Подвижной характер работы: В чем разница между разъездным и подвижным характерами работы и как компенсировать расходы сотруднику

Определяем характер работы в трудовом договоре

Ст. 57 ТК РФ называет такие разновидности характера работы, как подвижной, разъездной, в пути. Однако действующее трудовое законодательство содержание понятий «разъездная работа», «подвижной характер работы», «работа, осуществляемая в пути» не раскрывает. Тем не менее в ведомственных актах изложены определенные указания относительно того, что считать тем или иным характером работы.

Так, по мнению руководства МЧС России, разъездной характер работы – это осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства (п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС РФ от 10.01.2008 № 3).

Практически такое же определение разъездному характеру работы дано и в п. 2 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 (далее – Положение): разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, что связано с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно. Подвижной характер работы определяется в п. 1 Положения через связь с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства.

Обращаем внимание, что определения понятий «разъездная работа» и «подвижной характер работы», данные в п. 1 и 2 Положения, нашли применение в судебной практике: суд указал, что подвижной характер работы – это режим работы с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства, когда работник вынужден выезжать к месту работы и при этом не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания; разъездной характер работ – работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно, имеет место, когда работник по роду своей деятельности вынужден большую часть рабочего времени находиться в разъездах (определение Свердловского областного суда от 01.11.2011 № 33-15672/2011).

На наш взгляд, разъездная работа характеризуется перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому, когда у работника нет постоянного, стационарного рабочего места. К разъездной работе относится, например, работа курьера, страхового агента, торгового представителя, почтальона, водителя.

В отличие от разъездной работы, где работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего проживания, при работе, выполняемой в пути, у работника такой возможности нет. К работе в пути относится работа, выполняемая при движении какого-либо транспортного средства. Но при этом трудовая функция работника никак с этим движением не связана. В пути работают, например, проводники, стюардессы, экспедиторы.

При подвижной работе работник часто меняет рабочее место (место выполнения трудовой функции). Местом работы в этом случае является какая-либо территория. Такова, например, работа строителей, лесозаготовителей, охранников (ЧОП, ведомственной и вневедомственной охраны) и т.п.

Учитывая, что законодательного определения вышеуказанных работ нет, отнести ту или иную работу к разъездной, подвижной или работе в пути работодатель и работник должны сами при заключении трудового договора, принимая во внимание утвержденные соглашениями, коллективным договором или локальным нормативным актом перечни работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 57 и 168.1 ТК РФ).

Подвижной характер работы связан с частой передислокацией организации или работников

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Ольги (г. Ростов-на-Дону)

Отличие «подвижного» характера работ от «разъездного»?

В случае когда работник при исполнении своих обязанностей меняет свое рабочее место, можно говорить о том, что его работа носит разъездной или подвижной характер.

Подвижной характер работы имеет место, когда работник вынужден выезжать к месту работы и при этом не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания. Такая особенность часто встречается в строительных организациях, когда необходимо работать на строительстве объекта в удаленной местности.

Согласно п. 1 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного

Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87, подвижной характер работы — это режим работы с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства. Разъездной характер работы имеет место, когда работник по роду своей деятельности вынужден находиться большую часть рабочего времени в разъездах.

Разъездной характер работ — работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно (п. 2 Положения). Сведения о характере работы являются обязательными для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить

специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Образец положения о разъездном характере работы 2021

Разъездной характер работы по ТК РФ — это такие условия труда, в соответствии с которыми штатный сотрудник все рабочее время или его большую часть проводит в разъездах, а не на стационарном рабочем месте или не на территории работодателя, но в конце рабочего дня возвращается к месту жительства.

Что такое разъездной характер работы?

Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, описывающей разъездной характер работы; что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:

• служебных командировок;
• работы, выполняемой в пути;
• работы, которая носит подвижный характер.

Понятие разъездного характера работы в российском трудовом законодательстве раскрыто достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. При этом постоянное перемещение по объектам в целях выполнения работы, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

От первого пункта такие условия работы отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, которым установлен разъездной характер работы, нельзя признавать служебными командировками в силу ст. 66 ТК РФ. В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.

Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.

Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:

• стюардессы;
• проводники;
• кондукторы в общественном транспорте;
• водители общественного транспорта;
• моряки;
• и т.д.

Отличия разъездного характера работы от командировок

Рассмотрим отличия в сравнительной таблице.

Основания отличия	Разъездной характер работы	Командировка
Поездки за пределы территории компании	Периодические	Эпизодические
Цели поездки	Связаны с трудовой деятельностью непосредственно	Осуществляются для выполнения конкретных поручений
Оплата труда за время поездок	Определяется в трудовом договоре	Средний заработок
Документальное оформление	Приказ, положение, коллективный или трудовой договор	Приказ в обязательном порядке
Возмещаемые расходы	За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с поездками и разрешенные работодателем	За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с выполнением поручения и разрешенные работодателем
Способ возмещения	Либо оформление надбавки, либо возмещение на основании подтверждающих документов	В соответствии с подтверждающими расходы документами
Сроки	Устанавливается на неопределенный промежуток времени	Имеет конкретные даты начала и окончания

Как правильно оформить разъездной характер работы

Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении. Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.

В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены. Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.

ООО «Весна»

г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1

Приказ № 7

об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы

«15» июля 2020 года

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от «10» июля 2020 г. к трудовому договору от №38 от «01» октября 2017 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить водителю Камчатову Н.Н. разъездной характер работы с «22» июля 2020 г.

2. Установить водителю Камчатову Н.Н. надбавку за такие условия работы с «22» июля 2020 г.

Петров / Петров П.П.

М.П.

В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.

Образец положения о разъездном характере работы

Особенно важным условием является закрепление в положении перечня работ, профессий, должностей, имеющих такой порядок деятельности. Такое требование прямо закреплено в ч. 2 статьи 168.1 ТК РФ.

Это только некоторые положения документа, полную версию которого можно скачать в конце статьи.

Обязательно нужно указать на разъезды в должностных инструкциях или других документах, определяющих круг должностных обязанностей работников. Как приказы, так и положение, а тем более должностные инструкции необходимо довести до всех заинтересованных лиц под подпись, как это определено в статье 68 ТК РФ. Подробная фиксация условий деятельности в локальных нормативных актах минимизирует риск споров работников с работодателями, а если они все же возникнут, даст возможность их быстро разрешить в пользу работодателя в рамках законодательно закрепленных норм совершения служебных поездок.

Для кого такая работа подходит, а для кого нет

Надо сказать, что трудиться без стационарного рабочего места могут практически все граждане, если они на это согласны и подписали трудовой договор. Ведь функции, которые они могут выполнять не по месту нахождения организации, могут быть любыми: например, курьер может развозить товары, а торговый представитель — заключать договоры о сотрудничестве. Поэтому трудиться на таких условиях могут даже подростки и женщины. Никаких особых условий по этому поводу в законодательстве не закреплено.

Как правильно заключить договор

Существует два вида условий, подлежащих включению в трудовой договор:

1. Обязательные.
2. Дополнительные.

Условие о разъездном характере работы является обязательным. Поэтому ч. 2 статьи 57 ТК РФ прямо указывает на то, что в контракте обязательно должно быть указание на разъездной характер работы, если он предусмотрен работодателем для этой должности. В контракте желательно четко прописать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной: сам город или муниципальное образование, где находится фирма, и область вокруг. И хоть сотрудник должен иметь возможность ежедневного возвращения домой, законодательство не запрещает установить такую территорию в пределах всей Российской Федерации. Более того, законодательство дает возможность не указывать в контракте такую территорию, но ее указание обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой в случае возникновения вопросов у проверяющих органов, например, к возмещению расходов. Пример формулировки в трудовом договоре:

Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — город Москва и Московская область.

Прописать это необходимо в разделе «Предмет договора»:

Полную версию трудового договора для заполнения можно скачать в конце статьи.

Кроме того, работодателю желательно вести специальный журнал регистрации поездок или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно контролировать все служебные перемещения сотрудников и подтвердить их целесообразность в случае проверки.

Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам

Чтобы избежать возможных недоразумений, рекомендуем всего прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или других внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не должен оформлять командировочные документы и платить суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этих целей может быть использован обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время. Ведь обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад, а также дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ, ст. 149 ТК РФ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников:

• по проезду;
• проживанию;
• питанию и прочим нуждам, согласованным с работодателем.

Все расходы должны быть подтверждены документально (чеки, квитанции, билеты и т.п.), однако четких требований в НПА к этому нет. Поэтому для таких сотрудников можно установить упрощенный порядок представления отчетности по поездкам: отчет раз в неделю или даже в месяц.

Кроме возмещения расходов работника других компенсаций при разъездном характере работы законодательство не предусматривает. При этом компенсированные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

---

Образец положения

Бланк трудового договора

Образец приказа

Правовые документы

Характер работы: разъездной, подвижной и другие виды

Установленный характер работы трудоустроенного лица оказывает прямое влияние на режим его работы и отдыха, а также на размер надбавок и других начислений, положенных по закону. Виды характера работы устанавливаются в соответствии с функционалом, выполняемым рабочим.

Содержание статьи:

Характер работы – какие бывают разновидности?

Уточнение характера работы в трудовом соглашении требуется по закону. Существуют такие типы этого параметра:

• разъездной;
• в дороге;
• подвижной;
• другие разновидности.

Законодательство не имеет четких определений каждого из типов работ. Однако, изучив нормативные акты, можно понять, что имеется в виду.

Разъездной характер работы и работа «в дороге»

В общем понимании определение разъездного характера работы заключается в исполнении требуемого функционала в удалении от адреса расположения фирмы-работодателя и рабочего места сотрудника. Это могут быть постоянные служебные поездки.

Отличительная особенность разъездного характера работы в том, что в конце рабочего дня сотрудник приходит обратно домой. То есть командировки в это понятие не вписываются. Среди примеров должностей можно выделить разъездной характер работы для водителей, почтальонов, сотрудников курьерской службы.

Законом предусмотрена надбавка за разъездной характер работы. Она может составлять до 20 % от месячного заработка.

В отличие от разъездного, характер работы «в дороге» определяется тем, что сотрудник не может ежедневно приходить домой после завершения рабочего времени. Он длительное время пребывает в дороге. К примеру, подобный характер работы у бортпроводников самолетов. Как правило, все должности так или иначе связаны с транспортной сферой.

Подвижной характер работы

Можно сказать, что подвижной характер работы – это регулярная смена физического местонахождения работника. При этом он не всегда может приходить по окончанию рабочей смены домой.

Такой характер трудовой деятельности, к примеру, у строителей. У них есть определенный участок работы, который после выполнения задачи меняется. Затем появляется новый участок и так далее.

Другие виды

К этой категории можно отнести любую работу, которая не относится к предыдущим типам, но имеет свои нюансы. К примеру, это может быть фриланс или функциональные обязанности, выполняемые археологами.

Указываемый в трудовом соглашении характер работы всегда должен быть согласован со спецификой деятельности человека.

НДФЛ и Социальный налог | BUXGALTER.UZ

Как правильно учитывать надбавки за разъездной и подвижной характер работ? Возникают ли налоговые последствия по НДФЛ и соцналогу при их выплате? Платить ли работнику «суточные», если он уже получает надбавку? Наконец, как отчитаться по таким выплатам?

Buxgalter.uz разъясняет:

Порядок выплаты надбавок, связанных с разъездным и подвижным характером работ, регулируется специальным Положением .

Перечень профессий и должностей работников, которым устанавливаются надбавки за разъездной и подвижной характер работ, и размеры надбавок:

• формируются работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом или другим представительным органом работников;
• указываются в колдоговоре и трудовом договоре, заключаемом между работодателем и работником.

Надбавки за разъездной и подвижной характер работы можно:

• выплачивать по установленным нормам;
• установить коллективным договором в других размерах.

Внимание

Служебные поездки работников, чья постоянная работа имеет разъездной или подвижной характер, не считаются командировками. Работникам, получающим надбавки за разъездной или подвижной характер работ, суточные не выплачиваются.

Сотрудник может выполнять работу разъездного или подвижного характера с использованием служебного автомобиля или без него. В последнем случае ему компенсируются расходы на проезд. Также работодатель может возмещать и другие расходы, понесенные с его разрешения или ведома.

 

Как отразить в бухучете

Расходы, связанные с выплатой надбавки за разъездной и подвижной характер работ, относятся на:

• счета учета долгосрочных активов или товарно-материальных запасов (0800, 1000 и т.д.), если выплата надбавки связана с их приобретением или возведением;
• себестоимость продукции (работ, услуг) – по работникам, участвующим в производственном процессе ;
• расходы по реализации – по работникам, участвующим в реализации товаров, работ, услуг (кроме административно-управленческого персонала)  ;
• административные расходы – по управленческому персоналу  .

Бухгалтерские проводки:

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Начисление надбавки за подвижной и разъездной характер работы (в пределах норм, установленных законодательством)	Счета учета затрат, долгосрочных активов, ТМЗ	6990
Начисление надбавки за подвижной и разъездной характер работы (сверх норм, установленных законодательством)	Счета учета затрат, долгосрочных активов, ТМЗ	6710
Начисление НДФЛ на сумму надбавки сверх норм, установленных законодательством	6710	6410
Удержание взноса на ИНПС (по сумме надбавки сверх норм, установленных законодательством)	6410	6530
Начисление соцналога на сумму надбавки сверх норм, установленных законодательством	Счета учета затрат, долгосрочных активов, ТМЗ	6520
Выплата надбавки из кассы (в составе заработной платы)	6710 6990	5010
Перечисление надбавки на пластиковую карту (в составе заработной платы)	6710 6990	5110

Налоговые последствия

Налог	В пределах норм, установленных законодательством, но не выше 1 МРОТ в месяц	Сверх норм, установленных законодательством
НДФЛ	Не рассматривается в качества дохода физлица , а значит, не облагается НДФЛ	Относится к компенсационным выплатам  – доходам в виде оплаты труда . Облагается в составе совокупного дохода
Социальный налог	Не облагается, так как не рассматривается в качестве дохода физлица	Облагается, так как относится к компенсационным выплатам  – доходам в виде оплаты труда
Налог на прибыль юридических лиц	Вычитаемый расход, так как не входит в «закрытый» перечень невычитаемых расходов

Как отразить в налоговой отчетности

Надбавки за разъездной и подвижной характер работ сверх установленных законодательством норм отражайте в Расчете НДФЛ и соцналога :

• в строках 010 и 011;
• в приложении №5 к Расчету.

 

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.

Чтобы получать новости от Buxgalter.uz первыми, подписывайтесь на Telegram-канал

Разъездной характер работы: как оформить и оплатить

В консультации мы расскажем, для каких работников целесообразно установить разъездной характер работы и как это правильно оформить и оплатить.

Вопросы — ответы

Когда работа носит разъездной характер?

Понятие «разъездной (подвижной) характер работ» в КЗоТе не определено. Поэтому в данном вопросе следует руководствоваться постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.89 г. № 169/10-87, которое продолжает действовать на основании постановления ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-XII.

О том, что работа носит разъездной характер, можно говорить, когда работники (например, экспедиторы, сборщики урожая) должны выполнять работу на объектах, расположенных на значительном расстоянии от местонахождения предприятия, и в связи с этим вынуждены ежедневно выезжать и возвращаться к месту работы, что занимает не менее двух-трех часов в день. Именно так характеризует разъездную работу Минсоцполитики в письме от 17.11.06 г. № 307/13/133-06 (далее – Письмо № 307).

С учетом специфики своей хозяйственной деятельности предприятие вправе самостоятельно установить перечень работ, должностей, профессий, работы по которым носят разъездной (подвижной) характер (письма Минтруда от 13.09.06 г. № 905/13/84-06 и Минфина от 16.02.17 г. № 31-08030-16-10/4313).

Руководствуясь Письмом № 307 и исходя из специфики хозяйственной деятельности, предприятие в коллективном договоре устанавливает разъездной характер работы и надбавки к тарифным ставкам сотрудникам. В частности, в колдоговоре (положении об оплате труда) можно указать:

• перечень должностей (профессий), для которых вводится разъездной характер работы;
• размер доплаты за такие работы;
• порядок учета рабочего времени работников с разъездным характером работы.

После отражения условий установления надбавок во внутреннем локальном акте предприятия они вводятся в действие путем издания приказа по предприятию.

Рекомендуем также указать на разъездной характер работы в трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции.

Чем разъездная работа отличается от командировки?

Командировка – это поездка наемного работника на определенный срок в другой населенный пункт по распоряжению и за счет средств работодателя для выполнения вне места постоянной работы служебного поручения, связанного с основной деятельностью работодателя (п. 1 разд. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, далее – Инструкция № 59).

Работа разъездного характера не считается командировкой. Согласно п. 2 разд. І Инструкции № 59 служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (подвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, колдоговором предприятия или трудовым договором между работником и работодателем.

Следовательно, если работодатель не определит работы, связанные с выполнением должностных обязанностей в другом населенном пункте, как разъездные, тогда они будут считаться заданием, для выполнения которого оформляется командировка.

Если все оформлено правильно, то служебные поездки работников с разъездным характером работы не считаются командировками, а значит, и суточные им не выплачиваются. В табеле учета рабочего времени такие дни отмечаются как обычные рабочие дни, за которые работникам начисляется зарплата.

Работники сельхозпредприятия выезжают для работы в другой населенный пункт (филиал предприятия) и к вечеру возвращаются обратно. Как лучше это оформить и оплатить: как командировку или как работу с разъездным характером?

В определении служебной командировки ее минимальная продолжительность не установлена. Следовательно, выполнение служебного поручения в другом населенном пункте по распоряжению руководителя даже в течение дня будет считаться командировкой.

При этом местом постоянной работы считается то подразделение предприятия (головной офис, филиал и т. д.), которое указано в качестве места постоянной работы работника в трудовом договоре (п. 2 разд. І Инструкции № 59). То есть служебной командировкой будет считаться поездка работника филиала на головное предприятие, расположенное в другом населенном пункте, и, наоборот, работника головного предприятия – в филиал.

Как правило, оплата труда командированного работника за выполненную работу осуществляется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, и согласно условиям, определенным трудовым или коллективным договором. При этом размер такой оплаты не может быть ниже среднего заработка (п. 13 разд. І Инструкции № 59). Но если графики по месту работы и на предприятии, куда командируется работник, не совпадают, тогда предприятие вправе установить во внутреннем локальном акте (обычно в Положении о командировках) другой порядок оплаты труда.

Если работа, связанная с поездками на значительные расстояния и возвращением к месту работы в нерабочее время, носит постоянный характер, работодатель может установить такому работнику разъездной характер работы. Тогда работник не будет считаться командированным, его труд будет оплачиваться в дни разъездов как обычная зарплата. Кроме того, под обложение НДФЛ и военным сбором (далее – ВС) попадет доплата за разъездной характер работы.

Но это еще не все. Может так случиться, что работнику, находящемуся в разъездах, потребуется нанять помещение. В этом случае, по мнению налоговиков, возмещение предприятием таких расходов следует рассматривать как компенсационные выплаты, которые включаются в зарплату и облагаются НДФЛ, а значит, и ВС (ОИР, категория 103.02). Если рассматривать эти индивидуальные выплаты как доход работника, то возникает риск начисления на их суммы ЕСВ на основании пп. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5 (далее – Инструкция № 5).

Поэтому, на наш взгляд, если разъездная работа не вписывается в рамки определения из Письма № 307, то ее не надо к нему привязывать. Пусть такие поездки считаются командировками. Это больше соответствует их реальной сути и выгоднее с точки зрения налогообложения.

Надо ли работнику доплачивать за разъезд­ной характер, и если да, то сколько?

Доплаты (надбавки) к тарифным ставкам (окладам, должностным окладам) компенсационного характера – это выплаты сверх оплаты за выполнение должностных обязанностей в рабочее время, которые учитывают дополнительную работу, а также условия и режимы труда (п. 13 разд. I Методических рекомендаций по организации материального стимулирования труда работников предприятий и организаций, утвержденных приказом Минтруда и соцполитики от 29.01.03 г. № 23).

Поскольку работники несут повышенные расходы, связанные с частой передислокацией организации или оторванностью от постоянного места жительства, на практике предприятие компенсирует такие расходы путем установления доплат к тарифным ставкам, должностным окладам за разъездной (подвижной) характер работ.

Целесообразность установления надбавки и определение ее размера – прерогатива предприятия (ст. 97 КЗоТ; ст. 15 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда», далее – Закон № 108).

Согласно рекомендациям Минсоцполитики (письмо от 13.09.06 г. № 905/13/84-06), если предприятие решило установить надбавку за разъездной (подвижной) характер работ, ему следует руководствоваться нормами постановления КМУ от 31.03.99 г. № 490 «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (подвижной) характер» (далее – Постановление № 490).

В п. 1 Постановления № 490 определено, что размер надбавки за разъездной характер работы не может превышать предельные размеры суточных, установленные КМУ для командировок по Украине. Если же работа имеет разъездной характер за пределами Украины, размер надбавок не может превышать 80 % предельных норм суточных расходов, установленных КМУ для командировок за границу.

Однако отметим, что Постановление № 490 устанавливает правила для предприятий бюджетной сферы.

Полагаем, что хозрасчетные предприятия для установления предельного размера надбавок (по аналогии с командировочными нормами) могут использовать не облагаемую НДФЛ сумму суточных, предусмотренную пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса (далее – НК) для командированных. В 2021 году в пределах Украины это 600 грн в день, за пределами Украины – 80 евро в день по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый день.

Однако подчеркнем: привязка к командировочным нормам – ваше право, а не обязанность. Вы можете установить собственный размер надбавок исходя из специфики своей хоздеятельности.

Что касается расходов на проезд к месту назначения и обратно, а также наем жилья, понесенных в связи с нахождением работника вне места основной работы, то и здесь стоит ориентироваться на порядок компенсации аналогичных расходов для командированных (п. 3 Постановления № 490). То есть для возмещения расходов работник должен заполнить и представить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Срок его подачи законодательно не установлен (ведь это не командировка), но советуем соблюдать сроки, установленные п. 170.9 НК для командировок.

Кроме того, предприятию следует разработать внутренний документ, в котором будет зафиксировано количество дней, за которые работнику положена надбавка за разъездной характер работы.

Также отметим, что доплаты за разъездной характер работ не учитываются при исчислении зарплаты работника для обеспечения ее минимального размера. То есть такие надбавки выплачивают сверх минимального размера зарплаты (в 2021 году – 6 000 грн) (ст. 31 Закона № 108).

Каким налогами облагается надбавка за разъездной характер работы?

Надбавки, доплаты и премии как составляющие в структуре зарплаты определены Инструкцией № 5.

Для целей обложения НДФЛ данная надбавка в размерах, предусмотренных трудовым (коллективным) договором, рассматривается как зарплата (ОИР, категория 103.02). Следовательно, сумма надбавки облагается НДФЛ по ставке 18 %, из нее удерживают ВС по ставке 1,5 %. Также надбавка учитывается при определении предельного размера дохода, дающего право на налоговую социальную льготу.

Надбавки за разъездной характер работы отнесены к выплатам за счет средств работодателя, на которые не начисляется ЕСВ (п. 10 разд. І Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170). Это касается суммы надбавок, не превышающей предельный размер, установленный в колдоговоре (Положении об оплате труда, приказе по предприятию). В противном случае надбавки, выплаченные сверх утвержденного предела, могут быть расценены при проверке как индивидуальные и на них придется начислять ЕСВ (пп. 2.3.4 Инструкции № 5).

Выводы

1. Если специфика хозяйственной деятельности предприятия предполагает наличие работ, должностей, профессий, работа по которым связана с постоянными разъездами, есть смысл указать на это в должностных инструкциях и трудовом договоре с работником. Перечень таких должностей (профессий), размеры доплаты за эти работы и порядок учета рабочего времени следует закрепить в колгодоворе предприятия. Тогда разъезды работников не будут квалифицироваться как командировки.
2. Надбавка за разъездной характер работы рассматривается как зарплата с соответствующим налогообложением. На сумму надбавки не начисляется ЕСВ, если она выплачивается в размерах, не превышающих предельные.

Источник: «Баланс-Агро» № 10-11, который выходит из печати 22.03.21 г.

Порядок оформления подвижного и разъездного характера работ

 

Вопросы правильного оформления служебных командировок были рассмотрены в журнале «Я – специалист по кадрам» № 15.

В данном материале предлагаем ознакомиться с порядком оформления подвижного и разъездного характера работ.

 

Законодательством кроме служебных командировок предусмотрены также служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Такие служебные поездки не считаются командировками (часть вторая ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Разъездной характер работ устанавливают работникам, которые:

– выполняют работы на объектах, расположенных вне места жительства;
– совершают поездки сверх установленной продолжительности рабочего времени;
– совершают служебные поездки в пределах обслуживаемых ими участков (Положение об условиях, порядке и размерах выплаты надбавок за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, за постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 763 (далее – Положение № 763)).

Подвижной характер работ устанавливают в следующих случаях:

– при частой передислокации организации;
– при оторванности работника от места жительства (п. 2 Положения № 763).

Особенности подвижного и разъездного характера работы

Необходимо учитывать, что работы подвижного и разъездного характера являются для работника постоянными.

Например, водитель автомобиля постоянно находится в поездках, разъездах по заданию нанимателя. При этом норму рабочего времени ему устанавливают в соответствии с Положением о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденным постановлением Минтранса РБ от 25.11.2010 № 82.

На нанимателя возложена прямая обязанность обеспечить работника средствами, необходимыми ему для выполнения трудовых обязанностей.

В отличие от командировочных расходов (суточные, расходы по найму жилого помещения), которые выплачивают только за время командировки, денежное возмещение (надбавку) за разъездной и (или) подвижной характер работы работник получает постоянно в составе заработной платы.

При применении подвижного и разъездного характера работ нет необходимости оформлять каждую служебную поездку.

Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (в частности, подвижной, разъездной и др.), должны быть отражены в трудовом договоре. Если такие условия содержатся в трудовом договоре, правильным будет их также указать и в приказе о приеме на работу.

Образец приказа об установлении разъездного характера работ смотрите  в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Разъездную и подвижную работу следует отличать от таких понятий, как работа в пути, вахта и работа в полевых условиях. Если разъездная, подвижная работа и работа в пути – это понятия, определяющие сам характер выполняемой работы (к данной категории условно можно отнести и работу в полевых условиях), то работа вахтовым методом – это форма организации трудового процесса.

Работа в пути характеризуется тем, что ее выполняют именно в пути, в движении. Как правило, речь идет о движении определенного транспортного средства. Работой в пути является, например, труд стюардессы, проводника пассажирского поезда и др. Таким образом, основной отличительный признак работы в пути – выполнение в пути самой трудовой функции.

Отрасли и виды работ, категории допускаемых к ним лиц

Перечень отраслей и видов работ, при производстве которых возможен их подвижной и разъездной характер, определен ст. 99 ТК. К ним относятся, например, строительство, транспорт и др.

Приведенный в ст. 99 ТК перечень является исчерпывающим. Тем не менее организации перечисленных в нем отраслей и организации, использующие данные виды работ, не обязаны устанавливать работникам (отдельным или большинству) работу с подвижным и разъездным характером. Решение о применении такого характера работ принимает руководитель организации с учетом целесообразности и специфики деятельности организации.

Порядок установления режима труда при подвижном и разъездном характере работ

При работе с подвижным или разъездным характером работнику может быть установлен практически любой режим рабочего времени в зависимости от вида выполняемой работы.

Если по условиям работы невозможно или экономически нецелесообразно соблюдение предусмотренной для определенной категории работников еженедельной или ежедневной продолжительности рабочего времени, можно применить суммированный учет рабочего времени (ст. 126 ТК).

При использовании суммированного учета для лиц, работа которых носит подвижной и разъездной характер, учетный период устанавливает наниматель (при наличии в организации профсоюза – по согласованию с профсоюзом).

Учетный период охватывает:

– все рабочее время;
– время в пути от места нахождения нанимателя или от пункта сбора до места работы (объекта) и обратно;
– время отдыха, приходящееся на данный отрезок времени.

При этом продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать норму рабочих часов, установленную законодательством. Ответственный работник ведет согласно графикам учет рабочего времени и времени отдыха на каждого работника по месяцам и нарастающим итогом за весь учетный период.

Рабочее время и время отдыха в рамках учетного периода регламентировано графиком работы.

График работы утверждает наниматель по согласованию с профсоюзным комитетом (при его наличии) и доводит до сведения работников не позднее чем за месяц до введения его в действие.

На работах с вредными условиями труда норму рабочего времени следует исчислять исходя из установленного законодательством сокращенного рабочего времени.

При неполном времени в учетном периоде (болезнь, отпуск и т.д.) из предусмотренных графиками норм часов работы вычитают рабочие часы по календарю, приходящиеся на дни отсутствия на работе.

В рабочий год, за который предоставляют трудовой отпуск, включают фактически отработанное время и приравненные к нему периоды.

Кроме того, необходимо вести журналы учета служебных разъездов. В этих журналах регулярно отражают дату, маршрут поездки, фамилию и инициалы осуществившего поездку работника, должность (или табельный номер работника) и вид использованного транспорта. При возникновении различных споров, в т.ч. судебных, а также при несчастных случаях записи таких журналов могут служить доказательствами, решающими исход дела.

Затраты, связанные с выполнением работниками трудовых обязанностей с подвижным или разъездным характером работ, должны быть ими документально подтверждены для последующего возмещения.

Например, работнику с разъездным характером работ могут быть предоставлены проездные билеты, а суммы для приобретения проездных билетов в городском общественном транспорте будут иметь компенсационный характер, так как связаны с выполнением работниками своих трудовых обязанностей.

Особенности подвижного и разъездного характера работы в строительстве

Перечни профессий, должностей и категорий работников, которым выплачивают надбавки за разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, работу вне постоянного места жительства (полевое довольствие) утверждены постановлением Минстройархитектуры РБ от 09.10.2000  № 15.

Перечни предназначены для работников, занятых на строительных, монтажных, ремонтно-строительных, геолого-разведочных и топографо-геодезических работах. В них включены профессии рабочих, должности руководителей (мастер, прораб) и специалистов.

Исходя из условий работы и характера поездок руководитель организации по согласованию с профсоюзным комитетом по всему перечню строительных объектов утверждает персональный список сотрудников, выполняющих работу разъездного характера.

В строительстве может быть применен суммированный учет рабочего времени работников строительно-монтажных организаций при разъездном характере работ и определена продолжительность учетного периода (месяц, квартал, иной период).

ЭТО ВАЖНО! Необходимо соблюдать недельную норму продолжительности рабочего времени, установленную законодательством для различных режимов и отдельных категорий работников (например, с вредными условиями труда), в среднем за учетный период. Продолжительность ежедневной работы (смены) не должна превышать 10 ч.

Вахтовый метод организации работ следует применять при значительном удалении производственных объектов (участков) от места нахождения организации, при нецелесообразности выполнения работ обычными методами, а также в целях сокращения сроков строительства объектов.

Выполнение работ производит сменный (вахтовый) персонал, который систематически через определенное время возвращается к месту нахождения организации. Местом работы при вахтовом методе считают объекты (участки), на которых осуществляется непосредственная трудовая деятельность. Перемещение работников в связи с изменением места дислокации объектов (участков) не является переводом на другую работу и не требует их согласия.

Решение о введении вахтового метода принимает руководитель организации по согласованию с профсоюзом (при его наличии) на основании технико-экономических расчетов, обосновывающих эффективность его применения по сравнению с другими методами ведения работ. Необходимо определить продолжительность работы, список (состав) и порядок смены вахтового персонала, условия доставки (проезда), проживания, питания, медицинского и культурного обслуживания работников, а также обеспечить организацию работ и соблюдение правил по охране труда, создать условия для сохранности материальных ценностей. Для этого на вахте назначают ответственного работника.

Временем вахты считают периоды выполнения работ и междусменного отдыха на объекте (участке).

Комплектовать вахтовый (сменный) персонал следует из работников, состоящих в штате организации, не имеющих медицинских противопоказаний к выполнению работ вахтовым методом, с их согласия.

ЭТО ВАЖНО! К работе на вахте нельзя привлекать работников моложе 18 лет, беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 263 и 274 ТК).

Установить продолжительность вахты свыше 30 календарных дней можно только с дополнительного согласия работника (ст. 94 ТК).

При вахтовом методе организации строительных работ для рабочих, руководителей и специалистов наниматель по согласованию с профсоюзом (при его наличии) может применять суммированный учет рабочего времени, как правило, на месяц или другой период. Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать норму времени этого периода, установленную законодательством.

Учетный период охватывает все рабочее время, время в пути от места нахождения организации (пункта сбора) до места работы и обратно и время отдыха, приходящееся на данный календарный отрезок времени. Дни нахождения в пути к месту работы и обратно в норму рабочего времени не включают, и они могут попадать на дни отдыха между вахтами. Такие дни можно отражать в табеле учета использования рабочего времени как дни в пути с предлагаемым условным обозначением «ДП».

В период работы на вахте рабочее время и время отдыха необходимо регламентировать графиками сменности, утверждаемыми нанимателем по согласованию с профсоюзом (при его наличии) на весь учетный период и доводимыми до сведения работников не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие.

В графиках следует предусмотреть время начала и окончания ежедневной работы (смены), перерывов для отдыха и питания, а также для ежедневного (междусменного) и еженедельного отдыха. Еженедельный отдых может приходиться на любые дни недели. Число дней отдыха в текущем месяце должно быть не менее числа полных недель этого месяца.

В зависимости от природно-климатических условий и специфики работ продолжительность ежедневной работы (смены) в каждом конкретном случае определяет наниматель: не более 10 ч, а на основании отраслевого тарифного соглашения – не более 12 ч с последующим сокращением продолжительности смены в другие дни или предоставлением дополнительных дней отдыха (отгулов) в течение установленного учетного периода.

Дни отдыха (отгулы) за переработку сверх нормы рабочего времени определяют из расчета 1 дня отдыха за 8 ч переработки при 5-дневной рабочей неделе и (или) 1 дня за 7 ч переработки – при 6-дневной (ст. 316 ТК)

ЭТО ВАЖНО! Нельзя увеличивать продолжительность рабочей смены (до 10–12 ч) на работах, где в связи с вредными условиями труда установлен сокращенный рабочий день.

Продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха работников с учетом обеденных перерывов может быть уменьшена до 12 ч. Недоиспользованные в этом случае часы ежедневного (междусменного) и еженедельного отдыха суммируют и предоставляют в виде дополнительных свободных от работы дней (отгулов) в течение учетного периода. Такие дни отражают в табеле учета использования рабочего времени как дни отдыха (отгулы) с предлагаемым условным обозначением «ВВ».

Режим труда и отдыха руководителей и специалистов, непосредственно осуществляющих руководство на объекте (участке), как правило, должен совпадать с режимом труда и отдыха основного контингента рабочих. Для других служащих суммированный учет рабочего времени не вводят. Нормальная продолжительность рабочего времени на вахте определяется в порядке, установленном законодательством.

Использование календарного времени работников при вахтовом методе организации работ учитывают на основании табеля учета использования рабочего времени. Табель ведет работник, непосредственно возглавляющий данный участок работы, и со своей подписью ежемесячно представляет в бухгалтерию организации.

В табеле указывают фактически отработанные в течение рабочего дня и месяца часы, а также дни отдыха (отгулы) за переработанное время. При вахтовом методе по каждому работнику из числа сменного (вахтового) персонала ведут специальный учет рабочего времени и времени отдыха, содержащий сведения по месяцам и нарастающим итогом за весь учетный период.

Направление работника на вахту не является служебной командировкой.

При вахтовом методе за каждый календарный день пребывания в местах производства работ, а также за время нахождения в пути от места нахождения организации (места сбора) к месту работы и обратно работникам взамен суточных выплачивается надбавка. Выплату надбавок производят и за дни временной нетрудоспособности вне места постоянного жительства, на которые выдан больничный лист. За дни невыхода на работу по неуважительной причине надбавки не выплачиваются.

При организации и производстве работ перечисленными способами (разъездной характер, вахтовый метод) проживание и проезд обеспечивает и оплачивает наниматель. В случае необходимости транспортные расходы, расходы по найму жилого помещения возмещают работнику в индивидуальном порядке по нормам, предусмотренным законодательством о служебных командировках.

Нормирование труда в условиях вахтового метода организации работ осуществляют по действующим в организации нормам и нормативам трудовых затрат.

Дни отдыха (отгулы) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени в учетном периоде оплачивают в размере дневной тарифной ставки (оклада) работника на день предоставления отдыха (отгула) из расчета за 8-часовой рабочий день.

Особенности подвижного и разъездного характера работы на автомобильном транспорте

К работникам, чья работа протекает в пути, относят водителей:

– автобусов, постоянно работающих на регулярных междугородных линиях пассажирского сообщения;
– грузовых автомобилей, постоянно занятых на междугородных перевозках грузов на основе долговременных договоров и установленных графиков перевозок;
– занятых централизованной доставкой автомобилей с заводов-поставщиков получателям.

К междугородным перевозкам относят перевозки грузов и пассажиров, осуществляемые за пределы города (другого населенного пункта) на расстояние более 50 км. Регулярными междугородными перевозками пассажиров считаются перевозки по утвержденным маршрутам и расписанию.

К работникам, чья работа имеет разъездной характер или связана с систематическими служебными поездками в пределах обслуживаемых ими участков, относят:

– ревизоров автомобильного транспорта;
– контролеров автомобильного транспорта;
– водителей автомобилей, занятых на линейных работах по строительству, ремонту и содержанию автомобильных дорог и дорожных сооружений на них.

Персональный список работников утверждает, исходя из условий их работы и характера поездок, руководитель предприятия по согласованию с профсоюзом с учетом того, что в течение месяца работники фактически находятся в разъезде 12 и более дней. Причем поездки, продолжающиеся в течение нормального рабочего дня, в расчет числа этих дней не принимаются.

При поездках, связанных с разъездным характером работы, а также в пределах обслуживаемых участков в исключительных случаях, когда работник имеет вынужденные остановки в пути следования или в пунктах обслуживаемого участка продолжительностью свыше 1 суток и ему не предоставляют бесплатное помещение, расходы по найму жилого помещения возмещают в размере, предусмотренном нормативными актами о нормах возмещения командировочных расходов при отсутствии подтверждающих документов.

Работникам, чья работа протекает в пути, расходы по найму жилого помещения в указанных выше размерах возмещают в случае непредоставления бесплатного помещения для отдыха, если по графику движения предусмотрено время для отдыха продолжительностью 8 и более часов как в пути следования (туда и обратно), так и в пункте пребывания в месте назначения, а также при вынужденных остановках в пути следования или в пункте пребывания в месте назначения при продолжительности рейса более 1 суток.

Заключительные положения

Не предусмотренные локальными нормативными правовыми актами нанимателя вопросы, связанные с применением работ с подвижным и разъездным характером, не должны противоречить действующему законодательству.

Напомним, что локальные нормативные правовые акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными (ст. 7 ТК).

 

Мобильная работа и ее проблемы для управления личной и коллективной информацией

Введение

За последние пару десятилетий способ работы в офисе коренным образом изменился. Сегодня технологии стали средством мобильная работа. Большая часть работы выполняется «на местах», вне офиса, в разных и непредсказуемых местах из-за появление мобильных вычислений и телекоммуникационных технологий (Allen and Shoard 2004; Weilenmann 2003).Для мобильного работника наиболее важные функции используемой технологии просты. доступ к службам документов, своевременный доступ к документам, пользовательский интерфейс, повсеместность и соответствие политикам безопасности (Ламминг и др. 2000). Эти факторы также являются практическими различиями между управлением записями. с использованием традиционных информационных и коммуникационных технологий и мобильных технологий. Текущие решения в области управления записями не обязательно соответствуют этим требованиям.

Таким образом, управление персональной информацией является неотъемлемой частью индивидуальных рабочих процессов, независимо от того, сидит в стационарном офисе или работает удаленно.Термин относится к действиям пользователей по сбору, организации, извлечению, и обработка информации в своих личных информационных пространствах (Василева и Василева, 2008). К ним относятся поиск новой информации, организация любой найденной информации в коллекции, повторный поиск информации, которая ранее видели или владели, а также ведет сбор личной информации (Elsweiler 2008). Мобильное устройство — это приложение технологии беспроводной связи для обработки, передачи и обмена как личных, так и служебных данные.Сюда входят портативные компьютеры, карманные персональные компьютеры (КПК), мобильные телефоны и смартфоны (см. Allen and Shoard 2004; Weilenmann 2003). Для мобильного работника мобильные устройства — это в основном личные инструменты для создания, обработки, передачи, хранения, делиться, использовать и распоряжаться служебной информацией, такой как записи.

Основное внимание в этом исследовании уделяется возникающему и растущему феномену мобильной работы и тому, как в этом контексте создаются, управляются, фиксируются и хранятся записи.Исследования мобильной работы и того, как разброс информации по разным устройствам, местам и форматам влияет на управление записями, пока отсутствуют. Предположительно, записи создаются одинаково как при мобильной работе, так и в офисе. Открытый вопрос: что происходит с записями после того, как они были созданы на мобильных устройствах? Они становятся частью памяти организации?

Перри и Броди (2006) отмечают, что большая часть подключений направлена ​​на удаленных людей, а не на удаленную информацию.Этот аспект не поддерживается мобильными технологиями. Вся документация организационной и личной деятельности является записями, независимо от их носителя и характеристик, если они служат доказательством этой деятельности. Записи создают стратегический актив для организации, обеспечивая соблюдение юридических обязательств и непрерывность бизнес-процессов. Однако в отношении производства и управления информацией в записях на мобильных устройствах налагаются те же обязанности и обязательства, что и в отношении любых других документов (Staffady 2011; Pence and Podolny 2011).

Записи обычно создаются в одном контексте их создателями и используются в совершенно другом контексте другими людьми (Sundqvist 2009). Исследования управления записями были сосредоточены на организационном контексте, но понимание проблем, которые мобильная работа ставит для управления записями, требует исследования с точки зрения мобильных пользователей. Управление информацией на мобильных устройствах — это новая перспектива, которая ставит под сомнение традиционные инструменты и методы управления записями.В этой статье создание записей исследуется в контексте мобильной работы и опыте пользователей. Интересно, как мобильные сотрудники справляются с управлением своей личной информацией до того, как записи сохраняются в памяти организации.

Повторный поиск информации часто рассматривается как наиболее важная операция по управлению личной информацией. Можно предположить, что мобильные сотрудники с несколькими устройствами могут столкнуться с проблемами при управлении своими рабочими записями, и эти записи не становятся частью памяти организации.Это исследование представляет собой эмпирический анализ вопросов управления информацией мобильных сотрудников. Были изучены следующие аспекты: 1) Какие записи создаются мобильными устройствами при мобильной работе? 2) С какими проблемами сталкиваются мобильные работники при управлении личной информацией и как мобильные работники решают эти проблемы? и 3) Какие проблемы, по мнению мобильных сотрудников, в отношении коллективности при создании и управлении личными записями, созданными на мобильных устройствах?

Предыдущее исследование

«Мобильность» определяется как качество человека, который перемещается в разные места и обратно и работает во время путешествий, используя информационные и коммуникационные технологии.В целом распределенная работа является характеристикой интеллектуальной работы, а мобильность является дополнительной характеристикой организационной работы сегодня (Vartiainen 2006; Vartiainen 2007: 74-75). Работа стала многопрофильной, она выполняется дома, в помещениях клиентов, в самолетах, поездах, автомобилях и так далее. Под мобильными удаленными работниками понимаются те, кто работает не менее десяти часов в неделю вдали от дома и своего основного места работы; Например. в командировках, полевых работах, поездках или в помещениях клиентов с использованием он-лайн соединений (ECaTT 2000).

Неизученная область мобильной работы — это то, насколько хорошо организации контролируют управление информацией мобильных сотрудников. Рабочий день мобильного сотрудника омрачен поиском информации с использованием нескольких устройств и управлением неопределенностью, прерываниями и сменой местоположения. Изменение рабочих мест и использование альтернативных офисов оказали большое влияние на организации. В дополнение к социальным функциям и необходимым технологиям, работа в нескольких местах ставит под сомнение обмен знаниями и организационное обучение (Vartiainen 2007: 81).

Типы индивидуальной физической мобильности были определены Лилишкисом (2003). В его типологии мобильность анализируется в двух измерениях: пространстве и времени, и каждый вид мобильной работы имеет свой характерный критерий. «Местные грузчики» выполняют работу в разных местах внутри офиса или на территории кампуса, например, агенты службы безопасности, врачи больниц и фермеры. «Йо-йо» — это мобильные работники, у которых есть прочный офисный стол, который они иногда оставляют для работы на временных рабочих местах, например, в командировках, полевых работах, таких как собеседования, работа во время путешествий и визиты врачей к своим пациентам.«Маятник» относится к людям, работающим в двух разных фиксированных местах. Они находятся в офисе, дома или у клиентов. «Кочевники» — это люди, которые постоянно работают над изменением местоположения, перемещаясь из одного места в другое. Кочевники — это, например, дипломаты, артисты цирка и полевые продавцы. «Перевозчики» — это мобильные работники, которые несут либо людей, либо вещи. Работа ведется в движении и не может выполняться на фиксированных рабочих местах без смены места. Кондукторы поездов, бортпроводники, моряки, таксисты и водители автобусов являются примерами перевозчиков.У всех этих мобильных профессионалов есть свой собственный способ собрать и организовать свой мобильный офис и решить проблемы, связанные с выполнением мобильной работы (Laurier 2002).

Эти физические виды мобильной работы не исключают друг друга, и одно лицо может одновременно представлять несколько из этих типов. Эта типология основана на том, какие физические движения требуются для их работы, и не принимает во внимание мобильные устройства, которые они используют, или информацию, которую они обрабатывают. Например, работа кондукторов и водителей такси определяется рутинными процедурами и транзакциями, а устройства и программное обеспечение, которые они используют, по своей природе являются специализированными.Мобильные сотрудники, такие как профессиональные эксперты, так называемые «белые воротнички», работают с офисным программным обеспечением, и их задачи разнообразны, сложны и неструктурированы. В данном исследовании интерес вызывает этот вид работы со знаниями и ее мобильные формы.

В мобильной работе доступ к информации может создавать проблемы для пользователя. Проблемы доступа, вероятно, наиболее знакомы мобильным работникам: как распаковать и подключить портативный компьютер в незнакомой среде, как получить доступ к удаленным записям и базам данных, как передать файл, как распечатать файл и как защитить конфиденциальный файл.В пространственном измерении сотрудничества в больнице (Bardram and Bossen 2005) проблема доступа к документам в любое время и в любом месте вынуждает пользователя вручную находить соответствующую бумажную информацию в определенной ситуации. Бардрам и Боссен утверждают, что предпочтительнее была бы поддержка для доступа к « нужной документации в нужное время и в нужном месте (стр. 156)». Сочетая мобильные инструменты и информационную деятельность, O’Hara et al. (2002) обнаружил, что мобильные профессионалы особенно нуждаются в технологиях, которые могут гибко удовлетворять их информационные потребности в непредсказуемых обстоятельствах.Он также указал, что есть последствия для технологий, которые более тесно интегрируют доступ и распространение электронных документов с технологией мобильных телефонов.

Управление информацией в мобильной работе не привлекало внимания в исследованиях. Есть несколько исследований, посвященных продуктивности мобильной работы и способам поддержки взаимодействия интеллектуальных работников. Venezia et al. (2008) указывают на то, что организациям следует рассмотреть возможность проведения тщательного анализа своего типичного профиля пространства и переназначения пространства в большей степени в соответствии с потребностями и ожиданиями все более мобильного населения.Судя по ответам респондентов на опрос, есть несколько способов создать более удобное и эффективное рабочее место. Bosch-Sijtsema et al. (2009) определяют важнейшие элементы, которые либо препятствуют, либо способствуют продуктивности работы со знаниями в распределенных командах: командные задачи, структура и процессы команды, физические, виртуальные и социальные рабочие пространства, а также организационный контекст.

Мякинен и Хенттонен (2011) изучили, какие мотивации есть у организации для инвестирования в управление записями, особенно в мобильную рабочую среду.Они предполагают, что в некоторых организациях существует естественная потребность в хорошем управлении записями и что мотивация отдельных сотрудников к управлению записями тесно связана с их собственной работой и организационной культурой. Люди документируют свою рабочую деятельность, делятся информацией и информируют своих коллег о том, что произошло в их работе, чтобы организовать свою собственную и командную работу.

Отсутствие соответствующей литературы подтвердило важность изучения управления личной информацией в мобильной работе.Анализ типов проблем, с которыми мобильные работники сталкиваются в повседневной рабочей жизни, дает знания об управлении их личной информацией и создании организационной памяти.

Задачи и вопросы исследования

Цель данной статьи — изучить опыт сотрудников в управлении записями в мобильной рабочей среде, какие типы записей создают мобильные сотрудники, как создаются записи и становятся ли эти записи частью памяти организации.Работа больше не ведется в одном месте. Поэтому работникам приходится сталкиваться с проблемами мобильной работы и ее технической среды. Эти вопросы будут изучены путем изучения мобильных работников в трех организациях.

Вопросы исследования следующие:

1. Какие записи создаются мобильными сотрудниками за пределами стандартной офисной среды?
2. С какими проблемами сталкиваются мобильные сотрудники при управлении личной информацией и как они решают эти проблемы?
3. Какие проблемы воспринимаются в отношении коллективности при создании и управлении записями, созданными на мобильных устройствах?

Методы и данные

Работа проводилась как качественное тематическое исследование.Эмпирические данные были собраны в трех финских организациях: правительственном агентстве, университете прикладных наук и среднем предприятии информационных технологий. Тематические исследования полезны, когда необходимо глубже понять особую группу людей, конкретную проблему или уникальную ситуацию (Patton 1990). Три организации представляли как частный, так и государственный секторы и предоставили соответствующий контекст для этого исследования, поскольку можно охватить широкий спектр мобильной работы.Участники исследования были отобраны из числа сотрудников, которые регулярно использовали в своей работе несколько мобильных устройств и работали мобильно. Под мобильной работой в этом исследовании понималась работа, выполняемая вне офиса в ежемесячных или еженедельных командировках. Под мобильными устройствами понимались мобильные телефоны, персональные цифровые помощники и ноутбуки. Информантами были профессиональные эксперты и менеджеры, в том числе один управляющий директор. Испытуемые имели политехнический или университетский диплом от бакалавра до доктора философии.

В открытых тематических интервью респонденты могли описать свою работу и использование мобильных устройств. Интервью проводились при личной встрече, за исключением двух случаев по телефону. Интервью включали информацию об образовании и опыте участников, темы о мобильной работе в целом, созданные записи и использованные мобильные устройства, организационную культуру, проблемы мобильной работы и взгляды респондентов на будущее в этой области. Всего в 2004-2005 и 2009-2010 годах было собрано 25 интервью (Таблица 1).Все интервью записывались и расшифровывались впоследствии. Переписанные данные интервью составляли в общей сложности 426 страниц (двадцать восемь часов), а продолжительность интервью варьировалась от 52 минут до 100 минут.

Таблица 1: Годы сбора данных и количество участников исследования и организаций.

Организация	2004	2005	2009	2010
Государственное агентство	—	7	—	—
Университет прикладных наук	2	6	—	1
Предприятие информационных технологий	—	—	9	—

При сборе данных интервью требуют больше усилий, чем анкеты, но дают более подробную информацию об изучаемом явлении.Личное общение с участниками создает чувство уверенности и позволяет исследователю наблюдать невысказанные эмоции. Телефонные интервью требуют, чтобы исследователь создавал с респондентом гораздо более конфиденциальную атмосферу, даже если тема исследования не была деликатной. Это еще более важно, если исследователь и интервьюируемый не встретились.

Данные интервью были проанализированы с помощью качественного контент-анализа. Контент-анализ — это процесс выявления, кодирования и категоризации основных закономерностей в данных (Patton 1990).Интервью были проанализированы методом перекрестного анализа, что означает, что ответы разных участников были сгруппированы вместе по общим вопросам (Patton 1990). В начале анализа записанные интервью были прочитаны и предварительно прокомментированы. После этого данные были перенесены в таблицу участников исследования и их ответы на каждый вопрос. Единица анализа была определена как одно выражение от одного человека, направленное на один вопрос. Эти единицы анализа были прикреплены к примечаниям в соответствующих отрывках с данными.Следующим шагом было выявление закономерностей или тем из данных путем вырезания и вставки. После того, как они были выделены из данных, они были индуктивно классифицированы по предварительным категориям. Категории были сформулированы на основе эмпирических данных путем поиска сходств, различий, аномалий и уникальности. Эти категории были закодированы и записаны в примечания. Предварительное кодирование привело к появлению диверсифицированных категорий, которые были дополнительно уточнены до тех пор, пока новые категории не были идентифицированы.

Выводы

Мобильные записи

Мобильные работники выполняли свою работу в разных и непредсказуемых местах.Обработка записей производилась либо непосредственно в рабочей ситуации, либо как можно скорее после рабочей ситуации, когда все, что было согласовано, легко запоминалось (служебные записки, отчеты о проверках). Это могло означать работу во время путешествий, дома или в других местах, таких как отели и помещения клиентов. Документация важна, потому что часто необходимо начинать согласованные меры в организации и гарантировать их непрерывность, даже если отдельные лица могут покинуть организацию.Кроме того, коллегам, работавшим над тем же проектом, требовалась актуальная документация, и поэтому был необходим обмен информацией.

Например, если я пойду куда-нибудь и сохраню запись на ноутбуке, я могу сразу загрузить ее в базу данных … Я помещаю запись туда, где она должна быть; там доступно коллегам. (Руководитель группы, предприятие информационных технологий)

Записи, которые есть на моем ноутбуке, тоже всегда находятся в базах данных.Я забочусь об этом. Я кладу туда записи. (Руководитель проекта, предприятие информационных технологий)

Анализ данных интервью показал, что записи, созданные на мобильном устройстве, были тесно связаны с рабочей ситуацией, в которой они были созданы. Большинство записей, создаваемых и редактируемых в мобильном режиме, относятся к 1) документации рабочих ситуаций . Эти записи были, например, заметками и служебными записками, касающимися отдельных рабочих задач. Другой категорией была 2) записи, которые были сформулированы в сотрудничестве с другими участниками.Отчеты об инспекциях, планы проектов, заявления, инструкции, стратегии проектов, планы и системные спецификации были примерами записей, созданных с коллегами и клиентами.

Третья категория записей, созданных на мобильных устройствах, была связана с 3) рутинной работой, такой как электронная почта, набор текста и повестки дня встреч. Последняя категория — 4) презентационный материал, включая учебные материалы и лекции. Третья и четвертая категории производились в основном в часы ожидания и в свободное время в командировках, когда не требовалось особой концентрации.

Это такая работа, которая не требует много размышлений, потому что я такой человек, который хочет находиться в спокойной обстановке, когда занимаюсь чем-то более важным и требующим [большего внимания]. Мне он подходит лучше всего, и я могу так устроить. В поезде не всегда бывает так спокойно. В отелях доступ к телекоммуникационным сетям разный. (Преподаватель, университет прикладных наук)

Во многих случаях рабочие задачи, выполняемые мобильными сотрудниками, были связаны с основными организационными функциями.Записи, созданные на мобильных устройствах в поле , были классифицированы в зависимости от того, насколько жизненно важными для организации являются мобильные работники. Например, в помещениях клиентов записи, созданные во время встреч с клиентами по проекту информационных технологий, были жизненно важны для бизнеса. Соответственно, в государственном агентстве отчеты о проверках и регистрационные свидетельства были связаны с основными бизнес-процессами. Следовательно, записи, созданные в ходе проверок, были жизненно важны как для организации, проводящей проверку, так и для объекта проверки, для документирования установленной законом процедуры проверки и ее результатов.В университете прикладных наук задачи обычно были связаны с обучением, проектами и вопросами развития. Несущественные записи, такие как повестки дня заседаний, отчеты о рабочем времени и командировочные счета, были созданы в связи с основными функциями, но респонденты считали их больше похожими на поддержку повседневной работы. Примеры жизненно важных и второстепенных записей представлены в таблице 2.

Таблица 2. Примеры записей актов гражданского состояния и несущественных записей в организациях.

Организация	Записи актов гражданского состояния	Несущественные записи
Государственное агентство	отчеты об инспекциях инструкций разрешений на продажу отчетов	электронных писем лекций заметок о собраниях заметок рассказов о путешествиях
Университет прикладных наук	заявки на проекты планы проектов отчетов по проектам стратегий учебных пособий	статей электронных писем повесток дня служебных записок заметок направлений деятельности учебных материалов
Предприятие информационных технологий	модификации приложений контракты установочные документы информация о проекте планы проектов спецификации системы	электронная почта повестки дня встреч заметки командировочные счета отчеты о рабочих часах 900 84

Жизненно важные записи, естественно, варьировались от одной организации к другой.В университете прикладных наук записи и стратегии проектов считались жизненно важными, а в государственных ведомствах отчеты о проверках и разрешения на маркетинг были жизненно важны для сохранения памяти организации. На предприятии информационных технологий фундаментальные записи были связаны с проектами клиентов.

Большинство записей были созданы индивидуально с учетом личных потребностей, связанных с работой, но некоторые записи также были созданы в сотрудничестве с другими участниками, как внутри, так и за пределами организации.Записи могли быть собраны совместно в определенных ситуациях и рабочих задачах. Например, в случаях международной инспекции или в клиентских проектах ИТ-предприятия материалы часто создаются, редактируются и передаются на виртуальных встречах, в чатах и ​​по электронной почте.

Мы смогли облегчить работу, написав [отчет о проверке] уже на месте, пока процесс продолжается. Если есть два инспектора, мы просто по очереди пишем свои части. (Инспектор, гос. Учреждение)

Затем я редактирую его, и клиент комментирует это.Или мы делаем то, чем я сейчас занимаюсь довольно часто, что я его готовлю, отправляю клиенту, а клиент его читает. Затем мы проведем телеконференцию и посмотрим на нее через Интернет, покажем экран и сразу внесем исправления. (Руководитель проекта, предприятие информационных технологий)

Служба коротких сообщений (текстовые сообщения) была важной услугой, которой пользовались участники исследования. Информация, передаваемая в этих сообщениях, была в основном резкими одобрениями или подтверждениями.Например, преподаватели Университета прикладных наук прислали своим студентам подтверждения об учебе. Руководители проектов на предприятии информационных технологий обратились за помощью к своим коллегам. Текстовые сообщения не использовались для выполнения более важных или сложных задач, их основным назначением было общение. Мобильные сотрудники поняли, что текстовые сообщения — непростой способ документировать более важные проблемы.

Я свожу количество сообщений голосовой почты и SMS до минимума.С ними труднее иметь дело, потому что они не станут документом. (Преподаватель, университет прикладных наук)

Ни один из участников исследования не упомянул текстовые сообщения как записи; они рассматривались как услуга, предлагаемая мобильными устройствами и операторами. Фактически, некоторые сообщения содержали информацию, которая должна быть должным образом задокументирована. Например, в университете прикладных наук текстовые сообщения были. в некоторых случаях используется для передачи паролей учащимся.Этот способ был одобрен как более безопасный способ передачи такой информации, чем только по телефону.

В контексте правительственного агентства текстовые сообщения использовались для отправки запросов в офис для отправки материалов по электронной почте, которые были необходимы за границей. Это было более мощное сообщение, адресованное прямо коллеге, чем электронная почта, потому что электронные письма, как правило, теряются в куче других сообщений.

Например, [я отправляю текстовые сообщения] координатору, если я знаю, что у нее есть мобильный телефон, я отправляю сообщение типа: «Отправьте мне файл по электронной почте, пожалуйста».Они получают много писем по электронной почте, поэтому я должен привлечь внимание таким образом: «Теперь она взывает о помощи из Брюсселя!». (Главный врач, гос. Учреждение)

Результат работы, независимо от того, был ли он жизненно важным или нет, достигается независимо от того, где были созданы записи, только когда они считаются частью памяти организации и сохранены в совместно выбранных местах хранения.

Мобильные работники и управление личной информацией

Она [мобильная рабочая среда] не упростила [управление информацией].Это дает больше возможностей, а информация более фрагментирована … Управление информацией будет простым в среде, где весь созданный материал будет находиться в одном месте. (Системный архитектор, ИТ-предприятие)

Мобильная работа создает проблемы, которые можно разделить на три типа (см. Таблицу 3). Многие из них носят технический характер, но одна из самых важных с точки зрения управления записями — это проблемы управления информацией. В мобильной рабочей среде информация распространяется на множество устройств.Управление несколькими записями и версиями создает риск потери информации. Ответом респондентов было хранение различных копий в разных местах, таких как настольные компьютеры, ноутбуки, архивы электронной почты и флэш-накопители USB. Многие респонденты сказали, что им может понадобиться материал, который не всегда был с ними, поэтому использовались разные места для хранения.

Таблица 3. Проблемы мобильных работников.

Проблемы управления информацией	Проблемы, связанные с устройством		Адаптация к мобильной рабочей среде
	Технические проблемы	Проблемы удобства использования
Управление версиями документов и управление версиями	Нет сетевых подключений, плохая сеть	Вес мобильных устройств	Техническая среда делает небезопасной
Потеря записей	Низкая емкость мобильных устройств	Размер мобильных устройств	Вынуждены адаптироваться, даже если они не готовы
Рассеяние информации на многие устройства	Синхронизация или совместимость нескольких устройства	Маленький дисплей	Без технического образования
Поиск информации	Проблемы со старым оборудованием	Трудно читать с дисплея	Медленное обучение
Конфиденциально y записей	Создание резервных копий	Оборудование устаревает	Глобальная работа
Доступ к записям	Передача данных с одного устройства на другое	Замена батареи нарушает работу	Работа в сети
			Решение технических проблем
			Нет доступных личных устройств

Контроль версий документов на нескольких мобильных устройствах вызывал проблемы.Обычно мобильный работник создает запись в командировке со своего портативного компьютера и продолжает редактировать дома на настольном компьютере. В офисе у мобильного работника мог быть другой настольный компьютер, на котором он выполнял свою работу. Каждый раз, когда запись редактировалась в автономном режиме, она становилась локальной версией, которую необходимо было загрузить в систему. Между ними могло быть множество версий, которые были сохранены во внешней памяти. Без строгой нумерации версий найти последнюю было сложно.

Проблема была более существенной, если запись создавалась коллективно. Одним из решений проблемы версии может быть онлайн-подключение к системе управления документами. Редактируемый документ всегда находится в одном и том же месте. У записи также может быть владелец, ответственный за эту отдельную запись.

Идеальная ситуация была бы, если бы мы создавали запись непосредственно в базе данных. Но мобильное использование ограничивает это. Мы должны постоянно работать в режиме онлайн, но использование в автономном режиме — это реальность… Право собственности на записи остается прежним, и лицо, которое хочет редактировать запись, просит об этом. Владелец записи собирает комментарии и обновления. (Системный архитектор, предприятие информационных технологий)

Мобильные сотрудники также сталкивались с ситуациями, когда им требовался доступ к удаленной информации. Они старались как можно лучше подготовиться, чтобы избежать проблемы, экономя много материала на своих ноутбуках на случай, если он понадобится. Многие респонденты описали случаи, когда важные файлы находились в офисе, а сотрудник находился, например, за границей.В таких случаях с домашними коллегами связывались и просили отправить файлы по электронной почте или факсу. Отсутствие подключения к информационным системам организации или даже к электронной почте делало задачи мобильных сотрудников еще более затруднительными.

И тогда мы могли бы, конечно, попросить коллегу посмотреть конкретную папку, где находится нужная запись. Это экстренное решение. (Старший инспектор, государственное учреждение)

Одной из проблем управления информацией была конфиденциальность записей.Многие конфиденциальные записи были только на бумаге, и ношение большого количества документов в чемодане или распространение их в аэропорту было проблемой для безопасности данных. Большая часть конфиденциальных бумаг была сохранена в цифровом формате и зашифрована.

Проблемы, связанные с мобильными устройствами, были связаны с изменяющейся средой и условиями мобильной работы. Технические проблемы использования и усугублялись плохим сетевым подключением, низкой пропускной способностью мобильных устройств, а также синхронизацией или совместимостью нескольких устройств.Для решения этих проблем мобильные сотрудники обычно были тщательно подготовлены с раздаточными материалами, резервными копиями, собственными ноутбуками, бумагой и карандашами, флэш-памятью USB и подключениями к технической поддержке. Технические вопросы, такие как проблемы управления информацией, обычно не могут быть решены с помощью новаторского мышления. Эти проблемы не обязательно зависели от работника, но обычно их можно было решить с помощью технической поддержки.

Некоторые участники исследования обнаружили, что сложно приспособиться к мобильной рабочей среде , то есть мобильным устройствам и исключительным условиям.Часто предполагается, что мобильные сотрудники знакомы с мобильными устройствами, привыкли к их использованию и обладают техническими навыками или, по крайней мере, очень заинтересованы в новых технологиях. Но анализ эмпирических данных показал, что это не так: большинство мобильных работников не были особенно технически компетентными. Респонденты рассматривали мобильные устройства как инструменты, позволяющие им справляться с рабочими задачами и ускорять их. Следовательно, для них устройства не были привилегиями, и их не обязательно интересовали технические характеристики мобильных устройств.Мобильные устройства просто помогали им в работе и поддерживали ее. Меньшая часть мобильных сотрудников, казалось, были первыми пользователями, которые интересовались техническими характеристиками и новинками устройств и у которых были новейшие модели.

Люди всегда думают, что если вы работаете в сфере ИКТ, вы знаете об этом все, особенно в технических вопросах. Я далек от этого. Я знаю конкретный район, и этого достаточно. (Руководитель проекта, предприятие информационных технологий)

Самой сложной проблемой для мобильных сотрудников было отсутствие руководства пользователя.Многие из них не были уверены в использовании мобильных устройств. Поддержка предлагалась, если о ней просили, но мобильные работники должны были проявлять активность сами, если им требовалось руководство.

Как мобильные сотрудники действовали, когда столкнулись с проблемой управления личной информацией? Мобильные работники разработали множество стратегий выживания, которые можно разделить на три группы: , обеспечивающие безопасность записей, , , использующие технические решения, , и , централизованные, (таблица 4).Мобильные устройства — это одновременно инструменты для производства и потребления информации. Стратегии мобильных работников были связаны не с производством самой информации, а с управлением и использованием информации.

Таблица 4. Стратегии выживания мобильных работников в PIM.

Защита записей	Использование технических решений	Централизация
Максимальное копирование материалов в нескольких местах	Использование электронной почты	Создание иерархии папок на жестком диске
Использование записной книжки	Именование файлов по версиям	Сохранение всего необходимого в одном месте (ноутбук)
Печать	Использование поисковых систем	Непрерывное сохранение
Сохранение файлов на сервер

Разработанные решения мобильных работников — результат их собственных усилий.Они понимали, что организация не может оказать им серьезную поддержку в решении проблем управления личной информацией, характерных для мобильной работы. Мобильные работники в значительной степени сами отвечали за управление своей личной информацией.

Коллективное управление мобильной записью произведено

Для управления памятью организации очень важен сбор записей в совместных хранилищах. Однако отдельные сотрудники несут большую ответственность за информацию, которую они создают.Управление личной информацией было связано с рабочими задачами респондентов и соответствующими бизнес-процессами.

Основываясь на данных интервью, на способ управления информацией влияют следующие особенности: совокупность и независимость . Эти особенности информации связаны с тем, как мобильные сотрудники обрабатывают и сохраняют свои записи, созданные на мобильных устройствах. Коллективность означает обеспечение совместного использования записей с коллегами и их правильного сохранения.Независимость предполагает необходимость ведения записей главным образом создателем.

Когда рабочие задачи не предполагали большого сотрудничества внутри или вне организации, записи, скорее всего, хранились на компьютере отдельного работника. Эти записи не собирались или не архивировались, и они не обязательно передавались коллегам в организации. Они создавались в основном одним экспертом, например, учителем или сотрудником компьютерной поддержки, который обычно был единственным специалистом в своей области в организации.Сама работа могла быть мобильной и разнообразной, но если бы она была связана с одним человеком, который отвечал за определенную ограниченную область, записи, как правило, оставались в их владении. В этом случае записи, вероятно, никому и в архивы не передавались.

И наоборот, совместная работа увеличила обмен и передачу записей коллегам и коллегам. В этих ситуациях также лучше понималась важность совместного использования и сохранения записей. После создания записи мобильный работник сохранил ее либо на корпоративном жестком диске, либо в информационной системе, и запись была передана заинтересованным сторонам, клиентам, членам команды или другим сторонам.

Государственное агентство имело систему управления документами, в которой сохранялись записи, чтобы отслеживать процесс и сроки. Мобильные работники идентифицировали жизненно важные записи и старались сохранять их в системе. На ИТ-предприятии существовали задокументированные политики управления записями. Например, проектная документация в проекте информационной системы должна быть актуальной, а вся необходимая информация должна быть доступна. В частности, те участники, чья работа требовала крайней мобильности, более тщательно следили за своими записями.

Мои собственные записи довольно хорошо организованы, поэтому у меня есть разные их версии. Те, что есть на моем ноутбуке, тоже всегда есть в базах данных. Я забочусь об этом, и если есть что-то еще, я загружаю последние версии в базу данных. (Руководитель проекта, предприятие информационных технологий)

Однако в университете прикладных наук ничего подобного не было. Вместо этого записи сохранялись на жестком диске портативных компьютеров или архивировались в домашнем каталоге работника на сетевом сервере.

Интервью показали, что офисные работники зависели от выходных мобильных сотрудников, в то время как мобильным работникам требовались входные офисных работников. Следовательно, совместные хранилища и общие политики управления записями — это прибыльные инструменты для мобильных сотрудников, позволяющие улучшить управление информацией в организациях. Ясно, что существует потребность в сотрудничестве при создании, передаче и хранении записей, даже если работа будет мобильной и независимой.

Обсуждение

Данные для этой статьи собирались за несколько лет.Поскольку мобильная работа — новое явление, вполне вероятно, что длительный период сбора данных увеличивает разброс результатов. В процессе сбора данных технологии стали более зрелыми, на рынке появились новые устройства и услуги, а мобильность стала частью повседневной жизни. Первые интервью проводились в государственном секторе, и эти организации не были на передовой технической революции. Сотрудники предприятия информационных технологий были опрошены несколько лет спустя, когда появились передовые технологии.Разница в данных является преимуществом в описательном исследовании, но, очевидно, прямое сравнение между рассматриваемыми организациями не может быть оправдано.

Исследование, проведенное Мякиненом и Хенттоненом (2011), показало, что мобильные работники мотивированы к тому, чтобы обрабатывать записи, соблюдая правила управления записями, лучше, если записи важны для организации. Настоящее исследование поддерживает точку зрения, согласно которой мобильные работники могут идентифицировать жизненно важные организационные записи, и поэтому эти записи фиксируются в информационных системах организации.

Использование записей тесно связано с рабочими заданиями и функциями в организации. Это естественно, потому что записи — это результаты деловых операций (Borglund and Öberg 2008). Борглунд и Оберг также показали, что записи и их использование являются неотъемлемой частью основных функций организации. Аналогичным образом, исходя из эмпирических данных настоящего исследования, записи, созданные при мобильной работе, также связаны с основными функциями организации. Записи являются побочными продуктами рабочих задач, выполняющих основные функции.В целом независимость и коллективность отдельного сотрудника повлияла на то, насколько хорошо записи были сохранены в памяти организации.

В данном исследовании интерес вызвала интеллектуальная работа и ее мобильные формы. В принципе, записи, созданные на мобильных устройствах, не отличались от тех, что были созданы в офисе, но количество типов жизненно важных записей было на удивление большим. Анализ жизненно важных записей показывает, что большинство мобильных рабочих задач были связаны с основными функциями организации.Следовательно, записи, созданные на ходу , были важны для организации, и если эти записи не могут быть записаны, существует риск потери важной бизнес-информации и организационной памяти.

Анализ эмпирических данных показал, что у мобильных сотрудников действительно были проблемы с управлением личной информацией. Эти проблемы указывают на то, что это может создать проблемы с сохранением организационной памяти. Множество мобильных устройств и меняющиеся обстоятельства никак не упрощают управление личной информацией.Проблемы управления информацией были общими для каждого мобильного работника, участвовавшего в этом исследовании. На предприятии, занимающемся информационными технологиями, ситуация была облегчена за счет создания онлайн-соединений с офисной информацией на мобильных устройствах. В государственном агентстве и университете прикладных наук, где данные собирались ранее, он-лайн подключения к организационным информационным системам в основном отсутствовали. Решения и стратегии выживания мобильных сотрудников могут помочь в разработке продуктов для мобильных устройств и разработке мобильной работы.Опыт мобильных сотрудников дает ценную информацию в этой области.

Особенности решения проблем в мобильной среде связаны с управлением информацией: защита и централизация информации важнее, чем когда-либо прежде. С другой стороны, офисные решения и требования делопроизводства не поддерживают мобильную работу. Облачные вычисления появились в последние несколько лет, и кажется, что мобильные сотрудники выиграют от этого, но это не способ сбора и сохранения информации для государственных учреждений или других предприятий из-за безопасности данных (Stuart and Bromage 2010; Serewicz 2010).Даже если Всемирная паутина переходит от совместного использования документов к средам предоставления интерактивного контента, это не имеет большого значения для организаций.

Непредсказуемость и смена местоположения потребовали, чтобы мобильные работники разработали стратегии выживания. Отсутствие организационной поддержки управления личной информацией означает, что они должны проявлять новаторский подход, чтобы подготовиться к будущим проблемам. Чтобы быть готовыми к любой ситуации, они загружают цифровые записи на свои ноутбуки и хранят как можно больше бумажных записей.Несмотря на все неудобства, мобильные сотрудники настолько выигрывают от мобильных устройств, что предпочитают столкнуться с некоторыми проблемами, а не отказываться от них. Работа в мобильной среде требует определенных устройств и ноу-хау, но многие мобильные сотрудники готовы ознакомиться с устройствами только для выполнения своих рабочих задач.

Хотя диапазон времени сбора данных ограничивает возможность прямого сравнения, можно сделать некоторые интересные наблюдения о различиях в организационной культуре управления информацией.В университете прикладных наук учебные материалы, очевидно, были связаны с основными функциями организации. Однако опрошенные считали свои записи личными. На предприятии и в государственном учреждении культура общих информационных ресурсов и общей организационной памяти была более интернализована. Широко использовались общие политики и информационные системы, и мобильные работники понимали их значение.

Заключение

Настоящее исследование носит описательный характер и привлекает внимание пользователей к новой области исследований — управлению личной информацией мобильными сотрудниками.Практически ежедневно мобильные устройства создают проблемы, с которыми им приходится сталкиваться. организации не предлагают решений; мобильные работники должны сами решать эти проблемы. Инфраструктура управления информацией намного отстает от реальности мобильных сотрудников. Необходимо более систематически исследовать, как облегчить управление личной информацией в мобильной работе. Разработка информационных систем, которые лучше поддерживают мобильную работу, также улучшит управление записями в мобильной рабочей среде.Методология исследования в этой области может быть развита дальше, применяя модель теории деятельности Энгестема, которая может помочь в поддержании взаимосвязи между индивидуальным и социальным уровнями в изучаемом объекте (Engeström 1987; Engeström 1999; Kuutti 1994).

Анализ управления личной информацией мобильных сотрудников поднимает новые исследовательские вопросы. Это увеличивает потребность в более тщательном изучении проблем мобильной работы и ее взаимосвязи с управлением записями в организации.Необходимо изучить взаимосвязь между управлением личной информацией мобильных сотрудников и политиками и инструментами управления записями в организации. Следует улучшить политику и практику управления записями и информацией, чтобы они лучше поддерживали гибкую и мобильную работу. Таким образом, организационная память будет захвачена более эффективно.

Благодарности

Этот документ основан на исследовании, финансируемом Финским культурным фондом.Большое спасибо Ээро Сормунену и Пекке Хенттонену из Школы информационных наук Университета Тампере и анонимным рецензентам, чьи комментарии значительно улучшили статью.

Об авторе

Сари Мякинен получила степень магистра истории и является аспирантом Школы информационных наук Университета Тампере. В ее исследовательские интересы входит мобильная работа и делопроизводство. С ней можно связаться по адресу: [email protected].

Переход к мобильной рабочей среде

По своей сути мобильная рабочая среда — это пространство, в котором учитывается мобильный характер современной рабочей силы. Часто люди находятся вдали от своих рабочих столов для встреч, путешествий и / или работы на дому. Мобильный характер нашей рабочей силы часто оставляет рабочие места пустыми в традиционных офисных помещениях. Создание мобильной рабочей среды означает меньшее количество рабочих столов, чем людей, и дополнительное пространство, соответствующее рабочему процессу офиса.Создание мобильной рабочей среды для федеральных агентств может привести к сокращению пространства за счет уменьшения количества необходимого пространства, когда каждому в офисе не требуется свое собственное выделенное пространство.

2 важных шага в переходе к мобильной рабочей среде

Уход от традиционного офиса, где у каждого сотрудника было бы выделенное пространство (кабинки и / или офисы), может быть проблемой. Как руководство, так и персонал часто испытывают нерешительность, но, обучая руководителей организации и поощряя сотрудников, вы можете укрепить план успешного перехода к мобильной рабочей среде.

Шаг 1. Отправьтесь на экскурсию в мобильную рабочую среду

Без руководства, прокладывающего путь, ни один переход в масштабах всей организации не будет успешным. Таким образом, полезно познакомить менеджеров и другой ключевой персонал (людей, которые будут лидерами и послами перемен на пути к мобильности) с мобильной рабочей средой. Это часто осуществляется посредством презентаций и дискуссий, но, возможно, лучший способ — провести с этими лидерами экскурсию по мобильному пространству.
Такой тур может быть проведен в месте, которое уже было спроектировано для мобильной работы, и / или в выставочном зале мебели, созданном для демонстрации преимуществ мобильной рабочей среды.Руководителям важно понимать, как можно настроить это нетрадиционное рабочее пространство для повышения производительности. Руководителям также важно воочию убедиться, как правильная компоновка может изолировать как звуковые, так и визуальные отвлекающие факторы. Наконец, такие туры позволяют руководителям увидеть, как технологии могут поддерживать мобильную среду и интегрироваться в офис.
Мы видели, как многие руководители, у которых изначально были скептические взгляды во время презентаций, позже были взволнованы после экскурсии по мобильной рабочей среде.

Шаг 2 — Массовый вопрос

При поддержке руководителей организации пришло время ориентировать весь персонал на среду мобильного офиса. Чтобы облегчить эту работу, полезно разработать материалы для ориентации и обучения. Часто наиболее эффективным является проведение презентации о преимуществах мобильной рабочей среды в плане экономии места и упрощения рабочего процесса (мы обсудим другие типы методов ориентации в будущих блогах). Ключевые темы могут включать:

• Определение мобильного офиса
• Предоставление примеров мобильных пространств (т.е., станции приземления, будки для отдыха, места для собраний, социальные зоны и т. д.)
• Показаны примерные схемы кварталов или зон, которые включают подходящее сочетание пространств для спокойной концентрации, областей для совместной работы для небольших и больших командных дискуссий и социальных зон для более неформального общения
• Демонстрация технологий, которые улучшат мобильную рабочую среду
• Представление преимуществ мобильной работы (т. Е. Экономии средств, морального духа сотрудников, лучшего баланса между жизнью и работой и т. Д.)

Для эффективного взаимодействия с организацией мы рекомендуем проводить презентацию для нескольких небольших групп, а не для всех сотрудников сразу. Это способствует активному диалогу с вопросами и обратной связью, чтобы все сотрудники понимали, как устроен новый офис.
Презентация должна также включать впечатления руководителей об их собственном опыте поездки в мобильный офис. Это укрепляет их позицию послов перемен. Наличие у кого-то, кого вы знаете и уважаете как лидера, описывает свой практический опыт, — это ключ к тому, чтобы помочь другим почувствовать себя более комфортно при переходе на мобильные устройства.

Цель ориентации — заручиться поддержкой всех сотрудников на низовом уровне, чтобы офис мог принять обоснованное решение в отношении мобильности как средства сокращения пространства. Когда дело доходит до мобильности, не существует универсальной формулы, подходящей для всех. Каждый офис уникален, и мобильное пространство должно быть адаптировано к культуре и рабочему процессу каждого офиса.

Формирование культуры мобильной работы для мобильных сотрудников

Пытаетесь найти лучших специалистов на рынке? Что ж, рынок стал очень большим, и самые квалифицированные таланты — это не обязательно люди из вашего района.Если вы хотите нанять лучших из лучших, возможно, пришло время довести до них свой бизнес — так сказать. Сегодняшние профессионалы отдают предпочтение свободе, гибкости и мобильности. Чтобы привлечь и удержать их, нам нужно отстаивать культуру мобильной работы.

Эпоха цифровых кочевников

Человеческая история для антропологов раньше измерялась инструментами, которые производили первые люди. Это привело к трехуровневой системе: камень, бронза и железо. Если бы мы и дальше определяли нашу эволюцию через элементы и продукты, которые они обеспечивали, мы могли бы окрестить это литиевым веком.

Одно из важнейших качеств современной экономики и труда — это тот факт, что оба они удовлетворяют требованиям по требованию. Эта основанная на проектах парадигма «как услуга» определяет, как мы живем и работаем сегодня. Мобильные технологии не только делают это возможным, но и являются катализатором. Мы живем онлайн. Мы полагаемся на беспроводные устройства по запросу для достижения наших целей как на работе, так и дома. В результате мы также наблюдаем рост поистине глобального сообщества — концепции, которая вышла за рамки философии и заняла свое место в качестве новой реальности.Границы, как физические, так и идеологические, исчезают.

Mobility позволяет все это, но не без иронии. Хотя компании стремятся извлечь выгоду из экономики по требованию, немногие воплощают ее суть, создавая офисы по требованию: культуру мобильной работы для мобильных сотрудников.

Чемодан для мобильности

Каждый год в кадровой индустрии мы наблюдаем достижения в цифровых экосистемах, которые оптимизируют способы интеграции талантов со своими коллегами, работодателями, рекрутерами и миром в целом.Приложения для поиска партнеров, такие как eHarmony и Tinder, вдохновили на создание таких технологий поиска работы, как Switch, Jobr, Blonk, Weave и другие. Образование становится оцифрованным, поскольку массовые открытые онлайн-курсы (МООК) трансформируют академические круги. Фактически, МООК позиционируют себя, чтобы стать следующим рубежом в поиске, привлечении и найме.

Непосредственность и доступ по требованию — вот темы, которыми руководствуются как сотрудники, так и руководители бизнеса. В этом году компании, которые не могут создать удобные для мобильных устройств инструменты работы, останутся позади.По данным Pew Research, 40 процентов соискателей полагаются на мобильные устройства исключительно при поиске и подаче заявок на вакансии. Эта цифра возрастает до 53 процентов среди молодых людей в возрасте от 18 до 29 лет. Около 80 процентов кандидатов в США заявляют, что они подали бы заявку на работу со своих телефонов, если бы технологические компании по персоналу упростили процесс и запустили платформы, разработанные специально для мобильных устройств. По данным исследовательской компании Software Advice, 43% миллениалов считают SMS-сообщения профессиональным подходом к подбору персонала.

Любой, кто хочет привлечь потенциальных клиентов, должен отстаивать положительный мобильный опыт. Но это только начало. Наши усилия не могут ограничиваться набором персонала. Рабочие все чаще обращаются к нетрадиционным формам занятости для достижения своих целей между работой и личной жизнью. Они устанавливают свое собственное расписание, выбирают работодателей и определяют свой собственный график работы. Они меньше полагаются на покровительство корпораций и больше полагаются на свой предпринимательский дух. Чтобы и дальше привлекать и удерживать этот талантливый кочевник, нам необходимо сделать нашу бизнес-культуру такой же гибкой и мобильной.

Преимущества мобильности для бизнеса

Согласно данным CITO Research, предприятия осознают силу и преимущества мобильности. Почти 70 процентов всех респондентов назвали улучшение бизнес-процессов мотивацией для внедрения более мобильной культуры. А исследования, проведенные несколько лет назад, уже доказали достоинства удаленной работы и виртуальных офисов, особенно в контексте сокращения накладных расходов. Однако сегодня стремление к мобильности дает гораздо больше: повышение удовлетворенности, более сильные конкурентные преимущества, новые возможности получения доходов, снижение затрат и привлечение новых талантов.

Как пишет в Forbes Дэниел Ньюман, со-генеральный директор V3B, «мобильность сотрудников приводит к улучшению процессов на 30 процентов, повышению производительности на 23 процента и увеличению количества довольных сотрудников на 100 процентов». Культура мобильной работы предлагает ряд преимуществ современным компаниям.

• Мобильность, объясняет Ньюман, позволяет обновлять устаревшие бизнес-процессы. Например, обзоры производительности стали более эффективными и значимыми благодаря мобильным моделям: «Инструменты управления эффективностью доступны для компаний и предлагают регулярные контрольные точки, оценку целей и задач производительности.”
• Мобильность повышает вовлеченность сотрудников и ведет к более сплоченной команде.
• Когда сотрудники работают из дома, они могут лучше распоряжаться своим временем, выполняя семейные обязанности и составляя график работы в нерабочее время, чтобы уложиться в сроки.

Самое главное, что мобильные работники счастливее и продуктивнее. Как пишет Ньюман: «Мобильность увеличивает счастье сотрудников — и все мы знаем, что более счастливые сотрудники делают больше. Сотрудники, наделенные полномочиями, демонстрируют большую продуктивность и эффективность, пока находятся на работе.Мобильные устройства и платформы, такие как облако, обеспечивают повышенную мобильность и поощряют творческие инновации, не будучи привязанными к столу. Эта свобода приводит к более эффективному работнику, компетентному рабочему месту и лучшей прибыли ».

Создание культуры мобильного бизнеса, не теряя связи

Наиболее прогрессивные организации уже стали первыми пользователями корпоративных социальных сетей. Facebook at Work, Tibbr, HipChat, Slack и Jive быстро набирают популярность в компаниях любого размера.Например, в прошлом году Slack достиг двух миллионов пользователей. С помощью этих мобильных платформ сотрудники из любого места могут легко общаться и сотрудничать с другими членами команды в режиме реального времени. В сочетании с достижениями в области приложений для потокового видео культура мобильной работы начинает отражать физическое офисное пространство.

Системы живого видео и обмена сообщениями, такие как Periscope, Kik, Google Hangouts, Snapchat, Meerkat и другие, кардинально меняют способы взаимодействия и обучения сотрудников. Это ключевой результат исследования сети BlueJeans, проведенного среди более чем 4000 международных работодателей.Более 70 процентов респондентов считают, что видео может улучшить их общение с коллегами. Еще 69% считают, что системы видеонаблюдения на рабочем месте будут способствовать удержанию сотрудников на всех уровнях организации.

Мы знаем, что сотрудничество и взаимодействие имеют первостепенное значение для успеха в бизнесе. А 85 процентов опрошенных BlueJeans Network утверждают, что видео стало обычным аспектом их повседневной жизни. Однако только 28% сообщают, что их работодатели активно поощряют использование видеосвязи в офисе.Реальность такова, что в нашем распоряжении есть все инструменты для создания культуры мобильной работы без ущерба для межличностного общения, сотрудничества в реальном времени и живого общения с коллегами, где бы мы ни находились.

Создание офисной среды по требованию для мобильных талантов требует только приверженности и нескольких предложений для обеспечения согласованности, безопасности и заинтересованности. Вот несколько лучших практик, любезно предоставленных Дэниелом Ньюманом:

• Приложите согласованные усилия для определения ключевых приложений, которые соответствуют культуре вашего бизнеса, и продвигайте эти приложения в компании.
• Также выберите приложения или мобильные платформы, которые решают проблемы безопасности, которые могут повлиять на вашу организацию, таланты и отрасль. Около 70 процентов сотрудников, которые сопротивляются мобильности, ссылаются на соображения безопасности и конфиденциальности.
• Инвестируйте в приложения, которые оптимизируют основные операционные и технологические процессы вашей компании. Это помогает стимулировать принятие пользователями — сотрудники быстро осознают преимущества, поскольку системы облегчают их работу.
• Выберите приложения и системы, которые предлагают надежную многоканальную поддержку.Это исключает риск технических проблем для людей с разными типами устройств (телефоны, планшеты), операционными системами, версиями и т. Д. Вы также сократите расходы, поскольку сотрудники могут использовать свои собственные устройства, а не компания, покупающая совместимые устройства.

В жесткой конкурентной гонке за лучшими талантами компании должны расширять сферу своей деятельности и разрабатывать способы донести работу до рабочих. Технологии помогают сделать это возможным, создавая общества и рабочие места без границ.Вне офиса они укрепляют человеческий опыт, здоровье, образ жизни и перспективы. Мы живем в динамичном мире с такими же динамичными талантами. Если мы будем настаивать на статичных процессах и должностях прошлого, мы можем оказаться просто наблюдателями на марше прогресса.

Шесть основных качеств мобильного работника

В основе любой успешной мобильной работы лежит отличная команда сотрудников.

Это верно для любого типа бизнеса, но особенно для мобильных сервисов, где сотрудники проводят большую часть своего времени, работая удаленно.

Это означает, что менеджеры должны зависеть от своих действий и способностей в гораздо большей степени, чем при более традиционных и статичных структурах работы.

Итак, что именно делает мобильного работника отличным и как определить людей, обладающих талантом и темпераментом, чтобы повысить производительность мобильных сотрудников и снизить уровень стресса?

Хотя необходимые качества, очевидно, будут меняться в зависимости от точного характера мобильной рабочей роли, вот шесть основных качеств мобильного работника.

Основные качества мобильного работника:

1. Самомотивация
2. Отличное общение
3. Самостоятельная инициатива
4. Дружественный к цифровым технологиям
5. Уравновешенный
6. опыта

Самомотивация

Пытаться отслеживать и мотивировать мобильных сотрудников действительно сложно, когда они проводят так много времени в дороге — шансы на командные собрания или личные беседы всегда будут ограничены.

Таким образом, эффективный мобильный работник нуждается в самомотивации — умении заставить себя уложиться в сроки и обеспечить стабильное качество обслуживания . Без такого внутреннего стремления к успеху мобильным работникам очень легко принять подход «работа по правилам» — делать только то, что абсолютно необходимо.

Однако, если у вас есть проблемы с мотивацией сотрудников, вот 5 способов мотивации мобильных сотрудников.

Отличное общение

Это не означает наличия каких-либо цветочных ораторских навыков — это просто означает способность быстро и точно делиться информацией.И это то, что все чаще необходимо делать с использованием ряда различных средств коммуникации.

Это может быть текст, телефонный звонок или заметки о вакансии, добавленные в приложение для цифровой рабочей силы. Какую бы форму он ни принимал, сообщения должны быть правильными, ясными и краткими. Для любых ролей, связанных с клиентами и клиентами, они также должны обладать хорошими навыками работы с людьми.

Самостоятельная инициатива

Мобильный работник должен уметь работать без необходимости постоянного надзора или микроменеджмента сверху.Им необходимо обладать способностью и уверенностью принимать определенные решения за себя.

Но способность работать независимо необходимо уравновешивать с необходимостью действовать как часть более широкой команды и иметь возможность принимать советы и инструкции. Лучшие мобильные работники попадают в золотую середину между ними.

Цифровой формат

Мобильному работнику не нужно быть техническим специалистом, но он должен иметь открытое отношение и взаимодействовать с технологиями.Они должны быть готовы принять новые способы работы и использовать цифровые системы и инструменты.

Хотя большинство сотрудников быстро приспосабливаются к новым технологиям, это становится гораздо более сложной задачей, когда люди сопротивляются изменениям. Эффективный мобильный работник должен быть готов справиться с проблемой отхода от традиционных способов работы.

Уравновешенный

Мобильная работа может быть тяжелой работой — стрессовой и требовательной. И неизбежно будут хорошие и плохие дни; иногда все, что может пойти не так — пойдет не так.

Что важно для мобильного работника, так это устойчивый темперамент, способный обеспечивать стабильное качество обслуживания, несмотря на ежедневные пики и спады. Это способность сохранять спокойствие под давлением и действовать рационально, когда дела идут плохо.

Опыт

Мобильная работа подходит не всем, и единственный способ узнать это — выполнить свою работу. Вот почему предыдущий опыт является таким большим преимуществом при найме полевых работников.

Наем людей без опыта работы, которые обнаруживают «на работе», что эта форма работы не для них, — дорогостоящий процесс. Это означает рост числа увольняемых сотрудников и снижение производительности из-за несчастных и демотивированных работников.

Чтобы максимально использовать все эти качества, необходима организационная структура, которая поддерживает и поощряет соответствующее отношение и поведение. Это область, в которой мобильные системы управления персоналом имеют большое значение при меньших административных нагрузках и большем внимании к работе с командами.

Данные исследования полицейской деятельности в Соединенных Штатах — Penn State

TY — JOUR

T1 — Социально-технический характер работы мобильных компьютеров

T2 — Данные исследования полицейской деятельности в Соединенных Штатах

AU — Sawyer, Steve

AU — Tapia, Andrea

PY — 2005/7

Y1 — 2005/7

N2 — В этой статье мы обсуждаем социотехническую природу мобильных вычислений, используемых тремя полицейскими агентствами в Соединенных Штатах.Мобильные устройства, доступ и обслуживание предоставлялись через беспроводную сеть третьего поколения для основного приложения, Пенсильванской сети правосудия (JNET), безопасного веб-портала, соединяющего авторизованных пользователей с набором из 23 федеральных баз данных уголовного правосудия и правоохранительных органов через интерфейс на основе запросов. В этом исследовании мы концептуализируем мобильность и полицейскую деятельность как социотехнический ансамбль, который основан на социальном формировании технологической перспективы и традиции социотехнического теоретизирования, уделяя особое внимание совместному проектированию рабочих практик и технологий для поддержки работы.Опираясь на традицию социальной информатики, мы обращаем критический, эмпирический и контекстуальный взгляд на практики мобильности и работы. Наш анализ данных приводит нас к выводу, что социальные и технические аспекты все еще рассматриваются отдельно в контексте мобильной работы. Этот простой взгляд на социальное и техническое как на взаимосвязанные, но различные, часто приводит к проблемам со сбором и интерпретацией свидетельств разработки и использования систем на основе ИКТ. Мы также отмечаем, что это чрезмерное упрощение социотехнических действий, вероятно, продолжится, если не будут разработаны более жизнеспособные аналитические подходы и не будут более явным образом поставлены под сомнение допущения нынешних техно-детерминистских подходов.

AB — В этой статье мы обсуждаем социотехническую природу мобильных компьютеров, используемых тремя полицейскими агентствами в Соединенных Штатах. Мобильные устройства, доступ и обслуживание предоставлялись через беспроводную сеть третьего поколения для основного приложения, Пенсильванской сети правосудия (JNET), безопасного веб-портала, соединяющего авторизованных пользователей с набором из 23 федеральных баз данных уголовного правосудия и правоохранительных органов через интерфейс на основе запросов. В этом исследовании мы концептуализируем мобильность и полицейскую деятельность как социотехнический ансамбль, который основан на социальном формировании технологической перспективы и традиции социотехнического теоретизирования, уделяя особое внимание совместному проектированию рабочих практик и технологий для поддержки работы.Опираясь на традицию социальной информатики, мы обращаем критический, эмпирический и контекстуальный взгляд на практики мобильности и работы. Наш анализ данных приводит нас к выводу, что социальные и технические аспекты все еще рассматриваются отдельно в контексте мобильной работы. Этот простой взгляд на социальное и техническое как на взаимосвязанные, но различные, часто приводит к проблемам со сбором и интерпретацией свидетельств разработки и использования систем на основе ИКТ. Мы также отмечаем, что это чрезмерное упрощение социотехнических действий, вероятно, продолжится, если не будут разработаны более жизнеспособные аналитические подходы и не будут более явным образом поставлены под сомнение допущения нынешних техно-детерминистских подходов.

UR — http://www.scopus.com/inward/record.url?scp=85001740692&partnerID=8YFLogxK

UR — http://www.scopus.com/inward/citedby.url?scp=85001740692&partnerID=8YFLog

U2 — 10.4018 / jthi.2005070101

DO — 10.4018 / jthi.2005070101

M3 — Артикул

AN — ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: 85001740692

VL — 1

O SP — 1

EP Journal of Technology and Human Interaction

JF — International Journal of Technology and Human Interaction

SN — 1548-3908

IS — 3

ER —

Мобильные приложения для интеллектуальных работников и полевых работников

В последние годы распространение мобильных приложений (мобильных приложений) значительно возросло.В настоящее время мобильные бизнес-приложения активно развиваются в бизнесе, повышая продуктивность и удовлетворенность сотрудников, в то время как использование индивидуальных корпоративных приложений по-прежнему является исключением. Стандартизированные бизнес-приложения обеспечивают базовые функции, например хранение и обмен мобильными данными (например, Dropbox), связь (например, Skype) и другие рутинные процессы, которые поддерживают мобильных сотрудников. Кроме того, мобильные приложения могут, например, повысить гибкость мобильных сотрудников, облегчая доступ к информации компании за пределами предприятия и обеспечивая повсеместное сотрудничество.Следовательно, мобильные приложения могут создавать конкурентные преимущества и повышать эффективность работы в широком масштабе. Но мобильные работники не образуют сплоченной группы. Наше исследование показывает на основе двух тематических исследований, что их можно разделить на две группы: работники умственного труда и работники на местах. Работники умственного труда и полевые работники выполняют разные задачи и работают в разных условиях. Следовательно, у них разные требования к мобильной поддержке. В этой статье мы делаем вывод, что стандартизированные мобильные бизнес-приложения не могут удовлетворить различные требования различных групп мобильных сотрудников.Индивидуальные (индивидуализированные) требования для конкретных задач и компаний определяют спецификацию, реализацию и применение мобильных приложений.

1. Введение

В последнее время мобильные устройства стали мощными компьютерами, подобными настольным ПК, и мобильные приложения уже появились в деловом мире. В настоящее время во всем мире задействовано около 1,9 миллиарда смартфонов, а на 2019 год Эрикссон прогнозирует, что общее количество смартфонов во всем мире составит 5,5 миллиарда [1]. Темпы роста смартфонов в пять раз превышают скорость распространения персональных компьютеров в 1980-х годах [2].К настоящему времени 31% загруженных мобильных приложений используются для бизнеса [3]. Более того, BITKOM Net Society обнаружила, что мобильные технологии, особенно мобильные приложения, массово вторгаются в предприятия [4]. Организации все больше адаптируют мобильные технологии и приложения для рассредоточенной внутренней коммуникации и сотрудничества между деловыми партнерами и клиентами [5].

В нескольких исследованиях, таких как Accenture, Gartner и Forrester Research, показано, что использование мобильных приложений в бизнесе может привести к (1) доступу к данным в реальном времени и специальной информации отовсюду, (2) снижению неэффективности в управление временем сотрудников, (3) сокращение времени в пути из дома в офис или из офиса в офис, (4) экономия времени за счет сокращения непродуктивной и избыточной работы, (5) более быстрое выставление счетов, (6) сокращение запасов сохранение, (7) повышение уровня удовлетворенности сотрудников и клиентов, и (8) повышение качества данных и информации.В целом мобильные информационные системы могут повысить производительность проекта и сократить время реагирования на проблемы в отраслях, где регулярно возникает большой объем информации или требуется тесная координация между рассредоточенными партнерами [6].

Все это приведет к более высокой эффективности работы и может привести к конкурентным преимуществам [7], особенно для предприятий со слабосвязанными, рассредоточенными сетями [8] или в средах, где партнеры сотрудничают в слабоструктурированных и неопределенных ситуациях, как это можно наблюдать в сторонняя логистика, а также в строительстве и в сфере консалтинга.Мобильная работа может революционизировать рабочую среду, условия и эффективность в различных бизнес-экосистемах, если компании правильно внедряют системы мобильного управления [9]. Компаниям необходимо тщательно анализировать различные типы мобильных сотрудников, существующие каналы связи, используемые мобильными сотрудниками, и коммуникативное поведение мобильных сотрудников, чтобы иметь возможность полностью раскрыть потенциал мобильной бизнес-модели.

Основное направление исследований мобильного сотрудничества охватывает в основном интеллектуальную работу и концентрируется на обмене (не) структурированной информацией [10].Мобильная совместная работа для оперативной работы не является предметом настоящего исследования. Таким образом, исследовательская деятельность, изучающая природу мобильного сотрудничества для разных типов сотрудников, например, мобильных полевых сотрудников, которые преимущественно выполняют структурированные повторяющиеся задачи, недостаточно представлены. Даже мобильные рабочие, такие как строители и мастера, могут получить выгоду от мобильного сотрудничества, координируя и общаясь в режиме реального времени, уменьшая неэффективность в управлении временем и экономя время за счет сокращения непродуктивной и избыточной работы.До сих пор исследования мобильных приложений описывают мобильную рабочую силу как сплоченную группу. Не существует исследований мобильных приложений для различных типов мобильных сотрудников и бизнес-экосистем, а также их конкретных требований, функций и функций. Чтобы восполнить этот пробел в исследованиях, в данной статье обсуждаются следующие вопросы.

(1) « Как можно охарактеризовать и различать мобильные знания и полевые работы? »(2)« Нужны ли для работы мобильным работникам умственного труда и мобильным полевым работникам разные мобильные приложения? »Если у мобильных интеллектуальных работников и мобильных полевых работников разные требования к мобильной поддержке, возникает следующий вопрос: (3)« Каковы основные функции мобильных приложений, которые поддерживают мобильных интеллектуальных работников, с одной стороны, а какие являются базовыми мобильными приложениями? с другой стороны, функциональные возможности, поддерживающие мобильных полевых работников ? »

Остальная часть этого документа имеет следующую структуру.В следующем разделе описывается важность мобильных приложений как особого типа программного обеспечения в общей (мобильной) стратегии компаний. Кроме того, предусмотрено различие между мобильным корпоративным приложением и мобильным бизнес-приложением. Теоретическая основа и общее понимание коммуникационных процессов в компаниях представлены в Разделе 3. В Разделе 4 определяются и обсуждаются различные типы мобильных сотрудников и их характеристики. В Разделе 5 представлены два качественных тематических исследования, чтобы определить требования к мобильным приложениям для различных типов мобильных работников.На следующем этапе результаты обсуждаются и даются ответы на вопросы исследования. Статья заканчивается заключением, последствиями для корпоративных мобильных стратегий и перспективами дальнейших исследований.

2. История вопроса

В последние годы мобильные технологии подошли к стадии зрелости. Мобильный доступ в Интернет повсеместно доступен по относительно низкой цене, а смартфоны оснащены множеством интерфейсов связи и широким спектром технологий. С момента появления iPhone в 2007 году возникла концепция мобильных приложений, которая значительно расширила возможности мобильных устройств как для конечных потребителей, так и для делового мира.

Быстрое технологическое развитие мобильных устройств и мобильной инфраструктуры, а также использование мобильных приложений оказывает сильное влияние на способ ведения бизнеса. Новые возможности общения и повсеместный доступ к информации используются конечными пользователями и напрямую влияют на коммуникативное поведение потребителей и сотрудников [11]. Это создает новые преимущества для предприятий. В то же время возникают новые вызовы.

2.1. Мобильные устройства как отдельный класс аппаратного и программного обеспечения

Мобильные устройства содержат определенные аппаратные компоненты, удовлетворяющие требованиям для мобильного сотрудничества и общения. Все аппаратные части адаптированы к низкому потреблению электроэнергии и имеют специальные пользовательские, аппаратные средства, интерфейсы хранения и связи для мобильной экосистемы. Мобильные устройства используют специальное программное обеспечение и операционные системы с определенными пользовательскими интерфейсами и управлением энергопотреблением. Мобильное оборудование и программное обеспечение могут использоваться в мобильной среде и служить специальным целям, которые не могут быть выполнены с помощью обычных ПК.Следовательно, мобильные устройства, такие как мобильные телефоны, смартфоны, КПК и смарт-планшеты, должны классифицироваться и рассматриваться как отдельный класс конечных устройств.

Согласно опросу Research3Guidance, более 200 000 бизнес-приложений доступны в магазинах потребительских приложений [12]. Их количество удвоилось с 2011 года (первый квартал), и следует учитывать, что в закрытых магазинах приложений существует довольно большое количество корпоративных приложений, которыми управляют поставщики программного обеспечения (например, SAP Afaria или Appcelerator). Мобильные бизнес-приложения поддерживают широкий и разнородный спектр функций для множества задач.Они образуют новую и уникальную категорию программного обеспечения для бизнеса. Они отличаются от традиционного настольного или веб-программного обеспечения тем, что (1) мобильные приложения часто бесплатны или дешевы, (2) их легко разрабатывать для различных операционных систем, (3) они могут использовать аппаратные функции мобильного устройства. , например, GPS и камера, (4) они обладают небольшим набором функций (сосредоточены на определенной задаче) и (5) их можно легко использовать, покупать и устанавливать благодаря встроенным экосистемам магазина приложений [13 –15].Для дальнейшего анализа в следующем разделе будут выделены стандартизированные мобильные бизнес-приложения и индивидуальные мобильные корпоративные приложения.

2.2. Мобильные бизнес-приложения и мобильные корпоративные приложения

В целом мобильные приложения в бизнес-экосистемах можно разделить на «мобильные бизнес-приложения» и «мобильные корпоративные приложения». Мобильное бизнес-приложение определяется как стандартное готовое программное обеспечение. Мобильные бизнес-приложения различаются по спектру функций [7]. Как правило, решения для мобильных бизнес-приложений не нуждаются в какой-либо настройке или требуют меньшей настройки.Календарь, диспетчер списков задач, офисные приложения или приложения для управления личной информацией являются примерами функциональных возможностей бизнес-приложений.

В отличие от этого, мобильные корпоративные приложения выполняют определенные специфические корпоративные задачи, например, возмещение командировочных расходов [16]. Они либо поддерживают существующие стандартизированные рабочие процессы и бизнес-процессы (улучшение мобильных бизнес-процессов), определяют полностью новые бизнес-процессы, интегрированные с мобильными устройствами (реинжиниринг мобильных бизнес-процессов), либо сосредотачиваются на специальных рабочих процессах [17, 18] или на автономных подпроцессах (рабочие листы). ) [18, 19].Корпоративные приложения часто разрабатываются для конкретных фирм и задач самой фирмой или внешними поставщиками. Для поддержки работы, выполняемой сотрудниками, корпоративные приложения часто имеют доступ к корпоративным системам, например, CRM, SCM или ERP-системам. Юань и Чжэн [20] провозглашают четыре основных, но уникальных особенности мобильных корпоративных приложений: (1) мобильные уведомления, (2) отслеживание местоположения, (3) навигационная система и (4) возможность мобильного назначения в режиме реального времени задания. Эти уникальные особенности могут быть «идеально» использованы в бизнес-контексте для мобильной связи, сотрудничества и бизнес-процессов [7].В таблице 1 показаны различия между бизнес-приложениями и корпоративными приложениями.

Мобильные бизнес-приложения Мобильные корпоративные приложения Поддержка процессов Стандартные рабочие процессы, бизнес-процессы и бизнес-процессы, интегрированные с мобильными устройствами Мобильные -интегрированные бизнес-процессы, специальный рабочий процесс, рабочие процессы и специальные информационные потоки Интерфейс с корпоративной системой Подключение к корпоративной системе не требуется Используется только с интерфейсом к корпоративным системам Специфичность Стандартизированный Индивидуальный и индивидуальный Стоимость Бесплатно или ниже 10 евро (в основном сотрудники несут расходы) Отдельное развертывание дорого, стандартизованные приложения норм ally not free Каналы распространения Общедоступные магазины приложений (iTunes, PlayStore) Корпоративный магазин приложений, распространение по номеру IMEI или общедоступные магазины приложений Решение об использовании конкретное приложение Индивидуальный уровень (сотрудник) В масштабах всего предприятия (управление)

2.3. Стратегии мобильного предприятия

Влияние новых способов мобильного обмена информацией, общения и сотрудничества должно быть понято руководством и сотрудниками и должно быть включено в корпоративную культуру и стратегию [7].

Новые мобильные бизнес-процессы могут расширить диапазон и повысить эффективность взаимодействия и сотрудничества внутри компаний и между ними. Удовлетворенность и продуктивность сотрудников вне офиса могут быть увеличены за счет адекватного предложения, поддержки и использования мобильных технологий на работе [21, 22].

Это краткое обсуждение эффективности использования мобильных инструментов для решения различных задач показывает, что важно глубокое понимание поддержки и использования мобильных технологий на уровне управления, а также на уровне сотрудников. Следовательно, затрагивается вся корпоративная стратегия, включая ИТ-инфраструктуру (приложения, безопасность и управление), интеграцию работы и жизни, а также культуру общения [7].

3. Мобильная работа

Чтобы понять различные потребности мобильных сотрудников в мобильных приложениях, необходимо определить разные типы мобильных сотрудников и очертить их рабочие области.Общие черты и различия в процессах общения и совместной работы разных типов мобильных работников будут выявлены ниже.

3.1. Общие черты мобильных сотрудников разных типов

По определению, мобильные сотрудники проводят большую часть своего рабочего времени вне офиса. Поэтому они сильно полагаются на внешний доступ к корпоративным системам и на возможность сотрудничества с коллегами и партнерами по сети. Однако разные задачи и рабочие области определяют разные требования к использованию мобильных приложений.Следовательно, в следующем подразделе будут указаны различные типы мобильных работников.

3.2. Мобильные работники интеллектуального труда против мобильных полевых работников

Юань и Чжэн [20] классифицировали различные виды деятельности мобильных работников. Они различают деятельность «мобильных работников умственного труда» и «мобильных полевых работников». Уэр и Грэнтэм [23] определяют термин «интеллектуальная работа» как «деятельность, которая требует определенных знаний или навыков или может генерировать новые знания, создавая таким образом добавленную стоимость.«Следовательно, мобильные интеллектуальные работники понимаются как сотрудники, путешествующие профессионально и выполняющие задачи, связанные с контентом [24]. Из-за дефицита информации и асимметрии мобильные работники умственного труда могут получать информацию только при повышенных затратах [7, 25]. Например, ИТ-консультантам часто приходится принимать сложные решения на основе экспертных знаний и специальной информации. Отсутствие надлежащего доступа и недостаточное обеспечение интерфейсов к серверным системам фирмы являются причинами дефицита информации.Таким образом, мобильные работники умственного труда, такие как ИТ-консультанты, вынуждены сталкиваться с отсутствием доступности и ограниченным доступом к корпоративным системам, находясь вдали от своего стационарного рабочего места [26].

Опросив 179 мобильных работников, Юань и Чжэн [20] выяснили, что сложность задач мобильных работников умственного труда выше, чем у мобильных полевых работников. Работа со знаниями определяется неструктурированными, сложными задачами и принятием решений, которые требуют подробной информации. Однако актуальность немедленного сбора информации и принятия решений довольно низкая.

В отличие от мобильных работников умственного труда, мобильные полевые работники выполняют операционные задачи вне компании (например, сотрудники службы доставки или сервисные инженеры) [10]. Они сосредоточены на координации внутри фирмы и с внешними партнерами, чтобы гарантировать бесперебойный и надежный рабочий процесс. Полевые работники часто сталкиваются с повторяющимися структурированными задачами. Им нужно полагаться на оперативную информацию в зависимости от конкретной ситуации, над которой они работают в данный момент.Для их работы характерна высокая срочность и низкий уровень решений, которые необходимо выполнять часто. Поиск информации на основе местоположения может иметь значение. Более того, полевым работникам требуется больше специальной информации и постоянный канал связи со своими коллегами. Для работников умственного труда доступность информации и координация в реальном времени важны, поскольку экологический контекст оказывает большее влияние на основную деятельность мобильных полевых работников, чем на деятельность мобильных умельцев [10].

Вполне вероятно, что можно выделить больше (под) групп мобильных работников, чем две, указанные в предыдущих параграфах. Мобильные работники с различными характеристиками и требованиями — это, например, медсестры и врачи в больницах [8, 27, 28], а также пожарные и люди, работающие в сфере спасательных работ [27, 28]. Этих работников можно охарактеризовать как промежуточные типы, расположенные между мобильными знаниями и мобильными полевыми работниками. Однако в связи с тем, что это первый шаг в новой области исследования, дальнейший анализ будет придерживаться базовой классификации, представленной в таблице 2, сравнивая характеристики мобильных работников умственного труда и мобильных полевых работников.

Интеллектуальные работники Полевые работники Состав Неструктурированный Структурированный 21 Нерегулярность Сложность Высокая сложность Меньшая сложность Срочность Меньшая срочность Высокая срочность Место работы В дороге На месте Влияние решения Высокая воздействие Низкое воздействие Информация Подробная информация (знания для поддержки принятия решений) Информация на основе местоположения (специальная информация)

4.Теоретическая основа: процессы коммуникации

Разные типы работников выполняют разные виды работы. Таким образом, они могут запросить различную мобильную поддержку. Для разных видов работы требуются разные инструменты для общения и совместной работы. Watson-Manheim и Bélanger [29] и Liu [5] обнаружили, что индивидуальный выбор средств коммуникации зависит от различных факторов, таких как опыт работы с определенными устройствами, задача или ситуация, а также местоположение. Кроме того, конкретные потребности сотрудника в общении и информации влияют на успех использования мобильных систем [30].Деннис и Валачич, а также Дафт и Ленгель [31, 32] утверждают, что для выбора средств коммуникации важен не тип задачи, а тип процесса коммуникации (например, передача информации, сбор информации и т. Д.). интерпретация информации).

Как правило, коммуникационные процессы можно разделить на две группы, которые влияют на использование медиа: (a) процессы передачи информации и (b) процессы конвергенции информации.Информационные процессы передачи включают в себя передачу и распространение информации. Скорость и диапазон распространения информации — главные критерии. С одной стороны, широкая доступность информации может улучшить качество принятия решений, но, с другой стороны, может привести к информационной перегрузке. Следовательно, информацию необходимо синхронизировать, объединять, структурировать и преобразовывать в знания, которые описываются как информационные процессы конвергенции. Информационные процессы конвергенции включают агрегирование и интерпретацию информации, связанную с задачами, для уменьшения неоднозначности.В результате достигается общее понимание образов мышления и базы знаний [32].

Различные задачи мобильных работников умственного труда и мобильных полевых работников приводят к различным требованиям, предпочтительным функциям мобильных технологий и различным коммуникационным процессам. Для анализа экосистем идеального типа для обеих групп было проведено два качественных тематических исследования. Далее будут проанализированы экосистемы мобильных работников умственного труда и экосистемы мобильных полевых работников для выявления различных потребностей и требований к корпоративным мобильным приложениям.

5. Эмпирический анализ

5.1. Метод

Это эмпирическое исследование было проведено с использованием методологии тематических исследований. Пример из практики был применен по двум причинам. Во-первых, эта статья представляет собой исследовательскую работу, в первую очередь направленную на сбор качественных данных для понимания и описания основных механизмов использования мобильных приложений в различных бизнес-контекстах. Во-вторых, мы применяем подход, основанный на построении теории, и, таким образом, стремимся генерировать теоретическое понимание использования мобильных приложений для бизнеса и предприятия [13, 33].В-третьих, мы проводим два тематических исследования, поскольку несколько тематических исследований обычно обеспечивают более прочную основу для построения теории, чем один случай [34].

Данные были собраны посредством совместных наблюдений и полуструктурированных интервью во время проектов. В обоих случаях использовалась одна и та же полуструктурированная анкета. Одночасовые очные полуструктурированные интервью с мобильными работниками (15 немецких ИТ-консультантов и 3 немецких менеджера и 3 немецких мастера в области восстановления недвижимости) были проведены для определения требований к мобильным решениям для двух различных рабочих контекстов.Два независимых кодировщика, используя открытое кодирование, закодировали стенограммы интервью.

5.2. Пример 1: Мобильные специалисты по информационным технологиям

Исследование 1 посвящено ИТ-консалтингу и коммуникационным процессам, характерным для компании. Согласно определению Уэра и Грэнтэма [23], ИТ-консультантов можно охарактеризовать как (мобильных) работников умственного труда. Проект был нацелен на исследование требований интеллектуальных работников к мобильной поддержке с целью разработки соответствующей мобильной системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) [7].В конце концов, было спроектировано решение, которое соединяет Microsoft Dynamics CRM со смартфонами. Решение было совместно разработано авторами данной статьи и аффилированными бизнес-партнерами [21, 35].

CRM-процессы — одно из наиболее перспективных и актуальных направлений поддержки мобильного доступа в бизнесе [36]. Чтобы определить жизнеспособное мобильное CRM-решение для данного контекста ИТ-консалтинга, необходимо было определить системные спецификации. Для углубленного анализа требований к системе было проведено маркетинговое исследование и проанализированы существующие мобильные CRM-решения.Исследование рынка и выводы из литературы были использованы для определения рекомендаций для интервью с ИТ-консультантами.

Исследование рынка проводилось путем анализа веб-сайтов существующих поставщиков мобильных CRM-приложений. Всего было выявлено 20 конкурентов, и их решения были протестированы по нескольким критериям, таким как доступ к информации или поддержка рабочего процесса.

Большинство проанализированных существующих приложений позволяют только «вытягивать информацию» из CRM-системы, тогда как меньшая часть из них позволяет загружать данные в CRM-систему.Ни одно из оцениваемых приложений не могло поддерживать процессы, специфичные для предприятия [37, 38].

Из полуструктурированных интервью с 15 ИТ-консультантами можно сделать следующий вывод. (1) для ИТ-консультантов (мобильных работников умственного труда) крайне важно иметь быстрый и простой мобильный доступ к публичной информации из Интернета в режиме реального времени, а также доступ к агрегированной внутренней информации, связанной с проектами, извне. (2) Обмен информацией с коллегами также важен.(3) Мобильные приложения для мобильных интеллектуальных работников должны предоставлять общие функции для мобильных приложений, а также конкретные функции, связанные с проектом. (4) Для поддержки мобильного интеллектуального работника предлагается четыре основных функции: (а) учет рабочего времени, (б) информация о клиентах, (в) заметки и (г) социальные сети.

Дополнительный анализ рынка показывает, что стандартизованные решения CRM (бизнес-приложения) не соответствуют требованиям, сообщаемым мобильными специалистами по информационным технологиям без какой-либо настройки.Не удалось найти ни одного существующего решения, которое бы удовлетворяло всем описанным требованиям.

5.3. Пример 2: Мобильные полевые работники

Организации частного и государственного секторов все чаще сталкиваются со сложными проблемами в средах, где разрозненные, слабосвязанные сетевые партнеры, полуструктурированные или даже специальные рабочие процессы и неопределенные рабочие сценарии характеризуют сотрудничество и бизнес-процессы [39]. Такие области, как управление делами, производство по запросу и строительные проекты, бросают вызов традиционным статическим бизнес-процессам и ИТ-системам.

Пример 2 описывает новое инновационное мобильное решение для совместной работы для полуструктурированных рабочих процессов и неопределенных сценариев работы для мобильных полевых работников (восстановление недвижимости).

Исследование рынка показало, что в настоящее время нет подходящего и уже существующего решения, доступного для данного класса бизнес-экосистем. Было проведено шесть индивидуальных полуструктурированных интервью с конечными пользователями приложений (три подрядчика, один из компании, насчитывающей более пяти человек).000 сотрудников, один из компании с 200 сотрудниками, которая занимается крупными реконструкциями, и один из компании с менее чем 50 сотрудниками, которая занимается реконструкцией ванн, маляром, электриком и сантехником).

На основании интервью и литературных данных были выявлены следующие особенности. Ремесленники (мобильные полевые работники) на месте должны иметь возможность (1) документировать свой ход работы и, кроме того, (2) процессы администрирования должны запускаться автоматически, и (3) дополнительные услуги, такие как выставление счетов, запускаемые документацией, выпущенной генерального подрядчика и подключенного к поставщику финансовых услуг.Возможность иметь документацию на месте повышает качество работы за счет реализации подхода к контролю качества, когда не только генеральный подрядчик, но и последующие субподрядчики / мастера проверяют и принимают качество работы. Новая инфраструктура мобильного сотрудничества должна позволить рассредоточенным и независимым сетевым партнерам (4) обмениваться данными, сообщениями, документами и изображениями на основе местоположения через смартфоны / планшеты с поддержкой GPS. Таким образом, он представляет собой многоагентную систему, в которой взаимодействующие агенты решают проблемы, взаимодействуя и координируя свои действия через мобильную платформу социальных сетей.

Эти виды услуг могут быть ключевыми мотивами для субподрядчиков присоединиться к такой сети. Субподрядчики могут легко задокументировать объем и качество работ; выставление счетов и другие административные услуги генерируются автоматически и вовремя.

В настоящее время разрабатывается прототип проекта. Прототип будет использоваться для оценки принятия и необходимости дополнительных функций в контексте полуструктурированных рабочих процессов и в неопределенных рабочих сценариях, в частности, в крупных, сложных и взаимосвязанных проектах восстановления недвижимости [40, 41].

6. Обсуждение

В этой статье рассматриваются три исследовательских вопроса. Первый вопрос исследования: « как можно охарактеризовать и отличить мобильную интеллектуальную работу от мобильной полевой работы? »Согласно имеющейся литературе, в данном контексте исследования можно выделить две (идеальные) группы мобильных работников:« мобильных работника, »и« мобильных полевых работника ». ”Обе группы мобильных работников можно охарактеризовать с помощью отличительного и уникального набора характеристик.Мобильные работники умственного труда обычно сталкиваются с неструктурированными, сложными, контекстными, уникальными и менее срочными задачами. Мобильные полевые работники решают простые, повторяющиеся, срочные, практические и координирующие задачи. Подгруппы, которые расположены между двумя описанными группами мобильных сотрудников, могут быть описаны как « мобильных полевых сотрудника в наукоемкой бизнес-экосистеме. ”

Второй вопрос исследования, основанный на тематических исследованиях:« нужны ли мобильные работники умственного труда и мобильные полевые работники разные мобильные приложения? »можно было ответить положительно.Это приводит к третьему вопросу: «, какие основные функции мобильных приложений поддерживают мобильных работников умственного труда, с одной стороны, и какие основные функции мобильных приложений поддерживают мобильных сотрудников на местах, с другой стороны? ”

Одно из основных различий в требованиях, предъявляемых мобильными полевыми и мобильными специалистами к мобильным приложениям, заключается в том, что постоянный доступ к внутренней корпоративной информации не обязательно необходим для полевых сотрудников, тогда как это критически важная особенность для интеллектуальных работников.Обе группы должны иметь возможность работать во время путешествия. Однако характеристики работы во время путешествий принципиально различаются.

Результаты интервью показывают, что мобильные полевые работники часто работают в районах с низким сетевым покрытием, тогда как интеллектуальные работники работают на рабочих местах, хорошо охваченных беспроводными сетями (офисы, поезда и т. Д.).

Мобильный работник умственного труда больше зависит от процессов конвергенции информации; мобильные полевые работники получают поддержку по обработке транспортной информации.Информационный поток между мобильными полевыми работниками больше фокусируется на координации, а не на сотрудничестве. В отличие от них, работникам умственного труда требуется подробная агрегированная информация, которая помогает им принимать решения и выполнять контекстные задачи. Это не означает, что мобильные работники умственного труда, как правило, не нуждаются в обработке транспортной информации, а мобильные полевые работники не заинтересованы в обработке конвергентной информации. Речь идет не о чем-либо или о большем и меньшем. Например, доступ к экспертным знаниям и возможность делиться информацией с коллегами через мобильные приложения одинаково важны для обеих групп.

Релевантность функциональных возможностей различается в обеих группах от задачи к задаче и от среды к среде. Например, мобильные интеллектуальные работники могут получить выгоду от прямого доступа к корпоративным системам и повсеместного доступа к информации и ресурсам при работе над концептуальными задачами. Если вы сосредоточены на создании специальных сетей или управлении личными задачами, эта функция может быть не обязательной. Напротив, потребность в инструментах для совместной работы существует в большинстве рабочих сценариев для мобильных полевых работников.

Кроме того, организации также столкнутся с различными проблемами (например, информационная перегрузка, убеждение сотрудников использовать мобильные приложения, проблемы безопасности) при адаптации мобильных приложений в рабочие процедуры. Принятие мобильных приложений в основном зависит от успешного управления изменениями, но, тем не менее, очень важно разрабатывать целевые приложения.

7. Заключение

Спектр услуг, предоставляемых стандартизированными мобильными бизнес-приложениями, обычно ограничен.Существующие мобильные приложения и исследования в области мобильного сотрудничества сосредоточены в основном на интеллектуальной работе и, как следствие, на мобильных интеллектуальных работниках. Но мобильное сотрудничество не ограничивается наукоемкими отраслями с неопределенной рабочей средой.

Это исследование показывает, что разные группы мобильных сотрудников нуждаются в разных типах мобильных технологий для повседневной работы. В этом документе были определены две идеальные группы мобильных работников с уникальными требованиями к мобильной поддержке: мобильный работник умственного труда и мобильный полевой работник.Обе группы работают в совершенно разных бизнес-экосистемах.

Стандартизированные мобильные бизнес-приложения часто не предлагают инновационных решений для слабосвязанной работы, когда сотрудники взаимодействуют по требованию и в нерегулярные, непредсказуемые периоды времени. Интерфейсы и функциональные возможности не могут соответствовать конкретным требованиям для этого гибкого способа обмена информацией или совместной работы различных типов мобильных сотрудников. Следовательно, необходимы уникальные индивидуальные корпоративные приложения, адаптированные к конкретным мобильным бизнес-процессам и различным типам мобильной работы.Это касается обоих типов мобильных работников. Поэтому для корпораций имеет смысл анализировать рабочую среду, оценивать лежащие в основе коммуникационные процессы и потребности в мобильной поддержке перед проектированием или выбором мобильных приложений.

Кроме того, вся корпоративная стратегия может быть затронута, если корпорация перейдет от традиционной бизнес-концепции к мобильной концепции. Это влияет не только на ИТ-инфраструктуру (оборудование, программное обеспечение, интерфейсы, безопасность и управление), но и на социальные аспекты, такие как интеграция между работой и личной жизнью, а также культуру общения и сотрудничества [11].

Однако представленное исследование имеет некоторые ограничения. Эта концептуальная работа основана только на двух качественных тематических исследованиях и небольшом количестве интервью. Следует избегать обобщений, а также с большой осторожностью проводить интерпретации и сравнения с другими областями. Дальнейшие исследования могут быть сосредоточены на оценке прикладных мобильных приложений на основе анализа файлов журналов или опросов сотрудников. Более того, полученные результаты являются основой для создания основы для дальнейших исследований мобильного бизнеса и мобильных корпоративных приложений.Эта структура определяется тремя измерениями: (1) разные типы мобильных приложений (бизнес-приложения или мобильное приложение), (2) разные группы мобильных сотрудников и (3) разные типы задач (процессы информации и знаний). В этом направлении дальнейшие исследования могут проводиться в структурированном виде.

Конфликт интересов

Авторы заявляют об отсутствии конфликта интересов в отношении публикации данной статьи.

Мобильные телефоны педиатрических больниц никогда не чистят и обычно используют в туалетах с последствиями для медицинских нозокомиальных заболеваний

Результаты этого опроса являются дополнительным доказательством риска, который представляют мобильные телефоны, используемые медицинскими работниками в больничных палатах.

Большинство респондентов имеют смартфон с большим экраном и большой площадью поверхности для микробного загрязнения. Недавнее исследование продемонстрировало, что вирусы (особенно SARS-CoV-2) способны выживать на стеклянных поверхностях (например, мобильных телефонах) в течение длительных периодов до 28 дней, по сравнению с предыдущим расчетным временем выживания в 14 дней ¹⁰ . Это является дополнительным доказательством потенциального риска микробной передачи, который представляют мобильные телефоны.

В этом исследовании ни один из участников в настоящее время не принимал антибиотики на момент опроса, однако 22% врачей и 12% медсестер отделения сообщили, что чувствуют легкое недомогание и предположительно страдают какой-либо инфекцией.Хотя четкие инструкции по мытью рук уже внедрены в медицинских учреждениях, этот процесс может быть неэффективным, поскольку мобильные телефоны, зараженные микробами и используемые в качестве основных инструментов на работе, могут повторно инфицировать руки и, следовательно, привести к распространению микробов и заражению в таких учреждениях.

Кроме того, имеются свидетельства активного выделения микробов от бессимптомных людей, которые происходят естественным образом. В нашем обзорном обзоре 2020 года мы выдвинули гипотезу, что люди, инфицированные SARS-CoV-2, как с симптомами, так и бессимптомно, во время пандемии COVID-19 могут потенциально заражать мобильные телефоны такими устройствами, вероятно, способствуя распространению вируса.Благодаря новому исследованию, последовавшему за нашим предупреждением, новое исследование продемонстрировало жизненно важную роль, которую мобильные телефоны играют в передаче SARS-CoV-2 с таким вирусом, обнаруживаемым на этих поверхностях в течение 28 дней ¹⁰ .

Обеспокоенность вызывает то, что результаты нашего опроса показали, что примерно 12% медсестер и 22% врачей сообщили, что чувствовали легкое недомогание во время посещения рабочего места в день нашего исследования. Наряду с фомитами мобильных телефонов, это открытие выявляет важную проблему, с которой органы общественного здравоохранения сталкиваются с проблемой борьбы как с эпидемическими вирусами ¹¹ , так и с пандемиями, такими как COVID-19.Недавно наша команда продемонстрировала, что заражение мобильных телефонов представляет собой угрозу и что отсутствуют надлежащие протоколы дезинфекции и соблюдение требований ⁵ . В литературе для дезинфекции загрязненных поверхностей рекомендуются салфетки из 70% изопропилового спирта ^12,13 , однако это редко используется в качестве стандартной практики. В этом исследовании из 72 человек, которые чистили свои мобильные телефоны, 27,5% (n = 19) не использовали подходящую технику, а вместо этого использовали ворсистую войлочную ткань.Пуховые салфетки обычно предоставляются производителями для очистки поверхностей, но не специально для обеззараживания поверхности, что является общей проблемой не только в медицинских учреждениях, но и в обществе. Кроме того, ненадлежащая дезинфекция мобильных телефонов в медицинских учреждениях может привести к распространению микробов этих мобильных телефонов в обществе, когда медицинский персонал заканчивает свою работу ¹⁴ . Согласно исследованию Brady et al., 50,9% участников указали, что они никогда не чистили свой телефон вне больницы ⁸ .

Ключевой вывод в этом исследовании заключался в том, что хотя 98% участников признали и считали, что их устройства могут содержать патогенные микроорганизмы, относительно большое количество участников регулярно чистили свои устройства. Интересно, что несоблюдение правил гигиены телефона также различается в зависимости от отделения больницы: 100% (n = 25) медицинских работников из PED сообщили, что никогда не мыли свои телефоны. Участники из других отделений, включая ОИТН и ОИТН, заявили, что они не утверждали, что мыли свои телефоны; однако они по-прежнему составляли меньшинство.Примечательно, что 73% и 27% респондентов использовали смартфоны с большим и маленьким экранами соответственно. При разнообразии размеров мобильных телефонов более крупные устройства будут обеспечивать дополнительную загрязненную поверхность.

Наш опрос показал, что 52% участников (n = 86) использовали свои устройства в ванной по разным причинам, что еще больше подчеркивает антисанитарные условия, в которых постоянно используются мобильные устройства / смартфоны. В то время как все участники заявили, что должны мыть руки после посещения туалета, те, кто пользуется мобильными телефонами в ванной, создают возможность микробного перекрестного заражения обратно в их руки.Это еще раз подчеркивает характеристики «троянского коня» мобильных телефонов, которые обходят золотой стандарт практики мытья рук в медицинских учреждениях.

Использование мобильных телефонов в туалетах особенно актуально в последнее время в связи с пандемией COVID-19. Недавние исследования обнаружили вирус SARS-CoV-2 в больших количествах в фекалиях инфицированных людей и впоследствии в сточных водах ¹⁵ . Присутствующий вирусный рецептор-мишень ACE2 присутствует в желудочно-кишечном тракте, и вирусный тропизм сохраняется в течение продолжительных периодов времени ¹⁶ .Использование мобильных устройств в ванной может способствовать распространению SARS-CoV-2 в мире. Интересно, что недавнее китайское исследование, посвященное бессимптомным носителям вируса SARS-CoV-2 в изоляторе, показало, что у всех носителей были положительные мазки из анального канала на вирус. Интересно, что из 96 различных образцов окружающей среды в этом отделении только три образца оказались положительными на вирус, включая сотовый телефон, полку для сотового телефона и прикроватную рейку ¹⁷ . На мобильных телефонах часто встречаются микробы фекального происхождения, такие как Acinetobacter , Enterococci видов ⁵ .В этом обзорном обзоре бактерии E. coli были идентифицированы на мобильных телефонах в медицинских учреждениях и в общественных местах более чем в трети всех исследованных исследований, опубликованных в 24 разных странах ⁵ .

Следует отметить, что когда людей спрашивают об их гигиенических привычках, есть шанс, что респонденты изменят свое текущее поведение в ответ на их осознание того, что за ними наблюдают. Это называется эффектом Хоторна ¹⁸ и, возможно, привел к повышению осведомленности о заражении мобильных телефонов микроорганизмами и, возможно, побудил некоторых респондентов сообщить, что они действительно чистят свои мобильные телефоны.