Зачем нужно планирование: Зачем нужен план / Habr – Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация

Автор: | 23.07.2020

Содержание

Зачем нужен план / Habr

Сначала я хотел назвать этот текст «Зачем нужен бизнес-план», но к чему себя ограничивать? План — он и в Африке план, не важно для чего. Тот, что для бизнеса, называется бизнес-планом. Тот, что для эвакуации, называется, как ни странно, планом эвакуации. И так далее.

Но идея текста таки пришла из области, где актуальны бизнес-планы. Часто стал встречаться с высказываниями о том, что «бизнес-план, конечно, нужен, но вот конкретно в нашем случае он пользу не принесёт потому, что»:

  1. у нас слишком большая неопределённость, будет гадание на кофейной гуще;
  2. и так всё предельно ясно, план — лишняя трата сил.

Сам я тоже страдал этими тараканами, но так получилось, что периодически разного рода планы составлять всё-таки приходилось. И хочу вам сказать — планы делать полезно и нужно.

Но сначала…


Добровольно человек может делать дело только в двух случаях: когда ему важен результат и когда важен процесс.

Так вот, если для вас процесс важнее результата, то на план можете забить — получайте удовольствие. В случае главенства процесса, автоматически отпадают все ограничения, какие можно наложить на вашу работу, поскольку достигать результата необходимости нет — ваша цель уже достигнута.

Если же вы, как я, получаете удовольствия от достижения цели (или не получаете, но НАДО), то остро встаёт вопрос контроля множества нюансов: расхода времени, денег и прочих ресурсов, соблюдения всяческих критериев и так далее. Тут нам на помощь и приходит планирование.


Во-первых, важно понимать, что план состоит не только из списка пунктов от 1 до 100, которые нужно выполнить по порядку. Более того, в нём есть части куда более важные.

Цель — самый важный элемент любого плана, то для достижения чего он создаётся. Цель задаёт точку (или область) в пространстве событий, в которую мы хотим попасть. По сути она описывает суммарный вектор усилий, которые необходимо приложить. Чем точнее она сформулирована (чем лучше мы видим цель), тем сложнее нам будет совершить действия, уводящие нас от неё.

Критерии достижения цели

— формальные условия, выполнение которых определяет наше приближение к цели. Если цель — это точка в многоразмерном пространстве, то критерий — одна из координат этой точки (или интервал координаты). Чем больше критериев мы можем выделить и чем точнее они, тем лучше мы видим цель.

Ресурсы — время, деньги, сотрудники, друзья (ага!), кирпичи на складе — всё, что можно использовать для достижения цели. Важно определить несколько множеств ресурсов:

  • все ресурсы, которые понадобятся для достижения цели;
  • ресурсы, которые есть изначально;
  • ресурсы, которые мы получим в процессе выполнения плана.

Риски — то, что может пойти не так. На самом деле, пойти не так может всё, но некоторые неприятности склонны случаться чаще других. Такие лучше определить заранее и иметь варианты поведения на их случай. Самый простой пример риска — запой у бригады ремонтников или потеря кошелька при отдыхе за границей.

Программа действий — то, что обычно и называют планом — упорядоченный список мероприятий, необходимых для достижения цели. Предполагается, что если сделать как в ней будет написано, то всё обязательно получится. На самом деле не обязательно — программа не просто должна быть, она должна быть объективной и многовариантной, поскольку риски и ограниченность ресурсов никто не отменял. Для этого нам надо провести…

Анализ области, в которой мы будем действовать, выделив всё вышеперечисленное. После чего сформировать программу так, чтобы каждый следующий шаг логично вытекал из предыдущего. В частности, чтобы на каждом шаге у нас хватало ресурсов для реализации следующего.

Полезным ходом при анализе бывает создание модели изменений количества ресурсов во время выполнения плана. В бизнес-плане, как минимум, следует описать финансовую модель — расчёт количество средств на балансе в каждый месяц исполнения плана.

Полезно сделать несколько планов, для разных условий. Обычно их делают три: оптимистичный, реалистичный, пессимистичный.


