Шаги оптимизации использования принтеров в организации: Оптимизация расходов и процессов печати в Москве и Красногорске.

Автор: | 29.07.1973

Содержание

Оптимизация расходов и процессов печати в Москве и Красногорске.

Клиент: Крупная западная компания, которая много лет назад отдала принтинг на аутсорсинг в «Бюро офисных машин».

Задача: Ежегодно оптимизировать процессы печати в офисе.

Решение: Клиент каждый год передает нам данные из внутреннего сервиса Help Desk. Чтобы определить точки оптимизации в текущей системе, мы анализируем эффективность управления процессами:

  • оцениваем количество человеко-часов, которые клиент тратит на устранение мелких проблем: замина бумаги, восстановление настроек сканирования и др.;
  • сравниваем результаты оценки с временными затратами наших сотрудников на поддержку печати;
  • подсчитываем, сколько вопросов за год решаем мы, и сколько – сотрудники клиента;

Результат: Клиент ежегодно сокращает расходы или увеличивает КПД.

Клиент: Крупная международная фармацевтическая компания.

Задача: Сократить временные затраты внутренней службы поддержки на обслуживание сервиса печати, не нанимая для этого отдельного специалиста в штат. На момент обращения сотрудники заказчика тратили 50% своего рабочего времени на обслуживание принтеров, их ремонт, заправку картриджей, чистку, перестановку и работу с программным обеспечением сервиса печати.

Решение: Сотрудники компании максимально освобождаются от задач, связанных с обслуживанием печатной техники, только при передаче этих обязанностей на аутсорсинг

Результат: Временные затраты на обслуживание сервиса печати снизились от первоначальных показателей вдвое (сотрудники заказчика тратят 25% своего рабочего времени на принтинг). Данные были получены на основании количества обращений сотрудников офиса во внутренний Help Desk.

Заказчик: Крупная компания: в московском офисе которой работает более 300 человек.

Задача: сократить затраты времени сотрудников на обслуживание печатной техники, чтобы снизить себестоимость печати и разгрузить специалистов. На момент обращения обслуживанием печатной техники занимались 2 специалиста и тратили на это от 96 до 128 часов в месяц на двоих, согласно информации из Help Desk.

Решение: Сотрудники компании максимально освобождаются от задач, связанных с обслуживанием печатной техники, только при передаче этих обязанностей на аутсорсинг.

Результат: Сотрудники компании стали тратить на обслуживание печатного оборудования в офисе от 6 до 25 часов в месяц – снижение в 4-5 раз по сравнению с первоначальными затратами в 96-128 часов в месяц.

Заказчик: Компания с небольшим офисом, в котором установлено 2 единицы печатного оборудования.

Задача: Сократить расходы на офисную печать и улучшить качество работы принтеров.

Решение: Обе задачи решаются установкой техники более высокого качества. Но закупка такого оборудования для заказчика не представляется возможной в силу стоимости устройств. В этом случае выгодно заключить договор на аутсорсинг печати, в рамках которого заказчик получает в аренду качественное оборудование и его регулярное профессиональное обслуживание.

Результат:

В офисе заказчика со 100% бесперебойностью работают 2 современных надежных принтера, которые ему не нужно самостоятельно обслуживать. При этом заказчику не пришлось оплачивать закупку техники: аренда оборудования включена в стоимость аутсорсинга.

МОНИТОРИНГ ПЕЧАТИ ПРИНТЕРОВ — lanagent.ru

Выбираете как вести контроль и мониторинг печати на принтер?

Контроль печати документов часто становится головной болью руководителя или ИТ специалистов в организации:

  • — как подсчитать затраты на печать документов?
  • — как выявить сотрудников, использующих принтеры в личных целях?
  • — как снизить затраты на расходники за счет сокращения нецелевой печати?
  • — как предотвратить кражу важной информации в виде напечатанных документов?
  • — Как же на самом деле выбрать простую и надежную систему контроля печати.

Мы дадим ответы на эти вопросы!

Также вы можете ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО ПРОГРАММУ КОНТРОЛЯ ПЕЧАТИ.

Содержание:

Обратите внимание, контроль печати – это лишь одна из функций LanAgent.

Это полноценный продукт, подходящий как просто для снижения затрат на расходники в компании (экономии), так и обнаружения и предотвращения кражи важной информации.

С чего начать аудит печати

Очевидно, что первое, что требуется сделать, это определить начальное состояние.

Чек лист может выглядеть так:

  • 1). Определить сколько и каких принтеров сейчас используется в организации.
  • 2). Оценить текущие расходы на бумагу и заправку принтеров по бухгалтерским документам.
  • 3). Подсчитать стоимость печати одной страницы (например, исходя из ресурса картриджа и стоимости его заправки, а также стоимости листа бумаги)
  • 4). Выяснить каким сотрудникам принтеры доступны и на сколько выбор принтеров соответствует задачам. Печать на некоторых принтерах обходится дороже.

В случае небольших компаний эти этапы можно сократить просто до подсчета текущих расходов и прикидкой стоимости печати каждой страницы.

Следующий шаг – это оптимизация расходов на печать. Для этого вам потребуется выяснить какие отделы или конкретные сотрудники печатают больше других. И как много среди напечатанных документов не относящихся к работе. Или проще говоря, личных.

Для этого вам уже потребуется программа контроля печати.

Что важно учесть при выборе системы контроля печати

Первое: софт контроля за печатью документов должен уметь кроме определения количества страниц и копий в напечатанных документах еще определять название документа и имя принтера на который отправлено задание.

В идеале также и программу, из которой задание направлено. Это поможет даже при беглом первичном анализе выявить нецелевую печать.

И работать это должно при любом принтере!

Важно! Многие программы мониторинга печати работают только с локальными принтерами (подключенными непосредственно к компьютеру, с которого печатают). Вам же может потребоваться учет и сетевых и «расшаренных» принтеров.

«Расшаренные» принтеры – это принтеры, подключенные к какому-то компьютеру и к ним открывается общий доступ.

Именно поэтому в LanAgent мы учитывали все типы принтеров.

Подсчет статистики печати поможет определить кто печатает больше и оценить затраты и потери. Однако, не всегда по названию документа понятно что именно в нем содержится.

Например, напечатан «Документ1» на 50 страниц.

Что это было?

Какая-то важная информация по работе или пару глав творчества Дарьи Донцовой для чтения в транспорте?

Опять же так можно распечатать и базу клиентов и другую конфиденциальную информацию.

Поэтому мы подходим ко второму критерию: система контроля печати должна сохранять изображение напечатанных документов.

И делать это в том формате, в котором вы его сможете просмотреть!

Это ловит вам сразу двух зайцев: и нецелевую печать помогает достоверно выявить и попытку передачи коммерческой информации конкурентам обнаружить.

Именно поэтому, LanAgent обязательно делает копии напечатанных документов и сохраняет их в pdf формате.

Третий важный момент: система должна сама предупреждать вас о нестандартной активности.

Это будет полезно как при выявлении нецелевого использования принтеров, так и для защиты важной информации.

Что это может быть за нестандартная активность:

  • — печать документов в нерабочее время (когда на месте нет коллег, которые могут увидеть)
  • — печать слишком большого количества страниц или документов (больше чем человек делает обычно)
  • — обнаружение ключевых слов в названии документов или их содержимом

Скорее всего, у вас не так много свободного времени, чтобы постоянно контролировать сотрудников. Поэтому, важно чтобы система давала вам знать, когда следует обратить особое внимание.

Для этих целей в LanAgent реализованы и все указанные выше алгоритмы обнаружения подозрительных действий, и уведомления о них администратора программы.

Как происходит контроль печати в организации, что и куда поставить

В составе программного комплекса LanAgent две части. Модуль слежения, который ставится на компьютеры сотрудников. И серверная часть, которая ставится на отдельный ПК.

При отправке работником документа на печать, программа это зафиксирует и сохранит параметры и изображение документа.

История печати выглядит вот так:

Дважды щелкнув на интересующей строке можно просмотреть изображение документа.

Анализ кто и сколько печатал можно провести в такой форме:

Дополнительные возможности, которые сильно упростят вашу задачу

Контроль печати – это лишь одна из функций LanAgent.

Для обнаружения недобросовестных сотрудников будет также полезна функция контроля состава оборудования. Она предупредит вас, если работник снимет с компьютера планку оперативной памяти или отключит видеокарту и принесет из дома другую попроще.

Предотвращению утечки важной информации помогут контроль файлов, копируемых на съемные накопители или в интернет, а также снимки экрана монитора.

ПОСМОТРЕТЬ ПОЛНЫЙ СПИСОК ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПРОГРАММЫ

EMAIL ДЛЯ СВЯЗИ С НАМИ [email protected]

Скачайте программу мониторинга принтеров

бесплатную 15-дневную ознакомительную версию LanAgent

Комплексное управление печатью или как обеспечить конфиденциальность печати документов и оптимизировать затраты с помощью бесконтактных карт доступа

22.06.2016

Традиционная модель организации печати

Вопросу оптимизации процесса печати документов в большинстве компаний отводится чуть ли не последнее место в построении корпоративной инфраструктуры. Это связано с тем, что организация печати, в первую очередь, ассоциируется исключительно с конечными устройствами – сетевыми принтерами и МФУ – и, соответственно, их функциональными и нагрузочными характеристиками. Далее, как правило, на рабочих станциях персонала устанавливаются несколько драйверов печати, а на уровне регламента прописывается: кто (группы сотрудников), что (качество, цветность, дуплекс и др.) и на какие принтеры должен или может печатать свои документы.

К сожалению, на этом, в подавляющем большинстве случаев, организация печати считается завершенной, и в дальнейшем всё сводится просто к регулярному обслуживанию печатающих устройств (замена тонера, самих принтеров, драйверов на рабочих станциях и пр.). На самом деле, такой подход можно считать более-менее оправданным, когда в компании всего один офис с несколькими сотрудниками и одним-двумя принтерами, а внутренняя конфиденциальность распечатанных документов не особо важна. В противном случае, компания, которая «по старинке» приняла у себя приведенную упрощенную концепцию печати, неминуемо столкнется с рядом существенных проблем, потенциально приводящим к сбоям производства и неоправданным финансовым затратам, а иногда, и к критическим потерям.

Недостатки простой печати

Обозначим лишь самые очевидные недостатки простейшей модели организации корпоративной печати документов, которая включает только сами сетевые принтеры и драйверы под них на рабочих станциях сотрудников.
  • Низкая безопасность

    1. Человеческий фактор
    Отправленные на печать конфиденциальные документы не защищены от просмотра или даже кражи до тех пор, пока инициировавший печать сотрудник не заберет их из принтера. Если учесть, что этот сотрудник может отвлечься, задержка получения распечатки, а значит, вероятность несанкционированного доступа к приватным документам, может быть весьма значительной.

    2. Открытые протоколы
    Кроме того, при обычной сетевой печати все данные передаются в открытом виде на принтер в одном из понятых ему стандартных форматов (например, PS или PCL) и, соответственно, могут быть, в принципе, перехвачены и декодированы.

  • Непрактичность

    Вряд ли можно назвать практичной ситуацию, когда сотрудник, отправивший десяток страниц на один из офисных принтеров и, скажем, только через час получивший удобный момент забрать оттуда документ, обнаруживает в принтере целую кипу распечаток других сотрудников и вынужден искать там свои листы, перемешивая, возможно, чужие задания. А если сотрудник просто забыл, на какой принтер отправил документ, особенно, если у него есть выбор из десятка устройств в системе? Или во время печати происходит сбой принтера (например, зажевана бумага), и требуется оперативное вмешательство сервис-инженера? В этом случае, сотруднику придется заново открывать документ на своей рабочей станции и повторно посылать его на печать, возможно, уже на другой принтер.

  • Перерасход ресурсов

    В приведенных выше ситуациях в принтерах нередко остаются так и не забранные владельцами распечатки, которые спустя некоторое время просто выбрасываются. Также в такой неоправданный расход бумаги и тонера попадают распечатанные по ошибке страницы, ведь посланное на печать задание чаще всего уже невозможно отменить. Добавим сюда также потерянное рабочее время сотрудников, потраченное на поиск своих документов в принтере, если на него печатали сразу несколько человек в одно и то же время.

  • Отсутствие контроля

    Без централизованной системы управления печатью крайне трудно реализовать полноценный контроль над процессами печати в офисах компании. Если у сотрудника в системе установлено несколько принтеров и ему разрешена печать на них, то практически невозможно ограничить количество и качество страниц, посылаемых на любой из этих принтеров. А значит, нельзя предотвратить злоупотребления или просто ошибки при печати, когда, например, малозначащий для компании многостраничный документ отправляется в печать на цветной сетевой принтер с дорогими расходными материалами. Ну и, конечно, совершенно не поддерживаются какие-либо оповещения и, тем более, автоматические операции (например, перенаправление печати) при определенных условиях (к примеру, когда сотрудник из определённой группы, нарушая установленные для нее квоты, пытается распечатать более ста цветных страниц на конкретном принтере).

Разумеется, многие из перечисленных проблем можно отчасти закрыть строгим регламентом печатания в компании и определенными взысканиями за его нарушение. Но любой регламент основан исключительно на человеческом факторе и в контексте общего построения корпоративной инфраструктуры должен рассматриваться, как обязательная, но всё-таки дополнительная мера к технологическим средствам должного уровня. Иными словами, система печати, состоящая только из открытых для общего доступа сетевых принтеров в локальной сети, хотя и позиционируется как самая простая и, к сожалению, до сих пор самая распространенная, но, по сути, является бесконтрольной и слабо защищенной. Поэтому, рано или поздно в любой, особенно, крупной компании наступает момент, когда вопрос комплексного управления печатью не просто встаёт на повестке дня, но и требует оперативного практического решения с помощью представленных на рынке продуктов.

Безопасная, удобная, экономичная и контролируемая печать

Если рассматривать все изложенные недостатки в совокупности, то совершенно ясно, что простым принт-сервером (например, ролью служб печати в Microsoft) не закрыть и половины описанных проблем. Здесь следует сразу ориентироваться на продвинутые многофункциональные сервер-клиентские системы печати, которые совместимы с максимально возможным спектром представленных на рынке моделей принтеров и МФУ от различных брендов. Выбор таких продуктов не так и обширен, и их опционал весьма схож. Но есть один фактор, на который, на наш взгляд, следует опираться большинству требовательных заказчиков при поиске подходящей системы.

Это эффективная логика функционирования всего решения, прозрачная для рядовых сотрудников и интуитивно понятная для администраторов, в основу которой сразу в комплексе заложены высокая безопасность, удобство, экономия и гибкий контроль над процессами печати в компании. Опишем принципы работы и рекомендованный набор опций на примере одного продвинутого решения по безопасной печати.

Глазами сотрудников

Начнем с того, как это будет выглядеть со стороны рядового персонала компании. У всех сотрудников в рабочих системах установлен только один, общий для всех, универсальный драйвер сетевого принтера. Таким образом, исключается путаница или ошибки при выборе устройства для печати – все отправляют задания в одну общую очередь ожидания печати, не заботясь о месте и времени выхода своих распечаток.

Сотрудник на любом, разрешенном для него, устройстве печати прикладывает к считывателю (встроенному или расположенному рядом с принтером) свою обычную карту для прохода в офис (как вариант, вводит свой системный пароль или сокращенный ПИН-код, если в компании еще не внедрен СКУД) и забирает распечатки.

В случае, если принтер или МФУ оборудованы встроенным терминалом с дисплеем, то после идентификации по карте сотрудник получает список всех своих заданий, ранее отправленных на печать, и выбирает из них только необходимые для печати в данный момент, оставив остальные в своей очереди для последующего вывода, возможно, на другом более пригодном принтере.

В период между оправкой задания на печать с рабочей станции и фактической его печатью после идентификации сотрудника на принтере, владелец документа может войти на специальный портал управления печатью и удалить это задание из своей очереди или, например, делегировать выполнение его печати на другого сотрудника, который сможет сделать это на более подходящем принтере, даже находясь в другом офисе этой компании.

Возможность самостоятельной отмены заданий до печати очень полезно, когда в документах обнаруживается ошибка или необходимо внести какие-либо дополнения. А делегирование заданий удобно, например, когда сотрудникам в одном филиале доступны сами документы на своих рабочих системах, а персонал в другом офисе (даже в другом городе) должны получить только бумажную версию этих документов. На том же портале можно также посмотреть всю историю печати с детальной информацией – названия документов и распечатавших их принтеров, размер бумаги, количество страниц, цветность и др.

Если для идентификации на принтерах перед печатью предполагается использовать карты доступа на территорию компании, то предусмотрена конфигурация системы с самостоятельной регистрацией сотрудниками своих карт непосредственно на принтерах с терминалами по своим системным паролям или ПИН-кодам. Когда документооборот в компании предусматривает работу с корпоративными ресурсами на мобильных устройствах, то сотрудники могут отправлять документы на печать прямо со своих личных или служебных смартфонов и планшетов, а распечатки получать непосредственно уже в офисе на любом принтере в подходящее время.

Бизнес-выгоды

Таким образом, можно утверждать, что описанный сценарий организации печати среди персонала компании в совокупности обеспечивает:

  • Конфиденциальность – только инициировавшие печать сотрудники получат доступ к бумажным версиям своих документов
  • Практичность – сотрудники не выбирают, на какой принтер отправлять задание в своей системе, и забирают свои распечатки в удобное время на расположенном рядом или подходящем для формата документа принтере, не переживая о предстоящем поиске или потере свои страниц
  • Экономия – практически исключен напрасный расход бумаги и тонера из-за потери так и не попавших к своим владельцам страниц, а также ошибочной печати
  • Контроль – сотрудники могут самостоятельно отменить ошибочно посланные на печать задания, делегировать печать своих документов другим сотрудникам и контролировать всю свою историю печати
  • Мобильность – сотрудники могут отправлять свои документы на печать прямо со своих мобильных устройств, а готовые распечатки забирать уже в любом офисе компании на подходящем принтере после идентификации на нем, например, по своей карте доступа.

Эффективное администрирование

С точки зрения администрирования функционал системы обеспечивает, в первую очередь, гибкое управление политиками безопасности корпоративной печати – каким группам пользователей, на каких печатающих устройствах (опционально, также объединенным в группы), какого вида документы (формат, цветность, дуплекс), разрешено или запрещено печатать. Также предусмотрена ролевая модель управления системой со стороны администраторов, позволяющая через настройки полномочий выделить определенных операторов (или целых группы) для выполнения только разрешенных для них задач (управление пользователями, документами, отчетами, платежами, конфигурацией или всем сразу).

В целях экономии расходных материалов для отдельных сотрудников или на уровне групп могут быть включены квоты на печать – ограничения на общее количество страниц и отдельно на число цветных страниц. Более того, есть возможность задать ценовые профили для каждой модели принтеров – стоимость простой, дуплексной и цветной печати. На пользователей, в этом случае, назначается счёт, из которого будет вычитаться стоимость печати, а на уровне квот – количество бесплатных страниц. Для сотрудников такие счета разумно сделать условными, не привязанными к реальному денежному содержанию. А для гостевых аккаунтов, которые также поддерживаются в продукте, можно ввести и финансовую составляющую.

Очень полезной опцией решения являются детально настраиваемые правила, согласно которым можно назначить определенную реакцию системы на события отправки документов на печать, идентификации сотрудников на принтерах или непосредственной печати на них. В конфигурации представлены практически все параметры, характеризующие событие – имя пользователя или группы; название документа; адрес или название принтера; время события; количество и тип страниц и пр.

Условия, в т. ч. и составные, могут быть заданы как для целых значений параметров, так и для их частей, в т. ч. по маске. Выполняющиеся согласно заданным условиям операции, которые также могут состоять из нескольких последовательных действий, могут представлять собой различные ограничения, оповещения по Email, преобразования документов (например, в PDF или в ч/б цвет), перенаправление печати, переименование задания, добавление баннеров и др.

Приведем простой пример применения одного из возможных правил.
Если сотрудник из расчетного отдела попытается распечатать в рабочее время документ, в названии которого встречается слово «счёт», на расположенном в кадровом отделе принтере, то после идентификации на нём, печать будет запрещена, а на адрес службы безопасности будет выслано соответствующее уведомление.

В целом, функционал правил направлен на строгое соответствие политикам безопасности, оптимизацию расходов и соблюдение регламента со стороны персонала.

Поддержка любых сетевых принтеров

Многофункциональный сервер печати совместим практически со всеми моделями офисных сетевых печатающих устройств, поддерживающих возможность инсталляции стороннего клиентского ПО, через которое сервер будет взаимодействовать с принтером. Передача содержимого задания от сервера печати на целевой принтер выполняется по защищённому сетевому протоколу (SSL) и только после успешной аутентификации на принтере инициировавшего печать сотрудника (плюс, опционально, выбора самого задания на терминале принтера).

Существенным расширением продвинутой системы комплексного управления печатью является поддержка простых сетевых принтеров, в которых не предусмотрен интерфейс подключения считывателей карт. В этом случае, в решении может быть использован т. н. IP-мост, в который записывается специальная прошивка. К этому портативному устройству, установленному рядом с простым принтером и подключенному к локальной сети, подсоединяется USB-считыватель бесконтактных карт. А на самом сервере печати мост и принтер логически связываются друг с другом для обеспечения безопасной печати.

В крупных компаниях с большим количеством печатающих устройств от разных производителей могут использоваться несколько общих очередей печати, что даст сотрудникам возможность настраивать все опции драйвера печати в своих рабочих системах, доступные для той или иной модельной линейки принтеров.

Управление заданиями печати

Разумеется, управление заданиями печати со стороны администраторов системы на порядок мощнее, чем ранее описанные возможности контроля своих заданий самими сотрудниками. Помимо удаления и делегирования заданий в общей очереди, в которой отображаются все ожидающие печати документы, оператор с соответствующими правами может посмотреть сразу в WEB-портале содержимое документа или прямо распечатать его на определенном принтере. Все уже распечатанные задания могут автоматически помещаться в архив и храниться там в течение заданного времени, с теми же возможностями их обслуживания. Что же касается глобального контроля, то в WEB-портале управления реализованы несколько типов отчетов с гибкой фильтрацией, полнофункциональный аудит всех событий, мониторинг печатающих устройств (через SNMP) и детальная визуализация логирования.

Стандартный функционал

Осталось перечислить функционал, который должен быть де-факто в подобного рода решениях. Прежде всего, система поддерживает интеграцию с корпоративной службой каталогов в качестве репозитория пользователей и источника их данных (имена, Email, номера карт и др.) через чтение доменных атрибутов. Внутренние группы пользователи также поддерживаются – это могут быть, например, гостевые или временные аккаунты, либо администраторы.

Решение легко масштабируется через встроенный механизм кластеризации, в т. ч. географически распределенной, обеспечивая высокую доступность и отказоустойчивость сервиса. Для крупных компаний, имеющих много офисов, предусмотрена специальная программная версия продукта для мощных IBM-серверов п/у Linux с очень высокими надежностью и производительностью. Оперативного восстановления сбоев в системе реализовано через встроенный функционал автоматического резервирования всей конфигурации, в т. ч. на сетевые носители.

Немаловажным дополнением является технически-грамотная локализация не только пользовательского WEB-портала системы, но даже административного WEB-интерфейса, что, к сожалению, до сих пор является редкостью для ПО иностранного происхождения. Помимо грамотного технического перевода, в решении предусмотрена возможностью брендирования портала под корпоративные стандарты.

Выводы

Главный вывод, который можно сделать из изложенной в этом материале модели комплексного управления корпоративной печатью, заключается в том, что даже для небольших компаний дополнительные инвестиции на внедрение подобного решения с большой вероятностью будут оправданы в обозримой перспективе.

Это обусловлено, во-первых, значительным снижением рисков от возможного несанкционированного доступа к бумажным версиям конфиденциальных документов; во-вторых, существенной экономией на расходных материалах; и в-третьих, уменьшением нагрузки на внутренние службы поддержки пользователей. А высокая практичность системы безусловно усилит автоматизацию бизнес-процессов в компании и общую слаженность корпоративной инфраструктуры.

Михаил АШАРИН, технический консультант TerraLink

Опубликовано в журнале «Технологии Защиты», #3, 2016

Другие статьи


сокращаем расходы на печать и заботимся об окружающей среде

Мы живем в мире, где побеждают самые быстрые и изобретательные. Поэтому необходимо сосредоточиться на том, что мы делаем лучше всего.

MyQ – это не просто решение для печати, которое контролирует ваши принтеры и МФУ, обеспечивает безопасный документооборот, снижает ваши расходы и защищает окружающую среду за счет сокращения отходов. MyQ уникально своей способностью интегрировать до семи различных решений, с революционной простотой развертывания, использования и поддержки. Независимо от типа и масштаба вашей организации, малой, средней или большой, вы всегда найдете именно те функции, которые поддержат ваши процессы и повысят эффективность работы.

C каждым годом возрастает необходимость выполнять больше операций за ограниченное время, поэтому важно избегать ненужных шагов. Автоматизируя документооборот, MyQ позволяет быстрее достигать целей.

С какими проблемами сталкиваются компании, у которых отсутствует комплексная система управления печатью?

Если говорить в общем и целом, то типовые проблемы – это безопасность, повышенные расходы на печать, потеря времени и ошибки пользователей при выполнении операций обработки документов.

В традиционной печати без систем управления существует опасность утечки конфиденциальных данных в виде отпечатков. Существует также вероятность раскрытия конфиденциальной информации в электронном виде, например, если при сканировании документ был случайно отправлен не тому адресату. Еще один момент – забытые отпечатки с конфиденциальной информацией на общих принтерах могут быть использованы третьими лицами в корыстных целях.

У компаний зачастую нет понимания точных расходов на печать, нет должного контроля и инструментов влияния на эти расходы, управления ими. В таких условиях сложно планировать закупки на печатные устройства и расходные материалы. Из-за отсутствия контроля также невозможно оценить эффективность использования принтеров, принять решение о закупке дополнительного оборудования или ротации оборудования внутри компании, удовлетворяющей изменившиеся потребности бизнеса. По тем же причинам мы не можем управлять печатью пользователей в цвете, которая обходится значительно дороже монохромной.

Сложным представляется и распределение расходов между группами пользователей: отделами, департаментами, филиалами.

Если в парке печатающего оборудования имеется много различных моделей со своим интерфейсом панели управления, то это затрудняет пользователям выполнение повседневных операций обработки документов. Нередко возникает ситуация, когда мы отправляем на печать документ на ближайший принтер, подходим к нему и наблюдаем очередь коллег, ожидающих свои отпечатки, и нам приходится отправлять свои документы на другой принтер. Тратятся впустую время сотрудника и деньги компании, т.к. редко кто в таких случаях отменяет задание, и в итоге документы будут распечатаны и отправлены в мусорную корзину.

Какие инструменты используются в MyQ для решения вышеописанных проблем?

Одной из ключевых особенностей MyQ является возможность замены заводского интерфейса МФУ на свой, стандартный для любых устройств и дружественный по отношению к пользователю. Для каждого пользователя или группы этот интерфейс можно кастомизировать в зависимости от наиболее часто выполняемых операций, и этот интерфейс будет сопровождать пользователя на всех МФУ компании, объединенных комплексом MyQ. Данную возможность можно реализовать на большинстве современных МФУ.

Проблемы с безопасностью можно решить внедрением аутентификации на оборудовании – доступ к устройству и выполнение любых операций, связанных с вводом/выводом документов, осуществляется только после аутентификации пользователя (с помощью логина/пароля, пин-кода или карты). Неавторизованный в системе пользователь не может пользоваться устройством либо полностью, либо отдельными его функциями. При наличии определенных опций можно просматривать содержимое любых заданий на печать, контролируя тем самым, не печатают ли пользователи личные документы. Данная функция также позволит установить, кто, когда и на каком принтере распечатал конфиденциальный документ в случае его утечки.

Программно-аппаратный комплекс MyQ имеет мощный функционал отчетности. С помощью нескольких десятков шаблонов и встроенного конструктора отчетов можно получить большое количество данных для анализа и планирования: отчеты по пользователям, печатающим устройствам, группам принтеров и пользователей, учет по проектам, подъемы и спады печатного трафика в разные промежутки рабочего времени, в разные дни недели, месяцы. Достаточно просто становится идентифицировать сотрудников или принтеры с необоснованно большим объемом печати и принимать соответствующие меры.

Практически во всех случаях после внедрения таких решений объем печати снижается, так как сотрудники понимают, что каждое их действие логируется, каждый обработанный документ фиксируется. Если говорить про аппаратную часть инфраструктуры печати, то для нас не составит труда идентифицировать оборудование, которое работает с превышением рекомендованной нагрузки, либо наоборот, недогруженное. Встроенные инструменты позволяют применять политики обработки документов, принятые в компании как тотально, так и выборочно к определенным группам пользователей или печатающим устройствам. Например, чтобы пользователи не печатали на небольших настольных принтерах объемные задания, можно ввести правило автоматического перенаправления больших заданий на более мощные принтеры с уведомлением пользователя, на какое устройство перенаправлен документ. Можно ограничить печать электронных писем либо автоматически применять к ним режим экономии тонера и т.п. Исходя из выгод для бизнеса, мы можем создавать и применять эти политики и правила обработки документов, что неизбежно приведет к сокращению расходов на документооборот и повысит доступность и удобство сервисов.

Какие вы бы выделили особенности решения MyQ, которые отличают его от решений подобного рода?

Его отличают модель лицензирования, стоимость и простота эксплуатации.

Большая часть решений лицензируется по количеству пользователей и/или серверов. Решение MyQ лицензируется по количеству печатающих устройств – относительно постоянная величина.

Особенность его лицензирования такова, что после покупки 40-й лицензий заказчик может подключать к системе неограниченное количество печатающих устройств без дополнительных затрат на лицензии.

Сегодня решений много, но они зачастую либо дорогие, либо сложные в инсталляции, конфигурировании и эксплуатации. Решение MyQ в этом отношении явный фаворит. Простые, но в то же время очень информативные и функциональные интерфейсы администраторов и пользователей, автоматизация различных операций, настраиваемые инструменты мониторинга и уведомлений, легкое масштабирование – все это и многое другое позволяет свести к минимуму временные потери на внедрение и освоение решения пользователями, для которых на первый план выходит его роль надежного и удобного офисного помощника, а не мощного и грозного инструмента контроля.

Комплектацию решения можно варьировать в зависимости от требуемого функционала либо финансовых возможностей компании в текущий момент времени. С течением времени систему можно масштабировать на множество филиалов с десятками тысяч сотрудников и печатающих устройств.

Сложно ли внедрять систему?

На сегодняшний день MyQ – одно из самых несложных решений в плане внедрения. На практике сложности возникают, только если заказчик не подготовил должным образом свою ИТ-инфраструктуру – не учел системные требования для внедрения решения, которые, к слову, более чем лояльные.

В общем случае MyQ, как и большинство его аналогов, не «коробочное решение». Архитектура разрабатывается под определенную ИТ-инфраструктуру и требования заказчика. Перед тем как начать разработку решения с использованием программно-аппаратного комплекса MyQ, заказчик должен заполнить небольшой опросный лист, который и является основой для разработки конфигурации.

MyQ предоставляет следующие возможности:
  • Контроль и управление печатной инфраструктурой.
  • Сокращение затрат и оптимизация печатной инфраструктуры.
  • Персонализированный учет заданий.
  • Индивидуальные настройки очередей печати для конкретного пользователя и/или отделов, департаментов.
  • Доменная авторизация пользователей в личном кабинете MyQ.
MyQ обладает богатым функционалом:

Аутентификация ― простой доступ к устройствам с помощью ПИН-кода, ИД-карты или логина/пароля, либо двухэтапная аутентификация с помощью их сочетания, например, ИД-карты и ПИН-кода.

Печать FollowMe ― задание отправляется на виртуальный принтер и распечатывается на любом удобном для вас и свободном печатающем устройстве после аутентификации.

Безопасность ― безопасная печать, шифрование данных и функция FollowMe гарантируют, что получить доступ к вашим документам и распечатать их могут только авторизованные пользователи.

Единый и простой интерфейс управления на любом МФУ независимо от производителя оборудования.

Easy Scan ― одно нажатие на кнопку дает возможность быстро и без ошибок сканировать документы в папку или электронную почту.

Отчетность ― MyQ хранит подробные статистические данные обо всех аспектах печати, сканирования и копирования по пользователям, группам, проектам.

Персонализированные функции ― MyQ дает возможность ИТ-администраторам настраивать различные функции обработки документов и приложений для каждого пользователя в зависимости от его требований и выполняемых задач.

E-mail печать ― печатайте документы с любых устройств, посылая задание на специально выделенный почтовый ящик MyQ.

100% отказоустойчивость сервисов печати, сканирования и копирования.

Учет печати на локальных устройствах и многое другое.

История проекта

На базе MyQ специалисты Softline реализовали для Olympus авторизацию по смарт-картам при использовании печатных устройств. Теперь задания печати не отправляются напрямую на принтер, а временно хранятся на специальном сервере. Сотрудники заказчика выбирают любое устройство, и, авторизовавшись, запускают печать. Это позволило избавиться от невостребованных копий и инцидентов, связанных с человеческим фактором. Так как все знают, какие документы они должны забрать, в лотке не остается «лишних» листков. А в силу того, что процесс печати персонифицирован, и у пользователей различные права доступа, стало невозможным забрать чужие документы по ошибке.

«Внедренное решение позволило заказчику централизованно управлять потоками печати, равномерно распределять нагрузку на оборудование и ранжировать вывод документов на принтер в соответствии с настроенными политиками. В целом применение подобных решений позволяет сократить объем печати на 15-30%, так как уменьшает нерациональное использование расходных материалов. Клиент высоко оценил экспертизу нашей команды по услугам управляемой печати, надеемся, нас ждет дальнейшее плодотворное сотрудничество по модернизации печатной инфраструктуры», – подвел итоги проекта Александр Петров, руководитель направления услуг управляемой печати компании Softline.

Автор: Александр Побидаш, менеджер по продажам решений направления услуг управляемой печати Softline

Как ускорить работу бухгалтера: три шага к максимальной эффективности — Публикации в СМИ | Xerox Россия

Как правило, бухгалтер уделяет работе с документами гораздо больше времени, чем среднестатистический офисный сотрудник. От того, насколько эффективно она выстроена, зависит многое: от скорости составления отчётности до производительности бизнес-процессов компании в целом. К тому же, без оптимизации это направление может формировать повышенные расходы.

По данным IDC, большинство организаций тратят на обработку и печать документов свыше 10% выручки.

Поэтому так важно использовать все доступные способы ликвидации узких мест в бумажном и электронном документообороте. Особенно сейчас, когда во многих компаниях бухгалтеры перешли на «удалёнку».

Лучше всего начать с рациональной организации рабочего места. Где бы оно ни находилось: дома или в офисе, каждый его элемент должен помогать вам решать задачи качественнее, быстрее и удобнее. Добиться этого помогут три важных шага: перераспределение времени, внедрение новых технологий и улучшение эргономики.

Шаг 1. Перераспределение времени

Начните с анализа рабочих процессов. Занесите в таблицу всё, на что вы тратите время в течение дня. Ничего не пропускайте — даже если кажется, что речь идёт о мелочах. Чем выше точность и детализация, тем большего вы сможете добиться от оптимизации в конечном итоге.

Используя заполненную таким образом таблицу, посчитайте, сколько времени у вас отнимают разные задачи, и выделите «рекордсменов». Особое внимание уделите потерям, которые напрямую не связаны с работой. Например, на ожидание, пока включается техника, и на устранение проблем, таких как перезагрузка зависающего компьютера, перепечатка зажёванных в принтере или испорченных документов.

Когда вы найдёте источники утечек времени, подумайте, что могло бы их устранить. Возникают ли проблемы с доступом к файлам и обмену данными из-за неудобного программного обеспечения? Насколько удачно необходимые функции распределены по разным устройствам? Например, пользоваться сканером и принтером по отдельности может быть менее удобно, чем многофункциональным устройством (МФУ), которое сразу и печатает, и сканирует, и копирует документы.

Возможно, такая проверка покажет, что пришло время поставить новое, более удобное, функциональное и производительное оборудование. Это потребует дополнительных вложений, но будьте уверены, что оптимизация окупит расходы.

Шаг 2. Внедрение новых технологий

Используйте технические решения, которые экономят время и ресурсы. Например, обратите внимание на облачные инструменты. С ними вы будете меньше зависеть от офисной инфраструктуры и сможете быстро решать любые задачи даже из дома.

Большую помощь бухгалтеру могут оказать и современные СЭД и CRM-системы с возможностью дистанционного подключения. Особенно, если они поддерживают нотификацию пользователей о появлении задач, добавлении документов и других событиях. Так вы не пропустите важные обновления в информационной системе компании.

Значительную долю в работе любого бухгалтера составляют повторяющиеся процессы. По возможности старайтесь их автоматизировать. В частности, это помогают сделать приложения для МФУ (обратите внимание, что их поддерживают далеко не все модели).

Например, с помощью специализированного приложения для печатных устройств на платформе Xerox ConnectKey можно автоматизировать выгрузку и печать расчётных листов, полностью снимая эту задачу с бухгалтера. Каждый сотрудник сможет самостоятельно выбрать на экране устройства расчётный период и получить лист со сведениями о своей заработной плате.

Если вам приходится оцифровывать пакеты товаросопроводительной или другой разнородной документации, приложение Scan&Split поможет не тратить время на распределение файлов в разные папки с сортировкой по контрагентам или другим признакам. Это решение автоматически разделяет пакеты документов на основе машинного распознавания штрихкодов.

Также можно «научить» МФУ распознавать данные в документах и сохранять их в структурированном виде. Например, с этим может помочь приложение ID OCR, которое избавит бухгалтера от ручного ввода информации из паспортов и удостоверений. В результате удастся не только сэкономить время, но и снизить риск ошибок.

При однотипных операциях сканирования, сохранения и пересылки документов увеличить скорость работы способна технология Visioneer OneTouch, встроенная в сканер.

Например, с ней можно одним нажатием кнопки отсканировать документы, сохранить их в необходимом формате, загрузить в облако и отправить по электронной почте.

Шаг 3. Улучшение эргономики

Чтобы поддерживать производительность труда на максимально высоком уровне, важно устранить источники раздражения и неудобства на рабочем месте. Предметы и устройства, которые вы регулярно используете, всегда должны быть под рукой, иначе поиск степлера или записной книжки может надолго отвлечь вас от действительно важных задач. К тому же лишние минуты, которые вы тратите на то, чтобы достать вещь, лежащую в неудачном месте, постепенно сложатся в потерянные часы рабочего времени.

Позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекал шум, поддерживайте комфортную температуру и сохраняйте удобное положение тела за столом. Не забывайте и о хорошем освещении, которое должно сочетаться с приятными для глаз настройками монитора. Тогда вы будете меньше уставать на работе и добиваться более высоких результатов.

Для повышения собственной эффективности бухгалтеру, да и любому другому сотруднику не обязательно проходить дорогостоящие тренинги. Внимательно изучите ваши рабочие процессы, распределите время и ресурсы более рационально, не бойтесь внедрять технологические новшества и создайте комфортную, хорошо продуманную среду, в которой ничто не будет отвлекать вас от главного. Тогда вы сможете успевать больше за меньшее время — как в офисе, так и на «удалёнке».

Подробнее читайте на сайте klerk.ru: https://www.klerk.ru/buh/articles/502563/

Аутсорсинг печати — то, что нужно современным крупным компаниям

Дата публикации: 27.05.2021

Объемы офисной печати не уменьшились с появлением интернета. Хотя многие предполагали, что это произойдет (так как начал развиваться электронный документооборот). Но на самом деле вместе с появлением «всемирной паутины» необходимость в печатной продукции возросла в несколько раз. Это заставило руководителей больших предприятий и организаций озаботится издержками, связанными с покупкой чернил, бумаги и печатного оборудования.

Они решили не покупать печатно-копировальную технику, а арендовать ее у специальных компаний, предоставляющих подобные услуги. Такие организации сами осуществляют техническое обслуживание оборудования, а также заменяют картриджи и бумагу. Это все входит в стоимость услуги. С годами этот вариант сотрудничества был оптимизирован. Компании поняли, как добиться максимального снижения издержек.

Используют печатно-копировальную технику в рамках арендного соглашения такие популярные фирмы как HM Revenue & Customs и Dutch banking group ING. За счет подобного решения им удалось на несколько миллионов сократить расходы. Однако большинство фирм продолжают организовывать печать в офисе собственными силами, закупая необходимую технику.

Проблема, которой многие уделяют мало внимания

Для большинства не совсем очевидна проблема убытков в сфере печати. Менеджеры крупных организацией не всегда знают количество имеющихся принтеров и расходы, которые связаны с их использованием. Ориентировочно подобные компании теряют до 3% от своего дохода из-за отсутствия оптимизации.

Если они займутся профессионально организацией печати, то смогут снизить свои издержки на 15-30%. Таких фирм, особенно в сфере информационных технологий, примерно 80%. Остальные уже давно экономят на печати. Основные факторы, влияющие на достижение цели экономии — рационализация, стандартизация и централизация применения оборудования.

Специалисты считают, что стандартизация и упрощение печатной техники — это первый шаг к экономии. Он предполагает установку оборудования от одного производителя. Если он еще и является провайдеров печатных услуг, то можно еще больше сэкономить.

Чем меньше принтеров в компании, тем больше людей будет пользоваться ими. Согласно статистике, одним печатным оборудованием могут пользоваться 7-10 сотрудников фирмы (это оптимальное число).

Также с целью максимальной рационализации необходимо восстанавливать работоспособность печатной техники, срок гарантии которой истек. А также следует своевременно менять полностью изношенный аппарат.

Оплата только за напечатанные материалы

Контроль расхода бумаги на печать преимущественно не ведется. Хотя это важный момент, особенно для тех компаний, у которых большие объемы бумажного оборота. Ярким показателем чрезмерных убытков может стать показатель средней стоимости печати одной копии. Эта цифра определяется в результате проведения комплексного учета. Она и заставляет менеджеров задуматься над оптимизацией процесса печати. Критерии определения средней стоимости печати одной бумаги:

  • Расходы на восстановление оборудования в течение действия оговора аренды с провайдером
  • Картриджи
  • Периодическое техническое обслуживание принтеров
  • Управленческое информирование и др.

К тому же провайдеры могут устанавливать лимит печати, например — 20, 30 или 40 тысяч листов. Они заинтересованы в создании так называемых «производственных островков». Это специальные зоны в офисе, где собраны принтеры, копировальные машины и другая печатная техника. Их нахождение в одном месте упрощает процесс пользования и позволяет экономить время. Особенно тем, кому нужно распечатать информацию на бумажный носитель и еще сделать несколько копий.

Оптимизация офисной печати / Хабр

Я встречал достаточно много крупных и очень крупных компаний, у перке которых десятки МФУ, а ежемесячный объем печати > десятков и даже сотен тысяч страниц в месяц. Все помнят недавний кризис, и многим ИТ отделам была поставлена задача оптимизации в том числе и печати, т.к. многим знакома такая картина в конце рабочего дня:



(на самом деле столько лишнего умудрились напечатать за 3 часа рабочего дня)

А как спросите Вы?

Перед ИТ отделом была поставлена задача — Снижение расходов.
За счет чего? – за счет мониторинга, ограничения, генерации отчетов, сокращения расходов на приобретение бумаги.
И так – плавно подходим к решению. Кто ни будь слышал о компании Ysoft? Так вот, у них есть программно-аппаратное решение SafeQ. SafeQ – это программное обеспечение для учета и распределения работ, связанных с печатью, сканированием и копированием документов пользователями, для оптимизации процесса печати
внутри организации и разграничения доступа к принтерам.
На чем построена данная система:
Схема работы такая:

Вкратце – центральное звено, это сервер SafeQ который отвечает за взаимодействие пользователей, принтеров, терминалов
— Пользователь посылает на печать
задание с рабочей станции.
Задание передается на сервер SafeQ.
-Пользователь подходит к
принтеру и
идентифицируется.

-SafeQ передает задание на
принтер.
-Пользователь контролирует
печать.
— Данные о работе сохраняются на
сервере учета.

Как все это выглядит и как работает?
1. Терминал

2. Проводим карточкой или вводим PIN код

3. Выбираем режим работы

4. Получаем распечатанный документ
Просто как 123 и 4.

Что мы получаем:

— Безопасность! Документ не распечатается, пока пользователь не пройдет верификацию на терминале у принтера. Отдел информационной безопасности просто счастлив))))
— Отказоустойчивость системы печати (у пользователя всего 1 принтер), а печать он может на любом принтере оснащенном терминалом SafeQ
— Снижения расходов на печать (раньше было так – отправляют на печать договор страниц так на 30, идут к принтеру а он занят!? Не вопрос – сразу распечатаю на другой… )
— Система мониторинга и отчетности по затратным центрам позволила контролировать и оптимизировать печать.
— Перераспределения очереди печати в зависимости от загрузки принтеров и их доступности
— и многое другое!

На видео опубликовано как происходит авторизация и печать на нескольких МФУ

Оригинал статьи тут

4 шага по оптимизации ваших решений для управляемой печати

Хотя работа с опытным поставщиком услуг управляемой печати (MPS) — лучший способ упростить процесс печати в офисе, это не единственный способ. Фактически, можно самостоятельно улучшить текущую среду печати.

Если вам интересно, как упростить процесс печати в офисе без поставщика MPS, мы поможем вам!

Вот четыре шага по оптимизации среды печати:

1.Оцените свой текущий процесс печати

Прежде всего, важно найти время и как можно более тщательно изучить текущий процесс печати. В конце концов, если вы не до конца понимаете свою ситуацию, будет невозможно определить свои потребности и улучшить их.

Несколько важных вопросов о процессе печати, на которые нужно ответить:

  • Какие марки и модели имеют ваши устройства печати и копирования?
  • Сколько людей используют каждое устройство?
  • Где в здании расположены устройства?
  • Как выглядит ваш средний объем печати в целом и на одно устройство?

Кроме того, если у вашей компании несколько зданий или мест, убедитесь, что вы полностью анализируете ситуацию с печатью в каждом из них.

2. Знайте свои расходы на печать

После того, как вы полностью оценили свои устройства и их использование, пора точно понять, сколько вы в настоящее время тратите на принтер или копировальный аппарат. Сюда входят контракты с поставщиками, тонер, чернила и бумага, соглашения об обслуживании, аренда оборудования и т. Д.

Многие компании пренебрегают расходами на печать. Часто это приводит к тому, что тратится на на больше, чем они думают, и на на больше, чем им нужно.

3. Что нужно вашим конечным пользователям?

Итак, вы знаете, какие у вас устройства и сколько вы на них тратите. Пришло время взглянуть на потребности и поведение конечных пользователей принтера и копировального аппарата — членов вашей команды!

Во-первых, честно взгляните, какие устройства используют сотрудники и почему они выбирают их.

Например, у сотрудника может быть легкий доступ к двум разным машинам; один из них — это большая машина-«рабочая лошадка», которую используют несколько человек и которая расположена в другом конце комнаты.Другой — небольшой настольный принтер, расположенный в пределах досягаемости.

Понятно, что этот сотрудник, скорее всего, предпочитает настольный принтер и чаще всего использует его. Однако это небольшое удобство со временем может привести к значительным расходам. Если у сотрудника нет особой причины иметь собственный принтер, инвестирование в принтер, предназначенный для нескольких сотрудников одновременно, почти всегда более рентабельно.

При этом у каждой компании свои уникальные потребности. Юридическим фирмам часто требуется более высокое соотношение количества принтеров и сотрудников, чем, скажем, производственным предприятиям.Тщательно определив потребности каждого на уровне команды и отдела и обучив их лучшим методам печати, вы найдете решение, которое будет работать как для сотрудников, так и для бизнеса.

4. Выберите подходящий размер вашего парка печатающих устройств

Теперь, когда вы провели свое исследование, пора что-то с этим сделать!

«Правильный выбор» ваших печатающих устройств означает установку правильных машин в правильных местоположений.Иногда это может быть так же просто, как перемещение машин в разные места в офисе. В других случаях это означает разработку более экономичных решений.

Например, у вас может быть сложный многоцелевой цветной принтер, который в настоящее время используется только для базовых заданий печати. Замените его на более простую и более доступную машину. В противном случае вы платите за то, что вам не нужно.

Следуя этим простым шагам, ваша компания встанет на путь улучшения среды печати.Но пока вы занимаетесь этим, почему бы не пойти еще дальше и не сотрудничать с надежным партнером MPS? Это самый простой и эффективный способ сократить расходы на печать и обеспечить отличное качество обслуживания конечных пользователей.

Что лучше? Без всего этого времени, потраченного на оптимизацию принтеров, время вашей ИТ-команды будет высвобождено, чтобы сосредоточиться на ваших более крупных бизнес-целях. Запланируйте бесплатный 15-минутный звонок без привязки к строке и узнайте, как imageOne может оптимизировать среду печати для повышения производительности и снижения затрат.

4 шага к значительному снижению затрат на офисную печать

У вас есть огромная возможность оптимизировать операции печати на предприятии, защитить свои устройства и документы и значительно снизить совокупную стоимость владения. Мы помогли многим крупнейшим организациям в мире ежегодно экономить миллионы долларов. Вот 4 важных шага, которые помогут сократить расходы на офисную печать и оптимизировать все операции печати.

1

Начните с базовой оценки. Без этого важного шага у вас не будет возможности сравнивать оборудование и методы печати вашей организации с отраслевыми эталонами и передовыми методами.

Убедитесь, что ваша текущая оценка состояния основана на объективных, независимых от поставщика данных, которые полностью раскрывают, как люди печатают в вашей организации. Эти усилия должны быть сосредоточены не только на устройствах и способах использования расходных материалов, но и на поведении пользователей, тенденциях и отклонениях.

2

Разработайте целостную стратегию печати. У каждого предприятия свои уникальные потребности. Для успешной оптимизации печати требуется индивидуальная и комплексная стратегия печати. Эта стратегия должна основываться на вашей базовой оценке, показателях печати, необходимых для сравнительного анализа и анализа.

Комплексная стратегия печати учитывает не только ваш парк офисных принтеров и их продукцию, но и другие области, где происходит печать — в ваших внутренних типографиях и в типографии, получаемой из внешних источников.Успешное управление печатью — это путь, и изучение всех областей печати — важная часть этого пути. Вы можете сэкономить гораздо больше, чем вы думаете.

3

Создайте политику печати, которой будут руководствоваться ваши сотрудники. Когда вы даете указания, вашим сотрудникам легче последовательно поступать правильно. Например, если ваши пользователи знают истинную стоимость печати и знают, что печать отслеживается и управляется, объем вывода неизбежно снижается.

«Люди печатают только по двум причинам: они либо хотят (40%), либо должны (60%)».

Люди печатают только по двум причинам: они либо хотят (40%), либо должны (60%). Конечная цель — изменить зависимость от бумаги и найти основную причину затрат на печать: спрос пользователей. Снижение спроса на печать снижает потребность в большем количестве устройств и, следовательно, в большем количестве расходных материалов, больше энергии, больше ИТ-ресурсов и т. Д.

Важно понимать, что устройства не печатают, а люди; если вы не учитываете спрос на ваши операции печати, вы оставляете 50% своей потенциальной экономии на столе.

Этот аспект управления печатью больше связан с управлением изменениями. Выявление и обучение сторонников изменений и помощь им в формировании более осознанных навыков печати. Получите спонсорскую поддержку от высшего руководства и используйте свою группу внутренних коммуникаций для разработки кампании по информированию людей о стоимости печати и необходимости ее снижения в масштабах всей организации.

Сделайте свою инициативу запоминающейся и значимой. Это может быть очень эффективным, когда оно связано с другими корпоративными целями, такими как устойчивость, мобильность и безопасность.

4

Если вы перейдете к запросу предложений, рассмотрите пункты 1-3 выше как важные предпосылки. RFP поможет вам достичь более низких цен , в то время как ваша стратегия печати (особенно план дизайна, который помогает определить, какое устройство куда следует) должна помочь вам достичь более низких затрат .

Запрос предложений отражает приоритеты, стратегию и политику печати, так что поставщики могут сообщать цены на основе сегодняшних фактов и ожидаемого сокращения объемов завтра.

«Мы помогаем нашим клиентам понять, что возможно, а затем помогаем им добиться значительной экономии, которая часто их удивляет.”

Не забудьте «разделить» модели ценообразования MPS, которые могут включать в себя оборудование, программное обеспечение, расходные материалы, обслуживание, установку и демонтаж, оплату труда (на месте и вне его) и административные расходы. Прозрачность — ключ к успеху.

Мы проектируем там, где будет объем, а не там, где он есть сегодня. В противном случае заказчик будет иметь избыточную мощность на следующие 5 лет или на срок действия договора аренды. Наличие наиболее точных и объективных данных, а не оценок, поддерживает ваше доверие и значительно поможет при сравнении ответов на запросы предложений.

Помните, что чем больше принтеров, тем больше объем печати. Чем больше цветных принтеров, тем больше цветопередача (уменьшение объема цвета экономит больше всего). Оба приводят к увеличению затрат. Мы помогаем нашим клиентам понять, что возможно, а затем помогаем им добиться значительной экономии, которая часто их удивляет. Это то, что мы делаем лучше всего; многие клиенты говорили нам, что на самом деле мы делаем то, о чем другие только говорят .

Pharos считает, что лучшие решения для управления печатью основаны на новаторском мышлении.Путь к вашему лучшему решению начинается с понимания того, где вы находитесь сегодня, и определения того, что возможно завтра — перед тем, как вы отправите на RFP!

Когда вы контролируете свои данные и дизайн, вы можете лучше контролировать путь к значительному снижению затрат. Начните изучение с нами и узнайте, насколько легко можно создать устойчивую и экономичную стратегию печати, которая год за годом приносит вашей организации экономию материалов.


Поделитесь этим

Управление парком принтеров: 3 шага, чтобы сократить время, деньги и риски

Когда дело доходит до управления технологической инфраструктурой организации, парк принтеров, как правило, оказывается забытым пасынком.У вас, вероятно, есть сторонний поставщик услуг, чтобы поддерживать ваши копировальные аппараты и принтеры в рабочем состоянии, поэтому ваш ИТ-персонал может принять реактивный подход к управлению парком принтеров… то есть не уделять особого внимания, если не возникнет чрезвычайная ситуация.

Для небольших компаний с одним или двумя общими принтерами или копировальными аппаратами это может сойти с рук. Но для более крупных организаций со всем парком принтеров, у которых еще нет менеджера по парку принтеров, неспособность управлять и оптимизировать их использование обходится бизнесу намного, намного больше, чем вы думаете.Во время. В деньгах. И в риске безопасности.

Может быть, вы до сих пор мало управляли парком принтеров. Или вы изучали решения для управления парком принтеров и нашли их сложными. Мы обещаем: этот процесс не такой трудоемкий или сложный, как вы думаете. Вот простой и понятный процесс, который поможет вам встать на правильный путь.

ШАГ 1. Определите и задокументируйте цели печати

Первое, что вам нужно сделать, это понять, на что вы тратите время и деньги на печать.Некоторые вещи очевидны, например, стоимость бумаги, связанная со стопками брошенных заданий на печать, оставшихся в лотках копировального аппарата. Другие вещи менее очевидны.

Вот лишь несколько целей печати, которые вы можете рассмотреть:

Снижение стоимости печати одной страницы. Если ваши драйверы печати для всего парка принтеров по умолчанию используют цветную печать, то все будут печатать все в цвете. Включая электронные письма, таблицы и отчеты, которые не нужно распечатывать в цвете. Вы понимаете, что печать черно-белой страницы стоит значительно меньше, чем печать цветной страницы? Сюда входит стоимость оборудования, расходных материалов и обслуживания.Вы можете сохранить пачку, ограничив цветную печать.

Сократите время ИТ-поддержки для парка принтеров. Вашему ИТ-персоналу предстоит важная работа, чтобы поддерживать работу ваших технологий и продуктивную работу всех. Верните время, которое они тратят на расходные материалы, обновление драйверов печати и обслуживание серверов печати.

Получите самый экономичный парк принтеров. Сотрудники по-прежнему используют много персональных настольных принтеров? Эти машины могут показаться дешевыми, когда вы их покупаете, но они стоят намного дороже, чем общие многофункциональные принтеры.Кроме того, они требуют много времени от вашего ИТ-персонала для поддержки. Таким образом, вы экономите время и деньги, объединяя печать на меньшее количество более экономичных устройств, которые используются совместно.

Повышение безопасности принтера и документов. Здесь есть два риска, оба одинаково опасные для вашей компании. Документы, оставленные на принтере или хранящиеся в памяти принтера, могут легко передать конфиденциальную информацию в чужие руки. Кроме того, сами принтеры могут быть большой дырой в безопасности, через которую кибер-злоумышленник может получить доступ к вашей сети.

Если вам нужна помощь в выявлении проблем с вашим текущим парком принтеров и методами печати, SOS предлагает бесплатную оценку офисной печати. Мы проходили этот процесс тысячи раз, поэтому мы можем помочь вам определить лучший способ оптимизировать парк принтеров и сэкономить много времени и денег.

ШАГ 2. Разработка и внедрение стратегии управления парком принтеров

После того, как вы задокументировали свои цели, вы можете определить тактику для решения каждой проблемы и достижения своих целей.Вот что мы делаем с нашими клиентами после того, как они пройдут аттестацию офисной печати.

Например, для достижения целей, упомянутых в первом шаге, мы рекомендуем следующие действия:

Реализовать безопасную печать с проверкой подлинности.

Помимо добавления безопасности, этот шаг позволяет достичь любой другой цели в вашем списке. С аутентификацией печати вы можете:

  • Устранение ненужных стопок брошенных заданий на печать
  • Отследить, кто делает много ненужной печати
  • Убедитесь, что на общих принтерах не осталось конфиденциальной информации.
  • Включение других функций для отслеживания и контроля затрат на печать

Установите правила для парка принтеров, чтобы исключить отходы и снизить затраты на печать.

Например:

  • Установить для всех драйверов печати значения по умолчанию для двусторонней (дуплексной) печати и черно-белой печати
  • Направляйте большие задания печати на самые экономичные принтеры
  • Настроить оповещения, которые мешают людям печатать электронные письма и другие интернет-страницы

Объедините свой парк принтеров.

Скорее всего, вы сможете избавиться от кучи дорогих, отнимающих время настольных принтеров. Возможно, вам даже не потребуется для этого добавлять дополнительные общие устройства.Вам просто нужно настроить определенные функции на своих устройствах и в сети, которые упростят людям использование общих принтеров. Защищенная печать — один из примеров, поскольку людям не нужно беспокоиться о печати конфиденциальной информации на общем устройстве. Кроме того, мобильный доступ к принтерам делает печать на общих устройствах более удобной.

Настройте пул-печать в облаке.

Эта функция позволяет пользователям печатать на любом удобном принтере, который поддерживает их задания на печать.Это не только удобно для сотрудников, но и снижает нагрузку на ИТ-команду. Когда один принтер выходит из строя, пользователи больше не паникуют и не требуют немедленного исправления. Они могут просто подойти к другому принтеру, чтобы получить свой документ. Это также экономит время ИТ… и бюджет… за счет устранения необходимости в серверах печати. Все задания на печать надежно хранятся в облаке.

Автоматизация задач поддержки.

Знаете ли вы, что можно сэкономить время, автоматизируя многие задачи по управлению парком принтеров, такие как заказ расходных материалов и обращение в сервисный центр? Фактически, ваш поставщик услуг должен позаботиться об этом за вас, автоматически предоставляя расходные материалы по мере их использования.Кроме того, они должны удаленно контролировать ваш парк принтеров и реагировать на предупреждения устройств, прежде чем вам даже придется звонить.

Подробнее:

Расходные материалы для копировальных аппаратов Canon: никогда не закончатся

Копировальная служба

в Нью-Йорке: какое время отклика следует ожидать?

ШАГ 3. Отслеживание и улучшение

Вы действительно знаете, сколько вы тратите на свой парк принтеров и их использование? Вы никогда не узнаете, сокращаете ли вы расходы, если не отслеживаете их с течением времени.

С помощью современного программного обеспечения для управления печатью (например, Canon uniFLOW или независимых от производителя решений, таких как PaperCut) легко создавать отчеты, которые отслеживают использование и затраты по всему парку принтеров.Вы также можете отслеживать использование и затраты на печать по отделам или даже по отдельным пользователям.

Также удобно отслеживать время ИТ-поддержки вашего парка принтеров. Это может помочь вам определить, какие машины проблемные и могут быть кандидатами на замену. Со временем вы увидите, что время ИТ-поддержки для принтеров сократится по мере реализации стратегии управления парком принтеров.

Мы рекомендуем установить базовый уровень и отслеживать свои показатели не реже одного раза в месяц. Если вы недостаточно быстро добиваетесь своих целей, возможно, вам придется изменить свою стратегию.

Узнайте больше о том, как стратегия управляемой печати может сэкономить ваши деньги:

Управляемая печать экономит тысячи на расходах на офисную печать (пример из практики)

Оптимизация печати: недооцененная концепция для полиграфического бизнеса

Работа с опытными экспертами в области печати — отличный способ регулировать свой полиграфический бизнес. Но это не единственный способ! В современном мире, основанном на данных, эффективность является ключом к поддержанию любого бизнеса, будь то малый бизнес или крупная корпорация.В настоящее время, в условиях постоянно растущей конкуренции, полиграфическим компаниям требуется хорошо структурированный процесс оптимизации своего бизнеса. Оптимизация печати — это один из процессов анализа, ограничения и возмещения общих операционных затрат полиграфического бизнеса.

Методы оптимизации печати постоянно развиваются и меняются в соответствии с отраслевыми стандартами. Чем больше вы оптимизируете свой бизнес с помощью передовых технологий, тем больше возможностей для извлечения выгоды. Это связано с тем, что система в целом подвергается продуктивным улучшениям, и появляется возможность сэкономить на расходах на печать.Итак, вы планируете оптимизировать текущую среду печати? Если да, то мы вас позаботимся. Это руководство будет охватывать все, от определения до различных способов оптимизации вашего полиграфического бизнеса.

Это руководство будет охватывать:

Что такое оптимизация печати?

Короче говоря, оптимизация печати — это возможность улучшить ваши печатающие устройства, процессы и рабочие процессы. Это снижает ненужные эксплуатационные расходы и сводит к минимуму их негативное влияние на бизнес-операции и окружающую среду.Оптимизация печати обычно включает в себя:

  • Направление больших заданий печати на высокоскоростные принтеры
  • Сжатие файлов печати
  • Выделение текста и графики, которые одинаковы во всех печатных документах
  • Отображение сообщений, требующих от конечных пользователей подтверждения единого- двусторонняя печать
  • Адаптация различных инструментов для управления рабочим процессом, процессом проектирования и инвентаризацией
  • Автоматическое удаление заданий с неправильным размером бумаги
  • В случае неработающих печатающих устройств автоматическое предложение альтернативного принтера

Необходимость оптимизации печати в В текущих отраслевых исследованиях

говорится, что выполнение рекомендаций из планов оптимизации печати может сэкономить бизнесу от 20% до 30% общих затрат.Оптимизация печати представляет собой значительную возможность для любого бизнеса сократить расходы, сэкономить время и сократить ресурсы.

Управляемые услуги печати + план оптимизации печати = снижение затрат на печать до 50%

Оптимизация печати может помочь вам понять ваши точные расходы на печать на уровне пользователя. Все затраты на печать становятся видимыми и повышают прозрачность для организации. Благодаря оптимизации печати вы можете постоянно отслеживать устройства печати и размещать их в нужном месте.Это также поможет вам объединить поставщиков принтеров и стандартизировать парк принтеров. Вы можете принимать более обоснованные решения о печати в отношении всей среды печати, поскольку все решения, связанные с печатью, учитывают потребности всей организации. Это приводит к лучшему использованию печатающих устройств.

Кроме того, это сокращает ИТ-поддержку и устраняет потери расходных материалов. Вы можете создать безбумажную среду, внедрив различные рабочие процессы, задания на печать и программное обеспечение для управления заказами. Итак, это были преимущества оптимизации печати.Теперь давайте посмотрим, как добиться эффективной оптимизации печати.

Как оптимизировать рабочий процесс печати?

Повышение производительности с минимальными вложениями может быть трудным, но не невозможным. Как компания, вы должны понимать все расходы, связанные с вашими печатающими устройствами. Вы можете оптимизировать затраты, обеспечив своевременное выполнение рабочего цикла. Вот несколько способов оптимизировать рабочий процесс печати.

I. Планирование ресурсов

Планирование ресурсов и управление ими — важнейший шаг.С течением времени отслеживайте свое текущее оборудование для печати на предмет появляющихся тенденций и постоянно проверяйте производительность своего устройства. Как только появится реальная тенденция, связанная с оптимизацией печати, возможно, пришло время воспользоваться этой возможностью.

Найдите самые экономичные устройства и инвестируйте в них. Перенаправьте свои отпечатки на эти устройства. Тогда ваш бизнес, скорее всего, сэкономит на расходах. Также следите за малоиспользуемыми устройствами. Совместите их с излишне загруженными и сбалансируйте объем печати.Вы также можете работать над сокращением расхода тонера и чернил в принтере. Вы можете использовать процессы и программное обеспечение, которые позволяют планировать использование и покупку основных принадлежностей.

II. Автоматизация с помощью оптимизатора печати

Самым важным методом оптимизации ваших решений для печати является автоматизация. Это помогает улучшить рабочие процессы и скорость их выполнения. В современной среде печати устранение точек соприкосновения с людьми и потенциальных источников ошибок жизненно важно для обеспечения бесперебойной работы.Тем не менее, многие компании воздерживаются от внедрения автоматизированных технологий.

Пэт МакГре, директор Key Point Intelligence для InfoTrends Production Workflow Service, отмечает, что:

«Мы знаем, что PSP [поставщики услуг печати] в Северной Америке должны оценивать свои рабочие процессы и работать над устранением ручных точек соприкосновения и запрашивающего программного обеспечения. инструменты и узкие места, но это происходит медленно. Большие PSP лучше справляются с интеграцией новых инструментов, чем их меньшие аналоги PSP, но в целом есть много возможностей стать более эффективными и автоматизированными.”

Поставщики услуг печати осознают, что им необходимо оптимизировать рабочий процесс. Они просто не знают, с чего начать.

Марко Боер, поставщик услуг печати, указывает на свой вопрос:

«Мне начать все сначала или я попытаюсь интегрироваться в существующий рабочий процесс? К кому мне обратиться для интеграции в существующий рабочий процесс? Поставщик программного обеспечения? Поставщик оборудования? Стоит ли мне развиваться? »

Различные ситуации и ниши требуют разных рабочих процессов. Большинство поставщиков услуг считают, что автоматизация означает «человек vs.технология». Но это не так. Речь идет скорее об их интеграции для повышения эффективности работы. Вот веб-семинар, чтобы лучше понять, как оптимизация печати и автоматизация печати помогают предприятиям. Некоторые из программ автоматизированного оптимизатора печати — это программное обеспечение для управления ERP, диспетчер заданий на печать, диспетчер инвентаризации и многие другие. Давайте посмотрим на них один за другим:

Управление запасами

Большинство ненужных отмен заказов происходит из-за неправильного управления запасами.Система управления запасами гарантирует, что у вас никогда не закончится товар. Вы можете оптимизировать все свои операции, связанные с крупномасштабной многоканальной электронной коммерцией. Это также помогает поддерживать ваш склад и инвентарь в актуальном состоянии и с оптимизацией затрат.

Диспетчер заданий печати

Диспетчер заданий печати — еще одно автоматизированное программное обеспечение для управления графиком рабочего процесса печати. Это помогает вам увеличить поставки, производство, рентабельность при выполнении краткосрочных работ и сократить машинное время.Это также помогает сократить отходы печати и человеческие ошибки.

Программное обеспечение ERP для печати

Программное обеспечение ERP используется для планирования и управления всеми основными видами деятельности цепочки поставок, услугами, производственной деятельностью, финансовой дорожной картой и другими процессами вашей организации. Программное обеспечение для управления ERP — это, пожалуй, самый важный актив, который должен иметь каждый поставщик услуг печати.

Давайте рассмотрим его подробнее.

Key Print Optimizer: программное обеспечение для управления ERP

ERP означает планирование ресурсов предприятия.С помощью ERP вы можете без проблем доставлять все заказы вовремя. Неактивное программное обеспечение ERP содержит такие функции, как оценка цены, предложение, подтверждение заказа, автоматическое создание рабочих листов, управление производственным рабочим процессом и своевременная доставка.

Сразу от сбора файлов, готовых к печати, до отправки окончательных заказов, менеджер ERP гарантирует, что каждый этап вашего рабочего процесса останется без сбоев. Это обеспечивает идеальный баланс между потребностями клиентов и наличием ваших запасов.

Как работает программное обеспечение ERP?

Идеальное программное решение ERP для печати обеспечивает баланс между растущим спросом клиентов и обширными процессами печати. Все, что вам нужно сделать, это определить этапы рабочего задания в соответствии с вашим рабочим процессом. Вы будете получать данные о заказах, расходе запасов и производственном процессе в режиме реального времени. Чтобы оптимизировать ваш рабочий процесс и помочь вам принять мудрое решение о выборе правильного программного обеспечения для управления ERP, мы создали контрольный список всех функций, которые должно иметь программное обеспечение ERP.

Выберите правильное программное обеспечение ERP

Вот краткий контрольный список функций программного обеспечения ERP для печати, которые должны быть у вашего бизнеса:

  • Гибкость: Программное обеспечение ERP без сбоев совместимо с любой системой и интегрируется со всеми платформами электронной коммерции .
  • Менеджер инвентаризации: Позволяет управлять своими запасами и поддерживать их в актуальном состоянии.
  • Диспетчер заданий печати: Он должен помочь вам сократить объем ручного создания заданий и повысить эффективность рабочего процесса печати.
  • Управление котировками: Он должен иметь функции автоматического создания котировок. Он должен позволять вам принимать запросы на расценки, обрабатывать эти расценки и отправлять их своим клиентам в режиме реального времени. Он также должен иметь удобную для использования точную оценку печати, чтобы получить больше конверсий!
  • Управление заказами: Он должен позволить вам управлять всеми каналами заказов централизованно и эффективно. Он должен предоставить вам полный внутренний контроль, чтобы вы могли эффективно удалять повторяющиеся заказы, изменять их порядок и разрешать запросы заказов.
  • QR-сканирование: Эта функция помогает отслеживать этапы печати и быть в курсе последних событий. Он позволяет определять различные этапы печати, распечатывать наклейки с QR-кодами и выполнять заказы вовремя.
  • Отчеты о ходе выполнения: Программное обеспечение ERP должно позволять создавать различные отчеты с мелкими деталями, чтобы отслеживать ход печати и избегать дублирования задач.
  • Панель мониторинга: Она также должна иметь визуальные диаграммы и отчеты на настраиваемой панели мониторинга. Это также должно дать вам быстрое представление о том, как обстоят дела в серверной части.
  • Настройка: Посмотрите, есть ли в вашем программном обеспечении ERP различные параметры настройки или нет. Выберите тот, который предоставляет настройки темы, цветовые комбинации и т. Д.

Работа с экспертами

Мы надеемся, что это руководство помогло вам составить четкий план оптимизации вашего полиграфического бизнеса. Без правильного знания функций ERP принятие решений может стать слишком сложным. Но теперь у вас есть точная информация и контрольный список для выбора подходящей системы ERP для оптимизации печати.

Решение ERP для печати ваших идей — это надежное решение для оптимизации печати вашего бизнеса. Его можно интегрировать со всеми доступными платформами, такими как Magento, WooCommerce, Shopify, Prestashop, OpenCart, PHP и т. Д. Наши разработчики W2P помогут вам начать работу всего за несколько дней. Для получения дополнительной информации посетите наш информационный центр. Вы также можете запросить быструю демонстрацию нашего инструмента ERP. У нас есть все, что вам нужно!

Запросить персонализированную демонстрацию

Все названия продуктов и компаний являются товарными знаками ™, зарегистрированными® или товарными знаками © соответствующих владельцев.Их использование не подразумевает никакого отношения к ним или их одобрения.

Оптимизация управления выводом, процессов печати и затрат на печать

Как ни странно, 90% компаний не знают о затратах, связанных с задачами печати управления выводом документов. Многие из них выделяют от 1 до 3% своего бюджета на производство документов только для внутреннего использования, и последние исследования показывают, что оптимизация процессов печати может привести к экономии до 30%. Последний показатель имеет решающее значение для ИТ-директоров.

«Оптимизировать». Звучит очень хорошо, не правда ли? Но как это сделать? Весь процесс можно разделить на шесть шагов.

Шаги по оптимизации затрат на печать и процессов управления выводом документов

Шаг 1. Найдите поставщика, который предоставляет комплексные услуги и, помимо поставки решений для управления выводом документов , также позволяет улучшить процессы печати и снизить потребление бумаги и тонера (и, следовательно, расходы на печать), а также предлагает другие специализированные услуги. по достижению сквозной оптимизации.Крайне важно рассчитывать на опытного поставщика, который предлагает творческие решения, выходящие за рамки простого сокращения количества распечаток.

Шаг 2. Проведите аудит существующих систем и определите основные процессы печати вывода документов, которые необходимо улучшить . Это делается посредством нескольких собеседований с ключевыми людьми в компании и добавления решающего вклада ИТ-директора. Благодаря этому аудиту определяются потребности и цели компании.Например, все больше и больше сотрудников занимают должности, которые требуют от них частых поездок или поездок. До сих пор очень проблематично было распечатать файл через защищенное соединение с любого мобильного устройства. Однако теперь существуют решения для управления выводом документов, которые уменьшают и сжимают файлы, отправляемые на удаленные принтеры. Еще один процесс, который можно значительно улучшить, — это пассивная безопасность печатаемых документов. С новыми интеллектуальными принтерами решаются проблемы конфиденциальности, т.е.е. сотрудники должны авторизовать печать с помощью личной карты или кода и, кроме того, должны находиться перед принтером. А если они отправят документ на принтер по ошибке, они могут отменить его на самом оборудовании, что значительно снизит расход тонера.

Шаг 3. После определения изменений, которые необходимо предпринять для оптимизации процессов управления выводом документов и печати, было бы желательно стандартизировать марку принтеров, чтобы получить более выгодные цены и заключить контракты на основе объема за счет увеличенного масштаба.Точно так же необходимо сократить количество физических принтеров, но увеличить их производственную мощность и «интеллект» оборудования. Под «интеллектом» мы понимаем способность, которую в настоящее время некоторые типографии должны утверждать счета, хранить содержащуюся в них информацию в безопасности и запускать важные процессы, такие как оцифровка документа для загрузки его во внутреннюю сеть компании. Приоритет остальных изменений и улучшений должен быть определен в соответствии с бюджетом, но имейте в виду, что конечным результатом будет значительная экономия затрат на печать, поэтому вам не следует откладывать проект оптимизации процесса печати.Что наиболее важно, парк принтеров должен включать новейшие технологические достижения, что в конечном итоге приведет к более бережному отношению к окружающей среде.

Шаг 4. Важно, чтобы выбранный поставщик управления выводом документов активно участвовал в проекте от начала до конца, т.е. они должны присутствовать в течение срока действия контракта, поскольку потребности компании могут отличаться.

Шаг 5. Теперь нам предстоит взяться за далеко не незначительную задачу по внедрению изменений. Для этого нам необходимо разработать дорожную карту, которая позволит адекватно управлять изменениями в процессах печати и рассчитывать на поддержку высшего руководства компании. Это абсолютно жизненно важно, поскольку проект такого масштаба подразумевает от трех до четырех недель изменений, которые повлияют на основные отделы, которым придется обходиться без принтера, который у них был в офисе до этой даты. Вот почему очень важно информировать сотрудников о том, что они должны печатать «головой», и что это даст множество преимуществ по нескольким направлениям.

Преимущества оптимизации процессов печати управления выводом

  • Печать Контроль затрат: Он помогает узнать, как пользователи используют принтеры и как они расходуют бумагу, улучшает использование расходных материалов и позволяет реализовать политики печати.
  • Повышение внутренней производительности: Высвобождает время при выполнении повседневных задач и оптимизирует процессы контроля и управления печатью. Это позволяет удаленно распечатать и подготовить документы, когда вы приедете в офис.
  • Экономия энергии и бережное отношение к окружающей среде: Снижает потребление электроэнергии, выбросы CO2, потребление бумаги и, следовательно, сокращение количества вырубок деревьев.
  • Безопасность: Помогает аутентифицировать личность пользователя и шифровать конфиденциальную информацию.

Шаг 6. И последнее, но не менее важное: мы должны отслеживать план изменения процесса печати и сообщать о ходе или неудачах проекта управления выводом документов . Нет смысла вносить упомянутые изменения, если нет возможности их отслеживать, измерять и проверять, чтобы представить их высшему руководству, которое захочет получить информацию о рентабельности инвестиций, достигнутой благодаря проекту экономии затрат на печать, хотя и не все может быть напрямую измерено в деньгах (т.е. удовлетворенность сотрудников и повышение эффективности), результаты должны быть доведены до сведения участников пилотного проекта, а затем и до остальной части компании.

Если компании будут тщательно следовать этим шагам и не отклоняться от своей дорожной карты, они достигнут того, что несколько лет назад казалось невыполнимой задачей. Хотя мы стремимся создать «зеленый офис», ясно, что печатать документы все равно придется. Речь идет об упорядочении и оптимизации процессов печати с помощью первоклассных программных решений для документов и производителей современных принтеров.

Андре Кляйн
Внештатный консультант по DocPath

9 хитрых способов заставить сотрудников меньше печатать

Независимо от того, сколько шагов компании предпринимают к безбумажному офису, все же есть люди, которые просто не справляются с программа.

Может, по привычке. Или, может быть, они относятся к тактильным людям, которые просто не чувствуют себя комфортно без чего-то в руках.

Тем не менее, компании по-прежнему ищут способы препятствовать печати.В конце концов, с печатью связано очень много затрат. Вот лишь некоторые из них. По отдельности они небольшие, но на самом деле они складываются:

  • Бумага
  • Чернила
  • Энергия для работы принтеров и серверных принтеров — до 3000 кВтч в год
  • Износ принтера
  • Наем персонала для обслуживания принтеры, смените бумагу и чернила и т. д.
  • Хранение, сканирование и отслеживание бумаги, которую вы храните
  • Утилизация бумаги, от которой избавляете

Есть много отличных списков шагов, которые следует следуйте инструкциям, чтобы сократить объем печати и увеличить рентабельность инвестиций в безбумажный офис:

Но, к сожалению, люди ленивы, не говоря уже о занятости.Вы можете повесить все вдохновляющие плакаты и таблички, которые захотите, но они не обязательно изменят поведение людей, потому что это сложно. Так что надо быть хитрым и делать это за них.

Для тех случаев, когда люди чувствуют, что у них всего есть , чтобы что-то напечатать, вот 9 способов уменьшить это количество.

Исключите личные принтеры и перейдите к общим принтерам. Помните, что каждый отдельный принтер должен иметь чернила и бумагу, а также требует технического обслуживания.В сумме получается 2 цента за страницу, или 1000 долларов за каждые 50 000 напечатанных страниц. И не кладите общий принтер в угол. «Вы можете разместить сетевые принтеры рядом с офисным менеджером или лицом, отвечающим за их обслуживание и пополнение запасов», — пишет Кристофер Налл в PC World . «Люди, которые выглядят непристойно из-за того, что печатают слишком много, могут со временем самостоятельно регулировать свое использование».

Попросите людей распечатать свои работы на самом принтере .Как часто люди забывают, что они что-то распечатали, и распечатывают это снова? Согласно отраслевым отчетам, от 10 до 35 процентов. Использование виртуальной очереди печати, что означает, что человек явным образом находится у принтера до того, как его задание будет напечатано, гарантирует, что он будет там, чтобы получить его. (И в процессе вы можете добавить соединитель к своему программному обеспечению для управления корпоративным контентом, чтобы побудить пользователей сканировать документ непосредственно в систему Digital Document Imaging System, а не распечатывать его.

Используйте политики принтера. Хотите уменьшить количество ночной печати, больших тиражей (которые могут быть случайными) или интенсивного использования цвета? Используйте серверы печати или другие средства управления принтером, чтобы ограничить их. У вас даже могут быть разные политики для людей на разных уровнях организации.

Измените настройку по умолчанию на всех принтерах с «односторонней» на «двусторонней». Как пишет Касс Санстейн в своей книге « Выбор не выбирать », люди не обязательно подумают об изменении значения по умолчанию, поэтому сделайте его двусторонним.Когда университет Рутгерса внедрил такую ​​систему, он сэкономил 55 миллионов листов бумаги — сокращение на 44 процента — за первые три года, в то время как шведский университет сократил использование бумаги на 15 процентов, сообщает он. Другими полезными значениями по умолчанию являются режимы шкалы серого и черновой режим, а также сжатие по размеру, пишет Null.

Отслеживание индивидуального использования принтеров . Используйте службы управляемой печати для отслеживания использования принтеров отдельными лицами и отделами. Мы не собираемся клеветать на людей, которые, возможно, помогают управлять внешней деятельностью, но использование принтеров загадочным образом снижается, когда отслеживается индивидуальное использование.«Большинство людей шокированы, узнав их индивидуальное совокупное количество копий», — пишет Всемирная федерация дикой природы (WWF). «Эти знания будут мотивировать людей сокращать свой личный бумажный след». Если вы хотите стать действительно жестким, установите квоты на печать.

Используйте системы возвратных платежей для учета затрат. Такие системы также позволяют назначать затраты на принтер, чтобы вы могли связать низкие затраты с эффективными принтерами, которые вы хотите, чтобы люди использовали, а более высокие затраты с дорогими принтерами, которые вы не хотите, чтобы они использовали.

Уменьшите поля и размер шрифта. Помните, в колледже вы использовали большие поля и шрифт, чтобы сделать эти десятистраничные статьи менее трудоемкими? Это наоборот. Как пишет WWF, простое изменение полей может сократить расход бумаги до 14 процентов.

Измените шрифты, чтобы использовать меньше чернил. Хотя, как утверждают некоторые, вы не можете рассчитывать сэкономить 370 миллионов долларов, каждая капля помогает. «Century Gothic использует намного меньше чернил, чем стандартный Arial, что компания, печатающая 250 страниц в неделю, сэкономила бы около 80 долларов в год, не делая ничего, кроме переключения шрифтов», — пишет Налл.«Более профессиональный вид Times New Roman был почти таким же рентабельным».

Используйте более тонкую бумагу. Бумага бывает разной плотности. Кто знал? «Не думайте, что вам нужно использовать специальную бумагу для струйной или лазерной печати в повседневной работе», — пишет Саймон Уильямс в TechRadar Pro. «Хорошо работают многие более дешевые виды бумаги, в том числе многоразовые, предназначенные для работы с обоими типами принтеров».

И, пожалуйста, мы вас умоляем: Не распечатывайте и не передавайте . Отправка по электронной почте сделает свое дело.

8 шагов по упрощению процессов в вашей типографии

Ваша мастерская трафаретной печати что-то скрывает.

Это не так продуктивно (или прибыльно!), Как могло бы быть.

Как я узнаю?

Я разговариваю с такими же владельцами, как вы, каждый день, и я вижу и слышу, с какими трудностями они сталкиваются при управлении сложным процессом трафаретной печати.

Не существует волшебной формулы успеха вашей типографии. Но суть в том, что стандартизация и упрощение процесса вашей типографии — это то, к чему серьезно относятся очень немногие владельцы.

Вы инвестируете в оборудование высочайшего качества, нанимаете опытных трафаретных принтеров, старательно закупаете лучшие чернила и платите больше за ткани, которые дают наилучшие результаты. Так почему же вы не тратите время на совершенствование своих процессов?

Вот 8 ключевых вещей, которые, по моим наблюдениям, предпринимают успешные предприятия по декорированию одежды для повышения эффективности своих магазинов:
  1. Постоянно совершенствоваться, не боясь.
  2. Общайтесь.
  3. Проактивно уточняйте и улучшайте.
  4. Устраните физический и умственный беспорядок.
  5. Вовлеките всю команду.
  6. Держите инструменты наготове.
  7. Стандартизация этапов производства и словарный запас.
  8. Работайте в обратном направлении, чтобы строить планы.

1. Постоянно совершенствоваться, не боясь.

Огромное производственное предприятие Toyota в Джорджтауне, Кентукки.Ваш магазин не такой уж сложный!

Не бойтесь неудач. Бойтесь застояться.

Тойоту знают все.

Toyota производит автомобили.

Изготовление автомобиля — один из самых сложных производственных процессов. Детали поступают со всего мира, сам продукт большой и требует значительных площадей только для размещения, его проектирование сложно, и сотни (если не тысячи) людей задействованы в каждом отдельном продукте — и это лишь некоторые сложности!

Но год за годом Toyota производит автомобили, которые служат дольше и работают лучше.

У них безупречная репутация самого надежного автопроизводителя в мире.

Так чему же Toyota может научить владельцев типографий?

Toyota сделала улучшением своего процесса основным компонентом своего производственного процесса.

Это называется производственной системой Toyota. Это просто, легко понять и умещается на одной печатной странице. Камри — не самый ценный продукт. TPS есть.

Производственная система Toyota — секретный соус компании Toyota.

Упрощение вашего производства за счет постоянного его совершенствования — секретный соус в бизнесе декорирования одежды.

В вашем процессе слишком много шагов? Это слишком сложно?

Посмотрите, сколько деталей вы можете удалить.

Вы действительно пробовали использовать более качественные чернила, которые сохнут быстрее? Различные расходные материалы, которые можно доставить быстрее? Лучшая форма заказа на работу, которая проясняет все для ваших работников? Устраиваете прессы так, чтобы рабочие могли свободно перемещаться по вашему пространству?

Не бойтесь неудач.Бойтесь застояться. (Это такой хороший совет, что я должен сказать вам дважды!)

Небольшие эксперименты могут определить, насколько усовершенствован ваш процесс. Вам не нужно все рвать и начинать заново — большие изменения начинаются с малого.

Если что-то не работает в вашем процессе, остановитесь и исправьте процесс.

Не заставляйте очередь двигаться только потому, что чувствуете, что должны. В долгосрочной перспективе, , вы причиняете вред только себе, если не разрабатываете и не пересматриваете свой процесс.

2. Связь в вашей типографии

Пример рабочего задания Printavo: вы добавите больше деталей, чем то, что вы видите здесь!

Первый шаг к улучшению коммуникации в вашем магазине? Т наряд на работу.

Сколько раз вы вводили заказ на работу только для того, чтобы потратить много времени, отвечая на вопросы о заказе?

Если это звучит знакомо, то пора углубиться в процесс заказа на работу и уточнить его.

Заказы — это не просто инструкции.

Заказы на работу — это то, как вы сообщаете о работе.

Заказ на работу типографии — это действительно средство коммуникации. Следует прояснить важные детали, например:

  • Определенные цвета Pantone для печати
  • Какие именно чернила использовать
  • Как будет завершена печать
  • Какой работник назначен на работу
  • Когда работа должна быть завершена — и когда этого ожидает заказчик
  • Уникальные или сложные требования
  • Как должен выглядеть готовый продукт
  • Размеры и количество
  • Все детали, необходимые для завершения работы, а не просто выполнение большей части работы

Вы умеете общаться со своими клиентами.Заказ на работу — это мост между вашим клиентом, вами и вашими принтерами.

Если вы потратите больше времени на создание отличных заказов на работу, вы увидите вознаграждение: вашим работникам не придется преследовать вас, чтобы задавать вам вопросы.

Ввод подробных примечаний к рабочему заданию в Printavo. Примечания к продукции Printavo видны только в магазине!

Вопросы отличные! Тем не менее, отличные заказы позволяют продвигать работу без игры, состоящей из двадцати вопросов каждый раз, когда вы начинаете новую работу.

Напишите свои заказы на работу, как будто ваш магазин будет вынужден распечатать работу без вас.

Коммуникация начинается с клиентов, перетекает к вам и завершается через рабочее задание — качественных рабочих заданий сокращают количество ошибок, опечаток и производственных проблем еще до их начала.

3. Постоянно совершенствуйте и улучшайте свой процесс.

Готовы к еще одному дню производства: типография Barrel Maker в Буффало-Гроув, штат Иллинойс.

Есть простой способ улучшить свой процесс:

Спланируйте и настройте завтрашний процесс уже сегодня.

Время, потраченное на настройку завтрашней работы, — это вложение.

Стремитесь начать день с минимальными усилиями! Это означает, что вы подготовили все, что понадобится вашим принтерам для завтрашней работы:

  • Чернила
  • Рубашки и одежда
  • Экраны
  • Инструменты
  • Рабочие места
  • Наряды на работу

Разрабатывая стратегию на следующий день, вы начнете понимать, в чем сегодня прервался ваш процесс.Может быть, процесс не сорвался, а что-то пошло не так. Вы можете предвидеть эту проблему и найти решение, а не просто надеяться, что это больше не повторится.

Можете ли вы потратить время на регистрацию на завтрашнюю работу сегодня?

Можете ли вы выстроить рабочие места в их правильном порядке?

Как насчет смешивания красок или очистки ракелей?

Требует ли завтрашняя работа установки конкретных поддонов?

Подготовка — это ярлык для улучшения вашего процесса.

Хорошая подготовка действует как «ежедневная проверка» — вы увидите, где были и куда собираетесь. После этого вы сможете внести небольшие изменения в свой ежедневный процесс печати.

4. Устраните физический и умственный беспорядок

Все на своих местах: чернила с этикетками и аккуратно разложены.

«Чистый дом — признак потраченной впустую жизни».

Это может быть правдой, но чистый магазин — признак эффективного и продуманного процесса поддержания производительности.

Процесс трафаретной печати беспорядочный. Чернила сложно очистить. На производственном участке быстро собирается пыль. Кажется, что с течением дня продукт накапливается все большими стопками.

Устранение беспорядка — это не просто служебная задача — жизненно важно поддерживать высокие производственные показатели.

Попробуйте эти советы, чтобы инвестировать в расхламление:

  • Начните с малого: если вам нужно обойти что-то, что мешает, можно ли это переместить?
  • Используйте стеллажи и складские помещения: переместите предметы, которые используются нерегулярно, в место, где они все еще доступны, но за пределами производственной зоны.
  • Создавайте приоритетные зоны: храните предметы повседневного обихода в одной зоне, редко используемые предметы в другой зоне и редко используемые предметы как можно дальше от производственного процесса.
  • Проведите аудит того, что вы используете: держите ли вы под рукой дополнительный станок для трафаретной печати, кучу чернил или одежду оптом, потому что думаете, что можете их использовать? Знайте, что полезно, а что нет, и расставляйте приоритеты в повседневных вещах.
  • Спросите свою команду, что их раздражает: люди, которые работают в вашем магазине, знают, что беспорядок, а что нет.Дайте им возможность высказаться об окружающей среде! То, что вам может показаться беспорядком, может быть тем, что они используют каждый день.

Простые запланированные задачи , такие как систематизация чернил по цвету, использование больших и разборчивых этикеток для всего и соблюдение графика очистки ракелей и заливных планок , в долгосрочной перспективе повысит производительность.

А как насчет умственного беспорядка?

Эта тема посложнее.

Вы не можете контролировать, что происходит в жизни ваших сотрудников или какие проблемы они приносят в цех каждый день — вы можете установить согласованные ожидания, четко сообщить о каждой работе и усовершенствовать процесс работы в цехе, чтобы что нет никаких догадок о том, что происходит в данной ситуации.

5. Привлечь всю команду

Эрин Мур из Barrel Maker Printing демонстрирует, как думать об использовании заливной планки.

Когда все участвуют, задания на печать выполняются быстрее.

Выровняйте рабочую нагрузку, определив, когда ваши сотрудники простаивают и (что более важно) когда они перегружены во время вашего рабочего процесса.

Одно из решений, которое я видел, включает перекрестное обучение рабочих: использует ловушку для создания рабочих мест.

Если ваш ловец простаивает, они могут начать предвидеть завтрашнюю работу и планировать ее.

Чем больше у вас рабочих рук для выполнения заданий, тем быстрее может развиваться ваше производство.

Честный учет того, где ваши сотрудники простаивают (или перегружены), является ключом к повышению производительности.

6. Держите инструменты наготове

Ракели в конечном пункте назначения в течение дня. После быстрой стирки они будут готовы к завтрашней работе.

То, как вы управляете своими инструментами, является показателем того, насколько хорошо управляется ваша типография.

Инструменты разбросаны тут и там?

Ваши работники вынуждены бегать по магазину, чтобы что-то схватить, несколько раз в день?

Вы заменяете сломанный или утерянный инструмент?

Ни один из ваших сотрудников не должен изо всех сил пытаться найти необходимые инструменты. Итак, что нужно делать?

На самом деле есть простой процесс подготовки инструментов:

  • Создайте стандартный набор инструментов для каждого шага процесса, а затем получите несколько их наборов.
  • Храните инструменты в одном месте в конце дня. Таким образом, каждый знает, «где находятся инструменты», независимо от его роли в магазине.
  • Используйте тележки-толкатели, чтобы инструменты были удобны для транспортировки и доступа.
  • Запланируйте регулярную «глубокую очистку» для проверки ваших инструментов.
  • Обозначьте наборы инструментов для каждого сотрудника, чтобы они несли полную ответственность за них.

Наборы кураторских инструментов для каждой роли в типографии поддерживают порядок и выполнение задач в вашем магазине: , если у них есть свой набор, они могут выполнять свою работу.

Даже если принтер назначен на незнакомую печатную площадку, они должны иметь возможность рассчитывать на то, что для них будут готовы те же инструменты.

I Если ваши сотрудники терпят неудачу из-за проблем с инструментами, возможно, это ваша вина.

7. Стандартизируйте этапы процесса печати и язык

Стандартизированная маркировка коробок — это легко реализуемая победа.

В действительно производительном цехе вы можете сменить одного рабочего на другого с минимальными перебоями.

Почему?

Потому что каждый знает, как поступать по-своему.

Первый шаг? Нарисуйте блок-схему для каждого этапа процесса вашего магазина. Такой инструмент, как Draw.io, может помочь вам визуализировать ваш процесс и найти проблемные области, а также показать всем ваш рабочий процесс.

Еще одна легкая победа, которую должен реализовать каждый магазин, — это стандартное размещение этикеток на коробках .

Если вы поместите ярлыки коробки в верхнем левом углу, каждую этикетку будет легко найти.

Никто не должен гадать, как были помечены коробки для этого заказа — или переставлять коробки, чтобы пометить их как выполненные для этого заказа.

Выполняя заказы в течение года, вы экономите часы и часы времени, потраченные на поиск этикеток и реорганизацию коробок.

Следующим шагом будет внедрение стандартизированного словаря магазинов.

В то время как опытные полиграфисты и владельцы магазинов говорят на одном языке и используют одни и те же слова для обозначения оборудования, чернил и других элементов трафаретной печати и индивидуальной печати — вы можете создать свой собственный язык для обозначения процессов в вашем магазине.

Проведите полчаса со своей командой, чтобы определить термины, которые они уже используют, и сделать их стандартными.

Это не должно быть сложным языком или трудным для реализации — просто будьте последовательны в терминах, которые вы используете!

Например:

«Полное переднее расположение»: изображение шириной 12 дюймов, напечатанное на расстоянии 3 дюймов от воротника.
«Футболка Black Shop»: Gildan G2000.
«День в руках»: когда покупатель хочет получить заказ.

Есть еще много примеров, о которых вы сможете вспомнить. Дело в том, чтобы иметь простых для понимания терминов для каждой конкретной части вашего процесса печати.

Стандартизированный язык сделает общение вашей команды быстрым и последовательным.

8. Работайте в обратном направлении, чтобы строить планы

Календарь магазина упрощает планирование.

Знаете ли вы, сколько времени занимает каждая часть вашего процесса?

Скорее всего, у вас есть приблизительная оценка: может быть, на утверждение произведений искусства уйдет пара дней, вы сожжете ваши экраны час или два, настроите вашу печатную машину еще на полчаса.

Вам, , не нужно отсчитывать время каждого действия в производственном цехе с помощью секундомера … вам, , нужно знать, на что можно потратить время, улучшая свой процесс.

В конечном итоге действительно имеет значение , когда ваши покупатели получают свои товары.

Начните с этого, а затем работайте в обратном направлении, чтобы разработать стратегию планирования. Вот что я имею в виду:

  • Покупатель хочет получить свой заказ 10-го числа.
  • Это означает, что все должно быть готово к отправке 9-го числа.
  • Следовательно, печать должна происходить 8-го числа.
  • Итак, ваши экраны и процесс должны быть настроены 7-го числа.
  • Искусство должно быть утверждено 6-го числа.
  • 5-го числа необходимо заказать товар и получить предоплату.

Ваш магазин не будет точно следовать этому сценарию, но это хороший шаблон для аудита вашего процесса. Вы должны знать расписание вашего магазина, чтобы выполнять работы по графику.

Где обычно возникают проблемы?

Что вызывало задержки в прошлом?

Может ли заказчик выбрать дату отгрузки или, может быть, ваш поставщик не совсем надежен?

Что-то пойдет не так. Даже самые лучшие планы идут наперекосяк.

Как вы предвидите и планируете эти сбои в сложном процессе типографии — вот как вы можете добиться успеха.

Начните с конца и работайте в обратном направлении, чтобы определить лучший процесс для вашего магазина.

Пули стреляющие, а не ядра

Barrel Maker Printing: не привыкать к изменению своего процесса. Вот почему они добились такого успеха!

Менять рабочий процесс вашего магазина — это страшно.Так что не стреляйте в процесс пушечным ядром и не взрывайте все подряд. Стреляйте крошечной пулей в небольшую проблему и извлекайте уроки из результатов.

Нелегко поступать иначе. Мы хотим придерживаться того, что знаем, даже если это плохо работает!

Я призываю вас вернуться в свой магазин и реализовать только одно из предложенных мной изменений:

  • Постоянно совершенствоваться, не боясь.
  • Общайтесь.
  • Проактивно уточняйте и улучшайте.
  • Устраните физический и умственный беспорядок.
  • Вовлеките всю команду.
  • Держите инструменты наготове.
  • Стандартизация этапов производства и словарный запас.
  • Работайте в обратном направлении, чтобы строить планы.

Попробуй. Только один! Посмотрите, что произойдет, и дайте мне знать, что вы узнаете.

Бояться — это нормально.

Нельзя просто застаиваться и гадать, что могло бы случиться, если бы вы попробовали немного другой путь.

Нет ничего, кроме положительных моментов.

Почему я построил Printavo

Я начал создавать Printavo в 2012 году, потому что мне нравится трафаретная печать, и я понял, что предприятиям, занимающимся индивидуальной печатью, нужна помощь в улучшении своего процесса.

Я не мог отслеживать свои вакансии или отправлять счета, не говоря уже о том, чтобы получить одобрение произведений искусства, без длительного процесса, который не позволял мне выполнять печать, которую я хотел сделать.

Я хотел создать легкий и простой инструмент, который можно было бы настроить для каждой типографии.Я построил его вокруг календаря, потому что именно здесь начинается настоящий успех: каждый раз доставляет ваши заказы клиенту вовремя.

Printavo — это именно тот инструмент, но вам решать, как усовершенствовать процесс, который будет работать в вашей типографии.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.