Метод расстановки приоритетов по принципу важности и срочности называется: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Автор: | 12.01.1970

Содержание

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий.

Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и

формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность.

Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

  • Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
  • Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
  • Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
  • Важная задача – та, которая влияет на будущее;
  • Срочность приоритетнее важности;
  • Бывают задачи не срочные и не важные;
  • Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям. Это поможет мне достичь моей цели

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

  • что же из намеченного уже сделано;
  • какой промежуточный результат получен;
  • насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

  • Важно ли это? (да/нет)
  • Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D », о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

  • Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
  • С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress . С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

  • А квадрант Важные срочные дела;
  • В квадрант Важные несрочные;
  • С квадрант Неважные срочные;
  • D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

  1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
  2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
  3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

  • починить табуретку, чтобы не шаталась;
  • обратиться к стоматологу с болью в зубах;
  • подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
  • звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
  • незапланированное совещание у шефа;
  • провести время в социальных сетях;
  • овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

  • Подготовка к рабочему проекту;
  • Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

  • Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
  • Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

  • Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

  • Починить табуретку, чтобы не шаталась;
  • Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Техника популярна благодаря внешней простоте использования, знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно, поэтому давайте разбираться.

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела
  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
  • Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
  • Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрант B: важные, но не срочные дела
  • Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА.

Квадрант C: срочные, но не важные дела
  • Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

  • не несущие никакой пользы;
  • наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

  1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
  2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
  3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
  4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.

    Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

  • Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
  • Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
  • Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
  • Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Похожие статьи

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Существует мнение, что этот метод исполь­зовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.

Он соста­вил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной орга­низации своего времени, и она помогла ему добиться успеха — стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные . Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них — «аврал».

Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спеш­ном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

В. Важные и несрочные . Дела этой категории — самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», — думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать

о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебреже­ния делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запом­нить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать гото­виться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необхо­димо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные . Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А , и им часто уда­ется нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зача­стую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо орга­низованное предприятие — то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

Д. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюд­жет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час

в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

— проста в использовании;

— позволяет уменьшить число неважных дел;

— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей» . В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

  1. Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
  2. Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
  3. Составьте матрицу управления временем и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
  4. Действуйте исходя из стратегии Win-Win (выиграл-выиграл).

    В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех

  5. Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
  6. Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
  7. Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач .

Физически матрица представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность , а по вертикали — важность .

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное , его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное , то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное , нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное — не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками.

Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск для работы по матрице управления временем Кови.

Скачать ЛидерТаск

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I — те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно — прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?

Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что — суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям. Проверьте эффективность матрицы на практике

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

  • проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
  • то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
  • дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

  1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
  2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
  3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

  1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
  2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
  3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

  • Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
  • Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

  • Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Матрица Эйзенхауэра – способ правильного планирования своего времени и прилагаемых усилий, который нашел самое широкое применение во всем цивилизованном мире. Он основан на том, что в определенную таблицу, разграфленную особым образом, вносятся необходимые для исполнения дела. Они могут касаться профессиональной, семейной или хозяйственной сферы. При изучении их в таком разрезе становится понятно, на что нужно обратить внимание в первую очередь.

Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки жизненных приоритетов, очень важен для современного человека. Поскольку перед ним в короткую единицу времени стоит сразу множество важных дел, ему нужно уметь правильно определить, за какое из них следует взяться в первую очередь.

Сущность метода расстановки приоритетов

С самого начала все задачи для человека оказываются равны и лишь исследование их с помощью Матрицы Эйзенхауэра позволяет выявить самые главные. Подобный график важен, чтобы не терять время на выполнение несрочных дел. Именно это и дает возможность стать более удачливым и успешным.

Если полноценно освоить принцип пользования таблицей, то вопрос интервалов между задачами, возникающими в течение дня, будет решаться сам собой.

Если на рабочем месте возникает огромное количество дел, которые следует решать практически одновременно, то таким способом стоит научиться пользоваться в совершенстве. Если то, что желает начальник, то, что необходимо клиентам и финансовые составляющие будут распределены по особым отсекам таблицы, то менеджер никогда не будет испытывать стресса.

Принцип Матрицы Эйзенхауэра дает возможность так составить свой рабочий график, то дела и поручения начальства не будут накладываться друг на друга. Все проблемы распределяются в зависимости от их реальной значимости для самого человека и для временного фактора. Поэтому для каждой из них предусмотрена специальная ячейка.

График представляет собой четыре отсека, ограниченных двумя осями важности и срочности. В них заносятся все необходимые задачи и анализируются с помощью имеющихся инструментов. Такой метод является несложным, потому что в подобном ракурсе очень быстро становится понятно, какие приоритеты являются первоочередными.

Основными целями создания Матрицы стали:

  • выбор главных ;
  • расстановка жизненных целей;
  • сокращение времени на ненужные задачи;
  • планирование своего рабочего графика;
  • распределение дел по их срочности;
  • фиксирование на главном;
  • умение отделять основное от второстепенного;
  • соблюдение дедлайна;
  • дисциплина;
  • экономия времени;
  • отсутствие спешки;
  • рационализация своего дня;
  • осуществление задуманного и др.

Матрица включает в себя четыре квадрата, куда заносятся данные. Предполагается выполнение какого-либо дела, задачи или долгосрочной цели. Ее распределяют по составляющим: A , которая содержит важные и срочные задачи. B включает в себя действительно важные пункты, но не срочные, подлежащие отлагательству. С подразумевает срочные вещи, но не слишком важные. В принципе ими можно пренебречь. D рассматривает цели, которые не являются ни важными, ни срочными. Они вообще не очень нужны.

Не следует, конечно, забывать о досуге, чтобы отдохнуть от вороха дел. Но и его требуется так распределить во промежутке суток, чтобы он превратился в приятное времяпровождение, а не в нервное напряжение. Если правильно распределить приоритеты, то появится возможность и для прогулок, и для шопинга, и для общения с близкими, и для культурных мероприятий.

Общий принцип строения Матрицы Эйзенхауэра

Для начала стоит выбрать какое-то конкретное дело и постараться так проанализировать его, чтобы оно точно подошло к определенной графе таблицы.

Это способно быть что угодно:

  • посещение стоматолога;
  • занятия спортом;
  • косметологические процедуры;
  • приготовление изысканного блюда;
  • свидание;
  • тренинг или совещание у начальства;
  • урок музыки у ребенка;
  • общение с детьми;
  • рисование или танцы и т.д.

Желательно так расположить все основные составляющие по соответствующим отрезкам, что все они останутся в планах, но займут причитающееся им в расстановке приоритетов место. Соответствующим образом можно распределить и свои усилия в их выполнении.

Если рассматривать все более подробно, то получается такой вариант.

1 – А . Заполняется в последнюю очередь, когда менее важные дела уже вписаны в другие области. Такая графа должна содержать важнейшие профессиональные задачи; спешное осуществление целей, которые не исполнятся, если не учесть фактор времени; основные цели; то, что поставит под угрозу жизненно важные составляющие; проблемы, угрожающие состоянию здоровья, своего или чужого.

2 – В . Сюда включается то, что является повседневными задачами. Если их не выполнить, то эффективность общей деятельности значительно снизится. Более того, способны возникнуть серьезные затруднения, в результате появления которых придется отложить все другие дела. Важные цели выполняются первыми, за ним следуют срочные. Они касаются здоровья, профессиональных задач и финансовых потребностей.

3 – С . В такую область вписывается то, что стоит сделать срочно, но не обязательно прямо сейчас. Если отложить на время выполнение подобных планов, то обстоятельства могут даже улучшиться или прояснятся дополнительные данные. На данную минуту существуют более важные и срочные цели. Если ими пренебречь, то все остальное уже будет иметь малое значение.

4 – D . Этот квадрат, как и А, является тем, что остается после заполнения других клеток. Сюда заносятся не слишком важные дела, которые вообще допускается не делать или выполнять в последнюю очередь. Если взяться за них с самого начала, то возникнет затор из неотложных проблем.

Применение Матрицы Эйзенхауэра в жизни


Для того, чтобы понять, как именно нужно использовать Матрицу, следует проанализировать основные составляющие человеческой жизни.

  1. Профессиональные дела. Они вносятся в самые срочные и важные цели. Естественно, они заносятся в квадрат А. Требуется продумать, способно ли на данный момент что-либо стать более важным, например, оказание кому-либо неотложной помощи. Если нет, то они выполняются в первую очередь. К ним относятся основные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку подобное пренебрежение способно привести к негативным последствиям. Если есть желание все успеть, то сначала необходимо внести все составляющие именно в этот квадрат. Он почти целиком должен быть заполнен трудовыми обязанностями. Тем не менее, они не наслаиваются друг на друга, а выстроены в строгом хронологическом порядке от действительно важнейших дел, от которых зависит деятельность компании до несрочных поручений начальства.
  2. Семейные отношения. Вносятся в В. Такая вещь очень важна, но, пока не будет сделана работа, заниматься ею не нужно. Тем более непонятно, сколько времени она может отнять. Поэтому такие важные приоритеты должны быть слегка сдвинуты во времени. Тем не менее, пренебрегать ими нельзя. Личная жизнь является одной из наиважнейших сфер существования людей. Поэтому лучше отложить на потом что-то менее срочное, но постараться найти общий язык с супругом. Улучшившееся настроение позволит гораздо быстрее и эффективнее справиться с остальными делами.
  3. Ведение хозяйства. Следует занести в пункт С. Подобные вещи способны сделать муж, дети или свекровь. Это, безусловно, стоящее дело, но выделять на него время, пренебрегая всем остальным, вряд ли желательно. Можно сделать его и самостоятельно, но в последнюю очередь. Если же в доме совсем нечего есть, то близкие сходят в кафе или сами что-нибудь приготовят. Лучше всего запланировать такие дела заранее или, в крайнем случае, вообще от них отказаться. Они в данном случае отвлекают от действительно неотложных целей и становятся большой помехой, если их поставить на первое место. Они не только отнимут массу времени, но заставят нервничать и постоянно отрываться от процесса. Приготовленный деликатес кончится выговором от руководителя или тяжелой ссорой с близкими. Более того, женщина рискует нажить себе срыв от повышенного стресса. Поэтому дела подобной категории необходимо уметь очень четко планировать.
  4. Приятельские связи смело заносится в D . Если поболтать с подругой по телефону не удастся, ничего страшного не произойдет. К тому же останется время на действительно важные вещи. Не нужно думать, что это абсолютно несрочные и несущественные дела. Они способны принести большую пользу и даже удовольствие, если сделать их в свое время. Дружба – очень ценна, но она не должна приносить ущерб работе или семье.

Пользуясь Матрицей Эйзенхауэра, можно всегда успевать выполнять все в срок.

Ею применяют во всем мире как основной инструмент для расстановки приоритетов. Она употребляется и в менеджменте, и в искусстве, и в семейной жизни, и в вопросах здравоохранения. График позволяет так точно распределить временные отрезки, что на все неотложные дела остается время, а человек к концу дня не выглядеть измотанным и изнуренным.

Если правильно заполнять все квадраты Матрицы Эйзенхауэра, то можно не только сэкономить большое количество сил, но и стать вполне успешной личностью, ничего не оставляющей на потом и не срывающей планов.

Подобный метод позволяет так распределить свою жизнь, что в ней не остается места для стрессов и сорванных планов. Он дает возможность выявить все самое неотложное, чтобы освободить время для менее срочных дел.

Матрица Эйзенхауэра — это полезная программа для руководителей и тайм-менеджеров. Подробнее читайте в статье.

Если вы руководитель, менеджер или даже простой работник, вам может понадобиться матрица Эйзенхауэра . Это специальная таблица, помогающая правильно распланировать свой день. Подробнее читайте ниже.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра по критериям, элементам: определение из Википедии, суть, упражнение, инструменты

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра – таблица, которая помогает потратить время с пользой. Ведь иногда время уходит просто в никуда, и его не хватает на неотложные дела. Такая матрица работает по критериям, элементам, которые являются важными или не очень. Это помогает человеку распределить свои дела правильно, чтобы все успеть. Определения такой матрицы в Википедии нет, но есть объяснение, что такое управление временем:

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Суть инструментов этой программы заключается в том, чтобы человек понял, какие дела важные и правильно расставил приоритеты. Такие упражнения сначала кажутся сложными, но потом человек привыкает и ему уже сложно работать без этой матрицы.



Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Матрица выглядит как четыре квадранта . Также в ней есть две оси:

  • Ось срочности (по горизонтали)
  • Ось важности (по вертикали)

Каждый квадрант отличается по уровню важности и срочности. В них нужно записать свои дела, распределяя их по важности и срочности. Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь. Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно.

Матрица Эйзенхауэра, лучшая программа для руководителя, главное дело дня — шаблон, картинка: пример распределения важных, срочных дел, какому квадранту больше всего уделять внимание?

Как говорилось выше, матрица Эйзенхауэра – это лучший метод результативной организации времени, который помогает выполнять и добиваться быстрых и необходимых результатов. Она состоит из 4 квадрантов , каждый из которых обозначается разными задачами на определенный день. Такая программа для руководителя просто незаменима. С ее помощью он может выделить главное дело дня и уделять ему больше внимания, не откладывая и не забывая о важном. Вот пример картинка такой матрицы:



Матрица Эйзенхауэра, программа для руководителя, главное дело дня

Стоит знать: Самым главным при составлении матрицы является распределение на срочные и важные задачи.

Какому квадранту больше всего уделять внимание? Вот характеристика 4 квадратов :

Квадрант А (срочно и важно)

  • Невыполненные срочные дела, которые могут привести к ухудшению состояния здоровья.
  • Игнорирование выполнения этих дел может повлечь за собой неприятности, депрессию и кризис.
  • Если дела из данного квадранта откладываются на потом, то есть вероятность невозможного достижения конечных целей.

Квадрант В (не срочно и важно)

  • В данный квадрант необходимо вписывать важные дела, которые не требуют срочного выполнения.
  • Если дела в квадранте выполняются быстрее чем в квадранте А, то это означает что человек на пути к финансовой стабильности и успеху.
  • Необходимо решать дела каждый день.

Квадрант С (срочно и не важно)

  • Появление срочных, но не важных дел нужно предугадать.
  • При составлении квадранта нет необходимости спешить с распределением дел.

Квадрант D (не важно и не срочно)

  • Необходимо вносить дела, которые приносят удовольствие и комфорт при выполнении.
  • Не игнорировать список дел, а выполнять их по мере поступления.

Вот шаблон, пример распределения важных, срочных дел для руководителя:

  • Дела вида А . Дела, которые необходимо обязательно выполнить самому руководителю в течение дня.
  • Дела типа В . Сюда входят саморазвитие и обучение сотрудников. Например, проведение совещаний в начале рабочего дня.
  • Дела типа С . Дела распределяются между подчиненными. Руководитель контролирует исполнение.
  • Дела типа D . Выполнение не является обязательным, но если задачи из этого квадранта будут выполнены, то руководитель и коллектив будет с радостью выполнять все оставшиеся задачи.

Советы руководителю по составлению дел по матрице Эйзенхауэра :

  • Необходимо научить свой коллектив работать по данной матрице.
  • Установить контроль над выполнением всех поставленных задач.
  • Не перегружать подчиненных большим перечнем задач. Лучше распределять их на всю неделю.
  • Важные дела следует выполнять в первую половину дня, когда преобладает активность.
  • При выполнении дел необходимо со всей серьезностью подходить к ним.
  • При выполнении задач необходимо сосредоточится на одной сфере. Мультизадачность приведет к невозможности добиться успеха.

Руководителям стоит использовать матрицу на своем рабочем месте, так как это один из лучших способов достигнуть нужного результата и успеха.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента: задачи, excel



Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента

Нехватка времени — эта ситуация знакома большинству студентов. Сессия, дипломные – все это так не хочется делать и учащиеся просто тонут в прокрастинации. Но матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов, поможет контролировать свое время и не получить отчисления. Вот советы и задачи:

  • В первый квадрант нужно добавить дела, которые отложить просто невозможно. Что-то очень срочное. И если это «что-то» не сделать, будет полный провал (отчисление). Примеры: подготовка к экзаменам, домашние задания.
  • Во второй квадрант можно добавить дела, которые не очень срочные, но обязательно нужно сделать. Примеры: защита диплома, реферат.
  • Третий квадрант полностью посвящен не важным, но срочным делам. Эти дела обычно навязаны родственниками или друзьями. Примеры: сходить на День рождения друзей, родителей (дальних родственников), помочь другу с какой-то незначительной работой.
  • Последний квадрант . В него следует добавить дела, которые делать вообще не желательно, они только отнимают время и снижают продуктивность. Примеры: просмотр видео на Ютубе (это занятие может затянуться на весь день и мешает учебе), компьютерные игры (тоже очень сильно тратят ценное время студента) и постоянная проверка соцсетей.

В первую очередь всегда нужно выполнять дела из срочного квадранта. И потом, дела из важного, но не срочного квадранта. В последнюю очередь нужно делать дела из срочного, но не важного квадранта. Делами из последнего квадранта лучше вообще не заниматься (особенно пока не выполнены дела из первых двух квадрантов). Распределить дела удобно в документе Excel, создавая обычную таблицу с четырьмя квадратами для записи.

Матрица Эйзенхауэра: приложение, позволяет сделать это онлайн



Матрица Эйзенхауэра: приложение

По своей природе матрица Эйзенхауэра представляет собой двумерную разновидность органайзера, позволяющую максимально визуализировать процесс планирования. В ее основе лежат две оси — ось срочности по горизонтали и ось важности по вертикали, на каждой из которых нанесены по два деления: срочно, не срочно и важно, не важно. Таким образом происходит разделение дел на четыре категории(матрица состоит из четырех квадратов). Следует отметить убывание качеств по осям и направление вертикальной оси вниз.

Для планирования дел было создано приложение с алгоритмами матрицы Эйзенхауэра . Оно прекрасно реализует вышеприведенный метод. Доступно для скачивания по этой ссылке . Подробное описание работы приложения:

  • Квадрат A голубого цвета — важно и срочно. Идеальная работа подразумевает отсутствие в нем записей.
  • Квадрат B красного цвета — важно, не срочно. В него попадают наиболее перспективные направления деятельности. Для достижения максимального эти дела являются приоритетными.
  • Квадрат C зеленого цвета — не важно и срочно. Сюда попадает разнообразная рутина, отвлекающая от намеченной цели. При возможности, эти дела следует перепоручить другим сотрудникам.
  • Квадрат D желтого цвета — не срочно и не важно. Здесь содержатся дела весьма приятные, но не приносящие ощутимого результата.

Скачивайте приложение, которое позволяет планировать дела в режиме онлайн — удобно и просто.



Тайм менеджмент: метод «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица Эйзенхауера – инструмент тайм-менеджмента, который очень популярен в современном мире и который используют множество людей. Кто же основал матрицу? Ее создателем является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр . Этот человек сам по себе был деловым и достаточно занятым. Именно поэтому он оптимизировал свой график, все свои дела. Суть данного механизма — грамотно распределить свои дела по мере необходимости, сократить время на вовсе ненужные занятия. Чтобы лучше понять суть матрицы, нужно представить четыре квадрата. Ось важности будет вертикальная, а ось срочности естественно по горизонтали.

Метод «Матрица Эйзенхауэра» помогает распределить свои дела по важности и выполнять их срочно или, наоборот, отдохнуть и отвлечься на разговоры. Вот еще немного полезной информации про эту матрицу, которая пригодится для тайм-менеджеров:

  • Что касается квадрата А , то дела из него нужно выполнять в первую очередь.
  • Квадрат В невозможно оставить без внимания. В нем находятся важные и перспективные дела. Обычно этот квадрат занимает особое положение в повседневной жизни. Именно благодаря квадрату В, люди достигают успехов, поднимаются по карьерной лестнице. Как правило, жизнь с помощью данного квадрата движется в лучшую сторону. Но если не вовремя выполнять дела из квадрата В , можно с легкостью попасть в квадрат А .
  • Главное что нужно запомнить, это то, что нежелательно путать дела из квадрата А с квадратом С . К такому квадрату обычно относят переговоры, встречи, дни рождения.

Квадрат D не имеет особого значения для жизни человека, так как дела в нем не приносят никакой пользы, дохода.

В чем отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра?



Отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра

Квадрант Кови , как и матрица Эйзенхауэра – это таблицы для распределения дел и продумывания личного времени. Но все же у них есть различия:

  • Квадрант Кови выглядит как таблица с четырьмя делениями.
  • Каждое деление имеет свое название.

Вот как называются отделы таблицы квадранта:

  • «Квадрант необходимости»
  • «Квадрант качества»
  • «Квадрант мнимой срочности»
  • «Квадрант потерь времени»

В первый квадрат добавляются срочные, важные дела, которые в любом случае нужно выполнить. Во второй добавляются не важные дела, которые можно и не делать

В матрице Эйзенхауэра похожая ситуация, но внешний вид таблицы немного другой:

  • «Срочные дела»
  • «Не срочные дела»

В матрице важность отделов написана с левого бока таблицы. Верхние блоки – «важные». А нижние «не важные», также как и в квадранте Кови . В матрице, в отличие от предыдущей программы, нет подписей таблиц. Только римские цифры.

Различий этих таблиц для структурирования времени нет. Лишь несколько, и только во внешних особенностях. Что Квадрант Кови, что матрица Эйзенхауэра – выполняют одну и ту же цель, одинаковыми способами. Для распределения времени можно использовать и матрицу, и квадрант – разницы в использовании не будет.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра: основное, кратко



Матрица Эйзенхауэра

На решение чужих задач люди тратят много своего времени и зачастую не успевают решить собственные. А принятие любых решений неразрывно связано с эмоциями. Матрица Эйзенхауэра помогает не только разобраться с повседневными делами, но и уменьшить эмоциональную нагрузку. Как и у любой другой техники организации личного времени, у матрицы Эйзенхауэра есть преимущества и недостатки.

Вот кратко основные плюсы :

  • Простота в применении, все дела распределяются по 4-ем группам , а затем по ним принимается решение.
  • Уменьшение количества неважных дел. Заранее можно выделить дела, которые вообще выполнять не следует.
  • Помощь в планировании важных и сложных задач, в первую очередь расставляются приоритеты.
  • Оптимизация временных затрат. Можно все успевать делать в срок.

Минусы:

  • Подходит только для среднесрочного и краткосрочного планирования, для решения текущих задач. Планов на длительное время с нею не построить.
  • В матрице нет необходимости, если ежедневных задач немного.
  • Нужна тренировка, чтобы правильно определять, какие дела важные и срочные, а какие – нет, какие выполнять в первую очередь, а какие можно отложить на «завтра».
  • Ошибиться с выбором без подготовки легко.

Несмотря на эти незначительные минусы, которые с опытом будут вообще минимальные, матрица помогает справиться с делами и выполнить работу на отлично.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек: список дел

Когда домохозяйке следует четко и правильно распределить свое свободное время, то можно также использовать матрицу Эйзенхауэра . Вы учитесь выбирать приоритетные задания и успешно справляетесь с собственными проблемами. После такого распределения времени, вы получаете качество и продуктивность. Если вы еще не умеете правильно выбирать приоритетные и второстепенные задачи, то данная матрица поможет вам:

  • Постоянная занятость, депрессия, проблемы зачастую ставят нас в тупик.
  • Мы не знаем, какое решение будет правильным, поэтому таблица позволит быстро абстрагироваться и чувствовать разницу между важными и менее важными делами.
  • Матрица идеальная для использования со срочными и важными делами.
  • Теперь вы сможете правильно отфильтровать варианты и заняться необходимыми делами по дому.
  • После того, как все задачи будут распределены на важные и срочные, упрощается процесс распределения рабочего и свободного времени.


Матрица Эйзенхауэра

По вышеуказанному шаблону распределите свои дела и успешно планируйте время. Матрица – это идеальный способ оценить и распределить свою нагрузку. Теперь вам не грозит нервозность при необходимости принятия важного решения или с чего начать.

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра



Пирамида Франклина

Одной из самых старых, популярных и действенных техник управления собственным временем считают пирамиду, названную в честь американского политического деятеля Бенджамина Франклина . Суть ее заключается в разбивании главной задачи на несколько малых задач, делящихся в свою очередь на подзадачи.

Основные отличия пирамиды Франклина от матрицы Эйзенхауэра при достижении поставленных целей:

  • Направлена на планирование не только своего времени, но и занятости, которая поможет достичь главной цели.
  • Применяется для долговременного планирования, а не решения срочных задач. Ее следует придерживаться в течение всей своей жизни.

Состоит из 6 ступеней , представляющих собою готовый план действий:

  1. Главные жизненные ценности – самая мощная ступень, основа. Ценности определяют планы и направляют человека к мечте.
  2. Глобальная цель – цель, которой человек желает достичь в своей жизни, связанной с профессией, успехом или богатством.
  3. Генеральный план – тут важно выделить небольшие шаги к достижению цели, причем самые значимые.
  4. Долгосрочные планы, рассчитанные на 1, 3 и 5 лет . Здесь необходимо установить точные сроки выполнения.
  5. Краткосрочный план на месяц, неделю – это точный график, которого нужно придерживаться. Требует глубокого анализа.
  6. План на день – вершина пирамиды, дела, которые необходимо выполнить, чтобы приблизиться на один шаг к мечте.

Что именно выбирать для планирования дел, выбирать каждому человеку индивидуально. Но в любом случае, такие таблицы помогут распланировать день, неделю или даже годы. Удачи!

Видео: Матрица Эйзенхауэра: тайм менеджмент для женщин

Прочитайте статьи

Современная расстановка приоритетов — PDF Free Download

word list generated with www.sketchengine.co.uk language: Russian corpus: Russian Web 2011 word form frequence 1 и 503894565 2 в 501242141 3 на 241230339 4 не 193398287 5 с 163279907 6 что 133977076 7

Подробнее

КАК СЕБЯ УСОВЕРШЕНСТВОВАТЬ

КАК СЕБЯ УСОВЕРШЕНСТВОВАТЬ Матрица Эйзенхауэра Как научиться работать эффективнее Американскому президенту Дуайту Д. Эйзен хауэ ру приписывают такие слова: «Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

Подробнее

Задание 8 и 11: кто в доме хозяин?

Задание 8 и 11: кто в доме хозяин? Конечно, мы, учителя, знаем, что для вас, учеников, очень важно хорошо сдать ОГЭ по русскому языку. Было бы просто наивно полагать, что главная мотивация каждого из вас

Подробнее

Пришел, увидел запечатлел!

Пара по психологии. Вы думаете, смеяться это просто? Особенно, когда на тебя вся группа пялится! Ладно, закроем глаза, чтобы не так страшно было, вот, уже лучше. Оказывается, на самом деле смешно! Пришел,

Подробнее

Ваше пособие по коммуникации

Ваше пособие по коммуникации Проект The Conversation Project призван помочь людям высказывать свои пожелания по уходу в конце жизни. Мы знаем, что ни одно руководство и ни один разговор не может охватить

Подробнее

Развивайте меня, или я стану историей!

Развивайте меня, или я стану историей! Развивайте меня, или я стану историей! 1 Развивайте меня, или я стану историей! Еженедельно я провожу на работе от 40 до 80 часов. Хотелось бы иметь какую-то цель.

Подробнее

Давайте будем учиться вместе с детьми!

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение Шевыряловская основная общеобразовательная школа имени Д.В. Русинова Давайте будем учиться вместе с детьми! Родительское собрание Классный руководитель:

Подробнее

Что можно сделать с помощью программы Paint

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ — ДЕТСКИЙ САД 4 СТ. СТАРОВЕЛИЧКОВСКОЙ СЕКЦИЯ «КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ» МОЙ ПЕРВЫЙ ПРОЕКТ Работу выполнил : Ли Вадим Николаевич, Ст.Старовеличковская,

Подробнее

ОТЧЕТ ДЛЯ: SAMPLE REPORT 26 июня 2012 г.

ОТЧЕТ ДЛЯ: SAMPLE REPORT 26 июня 2012 г. 5 Выборов Отчет по опросу TM Оценка Q2 20 Оценка Продуктивности Поведения + 43 = ИТОГОВАЯ ОЦЕНКА 63 + = 0 200 63 (20й процентиль) 0 200 О ВАШЕЙ ИТОГОВОЙ ОЦЕНКЕ

Подробнее

Задача о счастливых билетах

Задача о счастливых билетах 1 Постановка задачи На лекции вы наверняка разбирали задачу о счастливых билетах. Здесь не будет повторения лекции, а будет разобрана аналогичная задача с другим определением

Подробнее

1. Зачем нужны пределы

Факультет прикладной политологии, 2011-12 уч. год. Дополнительные главы алгебры и анализа Пределы (22 февраля 2012) И. А. Хованская, И. В. Щуров, Ю. Г. Кудряшов, П. Ф. Соломатин, К. И. Сонин (РЭШ) 1. Зачем

Подробнее

Порядок работы Оглавление

Порядок работы Оглавление Порядок работы… 1 Версия текста… 2 На правах вступления… 2 Как пройти в ваш проект?… 2 Проект — что там есть?… 2 Начинаем работу. Создание задачи… 3 Просмотр списка

Подробнее

Янина Мещерякова. Я — Мультипликатор.

Янина Мещерякова День рождения: 30 апреля 1991 г. Город: Волгоград Место работы: Контактный центр Сбербанка Должность: старший специалист отдела обслуживания вызовов Языки: Русский, English Номинации:

Подробнее

Опыт чего мы передаем детям?

Глава 1 Опыт чего мы передаем детям? Часть первая. Зеркало с рентгеном Тома педагогической литературы посвящены тому, что надо делать с детьми, дабы они выросли приличными и счастливыми людьми! Боже Мой,

Подробнее

Технологическая карта урока

Технологическая карта урока Приложение 2. Тема: Конкретный смысл действия умножения. Тип урока: урок первичного предъявления знаний Цель: создать условия для организации совместной деятельности учащихся

Подробнее

3 Тетрадки И Дела В Порядке

Елена Мулюкина www.stoidey.com 3 Тетрадки И Дела В Порядке Практический Курс, Как Маме Распланировать Свой День, Чтобы Успевать В 2 Раза Больше «Как маме распланировать свой день, чтобы успевать в 2 раза

Подробнее

2009. InforManager. Все права защищены.

2009. InforManager. Все права защищены. Согласно исследованиям специалистов, регулярное планирование и эффективное управление временем позволяет экономить до 2 часов в день. А, следовательно, больше успевать

Подробнее

Курс: «7 шагов к новым деньгам»

Курс: «7 шагов к новым деньгам» Шаг 1: Что на самом деле представляет ваша жизнь Перед тем, как начать работу с этим курсом я прошу вас создать намерение, то есть сформировать ту цель, которую вы хотите

Подробнее

Дискуссионные фокус-группы

Дискуссионные фокус-группы Адаптация россиян кризису. Проведенные в прошлом и нынешнем году фокус-группы показывают, что сегодняшняя ситуация не ставит людей активного трудоспособного возраста на грань

Подробнее

9 правил снижения расходов

9 правил снижения расходов В этой статье Вы найдете информацию о том, уменьшить свои расходы с помощью простых и доступных каждому приемов. Ключевым фактором в снижении расходов является планирование расходов

Подробнее

Рисунки С. Бордюга и Н. Трепенок

Рисунки С. Бордюга и Н. Трепенок ВСТУПЛЕНИЕ, которое можно не читать Наверное, у каждого из вас, ребята, есть своя любимая игрушка. А может быть, даже две или пять. У меня, например, когда я был маленьким,

Подробнее

«КОГДА Я ВЫРАСТУ БОЛЬШИМ

«КОГДА Я ВЫРАСТУ БОЛЬШИМ И СТАНУ КОСМОНАВТОМ» (ПРОФЕССИИ) Автор проекта: Егор Мирошниченко Школа 1288, 2 «Б» Классный руководитель Евгения Викторовна Михайлова ПОЧЕМУ Я ВЫБРАЛ ЭТУ ТЕМУ ДЛЯ СВОЕГО ПРОЕКТА?

Подробнее

Äâà ñàìûõ âàæíûõ óðîêà

Äâà ñàìûõ âàæíûõ óðîêà Ученики охотнее стремятся к тому, кто указывает путь, а не к тому, кто объясняет ошибки. Êâèíòèëèàí* Два важных урока для любого человека, который хочет добиться успеха: 1. Там,

Подробнее

Our new site for premium episodes is

‘A Taste of Russian’ подкаст Фраза дня #22 Глаза боятся, а руки делают www.tasteofrussian.com Our new site for premium episodes is http://www.torpod.com/ Вы слушаете подкаст «A Taste of Russian» «Фраза

Подробнее

Шпаргалка по Флаймаме

Шпаргалка по Флаймаме Ниже вы найдете чек-лист навыков необходимых каждой маме, которая хочет научиться «успевать с детьми». Лист основан на авторской системе тайм-менеджмента для мам, Светы Гончаровой

Подробнее

Леонид Каминский Москва 2018

Леонид Каминский Москва 2018 Издательство выражает благодарность в подготовке издания дочери писателя М. Л. Каминской Это очень приятное дело смешить ребят. Поэтому я люблю выступать в школах с «уроками

Подробнее

Договариваемся о встрече! Вот так:

Шаблон Разговора с близким другом на тему бизнеса с LR — Привет! Как дела? — Привет. Все хорошо. Сам как? — Спасибо, все хорошо Я звоню по делу. Есть минута? — Да У меня деловое предложение. Оно будет

Подробнее

Как порвать трудное дело

Как порвать трудное дело инструкция Николай Воробьёв 2015 Назначение Данная инструкция позволяет выполнить дело, которое на первый взгляд кажется неподъёмным, сложным и трудным. Может быть, ты откладывал

Подробнее

Головоломка «9 точек 4 линии»

Психологическая инерция замыкания Головоломка «9 точек 4 линии» Условие задачи Нужно соединить нарисованные девять точек четырьмя прямыми линиями, не отрывая ручки от листа бумаги. Эта задача является

Подробнее

ЕЖЕДНЕВНИК. метод Глеба Архангельского

ЕЖЕДНЕВНИК метод Глеба Архангельского Москва 2011 Друзья Наше Время самое ценное из того, что у нас есть. Потерянные деньги можно заработать, потерянное время потеряно навсегда. Время это материал, из

Подробнее

ЦЕНТР ПЕДАГОГИЧЕСКОГО МАСТЕРСТВА.

ЦЕНТР ПЕДГОГИЧЕКОГО МТЕРТ. методические материалы проекта «Математическая вертикаль» ГЕОМЕТРИЯ: 7 класс параграф 11 Признаки равенства треугольников. автор: М.. олчкевич 2018 г. ннотация: Данный материал

Подробнее

Мое время и мои цели

Мое время и мои цели Тайм-менеджмент: самоистязание или самоорганизация? «Немецкий» тайм-менеджмент: Каждую минуту нужно тратить рационально Сначала нужно сделать самое главное, а остальное потом Пока

Подробнее

НА ЧТО ВЫ ИХ ТРАТИТЕ.

Давайте начнем с нуля. Для того, чтобы произвести учет расходов или, говоря простым языком, посчитать, сколько мы тратим в месяц нужно прибегнуть к одному простому и эффективному способу. Вот он: Нужно

Подробнее

НОУ ИНТУИТ | Лекция | Атрибуты Scrum

Аннотация: Атрибуты, использование которых отличает Scrum от других методик семейства гибкой разработки программного обеспечения, являются во многом уникальными и на текущий момент используются только в Agile. Эти атрибуты во многом являются трансформированным наследством, полученным от смежных отраслей (инженерия требований, тайм-менеджмент и пр.), в которых эти атрибуты хорошо себя зарекомендовали. Каждый из них применяется в определенной ситуации и для работы в конкретном виде активности, таких как разработка требований, создание архитектуры бизнес решения, определение приоритетов задач, визуализация прогресса спринта и пр.

8.1. Story mapping

Story mapping (англ. «карта историй») — техника визуального и физического представления последовательности действий, которые должны быть реализованы в разрабатываемом командой программном продукте.

Story mapping — инструмент, помогающий в осмыслении функциональности ПО и «правильном» проектировании способов его использования.

Карта историй — это источник информации, используемый для визуализации требований к продукту в контексте использования его функциональности и их приоритетов. Story mapping помогает выполнить декомпозицию задачи с ее высокоуровневого представления до уровня конкретных задач, а выполненная декомпозиция обеспечивает эволюционное понимание цельного продукта, начиная с полного охвата всех потребностей и завершая погружением до детальных требований пользователей. Но обычно с погружением в детальные требования пользователей возникают самые большие проблемы.

Как правило, чем крупнее компания, тем более разветвленным и кросс-функциональным является автоматизируемый процесс. Соответственно и требование будет более высокоуровневым и комплексным. Для небольшой компании реализация небольшого требования занимает не более недели, а вот в крупных организациях разработка подобного требования займет не менее нескольких месяцев.

Причин, как у каждой проблемной ситуации в области разработки программного обеспечения, много. Из них следует выделить:

  • «Неделимость» требований. Миф о том, что только часть высокоуровневых требований можно поделить на несколько соподчиненных задач, родился во многом благодаря низкому доверию к специалистам в области разработки программного обеспечения. Особенно это касается процессов внедрения программных продуктов и «внешних» аутсорсинговых и консалтинговых компаний, которым выгодно «вбивать» этот миф в головы заказчиков и тем самым эксплуатировать это понимание для получения дополнительных контрактов на продолжение сотрудничества. На то, чтобы преодолеть подобный миф, направлена технология инкрементальной разработки. В ее ходе владелец процесса и Scrum-команда добиваются корректного разбиения высокоуровневой идеи на поэтапность выполняемых задач, каждая из которых приносит определенную ценность бизнес-заказчикам.
  • Нежелание понимать значимые детали процесса разработки программного обеспечения. Заказчик, особенно если это топ-менеджер компании, как правило, не склонен погружаться в детали автоматизируемого процесса. Это понятно. У топ-менеджеров другие цели и задачи. Поэтому желательно, чтобы владельцем продукта был пользователь, который не только понимает автоматизируемый бизнес, но имеет навыки работы с информационными системами и понимание общих принципов их устройства и функционирования.
  • Недоверие к области коммерческой разработки информационных систем. Область коммерческой разработки программного обеспечения — не новая область, и уже многие организации с ней сталкивались не единожды. Учитывая состояние в этой области, описанное в «Введение в Agile» , у многих пользователей накоплен определенный, как правило негативный, опыт взаимодействия с компаниями разработчиками программного обеспечения. Поэтому заказчики вынуждены говорить «сделайте всё и сразу» просто потому, что это единственный способ получить требуемые доработки в сложившихся условиях. Потому что если не попросят максимум и сейчас, то вряд ли получат это потом.

Выходов из подобной ситуации несколько. Основное решение, которое предлагает Scrum, — разрабатывать результат максимально быстро. Для этого и организована «спринтовая» модель поставки функциональности маленькими порциями, в соответствии с наиболее актуальными требованиями. А это возможно только в том случае, когда спроектирован общий каркас функциональности через декомпозицию требований.


Рис. 8.1. Представление карты историй

Карта историй представляется в виде двух последовательностей зависящих друг от друга активностей. Таким образом, мы получаем матричный вид карты историй.

Она представляет собой последовательные стадии, выполняющиеся в автоматизируемом процессе/продукте. На самом верхнем уровне располагается наиболее верхнеуровневое представление стадий или компонентов разрабатываемого продукта. Далее, по мере снижения, каждый компонент раскладывается на составляющие, и так до самого низкоуровневого представления автоматизируемого продукта.

Процесс построения карты историй:

  1. Сначала выделяют ключевые виды деятельности. Каждый вид фиксируется на отдельной карточке.
  2. Они располагаются в функциональном порядке использования слева направо.
  3. После этого определяются отдельные задачи, определяющие каждую активность, и также фиксируются на карточках.
  4. Все задачи располагаются в логическом порядке.

Карта историй содержит каркас из задач, представляющих собой «кирпичики», составляющие конечный продукт. Этот каркас покрывает крупный набор функций, реализуемых в соответствии с приоритетами пользователей.

Story mapping — это архитектурное представление задач пользователя.

Под каркасом находятся подробные требования, которые описывают конкретные функциональные части для выполнения задач. В Scrum, когда речь заходит о работе с требованиями, применяют определенную технику работы с ними, которая называется User Story (пользовательские истории).

8.2. Пользовательские истории (User story)

В практике подготовки требований, которые в дальнейшем будут составлять каркас разрабатываемого программного продукта, в Scrum принято использовать один из стандартизированных подходов для их описания — Use Cases («пользовательские истории»).

Use Case («пользовательская история», «юскейс» и т. д.) — это сценарная пошаговая техника описания взаимодействия двух или более участников, задействованных в автоматизации. С помощью Use Case может быть описано и пользовательское требование, и требование к взаимодействию систем, и описание взаимодействия людей и компаний в реальной жизни. В общем случае с помощью Use Case может описываться взаимодействие двух или большего количества участников, имеющее конкретную цель.

В разработке программного обеспечения этот способ разработки и управления требованиями часто применяют для проектирования и описания взаимодействия пользователя и системы, поэтому название Use Case часто воспринимают как синоним требования человека-пользователя к решению определенной задачи в системе.

Пользовательские истории формулируются как одно или более предложений на «повседневном» языке пользователя. Они получаются относительно небольшие по объему, что удобно как для составления, так и для их обсуждения, приоритизации, планирования, оценки и дальнейшей работы с ними. Пользовательские истории получаются в виде алгоритма действий пользователя с реализуемым программным продуктом. Таким образом, каждый квадратик в Story Mapping можно представить в виде Use Case. Если владелец продукта отнесется к приоритизации пользовательских требований со всей необходимой серьезностью и значимостью, то Scrum-команда может сконцентрироваться на наиболее значимых и важных Use Case, что будет влиять на инкрементальность создаваемой информационной системы. Адекватная оценка трудоемкости историй позволяет планировать сроки ее реализации, тем самым управляя содержимым спринтов. Разработать оптимальную пользовательскую историю не так просто, нужен определенный навык, который позволит создать качественное описание требований пользователей к реализуемому программному продукту, но в награду за это получаются следующие преимущества:

  • Краткость. Пользовательская история описывает небольшую часть бизнес-ценности, которую возможно реализовать за период спринта.
  • «Незатратность» создания и сопровождения. За счет своей «компактности» пользовательские требования достаточно просто создать и сопровождать их изменения на всем протяжении жизненного цикла продукта.
  • Вовлечение ключевых пользователей в процесс создания продукта. За счет своей доступности бизнес-требования смогут стать реальным «мостиком» между пользователями и Scrum-командой. Это позволит более адекватно управлять ожиданиями пользователей и вовлечь их на нужную степень погружения в процесс разработки продукта.
  • Облегчают оценку заданий. Формат пользовательских историй способствует более точной оценке необходимых системных разработок/доработок.

Чем более компактный объем имеет пользовательская история, тем проще выполнять ее оценку. Это приводит к более верным оценкам сроков реализации программного продукта и к более понятному планированию выполняемых работ. При этом важно знать меру в уменьшении и дроблении Use cases. Если сделать их слишком много, то у вас получится огромный список задач в бэклоге продукта, и процесс управления ими и фиксации на карте историй усложнится.

Для пользователей требования, выраженные в виде пользовательских историй, являются основным инструментом влияния на разрабатываемый программный продукт. Пользовательские истории определяют формат, в котором у пользователей есть возможность отразить все те важные факторы, которые, по их мнению, должны быть учтены в процессе автоматизации.

Важно отдавать себе отчет в том, что пользовательские истории не обеспечивают полноту всех функциональных требований и имеют ряд недостатков:

  • Не масштабируются для больших программных продуктов. Пользовательские истории хорошо себя зарекомендовали, когда речь идет о создании небольших или средних по объемам и сложности программным продуктам. За счет того, что этот вид работы с требованиями ориентирован на непосредственную работу с пользователями и поддерживается «бизнес-лексиконом», он неприменим в работе над крупными информационными системами, когда на первый план выходит организационная структура проекта/процесса, и важны формальные признаки сдачи/приемки работ.
  • Требовательны к квалификации разработчиков. Разработчики, работающие с пользовательскими историями, должны обладать высокой квалификацией и неплохими коммуникативными навыками, которые позволят им получить необходимые уточнения уже изложенных требований. Как правило, таких разработчиков немного. И это еще один неоспоримый недостаток.
  • Не являются средством документирования. Пользовательские истории — это небольшое и удобное представление информации. Они сформулированы на ежедневном языке пользователя и содержат небольшие детали, оставаясь открытыми для интерпретации. Они помогают понимать, что должна делать система, но при этом пользовательских требований недостаточно, чтобы понять, как будет организована логика системы. Пользовательские требования являются необходимой «верхушкой» для понимания назначения информационной системы, но для реализации системы разработчику приходится додумывать множество значимых деталей.

Инженерия требований — важный этап в создании каждого программного продукта. Scrum — гибкая методология, в которой работе с требованиями отводится не центральное, но при этом значимое место. Функциональные обязанности по извлечению, разработке и управлению требованиями ложатся на всех членов команды, именно поэтому в процессе работы с ними задействованы такие артефакты, как карта историй и пользовательские истории, назначение которых — облегчить получение информации, необходимой для качественной реализации программного продукта.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

* * *

Существует мнение, что этот метод использовал генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха – стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории (рис. 5.1).

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них – «аврал».

Завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучены, и приходится в спешном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

Хотя кто-то из великих сказал: «Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

B. Важные и несрочные. Дела этой категории – самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», – думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебрежения делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запомнить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать готовиться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра. Никому же не придет в голову сеять пшеницу накануне сбора урожая: нужно время, чтобы зерно созрело. Почему же на задачи и дела в своей собственной жизни мы смотрим по-другому?

C. Неважные и срочные. Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зачастую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие – то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

D. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюджет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

• проста в использовании;

• позволяет уменьшить число неважных дел;

• помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Но что делать, если у нас есть несколько вариантов решения задачи, но мы не знаем точно, какой будет наиболее предпочтительным, и медлим с принятием решения, боясь ошибиться?

Чтобы выйти из подобных ситуаций, нам нужно ознакомиться с еще одним способом расстановки приоритетов, который называется метод многокритериальной оценки.

важные, но не срочные дела

Чтобы достичь успеха в каком-либо деле, нужно, во-первых, наметить себе четкий план действий, а во-вторых, неукоснительно соблюдать его. Однако нередко случается так, что, составив список дел, человек начинает бесконечно откладывать их, отвлекаясь на что-то несущественное или же просто ленясь взяться за работу. Часто люди совершают ошибку, неправильно выбирая приоритеты и очередность реализации задач.

В результате неправильного и неэффективного планирования дела накапливаются, а их срочное исполнение впоследствии отнимает огромное количество времени и сил. Таким образом, несколько дней могут быть легко вычеркнуты из жизни и заполнены лишь утомительной авральной деятельностью. Стресс и плохое настроение — вот что получает человек в результате бесконечных проволочек, виновником которых становится сам. А дальше он начинает еще больше страшиться этой рутины и попадает в замкнутый круг.

На помощь в такой ситуации может прийти матрица Эйзенхауэра, или, как ее часто называют, матрица приоритетов Эйзенхауэра. Это один из самых простых и эффективных способов организации рабочего времени, который основан всего лишь на двух параметрах — важности и срочности.

Этот способ распределения дел назван в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он, без сомнения, был очень занятым человеком, и именно поэтому разработал уникальный метод распределения времени и очередности выполнения дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Главная идея состоит в том, чтобы быстро и эффективно распределить дела по степени важности и срочности. Оценивая их по этим двум параметрам, можно выделить приоритетные и отсеять совершенно не важные.

Матрица дел Эйзенхауэра была разбита на 4 группы:

  • Срочные и важные.
  • Не срочные, но важные.
  • Не важные, но срочные.
  • Не важные и не срочные.

По мнению американского президента, все без исключения задачи могут быть разделены по этим четырем категориям, важно лишь суметь критически оценить их значимость для дальнейшего будущего человека.

Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее.

Важные и срочные дела

Эйзенхауэр называл их «вопросами жизни и смерти». Дела, которые непременно необходимо выполнить в течение суток, способные существенно повлиять на вашу дальнейшую жизнь и карьеру.

Примеры: разрешение кризисов или внезапно возникших проблем, неотложные задачи, проекты с близкими сроками сдачи.

Если в этот раздел попало очень много дел, значит, вы недостаточно хорошо управляете своим временем и неправильно распределяете силы. В идеале этот квадрат должен быть пуст.

Если множество важных дел одновременно требует скорейшего рассмотрения, значит, вы живете от аврала до аврала, и вам просто необходима матрица Эйзенхауэра как наглядный пример правильного распределения сил и времени. Привычка откладывать работу до последнего свидетельствует о низком уровне самодисциплины и впоследствии может привести к большим проблемам в карьере. К тому же пребывание в вечном стрессе от уже случившегося или только надвигающегося аврала губительно сказывается на вашем здоровье.

Важные, но не срочные

Это ваш потенциал. Дела, имеющие большое влияние на будущее, но не требующие аврального решения. Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория должна быть самой важной из четырех. Отнесение определенной задачи к данному пункту и планомерное ее выполнение обеспечит достаточное количество времени для вдумчивого и качественного исполнения.

Возможность выделить из списка дел те, которые должны находиться в этой категории, — одна из самых главных задач, которую выполняет матрица Эйзенхауэра. Пример таких дел — оценка полученных результатов, разработка новых проектов, определение перспектив развития, налаживание отношений.

Очень часто люди откладывают именно подобные дела, но делать этого никак нельзя, так как именно они — залог жизненного успеха. Для того чтобы избежать искушения, очень полезно назначать сроки их исполнения.

Не важные, но срочные дела

Дела, которые отнимают много времени, но, по сути, не имеют никакого значения для дальнейшего развития. В эту категорию президент помещал задания, которые отвлекают внимание и мешают эффективной деятельности.

Примером могут служить не слишком важные телефонные звонки по работе, ежедневные совещания, рассмотрение неотложных материалов, деловые встречи.

У большинства людей на подобные дела уходит львиная доля времени. Решать их нужно незамедлительно. Это позволит освободить достаточное количество времени для выполнения более серьезных задач.

Не срочные и не важные дела

Не имеют никакой важности для будущего. Это дела, которые отвлекают от основной работы. Они, как правило, очень приятны, но совершенно бесполезны. Сам Эйзенхауэр называл их «пожирателями времени» и считал губительными для эффективного рабочего процесса.

Примеры: личные телефонные звонки и письма, соцсети, компьютерные игры, бесконечные перекусы и перерывы на чай.

Эти дела можно смело вычеркнуть из списка, и заниматься ими лишь тогда, когда у вас действительно есть свободное время.

Как работать с матрицей

Вот несколько несложных правил, которые помогут на собственном опыте оценить, насколько эффективна матрица Эйзенхауэра. Принцип работы метода чрезвычайно прост.

Для наглядности возьмите лист бумаги и напишите список всех дел, которые вам предстоит сделать за какой-то определенный промежуток времени — день, неделю или месяц. Внимательно оцените их по степени важности и срочности.

Другой лист бумаги разделите на четыре части: в первом квадрате будут важные и срочные дела, во втором — важные, но не срочные, и так далее. Запишите все задачи в этот лист, распределив их по квадратам. То, что вы видите перед собой, — собственная матрица Эйзенхауэра.

Несложно понять, что свое время нужно распределять в основном между важными делами, то есть между первыми двумя квадратами. Те задачи, которые попали в третий и четвертый квадраты, могут быть выполнены после выполнения более важных.

При решении какой-то проблемы очень важно не отвлекаться от дела на перекусы, перекуры и проверку почты. Закончите задание, а потом можете вознаградить себя чем-нибудь приятным.

Матрица Эйзенхауэра подходит и для долгосрочного планирования. Для этого также важно наметить главную задачу и расписать по квадратам все дела, которые будут способствовать ее достижению.

Несмотря на то что методу уже больше полувека, он не потерял своей эффективности. Матрица Эйзенхауэра успешно применяется многими преуспевающими людьми. Она является одной из основополагающих методик современного тайм-менеджмента. Простой, как и все гениальное, метод позволяет по-новому взглянуть на собственную деятельность, чтобы понять, куда уходит драгоценное рабочее время.

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

  • проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
  • то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
  • дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

  1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
  2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
  3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные.
Дуайт Эйзенхауэр.

Жизнь предпринимателя такова, что приходится все время «крутиться». Поэтому у меня всегда множество дел, которые надо сделать срочно. Как же с этим справиться?

Прежде всего, важно быть честным перед собой – признать, что все равно на все дела времени не хватит. Но, скорее всего, Вы можете достичь весьма неплохих результатов, хорошо выполняя только некоторую часть дел. Поэтому Вам стоит научиться «сортировать» дела по степени необходимости их выполнения, расставлять приоритеты. Тогда Вы сможете выбирать, какие именно дела стоит сделать за доступное Вам время.

Как научиться расставлять приоритеты, пользуясь методом Эйзенхауэра?

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность — тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

СРОЧНЫЕ ДЕЛА

НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА

I — Срочное и важное

II — Важное, но не срочное

В
А
Ж
Н
Ы
Е

Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки сдачи

Планирование новых проектов
Оценка полученных результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых перспектив, альтернативных проектов

III — Срочное, но не важное

IV — Не срочное и не важное

Н
Е
В
А
Ж
Н
Ы
Е

Прерывания, перерывы
Некоторые звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных материалов
Общественная деятельность

Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые звонки
«Пожиратели» времени
Развлечения

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

  1. Срочные/важные дела
  2. . Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Вашего бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
  3. Менее срочные/важные задачи
  4. . Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.
  5. Срочные/менее важные дела.
  6. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
  7. Менее срочные/менее важные задачи.
  8. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Срочный / важный принцип Эйзенхауэра — Навыки тайм-менеджмента

Эффективное использование времени, а не просто эффективное

© iStockphoto
blackred

Сосредоточьтесь на самой важной работе.

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета директоров.

У вас всего несколько дней, чтобы собрать все, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел.Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и вам кажется, что все отвлекает.

Факторы, вызывающие временной стресс, являются одними из наиболее распространенных источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что им нужно сделать слишком много работы в слишком короткий срок. Итак, как вы можете побороть этот стресс и выполнить то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и ​​определить, какие из ваших занятий важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

В своем выступлении на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей в 1954 году бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные. и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить свое время на важные дела, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

  • Важные действия приводят к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
  • Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей.Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия того, что мы с ними не общаемся, проявляются немедленно.

Когда мы знаем, какие действия являются важными, а какие срочными, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на несущественных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что важно для нашего успеха. Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить.Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел или Программа действий, вы это уже сделали.)

Затем подумайте о каждом действии и разделите его на одну из четырех категорий, как показано на рисунке 1 ниже:

Рисунок 1 — Срочность / важный принцип Эйзенхауэра

Затем используйте описанные ниже стратегии, чтобы составить расписание своих занятий.

1.Важное и срочное

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы оставили до последней минуты.

Вы можете исключить действия в последнюю минуту, заранее планируя и избегая откладывания на потом. .

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — выделить в своем расписании немного времени для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел.(Если возникнет серьезный кризис, вам придется перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать подобные действия заранее, чтобы они не становились срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь ваших личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными.Кроме того, не забудьте выделить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать того, чтобы стресс от работы стал более срочным, чем это необходимо.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать их.

Обычным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно.(Наша статья «Да человеку, нет задаче» здесь поможет.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Как вариант, попробуйте выделить время, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это — устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решать все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению ваших желаемых результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы , они часто не будут просить вас заняться «неважными» делами в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам быстро определить действия, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.

Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:

  • Важно и срочно.
  • Важно, но не срочно.
  • Не важно, но срочно.
  • Не важно и не срочно.

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:

Как использовать матрицу Эйзенхауэра? Решите, что важно

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Если эти слова кажутся вам знакомыми, возможно, матрица Эйзенхауэра тоже звонит в колокол. Этот простой, но эффективный инструмент для управления временем может помочь расставить приоритеты задач как на работе, так и вне офиса.

Один из любимых инструментов менеджеров проектов , матрица срочных и важных задач является мощным союзником на этапе планирования и на протяжении всей разработки проекта . Его хвалят за , повышающий производительность и гарантирующий, что все члены команды работают на одной странице.

Какую форму принимает матрица Эйзенхауэра ? И, что более важно, как пользоваться этой моделью ? Узнайте, как расставлять приоритеты и эффективно выполнять свои задачи, и начните работу с нашим бесплатным шаблоном матрицы Эйзенхауэра !

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Определение и принципы

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления, предназначенный для помощи в расстановке приоритетов задач на основе двух критериев: срочность и важность .

Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, героя Второй мировой войны, который служил верховным главнокомандующим вооруженными силами США, освободившими Европу, а затем стал 34-м президентом США . Он был известен своей выдающейся производительностью и надежной производительностью .

Этот инструмент представляет собой сетку, разделенную на 4 части, называемые квадрантами .

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра?

Метод Эйзенхауэра может использоваться в различных ситуациях для определения приоритета задач , будь то в вашей профессиональной или личной жизни, индивидуально или с командой .

Эта матрица позволяет:

  • управлять временем более эффективно
  • Организуйте рабочие нагрузки и увеличьте производительность
  • Назначьте уровень приоритета вашим задачам на основе добавленной стоимости и / или срочности
  • решить, какие задачи передать

Эти преимущества не ограничиваются тайм-менеджерами: матрица Эйзенхауэра может быть полезна для всех типов участников проекта , включая менеджеров проектов, членов команды, и других.

Объяснение четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра?

Прежде всего, важно различать срочных и важных задач.

  • Срочные задачи — это действия, которые требуют немедленного внимания и должны обязательно выполняться в порядке приоритета
  • Важные задачи — это действия, результаты которых необходимы для достижения других целей .Их не следует упускать из виду.

Как только вы поймете этот принцип, использовать матрицу Эйзенхауэра легко: все, что осталось сделать, это организовать задачи в соответствии с уровнями срочности и важности , поместив их в один из 4 квадрантов .

© Средний

Квадрант 1: Срочные, важные задачи

🎯 Стратегия: До . Вы должны выполнить эти задачи немедленно .

💡 Примеры:

  • важные файлы для отправки в ближайшее время
  • сообщает , от которых зависят другие задачи
  • электронных писем с высокой добавленной стоимостью
Квадрант 2: Важные, но несрочные задачи

🎯 Стратегия: Решить .Запланируйте время для выполнения этих задач самостоятельно в ближайшее время .

💡 Примеры:

  • достижение суточных целей
  • определение стратегии
  • отслеживание бюджетов или KPI , обучение
Квадрант 3: Срочные, но менее важные задачи

🎯 Стратегия: Делегат . Поручите эти задачи тому, кто сможет выполнить их быстро .

💡 Примеры:

  • отвечает на электронных писем или телефонных звонков
  • пунктуальные ответы на запросы от внешних сторон
Квадрант 4: Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными

🎯 Стратегия: Удалить .Откажитесь от этих задач, так как они приносят низкой стоимости и часто бесполезны.

💡 Примеры:

  • просмотр социальных сетей
  • отвечает на обычные сообщения чата

Каковы пределы матрицы Эйзенхауэра?

Каким бы ни был этот инструмент clear , effective и simple , он также имеет некоторые ограничения, в том числе:

  • его субъективный характер : критерии срочности и важности не всегда легко определить четко.Необходимо, чтобы общался с внутри вашей команды, чтобы оценивать и определять приоритеты задач с использованием общих стандартов . В противном случае вы рискуете не достичь своих коллективных целей .
  • это отсутствие нюансов : матрица основана на системе приоритезации с использованием только двух переменных, без возможности уточнить уровни срочности и важности или разделить их на уровней . Более детальный подход позволит более точно определить приоритеты задач .

Использование матрицы Эйзенхауэра для управления проектами

Чтобы ваш проект оставался на правильном пути, матрица Эйзенхауэра может помочь вам коллективно решить , какие типы проблем следует назначить , какой уровень приоритета . Вы можете запланировать встречу на , отсортировать и оценить свои действия с группой.

Например, у вас может быть проект по публикации тематического выпуска в вашем блоге, чтобы продемонстрировать свой опыт.Различные задачи, необходимые для достижения этой цели, должны быть эффективно спланированы и расставлены по приоритетам.

На практике , вы можете:

  1. Составьте список соответствующих задач и соберите свою команду
  2. Объясните, что такое матрица Эйзенхауэра , как работает каждый квадрант и как она поможет спланировать развитие проекта
  3. Найдите общее определение принципов Эйзенхауэра срочности и важности и определите рабочих нагрузок и количественно отсрочки (используя дни, часы …)
  4. Просмотрите список задач вместе и найдите соглашение о том, какие из них являются наиболее важными или временными, поместив их в матрицу вместе
  5. В последний раз взгляните на заполненную матрицу и убедитесь, что все согласны единогласно

☝️ Чтобы пойти дальше и тщательно спланировать запуск проекта , вы можете использовать другие полезные инструменты планирования проекта .

Матричный шаблон Эйзенхауэра

Вы можете использовать наш шаблон срочной важной матрицы , чтобы организовать себя или свою команду. Распечатайте или заполните напрямую, используя Excel или Sheets . Этот настраиваемый шаблон поможет вам еще на повысить эффективность при планировании проекта и сразу же приступить к работе!

Скачать шаблон

Инструменты для эффективного управления проектами

Для повышения производительности и совместной работы вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами.Эти решения предлагают инновационные интерактивные инструменты, такие как онлайн-матрицы Эйзенхауэра .

Эти открытые возможности, такие как:

  • создание пользовательских этикеток и пользовательских настроек
  • редактирование матрицы в в реальном времени , где угодно для содействия сотрудничеству даже в случае удаленной работы
  • отслеживает выполнение задач и следит за KPI
  • поделиться комментариями или документов , связанных с проектом

Наши последние советы

Когда вы освоите матрицу Эйзенхауэра , вы можете начать использовать ее более активно.

Не позволяйте срочному делу отвлекать вас от ваших долгосрочных целей ! Возможно, это не так важно , как вы думаете. Завершение работы означает определение того, что действительно повлияет на результат вашего проекта, из массы сигналов и отвлекающих факторов, , с которыми вы сталкиваетесь на своем пути.

  • Убедитесь, что вы тратите больше всего времени на действия из 2-го квадранта . Обращение внимания на эти важные задачи поможет вам вернуть контроль над своим проектом и достичь ваших долгосрочных целей .
  • Будьте активны и предвидите новые задачи , чтобы вы могли запланировать их как можно скорее, а это означает, что вы избежите ненужной срочности .
  • Дополните матрицу срочно-важных данных другими методами оценки и планирования, приняв во внимание ресурсы, необходимые для выполнения задачи, или результаты, которые она должна принести. Вы можете использовать принцип Парето , чтобы лучше расставить приоритеты в своих действиях.
  • Сократите время, затрачиваемое на задач с низкой добавленной стоимостью , до минимума. Автоматизируйте или откладывайте ненужные задачи, которые напрямую не способствуют достижению ваших целей.

Имея в виду эти советы, вы должны принять лучших решений и эффективно управлять своим временем . Матрица Эйзенхауэра действительно может помочь вам увидеть срочность по-другому!

Используете ли вы принципы Эйзенхауэра в своих проектах? Помогло ли это вам изменить ваш подход к планированию проекта ? Дайте нам знать!

Разъяснение матрицы управления временем Кови

Правильное управление временем важно для повышения личной продуктивности и успеха бизнеса.Вы можете использовать множество различных стратегий управления временем, в том числе Матрицу управления временем Кови. Этот метод — эффективный метод, позволяющий сосредоточить ваше внимание на задачах, наиболее важных для вашего бизнеса и личного роста. В этой статье мы объясняем, что такое матрица управления временем Кови и как ее использовать для преобразования вашей собственной тактики приоритизации.

Что такое матрица управления временем Кови?

Матрица управления временем Covey представляет собой основу для определения приоритетов вашего времени и задач для оптимизации эффективности и производительности.Созданная Стивеном Кови, автором книги Семь навыков высокоэффективных людей , эта модель использует четырехквадрантную систему, чтобы помочь вам классифицировать каждую задачу, ответственность и аспект вашей жизни на основе:

  • Срочность: Задачи и обязанности, требующие немедленных действий или внимания
  • Важность: Те, кто имеет большое значение или ценность для целей

Цель использования этого метода — сосредоточиться на улучшении личных и профессиональных отношений, а также на содействии росту и достижениям.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Четыре квадранта матрицы управления временем Кови

Каждый квадрант имеет разные свойства и разработан, чтобы помочь вам расставить приоритеты для ваших задач и обязанностей. Это следующие квадранты:

  • Квадрант 1: Срочно и важно
  • Квадрант 2: Не срочно, но важно
  • Квадрант 3: Срочно, но не важно
  • Квадрант 4: Не срочно и не важно

Квадрант 1: Срочные и важные

Q1 включает в себя обязанности или задачи, связанные с критическими результатами и требующие срочного внимания.Пункты в этом квадранте также могут быть стрессовыми факторами из-за их срочности и важности, поэтому знание этих задач и их соответствующая категоризация может гарантировать, что вы сосредоточите на них необходимое время и усилия. Пункты, попадающие в Q1, обладают следующими качествами:

  • Предстоящие сроки
  • Прямая связь с целями, зависящими от времени
  • Включают снижение непосредственного риска

Этот квадрант расположен в верхнем левом углу матрицы.

Квадрант 2: Не срочно, но важно

Второй квартал включает в себя сосредоточение внимания на деятельности, направленной на развитие чувства дисциплины и приверженности, а также на выявлении вещей, которые вы можете контролировать, и работе над ними.Некоторые элементы Q2 могут иметь следующие качества:

  • Требовать планирования или дополнительных шагов
  • Прямая связь с общими целями

Этот квадрант расположен вверху справа в матрице.

Квадрант 3: Срочно, но неважно

Мероприятия в третьем квартале являются срочными и в настоящее время приобретают некоторую важность. Скорее всего, это элементы, которые можно уменьшить или удалить из рабочего процесса. Вероятно, они обладают некоторыми из следующих качеств:

  • Результат плохого планирования элементов в 1 и 2 кварталах
  • Прерывание производительности
  • Отвлечение

Этот квадрант расположен в нижнем левом углу матрицы.

Квадрант 4: Несрочно и неважно

Задачи в четвертом квартале с большей вероятностью могут быть полностью или сокращены. Важно определить, какие элементы относятся к этому квадранту, чтобы вы знали, какие задачи следует отнести к категории с наименьшим приоритетом. Эти элементы обычно имеют следующие качества:

  • Вызывают наименьшее количество стресса
  • Не имеют прямого отношения к общим или зависящим от времени целям

Этот квадрант расположен внизу справа в матрице.

Связано: Правило 80/20, объясненное на примерах

Преимущества использования матрицы управления временем Кови

Использование матрицы управления временем Кови может иметь множество преимуществ на рабочем месте, в том числе:

  • Повышенная продуктивность: Порядок использования этого метода может помочь вам решить, что поставить в первую очередь в своей жизни и как эффективно подойти к этим задачам. Наличие организованного и упорядоченного списка задач может помочь вам выполнить больше самых важных задач за то же время.

  • Явные привычки: Использование этой матрицы может помочь вам определить, в каких секторах вы проводите большую часть своего времени, и оценить свое собственное поведение. Затем вы можете развить новые привычки сосредотачиваться только на вопросах Q1 и Q2.

  • Баланс между работой и личной жизнью: Имея более продуктивные привычки на работе, вы сможете лучше находить время для самых важных для вас вещей вне работы.

  • Улучшение навыков планирования: Правильная приоритезация задач с помощью этой матрицы также может помочь вам определить четкие краткосрочные цели, которые могут быть выполнены в определенные сроки.Это может помочь вам лучше планировать проекты и долгосрочные цели.

Как использовать матрицу управления временем Кови

Применение этой матрицы к вашей повседневной жизни и распорядку требует самооценки и специфики. Вот несколько шагов, которые могут помочь вам сориентироваться в этой технике:

1. Перечислите задачи, которые вам необходимо выполнить

Независимо от того, приоритезируете ли вы задачи на день или на месяц, важно записать все задачи, которые вам еще предстоит выполнить. .Эти задачи должны быть краткими и четкими.

2. Включите крайние сроки

После того, как вы четко перечислили каждую задачу, укажите их крайние сроки. Знание того, когда что-то должно быть завершено, может помочь вам расставить приоритеты, что нужно сделать в первую очередь, а что можно подождать позже. Обратите внимание на быстро приближающиеся сроки, чтобы определить срочность ваших задач на следующем этапе.

Связано: 10 советов, как быть более целеустремленными на работе

3.Определите наиболее срочные задачи

Укажите, какие из перечисленных крайних сроков наиболее близки, чтобы определить наиболее срочные. Это позволяет вам увидеть ваши задачи в перспективе, когда дело доходит до приоритезации. Он также дает четкое представление о ваших общих обязанностях и может дать вам представление о том, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь и в последнюю очередь.

4. Упорядочить по важности

После определения того, насколько срочно каждая задача для вашего расписания, упорядочите задачи в соответствии с их важностью.Это позволит вам полностью понять, какие задачи являются предварительными, а какие могут подождать в данный момент. Это также может помочь в создании расписания для выполнения этих срочных задач в соответствии с их важностью.

5. Разместите задачи в правильном квадранте

Изучите каждую задачу, чтобы определить, насколько она срочна и / или важна для вашей повестки дня, затем распределите их по группам в своем списке. После того, как вы определили, какие задачи являются срочными, важными, обе или ни одна из них, поместите их в соответствующий квадрант.Вы можете начать использовать эту организацию матрицы для выполнения задач в течение дня, недели или месяца.

6. Оцените свою продуктивность

Повторите этот процесс для повседневной и еженедельной деятельности. После использования этого метода в течение нескольких недель или месяцев подумайте о своей работе. Определите, как выполнение задач в порядке их расположения в матрице повысило вашу эффективность, рабочий процесс и управление стрессом. Вы можете использовать свои выводы, чтобы выяснить, как лучше всего скорректировать свое расписание в соответствии с вашими потребностями, или оценить, нужно ли переместить определенные элементы в вашей матрице в другой квадрант.Если вы обнаружите, что некоторые элементы не так важны, как другие, подумайте о реорганизации вашей матрицы, расписания или методов работы, чтобы поставить на первое место более значимые задачи.

3 способа расставить приоритеты | Центр академического успеха

Определение того, как вы собираетесь расставить приоритеты для своих обязательств, сроков, проектов, работы — всего, — может стать отличным шагом к повышению вашей эффективности и результативности.

Когда мы говорим со студентами о том, что им нужно делать и что они хотят делать, мы обнаруживаем, что есть много совпадений: ученикам нужно , чтобы есть и спать, ходить в класс, учиться, приходить на работу и уделять время себе, тренировкам и общению.Но студенты хотят, чтобы тоже занимался этими делами, потому что при интенсивности дня / недели / семестра потребности приносятся в жертву. По мере нарастания стресса и переутомления мы можем сократить время сна, забыть поесть, не тратить время на тренировки или встречи с друзьями, чтобы вместо этого удвоить учебу и т. Д. Это сложно, это обычное дело и это тоже может быть нездоровым.

Именно здесь расстановка приоритетов может оказаться весьма полезной. Потратьте время не только на то, чтобы спланировать свой день (на основе ваших обязательств / потребностей на неделю (которые, вероятно, будут отражены в вашем долгосрочном календаре)), но и на то, чтобы выяснить, что нужно сделать в первую очередь.То, что вы используете для взвешивания этих вариантов, может варьироваться в зависимости от ситуации и может включать дедлайны, влияние на ваш статус в школе, то, что вы предпочитаете делать, какое сейчас время дня и вашу способность концентрироваться / сосредотачиваться и т. Д. вы найдете несколько разных способов определения приоритетов. Взгляните на них, подумайте, что вы уже делаете и что хотели бы попробовать, а затем переходите в режим приоритезации.

ПЕРВЫЙ: Срочность и важность (из книги Стивена Кови «Принципы личного управления» в его книге 7 навыков высокоэффективных людей )

Учитывайте важность (или «вес») пунктов в вашем списке и срочность («нужно ли / когда?»).Стивен Кови разбивает приоритезацию на четыре квадранта и рекомендует проводить большую часть времени в квадрантах 1 и 2 (и как можно меньше времени в квадранте 4). Взгляните:

QUADRANT 1 : Важно + Срочно. Примерами этого могут быть дела, которые должны быть выполнены сегодня или завтра, или нуждающиеся в чрезвычайных ситуациях или кризисах. Это вещи, о которых невозможно перестать думать или которые имеют большой вес / влияние.

QUADRANT 2 : Важно + не срочно. Примерами этого могут быть долгосрочные проекты, планирование заранее, обучение заранее (да!) И раннее начало (рад!).

QUADRANT 3 : Не важно + Срочно. Примеры этого квадранта могут состоять из прерываний, отвлекающих факторов, возникающих забавных событий, социальных приглашений и т. Д. Они могут быть не важны, но они считают срочными, потому что они несут эмоциональный резонанс и / или непосредственность. Что означает, что они происходят! Верно! Сейчас!

QUADRANT 4 : Не важно + не срочно. Здесь вы можете заниматься расточительством времени (намеренно или непреднамеренно), занятой работой, прокрастинацией (вам, , нужно , чтобы готовить / убирать / планировать / и т. Д. В данный момент?), Бесцельным просмотром Интернета …

Чтобы использовать этот подход, вы можете создать настоящую сетку на своей бумаге и использовать ее, чтобы назначить задачи из списка дел в соответствующие квадранты.

ВТОРОЙ: Метод ABC (Алан Лейкин)

Метод ABC был первоначально разработан Аланом Лакейном и заключается в присвоении статуса приоритета «A», «B» или «C» каждому пункту в вашем списке дел или списке задач.

«A» Элементы статуса — «Что необходимо сделать» : элементы с высоким приоритетом | очень важные предметы | критические предметы | немедленные или очень близкие сроки и / или высокий уровень важности в противном случае (высокие ставки)

«B» Элементы статуса — «Следует сделать» : элементы со средним приоритетом | может стать очень важным со временем | не так критично, как предметы категории «А», но все же важно тратить время на выполнение / работу над ними.

«C» Элементы статуса — «Приятно сделать» : элементы с низким приоритетом в настоящее время | несколько негативных последствий, если их не сделать в этот момент (низкие ставки).

Чтобы использовать этот подход, вы должны создать свой список дел, а затем просмотреть и поставить отметки рядом с каждым. Чтобы его было еще легче увидеть, вы можете использовать цветовой код. Если вам не нравятся буквы, создайте серию символов, которые заменяют «A», «B» и «C.»

ТРЕТИЙ: Другие соображения. . . (адаптировано с веб-сайта и информационного бюллетеня Дэвида Аллена «Getting Things Done»)

Когда вы составляете свой список дел, вы также учитываете следующее, и это повлияет на то, как вы упорядочиваете свои задачи:

  • Что я могу делать там, где я ? Подумайте о месте.Что ты можешь делать там, где ты сейчас? Иногда у нас есть неожиданные карманы времени. Как вы можете использовать их в своих интересах?

  • Сколько у меня времени и когда мне нужно заняться чем-нибудь еще ? Будьте реалистичны в том, что можно сделать. Ваш список дел может меняться в зависимости от того, сколько у вас свободного времени.

  • Сколько у меня энергии и концентрации ? Что реально можно взять на себя прямо сейчас? Когда вы лучше всего работаете? Как вы можете использовать это в своих интересах?

  • Что принесет мне наибольший выигрыш, если я сделаю это ? Еще один способ подумать о важности, весе или приоритетах.

Помните, что ваш выбор приоритетов может отличаться от чужого. Но использование приоритезации как части вашего процесса управления временем может помочь вам повысить эффективность, что, в свою очередь, также может помочь вам повысить эффективность. Почувствуйте, что должно произойти в течение семестра, решите, как это отразится на вашей неделе, а затем углубитесь в детали для каждого дня, выделив время, чтобы определить приоритеты ваших задач.

Ниже приведены несколько полезных инструментов.Проверь их! А потом зайдите и пообщайтесь с нами в ASC. Вот где вы можете нас найти и когда мы будем работать:

Уолдо Холл 125 | С понедельника по пятницу | С 9:00 до 17:00

Если все это работает — отлично, но если это еще не совсем работает, или если вам нужно продумать адаптацию / корректировку вашего текущего подхода к расстановке приоритетов, или если вы просто хотите кричать о том, насколько радикально все это идет для вас , пожалуйста, приходите и посетите. Мы хотим вас видеть! Нам нравится говорить об этом, и мы здесь, чтобы поддержать вас в вашей работе, чтобы выяснить, какой процесс лучше всего подходит для вас.

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?

Чувствуете ли вы, что в конце дня полностью истощены и истощены энергией, и все же не можете указать на что-либо, что вы сделали по-настоящему значимым?

Да?

Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.

Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Ниже мы рассмотрим различие, проведенное Айком между этими двумя очень разными вещами, и исследуем, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат ​​»Сейчас!» Срочные задачи переводят нас в режим реактивного , который отмечен оборонительным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в оперативном режиме , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, текстовые сообщения), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянно активном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица решений Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге 7 навыков высокоэффективных людей. В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:

Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них мы должны проводить большую часть нашего времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: Срочные и важные задачи

Квадрант 1: задачи срочные и важные. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

  • Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)
  • Срок сдачи курсовой
  • Срок уплаты налогов
  • Жена в приемном покое
  • Двигатель автомобиля гаснет
  • По дому
  • У вас инфаркт, и вы попали в больницу
  • Директор школы вашего ребенка звонит вам и говорит, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведения

При небольшом планировании и организации многие задачи первого квартала можно сделать более эффективными или даже полностью исключить их. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью устранить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и проведя больше времени в квадранте 2.

Что, конечно же, приводит нас к…

Квадрант 2: Не срочные, но важные задачи Задачи

Quadrant 2 — это действия, для которых нет срочных сроков, но которые, тем не менее, помогут вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогут выполнить вашу общую мужскую миссию.

Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:

По словам Кови, , мы должны стремиться тратить большую часть своего времени на занятия во втором квартале, поскольку именно они приносят нам счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:

  • Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.
  • Присутствие смещения. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-либо делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, требуются сила воли и самодисциплина — качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.

Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно постоянно держим их в тени и говорим себе: «Я займусь этими делами« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными делами.«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной по мере того, как вы становитесь старше (по крайней мере, до выхода на пенсию).

Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».

Квадрант 3: Срочные и неважные задачи

Квадрант 3 задачи — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам в достижении наших целей или выполнении нашей миссии (не важно). Большинство задач Q3 — это отвлекающие факторы от других людей, которые часто связаны с оказанием им помощи в достижении собственных целей и выполнении собственных приоритетов.

Вот некоторые конкретные примеры действий в квадранте 3:

  • Телефонные звонки
  • Текстовые сообщения
  • Большинство писем (некоторые письма могут быть срочными и важными)
  • Сотрудник, который подходит к вашему столу в лучшее рабочее время, чтобы попросить об услуге
  • Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
  • Мама приходит без предупреждения и просит вашей помощи по хозяйству

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, определенно считают их важными. Кроме того, это обычно осязаемые задачи, выполнение которых доставляет вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вы . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае вы закончите тем, что почувствуете , как будто делаете много изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени за срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.

Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.

Квадрант 4: Не срочные и не важные задачи Действия

Quadrant 4 не являются срочными и не важными.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

  • Просмотр телевизора
  • Бездумный серфинг в Интернете
  • Видеоигры
  • Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
  • Азартные игры
  • Шоппинг

Думаю, если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия из четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.

Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным задачам

В нашем нынешнем шоковом мире умение отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а с важными задачами, вы почувствуете обновленное чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, необходимые для положительного ответа, а не для защиты.

Инструменты, которые помогут вам

Чтобы помочь вам применить Матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать вашу задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный небольшой PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как она может помочь в управлении временем?

Дуайт Эйзенхауэр в своем выступлении сделал знаменитую цитату Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

34-й президент Соединенных Штатов, который служил генералом в армии, запускал космические программы и отвечал за развитие межгосударственного шоссе, понимал важность эффективного управления временем.Фактически, он разработал целую систему, чтобы уменьшить нагрузку на рабочую нагрузку: Матрица Эйзенхауэра.

Четыре квадранта

Перед лицом растущего выгорания на рабочем месте — с чем сталкиваются почти 23% сотрудников — метод Эйзенхауэра предлагает простую основу, которая помогает людям сбалансировать сумму на своей тарелке.

Этот визуальный метод управления временем, также называемый матрицей срочности и важности, разбивает задачи на четыре квадранта, чтобы помочь установить приоритетность порядка выполнения.Поля помечены от одного до четырех, в каждом из которых указано конкретное действие: выполнить, принять решение, делегировать или удалить.

  1. Дела: срочно и важно (задачи нужно выполнить немедленно).
  2. Решите: важно, но не срочно (задачи, которые вы должны расставить по приоритетам и запланировать, чтобы предотвратить спешку в последнюю минуту).
  1. Делегат: срочный, но не важный (срочные, но второстепенные задачи, например встречи, которые мешают важным).
  1. Удалить: не срочно и неважно (задачи, которые служат лишь пустой тратой времени и которые можно удалить из списка дел).

Срочно по сравнению с важным

Срочные задачи требуют сроков. Это работа, требующая немедленного внимания и включающая телефонные звонки, встречи и срочные кризисные ситуации, подпадающие под эту категорию. С другой стороны, важные вопросы имеют первостепенное значение для роста и часто имеют эволюционный характер. Они вносят свой вклад в общую картину, и их часто откладывают, когда на помощь приходят срочные задачи.

Проблема, как вы можете себе представить, заключается в том, что, когда важные задачи отходят на второй план, бизнес может оставаться в застое, не двигаться или прогрессировать. медленнее, чем вы хотите.Это особенно верно в отношении тех важных, но не срочных задач во втором квадранте, которые мы часто упускаем из виду, в то время как задачи в первом и третьем, а часто даже четвертом квадранте имеют приоритет.

Различие между «срочным» и «важным» помогает разделить мысли и принимать решения. Таким образом, матрица Эйзенхауэра позволяет без чувства вины сосредоточить ваше внимание на важных задачах — задачах в первых двух квадрантах — и устранить все, что не способствует вашей роли.

Решая, что важно

Естественно сделать пробел при попытке определить, где все должно поместиться в матрице Эйзенхауэра, особенно когда дело доходит до определения того, что считать «важным». Важно помнить, что срочные задачи важны не только потому, что они срочны.

Лучше всего начать с составления списка дел, который поможет вам визуализировать свои задачи. В конце концов, легче понять масштаб ваших обязательств, когда они записаны на бумаге, а не летают, как мухи в вашей голове.

Следующий шаг — просмотреть список и задать себе два вопроса: будут ли серьезные последствия, если эта задача не будет выполнена, и можете ли вы делегировать эту задачу? Иногда срочные задачи заставляют нас ослеплять нас до такой степени, что мы считаем их более важными, чем они есть на самом деле. Если вы можете исключить задачу из своего списка дел, не затрагивая бизнес, сделайте это. Точно так же, если есть возможность передать задачу коллеге, то это может быть не так важно для вас лично.

Когда у вас будет хорошее представление о том, что составляет важную задачу, вы можете начать разделять задачи в зависимости от срочности. Надеюсь, этот шаг должен быть более понятным, чем предыдущий. Если его нужно завершить сегодня или в ближайшие пару дней, то это срочно. Если вы можете отложить это на потом, то, вероятно, это не так срочно.

После того, как вы настроили свою матрицу, ваша следующая задача — приступить к работе! Вы, вероятно, обнаружите, что ваши приоритеты меняются, что поначалу может показаться немного пугающим.Но цель Матрицы Эйзенхауэра — укрепить инициативу, и со временем она должна стать проще и понятнее.

Объяснение матрицы управления временем Стивена Кови

Хотя время, кажется, летит незаметно, у всех нас одни и те же 24 часа в сутки. Так почему же некоторые люди способны достичь гораздо большего, чем большинство населения? Одно из возможных объяснений можно найти в их умении управлять временем более эффективно, чем другие. Но , как может справиться с потоком задач, которые все требуют нашего немедленного внимания? В то время, когда соблюдение сроков недопустимо, сетка управления временем Кови может помочь вам более эффективно управлять доступным временем.Матрица Кови позволяет вам расставить приоритеты намного лучше, чем раньше. Идея использования четырех квадрантов для определения приоритета задачи была предложена американским основным докладчиком Стивеном Кови, автором книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Система Кови использует четыре различных квадранта, которые позволяют расставить приоритеты для задач в зависимости от их важности и срочности, помогая вам решить, нужно ли вам решать задачу немедленно или можно отложить ее.

Как видно из рисунка ниже, матрица управления временем разделена на четыре квадранта, которые сгруппированы по важности и срочности.

Источник: Стивен Кови, Семь навыков высокоэффективных людей

Матрица, также известная как принцип срочности-важности Эйзенхауэра, различает важность и срочность:

  • Важные обязанности способствуют достижению ваших целей .
  • Срочные обязанности требуют немедленного внимания.Эти действия часто тесно связаны с достижением чужой цели. Если вы не решите эти проблемы, это приведет к немедленным последствиям.

Вот краткое изложение значения каждого квадранта:

  • Квадрант I важные дедлайны с высокой срочностью
    Первый квадрант содержит задачи и обязанности, требующие немедленного внимания.
  • Квадрант II долгосрочное развитие и выработка стратегии
    Второй квадрант предназначен для элементов, которые важны, не требуя немедленных действий.Кови указывает на то, что этот квадрант следует использовать для долгосрочного стратегирования.
  • Квадрант III отвлекающие факторы с высокой срочностью
    Третий квадрант зарезервирован для срочных, но не важных задач. Кови рекомендует свести к минимуму или даже исключить эти задачи, поскольку они не влияют на ваш результат. Делегирование также является вариантом здесь.
  • Квадрант IV деятельности, не имеющей значения или не имеющей значения
    Четвертый и последний квадрант сосредоточен на задачах и обязанностях, которые не приносят никакой ценности, — на несущественных и несрочных элементах.Эти траты времени следует устранить любой ценой.

Если вы примените матрицу тайм-менеджмента Кови к своей профессиональной и частной жизни, вы заметите, что большая часть вашей деятельности находится в квадрантах I и III. Опыт показывает, что большинство людей пренебрегают квадрантом II, особенно в области их личного развития.

Однако нельзя недооценивать важность второго квадранта. Если вы заметили большой пробел в этом квадранте, это означает, что вы слишком много внимания уделяете оперативному аспекту, в то время как стратегическая перспектива остается позади.По этой причине Кови рассматривает квадрант II как исключительно важную часть матрицы. Без этого квадранта было бы невозможно эффективное управление временем, поскольку для этого также требуются стратегические элементы.

Объяснение матрицы управления временем Кови

Далее вы можете найти подробное объяснение всех четырех квадрантов, которые можно найти в матрице управления временем Кови.

Четыре квадранта тайм-менеджмента

Квадрант 1 — срочные и важные

Действия в квадранте 1 можно разделить на элементы, которые нельзя было предвидеть, и те, которые могли бы быть.Последнего можно избежать, разработав планы и уделив пристальное внимание их выполнению.

Первый квадрант должен содержать только те виды деятельности и обязанности, которые требуют вашего немедленного внимания. Место зарезервировано на случай чрезвычайных ситуаций и чрезвычайно важных сроков. В случае серьезного кризиса придется отложить выполнение других задач.

  • Кризисные ситуации
  • Неотложные проблемы
  • Проекты с установленными сроками
  • Экстренные ситуации
  • Подготовка в последнюю минуту
Квадрант 2 — не срочно, но важно

Предметы, обнаруженные в квадранте 2, не имеют высокой срочности, но могут сыграют важную роль в будущем.Этот квадрант предназначен не только для стратегического планирования, но и для вопросов, связанных со здоровьем, образованием, физическими упражнениями и карьерой. В настоящее время вложение времени в эти области может быть не актуальным, но в долгосрочной перспективе это будет иметь огромное значение.

Обратите особое внимание на то, чтобы у вас было запланировано достаточно времени для действий в квадранте 2, чтобы они не превратились в элементы квадранта 1. Это позволит вам повысить вашу способность выполнять свои задачи вовремя.

  • Планирование
  • Подготовка
  • Обучение
  • Физические упражнения, здоровье и отдых
Квадрант 3 — срочно, но неважно

В третьем квадранте собраны элементы, которые кажутся очень важными, но совсем не важны. Некоторые из этих действий могут быть полностью обусловлены эгоизмом, не принося никакой ценности. Фактически, эти действия — препятствия, которые стоят между вами и вашими целями. Если возможно, попробуйте делегировать эти элементы или подумайте о переносе их сроков.

Если другой человек поручает вам задачи из квадранта 3, может быть уместно вежливо отклонить его запрос. Если это не вариант, постарайтесь не отвлекаться на постоянные перерывы, назначая временные интервалы тем, кто часто нуждается в вашей помощи. Таким образом, вы сможете решить все их проблемы сразу, не отвлекаясь от регулярной концентрации.

  • Перерывы
  • Встречи
  • Светская беседа
Квадрант 4 — не срочно и неважно

Четвертый и последний квадрант содержит все те виды деятельности, которые вообще не приносят никакой ценности — очевидные траты времени.Все действия, содержащиеся в нем, — не более чем отвлекающие факторы; избегайте их как можно чаще. Вы также должны попытаться исключить все элементы из этого списка, какими бы интересными они ни были.

  • Мелочи
  • Расточители времени
  • Бесполезный серфинг в Интернете
  • Часовой просмотр телевизора

Как применить временную матрицу?

При использовании матрицы «Важно-срочно» рекомендуется попытаться максимально увеличить время, затрачиваемое на занятия в квадранте II.Это позволит вам (в долгосрочной перспективе) сократить деятельность из квадранта I, поскольку многие из них могли бы относиться к деятельности из квадранта II — если бы было реализовано более эффективное планирование.

Цель использования матрицы управления временем — выяснить, приближает ли вас определенная деятельность к вашим целям. В этом случае эти обязанности должны быть приоритетными по сравнению с теми задачами, которые могут потребовать вашего времени, но не способствуют достижению ваших целей. Отложите действия, которые не приносят значительных результатов, до завершения более важных задач.

Сетка управления временем Кови имеет множество возможных применений, два из которых будут объяснены ниже.

Изменение приоритетов вашего текущего списка «дел»

Временная матрица может применяться как инструмент, который позволяет вам изменить приоритеты по важности и срочности ваших текущих и предстоящих задач. Сортировав задачи и обязанности в соответствующую сетку, вы сможете быстро определить действия, которые требуют вашего немедленного внимания.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *