Бизнес процесса: Что такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса

Автор: | 17.12.2020

Содержание

Понятие бизнес-процесса [BS Docs 4]

Существующая практика построения систем управления включает в себя несколько подходов к организации систем управления. Наиболее известны из них системы, построенные на управлении функциями и управлении бизнес-процессами организации.

Бизнес-процесс — последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации.

Системы управления, построенные на принципах управления функциями, представляют собой иерархическую пирамидальную структуру подразделений, сгруппированных по выполняемым функциям. Под функциональным подразделением можно понимать группу экспертов в данной функциональной области. В организациях, построенных по данному принципу, управление осуществляется на административно-командных принципах.  Другим подходом построения систем управления является управление потоками работ или процессами, составляющими деятельность предприятия. Процессное подразделение включает в себя координатора — владельца процесса и исполнителей из различных функциональных областей, сгруппированных по принципу единства результата бизнес-процесса.

Подобные системы часто называют «горизонтальные», подразумевая под «вертикальным» управлением иерархию функциональных подразделений и руководителей в стандартной системе управления, построенной по функциональному принципу.

Понятие бизнес-процесс лежит в основе процессного подхода к анализу и синтезу деятельности организации. Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами или внешней средой. В настоящий момент применение процессного подхода является обязательным условием для построения Системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001. Практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного управления, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. Вместе с тем, разработка и внедрение такой системы — сложный процесс.

Ключевыми понятиями процессного подхода являются:

Результат бизнес-процесса — то, ради чего осуществляется бизнес-процесс, т. е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности — получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям. Результаты бизнес-процесса часто упоминаются как выходы бизнес-процесса.

Владелец бизнес-процесса — должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. Часто приходится наблюдать чисто формальные результаты внедрения процессного подхода — Владелец бизнес-процесса назначается практически произвольно, ему не дают реальных полномочий, например, по распоряжению персоналом, необходимым для осуществления процесса. В этом случае говорить о какой-либо ответственности Владельца бизнес-процесса за получение результата не приходится, и само получение необходимого результата оказывается под угрозой.

Исполнители бизнес-процесса — команда специалистов из различных функциональных областей (кросс-функциональная команда), выполняющих действия процесса. Исполнители процесса в большей степени ориентированы на результат, чем исполнители отдельных функций при функциональном подходе, так как основой мотивационной схемы при процессном управлении является распределение бонусов среди членов команды только при получении конечного результата. При функциональном подходе исполнители мотивируются только за исполнение функций и не заинтересованы в получении конечного результата.

Входы бизнес-процесса — ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.

Основным вопросом, который встает перед разработчиком модели является принцип выделения бизнес-процессов. Исходя из определения, принцип выделения процессов один — это результат. При выделении бизнес-процессов необходимо следить, чтобы на одном уровне модели присутствовали одноуровневые результаты деятельности, а следовательно, и процессы.

Документы бизнес процесса

Если вы решили разобраться в вопросе, какие документы бизнес процесса существуют.

Если для вас не очевидна разница между регламентом и описанием бизнес процесса. Если вы считаете, что политика в области управления бизнес процессами и положение об управлении бизнес процессами, это одно и то же. Настоятельно рекомендуем прочесть данную статью.

Документы бизнес процесса. О чем речь?

Все вопросы, которые мы получаем о документации в области управления бизнес процессами, можно обобщить и выделить 4 типа:

  1. Что из себя представляет документ?
  2. Каков состав документа?
  3. Как его правильно составить?
  4. Кто должен быть автором документа?

Мы решили рассказать и затронуть те документы бизнес процесса, которые, как показывает практика, являются самыми важными. А также, самыми востребованными.

Далее вы найдете ответы на 3 из 4 вопросов. Мы расскажем, что из себя представляет каждый из документов, каков его состав и кто должен его разрабатывать.

О процессе разработки, того или иного документа, вы можете прочитать в соответствующих статьях. Существующих и будущих. Ссылки даны по тексту. 

Политика в области управления бизнес процессами

Каждая политика, это заявление о намерениях. Декларация руководства о том, что компания следует определенным принципам в своей деятельности. Соответственно, политика в области управления бизнес процессами описывает направления и принципы, которым компания намерена следовать, с точки зрения управления бизнес процессами. И, да, политика должна начинаться с того, что компания намерена использовать принципы и подходы процессного управления. А далее, уже необходимо раскрыть эти принципы.

Политика в области управления бизнес процессами, весьма общий документ и может показаться, что он, в общем то, и не нужен. Но это не верно.

Описание принципов крайне важно. Принципы, в отличие от более «строгих» понятий, например, правил, нужны для того, чтобы сотрудникам было понятно, в пользу чего нужно делать выбор, когда ситуация неоднозначна. Правила основываются на принципах.

Например, если в компании действует принцип главенства качества обслуживания клиентов, то в любой ситуации, когда необходимо сделать выбор между качественным обслуживанием и соблюдением процедуры, выбор должен быть сделан в пользу первого.

Еще пример. В нашей компании прописаны и строго соблюдаются 9 принципов:

  • Всегда держать свое слово
  • Всегда соблюдать сроки
  • Качество должно быть гарантированным
  • Все, что видит клиент, должно быть идеальным
  • Каждый раз все с начала
  • Интересы клиента важнее
  • Минимум усилий со стороны клиента
  • Личная ответственность
  • Сотрудники компании – клиенты друг для друга

Принципы описаны достаточно подробно, чтобы каждый сотрудник однозначно понимал значение и мог ему следовать. При этом весь документ занимает лишь полторы странички. Хоть у нас это и не называется политикой, де факто это она и есть.

