Важные срочные важные несрочные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента – «Что такое матрица Эйзенхауэра и как её применять?» – Яндекс.Знатоки

Матрица Эйзенхауэра

Большинству из нас не хватает времени, и любые советы по его эффективному использованию всегда вызывают интерес.

Этот вопрос серьезно интересовал и тридцать четвертого президента США Дуайта Эйзенхауэра, который использовал для управления своим временем специальную матрицу приоритетов. Эта система до сих пор пользуется популярностью и ее подобия можно встретить в большинстве руководств по управлению временем.

Дела при таком подходе оцениваются по важности и срочности, поэтому матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадрантов:

1. Важные и срочные дела
2. Важные, но несрочные дела
3. Неважные, но срочные дела
4. Неважные и несрочные дела

Важные и срочные дела

Основным критерием важности дел является то, что в случае их невыполнения:

• Вам могут грозить проблемы со здоровьем. Например, если у вас сильно болит зуб, то очевидно, что срочно нужно к дантисту, а при игнорировании этой необходимости, могут наступить большие неприятности.
• Вам могут грозить проблемы с деньгами. Например, если вы не сдадите важный проект, то вас лишат премии или уволят.
• У вас испортятся отношения с семьёй, близкими, друзьями и т.д.
• В ближайшее время могут наступить другие какие-либо серьёзные последствия.

В идеале, этот квадрант должен быть пуст. Но на практике по тем или иным причинам, некоторые важные дела нет-нет, да становятся срочными.

Важные, но несрочные дела

Это именно те дела, на которых стоит сосредотачиваться. Дело в том, что выполняя их в размеренном темпе, а не на скорую руку, вы можете выполнить их максимально качественно. Именно сосредотачиваясь на этом квадранте, люди выходят вперёд и имеют больше шансов на успех, чем те, кто работает в турбо-режиме. Но следует помнить о том, что невыполнение этих дел быстро переводит их в разряд важных и срочных. Важность этих дел определяется теми же показателями, что и важность срочных, о которых было написано выше. К важным, но несрочным делам могут относиться, например:

• Разработка планов
• Работа над своим здоровьем и физическим состоянием
• Выявление различных жизненных перспектив и т.п.

Неважные, но срочные дела

Это те дела, которые реально не приближают вас к основным целям, ничего толкового для души, тела и кошелька не дают, но при этом могут маскироваться под важные и необходимые. Часто они лишь отвлекают вас от того, что вам реально необходимо, съедая ваше время впустую.

Например, это может быть звонок вашего знакомого с разговором о не интересующих вас вещах, который надолго затягивается и вовлекает вас. Или неожиданное поручение начальника, не относящееся к вашим прямым задачам.

Чтобы промониторить дело на важность, спросите себя «Что страшного будет, если я этого не выполню?»

Неважные и несрочные дела

Это такие дела, которые вообще не имеют никакого отношения к вашим ключевым интересам, и являются хронофагами, то есть пожирателями времени. К ним как раз можно отнести бесполезную переписку на форумах и в соц. сетях, а также пустые телефонные разговоры. Также к ним относится различная излишняя развлекательная активность.

Как использовать эти приемы в работе? Вы можете помещать свои дела на день или на неделю в матрицу и затем уже выстраивать свою деятельность в соответствии с расставленными приоритетами, начиная, конечно, с важных и срочных дел.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра позволяет добиться увеличения продуктивности в работе и более быстрого достижения поставленных целей.

Составляем перечень важных, но не срочных дел

В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.

Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.

Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра, но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:

Стандартные рекомендации к каждому из блоков таковы:

• Срочные и важные – не допускать
• Срочные и неважные – делегировать
• Несрочные и важные – делать
• Несрочные и неважные – не делать

Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.

Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации. Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.

Завести нужные связи. Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список.

Разобрать вещи. Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.

Подготовить нужные документы. Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.

Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?

Как успевать делать всё самое важное и не тратить время зря

Важные дела — это наши долгосрочные проекты и цели. Например, книга, которую мы хотим написать, или компания, которую мечтаем основать. От этого нас постоянно отвлекают дела срочные: звонки, совещания, встречи, электронная почта — всё, на что нужно реагировать немедленно. Как же перестать тратить всё своё время только на такие дела?

Определите, что для вас важно

Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США

Чтобы определить самые важные для себя дела, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Этот метод делит ваши задачи на четыре категории.

