Оптимизация ресурсов организации: Оптимизация ресурсов организации — Hamilton Apps Russia

• Организационный дизайн и оптимизация определяются как сборка, согласование и использование ресурсов организации для достижения поставленных целей / задач.
• Он существует на стыке высокой эффективности, высокой эффективности и высокого использования всех соответствующих и доступных ресурсов, имеющихся в распоряжении организации.
• Компании, реализующие программы организационного дизайна, обычно получают материальную выгоду, которая чаще всего проявляется в виде более высоких доходов, более низких затрат и, следовательно, увеличения прибыльности, а также наблюдают значительно более эффективную и действенную рабочую силу.

• Давление технологий и глобализации. Бизнесы работают в динамичной среде, характеризующейся быстро меняющимися технологиями, глобализацией и чрезмерно разборчивыми потребителями. Уже давно доказано, что оптимизация является надежным фактором эффективности и конкурентоспособности, на который компании могут рассчитывать, чтобы оставаться впереди.
• Приобретательный рост. M&A уже давно является опорой глобальной корпоративной структуры, но только 16% слияний достигают поставленных целей в запланированные сроки, а в 10% случаев новая организация снижает стоимость.Стратегии оптимизации и здесь предлагают проверенную и надежную дорожную карту для повышения вероятности успеха после слияния.
• Работа будущего. Текущие изменения на рабочем месте ставят новые задачи перед менеджерами, которые теперь должны также бороться с географически распределенными рабочими, управлять ими и мотивировать их. Управление такими рассредоточенными группами при оптимальных затратах и ​​производительности потребует структурированного и целенаправленного переосмысления; процесс, присущий организационному дизайну как дисциплине.

• В конце 2006 года убытки Ford Motor Company составили 12,7 млрд долларов, что значительно ниже прибыли в 1,9 млрд долларов в предыдущем году. К 2010 году прибыль выросла до 6,6 млрд долларов, а к 2016 году — до 10,8 млрд долларов.
Генеральный директор
• Ford Алан Мулалли добился этого, применив принципы организационного дизайна и оптимизации, которые при умелом применении часто приносят аналогичную материальную выгоду корпорациям.
• В качестве другой иллюстрации, в 2008 году бельгийская компания InBev завершила сделку по приобретению американского гиганта Anheuser-Busch (AB) за 52 миллиарда долларов.
Надежная программа оптимизации
• InBev напрямую привела к получению синергетического эффекта в размере 2,3 млрд долларов США всего за 3 года, что на 50% превысило первоначальные цели, а также напрямую способствовало увеличению маржи объединенной компании на 5,6% (с 33,1% в 2008 г. до 39,3%). % в 2011).

Возрождение Ford Motor Company

В конце 2006 года Ford Motor Company находилась в затруднительном положении.Убытки за этот год составили ошеломляющие 12,7 млрд долларов, что значительно ниже прибыли в 1,9 млрд долларов в предыдущем году. Четыре года спустя прибыль выросла до 6,6 млрд долларов, а затем выросла до 10,8 млрд долларов в 2016 году. Невероятно, но улучшение ситуации в Ford произошло на фоне Великой рецессии в США, которая особенно сильно ударила по автомобильной промышленности. Наиболее впечатляюще то, что в то время как Ford был в агонии по организации своего крупного разворота, его ближайшие конкуренты, Chrysler и GM, вели переговоры о спасении с Программой помощи проблемным активам (TARP) федерального правительства США.

Ford, возглавляемое президентом и главным исполнительным директором Аланом Мулалли, является одним из прекрасных современных примеров организационного дизайна и оптимизации на рабочем месте. Посредством структурированной и хорошо продуманной перестройки Мулалли объединил региональные операции Ford в единую глобальную, устранил дублирование и растрату ресурсов, сократил избыточные и не добавляющие ценность платформы и повысил ясность целей всей компании. Результат: новая, единая, быстрая, более сильная, оптимизированная компания и стратегия, которую Мулалли назвал «Единый Форд.”

Эта статья, по сути, посвящена организационному дизайну и оптимизации. Он начинается с введения в основополагающие принципы дисциплины, за которым следует исследование многих концепций и тем, которые Алан Мулалли так искусно использовал в своем изменении судьбы Форда. В заключение я дам практическое руководство по реструктуризации субоптимизированных организаций, основанное на моем более чем 20-летнем опыте работы в качестве специалиста по глобальной реструктуризации.

Что такое оптимизация организации?

Оптимизация организации может быть определена как согласование и использование ресурсов организации для достижения поставленных целей / задач.Оптимизация организации существует на стыке высокой эффективности, высокой эффективности и высокого использования всех соответствующих и доступных в настоящее время ресурсов, имеющихся в распоряжении организации.

Почему компаниям следует заниматься организационной оптимизацией?

