Матрица эйзенхауэра пример для студентов: как с ее помощью все успевать? Значение квадрантов в матрице

Метод эйзенхауэра в планировании. Матрица Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты.

Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно.

Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Прочитано: 5 335

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных.

В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови.

Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Матрица Эйзенхауэра — учимся расставлять приоритет задач

Мы продолжаем говорить о личной эффективности, и сегодня обратим внимание на такой инструмент тайм-менеджмента как – “Матрица Эйзенхауэра”. Расскажем как она появилась, кто такой Дуайт Д. Эйзенхауэр, и как пользоваться его изобретением.

34-й Президент США, генерал армии Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как и любой человек его уровня был максимально загружен делами. Ему катастрофически не хватало время. Изо дня в день задачи все накапливались, а качество их выполнения снижалось. Он решил это изменить. Для себя Эйзенхауэр понял, что все задачи можно оценить по двум параметрам – “по важности” и “по срочности”. Это и вошло в основу идеи и создания матрицы Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра – как использовать?

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основой их служат две оси. Вертикальная ось – выражает важность задачи, горизонтальная ось – срочность задачи. В эти квадранты распределяются и записываются задачи. В результате чего становится понятно какими задачи стоит заняться прямо сейчас, какие можно отложить, а какие вообще не стоят внимания.

Матрица Эйзенхауэра схематичный пример

Матрица в разрезе

Для определения важности дела необходимо задать себе три вопроса. И ответить на них: ДА/НЕТ.

• Выполнение задачи необходимо для достижения моей ключевой цели? (ДА – важно; НЕТ – неважно)
• Невыполнение задачи влечет за собой тяжелые последствия? (ДА – важно; НЕТ – неважно)
• Потеряет ли актуальность задача, если ее не выполнить сейчас? (ДА – срочно; НЕТ – несрочно)

Стратегия работы с задачами

Квадрант №1

В идеале старайтесь чтобы этот квадрант оставался пустым. Сюда должны попадать только самые неотложные дела. Такие как поход к врачу, работа над срочным проектом и тп. Если ваши задачи часто попадают в квадрант №1, значит в вашем распорядке дел существенные проблемы. Вписывайте сюда только те дела, которые оказывают сильное влияние на вас и не терпят отложений.

Квадрант №2

Здесь находятся наиболее важные и перспективные дела. Во второй квадрант должны попадать задачи, которые непосредственно связаны с вашей основной деятельностью. Эти задачи не являются срочными, но они имеют большое влияние на вашу жизнь. Такие задачи как: учеба, разработка личного проекта, текущие дела связанные с основной деятельность, занятия спортом. Однако помните, если запустить выполнение этих задач, они могут перетечь в квадрант №1 и стать срочными. Старайтесь уделять максимум внимания задачам из второго квадранта.

Квадрант №3

В третий квадрант попадают дела, которые носят срочный характер, но совершенно не имеют смысла для вас. По сути это отвлекающие задачи. К таким могут относится: телефонные звонки, навязанные встречи, внезапные домашние хлопоты и тд. По возможности старайтесь делегировать эти задачи. Если это не удается, просто не выполняйте их. Помните, что задачи квадранта №3 не приближают вас к выполнению основных целей и задач. При планирование очень важно не перепутать задачи третьего квадранта с квадрантом №1.

Квадрант №4

Именно сюда попадают всё, что “пожирает” время. Выполнение этих дел, не приносит никакой пользы. Сюда можно отнести: бессмысленные переписки и телефонные разговоры, просмотр телевизора и социальных сетей, игры и все элементы прокрастинации. Старайтесь отказываться от этих задач. Если же это невозможно, то приступайте к ним только после выполнения всех задач из квадрантов №2 и №3.

Использование матрицы Эйзенхауэра

Сделайте таблицу с тремя столбцами: дело, важность, срочность. Начинайте заполнять ее повседневными задачами. Где дело- это сама задача. Количество строк произвольно, зависит от количества ваших дел. Затем расставьте приоритет, в форме оценок важности и срочности. Где 0 наименьшая оценка, 10 наибольшая оценка важности и срочности дела.

Пример распределения задач

После этого распределите задачи по матрице. Важные/срочные задачи с оценками: 10-6, неважные/несрочные: 5-1. Таким образом получится следующая матрица:

Пример матрицы Эйзенхауэра

Таким образом можно распределять задачи по степени важности и срочности. Матрица Эйзенхауэра является одним из основным инструментом в тайм-менеджменте. Использование матрицы позволит сделать ваш рабочий процесс более продуктивным. Так же рекомендуем ознакомиться с методиками планирования времени. Такими как “Метод помидора” и “Принцип Парето”

Поделиться ссылкой:

Похожее

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов: разбор на примерах

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено. Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Речь про матрицу Эйзенхауэра, которую придумал американский президент.

Кто и почему придумал?

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными.

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

Полезные рекомендации

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: «финансовая независимость через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

Личная рекомендация

Хочу поделиться с Вами секретом, который, в свое время, здорово помог в мне в планировании дня.

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

как навести порядок в делах

У вас бывают дни, когда дел невпроворот? Кажется, что чем больше работы выполняешь, тем больше ее становится. А в конце выясняется, что где-то получился провальный результат. Такой аврал в техниках рационального использования времени назвали проблемой целеполагания. Для его предотвращения предлагается освоить составление матрицы Эйзенхауэра.

Основы матрицы Эйзенхауэра

Во второй половине 20 века вопросами рационального распределения времени и эффективностью его использования занялся талантливый политик, президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Его разработки стали базой для создания матрицы, которая носит его имя.

Матрица Эйзенхауэра — метод краткосрочного планирования, который основан на оценке задач по критериям важности и срочности. Для решения долгосрочных задач он не подходит, а вот для достижения ежедневных целей показал себя великолепно.

Матрица Эйзенхауэра позволяет:

• эффективно планировать выполнение дел и управлять временем, избегая прокрастинации;
• увеличить продуктивность деятельности и оптимизировать затраты ресурсов;
• избавиться от раздражения из-за цейтнота и, как следствие, от разочарования в работе.

Матрица Эйзенхауэра выступает как один из инструментов рационального управления временем, который позволяет провести расстановку приоритетов среди ежедневных задач. При постоянном применении обеспечивает человеку увеличение работоспособности и сохранение внутренней энергии. Такая схема легка и понятна в своем использовании.

Как составить матрицу дел Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра строится в системе координат «важное–срочное»: снизу вверх откладывается важность дел, слева направо — срочность. Она представляет собой квадрат, разделенный на 4 сектора. Ежедневно в них необходимо вносить свои планы. Основными критериями при вписывании дел в матрицу Эйзенхауэра является их значимость и сроки выполнения.

Насущность задачи определяется длительностью ее актуальности по времени. Если завтра решение этого вопроса уже будет неважным, то срочность — первостепенная. Значимость дел определяется исходя из того, насколько решение конкретной задачи имеет ценность для достижения конечной цели.

При распределении важных задач по матрице Эйзенхауэра необходимо ответить на следующие вопросы:  

1. Относится ли она к сфере моих ценностей?
2. Последуют ли негативные последствия  при невыполнении этой задачи?
3. Насколько серьезные последствия будут при нарушении дедлайна?

Демо-уроки по программе «Коучинг»

Пример матрицы Эйзенхауэра и распределения по ней дел

	срочно	не срочно
важно	Сектор А:  важность — высокая,  срочность — высокая. Эти в первую очередь решаются: Задачи, которые напрямую влияют на достижение цели, и их откладывание по времени не позволит достичь ее в будущем. Планы, невыполнение которых могут повлечь большие неудачи, кризис, сложности в жизни. Вопросы самочувствия и здоровья. Если ежедневно в этом пункте находится более 2 задач, то стоит пересмотреть самодисциплину.	Сектор В:  важность — высокая,  срочность — средняя. Сюда заносятся задачи, нуждающиеся в личном участии, но отсроченные по времени. Этот квадрат влияет напрямую на успех в достижении цели. Задачи, которые сюда заносятся, являются фундаментом долгосрочного развития. Если удается важные дела фиксировать только в этом секторе матрицы Эйзенхауэра, при пустующем сегменте А, то вас ждет успех и наилучший результат.
неважно	Сектор С:  срочность — высокая, важность — незначительная. Такие задачи не относятся к достижению главной цели, но должны быть выполнены. Они имеют ограничение по времени и часто мешают сосредоточиться. Их можно делегировать, чтобы они не отвлекали от задач квадрата А.	Сектор D:  важность — низкая,  срочность — низкая. Планы этого сектора забирают много времени, но не представляют никакой важности. Сюда относят, все что касается отдыха, просмотра социальных сетей, личного общения, досуга. Этот квадрат нельзя игнорировать. Нужно обязательно указывать дела, приносящие удовольствие и эмоциональную разгрузку.

Цель составления матрицы Эйзенхауэра в том, что она позволяет определить точную очередность задач и расставить приоритеты в делах, оценив их важность в долгосрочной перспективе развития. Так получается наглядная картина того, что необходимо сделать прежде всего, а что можно отложить по времени или делегировать.

Как рационально расставлять задачи по матрице Эйзенхауэра:

1. Составляйте перечень дел накануне вечером.
2. Предусмотрите место в каждом секторе, чтобы в течение дня была возможность дополнить список.
3. Начинать распределения дел нужно с переноса незавершенных задач.
4. Сначала все задачи необходимо фиксировать на одном листе, а потом распределять по категориям матрицы Эйзенхауэра.
5. Оптимально оставлять не более 8 пунктов в каждом секторе.
6. Составляйте матрицы Эйзенхауэра отдельно для работы и личной жизни.

Назначение и внедрение матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если:

• чувствуете трудности с определением первоочередности задачи;
• необходимо научиться оптимально распределять время;
• чувствуете собственный потенциал в работе, но не знаете, как выявить точки роста;
• злоупотребляете откладыванием дел «на потом».

При внедрении матрицы метода Эйзенхауэра необходимо соблюдать правила:

1. Не засоряйте день второстепенными делами.
2. Следите за порядком на месте, где вы работаете, введите систему хранения документов.
3. Задачи высокой влажности старайтесь решить до обеда, когда наблюдается высокая работоспособность.
4. Избавляйтесь от излишнего фанатизма в делах.

Матрица Эйзенхауэра — это только один из примеров эффективных инструментов тайм-менеджмента, которые дают возможность освоить рациональное распределение дел в течение дня. Более подробно с методами разумного использования времени и основами целеполагания вы познакомитесь на программе обучения «Психологическое консультирование и коучинг».