• Верхний левый сектор — важное и срочное. Сюда попадают разные проблемы, непредвиденные ситуации и крайние сроки.
• Верхний правый сектор — важное, но несрочное. Сюда могут входить отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
• Нижний левый сектор — неважное, но срочное. Это совещания, звонки и прочая подобная деятельность.
• Нижний правый сектор — неважное и несрочное. К этой категории можно отнести бесполезные дела, отнимающие время, развлечения и другие мелкие дела.

Понятно, что сначала нужно разобраться с важными срочными делами. Потом — сократить количество неважных и несрочных дел. Сложности возникают, когда мы пытаемся распределить дела из двух оставшихся категорий.

Большинство людей всегда старается сначала отделаться от срочного. Но если мы постоянно заняты только им, мы так и не добираемся до действительно важного.

Лао-цзы когда-то заметил: «Сказать „У меня нет времени“ — то же самое, что сказать „Я не хочу это делать“». А Пикассо советовал «откладывать на завтра только то, что вы не хотите завершить до конца жизни».

Превратите важные дела в срочные

Установите крайний срок

Именно они делают срочные дела срочными. Если у важного дела нет срока выполнения, вы всегда будете откладывать его на потом. Поэтому постарайтесь разбить своё важное дело на небольшие шаги и установите для каждого крайний срок.

Определите последствия

Но одного крайнего срока недостаточно. Ведь если вы пообещаете себе на этой неделе обязательно сходить в спортзал, но не сдержите обещание, ничего страшного не случится и вы просто перенесёте срок на следующую неделю. Срыв сроков должен иметь какие-то серьёзные последствия, чтобы у вас действительно появилась мотивация.

Вот несколько способов, которые помогут воспринимать поставленные сроки более серьёзно.

1. Сообщите о своём намерении

Так вы точно не сможете просто отмахнуться от своего обещания. Но только ставьте действительно реалистичные сроки.

2. Введите поощрения и наказания

Заранее продумайте систему поощрений и наказаний. Только учтите, что поощрять или наказывать себя в конце срока должны не вы сами, лучше попросите кого-то из друзей.

3. Оставьте себе напоминания

О сроках легко можно забыть, если ничто о них не напоминает. Поэтому позаботьтесь об этом заблаговременно. Занесите дату в свой календарь, наклейте стикеры на рабочий стол, можете даже повесить один в ванной или на кухне.

Срочные дела всегда найдутся, их хватит на целый день, неделю, год, а то и на целую жизнь. Но гораздо важнее тратить время и силы на действительно значимые дела, чтобы потом не сожалеть о том, что вы так и не успели сделать.

Где неправы Эйзенхауэр и Кови, или Почему срочное не бывает важным

Есть один недоисследованный философский вопрос, который лежит в самой основе стратегического планирования, лидерства, тайм-менеджмента, искусства жизни.

Недавно на нашем занятии «Директор по развитию» произошла интересная дискуссия с одним из участников. (N. B. Курс «Директор по развитию» является завершающим этапом процесса проведения стратегической сессии, превращающим выработанную стратегию в набор корпоративных привычек.)

Схлестнулись мнениями по поводу известной модели под названием «матрица Эйзенхауэра», которую Стивен Кови приводит в своей нашумевшей книге «Семь навыков высокоэффективных людей». «Матрица Эйзенхауэра» представляет собой инструмент тайм-менеджмента, метод расстановки приоритетов, распределения целей и задач на те, что следует выполнить в первую очередь, те, что во вторую, и т. д.

Данная модель подчеркивает, что срочное и важное не являются синонимами, но являются перпенидикулярно действующими системами приоритетов. Если какая-то задача является срочной — это вовсе не означает, что она автоматически является так же и важной, т. к. бывает «срочное неважное». Важное, в свою очередь, тоже не означает автоматически срочное, т. к. есть «важное несрочное».

В целом в матрице Эйзенхауэра/Кови следует выделить четыре категории, четыре группы, на которые распределяются задачи:

1. «важное несрочное» — цели и задачи, которые связаны с «закладыванием будущего», поиском и реализацией новых возможностей, инвестированием, стратегией, «предупреждающими действиями»;

1. «важное срочное» — кризисы и проблемы, чрезвычайные ситуации;

1. «срочное неважное» — совещания, звонки, посетители, сторонние просьбы людей, все то, что требует нашего внимания, но в целом не определяет ситуации;

1. «неважное несрочное» — мелочи, корреспонденция, реклама, социальные сети, праздные разговоры и т. п.

Кови предлагает рассортировать дела в своем календаре по этим

Матрица Эйзенхауэра продолжение

Сегодня мы коснемся важного аспекта науки об управлении временем – откладывания дел в долгий ящик. Одним из ключевых навыков тайм менеджмента является расстановка приоритетов, когда мы передвигаем важные и/или срочные дела на первое место в списке дел. Но куда при этом девать не очень важные и не очень срочные дела? Можно ли их откладывать в долгий ящик и как долго их можно там хранить?

Во времена царя Алексея, отца Петра Первого, в селе Коломенское перед царским дворцом стоял длинный ящик, в который любой мог положить свою жалобу. Однако дождаться какой-то реакции на жалобу удавалось далеко не каждому.  И даже «везунчикам», чьи жалобы рассматривались, приходилось ждать решения вопроса месяцы, а то и годы. Отсюда на Руси пошла поговорка про долгий (синоним слова «длинный»)  ящик. Со временем глагол «положить» заменился на «отложить», подчеркивая затяжной характер такого действия.

В современном динамичном мире целесообразность «долгого ящика» поставлена под вопрос. Стоит ли вообще откладывать в него дела? И можно ли научиться этот «долгий ящик» эффективно использовать?

Основную часть содержимого «долгого ящика» составляют несрочные и неважные дела, четвертый наименее приоритетный  квадрат матрицы Эйзенхауэра, где все дела предлагается делить на:

• срочные и важные,
• срочные, но не важные,
• важные, но не срочные,
• несрочные и неважные.

Эксперты, описывающие матрицу Эйзенхауэра, подробно обсуждают, что делать с первыми тремя группами дел. Четвертую же группу они обычно игнорируют. Ведь она несрочная и неважная. Однако  она все равно никуда не девается, дела в ней неизбежно накапливаются. Так что с ними делать?

А нужен ли «долгий ящик»?

Роберт Поузен, успешный топ-менеджер, автор книги «На пике возможностей», категорически против какого-либо откладывания дел. Он предлагает радикальный подход:

«По возможности решать низкоприоритетные задачи нужно по мере их появления. Откладывая дела в долгий ящик, вы теряете много времени и переживаете по пустякам. Каждый день вам приходит много сообщений — от коллег, членов семьи, друзей и незнакомцев. Всем им нужно уделить время. Получив сообщение, решите для себя: проигнорировать его или отреагировать. Я считаю, что на 80% писем можно не реагировать: сюда входят спам, ежедневные отчеты филиалов и даже массовые электронные рассылки вашей организации. Иными словами, запрос, не требующий принятия кардинальных решений, можно проигнорировать.

Промедление — час, день или неделя — приведет к тому, что общее время на выполнение задачи удвоится или даже утроится. В лучшем случае вам придется перечитать и еще раз обдумать сообщение. В худшем вы потратите массу времени на поиски письма, а потом все равно придется перечитать его и все обдумать. Кроме того, если вы не ответите в течение недели, отправитель расценит это как неуважение».

Однако существует и иное мнение.

День генеральной уборки… мозгов

Как это ни парадоксально, чем лучше мы умеем расставлять приоритеты, тем больше несрочных и неважных дел будет накапливаться в «долгом ящике». К сожалению, эти «висяки» способны отбирать у нас энергию. Психоаналитики называют их «энергетическими хвостами». И если отрастить «энергетический хвост» размером с павлиний, вы вряд ли сможете эффективно двигаться вперед. Накопившиеся неважные и несрочные дела будут мешать вам жить и работать.

Поэтому «энергетические хвосты» следует периодически отрубать.

Сайт Lifehacker утверждает, что эффективный список дел должен обязательно выделять время на расчистку хвостов. Lifehacker называет это «днем генеральной уборки мозгов». Да, в идеале на расчистку накопившихся мелких дел следует выделить целый день, лучше всего, дождливую холодную субботу.

Ниже приведены рекомендации Lifehacker по организации такого «субботника»:

1. Для начала следует сесть в полной тишине и очистить мозг от мыслей о срочных и важных делах. Необходимо полностью расслабиться и абстрагироваться от «здесь и сейчас».
2. Затем начинайте записывать на бумагу или в компьютер все дела и задачи, которые вы откладывали на потом в течение последнего времени. Не пытайтесь анализировать или расставлять приоритеты. Просто пишите все, что вам вспоминается.
3. Теперь можно заняться анализом записанного.

• Есть ли в списке дела, про которые можно совсем забыть? Выкиньте их из головы раз и навсегда.
• Есть ли в списке дела, которые вы можете сделать очень быстро прямо сейчас? Начните с них.
• Что еще вы можете сделать сегодня? Распланируйте свой день для выполнения этих дел.
• Есть ли дела, которые можно сделать в течение следующей недели? Выделите для них время.

4. В конце дня генеральной уборки мозгов вознаградите себя за проделанную работу. Сходите с другом в бар или купите себе что-нибудь бесполезное, но приятное.

Вы удивитесь, насколько у вас прибавится свободной энергии после обрубания «энергетических хвостов»! Вам не нужен этот павлиний хвост, избавьтесь от него, очистите свой «долгий ящик», и вам будет легче двигаться вперед к успеху!

Бесплатная подписка по e-mail

Важность и срочность в жизни мамы. Как успеть главное?

В нашей жизни есть две большие движущие силы – это важность и срочность. Компас и часы. Великие спорщики. Нам постоянно надо что-то делать очень быстро. Срочные дела вопиют к нам, мы не можем их отложить, но в то же время есть дела важные. Мы склонны выбирать срочность. То, что срочно, кажется важным.

Часы требуют своего, компас не требует, но показывает правильное направление нашей жизни. Мы часто не смотрим на компас, а следим только за часами.

Так что важнее: важность или срочность? Как разрешить спор между ними?

Сладкие ловушки

Есть очень интересные дела, называемые сладкими ловушками. Это естественные привычки, которые мешают нам выполнять важное. Например, мы склонны заниматься в первую очередь чем-то приятным, нежели долгим, длительным, канительным. Поэтому зачастую сначала выполняем легкую работу, а затем трудную. И на трудную сил обычно не остается.

• Мы предпочитаем сделать то, что быстро, прежде того, что требует больше времени.
• Стараемся сделать сначала то, что нам знакомо, прежде чем приступить к чему-то новому.
• Беремся за срочное поручение, прежде чем взяться за важное.
• И часто делаем то, что просят другие, а не то, что мы сами решили делать, то, что правильно.

А должно быть все с точностью до наоборот. Сначала надо заниматься более сложным, более неприятным, незнакомым, важным, тем, что вы решили сами.

Матрица Эйзенхауэра

Давайте с помощью матрицы управления временем Эйзенхауэра разберемся, на что мы тратим свое время и что надо делать, чтобы успевать важное.

Итак, у нас есть дела:

• Срочные и важные – это все дела, связанные с маленьким ребенком, форс-мажоры, неотложные проблемы, болезни, кризисы в отношениях, дела, которые мы не успели выполнить заранее и надо их закончить «кровь из носу».
• Несрочные и важные – это дела, которые мы откладываем, но которым надо уделять время по максимуму: профилактические действия, анализ и планирование, забота о себе, укрепление отношений, личный рост и развитие. Именно эти дела вызывают больше всего боли и дискомфорта, проблем и самый большой эмоциональный отклик, поэтому мы их и откладываем. Они не требуют нашего мгновенного реагирования, но это как раз то, что может быть для нас самым важным.
• Срочные и неважные – это посторонние телефонные разговоры, отслеживание новостей в соцсетях, гиперопека детей и мужа. Такие дела можно сделать быстро, но для нас они никакой внутренней ценности не представляют. Их становится много, если нам сложно говорить «нет».
• Несрочные и неважные – это лишняя корреспонденция и звонки, бесцельные прогулки в интернете, телевидение, уход от реальности, бесполезное бездействие, когда мы настолько устали и расстроены, что просто сидим, уставившись в стену, ничего не делаем, теряем время и лучше нам от этого не становится. Таких дел будет много, если у нас нет цели или мы сильно переутомлены. Это то, что нам вообще не нужно, но присутствует в нашей жизни и отнимает время, которое мы могли бы уделить чему-то важному.

Подумайте и запишите, на что и сколько времени вы тратите. Проанализируйте.

Отложенное важное

Что обычно из важного мы откладываем?

• Заботу о себе.
• Построение отношений с мужем.
• Время для подросших детей.
• Личный рост и саморазвитие.
• Духовную жизнь.
• Глобальное планирование.

У каждой мамы очень много срочных дел, но необходимо выделять время и для важных. Ведь если подумать, каждый пункт из этого списка может просто колоссально изменить нашу жизнь, если мы будем ежедневно в это вкладываться. Но для этого надо освободить время.

Как найти время для важного?

Чтобы найти время для важного, наш план действий будет следующим:

• Выясним, что для вас важно.
• Вычеркнем из жизни неважное и несрочное.
• Сведем к минимуму срочное и неважное.
• Разберемся, почему возникают срочные и важные дела, и постараемся предупредить их.
• Ежедневно начнем уделять время несрочному и важному.

Итак, выяснив, что для нас важно, мы полностью убираем несрочное и неважное (пожирателей времени). Этого не должно быть в нашем быту, потому что это прожигание жизни. Это то, что выльется потом в бесцельно прожитые годы и обернется сожалением и болью. Если это вычеркнуть, то появится свободное время.

Сводим к минимуму, насколько это возможно, срочные и неважные дела. Не берем телефон, когда мы заняты чем-то важным. Переводим на «самообеспечение» мужа, ребенка, если слишком опекаем их. Выполняем сначала то, что важно для нас, а потом то, что важно для других.

Разбираемся, почему возникают срочные и важные дела, которые мы не можем отложить. Есть то, что от нас не зависит (болезни, форс-мажоры), но есть то, что мы можем предупредить. Если мы будем вкладываться ежедневно в важное и несрочное, то эти дела не станут срочными и важными. Если мы не будем этого делать ежедневно, то получим срочное и важное.

Так, если мы не будем о себе заботиться, себя подпитывать, то в результате получим нервный срыв. Если не будем укреплять отношения с мужем, то страшно представить, чем это закончится. Если не будем поддерживать отношения с растущим ребенком, то однажды поймем, что он живет своей жизнью, мы не знаем, где он и что с ним вообще происходит.

Так что стоит, не зависимо от рутинных вопросов, ежедневно уделять время несрочным и важным делам.

Планируем важное заранее

Уделять время несрочному и важному получится у нас только при условии заблаговременного планирования. Учитывая то, что подходящее время никогда не наступит, нам необходимо действовать уже сейчас.

Выработайте хорошую привычку – уделять время важному. А для этого сделайте первый маленький шажок – запишите в свой календарь несрочные и важные задачи и… выполните их. Научитесь, например, регулярно заботиться о себе или проводить время с мужем. Потом добавьте следующую задачу, и следующую, и следующую.

Отдавая свое основное время действительно важному, мы будем счастливы. А если мама счастлива, значит, счастлива вся семья!

Читайте больше развивающих статей:

Как выбрать приоритет в расстановке задач между «срочным» и «важным»

Чувство загнанности начинает преследовать стартапера, когда вместо проактивного режима работы он переключается на реактивный. Став «реактивным работником», человек начинает действовать «по обстановке» вместо того, чтобы четко следовать намеченному плану дел на день.

Сбившись с запланированного графика работ на постоянное «тушение пожаров» и «затыкание дыр», разработчик или менеджер начинает урывать время от одних задач для выполнения других. В итоге у него накапливается гора недоделанных задач наряду с растущим дефицитом времени.

Особенность человеческого мышления заключается в том, что мы как правило плохо умеем распоряжаться временем. Планы часто превращаются в иллюзии, иллюзии давят грузом, времени не хватает, и в реальности ничего не получается.

Срочное и важное: как отличить?

Ошибочно воспринимать задачи, поступающие на почту с пометкой «Важно», как те, что требуют неотложного решения. Формула «сделай это немедленно» кажется простой и понятной: зачем откладывать, раз это важно?

И вот тут необходимо правильно подойти к определению и сущности двух понятий: «срочные задачи» и «важные задачи». «Срочно» означает, что от исполнителя такой задачи требуется немедленная реакция и немедленное выполнение действия. «Важно» обозначает, что параметр или задача, о которой идет речь, играет ключевую роль в успехе всего проекта или значительной его части. Ценность и скорость реагирования не надо смешивать.

Смещение фокуса с важности на срочность происходит у всех по-разному и зависит от уровня профессиональной подготовки, практических навыков и той области, за которую отвечает конкретный сотрудник стартапа или компании.

Чтобы облегчить понимание различия между срочными и важными задачами, Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» предложил матрицу для тайм-менеджмента. Она представляет собой 4 квадранта со следующими параметрами:

1. Срочное и важное.
2. Не срочное, но важное.
3. Срочное, но не важное.
4. То, что не является ни важным, ни срочным.

Общий вид матрицы представлен на схеме ниже:

Для начала справляемся с задачами из первого квадранта: они жизненно важны, чтобы продолжать работу над остальным. Во втором квадранте собраны важные задачи, которые можно отложить и не выполнять сию секунду. Кови объясняет, что второй квадрант является «сердцем» эффективного персонального менеджмента.

Большинство застряет в третьем квадранте. В нем «живут» задачи, которые создаются и требуют выполнения по чьей-либо просьбе, поручению или в силу возникших внешних обстоятельств. А в четвертом квадранте должно быть собрано всё то, на что нет смысла тратит