Опережая быстро меняющийся мир. Во-первых, сегодня предприятия работают в динамической среде; окружающая среда, отмеченная периодами чрезвычайной нестабильности, быстро меняющихся технологий и глобализации.Этими факторами становится еще труднее управлять проницательным, но непостоянным глобальным классом потребителей, чьи вкусы и предпочтения, кажется, меняются с течением времени. Тем не менее, при эффективном использовании организационная оптимизация зарекомендовала себя как надежный фактор достижения краткосрочных и долгосрочных целей, которые компании могут использовать, чтобы опережать свои рыночные силы.

Прибытие будущего работы. Во-вторых, эволюционируют исторические организационные структуры. В частности, текущие изменения на рабочем месте ставят новые задачи перед менеджерами, которые теперь должны также бороться с географически распределенными рабочими, управлять ими и мотивировать их.Эти новые структуры включают более частую удаленную работу (как индивидуальную, так и групповую), более широкое использование корпорациями работы неполный рабочий день и растущее использование моделей временных и контрактных сотрудников. Управление такими рассредоточенными группами с оптимальными затратами и эффективностью работы будет и будет оставаться сложной задачей и потребует структурированного и целенаправленного переосмысления организационной структуры.

Достижение стратегического преимущества. Подходя к корпоративной задаче с другой точки зрения, неоптимизированные организации, играющие на аренах, состоящих из относительно оптимизированных конкурентов, рискуют стать менее конкурентоспособными и, следовательно, более уязвимыми.Оптимизируя свою организацию, нанимая и применяя правильный набор навыков, а также согласовывая цели в рамках своей компании, компания сможет лучше реагировать на неожиданные изменения на рынке и сможет быстрее и эффективнее продвигаться к своим корпоративным приоритетам.

Стратегии активного роста давно стали нормой. M&A, как следствие органического роста, на данный момент является опорой глобальной корпоративной структуры. А правильная организационная структура после слияния — согласование культур, человеческих ресурсов, приоритетов и рабочих процессов — часто является ключом к раскрытию предполагаемых синергетических эффектов и ценностного потенциала объединения бизнеса.

Чтобы добавить цифры к теории, согласно статье Harvard Business Review, которая, в свою очередь, во многом опирается на исследования McKinsey & Co., только 16% слияний достигают мягких и жестких целей в срок. Кроме того, 41% занимает больше времени, чем ожидалось, и в 10% случаев новая организация ведет к снижению стоимости, а не к увеличению. Здесь также продуманные стратегии оптимизации организации предлагают проверенную и надежную дорожную карту для достижения большего успеха.

: приобретение компанией InBev компании Anheuser-Busch

В 2008 году бельгийская компания InBev завершила сделку по приобретению американского гиганта Anheuser-Busch за 52 миллиарда долларов.На момент приобретения Anheuser-Busch доминировала на рынке США с долей 48%, в то время как InBev, несмотря на то, что она была одной из крупнейших мировых пивоваренных компаний, имела скромную долю в США и не имела внутренних производственных мощностей.

Предполагалось, что объединение бизнеса обеспечит синергию затрат в размере 1,5 миллиарда долларов в течение первых трех лет; однако к 2011 году недавно созданная Anheuser-Busch InBev сообщила о синергии в размере 2,3 миллиарда долларов, что почти на 50% превысило ее первоначальный прогноз. За тот же период маржа увеличилась на 600 базисных пунктов с 33% до 39%.

Ключом к успеху Anheuser-Busch InBev были три фактора:

• Первым был упор на повышение эффективности за счет устранения всякой избыточности. Это началось с консолидации и оптимизации отделов закупок, инжиниринга, логистики и НИОКР обеих компаний в одно, но вскоре последовала целенаправленная передача знаний в рамках всей организации в отношении передовых методов и эффективных процессов. Результатом стала экономия затрат на 1 миллиард долларов в течение года и увеличение пропускной способности.
• Вторым было внедрение политики генерального директора Карлоса Брито «одна фирма, одна культура», которая допускала нулевую самоуспокоенность, обеспечивала жесткий контроль над расходами с помощью практики составления бюджета с нулевым исходом, обеспечивала личную подотчетность и прививала высочайший уровень личной и корпоративной честности. . Эта культура также наделила ее глобально рассредоточенных лидеров способностью быстро и изолированно принимать решения на местном уровне — стратегия, которая позволила компании оставаться рядом со своими региональными и местными клиентами даже в больших масштабах и, таким образом, быстро реагировать на их желания и потребности. , и предпочтения.
• Третье — интенсивность реализации. Известная практика Карлоса Бирто и InBev не допускать компромиссов в интеграции привела к устранению неэффективных брендов (включая пиво Peroni и Grolsch), массовым увольнениям (всего 6000 сотрудников) и консолидации поставщиков — и все это в рекордно короткие сроки. Интеграция будет и никогда не может быть завершена до тех пор, пока все последние «i» и «t», которые были написаны как часть плана интеграции перед слиянием, не будут расставлены точками и перечеркнуты.

Благодаря процессу оптимизации компания AB InBev за этот период добилась значительного сокращения затрат.С 2008 (год приобретения) по 2011 год —

• Расходы на продажи и маркетинг снизились с 15,9% до 13,2% в процентах от выручки;
• Расходы на сбыт снизились с 11,5% до 8,5% от продаж как процент от выручки;
• Административные расходы снизились с 6,2% до 5,2% в процентах от доходов.

Ловушка интеграции

Ошибка интеграционной ловушки заключается в том, что она ошибочно полагает, что слияния и поглощения являются верным способом быстрого создания стоимости или достижения роста с меньшим риском.Чтобы избежать этой ловушки, необходимо провести раннюю, структурированную и кропотливую работу по оптимизации объединенной организации. Для этого сначала необходимо детально сопоставить обе компании с конечными точками выявления областей совпадения, потерь и пробелов в возможностях, прежде чем приступить к устранению указанных областей совпадения и потерь, а также разработать эффективные решения для устранения пробелов в возможностях.

Затем менеджеры по закупкам должны составить карту и полностью понять все критические процессы и рабочие процессы в обеих организациях, прежде чем приступить к их стандартизации и интеграции.Наконец, оставшийся в живых персонал, постфактум, должен разработать общие и объединяющие цели, добиваться поддержки на всех уровнях и неуклонно выполнять их для их достижения.

Оптимизированная организация

По мнению теоретиков и практиков реструктуризации, оптимизация организаций требует сосредоточения внимания на четырех основных областях, которые я назвал элементами : (1) изменение процесса; (2) структурированное развитие персонала; (3) улучшенная ясность ролей; и (4) прозрачная постановка целей. Каждый элемент может выполняться и часто выполняется изолированно; однако эти четверо работают экспоненциально лучше как взаимозависимый коллектив, создавая полностью согласованную систему, способную обеспечить оптимальную производительность.Более полное понимание каждого из них выглядит следующим образом:

Редизайн процесса. Этот первый элемент организационной оптимизации включает в себя переопределение и оптимизацию существующих рабочих процессов, чтобы сделать организацию более эффективной и действенной. Наиболее эффективно это достигается, если задать следующий вопрос для каждого основополагающего процесса и задачи, используемой компанией: « Какую пользу приносит данный или измененный процесс нашему клиенту?» Постоянно задавая вопрос и отвечая на него, работая целенаправленно над устранением задач, ответ на которые непрозрачен или отрицателен, можно очень быстро избавиться от некритичных задач, отнимающих драгоценное время и ресурсы.

Если говорить более конкретно, этот процесс следует методически применять к следующим ключевым операционным областям внутри организации: (1) затраты; (2) качество продукции / услуг; (3) эффективность процесса; и (4) скорость избавления или исполнения.

Развитие персонала. Элемент развития персонала — самая сложная из четырех основных областей, хотя и самая важная для общей оптимизации организации. Развитие трудовых ресурсов направлено на то, чтобы соответствовать нужным навыкам и правильным стратегическим приоритетам, и стремится делать это по разумной цене.Сотрудникам, не имеющим необходимых навыков или чьи навыки не соответствуют корпоративным приоритетам, потребуется либо переподготовка, либо личный рост в качестве добавляющих ценность членов реструктурированной организации… или разделение рисков.

По моему опыту, надежный набор шагов для развития персонала выглядит следующим образом: Во-первых, начните с оценки компетенций, т. Е. Инструмента для определения уникальных и / или соответствующих навыков и поведения, необходимых для управления организацией, подразделением или команда к своим целям.Затем эти навыки и поведение следует оценивать на фоне наличия дополнительных и заменяемых возможностей в организации, а также потребностей работодателя.

Именно на этом этапе может быть разработан и реализован план улучшения возможностей сотрудников для достижения лучших в своем классе результатов, оптимизации удержания и максимальной рентабельности. После разработки и широкого внедрения процесс оценки компетенций должен стать постоянным инструментом, который регулярно используется для разработки и стимулирования успешного поведения и желаемых результатов во всей организации.

Ясность ролей: Ясность ролей, как следует из названия, оптимизируется, когда, во-первых, каждый сотрудник четко понимает приоритеты компании; во-вторых, в роли его / ее подразделения в достижении этого; и, в-третьих, о его / ее задачах и обязанностях по их исполнению. Это включает в себя четкое понимание ожиданий, результатов, сроков, показателей успеха и поведения. Благодаря ясности ролей организации обычно испытывают существенные улучшения в индивидуальной и коллективной эффективности и, как вторичное преимущество, могут лучше измерять и стимулировать производительность.

Ясность ролей можно получить, выполнив в соответствии со следующим:

1. Определение и передача описаний ролей, обязанностей и параметров оценки навыков;
2. Установление правил подотчетности посредством четкого документирования и информирования о том, что составляет успех;
3. Установление четких целей для отдельных лиц или групп / подразделений в соответствии с более крупными корпоративными целями и конкретными сроками; и
4. Непрерывная практика, общение и закрепление этих трех привычек.

Постановка целей: Последняя ключевая область внимания — постановка простых, ясных и достижимых целей и соответствующее согласование отдельных лиц и подразделений. При этом я обнаружил, что разработка визуальных дорожных карт, которые иллюстрируют, как роли каждого сотрудника, независимо от уровня и должности, будут способствовать достижению целей организации, не имеет себе равных. Эти дорожные карты, которые еще лучше и похожи на четкость ролей, также служат полезными инструментами мотивации, если они применяются надлежащим образом.

Несмотря на вышесказанное, согласование целей может быть достигнуто с помощью того, что в отрасли называется каскадом целей. Каскады целей достигаются путем постановки сначала корпоративных целей на высшем уровне, а затем работы над организационной структурой, так что подразделения, отделы, команды и, наконец, отдельные лица и их цели, целенаправленно устанавливаются для поддержки.

имеют несколько организационных преимуществ, в том числе:

1. Обеспечение того, чтобы все сотрудники двигались в одном направлении, а их усилия были сосредоточены на деятельности, которую корпоративные лидеры назвали наиболее важными;
2. Поощрение межгрупповой согласованности и командной работы с учетом того, что каждый сотрудник в группах на каждом уровне в целом движется к одним и тем же приоритетам.

Несомненно, нисходящие каскады целей создают необходимую корпоративную инфраструктуру для обеспечения выполнения стратегических приоритетов. Однако важно, чтобы организации упорно работали, чтобы не становиться слишком жесткими, а вместо этого позволяли некоторую свободу действий, когда определенные сотрудники стремятся преследовать цели, не прямо или немедленно связанные с вышестоящим уровнем управления.

Роль организационной структуры в модели оптимизации

Проще говоря, организационная структура определяет подотчетность и полномочия внутри предприятия.Если структуры не предназначены для поддержки стратегии реализации оптимизации, вероятность успеха существенно снижается. Это еще более верно, когда речь идет о повседневных операциях, и особенно важно, когда организация пытается перейти от одной культуры и набора моделей поведения, стимулов и измерений к другой.

Последствия недооценки неформальной организации

Плохая система каждый раз побеждает хорошего человека. — У. Эдвард Деминг

Хотя формальная структура важна, мой опыт показывает, что лидеры никогда не должны игнорировать неформальную организацию, которая живет внутри.Неформальная организация — это взаимосвязанная социальная структура, которая управляет тем, как люди работают и общаются друг с другом на практике, и по крайней мере столь же сильна, как и формальная. Пресловутый кулер для воды уже давно является символом неформальной организации типичных американских корпораций 20-го века, и это не скоро будет забыто.

Способность разбирать, понимать и использовать неформальную организацию внутри компании может быть важным фактором для успешного распространения изменений.В частности, эти структуры могут существовать как эффективные вспомогательные каналы, которые лидеры могут использовать для изменения поведения организации или привлечения новых участников. Стоит отметить, что по мере реализации крупных изменений лидеры должны проявлять осторожность, чтобы не нарушить работу неформальной организации и не сделать ее врагом. Системы всегда обеспечивают самозащиту и самоусиление и, чаще всего, насильственно изгоняют инопланетных агентов, которые они считают угрозой своему внутреннему строению или выживанию.

В конечном итоге руководители корпорации могут задать следующие вопросы для оценки эффективности своей организации, а также использовать эти вопросы для определения целесообразности реорганизации:

1. Организованы ли мы таким образом, чтобы наилучшим образом обслуживать наших клиентов?
2. Организованы ли мы для достижения наших стратегических целей?
3. Сосредоточены ли наши внутренние ресурсы на деятельности с добавленной стоимостью, которая позволяет использовать наши основные компетенции?

Создание программы устойчивой оптимизации

Первое правило построения программы оптимизации состоит в том, что никогда не следует рассматривать ее как разовое краткосрочное решение, скорее всего, глубоко структурных проблем.В то время как значимые преимущества могут быть реализованы за счет единственной оптимизации, истинные выгоды складываются в долгосрочной перспективе, когда правильные привычки становятся частью ДНК организации. Таким образом, развитие культуры, которая охватывает, поддерживает и самораспространяется на постоянную оптимизацию, имеет фундаментальное значение для постоянного успеха.

По моему опыту, формирование культуры оптимизации и эффективности может быть достигнуто путем соблюдения следующих шагов. Во-первых, заручитесь поддержкой всей организации, то есть от самого младшего сотрудника до самого старшего руководителя, но особенно среди корпоративных влиятельных лиц.Во-вторых, установите и четко сообщите о новых поведенческих требованиях, необходимых для успешного перехода организации в другую культуру. В-третьих, агрессивно поощряйте такое поведение в организации. В-четвертых, и это для самых амбициозных и опытных из вас, установите краткосрочные и среднесрочные задачи для геймификации взаимодействия на всех уровнях. И, наконец, продолжайте применять эту новую культуру и привычки до тех пор, пока эти привычки не станут частью организации.

Ниже приведены ключевые атрибуты, критически важные для оптимизированной культуры успеха:

1. Открытый и прозрачный обмен знаниями: Открытость укрепляет доверие и увеличивает сотрудничество и взаимопонимание между сотрудниками.
2. Сотрудничество и командная работа: Тесно связанное с обменом знаниями, сотрудничество оптимизирует эффективность и, следовательно, результаты при неизменной базе ресурсов.
3. Всесторонняя ориентация на затраты и ресурсы: Постоянное стремление к снижению затрат улучшает профиль рентабельности компании, в свою очередь создавая больше финансовых ресурсов для дальнейшего реинвестирования в дополнительные человеческие ресурсы, изменения культуры и инфраструктуры для достижения результатов.
4. Открытость и склонность к изменениям: Обычно труднее всего достичь, культура, которая включает изменения как на индивидуальном, так и на коллективном уровнях, необходима для более широкой культуры оптимизации.

Вызов лидерства

Построение оптимизированной организации — это вызов лидерства, выходящий за рамки человеческих ресурсов. Внедрение программы оптимизации организации является разрушительным и часто рискованным, учитывая, что оно по своей сути вынуждает сотрудников действовать новыми, часто неудобными способами — способами, которые включают сосредоточение внимания на открытом обмене знаниями, прозрачной подотчетности и широкомасштабном сотрудничестве, все из которых требуют личной уязвимости и таким образом, дискомфорт.

Однако в случае успеха организационная структура и оптимизация могут принести преобразующие краткосрочные и долгосрочные выгоды, включая устранение неэффективности и неэффективности, повышение прибыльности и улучшение качества обслуживания клиентов. Как только новая культура укореняется, как это было в случае с Ford Алана Мулалли и Anheuser-Busch InBev Карлоса Брито, система часто становится самоподдерживающейся, контролируемой и самораспространяющейся, принося дивиденды на долгие годы.

Эффективность использования ресурсов окружающей среды | ENGIE Impact

Эффективная утилизация энергии, воды и отходов является ключом к снижению затрат и воздействия на окружающую среду.Однако развернуть правильные программы оптимизации в большом, разрозненном портфеле сложно. ENGIE Impact снабжает организации данными и опытом для принятия стратегических решений и масштабного внедрения программ повышения эффективности. Мы определяем, расставляем приоритеты и реализуем проекты повышения эффективности, чтобы помочь клиентам достичь финансовых и операционных целей при минимальном воздействии на окружающую среду.

Для многих организаций самые большие расходы — это одновременно и лучшие возможности повышения эффективности: потребление энергии, воды и отходов.Но разработка и реализация целостной программы управления ресурсами — сложное мероприятие, особенно при рассмотрении нескольких ресурсов и географических регионов в одной программе.

Изменения погоды, технологий, поведения сотрудников и правил значительно усложняют усилия по оптимизации ресурсов. Эта сложность затрудняет развертывание правильных технологий и оценку их производительности, что может задержать внедрение и снизить потенциальную экономию.

Эффективное использование ресурсов — это динамичный процесс, требующий тщательного планирования и строгого контроля.Без лучших в своем классе цифровых инструментов, согласованных методологий и инновационных моделей финансирования организации упускают возможности для оптимизации ресурсов для максимальной экономии и воздействия на устойчивость.

ENGIE Impact максимально оптимизирует ресурсы для достижения финансовых, операционных целей и целей устойчивого развития. Наш запатентованный метод и цифровые инструменты обеспечивают путь сокращения выбросов на уровне объекта, оптимизированный для уникальных технологий, определенных ограничений и индивидуального финансирования.

ENGIE Impact собирает, проверяет и анализирует данные о ресурсах из счетов, интервальных счетчиков, строительных записей и датчиков, поддерживающих IoT, с выявлением и оценкой недостающих данных. Затем данные централизуются на настраиваемой платформе, обеспечивая прозрачность затрат и потребления ресурсов компании на уровне сайта, региона и портфеля. Наши команды проводят оценки на местах, а также аудит виртуальных площадок для более крупных портфелей, устраняя необходимость физического присутствия на каждом объекте, что может быть дорогостоящим.Обладая надежными и точными данными, наши эксперты имеют наилучшие возможности для выявления возможностей оптимизации ресурсов с наибольшим потенциалом.

Наши сертифицированные менеджеры по ресурсам дополняют внутренние команды, чтобы понять их текущую практику и возможности, построить бизнес-кейсы и рассчитать ожидаемые финансовые последствия. Мы разрабатываем индивидуальный план действий для оптимизации ресурсов и достижения экологических и финансовых целей.Наша команда проводит собеседования для оценки текущего финансового положения, включая ограничения и аппетит к риску, для разработки моделей финансирования, ускоряющих оптимизацию. Наши эксперты проверяют доступные механизмы финансирования («актив как услуга», производительность, лизинг, совместное обслуживание, энергосервис и контракты «под ключ»), чтобы гарантировать, что клиенты достигают — или превосходят — свои цели.

ENGIE Impact быстро и масштабно выполняет проекты по повышению эффективности, чтобы максимизировать ценность программы.Это включает в себя управление запросами предложений для внешних поставщиков, чтобы обеспечить наилучшее качество обслуживания, достичь оптимальных ставок и снизить риск прерывания обслуживания. Наши эксперты позволяют заинтересованным сторонам принимать обоснованные решения об активах, предлагая четкое представление о технологиях следующего поколения и их меняющихся кривых затрат. Этот дальновидный и гибкий подход обеспечивает видимость всего пути к желаемому конечному состоянию. Мы анализируем данные о ресурсах, чтобы определять, приоритизировать и выполнять программы для поддержки сквозного внедрения и значительного сокращения затрат.

Наши эксперты по рынку исследуют и собирают региональную информацию об изменениях в законодательстве в области энергетики, воды и отходов, чтобы помочь клиентам понять потенциальные последствия для бизнеса, обеспечить соблюдение нормативных требований и избежать дорогостоящих штрафов. Опираясь на экосистему заинтересованных сторон, мы обучаем персонал и разрабатываем внутренние процедуры для измерения и отчетности о прогрессе, оптимизируя долгосрочную эффективность использования ресурсов. Используя цифровые инструменты, наши эксперты могут погрузиться в работу организации, чтобы обеспечить непрерывный мониторинг производительности сайта и оптимизацию проектов по повышению эффективности.

Повысьте уровень операционной эффективности по-новому, инвестировав в план оптимизации ресурсов, который использует ваши основные активы для достижения исключительных результатов. Эксперты ENGIE Impact будут сопровождать вашу организацию на каждом этапе пути, предоставляя комплексную поддержку и знания мирового уровня, которые придадут командам уверенность в том, что они смогут двигаться дальше и быстрее. Так зачем ждать? Поддержите трансформацию устойчивого развития прямо сейчас с помощью ENGIE Impact.

Что такое оптимизация ресурсов? | APM

Ресурсы

Ресурсов может быть одно из следующих:

• труда;
• машины и оборудование
• материалов
• объектов, таких как специализированные испытательные площадки.

( Планирование, составление графиков, мониторинг и контроль )

Специалистам по проектам, которым необходимо оптимально использовать ограниченные ресурсы для сохранения проектов в согласованном объеме, есть два основных варианта, доступных им: выравнивание ресурсов и выравнивание ресурсов.

Как выполнить выравнивание ресурсов

Выравнивание ресурсов может быть достигнуто с помощью:

• Переопределение объема деятельности, которая должна быть предпринята конкретным соответствующим ресурсом.Проще говоря, это может означать передачу части работы недостаточно используемому ресурсу.
• Новое определение спецификации. Это, очевидно, может поставить под угрозу качество конечного продукта.
• Увеличение длительности задачи для снижения общих требований к ресурсам.
• Увеличение ресурсов для выполнения ранее поставленных задач, чтобы продвинуть рабочую нагрузку, чтобы сократить пики в будущем. Это будет иметь последствия для стоимости и, возможно, качества.
• Отсрочка некритических работ для снижения спроса в часы пик — i.е. использование свободного и общего числа с плавающей запятой для оптимизации расписания.

( Планирование, составление графиков, мониторинг и контроль )

Разница между «сглаживанием ресурсов» и «выравниванием ресурсов»

Расчет планирования, который включает использование плавающего числа или увеличение или уменьшение ресурсов, требуемых для определенных действий, так что любые пики и спады использования ресурсов сглаживаются.Это не влияет на общую продолжительность.

Это также известно как планирование ресурсов с ограничением по времени.

Узнать больше

Управление человеческими ресурсами и организация на основе проектов БЛОГ
В этой статье рассказывается о тенденциях публикации на стыке между HRM (управление человеческими ресурсами) и PBO (организация на основе проектов) в ключевых журналах, ведущих исследования в области управления проектами… читать дальше

Разница между «сглаживанием ресурсов» и «выравниванием ресурсов» BLOG
Расчет планирования, который включает использование плавающего числа или увеличение или уменьшение ресурсов, требуемых для определенных действий, так что любые пики и спады использования ресурсов сглаживаются … читать дальше

Вы можете узнать больше об оптимизации ресурсов в первой главе Свода знаний APM 7 ^th edition .

Свод знаний APM, 7-е издание — это базовый ресурс, содержащий концепции, функции и действия, которые составляют профессиональное управление проектами . Он отражает развивающуюся профессию, признавая проектную работу на всех уровнях и во всех секторах для влиятельных лиц, лиц, принимающих решения, профессионалов проектов и их команд.

Седьмое издание продолжается в духе предыдущих выпусков, сотрудничая с проектным сообществом, чтобы создать основу для успешной реализации проектов, программ и портфелей.

Свод знаний APM

Могли бы вы быть менеджером проекта?

Хорошее место для начала — посетить наш раздел карьеры; это предоставляет вам инструменты и ресурсы, чтобы начать свой путь к управлению проектами.

APM Карьера

Подпишитесь на рассылку новостей APM.

Оптимизация ресурсов для улучшения деловой практики

Поставщик решений для систематического управления под названием Intelligent Management определил оптимизацию ресурсов как набор процессов и методов, предназначенных для согласования доступных ресурсов (человеческих, машинных, финансовых) с потребностями организации для достижения поставленных целей.

Оптимизация — это достижение желаемых результатов в установленные сроки и бюджет с минимальным использованием ресурсов. Что касается человеческих ресурсов, план оптимизации может также относиться к плану укомплектования персоналом, который позволяет вам достичь целей организации.

Хороший план бизнес-ресурсов позволяет быстро найти правильные решения проблем, которые в противном случае были бы чрезвычайно сложными, трудоемкими и дорогостоящими. Наилучший способ распределения ресурсов зависит от характера ресурсов, имеющихся ограничений и целей организации.Определение модели оптимизации ресурсов, а также формулирование и реализация модели — это некоторые из основных шагов по оптимизации ресурсов в организации.

Периодическое прохождение этих важных шагов поможет организациям выделить области, нуждающиеся в улучшении, поскольку они обновляют свои модели для получения ценной информации. Приверженность оптимизации ресурсов гарантирует, что организация останется сосредоточенной и продуктивной в постоянно меняющейся конкурентной среде.

Вот некоторые из преимуществ оптимизации ресурсов, которые приведут к лучшему ведению бизнеса.Взглянем.

Увеличение дохода — При наличии эффективной стратегии оптимизации ресурсов будет легко оценить, насколько хорошо вы использовали весь свой пул ресурсов. Это также поможет обеспечить максимальное использование наиболее ценных ресурсов.

Разрешение конфликтов — Конфликты ресурсов могут существенно повлиять на получение дохода. В худшем случае это может привести к немедленной упущенной возможности получения дохода. Хорошая стратегия оптимизации ресурсов может легко обнаружить любые конфликты и быстро их разрешить.Сохраняя подробную информацию о навыках, которыми обладают ваши ресурсы, несложно быстро найти квалифицированную замену.

Улучшение реализации проекта — Выявление, обучение, мониторинг и обновление ценных ресурсов помогут снизить затраты и увеличить маржу. Стратегия оптимизации ресурсов также гарантирует, что правильный человек будет назначен на правильную работу. Что, в свою очередь, приведет к быстрой реализации проекта. Нехватку навыков и требования к обучению, если таковые имеются, можно легко определить.Что еще? Видимость в реальном времени возможностей ресурсов и возможностей для реализации будущих проектов обеспечивается за счет планов оптимизации ресурсов.

Более того, оптимизация процессов и ресурсов даст вашей фирме полную видимость на каждом этапе, и будет намного проще контролировать производительность. В результате вы сможете определить потенциальные узкие места и возможности для дальнейшего улучшения.

Как оптимизировать ресурсы в матричных организациях?

Матричные организации преобладали на протяжении десятилетий, преимущественно в многопроектных средах.

Gallup утверждает, что 84% организаций в той или иной степени являются матричными. Пул ресурсов, выделяемый для межведомственных проектов, типичен для матричной организации, что означает, что у сотрудников есть два или несколько менеджеров по отчетности.

Matrix доказали свою полезность с точки зрения преодоления традиционной разрозненности внутри организации, улучшения совместной работы и помощи в принятии более эффективных решений.

Однако критики признали, что управленческие конфликты и проблемы с мониторингом и контролем ресурсов ограничивают эффективность таких организаций.Более того, в матричных организациях кипит несколько проектов в разных отделах и местах. Таким образом, смещение приоритетов, приводящее к искажению использования ресурсов, является довольно распространенным явлением.

Оптимизировать ресурсы с учетом их доступности и компетенции легче сказать, чем сделать.

Чтобы удовлетворить динамические потребности в ресурсах, менеджеры ресурсов в конечном итоге непреднамеренно перераспределяют ресурсы излишне или недостаточно.

Итак, возникает вопрос: как матричные организации могут оптимизировать свои ресурсы в условиях меняющихся требований множества проектов?

Многие компании с интенсивными проектами все еще полагаются на неуклюжие электронные таблицы и собственные решения для управления своими ресурсами.Эти устаревшие системы громоздки и не решают проблемы оптимизации ресурсов в рамках современной бизнес-экосистемы. Чтобы оптимально использовать пул ресурсов, вам необходимо программное обеспечение для планирования и составления расписания на уровне предприятия.

Следующие советы обеспечат эффективную оптимизацию ресурсов в матричной организации:

1) Видимость в масштабах всего предприятия: Матричные организации имеют несколько измерений, поэтому видимость предприятия является предпосылкой для эффективной оптимизации ресурсов .Организации Matrix могут извлечь выгоду из программного обеспечения для управления ресурсами, которое обеспечивает 360-градусный обзор всех ваших ресурсов и рабочих требований.

Кроме того, полная видимость помогает отслеживать задачи, изменения доступности ресурсов и влияние на работоспособность проекта и возможности персонала. Следовательно, для оптимизации ресурсов в многопроектной среде применяются соответствующие методы управления ресурсами.

2) Установите четкие ожидания: Согласно Gallup, матричные сотрудники более вовлечены, чем их нематричные коллеги.Но им не хватает ясности в отношении ожиданий на работе. Следовательно, для ясности ролей необходимо поддерживать открытое общение, включая полезную обратную связь о производительности. Это помогает удерживать сотрудников и менеджеров на одной странице, но также способствует формированию союзов, ориентированных на результат, и принятия обоснованных решений.

Исследование Mc Kinsey по индексу организационного здоровья (OHI) показывает, что четкость ролей улучшает подотчетность, что является важным компонентом OHI. Неопределенность ролей широко распространена в матричных организациях.Таким образом, лидеры должны гарантировать, что установление четких ожиданий, согласованных с бизнес-целями, является непрерывным процессом. Таким образом, вместо ежегодных обзоров эффективности регулярная обратная связь об успехах сотрудников может улучшить общую вовлеченность.

3) Расставьте приоритеты перед распределением ресурсов для проектов: В матричной организации обычно имеется несколько активных проектов, требующих одного квалифицированного работника. В идеале выделение высококвалифицированных членов должно быть приоритетным для высокоприоритетных проектов.Однако распределение квалифицированных рабочих по всем проектам имеет важное значение, иначе все внимание будет сосредоточено на одном проекте.

Организация также должна иметь стратегию ротации, чтобы запускать новые проекты, извлекая нишевый ресурс из текущих проектов. Соответственно, можно обучить засыпку и выделить ее для заполнения вакансий. Таким образом, текущие проекты могут продолжить свой ход, а новые проекты начнутся вовремя.

4) Выявление и распределение компетенций: Одним из важнейших шагов для оптимизации ресурсов является грамотное распределение ресурсов.Большинство инструментов планирования и составления расписания ресурсов помогают определить и назначить нужный ресурс нужной работе. Основываясь на таких критериях, как навыки, опыт, квалификация, местоположение и уровень затрат, менеджеры ресурсов могут оптимально использовать пул ресурсов.

Кроме того, самообслуживаемая модель этих инструментов позволяет пользователям обновлять информацию о своих навыках и обучении, которая проходит проверку перед утверждением. Таким образом, сведения о ресурсах обновляются в режиме реального времени. Впоследствии происходит непрерывный запрос ресурсов в матричных организациях.

5) Измерение емкости и спроса: Матричные организации могут получить огромную выгоду от инструмента планирования емкости ресурсов. Он может прогнозировать мощность и спрос с разных точек зрения, таких как роль, отдел, навыки, местоположение, команда и т. Д. Модель научного прогнозирования помогает заранее выявлять излишки или нехватку.

Соответственно, ресурсы могут быть наняты, перепрофилированы или повышены квалификация, или могут быть использованы в соответствии со сроками проекта для достижения оптимизации ресурсов .Кроме того, прогнозирование потребности в ресурсах для будущих или планируемых проектов дает вам время, чтобы иметь оптимально сбалансированный и квалифицированный пул ресурсов. Наличие разумного сочетания сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, временного персонала и сотрудников, работающих по контрактам, предотвращает расходы на найм и увольнение в последнюю минуту.

6) Минимизация рабочего времени: В крупных организациях, особенно в ИТ-компаниях, незапланированное сокращение текущих проектов является обычным явлением. Кроме того, при отсутствии трубопроводных проектов прочность уступа увеличивается. Это отрицательно сказывается на чистой прибыли и сужает рентабельность проекта.Предвидение будущих вакансий в проектах помогает определить ресурсы на рабочем месте из-за недостаточного распределения работы.

Правильное планирование мощностей позволит минимизировать рабочее время за счет мобилизации ресурсов с неоплачиваемой работы на оплачиваемую. В случае, если запасным ресурсам не хватает навыков, необходимых для выполнения задачи, их повышение и переподготовка устраняет поспешный процесс найма.

Вывод:

Эффективная и действенная Оптимизация ресурсов в матричных организациях достижима с использованием современного программного обеспечения для управления ресурсами.Этот инструмент устраняет традиционные разрозненности в многопроектных организациях и облегчает быстрое перераспределение ресурсов между отделами и филиалами. Как упоминалось выше, эти советы помогут решить проблемы с использованием и оптимизируют пул ресурсов для повышения прибыльности.

Оптимизация ресурсов

Планирование и прогнозирование ресурсов
После того, как вы получите представление об общих ресурсах, доступных в вашей организации, вам необходимо получить четкое представление о доступности этих ресурсов для поддержки инициатив в рамках вашего портфеля проектов. ИТ-отдел Protos может работать с вами, чтобы настроить исходную базу данных управления ресурсами, привязанную к приоритетам проекта. Мы можем помочь вам выполнить оценку ресурсов (включая загрузку и выравнивание ресурсов) с учетом ограничений ваших ресурсов.Мы также можем помочь вам запустить сценарии «что, если» с учетом новых инициатив, связанных с воздействием ресурсов и их доступностью.

Наши опытные консультанты умеют анализировать любую нехватку ресурсов или обнаруженных дополнительных мощностей и рекомендовать соответствующие действия, которые принесут наибольшую выгоду и экономию затрат для организации (заключение договоров, найм, использование ресурсов раньше и т. Д.). Мы можем работать с вашими существующими инструментами, предоставить вам инструменты и / или помочь вам приобрести нужные инструменты для эффективного выполнения функций управления ресурсами, масштабируемых в соответствии с размером и потребностями вашей организации.