Основные бизнес процессы это процессы: Бизнес-процессы, описание бизнес-процессов, разработка бизнес-процессов

Автор: | 28.06.2021

Содержание

Основные процессы | Глоссарий ПитерСофт

Основные процессы | Глоссарий ПитерСофт

Основные процессы

Основные процессы

По отношению к добавленной стоимости процессы делят на основные и вспомогательные процессы.

Основные бизнес-процессы создают добавленную стоимость продукции и/или услуг, предлагаемых организацией. Они имеют стратегическое значение: являются источником генерирования дохода предприятия и залогом его конкурентоспособности. Именно через основные процессы проходит вся производимая продукция и/или услуги и их компоненты, составляющая цель деятельности организации.

Примерами основных бизнес-процессов являются:

  • обеспечение деятельности (приобретение необходимых материалов, планирование закупок, хранение продукции, ведение учета запасов, транспортная доставка),
  • производственные процессы (изготовление продукции, его сборка и упаковка, обслуживание оборудования),
  • обеспечение сбыта (доставка и установка продукта покупателям, обработка заказов, обеспечение обслуживания),
  • маркетинг(купля-продажа продукта, рекламная стратегия, продвижение товара на рынке, ценообразование, анализ удовлетворенности покупателей).

© 2005-2021 ООО «ПитерСофт». Все права защищены.

Для комфортного просмотра сайта обновите браузер

Сайт Питерсофт использует новейшие технологии, чтобы предложить лучшие онлайн возможности. Мы обнаружили, что версия вашего браузера не является самой последней. Пожалуйста, обновите версию своего браузера, чтобы избежать проблем с работой сайта. Спасибо!

#DEMO_REQUEST_BPM_MODAL# #DEMO_REQUEST_UP_MODAL# #TRIAL_REQUEST_BPM_MODAL# #TRIAL_REQUEST_UP_MODAL# #REQUEST_PRODUCTS_MODAL# #REQUEST_SERVICES_MODAL# #REQUEST_PRICE_INFO_MODAL# #ORDER_PRODUCTS_MODAL# #QUESTION_MODAL# #FEEDBACK_MODAL# #RESUME_MODAL#

Глоссарий по бизнес-процессам

Что у нас нового?

Основные понятия процессного подхода

Пойдём «снизу вверх».

Определение
Операция — это действие или ряд действий, которые:
•    выполняет один человек
•    разделение которых между двумя людьми или на два действия, выполняемые в разные промежутки времени, нецелесообразно для данного процесса
•    можно измерить в виде какой то трудоемкости (в часах, минутах).
•    имеет осмысленный внешне наблюдаемый и проверяемый результат

Операция включает:
КТО должен сделать, ЧТО должен сделать, КОГДА должен сделать.

Более глубоко операция может быть разбита на шаги, элементы,  вплоть до отдельных движений. Например, в Макдональдсе операция «помыть руки» состоит примерно из 10 шагов. Однако не будет никакого смысла, если часть их сделаает один человек, а часть — другой.

Выработка и визуальное закрепление оптимального способа выполнения каждой операции — это услуга Стандартизация операций.  А для регламентов имеет значение вопрос «кто что должен делать», т.е. кому отдать какую операцию, а не как именно её делать. Поэтому для бизнес-процесса операция — это  минимальная содержательная единица. В регламенте операция является строкой таблицы и «клеточкой» блок-схемы.

Как правило, мы НЕ пишем шаги внутри операции, если нет проблем с выполнением операции (чтобы не «утяжелять» регламент), и ПИШЕМ, если процесс меняется или есть проблемы, и важен способ выполнения операции (жалуются получатели).

Примеры

 

«Прочитать договор» — это не операция, хотя результат «договор прочитан» теоретически может быть, но внешне он не наблюдаем.

А «зарегистрировать письмо» — это операция, хотя она и может состоять из нескольких шагов. Допустим: записать в журнал входящих, надписать на письмо входящий номер, отксерить письмо, открыть папку, вложить ксерокс в папку, папку поставить на место, оригинал вложить в папку «для ГД».  (

К операции мы относим «и передать следующему», чтобы окончание одной операции служило входом для другой. )
Выполнить ЧАСТЬ этой операции и остановиться — бессмысленно. Никакого полезного результата для компании, и даже ошибка возникает, если письмо, например, внесено в журнал, но по факту не передано никому или не вложено в архив.
Итак, зарегистрировать письмо — одна операция*.  

 

Но, например, после этого «оригинал письма передать на рассмотрение директору»

— это вторая операция, так как может выполняться другим человеком или в другое время, и выполняется она с другим объектом: не с письмом, а с папкой, где к тому времени лежит много документов, поэтому правильно звучит так: «папку для ГД передать на рассмотрение ГД».

*Всё равно остается некоторая условность выделения операций. Например, вышеизложенное верно, если всё это делает секретарь в обычной среднего размера фирме. И это же «зарегистрировать письмо», если выполняется в крупном отделе делопроизводства и разбито между несколькими людьми, может состоять из нескольких операций. Например, один сканирует и отдаёт другому и т.п. С увеличением количества участников процесс усложняется.

Тем не менее, операции — это то, что реально существует. А вот группировка их в процессы и в процедуры — достаточно условна. Совокупнсть операций может быть нарезана на процессы и процедуры разными способами.

Определение
Процедура — это совокупность операций, которая:
•   объединена общим временым циклом (например, если часть операций выполнятся ежемесячно, а часть ежедневно — это это явно разные процедуры)
•   делается с одним объектом
•   имеет результат более крупный, чем операции, обычно имеющий некоторую полезность

Мы рекомендуем разбивать так, чтобы из сложной разветвлённой схемы с циклами сделать простую, помещающуюся на лист А4.


Также для разбивки операций на процедуры и процессы может быть важно, кто владелец процесса, и должность, и человек (личность).

Определение
Процесс это совокупность операций или процедур, которая:
•   регулярно поворяется
•   приносит компании самостоятельно значимый результат

Процесс может выполняться как одним, так и многими людьми.
Процессы могут быть вложенными друг в друга. Чтобы не путаться с понятиями «подпроцесс», «надпроцесс» и прочее, мы всё это называем «процесс».

Обычно выделяют основные бизнес-процессы (те, которые приносят прибыль и связаны с непосредственным обслуживанием клиентов или выполнением заказа — например, продажи, производство, доставка) и

обеспечивающие бизнес-процессы (поддерживающие основные — например, приём персонала, управление финансами, ИТ-обеспечение и т. п.).

Процесс называют сквозным, если он выполняется несколькими подразделениями.


Регламенты. В регламенте бизнес-процесса прописывается взаимодействие нескольких сотрудников и, как правило, нескольких подразделений.  Как проходят процессы, кто что и когда делает, какой результат получает. Регламенты включают процедуры, а также полномочия и сферы ответственности участников, а также увязку процесса во времени.

Определение
Вход— это условие начала процесса, процедуры, операции (то, что запускает процесс) инициирующее событие.
Это то, что является результатом других процессов, процедур, операций (договор подписан), или то, что происходит само собой (наступила дата, обратился клиент и т.п.).

Выход — результат процесса, процедуры, операции.

Обычно («по учебнику») ко входам относят всё, что входит в процесс извне, а к выходам — всё, что получается в результате.
Но мы заметили, что пользователям регламентов такое воспринимать трудно, так как такого может быть много.
Мы это называем «побочными» входами и выходами. Никому, кроме аналитиков, они не нужны. В регламентах мы указываем только те входы и выходы, которые находятся на стыке разных процессов или процедур, или значимые для чего-либо.

Процедуры и процессы взаимосвязаны через входы и выходы. Для линейного процесса (неразвтвленного) выход предыдущей процедуры является входом следующей, вот так:


Примеры схем процесса здесь.

 

Определение
Владелец процесса — тот, кто отвечает за результат и за ход процесса.
Это сотрудник, кому директор делегировал определенные процессы и определенные полномочия по их настройке.
Владельцы процессов создают регламенты и затем поддерижвают их актуальность, разбираются в случаях нарушений.

Подробнее о задачах владельца процесса здесь.

 

Некоторые различия между часто применяемыми терминами

Описание бизнес-процессов — это наиболее широкое понятие, связанное и   изображением процессов, подразделений. С ним связаны:

→ В раздел «Бизнес-процессы» Базы знаний

Технология описания бизнес-процессов компании

Каталог


Технология описания бизнес-процессов компании

Деятельность любой компании имеет основной производственный цикл. С точки зрения описания бизнес-процессов. Все частицы в компании движутся от терминала к терминалу претерпевают изменения и в конце этого цикла мы получаем ПРОДУКТ, который обмениваем на деньги.

Это происходит в любой организации государственной или коммерческой.

Предположим, что нам нужно что-то произвести. И нам нужно сделать, так чтобы добиться нужного нам качества. Для этого нам нужно иметь понимание технологии того что мы хотим произвести. Направить поток частиц в нужной последовательности и сделать так, чтобы потоки не перемешивались.

Для нас важно разложить технологию на составляющие этапы, шаги. Мы назовем эти шаги процессами. И описать каждый процесс от начала до конца, когда мы получим продукт. Частицы входят в организацию, претерпевают изменения и выходят из нее.

Бизнес-процесс— это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс должен иметь ответственного.

Блок-схема— распространенный тип схем (графических моделей), описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями.

Отсутствие описания бизнес-процессов приводит к стихийному производственному процессу, к тому же изменяющемуся при появлении новых сотрудников и необязательно в лучшую сторону.

Описание бизнес-процессов — это та основа, при помощи которой компания может получать запланированные результаты.

Путаница– это бессистемный поток частиц. Частицы перемешиваются, сталкиваются и остаются внутри этой зоны. Если терминал не дает поток наружу, значит он ничего не производит.

При диагностике «как есть» всех этапов в производственном цикле компании мы получаем материал для обработки и анализа текущей картины в компании, а также видим проблемы, имеющиеся у сотрудников, и как они видят их решения. Эти этапы можно назвать подготовительными для реинжиниринга бизнес-процессов.
Каждый проект по описанию бизнес-процессов состоит из ряда шагов. В зависимости от того, с какой целью проводится проект, и какие результаты от него ожидаются, некоторые из этапов могут исключаться из проекта или наоборот добавляться.

Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:

Этап 1. Описание структуры компании «как есть».

Этап 2. Анализа модели организации «как есть».

Этап 3. Разработка структуры компании «как надо».

Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».

Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».

В этой статье, будет подробно рассмотрен, первый этап по описанию организации «как есть», который состоит из четырех шагов.

Типы Бизнес-процессов

Бизнес-процессы организации начинаются за долго до того момента, как организация сформировалась, как компания, имеет посты и штатное расписание. Любой бизнес-процесс начинается с идеи, но этот аспект деятельности организации не является целью данной работы.

Бизнес-процесс, который мы будем рассматривать, начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Целью описания бизнес-процессов в компании является определение «слепых» зон, где, как правило, образуются «завалы», которые образуют путаницу, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.

Существуют три вида бизнес-процессов:

1. Управляющие— бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.

2. Операционные— бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются, Производство, Маркетинг и Продажи.

3. Поддерживающие— бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка.

Бизнес-процесс может быть разложен на несколько подпроцессов, которые направлены на достижение цели основного бизнес-процесса.

Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать лишние действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов мы получаем ПОДПРОДУКТ, который является частью продукта компании.

У любого бизнес-процесса должно быть ответственное лицо.

На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует компания.

На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления.

На третьем шаге описывается организационная структура компании, и

На четвертом — распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы (рис. 1).

Рис. 1. Пять шагов описания организации.

При описании работ, функций и бизнес-процессов на втором шаге используются два инструмента. Первый инструмент под названием «вертикальное описание» является простым и при его помощи описываются работы, выполняемые в организации и их вертикальная иерархия. В случае если этого инструмента недостаточно для проведения анализа деятельности «как есть» используется сложный инструмент под названием «горизонтальное описание». При горизонтальном описании деятельности помимо работ, выполняемых в компании, указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие материальные и информационные потоки протекают между ними, что является входом и выходом для каждой из работ.

Шаг 1. Описание бизнес-направлений компании.

Основные правила:

  • При описании бизнес-направлений и бизнес-процессов, нужно забыть про существующую структуру.

  • На одном уровне нужно «разложить» бизнес-процессы по одному критерию.

  • Для одной системы можно построить несколько вариантов «деревьев» в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.

Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора .

Например, для компании «Альфа», которая занимается торговлей фруктами, соками и сухофруктами бизнес-направлений, состоящее из элементов:

построено с использованием критерия декомпозиции – продукт (рис. 2).

Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании «Альфа».
Далее каждое направление разбивается на составляющие подпроцессы

Глубина описания бизнес – направлений.

Если предприятие имеет большую номенклатуру продукции.

То опускаться при разбиении бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые бизнес-направления остаются технологически неразличимы.

Это значит., что для каждого бизнес-направления, в дальнейшем, будет описываться технология их реализации: последовательность работ, ответственность, линии и потоки, как бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления технологически различимы, если бизнес-процессы их реализующие имеют различную технологию.

Шаг 2. «Описание функций в бизнес-направлениях»

Вторым шагом описания организации «как есть» является описание работ, функций и бизнес-процессов, которые происходят в организации и которые прямым или косвенным образом поддерживают бизнес-направления. На данном шаге строится дерево работ, представляющее из себя иерархически упорядоченный перечень работ.

