Административный помощник обязанности: Должностная инструкция административного помощника

Должностная инструкция административного помощника

Для административной работы руководителю предприятия часто требуется помощник. Должность такого работника, как правило, именуется «административный помощник» (Administrative Assistant) или «личный помощник» (Personal Assistant).

На помощника могут быть возложены как текущие обязанности по обеспечению необходимых руководителю технических условий для выполнения работы (заказ билетов, организация деловых встреч, переговоров и т.д.), так и функции по решению незначительных производственных задач. В последнем случае это означает, что административный помощник может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи. К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, требующие независимости действий и предусматривающие полную ответственность за результаты (куда могут входить, например, наблюдение за дисциплиной персонала, расходованием средств, организация тех или иных мероприятий и т.

д.), так и рассмотрение жалоб, решение конфликтных ситуаций или привлечение соответствующих служб (т.е. координационно-коммуникативная работа на предприятии).

На административного помощника, как правило, возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д.

В некоторых случаях административный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, не требующие немедленного принятия решений, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д.

Иногда его полномочия могут носить более широкий характер и фактически представлять собой первый (низовой) уровень административного руководства.

 

I. Общие положения

1. Административный помощник относится к категории специалистов.

2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее
	профессиональное (техническое, экономическое,
(высшее; среднее)
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
	лет в
(2 лет; 3 лет; др.)		(указать направление)

сфере бизнеса.

3. Административный помощник должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.

3.3. Структуру и оборудование современного офиса.

3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

3.5. Принципы и методы администрирования.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Основы этики и эстетики.

3.8. Правила делового общения.

3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Должностные обязанности

Административный помощник:

1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).

2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)

3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.

4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.

5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.

7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.

12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.

13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

III. Права

Административный помощник имеет право:

1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Административный помощник несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Что такое административный помощник?

Помощник по административным вопросам выполняет многие обязанности секретаря, в том числе печатает, хранит документы, отвечает на звонки и делает записи на совещаниях. В дополнение к этому он или она может также контролировать материально-техническое обеспечение офиса, сотрудничать с руководителями по важным проектам и осуществлять надзор за секретарями. Хотя для работы на этой должности требуется небольшое формальное образование, исполнительным помощникам или тем, кто работает в специализированных областях, может потребоваться дополнительное обучение.

обязанности

Обязанности административного помощника часто выходят далеко за рамки секретарских задач и включают в себя обработку материально-технических ресурсов для офиса, таких как заказ расходных материалов, обработка почтовых и бумажных документов, которые входят и выходят из бизнеса, и координируют графики работы людей. Во многих случаях он или она является источником информации для общественности и, как таковой, иногда выступает в качестве «лица» компании. Некоторые старшие помощники также контролируют младших помощников или секретарей, и в этом случае им может потребоваться делать периодические отчеты об исполнении или презентации. Многие люди на этой должности также помогают в обучении новых сотрудников, особенно если они будут выполнять административные задачи. Помощнику по административным вопросам также необходимы некоторые практические знания, например, как работать с различным офисным оборудованием.

Набор навыков

Люди, работающие на этой должности, должны быть очень хороши в деталях и уметь одновременно выполнять множество задач, поскольку они часто отвечают за расписание нескольких людей и могут контролировать ход выполнения нескольких проектов одновременно. Они также должны хорошо относиться к людям, так как работа требует большого взаимодействия с людьми в офисе, а также с клиентами. Возможность делать суждения и работать самостоятельно также является важной частью работы, поскольку помощник по административным вопросам — это человек, который, вероятно, знает, какие документы важны, а какие можно отбросить, какие электронные письма можно обрабатывать в офисе. уровень и которые должны быть переданы высшему руководству, и как составить цепочку команд для достижения цели. Помимо всего прочего, административные помощники должны быть четко сформулированы, хорошо писать и хорошо разбираться в технологиях, поскольку им часто приходится отвечать на почту, корректировать документы и работать с базами данных.

Специальности

Административные помощники могут специализироваться в определенном отделе организации, например, в отделе кадров или ИТ, хотя это чаще встречается в крупных организациях. Исполнительные административные помощники работают только с высшим руководством в компании. Они могут отвечать за группу людей или могут работать только с одним. В любом случае помощник отвечает за контроль доступа к руководителям, организацию поездок и конференций, а также за взаимодействие с поставщиками, руководителями из других компаний и членами совета директоров в дополнение к обычным административным обязанностям. Вообще говоря, чем выше руководитель, тем больше навыков и опыта требуется помощнику.

Кроме того, административные помощники могут специализироваться в определенных областях, таких как медицина или юриспруденция. В дополнение к обычным обязанностям, связанным с этой должностью, он или она также выполняет задачи, конкретно относящиеся к этой области. Например, помощник по правовым вопросам может также исследовать правовые прецеденты и помогать готовить брифинги, в то время как медицинский помощник обычно должен знать о выставлении счетов страховки или лабораторных процедурах. Некоторые люди также выполняют эту работу из дома по телефону и через Интернет, и в этом случае их называют виртуальными административными помощниками.

Подготовка

Во многих случаях человек может начать работать на этой работе со средним образованием и некоторой подготовкой в ​​области бизнеса и компьютерных навыков. Для специализированных должностей, таких как медицинский или юридический кабинет, она должна знать словарь, соответствующий этой должности.

Свидетельство от учебной программы, степени младшего специалиста или свидетельства через признанную организацию может все помочь, когда дело доходит до найма или продвижения по службе.

ДРУГИЕ ЯЗЫКИ

Что значит административная поддержка руководителя. Должностные обязанности административного помощника

Должностные обязанности административного помощника больше, чем просто отвечать на телефонные звонки и заказывать обед для босса. Прочитайте эту статью, что бы узнать больше об этих обязанностях. Должностные обязанности административного помощника, сейчас расширились до более сложных обязанностей, как делать презентации и запуск офиса. Должностная инструкция помощника администратора включает в себя обязанности по управлению проектами и ответственность. В принципе, он работает в многозадачном режиме. Основная его обязанность – обеспечивать административную поддержку, чтобы помочь гладко и эффективно работать в офисе.

Обязанности
Административный помощник делает отчетность для руководителя,будто старший административный менеджер. Обязанности административного помощника предполагают уделение внимания мельчайшим деталям, быть неплохо организованным и иметь отличные навыки общения. Обязанности административного помощника включает выполнение и координацию административной деятельности офиса, получение и интеграция данных и распространение информации клиентам и сотрудникам компании.
Обязанности и ответственность помощника по административным вопросам,также распространяется для выполнения различных обязанностей, таких будто планирование совещаний, встреч, организация и ведение делопроизводства совместно с мягкими копиями, проведение исследований и распространения информации, используя телефон, e-mail, письма и веб-сайты. Обязанности административного помощника также включают в себя поддержку в организации поездок и размещение гостей.
Административному помощнику также эффективно требуется возделывать и использовать факсы, ксероксы, сканеры, видеоконференции, телефонные системы, компьютерные, офисные программы и др. . Он/она также должны быть неплохо знакомыми с файлами word, электронными таблицами,презентациями Powerpoint, отчетами, документами, публикациями, программным обеспечением и цифровыми графиками.
Административный помощник должен владеть хорошие навыки коммуникации и ведения переговоров, когда говорит и работает с клиентами, продавцами и другими сотрудниками. Административный помощник должен быть в состоянии править акциями и другими хранилищами данных. Многие компании передают обязанности и ответственность, обучение и ориентацию новых сотрудников на административного помощника. Административному помощнику требуются познания для управления видео-звонками, контролировать работу других сотрудников,выполнять обозрение записок, представлений, отчетов и др. Они также должны уметь выполнять подготовку планов, организовать заседания комитетов и исполнительных органов.
Основные обязанности включают сбор корреспонденции, отчетов и других документов. Они должны уметь поддерживать файлы office, open и разносить документы по почте,организовывать встречи и мастерить координацию ремонта оргтехники. Они также обязаны хранить конфиденциальную информацию и файлы, записи принимаемых решений, организация оплаты гонораров, исследования и поддержка в подготовке ходатайств, политик и процедур офиса. Они также должны приветствовать и помогать посетителям, отвечать на телефоны и направлять их в соответственный департамент.
Функции и обязанности административного помощника, также включает в себя организацию офиса, заказ канцелярских товаров, ведение клиентов и выполнение офисной работы гладко. Если какие-либо глюки проявляются в повседневной работе офиса, он должен быть в состоянии ликвидировать проблему.
Навыки и умения
Кандидат должен обладать определенными навыками и знаниями. Это включает в себя познания:

Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы

Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки

От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.

Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.

В обязанности всех секретарей входит обеспечение административной поддержки руководителя. К данным обязанностям относится организация деловых встреч, совещаний и поездок. О том, как правильно организовать данные мероприятия – читайте в нашей статье.

Из данной статьи вы узнаете:

• как правильно организовать деловую встречу руководителя;
• административная поддержка руководителя при организации совещаний;
• административная поддержка руководителя по организации деловых поездок.

Секретарь руководителя должен оказывать максимальную помощь в организации различных мероприятий, будь то совещание или поездка в другую страну. Зачастую новичкам бывает трудно разобраться во всех нюансах сразу. Именно поэтому сегодня мы рассмотрим, как организовать административную поддержку руководителя.

Административная поддержка руководителя: организация встреч

В первую очередь административная поддержка руководителя включает в себя такие мероприятия, как деловые встречи. Они могут проводиться как на территории вашей организации, так и вне. Деловые встречи условно делятся на деловые беседы и переговоры. Первые проводятся в свободной форме и представляют собой обсуждение каких-либо вопросов. Деловые беседы не всегда заканчиваются принятием решений, чего нельзя сказать о переговорах. Переговоры подразумевают более строгий формат встречи, которые организуются для принятия важных решений о выработке ценовой политики, совместной деятельности организаций и т. д. Переговоры всегда заканчиваются подписанием итоговых документов или устным соглашением.

Если деловая встреча проводится на территории вашей организации, то необходимо заняться подготовкой помещения, сформулировать повестку дня, подготовить нужные документы и своевременно оповестить всех приглашенных. Если встреча будет занимать много времени, то необходимо предусмотреть организацию перерыва, наличие напитков (чай, кофе), а также количество посадочных мест для всех участников.

Административная поддержка руководителя при организации совещаний

При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:

Следует учитывать, что совещания бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

• назначение даты, времени и места проведения совещания;
• составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
• выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
• составление текста приглашения.

Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Для данного совещания необходимо сформулировать одну задачу – самую важную и требующую безотлагательного решения. Чем меньше сотрудников будет принимать участие в совещании, тем быстрее удастся найти решение. Время, отведенное на данное мероприятие, также должно быть строго ограничено. Вы удивитесь, когда узнаете, как ограниченные сроки стимулируют принятие решений. Решения, выдвигаемые в рамках таких совещаний, должны быть именно коллективными. Т.е. каждое выдвинутое решение должно обсуждаться с учетом предложений именно всех участников. Как правило, именно поправки, вносимые большинством, позволяют найти самое правильное и нужное решение.

Административная поддержка руководителя по организации деловых поездок

Организация поездок руководителя является одним из самых сложных этапов работы секретаря, особенно когда это касается поездок в другие страны. В последнем случае самым сложным и муторным процессом может оказаться оформление визы. Давайте разберемся, как не допустить ошибок на этом этапе.

Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Чтобы сэкономить время, рекомендуем сперва посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.

Стоит запомнить! Разговоры с посольством (в том числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое лицо и оплачиваются через банк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство – у посольств единая база данных.

Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед. Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя, никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.

Если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное посольство не в первый раз.

На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле.

Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Следует помнить, что посольства не работают не только в российские праздники, но и в праздничные дни представляемой страны. Особенно этот факт следует учитывать в декабре-январе, когда длительность праздников достигает трех недель.

Далее необходимо забронировать гостиницу. Для этого необходимо знать, в какой части города большую часть времени будет проводить ваш руководитель в командировке. Поиск и бронирование гостиницы лучше осуществлять на специальных сайтах, которые содержат карты городов. Также поинтересуйтесь, какие условия бронирования в данной гостинице. При необходимости запросить визовую поддержку от гостиницы, рекомендуем оповестить сотрудников по телефону или электронной почте, указав обратный электронный адрес. Полученный документ необходимо распечатать в двух экземплярах: один потребуется для посольства, второй могут запросить при пересечении границы. Не забудьте заказать трансфер для вашего руководителя, который встретит его в аэропорту. Как правило, большинство гостиниц предлагают данную услугу. Если ваш руководитель совершает регулярные поездки в один и тот же город, то советуем договориться с гостиницей о специальном обслуживании. Это позволит заблаговременно бронировать номер без внесения предоплаты.

Вложенные файлы

• Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (бланк).doc
• Положение о командировках (бланк).doc
• Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (образец).doc
• Положение о командировках (образец).doc
• Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc

Шамаева М.А.
выпускница группы ITM-24
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ.

В настоящее время сфера административного менеджмента претерпела серьезные изменения в большинстве секторов и индустрий бизнеса. На протяжении, пожалуй, последнего десятилетия в России появилось понятие офиса первых лиц, бизнес-ассистирования, professionalservicestuff, под которыми понимаются специалисты административного, экономического, управленческого профиля, обладающие широким набором профессиональных компетенций, позволяющих выстраивать административную поддержку руководства компаний на самом высоком и качественном уровне. Это внутренний сервисный процесс, исходя из классификации, предложенной Майклом Портером, процесс административной поддержки и работы, который, в свою очередь, призван поддержать основные бизнес-процессы организации. То есть это вся административная работа по поддержке высшего руководства и управленцев при достижении ключевой задачи бизнеса – увеличения скорости генерации доходов компании, а также снижения связанного капитала и операционных расходов.

В первой главе дипломной работы представлены теоретические основы административной поддержки и администрирования организаций. Раскрывается происхождение административного менеджмента как свода профессиональных знаний, раскрываются понятия администрации, руководства и менеджмента. Административный блок в организации позиционируется как форма администрирования. Приведены функции административного блока, факторы внутреннего и внешнего администрирования.

Во второй главе дипломной работы мною раскрыты особенности административной поддержки бизнеса – от момента его становления до устойчивого функционирования. Профессионалы от административного блока, работающие с первыми лицами, обязаны учитывать все особенности этапов жизненного цикла организации, владеть широким спектром профессиональных и личностных качеств, предъявляемых к профессии. В главе рассмотрена модель механизма администрирования организации, поддержка принятия управленческих решений, и место и роль административного блока в организационных структурах.

В третьей главе раскрывается технология администрирования организации на базе структурного подхода Генри Минцберга. Рассмотрены основные части организации, координационные механизмы, системы контроля и планирования, инструменты взаимодействий.

Четвертая глава посвящена практическим вопросам административной поддержки и администрирования организаций. Считаю необходимым и полезным привести описание портрета (профиля) административного работника, модель лидерства, перечень профессиональных сообществ и ассоциаций административных работников. Результативность работы административного блока в организации это и есть основной эффект от администрирования. Практические рекомендации по расширению зоны влияния административного блока / работника приведены в форме таблицы, и разработаны мною на основе гипотез организационных взаимосвязей Генри Минцберга.

Мною накоплен многолетний профессиональный опыт становления и запуска офиса первых лиц , административной поддержки первых лиц – акционеров, собственников бизнеса и руководителей верхнего уровня управления.Результатом обобщения и переосмысления административного опыта работы в компаниях разных секторов бизнеса и стал данный дипломный проект.Проблема принятия грамотных управленческих решений особенно актуальна в разрезе повышения производительности труда в нашей стране. Консалтинговые компании оценивают производительность в России на невысоком уровне.Согласно исследованиям консалтинговой компании McKinsey&Company производительность труда на российских предприятиях с учетом имеющегося у них технического вооружения составляет 30-50% от потенциально возможного уровня. Это значит, что компании, выплачивая персоналу 100% заработной платы, взамен получают менее 50% отдачи.В результате, мы имеем дело с прямыми потерями из-за низкой производительности труда, которые составляют свыше 50% фонда оплаты.

При этом совокупные потери в зависимости от численности персонала на предприятиях выливаются в серьезные суммы.

Совершенствование производственных, информационных и управленческих технологий в условиях современной экономики, а также переоценка индивидуальных и корпоративных ценностей позволили фирмам, использующим организационные подходы и административный менеджмент, подойти к решению одной из важнейших задач в любой организации – получения от работников максимальной отдачи, а, следовательно, достижения высоких конечных результатов деятельности.

Особую практическую ценность дипломного проекта представляют разработанные на основе организационно-структурного подхода Генри Минцберга практические рекомендации, вытекающие из моего личного и профессионального опыта административной работы.

Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.

Обязанности

Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью . Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.

Необходимые навыки

В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.

Специализация

Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.

Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.

Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.

Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно , посредством телефона и сети интернет.

Профессиональная подготовка

В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.

gaz.wiki — gaz.wiki

Navigation

• Main page

Languages

• Deutsch
• Français
• Nederlands
• Русский
• Italiano
• Español
• Polski
• Português
• Norsk
• Suomen kieli
• Magyar
• Čeština
• Türkçe
• Dansk
• Română
• Svenska

какие у него обязанности, чем занимается, сколько зарабатывает

Настя Сушко

расспросила о работе ассистента

Профиль автора

Читатели Т⁠—⁠Ж каждую неделю говорят о своих профессиях и доходах.

Героиня этого выпуска мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», стать ассистентом очень важного человека и бегать по всему городу, выполняя его поручения. В итоге сменила несколько мест работы и устроилась в компанию с руководителем-экспатом. Она рассказала, чем работа с иностранцем отличается от работы с российскими начальниками, каково работать 24/7, без каких качеств не стать хорошим ассистентом и как получить максимальную выгоду от такой работы.

Это история читателя из Сообщества Т⁠—⁠Ж. Редакция задала наводящие вопросы, бережно отредактировала и оформила по стандартам журнала.

Выбор профессии

Аноним

рассказала о работе

Я окончила Воронежский государственный университет по специальности «международные отношения». Поступать было несложно: я отличница-медалистка, у меня были хорошие баллы по ЕГЭ. Поступила на платное отделение, так как бюджетное место было только одно и, конечно, не для меня. Обучение стоило 75 000 Р в год и дорожало с каждым курсом. В итоге для работы из вуза не пригодилось почти ничего — разве что курс «Экселя» на парах по информатике.

После окончания университета я поехала в Москву. Планировала, что найду работу и останусь там навсегда. Собрала все — от носков до подушек и одеял, забила свой маленький хэтчбэк до потолка, взяла попутчика на сервисе поездок, чтобы сэкономить на бензине, и уехала.

Уже на следующий день у меня состоялось три собеседования, и на одном меня пригласили на стажировку помощником руководителя офтальмологической клиники. Для меня это была большая удача. Руководитель — известный офтальмолог, который оперировал звезд, в его расписании были встречи с артистами и интервью в известных журналах, а клиника находилась в хорошем районе прямо по пути на Рублевку. Мне приходилось ездить из одного конца Москвы в другой. Я простажировалась там три дня и ушла, потому что руководитель на меня ни разу не взглянул и не разговаривал со мной, персонал клиники постоянно на меня фыркал, а в первые 15 минут на моем первом в жизни рабочем месте одна докторка устроила мне скандал из-за того, что у нее закончилась бумага. Я никогда не горела желанием работать и оттягивала этот момент как могла, поэтому рабочее место для меня должно было быть в первую очередь эмоционально комфортным, а с таким ужасным отношением я не смирилась. Кстати, до сих пор помню брошюру о строении глаза, которую меня заставили выучить наизусть в первый день.

Остальное время в Москве я потратила на собеседования. Искала вакансии, близкие к моей специальности, но их было немного, а у меня не было опыта, я из глубинки, без жилья в Москве и связей — шансов найти что-то подходящее не было. Я откликалась на сайтах по поиску работы, ходила на все собеседования, куда приглашали. В основном это были вакансии в госструктурах — например, специалист в пенсионный фонд или в МФЦ, вакансии секретаря или помощника руководителя.

Я мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», носиться по всему городу и решать нелепые, но очень важные задачи.

За три с лишним месяца в Москве я посетила около 100 собеседований. В день у меня было от одной до четырех встреч — максимум я успевала посетить, только если места были недалеко друг от друга. В 80% случаев я получала отказы, в 20% — отказывалась сама из-за маленькой зарплаты, которой не хватило бы даже на аренду квартиры, или из-за странных предложений. Например, однажды я откликнулась на вакансию секретаря директора, а на собеседовании оказалось, что нужны интимные услуги. Один раз попала к мошенникам, которые обещали устроить стюардессой на борт, но с условием оплаты обучения в школе стюардесс. Еще был офис микрозаймов, где надо было выдавать кредиты под огромные проценты.

В Москве я жила у родственников за оплату коммуналки, на расходы давали деньги родители. Все, на что их хватало, — проезд в метро, печенье из банана и овсянки на завтрак и гречка на ужин.

В итоге мои ресурсы иссякли, работы не было, и мне пришлось вернуться в Воронеж. Оказалось, что там проще найти работу: через два месяца после возвращения я устроилась помощником депутата. Собеседование прошла за пять минут: руководитель задал пару вопросов, посмотрел, так сказать, на адекватность, а на следующий день я уже вышла на работу.

Меня долго не оформляли официально, зарплату давали в конверте. Мы работали с 10:00 до 17:00. Ну как работали — сидели, это же чиновничий аппарат, в 17:01 в офисе уже гулял ветер. Хотя не все депутаты ленивые и толстые — есть идейные и преданные своему делу. Но работа была очень скучная: принеси, подай, сходи в магазин. Зато научили пользоваться дыроколом и офисным МФУ.

Зарплата была 10 000 Р, и этого хватало практически на все, плюс еще 5—7 тысяч давали родители. Я оплачивала коммуналку, заправляла машину, даже ходила к косметологу каждый месяц.

Пару раз я выполняла сверхурочную работу — расшифровку диктофонных записей заседаний. На это уходило от 12 до 20 часов, платили 1000 Р. Потом я поняла, что не готова 20 часов делать ерунду за такие деньги, и больше не бралась за это.

Я проработала там ровно год — для престижной записи в резюме. Параллельно училась в магистратуре ВГУ на направлении «государственное и муниципальное управление». Когда поступала, я еще планировала жить в Москве и приезжать только на сессии, так что училась заочно.

После работы в Думе я устроилась помощником к одному крупному застройщику, там платили больше и нужно было думать головой, а не просто сидеть. Эта работа как раз была похожа на фильм «Дьявол носит Prada»: надо было носиться по всяким глупым делам, а когда прибегал, оказывалось, что это уже не нужно, делай что-то другое.

Левой рукой звони, правой пиши, носом печатай, ногой держи сумки.

И все это на нервяках, потому что шеф кипел, просто если не так стоишь или громко дышишь. Там было регламентировано, что начальник должен услышать не больше двух гудков, когда звонит тебе. Я проработала там четыре месяца, ушла на сессию и уже не вернулась.

УЧЕБНИК

Как победить выгорание

Курс для тех, кто много работает и устает. Цена открыта — назначаете ее сами

Начать учиться

Место работы

Последние три года я работаю в иностранной компании. Наш головной офис находится в Воронеже. У нас больше 30 тысяч сотрудников только в России, отделения нашей компании есть в 10 российских регионах и еще в одной стране.

Моя нынешняя работа нашла меня сама. Мне позвонили и предложили должность, сказав, что мне дали хорошие рекомендации. Предполагаю, что это отголоски Думы, я там много с кем подружилась. Первичное собеседование было сразу же по телефону, заняло полтора часа. Спрашивали о предыдущем опыте, целях, навыках. Потом было собеседование с руководителем в ресторане. Тогда мне показалось это необычным, а сейчас сама постоянно назначаю собеседования для шефа в ресторанах, аэропортах, торговых центрах и где придется по пути. Не знаю, какой тогда был конкурс, но мне сразу дали положительный ответ.

Рабочее место находится прямо на производстве и выглядит как несколько сельских домиков — это переделанные товарные морские контейнеры, к которым пристроены крыши, крыльцо, а внутри все обито натуральным деревом. Очень экологично.

На работе мне комфортно на 9 из 10. Коллектив как на подбор — все профессионалы. Из плюсов: бесплатное питание, фитнес, материнский капитал от компании — его выплачивают при рождении ребенка тем, кто проработал определенное количество лет.

Из минусов: работа 24/7, потому что это производство полного цикла, его нельзя остановить, поэтому такой график общепринят. Любой сотрудник может позвонить в 23:00 с вопросом, и это будет нормально. Но редко что-то случается ночью. Обычно мне звонят, если не могут дозвониться начальнику. Если не подниму трубку, ничего страшного — напишут смс.

Суть профессии

На работе я организую совещания, приглашаю участников, напоминаю о дедлайнах, бронирую самолеты и отели для своего руководителя, выстраиваю логистику и выполняю прочие стандартные задачи ассистента.

Мой руководитель знает несколько языков, мы с ним общаемся на русском. С ним очень легко работать. Общаемся на «ты» и по имени, он чистый европеец. Работа с экспатом кардинально отличается от работы с российскими начальниками. Такой человек никогда не грубит, не орет, любит очень много работать, глубоко разбирается в вопросах, не ищет, где бы что утаить или украсть, как, на мой взгляд, делают русские. Я учусь у него договариваться с людьми, слышать их и слушать. Он не выходит из себя, а если что-то не в порядке, то без криков и срывов скажет одним словом так, что сам все поймешь.

Шеф часто говорит: «Вы, русские, не умеете договариваться». И это чистая правда.

Но есть особенности поведения, которые для меня до сих пор неприемлемы. Например, у европейцев принято громко сморкаться.

Из интересного на работе: я сопровождаю начальника в командировках. Мы уже ездили с ним по всей Воронежской области, в Калугу, Москву, Новосибирск, Самару, Санкт-Петербург, Рязань, Курск, Липецк. Когда в командировках остается свободное время, я хожу в музеи.

Еще у меня бывают такие разовые задачи, как, например, найти помещение для нового офиса, открыть офис «от» и «до». Я так выстроила работу, что сделать это было проще простого, поскольку у нас в компании каждый отвечает за свое: за договор на аренду — договорной отдел, за ремонт — свои строители, за мебель — проверенные поставщики и так далее. Мне нужно просто написать много электронных писем и четко описать задачи.

Еще есть много личных задач от шефа. К примеру, спланировать приезд его родственников в Россию: купить всем билеты, забронировать номера в отеле, придумать программу, найти гида или быть гидом самой. У меня был такой опыт: нужно было встретить людей в аэропорту, а потом занять их чем-то на три часа. Пришлось ездить кругами по городу и рассказывать что-то об архитектуре и достопримечательностях. Ничего интересного. Несмотря на то, что это личные дела руководителя, они не выходят за рамки рабочих регламентов. Так могли бы приехать любые делегации, и я бы делала то же самое.

Все приезжающие к нам иностранцы — по работе или родственники шефа — любят природу. В Воронеже никто не задерживается, улетают в Сибирь или на Алтай.

Еще из личных поручений — купить шефу новую одежду. Бывает, он просит найти конкретную модель, а иногда просит просто что-то купить, лишь бы надеть. Его одежда самая простая: поло «Лакост», джинсы «Дизель», кроссы «Рибок». Самое дорогое, что я покупала для него, — официальный костюм Hugo Boss. На эту покупку я уговорила шефа сама, так как статус его обязывает. Все вещи можно найти в Воронеже, но если что-то нельзя — заказываю в Москве, а забирает водитель, который очень часто бывает там по работе. Начальник просто переводит суммы на расходы на мою карту. Что, кстати, для меня очень выгодно: у меня карта «Сбербанк Аэрофлот», все покупки переходят в мили. Так я накопила 50 тысяч миль и уже ищу направления, куда могла бы их потратить.

Суммы на покупки могут быть разные: если надо купить новый Айфон или дорогие билеты на самолет, то побольше, если цветы для коллеги — маленькие. На карте у меня они не лежат, сразу трачу их по назначению, веду строгую отчетность и собираю чеки. Правда, за все время работы шеф смотрел это всего один раз.

Иногда нужно купить что-нибудь для дома или найти уборщицу, забрать заказы из интернет-магазина или уплатить налоги.

Самым большим и сложным рабочим проектом было получение разрешения на временное проживание и вида на жительство — на это ушло два года. Сначала долго собираешь документы, потом долго подаешь, потому что миграционная служба работает только два дня на прием, а в эти дни, как всегда, у шефа встречи, он не может прийти, а податься можно только лично. Мы, естественно, обо всем договаривались заранее: готовили документы, записывались ко времени, занимали очереди, ему оставалось только прийти на 15 секунд и поставить подпись, но даже эти 15 секунд найти было очень сложно. Ты готовишь перевод паспорта, заверяешь его у нотариуса, договариваешься подавать документы, и тут шеф срочно куда-то улетает. В паспорте появляется еще один штамп, перевод паспорта автоматически «протухает», надо делать новый и повторно заверять. И так было несколько раз. Вообще, это сложно любому иностранцу, но гораздо легче, когда ты высококвалифицированный специалист. К тому же везде рады такому высокому, молодому и перспективному иностранцу. Сотрудницы миграционки улыбались до ушей, когда мы приходили.

Важнейшие качества в моей работе — коммуникабельность, открытость, готовность браться за все и всем помогать. К важным навыкам я бы отнесла внимательность к деталям, логику. Но самое главное — все записывать. Такая работа не подойдет медленному и несобранному человеку, который не интересуется происходящим вокруг. Ассистент должен быть в курсе всего — кто, где, что делает. Даже если он чего-то сам не знает, должен понимать, где это выяснить.

Сейчас моя работа не похожа на «Дьявол носит Prada», все размеренно. Если дела срочные, они решаются быстро, но спокойно.

Рабочий день

Рабочий день начинается в 08:00, а рабочее место находится в 120 километрах от города.

Встаю в 05:30, а в 06:30 меня забирает водитель. Кроме меня водитель забирает еще нескольких коллег. У всех остальных есть свой корпоративный транспорт. В машине по дороге на работу я сплю.

На работе первым делом нужно проверить почту, занести в календарь встречи. Потом надо обо всем напомнить шефу — он уже с 07:00 на месте. Если есть выезды — распланировать с водителем шефа тайминг и маршрут. Если скайпы — проверить оборудование и обзвонить всех, напомнить и узнать, не в танке ли они. Заказать еду. Вызвать уборщицу, если где-то не убрано. Передать какие-то документы с курьером, сделать и подписать отчеты. Сто раз прибежать от стула до кабинета на зов шефа.

Для планирования я использую только «Гугл-календарь». Из интересного — я должна напоминать про дни рождения сотрудников, в том числе и про свой. Но не приду же я и не скажу: «Привет, у меня сегодня день рождения». Я решила этот деликатный момент так: записала в календарь и поставила уведомление, которое приходит шефу. То есть не я напоминаю, а телефон.

В 17:00 я уезжаю, так как до дома ехать еще полтора часа без пробок, а с пробками оказываюсь дома к 20:00. Домой отвозит водитель или кто-то из коллег. Если шефу по пути, то подвозит он. В дороге всегда на телефоне и на почте. Рабочий день идет, пока не заснешь. Я ложусь спать в 21:00, иначе не встану утром. Такое расписание для меня несложное, но режим мне не нравится.

Так как у меня все уже отработано до автоматизма, в течение рабочего дня бывает много свободного времени. В такие моменты я занимаюсь своими делами, но ноутбук и телефон всегда под рукой. В выходные я берусь за рабочие дела, только если сам начальник позвонит и попросит что-то срочно сделать.

Я не всегда езжу в офис. Когда шеф в отъезде, а это 60% рабочего времени, я работаю из дома. Днем в основном он занят, и все задачи прилетают к вечеру.

Из-за ковида я сидела на удаленке три месяца и была этому несказанно рада. По рабочим задачам для меня тогда ничего не поменялось, делала все то же самое, только из дома. Общались с шефом по «Скайпу», телефону и «Вотсапу». Вообще, я не люблю ездить на работу, хоум-офис для меня намного эффективнее. Мечтаю, чтобы меня перевели на дистанционку на постоянной основе.

Подработка

Я несколько раз пыталась найти подработку на совмещение, потому что у меня много свободного времени. Но нестабильный график никому не подходит: я могу работать одну неделю из четырех в офисе, а могу наоборот — мало кто готов к тому, что сотрудник будет то работать, то пропадать неделями.

Случай

В мои первые полгода работы в этой компании руководитель улетел в США. Чтобы быть с ним на связи, мне приходилось работать ночью, а спать днем.

Еще не очень разбираясь во всех тонкостях делового туризма, я забронировала для него рейс с полуторачасовой пересадкой в Нью-Йорке. Оказалось, аэропорты вылета и прилета — два разных аэропорта. Получила от шефа всего одно сообщение: «Это не тот аэропорт!» Дальше он потратил время на то, чтобы добежать до такси, доехать до другого аэропорта и успеть на самолет. Его следующий перелет длился три часа.

Все четыре с половиной часа я готовилась писать заявление на увольнение.

В красках представляла, как шеф бежит по переполненному Нью-Йорку с рюкзаком, свистит таксистам, садится и кричит: «Срочно в аэропорт!» — и все как в самых лучших фильмах. Но, к моему удивлению, единственное, что я услышала от руководителя: «Хорошо, что тебя не было рядом, я был очень зол». Больше таких историй не повторялось, теперь всегда проверяю аэропорты прилета и вылета.

Доходы и расходы

Три года назад я пришла на зарплату около 30 000 Р. Через полтора месяца ее повысили первый раз: испытательный срок был три месяца, но его сократили. Еще раз повысили после года работы за удовлетворительную службу, потом еще раз повышали за хорошее выполнение своих обязанностей. Повышение просить не приходится, руководитель сам за этим следит. Хорошо работаешь — получаешь повышение. И так у всех в компании. А индексации у нас нет.

Сейчас моя зарплата — около 50 000 Р. Еще есть премии по итогам года. Командировки оплачиваются отдельно по дням, оплаты за один день хватает на полтора обеда в столовой.

У нас на работе нет дресс-кода, сотрудники ходят летом в шортах и кроксах. Вид не важен и ни на что не влияет. Например, я сделала себе губы и переживала, что начальник не одобрит, но он сказал, что все нормально, могу накачать хоть как воздушный шар, и это ни на что не повлияет. На работу я езжу в том, что не жалко, — в старых вещах и тех, которые легко стирать, потому что от производства стоит сильный запах. Иногда покупаю одежду, когда что-то очень понравится, но шопинг не люблю. На сумку или джинсы больше 10 000 Р не трачу. Последняя покупка — сумка Guess за 7000 Р.

На своей машине я езжу только по своим делам — в магазин или к родителям, а по рабочим вопросам использую ее редко. Иногда совмещаю личные и рабочие задачи, чтобы экономить на бензине и парковке: когда еду купить что-то шефу, по пути заезжаю туда, куда нужно мне.

Все свободные деньги трачу на вкусную еду, я очень люблю поесть. Сколько ни дай — все уйдет. Я готовлю сама, покупаю стейки, рыбу, икру, колбасы, сыры, хороший хлеб, овощи.

Когда заканчивается зарплата, заедаю пельменями, а потом опять рябчики 😀

Расходы мы делим с парнем, он тратит больше, чем я. Если идем в ресторан, платит он. Еще после долгих совещаний остается еда от службы доставки, забираю ее с собой домой.

Финансовая цель

Каждый месяц я откладываю по 25 тысяч. Начала, когда копила на машину. Машина куплена два года назад, а привычка откладывать осталась.

Коплю деньги ни на что. Появляется потребность — трачу. Из последнего — сделала ремонт санузла в квартире, на это ушло 250 000 Р. Впереди еще ремонт на кухне и в спальне. Недавно купила новый флагманский смартфон за 60 000 Р. Из планов — установить виниры, на это может уйти от 30 000 до 150 000 Р, объем работ еще не обсуждали с доктором.

Еще планирую отпуск. Хотим съездить в Китай, ждем, когда откроют границы. До пандемии тур стоил 100 000 Р, наверное, после будет стоить 200 000 Р.

Будущее

На моей работе у меня есть горизонтальный рост: мне несколько раз повышали зарплату, задач становится больше, ответственность выше, но должность не меняется. Но мне бы хотелось работать 100% времени в Воронеже, как нормальные люди, а не ездить каждое утро черт-те куда.

Вакансии просматриваю постоянно, но серьезно о переходе куда-либо еще не задумывалась. Либо нет премий, либо гораздо меньше зарплата, либо это непонятные компании — маленькие или несолидные, а портить резюме не хочется.

Так что жду смены должности. Хочется делать также административную работу, но чтобы сидеть «на попе ровно», еще лучше на удаленке, не ездить и не летать за начальником. После пандемии большинство моих знакомых остались на удаленке, появилось больше таких вакансий. Но к нашей компании это не относится, ведь производство нельзя вести удаленно. Но компанию менять не хочется — это очень хорошее место работы и хороший руководитель.

Описание работы помощника по административным вопросам [с образцами 2021]

Чем занимается помощник по административным вопросам?

Помощники по административным вопросам обычно работают в организациях, чтобы контролировать повседневные и расширенные обязанности других специалистов. Они работают в тесном сотрудничестве с администраторами и другими сотрудниками, чтобы организовать файлы, создать переписку и подготовить отчеты или документы. Их работа заключается в выполнении ряда канцелярских задач, включая управление календарями, сортировку почты или подготовку счетов.Они также могут нести ответственность за участие в планировании мероприятий, а также за организацию и проведение встреч.

Описание должности помощника по административным вопросам, введение, параграф

При написании описания должности помощника администратора начните с представления должности и компании потенциальным помощникам администратора. Кратко выделите рабочую среду, то, что отличает вашу компанию от других и почему эта роль важна для вашей компании.

Например:

«Компания ABC ищет высокоорганизованного и детально ориентированного административного помощника, чтобы наш офис в центре города работал бесперебойно и эффективно.Это прекрасная возможность помочь нашим сотрудникам в различных проектах и ​​оказать общую административную поддержку.

Мы небольшая компания, в которой работает менее 100 сотрудников, а это значит, что у нас есть много возможностей для роста и обучения. В компании ABC мы стремимся создать инклюзивную культуру, в которой все сотрудники чувствуют себя желанными и ценными. Мы гордимся тем, что имеем 5-звездочный рейтинг на страницах компании Indeed и выше среднего балла по оценке удовлетворенности работой наших сотрудников.”

Навыки и квалификация административного помощника

Для выполнения своих разнообразных обязанностей помощник по административным вопросам должен обладать множеством разнообразных навыков и квалификаций. По сути, помощник по административным вопросам — это вспомогательная должность, а это означает, что общение и принятие решений имеют первостепенное значение. Некоторые из конкретных навыков, которыми должны обладать все помощники по административным вопросам, включают:

• Принятие решений : Помощники по административным вопросам должны ежедневно принимать независимые решения, пытаясь найти наилучший способ решения конкретных задач.

• Связь и сотрудничество : Помощник по административным вопросам должен регулярно сотрудничать с другими администраторами и вспомогательным персоналом, руководством и клиентами.

• Организационные навыки : Организация и расстановка приоритетов являются основными элементами обязанностей помощника по административным вопросам. Вы должны знать, как поддерживать себя и других организованными и как определять, какие задачи являются наиболее важными в данном списке.

• Письмо : Правописание, пунктуация, структура предложения и написание имеют важное значение для помощника по административным вопросам, который должен владеть различными стилями, от творческих до профессиональных, технических, образовательных и т. Д.

Зарплатные ожидания

Помощники по административным вопросам могут неплохо зарабатывать, особенно по мере продвижения по службе. В то время как начальная зарплата для нового помощника по административным вопросам уровня секретаря может составлять всего 7 долларов.25 в час, в среднем помощник по административным вопросам в США зарабатывает около 15,42 доллара в час. На самом высоком уровне, исполнительные помощники по административным вопросам с большим образованием и опытом могут зарабатывать до 30,25 доллара в час.

Требования к обучению и обучению помощника администратора

Минимальный уровень образования для помощника по административным вопросам — это диплом средней школы или GED. Временные агентства также могут проводить обучение в этих областях.Для тех, кто окончил среднюю школу, курсы текстового редактора и общих офисных процедур предлагаются в профессиональных школах и общественных колледжах и могут быть очень полезны. Помощники по административным вопросам со степенью бакалавра более востребованы, поскольку, как считается, они имеют более разностороннее образование, включающее письмо и математику, что может быть полезно для работы.

Требования к опыту работы помощника администратора

Несмотря на то, что предыдущий опыт не является строго обязательным для работы в качестве помощника по административным вопросам, многие работодатели ценят предыдущую работу в этой области.Это связано с тем, что многие офисные специалисты получают свои основные навыки в процессе обучения на рабочем месте, а богатый опыт долгосрочной работы с другими организациями может показать надежность, ответственность и то, что вы обладаете необходимыми навыками. Начало работы секретарем и повышение по служебной лестнице также свидетельствует о повышении уровня развития навыков и преданности делу.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если это примерное описание не работает или не может быть изменено для вашей конкретной должности, вы можете взглянуть на несколько других описаний должностей в Indeed для соответствующих должностей.

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind.Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы выяснили, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 697ba1ea2e6a2c26.

Руководство по карьере административного помощника — заработная плата, навыки и многое другое

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ПОМОЩНИК БЫСТРАЯ СТАТИСТИКА

Повышение мобильности

Выше среднего

Работа Outlook

Снижение на 5%

2016-2026

Помощник по административным вопросам: понимание работы

Что такое помощник по административным вопросам?

Помощник по административным вопросам помогает офису работать бесперебойно и помогает менеджерам убедиться, что в их командах есть все необходимое для выполнения работы, какой бы она ни была.

Описание должности обычного административного помощника включает:

• отвечать на телефонные звонки и электронные письма от клиентов и направлять их
• Управление календарями, мероприятиями и организацией поездок для коллег
• ведение файловых систем
• оборудование залов и оборудования для встреч и презентаций
• заказ расходных материалов
• Подготовка к ремонту

Должности помощника администратора — одни из самых важных должностей, потому что они — масло в двигателе каждого офиса.Без них все может быстро сломаться. Они используют, среди прочего, следующие навыки, чтобы офисы работали бесперебойно.

| тайм-менеджмент | решение проблем | навыки межличностного общения | общение |

| многозадачность | Владение Microsoft Office |

Навыки высшего административного помощника

Чем занимаются помощники по административным вопросам

Любое описание должности административного помощника можно свести к следующему: делать все необходимое для поддержки старших администраторов и административного персонала — таких людей, как менеджеры, директора и координаторы.

Администраторы не хотят беспокоиться о том, что все работает нормально; они просто ожидают от них этого. Они ожидают, что включится свет, будут оборудованы конференц-залы, их команды получат необходимую информацию и ресурсы, а их календари будут обновлены.

Это большая работа, ориентированная на детали, на которую у администраторов нет времени, а именно для этого и предназначены помощники администратора.

Итак, детали работы помощника администратора могут выглядеть как мелочь, если рассматривать задачу за задачей, но если взять все вместе, обширные знания организационного функционирования офиса, необходимые для их эффективного выполнения, становятся ясными довольно быстро и в конечном итоге показывают, насколько они необходимы на самом деле.

Чем занимаются отличные помощники по административным вопросам

1. Замечательные помощники по административным вопросам — хорошие менеджеры.
Они распознают, когда системы работают хорошо, и поддерживают их, чтобы они оставались такими же. Обучение менеджменту может быть отличной идеей, но это также то, чем вы можете стать после многолетнего опыта работы на большинстве должностей помощника администратора.

2. Великие административные помощники могут выполнять несколько задач одновременно.
Они управляют несколькими текущими задачами одновременно и координируют свои действия со всеми вовлеченными в них людьми, чтобы убедиться, что работа выполняется правильно.

3. Незаменимы отличные помощники по административным вопросам.
Компании и учреждения все больше полагаются на отличных административных помощников, как будто они не могут обойтись без них, и обычно обращаются с ними именно так. Это потому, что отличные помощники по административным вопросам:

Все компании ценят эти качества или навыки межличностного общения в своих помощниках по административным вопросам и уделяют им приоритетное внимание, когда это возможно, при принятии решения о том, кого нанять.Часто зарплата помощника по административным вопросам отражает уровень владения такими навыками.

Обычный рабочий день помощника администратора

Может начаться день, когда администраторы решат, что их сотрудники нуждаются в обучении, и помощники по административным вопросам будут помогать все это организовать. Они планируют и организуют соответствующие семинары, семинары, курсы и другие курсы повышения квалификации для нуждающегося персонала.

Когда запас бумаги, ручек, скоб и стикеров заканчивается, помощники по административным вопросам уже заняты; они заказывают все необходимое, чтобы корабль оставался на плаву. Когда копировальный аппарат ломается, помощник администратора пытается привлечь ремонтников в тот же день.

Когда администратору или членам ее команды необходимо уехать по работе, помощник по административным вопросам бронирует авиабилеты, отели и другие виды транспорта и питания, если это необходимо. Когда администраторам или членам их команды нужно доставить товары через город в тот же день, помощник по административным вопросам организует доставку курьера в течение часа.

» Помощники администратора — масло в двигателе любого офиса. Без них все может быстро сломаться ».

Когда приходит время платить за все это, помощник по административным вопросам собирает счета, оформляет квитанции, составляет отчеты о расходах и отправляет все документы в нужный отдел для обработки платежа.

Помощник администратора, основные обязанности

По мере того, как продолжается обычный день, помощники по административным вопросам постоянно выполняют основные обязанности.Если вы готовитесь к своей первой работе помощником по административным вопросам, это действительно хорошая идея — потренироваться и отработать навыки, необходимые для выполнения этих обязанностей. В основные обязанности входит:

• набор текста
• автоответчик
• обновить календари
• прямые входящие звонки и электронная почта
• писать отчеты для администраторов
• следить за соблюдением процедур и правил

• под диктовку
• приветствовать гостей
• разработка и поддержка файловых систем
• получать и рассылать почту
• писать отчеты в соответствии с офисным протоколом
• Убедитесь, что ведутся записи

• создавать электронные письма и заметки
• назначить встречу
• копирование / сканирование конфиденциальных документов
• координируйте свои действия с другим админом.помощники других старших администраторов
• курируют стажеров и младший персонал

Стать помощником администратора

Должностные требования помощника администратора

Среднее образование — это минимальное необходимое образование, но работодатели обычно отдают предпочтение кандидатам с более высокой квалификацией.

Идеальный помощник администратора резюме

В резюме идеального административного помощника указано высшее образование и как минимум 5-летний опыт работы в качестве административного помощника, офисного административного помощника, исполнительного помощника, а иногда и опыт работы секретарем является приемлемым.

Работодатели будут исследовать любой обширный опыт понимания процедур и систем офиса в вопросах собеседования с помощником администратора.Любая информация, подробно описывающая подобный опыт, может быть использована в сопроводительном письме помощника администратора, дополняющем резюме.

Заработная плата помощника администратора

В 2017 году Бюро труда и статистики США (BLS) указало, что средняя заработная плата помощника по административным вопросам составляет 37 870 долларов в год, а средняя ставка оплаты труда — 18,21 доллара в час. Хотя BLS прогнозирует сокращение доступных должностей помощников по административным вопросам на 5% к 2026 г., потенциал повышения мобильности после назначения должности помощников по административным вопросам выше среднего.

«В разделе« Деньги »US News и World Report помощник по административным вопросам указан в категории лучших вакансий …»

Подходит ли мне помощник по административным вопросам? В разделе

U.S. News и World Report «Деньги» перечислены помощники по административным вопросам в категории лучших должностей, а также включены обзоры и советы помощников по административным вопросам и тех, кто их нанимает.Они классифицируют вертикальную мобильность среди административных помощников как выше среднего, а уровень стресса как ниже среднего, оценивая административного помощника как высокий уровень удовлетворенности работой.

Они также считают, что обучение дает тем, кто ищет должность помощника по административным вопросам, реальное преимущество перед другими кандидатами. Это также может помочь подготовить вас к тому, чтобы дать отличные ответы на вопросы собеседования с помощником администратора и написать выдающееся сопроводительное письмо для помощника администратора.

Сопроводительное письмо вашего административного помощника и ваши ответы на вопросы собеседования с административным помощником также являются отличными возможностями для того, чтобы подчеркнуть мягкие навыки, которые работодатели ищут в эффективном административном помощнике.

Для того, чтобы стать эффективным помощником по административным вопросам, вам понадобится много профессиональных навыков или технических навыков. Список некоторых из них приведен ниже.

Высшие навыки помощника администратора

Связь

Административные помощники должны быть эффективными коммуникаторами. Они берут на себя задачи и мероприятия, на которые у администраторов нет времени, поэтому они всегда общаются почти со всеми в офисе, а также со многими клиентами, посетителями и другими людьми за пределами офиса.Это означает много писем (отчеты, презентации, электронные письма, записки) и много разговоров по телефону и лично (с клиентами, коллегами, старшими менеджерами и т. Д.).

Пакет Microsoft Office

Программное обеспечение

Microsoft Office, такое как PowerPoint, Word, Excel, Publisher, Outlook и другие, являются основными инструментами, которые большинство офисов используют для создания презентаций, документов, электронных таблиц и т. Д. Это основа обязанностей помощника по административным вопросам, поэтому он будет использовать Microsoft Office все время с момента начала работы.

Многозадачность

Многозадачность лежит в основе обязанностей помощников по административным вопросам.

Им приходится работать над несколькими проектами одновременно и одновременно решать неожиданно возникающие проблемы. Быть достаточно организованным, чтобы справиться с этим — главный приоритет.

Управление временем

Часть хорошей организации — это знать себя достаточно хорошо, чтобы спланировать использование своего времени для одновременного выполнения нескольких задач.Эффективные помощники по административным вопросам расставляют приоритеты в соответствии с сроками, ресурсами и собственной пропускной способностью для выполнения задач.

Детально

У администраторов обычно нет времени заниматься мелкими деталями своих заданий и проектов. Поэтому у них есть помощники. Помощник по административным вопросам следит за тем, чтобы все «t» перечеркнули, а все «i» были расставлены точками в прямом и переносном смысле.

Управление запасами и расходными материалами

И снова помощники по административным вопросам обеспечивают работу офиса.Они поддерживают работу машин и запасы материалов. Они следят за тем, чтобы колеса не упали с повозки, и это требует постоянной бдительности.

Встреча клиентов и посетителей:

Во многих отношениях помощник администратора — это лицо компании или организации, поскольку он является шлюзом между клиентами или гостями и менеджерами и администраторами. Административные помощники — большая часть того, чтобы произвести хорошее впечатление на клиентов и потенциальных клиентов. Важно, чтобы помощник по административным вопросам помогал людям чувствовать себя желанными и заботливыми.

Похожие или похожие должности

• Офис-менеджер
• Помощник руководителя
• Офис-администратор
• Офисный помощник
• Регистратор
• Медицинский регистратор
• Делопроизводитель

Последнее обновление: 20 октября 2020 г.

Описание работы помощника администратора для резюме: образец

Список обязанностей помощника администратора может продолжаться бесконечно: отвечать на звонки, составлять расписание поездок, управлять календарями, систематизировать документы, создавать отчеты о расходах и т. Д.Задач много, но главная цель одна: поддерживать офисы и их сотрудников. Пришло время оказать вам небольшую поддержку, поэтому вот как составить идеальное описание должности помощника администратора для резюме.

Мы собираемся показать вам примеры описания должностей помощника администратора через секунду, но … Возможно, есть более простой способ —

Конструктор резюме Zety сгенерирует сотни описаний должностей помощника администратора, а также предложит пункты списка, навыки и достижения.Если от этого не текут слюнки, что будет?

Создайте резюме с идеальным описанием вакансий с помощью средства создания резюме Zety прямо сейчас.

Ищете полное руководство по написанию резюме для помощника администратора? Отъезд: Образец резюме помощника администратора

Вы можете найти другие руководства, связанные с управлением офисом, полезными:

Вот обещанные, идеальные примеры описания должности помощника администратора:

10+ Административный Описание должности помощника Примеры для резюме

Описание работы помощника по административным вопросам для резюме

Помощник по административным вопросам

Штат Нью-Джерси, Риджвуд, штат Нью-Джерси

март 2016 г. — июнь 2020 г.

Ключевые квалификации И обязанности

• Отвечал на запросы, касающиеся услуг, политик и процедур отдела.
• Запланировал и координировал поездки сотрудников, пользующихся услугами поставщиков компании, чтобы найти скидки, когда это возможно.
• Создавал и обрабатывал различные административные записи с использованием внутренних и внешних баз данных.
• Запланированные выездные и выездные мероприятия и конференции, включая оборудование, питание и проживание.

Ключевые достижения

• Проведены переговоры с поставщиком канцелярских товаров, в результате которых ежегодно экономится 1500 долларов США.

Описание работы помощника по административным вопросам для резюме

Помощник по административным вопросам

Rocky Web Services, Inc., Портленд, штат Орегон

декабрь 2014 г. — настоящее время

Основные квалификации и обязанности

• Составьте и подготовьте презентации и отчеты в соответствии с указаниями руководства.
• Забронируйте поездку на сумму более 50 000 долларов в год для исполнительного директора и его команды.
• Управляйте сложным расписанием, беспрепятственно взаимодействуя с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
• Отслеживайте выполнение ключевых результатов, чтобы гарантировать стабильное соблюдение сроков.

Ключевые достижения

• Внедрены усовершенствования в процесс отчетности о расходах, что позволило сэкономить офису 14 человеко-часов в месяц.

Хотите сэкономить время и подготовить резюме за 5 минут? Попробуйте наш конструктор резюме.Это быстро и легко. Кроме того, вы получите готовый контент, который можно добавить одним щелчком мыши. Посмотрите 20+ шаблонов резюме и создайте свое резюме здесь .

Образец резюме, сделанный с помощью нашего конструктора — Дополнительные шаблоны и составьте свое резюме здесь .

Один из наших пользователей, Никос, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety. В моем резюме теперь одна страница , а не три .То же самое.

Создайте свое резюме прямо сейчас

Медицинский помощник по административным вопросам Описание работы для резюме

Помощник по административным вопросам

Государственная больница округа Арлингтон, Арлингтон, Техас

Февраль 2017 г. — апрель 2020 г.

Основная квалификация и обязанности

• Выполнял разнообразные секретарские обязанности с непревзойденным вниманием к деталям.
• Выступал в качестве связующего звена между офисным персоналом и клиентами благодаря отличным навыкам обслуживания клиентов.
• Используется сложная программа для работы с электронными таблицами для обновления и ведения различных медицинских документов и административных записей.
• Собранная информация и данные от более чем 30 сотрудников для подготовки отчетов.

Ключевые достижения

• Мониторинг бюджета офиса в размере 120 000 долларов, чтобы гарантировать, что расходы остаются в пределах бюджета.

Помощник администратора по персоналу Описание работы для резюме

Помощник администратора

Acme Co., Бичвуд, Огайо

июль 2017 — апрель 2020

Ключевые квалификации и обязанности

• Поддержка 3+ сотрудников и менеджеров с обычными кадровыми вопросами и необходимостью предоставлять сотрудникам услуги мирового класса.
• Интерпретированные данные о вовлеченности сотрудников для рекомендации улучшений, которые повысили удовлетворенность сотрудников на 25%.
• Записанные метрики и потенциальные пробелы в еженедельных отчетах о посещаемости, уходе и вовлеченности.
• Проводил презентации для новых сотрудников во время их ознакомления с HR.

Ключевые достижения

• Облегчение процесса собеседования за счет поиска кандидатов и планирования собеседований для 30+ новых сотрудников в течение одного года.

Должность старшего помощника по административным вопросам Описание работы для резюме

Старший помощник по административным вопросам

Blue Cross, Taylorville, IL

август 2012 — январь 2020

Ключевые квалификации и обязанности

• Оказывала административную поддержку техническому директору и исполнительному директору.
• Запланировал до 20 встреч в неделю с руководителями высокого уровня и составил планы встреч.
• Обработка расходов по запросу с использованием системы управления расходами Blue Cross.
• Проверял звонки и отвечал на запросы, чтобы позаботиться о задачах, не требующих принятия управленческих решений.

Ключевые достижения

• Выявлена ​​потребность офиса в бухгалтерском приложении, которое ежегодно экономило офису 14 000 долларов.

Офисный администратор Административный помощник Описание работы для резюме

Административный помощник

Bose, Boone, NC

Январь 2019 — май 2020

Ключевые квалификации и обязанности

резюме, электронные письма, документы и презентации для оказания поддержки руководству на высоком уровне.
• Поддержка 6+ управленческого персонала путем бронирования авиабилетов, транспорта и отелей в соответствии с потребностями деловых поездок.
• Выполнял существующие административные процедуры и внедрил новые процедуры.
• Создавал ежемесячные офисные отчеты для облегчения внутренней коммуникации.

Ключевые достижения

• Ежедневно отвечал на до 40 запросов к руководству, проявляя высокую организованность и инициативность.

Описание работы помощника по продажам для резюме

Помощник по продажам

Johnson Toyota, Stockton, CA

Январь 2019 г. — настоящее время

Основные квалификации и обязанности

• Поддержка команда из 9 сотрудников по продажам, которая назначает встречи, определяет потенциальных клиентов и обрабатывает документы.
• Создавал повестки дня и контент для 4+ конференц-звонков каждый месяц.
• Помогал в маркетинговых проектах, в том числе в социальных сетях и рекламных материалах.
• Проведение встреч по продажам, ведение протоколов для документирования роста и отслеживания прогресса.

Ключевые достижения

• Создание системы отслеживания статистики продаж, которая помогла Johnson Toyota превзойти годовые планы продаж на 23%.

Исполнительный помощник по административным вопросам Описание работы в резюме

Исполнительный администратор.Ассистент

Rocket Labs, Ridgeland, MS

Май 2016 — декабрь 2019

Ключевые квалификации и обязанности

• Мониторинг и управление календарем для вице-президента по продажам, что включало отслеживание и выполнение важных задач.
• Изучил аккаунты потенциальных клиентов по электронной почте и телефону, чтобы определить потенциальные возможности продаж.
• Сопровождала организацию поездок, бронируя авиабилеты, транспорт, отели, рестораны и многое другое.
• Своевременно организовывал и сдавал более 50 отчетов о расходах в месяц.

Ключевые достижения

• Снижение количества ошибок в бухгалтерских отчетах на 60% за счет оптимизации процесса.

Описание работы помощника по административным вопросам в некоммерческой организации для резюме

Помощник по административным вопросам

Центр для некоммерческих организаций Алабамы, Хантсвилл, AL

Октябрь 2013 г. — апрель 2019 г.

Ключевые квалификации и обязанности

Обеспечивает секретарскую, административную и канцелярскую поддержку, помогая при работе отдела по мере необходимости.

Предоставляет рекомендации членам сообщества относительно операций, чтобы убедиться, что они понимают процессы и необходимую документацию.

Проверяет 15+ телефонных звонков в неделю от клиентов для решения проблем и переадресации по мере необходимости.

Создание и поддержка журналов, списков участников, электронных таблиц и других отчетов.

Ключевые достижения

• Достигнуто 97% продление членских взносов путем связи с участниками по телефону и электронной почте.

Описание работы помощника администратора строительства в резюме

Сертифицированный помощник медсестры

Valleybridge Realty Inc, Ридинг, Пенсильвания

Сентябрь 2013 г. — июнь 2019 г.

Ключевые квалификации и обязанности

Выступал в качестве контактного лица для всех поставщиков по вопросам оплаты и своевременно отвечал.

Готовит ежеквартальные счета-фактуры и отчеты о состоянии контрактов для обеспечения своевременных платежей для всех поставщиков и подрядчиков.

Планирование встреч и управление календарями высшего руководства.

Получены общие запросы от инвесторов, финансовых консультантов, юристов, поставщиков, подрядчиков и консультантов.

Ключевые достижения

• Управляли документацией по проектам настолько эффективно, что внешний аудит обнаружил на 75% меньше ошибок по сравнению с предыдущими проектами.

При составлении резюме в нашем конструкторе перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал. Проверка орфографии? Проверить . Начните строить свое резюме здесь .

Когда вы закончите, конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и скажет точно, , как его улучшить.

Составьте идеальное описание вакансии для помощника администратора Резюме

При сокращении количества должностей помощника администратора будет все труднее и труднее получить эту должность помощника администратора.Чтобы выделиться среди конкурентов, лучше изложите свои административные навыки в резюме. Вот как составить описание должности идеального помощника администратора:

1. Обратите внимание на заголовок раздела.

Независимо от типа резюме, которое вы пишете, раздел вашего опыта является основным курсом для менеджеров по найму. Чтобы упростить поиск, назовите его История занятости, История работы, Опыт работы или Опыт работы и используйте Жирный шрифт или ЗАГЛАВНЫЕ буквы.

2. Осторожно разместите раздел с описанием должности.

Если у вас есть несколько лет опыта работы в сфере администрирования, поместите описание должностных обязанностей под резюме. Если вместо этого вы пишете резюме, не имея опыта работы, сначала разместите раздел об образовании, а затем описания должностей.

3. Закажите описания должностей помощника администратора в своем резюме в обратной хронологии.

Обратная хронология означает, что нужно начинать с настоящего и двигаться в прошлое, и это отличный способ уделить больше внимания самому актуальному опыту.

4. Сделайте каждую запись понятной и понятной.

Включите название должности, название компании, местонахождение и даты работы в верхней части каждой административной должности.

5. Перечислите до 5 пунктов маркированного списка для каждого задания.

После того, как вы укажете свою должность как «помощник по административным вопросам», менеджеры по найму, скорее всего, смогут догадаться, каковы были ваши обязанности и ответственность. Избегайте заявлений об очевидном и используйте эти пункты для количественной оценки ваших самых больших достижений в резюме.Если у вас есть многолетний опыт работы и вы ближе к старшему административному помощнику, перечислите меньше пунктов, отметив только свои самые большие достижения.

Подробнее: Как далеко должно идти резюме?

6. Настройте описание должности помощника администратора в соответствии с объявлением о вакансии.

Написание универсального резюме поможет вам сэкономить время при подаче заявления, но не сделает вас похожей на Пеппер Поттс.

7.Начинайте каждую пулю с глаголов действия.

Сделайте каждый пункт более мощным, используя глаголы возобновления действия, такие как управляемый , организованный , помогли , выполнены и т. Д.

8. Закройте «Ключевые достижения »Подраздел.

Сделайте свои самые большие достижения настолько очевидными, что их нельзя пропустить, добавив пометку «Ключевые достижения». Используйте метод «проблема-действие-результат» (PAR) в качестве основы, чтобы лучше сообщить о них.

9. Используйте соответствующие навыки.

Наиболее распространенные твердые навыки включают:

Ценные навыки межличностного общения:

Подробнее: Опыт работы над резюме

Образец шаблона резюме помощника администратора

Annette Shaw

[email protected]

505-762-0857

Albuquerque, NM

Профессиональная цель

Высокоорганизованный административный помощник с более чем 6-летним опытом оптимизации офисных операций.Ищу должность старшего административного помощника в Globex Corporation для поддержки руководства, используя навыки межличностного общения и управления базами данных. Имеет опыт отслеживания бюджетов на сумму более 300 000 долларов США и уменьшения количества ошибок в отчетах до 45%.

Опыт работы

Старший помощник по административным вопросам

Pinnacle Inc., Альбукерке, Нью-Мексико

Май 2016– июнь 2020

• Оказывала административную поддержку всем отделам, связанным с составлением бюджета и обработкой счетов.
• Созданы административные руководства для улучшения координации проектов, логистики и кадровой политики.
• Обучил более 10 новых сотрудников политике и процедурам компании
• Подготовил письменные документы (отчеты, служебные записки, электронные письма), чтобы освободить менеджеров от канцелярских обязанностей.

Ключевое достижение:

• Снижение уровня ошибок в отчетах о расходах на 45% за счет внедрения нового программного обеспечения для транскрипции.

Помощник по административным вопросам

Транспортное управление Санта-Фе, Санта-Фе, Нью-Мексико

Август 2014 г. — май 2016 г.

• Создал и обновил электронные таблицы для отслеживания финансовых записей и своевременного ведения бухгалтерского учета.
• Помогал начальнику отдела, быстро и эффективно выполняя секретарские обязанности.
• Поддерживает внутренние доски объявлений, организационные диаграммы и списки отчетов для обеспечения единообразия.

Ключевое достижение:

• Отслеживал бюджет в 300 000 долларов, обеспечивая точность и учет всей документации.

Образование

AA в области коммуникационных исследований

Pima Community College, Tucson, AV

Дата выпуска: май 2014 г.

Навыки

• , общественное управление временем говоря, и организация базы данных.

Курсы

• Сертификация MS Office (2019)
• Управление календарем (2016)
• Бухгалтерский и финансовый учет (2016)

Интересы

• Наставничество молодежи в клубе мальчиков и девочек по соседству
• Наблюдение за птицами с сообществом орнитологов Альбукерке

Как образец выше? Вы можете быстро воссоздать его с помощью генератора резюме Zety.Просто выберите профессиональный шаблон резюме и приступайте к работе.

Образец резюме, сделанный с помощью нашего конструктора — Дополнительные шаблоны и составьте свое резюме здесь .

Теперь пора поработать над другими частями головоломки. Вот что еще можно включить в резюме:

Подробнее: Как создать резюме

Вы почти готовы! Просто прикрепите сопроводительное письмо помощника администратора к своему резюме, и все готово.Чтобы научиться писать убедительные сопроводительные письма, прочитайте наше руководство о том, как написать сопроводительное письмо.

Плюс, отличное сопроводительное письмо, соответствующее вашему резюме, даст вам преимущество перед другими кандидатами. Вы можете написать это в нашем конструкторе сопроводительных писем здесь. Вот как это может выглядеть:

Посмотрите еще шаблонов сопроводительных писем и начните писать.

Спасибо за чтение! У вас есть вопросы или комментарии по поводу написания описания должности помощника администратора для резюме? Оставьте их ниже, и мы постараемся ответить вам!

Секретарь или помощник по административным вопросам Профиль карьеры | Описание работы, заработная плата и рост

Секретари и административные помощники выполняют рутинные канцелярские и административные обязанности.Они организуют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.

Обязанности

Секретари и административные помощники обычно делают следующее:

• Ответить на телефонные звонки и принять сообщения или переадресовать вызовы
• Назначение встреч и обновление календарей событий
• Организация встреч персонала
• Обработка входящей и исходящей почты и факсов
• Подготовка служебных записок, счетов-фактур или других отчетов
• Редактировать документы
• Ведение баз данных и файловых систем, электронных или бумажных
• Выполнение основной бухгалтерской отчетности

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные канцелярские и административные обязанности, необходимые для эффективного управления организацией.Они используют компьютерное программное обеспечение для создания электронных таблиц; управлять базами данных; и готовить презентации, отчеты и документы. Они также могут вести переговоры с поставщиками, покупать расходные материалы и управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками. Секретари и административные помощники также используют видеоконференцсвязь, факс и другое офисное оборудование. Конкретные должностные обязанности зависят от опыта, должности и специальности.

Ниже приведены примеры типов секретарей и административных помощников:

Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации.Они часто берут на себя более сложные обязанности, такие как проверка входящих документов, проведение исследований и подготовка отчетов. Некоторые также контролируют канцелярский персонал.

Юридические секретари выполняют работу, требующую знания юридической терминологии и процедур. Они готовят юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также просматривают юридические журналы и помогают в юридических исследованиях — например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках.

Медицинские секретари расшифровывают диктант и готовят отчеты или статьи для врачей или ученых-медиков. Они также собирают простые истории болезни пациентов, организуют госпитализацию пациентов или обрабатывают страховые выплаты. Медицинские секретари должны быть знакомы с медицинской терминологией и кодами, медицинскими записями, а также с больничными или лабораторными процедурами.

Секретари и административные помощники, за исключением юридических, медицинских и исполнительных составляют самую большую подкатегорию секретарей и административных помощников.Они занимаются административной деятельностью офиса почти во всех секторах экономики, включая школы, правительство и частные корпорации. Например, секретари в школах часто несут ответственность за большую часть коммуникаций между родителями, учениками, сообществом, учителями и школьными администраторами. Они назначают встречи, принимают посетителей и ведут записи учеников.

Чем занимается помощник по административным вопросам?

Ищете ли вы помощника по административным вопросам, хотите стать им самостоятельно или просто интересуетесь, что влечет за собой эта работа, эта статья поможет вам понять повседневные обязанности и понять, как успешно получить работу. в поле.

---

Какова должность помощника по административным вопросам?

Многие описания должностей помощников по административным вопросам будут выглядеть примерно так:

«В обязанности помощника по административным вопросам входит обеспечение поддержки офисных операций. Это включает поддержку руководства и сотрудников посредством коммуникации, координации и организации офиса. Работа действительно работает с конфиденциальными или конфиденциальными материалами, поэтому осмотрительность и пунктуальность являются обязательными.Успешный кандидат должен быть знаком со множеством обязанностей, включая компьютерную обработку, практику профессиональной переписки, управление канцелярскими принадлежностями и своевременное выполнение высококачественной работы ».

Как видите, работа помощника администратора — это не пустяк. Они требуют одновременного ношения множества разных головных уборов, но если вы любите многозадачность, это может быть отличной работой для вас.

Чем занимается помощник по административным вопросам?

Хотя многие считают, что в обязанности помощника по административным вопросам входит просто отвечать на телефонные звонки и приветствовать людей в течение всего дня, эти замечательные сотрудники выполняют целый мир работы.

Хотя отвечать на телефонные звонки и приветствовать гостей — очевидные рабочие обязанности, и обе они очень важны, есть много других задач, которые незаметно выполняются за столом.

Помощник по административным вопросам должен поддерживать офис в рабочем состоянии. Это часто означает систематизацию файлов, заказ канцелярских принадлежностей, пополнение запасов в комнате отдыха и координацию заказов на техническое обслуживание, когда что-то идет не так. Чтобы офис работал бесперебойно, помощники по административным вопросам также отвечают за планирование и логистику встреч, мероприятий и других собраний в офисе.

Помощники по административным вопросам — это обычно первые лица, которые видит клиент или гость, поэтому они должны сохранять спокойствие и дружелюбие, независимо от того, как они могут себя чувствовать в этот день.

Также помощники администратора являются привратниками для остальной части офиса. Это означает, что они должны определить, почему человек работает в компании и с кем ему нужно поговорить. Вы можете поблагодарить помощника администратора, потому что он, вероятно, сам время от времени решал проблему, а не беспокоил ваш конкретный отдел.

Это лишь некоторые из должностных обязанностей административного помощника. Некоторые другие ежедневные обязанности включают:

• Ведение офисных календарей
• Прием сообщений и перевод звонков
• Подготовка счетов-фактур, служебных записок или других отчетов для персонала
• Обработка офисной почты и факсов
• Создание, редактирование или распространение документов компании
• Выполнение некоторых бухгалтерских задач
• Подготовка презентаций для встреч

Сколько зарабатывает помощник по административным вопросам?

В среднем по стране зарплата помощника по административным вопросам составляет чуть менее 40 000 долларов в год.Получается около 15,60 долларов в час. Одна вещь, которую следует учитывать при такой ставке оплаты, заключается в том, что многие должности помощника администратора не требуют предварительного опыта или обучения. Это отличный вариант карьеры для новичка или даже для того, кто хочет попробовать что-то новое в своей карьере.

Есть, конечно, льготы, если у вас будет время на работе или даже дополнительная подготовка. Заработок некоторых помощников по административным вопросам превышает 63 000 долларов в год или около 30 долларов в час! Так что, хотя эта работа отлично подходит для тех, у кого практически нет опыта, она также является отличным выбором для долгосрочной карьеры.

Какими навыками обладает помощник по административным вопросам?

Помощники по административным вопросам часто являются мастерами на все руки, поскольку от них требуется знать немного о многом. Администраторы и секретари должны знать, кто в каком отделе работает, общие предложения компании, как управлять телефонными звонками и электронными письмами, среди прочего. Некоторые навыки, которые вам не только понадобятся, но и будут полезны для включения в резюме:

• Отличный многозадачник
• Эффективен при самостоятельном управлении
• Хорошие письменные и устные коммуникативные навыки
• Мастер компьютерной обработки
• Надежный тайм-менеджмент
• Эффективные организационные навыки
• Прогнозирование потребностей
• Детально

Как стать помощником администратора?

Работа помощника администратора почти везде и всегда востребована.От малых городов до больших городов, есть компании, которым нужен секретарь или помощник администратора, которые могут помочь им удержать судно на плаву.

Как мы обсуждали ранее, вам не нужно никакого предварительного обучения, так как многие должности помощников по административным вопросам относятся к начальному уровню. Но если вы хотите получить преимущество в игре, не помешает пройти несколько курсов, которые помогут вам выделиться среди других кандидатов на вакансию. Сюда могут входить технологические курсы, обучение по оказанию первой помощи и безопасности, отраслевые курсы или даже курсы самосовершенствования, такие как многозадачность или навыки общения на рабочем месте.

Чтобы подготовиться к поиску работы, вам нужно будет составить резюме, которое покажет, насколько вы организованы и внимательны. Это означает включение подробных описаний навыков и наличие хорошо организованного и легко читаемого резюме.

Затем вы захотите попасть на доску объявлений о вакансиях. В эпоху Интернета один из лучших способов найти работу поблизости — это просто погуглить «Работа помощника администратора рядом со мной». Это приведет вас к точным открытиям прямо в вашем городе. В большинстве случаев вы также можете подать заявку на веб-сайте, что позволяет легко подать заявку на множество вакансий за один день.

Как только вам перезвонят для собеседования, самое время выбрать одежду для собеседования. Эта часть очень важна, поскольку помощник по административным вопросам — это лицо компании. Обычно они являются первыми, кого видят гости, поэтому ваш потенциальный работодатель хочет убедиться, что вы можете одеваться так, чтобы произвести на них впечатление.

Существует множество руководств, которые помогут вам понять, что хорошо сочетается с подходящим. Как правило, выбирайте что-нибудь, что вы наденете на очень важное событие (например, церковь, похороны или суд).Имея это в виду, вы будете одеты так, чтобы произвести впечатление, но при этом будете работать надлежащим образом (это означает, что ваш наряд не будет слишком откровенным или чрезмерным).

Вы также захотите потратить это время, чтобы освежить свои компьютерные навыки, такие как набор текста, ввод данных или этикет электронной почты. Многие рабочие места, особенно для помощников по административным вопросам или секретарей, требуют тестирования, чтобы убедиться, что вы можете идти в ногу с обычным темпом работы. Практика заранее гарантирует, что вы будете готовы к любым испытаниям, которые они могут бросить на вашем пути.

Наконец, подготовьтесь к собеседованию, отработав несколько вопросов на собеседовании. В Интернете есть ряд ресурсов, но для начала мы включили несколько ниже.

Вопросы для практического собеседования для должностей помощника администратора:

Что делает вас идеальным кандидатом на эту работу?

Подготовьте ответ, в котором объясняется, как ваши навыки и драйв помогают вам лучше всего подходить. Будьте честны в своем ответе, но обязательно сосредоточьтесь на том, как вы поможете компании .

Какими навыками вы обладаете, подходящими для этой должности?

Будьте готовы со своим списком навыков. Необязательно перечислять их все, но определенно назовите наиболее важные для работы и, возможно, даже подробно остановитесь на том, как вы стали так хороши в этих конкретных навыках или как вы делаете что-то по-другому, чтобы выполнить работу.

Приведите мне пример, когда вы…

Будьте готовы показать интервьюерам самые разные вещи.Типичные примеры, которые они ищут:

• Наибольший успех в работе
• Неисправность на работе и что вы из нее извлекли
• Реализованный вами проект
• Проблема, которую вы решили на работе
• Время, когда вы сделали все возможное, и почему

Где вы увидите себя через 5 лет?

Скажите честно: планируете ли вы так долго работать помощником администратора или хотите попробовать себя в другой работе? Если вы планируете попробовать что-то еще, собираетесь ли вы сделать это с этой компанией после того, как они вложат средства в ваш найм и обучение?

Как бы вы описали свой стиль работы?

Это отличная возможность объяснить, как вы держите все на плаву на работе.Это могут быть ваши навыки составления календаря, общения с коллегами, чтобы работа была сделана, или даже ваша готовность работать в нерабочее время, пока работа выполняется.

Требуется ли обучение, чтобы стать помощником по административным вопросам?

Большинство должностей помощника администратора не требуют предварительного обучения или сертификации, но дополнительное обучение никогда не помешает. На самом деле есть целые программы на получение степени, посвященные тому, чтобы стать лучшим помощником администратора, которым вы можете быть.

Эти школьные программы помощника администратора включают курсы по:

• Компьютерная обработка (набор текста, ввод данных, электронные таблицы и т. Д.)
• Необходимые навыки (многозадачность, внимание к деталям, решение проблем)
• Навыки коммуникации (эффективные методы офисной коммуникации)
• Управление записями (надлежащая организация, конфиденциальность, процедуры уничтожения документов и т. Д.)

По окончании этих классов помощников по административным вопросам вам часто выдается сертификат, подтверждающий ваше завершение и знание программных материалов.Хотя каждый штат может признавать или не признавать эти полномочия, ваш потенциальный работодатель может, по крайней мере, оценить и знать, что у вас есть надлежащая подготовка, чтобы хорошо выполнять свою работу.

Вы также можете выбрать только те занятия, которые, по вашему мнению, принесут вам наибольшую пользу. Это может включать любой из курсов, которые мы обсуждали выше, например, компьютерную обработку или коммуникативные навыки, но также может включать некоторые более неясные варианты обучения.

Например, если вы работаете помощником администратора в строительной компании, может быть полезно пройти курс по первой помощи или протоколам безопасности.Если вы работаете в медицинской отрасли, вы можете пройти курс по отраслевой терминологии, чтобы лучше понимать пациентов и коллег.

Это классы, которые вы можете проводить самостоятельно (онлайн или в классе), или ваша компания может предлагать их самостоятельно.

Где я могу работать помощником администратора?

Как вы понимаете, многие работы помощника администратора будут выполняться в офисе за столом. Однако это не всегда так.Сейчас мы живем во взаимосвязанном мире, где работу можно выполнять мгновенно и удаленно.

При этом существует множество примеров административных помощников и секретарей, работающих вне традиционных офисных помещений. Существуют примеры «виртуальных» или удаленных рабочих мест помощника администратора. Для этого просто требуется, чтобы вы работали где-нибудь с надежным подключением к Интернету и рабочим компьютером. В Интернете появляется все больше и больше страниц, посвященных виртуальным, неполным или удаленным рабочим местам помощника администратора.

Очевидным преимуществом такого типа работы является свобода работать, где бы вы ни находились, но предостережение в том, что обычно вы не приходите на работу, когда захотите. Возможно, вам все еще нужно быть доступным в обычные рабочие часы с 8:00 до 17:00, или вы можете работать в компании в другом часовом поясе, что означает, что вы должны бодрствовать и работать, когда они есть.

Другая возможность заключается в том, что вы являетесь «дежурным по вызову» административным помощником, что означает, что вам нужно быть на связи только тогда, когда это абсолютно необходимо.Это означает одно из двух: они могут нуждаться в вас не часто (равняется меньшей зарплате) или они могут нуждаться в вас в странное время (например, при выполнении задания в полночь).

Точно так же не забывайте о мошенничестве с вакансиями, когда вы подаете заявку на виртуальную или домашнюю работу помощника администратора. Если предложение кажется слишком хорошим, чтобы быть правдой, вероятно, так оно и есть.

Таким образом, хотя каждый из этих новых вариантов имеет свои преимущества, вам придется учитывать и недостатки, чтобы знать, будут ли эти новые стили работы работать на ваш образ жизни.

Как написать описание работы административного помощника — Zippia

Если вы работаете в офисе любого типа, вы можете подумать о найме помощника по административным вопросам. Административные помощники предоставляют различного рода административную помощь или канцелярские обязанности почти во всех отраслях. Некоторые помощники по административным вопросам, особенно в области медицины или права, могут быть более опытными, чем другие.

Большинство рабочих мест помощника по административным вопросам связаны с управлением и распространением информации в офисе. Эти обязанности могут включать такие вещи, как ответ на телефонные звонки, создание воспоминаний, заметок, ведение файлов, отправка отчетов, заказ расходных материалов и поддержание общего офиса в чистоте и порядке, среди прочего.

Помощники по административным вопросам часто являются ключом к бесперебойной работе офиса. Они могут получить любую важную информацию в офисе.Это может включать в себя множество вещей в зависимости от организации.

Этот человек должен быть высокоорганизованным, дружелюбным, внимательным к деталям, продуктивным, с твердой трудовой этикой. Вы должны оценивать своих кандидатов, чтобы убедиться, что они подходят по опыту и динамичны в команде.

Если вы являетесь менеджером по найму и хотите нанять помощника по административным вопросам, вам следует убедиться, что у вас есть все критерии, необходимые для поиска идеального кандидата. Ниже мы обсудим различные аспекты, которые следует учитывать при найме помощника по административным вопросам и разработке должностных инструкций.

Обязанности и ответственность административного помощника

Поскольку административные помощники несут ответственность за управление и координацию повседневных операций организации, они должны выполнять различные обязанности и ответственность в офисе.

Хотя это зависит от офиса, отрасли и организации, обязанности во всех сферах схожи. Ожидается, что помощник по административным вопросам будет выполнять некоторые, если не все из следующих обязанностей.

• Ответить на телефонные звонки и направить их другим членам организации. Помощник по административным вопросам будет первым, кто ответит на звонок в вашей организации.

  Они должны быть высококвалифицированными в обслуживании клиентов и уметь легко переводить телефонные звонки. Они также должны быть в состоянии принимать эффективные сообщения о любых пропущенных звонках и иметь дело с любыми нежелательными телефонными звонками, например, с операторами телемаркетинга.

• Назначение встреч и встреч. Помощники по административным вопросам, как правило, работают с офисными календарями, а иногда и с руководящими календарями. Эти люди должны уметь согласовывать встречи и встречи в календаре и планировать время бронирования конференц-залов или офисных помещений.

• Запись встреч. Помощники по административным вопросам могут быть прекрасным помощником на важных встречах. Вы можете потребовать от них делать заметки на собраниях, которые затем можно будет распространить среди остальной части организации или команды.

• Обеспечение надлежащего снабжения офиса. Поскольку ваш помощник по административным вопросам будет главным центром офиса, он будет лучше всех контролировать, какие расходные материалы, продукты питания или канцелярские товары необходимы ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

  Это означает, что от них может потребоваться вести инвентаризацию и заказывать новые продукты, чтобы в офисе оставалось достаточно запасов.

• Быть контактным лицом в офисе. Как упоминалось выше, помощники по административным вопросам — это люди, к которым можно обратиться в офисе.Они должны быть в состоянии ответить на большинство вопросов, связанных с офисом, или, по крайней мере, знать, у кого есть ответ.

• Подготовка документов. Ваш административный помощник может быть лицом, ответственным за ксерокопирование, печать, подготовку руководств, важных документов или маркетинговых материалов в вашем офисе. Это помогает снять напряжение с других сотрудников, которые могут тратить время на эти дела в дополнение к своей работе.

• Приветствие посетителей. Помимо ответа на телефонные звонки, помощники по административным вопросам — это первое лицо, которое клиент может увидеть при входе в офис. Это важная обязанность, особенно если у вас загруженный офис.

• Написание писем. В качестве контактного лица в офисе от вашего помощника по административным вопросам может потребоваться написать короткие электронные письма от имени руководителей или просто сообщить в офис о том, что может происходить.

• Бронирование мероприятий. Опять же, в зависимости от потребностей вашего офиса, ваш административный помощник может также потребоваться для бронирования поездок, мероприятий или других мероприятий. Вы должны убедиться, что этот человек понимает, что ему необходимо провести исследование, понять, как оставаться в рамках бюджета и эффективно назначать встречи или мероприятия.

Навыки и квалификация помощника администратора

Для должности административного помощника обычно не требуется формальной квалификации или ученой степени.Однако обычно рекомендуется иметь аттестат о среднем образовании. Есть также определенные сертификаты, которые могут получить помощники по административным вопросам, или курсы, которые они могут пройти, которые имеют важное значение для работы, например, сертификат, диплом или степень бакалавра в области делового администрирования.

Кроме того, вы можете захотеть, чтобы ваши кандидаты обладали ключевыми навыками административных помощников, чтобы кривая обучения не была такой крутой. Это может включать в себя такие вещи, как владение Microsoft Office, Google Диском и знание инструментов управления проектами и задачами, таких как Asana, Trello, Smartsheet или Monday.

Даже на должности начального уровня вы должны требовать от своих сотрудников некоторого опыта работы с компьютерами и искать кого-то, кто сможет быстро изучить новые программы. Более того, ищите кандидатов, которые не боятся открывать возможности для улучшения.

Цели роли административного помощника

Когда вы бросаете свою сеть в море кандидатов, важно определить цель должности помощника по административным вопросам. Это важно для привлечения подходящих кандидатов, которые считают, что цели роли говорят им.

Предварительное определение ключевых целей также помогает новым сотрудникам понять, над чем им работать, и может помочь им в достижении личных и профессиональных целей, к которым нужно стремиться. Подумайте, чего бы вы хотели, чтобы ваш помощник по административным вопросам достигал за время работы в вашей компании. Некоторые примеры целей для помощников по административным вопросам могут включать:

• Профессионально и эффективно выполнять все административные задачи

• Координировать все планирование и управление календарями для исполнительной команды

• Управляйте всеми аспектами работы офиса

• Предоставьте клиентам в офисе приятное первое впечатление

• Выполнение всех необходимых бухгалтерских задач

• Координировать все условия проезда и проживания руководителей офиса

• Планируйте, управляйте и проводите офисные мероприятия, такие как общественные встречи, корпоративные праздничные вечеринки, дни рождения и многое другое.

Как видите, эти цели могут сильно различаться. Это зависит от ожиданий вашего офиса и от того, какие роли вы ожидаете от помощника по административным вопросам.

Ожидаемая заработная плата помощника по административным вопросам

Как и все рабочие места, помощникам по административным вопросам обычно платят в зависимости от уровня опыта и полномочий. Образование, сертификаты, дополнительные навыки и долгие годы работы на административной должности принесут вам более высокую зарплату.

На самом нижнем конце диапазона, среди 10% нижних административных помощников, вы можете рассчитывать зарабатывать более 34 тысяч долларов в год.Самые низкие 25% могут рассчитывать заработать немного больше, до 38,5 тысяч долларов. Средняя зарплата помощника по административным вопросам составляет 43 тысячи долларов. Если вы обладаете большими навыками или квалификацией.

Требования к образованию и опыту помощника администратора

При приеме на работу помощника по административным вопросам для начала работы вам потребуется аттестат средней школы или свидетельство о развитии общего образования (GED). Вы также можете потребовать сертификации навыков в зависимости от ваших потребностей и кривой обучения, с которой вам удобно.

Помощники по административным вопросам могут искать работу начального уровня, даже если у них есть среднее образование. Хорошо подойдут дипломы в любой области, особенно в сфере бизнеса, коммуникации или гуманитарных наук. Если вашей организации требуются специальные знания, такие как право или здравоохранение, вы можете рассмотреть вопрос о найме человека, имеющего степень в специализированной области. Уровень образования также может быть отличительным признаком, поскольку он лучше подготавливает помощников по административным вопросам к таким требованиям, как работа с финансами, управление командами и организованность.

Предположим, у вашего кандидата нет формального образования. В этом случае вы можете рассмотреть различные сертификаты, упомянутые выше, и технические курсы, например, те, которые посвящены деловому письму, документации, регистрации, организации, обработке данных и бухгалтерскому учету.

Пример описания должности помощника администратора

Если у вас возникли проблемы с составлением описания должности помощника администратора, ниже приведен пример, по которому вы, возможно, сможете работать.

Sample Company ищет помощника по административным вопросам для выполнения служебных обязанностей. Наш административный помощник будет первым лицом, которое увидят наши клиенты, поэтому мы ищем дружелюбных и интересных людей, поддерживая порядок и организованность во всем офисе. Требуется трехлетний административный опыт.

Обязанности и ответственность административного помощника

• Предоставляет административную поддержку для обеспечения эффективной работы офиса.

• Отвечайте на телефонные звонки, планируйте встречи и поддерживайте посетителей офиса.

• Выполняет административные обязанности, такие как сканирование, печать, хранение, создание электронных писем и многое другое.

• Управлять организацией поездок для исполнительного персонала, включая бронирование мероприятий, рейсов, автомобилей и отелей

• Поддерживайте группы, выполняя задачи, связанные с организацией, включая обновление отчетов, регистрацию документации и многое другое.

• Поддерживайте запасы, отслеживая запасы, чтобы размещать соответствующие заказы для поддержания уровня поставок. Включает в себя наполнение кухни и соблюдение бюджета инвентаря.

• Отвечайте на вопросы, связанные с офисом, или переводите клиентов или телефонные звонки соответствующим сотрудникам.

• Внесите вклад в команду, выполняя административные задачи по мере необходимости.

Навыки и квалификация помощника администратора

• Требуется трехлетний опыт работы в качестве помощника администратора.

• Высокий уровень владения Microsoft Office.

• Высокий уровень владения QuickBooks.

• Отличные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные.

• Высокоорганизованный и способный эффективно решать проблемы.

• Требуется аттестат об окончании средней школы или эквивалентное образование.