Пример матрица эйзенхауэра: как с ее помощью все успевать? Значение квадрантов в матрице

Окно эйзенхауэра. Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра. В чем состоит суть техники

Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.

В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?

Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.

Что дает планирование:

• Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
• Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
• Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
• Формирует желание работать.
• Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.

Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.

Что такое таблица Эйзенхауэра?

Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.

Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.

Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.

Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?

Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.

Как оформить?

1. Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.

Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.

А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.

В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.

С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.

D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.

3. Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.

Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:

• Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
• Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
• В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
• Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.

Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».

Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье

Заключение

Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее.

Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.

До новых встреч на блоге!

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит , согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

• оплата кредита
• внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
• вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
• ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

• обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
• плановый отчет
• занятия спортом
• качественный отдых
• плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

• проверка электронной почты
• текущие звонки
• совещания
• домашние рутинные дела(уборка дома)
• навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

• посидеть в соцсетях
• просмотр телевизора
• треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

1. для планирования
   Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
2. для оценки своей эффективности
   Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
4. Интерпретация результата:
   сектор А
   Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
   сектор В
   Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
   сектор С
   Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
   сектор D
   Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
2. Может кто-то это сделать вместо меня?
3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели . Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
2. Составьте (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
3. Разбейте .
4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
   Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
5. Исполнение поставленных задач:

• в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
• после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
• только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ !

Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.

Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.

Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.

Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица — это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.

1. Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.
2. В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.
3. Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.
4. В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.

Самые главные, не терпящие отлагательств

Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.

Но порой без таких задач не обойтись.

Что же уместно расположить в квадранте А?

• Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
• Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
• «Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.

Существенные, но не торопящие

В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».

Срочные, но не приоритетные

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!

Статья в тему:

Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т.д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Что поможет эффективно использовать матрицу

Cоставить матрицу — это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.

Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.

Статья в тему:

Как это работает на практике?

«Хозяин времени» — так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.

Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.

Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.

На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.

Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.

Школа Юрия Окунева

Приветствую всех читателей и подписчиков! С вами Юрий Окунев.

Вы задумывались над тем, насколько грамотно планируете и расходуете время? Знакомо ли чувство, что вы тратите дни, недели, а то и месяцы зря?

Если да, то матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — это обязательная для вас тема к изучению. Без нее вы так и будете распыляться на всякие мелочи, забывая про действительно важные дела.

Если же вы пока не сталкивались с проблемой тайм-менеджмента, то матрица вам все равно необходима, ведь она поможет стать еще успешнее.

Матрица была разработана 34-м президентом США, Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.

Поскольку пост главы государства предполагал неимоверное количество ежедневных задач, политик решил создать универсальную схему, которая бы помогала ему классифицировать и сортировать их.

Суть метода заключается в анализе текущих дел, задач и определении, какие из них являются наиболее значимыми и срочными. Проблематика заключается в том, что мы далеко не всегда можем верно определить, что для нашей жизни, бизнеса является действительно важным. Только научившись высокоэффективному планированию, мы встанем на путь успеха, самореализации и гармонии.

Оси и квадранты

Матрица образована двумя осями. Вертикальная означает важность, а горизонтальная — срочность задачи. В итоге, выделяется четыре квадранта.

• Верхний правый. Дела срочные и важные.

Задачи сюда попадают в том случае, если произошло что-то непредвиденное, и приходится разбираться с внезапно возникшими делами. Либо по причине неграмотного тайм-менеджмента, когда нерешенные вовремя задачи переходят из статуса «важно, но не срочно», в статус «дальше тянуть уже нельзя». Исключение составляют вопросы здоровья и безопасности, которые всегда должны быть приоритетными.

Ключевой принцип матрицы заключается в том, что необходимо сделать все возможное, чтобы в данном квадранте вообще не было никаких записей. Это будет свидетельствовать о том, что все или практически все находится у вас под контролем. Только в этом случае можно говорить о выдающихся деловых качествах, умении грамотно распределять время и расставлять приоритеты.

• Верхний левый. Дела не очень срочные, но важные.

Это основной сектор. В нем должны находиться самые значимые для вас и/или вашей компании вопросы. Делая акцент на данном квадранте, вы будете уверенно двигаться к мечте, жить насыщенной событиями и свершениями жизнью.

Затягивая с решением вопросов верхнего левого квадранта, вы вскоре заметите, что список задач из него плавно переползает в предыдущий верхний левый сектор. То есть начинается аврал. Чтобы этого не случалось, нужно уметь делегировать решение вопросов другим людям!

Сюда включать значимые повседневные задачи, которые помогут избежать проблем в будущем. Например, это маркетинговое планирование, ребрендинг, кадровые и финансовые вопросы, а также спорт и забота о здоровье, помощь близким, установка сигнализации в квартире, страхование имущества и пр.

• Нижний правый. Дела срочные, но не слишком важные.

В него попадают вопросы, отвлекающие нас своей срочностью от значительно более важных занятий. Например, необходимость помочь родственнику посадить картошку, просьба друга забрать его из аэропорта, ремонт бытовой техники, День рождения далеко не самого близкого и преданного товарища и т.д.

Распыляясь на все это, вы начинаете меньше внимания и времени уделять вопросам из предыдущих квадрантов. В итоге, страдают ваши интересы, потребности и стремления. Более того, высока вероятность того, что вы начнете переставлять дела из этого сектора в сектор «срочно и важно». Вот почему необходимо со всей скрупулезностью подходить к расстановке приоритетов.

• Нижний правый. Дела несрочные и неважные.

В повседневной жизни любого человека таких дел очень много. Словно болото, они засасывают вас целиком и полностью.

К данной категории можно отнести различные бытовые дела, приятные для души занятия, мелкие организационные вопросы, которыми без ущерба для себя/компании можно заняться тогда, когда вы действительно свободны. Звонок приятелю, переписка в соцсетях, поиск туров для следующего отпуска, походы в салон красоты, замена пары картинок на сайте — на все это вы тратите свое внимание, силы, время и т.д.

Все задачи, попавшие в этот квадрант должны выполняться только после того, как будут решены вопросы из всех других секторов.

Примечательно, что матрица активно использовалась и известным американским специалистом по высокоэффективному планированию, Стивеном Кови. Взяв за основу схему экс-президента, он дополнил ее собственными размышлениями, пояснениями и советами. В частности, первый сектор он назвал кризисным, второй — квадратом качества, третий — преддверием кризиса, а четвертый — деградацией.

С одной стороны матрица приоритетов предельно логична, понятна и проста. Но стоит приступить к классификации задач, как сразу же возникнут проблемы. Как понять, что просто важно, а что критически значимо? Что нужно сделать прямо сейчас, а что подождет? Поможет в этом следующая методика.

«Декартовы координаты»

Она называется так потому, что в ее основе лежит все так же система пересекающихся осей, которую в свое время создал известный математик Рене Декарт. Матрица Эйзенхауэра и картезианские квадраты имеют одинаковый внешний вид, однако содержание отличается. За каждым квадрантом закреплен вопрос.

• Верхний левый сектор. Что я выиграю, если я это не сделаю?
• Верхний правый сектор. Что я выиграю, если сделаю это?
• Нижний левый сектор. Что я потеряю, если не сделаю это?
• Нижний правый сектор. Что я потеряю, если сделаю это?

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Думаю, нет необходимости обсуждать необходимость использования методы для расставления приоритетов между деловыми и бытовыми задачами. «А может ли она пригодиться еще где-нибудь?» — спросите вы. Отвечаю — да, она будет полезна везде, где нужно что-то упорядочить. К примеру:

Найти врача для брата — срочно и важно. Помириться с супругом — не срочно, но важно. Купить подарок на именины троюродной тете — срочно, но не важно. Отправить подруге в соцсети ссылку на веселое видео — совершенно не срочно и неважно.

• Уборка в шкафах, кладовых дома.

В первом квадранте могут быть вещи, которые очень вам нужны и могут понадобиться буквально завтра. Во втором — те, которые очень нужны, но не прямо сейчас. В третьем — те, которые понадобятся в ближайшее время, но потом их можно будет убрать подальше. В четвертом — то, что можно отложить до следующего сезона/отдать нуждающимся людям.

• Забота о здоровье.

Вы хотите побороть зловредную хроническую болячку, восстановиться после операции? Или, быть может, требуется просто улучшить общее самочувствие и привести в порядок тело? Для этого нужно уделить внимание большому количеству вещей — питанию, тренировкам, отдыху, профилактическим и лекарственным средствам, физиотерапии и пр. Причем, далеко не все методики можно и нужно сочетать.

Распределите задачи по квадрантам, чтобы составить грамотную стратегию оздоровления и наметить точный план действий.

**
Как и всегда, желаю вам успехов в борьбе за цели и счастливую успешную жизнь. Еще больше интересной и на 300% полезной информации вы найдете в моем . Вас ждут уникальные авторские разработки, глубинная теоретическая информация и большое количество практических (!) отработок.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .

На этом все. До новых публикаций. Оформляйте подписку на новости, чтобы не упустить ничего важного. С уважением, ваш Юрий Окунев.

Матрица Эйзенхауэра — инструмент расстановки приоритетов

Механизмы управления временем разнообразны, и начинать стоит, прежде всего, с расстановки приоритетности задач, в чём вам поможет матрица Эйзенхауэра. Это схема и одновременно методика тайм-менеджмента, нашедшая своё применение во многих отраслях: от управления проектами до психологического консультирования. Она достаточно проста, при этом основана на достаточно серьёзных научных и практических разработках.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре зоны, в каждой из которых представлены ваши дела определённой степени значимости. Двигаясь по ней, мы можем понять с чего стоит начать, а что можно отложить на время.

Сектор А – верхний правый. Дела важные и срочные. Здесь находятся такие обязанности, которые нужно выполнить прямо сейчас или как можно скорее. Они определяют решение наиболее критичных организационных и управленческих ситуаций, от разрешения которых зависит успех и стабильность того или иного направления деятельности. Сюда входят срочные встречи и срочные звонки, решение противоречий и конфликтов и тому подобное. Данный блок не должен быть пустым.

Сектор B. Дела важные, но не слишком срочные. Это те дела, которые могут стать срочными, если вы не разберётесь с ними в ближайшем будущем. Именно на данной стадии должно решаться большинство проблем: вы можете контролировать их состояние в вашем привычном темпе. Здесь находится планирование, подготовка к запуску новых проектов, тимбилдинг, обучение.

Сектор C. Левая верхняя зона положения дел не важных, но срочных при этом. Специфическая категория задач, которых не избежать, однако, на их решение вам лично не стоит тратить своё время. Выполнение этих пунктов никак не двигает вас к цели, но необходимо по иным причинам, не имеющим отношения собственно к работе. Сюда относятся, к примеру, дни рождения или непрошенные гости. Не позволяйте этому сектору переполняться.

Сектор D. Дела не важные и не срочные. Вся бессмысленная чепуха, которая просто отнимает ваше время. Не тратьте время впустую, но не забывайте планировать качественный отдых.

Если говорить о том, где используется матрица Эйзенхауэра, пример можно обнаружить практически в любом успешном бизнесе. В качестве наглядного кейса можно обратиться к общей структуре деятельности успешного HR.

Сектор А. Набор новых сотрудников.
Сектор B. Обновление каналов поиска, планирование тактики и стратегии.
Сектор C. Например, обработка входящих звонков, предшествующих записи на собеседование, и вообще все задачи, которые можно делегировать.
Сектор D. Всё остальное.

Иметь власть над собственным временем для многих – непозволительная роскошь, но чаще всего это действительно необходимо, если вы настроены повысить свою эффективность, высвобождая всё новые часы и минуты для наиболее полезных дел. Успешный менеджер постепенно перестаёт перегружать себя, находя способы реализации максимального потенциала возможностей в предельно сжатые сроки.

Окна эйзенхауэра. Что такое матрица эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — один из методов для определения приоритетов дел дня . Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри ​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено. Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Речь про матрицу Эйзенхауэра, которую придумал американский президент.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными.

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

Как разделить срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в жизни.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра или просто «Матрица приоритетов» – помогает вам решать задачи и определять их приоритетность по срочности и важности , выделяя менее срочные и важные дела, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

1. Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
2. Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
3. Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел , теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными . Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий . Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка , боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

Квадрант 2: решить, когда сделать

Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям .

Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию . Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.

В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.

Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно . Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи .

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

Квадрант 4: устранить

Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта 4. Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.

Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2.

Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы .

Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов, чтобы провести большую часть своего времени в секторе 2, и при этом иметь достаточно времени в секторе 4.

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность . Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

1. Было ли это срочно для меня?
2. Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра

После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям, проведите хронометраж дня . Узнайте, на что тратится ваше время. Довольны ли вы своим балансом квадрата?

Если вы проводите много времени в первой четверти , уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
• Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
• Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.

Если вы проводите время в третьей четверти , делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

• Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
• Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
• Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
• Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в четвёртой четверти , вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

• Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
• Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
• Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

1. Помещение дел в список освобождает ваш разум . Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. Попробуйте попрактиковать метод Альпы .
2. Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
3. Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач . Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
4. Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас . Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
5. Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать , даже из-за супер контроля над вашими задачами.

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра — Результативный руководитель

Что это? Поскольку тридцать четвертый президент Соединенных Штатов  Дуайт Эйзенхауэр, как и любой руководитель, был очень занятым человеком, он разработал свою собственную методику выставления приоритетов в процессе выполнения каких-либо дел. Он создал так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет человеку сконцентрироваться на наиболее важных делах, при этом игнорируя незначительные задачи, которые не несут пользы. Матрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность. В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения. Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность. В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным. Для того чтобы понять всю суть такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, стоит рассмотреть каждый из квадрантов более подробно. В противном случае результативность ее использования будет сведена к нулю. Матрица приоритетов Эйзенхауэра Квадрант А: важные и срочные дела Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно. По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших. К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие: Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей; Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью; Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели. В качестве примеров таких дел можно привести такие: Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи; Внеплановый визит к доктору; Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту; Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания; Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы. Стоит отметить, что дела из квадранта «А» следует обязательно делегировать в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии. Квадрант В: важные и несрочные дела Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха. Поскольку задачи в квадранте «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А».  В качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие: Разработка плана нового проекта; Анализ имеющихся результатов; Превентивные действия; Развитие сотрудников; Налаживание контактов и отношений; Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов. Квадрант С: неважные и срочные дела Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно. Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами. К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро. В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям. Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела. В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела: Незапланированные срочные встречи; Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания; Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности; Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели. Квадрант D: неважные и несрочные дела Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться. Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете. В сектор «D» можно смело относить такие задачи: Поглотители времени; Бесполезные телефонные разговоры; Активность развлекательного характера. В каких ситуациях используется? Когда много дел, и вы не успеваете выполнить все Для чего инструмент? Для расстановки приоритетов Что в результате?  Распределение дел, выделение главных задач, задач для делегирования Пример Практическое задание 1) Воспользуйтесь списком дел из ToDo-list из предыдущего задания (если не можете, то задачами, выделенными в SWOT-анализе). 2) распределите дела по матрице Эйзенхауэра, в каждом квадранте должно быть примерно одинаковое число дел. (бланк есть в  СР или можно скачать внизу странички) 3) оцените сбалансированность матрицы:          посчитайте число задач в верхней части матрицы (важное А+В) и в нижней  (неважное C+D).          Если  (важное А+В) > (неважное C+D) — вы не смогли выделить главное, и часть задач необходимо перенести в раздел неважное.         Если  (важное А+В) < (неважное C+D) — вы сконцентрировались на ограниченном числе задач, и часть задач необходимо перенести в раздел важное.         посчитайте число задач в левой части матрицы (срочное А+C) и в правой  (несрочное B+D).          Если  (срочное А+C) > (несрочное B+D) — вы перегружены срочными делами, и часть задач необходимо перенести по срокам.         Если  (срочное А+C) < (несрочное B+D) — вы можете часть задач перенести в срочные. 4) если есть перекос, исправьте 5) выделите дела для себя (Я) 6) выделите дела, которые можно поручить (П) 7) выделите дела, которые можно отложить (О) Дополнительно Бланк есть для ежедневного использования можно скачать внизу странички Updating… Семенов Михаил, 26 дек. 2016 г., 01:19

Тайм-менеджмент для разработчика: «Матрица Эйзенхауэра» | by Java Mentor

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр жил такой продуктивной жизнью, которую вы не можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов. За время своего пребывания в должности он начал программы, которые привели к развитию системы автостоянок в Соединенных Штатах, запуску Интернета (DARPA), исследованию космоса (НАСА) и закону о мирном использовании альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии).

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только на несколько недель или месяцев, но и на протяжении десятилетий. И по этой причине неудивительно, что его методы управления временем, управления задачами и производительностью были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Матрица Эйзенхауэра», и это простой инструмент принятия решений, который вы можете использовать прямо сейчас.

Используя матрицу решений ниже, вы будете отделять свои действия на основе четырех возможностей.

1.Срочно и важно (задачи, которые вы будете делать немедленно).

2.Важно, но не срочно (задачи, которые вы планируете сделать позже).

3.Срочно, но не важно (задачи, которые вы делегируете кому-то другому).

4.Ни срочные, ни важные (задачи, которые вы устраните).

Вот пример того, как может выглядит такая матрица:

Самое замечательное в этой матрице то, что ее можно использовать для широкого планирования («Как я должен проводить свое время каждую неделю?»). И для небольших ежедневных планов («Что мне делать сегодня?»).

Самый быстрый способ добиться чего-то — полностью устранить эту задачу. Это не повод для лени, а скорее предложение заставить себя принимать жесткие решения и удалять любую задачу, которая не приведет вас к вашей миссии, вашим ценностям и вашим целям.

Слишком часто мы используем производительность, управление временем и оптимизацию как предлог, чтобы избежать сложного вопроса: «Нужно ли мне действительно делать это?» Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто нужно быть немного более эффективным, чем терпеть боль, устраняя задачу, которую вам удобно делать, но это не самое лучшее использование вашего времени.

Одно последнее замечание: вам может быть трудно устранить действия, связанные с потерей времени, если вы не уверены, зачем вы работаете или что-то делаете. Есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь этот процесс, лежащий в основе метода Эйзенхауэра:

1.Для чего я работаю?

2.Каковы основные ценности, которые ведут мою жизнь?

Ответы на эти вопросы помогают прояснить категории для определенных задач в вашей жизни. Принять решение о том, какие задачи выполнять, а какие нет становится намного проще, когда вы понимаете, что важно для вас, а что нет.

#motivation_jm

Как расставить приоритеты для задач с помощью матричной системы производительности Эйзенхауэра

Приложения списка дел — все гнев в эти дни. Наука доказала, что списки действительно стимулируют производительность, и вы можете еще больше повысить производительность, используя такие приемы, как обнародование списка дел. Некоторые люди даже используют свои почтовые ящики в качестве списков дел.

Но что, если вы попробовали все это, и ничего из этого не работает?

К счастью для вас, альтернативные методы производительности

существовать. И если вы обнаружите, что регулярные списки дел слишком хлопотны или слишком громоздки, то мы рекомендуем попробовать старый, но эффективный метод, называемый Матрица Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра представляет собой решетку 2 × 2. Верхний ряд предназначен для задач, которые «важны», в то время как нижний ряд предназначен для задач, которые «не важны». В то же время левый столбец предназначен для «срочных» задач, а правый ряд — для задач, которые «Не срочно». Вот как это выглядит:

Для большинства людей термины «Важное» и «Срочное» являются синонимами, поэтому давайте на минутку определим разницу между ними:

• Важный — Задачи, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей и ценностей, будь то личные, профессиональные и т. Д. Важность — все о релевантности. Один из способов решить, важна ли задача, состоит в том, чтобы спросить себя: «Могу ли я по-прежнему достигать своих целей и оставаться верным своим ценностям, если я пропущу эту задачу?»
• неотложный — Задачи, которые нужно решить до конца дня. Если у вашего графика больше возможностей, вы можете предпочесть к концу недели. В любом случае, срочность все время. Один из способов решить, является ли задача срочной, состоит в том, чтобы спросить себя: «Когда крайний срок для этой задачи?»

Прежде чем вы сможете решить, важна ли задача или нет, вам необходимо знать свои собственные цели и ценности. Для многих карьерный рост является долгосрочной целью, поэтому задачи, непосредственно связанные с этим, важны. Или, если вы больше всего цените семью, то возвращение домой вовремя может быть важным.

Но как задача может быть срочной, но не важной? Помните, что срочность — это только время. Подумайте о крайнем сроке. Предположим, сегодня Международный день кофе, а в местной кофейне бесплатно раздают кофе. Если вы не воспользуетесь этим сегодня, возможность будет потеряна, но бесплатный кофе не имеет отношения к вашим долгосрочным целям или ценностям. Это срочно, но не важно.

Используя эти определения, становится легче описать виды задач, которые принадлежат каждому из четырех блоков. Мы можем даже думать о матрице следующим образом:

Зачем использовать матрицу Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это просто способ расставьте приоритеты в ваших задачах.

Списки дел отлично отслеживают, что вам нужно сделать, но не всегда легко определить, какие задачи имеют более высокий приоритет. Лично я никогда не использовал функцию «Приоритет» в любом приложении списка дел, потому что я всегда заканчивал тем, что отмечал все как «Высокий приоритет» — и когда все имеет высокий приоритет, ничто не является.

Кроме того, когда вы смотрите на список дел и видите 30 сложенных задач, как вы решаете, какую задачу решать? «Начните с самого простого», — говорят некоторые. «Нет, начни с самого сложного», — говорят другие. Но что легко, а что сложно? Это никогда не черно-белое. Часто я терял 10, 15 или даже 30 минут, пытаясь выбрать свою задачу!

Так много задач. Где я могу начать?

Вот почему светится матрица Эйзенхауэра. В отличие от одного списка дел, матрица имеет приоритеты. Он говорит вам, с какой задачей справиться дальше. Это уменьшает когнитивную нагрузку, потому что действительно имеют значение только поля «Сейчас» и «Позже». И если вы когда-нибудь испытываете нехватку времени, это поможет вам увидеть, какие задачи вы можете пропустить.

Кроме того, матрица имеет два других незначительных преимущества. Во-первых, это заставляет вас быть более внимательным к каждой задаче. Вместо того, чтобы бросать все в одну большую грязную кучу дел, вы активно решаете, стоят ли задачи вашего времени впереди, сохраняя ваш фактический список дел тесным. Во-вторых, он постоянно напоминает вам о ваших целях и ценностях.

Единственная проблема в том, что матрица Эйзенхауэра поначалу может быть немного хитрой. В частности, новые пользователи, как правило, получают путаницу от делегатов и тривиальных блоков. Существует кривая обучения, поэтому давайте рассмотрим практический пример того, как настроить матрицу, организовать задачи и пройти один день.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Несмотря на то, что матрица Эйзенхауэра концептуально представляет собой квадрат из четырех блоков, вы можете практически использовать ее как четыре отдельных списка дел: список «Сейчас», список «Делегат», список «Позже» и «Тривиальный список». Два срочных списка находятся перед несрочными списками.

Я нахожу, что Трелло великолепен для этого. Создайте доску для каждой сферы вашей жизни (например, личную, профессиональную, церковную, хобби) и составьте эти четыре списка в каждой из досок. Или, если у вас мало что происходит, вы можете использовать одну доску для всех задач. Тебе решать. Не любишь Трелло? Рассмотрим эти альтернативные инструменты Канбан

,

Как только ваши списки будут готовы, вы можете начать добавлять задачи:

Допустим, вы традиционный офисный работник, который хочет использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы стать более продуктивным на работе. Это будет сценарий, который движет остальной частью этого примера, но должно быть легко применить эти понятия иначе.

Что у тебя на тарелке на сегодня? Первое, что приходит на ум: электронная почта. Давайте создадим задачу для достижения нулевого входного почтового ящика, которая является срочной (электронная почта должна очищаться ежедневно) и важной (мы говорим о связанных с работой электронных письмах здесь):

Сегодня у вас в офисе День кренделя, и вам нужен бесплатный крендель с работами. Это может быть срочно, но это не важно:

Ваш начальник напоминает вам, что отчет по документации для последнего проекта вашей команды должен быть представлен к 16:00, что является срочным и важным:

Он также напоминает вам, что бюджетный запрос вашей команды на ваш следующий проект должен быть отправлен к концу дня в пятницу. Это важно, но не срочно:

Офис-менеджер приходит к вам и говорит, что запасы бумаги и чернил заканчиваются. Вы должны разместить заказ как можно скорее, но это не имеет большого отношения к вашим целям или ценностям:

Сейчас начало лета (в этом сценарии), и офис становится слишком душным в сезон дождей. Производительность каждого взлетела бы с хорошим осушителем, не говоря уже о всех других преимуществах снижения влажности

,

Вы делаете примечание, чтобы поднять это, но это не срочно и не важно:

И так далее. Встречи начинаются, планирование должно быть выполнено, вы помните, что вы хотите сделать, и т. Д. В конце концов, ваша матрица (то есть списки) заполнится, и лучшая часть в том, что она намного менее пугающая, чем один основной список задач:

Всякий раз, когда вы свободны для другой задачи, просто начните слева и двигайтесь вправо. Вы должны разобраться со всем в списках «Сейчас» и «Делегат», прежде чем заняться несрочными списками.

Если вы можете делегировать, сначала займитесь списком делегатов и разгрузите столько задач, сколько сможете. Затем просмотрите список «Сейчас». Как только вы пройдете через список «Сейчас», считайте свой день успешным. Теперь вы можете получить преимущество в списке Поздней или закончить день раньше.

Если вы не можете делегировать, начните со списка Сейчас. Если вы просматриваете список «Сейчас» и у вас есть больше времени, у вас есть выбор: рассматривать список делегатов как список «Сейчас», получить преимущество в списке «Позже» или закончить день раньше. На практике вы, вероятно, захотите чередовать задачи «Делегировать» и «Позже».

В конце дня просмотрите список делегатов и сбросьте все задания, сроки которых истекли. Оставьте те, которые вы все еще можете сделать. Сохрани их на завтра.

В начале следующего дня просмотрите список «Позднее» и решите, какие задачи сейчас являются срочными. Переместите их в список «Сейчас». Сделайте то же самое для тривиального списка, за исключением того, что перенесите эти задачи в список делегатов. Добавьте любые новые задачи, которые возникают в течение дня. Промыть и повторить.

Когда списки дел не работают для вас

Обратите внимание, что вы можете изменить Матрицу Эйзенхауэра так, как хотите. Например, вместо того, чтобы использовать его в качестве целого дня, вы можете отсортировать свою электронную почту с помощью собственной матрицы

, Вся концепция срочности / важности может оказаться полезной во всех случаях, помимо работы и электронной почты.

Многие люди нашли большой успех с Матрицей Эйзенхауэра. Но если вы достигли этой точки и не думаете, что это поможет, это нормально. Продолжайте искать метод, который работает для вас. Когда все сказано и сделано, единственный метод производительности, который имеет значение

это тот, который вы на самом деле используете.

Считаете ли вы Матрицу Эйзенхауэра полезным? Если нет, какую технику продуктивности вы используете, чтобы оставаться организованным и опережать? Поделитесь с нами в комментариях ниже!

Кредит Фотографии: Эми Бык через Shutterstock.com

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

• Квадрант А: важное и срочное.
• Квадрант B: важное, но не срочное.
• Квадрант C: неважное, но срочное.
• Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

• Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
• Доработка задач с просроченным дедлайном.
• Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

• Разработка маркетинговой стратегии.
• Анализ финансовых показателей.
• Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

• Проверка почты и мессенджеров.
• Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
• Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

• Скроллинг ленты в соцсетях.
• Компьютерные игры.
• Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

• Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
• Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
• Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Что нас ждет в будущем: 7 прогнозов от футуролога

Выпуск о том, что будет через 30 лет.

Как развивать продукт с помощью данных

Советы от экспертов из Jooble — продакт-менеджера Андрея Хлякина и аналитика Дмитрия Апенко.

Big Oil: как зарождались крупнейшие нефтяные компании

Анализируем success story торговцев черным золотом.

Матрица Эйзенхауэра

| Структура приоритизации

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это структура производительности, приоритезации и управления временем, разработанная, чтобы помочь вам определить приоритеты для списка задач или пунктов повестки дня, сначала классифицируя эти пункты в соответствии с их срочностью и важностью.

Этот подход, также называемый матрицей решений Эйзенхауэра, ящиком Эйзенхауэра или матрицей срочно-важных, состоит из рисования квадрата с четырьмя прямоугольниками с осью X, обозначенной как Срочно и Не срочно, и осью Y, обозначенной как Важное и Неважное.Затем сгруппируйте элементы в своем списке в одно из четырех полей, при этом поле «Срочно и важно» в верхнем левом углу требует немедленных действий.

Какова история матрицы Эйзенхауэра?

Президент Дуайт Эйзенхауэр сам разработал концепцию того, что позже будет называться Матрицей Эйзенхауэра, чтобы помочь ему расставить приоритеты и решить многие важные проблемы, с которыми он столкнулся в качестве генерала армии США, а затем в качестве верховного главнокомандующего силами НАТО. и, в конце концов, как президент Соединенных Штатов.

Десятилетия спустя автор Стивен Кови популяризировал концепцию Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В результате работы Кови матрица Эйзенхауэра стала широко используемой структурой управления временем и принятия решений в бизнесе.

Ниже приведен образец коробки Эйзенхауэра из другой книги Кови, «Первые дела прежде всего».

Матрица Эйзенхауэра Шаблон: Пример матрицы Эйзенхауэра

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

После того, как вы нарисовали свою матрицу Эйзенхауэра, у вас будет четыре пустых поля, два на два.Это позволит вам разделить ваши задачи на одно из четырех возможных описаний:

Квадрант 1 (вверху слева): срочно и важно

Квадрант 2 (вверху справа): важно, но не срочно

Квадрант 3 (внизу слева): не важно, но срочно

Квадрант 4 (внизу справа): ни важно, ни срочно

По словам эксперта по производительности Джеймса Клира, вы можете понять элементы в каждом из четырех квадранты с этой простой структурой: делай, решай, делегируй и не делай (или удаляй).

Выполните задачи в квадранте 1.

Это элементы, которые одновременно являются срочными и важными, и поэтому они требуют немедленных действий.

Пункты этого квадранта обычно включают кризисные ситуации и проблемы со сроками. Одним из примеров, как объясняет Кови в приведенном выше примере «Матрицы Эйзенхауэра», может быть пожар на вашей кухне.

Решите, когда решать задачи в квадранте 2.

Это важные вопросы, но они не являются срочными и поэтому не требуют немедленных действий.Так что это те элементы, над которыми вы просто хотите запланировать работу на какое-то время в будущем.

Пункты квадранта 2 обычно представляют собой задачи или проекты, которые могут помочь вам лично или профессионально или помочь вашему бизнесу в достижении долгосрочной цели.

Делегируйте задачи в квадранте 3.

Это срочные вопросы, которые всплывают и требуют немедленного внимания. Но поскольку они не важны, для них не обязательно требуется ваше время , и поэтому они могут быть назначены кому-то другому.

Примерами таких элементов могут быть запросы о помощи от коллег или электронные письма с пометкой «срочно». Если содержание этих прерываний не доходит до вашего уровня важности, делегируйте их другим.

Удалите элементы в квадранте 4.

Эти элементы в вашей матрице Эйзенхауэра не являются важными или срочными, поэтому в большинстве случаев вы можете просто удалить их из своего списка.

Квадрант 4: прокрутка через Facebook, проверка Twitter или игры.Эти задачи можно выполнять, если у вас есть время или вам нужен перерыв от более важных и / или более срочных дел, но они не должны вытеснять их в вашем списке приоритетов.

Попробуйте сами матрицу Эйзенхауэра

Как сказал Эйзенхауэр во время своего первого президентского срока: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные [проблемы] не важны, а важные никогда не бывают срочными ». Изучение того, как просматривать как свои списки дел, так и список долгосрочных целей через эту призму, поможет вам более стратегически и эффективно расставить приоритеты для ваших дней, недель и более длительных временных рамок.

Если у вас постоянно растущий список целей и задач, и вы еще не нашли схему приоритезации, которая поможет вам определить, какие вопросы следует решать в первую очередь, начертание матрицы Эйзенхауэра — хорошее место для начала.

Хотите узнать больше о приоритезации? Посмотрите следующий веб-семинар.

Матрица Эйзенхауэра: определение, руководство и примеры

Почему все, что вы знаете о производительности, неверно

Ситуация, описанная выше, также известна как эффект простой срочности, который говорит о том, что мы склонны выполнять задачи с более короткими сроками и меньшие окна завершения.Почему? Просто потому, что им нужно как можно скорее лечь в постель. Мы выбираем их среди менее срочных задач, даже если они менее срочные более важны и приносят больше награды.

Это заставляет нас зацикливаться на продолжительности задачи, а не на долгосрочной выгоде. И когда эта проблема возникает в управлении проектами, никакие важные долгосрочные вопросы не могут выйти на первый план. Мы пренебрегаем ими до последней минуты. Как только приходит их очередь, они внезапно становятся срочными и не вызывают ничего, кроме стресса и ненужных сверхурочных.

Рори Ваден, автор и специалист по стратегии самодисциплины, утверждает, что списки дел и методы управления временем слишком сильно сосредоточены на эффективности. Большинство методов повышения производительности нацелены на то, чтобы сделать вас быстрее, выбирая более прибыльный результат. Но они просто дают вам больше времени для принятия более краткосрочных решений. Чтобы помочь вам справиться с этой проблемой и научить вас новому способу решения проблем, мы хотим познакомить вас с Матрицей Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта стратегия проистекает из цитаты Дуайта Д.Эйзенхауэр:

‍ «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Проще говоря, матрица Эйзенхауэра — это руководство для эффективного принятия решений. Его великолепие заключается в том, чтобы научиться различать, какие задачи важны, а какие срочны. Как сказал Вейдер, сосредоточьтесь на следующем: « Что я могу сделать сегодня, чтобы облегчить себе завтра? ”

Матрица позволяет строить долгосрочные стратегические планы.Вы узнаете, как сосредоточиться на более широкой картине, а не на задачах, которые кажутся срочными, но не имеют общей выгоды для проекта.

Примите свою слабость

Прежде чем разрушить Матрицу Эйзенхауэра, мы чувствуем необходимость подчеркнуть:

Не будьте слишком строги к себе.

Как и любой новый метод повышения продуктивности, который вы хотите применить, совершенствование матрицы Эйзенхауэра потребует много проб и ошибок. Найдите способ облегчить первые несколько недель или месяцев.Загрузите материалы ресурсов, получите сводные журналы или положитесь на приложение расписания, такое как Clockify (как в автономном, так и в онлайн-режиме), чтобы отслеживать свой прогресс.

Если вы управляете командой, планируйте задачи и сроки с членами вашей команды с помощью Instagantt, чтобы быть уверенным, что все находятся на одном уровне, когда дело доходит до приоритетов.

Используйте любой инструмент, который есть в вашем распоряжении, чтобы сделать переход как можно более плавным. Все мы учимся по-разному, и адаптация к новому рабочему процессу ничем не отличается от изучения нового языка.Даже хваленый метод Agile требует более года или двух для правильной реализации.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Как резюмирует Джон Грин из популярного канала Youtube братья Vlog :

«Производительность не обязательно должна быть связана с работой или максимизацией производительности или чем-то еще. Есть много способов быть продуктивными. Для меня продуктивность в основном заключается в осознании того, что время — это то, что у нас есть ».

Перестаньте думать о скорости и начните думать о цели.Чтобы начать делать действительно более разумный и осознанный выбор, когда дело доходит до проектных задач, вам нужно знать разницу между важным и срочным.

Важное. Один из способов отличить важные задачи от второстепенных — спросить: «Пострадает ли проект, если эта задача не будет выполнена?» Важные задачи — это задачи с долгосрочными последствиями или результатами. Если работа других зависит от ее завершения или имеет большое влияние на проект, задачу нельзя пропускать.

Срочность — срочность фокусируется на времени и эффективности. Это задачи с четкими сроками. Будет ли что-то срочным или нет, будет зависеть от различных обстоятельств (в зависимости от того, что влечет за собой проект). Однако имейте в виду, что гибкость вашего расписания и цели проекта также играют роль.

После того, как вы определите разницу между срочностью и важностью, вторым шагом будет сортировка ваших задач по четырем группам в соответствии со следующим:

• ВАЖНО и СРОЧНО (НЕОБХОДИМО)
  Зеленый проиллюстрировал это на простом примере вашего дома в огне.Это то, что вам НЕОБХОДИМО сделать прямо сейчас. Говоря менее катастрофически, эти задачи обычно остаются теми, которые мы оставляем до последней минуты или возникают из-за непредвиденных обстоятельств.
  ‍
  
• ВАЖНО, но НЕ СРОЧНО (РЕШИТЬ)
  Еще один простой пример — долгосрочные личные и профессиональные цели, такие как карьерный рост, написание книги или физические упражнения (если нет серьезных проблем со здоровьем, в в этом случае это срочно). Общее правило для этой группы — планировать время для работы над этими задачами.Если откладывать их, они просто поднимутся до тех пор, пока они не станут срочными или никогда не решатся.
  ‍
  
• НЕВАЖНОЕ, но СРОЧНОЕ (ДЕЛЕГАТ)
  Это могут быть небольшие, второстепенные, повседневные задачи, такие как покупка продуктов, оплата счетов или отправка электронной почты. Вы можете легко делегировать или автоматизировать их. Подумайте о родителях, которые отправляют своих детей в магазин за яйцами и молоком, пока они готовят обед. Или, в нашем случае, например, проведение собрания по обновлению проекта. Если у вас есть более важная работа, назначение кого-то столь же информированного провести встречу поможет в долгосрочной перспективе.
  ‍
  
• НЕВАЖНО и НЕ СРОЧНО (УДАЛИТЬ)
  Действия или задачи, попадающие в эту категорию, обычно отвлекают. Например, изменение дизайна страницы веб-сайта из-за того, что цветовая схема отключена. Это неважно и не срочно, так как не повлияет на удержание клиентов.
  

Для тех из вас, кто относится к визуальным типам, матрица Эйзенхауэра может быть представлена ​​в простой рамке.

Важно помнить, что фильтр «важный / срочный» меняется в зависимости от ваших проектов и целей.Матрица Эйзенхауэра — это рецепт долгосрочного решения проблем и избежания ловушки простой срочности, в которую обязательно попадет каждый проект.

Магия «НЕТ»

Наряду с изучением того, как использовать Матрицу, вам нужно будет освежить свои навыки отказа. Например, если вы генеральный директор растущего стартапа, ваши руки будут полны проектов и задач, связанных с ним. Несколько друзей или знакомых могут связаться с вами через LinkedIn, чтобы познакомить их с некоторыми из ваших новых партнеров или нанять их.

Если мы применим матрицу Эйзенхауэра к этому сценарию, это действие не будет ни важным, ни срочным для вас или вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы говорить им, что вы свяжетесь с ними, часами писать им по электронной почте или разговаривать с ними, вы просто отвечаете «нет». Что ж, лучше вы составите очень вежливое электронное письмо, сообщая им, что пока вы не можете помочь, так как у вас слишком много вещей на вашей тарелке.

Отказ — большая часть процесса фильтрации. Действия, которые попадают в четвертую группу Эйзенхауэра, с наибольшей вероятностью будут отброшены (напр.Удаление нежелательной почты вместо сортировки). И если вы продолжаете переносить задачу в четвертую группу каждую неделю, значит, для начала это не было ни важным, ни срочным.

По мере того, как задачи перемещаются вверх и вниз по лестнице приоритетов, не забывайте держать всех в курсе изменений и того, как они влияют на проект в целом.

Заключение

Матрица Эйзенхауэра после освоения становится мощным инструментом. Это метод, предназначенный для тех, у кого есть цели, которых они никогда не добиваются, потому что в сутках не хватает часов.С помощью Матрицы вы переоцениваете свои приоритеты и, как подчеркивают Грин и Ваден, учитесь сосредотачиваться на том, что важно, а не на фальшивой срочности. Попрощайтесь с тушением пожаров по мере их возникновения и с трудом справляйтесь с проектами. Выдвигая на передний план более широкую картину, Матрица Эйзенхауэра оказывается одним из лучших методов самопомощи для больных проектов и команд.

Автор: Марко Марич:
‍ Марко Марич — маркетолог и блогер.В основном он освещает темы, связанные с бизнесом, маркетингом и производительностью. В настоящее время Марко работает по адресу Clockify — бесплатный инструмент для отслеживания времени.

Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра

«Кто может точно определить для нас разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание неотложному настоящему, а не важному будущему.

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.

В течение двух сроков пребывания на посту президента США он руководил строительством системы автомагистралей между штатами, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт о гражданских правах после окончания Гражданской войны, положил конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэр смог добиться такого количества достижений, которые оказали бы такое длительное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным. В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, The Time Management Matrix, The Бокс Эйзенхауэра, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности). Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять в вашей жизни траты времени и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы …

• Вы весь день бегаете по тушению пожаров (образно говоря)

• Вы заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

• У вас есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения

• Трудно делегировать и / или сказать нет

• Хочу быть президентом Соединенных Штатов (эй, это сработало для Эйзенхауэра)

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности, также известный как Почему мы не умеем расставлять приоритеты

Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, зависящим от времени, а не к менее срочным , даже если менее срочная задача предлагает больше вознаграждения .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком по сравнению с задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые позволяют вам сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выбрали важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Вот где появляется матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — срочность против важности

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице «срочное / важное». Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:

• Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению

• Несрочные и важные задачи / проекты, которые необходимо запланировать ваш календарь

• Срочные и неважные задачи / проекты, подлежащие передаче кому-то другому

• Несрочные и несущественные задачи / проекты, подлежащие удалению

В реальном мире различие между срочными и несрочными, «важно / не важно» гораздо мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как Стивен Кови разбирает это:

Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже приводится подробный обзор каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрого реагирования.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете, пока не столкнетесь с приближающимся крайним сроком. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.

Например:

• Покрытие проекта для больного коллеги

• Стоянки на шоссе

• Раковины протекают и заливают вашу кухню двумя футами воды

• Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой

• Последний срок назначен вам

Задачи квадранта 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то неподвластное вашему контролю. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленными сроками, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в Квадранте 4.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Несрочные, но важные задачи — это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

• Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

• Регулярные работы по дому или проекты технического обслуживания

• Профессиональные сети и построение личных отношений

• Изучение нового навыка, идущее в ногу с текущими исследованиями в ваше поле, посещение образовательных мероприятий

• Физические упражнения и повседневное здравоохранение

Кови говорит, что Квадрант 2 — лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. Квадрант 2 — это место, где происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.

Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваша машина остановится.

Вы управляете другими людьми?

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

• Ненужные перерывы со стороны коллег

• Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда он срабатывает

• Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях

• Действия по купонам или ограниченное время предлагает

• Некоторые встречи

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи Q3 срочные, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени на этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать возможность своим детям мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли что-нибудь в своей жизни, что можно автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

• Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы

• Объясните другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче

• Сохраните задачи Q3 на периоды, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их в первую очередь утром

• Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником

• Практикуйтесь, говоря нет

Квадрант 4: Несрочные и не важные

Несрочные и не важные задачи — это занятие, отнимающее много времени, которое следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но могут занять много времени.

Примеры:

• Часовой просмотр телевизора

• Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

• Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, вместо ответа на нее

• 76 Чрезмерное количество покупок в Интернете

  Квадрант 4 — это квадрант излишеств и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

  Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до Дня высадки — и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф, когда он находился в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не делаете этого намеренно, то, как вы тратите время простоя, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

  Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является сильным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслаблялись с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подходили к рабочему дню.

  Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день снова проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере того, как неделя продолжалась. Другими словами, умеренное отвлечение было нормально, но привычное отвлечение привело к снижению удовлетворенности работой в целом.

  Копай глубже

  Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи

  Как перебалансировать свои квадранты

  Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

  Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по секторам, задав следующие вопросы:

  1. Это было срочно для меня?

  2. Было ли это важно для меня?

  Помните, что вы выбираете эти критерии только исходя из ваших желаемых результатов, а не чьих-то еще.

  После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

  Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

  • Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план в соответствии с вашими текущими целями и сроками. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большинство ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, подумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

  Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:

  • Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Запланируйте время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.

  Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избежать проблем:

  • Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить, кто тратит больше всего времени, и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению прокрастинации, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

  По мере того, как вы меняете приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.

  Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist

  Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам двумя разными методами: метками или уровнями приоритета.Оба метода описаны ниже.

  Использование ярлыков

  В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

  После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой:

  • Добавьте @ срочно и @important к задачам, которые необходимо выполняются немедленно и лично

  • Добавьте @important к задачам, для которых установлен срок выполнения и которые выполняются лично

  • Добавьте @urgent к задачам, которые можно делегировать или отнести к

  • Не добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить

  Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

  После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:

  • Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important

  • Важно & Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent

  • Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important

  • Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent

  • И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent

  Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтров, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи нужно просто удалить.

  Подсказка Todoist

  Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части навигационного меню для быстрого доступа.

  Использование уровней приоритета

  Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

  • Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

  • Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)

  • Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)

  • Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)

  Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка и затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

  Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

  Задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться вверху каждого ежедневного списка дел в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

  Совет Todoist

  При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

  Работа с каждым квадрантом

  После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.

  Для Q1: Важно и срочно, p1:

  Для Q2: Важно и не срочно, p2:

  Для Q3: Неважно и срочно, p3:

  • Делегируйте столько задач, сколько вы возможный. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

  Q4: Неважно и не срочно, p4:

  ---

  Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, какую из них решать в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?

  Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

  Матрица Эйзенхауэра — экспертное управление программами

  Часто ли вы чувствуете, что находитесь в режиме пожаротушения, имея дело с постоянным потоком неотложных проблем? Или вам кажется, что вы тратите слишком много времени на неправильные задачи, так что, пока вы много делаете, вы на самом деле не делаете ничего действительно значимого? Если любая из этих ситуаций вам знакома, матрица Эйзенхауэра может помочь.

  Кем был Дуайт Эйзенхауэр?

  По всем параметрам Дуайт Эйзенхауэр был очень успешным человеком. Он дважды был президентом США. До этого он был пятизвездным генералом армии США, а во время Второй мировой войны был верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе.

  Как будто этого было недостаточно, он также нашел время, чтобы стать первым верховным главнокомандующим НАТО и какое-то время был президентом Колумбийского университета. Он даже был удостоен звания почетного члена Музея искусств Метрополитен (MoMA) за его усилия по поиску произведений искусства, захваченных нацистами во время Второй мировой войны.

  Вы можете узнать больше об Эйзенхауэре здесь.

  Матрица Эйзенхауэра

  Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для управления временем, который поможет вам работать более продуктивно. Он делает это путем категоризации и определения приоритетов ваших задач или списка дел. Иногда вы также увидите инструмент, называемый ящиком Эйзенхауэра или матрицей решений Эйзенхауэра. Инструмент появился из-за этой цитаты, приписываемой Эйзенхауэру:

  ВАЖНО СРОЧНО, А СРОЧНО ВАЖНО

  Дуайт Д.Эйзенхауэр

  Из этой цитаты была разработана матрица Эйзенхауэра, в которой с помощью инструмента вы делите свои задачи на четыре категории.

  1. Срочно и важно: Вы выполняете эти задачи немедленно.
  2. Важно, но не срочно: вы планируете эти задачи на потом.
  3. Срочно, но не важно: Вы по возможности делегируете эти задачи.
  4. Ни срочно, ни важно: Вы устраняете эти задачи, если это возможно.

  Матрица Эйзенхауэра показана ниже. Использование модели не может быть проще, вы просто помещаете каждую из своих задач в один из четырех квадрантов.

  Давайте рассмотрим несколько примеров задач, которые могут относиться к каждому из разных квадрантов.

  1. Сделай это сегодня

  Это важные и срочные задачи, которые необходимо выполнить немедленно. Вот несколько примеров срочных и важных задач:

  • Заполнение онлайн-налоговой декларации в день, когда она должна быть уплачена.
  • Работа с рассерженным клиентом.
  • Обработка срочного запроса от вашего начальника, который нужно начать сегодня.
  • Написание отчета в сжатые сроки.
  • Демонстрация продукта потенциальному покупателю.

  Поскольку эти задачи одновременно важны и срочны, вам необходимо выполнить их как можно скорее. Один из способов, который может быть полезен, чтобы сосредоточиться на каждой задаче, — это использовать таймер Pomodoro.

  2. График

  Это задачи, которые, хотя и важны, не требуют немедленного выполнения.Вот некоторые примеры важных, но несрочных задач:

  • Развитие вашей сети.
  • Обновление стратегии организации.
  • Изучение конкурентов.
  • Выполнение плановых проектных работ.
  • Заполнение опроса об удовлетворенности сотрудников.
  • Продолжайте свое профессиональное развитие.

  Вы хотите запланировать эти задачи в своем календаре, чтобы их можно было выполнить позже, чтобы не забыть их.

  3.Делегат

  Это неважные задачи, которые необходимо выполнять немедленно. Вот некоторые примеры этих задач:

  • Бронирование авиабилетов и отелей.
  • Заполнение онлайн-налоговой декларации заблаговременно.
  • Оплата счетов.
  • Встречи без повестки дня или желаемого результата.
  • Письма с низким приоритетом.
  • По дому.

  Вы должны попытаться делегировать как можно больше этих задач, поскольку, хотя они и должны быть выполнены, они не продвигают вас к вашим целям (или организацию к ее целям).

  Некоторым людям сложно понять этот квадрант, например, они могут утверждать, что бронирование рейса важно и срочно, потому что, если это не будет выполнено, вы можете потерять шанс подписать контракт с важным клиентом.

  Способ избежать путаницы и лучше подумать об этом квадранте — это спросить: «Важно ли, чтобы эту задачу выполнял я?». Ясно, что для вас может быть важно присутствовать на встрече с клиентом, но для вас не важно бронировать рейс, чтобы попасть на встречу.

  Наконечник Pro

  В офисе бессмысленные встречи могут обернуться провалом в реальном времени. Не принимайте автоматически каждое полученное приглашение на собрание. Вместо этого подумайте, нужно ли вам вообще быть там, а также есть ли кто-нибудь, кто мог бы пойти вместо вас.

  4. Исключить

  Это задачи, которые не являются ни важными, ни срочными. По сути, это то, что вы делаете, просто пустая трата времени. Примеры задач, которые попадают в эту категорию:

  • Просмотр facebook.
  • Чтение новостных сайтов.
  • Изменение фонового изображения рабочего стола.
  • Сплетничать с коллегами.
  • Бесцельный просмотр Интернета.

  Хотя в этих «побегах» нет необходимости, возможно, вы не захотите полностью их исключать, например, офисные сплетни могут быть полезны до определенной степени, а быть в курсе текущих событий также может быть полезно до определенной степени.

  Дело здесь в том, чтобы изменить способ выполнения этих задач, чтобы мы были более внимательными при их выполнении.Это просто означает планировать их на свой день, а не делать их, чтобы убежать, например, вы можете позволить себе 20 минут каждый обед, чтобы просматривать новости во время обеда. Это более продуманный способ чтения новостей, чем случайный просмотр в течение дня.

  Завершенная матрица Эйзенхауэра

  На диаграмме ниже вы можете увидеть пример того, как может выглядеть чья-то матрица Эйзенхауэра на сегодняшний день:

  Как видите, диаграмма имеет цветовую кодировку, чтобы облегчить понимание важности каждой задачи.

  Работа над правильными делами

  Несмотря на то, что матрица Эйзенхауэра может помочь нам определить приоритеты наших задач, она не является надежной. Если у вас нет определенных целей, становится действительно сложно определить, важно что-то или нет.

  Итак, если вы пытались реализовать матрицу Эйзенхауэра, но потерпели неудачу, возможно, вам придется пересмотреть свои цели.

  Подробнее: в нашей гильдии по постановке целей.

  Матрица Эйзенхауэра: Резюме

  Матрица Эйзенхауэра — простой инструмент, который может помочь нам повысить производительность.Он делает это, классифицируя наши задачи по одной из четырех категорий: выполнить немедленно, запланировать на будущее, передать кому-то другому и прекратить выполнение.

  Как преодолеть промедление с помощью матрицы Эйзенхауэра

  Вы когда-нибудь смотрели на свой список дел и не знали, с чего начать? Помимо ваших основных проектов, у вас есть встречи, которые нужно посетить, бесконечный поток писем, на которые нужно ответить, и расписание, которым нужно жонглировать (и это даже не касается вашей личной жизни!).

  Из-за того, что все эти задачи соревнуются за ваше внимание, кажется почти невозможным что-либо сделать. И чем длиннее растет ваш список дел, тем сложнее его даже начать. Паралич задач и откладывание на потом — знакомые звери. Но как их преодолеть?

  Ответ может лежать в прошлом.

  Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, генералом Второй мировой войны и мастером тайм-менеджмента. Выиграть войну и управлять страной — нелегкие задачи.Поэтому Эйзенхауэр разработал эффективный способ расставить приоритеты в своем списке дел, чтобы сосредоточиться на самом важном.

  Введите: матрица Эйзенхауэра.

  Матрица Эйзенхауэра (Щелкните, чтобы использовать этот шаблон в Lucidchart)

  Что такое матрица Эйзенхауэра?

  Матрица Эйзенхауэра (также известная как «матрица срочного-важного») — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам расставить приоритеты в списке дел на основе срочности и важности.

  Матрица разделена на четыре части или квадранта:

  Квадрант 1: Важно и срочно
  Квадрант 2: Важно, но не срочно
  Квадрант 3: Срочно, но не важно
  Квадрант 4: Не важно, не срочно

  Идея состоит в том, чтобы составить список всех задач, которые вам необходимо выполнить, и отсортировать их по соответствующим квадрантам.

  Важные и срочные действия

  «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

  — Дуайт Д. Эйзенхауэр

  В основе сетки Эйзенхауэра лежит понимание разницы между «срочными» и «важными» задачами.

  Важно: Важные задачи соответствуют вашим ценностям и помогают в достижении ваших целей. Они часто ориентированы на долгосрочную перспективу и могут не дать немедленных результатов. Это позволяет легко пренебречь ими в краткосрочной перспективе для более срочных действий.

  Срочно: Срочные задачи зависят от времени и требуют немедленного внимания. Иногда мы откладываем важные дела на достаточно долгое время, чтобы они становились неотложными, вызывая стресс и беспокойство, поскольку мы спешили завершить их вовремя.

  Одна из самых больших ловушек производительности, в которую мы попадаем, — это слишком много внимания уделять срочным задачам и пренебрегать важными. Этот рабочий цикл переводит вас в режим реакции, когда вы постоянно тушите пожары и реагируете на «следующую срочную задачу».”

  Различая срочное и действительно важное, вы можете начать работать заранее.

  Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений

  Так как именно это работает?

  Каждый квадрант соответствует разному уровню приоритета. Определив, какие задачи или действия являются важными, срочными или их сочетание, вы сможете решить, как с ними справиться.

  Квадрант 1: сделать первый

  Первый квадрант — это ваш «важный и срочный» список дел.Это задачи, которые имеют одновременно высокую важность и срочность. Сосредоточьтесь на выполнении этих задач в первую очередь.

  Совет от профессионала: Есть два типа задач, которые попадают в этот первый квадрант: задачи, которые вы не могли предвидеть, и задачи, которые вы откладывали. Создавая список, подумайте, какие задачи вы оставили на последнюю минуту, и составьте план, как вы можете не откладывать их на потом.

  Один из способов уменьшить стресс в будущем — выделить в своем расписании дополнительное время, чтобы учесть непредвиденные задачи и создать буфер для любой отложенной работы.

  Квадрант 2: Решите, когда

  Второй квадрант охватывает важные, но не срочные задачи. Другими словами, вы должны когда-нибудь их выполнить, но для них нет строгих или немедленных сроков.

  Эти задачи помогают вам достичь ваших целей и выполнить важную работу, но поскольку они несрочные, ими часто пренебрегают.

  Чтобы избежать откладывания на потом, решите, когда вы будете выполнять каждую задачу. Установите четкие сроки и включите эти действия в свой график.(Просто убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы закончить их до высокого стандарта с буфером для любых неожиданных требований.)

  Квадрант 3: Делегат

  В квадранте 3 многие люди застревают. Это список «срочно, но не важно».

  Как правило, это задачи, которые мешают вам работать над достижением своих целей (или заставляют вас сосредоточиться на достижении целей других). Задачи в этом секторе часто исходят от других людей. Например, ваш коллега может попросить вас просмотреть для него отчет, который должен быть сдан через несколько часов.

  Постарайтесь свести к минимуму то, над чем вы работаете, из этого списка. По возможности вежливо откажитесь от этих задач или делегируйте их. Что касается всего остального, подумайте о том, чтобы выделить в своем расписании регулярный период, чтобы решать проблемы других людей.

  Квадрант 4: Сделайте позже или устраните

  Квадрант 4 охватывает элементы с самым низким приоритетом. Это «не важные и не срочные» задачи.

  В конечном итоге, все, что осталось в этом списке, — это просто отвлечение, поэтому лучший способ справиться с этими задачами — полностью исключить их из своих приоритетов или отодвинуть их, чтобы закончить позже (в идеале, когда у вас нет более важных элементов для делать).

  Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

  Рекомендации по управлению своим временем

  Прелесть матрицы решений Эйзенхауэра в том, что ее легко использовать и применять. Однако есть несколько передовых методов, которые можно использовать, чтобы извлечь из этого максимальную пользу.

  1. Обозначьте свою матрицу цветом

  Цветовое кодирование каждого квадранта по уровню приоритета поможет вам быстро определить, что будет следующим в вашем списке. Вы можете настроить свою матрицу, выбрав индивидуальные цвета, или воспользоваться простым методом стоп-сигнала:

  Красный: Срочные и важные задачи (Выполняйте немедленно)
  Желтый: Важное, несрочное (Определите, когда)
  Зеленый: Срочно, не важно (Делегат)

  Дополнительно: Заполните квадрант 4 серым (или другим приглушенным цветом), чтобы определить, какие задачи следует игнорировать.

  2. Ограничьте каждый квадрант до 10 элементов максимум

  Слишком много задач в вашем списке может перегрузить вас и помешать завершить работу вовремя. Чтобы предотвратить паралич задачи и обеспечить соблюдение графика, ограничьте каждый квадрант не более чем 10 элементами. Хорошее практическое правило — сосредоточиться на 5-7 задачах в каждой категории.

  3. Составьте отдельные списки дел для личных и профессиональных задач

  Кто сказал, что у вас не может быть двух матриц Эйзенхауэра? Если ваш общий список дел составляет милю (или вам нравится разделять приоритеты), подумайте о разделении личных и профессиональных списков дел.Сделайте одну матрицу для своей работы и одну для личной жизни.

  Создание нескольких визуальных элементов поможет вам проанализировать, как вы тратите свое время, и убедиться, что ничто не упадет.

  4. Удалите, а затем оптимизируйте

  Будет проще оптимизировать время, если у вас меньше вещей, которыми нужно жонглировать. Создавая списки дел, сосредоточьтесь на сокращении жира. Ищите задачи, которые вы можете делегировать или полностью исключить. Этот шаг упростит выполнение всего остального в вашем списке.

  Преодоление промедления с Lucidchart

  Управление временем никогда не бывает простым. Но с помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете повысить свою продуктивность, сосредоточившись на самых важных вещах.

  Lucidchart может помочь.

  Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет с легкостью создавать собственные диаграммы. Используйте их готовые диаграммы приоритетов, чтобы создать свою следующую сетку Эйзенхауэра. Оптимизированные параметры совместного использования позволяют сообщать о своих приоритетах членам вашей команды одним нажатием кнопки.Начните прямо сейчас, зарегистрировав учетную запись.

  Ознакомьтесь с нашими советами о том, как с помощью Lucidchart лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).

  Зацени

  Шаблон матрицы Эйзенхауэра

  и пример для команд

  О шаблоне матрицы Эйзенхауэра

  Мы все были там: вы садитесь, чтобы начать свой день, и вы настолько загружены задачами, которые вам нужно выполнить, что не знаете, с чего начать. Накапливаются электронные письма, у вас есть дела, которые нужно выполнить.… Как вы справляетесь с хаосом? Знакомьтесь, матрица Эйзенхауэра, система принятия решений, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром.

  Продолжайте читать, чтобы узнать больше о матрице Эйзенхауэра.

  Что такое матрица Эйзенхауэра

  Матрица Эйзенхауэра помогает расставлять приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Вместо того, чтобы пытаться понять, в каком порядке вы должны выполнять свои задачи; решить, какие из них являются срочными, какие можно делегировать, а какие — необязательными.

  Как следует из названия, матрица Эйзенхауэра основана на принципах, разработанных президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром. Известно, что Эйзенхауэр расставлял приоритеты на основе срочности и важности. Это простое, но действенное практическое правило было позже систематизировано в матрицу.

  Когда использовать матрицу Эйзенхауэра

  Начиная свой день, вам может быть полезно построить две матрицы Эйзенхауэра, одну для личных задач и одну для профессиональных задач. Ограничьте себя не более чем восемью задачами на квадрант, и, прежде чем добавлять еще одно, подумайте, следует ли вам сначала выполнить начальные.

  Обновляйте матрицы в течение дня. Но будьте осторожны, чтобы не тратить на них слишком много времени. Каждый виноват в том, что откладывает составление списков дел! Выделите определенное количество времени для своей матрицы, может быть, пять или десять минут утром и еще пять или десять минут в обед, чтобы не задумываться над этим.

  Создайте свою собственную матрицу Эйзенхауэра

  Создать собственную матрицу Эйзенхауэра легко. Инструмент Miro whiteboard — идеальный холст для создания и публикации. Начните с выбора шаблона матрицы Эйзенхауэра, а затем сделайте следующие шаги, чтобы создать свой собственный.

  1. Заполните первый квадрант Do. Задачи в верхнем левом квадранте — самые важные. Их нужно сделать сегодня. Например, ответьте на срочное электронное письмо от начальника или запишитесь на прием к врачу.

  2. Заполните квадрант расписания. Задачи в правом верхнем квадранте важные, но не неотложные. Это вещи, которые вы можете запланировать на будущее и которые вам нужно включить в свой календарь. В эту категорию можно пообщаться с другом или встретиться с коллегой по несрочной теме.Основная часть ваших задач должна попадать в этот квадрант.

  3. Заполните квадрант делегата. Нижний левый квадрант предназначен для задач, которые не так важны, как срочные задачи, но все же должны быть выполнены быстро. Обязательно следите за делегированными задачами, чтобы убедиться, что они выполняются должным образом. Например, если кто-то вызывает вас на собрание, вы можете делегировать задачу, попросив товарища по команде принять участие в собрании.

  4. Заполните квадрант «Не делайте». Нижний правый квадрант предназначен для задач, которые вам совсем не нужны. Подумайте о задачах, которые позволяют вам откладывать дела на потом и мешают выполнить работу. Такие вещи, как прокрутка социальных сетей, могут попасть в эту категорию.

  5. Пересматривайте свою матрицу в течение дня. Выполните итерацию по вашей матрице по мере необходимости Ваши приоритеты могут измениться в течение дня; так что не стесняйтесь использовать шаблон для быстрого добавления, перемещения или изменения задач по мере развития вашего расписания.

  Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше управление временем — Clockify Blog

  Матрица Эйзенхауэра или тайм-менеджмента повышает продуктивность, обучая вас лучше расставлять приоритеты.Этот метод поможет вам узнать, какие занятия стоят вашего времени и усилий, а какие нет.

  И в мире, где все мы спешим, чтобы идти в ногу со своим расписанием, это бесценный навык.

  Здесь вы найдете объяснение того, что такое матрица управления временем, как ее использовать и как думать в квадрантах .

  1. Что такое матрица тайм-менеджмента?

  Матрица управления временем, также известная как матрица Эйзенхауэра, — это метод, направленный на улучшение того, как вы расставляете задачи по приоритетам.Вы научитесь распознавать свои самые большие приоритеты и отличать те, которые имеют долгосрочное влияние, от тех, которые не имеют.

  На практике матрица тайм-менеджмента выглядит так:

  Матрица служит инструментом для приоритезации, а не для планирования. Таким образом, вы не увидите здесь расписания или крайние сроки. Вот как сетка работает как инструмент управления временем, без каких-либо указаний времени или календарей.

  2. Элементы матрицы Эйзенхауэра — объяснение

  Каковы четыре временных квадранта?

  При использовании матрицы управления временем вы сортируете задачи из вашего списка дел на четыре группы.Эти группы называются квадрантами, потому что они расположены в сетке. Нас:

  • 1 квадрант — важные срочные задачи
  • 2-й квадрант — важные несрочные задачи
  • 3-й квадрант — неважные срочные задачи
  • 4-й квадрант — неважные несрочные задачи

  Для некоторых сортировка задач будет простой и очевидной с самого начала. Однако часто люди путают эти четыре квадранта или затрудняются определить, куда должна идти задача.Кроме того, приоритеты будут отличаться от человека к человеку. Хотя карьерный рост может иметь решающее значение для A, для B создание семьи может оказаться более важным.

  Чтобы правильно применять правила матрицы и минимизировать вероятность ошибок, мы настоятельно рекомендуем изучить следующий раздел.

  Разница между ВАЖНО и СРОЧНО

  «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

  — Дуайт Д. Эйзенхауэр

  Как только вы научитесь проводить вышеупомянутое различие, вся матрица превратится в кусок пирога.

  Срочные задачи нужно решать как можно скорее. Они чувствительны ко времени и иногда вызывают стресс, поскольку требуют нашего немедленного внимания.

  Представьте себе подготовку к экзамену, о котором вы забыли, или попытку доставить травмированного друга в больницу.

  С другой стороны, важных задачи позволяют сделать шаг назад, проанализировать свою ситуацию и спланировать свой следующий шаг. Они не чувствительны ко времени, поэтому никакое давление не повлияет на ваше суждение.

  Важные задачи — это те, которые касаются ваших жизненных целей, основных ценностей и т. Д. Создание семьи, например, планирование поездки или тренировки, чтобы стать более здоровым.

  Сколько раз вы слышали, что кто-то не может выполнять свою работу, потому что продолжает «тушить небольшие пожары»? Если мы сосредоточимся только на задачах, требующих срочного решения, мы не увидим дальше того, что ждет нас завтра.

  Отсюда также напрашивается вопрос:

  Как мне узнать, что для меня срочно, а что важно?

  Не существует универсальной формулы, которой мы все могли бы следовать.Чтобы знать, какие задачи для вас важны, а какие срочны, лучше всего составить список. Вы можете найти множество шаблонов списков дел на нашей странице ресурсов Clockify, один из которых должен быть идеальным для вас.

  • Запишите свои основные ценности, свои идеалы и жизненные цели;
  • Подумайте о вехах, которых вам нужно достичь — они, скорее всего, будут состоять из важных действий.

  Они могут быть способом узнать и напомнить себе о том, над чем вы работаете.Будь то деньги, безопасность, карьерный рост, опыт, связи, обеспечение семьи…

  • Наблюдайте за своими повседневными действиями и определяйте действия и задачи, которые заставляют вас вести себя реактивно.

  Обычно это срочные задачи. Телефонные звонки от семьи или начальника, скидки в любимом магазине, неисправности дома,…

  Как расставить задачи по четырем квадрантам

  Теперь, когда мы объяснили различие между срочными и важным , давайте посмотрим, как они применяются к задачам и действиям.Мы будем использовать несколько распространенных повседневных примеров.

  Квадрант 1, «Сделайте» —

  Важные и срочные вопросы.

  Это задачи, у которых есть строгие, очень близкие сроки. Например, тест по математике — срочная задача для ученика, и большинство других вещей отойдут на второй план.

  Другие примеры:

  • Чрезвычайные ситуации, неотложные проблемы

  Небольшой пожар, который нужно потушить, лопнувшая труба, травма.

  То, что вы откладывали, а теперь торопитесь закончить.

  Семейные или рабочие обязанности, необъявленные посетители и т. Д.

  Квадрант 2, «Решить» —

  Пункты важны, но не срочны.

  Второй квадрант предназначен для предметов, которые приносят вам долгосрочную выгоду, но обладают тем преимуществом, что не являются срочными. Подумайте о решениях, таких как желание похудеть, больше читать, записаться на курс и т. Д. Они важны для вашего благополучия, но не критичны, поэтому их обычно отодвигают в сторону срочных задач.

  Другие примеры:

  Разработка или приготовление здорового питания;

  Получение продвижения, смена компании, планирование открытия бизнеса, окончание университета и т. Д .;

  Улучшение отношений, создание семьи, отдых, здоровое питание.

  Важное примечание: Откладывание важных задач каждый раз, когда возникает что-то срочное, рискует сделать срочными в будущем. Если человек откладывает здоровое питание на долгие годы из-за того, что ему мешают другие вещи, такие проблемы со здоровьем, как ожирение или диабет, внезапно сделают его неотложным приоритетом.

  Квадрант 3, «Делегат» —

  Пункты в этом квадранте срочны, но не важны.

  Обычно это задачи, которые вы делегируете другим. Например, если вам не удается оплатить счета, вы просите партнера или соседа по дому сделать это за вас. Или попросите коллегу делать для вас заметки во время встречи, потому что у вас есть срочные дела.

  Другие примеры:

  Организация встреч, планирование определенных встреч,

  Покупка продуктов, работа по дому, оплата счетов и т. Д.

  Квадрант 4, «Исключить» —

  Пункты неважные и несрочные.

  Последний квадрант содержит задачи или обязательства, которые никоим образом не важны. Они не приносят долгосрочной пользы для вашей карьеры, жизни или здоровья. Одним из примеров может быть просмотр каналов днем, вместо того, чтобы работать, например, над книгой.

  Другие примеры:

  Проверка (времяпровождение) социальных сетей, неважных электронных писем и т. Д.

  Хотя отдых важен, слишком много веселых занятий может иметь обратный эффект.Некоторые из них необходимо устранить, чтобы оставить место для важных занятий;

  Важное примечание: Действия четвертого квадранта считаются перерывами, которые кажутся неотложными, но не способными внести свой вклад в нашу повседневную жизнь или будущее.

  3. Как взвесить свои приоритеты в матрице

  Рассмотрим диаграмму ниже шпаргалки по матрице тайм-менеджмента. Для более наглядных типов это могло бы предоставить более удобный способ организации их задач в четырех квадрантах.

  Шпаргалка по матрице тайм-менеджмента

  Имейте в виду, что только вы можете знать, какие задачи важны для вас, а какие нет. Спрашивая себя: « Что мне нужно делать прямо сейчас? »,« Что является расточительным и требует устранения? », и « Какие задачи мне нужно выполнять, и какие из них кто-то может сделать за меня? »

  В ходе этого процесса вы должны сосредоточиться на WHAT вместо WHEN .Планирование становится проще, если вы знаете свои приоритеты.

  Теперь, когда мы знаем, что матрица управления временем на самом деле является инструментом для лучшего понимания вашей деятельности, мы должны перейти к ее практическому применению.

  4. Пример работы матрицы тайм-менеджмента

  Лучший способ понять, как работает матрица, — это на примере.

  Допустим, есть женщина по имени Джули, которая является главным менеджером проекта в компании среднего размера.Она делегирует много людей, общается с клиентами, отчитывается перед начальством, у нее есть муж и двое детей, а кроме того, она старается жить и есть здоровую пищу. Похоже, это много, и можно было подумать, что Джули не удалось сделать многое из того, что она планировала. Однако, применяя матрицу, она знает, где находятся ее приоритеты и как обходить изменения в своих планах

  Для начала предположим, что расписание Джули выглядит так:

  Четверг, 6 февраля
  8:00 — 9:00	Встреча в формате Stand-up + электронная почта
  9:00 — 11:00	Прогресс проекта, отчеты и анализ
  11:00 — 11:30	Обед
  11:30 — 11:45	Позвоните Кевину Смиту, чтобы узнать о школьной экскурсии на следующей неделе
  12:00 — 14:05	Встреча с клиентом / подготовка нового проекта
  14:05 — 14:20	Перерыв на кофе + посещение Сары в ее новом офисе!
  14:20 — 16:00	Штатное собрание по проекту
  16:30 — 17:00	Отвезите Джейми к педиатру для проверки (скрестим пальцы, он поправился!)
  17:30 — 18:30	Тренировка
  18:30 — 19:30	душ + ужин
  19:30 — 21:00	Проведите время с детьми
  21:30 — 22:00	Новый выпуск «Анатомии Грея»!

  Сам по себе он выглядит довольно хорошо спланированным.Однако Джули знает, что есть вероятность, что расписание изменится, поэтому каждое утро она напоминает себе об этом, чтобы не нервничать.

  Как и ожидалось, к концу дня расписание Джули изменилось. Ей пришлось внести несколько корректировок в свои задачи, применив матрицу управления временем к своим задачам:

  • Оранжевые отложены на потом
  • Зеленые делегированы
  • Выбыли красные

  Четверг, 6 февраля
  8:00 — 9:00	Встреча в формате Stand-up + электронная почта
  9:00 — 11:00	Прогресс проекта, отчеты и анализ
  11:00 — 11:30	Обед
  11:30 — 11:45	Позвоните Кевину Смиту, чтобы узнать о школьной экскурсии на следующей неделе
  12:00 — 14:05	Встреча с клиентом / подготовка нового проекта
  14:05 — 14:20	Перерыв на кофе + посещение Сары в ее новом офисе!
  14:20 — 16:00	Штатное собрание по проекту
  16:30 — 17:00	Отвезите Джейми к педиатру для проверки (скрестим пальцы, он поправился!)
  17:00 — 17:20	Продовольственные товары
  17:30 — 18:30	Тренировка
  18:30 — 19:30	душ + ужин
  19:30 — 21:00	Проведите время с детьми
  21:30 — 22:00	Новый выпуск «Анатомии Грея»!

  Матрица Эйзенхауэра в действии, пример

  Вот как Джули применила матрицу управления временем к своему мыслительному процессу:

  • Ей не удалось дойти до писем утром, так как на встрече были выявлены некоторые проблемы в отделе контроля качества.Мозговой штурм для решения был важнее электронных писем, поэтому она назвала их чем-то, что нужно наверстать завтра;
  • Клиент, с которым она должна была встретиться в полдень, пришел на полчаса раньше, потому что у них были определенные вопросы, которые они хотели задать Джули. Она знала, что производственная практика ее сына была достаточно далекой, и ей не сразу понадобилась необходимая информация. Она могла позвонить учителю по этому поводу позже в течение дня. Не желая заставлять своего клиента ждать, она перенесла встречу на 11:30, а телефонный звонок — на то, когда она вернется домой позже;
  • Примерно в 16:00 стало ясно, что некоторые вещи в проекте требуют немедленного внимания.Однако сын Джули болел последнюю неделю и должен пойти к врачу на обследование. Поскольку здоровье ее сына превыше всего, она поручает проведение собрания своему самому надежному коллеге. Она может попросить пробежку на следующий день;

  Матрица Эйзенхауэра в домашних условиях, пример

  • Несмотря на запись на прием, кабинет врача был переполнен, поэтому Джейми и Джули пришлось немного подождать до осмотра. На всякий случай Джули просит мужа сделать покупки в магазине, потому что они могут этого не сделать;
  • Джули хочет поправить свое физическое здоровье, поэтому она пытается тренироваться три раза в неделю.Но когда она пришла домой, ее коллега позвонил по поводу встречи, которая у них была ранее. Для некоторых решений требовалось одобрение. Джули решила перенести тренировку на видеочат с некоторыми сотрудниками, которые остались после работы. Помочь им закончить работу, чтобы они могли вернуться домой, было важнее и срочнее, чем ее сегодняшнее упражнение;
  • К 21:30 Джули была измотана людьми, встречами, кабинетом врача и детскими занятиями. Больше всего ей хотелось спать. Зная, что в тот момент это пойдет ей на пользу, чем телевизор, она решила не смотреть шоу и немедленно лечь спать.

  Как видно из примера Джули, матрица тайм-менеджмента предназначена для того, чтобы научить нас, как делать более простые звонки в соответствии с нашим расписанием. Она не задумывалась над задачами или последствиями своих действий, потому что заранее полностью осознавала их. Она смогла внести необходимые изменения плавно и с минимальным стрессом.

  5. Чем матрица тайм-менеджмента отличается от других методов?

  Как упоминалось выше, этот метод не имеет ничего общего с изучением новых изящных навыков, а только с изменением вашего мышления к лучшему.Это поможет вам лучше понять свои цели, какие занятия потратили впустую ваше время, а какие помогли вам достичь того, чем вы занимаетесь сегодня. Таким образом, вы сможете лучше планировать и планировать будущее.

  После использования в течение некоторого времени он вызовет позитивное преобразование. Вы заметите, насколько легче планировать свою работу и насколько лучше вы научились справляться с небольшими кризисами и неизбежными дедлайнами.

  Здесь, в Clockify, мы также исследовали лучшие методы управления временем на сегодняшний день.На случай, если матрица вам не понравится, есть из чего выбрать.

  Инструкция по использованию матрицы тайм-менеджмента

  Считается, что этот метод управления временем впервые использовал Дуайт Д. Эйзенхауэр (34-й президент США). Лишь позже он был популяризирован благодаря Стивену Кови, представившему его в своей книге « 7 навыков высокоэффективных людей ».

  В книге он обсуждал идею Four Generations of Time Management , и если мы посмотрим на все четыре из них, мы увидим, что они на самом деле являются инструкциями о том, как правильно использовать матрицу.

  Поколение 1: Контрольные списки и примечания

  Первое поколение представляет собой начальный этап вашего планирования тайм-менеджмента. Все задачи, которые необходимо решить, записываются и анализируются. Все должно быть организовано с учетом количества времени и энергии, которые им требуются.

  Поколение 2: календари и расписание

  Во втором поколении все действия из предыдущего списка должны быть записаны в календаре или иным образом запланированы.Это способ попытаться спланировать будущее в меру наших возможностей.

  Поколение 3: еженедельные планы

  Третье поколение призвано сократить временные рамки деятельности. Вам нужно спланировать свою неделю, цели и задачи, которых вы хотите достичь, и начать более серьезно думать о ежедневном расписании в течение этой недели.

  Поколение 4: взаимосвязи и результаты

  В то время как первые три поколения были посвящены управлению действиями и временем, четвертое — это то, что действительно придает смысл всему процессу.

  Имея полное расписание и список действий, вы можете начать анализировать, какие из этих задач являются важными или неважными, срочными или несрочными. Это поможет вам понять, какие пункты в вашем списке обязательно нужно сделать завтра, а какие можно отложить на день, если возникнут более срочные дела.

  6. Каковы преимущества и недостатки матрицы тайм-менеджмента?

  Как и любой другой метод тайм-менеджмента, матрица Кови имеет как преимущества, так и недостатки.Лучше принять во внимание и то, и другое, прежде чем принимать решение о том, использовать его или нет. В конце концов, вам нужен метод, который идеально подходит для вы .

  Преимущества матрицы тайм-менеджмента:

  1. Заставляет задуматься о важности поставленных задач;
  2. Это помогает переоценить, что срочно, а что нет;
  3. Он учит лучшему самосознанию и помогает практиковать самоанализ;
  4. Вы научитесь лучше принимать решения за доли секунды.

  Недостатки матрицы тайм-менеджмента:

  1. Вы сортируете задачи только по срочности и важности.Он не учитывает ресурсы, сложность или уровень усилий, требуемых для выполнения задачи;
  2. Короткие срочные задачи остаются позади, даже если их отметка в списке помогает повысить продуктивность и набрать обороты;
  3. Ежедневное использование матрицы может быть трудным и трудоемким;
  4. Сетка может быть слишком большой, когда присутствует слишком много задач, поэтому лучше всего ограничить их до 5 штук.

  Для тех, кто все еще не уверен, есть способ узнать, подходит ли вам матрица Кови.