Бизнес ассистент обязанности: Бизнес-ассистент: обязанности, функции, удаленная работа

ассистент — Ok English — Finder

В школу иностранных языков для детей требуется бизнес-ассистент руководителя.

Требования:

• Системность в работе, пунктуальность и ответственность;
• Владение ПК;
• Инициативность и желание находить решение в меняющейся ситуации;
• Умение четко излагать свои мысли, грамотная устная и письменная речь;
• Большое преимущество — знание системы найма, контроля и мотивации сотрудников, сущности бизнес-процессов в компании;
• Интерес к сфере образования.

Обязанности:

• Контроль исполнения задач, поставленных другим сотрудникам;
• Сбор отчётности по задачам и уведомление руководителя о результатах;
• Создание плана подготовки к мероприятиям и контроль сроков исполнения;
• Создавать, улучшать и контролировать внедрение новых регламентов;
• Описание и улучшение бизнес-процессов;
• Разработка системы KPI, создание таблиц мотивации и премий;
• Проведение собраний, брифингов, планирования с сотрудниками;
• Ведение задач руководителя в таск-менеджере, составление списка задач на день, фиксирование задач по ходу дня;
• Ведение графика руководителя в гугл-календаре;
• Еженедельное и ежедневное планирование с руководителем и подведение итогов в конце недели;
• Сбор и анализ информации, подготовка отчётов для руководителя;
• Проведение краткосрочных проектов;
• Работа с дизайнером, маркетологом, таргетологом и др. узкопрофильными специалистами;
• Размещение вакансий, отбор резюме, первый этап собеседования.

Условия:

• Частичная занятость. 4-5 часов в день;
• Удаленная работа.

Чем занимается бизнес-помощник

Мы подсчитали, что 18% бизнес-помощников обладают знаниями в области обслуживания клиентов, ввода данных и Powerpoint. Они также известны своими «мягкими» навыками, такими как навыки обслуживания клиентов, ориентация на детали и организационные навыки.

Мы разбиваем процент бизнес-помощников, обладающих этими навыками, перечисленными в их резюме здесь:

«обслуживание клиентов», «ввод данных» и «powerpoint» — не единственные навыки, которые мы обнаружили, что бизнес-помощники перечисляют в своих резюме.Фактически, мы обнаружили целый список обязанностей бизнес-помощника, в том числе:

См. Полный список навыков бизнес-помощника.

Мы обнаружили, что 48,3% бизнес-помощников получили степень бакалавра. Более того, 12,7% получили степень магистра, прежде чем стать бизнес-помощником.Хотя это правда, что большинство помощников по бизнесу имеют высшее образование, обычно можно стать одним из них, имея только среднее образование. Фактически, каждый шестой помощник по бизнесу не тратил лишних денег на учебу в колледже.

Бизнес-помощники, поступившие в колледж, чтобы получить более глубокое образование, обычно изучали бизнес и бухгалтерский учет, в то время как небольшая группа бизнес-помощников изучала финансы и маркетинг.

Как только вы получите уровень образования, который вам удобен, вы можете начать подавать документы в компании, чтобы стать бизнес-помощником.Мы обнаружили, что большинство резюме бизнес-ассистентов включают опыт работы в Heartland Dental, Acosta и BPS Direct. Недавно в Heartland Dental было открыто 14 вакансий для бизнес-помощников. Между тем, есть 6 вакансий в Acosta и 6 в BPS Direct.

Но если вас интересуют компании, в которых вы можете получать высокую зарплату, бизнес-помощники, как правило, получают самые большие зарплаты в Mercy Medical Center Clinton, Trinity Health и Центре медицинских наук Техасского технического университета. Возьмем, к примеру, Медицинский центр Милосердия Клинтон.Средняя зарплата бизнес-помощника составляет 61 178 долларов. В Trinity Health бизнес-помощники зарабатывают в среднем 60 968 долларов, а в Центре медицинских наук Техасского технологического университета — 59 520 долларов. Вы должны принять во внимание, насколько сложно найти работу в одной из этих компаний.

Узнайте больше о зарплатах бизнес-ассистентов в США.

Отрасли, в которых бизнес-помощники выполняют наибольшую роль, — это финансы и образование.Но самая высокая годовая зарплата бизнес-помощника приходится на финансовую отрасль и составляет в среднем 64 566 долларов. В некоммерческой отрасли они зарабатывают 62 748 долларов, а в обрабатывающей промышленности в среднем около 61 158 долларов. В заключение, бизнес-помощники, работающие в финансовой сфере, получают зарплату на 42,8% выше, чем бизнес-помощники в сфере образования.

Как стать бизнес-помощником

Бизнес-помощники — это гибкие командные игроки, основная задача которых — обеспечить бесперебойную повседневную работу бизнеса.В то же время они несут ответственность за предоставление первоклассных услуг клиентам и деловым партнерам. В некоторых офисах их могут попросить оказать поддержку пожилым людям, руководителям и высшему руководству.

Функции, которые выполняют бизнес-помощники, зависят от отрасли. Однако большинство помощников выполняют широкий спектр вспомогательных функций офиса, от создания фотокопий до составления презентаций. Некоторые из других обязанностей, которые они могут выполнять на работе, включают написание отчетов, заказ расходных материалов, отправку и сортировку почты, а также планирование и координацию офисных мероприятий.В некоторых офисах бизнес-помощники выполняют кадровые задачи, включая обработку персонала, расчет заработной платы, льгот, возмещение расходов и другие финансовые операции.

Бизнес-помощники должны быть находчивыми, внимательными к деталям людьми с хорошими навыками управления временем и планирования. Некоторые компании готовы нанимать соискателей с дипломом о среднем образовании или его эквивалентом, но при этом продвигаться по служебной лестнице с должности помощника; вам обычно требуется высшее образование. Работодатели обычно предпочитают людей с образованием в области бизнеса, маркетинга, бухгалтерского учета или аналогичной области.

Когда дело доходит до бизнес-помощника, это больше, чем кажется на первый взгляд. Например, знаете ли вы, что они зарабатывают в среднем 23,64 доллара в час? Это 49 168 долларов в год!

Ожидается, что в период с 2018 по 2028 год карьера вырастет на -7% и создаст -276 700 рабочих мест в США.

Многие бизнес-помощники обладают определенными навыками для выполнения своих обязанностей. Просматривая резюме, мы смогли сузить круг наиболее общих навыков для человека на этой должности.Мы обнаружили, что во многих резюме указаны навыки обслуживания клиентов, детализация и организационные навыки.

Когда дело доходит до наиболее важных навыков, необходимых для работы бизнес-помощником, мы обнаружили, что во многих резюме указано, что 18,1% бизнес-помощников включают обслуживание клиентов, в то время как 9,3% резюме включают ввод данных, а 6,0% резюме включают powerpoint. . Подобные твердые навыки полезны, когда дело касается выполнения основных должностных обязанностей.

Когда дело доходит до поиска работы, многие ищут ключевой термин или фразу.Вместо этого может быть более полезным поиск по отраслям, поскольку вам может не хватать вакансий, о которых вы никогда не думали, в отраслях, которые, как вы даже не думали, предлагают должности, связанные с должностью бизнес-помощника. Но с какой отрасли начать? Большинство помощников по бизнесу фактически находят работу в сфере финансов и образования.

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать помощником по бизнесу, в первую очередь следует подумать о том, сколько образования вам нужно. Мы определили, что 49.0% бизнес-помощников имеют степень бакалавра. Что касается уровня высшего образования, мы обнаружили, что 6,4% бизнес-помощников имеют степень магистра. Несмотря на то, что у большинства помощников по бизнесу есть высшее образование, можно получить только высшее образование или GED.

Выбор подходящей специальности всегда является важным шагом при изучении того, как стать бизнес-помощником. Когда мы исследовали наиболее распространенные специальности для бизнес-помощников, мы обнаружили, что они чаще всего получают степени бакалавра или младшего специалиста.Другие степени, которые мы часто видим в резюме бизнес-ассистентов, включают диплом средней школы или степень магистра.

Возможно, вы обнаружите, что опыт работы на другой работе поможет вам стать бизнес-помощником. Фактически, многие рабочие места бизнес-ассистента требуют опыта работы в роли административного помощника. Между тем, многие помощники по бизнесу также имеют предыдущий опыт работы на таких должностях, как кассир или продавец.

Шаблон описания работы бизнес-помощника

Описание работы бизнес-помощника

Это описание должности бизнес-помощника было создано Tiger Recruitment в качестве основного руководства для наших клиентов.Поскольку он общий, он потребует адаптации к специфике каждой роли.

Описание работы бизнес-ассистента

Основные обязанности:

• Выступление в качестве первого контактного лица и RHP для директора
• Выступление от имени и представление директора по мере необходимости, включая управление звонками, запросами и запросы, авторизация расходов и подписание решений, связанных с бизнесом
• Отчетность директору с подробными и точными заметками после любого отсутствия
• Помощь в управлении бюджетом
• Осуществление проектов на регулярной основе, включая планирование мероприятий
• Личный помощник задачи для директора, включая, помимо прочего, ведение дневника, обширную переписку по электронной почте и организацию как внутренних, так и внешних встреч
• Посещение встреч и составление последующих заметок
• Организация сложных маршрутов поездок и поездки с директором
• Обеспечение линейного управления и суп управление административным и операционным группам, включая делегирование задач, обучение новых сотрудников, проведение аттестаций и решение проблем, связанных с низкой производительностью
• Тесное сотрудничество с администрацией и руководителями операций для обеспечения бесперебойного ведения бизнеса, включая обслуживание офисного инвентаря и расходных материалов, а также регулярное обновление базы данных

Основные требования:

• Образование до уровня
• Опыт работы на аналогичной должности не менее пяти лет
• Предыдущий опыт управления командой
• Глубокие знания отрасли
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
• Знание пакетов Microsoft Office, в частности Word и Outlook

Профиль личности:

• Уверенная работа вместе с руководителями и партнерами на уровне совета директоров
• Использует инициативу при минимальном контроле
9000 6 Нацеленность на качество и точность проектов от начала до завершения
• Может справляться с большой рабочей нагрузкой в ​​строгие сроки
• Отличные организационные навыки
• Гибкость и готовность брать на себя специальные задачи
• Комфортная работа независимо и как часть команда

Льготы:

• Конкурентоспособная заработная плата и бонусы
• Членство в спортзале
• Пенсионный план
• Здравоохранение
• Ежегодный отпуск 25 дней

Должностная инструкция бизнес-ассистента

Руководителям часто говорят, что им необходимо делегировать полномочия.Но кому они должны делегировать полномочия? Бизнес-помощник — это человек, который готов и желает взять на себя многие задачи, которые необходимо выполнить лидеру, предпринимателю или чрезмерно увлеченному сотруднику. Бизнес-помощники помогают управлять многими повседневными операциями бизнеса и помогают поддерживать бесперебойную работу всего.

Широкий спектр обязанностей

Обязанности бизнес-помощника сильно различаются в зависимости от отрасли, работодателя или даже отдела, в котором он работает. Однако обычно она отвечает за управление потоком коммуникаций в офисе, выполняя основные бухгалтерские задачи , управление закупкой и распределением материалов, обслуживание оборудования и координация использования офисных помещений для встреч и других мероприятий.Однако, в зависимости от конкретной компании, бизнес-помощник может выполнять и другие задачи. Например, помощник по маркетингу может отвечать за корректуру документов, работать с принтерами или помогать координировать и управлять мероприятиями; продавец может помочь ответить на вопросы клиентов и собрать материалы для продажи. Независимо от конкретных обязанностей, работа бизнес-ассистента заключается в том, чтобы оказывать поддержку своему боссу для обеспечения бесперебойной работы.

Квалификация

В большинстве случаев должности бизнес-ассистента — это должности начального уровня.Некоторые компании готовы нанимать соискателей, имеющих диплом о среднем образовании или его эквивалент, но для продвижения вверх по служебной лестнице с должности помощника вам обычно требуется высшее образование. В зависимости от компании некоторые работодатели могут искать людей с опытом или образованием в определенных областях, таких как бизнес, маркетинг или бухгалтерский учет.

Большинство бизнес-помощников проходят обучение на рабочем месте для решения конкретных задач, включая изучение корпоративной терминологии. Однако работодатели ищут помощников, которые обладают хорошими коммуникативными навыками и навыками решения проблем, хорошо организованы, ориентированы на детали и способны расставлять приоритеты.Хорошие навыки работы с компьютером, в том числе с текстовым редактором, являются обязательными. Планирование встреч, корректура, составление расписания, обслуживание клиентов и способность управлять несколькими задачами и соблюдать сроки — также требования, обычно встречающиеся в описании должности бизнес-помощника.

Перспективы занятости

По данным Бюро статистики труда, рост рабочих мест для помощников будет медленнее, чем в среднем, примерно на 3 процента к 2024 году. Это в значительной степени связано с тем, что большинство рабочих мест в этой области — это существующие должности, которые необходимо заполнить. заполняется, когда уходят помощники, часто переходя на должности более высокого уровня.Средняя заработная плата на этих работах составляет около 18 долларов в час, что составляет около 37 000 долларов в год.

В то время как большинство бизнес-помощников работают в офисе в обычное рабочее время, все большее число помощников являются так называемыми виртуальными помощниками, которые работают из дома и устанавливают свое собственное время. Часто VA работают на предпринимателей с почасовой оплатой, занимаясь планированием, оформлением документов, управлением социальными сетями и т. Д. VA часто получают больше, чем другие помощники (обычно от 15 до 60 долларов в час), но обычно работают меньше часов и как подрядчики несут ответственность за свое оборудование и платят налоги на самозанятость.

Успешный бизнес-помощник

Поскольку работа бизнес-помощника часто является должностями начального уровня, многие помощники переходят на более высокие должности в течение нескольких лет. Вы можете произвести хорошее впечатление и быстрее продвигаться по служебной лестнице, следя за своим боссом и научившись предугадывать, что ему понадобится. Используйте любую возможность учиться и расти, быть открытыми для новых задач и запросов и успешно управлять всеми своими приоритетами

Описание работы и информация о заработной плате

Бизнес-помощник: за и против

Деловые помощники, иногда называемые помощниками по административным вопросам или секретарями, помогают компаниям добиваться успеха, заботясь о ряде повседневных нужд.Вы можете узнать о различных плюсах и минусах того, чтобы стать бизнес-помощником, прочитав ниже.

Источник: * U.С. Бюро статистики труда.

Информация о профессии

Описание работы

Деловые помощники помогают в повседневной работе предприятия. Вас могут назначить помогать конкретному человеку в бизнесе вашего работодателя или вы можете работать на нескольких человек. Как правило, вы будете обрабатывать все входящие и исходящие сообщения. Сюда входят сообщения, отправленные по электронной, обычной почте и по телефону. Вас могут попросить ввести важную информацию или скопировать документы, важные для бизнеса.Вы вычитаете эти документы, чтобы убедиться, что информация верна и написано правильно. Ваш работодатель может назначить дополнительные задачи в зависимости от потребностей бизнеса в этот день.

Информация о зарплате

Деловые помощники (за исключением юридических, исполнительных и медицинских работников) имели средний почасовой заработок около 16 долларов США, что привело к годовому доходу в 34 000 долларов США, согласно данным Бюро статистики труда США (BLS) в мае 2014 года. Сообщается, что помощниками являются Коннектикут, Нью-Джерси, Калифорния, Массачусетс и округ Колумбия.Если вы исполнительный бизнес-помощник, ваша средняя годовая зарплата составляет около 53000 долларов.

Работа Outlook

По данным BLS, с 2012 по 2022 год у бизнес-помощников может наблюдаться рост занятости на 12%. Это так же быстро, как в среднем, по сравнению с другими профессиями. Перспективы трудоустройства могут варьироваться от отрасли к отрасли, в зависимости от того, каким бизнесом вы занимаетесь. Однако по мере того, как помощники по бизнесу переходят на другую работу или выходят на пенсию, для их замены появятся вакансии.

Профессиональные требования

Образование и обучение

GED или аттестат о среднем образовании — это минимальный объем образования, который вам нужен в качестве бизнес-помощника. Пока вы учитесь в старшей школе, вы можете посещать занятия по английскому языку, бизнесу и компьютерным технологиям. Существуют также формальные программы послесреднего образования, которыми вы можете воспользоваться в университетах, технических школах и общественных колледжах. Эти программы обычно предполагают прохождение бизнес-курсов и административных курсов.Некоторые работодатели помогают в обучении новых бизнес-помощников на рабочем месте, чтобы они познакомились с офисной средой.

Чего хотят работодатели?

Бизнес-помощники должны обладать отличными организаторскими способностями. Работодателям нужны помощники по бизнесу, которые могут отслеживать графики и файлы, чтобы бизнес шел гладко. Навыки межличностного общения также важны для работодателей, поскольку бизнес-помощники часто взаимодействуют с важными клиентами и покупателями.Наконец, поскольку компьютеры широко используются в деловых операциях, ожидается, что вы будете иметь некоторые знания о бизнес-программах. Вы можете узнать больше о том, что нужно для работы в бизнесе, из размещенных ниже вакансий.

• Стоматологическому бизнесу в Калифорнии требуется помощник по бизнесу с годичным опытом работы в сфере страхования. Кандидатам необходимо будет ответить на телефонные звонки и назначить встречу. Также необходимы конфиденциальность и целостность. Кандидаты должны иметь опыт работы со страховкой и медицинским выставлением счетов.Требуются сильные навыки обслуживания клиентов.
• Компания в Пенсильвании ищет помощника по бизнесу, который сможет наладить позитивные отношения с коллегами и клиентами.
• Сертификат CPR необходим для открытия бизнес-помощника у работодателя в Техасе. Кандидаты должны иметь двухлетний опыт работы, а знание испанского языка является плюсом.
• Работодатели, ищущие помощников по бизнесу во Флориде, предпочитают опыт медицинских исследований. Задачи включают в себя назначение встреч и выполнение офисных задач.Работа требует, чтобы люди работали по ночам и в выходные.

Как выделиться

Ассоциация исполнительных и административных специалистов (AEAP) предлагает своим бизнес-помощникам множество преимуществ, которые могут помочь им выделиться среди своих коллег. В организации есть служба поиска работы, которая может помочь вам найти возможности трудоустройства. У вас также есть возможность поговорить с другими профессионалами в своей области и узнать о последних тенденциях в сфере поддержки бизнеса.

Еще один способ отличиться от других бизнес-помощников — пройти профессиональную сертификацию Международной ассоциации административных специалистов. Чтобы претендовать на звание сертифицированного административного специалиста, вам потребуется сочетание опыта работы и образования. Если у вас нет степени, то вам потребуется четырехлетний опыт работы. Если у вас есть степень младшего специалиста, вам потребуется всего три года опыта. Наконец, если у вас есть степень бакалавра, вы можете обойтись двумя годами опыта.После того, как вы выполнили все необходимые условия, вам необходимо сдать экзамен, чтобы получить сертификат.

Другие варианты карьеры

Если вы предпочитаете работать в юридической сфере, подумайте о том, чтобы стать помощником юриста. Вы помогаете юристам, исследуя дела и исследуя законы и судопроизводство. После сбора этой информации вы представите ее своему работодателю, который затем изучит ее и использует в своих судебных делах. BLS в мае 2011 года сообщило, что средний годовой доход помощников по правовым вопросам составляет около 50 000 долларов США.Ожидается, что с 2010 по 2020 год число помощников юристов увеличится на 18%.

Если вы хотите применить свои навыки помощи в бизнесе в сфере здравоохранения, постарайтесь стать специалистом по медицинской информации. Вы поможете управлять и систематизировать данные в электронных системах и бумажных форматах. Это делается для медицинских записей и информации о страховании. В мае 2011 г. BLS обнаружил, что специалисты по медицинской информации зарабатывают в среднем около 36 000 долларов в год. В период с 2010 по 2020 год специалисты по медицинской информации могут увидеть рост занятости на 21%.

Шаблон описания должности помощника по административным вопросам

Обязанности административного помощника:

• Обработка административных запросов и запросов от руководителей высшего звена
• Организация и планирование встреч с помощью программного обеспечения для администрирования
• Планирование встреч и ведение подробных протоколов

Краткое описание вакансии

Мы ищем ответственного помощника по административным вопросам для выполнения различных административных и канцелярских задач.В обязанности административного помощника входит оказание поддержки нашим менеджерам и сотрудникам, помощь в повседневных офисных нуждах и управление общей административной деятельностью нашей компании.

Чем занимается помощник по административным вопросам?

В обязанности помощника по административным вопросам входит организация поездок и встреч, подготовка отчетов и поддержание соответствующих систем хранения документов. Идеальный кандидат должен обладать отличными устными и письменными коммуникативными навыками и уметь организовывать свою работу с помощью таких инструментов, как MS Excel и офисное оборудование.Если у вас также есть опыт работы секретарем или исполнительным административным помощником и вы знакомы с нашей отраслью, мы хотели бы встретиться с вами.

В конечном итоге успешный помощник администратора должен обеспечивать эффективную и бесперебойную повседневную работу нашего офиса.

Обязанности

• Ответ и прямые телефонные звонки
• Организовывать и назначать встречи
• Планируйте встречи и ведите подробный протокол
• Написание и распространение электронной почты, служебных записок, писем, факсов и форм
• Помощь в составлении регулярных отчетов
• Разработать и поддерживать файловую систему
• Обновление и поддержка офисных политик и процедур
• Заказ канцелярских товаров и поиск новых предложений и поставщиков
• Ведение списков контактов
• Забронировать поездку
• Отправка и согласование отчетов о расходах
• Обеспечение общей поддержки посетителей
• Выступать в качестве контактного лица для внутренних и внешних клиентов
• Поддерживать связь с исполнительными и старшими административными помощниками для обработки запросов и запросов от старших менеджеров

Требования

• Доказанный опыт работы в качестве помощника администратора, виртуального помощника или помощника администратора офиса
• Знание систем и процедур делопроизводства
• Практическое знание оргтехники, например принтеров и факсов
• Знание MS Office (в частности, MS Excel и MS PowerPoint)
• Отличные навыки тайм-менеджмента и умение расставлять приоритеты в работе
• Внимание к деталям и навыки решения проблем
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
• Сильные организаторские способности со способностью выполнять несколько задач
• Диплом средней школы; дополнительная квалификация помощника администратора или секретаря будет плюс

Должностная инструкция помощника руководителя образца

Обязанности исполнительного помощника:

• Выступает в качестве точки контакта между руководителями, сотрудниками, клиентами и другими внешними партнерами
• Своевременное и точное управление информационными потоками
• Управление календарями руководителей и организация встреч

Краткое описание вакансии

Мы ищем помощника руководителя для выполнения различных административных задач и поддержки руководителей высшего звена нашей компании.

Executive Assistant входит ведение календаря, организация поездок и подготовка отчетов о расходах. Чтобы добиться успеха в этой роли, вы должны быть хорошо организованными, обладать отличными навыками управления временем и уметь действовать без руководства.

В конечном итоге вы внесете свой вклад в эффективность нашего бизнеса, оказывая индивидуальную и своевременную поддержку руководящим членам.

Обязанности

• Выступать в качестве точки контакта между руководителями, сотрудниками, клиентами и другими внешними партнерами
• Своевременное и точное управление информационными потоками
• Управлять календарями руководителей и назначать встречи
• Организация проезда и проживания
• Сводка ежедневных расходов и подготовка еженедельных, ежемесячных или квартальных отчетов
• Наблюдать за работой другого канцелярского персонала
• Выступать в роли офис-менеджера, ведя инвентаризацию канцелярских товаров
• Форматирование информации для внутреннего и внешнего общения — заметки, электронные письма, презентации, отчеты
• Протокол во время встреч
• Просматривать и отправлять телефонные звонки, а также рассылать корреспонденцию
• Организовать и поддерживать файловую систему офиса

Требования

• Опыт работы в качестве помощника руководителя, личного помощника или аналогичной должности
• Отличное знание MS Office
• Отличные организационные навыки и навыки управления временем
• Знакомство с офисными гаджетами и приложениями (напр.