При построении дерева работ целесообразно ввести и использовать понятия «родительская» и «дочерняя» работы. Эти понятия являются относительными и определяются следующим образом. Работа, которая дробитьсяна работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам, из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в результате декомпозиции являются дочерними по отношению к работе, которую они составляют .

Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:

  • работы ясны и понятны сотрудникам компании — являются элементарными,

  • понятен конечный результат работы и способы его достижения,

  • временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.

Далее в статье будут использоваться понятия: дерево функций и дерево бизнес-процессов. Давайте рассмотрим, что такое функция, бизнес-процесс и различия между ними. И функция и бизнес-процесс состоят из работ. Различие между ними заключено в том, что:

Функция состоит из работ однородных и является частью процесса;

Процесс–состоит из разнороднык функций и на выходе имеет результат или Подпродукт.

По своей сути функция и бизнес-процесс – это различные варианты объединения работ, реализуемых в компании. Более того эти понятия являются относительными.

Классификация бизнес-процессов.

При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности «как есть» получается большое количество работ. Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие в компании делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями .

  • Основные бизнес-процессы – генерируют доходы компании;

  • Обеспечивающие бизнес-процессы – поддерживают инфраструктуру компании,

  • Бизнес-процессы управления – управляют компанией,

  • Бизнес-процессы развития – развивают компанию.

Основные бизнес-процессы.

К группе основных относят следующие бизнес-процессы:

  • Процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания.

  • Процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента.

  • Процессы, прямой целью которых является получение доходов.

  • Процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Последнее определение предложили классики реинжиниринга бизнес-процессов М. Хаммер и Д. Чампи. Ими было предложено использовать данное определение как один из методов определения, того — является ли процесс основным или нет. Согласно этому методу у внешнего клиента нужно спросить готов ли тот платить деньги за данный бизнес-процесс или нет. Если клиент ответит «да», значит данный процесс является основным, если «нет», то процесс относят к одной из трех оставшихся групп.

Какова отличительная особенность основных бизнес-процессов, какова их роль, каково их предназначение? (Таблица 1) Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании. Далее это будет рассмотрено на практических примерах.

Основные бизнес — процессы определяют доходы компании. Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение и их ни в коем случае нельзя отдавать на аутсорсинг. Если их отдать на аутсорсинг, организация потеряет свою конкурентоспособность. Именно эти процессы конкурентоспособная компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли. По мере функционирования компании основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Таблица 1. Характеристики основных бизнес-процессов.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, которые создают добавленную стоимость продукта, предлагаемого компанией;

· Бизнес-процессы, которые создают продукт представляющий ценность для внешнего клиента;

· Бизнес-процессы, прямой целью которых является генерирование доходов;

· Бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

· Представляют «зеркальное отражение» бизнес — направлений деятельности;

· Являются источником генерирования доходов;

· Определяют профиль бизнеса;

· Имеют стратегическое значение;

· Могут развиваться или отмирать в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Давайте рассмотрим пример построения дерева основных бизнес-процессов на примере компании «Альфа». Первый вариант дерева бизнес-процессов состоит из следующих элементов:

  • Закупка

    • Закупка фруктов ;

    • Закупка соков ;

    • Закупка сухофруктов.

  • Хранение

    • Хранение фруктов;

    • Хранение сока;

    • Хранение сухофруктов.

  • Продажа

    • Продажа фруктов;

    • Продажа соков;

    • Продажа сухофруктов.

При построении данного варианта дерева основных бизнес-процессов на первом уровне дерева был применен критерий декомпозиции — функция», а на втором уровне – продукт (рис. 2).

Оказывается, что построение дерева бизнес-процессов не является однозначной задачей и имеет несколько решений. Для одной и той же компании можно построить несколько вариантов таких деревьев. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов для компании «Эврика» получается, если поменять последовательность применения критериев декомпозиции – функция и продукт.

  • Торговля фруктами.

    • Закупка фруктов;

    • Хранение фруктов;

    • Продажа фруктов.

  • Торговля соками.

    • Закупка соков;

    • Хранение соков;

    • Продажа соков.

  • Торговля сухофруктами.

    • Закупка сухофруктов;

    • Хранение сухофруктов;

    • Продажа сухофруктов.

Обратите внимание, что нижний уровень первого варианта и верхний уровень второго варианта дерева бизнес-процессов компании «Альфа» является зеркальным отражением дерева бизнес-направлений (рис. 3).

Рис. 3. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов компании «Альфа»

Данный подход также согласуется с одним из принципов эффективного управления согласно которому любой сложный объект или задачу управления необходимо расщепить на ряд простых независимых.

Обеспечивающие бизнес-процессы.

Вторая группа бизнес-процессов, которые выделяются при описании деятельности — это обеспечивающие процессы. В отличие от основных обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации. Клиент за них не готов платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов являются подразделения и сотрудники организации, которых при описании процессов называют внутренними клиентами. В качестве обеспечивающих рассматривают такие бизнес-процессы как административно-хозяйственное обеспечение, обеспечение безопасности, юридическое обеспечение и т.д.

Давайте рассмотрим определение обеспечивающих процессов.

  • Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы клиентами которых являются основные процессы, структурные подразделения и сотрудники организации.

  • Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

Обеспечивающие бизнес-процессы могут производить продукты, которые могут продаваться на внешнем рынке, но эти продукты не являются основными, они являются второстепенными или побочным. Обеспечивающие бизнес-процессы не имеют стратегического значения (Таблица 2).

По мере функционирования компании может быть принято решение сделать побочный продукт основным. В этом случае обеспечивающий бизнес-процесс превращается в основной. Существует и противоположная перспектива — компания может отдать свой обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг, в случае если во внешней среде существуют другие организации, которые могут выполнить данный бизнес-процесс более дешево, быстро и качественно в виду своей специализации и наличия больших компетенций и опыта.

Таблица 2. Характеристики обеспечивающих бизнес-процессов.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, клиентами которых являются основные бизнес-процессы;

· Бизнес-процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

· Выходы могут продаваться на внешнем рынке;

· Не имеют стратегического значения ;

· Могут превратиться в основной бизнес-процесс;

· Могут отмереть в случае наличия конкурентоспособных альтернатив на внешнем рынке и передачи их исполнения на аутсорсинг.

Шаг 3. «Описание бизнес-процессов управления и развития»

Бизнес-процессы управления.

Третья группа бизнес-процессов это процессы управления. Процессы управления являются тоже обеспечивающими. Они не нужны для внешнего клиента, но они нужны для менеджмента компании, потому что именно эти процессы позволяют управлять компанией, обеспечивая ее выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:

  • Процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации и регулируют ее текущую деятельность.

  • Процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Отличительными особенностями процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческим процессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. Например, бизнес-процесс «Управление финансами» управляет объектом «деньги», бизнес-процесс «Управление маркетингом» управляет объектом «клиент», бизнес-процесс «управление персоналом» — объектом «Персонал» и т.д. (Таблица 3).

Таблица 3. Характеристики бизнес-процессов управления.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации, регулируют ее текущую деятельность;

· Бизнес-процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

· Имеют типовую внутреннюю структуру:

· Планирование ;

· Организация ;

· Учет ;

· Контроль ;

· Регулирование .

· Различие между процессами управления определяется спецификой объектов управления, которыми процесс управляет:

· «Стратегия» ;

· «Деньги» ;

· «Персонал» ;

· «Потребитель» ;

· «Товарный запас» ;

· «Активы» ;

· и т.д.

Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:

Этап 1. «Планирование». На данной этапе собирается информация, проводится ее анализ и разрабатывается план действий.

Этап 2. «Организация». После разработки плана нужно обеспечить его реализацию — довести мероприятия до сотрудников, замотивировать и обеспечить сотрудников необходимыми для реализации плана ресурсами.

Этап 3. «Учет». По истечении установленного периода нужно собрать фактическую информацию о выполнении запланированных работ и достигнутых результатов.

Этап 4. «Контроль». После проведения учета план сопоставляется с фактической информацией и проводится анализ план-фактных отклонений.

Этап 5. «Регулирование». На последнем пятом этапе принимается решение о последующих действиях — корректировки плана, поощрении или наказании сотрудников, которые эти планы реализовывали.

Любой управленческий процесс ложится на эту схему. Если взять процесс «Бюджетирование», то этап «Планирование» будет называться «Разработкой бюджетов», выходом которого будут финансовые и операционные бюджеты. Далее происходит реализация бюджетов, осуществляется учет достигнутого и т.д. Если рассмотреть процесс «Стратегическое управление», то первый этап будет называться «Стратегическое планирование», выходом которого будет стратегический план.

В виду идентичной структуры и общности бизнес-процессов управления для наиболее распространенных процессов разработаны и эффективно применяются их типовые описания. Использование типовых схем процессов позволяет значительно ускорить, облегчить и повысить качество работ по описанию управленческой деятельности. Для этого нужно взять типовые описания, содержащие максимально возможный набор функций, сравнить с существующей деятельностью компании и методом вычеркивания составить описание управленческих бизнес-процессов предприятия «как есть». Использование типовых описаний также позволяет показать, каких функций и бизнес-процессов в компании не хватает для того, что бы перевести организацию в более оптимальное состояние «как надо».

Бизнес-процессы развития .

Последняя группа бизнес-процессов, которую осталось рассмотреть — это бизнес-процессы развития.

К этой группе относят следующие бизнес-процессы:

  • Бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе.

  • Бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности организации.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода (Таблица 4).

Отличительной особенностью бизнес-процессов развития является то, что они на 80% представляют из себя проектную деятельность. Что такое проект? Проект — это процесс, который реализуется один раз, после чего он завершает свое существование. Ему на смену возникает новый проект и эта ситуация повторяется многократно. Бизнес-процессы развития — это на 80% проекты, а проекты требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами. Соответственно проекты предъявляют другие требования к сотрудникам компании, которые ими управляют и участвуют в их реализации. Проектный менеджер отличается от менеджера операционного по своим как профессиональным, так и личностным навыкам.

Таблица 4. Характеристики бизнес-процессов развития.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе;

· Бизнес-процессы целью которых является совершенствование и развитие деятельности организации.

· На 80% представляют из себя проекты – процессы, которые выполняются один раз;

· Требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами;

· Предъявляют иные требования к проектному менеджеру в отличие от требований к менеджеру операционному.

Шаг 3. Распределение функций «как есть».

Последним шагом описания деятельности «как есть» является описание распределения ответственности структурных звеньев за реализуемые в компании бизнес-процессы.

Часто схемы оргструктуры в компании уже имеются.

При опросе топ-менеджеров, руководителей подразделений описываются структурные подразделения, должности, и люди, которые работают в организации, распределяются по оргсхеме и ситуация фиксируется на бумаге.

На данном шаге необходимо указать, кто что делает и кто за что отвечает.

После этого отчет дается Заказчику.

Шаг 4. Распределение функций «как должно быть».

На четвертом шаге описывается соответствие между результатами второго и третьего шагов по описанию деятельности «как есть» — соответствие между бизнес-процессами и организационной структурой компании.

В реализации конкретной работы могут участвовать несколько должностей и структурных подразделений, но в менеджменте ответственный за выполнение работу должен быть только один. Это базовое правило построения эффективной организации.


Для того чтобы правильно написать оргсхему компании нужно:

  • Установить что является конечным продуктом;

  • Проработать последовательность создания продуктов в обратном порядке, чтобы установить более ранние продукты, складывая которые последовательно, мы можем получить конечный продукт;

  • Расставить посты на оргсхеме по вертикали так, чтобы продукт каждого следующего поста был ближе к завершению, чем продукт предыдущего.

  • Расписать действия в виде функций, которые необходимо совершить для получения каждого продукта,

  • Дать названия постам

  • Произвести назначения на посты

рис 4. Описание Оргсхемы компании.


Похожие статьи

1.5.1 Принципы бизнес-процессов

Бизнес, целью которого является получение прибыли, возможно успешно организовать, если имеются соответствующие знания в области экономики и опыт в соответствующей сфере деятельности. Любое осуществление запланированных целей требует направления определенной группы людей, их продуманной деятельности при реализации планов, то есть нужно обеспечить высокий уровень управления. В теории управления всегда подчеркиваются проблемы, связанные с выбором рабочих кадров, их мотивацией, так как, как правило, лучшие результаты достигаются, когда люди хорошо мотивированы, используют творчески учебные материалы и инструкции по работе, разработанные начальством, а также имеют высокий уровень профессиональных навыков. Конечно, это желание близко к идеальному, потому как набор специалистов в свой области является очень дорогим, несколько дешевле найти молодые таланты, желающие развиваться, и обучать их, исходя из своих собственных деловых интересов.

В зависимости от уровня подготовки персонала инструкции по работе могут быть либо конкретными, либо более общими, хотя при разработке руководственных материалов не имеет смысла исходить из индивидуальных способностей и навыков сотрудников, так как в этом случае при уходе работника или даже при его продвижении надо переделать всю инструкцию, исходя уже из личных качеств и навыков нового сотрудника.

Иногда бизнес-процесс изображается как так называемый «черный ящик», который имеет вход и выход. На самом деле, на вход бизнес-процесса подаются все факторы, которые предприятие использует для подготовки конечного результата, начиная с трудовых ресурсов, сырья, оборудования, и т.д. Выход же может рассматриваться как конечный продукт или услуга для клиентов.

Бизнес-процессы могут быть описаны несколько более точно, если выделить отдельно существенные компоненты бизнес-процесса, и добавить к схеме некоторые поддерживающие действия. В этом случае можно было бы описать диаграмму бизнес-процесса так, как показано на рисунке 1-6.

Рисунок 1-6. Расширенная модель бизнес-процесса, которая является основой в развитии ИТ-систем

 

Благодаря перелому в области ИТ разработка бизнес-процессов предприятия просходит при помощи специальных информационных систем и, как показано на рисунке 1-7, информационная система имеет влияние на все основные направления деятельности предприятия.

Во всех предприятиях, начиная с малых предприятий и заканчивая международными корпорациями, в информационных системах сохраняются практически все виды деятельности, а также движение материалов и информации. Такая база данных позволит последующий анализ действий, а также даст возможность найти новые более оптимальные решения для уже функционирующего процесса.

Конечно есть определенные задачи, связанные с производственным процессом, который уже долгое время решаются при помощи компьютеров, но расширение возможностей информационных технологий привело к переходу от локальных решений, охватывающих лишь некоторые сферы деятельности, к использованию информационных систем, охватывающих все предприятие. К тому же, разработаны ИТ-решения для разрешения неожиданно возникающих проблем и специфических требований. Чтобы избежать ненужной дополнительной работы, имеет смысл подключать такие достаточно самостоятельные информационно-технологические решения непосредственно или же через интегрированный интерфейс к общей информационной системе предприятия.

В дополнение к приведенной модели бизнес-процессов, предприятия используют информационно-технологические решения для разрешения несколько иных задач, и одной из таких областей можно считать деятельность, связанную с поставками. Если подходить с исторической точки зрения к развитию информационных систем в предприятиях, то во многих предприятиях использование информационных систем началось именно в связи с автоматизации проблем, связанных с поставками. Проблемы с поставкой сырья, отсутствие оперативной информации о товарном остатке и в широком плане плохо разрешенные логистические проблемы не позволяли предприятиям успешно работать, поэтому именно сфера логистики стала одним из первых приоритетов при создании информационных систем. Общий обзор управления деятельностью логистических процессов показан на рисунке 1-7.

Рисунок 1-7. Управление логистическими процессами в предприятии

Диаграмма, приведенная на рисунке 1-7, достаточно обобщающая и описывает задачи производственного предприятия. Некоторые различия могут возникнуть при предприятиях сферы обслуживания и уже более существенные различия при проектных и других организациях, выполняющих специфические задания. Принципиальные различия в бизнес-процессах проявляются уже при коммерческих и некоммерческих предприятиях, поскольку некоммерческие организации не ориентируются напрямую на коммерческую деятельность. В то же время информационная система, используемая для лучшей организации экономической деятельности, может быть очень похожей на информационную систему коммерческого предприятия, по тому как и коммерческое предприятие должно стремиться к достижению лучших результатов. Существенным отличием и является оптимируемая целевая функция, по этой причине основные экономические процессы могут значительно отличаться друг от друга.

Хотя основательное описание и группировка по общим признакам управления процессами в предприятии по управлению процессами осталось немного вне фокуса, предприятия все же могли бы иметь в виду действия, которые помогают добиться лучших результатов.

Во-первых, следует подумать о создании ценового преимущества для предприятия посредством перепланировки производственной деятельности. Это должно быть девизом любого предприятия, стремящегося к хорошим результатам производства и по существу обозначает уменьшение расходов и снижение цен. Хотя мировая экономика предполагает постоянное присутствие инфляции, одним из путей увеличения ценности продукта для потребителя является снижение его цены, по крайней мере реальной цены (без учета инфляции).

Во-вторых, следует заняться рационализацией работы сфер, которые так или иначе существуют практически во всех предприятиях и являются частью оперативного управления (управление персоналом, бухгалтерский учет, финансовый менеджмент и т.д.).

В-третьих, факторами успеха предприятия должны обязательно рассматриваться использование при производстве эффекта кривой опыта то есть использование навыков, специфических для данного предприятия.

Хотя большая часть систем управления ресурсами предприятий разработана в большей части в производственных предприятиях, достаточно внимания уделяется и решению административных задач, система рассматривается как организация, основанная на усовершенствованной вертикальной системе управления.

Наряду с преимуществами, основанными на использовании основных задач системы управления ресурсами предприятия, система позволяет фиксировать цели деятельности предприятия в области улучшения организации и создания конкурентного преимущества. Если выделить некоторые похожие работы, которые использются в разны по своей сути организациях, то для начала нужно обратить внимание на организационные преобразования, которые позволяют предприятиям значительно увеличить степень интеграции в функциональной деятельности. Во-вторых, переход управления на новый уровень позволяет обеспечить переход в определенном смысле с локального на глобальное видение именно в области улучшения культуры обслуживания, обращая больше внимания как на внутренних так и внешних клиентов.

Использование информационных систем и информационной технологии в более широком смысле является знаком времени и и позволяют предприятиям выйти на новый уровень качества в сфере коммерческой деятельности.

Видео — Как определить бизнес-процесс

Урок 5. Выделение бизнес-процессов (4.50 минуты)

На чем еще хочется сконцентрироваться? Ну, безусловно, с чего начать? Как начинать внедрять процессный подход? И первым шагом при внедрении процессного подхода является достаточно простой, простой метод — это, фактически, построение модели процесса всей компании.

Ну вот в качестве примера многие рисуют картинки, многие рисуют рыбки в аквариуме. Я применяю достаточно простой подход, я его почему-то назвал «прицелом». Здесь мы будем писать управленческие процессы. Здесь мы будем писать основные процессы. Здесь у нас процессы развития. И здесь обеспечивающий процесс.

Все очень просто: менеджеры на семинаре собираются и мы вместе с ними аккуратненько определяем какие процессы есть в компании. Как правило, управленческие процессы… Сейчас, возьму другой цвет фломастера.

Это у нас стратегия, стратегическое управление. Это бюджетирование. Это все, что связано с контролем. И т.д. Перечень для каждой компании может быть свой.
Что такое основные процессы? Это, как правило, безусловно, продажи. Это все, что связано с производством или оказанием услуг. И, безусловно, закупки.
Процессы развития. Создание новых продуктов и услуг. Ключевая компетенция для многих компаний. Не у всех это есть, все этим занимаются. Открытие региональной сети. И т.д. Их много, в зависимости от компании.

С обеспечивающими процессами все еще проще. Управление IT. Управление административно-хозяйственным обеспечением. Управление персоналом. И т.д., не буду останавливаться.
Итак, у нас есть: процессы управления всей компании в целом; процессы основные, которые позволяют зарабатывать компании деньги; процессы обеспечивающие, которые позволяют, снабжают всю компанию ресурсами, либо защищают ее от чего-либо; и процессы развития, в которых компания добавляет новый вид бизнеса, создает новые продукты и услуги.

Вот, очень просто. Это делается достаточно быстро и следующим шагом после того, как определены основные процессы, является закрепление ответственности за те или иные бизнес-процессы.
Как правило, опять-таки на семинаре, мы закрепляем, кто за что отвечает. Таким образом определяем владельцев бизнес-процессов. С семинара мы должны выйти вместе с вами с понятной и зафиксированной ответственностью за каждый бизнес-процесс.

Что происходит дальше? Дальше на уровне топ-менеджмента, на уровне генерального директора нам необходимо принять решение, какие бизнес-процессы мы будем оптимизировать в первую очередь?
В большинстве случаев это могут быть продажи. Где-то решили оптимизировать закупки. Где-то решили оптимизировать создание новых продуктов и услуг. Выбор за вами.

Так или иначе, имея модель процессов верхнего уровня, вы можете системно подойти к оптимизации деятельности и определить процесс, кто за него отвечает и будем ли мы его оптимизировать, или оптимизировать не будем.

Обзор последовательности операций бизнес-процесса — Power Automate

  • Чтение занимает 9 мин

В этой статье

Можно обеспечить унификацию вводимых пользователями данных и выполнение ими одних и тех же шагов при работе с каждым клиентом, создав последовательность операций бизнес-процесса. Например, можно создать последовательность операций бизнес-процесса, чтобы все одинаково обрабатывали запросы клиентов на обслуживание, или чтобы потребовать от сотрудников утверждения счетов перед отправкой заказов. Последовательности операций бизнес-процессов используют ту же базовую технологию, что и другие процессы, но предоставляемые ими возможности сильно отличаются от других функций, использующих процессы. Сведения о создании или изменении последовательности операций бизнес-процесса, см. в разделе Создание последовательности операций бизнес-процесса.

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о последовательностях операций бизнес-процесса.

В чем преимущество последовательностей операций бизнес-процессов?

Последовательности операций бизнес-процессов предоставляют пользователям инструкции по выполнению операций. Они предоставляют упрощенное взаимодействие с пользователем, при котором пользователи получают инструкции по выполнению операций, определенных в организации для достижения того или иного результата. Это взаимодействие с пользователями можно настроить таким образом, чтобы пользователи с различными ролями безопасности могли пользоваться функциями, которые оптимально подходят им для работы.

Используйте последовательности операций бизнес-процессов для определения набора действий, которые должны выполнить пользователи, чтобы получить желаемый результат. Эти действия предоставляют пользователям визуальный индикатор хода выполнения бизнес-процесса. Благодаря последовательностям операций бизнес-процессов потребность в обучении снижается, поскольку новым пользователям не требуется думать о том, какую сущность им следует использовать. Они могут просто следовать инструкциям. Последовательности операций бизнес-процессов можно настроить для поддержки общих методик продаж, которые могут помочь группам продаж достигнуть лучших результатов. Что касается групп обслуживания, последовательности операций бизнес-процессов могут помочь новому персоналу быстрее втянуться в работу и избежать ошибок, которые могут привести к неудовлетворенным клиентам.

Что можно делать с помощью последовательностей операций бизнес-процессов?

С помощью последовательностей операций бизнес-процессов можно определить набор стадий и шагов, которые будут отображаться в элементе управления вверху формы.

Каждая стадия содержит группу шагов. Каждый шаг представляет поле, в которое можно ввести данные. Можно перейти к следующей стадии с помощью кнопки Следующая стадия. В едином интерфейсе вы можете работать со стадией поток бизнес-процесса внутри всплывающего меню стадии или можете закрепить ее на боковой панели. Потоки бизнес-процесса не поддерживают развертывание всплывающего меню стадии на боковой панели на мобильных устройствах.

Можно настроить шаг как обязательный для выполнения, чтобы пользователи должны были вводить данные в соответствующее поле, прежде чем смогут переходить на следующую стадию. Обычно это называется «регулируемым переходом по стадиям». Если вы добавляете обязательное для бизнеса или системы поле на стадии потока бизнес-процессов, мы рекомендуем вам также добавить это поле в свою форму.

Последовательности операций бизнес-процессов довольно просты относительно других типов процессов, поскольку они не предоставляют условную бизнес-логику или автоматизацию кроме обеспечения упрощенного взаимодействия с пользователями для ввода данных и управления переходом по стадиям. Однако, если их использовать совместно с другими процессами и настройками, они могут играть важную роль для экономии времени, сокращения расходов на обучение и ускорения адаптации пользователей.

Note

Если есть какие-либо обязательные поля на любом этапе, включая текущий этап, вам нужно будет заполнить поля на этих этапах перед сохранение формы или переходом на новый этап.

Последовательности операций бизнес-процессов, интегрированные с другими настройками

Если вы или пользователь вводит данные с помощью последовательностей операций бизнес-процессов, изменения данных также применяются к полям формы для немедленной реализации функций автоматизации, предоставляемых бизнес-правилами или скриптами форм. Можно добавить шаги, которые будут задавать значения для полей, отсутствующих в форме, и эти поля будут добавляться в объектную модель Xrm.Page, используемую для скриптов форм. Все бизнес-процессы, инициированные в результате изменений в полях, содержащихся в последовательности операций бизнес-процесса, будут применяться при сохранении данных в форме. Если автоматизация применяется бизнес-процессом в реальном времени, изменения отобразятся пользователю незамедлительно при обновлении данных в форме после сохранения записи.

Хотя элемент управления последовательностью операций бизнес-процесса в форме не предоставляет явные возможности программирования на стороне клиента, изменения, применяемые бизнес-правилами и скриптами форм, автоматически применяются к элементам управления последовательностями операций бизнес-процессов. Если скрыть поле в форме, это поле также будет скрыто в элементе управления последовательностью операций бизнес-процесса. Если установить значение с помощью бизнес-правил и скриптов форм, это значение будет установлено в последовательности операций бизнес-процесса.

Одновременные последовательности операций

Параллельные последовательности операций бизнес-процесса позволяют специалистам по настройке создавать несколько бизнес-процессов и связывать их с одной и той же начальной записью. Пользователи могут переключаться между параллельно выполняемыми бизнес-процессами и возобновлять свою работу на том этапе процесса, на котором они находились.

Системные последовательности операций бизнес-процессов

Предусмотрены следующие последовательности операций бизнес-процесса. Чтобы понять принцип работы последовательностей операций бизнес-процессов, просмотрите следующие системные последовательности операций бизнес-процессов.

  • Преобразование интереса в возможную сделку

  • Преобразование возможной сделки в продажу

  • Преобразование звонка в обращение

Несколько сущностей в последовательностях операций бизнес-процессов

Последовательность операций бизнес-процесса можно использовать для одной или нескольких сущностей. Например, процесс может начинаться с возможной сделки, затем переходить к предложению с расценками, заказу и, наконец, счету, прежде чем возвращаться к возможной сделке для ее закрытия.

Можно разработать последовательности операций бизнес-процессов, которые свяжут записи максимум для пяти различных сущностей в один процесс, чтобы пользователи, использующие приложение, могли сосредоточиться на самом процессе, а не на том, с какой сущностью они работают. Так они смогут быстрее переходить между связанными записями сущностей.

Несколько последовательностей операций бизнес-процессов для каждой сущности

Не все пользователи в организации могут выполнять один и тот же процесс, и различные условия могут требовать применения различных процессов. Можно использовать до 10 активных последовательностей операций бизнес-процессов в одной сущности для предоставления соответствующих процессов в различных ситуациях.

Управление применением последовательностями операций бизнес-процессов

Можно связать последовательности операций бизнес-процессов с ролями безопасности, чтобы только пользователи с этими ролями безопасности могли просматривать или изменять их. Также можно задать порядок последовательностей операций бизнес-процессов, чтобы контролировать, какая последовательность операций бизнес-процесса будет задана по умолчанию. Принцип аналогичен определению нескольких форм для сущности.

Когда кто-то создает новую запись сущности, список доступных определений активных бизнес-процессов фильтруется по роли безопасности пользователя. По умолчанию применяется первое активированное определение бизнес-процесса, доступное для роли безопасности пользователя в соответствии со списком порядка процессов. Если доступны несколько определений активных бизнес-процессов, пользователи могут загрузить другой из диалогового окна переключения процесса. При переключены процессов текущий отображаемый процесс отправляется на задний план и заменяется выбранным процессом, но текущий процесс сохраняет свое состояние и на него можно переключиться обратно. С каждой записью могут быть связаны несколько экземпляров процессов (каждый для своего определения последовательности операций бизнес-процесса, всего не более 10). При загрузке формы обрабатывается только одна последовательность операций бизнес-процесса. Когда какой-либо пользователь применяет другой процесс, этот процесс может быть загружен только по умолчанию для данного пользователя.

Чтобы бизнес-процесс загружался по умолчанию для всех пользователей (поведение, соответствующее процессу «закрепления»), можно добавить настраиваемый скрипт API клиента (веб-ресурс) при загрузке формы, который загружает конкретный существующий экземпляр бизнес-процесса на основе идентификатора определения бизнес-процесса.

Замечания о последовательности операций бизнес-процесса

Можно определить последовательности операций бизнес-процессов только для сущностей, поддерживающих их. Также следует помнить об ограничениях по числу процессов, стадий и шагов, которые можно добавлять.

Последовательности операций бизнес-процесса, которые вызывают бизнес-процесс

Вы можете вызвать бизнес-процессы с запуском вручную из потока бизнес-процессов. Это можно настроить в новом конструкторе последовательностей операций бизнес-процесса, перетащив компонент бизнес-процесса в стадию процесса или в раздел «Глобальные бизнес-процессы». Дополнительные сведения об использовании бизнес-процессов в последовательностях операций бизнес-процесса см. в разделе Блог. Автоматизация последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics 365.

При включении бизнес-процесса, который будет вызываться на выходе стадии в последовательности операций бизнес-процесса, и при этом эта стадия является последней в последовательности, конструктор представляет впечатление, что бизнес-процесс будет запускаться по завершении последней стадии. Однако бизнес-процесс не будет вызываться, поскольку не выполняется переход по стадиям. Результат не получите предупреждение или ошибку, предупреждающую вас не включать бизнес-процесс в стадию. Когда пользователь взаимодействует с последовательностью операций бизнес-процесса, завершение или выход из процесса не приводит к переходу по стадиям, и, следовательно, бизнес-процесс не вызывается. Рассмотрим следующие примеры:

  • Вы создаете последовательность операций бизнес-процесса с двумя стадиями, S1 подключается к S2, на которой находится бизнес-процесс, задаете триггер на Выход стадии.

  • Вы создаете последовательность операций бизнес-процесса с тремя стадиями, S1 подключается к S2, а затем S2 ответвляется в S3. Вы включаете бизнес-процесс в S2 и задаете триггер на Выход стадии.

Бизнес-процесс не будет вызываться ни в одном их случаев. Чтобы обойти эту проблему, можно добавить глобальный бизнес-процесс и добавить требуемый бизнес-процесс для его запуска, чтобы бизнес-процесс запускался для бизнес-процесса, а не стадии процесса. Можно задать триггер для глобального бизнес-процесса на «Процесс прерван» или «Процесс завершен», чтобы бизнес-процесс запускался, когда пользователь прерывает или завершает бизнес-процесс.

Сущности, которые могут использовать последовательности операций бизнес-процессов

Все настраиваемые сущности могут использовать потоки бизнес-процессов. Следующие стандартные сущности также могут использовать потоки бизнес-процессов:

  • Учетная запись
  • Встреча
  • Кампания
  • Действие кампании
  • Отклик от кампании
  • Конкурент
  • Контакт
  • Электронная почта
  • Объем обслуживания
  • Факс
  • Обращение
  • Счет
  • Интерес
  • Письмо
  • Маркетинговый список
  • Возможная сделка
  • Звонок
  • Продукт
  • Элемент прайс-листа
  • Предложение с расценками
  • Повторяющаяся встреча
  • Литература
  • Действие социальной сети
  • Порядок
  • Пользователь
  • Задача
  • Рабочая группа

Чтобы включить настраиваемую сущность для последовательностей операций бизнес-процессов, установите флажок Последовательность операций бизнес-процесса (будут созданы поля) в определении «Сущность». Обратите внимание, что это действие отменить невозможно.

Note

При переходе на стадию последовательности операций бизнес-процесса, содержащую сущность Social Activity, и нажатии кнопки Следующая стадия отобразится параметр Создать. Если нажать кнопку Создать, загрузится форма Действие социальной сети. Однако поскольку форма Social Activity недопустима для действия Create из пользовательского интерфейса приложения, будет невозможно сохранить форму, и отобразится сообщение об ошибке: «Возникла непредвиденная ошибка».

Максимальное число процессов, стадий и шагов

Для обеспечения оптимальной производительности и удобства использования пользовательского интерфейса существует несколько ограничений, о которых следует помнить, если планируется использовать последовательности операций бизнес-процесса.

  • Можно добавить не более 10 активных последовательностей операций бизнес-процессов в одну сущность.

  • Каждый процесс может содержать не более 30 стадий.

  • Процессы, включающие несколько сущностей, могут содержать не более пяти сущностей.

Поддержка настройки сущностей последовательности операций бизнес-процесса

Введенные в Dynamics 365 (online) версии 9.0, сущности последовательности операций бизнес-процесса могут появляться в системе таким образом, чтобы данные записи сущности можно было сделать доступными в сетках, представлениях, диаграммах и на панелях мониторинга.

Использование записей сущностей последовательности операций бизнес-процесса с сетками, представления, диаграммами и панелями мониторинга

С потоками бизнес-процессов, доступными как сущность, теперь можно использовать расширенный поиск, представления, диаграммы и панели мониторинга с источником данных из последовательности операций бизнес-процесса для определенной сущности, такой как интерес или возможная сделка. Системные администраторы и специалисты по настройке могут создавать настраиваемые сетки, представления, диаграммы и панели мониторинга последовательности операций бизнес-процесса, аналогично созданным с любой другой сущностью.

Последовательности операций бизнес-процесса, например Преобразование интереса в возможную сделку, отображается как настраиваемая сущность в обозревателе решений.

Для получения доступа к представлению последовательности операций бизнес-процесса по умолчанию откройте обозреватель решений, разверните Сущности > разверните требуемый процесс, например Преобразование интереса в возможную сделку, выберите Представления, затем выберите нужное представление.

Несколько представлений по умолчанию доступны, который можно просмотреть как диаграмму, например представление Активное преобразование возможных сделок в продажи.

Взаимодействие с сущностью потока бизнес-процессов из рабочего процесса

Вы также можете взаимодействовать с сущностями потока бизнес-процессов из рабочего процесса. Например, можно создать рабочий процесс для записи сущности «Поток бизнес-процессов», чтобы изменить активный этап при обновлении поля в записи сущности «Возможная сделка». Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. в записи блога Автоматизация этапов потока бизнес-процессов с помощью рабочих процессов.

Выполнение потоков бизнес-процессов в автономном режиме

Потоки бизнес-процесса можно использовать в автономном режиме, если выполняются приведенные ниже условия.

  • Поток бизнес-процессов используется в приложении Power Apps.
  • Приложение Power Apps разрешено для использования в автономном режиме.
  • Поток бизнес-процесса имеет одну сущность.

В частности, для потока бизнес-процесса, если приложение Power Apps находится в автономном режиме, доступны три команды:

  • Следующий этап
  • Предыдущий этап
  • Установить активную стадию

Поле поиска на стадии потока бизнес-процесса

Последние записи отображаются в поле поиска в едином интерфейсе. Чтобы предотвратить отображение в поиске последних использованных элементов, выполните следующие действия:

  1. Откройте портал разработчика Power Apps, а затем выберите правильную среду в правом верхнем углу экрана.

  2. Перейдите Таблицы в Данные. Найдите сущность потока бизнес-процессов.

  3. Выберите Формы и выберите редактор Информация.

  4. Выберите шаг сбора данных поиска в Представление в виде дерева и поставьте флажок Отключить недавно использованные элементы.

  5. Сохраните и опубликуйте.

Ограничения использования сущностей потоков бизнес-процесса

  • В настоящее время невозможно создать настраиваемые формы для сущностей, основанных на последовательности операций бизнес-процесса.
  • Если решение включает в себя сущность потока бизнес-процессов, ее нужно вручную добавить в решение перед его экспортом. В противном случае сущность потока бизнес-процессов не будет включена в пакет решения. Дополнительные сведения: Создание и изменение сущностей.
  • Добавление сущности процесса в приложение, управляемое моделью, может привести к ограничению функциональности. Узнайте больше о создании и редактировании потоков бизнес-процессов.

Дальнейшие шаги

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о последовательностях операций бизнес-процесса
Создание последовательности операций бизнес-процесса
Расширение потоков бизнес-процессов с помощью ветвления
Технический документ. Подготовка процессов в Dynamics 365

Основы бизнес-анализа для начинающих: что такое бизнес-процесс

Сегодня поговорим про процессный подход к управлению: что это такое, чем отличается от функционального и проектного, а также почему все системы менеджмента качества считают его своим ключевым принципом. Читайте далее, что такое бизнес-процесс, каковы его основные характеристики, какие бывают бизнес-процессы в каждой организации и зачем руководителю понимать основы процессного управления.

 

Что такое бизнес-процесс и чем он характеризуется

Начнем с определения: бизнес-процесс (БП) – это логически завершенный набор взаимосвязанных действий по преобразованию входов в выходы, удовлетворяющие потребителя. Примечательно, что термин «бизнес-процесс» относится не только к предпринимательской деятельности, а является устоявшимся понятием, обозначающим работу по предоставлению результатов, ценных для потребителя. Это означает, что деятельность любого предприятия, в т.ч. даже непосредственно не связанного с прямым получением прибыли, например, государственное образование или медицина, может быть описана как система бизнес-процессов. Впрочем, бизнес-процессы характеризуют не только корпоративную работу, но и имеют место в повседневной жизни каждого человека. Самый просто пример – приготовление пищи, когда из продуктов на выходе создается блюдо, готовое к употреблению.

В идеале каждый бизнес-процесс должен быть построен так, чтобы создавать результаты, удовлетворяющие заранее заданным условиям, генерировать ценность для потребителя или увеличивать полезность конечного продукта, исключая любые необязательные/лишние действия и сокращая затраты времени и ресурсов.

Любой бизнес-процесс описывается следующими характеристиками [1]:

  • Вход – материальные или информационные объекты, которые потребляются при выполнении и/или в рамках этого преобразуются в результат.
  • Выход – продукт или услуга, которые соответствуют заранее определенным условиям и удовлетворяют ожидания потребителя. В качестве потребителя может выступать как человек, так и другой процесс или программно-аппаратное обеспечение, например, микросервис или целая информационная система.
  • Управление – воздействие, которое влияет на порядок и ход выполнения процесса, например, эксплуатационная документация, регламенты, инструкции, рецепты, указания, приказы, решения руководства, и пр.
  • Ресурсы – объекты (информация, оборудование, инфраструктура, персонал, инструменты, программно-аппаратное обеспечение), необходимые для выполнения процесса. В отличие от входов, ресурсы не преобразуются в результат, но участвуют в его создании.
  • Показатели – количественные или качественные индикаторы, которые описывают характер выполнения процесса и/или его результаты, отражая степень достижения цели. Например, время выполнения, стоимость (себестоимость), процент ошибок, конверсия, средний чек и т.д. Подробнее о видах показателей, способах их определения и расчета мы поговорим в следующей статье.
  • Владелец – лицо, ответственное за результат процесса, заинтересованное в нем, а также обладающее ресурсами и полномочиями для его выполнения. Владелец процесса может делегировать выполнение работы исполнителям – субподрядчикам, которые будут выполняет определенные действия. Однако контроль качества и распределение ресурсов остается за владельцем. На практике владелец бизнес-процесса может сам являться его исполнителем.

Ниже на рисунке показан пример некоторых характеристик бизнес-процесса без привязки к определенной нотации моделирования.

