Какие бизнес процессы бывают: Какие типы бизнес-процессов существуют?

Какие типы бизнес-процессов существуют?

Основные процессы

Основные процессы — это процессы которые образуют сквозную цепочку создания ценностей для клиентов, начиная с закупки материалов до конечного продукта..

Основные процессы выстроены хорошо, если клиент полностью удовлетворен качеством продукта или услуги.

Важно: у каждой компании и в каждом виде бизнеса своя цепочка основных процессов.

Давайте приведем пример основных процессов для некой производственной компании. Это могут быть такие процессы, как: закупка материалов для производства продукции, продвижение товаров на рынке, деятельность связанная с рекламой и увеличением числа клиентов, маркетинг.

Результатом маркетинговой деятельности является клиенты, которые хотят что-то у нас приобрести, тогда появляется процесс продажи продукта, процесс доставки товаров клиентам и послепродажное обслуживание, может быть какой-то особенный сервис.

= >> Напишите в комментариях, какие основные процессы существуют в вашей компании?

Обеспечивающие процессы

Второй тип процессов — это обеспечивающие процессы. Ключевая особенность в том, что их клиентами являются внутренние клиенты, а не внешние, то есть они создают результаты для внутренних клиентов — продукты или услуги.

Если основные процессы все выводят на конечного клиента на рынке, то для обеспечивающих клиентом является какой-то внутренний потребитель: сотрудники подразделения компании и внутренние основные процессы. Так, например, один отдел в компании будет внутренним клиентом для другого отдела компании.

Примерами типичных обеспечивающих процессов могут быть: бухгалтерский учет , юридическое обеспечение, IT обслуживание внутренних пользователей, делопроизводство и так далее.

Можно сказать, что это процессы, которые обеспечивают нормальную бесперебойную работу компании.

Обеспечивающих процессов в каждой компании не меньше, чем основных. Обеспечивающие процессы могут влиять на конечный результат, который получает клиент, только опосредованно, не напрямую.

Процессы развития

Если основные процессы дают результат в виде продукта для клиента, то процессы развития дают результат в виде продукта для бизнеса, то есть каждый процесс развития создает какой-то актив, который нужен бизнесу, для того чтобы улучшить какие-то бизнес-характеристики.

Например, улучшить конкурентоспособность, повысить прибыльность, снизить затраты, повысить эффективность на каких-то участках и так далее.

Новые продукты и услуги — это типичный процесс развития, в который мы инвестируем, неся определенные риски, за это платят акционеры и компания. То есть в конечном счете компания инвестирует свою прибыль в создание новых продуктов, создание новых брендов. Всегда создается какой-то актив — материальный и нематериальный.

Здесь перечислены виды активов, которые могут создаваться в различных процессах

развития:

Очень удобно структурировать процессы развития по видам активов: создание нового

бренда, создание каких-то новых структурных подразделений и филиалов в новых регионах, создание новых направлений в бизнесе, диверсификация, внедрение или модернизация новых информационных систем, создание каких-то организационных систем, внедрение системы планирования и т. д.

Цель процессов развития — улучшить показатели бизнеса.

Важное отличие: основные процессы делаются за счет средств клиента, и клиент оплачивает нам товары и услуги, а процессы развития финансируются за счет прибыли компании или привлеченных внешних инвестиций, то есть это всегда инвестиционные процессы.

=>> Напишите в комментариях, какие процессы развития вы выделили в вашей компании?

Процессы управления

В отличие от всех предыдущих типов процессов, процессы управления ничего не производят, в них нет никакого продукта, но без них ничего не работает.

Это деятельность над деятельностью, как говорил Георгий Щедровицкий.

Практически всем процессам — основным и обеспечивающим, процессам развития, соответствуют какие-то процессы управления. Еще одна особенность процесса управления в том, что они все имеют одинаковую структуру.

Все остальные типы процессов имеют различную структуру, а в процессах управления одинаковая последовательность действий.

Один процесс управления от другого будет отличаться только по содержанию.

То есть любой процесс управления, на каком бы уровне он не происходил: стратегическом, тактическом или оперативном, к какой бы функциональной области не относился, имеет определенные основные элементы: определение целей, планирование, мониторинг тех показателей, которые мы поставили, как целевые, анализ, как важный элемент, позволяющий нам понимать, что происходит в нашей системе, и служит основой для принятия решений и пр.

Процессы развития больше похожи на проекты, потому что они обычно не цикличные, а единоразовые. Например, внедрение новой системы управления, на мой взгляд следует рассматривать, как процесс, и управлять соответственно.

Надо понимать, что в основе проекта лежит процесс, есть 12-15 базовых процессов управления проектами, то есть проектами управляют через процесс, поэтому о процессах развития правомерно говорить, но понимая, что на самом-то деле каждая конкретная задача развития решается в форме проекта.

Автор: Марина Ступакова

Бизнес-процессы: понятие и составляющие, классификация

На любом производстве, в любой компании выполняется множество разных бизнес-процессов, цель которых сводится к созданию товара или услуги. С развитием бизнеса количество этих процессов будет расти, и, если их не опишут, не выстроят в одну схему, структурировав, автоматизировав всё, что возможно, управление компанией будет только усложняться. Соответственно, классификация бизнес-процессов — это возможность навести порядок в компании, уйти от хаоса и выстроить все выполняемые операции в такую схему, которая бы позволила бизнесу эффективно функционировать и развиваться, а его владельцу — успешно управлять им.

Понятие и составляющие бизнес-процесса

Под бизнес-процессами (БП) понимают операции, действия, которые регулярно выполняются на предприятиях с использованием ресурсов и работают на создание ценности для потребителя (продукта). В любой компании насчитываются десятки таких постоянно повторяющихся функций, от которых зависит конечный результат.

Надо сказать, что для повышения эффективности работы у каждого бизнес-процесса должен быть менеджер — тот, кто будет управлять им и отвечать за результат. Должен быть и владелец, он также отвечает за результат, но при этом может вносить изменения в порядок выполнения бизнес-процесса. Наконец, должен быть потребитель — тот, кто получает результат от выполнения БП. Причём потребитель бывает:

• Внутренним. Это кто-то из организации. Представьте себе предприятие, которое занимается изготовлением шин. Помимо непосредственно производства оно будет заниматься ещё и закупкой сырья для него. Потребителем процесса закупки сырья выступает производственный отдел, так как сырьё нужно ему для работы. Это внутренний потребитель.
• Внешним. Это кто-то вне организации. Если брать тот же пример, то потребителем процесса производства шин будут выступать магазины, которые закупают шины на продажу. Или непосредственно покупатели, если продукция реализуется со склада.

В любом случае потребитель задаёт требования к результату выполнения бизнес-процесса. Результат должен быть также обязательно, иначе операция становится бессмысленным времяпрепровождением.

Составляющие бизнес-процесса

Составляющими бизнес-процессов называют:

• Вход. Это начальная граница процесса, точка, в которой он начинается и где он соприкасается с другими процессами, если они есть. Иногда выделяют ещё и событие начала бизнес-процесса. Им может быть наступление какого-то момента (процесс подготовки бухгалтерской отчётности обычно осуществляется в определённые числа месяца) или появление какой-то ситуации (подписан договор на производство, и работа начинается). На входе всегда есть объект (материальный, информационный), который по ходу работы преобразуется в выход.
• Выход. Это конечная граница процесса, точка, где он заканчивается. Результатом выхода также будет продукт или услуга.
• Технологию. Это методы, с помощью которых достигается нужный результат и вход преобразуется в выход.
• Ресурсы. Они также есть в структуре бизнес-процесса, так как это средства, которые задействуются в ходе работ, но не преобразуются в результат. Ими могут выступать: специалисты, которые выполняли эту функцию, оборудование, ПО, транспорт, технологии, даже знания, которые при этом применялись.
• Требования. Это ожидания заинтересованных сторон или самой организации от результата выполнения БП. Требования, как правило, прописываются в документах.

Ещё в качестве составляющей бизнес-процессов могут выделять показатели управления им, по которым судят о качестве работы. При этом анализируются не только результаты БП, но и затраченные ресурсы, степень удовлетворённости потребителя и т. д.

Классификация бизнес-процессов

Рассмотрим, какие бывают бизнес-процессы.

По выполняемой ими роли

По функции БП делятся на:

• Функциональные. Это те, которые обеспечивают выполнение основных задач компании. К примеру, если она производственная, значит, это производство продукции. Также сюда будут относиться: процесс разработки новых товаров, их реализации, поиск и наработка клиентской базы.
• Структурные. Это те БП, от выполнения которых зависит функционирование бизнеса. То есть это подбор персонала в организации, контроль финансов, управление безопасностью бизнеса и т. д.

По влиянию на добавочную стоимость

По этому критерию БП подразделяются на:

• Основные. Это те, от которых напрямую зависит процесс создания продукта для конечного потребителя. Так, для предприятия по производству шин это непосредственно процесс этого производства. То есть это целевые операции, которые обеспечивают доход. Сюда же можно отнести и производство упаковки, если она предусмотрена, так как она добавляет стоимость продукции и за неё тоже платит клиент. А также закупку сырья для производства, заключение сделок по продаже, иными словами, весь цикл процессов, от которых зависит прибыль.
• Обеспечивающие. Это те, от которых зависят остальные бизнес-процессы. Так, для предприятия по производству шин это будет процесс ведения бухгалтерского учёта, юридическое сопровождение, строительство зданий, ремонт помещения и т. д.
• Управляющие. Этот тип бизнес-процессов касается функций управления как отдельными БП, так и предприятием в целом. То есть сюда относятся: стратегическое управление, оперативное планирование, контроль выполнения планов и т. д. От этих БП зависит функционирование управленческого аппарата и своевременная реорганизация.

По границам реакции

По этому признаку выделяют:

• Внешние БП. Их вход или выход находится за пределами организации. Например, они появляются, если та делегирует выполнение каких-то обязанностей контрагентам.
• Внутренние. Это такой вид бизнес-процессов, которые выполняются полностью предприятием.

Другие классификации БП

Также выделяются:

• Сопутствующие процессы. Они не относятся к основной деятельности организации, но также влияют на получение дохода. Например, если предприятие по изготовлению шин будет заниматься ещё и их утилизацией, принимая заказы на неё, то для него это будет сопутствующий БП.
• Вспомогательные. Их иногда отождествляют с обеспечивающими, но эти процессы немного отличаются. Вспомогательные поддерживают функционирование предприятия. Так, для этой же организации, которая изготавливает шины, таким процессом может выступать ремонт собственного оборудования, когда оно выходит из строя.
• Процессы развития. Сюда относится всё, что помогает бизнесу расти и масштабироваться: освоение новых технологий, модернизация оборудования, запуск нового направления бизнеса и т. д.

Цель классификации БП

Разобраться в видах бизнес-процессов, выполнить их описание, то есть прописать последовательность действий при осуществлении тех или иных операций полезно прежде всего для того, чтобы выстроить схему работы и подобрать оптимальную для неё систему управления БП (BPMS). Под такой системой подразумевается программное обеспечение, инструмент, реализующий процессный подход в управлении.

При таком подходе компания считается совокупностью взаимосвязанных бизнес-процессов. Соответственно, эффективность её работы напрямую зависит от грамотности их выстраивания. Но надо сказать, что, для того чтобы эта система работала, каждый сотрудник должен понимать ценность своего труда, знать свой ценный конечный продукт, свою роль в оргструктуре, тем более что в концепции процессного управления стратегические цели компании достигаются за счёт структуризации бизнес-процессов, выстраивания и их регулярного развития.

Системы управления бизнес-процессами

Такие системы позволяют автоматизировать повторяющиеся рутинные действия, повысить качество работы благодаря прописыванию чётких регламентов для выполнения тех или иных процессов. Также системы упрощают процесс управления БП, их тогда проще контролировать, масштабировать.

Примеры таких систем:
Обратите внимание, что при выборе системы и её внедрении может понадобиться консультация специалиста.

Выводы

Даже в небольшой компании можно насчитать десяток бизнес-процессов, благодаря которым обеспечивается её функционирование. Эти процессы рекомендуется как можно быстрее выделить, описать и классифицировать, чтобы автоматизировать рутину, если это возможно, и работать дальше над развитием компании.

С другой стороны, понимание принципа её работы как схемы взаимосвязанных БП позволяет увидеть общую картину, найти дублирующиеся или взаимозаменяемые действия. Либо наоборот, те, которые должны выполняться, но почему-то не выполняются.

Бизнес-процессы

Содержание:

В состав «1С-Битрикс: Корпоративный портал» разных редакций входят два модуля, обеспечивающих коллективную работу с документами в рамках этого продукта:

• Модуль Документооборот предназначен для организации последовательной обработки статических страниц, а также динамической составляющей сайта. Входит во все редакции.
• Модуль Бизнес-процессы предназначен для организации как последовательной обработки элементов инфоблоков (отдельный линейный процесс с ограничением по времени), так и для создания статусных схем сложных статусных процессов с неопределенным периодом действия. Входит в виде Типовых процессов в младшие редакции и в полном объеме функционала в старшую редакцию «1С-Битрикс: Корпоративный портал — Бизнес-процессы».

Выбор типа документооборота для того или иного вида документов должен осуществляться организационно — руководителем, технически это исполняет администратор портала.

Модуль Документооборот обслуживает линейные схемы работы с документами. Принцип его работы: перемещение документа по статусам в зависимости от выстроенной в схемы работы.

Изначально в дистрибутиве корпоративного портала предусмотрено всего три статуса, достаточных для самой простой схемы документооборота. Для создания реальной схемы документооборота, действующей в конкретном проекте необходимо добавление новых статусов. Статусы может создавать только администратор портала, либо сотрудники, наделенные соответствующими правами доступа к управлению порталом.

Модуль Документооборот позволяет назначать сотрудников, ответственных за перевод документа в/из статуса в статус, и назначать сотрудников, имеющих права на редактирование документа в том или ином статусе. Также обеспечивается хранение копий документов в зависимости от настроек этого модуля. Настройку может производить только администратор портала.

Модуль Бизнес-процессы — инструмент задания, выполнения и управления порядком обращения информации. Это намного более функциональный инструмент, чем модуль Документооборот.

Бизнес-процесс — это процесс обращения информации (документов) по заранее заданной схеме. В схеме бизнес-процесса могут быть заданы:

• одна или несколько точек входа и выхода;
• последовательность действий (шагов, этапов, функций), совершаемых в заданном порядке и в определенных условиях.

Процессы оборота информации в реальной предметной деятельности могут быть самыми различными. Публикация документа может потребовать самых разных порядков действий, задание разных условий выполнения, уведомлений сотрудников и так далее.

Модуль Бизнес-процессов обладает универсальным механизмом создания и редактирования бизнес-процессов, доступный сотруднику — не программисту. Но надо понимать, что создание схемы бизнес-процесса требует определенного аналитического склада ума и детального знания реального процесса, действующего в компании.

Такой универсальный механизм реализован за счет визуального программирования по технологии

drag&drop (бери и тащи), понятной и известной любому пользователю компьютера. Шаблон бизнес процессов создается в особом визуальном конструкторе. Модуль Бизнес-процессов позволяют сотруднику задать нужный порядок прохождения документа, отобразить специфичные потребности этого порядка с помощью простых графических схем.

Порядок следования информации в компании задается с помощью шаблона бизнес-процесса, который конструируется из ряда действий. Действием может быть все, что угодно: от создания документа до отправки электронной почты или обновления строки в базе данных и так далее.

В дистрибутив заложен ряд встроенных действий и типовых бизнес-процесов, которые могут быть использованы для выполнения работ общего назначения.

Таких действий — несколько десятков, типовых процессов — несколько экземпляров.

При помощи модуля Бизнес-процессы могут быть описаны два способа обращения документов:

• последовательный бизнес-процесс — действия выполняются одно за другим от точки входа до точки выхода;
• бизнес-процесс со статусами — начала и конца не имеет, в процессе работы происходит переход из одного состояния в другое, может быть завершен в любой точке.

Последовательный процесс

Последовательную схему удобно применять для процессов имеющих определенный ограниченный жизненный цикл. (Например, создание текстового документа и его утверждение). Примерная схема такого процесса состоит из нескольких действий разного типа между начальной и конечной точкой процесса.

Процесс со статусами

Процесс со статусами удобен для бизнес-процессов, не имеющих определенной временной схемы, которые могут повторяться и возвращаться из одного состояния в другое в силу производственной необходимости. (Например, постоянное обновление технической документации на выпускаемую продукцию.) Статусы — это не просто отметка об уровне готовности документа, они позволяют облегчить описание цикличности реального процесса средствами модуля

Бизнес-процессы.

Создание такого шаблона сложнее, чем создание последовательного шаблона, зато представляет очень широкие возможности для автоматизации обработки информации. Примерная схема такого процесса состоит из нескольких статусов, включающих в себя определенные действия и условия смены статуса.

Каждое действие внутри статуса, как правило, — собственный конечный последовательный процесс, который планируется в соответствии с работой над информацией в этом статусе.

Типовые бизнес-процессы включены в состав младших редакций: «1С-Битрикс: Корпоративный портал — Интранет»

и «1С-Битрикс: Корпоративный портал — Экстранет» как неизменяемые процессы. Их можно настроить на работу с нужными сотрудниками, но нельзя изменить схему прохождения документа. В редакции «1С-Битрикс: Корпоративный портал – Бизнес процессы» присутствует визуальный конструктор, который позволяет изменить типовые бизнес процессы и создать собственные.

Последовательный процесс «Простое утверждение/голосование»

Рекомендуется для ситуаций, когда требуется принятие решения простым большинством голосов.

Последовательный процесс «Утверждение по первому голосу»

Рекомендуется для ситуаций, когда достаточно одного экспертного мнения из некоторого сообщества.

Процесс со статусами «Утверждение документа со статусами»

Рекомендуется для ситуаций, когда требуется общее согласие по принимаемому решению.

Последовательный процесс «Двухэтапное утверждение»

Рекомендуется для ситуаций утверждения документа с предварительной экспертной оценкой.

Последовательный процесс «Экспертная оценка»

Рекомендуется для ситуаций, когда для принятия решения по документу лицу, принимающему решение, нужна экспертная оценка по документу.

Последовательный процесс «Ознакомление с документом»

Предназначен для ситуаций, когда группу сотрудников нужно ознакомить с каким-то документом.

Список всех бизнес-процессов, относящихся к данному типу документов (как созданные сотрудниками, так и Типовые) доступен по нажатию на кнопку . По нажатию на эту кнопку откроется страница Шаблоны бизнес-процессов.

НА этой странице можно изменить существующие и создать новые бизнес-процессы

Создание и редактирование бизнес-процесса производится в специальном визуальном конструкторе, который присутствует только в редакции «1С-Битрикс: Корпоративный портал – Бизнес-процессы».

При создании процесса выбирается тип создаваемого процесса – последовательный или со статусом. От этого зависит вид визуального конструктора. Выбор типа производится на контестной панели страницы Шаблоны бизнес-процессов.

Первым шагом при создании процесса будет задание его параметров. Параметры процесса – это те данные, которые могут использоваться в любой команде или действии. Вторым шагом – собственно создание и настройка процесса.

Создание процесса со статусами

При создании процесса со статусами сначала создаются нужные статусы и настраиваются их параметры. Затем задаются команды (они бывают разного типа) для данного статуса. Каждая отдельная команда – это отдельный последовательный процесс.

Создание последовательного процесса

При создании последовательного процесса в визуальном конструкторе становится доступен список действий, который можно добавить и изменить.

Добавление действия в визуальном конструкторе производится с помощью всем известной и понятной технологии drag&drop (тяни и бросай) с последующей настройкой параметров. Диалог настройки параметров каждого действия будет иметь свой вид, в зависимости от типа действия.

Запуск процесса для исполнения возможен как вручную, так и автоматически, в зависимости от его настроек. Способ запуска процесса не влияет на его исполнение. Процесс может иметь несколько экземпляров, каждый из которых работает независимо от других.

Для запуска бизнес процесса для какого либо документа в колонке действий у нужного документа надо выбрать Новый бизнес процесс, из открывшегося списка выбрать нужный бизнес-процесс.

После этого в открывшейся форме нужно заполнить поля. (Для каждого типа процесса они будут свои.) И нажать кнопку Запустить

Если в бизнес-процессе предусмотрено уведомление, то сотрудник получит его, когда ход бизнесс-процесса дойдет до операции, где этот сотрудник участвует. Для просмотра и выполнения заданий необходимо перейти на закладку Бизнес-процессы на личной странице.

Читать онлайн «Моделирование бизнес-процессов. От идеи к результату» — автор Рамиль Кинзябулатов

Введение

Для того, чтобы правильно автоматизировать и оптимизировать работу любого бизнеса, необходимо, в первую очередь, понимать, как именно он работает. Для этого применяют два подхода — функциональный и процессный. Первый применяют преимущественно для разработки стратегических решений, а второй, процессный, как раз и направлен на то, чтобы оптимизировать работу подразделения или компании в целом с точки зрения взаимодействия сотрудников, отделов и IT-систем.

Как только вы столкнетесь с процессным подходом, вам потребуются навыки моделирования бизнес-процессов.

Я работаю бизнес-консультантом уже более 15 лет. Мои основные направления деятельности — моделирование бизнес-процессов и их регламентация. Когда я только начал развивать это направление в своей деятельности, самым сложным было представление услуги. Здесь было два одинаково сложных вопроса — как продать услугу, о которой клиент практически ничего не знает, и как ее потом сдать. Причем, нередко решение второго вопроса оказывалось даже сложнее, чем представление самой услуги.

Если вы обращаетесь к врачу с переломом, результат его работы заранее очевиден, скорее всего это будет гипс. Также, если вы заказываете архитектурный проект дома, финал сотрудничества также ясен и однозначен. При работе с информационными системами, например, с Zoho или 1С или в любой другой системой организации труда, все не настолько однозначно. Как определить, в какой момент задача выполнена и сотрудничество завершено? Заказчики склонны годами обращаться за бесплатной помощью по результату законченного проекте и консультациями в полной уверенности, что так и надо.

После долгих поисков метода работы по проекту я в конечном итоге я пришел к тому, что наиболее близкой мне является методология IDEF и BPMN. Когда я начал изучать эти инструменты IDEF уже существовала многие годы, а BPMN только набирала популярность. За 15 лет я глубоко изучил эти инструменты, и теперь решил поделиться своими знаниями с читателями.

Я расскажу, как на практике пользоваться BPMN, когда и почему нужно пользоваться этим инструментом. Поговорим об истории вопроса. Отдельно я расскажу о распространенных заблуждениях, с которыми сам не единожды сталкивался на практике. И обсудим очень важную тему — что не нужно делать, т.е. поговорим о тех ошибках и «граблях», на которые наступают практически все, кто начинает заниматься моделированием бизнес-процессов, и которых можно избежать, если знать о них заранее.

В этой книге я постараюсь охватить максимум полезной информации, начиная от основ методологии и того, что такое BPM, и заканчивая тем, как работать с нотациями на практике при моделировании информационных систем и при организации работы трудовых коллективов.

Если говорить о BPM, как о конкурентном преимуществе, здесь самое главное — скорость внедрения новых технологий и принципов работы. В своих публикациях я не раз повторял, что бизнес-консультант в современных условиях — это обязательно IT-специалист, т.е. специалист по внедрению информационных систем. Сейчас невозможно себе представить работу организации без использования IT-систем, это просто анахронизм.

Даже если руководитель бизнеса не считает нужным работать с компьютером, что сегодня в наших реалиях еще иногда встречается, сама организация все равно использует различные IT-системы. Иначе бизнес просто неконкурентоспособен.

На практике я понял, что скорость внедрения — очень важна, в первую очередь, для меня, как для бизнес-консультанта. Если над каждым проектом работать месяцами, это будет штучный товар, который вы каждый раз создаете, по сути, с нуля. Поначалу я и сам так работал. Но потом понял, что на самом деле, внедрение IT-системы возможно успешно реализовать за 2—3 недели. Причем, мы выполняли такую работу для сравнительно крупных компаний, в которых работает более 100 человек. Само собой, это выгодно мне, как бизнес-консультанту, привлеченным IT-специалистам. Но это также выгодно бизнесу.

И здесь BPMN оказалась тем самым инструментом, который помогает закрывать проекты быстро и одновременно качественно. Как это реализовать на практике, читайте в книге.

Кроме всего прочего, хотя я работаю на бизнес, в силу того я знаю что нотации бизнес процессов и процессный подход используют также и в государственных учреждениях. Ведь предприятия на которых работают ради прибыли собственника и предприятия которые работают в интересах государства, с точки зрения организации труда ничем не отличаются.

В этой книге я рассматривал бизнес-процессы с точки зрения их практической пользы. Как и любой инструмент, их нет смысла изучать отдельно от контекста. А потому здесь вы найдете не только материалы, касающиеся непосредственно моделирования бизнес-процессов, но и много полезной информации о бизнес-анализе в целом, об отличиях разных подходов, постараюсь привести примеры их использования.

Я надеюсь, что в результате вдумчивого изучения этой книги вы поймете, что такое бизнес-процессы, научитесь их применять на практике. И полученные знания принесут вам реальную практическую пользу.

Я также надеюсь, что эти материалы помогут не только моим коллегам, но и руководителям организаций. Вы сможете понять, что именно вам предлагают, разберетесь, какие требования стоит выдвигать к приглашенным специалистам, какие результаты можно и нужно ожидать. Кроме того, я всегда повторяю, что однозначное понимание сторонами терминологии — важнейший элемент успешного сотрудничества. В сфере IT, как и в бизнес-моделировании с этим вопросом также часто возникают проблемы. Книга написана простым языком, понятным широкой аудитории. А потому может стать прекрасным помощником в решении описанных выше проблем.

Моделирование бизнеса. Основные подходы

В этом главе я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации. И вот есть два типа описания модели предприятия — графический (схемы), и текстовый.

С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему. О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.

Основные подходы

Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:

— Функциональный;

— Процессный;

— Ментальный (с применением ментальных карт).

На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.

Функциональное моделирование

Пример функционального моделирования в формате IDEF0

Функциональное моделирование рассматривает деятельность в организации через призму функций (лат. functio — совершение, исполнение). В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку ввода и точку вывода.

Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на вводе, и того, что желаем получить на выводе.

Например, компания разрабатывает CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка ввода — «вводящий интерес клиента или лид», точка вывода — желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т. д.

Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка ввода и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.

Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталям, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.

Процессное моделирование

Пример процессного моделирования в формате BPMN

О процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN — это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании.

Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность событий и действий, которые имеют начало и конец. В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения ввода и вывода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события. Все процессы могут разбивать (детализировать) на подпроцессы вплоть до задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна.

Процесс — это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели. Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.

Представьте себе, что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа — это уже процессный подход.

Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.

Ментальный подход (ментальные карты)

Пример ментальной карты

При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Для наглядности я приведу пример — ментальная карта понятия «Процедура снабжения» (см. рисунок). Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, «разложить по полочкам» в свободной форме полученную информацию.

Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода. Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи.

Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи. Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:

— Не нужно знать какие-то специальные языки;

— Нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;

— Ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;

— Создавать такие схемы просто.

Минусом подхода является отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии. Если в нотациях функциональных и процессных имеется некоторая вариативность, но все же она ограничена строгими рамками языков моделирования, то ментальные карты создаются в произвольной форме. И даже специализированные программы для их создания также почти не ограничивают человека в процессе моделирования. Т.е. какие-то правила могут вводиться в рамках определенного программного продукта, но стандарта не существует. В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).

Методология и языки бизнес-моделирования

Очень часто даже в профессиональной литературе возникает путаница, когда люди смешивают понятия методологии анализа работы бизнеса и описания языков бизнес-моделирования.

Методология — это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования — это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса.

Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования. Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке С++ — это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами С++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.

Отличие языков разработки бизнес-моделей от языков проектирования систем

Существует целое семейство языков проектирования систем, которые внешне схожи с языками бизнес-моделирования, например, это Ares Studios, целое семейство языков UML и другие, которые используются для проектирования IT-систем. Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении.

Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т.  д.

Соответственно, в языках проектирования систем нет элементов, которые помогут полноценно описать действия подразделений, сотрудников, взаимодействие между ними, работу с поставщиками, общение с клиентами и так далее. Инструменты этой группы языков помогут именно автоматизировать процессы бизнеса, которые поддаются автоматизации. А все остальное будет оставлено «за кадром», например, как некие «функции» без расшифровки.

В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.

Преимущества разработки моделей бизнеса

И все же, зачем применять языки бизнес-моделирования, которые налагают строгие ограничения, требуют придерживаться жестко заданных правил при моделировании? Ведь всегда можно «нарисовать схему» в графическом редакторе или даже на бумаге, используя ментальный подход, при этом изучение языков моделирования вообще не потребуется. На самом деле, стандарты и правила — это огромный плюс:

— Языки моделирования помогают максимально качественно передать информацию. Стандартизация повышает скорость восприятия.

— Скорость разработки моделей значительно увеличивается. Языки содержат все необходимые инструменты и графические блоки в готовом виде. Вам не придется «рисовать» или придумывать свою терминологию. Инструментарий уже готов, и работа в его рамках значительно ускоряется. Конечно, язык нужно выучить. Но один раз изучить — это намного быстрее, чем каждый раз придумывать и объяснять собственный набор обозначений.

— Снижается число возможных ошибок. Сами элементы системы уже будут «подсказывать» перечень возможных и необходимых действий. А в случае создания исполняемых моделей или неисполняемых, но в строгих рамках правил, всегда можно проверить работу бизнес-модели в исполняемой среде и провести отладку, как при программировании.

Применение моделей бизнеса на практике

Лично я считаю, что бизнес-моделирование стоит применять при решении любых задач, связанных с выявлением проблем и «узких мест», с оптимизацией и модернизацией бизнеса и т.  д. Как бизнес-консультант я всегда строю модели работы компании или ее подразделений при работе со своими клиентами. Это дает четкое понимание всех этапов работы и позволяет избежать «белых пятен» в этом вопросе.

Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами. Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе.

И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко. А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.

Удобство, универсальность, простота восприятия — это те причины, по которым от словесных описаний в бизнес-сфере все больше переходят к бизнес-моделированию. А применение готовых языков позволяет работать с моделями быстро, избегать ошибок, и также без проблем вносить любые изменения.

Что такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса

О бизнес-процессах говорят много и часто преимущественно в связи с автоматизацией бизнеса. Использую этот термин и я, в том числе, в своих публикациях, посвященных CRM-системам, ERP, работе с BPMN-нотациями, IDEF0 и описанию других инструментов, которые могут понадобиться в работе бизнес-консультанта и внедрении систем автоматизации. При этом в Рунете понятное и развернутое определение термина «бизнес-процесс» я до сих пор не нашел.

Многие авторы используют его «по умолчанию», как термин «интуитивно понятный» без расшифровки, либо вообще вносят дополнительную путаницу использованием альтернативной терминологии, например, пишут вместо бизнес-процесса «бизнес сущность» и т.  д.

В этой главе я решил поговорить о том, что такое бизнес-процесс, рассказать об истории появления этого понятия и о том, где его можно и нужно применять.

Определение бизнес-процесса

Итак, в чем же разница между бизнес-процессом и функций или даже просто обычным процессом? В чем разница между этими терминами? Я пришел к следующему выводу:

Бизнес-процесс — это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе. Цель описания бизнес-процесса — анализ и регламентация тех или иных действий в коллективе.

Почему я делаю особый упор на людях и коллективе:

— Бизнес-процесс всегда происходит с участием человека. Если действия выполняются автоматической системой или программой, это уже не бизнес-, а технологический процесс или спецификация. И тогда в силу вступают несколько иные стандарты, методы описания и особенности реализации.

— В бизнес-процессе всегда задействованы несколько людей в явной или неявной форме. Даже если человек работает один (например, писатель), все равно у него есть заказчики (издательские агентства) и потребители (читатели). Также продавец работает не в «вакууме» — у него есть поставщики и покупатели продукции, и все эти люди также задействованы тем или иным образом в бизнес-процессе.

Почему я пишу именно о коллективе, а не о коммерческой структуре или компании? Потому что понятие бизнес-процесса может быть использовано, в том числе, для некоммерческой организации. Это может быть благотворительность, выезд скорой помощи к пациенту или даже организация званого ужина без каких-либо продаж и получения прибыли. При этом также можно описывать бизнес-процесс, так как у нас есть люди, которые выполняют какие-то действия для получения определенного результата.

Описание бизнес процесса

Также важно дать определение описанию бизнес процесса:

Описание бизнес-процесса — это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.

И здесь необходимо понимать, что бизнес-процесс без описания не существует. Только в процессе описания появляется бизнес-процесс, т.е. невозможно реализовать одно без другого.

При этом все действия, которые описываются в бизнес-процессе, должны быть логичными, их последовательность должна приводить к определенной поставленной ранее цели.

Описание бизнес-процессов — работа творческая. Даже если вы описываете «то, что есть», все равно допускаются некоторые неточности, «сглаживаются» углы, какие-то действия упускаются для простоты восприятия. А если описывается «то, что должно быть», то здесь на основе существующего создается нечто новое. При этом бизнес-аналитик все же ограничен строгими рамками — правил, синтаксиса, логических ограничений.

Лично я сравниваю создание нового бизнес-процесса с балансированием на тонкой нити гармоничного сочетания творчества, искусства и строгой математики.

При этом нужно понимать, что ни один бизнес-процесс не может быть совершенным и на 100% соответствовать реальности. Всегда есть место каким-то упрощениям и допущениям, где-то при реализации даже самого строгого регламента свои коррективы вносит человеческий фактор.

Кроме того, как известно, в любой новой сущности всегда заложена возможность дальнейшего совершенствования. И создание бизнес-процессов также подтверждает этот философский тезис. Как бы вы ни старались описать бизнес-процесс идеально, все равно в нем найдется что-то такое, что также можно улучшить либо сейчас, либо — в будущем.

И здесь очень важно с одной стороны, вовремя остановиться самому, ведь обновленные бизнес-процессы будут реализовывать реальные люди, которые привыкли работать «по старинке», и нужно учитывать их косность мышления и степень обучаемости. Также и автоматизация, которая обычно входит в модернизацию бизнес-процессов, требует определенных вложений. И здесь нужно исходить из реальных возможностей заказчика.

Все это бизнес-консультант должен четко понимать сам, знать, где и на каком уровне допущений он упростил описание бизнес-процесса, а где решил отложить на будущее какие-то решения по объективным причинам (финансы, человеческий фактор). И все это нужно уметь просто и понятно объяснить руководителю бизнеса.

Технологический процесс и бизнес-процесс

Главное отличие бизнес-процесса от технологического заключается в том, что в технологическом процессе на выходе предполагается один вполне определенный результат. Например, если речь идет о производстве, то на выходе должна получиться продукция с определенными параметрами.

Конечно, даже в технологическом процессе существует вероятность получения брака, но не один из закономерных вариантов, а последствия нарушения технологического процесса. В то время как в бизнес-процессе результат «на выходе» может отличаться в зависимости от выполнения тех или иных условий в «теле» бизнес-процесса, который выполнялся без нарушений и сбоев.

Для наглядности описание технологического процесса может выглядеть таким образом:

— Берем заготовку A;

— Соединяем ее с заготовкой B;

— Обрабатываем под параметры C;

— Получаем деталь.

Все однозначно и никаких условных «вилок» не предусматривается.

В бизнес-процессе вполне нормальной считается следующая ситуация:

— Получаем вводные данные A:

— Если данные соответствуют условию B, переходим на последовательность действий C;

— Если данные соответствуют условию D, выполняем действия E.

— Полученный результат передается на выход.

Т.е. уже в алгоритме процесса предусмотрены возможные условия и разные действия, зависящие от исходных или промежуточных данных.

История появления термина

Я не единожды читал информацию о том, что нотации бизнес-процессов (IDEF0) появилось чуть ли ни в середине XIX века. Более реалистичные авторы пишут о периоде Второй Мировой войны. Но и они ошибаются.

Например, когда я написал статью об IDEF0, некоторые читатели в качестве примеров нотаций приводили примеры каких-то инструкций из министерств и ведомств времен Первой Мировой или даже раньше, а в качестве графического отображения обсуждались схемы и наглядные изображения военных действий. Но все это не является описанием бизнес-процесса. Все вышеперечисленное можно назвать методиками, наглядной демонстрацией, инструкциями, но нельзя назвать нотациями.

Нотации — понятие современное, причем, нотациями называется нечто устоявшееся, стандартизированное, т.е. набор команд и обозначений, которыми пользуется много людей, а не одна или две организации. Можно придумать свой особый язык для описания бизнес-процессов или, например, программирования. Но пока он не получит «обкатку» в массовом использовании, не будут выявлены и устранены противоречия, неоднозначные трактовки, другие недочеты, пока он не станет устоявшимся и привычным для людей стандартом, называть его нотацией нельзя. Подробнее о нотациях я планирую написать позже. А сейчас вернемся к вопросу появления термина «бизнес-процесс».

На самом деле описание бизнес-процессов и нотации BPMN появились в 70-е годы XX века, когда повсеместно начали использоваться информационные системы. И сам термин, и нотации понадобились изначально именно для разработки информационный систем.

Дело в том, что после начала применения информационных систем сложность организации работы людей в организациях увеличилась во много раз. Кроме того, машины не понимают абстракции, им требуется строгий алгоритм и определенный порядок введения и обработки информации. Если до начала автоматизации, когда информация переходила непосредственно от человека к человеку, проблема взаимопонимания находилась на уровне человеческих коммуникаций, то теперь появилась необходимость ее строго регламентировать.

В результате понадобилось создавать описания работы не только людей в организации, но также их взаимодействия с информационными системами. И здесь стало недостаточно текстовых нотаций (инструкций), где все описания были в свободной текстовой форме, они оказались не актуальны и неудобны. Появилась потребность в стандартизации, по сути, в создании особого языка команд и однозначной последовательности действий. Причем, в отличие от машинных языков, эти нотации должны были стать одинаково удобными для перевода в машинный код, и для восприятия человека.

Первые методологически проработанные нотации бизнес-процессов (а я буду говорить именно о методологически проработанных нотациях, например, IDEF3***) появились у военных в США. Причина очевидна — уже тогда военные в США пользовались автоматизацией с использованием удаленных соединений, т.е. той самой системой, которая позже стала Интернетом. И при таком уровне применения информационных систем потребность в нотациях бизнес-процессов была особенно актуальной.

***По теме методологически проработанных нотаций хочу также сказать пару слов. Почему я привел в качестве примера IDEF3: я еще не видел более проработанной методологически системы описания бизнес-процессов. Даже BPMN 2.0 все еще развивается и дорабатывается. А если вы почитаете англоязычное описание IDEF3 (перевода на русский я пока не видел), то также сумеете оценить по достоинству глубину его проработки.

Очень быстро методология и нотации завоевали огромную популярность в бизнес-среде.

Нотации позволили получить инструмент описания взаимодействия людей и цифровых информационных систем.

С их помощью оказалось возможным оптимизировать бизнес, т.е. получить более высокую производительность при тех же затратах.

Особенно заинтересовала бизнес возможность оптимизации. Как известно, чтобы что-то улучшить, нужно четко понимать, что вы имеете, и что из этого вы желаете изменить. И графические нотации наглядно показывали обе ситуации — отправная точка и желаемый результат, а также наиболее проблемные области. На основе этих данных выбрать оптимальный путь решения и смоделировать оптимальный вариант модернизации оказалось намного проще, чем без столь удобных инструментов.

Именно тогда появились понятия бизнес-процессов и нотаций бизнес-процессов, два неразрывно связанных понятия.

Очень важно понимать, что не существует, например, отдельного «бизнес-процесса продажи». Есть процесс продажи, который станет бизнес-процессом, если его описать при помощи нотации. Т.е. без описания в нотации бизнес-процесса вы занимаетесь продажами, это никто не оспаривает. Но пока нет определенного незыблемого и однозначного описания ваши продажи — явление, в чем-то, стихийное. А бизнес-процессом они станут только после их описания в рамках нотации и реализации этого описания на практике.

Продажи — это самый простой и наглядный пример. Каждый из нас в роли покупателя, а многие, и в роли продавца знакомы с этим процессом. И все мы знаем, что даже один и тот же человек в разных ситуациях (для разных товаров, разных покупателей, в разную погоду и вообще, в зависимости от настроения) будет продавать несколько по-разному. Но если описать и четко регламентировать определенный бизнес-процесс, то независимо от того, «с какой ноги встал утром продавец», процесс продажи будет определенным образом стандартизирован, ограничен определенными рамками, и, в результате, более стабилен.

Зачем моделировать (описывать) бизнес-процессы

Как я уже не единожды писал, я работаю преимущественно с малым и средним бизнесом, где предоставляю широкий комплекс услуг — от выявления проблем и «узких мест» в работе компании до внедрения предложенных мною решений на уровне программных продуктов и систем автоматизации.

Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи:

— Изучение бизнеса. Графическое изображение в виде схем, т.е. моделирование бизнес-процессов позволяет быстрее понять особенности работы компании и выявить возможные «узкие места».

— Обеспечение наглядности. Как известно, «одна картинка стоит тысячи слов». А потому схематическое изображение работы компании помогает руководителю и владельцу бизнеса намного быстрее понять суть проблемы и оценить предложенные варианты решения. В работе бизнес-консультанта (кстати, как и специалиста по внедрению программных продуктов) очень важно, чтобы клиент понимал все преимущества решения. Не менее важна и обратная связь — руководитель на схеме сможет увидеть какие-то недочеты еще на этапе обсуждения проекта, и внедрение обойдется без дополнительных сложностей и внесения изменений в проект «на ходу».

Сочетание изучения истории появления термина с моим личным опытом дает следующее определение:

Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решения.

Представьте себе обычную компанию, состоящую из разных подразделений: бухгалтерия, кадры, отдел продаж, склад, доставка, производство и т. д. Над всем этим стоит один человек — руководитель бизнеса. Он физически не может на экспертном уровне понимать все виды процессов в бизнесе. Именно потому и нанимают различных специалистов. Но ему необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях — модернизировать.

И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить. При этом руководителю компании не обязательно обладать высокой квалификацией специалиста того или иного профиля.

Конечно, на этом уровне не обойтись без некоторых информационных потерь. Невозможно описать графической нотацией все нюансы и подробности работы каждого сотрудника. Но эти информационные потери оказываются несущественными для понимания процессов в общем и принятия решения.

Распространенные мифы и заблуждения

Не «изобретайте велосипед»! Не нужно придумывать свои нотации.

Нередко люди вместо того, чтобы изучить особенности существующих нотаций, рисуют графики в произвольной форме в различных графических программах.

Я не рекомендую так поступать. Во-первых, при использовании готовых инструментов вам не потребуется изобретать свои обозначения и стандарты. Все давно придумано до вас. При этом стандартные нотации действительно понятны интуитивно, читаются однозначно, известны многим людям. Во-вторых, в готовых системах (IDEF3, BPMN 2.0 и пр.) имеется проработанная методология и строгие ограничения. Их можно воспринимать как язык программирования и среду для работы с этим языком. Здесь вы просто не сумеете совершить многих ошибок, от этого вас уберегут стандарты синтаксиса и сама среда (ограничения в редакторе, автоматические проверки).

Не путайте описания бизнес-процессы компании и бизнес-процессы IT систем.

Во многих автоматизированных системах, например, 1С или Zoho CRM, существуют собственные сущности с названием «бизнес-процессы». Но к описываемым в этой статье бизнес-процессах эти сущности не имеют никакого отношения. Считайте их «омонимами», т.е. термины вроде звучат одинаково, но в нашем случае это — описание работы компании, а в IT системах — название группы функций и отчетов.

Распространенная ошибка: Бизнес-процесс обязательно приносит ценность (прибыль).

О том, что бизнес-процессы должны приносить прибыль, я слышал даже от известных спикеров. Более того, видел даже «разбор ошибок» при создании бизнес-процесса, в котором очень много внимания уделяется тому, что 70% действий не несут никакой ценности.

На самом деле, бизнес-процессы бывают разными. Результатом каких-то будет и правда получение прибыли, например, прямые продажи. В других случаях о приобретении ценности и вообще об оценке действий с этой точки зрения говорить сложно. Например, как можно оценить, какую ценность приносит бизнес-процесс отгрузки товара или формирования и отправки налоговой отчетности?

Я считаю, что бизнес-процесс совсем не обязательно приносит какую-то ценность, если понимать ее как непосредственную прибыль компании. Внедрение процессно-ориентированного подхода и реализация бизнес-процессов направлены больше на другое — на сохранность ценности, т.е. получению большей результативности при тех же затратах.

Возможно ли создать идеальный бизнес-процесс — когда следует остановиться?

Нет. Бизнес — процесс должен быть простым, понятным, удобным, читабельным. Но идеальным он не будет никогда.

Когда я начинал работать, мне и самому все время казалось, что я что-то недорабатываю, где-то можно было бы сделать лучше. А нередко и клиенты меня просили детализировать и описать подробнее тот или иной процесс. И я это также считал своим недочетом.

На самом деле, исходя из всего выше описанного, моделирование бизнес-процесса — это некоторое допущение, процесс творческий. С другой стороны, я в свое время не знал даже, что ответить на просьбы описать еще «это» и «вон то». Но со временем я понял, что бизнес-моделирование — это не просто творчество, но некий диалектический процесс. И уже само создание бизнес-процесса всегда будет нести в себе собственное отрицание. Здесь действительно стоит подходить к вопросу с философской точки зрения. И создавая бизнес-процесс, нужно помнить, что мы не можем охватить все и сразу, а потому он всегда будет несовершенен. Но при этом мы уже закладываем в него то, что будем совершенствовать в будущем. Стоит к этому подходить просто как к факту.

Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять заказчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.

Бизнес процессы — это не только про бизнес

Я не устаю повторять, что применение бизнес-процессов не ограничивается бизнес-сферой. На самом деле, слово «бизнес» здесь — не более, чем устоявшаяся терминология. Успешно применять бизнес-процессы можно практически в любой сфере деятельности, где используется коллективный труд. Об этом я говорил в главе «Что такое бизнес процесс», повторяю этот тезис и в других публикациях. Но этот момент я считаю настолько важным, что выделил в отдельную небольшую главу.

Бизнес-процессы можно применять в любой сфере, где вам требуется автоматизация и, что еще важнее, регламентация деятельности. Если вы понимаете, что на каких-то этапах вы и ваш коллектив работаете недостаточно эффективно, хотите улучшить показатели, без регламентации не обойтись. И здесь на помощь приходит моделирование бизнес-процессов.

Вы можете применять бизнес-процессы для улучшения работы и автоматизации:

— государственных учреждений, в том числе, медицинских, центров выдачи документов и т. д.

— благотворительных организаций любого профиля;

— общественных организаций и т. д.

Бизнес-процессы можно и нужно применять везде, где требуется автоматизация или есть стремление к повышению эффективности, и где работает более одного человека.

Как ни странно, это приходится говорить снова и снова. Люди привыкают мыслить штампами, а раз в термине есть слово «бизнес», значит, это подходит только коммерческим организациям. На самом деле, термин «бизнес-процесс» пришел к нам с Запада. Он относится к той категории не совсем удачных переводных терминов, которые уже стали привычными, потому что так сложилось.

В английском языке под словом «бизнес» подразумевается не только коммерческая деятельность. В данном случае стоило перевести его как «дело» или даже «труд». И тогда термин звучал бы намного точнее — «трудовые процессы», т.е. любая деятельность, которую можно описать процессами, независимо от того, будет ли она в итоге приносить прибыль. Но сложилось уже так, как сложилось. А потому приходится повторять, бизнес-процессы — это не только про бизнес. Используйте их везде, где увидите смысл. Не бойтесь терминов и не ограничивайте себя жесткими рамками.

Декомпозиция или подпроцесс?

Нередко даже в профессиональной среде путают два понятия — декомпозиция и подпроцесс. На самом деле, это далеко не одно и то же. И важно понимать разницу между этими двумя терминами.

Декомпозиция

Декомпозиция — это разложение задачи на более простые элементы. Может использоваться как в функциональном, так и в процессном моделировании.

В этом случае для простоты понимания сути нотации вводится элемент типа «черный ящик» с названием функции или процесса. А в случае необходимости его детализация выполняется отдельно. Причем, декомпозировать можно по-разному. Например, декомпозиция функцией может быть полноценным процессом.

Пример декомпозиции сущности А

Для понимания работы компании в целом вы используете функциональную модель в IDEF0, где вводите понятие функции «Продажа». Для изучения работы бизнеса в целом лишние подробности не нужны, они только усложнят поиск решений.

Но на следующем этапе, когда вы переходите от общего к частностям, вам понадобится декомпозировать функцию «Продажи». И здесь вы уже используете инструменты процессного подхода и подробно описываете последовательность действий.

В итоге, в вашей модели есть уровень функций, и отдельно — детализация важных функций, которая и называется декомпозицией.

Подпроцесс не может выходить за рамки графической нотации, его рисуют на той же диаграмме, но внутри очерченных границ подпроцесса.

Подпроцесс

Подроцесс (используется в BPMN) — это отдельный процесс внутри процесса. Т.е. вы создаете какой-то процесс, в котором применяете блоки без детализации. Их обычно так и называют в нотации. Например, «Подпроцесс продажи».

Подпроцесс А внутри процесса

Основное отличие состоит в том, что декомпозиция допускает больше свобод, здесь вы можете совмещать различные подходы к изучению бизнеса. А подпроцесс — неотъемлемая часть BPMN нотации. В нем жестко заданы все точки входа, выхода, исполнители, инструменты еще на уровне процесса. И вы не можете выйти за эти рамки.

Использование подпроцессов помогает, с одной стороны, не перегружать диаграмму на высоком уровне подробностями, что облегчает ее восприятие. С другой, при работе с подпроцессами система BPMN поможет вам избежать ошибок, так как вы работаете внутри нотации, а не с отдельной диаграммой. Важно понимать что подпроцесс используется для исполняемых процессов, для неисполняемых процессов я не рекомендую использовать. Лучше используйте декомпозицию, так как подпроцесс сложнее к восприятию.

Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами

В современных условиях бизнес активно применяет процессный подход к организации работы. Но до сих пор существует проблема понимания — что такое управление бизнес-процессами и как правильно использовать BPM.

Определение по версии EABPM (Европейская ассоциация BPM) этого термина звучит следующим образом:

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче.

Я считаю, что это определение вносит больше путаницы, чем настоящего понимания BPM, особенно для людей, не изучавших глубоко эту тему.

В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь, как я постоянно говорю, одна картинка стоит тысячи слов. Человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.

Но вопросы остаются, их часто задают мне и коллеги, и клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности. Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой — BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

Потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

Как появилось BPM

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т. д. И не важно, насколько большой будет эта компания — в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:

— Описание рабочего места

— Должностная инструкция сотрудника

— Требования техники безопасности и т. д.

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить, так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Определение от меня:

Управление бизнес-процессами (BPM) — это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:

— Описать сами бизнес-процессы.

— Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс.

— Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход — это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:

— BPM (Business Process Management) — это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.

— BPMN (Business Process Model and Notation) — нотация (язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые.

— BPMS (Business Process Management System) — IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии.

Если проводить аналогию с наукой, то BPM — это прежде всего подход, своего рода мировоззрение. BPMN — это методы и алгоритмы решения конкретных задач. Например, доказательства для теорем или набор методов для создания проекта обеспечения электричеством объекта (производства, многоквартирного дома). А, в свою очередь, BPMS- это уже готовые прикладные решения, которые можно «включить» и они уже будут работать. Для математики это — готовые решения задач, имеющих практическое значение. Для физики — непосредственное реализации той самой электропроводки и подключение объектов. Для сферы айти — готовый программный код.

Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы

Нотации бизнес-процессов могут быть исполняемые и неисполняемые. Первые предназначены для автоматизации, вторые — для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Т.е. мы используем принципы и методы BPM для создания нотаций. При этом пользуемся правилами написания BPMS. Для того, чтобы создать нотацию неисполняемую, в принципе, можно воспользоваться даже листом ватмана и карандашом. Главное, четко соблюдать все правила.

Для исполняемой нотации требуется определенная IT-среда — BPMS. При этом даже неисполняемые я рекомендую выполнять в BPMN, так как здесь сама среда помогает выявлять возможные ошибки, противоречия, что повышает грамотность и точность описания бизнес-процесса.

Описание работы с BPM

Для лучшего понимания того, что такое BPM (управление бизнес-процессами), я приведу пример последовательности действий бизнес-аналитика в рамках этой методологии:

— Опрос людей (сотрудников компании). Понимание того, каким образом производится работа в каждом конкретном случае.

— Документирование бизнес-процесса на основе полученных данных. На этом этапе аналитик получает описание бизнес-процесса «как есть».

— Изучение полученного бизнес-процесса с точки зрения слабых мест и возможности оптимизации.

— На основе готовой оптимизированной (по мере необходимости) схемы создаются документы: должностные инструкции, руководства пользователя, а также при необходимости реализуются автоматизированные решения.

— После внедрения на основе нотации осуществляется контроль бизнес-процесса, выявляются возможные несоответствия, изучаются их причины.

— В случае необходимости в схему вносятся изменения на основании выявленных недочетов или изменений в работе компании, связанных с внешними факторами.

— Далее — снова проработка изменений в инструкциях и программных системах. И новый этап внедрения в эксплуатацию.

Жизненный цикл процесса в BPM

Как видно из описанной выше последовательности, каждый бизнес-процесс проходит определенный цикл от создания до внедрения. Далее какой-то период времени он работает «как есть». После чего практика показывает определенные недостатки и недочеты, аналитик изучает отчетность и со своей стороны находит какие-то «слабые места». Процесс подвергается модернизации.

Этот цикл может повторяться бесконечное число раз. Любой бизнес, любая организация — не застывший монолит, а развивающийся организм в постоянно изменяющемся окружении. Меняются особенности законодательства, приходят и уходят с рынка конкуренты, появляются новые инструменты автоматизации и т. д.

Главное правило: при оптимизации процесса нужно уметь вовремя остановиться. И здесь необходимо четко анализировать — трудоемкость (стоимость) изменений и повышение эффективности (выгоды) в результате.

Плюсы и минусы BPM

К числу преимуществ использования BPM относятся:

— Возможность максимально детализировать действия людей и систем, необходимые для получения результата.

— Графические нотации — наглядны, что позволяет понять особенности процессов в компании и увидеть их слабые места.

— Нотации прекрасно подходят в качестве инструкции исполнителю, который получит четкую и однозначную последовательность действий. При этом она будет оформлена графически — наиболее удобным для восприятия человеком образом.

— При использовании процессного подхода результат выполнения процесса будет стандартизирован и соответствовать ожидаемому. Это позволит снизить влияние человеческого фактора на уровень сервиса или выполнения любых других видов работы.

— Методология BPM — прекрасно проработана и стандартизирована благодаря BPMN. При этом инструменты (нотации BPMN) интуитивно понятны даже для людей, не изучавших управление бизнес-процессами вообще. С другой стороны, наличие стандартов и правил позволяет избегать ошибок при разработке и создавать в системе BPMS исполняемые нотации (готовые элементы автоматизации бизнеса).

Минусы BPM, как это часто бывает, находятся там же, где и преимущества:

— Высокая степень детализации процессов мешает восприятию работы бизнеса для стратегического планирования.

— На людях, которые разрабатывают процессную модель, лежит очень большая ответственность. Любая ошибка может привести к печальным результатам. Например, при разработке функциональной модели есть данные на входе, результат на выходе, инструменты, которые предоставляет компания исполнителю, и сам исполнитель. Пока исполнитель на выходе выдает ожидаемый результат, в рамках функции он может действовать по собственному усмотрению, выбирая оптимальный метод достижения цели. При процессном подходе исполнитель лишается «свободы маневра». У него появляется четко заданная последовательность действий с учетом всех возможных условий. И он не имеет права действовать иначе, даже если результат окажется отличным от ожидаемого.

— Бизнес-процесс статичен и практически не подлежит корректировкам «изнутри». Исполнитель получает четкую последовательность действий и уже не может проявить инициативу. В результате, любую ошибку исполнители будут повторять из раза в раз, пока она не будет исправлена в самом бизнес-процессе.

Каким компаниям подходит BPM

Процессный подход идеально подойдет государственным компаниям. Здесь важно повышать уровень сервиса и качество работы, при этом также важна стандартизация обслуживания. В государственной компании клиенты не ждут каких-то бонусов или особых инициатив. Но работа должна быть выполнена от и до на соответствующем уровне.

В коммерческих компаниях процессный подход хорош для стандартизации работы, он позволит «подтянуть» уровень обслуживания до определенных стандартов. С одной стороны — это большой плюс. С другой — одновременно и минус, так как инициативные и талантливые сотрудники при всем желании никак не смогут себя проявить и принести больше пользы и прибыли. Процессный подход — это именно стабильность и определенная статичность. А потому при его использовании нужно четко понимать, где вас такой вариант работы устраивает, а где лучше предоставить людям больше свободы.

Для того чтобы бизнес процесс был на пользу, а не во вред, рекомендуется собирать от участников бизнес процесса замечания и ошибки. Не нужно считать, что BPM — это истина в последней инстанции.

Вопросы и ответы

В чем отличие функционального моделирования от процессного?

При функциональном подходе мы рассматриваем действия людей и автоматизированных систем как «черный ящик». И подходим к моделированию с точки зрения — этапов достижения поставленной цели, а также необходимых для этого ресурсов. При процессном моделировании мы изучаем последовательность действий сотрудников и систем на каждом этапе для их оптимизации и повышении эффективности.

Какие понятия входят в BPM?

В первую очередь, это непосредственно система BPMN, а также описание нотаций BPMS. О них я писал в этой статье, и подробно — в предыдущих статьях. Кроме того, не так давно появились новые понятия — DMN и CMMN. На них я сейчас подробно останавливаться не буду. Постараюсь описать новые понятия и их особенности в будущих публикациях.

Зачем нужно в построении нотаций столько сложностей и разные подходы?

Управление бизнес-процессами и сама методология BPM необходимы в том числе для директивного управления коллективами. Именно для этого необходимы нотации, описания бизнес-процессов и широкий перечень инструментов.

С чего начать работу с BPM?

Изучите язык нотаций BPMN и попробуйте использовать его в своей работе. Главное, не бойтесь начинать. Вы поймете, что простые нотации на практике строить намного проще, чем кажется. И шаг за шагом сможете изучить методологию, опираясь на простые и понятные графические инструменты BPM.

Можно ли использовать BPM для неавтоматизированных систем?

Можно. Это подход предназначен, в первую очередь, не для автоматизации (в IT сфере есть свои инструменты), а для организации работы компании или любого коллектива. Здесь могут учитываться участки работы с применением автоматизированных систем. А могут рассматриваться исключительно процессы в коллективе, причем, любом — от строительных бригад или производства до творческих коллективов в театре или филармонии. Главное, четко описать — как происходит интересующий вас процесс, а также, как вы его хотите изменить.

Что такое BPMS

В прошлой главе мы разобрались в общем с методологией BPM, пришло время заняться изучением инструментов, в рамках которых реализуется эта методология. Понятие BPMS-системы традиционно вызывает множество вопросов. Зачем они нужны? Как они работают? В чем их принципиальное отличие от других вариантов автоматизации бизнеса?

30 метрик и показателей бизнес-процесса (часть 1) | by Andrey Chepakin

Последние несколько лет мы наблюдаем сдвиг в культуре управления во множестве крупных и средних компаний. Руководители начинают рассматривать бизнес-процессы как уникальные активы предприятия. Действительно, можно вкладывать в уникальное оборудование или торговые точки или транспорт— это крупные проекты развития, реализация которых не отменяет развития бизнес-процессов.

Работа над бизнес-процессами способна привести компанию к лидерству на рынке. При этом, проекты развития процессов не являются инвестиционно-емкими или продолжительными. Развитие процессов может происходить постоянно, небольшими шагами.

Как следствие, на первый план выходя вопросы: с чего начать? какие процессы работают хорошо, а какие плохо? Чтобы ответить на них, необходимо грамотно измерять бизнес-процессы, видеть их сильные и слабые стороны.

Здесь и далее мы исходим из следующего определения сквозного процесса. Сквозной процесс — это последовательная совокупность взаимосвязанных действий различных функций для получения единого результата, ценного для Компании или Клиента, объединение которых позволяет получить синергетический эффект.

Выясняется, что границы процесса напрямую влияют на его измерения. Что мы считаем успешным экземпляром процесса закупки? Проведенный тендер и заключенный договор или факт получения качественного сырья на склад точно в срок?

Определение границ процесса

Границы сквозного процесса определяются исходя из здравого смысла и следующих предпосылок:

1. Грамотно определенные границы сквозных процессов позволяют компаниям сконцентрировать усилия и добиться синергетического эффекта в рамках одного процесса;
2. Грамотно определенные границы сквозных процессов делают прозрачными результаты работы. Таким образом, формируется модель ориентиров или показателей, актуальных для ТОП-менеджмента;
3. Грамотно определенные границы сквозных процессов позволяют компаниям меняться осознано в соответствие с выбранной стратегией. Компания выбирает приоритетное направление стратегии, формулирует сквозной процесс и «вытягивает» его.

Для целей этой статьи дадим следующие определения.

Показатель процесса — измеряет объем результатов, созданных бизнес-процессом. Показатель имеет плановое и фактическое значение за период. Например, сумма выставленных счетов за день — это показатель бизнес-процесса “Формирование счета для клента”.

Метрика процесса — отражает способ организации деятельности внутри бизнес-процесса. Метрика связана со стартовым и конечным событием процесса и измеряет “расстояние” между двумя этими точками. Метрика имеет нормативное значение и степень отклонения от этого значения. Например, среднее время выставления счета — это метрика бизнес-процесса “Формирование счета для клиента”.

Мы определили 6 групп метрик и показателей бизнес-процессов, которые имеют значение для бизнеса.

Дмитрий Потапенко официальный сайт — Организация бизнес-процессов

Начинать работу любой компании следует с четкого, детального прописывания бизнес-процессов. Внутреннее устройство компании должно быть прописано до запятых, а не общими словами.

В каждый бизнес-процесс входит четыре важных составляющих. Во-первых, это владелец – человек, отвечающий за эти самые бизнес-процессы. Далее следует стоимость бизнес-процесса. В это понятие входят как временные факторы, так и факторы, определяющиеся заработной платой конкретного сотрудника. Все это должно быть сложено и приведено к цифрам. Третий фактор – документ, который создается по завершении каждого бизнес-процесса. Также должен быть прописан срок документа.

 

Что такое бизнес-процессы и какие они бывают

 

Бизнес-процесс – это циклическая последовательность взаимосвязанных операций, действий, при выполнении которых создается некая ценность для клиента, и клиенту выдается результат. Бизнес-процессы являются движущей силой предприятия. Их знание и моделирование помогает выработать успешную стратегию компании.

В любой организации имеют место следующие бизнес-процессы.

1. Процессы управления. Стратегическое и оперативное управление, контроллинг, бизнес-планирование. Стратегическое управление включает в себя определение целей организации, разработку и реализацию стратегий их достижения, анализ конечного результата с определением необходимости коррекции целей, стратегий и мероприятий по их осуществлению. Оперативное управление – это планирование закупок, производства и продаж, учет товаров по срокам хранения и сезонности, оценка материально-производственных запасов по методу ЛИФО, учет дополнительных расходов.

2. Основные процессы. Эти процессы непосредственно зарабатывают деньги, обслуживают клиента: производство товаров и услуг, продажи, складская логистика, транспортная логистика. Например, для точки общепита основной бизнес-процесс выглядит так: 1) приход клиента; 2) встреча клиента; 3) получение заказа; 4) приготовление пищи; 5) сервировка стола; 6) обслуживание клиента; 7) получение оплаты; 8) проводы клиента; 9) сопровождение клиента.

3. Процессы развития. Совершенствование производимого товара или оказываемой услуги, внедрение новых технологий, модификация оборудования, обучение персонала.

4. Поддерживающие процессы. Безопасность, бухгалтерский учет, финансовое управление, исследование рынка, маркетинг, управление персоналом.

 

Я просчитываю все до мелочей. Открывая заведение общепита или ритейла, я знаю, сколько там будет ластиков и тряпок для мытья пола. В работе с сотрудниками четко прописываю, кто за что отвечает, за что получает деньги. Прописаны абсолютно все бизнес-процессы. На уровне кассиров – прорисованы в комиксах, на уровне менеджеров – в стратегических целях, которые превращаются в финансовые показатели, от которых зависит зарплата каждого сотрудника. Аналогичный подход применяется в работе с партнерами. Необходимо все закреплять документально, потому что недоговоренности в итоге заканчиваются не в пользу владельца компании.

Отсутствие четко прописанных бизнес-процессов – одна из основных ошибок российских предпринимателей. Если руководитель не знает, чем занимается каждый из его подчиненных, – лишних издержек и неэффективных действий не избежать.

У каждого сотрудника должны быть задачи, прописанные в единицах на ближайшие хотя бы 18 месяцев. При этом вы обязаны попадать в свой план не менее 6 месяцев на 80 %, до 18 месяцев – не менее чем на 60 %. До тех пор пока у вас нет прописанных задач по каждому сотруднику и каждому бизнес-процессу в конкретных единицах измерения (сколько, чего, в какой срок), ваш бизнес будет буксовать.

 

Как прописываются бизнес-процессы

 

Определить и прописать бизнес-процессы конкретной компании может только ее владелец. Не стоит рассчитывать ни на меня, ни на кого-либо еще, включая многочисленных дорогостоящих консультантов, которые понятия не имеют, как вести бизнес. Только вы сами!

Многие предприниматели искренне считают, что достаточно купить «правильный» программный продукт – и все пропишется само собой. Покупка 1С-8, которая якобы избавит от проблем, – такое же дремучее заблуждение, как «сделаем все красиво и дорого – и к нам пойдут». Системы автоматизации ничего за вас не сделают. Вы просто садитесь и вручную прописываете бизнес-процессы, которые вам нужны. Потом автоматизируете. Например, у меня Openbravo, которая распространяется бесплатно, и операционная система Linux. Программный продукт, даже самый дорогой и навороченный, – это костыль, а не царь и бог.

Прописываются бизнес-процессы банально. Надо взять учебник «Основы информатики и вычислительной техники» за 8 класс и открыть раздел «Алгоритмы». Этот раздел позволяет прописывать любые процессы, где есть условия и ответы «да» и «нет», делать любые выводы и инструкции в конкретной графической форме. Все ваши продавцы и бухгалтеры должны работать на базе не просто прописанного, а именно прорисованного бизнес-процесса.

В наших сетях продавцы обучаются на основании 48 комиксов непосредственно на рабочем месте. Там прорисованы приветствие, пересчет денег, прокатка товара через кассу и прощание. Любой непрописанный момент считайте непроработанным. Например, вы считаете естественным, что продавец должен улыбаться каждому покупателю. Ничего подобного. Для многих людей улыбка как раз таки является чем-то неестественным, они крайне некоммуникабельны – им сложно улыбаться покупателям и приветствовать их.

Остановлюсь на пяти бизнес-процессах, наиболее важных на старте, из-за неправильной организации которых в первый же год закрывается 80 % бизнесов.

• Выбор места под открытие объекта.

• Выбор формата.

• Анализ и сокращение издержек.

• Формирование ассортимента.

• Продажи.

Что такое бизнес-процесс? — Типы, важность и примеры

Успех бизнеса — конечная цель любого предпринимателя, хотя один неверный шаг может стать огромной проблемой, и исправление этой единственной ошибки может стоить целого состояния.

Бизнес-процесс — это те правильные шаги, которые играют жизненно важную роль в доставке предложения клиентам.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это серия взаимосвязанных шагов, которые назначаются каждой заинтересованной стороне для конкретной работы по доставке продукта или услуги клиенту.

Каждая заинтересованная сторона выполняет конкретную задачу, на которой они специализируются, для достижения конкретной цели. Эти шаги часто повторяются много раз несколькими пользователями стандартизированным и оптимизированным способом.

Примеры бизнес-процессов

Бизнес-процессы представлены в виде рабочего процесса или блок-схемы логических шагов. Вот два примера бизнес-процесса, чтобы разобраться в этом:

Компания должна нанять подходящего человека на должность менеджера по продукту —

Вот необходимые шаги, которые необходимо предпринять в этом процессе.

1. Сначала менеджер по персоналу опубликует объявление на портале вакансий, указав необходимые навыки и квалификацию подходящих соискателей.
2. После получения необходимого количества заявок кто-то из команды свяжется с заинтересованными соискателями и попросит их прийти на собеседование.
3. Будет проведено собеседование, во время которого кандидаты должны пройти несколько раундов, чтобы получить работу.
4. Наиболее подходящие кандидаты будут выбраны на основе заранее определенных проходных баллов и ожиданий.
5. Менеджер по персоналу заставит отобранных кандидатов подписать определенные документы и контракты.
6. Отобранные кандидаты будут обучены назначенными инструкторами в соответствии с должностными требованиями.
7. Позже новому сотруднику будут переданы необходимые инструменты, учетные данные и документы.

Этот процесс будет повторяться стандартизированным и оптимизированным образом всякий раз, когда компании потребуется нанять нового сотрудника.

Компания, занимающаяся разработкой мобильных приложений, планирует запустить новое приложение для iOS.

Вот необходимые шаги, которые необходимо предпринять в этом процессе.

1. Сначала будет проведено исследование рынка, чтобы выяснить, чего хочет рынок.
2. После исследования компания найдет наиболее эффективные ресурсы для разработки приложения в соответствии с потребностями рынка.
3. Еще одно исследование рынка будет проведено для проверки гипотезы соответствия продукта рынку. Это будет включать выпуск MVP.
4. Отзывы новаторов и первых последователей будут использованы для дальнейшего уточнения и модификации предложения.
5. После доработок компания построит маркетинговую стратегию продвижения приложения.
6. Будет запущена бета-версия приложения для проверки модели дохода и других функций.
7. В финале приложение выйдет в play store.

Каждый раз, когда запускается новое мобильное приложение, тот же процесс будет повторяться с некоторыми изменениями и реинжинирингом.

Типы бизнес-процессов

1. Первичные процессы: Это фундаментальные бизнес-процессы, посредством которых компания доставляет конечный продукт покупателю.Каждый шаг, связанный с этими процессами, работает на добавление стоимости к окончательному предложению.
2. Процессы поддержки: Процессы поддержки не повышают ценность конечного продукта напрямую, но создают среду для эффективной и действенной работы основных процессов. Эти процессы поддерживают повседневную деятельность организации.
3. Процессы управления: Процессы управления регулируют операции, корпоративное управление и стратегическое управление. Эти процессы устанавливают цели и стандарты, которые приводят к эффективной и действенной работе основных и вспомогательных процессов.Помимо планирования, эти процессы также включают мониторинг и контроль других бизнес-процессов. Управленческие процессы используются для управления бизнесом посредством стратегического, тактического и оперативного планирования.

Важность бизнес-процессов

Если вы не можете описать то, что делаете, как процесс, значит, вы не знаете, что делаете. — У. Эдвардс Деминг

Бизнес-процессы всегда играли жизненно важную роль в правильном функционировании организации и в ее структуре.Хорошо спланированный и продуманный бизнес-процесс поможет бизнесу:

• Снижение расходов и рисков: бизнес-процесс снижает расходы и риски, уже предлагая наиболее эффективные способы выполнения работы с учетом потенциальных будущих недостатков.
• Уменьшите количество человеческих ошибок: уменьшает человеческие ошибки, распределяя задачи между людьми, которые специализируются на этом.
• Повышение эффективности: повышает производительность отдела за счет планирования действий и соответствующих шагов, которые лучше всего подходят для бизнеса.
• Больше ориентированности на клиента: бизнес-процесс — это движение, ориентированное на клиента. Он постоянно информирует компанию о желаниях клиентов и отзывы о продукте / услуге.
• Устранение пробелов в общении: Устраняет пробелы в общении между компанией и ее клиентами посредством обзоров и исследований рынка.
• Лучшее управление временем: бизнес-процесс повышает эффективность использования времени за счет разработки стратегий и блок-схем, позволяющих минимизировать время, необходимое для выполнения определенных действий.
• Адаптация к новым технологиям: бизнес-процесс часто меняется и со временем улучшается. Компания внедряет новые технологии, чтобы оставаться на ногах, совершенствуя бизнес-процессы в соответствии с новейшими технологиями.

Вышеуказанные преимущества могут быть достигнуты только в том случае, если все принципы и методы определены оптимизированным и стандартизованным образом. Компания, которой это не удалось, столкнется со следующими проблемами:

• Неспособность распознать какую-либо проблему: компания, которая не сосредотачивается на своих бизнес-процессах, часто не может распознать точную проблему, которая помешала ей достичь целей, из-за ее неспособности установить стандартизированные процессы.
• Низкая мотивация сотрудников: из-за отсутствия грамотного бизнес-процесса сотрудники компании будут демотивированы, так как они могут попасть в подразделения, для которых у них недостаточно знаний.
• Отсутствие внедрения изменений: компании часто будут повторять одни и те же ошибки снова и снова, поскольку не будет системы, которая распознавала бы проблему и вносила изменения в процесс.
• Затраты времени: без надлежащих блок-схем и рабочего процесса конкретная работа займет больше времени, чем обычно.
• Низкая эффективность: Если нет надлежащего бизнес-процесса, компания не может быть продуктивной, и ее эффективность будет ниже, чем у компании с правильным бизнес-процессом. Бизнес-процесс повышает эффективность за счет определения шагов и возможных способов выполнения задачи.
• Высокий риск и увеличенные расходы: компаний, у которых нет адекватного бизнес-процесса, они часто не видят будущих рисков, а также некомпетентны, чтобы найти рентабельный способ выполнения задачи.

После получения необходимых навыков и знаний о бизнес-процессах следующим шагом должен стать поиск подходящих инструментов BPR и BPM для создания процесса, который можно повторить несколькими способами.

Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление бизнес-процессами фокусируется на обнаружении, оптимизации, моделировании, мониторинге и анализе бизнес-операций и управлении предыдущими бизнес-процессами. Его основная задача — управлять бизнес-процессом для достижения материальных и нематериальных целей.Управление бизнес-процессами ведет к другим этапам, таким как проектирование бизнес-процессов и моделирование бизнес-процессов.

Управление бизнес-процессами часто включает использование инструментов BPM, которые повышают ценность компании с точки зрения более высокой производительности, сокращения расходов, лучшего контроля и большей прозрачности.

Инструменты управления бизнес-процессами используются для оптимизации, измерения и автоматизации бизнес-процессов. Они эффективно помогают в управлении бизнес-процессом.Некоторые из лучших инструментов BPM, доступных на рынке, — это Appian, Comidor, Processmaker и Pega.

Давай, скажи нам, что ты думаешь!

Мы что-то упустили? Ну давай же! Расскажите, что вы думаете о нашей статье , что такое бизнес-процесс , в разделе комментариев.

Из Нью-Дели, стартап-аналитик по маркетингу, который любит проводить время с книгой в руке.

Объяснение типов бизнес-процессов: полное руководство по бизнес-процессам

Слово «бизнес-процесс» используется каждый день в различных бизнес-сценариях.В конце концов, у бизнеса такой широкий спектр приложений. Таким образом, спектр бизнес-процессов с каждым днем ​​становится все шире и шире.

Когда вы решите изучить свои бизнес-процессы и сформулировать стратегические приоритеты для улучшения бизнес-процессов, вы обнаружите, что даже на первый взгляд простой бизнес реализует множество процессов. Организовать их так, чтобы они были последовательными, может быть непросто. Однако, как только вы разделите их на типы бизнес-процессов, будет намного проще расставить приоритеты для элементов стратегии улучшения вашего бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим типы бизнес-процессов и их значение для вашего бизнеса. Как мы увидим, эти теоретические знания имеют важное практическое значение!

Зачем беспокоиться о процессах?

Легко понять, почему процессное мышление приносит пользу вашему бизнесу. Ваш бизнес должен что-то делать для своих клиентов. Они не рассматривают ваш бизнес как совокупность независимых организаций, которые делают разные вещи, и вы не должны этого делать.

Если вы организуете свой бизнес по чисто функциональным направлениям, образуются изолированные «бункеры».Производство не связано с продажами; бухгалтерский учет не имеет отношения к закупкам и так далее. Каждый выполняет свою функцию, но непрерывный процесс, реальная задача от ввода к выводу, не организован должным образом

Немного о Tallyfy

Вы хотите автоматизировать задачи между коллегами или клиентами? Вы нашли для этого подходящее приложение! С Tallyfy вы можете автоматизировать задачи и бизнес-процессы за считанные минуты.

Вернемся к оставшейся части статьи!

С точки зрения клиентов, ведение бизнеса становится обременительным.С точки зрения вашего бизнеса, вы попадаете в ситуацию, в которой, как говорится, «одна рука не знает, что делает другая».

Поскольку разные бизнес-функции будут иметь роли в процессах, и результаты процессов имеют значение, управление функциональными отделами, как если бы они были отдельными объектами, не даст наилучших результатов. Решение состоит в том, чтобы отказаться от функциональной разрозненности и управлять процессами, а не отделами.

Что такое Tallyfy?

Tallyfy помогает вам документировать и автоматизировать задачи между коллегами и клиентами

Щелкните здесь, чтобы узнать о Tallyfy

Существует три основных типа бизнес-процессов

Каждый бизнес индивидуален, и категории, в которые попадают бизнес-процессы, будут зависеть от от того, чем занимается ваш бизнес.Определенным типом задач может быть процесс поддержки в одном бизнесе и ключевой процесс в другом.

Мы отказываемся от мышления, основанного на функциях, поэтому вместо того, чтобы пытаться перечислить функции и процессы, в которые они могут попасть, мы будем смотреть на результаты. То, что они делают для вашего бизнеса, определяет тип бизнес-процесса.

Вот три типа бизнес-процессов и несколько советов по определению, какие процессы попадают в каждую категорию.

1. Основные процессы: как вы создаете ценность

Чтобы определить основные процессы, спросите себя: «Как мой бизнес создает ценность и приносит доход?» Основные процессы также известны как основные процессы, поэтому еще один способ взглянуть на них — спросить: «Чем в первую очередь занимается мой бизнес?»

Каждая задача, которую играет непосредственную роль в предоставлении результатов вашего бизнеса клиентам, является частью основного процесса.Чтобы получить выходы, вам нужны входы, и вы следуете процессу перехода от входов к выходам. Не запутайтесь, если заметите, что в сквозной процесс вовлечены несколько отделов. В конце концов, вы пытаетесь уйти от ведомственного мышления.

Вы заметите, что в каждом основном процессе есть несколько подпроцессов. Некоторые добавляют ценность, некоторые (например, хранилище) нет, но все они вносят непосредственный вклад в продукты или услуги, которые ваши клиенты получают от вас. Поскольку эти процессы лежат в основе ценности вашего бизнеса, их часто называют цепочкой создания стоимости.В их число входят:

• Разработка и создание продукта или услуги
• Маркетинг продукта или услуги и их передача покупателю
• Послепродажное обслуживание и поддержка также повышают ценность и являются частью основных процессов

Для достижения совершенства, все три этих элемента должны работать вместе как одно целое. А поскольку основные процессы лежат в основе вашего бизнеса, обеспечение их максимально эффективной работы является стратегическим приоритетом, который изменил многие организации.

2. Процессы поддержки: обеспечение возможности доставки ценности

На первый взгляд может показаться, что существует тонкая разница между созданием ценности и возможностью создания ценности, но между этими двумя концепциями есть огромная разница. Основные процессы напрямую обслуживают внешних клиентов и приносят доход. Процессы поддержки обслуживают внутренних «клиентов» и сами по себе не приносят дохода.

Это не означает, что в процессах поддержки нет необходимости. Например, ваша кадровая деятельность не имеет ничего общего с вашими клиентами и не приносит вам напрямую денег, но без них ваш бизнес не мог бы функционировать.Ваш ИТ-отдел напрямую не зарабатывает вам ни цента, но без систем, которые он контролирует, ваши функции по созданию ценности могут остановиться.

Как только мы начнем рассматривать функции наряду с процессами, мы увидим, что определенные функциональные отделы будут участвовать как в поддержке, так и в основной деятельности.

Ваш финансовый отдел отслеживает счета клиентов — важная часть обслуживания клиентов, которая непосредственно участвует в цепочке создания стоимости. Однако он также генерирует управленческие счета, которые вы используете, чтобы определить, приносят ли ваши вложения в бизнес плоды.Это чисто внутренняя услуга, в которой вы являетесь «клиентом».

В нижней строке? Вспомогательные процессы позволяют эффективно выполнять основные процессы, а также имеют стратегическое значение, если они выполняют свою вспомогательную роль.

3. Процессы управления

Процессы, будь то основные или вспомогательные процессы, требуют планирования, координации, мониторинга и контроля. Процессы управления также включают измерение общих результатов и работу с возможностями и угрозами, которые могут помочь или нанести вред вашему бизнесу.

Ответственность за соблюдение нормативных требований и выполнение финансовых задач и бюджетов ложится на руководство.

Хотя процессы управления не приносят прямого дохода, они оптимизируют получение дохода и обеспечивают непрерывное выживание бизнеса в целом.

Почему понимание различных типов бизнес-процессов помогает вам

Все действия, которыми занимается ваш бизнес, должны быть направлены на оптимизацию основных процессов. Этому способствуют поддержка и руководство, но дублирование может закрасться в любой из трех типов бизнес-процессов.

В бизнесе, предлагающем разнообразные продукты и услуги, возможно, что дополнительные услуги, которые на самом деле не относятся к вашему основному бизнесу, истощают ресурсы, не добавляя ценности вашим клиентам.

В старых компаниях задачи поддержки, имевшие смысл в то время, могли потерять свою актуальность. Например, несколько лет назад вы могли добавить обязанность по сбору данных для сбора данных. Вы использовали данные, они больше не нужны, но ваши сотрудники по-прежнему добросовестно создают отчеты.Если какая-либо задача не добавляет ценности или не активирует основные процессы, вам следует подумать о ее сокращении.

Это одна из причин, почему так важно составить карту основных бизнес-процессов. Если вы задаетесь вопросом: «Почему мы вообще выполняем ту или иную задачу?» возможно, пора оптимизировать бизнес-процессы.

Понимание типов бизнес-процессов также может помочь вам в принятии решений об аутсорсинге. Хотя, безусловно, можно передать часть основных процессов на аутсорсинг, это может быть рискованно.

Однако процессы поддержки проще передать на аутсорсинг, и зачастую они передаются на аутсорсинг. Даже крупные предприятия передают на аутсорсинг поддержку фирмам, основной деятельностью которых является оказание вспомогательных функций. Многие из них находят таким образом возможности для экономии.

Наконец, если вы переходите к процессно-ориентированному управлению для повышения эффективности, вам нужна отправная точка. Лучше всего начать изучение архитектуры вашего бизнес-процесса с основных функций. В конце концов, это функции, на которых все остальное в бизнесе должно сосредоточиться.

Отслеживание и отображение бизнес-процессов с помощью BPMS

Сопоставление бизнес-процессов и их отслеживание может стать очень сложной задачей по мере того, как ваш бизнес начинает масштабироваться. В какой-то момент вы обнаруживаете, что просматриваете груды бумаг и бесчисленные папки, чтобы найти правильный вариант реализации для определенного процесса. Именно тогда вы понимаете, что ваши процессы масштабируются быстрее, чем ваш бизнес.

Чтобы избежать подобных проблем, предприятия начали внедрять программное обеспечение для управления бизнес-процессами, чтобы упростить все, что связано с отслеживанием, улучшением, анализом, автоматизацией бизнес-процессов и т. Д.По сути, это готовое программное обеспечение, которое может помочь вам отслеживать все ваши процессы с одного экрана. Вам не придется снова просматривать груды документов. Вместо этого вы просто получите электронное письмо, когда что-то будет сделано.

И если вы хотите отобразить ваши существующие процессы, которые не документированы, вы можете сделать это с помощью нескольких простых щелчков мышью.

Проблема с использованием BPMS раньше заключалась в том, что они были приняты только предприятиями из-за их высокой стоимости. Однако в настоящее время, с ростом SaaS-бизнеса, это не так.Есть много инструментов BPM, которые представляют собой облачные веб-приложения. Они масштабируются вместе с вашим бизнесом и идеально подходят для компании любого размера. В том числе стартапы.

Одним из лучших инструментов BPM, доступных в настоящее время на рынке, является Tallyfy. Он был разработан экспертами по BPM и в течение последних 4 лет помогал компаниям во всем мире улучшать свои бизнес-процессы.

Вы видели снимок экрана выше, представляющий веб-сайт Tallyfy. Это лишь небольшая часть того, чем на самом деле является Таллифи.Чтобы получить реальный опыт, вам следует попробовать. Так же, как если бы вы прокатились на машине перед тем, как ее купить. Tallyfy предоставляет вам бесплатную пробную версию, позволяющую вам в полной мере оценить потенциал этого программного обеспечения для управления бизнес-процессами.

С помощью Tallyfy вы можете создавать повторно используемые чертежи (шаблоны), так что создание нового бизнес-процесса может быть выполнено за несколько минут. Как это круто?

Начало работы с отображением бизнес-процессов

Теперь, когда вы знаете, с чего начать, пора приступить к картированию бизнес-процессов, чтобы вы могли проанализировать их и найти области, в которых можно улучшить.Традиционно для этого использовались блок-схемы или нотации бизнес-процессов. Но эти методы громоздки и имеют свои ограничения.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами может помочь вам преодолеть эти проблемы, но Tallyfy выходит за рамки этого. Распределение задач, мониторинг и аналитика, которые показывают проблемные области, хорошо включены или интегрированы.

На настройку и исправление процессов уходит несколько минут. Вы нашли повторяющиеся задачи? Просто удалите их из технологического процесса.Есть ли области, где работа накапливается, а процессы затягиваются? Выявите их с первого взгляда, выясните первопричину и внесите необходимые коррективы.

Путь к большему удовлетворению запросов клиентов и повышению эффективности открыт для вас, и понимание различных типов бизнес-процессов — один из первых шагов на этом пути.

[PDF] INFO1400 Глава 2 Контрольные вопросы 1. Что такое бизнес

Скачать INFO1400 Глава 2 Обзорные вопросы 1. Что такое бизнес…

INFO1400 Глава 2 Контрольные вопросы 1. Что такое бизнес-процессы? Как они связаны с информационными системами? Определите бизнес-процессы и опишите роль, которую они играют в организациях. Бизнес-процесс — это логически связанный набор действий, которые определяют, как выполняются конкретные бизнес-задачи. Бизнес-процессы — это способы, которыми организации координируют и организуют рабочую деятельность, информацию и знания для производства своих ценных продуктов или услуг. Насколько хорошо работает бизнес, зависит от того, насколько хорошо спроектированы и скоординированы его бизнес-процессы.Хорошо спроектированные бизнес-процессы могут стать источником конкурентоспособности компании, если она может использовать эти процессы для инноваций или работать лучше, чем ее конкуренты. И наоборот, плохо спроектированные или выполняемые бизнес-процессы могут стать помехой, если они основаны на устаревших способах работы и препятствуют быстрому реагированию или эффективности. Опишите взаимосвязь между информационными системами и бизнес-процессами. Информационные системы автоматизируют ручные бизнес-процессы и делают организацию более эффективной.Данные и информация становятся доступными для более широкого круга лиц, принимающих решения, быстрее, когда информационные системы используются для изменения потока информации. Задачи можно выполнять одновременно, а не последовательно, что ускоряет завершение бизнес-процессов. Информационные системы также могут стимулировать новые бизнес-модели, которые, возможно, были бы невозможны без технологий. 2. Как системы обслуживают различные уровни управления в бизнесе? Опишите характеристики систем обработки транзакций (TPS) и роли, которые они играют в бизнесе.Системы обработки транзакций (TPS) — это компьютеризированные системы, которые выполняют и регистрируют повседневные рутинные транзакции, необходимые для ведения бизнеса; они обслуживают операционный уровень организации. Основная цель систем на этом уровне — отвечать на обычные вопросы и отслеживать поток транзакций в организации.  На операционном уровне задачи, ресурсы и цели предопределены и хорошо структурированы.  Менеджеры нуждаются в TPS для мониторинга статуса внутренних операций и взаимоотношений фирмы с внешней средой. TPS — основные производители информации для других типов систем.  Системы обработки транзакций часто настолько важны для бизнеса, что отказ TPS на несколько часов может привести к упадку фирмы и, возможно, других связанных с ней фирм. Опишите характеристики информационных систем управления (MIS) и объясните, чем MIS отличается от TPS и от DSS. Руководству среднего звена нужны системы, помогающие в мониторинге, контроле, принятии решений и административной деятельности.  MIS предоставляет менеджерам среднего звена отчеты о текущей деятельности организации.Эта информация используется для мониторинга и контроля бизнеса, а также для прогнозирования будущих результатов.

 MIS обобщает и сообщает об основных операциях компании, используя данные, предоставленные TPS. Основные данные транзакций из TPS сжимаются и обычно представляются в отчетах, которые создаются по регулярному графику.  MIS обслуживает менеджеров, в первую очередь заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и годовых результатах, хотя некоторые MIS позволяют менеджерам выполнять детализацию для просмотра дневных или почасовых данных, если это необходимо.  MIS обычно дает ответы на стандартные вопросы, которые были заданы заранее, и имеет заранее определенную процедуру для ответов на них. Системы MIS обычно негибкие и мало аналитические.  Большинство MIS используют простые процедуры, такие как сводки и сравнения, в отличие от сложных математических моделей или статистических методов. MIS отличается от TPS тем, что MIS работает с обобщенными и сжатыми данными из TPS. Хотя MIS имеет внутреннюю ориентацию, DSS часто использует данные из внешних источников, а также данные из TPS и MIS. DSS поддерживает анализ «что, если», а не долгосрочный структурированный анализ, присущий системам MIS.MIS, как правило, не гибкие и предоставляют мало аналитических возможностей. Напротив, DSS разработаны для аналитических целей и обладают гибкостью. Опишите характеристики систем поддержки принятия решений (DSS) и их преимущества для бизнеса. Системы поддержки принятия решений (DSS) поддерживают нестандартное принятие решений для менеджеров среднего звена.  DSS предоставляет сложные аналитические модели и инструменты анализа данных для поддержки слабоструктурированных и неструктурированных действий по принятию решений.  DSS использует данные из TPS, MIS и внешних источников в сжатой форме, что позволяет лицам, принимающим решения, выполнять анализ «что, если». DSS фокусируется на проблемах, которые уникальны и быстро меняются; процедуры для достижения решения могут быть не полностью предопределены.  DSS разработаны таким образом, чтобы пользователи могли работать с ними напрямую; Эти системы включают интерактивное и удобное программное обеспечение. Опишите характеристики систем поддержки руководителей (ESS) и объясните, чем эти системы отличаются от DSS. Системы поддержки руководителей помогают старшим менеджерам решать стратегические вопросы и долгосрочные тенденции как в фирме, так и во внешней среде. ESS рассматривает нестандартные решения, требующие суждения, оценки и понимания, потому что не существует согласованной процедуры для достижения решения.  ESS предоставляет универсальные вычислительные и коммуникационные возможности, которые можно применять для решения меняющегося круга проблем.  ESS предназначены для включения данных о внешних событиях, таких как новое налоговое законодательство или конкуренты, но они также получают обобщенную информацию из внутренних MIS и DSS.  ESS разработаны для простоты использования и в значительной степени полагаются на графическое представление данных.3. Как системы, связывающие предприятие, улучшают работу организации? Объясните, как корпоративные приложения повышают эффективность организации. Организация работает в условиях постоянно растущей конкуренции и в глобальной среде. Успешная организация фокусируется на эффективном выполнении своих процессов, обслуживании клиентов и скорости выхода на рынок. Корпоративные приложения предоставляют организации консолидированное представление о

операций с различными функциями, уровнями и бизнес-подразделениями.Корпоративные приложения позволяют организации эффективно обмениваться информацией между ее функциональными областями, бизнес-подразделениями, поставщиками и клиентами. Определите корпоративные системы, системы управления цепочками поставок, системы управления отношениями с клиентами и системы управления знаниями и опишите их преимущества для бизнеса. Корпоративные системы объединяют ключевые бизнес-процессы организации в единое центральное хранилище данных. Это позволяет использовать информацию, которая ранее была фрагментирована в различных системах, в рамках всей фирмы, а различные части бизнеса могут работать более тесно вместе.Преимущества для бизнеса включают в себя:  Беспрепятственный поток информации по всей организации, улучшение координации, эффективности и принятия решений.  Предоставляет компаниям возможность быстро реагировать на запросы клиентов, производя и храня только те запасы, которые необходимы для выполнения существующих заказов.  Повышает удовлетворенность клиентов за счет улучшения поставок продукции, минимизации затрат и повышения производительности фирмы.  Улучшает процесс принятия решений за счет повышения качества информации для всех уровней управления.Это приводит к лучшему анализу общих показателей бизнеса, более точным прогнозам продаж и производства и более высокой прибыльности. Короче говоря, системы управления цепочкой поставок помогают компаниям лучше управлять отношениями со своими поставщиками. Цель SCM: доставить нужное количество продуктов от источника компании до точки потребления с наименьшими затратами времени и с наименьшими затратами. SCM предоставляет информацию, чтобы помочь поставщикам, закупочным фирмам, дистрибьюторам и логистическим компаниям обмениваться информацией о заказах, производстве, уровнях запасов и доставке продуктов и услуг, чтобы они могли эффективно закупать, производить и доставлять товары и услуги.SCM помогает организациям добиться высокой эффективности за счет автоматизации частей этих процессов или помощи организациям в переосмыслении и оптимизации этих процессов. SCM важен для бизнеса, потому что благодаря своей эффективности он может координировать, планировать и контролировать доставку продуктов и услуг клиентам. Бизнес-преимущества включают в себя:  Решать, когда и что производить, хранить и перемещать  Быстро сообщать о заказах  Отслеживать статус заказов  Проверять наличие запасов и контролировать их уровни  Сокращение затрат на складские запасы, транспортировку и складирование  Отслеживание отгрузок  Планирование производства на основе по фактическому потребительскому спросу  Оперативно сообщать об изменениях в дизайне продукта. Системы управления взаимоотношениями с клиентами позволяют бизнесу лучше управлять своими отношениями с существующими и потенциальными клиентами.С развитием Интернета потенциальные покупатели могут легко сравнивать магазины розничных и оптовых товаров и даже сырья, поэтому очень важно лучше относиться к покупателям. Бизнес-преимущества включают:

 CRM-системы предоставляют информацию для координации всех бизнес-процессов, связанных с клиентами в области продаж, маркетинга и обслуживания, для оптимизации доходов, удовлетворенности клиентов и удержания клиентов. Эта информация помогает фирмам выявлять, привлекать и удерживать наиболее прибыльных клиентов; предоставлять более качественное обслуживание существующим клиентам; и увеличить продажи. CRM-системы объединяют данные о клиентах из нескольких источников и предоставляют аналитические инструменты для ответов на такие вопросы, как: Какова ценность конкретного клиента для фирмы на протяжении его / ее жизни?  Инструменты CRM интегрируют бизнес-процессы, связанные с клиентами, и консолидируют информацию о клиентах из нескольких каналов связи, давая клиенту консолидированное представление о компании.  Детальное и точное знание клиентов и их предпочтений помогает компаниям повысить эффективность своих маркетинговых кампаний и обеспечить более качественное обслуживание и поддержку клиентов.Системы управления знаниями позволяют организациям лучше управлять процессами сбора и применения знаний и опыта. Эти системы собирают все необходимые знания и опыт в фирме и делают их доступными везде и всегда, когда это необходимо для улучшения бизнес-процессов и управленческих решений. Они также связывают фирму с внешними источниками знаний. Бизнес-преимущества включают:  процессы поддержки KMS для получения, хранения, распространения и применения знаний, а также процессы создания новых знаний и их интеграции в организацию. KMS включает общекорпоративные системы для управления и распространения документов, графики и других объектов цифровых знаний; системы создания корпоративных справочников знаний сотрудников со специальными знаниями; офисные системы для распространения знаний и информации; и системы работы со знаниями для облегчения создания знаний.  KMS использует интеллектуальные методы, которые систематизируют знания и опыт для использования другими членами организации, и инструменты для обнаружения знаний, которые распознают закономерности и важные взаимосвязи в больших пулах данных.Объясните, как интрасети и экстранеты помогают компаниям интегрировать информацию и бизнес-процессы. Поскольку интрасети и экстранеты используют те же технологические и программные платформы, что и Интернет, они представляют собой простой и недорогой способ для компаний увеличить интеграцию и ускорить поток информации внутри компании (только интрасети), а также с клиентами и поставщиками (экстрасети). Они предоставляют способы распространения информации и хранения корпоративных политик, программ и данных. Оба типа сетей могут быть настроены пользователями и обеспечивать единую точку доступа к информации из нескольких различных систем.Компании могут легко и быстро подключать сети к системам обработки транзакций. Интерфейсы между сетями и системами TPS, MIS, DSS и ESS обеспечивают ввод и вывод для пользователей.

4. Почему системы для совместной и командной работы так важны и какие технологии они используют? Определите сотрудничество и командную работу и объясните, почему они стали так важны в бизнесе сегодня. Сотрудничество — это работа с другими для достижения общих и ясных целей. Он ориентирован на выполнение задачи или миссии и обычно имеет место в бизнесе или других организациях, а

— между предприятиями.Сотрудничество может быть краткосрочным или долгосрочным, в зависимости от характера задачи и отношений между участниками. Это может быть один к одному или многие ко многим. Работа в команде — это часть бизнес-структуры организации для достижения цели. У команд есть конкретная миссия. Члены команды должны сотрудничать для выполнения конкретных задач и коллективно выполнять командную миссию. Команды часто недолговечны, в зависимости от решаемых ими проблем и времени, необходимого для поиска решения и выполнения миссии.Сотрудничество и командная работа важны, потому что:  Меняющийся характер работы. Все больше рабочих мест превращаются в рабочие места «взаимодействия». Такие работы требуют личного взаимодействия с другими сотрудниками, менеджерами, поставщиками и клиентами. Им требуются системы, которые позволяют взаимодействующим работникам общаться, сотрудничать и обмениваться идеями.  Рост профессиональной деятельности. Профессиональные вакансии в сфере услуг требуют тесной координации и сотрудничества.  Изменение организации фирмы. Работа больше не организована иерархически, а теперь организована в группы и команды, которые, как ожидается, разработают свои собственные методы для выполнения задач. Изменение сферы деятельности фирмы. Работа более географически разделена, чем раньше.  Акцент на инновации. Инновации больше исходят от групп и команд, чем от отдельного человека.  Изменение культуры труда и бизнеса. Разнообразные команды производят лучшие результаты быстрее, чем люди, работающие в одиночку. Составьте список и опишите преимущества сотрудничества для бизнеса. Общее мнение таково, что чем больше деловая фирма носит характер сотрудничества, тем более успешной она будет и что сотрудничество внутри и между фирмами более важно, чем в прошлом.Общая экономическая выгода от сотрудничества значительна. Бизнес-преимущества совместной работы перечислены в Табл. 2.2, стр. 62:  Производительность: люди, работающие вместе, выполняют задачи быстрее и с меньшим количеством ошибок, чем те, кто работает в одиночку.  Качество: люди могут сообщать об ошибках и исправлять их быстрее, работая вместе, а не в одиночку.  Инновации: люди, работающие в группах, могут генерировать больше новаторских идей, чем если бы они работали в одиночку.  Обслуживание клиентов: люди, работающие в группах, могут быстрее и эффективнее решать жалобы и проблемы клиентов по сравнению с работой в одиночку. Финансовые показатели: у совместных фирм превосходные продажи, рост продаж и финансовые показатели. Опишите поддерживающую организационную культуру и бизнес-процессы для совместной работы. Исторически организации были построены на иерархиях, которые не позволяли принимать решения, планировать и организовывать много на более низких уровнях управления или сотрудниками. Коммуникации в основном были вертикальными через уровни управления, а не горизонтальными между группами сотрудников. Культура сотрудничества опирается на команды сотрудников для реализации и достижения результатов для целей, поставленных высшим руководством.Политики, продукты, конструкции, процессы и системы в гораздо большей степени зависят от команд на всех уровнях организации, которые разрабатывают, создают и строят. Сотрудников вознаграждают не за индивидуальные результаты, а на основании их результатов в

команде. Функция менеджеров среднего звена в деловой культуре сотрудничества — создавать команды, координировать их работу и контролировать их эффективность. В культуре сотрудничества высшее руководство считает сотрудничество и командную работу жизненно важными для организации, и оно фактически реализует сотрудничество также и для высших звеньев бизнеса.Перечислите и опишите различные типы систем сотрудничества и коммуникации. Таблица 2-3 на стр. 59 перечисляет пятнадцать категорий программных инструментов для совместной работы. Некоторые из наиболее распространенных корпоративных информационных систем, которые компании могут использовать для поддержки интерактивных заданий, включают:  Интернет-среды для совместной работы, такие как Lotus Notes, Groove и WebEx, предоставляют онлайн-хранилище для документов, групповое общение (отдельно от электронной почты), календари. , а также аудиовизуальные инструменты, которые участники могут использовать для личных встреч. Электронная почта и обмен мгновенными сообщениями (IM) — надежные методы общения в любое время и в любом месте по всему миру.  Сотовые телефоны и беспроводные портативные устройства позволяют профессионалам и другим сотрудникам легко общаться друг с другом, с клиентами и поставщиками, а также с менеджерами. Эти устройства выросли в геометрической прогрессии по количеству и количеству доступных приложений.  Социальные сети больше не просто «социальные». Компании осознают ценность предоставления сотрудникам простых способов обмена идеями и сотрудничества друг с другом. Вики — идеальные инструменты для хранения и обмена знаниями и идеями компании. Они часто проще в использовании и дешевле, чем более проприетарные системы управления знаниями. Они также предоставляют более динамичное и актуальное хранилище знаний, чем другие системы.  В виртуальных мирах проводятся онлайн-встречи, тренинги и «комнаты отдыха», где люди из реального мира встречаются, взаимодействуют и обмениваются идеями.  Google Apps / Сайты Google позволяют пользователям быстро создавать интерактивные групповые веб-сайты, которые включают календари, текст, электронные таблицы и видео для частного, группового или публичного просмотра и редактирования. Программное обеспечение Microsoft SharePoint позволяет сотрудникам обмениваться документами Office и совместно работать над проектами, используя документы Office в качестве основы.

5. Какова роль функции информационных систем в бизнесе? Опишите, как функционирование информационных систем поддерживает бизнес. Отделы информационных систем — это формальная организационная единица, отвечающая за услуги в области информационных технологий. Отдел информационных систем отвечает за обслуживание оборудования, программного обеспечения, хранилищ данных и сетей, составляющих ИТ-инфраструктуру фирмы.Сравните роли, которые играют программисты, системные аналитики, менеджеры информационных систем, директор по информационным технологиям (CIO), директор по безопасности (CSO) и директор по знаниям (CKO).  Программисты — это высококвалифицированные технические специалисты, которые пишут инструкции по программному обеспечению для компьютеров.  Системные аналитики являются основным связующим звеном между группами информационных систем и остальной частью организации. Задача системного аналитика — переводить бизнес-проблемы и требования в информационные требования и системы. Менеджеры информационных систем возглавляют группы программистов и аналитиков, менеджеров проектов, менеджеров физических объектов, менеджеров по телекоммуникациям или специалистов по базам данных.

 Директор по информационным технологиям (CIO) — это старший менеджер, который наблюдает за использованием информационных технологий в фирме.  Директор по безопасности (CSO) отвечает за безопасность информационных систем в фирме и несет основную ответственность за соблюдение политики информационной безопасности фирмы. CSO отвечает за обучение и подготовку пользователей и специалистов по ИБ по вопросам безопасности, информирование руководства об угрозах и нарушениях безопасности, а также за поддержку инструментов и политик, выбранных для реализации безопасности. Главный специалист по знаниям (CKO) помогает разрабатывать программы и системы, находить новые источники знаний или лучше использовать существующие знания в организационных и управленческих процессах.

Что такое бизнес-процесс?

Введение

Каждая информационная система предназначена для улучшения бизнеса. Однако, прежде чем вносить улучшения, очень важно понять текущий бизнес-процесс. В этой главе мы разработаем методику построения схем бизнес-процессов.Сначала мы изобразим текущий бизнес-процесс — так называемый процесс «как есть». Изучив этот процесс, мы сможем предложить и наметить будущий процесс — так называемый процесс «Быть». Если мы хорошо выполнили свою работу, процесс To-Be улучшит процесс As-Is, сделав его более эффективным, действенным, удобным для пользователя и т. Д. Другими словами, каждое улучшение процесса должно приближать бизнес к достижению поставленных целей.

Где мы находимся в жизненном цикле?

Многие проекты информационных систем задуманы в рамках жизненного цикла, который поэтапно переходит от анализа к реализации.На диаграмме ниже показаны этапы, которых мы касаемся в текущей главе:

Целенаправленная деятельность.

В каждом текущем и будущем состоянии подразумевается один или несколько бизнес-процессов. Бизнес-процесс — набор целенаправленных действий. представляет собой набор целенаправленных мероприятий. Другими словами, процесс описывает действия, которые должны быть предприняты для выполнения задачи. Например, подача заявления в университет, налоговая декларация и оценка сотрудников — все это процессы.Шаги подачи заявления в университет могут включать в себя заполнение онлайн-формы, отправку платежа по кредитной карте, запрос на отправку результатов тестов и запрос на отправку стенограммы средней школы.

Обратите внимание, что все вышеупомянутые процессы имели место еще до появления компьютеров. Попробуйте представить, как это сделать. Информационные системы просто трансформируют процессы с целью сделать процесс более эффективным, удобным, действенным, надежным и т. Д.

Во-первых, мы представляем текущее (обычно несовершенное) состояние как есть процесс, как процесс функционирует прямо сейчас, до любого вмешательства или перепроектирования.. Если посмотреть на диаграмму процесса как есть, можно увидеть очевидные области для улучшения процесса. Например, много лет назад студенты записывались на занятия лично. Процесс «как есть» в ту эпоху мог показывать студента, стоящего в очереди перед большой аудиторией. Когда подходит его очередь, студент входит в аудиторию. Есть таблицы, представляющие каждый отдел, укомплектованный преподавателями этого отдела. Для каждого курса, который студент хочет пройти, он должен найти соответствующую таблицу кафедры и добавить свое имя в список для этого класса.Покупка билетов на концерты проходила аналогично до того, как такие сервисы, как Ticket Master, стали онлайн. Люди обычно располагались лагерем на несколько дней перед билетной кассой.

Иногда информационные технологии могут улучшить процессы, в других случаях технология не требуется. Иногда решение настолько простое, как предоставление информации лицам, завершающим бизнес-процесс в нужное время, или просто перегруппировка этапов бизнес-процесса, и в этом случае новые информационные технологии не нужны.

Переработанный и улучшенный бизнес-процесс называется To-BeThe способ, которым процесс будет функционировать после редизайна. процесс. Этот процесс учитывает недостатки, выявленные в процессе «как есть», и цели бизнеса. Область работы, направленная на улучшение бизнес-процессов, называется редизайном бизнес-процессов. Люди, выполняющие эту работу, сосредотачиваются на понимании процесса как есть и как улучшить его в процессе будущего.

Примеры бизнес-процессов:

Обратите внимание, что большинство бизнес-процессов включают в себя другие бизнес-процессы.Одна из самых сложных задач — знать, на каком процессе сосредоточиться и с какой степенью детализации увеличивать масштаб процесса. Никогда не теряйте местонахождение проблемы, которую вы пытаетесь решить, и используйте это как свой фильтр.

Первая встреча с клиентом

Очевидно, вы не можете построить бизнес-процесс без понимания бизнеса. Для этого потребуются встречи с клиентом. Лучше всего приходить на эти встречи с готовностью выслушать, а не делать вид, что вы знакомы с делом клиента.Задавайте открытые вопросы и делайте много заметок.

Тех, кто занимается проектированием систем, называют бизнес-аналитиками или консультантами. Аналитики начинают свою работу с первой встречи с клиентом. Качество вопросов, задаваемых на этой встрече, вполне может определить успех или провал проекта. В этой консультационной ситуации могут помочь следующие четыре открытых вопроса (Starr, 2010):

• Текущее состояние: что клиент видит как текущее состояние ситуации / проекта?
• Будущее состояние: каково видение клиентом конечной точки ситуации / проекта?
• Барьеры: Какие препятствия, по мнению клиента, будут препятствовать достижению видения?
• Факторы влияния: Что клиент уже делает для достижения видения? Что, по мнению клиента, поможет?

Обратите внимание, что эти вопросы отражают чаяния клиента, а также воспринимаемые препятствия и возможности для достижения этого видения.Предполагается, что клиент хорошо знает свое дело, и цель первой встречи — закрепить ее знания и видение, не прибегая к решению.

Первая встреча с клиентом по проекту ремонта дома, добавляющего в дом второй этаж. Обратите внимание на препятствия, время и деньги, а также на вспомогательные средства, кран и рабочую силу. Бизнес-проблемы требуют подобного анализа. Никогда не предполагайте, что вы знаете эти предметы. Дайте клиенту возможность объяснить.В конечном итоге это сэкономит вам много времени.

Основные выводы

• Бизнес-процесс — это совокупность целенаправленных действий
• Процесс «как есть» включает анализ текущего состояния бизнеса
• Процесс To-Be отражает требования клиента к будущему состоянию бизнеса. В конечном итоге процесс «Быть» станет той мерой, по которой вы будете оценивать законченную систему.

Вопросы и упражнения

1. Определите три бизнес-процесса, связанных с покупкой автомобиля.
2. Опишите, как изменился процесс свидания с появлением сервисов онлайн-знакомств, таких как Match.com. В чем вы видите плюсы и минусы?

Обзор потоков бизнес-процессов — Power Automate

• 12.07.2021
• 11 минут на чтение

В этой статье

Вы можете помочь обеспечить единообразный ввод данных и выполнение одних и тех же действий при каждой работе с клиентом, создав последовательность бизнес-процессов.Например, вы можете создать поток бизнес-процессов, чтобы все обрабатывали запросы на обслуживание клиентов одинаково, или потребовать, чтобы люди получали утверждение счета перед отправкой заказа. В потоках бизнес-процессов используется та же базовая технология, что и в других процессах, но предоставляемые ими возможности сильно отличаются от других функций, использующих процессы. Чтобы узнать, как создать или изменить последовательность бизнес-процессов, см. Создание последовательности бизнес-процессов.

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о потоках бизнес-процессов.

Зачем нужны потоки бизнес-процессов?

Потоки бизнес-процессов служат руководством для людей при выполнении работы. Они обеспечивают оптимизированный пользовательский интерфейс, который ведет людей через процессы, определенные их организацией для взаимодействий, которые необходимо довести до какого-либо заключения. Этот пользовательский интерфейс можно настроить так, чтобы люди с разными ролями безопасности могли иметь опыт, который лучше всего подходит для выполняемой ими работы.

Используйте потоки бизнес-процессов, чтобы определить набор шагов, которым должны следовать люди, чтобы привести их к желаемому результату.Эти шаги представляют собой визуальный индикатор, который сообщает людям, в каком месте бизнес-процесса они находятся. Потоки бизнес-процессов сокращают потребность в обучении, поскольку новым пользователям не нужно сосредотачиваться на том, какую таблицу им следует использовать. Они могут позволить процессу направлять их. Вы можете настроить потоки бизнес-процессов для поддержки общих методологий продаж, которые могут помочь вашим группам продаж достичь лучших результатов. Для сервисных групп потоки бизнес-процессов могут помочь новым сотрудникам быстрее освоиться и избежать ошибок, которые могут привести к неудовлетворенности клиентов.

Что могут делать потоки бизнес-процессов?

С помощью потоков бизнес-процессов вы определяете набор из этапов и этапов , которые затем отображаются в элементе управления вверху формы.

Каждый этап содержит группу шагов. Каждый шаг представляет собой столбец, в который можно вводить данные. Вы можете перейти к следующему этапу, нажав кнопку Next Stage . В унифицированном интерфейсе вы можете работать со стадией потока бизнес-процесса внутри всплывающего окна стадии или можете закрепить ее на боковой панели.Потоки бизнес-процессов не поддерживают развертывание всплывающего окна стадии на боковой панели на мобильных устройствах.

Вы можете сделать шаг обязательным , чтобы люди должны были ввести данные для соответствующего столбца, прежде чем они смогут перейти к следующему этапу. Это обычно называется «выходом на сцену». Если вы добавляете требуемый для бизнеса или системный столбец на этап последовательности операций бизнес-процесса, мы рекомендуем вам также добавить этот столбец в форму.

Потоки бизнес-процессов кажутся относительно простыми по сравнению с другими типами процессов, поскольку они не обеспечивают никакой условной бизнес-логики или автоматизации, кроме упрощения ввода данных и контроля перехода на этапы.Однако, когда вы объединяете их с другими процессами и настройками, они могут сыграть важную роль в экономии времени людей, снижении затрат на обучение и повышении уровня восприятия пользователями.

Примечание

Если есть какие-либо обязательные столбцы на любом этапе, включая текущий этап, вам нужно будет заполнить столбцы на этих этапах , прежде чем сохранит форму или перейдет на новый этап.

Потоки бизнес-процессов, интегрированные с другими настройками

Когда вы или ваш пользователь вводите данные, используя потоки бизнес-процессов, изменения данных также применяются к столбцам формы, так что любая автоматизация, обеспечиваемая бизнес-правилами или сценариями форм, может быть применена немедленно.Можно добавить шаги, которые устанавливают значения для столбцов, которых нет в форме, и эти столбцы будут добавлены в объектную модель Xrm.Page , используемую для скриптов формы. Любые рабочие процессы, которые инициируются изменениями столбцов, включенных в поток бизнес-процессов, будут применяться при сохранении данных в форме. Если автоматизация применяется в рабочем процессе в реальном времени, изменения будут немедленно видны пользователю, когда данные в форме будут обновлены после сохранения строки.

Хотя управление потоком бизнес-процессов в форме не обеспечивает прямого программирования на стороне клиента, изменения, применяемые бизнес-правилами или сценариями форм, автоматически применяются к элементам управления потоком бизнес-процессов.Если вы скрываете столбец в форме, этот столбец также будет скрыт в элементе управления потоком бизнес-процессов. Если вы устанавливаете значение с помощью бизнес-правил или сценариев форм, это значение будет установлено в потоке бизнес-процесса.

Параллельные потоки процессов

Параллельные потоки бизнес-процессов позволяют настройщикам настраивать несколько бизнес-процессов и связывать их с одной и той же начальной строкой. Пользователи могут переключаться между несколькими бизнес-процессами, выполняющимися одновременно, и возобновлять свою работу на той стадии процесса, на котором они находились.

Потоки бизнес-процессов системы

Включены следующие потоки бизнес-процессов. Чтобы понять, как работают потоки бизнес-процессов, просмотрите эти системные потоки бизнес-процессов:

Несколько таблиц в потоках бизнес-процессов

Вы можете использовать последовательность бизнес-процессов для одной или нескольких таблиц. Например, у вас может быть процесс, который начинается с возможности, затем продолжается с расценки, заказа, а затем счета-фактуры, прежде чем, наконец, вернуться, чтобы закрыть возможность.

Вы можете спроектировать потоки бизнес-процессов, которые связывают вместе строки для пяти различных таблиц в один процесс, чтобы люди, использующие приложение, могли сосредоточиться на потоке своего процесса, а не на том, с какой таблицей они работают. Им будет проще перемещаться между связанными строками таблицы.

В таблице доступно несколько потоков бизнес-процессов

Не каждый пользователь в организации может следовать одному и тому же процессу, и разные условия могут потребовать применения другого процесса.У вас может быть до 10 активных потоков бизнес-процессов на одну таблицу, чтобы обеспечить соответствующие процессы для различных ситуаций.

Укажите, какой поток бизнес-процессов будет применяться

Вы можете связать потоки бизнес-процессов с ролями безопасности, чтобы только люди с этими ролями безопасности могли их видеть или использовать. Вы также можете установить порядок потоков бизнес-процессов, чтобы вы могли контролировать, какой поток бизнес-процессов будет установлен по умолчанию. Это работает так же, как определены несколько форм для таблицы.

Когда кто-то создает новую строку таблицы, список доступных активных определений бизнес-процессов фильтруется по роли безопасности пользователя. Первое активированное определение бизнес-процесса, доступное для роли безопасности пользователя в соответствии со списком порядка процессов, применяется по умолчанию. Если доступно более одного активного определения бизнес-процесса, пользователи могут загрузить другое из диалогового окна «Переключить процесс». Всякий раз, когда процессы переключаются, тот, который в настоящее время отображается, уходит в фоновый режим и заменяется выбранным, но он сохраняет свое состояние и может быть переключен обратно.С каждой строкой может быть связано несколько экземпляров процесса (каждый для отдельного определения потока бизнес-процесса, всего до 10). При загрузке формы отображается только одна последовательность бизнес-процессов. Когда какой-либо пользователь применяет другой процесс, этот процесс может загружаться по умолчанию только для этого конкретного пользователя.

Чтобы бизнес-процесс загружался по умолчанию для всех пользователей (поведение, эквивалентное «закреплению» процесса), при загрузке формы можно добавить настраиваемый сценарий API клиента (веб-ресурс), который специально загружает существующий экземпляр бизнес-процесса на основе идентификатор определения бизнес-процесса.

Соображения, касающиеся последовательности операций бизнес-процесса

Вы можете определять потоки бизнес-процессов только для тех таблиц, которые их поддерживают. Вам также необходимо знать ограничения на количество процессов, этапов и шагов, которые можно добавить.

Потоки бизнес-процессов, вызывающие рабочий процесс

Вы можете вызывать рабочие процессы по запросу из потока бизнес-процессов. Вы можете настроить это из нового конструктора потока бизнес-процессов, перетащив компонент рабочего процесса на стадию процесса или в раздел Глобальные рабочие процессы.Дополнительные сведения об использовании рабочих процессов в потоках бизнес-процессов см. В разделе Блог: автоматизация потока бизнес-процессов в Dynamics 365.

Когда вы включаете рабочий процесс, который вы хотите запустить при выходе из этапа в поток бизнес-процесса, и этот этап является последним этапом в потоке, разработчик создает впечатление, что рабочий процесс будет запущен, когда этот этап будет завершен. . Однако рабочий процесс не будет запущен, поскольку переход между этапами не происходит. Вы не получите предупреждения или ошибки, препятствующие включению рабочего процесса в сцену.Когда пользователь взаимодействует с потоком бизнес-процесса, завершение или выход из процесса не приводит к переходу между этапами, и поэтому рабочий процесс не запускается. Рассмотрим следующие примеры:

• Вы создаете поток бизнес-процесса с двумя этапами, S1 подключается к S2, с рабочим процессом на этапе S2 и устанавливаете триггер на Stage Exit .

• Вы создаете последовательность бизнес-процессов из трех этапов: S1 подключается к S2, затем S2 разветвляется на S3.Вы включаете рабочий процесс в S2 и устанавливаете триггер на Stage Exit .

В любом случае рабочий процесс не запустится. Чтобы обойти эту проблему, вы можете добавить глобальный рабочий процесс и добавить к нему рабочий процесс, который вы хотите запустить, чтобы рабочий процесс запускался для бизнес-процесса, а не для его стадии. Вы можете установить триггер для глобального рабочего процесса на «Процесс отменен» или «Процесс завершен», чтобы рабочий процесс запускался, когда пользователь прекращает или завершает бизнес-процесс.

Таблицы, которые могут использовать потоки бизнес-процессов

Все настраиваемые таблицы могут использовать потоки бизнес-процессов. Следующие стандартные таблицы также могут использовать потоки бизнес-процессов:

• Счет
• Назначение
• Кампания
• Активность кампании
• Ответ кампании
• Конкурент
• Контакт
• Электронная почта
• Право
• Факс
• Кейс
• Счет-фактура
• Свинец
• Письмо
• Маркетинговый список
• Возможность
• Телефонный звонок
• Товар
• Прайс-лист Позиция
• Цитата
• Повторяющееся назначение
• Торговая литература
• Социальная активность
• Заказать
• Пользователь
• Задача
• Команда

Чтобы включить настраиваемую таблицу для потоков бизнес-процессов, установите флажок Потоки бизнес-процессов (будут созданы столбцы) в определении таблицы.Учтите, что это действие нельзя отменить.

Примечание

Если вы перейдете на этап последовательности операций бизнес-процесса, который содержит таблицу Social Activity и нажмете кнопку Next Stage , вы увидите параметр Create . При выборе Создать загружается форма Социальная активность . Однако, поскольку Social Activity недействителен для Создайте из пользовательского интерфейса приложения, вы не сможете сохранить форму, и вы увидите сообщение об ошибке: «Неожиданная ошибка.”

Максимальное количество процессов, этапов и шагов

Чтобы обеспечить приемлемую производительность и удобство использования пользовательского интерфейса, необходимо учитывать некоторые ограничения, о которых следует помнить, когда вы планируете использовать потоки бизнес-процессов:

• В одной таблице может быть не более 10 активированных процессов потока бизнес-процессов.

• Каждый процесс может содержать не более 30 этапов.

• Многотабличные процессы могут содержать не более пяти таблиц.

Поддержка настройки таблицы потоков бизнес-процессов

Представленные в обновлении Dynamics 365 (онлайн) версии 9.0, таблицы последовательности операций бизнес-процессов могут отображаться в системе, так что данные строк таблицы могут быть доступны в сетках, представлениях, диаграммах и панелях мониторинга.

Использование строк таблицы последовательности операций бизнес-процессов с сетками, представлениями, диаграммами и панелями мониторинга

Теперь, когда потоки бизнес-процессов доступны в виде таблицы, вы можете использовать расширенные функции поиска, представления, диаграммы и панели мониторинга, полученные из данных потока бизнес-процессов для данной таблицы, например интереса или возможности.Системные администраторы и специалисты по настройке могут создавать настраиваемые сетки потоков бизнес-процессов, представления, диаграммы и панели мониторинга, аналогичные тем, которые создаются с помощью любой другой таблицы.

Потоки бизнес-процессов, такие как Lead To Opportunity Sales Process , отображаются в виде настраиваемой таблицы в обозревателе решений.

Чтобы получить доступ к представлению потока бизнес-процессов по умолчанию, откройте обозреватель решений, разверните Таблицы > разверните нужный процесс, например Lead To Opportunity Sales Process , выберите Views , а затем выберите нужное представление.

Доступно несколько представлений по умолчанию, которые можно просматривать в виде диаграммы, например представление Процесс продаж активной возможности .

Взаимодействие с таблицей последовательности операций бизнес-процесса из рабочего процесса

Вы также можете взаимодействовать с таблицами последовательности операций бизнес-процесса из рабочего процесса. Например, вы можете создать рабочий процесс для строки таблицы потока бизнес-процессов, чтобы изменить активную стадию при обновлении столбца в строке таблицы возможностей. Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. В разделе Автоматизация этапов потока бизнес-процессов с помощью рабочих процессов.

Запустить потоки бизнес-процессов в автономном режиме

Вы можете использовать потоки бизнес-процессов в автономном режиме, если выполняются следующие условия:

• Поток бизнес-процесса используется из приложения Power Apps.
• Приложение Power Apps можно использовать в автономном режиме.
• Поток бизнес-процесса имеет одну таблицу.

В частности, три команды, которые доступны для потока бизнес-процессов, когда приложение Power Apps находится в автономном режиме:

• Следующий этап
• Предыдущий этап
• Комплект Активная ступень

Столбец подстановки на этапе последовательности операций бизнес-процесса

Последние строки отображаются в столбце подстановки в едином интерфейсе.Чтобы предотвратить отображение последних использованных элементов при поиске, выполните следующие действия:

1. Откройте портал разработчика Power Apps и выберите нужную среду в правом верхнем углу экрана.

2. Перейти к Таблицы в разделе Данные . Найдите таблицу последовательности операций бизнес-процесса.

3. Выберите Forms и выберите редактор Information .

4. Выберите шаг поиска данных из древовидного представления , а затем отметьте Отключить последние использованные элементы .

5. Сохраните, а затем опубликуйте.

Ограничения использования таблиц потоков бизнес-процессов

• В настоящее время вы не можете создавать собственные формы для таблиц на основе последовательности операций бизнес-процесса.
• Если решение включает в себя таблицу последовательности операций бизнес-процессов, таблицу последовательности операций бизнес-процессов необходимо вручную добавить в решение перед ее экспортом. В противном случае таблица последовательности операций бизнес-процесса не будет включена в пакет решения.Дополнительная информация: создавать и редактировать таблицы.
• Добавление таблицы процессов в управляемое моделью приложение может привести к ограниченной функциональности. Узнайте больше о создании и редактировании потоков бизнес-процессов.

Следующие шаги

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о потоках бизнес-процессов
Создайте поток бизнес-процессов
Расширьте потоки бизнес-процессов с помощью ветвления
Технический документ: Включение процессов с помощью Dynamics 365

Что такое BPM и зачем он нужен

Управление бизнес-процессами направлено на выполнение работы.Нравится это вам или нет, но процессы — это ядро ​​бизнеса. Они существуют в каждом отделе и команде и имеют решающее значение для результатов работы. Бизнес-процессы подобны плану, который определяет пути и поток действий, которые выполняются внутри и между различными бизнес-функциями, например, процесс адаптации сотрудников или процесс утверждения счетов.

Но переход от точки «A» к точке «B» по этим путям и выполнение этого с максимальной эффективностью не обходится без усилий.Требуются время, ресурсы и хорошее планирование, чтобы убедиться, что ваш план верен, а работа идет гладко. Вот где в игру вступает BPM.

Что такое BPM?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика по разработке, выполнению, мониторингу и оптимизации бизнес-процессов. Это методология (а не продукт), которая может превратить ваш бизнес в хорошо отлаженный механизм. Если все сделано правильно, это также делается с целью постоянного улучшения.

Многие люди путают BPM как простую автоматизацию рабочих процессов. Однако истинный BPM должен быть сосредоточен на достижении конечных результатов (таких как улучшение процесса или повышение эффективности) и должен учитывать весь текущий непрерывный процесс. Процессы могут быть структурированными и иметь предсказуемый путь от начала до конца или неструктурированными с менее предсказуемым путем к цели. Естественно, структурированные и повторяемые процессы или рабочие процессы являются хорошими кандидатами для автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов возможна с помощью — барабана — инструментов автоматизации процессов. Я расскажу об этом чуть позже, но если вы нетерпеливы, можете перейти к этому разделу здесь.

Управление процессами и управление проектами

Еще один термин, который не следует путать с управлением процессами, — это управление проектами. Я знаю, что они похожи, но это не одно и то же.

Управление процессами фокусируется на повторяемых и предсказуемых процессах, т.е.е., постоянные повторяющиеся задачи, которые являются частью повседневной жизни. Например, запрос на поездку: он всегда оформляется одинаково, в соответствии с определенными бизнес-правилами. Он может идти одним путем над другим — процесс одобряется, а не утверждается — и он может даже быть открытым для изменения во имя эффективности, но результат всегда предсказуем.

Управление проектами, с другой стороны, заключается в планировании, инициировании и выполнении уникального, разового проекта с определенной целью и установленным сроком выполнения.В отличие от процессов, проекты не повторяются. А поскольку вы не сталкиваетесь с одними и теми же проблемами ежедневно, проекты также становятся более гибкими, поскольку им необходимо адаптироваться в процессе.

Управление процессами обычно связано с инструментами BPM (опять же, я вернусь к ним чуть позже), а управление проектами — с инструментами управления работой, такими как Asana, Trello или Jira.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами направлено на ведение бизнеса наиболее эффективным способом и с лучшими результатами — улучшением качества, обслуживания, времени отклика, качества обслуживания клиентов или их удовлетворенности.

Это может означать оптимизацию распределения ресурсов, устранение узких мест, сокращение дублирования процессов, ускорение транзакций и т. Д. Использование этой ориентированной на результат методологии помогает организациям сознательно улучшать операции, а также их чистую прибыль. Поступая таким образом, они могут стать сильнее и более подготовленными к любым штормам, вызванным рынком.

Преимущества BPM

Если все сделано правильно, BPM может принести много пользы вашему бизнесу. Вот несколько:

• Экономическая эффективность: Оптимизируя операции и совместную работу и сокращая дублирование усилий, компании могут снизить затраты при одновременном повышении производительности.
• Повышенная производительность: Практика BPM часто приводит к автоматизации повторяющихся задач, устранению узких мест и сокращению ненужных шагов.
• Лучшее удовлетворение сотрудников и клиентов: Вместо того, чтобы тратить время на выполнение скучных и повторяющихся задач, сотрудники могут тратить больше времени на деятельность, которая приносит больше пользы для бизнеса и клиентов.
• Более сильная корпоративная стратегия: Согласовав BPM с бизнес-результатами, организации могут улучшить свою общую производительность и оптимизировать ресурсы.

Примеры и варианты использования управления бизнес-процессами

Диапазон вариантов использования для управления бизнес-процессами невероятно широк. Эта методология может применяться практически к любому рабочему процессу или функции с целью повышения эффективности и улучшения процесса. Вот некоторые примеры использования:

• Утверждение расходов
• Запрос на поездку
• Управление запасами
• Выполнение заказа
• Запрос кредитной карты
• Прием сотрудников на работу

Жизненный цикл управления бизнес-процессами

Как указано в определении, которое я дал ранее в этой статье, управление бизнес-процессами работает в непрерывном цикле.Мнения относительно наименования и детализации каждого этапа различаются в зависимости от того, кого вы спрашиваете, но я достаточно сказать, что следующее представляет собой безопасное резюме всего жизненного цикла:

Дизайн — Определите существующие процессы, а также области для улучшения. Составьте карту потока работы между людьми и системами и оцените любые зависимости или передачи.

Execute — Выполнение процессов, определенных и разработанных на предыдущем шаге. Это можно сделать вручную или с помощью автоматизации.

Monitor — Отслеживайте процессы, чтобы быть в курсе их статуса и производительности. Отметьте области, которые неэффективны или служат потенциальными узкими местами.

Оптимизировать — Используйте информацию, собранную на этапе мониторинга, для улучшения процесса с целью экономии затрат или повышения эффективности.

Для ясности, BPM — это практика, а не рынок . Но некоторые поставщики предлагают инструменты для поддержки разработки приложений технологических решений для выполнения бизнес-процессов.

В связи с тем, что Gartner определяет гипер-автоматизацию как одну из 10 основных стратегических технологических тенденций на 2020 год, существует несколько инструментов автоматизации процессов на выбор для различных уровней сложности бизнес-процессов.

Для простых и средних процессов существуют простые инструменты управления рабочими процессами, роботизированная автоматизация процессов (RPA), а также инструменты без кода и с низким кодом. Для средних и сложных процессов существуют традиционные инструменты BPM, некоторые более продвинутые инструменты с низким уровнем кода и современные платформы разработки приложений.Последние два не ориентированы строго на BPM, но предоставляют наборы инструментов для решения более широкого спектра сценариев использования, которые включают управление процессами и устранение сложности программного обеспечения BPM.

Использование современных платформ разработки приложений для решения BPM

Современные платформы разработки приложений, такие как OutSystems, устраняют сложность разработки за счет настраиваемых инструментов, ресурсов и повторно используемых компонентов. Таким образом, ваша команда может быстро создавать или изменять простые или сложные решения BPM с минимальными усилиями с помощью встроенного механизма рабочих процессов, не беспокоясь о различных этапах моделирования и реализации бизнес-процессов.

Теперь вы можете спросить: в чем преимущество использования современной платформы для разработки приложений вместо традиционного инструмента BPM? Итак, вот что вы можете сделать с OutSystems для BPM:

• Создание процессов , ориентированных на клиента, которые удовлетворяют их реальные потребности, устраняя при этом внутренние разрозненности и заменяя инструменты, которые мешают работе ваших клиентов;
• Создание и внедрение цифровых процессов в бизнес в 10 раз быстрее, чем при использовании традиционных методов разработки.Таким образом, вы можете создавать и использовать свои процессы в течение нескольких дней, а не месяцев (или лет). Кроме того, это также дает вам возможность быстро адаптироваться и способствовать постоянным изменениям и улучшениям за счет эффективности процессов;
• Тестируйте, измеряйте и экспериментируйте с новыми бизнес-процессами и моделями, легко создавайте минимально жизнеспособные процессы и собирайте аналитические данные, поддерживающие постоянное совершенствование.

Кроме того, OutSystems предлагает несколько продуктов, предназначенных для автоматизации различных типов бизнес-процессов в зависимости от их сложности.Эти продукты созданы на основе BPT (Business Process Technology), технологии OutSystems для управления бизнес-процессами:

• Workflow Builder позволяет разрабатывать приложения рабочего процесса сквозного бизнес-процесса за считанные минуты на основе платформы OutSystems. С помощью Workflow Builder бизнес-пользователей наделены полномочиями и автономией для создания приложений, всегда управляемых ИТ, что дает кросс-функциональным командам средства для очень быстрого создания приложений.
• Инфраструктура управления делами предназначена для профессиональных разработчиков , которые хотят предоставлять решения быстрее и проще для поддержки бизнес-требований.Эта недавно запущенная новая структура предоставляет готовые функциональные возможности процессов, необходимые для реализации индивидуальных бизнес-процессов и решений для управления делами. Как и в любом другом приложении OutSystems, разработчики будут предоставлять эти решения в среде разработки OutSystems, Service Studio, используя все возможности других платформ.

Хотите автоматизировать бизнес-процессы?

Если вы хотите узнать больше о том, как автоматизировать и оптимизировать свои бизнес-процессы с помощью OutSystems, я приглашаю вас посетить нашу страницу OutSystems для управления бизнес-процессами.

---

Хотите ускорить цифровую трансформацию своей организации? Тогда присоединяйтесь к нам 16 ноября на нашей ежегодной конференции NextStep, разработанной для ИТ-руководителей, которые хотят внедрять инновации так быстро, как этого требует бизнес.

Вот простые шаги по определению бизнес-процессов для более быстрого масштабирования

Стандартизация процессов важна для растущего бизнеса, но немногие люди точно знают, как это сделать.В большинстве случаев то, что создается, является слишком общим или подробным и обременительным и откладывается на полку, чтобы никогда больше на него не взглянуть. Хороший процесс — это инструмент управления, в котором достигается тонкий баланс между полнотой и эффективностью.

Ключ к разработке хорошего процесса в любом бизнесе — рассматривать его как инструмент для общения между людьми и командами, который постоянно обновляется и изменяется по мере роста бизнеса. Следуйте этим шагам и сбалансируйте потребность в деталях с простотой использования.

1. Сосредоточьтесь на основных возможностях

Бизнес состоит из множества взаимосвязанных процессов, и вы не сможете определить их все на одном уровне. Лучше всего сосредоточить свои усилия на одной или двух дюжинах процедур, которые действительно задействуют возможности, критически важные для вашего бизнеса, и создают ваше конкурентное преимущество.

2. Начните со стандартного пути

Часто команды зацикливаются на деталях и ожиданиях. Я предлагаю вам отложить в сторону «а что, если» и сначала сосредоточиться на стандартном пути через ваш процесс.Пока не беспокойтесь обо всем, что может случиться. Просто определите, как обычно работает система.

3. Выберите начальную точку

Уточнение начальной и конечной точек — важные первые шаги. При запуске процесса соберите всех на одной странице и определите предварительные условия и другие требования. Точно так же изложение вашего определения готового поможет всем узнать, когда процесс завершен и закрыт.

4. Составьте список участников и отделов

Проведите мозговой штурм по всем задействованным ролям и отделам, а также о том, чем они занимаются.Учитывайте всех, у кого есть ввод, утверждения, проверки и уведомления. Мне нравится делать роли и отделы столбцами или полосами на диаграмме процесса и кодировать их цветом, чтобы я мог видеть поток в организации.

5. Определите этапы развития

Создайте несколько этапов между начальной и конечной точками. Это поможет людям узнать, где что-то происходит. Например, если я определяю процесс продаж, у меня могут быть фазы, помеченные как потенциальный, интерес, предложение, утвержденный и подписанный контракт.Это поможет людям узнать, на каком месте находится объект в процессе, а также создаст общий язык и поможет с измерением.

6. Создайте ключевые контрольные точки

На различных этапах процесса вам потребуются контрольные точки с подробными требованиями. Как минимум, вам понадобятся контрольные точки на ваших этапах, но вам также понадобятся другие для определения более мелких шагов. Каждый человек определит минимальные условия, которые должны быть выполнены для продолжения процесса.

7.Уточнение передачи и интеграции

Для каждой передачи мне нравится видеть контрольный список того, что передается, и условий, которые необходимо выполнить. Например, если я передаю лида от маркетинга к продажам, я ожидаю увидеть полный профиль с подтвержденной контактной информацией. Обе стороны должны согласиться с деталями.

Точно так же я хочу, чтобы интеграции определялись тем, что доставляется, как и кем. Вы отправляете его мне на электронную почту или вносятся в базу данных? Если вы имеете дело с физическими товарами, где они находятся и как маркируются? Это детали, которые заставляют систему работать.

8. Определите ключевые точки принятия решений и утверждения

Часто в процессах есть этапы, требующие участия конкретных людей — например, контроль качества или утверждения бюджетов или ценообразования. Хотя я предлагаю вам минимизировать бюрократию и сложность, иногда эти шаги необходимы. Отметьте их в своем процессе, указав четких владельцев, руководящие принципы и временные рамки.

9. Рассмотрите альтернативные пути

После того, как вы наметили идеальный путь, начните рассматривать альтернативные сценарии, которые могут возникнуть в разумных пределах, и способы их решения.Не пытайтесь охватить каждую возможность. Как правило, я хочу, чтобы стандартный процесс охватывал от 80 до 95 процентов стандартных случаев. Исключения можно обрабатывать отдельно. Избегайте раздувания стандартного процесса слишком большим количеством ситуаций типа «что, если», которые только усложнят его реализацию.

10. Установите временные рамки и контрольные точки

После того, как у вас будет разработан процесс с фазами и контрольными точками, вы можете прикрепить к процессу некоторые ожидаемые временные рамки и руководящие принципы.Это ключ к улучшению процесса. Определение цели, а затем измерение фактического времени и отклонений — вот где вы найдете части процесса, которые работают хорошо, а те, которые нет.

Общая цель любого процесса — упростить и согласовать ведение бизнеса. И по мере роста бизнеса его процессы будут меняться. В общем, один процесс, который необходимо разработать каждой компании, — это процесс создания и развития своих процессов.