7 способов повысить свою продуктивность
В 1915 году Альберт Эйнштейн представил свою блестящую и революционную теорию относительности. На протяжении трёх лет, предшествующих этому, он полностью посвятил себя созданию этой теории, не отвлекаясь ни на что другое.
Я не призываю вас тратить три года на создание одного проекта, но такой метод фокусировки действительно эффективен.
Это был небольшой экскурс в прошлое, а теперь обратимся к современным реалиям: сегодня стала довольно популярной тенденция «делать меньше». Как следует из названия, это направление охватывает техники, с помощью которых можно достичь больших результатов, прикладывая меньше усилий.
Сегодня я хочу поделиться с вами некоторыми из этих техник. Надеюсь, что они помогут вам достичь наилучших результатов в кратчайшие сроки.
1. Закон Парето, или принцип 20/80
В общем виде данный принцип формулируется так: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Закон 20/80 применим практически во всех сферах жизни. Например, согласно этому закону, 20% преступников совершают 80% преступлений.
Если вы знаете, как воспользоваться законом Парето должным образом, это поможет вам не только в профессиональной, но и в повседневной жизни. Это маленький удобный трюк, который сумеет помочь спрогнозировать результат. Например, если вы общительный человек, то у вас, скорее всего, много друзей. Подумайте, кто из этих людей придёт к вам на помощь в трудной ситуации. Вероятно, их будет немного, как раз что-то около тех пресловутых 20%. Стоит принять это к сведению и стараться поддерживать общение с этими 20%, вместо того, чтобы тратить время на виртуальных друзей.
Как это работает
Согласно закону Парето, следует делать все неважные задачи тогда, когда ваша производительность невысока. К примеру, многие люди, как только пришли с утра на работу, не могут сразу же включиться в рабочий процесс. Им нужно пообщаться с коллегами, выпить чашечку кофе или сделать что-то ещё, что поможет им настроиться на рабочий лад.
Только в этом случае они смогут продуктивно работать. Важно расставить приоритеты между рабочими задачами. Старайтесь выполнять важные задания именно в то время дня, когда ваша работоспособность будет на высоком уровне.
2. Три важные задачи
Многие составляют список дел, это позволяет сделать рабочий процесс более организованным. Конечно, в 21 веке мы уже отошли от того, чтобы записывать предстоящие дела на бумаге, для этого у нас есть смартфоны и компьютеры.
Я предлагаю вам следовать одному простому правилу: каждое утро потратьте пять минут на то, чтобы записать три наиболее важных задачи на день. А затем сосредоточьте все свои усилия на выполнении этого короткого списка.
Это замечательная альтернатива тем бесконечно длинным спискам задач, которые мы обычно любим составлять. Кого мы обманываем, ведь на них не хватит и недели, не говоря уже про один день. Сосредоточьтесь на этих трёх основных задачах, и если вы успеете выполнить их раньше срока, то можете приняться за что-нибудь ещё.
Это простая, но действенная привычка действительно может повысить вашу продуктивность.
3. Философия «Делай меньше»
Его манифест «делать меньше» начинается с опровержения утверждения о том, что снижение нагрузки делает сотрудников ленивыми и негативно сказывается на их производительности. Когда мы выполняем меньшее количество задач, мы можем насладиться своими достижениями.
Марк Лессер рекомендует находить несколько минут во время рабочего дня для того, чтобы помедитировать. Это выравнивает ваше дыхание, вы придёте в чувства, избавитесь от стресса и сможете лучше сконцентрироваться на поставленной задаче.
Не забывайте про расстановку приоритетов. В первую очередь выполняйте важные задачи, а затем уже переходите к низкоприоритетным. Не перегружайте себя большим количеством задач: лучше сделать меньше, но качественно и с удовольствием, чем больше, но без энтузиазма.
4. Помидорная техника
Помидорную технику предложил Франческо Чирилло. Техника называется помидорной из-за того, что её автор первоначально применял кухонный таймер в виде помидора для измерения времени.
В основе методики лежит принцип работать 25 минут над конкретной задачей без перерыва, но после этого обязательно сделать перерыв.
Как это работает
- Посмотрите на свой список задач и выберите из него наиболее приоритетные задания.
- Затем установите таймер на 25 минут и начните работать, ни на что не отвлекаясь, пока не услышите сигнал таймера. Каждый 25-минутный период времени называется «помидор».
- После этого сделайте пятиминутный перерыв и включите таймер снова.
- После четырёх «помидоров» (то есть через каждые два часа) делайте более длительный перерыв в 15–20 минут.
- Если ваша задача занимает более пяти «помидоров», её можно разделить на несколько частей.
Такая техника помогает работать над более приоритетными задачами, улучшает внимание и помогает лучше сконцентрироваться.
5. Миф о многозадачности
Режим многозадачности вовсе не делает нас более продуктивными, это миф. На самом деле, когда мы концентрируемся на многих заданиях одновременно, это оказывает негативное влияние на нашу производительность и концентрацию.
Независимо от того, насколько хорошо вы приноровились работать в режиме многозадачности, ваша производительность будет намного меньше, чем если бы вы решили сосредоточиться от начала и до конца на выполнении одной задачи.
Дэвид Мейер, профессор университета штата Мичиган
Эффективно выполнять одновременно несколько задач возможно только в некоторых особых случаях. Скажем, когда вы делаете что-то автоматически, например идёте и одновременно разговариваете. Ходьба — это деятельность на автомате, она не требует того, чтобы вы на ней сосредоточились. Хорошо это иллюстрирует известная притча:
Однажды муравей встретил на лесной тропинке сороконожку, которая весело и безмятежно бежала ему навстречу. Муравей спросил сороконожку: «Как ты так ловко переставляешь все свои 40 лапок? Как тебе удаётся так легко и быстро передвигаться?» Сороконожка на минутку задумалась и… не смогла больше сдвинуться с места!
Если вы хотите выполнять поставленные задачи более продуктивно, лучше сосредоточьтесь на одном задании, выполните его от начала до конца и только потом переходите к другим.
6. Информационная диета
В наше время перегрузить свой мозг информацией так же просто, как получить тепловой удар в пустыне Сахара. И даже симптомы схожи: нарушение сна, рассеянное внимание и замедленная реакция. Наш мозг перегружен информационным шумом. В современном мире люди постоянно ищут новости, хотя они и так везде окружают нас.
В этом случае Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“, жить где угодно и богатеть» советует людям «сесть на информационную диету». Подумайте, действительно для вас важны все электронные письма, блоги, газеты и журналы, которые вы читаете? Вам на самом деле нужно тратить так много времени на социальные сети и телевизор?
Постарайтесь получать как можно меньше совершенно ненужной для вас информации хотя бы на протяжении недели и проследите, как это скажется на вашей продуктивности.
7. Живите по графику
Спросите любого успешного человека, когда он или она просыпается, и, скорее всего, услышите, что этот человек рано встаёт. Это довольно несложно: в первой половине дня не так много отвлекающих факторов, поэтому мы можем сфокусироваться на приоритетных делах.
Помните, что есть время отдыхать, а есть время работать. Проведите чёткие границы между тем и другим. Начните с того, что прекратите заниматься делами, как только почувствуете, что вам необходимо отдохнуть.
Лучше жить с планом, чем без него.
Закон Паркинсона гласит, что «работа заполняет время, отпущенное на неё». Это означает, что если вы, к примеру, решили, что напишете отчёт за неделю, вы всю неделю будете его писать. Особенно закон Паркинсона применим к делам, которые нам не нравятся и которыми у нас нет никакого желания заниматься. Многие из нас склонны растягивать дела настолько, насколько это возможно. Но если вы заключите каждую задачу в жёсткие рамки, это позволит вам расправляться с делами куда более эффективно. Когда у вас есть дедлайны, вы стараетесь успеть выполнить всё в срок, так что это отличнейшая мотивация.
50 советов для продуктивной работы
Управляйте временем и задачами
1. Замедлите время
Обычно мы делаем от 12 до 15 вдохов в минуту. Если дышать глубже, можно немного «замедлить» восприятие времени. Для этого вдыхайте, используя диафрагму и брюшные мышцы. Сделайте 7–9 таких глубоких вдохов в начале рабочего дня, перед тем, как взяться за сложную задачу, или когда нервничаете.
2. Тщательно проверьте работу, чтобы потом не переделывать
Помните пословицу «Семь раз отмерь, один раз отрежь»? Лучше дважды проверить, что вы всё сделали верно, чем потом тратить время на исправление ошибок.
3. Меньше смотрите телевизор
Если сложить всё то время, что мы тратим на фильмы, сериалы и другие передачи, получатся годы. А ведь ещё время уходит на то, чтобы выбрать, что посмотреть, а потом обсудить увиденное. Лучше потратьте его на что-то полезное.
4. Просыпайтесь раньше
Это даст вам больше времени перед работой. Можно спокойно ответить на письма и распланировать день или уделить время себе: почитать и заняться спортом.
5. Заведите дневник времени
6. Используйте время ожидания с пользой
Пока сидите в очереди, можно прочитать статью, на которую не хватало времени, разобрать почту или набросать черновик важного документа.
7. Не держите всё в голове
Выпишите на бумагу список дел, покупок или творческих идей, чтобы мысли о них не отвлекали от работы. Пытаясь удержать их в голове, вы создадите себе лишний стресс.
8. Потратьте немного времени один раз, чтобы сэкономить в будущем
Такое правило можно применять ко всему. Когда готовите ужин, сделайте в два раза больше порций и заморозьте половину. В следующие несколько вечеров уже не придётся готовить и мыть лишнюю посуду. Протирайте раковину и душевую кабину после каждого использования, чтобы в выходные не тратить по полчаса на их тщательную чистку.
9. Принимайте решения быстрее
Время, которое уходит на колебания и взвешивание всех плюсов и минусов, можно потратить на что-то действительно важное. Так что примите решение и двигайтесь дальше.
10. Управляйте списком задач
Обычно мы вычёркиваем только то, что сделали. Но иногда нужно вычеркнуть то, что вы точно не успеете сделать, иначе список будет разрастаться и давить на вас.
11. Группируйте похожие задачи
Например, выделите один день на уборку и прочие домашние дела. Один день на совещания, другой — на создание контента.
12. Не пишите длинные сообщения
Пусть они будут лаконичными: большинство посланий можно уместить в пять предложений.
13. Исключите что-то из графика
Скорее всего, вы уже взяли на себя слишком много всего. Посмотрите свой календарь и подумайте, от чего можно отказаться. Например, от дел, которые не помогают продвинуться к цели, отнимают слишком много сил или больше не вписываются в вашу жизнь.
14. Откажитесь от многозадачности
Переключаясь с одного дела на другое, вы работаете медленнее и больше устаёте. Выберите одну задачу и сосредоточьтесь на ней.
Пробуйте методики продуктивности
15. Освойте технику Pomodoro
Работайте отрезками по 25 минут, а потом устраивайте пятиминутный перерыв. Во время работы постарайтесь ни на что не отвлекаться, а в перерыве отдыхать и не смотреть в телефон.
16. Используйте метод цепочки
Зачёркивайте в календаре даты, когда удалось сделать всё намеченное или выполнить большую задачу. Через несколько дней у вас будет цепочка, которую вам не захочется разрывать.
17. Возьмите на заметку правило двух минут
Если задачу можно выполнить за две минуты или меньше, делайте и не откладывайте на потом. Это правило использует основатель системы Get Things Done Дэвид Аллен.
18. Введите в привычку метод «Обязан, должен, хочу»
Каждое утро задавайте себе три вопроса. Что я обязан сделать, чтобы сегодня внести максимальный вклад в дела? Что я должен выполнить, чтобы улучшить своё будущее? Что я хочу сделать, чтобы прожить сегодняшний день с удовольствием?
19. Попробуйте войти в режим полёта
Представьте, что вы в самолёте, и отключите интернет, чтобы ни на что не отвлекаться. За час углублённой работы можно сделать больше, чем за 2–3 обыкновенных часа.
20. Учитывайте ультрадианные ритмы
Это естественные биоритмы организма, которые повторяются каждые 90–120 минут. Следите за своими подъёмами и спадами энергии, чтобы понять, на какое время планировать трудные задачи, а когда лучше устроить перерыв.
21. Устраивайте дни без совещаний
Заведите один день в неделю, во время которого не будете отвлекаться на встречи, а займётесь только основной работой. Если у вас лично нет полномочий, предложите эту идею руководителю.
22. Проводите воскресную проверку
Спишитесь со своей командой, чтобы удостовериться, что к понедельнику всё готово. Или устройте краткую поверку для самого себя. Убедитесь, что у вас есть план на неделю и вы ничего не забыли.
Помогайте себе концентрироваться
23. Отключите уведомления
Пока работаете над важной задачей, не отвлекайтесь на почту и соцсети. Выделите отдельное время, чтобы проверить сообщения и ответить на них.
24. Учитывайте, что вас будут отвлекать
Это неизбежно, поэтому оставляйте в графике свободные места, чтобы потом не нервничать.
25. Подвиньте крайний срок
Если вы считаете, что на выполнение задачи уйдёт час, поставьте себе дедлайн через 40 минут. Придётся работать быстрее, а значит, вы точно не отвлечётесь на посторонние вещи.
26. Составьте список дел на время прокрастинации
Например, убраться на столе, перебрать документы, прочитать о новостях в своей профессиональной отрасли.
27. Составьте перечень того, что не нужно делать
Внесите в него вредные привычки, которые отнимают время и мешают продуктивности. Держите этот список перед глазами, чтобы не поддаваться им.
28. Используйте менеджер паролей
Тогда не придётся тратить время, мучительно вспоминая пароль от редко используемого почтового ящика или восстанавливать данные для входа на сайт.
Заряжайтесь энергией
29. Занимайтесь спортом
Это укрепит физическое здоровье и зарядит хорошим настроением. Попробуйте вставать немного раньше и выходить на пробежку или заниматься йогой.
30. Правильно питайтесь
Избегайте фастфуда, сладкого и быстрых углеводов. Они дают прилив энергии только на короткое время. Отдавайте предпочтение продуктам, в которых много клетчатки, комбинируйте быстрые углеводы с медленными.
31. Рассчитывайте приём кофеина
Кофеин начинает действовать примерно через 40 минут после попадания в организм. Так что пейте кофе или чай не в тот момент, когда приступаете к задаче, а заранее.
32. Медитируйте
Это расслабляет и помогает развить навык концентрации. Начните с самого простого варианта — закрыть глаза и сосредоточиться на дыхании.
33. Поддерживайте подходящую температуру в помещении
Если вам слишком жарко или слишком холодно, эффективно работать не получится. Для большинства людей наиболее комфортная температура — 21–22 ℃.
Правильно настройтесь
34. Заранее определите желаемый результат
Перед тем как звонить кому-то или приступать к задаче, подумайте, чего хотите добиться с помощью этого действия. Потом оцените, получилось ли у вас достичь желаемого результата. Если нет, подумайте, что пошло не так и как это исправить.
35. Развивайте мышление роста
Верьте, что вы можете развить необходимые навыки и стать лучше, если будете прилагать усилия. Смотрите на все трудности как на возможность научиться чему-то новому. Это и есть мышление роста.
36. В конце одной недели подготовьтесь к следующей
Разберите почту и постарайтесь закрыть все нерешённые вопросы. Уберитесь на рабочем столе. Просмотрите календарь и список задач на следующую неделю. Возможно, что-то можно исключить и заменить делами, которые вы давно откладывали.
37. Заведите дневник благодарности
Каждый вечер записывайте в него три вещи, за которые сегодня были благодарны. Это помогает видеть в жизни больше возможностей и позитива. Если три вещи не набирается, опишите что-то одно, но подробнее.