Пример бизнес-процесса

Какие бывают бизнес-процессы

Как мы недавно упоминали на примере разбора областей деятельности и задач руководства BABOK®Guide, все многообразие корпоративных бизнес-процессов можно разделить на 3 категории [2]:

  • Управляющие, например, стратегический менеджмент;
  • Основные или операционные, которые являются главной деятельностью, создавая ключевой продукт или услугу, которые поставляются потребителю и приносят доход, такие как производство, проектирование, разработка ПО, продажи, обучение, лечение и пр.;
  • Обеспечивающие или поддерживающие, которые помогают выполнять основную деятельность, обслуживая предприятия (бухучет, HR-менеджмент, техническая поддержка и т.д.) или предоставляя для основных процессов нужные ресурсы.

На базе такого деления может быть описана корпоративная система бизнес-процессов, однако, в большинстве случаев для этого используются специальные подходы (фреймворки), такие как TOGAF, или типовые системы, например, стандарт СМК или шаблон ERP-провайдера, такого как SAP. Эта тема относится к архитектуре предприятия, которую мы разберем в другой раз. А детально данный вопрос освещается в нашем специальном курсе «Моделирование корпоративной архитектуры с использованием ArchiMate». В любом случае, любой подход к проектированию системы бизнес-процессов должен связывать их воедино, комплексно описывая всю деятельность предприятия. При этом выходы одного процесса могут быть входами, ресурсами или сигналами управления для другого.

Система бизнес-процессов как их взаимосвязанный набор

Процессы, проекты и СМК

Поскольку процессный подход предполагает системное видение всей корпоративной деятельности, отметим его основные преимущества с управленческой точки зрения:

  • повышенная интеграция разных функциональных областей друг с другом, повышение гибкости и скорости взаимодействия, а также сокращение итераций согласования. В частности, это решает одну из ключевых проблем функционального подхода к управлению, когда каждый сотрудник или структурное подразделение сосредоточено только на своих задачах, не видя общего результата. Такой функциональный подход характерен для крупных корпораций и берет свое начало из конвейеров на автомобильных заводах Генри Форда в 1900-хх годах [3].
  • сочетание целевого управления с групповой организацией труда;
  • усиление и понимание личной ответственности каждого сотрудника за общий результат;
  • увеличение рентабельности бизнеса за счет устранения лишних операций;
  • повышенное внимание вопросам обеспечения качества продукции и услуг.

Последний вывод подтверждает то, что 2 из 8 главных принципов любой системы менеджмента качества (СМК) связаны с бизнес-процессами [4]:

  • желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом;
  • систематичное выявление, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы повышают результативность и эффективность предприятия, способствуя достижению его целей.

Наконец, не случайно автоматизация отдельных областей деятельности путем разработки и внедрения информационных систем начинается с описания текущих и проектирования будущих бизнес-процессов с учетом предлагаемого решения. Как это описывается в руководстве по бизнес-анализу BABOK®Guide, мы рассмотрим в другой раз.

В заключение подчеркнем отличия процесса от проекта. В отличие от процесса, который носит систематический характер с периодическим повторением, проект – это уникальная деятельность по достижению определенного результата, жестко ограниченная во времени и других ресурсах (финансы, люди), а также требованиях к качеству и допустимому уровню риска. Наилучшим образом понятие проекта иллюстрирует так называемых «железный треугольник» его ограничений, где изменение одного из углов (параметров) непосредственно влияет на два остальных [1]. Особенности управления проектами разбираются в нашем курсе «Гибкое управление требованиями в Agile-проектах».

Железный треугольник ограничений проект

Как процессный подход позволит избежать 5 главных управленческих ошибок, читайте в нашей новой статье. А больше практических подробностей по процессному подходу к управлению вы узнаете вы узнаете на специализированных курсах Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации аналитиков, менеджеров и ИТ-специалистов в Москве:

 

 

 Источники

  1. Вичугова А.А. Информационные технологии: учебное пособие для ВУЗов. – Томск, 2012. – 105 с.
  2. https://ru.wikipedia.org/wiki/Бизнес-процесс
  3. https://port-u.ru/component/k2/1573-printsipy-organizatsii-proizvodstva-g-forda?Itemid=1473
  4. https://ru.wikipedia.org/wiki/Система_менеджмента_качества

 

Определение основных бизнес-процессов — первый шаг к удовлетворению запросов клиентов и управлению ожиданиями

Определение основных бизнес-процессов — первый шаг к удовлетворению потребностей клиентов и управлению ожиданиями

В сегодняшней деловой среде организации знают, что для того, чтобы быть конкурентоспособными, они должны реагировать на изменения, особенно когда ожидания клиентов растут: клиенты более требовательны, мобильны и информированы, чем когда-либо.

Глобальным и распределенным организациям требуется постоянство качества и уровня обслуживания независимо от того, где и как они ведут бизнес.Чрезвычайно сложно своевременно решить эти проблемы, если бизнес-ИТ-процессы широко рассредоточены, разрозненны и непоследовательны. Согласованные основные бизнес-процессы ИТ, язык и представление данных необходимы для того, чтобы лица, принимающие решения, могли быстро реагировать на изменения рынка. Гораздо легче сказать, чем сделать, определить и поддерживать согласованные бизнес-процессы в сфере ИТ, но это очень важно, если организация хочет выжить на сегодняшнем рынке.

В этом блоге будут определены «основные бизнес-процессы» и объяснено, как отличить эти процессы от их реализации.Также будет рассмотрено, как расставить приоритеты, какие процессы следует исследовать в первую очередь.

Определение основных бизнес-процессов

«Основной» бизнес-процесс определяется как минимальный индивидуальный набор задач, которые необходимо выполнить для обеспечения определенного уровня согласованности выходных данных, без учета оборудования, программного обеспечения, людей, ресурсов или производительности. Когда основной процесс реализован, можно добавить все, что угодно, чтобы сделать процесс более эффективным, но ничего не следует исключать.Когда в основном бизнес-процессе говорится, что определенные задачи должны выполняться последовательно, это должно быть отражено в реализации. Таким же образом любые указанные шаги, связанные с задачей, также должны быть отражены в реализации.

На вопрос, большинство организаций заявят, что их основные бизнес-процессы задокументированы. Однако, как правило, документируется не основной бизнес-процесс, а его реализация в системе или функции.В этом сценарии документация содержит модели процессов системы или приложений, отражающие детали реализации, такие как «введите имя пользователя». В большинстве случаев документация по основному бизнес-процессу не отражает того, идентифицирован ли пользователь по имени пользователя, номеру значка, ID-карте или другому методу аутентификации, если организация удовлетворена точностью документации. Идентификация и аутентификация пользователя — это проблема реализации, а не бизнес-процесс.

Нелегко отделить внедрение от основного бизнес-процесса.Просто возьмите один бизнес-процесс и посмотрите, насколько легко вы сможете определить основные задействованные задачи, не допуская появления проблем реализации.

И это только усложняется, когда основные бизнес-процессы внутри предприятия становятся более сложными и важными.

Использование правильной методологии процесса

Методология и подход, используемые для определения, получения или создания основных бизнес-процессов, будут различаться в зависимости от размера предприятия, отрасли и культуры.Существует несколько проверенных методологий и вспомогательных инструментов для разработки и улучшения бизнес-ИТ-процессов (например, ITIL®, ISO / IEC20000, Lean и Six Sigma).

Ваши первые шаги

1. Изучите и устраните препятствия, связанные с организационной культурой, процессами управления и вспомогательной инфраструктурой.

2. Объясните участникам, что такое основной бизнес-процесс, как он принесет пользу их бизнес-сфере, а также о выбранной методологии, которая будет использоваться для создания этих процессов.

3. Не пытайтесь выполнять все важные бизнес-процессы одновременно. Предложите поэтапный подход с продуманной стратегией перехода.

После того, как вы определили основные бизнес-процессы, важно определить приоритеты, которыми следует заняться в первую очередь. Новый бизнес-канал или услуга — хорошее место для начала, поскольку бизнес-анализ и сбор требований, вероятно, уже были выполнены. Это должно стать хорошей отправной точкой для определения основных процессов.

Затем займитесь любыми областями бизнес-процессов, показывающими несопоставимые результаты между бизнес-подразделениями.Затем посмотрите на процессы, для которых рассматриваются новые вспомогательные технологии. Завершают список те процессы, которые поддерживаются разными реализациями, а также процессы, поддерживаемые более чем одним местоположением или бизнесом.

Расширение возможностей процесса

Важно, чтобы все стороны, участвующие в выполнении процесса, четко понимали, что полномочия должны быть наделены именно процессом, и его не следует путать с организационной функцией и должностью, выполняющей его.Например, служба поддержки работает над серьезным инцидентом с заработной платой, который требует немедленного реагирования и ресурсов от команды разработчиков.

Обзор процесса

Ваши основные процессы должны быть живыми, поэтому важно регулярно проверять производительность вашего процесса и корректировать его по мере изменения требований бизнеса. (См. «Блок-схему обзора процесса управления качеством»).

Начать никогда не поздно

Если предприятия хотят оставаться конкурентоспособными; им необходимо уменьшить сложность, возникающую из-за широко рассредоточенных и зачастую несопоставимых бизнес-процессов.Создание согласованных и расширенных основных бизнес-процессов — это всего лишь один шаг к удовлетворению растущих ожиданий клиентов на сегодняшнем рынке.

«ITIL® — зарегистрированная торговая марка AXELOS Limited». Marval также признает права на товарные знаки любых сторонних владельцев товарных знаков, упомянутых в этой статье.

Свяжитесь с Us Посмотреть все статьи

операционных процессов | База знаний

Операционные процессы (основные бизнес-процессы)

В зависимости от деятельности организации бизнес-процессы часто делятся на разные категории (подробнее см. В соответствующей статье о типах бизнес-процессов) . Одна из этих категорий — «Операционные бизнес-процессы ».

При поиске этого термина вы поймете, что существует несколько различных терминов для операционных процессов. Вы можете найти их как Primary Processes , Essential Processes, Core Processes . Однако считается, что все они относятся к основным видам деятельности / задачам бизнеса, которые приносят пользу клиенту, внося свой вклад в процесс производства продукта или услуги.

Как упоминается в Business Dictionary, операционные бизнес-процессы (основные бизнес-процессы) — это «ключевые виды деятельности или группы действий, которые должны выполняться образцовым образом, чтобы гарантировать постоянную конкурентоспособность фирмы, поскольку они добавляют первичную ценность выпускаемым продуктам».

Работа с этими процессами очень важна, поскольку это фундаментальные процессы, которые напрямую влияют на результаты для клиентов. Четко определенные операционные бизнес-процессы помогают организациям плавно адаптироваться к любым рыночным изменениям, предоставляя в то же время бесчисленное количество ценной информации.После создания операционных бизнес-процессов можно добавить дополнительные элементы для улучшения результатов, но ничего нельзя исключить.

Определите ваши операционные бизнес-процессы

Идентификация операционных бизнес-процессов — сложная процедура, поскольку требуется уделять внимание и сосредотачиваться на деталях. Вы можете определить эти процессы, объединив входы, выходы, последовательную деятельность и цель, чтобы управлять бизнес-процессами и улучшать их.

Оценить входы и выходы

Первым шагом должна быть оценка входов и выходов.Ваши входы — это все ресурсы вашей компании, такие как материалы, знания и человеческий фактор, тогда как выходы используются для сокращения расширенного использования ваших потенциальных ресурсов. Разница между входами и выходами заключается в стоимости. Чем больше вы используете исходных материалов, тем выше будет стоимость. С другой стороны, стоимость продукции снижается при увеличении их использования.

Запрос обратной связи

Во-вторых, найдите лучшие практики среди сотен, запросив обратную связь.Опросите своих сотрудников, чтобы определить потребности или описание процедур, или спросите их мнение у клиентов. Довольны ли они вашими услугами? Чувствуют ли они, что в ваших операционных бизнес-процессах чего-то не хватает?

Проведите анализ процесса

Продолжайте анализировать свои процессы. Проверьте потенциальные риски, такие как дополнительные налоги или капитальные затраты. Более того, подумайте, если вы производите свой продукт / услугу с минимальными затратами за минимальное время. Удалось ли вам справиться с количеством ошибок и рентабельностью инвестиций?

Проанализируйте свои результаты

Наконец, измерьте данные до начала внедрения операционных бизнес-процессов и проанализируйте результаты.Достаточно ли вы довольны результатами? Если ответ «Да», то начните применять свои процессы и установите его как ручной.

Comidor — это инструмент моделирования бизнес-процессов, который может помочь вам на протяжении всего процесса. Это помогает вам в разработке, анализе и мониторинге процессов на каждом уровне задач, а также в оценке общей производительности.

Основным ключом является оптимизация этих операционных процессов, и цель этого — повысить ценность на каждом этапе, придать дополнительную ценность продукту / услуге, которые доставляются клиенту.Улучшение этих процессов напрямую влияет на выпуск продукции предприятия.

Как сообщает TechRepublic, также важно ознакомить участников с операционными бизнес-процессами и проинформировать их о положительных результатах и ​​реализации.

Стоит упомянуть, что вам следует повторно оценивать результаты своих операционных бизнес-процессов, потому что технологии, методы и поведение постоянно меняются.

Операционные бизнес-процессы в компании

Как упоминалось ранее, эти процессы ориентированы на клиента, поскольку их главная особенность заключается в прямом добавлении ценности для потребителя.Каждый бизнес должен определить, что он считает операционным бизнес-процессом.

Некоторые из операционных бизнес-процессов компании могут быть:

  • Маркетинг
  • Продажи
  • Логистика — Доставка продукции
  • Операции
  • Служба поддержки клиентов

Платформы управления бизнес-процессами, такие как платформа Comidor, которая сочетает в себе функции BPM и Low-Code, помогают предприятиям успешно внедрять согласованные процессы и осуществлять их непрерывную оптимизацию.

основных процессов | Вы должны знать это перед оптимизацией!


Ключевые процессы Оптимизация процессов SAP

Почему важно определять основные процессы?

Управление бизнес-процессами на практике

Каждая компания должна сосредоточиться на разработке этих основных процессов, чтобы в полной мере использовать свои конкурентные навыки при выполнении процессов. В зависимости от конкурентной стратегии существуют разные требования к организации и процессам.Обозначение руководством основных процессов дает множество преимуществ. Коммуникация значительно упрощается, и команда проекта может лучше сосредоточиться. Отсутствие анализа бизнес-процессов на начальном этапе внедрения систем ERP, CRM, SCM и SRM обычно приводит к неэффективной коммуникации между отделами и командой проекта, страдает качество проекта, а ожидания клиентов остаются невыполненными.

Знание основных процессов дает 3 ключевых преимущества

Знание основных процессов дает компании следующие 3 преимущества:

  1. Оптимизированные и более четкие основные процессы и процессы поддержки за счет разделения процессов поддержки
  2. Повышение качества по мере того, как сотрудники сосредотачиваются и оптимизируют основные компетенции
  3. Возможность экономии на вспомогательных процессах — возможно за счет более эффективной организации процесса

Документирование основных процессов — цели

  • Целевое внедрение систем ERP, CRM, SCM или SRM
  • Содействие:
  • Трансферный бизнес процессы в другие места
  • Обучение и вводный инструктаж сотрудников
  • Связь
  • Прозрачность для сотрудников, клиентов и поставщиков
  • Чтобы избежать потери знаний (например,грамм. через увольнение сотрудников)
  • Определение показателей процесса и мониторинг эффективности процесса
  • Подготовка / выполнение оптимизации бизнес-процесса

Основной процесс — характеристики и факторы влияния

Основной процесс имеет 3 характеристики

  • высокий стратегическое значение
  • Перекрестное размещение с традиционными отделами
  • огромный охват: — от взаимодействия с поставщиками до взаимодействия с клиентами; процесс начинается с клиента и снова там заканчивается. рыночная компетенция (лидерство по затратам vs.дифференциация)

    — Ресурсное представление: основные компетенции

    В зависимости от стратегии конкуренции разные

    — Критерии эффективности и факторы успеха

    — Требования к организации и процессам

    1. Бизнес-модель (отношения с деловыми партнерами)
    2. Список основных процессов
    3. Определение стратегической релевантности: основные процессы — процессы поддержки

    Основные процессы — акцент на главном

    Критерии для определения основных процессов

    • Прямая ссылка на основные компетенции
    • Стратегически важно
    • Создание ощутимой выгоды для клиентов
    • Создание устойчивого конкурентного преимущества
    • Фокус на внешних бенефициарах (немедленный контакт с рынком)

    Вопросы для определения основных процессов

    • Кто является целевой группой / целевым рынком для t он результат процесса?
    • Что мы предлагаем для этой целевой группы?
    • Чем наше предложение выгодно отличается от конкурентов?
    • Какое конкурентное преимущество?
    • Какая часть процессов влияет на успех компании (оборот, маржа и т. Д.))
    • Каково стратегическое значение процесса для бизнеса?
    • Как часто выполняется процесс?


    Продукты SAP Mail — MailCenter

    SAP Mail


    Продукты SAP Monitoring — HotM

    SAP Monitoring


    Другие сообщения в блоге

    Ключевые бизнес-процессы — обзор

    Альтернативные бизнес-процессы

    Управление рисками данные оценки уже должны содержать ваши ключевые бизнес-процессы и альтернативные методы (обходные пути) для обработки этих процессов во время сбоя в работе бизнеса, будь то сбой в ИТ-системах, здании или прилегающей территории.Мы рассмотрели много этого материала, поэтому этот раздел — просто напоминание на тот случай, если вы упустили из виду любую из этих областей, которые могут иметь отношение к вашим бизнес-операциям.

    Служба поддержки клиентов . Во время сбоя или чрезвычайной ситуации для большинства компаний жизненно важно иметь возможность предоставлять поддержку или обслуживание клиентов. В зависимости от характера работы, которую выполняет ваша компания, это может быть одна из самых важных бизнес-функций. ИТ-отдел должен четко понимать, какие технологии требуются для обеспечения приемлемого уровня обслуживания клиентов во время сбоя в работе бизнеса и какие альтернативы могут быть достаточными в краткосрочной перспективе.

    Администрирование и операции . Мы подробно рассмотрели эти действия в главе 5, поэтому не будем их здесь снова рассматривать. У вас должна быть подробная документация по ключевым бизнес-процессам и операционным процессам вашего бизнеса. Эти детали должны лежать в основе разработки вашей стратегии снижения рисков. Вы должны побудить своих коллег в организации серьезно подумать о том, какие возможности у них есть, если ключевые электронные системы выйдут из строя.

    Основная бизнес-информация и документы . Большинство предприятий в значительной степени полагаются на электронные данные всех видов — электронную почту, текстовые документы, отчеты и презентации, среди прочего. Данные, необходимые для текущих операций, должны быть идентифицированы, чтобы можно было разработать стратегии снижения рисков ИТ. Кроме того, следует разработать стратегии работы с менее важными данными при отсутствии ключевых ИТ-систем. Например, вы можете решить, что определенные данные должны быть всегда доступны, чтобы было реализовано решение непрерывной доступности.Другие данные важны, но не критичны. Для этих данных вы можете разработать решение для быстрого восстановления.

    Основное оборудование . Другое оборудование, необходимое для текущих операций, следует рассматривать с точки зрения того, как нарушение работы ИТ и других систем может повлиять на доступность оборудования. В некоторых компаниях ИТ-системы используют оборудование для производства, выполнения заказов или другое оборудование, ориентированное на операции. Как нарушение бизнеса повлияет на эти системы? Как нарушение работы критически важных ИТ-систем повлияет на эти операционные системы? Что можно сделать, чтобы снизить риск для этих систем?

    Помещение .Мы обсудили пожарные учения как способ снизить риск травм или смерти персонала в случае пожара или другого строительного бедствия. Помимо пожарных учений, могут быть и другие способы снизить риски для помещений. Страхование, безусловно, является частью уравнения, но для защиты помещений и сотрудников могут быть внедрены противопожарные инспекции, аварийное освещение, ежегодная проверка пожарных рисков центра обработки данных и систем пожаротушения, а также другие аварийные системы.

    8 типов бизнес-процессов от начала до конца бизнеса

    Набор процессов — вот что делает бизнес.Различные процессы объединяются, чтобы сформировать эффективную бизнес-модель. Для процветания бизнеса важно, чтобы процессы в организации были оптимизированы и функционировали бесперебойно. Основная функция процессов — повысить ценность бизнеса. Существуют различные типы процессов, которые используются для улучшения бизнеса. По сути, есть три категории, под которые подпадают все типы бизнес-процессов.

    A) Основные типы бизнес-процессов:

    Эти типы бизнес-процессов чрезвычайно важны и фундаментальны для бизнеса.Работайте с основными ценностями и работайте вместе с видением и миссией бизнеса. Как следует из названия, основной процесс — это очень простой процесс, с помощью которого бизнес обеспечивает предоставление услуг или продуктов своим клиентам.

    Этим процессам уделяется пристальное внимание, поскольку они являются неотъемлемой частью организации. Конечная цель первичных процессов — оптимизировать себя так, чтобы они повышали ценность на каждом этапе бизнеса, а также конечный продукт, который является внутренней ценностью для клиента.Это улучшает процессы и напрямую влияет на результаты бизнеса.

    В рамках основных процессов существуют различные типы бизнес-процессов. Это следующие:

    1) Продажи:

    Продажи обособленный вид бизнес-процесса, который может сделать компания. Серьезный считается основным бизнес-процессом, потому что он является основным источником дохода для любого бизнеса, и без дохода бизнес не может выжить или работать. Большинство стартапов имеют сильную систему продаж, чтобы получать больше доходов и прибыли для управления организацией.

    Даже Конгломераты сосредотачиваются на процессе продаж, чтобы получать более высокую прибыль и прибыль или удерживать рыночную долю на рынке. Без продаж ни одна организация не может выжить, и поэтому деньги, потраченные на отдел продаж, являются вторыми по величине расходами во всей организации. В компании может быть какой-либо другой отдел, а может и не быть, но обязательно наличие отдела продаж. Будь то небольшая организация, придорожные продавцы или многонациональная организация, без продаж ни один из предприятий не сможет выжить.

    2) Служба поддержки клиентов:

    Поскольку продажи являются важным и основным типом бизнес-процесса, следующим будет обслуживание клиентов. После того, как заказы на продажу сформированы, важно, чтобы в команде была спина, которая обрабатывает заказы и предоставляет их клиентам. Служба поддержки клиентов также помогает в управлении ситуацией, когда клиентам требуется информация о продукте или услуге для помощи в технических деталях продукта. Хорошее обслуживание клиентов может удержать клиентов, а также вернуть потерянных клиентов лучше, чем отдел размера.

    3) Финансовый отдел:

    Как только бизнес поднимается, и деньги начинают поступать, становится важным управлять финансами. Должен быть специальный отдел для управления входящим и исходящим сервером и финансами, чтобы прибыль уменьшалась, а расходы сокращались, а всем сотрудникам платили вовремя.

    Финансовый отдел также занимается управлением расходами и инвестициями. Важно, чтобы расходы находились под контролем, и все необходимые расходы производились таким образом, чтобы экономия и прибыль оставались после сокращения всех расходов или намного выше.Финансовый отдел также занимается повседневными делами, такими как утверждение расходов, выплата заработной платы и забота обо всех прочих и повторяющихся расходах.

    4) Операционные процессы:

    Управление цепочкой поставок и операции по основным навыкам являются неотъемлемой частью бизнеса и поэтому относятся к категории основных процессов. Как только продажа начинается, необходимо обеспечить управление запасами и управление запасами, чтобы обеспечить клиентов продуктами или услугами.Управление цепочкой поставок также важно для надлежащего управления поставками и для управления запасами и складом. Необходимы основы деятельности, без которых бизнес не может выжить.

    5) Производство:

    Производство или изготовление продукта имеет первостепенное значение для любого бизнеса. Крайне важно, чтобы у организации был продукт или услуга для продажи, и именно здесь производство и производство вступают в игру.После того, как продукт спроектирован, изготовлен и утвержден, начинается первоначальное производство, в котором начинается производство продукта или производственного объекта.

    Сюда входит набор рабочих, которые задействованы на производстве, от производства продукта до упаковки и отгрузки. В случае услуг, производство, производство и услуги будут означать, что создание услуг определяет стандартный поток услуг. Как только услуги стандартизированы, они доставляются в соответствии с потребностями клиентов.

    Хотя это верно в отношении компаний, которые предоставляют материальные продукты, в случае компаний, которые предоставляют нематериальные продукты или услуги, они должны иметь готовый процесс, которым могут воспользоваться клиенты. Наличие продукта или услуги для продажи — основное требование любой организации. Неважно, включен продукт или нет. Продукт может быть произведен какой-либо компанией или куплен у другой компании и перепродан конечному потребителю, важно иметь что-то для продажи.

    B) Типы поддержки бизнес-процессов

    Это типы бизнес-процессов, которые не участвуют в доставке конечного продукта клиентам, но создают подходящую среду для функционирования основных процессов.

    Они не участвуют напрямую в создании ценности для клиентов, но процессы поддержки важны для функционирования бизнеса. Этот процесс включает в себя процессы управления, бухгалтерский учет, человеческие ресурсы и другие процессы, призванные облегчить бесперебойную работу компании.Улучшение этих процессов делает бизнес-стратегию планировочной и фундаментально сильной.

    Ниже приведены несколько типов бизнес-процессов, отнесенных к процессам поддержки:

    6) Бухгалтерский процесс:

    Финансовый отдел является основным требованием каждой организации, но бухгалтерские процессы необходимы для бесперебойной и эффективной работы финансового отдела. Бухгалтерия занимается денежным потоком и достоверностью операций в организации.

    Бухгалтерия обязана сообщать, когда прибыль уменьшается, а убытки увеличиваются. Бухгалтерия обеспечивает правильное ведение всех активов и пассивов в балансе. Он также имеет дело с дебиторской и кредиторской задолженностью, сбором платежей по продажам, количеством кредитных дней, которые должны быть выделены для клиента, и такими другими функциями.

    7) Процесс управления:

    В то время как важно, чтобы высшее руководство присутствовало в компании независимо от ее размера, менеджмент среднего звена появляется при расширении организации.

    Таким образом, процесс управления среднего звена относится к вторичному процессу поддержки. Менеджмент среднего звена также отвечает за выполнение работы с передовой и отчитывается перед старшим о завершении работы и достижении цели. Процессы управления, такие как наличие длинной цепочки команд, также являются частью процесса поддержки. Завершение работы и делегирование полномочий становится проще, когда присутствует процесс управления.

    8) Людские ресурсы:

    Хотя важно иметь отдел кадров, это не совсем важно, и организационная работа не прекращается без отдела кадров.Следовательно, он классифицируется как процесс поддержки. Обычно подбор персонала осуществляется руководителями небольшой компании или стартапов. Но по мере роста рабочей нагрузки и роста корпоративной лестницы становится важным иметь специальный отдел кадров.

    Отдел обеспечивает бесперебойную работу людей в организации, помогает разрешать споры, улучшает взаимодействие между отделами, поощряет человеческие ценности, помогает в продвижении карьеры, также отвечает за назначение людей в организацию, привлечение новых кандидатов и плавный выход из них. старшие кандидаты.Человеческие ресурсы в равной степени занимаются улучшением кандидатов и компании и обеспечивают взаимный рост.

    C) Процессы управления:

    Эти типы бизнес-процессов аналогичны процессам поддержки, которые не добавляют ценности для конечного потребителя. Процессы управления связаны с ориентацией, мониторингом и анализом повседневной деловой активности. Эти процессы способствуют развитию бизнеса за счет представления ваших статей и внедрения инноваций в бизнес.

    Обычно это целенаправленные процессы, которые я разрабатываю и изменяю для достижения материальных и нематериальных целей. Они также помогают поддерживать корпоративный бренд и обеспечивать выделение на рынке, предоставляя своим клиентам добавленную стоимость в нематериальном выражении. Процессы управления включают в себя лидерские и исполнительные решения, которые выполняются на передовой. Определение целей, запуск новых продуктов, расширение или закрытие различных отделов.

    Глава 8: Бизнес-процессы — Информационные системы для бизнеса и не только (2019)

    Четвертый компонент информационных систем — процесс . Но что такое процесс и как он связан с информационными системами? Какую роль процессы играют в бизнесе? Эта глава пытается ответить на эти вопросы, а также описывает, как бизнес-процессы могут быть использованы для достижения стратегического преимущества.

    Мы все слышали термин «процесс» раньше, но что именно он означает? Процесс — это серия задач, которые выполняются для достижения цели.Таким образом, бизнес-процесс — это процесс, направленный на достижение цели для бизнеса. Процессы — это то, через что компании проходят каждый день, чтобы выполнить свою миссию. Чем лучше их процессы, тем эффективнее бизнес. Некоторые компании рассматривают свои процессы как стратегию достижения конкурентного преимущества. Процесс, который достигает своей цели уникальным способом, может выделить компанию. Процесс, исключающий затраты, может позволить компании снизить цены (или сохранить больше прибыли).Если вы работали в бизнес-среде, вы участвовали в бизнес-процессе. Все, от простого процесса приготовления сэндвича в метро до создания космического корабля, использует один или несколько бизнес-процессов. В контексте информационных систем бизнес-процесс — это набор бизнес-действий, выполняемых людьми и / или информационной системой для достижения определенного результата.

    Документирование процесса

    Каждый день каждый из нас будет выполнять множество процессов, даже не задумываясь о них, например, готовиться к работе, пользоваться банкоматом, отправлять текстовые сообщения другу и т. Д.По мере усложнения процессов становится необходимым документирование. Это важно для предприятий, потому что это позволяет им обеспечивать контроль над тем, как осуществляется деятельность в их организации. Это также позволяет стандартизировать. Например, McDonald’s использует один и тот же процесс создания Big Mac во всех своих ресторанах.

    Самый простой способ задокументировать процесс — просто создать список. В списке показан каждый этап процесса. Каждый шаг может быть отмечен после завершения.Простой процесс, например, как создать учетную запись в Gmail, может выглядеть так:

    1. Зайдите на gmail.com.
    2. Нажмите «Создать учетную запись».
    3. Введите свою контактную информацию в форму «Создать учетную запись Google».
    4. Выберите ваше имя пользователя и пароль.
    5. Примите Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности, нажав «Отправить».

    Для не столь простых процессов документирования всех шагов в виде контрольного списка может быть недостаточно.Например, вот процесс определения необходимости добавления статьи для термина в Википедию:

    1. Выполните поиск в Википедии, чтобы определить, существует ли термин уже.
    2. Если термин найден, значит, статья уже написана, поэтому вы должны придумать другой термин. Переходите к шагу 1.
    3. Если термин не найден, посмотрите, есть ли связанный термин.
    4. Если есть связанный термин, создайте перенаправление.
    5. Если связанного термина нет, создайте новую статью.

    Эта процедура относительно проста. Фактически, у него такое же количество шагов, что и в предыдущем примере, но из-за того, что у него есть несколько точек принятия решений, его сложнее отслеживать в виде простого списка. В этих случаях может иметь смысл использовать диаграмму для документирования процесса.

    Схема бизнес-процесса в качестве примера (нажмите, чтобы увеличить)

    Нотация моделирования бизнес-процессов

    Инструмент построения диаграмм для документирования бизнес-процессов — это формализованный визуальный язык, который дает системным аналитикам возможность однозначно описывать бизнес-процессы, визуализировать бизнес-процессы для систематического понимания и передавать бизнес-процессы для управления бизнес-процессами.Естественные языки (например, английский) не способны объяснить сложные бизнес-процессы. Диаграммы использовались как инструменты для моделирования бизнес-процессов в области информационных систем. Существует много типов инструментов для построения диаграмм бизнес-процессов, и каждый из них имеет свой собственный стиль и синтаксис, которые служат своей конкретной цели. Наиболее часто используемыми инструментами построения диаграмм бизнес-процессов являются нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN), диаграмма потоков данных (DFD) и унифицированный язык моделирования (UML).

    BPMN — это расширение традиционного метода блок-схем путем добавления дополнительных элементов диаграмм для описания бизнес-процессов.Цель BPMN — поддерживать документацию бизнес-процессов, предоставляя интуитивно понятные нотации для бизнес-правил. Диаграммы стиля блок-схемы в BPMN могут предоставить подробные спецификации бизнес-процессов от начала до конца. Однако BPMN не обладает способностью системной декомпозиции для больших информационных систем.

    DFD послужил основой для многих других инструментов документирования бизнес-процессов. Центральная концепция DFD — это нисходящий подход к пониманию системы.Нисходящий подход согласуется с концепцией системы, которая рассматривает систему целостным образом и касается понимания системы путем изучения компонентов и их взаимодействия в системе. Что еще более важно, при описании бизнес-процесса с помощью DFD также определяются хранилища данных, используемые в процессе, и генерируемые потоки данных в процессе. Мы приведем пример DFD в разделе «Боковая панель» этой главы, чтобы проиллюстрировать интеграцию данных и бизнес-задач при документировании бизнес-процесса.

    Унифицированный язык моделирования (UML) — это универсальный инструмент моделирования в области разработки программного обеспечения для построения всех типов компьютеризированных систем. UML включает набор различных типов диаграмм с разными предметами моделирования и разнообразными стилями графики. Диверсифицированные диаграммы в UML могут предоставить подробные спецификации для разработки программного обеспечения во многих аспектах построения информационных систем, но могут быть слишком сложными для документирования бизнес-процессов с точки зрения управления бизнес-процессами.

    Управление бизнес-процессами Документация

    Когда организации начинают документировать свои процессы, их отслеживание становится административной обязанностью. По мере изменения и улучшения процессов важно знать, какие процессы являются самыми последними. Также важно управлять процессом, чтобы его можно было легко обновить. Требование к управлению технологической документацией было одной из движущих сил создания системы управления документами .Система управления документами хранит и отслеживает документы и поддерживает следующие функции.

    • Версии и отметки времени . Система управления документами будет хранить несколько версий документов. Самую последнюю версию документа легко определить, и она будет считаться версией по умолчанию.
    • Утверждения и рабочие процессы . Когда процесс необходимо изменить, система будет управлять как доступом к документам для редактирования, так и маршрутизацией документа для утверждения.
    • Связь . Когда процесс изменяется, те, кто его внедряют, должны быть осведомлены об изменениях. Система управления документами уведомит соответствующих людей, когда изменение документа было одобрено.

    Конечно, системы управления документами используются не только для управления документацией бизнес-процессов. В этих системах управляются многие другие типы документов, например, юридические документы или проектные документы.

    Система планирования ресурсов предприятия (ERP) — это программное обеспечение с централизованной базой данных, которое можно использовать для управления всей компанией.Вот некоторые из основных компонентов системы ERP.

    Система ERP (нажмите, чтобы увеличить)

    Компьютерная программа . Система представляет собой компьютерную программу, что означает, что она была разработана с учетом определенной логики и правил. Он настроен и установлен для работы специально для отдельной организации.

    • Централизованная база данных . Все данные в системе ERP хранятся в единой центральной базе данных. Централизация — ключ к успеху ERP.Данные, введенные в одну часть компании, могут быть немедленно доступны в других частях компании.
    • Используется для управления всей компанией . ERP можно использовать для управления операциями всей организации. Компании могут приобретать модули для ERP, которые представляют различные функции в организации, такие как финансы, производство и продажи. Некоторые компании предпочитают покупать много модулей, другие выбирают подмножество модулей.

    ERP-система не только централизует данные организации, но и процессы, которые она обеспечивает, являются процессами, принятыми в организации.Когда поставщик ERP разрабатывает модуль, он должен реализовать правила для связанных бизнес-процессов. Лучшие практики могут быть встроены в ERP — главный аргумент в пользу ERP. Другими словами, когда организация внедряет ERP, она также получает улучшенные передовые практики в рамках сделки.

    Для многих организаций внедрение ERP-системы — прекрасная возможность улучшить свою бизнес-практику и одновременно обновить свое программное обеспечение. Но для других ERP представляет собой проблему.Действительно ли процесс, встроенный в ERP, лучше, чем процесс, который они используют в настоящее время? И если они внедряют эту ERP, и она окажется такой же, как у всех их конкурентов, станут ли они просто более похожими на них, что затруднит их дифференциацию? Крупная организация может иметь одну версию ERP, а затем приобрести дочернюю компанию с более новой версией. Представьте себе задачу, требующую от дочерней компании вернуться к более ранней версии.

    Одна из критических замечаний по поводу систем ERP заключалась в том, что они превращают бизнес-процессы в товар, заставляя все предприятия использовать одни и те же процессы и тем самым теряя свою уникальность.Хорошая новость заключается в том, что системы ERP также могут быть настроены с использованием пользовательских процессов. Для организаций, которые хотят продолжать использовать свои собственные процессы или даже разрабатывать новые, системы ERP предлагают индивидуальную настройку, поэтому ERP является уникальным для организации.

    Зарегистрированный товарный знак SAP

    У настройки системы ERP есть недостаток. А именно, организации должны сами поддерживать изменения. Всякий раз, когда выходит обновление для системы ERP, любая организация, которая создала настраиваемый процесс, должна будет добавить это изменение в свою новую версию ERP.Это требует, чтобы кто-то вел список этих изменений, а также повторно тестировал систему каждый раз, когда выполняется обновление. Организациям придется бороться с этим решением. Когда им следует пойти дальше и принять лучшие практики, встроенные в систему ERP, и когда им следует потратить ресурсы на разработку своих собственных процессов?

    Одними из самых известных поставщиков ERP являются SAP, Microsoft и Oracle.

    Организации, которые серьезно относятся к улучшению своих бизнес-процессов, также создадут структуры для управления этими процессами.Управление бизнес-процессами (BPM) можно рассматривать как намеренное усилие по планированию, документированию, внедрению и распределению бизнес-процессов организации с помощью информационных технологий.

    BPM — это больше, чем просто автоматизация нескольких простых шагов. Хотя автоматизация может сделать бизнес более эффективным, ее нельзя использовать для обеспечения конкурентного преимущества. С другой стороны, BPM может быть неотъемлемой частью создания этого преимущества.

    Не все процессы организации должны управляться таким образом.Организации следует искать процессы, которые необходимы для функционирования бизнеса, и те, которые могут быть использованы для получения конкурентного преимущества. Лучше всего рассматривать те процессы, которые включают сотрудников из нескольких отделов, те, которые требуют принятия решений, которые нельзя легко автоматизировать, и процессы, которые меняются в зависимости от обстоятельств. Вот пример.

    Предположим, крупный розничный торговец одеждой хочет получить конкурентное преимущество за счет превосходного обслуживания клиентов.Создана целевая группа для разработки современной политики возврата, которая позволяет клиентам возвращать любой предмет одежды без каких-либо вопросов. Организация также решает, что для защиты конкурентного преимущества, которое принесет эта политика возврата, они разработают собственную настройку своей системы ERP для реализации этой политики возврата. В рамках подготовки к развертыванию системы все сотрудники службы поддержки клиентов проходят обучение, показывая, как использовать новую систему и, в частности, как обрабатывать возвраты.Как только обновленный процесс возврата будет реализован, организация сможет измерить несколько ключевых показателей возврата, которые позволят им при необходимости скорректировать политику. Например, если установлено, что многие женщины возвращают свои дорогие платья после того, как однажды надели их, они могут внести изменение в процесс, ограничивающий период возврата 14 днями с даты первоначальной покупки. По мере внесения изменений в политику возврата, изменения вносятся посредством внутренних коммуникаций, и производятся обновления обработки возвратов в системе.

    Если все сделано правильно, управление бизнес-процессами предоставит организации несколько ключевых преимуществ, которые можно использовать для создания конкурентных преимуществ. Эти преимущества включают:

    • Расширение прав и возможностей сотрудников . Когда бизнес-процесс спроектирован правильно и поддерживается информационными технологиями, сотрудники смогут реализовать его по собственному усмотрению. В примере с политикой возврата служащий сможет принять возвраты, сделанные до четырнадцати дней, или использовать систему для определения того, какие возвраты будут разрешены через четырнадцать дней.
    • Встроенная отчетность . Встраивая измерения в программирование, организация может оставаться в курсе ключевых показателей своих процессов. В этом примере их можно использовать для улучшения процесса возврата, а также, в идеале, для уменьшения возврата.
    • Применение передовой практики . По мере того, как организация внедряет процессы, поддерживаемые информационными системами, она может работать над внедрением лучших практик для этого класса бизнес-процессов. В этом примере организация может потребовать, чтобы все клиенты, возвращающие продукт без квитанции, предъявляли юридический идентификатор.Это требование может быть встроено в систему, чтобы возврат не обрабатывался, пока не будет введен действительный идентификационный номер.
    • Обеспечение согласованности . Создавая процесс и применяя его с помощью информационных технологий, можно добиться согласованности во всей организации. В этом примере все магазины розничной сети могут применять одну и ту же политику возврата. Если политика возврата изменится, это изменение может быть немедленно применено ко всей цепочке.

    Реинжиниринг бизнес-процессов

    Поскольку организации стремятся управлять своими процессами для получения конкурентного преимущества, также важно понимать, что существующие способы ведения дел могут быть не самыми эффективными или действенными.Процесс, разработанный в 1950-х годах, не станет лучше только потому, что теперь он поддерживается технологиями.

    В 1990 году Майкл Хаммер опубликовал в Harvard Business Review статью под названием «Реинжиниринг работы: не автоматизируйте, не уничтожайте». В этой статье говорилось, что простая автоматизация плохого процесса не улучшит его. Вместо этого компании должны «взорвать» свои существующие процессы и разработать новые процессы, использующие преимущества новых технологий и концепций. Во введении к статье он говорит:

    Многие из наших рабочих планов, рабочих процессов, механизмов контроля и организационных структур достигли совершеннолетия в другой конкурентной среде и до появления компьютеров.Они направлены на повышение эффективности и контроля. Тем не менее, девиз нового десятилетия — инновации и скорость, сервис и качество.

    Пора перестать прокладывать коровьи тропы. Вместо того, чтобы встраивать устаревшие процессы в микросхемы и программное обеспечение, мы должны уничтожить их и начать заново. Мы должны «реорганизовать» наш бизнес: использовать возможности современных информационных технологий для радикальной перестройки наших бизнес-процессов, чтобы добиться значительного повышения их эффективности.

    Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) — это не просто автоматизация существующего процесса.BPR полностью понимает цели процесса, а затем кардинально меняет его с нуля, чтобы добиться значительного повышения производительности и качества. Но легче сказать, чем сделать. Большинство людей думают о том, как внести небольшие локальные улучшения в процесс. Полная переработка требует масштабного мышления. Hammer дает несколько рекомендаций по реинжинирингу бизнес-процессов:

    • Организуйте работу вокруг результатов, а не задач .Это просто означает разработку процесса таким образом, чтобы, по возможности, все шаги выполнял один человек. Вместо того, чтобы передавать задачу множеству людей, один человек выполняет весь процесс, что приводит к большей скорости и отзывчивости клиентов.
    • Попросите тех, кто использует результаты процесса, выполнить процесс . С использованием информационных технологий многие простые задачи теперь автоматизированы, поэтому человек, которому нужен результат, должен иметь возможность выполнять его. Хаммер приводит следующий пример.Вместо того, чтобы каждый отдел компании использовал отдел закупок для заказа расходных материалов, заказывайте расходные материалы напрямую теми, кто в них нуждается, с помощью информационной системы.
    • Объединить работу по обработке информации с реальной работой, которая производит информацию . Когда одна часть компании создает информацию, такую ​​как информация о продажах или платежная информация, она должна обрабатываться тем же отделом. Нет необходимости для одной части компании обрабатывать информацию, созданную в другой части компании.
    • Рассматривайте географически рассредоточенные ресурсы как централизованные . С доступными сегодня коммуникационными технологиями становится проще, чем когда-либо, сосредоточиться на физическом местоположении. Многонациональной организации больше не нужны отдельные отделы поддержки (например, ИТ, закупки и т. Д.) Для каждого местоположения.
    • Связывайте параллельные действия вместо объединения их результатов . Департаменты, которые работают параллельно, должны обмениваться данными и общаться друг с другом во время процесса, а не ждать, пока каждая группа закончит, а затем сравнивать записи.Устаревшая концепция связывания только результатов приводит к повторной работе, увеличению затрат и задержкам.
    • Поместите точки принятия решения, в которых выполняется работа, и встроите элементы управления в процесс . Люди, выполняющие работу, должны иметь право принимать решения, а сам процесс должен иметь встроенные средства контроля с использованием информационных технологий. Сегодняшняя рабочая сила более образована и осведомлена, чем в прошлом, поэтому предоставление сотрудникам информационных технологий может привести к тому, что сотрудники будут контролировать свои процессы.
    • Захват информации в источнике . Требование ввода информации более одного раза приводит к задержкам и ошибкам. С помощью информационных технологий организация может зафиксировать ее один раз, а затем сделать доступной в любое время.

    Сегодня эти принципы могут показаться здравым смыслом, но в 1990 году они взяли штурмом деловой мир. Хаммер приводит пример за примером того, как организации на много порядков улучшили свои бизнес-процессы, не добавляя новых сотрудников, просто изменив способ работы (см. Врезку).

    К сожалению, реинжиниринг бизнес-процессов получил плохую репутацию во многих организациях. Это произошло потому, что это использовалось в качестве предлога для сокращения затрат, которое на самом деле не имело ничего общего с BPR. Например, многие компании просто использовали это как повод для увольнения части своей рабочей силы. Однако сегодня многие принципы BPR были интегрированы в бизнес и считаются частью хорошего управления бизнес-процессами.


    Своевременная закупка подходящих учебников для колледжей всегда была проблематичной.Теперь, когда книжные онлайн-магазины напрямую конкурируют с книжными магазинами колледжей за покупки студентов, книжные магазины колледжей вынуждены оправдывать свое существование.

    Но книжные магазины колледжей имеют одно большое преимущество перед своими конкурентами, а именно: они имеют доступ к данным студентов. После того, как студент зарегистрировался на занятия, книжный магазин точно знает, какие книги ему понадобятся в предстоящем семестре. Чтобы использовать это преимущество и воспользоваться преимуществами новых технологий, книжный магазин хочет внедрить новый процесс, который сделает покупку книг через книжный магазин выгодной для студентов.Хотя они могут быть не в состоянии конкурировать по цене, они могут предоставить другие преимущества, такие как сокращение времени, необходимого для поиска книг, и возможность гарантировать, что книга подходит для класса. Для этого книжному магазину необходимо будет провести редизайн процесса.

    Цель редизайна процесса проста. Привлечь более высокий процент студентов в качестве клиентов книжного магазина. После составления схемы существующего процесса и встречи с фокус-группами студентов книжный магазин придумывает новый процесс.В новом процессе книжный магазин использует информационные технологии, чтобы сократить объем работы, которую необходимо выполнить студентам, чтобы получить свои книги. В этом новом процессе книжный магазин отправляет студентам электронное письмо со списком всех книг, необходимых для их предстоящих занятий. Щелкнув ссылку в этом электронном письме, студенты могут войти в книжный магазин, подтвердить свои книги и совершить покупку. Книжный магазин доставит книги студентам. И у факультета есть дополнительное преимущество: профессоров больше не просят откладывать начало семестровых заданий, пока студенты ждут, пока книги придут по почте.Вместо этого можно ожидать, что студенты быстро выполнят свои задания, и курс будет проходить по расписанию.

    Редизайн книжного магазина колледжа

    Вот изменения в этом процессе, показанные в виде диаграмм потоков данных:

    бизнес-функциональных процессов | Зеленый пояс Lean Six Sigma

    Определение процесса

    Процессы — это определяемые части системы или подсистемы, которые состоят из ряда отдельных элементов, действий или шагов.Процесс как набор взаимосвязанных ресурсов и действий, которые преобразуют входы в выходы с целью увеличения стоимости ».

    Краткое описание общих бизнес-функциональных процессов включает следующее:

    Управление персоналом

    Отдел кадров (HR) отвечает за анализ потребностей и обучение персонала, анализ текучести кадров, анализ невыходов на работу и опросы отношения.Кроме того, отдел кадров может нанимать, отбирать и нанимать людей для организации.

    Инженерное дело

    Как служба поддержки, инженерное дело — это подразделение компании, решающее проблемы. Технический отдел должен проявлять инициативу (всегда искать) в своей деятельности по решению проблем. Планирование нового оборудования или процессов является обязательным для этого отдела.

    Продажи и маркетинг

    Именно отдел продаж и маркетинга должен разработать эффективные планы по выявлению клиентов и рынков для текущих продуктов и услуг компании, а также выявить потребности и потребности в новых продуктах.Они должны работать с инженерами, чтобы передавать идеи или пожелания клиентов. Разработка маркетингового плана помогает направлять производственный план.

    Финансы

    Финансовый отдел на многих предприятиях включает бухгалтерию. Функция бухгалтерского учета составляет ежемесячные отчеты и отчеты о прибылях и убытках для компании. Должна существовать стандартная система затрат, чтобы данные можно было собирать и сравнивать с ней. Бюджетные прогнозы, запросы на капитальные проекты и внешнее финансирование также могут координироваться финансовым отделом.

    Ответственность за качество продукции

    При производстве определенных продуктов существует множество юридических ответвлений. Теории, основанные на нарушении гарантии, имеют законодательную основу в Едином торговом кодексе. Требования безопасности продукции и законы о маркировке не только защищают потребителя, но и должны снижать риск ответственности для компании.

    Производство

    Производственная деятельность связана с компаниями, производящими продукт или продукты.Производство берет проекты от инженеров, графики от планирования, а также собирает и тестирует продукты компании. В обслуживающей организации эта функция заменяется персоналом, выполняющим обслуживание.

    Безопасность и здоровье

    Отдел безопасности и гигиены труда помогает компании соблюдать местные, государственные, федеральные и отраслевые нормы. К наиболее известным агентствам по безопасности относятся OSHA, государственные агентства по безопасности, NFPA и т. Д. Эти агентства влияют на создание программы безопасности, комитета по безопасности и специальных рабочих групп по безопасности для компании.

    Юридические и нормативные требования

    Для решения юридических вопросов может потребоваться юридический отдел (или адвокаты, получающие гонорар), особенно в сегодняшнем очень спорном обществе. Примерами являются обзор договоров купли-продажи, земельных договоров, аренды, полосы отчуждения, налоговых скидок, субсидий на экономическое воздействие и т. Д.

    Исследования и разработки (НИОКР)

    Исследования и разработки имеют решающее значение для будущего компании.Клиент удовлетворен существующим продуктом или услугой в течение определенного периода времени, но в конечном итоге он захочет новый и улучшенный продукт. Взаимодействие с отделом маркетинга и клиентом необходимо для генерации новых идей и продуктов.

    Закупка

    Обеспечение надлежащего сырья в нужное время является основным требованием отдела закупок. Они должны найти способы сократить количество корпоративных поставщиков, не увеличивая риск остановки линий из-за отсутствия продукта.Формирование альянсов и партнерских отношений между поставщиками и потребителями всегда должно вызывать беспокойство.

    IT или MIS

    Функции информационных технологий (ИТ) или информационных систем управления (MIS) — ключевой компонент фабрики будущего. Многие компании уже использовали информационные технологии. Некоторые из преимуществ ИТ или MIS включают электронный обмен данными с клиентами и поставщиками, электронную почту для связи, штрих-кодирование для всех продуктов, сбор данных для анализа, использование персональных компьютеров (ПК), статус онлайн-заказа и инвентаризацию в реальном времени. .

    Планирование и календарное планирование производства

    Планирование производства и календарное планирование — это отдел, который помогает координировать поток материалов по всему предприятию. Он отслеживает уровни материалов и запасов, составляет график продукта, отслеживает продукт и информирует клиентов и поставщиков о проделанной работе.

    Качество

    У отдела качества есть только одна функция в корпорации: координировать общие усилия компании по обеспечению качества и руководить деятельностью по обеспечению качества.

    Окружающая среда

    Желательно наличие отдела окружающей среды отдельно от отдела безопасности и гигиены труда. Распространение новых правил делает эту область очень нестабильной и сложной. То, что было разрешено в прошлом, сегодня может считаться нарушением. Влияние Закона о чистом воздухе в настоящее время вызывает озабоченность, как и сточные воды. Агентство по охране окружающей среды (EPA) имеет юрисдикцию в отношении многих выбросов компании.

    Технологии

    Технологический отдел — это роскошь, которую могут себе позволить многие крупные компании.Этот отдел может сканировать журналы, выставки, конференции, заявки на патенты и библиотеки в поисках новых продуктов и технологий. Такое расположение дает конкурентное преимущество.

    Обслуживание

    Обслуживание относится к произведенным или проданным товарам или к обслуживанию клиентских счетов непроизводственных компаний. Сервисная служба отвечает за устранение проблем с продуктом и обеспечение удовлетворенности клиентов.

    .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *