Совершенствование бизнес процессов: Практические подходы к улучшению бизнес-процессов — inakhan.ru

Содержание

Методы совершенствования бизнес-процессов

Управление бизнес-процессами доказало свою эффективность, и в настоящее время многие компании занимаются совершенствованием бизнес-процессов, и интерес к этой теме не ослабевает уже несколько лет. Большинство книг по управлению бизнес-процессами дает общие рекомендации по их совершенствованию, а на практике нужен набор методов, которые может применить любой руководитель, совершенствующий свой бизнес-процесс. В данной статье будут приведены наиболее часто используемые методы совершенствования бизнес-процессов.

Число участников процесса должно быть минимальным

Совершенствование бизнес-процессов необходимо начинать с проверки возможности минимизации участников бизнес-процесса. Чем больше участников, тем больше информационных разрывов и разных мнений, что кардинальным образом замедляет бизнес-процесс. Необходимо устранить весь вспомогательный персонал в процессе — секретарей, администраторов, помощников, потому что участники процесса выполнят процесс быстрее без них.

Участие руководителей в бизнес-процессах должно быть минимальным и только при острой необходимости

Одним из методов совершенствования бизнес-процессов является исключение из процесса руководителей. Как правило, руководитель не может детально погрузиться в ситуацию, и его участие лишь замедляет бизнес-процесс, в добавлении к этому, участники процесса теряют самостоятельность, что снижает качество получаемых результатов.

Излишний контроль в процессе должен быть устранен

Как правило, в процессе, проходящем через множество функциональных подразделений, каждый руководитель смотрит результаты всех своих подчиненных, что занимает множество времени. Наиболее эффективно совершенствовать бизнес-процессы, убирая излишний контроль и обеспечивая единый контроль общего результата бизнес-процесса.

Выполнение функций в бизнес-процессе нужно по возможности делать параллельным

В настоящее время скорость выполнения бизнес-процесса является важным фактором в конкурентной борьбе и для повышения скорости выполнения бизнес-процессов возможно многие работы выполнять параллельно, что несколько усложняет бизнес-процесс, но зато обеспечивает быстроту выполнения.

Процессы необходимо типизировать

Большинство вариантов процессов являются инициативой участников и могут быть типизированы, и чем выше типизация процессов, тем проще их дальнейшая автоматизация и обучение. Многие процедуры могут быть излишни при определенных экземплярах процесса, поэтому совершенствование бизнес-процесса заключается в определении нескольких типизированных сценариев бизнес-процесса.

Процессы необходимо упрощать для простоты работы

Усложнение процессов должно быть вызвано острой необходимостью (как правило, требования внешнего законодательства — SOX). Совершенствование бизнес-процессов заключается в упрощении (по возможности) существующих бизнес-процессов. Простота процесса позволит участникам процесса работать в нем с меньшим количеством ошибок и большей скоростью.

Бенчмаркинг процесса

Совершенствование бизнес-процесса путем изучения лучшего опыта наиболее эффективно. Многие только сравнивают показатели бизнес-процессов между собой, но реально в рамках бенчмаркинга бизнес-процесса проводится изучение процессов и процедур более высокого уровня для улучшения текущей деятельности организации. Совершенствование процессов с использованием бенчмаркинга наиболее просто в случае доступности лучших практик.

Перестройка процесса

Совершенствование бизнес-процесса через его перепроектирование (реинжиниринг) требует создания команды по перестройке процесса, которая будет создавать новый процесс без внимания к существующим. Перепроектирование процесса обычно применяется к тем процессам, которые плохо работают в настоящий момент.

Внедрение цикла постоянного совершенствования бизнес-процесса

Для совершенствования бизнес-процессов необходимо после того как проведено кардинальное совершенствование разработать систему постоянного анализа и совершенствования бизнес-процесса. Очень важно, чтобы к завершению проекта по совершенствованию бизнес-процессов для них были разработаны процедуры постоянного совершенствования.

(PDF) Совершенствование бизнес-процессов инновационных предприятий

Мерзляк, А.В. (2015). Совершенствование бизнес-процессов инновационных предприятий.

Креативная экономика, 9(11), 1351–1370. doi: 10.18334/ce.9.11.2168

Рубцов, С.В. (2001). Уточнение понятия «бизнес-процесс». Менеджмент в России и за

рубежом, 6, 26–33.

Абдикеев, Н.М., Данько, Т.П., Ильдеменов, С.В., Киселев, А.Д. (2007). Реинжиниринг

бизнес-процессов (2-е изд., испр.). М.: Эксмо.

Андерсен, Б. (2008). Бизнес-процессы: Инструменты совершенствования (5-е изд.). М.:

РИА «Стандарты и качество».

Балахонова, И.В., Волчков, С.А., Капитуров, В.А. (2006). Логистика: интеграция процессов

с помощью ERP-системы. Н. Новгород: Приоритет.

Биннер, Х. (2010). Управление организациями и производством: от функционального

менеджмента к процессному. М.: Альпина Паблишерз.

Блинов, А.О., Рудакова, О.С., Захаров, В.Я., Захаров, И.В. (2010). Реинжиниринг бизнес-

процессов. М.: Юнити-Дана.

Джестон, Дж., Неллис, Й. (2008). Управление бизнес-процессами. Практическое

руководство по успешной реализации проектов. СПб: Символ-Плюс.

Дыбская, В.В., Зайцев, Е.И., Сергеев, В.И., Стерлигова, А.Н. (2011). Логистика: Интеграция

и оптимизация логистических бизнес-процессов в цепях поставок. М.: Эксмо.

Елиферов, В.Г., Репин, В.В. (2009). Бизнес-процессы: Регламентация и управление. М.:

Инфра-М.

Каплан, Р.С., Нортон, Д.П. (2008). Сбалансированная система показателей: от

стратегии к действию (2-е изд., испр. и доп.). М.: Олимп-Бизнес.

Менеджмент процессов (2010). М.: Эксмо.

Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. (1998). Основы менеджмента. М.: Дело.

Проценко, О.Д., Проценко, И.О. (2012). Логистика и управление цепями поставок –

взгляд в будущее: макроэкономический аспект. М.: Издательский дом «Дело»

РАНХиГС.

Ротер, М., Шук, Дж. (2008). Учитесь видеть бизнес-процессы. Практика построения

карт потоков создания ценности (2-е изд., перераб. и доп.). М.: Альпина Бизнес

Букс.

Хаммер, М., Чампи, Дж. (2006). Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в

бизнесе. М.: Манн, Иванов и Фербер.

Хэндфилд, Р.Б., Николс-младший, Э.Л. (2003). Реорганизация цепей поставок: Создание

интегрированных систем формирования ценности. М.: Издательский дом

«Вильямс».

Шапиро, Дж. (2006). Моделирование цепи поставок. СПб: Питер.

Щербаков, В.В., Мерзляк, А.В., Коскур-Оглы, Е.О. (2016). Автоматизация бизнес-

процессов в логистике. СПб: Питер.

Dinitzen, H.B., Bohlbro, D. (2010). Value-Added Logistics in Supply Chain Management.

Copenhagen: Academica.

Совершенствование бизнес процессов: курсовая работа

Как написать курсовую работу на тему совершенствования бизнес процессов. Актуальность цели и задач исследования во введении курсового проекта, суть и особенности, а также готовый образец плана, содержания и возможность бесплатно скачать пример.

Актуальность курсовой работы по совершенствованию бизнес-процессов обусловлена необходимостью снижения издержек и повышения эффективности работы предприятия или организации. При этом совершенствование бизнес-процессов должно отражать специфику бизнес-процессов и особенности деятельности конкретного хозяйствующего субъекта. Для более глубокого понимания сути в данной статье представлены рекомендации по написанию таких

тем курсовых работ по совершенствованию бизнес-процессов, пример которых приведен в таблице ниже.

1. Курсовая работа: Совершенствование бизнес-процессов с помощью применения информационных ресурсов на предприятии	2. Курсовая: Методы совершенствования бизнес-процессов промышленного предприятия
3. Курсовой проект: Совершенствование бизнес-процессов в международной организации	4. Курсовая работа: Управление бизнес-процессами на основе постоянного совершенствования

В курсовой по совершенствованию бизнес-процессов в первую очередь следует изучить деятельность организации с учетом ролей внутренних подразделений, функции и организационной структуры внутренних подразделений, после чего исследовать фигурирующие в организации бизнес-процессы, а также взаимодействие выделенных подразделений.

Далее в рамках совершенствования бизнес-процессов в курсовой работе следует разработать контекстные модели и выделить конкретные проблемные бизнес-процессы, подходящие для совершенствования, например, просредством разработки и внедрения информационной подсистемы или системы. На базе проведенных исследований рекомендуется провести оценку критических факторов успеха, с учетом которой выявить определенную деятельность предприятия как наиболее оптимальный объект совершенствования (подробно об этом изложено здесь).

Посредством проведенного обоснования необходимости совершенствования бизнес-процессов далее в курсовой следует выявить требования, предъявляемые к проектируемой информационной подсистеме или системе. С целью формирования функционала проектируемой подсистемы необходимо провести функциональное моделирование, разработать диаграммы прецедентов, последовательностей, состояний и развертывания. Вместе с тем, необходимо спроектировать инфологическую и физическую модели базы данных, а также выдвинуть функциональные и нефункциональные требования к разрабатываемой информационной подсистеме или системе, внедрение которой позволит усовершенствовать бизнес-процессы предприятия.

В качестве примера совершенствования бизнес-процессов в курсовой работе приведем этап разработки модели бизнес-процесса «как будет» — бизнес-процесс предприятия после внедрения информационной системы с использованием программного обеспечения Grade Modeler.

В бизнес-процессе после автоматизации принимают участие те же исполнители, что были в бизнес-процессе до автоматизации, и плюс к этому в качестве исполнителя добавляется автоматизированная система.

Основное отличие усовершенствованного бизнес-процесса от предыдущего в том, что почти все операции процесса выполняются в информационной системе. Так, документы между сотрудниками и отделами передаются по информационным сетям, а не с помощью физического перемещения. Отдел закупок и предприятие в целом получило информационную систему, в которой можно управлять всем сквозным процессом взаимодействия с предприятиями-поставщиками.

На рисунке 1 представлена модель усовершенствованного бизнес-процесса приема заявок на закупку после автоматизации. На рисунке можно заметить, что все операции бизнес-процесса, в том числе и операции, выполняемые внешним контрагентом, теперь производятся в системе, а не которые операции, такие как «оповещение поставщиков об открытии приема заявок на закупку», «анализ возможности консолидации закупки с другим предприятием», выполняются информационной системой самостоятельно.

Таким образом, у отдела закупок появился инструмент, осуществляющий поиск путей оптимизации заявок на закупку и позволяющий освободить сотрудников от выполнения некоторых рутинных, но трудоемких операций. После автоматизации заявки на закупку сами стекаются в отдел закупок, где устанавливаются требования к заявкам на закупку, а поставщики, имеющие подходящий товар, автоматически получают уведомления о новой возможности. Менеджеру больше не приходится собирать все заявки на закупку со всех источников и вносить их в общую базу, теперь они сразу попадают в базу данных системы напрямую.

Рисунок 1 – Модель усовершенствованного бизнес-процесса приема заявок на закупку после автоматизации

Другим усовершенствованным бизнес-процессом в курсовой работе является процесс согласования договора. После автоматизации информационная система уведомляет поставщика об отправке ему договора, оповещении заказчика об утверждении договора в неизмененном виде (рисунок 2).

Рисунок 2 – Модель усовершенствованного бизнес-процесса согласования договора после автоматизации

В заключение следует отметить, что написать качественный курсовой проект по совершенствованию бизнес-процессов Вам поможет полный перечень актуальных статей и рекомендаций по моделированию и реинжинирингу бизнес-процессов, изложенный здесь.

Оптимизация бизнес-процессов: зачем и как?

Posted at h in Экспертное мнение by

Оптимизация бизнес-процессов в компании направлена на их усовершенствование, а также исключение из цепочки документооборота затратных и провальных функций.

Отчасти, оптимизация направлена на повышение эффективности функционирования компании в целом, прозрачности деятельности персонала и, как следствие, повышение рентабельности бизнеса.

Руководители, принявшие решение что-то изменить, отмечают следующие внутрифирменные проблемы:

отсутствие перекрестного контроля над процессами;
«перегруженность» бумажного документооборота;
многозадачность сотрудников, негативно сказывающаяся на производительности труда;
отсутствие положительного результата, в связи с тем, что цели и задачи определяются “на глаз”.

С развитием компании, увеличением штата сотрудников, открытием новых подразделений появляется многоуровневая система управления, а негативные явления становятся особенно заметными.

Процесс оптимизации для каждой компании сугубо индивидуален. Мероприятия зависят от вида бизнеса, целей и задач компании, системы управления. Тем ни менее, есть основные этапы, которые заложены в основу оптимизации:

Интервьюирование.

На данном этапе важно зафиксировать текущие процессы, такими, какие есть. Это позволит верно оценить всю цепочку, создать модель, которая действует в данный момент, выявить провалы.

Конкретизация.

Для выявления провальных функций, бывает достаточно детализировать рабочую функцию отдела, получив фотографию трудового дня одного из специалистов. Такой метод позволяет выявить, сколько тратит один человек на выполнение обязанностей, от которых зависит эффективная деятельность всей команды.

Разработка стратегии.

Выполняется анализ информации, полученной на первых двух этапах.

Принимается решение — «Какие из процессов, нуждаются в оптимизации? Используя какие инструменты, планируется достигнуть эффективности?».

Устранение психологических барьеров.

Важный этап, так как основной ресурс любого предприятия — персонал. Необходимо четко и грамотно донести до подчиненных информацию: для чего ведется работа по оптимизации и ответить на вопрос: “Что это даст подчиненным?», для того чтобы сам процесс был воспринят сотрудниками как можно менее «болезненно» и не отразился на их продуктивности.

В процессе оптимизации следует учитывать, что оценивать действующую систему компании необходимо объективно. Если принято решение пересмотреть бизнес-процессы, необходимо обратиться к специалистам в этой области.

Серенко Дарья Павловна, финансовый аналитик, ООО аудиторская фирма «Аудит-Вела»

Бизнес-тренинг «Оптимизация бизнес-процессов»

Что дает оптимизация бизнес-процессов компании:

Прозрачность деятельности компании. Появляется возможность видеть «зоны роста».
Сотрудники смогут лучше понимать цели компании, управляемость возрастает.
Улучшение качества конечного продукта/услуги. Благодаря обнаружению «узких мест» можно повысить эффективность при минимальных затратах.
Сокращение расходов на функционирование основных бизнес-процессов.
Снижение временных затрат на выполнение задач без потери качества работы.
Повышение производительности бизнеса и увеличение прибыли.

Программа:

Модуль 1. Управление бизнес-процессами.

Функциональное управление и процессный подход
Бизнес-процессы и процессный подход
Цикл управления процессами
Модель зрелости управления бизнес-процессами

Практическая работа:

«Определение вызовов (проблем) в функционально-ориентированной структуре управления компании»

Модуль 2. Определение бизнес-процесса.

Понятие бизнес-процесса
Процессный подход
Показатели (критерии) функционирования процессов

Практическая работа:

«Определение бизнес-процесса. Цикл непрерывного совершенствования»

«Идентификация процесса. Определение показателей функционирования бизнес-процесса»

Модуль 3. Карта бизнес-процессов.

Классификация, характеристика процессов верхнего уровня
Карта процессов верхнего уровня, связь со стратегическими целями компании.
Типовые референтные модели бизнес-процессов

Практическая работа:

«Построение карты (дерева) и сети процессов верхнего уровня компании. Определение степени проблемности, важности и приоритетности бизнес-процессов. Матрица распределения ответственности»

Модуль 4. Описание бизнес-процессов.

Цели описания бизнес-процессов
Обзор нотаций моделирования бизнес-процессов
Инструментарий описания бизнес-процессов. Автоматическая регламентации деятельности.

Практическая работа:

«Способы описания бизнес-процессов»

Модуль 5. Анализ бизнес-процессов.

Анализ сквозных бизнес-процессов
Имитационное моделирование. Сквозной анализ процессов.
Статистический анализ. Анализ процесса на основе данных.

Практическая работа:

«Анализ бизнес-процесса. Точки контроля БП по этапам»

Модуль 6. Расчет стоимости бизнес-процессов.

Формирование стоимости функций, продукта, услуги
Расчет стоимости процессов. Функционально-стоимостной анализ.
Примеры анализа процессов.

Практическая работа:

«Расчет стоимости процесса на основе функционально-стоимостного анализа».

Модуль 7. Оптимизация бизнес-процессов.

Вариативность, горизонтальное и вертикальное сжатие
Оптимизация бизнес-процессов на основе инструментов Бережливого производства.
Аудит бизнес-процессов, направленный на исключению внутренних потерь. Методология. Сокращение потерь при использовании информационной карты процесса.
Управление рисками с целью оптимизации бизнес-процессов. Методология FMEA.

Практическая работа:

«Расчет эффективности цикла процесса на основе карты потока создания ценности»

«Оптимизация бизнес-процессов. Управление рисками с применением FMEA-анализа»

Модуль 8. Автоматизация бизнес-процессов как необходимое условие эффективности компании.

В результате:

— Научитесь четко распределять полномочия и ответственность сотрудников, и как результат — получите прозрачную и управляемую систему бизнес-процессов;

— Построите карту основных бизнес-процессов компании;

— Выявите проблемы, требующие немедленного решения;

— Смоделируете и проанализируете бизнес-процессы компании;

— Снизите зависимость компании от «незаменимых» работников, благодаря разработанным документам, регламентирующим объем и последовательность действий;

— Изучите возможности информационных систем для автоматизации процессов;

— Разработаете план по совершенствованию и оптимизации компании/подразделения на перспективу.

Преподаватель: Идрисова Наталья Геннадьевна.

Кандидат экономических наук. Профессиональный инженер России, победитель Всероссийского конкурса «Инженер года» в номинации «Менеджмент качества». Производственный опыт работы, в том числе руководящей, в области управления предприятием, качества продукции, СМК, анализа, оптимизации и совершенствования бизнес-процессов более 20 лет. Победитель республиканского конкурса «Лучший менеджер по качеству Республики Татарстан».

Автор 14 публикаций по проблемам разработки, внедрения и совершенствования системы управления в организации. Автор методики оценки функционирования результативности и эффективности бизнес-процессов, внедренной в крупном нефтехимическом холдинге.

Участникам предоставляется раздаточный материал по теме семинара и удостоверение установленного образца.

Тенденции в управлении бизнес-процессами Business Process Management

Управление деятельностью компании как системой процессов позволяет достичь нового качества управления, причем для внедрения процессного управления наиболее эффективны системы класса Business Process Management.

Теория управления бизнес-процессами уже давно используется в российской практике, на многих примерах доказала свою эффективность, и год от года число компаний, которые строят у себя систему процессного управления, увеличивается. Многие компании, пять-шесть лет назад пробовавшие внедрить процессный подход как дань моде, теперь четко осознали необходимость управления бизнес-процессами и не только описывают их, но и начинают совершенствование и автоматизацию бизнес-процессов. По результатам опроса клиентов компании IDS Scheer (www.ids-scheer. ru), 55% из них в настоящее время активно ведут работы по совершенствованию бизнес-процессов. Уже можно говорить о «второй волне» интереса к бизнес-процессам, и при этом уровень знаний руководителей в области управления бизнес-процессами стал намного выше, чем четыре-пять лет назад. Это связано в том числе с выходом огромного количества публикаций и книг по управлению бизнес-процессами, с появлением программ обучения процессному подходу в консалтинговых компаниях и высших учебных заведениях.

Рис. 1. Цикл управления бизнес-процессами

Практика внедрения процессного подхода показывает, что большинство компаний, начавших внедрение процессного управления, останавливаются на стадиях описания и автоматизации бизнес-процессов. Но для полноценного внедрения процессного подхода требуется организовать цикл управления бизнес-процессами (рис. 1). В этом цикле:

процессы должны быть структурированы, описаны и регламентированы;
процессы необходимо реализовать в информационных системах;
необходим контроль и анализ процессов: нужно контролировать точность их выполнения, рассчитывать значения показателей эффективности и соотносить их с плановыми значениями;
процессы требуют регулярного совершенствования.

Таким образом, для внедрения процессного управления важно не только описывать и автоматизировать бизнес-процессы, но и создавать инструменты их контроля и анализа, после чего на основании собранной информации переходить к полноценному их совершенствованию. В то же время построение системы управления процессами не может быть эффективным без связи со стратегическим уровнем управления компанией. Сотрудники, ответственные за бизнес-процесс, в большинстве случаев вряд ли смогут угадать правильное направление его развития. И поскольку контроль результативности процессов обеспечивается через контроль ключевых показателей результативности (Key Performance Indicators, KPI), то самый правильный способ — это применить систему сбалансированных показателей (Balanced ScoreCard, BSC). Система BSC даст возможность ранжировать показатели результативности по важности и определить те процессы и направления их развития, которые наиболее критичны с точки зрения достижения стратегических целей компании. С прозрачными стратегическими целями, установленными приоритетами и ключевыми показателями результативности управление бизнес-процессами становится эффективным инструментом для воплощения стратегии развития компании.

Автоматизация бизнес-процессов

Наиболее эффективным инструментом внедрения процессного управления в компании выступают информационные системы, а точнее, системы класса Business Process Management (BPM). BPM-системы поддерживают специализированные задачи управления «сквозными» процессами (моделирование, внедрение, оперативное управление и администрирование, мониторинг и анализ показателей эффективности), поддерживая взаимодействие людей и информационных систем. Системы данного класса, оперируя понятием бизнес-процесс, автоматизируют сквозную цепочку процесса, проходящего через множество подразделений, что обеспечивает не только автоматизацию процесса, но также сбор и анализ всех необходимых его показателей.

В настоящее время многие компании внедряют процессное управление путем создания кросс-функциональных регламентов бизнес-процессов с дальнейшим контролем правильности их выполнения. Тем не менее эта схема эффективна лишь для бизнес-процессов, которые выполняются редко. Для процессов, выполняемых с частотой несколько экземпляров в день, более эффективна автоматизация с использованием BPM-систем. Автоматизация спроектированных бизнес-процессов обеспечивает полноценные механизмы управления; таким образом, если автоматизированная система отсутствует, легко потерять контроль над существующими бизнес-процессами. Вполне вероятна ситуация, когда исполнители начнут отклоняться от регламента, но отследить это будет невозможно из-за отсутствия средств контроля. Можно сказать, что без масштабного использования ИТ внедрение процессного управления будет затруднительно.

Наиболее эффективный способ — с помощью BPM-систем обеспечить выполнение работ в соответствии с правилами бизнес-процесса, нарушить которые намного сложнее, чем регламент или должностную инструкцию. Фактически BPM-систему можно назвать «электронным регламентом», который «фиксирует» процесс в компании и проводит автоматизированный контроль отклонений в данном процессе. В дополнение к этому практика внедрения подобных систем показывает их высокую эффективность в областях, где бывает необходимо быстро изменить бизнес-процессы в соответствии с изменениями внешних факторов.

Если говорить о развитии средств BPM, то помимо «классических» систем (Ultimus, Staffware и т. д.) функционал управления бизнес-процессами появляется сегодня в таких системах, как Documentum, SAP, Oracle. Однако, несмотря на богатую функциональность BPM-систем, на российском рынке, по данным опросов клиентов компании IDS Scheer, над автоматизацией процесса с их помощью работает лишь около 10% компаний.

Хочется отметить, что автоматизацией бизнес-процессов внедрение процессного управления отнюдь не заканчивается; для того чтобы замкнуть цикл управления, необходим контроль и анализ (контроллинг) бизнес-процессов. Используя результаты контроллинга бизнес-процессов, можно проводить их совершенствование на качественно другом уровне. Некоторые российские компании уже начали построение систем контроллинга бизнес-процессов, но пока это единичные случаи.

Отраслевой взгляд

В России активность компаний в области внедрения процессного подхода зависит от их отраслевой принадлежности. Банковский и телекоммуникационный сектор уже активно используют элементы процессного управления, автоматизируя процессы с помощью BPM-систем.

Для банковского сектора сейчас характерно усиление конкуренции на рынке кредитования и вмешательство государства в ценообразование банковских продуктов, связанных с потребительским кредитованием, что требует совершенствования внутренней деятельности банка. В такой ситуации банки вынуждены применять современные технологии управления и автоматизации, а именно процессный подход и BPM-системы.

В то же время для телекоммуникационного рынка характерны активные слияния и поглощения при высоком уровне конкуренции на рынке, что заставляет телекоммуникационные компании не только совершенствовать свои внутренние бизнес-процессы, но и согласовывать их с внутренними процессами партнеров. Именно поэтому большинство телекоммуникационных компаний уже работают над описанием и автоматизацией своих бизнес-процессов.

Интерес к описанию и совершенствованию бизнес-процессов очень часто бывает связан с внедрением ERP-систем, поскольку перед внедрением необходимо навести порядок в собственной деятельности. Можно отметить, что сейчас интерес к описанию бизнес-процессов для целей их совершенствования и последующего внедрения ERP-систем появился у крупных компаний розничной торговли. Кроме того, наблюдается устойчивый интерес к процессному подходу у энергетических компаний, что связано с внедрением систем менеджмента качества (ISO) и с автоматизацией деятельности с использованием ERP-решений.

В большинстве случаев интерес к процессному подходу возникает при:

необходимости внедрения информационной системы;
необходимости получения или сохранения конкурентных преимуществ на рынке;
подготовке к сертификации по ISO;
подготовке к выходу на IPO;
реструктуризации компании;
необходимости совершенствования деятельности.

Из отраслей, которые будут лидировать в этой сфере в текущем году, можно выделить розничную торговлю, финансовый сектор, электроэнергетику и телекоммуникации.

Процессы и SOA

Стандартизация в области описания бизнес-процессов и их автоматизации привела к появлению нескольких стандартов. Один из них — стандарт моделирования бизнес-процессов BPML (Business Process Modeling Language, язык моделирования бизнес-процессов). Это язык XML, предназначенный для создания модели процессов, что обеспечивает стандартизацию определений и обмен ими между различными системами и инструментами моделирования. Дополнением к этому стандарту выступает BPMN (Business Process Modeling Notation, нотация моделирования бизнес-процессов) — унифицированный стандарт схем описаний бизнес-процессов, который могут применять все категории пользователей. Графические объекты BPMN описываются набором атрибутов, которые можно непосредственно транслировать в язык BPEL.

Создание языка BPEL (Business Process Execution Language, язык выполнения бизнес-процессов) стало настоящим прорывом в области стандартизации управления бизнес-процессами. BPEL представляет собой стандарт описания бизнес-процессов и механизмов их взаимодействия, что создает основу для создания адаптивных бизнес-процессов в информационных системах, которые можно быстро менять при изменении внешних условий. Многие поставщики ПО уже поддерживают эти стандарты в своих продуктах, что упростило передачу данных из средств описания в средства исполнения бизнес-процессов.

Задачи повышения гибкости информационных систем, снижения затрат на разработку и настройку приложений, увеличения скорости реагирования на меняющиеся требования бизнеса вызвали интерес к сервисно-ориентированной архитектуре (Service Oriented Architecture, SOA). Иногда SOA отождествляют c технологиями Web-сервисов или с BPM-системами, однако SOA — это не набор технологий, а прежде всего процессно-ориентированная архитектура ИТ-решения. Проще всего определить SOA как архитектуру приложений, построенную на базе формализованных бизнес-процессов, функции которых представлены в виде сервисов с четко определенными интерфейсами (рис. 2).

Рис. 2. Управление бизнес-процессами и SOA.

При построении ИТ-решения на основе SOA сложности бывают связаны не только с информационными системами, но и с изменением подходов к управлению компанией на процессно-ориентированные. При этом может оказаться, что типизация бизнес-процессов и сервисов не будет поддержана бизнесом, поэтому повышение уровня менеджмента в компании и уровня зрелости бизнес-процессов так необходимо для реализации SOA.

Активное обсуждение вопросов, связанных с SOA, усилило интерес к процессному подходу со стороны ИТ-специалистов, и сейчас некоторые компании уже совместно используют принципы SOA и процессный подход, а многие эксперты даже утверждают, что SOA-архитектуру нельзя построить без процессного подхода и BPM-систем. Однако можно отметить, что в настоящее время SOA в большей степени играет роль «двигателя» для работ по описанию бизнес-процессов и ИТ-архитектуры, чем основы для проектирования ИТ-решений.

Процессы и закон Сарбэйнса-Оксли

Многие компании пришли к процессному подходу в управлении через построение системы внутреннего контроля для соответствия требованиям внешнего законодательства. Например, требования закона США о корпоративной бухгалтерской отчетности и борьбе с финансовыми нарушениями, известного как закон Сарбэйнса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act, SOX), затронули множество компаний во всем мире, и для многих из них SOX стал головной болью не на один год.

Чтобы соответствовать требованиям закона SOX, компании необходимо построить систему внутреннего контроля, которая обеспечит достоверность финансовой отчетности. Вначале следует определить перечень внешних нормативных актов, которым компания должна соответствовать, а также требования регулирующих законов, которые должны быть выполнены. После этого нужно установить критичные области в информационном окружении, бизнес-процессах и инфраструктуре. Далее требуется провести описание и регламентацию бизнес-процессов «как есть», но не везде, а только там, где могут произойти нарушения, которые повлияют на существенные счета финансовой отчетности.

Для решения этой задачи следует двигаться сверху вниз, формализуя деятельность с верхнего уровня до уровня детальных бизнес-процессов и описывая потоки работ между исполнителями, а также входящую и исходящую информацию. Такой уровень детализации требуется для дальнейшего анализа рисков в процессах и формирования контрольных процедур, направленных на минимизацию операционных рисков. При этом на этапе описания бизнес-процессов эффективно использовать инструментальные системы: ARIS или (в более простых случаях) Visio. Далее на основании описанных процессов выявляются и оцениваются операционные риски, связанные с нарушением закона SOX, и для критичных рисков формируются контрольные процедуры, которые внедряются в существующие бизнес-процессы. В среднем проекте построения системы внутреннего контроля создается порядка тысячи контрольных процедур, что характеризует объем работ по описанию и совершенствованию бизнес-процессов.

Для создания системы внутреннего контроля в компании в целом необходимо не только внедрить множество контрольных процедур, но и построить процесс их тестирования для регулярной оценки эффективности системы. Фактически у компании должна быть система управления соответствиями, задача которой — изменить процессы в организации таким образом, чтобы обеспечить соответствие внешним законодательным требованиям, действующим в отношении данной компании.

Можно отметить, что после проектов, связанных с обеспечением соответствия закону SOX, идеи процессного подхода были приняты на вооружение многими внутренними и внешними аудиторами, и совершенствование бизнес-процессов с целью минимизации операционных рисков часто применяется в компаниях.

Зрелость процессов

Один из способов составить представление об эффективности компании — это рассмотреть ее бизнес-процессы с точки зрения уровней зрелости. Уровень зрелости показывает, насколько деятельность определена, управляема, контролируема и эффективна, а сама модель зрелости предоставляет основные принципы управления, необходимые для повышения зрелости. В соответствии с понятием зрелости считается, что чем выше ее уровень, тем деятельность более продуктивна, что позволяет постепенно улучшать качество продукции, а также управлять стоимостью и временем выполнения процесса. Высший уровень зрелости — это построение адаптивных процессов, которые будут меняться при изменении внешних условий.

Несмотря на то что множество компаний сейчас переходит на управление бизнес-процессами, пока еще мало кто из них оценивает зрелость существующих бизнес-процессов при помощи стандартов. Использование стандартов оценки зрелости бизнес-процессов помогает представить себе текущее состояние компании в плане управления бизнес-процессами и определить направления их совершенствования.

Косвенно уровень зрелости процессов в компании можно определить по загруженности руководства оперативной деятельностью: если руководитель постоянно занят решением неотложных вопросов, это значит, что уровень зрелости процессов низкий. Процессный подход закрепляет основные маршруты работ и освобождает руководителя от необходимости раздавать поручения и контролировать их исполнение, позволяя ему сосредоточиться на вопросах контроля и совершенствования бизнес-процессов.

Рис. 3. Шкала зрелости процессного управления

Понимание и осознанное повышение уровня зрелости бизнес-процессов дает возможность построить «правильную» систему управления в компании, и в подтверждение этого многие существующие стандарты (ISO 15504, COBIT, CMMI) включают процедуры оценки уровня зрелости. Наиболее интересна шкала зрелости, предложенная Gartner (рис. 3):

0. Понимание неэффективности (Acnowledge Operations Inefficiency).

1. Знание процессов (Process Aware).

2. Внутрипроцессная автоматизация и контроль (Intraprocess Automation and Control).

3. Межпроцессная автоматизация и контроль (Interprocess Automation and Control).

4. Управление цепочкой добавленной стоимости (Enterprise Valuation Control).

5. Адаптивная структура бизнеса (Agile Business Structure).

Данная шкала позволяет ранжировать компании по степени процессной зрелости и определить те мероприятия, которые будут максимально эффективны для перехода на следующий уровень. Если говорить об уровне зрелости российских компаний, то их уровень — около единицы. С учетом того, что срок перехода между уровнями зрелости измеряется месяцами, качественных изменений можно ожидать в ближайшие два-три года. Сейчас несколько консалтинговых компаний предлагают услугу оценки уровня зрелости бизнес-процессов, но слабая осведомленность заказчиков пока мешает этим работам стать массовыми.

Проблематика управления процессами

Несмотря на интерес к управлению бизнес-процессами, в большинстве компаний переход от стадии описания бизнес-процессов к полноценному управлению ими — пока редкое явление. Тут нужно иметь в виду, что из-за сложности процесса как объекта управления нужно обеспечить ответственному за бизнес-процесс полноценные инструменты. Пока еще большинство руководителей испытывают эйфорию от ERP-систем, но не многие ERP-решения содержат инструментарий, необходимый ответственному за процесс. Как следствие, на фоне множества проектов внедрения ERP-систем наблюдается рост интереса к BPM-системам и потребность в их внедрении и интеграции с существующими ERP-решениями.

Одна из проблем, с которыми сталкиваются российские компании, связана с тем, что описание бизнес-процессов выполняется без конкретного заказчика в компании, а в результате созданные модели никому, кроме создавших их специалистов, не нужны. Чтобы избежать такой ситуации, уже на этапе планирования проекта описания бизнес-процессов необходимо определить заказчиков создаваемых моделей; в большинстве случаев это подразделения, связанные с ИТ, отвечающие за сертификацию по ISO или развитие новых направлений. Но лучше всего, если заказчиками созданных моделей бизнес-процессов будут руководители бизнеса и бизнес-подразделения, переходящие на процессное управление.

Еще одной проблемой на пути процессного управления становится слабый уровень конкуренции в России. Не секрет, что управление бизнес-процессами делает компанию клиенто-ориентированной, а совершенствуя бизнес-процессы, можно их ускорить и сократить затраты. Но многие наши компании — это монополии, и потому такие отрасли, как нефтяная, газовая промышленность и госуправление, прекрасно живут с существующими бизнес-процессами.

Хочется также отметить, что для успешного внедрения процессного подхода необходима поддержка высшего руководства компании, и это связано с необходимостью перераспределять зоны ответственности между менеджерами, что обычно вызывает противодействие внутри компании. Только в том случае, если владельцы компаний поддерживают изменения, удается оптимизировать сквозные бизнес-процессы, тем самым повысив эффективность компании. В добавление к этому сложность процесса как объекта управления требует от руководителей отвлечься от режима выдачи поручений и контроля правильности их исполнения и увидеть всю цепочку процесса целиком. И только когда процесс становится понятным, можно приступить к его совершенствованию по всей цепочке и управлять не поручениями, а логикой обработки задач, т. е. бизнес-процессом. К сожалению, еще не все российские менеджеры осознали преимущества такого управления.

Хочется предостеречь компании, которые начинают работы по переходу к процессному управлению и планируют сначала описать все процессы, а на следующей стадии приступить к их совершенствованию. На описание всех процессов уходит множество времени, а бизнес-результатов от моделей бизнес-процессов не так много. Поэтому для получения бизнес-результата необходимо после описания одного наиболее критичного бизнес-процесса тут же начинать его совершенствование, а затем автоматизировать его с помощью информационной системы. Таким образом, последовательно выбирая процессы для автоматизации, можно говорить о постепенном внедрении процессного управления в компании.

Заключение

В заключение хотелось бы отметить тенденцию к консолидации рынка средств управления бизнес-процессами. Корпорация Oracle подписала соглашение с IDS Scheer об использовании инструментальной системы ARIS Platform для моделирования бизнес-процессов. В 2006 г. Oracle линейку часть инструментальной системы ARIS Platform под названием Oracle Business Process Analysis (BPA) Suite. Корпорация IBM в свою очередь находится в стадии покупки компании Telelogic, которая предлагает инструментарий описания деятельности. Консолидация рынка показывает, что интерес к процессному подходу и инструментам управления бизнес-процессами находится на стадии роста, и объем этого рынка будет увеличиваться быстрыми темпами.

Практика проектов компании IDS Scheer показывает, что управление деятельностью как системой процессов позволяет достичь нового качества управления, основанного на клиенто-ориентированном подходе и использовании BPM-систем. По информации IDS Scheer, при реализации полного цикла управления бизнес-процессами с использованием BPM-систем можно достичь следующих результатов:

сокращение времени выполнения бизнес-процессов на 20%;
сокращение стоимости процессов на 10–15%;
сокращение числа рекламаций клиентов на 20–30%;
повышение точности планирования на 15–30%;
сокращение числа внутренних обращений в службу поддержки на 15–30%;
сокращение времени на обучение новых сотрудников на 10–30%.

Но и это не предел — в некоторых проектах удавалось многократно ускорить выполнение процессов и наполовину сократить их стоимость, что еще раз доказывает эффективность процессного подхода.

Оптимизация бизнес-процессов

Компания «Новософт» имеет большой опыт в сфере повышения эффективности работы предприятий за счёт оптимизации бизнес-процессов клиентов. Оптимизация бизнес-процессов предполагает проведение тщательного анализа специфики бизнеса наших клиентов и предложение решений для повышения эффективности работы предприятия на основе цифрового моделирования различных операций.

Методы повышения эффективности бизнес-процессов

В современном мире ключевым способом оптимизации работ является цифровое моделирование и компьютеризация различных операций по производству и контролю, выполняемых на предприятии. Система оптимизации бизнес-процессов позволяет:

Провести подробный анализ бизнес-процессов, создать их цифровую модель;
Установить степень эффективности имеющихся бизнес-процессов по таким параметрам, как издержки, качество продукции, скорость работы подразделений, необходимая информация и т.д.;
Определить ключевые характеристики бизнес-процессов: производительность, соответствие стандартам качества, документальное оформление и т.д.;
Разработать на основе собранных данных оптимальную модель для реализации бизнес-процесса;
Определить «узкие места» процесса, выявить потребности в ресурсах и технологиях, обеспечивающих реализацию модифицированных бизнес-процессов;
Разработать методологию и план модификации, проверив работоспособность вносимых изменений на цифровой модели.

Цели оптимизации бизнес-процессов предприятия

В результате оптимизации бизнес-процессов можно достичь следующих ключевых результатов:

сокращения временных затрат на решение типовых проблем;
снижения издержек производства;
повышения качества и скорости производства продуктов;
оптимизации методов работы с клиентами;
уменьшения затрат на обучение персонала;
автоматизации выполнения рутинных операций;
устранения ошибок и накладок, вызванных нестыковками бизнес-процессов или «человеческим фактором»;
высвобождения рабочего времени для решения стратегических или нестандартных проблем.

Подробнее о: Система управления бизнес-процессами

Узнать больше: Система управления бизнес-процессами>>>
СППР (система поддержки принятия решений) >>>
Система управления жизненным циклом объектов >>>

Если Вас заинтересовало данное предложение или возникли вопросы, которые Вы хотели бы задать, пишите: [email protected]

Что такое улучшение процесса? Бизнес-методология повышения эффективности и продуктивности

Что такое улучшение процесса?

Улучшение процессов включает в себя бизнес-практику по выявлению, анализу и улучшению существующих бизнес-процессов с целью оптимизации производительности, соответствия стандартам передовой практики или просто улучшения качества и удобства для клиентов и конечных пользователей.

Улучшение процессов может иметь несколько разных названий, таких как управление бизнес-процессами (BPM), улучшение бизнес-процессов (BPI), реинжиниринг бизнес-процессов, процесс постоянного улучшения (CIP) и многие другие.Независимо от номенклатуры, все они преследуют одну и ту же цель: минимизировать ошибки, сократить отходы, повысить производительность и оптимизировать эффективность.

Методы улучшения процессов

Существует несколько различных методологий, разработанных, чтобы помочь вашей организации заняться улучшением процессов. Каждый из них направлен на то, чтобы помочь вашему бизнесу выявить проблемы процесса, исправить их и проанализировать успех или неудачу этих изменений.

Несмотря на эту общую цель, каждая методология соответствует разным потребностям.Некоторые структуры сосредоточены на методах улучшения бережливого процесса; другие сосредоточены на том, чтобы поставить культуру вашей компании в нужное место для улучшения процессов. Существуют также методологии, которые помогают компаниям наглядно отображать рабочие процессы процессов.

Кайдзен : Кайдзен способствует постоянному совершенствованию с упором на бережливые и гибкие методы. Кайдзен направлен на повышение качества, производительности и эффективности за счет небольших изменений в повседневной работе или корпоративной культуре, чтобы создать среду, которая не наказывает за ошибки или ошибки, а вместо этого работает, чтобы предотвратить их повторение.
5S: Модель 5S является частью методологий Kaizen и Lean и включает пять основных шагов: сортировка, выпрямление, сияние, стандартизация и поддержание. Модель 5S помогает обеспечить большую последовательность в улучшении процессов и может стандартизировать улучшение процессов.
PDCA: Также часть методологии Кайдзен, PDCA означает «планировать, делать, проверять и действовать». Это помогает организациям быть более эффективными при выявлении процессов, нуждающихся в улучшении. Сначала вы определяете проблему (план), создаете и внедряете решение (делайте), оцениваете данные на предмет эффективности (проверяете), затем документируете окончательные результаты и выполняете план, если он успешен (действуйте).
Шесть сигм : Шесть сигм — это популярная методология совершенствования процессов, которая поднимает рабочих по служебной лестнице, классифицируемой с использованием поясов карате. Вы начинаете как зеленый пояс и учитесь до черного пояса. Шесть сигм включает два способа разбить процесс улучшения на конкретные этапы. Эти шаги включают определение, измерение, анализ, улучшение и контроль (DMAIC) и определение, измерение, анализ, проектирование и проверку (DMADV).
Анализ причин и следствий: Еще один инструмент, появившийся на основе Six Sigma, — это анализ причин и следствий, который включает использование метода построения диаграмм для устранения проблем с первого раза путем выявления проблемы, обнаружения препятствий и определения того, почему процесс не работает.
Анализ SIPOC: Как формат диаграммы, который подпадает под методологию шести сигм, анализ SIPOC происходит на этапе «измерения» DMAIC или DMADV. SIPOC помогает организациям определить и внедрить проект улучшения процессов, а также определить требования и необходимые элементы перед его запуском.
Отображение потока создания ценности (VSM): VSM помогает организациям визуально представить восприятие клиентом бизнес-процесса, что помогает определить ценность продукта, процесса или услуги для организации.Подобно другим методологиям, он в высшей степени ориентирован на устранение ненужных затрат, избыточность и минимизацию затрат.
Комплексное управление качеством (TQM): Нацеленное на достижение долгосрочного успеха за счет удовлетворения потребностей клиентов, TQM помогает организациям вовлечь в работу всю компанию путем постоянного улучшения процессов. Это методология, которая расширяет возможности сотрудников, создавая культуру, в которой сотрудники не боятся совершать ошибки и стремятся к общей бизнес-цели.
Канбан: Канбан — это инструмент для визуализации рабочего процесса, который объединяет бизнес-подразделения, руководство и сотрудников на одной странице для улучшения процессов.Это еще одна методология, которая включает и поощряет улучшение бережливого процесса.
Отображение процесса: Еще одна визуализация рабочего процесса, которая помогает компаниям составить план улучшения процесса, — это отображение процесса. Ее также можно назвать блок-схемой процесса, схемой процесса, функциональной блок-схемой и моделью процесса. В конечном итоге, это процесс создания блок-схемы, которая предоставляет важную информацию о рабочем процессе от начала до конца.

Роль автоматизации в улучшении процессов

Поскольку одним из самых простых способов улучшить процессы является устранение ручного труда и сокращение человеческих ошибок, автоматизация играет важную роль в улучшении процессов.Автоматизация процессов помогает организациям понять, что им нужно улучшить и что работает должным образом.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — горячая тема в автоматизации, и компании приняли эту практику для оптимизации процессов. Это позволяет организациям имитировать действия человека для задач или этапов сложных процессов. Автоматизация происходит с помощью набора правил и триггеров, которые устраняют необходимость ручного труда в определенных частях процесса и позволяют RPA делать то, что раньше приходилось делать человеку.

Некоторые улучшения процессов, которые автоматизированы с помощью RPA, включают автоматические ответы по электронной почте, обработку онлайн-заказов, категоризацию обращений службы поддержки, передачу данных между системами и управление заработной платой. Это не только помогает повысить эффективность бизнес-процессов, но также помогает высвободить сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более сложных задачах, с которыми автоматизация не справляется.

Задания по совершенствованию процессов

Поскольку улучшение процессов — это скорее бизнес-концепция высокого уровня, чем фактическое название должности, существует ряд названий, которые вы найдете в сфере улучшения процессов.

Обычно вакансии отображаются в разделе «Менеджер по улучшению процессов» или «Менеджер по постоянному совершенствованию». По данным PayScale, средняя зарплата менеджера по совершенствованию процессов составляет 82000 долларов в год. Менеджеры по непрерывному совершенствованию сообщают о средней зарплате в 83 000 долларов в год, а директора по совершенствованию процессов сообщают о средней зарплате в 110 000 долларов в год.

Другие популярные должности и соответствующая им средняя годовая зарплата по данным PayScale для ролей по улучшению процессов включает:

Аналитик процессов: 60 000 долларов США
Архитектор процесса: 95000 долларов США
Специалист по постоянному совершенствованию: 62 000 долл. США
Аналитик по технологиям бизнес-процессов: 73 000 долл. США
Инженер-технолог: 72000 долларов США
Аналитик бизнес-процессов: 64000 долларов США
Инженер по усовершенствованию процессов: 70 000 долл. США
Менеджер по качеству производства: 105 000 долл. США
Менеджер по улучшению экономичного процесса: 87 000 долл. США

Обучение улучшению процессов

Есть много способов обучиться совершенствованию процессов.Если ваша компания придерживается определенной методологии, такой как «Шесть сигм» или «Кайдзен», вы можете пройти сертификацию или пройти обучение в этой системе. Если ваш бизнес не придерживается определенной методологии или вы уже прошли сертификацию в этой области, вы можете получить другие сертификаты по совершенствованию процессов и курсы, которые можно пройти, чтобы быстро освоиться.

BPM Essentials : Учебный курс по методу и стилю модели бизнес-процесса и нотации (BPMN)
Институт BPM: Сертификат специалиста по управлению бизнес-процессами (BPMP)
BPTrends Associates : Принципы управления бизнес-процессами и введение в моделирование, анализ и проектирование бизнес-процессов
Coursera: Операционный менеджмент: стратегия и управление качеством в цифровую эпоху
Learning Tree International : Введение в тренинг по совершенствованию бизнес-процессов (BPI)
Udemy: Мастер совершенствования бизнес-процессов и отображение процессов
Обучение водяным знакам: Улучшение бизнес-процессов

Улучшение бизнес-процессов — инструменты решения проблем от Mind Tools

Оптимизированный процесс означает меньше ошибок и задержек.

Вы, наверное, используете десятки бизнес-процессов каждый день.

Например, вы можете выполнять одни и те же шаги каждый раз, когда вы создаете отчет, разрешаете жалобу клиента, связываетесь с новым клиентом или производите новый продукт.

Вы, вероятно, тоже сталкивались с результатами неэффективных процессов.Недовольные клиенты, стрессовые коллеги, несвоевременные сроки и рост затрат — вот лишь некоторые из проблем, которые могут создать дисфункциональные процессы.

Вот почему так важно улучшать процессы, когда они не работают. В этой статье мы рассмотрим, как это сделать.

О бизнес-процессах

Процессы могут быть формальными или неформальными. Формальные процессы, также известные как процедуры, задокументированы и имеют четко определенные шаги.

Например, у вас могут быть процедуры для получения и отправки счетов-фактур или для установления отношений с новыми клиентами. Формальные процессы особенно важны, когда есть связанные с безопасностью, юридические или финансовые причины для выполнения определенных шагов.

Неформальные процессы, скорее всего, будут теми, которые вы создали сами, и, возможно, вы их не записали. Например, у вас может быть свой собственный набор шагов для того, чтобы отмечать действия на встречах, проводить маркетинговые исследования или сообщать о новых потенциальных клиентах.

Важность эффективных процессов

У этих различных типов процессов есть одна общая черта: все они предназначены для упрощения вашей работы и вашей команды.

Когда все следуют хорошо проверенному набору шагов, меньше ошибок и задержек, меньше дублированных усилий, а персонал и клиенты чувствуют себя более удовлетворенными.

Неработающие процессы могут привести к многочисленным проблемам. Например:

Клиенты могут жаловаться на низкое качество продукции или плохое обслуживание.
Коллеги расстроены.
Работа может дублироваться или не выполняться.
Увеличение затрат.
Ресурсы потрачены впустую.
Могут возникнуть узкие места, из-за которых вы пропустите сроки.

Примечание:
В этой статье мы сосредоточимся на постепенном изменении процесса, направленном на улучшение существующих процессов. Если вам нужно снова начать с первых принципов, прочтите нашу статью о реинжиниринге бизнес-процессов. .

Улучшение процессов вашей команды

Когда вы столкнетесь с некоторыми из проблем, упомянутых выше, возможно, пришло время просмотреть и обновить соответствующий процесс.Для этого выполните следующие действия:

Шаг 1. Сопоставьте процесс

После того, как вы решили, какой процесс вы хотите улучшить, документируйте каждый шаг с помощью блок-схемы. или диаграмму дорожек для плавания . Эти инструменты визуально показывают этапы процесса. (Диаграммы плавательных дорожек немного сложнее блок-схем, но они отлично подходят для процессов, в которых участвуют несколько человек или групп. )

Важно подробно изучить каждую фазу, поскольку некоторые процессы могут содержать подэтапы, о которых вы не знаете.Посоветуйтесь с людьми, которые регулярно используют этот процесс, чтобы не упустить из виду ничего важного.

Шаг 2: Анализ процесса

Используйте свою блок-схему или схему плавания, чтобы исследовать проблемы в процессе. Обдумайте следующие вопросы:

Где разочаровываются члены команды или клиенты?
Какой из этих шагов создает узкое место? ?
Где повышаются затраты и / или снижается качество?
Какой из этих шагов требует больше всего времени или вызывает больше всего задержек?

Анализ первопричин первого использования , Причинно-следственный анализ , или 5 почему проследить причину проблемы до ее истоков.В конце концов, если вы устраните только симптомы, проблемы не исчезнут.

Поговорите с людьми, которых затронул этот процесс. Что, по их мнению, в этом не так? И какие у них есть предложения по его улучшению?

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.

Прочтите нашу Политику конфиденциальности
Тогда посмотрите на другие команды в вашей организации. Какую тактику они разработали для решения подобных ситуаций?
Шаг 3. Перестройка процесса
Теперь вы измените процесс, чтобы устранить обнаруженные вами проблемы.
Лучше всего работать с людьми, которые непосредственно вовлечены в процесс.Их идеи могут раскрыть новые подходы, и, кроме того, они с большей вероятностью купятся на изменения, если они были вовлечены на ранней стадии.
Во-первых, убедитесь, что все понимают, для чего предназначен процесс. Затем изучите, как можно решить проблемы, выявленные на шаге 2 (мозговой штурм могу здесь помочь). Записывайте все идеи относительно изменений, независимо от связанных с этим затрат.
Затем сузьте список возможных решений, рассмотрев, как идеи вашей команды могут быть переведены в реальный контекст.
Начните с анализа воздействия чтобы понять весь эффект идей вашей команды. Затем проведите анализ рисков. и анализ видов и последствий отказов выявить возможные риски и точки отказа в переработанном процессе. В зависимости от направленности вашей организации вы также можете рассмотреть возможность составления карты клиентского опыта. на данном этапе.
Эти тесты помогут вам понять все последствия каждой предложенной идеи и позволят вам принять правильное решение для каждого.
После того, как вы и ваша команда придете к соглашению о процессе, создайте новые диаграммы для документирования каждого шага.
Шаг 4. Получение ресурсов
Теперь вам нужно обезопасить ресурсы, необходимые для реализации нового процесса. Составьте список всего, что вам нужно для этого.
Это может включать рекомендации старших менеджеров или коллег из других отделов, таких как ИТ или HR. Общайтесь с каждой из этих групп и убедитесь, что они понимают, какую пользу этот новый процесс принесет организации в целом.Возможно, вам потребуется подготовить бизнес-кейс чтобы продемонстрировать это.
Шаг 5: Внедрение изменений и информирование о них
Вероятно, что улучшение вашего бизнес-процесса потребует изменения существующих систем, команд или процессов. Например, вам может потребоваться приобрести новое программное обеспечение, нанять нового члена команды или организовать обучение коллег.
Развертывание нового процесса может быть отдельным проектом, поэтому тщательно планируйте это и управляйте им. Выделите время для решения проблем, связанных с прорезыванием зубов, и сначала подумайте о запуске пилотного проекта, чтобы проверить возможные проблемы.
Имейте в виду, что изменить не всегда легко. Люди могут сопротивляться этому, особенно когда речь идет о процессе, который они использовали в течение некоторого времени. Вы можете использовать такие инструменты, как Изменить кривую. и 8-ступенчатая модель изменения Коттера чтобы помочь преодолеть сопротивление переменам.
Шаг 6. Обзор процесса
Немногие вещи работают идеально с самого начала. Итак, после того, как вы развернете новый процесс, внимательно следите за тем, как идут дела в последующие недели и месяцы, чтобы убедиться, что процесс соответствует ожиданиям.Этот мониторинг также позволит вам устранять проблемы по мере их возникновения.
Сделайте своим приоритетом спросить людей, вовлеченных в новый процесс, как он работает и какие — если таковые имеются — разочарования они испытывают.
Принять стратегии постоянного улучшения, такие как Кайдзен . Регулярно выполняемые небольшие улучшения обеспечат актуальность и эффективность процесса.
Ключевые моменты
Бизнес-процесс — это набор шагов или задач, которые вы и ваша команда многократно используете для создания продукта или услуги, достижения определенной цели или предоставления ценности клиенту или поставщику.Когда процессы работают хорошо, они могут значительно повысить эффективность, производительность и удовлетворенность клиентов.
Однако неработающие процессы могут вызвать разочарование, задержки и финансовые потери.
Чтобы улучшить бизнес-процесс, выполните следующие действия.
Карта процессов.
Проанализировать процесс.
Измените процесс.
Собирать ресурсы.
Внедрить изменения и сообщить о них.
Просмотрите процесс.
Имейте в виду, что в какой-то момент вам потребуется улучшить большинство процессов. Новые цели, новые технологии и изменения в деловой среде могут привести к тому, что установленные процессы станут неэффективными или устаревшими.
Улучшение бизнес-процессов (BPI) — определение, шаги и методологии
Бизнес-процессы редко бывают настолько эффективными, насколько могли бы. Большинство предприятий никогда не перестают переоценивать свои процессы — они просто придерживаются того, с чего начали. Это не обязательно плохо, но оставляет место для ошибок.И здесь на помощь приходит улучшение бизнес-процессов.
Что такое улучшение бизнес-процессов (BPI)?
Улучшение бизнес-процессов (BPI) , хотя на самом деле не имеет общепринятого определения, может рассматриваться как анализ, обзор и улучшение существующих бизнес-процессов. Это достигается путем составления схемы бизнес-процесса, выявления недостатков, изменения процесса и сравнительного анализа до исходных показателей.
Как правило, основной целью BPI является одно или все три из следующих:
Важное примечание
Вам, вероятно, интересно, кто такие мы .Tallyfy — это продукт, который упрощает и автоматизирует ваши бизнес-процессы. В этом секрет бесперебойной работы. Вместо создания диаграмм процессов (на которые никто не смотрит), документации (которую вы можете только читать и никогда не предпринимать никаких действий), электронных писем, чатов и хаоса — вы можете создать и запустить любой процесс в своей компании за считанные секунды.
Выбор простых и дешевых инструментов для управления проектами или задачами — это самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли сделать . Ты получаешь то, за что платишь. Если вы попытаетесь сэкономить цент — вы потеряете доллар.Потраченное впустую время (40 долларов в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения. Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми — и помогают вам расти и становиться эффективными. Проекты и задачи — это спонтанный непредсказуемый хаос.
Перед тем, как продолжить чтение, важно понять этот контекст. Успешные люди достаточно умны, чтобы коренным образом изменить то, как они работают «прямо сейчас», и удивлять себя и всех остальных новыми идеями.Вы можете немедленно перестать сражаться с трудностями каждый день — и добиться большего личного успеха в своей карьере, представив современный способ создания, отслеживания и даже выполнения задач с коллегами.
В любом случае … извините за прерывание! Вернемся к остальной части статьи.
Цель № 1: Сокращение времени процесса — Поиск способов выполнения процесса быстрее или эффективнее. Это можно сделать разными способами, от устранения бесполезных шагов до внедрения новой технологии.
Цель № 2: Повышение качества выпускаемой продукции — Создание лучшего продукта при тех же затратах ресурсов. Обычно это означает поиск шагов в процессе, которые негативно влияют на конечный продукт, приводя к дефектам и ошибкам.
Цель № 3: Исключение отходов — Выявление расточительных процессов и исключение их из рабочего процесса. Это может либо помочь в достижении первых двух целей, либо просто повысить общую производительность. Если вашей команде не нужно выполнять бесполезную работу, они могут тратить больше времени на работу, которая создает ценность для компании.
Вы хотите документировать и запускать свои процессы?
Не используйте MS Word или Google Docs, а не используйте блок-схемы .
Документирование процессов с помощью блок-схем может выглядеть красиво и красиво, но вы не можете их запустить . Еще хуже — на блок-схемы никто не смотрит.
СМОТРЕТЬ ЗДЕСЬ
Этапы улучшения бизнес-процессов (BPI)
Существует множество различных методологий улучшения бизнес-процессов, но общая идея обычно одна — взять старые процессы и найти способы их улучшить.
Ниже приведены типичные шаги, которые вам необходимо предпринять для реализации инициативы BPI…
Дополнительное примечание
Заинтересованы ли вы в действительно полезном анализе последних тенденций в области бизнес-технологий и операций? Разговоры из окопов публикуется Tallyfy раз в 2 недели, и его нельзя пропустить. Вы автоматически станете умнее и лучше проинформируете. Итак — не покидайте эту страницу, не подписавшись на нее.
В любом случае … мы продолжим с того места, на котором остановились выше.
Шаг № 1: Составление карты
Если вы не знаете, каковы ваши процессы, как вы можете проанализировать их эффективность и улучшить их?
Итак, вы хотите нанести их на карту, чтобы получить представление о своем бизнесе с высоты птичьего полета. Картирование бизнес-процессов — хороший способ понять, как работает ваш бизнес, и найти все, что может показаться слабым или неэффективным.
Самый простой способ сделать это — использовать ручку и бумагу , нарисовав блок-схему шагов, включенных в процесс.Это, однако, немного устарело — лучший способ отобразить процессы — использовать программное обеспечение.
Программа для построения графиков делает именно это, позволяет рисовать блок-схему процесса в цифровом виде.
Приложения рабочего процесса , с другой стороны, намного мощнее. Программное обеспечение позволяет вам отслеживать ваши процессы в режиме реального времени, а не просто отображать их на графике. Это дает несколько потенциальных преимуществ для вашего бизнеса…
Полное отслеживание процессов — С помощью графического инструмента у вас есть простой документ с блок-схемой ваших процессов.С другой стороны, с программным обеспечением для рабочих процессов процессы выполняются в реальном времени. Вы можете увидеть, кто над чем работает, опаздывает ли кто-то с крайним сроком и т. Д. Это приводит к…
Подотчетность и производительность — Поскольку весь процесс отслеживается программным обеспечением, каждый знает, что он должен делать. работать и, в свою очередь, больше отвечать за свою работу. Это, в свою очередь, приводит к повышению общей производительности и выпуска продукции.
Автоматизация — Программное обеспечение рабочего процесса обычно поставляется с интеграцией с различными инструментами автоматизации задач, такими как Zapier.Это позволяет исключить любые бесполезные, второстепенные процессы (например, автоматическую отправку электронной почты), позволяя вашим сотрудникам сосредоточиться на работе, которая имеет значение.
Хотите начать использовать программное обеспечение для рабочего процесса, но не знаете, какое из них выбрать? Мы вас не виним — на рынке больше, чем горстка. Чтобы выяснить, какая система управления рабочим процессом подходит вам, ознакомьтесь с нашим руководством по сравнению.
Шаг № 2: Анализ
После того, как вы составили карту вашего процесса, вы можете приступить к его анализу.Вы можете сделать это, спросив себя…
Есть ли в процессе какие-либо шаги, которые занимают больше времени, чем следовало бы?
В случае задержки или несоблюдения сроков, что является основным фактором для этого?
Какие шаги имеют наибольшее влияние на качество продукции, и есть ли способ сделать их более эффективными?
Некоторые шаги являются более трудными в финансовом отношении, чем остальные? Почему как?
Вы также можете использовать различные типы инструментов улучшения бизнес-процессов, например, 5 Whys, в качестве основы для поиска неэффективности или проблем.
Суть 5 почему заключается в том, что вы продолжаете задавать вопрос «почему», пока не обнаружите основную причину проблемы. Например, проблема в том, что продажи упали по сравнению с предыдущими 3 месяцами…
Почему продажи упали?
Потому что отдел продаж не закрывает столько клиентов, сколько обычно.
Почему?
Потому что провода слабее, чем обычно (да, конечно, виноваты провода!).
Почему?
Потому что маркетинговая команда испытывала новых партнеров по генерации лидов.
Почему?
Потому что они больше не могут позволить себе старшего партнера.
Почему?
Потому что партнер повысил ставки на 20% .
Когда вы найдете основную причину проблемы, гораздо проще придумать решение. В этом случае вы сравните новый объем продаж со старым, и если разница в прибыли выше, чем 20% расходов для старого партнера, вам стоит подумать о переключении обратно.
Шаг № 3: Редизайн
После того, как вы обнаружите неэффективность старого процесса, вам нужно будет придумать, как его изменить.Это, конечно, очень сильно зависит от вашей конкретной ситуации, и универсального решения не существует.
Однако есть несколько передовых методов, которым вы могли бы следовать…
Выберите правильные метрики для сравнения — вы хотите сравнить свой новый процесс со старым с точки зрения эффективности, чтобы вы могли эмпирически узнать лучше это или нет.
Работа с полевыми сотрудниками . Скорее всего, они могут внести свой вклад в то, что вы могли бы улучшить.
Подумайте о долгосрочной перспективе и учтите ошибку. В некоторых случаях ваше решение творит чудеса в краткосрочной перспективе, но оказывается неэффективным или дорогостоящим в долгосрочной перспективе.
Определите точный объем изменений . Вы должны точно знать, какое влияние окажет ваше решение, иначе вы подвергнетесь риску, которого могли бы избежать.
Провести анализ рисков . Вы никогда не сможете предсказать результат со 100% точностью. Вам нужно учитывать все, что может пойти не так.Например, сначала может показаться, что производственная методика творит чудеса — вплоть до того момента, когда она полностью выходит из строя из-за незначительного недосмотра.
Шаг № 4: Внедрение
Внедрение — это очень важный шаг для успеха инициативы по улучшению бизнес-процессов: если что-то пойдет не так, вы можете в конечном итоге потерять больше, чем то, чего вам стоил неэффективный процесс.
Шаги для успешного внедрения следующие…
Внедрить изменения в малом масштабе для снижения риска.Прежде чем вносить изменения во всей организации, лучше протестировать его в небольшом масштабе и сравнить с исходным процессом.
Получите необходимые ресурсы и определите шаги.
Сообщите всем акционерам об изменениях и начните их внедрять.
Шаг № 5: Размышление и сравнительный анализ
Обычно дела идут не так, как вы их планируете. После того, как вы внедрите изменения, вы все равно захотите все контролировать, чтобы убедиться, что все в порядке.
Допустим, вы оптимизируете производственный процесс, чтобы увеличить производительность в час. Хотя у вас может получиться с этим, может оказаться, что, хотя результат лучше, так же как и процент дефектов, оставляя вам новую проблему, над которой нужно работать (и вернуться к исходной точке с точки зрения прибыли).
Даже если это не так, BPI — это непрерывный процесс — всегда есть что-то новое, что вы можете протестировать и внедрить.
Методологии улучшения бизнес-процессов (BPI)
Методологии BPI помогут вам применить структуру к вашей инициативе, а не просто плыть по течению.Некоторые из наиболее известных методологий BPI включают…
Six Sigma
Six Sigma была впервые разработана инженерами Motorola и используется для измерения дефектов или несоответствий в процессе. Это, в свою очередь, может быть использовано для улучшения конечного продукта.
Шесть сигм также используется как индикатор уровня эффективности процесса. «Процесс шести сигм» — это процесс, который из миллиона выходных данных не дает более 3,4 дефектов.
Для улучшения процессов, в частности, DMAIC является одним из основных инструментов под зонтиком Six Sigma.Он состоит из 5 частей…
Define — Найдите возможность для улучшения.
Измерение — Определите показатели, по которым вы собираетесь сравнивать новые процессы.
Анализируйте — Выявите любые дефекты или несоответствия в процессе.
Улучшение — Избавьтесь от вышеупомянутых проблем
Контроль — Наблюдайте за новым процессом, чтобы убедиться, что нет никаких новых проблем.
Lean
В то время как Six Sigma фокусируется на устранении дефектов для повышения качества продукции, Lean стремится максимально оптимизировать сам процесс.Это означает, например, поиск малозначимого шага в процессе и его полное исключение — что-то, что повысило бы производительность труда сотрудников, но не сильно повлияло бы на конечный продукт.
Система была разработана Toyota как средство сокращения цикла от заказа до оплаты. Обычно шаги для улучшения бережливого процесса включают…
Определение ценности для конечного потребителя
Составление схемы процесса и определение того, какие шаги не создают никакой ценности
Вырезание шагов, которые не добавляют значение или изменить их так, как они работают
Повторите шаги с 1 по 3 для других бизнес-процессов, повторяйте до тех пор, пока организация не станет достаточно эффективной
Общее управление качеством (TQM)
Общее управление качеством (TQM ) — методология, зародившаяся в 1950-х годах, но ставшая популярной только в начале 1980-х.
Как и в случае с методологией Lean, ее основным приоритетом является предоставление ценности конечному потребителю. Однако разница в том, что TQM фокусируется на организации в целом, а не на отдельных процессах. Ключевой идеей здесь является то, что каждый отдел (от разработки до маркетинга) в компании должен быть оптимизирован с учетом ценностей клиентов.
Что действительно делает TQM блестящим, так это то, что он предполагает согласованность всей организации. Внесение изменений — это ответственность не только высшего руководства — это скорее инициатива всей компании, вплоть до сотрудников самого нижнего уровня.
Заключение
Теперь, когда вы хорошо понимаете, как работает BPI, возможно, пора приступить к его реализации. В конце концов, теоретизирование не оказывает большого влияния на прибыль вашей компании.
Чтобы помочь вам хорошо начать, вы можете попробовать Tallyfy. В конце концов, программное обеспечение для улучшения бизнес-процессов и управления рабочими процессами, как правило, идут рука об руку.
Сопоставляйте, оптимизируйте и оптимизируйте свои процессы с помощью Tallyfy — просто приняв программное обеспечение, вы уже делаете первый шаг к повышению эффективности своих процессов.Или узнайте, почему все остальные любят Таллифи здесь.
Как реализовать улучшение бизнес-процессов
Демография в области технологий, рабочей силы, распределения и потребителей сильно изменилась только за последние несколько лет. Таким образом, бизнес-процессы должны постоянно развиваться, чтобы адаптироваться и максимально эффективно приносить удовлетворение потребителю. Организации постоянно ищут руководителей, которые могут контролировать механизмы проекта редизайна, а также согласовывать их с общей бизнес-стратегией.
Может показаться сложной задачей нарушить статус-кво в вашей компании, но с внедрением разумных стратегий улучшения бизнес-процессов вы сможете вносить эти изменения как можно более плавно. Давайте посмотрим на улучшение бизнес-процессов (BPI), определим его, изучим стратегии, а затем отметим инструменты управления бизнесом и проектами, которые могут помочь реализовать и проанализировать прогресс в вашей компании.
Получайте данные в реальном времени для анализа с помощью панели управления ProjectManager.com.Отслеживайте свои ключевые показатели и сделайте свой проект успешным!
Что такое бизнес-процесс?
Прежде чем мы сможем улучшить бизнес-процесс, мы должны сначала понять его. Бизнес-процесс — это просто серия задач, которые вы и ваша команда постоянно выполняете, чтобы создать продукт или услугу для вашей заинтересованной стороны, спонсора или клиента. Бизнес-процесс можно смоделировать в виде блок-схемы, в которой подробно описаны задачи, необходимые для достижения этой бизнес-цели.
Бизнес-процесс начинается с цели и заканчивается ее достижением, что обеспечивает ценность для клиента.Бизнес-процесс часто можно разбить на более мелкие процессы, что позволяет разделить работу.
В целом бизнес-процесс делится на три типа.
Операционные: Включает основной бизнес и создает поток создания ценности, например заказы от клиентов, открытие счетов, производство и т. Д.
Управление: Сюда входят такие процессы, как корпоративное управление, бюджет и надзор за сотрудниками.
Поддержка: Сюда входят процессы, которые поддерживают другие процессы, такие как бухгалтерский учет, набор персонала, техническая поддержка и т. Д.
Каждый из этих типов также демонстрирует шесть характеристик бизнес-процесса:
У него есть определенные границы, входы и выходы
У него есть упорядоченный список действий в последовательности
Он спрашивает: «Кто заказчик? ”
Он должен добавлять ценность для клиента
Он встроен в организационный процесс
Обычно он включает несколько функций
Наконец, при работе над бизнес-процессом помогает иметь владельца, человека, ответственного за надзор и улучшение этого процесса.
Как улучшить бизнес-процесс
Оптимизируя бизнес-процесс, вы будете иметь меньше ошибок и задержек, а удовлетворенность клиентов повысится. Звучит здорово, правда? Итак, вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сократить отходы, повысить эффективность и улучшить свой бизнес-процесс.
Что нужно изменить?
Проанализируйте свой бизнес-процесс на высоком уровне и определите, что нужно изменить. Вы можете выявить области, созревшие для улучшения, проведя аудит процесса, чтобы обнаружить, где скрываются проблемы и риски.
Проанализируйте свои болевые точки
После того, как вы выяснили, какие части вашего процесса нуждаются в улучшении, пора их полностью проанализировать, чтобы понять, что происходит и как реально внести улучшения. Задайте себе сложные вопросы, например:
Какие шаги создают препятствия?
На какие аспекты уходит больше всего времени?
Есть ли неоправданное увеличение затрат и ресурсов?
Повлияло ли качество?
Вы можете найти ответы на свои вопросы, используя отображение бизнес-процессов, чтобы обрисовать все в виде блок-схемы или схемы плавания.Эти инструменты визуализируют все этапы вашего бизнес-процесса. Вам нужно глубоко погрузиться в каждую фазу процесса, чтобы убедиться, что вы не упускаете никаких шагов, независимо от того, насколько они незначительны.
Это поможет обнаружить источник проблем, возникающих в вашем процессе. Чтобы лучше понять, где происходит сбой в процессе, вам нужно поговорить с теми людьми, которые непосредственно в нем участвуют. Получите их представление о том, что не так и что, по их мнению, можно сделать для улучшения процесса.
Получите поддержку
После того, как вы выявите и проанализируете проблемы, вам понадобится поддержка высшего руководства, чтобы утвердить ваши планы по улучшению. Эти улучшения могут потребовать времени и ресурсов, поэтому без обязательств со стороны высшего руководства у вас не будет возможности продолжать работу.
Разработка процесса улучшения
Теперь вы собираетесь изменить неадекватную часть вашего процесса и применить улучшения, которые вы считаете необходимыми для повышения эффективности.Лучший способ добиться этого — работать с людьми, вовлеченными в ту часть, на которой вы сосредоточены. Включите то, что вы узнали, при составлении схемы процесса, но продолжайте получать от них информацию в рамках редизайна.
Четко сформулируйте, что вы хотите изменить, а затем проведите мозговой штурм или другие групповые действия для сбора идей. На этом этапе не подавляйте предложения, независимо от затрат или ресурсов. Вы хотите исследовать в первую очередь.
После исследовательского шага вы сужаете круг решений, рассматривая идеи в реалистичном контексте.Применяйте анализ воздействия и рисков. Работайте над выявлением рисков и потенциальных точек отказа, чтобы лучше понять все последствия предложения, которое вы разрабатываете. Как только вы и группа придете к согласованному реалистичному подходу, вам нужно будет создать новую диаграмму, чтобы задокументировать все необходимые шаги.
Что нужно для этого?
Теперь, когда у вас есть план, вам нужно определить, какие ресурсы необходимы для его реализации. Перечислите все необходимое.Пройдите по надлежащим каналам, чтобы одобрить эти ресурсы и четко объяснить, почему они необходимы для доработки и улучшения процесса. Деловое обоснование может быть хорошим способом оправдать ваш запрос.
Внесите изменения
Внесите изменения в дизайн. Это может означать изменение существующих систем, команд и процессов. Звучит как проект сам по себе? Это потому, что это так, и вы должны организовать это как единое целое. Планируйте, распределяйте время и ресурсы, учитывайте риски и соберите команду для выполнения работы.
Обзор, проверка, проверка
Так же, как вы изучили существующие процессы, чтобы определить, где можно внести улучшения, вы захотите просмотреть свои улучшения. Следите за их прогрессом и убедитесь, что они достигают поставленных вами целей. Будьте готовы соответствующим образом скорректировать свой план по мере возникновения проблем.
Оставайтесь на связи со своей командой на всем протяжении. Получите от них информацию о том, как работает новый процесс. Спросите, не расстраивает ли их это на каком-либо уровне. Воспользуйтесь этой информацией и скорректируйте свой план, чтобы убедиться, что процесс на самом деле вносит улучшения, а не бессмысленные изменения.
ProjectManager.com может помочь в улучшении бизнес-процессов
При внедрении BPI может потребоваться большая подготовка, администрирование и управление, поэтому может быть очень полезно использовать инструменты управления проектами. ProjectManager.com имеет функции, которые могут помочь в улучшении бизнес-процессов, такие как онлайн-диаграммы Ганта, доски канбан, программное обеспечение для управления рабочими нагрузками, информационные панели в реальном времени и многое другое.
План с диаграммами Ганта
По мере того, как вы работаете над изменением дизайна процесса, вам понадобится временная шкала, на которой можно разместить задачи и сроки, чтобы убедиться, что вы планируете проект максимально эффективно.Здесь на помощь приходит онлайн-диаграмма Ганта. Все, что вам нужно сделать, это взять свой список задач и импортировать его в ProjectManager.com, и временная шкала заполнится этими задачами, которые можно связать, и можно отслеживать прогресс.
Визуализируйте рабочий процесс с помощью Канбан
Канбан ProjectManager.com — это визуальный инструмент, который поможет вам увидеть текущий процесс. Он очень гибкий и позволяет визуализировать свою работу и разделить доску Канбан по своему усмотрению. Вы можете разбить доску Канбан сколько угодно.
Эта видимость создает ясность, поэтому вы можете по мере необходимости развивать свой процесс для повышения эффективности. Это помогает всем в команде увидеть процесс с первого взгляда, что позволяет более совместными усилиями улучшить эти процессы. Визуализируя процесс, вы можете быстро увидеть, где есть узкие места в вашем процессе, и устранить их.
Отслеживание с помощью панелей мониторинга
Поскольку ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение для управления проектами, оно фиксирует ход вашей работы в режиме реального времени.Таким образом, панель мониторинга в реальном времени предоставляет вам один экран, на котором вы можете видеть все собранные вами данные о ходе выполнения, стоимости, рабочей нагрузке и т. Д., Связанных с процессом. Из этого обзора проблемы, которые мешают вам повысить производительность, часто быстро становятся предметом внимания.
Улучшение бизнес-процессов является ключом к поддержанию продуктивности вашего проекта и его соответствия общей организационной стратегии вашего бизнеса. К счастью, на ProjectManager.com есть инструменты, которые понадобятся вам для планирования, внедрения, отслеживания и распространения этих улучшений.Попробуйте сами с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.
Улучшение бизнес-процессов (Lean / Six Sigma)
Обзор услуг
Бизнес-процессы имеют основополагающее значение для производительности и способности каждой компании успешно реализовывать бизнес-стратегию. Технологии могут помочь, правильные люди важны и необходимы надлежащие поддерживающие структуры. Однако процессы являются ключевым механизмом, с помощью которого предприятия приносят пользу рынку. Но как компании наладить высокопроизводительные процессы? Ключевым моментом является понимание текущей зрелости и производительности процесса, определение требуемого уровня производительности и определение пути для достижения желаемой зрелости и производительности.
Оценка зрелости процесса требует многомерной перспективы, которая включает в себя разбивку ключевых элементов высокопроизводительного процесса и постановку таких вопросов, как:
Ясно ли определены, поняты и согласованы ли желаемые результаты с целями компании
Есть ли у процесса четкая ответственность и ответственность за эффективность?
Является ли процесс оптимизированным, оптимизированным, последовательным и стандартным?
Измеряется ли эффективность с помощью технологий, позволяющих достичь совершенства?
Business Process Improvement (BPI) — это средство для ответа на эти вопросы, развития процессов по кривой зрелости и миграции бизнеса клиента в сторону организации, ориентированной на процессы.
Наш подход к BPI основан на ценностях, что позволяет нашим клиентам максимизировать выгоды за счет оценки, определения и определения основных процессов, связанных с созданием ценности, организационных приоритетов и стратегических императивов. Мы тщательно рассматриваем текущую зрелость процессов и желаемые будущие потребности, чтобы применить правильный уровень инвестиций для получения получаемой выгоды. Наш подход к BPI также уникален тем, что мы применяем параллельный подход к предоставлению преимуществ за счет целенаправленных усилий по улучшению в сочетании с созданием возможностей для улучшения внутренних процессов.
Люди, которых мы привлекаем к реализации любой инициативы BPI, имеют опыт использования различных методов улучшения, включая DMAIC, Six Sigma и принципы бережливого производства. Многие из наших руководителей пришли из крупных консалтинговых компаний, где они начали уделять особое внимание совершенствованию процессов в самом начале своей карьеры и хорошо разбираются в объединении консалтинговых услуг и технологических решений для улучшения процессов.
Возможности услуг
Предложение
Centric по улучшению бизнес-процессов включает следующие услуги:
Определение процесса и документация
Оценка процесса и определение ценности
Усовершенствование процесса Lean / Six Sigma
Включение улучшения процессов
Определение процесса и документация
Во многих организациях отсутствует базовое понимание текущих процессов, помимо тех, которые непосредственно выполняют работу.Поскольку люди приходят и уходят, часто требуются титанические усилия для выполнения работы, что может представлять значительные риски для бизнес-операций. Понимание того, как работают сквозные процессы, взаимосвязей между ними и того, как они вносят вклад в производство продуктов или предоставление услуг, имеет фундаментальное значение для улучшения процессов и операционной эффективности.
Centric работает с нашими клиентами, чтобы определить иерархию процессов, составляя перечень процессов и подпроцессов внутри организации и показывая, как различные процессы взаимосвязаны.По сути, эту иерархию можно рассматривать как скелетную дорожную карту для определения сквозного выполнения работы. Затем Centric работает с нашими клиентами над документированием основных процессов, используя нашу проверенную методологию документации и наборы инструментов. Полностью задокументированные основные процессы предоставляют клиентам четкое представление о пошаговых задачах в процессе, поддерживающих приложениях, ресурсах, контрольных точках, болевых точках и возможностях улучшения. Он также дает общее представление о том, как каждая часть бизнеса или функции способствует доставке продуктов и / или услуг.
Оценка процесса и определение ценности
Хотя улучшение процессов обычно может повысить ценность во всех сферах бизнеса, важно сосредоточить начальные усилия на областях, которые оказывают наибольшее влияние на производительность (например, стоимость, качество, обслуживание). Это помогает получить первые финансовые выгоды, а также придает импульс переменам.
Centric разработал комплексный подход к методической и логической оценке, расстановке приоритетов и нацеливанию улучшений процессов на основе общей ценности, приоритетов организации и стратегических императивов.Подход Centric начинается с понимания «голоса клиента» в отношении ожидаемых результатов, потребностей и предполагаемых проблем. Затем мы используем как качественную, так и количественную аналитику, чтобы определить, насколько процессы соответствуют ожиданиям производительности, а также выявить проблемы и возможности. Возможности улучшения процесса затем количественно оцениваются и устанавливаются приоритеты на основе потенциальной выгоды и уровня усилий, которые необходимо решить.
Lean / Six Sigma Process Improvement
Часто организации устраняют симптомы проблемы с производительностью процесса, не понимая основную причину или влияние проблемы. Выявление и истинное понимание первопричины производительности процесса имеет решающее значение для эффективного улучшения процесса.
Существует множество проверенных методов улучшения процессов, включая Lean, Six Sigma, TQM и т. Д. Точка зрения Centric состоит в том, что ни один подход не работает во всех ситуациях. Квалифицированные специалисты Centric используют лучшие инструменты и аналитику из различных дисциплин по мере необходимости, исходя из того, что наиболее подходит для среды клиента. Мы комбинируем эти инструменты со знаниями отрасли и процессов для выявления и реализации возможностей улучшения с добавленной стоимостью.
Включение улучшения процессов
Для организаций недостаточно рассматривать улучшение процессов как разовые или периодические события. Ключевым моментом является постоянное внимание к управлению процессами и постоянному совершенствованию. Для организаций, стремящихся перенять процессную направленность своего бизнеса, создание и развитие его изнутри может стать огромной проблемой. Даже попытка нанять сотрудников с такой способностью может быть сложной задачей, когда опыта еще нет. Установление процесса — это не просто явление.Его также нельзя купить или взять напрокат. Это то, что нужно формально культивировать и собирать с течением времени.
Centric обладает методами, инструментами и опытом, чтобы успешно помогать нашим клиентам в создании основных возможностей для улучшения процессов, управления и постоянного улучшения. Для этого Centric часто работает с клиентами над созданием процесса «Центр передового опыта» (COE). Целью COE является обеспечение улучшения процессов внутри организации с помощью образования и обучения, стандартизированных наборов инструментов и методологий, набора и разработки ресурсов, внедрения вспомогательных технологий, таких как BPM и мониторинг / измерение бизнес-процессов, а также организация, определение приоритетов и управление проектами улучшения процессов. через функцию PMO.
7 шагов по улучшению бизнес-процессов
Бизнес-процесс — это любая серия связанных задач, которые заканчиваются тем, что компания предоставляет продукт или услугу покупателю или клиенту. Неэффективные процессы приводят к недовольству клиентов, недовольным сотрудникам и, возможно, даже к срыву сроков доставки.
Лучший способ справиться с неэффективными процессами — это улучшить их.
Почему важны эффективные бизнес-процессы
Эффективные процессы сокращают рабочую нагрузку и оптимизируют предоставление продукта или услуги.Процессы могут включать даже относительно простые задачи. Например, простые финансовые процессы, такие как выставление счетов клиентам, — это процесс.
Когда бизнесу не удается улучшить и оптимизировать свои процессы, он рискует отстать на рынке и потерять клиентов в пользу конкурентов. Улучшение процессов может быть таким же простым, как наличие методологии для выполнения сложной задачи или распределение этой задачи среди других членов команды.
Как объяснялось в этом обсуждении, улучшение бизнес-процессов — это постепенный процесс.Изменения, происходящие с компанией, не повлияют сразу ни на что в краткосрочной перспективе. Потенциальное изменение эффективности бизнеса с течением времени — вот на чем должна сосредоточиться команда по совершенствованию процессов.
1. Определение процесса
Первым шагом в любой стратегии улучшения бизнес-процессов является точное определение того, какой процесс компания хочет улучшить. Обычно команды, которые работают над улучшением процессов, используют диаграммы, такие как блок-схема или схема плавания. Как сообщает Lucid Chart, диаграмма плавательных дорожек выполняет функции типичной блок-схемы, но также распределяет обязанности по определенному человеку или отделу.
Пример диаграммы плавательной дорожки процесса
Определение процесса может означать использование информации от людей, которые ежедневно имеют дело с процессом. Собеседования и обсуждения помогают проинформировать команду по улучшению процесса о подшагах, которые могут быть не сразу очевидны.
2. Изучите связанные возможности
В ходе интервью для определения процесса люди, которые регулярно используют этот процесс, могут предложить понимание потенциальных улучшений, которые могут принести пользу системе.Эти связанные возможности, возможно, стоит изучить, если они еще больше повысят эффективность системы.
Разработка подробного описания проблемы дает группе по улучшению процесса понимание того, где могут и должны произойти изменения в работе. Кроме того, команда может точно определить и удалить посторонние шаги и подэтапы в процессе, если они не служат какой-либо цели.
3. Анализ процесса
На этом этапе группа улучшения процессов может взглянуть на диаграмму дорожек и выяснить, где в системе возникают узкие места.Как отмечает Kiss Flow, без надлежащего этапа анализа команды могут тратить время и ресурсы на поиск проблем на лету.
Как правило, этап анализа можно разбить, задав несколько уместных вопросов, например:
Где происходит большая часть затрат для бизнеса?
Кажется, что какие-то шаги создают узкое место?
Какая часть процесса больше всего расстраивает клиентов или членов команды?
Где чаще всего возникают задержки?
На какой шаг или подэтап процесса уходит больше всего времени?
Методы анализа, такие как анализ первопричин или причинно-следственный анализ, могут помочь команде решить основные проблемы, которые вызывают проблемы.Решение самих проблем касается только симптомов проблемы, которые появятся позже и потребуют от команды решения снова.
4. Редизайн системы
После того, как команда выявила основные проблемы, влияющие на процесс, они приступают к его изменению, чтобы устранить эти проблемы. На первом этапе мозгового штурма идеи уже на столе. Как только команда сгенерирует достаточно обширный список решений, они могут начать сужать те, которые не рентабельны или требуют слишком много времени для реализации.
Выбранные решения должны быть подвергнуты анализу рисков и анализу воздействия, чтобы увидеть полный объем предлагаемого командой решения и возможные последствия внедрения этого решения.
5. Найдите доступные ресурсы
После завершения плана перепроектирования системы группе необходимо найти ресурсы, которые у них есть для реализации редизайна. Эти ресурсы могут варьироваться от человеческих ресурсов до программного обеспечения, оборудования и инфраструктуры.
Связь с отделом кадров, ИТ и другими заинтересованными сторонами помогает команде понять, как будет происходить реорганизация их системы, а также проинформировать их о любых внутренних проблемах, которые могут повлиять на завершение процесса.
6. Институт изменений и информирование заинтересованных сторон
Хотя улучшение бизнес-процессов может быть постепенным, время от времени происходят масштабные изменения, которые потрясают бизнес до его сути. Улучшения могут потребовать замены команд, инфраструктуры и даже аппаратных и программных систем.Включение этого изменения может потребовать управления всем проектом в отдельности.
Еще одна серьезная проблема, с которой сталкивается усовершенствование процессов, — это неспособность многих людей принять изменения. Чтобы справиться с этим, команда может использовать теоретические модели, такие как 8-ступенчатая модель изменения Коттера. Как упоминается в «Образовательных бизнес-статьях», модель представляет собой простой метод реализации командной работы, прозрачности и коммуникации в методологии улучшения процессов.
7. Обзор процесса
Как было сказано изначально, улучшение процесса — это постепенный процесс.Даже недавно обновленные процессы не работают должным образом, потому что мир — место непредсказуемо. Чтобы предложить предложения для следующей итерации процесса, необходима система постоянного обзора.
Такие методологии, как кайдзен, могут быть полезны для повышения эффективности процесса на каждой итерации. Кайдзен, по определению Kaizen Institute, — это система непрерывного совершенствования, применяемая к долгосрочной конкурентной стратегии бизнеса.
Немедленно ничего не происходит
В нашем быстро меняющемся цифровом мире мы привыкли ожидать немедленных результатов во всем, что мы делаем.Это нереалистичные ожидания, когда речь идет об улучшении бизнес-процессов.
Вместо этого команды, занимающиеся улучшением бизнес-процессов, смотрят на время как на серию циклов, каждый шаг приближается к достижению полной эффективности. Изменения, происходящие в организациях, особенно те, которые влияют на повседневные задачи компании, происходят постепенно. Наличие группы по совершенствованию бизнес-процессов позволяет компании сохранять свои конкурентные преимущества за счет постоянной оптимизации процесса производства или доставки.
Саманта Уоллес — ветеран технического писателя и редактора, работавшая в нескольких компаниях электронной коммерции. Она освещает технологии в Интернете более пяти лет.
Она — контент-адвокат GreenwingTechnology.com.
5 лучших шагов для улучшения бизнес-процессов
В бизнесе всегда есть возможности для улучшения, особенно когда речь идет о текущих процессах. Именно здесь на помощь приходит улучшение бизнес-процессов, особенно с учетом того, что технологии, ожидания клиентов и культура на рабочем месте продолжают развиваться.
Независимо от того, являетесь ли вы новым бизнесом или существующим долгое время, это всегда оказывается полезным упражнением для анализа, оценки и улучшения повседневной работы вашей компании. Финансовые директора все чаще сталкиваются с болевыми точками, когда дело доходит до соблюдения нормативных требований, финансов, а также внутренней и внешней коммуникации. Применяя BPI, вы можете найти пробелы в технологической цепочке, чтобы облегчить вашу работу.
Скоро
1. Что такое улучшение бизнес-процессов (BPI)?
2. Преимущества улучшения бизнес-процессов?
3. Методологии и инструменты BPI, которые помогут вам
4. Шаги по улучшению бизнес-процессов: 5 способов начать
Что такое улучшение бизнес-процессов (BPI)?

Улучшение бизнес-процессов — это подход к оценке и изменению существующих бизнес-процессов для повышения эффективности, улучшения рабочего процесса и увеличения производства.
Но, во-первых, что такое бизнес-процесс? Существует много типов бизнес-процессов, и все они вращаются вокруг задач, которые ваши сотрудники и команда выполняют для достижения результата, будь то продукт или услуга, клиентам, заинтересованным сторонам и / или спонсорам.
Бизнес-процессы можно разбить на три основные категории, а именно:
Операционные: Они относятся к потоку создания ценности, например, счета клиентов, заказы, отгрузка, производство и т. Д.
Управление: Сюда входят процедуры для надзора, составления бюджета и коммуникации.
Поддержка: Эти процессы выполняются вспомогательными группами, такими как бухгалтерский учет, техническая поддержка, набор персонала и т. Д.
Лучшее соответствие: Когда вы знаете, как процессы должны выполняться, вы можете применять соответствующие методы на соответствие на соответствующих этапах.Риск соответствия — реальная угроза для финансовых директоров, поэтому знание того, как работает ваша отчетность, может помочь обеспечить оптимизацию процесса и его тщательное управление. Если это еще не сделано, весь этот процесс можно автоматизировать с помощью программного обеспечения для автоматизации процессов, которое обеспечит правильное соблюдение нормативных требований, не возлагая на кого-либо единоличную ответственность.
Преимущества улучшения бизнес-процессов?
Если вы спрашиваете, почему вы тратите время на улучшение бизнес-процессов, вот лишь некоторые из преимуществ такого упражнения:
Decrease Time: По сути, сокращение рабочего времени экономит деньги и может привести к повышение удовлетворенности клиентов.
Повышение качества продукции: Предлагаете ли вы продукт или услугу, приоритетом всегда является обеспечение наилучшего качества обслуживания клиентов для удовлетворения и лояльности. Такое улучшение операционного процесса увеличит чистую прибыль и поможет удержать клиентов, что важно, поскольку привлечение нового клиента обходится в пять раз дороже, чем удержание существующего.
Уменьшить количество ошибок: Если процесс не работает гладко, есть больше места для ошибки. Этого можно избежать, обнаружив проблемы в процессе.
Меньшие отходы: Процесс может усугублять человеческие усилия и / или технологические отходы, которые можно устранить.
Методологии и инструменты BPI, которые помогут вам
BPI может принимать свою форму и форму в различных методологиях, и каждая из них является вопросом предпочтений. В зависимости от вашей команды и ваших предпочтений вы можете выбрать, как реализовать улучшение бизнес-процессов, используя один из следующих методов:
Six Sigma: Используя статистический подход, Six Sigma требует процедуры, известной как DMAIC, что означает Define, Измеряйте, анализируйте, улучшайте и контролируйте.Шесть сигм лучше всего подходят для процессов, которые имеют определенные входные (x) и выходные (y), такие, что y = f (x), что означает, что если вы можете управлять входом, вы можете управлять выходом.
Бережливое производство: Бережливое производство — это уникальный подход к выявлению потерь. В нем участвуют сотрудники, и он основан на постоянном совершенствовании, чтобы максимизировать ценность для клиентов и минимизировать потери. Он работает следующим образом:
Определите ценность (то, что ваш бизнес предоставляет клиенту),
отобразите поток создания ценности (как вы доставляете указанный продукт / услугу своему клиенту),
Создайте поток (определите, где вы можете удалить потраченное время на ускорение процесса),
Установить тягу (каждый шаг зависит от работы только после завершения предыдущего шага в процессе),
Стремиться к совершенству (быть готовым выявить проблемы, чтобы их можно было решить).
Гибкое управление: Гибкое управление лежит в основе организаций, занимающихся разработкой программного обеспечения, но также распространяется и на другие предприятия. Признавая и реагируя на быстрые изменения в окружающей среде, быстрое улучшение бизнес-процессов предполагает сотрудничество с клиентами, быстрое производство и гибкость для адаптации. Он основан на философии «быстрого отказа» и извлекает выгоду из прозрачности и расширения прав и возможностей сотрудников.
Total Quality Management (TQM): Хотя TQM кажется менее популярным в наши дни, чем другие методологии, TQM полезен для обеспечения долгосрочного удовлетворения через удовлетворенность клиентов.TQM — это надежный подход к BPI, который требует: участия всех сотрудников, ориентирован на клиента, процессно-ориентированный, интегрированный, систематический и предполагает постоянное улучшение, принятие решений на основе фактов и обмен информацией.
Kaizen: На японском языке Kaizen означает «непрерывное улучшение», и поэтому этот метод фокусируется на последовательных и небольших изменениях, которые необходимо внести для улучшения. Это подход, основанный на восходящем принципе, поэтому каждый чувствует себя вправе вносить небольшие изменения, которые улучшают работу всей системы.
Этапы улучшения бизнес-процессов: 5 способов начать
Теперь у вас может быть представление о подходе, который вы хотите использовать для улучшения бизнес-процессов в своей организации, но с чего именно начать? Вот 5-этапный процесс.
1. Краткое содержание: что нужно изменить?

Начните с вопроса «что нужно изменить?» Вы можете использовать отображение бизнес-процессов для создания обзора текущих бизнес-процессов. Как и в случае с любыми другими изменениями, вы должны сначала признать наличие проблемы.
Как только вы определите, куда вам нужно приложить ресурсы и энергию, вы можете использовать улучшение бизнес-процессов, чтобы восстановить процесс. На этом этапе вы даже можете внедрить инструменты автоматизации данных и улучшения процессов для анализа процессов, рабочего процесса и повышения ответственности ответственных сторон.
2. Проанализируйте болевые точки
Выявите, где что-то не работает, как можно лучше. Вы можете использовать всю команду, чтобы предоставлять отзывы и задавать вопросы о процессах.
Например, если в отделе есть узкое место из-за разрозненных данных, вы можете рассмотреть возможность внедрения платформы автоматизации бизнес-процессов, которая позволит в любое время получать доступ к данным любому лицу, имеющему разрешение в вашей организации. Это улучшит общение и позволит всем легко видеть статус рабочего процесса с помощью аналитики, отчетов и информационных панелей в реальном времени. Таким образом, ваши сотрудники несут ответственность и имеют право принимать более обоснованные решения.
Например, вы можете попробовать метод «5 почему», который начинается с вопроса, а затем отслеживает ход мышления, задавая вопрос «почему?» Пять раз, чтобы добраться до сути того, почему что-то делается определенным образом, и найти, где логика или процесс ломаются.
3. Редизайн: разработка процесса, создание стратегии
Естественно, каждый бизнес индивидуален, поэтому улучшение бизнес-процессов — это не универсальный подход. Вместо этого важно обрисовать в общих чертах цели вашего бизнеса, чтобы вы могли определить правильные показатели для оценки изменений процесса.
Создайте стратегию, включив команду и делегируя ответственность за каждый этап процесса. Таким образом, каждый человек несет ответственность за свою работу, и все вместе это принесет пользу всей организации.
4. Внедрение: готово
Поскольку предприятия работают не в одиночку, вам необходимо участие как сотрудников, так и заинтересованных сторон. Получите как приверженность, так и поддержку, обрисовав в общих чертах, что улучшится с этим изменением процесса.
Большинство людей опасаются изменений, но если вы сможете объяснить причины, вам будет легче получить ресурсы, необходимые для их выполнения.