Так, что политика в области управления бизнес процессами – действительно важный документ, который поможет при внедрении и использовании процессного управления. Все документы бизнес процесса важны, но этот в особенности, потому что задает правила игры.

Если в компании действует направление Управление качеством, то политику в области управления бизнес процессами можно объединить с политикой по управлению качеством.

Однако, помните - сам документ ничего не стоит, если задекларированные принципы не соблюдаются в ежедневной работе. А чтобы они соблюдались во всей компании, им должно следовать руководство. 

Именно поэтому, политика должна выйти из-под пера руководителей компании, и никак иначе. Это должно быть не заявление, но твердое намерение. Впрочем, как я люблю говорить, это уже совсем другая история.

Положение об управлении бизнес процессами

Положение об управлении бизнес процессами – основной документ, который определяет, как должно осуществляться управление бизнес процессами в компании. Ну, конечно, не сам документ определяет, как должно выстраиваться управление бизнес процессами, но все то, что в нем написано, именно об этом.

В отличие от политики, положение определяет и регламентирует понятия, и правила, по которым осуществляется управление бизнес процессами.

В положении об управлении бизнес процессами должно быть прописано:

  • Правила определения границ бизнес процессов
  • Правила определения взаимосвязей процессов
  • Правила декомпозиции процессов
  • Описание структуры и уровней декомпозиции процессов
  • Правила моделирования и описания бизнес процессов
  • Правила определения и измерения KPI процессов
  • Правила внедрения и изменения процессов
  • Правила мониторинга, оценки эффективности и улучшения процессов
  • Порядок осуществления документооборота по бизнес процессам
  • Правила определения владельцев бизнес процессов
  • Ответственность и полномочия владельцев бизнес процессов
  • Описание жизненного цикла процессов и правила определения текущей стадии процессов
  • Правила определения зрелости бизнес процессов
  • Правила организации управления бизнес процессами в компании
  • Описание структуры управления бизнес процессами в компании
  • Ответственность и полномочия структуры управления бизнес процессами

Такие документы бизнес процесса могут показаться большими и сложными, но, если избегать сухого, бюрократического языка и «не лить воду», то документ получиться рабочим. Хотя, конечно, в пару страничек все это не уместить. Но в этом и нет необходимости. Все-таки, положение об управлении бизнес процессами, фундаментальный документ, определяющий огромное, и сквозное, направление деятельности в компании.

Ответственность, за разработку и поддержание документа, должна лежать на сотрудниках той структурной организационной единицы, которая осуществляет основную работу по управлению бизнес процессами. Данный документ должен быть подробно рассмотрен и согласован руководящим составом компании. В противном случае, могут возникать столкновения интересов, которые потом, потребуют времени и внимания для устранения.

Соглашение о моделировании

Соглашение о моделировании, может быть как часть положения об управлении бизнес процессами, так и отдельным документом. Какой вариант выбрать, зависит от целей, с которыми документ создается, а также степени процессной зрелости компании. Если компания только становится на путь управления бизнес процессами, то, с высокой степенью вероятности, процессной документации нет, а описывать процессы нужно уже сейчас, не дожидаясь рождения полной версии положения. В таком случае, лучше создать отдельный документ, а потом просто включить его в положение об управлении бизнес процессами.

Соглашение о моделировании содержит описание:

  • Правил сбора, хранения и актуализации данных для моделирования
  • Нотации, или нотаций, которые используются для моделирования процессов
  • Что считается подпроцессом, а что операцией
  • Правил декомпозиции процессов на подпроцессы, а также описание уровней типовых моделей
  • Содержания типовых моделей бизнес процессов
  • Правил построения модели и использования специальных элементов нотации
  • Правил моделирования, описания процедур и бизнес-правил
  • Правил и инструментов проверки моделей бизнес процессов на соблюдение прочих правил и требований (проще говоря, должен быть чек лист, по которому нужно прогнать модель, чтобы проверить ее на качество)
  • Правил взаимосвязи моделей бизнес процессов и их элементов. Отдельно необходимо раскрыть правила взаимосвязи элементов, с использованием нескольких нотаций и типов диаграмм. Если таковые используются.
  • Правил описания показателей, свойств и характеристик элементов модели
  • Правил сопроводительного описания моделей
  • Правил хранения, внесения поправок в модели и их актуализации
  • В отдельных случаях может потребоваться описание управления репозиторием элементов моделей и самих моделей
  • Если компания использует подходы имитационного моделирования, также необходимо описать правила выполнения имитаций

Для любого специалиста по моделированию, это самый важный документ, так как является основной рабочей инструкцией.

Соглашение о моделировании должно разрабатываться экспертами, внутренними или внешними, на основании особенностей и требований компании к процессу моделирования. Крайне важным аспектом является понимание уровня специалистов, которые будут осуществлять моделирование бизнес процессов. Чем ниже уровень, тем более подробным и простым должен быть документ. Как и все документы бизнес процесса.

Положение об офисе управления бизнес процессами

Офис управления бизнес процессами – организационная единица, внутри компании, которая занимается всеми вопросами, связанными с управлением бизнес процессами. Проще говоря – это департамент, или отдел, который занимается только реализацией управления бизнес процессами в организации.

В зоне ответственности офиса управления бизнес процессами лежит:

  • Управление методологией управления бизнес процессами
  • Проведение исследований, в том числе интервью, и мониторинг данных
  • Описание и моделирование бизнес процессов
  • Анализ эффективности бизнес процессов
  • Разработка и управление проектами по изменению бизнес процессов
  • И так далее

Проще говоря – офис управления бизнес процессами делает то же, что и наша компания, но организационно находится внутри организации.

Положение об офисе управления бизнес процессами может существовать в виде отдельного документа, или включено в положение об управлении бизнес процессами.

Разработка такого документа потребует вовлечения большого количества участников: от топ менеджмента, до непосредственных специалистов в области управления бизнес процессами и специалистов в области HR.

И, уж, конечно, само положение, это лишь отражение той огромной работы, по проектированию офиса по управлению бизнес процессами, которую нужно будет провести для его разработки.

Регламент бизнес процесса

Исчерпывающий документ, который описывает весь процесс, начиная с первого-второго уровня и до нижнего уровня декомпозиции. Включает описание процедур, бизнес правил, ресурсов, показателей процесса и так далее. Регламент процесса включает в себя не только детальное описание всего, что необходимо для осуществления процесса, но так же все, что необходимо для его управления.

Подробнее можно прочитать в статьях:

Разработкой регламента процесса занимается команда процесса, специалисты по управлению бизнес процессами и, обязательно, должен участвовать владелец процесса. Такие документы бизнес процесса являются основополагающими.

Описание процесса

Описание процесса, это документ, который описывает, то, как процесс выполняется в реальной жизни. Последнее крайне важно, если документ не соответствует действительности, то он теряет смысл. Описание бизнес процесса может выполнять по-разному. На сегодняшний день, основным способом описания является создание модели бизнес процесса. Безусловно, описание, как документ, может и будет содержать в себе, и сопутствующее текстовое описание и таблицы, может содержать инфографику и все, что еще позволит сделать качественный документ.

Описание процесса, как правило, описывает только то, как процесс выполняется, но оставляет за скобками управление процессом.

Как правило, описание бизнес процесса используется для дальнейшего анализа и разработки более комплексного документа – регламента. Правда регламент выпускается уже после того, как на основании описания проведена оптимизация или улучшение процесса. Таким образом, описание процесса является одновременно предшественником и частью регламента процесса.

Стандарт процесса

Стандарт бизнес процесса – описание самого процесса, механизма его выполнения, а также параметров процесса, принятых в качестве нормы. Это означает, что стандарт, описывает процесс с точки зрения того, как он должен выполняться и какие значения показателей должны быть при этом достигнуты. Стандарт процесса, это эталон, которым необходимо руководствоваться при выполнении. Также, стандарт процесса используется для анализа отклонений реальных (выполняемых в жизни) экземпляров процесса, от того, как это было запланировано и описано.

Стандарт может существовать в качестве отдельного документа, но, гораздо эффективнее, когда стандарт включается в регламент процесса. Потому, что одной из задач регламента процесса является определение нормы процесса, то есть, его стандартизация.

Подробнее, о стандартизации и стандарте процесса, можно прочитать здесь.

Карточка бизнес процесса

Карточка бизнес процесса – краткое описание основных параметров процесса. Довольно часто карточка процесса используется для сбора основной информации по процессу, во время его исследования. Углубленное исследование процесса производится как раз с помощью карточки, а точнее, с помощью, отраженной в ней, информации.

Карточка процесса, фактически, это первый раздел регламента бизнес процесса. Карточка позволяет быстро, буквально одним взглядом, понять цель процесса, каковы его границы, и кто задействован в его выполнении.

Более обширная версия карточки будет включать в себя краткое описание основных этапов процесса, показателей эффективности, а также ключевых проблемы, отклонений и рисков.

Прочитать подробнее и скачать образец карточки процесса можно по ссылке.

Стандартная операционная процедура (СОП)

С точки зрения управления бизнес процессами, процедура, это простая последовательность действий, которая выполняется непрерывно, от начала и до конца. Это означает, что, если сотрудник приступил к выполнению процедуры, он будет выполнять действие за действием, без разрывов. Также в процедуре отсутствуют, или очень простые, ветвления.

Пример процедуры:

  1. Поздороваться с клиентом
  2. Попросить паспорт
  3. Сверить данные паспорта с карточкой клиента
  4. Если данные совпадают, перейти к процессу обслуживания
  5. Если данные не совпадают, отказать в обслуживании

При этом в процедуре может быть несколько десятков, а в некоторых случаях, и сотен действий. Например, процедура предполётной подготовки. Единственный нюанс – отклонение на любом шаге процедуры будет ее завершать и запускать соответствующие корректирующие действия. Но после завершениям корректирующих действий, процедура начинается с начала. И только когда процедура будет пройдена полностью, можно приступать к последующим шагам процесса.

Процедура – очень удобное понятие, как с точки зрения описания в общем, так и с точки зрения моделирования, в частности. Процедура позволяет заменить последовательные цепочки операций и сжать их в одну – операцию выполнения процедуры. Таким образом модели приобретают более компактный вид, а весь процесс, даже, может быть совокупность процедур и условий перехода от одной, к другой.

В нотации BPMN, даже предусмотрен отдельный вид операции, под названием Script, что и есть операция выполнения процедуры.

Описание стандартной операционной процедуры довольно неэффективно, если существует вне описания процесса. Точнее, если у сотрудника, помимо описания процедуры нет доступа к описанию всего процесса. Потому, что необходимо понимать, что приводит и что следует за процедурой.

