Срочное важное таблица: матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат – и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

• дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
• экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
• срочные звонки
• форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего!»

2. Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов:  есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

• плановая работа
• анализ и оценка рабочих моментов
• спортивные занятия
• приготовление пищи
• ремонт одежды, стирка
• уборка

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3. Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

• навязанные и не важные лично вам встречи
• празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону
• уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
• внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию  «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц.сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых.

К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро.
2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков – мои планы в основном остаются в категории «важных и несрочных», а не переходят в «срочные». Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже? Например, я начала контролировать своего «пожирателя» времени — время в соц. сетях.

P.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

 

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех.

В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

 

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

 

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными.

Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

 

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

1. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

   Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель.

А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

 

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет
2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

 

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

как отличить срочное от важного

  

 

Вы часто говорите себе: можно было бы добиться большего и в бизнесе, и в учебе, и в своих увлечениях, будь у меня поменьше дел? Действительно, мы заняты всегда, почти круглосуточно. Бесконечная суета отнимает все силы и при этом регулярно возникает ощущение, что из внимания ускользает что-то реально значимое и серьезное. Либо на важное остается совсем мало времени и уже не получается сделать это по-настоящему качественно.

Текст: Юлия Сонникова

 

На самом деле, существуют инструменты, которые помогают расставить приоритеты и успеть сделать важное. Один из них — матрица Эйзенхауэра: метод, проверенный многими успешными в своей жизни людьми. Руководители компаний используют ее для планирования и мониторинга собственной активности и активности своих подчиненных. Но она так проста и эффективна, что ее можно рекомендовать даже домохозяйке, создающей дизайн своей квартиры.

Потренировавшись несколько раз, вы будете почти автоматически «раскидывать» задачи на важные и срочные, на те, что можно сделать позже, и те, которые Должны занимать гораздо меньше вашего внимания. Если позволить себе пафосный слог, то матрица позволяет в рутине нескончаемых срочных дел не забыть про собственную жизненную миссию.

Конечно, каждый по-своему понимает и использует этот инструмент.

Ниже — один из вариантов эффективного использования матрицы. Читайте, пробуйте и успевайте все, что для вас важно!

 

Как построить:

Разбейте поле на 4 квадранта:

Задачи А «Срочно — Важно» (эдакий квадрант «Проснулся!» или «Пожар!»).

Задачи Б «Не срочно — Важно» (ключевой, основной рабочий квадрант, в котором не только достигаешь качественного результата, но и развиваешься, делегируешь, празднуешь успех и т. д.).

Задачи В «Срочно — Не важно» (это вся суета, которая и не наша часто, а делаем-таки, осознанно или потому что «так повелось»?).

Задачи Г «Не срочно — Не важно» (это вообще пустое: решать эти задачи — то же, что отвечать на откровенный спам).

 

Что «Важно»?

Организация, в которой мы работаем, определила эти задачи до нас и за нас. Это, собственно, те задачи, ради исполнения которых нас и пригласили работать в компанию: наши должностные обязанности, задачи, которые ставит нам непосредственный (административный) руководитель или руководитель проекта, в котором мы участвуем. Это не ваше личное понимание: важно это во вселенском масштабе или нет?

Все более прозаично: важно то, ради чего вас позвали на эту позицию. И если каждый будет выполнять эти задачи, всем будет счастье.

 

А что «Срочно»?

То, что имеет вполне определенный срок. Чаще всего срочно — когда срок уже оооочень близко.

 

Как выглядит Матрица?

 

 

 

Что можно сделать прямо сейчас?

 

Выполните простое упражнение:

1. Перечислите все цели и задачи, которые вы планируете выполнить. Список должен быть пронумерован.

2. Проранжируйте каждое дело по шкале от −5 до 5 в категориях «Срочность», «Важность» в таблице 1. Большие цели («Слонов») делите на отдельные задачи («Бифштексы») и присваивайте ранг «Срочность» и «Важность» каждому отдельному «бифштексу».

3. В таблице 2 распределите все дела по полю, исходя из рангов Срочности и Важности.

4. Определяйте приоритетность задач, двигаясь по полю от правого верхнего угла («Срочно — Важно») к левому нижнему углу («Не срочно — Не важно»).

5. Выполняйте согласно приоритетам.

6. Наслаждайтесь порядком и успехом. Ведь Успех — это еще и успеть.

Матрица Эйзенхауэра | Тайм-блог

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы:

Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.

Вот так выглядит уже заполненная матрица:

Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

• Она потеряет актуальность;
• Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
• Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

• Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
• Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
• Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

• Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
• Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
• Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
• Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Перечислим самые популярные варианты.

Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.

Канбан. Канабан-доска — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».

Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:

• Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
• Использовать метки (теги, ярлыки) «важно» и «срочно». Фильтруя задачи с помощью этих меток, можно быстро найти дела из нужного квадрата. Такой способ актуален, например, для сервиса Todoist.
• Использовать значки приоритета (флажки, звездочки и т. п.). Наивысший приоритет можно установить для задач из квадрата A, средний — для задач из квадрата B и так далее.

eisenhower.me. Популярный на Западе онлайн-сервис для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.

Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Достоинства и недостатки метода

Матрицу Эйзенхауэра сегодня часто преподносят как идеальный способ расстановки приоритетов, который безупречно работает чуть ли не в любой ситуации. Но это не так: у матрицы, как и у других техник тайм-менеджмента, есть свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их по порядку.

Достоинства

1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и какой-нибудь карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.

2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.

3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе и т. д. Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.

4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.

5. Удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица помогает быстро выявлять недостатки в своей системе планирования. Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами.

6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.

Недостатки

1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию.

И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть.

Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта.

2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:

Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.

3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность и т. д.

4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего.

Все, разумеется, зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начинать свой день с чего-нибудь менее важного, но легкого: это помогает безболезненно «втянуться в работу».

Поделиться:

Матрица Эйзенхауэра — инструмент личной эффективности

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

25 работающих техник тайм-менеджмента

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I — те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно — прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное? Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что — суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

B. Важные и несрочные. C. Неважные и срочные.

D. Неважные и несрочные.    A. Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих — «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные»…   B. Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В. Присмотритесь к своим делам «А» — может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины? Не тратить массу времени на совещания, а потрудиться внедрить в корпоративную культуру правильные принципы их организации? Инвестировать время в обучение подчиненного, но зато избавить себя от аварийных ситуаций, связанных с его ошибками?   C. Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела «А». Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела «С» создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф.У.Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.  D. Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.   Как отделять важные дела от неважных? Гуру менеджмента Питер Друкер говорит, что важен здесь не столько анализ, сколько смелость.    Выбор приоритетного — всегда риск. Друкер дает такие принципы расстановки приоритетов: 1. Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое. 2. Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах. 3. Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими. 4. Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.   Имейте в виду также правило Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. Концентрируйте внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их записывайте в важные.     Умение отделять важные дела от неважных — одно из важнейших в тайм-менеджменте. Нет ничего проще этого правила, но ему сложнее всего следовать. Никакие теоретические объяснения этому не научат — пробуйте, оценивайте, задействуйте интуицию — и через некоторое время вы будете выделять важнейшее почти автоматически.   Дела, «разбросанные» по таблице важности-срочности, полезно держать перед глазами, составляя план на год и на неделю. Можно ввести обозначение для каждого типа дел (цветом, количеством восклицательных знаков…), и подписать на схеме целей. Можно еще раз подумать о делегировании, особенно касательно срочных, но неважных задач. Особое внимание обратите на то, что здесь идет речь не о масштабности задач, а о важности. Т.е. даже мелкое дело может быть очень важным и срочным (а значит приоритетным), если выполнение его именно сейчас предотвращает большие убытки в будущем.   Таблица распределения задач по приоритетности   Планирование на год   Нарисуйте (лучше на клетчатой бумаге) более подробный рисунок предстоящего года (считая от настоящего момента). Изобразите год в виде прямой. Детальность разметки может быть разной: для более загруженных месяцев подневная, для менее загруженных — понедельная. В списке целей и задач для каждой цели подпишите критические сроки, от которых сильно зависит результативность, и обозначьте их на графике. Выделите в каждой цели наиболее крупные и серьезные задачи, а также небольшие, но критически важные (когда небольшое вложение усилий сейчас предопределяет значительные изменения впоследствии). Исходя из критических сроков, приблизительно распределите дела по графику (чем ближе к настоящему моменту, тем точнее это нужно делать). Делайте это, сверяясь с таблицей приоритетов.   Если дел ощутимо больше, чем позволяют сделать сроки и ресурсы, пересматривайте список целей — отсеивайте, делегируйте. То, что можно отложить без большого вреда на более далекую перспективу — откладывайте.   Имейте в виду, что получившийся план года нужно будет пересматривать на год вперед каждую неделю или каждый месяц (отсчитывая год каждый раз от момента планирования — т.е. методом скользящего планирования). Поэтому не пытайтесь сделать его слишком детальным и точным — обращайте особое внимание только на ближайшие несколько недель. Если у вас не так много проектов, жестко привязанных к времени, то это может быть даже не план на год, а просто список важнейших проектов в порядке приоритетности.   План дел на год   Планирование на неделю   Нужно сделать то же самое, что с годом. Для этого удобно изобразить неделю в виде одной прямой, разбитой на части дней (утро-день-вечер), особо важные дни можно разбить более детально — на часы. Обычно используемые двухмерные графики (дни в строчку, часы в столбик) здесь менее удобны, так как не дают такого хорошего обзора недели как сквозного целого, канала, по которому непрерывным потоком идут корабли дел.   Из годового графика выпишите дела, которые вы привязали к ближайшей неделе. Если есть необходимость, можно структурировать их более детально, чем это сделано в схеме целей.   Определите критические моменты недели, особо важные для выполнения каких-либо дел. Распределяйте дела по неделе так же, как вы делали это с годом. Не пытайтесь распланировать все слишком детально. Обязательно оставляйте резервы, нераспланированные участки, особенно в те моменты, в которые наиболее вероятны какие-нибудь непредвиденные обстоятельства. Количество таких незанятых участков должно составлять до 40% времени.   И на уровне недели, и на уровне дня старайтесь поставить важнейшие дела раньше менее важных. Лучше пусть будет сделано одно важное дело и не сделано одно неважное, чем оба будут сделаны кое-как или недоделаны.   Наконец, каждый день вечером просматривайте и уточняйте недельный план, и выписывайте на отдельную бумажку все дела на завтрашний день. При этом желательно распределить их по убыванию важности, и выполнять в том же порядке. Не жалейте на это нескольких минут — такая работа упорядочит дела в голове, и вы вовремя вспомните о нужном и сумеете отдать предпочтение важному.   План на неделю и список задач на день   Техника личной работы   Сейчас у вас нет времени на то, чтобы навести хороший порядок в ваших документах, книгах и прочих важных источниках информации. Но для начала можно простейшим образом упорядочить их по приоритетности, что вложением 20-ти % усилий даст 80% порядка.   Все места вашей активной работы (письменный стол, содержимое компьютера) должны быть разделены на три основных области. Первая, наиболее близкая и поддерживаемая в порядке — область для критически важной информации. Например, центр рабочего стола, «Рабочий стол» компьютера. Вторая по важности область — для информации второй степени важности и срочности. Например, окраины стола и папка «Мои документы» компьютера. Третья область — для менее важной информации, это могут быть ящики стола, другие папки компьютера, итд. Не так важно поддерживать порядок внутри областей, но важно четко разделить между собой эти три области, чтобы важную и срочную информацию вы без проблем могли находить быстро.   В первую область положите бумаги, касающиеся ближайшего и важнейшего дела. Во вторую — вашу яркую папку «Система моей работы». И не забывайте в нее заглядывать регулярно!

Срочное или важное – Планировщик Личный Маяк

Выбор главных и самых важных дел сам по себе является одной из сверх важных задач для каждого человека. Такой выбор определяет не просто Ваши действия и стремления. Этот выбор зачастую определяет Вашу судьбу, то как Вы проживете свою жизнь!

Самое важное в жизни

Чтобы правильно определить самые главные и важные дела воспользуйтесь следующей методикой:

Для начала классифицируем все дела по срочности и важности.
Получится таблица с квадратами I, II, III и IV:

	Срочные	Не срочные
Важные	I	II
Не важные	III	IV

Срочные дела требуют, чтобы ими занялись немедленно, прямо сейчас.

Важные дела оказывают существенное влияние на результат Вашей деятельности.

Дела из Квадрата I являются срочными и важными.
Часто они приобретают характер проблемы или кризиса. Каждому, время от времени, приходится с ними сталкиваться. Однако, сколько бы Вы ни суетились в Квадрате I, он будет беспрерывно расти, и, наконец, Вы почувствуете себя целиком и полностью в его власти. Это все равно, что бороться вплавь с прибрежным морским течением. Немало новичков, пытаясь достичь берега кратчайшим путем, истратив все свои силы на борьбу с течением, так и не смогли добраться до берега. Опытные пловцы, используя силу течения, перемещаются вдоль берега, и, найдя подходящее место, выбираются на сушу.

Выполняя дела из Квадрата III (срочные и НЕважные), человек также находится в состоянии постоянной суеты, часто думая, что срочное и есть важное. В действительности же, срочность этих дел часто диктуется определенными приоритетами или ожиданиями других людей, и только уводят Вас от Вашего успеха. Именно в квадрате III Вы карабкаетесь на чужую стену!

В Квадрат IV (дела несрочные и неважные) некоторые люди перемещаются, пытаясь вырваться из суеты срочных дел.
Такой вариант решения проблемы, даже при получении кратковременного успеха, является вопиющей безответственностью перед собой, и ведет в дальнейшем к ощущению себя беспомощной жертвой. Как итог, такие люди нуждаются в моральной и материальной поддержке.

Эффективные люди ищут не проблемы, а возможности. Они не оправдывают себя сложностью ситуации, а заняты поисками решений. Развивая в себе способность предвидения, они просчитывают комбинацию на много ходов вперед и сосредоточены на делах из Квадрата II – основе продуктивного образа жизни. Сюда относятся: создание прочных отношений с окружающими; написание индивидуальной программы, перспективное планирование, подготовка и профилактика – все то, что должно быть сделано, и чего многие под разными предлогами никогда не делают.

Концентрация усилий на важных и несрочных делах Квадрата II закладывает прочный фундамент будущего успеха. Деятельность становится более плодотворной. Кризисы и проблемы сводятся к минимуму. Вырабатывается навык заблаговременно предотвращать, либо быстро улаживать проблемы, не позволяя им перерасти в кризисы.

Отдавая приоритет делам из Квадрата II, важно уметь говорить «нет» другим делам, иногда и срочным. Даже если срочное ХОРОШО, оно, всё равно, отвлекает силы от ЛУЧШЕГО, мешает достичь самых важных целей.

Важно!!! Противостоять делам из Квадратов I и III нелегко. Все, кто пытается сделать это за счет силы воли, рано или поздно выдыхаются и, начав заниматься чем-то полезным для себя, в дальнейшем прекращают эти занятия. Знайте, что оставаться в Квадрате II поможет только сильная внутренняя мотивация четвертого уровня управления.

Итак:

1. Деятельность в Квадратах I, III и IV приводит к возникновению кризисных ситуаций, заставляет действовать в условиях суеты и срочности.
2. Деятельность в Квадрате II – прочное основание успеха, имеет бескризисную природу. Всегда показывает правильное направление движения.

Личный Маяк поможет вам находиться на четвертом уровне управления временем и поддержать сильную внутреннюю мотивацию действий в Квадрате II

Напишите как Вы сами определяете

Самое важное в жизни

Введение и 3-минутное видеоурок

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вам следует либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Наше бесплатное видеоурок на YouTube продолжительностью менее 3 минут «Понимание матрицы Эйзенхауэра»

Откуда взялось название?

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайт должен был постоянно принимать трудные решения о том, на каких из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. Это, в конечном итоге, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Приоритезация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с разными стратегиями работы:

➀ Сделай первый Сначала сосредоточьтесь на важных задачах , которые нужно выполнить в тот же день.	➁ График Важное, но не очень срочное дело нужно запланировать.
➂ Делегат Что срочно, , но менее важно, передать другим.	➃ Не делай Что ни срочно, ни важно, и вообще не делай.

Мы называем первый квадрант Сделайте первый квадрант , так как его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены сегодня или самое позднее завтра. Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сконцентрироваться, пытаясь сделать как можно больше.

Примером такого типа задач может быть просмотр важного для вашего руководителя документа.

Второй квадрант мы называем Расписание . Его задачи важны, но менее актуальны. Здесь вы должны перечислить задачи, которые нужно добавить в свой календарь.

Примером этого может быть давно запланированный перезапуск занятий в спортзале.

Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше вещей незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, снижая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумного срока в ближайшем будущем, когда появляется новая задача.

Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы передать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочны. Вам следует отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время встречи, чтобы позже проверять их прогресс.

Примером делегированной задачи может быть кто-то, кто звонит вам, чтобы попросить срочную услугу или попросить вас выйти на собрание. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив более подходящего человека для работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.

Четвертый и последний квадрант называется Не делайте , потому что он помогает вам разобраться в вещах, которые вам вообще не следует делать.

Обнаруживайте и исключайте вредные привычки, такие как беспричинный серфинг в Интернете или слишком долгие игры, они дают вам повод не справляться с важными задачами в 1-м и 2-м квадрантах.

5 советов по управлению временем при работе с матрицей Эйзенхауэра

Рекомендуется
Чтение

7 привычек
высокоэффективных людей
Стивен Кови

1. Внесение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.
2. Попробуйте ограничиться не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавить еще один, завершите сначала самое важное. Помните: речь идет не о сборе, а о завершении заданий.
3. Всегда следует вести только один список как для деловых, так и для личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или себя в конце дня.
4. Не позволяйте никому отвлекать вас.Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утро, а затем работайте над своим делом. И, в конце концов, наслаждайтесь ощущением завершения.
5. Наконец, постарайтесь не откладывать на потом. Даже не переусердствуя со своими делами.

Дополнительные советы см. В нашем всеобъемлющем введении в управление временем.

Чего вы ждете?

Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст «Матрица Эйзенхауэра»!

Инструменты коучинга 101: Матрица неотложных и важных вопросов — что это такое и как ее использовать! | Launchpad

Матрица срочно-важного — это мощный инструмент для повышения производительности и управления временем, который помогает людям более эффективно управлять своим временем. Это отлично подходит для самых разных коучей: от карьерного, исполнительного и бизнес-коучинга до жизни и даже духовного коучинга.

Это также отличная модель, которой можно поделиться с молодежью и всеми, кто неорганизован, чтобы помочь им быть более сосредоточенными, и это убедительный экспериментальный инструмент для использования на семинаре или семинаре. Разве не было бы неплохо прокатиться на волне, а не наоборот?

Что ж, бывший президент США Эйзенхауэр использовал этот так называемый «принцип Эйзенхауэра» для организации своих задач.Его цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Именно доктор Стивен Кови (обладатель известности «Семь навыков высокоэффективных людей») принял эти концепции широко, назвав их в своей знаменитой книге «Матрица срочности и важности».

Квадрант 1 — Кризисные или «важные и срочные» задачи

What: Задачи, попадающие в этот квадрант, включают сроки, срочные встречи, неотложные проблемы, кризисы и пожаротушение. Это может быть что угодно, от просроченного проекта или отчета до жалоб клиентов, серьезного узкого места или сбоя бизнес-процесса вплоть до прорыва трубы или проблемы со здоровьем, такой как зубная боль, которую не устранить!

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы испытываем стресс и выгораем.

Действие: Свести к минимуму время, проведенное в этом квадранте, путем определения приоритетов, планирования и делегирования, т.е. проводить больше времени в Квадранте 2. Вашим клиентам может потребоваться помощь в определении и прояснении приоритетов, а также в поиске способов планирования отрезков времени для этих важных задач. Вы также можете найти полезное упражнение «Большие камни», в котором они сначала определяют и сосредотачиваются на завершении своих «больших камней», прежде чем работать с галькой и песком, которые в противном случае заполняют их жизнь.

Коучинговый совет: Если ваш клиент занимает должность линейного руководства или службы, он будет проводить больше времени в этом квадранте, чем менеджер проекта. Но всегда есть улучшения, проводя больше времени в Квадранте 2 — возможно, выделяя время на построение отношений, внедрение систем и процессов и делегирование полномочий.

Квадрант 2 — Цели и планирование или «Важные и несрочные» задачи

Magic Quadrant — это как кататься по волне, оставаться в курсе важных дел, добиваться прогресса и не позволять вещам становиться неотложными из-за недостатка внимания!

What: Это ваш квадрант МАГИИ! Также называется квадрантом большой картины.Эти действия продвигают нас к нашим большим целям и проектам и могут включать в себя планирование, отношения и создание команды, предотвращение проблем и оценку рисков, а также оздоровительные и развлекательные мероприятия, которые помогают нам поддерживать баланс в нашей жизни, например, посещение стоматолога или заказ сантехника.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем себя спокойнее и под контролем, мы решаем большинство проблем до того, как они возникнут, и, вероятно, получим твердую поддержку от других. Все это означает меньшее количество кризисов, которые нужно будет решать позже, что хорошо для наших клиентов, их карьеры И организаций, в которых они работают.

Действие: Помогите своим клиентам максимизировать время, проведенное в этом квадранте. Выделите определенное время для планирования, построения отношений, подготовки к проблемам и заботы о своем здоровье. Задайте им конкретные вопросы, чтобы понять, как планирование и подготовка сэкономят им время и силы в долгосрочной перспективе.

Коучинговый совет: Многие люди не хотят тратить время на планирование и подготовку, предпочитая вместо этого «делать».Для этих клиентов вы также можете поделиться инструментом «Матрица приоритетов действий», который помогает людям идентифицировать , какие действия и задачи дают им максимальные результаты с наименьшими усилиями .

Квадрант 3 — Прерывания или «срочные и неважные» задачи

What: Задачи или действия в этом квадранте отвлекают или отвлекают нас от наших важных задач. Это может быть все, что угодно: от коллег, которые заходят поболтать, излишне проверяют вашу электронную почту, отвечают на телефонные звонки, а также отвлекают других людей и проводят неважные встречи.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, нам кажется, что мы не достигаем многого или ничего не добиваемся. Часто в результате мы неприятно реагируем на других и чувствуем себя застрявшими, разочарованными и напряженными.

Действие: Сведите к минимуму количество времени в этом квадранте, просмотрев и расставив приоритеты в списке задач и сосредоточив внимание в первую очередь на задачах высокой важности. Клиентам также может потребоваться помощь, чтобы сказать «нет», задать вопросы или делегировать прерывания другим людям.

Коучинговый совет: Если это область, в которой ваш клиент проводит много времени, вы также можете найти полезным ведение журнала прерываний. Это помогает клиентам определить закономерности, понять источник их перебоев и составить план действий.

Квадрант 4 — отвлекающие факторы или «несрочные и неважные» задачи

Что: Время, проведенное в этом квадранте, отвлекает от текущих задач. Они могут варьироваться от чрезмерных или неуместных электронных писем или телефонных звонков от друзей, использования социальных сетей до любых действий, которые мы используем, которые тратят время и позволяют избежать необходимой работы.Эти отвлекающие факторы приводят к тому, что мы опаздываем, не завершаем проекты или задачи вовремя, и можем утомлять, нервничать и быть неспособными действовать эффективно. В нашу личную жизнь такие вещи, как чрезмерное количество просмотров или интернет-серфинг дома, также могут подпадать под эту категорию. В крайнем случае, слишком много времени, проведенного в этом квадранте, может привести к негативному внутреннему диалогу, депрессии и увольнению людей!

Некоторые из этих отвлекающих факторов могут вызывать у нас чувство бодрости в отмеренных дозах, поэтому мы не говорим, что люди должны быть сосредоточены все время, просто чтобы лучше использовать время, нам нужно знать, когда, где и как часто мы отвлекаться.

Действие: Избавьтесь от времени, проводимого бессознательно в отвлечении. Используйте время, полученное в этом квадранте, для усиления других областей.

Коучинговый совет: Если ваш клиент проводит много времени в этом квадранте, попросите его написать список всех своих отвлекающих факторов и того, сколько времени они тратят на каждое из них, записывая это в течение недели. Когда они складывают общее потраченное время, они могут испытать шок … Также я рекомендую сосредоточить их на некоторых целях, которые их вдохновляют и волнуют — на чем-то достаточно большом, чтобы иметь приоритет над «отвлечением».Вы также можете помочь им составить «Список того, что не нужно делать», инструмент коучинга, который просит клиентов написать список того, что НЕ делать, и помогает им проанализировать и придумать вспомогательный план действий.

Срочно важный шаблон матрицы и рабочий лист

Вы можете создать свой собственный раздаточный материал или просто нарисовать сетку на листе бумаги для своих клиентов. Или вы можете использовать наш готовый шаблон срочной важной матрицы и рабочий лист. Этот инструмент коучинга делает отличным домашним заданием — у него есть место для ваших клиентов, чтобы записывали свои уникальные задачи и траты времени в каждом квадранте на странице 1, а также вторую страницу с готовыми вопросами, чтобы помочь вашему клиенту оценить их тайм-менеджмент, анализируют и обобщают, то, что они узнали И устанавливают 3 действия для реализации своих знаний, и улучшения того, как они используют свое время в будущем.Это также отличное упражнение в мастерской.

Резюмируя матрицу срочно-важных

Суть простой, но действенной матрицы срочной важности:

1. К сознательно отдать приоритет нашим наиболее важным задачам , а также планировать и делегировать, чтобы мы имели дело с проблемами ДО того, как они станут неотложными кризисами и
С
2. по узнайте о наших прерываниях и отвлекающих факторах, чтобы мы могли уменьшить или устранить их. .Это дает людям возможность управлять своими ограниченными временными ресурсами, чтобы они могли выполнять свои приоритетные задачи более увлекательно и менее напряженно.

Последнее слово: Сколько времени ваш клиент проводит в каждом квадранте, будет зависеть от многих вещей, включая его личность, то, насколько они взволнованы своей работой и жизнью, а также тип работы (и даже начальника), который у них есть. Каждому нужно найти уникальный способ работы, который подходит им, и наша работа как тренеров — помочь им в этом.

Если вам понравилась эта статья «Инструменты коучинга 101» о матрице срочности и важности, вам также может понравиться:

Как решить, что важно и срочно (без списка дел).

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов в период с 1953 по 1961 год.

До этого Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию ​​и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных хобби, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр многого достиг и сохранял высокую продуктивность в течение многих лет до самой смерти.

Сегодня его методы повышения производительности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.

Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, — это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач — различать важное и срочное — и повысить вашу производительность сегодня.

Вот как это работает.

Фабиан Бахрах [общественное достояние], через Wikimedia Commons

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

— Дуайт Эйзенхауэр

Впервые популяризировано в книге «7 привычек высокоэффективных людей» (аудиокнига) , Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица срочно-важных, состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам принимать решения и определять приоритеты задач по срочности и важности.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

• Срочно и важно (задачи делать немедленно).
• Важно, но не срочно (задачи запланировать позже).
• Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).
• Ни срочно, ни по важности (задачи устранить).

Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке слева вверху, вверху справа, внизу слева и внизу справа):

Квадрант 1: Важно, но не срочно

У задач в этом квадранте нет крайнего срока, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: упражнения , ведение дневника, учеба, время с семьей.

В идеале, мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом блоке,

Квадрант 2: Срочно и важно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра включают сроки, кризисы и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и так далее.

Задачи в этом поле должны быть заранее устранены, если они ранее находились в поле квадранта 1.

Квадрант 3: Не важно и не срочно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой занятие, отнимающее впустую время, которое не помогает вам в достижении ваших долгосрочных целей.

Примеры включают: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.

Если честно, мы часто тратим большую часть своего времени на действия, указанные в этом поле.Я лично изо всех сил старался сосредоточиться и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.

То, что сработало для меня, — это не обязательно исключать занятия из этой коробки, а вместо этого свести их к минимуму и использовать в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочно, но не важно

Действия в этой рамке матрицы Эйзенхауэра обычно представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.

Опасность действий в этом поле заключается в том, что они часто могут обманчиво показаться действиями из квадранта 2.

Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не достигли большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, — это различать то, что срочно, а что важно.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания. Они заставляют вас быть реактивным , тревожным и напряженным.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный, и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия лучших решений — чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем активнее и продуктивнее вы будете.

Я нашел лучший способ различать срочные и важные задачи:

• Определите и запишите, что важно, например, жизненные цели, основные ценности и
• Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или импульсы , чтобы отреагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.

Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы выполняем через делегирование времени или другим людям»

— Стивен Кови

Что происходит, когда у вас не хватает времени на какое-то действие или вы не можете решить, как уместить их все в матрицу Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на этот вопрос лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи кому-то или другому, например, бронирование водителя вместо прогулки, коллега, который пишет отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д.

Оптимизация включает в себя устранение всего, что не является абсолютно необходимым для достижения цели, например, вырезание «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т. Д.

Вот как это работает, проиллюстрировано в этом полезном контрольном списке двухэтапных вопросов:

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет — полностью исключить задачу.

Q2 (вопрос о делегировании) — Можно ли передать эту задачу кому-нибудь другому, который сделает это за меня?

Если да, делегируйте.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и действуйте соответственно.

Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не просматривал этот контрольный список и, наконец, не передавал важную уборку профессиональному уборщику. Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.

Что, а не как производительности

Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни — это не , как , а , что , то есть W , что мне действительно нужно делать прямо сейчас? Какие мне нужно делегировать, а какие мне нужно удалить?

Матрица Эйзенхауэра — это мощный инструмент, который держит вас подотчетным в работе над , что действительно важно для вас . Это заставляет вас думать о , о том, что является срочным и важным, и помогает вам оставаться в упреждающем образе мышления и .

Сосредоточив внимание на правильном , а не на для вас, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить производительность на всю жизнь.

Если вы хотите получить научно обоснованные стратегии, которые упростят расстановку приоритетов и эффективное управление временем, присоединяйтесь к Академии производительности.

---

Сноски

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови 7 привычек высокоэффективных людей.

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, то есть квадрант 1 является срочным и важным, а квадрант 4 не важен, не срочен. Тем не менее, общая концепция остается неизменной.

3. Оригинал изображения неизвестен. Пожалуйста, свяжитесь с нами для получения кредита, если автор.

Как справиться со своими приоритетами с помощью матрицы срочно-важных | Лиз Хубер | The Startup

Вы весь день переключаетесь между встречами и срочными электронными письмами, а в 18:00 понимаете, что даже не приступили к тому важному проекту, над которым должны были работать? Или подготовились к завтрашней коммерческой презентации? Или наконец подумайте об эффективной стратегии снижения затрат на привлечение клиентов? Кажется, время летит незаметно, а иногда даже не знаешь, куда оно ушло? Или вам кажется, что вы постоянно работаете над чьими-то приоритетами вместо того, чтобы преследовать собственные цели?

Я был там. Она называется «Дилемма« Срочность против важности »», и она на долгие годы полностью помешала мне выполнять любую эффективную работу. Пока я не нашел Matrix , который изменил все . Вот пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы решить дилемму «Срочно или важно» , вернуть свое время и, наконец, сосредоточиться на важных вещах в моем бизнесе и жизни.

Срочно и важно Matrix — это мощный инструмент повышения производительности, который может в 10 раз повысить вашу эффективность.Он состоит из 4 квадрантов, которые классифицируют вашу повседневную деятельность по двум параметрам: уровню срочности и уровню важности.

Вот тип работы, типичный для каждого квадранта:

Квадрант I:

Насущные проблемы и кризисы, такие как спешка, чтобы собрать деньги для своего стартапа, чтобы заплатить своим сотрудникам в конце месяца, имея дело с серьезным трахом взлом в операционном отделе или буря пиара. Проекты с приближающимся сроком, такие как своевременная отправка магистерской диссертации, отправка заявки на Y Combinator или отправка ваших годовых отчетов.

Квадрант II:

Планирование вашей маркетинговой стратегии на следующие 3 месяца, распределение обязанностей между вашей командой по новому проекту и создание подробного плана проекта для запуска вашего продукта. Подготовка важных встреч с инвесторами или коммерческих предложений. Выстраивание отношений с потенциальными партнерами и сотрудниками. Разведка и исследование новых возможностей, изучение новых областей или стратегий и изучение новых навыков.

Квадрант III:

Коллеги отвлекают вас от не относящихся к делу вопросов или беседы.Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны специально для вас.

Квадрант IV:

Занятая работа, не оказывающая явного влияния на цели компании и / или ваши задачи. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны и не актуальны конкретно для вас и / или необходимы для достижения ваших целей. Расточители времени, такие как социальные сети.

Для повышения производительности вам необходимо не только понимать общую концепцию матрицы, но и знать, где вы находитесь сейчас. Это поможет вам решить, какие изменения на шаге 3 окажут наибольшее влияние на вас лично.

Чтобы оценить себя, взгляните на свою типичную неделю и оцените, сколько% времени вы проводите в каждом квадранте:

Если у вас возникли проблемы с этим упражнением, запишите все, что вы делаете в течение недели. Запишите точное время и действия в таблицу, подобную следующей, и в конце вычислите процентное соотношение, сложив часы для каждого квадранта и разделив их на общее количество рабочих часов.В этом примере проценты будут: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.

Если у вас возникли проблемы с классификацией вашей деятельности по срочности и важности, вот еще несколько показателей для каждого квадранта:

• Квадрант I: Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и работаете в аварийном режиме. Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
• Квадрант II: Вы чувствуете себя на высоте благодаря тщательному планированию, подготовке и профилактике. Помимо планирования и подготовки, вы сосредотачиваете свое время на высокоэффективных проектах, новых возможностях, обучении и построении отношений.
• Квадрант III: Большую часть времени вы тратите на дела, которые требуют вашего немедленного внимания, но не обязательно связаны с вашими главными приоритетами. Вы проводите много времени на неважных встречах, вас прерывают и вы занимаетесь некритическими телефонными звонками и электронными письмами. Вы чувствуете, что постоянно имеете дело с проблемами, которые важны для других, но не связаны с вашими собственными приоритетами.
• Квадрант IV: Вы часто чувствуете, что зря теряете время. Вы тратите много времени на напряженную работу, которая напрямую не связана с вашими целями, социальные сети, видео, игры и бессмысленный веб-серфинг.

Наиболее эффективные люди проводят 80% своего времени в квадранте II матрицы «Срочные и важные». Это позволяет им активно работать над новыми возможностями и проектами с высокой доходностью, вместо того, чтобы тратить все свое время на реагирование на насущные проблемы и потребности других людей. В результате они могут добиться значительного прогресса в достижении своих целей, активно предотвращать возникновение кризисов и вести более сбалансированную, спокойную и целенаправленную жизнь.

Вот что вам нужно делать с занятиями в квадранте I, III и IV, чтобы освободить больше времени для занятий в квадранте II:

Действия в квадранте IV не являются ни срочными, ни важными, и поэтому их не следует выполнять вообще. Вот как их устранить:

Устранение траты времени:

Документирование того, как вы проводите свое время в течение всей недели (см. Шаг 2), и отслеживание времени на экране мобильного телефона с помощью таких приложений, как Pyxsee, QualityTime и AntiSocial, может быть очень полезным в выявление ваших личных траты времени.Как только вы узнаете свои слабые места (YouTube, Instagram, Whatsapp и т. Д.), Используйте следующие эффективные стратегии для их устранения:

• Ограничьте использование социальных сетей определенным временем дня (например, поездка на работу, перерыв на обед или 5 минут перерывы)
• Отключите уведомления на телефоне и компьютере
• Используйте приложение для блокировки определенных сайтов и приложений
• Оставляйте телефон дома, когда проводите время с близкими

Устраните занятую работу:

Чтобы сказать это в слова Питера Друкера: Нет ничего более бесполезного, чем эффективно делать то, чего не следует делать вообще. Независимо от того, работаете ли вы над проектом для своего начальника или устанавливаете свой собственный график в качестве предпринимателя — всегда спрашивайте ПОЧЕМУ вы что-то делаете. Самые эффективные люди следят за тем, чтобы то, над чем они работают, напрямую связано с их высшими целями. Или даже лучше, это задача, имеющая наибольшее влияние на достижение их главных целей. Вот как избавиться от лишней работы:

• Убедитесь, что ваши цели всегда четко определены.
• Перед тем, как начать новый проект, спросите себя : «Действительно ли я должен этим заниматься сейчас? Имеет ли это смысл?»
• Научитесь говорить НЕТ бессмысленным просьбам коллег
• Бросьте вызов своему начальнику, если вы не видите смысла в выполнении конкретной задачи

Как быть более продуктивным, используя «ящик Эйзенхауэра»

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, отбывшим два срока с 1953 по 1961 год. За время своего пребывания в должности он запустил программы, которые непосредственно привели к развитию системы автомагистралей между штатами в Соединенных Штатах, запуску Интернета ( DARPA), исследование космоса (НАСА) и мирное использование альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии).

До того, как стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом в армии США, служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны и отвечал за планирование и осуществление вторжений в Северную Африку, Францию ​​и Германию. .

В другие моменты своего пути он занимал пост президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО и каким-то образом находил время, чтобы заняться такими хобби, как гольф и рисование маслом.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою продуктивность не только в течение недель или месяцев, но и десятилетий. И по этой причине неудивительно, что его методы управления временем, задачами и производительностью изучались многими людьми.

Его самая известная стратегия продуктивности известна как ящик Эйзенхауэра (или матрица Эйзенхауэра), и это простой инструмент для принятия решений, который вы можете использовать прямо сейчас.Давайте поговорим о том, как стать более продуктивным и как работает стратегия Эйзенхауэра.

Коробка Эйзенхауэра: как быть более продуктивным

Стратегия Эйзенхауэра для действий и организации ваших задач проста. Используя приведенную ниже матрицу решений, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

1. Срочно и важно (задачи сделаете сразу).
2. Важно, но не срочно (задачи, которые вы планируете выполнить позже).
3. Срочно, но неважно (задачи вы делегируете кому-то другому).
4. Ни срочных, ни важных (задачи, которые вы устраните).

Самое замечательное в этой матрице состоит в том, что ее можно использовать для общих планов продуктивности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») И для небольших, ежедневных планов («Что мне делать сегодня?»).

Вот пример того, как сегодня выглядит моя шкатулка Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.
— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это вещи, на которые, как вы чувствуете, нужно реагировать: электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея, «важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям». 1

Разделить эти различия достаточно просто, чтобы сделать один раз, но делать это постоянно может быть сложно. Причина, по которой мне нравится Матрица Эйзенхауэра, заключается в том, что она обеспечивает четкую основу для принятия решений снова и снова.И, как и все в жизни, последовательность — самая сложная часть.

Вот еще несколько наблюдений, которые я сделал с помощью этого метода.

Устранение перед оптимизацией

Несколько лет назад я читал о компьютерном программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет кода быстрее, чем код без кода».
–Кевлин Хенни

Другими словами, самый быстрый способ сделать что-то — будь то чтение компьютером строки кода или вычеркивание задачи из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу.Нет более быстрого способа сделать что-то, чем вообще этого не делать. Это не повод для лени, а скорее предложение заставить себя принять трудные решения и удалить любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, вашим ценностям и вашим целям.

Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию как предлог, чтобы избежать действительно сложного вопроса: «Действительно ли мне нужно это делать?» Гораздо легче оставаться занятым и говорить себе, что вам просто нужно быть немного более эффективным или «поработать немного позже сегодня вечером», чем терпеть боль от устранения задачи, которую вам удобно выполнять, но это не так. максимально эффективное использование вашего времени.2

Как говорит Тим ​​Феррис: «Быть ​​занятым — это форма лени — ленивое мышление и неизбирательные действия».

Я считаю, что матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что она заставляет меня задаться вопросом, действительно ли действие необходимо, а это означает, что я с большей вероятностью перенесу задачи в квадрант «Удалить», а не буду бездумно повторять их. И, честно говоря, если вы просто избавитесь от всего, на что вы тратите время каждый день, тогда вам, вероятно, не понадобятся какие-либо советы о том, как быть более продуктивным в важных делах.

Помогает ли это мне достичь моей цели?

И последнее замечание: может быть трудно избавиться от лишней траты времени, если вы не уверены в том, над чем работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс, лежащий в основе ящика Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

1. Над чем я работаю?
2. Какие основные ценности движут моей жизнью?

Это вопросы, которые я задавал себе в своем Ежегодном обзоре и Отчете о добросовестности.Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. Решать, какие задачи выполнять, а какие удалить, становится намного проще, если вы четко понимаете, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра — не идеальная стратегия, но я обнаружил, что она является полезным инструментом принятия решений для повышения моей продуктивности и устранения поведения, которое требует умственной энергии, тратит время и редко помогает мне достичь моих целей. Надеюсь, вам это тоже пригодится.3

Как улучшить свои навыки управления временем с помощью матрицы срочно-важного

Если вы часто обнаруживаете, что тушитесь с помощью своего списка дел, справляетесь с кризисами и едва удерживаетесь на плаву, то эта статья для вас.

Среди доступных нам инструментов и концепций тайм-менеджмента матрица «срочно-важно» является одной из самых полезных.

Эта концепция была популяризирована Стивеном Кови в его книге Семь навыков высокоэффективных людей , но фактически ее использовал У.Президент Южной Америки Дуайт Д. Эйзенхауэр задолго до того, как Кови сделал его известным. Вот почему этот метод также часто называют матрицей Эйзенхауэра.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». ~ Дуайт Д. Эйзенхауэр

Мы знаем, что Эйзенхауэр часто оценивал срочность и важность, прежде чем принимать решения. Он также часто делегировал столько своих задач, сколько мог.

Матрица «срочно-важно» — отличный инструмент для визуальной расстановки приоритетов ваших задач по шкале срочности и важности.

В основе матрицы срочной важности лежат два вопроса:

1. Насколько важна эта задача?
2. Это срочно?

Задав себе эти вопросы, вы можете начать размещать свои задачи в каждом квадранте матрицы.

Так что же означает каждый квадрант?

Квадрант 1: Срочно / Важно

Этот квадрант предназначен для задач с наивысшим приоритетом. Их нужно сделать сейчас.

Постарайтесь оставить здесь как можно меньше задач с целью их устранить. Если вы проводите слишком много времени в этом квадранте, вы работаете исключительно как специалист по устранению неполадок и никогда не находите времени для работы над долгосрочными планами.

Если две или более задачи в этом квадранте кажутся одинаково срочными, вы можете повторно оценить эти задачи с членами группы, которые создали задачи или которые от них зависят. Это поможет вам соответствующим образом изменить приоритеты этих задач.

Кроме того, если вы столкнулись с незапланированными требованиями от других лиц, которые попадают в категорию срочно / важных, вы можете подтвердить задачу и ответить с обязательством выполнить ее позже.Таким образом, вы сможете вернуться к своим запланированным задачам и при этом справиться с их ожиданиями.

Квадрант 2: не срочно / важно

Здесь вы хотите проводить большую часть своего времени. Этот квадрант позволяет вам работать над чем-то важным и иметь время, чтобы сделать это как следует. Это поможет вам эффективно выполнять работу высокого качества.

Задачи в этом квадранте, вероятно, наиболее игнорируемые, но также и самые важные для успеха.Вам нужно спланировать время для этих действий, чтобы задачи из квадрантов 1 и 3 не занимали весь ваш график. При необходимости также спланируйте, где вы будете выполнять эти задачи, чтобы вас не отвлекали.

Задачи в этом квадранте могут включать в себя стратегическое мышление, определение целей или общего направления и планирование — все это жизненно важные части ведения успешного бизнеса.

Квадрант 3: Срочно / Неважно Квадрант

Вы также хотите минимизировать задачи, которые у вас есть в этом квадранте.Здесь вы заняты, но не продуктивны. Эти задачи часто ошибочно принимают за важные, когда они чаще всего связаны с делом.

Эти задачи обычно исходят от членов команды. Вам нужно внимательно изучить и расспросить их, а затем помочь тем, кто выдвинул требования, переоценить важность этих задач.

Важно принять решение об этих задачах, как только вы с ними столкнетесь. Если вы можете избежать этих задач, поскольку они возложены на вас, сделайте это! Таким образом, вы сможете управлять ожиданиями людей.Но не стоит просто закрывать человека, который пришел к вам с заданием; помочь им найти другой способ достижения того, что им нужно, будь то передача полномочий другому человеку или более стратегический подход к задаче.

Этот квадрант также может включать задачи, которые существуют просто потому, что «мы всегда так делали». Вы хотите выявить, поставить под вопрос и оспорить их То, как это делалось всегда, никуда не годится, если за тем, почему все делается именно так, нет реальной цели.

Квадрант 4: Не срочно / Неважно Квадрант

Вы хотите минимизировать задачи в этом квадранте. Это то место, куда мы идем, чтобы сбежать, проведя слишком много времени в квадрантах 1 и 3. Но это может привести к тому, что действия в квадранте 2 будут отложены до тех пор, пока они не станут срочными и не переместятся в квадрант 1 — когда станет слишком поздно выполнять их эффективно.

На самом деле, этот квадрант не включает в себя задачи, а скорее привычки, которые обеспечивают комфорт и убежище от дисциплины и строгости в управлении своим временем.Часто это может быть деятельность, связанная со стрессом, поэтому вы можете потратить некоторое время, чтобы понять, есть ли основная причина этих привычек.

Чтобы сократить эти действия и избавиться от соблазна вернуться к ним, можно создать четкую структуру дня, сосредоточив внимание на задачах в квадранте 2.

Не поймите меня неправильно — досуг обязательно должен быть частью вашего распорядка дня! Их просто нужно запланировать намеренно.

Итак, как матрица «срочно-важное» может помочь вам улучшить свои навыки управления временем?

Матрица «срочно-важно» — отличный способ расставить приоритеты для ваших задач.Это позволяет вам заниматься действительно важным и работать над достижением ваших целей. Это позволяет вам правильно планировать и эффективно выполнять эти планы.

Он также позволяет вам оспаривать действия, которые являются пустой тратой времени и усилий — например, привычные задачи или задачи, которые были переданы сверху (думать о бессмысленных отчетах и ​​т. Д.). Тот факт, что так делали в течение долгого времени, не означает, что это все еще уместно или что нет лучшего способа. Матрица «срочно-важно» позволяет объективно оценивать свое время и соответствующим образом корректировать его.

Всегда ли будет проще управлять своим временем, если вы воспользуетесь этим методом? Возможно нет! Тайм-менеджмент — это то, над чем вам нужно постоянно работать, и иногда множество требований могут подавить даже лучших из нас.

Но такой инструмент, как матрица срочно-важного, может помочь вам развить навыки управления временем. Это позволяет вам восстановить контроль над своей средой и требованиями других, вместо того, чтобы позволить вашей среде контролировать вас.

Если вы нашли этот пост полезным, вы также можете взглянуть на то, как Sandglaz объединяет матрицу срочно-важного и доску Канбан для максимально эффективного управления задачами.

Принимайте срочные и важные решения с 4 квадрантами

2

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Представьте себе: у вас длинный список дел, и вы не знаете, с чего начать.

Если вы похожи на меня, вы хотите, чтобы все было сделано одновременно, чтобы все было позади, и вы могли двигаться дальше.

Но как решить, что нужно сделать в первую очередь, а что подождать?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочно-важных, помогает расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от их срочности и важности. Это также позволяет вам определять задачи, которые вы должны либо делегировать, либо оставить невыполненными.

( Боковое примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь — читать и узнавать что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других людей и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ информативных новостей от этот сайт .)

Как президент Эйзенхауэр использовал эту матрицу Президент Дуайт Эйзенхауэр

До того, как стать 34-м президентом США, Дуайт Эйзенхауэр служил генералом в армии и Верховным главнокомандующим союзных войск во время Второй мировой войны. Во время службы в армии Эйзенхауэр столкнулся с множеством сложных решений, касающихся задач, на которых он должен был сосредоточиться каждый день. Это побудило его изобрести принцип, который помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности наших задач.

Использование матрицы Эйзенхауэра

Эта матрица Эйзенхауэра дает четыре квадранта с различными стратегиями. Стивен Кови, автор «Семи навыков высокоэффективных людей», популяризировал концепцию Эйзенхауэра о матрице управления временем, поддержав использование Эйзенхауэром четырех квадрантов для определения срочности своих задач.

Вот как работают четыре квадранта:

Матрица Эйзенхауэра

Квадрант 1: сделать первый

Квадрант 1 содержит задачи, которые одновременно являются срочными и важными.Это «делай в первую очередь» задачи, потому что они в некотором роде важны для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы хотите, чтобы эти задачи были выполнены как можно скорее.

Это те задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять задачами, которые находятся в квадранте 1.

Примером задачи из квадранта 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени письмо от клиента. Эту матрицу также можно использовать в личной жизни.Примером задачи из квадранта 1 в вашей личной жизни может быть плачущий ребенок, неотложная медицинская помощь или что-то горит в духовке.

Квадрант 2: Решить, когда

Задачи в квадранте 2 важны, но не срочны. Именно сюда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи квадранта 2 соответствуют вашим долгосрочным целям.

Какие примеры этих задач? Что ж, упражнения важны для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно будет сделать. Также важно проводить время с семьей, но опять же, это может быть согласовано с вашим расписанием.Когда дело доходит до вашей карьеры, вам может быть полезно получить еще одну степень или какой-либо сертификат. Эти вещи важны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь важно помнить, что у всех разные цели и задачи, поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это может не быть для следующего человека. Кроме того, то, что эти задачи не являются срочными, не означает, что они не важны. Люди часто ассоциируют срочные дела с важностью, что не всегда верно.Поскольку ваши цели останутся неизменными, все, что будет полезно для вас в долгосрочной перспективе, попадет во второй квадрант.

Квадрант 3: Делегируйте это

Вы когда-нибудь чувствовали, что придаете слишком большое значение задаче, которая в ретроспективе не была очень важной? Или думаете, что что-то нужно делать сразу, а на самом деле этого не происходит?

Если да, то вы в хорошей компании.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой пользы или не приближает вас к достижению ваших целей.Для задач квадранта 3 важно научиться и помнить, как делегировать определенные вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так, обычно это внешний источник отвлечения. Это может включать постоянную проверку своей электронной почты или телефона или ответы людям, как только они пытаются связаться с вами. Вы можете подумать, что сейчас это срочно, поэтому прекратите делать то, что делаете, чтобы заняться этим вопросом. Но на самом деле это могло подождать.

Если вы работаете над проектом и звонит телефон, вам не важно отвечать на него.Итак, вы можете делегировать эту задачу кому-нибудь другому. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться другие люди.

Квадрант 4: Удалить

Честно говоря, вы хотите избежать задач четвертого квадранта. Эти задачи — просто пустая трата вашего времени, и от них следует отказаться. Если вы сможете идентифицировать и исключить все задачи из квадранта 4, вы освободите время, необходимое для инвестирования в задачи из квадранта 2.

Примеры задач четвертого квадранта: видеоигры, просмотр уже просмотренных вами телешоу или бездумный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что ничто в квадранте 4 не должно быть частью вашей жизни? Нет. Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью, а время простоя помогает восстановить силы. Задача здесь состоит в том, чтобы проводить большую часть времени в квадранте 2 и достаточно времени в квадранте 4, чтобы обойтись.

Промедление и матрица Эйзенхауэра

Иногда легко ошибиться в различиях между вашими задачами. Может быть, у вас есть список дел, которые вам нужно сделать, которые кажутся одинаково срочными и важными, но, похоже, вы не можете выполнить их все.Часть прокрастинации — это выяснить, почему вы откладываете на потом. Без этого и решения вопроса вы, вероятно, потратите много времени на задачи квадранта 3 и квадранта 4, которые на самом деле не имеют значения.

Легко откладывать выполнение задач из квадранта 2, потому что, хотя они и важны, их не нужно выполнять сразу. Если на вашем пути появляется что-то более срочное, например телефонный звонок или просто услуга коллеге, они, скорее всего, возьмут верх в вашем уме, но в конечном итоге станут просто еще одной формой прокрастинации.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы увидеть, откладываете ли вы на потом

Чтобы увидеть, тратите ли вы большую часть своего времени на первые два квадранта, проведите недельную оценку. Для этого сделайте шесть копий пустой сетки и используйте одну сетку в день, перечисляя задачи, которые вы выполнили, или действия, которые вы выполняли, и время, потраченное на каждую вещь. Когда все сетки заполнены, объедините данные с понедельника по пятницу в свою шестую сводную сетку и подсчитайте, сколько времени вы провели в каждой сетке, а затем разбейте эти числа на проценты. Оцените, насколько эффективно вы потратили время и нужно ли реорганизовать процесс.

Brain Dump

Почему это важно?

Мы живем в мире с ограниченным временем, где у вас, вероятно, есть несколько дублирующих друг друга обязательств, которые, как кажется, нужно выполнять немедленно. Это означает, что настоящая срочность не предназначена для особых случаев, потому что срочные дела кажутся повседневным явлением.

Вы не добьетесь успеха в карьере, если будете постоянно срывать сроки или позволять действительно неотложным делам просто лежать на вашем столе.Вместо этого вы должны научиться управлять своим постоянным принятием обязанностей, продолжая при этом отличную работу. Матрица Эйзенхауэра — эффективный метод организации ваших приоритетов.

Как уже упоминалось ранее, это распространяется и на вашу личную жизнь. Например, на работе вам может позвонить по телефону, который кажется срочным, но на самом деле не очень важен. Это должно попасть в соответствующий квадрант, чтобы эта стратегия была эффективной.

Если вы видите что-то срочное и важное, которое окажет большое влияние на ваше будущее, выделите полдня, чтобы сосредоточиться на этом. Избавьтесь от всех возможных отвлекающих факторов, выключите электронную почту и телефон, закройте дверь или даже перенесите проект в удаленный офис, где никто не сможет вас отвлечь. Завершите задание, чтобы вычеркнуть его из своего списка.

Легко проводить большую часть своего времени в квадрантах 1 и 3 и очень мало времени в квадранте 2. Квадрант 3 популярен, потому что он заставляет вас выглядеть и чувствовать себя занятым.Однако, чтобы быть продуктивным и эффективным в долгосрочной перспективе, вы должны сосредоточить внимание на квадранте 2.

Вы также можете посмотреть на матрицу так: прожить большую часть своей жизни в верхней части матрицы. Работайте над квадрантом 1, чтобы обойтись и использовать оставшееся время в квадранте 2. Используйте квадранты 3 и 4 только при необходимости.

Eisenhower.me

Итак, все это звучит как отличная идея в теории, но с чего начать? Eisenhower. me — это веб-сайт, который создан с учетом простоты, чтобы упростить вам процесс.Они могут сообщить вам, где ваши задачи попадают в сетку квадрантов с помощью приложений и стратегий. Это поможет вам сосредоточиться и работать над наиболее важными задачами. Eisenhower.me поможет вам легко расставить приоритеты и спланировать свой график, сводя к минимуму стресс и повышая вашу производительность.

Вы можете подумать, что этот инструмент звучит старомодно, поскольку он ассоциируется с Дуайтом Эйзенхауэром. Это старая идея, но она широко распространена и успешно используется на протяжении десятилетий.

Следование рекомендациям, представленным на Eisenhower.me, поможет вам сэкономить время. Время нельзя купить, и люди часто им неправильно распоряжаются. Этот инструмент дает вам возможность подумать о времени, которое вы бессознательно тратите каждый день.

Применяя эти методы в своей профессиональной и личной жизни, вы сможете заранее планировать, повысить свою эффективность и повысить эффективность.