38. Научитесь говорить «нет»
Многим сложно отказываться от новых обязанностей, но наступает момент, когда это просто необходимо. Иначе вы доведёте себя до выгорания.
39. Давайте себе время на отдых
Например, введите в привычку отключать телефон на выходные и не отвечать на рабочие сообщения вечером. Иногда нужно забыть обо всём, что связано с делами, и просто перезарядиться.
40. Ставьте перед собой цели-процессы
Это действия, которые вам нужно совершить на пути к большой цели. Например, если вы хотите увеличить продажи на 25%, ваша цель-процесс — обзванивать определённое количество потенциальных клиентов в день.
41. Признайте свои ошибки и двигайтесь дальше
Не занимайтесь самобичеванием. Извлеките из ошибки урок, чтобы не повторить её в будущем, и живите дальше.
Организуйте рабочий процесс и расставьте приоритеты
42. Не используйте слишком много приложений
Сейчас масса календарей, трекеров и других помощников, помогающих в борьбе за продуктивность. И если вы будете использовать их все сразу, то, наоборот, усложните себе жизнь. Поэтому ограничьтесь несколькими самыми необходимыми.
43. Откройте доступ к своему календарю
Так проще планировать совещания и не забывать о совместных дедлайнах. Можно сделать и семейный календарь, в котором будут зафиксированы общие мероприятия и домашние обязанности.
44. Планируйте не более трёх важных задач на день
Длинные списки дел малоэффективны: у вас просто не хватит сил выполнить много больших задач за один день. Определите три самые важные, а остальное время посвятите более мелким делам.
45. Держите под рукой бумагу с ручкой
Если во время работы вам придёт в голову полезная мысль, просто запишите её и на время забудьте. Стараться удержать её в уме, вы будете отвлекаться выйдете из состояния потока.
46. Включайте в график время на дорогу и отдых
Не планируйте дела вплотную. Почти всегда случаются какие-то неполадки и экстренные ситуации. Учтите это в своём плане на день.
47. Найдите наставника
Он может поделиться советами, которые когда-то помогли ему. И предостеречь от ошибок, поджидающих вас на пути.
48. Не зацикливайтесь на всей задаче целиком
Идите маленькими шажками. Сосредоточьтесь на том, что нужно выполнить в первую очередь, потом — на следующем шаге и так далее. Иначе объём работы вас парализует, и вы начнёте прокрастинировать.
49. Забудьте о перфекционизме
Идеала не существует. Это продукт нашего воображения, который просто не может быть воплощён в реальность. Сделайте работу хорошо и принимайтесь за следующее дело.
50. Поощряйте себя
Награда за достижение цели или прохождение важного этапа повысит мотивацию и просто улучшит настроение. Главное, не награждать себя сладостями — лучше отправьтесь на расслабляющий массаж.
Читайте также 🧐
10 уроков о том, как повысить продуктивность, которые я усвоил, работая по 90 часов в неделю целый месяц
Сколько часов в неделю вы тратите на работу? Около 40, не так ли? А как вы думаете, что будет, если работать 90 часов в неделю?
Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.
В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.
На поверхности лежит два решения этой проблемы:
1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.
Однако на практике этот выбор непрост. Даже несмотря на то, что кажется, что работа в течение долгого времени позволит справиться с большим количеством задач, это очевидно, неправильное рассуждение: не потому что у вас будет меньше времени на отдых и восстановление, а потому что в долгосрочной перспективе производительность труда существенно снизится. Это было доказано много раз, поэтому тезис совершенно очевиден.
Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.
В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.
1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.
Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.
В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.
Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.
Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.
Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.
Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.
2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.
Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.
С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.
Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.
3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.
Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
• Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
• Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
• Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.
То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.
4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.
Я полагаю, что планирование времени, когда вы не заняты работой, позволяет более эффективно решить вопрос о качестве труда, что позволяет работать умнее, но необязательно больше. В качестве простого примера, если вы работаете бухгалтером, можно занять себя на весь день заточкой карандашей (или современный эквивалент – проверкой почты), или вы можете подумать, ненадолго абстрагировавшись от рутины, и понять, что именно принесёт лучший результат, и затем заниматься именно этой работой.
Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.
Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.
5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.
Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:
«Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».
Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.
Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.
Когда вы прервете работу и спланируете свою деятельность, то станете более сфокусированным, сможете направить своё время и энергию на несколько концентрированных целей, добиваясь большей производительности.
6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.
Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.
Мой любимый путь – выделение меньшего количества времени на задачи, с которыми мне нужно справиться.
Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.
В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.
Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.
Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.
7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.
Как сказал Брайан Трэйси, автор фантастической книги «Съешь эту лягушку», «если вы хотите оставаться счастливым и иметь высокую производительность, заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы». Например, когда нужно многое сделать, и вы спите всего пару часов, уровень производительности снизится. Но если вы пораньше ляжете в кровать и выспитесь, то сможете быстрее справиться со своими задачами.
Энергия – это топливо, которое вы сжигаете на протяжении всего дня, чтобы справиться с работой, и во время эксперимента я избавился от многих вещей, которые заряжали меня энергией, просто потому что у меня на них не было времени. А если вы хотите делать большее за меньший период времени, о восполнении энергии нужно думать особенно тщательно.
8. Переработка опустошит запас силы воли.
Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.
Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
• Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
• Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
• Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.
Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.
9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.
Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
• Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
• Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
• Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
• Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
• Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?
На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.
10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.
Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.
Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.
Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.
В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).
Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.
Удачи вам!
P.S. Хотите еще почитать статьи от того же автора — рекомендуем «10 уроков, которые я извлек после того, как стал использовать смартфон 60 минут в день» или «Все, что нужно для того, чтобы развить «динамическое мышление»».
50 золотых советов для повышения продуктивности
Планирование
1. Ставьте цели правильно
Чтобы достичь цели, сначала нужно правильно её сформулировать. Используйте систему SMART: цели должны быть конкретными и измеримыми, реалистичными и достижимыми, значимыми именно для вас и иметь чёткие сроки.
2. Сосредоточьтесь на процессе
Ставьте цели исходя из процесса, а не результата. «Стать танцором» — неудачная постановка задачи. К ней сложно подступиться, ведь непонятно, с чего начать. Поставьте себе цель «записаться на танцы и ходить на занятия три раза в неделю», она даст больший эффект. По крайней мере вы поймёте, готовы ради своей мечты потратить годы на тренировки или нет.
3. Используйте методику GTD
GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы бизнес-тренера Дэвида Аллена. Её главная цель — завершить все имеющиеся дела и одновременно разгрузить мозг от бесконечного планирования. Суть методики — записывать абсолютно все задачи, используя разные списки, и постоянно их обновлять. Так даже самые мелкие и на первый взгляд неважные задачи не будут забивать голову и отвлекать от работы. А ход их выполнения всегда будет у вас перед глазами.
4. Осознайте разницу между занятостью и эффективностью
Вы можете быть постоянно заняты, но это ещё не значит, что вы продуктивны. Обдумайте, насколько полезны ваши действия, как они относятся к работе и есть ли в вашем плане задачи, которые не приближают вас к цели. Если есть — исключите их.
5. Используйте календари вместо to-do-листов
Планирование дел прямо в календаре поможет отличить намерение что-то сделать от обязательства приступить к конкретной задаче в определённый момент времени. С ним проще распределить дела на неделю и месяц и быстро найти свободное время, чтобы что-то изменить в своём расписании.
6. Забудьте о многозадачности
Делать несколько вещей одновременно можно, но вряд ли вы добьётесь хороших результатов. Многочисленные исследования доказали , что многозадачность снижает эффективность работы. Вы получаете лишь чувство удовлетворения, которое длится недолго и сменяется выгоранием. Привыкайте делать задачи последовательно, и эффективность только возрастёт.
7. Определите приоритеты
Правильно распределить задачи по их приоритетности поможет матрица 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Все задачи нужно просто распределить на четыре группы:
- Важные и срочные.
- Важные и несрочные.
- Неважные и срочные.
- Неважные и несрочные.
Так вы увидите, с чем нужно разобраться сразу, что передать другим, а что делать вообще не обязательно.
8. Сократите список важных обязанностей до трёх
Не пытайтесь забить расписание на день только сложными задачами — так недалеко до истощения или профессионального выгорания. И ни о какой продуктивности говорить не придётся. Берите на себя не больше трёх существенных задач в день, чередуйте их с простыми и находите время отдохнуть.
9. Ставьте себе дедлайны
Если вы привыкли откладывать важные дела на потом, а после делаете всё в спешке, самостоятельно придумывайте себе личные сроки. Например, начальник требует от вас сдать два больших отчёта в пятницу — поставьте сами одному из них дедлайн до среды.
10. Тратьте час в день на несрочные дела
Погрязнуть в рутине ежедневных срочных задач и бесконечно откладывать другие важные и несрочные дела очень просто. Но так можно никогда к ним не приступить. Не надейтесь, что когда-нибудь выдастся день посвободнее. Хотите дочитать книгу — уделяйте ей время каждый день. Мечтаете стать известным художником — практикуйте рисование ежедневно.
Мотивация
11. Не бойтесь совершать ошибки
Страх сделать что-то не так часто заставляет стоять на месте и не делать вообще ничего. Учитесь воспринимать ошибки как толчок к развитию. Потерпев неудачу, подумайте, из-за чего вы провалились, и устраните брешь в своих знаниях и навыках. Со временем вы станете даже благодарны своим промахам.
12. Просите покритиковать вас
Не оценивайте себя строго — пригласите кого-нибудь объективно оценить вашу работу. Попросите у начальника обратную связь. За искреннее желание разглядеть свои ошибки и улучшить производительность выговор вам не грозит. Ну а похвала поможет вдохновиться и продолжать двигаться вперёд.
Научитесь принимать замечания 🧐
13. Прокачивайте свои навыки
Без постоянного обучения и самообразования долго оставаться продуктивным невозможно. Рано или поздно вам станет скучно или вы достигнете потолка в своей профессии. Поэтому стремитесь всё время узнавать новое: беритесь за необычные задачи и не отказывайтесь от интересных проектов.
14. Избегайте нытиков, пессимистов и паникёров
Людям свойственно становиться зависимыми от эмоций других. Если кто-то в вашем окружении постоянно твердит, как всё плохо, однажды и на вас накатит депрессия. Паника коллеги, у которого каждую неделю горят сроки, точно перекинется и на вас. Поэтому уходите, прекращайте общение и рвите отношения — не дайте испортить себе настрой.
15. Окружите себя умными людьми
Круг общения влияет на наше развитие. Окружите себя наставниками и просто интересными людьми — пусть они постоянно мотивируют и вдохновляют вас, заставляя стремиться к их уровню. Ходите на профильные семинары, конференции, вливайтесь в профессиональные сообщества и заводите новые знакомства.
16. Не следите за чужими успехами
Слишком сильная зацикленность на достижениях других только мешает нам. Перестаньте завидовать знакомому, открывшему свой бизнес, или однокласснице, которая успешно зарабатывает на своём хобби. Отключитесь от слежки за жизнями других людей и примитесь за достижение своей цели.
17. Обращайтесь за помощью
Не надейтесь сделать большое дело в одиночку. Если вам нужна помощь — попросите её. Взвалить на себя сложную задачу и тянуть её самому — это не повод для гордости, а скорее глупость. Поймите, что вы работаете на результат, и ради него не пренебрегайте опытом и советами других.
18. Создайте свою методику продуктивности
Не следуйте слепо всем техникам тайм-менеджмента, советам по отдыху и экономии времени. Проанализируйте, что вам действительно помогает, и откажитесь от того, что не приносит пользы. Ваша цель — быть эффективным, а не побить рекорд по количеству использованных инструментов для повышения продуктивности.
Концентрация
19. Освободите мозг от бытовых проблем
Составьте капсульный гардероб, чтобы не думать, что надеть утром в офис. Обозначьте расписание для уборки и домашних дел. Ходите за продуктами в выходные и составляйте меню сразу на неделю. Когда все бытовые дела улажены и распланированы, вы сосредоточены на работе.
20. Найдите свой пик активности
Кто-то советует делать сложные задачи в начале рабочего дня, а мелкие дела оставлять на вечер. Но этот способ не подойдёт совам или тем, кому нужно разогнаться. Поэтому определите периоды, когда вы можете работать наиболее эффективно, и планируйте трудоёмкие задачи на это время. Чтобы их обозначить, достаточно несколько недель отмечать уровень вашей концентрации в течение дня. Или использовать специальный калькулятор продуктивности.
21. Не откладывайте дела, из-за которых нервничаете
Волнуетесь ли вы перед важным звонком или боитесь уточнить что-то у начальника — не тяните. Решайте пугающие задачи сразу, даже если одна мысль о них заставляет вас переживать. Потому что именно эти мысли отвлекают от работы и снижают концентрацию. Чем быстрее сделаете, тем быстрее успокоитесь.
22. Делайте заметки от руки
Случайно посетившим голову интересным идеям свойственно тут же забываться. Порой мы теряем мысль, пока открываем на смартфоне приложение для записей. А иногда отвлекаемся на что-то другое: сообщения, новости и социальные сети. Поэтому записывайте на бумаге — рукописные заметки ещё и заставят вас лучше запомнить информацию. Купите маленький черновой блокнот, на котором не жалко быстро чиркнуть пару слов, или блок со стикерами и держите их под рукой.
23. Ставьте напоминания
Необходимость что-то сделать в определённое время рождает внутреннее беспокойство, которое отвлекает от основной работы. Причём подсознательный страх забыть о каких-то делах может даже не ощущаться. Поэтому ставьте звуковые напоминания о вещах, привязанных к конкретному времени. Это освободит от постоянных взглядов на часы и лишней нервозности.
24. Поддерживайте порядок на рабочем месте
Каждый день, завершая работу, наводите на столе порядок: рассортируйте записи, разложите документы, помойте чашку. Кстати, рабочий стол на компьютере тоже считается. Закройте все ненужные вкладки, удалите временные файлы.
25. Следите за освещением
Учёные доказали , что освещение сильно влияет на нашу продуктивность. Свет в офисе должен быть максимально приближен к естественному дневному, не быть тёплым или слишком холодным. Оптимальное значение — 4 500–5 000 К. В конце рабочего дня можно перейти на тёплый свет, чтобы расслабиться и подготовиться к отдыху.
Выполнение задач
26. Работайте спринтами
Вы наверняка слышали о технике Pomodoro — организации работы 25-минутными отрезками с 5-минутными перерывами. Вам могут не подойти такие временные рамки, но главное заключается в её сути. Обозначьте для себя короткие периоды полной концентрации — от 20 минут до часа — когда вы не будете отвлекаться вообще ни на что, а между ними устраивайте перерывы.
Используйте приложения:
Разработчик:
phlamЦена: Бесплатно
Цена: Бесплатно
Цена: Бесплатно
Разработчик: DynamiCode
Цена: Бесплатно
27. Не бросайтесь выполнять новые поручения
Не оставляйте свои дела незаконченными из-за внезапно поступившей задачи или чьей-то просьбы. Конечно, важно обозначить приоритеты: если новое задание важнее и сделать его нужно как можно скорее, отвлекитесь и пожертвуйте текущими делами. Если нет — отложите. Даже если очень просят.
28. Визуализируйте
Визуализация поможет сэкономить время, лучше запомнить информацию, разобраться в новой теме и принять взвешенное решение. Используйте разные техники: маркируйте задачи по категориям, рисуйте графики, таблицы и ментальные карты.
29. Оставляйте задачи незаконченными
Не спешите выполнять большие и сложные задачи за раз. Положитесь на эффект Зейгарник. Его суть в том, что мозг лучше помнит о незавершённых действиях и подсознательно продолжает о них думать. Если вас очень страшит трудная задача, начните её и отложите — пока вы занимаетесь другими делами, в голову может прийти много интересных идей.
30. Начните с малого
Если приступить к задаче никак не удаётся, выделите на неё только 10 минут. С большой вероятностью вы втянетесь и продолжите работу. Ну а если нет, то хотя бы начнёте. А заодно и проверите на себе эффективность предыдущего пункта.
Экономия времени
31. Выясните, на что вы тратите время
Проведите эксперимент: попробуйте в течение одной недели записывать абсолютно все, даже самые мелкие дела и количество времени, потраченное на каждое из них. В конце проанализируйте получившийся список.
32. Откажитесь от звонков
Старайтесь меньше разговаривать по телефону. Звонок отнимает больше времени, чем написание и чтение сообщения. Тем более не всем приходит в голову о нём предупредить, а это значит, что вас могут внезапно и совсем не вовремя отвлечь от работы. Если всё-таки нужно сделать важный звонок — запланируйте его и занесите в список дел, чтобы чётко распределить время на остальные задачи.
33. Отключите оповещения
Отключите уведомления приложений, мессенджеров, социальных сетей и почты. Много времени они не отнимают, но сильно отвлекают и могут утянуть вас в путешествие по интернету. Если никак не можете избавиться от соблазна проверять сообщения — оставьте уведомления о них только от важных контактов.
34. Проверяйте почту во второй половине дня
Исключите утреннюю проверку почты, чтобы не отвлекаться от уже запланированных задач и не подстраиваться под чужой распорядок дня. Если вы привыкли отвечать сразу и не можете удержаться от переписки, разговор может растянуться на весь день. Не держите вкладку в браузере открытой, а для быстрого ответа на сообщения используйте шаблоны.
35. Очищайте папку входящих писем
Стремитесь к тому, чтобы среди непрочитанных сообщений оставались только важные. Ненужный спам удаляйте сразу, а для личной почты и интересных подписок заведите отдельный ящик. Так не придётся долго просматривать почту и искать среди всех писем действительно нужные.
Возьмите почту под контроль ✉️
36. Научитесь печатать вслепую
При работе за компьютером слепая печать значительно экономит время. Навык можно освоить с помощью онлайн-сервисов ВСЕ10, Klavarog, Stamina. Главное — уделять время этому занятию ежедневно.
37. Используйте горячие клавиши
Горячие клавиши созданы для быстрой работы. Запомните их сочетания, они здорово упрощают пользование компьютером и отдельными программами.
38. Сохраняйте файлы сразу в нужную папку
Скачивая или создавая документ, сразу давайте ему имя и отправляйте в нужную папку. Вам может быть некогда, но в конечном счёте это намного быстрее и проще, чем потом проверять и рассортировывать все загрузки на компьютере или разгребать файлы в облачном хранилище.
39. Не оправдывайтесь
Просто не тратьте на это время. Оправдания непродуктивны, непрофессиональны и раздражают. Лучше стойко признайте свою ошибку и сразу приступайте к её исправлению.
Отдых
40. Сядьте на информационную диету
Огромные потоки информации нагружают нервную систему и мешают расслабляться. По статистике , на один только телевизор каждый человек тратит около 2,7 часа в день. Прибавьте к этому интернет и соцсети. Новостные сайты, каналы и сообщества беспрестанно борются за наше внимание, часто говоря об одном и том же. Поэтому не обязательно выделять время на их просмотр — о важных новостях вы всё равно узнаете.
41. Делайте большие перерывы
Если вам предстоит сложная и требующая большой концентрации задача — отключитесь от работы хотя бы на полчаса. Встаньте из-за рабочего стола и займитесь какой-нибудь физической активностью.
42. Слушайте музыку
Исследования доказывают, что музыка повышает продуктивность, креативность и настроение в целом. Если с ней вам тяжело сосредоточиться, слушайте любимых исполнителей в перерывах.
43. Чаще выходите на улицу
Желательно прямо во время рабочего дня. Спёртый воздух в офисе снижает продуктивность, приводит к головным болям и стрессу. Учёные даже ввели термин «синдром больного здания» — это состояние, когда люди испытывают болезненные симптомы из-за плохой вентиляции, освещения и отопления зданий. И хотя ваш офис вполне может быть здоровым, свежий воздух всё равно понравится вашему организму больше.
44. Планируйте свой вечер и выходные заранее
Решайте заблаговременно, как проведёте время отдыха, и старайтесь заполнить его любимыми делами. Бесцельное лежание на диване приведёт только к ещё большей усталости, а в предвкушении интересных выходных и работается лучше.
45. Один день в неделю вообще не думайте о работе
Пообещайте себе не прикасаться к работе в выходной день и вообще не возвращаться к мыслям о ней. Даже если предстоит важная встреча или остались незаконченные дела. Помните, что у вас есть и другая жизнь — этот день полностью посвятите ей.
46. Берите отгулы
Если вы исправно ходите на работу, не отпрашиваетесь по семейным делам каждую неделю и редко берёте больничный — возьмите отгул просто так. Проведите лишний день дома после завершения крупного проекта или перед презентацией. Позвольте себе перезагрузиться, не дожидаясь выходных.
Здоровье
47. Живите по расписанию
Не воспринимайте режим дня как строгие рамки, в которые вам нужно себя загнать. Просто установите одно время для отхода ко сну, пробуждения и приёмов пищи. И старайтесь следовать ему каждый день. Вы всегда будете чувствовать себя активным, не страдать от сонливости и внезапных приступов голода, мешающих сосредоточиться.
48. Не используйте алкоголь как способ расслабиться
Откажитесь от спиртного перед сном, даже если вам сложно расслабиться после трудного рабочего дня. Алкоголь действительно может помочь вам заснуть, но уже через несколько часов начнёт действовать негативно — а это чревато частыми пробуждениями под утро, дневной сонливостью и потерей концентрации.
Вдохновитесь 🍷
49. Ешьте чаще
Плотный обед перегружает организм: он бросает все силы на переваривание пищи, поэтому становится сложно концентрироваться на выполнении задач. Если после обеда вас клонит в сон, разделите привычную порцию на два приёма пищи.
Вместо тяжёлых блюд включите в диету продукты, которые улучшают внимание и концентрацию: овощи, зелень, жирную рыбу, орехи и горький шоколад. И не налегайте на кофе — в больших количествах он не бодрит, а даёт, скорее, обратный эффект.
50. Занимайтесь спортом
Физические нагрузки не только укрепляют здоровье, но и улучшают внимание, концентрацию и скорость работы мозга. А ещё поднимают самооценку и делают более устойчивым к стрессовым ситуациям. Это огромный плюс к продуктивности, так что делайте хотя бы зарядку.
Читайте также 📈 🧐
5 способов повышения командной производительности / MBA Consult corporate blog / Habr
В этой статье основательница компании The Productivity Pro, Лаура Стэк (Laura Stack), расскажет, как руководителям повысить личную и командную производительность.
Наилучший совет, который я когда-либо получала, дал мне человек, которого я никогда не встречала, а он не видел меня. Это был Питер Друкер. Учась в университете, я читала его работы, там есть моя любимая цитата: «Нет ничего более бесполезного, чем продуктивно делать то, что делать вообще не нужно». Или еще: «Продуктивность – это умение делать вещи правильно, а эффективность – это умение делать правильные вещи». Друкер и многие другие считают, что между этими двумя терминами есть разница. В общем случае, им можно дать следующие определения:
Эффективность, или умение делать правильные вещи, обычно относится к успешному получению ожидаемого и желаемого результата. Она характеризует, до какой степени достигнута цель, решена задача и получена прибыль. Любой человек, имеющий нужную подготовку или хорошую инструкцию, может делать правильные вещи. С этим справится и соответствующим образом запрограммированный робот. Одной лишь эффективности недостаточно, чтобы распознать хорошего руководителя.
Продуктивность, или умение делать вещи правильно, — это выполнение работы с минимальными затратами времени, сил и средств. Это – кратчайшее расстояние между постановкой цели и отметкой о ее выполнении. «Продуктивность» бизнеса существенно снижает количество ресурсов, необходимых для выполнения работы. Продуктивность учитывает реальную ситуацию, но находит способ склонить ее в свою пользу.
Сегодня, после почти 25 лет чтения лекций и написания статей о производительности, я начала верить в то, что в бизнесе продуктивность должна включать в себя и эффективность. Продуктивность без эффективности может иметь разрушительный эффект. Неважно, насколько хорошо ваша команда взбирается на Эверест, если вы собирались подняться на Монблан. А когда механик заменяет пробитую шину на вашем автомобиле, не имеет значения, насколько продуктивно он это делает, шина все равно испорчена. Получается, что, на самом деле, мы хотим получить эффективную продуктивность.
Вы, как руководитель, очень хотите повысить производительность работы вашей команды и свою лично. Для этого нужна эффективная продуктивность. Эффективность без продуктивности, зачастую, непроизводительна. Поэтому хорошие руководители объединяют две эти характеристики, чтобы повысить производительность и прибыльность своих команд. Вот несколько примеров того, как это делается.
1. Используйте технологии.
Технологический прорыв в прошлом веке значительно облегчил возможность выполнения большего числа задач за меньшее время. Поэтому будьте восприимчивы к появляющимся новым тенденциям, устройствам и программам, поощряйте их использование. Позволяйте своим работникам приносить и использовать для работы собственные устройства. Почему бы не воспользоваться источником повышения производительности, за который не нужно платить? Если они хотят иметь возможность проверить рабочую почту в свободное время, не только позвольте им это сделать, но и помогите. (Рекомендуем прочитать полезную статью о 5 новых мобильных приложениях, увеличивающих вашу работоспособность)
2. Обеспечьте мгновенный доступ к рабочей информации из любого места.
Члены команды могут работать практически из любого места, где есть WiFi. Если это возможно – разрешите им это делать. Когда у моего офис-менеджера болеет ребенок, я позволяю ей в этот день работать из дома. Это довольно просто, и позволяет ей до некоторой степени сохранять производительность. Следует также поощрять желание ваших сотрудников работать удаленно. Используя WiFi, Evernote и другие приятные приложения, можно всегда быть на связи. Работники всегда могут получить доступ к рабочей информации, где бы они ни находились: дома, в гостинице, на конференции, в обеденной комнате и т.п. Предоставьте им надежный, безопасный способ делиться идеями и взаимодействовать, позвольте им быть более гибкими и способными к быстрому реагированию.
3. Измеряйте все.
Вы можете лучше влиять на ситуацию, когда понимаете ее через цифры. Следите за всеми показателями, которые имеют значение для вашей команды – от количества отработанных часов и составленных отчетов до производительности за час рабочего времени. Используйте систему отчетности, ПО для управления проектами, SharePoint, таблицы совместного использования Google Docs, планировщик Outlook или просто доску для записей, на которой будут отслеживаться важные командные показатели. Можно воспользоваться готовыми программами или заказать разработку собственной.
4. Регулярно устраивайте мозговые штурмы.
Периодически встречайтесь со своей командой для обмена идеями о том, как лучше достичь стратегических приоритетов и улучшить процессы и процедуры. Ищите пересекающиеся области и устраняйте избыточность. Постоянно обсуждайте, что из того, что делают ваши сотрудники, не повышает ценность компании. Устраняйте операции, которые становятся ненужными после смены платформы. Убедитесь, что каждый сотрудник ведет полную документацию, чтобы новый сотрудник мог быстро войти в курс дела. Не фильтруйте свои мысли, пусть ваши идеи перекрестно опыляются, давая интересные гибридные плоды. Рассматривайте идеи из других отраслей и применяйте их в вашей – помните, что банковские терминалы вдохновили McDonald’s на создание услуги «Drive through».
5. Устанавливайте целевые показатели продуктивности и отслеживайте их выполнение.
После согласования идей с вашей командой и постановки целей, составьте специальный график их достижения. Как и в любом проекте, разбейте такие цели на небольшие легко управляемые части, каждая из которых имеет свои показатели и сроки. После того, как цель достигнута, установите новую.
Эти пять ориентиров создадут достаточную базу для осуществления и поддержки инициатив по достижению эффективной продуктивности. Всегда помните, что в бизнесе продуктивность — это не просто скорость. Если ей не хватает эффективности, она бесполезна, какой бы ни была скорость исполнения.
P.S. Рекомендуем ещё одну статью по теме – Чтобы стать лидером для других, станьте сначала лидером для себя.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
Как повысить продуктивность на работе?
Мы знаем, что продуктивность – большой шаг к успеху и личным достижениям. Активно «вкладываясь» в работу, можно существенно повысить эффективность своего труда и достичь небывалых высот в карьере. Но каждый раз с унынием отмечаем, что день прошел, а запланированной работы было сделано очень мало. Как повысить продуктивность на работе?
«Продуктивность – не случайность. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и целенаправленных усилий»
На одном из своих семинаров Александр Фридман рассказал интересную притчу. Путешественник, гуляя по лесу, увидел дровосека, который усердно рубил топором лес. Топор был очень тупым, и работнику приходилось прикладывать немало усилий для того, чтобы работа хоть немного продвигалась вперед. Необходимый инструмент, с помощью которого можно было бы наточить топор, у дровосека также имелся – он лежал недалеко от места работы. Когда путешественник, удивленный такой картиной, спросил, почему дровосек не наточит тупой топор, тот ответил, что ему некогда – нужно срубить это дерево, и чем быстрее он это сделает, тем лучше…
В чем дровосек измерял личную продуктивность? В количестве ударов, не отвлекаясь на «ненужный» перерыв, в течение которого можно было бы и наточить топор, и отдохнуть, и срубить это дерево, причем сделать это в несколько раз быстрее. Неправильный подход к делу, отсутствие планирования – «враги» продуктивности, мешающие дровосеку выполнить его работу быстро и с наименьшими затратами сил.
«Фактически планирование и организация являются предпосылками. Один час, потраченный на планирование, экономит четыре часа бессмысленных размахиваний тупым топором»
Бенджамин Франклин придерживался строгого «кодекса» поведения и собственной философии эффективной деятельности. Это позволило ему распределить каждую минуту своего времени и сделать много выдающихся дел: создать Почтовую службу Америки, нести почетную миссию посла во Франции, решать бизнес-вопросы основанной им типографии и многое другое. Но даже в таком плотном графике Франклин обязательно выделял время для досуга и приятного времяпрепровождения, например, для запуска воздушного змея в дождливую погоду. Если бы перед Франклином стояла задача срубить дерево, он, без сомнения, 2/3 рабочего времени уделил бы наточке топора.
Как повысить продуктивность: 9 правил высокой производительности
«Будьте преисполнены решимостью выполнять то, что вы должны. Неукоснительно осуществляйте то, что было решено»
Повышение продуктивности работы станет возможным, если вы будете придерживаться таких несложных правил:
1. Планируйте задачи. Да, планирование отнимает какую-часть времени. Но повысить продуктивность без правильного распределения и акцентирования первостепенных задач будет очень трудно. Точно дозируйте свое время и помните: успешные люди ценят каждую минуту, ведь время – деньги. Как грамотно распланировать свое время? Об этом вы сможете узнать на авторском курсе Александра Фридмана «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента»
«Ничто не является менее продуктивным, чем эффективно сделать то, что не должно быть сделано вовсе»
2. Не тоните на «мелководье». Выделяйте конкретные цели сегодняшнего дня, причем важные задачи ставьте в выполнение первыми, а остальные отодвигайте на конец работы. Помня выражение М. Твена, «съешьте лягушку» с утра. Другими словами, к самому трудоемкому, неприятному делу лучше приступить в начале рабочего дня, не откладывая его «на потом». Завершение работы принесет вам заряд бодрости и энергии на весь оставшийся день!
«Нам не всегда нужно делать больше. Чаще всего нам нужно сосредоточиться на меньшем»
3. Концентрация на одном деле. Как быть продуктивным, если предстоит выполнить очень много работы? Многозадачность не ваш помощник, если вы решили повысить собственную производительность. Наш мозг можно сравнить с работой компьютера: если одновременно запустить много программ, работа будет идти намного медленнее. Запланировали задачи? Выполняйте их последовательно, но не одновременно. Используйте «метод АБВГД». Этот эффективный способ выделения главных задач приводит к максимальному сосредоточению на самом важном деле, причем пока не выполнена работа А, к задачам Б и В приступать нельзя. Просто, но помогает!
«Если вы тратите слишком много времени, думая о чем-то, то никогда не сделаете это»
4. Минимум отвлекающих факторов. Гаджеты, интернет, просмотр писем на почте, звонки: эти «пожиратели времени» отвлекают вас от работы и снижают продуктивность. Возьмите за привычку в процессе работы отвечать только на важные звонки, установите лимит просмотра писем. Не отвлекайтесь на социальные сети, рекламу, новости, а сосредоточьтесь на работе.
«Повышение продуктивности означает меньше человеческого пота»
5. Помните о правиле 20/80 (закон Парето). Этот постулат гласит, что чаще всего 80% результата зависит от 20% эффективных работ. Продуктивный человек знает, выполнение каких пунктов приводит к наилучшему результату работы и сосредотачивается на них, игнорируя остальные.
«Большая часть стресса не из-за того, что слишком много нужно сделать, а от незавершенности того, что начали»
6. Нет – спискам! Да – плану на рабочий день, разбитому на блоки. Если вы запланировали на день 100% работы и рассчитываете выполнить намеченное, не огорчайтесь, если вы сделаете только 40% (по статистике это действительно так). Нерешенные дела, которые «висят» над вами, приводят к стрессу. Поэтому вносите свои задачи в календарь и старайтесь жить каждый день по созданному плану, разбитому на небольшие, блоки, состоящие из 15-30 минут.
«Сосредоточьте все свои мысли о работе. Солнечные лучи не жгут, пока не сфокусированы в одной точке»
7. Чистота на рабочем столе – «чистота» в голове. Дикий хаос, царящий за вашим столом, сеет несобранность, непродуктивность, апатию. Используйте эффективный инструмент, который поможет вам в управлении временем – корзину для мусора. Выбрасывайте ненужные бумаги, отправляйте на компьютере в корзину старые файлы, и вы не будете затрачивать львиную долю рабочего времени на поиск нужного документа.
«Простое усилие, чтобы уделить положительное внимание людям имеет много общего с продуктивностью»
8. Умейте сказать «нет». Если вы хотите достичь высокой продуктивности, одним из ваших помощников является вежливое слово «нет», сказанное в ответ на предложение решить задачу, не входящую для вас в приоритетные.
«Я больше не ставлю цель сделать больше, я ставлю цель сократить количество того, что надо сделать»
9. Делегирование. Как быть продуктивным на работе, если вы ответственны за «тысячу дел»? Ответ простой: делегируйте то, что можно делегировать. Об эффективных приемах делегирования можно узнать на авторском курсе Александра Фридмана «Делегирование: результат руками сотрудников»
Кэл Ньюпорт – профессор университета в Джорджтауне, доктор информатики и автор книг. Ежедневно он преподает в институте, выделяет время для написания научных статей в различные издания. Кроме того, он пишет книги и ведет личный блог. Все это профессор делает строго в рабочее время – до 17.30 и практически никогда не берет работу домой. У него нет помощников или сверхчеловеческих свойств супергероя. Кэл твердо знает, как быть продуктивным. Он составляет расписание на каждый день, скрупулезно планирует все задачи, фокусируя внимание на приоритетных. Кэл придерживается правила, что лучше выполнить меньше задач увлеченно, чем много, но медленно и без интереса. Соблюдая каждый из пунктов своего графика, профессор рационально распоряжается делами, не перегружен работой и всегда имеет время для отдыха со своей семьей.
Кэл Ньюпорт говорит: «Вы должны установить границы, если хотите соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Ограничения во времени будут способствовать вашей эффективности».
Поделиться в социальных сетях:
Зарегистрироваться
25 способов повысить продуктивность
«Каждая новая идея в области повышения продуктивности относится к одной из трёх категорий: оптимизация управления временем, вниманием или энергией», – говорит Крис Бэйли. По его словам, когда мы тратим время понапрасну, мы просто постоянно откладываем дела. Если же мы не можем сосредоточить своё внимание, значит мы отвлекаемся. А без энергии мы устаём и выгораем. Описанные автором приёмы позволяют управлять всеми тремя компонентами продуктивности.
1. Определяем мотивацию
Автор уверен, что самое главное в процессе повышения своей продуктивности – это понимание своей мотивации, которая, кстати, должна быть мощной, чтобы не дать вам откатиться назад. Возможно, что некоторые изменения вам и не нужны, поэтому мотивы надо ещё и ставить под сомнение. Крис Бэйли предлагает читателям одно простое задание на выявление своих ценностей – оно состоит из ответов на два вопроса:
- Представьте себе, что в результате применения рекомендаций, предлагаемых в этой книге, у вас появляются два свободных часа каждый день. Как вы используете это время? Какие новые проекты начнете? На какие существующие проекты будете тратить больше времени?
- Когда вы взяли в руки эту книгу, какие цели в области продуктивности вы ставили перед собой? Какие новые привычки или ритуалы хотели выработать?
2. Составляем список критически важных задач
Нельзя повысить свою эффективность, если не определить для себя дела, выполнение которых будет иметь максимальный эффект. Другими словами, важна не только интенсивность действий, но и их рациональность. Не все задачи равноценны. «Производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать «правильные» дела», – считает Бэйли.
Он советует провести инвентаризацию своих дел, для этого нужно:
- Составить список всех своих обязанностей на работе.
- Спросить себя: «Если бы было возможно ежедневно выполнять лишь один пункт из этого списка, то какой из пунктов позволил бы достичь наилучших результатов за то же количество времени»?
- Задать себе вопрос: «Если бы нужно было выполнить ещё два пункта из списка, то какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время»?
3. Следуем «правилу трёх»
По опыту автора, очень эффективно в начале каждого дня выделять три основных дела, которые должны быть выполнены к его окончанию. Они и должны оставаться всегда в фокусе вашего внимания. Так же стоит начинать и каждую рабочую неделю. По этому же принципу можно планировать личное время.
Дело в том, что наш мозг приспособлен мыслить «тройками» – начало, середина, конец или золотая, серебряная и бронзовая медали, Три медведя, Три мушкетёра и т.д. Поэтому, придя на работу, первым делом нужно мысленно перенестись в конец дня и спросить себя, какие три дела я хотел бы видеть выполненными к завершению рабочего процесса.
4. Наблюдаем за своим биологическим пиком
Бэйли призывает читателей понаблюдать за уровнем своей энергии, как он меняется в течение дня, в какие часы наблюдается спад, а в какие, наоборот, подъём. Это позволит определить, в какое время стоит решать наиболее важные и сложные задачи, а когда будет лучше заняться текучкой. Только на период исследования нужно отказаться от таких стимуляторов как кофе, сахар и алкоголь.
Также стоит начать вести журнал использования времени, в котором записывать, чем вы занимаетесь каждый час, чтобы обнаружить, на какие дела вы тратите время непродуктивно, на что отвлекаетесь.
«Моя рекомендация – отслеживать распределение времени в течение недели, а энергетический уровень – в течение двух-трёх недель», – говорит автор.
5. Ищем подход к неприятным делам
Человек склонен откладывать всё самое сложное и срочное на потом, это называется прокрастинацией. Вот и Крис Бэйли в течение одной недели провёл шесть часов, откладывая то, что намеревался сделать.
Чтобы отключить спусковые механизмы прокрастинации необходимо постараться повысить для себя привлекательность задачи. Для начала нужно понять, какие её негативные триггеры включились, к таковым относятся скучность выполнения цели, рутинность, сложность, отсутствие удовлетворения. А потом постараться найти позитивные стороны. Например, если вам нужно заполнить налоговую декларацию, то можно подумать о размере налогового возмещения и на что можно будет его потратить.
Кроме того, будет полезно составить список резервных дел – в качестве альтернативы, и негативных последствий от невыполнения задачи. Или же просто взяться за дело. «Попробуйте установить таймер всего на 15 минут, после чего позвольте себе остановиться и заняться чем-нибудь другим. Если через 15 минут работы вы чувствуете, что можете продолжать, – продолжайте», – пишет Бэйли.
6. Отправляем письмо себе в будущее
Чаще всего мы воспринимаем себя в будущем как чужого человека, поэтому нам проще переложить на него все неприятные дела, другими словами – отложить на завтра.
Избавиться от этого можно, познакомившись с будущим собой, для этого автор предлагает:
- создать память о себе в будущем, представив себя тем человеком, который вовремя выполнил все нужные задачи;
- написать и отправить себе письмо в будущее;
- воспользоваться приложением, которое показывает, как вы будете выглядеть через много лет, например, AgingBooth.
7. Отключаем интернет на максимально возможное время
«Самый лучший способ минимизировать потери времени, который мне удалось найти, очень прост: интернет надо просто отключать, когда мы работаем над трудными или неприятными задачами», – делится Бэйли.
Это поможет противостоять искушению отвлекаться на малоэффективные дела – электронную почту, мессенджеры и соцсети.
8. Переходим от тайм-менеджмента к экономике знаний
Управление временем должно уступить место управлению вниманием и энергией, говорит автор. Поэтому перед составлением плана на день надо понять, на какое количество внимания и энергии в этот день можно рассчитывать и чего нужно достичь.
9. Отводим на важные дела меньше времени
Или работаем меньше. Всё дело в том, что чем больше часов мы трудимся сегодня, тем меньше можем концентрироваться и восстанавливать энергию.
В ходе эксперимента Крис Бэйли выяснил, что при 90-часовой работе в неделю он смог сделать ненамного больше, чем при 20-часовой. Просто, когда у вас мало времени для выполнения задачи, вам требуется прилагать больше усилий и внимания, чтобы успеть её сделать.
Идеальная продолжительность недельного рабочего процесса – 35 или 40 часов. «Мой любимый способ – установить таймер на телефоне на половину времени, которое, по моему мнению, должно занять выполнение определённого дела. Если я думаю, что понадобится четыре часа, чтобы подготовить важную презентацию, я буду планировать на неё только два», – раскрывает свой секрет автор.
10. Разумно тратим время биологического пика
Концентрироваться на самых важных делах, нужно не тогда, когда у вас больше для этого времени, а в периоды биологического пика.
«Зайдите в Outlook, iCal, Google Calendar или любой другой календарь, которым вы пользуетесь, и на несколько недель зарезервируйте интервалы времени, когда наступает ваш биологический пик. Убедитесь, что вы установили напоминания за 30 и 15 минут до начала биологического пика, и используйте их как сигнал, что пора приступать к серьёзной работе», – советует Крис своим читателям.
11. Устанавливаем день технического обслуживания
Определение дня или специально отведённого времени для всех хозяйственных дел, таких как поход в магазин, уборка, стрижка, и технических задач позволяют высвободить дополнительные ресурсы внимания и энергии на более важные нужды.
12. Уменьшаем количество дел
Автор призывает максимально упрощать процесс работы и план на день, чтобы оставалось как можно больше открытого времени в графике. Это позволит гибко реагировать на изменения ситуации, например, на колебания способности концентрировать внимание.
13. Сжимаем неважное
У основных дел всегда есть вспомогательные с низкой отдачей, которые нужно стремиться сжать. Сделать это не так сложно – требуется измерить количество затрачиваемого на них времени и внимания и сократить их с помощи установки лимита. Например, можно выделить только несколько промежутков по 30 минут для работы с электронной почтой или совершить все необходимые звонки за один раз.
14. Устраняем рутинные дела
Рутинные дела можно и нужно делегировать другим. «Если вы хотите поднять ставки ещё больше, призываю вас также: сделать завтра сознательное усилие и сказать «нет» пяти делам независимо от того, крупные они или не очень; подумать об обязательствах и обязанностях, выполнение которых обрекает вас на дела с низкой отдачей, и задать себе вопрос: действительно ли они являются настолько ценными для меня? Может быть, стоит отказаться от некоторых из них?», – делится Крис Бэйли.
15. Записываем идеи
Бэйли приводит слова автора книги «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена: «Голова предназначена не для хранения, а для генерирования идей». Для повышения своей организованности список незавершённых задач и новые идеи лучше записывать в блокноте, на компьютере или смартфоне.
16. Составляем список «горячих точек»
Раз в неделю полезно просматривать все свои записи, проекты, обязательства и проделанную работу с высоты птичьего полёта. Можно составить перечень «горячих точек» в семи областях:
- интеллект
- тело
- эмоции
- карьера
- финансы
- отношения
- развлечения
Просканировав этот список, можно выписать из него задачи, которыми нужно заняться на предстоящей неделе. «Увидев пометку «стоматолог», относящуюся к «горячей точке» «тело», я вспоминаю, что давно не был у стоматолога и записываюсь к нему на приём», – приводит пример автор.
17. Разрешаем мыслям уходить в блуждающий режим
Нужно хотя бы по 15 минут в день позволят своему сознанию блуждать, путешествовать и мечтать. «Вас поразит, какие мысли могут прийти к вам», – восклицает Бэйли. По его словам, он предпочитает установить на это время таймер и засесть в тихом месте с ручкой и блокнотом.
18. Тренируем внимание
Один час работы полностью сконцентрированным равняется двум-трём часам выполнения задания, сфокусировавшись на нём наполовину. Внимание состоит из трёх компонентов, которые нужно тренировать:
- центральный исполнительный компонент – ваш мыслящий и планирующий мозг;
- концентрация: сужение фокуса внимания;
- осознанность.
Каждый раз, прерывая работу, нужно записывать этот случай в блокнот, чтобы определить отвлекающие факторы и минимизировать их в будущем.
19. Отключаем уведомления
Автор рекомендует отключать в течение рабочего дня на телефоне, компьютере и других устройствах всплывающие уведомления и звуковые сигналы об обновлениях, новых сообщениях.
20. Включаем однозадачный режим
Нельзя делать несколько дел одновременно, это снижает продуктивность, хотя и создаёт иллюзию обратного.
«Независимо о того, что вы решили – сфокусировать всё внимание на работе, телефонном звонке, разговоре, книге или процессе приёма пищи, в течение 15-30 минут сосредоточьтесь только на этом», – говорит Бэйли.
21. Медитируем
Однозадачный режим, по сути, представляет собой состояние полной осознанности, достичь которого позволяет медитация – упражнение на концентрацию внимания. Автор рекомендует установить таймер, для начала достаточно и пяти минут, и просто наблюдать за своим дыхательным ритмом, каждый раз возвращая к нему внимание, которое обязательно будет пытаться блуждать.
22. Пополняем энергию
Наши силы зависят от питания. Бэйли выделяет два правила, следование которым поможет чувствовать себя энергичнее:
- Есть больше необработанных продуктов.
- Отслеживать момент, когда вы уже наелись, и прекращать есть.
23. Пьём больше воды и меньше сахаросодержащих напитков
Повысить уровень энергии может вода. Нужно пить её как можно больше. И отказаться при этом от кофеина, алкоголя и сахаросодержащих напитков. Можно сокращать их количество постепенно.
24. Занимаемся спортом
Конечно же, ещё один приём увеличить свою энергию – это делать физические упражнения, особенно аэробные: ходить, бегать, заниматься на эллиптическом тренажёре хотя бы по 15 минут.
25. Высыпаемся
«Помните: недосыпая один час, вы теряете, по крайней мере, два часа продуктивности», – говорит Крис Бэйли. Он советует выбрать и всегда придерживаться разумного времени отхода ко сну.