Описание всех стандартных операционных процедур, должно быть включено в регламент процесса.

Бизнес правило

Бизнес правило, тоже очень удобный инструмент, с точки зрения описания и моделирования процессов. И тоже должно быть включено в регламент процесса. Конечно, описание правила может существовать в виде отдельного документа, чтобы с ним было удобно работать в самом процессе. Но включать его в регламент обязательно.

Если стандартные операционные процедуры и описания бизнес правил не включено в регламент, регламент будет не эффективным.

Бизнес правило описывает условия, по которым принимается решение при выполнении операции. К примеру, если в процессе необходимо определить размер скидки клиенту, это можно выразить в виде сложного, с точки зрения восприятия, ветвления.

Бизнес правило в виде схемы

Гораздо проще выразить правило в виде матрицы и прикрепить ее к операции.

Матрица бизнес правила

Нотация BPMN предусматривает отдельный тип операции, которая задействует бизнес правило.

Рабочая инструкция

Инструкция, которую сотрудники используют в работе – несколько особенный тип документа бизнес процесса. Дело в том, что инструкция может быть как частью регламента процесса, так и состоять из разных его частей.

Цель инструкции – помочь сотруднику выполнить, относительно несложный, процесс или часть более сложного.

Инструкция нужна для того, чтобы сотрудник мог, условно, смотреть в инструкцию и выполнять процесс. А значит, в инструкции должно быть указано все, что для этого необходимо. Инструкция может содержать диаграммы, инфографику, описание стандартных операционных процедур и бизнес правил, таблицы с данными и так далее.

Самое важное, чтобы инструкция была ориентирована на сотрудника, выполняющего конкретную роль, и чтобы она была наглядной, и простой для использования.

А какие еще документы бизнес процессов вас интересуют? 

Бизнес-процессы

Механизм бизнес-процессов — это один из прикладных механизмов платформы. Он позволяет описывать, создавать и управлять выполнением бизнес-процессов в прикладных решениях. Целью этого механизма  является автоматизация цепочек связанных операций, направленных на достижение общей цели, обычно в контексте организационной структуры, определяющей функциональные роли и связи.

Механизм бизнес-процессов обеспечивается следующими объектами прикладного решения:

Этот механизм включает средства для описания схем бизнес-процессов, и их ролевой маршрутизации, средства для формирования заданий, выполняющихся в каждой точке маршрута, средства для управления бизнес-процессом и организации его связи с другими функциями прикладного решения.

Данный механизм предоставляет разработчику гибкие возможности управления ветвлением процесса и формирования задач. Например, кроме обычного условного ветвления разработчик может визуально описать параллельное прохождение нескольких веток маршрута, и указать точку их слияния. Допускается направление одного задания группе потенциальных исполнителей, например, если выписать счет должен один из менеджеров отдела. И наоборот, в некоторой точке маршрута можно инициировать несколько заданий, например, если финансовые отчеты должны представить все руководители отделов.

Ролевая маршрутизация позволяет формировать задачу не только непосредственно конкретному сотруднику, но и распределять задачи по ролям, подразделениям и другим критериям, которые может описать разработчик прикладного решения. При осуществлении ролевой маршрутизации разрешается указывать текущее распределение обязанностей сотрудников с учетом временных замещений, совмещений нескольких должностей и т.  д.

Механизм бизнес-процессов предлагает готовую стратегию автоматизации совместной деятельности работников предприятия. Для описания простейших бизнес-процессов достаточно визуального задания схемы маршрута и указания условий ветвления в их узловых точках. Все остальные действия выполняются системой автоматически. При реализации сложных бизнес-процессов усилия разработчика требуются в основном для тесной их увязки с функциями прикладного решения.

Создание последовательности операций бизнес-процесса в Power Apps — Power Automate

  • Чтение занимает 13 мин

В этой статье

Примечание

С ноября 2020 г.:

  • Common Data Service переименована в Microsoft Dataverse. Подробнее
  • В Microsoft Dataverse изменена часть терминов. Например, сущность стала таблицей, а полестолбцом. Подробнее

Эта статья вскоре будет обновлена с учетом новой терминологии.

В этом учебнике показано, как создать последовательность операций бизнес-процесса с помощью Power Apps. Подробнее о том, зачем использовать последовательности операций бизнес-процесса, см. в разделе Обзор последовательности операций бизнес-процесса. Сведения о создании мобильного потока задач см. в разделе Создание мобильного потока задач.

Когда пользователь начинает последовательность операций бизнес-процесса, стадии и шаги процесса отображаются на панели процесса в верхней части формы:

Совет

После создания определения последовательности операций бизнес-процесса вы можете предоставить контроль над тем, кто может создавать, читать, обновлять или удалять экземпляр последовательности операций бизнес-процесса. Например, в случае связанных с обслуживанием процессов вы могли бы предоставить полный доступ представителям по обслуживанию клиентов для изменения экземпляра последовательности операций бизнес-процесса, но предоставить доступ только на чтение к экземпляру для торговых представителей, чтобы они могли отслеживать действия после продажи для клиентов. Чтобы настроить безопасность для созданного определения последовательности операций бизнес-процесса, выберите Включить роли безопасности на панели действий.

Предварительные условия

Вам потребуется план на пользователя для создания потоков бизнес-процессов. Некоторые планы лицензирования Dynamics 365 включают план на пользователя.

