Работа с электронной почтой: Эффективная работа с электронной почтой. Пособие для руководителей компаний — inakhan.ru

Содержание

Эффективная работа с электронной почтой. Пособие для руководителей компаний

Несмотря на обилие разнообразных мессенджеров, электронная почта по-прежнему остается главным способом деловой коммуникации. Почтовые рассылки и почтовые клиенты – это эффективный метод быстрого взаимодействия со множеством людей, но как быть, если поток почты слишком велик? Таким непростым вопросом задались пользователи ресурса Quora. Ответ не заставил себя ждать.

Прояснить все подробности по работе с почтой помогли руководители крупных мировых ИТ-компаний, которые каждый день вынуждены работать с воистину гигантскими объемами информации, приходящей и уходящей через почтовый клиент. Как осуществляется управление электронной почтой в крупных корпорациях? Нанимают ли руководители ИТ-отделов ассистентов или справляются самостоятельно? В нашей статье мы приведем наиболее интересные примеры из повседневной жизни «больших шишек» и особенностях работы с электронной почтой в крупных корпорациях.

Первый пример связан с отцом-основателем Apple Стивом Джобсом. Один из пользователей сервиса Quora рассказал о своем общении с Джобсом, которое происходило преимущественно через электронную почту. По словам пользователя, Джобс всегда отвечал на письма, однако это могло занять немало времени: два-три дня, если письмо отправлено утром. При этом, коммуникация ночью больше напоминала чат – ответы приходили практически мгновенно. Сам Джобс на вопрос о том, откуда у него столько времени на общение, отвечал, что взаимодействие с покупателями его продукции всегда имеет первостепенное значение в работе его корпорации.

Другой подход использовал глава Groupon Эндрю Мэйсон: для работы с электронной почтой была создана специальная система фильтрации, которая сортировала всю входящую почту согласно идее письма. Люди, которым удалось лично работать с Мэйсоном, отмечают, что он так же, как и Джобс, всегда старался отвечать на письма в течение кратчайшего срока, в большинстве случаев это происходило почти моментально.

В корпорации Amazon также существует собственная система маркировки писем, которая позволяет сортировать входящую корреспонденцию по степени важности. Как рассказал один из работников Amazon, когда основатель компании Джефф Безос отправлял своим сотрудникам письма, он использовал в качестве маркера вопросительный знак. Помеченное вопросом письмо требовало срочного ответа, все остальные письма необходимо было принять во внимание, однако отвечать на них не требовалось. Подобная система управления почтой показала себя довольно эффективной, и при этом не потребовала никаких лишних средств.

Электронная почта является центральным звеном рабочего процесса и для Джеффа Уэйнера, директора сети LinkedIn. Почтовый ящик, отмечает Джефф, является основным инструментом, с помощью которого он взаимодействует с сотрудниками своей компании по всему миру. Для того, чтобы это взаимодействие было эффективным и отнимало меньше времени, Джефф разработал простое правило: чем меньше писем отправляешь, тем меньше получаешь.

Подобный рациональный подход к количеству исходящей корреспонденции помог значительно сократить ее количество, избавившись от лишних писем, не несущих в себе смысла.

Джефф также рассказал о некоторых других правилах, которыми он руководствуется в процессе коммуникации через электронную почту. Во-первых, в работе он часто пользуется функцией «пометить письмо, как непрочитанное» для маркировки спама и незначительных писем. Данная функция облегчает поиск необходимой информации в собственном почтовом ящике и позволяет превращать письма в задачи. Второе правило – собственный режим работы.

Джефф Уэйнер рекомендует каждому руководителю с большой почтовой загруженностью установить свой собственный режим и выделить в нем место для работы с корреспонденцией. В случае несоблюдения режима размер папки «Входящие» растет в геометрической прогрессии и хвост не отвеченных писем тянется еще много дней, поэтому четкое соблюдение режима так важно.

Не менее важно и само содержание писем: чем тщательнее вы подбираете слова, стараясь избежать недопонимания, тем эффективнее будет коммуникация. Уточняющих вопросов можно избежать, если максимально грамотно формулировать свои мысли и задачи в исходном послании.

Еще один очевидный способ упростить работу с большими объемами почты – тщательно проверять поле «адресат». Довольно часто при длительной переписке и отправки копий, в поле «адресат» оказывается совсем не тот человек, который должен получить письмо. Это создает неразбериху и тормозит работу всех отделов. Также следует всегда подтверждать получение письма при помощи специальной функции или простыми словами. Это поможет эффективнее использовать рабочее время, так как отправитель всегда будет знать, что поставленная задача принята к исполнению.

И последнее, но не по важности, правило при работе с почтой от Джеффа Уэйнера — избегайте деликатных тем в переписке. Электронная почта – не лучший способ обсуждать скользкие, проблемные и интимные темы, так как они могут вызвать смущение или агрессию у получателя письма. В письмах люди более открыты и могу нагрубить, сказать то, что при живом общении никогда бы не произнесли.

Простой способ этого избежать – не провоцировать создание подобных ситуаций.

Работа с электронной почтой может быть в разы эффективнее, чем работа с телефоном или мессенджерами, главное знать, как использовать все возможности почтовых клиентов и установить собственные правила. Руководителям крупных корпораций это удалось, а что насчет вас?

Статью подготовил руководитель отдела продаж Лаптев Александр.

Если у вас возникли вопросы, просто наберите (812) 425-12-19.

от «чайника» – до профессионала

Практическая работа. Работа с электронной почтой

Практическая работа

«Работа с электронной почтой e—mail»

Цель: -научиться использовать технологию сбора, размещения, хранения, накопления, преобразования и передачи данных в профессионально ориентированных информационных системах;

-применять компьютерные и телекоммуникационные средства;

-использовать технологию передачи данных;

-создавать электронные письма и уметь его отправлять с вложенным файлом.

Задание № 1. Создание электронного ящика

Порядок выполнения задания:

Запустить браузер Internet Explorer или Google Chrome (или любой другой браузер).
В окне адресов ввести адрес почтового web-сервера mail.ru

Произвести регистрацию:

Заполните анкетные данные (имя, фамилия, день рождения, пол).
В поле желаемый почтовый адрес придумайте запоминающийся вам имя электронного адреса.
Выберите и введите пароль.
Введите телефон

Нажать ссылку Зарегистрировать почтовый ящик
Войти в почтовый бокс, познакомиться с меню почтовой службы.
Настройте ваш почтовый ящик. Для этого нажмите Настроить папки.

Добавьте папки Важное, Друзья, Учёба.
Измените фон, выбрав Тему
При необходимости измените данные в разделе Личные данные
Измените порядок получения писем и уведомлений в разделе Работа с письмами
Добавьте Имя и подпись для отправляющих писем. Чтобы составить правильно подпись к письму, ознакомьтесь с информацией в интернете: «Как правильно добавить имя и подпись к письму»
Добавьте Контакты (адрес электронной почты преподавателя), а так же адрес электронной почты соседа слева и справа).

Зайдите во вкладку Календарь и ознакомьтесь с его содержанием

Задание № 2.

Создание и отправление электронного письма с прикрепленными файлами

Порядок выполнения задания:

Напишите письмо преподавателю на электронный адрес.

с сообщением о том, что Вы поздравляете его с наступающим праздником:

В окне своего почтового ящика вызовите команду Написать письмо.
Введите адрес получателя электронного письма ( адрес почтового ящика преподавателя)
Заполните поле Тема, например: № Компьютера Поздравляем с Новым годом!!!
Напишите текст письма: «Уважаемая, Ирина Анатольевна! _____________________ (фамилия, имя студента) поздравляет Вас с наступающим праздником!».

Нажмите на флажки копия и укажите электронный адрес соседа справа, а где скрытая – электронный адрес соседа слева.

Укажите, что письмо важное и отметьте, что оно с уведомлением
Установить флажок Сохранить копию письма в папке Отправленные.
Отправьте письмо.

Подготовьте и отправьте письмо-резюме с прикрепленным файлом-резюме на электронный адрес преподавателя. Полностью оформите электронное письмо (тема, прикреплённый файл с резюме, сопроводительное письмо) и отправьте его. Для правильного написания резюме найдите в интернете информацию и ответьте на вопросы:

Как правильно написать резюме?
Как правильно написать сопроводительным письмом к резюме?

Задание № 3.

Проверка почты на наличие новых электронных писем

Порядок выполнения задания:

Проверить папку Входящие на наличие новых писем.
Составить отчет о полученных 5 последних письмах (оформите таблицу в MS Word):

Автор

Тема

Дата

Размер

Администрация Mail.Ru

Добро пожаловать на Mail.Ru

25 Февр

11Кб

Найдите ответы на вопросы и запишите в документ MS Word:

Преимущества и недостатки электронной почты по сравнению с обычной почтой?
Какие данные надо знать об адресате для того, чтобы отправить ему электронное письмо?
Укажите 3 основных правила телекоммуникационного этикета?
Какой электронный адрес президента РФ?
Какой электронный адрес президента ЧР?
Какой электронный адрес ГАПОУ «ЧТТПиК»?

Полученный отредактированный документ MS Word отправьте на электронный адрес преподавателя с темой: № Компьютера Отчёт.

Работа с электронной почтой

Мы наткнулись на интересное исследование , которое провели специалисты Глобального института McKinsey, исходя из опубликованных данных, получается, что в среднем человек тратит 28% рабочего времени на электронную почту. Это неэффективно, но что делать? Мы внимательно изучили цифры и обратились к советам специалистов, которые помогут сэкономить драгоценные часы и минуты.

Сколько времени люди тратят на работу с электронной почтой

Ответ кроется в статистике, которую собрали и обработали в институте McKinsey. Вы вряд ли до этого момента задумывались над тем, сколько уходит рабочего времени на прочтение сообщений. Итак:

— в среднем человек проверяет электронную почту 11 раз за один час;

— в фоновом режиме “электронка” работает у 84% людей;

— уведомлениями о новых письмах используют 64% людей;

— новые письма 70% людей открывают в течение первых 6 секунд.

Специалисты решили пойти дальше и решились на смелый эксперимент. Исследователи стали мониторить сердечный ритм 40 сотрудников компании Microsoft, при этом регистрировали активность “электронки”. Выяснилось, что почти 31% наблюдаемых проверяли почту сразу после уведомления о новых сообщениях. 41% — уделяли время электронной почте по своему усмотрению. Чуть больше 28% сотрудников работали по смешанному принципу. И все 100% наблюдаемых — испытывали стресс и когнитивную перегрузку. Во многом от того, что некоторые послания требуют скорейшего ответа, приходится отвлекаться, человек осознает, что он не контролирует ситуацию, он вынужденно играет по чужим правилам. Если говорить о потере времени, по итогу получилось, что после прочтения письма человеку требуется 64 секунды, чтобы вернуться к работе. Не надо быть математиком, чтобы понять, насколько падает эффективность.

Тайм менеджмент в работе с электронной почтой

Конечно, здесь все индивидуально. Для некоторых электронная почта основной инструмент в работе. А если нет? Тогда обратимся к советам известного психолога Лео Бабаута, который разработал рекомендации, опираясь на собственный опыт.

1) Необходимо отписаться от любого вида рассылок (распродажи/новости) — это позволит сконцентрироваться на действительно важных вещах.

2) Придерживайтесь правила 20-ти минут. Ровно столько уделяйте утром и вечером на проверку электронной почты. Ставьте таймер, если боитесь погрузиться в пучину сообщений.

3) Не беритесь читать все письма сразу, пролистайте почту, выберите наиболее важные послания и отработайте в первую очередь их.

4) Если работа с сообщением требует больших временных затрат — пометьте это в списке дел. Отпишитесь человеку, что его просьба у вас на контроле, и вы в ближайшее время пришлете развернутый ответ.

5) Отрабатывайте каждое послание на 100%.

По мнению психолога, именно эти советы помогут сэкономить время и нервы. Со временем и ваши связные привыкнут к режиму вашей работы с электронной почтой. Еще Лео Бабаута обратил внимание на то, что он проверял электронную почту каждый раз, когда ему было скучно, и он не хотел работать над чем-то важным. Выходит, что работа с “электронкой” только кажется продуктивным действием, на самом деле это скорее способ убежать от ответственности.
А от том как перестать отвлекаться не только на электронную почту читайте в нашей статье.

Как работает электронная почта (MTA, MDA, MUA)

Последнее обновление Воскресенье 24 Декабрь 2017 à 18:59 от пользователя Макс Вега.

Эта статья посвящена принципам работы электронной почты. Мы расскажем, как наилучшим образом настроить почтовые клиенты, а также остановимся на основополагающих механизмах осуществления рассылки нежелательных сообщений.

Как работает электронная почта

Работа электронной почты основывается на использовании электронных почтовых ящиков. В момент отправления электронное письмо маршрутизируется с одного сервера на другой сервер (такие серверы также называют почтовыми узлами, или релеями), и в результате доходит до почтового сервера получателя. Точнее говоря, сообщение отправляется на почтовый сервер, в задачу которого входит транспортировка сообщений (называющийся MTA, то есть сервер электронной почты) до MTA получателя. В Интернете MTA связываются друг с другом при помощи протокола SMTP, поэтому, логично, что они называются SMTP-серверами (или иногда серверами исходящей почты).

Затем MTA получателя доставляет электронное письмо на сервер входящей почты (называющийся MDA, то есть агент доставки электронной почты), который хранит письмо в ожидании его приема пользователем. Есть два основных протокола извлечения почты из MDA:

POP3 (Протокол POP), более старый из двух, использующийся, чтобы извлечь письмо и, в определенных случаях, оставить его копию на сервере;

IMAP (Протокол IMAP), использующийся для координирования статуса сообщений (прочитано, удалено, перемещено) между многочисленными почтовыми клиентами. При использовании IMAP копия каждого письма сохраняется на сервере, чтобы эта задача по синхронизации могла быть выполнена.

Серверы входящей почты получили названия POP-серверы и IMAP-серверы, в зависимости от используемого протокола.

Используя аналогию с обычной почтой, можно сказать, что MTA выступают в качестве «почтовых отделений» (сортировка почты и доставка почтальоном), в то время как MDA выполняют роль почтовых ящиков, которые хранят сообщения (насколько позволяет их объем), пока получатель не проверит свой ящик.

Чтобы предотвратить проверку почты посторонними лицами, MDA защищен именем пользователя (логин) и паролем.

Извлечение почты осуществляется при помощи программы, которая называется MUA (клиент электронной почты).

Если MUA установлен на компьютере пользователя,– это клиент электронной почты (такой как Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Eudora Mail, Incredimail или Lotus Notes).

Если же в качестве MUA выступает веб-интерфейс, использующийся для взаимодействия с сервером входящей почты, он называется веб-почтой.

Открытый релей

По умолчанию или в силу исторических причин нет необходимости аутентифицировать себя, чтобы отправить письмо, а это значит, что подделать свой собственный адрес при отправке сообщения очень легко.

По этой причине почти все Интернет-провайдеры ставят шлюзы на свои SMTP-серверы, чтобы только их пользователи могли их использовать, или, точнее, только машины, чей IP-адрес принадлежит домену Интернет-провайдера. По этой причине пользователи должны изменять настройки исходящего сервера в своих почтовых клиентах каждый раз, когда они переезжают жить или работать в другое место.

Если почтовый сервер (релей) не имеет подобной защиты, третьи лица могут отправлять письма. Такой сервер называется открытым релеем.

Открытые релеи, как правило, используются спамерами, поскольку они позволяют замаскировать истинное происхождение сообщений. Чтобы защитить своих пользователей от получения писем с таких серверов, многие Интернет-провайдеры ведут постоянно обновляемые черные списки открытых релеев.

Изображение: © Andrey Pavlov — Shutterstock

Работа с электронной почтой

Электронная почта – один из основных инструментов при работе с любым сайтом. Вы можете создать почту с доменным именем почтового сервиса (например, @mail.ru) либо своего сайта (например, @mysite.ru).

Адрес электронной почты с доменом вашего сайта наиболее привлекателен, повышает доверие и лояльность клиентов.

Существует несколько специализированных сервисов по созданию почты: Яндекс, Google, Mail.Ru и др.

Создать почту можно и на хостинге, но по сравнению с Яндекс, Google, Mail.Ru она имеет ряд недостатков:

– максимальное количество отправляемых писем – 300 в час;

– максимальный размер почтового сообщения – 25 000 КБ;

– почтовый сервис на хостинге имеет стандартную панель, в ней нет дополнительных инструментов и интеграций;

– при переходе к другому хостинг-провайдеру, вся ваша почта останется на хостинге и вам придется переносить ее самостоятельно.

Однако и специализированные сервисы имеют слабые стороны:

Почта Mail.Ru – не поддерживает подключение доменов в зоне .рф;
Google Workspace – имеет только 14-дневный бесплатный период использования.

Поэтому рекомендуем использовать сервис Яндекс.Почта.

Для создания почты на Яндекс следуйте нашей инструкции.

Даже используя надежный почтовый сервис, вам необходимо его настроить. Иначе могут возникнуть проблемы:

Попадание сообщений в «Спам»;
Блокировка отправки сообщений.

Для настройки есть несколько методов, но для них вы должны обладать специальными знаниями.

Самый легкий и удобный способ – использовать модуль «Отправка электронной почты через SMTP». Модуль отправляет сообщения через внешние SMTP-серверы.

SMTP – это простой протокол передачи почты (англ. Simple Mail Transfer Protocol). Он обеспечивает простую передачу почтовых отправлений. К его основным задачам относятся отправка и контроль исходящих сообщений.

Преимущества использования SMTP-сервера:

отправление большого количества сообщений без ограничений провайдера;
безопасная передача сообщений с большой вероятностью их отправления в папку «Входящие»;
фильтрация сообщений на вероятность наличия в них вирусов или спама;
повышенная безопасность за счет авторизации пользователя, использующего SMTP-сервер;
нет необходимости устанавливать дополнительное ПО.

Настроив один раз отправку почты через SMTP, при изменении хостинг-провайдера вам не нужно будет настраивать его заново.

Настройте отправку электронной почты через SMTP по нашей инструкции.

Правила безопасной работы с электронной почтой

Все правила безопасной работы с электронной почтой наглядно рассмотрены в обучающем курсе. В рамках курса у Вас также есть возможность проверить свои знания на практических письмах. Перейти к курсу.

Проверяйте письма по алгоритму сверху вниз. Если хотя бы один пункт подтверждается, останавливайтесь и пересылайте письмо на проверку на [email protected]. Письмо поддельное, если:

1. Требуют ввести пароль для открытия файла

Установка пароля на архив или файл — всегда попытка обмана!

2. Скачанный или вложенный файл имеет небезопасный тип

К безопасным типам относятся те, которые содержат слова: документ, лист, таблица, презентация, база данных, RTF, Word, Excel, рисунок, звук, аудио, видео, фильм, архив, zip.

3. Документ MS Office содержит опасные технологии

Опасными технологиями являются макросы, активное содержимое, ActiveX и скрипты.

4. По ссылке открывается форма ввода персональных данных и сайт поддельный

Если после перехода по ссылке из письма, форума или соцсети открывается форма для ввода персональных данных (пароля) — проверяйте сайт на легальность.

1. Используйте только официальные почтовые ящики (вида i.o.familiya@oiv.

rkomi.ru)

Не просматривайте на работе свою личную почту на @mail.ru, @yandex.ru, @gmail.com и других бесплатных почтовых сервисах.

2. Красное предупреждение — это повод быть бдительнее

Проставляется, когда письмо пришло из Интернета (от внешнего ящика) и содержит потенциально опасные ссылки или вложения.

3. Всегда проверяйте отправителя электронного письма

Чтобы узнать настоящий адрес отправителя, необходимо кликнуть по имени отправителя.

4. Перед открытием скачивающегося файла — проверьте сайт

Если после перехода по ссылке из письма у Вас скачивается файл или открывается страница, на которой расположена ссылка на скачивание файла, то перед открытием такого файла обязательно проверьте на легальность сайт, с которого он скачан. Посмотреть его можно в Списке загрузок браузера.

5. Не помогайте открывать «неоткрывающиеся» файлы

Не помогайте коллегам с открытием «неоткрывающихся» файлов и сами не просите никого помочь — таким образом вирус может распространиться по всему отделу или организации. Помочь открыть файл вам сможет Служба технической поддержки.

6. Не используйте служебный компьютер в личных целях

На служебном комьютере не устанавливайте программы и не посещайте сайты, которые не связаны с выполнением Ваших служебных обязанностей.

7. Будьте бдительны перед отдыхом и после него

Будьте особо бдительны перед уходом с работы, выходными, праздниками и после болезни или отпуска — злоумышленники всегда пошлют письмо Вам именно тогда, когда вы устали и менее внимательны.

8. Отправляйте все подозрительные письма на проверку

Подозрительные письма необходимо пересылать на проверку в Службу технической поддержки ГАУ РК «ЦИТ» ([email protected]). Если Вы отправите скриншот или используете другой способ кроме пересылки, то провести анализ будет невозможно.

9 правил рабочего этикета электронной почты

Больше не считается безумием носить джинсы на рабочем месте или выпить с начальником в нерабочее время, но когда дело доходит до использования смайлов в электронной почте, линии становятся немного более размытыми.

Иногда бывает сложно разобраться в тонкостях профессионального этикета электронной почты. Но, скорее всего, это основной способ общения с начальником и коллегами (кроме того, знаете ли, лично). А это значит, что каждое отправленное вами сообщение — это шанс произвести хорошее впечатление…или плохой.

Вот девять правил работы с электронной почтой, которым вы должны следовать, если хотите сохранить свою репутацию в Интернете.

1. Начните с твердой темы сообщения

Если вы отправляете электронное письмо одному из своих начальников, имейте в виду, что у него, вероятно, есть сотни сообщений в его почтовом ящике.

Так что же ваш босс делает с большинством из них? Либо нажмите «Удалить», либо пометьте их на будущее (и никогда не читайте их). Это означает, что у вас есть только один шанс привлечь их внимание: соблазнительная тема письма может помочь убедиться, что они действительно ее откроют.

Подробнее: Вот темы, по которым будут открываться ваши сетевые электронные письма — каждый раз

2.

Следите за своими словами

Получали ли вы когда-нибудь текстовое сообщение, заканчивающееся точкой? Если это так, вы, вероятно, думали, что человек, который отправил его вам, зол на вас (хотя на самом деле он просто пытался использовать правильную пунктуацию).

Это потому, что слова, которые вы используете, могут мгновенно успокоить или расстроить кого-то. Избегайте использования таких слов, как «привет» или «срочно», и используйте вместо них «вы» или «сегодня».(Смущает? Более подробное объяснение ниже.)

Подробнее: 5 слов, которые следует включить в строки темы электронного письма (и 4 слова, которых следует избегать любой ценой)

3. Пишите как редактор

Возможно, вы не пишете диплом колледжа, но это не значит, что вы не получаете оценок. Плохая грамматика, орфографические ошибки и даже отсутствие введения, текста и заключения заставляют вас звучать так, как будто вы пытаетесь попасть в нулевой почтовый ящик, а не быть ответственным сотрудником.

Подробнее: Руководство редактора по написанию смехотворно хороших писем

4.Будьте вежливы со своим временем

Если вы собираетесь отправить кому-то электронное письмо, расскажите, почему вы его отправляете.

Если, например, вы прикрепляете презентацию, скажите им, какими вы хотите, чтобы их следующие шаги были (нужно ли вам их одобрение? Хотите, чтобы они добавили слайд?). Если вы собираетесь отправить кого-то CC, расскажите им, почему они были включены в список.

Подробнее: 5 причин, по которым я почти не ответил на ваше письмо, но не ответил

5.Осторожно используйте эмодзи

Вот одна особенность эмодзи: не все они их фанаты. Даже если вы работаете в непринужденной обстановке, все равно значительный процент работающего населения считает их непрофессиональными. Не рискуйте, если не знаете, как это будет принято.

Подробнее: Использование эмодзи на работе может повысить вашу репутацию или разрушить ее (вот как это узнать)

6.

Прикрепите приложение

Звучит очевидно, но мы все виноваты в этом нарушение электронной почты более одного раза.

Проверьте, прежде чем нажимать кнопку «Отправить»: Приложили ли вы вложение, которое обещали вложить? (Скажите это в 10 раз быстрее.)

Подробнее: 3 основных ошибки электронной почты, из-за которых вы выглядите действительно непрофессионально

7. Подтвердите свое согласие (без обычных «лучших»)

Вам нужно закончить ваше электронное письмо, подписавшись, но это не значит, что вы должны говорить «всего наилучшего» или «спасибо» в конце каждого сообщения (особенно если вам действительно не за что быть благодарным).

Вместо этого выберите профессиональное, но функциональное приветствие. Попробуйте «с уважением», «с уважением» или «я скоро с вами поговорю».

Подробнее: 70 различных подписей электронной почты (если вы устали говорить «лучший»)

8. Используйте профессиональную подпись (даже на своем телефоне)

Если вы только что создали профессиональное, хорошо написанное электронное письмо, почему бы вам закончить его словами «Отправлено с моего iPhone»? Вместо этого выберите простую привлекательную подпись, которая включает в себя ваш заголовок, ваши профили в социальных сетях, ваш веб-сайт и, возможно, даже изображение вашего лица.

Подробнее: 5 быстрых, простых (и бесплатных!) Способов создать отличную подпись электронной почты сегодня

9. Знайте, когда не отправлять электронное письмо

Конечно, независимо от того, насколько хорош ваш этикет, все это напрасно, если вы пишете то, чего не должны.

Например, если вам нужен сверхбыстрый ответ от кого-то, вместо этого позвоните ему. А если вы хотите попросить начальника о повышении, назначьте встречу (вы не хотите, чтобы этот разговор велся по электронной почте).

Подробнее: 3 рабочих запроса, которые никогда не переусердствуют, когда вы спрашиваете по электронной почте (так что перестаньте их делать)

Если вы соблюдаете эти девять правил, вы почти всегда будете читать свои электронные письма и отвечать на них к. И эй, ты можешь произвести хорошее впечатление на своего босса, пока ты этим занимаешься!

Как управлять и организовывать рабочую электронную почту

Вы пользуетесь электронной почтой каждый день.

Узнайте, как использовать его умнее, быстрее и полезнее.

Какая часть вашего рабочего дня тратится на просмотр электронной почты? Большинство людей день за днем, неделя за неделей тратят часы на копирование, пересылку, сортировку, пометку, архивирование и ответы на электронные письма.При затраченном времени небольшие изменения могут иметь большие результаты. Вы можете сделать гораздо больше за меньшее время. Вы можете добиться большего, приложив гораздо меньше усилий. Мы собрали все наши лучшие и самые удобные советы по управлению электронной почтой в одно руководство, чтобы вы могли вывести свой почтовый ящик на новый уровень.

Вот лишь несколько практических вещей, которые вы узнаете из этого руководства:

Как (и как часто) проверять электронную почту
Когда архивировать, а когда удалять
Полезные советы по организации и тегирование
Уловки Gmail и Outlook
Лучшие сочетания клавиш
И многое другое!

Почему электронная почта такая сложная?

В понедельник утром вы садитесь за свой рабочий стол и здороваетесь со своей командой. Вы делаете большой глоток кофе и съеживаетесь, открывая свой почтовый ящик, который, как вы знаете, ломится от запутанных переадресованных разговоров от вашей команды, случайных информационных бюллетеней, на которые вы клянетесь, что уже отписались, и десятков других неорганизованных писем. Вам нужно многое разобрать. И эта маленькая рутина гибели происходит каждую неделю.

Есть много причин, по которым люди боятся открывать свою рабочую электронную почту, но главная из них — объем: огромное количество писем, которые мы получаем сегодня, огромно.Adobe сообщает, что респонденты ее ежегодного опроса тратят в среднем пять часов в день на рабочую электронную почту. Представьте, чего бы вы могли добиться, если бы смогли сократить время, которое вы тратите на электронную почту. Читайте проверенные и проверенные стратегии, которые помогут вам контролировать свой почтовый ящик.

Готовы сократить время, потраченное на электронную почту для всей вашей команды? Прочтите 10 лучших практик электронной почты для продуктивного рабочего места.

Управляете электронной почтой или электронной почтой управляете вами?

Подобно владельцу, которого выгуливает собака, очень возможно получить управление по электронной почте.Но раз уж вы это читаете, похоже, что вы готовы снова взять под контроль поводок. В этой главе мы рассмотрим причины, по которым важно превратить проверку электронной почты в проактивную деятельность, а также дадим несколько основных советов по организации и управлению электронной почтой.

Реактивный против упреждающего: как вы проверяете свою электронную почту?

Проверяете ли вы свою электронную почту каждые пять минут на работе? Или, что еще хуже, оставить его на компьютере на весь день? Самый большой вклад в неэффективность электронной почты — это реакционный подход.Вместо того, чтобы управлять электронной почтой по расписанию, большинство людей просто реагируют на все, что попадает в их почтовые ящики, что может полностью сорвать их рабочий день. Реагировать вместо управления обычным явлением по нескольким причинам:

Принуждение к реагированию

Мы все испытываем давление, чтобы быстро отвечать на все электронные письма. Поскольку по умолчанию установлено «ответить как можно скорее», мы рассылаем нашу электронную почту на автопилоте, отвечая на все как можно скорее — даже если не все сообщения требуют немедленного ответа или действия.Чтобы избавиться от этой привычки, мы должны сознательно подходить к тому, как мы отвечаем на электронную почту.

Мы чувствуем себя продуктивно, даже когда нас нет

Достижение нулевого почтового ящика кажется продуктивным. Но если вы поставите перед собой задачу как можно скорее отвечать на каждое электронное письмо, вы продуктивно работаете над чужим списком дел, а не над своим. Кроме того, постоянное перебивание по электронной почте снижает нашу способность сосредоточиться на важной работе. Производительность требует стратегического подхода: активное определение того, какие электронные письма требуют ответа и как вы можете делегировать электронные письма, которые не требуют вашего участия, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что имеет значение.

Отсутствие организации

Без четкого процесса управлять электронной почтой сложно. Мы тратим время на просмотр уже прочитанных электронных писем, сортировку и повторную сортировку, поиск и непреднамеренно тратим время других людей на пересылку электронных писем или ответы на них — и все это людям, которым не нужно участвовать. Организованный процесс управления электронной почтой предотвращает все эти проблемы.

Объединение вашей команды для создания процесса, основанного на том, как вы работаете с электронной почтой и эффективно управляете ею, имеет преимущества лично для вас, для вашей команды и для вашей компании.Это позволяет вам оказывать большее влияние, поскольку вы можете уделять время важным, но не срочным проектам, которые увеличивают ценность, которую вы предоставляете. Это также увеличивает влияние вашей команды, поскольку члены команды оптимизируют свою работу и устраняют дублирование работы.

В конечном итоге это приводит к более высокой прибыли для компании, поскольку организованный и эффективный процесс электронной почты приведет к более быстрому решению проблем клиентов, более быстрому заключению сделок и своевременному продвижению проектов.

Как профессионально управлять рабочей электронной почтой

Давайте рассмотрим несколько способов упростить ответ на электронную почту и выполнение работы.

1. Проверяйте электронную почту в запланированное время

Если ваша роль связана с решением проблем или творческим мышлением, вам нужно дать себе мысленное пространство для выполнения этой важной работы. Если вы постоянно находитесь в режиме электронной почты, вам будет сложно освободить свой мозг для этого типа мышления. Выделите определенное время для проверки электронной почты (даже если это будет раз в пару часов), это поможет обеспечить выполнение остальной работы. Попробуйте выбирать три-пять раз в день, когда вы будете просматривать свой почтовый ящик.В противном случае вкладка остается закрытой. Вы даже можете поставить напоминание в свой календарь, если боитесь забыть.

2. Знайте, когда использовать телефонную или видеовстречу

Мы все были в этом: участвовали в разговоре по электронной почте с несколькими обменами мнениями, ожидали ответа . .. тратя время зря. Если вы отправляете электронное письмо члену команды, предложите перевести разговор на телефонный звонок или видеовстречу. Затем вы можете быстро завершить разговор и продолжить работу.

3. Делайте электронные письма короткими

Если вы имитируете Шекспира в своем композиторе, ваша электронная почта займет много времени. Делайте электронные письма как можно короче, чтобы сэкономить время и быть более профессиональным. А если электронное письмо требует длительного ответа, попробуйте перевести разговор по телефону. Прочтите и избегайте расплывчатых фраз, повторений и представлений, например: «Я хотел протянуть руку, чтобы узнать, есть ли у вас пропускная способность…». Вместо этого сразу переходите к вопросу: «У вас есть пропускная способность для…»

4.Отказаться от подписки на списки или категоризировать электронные письма со списками

Почтовый ящик почти каждого заполнен списками писем. Отмените подписку на списки, которыми вы больше не пользуетесь, или настройте правило для автоматической отправки этих писем в соответствующую папку. Или используйте Unroll.me, чтобы отправить сводку всех писем со списком в конце дня.

5. Сохраняйте и используйте шаблоны сообщений

Скорее всего, вы будете постоянно отвечать на одни и те же вопросы в течение любой недели. Шаблоны сообщений (быстрые части в Outlook) позволяют создавать и сохранять фрагменты или целые электронные письма, которые можно добавлять одним нажатием кнопки.Больше не нужно набирать один и тот же ответ снова и снова.

6. Используйте правила маршрутизации для действий, которые вы повторяете в своем почтовом ящике.

Правила электронной почты автоматически сортируют электронные письма по мере их поступления. Используя правила, вам не придется вручную сортировать электронную почту. Используйте папки или ярлыки, которые вы настроили, и создайте правила для сортировки писем с определенными характеристиками (отправленные по адресу, строке темы и т. Д.) В эти папки или ярлыки.

7. Удалите электронную почту со своего телефона

Трудно не бездумно проверять электронную почту, когда ее можно просто смахнуть. Освободитесь от цепочки писем, пока вы стоите в очереди в продуктовом магазине или ждете автобуса — это так же просто, как снять электронную почту со своего смартфона.

8. Не откладывайте электронную почту во вкладке

Многие люди держат электронную почту на компьютере в течение всего дня. Но это только усиливает соблазн проверить это.

💡Совет для быстрого и лаконичного электронного письма

Чем короче, тем лучше, когда дело касается рабочей электронной почты. Это не только поможет вам сэкономить время, но и повысит ваш профессионализм и поможет донести свою точку зрения.Старайтесь использовать как можно меньше слов, когда пишете электронные письма на работе. Во-первых, попробуйте написать свое сообщение как обычно. Затем прочтите и удалите все слова, которые не нужны, чтобы донести вашу мысль. Общие фразы, от которых обычно можно отказаться? «Я просто хотел проверить…»; «чтобы»; и «в процессе».

Подробнее о словах и фразах, которые следует исключать из электронных писем

Архивировать или удалять: имеет ли это значение?

Кто архивирует, кто удаляет. Какая разница? Что лучше? Давайте изучим.

Архив против удаления

Как архивирование, так и удаление — отличный способ очистить ваш почтовый ящик. Когда вы архивируете электронное письмо, оно покидает ваш почтовый ящик и попадает в папку «Вся почта». Когда вы удаляете электронное письмо, оно покидает ваш почтовый ящик и попадает в папку «Корзина». В зависимости от ваших настроек и почтового клиента, который вы используете, электронные письма в вашей «Корзине» будут безвозвратно удалены через определенный промежуток времени. Однако заархивированные электронные письма остаются в папке «Вся почта», пока вы не решите переместить их в другое место или удалить.

Следует архивировать или удалять электронные письма на работе?

В вашей компании могут быть правила обращения с электронной почтой, но, как показывает опыт, архивирование является более безопасным вариантом для рабочей электронной почты. Архивирование означает, что вы сможете получить доступ к электронным письмам позже, если они вам понадобятся, а удаление и отправка писем в корзину может означать, что вы потеряете данные, которые вам понадобятся в будущем.

Организация рабочей электронной почты

3 основных инструмента для организации рабочей электронной почты

Эффективное управление электронной почтой начинается с чистой организации электронной почты.Вам необходимо создать систему, которая позволит вам быстро сортировать и идентифицировать важные электронные письма. Вы можете воспользоваться встроенными инструментами вашего почтового клиента, чтобы упорядочить свой почтовый ящик.

1. Папки, ярлыки или теги

Папки и ярлыки позволяют сортировать входящие сообщения электронной почты по категориям. Категоризация электронной почты с помощью файловой системы упрощает поиск конкретных писем позже, назначение писем определенным членам команды или создание групп элементов действий, которые нужно решать в определенное время.Вы можете использовать системы папок и метки по-разному, в зависимости от вашей конкретной роли и потребностей.

Если вы занимаетесь маркетингом или управлением проектами, категоризация по проектам поможет сохранить связанные электронные письма вместе и упростит их поиск, когда они вам понадобятся.
Если вы занимаетесь управлением учетной записью или службой поддержки клиентов, может быть полезно классифицировать электронные письма по отправителям.
Независимо от вашей роли, вы также можете получить выгоду от создания папки или метки, которая будет служить списком дел.

2. Значки приоритета

Значки приоритета, такие как звезды или стрелки, дают вам еще один уровень организации. Многие почтовые клиенты позволяют создавать несколько значков для разных целей. Например, вы можете использовать эти значки, чтобы идентифицировать электронные письма от приоритетных клиентов, отличать активные электронные письма от тех, на которые уже ответили, или отмечать электронные письма, которые содержат информацию, которая вам понадобится позже.

3. Правила и автоматизация

Правила подобны волшебной палочке в вашем почтовом ящике.Это позволяет вам настроить автоматизацию для часто выполняемых вами действий. Например, пометьте определенные электронные письма, переместите определенные электронные письма в папки или заархивируйте определенные электронные письма — и все это автоматически. Если вы воспользуетесь этим, вы сможете каждое утро открывать гораздо более организованный почтовый ящик.

Выбор почтового клиента для управления рабочей электронной почтой

Большая часть производительности электронной почты зависит от инструмента, который вы используете для управления своей электронной почтой.Есть три основных инструмента, которые используют компании для управления рабочей электронной почтой: Gmail, Outlook и Front. Мы рассмотрим основы управления электронной почтой в каждом из них, а также их преимущества и недостатки.

Управление электронной почтой с помощью Gmail

Gmail — это почтовый продукт Google, который хорошо известен своим персональным управлением электронной почтой. В нем есть несколько функций, которые помогут вам упорядочить свой почтовый ящик. В чем он не справляется, так это в том, чтобы помочь вам управлять рабочей электронной почтой в команде.

Группы Google — это в основном инструмент для создания списков рассылки и управления ими.
Категории — электронные письма автоматически разбиваются на вкладки в верхней части почтового ящика.
Звездочки и метки. Мы упоминали звездочки и метки выше, но многие пользователи Gmail не знают, что они могут создавать несколько разных типов звездочек для дальнейшей настройки своей организационной системы. Вы можете установить разные цвета для каждой звезды, а также установить разные формы.
Пользовательский макет — вы можете настроить макет почтового ящика Gmail в соответствии с вашей организационной системой. Например, вы можете упорядочить их с помощью вкладок или настроить отображение помеченных или непрочитанных сообщений вверху среди других параметров.
Темы для входящих сообщений — вы можете сделать так, чтобы изображение отображалось на заднем плане вашего почтового ящика, чтобы немного персонализировать свое рабочее пространство.
Шаблонные ответы — шаблоны ответов Gmail встроены в основные функции Gmail и просты в использовании.
Ярлыки — перемещайтесь по почтовому ящику, форматируйте текст и выполняйте множество других действий с помощью сочетаний клавиш Gmail.
Отменить отправку — вы можете выбрать отображение времени после отправки электронного письма, в котором вы можете отменить отправку, на случай, если вам нужно что-то отредактировать в последнюю минуту.
Надстройки — надстройки, такие как Boomerang, позволяют вам запланировать отправку электронной почты в определенную дату и время, а также отложить электронное письмо до тех пор, пока оно не появится в вашем непрочитанном письме.

Gmail позволяет вам общаться с товарищами по команде в вашем почтовом ящике через GChat, но окно чата не интегрировано в ваши цепочки писем.Сообщения чата появляются в окне, которое перекрывает ваш почтовый ящик, поэтому оно по-прежнему живет отдельно. Это означает, что вы можете застрять при описании электронного письма в чате — «Они сказали XYZ в этом письме…», и когда вы хотите найти и сослаться на беседу, вы не можете искать и чат, и электронную почту в строке поиска своего почтового ящика.

Управление электронной почтой с помощью Outlook

Outlook имеет те же функции, что и Gmail, но использует другую терминологию. Вот что вы можете сделать в Outlook, чтобы упростить управление электронной почтой.

Входящие — Управляйте индивидуальной рабочей электронной почтой, например [email protected].
Общие почтовые ящики — управляйте и отправляйте электронную почту с группового адреса как команда, например contact@tommyfresh. com .
Папки — Outlook использует папки, а не метки для категоризации электронной почты. В почтовом ящике есть ряд папок по умолчанию, но вы можете создать любое количество новых в соответствии с вашей организационной системой.
To Do — To Do позволяет перетаскивать сообщения в любой заданный список и позволяет прикреплять файлы, активизируя список задач.
Quick Parts — Quick Parts — это эквивалент шаблонных ответов в Outlook. Создавайте строительные блоки из текста, которые вы можете добавлять в свои электронные письма.
Быстрые действия — быстрые действия — это ярлыки Outlook. Автоматизируйте повторяющиеся шаги для оптимизации рабочих процессов.
Правила — правила позволяют автоматически перемещать электронные письма или автоматически отвечать на электронные письма.

В вашем почтовом ящике Outlook нет внутреннего чата. Вместо этого вы можете использовать Microsoft Teams, приложение, отдельное от вашего почтового ящика, для внутренней связи с товарищами по команде.

Управление рабочей электронной почтой с помощью Front

Front — это гибкая платформа для управления коммуникациями, которая упрощает организацию рабочей электронной почты и управление ею. Ключевое отличие Front, однако, заключается в том, что вы можете работать вместе с товарищами по команде совершенно по-другому. Вот пять способов, которыми Front поможет вам взять на себя ответственность за свою работу.

Правила — создавайте правила для автоматизации действий, которые вы обычно повторяете в своем почтовом ящике, таких как архивирование, добавление тегов, перемещение писем в другие почтовые ящики.Настройте сложные рабочие процессы, такие как эскалация, автоматические ответы, предупреждения и многое другое.
Назначения — назначьте сообщение владельцу, чтобы все участники группового сообщения имели четкое представление о праве собственности и знали, что им нужно сделать.
Интеграция. Доступ к более чем 50 приложениям и их редактирование прямо на боковой панели в папке «Входящие». Держите Salesforce в актуальном состоянии, создайте задачу Asana, закройте проблему Jira и т. Д.
Теги — создавайте и добавляйте теги к сообщениям, чтобы выделить их, упорядочивайте их по папкам и измеряйте аналитику сообщений по тегам.
Комментарии — Общайтесь в чате и @ упоминайте свою команду прямо в цепочках писем, вместо пересылки писем или отправки CC.
Режим отсутствия на работе — переключитесь в режим ООО, чтобы получать ответы на ваши электронные письма, когда вас нет на работе.

1. Все в одном месте

Когда вы подключаете свою индивидуальную рабочую электронную почту к Front, вы можете видеть все свои электронные письма в одном месте, включая электронные письма, отправленные непосредственно вам, и электронные письма, назначенные вам из общих почтовых ящиков.

2. Более организованное рабочее пространство

Теги Front организуют вашу рабочую электронную почту, чтобы помочь вам быстрее находить важные сообщения. Настройте частные теги, видимые только вам, или общедоступные теги, которые также может использовать ваша команда.

3. Будьте более продуктивными

Многие ярлыки Front помогут вам ускорить работу с почтовым ящиком:

Создавайте шаблоны сообщений (готовые ответы) для приглашений на собрания, обновлений проекта и т. Д.
Предварительно напишите электронные письма и составьте их расписание для автоматической отправки в более позднее время.
Откладывайте сообщения электронной почты, которые не являются срочными или на которые вы еще не готовы ответить.
Установите автоматические напоминания, чтобы связаться с кем-нибудь, если вы не получите ответ на свое электронное письмо, чтобы ваше письмо не было повреждено.
Узнайте, видели ли получатели ваше письмо с помощью «уведомлений о прочтении», в которых указана дата и время, когда они просматривали ваше письмо.

4. Упростите совместную работу с помощью внутренних комментариев, общих черновиков и заданий

Используйте комментарии и @mentions, чтобы делиться и обсуждать электронные письма с определенными товарищами по команде, вместо того, чтобы пересылать электронные письма товарищам по команде или оставлять им копии. Перемещайте электронные письма в общий почтовый ящик вашей команды, чтобы у всех было общее мнение. Настройте правила, чтобы мгновенно отправлять электронные письма нужному человеку.

Когда команды используют Front вместе, они получают еще больше преимуществ. Члены команды могут назначать друг другу ответственность за определенные сообщения, автоматизировать рабочие процессы, измерять производительность команды и получать полезные сведения о том, как группа достигает своих целей.

Получите контроль над своим почтовым ящиком

Используя советы и инструменты, которыми мы здесь поделились, можно укротить свой почтовый ящик и управлять претензиями.Наличие системы и плана для организации электронной почты и управления ею не только сделает ваши понедельники лучше, но также даст вам возможность сосредоточиться на вещах, которые будут продвигать вашу карьеру и бизнес вперед.

Теперь, когда вы профессионал в управлении рабочей электронной почтой, прочитайте, как получить нулевой почтовый ящик.

Как написать профессиональную электронную почту

Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами. Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей должности или отрасли.Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружеское, ясное, краткое и действенное сообщение. Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, нужно потренироваться.

Примите во внимание следующие советы и передовые методы, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, исправьте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте следить за ней.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

Строка темы
Приветствие
Тело
Закрытие
Подпись

Передовой опыт: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, проверьте электронную почту, используйте правильное этикет и не забывайте следить за ним.

Связано: Как завершить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессиональных писем

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов помогут вам составить профессиональное сообщение:

1 .Определите свою цель

Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. После того, как вы определили цель своего электронного письма, вы можете убедиться, что все, что вы включаете в свое сообщение, поддерживает это действие. Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, почему он вам нужен, какой вид обратной связи вам нужен и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

Когда вы составляете сообщение электронной почты, убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории.Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы его письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

3. Будьте краткими

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер.При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не имеющую отношения к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию. Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

4. Проверьте электронную почту

Электронная почта без ошибок демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении.Если это важное электронное письмо для критически важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

5. Соблюдайте этикет

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу по электронной почте с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

6. Не забывайте следить за новостями

Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение. Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо с ответом.

Связано: 20 способов создания электронного письма

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка каждого:

1.Строка темы

Это короткая фраза, которая кратко описывает причину вашего сообщения или цель вашего общения. При отправке профессионального электронного письма важно включать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Продолжение: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно служит приветствием. Например:

«Привет, мистер Самсон»

3. Тело

Здесь, как и в теле письма, вы поделитесь своим сообщением полностью. Например:

«Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я приложил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы».

4. Закрытие

Это последняя строка вашего электронного письма перед вашей подписью, она должна завершать ваше сообщение.Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду встречи с вами в среду. Спасибо еще раз!»

5. Подпись

Подпись — это место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.»

Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

Примеры профессиональных писем

Вот три примера профессиональных писем:

1. Электронное письмо новому контакту

Тема: UX Возможность контракта на исследование
Привет, Амаль,
Я надеюсь, что это сообщение тебя хорошо заинтересует.Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика UX-исследования, который поможет проанализировать несколько наборов данных юзабилити-тестирования.
Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю. Все работы могут быть выполнены удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.
Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей.С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Алан Гото
Директор по взаимодействию с пользователем
ABC Company, Inc.

Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать для профессионального общения

2. Электронная почта на группа

Тема: Маркетинговая встреча отменена
Hi team,
Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.
Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время. Мы снова соберемся в назначенное время в следующую среду.
Спасибо,
Гретхен Ван Бюрен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3.

Дополнительное электронное письмо

Subject Line: Re: Доступность для вводной встречи
Привет, Элизабет,
Я просто хотел проверить дату вашей встречи с господином.Аль-Джамиль. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.
Спасибо!
Адам Мур
Исполнительный помощник
123 Компания

Независимо от того, впервые ли вы приходите на работу или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык. Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составлять эффективные сообщения.

Связано: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

20 способов начать электронное письмо

Умение писать четкие, дружелюбные и профессиональные электронные письма — это фундаментальный навык для вашей карьеры. Правильное начало и окончание электронных писем может помочь вам наладить отношения и выполнить работу.

В этой статье мы расскажем, как начать рассылку писем, включая советы и несколько начальных писем, которые вы можете использовать в своей следующей переписке.

Связано: Как написать профессиональную электронную почту

Почему важно правильно начать электронную почту

Электронная почта — важная форма общения, такая же, как телефонные звонки и видеоконференции.Вы должны относиться к каждому электронному письму как к возможности развить взаимное уважение со своими коллегами. Написав отличное начало для своего электронного письма, вы с большей вероятностью произведете положительное первое впечатление. Такое впечатление может побудить вашу аудиторию прочитать полное сообщение вашего электронного письма и предпринять необходимые действия.

Описание изображения

Советы по профессиональному приветствию по электронной почте:
1. Избегайте гендерного языка
2. Избегайте восклицательных знаков
3. Избегайте случайных слов, таких как «Привет,»
4.Избегайте чрезмерно формальных выражений, таких как «господин» или «госпожа»
5. Избегайте использования «Для кого это может касаться»
6. Избегайте использования времени дня, такого как «Доброе утро» или «Добрый вечер»
7. Избегайте использования « Уважаемый [Должность] », если возможно

Как начать электронное письмо

Есть несколько ключевых рекомендаций, которые следует учитывать при составлении начала электронного письма:

Назовите любые имена, которые вы используете правильно. Неправильное написание имени получателя может вызвать у него неуважение — если вы не уделили время тому, чтобы узнать его имя, он вряд ли поверит, что вы обратили внимание на другие важные детали.Чтобы обеспечить внимательное прочтение всего электронного письма и наладить отношения с получателями, убедитесь, что их имя написано правильно. Если вы переписывались с ними по электронной почте, скорее всего, их имя уже есть в их электронном письме и / или подписи. Если нет, проведите небольшое исследование, чтобы убедиться, что вы правильно поняли их имя.
Будьте профессиональны. Может возникнуть соблазн показаться дружелюбным или взволнованным в приветствии по электронной почте, используя веселое приветствие, смайлик или восклицательные знаки. Помните, что всегда лучше ошибаться в пользу профессионализма и минимализма.
Знайте свою аудиторию. Вы должны адаптировать свое приветствие к вашей аудитории. Если вы хорошо знаете получателя (получателей), возможно, будет уместно использовать более непринужденное приветствие. Ваше приветствие также может измениться, если вы обращаетесь к одному, нескольким или многим людям. Убедитесь, что ваше приветствие соответствует людям, которым вы пишете.

Что включать в начало ваших писем

Начало вашего электронного письма должно содержать следующее:

1.

Приветствие

Чтобы начать электронное письмо, вы должны начать с приветствия. Вы можете сделать это разными способами в зависимости от причины, по которой вы пишете, и от того, кому вы пишете.

2. Добрые пожелания (необязательно)

После вашего приветствия необязательно включать быстрое позитивное примечание, например: « Надеюсь, все в порядке, » или « Надеюсь, у вас были потрясающие выходные. ”Это уместно, если вы не писали получателю в течение длительного времени или если у вас есть близкие отношения с получателем.Если вы знаете, что ваша аудитория ценит краткую заметку, содержащую только ключевую информацию, вы можете пропустить эту часть.

3. Причина написания

Затем обязательно включите одно или два кратких предложения о том, почему вы пишете. Информирование получателя о цели вашего электронного письма может помочь задать тон всей вашей переписке.

Давайте подробнее рассмотрим приветствия по электронной почте, которые вы можете использовать в зависимости от электронной почты.

Примеры приветствий по электронной почте

Вот несколько примеров приветствий, которые вы можете выбрать, чтобы начать свое электронное письмо.Как обсуждалось в приведенных выше советах, обязательно выберите приветствие, которое относится к вашей аудитории и причине написания:

При письме одному или двум получателям:

Уважаемый [Имя],
Уважаемый [Имя] и [Имя],
Привет [Имя],
Привет [Имя],
[Имя],

При письме трем или более получателям:

Всем привет,
[Название группы или команды ],
Привет, команда,
Привет всем,
Привет,
Доброе утро,
Добрый день,
Добрый вечер,

Если вы не уверены в имени получателя:

Уважаемый Сэр,
Уважаемая мадам,
Уважаемый сэр или мадам,
Привет,
Здравствуйте,
Уважаемый менеджер по найму,
Приветствую,

Способы начать электронное письмо с примерами

Вот примеры способы миграции Не запускайте электронную почту в различных сценариях, применяя приведенные выше советы и методы.

При приеме на работу:

«Дорогая Жанин,

Я надеюсь, что вы найдете здесь хорошо. Я пишу в ответ на ваше объявление о вакансии на должность помощника в приемной… »

После завершения собеседования:

« Привет, Хавьер,

Еще раз спасибо за то, что нашли время встретиться со мной по поводу должность менеджера по бухгалтерскому учету сегодня. Я обращаюсь к вам с дополнительной информацией, которую вы запросили относительно моего портфолио… »

При организации встречи:

« Приветствую вас,

Я обращаюсь к нам, чтобы организовать встречу по предстоящий проект… »

При представлении новых членов команды:

« Келли,

Здравствуйте! Я пишу, чтобы познакомить вас с новым членом нашей HR-команды, Хелен Фарбер… »

При принятии предложения о работе:

« Привет, Киран,

Большое спасибо за то, что вернулись. мне.Я очень рад узнать о предложении… »

Написание электронных писем — важная часть любой работы. Обязательно подумайте о своей аудитории и о том, почему вы пишете. Это может помочь вам наладить четкую коммуникацию, которая выстраивает отношения и продвигает проекты. Профессиональное написание электронной почты может произвести положительное первое впечатление.

Как лучше писать электронные письма на работе

& lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt;

& lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt; & lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt; & lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt; & lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt;

Где ваша работа встречается с вашей жизнью.Смотрите больше от Ascend здесь.

Неужели написание плохого электронного письма разрушит вашу карьеру? Нет. Но изучение негласных правил написания профессиональных писем может улучшить вашу компетентность в глазах коллег. В этом сотрудничестве HBR с создателем YouTube Джеффом Су вы узнаете, как лучше организовать электронную переписку и избежать типичных ошибок новичков.

0:00 — Зачем беспокоиться об этикете электронной почты?
1:19 — Включите призыв к действию в строке темы
2:13 — Одна ветка электронной почты для каждой темы
2:48 — Управляйте получателями
3:27 — Начните с главного
4:30 — Обобщите в своем ответе
5:10 — Гиперссылка по возможности
5:38 — Измените настройку по умолчанию на «Ответить» (не «Ответить всем»)
6:06 — Измените отмену отправки варианты

Выписка

JEFF SU: Хорошо, настоящий разговор.Ошибки электронного этикета на рабочем месте — это не повредит вашей карьере. Но изучение негласных правил написания профессиональных писем повлияет на то, насколько вы компетентны в глазах ваших коллег.

И поскольку для этого нет стандартизированных учебных курсов, в этом видео я сначала расскажу об очень реальных преимуществах, которые дает хорошее умение общаться с электронной почтой на рабочем месте, а затем углублюсь в свои восемь основных советов по профессиональному этикету электронной почты, многие из которых чему я научился на собственном горьком опыте во время моей первой работы на постоянной основе консультантом по вопросам управления.Итак, приступим.

Привет всем. Меня зовут Джефф, и для меня большая честь иметь возможность сотрудничать с Harvard Business Review для этого видео о моем занудном увлечении: этикет электронной почты на рабочем месте. Вспомните, когда вы в последний раз получали плохо написанное электронное письмо. Возможно, вам пришлось бы перечитать его несколько раз, чтобы понять суть, а элементы действий могли быть разбросаны повсюду.

В худшем случае это привело к излишне длинной цепочке писем, которую можно было бы избежать, если бы исходное письмо было правильно спланировано.В этом заключается красота хорошо составленных писем. Это не только помогает вам, отправителю, показаться более способным, демонстрируя сильные коммуникативные навыки, но также экономит так много времени читателя, отображая только актуальную для него информацию.

Итак, без лишних слов, моим первым шагом будет призыв к действию, когда это уместно, в строке темы электронного письма. Большинство из нас знакомо с общим «действием» в строке темы, верно? Я рекомендую сделать еще один шаг и указать, что именно вам нужно, чтобы получатель сделал, и примерное время, которое потребуется ему для этого.

Например, вместо того, чтобы писать «Требуется действие, обратная связь для проекта X», напишите «Пять минут — обратная связь по проекту X». Этот очень маленький трюк дает вам гораздо больше контекста. Это опрос для проекта X. Я могу выполнить его очень быстро в промежутках между двумя встречами, которые у меня есть. Или, если неуместно указывать примерное время, укажите конкретный призыв к действию. Например, вместо «оценки расходов на четвертый квартал» напишите «Илон, чтобы утвердить оценки расходов на четвертый квартал». Итак, Илон знает, чего от него ждут, еще до того, как откроет электронное письмо.

Шаг номер два: придерживайтесь одной цепочки писем по той же теме. Честно говоря, меня позвала по этому поводу моя коллега, но я рад, что она мне сказала. Обычно я отправлял отдельные электронные письма для одного и того же проекта всякий раз, когда у меня возникала новая идея или уточняющий вопрос. Но если подумать с точки зрения получателя, им не хватает контекста исходной цепочки писем, а несколько новых писем на одну и ту же тему просто забивают их почтовые ящики без надобности.Таким образом, общее практическое правило здесь — придерживаться исходной цепочки писем для любой заданной темы, чтобы каждый мог ссылаться на одну и ту же информацию.

Совет по этикету электронной почты номер три: объясните, почему вы добавляли или удаляли получателей в цепочках электронной почты. Есть много ситуаций, когда вам нужно добавить кого-то в цепочку писем, чтобы получить их мнение, или пригласить кого-то, чтобы сэкономить его почтовый ящик. Профессиональный и простой способ сделать это — добавить предложение в самом верху письма, ясно показывающее, кого вы добавили или убрали.Мне нравится добавлять круглые скобки и выделять шрифт курсивом, чтобы отделить его от фактического тела письма. Таким образом, читатели сразу узнают, кто новые получатели.

Совет номер четыре на самом деле направлен на решение моей очень большой раздражения, когда отправители включают много информации заранее, но то, что они на самом деле пытаются получить или просить, находится в самом конце письма. Чтобы этого избежать, всегда сначала включайте основную мысль, а затем контекст. Просто сравните эти два письма:

«Привет, Джейн, меня зовут Джефф, я работаю в команде по маркетингу продуктов.Мы готовим колоду прогнозов для большого босса, и он ищет прогнозируемые цифры выручки от секретного электромобиля, который скоро будет запущен. Могу я попросить вас получить эти данные для меня? »

«Привет, Джейн, могу ли я побеспокоить вас по поводу прогнозов доходов от электромобилей? Контекст: группа продуктового маркетинга в настоящее время готовит колоду прогнозов для большого босса, и мы надеемся использовать прогнозы для борьбы за дополнительный бюджет. Было бы здорово получить цифры за 2025–2030 годы в формате Google Таблиц.”

Отодвигая контекст назад, мы даем другому человеку возможность прочитать не столь важную часть письма. Часто, когда мы пишем электронное письмо кому-то более старшему, мы чувствуем себя обязанными объяснить, почему мы пишем электронное письмо, в самом начале, чтобы это не выглядело так, как будто мы им мешаем. На самом деле это контрпродуктивно, потому что, если человек очень высокого ранга, он, вероятно, просто хочет знать, о чем вы ему пишете, чтобы он мог с этим разобраться, а затем перейти к своему собственному расписанию.

Совет номер пять. Если вы получили электронное письмо с большим количеством неорганизованного содержания, кратко изложите в своем ответе основные мысли отправителя. Итак, если вы получили электронное письмо от человека, который явно не смотрел это видео, и он прислал вам длинное, многословное, запутанное сообщение, которое вы должны перечитать несколько раз, вам нужно сделать две вещи.

Номер один, отправьте им это видео. Во-вторых, уделите несколько минут тому, чтобы определить и выделить общие темы в их электронной почте, и резюмируйте их сообщение в нескольких предложениях, прежде чем отвечать на все, о чем они пишут вам.Это не только поможет вам подтвердить правильность вашего понимания, но и по достоинству оценит дополнительные усилия, которые вы приложили, чтобы помочь им организовать свои мысли.

Совет по этикету электронной почты номер шесть: используйте гиперссылки во всех возможных случаях. Это еще одна моя любимая мозоль. Если вы отправляете кому-то ссылку по электронной почте, вам действительно следует потратить лишние несколько секунд, чтобы нажать Command K на Mac или Control K в Windows и сделать гиперссылку на внешний веб-сайт или видео. Это не только выглядит намного чище для получателя, чем простая вставка большой неуклюжей ссылки, но также снижает вероятность того, что вы допустите ошибку, добавив дополнительную букву или удалив ее в исходном URL-адресе.

Совет номер семь: измените настройку по умолчанию на «ответить» вместо «ответить всем». Честно говоря, я стараюсь не рисковать. Я думаю об этом так: если вы в спешке отвечаете на электронное письмо, и вы действительно делаете ошибку, ущерб наносится одному получателю, потому что по умолчанию вы отвечаете одному человеку, а не всем. Это стандартная настройка для большинства популярных почтовых клиентов, и обычно ее можно найти в разделе общих настроек.

Совет по этикету электронной почты номер восемь: установите для параметра «Отменить отправку» значение 30 секунд.Возможно, вы этого не знаете, но закон Мерфи, когда дело касается электронной почты на рабочем месте, гласит, что вы всегда будете обнаруживать свои ошибки через 10 секунд после того, как электронное письмо уже отправлено. Если не считать шуток, я уверен, что мы все были там. Мы отправляем электронное письмо, заходим в папку отправленных писем, чтобы прочитать его с точки зрения другого человека, и понимаем, что что-то не так.

Опять же, это стандартная настройка, с которой можно поиграть во всех почтовых приложениях. Вместо пяти секунд по умолчанию для отмены отправки, например, обновите до 30 секунд для хорошей меры.

10 отличных примеров электронной почты для ищущих работу

Есть бесплатный инструмент, который может помочь всем ищущим работу сделать важный импульс своей карьере: электронная почта.

В то время как безработица в настоящее время низка, конкуренция в ведущих компаниях всегда жестче, и за любую должность, которая считается «работой мечты». Попадание в почтовый ящик нужных людей может помочь вам наладить важные отношения и выделиться среди множества талантливых соискателей.

Более того, некоторые из наиболее успешных лидеров и предпринимателей доказали, что правильные электронные письма могут принести удивительные результаты.

Генеральный директор Twitter и Square Джек Дорси однажды написал по электронной почте в диспетчерскую компанию в Нью-Йорке, будучи студентом колледжа в Миссури. Он нашел ошибку на веб-сайте компании, а также упомянул, что написал программное обеспечение. Генеральный директор в конце концов поговорил с Дорси и, в конце концов, предложил ему работу программиста, согласно статье 2011 года в Vanity Fair.

Электронная почта также может расширить сеть и начать важные разговоры. Генеральный директор Birchbox Катя Бошан не имела опыта в сфере технологий или красоты до запуска своего стартапа в 2010 году.«Я написал холодное письмо каждому генеральному директору индустрии красоты, которого вы можете себе представить, — сказал Бошан в 2017 году. — И это сработало».

Электронные письма, которые приносят результат, имеют ключевые особенности, по словам Бошампа. У них убедительные темы, простое сообщение и просьба об услугах, на которые трудно сказать «нет».

Эти основы в сочетании с этими одобренными экспертами шаблонами для некоторых из наиболее распространенных ситуаций могут гарантировать, что вы пишете электронные письма с поиском работы, которые открываются.

1. Если вы хотите отправить электронное письмо компании своей мечты

Структура этого письма из четырех пунктов проста и может быть адаптирована для различных целей.Если вы пишете это электронное письмо, вы охватите следующее:

Докажите, что у вас есть три материальных навыка, которые необходимы компании.
Определите три способа согласования вашей миссии с компанией (возможно, поделившись соответствующей работой или волонтерским опытом).
Объясните: исследуя свою область, вы наткнулись на их компанию и поняли, что вместе вы могли бы сделать больше.
Запросите возможность поговорить или встретиться.

Дев Ауйла, генеральный директор компании «Каталог» по подбору персонала и автор книги «50 способов получить работу», называет это электронное письмо «волшебной пулей».

Подготовка к этому электронному письму заставляет вас проделать важную работу, которая поможет вам лучше понять, на какие компании и на какие вакансии вы должны подать заявку. Это также может помочь сформировать будущие ответы на собеседовании.

Самое главное, что исследование поможет вам понять, чего вы хотите и как вы впишетесь в эту компанию. Эти шаги выделят вас и сделают результаты более вероятными.

Уважаемый [ИМЯ],

Я заметил, что [ИНТЕРЕСНАЯ КОМПАНИЯ] была номинантом на звание Лучшего [НАЗВАНИЕ КАТЕГОРИИ] последние пять лет подряд.Мне интересен такой уровень мастерства и я хочу узнать больше о [ОТДЕЛЕНИЕ ИЛИ РАБОТА, КОТОРАЯ ВАМ ИНТЕРЕСНО].

У меня [КОЛИЧЕСТВО] лет опыта работы с [СВЯЗАННЫЕ НАВЫКИ], [СВЯЗАННЫЕ НАВЫКИ] и [СВЯЗАННЫЕ НАВЫКИ]. Я надеюсь узнать о [ЧЕМУ УЧИТЬСЯ] от некоторых из лучших в отрасли, и в своем исследовании я наткнулся на [ИНТЕРЕСНУЮ КОМПАНИЮ]. Наши цели и интересы настолько совпадают, что я думаю, что мы оба добились бы большего, если бы я передал свои исследования и ресурсы вашей компании.

Вот мой профиль в LinkedIn [ВСТАВИТЬ ССЫЛКУ НА ПРОФИЛЬ].

Мне бы очень хотелось встретиться и поговорить о том, как мы можем работать вместе.
С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

2. Если вы хотите подключиться к своей сети для ознакомления

Разумно подключиться к своей сети для ознакомления, но сначала сделайте легкую работу. Убедитесь, что вы можете объяснить, почему вы подходите для общения. Вы не хотите, чтобы ваш собеседник чувствовал себя глупо из-за того, что прилагает усилия.

Укажите контактный контекст для вашего запроса. Если вы недавно закончили школу и у вас нет большого опыта работы, чтобы обсудить это, укажите годы, которые вы потратили на изучение своей области интересов, а также людей или стажировки, которые вызвали этот интерес.

Также включите свой профиль в LinkedIn, советует Джессика Миллер-Меррелл, ИТ-директор по Workology, кадровому и кадровому ресурсу. Это может помочь вам обновить контактные данные о вашем последнем опыте и повысить вероятность установления связи.

Уважаемый [ИМЯ],

Ранее в этом месяце я принял решение начать поиск новых возможностей для карьеры. [ЧИСЛО] лет были замечательными, работая в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] в качестве их [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ]. Я ищу новую компанию, которая бросит мне вызов и повысит свой набор навыков в [НАЗВАНИЕ НАВЫКА], [НАЗВАНИЕ НАВЫКА] и [НАЗВАНИЕ НАВЫКА].

Интересно, могу ли я получить представление по электронной почте или телефону [ИМЯ ЛИЦА] по [ЭТОЙ ПРИЧИНЕ].

Пожалуйста, включите мой профиль LinkedIn во вводную часть [LINKEDIN PROFILE LINK].

Большое спасибо за вашу помощь. Дай мне знать, чем я могу тебе помочь.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

3. Когда вам нужно написать письмо кому-то, кого вы не знаете

Когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого вы не знаете, исследование является не менее важным, говорит Ауджла. Изучите присутствие этого потенциального контакта в Интернете, основные моменты карьеры и любые недавние важные карьерные шаги или события.

Затем напишите электронное письмо, которое покажет, что у вас есть общие точки соприкосновения. Например, вы можете объяснить, что оба являетесь выпускником одной школы или принадлежите к одной профессиональной организации.

Ваше соединение может быть столь же простым, как лайкнуть ту же статью в Твиттере или LinkedIn, но убедитесь, что эта ссылка четкая.

Уважаемый [ИМЯ],

Меня зовут [ВАШЕ ИМЯ], и я заметил ваш опыт работы с [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Я слежу за вами на [САЙТ СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЕЙ] и заметил, что мы оба заинтересованы в [ТЕМА].Я считаю ваши сообщения информативными и полезными.

Я был [НАЗВАНИЕ] в течение последних [НОМЕР] лет, и я хочу познакомиться с [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], где я хочу узнать больше о [НАЗВАНИЕ НАВЫКА], [НАЗВАНИЕ НАВЫКА] и [НАЗВАНИЕ НАВЫКА].

Интересно, смогу ли я познакомиться с [ИМЯ ЛИЦА] по [ПРИЧИНЕ]. Вот мой профиль в LinkedIn [LINKEDIN PROFILE LINK], который вы можете включить в свое введение. Если вы предпочитаете поговорить со мной перед представлением, я в вашем распоряжении [ДНЕЙ] следующей недели из [ВРЕМЯ С ЧАСОВЫМ ПОЯСОМ].Вы можете написать мне по адресу [АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ] или по телефону [НОМЕР ТЕЛЕФОНА].

Спасибо.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

4. Когда вы хотите, чтобы разговор продолжался

Этот прием был назван письмом «Замыкание петли» Рамитом Сетхи, автором и основателем бестселлеров New York Times. «Я научу вас быть богатым». Эта техника создает повод поддерживать связь с влиятельным человеком, который вам небезразличен. Ваш адрес электронной почты должен сообщать вашему контакту, что вы благодарны за любой совет и держите этого человека «в курсе» о том, что вы обсуждали.

Привет, [ИМЯ],

Просто хочу еще раз поблагодарить вас за то, что вы поговорили со мной ранее. Я определенно собираюсь связаться с [ИМЯ ЛИЦА], как вы рекомендовали. Я буду держать вас в курсе и, конечно, дайте мне знать, если я могу чем-нибудь отплатить за услугу.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

5. Если вам нужно информационное интервью

Просьба об информационном собеседовании заимствует некоторые из тех же методов, что и другие шаблоны холодных писем, например, этот шаблон из «Я научу вас Будь богатым ».Пока вы будете делать основы (указать, кто вы и чего хотите, и попросить удобное время для встречи), для составления этого письма вам потребуется достаточно знаний о чьей-то карьере, чтобы вы могли продемонстрировать, почему вы уважаете их и почему их советы важны. к вам, — добавляет Ауйла.

Уважаемый [ИМЯ],

Меня зовут [ВАШЕ ИМЯ]. Я [ГОД] выпускник [НАЗВАНИЕ ШКОЛЫ]. (Я знаю, что вы были на несколько лет раньше меня), и я наткнулся на ваше имя на сайте наших выпускников.

Я хотел бы получить ваш совет по карьере в течение 15-20 минут.В настоящее время я работаю в [КОМПАНИИ], но многие из моих друзей работают в сфере консалтинга, и каждый раз, когда они говорят мне, как сильно они любят свою работу, я становлюсь более заинтересованным.

Большинство из них сказали мне, что если я заинтересован в консультации, я должен поговорить с кем-нибудь в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Как вы думаете, могу ли я выбрать ваш мозг для вашей работы и что побудило вас выбрать [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]? Мне особенно хотелось бы узнать, как вы сделали свой выбор после окончания [НАЗВАНИЕ ШКОЛЫ].

Можно ли встретиться? Я могу обойти все, что вам подходит.

Спасибо.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

6. Когда ваше первое письмо было проигнорировано

Если вы не получили ответ после одного холодного письма, не теряйте надежды. Подождите две недели и создайте новое письмо.

В своем новом электронном письме укажите тему, которую этот человек обсуждал во время встречи, на которой вы оба присутствовали, или новостную статью, в которой, возможно, цитировался этот человек. Вы даже можете послать обновленную информацию по теме, которая, по вашему мнению, может быть интересна этому человеку.Напишите электронное письмо, как будто вы продолжаете текущий разговор.

Повторите свой запрос, будь то личная встреча или новости о собеседовании. «Большинство людей не отвечают на письмо, которое однажды было проигнорировано, и, сделав это, вы выделитесь из толпы», — говорит Ауйла.

Если вы ничего не слышите после третьей попытки, продолжайте.

Уважаемый [ИМЯ],

Я был так взволнован после встречи с вами на [СОБЫТИЕ] в [МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ], где вы говорили о [ТЕМА].Я также хочу узнать больше о [ТЕМА] и читал увлекательную книгу [НАЗВАНИЕ] автора [АВТОР]. Хотел бы заполнить вас и выслушать ваши мысли за кофе. Можно ли встретиться за 20 минут? Я могу обойти все, что вам подходит.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

7. Если вы хотите, чтобы ваши друзья знали, что вы ищете

Выберите пять близких друзей для отправки электронной почты, людей, которые являются связными или работают в отрасли или тип работы, которую вы ‘ пересматривая.Дайте им знать, что вы ищете возможности, — предлагает Ауйла в своей книге «50 способов найти работу». Это электронное письмо улучшит ваши перспективы трудоустройства за счет потенциальных клиентов и знакомств. Это также даст толчок вашему поиску работы и расширит возможности, которые вы могли бы рассмотреть для себя.

Уважаемый [ИМЯ],

Я ищу свое следующее выступление на пересечении [ТИП ОТРАСЛИ] и [ТИП ОТРАСЛИ]. Я еще не уволился с работы, но готов завершить свое время в [КОМПАНИИ], выполняя [РАБОТУ].Хотел бы поговорить с вами и рассказать о том, о чем я думаю, и услышать от вас самые свежие новости.

Вот мой профиль в LinkedIn [ВСТАВИТЬ ССЫЛКУ НА ПРОФИЛЬ].

Было бы здорово наверстать упущенное.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

8. Когда вы хотите сказать «спасибо» после интервью.

Делайте электронное письмо с благодарностью коротким. И не забудьте отправить его в ближайшее время — в течение двух часов после интервью, — рекомендует Сетхи. Скорость показывает, что вы отзывчивы, вежливы и умеете действовать.

Имейте в виду, что электронное письмо должно быть достаточно конкретным, чтобы активировать память менеджера по найму. Не забудьте упомянуть то, о чем вы говорили о — , будь то корпоративная этика или общие интересы, например, тот факт, что вы оба — конкурентоспособные триатлонисты.

Привет [ИМЯ],

Спасибо, что нашли время поговорить сегодня. Мне особенно понравилось говорить о [КОНКРЕТНАЯ ТЕМА].

Я действительно думаю, что это отлично подходит для нас обоих. Надеюсь получить известие от вас в ближайшее время.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

9. Если вы хотите сообщить рекрутеру, что вы подали заявку,

HR-рекрутеры завалены электронными письмами, поэтому важно найти общий язык, чтобы привлечь их внимание, — говорит Миллер-Меррелл. Изучите присутствие рекрутеров или менеджеров по найму в Интернете, чтобы вы могли упомянуть пост, который они опубликовали в LinkedIn, который вам понравился, или спортивную команду, за которой вы оба следите.

Это также помогает использовать несколько платформ. Большинство из нас устают от электронной почты.Если вы отправили свое заявление о приеме на работу по электронной почте, используйте LinkedIn для отслеживания и убедитесь, что в вашем электронном письме запрашивается время и дата, чтобы запланировать звонок и обсудить вакансию.

Уважаемый [ИМЯ],

Недавно я подал заявку на вакансию в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] на позицию [НАЗВАНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ] на вашем сайте карьеры в Интернете. Эта должность идеально соответствует моему опыту в [ОПЫТ], [ОПЫТ] и [ОПЫТ]. Вы можете узнать обо мне больше, просмотрев мой профиль в LinkedIn [LINKEDIN PROFILE LINK].

Недавно я подписался на вас на [САЙТ СОЦИАЛЬНЫХ МЕДИА] и ценю ценные ресурсы, которые вы предоставляете соискателям работы и общаетесь с кандидатами.Кроме того, я тоже фанат [ОБЩИЙ ИНТЕРЕС].

Я бы хотел назначить время, чтобы запланировать звонок и рассказать о должности и моем опыте. У меня есть свободные места на [ДНИ] на следующей неделе с [ВРЕМЯ С ЧАСОВЫМ ПОЯСОМ]. Вы можете написать мне по адресу [АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ] или по телефону [НОМЕР ТЕЛЕФОНА]. Я с нетерпением жду возможности пообщаться с вами.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

10. Когда вам нужна рекомендация

Чтобы получить рекомендацию, которая поможет вам получить работу, Сетхи предлагает вам дать человеку, у которого вы запрашиваете ссылку, правильные ингредиенты. чтобы не только сформулировать, почему вы подходите для этой должности, но и с радостью дать вам эту рекомендацию.

Не забудьте рассказать, почему вы заинтересованы в новой компании. Даже если кто-то хорошо знает вашу работу, не стесняйтесь давать конкретные темы для разговора.

Уважаемый [ИМЯ],

Менеджер по найму [КОМПАНИЯ] может звонить вам, чтобы проверить рекомендации. Если они это сделают, они, вероятно, свяжутся с вами в ближайшие несколько дней, желая поболтать о наших отношениях и моем использовании [КОНКРЕТНАЯ СИЛА в ВАШЕМ ИЗБРАННОМ ПОЛЕ].

Я подаю заявление на [ПОЛОЖЕНИЕ] в [КОМПАНИЯ], потому что [СПИСОК ПРИЧИН].

Вот несколько достижений из моей карьеры (то, над чем вы можете поработать):

● [ДОСТИЖЕНИЕ 1]

● [ДОСТИЖЕНИЕ 2]

● [ДОСТИЖЕНИЕ 3]

Если я могу чем-то помочь , пожалуйста, дайте мне знать. Спасибо.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

P.S. Я приложил свое резюме к этому электронному письму для удобства, а вот ссылка на описание вакансии [ССЫЛКА НА ОПИСАНИЕ РАБОТЫ].

По словам Дэнни Рубина, эксперта по электронной почте и автора книги «Что, как мне написать это электронное письмо?», Обращаясь к письмам о поиске работы, внимательно относитесь к теме письма.

Отметьте должность, на которую вы подали заявку, или цель вашего электронного письма, — предлагает он.Если вы пишете сетевое электронное письмо, не забудьте упомянуть, где вы встретили кого-то или какие-либо общие связи, которые вы пытаетесь использовать.

Когда вы пишете, не забывайте смотреть на вещи в перспективе, — предлагает Ауджла в своей книге «50 способов найти работу». Не каждое электронное письмо приведет к встрече с мечтой или возможному предложению работы.

Прежде чем отправлять электронное письмо, «освободитесь от ожиданий» и напомните себе, что идеи, которые вы почерпнули из своего исследования, уже дали мощный толчок вашему поиску работы.

И не забудьте показать свой азарт. Если этот процесс кажется утомительным или скучным, вы, вероятно, выбрали не тех людей или компанию для отправки электронной почты. Если вы обнаружите, что это так, «найдите новых людей, о которых вы действительно хотите узнать, услышать и поговорить», — пишет Ауйла. «Выбор остается за вами.»

Нравится эта история? Подпишитесь на CNBC Сделайте это на YouTube!

Не пропустите:

Как справиться с перегрузкой электронной почты на работе

Учитывая, что средний работник тратит 13 часов в неделю на электронную почту, вот четыре способа восстановить контроль над своим почтовым ящиком

Ежедневно отправляется более 269 миллиардов писем (это 149 513 писем каждую минуту), и иногда кажется, что все они попадают в наш индивидуальный почтовый ящик.Объемы будут только увеличиваться, учитывая, что все больше сотрудников работают удаленно, что приводит к большей зависимости от электронных сообщений.

