Оперативное планирование: Оперативное планирование в организации: цели, принципы, сущность

Автор: | 03.04.2021

Содержание

Оперативное планирование

Смотреть мастер-класс по теме

Оперативные планы являются последовательным выполнением тактических планов. Это обычная, ежедневная деятельность, которая позволяет выполнить тактические, а со временем, и стратегические задачи организации.

Основная задача оперативных планов – это организация ежедневной деятельности сотрудников, направление её в приоритетное русло целей и задач. Особенно важно оперативное планирование на начальном этапе бизнеса: во время быстрого развития или работе над новым направлением деятельности. Когда бизнес-процессы не достаточно отлажены и персонал неорганизован, то, скорее всего, он выставит свои приоритеты.

Оперативное планирование повышает контроль над работой персонала, результатами и повышает эффективность работы в целом. Вы сможете видеть, насколько быстро и результативно справляется тот или иной сотрудник, выдерживает ли качество, стандарты работы (при производстве, обслуживании клиентов). Также важно видеть, насколько отдаётся сотрудник работе, какие у него достижения. Поэтому оперативные планы влияют и на мотивацию.

Часть оперативной работы и задач является периодической. Например, написание отчётности, плановое обслуживание, поздравления клиентов на праздники и т. п. Наличие инструментов автоматизации бизнеса позволяет такие задачи ставить только один раз, а затем периодически система будет напоминать сотруднику о необходимости выполнить эту задачу. Такая функция реализована и в комплексе «Простой бизнес».

В целом автоматизация бизнеса позволяет намного эффективнее ставить оперативные планы и контролировать их выполнение. Оперативный план – это список задач, которые необходимо выполнить сотруднику, чтобы получить нужный результат. Например, чтобы довести планы до сотрудников надо их собрать, позвонить им или выслать каждому по электронной почте. При этом для каждого сотрудника в каждой задаче определить приоритет, сроки и иногда бюджет. К тому же вы можете отсутствовать на месте (нередко командировку руководителя сотрудники превращают в выходной на рабочем месте) и работа с удалёнными сотрудниками делает оперативные планёрки невозможными или неэффективными.

По ходу работы возможны корректировки оперативных планов, которые следует вносить своевременно. Оперативно эту проблему позволяет решать система автоматизация бизнеса, которая значительно ускоряет работу и делает оперативное планирование реально оперативным.

В рамках проектного управления, если деятельность организации связана с реализацией проектов, автоматизация даёт ещё больший эффект. Экономию времени руководитель может направить на корректировку планов, анализ промежуточных результатов и дополнительные действия для корректировки.

Оперативные планы начинаются с тактических целей и программы действий. Под каждый пункт программы на определённый срок вам нужно составить список необходимых задач на день для каждого сотрудника или подразделения. Если организация имеет отделы, то оперативное планирование имеет смысл переложить на менеджеров среднего звена, но с обязательным контролем планов, какие они ставят подчинённым. Не забывайте о показателях – у каждой задачи должны быть критерии качества выполнения или система показателей. Например, для торгового агента – это объём продаж или доход от продаж, для программиста — это программный код, соответствие техническому заданию, для маркетолога – соответствие рекламы маркетинговой стратегии или бюджету.

Для оперативных планов важны процессы их доведения до персонала и контроля выполнения. Формулировка задач должна быть простой и понятной сотруднику, а контроль позволит не только наказать нерадивых, но и поощрить отличившихся – получить информацию для возможных корректировок тактических планов.

Оперативные планы и распределение задач по сотрудникам должны быть взаимосвязанными и направлены на одну цель – получение прибыли и решение тактических задач компании.

Сделать оперативное планирование более прозрачным поможет внедрение CRM «Простой бизнес», которой сегодня пользуются уже более 70 тысяч клиентов. Это многофункциональная программа, позволяющая контролировать планирование в любой сфере деятельности компании – будь то взаимоотношения с клиентами, реализация проектов, финансовая отчетность, обновление сайта или управление персоналом. Чтобы начать работать в программе, достаточно скачать ее с сайта разработчика, где доступна в том числе бесплатная версия сервиса для предприятия с числом сотрудников до 5 человек.

Попробовать бесплатно

Оперативное планирование — Торговля на vc.ru

Чтобы делать нужные результаты, то есть ценные, полезные, нужно:

{«id»:105652,»url»:»https:\/\/vc.ru\/trade\/105652-operativnoe-planirovanie»,»title»:»\u041e\u043f\u0435\u0440\u0430\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0435 \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435″,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/trade\/105652-operativnoe-planirovanie»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/trade\/105652-operativnoe-planirovanie&title=\u041e\u043f\u0435\u0440\u0430\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0435 \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435″,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/trade\/105652-operativnoe-planirovanie&text=\u041e\u043f\u0435\u0440\u0430\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0435 \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435″,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/trade\/105652-operativnoe-planirovanie&text=\u041e\u043f\u0435\u0440\u0430\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0435 \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435″,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.

ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/trade\/105652-operativnoe-planirovanie»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041e\u043f\u0435\u0440\u0430\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0435 \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435&body=https:\/\/vc.ru\/trade\/105652-operativnoe-planirovanie»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

1. Четко понимать конечный результат, видеть его детали и крайний срок.

2. Понимать необходимые действия (шаги), которые нужно сделать, чтобы получить результат.

3. Иметь фокус, то есть понимать, самые главные действия, которые приведут к результату быстрее и дешевле всего.

4. И , наверное, самое главное, нужно делать, делать и делать правильные действия.

Поэтому нужно планирование. Мы планируем, возможно, что-то корректируем по ходу действий, делаем и получаем результат. Важно, чтобы это понимало не только руководство, а вся команда и чтобы все это делали одинаково.

Оперативное или операционное — значит с коротким горизонтом, то есть крайним сроком. Оптимальный период операционного планирования — неделя. Месяц — слишком долго, чтобы понять, что, чего-то не успеваем и откорректировать действия. А день — слишком коротко. И это не отменяет того факта, что нужно планировать и день и месяц и год и дольше.

Но дни сотрудники должны планировать самостоятельно и согласовывать с руководителями отделов, не выше. Для годового и месячного планирования существует свой инструмент — стратегия или стратегическое планирование. В котором наоборот, рядовые сотрудники не должны принимать участия. Исключение — самые эффективные рядовые сотрудники, которые надолго вперёд видят себя в компании. Но стратегическое планирование — отдельная тема.

Итак, технология оперативного планирования как одного из 19 основополагающих инструментов управления бизнесом.

1. Выбирается дни старта и окончания отчётной недели. Желательно, чтобы это не были пятница и понедельник. Идеально, если это вторник-среда или среда-четверг. Потому что за выходные энергия выветривается из планов. А когда на следующий день начинаешь реализовывать вчерашний свежий план — больше запала.

2. Выбирается промежуток времени, когда вся компания должна сделать планы на будущую неделю. И тут важный нюанс — планирование должно быть в связке с отчётностью. То есть собрание (от численности штата собраний может быть несколько — внутри отделов и общее для высшего руководства), где должны быть согласованы планы должно начинаться с отчётности за прошедшую неделю.

3. Поэтому хронология должна быть примерно следующей:

Вторник 18:00-19:00 — все сотрудники подготовили отчёты, статистики и планы

Среда 9:30-10:00 — внутри каждого отдела произошли собрания, на которых сотрудники отчитались перед руководителями отделов и согласовали планы, а руководители отделов утвердили планы

Среда 10:00-10:40 — произошло собрание, на котором руководители отделов и департаментов, во главе с исполнительным директором (генеральным) отчитались перед испдиром, согласовали планы, а испдир утвердил планы.

Среда 10:50-11:30 — произошло собрание, на котором руководители отделов (или только департаментов) , во главе с испдиром спланировали финансы на неделю вперёд и передали на утверждение в офис владельца. Финансовое планирование — отдельная тема.

Разумеется, можно подбирать хронологию под себя. Но предложенная здесь — прекрасно работает в десятках компаний и является для них удобной. Она для примера, но пример взят из жизни.

4. В планировании, как и в каждом инструменте управления, важно, чтобы был регламент, точно описывающий процесс, чтобы люди знали этот регламент. А также важна форма документа, которая конечно же должна быть для всех поголовно единой. Да, и руководство должно настаивать на том, чтобы все делали так, как написано в регламенте. Тогда будет толк.

5. Форма может быть в гугл-докс. Понимаю вашу любовь к планировщика и к модулю в Битрикс24. Но , к сожалению, они не учитывают несколько важных нюансов, которые сильно повышают процент выполненных задач до конечного результата. Почему именно Google docs, а не Excell в облаке — отдельная тема. На это целый ряд причин, если коротко — это на порядок быстрее и удобнее для коллективной работы в документах и синхронизации данных. Почему Google docs, а не планировщик с френдли-интерфейсом — тоже другая тема. Главные причины — нет необходимых сущностей (поясню ниже) и нельзя смотреть все планы по всей компании в одном документе на одном экране, а это важно высшему руководству, которое утверждает планы по всей компании.

6. Форма должна содержать набор сущностей: — должность и ФИО — регулярная или стратегическая задача (важно, чтобы контролировать реализацию стратегического плана, поскольку для его реализации, задачи из стратегии должны попадать в оперативные планы) — приоритет — формалировка задачи — формулировка конечного результата выполненной задачи (отличается от задачи деталями, которые важны и завершённой формой глаголов — как-будто что-то уже реализовано в идеальном виде) — крайний срок выполнения и время — запланированное время на выполнение задачи (отличается от крайнего срока тем, что нужно оценить и указать, сколько будет потрачено времени на выполнение задачи, если работать над ней без перерывов до конечного результата — этот навык влияет на процент выполненных задач плана) — отметка о выполнении сотрудником — фактическое время на выполнение задачи (нужно, чтобы сотрудник развивал способность адекватно оценивать необходимое время на выполнение задачи) — отметка о выполнении руководителем — комментарий руководителя (например, если сотрудник отметил, что сделал, а руководитель так не считает)

Эти сущности идут горизонтально в ячейках слева направо. А ниже идут данные по каждой задаче. Отделы и департаменты можно сдвигать и раздвигать — есть такая опция.

7. А дальше в положенное время происходит собрание, на которое все приходят с заранее подготовленными отчётами, от руки нарисованными статистиками (помимо статистик в электронном дашборде, про систему статистик — отдельная тема) и планами. И собрание происходит по конкретной технологии, с модератором, секретарём, хронологией и порядком рассмотрения, внесения корректировок и утверждения — это отдельная тема. Правильно организованное собрание позволяет: — проводить минимум собраний (4 вида нужно, чтобы решать 95% вопросом, кроме форс-мажоров) — тратить минимум времени на каждое собрание — полностью выполнять повестку, то есть получать нужный конечный результат от собрания.

8. Необходимо, чтобы была действующей должность, которая контролирует соблюдение регламента планирования. Эта должность также контролирует соблюдение всех остальных 18-ти базовых инструментов управления. Это совмешаемая должность. Когда я возглавлял компанию из 80-ти человек, у меня на этой должности была девушка с правильным характером, она не раздражала, но добивалась соблюдения регламентов. И она тратила на эту должность 4 часа в неделю в среднем. При этом она отвечала за все коммуникации: секретариат, ремонты техники и инженерки. Понятно, что она не сама ремонтировала, а заказывала мастеров, принимала работу и оплачивала. Без такой должности, все самые продвинутые инструменты управления будут деградировать, то есть со временем люди либо их сократят/изменят, потеряв эффективность, либо вообще перестанут использовать.

9. А дальше это надо начать делать каждую неделю и продолжать до тех пор пока существует компания.

Оперативное планирование и комбинаторная оптимизация в имитационных моделях транспортной логистики проектного уровня

А.Г. Топаж, О.В. Таровик, А.С. Реуцкий, В.А. Киселёв, ИММОД-2019

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *