Бизнес процесс предприятия: Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса / Trinion corporate blog / Habr – моделирование и управление основами бизнеса

Примеры моделей предприятий

Типовые структуры процессов

Типовые структуры бизнес-процессов (Process Frameworks) разработаны Группой компаний «Современные технологии управления» в качестве методической основы для построения моделей бизнес-процессов реальных компаний. Типовые структуры представлены в формате PDF для ознакомления и в формате XML для использования в Business Studio (доступны для загрузки на странице Пакеты для самостоятельной загрузки).

Оказание услуг (PDF)

Проектная деятельность (PDF)

Производство (PDF)

Управляющая компания (PDF)

Уникальная возможность

Вы можете провести диагностику вашей компании на основе типовых структур процессов для выявления наиболее проблемных зон. Диагностика проводится при помощи онлайн системы организационной диагностики BIZDIAGNOSTICS.

Модели бизнес-процессов, созданные в системе Business Studio

В данном разделе размещены примеры бизнес-процессов — учебные модели и модели бизнес-процессов реальных предприятий, созданные в системе Business Studio.

Модели опубликованы в формате HTML-публикации, автоматически формируемой Business Studio. HTML-публикация содержит диаграммы бизнес-процессов предприятия, примеры организационных структур, основные регламентные документы (Регламент процесса, Регламент процедуры, Положение о подразделении, Должностная инструкция) и управленческую информацию с возможностью перехода между документами по гиперссылкам.

Внимание!

Шаблоны документов, используемые в бизнес-моделях, являются демонстрационными. Формат, структуру и состав информации выходных документов Business Studio, формируемых при построении бизнес-моделей, можно настраивать под потребности конкретной компании.

Модель производственного предприятия

Характеристика предприятия

Основные направления деятельности:

• Производство и продажа алюминиевого профиля;
• Производство и продажа автокомпонентов.

Численность персонала: 1200 человек.

Описание модели

Модель является локализацией 8-ми процессной нормативной модели бизнес-процессов организации. Цели создания модели — подготовка к автоматизации бизнес-процессов (создание модели «как будет» с учетом применения будущей информационной системы), формирование технического задания на автоматизацию.

Модель включает:

• Модель бизнес-процессов и процедур;
• Организационную структуру предприятия;
• Перечень документов, используемых при выполнении бизнес-процессов предприятия;
• Перечень функций будущей информационной системы.

Для планирования автоматизации в модели установлена связь процессов с функциями информационной системы. В результате, автоматически сформировано Техническое задание на автоматизацию, включающее:

• Перечень бизнес-процессов предприятия, которые подлежат автоматизации;
• Перечень документов и отчетов, которые должны быть получены при помощи информационной системы;
• Перечень всех функций информационной системы;
• Перечень планируемых рабочих мест.

Техническое задание на автоматизацию

Нормативная 8-процессная модель деятельности производственного предприятия

Модель разработана компанией «БКГ» и лично ведущим российским специалистом в области организационного развития компаний Т.Р. Кадыевым. Может применяться как основа для последующей локализации на конкретном предприятии.

Модель включает в себя:

• Модель бизнес-процессов, описывающую деятельность предприятия;
• Организационную структуру предприятия, построенную по процессному (кросс-функциональному) принципу;
• Перечень документов, используемых в бизнес-процессах предприятия.

Принцип построения бизнес-модели заключается в выделении основных объектов управления бизнес-системы и проектировании процессов управления этими объектами: (бизнес-процессы, стратегия развития).

Объект управления	Процесс первого уровня
Бизнес-система	Выработка согласованных условий деятельности
Продукт	Разработка и модификация продуктов
Клиент	Продвижение и продажи
Производственный цикл	Производство продукции
Ресурсы	Материально-техническое обеспечение
Технология	Воспроизводство средств производства
Персонал	Воспроизводство трудовых ресурсов
Финансы	Финансирование деятельности и расчеты по обязательствам

Результатом выполнения процессов первого уровня является объект управления, приведенный в требуемое состояние. Процессы первого уровня декомпозируются на подпроцессы, необходимые для последовательной трансформации состояния объекта управления из начального в требуемое. Для каждого подпроцесса установлены цели, которые необходимо достигнуть в рамках выполнения подпроцесса. Полученное таким образом дерево целей обеспечивает декомпозицию стратегических целей предприятия до уровня конкретных исполнителей.

Модель компании «ИнТехПроект»

Модель компании, осуществляющей деятельность по проектированию, монтажу и обслуживанию инженерно-технических систем.

Модель включает:

Данная модель содержится в демо-версии системы Business Studio.

Модель производственной деятельности в соответствии со стандартом ИСО 9001:2000

Рост конкуренции между западными и отечественными компаниями за право преобладания на Российском рынке товаров и услуг заставляет последних активнее использовать современные методы управления, в частности, построение системы менеджмента качества (СМК), соответствующей требованиям ИСО 9001:2000 г. Данный стандарт представляет собой набор требований к подсистеме управления качеством выпускаемой продукции или оказания услуг организации. Функционирующая СМК позволяет утверждать, что организация способна выпускать качественную продукцию (оказывать услуги) на регулярной основе, а значит, имеет большие преимущества перед конкурентами. Однако построение СМК дело непростое, зачастую требующее от организации внесения значительных изменений в ее производственно-хозяйственную деятельность, в бизнес-процессы предприятия. Для облегчения понимания требований самого стандарта ИСО 9001:2000 г., а также в качестве примера построения СМК предлагается модель деятельности организации, осуществляющей производство продукции. Модель включает в себе все стандартные процессы, начиная от проектирования и заканчивая сервисным обслуживанием продукции.

Для описания модели организации использовалась нотация функционального моделирования IDEF0. Процессы верхнего уровня модели соответствуют ключевым разделам стандарта ИСО 9001:2000 г., далее они декомпозируются на подпроцессы нижнего уровня уже непосредственно в привязке к производственно-хозяйственной деятельности организации. Таким образом, модель представляет собой совокупность бизнес-процессов организации с интегрированными в них требованиями ИСО 9001:2000 г. При этом существуют ограничения в интерпретации требований стандарта (переложении их на деятельность организации), связанные с тем, что за основу была принята достаточно условная организация, без какой-либо отраслевой специфики. В связи с этим, на практике, такую модель можно использовать как основу для анализа соответствия деятельности предприятия (по зонам ответственности — разделы стандарта) требованиям ИСО 9001:2000, а также как нормативную модель для разработки и внедрения СМК.

Свои предложения и замечания по моделям бизнес-процессов Вы можете сообщить по электронной почте: [email protected].

Бизнес-процессы на промышленном предприятии | Статья в журнале «Молодой ученый»

 

Бизнес-процессы можно разделить на 3 группы (Рисунок 1).

Рис. 1. Сеть бизнес-процессов промышленного предприятия

 

На данной схеме отчетливо продемонстрированы главные бизнес-процессы на предприятии, которые никак не имели бы возможность работать в отсутствии обеспечивающих действий, делают главные процессы возможными, в свою очередь они образуют и упорядочивают главные бизнес-процессы. Рассмотрим более подробно каждый из них.

Стратегическое планирование. Современные изучения дают уверенность в том, что незначительное количество компаний подошли серьезно к вопросу о стратегическом планировании. По всей видимости, для многих компаний сегодня важнее, чем завтра. Возможно, им просто недостаточно ресурсов либо способностей с целью синхронного постановления стратегических задач. При отсутствии такой функции управления как стратегический менеджмент, с уверенностью можно сказать, что это тоже самое, что плавать в море без каких-либо приборов навигации. Для всех участников бизнес-процесса, например, заказчики, поставщики, инвесторы, кредиторы, это опасный вид деятельности.

Инновационные стратегические компании на сегодняшний день являются крупными объектами, которые оцениваются в миллиардах и триллионах долларов. Ошибка управленческого аппарата велика. В связи с этим, в работе компании должен быть четко спланирован план деятельности на несколько лет вперед. Стратегические менеджеры занимаются этим планированием, их целью является постановление четкой цели перед компанией, а кроме этого заняться стратегией поведения компании в 4 направлениях, которые представлены в Таблице 1.

 

Таблица 1

Направления стратегий поведения фирмы

Направление	Описание
Финансы	Деньги — кровь современной экономики. Деньгами уплачивают налоги, зарплаты, расплачиваются за поставки сырья. Это наиболее гибкий инструмент, который первым отвечает на все сигналы рынка.
Клиенты	Клиенты — основной источник доходов любой компании. Твёрдая клиентская база — это твёрдый доход корпорации. Чтобы доходы росли, клиентскую базу надо расширять, клиенты должны быть довольны продукцией и лояльных компании.
Бизнес-процессы	Как видно на схеме выше, бизнес-процесс — это основная деятельность предприятия, то, что приносит доход с клиентов. Чтобы прибыль росла, необходимо расширение бизнес-процессов, их углубление. Они недолжны останавливаться, поэтому должны быть так же бесперебойные обеспечивающие бизнес-процессы и процессы управления.
Обучение и рост	Оборудование становится всё сложнее, управленческие схемы — всё запутаннее. Работа сегодня требует соответствующего образования, а знания — самый ходовой товар. Человеческий капитал играет всё большую роль в жизни предприятий. Поэтому для развития необходимо обучение персонала, его личностный рост.

 

Все ранее сказанные слова можно представить в виде схемы стратегии, которая представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Стратегическое планирование

 

Управление финансами. Нынешнее руководство капиталами определяют к самостоятельному процессу управления. Это совершается согласно обстоятельству значимости и динамики этого процесса. Несерьезное обращение с финансами, поручения заниматься ими финансовому отделу, у которого иные обязанности, является частой ошибкой, которая допускается в этой сфере деятельности. Многочисленные компании разоряются согласно обстоятельству неумения урегулировать экономические проблемы. И напротив, многочисленные компании остаются на высоте за счет умения в нужное время воспользоваться кредитом, своевременно инвестировать средства в проекты и своевременно потребовать их обратно. По этой причине координация управления финансами — это актуальная потребность компании. Немаловажно отчетливо разделять возможности отдела, который управляет финансами.

Управление маркетингом. Маркетинг — это руководство формированием продуктов и услуг и приспособлениями их осуществления точно также как общим единым действием. Основной задачей маркетинга можно считать исследование рынка и формирование механизма таким образом, чтобы продвигать продукт вплоть до покупателя. Ответственность маркетолога заключается в выявлении целевого сегмента рынка, в его захвате и удержании, при этом нужно расширять базу клиентов. По этой причине ни одна развивающаяся компания не обходится без маркетинга.

Комплекс маркетинга состоит из четырех направлений, которые представлены на рисунке 3.

Рис. 3. Комплекс маркетинга

 

Организация службы маркетинга на предприятии представлена на рисунке 4.

Рис. 4. Организация службы маркетинга на предприятии

 

Управленца службой маркетинга в больших компаниях имеют все шансы заменять управленцы в отдельных регионах, в определенных группах товаров, на рынке предприятий и государственных учреждений.

Управление бизнес-процессами. Эффективное руководство бизнес-процессами исполняется регламентом. Регламент является основным инструментом управляющих и представляет свод жесточайших правил поведения, указывающих работникам совершать какие-либо действия.

Регламент включает в себя всех сотрудников компании от средних и низших управляющих элементов. На сколько четко и детально будут прописаны правила поведения в регламенте, на столько же точно будут выполняться работы на предприятии. Введение регламентаций рекомендовано на производстве, так как оно не требует энтузиазма, проявление инициативы, креативных подходов.

Управление персоналом. Управление персоналом на предприятии можно разделить на три составляющих: стратегическое, оперативное и обеспечение.

Стратегическое руководство главной проблемой обладает предоставлением человеческих ресурсов компании, с целью его последующего формирования в соответствии с предпочтенной стратегией поведения на рынке.

Оперативное управление — это учет нынешнего числа сотрудников, оформление новых и формирование базы ушедших, руководство трудовых взаимоотношений, усовершенствование условия работы.

Процесс в управлении персоналом сложен и требует определенных обеспечений в различных сферах, например, социальная, организационная, юридическая (Рисунок 5).

Рис. 5. Процесс управления персоналом

 

Литература:

 

1. Методика инновационного проектирования продукта.Шапагатов С. Р., Карцева Н. С., Игнатьева Е. В.Молодой ученый. 2016. № 3 (107). С. 646–650.
2. Подход к оценке инновационных проектов.Шапагатов С. Р., Перевезенцева Е. Д., Карцева Н. С.Экономика и социум. 2016. № 2 (21). С. 1036–1039.
3. Системная инженерия проектирования инноваций.Тимошевская Н. В., Карцева Н. С., Коваленко О. Г.Молодой ученый. 2016. № 2 (106). С. 593–596.
4. http://www.up-pro.ru/encyclopedia/biznes-process.html

Примеры бизнес-процессов в организации

На данной странице представленны готовые примеры бизнес-процессов.
Моделирование данных примеров бизнес-процессов производилось в Дизайнере BPM-системы ELMA

Работа службы поддержки

В модели бизнес-процесса «Служба поддержки» запрос регистрируется из различных источников. С целью рационального использования рабочего времени сотрудников запросы типизируются. К примеру, в IT-компании адресатом может выступить как тестировщик, так и разработчик. Пример моделирования бизнес-процесса работы службы поддержки в системе ELMA BPM:

Работа службы поддержки

Согласование бюджета

Скачайте полную классификацию бизнес-процессов коммерческих компаний. Это межотраслевая модель. Она разработана Американским центром производительности и качества APQC. И переведена на русский язык компанией ELMA.

Классификация процессов

Пример описания бизнес-процесса «Согласование бюджета», подразумевает реализацию параллельных шлюзов, между различными департаментами и бухгалтерией/отделом планирования. Локальные подразделения в контексте должны независимо друг от друга огласить свои потребности на ближайший год (квартал).

Согласование бюджета

Поиск нового сотрудника отделом кадров

Пример описания бизнес-процесса «Поиск нового сотрудника отделом кадров» есть в каждом предприятии. Модель описывает полную последовательность шагов по работе со входящим резюме, учитывая действия соискателя с помощью событий ожидания сообщения. На каждом этапе рассмотрения резюме процесс может быть завершён по решению об отказе.

Поиск нового сотрудника отделом кадров

Заказ билетов через туроператора

Модель «Заказ билетов через туроператора» демонстрирует сервис для путешественника, который предоставляет туроператор и сервис для туроператора, предоставляемый авиакомпанией. Путешественнику достаточно инициировать процесс и сформировать заказ, а затем оплатить его. Остальные действия будут совершены по стандартному сценарию туроператором и авиакомпанией.

Заказ билетов через тур оператора

Проверка работы оборудования

Процесс «Проверка работы оборудования» начинается в зоне ответственности Продавца, который вносит заявку на проверку, а далее, после проверки Инспектором и Начальником ТО, заявка отправляется как задача на ремонт. Продавец оповещается о результатах проверки и ремонта.

Проверка работы оборудования

Больше примеров описания бизнес-процессов компаний можно найти и скачать бесплатно в магазине готовых решений ELMA Store

Бизнес-процессы: примеры и описание

Что собой представляют бизнес-процессы? Примеры позволят нам лучше разобраться в данном предмете, поэтому мы будем активно их использовать.

Общая информация

Для начала давайте разберёмся с тем, чем же являются бизнес-процессы. Так называют совокупную последовательность определённых действий, направленных на то, чтобы преобразовать ресурсы, полученные на входе в завершенный продукт, обладающий ценностью для потребителей на выходе. Благодаря такому определению можно понять, что бизнес-процессы есть внутри каждой организации. Формализованы они или нет, это роли не играет. Запомните: можно везде встретить бизнес-процессы. Примеры их будут наведены далее в статье.

Давайте рассмотрим бытовой пример. Есть домохозяйка, которая хочет помыть посуду (бизнес-процесс). Она поручает эту задачу посудомоечной машине. На входе мы имеем грязную посуду. Во время процесса будут использоваться вода, моющее средство и электричество. И на выходе мы получим чистую посуду. По подобной схеме и строятся бизнес-процессы. Примеры, которые будут приведены в дальнейшем, только подтвердят эти слова.

Функциональный подход

Поскольку нас интересуют бизнес-процессы компании (примеры конкретные), то давайте не будем откладывать их рассмотрение, а сразу приступим к делу. Допустим, у нас есть компания, где действует функциональный подход к вопросам управления. Согласно ему, предприятие – это набор подразделений. Причем каждое работает на выполнение своей определённой функции. Но в таких случаях, когда отдельные подразделения ориентированы на достижение их показателей, часто страдает общая эффективность компании.

Давайте рассмотрим один типичный процесс с конфликтом. Отдел продаж требует увеличения максимально возможного ассортимента для роста оборота. При этом они также хотят, чтобы запас товара был всегда на складе. Тогда как отдел поставок планирует закупать узкий ассортимент и большими партиями. Ведь в таких случаях они будут работать эффективно, и будет расти их главный показатель (точнее – падать цена от поставщика). То есть есть бизнес-процесс реализации, на который отделы смотрят по-разному.

Процессный подход

Он рассматривает всё происходящее как набор процессов. Существуют основные и поддерживающие. Каждый процесс обладает своёй определённой целью, которая подчинена задаче, стоящей перед всей компанией. Кроме этого, есть владелец, который управляет ресурсами и отвечает за исполнение всего необходимого. Также должна быть система по контролю качества и исправлению ошибок. Само собой, что ни один процесс не может протекать без ресурсов. И завершает список компонентов система показателей, по которым и оцениваются бизнес-процессы. Примеры этого какие, ведь было обещано, что они будут? Вот сейчас давайте один и рассмотрим.

Представьте себе карту. В самом центре находится основной бизнес-процесс. Он делится на отдельные составляющие. Их сопровождают управляющий и поддерживающий процессы, которые следят за тем, чтобы всё исполнялось так, как требуется. Это и будет процессный подход. Когда работа одного элемента завершена, его наработки передаются следующему.

Описание бизнес-процессов

Примеры этого в общем виде можно видеть на протяжении всей статьи. Но полноценная документация часто по толщине сравнима с небольшими книгами (или даже большими, если изучается работа гигантской компании).

Моделирование бизнес-процессов (примеры которых также тут приведены) требует, чтобы все операции предприятия были максимально понятными и прозрачными. Это позволит их анализировать наилучшим образом и выявлять различные проблемы ещё до того, как они дадут сбой. Необходимо помнить, что главная задача описаний – это разобраться во взаимодействии разрозненных подразделений, проследить за тем, что и кому они передают на каждом этапе выполнения задания. Благодаря этому можно значительно упростить адаптацию новых сотрудников и понизить зависимость стабильности работы предприятия от неустойчивого человеческого фактора. Также при грамотном подходе будут уменьшены и операционные расходы. Вот чем помогает описание бизнес-процессов. Пример такой оптимизации может продемонстрировать управляющий практически любой успешной компании.

Порядок разработки

Давайте рассмотрим практический пример бизнес-процесса на предприятии. Первоначально нам необходимо позаботиться о рабочей команде проекта. Она формируется из сотрудников компании. Чаще всего оказывается, что одной рабочей команды недостаточно. Что тогда может быть предпринято? Для восполнения нехватки сил можно привлечь временную группу. Не помешает также создать и описание того, как процесс функционирует на данный момент времени. При этом следует стремиться выявить все связи между действиями, а не фиксировать мельчайшие подробности.

Чтобы избежать ухода в сторону, можно использовать стандартные карты и формы процессов. При разработке процессов рекомендуется использовать метод последовательных приближений. Иными словами, необходимо повторять цикл действий по улучшению, пока не будет получен приемлемый результат.

Чему следует уделить внимание?

Следует сконцентрироваться на следующих разделах:

1. Стандартные формы.
2. Карта.
3. Маршруты.
4. Матрицы.
5. Блок-схемы.
6. Описание стыков.
7. Вспомогательные описания.
8. Документирование.
9. Развернутое описание.
10. Определение индикаторов и показателей.
11. Регламент выполнения.

Лучше всего понятие о необходимых элементах сможет дать реальный пример -реинжиниринг бизнес-процессов существующего предприятия. Но в таких случаях необходимо быть готовым к тому, что придётся ознакомиться с огромным количеством документации.

О картах замолвим слово

Итак, мы уже рассмотрели, что собой представляют бизнес-процессы, примеры их в реальной жизни. Сейчас давайте пройдёмся по технической документации, которая должна быть, если нам нужно точное и четкое описание. Итак, первоначально хочется уделить внимание карте бизнес-процесса. Она является графическим представлением, выполненным как блок-схема. При этом необходимо позаботиться о том, чтобы для каждого участника был отведён свой отдельный столбец. В строки заносят временные интервалы. Полностью оформленная карта позволяет проверить, была ли синхронизирована операция.

Также можно проследить и то, проходит ли и как информация между разными подразделениями компании. Для получения наилучшего эффекта следует поставить несколько вопросов. Кто совершает эту операцию? Зачем её необходимо выполнять? Что она собой представляет? Когда нужно проводить операцию? Где она осуществляется? При улучшении осуществляемых процессов следует ёще поинтересоваться, можно ли её совершенствовать.

Матрицы

Они необходимы для выделения наиболее важных бизнес-процессов в рамках предприятия. Во время их составления учитывается и взаимосвязь всего происходящего, а также степень взаимовлияния.

При анализе цепочки процессов несложно обнаружить, что обмен информацией передвигается из верхнего левого угла в нижний правый. То есть в таком математическом виде описываются отношения между поставщиком и потребителем, представленные в виде прямоугольника. В каждой ячейке матрицы при этом указываются все необходимые требования для действия, что были/совершаются/будут сделаны. Они являются своеобразными двухмерными моделями, с помощью которых можно судить о том, что и как делается и какая цель при этом преследуется. Сложности при составлении матрицы здесь бывают в том, что для просчета с максимальной точностью часто приходится использовать значительное количество данных. А это подразумевает наличие большого количества информации. При этом в таких случаях обычно используется цифровая информация, которую часто ещё приходится обсчитывать.

С чего начать разработку бизнес процессов / Habr

Специалисты знают, что прежде, чем автоматизировать бизнес процессы приходится эти самые процессы разрабатывать заново или оптимизировать, потому как автоматизация хаоса дело неблагодарное да, по сути, и не возможное.

Устанавливая задачу персоналу типа «опишите свою деятельность», или «каков результат вашей деятельности» в буквальном смысле сводит его (персонал) с ума. Возникает непонимание, а как следствие раздражение, соответственно речь о сотрудничестве уже не стоит. Некоторые скачивают из Интернета инструкции совершенно не применимые на практике, некоторые в интеллектуальных муках что-то рожают, однако на коррекцию уже нет сил и желания.

В связи с этим встала задача, как быстро, но эффективно донести идею описания последовательности действий должности, которая, собственно, приводит к желаемому результату. К тому же способ донесения должен отвечать определенным принципам: что-то, что известно практически каждому плюс простота формулирования.

Получилось следующее: «Как приготовить яичницу»? Причем «зачет» описания процесса приготовления сотрудник получает в том случае, если другой сотрудник выполняет только те действия, которые написаны в инструкции по приготовлению и не делает ничего другого. Таким образом, человек получал обратную связь от своего же сослуживца, что позволяло более критично отнестись к собственному творению, к тому же в некоторых моментах было просто весело. Кто-то забывал зажечь огонь, кто-то вместо удара тыльной стороной ножа по скорлупе, писал «разрезать скорлупу».

Итак, в общем случае задание было следующим:
1. Напишите, какие ресурсы требуются для приготовления яичницы.
2. Какие «технические» операции необходимо совершить, чтобы на столе стояла «Скворчащая, годная к употреблению яичница».
Ниже привожу сверочный список, кому интересно, составьте свой и сравните. В ресурсах и технических операциях сознательно пропущено несколько пунктов, буду рад, если заметите.

Ресурсы: 1. Два яйца. 2. Столовая ложка подсолнечного масла. 3. Плита. 4. Газ. 5. Соль. 6. Вилка. 7. Столовая ложка. 8. Тарелка для второго блюда. 9. Мусорное ведро.
Технические операции: 1. Зажечь газ. 2. Поставить сковороду на зажженную конфорку и через минуту убавить газ до минимума. 3. Налить подсолнечное масло в столовую ложку и добавить его в сковородку. 4. Распределить масло по всей поверхности сковородки. 5. Достать из холодильника два яйца. 6. Взять нож из кухонного гарнитура. 7. Взять первое яйцо в левую руку, а нож в правую. 8. Ударить тыльной стороной ножа по скорлупе так, чтобы появилась трещина на скорлупе. 9. Положить нож. 10. Разъединить половинки скорлупы над сковородкой на расстоянии примерно 5 – 10 сантиметров над поверхностью. 11. Повторить шаги с 7 по 10 со вторым яйцом. 12. Двумя пальцами правой руки взять «щепотку» соли и посолить яичницу. 13. Выждать семь минут. 14. Выключить газ. 15. Поставить на стол тарелку для второго блюда. 16. Взять сковородку в правую руку. 17. Аккуратно вилкой выложить содержимое на тарелку для второго блюда. 18. Сковородку поставить в мойку. 19. Тарелку с яичницей поставить на стол. 20. Достать из кухонного гарнитура вилку и положить рядом с тарелкой. 21. Скорлупу положить в ведро для мусора. 22. Нож положить в мойку.

После этой несложной на первой взгляд процедуры, сотрудники компаний в буквальном смысле расцветали на глазах, приговаривая «Ах вон оно, что от нас требуется»!

Что такое бизнес-процессы и их виды: управляющие, операционные, поддерживающие

Бизнес-процесс (сокращенно БП) — комплекс процедур и задач по конструированию, производству и реализации материальных ценностей или услуг для определенной целевой аудитории потребителей или одного заказчика. Понятие заключает в себе алгоритм действий, что начинается с поступления запроса в компанию и заканчивается продажей готовых продуктов.

История понятия бизнес— процесса

Появление термина связано с развитием отрасли промышленного производства. Когда материальные ценности стали создавать в больших масштабах, возникла необходимость разделить сложный процесс на мелкие составляющие. Раньше доминировал ручной труд, когда один мастер высокой квалификации выполнял все действия. С развитием промышленности появилась цепочка технически сложных задач. Для их реализации стали выделять обученных исполнителей. Нововведения привели к повышению эффективности работы, появлению понятия «бизнес-процессы предприятия», рождению методик управления БП.

Самое раннее упоминание встречается в рукописях экономиста Адама Смита, вышедших в печать в 1776 году. Специалист описал случай распределения сложной процедуры создания штифтов на контактном заводе. С разделением задач между сотрудниками производительность увеличилась на 24 000%. Смит отстаивал пользу разумного упрощения сложных процедур. Уровень распределения получен экспериментально, через проектирование БП. Идея Смита получила широкое признание.

В XX веке американским инженером Фредериком Тейлором разработаны научные методики управления предприятиями, что способствовали стандартизации распределения задач в целях оптимизации деятельности организации. К концу XX века известный гуру менеджмента Питер Друкер провел работу по упрощению и децентрализации производства. Появилась популярная концепция аутсорсинга.

Виды бизнес-процессов

1. Управляющие. Включают действия по контролю работоспособности системы. Пример: стратегический маркетинг и администрирование на корпоративном уровне.
2. Операционные — рабочее ядро предприятия. В него входят связанные с производством блоки. Пример: прием заявок, создание, продажа товаров.
3. Поддерживающие — обслуживающие мероприятия для организации непрерывного процесса. Пример: бухучет, call-центр, техподдержка.

Простая схема БП

Запрос клиента > оператор call-центра (фиксация заявки)> менеджер (обработка > логист (движение, доставка, перевозка материалов) > бухгалтер (анализ расходов, формирование счета) > производство > ОТК (проверка качества) > реализация.

Классификация БП выглядит так:

1. По иерархии целей: стратегические, тактические и операционные.
2. По степени детализации: макро- , суб- и микропроцессы.
3. По направлению: – финансовые, производственные, обучающие, клиентские.

Алгоритм конструирования бизнес-процессов

1. Анализ деятельности объекта.
2. Тестирование действующих БП.
3. Разделение по группам.
4. Корректировка рабочих цепочек.
5. Распределение задач между персоналом.
6. Внедрение систем контроля и управления БП.

Алгоритм может выглядеть сложнее. Для крупных производственных комплексов при определении, что такое бизнес-процесс, как будут регулироваться его процедуры, используют стандарт-модели, что проектируются и корректируются на специально разработанном программном обеспечении.

Помощь в оптимизации бизнес-процессов, интеграции с существующими системами, IT-решения и многое другое для развития и продвижение бизнеса сможете найти в компании Polytell.

Разрыв в процессе – потерянные деньги

Частая причина снижения деятельности – отсутствие слаженных действий всех звеньев промышленной цепи. Здесь могут быть трудности с логистикой, недобросовестное отношение к обязанностям сотрудников ОТК. Работники и крупные отделы должны действовать слаженно и эффективно. Для оценки проводятся тестирования, опросы, прочие исследования, анализ, корректировки.

Управление БП с помощью компьютерных технологий

Достижения последних десятилетий в сфере IT скорректировали привычные процессы. В середине XIX века программное обеспечение имело ограниченные ресурсы для администрирования деятельности предприятий. Сегодня это мощные системы, что дают серьезные перспективы для максимально эффективной автоматизации БП: SAP, Oracle, PeopleSoft. Разработаны протоколы и веб-язык, модели коммерческой мотивации для конструирования, коррекции и управления бизнесом или графические изображения для визуального отображения блок-схем, диаграмм.

Анализ и автоматизация активных рабочих моделей

На деятельность компаний оказывают значительное влияние инновации в сфере облачных технологий, запросы социальных медиа, мобильные приложения. Они позволяют участникам рынка приобретать, продавать ресурсы, организовывать коммуникацию независимо от расположения. Новые каналы связи, соцсети, сайты, электронные СМИ дают возможность привлечения потенциальных потребителей, удобно анализировать спрос и предложение, молниеносно взаимодействовать с целевой аудиторией через инструменты e-mail маркетинга.

Важна роль отчетов для организации эффективной деятельности предприятий. Периодический системный анализ (мониторинг) отклонений, что появляются по мере реализации процессов в различных подразделениях (цехах, бухгалтерии), помогает вовремя среагировать на снижение производительности и предпринять корректирующие шаги. Статистические данные позволяют легко оценивать ситуацию и делать выводы. Оптимизация и анализ рабочих процедур максимально эффективны при автоматизации предприятий.

Корректировка бизнес-процессов

Дающий большие перспективы в плане эффективной оптимизации коммерческой деятельности системный метод появился в 1991 году. Технология описывается в книге г. Джеймса Харрингтона. Суть метода в реорганизации и реинжиниринге БП. Они направлены на поиск отклонений, анализ, улучшение коммерческой деятельности в рамках новых задач и целей, увеличение рентабельности и производительности, сокращение расходов.

Алгоритм методики складывается из трех задач:

• разработка стратегических целей – что делаем и зачем.
• целевая аудитория – кому служим.
• корректировка БП в пользу увеличения прибыли – как работать лучше.

Оптимизация БП:

1. Отбор персонала.
2. Обучение анкетированию.
3. Проведение интервью для сбора данных.
4. Документирование результатов опросов.
5. Анализ проблем и создание плана корректировки.

Цель оптимизации по Джеймсу Харрингтону по-своему радикальна. Она заключается в кардинальной перестройке, а не серии постепенных реструктуризаций. Такая модель описана в книге Майкла Хаммера и Джеймса Чампи «Реинжиниринг корпорации: манифест бизнес-революции», выпущенной в 1993 году. Многие предприятия решаются применить систему, какие-то отказываются от радикальной методики. Но те и другие считают оптимизацию БП ценным инструментом для увеличения эффективности.

 

Введение в бизнес-процессы. Часть 2

В первой части мы рассмотрели основные понятия бизнес-процессов. В данной части мы рассмотрим моделирование бизнес-процессов и приведем пример моделирования.

 

 

 

 

Моделирование – процесс исследования деятельности организации с целью построения формализованного (графического, табличного, текстового) описания бизнес-процессов организации.

Для моделирования рекомендуется использовать следующие методы сбора информации:

• интервьюирование;
• работа с законодательством, документами организации;
• методы мозгового штурма и т.д.

Процесс моделирования бизнес-процессов уникален в рамках организации. Перед началом работы рекомендуется уточнить наличие и содержание данного процесса в организации.

Ниже мы рассмотрим пример алгоритма моделирования бизнес-процессов. Итак, для моделирования бизнес-процесса необходимо:

1. Определить результат и владельца  бизнес-процесса.
2. Определить набор и порядок действий, составляющих бизнес-процесс.
3. Определить исполнителей бизнес-процесса: на данном шаге необходимо произвести разделение зон ответственности, выделить какие сотрудники каких подразделений несут ответственность за выполнение действий процесса,  привязать исполнителей к действиям.
4. Определить события бизнес-процесса. Определить типы событий: начальное, конечное, промежуточное. Привязать промежуточные события к действиям.
5. Определить ресурсы: документы, информацию, и др. потребляемые действиями бизнес-процессов. Привязать ресурсы к действиям.

 

Схема, иллюстрирующая алгоритм моделирования показана на рисунке ниже:

 

По завершению алгоритма рекомендуется произвести анализ «что – если». Пример: что будет, если на вход действия попадет документ, содержащий ошибки; что будет, если согласующий руководитель отклонит документ. Есть два способа учитывать результаты анализа:

• дополнить существующую модель ответвлениями;
• предусмотреть отдельно действия «альтернативного» процесса.

 

Если мы однозначно не можем предложить действия ответвления / альтернативного процесса, мы записываем альтернативное условие в список «открытых вопросов». Данный список затем рекомендуется предоставить экспертам предметной области и Владельцу процесса.

Не рекомендуется анализировать все возможные и невозможные случаи процесса. Ситуациями, не предусмотренными процессом, как правило, занимается функциональный руководитель подразделения (в зоне ответственности которого возникла ситуация).

Для фиксации бизнес-процессов в графическом виде используется система условных обозначений элементов (нотация). Наиболее известные нотации: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. Рассмотрение и сравнительный анализ нотации не входит в предмет обсуждения данной статьи; интересующимся в интернете можно найти массу статей на темы сравнения нотаций, например «IDEF vs ARIS».

Нотации не рекомендуется воспринимать как догмы, сотрудники организаций используют нотации наиболее удобным для них образом. Рекомендуется всегда уточнять используемые нотации в организации.

Приведем пример описания бизнес-процесса. В качестве примера возьмем процесс предоставления неоплаченного отпуска. Рассмотрим порядок и документооборот, возникающий при указанном выше процессе. Метод сбора информации: законодательство РФ как предварительный материал перед интервью с экспертами предметной области и Владельцем процесса. Нотация описания: ARIS eEPC.

1. Сбор исходного материала.

1.1 Предоставление отпуска регламентируется Трудовым Кодексом (при сборе материала необходимо опираться на последнюю редакцию, на момент написания статьи – с изменениями от 30 декабря 2015 г. № 434-ФЗ), статьей 128 Отпуск без сохранения заработной платы

 

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

• участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;

 

в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

 

1.2. Документооборот при оформлении отпуска регламентируется постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», раздел «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 »Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

 

Приводим данные, необходимые для моделирования бизнес-процесса (действуем согласно описанной ранее схеме): 

1. Результат бизнес-процесса — оформленные согласно законодательству РФ и стандартам организации документы. 

2. Владелец бизнес-процесса: руководитель кадровой службы. Как определить владельца? Владелец – это сотрудник, обладающий ресурсами для осуществления бизнес-процесса (в данном случае ресурсы – сотрудники кадровой службы) и несущий ответственность за результат бизнес-процесса.

3. Набор и порядок действий:

написание заявления -> составление приказа -> подписание приказа у руководителя инициатора -> подписание приказа у инициатора –> оформление кадровых документов.

В последовательности действий отсутствует расчет заработной платы, т.к. статья Трудового Кодекса, согласно которой оформляется отпуск, – Отпуск без сохранения заработной платы.

4. Исполнители бизнес-процесса.. Для более наглядного предоставления информации приведем последовательность шагов и исполнителей в таблице:

№ действия	Наименование действия	Исполнитель	№ след. действия
1	Написание заявления	Инициатор	2
2	Составление приказа	Сотрудник кадровой службы	3
3	Подписание приказа у руководителя инициатора	Сотрудник кадровой службы	4
4	Подписание приказа у инициатора	Сотрудник кадровой службы	5
5	Оформление кадровых документов	Сотрудник кадровой службы	(конец)

 

5. События. Дополним вышеуказанную таблицу информацией о событиях:

 

№ действия	Входящее событие	Наименование действия	Исполнитель	Исходящее событие	№ след. действия
1	Инициатору необходим отпуск за свой счет	Написание заявления	Инициатор	Составлено заявление на отпуск за свой счет	2
2	Составлено заявление на отпуск за свой счет	Составление приказа	Сотрудник кадровой службы	Составлен приказ об отпуске	3
3	Составлен приказ об отпуске	Подписание приказа у руководителя инициатора	Сотрудник кадровой службы	Приказ об отпуске подписан руководителем инициатора	4
4	Приказ об отпуске подписан руководителем инициатора	Подписание приказа у инициатора	Сотрудник кадровой службы	Приказ об отпуске подписан инициатором	5
5	Приказ об отпуске подписан инициатором	Оформление кадровых документов	Сотрудник кадровой службы	Оформлены кадровые документы на отпуск	(конец)

 

6.  Ресурсы, документы и информация. В данном примере мы не учитываем такие ресурсы, как время исполнителей, материалы и оборудование, т.к. нам важны документы, оформленные согласно законодательству РФ и стандартам организации (см. результата процесса). Нам надо проанализировать, какие документы принимают участие в процессе. Дополним существующую таблицу информацией:

 

№ действия	Входящее событие	Наименование действия	Документ, информация	Исполнитель	Исходящее событие	№ след. действия
1	Инициатору необходим отпуск за свой счет	Написание заявления	Заявление на отпуск за свой счет	Инициатор	Составлено заявление на отпуск за свой счет	2
2	Составлено заявление на отпуск за свой счет	Составление приказа	Приказ на отпуск	Сотрудник кадровой службы	Составлен приказ об отпуске	3
3	Составлен приказ об отпуске	Подписание приказа у руководителя инициатора	Приказ на отпуск	Сотрудник кадровой службы	Приказ об отпуске подписан руководителем инициатора	4
4	Приказ об отпуске подписан руководителем инициатора	Подписание приказа у инициатора	Приказ на отпуск	Сотрудник кадровой службы	Приказ об отпуске подписан инициатором	5
5	Приказ об отпуске подписан инициатором	Оформление кадровых документов	Т-2, Т-54а	Сотрудник кадровой службы	Оформлены кадровые документы на отпуск	(конец)

 

 

7. Проведем анализ «что если».

• Что если заявление будет содержать ошибки (начиная от грамматических, заканчивая неправильным указанием реквизитов)? Инициатор заявления не обязан иметь достаточную квалификацию для безошибочного заполнения заявления (а обязан уметь грамотно выполнять свои непосредственные обязанности). Для устранения случая неправильного заполнения заявления добавим действие проверки заявления в основной процесс, т.к. нам важно предотвратить наличие ошибочного документа в процессе.
• Что если приказ на отпуск будет неправильно составлен? Т.к. в обязанности специалиста кадровой службы входит составление кадровых документов, то мы предполагаем, что в большом количестве случаев приказ составляется правильно. Это не отменяет проверку квалификации специалиста кадровой службы (процессы приема на работу и аттестации) и проведение периодической проверки документов (процесс аудита кадровых документов).
• Что если руководитель не подпишет приказ и инициатор:
  • имеет право на отпуск, согласно 128 статье Трудового кодекса. Данный вопрос запишем в открытые вопросы по данному процессу и зададим его Владельцу процесса при согласовании процесса. Всю ответственность за исполнение процесса несет Владелец процесса, именно он определяет правила выполнения работы во вверенном ему подразделении;
  • не имеет право на отпуск, согласно 128 статье Трудового кодекса. Данный вопрос также запишем в открытые вопросы.

• Что если инициатор откажется подписывать приказ (например, у него изменились обстоятельства, согласно которым он брал отпуск)? Мы прекращаем процесс.
• Что если внесение отметок в кадровые документы Т-2 и Т-54а будет некорректным? Данный вопрос аналогичен вопросу, рассматриваемому в п. 3.2.

 

 

Дополним существующую таблицу полученной информацией. Фактически мы получили предварительное описание процесса в табличном виде:

 

Открытые вопросы

• Что если руководитель инициатора отказался подписать приказ на отпуск и инициатор имеет право на отпуск, согласно 128 статье Трудового кодекса
• Что если руководитель инициатора отказался подписать приказ на отпуск и инициатор не имеет право на отпуск, согласно 128 статье Трудового кодекса

 

Краткое обозначение элементов нотации ARIS eEPC приведено в таблице ниже (описаны не все элементы нотации, а используемые. Графическое обозначение элементов взято из пакета MS Visio):

 

Схема, отображающая взаимодействие элементов показана ниже:

 

Графическое отображение процесса предоставлено выглядит следующим образом:

 

 

 

Графическое и табличное отображение процесса подлежат согласованию у экспертов и Владельца процесса. Аналитик бизнес-процессов зачастую не может знать всех тонкостей рассматриваемой предметной области, поэтому рекомендуется всегда согласовывать свои модели с экспертами предметной области и Владельцем процесса.

 

После написания статьи, но до её опубликования, мне довелось пообщаться с хорошим знакомым, я ему изложил тему и суть статьи. Знакомый задал несколько интересных вопросов, я решил опубликовать нашу беседу, думаю, наша беседа будет интересна читателям:

— Не сомневаюсь, ты написал интересную статью. Но к чему такие сложности? Зачем нужны бизнес-процессы, неужели без них нельзя?

— Смотри, бизнес-процессы снижают вариабельность результатов за счет стандартизации операций. Вариабельность означает снижение разброса допустимых вариантов результатов процесса. Я описал простой пример, бизнес-процессы применимы не только к кадровому делу, но и к деятельности организации. Представь себе, что организация, специализирующая на поставке запчастей, будет производить детали с разным уровнем качества (мы помним, что качество – это соблюдение характеристик изделия). Далее автозапчасти будут ставиться на автомобили, и мы получим… продукцию АвтоВАЗа. Продукция АвтоВАЗа находит своего покупателя, но мы в последнее время предпочитаем автомобили качественной сборки.

— Я думаю, все дело в исполнителях. Достаточно найти грамотных исполнителей и мы получим хороший результат. Как в твоем примере – надо найти грамотного кадровика, только и всего.

— Хорошие исполнители, уже обеспечены работой, их труд стоит дорого. Ты не думаешь об оптимизации расходов организации, найма толковых специалистов, и обеспечения специалистов методической поддержкой. Еще один фактор – масштабирование работы. Представим, что в нашей организации работает 2 000 сотрудников. В данном случае у нас будет несколько специалистов кадровой службы и у них будет разный опыт. Наша задача в данном случае – предоставить инструмент обучения, осуществления операций и контроля операций со стороны руководителя подразделения.

— Даже если 2 000 человек и даже если специалисты будут ошибаться. Какова цена ошибки – всего-лишь неправильно оформленные кадровые документы, эти бумажки.

— Во первых, я привел пример бизнес-процесса. Бизнес-процессы могут охватывать самую различную деятельность предприятия, будь то финансы или производство. Во вторых, даже неправильно оформленные кадровые документы могут привести к штрафам организации от контролирующих органов.

Спасибо читателям, что дошли до этого места. Можно было бы многое сказать дополнительно: рассказать про инструменты, используемые при описании бизнес-процессов, подробнее коснуться нотаций… Но это всё продолжение введения в бизнес-процессы.

Автор

Евгений Пономарёв

[email protected]