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример – названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр – гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую – дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория – все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании – встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка – вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам – все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра – это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. Сломался компьютер во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован насыщенный день и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

Квадрат важных и неважных дел. A – срочные и важные

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

10 советов родителям — тайм-менеджмент для старшеклассников, простые практические примеры и приемы

Совет 1. Поставьте цель

О чём мечтает ваш ребёнок? Быть бизнесменом? Стать чемпионом по плаванию? Или, может, поступить в лучший вуз страны? Обсудите с ним его желания и трансформируйте их в цели.

Цель — это путеводная звезда, стремясь к которой ребёнок будет прокладывать себе путь вперёд. Но она не должна быть абстрактной. Необходимы временные и качественные ограничения.

Заниматься бизнесменом → заработать своим делом тысячу долларов к 2023 году. Стать чемпионом → к следующей Олимпиаде выполнить норматив КМС. Поступить в вуз → набрать на ЕГЭ больше 80 баллов по нужным предметам.

Не все подростки могут ставить перед собой цели. Сядьте рядом и помогите ребёнку сформулировать. Если он не знает, чего хочет, а вы — как докопаться до истины, обратитесь к тьютору. Это специалист, который выявляет интересы ребёнка и помогает их реализовывать.

Совет 2. Составьте план

Когда путеводная звезда зажглась, необходимо наметить дорогу к цели. Звучит поэтично, но это сложная аналитическая работа. Проблема в том, что обычное планирование наводит на поколение Z тоску. Любая информация для них должна быть наглядной.

Предложите своему ребёнку «пирамиду Франклина».

Бенджамин Франклин разработал её в 20 лет и придерживался на протяжении всей жизни. Эта система организации времени помогла ему проделать путь от сына мыловара до выдающегося политика и дипломата.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.
                                                                                                           Бенджамин Франклин

<<Форма демодоступа>>

Совет 3. Расставьте приоритеты

В течение дня у подростка могут быть совершенно разные дела: от занятий с репетитором до выгула собаки. Важно, чтобы он научился расставлять задачи по приоритетности.

Например, в планах на день значится выучить 30 английских слов и помочь бабушке на даче. И то и другое здорово, но если цель стать лингвистом, очевидно, что прополка грядок может подождать.

Расскажите своему ребёнку про матрицу Эйзенхауэра. Этот инструмент поможет визуализировать безликий список дел. Не забывайте — поколению Z нельзя без наглядности.  

Совет 4. Приучите ребёнка к дедлайнам

Работа заполняет всё отпущенное на неё время. Это доказано. Если вы договорились, что ребёнок напишет сочинение за неделю, он действительно, без халтуры, будет сочинять его семь дней.

У всех стоящих перед подростком задач должен быть срок выполнения. Настаивайте, чтобы в планах и расписании всегда стояли дедлайны, и следите, чтобы временные рамки не растягивались.

Совет 5. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это откладывание на потом. Чаще всего подростки отмахиваются от того, что им не нравится. Например, уборка в комнате или чтение.

Неприятные дела в тайм-менеджменте называются лягушками. Договоритесь с ребёнком, что если он будет «съедать» по одной лягушке каждый день (раз в неделю или раз в месяц), то получит вознаграждение.

Например, убираешься в комнате каждую субботу, по воскресеньям ходишь в кино. Читаешь две книги в месяц, в последние выходные целый день играешь в компьютер.  

Совет 6. Научите ребёнка не пасовать перед трудностями

Чем масштабнее задача, тем сложнее к ней приступить. Непонятно, с чего начать и хватит ли сил. Чтобы большие задачи не пугали, их нужно разбивать на более мелкие.

В тайм-менеджменте есть понятие «бифштекс из слона». Слон — это крупная задача, к которой сложно подступиться. Но даже его можно «съесть», если разрезать на куски. Например, прочитать «Войну и мир» гораздо проще, если включать в свой ежедневный план по одной главе книги.

Совет 7. Предложите ребёнку работать отрезками

Это называется метод «Помидора». Задача выполняется в течение определённого отрезка времени, затем следует короткий перерыв. Чтобы чередовать работу и отдых, используется таймер (изначально обычный кухонный в виде томата — отсюда и название).

Эту технику придумал студент Франческо Чирилло, когда понял, что не может на чём-то подолгу концентрироваться. У поколения Z такая же проблема: современные подростки хотят уловить максимум информации в минимальный срок. Метод «Помидора» может быть очень эффективным при выполнении домашних работ.

<<Форма курс 5-11>>

Совет 8. Выделяйте время на отдых

Этот совет вытекает из предыдущего. Без передышки подросток будет постоянно испытывать стресс и вскоре откажется от тайм-менеджмента.

Планировать нужно не только школьные или бытовые дела, но и отдых. Проанализируйте распорядок своего ребёнка: достаточно ли времени для сна, общения с друзьями и увлечений? Нет? Предложите доработать график. Важно, чтобы подросток знал: вы не хотите загнать его жёсткие в рамки, а управление временем не означает отсутствие развлечений.

Совет 9. Определись с помощниками

Z — это поколение гаджетов. Это неплохо. Просто они выросли в мультимедийной среде.

Если ваш ребёнок, как все подростки, не выпускает телефон из рук, логично установить туда приложения для тайм-менеджмента. Это может быть как обычный календарь от Google, так и специальные планировщики (Any.do, Timely, Wunderlist и другие).

Совет 10. Будьте примером

Вряд ли подросток заразится тайм-менеджментом, если его родители постоянно опаздывают и всё забывают. Прежде чем приучать ребёнка управлять временем, наведите порядок в своих делах. Тогда, скорее всего, и приучать не придётся. Дети мгновенно считывают примеры, которые показывает мама с папой.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь ребенку спланировать свой день

Как человек, который всегда ищет способы стать более продуктивными и, так сказать, выйти из себя, мои глаза загорелись, когда я наткнулся на эту штуку, называемую Матрицей Эйзенхауэра.

Названная в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, Матрица Эйзенхауэра представляет собой систематический инструмент, предназначенный для помощи людям в расстановке приоритетов по 4 квадрантам. Подробнее об этом чуть позже.

В любой день у меня, по-видимому, бесконечный запас дел на моей тарелке, и, как человеку с СДВГ, 10 задач в день иногда могут казаться 50.

Проблема, которую я обнаружил, и, может быть, вы тоже, заключается в том, что трудно точно знать, с чего начать.

И в результате на самом деле делается очень мало, и сегодняшние задачи переносятся на завтра, на следующую неделю, в следующий месяц, вы поняли.

В этом посте я покажу вам, как правильно внедрить Матрицу Эйзенхауэра в вашу жизнь (или жизнь любимого человека), чтобы уменьшить перегруженность и добиться цели.

Поехали!

Превращая абстрактное в конкретное

Как бывший учитель специального образования, а теперь работающий один на один с подростками и взрослыми в спектре аутизма, СДВГ и т. Д., Я знаю, насколько сложными могут быть абстрактные концепции.

В данном случае, когда я говорю «абстрактные», я имею в виду то, как человек решает, какие задачи должны иметь приоритет, а какие отойти на второй план.

Например, как решить, какая из следующих задач должна иметь приоритет?

• Заполнить документы о финансовой помощи
• Купи брату подарок на день рождения
• Заполнение кормушек для птиц
• Сделать стирку
• Играть в видеоигры
• Этюд по математике

Не знаю, как вы, но когда я смотрю на список выше, очень трудно сказать, какие задачи являются наиболее важными.Это абстрактно, то есть, иначе говоря, у нас недостаточно информации для принятия осознанного решения.

Итак, как нам определить приоритеты и как научить этому наших детей?

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра помогает превратить абстрактный список задач в нечто более конкретное.

Задачи помещаются в один из четырех квадрантов:

• Квадрант 1: важные и срочные задачи
• Квадрант 2: Задачи, которые важны, но не срочны
• Квадрант 3: Задачи, которые не важны , но срочны
• Квадрант 4: задачи, которые не являются срочными и не важными

Чтобы помочь нам понять, какие задачи входят в какие квадранты, мы сначала должны определить «срочно» и «важно».

Определение термина «срочно»

Короче говоря, срочные задачи требуют немедленной реакции. Например, школьные дедлайны.

Определение «важного»

Задачи, относящиеся к важной категории, часто способствуют достижению наших долгосрочных целей. Например, такие вещи, как упражнения или отработка навыков программирования.

Теперь, когда у нас есть базовое понимание того, что означает «срочно» и «важно», я подробно рассмотрю каждый квадрант и покажу вам, как решить, в какой квадрант следует отнести задачи.

Квадрант 1 — Важное и срочное (Сделайте сейчас)

Исходя из приведенных выше определений, квадрант 1 следует зарезервировать для задач, которые требуют реакции с нашей стороны И способствуют достижению наших долгосрочных целей. Эти задачи должны иметь приоритет над всеми остальными.

Рассмотрим следующий пример…

Долгосрочная цель : записаться в школу кодирования видеоигр, чтобы стать кодером видеоигр на полную ставку.

Сценарий : Около недели назад вы узнали, что ваше заявление не было принято в выбранный вами колледж и что вам придется подождать до следующего семестра, чтобы подать повторную заявку.Но, хорошие новости! Вы только что получили еще одно электронное письмо, в котором говорится, что место только что открылось, и у вас есть 24 часа, чтобы ответить, прежде чем они свяжутся со следующим доступным кандидатом.

Выполнить тест :

• Требуется реакция с нашей стороны? ДА
• Способствует достижению наших долгосрочных целей? ДА

Действие : Ответьте на это электронное письмо сейчас.

Квадрант 2 — Важно и не срочно (решить или запланировать)

Квадрант 2 следует зарезервировать для задач, которые не требуют реакции с нашей стороны, но вносят вклад в достижение наших долгосрочных целей.

Рассмотрим следующий пример…

Долгосрочная цель : Разработка и программирование ролевой игры для iOS и Android.

Сценарий : вы только начинаете учиться программировать и у вас есть отличная идея для ролевой игры для мобильного приложения. Единственный способ воплотить свою идею в жизнь — это практиковаться в программировании каждый день и совершенствовать свои навыки.

Выполнить тест :

• Требуется реакция с нашей стороны? НЕТ
• Способствует достижению наших долгосрочных целей? ДА

Действие : Запланируйте время для регулярных занятий кодированием.

Квадрант 3 — Неважно и срочно (делегировать или автоматизировать)

Задачи, которые появляются в квадранте 3, могут быть очень обманчивыми и часто могут маскироваться под важные (делая их задачами из квадранта 1), хотя на самом деле они часто отвлекают других людей от ответственности. Согласно нашим определениям, задачи квадранта 3 требуют реакции, но не способствуют достижению наших долгосрочных целей.

Задачи

в квадранте 3 сложны, поскольку они часто также включают повседневные задачи, такие как очистка аквариума, заправка постели, проверка электронной почты, мытье посуды и т. Д.По сути, все, что нужно сделать, но не важно с точки зрения ваших долгосрочных целей.

Есть несколько способов справиться с такими задачами:

1. Вы можете делегировать их (т.е. попросить кого-нибудь сделать их за вас)
2. Вы можете их автоматизировать

Рассмотрим следующий пример…

Долгосрочная цель : создать процветающее онлайн-сообщество для энтузиастов Dungeons & Dragons

Сценарий : По мере настройки вашего онлайн-сообщества (скажем, группы Facebook) вы продолжаете получать отвлекающие уведомления каждый раз, когда новый человек просит присоединиться, что отвлекает вас от создания значимого контента для вашей группы.

Выполнить тест :

• Требуется реакция с нашей стороны? ДА
• Способствует достижению наших долгосрочных целей? НЕТ

Действие : Делегировать прием / отклонение запросов о новом участии другому участнику, которому вы доверяете с правами администратора. Или вы можете автоматизировать процесс, установив такие правила, что если новый участник уже является членом связанной группы, его запрос будет автоматически утвержден.

Однако обратите внимание, что иногда задачи, которые кажутся так, как будто они должны находиться в квадранте 3, на самом деле должны находиться в квадранте 2. То есть размещение задач в квадранте 3 не дает вам оправдания, чтобы не выполнять их. Если вы несете ответственность за что-то (даже если это банальное), то это следует считать «важным», даже если это напрямую не влияет на ваши долгосрочные цели.

Квадрант 4 — Не важно и не срочно (удалить или отложить)

Это задачи, которые не являются ни важными, ни срочными и обычно считаются пустой тратой времени, поскольку они не продвигают вас к желаемой долгосрочной цели.Опять же, здесь мы имеем дело с субъективностью, но для меня это включает в себя такие вещи, как просмотр YouTube или Reddit и видеоигры.

Не будь жестким ради жесткости

Матрица Эйзенхауэра — это не единственный инструмент для управления задачами. Иногда задачи не помещаются четко в тот или иной сектор, и это нормально.

Закон убывающей доходности и задачи 3-го квадранта

Иногда задачи квадранта 3 невозможно автоматизировать или делегировать, или время, необходимое для автоматизации или делегирования, в конечном итоге занимает намного больше времени, чем если бы вы просто выполняли задачу самостоятельно.

Возьмем, к примеру, уборку ванной комнаты — довольно очевидную задачу из квадранта 3. Это необходимо сделать, и это почти наверняка не связано с какими-либо долгосрочными целями. Если вы живете один, вы можете почистить его самостоятельно или нанять кого-нибудь, чтобы почистить его. Если вы решите нанять кого-то, это потенциально создаст еще несколько задач: проверка уборщиков дома, составление бюджета, планирование времени с уборщицей, обеспечение оплаты и т. Д.

Здесь вам следует задать вопрос: стоит ли делегировать эту задачу в долгосрочной перспективе или нет.тратить 5-10 минут в неделю на уборку в ванной? Сколько для вас стоит ваше время?

Ответ на этот вопрос знаете только вы.

Еще немного о задачах в квадранте 4

Никто не ожидает, что вы будете жить исключительно в квадрантах 1-3. ВСЕ ВРЕМЯ быть продуктивным — отличный способ сгореть, и меня это действительно беспокоит, как в каждом сообщении в блоге, которое я читал о Матрице Эйзенхауэра, создается впечатление, будто любое время, потраченное на задачи квадранта 4, означает, что вы ленивая неряха.Это прямо неверно.

Вообще говоря, ваш день бодрствования будет проходить примерно так:

• Квадрант 1 — 10%
• Квадрант 2 — 60%
• Квадрант 3 — 20%
• Квадрант 4 — 10%

Дайте себе перерыв, чтобы громко поплакать. Если 90% вашего дня проходит в квадрантах 1–3, вы заработали эти 10% на бездумных занятиях. Потому что, если вы этого не сделаете, что хорошего от вас будет на следующий день? Знаешь что я имею ввиду?

Пошаговая реализация матрицы Эйзенхауэра

Шаг 1 — Свалка мозга на чистом листе бумаги

Когда вы просыпаетесь утром или вскоре после этого, выделите 5-10 минут, чтобы составить список всех ваших мыслей и забот за день, кружащихся у вас в голове.Не волнуйтесь, если это не имеет смысла, кажется, что это слишком широко или что-то не в порядке. Это не имеет значения. Главное здесь — выбросить это из головы и на лист бумаги. Вы поймете, что закончили, когда попытаетесь придумать что-нибудь еще.

Примечание. Это может (и должно) включать ваше желание выполнять «непродуктивные» задачи.

Для меня сегодня утром это выглядело примерно так:

• Заказать ландшафтную ткань на Amazon
• Начало сообщения в блоге о матрице Эйзенхауэра
• Обновить плагины WordPress
• Проверить эффективность рекламы в Facebook
• Отправить банковские реквизиты бухгалтеру по электронной почте
• Запланируйте занятия для коучинга на понедельник
• Сыграть в новую гоночную игру
• Прачечная

Изучите весь процесс сброса мозгов здесь.

Шаг 2. Нарисуйте или распечатайте матрицу Эйзенхауэра на день

Я создал простой бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра, который вы можете использовать в любое время. Просто введите свой адрес электронной почты ниже:

Шаг 3. Выполните каждую задачу в дампе вашего мозга через тест

Пропустите каждый элемент списка на листе дампа мозга через тест, сделанный ранее, и запишите задачу в соответствующем квадранте.

Например…

Задача : заказать ландшафтную ткань на Amazon

• Требуется реакция с нашей стороны? НЕТ
• Способствует достижению наших долгосрочных целей? ДА (моя цель — освободить сад от сорняков в этом году)

Действие : Поместите эту задачу в квадрант 2 и запланируйте ее на потом, когда я планирую выполнять другие личные задачи на своем компьютере

Шаг 4 — Пакетирование похожих товаров

Если в одном квадранте есть несколько задач, требующих, например, вашего присутствия за компьютером, я бы рекомендовал выполнять эти задачи примерно за одно и то же время.Вы можете разделить их любым удобным для вас способом. Лично мне нравится писать название группы «(компьютер)» рядом с соответствующими задачами. Другие варианты могут включать создание отдельных разделов внутри каждого квадранта, использование разных цветов и т. Д.

Шаг 5. Убедитесь, что все задачи в квадранте 1 выполнены в первую очередь

Как мы уже обсуждали ранее, это одновременно и срочные, и важные, поэтому сначала постарайтесь решить их.

Затем перейдите к задачам, которые вы запланировали в квадранте 2, и так далее.

Шаг 6 — Держите свою матрицу при себе в течение дня и исправляйте при необходимости

Открещивайте задачи по мере их выполнения, добавляйте новые задачи по мере их появления и напоминайте себе о перерывах.

Есть большая вероятность, что задачи из квадранта 1 будут неожиданно возникать в течение дня, но помните, что задачи из квадранта 3 часто маскируются под квадрант 1, поэтому обязательно остановитесь и подумайте, прежде чем отвлекаться.

---

Вот и все!

Надеюсь, вы попробуете матрицу Эйзенхауэра и не стесняйтесь оставлять ниже свои комментарии 🙂

Матрица Эйзенхауэра: определение, руководство и примеры

Почему все, что вы знаете о производительности, неверно

Ситуация, описанная выше, также известна как эффект простой срочности, который говорит о том, что мы, как правило, беремся за задачи с более короткими сроками и меньшими сроками окна завершения.Почему? Просто потому, что им нужно как можно скорее лечь в постель. Мы выбираем их вместо менее срочных задач, даже если они менее срочные более важны и приносят больше награды.

Это заставляет нас зацикливаться на продолжительности задачи, а не на долгосрочной выгоде. И когда эта проблема возникает в управлении проектами, никакие важные долгосрочные вопросы не могут выйти на первый план. Мы пренебрегаем ими до последней минуты. Как только приходит их очередь, они внезапно становятся срочными и не вызывают ничего, кроме стресса и ненужных сверхурочных.

Рори Ваден, автор и специалист по стратегии самодисциплины, утверждает, что списки дел и методы управления временем слишком много внимания уделяют эффективности. Большинство методов повышения производительности нацелены на то, чтобы сделать вас быстрее, выбирая более прибыльный результат. Но они просто дают вам больше времени для принятия более краткосрочных решений. Чтобы помочь вам справиться с этой проблемой и научить вас новому способу решения проблем, мы хотим познакомить вас с Матрицей Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта стратегия проистекает из цитаты Дуайта Д.Эйзенхауэр:

‍ «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Проще говоря, матрица Эйзенхауэра — это руководство для эффективного принятия решений. Его великолепие заключается в том, чтобы научиться различать, какие задачи важны, а какие срочны. Как сказал Вейдер, сосредоточьтесь на следующем: « Что я могу сделать сегодня, чтобы облегчить себе завтра? ”

Матрица позволяет строить долгосрочные стратегические планы.Вы узнаете, как сосредоточиться на более широкой картине, а не на задачах, которые кажутся срочными, но не приносят общей пользы для проекта.

Примите свою слабость

Прежде чем разрушить Матрицу Эйзенхауэра, мы чувствуем необходимость подчеркнуть:

Не будьте слишком строги к себе.

Как и любой новый метод повышения продуктивности, который вы хотите применить, совершенствование матрицы Эйзенхауэра потребует много проб и ошибок. Найдите способ облегчить первые несколько недель или месяцев.Загрузите справочные материалы, получите сводные журналы или положитесь на приложение расписания, такое как Clockify (как в автономном, так и в онлайн-режиме), чтобы отслеживать свой прогресс.

Если вы управляете командой, планируйте задачи и сроки с членами вашей команды с помощью Instagantt, чтобы быть уверенным, что все согласны, когда дело доходит до приоритетов.

Используйте любой инструмент, который есть в вашем распоряжении, чтобы сделать переход как можно более плавным. Все мы учимся по-разному, и адаптация к новому рабочему процессу ничем не отличается от изучения нового языка.Даже хваленый метод Agile требует более года или двух для правильной реализации.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Как резюмирует Джон Грин из популярного канала Youtube братья Vlog :

«Производительность не обязательно должна быть связана с работой или максимизацией производительности или чем-то еще. Есть много способов быть продуктивными. Для меня продуктивность в основном заключается в осознании того, что время — это то, что у нас есть ».

Перестаньте думать о скорости и начните думать о цели.Чтобы начать делать действительно более разумный и осознанный выбор, когда дело доходит до проектных задач, вам нужно знать разницу между важным и срочным.

Важное — Один из способов отличить важные задачи от второстепенных — спросить: «Пострадает ли проект, если эта задача не будет выполнена?» Важные задачи — это задачи с долгосрочными последствиями или результатами. Если работа других зависит от ее завершения или оказывает большое влияние на проект, задачу нельзя пропускать.

Срочность — срочность фокусируется на времени и эффективности. Это задачи с четкими сроками. Будет ли что-то срочным или нет, будет зависеть от различных обстоятельств (в зависимости от того, что влечет за собой проект). Однако имейте в виду, что гибкость вашего расписания и цели проекта также играют роль.

После того, как вы определите разницу между срочностью и важностью, вторым шагом будет разделение ваших задач на четыре группы в соответствии со следующим:

• ВАЖНО и СРОЧНО (НЕОБХОДИМО)
  Зеленый проиллюстрировал это на простом примере вашего дома. в огне.Это то, что вам НЕОБХОДИМО сделать прямо сейчас. Говоря менее катастрофически, эти задачи обычно остаются теми, которые мы оставляем до последней минуты или возникают из-за непредвиденных обстоятельств.
  ‍
  
• ВАЖНО, но НЕ СРОЧНО (РЕШИТЬ)
  Другим простым примером могут быть долгосрочные личные и профессиональные цели, такие как карьерный рост, написание книги или физические упражнения (если нет серьезных проблем со здоровьем, в в этом случае это срочно). Общее правило для этой группы — планировать время для работы над этими задачами.Откладывая их, вы просто поднимете их до тех пор, пока они не станут срочными или никогда не решатся.
  ‍
  
• НЕВАЖНОЕ, но СРОЧНОЕ (ДЕЛЕГАТ)
  Это могут быть небольшие, второстепенные, повседневные задачи, такие как покупка продуктов, оплата счетов или отправка электронной почты. Вы можете легко делегировать или автоматизировать их. Подумайте о родителях, которые отправляют своих детей в магазин за яйцами и молоком, пока они готовят обед. Или, в нашем случае, например, проведение собрания по обновлению проекта. Если у вас есть более важная работа, назначение кого-то столь же информированного провести встречу поможет в долгосрочной перспективе.
  ‍
  
• НЕВАЖНОЕ и НЕ СРОЧНОЕ (УДАЛИТЬ)
  Действия или задачи, попадающие в эту категорию, обычно отвлекают. Например, изменение дизайна страницы веб-сайта из-за того, что цветовая схема отключена. Это неважно и не срочно, так как не повлияет на удержание клиентов.
  

Для тех из вас, кто относится к визуальным типам, матрица Эйзенхауэра может быть представлена ​​в простой рамке.

Важно помнить, что фильтр «важный / срочный» меняется в зависимости от ваших проектов и целей.Матрица Эйзенхауэра — это рецепт долгосрочного решения проблем и избежания ловушки простой срочности, в которую обязательно попадет каждый проект.

Магия «НЕТ»

Наряду с изучением того, как использовать Матрицу, вам нужно будет освежить свои навыки отказа. Например, если вы генеральный директор растущего стартапа, ваши руки будут полны проектов и задач, связанных с ним. Несколько друзей или знакомых могут связаться с вами через LinkedIn, чтобы познакомить их с некоторыми из ваших новых партнеров или нанять их.

Если мы применим матрицу Эйзенхауэра к этому сценарию, это действие не будет ни важным, ни срочным для вас или вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы говорить им, что вы свяжетесь с ними, часами писать им по электронной почте или разговаривать с ними, вы просто отвечаете «нет». Что ж, лучше вы составите очень вежливое электронное письмо, сообщая им, что пока вы не можете помочь, так как у вас слишком много дел.

Отказ — большая часть процесса фильтрации. Действия, которые попадают в четвертую группу Эйзенхауэра, с наибольшей вероятностью будут отброшены (напр.Удаление нежелательной почты вместо сортировки). И если вы продолжаете переносить задачу в четвертую группу каждую неделю, значит, для начала это не было ни важным, ни срочным.

По мере того, как задачи перемещаются вверх и вниз по лестнице приоритетов, не забывайте держать всех в курсе изменений и того, как они влияют на проект в целом.

Заключение

Матрица Эйзенхауэра после освоения становится мощным инструментом. Это метод, предназначенный для тех, у кого есть цели, которых они никогда не достигают, потому что в сутках не хватает часов.С помощью Матрицы вы переоцениваете свои приоритеты и, как подчеркивают Грин и Ваден, учитесь сосредотачиваться на том, что важно, а не на фальшивой срочности. Попрощайтесь с тушением пожаров по мере их возникновения и с трудом справляйтесь с проектами. Выдвигая на передний план более широкую картину, Матрица Эйзенхауэра оказывается одним из лучших методов самопомощи для больных проектов и команд.

Написано Марко Марич:
‍ Марко Марич — маркетолог и блогер.В основном он освещает темы, связанные с бизнесом, маркетингом и производительностью. В настоящее время Марко работает по адресу: Clockify — бесплатный инструмент для отслеживания времени.

Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше тайм-менеджмент — Clockify Blog

Матрица Эйзенхауэра или тайм-менеджмента повышает продуктивность, обучая вас лучше расставлять приоритеты. Этот метод поможет вам узнать, какие занятия стоят вашего времени и усилий, а какие нет.

И в мире, где все мы спешим, чтобы идти в ногу со своим расписанием, это бесценный навык.

Здесь вы найдете объяснение того, что такое матрица управления временем, как ее использовать и как думать в квадрантах .

1. Что такое матрица тайм-менеджмента?

Матрица управления временем, также известная как матрица Эйзенхауэра, — это метод, направленный на улучшение того, как вы расставляете задачи по приоритетам. Вы научитесь распознавать свои самые большие приоритеты и отличать те, которые имеют долгосрочное влияние, от тех, которые не имеют.

На практике матрица тайм-менеджмента выглядит так:

Матрица служит инструментом для приоритезации, а не для планирования. Таким образом, вы не увидите здесь расписания или крайние сроки. Вот как сетка работает как инструмент управления временем, без каких-либо указаний времени или календарей.

2. Элементы матрицы Эйзенхауэра — объяснение

Каковы четыре временных квадранта?

При использовании матрицы управления временем вы сортируете задачи из вашего списка дел на четыре группы.Эти группы называются квадрантами, потому что они расположены в сетке. Нас:

• 1 квадрант — важные срочные задачи
• 2 квадрант — важные несрочные задачи
• 3 квадрант — неважные срочные задачи
• 4 квадрант — неважные несрочные задачи

Для некоторых сортировка задач будет простой и очевидной с самого начала. Однако часто люди путают эти четыре квадранта или затрудняются определить, куда должна идти задача.Кроме того, приоритеты будут отличаться от человека к человеку. Хотя карьерный рост может иметь решающее значение для A, для B создание семьи может оказаться более важным.

Чтобы правильно применять правила матрицы и минимизировать вероятность ошибок, мы настоятельно рекомендуем изучить следующий раздел.

Разница между ВАЖНО и СРОЧНО

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как только вы научитесь проводить вышеупомянутое различие, вся матрица превратится в кусок пирога.

Срочные задачи нужно решать как можно скорее. Они чувствительны ко времени и иногда вызывают стресс, поскольку требуют нашего немедленного внимания.

Представьте себе подготовку к экзамену, о котором вы забыли, или попытку доставить травмированного друга в больницу.

С другой стороны, важных задачи позволяют сделать шаг назад, проанализировать свою ситуацию и спланировать свой следующий шаг. Они не чувствительны ко времени, поэтому никакое давление не повлияет на ваше суждение.

Важные задачи — это те, которые касаются ваших жизненных целей, основных ценностей и т. Д. Создание семьи, например, планирование поездки или тренировки, чтобы стать более здоровым.

Сколько раз вы слышали, что кто-то не может выполнять свою работу, потому что продолжает «тушить небольшие пожары»? Если мы сосредоточимся только на задачах, требующих срочного решения, мы не увидим дальше того, что ждет нас завтра.

Отсюда также напрашивается вопрос:

Как мне узнать, что для меня срочно, а что важно?

Не существует универсальной формулы, которой мы все могли бы следовать.Чтобы знать, какие задачи для вас важны, а какие срочны, лучше всего составить список. Вы можете найти множество шаблонов списков дел на нашей странице ресурсов Clockify, один из которых должен быть идеальным для вас.

• Запишите свои основные ценности, свои идеалы и жизненные цели;
• Подумайте о вехах, которых вам нужно достичь — они, скорее всего, будут состоять из важных действий.

Они могут быть способом узнать и напомнить себе о том, над чем вы работаете.Будь то деньги, безопасность, карьерный рост, опыт, связи, обеспечение семьи…

• Наблюдайте за своими повседневными действиями и определяйте действия и задачи, которые заставляют вас вести себя реактивно.

Обычно это срочные задачи. Телефонные звонки от семьи или начальника, скидки в любимом магазине, неисправности дома,…

Как расставить задачи по четырем квадрантам

Теперь, когда мы объяснили различие между срочными и важным , давайте посмотрим, как они применяются к задачам и действиям.Мы будем использовать несколько распространенных повседневных примеров.

Квадрант 1, «Что нужно» —

Важные и срочные вопросы.

Это задачи, у которых есть строгие, очень жесткие временные рамки. Например, тест по математике — срочная задача для ученика, и большинство других вещей отойдут на второй план.

Другие примеры:

• Чрезвычайные ситуации, неотложные проблемы

Небольшой пожар, который нужно потушить, лопнувшая труба, травма.

То, что вы откладывали, а теперь торопитесь закончить.

Семейные или рабочие обязанности, необъявленные посетители и т. Д.

Квадрант 2, «Решить» —

Пункты, которые важны, но не срочны.

Второй квадрант предназначен для предметов, которые приносят вам долгосрочную выгоду, но имеют свойство не быть срочными. Подумайте о решениях, таких как желание похудеть, больше читать, записаться на курс и т. Д. Они важны для вашего благополучия, но не критичны, поэтому их обычно отодвигают в пользу срочных задач.

Другие примеры:

Разработка или приготовление здорового питания;

Получение продвижения по службе, смена компании, планирование открытия бизнеса, окончание университета и т. Д .;

Улучшение отношений, создание семьи, отдых, здоровое питание.

Важное примечание: Откладывание важных задач каждый раз, когда возникает что-то срочное, рискует сделать из них срочными в будущем. Если человек откладывает здоровое питание на долгие годы из-за того, что ему мешают другие вещи, такие проблемы со здоровьем, как ожирение или диабет, внезапно сделают его неотложным приоритетом.

Квадрант 3, «Делегат» —

Пункты в этом квадранте срочны, но не важны.

Обычно это задачи, которые вы делегируете другим. Например, если вам не удается оплатить счета, вы просите партнера или соседа по дому сделать это за вас. Или попросите коллегу делать для вас заметки во время встречи, потому что у вас есть срочные дела.

Другие примеры:

Организация встреч, планирование определенных встреч,

Покупка продуктов, работа по дому, оплата счетов и т. Д.

Квадрант 4, «Исключить» —

Пункты неважные и несрочные.

Последний квадрант содержит задачи или обязательства, которые никоим образом не важны. Они не приносят долгосрочной пользы для вашей карьеры, жизни или здоровья. Одним из примеров может быть просмотр каналов днем, вместо того, чтобы работать, например, над книгой.

Другие примеры:

Проверка (времяпровождение) социальных сетей, неважных электронных писем и т. Д.

Хотя отдых важен, слишком много веселых занятий может иметь обратный эффект.Некоторые из них необходимо устранить, чтобы оставить место для важных занятий;

Внимание!

3. Как взвесить свои приоритеты в матрице

Рассмотрим диаграмму ниже шпаргалки по матрице тайм-менеджмента. Для более наглядных типов это могло бы предоставить более удобный способ организации их задач в четырех квадрантах.

Шпаргалка по матрице тайм-менеджмента

Помните, что только вы можете знать, какие задачи важны для вас, а какие нет. Спрашивая себя: « Что мне нужно делать прямо сейчас? »,« Что является расточительным и требует устранения? », и « Какие задачи мне нужно выполнять, и какие из них кто-то может сделать за меня? »

В ходе этого процесса вы должны сосредоточиться на WHAT вместо WHEN .Планирование становится проще, если вы знаете свои приоритеты.

Теперь, когда мы знаем, что матрица управления временем на самом деле является инструментом для лучшего понимания вашей деятельности, мы должны перейти к ее практическому применению.

4. Пример работы матрицы тайм-менеджмента

Лучший способ понять, как работает матрица, — это на примере.

Допустим, есть женщина по имени Джули, которая является главным менеджером проектов в компании среднего размера.Она делегирует много людей, общается с клиентами, отчитывается перед начальством, у нее есть муж и двое детей, а кроме того, она старается жить и есть здоровую пищу. Похоже, это много, и можно подумать, что Джули не удавалось делать многое из того, что она планировала. Однако, применяя матрицу, она знает, где находятся ее приоритеты и как обходить изменения в своих планах

Для начала предположим, что расписание Джули выглядит так:

Четверг, 6 февраля
8:00 — 9:00	Очная встреча + электронная почта
9:00 — 11:00	Ход проекта, отчеты и анализ
11:00 — 11:30	Обед
11:30 — 11:45	Позвоните Кевину Смиту, чтобы узнать о школьной экскурсии на следующей неделе
12:00 — 14:05	Встреча с клиентом / создание основы для нового проекта
14:05 — 14:20	Перерыв на кофе + посещение Сары в ее новом офисе!
14:20 — 16:00	Штатное собрание по проекту
16:30 — 17:00	Отвести Джейми к педиатру для проверки (скрестим пальцы, он поправился!)
17:30 — 18:30	Тренировка
18:30 — 19:30	Душ + ужин
19:30 — 21:00	Проведите время с детьми
21:30 — 22:00	Новый эпизод Анатомии Грея!

Сам по себе он выглядит довольно хорошо спланированным.Однако Джули знает, что есть вероятность, что расписание изменится, поэтому каждое утро она напоминает себе об этом, чтобы не нервничать.

Как и ожидалось, к концу дня расписание Джули изменилось. Ей пришлось внести несколько корректировок в свои задачи, применив матрицу управления временем к своим задачам:

• Оранжевые отложены на потом
• Зеленые делегированы
• Красные ликвидированы

Четверг, 6 февраля
8:00 — 9:00	Очная встреча + электронная почта
9:00 — 11:00	Ход проекта, отчеты и анализ
11:00 — 11:30	Обед
11:30 — 11:45	Позвоните Кевину Смиту, чтобы узнать о школьной экскурсии на следующей неделе
12:00 — 14:05	Встреча с клиентом / создание основы для нового проекта
14:05 — 14:20	Перерыв на кофе + посещение Сары в ее новом офисе!
14:20 — 16:00	Штатное собрание по проекту
16:30 — 17:00	Отвести Джейми к педиатру для проверки (скрестим пальцы, он поправился!)
17:00 — 17:20	Продовольственные товары
17:30 — 18:30	Тренировка
18:30 — 19:30	Душ + ужин
19:30 — 21:00	Проведите время с детьми
21:30 — 22:00	Новый эпизод Анатомии Грея!

Матрица Эйзенхауэра в действии, пример

Вот как Джули применила матрицу управления временем к своему мыслительному процессу:

• Утром не успела дойти до писем, так как на встрече были выявлены некоторые проблемы в отделе контроля качества.Мозговой штурм для решения был важнее электронных писем, поэтому она назвала их чем-то, что нужно наверстать завтра;
• Клиент, с которым она должна была встретиться в полдень, пришел на полчаса раньше, потому что у них были определенные вопросы, которые они хотели задать Джули. Она знала, что производственная практика ее сына была достаточно далекой, и ей не сразу понадобилась необходимая информация. Она могла позвонить учителю по этому поводу позже в течение дня. Не желая заставлять своего клиента ждать, она перенесла встречу на 11:30, а телефонный звонок — на то, когда она вернется домой позже;
• Примерно в 16:00 стало ясно, что некоторые вещи в проекте требуют немедленного внимания.Однако сын Джули болел последнюю неделю и должен пойти к врачу на обследование. Поскольку здоровье ее сына превыше всего, она поручает проведение собрания своему самому надежному коллеге. Она может попросить пробежку на следующий день;

Матрица Эйзенхауэра в домашних условиях, пример

• Несмотря на запись на прием, кабинет врача был переполнен, поэтому Джейми и Джули пришлось немного подождать до осмотра. На всякий случай Джули просит мужа сделать покупки в магазине, потому что они могут этого не сделать;
• Джули хочет поправить свое физическое здоровье, поэтому она пытается тренироваться три раза в неделю.Но когда она пришла домой, ее коллега позвонил по поводу встречи, которая у них была ранее. Для некоторых решений требовалось одобрение. Джули решила перенести тренировку на видеочат с некоторыми сотрудниками, которые остались после работы. Помочь им закончить работу, чтобы они могли вернуться домой, было важнее и срочнее, чем ее сегодняшнее упражнение;
• К 21:30 Джули была измотана людьми, встречами, кабинетом врача и детскими занятиями. Больше ей ничего не хотелось, кроме сна. Зная, что в тот момент это пойдет ей на пользу, чем телевизор, она решила не смотреть шоу и немедленно лечь спать.

Как видно из примера Джули, матрица тайм-менеджмента предназначена для того, чтобы научить нас, как делать более простые звонки в соответствии с нашим расписанием. Она не задумывалась над задачами или последствиями своих действий, потому что заранее полностью осознавала их. Она смогла внести необходимые изменения плавно и с минимальным стрессом.

5. Чем матрица тайм-менеджмента отличается от других методов?

Как упоминалось выше, этот метод не имеет ничего общего с изучением новых изящных навыков, а все, что связано с изменением вашего мышления к лучшему.Это поможет вам лучше понять свои цели, какие занятия потратили впустую ваше время, а какие помогли вам достичь того, чем вы занимаетесь сегодня. Таким образом, вы сможете лучше планировать и планировать будущее.

После использования в течение некоторого времени он вызовет положительное преобразование. Вы заметите, насколько легче планировать свою работу и насколько лучше вы научились справляться с небольшими кризисами и неизбежными дедлайнами.

Здесь, в Clockify, мы также исследовали лучшие методы управления временем на сегодняшний день.На случай, если матрица вам не понравится, есть из чего выбрать.

Инструкции по использованию матрицы тайм-менеджмента

Считается, что этот метод управления временем впервые использовал Дуайт Д. Эйзенхауэр (34-й президент США). Лишь позже он был популяризирован благодаря Стивену Кови, представившему его в своей книге « 7 навыков высокоэффективных людей ».

В книге он обсуждал идею Four Generations of Time Management , и если мы посмотрим на все четыре из них, мы увидим, что они на самом деле являются инструкциями о том, как правильно использовать матрицу.

Поколение 1: Контрольные списки и примечания

Первое поколение представляет собой начальный этап вашего планирования тайм-менеджмента. Все задачи, которые необходимо решить, записываются и анализируются. Все должно быть организовано с учетом количества времени и энергии, которые им требуются.

Поколение 2: календари и расписание

Во втором поколении все действия из предыдущего списка должны быть записаны в календаре или иным образом запланированы.Это способ попытаться спланировать будущее в меру наших возможностей.

Поколение 3: планы на неделю

Третье поколение призвано сократить временные рамки деятельности. Вам нужно спланировать свою неделю, цели и задачи, которых вы хотите достичь, и начать более серьезно думать о ежедневном расписании в течение этой недели.

Поколение 4: взаимосвязи и результаты

В то время как первые три поколения занимались управлением деятельностью и временем, четвертое — это то, что действительно придает смысл всему процессу.

Имея полное расписание и список действий, вы можете начать анализировать, какие из этих задач являются важными или неважными, срочными или несрочными. Это поможет вам понять, какие пункты в вашем списке абсолютно необходимо сделать завтра, а какие можно отложить на день, если возникнут более срочные дела.

6. Каковы преимущества и недостатки матрицы тайм-менеджмента?

Как и любой другой метод тайм-менеджмента, матрица Кови имеет как преимущества, так и недостатки.Лучше принять во внимание и то, и другое, прежде чем принимать решение, использовать его или нет. В конце концов, вам нужен метод, который идеально подходит для и .

Преимущества матрицы тайм-менеджмента:

1. Заставляет задуматься о важности поставленных задач;
2. Это помогает переоценить, что срочно, а что нет;
3. Обучает лучшему самосознанию и помогает практиковать самоанализ;
4. Вы научитесь лучше принимать решения за доли секунды.

Недостатки матрицы тайм-менеджмента:

1. Вы сортируете задачи только по срочности и важности.Он не учитывает ресурсы, сложность или уровень усилий, требуемых для выполнения задачи;
2. Короткие, срочные задачи остаются позади, даже если их отметка в списке помогает повысить продуктивность и набрать обороты;
3. Ежедневное использование матрицы может быть трудным и трудоемким;
4. Сетка может быть перегружена, когда присутствует слишком много задач, поэтому лучше всего будет ограничить их до 5 штук.

Для тех, кто все еще не уверен, есть способ узнать, подходит ли вам матрица Кови.Попробуйте в течение недели. Составьте список своих задач на неделю, отсортируйте их в четырехквадрантной сетке, затем используйте счетчик времени, чтобы отслеживать свой прогресс в течение недели, и делайте заметки о том, как вы себя чувствуете в определенных ситуациях.

По мере того, как испытание подходит к концу, взгляните на накопленные вами данные.

Вы стали более продуктивными?

Было ли легче принимать решения?

Были ли дела, которые вы считали срочными, на самом деле срочными? Или они просто зря потратили ваше время?

Заключение

В каком-то смысле попытки управлять временем ушли в прошлое.Все больше и больше тренеров и экспертов по продуктивности советуют научиться управлять своими приоритетами и ресурсами. Потому что мы не можем выделить больше времени. Мы можем просто использовать это умнее. Поэтому вместо того, чтобы пытаться втиснуть как можно больше задач в день, постарайтесь расставить приоритеты среди тех, которые имеют значение. Те, которые работают на ваше самосовершенствование и прогресс. Матрица управления временем Кови — отличный учитель в этом отношении. И хотя это может работать не для всех, это отличная ступенька к поиску более персонализированной и подходящей техники.

Как решить, что важно и срочно (без списка дел)

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год.

До этого Эйзенхауэр был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию ​​и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных хобби, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр достиг многого и сохранял высокую производительность в течение многих лет до самой своей смерти.

Сегодня его методы повышения продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.

Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, — это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач — различать важное и срочное — и повысить вашу продуктивность сегодня.

Вот как это работает.

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

— Дуайт Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра, известная также как Матрица срочности и важности, состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам решать задачи и расставлять приоритеты. срочность и важность.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

Срочные и важные (задачи, которые нужно выполнить немедленно).
Важно, но не срочно (задачи, которые нужно запланировать позже).
Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).
Ни срочно, ни важно (задачи необходимо устранить).
Вот как выглядит Матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке от верхнего левого, верхнего правого, нижнего левого и нижнего правого):

Квадрант 1: важные, но несрочные

Задачи в этом квадранте не имеют крайний срок не за горами, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры: упражнения, дневник, учеба, время с семьей.

В идеале, мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом поле,

Квадрант 2: Срочные и важные

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра включают сроки, кризисы и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и т. Д.

Задачи в этом поле должны быть заранее устранены, если они ранее находились в квадранте 1.

Квадрант 3: Не важно и не срочно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой занятие, отнимающее у вас время, которое не помогает вам в достижении ваших долгосрочных целей.

Примеры: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.

Если честно, мы часто тратим большую часть своего времени на действия, указанные в этом поле. Я лично изо всех сил старался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.

То, что у меня сработало, — это не обязательно исключение действий из этой коробки, а вместо этого их минимизация и использование в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочно, но неважно

Действия в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.

Опасность действий в этом поле заключается в том, что они часто могут обманчиво показаться действиями второго квадранта.

Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не достигли большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, — это различать срочное и важное.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания.Они заставляют вас реагировать, беспокоиться и нервничать.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более правильных решений — чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.

Я нашел лучшие способы различать срочные и важные задачи:

Определить и записать то, что важно i.е. жизненные цели, основные ценности и
Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или побуждения реагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.
Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы выполняем посредством делегирования, либо времени, либо другим людям»

— Стивен Кови

Что происходит, когда у вас не хватает времени на какое-то действие или вы не можете решить, как уместить их всех в матрицу Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на эти вопросы лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи кому-то или кому-то еще, например, бронирование водителя вместо прогулки, коллега, пишущий отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д.

Оптимизация включает в себя устранение всего, что не является абсолютно необходимым для достижение цели, т.е. вырезание «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т.д. :

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет — полностью исключить задачу.

Q2 (вопрос о делегировании) — Можно ли передать эту задачу кому-то другому, который сделает это за меня?

Если да, делегат.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и действуйте соответственно.

Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не изучил этот контрольный список и, наконец, не поручил важную уборку профессиональному уборщику.Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.

Что, а не как продуктивности

Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни не в том, как, а в том, что мне действительно нужно делать прямо сейчас? Что мне нужно делегировать, а что нужно устранить?

Матрица Эйзенхауэра — мощный инструмент, который держит вас подотчетным в работе над тем, что действительно важно для вас.Это заставляет вас думать о том, что срочно и важно, и помогает оставаться в проактивном образе мышления.

Сосредоточив внимание на том, что вам нужно, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить продуктивность на всю жизнь.

Мэйо Ошин пишет на MayoOshin.com , где делится практическими идеями самосовершенствования и доказанной наукой для улучшения здоровья, продуктивности и творчества. Чтобы получить практические идеи о том, как перестать откладывать на потом и выработать здоровые привычки, вы можете подписаться на его бесплатную еженедельную рассылку новостей здесь .

Версия этой статьи первоначально появилась на mayooshin.com как «Матрица Эйзенхауэра: как решить, что важно и срочно (без списка дел). “

Сноски

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови« 7 привычек высокоэффективных людей ».

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, то есть квадрант 1 является срочным и важным, а квадрант 4 не важен, не срочен. Тем не менее, общая концепция остается неизменной.

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вы иногда чувствуете, что все свое время тратите на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?

В конце дня вы чувствуете себя полностью истощенным и истощенным, но при этом не можете указать на что-нибудь, что вы сделали по-настоящему значимым?

Да?

Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.

Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Ниже мы рассмотрим различие, которое Айк провел между этими двумя очень разными вещами, и исследуем, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат ​​»Сейчас!» Срочные задачи помещают нас в режим реактивного , который отмечен защитным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в оперативном режиме , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, обмен текстовыми сообщениями), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянно активном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица принятия решений Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:

Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них нам следует проводить большую часть времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: срочные и важные задачи

Квадрант 1 задачи одновременно срочны и важны. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

• Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)
• Крайний срок курсовой работы
• Крайний срок уплаты налогов
• Жена в отделении неотложной помощи
• Двигатель выходит из строя
• Работа по дому
• У вас сердечный приступ, и вы попали в больницу
• Вам позвонил директор школы вашего ребенка и сказал вам нужно прийти на собрание по поводу его поведения

При небольшом планировании и организации многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью исключить. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью исключить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и проведя больше времени в квадранте 2.

Что, конечно же, приводит нас к…

квадранту 2 : Не срочные, но важные задачи

Задачи квадранта 2 — это действия, для которых нет срочных сроков, но, тем не менее, они помогают вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогут вам выполнить вашу общую миссию как мужчину. .

Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:

По словам Кови, мы должны стремиться тратить большую часть нашего времени на занятия во втором квартале, поскольку именно они приносят нам счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:

• Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.
• Присутствие смещения. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-то делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, требуются сила воли и самодисциплина — качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.

Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно держим их навсегда на заднем плане нашей жизни и говорим себе: «Я доберусь до этих вещей« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными вещами. .«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной по мере того, как вы становитесь старше (по крайней мере, до тех пор, пока вы не выйдете на пенсию).

Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».

Квадрант 3: срочные и неважные задачи

Квадрант 3 задачи — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам достичь наших целей или выполнить нашу миссию (не важно). Большинство задач Q3 — это отвлекающие факторы от других людей, которые часто связаны с оказанием им помощи в достижении их собственных целей и выполнении собственных приоритетов.

Вот некоторые конкретные примеры действий в квадранте 3:

• Телефонные звонки
• Текстовые сообщения
• Большинство электронных писем (некоторые электронные письма могут быть срочными и важными)
• Сотрудник, который приходит к вам за столом в ваше лучшее рабочее время, чтобы попросить об услуге
• Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
• Мама приходит без предупреждения и хочет вашей помощи с рутинная работа

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, они определенно считают важными. Кроме того, это обычно осязаемые задачи, выполнение которых доставляет вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вы . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае вы закончите тем, что будете чувствовать так, как будто делаете много изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени за срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.

Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.

Квадрант 4: Несрочные и не важные задачи

Квадрант 4 Действия не срочны и не важны.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

• Просмотр телевизора
• Бездумный серфинг в Интернете
• Игра в видеоигры
• Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
• Азартные игры
• Шоппинг

Я думаю если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.

Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным задачам

В нашем нынешнем мире потрясений способность отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а над важными задачами, вы почувствуете обновленное чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, чтобы реагировать положительно, а не защищаться.

Инструменты, которые помогут вам

Чтобы помочь вам применить Матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный небольшой PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Как расставить приоритеты для задач, когда все в приоритете

Нам не нужно говорить вам, что учителя заняты. Если вы здесь, вы ищете способы облегчить свою занятую преподавательскую жизнь, а не читать больше о том, насколько вы заняты! Итак, давайте перейдем непосредственно к матричной модели Эйзенхауэра — наилучшему способу для учителей определять задачи и расставлять приоритеты.

Сделайте ваш класс шумным! Подпишитесь на Teach Starter и получите доступ к тысячам ресурсов, соответствующих учебной программе, и инструментам цифрового обучения.Начало работы

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Названная в честь бывшего президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, матрица Эйзенхауэра на самом деле восходит к Второй мировой войне, до того, как он был избран президентом. Тогда он был генералом, командовавшим войсками в Европе, Эйзенхауэр руководил знаменитым вторжением в Нормандию, Франция, и у него не было времени на то, чтобы раздумывать над решениями. Он должен был сделать их быстро, но он не мог позволить себе сделать ни единого плохого выбора.

Войдите в матрицу Эйзенхауэра, которую иногда называют матрицей срочно-важных.Концепция принятия решений сводится к четырем основным пунктам, которые часто называют четырьмя квадрантами матричной модели Эйзенхауэра.

Каковы четыре квадранта в матрице Эйзенхауэра?

Разделенные на четыре разных прямоугольника или четыре квадранта, вот основные принципы Матрицы Эйзенхауэра:

• Если задача одновременно срочна и важна, выполните ее сейчас.
• Если это важно, но не срочно, запланируйте раз и убедитесь, что это выполнено.
• Если срочно, но не важно, передать подчиненному.
• Если это не срочно и не важно, удалите .

К счастью для нас, мы, учителя, умеем разбивать идеи и концепции на более мелкие, более удобоваримые части. Мы делаем это для наших учеников каждый день. Однако применение такого процесса к работе с учителем вне класса не всегда бывает таким естественным.

Именно здесь Принцип срочности / важности Эйзенхауэра становится идеальным инструментом управления временем учителя.Вот как вы можете посмотреть на свои четыре сектора работы:

• Срочно и важно
• Не срочно и важно
• Срочно и неважно
• Не срочно и не важно

Квадрант 1 — Просто сделайте: срочно и важные задачи

К первому квадранту относятся как срочные, так и важные задачи. Они будут включать в себя такие вещи, как:

• , работа с чрезвычайными ситуациями и кризисами
• связь с родителями и опекунами
• интервью с опекуном / учителем
• соблюдение важных сроков, таких как выставление оценок, отчетность и подготовка к собеседованию
• и другая необходимая работа.

Это задачи, над которыми у вас есть очень мало контроля в отношении их требований и заданных временных рамок. Занимаясь задачами из других секторов перед своими Срочными и Важными задачами, вы, вероятно, почувствуете повышенный уровень стресса, поскольку эта не подлежащая обсуждению работа висит над вашей головой.

Итак, стратегия для Срочной и Важной задачи? Сделай это в первую очередь.

Квадрант 2 — Оставить свой след: несрочные и важные задачи

Задачи, которые попадают во второй квадрант, — это те, которые не являются срочными, но имеют значительную ценность для вас как для профессионала, так и для члена сообщества, а также для представляют большую ценность для ваших учеников.

Часто именно эти задания заставляют сердце петь!

Они охватывают как ваши личные, так и профессиональные цели и могут включать такие действия, как:

• поиск планов и ресурсов уроков
• создание дифференцированных возможностей обучения
• построение отношений и пастырское попечение
• размышление и оценка
• профессиональное развитие
• и себя -уход.

В идеальном мире эти задачи составляли бы большую часть ваших бесконтактных часов, что поначалу кажется невозможным.Однако, оптимизируя свои организационные процессы и подход к работе, вы постепенно начнете создавать пространство на своей неделе.

Удостовериться, что вы выделяете или времени в неделю на задачи из этого квадранта, имеет решающее значение и поможет вам сосредоточиться на «делах», которые оказывают реальное и значительное влияние на вас, ваших учеников и ваше школьное сообщество. . Не только это, но и такая работа дает вам ощущение личных и профессиональных достижений.

Хотя сложно представить, чтобы найти время для этого , но это так важно.

Огромный банк ресурсов Teach Starter дает вам простой способ использовать высококачественные учебные ресурсы в вашем классе без необходимости каждый раз создавать свои собственные. После того, как вы зарегистрируетесь в учетной записи Teach Starter, вы можете использовать функцию галереи на нашем веб-сайте для сбора и сопоставления наиболее ценных для вас ресурсов, что является #epictimesaver (!!).

Группирование подобных задач и работа в короткие, запланированные отрезки времени — это дополнительные методы повышения производительности учителей, которые мы исследовали в этом посте о преимуществах разделения времени и пакетирования задач.

Стратегия для несрочной и важной задачи? График и фокус.

Квадрант 3 — Устранение ненужного: срочные и неважные задачи

Отвлекающие факторы, прерывания и малоценные, но необходимые действия, такие как ответы на электронные письма или завершение ввода данных (мля!), Могут заполнить все лишние момент нашего дня. Задачи в этой категории могут включать:

• много встреч
• ответы на неважные электронные письма
• общие перерывы
• администрация (иногда тривиальная, всегда трудоемкая работа с документами, сбор данных и напоминания)
• и «сверх и сверх» работа (например, помощь в изготовлении костюмов для школьных спектаклей!).

Я должен признать, что «неважная» часть этого ярлыка — это то, что мне немного трудно согласовать. Как учителя, мы понимаем ценность почти всего, что происходит в нашей школе и вокруг нее. Не только это, но и множество более повторяющихся задач, таких как сбор и ввод данных, являются постоянно растущим требованием работы учителя.

Впоследствии размещение таких вещей, как посещение районного спортивного мероприятия, чтобы поддержать пятерых детей из вашего класса, которые составили команду, и помощь в изготовлении костюмов для школьной игры в категорию «неважных» может противоречить нашим основным ценностям и убеждениям.В нашем сердце часто говорят , «но это важная часть образовательного опыта наших детей».

Однако ключевое понимание, которое нам необходимо иметь, когда мы думаем о категории «Срочно и неважно», прекрасно согласуется с этой цитатой:

«Когда я отпустил попытки быть всем для всех, у меня было гораздо больше времени , внимание, любовь и связь для важного… в моей жизни »

— Брене Браун

Мы не можем физически поддерживать, говоря« да »на все, даже если мы действительно этого хотим.Таким образом, мы учимся упорядочивать более приземленные задачи (см. Следующий пост о «разделении времени» и группировке задач, чтобы помочь с этим), и узнаем, когда мы можем сказать человеку «да», но «нет» задаче, если запрос отнимает время у наших основных задач по поддержке студентов в процессе обучения в классе. Это важно и как средство повышения нашей продуктивности, и, что еще более важно, как акт заботы о себе.

Стратегия для всех этих срочных, но не важных задач? Оптимизация, сокращение или делегирование полномочий.

Квадрант 4 — Обязанности, связанные с простоями: несрочные и неважные задачи

Этот квадрант — область прокрастинатора, и, возможно, одна из самых приятных сфер для проведения времени (#instagram #twitter #allofthehashtags), задачи, относящиеся к этой категории, не представляют для вас особой ценности в течение учебного года.

Задачи, которые не являются срочными и не важными, включают:

• бесконечную прокрутку в социальных сетях
• чрезмерный анализ чего-либо (вашей собственной работы, конкретной ситуации или школьной директивы и т. Д.)
• сплетни и домыслы
• перфекционизм
• и вымысел промедления.

Если вы относитесь к тому типу людей, которым нужно заменить одну этикетку в вашем классе, потому что ламинат начал отделяться, но в конечном итоге тратит целый день на создание новых этикеток для всего, то я предполагаю, что фраза « фантазии прокрастинации »будут иметь для вас смысл!

Хотя создавать новые этикетки с цветовой кодировкой для каждой мелочи — это потрясающе, но часто, когда учебный год приближается, нет времени уделять первоочередное внимание этой эстетической задаче над остальными. вашего списка дел.

Значит, стратегия для Несрочной и Неважной задачи? В рабочее время вообще не делайте этого.

Метод Эйзенхауэра в действии

Управление рабочей нагрузкой учителей не должно быть трудоемким. Меньше всего вам нужно чувствовать, что вы потерпели неудачу в очередной попытке держать все в курсе. Вот почему я пишу об этой конкретной стратегии тайм-менеджмента как о способе уменьшить стресс учителя. Это тот, который я использовал в течение последних 18 месяцев, и с большим успехом.

Теперь, когда вы понимаете теорию, вот пять шагов, чтобы применить этот эффективный инструмент тайм-менеджмента на практике:

(Шаг 5 самый важный — так что, если вы бегло читаете, не пропустите его!)

1. Выберите среду управления задачами

Настройка метода Эйзенхауэра для себя может начать с того, что я люблю называть «своевременной и чрезвычайно полезной фантазийной прокрастинацией» (которая явно сильно отличается от других менее желательных форм фантазийной прокрастинации. ).

Доски объявлений или белые доски

Как практический человек, я установил четыре небольших доски объявлений с цветовой кодировкой (по одной для каждой категории), на которых я прикрепляю каждую задачу или идею. У Target и Wal-Mart есть отличный выбор маленьких досок для тех из вас, кто предпочитает более тактильную систему управления задачами.

Эти печатные планировщики Эйзенхауэра помогут вам настроить физическую матрицу. Доступны три различных макета, вы можете выбрать тот, который, по вашему мнению, лучше всего подойдет вам.

Trello

Если вам нравится думать на ходу, есть несколько фантастических веб-сайтов и приложений, которые идеально подходят для поддержки ваших срочных и важных секторов.

Источник: Trello

Trello отлично подходит как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств. Прочтите их блог, чтобы узнать, как заставить работать метод Эйзенхауэра, используя их веб-сайт, или загрузите бесплатное приложение для iPhone или Android.

Google Keep

Благодаря облачным технологиям, значительно упрощающим отслеживание всего, где бы вы ни находились, Google Keep является фантастической альтернативой Trello, которая может синхронизироваться с остальной частью вашей учетной записи Google.Скачивание бесплатного приложения для Android или iPhone также означает, что вы можете добавлять мысли и идеи в свои списки, где бы вы ни находились.

Настольные заметки

Эти маленькие красотки — очень простой способ реализовать метод Эйзенхауэра на вашем ноутбуке или настольном компьютере. Установив стикер для каждой доски (мне нравится выбирать другой цвет для каждой категории), вы можете удалить все остальные стикеры на рабочем столе и сгруппировать задачи по их новой категории срочности / важности.

На ПК с Windows используйте программу Sticky Notes, а на Mac вы найдете стикеры на панели управления.

2. Настройте свои квадранты

Создайте заголовок для каждой из четырех досок и небольшое напоминание о том, какие задачи попадают в каждую категорию. Вы можете использовать наш рисунок в качестве руководства или создать свой собственный список для каждого квадранта.

Вам нужны следующие заголовки:

• Срочно и важно
• Не срочно и важно
• Срочно и неважно
• Не срочно и не важно

3.Распределите свои задачи

Теперь пришло время распределить каждую из ваших текущих и текущих задач на каждой доске, определив их срочность и важность. Помните, что некоторые задачи могут начинаться в одном квадранте, но переходить в другой по мере приближения крайних сроков (см. Шаг 5, чтобы узнать, как поддерживать точность каждого квадранта).

4. Планирование задач на всю неделю

Найдите время в начале каждой недели, чтобы запланировать свои задачи на каждый из периодов отсутствия контактов и работы на дому.Надеюсь, вы начнете видеть, когда и где вы сможете тратить время на радостные, личные и профессиональные задачи в категории Несрочные и Важные.

5. Очистите доски — проявите гибкость и доброту!

Помните, ни одна система не бывает идеальной, и если вы хоть немного похожи на меня, вы заполните свои доски намного быстрее, чем вы сможете выполнить те задачи, которые на них уже есть!

По этой причине я настоятельно рекомендую вам периодически просматривать задачи в ваших квадрантах Эйзенхауэра.При регулярном просмотре вы, вероятно, обнаружите, что некоторые задачи или идеи, которые вы считали чрезвычайно важными, вовсе не так важны.

Как и любое очищение, несущественное и ненужное естественным образом отстает от действительно важных задач, и, удалив их с доски после того, как они пробыли там какое-то время, может быть легче избавиться от чувства вины. -бесплатно.

Итак, что вы думаете?

Как и любой новый навык, эта стратегия управления временем требует практики.Точно так же, как мы призываем наших учеников быть добрыми к себе, если они сделают шаг назад на своем пути к завоеванию чего-то нового, мы должны быть добры и к себе!

Сообщите нам в комментариях ниже, если вы считаете, что метод Эйзенхауэра — это то, что вы хотели бы попробовать. Или, если это то, что вы уже делаете, мы хотели бы узнать больше о том, как вы заставили это работать на вас.

Мы хотели бы видеть фотографии ваших досок Эйзенхауэра в Instagram с хэштегом #teachstarterus.

Сделайте ваш класс шумным! Подпишитесь на Teach Starter и получите доступ к тысячам ресурсов, соответствующих учебной программе, и инструментам цифрового обучения. Начало работы

Инструменты коучинга 101: Матрица неотложных и важных задач — что это такое и как ее использовать! | Launchpad

Матрица срочно-важного — это мощный инструмент для повышения производительности и управления временем, который помогает людям более эффективно управлять своим временем. Это отлично подходит для самых разных коучей, от карьерного, исполнительного и бизнес-коучинга до жизни и даже духовного коучинга.

Это также отличная модель, которой можно поделиться с молодежью и всеми, кто неорганизован, чтобы помочь им быть более сосредоточенными, и это убедительный экспериментальный инструмент для использования на семинаре или семинаре. Разве не было бы неплохо прокатиться на волне, а не наоборот?

Что ж, бывший президент США Эйзенхауэр использовал этот так называемый «принцип Эйзенхауэра» для организации своих задач. Его цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.«Именно доктор Стивен Кови (из серии« Семь навыков высокоэффективных людей ») принял эти концепции в широкое распространение, назвав их« Матрица срочности и важности »в своей знаменитой книге.

Квадрант 1 — Кризисные или «важные и срочные» задачи

What: Задачи, попадающие в этот квадрант, включают сроки, срочные встречи, неотложные проблемы, кризисные ситуации и тушение пожаров. Это может быть что угодно: от просроченного проекта или отчета до жалоб клиентов, серьезного узкого места или сбоя бизнес-процесса до прорыва трубы или проблемы со здоровьем, такой как зубная боль, которую не удалось устранить!

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы испытываем стресс и выгораем.

Действие: Свести к минимуму времени, проведенного в этом квадранте, путем определения приоритетов, планирования и делегирования, т.е. проводить больше времени в Квадранте 2. Вашим клиентам может потребоваться помощь в определении и прояснении приоритетов, а также в поиске способов планирования отрезков времени для этих важных задач. Вы также можете найти полезное упражнение «Большие камни», в котором они сначала определяют и сосредотачиваются на завершении своих «больших камней», прежде чем работать с галькой и песком, которые в противном случае заполняют их жизнь.

Коучинговый совет: Если ваш клиент занимает должность линейного руководства или службы, он будет проводить больше времени в этом квадранте, чем менеджер проекта. Но всегда есть улучшения, проводя больше времени в Квадранте 2 — возможно, выкладывая время на построение отношений, внедрение систем и процессов и делегирование полномочий.

Квадрант 2 — Цели и планирование или «Важные и несрочные» задачи

Magic Quadrant — это как кататься на волне, оставаться в курсе важных дел, добиваться прогресса и не позволять вещам становиться неотложными из-за недостатка внимания!

What: Это ваш квадрант МАГИИ! Также называется квадрантом большой картины.Эти действия продвигают нас к нашим большим целям и проектам и могут включать в себя планирование, взаимоотношения и создание команды, предотвращение проблем и оценку рисков, а также оздоровительные и развлекательные мероприятия, которые помогают нам поддерживать баланс в нашей жизни, например, посещение стоматолога или заказ сантехника.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем себя спокойнее и под контролем, мы решаем большинство проблем до того, как они возникнут, и, вероятно, получим твердую поддержку от других.Все это означает меньшее количество кризисов, которыми нужно будет управлять позже, что хорошо для наших клиентов, их карьеры И организаций, в которых они работают.

Действие: Помогите своим клиентам максимизировать времени, проведенного в этом квадранте. Выделите определенное время для планирования, построения отношений, подготовки к проблемам и заботы о своем здоровье. Задайте им конкретные вопросы, чтобы помочь им понять, как планирование и подготовка сэкономят им время и усилия в долгосрочной перспективе.

Коучинговый совет: Многие люди не тратят время на планирование и подготовку, предпочитая вместо этого «делать».Для этих клиентов вы также можете поделиться инструментом «Матрица приоритетов действий», который помогает людям определить , какие действия и задачи дают им максимальные результаты при минимальных усилиях .

Квадрант 3 — Прерывания или «срочные и неважные» задачи

What: Задачи или действия в этом секторе отвлекают нас от наших важных задач или отвлекают от них. Это может быть что угодно: от коллег, которые заходят поболтать, без надобности проверяют вашу электронную почту, отвечают на телефонные звонки, и заканчивая перебоями других людей и неважными встречами.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, нам кажется, что мы не достигаем многого или ничего не добиваемся. Часто в результате мы неприятно реагируем на других и чувствуем себя застрявшими, разочарованными и подавленными.

Действие: Сведите к минимуму количество времени в этом квадранте, проанализировав и расставив приоритеты в списке задач и сосредоточив внимание в первую очередь на задачах высокой важности. Клиентам также может потребоваться помощь, чтобы сказать «нет», задать вопросы или делегировать прерывания другим людям.

Коучинговый совет: Если это область, в которой ваш клиент проводит много времени, вы также можете найти полезным ведение журнала прерываний. Это помогает клиентам выявить закономерности, понять источник их перебоев и составить план действий.

Квадрант 4 — отвлекающие факторы или «несрочные и неважные» задачи

What: Время, проведенное в этом квадранте, отвлекает от текущих задач. Они могут варьироваться от чрезмерных или нерелевантных электронных писем или телефонных звонков от друзей, использования социальных сетей до любой активности, которую мы используем, которая тратит время и позволяет избежать необходимой работы.Эти отвлекающие факторы приводят к тому, что мы опаздываем, не завершаем проекты или задачи вовремя, и можем утомлять, нервничать и быть неспособными работать эффективно. В нашу личную жизнь такие вещи, как чрезмерное количество просмотров или интернет-серфинг дома, также могут подпадать под эту категорию. В крайнем случае, слишком много времени, проведенного в этом квадранте, может привести к негативному разговору с самим собой, депрессии и увольнению людей!

Некоторые из этих отвлекающих факторов могут вызывать у нас чувство бодрости в отмеренных дозах, поэтому мы не говорим, что люди должны быть сосредоточены все время, просто чтобы максимально использовать время, нам нужно знать, когда, где и как часто мы отвлекаться.

Действие: Избавьтесь от времени, которое бессознательно отвлекает. Используйте время, полученное в этом квадранте, для усиления других областей.

Коучинговый совет: Если ваш клиент проводит много времени в этом квадранте, попросите его написать список всех своих отвлекающих факторов и того, сколько времени они тратят на каждое из них, записывая это в течение недели. Когда они складывают общее потраченное время, они могут испытать шок … Также я рекомендую сосредоточить их на некоторых целях, которые их вдохновляют и волнуют — на чем-то достаточно большом, чтобы иметь приоритет над «отвлечением».Вы также можете помочь им составить «Список того, что не нужно делать», инструмент для коучинга, который просит клиентов записать список того, что НЕ делать, и помогает им просмотреть и придумать поддерживающий план действий.

Срочно важный шаблон матрицы и рабочий лист

Вы можете создать свой собственный раздаточный материал или просто нарисовать сетку на листе бумаги для своих клиентов. Или вы можете использовать наш готовый шаблон и рабочий лист срочно-важной матрицы. Этот инструмент коучинга делает отличным домашним заданием — у него есть место для ваших клиентов, чтобы записывали свои уникальные задачи и траты времени в каждом квадранте на странице 1, а также вторую страницу с готовыми вопросами, чтобы помочь вашему клиенту оценить их тайм-менеджмент, анализируют и обобщают то, что они узнали И устанавливают 3 действия для реализации своих знаний, и улучшения того, как они используют свое время в будущем.Это также отличное упражнение в мастерской.

Подведение итогов матрицы срочно-важных

Суть простой, но действенной матрицы срочной важности:

1. К сознательно отдавать приоритет нашим наиболее важным задачам , а также планировать и делегировать, чтобы мы имели дело с проблемами ДО того, как они перерастут в срочные кризисы и
С
2. по узнайте о том, что нас отвлекает и отвлекает, чтобы мы могли уменьшить или устранить их .Это дает людям возможность управлять своими ограниченными временными ресурсами, чтобы выполнять свои приоритетные задачи более увлекательно и менее напряженно.

Заключительное слово: Сколько времени ваш клиент проводит в каждом квадранте, будет зависеть от многих вещей, включая их личность, то, насколько они взволнованы своей работой и жизнью, а также тип работы (и даже начальника), который у них есть. Каждому нужно найти уникальный способ работы, который подходит им, и наша работа как тренеров — помочь им в этом.