Самая главная задача плана — продемонстрировать, что его цель хотя бы теоретически достижима. Особенно важно об этом помнить стартаперам — на пути великой идеи часто встаёт не менее великая математика и оказывается, что даже сверхоптимистичный план даёт убытки на протяжении первых 100 лет.

План очерчивает границы реальности, в которых достижение цели возможно, тем самым сокращая область поиска решений.

Вторая его задача — экономить наши силы и время — раз обдуманное и записанное не нужно обдумывать и записывать повторно. По крайней мере не так часто. Без плана, после завершения очередной задачи, вы будете снова и снова заниматься планированием и перепланированием вместо того, чтобы сразу перейти к следующему этапу. Имея карту чёткой дороги к цели, мы не будем сходить с неё и тратить ресурсы на решение задач, которые неожиданно показались нам важными.

Поэтому даже худой план лучше его отсутствия.


Это утверждение встречается чаще всего и с его посылом поначалу спорить сложно. Когда начинаешь новое дело, с большой вероятностью не обладаешь почти никакой достоверной информацией. Но так ли никакой?

Сразу отбросим случаи профессиональных открывателей ресторанов и клепальщиков сайтов-визиток — у них-то чёткие планы есть — уже открыто 100500 кафе и сделано 100500 сайтов. Нас интересуют ситуации, когда опыта действительно нет.

Вместо опыта у нас есть знания (и умение гуглить).

Мы можем определить цель и критерии её достижения. Причём «создание нового уникального продукта» — цель так себе, поскольку критерии у неё расплывчатые. А вот «создание продукта с чистой прибылью 500$/месяц через 6 месяцев и 10 000$/месяц через год» — куда лучше.

Даже если у вас нет опыта, чтобы определить реалистичные критерии, всегда есть информация, чтобы определить их пессимистичный вариант. Просто спросите себя: «в каких случаях я откажусь от достижения цели?» В нашем примере, это доход менее 500$/месяц через полгода работы. А в каких условиях вы будете готовы продолжать идти к цели без груза сомнений за душой?

Мы можем определить ресурсы, которые есть изначально. В худшем случае других ресурсов и не будет. Чего можно достичь, опираясь только на них?

Большинство рисков можно определить с помощью простой логики и широкого кругозора. Их обычные источники: государство, люди, природа, неизвестность. Подумайте: какую гадость можно ожидать от каждого из них?

Этих соображений вполне хватит для анализа и выработки даже двух планов: пессимистичного и удовлетворительного. Полезным подспорьем будут истории людей, которые уже делали то же самое (или часть того же самого) — из них можно выудить верхние и нижние оценки многих параметров. Если же таких нет совсем, то вы точно делаете что-то стрёмное.


Вторая крайность, встречается реже, но тоже бывает. Характерна, для людей, не имеющих опыта решения комплексных задач. Например, для школьников с gamedev.ru, кода те начинают разработку своей первой игры.

Как гарантировано объяснить человеку, что далеко не всё бывает ясно, даже когда так кажется, я не знаю. Тут всё зависит от опыта человека: принимает он факт того, что все ошибаются (включая его) или ещё нет.

Куда лучше действует проверка практикой. Если всё и так ясно, то на документирование ясности на бумаге потребуется максимум день. И наверняка эта попытка провалится, что станет лучшим свидетельством в пользу планирования.


Не ленитесь и не бойтесь заниматься планированием. Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Неплохо будет и потренироваться на паре своих идей, даже не очень хороших. Когда потребуется, набитая рука очень облегчит работу.

10 причин планировать свой день

Дата публикации . Опубликовано в 10 причин

10 причин планировать свой день

Важность ежедневного планирования понимают далеко не все. Но, те люди, которые начали планировать, очень быстро смогли оценить преимущества такого подхода к распределению личного времени. Если вы еще не полюбили планирование, и не знаете, зачем вам это нужно, предлагаем ознакомиться со списком преимуществ, которые оно дает.

1. Планирование дисциплинирует.

Умение дисциплинировать себя очень ценно для человека, который стремится достичь успеха в различных сферах жизни. Но, научиться этому не просто. Ежедневное планирование помогает нам дисциплинировать себя, ведь мы будем действовать в установленных рамках. Со временем ежедневное планирование поможет сформировать привычку к дисциплине, которую можно будет использовать в других сферах жизни.

2. Планирование упрощает рабочий процесс.

Приступая к работе по составленному заранее плану, мы сможем гораздо проще справиться с ее выполнением, ведь будем иметь четкую инструкцию. Благодаря этому, можно меньше уставать от повседневной деятельности и не перегружать себя эмоционально и физически.

3. Планирование делает нас более эффективными.

Следуя составленному заранее плану намного проще получать хорошие результаты в кратчайшие сроки. Планирование позволяет нам реализовывать свой потенциал максимально, ведь оно направляет нашу энергию в четкое русло, не позволяя нам распылять ее напрасно.

4. Планирование снижает уровень стресса.

Повседневная деятельность каждого человека неизбежно связана со стрессом. Стресс деконцентрирует, нарушает нормальное функционирование организма и нервной системы, снижает производительность. Но, работа по списку позволяет существенно снизить уровень стресса.

5. Планирование развивает пунктуальность.

Ежедневное составление списка дел помогает научиться правильно оценивать свое время и распределять его. Благодаря этому постепенно развивается пунктуальность, и умение четко определить, сколько и на какую задачу потребуется времени. Если хотите быть «повелителем» своего времени, начните с ежедневного составления списков дел.

6. Планирование высвобождает свободное время.

Многие сегодня жалуются на нехватку времени для личной жизни, досуга, отдыха или каких-либо других дел. В этом может помочь планирование. Благодаря тому, что оно повышает вашу продуктивность и позволяет рационально использовать свое время, вы будете работать быстрее. За счет этого у вас регулярно будут свободные дни для того, чтобы провести их так, как вы этого хотите.

7. Планирование упорядочивает дела.

Где есть порядок, всегда все просто и понятно. Где нет порядка, всегда накапливаются проблемы, которые сложно распутать, как размотанный клубок с нитками. Благодаря ежедневным спискам дел ваша работа будет понятной, простой и всегда упорядоченной. Конечно же, планирование не исключает возникновения непредвиденных обстоятельств, но они не имеют таких разрушительных последствий, как в случае хаотичной деятельности.

8. Планирование освобождает мозг.

И благодаря этому он работает гораздо лучше и быстрее. Если вы не записываете необходимые задачи, вы обязательно держите их в памяти. Из-за этого, вы не можете использовать свой ум по максимуму, потому что он занят другими задачами – старается не забыть, что нужно сделать в дальнейшем. Но, если все ваши задачи сохранены на бумаге, ваш мозг свободен от необходимости все помнить, и будет работать по максимуму.

9. Планирование способствует вдохновению.

Наверное, многие люди любят работать в состоянии вдохновения. Когда вы окрылены, наполнены творческой энергией и вдохновением, вам любая задача кажется по силам. И вы справляетесь. Вдохновение раскрывает творческий потенциал, помогает решать даже самые сложные задачи легко и непринужденно. Чтобы пребывать чаще в таком состоянии, следует начинать практиковать ежедневное планирование. Пока вы записываете ваши дела, вы настраиваетесь на них, а свободная от забот голова с легкостью наполняется вдохновением.

10. Планирование способствует достижению целей.

Об этом вам скажет любой успешный в своей жизни человек. Без четкого плана, конечно же, можно достигнуть поставленную цель, но на процесс ее завоевания уйдет значительно больше времени и сил. Имея перед собой четкий план действий, достигнуть цель легко и просто!
Как видите, преимуществ у ежедневного планирования очень много, и в этой статье описаны не все, но самые основные. Выработав привычку планировать, вы наведете порядок в своей жизни раз, и навсегда! 

Сергей, www.vitamarg.com

Зачем нужно планирование времени? — Путь к успеху

Вы осознали, что то положение, в котором Вы сейчас находитесь, до конца Вас не устраивает и требует внесения изменений. При этом Вы для себя определили, что хотели бы создать свой бизнес. Достижение данной цели зависит от того, насколько смелы Вы будете в выборе данного решения, а также от Ваших личностных характеристик и силы желания. При этом Вам необходимо понимать, зачем нужно планирование Вашего времени.

Зачем нужно планирование личного времени?

Как нужно начинать планирование?

Человек, ставящий цель, ясно понимает ее важность и на стадии определения стратегического направления бизнеса, распределяет приоритеты своей деятельности. При этом не стоит отвлекаться на второстепенные вещи, даже если достижение цели требует терпения и больших усилий. Также не следует полагаться на удачу и думать, что может быть все случиться само собой, а нужно обязательно принимать решения.

Таким образом, необходимо научиться планировать свои действия так, чтобы они в максимальной степени отвечали поставленной цели, тем самым обеспечив эффективное планирование. По сути, планирование представляет собой выражение воли. Планирование означает, прежде всего, умение думать с опережением и предполагает системное выполнение действий для достижения цели.

Приступая к планированию, составьте себе список условий и факторов, которые оказывают на план положительное или отрицательное влияние. Постарайтесь их скомбинировать таким образом, чтобы они максимально отвечали потребностям поставленной Вами цели. Оцените составленные комбинации и выберите лучший вариант. Незаконченное планирование может привести к импровизации, что имеет шансы привести к неуверенности. Планирование осуществлять удобнее всего в блокноте.

Учет времени при планировании

Планирование бессмысленно, если не контролируется его выполнение. Оно теряет смысл, если запланированное не реализуется или ведется некачественно. В этом отношении Вам особое внимание следует уделить вопросам тайм-менеджмента, другими словами, эффективности использования времени.

В последнее время фраза «время—деньги» не очень верна, поскольку время стало важнее денег. Время — это все, у нас есть в этой жизни. Можно сказать, что время и жизнь почти одно и то же. Сейчас время дороже и важнее денег. В новой экономике жизненный цикл товара может измеряться месяцами. При этом побеждает тот, кто раньше вывел данный товар на рынок, даже если затраченные денежные средства превышали предполагаемые затраты. Именно время, а не деньги определяет конкурентоспособность фирмы и ее бизнеса.

У человека 24 часа в сутки, а жизненный запас – около 200-300 тысяч часов. Поэтому все мы миллионеры с точки зрения времени. Однако насколько мы эффективно преобразовываем это время в деньги – зависит только от нас.

Хронометраж — один из способов контроля потраченного времени при планировании

Все мы стремимся уберечь свои деньги от воров, но не многие из нас могут «защитить» свое время, столкнувшись с «пожирателями времени», а его у нас воруют гораздо чаще, когда нас отвлекают от дела или нагружают ненужными делами.

У каждого человека свое понимание и восприятие времени. Чтобы наиболее эффективно его использовать, Вам необходимо осмыслить все свои привычки, поступки и отношения с внешним миром, которые влияют на формирование адекватного понимания данного фактора. Очень важно при этом учитывать и существующие национальные и культурные различия в восприятии времени и правилах его использования. Если Вам придется сотрудничать с иностранным партнером, необходимо учитывать и разницу в количестве рабочих часов, значимость пунктуальности и особенности отношения ко времени, отведённого для отдыха.

Итого

За счет современных способов сбора, доступного Интернета, анализа, передачи и хранения информации, мы стали успевать делать гораздо больший объем работы, нежели раньше. Средства коммуникации теперь избавляют нас от необходимости быть привязанным к определенному месту, скоростные средства передвижения значительно сокращают время, затраченное на преодоление различных расстояний. В результате за счет совершенствования нашей системы актуальнее становится для нас процесс планирования и рационального использования времени. Это основная причина, зачем нужно планирование своей деятельности.


Поделиться новостью в соцсетях

Планирование жизни — Психологос

Фильм «Интервью Н.И. Козлова»

Чтобы определить свои жизненные приоритеты, надо взглянуть на свою жизнь в целом, от ее конца.
скачать видео

​​​​​​​​​​​​​​Планирование жизни — это планирование человеком основных событий своей жизни: что и когда у него будет, состоится, произойдет. Планирование вашей жизни не гарантирует, что план состоится, но отсутствие у вас плана жизни гарантирует то, что жизнь или течет случайно, или разворачивается по плану других людей.

Видение своей жизни: «Ну, окончу школу, поступлю в Институт, начну работать, потом женюсь… Ну, наверное, заведем ребенка, будем решать вопрос с квартирой, машиной и дачей. Потом на пенсию — и на покой!» — не планирование жизни, а воспроизведение типового шаблона. Это рассказ о том, как обычно бывает у людей, и признание того, что моя жизнь потечет как у всех, по наезженной колее.

Планирование жизни — это построение конкретного плана своей жизни на год, 3 года, 5 и 10 лет и далее, где ставятся высокие и воодушевляющие человека цели. Первым человеком, начавшим планировать свою жизнь (из известных людей), — был Бенджамин Франклин.

Как долгосрочные планы, планирование жизни — достаточно редкий феномен. Едва ли более 3% населения России имеют продуманные планы на свою жизнь, тем более планы продуманные и прописанные.

Большинство людей живет, не ставя перед собой никаких целей: постановку целей вполне заменяют надежды, мечтания, фантазии, огорчения, что «все не так» и вообще ни до чего: то телефон зазвонил, то по телевизору фильм классный.

План — это бросок в будущее. План вашего дня — это ваше будущее сегодня. План на месяц и квартал — будущее эффективной организации. Ваш план на год и на жизнь — это ваше будущее. Людей, живущих будущим — немного.

Много ли вы встречаете людей, которые серьезно планируют свою жизнь, вечером строят картинку предстоящего им дня, утром ставят себе задачи, составляют план дня и этот план реализуют?

Зачем нужно планирование жизни

И у самого преуспевающего, и у самого никчемного человека на планете в сутках 24 часа. Но первый достигает многого, а второй может увязнуть в болоте неудач. Секрет такого несоответствия в том, как и чем заполнены эти 24 часа. Первый рассматривает жизнь, как долгосрочный проект, а второй, скорее всего, о будущем задумывается мало — живет сегодняшним днем и не более. Планирование жизни важно тем, кто подходит к своей жизни ответственно, кто хочет в жизни много сделать и добиться. Планирование жизни обычно привлекает результатников и настораживает процессников, как загоняющее жизнь в определенные рамки.

Что бы вы сказали строителям, которые, собираясь строить вашу дачу, попросили бы деньги вперед и сказали бы: вы знаете, мы проект рисовать не будем, это уменьшает свободу творчества, и вообще мы не привыкли. Что получится — то и построим. Вы бы дали им денег? Есть ощущение, что нет. А теперь вообразите, что вы строите жизнь. У вас есть проект своей жизни? Для вас это менее ответственное дело? Себе, как строителю жизни — вы бы дали денег?

Планирование жизни — это продумывание своей жизни так, чтобы ее результат вас точно порадовал. Необходимо развивать деловую и жизненную успешность, совершенствовать умение строить отношения, укреплять свое здоровье и повышать благосостояние свое и своих близких: создавать жизненную базу. Мечтать можно красиво, но серьезные люди думают о конечном результате.

Вася был творческим человеком, и трудясь бессонными ночами, писал в своей деревне очень душевные стихи. Стихи нравились его девушке Маше и еще другу Феде, в результате чего на основе общих интересов Маша вышла за Федю, который еще и неплохо зарабатывал механизатором. По этому поводу Вася написал еще один поэтический сборник и послал все свои стихи в город… Когда Вася умирал, его душу согревала маленькая серенькая брошюра: стихи все-таки удалось издать мизерным тиражом, хотя так и не распроданным. Поскольку Вася был предельно беден, поминки ему организовали Маша и Федя, у которых давно был отстроен крепкий дом, выращены дети и посажен прекрасный плодовый сад. Конечно, Федю, в отличие от Васи, никто не мог назвать возвышенным и творческим человеком, но как вы оцените результат их жизни?

Мораль: успех проекта определяется не силой и возвышенностью намерений, а количеством реально достигнутого результата. («Формула успеха или философия жизни эффективного человека»)

Мифы о планировании жизни

Распланированная жизнь скучна. Не правда ни разу. Распланированная жизнь позволяет вместить в себя гораздо большее количество событий и приключений. Представьте себе, что вы, собираясь на отдых, покидали вещи в чемодан кое-как: в него влезет мало. А если вы сложили вещи аккуратно, освободившиеся места заняли маленькими вещами — в чемодан влезло больше. Так же и в жизнь.

План — ограничивает развитие. Это если план маленький, простой и не вдохновляет. А если вы написали Максимум жизни и вдруг поняли, что времени сильно мало, а дел сильно много — развиваться вы будете с утроенной скоростью!

План — не дает свободу творчества. И это не правда. Никто не мешает вам пересматривать и дорабатывать свой план каждый день, месяц, год, три года, чтобы можно было скорректировать уже написанное и внести что-то новое.

Распланированная жизнь не дает наслаждаться настоящим. Глупости — как раз дает, и еще с запасом, особенно если это вы запланируете. А если вы не умеете планировать, будете наслаждаться настоящим только урывками и в ущерб себе же. Смотри Торопись жить настоящим

Грамотное планирование

Грамотное планирование жизни — продумывание оптимального распорядка дел и общего направления жизни, соответствующего вашим жизненным ценностям. Такое планирование не только не исключает отдых и развлечения в жизни человека, напротив, в некоторых случаях обязывает вас отдыхать, даже если это вам лениво. Грамотное планирование жизни помогает самоконтролю, развивает самоуважение, внушает оптимизм, придает собранность и энергию. Планирование жизни можно начать с самого простого — со списка дел и занятий на каждый предстоящий день.

Планирование жизни можно сравнить с многоэтажным зданием, в основании которого (в основе вашего планирования) находятся ваши личные жизненные ценности человека. С них-то и надо начинать планирование.

Если вы прожили большую и трудную жизнь, а в конце ее поняли, что такая жизнь вам не нужна и не интересна, то что-то менять будет уже поздно… Если же, напротив, вы хорошо знаете, что вы в жизни хотите, что для вас по-настоящему дорого, каждый день вашей грамотно выстроенной жизни станет для вас наполненным смыслом.

Определившись со своими ценностями, начинайте ставить свои жизненные цели. Чем более ярко и конкретно вы сможете увидеть желаемый конечный результат, тем лучше. Далеким жизненным целям труднее задать точные параметры, однако сроки и другие конкретные цифры помогут вам понять, насколько эффективно вы движетесь в избранном направлении.

Чтобы двигаться по жизни эффективнее, обратите внимание на тех людей, которые вас окружают каждый день. Взгляните с этой точки зрения на ваших друзей, на ваших родственников и сослуживцев на работе, бывает так, что привычное окружение никак не способствует скорейшему достижению поставленных целей, а иногда, более того, от поставленных целей уводит. Возможно, частью вашего жизненного планирования может стать инвентаризация и выбор вашего окружения.

Важный момент в планировании собственной жизни — план личного развития. Чему вы собираетесь учить себя сегодня, на ближайшей неделе, в ближайший месяц и год? Даже если с окружением, ценностями и целями у вас полный порядок, то для полноценного планирования жизни вам может не хватить элементарных жизненных навыков и полезных привычек. Например, привычку откладывать все на потом придется заменить на привычку делать все своевременно.

Если вы наладили свою жизнь и чувствуете, что вам по плечу большие дела и достижения, задумайтесь о своем Максимуме жизни.

Жизнь может быть удивительно красивой — сделаем ее такой!

Вводное занятие Университета

bobyshev.info. Почему так важно планировать свой день?

Доброго времени суток, дорогие друзья! Скажите, пожалуйста, а вы планируете свой день, или делаете все спонтанно, когда представится удобный случай? Если вы никогда не занимались планированием, то эта статья вам в этом поможет.

Вообще само по себе планирование это очень обширная тема и чтобы её полностью раскрыть понадобится очень много времени. В дальнейших статьях мы постепенно будем с вами рассматривать различные аспекты планирования шаг за шагом. А сегодня рассмотрим только самые основные вопросы.

О том, как правильно ставить цели вы уже знаете, теперь же необходимо двигаться в правильном направлении и достигать их. А для того, чтобы вас не бросало из стороны в сторону и вы не сбились с намеченного курса, очень важной привычкой, которую вам необходимо будет развить, является ежедневное планирование своего дня. По сути планирование это некое прокладывание маршрута от того места где вы сейчас находитесь к тому, куда вы хотите прийти.

Зачем нужно планирование?

Во-первых, при планировании у вас перед глазами появляется наглядная и чёткая структура дня. Имея перед глазами план, вы сможете успеть за день сделать гораздо больше дел, чем обычно.

Во-вторых, ваш список дел будет зафиксирован на бумаге (компьютере, телефоне и т.д.) и вы ничего не упустите из внимания. Если вы не запишете свой план, то наверняка что-то забудете или не успеете сделать в срок.

В-третьих, вы всегда будете знать, что уже сделано, а что нет, сколько свободного времени у вас есть и когда вы можете отдохнуть.

Зачем нужно составлять план с вечера?

Ученые пришли к выводу, что люди гораздо лучше выполняют список запланированных дел, если составят его перед сном. Более того, наш с вами мозг воспринимает этот список дел после сна как четко обозначенные и обязательные к исполнению. Люди, которые составляли список дел на следующий день перед сном, были больше мотивированны и уверенны в их исполнении.

В научном эксперименте принимали участие студенты Вашингтонского университета (Washington University). Студентов разделили на несколько групп. Одной группе требовалось составить план действий вечером перед сном, а второй группе  – утром после пробуждения. Статистика показала, что та группа, которая составляла план перед сном, показала лучший результат и большую точность в исполнении дел. Вторая группа (утренняя) легче меняла планы и относилась к составленному списку дел как к чему-то несерьёзному.

Лично по своему опыту могу сказать, что составление плана на следующий день непосредственно перед сном — очень эффективная техника! У меня это действие приобрело некий ритуал. Обычно я ложусь в кровать и достаю свой планшет. Раньше я составлял ручные списки, но в электронном виде все гораздо быстрей и удобней, по крайней мере, для меня. Я просматриваю свои цели на год, месяц и неделю и, исходя из своих первоочередных задач, составляю свой список дел на следующий день. На это у меня уходит от 5-ти до 10 минут. Зато, проснувшись утром, я точно знаю, что мне нужно выполнить. Естественно в течение дня что-то может измениться или пойти не так, как вы планировали, в этом нет ничего страшного. Просто если у вас есть план вам будет проще войти в нужную колею и двигаться дальше. Можно поменять порядок выполнения задач местами или что-то подкорректировать.

План это ваша «индивидуальная шпаргалка» для того, чтобы в любой момент вы могли подсмотреть в неё, и определить чем стоит заняться в тот или иной момент времени.

Каким должен быть ваш план?

В этой статье я сознательно не буду загружать вас информацией о различных техниках планирования, группированию задач, установки сроков и приоритетов выполнения задач. На данном этапе вам достаточно просто приучить себя составлять с вечера план на следующий день. Это должно войти у вас в привычку. А уже позже можно будет использовать и более продвинутые техники. Само по себе планирование вашего дня уже даст вам ощутимый результат. Поэтому составленный вами план должен, прежде всего, быть доступным, информативным и удобным именно для вас.

Как составить план?

  1. Выберите для себя удобный инструмент для планирования – блокнот, ежедневник, компьютер, телефон и т.д.;
  2. Составляйте план с вечера;
  3. Список дел должен быть легкодоступным, чтобы у вас была возможность в него заглянуть в течение дня, подкорректировать или отметить выполненные дела;
  4. Обязательно делайте пометки о выполнении или вычеркивайте из списка выполненные задачи. Это очень увлекательное занятие, которое придаст вам ещё больше уверенности и мотивации для выполнения оставшихся дел;
  5. Устанавливайте приблизительные сроки на выполнение каждой задачи из списка;
  6. Не старайтесь вписать в список больше задач, чем вы реально сможете выполнить за день. Будьте реалистами;
  7. Оставляйте в своем плане резервное время на отдых и непредвиденные дела;
  8. Начинайте выполнение списка задач с самых крупных и важных дел, тогда все остальные выполнить будет гораздо легче;
  9. Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня;
  10. Действуйте!

И в завершении сегодняшней статьи хочу порекомендовать вам посмотреть очень мощный урок от Стивена Кови о важности планирования. На мой взгляд, этой самый лучший и наглядный пример! Желаю Вам удачного просмотра!


P.S.: Понравился ли вам урок и что полезного вы для себя из него почерпнули? Обязательно напишите об этом ниже в комментариях!

*Нажимая на кнопку «Отправить комментарий», я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю

.

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньш

Почему так важно планировать дела

 

Планирование – это процесс оптимального распределения времени и других ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей и задач, а также сама постановка целей, задач и действий. Чаще всего планирование применяется в деятельности различных организаций, фирм и крупных предприятий, и в этом случае мы говорим о долгосрочном планировании, включающем в себя план на 5, 10, 20 лет и больше. Но и отдельному человеку можно и даже нужно планировать выполнение всех своих дел, будь то дела рабочие, учебные, бытовые или личные. Чтобы успевать всё, нужно расставлять приоритеты, определять важные и неважные, срочные и несрочные дела. Так мы можем избавиться от ненужных дел, мешающих нашей деятельности и продуктивной работе.

1. Конкретная постановка цели. Часто, думая о будущем, мы представляем в голове идеальный образ и думаем «да, когда-нибудь я этого добьюсь». Но чего «этого» и когда наступит это «когда-нибудь» не оговаривается. Когда мы начинаем формулировать мысль на бумаге, цель становится четкой, мы начинаем осознавать, что именно мы хотим и как скоро мы сможем этого достичь.

2. Планирование поможет не забыть о важном деле. Закон Джорджа Миллера гласит, что мы можем удерживать в своей памяти одновременно 7+-2 дел. В эту зону попадают и совершенно ненужные дела, которые вытесняют из нашего внимания приоритетные задачи. Иногда мы принимаемся выполнять какое-то дело, а потом вспоминаем про другое, бросаем первое. В итоге мы начинаем кучу заданий, которые так и не доводятся до конца. Планирование поможет расставить список дел в нужном порядке. Мы можем наглядно видеть важные задачи, которые нужно сделать прямо сейчас, и неважные, которые можно отложить. По мере выполнения действия его можно вычеркнуть, что также очень положительно сказывается на деятельности, потому что мы наглядно представляем себе преодоление пути к намеченной цели.

3. Распределение временных ресурсов. Если адекватно и реально подходить к составлению плана, то все дела будут выполняться эффективно и в спокойном ритме, не доводя человека до изнеможения и не загоняя его в угол своей невыполнимостью. Да и эмоциональное состояние становится гораздо позитивнее и спокойнее, когда человек знает, что точно ему нужно делать.

4. Планирование обеспечивает гибкость в реализации плана. Если мы сталкиваемся с какой-либо трудностью в реализации мысленного плана, мы его быстро забрасываем. Но если возникают ошибки в уже зафиксированном плане, мы можем их проследить и скорректировать под новую ситуацию, продолжая движение к намеченной цели.

5. Все вышеперечисленные пункты складываются в высокую вероятность достижения поставленных задач. Практически все бизнесмены и успешные люди планируют не только свой день, но и неделю, месяца и даже годы. Они адекватно распределяют свои временные ресурсы, и поэтому точно знают, к какому сроку смогут всё сделать. Именно поэтому правильное планирование ресурсов помогает достичь намеченную цель с очень высокой вероятностью. 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *