цель встречи. Если вы собрались только для того, чтобы рассмотреть отчеты, самое время внести изменения.У каждой встречи должна быть четко определенная (и понятная) цель. Когда ваша встреча подходит к концу, запланируйте «проверку», чтобы убедиться, что вы выполнили то, что хотели. Дилан Мияке , соучредитель ClearPoint Strategy
    Tweet

    15. Привлекайте нужных людей на собрание . Это простая концепция, но ее часто упускают из виду. Если вы думаете, что у вас возникнут вопросы по проекту, которые вы хотели бы обсудить во время встречи, должен присутствовать менеджер проекта.Точно так же, если вы будете принимать решение во время встречи (или вам нужно обсудить важное решение на будущее), убедитесь, что присутствуют ключевые люди. Тед Джексон , соучредитель ClearPoint Strategy
    Tweet

    Evaluating Your Data & Reports

    16. Будьте уверены, что отчет имеет значение для принятия решений . Если ваш отчет выглядит впечатляюще, но на самом деле не работает, поймите, что это «тщеславный анализ» — и он бесполезен.Когда ваша команда просматривает отчет, вы должны знать в течение 10 секунд, все ли соответствует ожиданиям. Часто бывает необходимо реструктурировать отчеты (особенно если они давно существуют), чтобы они соответствовали действительно необходимой информации. Шон Велтман, стратегический руководитель Peritas Solutions
    Твитнуть

    17. Регулярно проверять качество . Это особенно важно, если вы используете Excel или Google Таблицы вместо специальной системы бизнес-аналитики.Многие компании обнаруживают, что в существующих отчетах в виде электронных таблиц с течением времени появляются ошибки, часто из-за благонамеренных сотрудников, которые вносят изменения в некоторые области таблицы. Чем дольше находится лист, тем больше вероятность того, что в него были внесены некоторые ошибки, поэтому найдите время, чтобы убедиться, что все числа верны. Шон Велтман, стратегический руководитель Peritas Solutions
    Tweet

    18. Будьте конкретны в отношении полезных отчетов .Тратить время на отчеты, которые не представляют ценности, может быть пустой тратой и привести к ощущению потраченного впустую времени. Ни один руководитель не хочет, чтобы члены команды зря тратили время, а члены команды не любят делать отчеты, которые не нужны для улучшения бизнеса. Дебора Суини , генеральный директор MyCorporation
    Tweet

    19. Будьте открыты для понимания того, что данные означают — и чего нет. Запутанный подсчет сбивает с толку клиентов. Например, если ваша компания успешно установила антивирусное программное обеспечение для клиента на 90% «целевых машин», они могут подумать, что это звучит неплохо.То есть до тех пор, пока они не узнают, что только 10 из них были атакованы, в результате чего 9 991 из 10 000 из них остались без антивирусной защиты. Вы должны не только сосредоточиться на сборе данных, но и уметь правильно интерпретировать то, что они означают, и полностью понимать, что может вводить в заблуждение. Том Купер , главный компьютерщик в BrightHill Group
    Tweet

    Знаете ли вы, что в ClearPoint можно выполнять

    всех этих действий?

    Запланируйте сегодня время, чтобы поговорить с нашей командой и узнать, как это сделать.Мы обещаем, что вы в кратчайшие сроки станете репортером в своей организации.

    Что такое отчеты руководства и что они должны включать? | Блог

    17 апреля 2020 г. ● Читать 3 мин.

    Благодаря управленческим отчетам вам не нужно гадать, в каком положении находится ваша компания или бизнес, или беспокоиться о финансовом состоянии вашего бизнеса. Они помогут вам принимать более обоснованные решения на основе данных, которые имеют решающее значение для успеха любого бизнеса.

    Что такое отчеты руководства?

    Эти отчеты предоставляют данные, необходимые руководителям компании для успешного ведения бизнеса. Они представляют информацию о бизнес-результатах, рисках и проблемах, созданных руководителями для исполнительного руководства, менеджеров или органов управления.

    Управленческие отчеты имеют огромное значение для одной организационной стратегии, и каждый хороший руководитель это знает. Они помогают им контролировать и направлять свой бизнес и принимать более обоснованные решения.

    Собираются данные из различных отделов компании относительно соответствующих ключевых показателей эффективности, которые представлены в ясной и легкой для понимания форме.

    Управленческие отчеты раскрывают операционную и финансовую информацию, что помогает руководителям оценить ценность своего бизнеса за определенный период времени. Они рассказывают, как работает компания, предоставляя лицам, принимающим решения, необходимую информацию, чтобы двигаться в правильном направлении и повышать операционную эффективность.

    Whatagraph предлагает вам способ упростить вашу управленческую отчетность с помощью множества различных доступных маркетинговых отчетов в реальном времени.

    Итак, цель данного типа отчетности:

    • Мониторинг и измерение определенных KPI и показателей производительности;
    • Разберитесь в состоянии и здоровье одного бизнеса и предложите следующие шаги;
    • Определить контрольные точки;
    • Сопровождение следующих шагов менеджера компании;
    • Обеспечение лучшего взаимодействия между руководителями, коллегами и заинтересованными сторонами;
    • Помощь в создании планов действий;
    • Часто отслеживайте производительность;
    • Способствовать постоянному росту бизнеса;

    Что должны включать в управленческие отчеты?

    Вот что следует учитывать при создании хорошего управленческого отчета:

    • Стратегические цели и задачи — начните создавать отчет с учетом конечной цели.Подумайте о причинах, по которым вам это нужно, о ключевых драйверах вашего бизнеса, вашем определении успеха и других вопросах анализа данных.

      Когда у вас есть ответы, вы будете знать, как устанавливать индикаторы эффективности для отслеживания различных аспектов эффективности.

    • Правильные KPI — KPI, которые вы должны включать в свои отчеты в зависимости от вашей аудитории. Подумайте о вопросах, основанных на данных, на которые читатели отчета хотели бы получить ответы.
    • Отзывы клиентов — примите это во внимание при составлении отчета, так как отзывы клиентов помогут вам понять, что вы делаете правильно или неправильно.

      Отчетность по результатам опросов клиентов помогает создать более точную стратегию, основанную на данных.

    • Storytelling — представление необработанного контента в виде истории в вашем отчете — одна из лучших практик управления. Это помогает людям легче понимать достоверные данные и цифры с помощью контекста, содержания и значения.
    • Визуально приятный отчет — выделите наиболее важные места в вашем отчете ключевым KPI, а второстепенные или второстепенные позиции — для других показателей.Это поможет людям легче обрабатывать ваш отчет, не перегружая его.
    • Сделайте его четким, доступным для сканирования и детализации — убедитесь, что в вашем отчете много белого пространства, контрастные цвета, диапазон данных, представленный рядом с данными, общие показатели, понятные каждому, и т. Д.
    • Визуально сбалансированный формат отчета — краткое представление наиболее важных KPI, чтобы лица, принимающие решения, могли получить информацию, не запутывая.
    • Анализ в реальном времени — убедитесь, что они соответствуют вашим целям.
    • Продолжайте улучшать — регулярно проверяйте свои отчеты и вносите необходимые изменения, чтобы убедиться в отсутствии неэффективных или избыточных данных.

    Ежемесячные управленческие отчеты

    Организованные и регулярные ежемесячные отчеты руководства обеспечат выполнение стратегии вашей компании. Вот что они должны включать:

    • Титульный лист с фирменной символикой — чтобы ваш отчет выглядел более профессионально, обязательно включите логотип или печать вашей организации.
    • Миссия, видение и ценности — эти заявления резюмируют стратегию вашей компании и подчеркивают ее индивидуальность.
    • Оглавление — включите его в начале, чтобы всем было проще найти то, что они ищут.
    • Представления организационной оценочной карты — содержат подробный обзор оценочной карты вашего отдела или организации, который будет организован в том порядке, в котором она будет прочитана.
    • Подробные страницы — ваш ежемесячный управленческий отчет должен содержать хотя бы одну страницу с подробными сведениями, посвященную каждой из ваших стратегических целей или задач.
    • Графики — используйте их, чтобы представить информацию о KPI и обсудить свои меры. Убедитесь, что они удобочитаемы, имеют четкие цели и единообразны на протяжении всего отчета.
    • Обзоры проектов — в ежемесячном отчете должны быть рассмотрены только те проекты, которые определяют вашу стратегию, а не все проекты.
    • Онлайн-версия — используйте облачное программное решение для ежемесячных управленческих отчетов.
    • Настраиваемый нижний колонтитул с отметкой времени — в нижний колонтитул можно включить название отчета, заявления о конфиденциальности и информацию об авторских правах.
    • Место для добавления действий — здесь вы фиксируете важные решения на собраниях.
    Написано Майк

    Бывший аналитик данных и руководитель команды блога Whatagraph. Тоже любящая владелица двух хаски.

    4 образца управленческой отчетности

    Управленческий отчет — это сообщение о бизнес-результатах, проблемах и рисках, созданных менеджерами для аудитории менеджеров, исполнительного руководства или органов управления.Это важные инструменты для контроля и управления бизнесом. По сути, они требуют однозначной точности и ясного общения. Ниже приведены наглядные примеры управленческого отчета.

    Цифры превышают масштабы

    В управленческом отчете четко указаны цифры для целей. Это может быть увеличено процентным соотношением к целям, результатам по месяцам и годам. Никогда не заставляйте свою аудиторию пытаться вычислить числа по шкале на графике. Например, в следующем отчете указаны четкие цифры выручки, чистой прибыли, стоимости привлечения клиентов, стоимости жизни клиента и степени удовлетворенности клиентов.

    Color Is Information

    Управленческие отчеты — это критически важная внутренняя коммуникация, при которой информация имеет приоритет над эстетикой. Таким образом, цвет используется не для украшения, а для обозначения статуса, например статуса тряпки. Цвет также можно использовать для различения информационных элементов, таких как столбцы или линии на диаграмме.

    Плотность информации

    Обычно руководители высшего и высшего звена предпочитают плотность информации, при которой они хотят видеть как можно больше информации на одном экране.Это может быть достигнуто с помощью неграфических панелей мониторинга, которые не дают ничего, кроме показателей со статусом тряпки для каждой на основе целей.

    Текстовая информация

    Управленческие отчеты обычно включают текстовую информацию для сообщения условий и результатов бизнеса. Во многих случаях язык гораздо эффективнее визуального представления сведений о проблемах, состоянии и рисках. Например, отчет о состоянии операций может объяснить любые проблемы, отмеченные в отчете, и планы по их устранению.

    Метрики

    Это полный список статей, которые мы написали о показателях.

    Если вам понравилась эта страница, добавьте в закладки Simplicable.

    © 2010-2020 Простое. Все права защищены. Воспроизведение материалов, размещенных на этом сайте, в любой форме без явного разрешения запрещено.

    Просмотр сведений об авторах и авторских правах или цитировании для этой страницы.

    Как создать управленческий отчет: что включить [+ советы]

    Ведение бизнеса — сложная задача, но отнюдь не невыполнимая миссия.В конце концов, существуют методы, ресурсы и стратегии, которые помогут предпринимателям добиться успеха.

    Управление финансами, сотрудниками, запасами, маркетингом и стратегиями продаж — некоторые из многих обязанностей лидера. Может показаться, что это много работы, но отчет руководства может сделать все проще и безопаснее.

    Предпосылка проста, но некоторые менеджеры не знают, как подготовить хороший управленческий отчет. Если вы один из таких профессионалов, не волнуйтесь. Мы перечислили все шаги, которые помогут вам в этом.Итак, продолжайте читать!

    Важность отчета руководства

    Даже в условиях нестабильной экономики предприниматели во всем мире, как правило, проявляют настойчивость. Согласно Глобальному отчету Global Entrepreneurship Monitor (GEM) за 2015 год, 66% взрослых считают предпринимательство хорошей карьерой.

    В мире насчитывается 582 миллиона предпринимателей в самых разных сегментах. Однако преодоление страха и инвестирование в эту мечту — это только первый шаг.Вам нужно быть стратегическим и много работать, чтобы достичь максимальной производительности.

    В этом контексте управленческий отчет служит ключевым инструментом для работы любого предприятия. Это позволяет вам более точно взглянуть на ситуацию в вашем бизнесе и помогает принимать более безопасные и решительные решения.

    С помощью отчета вы можете проанализировать достигнутые результаты и переосмыслить действия, которые не работают. Это связано с тем, что в нем представлены особенности бизнеса и его результаты в течение оцениваемого периода.

    6 элементов хорошего управленческого отчета

    Теперь, когда вы понимаете важность этого документа, чтобы узнать, как подготовить полный и эффективный управленческий отчет, вам необходимо знать элементы, которые должны быть включены в его структуру.

    Поэтому, поскольку цель этого поста — помочь вам прояснить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть по этой теме, и не сталкиваться с проблемами при выполнении этой задачи в повседневной жизни, давайте начнем с основ.Взгляните на 6 незаменимых элементов для хорошего отчета!

    1. Титул

    Управленческий отчет — это просто документ в форме отчета, который служит для измерения эффективности вашего бизнеса и помогает в процессе принятия решений. По этой причине важно, чтобы у него был заголовок.

    Таким образом, поскольку существуют отчеты для различных отделов и целей, заголовок поможет вам быстро и эффективно определить предмет.

    2.Контекстуализация

    Контекстуализация — еще один незаменимый элемент, который позволяет получателю — вам или другому сотруднику — понять, что будет проанализировано на следующих страницах.

    Этот текст должен быть кратким и объективным, служить введением для показателей, статистики и результатов, которые будут представлены.

    3. Цели

    Каждый отчет руководства подготовлен по определенной причине. Поэтому не забудьте указать цели документа и сосредоточиться на том, что действительно важно и полезно для вашего бизнеса.

    Отчеты должны быть инструментом, который легко анализировать, а его цель должна быть очень четкой. Поэтому еще до того, как вы начнете процесс, внимательно выберите информацию, которая будет представлена, чтобы она соответствовала вашей цели.

    4. Резюме

    Резюме — это текст для быстрого чтения, который содержит только самую важную информацию в отчете. Таким образом, менеджеры могут избежать необходимости читать его полностью каждый раз, когда им нужно принять решение.

    Хорошо составленное резюме оптимизирует ваше время и приведет к более быстрым и безопасным решениям. Ведь информация представлена ​​более объективно, как на ментальной карте.

    5. Результаты

    Наконец, в вашем управленческом отчете должно быть место для представления результатов.

    В этот элемент мы должны вставить все соответствующие наблюдения, которые были сделаны, а также статистику, таблицы, диаграммы и наблюдаемые показатели производительности.

    6.Вывод

    Заключение является завершением вашего отчета и должно отражать ваши выводы, которые будут основаны на информации, представленной в документе.

    Как видите, дело не в личном мнении. При поддержке Big Data вывод подтверждается уже собранной актуальной и обновленной информацией. Поэтому это так ценно для управления бизнесом.

    Полные этапы подготовки управленческого отчета

    Многие руководители считают подготовку управленческих отчетов действительно сложной задачей.На самом деле этот документ всегда был частью руководства компании, но в последние годы он приобрел еще большее значение.

    По этой причине мы подготовили полный список шагов, чтобы у вас был под рукой полезный инструмент, который поможет вам заработать больше денег, исправить ошибки и воспользоваться рыночными возможностями. Продолжай читать!

    Шаг 1. Спланируйте перед началом работы

    Планирование — лучший способ составить полный документ, полезный для вашего бизнеса.В противном случае вы можете потратить время на подготовку неполного или нерелевантного отчета.

    Прежде чем что-либо делать, определите цели и определите, как представленная информация поможет вашему бизнесу расти. Для этого сначала ответьте на вопросы, описанные ниже.

    • Для кого готовится этот отчет?
    • Какова цель отчета?
    • Какая информация будет собираться?
    • Как информация может помочь в процессе принятия решений?

    Шаг 2. Инвестируйте в автоматизированные инструменты

    Эффективность управления бизнесом — общая цель каждого предпринимателя.Итак, как насчет инвестиций в автоматизированные инструменты управления для создания управленческого отчета?

    Для этого существуют технологии, которые упрощают эту задачу, оптимизируют ваше время и обеспечивают гораздо более удовлетворительный результат.

    Нашим первым предложением является Google Data Studio, инструмент визуализации данных, способный преобразовывать информацию в красивые, интуитивно понятные и простые для понимания отчеты управления.

    Наше второе предложение — это Primavera, платформа, которая поможет вам легко управлять проектами и отслеживать результаты.Среди его особенностей — интеграция с другим программным обеспечением для управления, анализа данных и создания отчетов.

    Наконец, убедитесь, что вы инвестируете в инструменты бизнес-аналитики (BI). Они необходимы для быстрого и безопасного принятия решений. Лучшие системы собирают, систематизируют, классифицируют и анализируют данные, что упрощает вашу работу.

    Шаг 3. Используйте ясный и объективный язык

    Если вы считаете, что для отчета руководства требуются конкретные термины и сложный язык, самое время изменить свое мнение.

    В идеале документ должен легко читаться и интерпретироваться. Поэтому будьте ясны, используйте неформальный язык и придерживайтесь только самого важного.

    Поэтому не говорите многословно и помните, что рутина менеджера требует быстрого чтения и принятия решений. Чем легче будет интерпретироваться отчет, тем он будет полезнее и важнее для бизнеса.

    Шаг 4. Расскажите историю, чтобы заинтересовать читателей

    В целом, управленческий отчет состоит из большого количества данных и информации.Фактически, это одна из причин, по которой многие менеджеры считают этот документ сложным для подготовки и понимания.

    Однако это явно будет зависеть от стратегии при ее подготовке. Чтобы содержание было привлекательным и не ошеломляло читателя, неплохо было бы контекстуализировать факты, рассказав историю.

    Таким образом, вы сможете объединить изложение и описание анализируемой ситуации в более лёгкой и понятной манере. Это позволяет понять результаты, вызывая заинтересованность во время чтения.

    Шаг 5. Определите используемые показатели и KPI

    Используете ли вы обычно показатели производительности и KPI для управления своим бизнесом? Если они по-прежнему не входят в вашу стратегию, вам обязательно стоит изучить это.

    Фактически, KPI (ключевые показатели эффективности) являются наиболее важными показателями для вашего бизнеса. Обычно они связаны с вашими основными целями и поэтому положительно влияют на подготовку управленческих отчетов.

    Следовательно, выберите, какие метрики будут использоваться, собирая данные и сортируя информацию.В конце концов, не все должно быть включено в документ.

    Шаг 6: Определите точку сравнения

    Всякий раз, когда мы хотим оценить эффективность стратегий, отделов, продуктов или сотрудников, очень важно установить точку сравнения.

    Следовательно, это должен быть ваш следующий шаг. Выберите период, в течение которого информация будет собираться и анализироваться, и определите цели или задачи для проведения сравнений.

    Если вы используете таблицы, настройте столбцы, чтобы можно было легко просматривать сравнение.Например, вы можете добавить столбец с вашими целями и еще один с достигнутыми результатами. Это облегчит понимание вывода, который будет представлен в конце документа.

    Шаг 7. Вставьте визуальные элементы в документ

    Как мы упоминали ранее, отчет руководства должен быть ясным и легко интерпретируемым. Хорошая стратегия — использовать визуальные элементы.

    Жесткие рутины, полные обязательств, требуют динамических инструментов и действий. Создание документа с сотнями страниц совершенно непродуктивно, но использование диаграмм, ментальных карт и даже видео во время презентации может улучшить понимание информации.

    Шаг 8: Проведите окончательную проверку

    После того, как все будет готово, пора провести тщательную окончательную проверку. На этом этапе вам необходимо убедиться, что в окончательном тексте нет орфографических ошибок, несовместимых данных и недостоверной информации.

    Помните, что это повысит доверие к документу и сделает его действительно полезным. Другими словами, он выполняет свою роль по облегчению управления вашим бизнесом.

    Составить управленческий отчет проще, чем вы думаете

    Вы научились составлять управленческий отчет? Прочитав эту статью, вы, наверное, пришли к выводу, что это вовсе не невыполнимая задача.

    Этот документ имеет решающее значение для работы любого бизнеса, и создать его проще, чем кажется. Поэтому не теряйте время и следуйте нашим советам!

    Но прежде, чем вы это сделаете, как насчет того, чтобы узнать немного больше? Узнайте, как диаграмма Парето может помочь вам выполнять задачи более эффективно!

    Финансовая отчетность против управленческой отчетности: в чем разница?

    Финансовая отчетность против управленческой отчетности: в чем разница?

    Если вы думали, что финансовая отчетность и управленческая отчетность — это одно и то же, вас ждет сюрприз.Хотя оба они имеют дело с числами, на этом сходство заканчивается. Успешные владельцы бизнеса полагаются как на ответы на вопросы о своем бизнесе, так и на принятие обоснованных решений о том, где развивать бизнес дальше.

    Что такое финансовая отчетность?

    Финансовая отчетность предназначена для внешних пользователей. Он ориентирован на создание финансовой отчетности, которой можно поделиться за пределами компании. Для публичных компаний процессы финансовой отчетности должны соответствовать определенному набору правил, предусмотренных общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP).Это стандарт бухгалтерского учета, принятый Комиссией по ценным бумагам и биржам США (SEC). Публичные компании также должны соблюдать дополнительные правила, устанавливаемые SEC.

    В финансовой отчетности используется план счетов, созданный для компании. Наряду с планом счетов существуют установленные политики и процедуры, определяющие, как транзакции должны проводиться по этим счетам. Конечная цель — создать точный и основанный на фактах финансовый отчет за определенный период времени, чтобы показать финансовое состояние компании за отчетный период.

    Финансовый учет включает рутинные задачи, такие как отслеживание остатков дебиторской задолженности и создание счетов-фактур, что является частью построения финансовых отчетов. Компании часто используют управленческую и финансовую отчетность вместе, основная цель финансового учета — раскрытие информации о финансовом состоянии бизнеса заинтересованным третьим сторонам, включая официальных лиц отрасли, инвесторов и финансовые учреждения.

    Третьи стороны используют эту информацию для определения соответствия стандартам, установленным Советом по стандартам финансового учета (FASB) вместе с другими регулирующими органами, такими как Совет по международным стандартам финансовой отчетности (IASB), который издает Международные стандарты финансовой отчетности (IFRS).

    Финансовые отчеты включают в себя такие вещи, как:

    • Отчет о прибылях и убытках
    • Отчет о прибылях и убытках
    • Кредиторская задолженность
    • Дебиторская задолженность
    • Отчет о движении денежных средств
    • Бухгалтерский баланс

    Эти отчеты отражают финансовое положение вашего бизнеса в определенные моменты времени. Они дают общее представление о том, как работает ваша компания, но не имеют представления о специфике операций. Они смотрят назад и не дают много информации о том, как ваш бизнес может работать в следующем месяце или году.

    Что такое управленческая отчетность?

    Управленческий учет и управленческая отчетность не являются обязательными и предназначены только для внутреннего пользования. Ваша компания не обязана соблюдать принципы GAAP при составлении отчетов.

    Управленческая отчетность фокусируется на сегментах бизнеса. Используя сегментацию, вы можете легко увидеть больше деталей и проанализировать, что движет бизнесом. Управленческие отчеты, такие как прибыль и убыток по классам, отделам, должностям или командам, а также коэффициент реализации и коэффициент использования, дают вам представление об операциях.

    Например, управленческая отчетность может помочь вам проанализировать, как отдел маркетинга работает в течение определенного периода времени или какую прибыль приносит один член группы продаж за определенный месяц.

    Если ваш главный продавец приходит к вам и говорит, что его крупнейший клиент уходит на пенсию и закрывает свой бизнес в конце года, управленческий учет заключается в создании плана компенсации потери дохода в результате этого.

    Зная это, вы просматриваете свой финансовый отчет за последние шесть месяцев и обнаруживаете, что выручка в целом снизилась, вы можете позвонить нам на собрания персонала, чтобы помочь нам развиваться и увеличивать выручку.Этот план может включать расширение территории продаж и работу по более быстрому обучению новых продавцов.

    Управленческие отчеты отлично подходят для руководителей высшего звена, чтобы получить представление об определенных сферах их бизнеса. Однако крайне важно убедиться, что вы получаете правильные отчеты, необходимые вашему бизнесу для принятия стратегических решений. Не тратьте время на создание отчетов, по которым никто не выполняет никаких действий.

    Общие управленческие отчеты включают:

    • Отчеты о продажах
    • Отчет об инвентаризации
    • Отчеты по отделам

    Некоторые организации хотят составлять только необходимые финансовые отчеты каждый месяц по разным причинам.Они считают, что отчеты по управленческому учету требуют дополнительных затрат, и у них нет времени или они не верят, что это поможет их компании.

    Дело в том, что если вы не получаете управленческие отчеты каждый месяц, вы можете упустить данные, которые могут помочь вашей компании расти или помешать вам внедрять бизнес-процессы или дорогостоящие программы, которые не обеспечивают надлежащего прибыль на инвестиции.

    Вашему бизнесу необходима финансовая отчетность для соответствия нормативным требованиям, чтобы убедиться, что ваши цифры складываются, и для предотвращения проблем с денежными потоками, но вам также нужна управленческая отчетность для принятия более эффективных бизнес-решений.Принятие решений на основе данных с большей вероятностью окупится в долгосрочной перспективе.

    «Для наибольших шансов на успех предприятиям необходимо использовать как управленческий, так и финансовый учет для построения соответствующего отчета как для внутреннего, так и для внешнего использования».

    Основные различия

    • Финансовые отчеты используются для внешних целей и смотрят назад.
    • Управленческие отчеты используются для внутренних целей и ориентированы на будущее.
    • В управленческих отчетах рассматриваются как финансовые, так и операционные данные, в то время как в финансовых отчетах рассматриваются только финансовые данные.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *