Бизнес эффективность процессов: Показатели эффективности процесса | Глоссарий ПитерСофт

Автор: | 29.09.1979

Содержание

Оцениваем эффективность бизнес-процессов. Руководство по улучшению бизнес-процессов

Читайте также

2.3. Регламентация и оптимизация бизнес-процессов

2.3. Регламентация и оптимизация бизнес-процессов Секрет успеха есть у каждого менеджера, но не каждый готов им делиться. Эта книга – исключение. Знание принципов управления бизнес-процессами – важная составляющая успеха управленца. В этом разделе для вас собраны навыки

Отдел по реализации бизнес‑процессов

Отдел по реализации бизнес?процессов  Отдел по реализации бизнес?процессов – это мозговой центр всех проводимых преобразований. В нем должны работать люди, которых можно было бы назвать консультантами, поскольку они имеют все необходимые знания и выступают

Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП)

Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП) Потребность в РБП возникла в связи с потребностью бизнеса быть гибким, современным, ориентированным на клиента и прибыльным.

Необходимость такого рода зародилась в условиях растущей конкуренции. Большинство крупных организаций не

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов Бизнес-процесс – это набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. От эффективности бизнес-процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании.При оптимизации бизнес-процессов

ПЕРЕПЛАНИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

ПЕРЕПЛАНИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ Перепланирование бизнес-процессов пересматривает горизонтальные процессы в организациях для того, чтобы выявить, как можно интегрировать их более эффективно и рационально. Перепланирование может дать общий подход к развитию

Что такое улучшение бизнес-процессов

Что такое улучшение бизнес-процессов * * * Теперь, когда вы достаточно знаете о том, что такое бизнес-процессы, давайте подробно рассмотрим различные способы их

Чем выгоден менеджмент бизнес-процессов

Чем выгоден менеджмент бизнес-процессов Хорошо организованная программа совершенствования бизнес-процессов может дать вашей организации много значимых результатов. Например, понять, насколько эффективно ваша команда удовлетворяет потребности клиентов и других

Шаг 5.5. Выбор отдельных бизнес-процессов

Шаг 5.5. Выбор отдельных бизнес-процессов Перед началом проекта BPM нужно выбрать все релевантные отдельные бизнес-процессы в анализируемом подразделении организации. Важно обеспечить охват сквозного бизнес-процесса выбранными подпроцессами. Несмотря на наличие

Шаг 5.6. Анализ бизнес-процессов

Шаг 5.6. Анализ бизнес-процессов Выбор процессов, охватываемых проектом, кажется достаточно простой процедурой, однако это чрезвычайно важный момент, и часто трудно сделать правильный выбор с первого раза. Большинство организаций выбирают процессы интуитивно,

Комитет архитектуры бизнес-процессов

Комитет архитектуры бизнес-процессов Этот комитет рассматривался на этапе архитектуры

Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO)

Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO) Организации испытывают нарастающее давление работать эффективнее, дешевле, быстрее и более маневренно. И это относится не только к опорным процессам и ключевым продуктам организаций, а ко всем процессам, даже процессам

Анализ бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов К анализу бизнес-процессов можно подходить двумя и даже тремя путями.Первый подход – формализованный. Он заключается в том, что мы анализируем процесс на оптимальность по ряду формальных критериев. То есть мы не обязаны досконально разбираться

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов Прежде чем говорить о методах оптимизации, важно понять ее принципы.Принцип первый: у оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить бизнес-процессы.

Глава 1 Зачем нужна модель бизнес-архитектуры: стандартные постановки задач по моделированию бизнес-процессов

Глава 1 Зачем нужна модель бизнес-архитектуры: стандартные постановки задач по моделированию бизнес-процессов Во многом обоснование необходимости разработки модели бизнес-архитектуры связано с пониманием факторов, подталкивающих предприятие к поиску оптимизационных

Глава 2 Что такое модель бизнес-процессов.

Типовая архитектура модели бизнес-процессов

Глава 2 Что такое модель бизнес-процессов. Типовая архитектура модели бизнес-процессов В настоящее время существует множество определений, касающихся моделирования бизнес-процессов. Вместе с тем в контексте задач, которые были поставлены в книге, наибольшее внимание

Операционная эффективность предприятия: определение, принципы, управление


Операционная эффективность предприятия – это достижение наилучшего соотношения между задействованными ресурсами и конечными результатами работы. Компания, функционирующая подобным образом, выполняет одинаковые действия быстрее, результативнее и с меньшим количеством ошибок, затрат, нежели конкуренты. При этом речь не идет о простой  экономии ресурсов, а об оптимальном их использовании.

Часто данное понятие путают со стратегией. На самом деле это не так: стратегия разрабатывается самостоятельно, в ней определяются сферы деятельности, основные целевые показатели, пути их достижения, направления развития. Операционная эффективность – тактический инструмент, без которого, тем не менее, невозможна нормальная повседневная работа и завоевание устойчивой позиции на рынке. Особенно значима эта область для малого бизнеса. Только максимальное усовершенствование всех бизнес-операций позволяет небольшой фирме конкурировать с гигантами рынка, которые могут себе позволить сосредоточиться на стратегических направлениях.  

Принципы операционной эффективности 

Операцию можно назвать хорошо отлаженной в том случае, если ее регламент и практическая реализация соответствуют следующим принципам:

  • Совершенствование бизнес-процессов компании. Достигается это выстраиванием оптимальной последовательности действий, позволяющей достичь лучший результат с минимальными расходами материальных и человеческих ресурсов. За это должны отвечать конкретные люди в компании.
  • Рациональное использование штата. За каждое дело должен отвечать конкретный сотрудник, все несут нагрузку не больше и не меньше допустимого уровня, функции не дублируются, организационная структура четко соотносится с наиболее удачными схемами взаимодействия персонала.
  • Бережное отношение к ресурсам. Нужно снижать процент брака, добиваться разумного использования материалов и оборудования, не создавать ненужных запасов (которые к тому же могут занимать место на складах), но в то же время иметь резервы при реальной необходимости.
  • Постоянное отслеживание внутренних и внешних перемен. Руководитель обязан вовремя получать информацию как обо всех изменениях в компании, так и, например, о редактировании законодательства, изобретении перспективных технологий или о банкротстве конкурента. Все перемены находят отражение в работе.
  • Грамотно выстроенная сфера контроля и учета. С одной стороны, необходимость заполнять документы и составлять отчеты не должна мешать непосредственно исполнению операций. С другой стороны, рабочий процесс не следует пускать на самотек – всегда должно иметься документальное отражение ключевых моментов, которое можно при необходимости изучить и проанализировать. 

Управление операционной эффективностью

Перед любым руководителем стоят такие задачи, как постановка целей, дальнейшее управление их достижением и оценка достигнутых результатов. Для профессиональных руководителей разработаны специальные инструменты – в частности, система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC). Она дополняет традиционную методику финансовой оценки бизнеса новыми, внефинансовыми аспектами – в том числе анализом операционной эффективности.

Для успешности всех операций необходимо обращать внимание на три момента – создание качественной операционной системы, выстраивание организационной структуры и корпоративная культура.

Операционная система – это рациональная рабочая среда на всех уровнях: управление активами, механизмы финансирования, модели транспортировки, организация офисного и производственного пространства, подбор и налаживание оборудования, внедрение информационных технологий.

Организационная структура – это «заселение» созданной среды персоналом, пока что в абстрактном виде. Определяются необходимые должности, для каждой из них прописывается круг полномочий, налаживаются пути взаимодействия между ними.

Корпоративная культура подразумевает общий стиль работы в компании, заинтересованность всех работников в успешных результатах, их информированность о поставленных целях и принятых методах. Пусть основные принципы операционной эффективности будут понятны каждому сотруднику. К этому вопросу нельзя подходить формально, речь идет скорее об отслеживании и развитии неформальных связей.

Таким образом, при совершенствовании некоей конкретной операции следует, прежде всего, ответить на три вопроса. Как улучшить материальные условия исполнения операции? Какие штатные единицы в ней задействованы, и как они контактируют друг с другом? Достаточно ли эти люди компетентны и мотивированы, готовы ли они помогать изменениям или, наоборот, попытаются им противодействовать? Если учесть, что деятельность средней организации состоит из сотен операций – можно понять, что менеджеру приходится отвечать на эти вопросы фактически ежедневно.

Отдельные операции в деятельности организации складываются в бизнес-процессы, на описании и оптимизации которых сосредотачивается современная наука об управлении бизнесом. Принятый сегодня процессный подход отличается от функционального гибкостью и настроенностью на конкретные результаты. При функциональном подходе предприятие воспринимается как набор подразделений, в процессном – как совокупность процессов. При этом именно операции и их качество оказываются тем фундаментом, на котором строится вся работа.

Управление операционной эффективностью изучается обычно на программах бизнес-образования, профессиональной переподготовки. Даже опытному руководителю важно своевременно знакомиться с новыми методиками и наработками в своей сфере. Наука об управлении не стоит на месте, она развивается вместе с рынком и технологиями.

Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов», а также на программе повышения квалификации «Оптимизация бизнес-процессов».



← Назад к списку

Повышение эффективности бизнес- процессов с SAP Process Mining by Celonis

Крупные предприятия часто испытывают сложности с анализом и пофышением эффективности бизнес процессов. На эффективность и производительность могут влиять десятки факторов, обнаружить которые без применения современных технологий невозможно. SAP Process Mining by Celonis — платформа для анализа и эффективного управления бизнес-процессами в компании. Решение дает подлинную и актуальную картину бизнес-процессов со всеми отклонениями и возможными сценариями.

Анализируйте существующие бизнес- процессы компании и повысьте операционную  эффективность компании с  SAP Process Mining by Celonis 


Пути управления компанией часто не очевидны, иногда теоретические основы, принятые руководством, совершенно по-другому работают на практике, и даже хорошо отлаженные процессы таят в себе множество нераскрытых возможностей и могут работать лучше. И, к сожалению, вчерашние инструменты по сбору и анализу данных не отвечают современным требованиям бизнеса, а именно:

  • Выявлять наиболее трудозатратные операции и оперативно повышать их эффективность;
  • Находить возможности для оптимизации и автоматизации учетной и операционной деятельности и снижать внутренние издержки;
  • Выявлять «узкие» места в бизнес-процессах и снижать риски потенциальных угроз (мошенничество, ошибки ввода данных и пр.)

Кроме того, нормативно-регламентная документация не успевает отражать изменения, а сотрудники, влияющие на принятие стратегически важных решений, могут не видеть целостной картины происходящего.

На помощь бизнесу приходит решение, позволяющее видеть всю картину процессов, происходящих в компании до мельчайших деталей.

SAP Process Mining by Celonis — это уникальный инструмент для повышения эффективности всех процессов компании

Решение собирает данные из любых информационных систем компании на основе всех действий пользователей и отображает фактический процесс в разрезе сроков, длительности, количества повторных операций. Сопоставив полученный результат с целевым регламентным процессом, решение выявляет проблемные части операций и возможности для повышения эффективности.

Благодаря этому сотрудники получают полную картину происходящего в компании для принятия оперативных решений.

SAP Process Mining by Celonis включает в себя самые современные инструменты в области сбора и обработки данных, полученных напрямую из информационных систем. Цифровые технологии анализа процессов помогают исследовать предметную область с абсолютной достоверностью и на любом уровне детализации, выявляя принципиально новые способы оптимизации процесса и даже самые незначительные отклонения, что необходимо для эффективного контроля и создания конкурентного преимущества. Process Mining by Celonis сочетает в себе не только наглядный, понятный и удобный интерфейс с множеством возможностей визуализации и отображения информации, но и широкие функциональные возможности.

Пробудите скрытые возможности всех направлений вашего бизнеса при помощи SAP Process Mining by Celonis


Организации, желающие вносить изменения и повышать свою эффективность, являются основной целевой аудиторией SAP Process Mining by Celonis. Результатом применения решения служит определение сфер возможной оптимизации и постоянного контроля любых вносимых изменений. Все проблемы решаются на месте в короткие сроки, что экономит время для больших корпораций. Еще одна возможность заключается в сравнении новых результатов со старыми и внесении коррективов по необходимости.

Сфера применения SAP Process Mining by Celonis охватывает все процессы внутри компании, где присутствует отражение деятельности сотрудников в информационных системах, то есть практически все процессы внутри крупной организации:

  • Закупки
  • Бухгалтерские процессы
  • Управление продажами
  • Обслуживание клиентов
  • Внутренний аудит
  • Управление заказами
  • Производство
  • Управление ИТ сервисами
  • И множество других сценариев.

Кому необходим Process Mining by Celonis

Process Mining by Celonis гарантированно поможет компаниям, нуждающимся в оптимизации бизнес-процессов и готовых к изменениям. Основными потребителями решения являются бизнес-пользователи, которые знакомятся с картиной реальных процессов и анализируют ее.

Вот некоторые из возможностей, которые получают пользователи системы:

CIO:

  • Анализ эффективности внедрения информационных систем;
  • Выявление потенциала для автоматизации корпоративных процессов с высокой степенью неоптимальных функций и низкой регламентной базой;
  • Обоснование применения цифровых решений (например, RPA) с целью снижения рутинных операций;

Линейные менеджеры:

  • Наглядная картина по фактическому исполнению корпоративных регламентов и стандартов;
  • Выявление наиболее эффективных сотрудников и формулировка возможностей по оптимизации внутренней нагрузки департамента и перераспределению функций и задач между сотрудниками;
  • Прозрачная визуализация кросс-функционального взаимодействия;

Бизнес-аналитики:

  • Сравнение моделируемых процессов (to-be) с реальными процессами (as-is) и оптимизация;
  • Актуализация нормативно-регламентной базы;

CFO:

  • Аналитика ключевых финансовых показателей;
  • Особенно эффективный инструмент для компаний с ОЦО (общий центр обслуживания) за счет большого объема транзакционных процессов;

Внутренний аудит:

  • Определение процессов, несоответствующих корпоративным процедурам, фактов мошенничества и т. п.;
  • Поддержка проектов аудита.

Преимущества от внедрения SAP Process Mining by Celonis

Прозрачность процессов:

  • Видеть реальные процессы как есть
  • Детализация до уровня операций в системе
  • Интуитивная визуализация
  • Мониторинг в реальном времени, немедленное реагирование

Эффективность:

  • Сокращение узких и неэффективных операций в процессах
  • До 15% сокращение затрат
  • Непрерывные улучшения в процессах
  • Бенчмаркинг процессов

Соответствие правилам:

  • Выявление фактов мошенничества
  • Обнаружение нарушений в процессах
  • Сокращение времени и затрат на аудит процессов
  • Мониторинг эффективности изменений по процессам

Результаты внедрения SAP Process Mining by Celonis (по данным компании SAP)

  • Сокращение количества затянувшихся процессов – 65%
  • Сокращение объема ручной работы – 50%
  • Прозрачность процессов -100%

TerraLink — надежный партнер на пути к повышению эффективности вашего бизнеса

TerraLink предлагает экспертную помощь ТОП-менеджменту в методологии и внедрении проектов по цифровой трансформации предприятия, включая оценку готовности («зрелости») предприятия к трансформации, разработку стратегии цифровизации и проектирование новой организационной бизнес-модели. Комплексный подход к цифровой трансформации позволяет достичь высоких результатов в области цифровизации деятельности и повышения эффективности предприятия в целом.

Почему TerraLink?

Бизнес-консалтинг

Обучение персонала заказчика        

Разработка коробочных решений

О нас

  • Платиновый партнер SAP и член альянса United VARs
  • Более 200 успешных Cloud и on-premise проектов
  • Более 500 SAP специалистов в штате компании
  • Более 250 специалистов сертифицированы SAP
  • Строгое следование методологии управления проектами, сертификаты ASAP, PMI, SAP Activate
  • Опыт реализации комплексных проектов по трансформации предприятия
  • Опыт интеграции решений SAP с различными платформами
  • Наличие отраслевых центров экспертизы
  • Широкая география проектов

Для запроса демонстрации решения, пожалуйста, обратитесь к нашим сотрудникам.

Показатели бизнес-процессов как основа оценки эффективности деятельности организации

Тараскина Юлия Викторовна
Additional contact information
Тараскина Юлия Викторовна: Астраханский государственный технический университет

Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Экономика, 2015, issue 4, 15-22

Abstract: Рассматривается проблема комплексной оценки деятельности предприятия, осуществляющего свою деятельность на основе процессного подхода. Обоснована необходимость формирования эффективной системы показателей оценки бизнес-процессов на современном предприятии в качестве базы для решения таких взаимосвязанных задач, как управление эффективностью существующих бизнес-процессов, выявление их ресурсного потенциала и использование выявленного потенциала в стратегической перспективе. Система показателей должна помочь представить деятельность организации как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, нацеленную на максимальное удовлетворение требований различных заинтересованных сторон. Приведены современные классификации показателей бизнес-процессов по единицам измерения, целям использования и уровням глобальности. Подробно рассмотрены показатели эффективности и результативности бизнес-процессов. Сделан вывод о необходимости уделять наибольшее внимание целевым показателям эффективности бизнес-процессов, поскольку достижение максимальной эффективности бизнес-процессов обеспечивает рост эффективности деятельности организации в целом. Представлены современные системы оценки эффективности бизнес-процессов, предложенные различными авторами.

Keywords: ПОКАЗАТЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА; ЭФФЕКТИВНОСТЬ; РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ; СИСТЕМА ПОКАЗАТЕЛЕЙ; ЗАТРАТЫ НА ПРОЦЕСС; КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ; INDEX OF BUSINESS PROCESS; EFFECTIVENESS; EFFICIENCY; SYSTEM OF INDICES; COSTS OF THE PROCESS; KEY INDICES OF EFFECTIVENESS (search for similar items in EconPapers)
Date: 2015
References: Add references at CitEc
Citations: Track citations by RSS feed

Downloads: (external link)
http://cyberleninka.ru/article/n/pokazateli-biznes … elnosti-organizatsii

Related works:
This item may be available elsewhere in EconPapers: Search for items with the same title.

Export reference: BibTeX RIS (EndNote, ProCite, RefMan) HTML/Text

Persistent link: https://EconPapers.repec.org/RePEc:scn:015052:16396845

Access Statistics for this article

More articles in Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Экономика from CyberLeninka, Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Астраханский государственный технический университет»
Bibliographic data for series maintained by CyberLeninka ().

Эксперты: ИИ может повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30%

https://ria.ru/20210605/ii-1735801037.html

Эксперты: ИИ может повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30%

Эксперты: ИИ может повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30% — РИА Новости, 05.06.2021

Эксперты: ИИ может повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30%

Искусственный интеллект во многих отраслях может повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30%, считают участники дискуссии, которая прошла в субботу в… РИА Новости, 05.06.2021

2021-06-05T16:14

2021-06-05T16:14

2021-06-05T16:14

экономика

санкт-петербург

иннопрактика

россия

/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content

/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content

https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e4/07/07/1574024161_0:257:2730:1793_1920x0_80_0_0_34e452e4fcb9780de0b9f6c162248685.jpg

МОСКВА. 5 июн – РИА Новости. Искусственный интеллект во многих отраслях может повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30%, считают участники дискуссии, которая прошла в субботу в рамках Петербургского международного экономического форума.ПСБ, представители бизнеса и исследовательских институтов обсудили актуальные вопросы внедрения искусственного интеллекта в различные отрасли и сферы жизни в условиях цифровой экономики, говорится в сообщении ПСБ.»Искусственный интеллект — модный термин, который включает в себя широкий спектр современных взаимосвязанных технологий, таких как машинное обучение, нейронные сети, BigData, технологии распознавания образов и речи. И главной целью внедрения этого комплекса технологий является попытка научить компьютеры «думать, принимать решения и действовать» за нас — программировать, сочинять музыку, ставить диагнозы и проводить медицинские операции, управлять транспортом и многое другое. Российская экономика имеет огромный потенциал в области внедрения технологий искусственного интеллекта. На государственном уровне утверждена стратегия развития, идет поддержка научных исследований, разработка программного обеспечения, аппаратных данных, подготовки кадров, создается система госрегулирования. Все это делается в тесной связке с крупнейшими технологическими компаниями России и представителями бизнеса. Развитие искусственного интеллекта открывает большие перспективы для бизнеса и потребителей, но ставит и новые вызовы, с которыми общество раньше не сталкивалось», — цитируется в сообщении старший вице-президент — директор дирекции стратегии и проектов развития ПСБ Борис Ярышевский.Спикерами дискуссии выступили основатель, директор компании «1С» Борис Нуралиев, заместитель исполнительного директора — директор по стратегическим партнерствам компании «Иннопрактика» Анастасия Павленко, генеральный директор АНО «Платформа для работы с обращениями предпринимателей» Элина Сидоренко, профессор INSEAD Антон Овчинников.Участники обсудили применение искусственного интеллекта в науке и бизнесе, а также технические, юридические и этические риски этих решений. Спикеры сошлись во мнении, что технологии машинного обучения способны обеспечить человеку помощь в анализе данных, выборе оптимальных решений, мониторинге ситуаций и управлении, а во многих отраслях могут повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30% — уже есть практический эффект в области медицины, диагностики заболеваний, фармацевтики, химии, различных научных дисциплин, бизнес-решений.

https://na.ria.ru/20210531/mishustin-1734921498.html

санкт-петербург

россия

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

2021

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Новости

ru-RU

https://ria.ru/docs/about/copyright.html

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e4/07/07/1574024161_0:0:2730:2048_1920x0_80_0_0_b11622e29df3e3f3c5d1789477f5101c.jpg

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

экономика, санкт-петербург, 1с , иннопрактика, россия

МОСКВА. 5 июн – РИА Новости. Искусственный интеллект во многих отраслях может повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30%, считают участники дискуссии, которая прошла в субботу в рамках Петербургского международного экономического форума.

ПСБ, представители бизнеса и исследовательских институтов обсудили актуальные вопросы внедрения искусственного интеллекта в различные отрасли и сферы жизни в условиях цифровой экономики, говорится в сообщении ПСБ.

«Искусственный интеллект — модный термин, который включает в себя широкий спектр современных взаимосвязанных технологий, таких как машинное обучение, нейронные сети, BigData, технологии распознавания образов и речи. И главной целью внедрения этого комплекса технологий является попытка научить компьютеры «думать, принимать решения и действовать» за нас — программировать, сочинять музыку, ставить диагнозы и проводить медицинские операции, управлять транспортом и многое другое. Российская экономика имеет огромный потенциал в области внедрения технологий искусственного интеллекта. На государственном уровне утверждена стратегия развития, идет поддержка научных исследований, разработка программного обеспечения, аппаратных данных, подготовки кадров, создается система госрегулирования. Все это делается в тесной связке с крупнейшими технологическими компаниями России и представителями бизнеса. Развитие искусственного интеллекта открывает большие перспективы для бизнеса и потребителей, но ставит и новые вызовы, с которыми общество раньше не сталкивалось», — цитируется в сообщении старший вице-президент — директор дирекции стратегии и проектов развития ПСБ Борис Ярышевский.

Спикерами дискуссии выступили основатель, директор компании «1С» Борис Нуралиев, заместитель исполнительного директора — директор по стратегическим партнерствам компании «Иннопрактика» Анастасия Павленко, генеральный директор АНО «Платформа для работы с обращениями предпринимателей» Элина Сидоренко, профессор INSEAD Антон Овчинников.

31 мая, 13:40

Мишустин: вузы смогут получать гранты на разработку программ по ИИ

Участники обсудили применение искусственного интеллекта в науке и бизнесе, а также технические, юридические и этические риски этих решений. Спикеры сошлись во мнении, что технологии машинного обучения способны обеспечить человеку помощь в анализе данных, выборе оптимальных решений, мониторинге ситуаций и управлении, а во многих отраслях могут повысить эффективность бизнес-процессов на 20–30% — уже есть практический эффект в области медицины, диагностики заболеваний, фармацевтики, химии, различных научных дисциплин, бизнес-решений.

Модель бизнес-процесса Эффективность предприятия — Энциклопедия по экономике

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ  [c.317]

Сколько независимых (автономных) процессов содержит модель бизнес-процесса Эффективность предприятия Является ли процесс получения кредита автономным  [c.340]

На основе построенной имитационной модели бизнес-процессов предприятия ТЭО-ИНВЕСТ позволяет прогнозировать финансовые показатели деятельности предприятия в будущем. Для этой цели моделируется финансовая отчетность и рассчитываются коэффициенты, позволяющие провести анализ эффективности работы предприятия.  [c.76]

Использование имитационных финансовых моделей в процессе бизнес-планирования и анализа эффективности деятельности предприятия или реализуемого инвестиционного проекта является очень сильным и действенным средством, позволяющим проиграть различные варианты стратегий и принять обоснованное управленческое решение, направленное на достижение целей предприятия.  [c.38]

В процессе эксплуатации ЭИС осуществляется системная поддержка для устранения возникающих замечаний. Особое внимание на стадии эксплуатации придается развитию проекта ЭИС. Для этого система должна накапливать статистику о характере функционирования информационной системы, на основе которой происходит технологическая отладка эффективности эксплуатации ЭИС. Важно также осуществлять анализ эффективности организации с помощью информационной системы бизнес-процессов на основе контроллинга экономических показателей, который приводит к непрерывному совершенствованию проектной модели предприятия D3 (на рис. 14.15 обратная связь от преобразователя П4 к ПЗ), а следовательно, к адаптации ЭИС к необходимым изменениям.  [c.425]

Классическая модель бизнеса состоит из четырех основных элементов 1) бизнес-стратегии предприятия 2) бизнес-процессов 3) организационных структур 4) информационных технологий. Последние связывают структурный и процессуальный аспекты деятельности предприятия в единое целое и должны играть важную роль в повышении эффективности управления.  [c.611]

Эта фаза выполняется сразу после внедрения. Для анализа точности, надежности и эффективности работы ИС предусмотрено проведение регулярных проверок выполнения системой операций. Функция проверки устанавливает оптимальный контроль над бизнес-процессами и их взаимодействием, и, наконец, обзор стратегии оценивает реализацию стратегических целей предприятия на основе анализа показателей деятельности предприятия. На этой фазе происходит непрерывное совершенствование проектной модели предприятия и адаптация ИС к необходимым изменениям.  [c.163]

Из-за этих различий процесс формулирования стратегии в малом бизнесе менее формальный, систематический и регулярный, чем в крупных организациях. Но это не значит, что мелкие предприятия совсем не занимаются планированием или делают это недостаточно хорошо. На самом деле, в некоторых малых фирмах проводится очень эффективное стратегическое планирование, даже если оно неформальное и значительно упрощенное. Как говорят эксперты планирования В малом бизнесе стратегия должна формулироваться командой высшего руководства за столом переговоров. Рассудительность, опыт, интуиция и хорошо проведенное обсуждение — вот ключ к успеху, а не математические модели и работа многочисленного персонала .  [c.148]

RM — новомодная концепция построения бизнеса вокруг своих клиентов, в соответствии с их требованиями и ожиданиями. Это возможность индустриализировать процессы взаимодействия с клиентами, сделать их управляемыми и предсказуемыми. Кто-то считает эту концепцию лишь очередной большой идеей , необходимой для стимулирования закупок новой компьютерной техники, кто-то видит в ней модель управления предприятиями будущего. Мы решили не уходить далеко в теорию и дать читателю четкие и понятные ответы на ряд насущных вопросов, таких как Как сохранить качество обслуживания клиентов при лавинообразном росте бизнеса Как посчитать эффективность различных маркетинговых инициатив Как активизировать продажи и не потерять контакт с ключевыми клиентами Как правильно использовать возможности Интернета для клиентского самообслуживания В рамках книги мы ставили перед собой задачу представить лучший мировой опыт, а также свои уникальные знания в сфере автоматизации продаж и маркетинга, накопленные за 4 года работы нашей компании в этом направлении в России. Мы рассчитываем помочь специалистам, работающим в этой области, лучше определиться со своими потребностями и реально оценить свои возможности.  [c.4]

Бюрократические теории. Изменения в производственных процессах привели к необходимости создания новых организаций. Немецкий социолог Макс Вебер и его последователи признали, что создание больших организаций требует структурных изменений. В новой среде традиционная модель управления предприятием не работала. Бизнес, которым управляет его владелец, обязательно отражает его личность. Личности, в которых превалирует предпринимательский элемент, подчас принимают решения под влиянием необоснованных целей, неспособности отдать четкие распоряжения подчиненным, неравномерного делегирования полномочий, к тому же не тем, кому следует. Возможно, должности в управленческой иерархии были отданы знакомым или членам семьи, которые не обладают достаточной квалификацией для эффективного выполнения своих обязанностей.  [c.26]

Как видно, для эффективной информационной поддержки бизнес-процессов необходимо большое количество разноплановых информационных комплексов. Перечень комплексов, составляющих корпоративную информационную систему (функционально-прикладная инфраструктура), подвержен изменениям, связанным с отражением в структуре бизнеса изменений в окружающей его среде. Поэтому нереально пытаться получить КИС как коробочный продукт от одного производителя. На сегодняшний день даже самые крупные разработчики ERP-систем, такие, как SAP AG (семейство решений mySAP Business Suite), отказались от стремления создать единый, универсальный продукт. Сейчас они предпочитают продвигать на рынок интеграционные платформы, позволяющие строить гибкие КИС на основе отдельных подсистем, как своих , так и чужих . Иными словами, современная модель КИС предполагает не тотальную замену унаследованных разнородных компонентов автоматизации одним готовым продуктом, а создание интегрирующей среды для поддержки связей между любыми информационными комплексами в масштабе предприятия, подчиненными единой бизнес-цели.  [c.374]

Недостатками описанной схемы конфигурации информационной системы является отсутствие средств оценки модели предприятия. Для того, чтобы можно было выбирать оптимальные варианты конфигурации информационной системы, как правило, используются средства экспорта модели во внешние системы моделирования. Так, для системы R/3 предусмотрен экспорт(импорт) моделей в(из) среду(ы) инструментального средства AR1S Toolset, которое позволяет осуществлять функционально-стоимостной анализ эффективности моделируемых бизнес-процессов и их динамическое имитационное моделирование.  [c.37]

Современная экономическая ситуация в РФ диктует предприятиям новый подход к внутрифирменному планирова- нию. Процесс вхождения российской экономики в систему рыночных коммуникаций, деятельность хозяйственных субъектов в условиях конкуренции и в постоянно меняющейся конкурентной среде требуют от каждого предпринимателя, бизнесмена, менеджера постоянного совершенствования предпринимательской деятельности. Они вынуждены искать такие формы и модели планирования, которые обеспечивали бы максимальную эффективность принимаемых решений. Оптимальным вариантом достижения таких решений в новых экономических условиях хозяйствования является бизнес-план.  [c.3]

Поскольку эффективное управление процессами, особенно в крупных компаниях, сегодня практичеки немыслимо без соответствующей ИТ-подцержки, то одним из важных индикаторов, косвенно свидетельствующих о целенаправленных усилиях по повышению производительности и качества процессов, являются затраты компаний на ИТ-проекты. По отчету компании ID , в отличие от компаний многих западных стран российские предприятия тратят на ИТ существенно меньше, продолжая работать по устаревшим бизнес-моделям. При этом доля затрат на ИТ различается существенно от отрасли к отрасли (см. рис. l.l).  [c.9]

Конференция «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов»

На одиннадцатой конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов» Вы познакомитесь с лучшими практиками управления бизнес-процессами крупнейших российских и зарубежных компаний. Спикеры расскажут, что позволяет компаниям – лидерам рынка удерживать свои позиции и непрерывно повышать эффективность; как работать результативнее и эффективнее других, увеличивая конкурентоспособность.

Ключевые темы конференции:

  • Как процессный подход меняет стратегию цифровой трансформации бизнеса
  • Процессный офис vs команда Products owners (PO)
  • Управление сквозными бизнес-процессами: какие сложности возникают на стыке подразделений
  • End-to-end process: как сократить число согласующих и участвующих подразделений для ускорения процессов
  • Как правильно планировать и контролировать затраты на оптимизацию бизнес-процессов
  • Process Mining как метод роста эффективности процессов в компании
  • Как принять оптимальные технологические и конструктивные решения, используя элементы ТРИЗ
  • Жизненный цикл процесса роботизации компании
  • Замена транзакционных операций на роботов

Среди спикеров:

  • Александр Молодцов, директор Департамента производительности и эффективности, Министерство экономического развития Российской Федерации
  • Сергей Лихарев, вице-президент по логистике, НЛМК
  • Владимир Антонов, исполнительный директор, ЧЕТРА
  • Евгений Химич, директор департамента организационного развития, ЛокоТех
  • Андрей Бессараб, руководитель центра развития процессного управления, Промсвязьбанк
  • Инна Коган, руководитель направления департамента операционного планирования, Пятёрочка
  • Ольга Андреева, директор центра компетенций по бизнес-процессам, Tele2
  • Зейнал Абдуллаев, руководитель департамента бухгалтерии и финансов, Societe Generale Insurance
  • Олеся Смирнова, начальник управления технологий сквозных процессов блока ИТ, Росгосстрах
  • Мария Давыдкина, руководитель организационного развития, Спортмастер
  • Екатерина Астахова, финансовый директор, Русская рыбная компания
  • Юлия Козлова, начальник управления бюджетного контроля, Норильский никель

Повышение эффективности бизнес-процессов | Apty

Для достижения конечной цели процветающему бизнесу необходимо несколько факторов, которые работают в его пользу. Из всех важных факторов, которые может учитывать ваш бизнес, эффективность бизнес-процессов является ключом к успеху.

На предприятиях есть несколько процессов, и большинство из них используются ежедневно. От создания потенциальных клиентов с помощью Salesforce до обработки запросов на изменение с помощью приложения Clarity PPM — все управляется процессами.

Однако даже при наличии всех этих процессов в организациях по-прежнему остаются сбитые с толку сотрудники, стрессовое руководство, неудовлетворенные клиенты и несвоевременные сроки.Все это путь к катастрофе и путь к неминуемой неудаче.

Чтобы избежать этого, крайне важно измерить эффективность бизнес-процесса. Необходимо оценить текущий бизнес-процесс и улучшить его для получения желаемых результатов.

68% компаний имеют повторяемый документированный бизнес-процесс, но только 4% из них следуют ему. Эта статистика ясно показывает разрыв в принятии процессов и недостаточную эффективность бизнес-процессов.

Интересно, что к 2021 году рынок BPM (Business Process Management) достигнет 13 миллиардов долларов, и если внедрение бизнес-процессов останется на уровне 4%, то большая часть их инвестиций пойдет насмарку.

Это не идеальная ситуация по очевидным причинам, особенно когда в организациях есть несколько отделов, успех которых зависит от межведомственных усилий.

Здесь вам на помощь приходит Apty, который гарантирует, что бизнес-процессы будут адаптированы именно так, как задумано, в течение нескольких дней.Это помогает достичь организационных ожиданий и целей и гарантирует межгрупповую совместную работу для бесперебойного выполнения процессов во всех отделах.

Вам может быть интересно, как Apty помогает вам в этом.

Что ж, Apty начинает с анализа вашего текущего бизнес-процесса, чтобы обнаружить в нем пробелы. Затем это поможет вам оптимизировать этот процесс, заполнив эти пробелы для достижения ваших организационных потребностей и целей. Короче говоря, это платформа цифрового внедрения, которая повышает эффективность бизнес-процессов.

Как оптимизировать бизнес-процессы с Apty

  • Отображение и анализ процессов
  • Определите препятствия и узкие места
  • Развертывание нового процесса и руководство для пользователей
  • Обеспечение соответствия процесса
  • Автоматизация повторяющихся процессов

Отображение и анализ процессов

Обычно организации склонны следовать блок-схемам, BPMN (нотация моделирования бизнес-процессов) или схемам зоны ответственности, чтобы понять поток процессов.Нет сомнений в том, что эти методы являются отличными инструментами для наглядности и детального понимания существующих процессов.

Процесс обычно состоит из шагов и подэтапов. Во время создания блок-схемы подэтапы игнорируются, и это может вызвать ошибки на этапе анализа. Важно обозначить даже незначительные шаги, чтобы получить полную видимость и понимание процесса.

Платформа цифрового усыновления, такая как Apty, основана на механизме искусственного интеллекта, который полностью понимает бизнес-процессы, а также помогает вам их анализировать.

Вы можете сегментировать пользователей на основе их профиля работы, отдела, местоположения, часового пояса и т. Д. И назначать настраиваемые рабочие процессы и процессы для каждой категории. Каждый сегмент пользователей вносит свой вклад по-своему и выполняет свои задачи, следуя набору правил, которые назначены их конкретным ролям.

Эту сложность отображения бизнес-процессов на заинтересованных пользователей можно упростить с помощью Apty DAP. Он помогает идентифицировать шаги и подэтапы путем анализа того, как пользователи взаимодействуют со своими приложениями, и определения эффективности процессов.

Важно изучить проблемы с текущими бизнес-процессами и найти ответы на такие вопросы, как:

  • Куда уходят пользователи?
  • Какой этап занимает больше всего времени?
  • Какой этап мешает процессу?
  • Получаете ли вы ожидаемую рентабельность инвестиций в процесс?

Вы можете найти ответы на все эти вопросы, используя аналитическую платформу Apty и связав ее с анализом первопричин. Это не только поможет вам найти ответы, но и справится с подобными ситуациями в будущем.

Определите препятствия и узкие места

Теперь, когда вы нанесли на карту и проанализировали каждый шаг процесса, вы можете продолжить и расставить приоритеты по проблемам, которые вы хотите решить в первую очередь.

Узнайте, какая часть процесса чаще всего игнорируется и сколько пользователей. Это поможет вам понять эффективность внедрения в организации. Если вообще избегать процесса в течение значительного количества времени, возникает проблема с потоком процесса и есть огромные возможности для улучшения.

Если процессы внедряются постепенно, но некоторые пользователи все еще испытывают затруднения, существует проблема с обучением и адаптацией пользователей.

Apty помогает вам решить все эти сложности, давая практическую информацию о взаимодействии пользователя с бизнес-процессами. Механизм искусственного интеллекта рекомендует изменения в процессе, которые могут быть реализованы для достижения лучших результатов. В конце концов, Apty DAP поможет вам повысить уровень удовлетворенности сотрудников и клиентов.

Вы сможете решить проблему в лоб, а не пытаться безуспешно.

Развертывание нового процесса и руководство для пользователей

После того, как вы составили карту процессов и определили их узкие места, пора обновить их или развернуть новые.

После внедрения новых процессов нормально думать, что вы их успешно развернули, но пользователи могут не применять эти процессы в соответствии с вашими намерениями. Если они не используют эти процессы в полной мере для достижения бизнес-целей, новые процессы потерпят неудачу.

Чтобы противостоять этому, организации обычно проводят традиционные процедуры обучения и адаптации, но это не гарантирует успеха, особенно когда ожидаются немедленные результаты.

Правильная стратегия здесь — сочетать традиционные и современные методы обучения. Под современными методами я имею в виду платформы цифрового усыновления. Наличие структурированного плана обучения и адаптации может помочь вам не только снизить уровень оттока, но и повысить коэффициент удержания сотрудников на 58% в течение 3 лет.

Apty поможет вам в этом и ускорит необходимое обучение и процедуры адаптации, чтобы получить немедленные результаты от внедрения вашего нового бизнес-процесса.

Он шаг за шагом направляет ваших пользователей, чтобы следить за процессом и выполнять свои задачи.Вы можете создавать контекстные пошаговые руководства или рабочие процессы для каждой группы пользователей. Таким образом, они не чувствуют себя подавленными бомбардировкой знаний.

Кроме того, в справочной системе приложения собраны все процессы адаптации, которые необходимы пользователю для ознакомления с процессами. После того, как они завершат все эти потоки, они смогут получить доступ к вспомогательному контенту с помощью справочной колоды. Этот вспомогательный контент может быть в различных форматах, таких как PDF, PPT, видео, ссылки на базы знаний и пошаговые руководства. Содержимое справочной колоды относится к конкретным профилям пользователей и помогает пользователям не заблудиться.

После развертывания нового процесса вы можете проанализировать эффективность нового рабочего процесса, содержания обучения и пошаговых руководств с Apty. Основываясь на этих идеях, вы можете настроить процесс, чтобы сделать его как можно более совершенным.

Обеспечение соответствия процесса

Business Process Management — ключ к успеху организации в новых проектах и ​​процессах.

При исследовании 150 внедрений BPM было обнаружено, что 95% внедрения BPM были успешными.Хотя это статистика Gartner за 2004 год, она по-прежнему актуальна и выдерживает испытание временем. В опросе подчеркивается важность управления бизнес-процессами.

Соответствие бизнес-процессам

является важной частью бизнес-процессов, и без него все ваши усилия могут сорваться. Даже после тщательного обучения сотрудников и инвестирования времени организация никогда не может быть уверена, что сотрудники будут соблюдать требования.

Вот где на помощь приходит Apty. Это помогает вашим сотрудникам соответствовать процессам с его инструментами проверки данных.Это гарантирует, что соглашения об именах и буквенно-цифровые соглашения соблюдаются на каждом этапе.

Если данные введены в неправильном формате, он отправляет предупреждение пользователям и помогает им ввести их в правильном формате. Этот механизм помогает согласовать бизнес-процесс с общими целями вашей организации.

Есть несколько способов завершить проект, но компании часто предпочитают определенный способ. Они правы, так как это снижает вероятность ошибки, и идентификация ошибок становится легкой.

Но обычно пользователи идут тем, что им удобно, и выбирают простые процессы, а не следуют тому, что рекомендовано организацией. С помощью Apty вы можете предоставить инструкции на экране, чтобы они поняли, почему определенный метод предпочтительнее более простого. Это побуждает их выйти из своей зоны комфорта, чтобы обеспечить более согласованное и безошибочное управление процессом.

Relevant Read: 6 основных проблем управления бизнес-процессами, которые необходимо решить немедленно

Автоматизация повторяющихся процессов

Automation упростит ваши процессы и сэкономит важные человеко-часы, которые можно использовать для более приоритетных задач.Вовлеченность сотрудников является ключом к повышению эффективности бизнеса, и этого можно достичь за счет автоматизации рутинных задач.

45% действий, выполняемых сотрудниками, можно автоматизировать, и это может помочь им сосредоточиться на более важных задачах, а не на ежедневном выполнении административных задач.

Чат-бот

Apty упрощает автоматизацию, с помощью которой сотрудники могут выполнять задачи, заполнять поля и даже выполнять весь процесс, даже не открывая приложение.

Все, что нужно сделать пользователю, — это ответить на заранее заданные вопросы чат-бота. Бот Apty превращает сложные процессы в увлекательные беседы с помощью роботизированной автоматизации процессов (RPA) и искусственного интеллекта (AI).

Путь к успеху — эффективный бизнес-процесс

Внедрение нового бизнес-процесса требует больших усилий. Но после успешной реализации при правильном управлении организации могут повысить эффективность во всех сферах, повысить рентабельность инвестиций и получить лучшую производительность.

С помощью Apty вы можете расширить возможности своей команды, повысить ее производительность, ускорить внедрение процессов и обеспечить соответствие процессов всего за несколько недель.

Пошаговое руководство по совершенствованию бизнес-процессов

Бизнес-процессы играют жизненно важную роль в любой организации. Эффективные процессы оптимизируют отдельные действия и повышают общую эффективность.

Чтобы стать и оставаться успешным, необходимо постоянно уделять внимание совершенствованию бизнес-процессов для повышения производительности и поддержания высоких стандартов качества.

Повышение эффективности процесса в конечном итоге снижает вашу рабочую нагрузку и оптимизирует предоставление продукта или услуги. Но как именно вы улучшаете бизнес-процесс и какие шаги в него входят?

В этой статье мы подробно расскажем, как улучшить бизнес-процессы. Мы также покажем вам, как создавать автоматизированные рабочие процессы с помощью программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов frevvo.

Это подробное руководство. Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти в наиболее интересующий вас раздел:

Каковы шаги для улучшения бизнес-процесса?

Улучшение бизнес-процессов включает выявление и улучшение существующего процесса для повышения его общей эффективности.Проще говоря, вы берете процесс и находите лучший способ его выполнить.

Ваш бизнес, вероятно, зависит от бесчисленных процессов каждый день, от управления заказами на покупку до утверждения заявок на командировки и многого другого. Каждый из них необходим для работы и процветания вашего бизнеса.

Но эти процессы могут стать неэффективными, если они не обновляются или выполняются вручную, что, в свою очередь, может привести к финансовым потерям и потере драгоценного времени.

Исследование IDC показало, что компании теряют примерно 20–30% годового дохода из-за неэффективных процессов.Финансовые последствия этих неэффективных процессов усугубляются, чем дольше они продолжаются.

Если сотрудники тратят слишком много времени на какой-либо процесс или совершают больше ошибок, чем обычно, рекомендуется проверить эти процессы.

Процессы улучшения включают следующие семь шагов:

  1. Выберите процесс для улучшения
  2. Составьте план текущего процесса
  3. Определите узкие места и области для улучшения
  4. Определите потенциальный новый процесс
  5. Протестируйте процесс и проверьте
  6. Внедрение нового процесса
  7. Обзор процесса

Выполняя эти шаги по улучшению процесса, вы можете взять сложный процесс, такой как управление заказами на покупку, и использовать программное обеспечение для автоматизации процессов, такое как frevvo, для повышения его эффективности.

Прежде чем перейти к выполнению этих шагов, давайте посмотрим на положительные результаты, которые вы можете ожидать от улучшения бизнес-процессов.

Каких результатов следует ожидать от улучшения бизнес-процессов?

На сегодняшнем конкурентном рынке вы просто не можете позволить себе иметь неэффективные процессы. Вот как улучшение бизнес-процессов может дать вашей организации конкурентное преимущество.

Повышение операционной эффективности

Автоматизация бизнес-процессов повышает эффективность и снижает эксплуатационные расходы.Одно исследование показало, что организации могут сэкономить 10–15% своих операционных расходов, используя инструмент для автоматизации своих рабочих процессов.

Эта цифра находится на нижнем конце. Организации, которые могут указать, сколько денег они сэкономили с помощью программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов, оценивают, что они экономят миллионы долларов в год.

С frevvo вы можете создать рабочий процесс и визуализировать весь процесс от начала до конца.

Например, давайте посмотрим на процесс, который есть в каждой организации — адаптацию сотрудников.Прежде чем нанять сотрудника, вам необходимо заполнить и отправить все необходимые формы.

Сотрудники могут увязнуть в этом процессе, если вы будете делать все вручную. Оптимизируя этот процесс, вы можете значительно сократить время до повышения квалификации для новых сотрудников.

Вот пример рабочего процесса адаптации сотрудников, который вы можете создать в frevvo:

Использование программного обеспечения, такого как frevvo, для визуализации процесса, может помочь вам выявлять и устранять эксплуатационные недостатки.

Повысьте производительность труда сотрудников

Неэффективные процессы повторяются и требуют много времени. Они также отнимают время у более значимой работы.

Более 40% сотрудников говорят, что они тратят четверть своей рабочей недели на повторяющиеся задачи с ручным вводом данных, отнимающим больше всего времени.

С помощью программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов frevvo вы можете сократить количество вводимых данных с помощью автоматически заполняемых полей форм. Это позволяет сотрудникам тратить меньше времени на ручной ввод данных и больше времени на другие продуктивные задачи.

Вот посмотрите, как программное обеспечение динамически заполняет поля для формы заказа на поставку, подключенной к базе данных SQL:

Улучшение бизнес-процессов также устраняет путаницу в отношении того, кто отвечает за конкретные задачи. Например, вы можете создать рабочий процесс в frevvo, который автоматически направляет форму нужному человеку.

Сотрудникам не придется тратить время на выяснение, кому отправлять документы. Все, что им нужно сделать, это заполнить форму и отправить ее.

Уменьшите количество человеческих ошибок

Работа с документами для любого процесса не только утомительна, но и более подвержена ошибкам.

Формы могут быть заполнены неправильно или отправлены не тому человеку. Эти ошибки могут привести к финансовым потерям, если они не будут обнаружены.

Даже электронные таблицы подвержены ошибкам. Олимпийский комитет Лондона перепродал 10 000 билетов на соревнования по плаванию, когда сотрудник случайно ввел «20 000» в ячейку вместо «10 000». Комитет закончил тем, что повысил статус держателей билетов на другие крупные мероприятия в убыток.

frevvo имеет автоматические вычисления, встроенные в формы, что сокращает ручной ввод данных и исключает человеческие ошибки.

Давайте рассмотрим варианты использования для улучшения рабочего процесса. Они могут дать вам представление о том, как программное обеспечение для автоматизации процессов может быть применено в вашей организации.

Примеры использования для улучшения бизнес-процессов

Стартапы могут полагаться на ручные процессы для выполнения работы. Но в конечном итоге, когда бизнес растет и привлекает больше сотрудников, неэффективность создает узкие места.

Вот области вашей организации, которые могут получить выгоду от улучшения бизнес-процессов.

Размещение новых сотрудников

Эффективный процесс адаптации важен для любой организации. Это помогает сотрудникам приспособиться к их новым ролям и дает им основу для успеха.

Тем не менее, только 12% сотрудников говорят, что их компания хорошо справляется с адаптацией.

Хорошая новость заключается в том, что хорошо структурированная программа адаптации может повысить вовлеченность и сократить время до профессионального уровня для новых сотрудников.

С помощью программного обеспечения для автоматизированной адаптации сотрудников frevvo вы можете построить рабочий процесс, который упростит работу с документами и быстро научит сотрудников работать.Сотрудники могут начать вносить свой вклад в свой первый же день, вместо того, чтобы увязнуть в бумажной волоките.

Заказы на поставку

Заказы на закупку используются для документирования продажи товаров и услуг. Но отправка одного заказа на покупку включает в себя много шагов — вам нужно создать форму, получить ее одобрение, отправить поставщику, авторизовать счет и сохранить его для ведения учета.

Вот пример того, как может выглядеть рабочий процесс заказа на покупку:

Обработка заказа на покупку вручную может замедлить работу.Сотрудники также могут не знать, что делать дальше или кому отправлять документы.

Компании, использующие программное обеспечение для автоматизации заказов на поставку, имеют более короткое время цикла (24 часа) по сравнению с теми, которые полагаются на ручной процесс (35 часов). Это может легко привести к экономии сотен часов в год в зависимости от того, сколько заказов на покупку вы отправляете.

Вот пример рабочего процесса условного заказа на покупку в frevvo:

Как только сотрудник отправляет заказ на покупку, он автоматически перенаправляется его менеджеру.Вы даже можете добавлять условные правила к своим рабочим процессам (например, заказы на покупку отправляются вице-президенту только для утверждения выше определенного значения).

С помощью готовых шаблонов frevvo вы можете оптимизировать заказы на покупку и автоматизировать другие процессы, включая заявку на покупку, утверждение счетов и управление поставщиками.

Запросы на поездку

Заявки на командировки необходимы организациям, сотрудники которых ездят по работе. Автоматизация этого процесса избавляет сотрудников от необходимости преследовать менеджера за утверждениями.

У каждой компании разные процессы утверждения заявок на командировки. С помощью программного обеспечения для запросов на командировки frevvo вы можете создавать рабочие процессы и активировать динамические правила, чтобы обеспечить соблюдение политик в отношении командировок.

Например, общепринятая политика соблюдения требований к командировкам заключается в том, что менеджер просматривает и утверждает заявку сотрудника на командировку до того, как она будет отправлена ​​в финансовый отдел.

Вот пример рабочего процесса запроса командировки в frevvo:

Построение рабочего процесса для запросов на командировки оптимизирует процесс и гарантирует, что сотрудники соблюдают политику соответствия требованиям командировок в вашей организации.

Заказы на продажу

Заказы на продажу используются для подтверждения продажи товаров или услуг покупателям. Они охватывают такие вещи, как даты доставки, способы оплаты и другие ключевые детали.

Улучшая и автоматизируя этот бизнес-процесс с помощью решения для автоматизации заказов на продажу frevvo, вы можете сократить объем ручного ввода данных и быстрее обрабатывать заказы на продажу с меньшим количеством ошибок.

Вот пример формы заказа на продажу с интеграцией базы данных SQL (щелкните изображение, чтобы попробовать):

Когда пользователь выбирает продукт, форма автоматически извлекает MSRP и вычисляет промежуточный итог при вводе количества.Форма также поддерживает цифровые подписи и вложения.

Подключение форм заказа на продажу к базе данных SQL означает, что ваша команда по продажам может уделять больше времени заключению сделок и меньше времени на то, чтобы увязнуть в неэффективных внутренних процессах.

Это всего лишь несколько процессов, которые вы можете улучшить и автоматизировать в своем бизнесе. Любой чрезмерно ручной процесс может быть возможностью для улучшения бизнес-процессов.

Теперь давайте посмотрим на точные шаги по оптимизации этих процессов.

Как улучшить и автоматизировать бизнес-процессы

Выполните следующие действия, чтобы автоматизировать бизнес-процесс.

Примечание. Для выполнения следующих шагов требуется учетная запись frevvo. Вы можете бесплатно попробовать ПО для автоматизации процессов frevvo в течение 30 дней.

№1. Выберите процесс улучшения

Первым шагом к улучшению бизнес-процессов является определение областей, которые необходимо изменить. Хорошим местом для начала являются процессы, которые часто повторяются и следуют одному и тому же набору шагов.

Вот краткий список процессов, которые часто выигрывают от автоматизации:

  • Прием на работу нового найма
  • Заявки на закупку
  • Заявки на отгулы
  • Возмещение расходов
  • Разрешения на командировки
  • Заказы на продажу
  • Формы согласия
  • Проверки и соблюдение требований

Мы рассмотрим, как улучшить и автоматизировать заявки на командировки в этом руководство, но не стесняйтесь выбирать самостоятельно.

№ 2. Составьте план процесса

Следующим шагом является документирование каждого шага существующего процесса.Здесь полезно использовать блок-схему для визуализации каждого шага рабочего процесса.

Вы можете построить свой рабочий процесс в frevvo, добавляя и настраивая каждый шаг. Кроме того, вы также можете установить предварительно созданный рабочий процесс и соответствующим образом настроить его.

Вот как выглядит наш рабочий процесс запроса условной поездки:

В визуальном конструкторе форм вы также можете просматривать и редактировать формы заявки на командировку.

Форму можно редактировать, как и сам рабочий процесс.Вы можете перетаскивать элементы из палитры с левой стороны на форму, чтобы настроить ее.

№ 3. Определите узкие места и области для улучшения

Следующий шаг — провести анализ, чтобы определить, какие части процесса нуждаются в улучшении. Задайте эти вопросы, чтобы выявить узкие места:

  • Какие шаги создают узкие места?
  • Что разочаровывает сотрудников?
  • Какие шаги вызывают больше всего задержек?

Рассмотрите возможность получения отзывов напрямую от тех, кто участвует в процессе, над улучшением которого вы работаете.Спросите их мнение о том, какие изменения они будут реализовывать.

После того, как вы определили узкие места, пора разработать процесс, который их устранит.

№ 4. Выявить потенциальный новый процесс

Теперь вы можете использовать тот же инструмент, с помощью которого вы создали свой текущий рабочий процесс, для создания улучшенного рабочего процесса.

При построении нового рабочего процесса помните о болевых точках, которые вы определили на предыдущем шаге.

Например, сотрудник, которому каждый раз приходится выслеживать своего менеджера для утверждения заявки на командировку, тратит драгоценное время.Чтобы решить эту проблему, вы можете добавить в свой рабочий процесс этап, который автоматически направляет эту форму на утверждение нужному человеку.

№ 5. Проверить процесс

Когда вы закончите создание нового рабочего процесса в frevvo, самое время протестировать его, чтобы убедиться, что он работает.

Затем пройдите каждый этап рабочего процесса, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили. Вы всегда можете вернуться к визуальному дизайнеру, чтобы внести необходимые изменения.

Обязательно протестируйте свой новый рабочий процесс на мобильных устройствах, что можно сделать прямо из окна тестирования.

№ 6. Внедрить новый процесс

После того, как вы протестировали свой новый рабочий процесс, самое время развернуть его — что вы можете сделать в frevvo одним щелчком мыши.

Улучшение бизнес-процесса предполагает изменение существующего процесса, поэтому планируйте это соответствующим образом. Выделите время, чтобы сообщить об этих изменениях и дать рекомендации командам, которые будут их использовать.

№ 7. Обзор процесса

По мере того, как вы улучшаете процесс, вероятно, будут возникать проблемы.Внимательно следите за тем, как идут новые процессы, и запрашивайте отзывы сотрудников. У них есть проблемы? Что-нибудь непонятно со ступенькой?

Записывайте все полученные отзывы и работайте над постоянным улучшением своих процессов. Небольшие изменения со временем могут привести к огромной экономии.

Заключение

Улучшение бизнес-процессов позволяет упростить повторяющиеся задачи и повысить операционную эффективность, что снижает общие затраты и увеличивает производительность.

С помощью программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов frevvo вы можете наметить и улучшить существующий процесс в вашем бизнесе. Система включает функцию перетаскивания, позволяющую создавать автоматизированные процессы без написания кода.

Зарегистрируйтесь сегодня для получения 30-дневной бесплатной пробной версии, чтобы увидеть, насколько просто использовать программное обеспечение для улучшения ваших бизнес-процессов и оценки результатов.

Что такое улучшение процесса? Бизнес-методология повышения эффективности и продуктивности

Что такое улучшение процесса?

Улучшение процессов включает в себя бизнес-практику по выявлению, анализу и улучшению существующих бизнес-процессов для оптимизации производительности, соответствия стандартам передовой практики или просто улучшения качества и удобства для клиентов и конечных пользователей.

Улучшение процессов может иметь несколько разных названий, таких как управление бизнес-процессами (BPM), улучшение бизнес-процессов (BPI), реинжиниринг бизнес-процессов, процесс постоянного улучшения (CIP) и многие другие. Независимо от номенклатуры, все они преследуют одну и ту же цель: минимизировать ошибки, сократить отходы, повысить производительность и повысить эффективность.

Методы улучшения процессов

Существует несколько различных методологий, разработанных, чтобы помочь вашей организации заняться улучшением процессов.Каждый из них направлен на то, чтобы помочь вашему бизнесу выявить проблемы процесса, исправить их и проанализировать успех или неудачу этих изменений.

Несмотря на эту общую цель, каждая методология соответствует разным потребностям. Некоторые структуры сосредотачиваются на методах улучшения бережливого процесса; другие сосредоточены на том, чтобы поставить культуру вашей компании в нужное место для улучшения процессов. Существуют также методологии, которые помогают компаниям визуально отображать рабочие процессы процессов.

  • Кайдзен : Кайдзен способствует постоянному совершенствованию с упором на бережливые и гибкие методы.Кайдзен направлен на повышение качества, производительности и эффективности за счет небольших изменений в повседневной работе или корпоративной культуре, чтобы создать среду, которая не наказывает за ошибки или ошибки, а вместо этого работает, чтобы предотвратить их повторение.
  • 5S: Модель 5S является частью методологий Kaizen и Lean и включает пять основных шагов: сортировка, выпрямление, сияние, стандартизация и поддержание. Модель 5S помогает обеспечить большую последовательность в улучшении процессов и может стандартизировать улучшение процессов.
  • PDCA: Также часть методологии Кайдзен, PDCA означает «планировать, делать, проверять и действовать». Это помогает организациям быть более эффективными при выявлении процессов, нуждающихся в улучшении. Сначала вы определяете проблему (план), создаете и внедряете решение (делайте), оцениваете данные на предмет эффективности (проверяете), затем документируете окончательные результаты и реализуете план, если он успешен (действуйте).
  • Six Sigma : Six Sigma — это популярная методология улучшения процессов, которая поднимает рабочих вверх по классам, классифицируемым с использованием поясов для карате.Вы начинаете как зеленый пояс и учитесь до черного пояса. Шесть сигм включает два способа разбить процесс улучшения на конкретные этапы. Эти шаги включают определение, измерение, анализ, улучшение и контроль (DMAIC) и определение, измерение, анализ, проектирование и проверку (DMADV).
  • Анализ причин и следствий: Еще один инструмент, рожденный на основе Six Sigma, — это анализ причин и следствий, который включает использование метода построения диаграмм для устранения проблем с первого раза путем выявления проблемы, выявления препятствий и определения того, почему процесс не работает.
  • Анализ SIPOC: Как формат диаграммы, который подпадает под методологию шести сигм, анализ SIPOC происходит на этапе «измерения» DMAIC или DMADV. SIPOC помогает организациям определить и разработать проект улучшения процессов, а также определить требования и необходимые элементы перед его запуском.
  • Отображение потока создания ценности (VSM): VSM помогает организациям визуально представить восприятие потребителями бизнес-процесса, что помогает определить ценность продукта, процесса или услуги для организации.Подобно другим методологиям, он в высшей степени ориентирован на устранение ненужных затрат, избыточность и минимизацию затрат.
  • Total Quality Management (TQM): Ориентируясь на достижение долгосрочного успеха за счет удовлетворения потребностей клиентов, TQM помогает организациям вовлечь всю компанию в процесс постоянного совершенствования процессов. Это методология, которая расширяет возможности сотрудников, создавая культуру, в которой сотрудники не боятся совершать ошибки и стремятся к общей бизнес-цели.
  • Канбан: Канбан — это инструмент для визуализации рабочего процесса, который объединяет бизнес-подразделения, руководство и сотрудников на одной странице для улучшения процесса.Это еще одна методология, которая включает и поощряет улучшение бережливого процесса.
  • Отображение процесса: Еще одна визуализация рабочего процесса, которая помогает компаниям составить план улучшения процесса, — это отображение процесса. Ее также можно назвать блок-схемой процесса, схемой процесса, функциональной блок-схемой и моделью процесса. В конечном итоге, это процесс создания блок-схемы, которая предоставляет важную информацию о рабочем процессе от начала до конца.

Роль автоматизации в улучшении процессов

Поскольку одним из самых простых способов улучшения процессов является устранение ручного труда и сокращение человеческих ошибок, автоматизация играет значительную роль в улучшении процессов.Автоматизация процессов помогает организациям понять, что им нужно улучшить и что работает должным образом.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — горячая тема в автоматизации, и компании приняли эту практику для оптимизации процессов. Это позволяет организациям имитировать действия человека для задач или этапов сложных процессов. Автоматизация происходит с помощью набора правил и триггеров, которые устраняют необходимость ручного труда в определенных частях процесса и позволяют RPA делать то, что раньше приходилось делать человеку.

Некоторые усовершенствования процессов, которые автоматизированы с помощью RPA, включают автоматические ответы по электронной почте, обработку онлайн-заказов, категоризацию обращений службы поддержки, передачу данных между системами и управление заработной платой. Это не только помогает повысить эффективность бизнес-процессов, но также помогает освободить работников, чтобы они могли сосредоточиться на более сложных задачах, с которыми автоматизация не справляется.

Задания по улучшению процессов

Поскольку улучшение процессов — это больше бизнес-концепция высокого уровня, чем фактическое название должности, существует ряд названий, которые относятся к сфере улучшения процессов.

Обычно вакансии отображаются в разделе «Менеджер по улучшению процесса» или «Менеджер по непрерывному совершенствованию». По данным PayScale, средняя зарплата менеджера по совершенствованию процессов составляет 82000 долларов в год. Менеджеры по непрерывному совершенствованию сообщают о средней зарплате в 83 000 долларов в год, а директора по совершенствованию процессов сообщают о средней зарплате в 110 000 долларов в год.

Другие популярные должности и соответствующая им средняя годовая заработная плата по данным PayScale для ролей по улучшению процессов включает:

  • Аналитик процессов: 60 000 долларов США
  • Разработчик процесса: 95 000 долл. США
  • Специалист по постоянному совершенствованию: 62 000 долл. США
  • Аналитик по технологиям бизнес-процессов: 73 000 долл. США
  • Инженер-технолог: 72000 долл. США
  • Аналитик бизнес-процессов: 64 000 долл. США
  • Инженер по усовершенствованию процессов: 70 000 долл. США
  • Менеджер по качеству операций: 105 000 долл. США
  • Менеджер по усовершенствованию процессов бережливого производства: 87 000 долл. США

Обучение улучшению процессов

Есть много способов обучиться совершенствованию процессов.Если ваша компания придерживается определенной методологии, такой как «Шесть сигм» или «Кайдзен», вы можете пройти сертификацию или пройти обучение в этой системе. Если ваш бизнес не придерживается определенной методологии или вы уже прошли сертификацию в этой области, вы можете получить другие сертификаты по совершенствованию процессов и курсы, которые можно пройти, чтобы быстро освоиться.

  • BPM Essentials : Учебный курс по методу и стилю модели бизнес-процесса и нотации (BPMN)
  • Институт BPM: Сертификат специалиста по управлению бизнес-процессами (BPMP)
  • BPTrends Associates : Принципы управления бизнес-процессами и введение в моделирование, анализ и проектирование бизнес-процессов
  • Coursera: Управление операциями: стратегия и управление качеством в цифровую эпоху
  • Learning Tree International : Введение в тренинг по совершенствованию бизнес-процессов (BPI)
  • Udemy: Мастер улучшения бизнес-процессов и отображение процессов
  • Watermark Learning: Улучшение бизнес-процессов

Авторские права © IDG Communications, Inc., 2019.

Эффективность процессов: как улучшить информационные технологии и повысить прибыльность [2021]

Эффективность процессов может улучшить или разрушить ваш бизнес.

Хотите доказательства? Вы только посмотрите на Форд и Макдональдс. Когда Генри Форд сократил время сборки автомобилей более чем на 75%, он произвел революцию в автомобильной промышленности и обеспечил успех Ford Motor Company. Позже McDonald’s стала мировым лидером в сфере быстрого питания, повысив эффективность своей конструкции узла питания и переложив экономию на клиентов.

С другой стороны, неэффективные процессы обошлись НАСА более чем в 193 миллиона долларов, когда они потеряли орбитальный аппарат Mars Climate Orbiter в 1999 году. В отчете НАСА о сбоях после миссии поясняется, что «основная причина [несоответствие преобразования между метрическими и стандартными расчетами ] не был пойман существующими процессами ».

От больших систем до небольших вычислений ваш бизнес может сильно потерять из-за неэффективности процессов — и исправление этого может принести вам огромный успех.

Что такое эффективность процесса?

Эффективность процесса — это отношение результата процесса к времени и ресурсам, необходимым для его выполнения.Более эффективные процессы используют меньше ресурсов. Например, если на приготовление одной пиццы у 10 сотрудников уходит два часа, процесс приготовления пиццы оказывается крайне неэффективным.

Как выявлять и устранять общие неэффективности процесса

Если вы доставляете пиццу, производите медицинское оборудование или обслуживаете джакузи, вы можете оценить эффективность своего бизнес-процесса, задав себе несколько простых вопросов. Эти вопросы помогут вам найти недостатки и выяснить, как их исправить.

Есть ли технология, которая может ускорить этот процесс?

Многие из наших клиентов OptimoRoute пришли к нам после того, как задали себе этот вопрос. Планирование маршрутов вручную занимает в среднем в восемь раз больше времени, чем планирование маршрутов с помощью OptimoRoute. Наше программное обеспечение позволило профессионалам и менеджерам по логистике повысить эффективность и уделять больше времени стратегическому планированию.

Новые приложения, программное обеспечение и механические системы, которые могут помочь предприятиям выполнять работу быстрее и эффективнее, появляются постоянно.Однако необязательно использовать новую технологию. Иногда вы можете повысить эффективность, просто используя больше функций в технологии, которую вы уже используете. Например, многие владельцы малого бизнеса тратят время на воссоздание похожих писем, форм и отчетов. Создание шаблона для документов, содержащих повторяющиеся компоненты, может сэкономить много времени.

Использует ли этот процесс много ресурсов?

Если существующий процесс использует большой объем ресурсов (рабочие часы, инструменты, расходные материалы), вам следует оценить каждую часть этого процесса на предмет областей, в которых его можно улучшить.На задание у вас уходит 30 минут, но вы могли бы выполнить его за 10, если бы вас не отвлекали постоянно? Иногда для повышения эффективности достаточно просто отключить уведомления внутренней связи на 10 минут.

Этот вопрос может помочь вам найти решения для более сложных процессов, которые также используют несколько типов ресурсов. Рассмотрим для примера нашего клиента Hardie’s Fresh Foods. Hardie’s — компания по распространению продуктов питания в Техасе с парком из 160 грузовиков-рефрижераторов.Их процесс доставки был жизненно важен для их бизнеса, но для этого требовалось много ресурсов (бензин, грузовики, водители и т. Д.).

Hardie’s Fresh Foods повысила эффективность процесса доставки за счет использования программного обеспечения для оптимизации маршрута. Планирование маршрутов и составление расписания с помощью OptimoRoute сократило их пробег на 20%, расходы на водителя — на 12% и увеличили их возможности доставки на 14%. Это огромное повышение эффективности их процесса доставки. Харди также повысил уровень удовлетворенности клиентов. Их уровень своевременной доставки в настоящее время составляет 94% и растет со скоростью 1.5% м / м с момента начала использования OptimoRoute.

Устарела ли какая-либо часть этого процесса?

По мере развития технологий и поведения клиентов ваш бизнес может отставать, если вы не будете регулярно оценивать эффективность процессов, выявлять узкие места и находить области для улучшения процессов. Это не означает, что ваши текущие процессы работают с максимальной эффективностью. Это также означает быть в курсе текущих рыночных тенденций и ожиданий клиентов.

То, что вы хорошо делали 10 лет назад, может быть слишком медленным или слишком неэффективным, чтобы делать это сейчас, или это может больше не обеспечивать хорошего качества обслуживания клиентов.Достаточно взглянуть на Blockbuster Video. Неспособность Blockbuster адаптироваться к меняющемуся рынку привела к их безвременной кончине в 2010 году, когда они были свергнуты новыми потоковыми сервисами Netflix и почтовыми сервисами DVD. Отслеживание рыночных тенденций, проведение опросов клиентов и понимание потребностей ваших клиентов поможет вам поддерживать процессы в актуальном состоянии.

Есть способ лучше?

Это основной вопрос, который необходимо задать каждой компании, если она хочет убедиться в эффективности своих процессов.Постановка амбициозных целей и стремление к постоянному совершенствованию существующих или новых процессов настроят вас на долгосрочный успех.

Задавать этот вопрос по каждому процессу и задавать его часто — один из ключей к созданию бизнес-среды, которая способствует успеху. Если да, найдите лучший способ и внедрите его. Быстро. Поиск лучшего способа может заключаться в том, чтобы помочь одному менеджеру быстрее выполнять свою работу с помощью программного обеспечения, или в таком большом, как капитальный ремонт сборочной линии с целью внедрения новых технологий.

4 Услуги, которые помогают повысить эффективность процессов

К счастью, существует множество продуктов и услуг, разработанных специально для того, чтобы помочь предприятиям работать более эффективно. Вот несколько услуг, разработанных для повышения эффективности и предоставления бизнесу конкурентных преимуществ:

1. OptimoRoute: планирование и составление маршрутов

Что это такое? OptimoRoute — это программа для оптимизации маршрута.

Для кого это предназначено? Компании любого размера, которым необходимо управлять рабочими на местах.Сюда входят услуги по вывозу и доставке, компании по техническому обслуживанию и ремонту, а также компании, занимающиеся грузовыми перевозками на большие расстояния.

Какие преимущества? OptimoRoute ускоряет весь процесс планирования и планирования маршрутов в восемь раз и требует на 60% меньше рабочего времени, поэтому менеджеры могут сосредоточиться на стратегии.

С помощью OptimoRoute вы можете:

  • Рассчитывать маршруты для нескольких водителей и сотен заказов с несколькими ограничениями за секунды
  • Планировать маршруты до пяти недель за раз
  • Быстро корректировать расписания и маршруты при изменении заказов или звонки водителей по болезни
  • Узнайте, где находятся водители и рабочие на своем маршруте, с помощью отслеживания в реальном времени
  • Держите своих клиентов в курсе событий и убедитесь, что они доступны в нужное время, с помощью отслеживания заказов в реальном времени и уведомлений ETA

2.Teampay: Управляющая команда тратит

Что это? Teampay — это распределенное программное обеспечение для управления расходами.

Для кого это предназначено? Компании любого размера с несколькими членами команды, которым необходимо оплачивать такие вещи, как газ, расходные материалы или профессиональное развитие, за счет средств компании.

Какие преимущества? Teampay позволяет сотрудникам покупать вещи, необходимые им для работы, не дожидаясь одобрения начальства или получения компенсации.Это также экономит время для заинтересованных сторон, таких как руководство и управление проектами, за счет сокращения количества мелких задач, которые им необходимо выполнить во время составления бюджета.

С Teampay вы можете:

  • Автоматизировать части процесса утверждения расходов
  • Завершать важные бизнес-покупки в рамках обычного рабочего процесса
  • Устанавливать и настраивать ограничения расходов
  • Автоматически загружать данные о покупках в главную книгу
  • Знать почему именно были совершены покупки, и избежать необходимости разыскивать сотрудников, чтобы узнать подробности

3.Eduflow: обучение и адаптация

Что это? Eduflow — это платформа для создания индивидуальных курсов обучения, подготовки и адаптации.

Для кого это предназначено? Отделы кадров и адаптации, а также предприятия, которым необходимо обучать сотрудников внутренним процессам.

Какие преимущества? Eduflow оптимизирует учебные и образовательные процессы. Это также ценный инструмент для адаптации. Исследование 2007 года, проведенное Wynhurst Group, показало, что «новые сотрудники, прошедшие структурированную программу адаптации, на 58% чаще переходят в организацию через три года.”

С помощью Eduflow вы можете:

  • Создавать контрольные списки для адаптации
  • Упростить процесс обучения для новых сотрудников и сэкономить время менеджеров / групп по адаптации
  • Увеличить коэффициент удержания новых сотрудников

4. Adpresso: цифровая реклама

Что это? AdEspresso — это программное обеспечение для управления цифровой рекламой.

Для кого это предназначено? Компании и профессионалы, которым необходимо создавать, управлять и / или отслеживать свою рекламу на цифровых платформах, таких как Facebook, Google и кампании по электронной почте.

Какие преимущества? AdEspresso позволяет легко управлять цифровым маркетингом на нескольких платформах из одного центра.

С помощью AdEspresso вы можете:

  • Оценивать эффективность и четко видеть, какие объявления и платформы работают лучше (или хуже)
  • Сэкономьте время при переходе с платформы на платформу
  • Проведите более прибыльные маркетинговые кампании для вашего бизнеса
  • Создавайте рекламу для Facebook, Instagram и Google Ads, а также сплит-тест (тестируйте несколько версий рекламы) на разных платформах

Используйте всю мощь эффективности процессов

Повышение эффективности всего лишь одного процесса может положительно повлиять на вашу прибыль и дать вам бизнес больше свободы.Только подумайте об успехе Ashley Furniture. Мебельный гигант использует 3D-принтеры для собственного производства небольших деталей и прототипов. Интеграция передовых технологий в производственный цех сэкономила им время, деньги и дала им больше свободы при испытании новых прототипов.

Итак, спросите себя: где мой бизнес может повысить эффективность процессов? Ответ на этот единственный вопрос может дать невероятные результаты.

Руководство от начала до конца на 2021 год

Не только численность персонала или доход отделяют победителей от проигравших в игре профессиональных услуг.Реальными показателями повышения операционной эффективности являются разумное распределение ресурсов, более высокий оплачиваемый уровень использования, культура психологической безопасности и множество других факторов.

В то же время не секрет, что все предприятия, большие и малые, хотят сократить расходы. По данным McKinsey, 79% всех компаний сократили расходы в ответ на глобальный экономический кризис, но только 53% руководителей считают, что это помогло их компаниям пережить его. Несмотря на здравый смысл в сокращении расходов, исследования показывают, что приближения к операционной эффективности с целью сокращения расходов недостаточно.Данные PwC также показывают, что менее 30% программ сокращения затрат достигают своих целей, и менее одной пятой из них могут обеспечить стабильные выгоды в течение следующих трех лет. Итак, что же такое операционная эффективность и оптимальная операционная стратегия для ее повышения?

Улучшение операций — это не разовая инициатива. Это совместная работа, которая требует от операционных директоров оптимизировать процессы, людей, финансы и технологии. Не существует универсального средства, которое могло бы компенсировать масштабируемую бизнес-модель и в одночасье превратить компанию в хорошо отлаженную машину.В конце концов, финансовая жизнеспособность проектов и услуг зависит от баланса всех элементов и является результатом постоянного улучшения. В этом руководстве мы собрали лучшие советы, которые помогут вам достичь этого баланса и принять изменения на всех уровнях. Так что давайте нырнем, ладно? Если вы в пути, вы можете скачать полную электронную книгу здесь.

Что такое операционная эффективность?

Перво-наперво, что такое операционная эффективность? Операционная эффективность в широком смысле относится к способности организации предоставлять качественные услуги с меньшими ресурсами.Чем больше результатов организация может произвести с заданным количеством вложенных ресурсов, тем вероятнее, что эти операции будут более эффективными. Это, прежде всего, функция двух переменных, а именно качества операций предприятия и его операционных расходов.

Если организация может поддерживать высокий уровень операционной эффективности, то она должна иметь возможность получать большую прибыль на каждый проект при тех же ресурсах. Таким образом, эффективные с точки зрения операций предприятия часто сравнивают с хорошо отлаженными машинами, которые могут работать на новых рынках, оставаясь при этом прибыльными.

Операционная эффективность выходит за рамки управления затратами. Он составляет стратегию, которая рассматривает процессы организации как изнутри, так и за ее пределами, с точки зрения того, как они работают. Понимая эту стратегию, вы можете определить области, в которых существуют недостатки, и определить, как их улучшить. Это создает беспроигрышный сценарий: оптимальный результат для компании и образцовый продукт для клиента.

Повышение операционной эффективности требует постоянных усилий и твердой приверженности непрерывному обучению, но все начинается с процессов.

Процессы нефтепереработки для повышения операционной эффективности

Повышение операционной эффективности начинается с совершенствования процесса. Процессы лежат в основе операций. Если не углубляться в то, как организована работа, и не понимать, что движет повседневными операциями, любые улучшения операционной стратегии будут вытащены из воздуха и вскоре окажутся неэффективными. Как показывают многочисленные исследования, реальным виновником операционной эффективности в сфере услуг является повторяющаяся работа, не подлежащая оплате, и отсутствие структуры.Они не только тратят слишком много времени, которое невозможно восстановить, но и мешают успешной реализации проекта. Вот что можно сделать, чтобы приручить и то, и другое:

Автоматизация повторяемой работы

Помимо высокой трудоемкости, индустрия профессиональных услуг увязла в административных обязанностях, которые повторяются до тошноты, но не приносят никакой реальной пользы. Это может показаться неожиданным, но в сфере профессиональных услуг почти каждый повторяемый основной бизнес-процесс можно автоматизировать, от предложения до счета, начиная от планирования проекта и разработки предложения до обмена знаниями и финансовой отчетности, вы называете это.

Forecast Auto Schedule автоматизирует планирование проектов и построение интеллектуального плана проекта за секунды, сокращая вдвое объем административной работы для руководителей проектов.

Возьмем для примера консалтинговую фирму. Много времени тратится впустую просто потому, что слишком много административной работы ложится на стол ваших сотрудников. Стив Главески, бывший консультант EY, вспоминает «бесчисленные шестизначные коллеги, которые кропотливо трудились над совершенствованием предложений Powerpoint в течение нескольких дней, если не недель, только для предполагаемого взаимодействия с конкурентом» и «аудиторов, которые повсюду тащат папки с квитанциями клиентов и банковскими выписками. ; средств автоматизации не так уж и много.”

В лучшем случае слишком много административных хлопот просто убивает время. В худшем случае это может обездвижить вашу команду, привнеся человеческий фактор и помешать им преуспеть в работе, в которой они мастера. Однако есть определенные приемы, которые вы можете применить, чтобы повернуть этот корабль вспять. Для начала спросите себя, какие шаги предпринимает ваш бизнес для доставки готового продукта. Думайте как о большом, так и о маленьком. Видение общей картины и знание мельчайших деталей поможет вам составить окончательный контрольный список «нарушителей процесса», которых необходимо автоматизировать или полностью исключить.Вы получите лучшие результаты, пересматривая процессы по всей цепочке создания стоимости, включая маркетинг, продукты, продажи, обслуживание клиентов, доставку, финансы и операции.

Когда вы выяснили, какие административные расходы несут в себе административные ресурсы, пора подумать о том, как можно использовать современные технологии для автоматизации того, что сокращается непосредственно в вашем бюджете (советы по этому поводу в последнем разделе). Повышение платежеспособности сотрудников всего на 2% за счет автоматизации процессов может стать отличным стартовым достижением.

Исключение трудоемких процессов и сокращение ненужного ввода данных означает, что ваши команды могут выполнять больше работы. Но когда дело доходит до управления работой, есть и другие процессы, которые могут быть установлены для ускорения процесса доставки и уменьшения трений с клиентами.

Поддерживающие

Внедрение методологий, подходящих для вашего случая, и устранение административной нагрузки предотвратит потерю драгоценного времени. Однако эти процессы никогда не будут работать без поддержки людей — самого большого актива организаций, предоставляющих профессиональные услуги.Мудрое и прозрачное управление временем ваших сотрудников, а также содействие межведомственному сотрудничеству творит чудеса для повышения вашей операционной эффективности и корпоративной культуры в целом. Давайте внимательнее посмотрим, что можно сделать, чтобы этот мяч сдвинулся с мертвой точки.

Разумное и прозрачное управление временем сотрудников

Когда дело доходит до совершенствования процессов и процедур, важно, чтобы вы вместе с командой хорошо разбирались в тонкостях обслуживания или доставки продукции в вашей компании.Находясь на передовой и поддерживая открытые линии связи, вы получите лучшее и детальное понимание того, что влияет на вашу деятельность. Иногда это означало бы слежку за вашими сотрудниками, когда они работают над тем, чтобы определить, что снижает ценность вашей компании и что может быть оптимизировано. Мы подготовили список вопросов, которые вы можете задать себе в любое время, чтобы убедиться, что дела не пойдут наперекосяк.

Вы на 100% уверены, что никто не забронирован работой?

Культура здоровой компании начинается со здоровых сотрудников.Мы не будем изобретать велосипед, говоря, что переутомление тесно связано с выгоранием сотрудников. Однако полезно время от времени напоминать себе и своим сотрудникам, что увеличение продолжительности рабочего дня не приведет к повышению производительности или выполнению большего объема работы. Напротив, исследования показывают, что независимо от причин, по которым мы работаем сверхурочно, чрезмерные нагрузки работают против нас, не помогая нам немного улучшить результаты.

Исследование консультантов Эрин Рид, проведенное в Школе бизнеса Questrom Бостонского университета, показало, что количество сотрудников, работающих сверхурочно, не больше, чем количество сотрудников, которые не работали сверхурочно.На самом деле, когда их попросили рассказать о разнице между сотрудниками, которые работали по 80 часов в неделю, и людьми, которые просто притворялись, что это так, менеджеры не заметили никакой разницы.

Расписание прогнозов, обеспечивающее целостное представление о распределении ресурсов.

Это не означает, что переутомление оказывает нейтральное влияние на производительность труда сотрудников и общий успех компании. На самом деле, как раз наоборот. Согласно исследованию, проведенному Марианной Виртанен из Финского института гигиены труда, существует тесная связь между переутомлением и различными проблемами со здоровьем, включая нарушение сна, депрессию, пьянство, диабет, плохую память и болезни сердца.Будучи неприятными последствиями переутомления для людей, они сразу же отражаются на прибыли компании, проявляясь в виде нестабильной посещаемости, доходов и роста расходов на медицинское страхование. Излишне говорить, что когда сотрудники регистрируют больше часов, возникают и балансовые расходы.

Некоторые из ваших сотрудников сидят на скамейке?

По данным McKinsey, 83% руководителей называют распределение ресурсов наиболее важным управленческим рычагом для стимулирования роста.К сожалению, не все компании знают, как это делать правильно. Руководители проектов и операций по-прежнему не используют распределение ресурсов в своих интересах. По словам Винса Хайнса, управляющего директора Wellingtone, неэффективное управление ресурсами продемонстрировало самый большой рост с 2018 года и в настоящее время оценивается как 2-я серьезная проблема для компаний из различных секторов промышленности в Соединенном Королевстве и на международном уровне.

В то время как перегрузка может привести к выгоранию сотрудников, скука съедает бюджет вашего проекта каждый день и снижает вашу продуктивность.Незаметный убийца вашей операционной прибыли, недогрузка может оставаться незамеченной в течение длительного времени и влечет за собой значительные расходы. Когда некоторым сотрудникам не хватает дел даже для того, чтобы заполнить свои расписания, их скука может превратиться в разрушительную силу и стать токсичной до такой степени, что она демотивирует других сотрудников. Чтобы избежать микроменеджмента, но быть в курсе уровня продуктивности вашей команды, вы можете установить определенные цели в своей компании.

Один из основных КПЭ, который необходимо отслеживать в сфере услуг, — это уровень использования.Благодаря этому показателю вы можете отслеживать «продуктивно потраченное время», а также сравнивать и выявлять потенциальные проблемы на этом пути. Существуют различные способы отслеживания этого времени, а также различные методы и определения использованного времени. Это варьируется от бизнеса к бизнесу, но наиболее важно, чтобы вы придерживались последовательного процесса отслеживания использования. В целом существует несколько методов измерения уровней использования. Выбор метода зависит от вашего бизнеса и предпочтений.

У вас есть правильные KPI, установленные для каждого члена команды?

Еще одна вещь, необходимая для поддержки людей с первого дня, независимо от их роли, — это обучение их информационной грамотности на рабочем месте.В частности, установка KPI для всех. Определение наиболее ценных KPI для каждой функции в компании будет не только полезно для отслеживания производительности, но также расширит возможности людей и поможет им реализовать свою роль в достижении целей и задач компании.

Индивидуальные KPI помогут вам максимизировать операционную эффективность, но также будут полезны для успеха людей в долгосрочной перспективе. Есть много причин, по которым KPI важны для вовлеченности сотрудников. KPI укрепляют моральный дух на рабочем месте, признавая упорный труд сотрудников и способствуя развитию подотчетности.Определив KPI, сотрудники будут развивать чувство сопричастности, чувствовать ответственность за свою работу и с большей готовностью расширять границы. Добившись своего числа, люди смогут распознать свои сильные стороны и личный вклад в команду. В растущих компаниях дистанция между достижениями организации и индивидуальными усилиями по их достижению может увеличиваться.

Кроме того, KPI — лучший инструмент для информирования о бизнес-целях всей организации, вынесения их на первое место в списке и для того, чтобы держать их в курсе.Это означает, что каждая порученная работа должна быть целенаправленной и соответствовать общим бизнес-целям. Затем вклад сотрудников можно отследить по отношению к более крупным целям. Если вы хотите, чтобы в вашей компании было больше самоорганизующихся и гибких команд, предоставьте им возможность увидеть, как они работают, и вы увидите рост вовлеченности, производительности и личностного роста, движимый желанием увеличить число на их дашбордах.

Устанавливая KPI, помните, что они должны соответствовать интересам, сильным сторонам или карьерным устремлениям человека.Это не только сделает вашу компанию отличным местом для работы, но и положительно скажется на вашей операционной марже. Когда работа лично важна для членов команды, она будет выполняться более точно и качественно.

Вы знаете, когда нанимать новых людей?

Проблема, с которой сегодня сталкивается большинство компаний, оказывающих профессиональные услуги, — это отсутствие данных, определяющих, действительно ли проектной группе нужно нанимать новых людей. Обзор всего портфеля ресурсов может не только помочь в принятии решений о приеме на работу, но и дать вам представление о том, кто полностью занят работой или у кого ее недостаточно.Если вы упускаете это из виду, вот список признаков и тревожных сигналов, означающих, что пора расширять штат сотрудников:

  1. Команды постоянно превышают сроки, поскольку у них больше критических задач, чем они могут выполнить
  2. Жалобы клиентов увеличиваются, так как страдает качество работы
  3. Вы замечаете, что коллеги работают сверхурочно слишком часто
  4. Люди игнорируют новые идеи и инициативы, отодвигая их на второй план
  5. Рост вашего дохода замедляется, если судить по отклоненным возможностям
  6. Опытным членам команды слишком часто поручаются базовые задачи, поскольку вы не совсем четко представляете их роли

При приеме на работу новых сотрудников важно правильно выбрать время.Если вас нанять слишком рано, это может снизить прибыль проекта. Но если работодатели опаздывают с наймом новых работников, их общая производительность может пострадать. Разумно нанимать новых сотрудников, когда вы ожидаете чрезмерной критической работы, но ваше финансовое положение достаточно прочно, чтобы добавить дополнительные расходы на нового члена команды. Помните, что обычный процесс приема на работу занимает от восьми до десяти недель, и не забывайте о скрытых расходах, связанных с приемом на работу новых сотрудников, таких как страхование здоровья или различные программы обучения.Заблаговременное мышление поможет вам привлечь новых сотрудников прямо перед тем, как наступит кадровый кризис.

Содействие межведомственному сотрудничеству

Ни для кого не секрет, что ведомственные бои истощают боевой дух. Более того, по данным Salesforce, 86% сотрудников и руководителей ссылаются на отсутствие сотрудничества или неэффективное общение из-за сбоев на рабочем месте. К сожалению, нет решения, которое может изменить это в одночасье. Устранение препятствий на пути вашей команды к безупречной совместной работе — это непрерывный процесс.Он начинается с поощрения культуры подотчетности и честного общения на высшем уровне и продолжается вплоть до определения здорового понимания роли каждой команды в организации. Успех на сегодняшнем рынке в конечном итоге будет отражением той культуры, которую вы продвигаете, поэтому очень важно четко сформулировать стратегию. Вот несколько практических советов, которые облегчат сотрудничество между всеми отделами:

1. Держите всех на одной странице. Настоящее сотрудничество практически невозможно без единого видения и без единого мнения.Это может показаться банальным, но держать все отделы в курсе дел и устранять разрозненность — важная часть построения культуры открытого общения. Этого можно достичь с помощью конкретных шагов и инициатив, таких как разделение сроков и целей для каждого отдела и наличие системы, объединяющей команды. Здесь следует сделать акцент на том, что отделы не могут существовать друг без друга, поскольку в конечном итоге все они вместе работают над одной и той же целью.

2. Создать культуру психологической безопасности. Масштабное двухлетнее исследование эффективности команды, проведенное Google, показало, что основой самых эффективных команд является психологическая безопасность , вера в то, что вас не накажут за ошибку и вы всегда можете рассчитывать на членов своей команды » понимание и честный отзыв. Психологически безопасная культура на рабочем месте не только поощряет взаимное уважение и синергетические отношения, но и имеет решающее значение для достижения отличных бизнес-результатов, поскольку повышается уровень владения сферой ответственности каждого.Вот признаки того, что вы достигли психологической безопасности:

  • Руководство признает свои ошибки
  • Каждый признает пробелы в своих знаниях и чувствует себя комфортно, задавая вопросы о том, чего он не знает
  • Откровенная обратная связь становится рутиной
  • Все голоса сотрудников одинаково уважаемы и поощряются

3. Подавайте личный пример. Людям нужен хороший пример, которым они могут следовать, поэтому начало лидерства для демонстрации поведения может стать отличным началом для создания культуры психологической безопасности.Сотрудники должны понимать, что быть людьми — нормально и время от времени ошибаться. Взаимодействие со стороны руководства подтолкнет их к тому, чтобы они перестали защищаться, и этот процесс, естественно, превратится в более согласованный.

Разработка финансовой стратегии

В операциях числа решают все. Хорошая финансовая стратегия является ключом к улучшению операций и масштабированию компании. Скорее всего, вы всегда ищете передовой опыт для поддержания стабильной стабильной рентабельности. В нынешней сервисной экономике, когда конкуренция растет, становится все труднее решить, как лучше всего финансировать компанию и предоставить средства для будущего роста.Однако есть проверенные методы, которые могут принести пользу бизнесу, оказывающему профессиональные услуги.

Сказать нет крошечным полям

Слишком многим консалтинговым компаниям трудно избежать низкорентабельной работы. Причина — вера в то, что это поможет наладить отношения с клиентом. Тем не менее, это не займет много времени, чтобы получить неприятные последствия, подорвав моральный дух на рабочем месте, увеличив вашу рентабельность и отрицательно повлияв на финансовую жизнеспособность вашей компании. Прежде чем войти в порочный круг поставщиков услуг с низкой маржой, давайте рассмотрим несколько фактов.

Согласно Inc.com: «У большинства фирм, оказывающих профессиональные услуги, рентабельность операционной прибыли составляет 25-40 процентов. Это означает, что из каждого доллара дохода 25-40 центов упадут до их чистой прибыли до налогообложения ». Фактически, менее четверти организаций, оказывающих профессиональные услуги, постоянно достигают проектной маржи выше 40%. Ясно, что не существует универсальной маржи, и ситуация каждой компании уникальна. Но как попасть в упомянутый выше квартал успешных бизнесов, спросите вы?

Вы, должно быть, слышали о принципе Парето не раз.Выяснив, какие 20% вашего времени дают 80% результатов вашего бизнеса, вы могли бы потратить больше времени на деятельность, которая приносит пользу, и меньше — на чистые сливы. Однако, по словам Стива Главески, предпринимателя и идейного лидера, принцип Парето или 80/20 подразумевает не только то, что 80% вашего дохода поступает от 20% ваших клиентов, но и что 64% ​​вашего дохода поступает от 4% ваших клиентов (и 50% вашего дохода может поступать только от 1% ваших клиентов). «Сосредоточив внимание на этом принципе и создавая предложения, за которые 20% или 4% готовы платить гораздо больше, чем остальные ваши клиенты, — отмечает Стив, — вы можете стать более эффективными и избавить своих сотрудников от необходимости иметь дело. с трудными клиентами в обмен на крошечную прибыль.”

Проведя базовый финансовый анализ проекта, вы сможете определить проекты и клиентов, которые повышают вашу операционную эффективность или, наоборот, снижают ее.


Инвестиции в краткосрочные концерты

Более крупные компании, предоставляющие услуги, чаще участвуют в долгосрочных проектах. Однако ежедневная скорость работы над этими проектами имеет больше шансов значительно снизиться, чем над краткосрочными выступлениями. Обычно для более долгосрочных проектов требуется больше документации и инфраструктуры.При увеличении объема административной работы они могут в меньшей степени увеличивать вашу операционную маржу. В свою очередь, краткосрочные проекты могут иметь только одну фазу и требуют меньшего планирования, ограниченных финансовых обязательств и незначительных административных затрат.

Кроме того, почасовая оплата за более короткие и срочные проекты, естественно, выше и дороже. В конце концов, вы сможете брать больше денег за одного консультанта в час за однодневный семинар, чем за ежегодное консультирование. Следуя этому принципу «меньше значит больше», сервисные компании могут принести максимальную выгоду за минимальное время, когда возникает острая необходимость в увеличении денежного потока.

Модель краткосрочного проекта также может использоваться для выплаты более высокой заработной платы сотрудникам, чьи навыки пользуются большим спросом, и помогает им понять, какие навыки наиболее ценятся в их области. Это не означает, что вы должны отказываться от долгосрочных проектов. Напротив, при правильном управлении — при идеальном балансе рабочей нагрузки текущие долгосрочные проекты могут быть отличными для создания стабильного дохода и облегчения постоянных гонок за небольшими проектами. Здесь есть место и для того, и для другого, но все сводится к тому, какой риск может нести ваш бизнес прямо сейчас.Чем дольше продлится проект, тем выше вероятность перерасхода средств.

Чтобы убедиться, что вам платят наилучшим образом за свои услуги, необходимо выбрать модели дохода, которые вы хотите использовать для различных проектов или бизнеса в целом.

Читайте дальше: T&M, фиксированная цена или периодический доход: что лучше для вашей маржи?

Использование технологий

Сегодня в сфере профессиональных услуг технологии — это король.Это не только помогает измерить операционную эффективность, но и снимает с плеч тонны административной работы и добавляет мозгов в ваши операции.

Проблемы измерения операционной эффективности

Вы не можете исправить то, что не можете измерить. Операционная эффективность — понятие расплывчатое, пока его не переведут в цифры. Тем не менее, компании, предоставляющие профессиональные услуги, часто доходят до того, что они переполняются данными, разбросанными повсюду, а не согласованными, просто чтобы понять, что они ненадежны из-за отсутствия связи с тем, как дела идут в реальном времени.В этом разрастании данных может потеряться даже самый упорный и бдительный менеджер по операциям.

Однако видимость в реальном времени тесно связана с более высоким соотношением ставок и выигрышей, отзывами клиентов, оплачиваемым использованием, своевременной доставкой проекта и маржой по проекту. К сожалению, согласно последнему исследованию SPI, проведенному в 2020 году, только 15,7% респондентов имеют полную видимость информации в реальном времени.

Из-за отсутствия прозрачности и прозрачности развития процессов операционные менеджеры в конечном итоге погружаются в кроличью нору, собирая обрывки данных и ища, где их оптимизировать.Они не могут понять, как это соотносится с ролями или конкретными вехами. Несмотря на все свои проблемы, они редко получают цифры, которым можно доверять, и их принятие решений может повредить эффективности бизнеса из-за того, что они слишком реактивны и субъективны.

В то же время будущее принадлежит компаниям, которые возглавляют конкуренцию и являются лидерами в области операционного превосходства и инноваций. Как они на самом деле узнают, являются ли их проекты финансово жизнеспособными, рентабельными и прибыльными ли их предприятия прямо сейчас, на данном этапе? Как они это измеряют?

Устранение барьеров в потоке данных и анализ

Ловкие данные по управлению проектами, операциям и финансам будут расти только в том случае, если вы продолжите использовать устаревшие электронные таблицы с цветовой кодировкой в ​​качестве единого источника правды.Часто это проблема, которая замедляет работу команды и требует ненужной административной работы по заполнению электронной таблицы, которая используется только для расчета заработной платы. Использование электронной таблицы или разрозненных систем для управления ресурсами или регистрации времени, например, не приведет вашу компанию очень далеко, просто потому, что она не приспособлена для того, чтобы приводить эти данные в движение.

Задумайтесь на минутку, могут ли электронные таблицы ответить на такие вопросы, как «каков текущий статус проекта?», «Какова операционная маржа?» Или «насколько прибыльны проекты?» Они не могут, потому что таблица может автоматизировать лишь некоторые вещи.Таким образом, когда электронная таблица становится вашим препятствием для выполнения задач или быстрого перехода к сути проблемы, вам следует подумать о другом способе выполнения работы, с помощью которого можно было бы улучшить ваши личные KPI.

Даже когда вам удалось собрать цифры, отследить, как они соотносятся с реальной операцией, сложно. То есть каждая операция оказывается черным ящиком: входы входят, выходы выходят, а внутренней работе процесса трансформации уделяется мало аналитического внимания.Это очевидный недостаток точечных решений от разных поставщиков, которых вы используете, или, что более важно, отсутствие связи между ними. Чтобы избежать этого, сервисные компании начали внедрять централизованное программное обеспечение, подробнее об этом в следующем разделе.

Еще один сложный аспект использования электронных таблиц для решения проблем управления заключается в том, что отдельные электронные таблицы не всегда обновляются. Не специально, а потому, что люди забывают о них или просто не успевают их заполнить.Часто вы не понимаете, что внесенные вами изменения могут повлиять на работу нескольких других.

Задумайтесь на минутку, могут ли электронные таблицы ответить на такие вопросы, как «каков текущий статус проекта?», «Какова операционная маржа?» Или «насколько прибыльны проекты?» Они не могут, потому что таблица может автоматизировать лишь некоторые вещи. Таким образом, когда электронная таблица становится вашим препятствием для выполнения работы или быстрого перехода к сути проблемы, вам следует подумать о другом способе выполнения работы, с помощью которого можно было бы улучшить ваши личные KPI как операционного директора.

Использование программного обеспечения PSA для повышения операционной эффективности

Недавний опрос конечных пользователей, проведенный SPI Research в 2017 году, показал значительные улучшения для фирм, которые перешли на программное обеспечение для автоматизации профессиональных услуг, с конкретными доходами, включая более низкие показатели отмены проектов, улучшение своевременной и бюджетной реализации проектов, более низкий бюджет утечки, более высокий уровень использования ресурсов и увеличенная рентабельность проекта. Исследование пришло к выводу, что для средней фирмы, предоставляющей профессиональные услуги, со штатом 172 человека рентабельность инвестиций (ROI) является значительно высокой.По словам исследователей, вложив около 200 000 долларов в затраты на внедрение и лицензию на программное обеспечение PSA, через пять лет профессиональные сервисные фирмы могут рассчитывать на увеличение доходов и сокращение расходов примерно на 23 миллиона долларов.

Программное обеспечение

Professional Services Automation (PSA) — это платформа с полным набором функций, которая служит основным центром для всех бизнес-операций в отраслях, ориентированных на проекты или услуги. Это всеобъемлющая альтернатива всем вашим точечным решениям от различных поставщиков, обеспечивающая расширенную видимость в реальном времени.«Расширенный» подразумевает, что информация передается по отделам и функциям, позволяя сотрудникам иметь полную картину операций для более быстрых и обоснованных решений.

Основная цель программного обеспечения PSA — получить данные в перспективе и предоставить руководителям единую правду обо всем бизнесе в реальном времени, чтобы они могли масштабироваться и достигать более высокого уровня устойчивости. Это достигается за счет разработки множества полезных показателей операционной эффективности для всего бизнеса для оценки основных бизнес-процессов.

Читайте дальше: 7 причин, почему вам нужна автоматизация профессиональных услуг

Вот почему компании выбирают Forecast PSA

У нас нет старой системы ERP, делающей все наполовину; мы стремимся предоставить вам значимую платформу, которая действительно работает и делает все за вас с минимальными усилиями с вашей стороны. Сделки связаны с проектами, а проекты связаны с ресурсами. Время отслеживается, бюджеты создаются автоматически, а записи времени вносятся в ваше программное обеспечение для бухгалтерского учета и выставления счетов.Аналитические данные и отчеты генерируются в режиме реального времени в Forecast, доступны в любое время и передаются вашим заинтересованным сторонам или хранятся внутри компании.

У нас было много разных систем, которые мало что делали. В прогнозе было централизовано много информации, и руководство получило представление от младенческих стадий проекта до бюджета и рентабельности. Это единая система для всего. — Стейси МакКинстри, финансовый менеджер в Etain. *

* Отрывок из книги Этейн сокращает административную работу на 50% вместе с прогнозом.

Программное обеспечение

PSA может изменить правила игры для предприятий, которые стремятся к устойчивому масштабированию за счет точной настройки своей деятельности и финансов. Чем раньше вы оцифруете свою рабочую среду, тем раньше вы начнете получать более высокую отдачу от своей деятельности.

Выводы

Будущее операций в сфере профессиональных услуг заключается не столько в сокращении затрат или численности персонала, сколько в оптимальном и разумном распределении ресурсов. В этой электронной книге мы собрали ключевые советы, которые могут помочь предприятиям двигаться в правильном направлении, прямо в будущее устойчивости и интеллекта.Автоматизация работы, культура подотчетности, продуманная финансовая стратегия и технологии — все это играет важную роль в точной настройке ваших операций. Операционная эффективность — это синергия всех процессов, и ее можно улучшить при условии, что ни один камень не останется незамеченным.

Что такое улучшение бизнес-процессов (BPI) и основные преимущества

Улучшение бизнес-процессов (BPI) — это практика, используемая бизнес-лидерами для повышения эффективности и результативности бизнес-процессов путем обнаружения, сопоставления, документирования, анализа и перепроектирования процесс.В этой статье мы узнаем о различных методах, преимуществах и эффектах улучшения бизнес-процессов, а также узнаем, как улучшить бизнес-процессы.

Бизнес-процессы похожи на рецепты, используемые предприятиями для создания результатов, которые существенно способствуют функционированию бизнеса. Их эффективность и результативность определяют результативность вашего бизнеса.

Каждая функция, отдел, команда или человек имеет свой собственный набор процессов, и иногда эффективность процесса упускается из виду.Это может нанести серьезный ущерб производительности, а также росту вашего бизнеса.

Business Process Improvement — это практика, которая инициирует меры по поддержанию, а также повышению эффективности и результативности всех ваших бизнес-процессов.

Позвольте нам углубиться в концепцию улучшения бизнес-процессов и изучить методы улучшения ваших бизнес-процессов.

Содержание

Что такое улучшение бизнес-процессов (BPI)?

Улучшение бизнес-процессов определяется как практика управления, используемая для повышения эффективности и результативности бизнес-процессов путем обнаружения, отображения, документирования, анализа и перепроектирования процессов.Внедрение улучшения процессов способствует более плавным операциям, более эффективным рабочим процессам, более счастливым командам, клиентам и партнерам, а также общему росту бизнеса.

Улучшение процессов — это постоянное упражнение, которое помогает вам оптимизировать бизнес-операции. Постепенное улучшение ваших бизнес-процессов имеет положительные деловые и личные результаты, и все это ведет к улучшению работы и лучшей жизни.

Business Process Improvement играет важную роль в общем росте вашего бизнеса.Опрос, проведенный в отчете «Состояние управления бизнес-процессами за 2018 год», подтверждает наше наблюдение, заявляя, что 93% организаций участвуют в нескольких проектах по совершенствованию процессов.

Чтобы понять, как работает улучшение процесса, давайте возьмем пример из реальной жизни — приготовление блинов. 😉

Кто не любит пушистые, тающие во рту блины расслабленным воскресным утром? Я знаю, что. Но разве это не сжигает вас, когда вы прикладываете столько усилий, чтобы приготовить эту стопку блинов, а они получаются плотными и жевательными? Они съедобны, они прекрасны на вкус с сиропом, но текстура не совсем правильная.🙄

В следующее воскресенье вы должны улучшить процесс приготовления блинов, чтобы добиться лучшего результата. Вы садитесь и ищете идеальный рецепт блинов Марты Стюарт и сравниваете его с тем, что делали раньше. Исходя из этого, вы выясните следующие отличия:

  • Вы использовали 1 дополнительный яичный желток
  • Вы прижимаете блины к сковороде (думаете, что это даст вам более хрустящие края)
  • Вы слишком рано переворачиваете их на сковороде (не можете дождаться, чтобы съесть их, не так ли?) 🤣

Итак, на этот раз вы все делаете правильно, основываясь на своих наблюдениях, и получаете следующий результат:

  • Вы экономите 1 яйцо
  • Ваши оладьи получаются воздушными, мягкими и идеальными
  • Вы стали счастливее и получили больше удовольствия от воскресенья! 😋

Бизнес-процессы похожи, но намного сложнее, чем приготовление блинов.Инвестиции в совершенствование бизнес-процессов требуют много времени, усилий и самоотверженности, но они приносят плоды — экономию затрат, лучшие результаты процессов, лучшие операции и лучшую жизнь.

Общие симптомы неэффективных и неэффективных процессов

Неэффективные и неэффективные процессы могут иметь прямое влияние на ваши бизнес-операции, производительность, культуру, рост и даже качество вашей жизни. Правильнее всего исправить эти процессы, чтобы они не вызывали дальнейшего ущерба.Но как определить эти процессы, когда кажется, что все работает нормально?

Используйте эти сигналы, чтобы понять, следует ли вам практиковать улучшение бизнес-процессов (BPI):

В вашем бизнесе есть неповторяющиеся процессы

Когда вам приходится воссоздавать свой процесс каждый раз, когда возникает неудача, это явный признак того, что ваш процесс нуждается в улучшении. Большинство процессов должны быть стандартизированными наборами действий, задач, действий и участников.Они призваны обеспечить тот же результат с эффективностью. Если вы дублируете свои процессы, чтобы получить тот же результат, существует проблема, которую необходимо исправить.

Отсутствуют знания и информация о процессе

Когда у ваших сотрудников нет ясности в отношении того, как выполняется процесс и ожидаемый результат, ваши процессы становятся неэффективными. Они не выполняются должным образом, что приводит к ненужным утечкам доходов и операционным пробелам.Это возможность инвестировать в улучшение процессов.

Вы практически не контролируете свои процессы

В каждом бизнесе есть ситуация, когда дела выходят из-под контроля. В таких кризисных ситуациях контроль процесса жизненно важен. Вам необходимо контролировать стандарты процессов, документы, подотчетность и ответственность. Отсутствие контроля над этими элементами процесса может создать хаос, поэтому вам следует улучшить эти процессы, чтобы лучше контролировать их.

Непоследовательный выходной сигнал является обычным

Ваш бизнес процветает за счет достижения результатов, которые приносят пользу вашим клиентам. Несогласованные результаты очевидны — в ваших бизнес-процессах есть явные пробелы, которые требуют вашего внимания. Вы должны проанализировать и улучшить свои бизнес-процессы, чтобы предоставлять клиентам стабильную и ценную продукцию.

Ваши клиенты недовольны

Что может быть лучше, чем критика клиентов, чтобы понять необходимость улучшения процесса? Это явный красный флаг, когда вам нужно найти утечки и пробелы в ваших бизнес-процессах, чтобы добиться лучших результатов и удовлетворить своих клиентов.

Ваш бизнес крадет вашу свободу выбора

Как владелец бизнеса, руководитель высшего звена или сотрудник, вы работаете над улучшением качества жизни в своей сути. Вы тратите 8–12 часов в день на работу, чтобы остальные 12–16 часов были более полезными для вас и вашей семьи. Однако неэффективные и неэффективные бизнес-процессы заставят вас переутомиться, не забыть ненужное разочарование, бессонницу и упустить ценный жизненный опыт. Если вы чувствуете, что бизнес или карьера берут верх над вашей жизнью, скорее всего, ваши процессы разработаны без учета вашего приоритета.

Основная цель бизнеса — выживание. Он будет делать все возможное, чтобы выжить, в том числе загонять тех, кто поддерживает его, в землю, если им не управлять должным образом. -Майкл Д. Уилсон

Методы, используемые для улучшения бизнес-процессов

Улучшение процессов — это эффективный способ рационализировать, автоматизировать и оптимизировать ваши бизнес-процессы. Существуют различные методы, используемые для улучшения бизнес-процессов. Обычно это комбинация двух или более из следующих методов:

1.Обнаружение процессов — Обнаружение бизнес-процессов (также известное как «Обнаружение») — это набор методов, используемых для просмотра, анализа и корректировки базовой структуры и процессов, которые являются частью повседневных бизнес-операций. Этот метод заключается в том, чтобы вывести процессы «как есть» из вас и ваших команд на бумагу (или в цифровую форму), чтобы вы могли их видеть, учиться на них и улучшать их.

Он позволяет собирать все компоненты бизнес-процессов, включая людей, отделы, протоколы, процедуры, ресурсы и технологии.

Распространенный метод начала работы с обнаружением процессов — создание стандартных вопросов для обнаружения процессов на основе исключений процессов, конкурирующих приоритетов и согласованности.

2. Документация процесса — Документация процесса определяется как подробное руководство по выполнению конкретного процесса. Это важный метод, описывающий все действия, необходимые для завершения выполнения процесса.

Процессы документирования помогают предприятиям поддерживать порядок, например карты процессов, контрольные списки, учебные пособия, шаблоны документов, стандартные рабочие процедуры (СОП) и многое другое.Это помогает бизнес-командам избежать разочарования из-за потери мяча, создавая ссылку для каждого шага в процессе.

Документация процессов — это обширное упражнение, требующее гораздо большего. Вот наше руководство по документации бизнес-процессов, в котором есть все необходимое для документирования бизнес-процессов.

3. Отображение бизнес-процессов — Отображение процесса определяется как действие по созданию диаграммы рабочего процесса для получения четкого понимания процесса и того, как он пересекается с другими процессами.В нем описываются все действия, роли и бизнес-объекты, участвующие в бизнес-процессе.

Карты процессов

обеспечивают визуальное представление процесса, которое помогает вам понять, как вы работаете в настоящее время, и дает визуальные эффекты, необходимые для обнаружения скрытых недостатков и возможностей улучшения.

Подробнее о картировании процессов читайте в нашем подробном руководстве по картированию бизнес-процессов.

4. Улучшение связи

Коммуникация — это суть бизнес-процессов: без эффективной коммуникации процессы представляют собой просто набор несвязанных, несинхронизированных действий.Вот почему улучшение коммуникации жизненно важно для улучшения процесса.

Эффективное общение формулирует постоянное совершенствование — оно уменьшает двусмысленность и способствует ясности.

5. Улучшенная передача обслуживания

Передача бизнес-процесса — это передача лица, ответственности или информации от одного человека другому, от одной системы к другой или от одного отдела к другому. Успешная передача этой информации имеет решающее значение для бесперебойной работы бизнес-процессов.

Улучшение передачи процессов имеет решающее значение для улучшения бизнес-процессов, поскольку оно обеспечивает плавный переход элементов процесса путем установления четких ожиданий, эффективного взаимодействия, избегания предположений и внесения ясности в процесс перехода. Узнайте больше в нашем подробном руководстве и видео по передаче бизнес-процессов.

6. Улучшенная системная интеграция

Системы

являются неотъемлемой частью ваших процессов, и, следовательно, улучшение интеграции систем жизненно важно для улучшения бизнес-процессов.Важно обеспечить эффективную интеграцию всех ваших систем и средств автоматизации, чтобы избежать неприятных ситуаций.

Если ваши системы больше похожи на Digital Rolodex, чем на инструмент, повышающий эффективность и результативность, запланируйте открытие с нашей командой, чтобы увидеть, как наши методы могут помочь.

7. Обучение и воспитание

Документы процессов необходимы для обучения и обучения сотрудников выполнению бизнес-процессов. Но тренировочные и образовательные упражнения — еще более эффективный метод передачи знаний в вашей компании.

Следовательно, процесс обучения и обучения является важным методом улучшения бизнес-процессов.

Ключевые преимущества улучшения бизнес-процессов

Цель улучшения процессов — сделать ваши процессы более эффективными и результативными. Это дает гораздо больше, чем просто улучшение операций. Давайте посмотрим на самые важные преимущества улучшения бизнес-процессов:

Экономия затрат

Улучшение процессов использует методы выявления ненужных затрат ресурсов и поиска эффективных решений для достижения наилучших результатов процесса.Это позволяет предприятиям экономить на расходах, которые в противном случае можно было бы использовать для других важных приоритетов.

Экономия затрат за счет улучшения процессов также является подходящим решением для случаев, когда привлечение клиентов становится затруднительным.

Повышает производительность

Улучшение процессов направлено на удаление из процесса избыточных и ненужных задач и действий. Это поможет вам реорганизовать существующий процесс с помощью более эффективных методов. Прямым результатом этого является повышение производительности вашего сотрудника.

Удовлетворенность клиентов

Business Process Improvement обеспечивает плавные процессы и эффективные рабочие процессы. Это приводит к улучшению работы и лучшим результатам, которые приносят пользу вашим клиентам. Результат? Довольные клиенты — а это просто мечта любого процветающего бизнеса!

Удовлетворенность сотрудников

Все мы знаем, что живем в мире, где «клиент — король». Но без счастливых сотрудников мы не сможем сделать наших клиентов счастливыми.Улучшение процессов дает вам возможность удовлетворить ваших сотрудников четкими, распутанными процессами, которые являются продуктивными, легкими для понимания и эффективными. Он обеспечивает лучшую видимость, подотчетность и хорошо задокументированные процессы, настраивает вашу команду на успех и делает ваших сотрудников счастливыми.

Лучшая жизнь

Усовершенствованные процессы приводят к улучшению работы, лучшим бизнес-результатам и лучшей жизни. Как только ваши процессы будут оптимизированы, вы сможете наслаждаться отпуском, который вы запланировали на Карибские острова несколько месяцев назад, без какого-либо стресса, беспокойства или вины — потому что ваши процессы позаботятся о себе сами!

И, если на работе что-то становится немного сумасшедшим, ваша команда справится с этим, сославшись на документацию по процессу, в которую вы инвестировали.Поговорим о душевном спокойствии!

Усовершенствуйте свои процессы с помощью процессологии

Processology помогает компаниям оптимизировать свои процессы и системы для увеличения доходов, снижения затрат и снижения рисков. Мы следуем простой четырехэтапной дорожной карте, которая обеспечивает более эффективную работу в вашей организации.

  1. Discover — Откройте для себя ваш непрерывный процесс «КАК ЕСТЬ». Мы помогаем вам вывести процессы из голов ваших сотрудников на бумагу. Это поможет вам понять ваш процесс в том виде, в каком он есть, и выявить пробелы, чтобы вы могли начать думать о возможностях улучшения.
  2. Дизайн — Улучшения дизайна для повышения эффективности и результативности, такие как устранение утечек доходов и операционных пробелов.

    После обнаружения мы работаем с вашей командой, чтобы определить возможности для устранения пробелов и утечек доходов в ваших процессах. Мы разрабатываем индивидуальные улучшения, чтобы исправить проблемы в ваших процессах, которые требуют денег, времени и ресурсов.
  3. Разработка — Настройте свои системы для поддержки улучшений процессов. Следующим шагом является согласование существующих или новых систем для поддержки улучшенных процессов.Мы тесно сотрудничаем с вашей командой, чтобы разработать системы, которые поддерживают цели компании и ожидания клиентов.
  4. Документ — Создавайте документацию, чтобы упростить просмотр, изучение и улучшение процессов. После исправления пробелов в ваших процессах и систем мы поможем вам с подробной документацией по улучшенным и улучшенным процессам. Это действует как ваш путеводитель для будущих ссылок на процессы в случае обучения, повторной оценки и изменений в бизнесе.

Заключение

В сложных экономических условиях предприятия предпочитают вкладывать средства в улучшение существующих процессов, чем стремиться к большему количеству клиентов, как отмечается в отчете State of Business Process Management 2018.Улучшение бизнес-процессов — это непрерывный процесс в управлении бизнес-процессами, который требует времени, усилий, сотрудничества и преданности делу. Изучите возможность улучшения ваших бизнес-процессов с помощью нашего опыта — свяжитесь с нами сегодня.

10 советов по повышению эффективности бизнеса

Ваша компания работает достаточно гладко, но вы знаете, что все могло быть лучше. Иногда проект зависает на несколько дней дольше, или встречи, которые когда-то казались продуктивными и полезными, теперь затягиваются на несколько часов.Кажется, будто колеса крутятся в грязи, и трудно вернуть эту тягу.

Как можно исправить подобные проблемы? Сосредоточившись на повышении эффективности вашего бизнеса. Я попросил членов Совета молодых предпринимателей дать советы о том, как поддерживать эффективный бизнес, что, в свою очередь, помогает им работать более продуктивно.

1. Автоматизируйте любые задачи, которые вы можете

Будь то рассылка квитанций о заработной плате сотрудникам или отправка квитанций поставщикам, автоматизируйте все, что вы можете.«Автоматизация бизнеса — это не просто роскошь; это необходимость в сегодняшней конкурентной среде », — говорит Сатвик Тантри из FormSwift. «Автоматизация монотонных задач экономит время ваших сотрудников и позволяет им выполнять более продуктивные задачи, требующие критического мышления или человеческого вмешательства».

Сатвик добавляет, что, хотя внедрение автоматизированных процессов на начальном этапе может оказаться более дорогостоящим, в конечном итоге это сократит расходы, а также повысит эффективность бизнеса.

2. Поощряйте своих сотрудников к личному общению

Хотя отправка коллеге быстрого сообщения электронной почты или чата может показаться более эффективным способом получить ответ, часто это может иметь противоположный эффект, поскольку последующий обмен сообщениями может занять больше времени, чем быстрое общение лицом к лицу. лицо.«Skype, Google Chat и другие инструменты онлайн-общения всегда полезны при попытке перебросить короткое сообщение вашим коллегам», — говорит Майлз Дженнингс из Recruiter. «Однако личное общение действительно ускоряет процесс решения проблемы, ответа на вопрос или прояснения чего-то важного».

Как убедиться, что ваши сотрудники уравновешивают эти два фактора для достижения оптимальной эффективности? «Поощрение сотрудников к открытому разговору друг с другом в случае необходимости создаст устойчивый поток информации», — говорит Майлз.

Несмотря на то, что у чата и электронной почты есть свое место, убедившись, что вашим сотрудникам комфортно общаться лицом к лицу, вы сохраните эффективность своего бизнеса, а проблему, которую можно было бы решить за пять минут личного общения. чат не закончится цепочкой писем из 20 сообщений.

3. Ограничение прерываний

Совещание персонала в 9 утра, собрание отдела в 11 утра, обед в полдень — если у ваших сотрудников возникают проблемы с эффективным выполнением задач, это может быть результатом постоянных перебоев.«Мы стараемся запланировать несколько встреч в один день, а не разбрасывать их на неделю, и мы блокируем время в наших календарях для активной работы», — говорит Александр Мур из Boomerang. Выделение отрезков времени для непрерывной работы может помочь вашим сотрудникам лучше сосредоточиться и в результате работать более эффективно.

Но встречи — не единственные нарушители: постоянные оповещения по электронной почте, всплывающие сообщения в чате и уведомления от вашего внутреннего программного обеспечения для управления проектами могут отвлекать вас, прерывая рабочий процесс.«Как правило, для возобновления эффективной работы после перерыва требуется около минуты», — говорит Александр. «По этой причине мы используем такие инструменты, как Inbox Pause, чтобы уменьшить количество уведомлений по электронной почте». Существует множество инструментов и приложений, которые не отвлекают вас от работы и могут помочь вам работать более эффективно.

4. Ежедневно проводите 10-минутное собрание компании

Хотя собрания обычно считаются необходимостью, они могут продолжаться до того момента, когда они съедают рабочий день.Дэвид Чиккарелли из Voices.com предлагает более короткие и эффективные встречи, которые охватывают основы за 10 минут.

«Каждый день мы собираемся всей компанией на 10-минутную встречу под названием Daily Huddle», — говорит он. «Встреча служит источником информации, которая держит всех в курсе, включая обзор наших ключевых показателей эффективности, празднование достижений и определение возможностей для улучшения».

Это не только хороший способ информировать всех сотрудников о любых новых разработках в компании. Благодаря коротким и приятным встречам, это упрощает процесс встреч и сокращает потери времени.«Этот процесс позволяет нам работать эффективно, поскольку устраняются ненужные встречи», — говорит Дэвид.

5. «Одно задание», чтобы делать больше

Мы все думаем, что отлично умеем многозадачность; В настоящее время на моем ноутбуке открыто 11 вкладок — консервативное число по сравнению с некоторыми днями. Однако считается, что, хотя люди потенциально могут выполнять несколько задач одновременно, они не обязательно должны быть более продуктивными. Итак, здесь в игру вступает идея «однозадачности» (или сосредоточения внимания только на одной задаче до ее завершения).

«Вся наша компания в настоящее время работает над улучшением нашей« однозадачной »игры и не переходит к следующему проекту, пока не будет завершен текущий», — говорит Лаура Рёдер из Meet Edgar.

Далее она объясняет: «Однозадачность позволяет быстрее выполнять больше задач, не позволяя проектам гнить на корню, когда они почти завершены. Легко ошибочно почувствовать себя продуктивным, когда у вас есть 10 проектов, но на самом деле ничего не выходит в мир ».

Сосредоточение внимания на «однозадачности» до завершения проекта помогает вам на самом деле его выполнить, а не отказываться от стольких разных проектов, что ничего не получается закончить.

6. Не одобряйте «Есть минутка?» встречи

«Одним из наиболее распространенных и неэффективных способов использования времени и энергии являются частые встречи типа« есть минутка? », — говорит Кристофер Джонс из LSEO. «Эти встречи являются незапланированными и обычно отвлекают от продуктивности».

Почему эти встречи плохо влияют на эффективность офиса? «Реальность такова, что почти ничего важного не может быть достигнуто за одну минуту, а это означает, что одна минута превращается в 15 минут или больше и в конечном итоге приводит к ужасно неэффективному управлению временем», — говорит Кристофер.

Вместо этого попробуйте назначить быстрые встречи с определенным промежутком времени и придерживаться темы, которую вам нужно обсудить. Даже простое электронное письмо с вопросом: «Можем ли мы встретиться на 10 минут в 15:00, чтобы обсудить завершение проекта X?» выполняет задачи по сокращению времени встречи, запланированной и личной встрече.

7. Придерживайтесь установленного процесса

Если у вас есть проект, который уже выполняется, попытка ускорить процесс может привести к срезанию углов. «Придерживайтесь установленного процесса», — рекомендует Анджела Харлесс из AcrobatAnt.«Если мы попытаемся срезать углы, чтобы ускорить процесс, что-то упускается, что необходимо исправить позже и требует времени и денег. Все пойдет более гладко, если мы будем придерживаться того процесса, с которого начали ».

Значит ли это, что никогда ничего не менять? Конечно, нет — это, вероятно, сделало бы большинство наших предыдущих предложений бесполезными! Но если вы меняете процесс, делайте это намеренно, а не просто по прихоти или из-за того, что вы отстаете от графика. «Процессы можно изменить, но они должны быть изменены намеренно и с доведением до сведения всей команды после утверждения потенциального изменения», — говорит Анджела.

8. Используйте программное обеспечение для управления задачами

«Электронная почта — не идеальный способ общения или совместной работы в командах», — говорит Дэйв Невогт из Hubstaff. «Мы используем программное обеспечение для управления задачами, такое как Trello, чтобы все наши коммуникации и ход работы были в одном месте».

Программное обеспечение для управления задачами для определенных групп может помочь всем работать вместе более эффективно, отслеживать прогресс и не отвлекаться от задачи. «Это избавляет всех от необходимости перебирать электронные письма, а также позволяет нам более эффективно отслеживать прогресс», — говорит Дэвид.Мы, сотрудники Palo Alto Software, согласны с этим, и мы тоже большие поклонники Trello.

9. Содействовать культуре открытого общения

Как и в совете номер два, поощряйте своих сотрудников к открытому общению. Но это выходит за рамки идеи личного общения для решения проблем; комфортно ли вашим сотрудникам выражать свои опасения или оставлять отзывы о том, как работает ваша компания?

«Основная причина нашего стремительного роста заключается в том, что у нас есть культура открытого общения», — говорит Раймонд Кишк из компании Interstate Air Conditioning & Heating.«Лучший способ повысить эффективность бизнеса — поощрять обратную связь, идеи и общение между отделами».

Вы не можете быть везде одновременно, и вы не увидите всего. Ваши сотрудники могут определить область вашей компании, которую можно было бы сделать более эффективной, или процесс, который можно было бы оптимизировать. Убедитесь, что они чувствуют себя комфортно, высказывая свое мнение и предлагая обратную связь, особенно когда речь идет о повышении эффективности. «Поощрение коллег к участию в процессе повышения эффективности приведет к созданию более продуктивной и эффективной команды», — говорит Раймонд.

10. Знайте, когда остановиться

Хотя важно сгладить как можно больше изгибов, чтобы помочь вашей компании работать более эффективно, вам также необходимо знать, где проводить черту. Не каждый процесс можно или нужно автоматизировать, точно так же, как не каждое собрание всегда заканчивается в назначенное время.

«Эффективность важна — без вопросов», — говорит Нил Фезер из SiteLock, LLC. «Но для стартапов и предпринимателей чрезмерная концентрация внимания на эффективности может отвлекать от того, что действительно важно для нашего бизнеса: от роста.”

Нил испытал это в своем собственном бизнесе: «В SiteLock мы действительно сосредоточены на эффективности в ключевых областях: использование оборудования, соглашения об уровне обслуживания и т. Д., Но мы всегда напоминаем себе, что наша самая важная цель — рост. Это включает в себя обслуживаемых клиентов, предлагаемые продукты и силу бренда ».

Важно стремиться к эффективности, но не позволяйте цели ведения более эффективного бизнеса затмевать другие цели. Путем проб и ошибок, а также получая обратную связь от своих сотрудников на протяжении всего процесса, вы сможете отслеживать, что работает, а что нет, и повышать эффективность своего бизнеса, продолжая при этом расти и укреплять свой бизнес.

Бриана — специалист по контенту и цифровому маркетингу, редактор и писатель.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.