Матрицы эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра: 4 квадранта приоритетов – Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Автор: | 14.06.2020

Содержание

Матрица Эйзенхауэра: быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Эйзенхауэр

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

  • что же из намеченного уже сделано;
  • какой промежуточный результат получен;
  • насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

СизифВ тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

  • Важно ли это? (да/нет)
  • Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Матрица Эйзенхауэра

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D», о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate (Делай – Планируй – Поручай – Не делай)

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Делай – Планируй – Поручай – Не делай

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Правило 4D

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

  • Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
  • С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

хороший тайм менеджмент

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

SmartPrgoress. Сервис достижения целей

суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям

Матрица Эйзенхауэра — это полезная программа для руководителей и тайм-менеджеров. Подробнее читайте в статье.

Содержание

  • Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра по критериям, элементам: определение из Википедии, суть, упражнение, инструменты
  • Матрица Эйзенхауэра, лучшая программа для руководителя, главное дело дня — шаблон, картинка: пример распределения важных, срочных дел, какому квадранту больше всего уделять внимание?
  • Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента: задачи, excel
  • Матрица Эйзенхауэра: приложение, позволяет сделать это онлайн
  • Тайм менеджмент: метод «Матрица Эйзенхауэра»
  • В чем отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра?
  • Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра: основное, кратко
  • Матрица Эйзенхауэра для домохозяек: список дел
  • Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра
  • Видео: Матрица Эйзенхауэра: тайм менеджмент для женщин

Если вы руководитель, менеджер или даже простой работник, вам может понадобиться матрица Эйзенхауэра. Это специальная таблица, помогающая правильно распланировать свой день. Подробнее читайте ниже.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра по критериям, элементам: определение из Википедии, суть, упражнение, инструменты

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра – таблица, которая помогает потратить время с пользой. Ведь иногда время уходит просто в никуда, и его не хватает на неотложные дела. Такая матрица работает по критериям, элементам, которые являются важными или не очень. Это помогает человеку распределить свои дела правильно, чтобы все успеть. Определения такой матрицы в Википедии нет, но есть объяснение, что такое управление временем:

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов эйзенхауэраМатрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов эйзенхауэраМатрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Суть инструментов этой программы заключается в том, чтобы человек понял, какие дела важные и правильно расставил приоритеты. Такие упражнения сначала кажутся сложными, но потом человек привыкает и ему уже сложно работать без этой матрицы.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов эйзенхауэраМатрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов эйзенхауэраМатрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Матрица выглядит как четыре квадранта. Также в ней есть две оси:

  • Ось срочности (по горизонтали)
  • Ось важности (по вертикали)

Каждый квадрант отличается по уровню важности и срочности. В них нужно записать свои дела, распределяя их по важности и срочности. Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь. Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно.

Матрица Эйзенхауэра, лучшая программа для руководителя, главное дело дня — шаблон, картинка: пример распределения важных, срочных дел, какому квадранту больше всего уделять внимание?

Как говорилось выше, матрица Эйзенхауэра – это лучший метод результативной организации времени, который помогает выполнять и добиваться быстрых и необходимых результатов. Она состоит из 4 квадрантов, каждый из которых обозначается разными задачами на определенный день. Такая программа для руководителя просто незаменима. С ее помощью он может выделить главное дело дня и уделять ему больше внимания, не откладывая и не забывая о важном. Вот пример картинка такой матрицы:

Матрица эйзенхауэра, программа для руководителя, главное дело дняМатрица эйзенхауэра, программа для руководителя, главное дело дняМатрица Эйзенхауэра, программа для руководителя, главное дело дня

Стоит знать: Самым главным при составлении матрицы является распределение на срочные и важные задачи.

Какому квадранту больше всего уделять внимание? Вот характеристика 4 квадратов:

Квадрант А (срочно и важно)

  • Невыполненные срочные дела, которые могут привести к ухудшению состояния здоровья.
  • Игнорирование выполнения этих дел может повлечь за собой неприятности, депрессию и кризис.
  • Если дела из данного квадранта откладываются на потом, то есть вероятность невозможного достижения конечных целей.

Квадрант В (не срочно и важно)

  • В данный квадрант необходимо вписывать важные дела, которые не требуют срочного выполнения.
  • Если дела в квадранте выполняются быстрее чем в квадранте А, то это означает что человек на пути к финансовой стабильности и успеху.
  • Необходимо решать дела каждый день.

Квадрант С (срочно и не важно)

  • Появление срочных, но не важных дел нужно предугадать.
  • При составлении квадранта нет необходимости спешить с распределением дел.

Квадрант D (не важно и не срочно)

  • Необходимо вносить дела, которые приносят удовольствие и комфорт при выполнении.
  • Не игнорировать список дел, а выполнять их по мере поступления.

Вот шаблон, пример распределения важных, срочных дел для руководителя:

  • Дела вида А. Дела, которые необходимо обязательно выполнить самому руководителю в течение дня.
  • Дела типа В. Сюда входят саморазвитие и обучение сотрудников. Например, проведение совещаний в начале рабочего дня.
  • Дела типа С. Дела распределяются между подчиненными. Руководитель контролирует исполнение.
  • Дела типа D. Выполнение не является обязательным, но если задачи из этого квадранта будут выполнены, то руководитель и коллектив будет с радостью выполнять все оставшиеся задачи.

Советы руководителю по составлению дел по матрице Эйзенхауэра:

  • Необходимо научить свой коллектив работать по данной матрице.
  • Установить контроль над выполнением всех поставленных задач.
  • Не перегружать подчиненных большим перечнем задач. Лучше распределять их на всю неделю.
  • Важные дела следует выполнять в первую половину дня, когда преобладает активность.
  • При выполнении дел необходимо со всей серьезностью подходить к ним.
  • При выполнении задач необходимо сосредоточится на одной сфере. Мультизадачность приведет к невозможности добиться успеха.

Руководителям стоит использовать матрицу на своем рабочем месте, так как это один из лучших способов достигнуть нужного результата и успеха.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента: задачи, excel

Матрица эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студентаМатрица эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студентаМатрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента

Нехватка времени — эта ситуация знакома большинству студентов. Сессия, дипломные – все это так не хочется делать и учащиеся просто тонут в прокрастинации. Но матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов, поможет контролировать свое время и не получить отчисления. Вот советы и задачи:

  • В первый квадрант нужно добавить дела, которые отложить просто невозможно. Что-то очень срочное. И если это «что-то» не сделать, будет полный провал (отчисление). Примеры: подготовка к экзаменам, домашние задания.
  • Во второй квадрант можно добавить дела, которые не очень срочные, но обязательно нужно сделать. Примеры: защита диплома, реферат.
  • Третий квадрант полностью посвящен не важным, но срочным делам. Эти дела обычно навязаны родственниками или друзьями. Примеры: сходить на День рождения друзей, родителей (дальних родственников), помочь другу с какой-то незначительной работой.
  • Последний квадрант. В него следует добавить дела, которые делать вообще не желательно, они только отнимают время и снижают продуктивность. Примеры: просмотр видео на Ютубе (это занятие может затянуться на весь день и мешает учебе), компьютерные игры (тоже очень сильно тратят ценное время студента) и постоянная проверка соцсетей.

В первую очередь всегда нужно выполнять дела из срочного квадранта. И потом, дела из важного, но не срочного квадранта. В последнюю очередь нужно делать дела из срочного, но не важного квадранта. Делами из последнего квадранта лучше вообще не заниматься (особенно пока не выполнены дела из первых двух квадрантов). Распределить дела удобно в документе Excel, создавая обычную таблицу с четырьмя квадратами для записи.

Матрица Эйзенхауэра: приложение, позволяет сделать это онлайн

Матрица эйзенхауэра: приложениеМатрица эйзенхауэра: приложениеМатрица Эйзенхауэра: приложение

По своей природе матрица Эйзенхауэра представляет собой двумерную разновидность органайзера, позволяющую максимально визуализировать процесс планирования. В ее основе лежат две оси — ось срочности по горизонтали и ось важности по вертикали, на каждой из которых нанесены по два деления: срочно, не срочно и важно, не важно. Таким образом происходит разделение дел на четыре категории(матрица состоит из четырех квадратов). Следует отметить убывание качеств по осям и направление вертикальной оси вниз.

Для планирования дел было создано приложение с алгоритмами матрицы Эйзенхауэра. Оно прекрасно реализует вышеприведенный метод. Доступно для скачивания по этой ссылке. Подробное описание работы приложения:

  • Квадрат A голубого цвета — важно и срочно. Идеальная работа подразумевает отсутствие в нем записей.
  • Квадрат B красного цвета — важно, не срочно. В него попадают наиболее перспективные направления деятельности. Для достижения максимального эти дела являются приоритетными.
  • Квадрат C зеленого цвета — не важно и срочно. Сюда попадает разнообразная рутина, отвлекающая от намеченной цели. При возможности, эти дела следует перепоручить другим сотрудникам.
  • Квадрат D желтого цвета — не срочно и не важно. Здесь содержатся дела весьма приятные, но не приносящие ощутимого результата.

Скачивайте приложение, которое позволяет планировать дела в режиме онлайн — удобно и просто.

Тайм менеджмент: метод «Матрица Эйзенхауэра»

Тайм менеджмент: метод «матрица эйзенхауэра»Тайм менеджмент: метод «матрица эйзенхауэра»Тайм менеджмент: метод «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица Эйзенхауера – инструмент тайм-менеджмента, который очень популярен в современном мире и который используют множество людей. Кто же основал матрицу? Ее создателем является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Этот человек сам по себе был деловым и достаточно занятым. Именно поэтому он оптимизировал свой график, все свои дела. Суть данного механизма — грамотно распределить свои дела по мере необходимости, сократить время на вовсе ненужные занятия. Чтобы лучше понять суть матрицы, нужно представить четыре квадрата. Ось важности будет вертикальная, а ось срочности естественно по горизонтали.

Метод «Матрица Эйзенхауэра» помогает распределить свои дела по важности и выполнять их срочно или, наоборот, отдохнуть и отвлечься на разговоры. Вот еще немного полезной информации про эту матрицу, которая пригодится для тайм-менеджеров:

  • Что касается квадрата А, то дела из него нужно выполнять в первую очередь.
  • Квадрат В невозможно оставить без внимания. В нем находятся важные и перспективные дела. Обычно этот квадрат занимает особое положение в повседневной жизни. Именно благодаря квадрату В, люди достигают успехов, поднимаются по карьерной лестнице. Как правило, жизнь с помощью данного квадрата движется в лучшую сторону. Но если не вовремя выполнять дела из квадрата В, можно с легкостью попасть в квадрат А.
  • Главное что нужно запомнить, это то, что нежелательно путать дела из квадрата А с квадратом С. К такому квадрату обычно относят переговоры, встречи, дни рождения.

Квадрат D не имеет особого значения для жизни человека, так как дела в нем не приносят никакой пользы, дохода.

В чем отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра?

Отличие квадранта кови и матрицы эйзенхауэраОтличие квадранта кови и матрицы эйзенхауэраОтличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра

Квадрант Кови, как и матрица Эйзенхауэра – это таблицы для распределения дел и продумывания личного времени. Но все же у них есть различия:

  • Квадрант Кови выглядит как таблица с четырьмя делениями.
  • Каждое деление имеет свое название.

Вот как называются отделы таблицы квадранта:

  • «Квадрант необходимости»
  • «Квадрант качества»
  • «Квадрант мнимой срочности»
  • «Квадрант потерь времени»

В первый квадрат добавляются срочные, важные дела, которые в любом случае нужно выполнить. Во второй добавляются не важные дела, которые можно и не делать

В матрице Эйзенхауэра похожая ситуация, но внешний вид таблицы немного другой:

  • «Срочные дела»
  • «Не срочные дела»

В матрице важность отделов написана с левого бока таблицы. Верхние блоки – «важные». А нижние «не важные», также как и в квадранте Кови. В матрице, в отличие от предыдущей программы, нет подписей таблиц. Только римские цифры.

Различий этих таблиц для структурирования времени нет. Лишь несколько, и только во внешних особенностях. Что Квадрант Кови, что матрица Эйзенхауэра – выполняют одну и ту же цель, одинаковыми способами. Для распределения времени можно использовать и матрицу, и квадрант – разницы в использовании не будет.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра: основное, кратко

Матрица эйзенхауэраМатрица эйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра

На решение чужих задач люди тратят много своего времени и зачастую не успевают решить собственные. А принятие любых решений неразрывно связано с эмоциями. Матрица Эйзенхауэра помогает не только разобраться с повседневными делами, но и уменьшить эмоциональную нагрузку. Как и у любой другой техники организации личного времени, у матрицы Эйзенхауэра есть преимущества и недостатки.

Вот кратко основные плюсы:

  • Простота в применении, все дела распределяются по 4-ем группам, а затем по ним принимается решение.
  • Уменьшение количества неважных дел. Заранее можно выделить дела, которые вообще выполнять не следует.
  • Помощь в планировании важных и сложных задач, в первую очередь расставляются приоритеты.
  • Оптимизация временных затрат. Можно все успевать делать в срок.

Минусы:

  • Подходит только для среднесрочного и краткосрочного планирования, для решения текущих задач. Планов на длительное время с нею не построить.
  • В матрице нет необходимости, если ежедневных задач немного.
  • Нужна тренировка, чтобы правильно определять, какие дела важные и срочные, а какие – нет, какие выполнять в первую очередь, а какие можно отложить на «завтра».
  • Ошибиться с выбором без подготовки легко.

Несмотря на эти незначительные минусы, которые с опытом будут вообще минимальные, матрица помогает справиться с делами и выполнить работу на отлично.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек: список дел

Когда домохозяйке следует четко и правильно распределить свое свободное время, то можно также использовать матрицу Эйзенхауэра. Вы учитесь выбирать приоритетные задания и успешно справляетесь с собственными проблемами. После такого распределения времени, вы получаете качество и продуктивность. Если вы еще не умеете правильно выбирать приоритетные и второстепенные задачи, то данная матрица поможет вам:

  • Постоянная занятость, депрессия, проблемы зачастую ставят нас в тупик.
  • Мы не знаем, какое решение будет правильным, поэтому таблица позволит быстро абстрагироваться и чувствовать разницу между важными и менее важными делами.
  • Матрица идеальная для использования со срочными и важными делами.
  • Теперь вы сможете правильно отфильтровать варианты и заняться необходимыми делами по дому.
  • После того, как все задачи будут распределены на важные и срочные, упрощается процесс распределения рабочего и свободного времени.
Матрица эйзенхауэраМатрица эйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра

По вышеуказанному шаблону распределите свои дела и успешно планируйте время. Матрица – это идеальный способ оценить и распределить свою нагрузку. Теперь вам не грозит нервозность при необходимости принятия важного решения или с чего начать.

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

Пирамида франклинаПирамида франклинаПирамида Франклина

Одной из самых старых, популярных и действенных техник управления собственным временем считают пирамиду, названную в честь американского политического деятеля Бенджамина Франклина. Суть ее заключается в разбивании главной задачи на несколько малых задач, делящихся в свою очередь на подзадачи.

Основные отличия пирамиды Франклина от матрицы Эйзенхауэра при достижении поставленных целей:

  • Направлена на планирование не только своего времени, но и занятости, которая поможет достичь главной цели.
  • Применяется для долговременного планирования, а не решения срочных задач. Ее следует придерживаться в течение всей своей жизни.

Состоит из 6 ступеней, представляющих собою готовый план действий:

  1. Главные жизненные ценности – самая мощная ступень, основа. Ценности определяют планы и направляют человека к мечте.
  2. Глобальная цель – цель, которой человек желает достичь в своей жизни, связанной с профессией, успехом или богатством.
  3. Генеральный план – тут важно выделить небольшие шаги к достижению цели, причем самые значимые.
  4. Долгосрочные планы, рассчитанные на 1, 3 и 5 лет. Здесь необходимо установить точные сроки выполнения.
  5. Краткосрочный план на месяц, неделю – это точный график, которого нужно придерживаться. Требует глубокого анализа.
  6. План на день – вершина пирамиды, дела, которые необходимо выполнить, чтобы приблизиться на один шаг к мечте.

Что именно выбирать для планирования дел, выбирать каждому человеку индивидуально. Но в любом случае, такие таблицы помогут распланировать день, неделю или даже годы. Удачи!

Видео: Матрица Эйзенхауэра: тайм менеджмент для женщин

Прочитайте статьи по теме:

Матрица Эйзенхауэра (управления делами)

 

Каждый день мы сталкиваемся с потоком новых дел, проблем, задач, и не всегда получается их выполнить сразу. Они накапливаются, как снежный ком: незавершенные вчерашние дела становятся сегодняшними, то, что не успели сделать сегодня, перекладывается на завтра. Такие ситуации зачастую возникают у людей, которые не уделяют внимания планированию и самоорганизации.

 

На сегодняшний день существует немало техник планирования, позволяющих оптимально использовать свое время.  Одной, из таких техник, является матрица Эйзенхауэра, инструмент тайм-менеджмента. Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, в том, чтобы научиться распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного. А также по максимуму сокращать время на занятие делами, выполнение которых не дает никаких существенных результатов.

 

 

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

 

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

 

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

 

 

Квадрант A — срочные и важные («Сделайте это немедленно»)

 

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться в первую очередь и лично.   

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.

 

Для решения этой проблемы необходимо вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но все же что-то и стоит вписывать в квадрант А, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

 

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, то это стоит сделать.

 

Квадрант B — важные, но не срочные («Решите, когда вы это сделаете»)

 

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный срок завершения и тоже выполняются лично.

 

Этот квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нем, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

 

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут быстро попасть в квадрант A, став еще более важными и требующими скорейшего выполнения.

 

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все то, из чего состоит наша обычная повседневность: планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания и т.д.

 

Квадрант C — срочные, но не важные («Делегируйте кому-нибудь»)

 

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Этот квадрант  помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов. А также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперед, а только тормозят.

 

Квадрант D — не важные, не срочные («Сделайте это позже»)

 

Действия, попадающие в этот квадрант, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Задачи, относящиеся к этому квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чем-то несущественном, ненужная переписка в интернете, просмотр телепередач без разбора и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удается или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму.

Со временем, усвоив принципы этой концепции, научитесь легко и быстро отличать разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.   Вы научитесь грамотно распределять свои дела, заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете все делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа.

 

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

 

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Составьте список дел для каждой из четырех квадрантов и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

 

 

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

 

 

 

Как появилась «матрица Эйзенхауэра» и почему она до сих пор эффективна

О том, что такое «Матрица Дел Эйзенхауэра» на страницах Школы Прямых Продаж уже говорилось (смотри «Урок 17. «Матрица дел Эйзенхауэра» как метод оптимизации личного времени»)

На мой взгляд в той статье не хватило некоторых акцентов, о которых я постараюсь рассказать здесь.

Дуайт Эйзенхауэр прожил очень насыщенную жизнь. Мало кому из нас придется пережить, то с чем столкнулся этот человек.

Эйзенхауэр был 34-м Президентом США, дважды побеждая в выборах, он проработал на этом посту с 1953 по 1961 годы.

Будучи президентом он запустил огромное количество инфраструктурных и научных проектов, оказавших огромное влияние на развитие США.

По его инициативе были запущены программы, в результате которых появились такие явления как система федеральных дорог США (Interstate Highway System), интернет (проект DARPA), исследование космоса (NASA) и альтернативная энергетика (в частности, использование атомной энергетики в мирных целях).

Прежде чем стать президентом Эйзенхауэр был генералом армии, руководившим американскими войсками в Европе во время Второй Мировой Войны, кроме того, он принимал участие в разработке и оперативном управлении наступлениями в Северной Африке, Франции и Германии.

Кроме того, он являлся президентом Колумбийского Университета, был главнокомандующим НАТО, находя время на любимые занятия: гольф и рисование.

Эйзенхауэр поражал своих коллег и современником высочайшим уровнем производительности. Он на протяжении многих лет сохранял высокий темп работы. Не случайно, что его методику тайм-менеджмент и управления задачами взяли на вооружение множество людей.

Самым известным инструментом управления рабочим временем является так называемая «матрица Эйзенхауэра», которая очень проста для понимания.

Матрица дел Эйзенхауэра: как эффективно использовать рабочее время

Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост: все дела вы распределяете по четырем группам, а затем, в зависимости от того, в какой квадрант было распределено задание, принимается решение.

Итак существует 4 группы:

  1. Важные и срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения).
  2. Важные, но несрочные дела (задачи, которые должны быть выполнены обязательно, но позднее).
  3. Неважные, но срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения, но могут быть делегированы, поскольку не являются критичными).
  4. Неважные и несрочные дела (дела, которые могут быть проигнорированы и не выполнены).

Как и многие другие концепции, «матрица дел Эйзенхауэра» может быть выражена четырьмя латинскими буквами «D», каждая из которых определяет действие, необходимое для квадранта:

  1. DO! — «Делай (сам)!» — Важные и срочные дела ;
  2. DECIDE! — «Решай!» — Важные, но несрочные дела;
  3. DELEGATE! — «Делегериуй, поручай!» — Неважные, но срочные дела.
  4. DELETE! — «Избавляйся» — Неважные и несрочные дела.

Огромным преимуществом данного способа планирования своего времени является тот факт, что он эффективен как при долгосрочном , так и при краткосрочном планировании.

NB! Если необходимо скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра (хоть он и очень простой), то он во вложении.

В чем различия между категорией Срочных дел и категорией Важных дел?

«То, что важно, очень редко оказывается срочным. То, что срочно — очень редко оказывается важным.» Д. Эйзенхауэр

К Срочным задачам относятся вещи, на которые необходимо реагировать немедленно: это электронная почта, телефонные звонки, вопросы руководителей, клиентов и подчиненных. Зачастую причинами тех или иных вопросов является нежелание искать информацию самостоятельно.
Таким образом, линейно решая какую-либо задачу и не имея желания искать ответ самостоятельно, ваш коллега просто звонит вам и спрашивает, отвлекая вас от решения текущих задач.

В то время как к Важным задачам относятся явления, которые надолго определяют наши цели, мероприятия и стремления.
Матрица Эйзенхауэра позволяет эту проблему преодолеть.

Попробуйте не делать то, что не надо делать

У программистов есть выражение: самый быстрый код — это отсутствие кода.

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать, это вообще не тратить время на выполнение задания.
Естественно, речь не идет о том, чтобы все бросить и ничего не делать, речь идет о том, что большинство людей тратят значительное количество времени на выполнение работы, которая не окажет влияние на их жизнь. Соответственно, для них эта работа является НЕВАЖНОЙ и НЕСРОЧНОЙ. Эти дела попросту необходимо УДАЛЯТЬ.
Разговоры, которые мешают решению важных задач  — не вести, письма и телефонные звонки, которые могут заставить вас тратить время впустую — игнорировать.

Запомните: потратив впустую 10 минут рабочего времени, вы вынуждены будете позднее потерять 10 минут вашего ЛИЧНОГО времени.

Кажется странным, но многие люди, боятся задать вопрос: «А я действительно должен это делать?». Они настолько привыкли быть занятыми, что берутся за все без разбора.

Известный американский инвестор Тимоти Феррис (Timothy Ferriss) сказал:

«Быть все время занятым — это форма лени; мыслительной лени и некритичного отношения к тому, что вы делаете»

Таким образом, матрица Эйзенхауэра предлагает еще до того, как вы начали планирование, определить те дела, которые вам делать не требуется.

Матрица Эйзенхауэра Статьи Бориса Литвака

Матрица Эйзенхауэра  

IHV1oUs3cuc

 

Если хотите понять, что происходит в вашей жизни, расставить приоритеты, проанализировать текущую ситуацию и спрогнозировать будущее, чтобы внести коррективы, тогда информация ниже — для Вас.

 

Настя: Я дилетант в вопросах управления временем, поэтому меня интересует, можно ли ставить цели и успешно их добиваться, не составляя никаких планов и не используя особых техник?

 

Борис Михайлович: Ты будешь планировать в любом случае, даже не прибегая к технологиям и классическим постулатам тайм-менеджмента. Мне тяжело представить, как можно добиться сложных целей совсем без планирования.

 

Настя: А обязательно при этом всё детально прописывать?

 

Б. М.: Зависит от того, получается у тебя удерживать план в голове или нет. Люди разные, способности — тоже. Попробуй обратиться к технологиям тайм-менеджмента, и, если с ними ты будешь эффективнее, почему бы их не использовать?

 

Настя: Матрица Эйзенхауэра тоже помогает планировать время?

 

Б. М.: Да, эта техника изначально была создана для планирования времени на основе приоритетов.

 

В основе ее лежат два критерия: срочность и важность. Для удобства можно построить график и на каждой оси его написать характеристики — «срочность/не срочность» и «важность/не важность».

 

Теперь подробнее и с примерами про каждый квадрант. 
Из чего состоит работа операциониста в банке? В начале дня к нему выстаивается очередь, и он до самого вечера решает однотипные задачи, с перерывами на обед и туалет. То есть, ничем кроме срочных и важных дел он не занимается. Генеральный директор того же банка не занимается срочными важными делами в принципе или занимается, но очень мало. Когда люди идут вверх по карьерной лестнице, происходит смещение с «операционки» в сторону не срочных важных дел. Директор занимается стратегическим развитием.

 

IHV1oUs3cuc Второй квадрант и есть стратегия, первый — ее реализация.

 

Почему приятен квадрант «срочных важных дел»? Он понятен. Понятна цепочка: пришел — сделал — получил результат. Это мотивирует. Но те, кто львиную долю своего времени проводят в первом квадранте, часто ощущают безвыходность ситуации. Потому что развитие и движение вперед дает второй квадрант. Если ты в основном занимаешься срочными важными делами, «текучкой», то через некоторое время у тебя возникает ощущение, что ты, как белка в колесе, в суете, бесконечных заботах, и не понимаешь, как из этой ситуации выйти. Слабая сторона первого квадранта — он не дает видения перспективы.

 

Находясь преимущественно в первом квадранте, человек устает психологически. Первый признак этого — желание перейти в квадрант «несрочных/неважных дел»: поваляться на диване, посмотреть бессмысленные передачи по ТВ. Так многие и живут.

 

Важно, что если во втором квадранте ничего нет, можно спрогнозировать, что в будущем тоже ничего не будет. За исключением тех случаев, когда «срочные важные дела» сами по себе тебя развивают. Например, задания всё время усложняются.

 

Второй квадрант непонятен для человека, у которого не выстроена жизненная стратегия. Или не хватает мотивации.

 

Настя: То есть, хочешь перемен и развития, делай упор на «не срочные важные» дела?

 

Б. М.: Примерно так.

 

1. Первая особенность квадранта «не срочных важных дел» в том, что они отвечают за жизненную стратегию. Это работа на перспективу: если я хочу получить результат в будущем, работать над этим нужно уже сейчас.


По Матрице Эйзенхауэра можно судить о среднесрочных перспективах. То, над чем ты работаешь в квадранте «не срочных/важных дел», даст результаты в среднесрочной или даже долгосрочной перспективе. Конечно, здесь могут возникать сложности с мотивацией, так как результат часто сильно отсрочен по времени. А порой его вообще может не быть.

 

Ели взять бизнесменов, предпринимателей, — это люди, которые постоянно изучают информацию, следят за рыночной ситуацией, возможно, за макроэкономикой. Скорее всего, это не дает никаких результатов. Но без этих знаний нельзя принимать правильные решения.

 

2. Вторая особенность несрочных важных дел — тенденция перетекать в срочные важные. Человек не занимается своим здоровьем до тех пор, пока не появляются проблемы и не приходится их решать. Хотя часто бывает поздно.

 

Или ты долгое время не уделял внимания ребенку. И вот его приводят из полиции. Тогда ты бросаешь всё и начинаешь им заниматься. К слову, часто люди приходят и спрашивают, как наладить отношения с ребенком или как его убедить в чем-то. А я отвечаю: «Какой смысл? Это не сработает, потому что контакта нет». Когда с ребенком не налажен контакт, нет доверительных отношений, никакие приемы не сработают. Но отношения наладить никогда не поздно.

 

Настя: Возможно, многим просто не хватает времени на несрочные важные дела?

 

Б. М.: Часто человек рассказывает, что у него ни на что не хватает времени, пока вдруг не сваливается с гриппом. И тогда он 7 дней лежит болеет, а когда выходит на работу, видит, что без него катастрофы не случилось. Да, поднакопились дела. Но всё это решаемо за день. Здесь вопрос в другом — почему человек не находит время на несрочные важные дела? Чаще всего такая отговорка — просто рационализация.

 

IHV1oUs3cuc Кстати, еще одна важная особенность второго квадранта: если ты сегодня этого не будешь делать, ничего страшного не произойдет, но и хорошего, скорее всего, тоже.

 

Как я уже говорил, суть планирования на основе приоритетов — если хочешь что-то поменять, делай упор на второй квадрант.

 

Некоторые слушают вебинары, тренинги, читают много психологической литературы. Это круто. Но важно понимать, какая польза от этого будет в дальнейшем, как полученное знание перевести в результат. Это ключевой момент.

 

Настя: Мы рассмотрели первый и второй квадранты. А третий и четвертый — это «срочные, не важные» и «не срочные, не важные» дела, соответственно.

 

Б. М.: Не срочные, не важные дела — это тунеядство.

 

Настя: То есть, это не отдых?

 

Б. М.: Отдых относится ко второму квадранту, «не срочных, важных» дел. Если ты смотришь тупой фильм, чтобы отвлечься после работы или убить время, — это четвертый квадрант. Если ты смотришь кино и получаешь удовольствие, оно расширяет кругозор и рождает новые мысли, или ты с мужем пошла в кинотеатр, — тогда это отдых из второго квадранта. Здесь важно понимать, какая мотивация стоит за действием. То же и с просмотром вебинаров и чтением литературы — оно может быть во втором квадранте, когда у человека есть понимание, каких целей он с помощью этих знаний хочет добиться, для чего они ему нужны. Или в четвертом квадранте, если человек десятилетиями читает литературу без каких-либо результатов.

 

Настя: Понятно. Четвертый квадрант — это убийство времени. А третий — «срочных, не важных дел»?

 

Б. М.: В тайм-менеджменте их еще называют хронофагами, то есть «пожирателями времени». Например, я пишу статьи дома, где меня никто не отвлекает. Прибегает сын и спрашивает какую-то мелочь, допустим, разрешения пригласить одноклассника в гости. С одной стороны, мне на ответ требуется десять секунд. С другой — он меня отвлекает, и, чтобы снова собраться с мыслями, мне требуется потратить значительно больше времени.

 

Жена тоже жалуется, что ее постоянно дергают. Я ей посоветовал повесить табличку, как на двери гостиницы: «не беспокоить». В этот период в кабинет к ней могут заходить только те сотрудники, которым требуется срочное и важное решение.

 

Есть такая фишка. Если офисное пространство устроено как open space, где руководитель работает в одном помещении с подчиненными, он ставит на свой стол красный флажок, если занят. Это означает, что, если никто не умер, подходить с вопросом нельзя.

 

Еще как вариант — устроить двадцатиминутное совещание для решения накопившихся вопросов. Иначе срочные неважные вопросы будут отнимать много времени в самые неподходящие моменты.

 

Настя: Как часто нужно составлять матрицу?

 

Б. М.: Четкого ответа здесь нет. Попробуйте составить, наметьте план изменений. Через несколько месяцев постройте матрицу еще раз и посмотрите, что нового. Если не происходит изменений, составлять ее опять смысла нет.

 

Настя: А какая есть литература по этой теме? Где можно подробнее почитать о техниках, разных фишках?

 

Б. М.: Главное здесь, конечно, понять и применить. А почитать можно у того же Кови, у Архангельского, который считается гуру тайм-менеджмента. Но я думаю, что его методы не всем подойдут.

 

IHV1oUs3cuc Важный момент: всё зависит от индивидуальных различий. В свое время после прочтения нескольких книг по тайм-менеджменту я пытался жить так, как там написано. Составлял планы, выполнял… Через неделю появилось легкое, через две — острое желание застрелиться. Вроде бы ты стал успевать немного больше, но удовольствие от жизни пропало напрочь.

 

Тогда я задумался, почему так? И пришел к выводу, что есть люди двух типов: проектного и методичного.

 

Первые (к коим отношусь и я) движутся вперед определенными проектами. Они могут быть масштабными и длительными. Например, открытие и становление бизнеса. Или распределенными в течение дня. Что такое проект? Это некий путь из точки А в точку В, который включает в себя период интенсивной работы, получение результата, затем — период менее интенсивной работы, спада. После которого можно снова входить в период интенсивной работы.

 

Приведу пример из своего опыта. Когда-то я планировал написать отрывок из книги. Михаил Ефимович, к примеру, может сидеть писать 5-7 часов подряд. А у себя я заметил такую особенность: три часа пишу нормально, написанное за последние два часа потом переделываю. Потому что получается не так качественно. И три часа я пишу бодро, а потом начинаются «муки творчества». А, как известно, когда есть муки, — нет творчества.

 

Когда я понял такую свою особенность, начал планировать день следующим образом: три часа я пишу, потом еду на совещание, затем — в спортзал, после этого отвечаю на почту и т.д. Получается, день разбит на чередующиеся мини-проекты. И я эффективен в таком графике. У тех, кто устроен по проектному типу, что, кстати, зависит от типа личности и темперамента, на пике очень высокая работоспособность. Но если проектного человека засовывать в методичность, он подсознательно будет создавать себе условия, в которых ему комфортно. То есть, ничего не делать до последнего момента, чтобы потом действовать в режиме аврала. Напротив, у методичного типа всё должно быть равномерно, прогнозируемо, понятно. Им авралы противопоказаны: иначе они теряются и не знают, что делать.

 

Кстати, из-за этого часто возникают трудности в совместной деятельности: один склонен к авралу, другой — к методичности. Здесь нет типа лучше или хуже, просто нужно понимать свои особенности.

 

В книгах по тайм-менеджменту мало пишут о том, что планирование должно соотноситься с типом личности. Как правило, большинство тех, кто их читает, относятся к методичному типу. Очень важно все инструменты, о которых вы узнаете, подстраивать под себя.

 

Матрица Эйзенхауэра — Что нужно знать

С каждым днем у современного человека появляется все больше дел, которые порой кажутся бесконечными. То, что людям не удалось сделать вчера, – они перекладывают на сегодня, а то, что не смогли выполнить сегодня, – перекладывают на завтра.

В результате человеку трудно определить, что он уже сделал, что еще делает, и что предстоит сделать в будущем.

Обычно в такие ситуации попадают те люди, которые не умеют планировать свой график. Этому не стоит удивляться, поскольку о тайм-менеджменте и управлении своим временем не рассказывают в учебных заведениях.

А родители или воспитатели очень часто сами не могут грамотно планировать свои дела, хоть в этом и нет никакой сложности. И все это происходит из-за того, что данной теме не уделяется достаточно серьезного внимания.

Если вы понимаете важность развития личности, тогда данная статья предназначена именно для вас.

На сегодняшний день существует масса различных техник планирования, позволяющих человеку рационально использовать свое время. В данной статье мы рассмотрим одну из наиболее эффективных систем, которая носит название «Матрица Эйзенхауэра».

Автором этой системы является один из американских президентов по имени Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, что он был весьма занятым человеком, и ему ежедневно приходилось выполнять массу разных дел.

Вследствие этого, Эйзенхауэр разработал собственную систему, которая помогала ему своевременно справляться с различными задачами. Сегодня, матрица Эйзенхауэра является очень популярной в тайм-менеджменте.

Ею пользуется масса людей на всей планете, начиная от самых простых работников и заканчивая руководителями солидных компаний и корпораций.

Задача матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы овладеть способностью рационально планировать свои дела, отделяя важное от срочного, а не очень срочное от менее важного.

Помимо этого, система позволяет сокращать время на выполнение тех или иных дел, не дающих значительных результатов.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица состоит из 4 квадрантов, в основе которых лежат 2 оси. Вертикальная ось отвечает за важность, а горизонтальная – за срочность. Следовательно, каждый квадрант отвечает за те или иные характеристики.

Анализируя свои дела, человек записывает их в тот или иной квадрант, благодаря чему ему становится понятно, что нужно делать прямо сейчас, и что потом, а чем вовсе не следует заниматься.

На самом деле система весьма простая, но определенные пояснения к ней все же нужны. Выглядит матрица Эйзенхауэра вот так:

Matritsa-E`yzenhaue`ra

Квадрант А: важные срочные дела

В случае идеального планирования задач, данный квадрант должен оставаться незаполненным. Это объясняется тем, что появление неотложных и важных дел будет говорить о неорганизованности.

Многие люди заполняют эту часть графика из-за того, что неверно расставляют приоритеты, а также из-за собственной лени.

Бесспорно, время от времени у каждого из нас могут возникать подобные дела, но если это входит в привычку, человеку надо задуматься над самодисциплиной.

Таким образом, появление дел в квадранте А необходимо стараться избегать. Чтобы этого добиться, необходимо выполнять все пункты из остальных квадрантов.

В первый же квадрант можно вписать следующее:

  • Дела, которые негативным образом отразятся на достижении той или иной цели.
  • Дела, из-за которых могут возникнуть неприятности, в случае их невыполнения.
  • Дела, касающиеся здоровья.

Еще важно учитывать такое понятие, как делегирование, то есть перепоручение. Это значит, что если в квадранте А появляются дела, которые можно возложить на других людей, то такой возможностью обязательно нужно воспользоваться. Благодаря этому вам удастся быстрее выполнить остальные неотложные дела.

Квадранты В: важные, но не срочные дела

На второй квадрант стоит обратить особенное внимание, поскольку вписанные в нем дела имеют наибольшее значение и перспективу. Именно из них у людей должны состоять повседневные задачи.

Согласно исследованиям те люди, которые в основном занимаются делами из этого квадранта, достигают определенных высот и успехов в своей жизни. У них лучше происходит карьерный рост, им удается зарабатывать больше денег, иметь больше свободного времени и получать удовольствие от жизни.

Также важно выделить тот факт, что отсутствие срочных задач позволяет человеку более обдуманно решать остальные вопросы. Одновременно с этим не следует забывать о том, что если вовремя не выполнить дела из квадранта B, они очень легко переместятся в квадрант А, что есть нехорошо.

Профессионалы в области тайм-менеджмента рекомендуют включать в квадрант В дела, тесно связанные с основной деятельностью человека: распределение работы, учеба, спорт, правильное питание и т.д. Говоря простыми словами, это все, из чего состоит наша повседневная жизнь.

Квадрант С: срочные, но неважные дела

В этом квадранте должны находиться дела, которые главным образом отвлекают человека от поставленных им целей. Они очень часто мешают людям выполнять важные задачи.

Но здесь не стоит путать срочные дела из квадранта С, со срочными делами из квадранта А и В. В противном случае начнется полная неразбериха.

В этот квадрант входят любые незначительные дела, которые, тем не менее, требуют срочного выполнения. Например: замена перегоревшей лампочки, поздравление родственника с юбилеем, поход в магазин за необходимыми продуктами.

То есть те дела, которые вроде бы и не имеют особой важности, но требуют срочного выполнения.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В этом квадранте должны присутствовать дела, не приносящие человеку никакой пользы. Как правило, ими нужно заниматься в самую последнюю очередь, или же вовсе не обращать на них внимания. Но забывать о них совсем тоже не следует.

К этой группе могут относиться задачи, которые доставляют нам удовольствие. Из-за этого человеку сложно им противостоять, но и срочно уделять им внимание тоже не нужно.

Сюда записываются такие дела, как просмотр телевизора, маловажные телефонные разговоры, бессмысленную переписку в социальных сетях и многое другое.

Очевидно, что человек нуждается в периодических развлечениях, но в то же время он должен выбирать для себя наиболее плодотворные и полезные виды отдыха: чтение литературы, логические игры, фитнес, плавание и т.д.

В том случае, если вы не в состоянии полностью избавить себя от дел из квадранта D, – постарайтесь перенести их на другое время, пока не будут выполнены задачи из квадрантов В и С.

Matritsa-E`yzenhaue`ra-Kvadrantyi

Если освоить матрицу Эйзенхауэра, – вы автоматически научитесь рационально использовать отведенные нам в сутках 24 часа. У вас будет больше свободного времени для того, чтобы повысить свою производительность; вы везде будете все успевать, начнете быстрее достигать поставленных целей, и всегда будете иметь хорошее настроение.

Наверняка, многие согласятся с тем, что неорганизованные люди постоянно находятся в водовороте бесконечной суеты. При этом они постоянно чем-то раздражены и обеспокоены.

Любой же мыслящий индивид подсознательно склонен к саморазвитию и, как следствие, к организованности и планированию своего времени.

Именно для достижения этих целей была придумана Матрица Эйзенхауэра.

Если вам понравилась данная статья – поделитесь ею в социальных сетях. Если же вам вообще нравятся интересные факты – подписывайтесь на сайт InteresnyeFakty.org любым удобным способом. С нами всегда интересно!

Понравился пост? Нажми любую кнопку:

Интересные факты:

Матрица Эйзенхауэра — эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Кейс

 

Управлять своей жизнью — значит эффективно управлять временем.

Для современного делового человека — тайм-менеджмент является неотъемлемым процессом продуктивной деятельности.

Существует много методов и техник планирования. Одна из них — матрица Эйзенхауэра, применяется по всему миру, как менеджерами, так и руководителями крупных корпораций, простая в понимании и необычайно эффективная.

Основная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в распределении дел по приоритетности. При этом разделение идет через пересечение двух осей — “важно” и “срочно”. Составьте список запланированных дел на день и добавьте каждому по два определения — важное или неважное и срочное или не срочное.

Содержание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра получается из пересечения двух осей “важно” и “срочно”, что образует четыре квадранта с разными значениями. Дела вносятся в квадранты в зависимости от приоритетности, образуя понятную последовательность действий.

Первый квадрант: важные и срочные дела.

При правильном планировании и разумном управлении своим временем — в этом списке не будет ничего, потому что когда важные задачи не выполняются во-время и становятся срочными — это признак неорганизованности. Конечно, время от времени такие ситуации могут быть у каждого, но если важные и срочные дела есть каждый день, то значит вы делаете что-то не правильно.

Значит появление задач в первом квадранте нужно свести к минимуму. А для этого нужно последовательно и своевременно закрывать дела в остальных трех квадрантах.

Второй квадрант: важные, не срочные дела.

Основной квадрант матрицы Эйзенхауэра. Сюда попадают главные задачи ведущие к достижению поставленных целей. Дела из этого списка наиболее приоритетны в перспективе, уделяя им достаточно внимания и времени можно добиться успеха.

При отсутствии срочности подход к решению любого вопроса будет наиболее рациональным и продуманным, а значит и результат будет положительным. Но если дела из второго квадранта оставлять на потом, то они быстро попадут в первый и тогда аврал. Помешать своевременному выполнению могут дела из оставшихся квадрантов.

Третий квадрант: срочные, не важные дела

Чтобы не перепутать важные дела с неважными — нужно понимать, какие из них ведут к достижению целей, а какие нет. Срочные, но не важные дела не приближают вас к намеченным результатам, но вам все равно необходимо их выполнять. К ним относится так называемая текучка, которая ежедневно появляется в процессе жизнедеятельности любого человека. Чтобы не отвлекаться на такие дела — их нужно делегировать тем, у кого они будут находится во втором квадрате.

Для большинства руководителей — матрица Эйзенхауэра стала основной схемой делегирования полномочий.

Читайте также: Как делегировать полномочия: принцип Парето 20/80

Четвертый квадрант: не срочные, не важные дела

Эта группа дел “пожирателей времени”. Они не несут никакой пользы, но при этом довольно заманчивы для большинства людей. Пообщаться со знакомым, посмотреть телевизор или полистать соц.сети, поиграть в компьютерную игру и так далее, перечислять можно бесконечно. У каждого свой список и занятия из него бесконечны по времени. Чтобы они не мешали продуктивности — от них нужно отказаться или, по крайней мере, делать тогда, когда первый квадрант пуст, во втором все задачи закрыты, а делами из третьего занимаются другие люди.

Что в итоге?

Резюмируя вышесказанное, можно подытожить — научитесь правильно оценивать и распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, уделяйте наибольшее количество сил, времени и внимания делам из второго квадранта, стараясь не допустить их появления в первом, для этого делегируйте рутину и отказывайтесь от бесполезных занятий!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *