Систематизация бизнес процессов: Систематизация бизнес-процессов от А до Я

Проблема решаема, если ее воспринимать как проблему самой системы.

Например, у вас в штате системный администратор. Но он не справляется со своими задачами. Человек не может выполнить задачу, когда у него нет четкой инструкции и сроков. Нельзя сделать работу, когда ты не знаешь, чего от тебя хотят. Здесь можно винить только систему управления. 

Даже если инструкции есть, а сотрудник не может их понять в силу глупости, все равно это недостаток системы. Что-то не так с подбором персонала. Проанализируйте и оптимизируйте рекрутинговые процессы, так у вас в штате будут исключительно компетентные сотрудники, которые смогут правильно понимать должностные инструкции. Возможно, понадобится провести тренинги, чтобы учить людей именно тому, что нужно для работы в вашей компании.

К примеру, руководство гостиницы «Intercontinental» в Ташкенте решило не нанимать тех, кто раньше работал в советских гостиницах. Научить человека с нуля проще, чем переучивать «старую школу». Это помогло исключить прием на работу людей, которые не смогут понять стандарты гостиницы. 

Завоевывайте новые территории, ищите возможности, пробуйте, внедряйте новые фишки в своем бизнесе, и вы добьетесь больших высот.

Понравилась статья? Появились вопросы? Напишите нам в Телеграм-канал!

С чего начинать систематизацию бизнеса?

Читайте также

От чего зависит прибыльность вашего бизнеса?

От чего зависит прибыльность вашего бизнеса? Возможно, вы уже слышали о формуле прибыли, может быть, даже пытались ее применить. Но насколько успешно? Наибольшее количество проблем при работе с продажами возникает именно на этапе внедрения: вроде бы, когда слушаешь, все

От чего зависит стоимость бизнеса?

От чего зависит стоимость бизнеса? Не стоит испытывать больших иллюзий по поводу стоимости вашего бизнеса. Если это малый бизнес, то, в среднем, его стоимость равна прибыли, которую он приносит за 12 месяцев.Поэтому в случае продажи мелкого бизнеса лучше отточить схему его

С ЧЕГО НАЧИНАТЬ?

С ЧЕГО НАЧИНАТЬ? Задавайте вопросы. Исследуйте. Учитесь. Если вы пока что не решились делать денежные инвестиции, вкладывайте в бизнес свое время.Шаг 1Выберите компанию, с которой хотите сотрудничать. Познакомьтесь с ее продукцией, узнайте, сколько времени она существует,

Структура позиции, из чего она состоит и от чего это зависит

Структура позиции, из чего она состоит и от чего это зависит Функции позиции:– оптимальное включение в актуальную ситуацию, установление контакта с внешними ресурсами;– мобилизация внутренних ресурсов, формирование возможностей;– обеспечение желаемых

I. С чего начинать

I. С чего начинать Начинать надо с двух шагов. Причем оба шага должен сделать директор по продажам или сотрудник, выполняющий его функции.Во-первых, необходимо определить цели отдела продаж компании на год. Я имею в виду годовой объем продаж (квоту). Объем надо разбить по

1.1. «Пришел, увидел, обомлел»: с чего следует начинать

1.1. «Пришел, увидел, обомлел»: с чего следует начинать В начале было Слово… Начинать следует, пожалуй, с выяснения того, кто такой директор по персоналу.К сожалению, несмотря на очевидную продвинутость сегодняшних владельцев бизнесов, неплохо осведомленных о том, чем

С чего начинать аудит

С чего начинать аудит Многое зависит от того, работает ли маркетолог на фирме или же он является приглашенным консультантом. В первом случае он отталкивается от уже имеющихся наработок, во втором он начинает с нуля. Мы рассмотрим второй случай.Если фирма сама

В какой последовательности начинать работу?

В какой последовательности начинать работу? Естественно, работать нужно над всеми коэффициентами. Но вы должны понимать, что, например, увеличение числа leads, которое делается в основном за счет рекламных ходов, – это самый дорогой из всех путей. Поскольку, по статистике,

Как начинать общение с искреннего комплимента

Как начинать общение с искреннего комплимента Каждый человек хочет признания и любви. Когда ты хочешь установить с кем-то отношения, начни с комплимента. Только надо делать его правильно. Вот примеры неправильных комплиментов.Неправильный комплимент только усложнит

Делегирование: когда начинать

Делегирование: когда начинать На этапе рождения бизнеса мало делегирования. Почему? Потому что зачастую сам владелец толком не понимает, что делает. Точнее говоря, понимает, но объяснить или описать это человеческим языком тяжело. Потом становится страшно делегировать.

Систематизация бизнеса от компании ★ VIP HR ★

Хотите, чтобы рабочие задачи выполнялись своевременно, а каждый сотрудник отвечал за свою работу? Вы все еще думаете, что без вашего постоянного контроля это невозможно? Тогда систематизация бизнеса от VIP HR – это то, что вам нужно.

Добиться того, чтобы каждый работник без напоминания выполнял свою работу и осознавал зону ответственности, для некоторых владельцев бизнеса, – невыполнимая миссия. Приходится постоянно все контролировать и стоять за спиной у каждого. Стоит расслабиться и уехать в отпуск, как тут же вся работа идет не по плану. Что в таком случае делать? Пересмотреть всю систему и начать выстраивать новую, потому что старая не работает. Или полностью отсутствует.

Рекрутинговая компания Вип Эйчар берет на себя систематизацию процессов любого предприятия. Если вашим сотрудникам не хватает времени на выполнение задач, нужны постоянные напоминания и контроль, то мы углубимся в ваш бизнес и создадим для вас:

• рабочие инструкции;
• планы и регламенты;
• персональные KPI – коэффициенты измерения эффективности персонала;
• общие организационные схемы компании.

Глобальную стратегию и цели не придется держать в памяти. Специалисты грамотно структурируют эту информацию на подцели и задачи, которые будут распределяться среди сотрудников.

• График проектов всегда будет под рукой. С полной картинкой того, на каком этапе они находятся.
• Руководители подразделений не будут беспокоить вас по каждому поводу, а вполне смогут справиться с большинством задач без вашего участия.
• Предприятие выйдет из режима ручного управления и перейдет на автоматизацию, которая позволит оптимизировать работу и повысить прибыль.
• План продаж будет выполняться без напоминаний.
• Каждый специалист четко осознает свою зону ответственности.
• Система мотивации наконец-то начнет работать. Сотрудники увидят общую цель, к которой захочется стремиться.  

Наша команда создает единую систему, которая позволяет оптимизировать процессы, и не контролировать каждый шаг сотрудников.

Самый распространенный вопрос – на каком этапе развития бизнеса стоит внедрять систематизацию?

Нанимая первого же работника, вам приходится вводить его в курс дела, объяснять все нюансы и контролировать. Вот на этом этапе самое время создавать инструкции, вводить алгоритмы постановки и выполнения задач, а также составлять регламент работы. С каждым следующим сотрудником вам будет проще. Не придется долго вводить новый персонал в курс дела, потому что система постепенно станет на поток. А когда бизнес-процессы будут оптимизированы, то компания сможет больше зарабатывать.

В Вип Эйчар мы анализируем, в какой точке находится ваш бизнес на момент начала сотрудничества. Фиксируем организационную структуру и должностные обязанности того или иного специалиста. Описываем работу каждого из подразделений, отмечая слабые места и пробелы в работе. После глубокого анализа текущей ситуации, мы прописываем план перехода к новой модели. Систематизируем всю структуру, прописывая задачи документально и внедряя на практике.

Разумеется, если у вас уже не маленькая команда, которая работает не первый год, то будьте готовы к тому, что изменения примутся с радостью не всеми сотрудниками. Этот показатель как раз продемонстрирует, кто из сотрудников по-настоящему заинтересован в профессиональном росте, а также в развитии предприятия. 

Наши услуги дадут результат, который вы увидите в работе компании. Владельцы бизнеса, которые сотрудничают с нами, отмечают рост продаж, повышение эффективности работников, оптимизацию процессов.  

• оказывает услуги рекрутинга, поиска и подбора квалифицированного персонала;
• проводит обучение как для топ-менеджеров, так и для работников среднего звена;
• налаживает систему работы всех подразделений;
• создает и поддерживает корпоративную культуру;
• оптимизирует бизнес-процессы.

Систематизация бизнеса: 3 ключевых этапа

Ресурс: Foundr

Время чтения: 8 минут

Сегодня предприниматели проповедуют новый свободный стиль жизнь. Но собственник бизнеса – это первое звено, на котором лежит вся ответственность за принятие решений или за их непринятие. По большому счету современные предприниматели это люди, которым сложно выделить время на отдых, потому что они утопают в операционке.

Предприниматель может стать по-настоящему свободным, когда начнет грамотно подходить к построению и систематизации бизнес-процессов.

Систематизация – это процесс создания рабочих процедур для обеспечения бесперебойной работы, упорядоченности и производительности. Ты можешь воспользоваться преимуществами своего бизнеса и найти непрерывный успех, скопировав те процедуры, которые работают лучше всего. И поставив их на повтор. Каким образом?

1. Описать существующие процессы, которые работают

Если ты собственник бизнеса, который функционирует какое-то время, то, вероятно, в проекте поставлены на поток определенные процессы. Их важно систематизировать. Этот процесс заключается не в демонтаже и повторной сборке бизнеса, а в том, чтобы наладить работу как старых, так и новых процедур, чтобы они показывали лучшие результаты

Генеральный директор SUM Innovation, Мэтью Хеггем, может подтвердить это. Прежде чем систематизировать свой бизнес, была одна вещь, с которой они справлялись хорошо, – это продажи. Но когда они начали поступать в больших объемах, появилась проблема с адекватным удовлетворением потребностей каждого клиента. Поэтому систематизация тех процессов, которые не нуждаются в человеческом потенциале, позволила добавить ресурсы там, где они будут оценены по достоинству.

2. Определи повторяющиеся задачи и найди лучший способ выполнять их

Какие задачи ты и твои сотрудники делаете для построения рабочих процессов? Есть важные, но рутинные задачи, которые съедают много времени. Сотрудник может делать одни и те же процессы изо дня в день, а времени на креатив и развитие не остается. В результате бизнес стоит на месте. Поэтому для развития важно систематизировать такие задачи, пускать их на поток, делегировать более узкопрофильным сотрудникам.

3. Создай последовательность

Этот этап может показаться основным. Но иногда, сотрудники жонглируют процедурами, не понимая, какое влияние оно оказывает на конечный результат. Работа без организованного потока, создает беспорядок в операционных задач и затрудняет работу.

Определи основные задачи, которые необходимо выполнить перед вторичными, для достижения хороших результатов. Чтобы работать на выполнение KPI, нужно понимать, что важно прорабатывать каждый этап в работе. Первичные задания должны быть выполнены качественно. Если это не так, они повлияют на качество вторичных из-за их шаткого основания.

Кто должен делать это первым? Например, сотрудник, ответственный за ввод данных, должен делать это точно, чтобы работник, отвечающий за анализ данных, мог делать это эффективно. Если в записи есть ошибка, анализ будет неточным.

Посмотри, можешь ли ты применить эти принципы, чтобы дать бизнесу более организованную структуру, устранить все неполадки, удовлетворить клиентов и создать условия для роста, которые привлекают инвесторов. Систематизируй процессы, чтобы в дальнейшем поставить их на конвейер и заниматься их совершенствованием.

Определение систематизации для малого бизнеса

Источник: 123rf

Определение систематизации для малого бизнеса: объединить в систему, план или метод, как бизнес работает от начала до конца. Другими словами, просто отобразите или запишите, шаг за шагом, как именно работает каждый процесс или функция в малом бизнесе.

Например, владелец малого бизнеса просит сотрудника навести порядок в инструментальной комнате компании. В результате сотрудник очистит инструментальную комнату до уровня, который он или она считает «чистым».”

Однако то, что сотрудник считает «чистым», может не совпадать с представлением владельца о clean . Фактически, пять разных людей могут иметь пять разных определений clean .

Таким образом, чтобы систематизировать процесс очистки инструментальной комнаты, владелец бизнеса будет записывать, шаг за шагом, ТОЧНО, как они представляют себе чистую инструментальную комнату.

Имея в виду приведенное выше определение систематизации, представьте каждую функцию или процесс в малом бизнесе, систематизированные от начала до конца.А теперь представьте, что это систематизировано в соответствии с видением организации владельцем.

Применив определение систематизации к каждому аспекту малого бизнеса, вы получите бизнес под ключ , например, магазин больших коробок, , то есть Lowes, Home Depot и т. Д. . Следовательно, рыночная стоимость малого бизнеса растет в геометрической прогрессии. Более того, у владельца малого бизнеса есть больше времени, чтобы потратить его на работу над новым ростом, не вызывая излишнего хаоса и не нагружая существующие мощности.Это известно как , масштабирующее бизнеса. Фактически, сдача «под ключ» также является важным шагом на пути к созданию франчайзингового предприятия .

К сожалению, компании могут рушиться из-за хаоса, вызванного слишком быстрым ростом. Компания может расти только со скоростью своих систем!

Еще одно преимущество применения определения систематизации для наведения порядка в малом бизнесе заключается в том, что в итоге вы получаете подробное руководство по эксплуатации.

Вы можете быть удивлены, как часто владельцы малого бизнеса рассказывают нам, что они НЕ хорошие менеджеры.Многие говорят нам, что они установили системы, но их ЛЮДИ не будут их использовать.

Следовательно, эти владельцы малого бизнеса остаются разочарованными и увязшими в повседневной деятельности. Не говоря уже о том, что все в компании продолжают попадать в беспорядки, и все беспокоятся о внутреннем хаосе.

Эти владельцы должны спросить себя: «Кто здесь главный? И почему я использую эти оправдания, чтобы не навести порядок в своем бизнесе? »

К сожалению, многие владельцы бизнеса думают, что систематизированное определение малого бизнеса выглядит как ракетостроение!

В то же время те же самые владельцы бизнеса могут описать с точностью до мельчайших деталей, как работает их бизнес, поминутно, шаг за шагом и от начала до конца.ПОЧЕМУ? Потому что то, как работает их бизнес, у них в голове. И он останется там, пока владелец не решит ЗАПИСАТЬ ЭТО. Тем временем сотрудники будут постоянно прерывать их, пытаясь получить информацию о , захваченную в ловушку, .

Подумайте об этом… вы, собственник, знаете, как работает (или должен) ваш бизнес, и вы разработали способы, чтобы это произошло. Однако, если ваши пути по-прежнему мешают процессу — потому что у сотрудников разное видение или четкие направления — это рецепт ХАОСА.

Помните, что «самый строгий секрет» остается самым охраняемым секретом, пока вы… НЕ НАПИШИТЕ ЕГО!

В заключение, определение систематизации для малого бизнеса на самом деле «просто глупо» — и миссия по претворению систематизации в реальность также проста. Вот где лидерство больше всего необходимо, а настойчивость просто необходима!

Я уже упоминал? Отличные системы работают!

5 шагов к систематизации вашего малого бизнеса

Когда вы впервые запускаете свой бизнес, вам нужно понять, как вы это делаете, и добиваться их.Но по мере взросления вашего бизнеса вы привыкаете к тому, как вы все делаете. И вы (большую часть времени) естественным образом систематизируете свой бизнес.

Это потому, что легче работать изо дня в день — не говоря уже о том, что гораздо продуктивнее и экономичнее, — когда все знают, как правильно действовать. Это означает, что вы можете отойти от земли и сосредоточиться на общей картине.

Но хотя прекрасно, что системы могут случайно встать на свои места, это не масштабируемая стратегия.Итак, вот как можно намеренно систематизировать свой бизнес. Плюс, что именно следует систематизировать:

Что значит систематизировать?

Систематизация относится к процессу систематизации чего-либо. Это означает, что все его части организованы или расположены определенным образом. И, следовательно, люди склонны взаимодействовать с ним более стандартизированным образом.

Например, представьте, что вы берете из миски пригоршню M&M. Если вы похожи на большинство людей, вы разделите цвета на небольшие кучки.Затем съешьте один цвет, например красный, прежде чем переходить к другому, например, синему. Или вы можете просто пропустить физическую сортировку и выбрать все красные, которые нужно съесть, прежде чем переходить к синим. В любом случае, это систематизированный способ съесть конфету.

И хотя необязательно делать это для всего, нет оправдания не систематизировать свой бизнес. Когда у всех одни и те же параметры для работы, они работают более продуктивно и более уверенно.

Кроме того, то, как вы делаете то, что вы делаете, становится более управляемым, потому что каждый знает, что он должен делать.AKA меньше места для догадок и ошибок.

Здесь, в Trainual, нам нравится думать о систематизации вашего бизнеса, как о создании игрушки Lego с инструкциями. То есть сделать это очень легко.

Представьте, что вы пытаетесь собрать такую ​​же игрушку — никогда раньше этого не делали — просто глядя на картинку на коробке. Внезапно та же задача становится намного сложнее и отнимает много времени. Серьезно, никто не должен проходить через это — особенно ваши сотрудники.

Систематизировать или систематизировать: в чем разница?

Систематизировать (вдобавок к тому, чтобы быть менее громоздким) означает создать систему из чего-то. Например, сбор всех ваших данных о клиентах и ​​их использование для создания страницы часто задаваемых вопросов для клиентов — это систематизация.

Тогда как систематизировать — значит сделать то, что уже существует , в фиксированной системой. Например, превратить обычную встречу в комнате отдыха в формальную — значит систематизировать.

Но, в конце концов, они означают одно и то же и могут использоваться как взаимозаменяемые.Если вы спрашиваете, следует ли вам систематизировать или систематизировать свой бизнес — ответ — да!

В любом случае вы выстраиваете процессы и процедуры, которым должна следовать ваша команда. И вы создаете повторяемые системы, которые может использовать любой член вашей команды. Таким образом, то, что вы делаете, будет повторяться снова и снова — даже если вас там нет. И масштабировать легче!

3 причины систематизировать свой бизнес

Для растущего бизнеса важна систематизация! Настолько важно, что я использовал «супер-пупер» — чего я обещаю никогда больше не повторять.

Но если вы хотите освободиться от всей рутинной работы (я не знаю, почему вы этого не сделали), вам нужно начать систематизировать. Без исключений.

1. Организуйте свой бизнес

Мы все были там — искали практические или полезные сведения в Документах Google и пытались вспомнить, как он назван или кому принадлежит. В лучшем случае это расстраивает, а в худшем — полный хаос.

Но систематизация бизнеса дает вам работающую систему. Так что вам и вашей команде больше никогда не придется отчаянно искать верный способ ведения дел.

Во-первых, систематизация гарантирует, что у вашего бизнеса будет единый стандартизированный способ ведения дел (AKA создает стандартные рабочие процедуры). Но это также гарантирует, что эти СОП всегда будут там, где вы их разместите, и их будет легко найти, когда они вам понадобятся.

Итак, вы можете попрощаться с головной болью, связанной с ведением вашего бизнеса. Потому что все поступают одинаково. А если они не знают, как это сделать, они точно знают, куда пойти, чтобы научиться этому — не теряя времени. Это означает, что делается меньше ошибок и делается больше.

🔥 Совет: Нам доверяют тысячи растущих малых предприятий в более чем 120 округах. Trainual — это учебный инструмент №1, который объединяет все, что нужно вашей команде, в одном месте. Попробуй бесплатно.

2. Делегировать уверенно

Проще говоря, вы не сможете масштабировать свой бизнес, если будете делать всю работу самостоятельно. Но в большинстве случаев владельцы бизнеса не чувствуют себя комфортно, делегируя это кому-то другому, и вот что происходит: они делают все, что могут, в одиночку.

И хотя в краткосрочной перспективе это может означать, что беспокойство будет немного меньше, в долгосрочной перспективе это будет вам дорого стоить. Это потому, что вы не тратите того, чего на самом деле стоит работа. Вы тратите столько, сколько у вас зарплата, и при этом откладываете более важные приоритеты (те, которые могут принести вам больше денег).

Итак, создавая конкретные системы, любой может играть на любой позиции, включая вашу (а это то, что вы хотите). Это не означает, что всех нужно обучать тому, как делать вашу работу.Но чтобы кто-то мог подняться, когда это необходимо, должно быть доступно обучение.

Таким образом, вы можете уверенно делегировать свои полномочия — не беспокоясь о том, что это будет сделано или сделает это самостоятельно. И даже если человек, выполняющий эту задачу, является новичком в этой задаче, он знает систему, позволяющую узнать, как именно вы хотите ее выполнить. Вот как они это сделают.

3. Развивайте свой бизнес в больших масштабах

По словам Скотта Фрица, серийного предпринимателя и автора, стоящего за «40-часовым рабочим годом», успех и масштабируемость компании зависят от ее основателя.AKA систематизирует ваш бизнес.

Это потому, что чем меньше вы вовлечены в повседневные операции и процессы принятия решений, тем больше вашей команде нужно полагаться на установленные системы. А в свою очередь, тем продуктивнее и прибыльнее будет ваша компания.

Например, в 1913 году Генри Форд установил первую движущуюся сборочную линию на заводе Ford Automotive в Хайленд-Парке. Каждому работнику в очереди была дана одна работа (например, установка одной части двигателя), которую они выполняли исключительно и неоднократно на протяжении всей смены.Кто-то другой возьмется за следующую роль.

Благодаря нововведению автомобиль, на сборку которого раньше уходило 12 часов, теперь занимал полтора часа. Генри смог начать массовое производство своей модели T, и прибыль Ford резко возросла. Просто потому, что он систематизировал способ постройки автомобиля.

6 систем, необходимых каждому бизнесу

Не знаете, с чего начать систематизацию своего бизнеса? Вот 6 систем, которые нужны каждому бизнесу (в том числе вашему):

1. Внутренняя связь .Встречи, электронные письма, звонки Zoom и личные беседы включены. Так вы обсуждаете возможности, принимаете решения и подводите итоги успехов.
2. Отношения с клиентами . AKA наиболее важные аспекты вашего бизнеса. В принципе, как превратить клиентов в ярых поклонников вашего продукта или услуги?
3. Адаптация и обучение . Таким образом вы постоянно следите за тем, чтобы каждый новый сотрудник быстро набирал обороты — и оставался таким.
4. Управление проектами .В вашем бизнесе всегда будет много дел. Как вы управляете всеми небольшими проектами, чтобы ничто не провалилось?
5. Финансы и бухгалтерский учет . В основном это то, как вы управляете деньгами своей компании — все, от движения денежных средств до налогов и составления бюджета для отделов.
6. Процессы и процедуры . Имеется в виду, ваша собственная версия конвейера Ford. Таким образом, эффективность всегда высока, а ошибки — малы.

Как систематизировать бизнес

Как ни странно, идеальной системы для систематизации вашего бизнеса не существует.И зачастую компании чрезмерно усложняют свои действия.

Но мы хотим, чтобы все было как можно проще здесь, в Trainual. Итак, мы задокументировали наш проверенный 5-шаговый процесс систематизации вашего бизнеса, который может использовать любой малый бизнес (и мы имеем в виду любой малый бизнес).

Вот как это работает:

🔥 Совет: Документируйте свои системы по мере их создания, чтобы вы могли легко передать их своей команде и масштабировать. И используйте Trainual, чтобы распределять контент, чтобы вы могли видеть, кто знает что, и привлекать людей к ответственности.Попробуй бесплатно.

1. Составьте план игры

Прежде чем приступить к сборке системы, соберите все гайки и болты, которые, по вашему мнению, могут вам понадобиться. Это один из тех случаев, когда лучше иметь слишком много, чем мало. В противном случае велика вероятность, что вы пройдете половину пути и поймете, что упускаете важную часть.

Чтобы ничего не пропустить, я всегда начинаю со списка. Выберите одну область вашего бизнеса, которая, по вашему мнению, может работать более эффективно или которую вы хотите масштабировать.Затем запишите все, что входит в это. Включены процессы, политики, процедуры и передовой опыт.

Например, если вы систематизируете электронную почту, запишите разные типы писем, которые вы получаете. Например, обновления от коллег, партнерские соглашения от поставщиков, счета-фактуры, спам и сетевые возможности.

Затем отметьте, имеют ли дела высокий или низкий приоритет (они же выводят ваш бизнес на новый уровень). Сделайте то же самое для срочности (AKA делает эту задачу, которую нужно часто повторять).Таким образом, вы можете ясно увидеть, какие части действительно важны для работы системы, а какие можно игнорировать.

Я обнаружил, что эти предметы проще всего визуализировать. Так что я даже помещу каждый элемент в квадрант с приоритетом по одной оси и срочностью по другой.

Вам нужно задокументировать в первую очередь элементы, которые имеют высокий приоритет и высокую срочность. А затем все, что имеет высокий приоритет или высокую срочность. Но не беспокойтесь о тех, которые не имеют большого значения и срочности — в большинстве случаев они не стоят вложений.

2. Документируйте по частям

Для меня это ваш бизнес, равносильный уборке туалета. Сначала вы вынимаете все, чтобы увидеть, зная, что поначалу это приведет к большему беспорядку. Затем вы откладываете вещи одну за другой, как и подобное.

Итак, с любой областью, которую вы хотите систематизировать в первую очередь (той, которая указана с установленными приоритетами), пора начать откладывать вещи. Или, в данном случае, их документирование.

Сосредоточившись на части с наивысшим приоритетом и срочностью, начните записывать, как именно вы это делаете, в виде СОП.Вы захотите ответить на вопросы, кто, что, где, когда и как, с максимально подробными подробностями.

Pro Tip: Если вы изо всех сил пытаетесь объяснить, как вы выполняете конкретный шаг, покажите его вместо этого! Используя любую имеющуюся под рукой камеру, делайте снимки экрана, фотографии или видео с ее изображением в действии.

Когда вы закончите, вы сможете передать его любому члену вашей команды. И этот человек должен иметь возможность использовать вашу документацию и получать желаемые результаты — без вашей помощи или дополнительных инструкций.(Если вы не уверены, что ваша СОП может это сделать, попробуйте передать ее тому, кто никогда не делал этого раньше.)

Затем вымойте и повторите процедуру со следующей задачей с наивысшим приоритетом и срочностью, пока вы не задокументируете каждую часть этой системы. (По крайней мере, те, которые вы собираетесь задокументировать.) Затем переходите к следующему.

И не беспокойтесь о том, как вы делаете что-то сейчас, это лучший способ. Вы всегда можете пересмотреть то, как вы это делаете, и в дальнейшем изменить свои системы.(Просто не забудьте задокументировать новый, лучший способ работы.)

Pro Tip : Документирование ваших систем — это большой подъем. Поэтому вместо того, чтобы пытаться сделать все сразу, разбейте его на небольшие порции. Выделите 30 минут в день в своем календаре, чтобы задокументировать один процесс или процедуру. Это убережет вас от подавления (и поможет вам придерживаться этого)!

3. Вовлеките свою команду

Я буду с вами честен — документирование вашего бизнеса требует много работы заранее.Но необязательно делать все в одиночку. Как и любой другой аспект вашего бизнеса, систематизация и документирование — это командный вид спорта.

Итак, если вы хотите, чтобы все было сделано быстро и правильно, вам понадобятся лучшие игроки со скамейки запасных. Таким образом, вы сможете вместе взяться за документирование своих систем, а не возлагать все на себя!

Кроме того, то, что вы документируете (также известное как знание, которое будет использовать вся ваша компания для продвижения вперед), станет кульминацией всех лучших ходов вашего лучшего игрока.Не только свое. Потому что иногда то, как вы всегда поступаете, бывает не самым лучшим, безопасным или эффективным.

Здесь, в Trainual, каждый должен документировать часть бизнеса, которой он владеет. В конце концов, кто знает процессы лучше, чем тот, кто ими занимается? (Если эта деталь будет принадлежать более чем одному человеку, наш лучший игрок возьмет на себя инициативу. Он же человек, который всегда находит еще лучший способ сделать что-то!)

Так, например, наш сотрудник социальных сетей будет документировать, как мы используем Instagram.И если мы найдем лучший способ сделать это (мы всегда ищем), они должны обновить документацию.

🔥 Подсказка: С помощью функции «Владелец темы» в Trainual вы можете назначать контент непосредственно членам вашей команды, чтобы создавать его и поддерживать в актуальном состоянии. Попробуй бесплатно.

4. Обучите свою команду работе с этими системами

Вы приложили немало усилий, чтобы систематизировать свой бизнес. Теперь пришло время объединить вашу команду. AKA согласован и подотчетен.

Таким образом, нет оправдания предположениям или несоответствиям.И задачи всегда выполняются одинаково — независимо от того, кто их выполняет.

И неудивительно, но мы любим Trainual за это! (Мы не предвзяты, просто лучший по мнению G2.) Trainual, которому доверяют тысячи команд в более чем 120 странах, — это проверенная система, которая поможет вашей команде полностью ускорить работу.

Просто передайте всю документацию по системам вашей компании напрямую тем, кто должен их знать. Об остальном позаботится Trainual. Вы даже можете отследить, кто что знает, и проверить понимание — прямо из инструмента.Кроме того, если кто-то из вашей команды забывает, как что-то делать, он может найти это за считанные секунды с помощью мобильного приложения Trainual.

👉 Убедитесь, что ваша команда справится с задачей раньше, чем позже, используя нашу функцию «Сроки выполнения». (Мы предлагаем сделать это в течение 7 дней!) Попробуйте бесплатно.

5. Делегировать эти системы

Когда ваш бизнес систематизирован, а ваша команда обучена, самое время заставить ваши системы работать (буквально). И, наконец, отвлекитесь от повседневной жизни.

Возвращаясь к тому списку, который вы составили ранее, делегируйте все рутинные операции, которые вам не нужны. Но не стесняйтесь держать общую картину и стратегические вопросы в своем списке дел.

Лично мне нравится делегировать сверхвысокие приоритетные и срочные задачи (также известные как вещи, которые моя команда не может позволить себе испортить) своим непосредственным подчиненным. Таким образом, я могу постоянно следить за тем, как у них дела и работают ли они, без необходимости делать это самому.

Затем я делегирую остальные полномочия руководителю ближайшего отдела.Это означает, что мой руководитель CX определяет, кому принадлежит каждая отдельная часть системы взаимоотношений с клиентами.

Таким образом, вы можете легко проверить, насколько хорошо работает каждая деталь. А если вы не получаете желаемых результатов, ваша команда может быстро устранить неполадку.

Таким образом, ваш бизнес будет работать как хорошо отлаженный механизм — даже когда вас нет рядом. Так что вы можете уверенно сделать шаг назад и сосредоточиться на масштабировании своего бизнеса!

Что такое систематизация бизнеса? | Процессная улица

[Загрузите нашу бесплатную электронную книгу] — Нажмите здесь, чтобы загрузить нашу бесплатную 111-страничную электронную книгу « Как автоматизировать задачи, которые вы ненавидите на работе, с помощью Zapier ».

Систематизация бизнеса получила известность благодаря опубликованной в 1986 году бестселлеру Майкла Э. Гербера «Электронный миф — Почему большинство предприятий не работают и что с этим делать». В 2011 году эта новаторская книга была названа The Wall Street Journal деловой книгой номер 1 всех времен. В «Электронном мифе» (предпринимательский миф) Гербер объясняет, как бизнес обычно начинается теми, кто знаком с его содержанием — так называемыми «техническими специалистами», людьми, которые знают, как выполнять техническую работу на предприятии, а не с помощью те, кто разбирается в бизнесе — так называемые «предприниматели» — и почему стартапы по определению склонны к провалу.

Для того, чтобы компания или бизнес процветали, они не должны полагаться на так называемого «Техника», который теперь также является владельцем компании. Гербер использует модель франшизы, чтобы продемонстрировать, как это делает бизнес: франшизы — это бизнес-прототипы, которые управляются с помощью хорошо задокументированных систем, т. Е. Существуют руководства, в мельчайших подробностях описывающие, как вести бизнес. Гербер утверждает, что предприниматель должен тратить время на создание бизнеса, который может работать сам по себе, без участия предпринимателя, и это достигается за счет систематизации бизнеса.

Важные бизнес-системы

Гербер выделяет три системы, которые важны для бизнеса, делая бизнес-процессы еще более предсказуемыми и последовательными: Жесткие системы — это физические инструменты, которые делают компанию более эффективной; мягкие системы — это методы и практики, используемые персоналом для выполнения работы, а информационные системы — это те ИТ-процессы, которые собирают данные о бизнесе и его операциях, чтобы можно было сравнивать и выбирать лучшие практики.

Модели систематизации бизнеса

Наиболее часто цитируемым примером успешной систематизации бизнеса является McDonalds, у которого более 34 000 ресторанов в 119 странах, и где каждая отдельная франшиза может воспроизводить одни и те же стандарты в предлагаемых продуктах и ​​услугах, независимо от того, в какой части мира она расположена. или кто может быть менеджером. McDonalds и другие франшизы быстрого питания предоставили модель успешного бизнеса, работающего в соответствии с системами, исключающими возможность отклонений.Когда вы покупаете франшизу McDonalds, вы посещаете программу обучения компании, и вас учат, как управлять рестораном McDonalds, используя руководство по эксплуатации.

Успешный предприниматель или владелец бизнеса должен подходить к своему бизнесу одинаково: как к франшизе. Как показывает модель франшизы, систематизация означает, что вы заменяете себя системой. Пока система управляет вашим бизнесом, вы можете расширять бренд или строить второй филиал так же, как и франчайзер.

Сегодня систематизация имеет больше смысла, чем когда-либо

За более чем 25 лет, прошедшие с тех пор, как Гербер написал The E-Myth, были достигнуты большие успехи в технологическом развитии и ИТ — программы сегодня находятся в центре большинства бизнес-операций, таких как CRM, цифровые календари, замена электронной почты, офисные пакеты для повышения производительности. , облачное хранилище и управление производительностью. Вот почему систематизация вашего бизнеса сегодня имеет даже больший смысл, чем в 1986 году.

Business позволит вам создавать повторяемые системы для управления операциями вашего бизнеса, для непрерывной оптимизации и улучшения ваших бизнес-процессов и, в конечном итоге, для обеспечения процветания и роста вашего бизнеса.

Хотели бы вы, чтобы бизнес был систематизирован и работал без вас? Первое, что нужно сделать, это взять на себя обязательство превратить свой бизнес во что-то удивительное. Правильная систематизация бизнеса требует времени, однако конечный результат «меняет жизнь» для вас и вашего бизнеса.

Вам понадобятся правильные инструменты с самого начала, в наши дни документы Word или бумажные руководства просто не годятся. Я рекомендую Process Street. Это эффективное программное обеспечение экономит время и хранит все ваши процессы в одном центральном месте и позволяет легко делиться ими с вашей командой.Вы можете бесплатно создать учетную запись на сайте www.process.st

Нужна помощь, чтобы избавиться от проблем с системами и ускорить процесс систематизации? Свяжитесь с Венди на сайте www.organisingworks.com.au, чтобы записаться на бесплатное 60-минутное занятие по стратегии.

Загрузите нашу БЕСПЛАТНУЮ электронную книгу на 111 страницах

Вам когда-нибудь хотелось автоматизировать то, что вы ненавидите делать на работе? Тогда вам нужно прочитать The Ultimate Guide to Business Process Automation with Zapier !

Мы создали идеальный ресурс, который поможет вам сэкономить время и деньги за счет автоматизации бизнес-процессов.

От базовых задач, таких как сохранение вложений Gmail в Dropbox до доставки ваших потенциальных клиентов из Salesforce в Mailchimp, Ultimate Guide поможет вам настроить идеальные Zap-файлы для автоматического выполнения задач, которые засоряют ваше расписание.

Plus, с более чем 500 интегрированными приложениями Zapier, есть вероятность, что ваши любимые программы просто ждут, чтобы их связали!

А еще лучше, это совершенно бесплатно!

Что в электронной книге?

Щелкните здесь, чтобы загрузить нашу бесплатную 111-страничную электронную книгу о том, как автоматизировать задачи, которые вы ненавидите на работе, с помощью Zapier.

Систематизация бизнес-процессов 101: инструкции, инструменты и многое другое

Систематизация — один из лучших способов оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность.

, контрольные списки, дорожные карты и аналогичные инструменты можно использовать для экономии, облегчения рабочих нагрузок и помощи в сохранении организованности.

Ниже мы рассмотрим преимущества систематизации, какие процессы можно систематизировать и как начать оптимизацию бизнес-процессов.

Преимущества систематизации

Короче говоря, систематизация означает следование повторяющейся структуре или процессу при выполнении задач.

Использование контрольного списка для завершения рабочего процесса, например, было бы одним из примеров систематизации.

Систематизация бизнес-процессов дает несколько преимуществ, в том числе:

• Меньше ошибок
• Повышение скорости и эффективности
• Повышение производительности
• Лучшее качество работы

Некоторые люди могут возразить, что определенные типы бизнес-процессов нельзя или не следует систематизировать.

Например, дизайнер может возразить, что творческие задачи нельзя систематизировать, поскольку творческие задачи построены на нелинейном мышлении, спонтанности и т. Д.

Однако даже у творческой работы есть цели и повторяющийся процесс. А поскольку такие процессы можно повторять, их можно систематизировать, если не полностью автоматизировать.

Это, по сути, суть систематизации — определение, документирование и соблюдение повторяемого рабочего процесса.

Как систематизировать рабочие процессы

Вот простой пошаговый процесс, которому нужно следовать при систематизации любого бизнес-процесса:

1. Определите цели процесса

Прежде чем фактически определять процесс, рекомендуется уточнить общие цели процесса.

Например, если специалист по персоналу разрабатывает процесс адаптации сотрудников, его цели могут включать:

• Интегрируйте нового сотрудника в свой отдел
• Ориентируйте нового сотрудника на рабочее место, компанию и культуру
• Полные преимущества, соответствие требованиям и документация
• Уточните ожидания
• Составьте график адаптации и обучения

Естественно, У каждого HR-специалиста будут свои конкретные цели и задачи, которые необходимо выполнить во время адаптации, поэтому важно создать свой собственный набор целей.

2. Обрисовать в общих чертах повторяющиеся задачи

Большинство процессов включают очень похожий список задач, которые необходимо выполнить.

Чтобы упростить и улучшить процессы, рекомендуется превратить эти задачи в контрольный список, шаблон или дорожную карту, то есть документ, которому можно легко следовать при фактическом выполнении рабочего процесса.

Контрольный список для адаптации сотрудников, например, может включать:

• Экскурсия по офису
• Знакомство с руководителями отделов
• Завершение пакета льгот
• Настройка учетных записей программного обеспечения

Вообще говоря, рекомендуется задокументировать эти процедуры в той же последовательности, в которой они будут выполняться.

Например, во время адаптации сотрудников менеджеры обычно начинают с инструктажа, а обучение — позже.

После того, как процесс задокументирован, пора его выполнить.

Первые несколько прогонов могут быть не идеальными, и на самом деле процесс, вероятно, со временем потребует корректировки.

Однако чем чаще система используется, тем полезнее она становится.

Предполагая, что цели процесса останутся прежними, рабочий процесс должен в конечном итоге работать гладко и упростить организацию и успешное выполнение задач.

Несколько инструментов, упрощающих систематизацию бизнес-процессов

Выше мы упоминали, что документирование процессов облегчит их отслеживание. Независимо от того, предназначена ли эта документация для себя или для сотрудников, наличие установленных протоколов является важным шагом в систематизации.

Вот несколько примеров инструментов, которые можно использовать для систематизации процессов:

• Контрольные списки
• Шаблоны
• Дорожные карты
• Карты маршрутов
• Календари
• Диаграммы
• Руководства по процессам

На современном рабочем месте очень легко систематизировать процессы с помощью таких инструментов, поскольку многие программы включают в себя функции такие как только что перечисленные.

Вот несколько примеров:

• Приложения для управления проектами включают широкий спектр функций, которые оптимизируют рабочие процессы, такие как контрольные списки, доски канбан, календари и т. Д.
• Приложения для управления задачами ориентированы на линейную серию задач, что делает их полезными для бизнес-процессов, которые очень повторяемы
Платформы
• HR представляют собой пример специализированного приложения, которое можно использовать для систематизации рабочих процессов, связанных с персоналом, таких как прием на работу, адаптация сотрудников, расчет заработной платы, посещаемость и т. Д.
• Таблицы могут иметь не так много функций, как другие перечисленные типы инструментов здесь, но их можно легко использовать для создания контрольных списков и шаблонов
• Платформы CRM также являются еще одним специализированным инструментом, который систематизирует процессы в рамках продаж и маркетинга

Существует множество программных приложений, которые можно использовать для оптимизации рабочих процессов.

В некоторых случаях лучше использовать общий инструмент, например приложение для управления задачами. В других случаях лучше использовать специализированный инструмент, например платформу HR или платформу CRM.

Или, в других случаях, рекомендуется использовать несколько инструментов одновременно. Например, справочный документ или рабочий процесс в приложении для управления задачами может ссылаться на несколько контрольных списков или шаблонов.

Хотя это может показаться немного сложным, преимущества систематизации намного перевешивают эту сложность.

На самом деле, чем сложнее процесс, тем нужнее и полезнее его систематизировать. В конце концов, сложные процессы более подвержены ошибкам и упущениям, поэтому еще более необходимо разработать руководящие принципы и пошаговые процессы, которым нужно следовать.

Как систематизировать для достижения успеха

Итак, вы делаете некоторые продажи, и дни самонастройки из вашей гардеробной закончились. У вас есть милая маленькая команда, и, может быть, даже кирпичное и минометное пространство.Возможно, вы продвинулись еще дальше по пути предпринимательства.

Но что-то не так.

Когда вы отводите взгляд от проекта, он останавливается или рушится. Когда вы добавляете продукты, услуги и уровни операций, создается впечатление, что вы контролируете их все вручную. Все это создает ощущение того, что ты одна из тех старых сольных групп. Но по мере роста компании машина на вашей спине продолжает расти и расти.

Большинство владельцев бизнеса хотят превратиться из шоу одного человека в полноценное учреждение.Но для того, чтобы это произошло, человек, находящийся в центре всего этого, должен уметь отойти и знать, что все пойдет гладко. Принятие решений не может полностью зависеть от одного человека, поскольку этот человек не всегда может принимать наилучшие решения.

Другими словами, должны быть системы, которые позволяют другим выполнять задачи независимо, следуя задокументированным процедурам.

Это то, что мы называем систематизацией, длинным словом, которое означает отказ от группы из одного человека и создание хорошо отлаженной машины бизнеса, которая может работать — и масштабироваться — сама по себе.

Сэм Крейвен, соучредитель Senna House Buyers, является одним из многих владельцев бизнеса, которые увеличили свой бизнес с помощью систематизации. Внедрение правильных систем в их бизнесе с недвижимостью сняло некоторую неопределенность, связанную с нестабильными операциями, и дало им ясность и направление.

При ведении бизнеса, требующего больших затрат денежных средств, дела шли неплохо с продажей нескольких объектов недвижимости, но не было системы для движения денежных средств. При таком большом оттоке наличности и отсутствии притока у них начали заканчиваться наличные.Столкнувшись с вероятностью остановки бизнеса, они решили для разнообразия систематизировать. Они смогли создать систему, которая позволила им тратить меньше денег на пешеходную недвижимость, а также выставлять счета клиентам, отвечая на соответствующие вопросы, связанные с недвижимостью, через контрольный список.

Получите пошаговый план создания и маркетинга цифровых продуктов из шести фигур с нуля!

Зачем систематизировать?

Систематизация — это процесс создания стандартных операционных процедур или политик, адаптированных к вашему бизнесу, для обеспечения бесперебойной работы, упорядоченности и производительности.Вы сможете использовать сильные стороны своего бизнеса и добиваться непрерывного успеха, повторяя те процедуры, которые работают лучше всего.

Некоторые из преимуществ могут включать:

Он синхронизирует ваши операции

Он позволяет вам задокументировать пошаговую процедуру для выполнения задач и согласовать различные аспекты вашей работы, чтобы создать простой поток. Поскольку каждый аспект вашего бизнеса способствует общему успеху, вы можете создать своего рода часовую взаимосвязь между различными компонентами, а затем отслеживать производительность каждого элемента.

Это дает вам контроль качества

Систематизация дает вашему бизнесу качество и последовательность, поскольку ваши установленные процедуры создают для сотрудников рутину, позволяющую сотрудникам воспроизводить те же качественные услуги, повторяя одни и те же действия. Вам не нужно беспокоиться о падении качества обслуживания, которое приведет к неудовлетворенности клиентов.

Это расширяет возможности ваших сотрудников

Поначалу это звучит так, как будто систематизация превращает ваш персонал в винтики в машине, но на самом деле все наоборот.Когда все сделано правильно, он распределяет полномочия между вашими сотрудниками, поскольку он показывает им, что именно нужно делать и как делать это правильно, без того, чтобы менеджер контролировал каждое их движение или подписывал каждую задачу. Это избавляет их от необходимости задавать вопросы, заставляющие их выглядеть и чувствовать себя некомпетентными, и не дает им полагаться на неопределенности при принятии решений. Когда сотрудники со временем выполняют задокументированные процедуры, они знакомятся с ними и оттачивают свои навыки, что делает их экспертами в своей работе.

Как систематизировать для достижения успеха

Систематизация означает, как вы уже догадались, создание и формализацию работающих систем.Этот процесс сочетает в себе взаимосвязанные процессы, которые вместе направляют ваши повседневные операции от начала до конца.

Вот как вы это делаете:

1. Опишите существующие системы, которые работают

Если вы ведете бизнес, который существует уже некоторое время, у вас, вероятно, уже есть некоторые системы. Этот процесс заключается не в разборке и повторной сборке вашего бизнеса, а в том, чтобы заставить старые или новые процедуры работать как можно лучше и в обязательном порядке. Хотя вся ваша операция может не дать вам желаемых результатов, есть большая вероятность, что у вас есть вещи, которые хорошо работают для вас.Вам нужно максимально раскрыть их потенциал.

Генеральный директор SUM Innovation Мэтью Хеггем может это подтвердить. Прежде чем систематизировать свой бизнес, у них хорошо складывалась работа по увеличению продаж. Но пока шли продажи, у них была проблема с адекватным удовлетворением потребностей каждого клиента. Было ясно, что их система стимулирования продаж хороша, поэтому им пришлось создать эффективные системы, чтобы обеспечить полное обслуживание продаж, чтобы клиенты были довольны.

Начните этот процесс, составив список всех ваших систем.Просмотрите свой список и задайте себе следующие вопросы по каждому пункту: Почему действует эта система? Какие проблемы это решает? Чтобы система была эффективной, она должна решать проблему, иначе это не имеет значения. Когда каждая система является ответом на вопрос, вы обязательно получите положительные результаты.

2. Определите повторяющиеся задачи и наилучшие способы их выполнения

Какие задачи вы и ваши сотрудники выполняете для выполнения работы? Прежде чем вы пройдете через этот процесс, я готов поспорить, что есть некоторые, о которых вы даже не знаете, — соединительная ткань, которая скрепляет все вместе, но которые вы никогда не формализовали.Это означает, что, возможно, вы не обратили внимание на некоторые мелкие, но важные задачи, которые позволяют оптимизировать ваши операции, и поэтому время от времени упускаете их из виду в ущерб своему бизнесу.

Чтобы осмыслить все эти детали, попросите своих сотрудников вести учет своей ежедневной индивидуальной и командной деятельности в течение примерно недели или около того. В конце этого периода их записи дадут вам четкое представление о том, чем занимается каждый сотрудник и чему способствует.

Изучите записи их операций, чтобы определить нерелевантные и повторяющиеся задачи — возможно, «Candy Crush 1-4 стр.м. »- а затем определите задачи, которые лучше выполнять индивидуально или в группе. Вы же не хотите, чтобы двое или более сотрудников занимались одним и тем же или тратили время на процедуры, без которых вы можете обойтись. Сгруппируйте похожие задачи вместе и назначьте конкретных сотрудников для их выполнения.

3. Создайте последовательность

Это может показаться простым, но иногда сотрудники манипулируют процедурами, не осознавая, как они влияют на конечный результат. Работа без организованного потока процедур создает беспорядок в ваших операциях и затрудняет работу.

Определите основные задачи, которые необходимо выполнить перед второстепенными, чтобы добиться хороших результатов. Важно отметить, что для того, чтобы все было идеально, важна каждая задача. Первичные задачи должны быть выполнены правильно, иначе они повлияют на качество второстепенных из-за своей шаткости.

Кто и что должен делать в первую очередь? Например, сотрудник, ответственный за ввод данных, должен делать это точно, чтобы сотрудник, отвечающий за анализ данных, мог делать это эффективно, без каких-либо путаниц.Если при вводе есть ошибка, анализ будет неточным.

4. Задокументируйте свои процедуры

Теперь, когда вы знаете различные системы, исключили повторяющиеся задачи и определили последовательность, вам нужно все записать.

Идея состоит в том, чтобы дать вашим сотрудникам пошаговое руководство о том, что и как делать в ваше отсутствие. Вам необходимо создать учебный документ, который сотрудник сможет понять и интерпретировать с самого начала практически без присмотра.

Для ди-джея Кэрролла, президента и основателя EasyPro Property, поворотным моментом в его бизнесе стало то, что сотрудники начали выполнять работу, не присматривая за ними, и были уверены, что они сделают это хорошо, потому что у них есть пошаговые процедуры. . Он разделил свой бизнес на три отдела: Администрирование, Операции и Маркетинг, и назначил руководителей групп, отвечающих за административный и Операционный отделы, в то время как он сосредоточился на своей специальности и увлечении маркетингом.

Напишите свои процедуры с действием, используя формат «с практическими рекомендациями». Не просто говорите сотрудникам, что вы хотите, чтобы они делали, покажите им, как это делать. Чтобы добиться лучших результатов, используйте больше визуальных элементов, чем текстов, потому что они легче для понимания и дольше сохраняются в сознании сотрудников.

5. Протестируйте свои системы

Испытайте свои процедуры, назначив задания сотрудникам для выполнения несколько раз. Следите за их прогрессом во время работы. Если, в конце концов, результаты, достигнутые в разных испытаниях, не совпадают, это означает, что они не поняли, и по вашему наблюдению вы можете сказать, откуда возникла путаница.Пройдите с ними процедуры еще раз и проведите их по этапам, пока они не смогут довести ее до совершенства.

Получите пошаговый план создания и маркетинга цифровых продуктов из шести фигур с нуля!

Хотите систематизировать и масштабировать свой бизнес?

Когда дело доходит до больших вопросов о масштабировании вашего бизнеса, систематизация дает множество ответов. По крайней мере, прохождение подобного процесса поможет вам получить полное представление о том, чем именно вы занимаетесь каждый день.Но в конечном итоге это позволяет вам отвлечься от каждого процесса, происходящего в вашем магазине. Если компоненты вашего бизнеса не могут работать сами по себе, вы по-прежнему в основном выполняете операцию в одиночку, а кучка других людей вроде как тусуется.

Если вы решите пойти по этому пути, существует множество инструментов, которые помогут вам систематизировать. Они начинают с ручки и блокнота, а затем наращивают ресурсы, подобные тем, которые предлагает моя компания SweetProcess, которая специализируется на помощи владельцам бизнеса в создании таких систем.

Посмотрите, сможете ли вы применить эти принципы, чтобы придать вашему бизнесу более организованную структуру, сгладить все эти недостатки, удовлетворить ваших клиентов и создать условия для роста, которые привлекают инвесторов.

У вас есть собственные советы, инструменты или опыт для создания систем? Дайте нам знать об этом в комментариях!

5 простых шагов для систематизации вашего бизнеса (работайте умнее, а не усерднее!)

Ведение бизнеса — непростая задача даже для самых преданных предпринимателей.При работе над тем, чтобы ваш бизнес работал максимально эффективно и прибыльно, необходимо учитывать множество факторов: от снижения затрат до более эффективного использования времени и улучшения рабочего процесса.

Один из способов упростить работу? Систематизация.

Давайте углубимся в то, что такое систематизация, как систематизировать ваш бизнес и как использовать эти процессы, чтобы ваш бизнес мог масштабироваться и процветать.

Что такое систематизация?

Начнем с основ: что такое систематизация и почему она важна для вас и вашего бизнеса?

Систематизация — это процесс разработки стандартных операционных процедур (СОП) для обеспечения согласованности и эффективности организации. Другими словами, вы документируете различные важные функции вашего бизнеса, которые обеспечивают его функционирование.

Этот процесс может занять некоторое время и усилия, но он поможет вашему бизнесу добиться долгосрочного успеха.

Преимущества систематизации вашего бизнеса

• Снижение затрат — Делегируя различные ежедневные задачи, необходимые для ведения бизнеса, вы сможете более эффективно расставлять приоритеты. Это позволит вам сосредоточить свою энергию на задачах, приносящих доход, которые приносят доход вашему бизнесу, а не только на тех, которые отнимают ваше время.

• Повышенная эффективность — Управляйте своим бизнесом более эффективно, обнаруживая и удаляя ненужные шаги, которые вы можете предпринимать. Документирование процедур поможет вам увидеть, на что вы тратите ресурсы и, как следствие, где вы можете ежедневно повышать эффективность.

• Повышение производительности — Наличие четких СОП для работы вашей команды в конечном итоге повысит производительность за счет обеспечения согласованности и согласованности между всеми членами команды.Ваша команда сможет сосредоточиться на комплексной проверке, управлении проектами и расстановке приоритетов для миссии вашей компании.

• Больше свободного времени —Благодаря систематизированному бизнесу повседневные операции будут продолжаться без сбоев даже в ваше отсутствие. Вы высвободите время и силы, чтобы заняться дальнейшими делами своей компании, будь то обеспечение финансирования или поиск творческих решений существующих проблем.

• Улучшенное общение — Наличие точных процедур уменьшит недопонимание, потраченные впустую усилия и возможные споры о том, как и когда что-то делать.
• Отгул — Одно из самых больших преимуществ систематизации вашего бизнеса — это возможность поддерживать работу вашей компании даже тогда, когда вы уходите. Возьмите отпуск, проведите время с семьей или спланируйте будущее своего бизнеса, чтобы ваши повседневные операции не пострадали.

Связано: Способ №1 для стимулирования роста бизнеса в 2020 году? Создайте прочное присутствие в Интернете — вот как

Как систематизировать свой бизнес и масштабировать его

Шаг 1. Список повторяющихся задач

• Определите, как часто будут выполняться задачи.Ежедневно, еженедельно или ежемесячно?
• Определите все стороны, участвующие в процессе.
• Определите продолжительность каждой задачи.
• Определите, можно ли делегировать задачи.

Шаг 2. Организация и определение приоритетов функций

• Укажите группу, отвечающую за назначенную функцию.
• Определите важность каждой функции.
• Расставьте приоритеты функций в соответствии с их важностью и ролью в поддержании бесперебойной работы бизнеса.

Кроме того, вы можете разработать политики и процедуры, обеспечивающие бесперебойную работу всех основных функций бизнеса.

Шаг 3. Задокументируйте свои процессы

• Будьте как можно более подробными. Это очень важно! Постарайтесь записать и записать эти процессы с точки зрения человека, выполняющего задачу впервые. Предоставьте пошаговое руководство, поделитесь снимками экрана и используйте записанные с экрана обучающие видеоролики о том, как вы выполняете задачи, с сопровождающим их повествованием — все, что обеспечивает максимальную ясность.
• Используйте все доступные ресурсы и подумайте об использовании бесплатных шаблонов, которые вы можете найти в Интернете, чтобы сократить время, затрачиваемое на написание процессов.
• Подумайте о сотрудничестве с кем-нибудь, кто может помочь в создании учебного пособия, если у вас нет времени или ресурсов.

Шаг 4: Внедрение процесса

• Проведите тест-драйв процессов — выполняйте задачи в соответствии с написанными вами процессами, чтобы убедиться, что им легко следовать. Вы можете найти области, которые можно было бы лучше прояснить.
• Если можете, попросите коллегу выполнить задание, руководствуясь вашими инструкциями. Если они задают вопросы, это, вероятно, указывает на то, что процессы недостаточно тщательны и требуют дальнейшего объяснения.
• Сделайте свои процессы максимально герметичными, чтобы избежать ошибок в будущем.

Шаг 5. Продолжить улучшение

• Продолжайте вносить изменения в свои СОП для улучшения процессов, повышения эффективности и результативности с течением времени.
• Поощряйте сотрудников вносить предложения по улучшению процессов.

Связанные: 3 книги по продуктивности, которые изменили мою жизнь

Систематизация позволяет масштабировать

В заключение, систематизация — это эффективный подход, помогающий бизнесу добиться успеха. Он дает организации и ее членам четкое представление об их соответствующих ролях и о том, как выполнять стандартные рабочие процедуры.

При наличии СОП ваша компания станет более эффективной и результативной, что даст вам возможность продолжать развивать свой бизнес.

Что вы надеетесь получить, систематизируя свой бизнес?

Присоединяйтесь к беседе в комментариях ниже!

Секретный четырехэтапный процесс для систематизации вашего бизнеса. Всего за 90 дней.

Тэмми была умна, успешна и полностью увлечена своим бизнесом.

Она проработала 60-70 часов в неделю и была тем клеем, который скрепил все это воедино.

Она также только что присоединилась к нашей программе бизнес-коучинга, поэтому когда она поделилась своей самой большой заботой о том, чтобы передать на нее больше повседневных обязанностей, чем тогда, то 1 доллар.9 миллионов в год обслуживания бизнеса ее команде, я уделял пристальное внимание.

«Дэвид, я просто не могу убедить людей использовать наши системы. Просто они все хотят делать это по-своему. К тому же, я единственный, кто, кажется, заинтересован в создании систем. и у меня нет времени все систематизировать ».

Можете ли вы относиться к ситуации Тэмми? Вы ведете успешный бизнес, но знаете, что без вас он не мог бы работать. И зная это, вы настаиваете на том, чтобы начать «систематизировать» свой бизнес, выписывая процессы и процедуры, но все, что вы, кажется, получаете, — это руководство по «политикам и процедурам», которое повсеместно игнорируется в вашей компании.

Один из самых сильных операционных секретов, который мы открыли после десятилетий помощи нашим клиентам по бизнес-коучингу в создании одних из самых успешных малых и средних компаний в Северной Америке, — это концепция, называемая вашим «UBS».

UBS — это ваша «совершенная бизнес-система», и это основная система для того, как вы структурируете, организуете, храните, получаете доступ, уточняете и, при необходимости, удаляете системы вашей компании.

Что еще более важно, ваш UBS — это дверной проем, через который вы можете направить свою команду, чтобы начать превращать системы в ежедневный диалог и дисциплину внутри вашей компании.

Теперь, чтобы прояснить ситуацию, я , а не , говорю о руководстве по политикам и процедурам. Проведя опрос тысяч бизнесменов о полезности руководства по политикам и процедурам, мы пришли к одному твердому и неопровержимому выводу — никто не использует и не ссылается на руководство по политикам и процедурам, особенно после первых тридцати дней работы (и большинство из них даже не будут использовать его раньше!)

Думайте о своем UBS как о организованном наборе инструментов, который фиксирует фактические повседневные ноу-хау вашего бизнеса в доступной и редактируемой форме с возможностью поиска.Эти инструменты хранятся в простой структуре папок с файлами, как правило, в облачной системе. Эти инструменты включают в себя такие вещи, как ваши контрольные списки, электронные таблицы, шаблоны предложений, обучающие видеоролики, образцы маркетинговых материалов и т. Д.

Без UBS, вероятно, у вас будет сборная коллекция файлов, разложенная на компьютерах десятка разных членов команды (или еще хуже, запертый неформально в их головах.)

Ваш UBS — это способ начать собирать в одном месте ваши системы, гарантируя, что вся ваша команда имеет доступ к лучшим практикам и ключевым институциональным знаниям, которые ранее были заблокированы в голове несколько ключевых людей.

Концепция UBS также является лучшим способом начать диалог систем внутри вашей компании. Ваша конечная цель — сделать UBS живым, дышащим способом ведения бизнеса в вашей компании — постоянная практика.

Вы узнаете, что выиграли, когда регулярно слышите, как ваша команда говорит что-то вроде: « Вы добавили это в UBS? » и « Отличное решение этой проблемы, можете ли вы использовать UBS? »

Вот простой четырехэтапный процесс, чтобы начать создавать свой UBS в ближайшие 90 дней.

Шаг первый: Создайте организационную иерархию папки файлов UBS.

Если бы вам пришлось сгруппировать все функции вашего бизнеса в 5-9 основных папок / областей, какими бы они были?

В моей бизнес-коучинговой компании Maui Mastermind основными папками нашего UBS являются:

1.0 Продажи и маркетинг
2.0 События
3.0 Финансы
4.0 Исполнительное руководство
5.0 Технологии
6.0 HR / Команда
7.0 Операции
8.0 Программы

Если вы занимались медицинской практикой, ваши папки UBS могут выглядеть так:

1.0 Маркетинг
2.0 HR
3.0 Клинический
4.0 Административный / Операционный
5.0 Финансовый
6.0 Лидерство

Шаг второй: выберите ОДНУ область для начала и разбейте ее на 5-7 подобластей.

Например, если вы управляете медицинской группой и выбрали «2,0 HR» для начала, ваши подчиненные области могут выглядеть так:

2,0 HR
2.1 Набор и найм
2.2 Обучение и ориентация
2.3 Обучение
2.4 Преимущества и HR Администратор
2.5 Выход из

Шаг третий: заполните эту область и ее 5-7 подобластей любой из ваших существующих систем, которые у вас уже есть.

Просмотрите все жесткие диски вашей команды и посмотрите, какие системы у вас уже есть. Вы будете удивлены, узнав, сколько из этих систем будет известно только одному человеку. И вы с ужасом заметите, сколько устаревших версий некоторых из ваших ключевых систем люди все еще используют, потому что они не знали, что для них есть обновленная версия.

У вас может быть таблица расписания, которую вы используете, чтобы определить, какие сотрудники работают в какие смены месяц за месяцем, контрольный список из девяти шагов, чтобы открыть ваш магазин в течение дня, и даже базу данных потенциальных поставщиков, от которых можно будет получать заявки на новый продукт. заказы.

По мере того, как вы просматриваете свой компьютер и файлы, чтобы собрать существующие системы и инструменты и поместить их в новую UBS, это идеальное время, чтобы определить, какие инструменты устарели или неадекватны, какие работают хорошо, а какие инструменты отчаянно нужны вашей системе. .

Сохраняйте в UBS только те документы и инструменты, которые вы хотите, чтобы ваш бизнес действительно использовал в будущем. (Вы всегда можете сохранить что-либо устаревшее в папке «архив» в каждом разделе вашего UBS на случай, если вам понадобится доступ к нему позже.)

КЛЮЧЕВЫЙ МОМЕНТ: переименуйте все файлы, которые вы помещаете в UBS, чтобы они очевидны и их легко найти позже. Подумайте «гугл» и ключевые слова здесь. Не называйте файл на основе того, что, по мнению создателя, должно быть, назовите его в соответствии с тем, в чем новый пользователь этого файла будет искать его.Стандартизируйте свои соглашения об именах ключей (или начните с этого момента). Вы собираетесь называть этот тип отчета «табло результатов», или «табло», или «информационная панель», или …

Шаг четвертый: Выберите 1-2 системы для построения этого квартала для этой области бизнеса.

Задайте себе вопрос: «Если бы мы могли построить только одну или две системы в этой области бизнеса в течение следующих 90 дней, какую одну или две системы было бы наиболее целесообразно создать в первую очередь?»

Обратите внимание: вовлекая свою команду в выполнение этих четырех простых шагов, у вас есть возможность поговорить с ними о ценности систем и о том, какую пользу они приносят каждому члену команды и компании в целом.Поделитесь с ними своей приверженностью и стремлением вашей компании быть системной культурой и попросите их помочь сделать первые ключевые шаги, чтобы начать этот процесс.

Затем каждую четверть повторять шаги 2–4.

Со временем этот процесс станет волшебным, и вы обнаружите, что постоянно делаете свой бизнес все более и более масштабируемым и все менее и менее зависимым от нескольких ключевых сотрудников (включая вас).

Системы и средства управления не могут быть причудой, они должны быть привычным способом ведения дел внутри вашего бизнеса.Если вы начнете процесс и не доведете его до конца, ваши усилия прекратятся, и вы потеряете доверие к своей команде. Ваша команда должна понимать, почему системы и средства контроля имеют значение для бизнеса, для вас и для них. И они должны видеть, что вы придерживаетесь курса и делаете их фундаментальной частью своего бизнеса.

Если что-то из того, что я поделился в этой статье, задело вас или вызвало у вас отклик, и вы хотите получить более подробную информацию о том, как создать свой UBS и тем самым расширить свою компанию и уменьшить ее зависимость от вас, тогда присоединяйтесь ко мне.