Бизнес ассистент обязанности: Бизнес-ассистент: обязанности, функции, удаленная работа

Автор: | 13.07.2021

Содержание

Блог МАЭР — бизнес-ассистент и помощник руководителя

Бизнес-ассистент — это ключевой сотрудник в компании. Он занимается планированием дел руководителя, снимает с него множество задач и вникает в основные бизнес-процессы. Из статьи вы узнаете его функционал, “примерите” на себя эту должность и поймете, насколько она вам подходит.

Кто такой бизнес-ассистент

Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:

  • Планирует рабочий график руководителя

  • Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками

  • Занимается документооборотом

  • Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы

  • В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию

  • Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время

Благодаря синтезу этих задач, ассистент значительно разгружает своего работодателя и помогает развивать бизнес. Ассистент знает практически все о деловой жизни руководителя и всех ключевых процессах в компании. 

И позицию бизнес-ассистента не стоит путать с должностью

Личного помощника руководителя 

Который, главным образом, занимается персональными поручениями руководителя. Да, они могут быть связаны с работой, но большая их часть — это бытовая рутина, а не бизнес-процессы. 

В этом главное отличие помощника от ассистента: бизнес-ассистент в меньшей степени занимается решением личных задач руководителя. Да, он может брать дополнительные обязанности, а его основной функционал — решение вопросов, связанных с бизнес-процессами 

Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, а бизнес-ассистент имеет возможность решать разные задачи именно в бизнесе.

Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент?

Возможностью быстро собирать, анализировать и систематизировать нужную информацию, организационными возможностями, владение тайм-менеджментом и т.д.  

И это лишь часть, полный перечень нужных качеств вы узнаете из следующей статьи.

Можно ли вырасти из бизнес-ассистента до руководящей позиции?

Один из главных путей развития ассистента — это руководящие позиции. Его работа уже предполагает прокачку навыков, которые нужны для управленческой должности. А вот с позиции личного помощника сложнее расти по руководящей линии. 

Мы готовим новые статьи, связанные с: работой личного помощника, бизнес-ассистента, менеджера блогера и т.д. И чтобы такие материалы были для вас максимально полезными и практичными — посоветуйте в комментариях: 


  • Какие качества помощника и ассистента считаете ключевыми

  • Что вам кажется привлекательным в этой работе

Также может быть полезно

Танзиля Гарипова: Бизнес-ассистент – профессия будущего

За каждым успешным менеджером или директором компании стоит организованный и эффективный бизнес-ассистент.

Кто такой бизнес-ассистент? Бизнес-ассистент, или личный помощник, – это человек, тесно работающий с представителем руководящего состава компании для оказания ему всесторонней помощи в работе.

В современном темпе жизни без личного помощника не обойтись. Понятие профессии бизнес ассистента не так давно пришло на рынок, зачастую руководители путают ассистента с секретарем или офис- менеджером. В чем отличие и эффективность сотрудника? Что же делает бизнес ассистент? И на сколько он полезен?

Хороший ассистент наилучшим образом организует время своего руководителя, беря на себя задачи личного секретаря, администратора, а иногда и заместителя. Личный помощник должен хорошо знать организацию, в которой работает, понимать ее цели и задачи. Часто руководители компаний полагаются на своих ассистентов, доверяя им управление работой компании в свое отсутствие. Поэтому личная преданность и сохранение конфиденциальности доверенных сведений являются важнейшими качествами успешного бизнес-ассистента. В обязанности личного помощника могут входить: организация и контроль документооборота компании; донесение заданий от руководителя до конкретных исполнителей и контроль их выполнения; планирование и организация поездок и сопровождение руководителя в командировках для ведения записей переговоров или общей поддержки во время презентаций; контроль телефонных звонков и поступающих запросов, а также ответы на них; встреча и приветствие посетителей; работа с электронной почтой и факсом, часто от имени руководителя; проведение проверок и исследований; составление справочных материалов, документов, докладов и презентаций; качественная подготовка руководителя к деловым встречам и совещаниям; взаимодействие от лица руководителя с клиентами, поставщиками, другими сотрудниками; другие обязанности, наложенные руководителем такие как составление счетов, ведение бюджета, замещение руководителя, кроме того, это и задачи, связанные с семьей (забрать ребенка из сада, выбрать кружки, привезти, увезти, купить продукты), организация досуга и праздников, здорового образа жизни руководителя (питание, спорт, здоровье, запись к врачам, график сна) и прочее. Помимо вышеперечисленного, потенциальный работодатель ожидает от хорошего ассистента высокие письменные и устные коммуникативные навыки, организаторские способности, внимание к деталям, надежность, гибкость, умение работать под давлением в сжатые сроки, способность к личной инициативе и грамотное управление временем.

Ассистент – профессия будущего! Несмотря на обширные и высокие требования, профессия ассистента универсальна и очень актуальна. Личные помощники требуются руководителям компаний самых разных областей – от искусства и благотворительных фондов до финансовых и маркетинговых организаций.

Как быстро и качественно подготовить помощника руководителя для вашего бизнеса? Обучение ассистента специфике конкретного предприятия происходит, как правило, прямо на рабочем месте, либо выполняется по заказу руководителя непосредственно в Академии Бизнес Ассистентов Танзили Гариповой. Естественно, второй путь гораздо быстрее и эффективнее. В любом случае, чтобы претендовать на должность в хорошей компании, помощник уже должен обладать развитыми навыками общения, деловой переписки, тайм-менеджмента, делопроизводства, умением подать себя и некоторыми другими. Наилучшим путем к получению навыков бизнес-ассистента является обучение конкретно по данной специальности, так как только оно может дать в комплексе и знания хорошего администратора, и психологическую подготовку к предстоящим нагрузкам.

Академия Бизнес Ассистентов существует более 3х лет, открывалась компания в Ижевске, сейчас располагается в Москве. В Ижевске было трудоустроено свыше 100 ассистентов, в России свыше 800 человек. Академия работает с такими крупными компаниями, как Сбербанк, БМВ, ВоронинКлаб, Деловая среда, Ижметиз, IZAN, ХамХАм, CallBackHunter, АртПрайм, Теле2, Белфингрупп Консалтинг, Галерея1, рестораны и т.д. Работа ведется в 8 странах: Россия, Катар, Арабские Эмираты, Украина, Беларусь, Казахстан, Америка, Греция.

Танзиля Гарипова

Руководитель Академии Бизнес Ассистентов

Социальные сети: https://www.instagram.com/tanzilia_garipova/, https://vk.com/tanzilya_garipova

Вакансия Бизнес-аналитик / Бизнес-ассистент от прямого работодателя в компании Simple. Москва

Требуемый опыт работы

от 3-х лет

Уровень зарплаты

по договоренности

Откликнуться

Обязанности:

70 % рабочего времени – исполнение обязанностей бизнес-ассистента:


  • Подготовка аналитической отчетности, аналитических записок.
  • Сведение отчетов отделов (продажи, маркетинг, логистика, и т. д.) в общий.
  • Анализ и визуализация данных для собраний топ-менеджмента, презентаций, деловых встреч.
  • Управление календарем руководителя, работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
  • Составление деловых писем.
  • Организация встреч и совещаний.
  • Протоколирование на встречах, с последующем контролем исполнения задач.

30% рабочего времени – исполнение обязанностей персонального ассистента:

  • Организация поездок.
  • Назначение личных встреч руководителя.
  • Такси, курьеры, билеты.

(Чай-кофе и функционал офис-менеджера в обязанности не входят)

Требования:

  • Стабильный опыт работы в структурированных, предпочтительно иностранных компаниях.
  • Опыт ассистирования первым лицам компании либо функциональным отделам компании.
  • Опыт сбора, анализа и визуализации большого количества разнообразной информации – необходим.
  • Отличные навыки работы в Excel и Power Point.
  • Прекрасные аналитические навыки, память, коммуникативные способности, доброжелательность, инициативность.

Условия:

  • Возможность работать вместе с высокопрофессиональной командой топ-менеджеров процветающей компании.
  • Высокий оклад, соцпакет.
  • В перспективе – возможность развивать карьеру в любом отделе компании.

Тип занятости

полная занятость, полный день

Откликнуться

Для отклика заполните форму:

Перетащите файл в это окошко или нажмите чтобы выбрать файл
  • Удалить Повторить Удалить

Закрыть

Нет Да

Отмена Ок

Нажимая кнопку «Отправить», я подтверждаю свое согласие на обработку персональных данных.

Отправить

Профессиональный бизнес-ассистент и личный помощник руководителя. Повышение квалификации

Пользовательское соглашение

1. Я (Клиент), настоящим выражаю свое согласие на обработку моих персональных данных, полученных от меня в ходе отправления заявки на получение информационно-консультационных услуг/приема на обучение по образовательным программам.

2. Я подтверждаю, что указанный мною номер мобильного телефона, является моим личным номером телефона, выделенным мне оператором сотовой связи, и готов нести ответственность за негативные последствия, вызванные указанием мной номера мобильного телефона, принадлежащего другому лицу.

В Группу компаний входят:
1. ООО «МБШ», юридический адрес: 119334, г. Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.
2. АНО ДПО «МОСКОВСКАЯ БИЗНЕС ШКОЛА», юридический адрес: 119334, Москва, Ленинский проспект, д. 38 А.

3. В рамках настоящего соглашения под «персональными данными» понимаются:
Персональные данные, которые Клиент предоставляет о себе осознанно и самостоятельно при оформлении Заявки на обучение/получение информационно консультационных услуг на страницах Сайта Группы компаний http://mbschool.ru/seminars
(а именно: фамилия, имя, отчество (если есть), год рождения, уровень образования Клиента, выбранная программа обучения, город проживания, номер мобильного телефона, адрес электронной почты).

4. Клиент — физическое лицо (лицо, являющееся законным представителем физического лица, не достигшего 18 лет, в соответствии с законодательством РФ), заполнившее Заявку на обучение/на получение информационно-консультационных услуг на Сайта Группы компаний, выразившее таким образом своё намерение воспользоваться образовательными/информационно-консультационными услугами Группы компаний.

5. Группа компаний в общем случае не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Клиентом, и не осуществляет контроль за его дееспособностью. Однако Группа компаний исходит из того, что Клиент предоставляет достоверную и достаточную персональную информацию по вопросам, предлагаемым в форме регистрации (форма Заявки), и поддерживает эту информацию в актуальном состоянии.

6. Группа компаний собирает и хранит только те персональные данные, которые необходимы для проведения приема на обучение/получения информационно-консультационных услуг у Группы компаний и организации оказания образовательных/информационно-консультационных услуг (исполнения соглашений и договоров с Клиентом).

7. Собираемая информация позволяет отправлять на адрес электронной почты и номер мобильного телефона, указанные Клиентом, информацию в виде электронных писем и СМС-сообщений по каналам связи (СМС-рассылка) в целях проведения приема для оказания Группой компаний услуг, организации образовательного процесса, отправки важных уведомлений, таких как изменение положений, условий и политики Группы компаний. Так же такая информация необходима для оперативного информирования Клиента обо всех изменениях условий оказания информационно-консультационных услуг и организации образовательного и процесса приема на обучение в Группу компаний, информирования Клиента о предстоящих акциях, ближайших событиях и других мероприятиях Группы компаний, путем направления ему рассылок и информационных сообщений, а также в целях идентификации стороны в рамках соглашений и договоров с Группой компаний, связи с Клиентом, в том числе направления уведомлений, запросов и информации, касающихся оказания услуг, а также обработки запросов и заявок от Клиента.

8. При работе с персональными данными Клиента Группа компаний руководствуется Федеральным законом РФ № 152-ФЗ от 27 июля 2006г. «О персональных данных».

9. Я проинформирован, что в любое время могу отказаться от получения на адрес электронной почты информации путем направления электронного письма на адрес: [email protected] Также отказаться от получения информации на адрес электронной почты возможно в любое время, кликнув по ссылке «Отписаться» внизу письма.

10. Я проинформирован, что в любое время могу отказаться от получения на указанный мной номер мобильного телефона СМС-рассылки, путем направления электронного письма на адрес: [email protected]

11. Группа компаний принимает необходимые и достаточные организационные и технические меры для защиты персональных данных Клиента от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий с ней третьих лиц.

12. К настоящему соглашению и отношениям между Клиентом и Группой компаний, возникающим в связи с применением соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

13. Настоящим соглашением подтверждаю, что я старше 18 лет и принимаю условия, обозначенные текстом настоящего соглашения, а также даю свое полное добровольное согласие на обработку своих персональных данных.

14. Настоящее соглашение, регулирующее отношения Клиента и Группы компаний действует на протяжении всего периода предоставления Услуг и доступа Клиента к персонализированным сервисам Сайта Группы компаний.

ООО «МБШ» юридический адрес: 119334, Москва, Ленинский проспект, д. 38 А, этаж 2, пом. ХХХIII, ком. 11.

Адрес электронной почты: [email protected]
Тел: 8 800 333 86 68, 7 (495) 646-75-17

Дата последнего обновления: 28.11.2019 г.

Резюме бизнес ассистента – кейсы для помощников руководителей

Кейсы для помощников руководителей

�?сточник: Секретарское дело

Как получить 5 за кейс

Мы опять возвращаемся к теме кейсов для подбора подходящей кандидатуры на вакансию секретаря. В данном материале на типовые кейсы отвечают: Севара, помощник руководителя из Белгорода, и Рита, администратор медицинского косметологического центра из Калининграда. Оценку ответов на кейсы дает социальный психолог Арина Савинская.

О самом методе кейса было уже достаточно много сказано в предыдущих статьях. Однако секретарям и помощникам руководителей будет интересно узнать, как оценивают HR-менеджеры ответы на кейсы. Стоит сразу оговорить, что при собеседовании дается максимум три кейса, мы же разбираем шесть наиболее популярных среди кадровых служб.

Оценка кейсов
Стоит немного сказать о самой стратегии обработки полученных результатов. Все прекрасно понимают, что в данном случае не может быть «правильного решения», и это, несомненно, плюс метода. Он дает возможность прогнозировать поведение соискателя в нестандартных ситуациях. Конечно, сами эти ситуации могут быть общими для различных компаний, а вот реакция секретаря на них для каждой компании нужна особенная, соответствующая целям и задачам их деятельности, а также корпоративной культуре предприятия. Станет ли секретарь действовать креативно, проявит ли гибкость мышления, будет ли способен сам принимать решения и брать на себя ответственность — помогут определить кейсы. Однако это же и осложняет обработку полученных результатов, и здесь существует опасность субъективной оценки решений кейса. Но полностью избежать субъективного подхода не получится, HR-менеджер и руководитель компании, естественно, будут полагаться на интуицию. Вам совершенно не стоит этого опасаться, потому что в ваших интересах совпадение мнений — вашего и работодателя — о компетенциях секретаря, его правах и обязанностях, степени свободы и прочего. Если в результате выполнения кейсов вы вместе найдете положительное решение, вам будет легче работать, ведь работодатель уже готов к вашей реакции на нестандартные ситуации, и именно она ему подходит. �?збежать же излишне субъективного подхода помогают несколько моментов, которые обычно учитывает HR-менеджер для каждой конкретной должности, в каждом конкретном случае. Заранее решается, что конкретно нужно оценить (определяются некие ключевые компетенции профиля вакансии), создаются критерии оценки кейсов и расставляются приоритеты (что для компании важнее, и чем она может пожертвовать).
Наиболее распространенными критериями оценки служат:

  1. Соотношение решения поставленным в кейсе вопросам (адекватность проблеме).
  2. Оригинальность и новаторство (способность креативно мыслить, брать на себя ответственность).
  3. Применение решения на практике.
  4. Глубина проработки проблемы (обоснованность, наличие альтернатив решения в случае возможных проблем).

Как правило, эксперт может ввести дополнительные критерии, отвечающие его задачам в каждой конкретной ситуации. Мы предлагаем вам примерную оценку полученных решений кейсов. Каждому критерию выставлялся отдельный балл, а для того чтобы в итоговой оценке отразилась значимость критерия для данной компании, каждому критерию придается весовое значение. Сумма весовых значений по всем критериям должна быть равна единице, при этом равнозначные критерии могут иметь одинаковый вес. Это позволяет сопоставить преимущества и недостатки кандидатов. В своем примере мы будем варьировать критерии в соответствии с задачами, поставленными для каждого из кейсов.

Ближе к делу

Теперь к нашей ситуации. Предположим, некая компания занимается поиском секретаря. Она определила некие ключевые компетенции, которые ей хотелось бы видеть у соискателя на должность.

Предположим, им нужен секретарь, который имеет хороший интеллект, знает свое дело. Секретарь должен быть общительным, терпеливым и деликатным, должен уважать руководителя и беспрекословно подчиняться ему, но в то же время секретарю нужно иметь способности и к самостоятельной работе. Также ему иногда придется выполнять хозяйственные функции в офисе. Вот некий набор профессионально важных качеств секретаря, необходимый в нашем случае.

Оценим решения каждого из предложенных кейсов девушками, уже имеющими опыт работы в данной должности, по пятибалльной шкале и сравним результаты.
Вся это процедура нужна нам для того, чтобы наглядно показать кейс-метод с точки зрения его оценки. Чтобы вы поняли достаточно приблизительно, какой процесс проходит у HR-менеджера чаще всего в голове, а не на бумаге после деловой игры с кейсами. В рядовых ситуациях опытный HR-менеджер, конечно, выделит для себя определенные компетенции соискателя, которые он хотел бы увидеть, но, скорее всего, не будет столь тщательно количественно прорабатывать результаты. Он и так способен избежать субъективной оценки решений кейса на уровне «понравилось — не понравилось». �?сключение составляют ситуации, когда нужна экспертная оценка со стороны, и этих экспертов несколько. Тогда при помощи данной процедуры можно вывести среднюю оценку всех экспертов по каждому из кандидатов на должность.

Кейс № 1
Вам звонит руководитель и говорит, что он попал в пробку по дороге в аэропорт и, скорее всего, не успеет на самолет. Ваши действия?

Севара: У нас в Белгороде пробок не бывает, но возможна какая-то авария или задержка по другим причинам. В первую очередь позвоню на регистрацию, буду держать самолет, насколько это возможно.

Рита: Такие случаи были в моей практике. Сначала звоню в аэропорт, уточняю время вылета, возможность сдать билеты, приобрести их на следующий рейс и узнаю время его отправления. Выясняю у руководителя, удобен ли ему следующий рейс, и если да, то заказываю билеты на него, а те сдаю.

— Мы можем сказать, что Рита в данной ситуации демонстрирует привычную для нее модель поведения в соответствии с уже ранее имеющимся опытом, о чем нам и сообщает. Рита четко излагает алгоритм своих действий. Все ее действия последовательны и обоснованны, что в конечном итоге направлено на получение результата и решение данной проблемы. Конечно, данная стратегия неоригинальна, что говорит о склонности Риты действовать по упрощенной, привычной для нее схеме, не изобретая альтернативные решения проблемы. Однако видно, что Рита не боится действовать самостоятельно. �? помимо всего прочего ей знакома процедура бронирования и заказа билетов, т. е. административная деятельность.

Севара также соотносит данную ситуацию с уже имеющимся опытом работы. При этом не прогнозирует конечный результат, не ищет альтернативных решений в случае возникновения возможных проблем. Это говорит о том, что в проблемной ситуации Севара, скорее всего, не будет брать на себя ответственность. Замечательно, что в таком городе, как Белгород, есть возможность задержать самолет ради своего руководителя, однако данное решение проблемы может быть неприменимо в другом городе, в другой ситуации.

Полную версию статьи читать в печатной версии журнала Секретарское дело

Интересные темы:

  • Резюме на английском для школьника

    Джо СенэйтАдресТелефон_____________ЦельПерспективная и хорошо оплачиваемая должность бухгалтера.Краткий перечень достоинств фундаментальное знание бухучета производительный, внимательный к…

  • Оптовый бизнес на мясе

    Откуда начать мясной бизнес и куда идти?Откуда лучше начинать мясной бизнес (с опта, производства или…

  • Бизнес пак инструкция

    ПАВЛОВО — Город Мастеров!Бизнес Пак 7 версия 7.1Программа предназначена для формирования, учета и печати первичных…

  • Справка по оборотам из банка

    Как заказать справку через интернет-банк Расчётный счёт Начало бизнеса,Открыть расчётный счёт,Решение для розничного бизнеса,Тарифы и…

Бизнес-ассистент, помощник руководителя, офис-менеджер — Свежие вакансии в Ярославле

Галанин В. И.

Контактное лицо: Имя не указано


Для связи с работодателем вам нужно авторизоваться

Ярославль

Восстановленные двигатели ММЗ

Если у вас просят деньги или предлагают стать временным директором — помните, что это мошенники !

ассистент — Ok English — Finder

В школу иностранных языков для детей требуется бизнес-ассистент руководителя.

Требования:

  • Системность в работе, пунктуальность и ответственность;
  • Владение ПК;
  • Инициативность и желание находить решение в меняющейся ситуации;
  • Умение четко излагать свои мысли, грамотная устная и письменная речь;
  • Большое преимущество — знание системы найма, контроля и мотивации сотрудников, сущности бизнес-процессов в компании;
  • Интерес к сфере образования.

Обязанности:

  • Контроль исполнения задач, поставленных другим сотрудникам;
  • Сбор отчётности по задачам и уведомление руководителя о результатах;
  • Создание плана подготовки к мероприятиям и контроль сроков исполнения;
  • Создавать, улучшать и контролировать внедрение новых регламентов;
  • Описание и улучшение бизнес-процессов;
  • Разработка системы KPI, создание таблиц мотивации и премий;
  • Проведение собраний, брифингов, планирования с сотрудниками;
  • Ведение задач руководителя в таск-менеджере, составление списка задач на день, фиксирование задач по ходу дня;
  • Ведение графика руководителя в гугл-календаре;
  • Еженедельное и ежедневное планирование с руководителем и подведение итогов в конце недели;
  • Сбор и анализ информации, подготовка отчётов для руководителя;
  • Проведение краткосрочных проектов;
  • Работа с дизайнером, маркетологом, таргетологом и др. узкопрофильными специалистами;
  • Размещение вакансий, отбор резюме, первый этап собеседования.

Условия:

  • Частичная занятость. 4-5 часов в день;
  • Удаленная работа.

Чем занимается бизнес-помощник

Мы подсчитали, что 18% бизнес-помощников обладают знаниями в области обслуживания клиентов, ввода данных и Powerpoint. Они также известны своими «мягкими» навыками, такими как навыки обслуживания клиентов, ориентация на детали и организационные навыки.

Мы разбиваем процент бизнес-помощников, обладающих этими навыками, перечисленными в их резюме здесь:

  • Обслуживание клиентов, 18%

    Создал и поддерживал сплоченную команду по обслуживанию клиентов, обеспечивая среду подотчетности, гибкости, честности и добросовестности. совершенство.

  • Ввод данных, 9%

    Выполненный ввод данных в различные системы, включая запись о посещении для инициирования и продолжения регистрации, повторной сертификации и возмещения затрат.

  • Powerpoint, 6%

    Подготовленная конфиденциальная корреспонденция, презентации PowerPoint, отчеты о финансовых результатах и ​​другие сложные документы.

  • Страховые компании, 6%

    Управлял и готовил счета и другие жизненно важные документы для страховых компаний, включая выставление счетов Medicare / Medicaid и платежи по совместному страхованию.

  • Совещания по продажам, 5%

    Помогите бизнес-менеджеру подготовиться к встречам по продажам, встречам с клиентами и основным встречам.

  • Запись на прием, 4%

    Общая административная поддержка на стойке регистрации путем регистрации пациентов, планирования встреч, отправки факсов, копирования и ответа на телефонные звонки, когда это необходимо.

  • «обслуживание клиентов», «ввод данных» и «powerpoint» — не единственные навыки, которые мы обнаружили, что бизнес-помощники перечисляют в своих резюме.Фактически, мы обнаружили целый список обязанностей бизнес-помощника, в том числе:

  • Организационные навыки также являются важным навыком для бизнес-помощников. Этот пример того, как бизнес-помощники используют этот навык, взят из резюме бизнес-помощника: «секретари и административные помощники хранят файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно». Прочтите этот отрывок из резюме, чтобы понять, насколько это важно для их повседневных ролей и обязанностей: «обработали организационные счета-фактуры и создали заказы на покупку для внутренних операций по выставлению счетов в результате отслеживания активов и продления обслуживания программного обеспечения.«
  • Обязанности бизнес-помощника иногда требуют« навыков межличностного общения ». Обязанности, основанные на этих навыках, показаны в этом отрывке из резюме:« секретари и административные помощники взаимодействуют с клиентами, клиентами или персоналом »Этот пример резюме показывает, как этот навык используется бизнес-помощниками: «отмечен за превосходство в межличностном общении, командной работе, обслуживании клиентов и надежности.
  • Еще один важный навык, который должен продемонстрировать бизнес-помощник, — это «навыки письма».«Секретари и административные помощники пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами. Это ясно продемонстрировано в этом примере от бизнес-помощника, который заявил:« помогают кредитным специалистам в андеррайтинге и закрытии коммерческих кредитов и назначении встреч. «
  • См. Полный список навыков бизнес-помощника.

    Мы обнаружили, что 48,3% бизнес-помощников получили степень бакалавра. Более того, 12,7% получили степень магистра, прежде чем стать бизнес-помощником.Хотя это правда, что большинство помощников по бизнесу имеют высшее образование, обычно можно стать одним из них, имея только среднее образование. Фактически, каждый шестой помощник по бизнесу не тратил лишних денег на учебу в колледже.

    Бизнес-помощники, поступившие в колледж, чтобы получить более глубокое образование, обычно изучали бизнес и бухгалтерский учет, в то время как небольшая группа бизнес-помощников изучала финансы и маркетинг.

    Как только вы получите уровень образования, который вам удобен, вы можете начать подавать документы в компании, чтобы стать бизнес-помощником.Мы обнаружили, что большинство резюме бизнес-ассистентов включают опыт работы в Heartland Dental, Acosta и BPS Direct. Недавно в Heartland Dental было открыто 14 вакансий для бизнес-помощников. Между тем, есть 6 вакансий в Acosta и 6 в BPS Direct.

    Но если вас интересуют компании, в которых вы можете получать высокую зарплату, бизнес-помощники, как правило, получают самые большие зарплаты в Mercy Medical Center Clinton, Trinity Health и Центре медицинских наук Техасского технического университета. Возьмем, к примеру, Медицинский центр Милосердия Клинтон.Средняя зарплата бизнес-помощника составляет 61 178 долларов. В Trinity Health бизнес-помощники зарабатывают в среднем 60 968 долларов, а в Центре медицинских наук Техасского технологического университета — 59 520 долларов. Вы должны принять во внимание, насколько сложно найти работу в одной из этих компаний.

    Узнайте больше о зарплатах бизнес-ассистентов в США.

    Отрасли, в которых бизнес-помощники выполняют наибольшую роль, — это финансы и образование.Но самая высокая годовая зарплата бизнес-помощника приходится на финансовую отрасль и составляет в среднем 64 566 долларов. В некоммерческой отрасли они зарабатывают 62 748 долларов, а в обрабатывающей промышленности в среднем около 61 158 долларов. В заключение, бизнес-помощники, работающие в финансовой сфере, получают зарплату на 42,8% выше, чем бизнес-помощники в сфере образования.

    Как стать бизнес-помощником

    Бизнес-помощники — это гибкие командные игроки, основная задача которых — обеспечить бесперебойную повседневную работу бизнеса.В то же время они несут ответственность за предоставление первоклассных услуг клиентам и деловым партнерам. В некоторых офисах их могут попросить оказать поддержку пожилым людям, руководителям и высшему руководству.

    Функции, которые выполняют бизнес-помощники, зависят от отрасли. Однако большинство помощников выполняют широкий спектр вспомогательных функций офиса, от создания фотокопий до составления презентаций. Некоторые из других обязанностей, которые они могут выполнять на работе, включают написание отчетов, заказ расходных материалов, отправку и сортировку почты, а также планирование и координацию офисных мероприятий.В некоторых офисах бизнес-помощники выполняют кадровые задачи, включая обработку персонала, расчет заработной платы, льгот, возмещение расходов и другие финансовые операции.

    Бизнес-помощники должны быть находчивыми, внимательными к деталям людьми с хорошими навыками управления временем и планирования. Некоторые компании готовы нанимать соискателей с дипломом о среднем образовании или его эквивалентом, но при этом продвигаться по служебной лестнице с должности помощника; вам обычно требуется высшее образование. Работодатели обычно предпочитают людей с образованием в области бизнеса, маркетинга, бухгалтерского учета или аналогичной области.

    Когда дело доходит до бизнес-помощника, это больше, чем кажется на первый взгляд. Например, знаете ли вы, что они зарабатывают в среднем 23,64 доллара в час? Это 49 168 долларов в год!

    Ожидается, что в период с 2018 по 2028 год карьера вырастет на -7% и создаст -276 700 рабочих мест в США.

    Многие бизнес-помощники обладают определенными навыками для выполнения своих обязанностей. Просматривая резюме, мы смогли сузить круг наиболее общих навыков для человека на этой должности.Мы обнаружили, что во многих резюме указаны навыки обслуживания клиентов, детализация и организационные навыки.

    Когда дело доходит до наиболее важных навыков, необходимых для работы бизнес-помощником, мы обнаружили, что во многих резюме указано, что 18,1% бизнес-помощников включают обслуживание клиентов, в то время как 9,3% резюме включают ввод данных, а 6,0% резюме включают powerpoint. . Подобные твердые навыки полезны, когда дело касается выполнения основных должностных обязанностей.

    Когда дело доходит до поиска работы, многие ищут ключевой термин или фразу.Вместо этого может быть более полезным поиск по отраслям, поскольку вам может не хватать вакансий, о которых вы никогда не думали, в отраслях, которые, как вы даже не думали, предлагают должности, связанные с должностью бизнес-помощника. Но с какой отрасли начать? Большинство помощников по бизнесу фактически находят работу в сфере финансов и образования.

    Если вы заинтересованы в том, чтобы стать помощником по бизнесу, в первую очередь следует подумать о том, сколько образования вам нужно. Мы определили, что 49.0% бизнес-помощников имеют степень бакалавра. Что касается уровня высшего образования, мы обнаружили, что 6,4% бизнес-помощников имеют степень магистра. Несмотря на то, что у большинства помощников по бизнесу есть высшее образование, можно получить только высшее образование или GED.

    Выбор подходящей специальности всегда является важным шагом при изучении того, как стать бизнес-помощником. Когда мы исследовали наиболее распространенные специальности для бизнес-помощников, мы обнаружили, что они чаще всего получают степени бакалавра или младшего специалиста.Другие степени, которые мы часто видим в резюме бизнес-ассистентов, включают диплом средней школы или степень магистра.

    Возможно, вы обнаружите, что опыт работы на другой работе поможет вам стать бизнес-помощником. Фактически, многие рабочие места бизнес-ассистента требуют опыта работы в роли административного помощника. Между тем, многие помощники по бизнесу также имеют предыдущий опыт работы на таких должностях, как кассир или продавец.

    Шаблон описания работы бизнес-помощника

    Описание работы бизнес-помощника

    Шаблон

    Это описание должности бизнес-помощника было создано Tiger Recruitment в качестве основного руководства для наших клиентов.Поскольку он общий, он потребует адаптации к специфике каждой роли.

    Описание работы бизнес-ассистента

    Основные обязанности:

    • Выступление в качестве первого контактного лица и RHP для директора
    • Выступление от имени и представление директора по мере необходимости, включая управление звонками, запросами и запросы, авторизация расходов и подписание решений, связанных с бизнесом
    • Отчетность директору с подробными и точными заметками после любого отсутствия
    • Помощь в управлении бюджетом
    • Осуществление проектов на регулярной основе, включая планирование мероприятий
    • Личный помощник задачи для директора, включая, помимо прочего, ведение дневника, обширную переписку по электронной почте и организацию как внутренних, так и внешних встреч
    • Посещение встреч и составление последующих заметок
    • Организация сложных маршрутов поездок и поездки с директором
    • Обеспечение линейного управления и суп управление административным и операционным группам, включая делегирование задач, обучение новых сотрудников, проведение аттестаций и решение проблем, связанных с низкой производительностью
    • Тесное сотрудничество с администрацией и руководителями операций для обеспечения бесперебойного ведения бизнеса, включая обслуживание офисного инвентаря и расходных материалов, а также регулярное обновление базы данных

    Основные требования:

    • Образование до уровня
    • Опыт работы на аналогичной должности не менее пяти лет
    • Предыдущий опыт управления командой
    • Глубокие знания отрасли
    • Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
    • Знание пакетов Microsoft Office, в частности Word и Outlook

    Профиль личности:

    • Уверенная работа вместе с руководителями и партнерами на уровне совета директоров
    • Использует инициативу при минимальном контроле
    • 9000 6 Нацеленность на качество и точность проектов от начала до завершения
    • Может справляться с большой рабочей нагрузкой в ​​строгие сроки
    • Отличные организационные навыки
    • Гибкость и готовность брать на себя специальные задачи
    • Комфортная работа независимо и как часть команда

    Льготы:

    • Конкурентоспособная заработная плата и бонусы
    • Членство в спортзале
    • Пенсионный план
    • Здравоохранение
    • Ежегодный отпуск 25 дней
    Хотите нанять помощника по бизнесу?

    Должностная инструкция бизнес-ассистента

    Руководителям часто говорят, что им необходимо делегировать полномочия.Но кому они должны делегировать полномочия? Бизнес-помощник — это человек, который готов и желает взять на себя многие задачи, которые необходимо выполнить лидеру, предпринимателю или чрезмерно увлеченному сотруднику. Бизнес-помощники помогают управлять многими повседневными операциями бизнеса и помогают поддерживать бесперебойную работу всего.

    Широкий спектр обязанностей

    Обязанности бизнес-помощника сильно различаются в зависимости от отрасли, работодателя или даже отдела, в котором он работает. Однако обычно она отвечает за управление потоком коммуникаций в офисе, выполняя основные бухгалтерские задачи , управление закупкой и распределением материалов, обслуживание оборудования и координация использования офисных помещений для встреч и других мероприятий.Однако, в зависимости от конкретной компании, бизнес-помощник может выполнять и другие задачи. Например, помощник по маркетингу может отвечать за корректуру документов, работать с принтерами или помогать координировать и управлять мероприятиями; продавец может помочь ответить на вопросы клиентов и собрать материалы для продажи. Независимо от конкретных обязанностей, работа бизнес-ассистента заключается в том, чтобы оказывать поддержку своему боссу для обеспечения бесперебойной работы.

    Квалификация

    В большинстве случаев должности бизнес-ассистента — это должности начального уровня.Некоторые компании готовы нанимать соискателей, имеющих диплом о среднем образовании или его эквивалент, но для продвижения вверх по служебной лестнице с должности помощника вам обычно требуется высшее образование. В зависимости от компании некоторые работодатели могут искать людей с опытом или образованием в определенных областях, таких как бизнес, маркетинг или бухгалтерский учет.

    Большинство бизнес-помощников проходят обучение на рабочем месте для решения конкретных задач, включая изучение корпоративной терминологии. Однако работодатели ищут помощников, которые обладают хорошими коммуникативными навыками и навыками решения проблем, хорошо организованы, ориентированы на детали и способны расставлять приоритеты.Хорошие навыки работы с компьютером, в том числе с текстовым редактором, являются обязательными. Планирование встреч, корректура, составление расписания, обслуживание клиентов и способность управлять несколькими задачами и соблюдать сроки — также требования, обычно встречающиеся в описании должности бизнес-помощника.

    Перспективы занятости

    По данным Бюро статистики труда, рост рабочих мест для помощников будет медленнее, чем в среднем, примерно на 3 процента к 2024 году. Это в значительной степени связано с тем, что большинство рабочих мест в этой области — это существующие должности, которые необходимо заполнить. заполняется, когда уходят помощники, часто переходя на должности более высокого уровня.Средняя заработная плата на этих работах составляет около 18 долларов в час, что составляет около 37 000 долларов в год.

    В то время как большинство бизнес-помощников работают в офисе в обычное рабочее время, все большее число помощников являются так называемыми виртуальными помощниками, которые работают из дома и устанавливают свое собственное время. Часто VA работают на предпринимателей с почасовой оплатой, занимаясь планированием, оформлением документов, управлением социальными сетями и т. Д. VA часто получают больше, чем другие помощники (обычно от 15 до 60 долларов в час), но обычно работают меньше часов и как подрядчики несут ответственность за свое оборудование и платят налоги на самозанятость.

    Успешный бизнес-помощник

    Поскольку работа бизнес-помощника часто является должностями начального уровня, многие помощники переходят на более высокие должности в течение нескольких лет. Вы можете произвести хорошее впечатление и быстрее продвигаться по служебной лестнице, следя за своим боссом и научившись предугадывать, что ему понадобится. Используйте любую возможность учиться и расти, быть открытыми для новых задач и запросов и успешно управлять всеми своими приоритетами

    Описание работы и информация о заработной плате

    Бизнес-помощник: за и против

    Деловые помощники, иногда называемые помощниками по административным вопросам или секретарями, помогают компаниям добиваться успеха, заботясь о ряде повседневных нужд.Вы можете узнать о различных плюсах и минусах того, чтобы стать бизнес-помощником, прочитав ниже.

    Business Assistant: PROS
    Различные отрасли на выбор для трудоустройства (государственные учреждения, медицинские учреждения, офисы, школы и т. Д.) *
    Минимальные требования к образованию *
    Работа в комфортных условиях *
    График будет включать нормальное рабочее время *
    Business Assistant: CONS
    Ожидается, что в некоторых отраслях будет наблюдаться меньший рост занятости для бизнес-помощников *
    Продолжительная работа за столом и компьютером может вызвать такие проблемы, как запястный канал и боль в спине *
    Некоторые возможности продвижения требуют дополнительного образования *
    Ассистентам может потребоваться получить дополнительные знания в определенной области, например, в бизнесе, юриспруденции или медицине *

    Источник: * U.С. Бюро статистики труда.

    Информация о профессии

    Описание работы

    Деловые помощники помогают в повседневной работе предприятия. Вас могут назначить помогать конкретному человеку в бизнесе вашего работодателя или вы можете работать на нескольких человек. Как правило, вы будете обрабатывать все входящие и исходящие сообщения. Сюда входят сообщения, отправленные по электронной, обычной почте и по телефону. Вас могут попросить ввести важную информацию или скопировать документы, важные для бизнеса.Вы вычитаете эти документы, чтобы убедиться, что информация верна и написано правильно. Ваш работодатель может назначить дополнительные задачи в зависимости от потребностей бизнеса в этот день.

    Информация о зарплате

    Деловые помощники (за исключением юридических, исполнительных и медицинских работников) имели средний почасовой заработок около 16 долларов США, что привело к годовому доходу в 34 000 долларов США, согласно данным Бюро статистики труда США (BLS) в мае 2014 года. Сообщается, что помощниками являются Коннектикут, Нью-Джерси, Калифорния, Массачусетс и округ Колумбия.Если вы исполнительный бизнес-помощник, ваша средняя годовая зарплата составляет около 53000 долларов.

    Работа Outlook

    По данным BLS, с 2012 по 2022 год у бизнес-помощников может наблюдаться рост занятости на 12%. Это так же быстро, как в среднем, по сравнению с другими профессиями. Перспективы трудоустройства могут варьироваться от отрасли к отрасли, в зависимости от того, каким бизнесом вы занимаетесь. Однако по мере того, как помощники по бизнесу переходят на другую работу или выходят на пенсию, для их замены появятся вакансии.

    Профессиональные требования

    Образование и обучение

    GED или аттестат о среднем образовании — это минимальный объем образования, который вам нужен в качестве бизнес-помощника. Пока вы учитесь в старшей школе, вы можете посещать занятия по английскому языку, бизнесу и компьютерным технологиям. Существуют также формальные программы послесреднего образования, которыми вы можете воспользоваться в университетах, технических школах и общественных колледжах. Эти программы обычно предполагают прохождение бизнес-курсов и административных курсов.Некоторые работодатели помогают в обучении новых бизнес-помощников на рабочем месте, чтобы они познакомились с офисной средой.

    Чего хотят работодатели?

    Бизнес-помощники должны обладать отличными организаторскими способностями. Работодателям нужны помощники по бизнесу, которые могут отслеживать графики и файлы, чтобы бизнес шел гладко. Навыки межличностного общения также важны для работодателей, поскольку бизнес-помощники часто взаимодействуют с важными клиентами и покупателями.Наконец, поскольку компьютеры широко используются в деловых операциях, ожидается, что вы будете иметь некоторые знания о бизнес-программах. Вы можете узнать больше о том, что нужно для работы в бизнесе, из размещенных ниже вакансий.

    • Стоматологическому бизнесу в Калифорнии требуется помощник по бизнесу с годичным опытом работы в сфере страхования. Кандидатам необходимо будет ответить на телефонные звонки и назначить встречу. Также необходимы конфиденциальность и целостность. Кандидаты должны иметь опыт работы со страховкой и медицинским выставлением счетов.Требуются сильные навыки обслуживания клиентов.
    • Компания в Пенсильвании ищет помощника по бизнесу, который сможет наладить позитивные отношения с коллегами и клиентами.
    • Сертификат CPR необходим для открытия бизнес-помощника у работодателя в Техасе. Кандидаты должны иметь двухлетний опыт работы, а знание испанского языка является плюсом.
    • Работодатели, ищущие помощников по бизнесу во Флориде, предпочитают опыт медицинских исследований. Задачи включают в себя назначение встреч и выполнение офисных задач.Работа требует, чтобы люди работали по ночам и в выходные.

    Как выделиться

    Ассоциация исполнительных и административных специалистов (AEAP) предлагает своим бизнес-помощникам множество преимуществ, которые могут помочь им выделиться среди своих коллег. В организации есть служба поиска работы, которая может помочь вам найти возможности трудоустройства. У вас также есть возможность поговорить с другими профессионалами в своей области и узнать о последних тенденциях в сфере поддержки бизнеса.

    Еще один способ отличиться от других бизнес-помощников — пройти профессиональную сертификацию Международной ассоциации административных специалистов. Чтобы претендовать на звание сертифицированного административного специалиста, вам потребуется сочетание опыта работы и образования. Если у вас нет степени, то вам потребуется четырехлетний опыт работы. Если у вас есть степень младшего специалиста, вам потребуется всего три года опыта. Наконец, если у вас есть степень бакалавра, вы можете обойтись двумя годами опыта.После того, как вы выполнили все необходимые условия, вам необходимо сдать экзамен, чтобы получить сертификат.

    Другие варианты карьеры

    Если вы предпочитаете работать в юридической сфере, подумайте о том, чтобы стать помощником юриста. Вы помогаете юристам, исследуя дела и исследуя законы и судопроизводство. После сбора этой информации вы представите ее своему работодателю, который затем изучит ее и использует в своих судебных делах. BLS в мае 2011 года сообщило, что средний годовой доход помощников по правовым вопросам составляет около 50 000 долларов США.Ожидается, что с 2010 по 2020 год число помощников юристов увеличится на 18%.

    Если вы хотите применить свои навыки помощи в бизнесе в сфере здравоохранения, постарайтесь стать специалистом по медицинской информации. Вы поможете управлять и систематизировать данные в электронных системах и бумажных форматах. Это делается для медицинских записей и информации о страховании. В мае 2011 г. BLS обнаружил, что специалисты по медицинской информации зарабатывают в среднем около 36 000 долларов в год. В период с 2010 по 2020 год специалисты по медицинской информации могут увидеть рост занятости на 21%.

    Шаблон описания должности помощника по административным вопросам

    Обязанности административного помощника:

    • Обработка административных запросов и запросов от руководителей высшего звена
    • Организация и планирование встреч с помощью программного обеспечения для администрирования
    • Планирование встреч и ведение подробных протоколов

    Краткое описание вакансии

    Мы ищем ответственного помощника по административным вопросам для выполнения различных административных и канцелярских задач.В обязанности административного помощника входит оказание поддержки нашим менеджерам и сотрудникам, помощь в повседневных офисных нуждах и управление общей административной деятельностью нашей компании.

    Чем занимается помощник по административным вопросам?

    В обязанности помощника по административным вопросам входит организация поездок и встреч, подготовка отчетов и поддержание соответствующих систем хранения документов. Идеальный кандидат должен обладать отличными устными и письменными коммуникативными навыками и уметь организовывать свою работу с помощью таких инструментов, как MS Excel и офисное оборудование.Если у вас также есть опыт работы секретарем или исполнительным административным помощником и вы знакомы с нашей отраслью, мы хотели бы встретиться с вами.

    В конечном итоге успешный помощник администратора должен обеспечивать эффективную и бесперебойную повседневную работу нашего офиса.

    Обязанности

    • Ответ и прямые телефонные звонки
    • Организовывать и назначать встречи
    • Планируйте встречи и ведите подробный протокол
    • Написание и распространение электронной почты, служебных записок, писем, факсов и форм
    • Помощь в составлении регулярных отчетов
    • Разработать и поддерживать файловую систему
    • Обновление и поддержка офисных политик и процедур
    • Заказ канцелярских товаров и поиск новых предложений и поставщиков
    • Ведение списков контактов
    • Забронировать поездку
    • Отправка и согласование отчетов о расходах
    • Обеспечение общей поддержки посетителей
    • Выступать в качестве контактного лица для внутренних и внешних клиентов
    • Поддерживать связь с исполнительными и старшими административными помощниками для обработки запросов и запросов от старших менеджеров

    Требования

    • Доказанный опыт работы в качестве помощника администратора, виртуального помощника или помощника администратора офиса
    • Знание систем и процедур делопроизводства
    • Практическое знание оргтехники, например принтеров и факсов
    • Знание MS Office (в частности, MS Excel и MS PowerPoint)
    • Отличные навыки тайм-менеджмента и умение расставлять приоритеты в работе
    • Внимание к деталям и навыки решения проблем
    • Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
    • Сильные организаторские способности со способностью выполнять несколько задач
    • Диплом средней школы; дополнительная квалификация помощника администратора или секретаря будет плюс

    Должностная инструкция помощника руководителя образца

    Обязанности исполнительного помощника:

    • Выступает в качестве точки контакта между руководителями, сотрудниками, клиентами и другими внешними партнерами
    • Своевременное и точное управление информационными потоками
    • Управление календарями руководителей и организация встреч

    Краткое описание вакансии

    Мы ищем помощника руководителя для выполнения различных административных задач и поддержки руководителей высшего звена нашей компании.

    В обязанности

    Executive Assistant входит ведение календаря, организация поездок и подготовка отчетов о расходах. Чтобы добиться успеха в этой роли, вы должны быть хорошо организованными, обладать отличными навыками управления временем и уметь действовать без руководства.

    В конечном итоге вы внесете свой вклад в эффективность нашего бизнеса, оказывая индивидуальную и своевременную поддержку руководящим членам.

    Обязанности

    • Выступать в качестве точки контакта между руководителями, сотрудниками, клиентами и другими внешними партнерами
    • Своевременное и точное управление информационными потоками
    • Управлять календарями руководителей и назначать встречи
    • Организация проезда и проживания
    • Сводка ежедневных расходов и подготовка еженедельных, ежемесячных или квартальных отчетов
    • Наблюдать за работой другого канцелярского персонала
    • Выступать в роли офис-менеджера, ведя инвентаризацию канцелярских товаров
    • Форматирование информации для внутреннего и внешнего общения — заметки, электронные письма, презентации, отчеты
    • Протокол во время встреч
    • Просматривать и отправлять телефонные звонки, а также рассылать корреспонденцию
    • Организовать и поддерживать файловую систему офиса

    Требования

    • Опыт работы в качестве помощника руководителя, личного помощника или аналогичной должности
    • Отличное знание MS Office
    • Отличные организационные навыки и навыки управления временем
    • Знакомство с офисными гаджетами и приложениями (напр.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *