Мониторинг качества работы сотрудников: Контроль работы сотрудников: виды, методы, ошибки

Автор: | 06.03.2021

Содержание

Контроль персонала: ТОП-10 наших методов

Стань автором нашего блога. И зарабатывай на этом

“Кот из дома, мыши в пляс” – очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребцом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь.

Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Типовая ситуация

Наша основная услуга это маркетинговый консалтинг. В ходе работы мы прорабатываем огромное количество зон, которые напрямую или косвенно влияют на увеличение прибыли. И вроде бы всё хорошо, инструменты приносят результат, но мы то знаем, что может быть лучше.

Причин улучшить нашу совместную работу – масса, тут скрывать нечего, всегда можно сделать лучше.

И один из главных и типовых случаев – это выполнение всей командой поставленных задач. В ход идут разного рода методы и способы мотивации персонала. Но замотивировать мало, нужно ещё контролировать их.

Именно из-за отсутствия контроля мы видим типовую ситуацию: собственники начинают срываться на своих сотрудников, так как не видят, что выполнено, а что нет.

По умолчанию в их голове мысль – “Ничего не выполнено!”, а в это время сотрудники расслабляются, так как понимают, что их работу не видят и в какой-то степени не ценят.

Базовые знания в контроле

Без контроля никуда. Какой вид контроля персонала Вы выберите – тотальный или простой, это второй вопрос.

Но то, что он должен быть, это точно. И сейчас мы с Вами рассмотрим несколько составляющих успешного контроля действий персонала. Ведь перед тем, как мы перейдём к конкретным способам, Вам нужно понять всю суть.

№1 Формат контроля

Есть три способа контроля деятельности персонала на предприятии. Первый и самый очевидный (самый старый) – устное взаимодействие, из серии “Петя, что сделал за сегодня?”. Вариант имеет место быть, но в случае очень маленькой компании и узнавания промежуточного состояния работы.

В остальном, это очень слабый инструмент, ведь есть универсальная “отмазка” от договорённостей – “Я этого не говорил”.

Второй способ – это документы. В государственном секторе это принято называть “бумажками”, ведь их там просто сотни тысяч.

Вполне допускаю, что в каждой компании есть целая комната с такими бумажками, куда, как Скрудж Макдак в мультфильме про Микки Мауса, можно запрыгивать и плавать.

Но это не отменяет факт наличия такого вида контроля, к тому же, он и вправду неплох, если оборот документов не сотни листов в день.

И третий, финальный способ – это контроль при помощи программных решений, начиная от обычной Excel таблицы, заканчивая CRM-системами.

Идеальный вариант для любой компании – это CRM. Но есть проблема, и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе.

Как правило, именно на этом шаге всё сыпется. Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

№2 Время контроля

На этом пункте у Вас уже могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

Первая часть проверки – это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы. Второй случай проверки – это контроль во время выполнения действий.

Когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И последняя часть – это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать.

Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

№3 Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный. Это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников.

Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником).

Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время.

И вот еще, пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности. И с каждым месяцем они расслабляются, а Вы злитесь все больше и больше.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

10 МЕТОДов КОНТРОЛЯ

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это же теория, которая лишь даёт понимание, что это.

Поэтому далее мы разберём с Вами самые актуальные методы контроля персонала. Те, что Вы можете взять и внедрить в ближайшее время. И те, что мы уже опробовали на своих клиентах.

Метод 1. Планёрки

Недавно я проводил консультацию для клиента, и он меня убеждал, что не видит необходимости в планёрке, так как им нечего обсуждать, ведь всё одно и то же из недели в неделю.

С одной стороны мысль вроде логичная, но с другой стороны это как в анекдоте:

Она: – Почему ты мне перестал говорить, что любишь меня?
Он: – Я уже один раз сказал, если что-то изменится, то я дам тебе знать.

Сотрудникам нужно говорить, что Вы их любите…тьфу! Их нужно мотивировать, показывать динамику выполнения плана и обязательно на таких стычках проверять по задачам.

Причём, не только по выполненным, но и по тем, которые планируются и находятся в процессе выполнения.

Метод 2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне.

Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей,. Это поможет не только проверять факт работы, но и сам процесс. Например, работают ли они по скриптам и как общаются с клиентами в целом.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так.

Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи.

Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

Метод 3. Тайный покупатель

Я обожаю проводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом мы сомневаемся в их эффективности.

Но благодаря тайным покупателям можно выявить массу моментов. Вы легко сможете проконтролировать, выполняют свои обязанности сотрудники или нет.

Для успешного внедрения этого метода оценки персонала, Вам обязательно нужно продумать легенду, по которой будет приходить наш секретный агент.

Нужно всё фиксировать на диктофон и конечно, доводить сделку до конца. Более подробно про правильную реализацию тайного покупателя смотрите в моём видео ниже:

Метод 4. KPI (нормирование труда)

В какой-то степени, это автоматический контроль качества работы сотрудника на любой должности.

Смысл заключается в том, что Вы ставите своим сотрудникам определённые KPI или нормативы, которые являются планкой, которую нужно либо достичь, либо наоборот не преувеличить.

Например, у продавцов, в качестве KPI, может быть количество контактов с новыми клиентами.

А у специалиста по тендерам будут нормативы, которые говорят, что на подбор 10 позиций должно уходить не более 5 часов.

Таким образом, сотрудники прекрасно понимают, что и как им нужно делать. Всё, что Вам необходимо, это усилить все дополнительным контролем.

котроль персонала метод kpiKPI

Метод 5. Мотивационная доска

Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений.

Название этому инструменту – мотивационная доска. Это в прямом смысле доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж.

Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником.

Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте. Её видят как сотрудники, так и руководитель.

И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.

Метод 6. Прослушивание телефонных звонков

У нас все разговоры с клиентами записываются. Так мы получаем массу плюсов, главный из них – возможность прослушать спорную ситуацию.

Но если мы говорим про контроль за работниками, то прослушивая эти звонки Вы можете выявить для себя, как работают Ваши сотрудники.

Во всех отделах продаж (где мы работаем) обязательным действием, среди всего списка, является установка записей звонков.

Сделать это легко. Причём, если Вы используете CRM-систему, то каждый звонок сразу будет привязываться к карточке клиента.

котроль персонала метод прослушивания звонков
Привязка звонков

Метод 7. Отчёты

Хорошо, если у Вас есть ежемесячный отчёт от руководителя. Но совершенствование системы контроля может пойти дальше.

Как минимум, каждый сотрудник может делать отчёт и предоставлять его не только в конце месяца, а в конце недели и даже дня. Такие действия помогут сотруднику лучше сформировать видение на прошлое и будущее. И Вам это поможет контролировать их направление.

А вообще, предлагаю сотруднику отчитываться о каждой выполненной задаче!

Я не сошёл с ума. Это сделать легко и просто. Всё, что Вам нужно, это чтобы каждую задачу (60-95% от всех) сотрудник фиксировал в CRM-системе.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru. Или протестируйте самую популярную CRM в России – Битрикс 24. 

Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по системе Канбан.

Но я Вам приготовил самый простой вариант ежедневного отчета. Уровень “супер-новичок”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.

котроль персонала отчетыОтчет, вариант 1

Либо можете использовать такой вариант отчета. Он еще проще и заполняется в таблице. Кстати, мы для маленьких компаний в маркетинговом консалтинге используем Google Docs.

Там можно смотреть и редактировать файлы с любой точки мира, что упрощает изучение работы персонала.

котроль персонала задачи на день
Отчет, вариант 2

Метод 8. Рабочее время и действия

Следить программно за рабочим временем можно двумя способами. Самый простой – поставить на входе систему, с которой сотрудник должен провзаимодействовать при приходе, уходе и перерывах на работе.

Есть разные подходы. На работе в Америке я проводил карточкой. В более крупных компаниях я видел биометрическую проверку (отпечатки пальцев).

В системе Битрикс24 есть функционал распознавания лиц с помощью камеры на планшете.

Более сложный подход в учёте рабочего времени – это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют, во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались, и сколько времени в каждой из них работал сотрудник.

Помимо времени Вы увидите и совершённые действия. Мы такой подход практикуем для дистанционных работников.

котроль персонала учет рабочего времениУчет времени

Метод 9. GPS

Для специалистов-путешественников (обычно это торговые представители) Вы можете использовать отслеживание их местоположения по GPS в машине, специальному трекеру или планшету, который они обязаны носить всегда с собой.

В компаниях по грузоперевозкам это must have, так они определяют количество израсходованного бензина (и многое другое).

В случае менеджеров, Вы сможете видеть, заезжал специалист к клиенту или навешал Вам лапшу.

Также сможете понять, отлучался ли он по своим делам и на сколько. Причём, рекомендую новичкам не говорить, что у них стоит GPS, и таким образом изучить, как они себя ведут. А уже после испытательного срока поздравить с успешным прохождением проверки.

Метод 10. Экзамены

Смотря сейчас на старания родителей и школьников при подготовке к ЕГЭ, у меня возникают спорные чувства.

Сначала думаешь, а зачем всё это ввели, ведь жили до этого нормально. Но с другой стороны ученики стали реально больше готовиться, а значит лучше погружаться в тему. Такие же промежуточные экзамены нужно реализовать Вам в своей компании.

Они могут казаться простыми и глупыми для “опытных монстров” Вашей команды. Но другие сотрудники могут изрядно попотеть.

К тому же, это прекрасный повод для всех лишний раз заглянуть в книгу продаж компании, иначе она бы пылилась на полках с веков адаптации сотрудников.

котроль персонала экзамены и тестыТест

ИСТОРИЯ ПРО ЛЯГУШКУ

Вы наверняка слышали историю про лягушку и кастрюлю?! Нет? Вы очень многое упустили. Её можно применить ко многим темам, но тут она как никогда кстати. Слушайте и записывайте.

Учёные задались вопросом: “Как сварить живую лягушку?”. Как Вы думаете, что нужно сделать для этого?

Была выявлена масса способов. Те, что сковывали и парализовывали лягушку, сразу отпали, ведь это нечестно. Поэтому осталось всего два.

Первый способ самый очевидный. Взять кастрюлю, налить в неё воду, вскипятить её и после чего кинуть туда нашего подопытного. Задумка неплохая, но провалилась.

Не прошло и секунды, как лягушка почувствовала неладное и выпрыгнула.

Второй способ пошёл от отобранного. Также взяли кастрюлю, налили в неё воду, но перед кипячением туда положили лягушку. То есть она оказалась в комфортной воде.

Логично, она не выпрыгнула, а стала там плавать. Но нам же нужно сварить. Поэтому ученные просто включили медленный огонь. Лягушка ничего не почувствовала и сварилась.

КАК ИСПОРТИТЬ КОНТРОЛЬ

К чему была эта история про лягушку? Я просто хочу донести до Вас, что в контроле персонала на предприятии нужно все делать постепенно.

Люди ничем не отличаются от братьев меньших. Они также “делают ноги”, когда чувствуют неладное. В случае бизнеса “неладное”- это в том числе резкое внедрение какой-либо системы и средств контроля.

Помимо резкого внедрения, у Вас могут быть другие серьёзные ошибки и, как специалист, который видел опыт разных компаний, спешу Вас познакомить с главными из них (мелочь пропускаем). Умоляю Вас, учтите эти моменты.

  • Периодический контроль. “Сегодня хочу, завтра не хочу”. Сотрудники должны постоянно знать о том, что все их действия проверяют и делают это постоянно. 

    Иначе расслабятся, ведь будут надеяться, что сегодня будет как всегда, и Вы не будете проверять.

  • Отсутствие наказаний. Если есть нормативы, значит должны быть меры при нарушении. Это логично и очевидно. 

    Поэтому если Вы выявили проблему и человек не реагирует на предупреждения, то нужно принимать меры. Никто не любит наказывать, но делать это иногда нужно.

  • Тотальный контроль. “Доверяй, но проверяй”, – помните такую фразу? Это применимо и к бизнесу. 

    Сотрудники должны быть свободны в своих действиях и не чувствовать тотального надзора, но при этом знать, что “большой брат” следит за ними.

Коротко о главном

Раз Вы дочитали статью до этой строки, значит Вы реально оценили необходимость контроля персонала.

Это хорошо и здорово. В этой статье Вы узнали, как контролировать работников, какие форматы и методы контроля бывают.

Как Вы могли заметить, я умышленно не писал мелкие и очевидные способы, по типу: устные вопросы, отметки на флипчарте, ведение ежедневника. Мы с Вами разобрали именно то, что реально работает и проверено нами.

Хочу закончить материал такой мыслью – “Проверять нужно не нарушения, а победы”.

Фраза не отменяет факт поиска проблемных зон и штрафования за них. Она говорит о том, что людей лучше мотивирует возможность получить больше денег или поощрение за выполнение задач. Всё должно быть в меру.

По теме: Виды мотивации персонала. Кнут и пряник версия 2.0

Самые эффективные способы контроля работы сотрудников

Любой руководитель хочет знать, что происходит в его предприятии. Он заинтересован в том, чтобы сотрудники следовали нормам трудовой дисциплины, целям организации, добросовестно выполняли свои обязанности, качественно обслуживали клиентов, не совершали нарушений и хищений, ошибок и злонамеренных действий, которые смогут повредить достижению целей организации. Для того, чтобы следить за этим, в современном деловом мире широко внедряются разнообразные методы контроля. Это не удивительно, ведь контроль — это одна из пяти основных функций менеджмента. С помощью контроля предприниматели и руководители борются с неопределенностью ситуации: результаты контроля помогают эффективно учитывать факторы внешней среды и влиять на внутреннюю среду предприятия, а также не допускать кризисных ситуаций.

Кроме того, имеются законодательные требования, которые зависят от сферы, в которой работает организация. Основные требования касаются выполнения трудового и налогового законодательства. Но есть и специальные требования, которые относятся к финансовым организациям, объектам критической инфраструктуры, особо охраняемым объектам и т. д. Руководители не могут оставить на самотек обеспечение соответствию законодательству, и внедряют методы контроля, которые помогают его обеспечить.

Контроль имеет и мотивационное значение. Добросовестные сотрудники, видя внимание к результатам своего труда, получают стимул к их улучшению, недобросовестные, видя, что нарушения не остаются безнаказанными, стараются быть более внимательными и ответственными. А организация заинтересована в том, чтобы в ней работало больше добросовестных сотрудников, а недобросовестных не было совсем.

Целями контроля могут быть:

  • Обеспечение выполнения планов в установленные сроки;
  • Выявление несоответствий, слабых мест, отставаний;
  • Обеспечение согласованности работы подразделений;
  • Достижение нужного уровня качества;
  • Недопущение не целевого расходования ресурсов организации;
  • Своевременное обнаружение неправильных или вредных действий, хищений, утечек;
  • Наблюдение за внутренними процессами в организации;
  • Обеспечение выполнения законодательных нормативов;
  • Соответствие стандартам, принятым на предприятии;
  • Обеспечение трудовой, финансовой дисциплины;
  • Обеспечение выполнения требований политики безопасности;
  • Сохранение работоспособности организации;
  • Обеспечение рационального распределения функций между сотрудниками и подразделениями и пр.

В сущности, контроль сводится к двум целям: не допускать непродуктивных действий и добиться совершения продуктивных. Если рассматривать внутреннюю среду организации, то к непродуктивным действиям мы можем отнести как невыполнение сотрудниками своих обязанностей, так и совершение ими поступков, которые могут причинить ущерб организации. Целью контроля во втором случае является обнаружение вредных действий до того, как они получили развитие и нанесли вред достижению целей предприятия.

Есть несколько способов контролировать сотрудников, основные из которых — словесный, документальный и технический. К словесным способам относятся разнообразные обсуждения состояния дел между начальником и подчиненным: начиная с вопросов «Как обстоят дела с той или иной задачей?» до разнообразных планерок, совещаний, собраний и других форм, принятых в организациях. Но, как правило, словесный контроль достаточен только как промежуточная мера, он является дополнительным к документальному — разнообразным отчетам, сводным таблицам, диаграммам. В сущности, словесный отчет всегда требует документального подтверждения. Однако не следует увлекаться отчетами, их составление не должно занимать существенную часть рабочего времени сотрудников. Да и руководителям сложно воспринимать многостраничные документы. Здесь нужно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Организации внедряют разнообразные дополнительные инструменты контроля, которые помогают видеть общую картину: «тайный покупатель», соревнования между подразделениями, прослушивание звонков, мотивационная доска, аттестация и пр.

О технических способах контроля сотрудников:

CRM-системы  — распространенный вариант для организаций, который фиксирует распределение задач, их выполнение, совместную работу над проектами и пр. Некоторые CRM-системы фиксируют выполнение некоторых KPI (количество звонков, отправленных писем, встреч), приход и уход сотрудников, сохраняет запись звонков. Но часто выполнение задач отображается так, как его заносит сотрудник, и не отображается распределение рабочего времени, количество перерывов, нецелевое использование рабочего времени. К плюсам этого решения можно отнести тот факт, что определенная статистика аккумулируется программой без участия сотрудника. Иногда CRM интегрируются с программами бухучета., тогда они становятся еще более информативными.

Видеонаблюдение — дорогой и технически сложный инструмент, но необходимый в тех случаях, когда речь идет о сохранности материальных ценностей. К минусам его относится тот факт, что не всегда бывает легко найти нужный эпизод на записи, да и возможности хранения видеозаписей у компаний ограничены.

Системы контроля доступа и биометрические терминалы являются автоматическими контрольными системами, которые препятствуют прохождению посторонних и фиксируют передвижение каждого сотрудника по территории предприятия. В их функции входит блокирование для определенных категорий сотрудников входа в зоны ограниченного доступа.

GPS позволяют мониторить нахождение удаленных сотрудников: водителей, экспедиторов, курьеров, иногда торговых представителей. Для этого они обязаны носить с собой специальные трекеры или планшеты. Это эффективные системы для организаций, сфера деятельности которых связана с доставкой и перевозками, обслуживанием клиентов на определенной территории. Они позволяют контролировать расход топлива, целевое использование транспортных средств, маршруты передвижения сотрудников и пр.

Системы мониторинга действий пользователей и событий системы — универсальный инструмент, позволяющий сочетать функции некоторых других систем контроля и интегрироваться с ними. Эти системы в состоянии не только фиксировать приход и уход сотрудников, но и детализировать, в каких программах работал сотрудник, какие сайты посещал, с какими файлами работал. В случае необходимости такие системы могут вести видеозапись рабочего стола и осуществлять полный контроль работы сотрудников. Такой подход позволяет не только контролировать производственную дисциплину, но и обеспечивать внутреннюю информационную безопасность. Собранная информация выгружается в виде разнообразных отчетов.

К таким системам относится программный комплекс StaffCop Enterprise. Одна из его основных функций — мониторинг действий сотрудников за рабочими компьютерами: сетевой активности, трудовой дисциплины, работы в офисных программах. Это хороший помощник топ-менеджмента, линейных руководителей, HR-подразделения, службы безопасности.

StaffCop Enterprise

Программа контролирует трудовую дисциплину в организации: фиксирует не только нахождение сотрудников на рабочем месте, но и его активность (движения мышкой, нажатие клавиш на клавиатуре). В результате в системе StaffCop формируется отчет, который содержит время прихода и ухода каждого сотрудника, время перерыва, простои, опоздания и переработки, активное время, проведенное за компьютером. Можно выявить самых дисциплинированных и самых недисциплинированных сотрудников.

Модуль «Контроль сетевой активности» собирает полную информацию о действиях пользователей в сети. При настройке программы все программные приложения и наиболее посещаемые сайты маркируются как продуктивные и непродуктивные, соответственно, собирается статистика продуктивности сотрудников на рабочих местах. Данные можно группировать по отделам и подразделениям. Можно вывести отчет о наиболее посещаемых сайтах, заблокировать посещение определенных сетевых ресурсов. Блокировки могут быть индивидуальные и групповые.

В комплексе StaffCop имеется модуль «Файловый контроль», который собирает информацию о работе сотрудников с файлами. В обычном режиме программа снимает теневые копии с файлов, пересекающих контур информационной безопасности: отправляемых по почте, закачиваемых на интернет-ресурсы и копируемых на съёмные носители. Для конфиденциальной информации доступна функция «Особый контроль». Файлы, подлежащие особому контролю, помечаются цифровой меткой, и после этого фиксируются все операции с ними: открытие, изменение, копирование, перемещение, вывод на печать, при этом указывается, кто и когда совершил операцию. Для файлов с цифровыми метками доступна функция блокировки, не допускающая совершать с ними определенные действия, например, отправление по почте или изменение.

StaffCop также позволяет контролировать выполнение сотрудниками KPI, переписку, вывод файлов на печать, формирует скриншоты и на их основе ведет запись видео рабочего стола. В случае совершения сотрудниками неправомочных действий программа формирует оповещение.

На основании всей собранной информации в системе формируются отчеты и диаграммы, которые выдают статистику в удобной для восприятия форме и в короткие сроки. Руководитель или сотрудник HR-подразделения может сам задавать форму отчета, исходя из своих задач. Возможна интеграция программы с CRM и другими средствами управленческой автоматизации.

StaffCop Enterprise

Система работает в скрытом режиме: пользователь не видит ее работу. Но в целях соблюдения этических норм и трудового законодательства необходимо поставить сотрудников в известность, что их действия могут контролироваться. И, конечно, для эффективного функционирования системы контроля сотрудники должны понимать, что придется нести ответственность за нарушения трудовой дисциплины и другие неблаговидные действия. Они будут более терпимо относиться к контролю, если будут видеть, что его последствия — не только штрафы и наказания, но и поощрения за хорошие результаты, более разумные бизнес-процессы и т. д.

Контроль сотрудников эффективен только тогда, когда он функционирует не эпизодически, а постоянно. С помощью программного комплекса StaffCop вы можете быть уверены, что контрольная функция выполняется.

Контроль работы сотрудников. Просто о сложном! Как контролировать персонал

1. Зачем нужен контроль персонала?

Для чего нужен контроль подчинённых? А, чтобы отличить работу, от изображения её видимости.

Когда я работал начальником базы, время от времени меня контролировал генеральный директор, он звонил и интересовался, чем конкретно я занимаюсь в данный момент. А как я писал в статье про делегирование, я организовал работу так, что было много свободного времени, и я устроился на вторую работу.

Поняв, что директор может меня «спалить», я стал заранее готовить специальный список дел и задач, именно для того, чтоб потом, когда позвонит директор, без запинки «протараторить» его, создав тем самым видимость большой занятости.

Как стать жёстким руководителем

Без списка, я просто не успевал чётко сформулировать чем я занимаюсь даже тогда, когда действительно был очень занят. Естественно директор приходил к выводу, что у меня недостаточно работы, и давал ещё несколько поручений. Доходило до того, что я домой уходил в девять вечера, вместо пяти.

К слову надо сказать, что директор был ещё и собственником компании, поэтому контролю уделял много времени, ведь рабочее время сотрудников, он оплачивал из собственного кармана. Он стремился максимально эффективно использовать своих сотрудников. А я естественно не был заинтересован, чтобы меня нагружали дополнительной работой, не относящимся к моим должностным обязанностям.

И вот один из его любимых методов контроля был такой – он обзванивал своих подчинённых и спрашивал, чем он сейчас занимается, какой план на день, и если сотрудник не мог чётко ответить, то давал дополнительные поручения, список которых, судя по всему у него был заготовлен.

Контроль персонала

 

Я понял это, и научился создавать видимость работы, я чётко и уверенно зачитывал по списку дела на день:

  • Позвонить туда-то;
  • договориться с тем-то;
  • проверить то-то;
  • промониторить цены на то-то;
  • и т.п.

Директор, послушав пунктов 5-7, говорил, всё понял, и поручал задание другому менее сообразительному сотруднику. На самом деле времени на весь список уходило минут 30-40.

Вот так можно создавать видимость работы даже очень опытному руководителю. Сейчас вызывают умиление некоторые подчинённые, когда таким образом, пытаются пудрить мне мозги, что они очень заняты.

Так вот функция управленческого контроля – максимально эффективно использовать своих работников.

2. Почему нужно контролировать своих сотрудников?

Контролировать сотрудников нужно не потому что они плохие, а потому что природой человека заложено экономить калории. В эволюции человека, только последние несколько десятков лет, появился избыток калорий, и от механизма рационального использования энергии, в буквальном смысле зависела выживаемость человеческого вида.

Таким образом механизм расхода калорий включался только когда существовала угроза выживания индивида, а в остальное время действовал режим экономии, то есть лень.

По этой же причине большинство сотрудников склонны создавать видимость работы. Задача контроля выявить, где сотрудник напрягается, а где создаёт видимость. Контроль должен предусматривать санкции, чтобы включился режим выживания сотрудника, что бы выросла его эффективность.

Цель контроля персонала

 

Исходя из теории эволюции, для максимальной эффективной эксплуатации, работников нужно помещать в так называемую «зону смерти», ну, в той или иной степени. То есть сотрудник должен чувствовать постоянную угрозу увольнения.

Но как выжить компании находящейся в конкурентной среде, если все сотрудники ленятся? Для этого существует волшебное средство – это управленческий контроль, который кроме всего прочего, выполняет ещё и функцию принуждения. Цель контроля персонала – это уверенность руководителя, что он получит тот результат, который запланировал.

Как стать сильным руководителем!

Кроме того, он даёт выгоды как для руководителя, так и для организации в целом, и как ни странно для самих сотрудников. Так как они тоже заинтересованы в стабильности компании, и регулярной выплате зарплаты, особенно в период закредитованности населения. И так выгоды управленческого контроля:

  • Предсказуемость результата работы сотрудников;
  • Доверие партнёров, что обязательства будут выполнены;
  • Стабильность и надёжность организации в глазах персонала;
  • Конкурентоспособность компании на рынке;
  • Своевременный контроль даёт возможность корректировать работу в нужном направлении;
  • Контролируя рабочий процесс, можно выявлять ошибки, и исправлять их до того, как последствия примут необратимый характер.
  • Он выявляет не только ошибки, но и фиксирует успех!

И так с выгодами контроля разобрались. А что же такое контроль? В чём его суть, в чём идея контроля?

3. В чём суть управленческого контроля?

Суть контроля – это сравнивать фактическое положение дел, с идеальным. Контроль персонала, в отличие от наблюдения за его работой предполагает, вмешательство начальника в деятельность подчинённых, для обнаружения ошибок, и устранения отклонения от плана. Из чего следует, что контролирующий, должен обладать полномочиями.

При выявлении отклонений от плана вы должны немедленно принять меры, и вернуть рабочий процесс в нужное русло. В противном случае никакого смысла в контроле нет, ну и соответственно в вас, как в руководителе.

Контроль работников

 

Кроме того, контроль сотрудников выполняет дисциплинирующую и мотивирующую функцию. Начальник обязан контролировать своих подчинённых! Причём делать это постоянно!

Если постоянно не контролировать, они постепенно расслабятся. Например, будут всё позже и позже приходить на работу. Они будут тестировать границы, они будут всё больше и больше садятся вам на шею!

Таким образом главная цель контроля персонала – это направлять рабочий процесс в правильное русло, и сопровождать его до получения нужного результата.

Каким образом это делать? Для этого существует несколько видов контроля.

4. Базовые виды контроля в менеджменте

В менеджменте применяются следующие виды контроля:
  1. Предварительный – проводится в момент составления плана, и сразу после постановки задачи подчинённым. Его главная цель — это убедиться, что:
    • человеческих и материальных ресурсов достаточно для выполнения данной задачи;
    • все элементы системы готовы к реализации плана;
    • что сотрудники всё правильно поняли.
    Контроль работников
  2. Текущий – производится с целью обеспечения правильности выполнения этапов задачи, соблюдения сроков, и возможности внести корректировки, если будут обнаружены отклонения от плана. Этапы задачи, называют ещё – точками контроля. Для реализации текущего контроля важно наладить обратную связь от сотрудников к руководителю, по принципу: «Столкнулся с проблемой – позвони!»
  3. Итоговый – производится после завершения работы, с целью оценки полученных результатов. Поощрение отличившихся, наказание провинившихся. Анализ недостатков, и способов их предотвращения в будущем.
И так в результате грамотного налаженного контроля, руководитель гарантированно получит, нужный ему результат. Но это ещё не всё! Есть ещё несколько наиважнейших функций, которые выполняет контроль, и очень сильно облегчают жизнь руководителю.

5. Наиважнейшие функции контроля

Контроль, в системе управления персоналом, выполняет следующие жизненно важные для компании функции:
  • Мотивация. Если в работе подчинённого не обнаружено недостатков, задача выполнена качественно, и в срок, он должен получить поощрение от руководителя. Даже если поощрение будет моральным, это в дальнейшем будет мотивировать сотрудника, качественно выполнять свои обязанности.
  • Принуждение. Постоянный надзор начальника, снизит вероятность безответственного отношения подчинённых, к своим функциям. Чем ниже квалификация работников, тем более жёстким должен быть надзор!
  • Дисциплина. Чем ниже дисциплина, тем плотнее нужно контролировать персонал.

Для получения всех этих «плюшек», от внедрения контроля, важно проводить его правильно. Вот основные принципы контроля.

6. Базовые принципы – как контролировать работу сотрудников

  • Прежде чем контролировать работу сотрудников, руководитель должен убедится, что качественно выполнены предыдущие управленческие функции, планирование и делегирование. То есть что вы будите контролировать?
  • Контролировать нужно открыто и постоянно. Это обеспечит повышение вероятности качественного выполнения работы.
  • Обязательно должна быть обратная связь, от начальника к подчинённому. Если работа делается как надо, начальник должен сделать подтверждение сотруднику: «Молодец!» или «Всё ок!» и т.п.

    То есть дать дополнительную мотивацию. Как известно мотивации много не бывает, и большинство людей нуждается в психологических поглаживаниях, особенно если он не дополучает их дома.

    В моей практике был курьёзный случай, когда сотрудник выходил на работу в выходной день, бесплатно. Как выяснилось, дома у него была невозможная обстановка, и работа являлась отдушиной, то есть он на работе эмоционально отдыхал.

7. Примеры контроля персонала, методы и способы

7.1. Метод контрольных точек

Тотальный контроль осуществляет тот, кто не умеет правильно контролировать. Для того чтобы правильно контролировать, нужно уметь строить систему контроля. Нужно найти такие контрольные точки, чтобы очень простым действием решить сразу несколько задач, и обеспечить достаточное качество выполняемой работы.

Пример от основателя менеджмента Фредерика Тейлора. Как проверить качество работы токаря? Ведь изготовление деталей — это очень сложная процедура:

  • Нужно правильно подобрать резец;
  • Правильно его заточить;
  • Правильно его установить;
  • Выбрать правильную скорость вращения шпинделя;
  • Установить нужную глубину резания;
  • Подать правильную смазку, нужной температуры.

И когда все операции выполнено правильно, то автоматически обеспечивается нужное качество изготовления деталей. Как же проверить все ли операции выполнил работник правильно? Ведь если проверять каждую его операцию, то такая система контроля увеличит цену изготовления деталей в разы.

ТОП — 5 самых важных статей для руководителя:

И Тейлор нашёл такую контрольную точку, которая очень просто обеспечивала приемлемое качество работы токаря. Он предложил очень простое решение. Брать стружку определённой длины и взвешивать её, допустим кусок стружки в 20 сантиметров, должен весить ровно 9 грамм. Если токарь сделал что-то неправильно нужного веса не получиться.

Ещё один пример – как обеспечить качество приготовления пельменей? Ведь если их пробовать каждый раз, то повар в рабочей столовой через неделю не сможет работать. В инструкции к приготовлению пельменей указано: «варить пока не всплывут». Вот это и есть контрольная точка.

У меня, в бытность мою начальником базы в строительной фирме, тоже была своя контрольная точка, которая решала практически все проблемы с контролем работы персонала базы – это отсутствие жалоб со строительных объектов. Эта история описана здесь.

Таким образом контрольная точка – это очень простой, объективный показатель, который:

  • Не требует устных пояснений работника;
  • позволяет избежать препирательств с сотрудниками;
  • избежать не объективных оценок со стороны проверяющих;
  • Избежать тотального контроля, и как следствие избежать снижения мотивации персонала;
  • позволяет снизить издержки на систему контроля.

7.2. Метод Тейлора

Иногда работники сами того не осознавая тратят рабочее время не по делу. Пример от того же Тейлора, наблюдая за работницами фабрики он обнаружил, что большую часть времени они болтают.

Как решил он эту проблему? Он просто рассадил их подальше друг от друга.

В итоге число работниц сократилось с 120 до 35 и при этом рабочий день сократился с 12 часов до 8.5 Вот к чему может привести грамотный контроль Зарплату он поднял, так что оставшиеся были довольны.

Контроль работников

Получи два  упражнения из методики, сделай их правильно и посмотри, как измениться твоё поведение…

 

 

*

Получить!

7.3. Контроль дисциплины труда — пример

Не секрет, что большинство офисных работников, до 90 процентов рабочего времени проводят в соцсетях. Есть простое решение данной проблемы в духе Фредерика Тейлора. Я видел это в некоторых компаниях. У них сделаны стеклянные стенки между длинным коридором и отделами, где сидят сотрудники.

При этом мониторы повёрнуты экраном к двери, а сотрудник сидит спиной. И если директор идёт по коридору, он видит, сотрудник занят работой или сидит в соцсетях. Заметьте, директору не нужно дополнительно тратить время на контроль.

7.4. Сталинские методы контроля

Есть ещё так называемый внутренний контроль, это правильное воспитание, правильные убеждения, или прецеденты из предыдущего опыта. То есть сотрудник сам себя контролирует.

Эффективная составляющая внутреннего контроля — это страх подчинённого перед руководителем, а не наоборот. Причина этого — наша история тоталитарного государства, у нас в подкорке прописан страх, как у руководителей, так и у подчинённых. Вспомните сталинские времена, когда за опоздание могли отправить в места не столь отдалённые.

Но проблема большинства российских руководителей — это то, что они сами боятся своих подчинённых. Сами понимаете, какой у подчинённого будет внутренний контроль, если он бессознательно чувствует, что руководитель его побаивается.

Поэтому нужно избавиться от иррационального страха. Как? Читайте здесь.

Жёсткость руководителя — автоматически обеспечивает этот самый внутренний контроль в сотруднике.

7.5. Невербальный контроль

Во время коммуникации с подчинённым, грамотный руководитель может по невербалике отследить качество его работы. Большинство сотрудников никудышные артисты, и если есть «косяки» в работе, то своим невербальным поведением они выдадут себя.

Задача руководителя отслеживать и фиксировать невербальные сигналы, и делать выводы. А при необходимости задавать дополнительные вопросы. Ложь, как правило, рассыпается на третьем вопросе.

Фишка в том, что когда на вопрос покрашен ли забор, подчинённый говорит: ну в принципе да (в общем да; практически да), то человек врёт, и с помощью вопросов можно докопаться до правды. То есть среднестатистический человек всегда сделает некую оговорку. Вот на эти оговорки и рассчитывал мой генеральный директор, когда мне звонил.

Предварительный, невербальный контроль можно делать и на этапе делегирования. По невербалике, можно понять, понял ли подчинённый задачу, и, если есть сомнения нейтрализовать их.

7.6 Регламенты и должностные инструкции

Функцию контроля должны исполнять и регламенты, и должностные инструкции, и прочие нормативные акты. Ошибка, когда должностные инструкции не оказывают никакого контроля. Должен быть внутренний контролёр, нужно прописать это в подкорке подчинённого, с помощью, например, прецедентов с увольнением сотрудника за неисполнение должностных обязанностей.

Пример, как я чуть не уволил сотрудника за неисполнение должностной инструкции, читайте в главе про обратное делегирование, когда подчинённый обнаглел до такой степени, что пытался спихнуть на меня свою работу.

7.7 Контроль сроков

В момент делегирования согласовывается график выполнения работ, с привязкой по времени. И условно говоря в пятницу в 17-00, должен быть готов, такой-то участок строительства дороги. Соответственно в это время приезжает руководитель и проверяет сделано ли всё правильно.

Совет: назначайте точки контроля сроков на пятницу, так как если будут отклонения от графика, будет возможность наверстать упущенное в выходные. Иначе могут последовать штрафные санкции от заказчика, если таковые прописаны в договоре.

Контроль работников

8. Психологические проблемы контроля подчинённых

Проблемы контроля

 

Контроль над сотрудниками, процедура не приятная, как для подчинённых, так и для их шефа. Подчинённые опасаются придирок со стороны начальника. Опасаются обнаружения каких-то недостатков. Обижаются, интерпретируя, как недоверие.

Руководитель может уклоняться от исполнения своих обязанностей неосознанно, психологически. Проблема психологических проблем, может заключаться в его низкой самооценке, чувстве вины, за то, что подчинённые могут обидеться, что он не доверяет им. Страха показаться не адекватным.

При наличии таких проблем, руководитель подсознательно старается избегать контакта с подчинёнными. Ссылается на нехватку времени. Ищет причины, почему контролировать подчинённых не нужно. Если у вас возникают психологические проблемы, при взаимодействии с подчинёнными, их необходимо решить. Решение находится здесь.

Кроме психологических проблем, важно избежать и чисто технических ошибок, самые типичные приведены ниже.

9. Ошибки при контроле персонала

Самые распространённые ошибки в контроле работы персонала, и их последствия:
  • Избыточный, тотальный или жёсткий надзор. Так вот, если контролировать подчинённых слишком плотно, то есть как говорят: «Начальник стоит над душой». Это начисто лишает подчинённых ответственности. Порождает обиды, и воспитывает нерешительность.
  • Начальник уделяет мало внимания к деятельности подчинённых. Это может быть интерпретировано, как то, что задача не очень важная. Что опять же порождает безответственность.
  • Руководитель по результатам проверки, не делает выводов. Не работает над выявленными проблемами. Не поощряет отличившихся, и не наказывает виновных. Это тормозит оптимизацию бизнес-процессов, ведёт к проигрышу в конкурентной борьбе!
  • Руководитель хочет выглядеть «хорошим» в глазах сотрудников, он хочет быть любимым подчинёнными. А это непременно создаёт проблемы для его самого. Это снижает его эффективность. Это 100% снижает его ценность, как руководителя, на рынке труда!

Подводя итоги к вышесказанному, можно сделать вывод, что не использовать контроль в своей управленческой деятельности, крайне проигрышная стратегия. И она непременно приведёт вас к краху, краху как руководителя.

Помните, что прежде чем контролировать выполнение задач, не менее важно правильно их делегировать. Подробно здесь!

Александр Федотов

 

Похожие материалы:

10. Контроль персонала — видео

Читать бесплатно онлайн книгу: «Как сделать себя сильным руководителем. Пошаговая методика»

Комментарии для сайта Cackle
Организация мониторинга работы сотрудников в малом офисе / Хабр
Заместитель директора по безопасности вызывает к себе в кабинет. Ставится задача: безопасник хочет видеть, чем занимался каждый сотрудник в течение дня. Желательно, с архивом в несколько дней. В ходе беседы выясняется, что «ввод с клавиатуры» сотрудника его абсолютно не интересует, ему нужно только видеть, что происходило на экране монитора в рабочее время.

Рассмотрим вариант, как мы можем это все реализовать. Что нам нужно?

  1. Программа, работающая в скрытом режиме, без уведомлений, не содержащая кода, определяемого как вирус, легкая и не мешающая работе самого пользователя.
  2. Сетевое хранилище из расчета максимум 1 Гб на каждого пользователя на три дня.
  3. Сервер, не выполняющий важных ролей в сети с разгруженным сетевым интерфейсом.
  4. Полученные данные должны легко обрабатываться и анализироваться.

От записи видео сразу отказываемся, т.к.:
  • во-первых: слишком большой объем данных — 9-часовой рабочий день сотрудника выходил в самом ужатом формате порядка 2 Гб;
  • во-вторых: большая нагрузка — даже самый незаметный рекордер доставит пользователю видимый дискомфорт;
  • в-третьих: неудобство в анализе полученной информации — перемотка многочасового видео, монтаж, когда нужен отчет по сотруднику, много вопросов «А как?» и т.д.
  • в-четвертых: не все такие программы могут взаимодействовать с терминальными сеансами или вернуть себе работоспособность после выхода из блокировки\сна.

Таким образом, мы приходим к единственному варианту — делать скриншоты. Программ для этих целей огромное количество, но все они имеют кучу недостатков, а именно:
  1. Часто определяются как вирусы, многие даже не всегда удается добавить в список исключенных процессов антивируса.
  2. Недостаточный или лишний функционал.
  3. Излишнее взаимодействие с рабочей областью пользователя («Ой, а что это у меня мышка так дергается и экран каждую минуту мигает?»).
  4. Нормальные программы идут только в комплекте с комплексным решением, репорт-центрами и за большие деньги.

Несколько месяцев я пробовал самые разные программы, включая платные с триал-периодами. И каждый раз, в ходе обкатки, сталкивался с кучей проблем, описанных выше. Даже ходил на презентацию одного из раскрученных продуктов, который чуть ли не замеряет, сколько кофе сотрудник выпил в течение дня. Все не то, все слишком громоздкое или слишком кривое. Нужно было простое решение, легкое и эффективное. И тогда я начал смотреть не в сторону готовых решений, а в сторону универсальных скриптов.

Для начала — на каждом компьютере под управлением Windows есть командная строка. Есть домен, есть групповые политики и log-on скрипты. Все, что мне остается — запустить из командной строки цикл, который будет делать скриншоты экрана и записывать их в локальную папку. А на сервере я создам задание планировщику с повтором каждый час, по которому все накопленные скриншоты будут с компов забираться и складироваться в нужную папку, которую и будет просматривать наш безопасник. Проблема в том, что у командной строки нет функционала «сделать скриншот». Зато такой функционал есть у nircmd и даже больше.

Плюсом идет бесплатность, легкость, отсутствие вирусного кода и гибкость.

Итак, начнем. Первым делом, нам нужно будет запускать nircmd так, чтобы конечный пользователь об этом не подозревал. Тут нам поможет vbs:

CreateObject("Wscript.Shell").Run """" & WScript.Arguments(0) & """", 0, False

Назовем его admin.vbs и добавим в наш log-on скрипт:
cmdow @ /HID
ECHO off

REM ----- PREPARE INJECTION ---------------------------------------------------------------
MKDIR C:\WINDOWS\Security\Domain\
MKDIR C:\WINDOWS\Security\Domain\Log
IF EXIST "C:\WINDOWS\Security\Domain\start.bat" (
DEL C:\WINDOWS\Security\Domain\start.bat
DEL C:\WINDOWS\Security\Domain\finish.bat
REM ----- INJECT --------------------------------------------------------------------------
copy "\\SYSVOL\Domain\scripts\monitor\inject\start.bat" "C:\WINDOWS\security\Domain\"
copy "\\SYSVOL\Domain\scripts\monitor\inject\finish.bat" "C:\WINDOWS\security\Domain\"
)
copy "\\SYSVOL\Domain\scripts\monitor\inject" "C:\WINDOWS\security\Domain\"

ping 127.0.0.1 -n 1 -w 1000 > nul

REM ----- LOG MONITOR ---------------------------------------------------------------------
IF "%1"=="/login" (goto LOG-IN)
IF "%1"=="/logout" (goto LOG-OUT)

:LOG-IN
wscript.exe "C:\WINDOWS\security\Domain\admin.vbs" "C:\WINDOWS\security\Domain\start.bat"
(ECHO %DATE% %TIME% --- %COMPUTERNAME%: %USERNAME%: LOGGED IN. Processing start.bat )>>"\\DomainController\LOG\nir_journal.txt"
goto EOF
:LOG-OUT
REM wscript.exe "C:\WINDOWS\security\Domain\admin.vbs" "C:\WINDOWS\security\Domain\finish.bat"
(ECHO %DATE% %TIME% --- %COMPUTERNAME%: %USERNAME%: LOGGED OUT. Processing finish.bat )>>"\\DomainController\LOG\nir_journal.txt"
goto EOF

Сперва мы удаляем старые версии наших батников, потом закачиваем новые. А также закачиваем сам nircmd.exe и admin.vbs. Отлично, и start.bat, и finish.bat теперь будут запущенны незаметно для пользователя. Наполняем start.bat следующим содержанием:
echo off

REM 43200 = 60*24*30 = 1 month. 
c:\windows\Security\Domain\nircmd.exe loop 43200 60000 savescreenshot "c:\windows\Security\Domain\Log\scr~$currdate.MM_dd_yyyy$-~$currtime.HH_mm_ss$.jpg"

И на этом с пользователями мы закончили. Теперь на каждом компьютере, где нужно, будет висеть процесс nircmd (если exe переименовать — имя процесса также изменится) который, как правило, вообще ни у кого интереса не вызывает. Процесс будет делать скриншот каждую минуту в течение месяца и сохранять его в c:\windows\Security\Domain\Log\. Если пользователь месяц не будет выходить из системы — частный случай, можно его просто вечером выкинуть для профилактики, сославшись на обновления или зайти под ним и запустить log-on скрипт еще раз. Единственное, о чем нам стоит заранее позаботиться — это разрешить пользователю писать в папку:
cacls "\\%PC%\C$\windows\Security" /G %USER%:F

Нужно прогнать под админом для всех ПК\Юзеров в группе мониторинга. Но можно и не заморачиваться, есть ведь папки Users\Public, куда у них есть право записи по умолчанию.

Как показала практика, nircmd работает корректно только если был запущен самим пользователем (PSExec не поможет, будет писать черный экран), а также вполне себе работает в терминале, там только нужно разделить папки log по именам пользователей.

Теперь настроим наш сервер. Пишем один батник, который будет заниматься и забором, и чисткой, и восстановлением каталогов хранилища.

@echo off
setlocal ENABLEDELAYEDEXPANSION
cd /d e:\
IF "%1"=="/repair" (goto REPAIR)
IF "%1"=="/scan" (goto SCANCOPY)
IF "%1"=="/archive" (goto ARCHIVE)
:SCANCOPY
REM ------------- Собираем скриншоты
for /F "tokens=*" %%A in (e:\auto\loop.txt) do ( 
	if %%A EQU @END_OF_LOOP ( 
		exit /b 
	) else ( 
		e:\auto\scancopy.bat /%%A 
	)
)
goto :EOF

:ARCHIVE
REM ------------- Чистим мусор
attrib -H -S /S e:\roam\Thumbs.db
del /F /S /Q e:\roam\Thumbs.db
attrib -H -S /S e:\roam\_desktop.ini
del /F /S /Q e:\roam\_desktop.ini
REM ------------- Удаляем все, что старше -5 дней
forfiles -p e:\roam -m *.* -s -d -5 -c "cmd /c del /q @path"

:REPAIR
REM ------------- Удаляем все пустые папки 
goto start
:fn1
for /d %%i in ("%~1\*") do (call :fn1 "%%i" & rd /q "%%i")
exit /b
:start
call :fn1 "e:\roam"

:REPAIR_P2
REM ------------- Создадим папки для наших ПК
for /F "tokens=*" %%A in (e:\auto\loop.txt) do ( 
	if %%A EQU @END_OF_LOOP ( 
		exit /b 
	) else ( 
		MKDIR e:\roam\%%A\  
	) 
)


Содержимое scancopy.bat:
@ECHO off
set DEST=%1
IF not EXIST "\%DEST%\ADMIN$" ( goto :EOF )
IF not EXIST "\%DEST%\ADMIN$\Security\Domain\Log" (
(ECHO WARNING --- %DATE% %TIME% --- %COMPUTERNAME%: Log folder not found! )>>"\\DomainController\LOG\nir_journal.txt"
goto :EOF )
>nul 2>nul dir /a-d "\%DEST%\ADMIN$\Security\Domain\Log\*" && (GOTO TRANSFER) || ( (ECHO WARNING --- %DATE% %TIME% --- %COMPUTERNAME%: Zero files in source folder! )>>"\\DomainController\LOG\nir_journal.txt" )
:TRANSFER
IF NOT EXIST e:\roam%DEST%\%DATE%\ ( MKDIR e:\roam%DEST%\%DATE%\ )
robocopy \%DEST%\ADMIN$\Security\Domain\Log e:\roam%DEST%\%DATE%\ /MOV /R:0)
(ECHO SERVICE --- %DATE% %TIME% --- %DEST%: Files transfer success. )>>"\\DomainController\LOG\nir_journal.txt"

Loop.txt — просто список компов или IP-адресов, разделенных новой строкой. В конце списка — @END_OF_LOOP — как маркер конца списка.

Создадим три задания в планировщике, которые будут запускать service /scan каждый час, service /repair каждый день и service /archive каждый день. Все, наша система мониторинга готова. Даем безопаснику ссылки на каждую папку в хранилище (подписанные пофамильно), объясняем принцип работы и пусть сидит играется.

Теперь можно и что-нибудь полезное пойти сделать.

Кратко, структура:

  1. Log-on скрипт запускает nircmd;
  2. nircmd делает скриншоты каждую минуту и сохраняет локально;
  3. Сервер раз в час прогоняет robocopy по списку ПК\IP и забирает скриншоты у пользователей;
  4. У безопасника ссылки на папки в хранилище и он знает, что загрузка идет раз в час, а также что файлы старше 5 дней удаляются.

Решение работает в моей конторе уже полгода, никаких проблем не возникало, пользователи о ней знать не знают (но догадываются), безопасник и руководство довольны. Нугрузка nircmd на проц на самом допотопном ПК в конторе составляет 1-2%.

Типовые проблемы, ошибки и методы их преодоления

Менеджмент 66415 эксперт по системному бизнесу

Человек лучше всего следит за собой тогда, когда другие следят за ним тоже

Джордж Сэвил

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Чрезмерный контроль — путь к деградации; отсутствие контроля — к анархии

Оглавление статьи

«Контроль — как много в этом слове…», или стоит ли «давить педаль контроля» во всех случаях?

Контроль — как много в этом слове для сердца русского слилось! Как много в нём отозвалось…Есть у нас национальная традиция: пускаться в крайности. В результате в компаниях контроль либо отсутствует вовсе, либо руководители пытаются решить большинство возникающих проблем усилением контроля.

Действительно, в некоторых случаях без усиления контроля обойтись сложно. Но во многих других эта мера настолько же эффективна, как тушение пожара с помощью бензина.

Что ждёт руководителя, который без разбору “жмёт педаль контроля”, столкнувшись с проблемами в работе своих подчинённых? В компании (или подразделении) появляется специальная должность “контролёр”, а затем “контролёр контролёра”, “контролёр контролёра контролёра” и т.д.

Через некоторое время внезапно обнаруживается, что контроль пожирает чрезмерное количество времени как босса, так и его подчинённых и, самое ужасное, при этом качество работы всё равно остаётся посредственным. В итоге у руководителя формируются два заблуждения: «проще всё делать самому» и «меня окружают бездельники и бездари«.

Значит ли это, что контроль вреден? Конечно же нет, ведь без контроля дела просто будут пущены на самотёк и несложно спрогнозировать, к какому плачевному результату это приведет.

Итак, я подошёл к цели данной статьи: показать, как построить систему контроля в компании, правильно контролировать своих подчинённых и в каких случаях контроль уместен, а в каких крайне вреден.

Но постойте, что это? Я слышу голоса скептиков: “Контроля много не бывает!” Для вас я приготовил специальный блок о последствиях.

Последствия чрезмерного контроля

  • Демотивация сотрудников. Зачем нам напрягаться и делать качественно сразу, если руководитель всё за нами проконтролирует и исправит? Следствие: деградация профессиональных компетенций сотрудников и качества работы.
  • Демотивация руководителя. Время на контроль и исправление недочетов начинает превышать время выполнения самой работы. Следствие: деградация управленческих компетенций руководителя и качества выполненной работы.
  • Низкая эффективность работы как компании в целом, так и в подразделениях в частности. Руководитель тратит избыточное время на контроль вместо развития подразделения, сотрудники же — на участие в контрольных мероприятиях вместо производства результата.

Безусловно есть и другие последствия: например, высокая текучка кадров, деградация процессов компании.

Можно ли контроль чем-либо заменить?

Контроль — одна из базовых компетенций руководителя. Без неё обойтись невозможно, т.к. руководитель ответственен за работу всех своих подчинённых (в рамках иерархии, проектов, функциональных проектов и задач). Едва ли можно нести ответственность за то, что не подлежит твоему контролю.

В чём заключается смысл контроля? Убедиться, что результаты работы (как промежуточные, так и финальные) и процесс достижения результата соответствуют заданным параметрам, требованиям и стандартам.

Между управленческими компетенциями не должно быть “перетягивания каната

Компетенция “Контроль” жёстко взаимосвязана с компетенциями «Планирование» и «Делегирование” (подробнее про компетенции руководителя см. статью “Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки”).

Чем хуже руководитель умеет планировать и делегировать, тем больше вынужден контролировать. Многие из руководителей идут по, на первый взгляд, более простому пути: вместо того чтобы развивать свои компетенции “Планирование” и “Делегирование”, начинают задействовать компетенцию “Контроль” на 1000%. Что становится одной из самых распространенных причин возникновения чрезмерного контроля в организации. О других причинах и способах их преодоления пойдёт речь ниже.

Причины возникновения чрезмерного контроля

Хотел бы ещё раз донести мысль, что считаю основной проблемой не столько отсутствие контроля (об этом мы поговорим чуть позже), сколько его чрезмерность.

В этом случае создаётся впечатление, что всё серьёзно и грамотно, но по сути оказывается “труха в сердцевине”, ибо вместо развития процессов и получения результата, усилия сосредоточены на контроле “каждого чиха”.

1. Сотрудники НЕ соблюдают договорённости

Здесь будет уместно задать вопрос: “По какой причине сотрудники могут не соблюдать договорённости?”. Прежде чем свалить вину на нерадивых подчинённых, предлагаю рассмотреть одну из наиболее распространенных, но мало кем учитываемых, причин.

1.1. Руководитель НЕ соблюдает договорённости

Для многих это становится откровением, но… Зачастую сотрудники соблюдают договорённости ровно настолько, насколько сам руководитель придерживается договорённостей со своими подчинёнными. Конечно, я не рассматриваю здесь патологических лентяев и бездельников. Речь идёт о добросовестных работниках.

Поэтому, когда руководитель постоянно “забЫвает” и “забИвает”, он должен быть готовым “получать обратку”.

Как сделать, чтобы договорённости соблюдались с большей вероятностью?

Исключить “моральное право” не соблюдать договорённости сотрудником:

  1. Если сотрудник считает, что вы (его руководитель) не соблюдаете договорённости — пусть даёт обратную связь (в форме статуса/мнения, но не претензий).
  2. Фиксируйте и разбирайте полученную обратную связь, используйте её для развития своих профессиональных и управленческих навыков. Если вы действительно нарушили договорённости, делайте из этого учебный пример для остальных. Ну и, конечно, если это возможно, исправляйте последствия.
  3. Если вы посчитали нужным пересмотреть ранее согласованные договорённости, сообщите об этом сотруднику заранее. Будет полезно озвучить свои мотивы (почему пересматриваете).
1.2. Низкая культура соблюдения договорённостей в компании

Да, многое зависит от корпоративной культуры и от того, работает ли там правило “не можешь выполнить договорённости — сообщи”, а также принимаются ли какие-то меры по отношению к тем, кто его нарушает.

Звучит достаточно просто, но это тот самый случай, когда требуются колоссальные усилия и масштаб для решения проблемы. Т.е. “чудесные мантры” для сотрудников из разряда “держать слово — это хорошо” если и будут действовать, то временно и далеко не на всех. А всё потому, что в нашей (российской) культуре договорённости не очень-то и принято соблюдать.

Что делать? С чего начать? Проверенный способ сделать соблюдение договорённостей неотъемлемой частью корпоративной культуры — внедрить регулярный менеджмент. Подробнее о том, как это сделать, читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели”.

1.3. Саботаж, действия подрывного характера

В этом случае необходимо действовать по шагам:

  1. Для начала необходимо выявить “противодействующих”, “подрывников”, “антилидеров” и “халявщиков”. В этом вам поможет статья “«Найди и уволь их всех!» Кого необходимо увольнять в первую очередь, и как их выявить”.
  2. Показать сотруднику «правильный путь» и последствия отклонений от него.
  3. При отрицательной динамике — прощаться.

2. Низкая профессиональная квалификация сотрудников

Возвращаемся к причинам чрезмерного контроля. Одна из них — низкая квалификация сотрудников. Действительно, “студентов” и “новичков” нужно контролировать на каждом шагу. Только отвернулся — перед тобой уже “охапка наломанных дров”.

Типовая ошибка — нанять неквалифицированных сотрудников и подменять должный уровень их профессионализма путём чрезмерного контроля со стороны руководителя. Возможно ли? Да, если “забыть” посчитать время, которое босс будет тратить на избыточный контроль. Как правило, оно стоит дороже, чем сэкономленные на зарплате персонала деньги.

Решением проблемы будет либо повышение квалификации сотрудника, либо, если это невозможно, — перевод его на другую должность или увольнение.

В некоторых случаях можно построить технологию выполнения работы так, чтобы задача корректно выполнялась даже сотрудником низкой квалификации.

3. Низкие управленческие компетенции руководителя

При слабом развитии компетенций “Планирование” и “Делегирование”, руководитель вынужден чрезмерно использовать компетенцию “Контроль”.

Верный признак чрезмерного контроля — наличие контролёров над контролёрами

Данный расклад уместен только в одном случае: управленец форсированными темпами и целенаправленно развивает свои компетенции “Планирование” и “Делегирование”. Если же этого не происходит, руководитель с «чрезмерным контролем» приносит значительно больше вреда нежели пользы (см. выше «Следствия чрезмерного контроля»)

Как выявить таких руководителей? Когда вскрываются ошибки его подчинённых, вы слышите знаменитую фразу: “Я не могу всё контролировать!«.

Что делать с такими руководителями? То же самое, что и с подчинёнными, которых нужно постоянно контролировать из-за их низкой квалификации: обучать или прощаться с ними.

Прокачать компетенцию “Делегирование” поможет внимательное изучение и отработка на практике следующих статей:

Для развития компетенции “Планирование” рекомендую следующие материалы:

4. Плохо организованное планирование со стороны сотрудников

Обеспечить использование сотрудниками необходимых технологий, в том числе планирования, — это задача руководителя. Типовая ошибка (а некоторым “мягкотелым” руководителям так попросту легче) — мыслить в духе “пусть каждый использует ту технологию, которая ему нравится, лишь бы был результат”. Но что зачастую получается в итоге? Результата либо нет, либо он сильно отличается от требуемого.

Поэтому руководитель должен внедрить общие технологии планирования для всех сотрудников (могут отличаться в зависимости от типа работы: планирование у офисных сотрудников и рабочих на производстве будет разным).

Там, где это уместно, вовлекайте сотрудников в разработку технологии планирования и её дальнейшее совершенствование. Но, как я уже не раз говорил, договорённости должны соблюдаться на 100% до заключения новых (это к тому, что предложения приветствуются, но самодеятельность без полномочий — наказывается).

Для решения проблемы планирования со стороны подчинённых рекомендую обратиться к тому же списку статей, что и для руководителей (приведён выше).

5. Патологическое недоверие к подчинённым со стороны руководителя

Появляется, когда сотрудники не выполняют свои договорённости (мы рассмотрели этот вариант выше), а также при отсутствии умений и знаний со стороны руководителя (вариант “низкая квалификация”).

Есть конечно и “клинические случаи”, когда руководитель искренне считает себя “пупом земли”, а всех остальных заведомо глупее, бестолковее, ленивее, изворотливее. Проблема только в том, что у такого руководителя сотрудники действительно становятся глупее, бестолковее, ленивее, изворотливее.

Никакой магии, только бизнес. Ведь то, как начальник воспринимает своих подчинённых, отражается на их реальном поведении. Бездельнику ведь не доверишь важную задачу, а тот, кто не делает важных задач, становится бездельником. Круг замкнулся. Искренне надеюсь, что это не про вас, как руководителя. Но если вдруг вы узнали в этом описании себя — лучше изменить свои взгляды и поведение позже, чем никогда.

Ключевые принципы контроля со стороны руководителя

Причины и последствия чрезмерного контроля были разобраны, на мой взгляд, достаточно подробно. Теперь предлагаю углубиться в изучение процесса выстраивания эффективного и неизбыточного контроля.

1. Контролируйте соблюдение договорённостей сотрудниками

В вашей компании должно соблюдаться правило: “если о чём-то договорились, это должно выполняться”. Если кто-то выходит из договорённостей или хочет их изменить — должен проинформировать вторую сторону.

Чтобы не получалось по-другому, контролируйте соблюдение договорённостей. Наметьте точки контроля и обязательно реагируйте на отклонения (без реакции контроль теряет смысл).

2. Заранее планируйте задачи по контролю

Если вы ставите задачу сотруднику, хотите проконтролировать её результат и другие параметры (в т.ч. сроки, итоговый документ и т.д.), сразу же поставьте себе отдельную задачу на контроль.

Для составных задач, проектов и процессов определите и зафиксируйте наиболее критичные этапы (точки невозврата или наивысших рисков, когда если что-то пойдёт не так, то принесёт серьёзные убытки) и заранее запланируйте промежуточный контроль до их наступления.

Выбирайте точки контроля на основе тенденций в работе конкретного человека и его области ближайшего развития

3. Классифицируйте контроль каждый раз, анализируйте и делайте выводы

Выпишите список разовых и регулярных задач, которые вам сейчас необходимо контролировать.

Определите, является ли данный пункт избыточным контролем или неотъемлемым? Если избыточным, поставьте соответствующую причину из разобранных мною выше.

Правильные вопросы помогут отделить ваше мнение о том, что всё под контролем, от реальных фактов

Задавайте себе вопросы:

  • Данная ситуация уже повторялось с подобной задачей/сотрудником?
  • Что необходимо сделать, чтобы решить эту же задачу при меньшем контроле (изменить технологию решения задачи, заменить исполнителя и т.д.)?
  • Насколько целесообразно выполнять эти действия (ресурсы, время, стоимость и т.д.)?
  • Возможно ли делегировать контроль другому сотруднику?

На основе полученных ответов запланируйте действия по исправлению ситуации в зависимости от выявленной проблемы.

Пример №1: Необходимость контролировать (прослушивать) каждые переговоры менеджера по продажам с потенциальным клиентом говорит о низкой профессиональной квалификации сотрудника. Значит, первым делом вам нужно запланировать его обучение.

Пример №2: Контроль ежедневных отчётов сотрудников можно разделить на два основных сегмента работ.

1) Работы, связанные с формальной стороной:

  • есть ли у задач результаты?
  • правильно ли они оформлены?
  • зафиксированы ли рабочие отчёты в системе?

2) Работы, связанные с оценкой результата:

  • соответствует ли качество результата заданным параметрам?
  • затрачено ли на выполнение задачи оптимальное количество времени?

В примере №2 контроль работ из сегмента №1 можно делегировать сотруднику с небольшим уровнем квалификации, тогда как работы из сегмента №2 сможет выполнить либо руководитель, либо эксперт в профессиональной области исполнителя.

4. Делегируйте и автоматизируйте контроль

Один из верных способов сократить время на контроль со стороны руководителя: 1) делегировать большую его часть подчинённым. 2) придумать и внедрить в работу технологию, чтобы функция контроля выполнялась в процессе выполнения работы (автоматизировать).

4.1. С помощью чек-листов сотрудники смогут сами контролировать правильность работы

Для повторяющихся задач необходимо организовать процесс выполнения работы так, чтобы сотрудник смог сам проверить результат на ошибки/отклонения (т.е. фактически сам себя проконтролировать).

В этом помогут чек-листы для выполнения последовательных задач. Один из вариантов таких чек-листов — таблицы со следующими столбцами:

  • Название пункта чек-листа (например: для задачи “Написать статью” одним из пунктов чек-листа будет “Загрузить картинки для статьи в специально отведённую папку на сервере”).
  • Статус “Выполнено / НЕ выполнено”. Когда сотрудник выполняет пункт, он ставит статус “Выполнено”.
  • Ссылка на регламент. Как правило, это ссылка на необходимый раздел регламента о том, как выполнить работу. Ссылка необходима, так как для одного процесса (чек-листа) может быть несколько регламентов, каждый из которых описывает только определённый этап выполнения процесса. Для задачи “Подготовить и разместить статью на сайте” используются следующие регламенты: 1) Требования к статье и изображениям; 2) Алгоритм контент-менеджера; 3) Как готовить email-рассылку.

Проверочный чек-лист является своего рода “надрегламентом”, в котором перечислены все действия, необходимые для выполнения задачи или процесса. Сотрудник идёт по чек-листу и отмечает выполненные пункты.

Бонус для внимательных читателей: пример проверочного чек-листа

Хотите получить образец рабочего проверочного чек-листа на примере процесса “Подготовка и размещение статьи на сайте в рамках контент-маркетинга”, который вы сможете использовать в качестве шаблона для создания своих чек-листов?

Выполните 2 простых действия:

1) Оставьте комментарий к статье в самом низу, как на скриншоте по ссылке: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV (Напишите кратко свой опыт при контролировании сотрудников: сложности с которыми вы столкнулись и как их удалось преодолеть).
2) Отправьте запрос на получение примера проверочного чек-листа через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью:

4.2. Работа, предоставляемая на контроль, должна быть выполнена на 100%

Часто подчиненные предоставляют результаты с расчётом на то, что руководитель обнаружит и исправит все ошибки и неточности. Поэтому особо не стараются. С другой стороны, работа бывает настолько важной, что проверить её необходимо в любом случае, и сотруднику об этом известно.

Как сделать, чтобы подчинённый не рассчитывал на контроль, оставляя зазор в качестве выполненной работы? Краткие принципы:

  • Требовать предъявлять на контроль работу, которая считается на 100% выполненной.
  • Если у сотрудника возникли вопросы, он должен их озвучить до старта контроля.
  • Все отклонения, не оговоренные при передаче работы на контроль, оцениваются как ошибки или проступки. На их основе руководителем делаются выводы о профессиональной квалификации работника и её динамике.
4.3. Контроль на промежуточных звеньях процессов силами сотрудников

Мечта любого руководителя: чтобы сотрудники контролировали друг друга при передаче промежуточных результатов. В некоторых бизнес-процессах это более чем оправдано.

Например, строительная бригада принимает на складе материалы для постройки дома. В этом случае (там, где это возможно) они должны проверять комплектность и качество материалов при получении.

Сделал или принял брак и при этом никому не сказал — получи наказание

Широко распространённая проблема заключается в том, что сотрудники из смежных подразделений прикрывают друг друга, руководствуясь принципом “моя хата с краю” и “сегодня я тебя прикрыл, а завтра ты меня”. Как с этим бороться? Увещевания бесполезны, а вот мотивирование будет эффективным. Варианты, которые можно использовать как вместе, так и по отдельности:

  • Если бригада приехала на строительную площадку с некомплектом, доставка организуется за их счёт.
  • Наказываются оба участника (и тот, кто сделал брак, и тот кто пропустил и принял брак). Возможен вариант, когда расходы делятся пополам между работниками склада и строителями или в каком-либо процентном соотношении.

5. Организуйте возможность отложенного контроля

Не всегда у руководителя есть возможность физически проконтролировать результаты работы сразу после её завершения подчинёнными. Но что делать в случаях, когда контроль необходим? Зачастую руководитель вынужден перекраивать свой рабочий график.

Да, в некоторых случаях необходим именно немедленный контроль, особенно когда дальнейший этап задачи не можете быть выполнен, пока не проконтролирован предыдущий.

В остальных случаях у руководителя должна быть возможность применять отложенный контроль. Для этого необходимо организовать работу подчинённых так, чтобы:

  • Фиксировались все промежуточные результаты (пример: в процессе “Подбор нового сотрудника” зафиксированы результаты переговоров с каждым соискателем).
  • Сохранялась история комментариев и обсуждений (если сотрудники обсуждали или комментировали документ, должна быть возможность просмотра “закрытых” комментариев + ссылки на краткие итоги обсуждения и задачи связанные с ними, их можно добавлять в отдельной вкладке для таблиц, в логе проектов, в самом низу регламентов).
  • Сохранялась история редактирования документов (посмотреть, какой вклад в документ и когда внёс конкретный сотрудник, а также как с этим вкладом соизмеряется затраченное время по задаче — бесценно).
  • Фиксировались все задачи, выполненные за день и время, затраченное на них (это решается с помощью системы постановки задач в формализованном виде).

Ошибки при использовании компетенции “Контроль”

Часть из типовых ошибок была перечислена и разобрана выше в статье, где это было уместно по контексту. Оставшиеся собраны мной здесь.

Ошибка №1. Наказывать сотрудников контролем

Есть руководители, которые считают: если сделать контроль неприятным для сотрудника, тот будет стремиться выполнять работу настолько качественно, чтобы контроль не понадобился. Однако по факту получается, что сотрудник начинает избегать контроля, при этом роста качества не происходит.

Поэтому если вы, как руководитель, вынуждены усиливать контроль, необходимо:

  • Объяснить причины увеличения контроля подчинённому, чётко донести свою позицию по итогам анализа конкретного случая. Если причина в сотруднике — определить время на исправление тенденции и объяснить цель усиления контроля. Таким образом мотивировать его выполнять работу так, чтобы она требовала меньше контроля (как следствие, и управленческого времени руководителя).
  • Во время контроля и обсуждения его результатов с подчинённым концентрироваться на цели (качественное выполнение работы), а не на процессе контроля.
  • Использовать результаты контроля для развития профессиональных навыков подчинённого и его области ближайшего развития.

Ошибка №2. “Можно обойтись вообще без контроля”

По итогам контроля сотрудник получает обратную связь. Если нет контроля, то сотрудник едва ли будет развиваться (ошибки будут повторяться и накапливаться).

Отсутствие контроля может привести к неожиданным открытиям

При отсутствии контроля качественно работать могут только специалисты и фанаты своего дела экстра-класса. Но и они иногда могут “уйти не туда” и, например, затратить ресурсы на интересный, но бесполезный для компании проект.

Ошибка №3. Отдавать предпочтение внезапному контролю

В некоторых компаниях сотрудники и руководитель играют в своего рода игру “поймал / не поймал”. Руководитель контролирует внезапно, налетает как коршун.

Но… злоупотребление внезапным контролем указывает на низкую культуру выполнения договорённостей. Если сотрудники не выполняют договорённости, то увы, никакой внезапный контроль не поможет. Да, внезапный контроль нужен (чтобы сотрудники были в тонусе), но, на мой взгляд, его доля не должна превышать 10% от общего числа задач по контролю.

Обратите внимание, что выборочный контроль отличается от внезапного тем, что сотруднику известно о планах руководителя проконтролировать работу подчиненных, но сам контроль осуществляется выборочно.

Например, в рамках выборочного контроля руководитель просматривает несколько рабочих отчетов сотрудников за месяц, а не каждый день. Внезапный контроль — это когда руководитель не проверяет отчёты вовсе, а потом вдруг делает это раз в год. Даже для внезапного контроля 1 год — это слишком большой период.

В сухом остатке: подавляющее большинство задач по контролю должно быть заранее запланировано, и о них должны быть проинформированы ваши подчинённые.

«Золотой ключик», или Какие сотрудники ценны для руководителя больше всего

Время, которое затрачивается на контроль, — один из важнейших показателей эффективности сотрудника. Если у вас работает специалист-эксперт, но вам приходится контролировать каждый его чих, с ним необходимо расставаться. Но в любом случае сначала руководителю нужно задать себе вопрос “Есть ли мой вклад в то, что для этого сотрудника требуется чрезмерный контроль?”.

Поэтому своим подчинённым я говорю открытым текстом: “Коллеги, нам необходимо наладить работу так, чтобы с моей стороны требовался минимально возможный контроль. Если время, которое я трачу на контроль вашей работы слишком велико, то получается, что мне проще поручить задачу другому, сделать её самому или вовсе от неё отказаться. Степень вашей квалификации и перспективы в компании я оцениваю в том числе и по времени, которое требуется на ваш контроль”.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

Современный контроль качества работы персонала

Для каждого сотрудника необходим персональный подход к оценке эффективности работы. Например, если для маркетолога посещение социальных сетей — это часть повседневных обязанностей, то для бухгалтера — нерациональное использование времени. Аналогично менеджер по продажам и программист. Для первого характерен фиксированный график, а второй может работать по гибкому или вовсе удаленно.

Поэтому важно осуществлять контроль качества работы персонала в соответствии со спецификой выполняемых обязанностей.

Такую возможность сегодня предоставляют программы учета рабочего времени за компьютером. В последние годы они приобрели большой популярности, ведь большая часть задач выполняется с помощью электронных документов, файлов, программ и интернета.

Выгода использования систем учета рабочего времени

  1. Удаленный контроль.
  2. Онлайн доступ к собранной информации.
  3. Отображение работы сотрудников в реальном режиме времени.
  4. Отчетность о каждой минуте рабочего дня.
  5. Определение продуктивности действий (автоматически).
  6. Учет времени работы вне компьютера.
  7. Возможность для самостоятельного анализа своих результатов.

Таким онлайн сервисом является Yaware.TimeTracker. Он осуществляет контроль качества работы персонала в зависимости от выполняемых обязанностей и отображает всю собранную информацию в личном профиле руководителя.

Программа запускается с включением компьютера и показывает точное время начала рабочего дня, опоздания, продолжительность и причины перерывов, количество отработанных часов, продуктивность действий с программами, файлами и сайтами.

Контроль-качества-работы-персоналаКонтроль-качества-работы-персоналаНажмите, чтобы увеличитьконтроль-работы-персонала-за-компьютеромконтроль-работы-персонала-за-компьютеромНажмите, чтобы увеличить

Более подробно читайте здесь.

Лидер на российском рынке продаж грузовой техники (gl-pno.ru) уже воспользовался Yaware.TimeTracker. Вот, как отзывается директор по продажам Сергей Илиенко:

Воспользоваться Yaware.TimeTracker мы решили по рекомендации наших партнеров. Задача, которая ставилась перед сервисом — контроль рабочего времени сотрудников отдела продаж. Мы хотели посмотреть, как проходит рабочий день продавцов, насколько эффективно они используют рабочее время и сколько на самом деле времени они уделяют работе.

С сервисом мы убедились, что наши сотрудники работают продуктивно и всего лишь незначительную часть времени, проводимого в Интернете, используют в личных целях. А это не может не радовать.

Подытожим

С правильно подобранным сервисом легко осуществлять контроль качества работы персонала. Yaware.TimeTracker берет на себя все рутинные обязанности и предоставляет полноценную почву для анализа ситуации на фирме. Все данные доступны онлайн в любое удобное время, поэтому сервис идеально подходит для удаленного контроля.

Уже более 1100 компаний воспользовались Yaware.TimeTracker и реорганизовали рабочий процесс, изменили отношение персонала к обязанностям. Даже в отсутствие руководителя все задачи выполняются слаженно, качественно, а главное вовремя. Используйте Yaware.TimeTracker бесплатно 14 дней и убедитесь лично в его эффективности.

Контроль работы сотрудников на производстве: офис и цех

Успешность производственного предприятия на 80% зависит от работы персонала, его продуктивности, мотивированности и желания принести пользу. Именно поэтому контроль работы сотрудников на производстве особо важен: от его качества напрямую зависит прибыль.

Но контроль может быть разным, и его эффективность зависит от того, насколько тот или иной способ подходит именно вам.

Способы контроля сотрудников на производстве

Для разных типов персонала на производстве существуют разные методы контроля, в зависимости от рода деятельности и обязанностей.

Офисные сотрудники

Почему-то при выражении “контроль сотрудников на производстве” все сразу думают, что речь идет о рабочих: персонале за станками, обслуживающем персонале, ремонтников и так далее. Однако, ни одно производство не сможет существовать без работников офиса: бухгалтеров, экономистов… И от их продуктивности тоже зависит многое.

Неправильный или несвоевременный расчет зарплаты, ошибки в плановых расходах, несвоевременное заполнение важных документов влечет за собой последствия. В основном, не слишком приятные. Именно поэтому руководителю важно контролировать работу не только рабочего персонала, но и сотрудников за компьютером.

Личный надсмотрщик

Первый способ, приходящий на ум — личный физический контроль. Постоянное или частое присутствие руководителя за спинами сотрудников. Здесь есть свои плюсы и минусы.

Плюсы:

  • руководитель лично следит за исполнением задач;
  • сотрудники вряд ли рискнут нарушать дисциплину.

Минусы:

  • давление со стороны руководства может наоборот снизить продуктивность;
  • жесткий контроль ухудшает атмосферу в коллективе, способствует увольнению сотрудников;
  • руководитель теряет свое личное рабочее время на “слежку”.

Хоть такой способ и имеет место быть, им не следует злоупотреблять.

Камеры слежения для офиса

Камеры слежения упрощают задачу с контролем, освобождая время руководителя и убирая эффект “постоянного надсмотра”. Но только не в случае, когда сотрудники работают за компьютером больше 60% рабочего времени. В таком случае руководитель сможет увидеть только наличие сотрудника за компьютером, а вот чем именно он занимался — работал или играл в пасьянс — камеры не покажут.

Системы автоматического учета времени

Для этой задачи существуют программы для автоматического учета времени работы за компьютером. Например, отечественная Yaware.Timetracker ведет хронологию рабочего дня за и вне компьютера, фиксирует используемые программы и сайты, автоматически заполняет табель учета времени. Такая система поможет не только контролировать офисных сотрудников на производстве, но и облегчит им работу, и даже мотивирует улучшать свои результаты. Особенно, если правильно преподнести персоналу это устройство.

Рабочий персонал

Контроль за работой рабочего персонала на производстве сильно отличается. В первую очередь из-за отсутствия машин, способных учитывать рабочее время на протяжении всего дня. Поэтому здесь действуют немного другие методы.

Турникеты

Турникеты удобны тем, что 1) не пропустят в помещение посторонних и 2) автоматизированные системы собирают данные о времени прихода и на работу и ухода домой. Таким образом руководитель сможет обезопасить помещение и контролировать посещаемость персонала. Но в таком случае свой выбор стоит остановить именно на автоматизированных системах.

Биометрические системы

Еще один вид СКУД — биометрика. Биометрические системы доступа действуют точно также, как и турникеты: не пускают посторонних + собирают информацию о вошедших. Некоторые системы даже составляют автоматический табель учета времени.

Камеры слежения на производстве

А вот в самих цехах, складах и других производственных помещениях камеры — хороший инструмент для контроля работы сотрудников. На производстве рабочие любят часто уходить на перерывы, болтать и, чего уж хуже, периодически подворовывать. Камеры слежения помогут вычислить некомпетентных сотрудников в первые несколько дней после установки. А в дальнейшем — послужат инструментом контроля дисциплины.

Контроль сотрудников: необходимость или выбор?

Как правильно внедрять новые методы контроля работы сотрудников на производстве

Для начала следует помнить, что о любых методах контроля необходимо сообщать сотрудникам, и желательно получить их письменное соглашение. Кроме того, включите пункт о применяемых методах в контракт о найме.

Для того, чтобы новые методы воспринялись работниками как можно мягче, постарайтесь найти как можно больше плюсов для них в первую очередь. Например, подчеркните значительное повышение показателей, а значит и повышение заработной платы.

Наконец, осуществляйте контроль работы сотрудников на производстве с умом. Можете попробовать несколько методов или комбинировать их, но в конечном результате рекомендуем остановится на 1-2.

Все, что вам нужно знать о мониторинге сотрудников

Как познакомить сотрудников с системой

Как мы уже говорили, мониторинг сотрудников включает в себя значительную долю рисков. К счастью, следование нескольким общим правилам поможет вам избежать каждого из них. Фактически, вы даже можете заинтересовать своих сотрудников использованием одной из этих систем.

Получение вступительного взноса

Вы — начальник, поэтому вам не нужно разрешение вашей команды, чтобы начать использовать новую систему.Но его получение облегчит вашу жизнь: ваши сотрудники с большей вероятностью примут систему, которую они предварительно одобрили, и вы не испытаете падения доверия, которое могут вызвать многие системы мониторинга сотрудников.

Итак, как вы получаете бай-ин? Сначала подготовьте презентацию для ваших работников. Может быть, это простая слайд-колода, или, может быть, вы держите в руках звонок Skype из рук в руки. В любом случае у вас должно быть подробное объяснение того, как эта система улучшит бизнес, и, что более важно, как это поможет вашим работникам.Это также хорошая идея, чтобы принести два или три различных варианта на стол и попросить ваших сотрудников голосовать. Таким образом, они будут чувствовать, что выбирают систему (а не навязывают ее). Например, вы можете сказать: «Мы смотрим на использование Hubstaff или Time Doctor — взгляните на каждую платформу и скажите нам, какую из них вы бы предпочли».

Объяснение преимуществ

Убедительная презентация покажет, что мониторинг вашей аудитории не только полезен для вас, но и полезен для них.

Вот несколько идей, с которых можно начать:

  • С помощью такого инструмента, как Hubstaff, им никогда не будет недоплачено .
  • Они также будут оплачены автоматически без необходимости выставления счета. (Hubstaff интегрируется с PayPal, Payoneer, QuickBooks и т. Д .; многие другие программные системы также предлагают автоматическую оплату)
  • Им не нужно сдавать утомительных ежедневных или еженедельных отчетов.
  • Они получат больше автономии — поскольку менеджеры всегда будут в курсе, они не всегда будут проходить регистрацию.
  • У них будут более эффективные члены команды. Всегда неприятно работать с людьми, которые не теряют вес, и система мониторинга сотрудников полностью устранит это.
  • У них будет дополнительная мотивация для того, чтобы сосредоточиться: , зная, что вам платят за отработанные минуты, а не только минуты на работе, является отличным стимулом для прекращения проволочек.
  • Они получат больше признания. Как и в случае с Джимом Салливаном, мониторинг сотрудников показывает, какие члены команды превосходят.

Наличие письменной политики

После того, как ваши сотрудники подписали инструмент, пришло время написать вашу официальную политику. Натан Уотсон (Nathan Watson) из юридического факультета Университета Индианы говорит, что подавляющее большинство предприятий, которые следят за сотрудниками, уведомляют этих сотрудников.

Наличие государственной политики не должно быть проблемой, если ваши сотрудники проголосовали за нее; однако, если вы планируете использовать скрытое средство отслеживания времени (то есть тайное использование программы), вы можете пересмотреть.Это не только правильно, но и поможет вам избежать юридических проблем и позволит вашим сотрудникам получить максимальную выгоду от системы.

Есть несколько характеристик хорошей политики. Оно должно:

  • быть написано простым языком, без каких-либо жаргонных или запутывающих терминов
  • Охватывать каждый используемый тип мониторинга, периодичность мониторинга, вид собираемой информации, что будет сделано с этой информацией и как долго эта информация будет храниться
  • Требовать от каждого сотрудника подтверждения того, что он прочитал ее
  • Распространять или публиковать до проведения мониторинга сотрудника
  • Включить все соответствующие правовые положения
  • Укажите, что должны делать сотрудники они считают, что политика нарушается, или если у них есть предложения по ее улучшению (мы рекомендуем создать опрос Google Forms или Typeform, чтобы они могли анонимно предоставлять обратную связь)

Первая функция — простой язык — особенно важна.Если вы прячетесь за юридическим тупиком, ваши сотрудники будут чувствовать, что вы пытаетесь остановить их. Если вы обнаружите, что используете излишне абстрактные или расплывчатые термины, перепишите политику, чтобы сделать ее более человечной.

Bad:

Компания имеет возможность доступа, просмотра, копирования и удаления любых сообщений, отправленных, полученных или сохраненных в системе электронной почты. Компания оставляет за собой право доступа, просмотра, копирования D-10 или удаления всех таких сообщений для любых целей и раскрытия их любой стороне (внутри или за пределами Компании), которую она сочтет целесообразной.

Хорошо:

Чтобы убедиться, что по электронной почте ничего не происходит (что, к сожалению, нас беспокоит), наша компания использует программное обеспечение, которое позволяет нам открывать, читать, копировать и удалять любые сообщения, проходящие через систему электронной почты. , (Это означает любое сообщение, которое сотрудник отправил, получил или сохранил в системе.) Мы также можем передавать эти электронные письма кому угодно (независимо от того, работают они в этой компании или нет). Конечно, для этого нам нужна веская причина — например, если один из наших сотрудников поделился коммерческой тайной, мы хотели бы показать соответствующее сообщение нашему юристу.

Внедрение принятия

Как только вы получите поддержку от своей команды и создадите и раздадите письменную политику, вы можете приступить к реализации.

Давайте посмотрим правде в глаза: перемены трудны, и еще труднее, когда вы пытаетесь убедить сотрудников охотно контролироваться. Все, что вы можете сделать, чтобы облегчить переход, стоит делать.

Проведите учебные занятия

Вы используете новое программное обеспечение? Обучите своих сотрудников, как им пользоваться. Постарайтесь сделать сессии интересными и увлекательными.Может быть, вы управляете командой, расположенной в одном месте, так что по окончании приглашайте всех на ужин Или ваша команда удаленная, поэтому вы обещаете подарочные карты Starbucks пяти членам команды, которые больше всего участвуют во время вебинара.

Предоставление всем учебного пособия покажет им, насколько легко запустить приложение, и это определенно уменьшит некоторую сопротивляемость принятию.

Ознакомьтесь с этими рекомендациями по адаптации.
Запрос обратной связи
Ваши сотрудники будут чувствовать себя намного комфортнее с новой системой, если вы докажете, что открыты для комментариев и предложений.На самом деле, вы должны изо всех сил получать обратную связь от своих работников — наличие такого уровня прозрачности определенно противодействует любым опасениям, которые у них могут возникнуть, если вы им не доверяете или учитываете их наилучшие интересы.

К счастью, у вас есть много возможностей спросить людей, что они думают:

  • Когда вы подключаете их
  • Когда вы (или их непосредственный менеджер) встречаетесь с ними для регистрации
  • Когда вы встреча со статусом компании
  • Если у вас нормальный разговор и время кажется правильным

Вот несколько разных способов сформулировать ваши вопросы:

  • (Имя), я хотел бы узнать ваши мысли о Система, которую мы установили на месте.Если бы вы были мной, что бы вы изменили? Зачем?
  • Как мы могли бы улучшить систему? Какая ваша самая большая болевая точка?
  • Есть что-нибудь в системе, что вас удивило — и к лучшему, и к худшему?
  • Что тебе меньше всего нравится в этом? Что тебе больше всего нравится?
  • Считаете ли вы, что эта система приносит пользу как работе команды, так и вашей собственной работе?
  • Как мне лучше понять, почему эта система важна и даже важна?
Прослушивание отзывов
Получив обратную связь от сотрудников, очень важно ответить благодарностью и самообладанием — даже если человек сказал что-то, с чем вы не согласны.Все будут наблюдать за вашей реакцией, поэтому, если вы не станете защищаться, вы заслужите их доверие и уверенность. Вместо этого попросите альтернативу.

Допустим, фрилансер говорит, что ему не нравится, когда его уровень производительности измеряется количественно, так как это вызывает у него беспокойство.

Вы можете ответить: «Хорошо, я определенно это понимаю. У вас есть какие-либо предложения о том, как мы можем отслеживать, сколько работы вы делаете, чтобы мы могли точно вам платить?»

Мало того, что этот ответ показывает, что вы непредубеждены, но вы заставляете сотрудника участвовать в процессе и смотреть на вещи с вашей точки зрения.И эй, если у него другая, лучшая идея, тогда все выигрывают!

Когда сотрудники говорят, что им нравится какой-то аспект системы (например, членам команды Хабстаффа нравится автономность, предоставляемая программным обеспечением), поблагодарите их за отзывы и спросите, есть ли способ сделать это преимущество еще более заметным.

Например, вы можете ответить: «Это так приятно слышать — на самом деле, одна из причин, по которой мы начали использовать эту программу, заключалась в том, чтобы дать всем больше свободы в их повседневной работе.Просто из любопытства, есть ли способ увеличить автономию? »

При таком подходе вы сможете показать даже наименее увлеченным сотрудникам, что мониторинг сотрудников помогает всем добиться успеха.

Заключительные мысли

Теперь вы знаете различные типы мониторинга сотрудников, его плюсы и минусы, какой тип использовать в вашей организации, как соблюдать закон, что нужно учитывать в отношении конкретного программного обеспечения и как привлечь ваших работников. на борту.

Мы надеемся, что вы так же взволнованы, как и мы, — хорошая система мониторинга сотрудников не только сэкономит вам невероятные деньги при восстановлении производительности, но и значительно улучшит динамику работы вашей команды, покажет вам, кто заслуживает повышения. или продвижение по службе и высвободить время, которое вы обычно тратите на административные задачи, для более динамичных проектов.

Четкое и полное руководство по мониторингу сотрудников в 2020 году.

Мониторинг сотрудников становится все более популярным среди предприятий всех размеров — стартапов, компаний среднего размера и крупных корпораций.

Отслеживание работы ваших сотрудников может быть использовано для повышения производительности, обеспечения того, чтобы люди не нанимались на работу, определения переменной заработной платы, соблюдения требований безопасности данных и так далее. Мониторинг сотрудников может включать отслеживание использования Интернета сотрудниками, телефонные звонки, физические движения, электронную почту и многое другое.

Мониторинг ваших сотрудников, безусловно, имеет несколько преимуществ, если все сделано правильно. Однако, если оно сделано неправильно, оно может иметь несколько негативных последствий, в том числе отстранение сотрудников и даже юридические обязательства.

———————————————––

В этой статье мы рассмотрим тему более подробно. Вот что мы рассмотрим:

Приложения мониторинга сотрудников: В каких ситуациях мониторинг сотрудников наиболее полезен?

Преимущества мониторинга сотрудников: Как это может улучшить производительность, вовлеченность и соответствие?

Недостатки мониторинга сотрудников: Недостатки, которые необходимо знать

Правовые аспекты мониторинга сотрудников: О применимых законах

Выбор инструмента мониторинга сотрудников: Функции, которые вы должны искать в инструменте.

Как внедрить систему мониторинга сотрудников: Разработка политики мониторинга, ее поэтапное развертывание, привлечение сотрудников и многое другое.

Давайте окунемся.

Если вы ищете способ контролировать своих удаленных сотрудников, то получите бесплатный Time Time на 14 дней. Вы увидите, над какими задачами они работают сейчас, сколько времени занимает выполнение каждой задачи, а также посмотрите, какие приложения и веб-сайты они посещают прямо сейчас.

————————————————–

Приложения для мониторинга сотрудников

Компании могут отслеживать трудовую деятельность своих сотрудников по нескольким причинам.Вот наиболее распространенные приложения:

Управление удаленными сотрудниками

Удаленная работа растет феноменальными темпами среди компаний всех размеров. Отчет «Состояние телеработы в 2017 году в рабочей силе сотрудников США» показывает, что 3,9 миллиона человек (2,9% от общей численности американской рабочей силы) работали дома не менее половины в 2015 году, что на 115% больше, чем в 1,8 миллиона в 2005 году.

Корпоративные гиганты, такие как PwC и Manulife, а также стартапы, такие как Buffer и ToDoist, вкладывают значительные средства в удаленную рабочую силу.На самом деле, в Time Doctor вся наша команда из более 80 сотрудников работает удаленно из 27 стран мира.

Удаленная работа, безусловно, имеет продуктивные преимущества, но работа на дому также подвержена множеству отвлекающих факторов. Социальные сети, YouTube или домашние дела могут привести к саботажу производительности.

Вряд ли менеджеры могут вручную отследить, что делают люди, работающие дома. Вот почему компании, использующие удаленных работников, используют инструменты мониторинга сотрудников, такие как Time Doctor, чтобы отслеживать действия своих команд.

Учитывая быстрый рост удаленной работы, это самая большая область, где компании внедряют инструменты мониторинга сотрудников.

Качество поддержки клиентов

Лояльность ваших клиентов находится в руках ваших групп поддержки клиентов. Вот почему это еще одна важная область, где внедряются инструменты мониторинга сотрудников.

Каждый профессионально управляемый контакт-центр записывает все телефонные звонки с клиентами. Эти записи могут быть использованы для поддержания качества путем выявления ошибок и обучения агентов поддержки для улучшения их навыков работы с клиентами.Также важно вести записи для юридических целей в случае возникновения спора с клиентом.

Более того, инструменты контакт-центра позволяют менеджерам прослушивать текущие звонки. Агенты поддержки работают намного лучше, когда знают, что за их работой внимательно следят.

Аналогичным образом, существуют инструменты для мониторинга чатов и электронных сообщений вашей службы поддержки с клиентами.

Финансовые услуги

Финансовые компании используют мониторинг сотрудников различными способами для своих продаж, а также операций.Большинству из них необходимо следовать строгим правилам информационной безопасности и конфиденциальности, таким как ISO27001, которые требуют, чтобы они контролировали своих сотрудников во избежание утечек или кражи данных.

Решения

Data Loss Prevention (DLP) помогают компаниям выявлять возможные утечки данных путем мониторинга регистрации нажатий клавиш, активности экрана, мониторинга сетевого трафика, обработки естественного языка (NLP) и т. Д. Большинству финансовых компаний также потребуется наличие камер в офисе для мониторинг сотрудников.

Некоторые страны обязывают любую компанию, продающую финансовый продукт, такой как страховка или взаимные фонды, записывать разговоры о продажах. Это делается для того, чтобы агенты не использовали сомнительную тактику или ложную информацию, чтобы убедить людей совершить покупку.

Биллинг для агентств

Агентства, которые предлагают услуги цифрового маркетинга, разработки программного обеспечения, проектирования и других услуг, часто выставляют счета своим клиентам с почасовой оплатой. Использование такого инструмента, как Time Doctor, позволяет чрезвычайно легко отслеживать количество часов, выделенных для каждого проекта.Выставление счетов Вашим клиентам становится бризом, и разногласия по поводу оплачиваемых часов практически устранены.

Проекты программного обеспечения

Компании, использующие гибкое управление проектами для разработки программного обеспечения, должны очень внимательно следить за тем, как они вкладывают свое время. Использование инструмента отслеживания времени, интегрированного с такими инструментами управления проектами, как Jira, может помочь отслеживать производительность. Проектные команды могут обсудить использование своего времени во время встреч и постоянно находить способы улучшить свои процессы.

Команды по продажам

Компании используют различные инструменты мониторинга сотрудников для повышения производительности своих отделов продаж. Приложения для полевых продаж, такие как Badger Maps с GPS-отслеживанием, можно использовать, чтобы выяснить, занимают ли торговые представители, занимающиеся продажей на местах, наибольшее время, экономя маршруты при посещении разных мест встреч.

Вернуться к оглавлению

———————————

Преимущества мониторинга сотрудников

Свести к минимуму время истощения на работе

Зарплата за 2014 год.По данным опроса, 4% работников признались, что тратят 4-5 часов рабочего дня на не связанные с работой действия. 31% респондентов заявили, что тратят час на день.

Сюда не входят настоящие перерывы. В этой инфографике мы указываем различные способы, которыми сотрудники склонны тратить время на работе, такие как просмотр развлекательных сайтов, общение с коллегами, ведение личного бизнеса и многое другое.

Трата времени — обычная практика в любом офисе, и она еще более распространена в удаленной обстановке, где у менеджера нет возможности проверить и посмотреть, чем занимается член команды.

Любое потерянное время на работе — это финансовый убыток для вашей компании. Вот почему все больше компаний используют инструмент мониторинга сотрудников, такой как Time Doctor, чтобы минимизировать потери времени.

Time Doctor отслеживает активность сотрудников следующими способами:

  • Таймер отслеживает, сколько человек тратят на работу и на какие проекты
  • Мониторинг экрана позволяет менеджерам следить за активностью своих сотрудников на экране
  • Отслеживание веб-сайтов позволяет чтобы увидеть, какие веб-сайты они просматривают

Все это может показаться навязчивым, но на самом деле это может привести к увеличению вовлеченности.Вот как…

Минимизация надзора и микроуправления

Инструменты мониторинга сотрудников действительно помогают уменьшить надзор. Это по двум причинам…

Во-первых, когда сотрудники знают, что за ними следят, они гораздо реже тратят свое время на не связанные с работой действия. Производительность почти всегда повышается, когда люди знают, что они не могут тратить время, не зная об этом своих менеджеров. Это уменьшает потребность в надзоре.

Во-вторых, менеджерам редко нужно спрашивать кого-то, над чем они работают в определенный момент времени.Time Doctor сообщает вам, когда люди в сети, и точно, над какой задачей и проектом они работают — в режиме реального времени. При желании менеджеры также могут просматривать еженедельные и ежемесячные отчеты, чтобы увидеть, над чем работали люди и посещали ли они непродуктивные сайты.

Программное обеспечение для мониторинга сотрудников позволяет менеджерам прекратить тратить время на контроль и тратить это время на более ценные виды деятельности, такие как планирование, стратегия, обучение персонала и многое другое.

Автоматизация рутинных задач по управлению персоналом и расчету заработной платы

Мониторинг сотрудников может помочь значительно сократить рутинные задачи по управлению персоналом, такие как начисление заработной платы и отслеживание посещаемости штатных сотрудников, а также фрилансеров.

Приложения для мониторинга сотрудников могут следить за посещаемостью, отпусками и отработанными часами. Инструмент может использовать эти данные для автоматического расчета переменного вознаграждения и заработной платы. Например, Time Doctor также интегрируется с платформами обработки платежей, такими как Payoneer, для выплаты зарплат и других платежей.

Это чрезвычайно полезно для малых предприятий и стартапов, у которых нет ресурсов для найма выделенных менеджеров по персоналу или заработной платы.

Улучшение управленческой отчетности

В прошлом компании использовали ручные табели учета рабочего времени, чтобы отслеживать часы, потраченные на проекты.Однако записи, которые ведутся с помощью этого подхода, редко бывают точными. Большинство сотрудников не заботятся о том, чтобы заполнять свои расписания, потому что это дополнительная работа, которая не добавляет ценности их работе. Даже люди, которые заполняют свои расписания, делают это по памяти, и поэтому записи сомнительны.

Отсутствие точных расписаний может стать серьезной проблемой для управленческой отчетности в любой сервисной компании, такой как маркетинговое агентство, бухгалтерская фирма, юридическая фирма, компания, предоставляющая услуги программного обеспечения и так далее.

Вот два примера:

Оценить прибыльность

Если вы не знаете, на какие проекты тратят свое время люди, невозможно правильно рассчитать, насколько прибыльным является каждый проект или учетная запись. Следовательно, компании могут в конечном итоге тратить слишком много времени на проекты пропорционально сумме доходов, которые эти проекты приносят.

И наоборот, если компании считают, что некоторые проекты менее прибыльны, чем на самом деле, они могут недооценивать их, выделяя меньше сотрудников для этих проектов.Это может повлиять на качество этих проектов и привести к оттоку клиентов.

Использование инструмента учета времени, такого как Time Doctor, позволяет компаниям легко отслеживать использование времени вашими сотрудниками и генерировать автоматические расписания. Вам никогда не придется просить кого-либо снова заполнять расписание, и вы можете ожидать, что ваши данные будут абсолютно точными. В результате вы знаете прибыльность каждого проекта и можете соответственно выделять ресурсы.

Более точное выставление счетов

Также важно иметь точные расписания в компаниях, которые выставляют счета почасово.Наличие четких записей устраняет неоднозначность, связанную с ручными расписаниями. Клиенты гораздо реже подвергают сомнению подлинность автоматизированных расписаний.

Time Doctor можно использовать для создания отчетов, которые показывают, сколько часов было потрачено на проект. На самом деле, если вы хотите, вы можете даже добавить своих клиентов в инструмент, чтобы они напрямую имели доступ к данным о том, сколько часов ваши люди потратили на каждый проект.

Оценка требований к рабочей силе и распределение работы

Практически в каждой компании некоторые люди или команды уделяют больше времени работе, чем другие.Это не потому, что другие люди избегают работы. Скорее это из-за отсутствия равных ассигнований работы. Кроме того, в некоторые дни у некоторых сотрудников может быть гораздо меньше, чем у других.

А почему работа распределяется неравномерно?

Поскольку в большинстве случаев сложно оценить количество времени, которое потребуется для выполнения задачи. Кроме того, во многих организациях нет четких данных, которые бы точно указывали, сколько часов уделяется отдельному человеку или команде.

Если у вас нет четких данных, распределение работы основывается на предположениях, которые редко бывают точными.

Инструменты мониторинга сотрудников решают эту проблему, предоставляя подробные сведения о пропускной способности вашей команды.

Всякий раз, когда вы видите, что некоторые сотрудники тратят меньше времени, в то время как у других слишком много работы, вы можете перераспределять задачи среди сотрудников с большей пропускной способностью.

Это делает вашу компанию более продуктивной, используя пропускную способность ваших сотрудников, и, следовательно, является большим шагом к повышению прибыльности.

Более того, распределение работы более равномерно создает ощущение справедливости и прозрачности, что повышает общую удовлетворенность сотрудников.

Повышение индивидуальной производительности

Инструменты мониторинга сотрудников способствуют нескольким дополнительным способам повышения производительности людей.

Во-первых, большинство из нас склонны переоценивать, сколько именно часов мы на самом деле работаем в день. Даже если мы не собираемся терять время, мы в конечном итоге делаем это. Наличие инструмента отслеживания времени, такого как Time Doctor, дает нам проверку реальности и позволяет нам понять, сколько времени мы действительно тратим.

Это знание — первый шаг к мотивации себя, чтобы использовать наши часы более продуктивно.

Во-вторых, мы тратим огромную часть нашего времени на деятельность, которая мало что дает для наших ключевых результатов — таких как электронная почта, встречи, отчеты и так далее. Приложение для мониторинга сотрудников помогает нам увидеть, где мы теряем время, и предпринять активные шаги, чтобы минимизировать время, затрачиваемое на расточительные действия, которые заставляют нас работать, но не продуктивно!

В-третьих, программное обеспечение для мониторинга сотрудников помогает нам отслеживать, расходуем ли мы слишком много времени на выполнение определенных задач.Если мы тратим пять часов на создание презентации, где другие берут четыре, то нам нужно выяснить, почему это занимает у нас больше времени и как мы можем ускориться.

В-четвертых, это помогает нам избежать отвлекающих факторов. Например, всякий раз, когда мы посещаем сайт социальной сети или веб-сайт в середине задачи, которая не связана с работой, Time Doctor генерирует всплывающее окно, которое спрашивает нас, работаем ли мы над этой задачей. Это побуждает нас игнорировать отвлечение и вернуться на правильный путь.

Извлечение аналитики из больших данных

Некоторые компании используют аналитику больших данных для получения более глубоких аналитических данных из данных мониторинга сотрудников.Вот пара приложений для HR и поддержки.

компании, занимающиеся HR-аналитикой, используют данные, чтобы предсказать, кто, возможно, рассматривает возможность смены места работы, какие виды деятельности ведут к высокой производительности, какие типы каналов связи ведут к расширению межфункционального взаимодействия и так далее. Google был одной из первых компаний, принявших решения по управлению персоналом на основе анализа больших данных на основе данных мониторинга сотрудников.

Для менеджеров практически невозможно прослушать каждый разговор о поддержке или прочитать каждый чат с клиентом.Вот где могут помочь механизмы анализа больших данных и анализа настроений.

Алгоритмы

Analytics могут просматривать тысячи записей голосовых разговоров или чатов с клиентами и выявлять проблемы с качеством, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными. Затем менеджеры могут связываться с клиентами для решения проблем и предотвращения недовольных клиентов. Они также могут научить соответствующих сотрудников лучше справляться с подобными ситуациями в будущем.

Улучшение взаимодействия с сотрудниками

Наконец, инструменты мониторинга сотрудников могут помочь улучшить вовлечение сотрудников — при условии, что вы используете правильный набор инструментов и правильно его реализуете.(Я объясню в следующем разделе о том, как это может также привести к неудовлетворенности и недоверию сотрудников, если не все сделано правильно.)

Инструменты мониторинга сотрудников повышают вовлеченность следующими способами:

Минимальный надзор:

Это позволяет люди делают свою работу без их начальников микроуправления ими. Пока люди встречают свои результаты и поддерживают стандарты качества, боссам даже не нужно копаться в аналитике и отчетах, чтобы проверить, тратят ли люди необходимое количество часов, тратя время на социальные сети.Это помогает в построении лучших отношений между сотрудниками и их менеджерами.

Улучшенная производительность:

Инструменты мониторинга сотрудников могут помочь людям стать более продуктивными, выявив их слабые стороны. Быть более продуктивным помогает людям достигать своих целей и работать лучше, а также зарабатывать на переменную заработную плату. И, конечно, лучшие исполнители — более довольные сотрудники.

Кроме того, равномерное распределение работы, автоматизация ручного труда, повышение прозрачности — все это приводит к повышению уровня вовлеченности сотрудников.

Вернуться к оглавлению

——————————–

Недостатки мониторинга сотрудников

Мониторинг сотрудников, если они выполняются не в том духе, с неправильным набором инструменты и в неправильном процессе, может фактически снизить производительность и вовлеченность и привести к истощению.

Вот что может пойти не так:

Проблемы конфиденциальности

Многие люди могут подумать, что инструменты мониторинга сотрудников являются нарушением их конфиденциальности. Возможно, им не нравится, когда они регистрируют рабочее время и историю веб-поиска, а также снимают скриншоты своих действий на экране.

Проблемы конфиденциальности будут выше для людей, которые впервые подвергаются мониторингу сотрудников. Если их предыдущая компания не следила за ними, они задавались вопросом, зачем это нужно здесь. Старшие менеджеры также не чувствуют себя комфортно при наблюдении. Вот почему многие компании контролируют своих сотрудников только выборочно. Они могут контролировать своих удаленных сотрудников, но не тех, кто работает вне своего физического кабинета.

Отсутствие доверия

Один из самых простых способов потерять доверие ваших людей — не сообщать им о том, что вы следите за ними.Поэтому избегайте использования инструментов мониторинга сотрудников, таких как ActivTrak, которые скрытно контролируют деятельность ваших сотрудников.

Как только сотрудник узнает, он очень расстроится и начнет искать новую работу. Кроме того, неинформирование людей может привести к серьезным юридическим проблемам в некоторых регионах, и у вас есть возможность получить иск от недовольного сотрудника.

Даже если вы дадите им знать, использование приложений мониторинга сотрудников, которые чрезмерно навязчивы, регистрируя нажатия клавиш, могут серьезно повредить вовлечению сотрудников.Кроме того, это также незаконно в некоторых штатах.

Правовые аспекты

В некоторых штатах есть руководящие принципы мониторинга сотрудников, и несоблюдение этих требований делает вас уязвимыми для судебных процессов. Я буду обсуждать юридические соображения в следующем разделе, но есть простой способ избежать неприятностей — сообщить своим сотрудникам, что вы их отслеживаете, и использовать только такие инструменты, как Time Doctor, которые уважают права на неприкосновенность частной жизни, не являются чрезмерно навязчивыми и дают много контроль за пользователем.

Также имейте в виду, что в определенных отраслях и законах требуется, чтобы вы следили за своими сотрудниками — и вы можете столкнуться с проблемами из-за этого!

Стоит ли избегать мониторинга сотрудников?

Нет!

Это потому, что 99% мониторинга сотрудников абсолютно законны и ведут к повышению производительности и прибыльности.Пока вы не используете чрезмерно навязчивые инструменты и не выполняете правильный процесс для его реализации, вы будете пользоваться преимуществами. (Подробнее о процессе см. В следующем разделе.)

Вернуться к оглавлению

————————————

Правовые аспекты мониторинга сотрудников

Это важно кратко рассмотрим несколько юридических аспектов, прежде чем вы начнете искать программное обеспечение для мониторинга сотрудников и начнете внедрять политику мониторинга.

Законы о согласии

Наиболее важным юридическим аспектом мониторинга сотрудников является согласие.

По большей части, если ваши сотрудники соглашаются на мониторинг, вы можете сделать это. Бренда Р. Шартон и Карен Л. Нейман, два партнера по практике конфиденциальности и кибербезопасности Goodwin, рассказывают о роли концепции в этой статье в Harvard Business Review.

Некоторые штаты, такие как Коннектикут и Делавэр, запрещают работодателям контролировать своих сотрудников без получения согласия. Если у вас работают сотрудники из Европейского Союза, вы будете подчиняться правилам GDPR ЕС, которые имеют более строгие законы о конфиденциальности, чем в США.

Кроме того, существуют другие федеральные законы и законы штата, которые запрещают работодателям контролировать определенные виды деятельности, такие как общение по электронной почте. Например, федеральный закон о защите электронных коммуникаций (ECPA) гласит, что работодатели могут контролировать связь на рабочем месте только при наличии согласия своих сотрудников.

Существует несколько инструментов мониторинга сотрудников, которые специально предназначены для работы в фоновом режиме и мониторинга активности сотрудников без их ведома. Например, есть инструменты, которые даже не отображаются в виде приложения на компьютере и полностью невидимы для пользователя.Использование этого вида программного обеспечения является уголовным преступлением в нескольких регионах и может также привести к возбуждению гражданских исков против работодателей.

Итог

Следуйте этим двум принципам, и с вами все будет в порядке:

  1. Всегда получайте согласие от ваших сотрудников на все, что вы контролируете
  2. Не контролируйте людей вне рабочего времени

Вернуться к оглавлению

— ——————————————––

Выбор инструментов мониторинга сотрудников

Прежде чем выбрать инструмент мониторинга сотрудников, вам необходимо определить риски, цели, объем и условия.Вот аспекты, которые вы должны рассмотреть.

Оценка рисков и цели

Прежде чем вы начнете выбирать систему мониторинга сотрудников, вам необходимо провести оценку рисков вашего бизнеса. Это даст вам четкое указание о том, какие аспекты ваших бизнес-процессов вам необходимо отслеживать, и определите конкретные цели относительно того, что ожидается от мониторинга.

Вот несколько примеров:

Соблюдение и договорные обязательства

Отраслевые нормы, руководящие принципы, этические кодексы, требования конфиденциальности или договорные обязательства могут потребовать от вас отслеживания деятельности ваших сотрудников.В противном случае вы можете быть привлечены к ответственности в виде штрафов, аннулирования лицензии или судебных исков. Распространенным примером в банках и компаниях, предоставляющих финансовые услуги, является кража данных или инсайдерская торговля, которые являются уголовными преступлениями.

Производительность

В этом случае к риску относятся люди, не соблюдающие сроки, напрасно тратящие время на работе, удаленные работники, выполняющие личные поручения в рабочее время и т. Д.

Качество

Ваши сотрудники придерживаются стандартов качества? Наиболее распространенным примером этого является мониторинг взаимодействий групп, с которыми сталкиваются клиенты, таких как поддержка и продажи, или даже операции в индустрии гостеприимства и розничной торговли.

Автоматизация

Возможно, вы захотите развернуть инструмент отслеживания времени только для автоматизации посещаемости и выхода из отслеживания. Даже если у вас нет проблем с производительностью или качеством, это может помочь устранить необходимость вручную отслеживать эти аспекты.

Злоупотребление ресурсами компании

Это может включать использование ресурсов компании, таких как программное обеспечение или оборудование, в личных целях. Например, сотрудник использует программное обеспечение компании для работы над своими личными фриланс-проектами.

Определение модальностей

После того, как вы определили, какие аспекты вам необходимо отслеживать, вам нужно решить, какой подход вы будете использовать для мониторинга сотрудников.

Компьютерная активность и использование времени

Это самая быстрорастущая категория, которая применяется практически ко всем отраслям и командам. Вы будете использовать такие инструменты, как Time Doctor, чтобы отслеживать время, затрачиваемое на проекты / задачи, посещаемые сайты, активность на экране и так далее.

Голосовые разговоры

Это включает вызовы по телефону, VoIP или любую другую облачную систему вызовов, такую ​​как Twilio.Это чаще всего используется в контакт-центрах. Точно так же вы могли бы хотеть контролировать письма поддержки и разговоры в чате.

Видео

В большинстве офисов есть камеры для целей безопасности и многие для соответствия. Они также используются на складах, фабриках, в торговых точках и т. Д. Для контроля качества.

Определение команд и уровней

Хотите ли вы использовать инструмент мониторинга для всей вашей компании или нескольких выбранных групп, уровней или местоположений?

Например, может быть ненужно использовать инструмент отслеживания времени для старших менеджеров и выше.Люди выше определенного уровня имеют тенденцию быть преданными работе в любом случае, и они обычно проводят много времени вдали от своих рабочих мест и на собраниях. Таким образом, было бы нецелесообразно пытаться отслеживать их производительность с помощью инструмента отслеживания времени.

Точно так же вы можете контролировать только своих удаленных сотрудников, а не тех, кто работает вне вашего физического офиса. Или, возможно, вы не захотите контролировать своих продавцов на местах, потому что они вряд ли будут работать в офисе, и что более важно — их компенсации в значительной степени связаны с их эффективностью.Они зарабатывают меньше денег, если не работают!

Однако во всех приведенных выше примерах вы всегда можете автоматизировать отслеживание их посещаемости с помощью одного и того же инструмента. Здесь важно помнить о том, почему вы используете этот инструмент для определенной группы сотрудников!

Использование Time Doctor для мониторинга ваших сотрудников

Вот пример того, как Time Doctor может помочь вам контролировать вашу команду и повысить производительность вашего бизнеса на 22%. (Нажмите здесь, чтобы бесплатно попробовать его в течение 14 дней)

Функции

Хороший инструмент мониторинга сотрудников будет иметь несколько функций, позволяющих использовать его для нескольких приложений.Вот наиболее важные функции, которые вы должны искать в инструменте мониторинга задач.

Контроль с сотрудниками

Контроль в руках ваших сотрудников, вероятно, самая важная функция в инструменте отслеживания времени.

Вам нужно выбрать инструмент, который дает вашим сотрудникам чувство автономии и контроля. Они должны быть в состоянии решить, когда их компьютерная деятельность контролируется.

Работодатели не должны отслеживать их в течение своего личного времени.Более того, у них не должно быть оснований полагать, что их работодатели могли бы быть. Но если вы используете инструмент, который отслеживает людей, работая в фоновом режиме, и ваши сотрудники не контролируют его, было бы очень трудно убедить их, что вы не отслеживаете их в течение их личного времени.

Это повредит отношениям с вашими сотрудниками, и ваши лучшие люди уйдут при первой же возможности.

Например, Time Doctor не отслеживает активность вашего компьютера все время, а только когда вы нажимаете кнопку «Пуск» в определенной задаче.

.

Минутку …

Пожалуйста, включите Cookies и перезагрузите страницу.

Этот процесс автоматический. Ваш браузер будет перенаправлен на запрошенный контент в ближайшее время.

Пожалуйста, подождите до 5 секунд …

+ ((! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (+ [] + (!! []) — (! + [] — (!! []) []) +) + (+ [] + (!! [!]) +! ! [] + !! []) + (+ !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [+ !! [] + !! [] + !!] [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] + (!! [!]) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [])) / + ( (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (+ !! []) + (+ [] — (!! [ ])) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + ( !! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! [ ]) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! [] ) — []))

+ ((! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (+ !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] — (!! []!)) + (+ [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ [] + (!! [!]) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [])) / + ((! + [] + (!! []) + !! [ ] + !! [] + !! [] + []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [ ] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ [] — (!! [])) + (! + [] + (!! []) + !! []))

+ ((! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [ ] + !! [] + !! [] + []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] +! ! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] — (!! [])) + (+ [] — (!! [])) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [])) / + ((! + [] + (!! []) +! ! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (! + [] + (!! []) + !! [+ !! [] + !!] [] + !! [] + !! []) + (+ [] + (!! [!]) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [ ] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [+ !! [] + !! [] + !! [] + !!] [] + !! [] + !! []) + (+ [] — (!! [])) + (+ [] + (!! [!]) — []) + (+ [] + ( !! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []))

+ ((! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] +! ! [] + !! []) + (+ [] — (!! [])) + (+ [] —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

+ ((! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (! + [] + (!! [] ) — []) + (+ [] — (!! [])) + (+ [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ !! [] ) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [])) / + (! (+ [] + (!! []) + !! [ ] + !! [] + []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] +! ! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! [ ]) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []))

+ ( (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + [] ) + (! + [] + (!! []) — []) + (+ [] — (!! [])) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [ ] + !! []) + (+ [] + (!! [!]) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [])) / + ((+ [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + [ ]) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (! + [] + (!! [ ]) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [ ]) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (! + [ ] + (!! []) + !! []))

+ ((! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [ ] + !! [] + !! [] + []) + (+ !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [ ] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] — (! ! [])) + (+ [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ [] + (!! []) -! []) + (+ [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [])) / + ((! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + []) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (! + [] + (!! []) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] + (!! []) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ [] + (!! [!]) +! ! []) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (+ !! []))

+ ((! + [] + (!! []) +! ! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [ ] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] — (!! []) (! + [] + (!! [])) + + !! [])) / + ((+ !! [] + []) + (+ [] — (!! []!)) + (+ [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [ ] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + ( ! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] — (!! [])) + (+ [] + (! ! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) +! ! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []))

+ ((! + [] + (!! []) + !! [ ] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (+ !! []) + (! + [] + (!! [] ) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] — (!! [])) + (+ [] + (!! [!]) + !! [] + !! []) + (+ []! + (!! []) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ [] + (!! [!]) +! ! [])) / + ((! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (+ [] + (!! [!]) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] — (!! [])))

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— []) + ( ! + [] — (! + [] + (!! []) (!! [])) + + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) — []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ [] + (! ! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! []))

+ (( ! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! []) + (+ !! []) + (+ [] — (!! []!)) + (+ [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [ ]) + (+ !! [])) / + ((+ !! [] + []) + (+ [] — (!! []!)) + (+ [] + (!! [] ) + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (+ [] + (!! []) + !! []) + (+ [] -! (! ! [])) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! [] ) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []) + (! + [] + (!! []) + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! [] + !! []))

,
Законы и этика конфиденциальности на рабочем месте и мониторинг сотрудников
МПМС / Shutterstock

От устранения отвлекающих факторов до добавления технологической автоматизации существует множество способов повышения производительности труда на предприятиях. Одним из таких методов является использование методов наблюдения и слежения.

Использование видеонаблюдения усиливает меры безопасности и производительность вашего бизнеса.Поймать вора на камеру снижает стоимость усадки. Системы отслеживания и мониторинга сотрудников служат другим важным целям. Основными целями мониторинга сотрудников являются предотвращение внутренних краж, проверка производительности сотрудников, обеспечение надлежащего использования ресурсов компании и предоставление доказательств для любых судебных разбирательств. Системы учета рабочего времени дают вашему бизнесу отчет о том, когда сотрудники работают, и получают оплачиваемый отпуск (PTO). Это может быть полезно, если спор о часах или отпуске станет судебным спором. [Заинтересованы в системе учета рабочего времени? Проверьте наши лучшие выборы .]

Помимо простого видеонаблюдения на рабочем месте, работодатели могут устанавливать программное обеспечение для мониторинга на компьютерах компании, а на транспортных средствах компании может быть установлена ​​технология слежения за парком GPS. Некоторые владельцы бизнеса могут не знать, насколько далеко они могут или должны расширить свои полномочия по контролю за деятельностью сотрудников.

Федеральные и большинство законов штата о неприкосновенности частной жизни предоставляют работодателям право решать, как далеко они могут продвинуться с помощью своей программы мониторинга сотрудников.В некоторых случаях работодатели не обязаны сообщать сотрудникам, что они находятся под наблюдением, но это зависит от государственных и местных законов. Некоторые правила требуют согласия работника.

«Как правило, сотрудники не ожидают неприкосновенности частной жизни, находясь на территории компании или используя оборудование компании, включая компьютеры или транспортные средства компании», — сказал Мэтт С. Пинскер, адъюнкт-профессор по вопросам национальной безопасности и уголовного правосудия в Университете Содружества Вирджинии.

Мониторинг должен быть в пределах разумного.Например, видеонаблюдение может проводиться в местах общего пользования и на входах; однако наблюдение в ванных комнатах или раздевалках строго запрещено и открывает для компании юридические последствия.

Видеонаблюдение не должно быть открыто раскрыто сотрудникам и согласовано с вашей рабочей силой. Однако видимой вывески о том, что помещения контролируются камерами безопасности, может быть достаточно, чтобы охватить правовые и этические основания. Кроме того, просто знание того, что камеры отслеживают все, достаточно, чтобы предотвратить внутреннюю кражу со стороны сотрудников.

Другая проблема возникает при сохранении любых записей, особенно собраний. Если вы записываете встречи с сотрудниками, особенно с дисциплинарными или кадровыми вопросами, вы можете быть обязаны по закону хранить эти записи и передавать их в суд в случае возникновения судебных разбирательств. [Заинтересованы в использовании системы видеонаблюдения? Проверьте наши лучшие выборы .]

Прозрачность — это всегда хорошая практика.Поскольку многие сотрудники могут чувствовать себя некомфортно, когда за ними следят, важно быть в курсе того, чего вы надеетесь достичь, и как надзор соответствует целям вашего бизнеса. Согласно опросу, проведенному Dtex Systems, «77 процентов занятых американцев были бы меньше обеспокоены тем, что их работодатель отслеживает их цифровую активность на личных или выпущенных на работе устройствах, которые они используют для выполнения работы, если они прозрачны в этом и позволяют им знать заранее. »

Фактически, прозрачность может сделать сотрудников более склонными подвергать себя различным методам мониторинга и отслеживания.Приблизительно 50 из 80 сотрудников технологической компании Three Square Market добровольно вживили в них микрочипы. Чипы позволяют сотрудникам входить в здание и покупать ланч без необходимости отслеживать удостоверение личности. Честность Three Square Market о назначении микрочипов привела к тому, что более половины их сотрудников добровольно приняли участие в программе.

Хотя технология Three Square Market еще не используется для отслеживания, ранее в этом году Amazon получила патент на браслеты, которые вибрируют, когда сотрудники выполняют задачи неправильно.Компания считает, что браслеты, которые еще не производились и не использовались, могут ускорить процессы. Скептики беспокоятся о возможности технологии дегуманизировать сотрудников. Поскольку технология продолжает развиваться, организации будут иметь возможность отслеживать и контролировать сотрудников по-новому. По мере появления этих новых возможностей предприятия должны следить за тем, чтобы сотрудники слушали сотрудников, и пересматривать юридические рекомендации, касающиеся мониторинга сотрудников.

Мониторинг компьютерной активности в Интернете отличается и может подпадать под другой правовой прецедент.Существуют различные типы программных решений для мониторинга компьютеров, некоторые из которых позволяют вам точно знать, что сотрудники делают на своих компьютерах. Вы можете отслеживать, какие веб-сайты сотрудники просматривают при подключении к Wi-Fi компании, вплоть до нажатия клавиш на ноутбуке своей компании. От сотрудника, использующего устройство компании, практически невозможно ожидать конфиденциальности, поэтому хорошее правило — предполагать, что все, что сотрудники делают на своем компьютере, видно их работодателю.

Несмотря на то, что хорошо следить за использованием компьютера сотрудниками, чтобы убедиться, что они не тратят время на социальные сети и несерьезный просмотр, работодатели должны знать, что они рискуют получить слишком много информации. У работодателей уже есть большинство личных данных сотрудников, и они могут действовать в соответствии с законами о конфиденциальности, такими как HIPAA, если они раскрывают личную информацию кому-либо.

Работодатели несут бремя защиты этой информации, даже той, которая поступает из личной истории посещений сотрудника или личных данных, хранящихся на компьютере компании.Например, если произошло нарушение данных и была раскрыта определенная конфиденциальная информация, это делает компанию уязвимой для судебного разбирательства со стороны сотрудника.

Еще один способ, с помощью которого работодатели могут отслеживать сотрудников, — это отслеживание GPS, как правило, в рамках отслеживания парка транспортных средств и телематики на транспортных средствах компании. С большинством программного обеспечения автопарка менеджеры могут отслеживать, где находится служебный автомобиль и где он был, даже если сотрудник не работает круглосуточно. Владельцы бизнеса могут сделать это, так как они имеют право знать, где находится их собственность.Тем не менее, когда речь идет об использовании GPS-слежения на устройствах компании, таких как ноутбуки и телефоны, они попадают в другую темную область, поскольку работодатели могут узнать больше, чем нужно, об активности сотрудника, когда они не работают. [Ищете программное обеспечение для отслеживания флота GPS? Проверьте наши лучшие выборы .]

Что касается мониторинга сотрудников, то лучше ошибиться на стороне прозрачности и баланса. Например, размещение четкой вывески с указанием политики вашей компании, препятствующей использованию компьютеров, не связанных с работой, может сократить нежелательное поведение без необходимости явного мониторинга сотрудников.

«В конечном итоге баланс можно достичь, продумав законные интересы бизнеса и сопоставив их с ожиданиями конфиденциальности сотрудников, а также принимая во внимание нормативные ограничения, которые могут отличаться от штата к штату, от страны к стране», — сказал Джозеф Лаззаротти, руководитель Юридическая фирма Джексон Льюис.

Дополнительная отчетность Беннетта Конлина.

,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *