Бизнес процессы компании примеры: Примеры описаний бизнес-процессов, разработанных компанией Питер-Консалт – Описание бизнес процессов. Использовать осторожно / Trinion corporate blog / Habr

Бизнес-процессы: примеры и описание

Бизнес-процессы можно встретить везде, даже на кухне.Формализованы они или нет, роли не играет. Сегодня консалтинговая компания Business Proactive  предлагает статью «Бизнес-процессы: примеры и описание», чтобы лучше разобраться в данном предмете.

Для начала давайте разберёмся с тем, чем же являются бизнес-процессы. Так называют совокупную последовательность определённых действий, направленных на то, чтобы преобразовать ресурсы, полученные на входе в завершенный продукт, обладающий ценностью для потребителей на выходе. Благодаря такому определению можно понять, что бизнес-процессы есть внутри каждой организации. Примеры их будут приведены далее в статье.

Давайте рассмотрим бытовой пример. Есть домохозяйка, которая хочет помыть посуду (бизнес-процесс). Она поручает эту задачу посудомоечной машине. На входе мы имеем грязную посуду. Во время процесса будут использоваться вода, моющее средство и электричество. И на выходе мы получим чистую посуду. По подобной схеме и строятся бизнес-процессы. Примеры, которые будут приведены в дальнейшем, только подтвердят эти слова.

Функциональный подход

Поскольку нас интересуют бизнес-процессы компании (примеры конкретные), то давайте не будем откладывать их рассмотрение, а сразу приступим к делу. Допустим, у нас есть компания, где действует функциональный подход к вопросам управления. Согласно ему, предприятие – это набор подразделений. Причем каждое работает на выполнение своей определённой функции. Но в таких случаях, когда отдельные подразделения ориентированы на достижение их показателей, часто страдает общая эффективность компании.

Давайте рассмотрим один типичный процесс с конфликтом. Отдел продаж требует увеличения максимально возможного ассортимента для роста оборота. При этом они также хотят, чтобы запас товара был всегда на складе. Тогда как отдел поставок планирует закупать узкий ассортимент и большими партиями. Ведь в таких случаях они будут работать эффективно, и будет расти их главный показатель (точнее – падать цена от поставщика). То есть  для каждого отдела свой показатель эффективности работы.

Процессный подход

Он рассматривает всё происходящее как набор процессов. Существуют основные и поддерживающие процессы. Каждый процесс обладает своёй определённой целью, которая подчинена задаче, стоящей перед всей компанией. Кроме этого, есть владелец, который управляет ресурсами и отвечает за исполнение всего необходимого. Также должна быть система по контролю качества и исправлению ошибок. Само собой, что ни один процесс не может протекать без ресурсов. И завершает список компонентов система показателей, по которым и оцениваются бизнес-процессы. Давайте рассмотрим пример. Представьте себе карту. В самом центре находится основной бизнес-процесс. Он делится на отдельные составляющие. Их сопровождают управляющий и поддерживающий процессы, которые следят за тем, чтобы всё исполнялось так, как требуется. Это и будет процессный подход. Когда работа одного элемента завершена, его наработки передаются следующему.

Описание бизнес-процессов

Примеры этого в общем виде можно видеть на протяжении всей статьи. Но полноценная документация часто по толщине сравнима с небольшими книгами (или даже большими, если изучается работа гигантской компании).

Моделирование бизнес-процессов требует, чтобы все операции предприятия были максимально понятными и прозрачными. Это позволит их анализировать наилучшим образом и выявлять различные проблемы ещё до того, как они дадут сбой.

Необходимо помнить, что главная задача описаний – это разобраться во взаимодействии разрозненных подразделений, проследить за тем, что и кому они передают на каждом этапе выполнения задания.

Благодаря этому можно значительно упростить адаптацию новых сотрудников и понизить зависимость стабильности работы предприятия от неустойчивого человеческого фактора. Также при грамотном подходе будут уменьшены и операционные расходы. Вот чем помогает описание бизнес-процессов. Пример такой оптимизации может продемонстрировать управляющий практически любой успешной компании.

Порядок разработки

Давайте рассмотрим практический пример бизнес-процесса на предприятии. Первоначально нам необходимо позаботиться о рабочей команде проекта. Она формируется из сотрудников компании. Чаще всего оказывается, что одной рабочей команды недостаточно. Что тогда может быть предпринято? Для восполнения нехватки сил можно привлечь временную группу. Не помешает также создать и описание того, как процесс функционирует на данный момент времени. При этом следует стремиться выявить все связи между действиями.

Чтобы избежать ухода в сторону, можно использовать стандартные карты и формы процессов. При разработке процессов рекомендуется использовать метод последовательных приближений. Иными словами, необходимо повторять цикл действий по улучшению, пока не будет получен приемлемый результат.

Чему следует уделить внимание? Следует сконцентрироваться на следующих разделах:

• Стандартные формы.
• Карта. Маршруты.
• Матрицы.
• Блок-схемы.
• Описание стыков.
• Вспомогательные описания.
• Документирование.
• Развернутое описание.
• Определение индикаторов и показателей.
• Регламент выполнения.

Лучше всего понятие о необходимых элементах сможет дать реальный пример -реинжиниринг бизнес-процессов существующего предприятия. Но в таких случаях необходимо быть готовым к тому, что придётся ознакомиться с огромным количеством документации.

Итак, мы уже рассмотрели, что собой представляют бизнес-процессы, примеры их в реальной жизни. Сейчас давайте пройдёмся по технической документации, которая должна быть, если нам нужно точное и четкое описание.

Первоначально уделим внимание карте бизнес-процесса. Она является графическим представлением, выполненным как блок-схема. При этом необходимо позаботиться о том, чтобы для каждого участника был отведён свой отдельный столбец. В строки заносят временные интервалы. Полностью оформленная карта позволяет проверить, была ли синхронизирована операция.

Также можно проследить, проходит ли и как информация между разными подразделениями компании. Для получения наилучшего эффекта следует поставить несколько вопросов. Кто совершает эту операцию? Зачем её необходимо выполнять? Что она собой представляет? Когда нужно проводить операцию? Где она осуществляется? При улучшении осуществляемых процессов следует ёще поинтересоваться, можно ли её совершенствовать.

Матрицы

Они необходимы для выделения наиболее важных бизнес-процессов в рамках предприятия. Во время их составления учитывается взаимосвязь всего происходящего.

 

При анализе цепочки процессов несложно обнаружить, что обмен информацией передвигается из верхнего левого угла в нижний правый. То есть в таком математическом виде описываются отношения между поставщиком и потребителем, представленные в виде прямоугольника. В каждой ячейке матрицы при этом указываются все необходимые требования для действия, что были/совершаются/будут сделаны. Они являются своеобразными двухмерными моделями, с помощью которых можно судить о том, что и как делается и какая цель при этом преследуется. Сложности при составлении матрицы здесь бывают в том, что для просчета с максимальной точностью часто приходится использовать значительное количество данных. А это подразумевает наличие большого количества информации. При этом в таких случаях обычно используется цифровая информация, которую часто ещё приходится обсчитывать.

Статья подготовлена по материалам сайта http://fb.ru

Схема бизнес процесса — краткий алгоритм создания

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать – эта статья для вас.

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании – платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

1 – Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать – обозначить события начала и окончания.

2 – Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

3 – Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4 – Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие “роль”. Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 – Разместите на схеме документы

Документ – это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ – это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 – Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7 – Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса.  Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант – составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

8 – Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9 – Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес процесс – это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

Связь бизнес процесса с другими процессами

10 – Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

• С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
• С какими процессами он связан? Чем обменивается?
• Какие операции выполняются? В каком порядке?
• Кто выполняет операции в  процессе?
• Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
• Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
• Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.

Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес процессов. Оставайтесь на связи.

В марте и апреле  в Москве я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.

Как составить список бизнес процессов компании

Для правильного составления списка бизнес процессов компании необходимо узнать, что именно выполняют отделы и конкретные сотрудники. Несколько дней назад я рассказывал о том, как составить список функций и задач сотрудников. На основании именно этого списка и готовится перечень бизнес процессов компании.

Бизнес процессы имеют в своем составе множество задач из различных функций. Т.е. по сути, чтобы составить бизнес процессы из перечня задач, необходимо решить – по какому признаку можно группировать задачи в бизнес процессы.

Для того чтобы объединить полученный список функций и задач в процессы, нужно понимать, по какому признаку производить объединение. Что получается на выходе процесса? Зачем процесс существует?

Очевидно, что результатом и целью процесса является получение какого-то продукта.

Итогом процесса всегда будет продукт.  Функции и задачи также выполняются с определенной целью. Такой целью всегда будет являться получение продукта. Внутреннего или внешнего.

Определив продукты, ради которых выполняются задачи и существуют функции, мы определим бизнес процессы, к которым задачи и функции относятся.

Объединение задач и функций в бизнес процессы

Шаг №1 – Понять, ради каких продуктов выполняются задачи и существуют функции.

Не каждая задача имеет своим результатом какой-то существенный продукт. Но каждая задача выполняется ради целевого продукта. Это значит, что задачи, как и операции в процессе, выполняются ради того, чтобы получить результат бОльший, чем результат каждой задачи.

К примеру. Задачи: создание макета печатной продукции, согласование макета, подготовка макета к печати – все эти задачи выполняются ради итогового продукта. В данном наборе итоговым продуктом будет являться готовый к производству макет.

Можно ли объединить все 3 задачи в один процесс и назвать его “Подготовка готового макета”? Да, можно. Но может быть и по-другому. Все зависит от того, как мы оцениваем продукт:

• Есть ли у продукта полуфабрикаты?
• Если да, то стоит ли нам рассматривать их как законченные промежуточные продукты?
• Продукт может вернуться к исполнителю в рамках текущих функции?
• Сильно ли будет преобразовываться продукт в следующем процессе?

Если вы получили ответы “да” на 1,2 и 4й вопросы, то продукт стоит рассматривать отдельно. Если наоборот, то не выделяйте промежуточные продукты.

К примеру, если вы ответите на данные вопросы применительно к указанным выше 3-м задачам, то обнаружите, что лучше данные задачи разбить на 2 процесса. “Создание и согласование макета” и “Подготовка макета к производству”. Дело в том, что макет не перейдет к предпечатной подготовке до тех пор, пока его не утвердят. При этом после задачи утверждения макет может вернуться к задаче создания. И так может пройти несколько циклов. Итогом же будет макет, который уже подготовят к печати. 1 утвержденный макет = 1 подготовленный к печати. Следовательно, мы имеем два продукта, а значит, и два процесса.

В результате первого шага вы увидите, что задачи сотрудников относятся к продуктам.

Один сотрудник может участвовать в разных бизнес процессах

Шаг №2 – Записать все продукты и задачи/функции, относящиеся к ним.

Вы уже составили список задач и функций и определили продукты, ради которых выполняются задачи. Обязательно запишите все на бумагу. Даже если “и так все понятно”.

Шаг №3 – Дать название процессу, результатом которого является продукт. 1 продукт = 1 процесс.

Теперь посмотрите на список продуктов и определите, результатом какого процесса является каждый продукт. Названия процессов должны быть понятными и отображать суть процесса. А суть процесса заключается в продукте 😉 Пусть на один процесс приходится один продукт. Вы увидите, что в результате некоторых бизнес процессов появляется несколько продуктов. Это нормально.

Шаг №4 – Сгруппировать или разбить процессы, если требуется.

Теперь необходимо оптимизировать список процессов. Для этого:

• уберите все дубликаты процессов в списке
• оцените возможность объединения нескольких процессов в один – если продукт процесса слишком простой или нет смысла уделять ему отдельное внимание, посмотрите, какой продукт находится на порядок выше и объедините все процессы этого продукта.
• оцените необходимость деления процессов – если процесс слишком большой и его продукт сложен, попробуйте оценить необходимость его разделения на несколько процессов. К примеру, процесс производства можно разделить на несколько процессов, продуктами которых будут являться полуфабрикаты. Для определения продуктов вернитесь к шагу 1.

В результате у вас останется список реальных процессов компании. Напоследок скажу следующее – всегда старайтесь делать список простым. Чем проще сделано, тем проще понимать. Но при этом помните о том, что понимание также должно быть достаточным.

Возможно, что с первого раза создать список не получится. Ничего страшного. В любом случае его необходимо пересматривать и поддерживать в актуальном состоянии – хотя бы раз в квартал.

На основании списка вы будете в дальнейшем разрабатывать модели процессов, проводить их внедрение и оптимизацию. Так что сложно недооценить важность данного шага.

Еще раз – без подготовленного списка бизнес процессов будет невозможно разрабатывать и оптимизировать бизнес процессы. Список необходимо сделать. Удачи!

Есть вопросы? Напишите мне

На главную

Построение бизнес процессов лучшие практики

Построение бизнес-процессов компании начинается с разработки схемы, отражающей его суть и механизм работы. Создание подобной схемы позволит вам наглядно представить, как работает или должен работать ваш бизнес.

Содержание статьи:

С чего начать построение бизнес-процессов?

Этапы разработки бизнес процесса будет успешным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий для чего необходимы. Для начала вам нужно установить границы всех процессов. Вам потребуется полный список, в котором подробно перечислены все протекающие на предприятии бизнес-процессы.

Схема создания бизнес-процессов компании

Построение должно быть простым и логичным: длинные заголовки, сложные описания процессов отнюдь не способствуют эффективному понимаю. Необходимо задавать такое название и описание, которое дают содержательную, но краткую характеристику. В описании процесса можно указывать цель или особенности использования. Лаконичные названия и емкое описание упростит и ускорит навигацию, что особенно актуально при большом количестве процессов.

Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании

Работать с бизнес-процессом, а также выполнять его, будет намного проще при продуманной и логичной структуре. Прежде чем начать построение, убедитесь в том, что структура оптимизирована, для чего необходимо выполнить важные рекомендации:

• Создавайте небольшие бизнес-процессы, по возможности разбивая их на логические блоки. На одну диаграмму не стоит помещать более десятка-полутора элементов. Если процесс сложный, лучше реализовать отдельные элементы как подпроцессы и настроить связи между ними;
• Основной поток бизнес-процесса выстраивайте на одном уровне, альтернативные пути, нейтральные и отрицательные события – в ответвлениях;
• Во время построения процесса следите, чтобы наибольшее количество потоков было размещено в одном направлении. Вы можете выбрать один из двух популярных подходов к построению: сверху вниз или слева направо;
• Обеспечьте параметры процесса бизнеса понятными, логичными названиями. Если параметр процесса нигде не используется – удалите его.

Построение схемы и этапы

Построение можно выполнять по следующему алгоритму:

1. Установка границ. Любой процесс бизнеса начинается определенным событием и оканчивается другим событием. Для начала вам необходимо обозначить события, которые являются началом и окончанием процесса.
2. Нарисуйте блоки процесса. Выполните построение всех блоков (подпроцессов и операций) в порядке их выполнения. Помните, что на этом этапе схема должна быть упрощенной.
3. Усложните схему. Добавьте в нее возможные варианты развития событий, а также промежуточные операции бизнеса.
4. Расставьте роли. Построение бизнес-процесса не подразумевает введение в схему конкретных должностей или определенных сотрудников. В построении используется понятие роли. Одна роль может исполняться разными сотрудниками, один сотрудник может выполнять несколько ролей.
5. Разместите документы, которые представляют собой любую информацию (письма, доклады, сообщения). Также на этом этапе построения нужно учесть промежуточные продукты, в качестве которых могут выступать переходящие из одного блока в другой процессы.
6. Укажите используемые программы, а также базы данных.
7. Расположите материалы и инструменты, которые используются в бизнес-процессах. Однако не стоит делать описание на этом этапе построения слишком детальным.
8. Определите показатели эффективности, учитываемые в системе, и добавьте их на схему построения.
9. Схему свяжите с другими процессами бизнеса. Укажите, чем ваш процесс обменивается с другими.
10. Проверьте полученную модель после построения.

Моделирование бизнес-процессов

Чтобы лучше построить процесс, его изначально лучше визуализировать. Для этого есть ряд программ.

ELMA BPM

ELMA BPM

Преимущества:

• Визуализация с помощью диаграмм;
• Не требует навыков программирования;
• Возможность контроля отслеживать выполнения задач;
• Интеграция с платформой 1С Битрикс
• Назначения ролей;
• Присутствует полна документация по работе с ELMA BPM

Система бизнес-моделирования Business Studio

Business Studio

Преимущества:

• Позволяет сформировать наглядную организационную структуру компании;
• Ведение штатного расписания;
• Возможность моделирования бизнес-процессов;
• Визуализация и контроль системы KPI.

Visual Paradigm

Visual Paradigm

Преимущества:

• Построение любых моделей
• Проверка моделей на жизнеспособность
• Авто-генерация документов
• Точная настройка моделей бизнес-процессов
• Модели можно перевести в код
• Выгрузка модели в графическом виде
• Версия для Mac OS X

Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?

Построение бизнес-процессов должно окончиться наличием четкой и продуманной схемы. Глядя на нее, вы должны получить представление о следующих вещах:

• чем процесс начинается и заканчивается;
• с какими другими процессами и чем он связан;
• какие операции, кем и в каком порядке выполняются;
• какие документы используются и в каких операциях;
• какие требуются инструменты и материалы;
• насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема, подготовленная с учетом всех рекомендаций по построению, должна быть информативной и простой для восприятия. Из нее должно быть очевидно, каким образом процесс выполняется в реальной жизни.

Бизнес будет прибыльным лишь при условии, что своевременно созданы важные бизнес-процессы. По сути, они представляют собой стратегию, которая помогает достичь желаемых результатов. Поэтому построение бизнес-процессов, выделение самых важных и их моделирование должно стать обязательным этапом развития компании.

Пример схемы бизнес-процессов

Зачем нужно построение бизнес-процессов?

Работа по созданию процессов занимает немало времени, однако приносит эффективные результаты. Выделяют следующие цели построения:

• Описание. Формирование модели поможет вам изучить процесс от начала до завершения, оценить его сильные и слабые стороны.
• Нормирование. Любой вид деятельности осуществляется по правилам, поэтому важно регламентировать разработку бизнес-процессов.
• Взаимосвязи. Создание бизнес-процессов помогает установить взаимосвязь между отдельными элементами.

Однако одного построения модели мало – нужно также установить логические связи между разными процессами. Формирование процессов выполняется в определенной последовательности:

• Подготовка: определение сроков выполнения проекта, а также состава участников.
• Разработка: анализ инициирующих событий, оценка примерных результатов и возможных рисков.
• Проверка: сравнение полученных результатов с ожидаемыми.

Построение бизнес-процессов компании выполняется с использованием современных компьютерных технологий и программного обеспечения.

Как построить схему бизнес-процессов?

Этапы составления бизнес-процессов:

1. Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса.
2. Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения.
3. Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций.
4. Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса не требуется вводить в схему конкретные должности или определенных сотрудников — используется понятие роли. Один исполнитель не обязательно выполняет только одну роль.
5. Размещение документов (докладов, сообщений, писем), учет промежуточных продуктов.
6. Уточнение используемых программ, систем и баз данных.
7. Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия.
8. Определение показателей эффективности.
9. Связывание схемы с прочими процессами.
10. Проверка структуры полученной модели.

Результат построения схемы бизнес-процессов

Четкая, продуманная и понятная схема – ценный результат, к которому нужно стремиться, создавая бизнес-процессы компании. Построение, выполненное по всем правилам, должно давать представление о следующих вещах:

• чем процесс начинается и заканчивается;
• с какими другими процессами чем он связан;
• какие операции, кем, в каком порядке выполняются;
• какие документы применяются в различных операциях;
• какие требуются инструменты и материалы;
• насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема всегда является информативной, простой для восприятия. Она дает представление, как процесс выполняется в реальных условиях.

Видео про построение бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов в системе ELMA

В основе системы ELMA лежит процессный подход, который позволяет оперативно решать поставленные задачи и воздействовать на эффективность результата. Проектирование бизнес-процессов является первым этапом работы в ELMA BPM. На этой стадии происходит описание всех взаимодействующих элементов процесса от его начала и до завершения путем выстраивания логических связей на основе нотации BPMN. Полный цикл работы в системе включает: моделирование, исполнение, контроль и мониторинг, улучшение процесса.

Что дает для компании в целом выстраивание модели бизнес-процессов? В первую очередь, понимание работы организации. Возможность проанализировать деятельность как отдельных структурных элементов, так и всего предприятия, в результате исключить избыточные действия и оптимизировать работу. Конечная цель всех действий — улучшение деятельности организации. Основной акцент делается на уменьшение времени выполнения задач, как следствие сокращение затрат на их выполнение.

Моделирование бизнес-процессов организации в Дизайнере ELMA

Работа в приложении ELMA BPM стартует с проектирования бизнес-процессов. Это важный этап, от которого зависит, как в итоге будут функционировать процессы, и на сколько они будут отражать действительность организации. Процессное моделирование проводится в программе Дизайнер ELMA, которая входит в пакет системы ELMA. Она имеет ряд функциональных особенностей, которые делают ее удобной в использовании:

• Интерфейс программы простой и понятный для пользователя, не требующий длительного изучения.

• Проектирование реализации операций бизнес-процесса может производится без привлечения программиста, а лишь силами аналитика.

• Описание операций в программе осуществляется на языке диаграмм (bpm), который знаком аналитикам, а кроме того будет понятен руководящему составу компании.

• Система позволяет оперативно вносить изменения, подстраиваясь по реалии рынка и преобразования внутри компании.

Моделирование в Дизайнере ELMA

Проектирование бизнес-процессов предприятия — этапы

Организационное проектирование бизнес-процессов включает в себя несколько последовательных этапов. В первую очередь, выстраивается графическая модель. На диаграмме в Дизайнере ELMA назначаются сотрудники, которые будут участвовать в процессе, определяется функционал их действий и назначается последовательность выполнения. Графическая модель выстраивается через перемещение мышью нужных элементов с палитры, затем все они связываются переходами.

На следующем этапе необходимо определить данные, которые будут использованы в ходе выполнения операций. Выполняется настройка, например, если речь идет о пользовательских задачах, это действия участника этих операций, регулирование различного рода данных, с которыми сотрудник будет работать и которые в итоге будет предоставлять.

Финальная стадия — публикация, после которой он становится доступным в ELMA BPM.

Создание процесса в Дизайнере ELMA

Проектирование в Дизайнере ELMA требует подготовительного этапа. В систему заносится организационная модель предприятия, так как все дальнейшие действия будут привязываться именно к ней.

При добавлении нового процесса, необходимо ввести некоторые его параметры: название, которое будет отображаться в программе, выбрать группу и участников, которые будут в нем задействованы. Сотрудники, которые будут ответственные за выполнение той или иной задачи назначаются из организационной структуры.

Следующий организационный шаг — создание цепочки задач. Каждая отдельная операция имеет свои настройки. По такой же схеме можно добавить неограниченное количество операций на графическую модель процесса. После этого настраиваются переходы между операциями и обозначается конечное событие. В Дизайнере настраивается и ответственность участников, она может быть нескольких типов: участник, владелец, куратор и сотрудник, который будет информироваться.

Модель с установленными связями

Проверка, публикация и запуск бизнес-процесса

• Проверка. Перед непосредственным запуском, в Дизайнере ELMA проводится его проверка на наличие ошибок. Элементы, где предположительно содержится ошибка, будут выделены на модели красным.

• Публикация. Следующий этап, после моделирования и проверки, это публикация процесса. Без этого шага, сохраненную в программе модель невозможно будет запустить в ELMA BPM.

• Запуск. Он происходит в веб-приложении системы. Это действие может выполнить только тот сотрудник, который имеет соответствующие права, настраиваемые в Дизайнере ELMA.

Ошибка в графической модели

Цели моделирования

Проектирование в организации преследует сразу несколько целей. Во-первых, это может быть описание деятельности предприятия. Цель такой операции оптимизация работы каких-либо структурных элементов предприятия. Описание позволяет взглянуть на деятельность компании со стороны и определить, какие элементы требуют улучшений, а какие можно полностью исключить.

Во-вторых, целью моделирования может быть нормирование. Проектирование подразумевает формирование четко заданной последовательности действий, что устанавливает правила выполнения тех или иных задач. Это позволяет решать рабочие вопросы с максимальной производительность, без отклонений.

В-третьих, формирование взаимосвязей в рабочих операциях. В ходе проектирования устанавливаются связи не только внутри одной операции, но и между ними, а также устанавливаются требования к выполнению. Это позволяет структурировать трудовую практику на предприятии.

Моделирование в общей системе ELMA BPM

• Проектирование занимает верхнюю строчку в работе BPM-системы. В Дизайнере ELMA аналитик выстраивает графическую модель деятельности компании. Для описания используется общепринятая нотация BPMN 2.0.

• Исполнение. Готовые модели приводятся в исполнение: задачи поступают на выполнение исполнителям и при необходимости происходит взаимодействие с другими ИТ-продуктами, используемыми в организации.

• Улучшение. Анализ и реализация изменений позволяют улучшать модели в редакторе, гибко подстраиваясь под меняющиеся условия в отрасли или передвижения в структуре предприятия.

• Контроль. В системе в режиме реального времени отслеживается ход выполнения задач, с помощью этой функции можно увидеть незапланированные отклонения от планов и проконтролировать результат работы.

Программа позволяет осуществлять полный спектр работ в рамках концепции процессного офиса.

Оптимизация бизнес-процессов в системе ELMA

Моделирование в системе ELMA не является необратимым действием, во время практической работы могут появляться предложения по доработке и усовершенствованию. Система позволяет моделировать и оперативно вносить изменения, которые зачастую благоприятно влияют на работу организации и способны повысить показатели, как отдельного сотрудника, так и компании в целом.

Реализация системы предусматривает хранение всей информации о пользовательских задачах в карточках задач, отдельных страницах в веб-интерфейсе ELMA BPM. Там представлены все данные для принятия решений по тем или иным операциям.

Система процессных моделей позволяет менять элементы операции, например, переназначить ответственно за решение задачи. При этом для внесения правок не нужно привлекать программиста и останавливать работу ELMA, все преобразования поступают в исполнение без задержек, что позволяет максимально быстро оценить эффект от перестановок.

Оптимизация в программе ELMA

Примеры бизнес-процессов

Для многих компаний, в том числе действующих в разных отраслях, характерно применение схожих графических моделей операций, например, это кадровые задачи. Приведем несколько примеров, которые были составлены в программе Дизайнер ELMA.

Поиск нового сотрудника. С этим сталкивается отдел кадров каждой компании. Графическая модель включает весь цикл работ по подбору нового сотрудника в управление организацией: от поступления резюме в систему, до принятия решения по найму или отказу соискателю.

Поиск нового сотрудника

Служба поддержки. Эта модель также довольно распространена, особенно в компаниях, которые осуществляют производство или услуги, требующие дальнейшего сопровождения и консультации. Начальной точкой служит поступление заявки из какого-либо задействованного источника. Для экономии рабочего времени такие запросы приводятся к единому виду. Результатом действий будет обратная связь с клиентом.

Модель работы службы поддержки

Что дает моделирование процессов

Моделирование бизнес-процессов предприятия позволяет максимально привести исполнение бизнес-задач к их идеальной модели, которая закладывалась в структуру компании изначально. Моделирование бизнес-процессов зарекомендовало себя, как действенный метод повышения качества и эффективности работы компании.

Проектирование бизнес-процессов организации помогает систематизировать знания о компании и ее деятельности в понятной графической форме, а использование системы автоматизации делает все элементы модели исполнимыми. С помощью программы можно отслеживать и контролировать исполнение всех операций в ходе реальной работы компании, что позволяет упорядочить ключевые элементы и сделать их выполнение строго регламентированным.