Оптимизации бизнес процессов: Оптимизация бизнес-процессов компании – способы и цели

Заключение

Теперь, когда вы знаете все тонкости оптимизации бизнес-процессов, все, что вам осталось, — это применить ее на практике.В конце концов, теория может завести вас далеко не так. Итак, сделайте это…

1. Определите слабые или неэффективные процессы
2. Составьте карту
3. Проанализируйте. Найдите, есть ли более эффективные способы сделать это
4. Оптимизировать процесс, реструктурируя его, автоматизируя или применяя какую-либо технологию, которая полностью изменит способ его работы

Есть другие вопросы по оптимизации процесса? Что-то важное упустили? Дайте нам знать в комментариях!

Что такое оптимизация бизнес-процессов?

Что такое оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов — это стратегия, призванная помочь компаниям повысить производительность за счет оптимизации их операций.Это подмножество управления бизнес-процессами (BPM), основанное на понимании того, что оптимизированные бизнес-цели достижимы с помощью оптимизированных бизнес-процедур. Оптимизация бизнес-процессов поможет:

Преимущества оптимизации бизнес-процессов

Компаниям постоянно приходится сталкиваться с конкуренцией и запугиванием со стороны других компаний, нарушающими технологиями и нарушениями. Оптимизируя бизнес-процессы, компании могут получать результаты, которые помогут им масштабироваться в непрекращающейся волне изменений:

• Снижение рисков
• Оптимизированные ресурсы
• Соответствие требованиям рынка
• Стабильность
• Снижение рисков
• Гарантированное качество
• Конец Полная прозрачность

Оптимизация бизнес-процессов может служить стратегией для управления сложными ситуациями и работы в неблагоприятных средах.Деловые идеологии или традиции — главный фактор успеха и эффективности. Это может способствовать или мешать бизнес-операциям.

Предоставление услуг клиентам часто выявляет недостатки в деловой культуре, потому что даже эффект от успешной тактики роста бизнеса будет бесполезен или серьезно затруднен. Многие организации почти не обращают внимания на эти факторы, и поэтому им постоянно приходится бороться, чтобы добиться значительного прогресса.

Создание надлежащей деловой культуры эквивалентно успеху вашего бизнеса, потому что все бизнес-процессы привязаны к этой центральной стороне бизнеса.

Стратегии оптимизации бизнес-процессов

Понимание миссии

В отличие от веры в то, что люди покупают продукты или услуги, они на самом деле покупают результат. Они платят за результаты, преимущества, ответы, экономию времени, выполнение, улучшение, преимущества или любую другую цель, которой служит продукт. Основная миссия бизнеса — претворять в жизнь свои позитивные ожидания, спонсируя, продавая и обеспечивая правильный результат, за который платят клиенты.

Когда вы начинаете размышлять о том, как добиться положительных результатов для клиентов, вы будете чувствовать себя достаточно уверенно в той роли, которую вы играете, чтобы удовлетворить клиентов, независимо от бизнеса. Кроме того, тем самым вы получаете достойное вознаграждение.

Сделайте честность своим девизом

Этичное ведение бизнеса, предоставление продуктов и услуг в соответствии с требованиями и безупречная производительность имеют важное значение. Идеологии и политика в отношении взаимоотношений с сотрудниками и клиентами должны основываться на справедливости и честном мнении о том, что клиенты всегда имеют право на лучшие услуги.

Поймите концепцию: «Если это подходит клиентам, то это достоинство компании». Это акт приоритета желаний клиента над компанией.

Оптимизация

Перестаньте соглашаться на меньшее и поверьте, что вы заслуживаете наилучших результатов от своих усилий. На этом этапе запрашивайте и получайте не что иное, как наилучшие и оптимальные результаты для действий и деятельности компании.

Это достижимо путем включения и использования всех эффективных маркетинговых стратегий, необходимых для получения наилучших результатов и получения максимально возможной прибыли с наименьшими затратами времени, энергии, рабочей силы и денег.Кроме того, это наименее вероятный риск для компании, снижающий стресс, создавая свободное время и обеспечивая постоянный контроль и абсолютную уверенность.

Создайте сбалансированную команду

Люди часто рассматривают найм как способ получить людей с подходящими навыками, опытом и достижениями для работы. Тем не менее, их сложно найти, потому что некоторые требования могут противоречить одному человеку. Если невозможно найти человека, обладающего всеми желаемыми качествами и опытом, объединение команды с разными навыками может помочь объединить эти качества.

При создании сбалансированной команды требуется, чтобы кто-то из сотрудников обладал навыками и опытом, чтобы эффективно выполнять ряд обязанностей. Каждый работник играет свою роль в создании баланса, необходимого для построения и развития компании.

Дайте должное команде

Значительный процент наиболее успешных компаний в мире приписывают значительную часть своего успеха довольным и жизнерадостным сотрудникам, потому что эти сотрудники знают, что их действительно ценят.Это существенно влияет на товарооборот. Текучесть кадров сократится и позволит сэкономить на найме и обучении новых сотрудников.

Также сократится количество прогулов, и есть большая вероятность, что ничего не останется без вести. Когда сотрудники хотят остаться, имеют опыт, заботятся о компании и обслуживают клиентов, это уменьшит количество жалоб клиентов, повысит удовлетворенность и повысит прибыль, потому что клиенты будут тратить больше и оставаться дольше.

Ценность клиентов

Клиенты — причина оставаться в бизнесе.Считайте их надежными друзьями. Измените бизнес-политику и этику, чтобы защитить их интересы и обеспечить им максимально возможный уровень удовлетворения. Они бенефициары управления проектами.

Заботьтесь о клиентах

Когда дело касается бизнеса, редко можно встретить страсть и энтузиазм в одних и тех же предложениях. Люди будут более охотно вести дела с компанией, если она проявляет искреннюю страсть и заботу об услугах и способах доставки. Если вы искренне заботитесь о пользе жизни клиентов, вы легко привлечете их внимание, как железо к магниту.

Сделайте рабочее место развлечением

Многие прибыльные компании в мире приписывают часть своего успеха принятию веселья, игр и смеха на рабочем месте для поднятия морального духа, увеличения участия и интереса. Признание и благодарность могут в основном способствовать укреплению уверенности и продуктивности среди эффективных сотрудников.

Включите прогрессивный план для создания мотивированной, высокоэффективной команды с помощью множества проверенных тактик для повышения удовлетворенности и повышения производительности.Принять корпоративную культуру, ориентированную на сотрудников, с целью повышения прибыльности.

Принять проверенные методы успеха

Это очень важно для оптимизации процесса. Когда вы начинаете принимать и применять стратегии успеха, протестированные и доказанные в других отраслях, вы экономите деньги на обучении. Используя бесценные и проверенные методы и процедуры для получения прибыли, вы также получаете заметное преимущество перед конкурентами, а записи свидетелей значительно улучшаются.

Расширьте возможности ваших сотрудников

Когда компании неуклонно придерживаются своей политики, они просто говорят клиентам, что ваша политика важнее для вас, чем их обслуживание.Расширение прав и возможностей влечет за собой предоставление вашим сотрудникам возможности принимать решения во время их взаимоотношений с клиентами. Это означает, что им нужно позволить делать все необходимое, чтобы клиент был доволен.

Сотрудники, наделенные полномочиями, понимают и остаются благодарными за шанс, который у них есть, и, вероятно, будут действовать осмотрительно и здраво, чтобы предлагать лучшие и менее дорогие решения проблем, вместо того, чтобы строго следовать негибкой политике компании.

Непрерывное обучение для роста

Развитие бизнеса напрямую зависит от развития членов команды.Посредством постоянного обучения создайте сотрудников в бизнесе, которые будут лучше всех выступать против конкурентов. В конечном счете, используйте будущие награды, создавая компанию для настоящего.

Чем активнее обучение, тем выше эффективность компании. Этот процесс оказывает заметное влияние следующим образом:

• Как работники обрабатывают цели компании
• Помогает определять базовые уровни производительности
• Достигать желаемых результатов
• Обеспечивает постоянное решение проблем
• Обеспечивает единообразный метод работы с клиентами
• Влияет на функциональность вещей в бизнесе

Нанимает квалифицированных работников

Мы очень внимательно относимся к выбору спутника жизни и воспитанию наших детей, уделяя необходимое внимание.Тем не менее, мы склонны выбирать потенциальных сотрудников на основе одного или двух собеседований, и когда они попадают на работу, они обычно понимают, что должны заботиться о себе.

Это сравнение показывает несоответствие между рабочими и семейными настройками. Поскольку большая часть нашей взрослой дневной жизни посвящена рабочим процессам, мы могли бы также проявлять осторожность при приеме на работу подходящего кандидата — людей, заинтересованных и движимых результатами.

Выбирая искренне приятных сотрудников, обладающих правильным отношением и принципами, убедитесь, что все будет гладко.Людей не учат быть хорошими. Сочувствие и забота должны быть неотъемлемой частью чьей-то натуры — они должны искренне это чувствовать. Если они это сделают, то их коллеги почувствуют это, и клиенты тоже. Это поможет достичь наилучших результатов без особых усилий и упорного труда.

Создание опросов общественного мнения

Наличие средств для получения мнений является важным инструментом для управления бизнесом. Предложения и опросы общественного мнения могут стать центральным аспектом постоянного развития и улучшения бизнеса.Вы и ваша команда можете постоянно проводить встречи, чтобы обсудить, как повысить производительность, как лучше подойти к решению, и вскоре найти способы стать лучше. Независимо от того, насколько незначительны улучшения, сделанные открытия могут существенно повлиять на трансформацию компании.

Определите мотивацию работника

Как обеспечить хорошую мотивацию и мотивацию сотрудников? Многие компании терпят неудачу в этом аспекте, потому что их метод определения мотивации сотрудников примитивен или нереалистичен.Способы определения мотивации включают:

• Прогулы
• Текучесть кадров
• Обслуживание клиентов
• Кража
• Обследования отношения

Никогда не принимайте мотивацию персонала как должное. Каждый бизнес может реализовать политику соответствующей мотивации своих сотрудников. Преимущества огромны, и когда вы оцените окупаемость инвестиций, результаты будут очевидны.

Другие стратегии оптимизации бизнеса включают:

Оптимизация бизнес-процессов требует планирования и определения процесса, который требует оптимизации, а также постановки целей и задач.Затем это позволит вам оценить текущее состояние процесса, чтобы определить его производительность и ненужные взломы. Внедряйте измененную процедуру после устранения нежелательных элементов, внимательно следите за производительностью процесса и вносите необходимые корректировки до тех пор, пока не будут достигнуты желаемые результаты.

Как улучшить повседневные операции с помощью оптимизации процессов

Осознаете вы это или нет, но вы и ваша команда постоянно участвуете в процессе .

Та чашка джо, которую ты сделал сегодня утром перед тем, как погрузиться в свои повседневные дела? Процесс.

Подключение вашего последнего клиента? Процесс.

Планирование бюджета на этот квартал? Ты угадал; это тоже процесс.

Это набор процессов команды, которые определяют , что они делают, , , почему, они это делают, и , как , так что, проще говоря, процессы являются основой любой команды.

Но оптимизированы ли ваши ежедневные процессы? Регулярно ли они пересматриваются и оценивается ли успех? Согласно The State of Business Process Management 2018, 93% респондентов заявили, что они участвовали в нескольких улучшениях процессов.

, а не — вы позволяете конкурентам выйти вперед, сосредоточив внимание на ваших процессах и оптимизируя их.

Вот почему мы поможем вам разобраться в оптимизации процессов, даже если вы никогда раньше не встречали этот термин. Мы определим, что такое оптимизация процессов, почему она так полезна и как облегчить оптимизацию процессов самостоятельно.

Что такое оптимизация процесса?

Прежде чем перейти к определению оптимизации процесса, важно полностью понять, как определяется слово «процесс».

Оксфордский словарь английского языка (OED) определяет процесс как «серию действий или шагов, предпринятых для достижения определенной цели». Возвращаясь к предыдущему примеру приготовления кофе, этот процесс начался с того, что вы либо вытаскивали кружку из шкафа, либо готовили кипяток, чтобы к концу этого процесса вы могли насладиться чашкой кофе и начать выходной день. правая ступня. Это был набор задач, которые вам нужно было выполнить, чтобы получить то, что вы хотите (или, в зависимости от вашего пристрастия к кофеину, необходимое).

Хорошо понимая, что такое процесс, давайте вернемся к оптимизации процесса.

Проще говоря, оптимизация процессов — это акт улучшения бизнес-процессов. Существует бесчисленное множество способов отрегулировать любой данный процесс так, чтобы он был объективно лучше: от удаления определенных задач до добавления новых, переписывания определенного шага в процессе до изменения порядка задач в процессе для улучшения общего потока. В любом случае оптимизация процессов направлена ​​на то, чтобы сделать процессы более эффективными, более эффективными и менее сложными, трудоемкими и расточительными.

Важно знать, что оптимизация процессов — это не новомодная чушь; его корни уходят в шесть сигм. «Шесть сигм» — это проверенный и проверенный набор инструментов и методов улучшения процессов, который не только сэкономил компаниям непостижимую сумму денег за последние несколько десятилетий.

Фактически, одна только Keefe Group сообщила об экономии более 2,5 миллионов долларов, но при этом значительно улучшила повседневную деятельность как стартапов, так и малых и средних предприятий и организаций корпоративного уровня.То есть преимущества оптимизации процесса довольно заметны.

5 преимуществ оптимизации процесса

Если есть стремление оптимизировать бизнес-процессы вашей команды должным образом и регулярно, вы откроете своей команде целый ряд преимуществ, меняющих бизнес.

Повышенная производительность

Сотрудники не только быстрее завершат свои процессы, но и их результаты будут более эффективными. В качестве примера предположим, что сотрудник отдела продаж принимает нового сотрудника и выполняет недавно оптимизированный процесс адаптации.Приняв первоначальные меры, которые привели к возникновению узких мест, новый сотрудник может быть обучен быстрее, а это означает, что он сможет сразу приступить к хорошей работе, от которой вы затем сможете пожинать финансовые выгоды!

Уменьшенная ошибка

Если процесс не рассматривался критически, в процессе могут быть шаги, которые активно побуждают человека, следующего за ним, выполнять задачу, которую он не должен выполнять, или выполнять ее так, как им больше не следует. Но благодаря постоянному анализу, оптимизации и обновлению бизнес-процессов несоответствия и неточности, которые приводят к ошибкам, полностью устраняются.

Больше маневренности

В современном мире бизнеса медленное действие не решает проблемы. Напротив, ловкость — ключ к успеху; нужно постоянно меняться и адаптироваться. Исследования показывают, что гибкие команды имеют 70% шанс попасть в верхний квартиль, когда дело доходит до здоровья организации (здоровье организации, если вы еще не знаете, является показателем долгосрочной высокой эффективности). К счастью, сама природа регулярной оптимизации процессов означает, что вы позволяете своим процессам — и вашей команде в целом — быть более гибкими.

Создание и развитие культуры процессов

Иметь культуру процессов — значит серьезно относиться к бизнес-процессам, обеспечивать их документирование, широкое использование и оптимизацию с течением времени. Оптимизация бизнес-процессов — бесспорно важная часть сначала создания, а затем дальнейшего развития культуры процессов в вашей команде.

Улучшение чистой прибыли

Давайте перейдем к делу: улучшения, внесенные в процессы в рамках оптимизации процессов, оказывают прямое положительное влияние на прибыль вашего бизнеса.Если мое предыдущее упоминание об экономии Keefe Group не проясняло это, возможно, я знаю, что Motorola сэкономила более 16 миллиардов долларов на расходах благодаря оптимизации и усовершенствованию процессов.

Хотя эти преимущества наверняка заинтересуют энергичных руководителей команд в оптимизации процессов, реальной движущей силой оптимизации процессов должно быть то, что , а не , заботясь о бизнес-процессах, причиняет ущерб. От использования слабых, неуклюжих процессов каждый день до того, что все сотрудники неосознанно тратят решающее время и усилия, бездействие с устаревшими, неоптимизированными процессами может привести к падению всего бизнеса.

Таким образом, оптимизация процессов — это улучшение бизнес-процессов. Но это тоже касается снижения вреда.

Как самостоятельно пройти оптимизацию бизнес-процессов

Прежде чем мы углубимся в основные моменты оптимизации процесса, зададим вопрос: беспокоитесь ли вы о том, сколько времени займет оптимизация процесса?

Если так, то нет.

Оптимизация бизнес-процессов не должна отнимать много времени, отнимать часы и часы из вашего и без того напряженного графика.Все, что вам нужно делать, — это ежеквартально погружаться в оптимизацию процессов, чтобы произвести революцию в ваших процессах! К тому же практика ведет к совершенству; вы будете делать это каждый раз быстрее.

Итак, если вы прошли курс обучения «Черный пояс шести сигм» и захотели использовать множество инструментов «шести сигм», таких как интеллектуальный анализ процессов, FMEA и отображение потока создания ценности, тогда оптимизация процесса потребует значительно большего количества времени. Чтобы получить лучшее из обоих миров — оптимизировать процессы в соответствии с требованиями «Шести сигм» и максимально эффективно использовать время, вам нужно будет следовать методологии DMAIC.

DMAIC — это аббревиатура, обозначающая определение, измерение, анализ, улучшение и контроль. И это метод DMAIC, о котором я собираюсь рассказать вам в следующих 6 шагах, чтобы вы могли оптимизировать свои процессы. Должным образом.

1. Обеспечьте документирование процессов

Для работы DMAIC — а для — любого метода оптимизации процессов, стратегии или процесса — вам необходимо сначала задокументировать свои процессы.

Бизнес-процессы можно документировать с помощью широко известных программ, таких как Google Docs или даже Microsoft Excel, но, учитывая изобилие программного обеспечения, такого как программное обеспечение BPM, которое упрощает документирование, использование, оптимизацию и управление вашими процессами, выбирая для специально созданного инструмента стоит вашего времени.

Но самое главное здесь — это подробное описание и документирование ваших процессов. В конце концов, вы не сможете оптимизировать свои процессы, если не можете физически увидеть, как они работают, что в них задействовано и какова текущая итерация каждого процесса.

Не только документирование ваших процессов является неотъемлемой частью DMAIC и улучшения процессов, но и приносит из этого массу дополнительных повседневных плюсов.

Например, вспомните ранее, когда я обсуждал, как оптимизированные процессы могут сделать адаптацию, в частности, быстрее и лучше.Когда принятый на работу сотрудник начинает выполнять те же рабочие процессы и задачи, что и их коллеги, они справляются со всем, если есть документированные процессы, которым нужно следовать, а инструкции о том, что делать, просто не были переданы по достоинству. изо рта.

Аналогично, допустим, другой сотрудник не может вспомнить определенный этап процесса. Вместо того, чтобы спрашивать своего руководителя, что делать (и тем самым отвлекать его от того, над чем он работает), неуверенный сотрудник может вернуться к документированному процессу.Это освежит их память, уменьшит беспокойство, которое они могли испытывать, и побудит их сделать то, что нужно сделать!

Излишне говорить, что документированные процессы не просто полезны — они необходимы. Вот почему 96% компаний задокументировали свои бизнес-процессы в той или иной форме.

2. Определите, какой процесс следует оптимизировать

После того, как бизнес-процессы будут достаточно документированы, самое время запустить DMAIC и определить, какой процесс вы собираетесь оптимизировать в первую очередь.

Вначале это может показаться немного подавляющим — особенно с учетом того, что потенциально необходимо оптимизировать десятки, сотни или даже тысячи процессов. Вот почему лучше всего составить список ключевых процессов для оптимизации, а затем продвигаться вниз по списку.

Чтобы разобраться в этом списке, спросите себя:

• Какие процессы используются чаще всего? Конкретно сколько дней в неделе? Сколько раз в день? По какому количеству членов команды?
• Какие процессы имеют наибольшую производительность? Это означает, какие процессы имеют конечные цели, которые являются наиболее важными для бизнеса, чтобы не просто оставаться на плаву, но и процветать?
• Какие процессы имеют самую высокую рентабельность инвестиций? Какие процессы приносят вам наибольшую финансовую выгоду после их завершения?
• Что могло бы способствовать росту рентабельности инвестиций в случае улучшения? Какие процессы, если их оптимизировать, могли бы стать одними из самых важных и полезных процессов, когда речь идет о повышении рентабельности инвестиций?

Имейте в виду, что во избежание перегрузки и перегрузки вашего мозга вы захотите оптимизировать свои процессы один за другим.В противном случае управление несколькими процессами может оказаться затруднительным и может привести к ошибкам и дальнейшему ущербу для ваших бизнес-процессов.

После того, как вы создали свой список, процесс на самом верху — будь то процесс адаптации клиентов или создание плана управления проектом — это тот процесс, который вы будете оптимизировать в первую очередь, поэтому определите его: запишите имя процесс, его цель, как он начинается и как заканчивается, кто в нем участвует и что в него входит. Предоставьте себе и другим, с кем вы работаете, основную, но важную информацию о процессе.

3. Измерьте, как работает процесс

Данные лежат в основе DMAIC, поэтому правильно, что вы оцените, как продвигается процесс на ранней стадии. Таким образом, он обеспечивает эталонный тест того, как работает процесс до того, как будут реализованы какие-либо изменения. К счастью, измерить процесс не так сложно, как кажется.

Во-первых, вам нужно собрать количественные данные. Это легко сделать, измерив процесс по его KPI (у вас уже должно быть 2-3 KPI для каждой цели).Однако, если у вас нет каких-либо ключевых показателей эффективности для этого, подумайте об ожидаемых результатах рассматриваемого процесса: достигает ли процесс этих результатов, как задумано? Делается ли это в подходящие сроки? Это вообще не соответствует ожидаемым результатам? По сути, это тот момент, когда вам нужно критически рассмотреть процесс, подкрепив его поддающимися количественной оценке данными.

Тогда пришло время качественных данных. Сбор качественных данных — тоже гораздо менее сложная задача, чем кажется.Например, один из простых способов получить необходимые данные — это спросить пользователей и / или владельца процесса о том, как, по их мнению, он работает. Они могут сразу сказать вам, каково это часто использовать процесс, в чем заключаются проблемы и успешен ли он как процесс.

После измерения производительности процесса храните все факты и цифры, которые вы получили, в безопасном месте (читайте: не записывайте их на бумаге, которая неизбежно исчезнет и никогда больше не будет видна — используйте подходящее решение для документирования информации) .

4. Проанализируйте, как его можно оптимизировать

В последней части — этапе измерения — вы нашли хорошие данные о том, как работает процесс, не выполняя никаких тестов из первых рук. Но теперь это изменится на этом этапе анализа, так как именно здесь вы и все, с кем вы работаете, будете проходить весь процесс.

Проходя через процесс аналитическим и критическим взглядом, вы, естественно, заметите, где процесс не так хорош, как должен быть. Но, учитывая, что вы новичок, когда дело доходит до оптимизации процессов и DMAIC, вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать и анализировать, чтобы помочь вам:

• Сколько времени нужно для завершения процесса? Это в подходящие сроки? Это медленнее или быстрее, чем ожидалось?
• Где возникают узкие места? Если это процесс, в котором участвуют несколько человек, есть ли момент, когда один из сотрудников не может продолжать свои задачи, потому что кому-то другому требуется слишком много времени, чтобы выполнить свои?
• Какие-то шаги сбивают с толку? Есть ли какие-либо шаги, которые сбивают с толку или написаны непонятным образом, из-за чего пользователь процесса плохо выполняет задачи или просто пропускает их?
• Есть ли бесполезные шаги? Часто называемые «муда» — по-японски «отходы» — в кругах шести сигм, расточительные шаги — это шаги, которые приводят к любой из семи форм муда (трата перепроизводства, пустая трата времени, трата транспорта, трата собственно переработки, отходы наличных запасов, отходы движения и отходы производства бракованной продукции).Присутствуют ли в вашем процессе эти бесполезные шаги и задачи?
• Можно ли автоматизировать части процесса? Автоматизация — это блестящий, дальновидный способ оптимизации процесса к лучшему. McKinsey даже обнаружила, что 45% операций можно легко автоматизировать с помощью современных технологий. Все, что вам нужно для начала, — это интегрировать один инструмент, скажем, программное обеспечение CRM, в другой с помощью веб-перехватчиков, API или даже стороннего инструмента, который интегрирует для вас отдельные приложения.

5.Улучшить процесс

Предпоследний этап DMAIC — улучшение — это действие на основе данных, информации и идей, собранных на предыдущих этапах, и внесение полезных изменений в процесс.

Один фундаментальный совет, который у меня есть, — протестировать изменения до того, как вы введете их в действие. Предварительно протестировав их, вы убедитесь, что изменения, которые, по вашему мнению, следует внести, действительно принесут пользу рассматриваемому процессу.

Поскольку вы задокументировали оптимизируемый процесс, протестировать изменения несложно.Просто сделайте копию задокументированного процесса, при необходимости скорректируйте ее, а затем попросите обычных пользователей процесса следить за процессом и вносить изменения.

Как только они это сделают, соберите их отзывы, чтобы увидеть, оказали ли корректировки положительное влияние или нет. С изменениями, которые были признаны успешными, вы захотите развернуть, развернуть, развернуть!

6. Контроль за производительностью будущих процессов

Control — последняя часть DMAIC. Думайте об этом как о точке, где вы свяжете все незакрепленные узлы, сообщите другим об изменениях процесса и обеспечите правильное измерение вашего теперь оптимизированного процесса в будущем.

Что касается того, чтобы завязать свободные узлы, нужно ли вам получать чье-то одобрение, прежде чем запускать оптимизированный процесс и заставлять всех следовать ему? Если это так, отправьте им документированный процесс. Хотя может потребоваться немного больше времени, если они вернутся с дополнительными предложениями или идеями, это дополнительный этап управления качеством, который, несомненно, полезен.

Затем вы хотите, чтобы пользователи процесса знали, что произошло, почему процесс был изменен, и ответили на любые вопросы об обновленном процессе.Если вы не проинформируете пользователей процесса о внесенных вами обновлениях, они не только удивятся, но и из чистого замешательства могут решить не выполнять обновленные шаги должным образом. Это в первую очередь свело бы на нет все время и усилия, которые вы вкладываете в оптимизацию процесса.

Чтобы убедиться, что процесс измеряется и работает хорошо в будущем, простой способ — снова пройти оптимизацию процесса в следующем квартале. Тогда вы сможете улучшить процесс (если можно будет что-то улучшить).Бывают случаи, когда дальнейшие улучшения невозможны, о чем вам сообщат этапы измерения и анализа. В любом случае, для истинной оптимизации и контроля процессов необходимо регулярно проверять и оптимизировать процессы.

А теперь поставьте себе пятерку — вы выполнили шаги DMAIC по оптимизации процесса!

Движение вперед как компания, ориентированная на процессы

Прочитав и следуя инструкциям, данным в этом посте, вы настроите себя на успех, став компанией, ориентированной на процесс.

В частности, вы обнаружили, насколько важны надежные процессы для ваших повседневных операций, не говоря уже о вашей прибыли, и задокументировали свои целостные бизнес-процессы. Однако самое примечательное то, что вы начали продвигаться по всем процессам, шаг за шагом оптимизируя и улучшая их!

Благодаря этой новообретенной культуре процессов мы стремимся выполнять работу как можно лучше, улучшая взаимодействие в команде и повышая производительность. Кроме того, если вы когда-нибудь решите — или вам потребуется — начать использовать системы менеджмента качества, такие как ISO 9001, это будет безболезненно.

Заключение

Процессы являются основой вашей команды, и именно процессы, которым они подвергаются каждый день, определяют общий успех. Отсутствие улучшения и оптимизации часто используемых важных процессов активно ограничивает возможность работать лучше, быстрее и разумнее. Фактически, устаревшие и неэффективные процессы тратят почти треть рабочего времени сотрудников каждый рабочий день.

Следуя описанному выше методу DMAIC для улучшения процессов, вы можете контролировать свои процессы и держать их под контролем.Всегда. А чтобы оптимизация процессов — помимо документирования, использования и управления процессами — оставалась простой, вам нужно использовать специальный инструмент BPM.

Чтобы узнать, какая часть программного обеспечения BPM лучше всего соответствует вашим потребностям, перейдите на изящную страницу G2, где вы найдете лучшее программное обеспечение для управления бизнес-процессами .

Оптимизация бизнес-процессов | NTT DATA Business Solutions Северная Америка

29.08.2018

В последнее время в мире высоких технологий постоянно упоминаются «прорывные» технологии: искусственный интеллект, машинное обучение, Интернет вещей, блокчейн.Это потому, что эти технологии явно меняют правила игры, которые будут иметь ключевое значение для сохранения конкурентоспособности в цифровой экономике.

Но пока ваши команды сосредоточены на оцифровке бизнеса с помощью этих новых технологий, также важно следить за основополагающими действиями в ваших основных бизнес-системах. Убедившись, что ваши существующие бизнес-процессы оптимизированы, вы обеспечите хорошие возможности для своего бизнеса на пути к цифровым технологиям.

Никогда не бывает хороших дней, когда компания первой информирует ИТ-отдел о проблемах, вызывающих финансовые утечки, например о том, что заказы отправляются без выставления счетов.Упреждающая диагностика проблем с помощью проверки работоспособности позволяет ИТ-специалистам работать с бизнесом, чтобы исправить неработающие процессы, прежде чем они станут серьезной проблемой.

После ввода в эксплуатацию SAP некоторые предприятия выполняют технические обновления, но редко находят время для проверки бизнес-процессов, чтобы убедиться, что они работают оптимально. Некоторые признаки того, что ваши бизнес-процессы SAP обеспечивают неоптимальную производительность, включают:

• Заказы отгружены, но счет не выставлен
• Производственные заказы просрочены и не закрыты
• Заблокированные позиции к оплате в кредиторской задолженности (убыток по скидке)
• Поставки продукции имеют просроченные счета
• Позиции выписки по счету не проводились полностью

Итак, как можно решить эти проблемы? Умные компании находят способы поддерживать бизнес как можно более эффективно, постоянно отслеживая и рассматривая возможности для улучшения.Поступая таким образом, они высвобождают внутренние ресурсы и бюджет, которые можно направить на те прорывные технологические проекты, которые так важны для будущего успеха.

Для многих ИТ-организаций все сводится к ресурсам: тратить время на работу над проектами преобразования или мониторинг существующих бизнес-процессов?

Вот почему NTT DATA Business Solutions разработала Business Process Health Check . Этот недорогой, ненавязчивый виртуальный сервис может быть предоставлен как одноразовый вариант, как эталонный по сравнению с вашими коллегами или как подписка на управляемый сервис.У вас есть возможность выбрать наиболее подходящий вариант.

Проверка работоспособности бизнес-процессов использует структурированную методологию для предоставления индивидуальных рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов с использованием фактических данных транзакций из ваших систем.

• Виртуальный опрос хозяйственных операций
• Выделите неэффективные бизнес-процессы
• Выявить практики, вызывающие сбои в работе
• Сравнение с аналогами в аналогичных отраслях
• Создайте последовательность действий и расставьте приоритеты для рекомендаций
• Предоставить план следующего этапа проекта

Хотите узнать больше? Посмотреть это видео:

Загрузите нашу электронную книгу
Загрузите нашу электронную книгу Оптимизация бизнес-процессов для вашего цифрового путешествия, чтобы узнать больше о том, почему оптимизация основных бизнес-процессов имеет решающее значение для успешного цифрового путешествия.

Planning — Оптимизация бизнес-процессов — Power Apps

• 14.10.2021
• 2 минуты на чтение

В этой статье

Теперь, когда вы изучили весь бизнес-процесс, поставьте перед собой задачу: оптимизировать его. Оптимизация процесса позволяет избежать такого количества шагов, которые сотрудники ошеломлены или сбиты с толку.

Несколько полезных подходов к оптимизации процесса:

• Старт с цели. Определите цели, которых вы хотите достичь с помощью бизнес-процесс. Эти цели должны дать общее представление о ваших надеждах на будущее. процесс.

• Подумайте, можно ли что-то сделать более эффективно, дешевле, или с более высоким качеством.

• Найдите ключевые показатели эффективности, чтобы определить, что работает хорошо и что нуждается в улучшении.

• Сделайте шаг назад и поделитесь документом процесса со своей командой.

• Поделитесь документом процесса с руководством, чтобы получить представление о более высоком уровне и обеспечивать прозрачную отчетность на каждом этапе процесса.

• Посмотрите на свой процесс с точки зрения пользователя или клиента, который может извлекать выгоду из процесса и подумать о том, как вы можете улучшить их опыт и общее удовлетворение.

Некоторые ключевые вопросы:

• Можно ли исключить оставшиеся операции из процесса в повысить эффективность или качество или снизить затраты?

• Если деятельность по сокращению важна для бизнеса в целом, можно ли обрабатываются в отдельном бизнес-процессе?

• Можно ли улучшить ступеньку, чтобы лучше выполнить вашу задачу?

• Можно ли изменить порядок шагов?

• Можно ли комбинировать ступени?

• Могут ли шаги в этом процессе выполняться одновременно?

• Можете ли вы сократить количество людей, необходимых для выполнения процесса?

• Можете ли вы изменить способ уведомления следующего человека в процессе, чтобы он ответить быстрее?

• Есть ли аспекты процесса, которые можно автоматизировать в дальнейшем? Например:

  • Автоматический сбор данных по сравнению с ручным вводом

  • Автоматизация решений на основе данных

  • Автоматизация предпринятых действий

  • Использование AI для замены человеческое внимание

Примечание

Если ваша задача полностью выполняется на рабочем столе, вы можете использовать советник по процессам для автоматической оптимизации процесса.Советник по процессам может анализировать ваш процесс, и визуализировать это на карте процесса. Карта процесса выявляет узкие места и показатели для вашего процесса с помощью аналитического отчета.

Пример: Оптимизация процесса отчета о расходах

Мы рассмотрели текущий процесс расчета и обнаружили некоторые очевидные улучшения. сделать:

• Избегайте бумажных документов на протяжении всего процесса. (Мы отметили экономию и экологию влияние также как выгода проекта.)

• Выполните все возможные проверки соответствия, прежде чем разрешить отправку отчета для утверждения.(Значительно сокращает время доработки и непрерывного процесса.)

• Автоматический поиск и добавление бухгалтерских кодов, когда отчет о расходах Отправлено.

• Включить учет для перемещения утвержденных расходов в финансовую систему без повторного ввода каких-либо данных.

• Автоматическое создание еженедельных отчетов о расходах на основе цифровых данных.

Шарлотта рассматривает дальнейшие способы оптимизации процесса проверки бюджета.А также Ребекка изучает, как можно оптимизировать полугодовой аудит с помощью ИИ.

Предлагаемый нами оптимизированный процесс выглядит как на следующей иллюстрации.

в оптимизации бизнес-процессов

Река Мишра, управляющий директор по стратегическим инициативам, SVB Financial Group

Бизнес-процессы — это, по сути, смесь искусства и науки. Бизнес приносит пользу через свои процессы.Новые технологии меняют способы управления и выполнения этих процессов. Компании ищут решения, которые могут повысить эффективность бизнеса, обеспечивая гибкость и маневренность управления бизнес-процессами (BPM). Технологические разработки направлены на улучшение и согласование добавленной стоимости сотрудников, что в совокупности способствует созданию ценности компании. Постоянная технологическая эволюция открывает двери для автоматизации процессов.

На современном рынке автоматизация начинает оказывать глубокое влияние на сферу BPM.Тем не менее, несмотря на то, что каждый год рынок наводняют многочисленные решения для автоматизации BPM, предлагаемые ими функциональные возможности носят довольно общий характер и не соответствуют конкретным потребностям бизнеса и не могут обеспечить индивидуальное комплексное решение. Эти решения, лишенные маневренности и гибкости, утомительны в реализации. Компании, принявшие такие решения, должны либо выбирать процессы и методы, предлагаемые в решении, либо выполнять задачи в соответствии со своими собственными уникальными бизнес-процессами, которые разрабатывались на протяжении многих лет.

Для преодоления этих препятствий важно, чтобы технологические партнеры и поставщики решений понимали сложность и уникальность бизнес-процессов, создавали дизайн, ориентированный на человека, и осознавали, что один размер не подходит всем. Кроме того, с учетом высоких темпов развития бизнеса и его постоянно меняющихся потребностей, бизнес-процесс должен постоянно и часто развиваться, попытки настроить каждое технологическое решение, как правило, являются дорогостоящим мероприятием для организаций.

Путь к стратегическому партнерству

Каждая бизнес-модель уникальна, как и процессы, связанные с ней.Для обеспечения эффективного партнерства и получения оптимальных выгод крайне важно оценить навыки и опыт, предлагаемые партнерами. Помимо знаний в предметной области, очень важно согласование бизнес-ценностей. Некоторые компании могут предлагать идеальные решения, но они могут основываться на ценностях, которые не согласуются с собственным бизнесом / организацией. Также не менее важно оценить другие аспекты потенциального партнера, такие как финансовая стабильность и взаимодействие с клиентами, чтобы понять свои бизнес-требования, готовность адаптироваться в соответствии с меняющимися потребностями, — все это важно для взаимовыгодного партнерства.

Сдача сдачи

Перемена — это парадокс. В то время как многие компании стремятся внести изменения с конечным видением внесения улучшений, те же заинтересованные стороны также опасаются изменений, поскольку существует неуверенность и страх перед неизвестностью. Но изменения процессов необходимы, чтобы дать возможность сотрудникам, устранить избыточность и продвинуть бизнес вперед. Исторически компании фокусировались исключительно на улучшении аспектов процесса, не принимая во внимание управление изменениями, стратегии внедрения, стратегии сотрудничества и глобальные перспективы.Хотя современные тенденции показывают, что предприятия отказываются от традиционных подходов и внедряют развивающиеся технологии с помощью новых стратегий. Теперь у компаний есть множество вариантов выбора правильного решения для управления изменениями, обучения коммуникаций и анализа тенденций. Тем не менее, те же решения создают новые проблемы с точки зрения принятия пользователями из-за недостаточного участия владельца процесса и обработки исключений.

Развитие в BPM

С появлением автоматизации и искусственного интеллекта автоматизация бизнес-процессов как часть постоянного совершенствования делает большие успехи.

Направление рыночных тенденций указывает на то, что поставщики решений вкладывают значительное количество времени и ресурсов в понимание человеческого подхода и придумывают эффективные, воспроизводимые и масштабируемые решения, охватывающие разные регионы.

В то время как предприятия стремятся получить конкурентное преимущество за счет постоянного совершенствования процессов за счет принятия и внедрения различных технологий, все еще существует необходимость в развитии самого технологического решения и его внедрения

Я ожидаю, что предстоящие улучшения будут предоставлять круглосуточные решения для различных географических регионов и будут иметь широкие возможности настройки.Автоматизация в BPM также приведет к автоматизации повторяющейся работы и повлияет на набор навыков и требований персонала. В рамках эволюции, помимо сосредоточения внимания на улучшении внутренних процессов, которые сосредоточены на внутренних операциях, по-прежнему существует неиспользованная возможность автоматизации действий, связанных с клиентами, таких как адаптация клиентов и общее обслуживание клиентов.

Консультации коллег

Чтобы добиться успеха, нужно сочетать интеллектуальное лидерство и способности к исполнению — они оба дополняют друг друга.Подумайте о том, чтобы пройти лишнюю милю, чтобы понять влияние изменений на человеческий капитал, что в конечном итоге определит успех улучшений процесса. Решение должно быть целостным по своей природе и фокусироваться на частичных решениях. Наконец, наряду с упором на развитие технических навыков и сосредоточением внимания на клиентоориентированном дизайне, управление изменениями также важно, потому что в конечном итоге именно люди будут поддерживать процесс, в результате чего организация получит все преимущества и принятие.

советов по оптимизации процессов малого бизнеса

Оптимизация трудоемких задач, устранение ненужных процедур, улучшение отчетности для повышения значимости данных или сосредоточение внимания на целевом маркетинге — каждый бизнес может получить выгоду от повышения эффективности своих основных процессов.

Оптимизация является важным шагом для повышения эффективности на конкурентном рынке, особенно для небольших компаний с ограниченными ресурсами. Вот несколько инструментов, которые могут помочь вашим малым бизнес-процессам стать более эффективными.

1. Маркетинг

Эл. Почта

Электронный маркетинг — это мощный и доступный инструмент, который поможет вам привлечь новых и существующих клиентов, но он может оказаться сложной задачей для тех, кто раньше этого не делал. Есть несколько инструментов, которые могут помочь вам начать работу, и один из них называется «Постоянный контакт».

Его функции включают в себя:

• Шаблоны, оптимизированные для настольных и мобильных устройств, с простым в использовании редактором и параметрами настройки.
• Соответствует правилам защиты от спама, чтобы избежать рассылки спама клиентам и повысить доставляемость электронной почты.
• Аналитика в реальном времени, чтобы отслеживать, кто читает, открывает, отправляет и нажимает на ваши электронные письма.

Сайт

Ваш веб-сайт позволяет потребителям легко просматривать товары и услуги без необходимости лично связываться с вами или физически посещать ваш магазин. Ваш веб-сайт — это продавец вашего бизнеса, который никогда не перестает работать. Кроме того, даже если вы не продаете товары или не оказываете услуги в Интернете, наличие веб-сайта позволяет вашим клиентам больше узнать о вас и о том, что вы предлагаете, в дополнение к информации о вашем местонахождении, часах работы и контактной информации.

Наличие надежной системы управления контентом, такой как WordPress, позволяет владельцам бизнеса легко организовывать контент и создавать великолепно выглядящие веб-страницы без каких-либо знаний в области программирования веб-сайтов. Существует множество различных решений, которые являются простыми, гибкими и предлагают ряд инструментов и плагинов для публикации, поэтому вам не нужно быть разработчиком, чтобы иметь красивый сайт.

Социальные сети

Использование социальных сетей для продвижения товаров или услуг стало неотъемлемой частью маркетинга в современном бизнесе.Такие сайты, как Instagram, Facebook и Twitter, являются одними из самых популярных социальных сетей. Хотя сайты социальных сетей могут быть влиятельными инструментами для увеличения взаимодействия с клиентами, управление различными учетными записями в социальных сетях занимает много времени.

Одно из приложений, которое можно использовать для автоматизации задач в социальных сетях, — это Hootsuite. Почему?

• Поддерживает более 35 социальных сетей со специальными приложениями и интеграциями.
• Поставляется со встроенной системой управления контентом и возможностью планирования публикаций.
• Точная медиа-аналитика, гибкое управление командой и лучшие в своем классе функции безопасности.

2. Продажи

есть свои преимущества, и среди них — лучший способ понять ваших клиентов и их место в процессе продаж. Платформа управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) — фантастический инструмент оптимизации для управления как данными, так и взаимоотношениями с клиентами. От отслеживания покупок до оказания послепродажной поддержки — вы можете использовать CRM, чтобы оставаться на связи со своими клиентами как до, так и после продажи, а также лучше понимать процесс покупки.

Доступно множество инструментов CRM, и одним из наших любимых инструментов для малого бизнеса является HubSpot CRM. Что отличает HubSpot, так это то, что в их CRM нет скрытых комиссий или сборов. Вот некоторые из основных характеристик:

• С легкостью управляйте своей воронкой продаж и получайте необходимые обновления из своей воронки продаж.
• Автоматически отслеживайте и регистрируйте все взаимодействия с клиентами с возможностью синхронизации данных по электронной почте.
• Храните потенциальных клиентов в одном централизованном месте, включая транзакции, такие как звонки, электронные письма, заметки и т. Д.
• Уведомления в реальном времени, записи разговоров и управление электронной почтой.

3. Служба поддержки клиентов

Обслуживание клиентов — ключ к постоянному успеху любого бизнеса. Представьте себе, если бы существовал способ взаимодействия с вашими клиентами, который позволил бы им предоставить честную обратную связь, помогая вам понять как потребности ваших клиентов, так и то, что можно улучшить в ваших бизнес-процессах.

Вот где сияет CRM, такая как HubSpot, предоставляя возможность решать задачи, связанные с клиентами, без нарушения бюджета.Благодаря полному набору инструментов обслуживания клиентов HubSpot модернизирует взаимодействие клиентов с вашим бизнесом и предоставляет вам ценную информацию, которую вы можете преобразовать в практические улучшения вашего бизнеса. Важные аспекты для понимания ваших клиентов включают:

• Инструменты обратной связи для получения информации от ваших клиентов.
• Инструменты измерения удовлетворенности клиентов с помощью таких вещей, как оценки сетевого промоутера, оценки усилий клиентов или опросы удовлетворенности клиентов.
• Простая в использовании панель управления, позволяющая отслеживать данные и анализировать собранные вами данные, связанные с обслуживанием клиентов.
• Автоматическая маршрутизация заявок с эскалацией и созданием задач.

4. Финансы и бухгалтерский учет

Когда дело доходит до управления книгами для вашего бизнеса, существуют популярные инструменты, которые существуют уже довольно давно. Но самые популярные инструменты не всегда являются лучшими решениями. Иногда масштабируемое или настраиваемое решение лучше подходит для растущего малого и среднего бизнеса.

Zoho — это офисный веб-пакет, оснащенный инструментами повышения производительности и приложениями SaaS (программное обеспечение как услуга), специально предназначенными для малого бизнеса. Он поставляется с разными планами и вариантами ценообразования, но есть вечно бесплатный доступный план, достаточный для выполнения основных финансовых и бухгалтерских задач, что позволяет вам избежать расходов, если вы не видите смысла в обновлении своего плана обслуживания. Ниже приведены некоторые из самых популярных функций Zoho:

• Отправляйте профессиональные счета своим клиентам и получайте оплату онлайн с помощью ряда способов оплаты.
• Возможность привязать книги к банковскому счету и отслеживать транзакции в режиме реального времени.
• Zoho как служба, основанная на веб-приложениях и мобильных приложениях, обеспечивает кроссплатформенную функциональность, позволяя выполнять задачи управления бизнесом на ходу.
• Отслеживайте продажи, пополняйте запасы и автоматически конвертируйте продажи в заказы на покупку.
• Автоматизируйте повторяющиеся задачи, такие как оплата счетов и автоматические платежи, чтобы сэкономить время.

5. Управление персоналом

Управление льготами, просмотр журналов рабочего времени сотрудников, обработка платежных ведомостей и организация документов сотрудников — человеческие ресурсы могут отнимать много времени и сбивать с толку.Передача этих задач поставщику услуг может значительно сэкономить время, а также помогает сократить количество ошибок в оформлении документов.

Доступные и надежные варианты теперь доступны для помощи в управлении человеческими ресурсами для стартапов и малых предприятий. Gusto — один из наших фаворитов, позволяющий сэкономить время и деньги t. Вот некоторые особенности Gusto:

• Гибкие, но полные пакеты льгот для сотрудников, которые соответствуют вашему бюджету и могут быть адаптированы к вашим потребностям.