Легко потратить большую часть рабочего дня, просто пытаясь сократить отставание по электронной почте в ущерб другим, часто более насущным, приоритетам. Согласно исследованию McKinsey, в 2012 году средний работник тратил на электронную почту 13 часов в неделю, и эта цифра, вероятно, увеличилась за последние семь лет.

Вот четыре стратегии, которые могут помочь вам снизить эту нагрузку, повысить производительность и упростить общение.

1. Используйте «систему»

Фильтрация вашего почтового ящика позволяет вам определять приоритеты, какие сообщения требуют ответа сразу, какие могут подождать, пока вы не выполните более важные задачи, а какие не требуют никаких действий.

Создание правил в вашей почтовой программе для создания автоматических фильтров — эффективный способ сократить время администратора и взять под контроль свой почтовый ящик.

Вы можете отделить электронные письма, отправленные клиентами, от писем, полученных от коллег, или автоматически помечать сообщения, содержащие определенные слова, как «высокоприоритетные».

Независимо от того, используете ли вы Outlook, Gmail, Apple Mail или другой почтовый клиент, большинство из них имеет функции правил и фильтрации.

Одной из стратегий, которые вы можете использовать для управления своим почтовым ящиком, является метод «пяти папок». Fast Company описывает эти папки как:

Входящие: считайте это ручкой. Электронные письма не должны оставаться здесь дольше, чем требуется, чтобы вы поместили их в другую папку. Исключение составляют случаи, когда вы отвечаете немедленно и ждете немедленного ответа
Сегодня: вопросы, на которые нужно ответить сегодня
На этой неделе: сообщения, требующие ответа до конца недели
В этом месяце / квартале: — все, что требует долгосрочного ответа.В зависимости от вашей роли вам может потребоваться ежемесячная или ежеквартальная папка
К вашему сведению: любые элементы, которые предназначены только для информации и к которым вы, возможно, захотите вернуться в будущем

Эта система определяет приоритеты электронных писем на основе временных рамок, а не отправителей писем, что позволяет вам лучше планировать работу и устанавливать крайние сроки.

40% рабочих в Великобритании получают от 26 до 75 писем в день

2. Установить электронную почту windows

Исследователь Attention Глория Марк обнаружила, что чем больше времени мы тратим на электронную почту в любой день, тем ниже мы воспринимаем нашу продуктивность и тем сильнее чувствуем стресс.Хотя то же исследование также показало, что частая пакетная рассылка электронной почты в течение дня не снижает уровень стресса, использование менее частых окон по-прежнему является эффективной стратегией для контроля вашего времени и почтового ящика.

Постоянная и немедленная проверка электронной почты по мере ее поступления мешает нам сосредоточиться на работе, которую мы должны делать.

В исследовании Калифорнийского университета в Ирвине исследователи наблюдали за рабочими на работе, изучая их производительность. Они обнаружили, что после того, как работник полностью переключает свое внимание на другую задачу — например, проверку электронной почты — требуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы переориентировать свое внимание на исходную задачу.

Если вы регулярно проверяете электронную почту в течение дня, это время быстро накапливается и может серьезно повлиять на вашу продуктивность и благополучие.

3. Измените свои собственные почтовые привычки

Вам нужно отправить так много писем? Не могли бы вы получить ответ в ходе быстрого обсуждения? Ваш почтовый ящик будет полон писем, присланных людьми, которые вам отвечают, но эти письма, возможно, не нужны или их легко избежать.

Чтобы уменьшить количество писем, которые приходят в ответ на ваши собственные, вам нужно изменить свои почтовые привычки.Одно исследование показывает, что формирование новой привычки может занять от 18 до 254 дней.

Имея это в виду, требуется немного преданности делу, чтобы достичь момента, когда вы отправляете только те сообщения, которые необходимо отправить, но награда — сокращение количества получаемых электронных писем, снижение уровня стресса. и повышенная производительность.

4. Установите ожидания

Получаете ли вы рабочие электронные письма в нерабочее время или даже в ежегодном отпуске? Считают ли ваши коллеги, что вы ответите независимо от времени или вашего местоположения? Чтобы уменьшить количество получаемых вами электронных писем о нерабочее время работы, вам необходимо установить новые четкие границы и ожидания.

В начале 2017 года вступил в силу новый закон, обязывающий французские компании предоставлять своим работникам право игнорировать их электронную почту и смартфон в нерабочее время. Многие обвиняют чрезмерное использование смартфонов в растущей распространенности истощения и усталости среди сотрудников.

Совсем недавно производитель автомобилей Porsche заявил, что вскоре они могут пойти по стопам Daimler и Volkswagen и запретить отправку электронных писем своим сотрудникам в нерабочее время. Daily Telegraph сообщила: «Уве Хюк, глава производственного совета Porsche и заместитель председателя наблюдательного совета Porsche, сказал, что сотрудники фирмы должны быть защищены от связанных с работой электронных писем в свободное время, и любая переписка между 19:00 и 6:00 должна быть «возвращено отправителю».”

Если электронная почта в нерабочее время запрещена законом во Франции и всемирно известными компаниями, то не будет лишним требовать того же от своих коллег. Вы можете использовать сообщения об отсутствии на работе, чтобы сигнализировать, что вы не отвечаете на сообщения в нерабочее время; сообщить отправителю, к кому обратиться, если у него есть срочный запрос; и сообщить отправителю, что вы ответите на несрочные запросы по возвращении.

Если вы собираетесь в отпуск, рекомендуется сообщить тем, кто обычно может вам писать по электронной почте, что вы будете недоступны.Если есть вопросы, на которые нужно ответить, их можно решить до вашего отсутствия, а задачи с более низким приоритетом можно поручить коллеге.

Нет необходимости устанавливать закон — просто объясните в понятной и логичной форме, почему вы не отвечаете на электронные письма в нерабочее время.

Вам нужно придерживаться установленных вами правил. Если вы сделаете исключения, электронные письма в нерабочее время начнут возвращаться.

5. Полностью отказаться от электронной почты

Перспектива отказа от электронной почты может вызвать у вас холодный пот, но с учетом того, что в наши дни нам доступно множество других форм электронной связи (не забывая личные разговоры и телефонные звонки), вы, вероятно, не нужно прибегать к электронной почте так же часто, как и вы.

Для быстрых, неформальных сообщений, на которые вам нужен быстрый ответ, попробуйте использовать такое приложение, как Slack, Google Hangouts или Skype. Для более формального сотрудничества попробуйте инструменты повышения производительности, такие как Trello, Microsoft Teams или Monday. Пытаетесь установить новое соединение? Отправьте общедоступное или личное сообщение через Twitter, LinkedIn или, для кого-либо в вашей организации, через Yammer. И если вы пытаетесь управлять запросами и процедурами HR, такими как бронирование выходных, регистрация отсутствия или заполнение обзоров производительности, обязательно используйте специализированную систему управления персоналом, которая предупреждает вас о новых действиях каждый раз, когда вы входите в систему.

Письмо на стене из-за перегрузки электронной почты?

Хотя ненужные электронные письма по-прежнему вызывают больше стресса и тратят время впустую, чем хотелось бы, похоже, что в конце туннеля есть свет. В Ежегодном отчете по электронной почте потребителей за 2017 год «предполагается, что пользователи электронной почты становятся умнее в своих привычках по электронной почте:

Пользователи проверяют электронную почту на 27% меньше, чем в 2016 году, при этом самое большое изменение в привычке меньше проверять электронную почту вне работы
Четыре пятых (82%) электронных писем, связанных с работой, и две трети (60%) личных писем открываются.Из этих открытых сообщений электронные письма, связанные с работой, читаются значительно чаще, чем личные (83% по сравнению с 64%, соответственно)
Исследование показало, что количество проверок электронной почты в постели после пробуждения снизилось на 28%. Более четверти респондентов заявили, что они дождались работы, чтобы просмотреть свой почтовый ящик
Почти треть (26%) респондентов заявили, что не проверяют электронную почту после работы (на 46% больше, чем в 2016 году)

Эта статья была впервые опубликована в январе 2018 года.

Эффективная работа с электронной почтой. Пособие для руководителей компаний

от «чайника» – до профессионала

Читайте также

Безопасность при работе с электронной почтой

Протоколы работы с электронной почтой

13.4. Другие программы для работы с электронной почтой

2.3. Работа с почтой

Работа с электронной корреспонденцией на почтовом сервере

Работа с электронной корреспонденцией в программе Microsoft Outlook

Вопросы безопасности при работе с электронной почтой

Работа с электронной почтой

Работа с почтой по веб-интерфейсу

Глава 17 Работаем с электронной почтой: программа Outlook Express

10 Управление электронной почтой

Практическая работа. Работа с электронной почтой

Работа с электронной почтой

Как работает электронная почта (MTA, MDA, MUA)

Как работает электронная почта

Открытый релей

Работа с электронной почтой

Правила безопасной работы с электронной почтой

1. Требуют ввести пароль для открытия файла

2. Скачанный или вложенный файл имеет небезопасный тип

3. Документ MS Office содержит опасные технологии

4. По ссылке открывается форма ввода персональных данных и сайт поддельный

1. Используйте только официальные почтовые ящики (вида i.o.familiya@oiv.

2. Красное предупреждение — это повод быть бдительнее

3. Всегда проверяйте отправителя электронного письма

4. Перед открытием скачивающегося файла — проверьте сайт

5. Не помогайте открывать «неоткрывающиеся» файлы

6. Не используйте служебный компьютер в личных целях

7. Будьте бдительны перед отдыхом и после него

8. Отправляйте все подозрительные письма на проверку

9 правил рабочего этикета электронной почты

1. Начните с твердой темы сообщения

2.

3. Пишите как редактор

4.Будьте вежливы со своим временем

5.Осторожно используйте эмодзи

6.

7. Подтвердите свое согласие (без обычных «лучших»)

8. Используйте профессиональную подпись (даже на своем телефоне)

9. Знайте, когда не отправлять электронное письмо

Как управлять и организовывать рабочую электронную почту

Вы пользуетесь электронной почтой каждый день.

Почему электронная почта такая сложная?

Управляете электронной почтой или электронной почтой управляете вами?

Реактивный против упреждающего: как вы проверяете свою электронную почту?

Как профессионально управлять рабочей электронной почтой

💡Совет для быстрого и лаконичного электронного письма

Архивировать или удалять: имеет ли это значение?

Архив против удаления

Следует архивировать или удалять электронные письма на работе?

Организация рабочей электронной почты

3 основных инструмента для организации рабочей электронной почты

1. Папки, ярлыки или теги

2. Значки приоритета

3. Правила и автоматизация

Популярные методы организации рабочей электронной почты по папкам

1. Метод 5 папок

2. Метод с ожидающей папкой

Выбор почтового клиента для управления рабочей электронной почтой

Управление электронной почтой с помощью Gmail

Управление электронной почтой с помощью Outlook

Управление рабочей электронной почтой с помощью Front

1. Все в одном месте

2. Более организованное рабочее пространство

3. Будьте более продуктивными

4. Упростите совместную работу с помощью внутренних комментариев, общих черновиков и заданий

Получите контроль над своим почтовым ящиком

Как написать профессиональную электронную почту

Шесть шагов для написания профессиональных писем

1 .Определите свою цель

2. Учитывайте свою аудиторию

3. Будьте краткими

4. Проверьте электронную почту

5. Соблюдайте этикет

6. Не забывайте следить за новостями

Формат и структура официального электронного письма

1.Строка темы

1. Используйте «систему»