Квадрат важное срочное: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Автор: | 27.07.1978

Содержание

ТМ-фундамент: матрица Эйзенхауэра — Гармоничный тайм-менеджмент — LiveJournal

Прежде чем мы начнем воплощать в жизни написанные сценарии «идеальных» дней, нам необходимо разобраться
с некоторыми базовыми концепциями тайм-менеджмента.

1. Матрица Эйзенхауэра

—  «Первый квадрат» (важное-срочное) стал синонимом «лесных пожаров» — срочных и важных дел, когда надо все бросить, и делать эти самые «горящие дела».
 «Второй Квадрат» (важное-несрочное) олицетворяет радость заблаговременного планирования, подготовки, жизненного баланса и прочих радостей жизни.
— «Третий квадрат» (неважное – срочное) называют «квадратом обмана» — дела из него только «притворяются» важными, хотя на самом деле это не так.
— с «Четвертым квадратом» тоже не все просто. Формально «ходить туда» незачем – неважное и несрочное, что может быть хуже – но порой люди втайне мечтают «понежиться» там, отдыхая от остальных дел.

Основная идея этой концепции – нужно стремиться к тому, чтобы бОльшая часть времени уходила на дела 2-го квадрата. Подробную статью с разъяснениями, чтобы понять, какие дела к какому квадрату относятся, читайте тут.

Примеры «маминых» дел по квадратам.

Срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. .Эйзенхауэр

Казалось бы, очевидно, что время необходимо тратить только на важные дела. Но для начала нужно научиться определять, к какому квадрату дело принадлежит, чтобы относится к нему соответственно, а с этим могут возникнуть определенные трудности.

Алгоритм работы с матрицей

Шаг №1 — уделить время делам 2-го квадрата матрицы – важные несрочные дела. Именно эти дела двигают нас вперед, дают ощущение ценности жизни и ценности времени, помогают видеть перспективу, кроме того, именно они позволяют сократить количество срочных дел и предотвратить многие пожары и форс-мажоры.

Что это за волшебные дела? Планирование, уход за собой и за своим здоровьем, качественное общение с детьми и близкими, саморазвитие и развитие детей, качественный отдых, включая сон, обучение, перспективные проекты и т.д.

В чем волшебство таких дел и как они могут помочь в организации времени?

Время, посвященное этим делам – это инвестиции, которые обязательно принесут дивиденды, «что посеешь, то и пожнешь». Вложили в развитие ребенка – получили успешного самостоятельно мыслящего человека, вложили в изучение языка – открыли для себя весь мир для работы и общения, вложили в качественный отдых – получили энергию и бодрость для быстрого и легкого выполнения любых дел и т.д. Кроме того, дела 2-го квадрата способны преумножать время, планирование, подготовка, обучение – все это помогает найти временные резервы.

В чем проблема таких дел? Почему в реальной жизни именно эти волшебные дела чаще всего откладываются или вообще не делаются? Поскольку они несрочные, мы можем бесконечно их откладывать и не видеть негативных последствий, пока они не станут слишком явными, а на это порой могут и годы уйти. За такие дела часто бывает страшно браться, они кажутся очень сложными или  очень большими

Шаг №2. Научиться отличать срочные важные от срочных неважных дел. Самый большой вопрос – как это может быть, чтобы дело было срочным, но не важным? Как правило, сюда относятся дела,  срочность которых была навязана извне. Например,  муж попросил срочно погладить ему рубашку, дети срочно вовлекли в свои дела или спор, позвонил телефон.

Проблема таких дел помимо того, что они отнимают время в чистом виде, в том, что они отвлекают от выполнения других дел. Потом уже труднее включится в важные дела, собраться с мыслями и настроем. Как быть? Если почувствовали, что срочность навязана, подумайте, прежде чем бросаться на это дело, можно ли решить вопрос путем переговоров, например. Попросить детей подождать 15 минут, пока вы закончите свое дело, попросить супруга самостоятельно справиться с рубашкой или предложить альтернативный вариант гардероба, а на будущее озаботиться тем, чтобы в шкафу всегда были 2-3 готовые к выходу рубашки (это уже дело 2-го квадрата).

В категорию срочных не важных дел также относятся дела, которые мы по каким-то причинам решили сделать сейчас, хотя можно было бы и в другое время. Например, пустились на поиски какой-то вещи, о которой вспомнили, хотя сейчас эта вещь не нужна, занялись уборкой, хотя острой необходимости в данный момент не было, а можно было в это время заняться действительно важным делом.

Шаг №3  Минимизировать дела 4-го квадрата и заменить их на дела 2-го. Не срочные неважные дела – это то, что мы безболезненно могли бы не делать вообще. Почему мы вообще оказываемся в этом квадрате? Казалось бы, времени и так нет, а мы можем позволить себе потратить его на такие дела. Причин много:

— усталость. Устали от срочных дел так, что уже нет сил ни на что, кроме телевизора, соц.сетей, форумов или просто «зависания».

— отсутствие четкого плана. Начинаем хвататься за какие-то мелкие дела, которые можно было бы сделать походя в другое время.

— ощущение «все надоело». Делать ничего не хочется, руки опускаются, настроения нет.

Что делать? В первую очередь, четко отдавать себе отчет, чем вы заняты в данный момент и почему. Вам нужен отдых? Может быть, не стоит сразу бежать к компьютеру, а лучше полежать, или послушать медленную музыку, или принять ванну? (это уже будет 2-й квадрат) Нужна психологическая разрядка? Можно выйти на 15 минут на свежий воздух или заварить ароматный чай или поговорить с мужем по душам.

Выводы

1)      Осознанно подходим к выполняемым дела и отдаем себе отчет, делом из какого квадрата мы занятии

2)      Находим время для дел 2-го квадрата уже на стадии планировани

3)      За счет дел 2-го квадрата сокращаем пожары и форс-мажоры

4)      Учимся противостоять срочным, но не важным делам

5)      Анализируем, почему начинаем тратить время на не важные не срочные дела и заменяем их на дела из 2-го квадрата

2. Концепция «большие камней» (big rocks)


Большие камни – это истинно важные дела, которые нужно делать до всего остального. В терминах матрицы – это дела 1 и 2 квадратов. Лучшей иллюстрацией этой метафоры является видеозапись с тренинга С.Кови, автора мирового бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей». В тренинге мы еще не раз будем использовать некоторые элементы 7 навыков.

Данное видео не нуждается в комментариях. Каждый раз, берясь за дело, мысленно проверяйте, чем вы заняты — песком или камнями. Порядок действий вам известен. Необходимо вырабатывать привычку всегда начинать с камней.

Домашнее задание:
1. Назовите 3 ваших дела из каждого квадрата (если затрудняетесь, ничего страшного, приведите хотя бы один пример, демонстрирующий, что концепция в целом вам ясна).
В тайм-менеджерской литературе Вы найдете много примеров дел по квадратам из деловой жизни, но далеко не все примеры релевантны для семейного ТМ.
Напишите 3- дела 2-го квадрата и приведите примеры дивидендов, которые они могут принести в будущем
Подумайте, случаются ли у вас срочные не важные дела и как можно поступить с ними, чтобы не поддаваться на их призывную срочность.

Какие дела 4-го квадрата есть у вас? Почему вы ими занимаетесь? Чем можно их заменить из дел 2-го квадрата

2. Приведите примеры ваших больших камней. Примеры должны быть конкретными. И назовите, что может стать тем песком, который заполнит чашу дня и не даст камням в нее поместиться.

Посмотрите в свой идеальный день. В каких блоках у вас размещаются «камни»? Как распределить песок мелких бытовых дел так, чтобы он не мешал выполнению важных дел?

Следующие 3 задания помогут нам в дальнейшей работе со слонами, лягушками и рутинами.

3. Продолжаем работать со списком дел. Слон — это проект. У него обязательно должна быть дата реализации. Определите ее хотя бы приблизительно для ваших намеченных слонов. Выберите из списка проектов самый актуальный, который вы хотите реализовать (или запустить) за время тренинга. Распилите вашего слона на части. Чтобы кусочек помещался в рот можно было осились в один присест. И что вы сделаете уже сегодня по выбранному слону?

4. Выберите 1-3 лягушки из вашего списка. Какой из способов поедания лягушек лучше всего подходит к вашей лягушке? Какие способы возьмете на вооружение на будущее? Какую лягушки съедите уже сегодня? или завтра?

5. С какой рутиной начали (или продолжаете работать сегодня)? Если пока не приступили, когда планируете?

Матрица Эйзенхауэра — Успевай с детьми! — LiveJournal

Э… Ну это даже несерьезно. Все это знают. Все про это читали. Когда рассказываю кому-то, что веду тренинги по тайм-менеджменту, те, кто хоть немного в теме говорят: «А, это ты про матрицу рассказываешь». Ну да, рассказываю.  И вам сейчас еще раз расскажу. Тем более что про матрицу знают все (ну, почти все), а вот выводы из нее делают разные.

Начнем с названия. Половина авторов называют эту модель  «Матрицей Эйзенхауэра» в честь Дуайта Эйзенхауэра (1890-1969), который ввел ее в обиход и даже стал с ее помощью 34-м президентом США – в аккурат до Кеннеди. Другие авторы (например, Стивен Кови), называют ее «тайм-менеджмент матрицей» (или «ТМ-матрицей»). Идея проста до безобразия: все наши дела можно разделить на важные и не важные, а также на срочные и не срочные. Используем «важность» и «срочность» как «оси координат» и – вот она!

Самая распространенная нумерация «квадратов» именно такая, как на картинке, именно поэтому:

—  «Первый квадрат» (важное-срочное) стал синонимом «лесных пожаров» — срочных и важных дел, когда надо все бросить, и делать эти самые «горящие дела».
 «Второй Квадрат» (важное-несрочное) олицетворяет радость заблаговременного планирования, подготовки, жизненного баланса и прочих радостей жизни.
— «Третий квадрат» (неважное – срочное) называют «квадратом обмана» — дела из него только «притворяются» важными, хотя на самом деле это не так.
— с «Четвертым квадратом» тоже не все просто. Формально «ходить туда» незачем – неважное и несрочное, что может быть хуже – но порой люди втайне мечтают «понежиться» там, отдыхая от остальных дел.

Вспомнили?  Чудесно. Что дальше? Дальше человеку говорят: «Возьми все свои дела, распиши их «по квадратам», и всё станет понятно». На практике всё не так просто.

Например, люди довольно легко разделяют дела на «срочные» и «не срочные», потому что мерило этому критерию – крайний срок (он же «дедлайн»). А как разделить важные и неважные? «Для меня всё важно», «А если это не важно мне, но важно начальнику (мужу, теще, и т.д.)?», «Я не хочу испортить отношения с людьми, сказав им, что их дело мне не важно» — вот самые частые комментарии, которые делают участники тренингов. Доходит до того, что само существование «третьего квадрата» ставится под сомнение, потому что за что ни возьмись, найдется кто-то значимый для вас, для кого это дело (отчет, покупка, проект) окажутся важными. На тренинге в этот момент мы с участниками входим в интересную плодотворную дискуссию, для целей же «информационного поста» скажу лишь, что разделить дела на «важные» и «не важные» вам поможет осознание ваших жизненных целей и ценностей, причем в самом широком смысле. Да, нужно учитывать интересы значимых для вас людей (вашей «половинки», начальника, родственников, близких друзей). Да, нужно осознать, что отвечая «Да, я сделаю это» на любой их запрос вы в итоге сделаете хуже и им, и себе (всем наобещаете, а потом этих самых значимых людей и подведете под грузом невыполненных обещаний). Да, нужно стараться «жить к северу от линии» (в квадратах 1 и 2). Как это сделать – вопрос сложный, интересный и глубокий. Для того и общаемся в сообществе.

Тем, кто говорит, что «сначала я быстренько сделаю дела из квадратов 1 и 3, а потом примусь за квадрат 2» я рисую такую картинку (см. справа).

Это так называемый «Бермудский треугольник». Если вы весь день «бегаете» в квадрате 1 и 3 (а это занимает весь день, так как чем больше вы проводите в них времени, тем больше они магическим образом «растут»), то под вечер, когда вы уложили ребенка спать (пришли с работы) у вас сил хватает разве что упасть на диван под телевизор, или загрузить «френд-ленту», короче, прямиком в «4-й квадрат». Немудрено, ведь 2-й квадрат требует реальных усилий и высокой нагрузки. «Отдохнув» в 4-м квадрате, наутро вы снова «кидаетесь в бой», т.е. бегаете по 1-му и 3-му квадратам… Ну, вы поняли. Замкнутый круг, точнее, треугольник. А что  в это время происходит со 2-м квадратом? Правильно, его у вас вообще нет. А все потому, что мы путаем «срочность» с «важностью». Если вы считаете, что перво-наперво надо делать дела из 1-го и 3-го квадратов, то, по Кови, вы живете в «парадигме срочности», которая действует на людей, как наркотик. К срочности легко привыкаешь, и уже непонятно, как жить иначе. Жизнь в 1-м и 2-м квадрате, напротив, называется «парадигмой важности», при этом чем больше времени вы проводите во 2-м квадрате, не торопясь планируя, подготавливая и созидая, тем 1-й квадрат становится… правильно, меньше. Хотя до нуля не сожмется никогда, ведь «жить на свете без сюрпризов невозможно никому».

«Позвольте», говорят мне на это, «но это что значит, не отдыхать вообще?» Нет, я этого не говорил. Отдых (которым, кстати, часто является простая смена деятельности), вполне может и должен быть 2-м квадратом. Но не надо путать получение важной для вас информации в сети с многочасовым бесцельным «брожением» по Интернету, просмотр интересного фильма вместе с вашей «половинкой» с просмотром мыльной оперы или «одноразового» ток-шоу, чтение полезной книги с «чтивом».  Так что отдыхайте на здоровье. А про бесцельный интернет мы уже писали.

Так что – определите ваши цели, «отнимайте» время для 1-го и 2-го квадрата у 3-го и 4-го, и живите «к северу от линии» всей семьей. Там и встретимся.

(с) dmitrythewind, uspevai_s_detmi

Матрица Эйзенхауэра как метод управления временем (Часть 1)

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Данной статьей я продолжаю пополнять содержимым рубрику блога «Управление временем».

Судя по количеству просмотров и комментариев, она в последнее время стала довольно популярной и активно читаемой. 

И это вполне естественно, ведь вопросы о том, «как успевать больше?» и «как правильно управлять временем» очень актуальны, и требуют соответствующих ответов.

Некоторые из них уже даны в статьях:

Как перестать спешить и при этом успевать больше

Практика управления временем: основные ошибки и промахи 

В данной публикации мы с вами рассмотрим такой метод управления временем как «матрица Эйзенхауэра».  

Содержание этой статьи:

Почему возникает смута в делах

Техника ABCD

Почему возникает смута в делах

Известно, что неумение расставлять приоритеты и согласовывать цели и задачи со сроками их выполнения является базовым препятствием для эффективного управления временем.

Если человек не может отделить в делах главное от второстепенного, и увязать это со сроками выполнения, то в конце дня он остается физически и морально опустошенным и с кучей невыполненных дел.

 А если он еще и смутно представляет то, чего он хочет достичь, если его цели расплывчаты и неопределенны, то в делах наступает полный хаос.

Энергия, так необходимая для достижения цели, распыляется, незавершенные дела мешают выполнять новые задачи, и человек попадает в туман неопределенности.  

О технике идентификации целей читайте в статье:

Как достичь желаемой цели  

Что же может помочь в решении данной проблемы?

Есть разные методы и модели управления временем. Одним из самых простых, но очень эффективных является так называемая матрица Эйзенхауэра или …

Техника ABCD

Давайте посмотрим, что это такое.  

Изобретение этого метода приписывают 34 президенту США Д. Д. Эйзенхауэру.

Этот метод хорош тем, что помогает быстро сориентироваться в нескончаемом потоке дел. Понять, что следует выполнять немедленно, а что нужно отложить на потом.

Кроме того, эта техника позволяет увязать степень важности задачи со степенью срочности ее выполнения.

Согласно этой методике, следует  отфильтровать все дела и задачи по степени их сложности и важности. Для этого и используется матрица ABCD.

  • A — Важное и срочное
  • B — Важное, но не срочное
  • C — Неважное, но срочное
  • D — Неважное и не срочное

Для наглядности, представлю это на рисунке, в виде 4-х квадратов:  

А. Важные и срочные дела – это дела, которые мы не можем отложить.

Это дела первостепенной важности. Если человек эффективно планирует свое время, то их не очень много, ведь он все и всегда делает вовремя.  

Тогда в этот список попадает только все форс-мажорное и непредсказуемое, а также дела и задачи, которые вышли из-под контроля и требующие оперативного реагирования и безотлагательного, быстрого решения.  

Как правило, у человека скапливается столько важных и срочных дел, что на все остальное у него уже нет времени.

Так что этот квадрат матрицы может выступать в качестве индикатора эффективности планирования: чем больше в нем срочных и важных дел, тем менее эффективно ваше планирование.

Основные причины этого описаны в статье:

8 ошибок, мешающих все успевать

В. Важные, но не срочные дела – это дела, которые по-хорошему должны иметь для нас наибольшую приоритетность. Они требуют, чтобы мы подходили к ним последовательно, планомерно и не спеша.

Именно в этот квадрат следует включать дела, которые связаны с личным и профессиональным развитием, с достижениями и успехом.  

Этот квадрат должен стать сосредоточением дел и задач, воплощающих ваши ценности и ключевые потребности.  

Тем не менее, несрочность данных дел не означает, что нет никаких сроков. Просто их соблюдение не требует моментальных действий и не связано с авралом. Эти дела требуют четкого планирования и вовлеченного сосредоточения.

Согласно законам тайм-менеджмента, начинать день следует именно с этих дел. Если этого не делать, то они перекочевывают в первый квадрат, становясь срочными и важными.

А, значит, буду выполняться в суматохе, торопливо, без надлежащего усердия и интереса. Это, в итоге, приводит к падению эффективности, снижению творческого ритма и сильному стрессу.    

Об этом читайте в статье:

Мини-программа «Борьба со стрессом»

С. Неважные, но срочные дела – это дела, требующие очень большого внимания и сосредоточения, но, на самом деле, они очень далеки от наших ценностей и истинных потребностей.

Часто – это навязанные другими людьми или обстоятельствами мелочи, раздутые до вселенских масштабов.

По этой причине мы оказываемся в плену иллюзии их важности и ошибочно посвящаем им много драгоценного времени, а иногда и все свое время.

 О сходных проблемах читайте в статье:

12 признаков того, что ваша жизнь — это не «ваша» жизнь

Дела, входящие в категорию неважных, но срочных, часто маскируются под категорию дел, входящих в первый квадрат, т. е. важных и срочных. Именно они нагнетают атмосферу вечного аврала и постоянно лихорадят вопросом: «как успевать больше?».

И самая страшная ошибка, это когда мы начинаем отождествлять важность и срочность.

То, что нужно сделать как можно быстрее, мы почему-то начинаем рассматривать как очень важное.

Как отделить одно от другого?

Просто задайте себе вопрос: если я решу задачу из категории неважных, но срочных дел, приближусь ли я к своей главной цели, реализую ли я свою ценность, удовлетворю ли истинную потребность?

Так, например, некто попросил вас о срочной помощи, и вы тратите много времени и сил на то, что совсем не отвечает вашим ценностям и просто в тягость.

Конечно, помогать людям нужно обязательно, но только если это не наносит ощутимого ущерба вашим интересам.  

И если вы не делаете это только лишь для того, чтобы выглядеть в глазах окружающих приличным человеком.

И если ценность «давать и помогать другим» не превращается в анти ценность – «воровать у самого себя и разрушать свой успех».

  1. D. Неважные и не срочные дела – это дела, большую часть которых можно не делать, а лучше вообще отказаться от них.

Проблема в том, что эта категория дел и задач – профессиональные хронофаги, т.е. пожиратели времени.

Как правило, они связаны с развлечениями и получением удовольствия.  Или просто, что еще хуже, с заполнением жизненной пустоты. С тем, что называется: «проводить или убивать время».

Например: компьютерные игры, просмотр TV, общение с неинтересными людьми, бесполезные разговоры, бессмысленные путешествия по великим просторам интернета, болтовня в социальных сетях, бесплодное фантазирование и мечтания и т.п.

Нет, конечно же, понемногу того и другого должно быть в вашей жизни. Но нужно четко отслеживать, чтобы эти хронофаги не сожрали вас и ваши достижения.   

У некоторых людей неважные и не срочные дела занимают больше половины всего времени. Как правило, у них нет четких жизненных приоритетов и целей.

В конце концов, это может превратиться в образ жизни, который обязательно приведет к духовному одряхлению.


Такова в общем виде матрица Эйзенхауэра.

В следующей статье я покажу вам, как эффективно использовать этот метод управления временем, и как с его помощью начать успевать больше.  

До встречи в следующей публикации.

Успехов в делах! 

© Денис Крюков


Вместе с это статьей читайте: 


Вам понравилась статья?

Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).

Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail. 

Зачем это нужно?

Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!

 Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀

Автор: Денис Крюков

Как справляться с задачами

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.


Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина.

Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.


Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.


Срочные и важные задачи

— задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.


Не срочные, но важные задачи
рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.


Срочные, но не важные задачи
— самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны.

Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.


Не срочные и не важные задачи
не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.


Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.


Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед

Согласовать план статьи про идеального руководителя

Ответить на письма читателей

Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях

Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге

Написать клиентскую историю компании

Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок

Заказать иллюстрации для рассылки о переменах
Срочное, но не важное Не срочное и не важное


Два сектора оказались пусты, а так быть не должно.

Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?


Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное

Написать текст о новой телефонии в Мегаплане

Составить план рассылок на месяц вперед

Согласовать план статьи про идеального руководителя

Ответить на письма читателей

Написать клиентскую историю компании

Заказать иллюстрации для рассылки о переменах
Срочное, но не важное Не срочное и не важное

Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях

Почитать книгу

Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги

Выйти на пробежку

Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок

Пролистать ленту фейсбука


В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.


В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.


Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.


Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.


Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.


Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.


В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.


Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:


Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.


Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.


Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

что это, как грамотно расставлять приоритеты

«Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные»

Дуэйт Эйзенхауэр

Дуэйт Эйзенхауэр вошел в историю как самый продуктивный президент США. Его принцип распределения дел на важные, срочные и все остальные лег в основу современного тайм-менеджмента.

Впервые матрицу Эйзенхауэра описал в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови – известный консультант по бизнесу, руководству и организационному управлению. Этот эффективный и простой в использовании инструмент позволяет грамотно расставить приоритеты, сосредоточиться на главных задачах и не распыляться на бесполезные дела. Узнайте, как регулярное применение матрицы поможет сэкономить время на работе и дома.

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент как искусство управления временем, логично возник в условиях жизни современного человека. На работе и дома нам приходится выполнять огромное количество различных дел и задач, но стоит справиться с одной, как на смену ей приходит две других. Порой поток входящих за день дел так велик, что к вечеру не остается сил, а результат – минимальный.

Чтобы избежать напрасной растраты ресурсов, необходимо научиться грамотно расставлять приоритеты в текущих делах и правильно определять цели и задачи на этапе планирования. Матрица Эйзенхауэра – это инструмент для сортировки задач на важные, срочные и те, которые можно не выполнять.

Принцип работы матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра благодаря своей простоте позволяет быстро и эффективно рассортировать любой объем входящих задач, как рабочих, так и личных. Инструмент представляет собой квадрат с четырьмя полями, в котором размещаются задачи по двум критериям: срочность и важность. Прежде чем вписать дело в один из квадратов, необходимо ответить на вопросы:

  • является ли задача срочной – да или нет?
  • является ли задача важной – да или нет?

В зависимости от ответа, задача вписывается в один из четырех квадратов.

  1. Срочно и важно.

  2. Важно, но не срочно.

  3. Срочно, но не важно.

  4. Не срочно и не важно.

Такая сортировка помогает определить, какие дела необходимо выполнить в первую очередь, какие – во вторую, что можно делегировать, а от чего можно и вовсе отказаться. При составлении матрицы не нужно разделять рабочие и личные задачи, но стоит ограничить количество дел в одном квадрате – их должно быть не более 8.

НА ЗАМЕТКУ

Прежде, чем записать очередную задачу, необходимо выполнить предыдущую.

Квадрат 1. Срочно и важно

Это – основные и неотложные дела, а, именно:

  • задачи с коротким жестким дедлайном;
  • задачи, которые требуют быстрой реакции;
  • задачи, от которых зависит конечный результат;
  • задачи, влекущие тяжелые последствия;
  • все, что касается здоровья;
  • дела, возникшие по причине форс-мажоров.

Никто не застрахован от внешних событий: стихийные бедствия, внезапные болезни, техника подвела – и прилетает задача первой необходимости. Если таких задач большинство, вы рискуете заработать хронический стресс. Чтобы этого не произошло, разберитесь, почему переполнен первый квадрат и уделите больше внимания делам, которые можно выполнить быстро.

НА ЗАМЕТКУ

В идеальном мире этот квадрат останется пустым, но в реальном – в ваших силах максимально снизить количество задач в данном секторе. Поставьте сроки исполнения и назначьте точки контроля, перераспределите нагрузку или пересмотрите свои планы.

Квадрат 2. Важно, но не срочно

В этом квадрате «живут» дела, которые отвечают за ваш личный рост и развитие бизнеса в долгосрочной перспективе. Когда все ваши задачи помещаются в этом квадрате, вы расходуете ресурсы на реализацию целей. Отсутствие дедлайнов позволяет вдумчиво и с немалым удовольствием их достигать. Идеально, когда все ваши дела находятся в квадрате «важно, но не срочно».

Квадрат 3. Срочно, но не важно

Это квадрат ежедневных рутинных дел, которые выполняются практически на автомате. Проверка почты, изучение новостей, наведение порядка в доме или приготовление ужина. Если таких задач много, они вызывают эффект занятости, но их выполнение не приближает вас к достижению собственных целей и распыляет внутренние ресурсы.

Эффективным способом решения задач из этого квадрата является делегирование. Распределите домашние дела между домочадцами, проверку рабочей почты доверьте секретарю, а доставку товаров и продуктов – курьерской службе. В результате появится свободное время и высвободится энергия на достижение собственных целей.

Квадрат 4. Не срочно и не важно

Хронофаги или убийцы времени – любимые дела (сериалы, социальные сети, новостная лента и т.д.), которые не несут никакой практической пользы. Коварность данного квадрата заключается в том, что мы оправдываем такие занятия потребностью в отдыхе, забывая, что отдыхать можно с пользой – например, заниматься спортом или слушать аудиокниги.

Чтобы избежать разочарования в себе, научитесь измерять время, отведенное на каждое из «вредных» действий.

НА ЗАМЕТКУ

Задачи из четвертого квадрата можно исключить, заменить или ограничить по времени.

Как пользоваться матрицей?

Прежде, чем записывать текущие задачи в матрицу Эйзенхауэра, фиксируйте в течение недели свои дела по времени исполнения и приоритетности. Наблюдение за собой поможет вам определить характер дел и свои зоны роста.

Вести матрицу Эйзенхауэра можно в блокноте, электронных таблицах или мобильных приложениях. Регулярно отмечайте собственный прогресс, еженедельно проверяйте себя, снижайте хронофаги и форс-мажоры, уделяйте больше времени тому, что действительно важно. Пробуйте и другие инструменты тайм-менеджмента для наиболее эффективного достижения целей.

Видео

Источники:

1. How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”, сайт

Фото: © Depositphotos

достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

  1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
  2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
  3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
  4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:

Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.

— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»

— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

  1. Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
  2. Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено. Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Речь про матрицу Эйзенхауэра, которую придумал американский президент.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными.

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

  • Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
  • Вызов сантехника из-за порыва в трубе
  • Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
  • Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

  • Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
  • Купить продукты на неделю
  • Написать отчет о командировке
  • Сходить на тренировку в спортзал
  • Записаться на прием к стоматологу
  • Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

  • Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
  • Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
  • Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

  1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
  2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
  3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
  4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

  • Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
  • 3 км в бассейне («здоровье»)
  • Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
  • Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
  • Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

  • А квадрант Важные срочные дела;
  • В квадрант Важные несрочные;
  • С квадрант Неважные срочные;
  • D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

  1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
  2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
  3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

  • починить табуретку, чтобы не шаталась;
  • обратиться к стоматологу с болью в зубах;
  • подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
  • звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
  • незапланированное совещание у шефа;
  • провести время в социальных сетях;
  • овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

  • Подготовка к рабочему проекту;
  • Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

  • Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
  • Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

  • Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

  • Починить табуретку, чтобы не шаталась;
  • Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными .

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

  • A – срочные и важные
  • B – важные, но не срочные
  • С- срочные, но не важные
  • D – не срочные и не важные

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

Планирование с помощью квадрата Эйзенхауэра | ManGO! Games

Одна из самых популярных в мире систем планирования

Одна из самых популярных в мире систем планирования

У каждого человека в сутках всего 24 часа. Но каждый по-своему использует это время. В результате одни не успевают выполнять свою работу, а другие успевают еще и отдохнуть, заняться хобби и помочь другим. Если времени у всех нас одинаково, а успеваем мы по-разному, значит, по-разному используем свое время.

Интересно, как планируют и расходуют свое время самые занятые люди планеты, например, президенты стран? В этом материале рассмотрим одну из самых популярных в мире систем планирования, автор которой – президент.

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные», — сказал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США, автор матрицы Эйзенхауэра. Матрица (или таблица) Эйзенхауэра – один из самых популярных инструментов планирования. Ее знание и применение может заменить или дополнить корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, а ее постоянное использование способно круто изменить вашу жизнь.

Матрица Эйзенхауэра удобна и универсальна. Ею могут пользоваться и простые рабочие, и главы компаний, и домохозяйки.

Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым человеком, поэтому начал искать пути оптимизации своего времени. Популярная сегодня таблица – успешный результат его поисков.

Планирование и приоритеты

Суть инструмента – в распределении всех дел на важные, срочные, менее важные и менее срочные. Все очень просто. В этом материале разберемся, как именно это работает на практике.

Во многих компаниях проводят корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, существует много бизнес тренингов по образованию полезных привычек, помогающих нам быть более собранными и организованными, мы не раз писали о планировании своего дня – каждый в результате полученной информации выбирает свой оптимальный способ все успевать. Для многих таким способом стала матрица Эйзенхауэра.

Как устроен день человека, который не занимается планированием? Времени не хватает, постоянно появляются срочные задачи, на них уходит время, а они наваливаются и наваливаются. Целыми днями мы тушим пожары и «закрывает текучку», а на самые важные дела, те, которые способны продвинуть нас вперед, поднять над самими собой, времени не остается. Нас затягивает рутина. Так происходит с каждым, кто не занимается планированием и не умеет расставлять приоритеты.

Именно важные дела ведут нас к прорывам, но мы занимаемся срочными. Есть срочные важные, есть срочные неважные, но это не сразу понимаешь – все, что срочно, кажется важным.

Инструмент, о котором мы поговорим, отвечает за ключевое для успеха – за планирование и приоритеты. Планирование помогает упорядочить каждый наш день, а приоритеты – быстрее приближаться к цели за счет выполнения задач в оптимальном порядке.

Путь к цели

От грамотного планирования эффективность повышается в разы. Только представьте: два человека потратили одинаковое время на работу, одинаково старались и выполняли каждую задачу на совесть, одинаково вложили силы и время, а в результате один оказался более эффективным, чем второй. Почему? Везение? Нет, приоритеты. Один делал прежде всего самые приоритетные дела.

Дело не только в упорстве и в прилежном отношении, важен порядок выполнения задач. Вот и весь секрет более быстрого пути к цели.

Люди приходят к этому по-разному. Узнают от успешных близких, во время мастер-классов по планированию в рамках корпоративного образования, читая мотивирующие книги об успехе, на бизнес тренингах компании по эффективности. В одной из самых популярных бизнес-книг, С. Кови о 7 навыках, в качестве хорошего совета было подробно рассказано, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Благодаря этому инструмент стал известен и популярен во всем мире.

Методика

Метод предназначен для планирования своего дня. Поделите лист на четыре части. Каждая – для списка дел одной из категорий.

  • Несрочные важные.
  • Срочные важные.
  • Срочные неважные.
  • Несрочные неважные.

В первую очередь нужно сделать срочное и важное, а в последнюю – несрочное и неважное.

Важность задач зависит от ваших жизненных целей, поэтому нужно найти время и упорядочить личные цели и приоритеты.

Распределив все дела на четыре категории, нужно понять, что делать в первую очередь, что дальше, а что вообще можно не делать.

Правила просты:

  • Обязательно выполняем дела несрочные, но важные. Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать.
  • Старайтесь организовать свою жизнь и работу так, чтобы было как можно меньше дел срочных и важных, так называемых пожаров. Они занимают массу времени и нервов, отвлекают от других дел и обычно случаются из-за неправильного планирования.
  • От неважных и не срочных дел лучше отказаться совсем.
  • Срочные неважные дела лучше всего поручить другим людям, или службам и сервисам.

Корпоративные бизнес тренинги по тайм-менеджменту часто включены в программы корпоративного образования, они будут полезными для приобретения навыков производительности. Самое главное при высокой производительности – идти в нужном направлении, чтобы не получилось быстрое и эффективное движение в пункт, который нам не нужен.

Когда стоит применять квадрат Эйзенхауэра?

Когда у вас появляется ощущение, что обязанностей больше, чем возможностей их выполнять, когда рабочие дела начинают сливаться с личными, когда вы замечаете, что тревожность нарастает – необходим грамотный тайм-менеджмент.

Матрица Эйзенхауэра – один из инструментов планирования, очень действенный и популярный, стоит попробовать его использовать. Обучить пользоваться матрицей вас могут на мастер-классе в рамках корпоративного образования или на бизнес-тренинге по тайм-менеджменту, организованному компанией.

В чем разница между важными и срочными задачами

При работе с матрицей может возникнуть вопрос: чем отличаются важные задачи от срочных? Чтобы определить, важная ли задача, можно задать себе вопрос: пострадает ли проект, если эту задачу не выполнить? От невыполнения важных задач страдает проект в долгосрочной перспективе, кроме того, от их невыполнения зависит работа других людей.

Часто срочными становятся задачи, не выполненные в срок или которые мы не начали делать в срок. Если все делать своевременно, срочных задач будет все меньше. Если опаздываете, лучше извинитесь и переназначьте задачу на другой день.

Как работать с матрицей

Квадрат срочных и важных задач можно назвать СДЕЛАТЬ. Сюда относятся самые приоритетные задачи, связанные со здоровьем, решением кризисных ситуаций, предупреждением различных неприятностей и продвижением к общему прогрессу.

Квадрат долгосрочных важных задач можно назвать ОТЛОЖИТЬ. Лучше выделить для них время в расписании. К этим задачам можно будет приступить, как только будут выполнены срочные и важные.

Срочные неважные можно назвать ДЕЛЕГИРОВАТЬ. Это актуальные задачи, которые нужно выполнить, но они не способствуют вашей продуктивности. Их лучше передать кому-то другому.

Остальную категорию лучше назвать УДАЛИТЬ. Это задачи, которые только отвлекают.

Полезные советы

Многим удобно использовать цвета для обозначения квадратов. Рекомендуют также разделять личные и профессиональные задачи.

Полезным будет ограничивать количество задач в каждом квадрате. Оптимальным количеством будет по 5-6 пунктов.

Составляйте план с вечера. Утром тяжелее вспомнить, что за день было сделано, а что нет.

Используйте мобильные приложения для планирования на основе матрицы Эйзенхауэра:

  • Focus Matrix. Приложение для IOS. Понятный и красивый дизайн, возможность устанавливать дедлайны, добавлять теги. Есть напоминания и фильтры для поиска задач. Можно выбрать бесплатную или платную версию. В платной больше опций и отсутствует реклама.
  • Taskman. Приложение для IOS. Можно использовать 9 квадратов. Приложение бесплатное. Из недостатков – нет напоминаний.

Параллельно с матрицей Эйзенхауэра можно использовать другие приложения для личного и командного планирования:

  • Todoist.
  • Asana.
  • Trello.
  • Basecamp.
  • Jira.

Планирование значительно повышает продуктивность и помогает достичь того, что было бы без планирования недоступным.

Матрица Эйзенхауэра: простой квадрат для решения ваших задач

День за днем ​​
Когда вы сегодня сели за свой стол, были ли вы уверены в том, что первое задание, которое вам предстоит выполнить? Вы уверены, что это было действительно срочно или важно? Ваш список дел, вероятно, полон вещей, которые вы должны сделать сегодня — по работе, своему боссу, детям, дому … но должно ли вам действительно?

То, что что-то срочное, не значит, что это важно, и наоборот.Эти два слова имеют разные значения, особенно в Матрице Эйзенхауэра.

  • Срочные задачи нужно выполнить до конца дня. Все они о времени и сроках.
  • Важные задачи приблизят вас к цели. Если вы не выполните эти задачи, вы не сможете достичь своей цели.

Превратите свои дела в Тах-Да

Распределите задачи по четырем квадрантам. Если это срочно и важно, сделайте это сегодня.Если это не срочно или важно, сделайте это позже или вообще не делайте.

Давайте возьмем этот примерный список дел и поместим задачи в матрицу.

  • Редактировать отчет для босса
  • Ответить на обычные вопросы сотрудников
  • Купить закуски для футбольного матча
  • Подготовка к сегодняшнему собранию персонала
  • Обратный звонок учителю ребенка
  • Определить цели на следующий год
  • Ответить на звонок по продажам
  • Напишите два оценка сотрудников
  • Проверить отели для семейного отдыха
  • Проверить резюме на вакансию
  • Найти недостающий файл проекта

После того, как ваши задачи расставлены по приоритетам, начните с срочных задач в квадранте 1.В идеальном мире этот список был бы коротким, особенно если вы эффективно управляете Квадрантом 2, где вы должны проводить большую часть своего времени. Каждое задание здесь должно быть запланировано в вашем календаре, и, поскольку пожары тушены в Квадранте 1, вы можете взяться за них. Нижние квадранты не нуждаются в вашем внимании сегодня, поэтому попросите кого-нибудь помочь вам, сделайте их позже или не делайте их вообще.

Заманчиво начать рабочий день, потягивая кофе и взявшись за низко висящий фрукт в вашем списке дел.Оставьте себе кофе, но избавьтесь от привычки, отнимающей драгоценное время. Найдите несколько минут, чтобы организовать это время и направить свою энергию туда, где она больше всего нужна.


Если вы пропустили:
Удаленная работа — возможно ли это для вашей команды удаленно?

Расставьте приоритеты в своей работе с помощью матрицы Эйзенхауэра · Exist

Расставьте приоритеты в своей работе с помощью матрицы Эйзенхауэра

Несколько лет назад я прочитал об инструменте для оценки и определения приоритетов работы.Когда я впервые попробовал это сделать, он оказался настолько полезным, что использую его до сих пор. В частности, когда я чувствую себя подавленным, этот метод помогает мне визуализировать все, что у меня происходит, и выяснить, где я могу изменить свою рабочую нагрузку или расписание, чтобы не испытывать такого стресса.

Инструмент, о котором я говорю, называется матрицей Эйзенхауэра. Хотя никто, кажется, не может доказать, что Дуайт Д. Эйзенхауэр когда-либо использовал что-то подобное, фокус матрицы на разнице между срочных задач и важных задач связывает это с этой цитатой, часто приписываемой Эйзенхауэру:

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.

Я не смог доказать, что он сказал это, не говоря уже о какой-либо связи с самой матрицей Эйзенхауэра, но это не имеет особого значения. Инструмент полезен независимо от того, кто его создал, и цитату стоит иметь в виду при оценке вашей рабочей нагрузки.

Работа с матрицей

Сама матрица очень простая. Это квадрат, разбитый еще на четыре квадрата, как окно. Простота этого инструмента означает, что вам не понадобится какое-либо оборудование или специально напечатанные рабочие листы для его использования — вы можете просто нарисовать четыре коробки на листе бумаги или белой доске.(Хотя, если вы предпочитаете рабочие листы, вот версия для печати из книги «Искусство мужественности» в формате PDF)

Изображение предоставлено: le monsieur через Джоша Медески

Как видно из приведенного выше примера, четыре поля матрицы имеют разные метки:

  • Квадрант 1: срочно и важно
  • Квадрант 2: важно, но не срочно
  • Квадрант 3: срочно, но не важно
  • Квадрант 4: не срочно или важно

Чтобы использовать матрицу, просто запишите свои задачи или проекты в соответствующие поля.

Хотя это звучит просто, понять, что действительно важно, а что нет, может потребовать определенных усилий .

Срочно или важно

Самое сложное при нанесении ваших задач на матрицу Эйзенхауэра — это решить, в какую ячейку они входят. Мы склонны думать, что все, что срочно, важно, и все, что важно для кого-то , должно быть важно и для нас.

Поистине важными задачами являются те, которые будут двигать стрелку — как бы вы это ни определяли.Приобретение новых навыков для продвижения по карьерной лестнице, работа над проектами, которые требуют от вас улучшения, и уделение времени укреплению отношений с семьей и друзьями — все это очень важно. Очень важно долгосрочное планирование вашего бизнеса, занятия спортом и хобби, которые помогут вам расслабиться и восстановить силы.

Большинство писем, на которые мы отвечаем, не важны. Бесплодные жалобы не важны. Смотреть телевизор, есть нездоровую пищу, разбираться в нежелательной почте и бездумно делать покупки — неважно.Это не означает, что мы никогда не должны делать эти вещи — просто они не важны в общей схеме вещей и не окажут положительного влияния на нашу жизнь в целом.

Когда что-то срочно, это требует нашего внимания. Телефонный звонок, новое уведомление по электронной почте или напоминание о крайнем сроке — все это срочно. Они заставляют нас обращать внимание. Из-за этого они могут казаться важными, но это не обязательно.

С другой стороны, важна задача не означает, что она потребует вашего внимания. Мы должны сделать важные задачи нашим приоритетом, если мы хотим, чтобы они были выполнены .

Знание того, как задача вписывается в матрицу, может помочь нам понять, как с ней справляться. Если это , первый квадрант , это срочно и важно, поэтому мы должны сделать это немедленно. Если он находится во втором квадранте , это не срочно и не требует немедленного внимания, но это важно, поэтому мы должны запланировать время, чтобы поработать над ним.

Квадрант три задачи, которые являются срочными, но не важными, могут быть решены различными способами.Вы можете передать их кому-то другому или даже полностью отменить, если решите, что в этом нет необходимости. Если вам действительно нужно выполнить их самостоятельно, вы захотите избавиться от них как можно скорее, поскольку они срочны, но не тратьте на них слишком много времени, поскольку они не важны.

Четвертый квадрант — это место, где вы хотите проводить меньше всего времени. По сути, это сектор, полный расточителей времени. Здесь можно проводить время, смотреть телевизор, валяться без дела или бродить по Интернету.Иногда становится облегчением сделать что-то, что не является ни срочным, ни важным. Но вы хотите, чтобы вас здесь не затягивали, и помните, когда вы окажетесь в четвертом квадранте.

Использование матрицы для планирования дня

В те дни, когда все берет на себя верх, матрица Эйзенхауэра может помочь вам расставить приоритеты, спланировать и делегировать полномочия для выполнения важных и срочных задач.

Самый быстрый способ заставить матрицу работать — просто спросить себя о каждой стоящей перед вами задаче, действительно ли это важно? Это просто срочно? Или это ни то, ни другое?

Быстрая проверка каждого задания с собой даст вам представление о том, как вы проводите свое время.В идеале вы должны стремиться проводить большую часть своего времени во втором квадранте, сводя к минимуму время, которое вы должны проводить в третьем квадранте, и работая над важными задачами с до , они попадают в квадрант один. Четвертый квадрант — это зона отдыха, поэтому оставьте ее на конец рабочего дня (или во время перерывов), когда вы сможете наслаждаться им без чувства вины.

Планирование долгосрочных проектов

Когда вы смотрите на отдельный долгосрочный проект, матрица может помочь вам выяснить, какие задачи продвинут проект вперед, какие из них нужно решить в первую очередь, а какие только тратят ваше время.

Для нескольких проектов матрица может быть особенно полезной. Если у вас есть рабочие проекты, побочные проекты, хобби и другие обязательства, и вам сложно все это сбалансировать, попробуйте нанести все на матрицу. Визуальное представление всего, что расположено, может быть невероятно полезным, когда ваша рабочая нагрузка кажется непосильной, а задачи — беспорядочной в вашей голове.


Самое замечательное в этих простых квадратах то, что они заставляют вас задавать сложные вопросы. Они заставляют вас пересмотреть то, что вы согласились сделать, и то, как вы проводите свое время.И они очень ясно дают понять, когда вы неэффективны в том, над чем работаете.

Матрица проясняет все и помогает увидеть, куда уходит ваша энергия. Вот почему я выкладываю его каждый раз, когда моя рабочая нагрузка начинает казаться неуправляемой или когда мне кажется, что я пренебрегаю тем, что хочу делать, из-за всего того, что, как мне кажется, у меня есть .

Приоритезация

задач стала проще: как использовать коробку Эйзенхауэра в маркетинге? | Контентино | Стратегический контент-маркетинг

Если вы работаете в сфере маркетинга, скорее всего, вам нужно выполнять гораздо больше одной задачи за раз.Некоторые из ваших обязанностей требуют стратегического подхода и не могут быть выполнены в мгновение ока. Другие могут занять несколько секунд, но испортят вашу продуктивность и сосредоточенность на день. Поэтому найти золотую середину между ними и не быть перегруженным задачами — это проблема.

Как стать более продуктивным? Ответ находится в ящике Эйзенхауэра . Сегодня мы поговорим об этой матрице срочно-важно и о том, как она может помочь вам повысить производительность труда.

Ящик Эйзенхауэра, тип структуры приоритезации, который часто называют матрицей срочно-важных, является одним из самых популярных методов организации задач. Считается, что его использовал и популяризировал Дуайт Д. Эйзенхауэр.

Он основан на четырех квадрантах, так называемых «квадратах» в рамке, которые помогают сгруппировать ваши задачи в соответствии с их важностью и срочностью, которые заранее определены вами. Чтобы сделать это наиболее эффективным способом, вам нужно потренироваться и научиться сортировать свои задачи так, чтобы они попадали в правильный квадрат Эйзенхауэра .

Прежде чем мы подробнее рассмотрим ящик Эйзенхауэра , давайте ответим на один важный вопрос, который поможет вам правильно разделить задачи.

Термины «важный» и «срочный» часто ошибочны, поскольку оба они относятся к чему-то «критически важному». Важно понимать разницу.

Срочно относится к задаче, которая требует от вас действовать сейчас, немедленно.
Эти задачи не обязательно могут быть чрезвычайно важными для общей стратегии, но они должны быть выполнены как можно скорее.Срочные задачи — это те, которые должны быть выполнены в ближайшее время, если они еще не просрочены, поэтому они требуют быстрой реакции и приносят быстрые результаты (или последствия, если они не выполняются вовремя).

Важно относится к задаче, которая имеет решающее значение для долгосрочной стратегии и для достижения конкретной цели. Важные задачи обычно не нужно выполнять сразу.

Сам человек, наверное, лучше всего различает два типа задач:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Эйзенхауэр

Задача может быть одновременно важной и срочной, но обычно это не так.

Чтобы овладеть методом Эйзенхауэра, вам нужно научиться распознавать и квалифицировать свои задачи. Мы поговорим об этом позже.

Матрица срочно-важных состоит из четырех квадрантов задач, каждый из которых называется ящиком Эйзенхауэра или квадратом Эйзенхауэра .

В эту группу входят задачи, которые необходимо выполнить сейчас и лично.

Они часто включают задачи, связанные с кризисным управлением, чрезвычайными ситуациями, сроками или внезапными непредсказуемыми ситуациями, которые необходимо решать немедленно.

Примеры:

  1. Вы получаете предложение о сотрудничестве от потенциального нового клиента социальной сети. Это одновременно важно и срочно: если вы не примете меры сейчас, они могут выбрать другое агентство. (Вы можете работать с краткими сводками более эффективно, если у вас есть готовый шаблон для предложений о сотрудничестве — часто это важно, но не срочно.)
  2. Ресторан, которым вы управляли в Facebook и Instagram, не платил своим сотрудникам, которые сейчас устроили пожар в социальных сетях. Наличие процедур кризисного управления на случай обострения ситуации поможет вам справиться с ней быстрее и точнее.
  3. План социальной сети, который вам отправил младший специалист по социальным сетям, нуждается в значительных улучшениях, и вам нужно отправить его своим клиентам менее чем за два часа. Создание набора правил и наличие внутреннего процесса утверждения могут улучшить качество работы и сэкономить ваше время на исправлениях в последнюю минуту.

Хотя полностью устранить такие задачи невозможно, некоторые из них можно было бы предотвратить или подготовить заранее с помощью правильной площади Эйзенхауэра .

Вторая группа состоит из задач, которые вам нужно решить, продолжить или оставить их в конвейере на данный момент. Многие маркетологи, работающие с коробкой Эйзенхауэра , проводят большую часть своего времени на этой площади Эйзенхауэра .

В эту группу входят задачи, которые можно запланировать на будущее.Хотя они еще не являются срочными, они могут стать срочными в любой момент. Лучше регулярно отслеживать, что входит в эту группу, и не откладывать задачи в сторону, когда в этом нет необходимости или когда у вас есть свободное место в конвейере.

Они часто относятся к планированию, улучшениям или построению отношений. Хотя здесь не требуется указывать сроки, это может помочь вам сохранить мотивацию.

Примеры:

  1. Структурирование процесса утверждения контента вашими клиентами.Если вам сложно получить обратную связь по своим контент-планам, вы можете предложить решения (например, Kontentino) для оптимизации рабочего процесса. Это важно, но срочность зависит от нескольких факторов.
  2. Короткое видео о стратегии в социальных сетях, чтобы вы могли продвигать свою компанию. Это важно для брендинга, но его актуальность может быть спорной.
  3. Комплексный аудит каналов социальных сетей для вашего клиента электронной коммерции. Это не всегда срочно (и требует подготовительной фазы), но важно для повышения производительности и выявления узких мест.

Выполнение задач на этой площади Эйзенхауэра может привести к меньшему количеству стрессовых ситуаций, даст вам больше контроля над своими проектами и приведет к постоянному совершенствованию.

Потратив больше времени на задачи Q2, вы можете исключить непредсказуемые или неприятные ситуации в Q1, сбалансировать задачи Q3 и даже насладиться некоторыми «расточителями времени» из Q4, на которые теперь у вас может появиться шанс.

Третья группа состоит из задач, которые можно делегировать или исключить.Наличие бесконечного списка задач в этой категории — катастрофа для производительности, поэтому вам следует избегать скопления обязанностей здесь.

Как мы уже упоминали, термин «срочно» не обязательно означает «важный». Слишком много времени на задачи из этой категории может привести к краткосрочному видению и пренебрежению тем, что действительно важно для вашего бизнеса. По возможности старайтесь делегировать, сокращать и избавляться от задач в этом квадрате Эйзенхауэра .

Примеры:

  1. Сотрудник просит вас о небольшой услуге во время вашей работы над стратегией в социальных сетях для важного клиента.Стоит ли пожертвовать своим вниманием и помочь им на минутку? Для многих это не проблема, однако вы можете потерять контроль над своей производительностью, если будете продолжать соглашаться на такие запросы слишком часто.
  2. Бывший клиент просит вас собрать все файлы, относящиеся к конкретной рекламной кампании, в одной папке. Эта задача может быть важной для них, но, вероятно, не срочно и может быть делегирована другому человеку в вашей команде.
  3. Вам мешает звонок от коллеги во время деловой встречи.Вы извиняетесь перед участниками, выходите из комнаты и берете трубку — только для того, чтобы узнать, что он мог ждать, пока вы завершите встречу, или ее решит кто-то другой в команде.
  4. Любая «встреча, которая могла быть электронной почтой».

Не путайте 3 квартал с 1 кварталом Эйзенхауэра : вы можете быть чрезмерно довольны ежедневным выполнением большого количества задач. Но задачи Q3 (не важные, но срочные) никак не способствуют достижению ваших долгосрочных целей в той степени, в которой это делают задачи Q1 (важные и срочные).

Как быть более продуктивным , чтобы вернуть себе контроль и репутацию? Работайте над минимизацией таких задач в своем конвейере и научитесь говорить «нет» на некоторые просьбы, которые помогают другим, но отвлекают вас. Это для твоего же блага.

Четвертая группа включает в себя невыполненные задачи, ресурсы или идеи, которые нужно поместить в временные рамки на будущее, а также отвлекающие действия, которые были ошибочно названы «задачами». Многие из них следует отбросить на этом этапе, прежде чем они создадут беспорядок в других секторах, или завершить только тогда, когда они имеют смысл для бизнеса.

Примеры:

  1. Бездумная прокрутка в Facebook (вы можете извинить это как «поиск вдохновения», но это не совсем то же самое, не так ли?)
  2. Серфинг в Интернете без цели.
  3. Идея запуска тестового профиля в социальной сети. Это не срочно или важно, это просто нечеткая идея, которая однажды может пригодиться — если вообще пригодится.

Отслеживание идей и перемещение их в конкретный квадрат Эйзенхауэра , когда это необходимо, крайне важно для полного контроля над этим квадрантом.

Фото You X Ventures на Unsplash

Разделение задач на разделы может оказаться сложной задачей. Мы живем в эпоху, когда из-за беспорядка информации все кажется срочным и важным.

Отличить срочное от важного — это самый первый шаг, который вам следует сделать.

Использование матрицы срочно-важно вместо линейных списков дел может помочь вам сосредоточиться на том, что действительно важно для вашей стратегии и работы. Списки дел, как правило, длинные и неструктурированные, тогда как поле Эйзенхауэра предоставляет четыре четкие группы задач, чтобы вы знали, как выглядит ваш конвейер.

  1. Определите те задачи, которые должны попасть в Q2 с наивысшим приоритетом, записав задачи для Q1 и Q3. Возьмите из Q1 и Q3 те задачи, выполнение которых можно было бы предотвратить, или которые являются предсказуемыми, а не беспрецедентным кризисом. Поздоровайтесь с новыми задачами второго квартала.
  2. Задачи второго квартала могут потребовать много времени. Очистите свои задачи Q4 LIFO (последний пришел, первый ушел) и делегируйте или сократите задачи Q3, чтобы вы могли посвятить больше времени группе Q2.
  3. Распланируйте задачи на второй квартал вперед. Мы упоминали, что это не является строго обязательным, но это поможет вам не сбиться с пути и будет решительно выполнять их до того, как они станут нежелательными задачами первого квартала.
  4. Вы не сосредотачиваетесь на задачах второго квартала без причины. Потратив больше времени на эти задачи, вы сможете сократить количество задач в первом квартале.

Все ли задачи нужно выполнять? Да, в конце концов. Даже если вы делегируете полномочия, вам, возможно, придется контролировать и проверять их позже.Однако с помощью интеллектуальной приоритезации задач в матрице срочно-важно вы можете выполнять их быстрее и сосредоточиться на сути бизнеса.

Если вы хотите узнать , как повысить продуктивность , мы также перечислили несколько полезных тактик, которые могут помочь вам в выполнении ваших задач.

  • Съешьте лягушку — начните свой день с «худшего» дела. Как только вы это сделаете, все остальное будет легче выполнить.
  • Быстрые победы — затем переходите к нескольким небольшим задачам, выполнение которых может занять у вас всего несколько минут.Это может побудить вас работать лучше всего до конца дня.
  • Top3 — узнайте три важных задачи в день, которые вам абсолютно необходимо выполнить. Остальное необязательно: если вы начинаете работать над ними, это здорово, но дальнейшее продвижение — это еще не все.
  • Правило 2 минут — это стоит проверить, когда вы уже получили некоторый контроль над управлением задачами и производительностью. Если конкретная задача появляется из ниоткуда, но ее выполнение занимает менее двух минут, не помещайте ее в ячейку Эйзенхауэра — просто выполните ее сразу после получения.Таким образом, вы не будете перегружать свою очередь и тратить больше времени на определение простой задачи, чем на ее выполнение. Однако, если это происходит слишком часто, это может быть опасно для производительности, поэтому будьте осторожны с его использованием.
Фото Келли Сиккема на Unsplash

Менеджеры социальных сетей должны быстро внедрять новые тенденции, изменения и обновления. Когда впереди много новых задач, заблудиться несложно. При правильной расстановке приоритетов с использованием шкалы Эйзенхауэра новые обязанности будут рассматриваться как вызовы и часть процесса, а не как борьба.

Приоритизация задач помогает специалистам по маркетингу определять наиболее важные задачи и сосредотачиваться на них, когда другие терпеливо ждут в очереди. Многое на одной тарелке может идти рука об руку с негодованием и разочарованием, но расстановка приоритетов поможет решить эту проблему и поможет вам получать удовольствие от работы.

Приоритезация задач не происходит в одночасье, но вы можете очень быстро увидеть разницу, когда разберетесь с ней. Классифицируя свои задачи и разделяя их на квадранты, вы можете работать более продуктивно, тратить больше времени на планирование или просто меньше на панику и обеспечивать еще более высокое качество своей работы.

Приоритизация задач позволяет рассматривать задачи с другой точки зрения. Вместо того, чтобы вводить в конвейер такие процессы, как «работа над улучшением нашей стратегии в отношении социальных сетей», вы можете разбить процесс на части.

  • «Найдите инструмент автоматизации социальных сетей » можно поместить в 3-й квартал и делегировать,
  • «Конкурентный анализ» можно поместить во 2-й квартал или, если в вашей команде есть кто-то еще с возможностями и навыки для этого, вы можете подумать о том, чтобы делегировать его,
  • «Rocking TikTok» должен оказаться в очереди идей в четвертом квартале, если нет четкой концепции его использования и если это довольно слабая тенденция, которой следует следовать (или нет) ,
  • «Создание антикризисных процедур» — это ваша задача Q2, и вам следует начать готовиться к ней сейчас, если вы не хотите, чтобы она стала задачей Q1.

Использование бокса Эйзенхауэра облегчает боль от бесконечной рабочей нагрузки. Это четкое разделение задач показывает вам, что именно нужно сделать, запланировать, делегировать или отменить. Один длинный список дел можно заменить матрицей срочно-важно , из которой вы скоро заметите, что некоторые задачи могут ждать в очереди.

Мир все равно будет вращаться вокруг своей оси, если вы не завершите их все сегодня.

Работа в социальных сетях может сильно отвлекать.Трудно удержаться от соблазна проверять свою ленту в Facebook, время от времени открывать Instagram или обновлять Twitter. Разделение задач на группы покажет вам, сколько времени вы тратите на непродуктивные дела, и поможет устранить те, которые отвлекают.

У менеджеров социальных сетей много задач, связанных со стратегией, аналитикой или распространением. Расстановка приоритетов поможет сэкономить время, нервы и нервы. Хотя есть много задач, которые необходимо выполнить сейчас или в ближайшем будущем, другие можно делегировать или удалить из вашего ящика Эйзенхауэра .Если вы ищете идеи, как повысить продуктивность , этот вариант может стать для вас сортом.

Написано Кингой Одзиемек

Матрица «Срочно — важно»: хакерская программа Эйзенхауэра

Раньше я считал себя продуктивным человеком. Всегда что-то делаю. Всегда занят. Но все же я чувствовал, что не двигаюсь вперед в желаемом темпе.

Я был героем в выполнении небольших задач, но у меня никогда не было времени для достижения своих долгосрочных целей.

Для меня это было большой проблемой, доставившей мне много стресса. Решение пришло от одного из моих наставников, который сказал мне: «Знаешь, есть один прием, который ты можешь использовать. Он называется Срочно — Важная матрица … »

.

Я последовал его совету и поверь мне, тебе тоже стоит это проверить!

Матрица срочности — важности

Матрица срочности — важности — это очень полезный инструмент, который помогает расставить приоритеты задач в вашем списке дел по срочности и важности .

Как мне недавно сообщили, этот инструмент также известен как «Матрица Эйзенхауэра» .

Честно говоря, хотя я довольно давно использовал его матрицу, я понятия не имел, кто такой Эйзенхауэр. Итак, я погуглил его, и он оказался президентом США (среди прочего), который в значительной степени придерживался определения продуктивной жизни.

В любом случае, без намерения проявить неуважение, я все равно буду называть его инструмент «Матрица срочности — важности», потому что он лучше отражает его суть и функциональность.

Как быть более продуктивным с помощью срочной — важной матрицы

Ошибка номер один, которая действительно разрушает вашу продуктивность, — это неправильная расстановка приоритетов.

Проблема возникает не из-за того, что вы делаете слишком мало, а из-за того, что вы делаете слишком много неправильных вещей. Вы выполняете тысячу неважных маленьких заданий, но игнорируете одну или две цели, которые действительно имеют значение.

Философия этого инструмента состоит в том, чтобы систематизировать ваши задачи по их срочности и важности, а затем принять решение о том, какие действия вы должны предпринять.

Хватит говорить. Посмотрим, как это делается.

Сначала вы рисуете (угадайте, что?) Матрицу 2 × 2, как показано на рисунке ниже. Сделайте его достаточно большим, чтобы вы могли писать задачи внутри ячеек.

Если вы живете без бумаги, как я, или не можете найти работающую ручку прямо сейчас, вам повезло, потому что я сделал всю работу за вас. Я сделал классную таблицу на Google Диске, которую вы можете скопировать бесплатно. Вы можете скачать его внизу этой страницы.

Шаг номер два: поместите каждую задачу из вашего списка дел в один из квадратов в соответствии с важностью задачи и статусом срочности.

Каждый из этих четырех квадратов на самом деле представляет собой действие, которое вы должны предпринять. Эти действия не что иное, как знаменитые «4 Ds of Productivity» :

| Делать | Отложить | Задержка / Делегат | Удалить |

Вот пример:

# 1 Срочно — Важно (зеленый квадрат)

Разместите здесь : Важные задачи, касающиеся вашей жизни, карьеры, семьи, которые вам необходимо выполнить немедленно

Лучшее действие : Сделайте их первыми

Совет : Эти задачи необходимо выполнить сегодня или самое позднее завтра, поэтому сразу же переместите их вверх в список дел. Сделайте их сначала из всех и как можно раньше в свой день.

# 2 Не срочно — Важно (синий квадрат)

Разместите здесь : Задачи, касающиеся ваших жизненных целей, карьеры, семьи, качественной деятельности и т. Д., Которые действительно важны, но могут подождать позже

Совет : лучший способ действий для этих задач — открыть календарь, найти подходящее время и назначить время для их выполнения .

# 3 Срочно — Не важно (оранжевый квадрат)

Разместите здесь : Задачи, которые для вас не важны, но должны быть выполнены кем-то как можно скорее.

Лучшее действие : Задержка или делегирование.

Совет : Если есть кто-то, кто может сделать их за вас, это прекрасно. Если нет, то попробуйте отложить их на пару дней. Вы увидите, что в большинстве случаев эти задачи не так срочны, как вы думали вначале, или вы можете их вообще избежать. Если их все же нужно сделать, извините, но вы должны сделать их сами. Запланируйте время и сделайте это.

# 4 Не срочно — Не важно (красный квадрат)

Разместите здесь : Ни срочные, ни важные задачи, такие как Интернет, социальные и забавные вещи.

Совет : Удалите их из списка дел, и ничего страшного не произойдет. Делать их следует только в том случае, если у вас действительно есть свободное время, и тем более не за счет важных дел.

5 советов по максимально эффективному использованию срочной и важной матрицы

# 1 Не поддавайтесь искушению разместить слишком много задач в квадрате «Срочно — важно»

Слишком много внимания уделяется зеленому квадрату, что делает вашу повседневную повестку дня слишком насыщенной и негибкой.

Это задачи с дедлайном в день или два, помните? Совершенно очевидно, что попытаться выполнить десять из них за один день невозможно и, в лучшем случае, утомительно.

На самом деле очень немногие задачи одновременно являются важными и срочными.

Единственная причина, по которой задача становится срочной, состоит в том, что ваше прошлое «я» не смогло ее должным образом спланировать.

Так что постарайтесь найти время для выполнения важных задач задолго до того, как они станут срочными.

# 2 Не откладывайте на неопределенное время важные — не срочные задачи, ради бога!

Худшее, что вы можете сделать со своим планированием, — это отложить задачи, которые находятся внутри вашего синего ящика.

Зачем кому-то такое делать? Потому что это легко.

Эти задачи обычно трудновыполнимы, отнимают много времени, требуют стратегического мышления и иногда совсем не интересны. Но это вещи, которые являются наиболее важными для вашего личного развития, которые окажут большее влияние на вашу жизнь и мир, что в конечном итоге сделает вас более счастливым человеком.

Этим задачам не хватает статуса срочности, поэтому ваш ленивый мозг признает их важность, но убеждает вас, что они должны быть выполнены позже.Когда у вас будет больше свободного времени… Когда ситуация будет более благоприятной… Когда, когда, когда…

Плохо в том, что «я сделаю это позже», что всегда будет «позже».

Расставьте приоритеты прямо. Не откладывайте важные дела на потом. Вместо этого спланируйте их.

Приоритет задачи в соответствии с ее статусом срочности и важности.

Определите время для их выполнения, и когда это время придет и ваше ленивое «я» начнет оправдываться, будьте с ним безжалостны и делайте то, что важно!

# 3 Избегайте задач, которые не соответствуют вашим личным целям

Эти задачи обычно заполняют квадрат Срочно — Неважно.

Многие люди каждый день просят вас сделать что-нибудь для них, и если вы всегда говорите «да», то в конечном итоге вы будете выполнять задачи других людей в течение всего дня.

Сказать «Нет» сложно, потому что эти люди обычно относятся к категории работы, семьи или друзей.

Я не предлагаю вам никогда не помогать другим. Вам следует. Но если и когда у вас будет время это сделать.

Когда коллега просит вас помочь выполнить задание в тот же день, когда истекает срок, вы имеете право сказать «нет», если у вас нет времени.Если бы он попросил вас неделю назад, у вас было бы время запланировать это и оказать ему необходимую помощь.

Серьезно, не позволяйте другим определять ваши приоритеты и отвлекать вас от достижения ваших собственных целей .

На первом месте стоят важные дела, потом все остальные.

Научитесь говорить «Нет», когда вам нужно.

# 4 Избегайте всех задач, которых можно избежать

Если вы какое-то время воспользуетесь этой Матрицей, то заметите, что многие задачи, которые вы пометили как срочные, в конце концов оказались несрочными.

Вот почему способ справиться с срочными — не важными задачами — это отложить их на некоторое время, чтобы вы могли увидеть, есть ли задачи, которые должны быть выполнены вами, или которых можно вообще избежать, удалив или делегировав кому-то другому.

Делегирование не означает передачу сложных вещей другим, чтобы самому лениться.

Вы должны делегировать задачи другим людям только тогда, когда они предлагают помощь, или они принесут какую-то пользу, например, приобретение знаний, опыта или… получение оплаты.

Если это так, хорошо. Делегируйте и приступайте к выполнению других задач. Если нет никого, кого можно было бы делегировать, удалите задачу или назначьте время для ее выполнения.

# 5 Проводите свободное время с умом

Этот совет относится к красной ячейке, содержащей несрочные и неважные задачи.

Или лучше сказать… все веселые задания?

На самом деле я не предлагаю вам удалить из своей жизни что-нибудь веселое, занимательное или связанное с прокруткой. Если вы попытаетесь полностью их отрезать, вы, вероятно, превратитесь в несчастного робота.

Вы не можете делать только важные вещи.

Мне сейчас 25 лет. Я не хочу работать по 15 часов в день или работать как машина для выполнения задач. И на самом деле я не собираюсь зарабатывать большие деньги или прославиться на вечность.

Все, что я хочу, — это жить продуктивной, сбалансированной и счастливой жизнью . Мне нравится видеть своих друзей, ходить на свидания, регулярно встречаться с новыми людьми и смотреть сериал «Викинги».

Эти вещи важны? Возможно нет.

Стоит ли их делать? Черт возьми.

В любом случае, все, что я говорю, это постарайтесь использовать свое свободное время с умом .

Делайте то, что расслабляет, снимает напряжение и омолаживает.

Вы лучше знаете, что работает для вас. Но имейте в виду, что участие в некачественных занятиях, таких как бесконечное скрывание в социальных сетях или игровой марафон на выходных, не зарядит вас батареями и не предотвратит выгорание.

Философская таблетка

Преобразующая сила Матрицы Срочности — Важности заключается в том, что она побуждает вас задать себе несколько трудных, но необходимых вопросов.

Какие у меня приоритеты в жизни? Каковы мои цели? Я действительно двигаюсь к ним? Соответствуют ли мои действия моему жизненному пути и ценностям? Есть ли у меня вообще жизненный путь или я бесцельно блуждаю по этому миру?

На эти вопросы нет быстрых и простых ответов, но игнорировать их не вариант ни для кого.

Вы должны быть искренними, исследуя свои мотивы, и объективно оценивая свои действия. Процесс трудный, но ответы бесценны.

Вот почему я рекомендую вам начать использовать этот практический инструмент.Это сработало для меня и бесчисленного множества людей.

Он не только поможет вам определить ваш ежедневный план и план на ближайшее будущее, но также поможет вам контролировать свои действия в соответствии с вашими долгосрочными жизненными целями .

Маленькая цена за продуктивную и полноценную жизнь! ????

***

Скачать бесплатно

Чтобы получить свою матрицу срочных — важных, заполните форму ниже, и вы найдете ее в своем почтовом ящике. Делитесь любыми вопросами или комментариями в разделе комментариев ниже.Наслаждаться!

***

Вам понравилось то, что вы прочитали?

Узнайте о практической философии или найдите больше таких практических статей в блоге Philoso-pills!

4 квадранта матрицы управления временем

Люди поступают по-разному, но знаете ли вы, что у большинства из нас общего?

Мы делаем в первую очередь самые срочные дела, не задумываясь о том, что это самое важное. Вы можете сказать «да», это нормально, потому что так обычно и делают.

Правда в том, что вы ошибаетесь. И вот почему: все, что вы делаете в жизни, классифицируется.

Во-первых, это срочность дела (срочно или несрочно), а во-вторых, по важности (важно или неважно).

Затем мы можем создать следующие квадранты тайм-менеджмента:

  1. Во-первых, важные и срочные вопросы . Это такие вещи, как кризисы, чрезвычайные ситуации или сроки. Помните бизнес-предложение, которое вы работали сверхурочно, потому что его нужно сдать на следующий день? Это пример того, что нужно сделать прямо сейчас.Но это было напряженно, правда? Но помните, что это было дано за несколько недель до крайнего срока? Это указывает на то, как следует решать важные вопросы, прежде чем они станут неотложными, чтобы избежать стресса и конфликтов.
  2. Второе — это важные, но не срочные дела. Это то, на чем вы должны сосредоточиться и потратить свое время. Все дело в планировании. Решение этих вопросов поможет вам выполнить задачу более эффективно. Поступая так, вы действительно извлекаете больше пользы из этих задач. Это квадрант возможностей, возможность учиться, улучшить себя или свои отношения с людьми и увидеть, что вас ждет.
  3. Третье — это неважные, но срочные дела . Это то место, где сидит большинство из нас. Мы склонны сосредотачиваться на срочном деле, не задумываясь о его важности. Проблема в том, что мы теряем из виду важные дела. Этот телефонный звонок во время вашего свидания с женой отклоняет вас от того, что вы должны отдавать приоритетом в данный момент. Это влияет на ваши приоритеты только потому, что это срочно.
  4. И, наконец, вопросы, которые не являются важными и не срочными. Очевидно, это то, что они называют расточителями времени. Таким образом, это в основном вопросы, на которые не следует тратить так много времени, как, например, бессмысленная прокрутка в Facebook или просмотр фильмов. Эти вопросы на самом деле не так полезны для вас, поэтому было бы полезно ограничить свое время на них.

Эта матрица решений, также известная как матрица 4 квадрантов тайм-менеджмента, является детищем Дуайта Эйзенхауэра, награжденного генерала армии и президента Соединенных Штатов.

Он сказал, что мы должны идентифицировать себя с несколькими ролями. Вы можете быть мужем, мамой, дочерью или бизнесменом.

Однако эти роли могут меняться. Они зависят от того, что вы считаете приоритетным. Эти приоритеты будут служить ориентирами для решения поставленных задач для каждой роли.

Допустим, на данный момент ваш приоритет — быть матерью, тогда вы уделяете больше времени заботе о своих детях.

Кроме того, другие роли должны будут справиться с изменением приоритета.Ваша осведомленность о каждой роли и ваших приоритетах позволяет вам все уравновесить.

Кроме того, если вы хотите лучше управлять своим временем — подумайте о приобретении программного обеспечения для учета рабочего времени для себя и своей команды. С помощью приложения, которое помогает вам отслеживать время, потраченное на задачи, вы можете анализировать, какие задачи занимают большую часть вашего рабочего времени, каковы приоритеты для вашей команды и как вы можете сократить время, затрачиваемое на выполнение задач.

В целом, цель Эйзенхауэра временной матрицы четырех квадрантов — добиться реального прогресса в жизни.Жизнь — это не просто быть наемным работником или начальником. Это смесь всего. Обеспечивая гармонию между ролями, мы можем достичь наших целей.

Больше сообщений

Матрица Эйзенхауэра: высокая производительность и устранение шума

Дуайт Эйзенхауэр был не только 34-м президентом Соединенных Штатов. До этого он был пятизвездным генералом в армии, отвечая за командование союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны. Он также был верховным главнокомандующим НАТО и президентом Колумбийского университета.

О продуктивности Эйзенхауэра ходят легенды не только из-за его достижений, но и потому, что его методы выдержали испытание временем и работали в различных ситуациях. Благодаря различным ролям и средам Эйзенхауэр на протяжении десятилетий работал с поразительной последовательностью.

Как он так многого добился?

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

— Дуайт Эйзенхауэр

Эйзенхауэр использовал простой инструмент под названием Матрица Эйзенхауэра.Вы можете нарисовать его на чистом листе бумаги и начать использовать уже сегодня.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех частей, которые вы используете для категоризации работы, которая находится перед вами:

  1. Важно, но не срочно
  2. Срочно и важно
  3. Срочно, но не важно
  4. Не важно и не срочно

Матрица Эйзенхауэра может помочь вам как в расстановке приоритетов, над чем вы работаете сегодня, так и в принятии решения, над какими крупными проектами работать.Настоящая ценность этого инструмента заключается в том, как он помогает вам различать важное и срочное.

Разница между срочным и важным

Каждый раз, когда что-то попадает на ваш стол, сначала разбейте его и решите, что делать дальше.

Ключ к тому, чтобы Матрица Эйзенхауэра работала, — это различать срочное и важное.

Срочные задачи зависят от времени, иногда потому, что мы откладываем их до тех пор, пока больше не сможем.Эти задачи могут быть любыми: от ответов на электронные письма и телефонных звонков до осознания того, что у вас почти закончился бензин и что отчет должен быть отправлен через 20 минут.

Если мы отложили выполнение срочной задачи, которая также важна, то, когда мы, наконец, займемся ею, мы, вероятно, не будем думать о ней так много, как намеревались или как следовало бы. Мы настраиваем себя на принятие неверных решений.

Были ли они когда-то важными или нет, срочные задачи заставляют нас реагировать.Мы в стрессе. Мы полны беспокойства. В результате мы редко думаем оптимально. Спешка часто приводит к неправильным решениям, которые отражаются в будущем, разрушая нашу будущую продуктивность. Нам приходится тратить много времени на устранение проблем, которые были вызваны нашей реакцией и поспешностью.

Важные задачи более стратегические. Это то, чего мы хотим добиться, например, выпустить новый продукт. Эти задачи преднамеренные. Мы хотим обращать на них внимание, и они что-то значат для нас.Вместо того, чтобы быть реактивными и иррациональными, при правильном планировании мы можем быть вдумчивыми и заинтересованными. Поскольку мы не реагируем, мы можем избежать ошибок. Это освободит время в будущем.

«Быть ​​занятым — это форма лени — ленивое мышление и неизбирательные действия».

—Тим Феррис

По умолчанию большинство из нас сосредоточено на том, что срочно и важно. Вполне естественно, что мы хотим сосредоточиться на вещах, которые нужно решать немедленно. Поступая так, мы склонны вытеснять важные, но не срочные дела.

Спросите себя, когда вы собираетесь заниматься важными, но не срочными делами. Спросите себя, почему вы избегаете того, что важно, но не срочно. Вы чего-то боитесь? Вы откладываете на потом? Вы слишком отвлечены?

Матрица Эйзенхауэра на практике

Я регулярно использую эту матрицу как часть моей системы повышения производительности. Это помогло мне сосредоточиться на том, чего я хочу, и не слишком увязнуть в вещах, которые не приносят особой пользы.

Принято считать, что вам следует заняться следующим делом в вашем списке дел.

На практике я использую систему продуктивности Эйзенхауэра иначе.

Во-первых, планка стать задачей, о которой я даже думаю, довольно высока. Вместо того, чтобы делать это позже, неважные и несрочные задачи обычно просто отбрасываются. Иногда они подпрыгивают, и я снова их поднимаю.

Важные и несрочные задачи планируются и, как правило, решаются в первой половине дня.

Важные и срочные задачи решаются сразу или по расписанию и всегда оцениваются.Хотя я не могу все спланировать, когда вещи накапливаются здесь, это часто происходит из-за сбоя в системе — что-то пошло не так.

Срочные и неважные задачи обычно, хотя и не всегда, делегируются. Делегирование — довольно сложная тема для работников умственного труда. Как советник нескольких компаний, я обычно выступаю за то, чтобы компании никогда не передавали свой основной бизнес на аутсорсинг. Помимо прочего, это ставит вас в зависимость от доброй воли и компетентности других. Вы становитесь хрупкими.

Ключ к тому, как я использую это на практике, — мое утро всегда заблокировано с 8:30 до 11:30. Это дает мне три часа, чтобы сосредоточиться на важных (срочных и иных) задачах. Мне не нужно находить время, чтобы приспособить их, оно уже есть.

Все еще любопытно? Ознакомьтесь с матрицей решений: как расставить приоритеты.

Найдите время для несрочных

Первоначально разработанная президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, продвинутая бестселлером Стивена Кови 7 навыков высокоэффективных людей и повторенная в книге Дэйва Рэмси Entreleadership , это четыре области, в которых люди проводят свое время.

Ответы можно определить, задав два вопроса о конкретной задаче:

1) Это важно?

2) Срочно?

Эту концепцию также можно представить в виде четырехквадрантного квадрата с акцентом на важность и срочность факторов:

НЕ СРОЧНО И ВАЖНО

СРОЧНО И ВАЖНО

НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО

СРОЧНО И НЕ ВАЖНО

Большинство людей тратят свое время на два правых квадранта: СРОЧНО и ВАЖНО и СРОЧНО и НЕ ВАЖНО.Причина в том, что срочность привлекает наше внимание, даже если известно, что поставленная задача не важна. По логике вещей, мы не стали бы тратить время на задачу, которая, по нашему мнению, не стоит нашего времени, но из-за закона Паркинсона тот факт, что это срочно, увеличивает (по видимости) ее важность.

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно — Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр.

Я хотел бы сосредоточиться на одном квадранте в частности. Часто игнорируемый, но наиболее полезный из четырех секторов — это НЕ СРОЧНЫЙ И ВАЖНЫЙ.Большинство людей не находят времени на НЕ СРОЧНОЕ И ВАЖНОЕ. Эти элементы — это то, что мы не отмечали в наших списках дел за последние 12 месяцев, но продолжаем вносить их туда.

Эти вопросы являются основным предметом обсуждения на собраниях нашей команды, но никаких действий не предпринимается. Мы знаем, что им нужно что-то делать, но часто они настолько заняты, что их постоянно выталкивают ниже всех наших пожарных учений. Квадрант НЕ СРОЧНО И ВАЖНО важен, потому что это то, что, как мы знаем, будет полезно для нашей организации или команды в долгосрочной перспективе.

Этот квадрант перемещает иглу.

Этот квадрант улучшит ваш продукт.

Этот квадрант сделает вас звездой.

Найдите время для несрочных

1) Запланируйте это.

Выделите 1 час в своей неделе, чтобы сосредоточиться на НЕ СРОЧНОМ И ВАЖНОМ. На этот раз не позволяйте никому перебивать. Если нужно, отключитесь от сети. Используйте это время, чтобы отключить водяной шланг на всех этих пожарных учениях. Спросите себя: «Что я упустил из виду, но знаю, что нужно сделать?» Составьте список приоритетов и примите меры по некоторым из этих пунктов.

2) Найдите время из квадранта СРОЧНО И НЕ ВАЖНО.

Спросив, проводите ли вы свое время наилучшим образом, вы начнете определять те задачи, которые возникают с большой нагрузкой, но ничего не достигают. Это пожарные учения, которые не дают долгосрочного решения. Это задачи, которые возникают из-за отсутствия планирования. Это противоположность продуманным и тщательно продуманным идеям. Определите их и переключите свое внимание на что-то более важное.

3) Уберите слабину и запачкайте руки.

НЕ СРОЧНЫЕ И ВАЖНЫЕ задачи / проекты часто являются тем, чем больше никто не хочет заниматься из-за их сложности, затрат времени или трудностей. Сделайте то, чего не хотят делать ваши коллеги, и вы сразу же засветитесь. Выделите себя как человека, который делает все возможное и всегда спрашивает: «Почему мы это делаем?»

Как вы находите время для несрочного и важного? Делитесь советами!

Фото DepositPhotos.

Популярные поисковые запросы для этой статьи:

Powered by Article Dashboard общие вопросы для деловых встреч , Powered by Article Dashboard digital stock photography

Коди Уорд — специалист по маркетингу, предприниматель, блоггер и защитник социальных сетей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.