Создание последовательности операций бизнес-процесса

  1. Откройте обозреватель решений.

  2. В левой области навигации выберите Процессы.

  3. На панели инструментов Операции выберите Создать.

  4. В диалоговом окне Создание процесса заполните необходимые поля:

    • Введите название процесса. Имя процесса не обязательно должно быть уникальным, но оно должно быть понятным для пользователей, которые будут выбирать процесс. Имя можно изменить позднее.

    • В списке Категория выберите Последовательность операций бизнес-процесса.

      Категорию невозможно изменить после создания процесса.

    • В списке Сущность выберите сущность, на которой должен основываться процесс.

      Выбранная сущность влияет на то, какие поля будут доступны для шагов, которые можно будет добавить в первую стадию последовательности процесса. Если не удается найти требуемую сущность, убедитесь, что для сущности задан набор параметров Последовательности операций бизнес-процессов (будут созданы поля) в определении сущности. Изменить его после сохранения процесса невозможно.

  5. Нажмите ОК.

    Будет создан новый процесс, и откроется конструктор последовательности операций бизнес-процесса с одной созданной стадией.

  6. Добавьте стадии. Если ваши пользователи будут переходить с одной бизнес-стадии на другую в процессе:

    1. Перетащите компонент Стадия с вкладки Компоненты на значок «плюс» в конструкторе.

    2. Чтобы задать свойства для стадии, выберите стадию, затем задайте свойства на вкладке Свойства с правой стороны экрана:

      • Введите отображаемое имя.

      • Если требуется, выберите категорию для стадии. Категория (например, Квалифицировать или Развить) отобразится как шеврон на панели процесса.

      • По завершении внесения изменений в свойства выберите кнопку Применить.

  7. Добавьте шаги к стадии. Чтобы просмотреть шаги на стадии, выберите Сведения в правом нижнем углу стадии. Чтобы добавить дополнительные шаги:

    1. Перетащите компонент Шаг в стадию с вкладки Компоненты.

    2. Выберите шаг и задайте свойства на вкладке Свойства:

      1. Введите отображаемое имя шага.
      2. Если пользователи должны вводить данные для выполнения шага, выберите соответствующее поле из раскрывающегося списка.
      3. Выберите Обязательное, если сотрудник должен заполнить поле для выполнения шага перед переходом к следующей стадии процесса.
      4. По завершении выберите Применить.

    Примечание

    • Если вы установите логическое поле с двумя параметрами как Необходимо, пользователи не смогут продолжить, если значение поля не равно Да. Перед переходом к следующему этапу пользователь должен отметить поле как заполненное.
    • Если Да или Нет являются допустимыми значениями для поля, тогда вам следует сделать это поле набором параметров вместо логического поля с двумя параметрами.
  8. Добавьте ветвление (условие) в процесс. Добавление условия ветвления:

    1. Перетащите компонент Условие с вкладки Компоненты на значок «плюс» между двумя стадиями.

    2. Выберите условие и задайте свойства на вкладке Свойства. Дополнительные сведения о свойствах ветвления см. в разделе Расширение последовательностей операций бизнес-процесса за счет ветвления. По завершении настройки свойств для условия выберите Применить.

  9. Добавьте бизнес-процесс. Чтобы запустить бизнес-процесс:

    1. Перетащите компонент Бизнес-процесс с вкладки Компоненты на стадию или в элемент Глобальный бизнес-процесс в конструкторе. Добавляемый элемент будет зависеть от следующего:

      • Перетащите его на стадию, если вы хотите вызвать бизнес-процесс при входе на стадию или выходе из нее. Компонент бизнес-процесса должен основаться в той же основной сущности, что и стадия.
      • Перетащите его в элемент «Глобальный бизнес-процесс», если вы хотите вызвать бизнес-процесс, когда процесс активируется или архивируется (когда статус изменяется с Завершено на Отброшено). Компонент бизнес-процесса должен основаться в той же основной сущности, что и процесс.
    2. Выберите бизнес-процесс и задайте свойства на вкладке Свойства:

      1. Введите отображаемое имя.
      2. Выберите время запуска бизнес-процесса.
      3. Найдите существующий активный бизнес-процесс по запросу, отвечающий сущности стадии, или создайте новый бизнес-процесс, выбрав Создать.
      4. По завершении выберите Применить.

    Дополнительные сведения о бизнес-процессах см. в разделе Бизнес-процессы.

  10. Для проверки последовательности операций бизнес-процесса выберите Проверить на панели действий.

  11. Чтобы сохранить процесс как черновик, продолжая работать с ним, выберите Сохранить на панели действий.

    Важно!

    Пока процесс является черновиком, он будет недоступен для пользователей.

  12. Чтобы активировать процесс и сделать его доступным вашей рабочей группе, выберите Активировать на панели действий.

  13. Для обеспечения контроля за тем, кто может создавать, читать, обновлять и удалять экземпляр последовательности операций бизнес-процесса, выберите Изменить роли безопасности на панели команд конструктора. Например, в случае связанных с обслуживанием процессов вы могли бы предоставить полный доступ представителям по обслуживанию клиентов для изменения экземпляра последовательности операций бизнес-процесса, но предоставить доступ только на чтение к экземпляру для торговых представителей, чтобы они могли отслеживать действия после продажи для клиентов.

На экране Роли безопасности выберите имя роли для открытия страницы сведений роли безопасности. Выберите вкладку Последовательности операций бизнес-процесса, затем назначьте соответствующие привилегии для последовательности операций бизнес-процесса для роли безопасности.

Примечание

По умолчанию только роли безопасности Системный администратор и Специалист по настройке систем имеют доступ к новым последовательностям операций бизнес-процесса.

Укажите привилегии, выбрав соответствующие переключатели, и нажмите кнопку Сохранить. Дополнительные сведения о привилегиях см. в разделе Привилегии последовательности операций бизнес-процесса.

Затем не забудьте назначить роль безопасности соответствующим пользователям в организации.

Совет

Вот несколько советов, которые необходимо учитывать при работе с потоком задач в окне конструктора:

  • Чтобы сделать снимок всех элементов в окне последовательности операций бизнес-процесса, выберите Снимок на панели действий. Это полезно, например, если вы хотите поделиться процессом и получить комментарии о нем от участников рабочей группы.
  • Используйте миникарту для быстрого перехода к различным частям процесса. Это полезно, когда вы имеете сложный процесс, который не помещается на экране.
  • Чтобы добавить описание для бизнес-процесса, выберите Сведения под именем процесса в левом углу окна последовательности операций бизнес-процесса. Его длина может составлять до 2000 символов.

Изменение последовательностей операций бизнес-процесса

Для изменения последовательности операций бизнес-процесса откройте обозреватель решений, выберите Процессы, затем выберите Последовательность операций бизнес-процесса в списке процессов, которые требуется изменить.

При выборе имени последовательности операций бизнес-процесса, которую необходимо изменить, из списка процессов, она открывается в конструкторе, в котором можно внести требуемые обновления. Разверните Сведения под названием процесса, чтобы переименовать его, добавить описание или просмотреть дополнительные сведения.

Что еще следует знать о последовательностях операций бизнес-процесса

Изменение стадий
Последовательности операций бизнес-процессов могут содержать до 30 стадий.

Можно добавлять и изменять следующие свойства стадии:

  • Имя стадии

  • Сущность. Сущность можно изменять для любой стадии, за исключением первой.

  • Категория стадии. Категория позволяет группировать стадии по типу действий. Это удобно для отчетов, которые будут группировать записи по стадиям, к которым они относятся. Параметры категорий этапов берутся из глобального набора параметров Категория стадии. При желании можно добавить дополнительные параметры в этот глобальный набор параметров и изменить подписи существующих параметров. При желании эти параметры также можно удалить, но рекомендуется не удалять существующие параметры. Если удалить параметр, будет добавить назад абсолютно такой же параметр. Если параметры не требуется использовать, измените их подпись на «Не использовать».

  • Отношение. Введите отношение, если предыдущая стадия в процессе основана на другой сущности. Для стадии, определяемой в настоящий момент, нажмите Выбрать отношения, чтобы указать отношение, используемое при переходе между двумя стадиями. Рекомендуется выбрать отношение, так как это обеспечивает следующие преимущества:

    • У отношений часто имеются определенные сопоставления атрибутов, которые автоматически переносят данные между записями, минимизируя необходимость ввода данных.

    • При выборе элемента Следующая стадия на панели процесса для записи все записи, использующие это отношение, будут перечислены в потоке процесса, что стимулирует повторное использование записей в процессе. Кроме того, можно использовать бизнес-процессы для автоматизации создания записей, чтобы пользователь просто выбирал запись, а не создавал ее — это дополнительно упростит процесс.

Изменение шагов
Каждая стадия может содержать до 30 шагов.

Добавить ветвь
Дополнительные сведения о добавлении ветви в стадию см. в разделе Расширение последовательности операций бизнес-процесса за счет ветвления.

Чтобы предоставить пользователям доступ к последовательности операций бизнес-процесса, необходимо заказать последовательность операций, включить роли безопасности и активировать последовательность.

Установка последовательности операций процесса
Если у вас имеется более одной последовательности операций бизнес-процесса для сущности (типа записи), нужно будет указать, какой из процессов автоматически назначается новым записям. На панели команд выберите Порядок последовательностей операций процесса. Для новых записей или записей, с которыми еще не связана последовательность операций процесса, будет использоваться первая последовательность операций бизнес-процесса, к которой имеет доступ пользователь.

Включить роли безопасности
Пользователи имеют доступ в последовательности операций бизнес-процесса в зависимости от привилегии, определенной в последовательности операций бизнес-процесса в назначенной им роли безопасности.

По умолчанию только роли безопасности Системный администратор и Специалист по настройке систем могут просматривать новую последовательность операций бизнес-процесса.

Чтобы задать привилегии для потока бизнес-процессов, откройте его для редактирования и выберите Изменить роли безопасности на панели команд конструктора потоков бизнес-процессов. См. шаг 13 в разделе Создание потока бизнес-процессов ранее в этой статье.

Активировать
Чтобы пользователи могли использовать последовательность операций бизнес-процесса, ее необходимо активировать. На панели команд выберите Активировать. После подтверждения активации последовательность операций бизнес-процесса готова к использованию. Если в последовательности операций бизнес-процесса есть ошибки, ее будет невозможно активировать, пока не будут устранены ошибки.

Добавление действия по запросу в последовательность операций бизнес-процесса

В обновление Dynamics 365 (online) версии 9.0 добавлена функция последовательности операций бизнес-процесса: автоматизация последовательности операций бизнес-процесса с помощью шагов действий. Можно добавить кнопку в последовательность операций бизнес-процесса, которая будет запускать действие или бизнес-процесс.

Добавление бизнес-процессов или действий с запуском вручную с помощью шага действия

Предположим,, что в рамках процесса квалификации возможной сделки организации Contoso необходимо, чтобы все возможные сделки были рассмотрены назначенным рецензентом. Впоследствии организация Contoso создала действие, которое:

  • Создает запись задачи, которая назначена рецензенту возможной сделки.
  • Добавляет «Готово к проверке» к теме возможной сделки.

Кроме того, компании Contoso требуется возможность выполнять эти действия по запросу. Чтобы интегрировать эти задачи в процесс квалификации возможных сделок, эти действия должны отображаться в последовательности операций бизнес-процесса возможной сделки. Для обеспечения этой функциональной возможности выберите Как шаг действия последовательности операций бизнес-процесса.

Далее, шаг действия добавляется в последовательность операций бизнес-процесса возможной сделки компании Contoso. Затем последовательность операций проверяется и обновляется.

Теперь участники торгового персонала компании Contoso могут вручную запускать действие из шага Квалификация возможной сделки, выбирая Выполнить.

Важно!

  • Чтобы появилась возможность запуска действия или бизнес-процесса по требованию, последовательность операций бизнес-процесса должна включать шаг действия. Если шаг действия запускает бизнес-процесс, этот бизнес-процесс должен быть настроен для запуска вручную.
  • Сущность, связанная с действием или бизнес-процессом, должна совпадать с сущностью, связанной с последовательностью операций бизнес-процесса.

Ограничение использования шагов действия в последовательности операций бизнес-процесса

  • Действия недоступны как шаги действия, если входные или выходные параметры имеют типы сущности Entity, EntityCollection или OptionSet (Picklist). Действия с более чем одним выходным параметром EntityReference или с любым числом входных параметров EntityReference недоступны как шаги действия. Действия, не связанные с основной сущностью (глобальные действия), недоступны как шаги действия.

Мгновенные потоки в потоках бизнес-процессов

Вы можете запустить мгновенный поток внутри этапа бизнес-процесса, чтобы автоматизировать повторяющиеся задачи, создавать документы, отслеживать утверждения и выполнять другие задачи.

Добавление мгновенного потока в качестве этапа бизнес-процесса

Предположим, что вы продаете принтеры и используете процесс Преобразование интереса в возможную сделку для закрытия сделок. В рамках этого процесса вы хотите, чтобы руководитель команды проверил и утвердил предложения, которые команда по продажам собирает на более ранней стадии потока бизнес-процесса, прежде чем предоставлять их клиенту.

Для этого нужно выполнить две задачи.

  1. Создайте мгновенный поток, который запрашивает проверку и утверждение предложений, полученных от команды.
  2. Добавьте мгновенный поток в качестве шага в процесс Преобразование интереса в возможную сделку (процесс продаж).

Создать мгновенный поток

  1. В меню навигации Power Automate выберите Решения.

  2. Выберите Решение по умолчанию из открывшегося списка решений.

  3. Щелкните меню + Создать и в появившемся списке выберите Поток.

  4. Найдите, а затем выберите соединитель Common Data Service.

  5. Найдите и выберите триггер При выборе записи из списка триггеров для Common Data Service.

  6. Для параметра Среда задайте значение По умолчанию, а в поле Имя сущности укажите Преобразование интереса в возможную сделку.

  7. Добавьте текстовое поле ввода, в которое пользователь будет вводить ссылку на предложение.

    Сведения из экземпляра потока бизнес-процесса нам потребуются, чтобы предоставить контекст для запроса на утверждение, поэтому выполните следующие действия.

  8. Добавьте действие Анализ JSON.

  9. Задайте значение для параметра Содержимое, выбрав сущность из списка динамических значений в триггере При выборе записи.

  10. Вставьте следующее содержимое в поле Схема.

    {
        "type": "object",
        "properties": {
        "entity": {
            "type": "object",
            "properties": {
                "FlowsWorkflowLogId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFInstanceId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFInstanceEntityName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFDefinitionId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFDefinitionEntityName": {
                    "type": "string"
                },
                "StepId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFDefinitionName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFInstanceName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFFlowStageLocalizedName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFFlowStageEntityName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFFlowStageEntityCollectionName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFFlowStageEntityRecordId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFActiveStageId": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFActiveStageEntityName": {
                    "type": "string"
                },
                "BPFActiveStageLocalizedName": {
                    "type": "string"
                }
            }
          }
        }
    }
    

    Теперь ваш проект должен выглядеть следующим образом:

  11. Добавьте действие Получить запись из соединителя Common Data Service.

  12. Задайте для параметра Среда значение (Текущая), в поле Имя сущности введите текст Процесс продаж (преобразование интереса в возможную сделку), а в поле Идентификатор элемента введите значение BPFFlowStageEntityRecordID.

    Теперь у нас есть нужные данные. Определите процесс утверждения, добавив действие Начать и ожидать утверждения (версия 2), а затем внесите нужную информацию. Дополнительные сведения об утверждениях можно найти здесь, если они вам нужны.

    Совет

    • Используйте средство выбора динамического содержимого для добавления поля из действия Получить запись, чтобы добавить в запрос на утверждение релевантные сведения, которые помогут утверждающим быстро понять суть запроса.
    • Чтобы предоставить дополнительный контекст для активного этапа, в котором находится бизнес-процесс, добавьте из списка динамических значений поле BPFActiveStageLocalizedName.

    Теперь карточка Начать и ожидать утверждения (версия 2) будет выглядеть примерно так:

  13. Теперь сохраните этот поток и включите его.

Добавьте поток в качестве шага процесса преобразования интереса в возможную сделку.

Итак, вы создали мгновенный поток и осталось лишь добавить его в поток бизнес-процесса.

  1. В конструкторе потоков бизнес-процессов откройте процесс Преобразование интереса в возможную сделку.
  2. Перетащите Шаг потока (предварительная версия) из списка Компоненты на этап Предложение.
  3. Затем щелкните значок поиска в поле Выберите поток, чтобы вывести список всех потоков, которые можно добавить в поток бизнес-процесса.
  4. Выберите в списке нужный облачный поток и сохраните изменения, нажав кнопку Применить в нижней части панели свойств.
  5. Наконец, нажмите кнопку Обновить, чтобы сделать доступным для пользователей этот поток бизнес-процесса с новым действием мгновенного потока.

Рекомендации по шагу потока

Статус вашего шага потока может быть Обработка даже после того, как ваш поток успешно завершился, если вы не записываете в журнал процесса. Чтобы отметить этап потока облаков как завершенный, добавьте действие Обновить запись соединителя Common Data Service в пути Если да. Установите Среда как По умолчанию, а Сущность как Журналы процессов. Затем установите Идентификатор записи как FlowsWorkflowLogId, выбрав его из списка динамических значений. Наконец, установите Значение статуса как Успешно, выбрав его из раскрывающегося списка.

Центр действий

Если вам потребуется просмотреть список потоков бизнес-процессов, в которых вы участвуете, откройте единый центр действий.

В едином центре действий вы увидите все бизнес-процессы, в которых вам назначена и используется хотя бы одна запись сущности Microsoft Dataverse. Например, если бизнес-процесс использует сущности Интерес и Возможность из Dataverse, вы увидите все экземпляры этого процесса, в которых вам назначена запись о потенциальном клиенте или возможной сделке.

Просмотрите все экземпляры, которые в данный момент работают на вкладке Активно. На этой вкладке вы можете просмотреть следующие сведения:

  • имя процесса;
  • текущий этап для каждого процесса;
  • владелец записи Dataverse, связанной с активным этапом;
  • время с момента создания этого экземпляра.

Для просмотра

Выберите экземпляр, чтобы открыть его на новой вкладке, скопировать ссылку, поделиться ссылкой через электронную почту, отказаться от экземпляра или удалить его.

Следующие шаги

Анализ и оптимизация бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов проводится с целью повышения эффективности работы организации, в первую очередь для того, чтобы навести порядок в текущих процессах (т. е. обследовать и описать модель процессов AS-IS), а затем внести изменения в бизнес-процессы для того, чтобы они выполнялись оптимально (сформировать модель TO-BE).

Анализ бизнес-процессов, как правило, неразрывно связан с анализом информационных систем, предназначенных для автоматизации существующих процессов.

Модель AS-IS («как есть») позволит отразить текущую ситуацию, систематизировать протекающие в организации процессы и информационные потоки в рамках этих процессов. На основе данной модели выявляются проблемные (узкие) места при выполнении и взаимодействии процессов, определяется необходимость внесения тех или иных изменений.

В результате анализа заказчик получает актуальную картину текущего состояния процессов организации и предложения по оптимизации ее деятельности. Данный подход может применяться как с целью определения процессов, подлежащих дальнейшей автоматизации, так и вести только к организационным изменениям.

Отдельно следует заметить, что в рамках проводимых преобразований одно из важнейших мест должно отводиться работе с людьми. Без воли и поддержки высшего руководства и без желания что-то изменить, разработанные модели бизнес-процессов могут так и остаться лишь описаниями с красивыми картинками, по которым никто не работает.

В рамках  моделирования бизнес-процессов осуществляется анализ их текущего состояния и способы оптимизации. Для выявления неэффективности в действующих процессах, как правило, проводится их декомпозиция вплоть до элементарных операций. Таким образом могут быть выявлены детали процессов, которые могут препятствовать их эффективному выполнению:

  • Избыточные или дублирующиеся функции
  • Нерегламентированные или слабо регламентированные операции, которые разные участники могут выполнять по-своему
  • Документооборот не соответствует выполняемому бизнес-процессу (требуемый документ не оказывается в нужном месте в нужное время)
  • Отсутствие обратных связей по управлению (на проведение функции не оказывает влияния ее результат)
  • Отсутствие обратной связи по входным данным (объекты или информация используются неправильно или нерационально) и т.д.

Моделирование процессов AS-IS («как есть») может быть направлено на решение большого числа различных задач, и позволяет:

  • Детально определить результат процесса и оценить его значение в рамках исследуемой области деятельности
  • Определить набор действий, составляющих процесс и определить порядок выполнения действий в рамках бизнес-процесса
  • Произвести разделение зон ответственности (определить, какой сотрудник или подразделение несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом)
  • Определить ресурсы, потребляемые в ходе выполнения бизнес-процесса (наличие понимания о ресурсах позволяет повысить эффективность их использования за счет планирования и оптимизации)
  • Определить степень взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями (возможность повышения эффективности коммуникации между участниками за счет проведения мероприятий по их оптимизации)
  • Определить информационные потоки в рамках исследуемого процесса, включая движение документов в бумажной или электронной форме (это позволяет установить, насколько оптимально движение документов и не являются ли они избыточными)
  • Определить потенциальные «узкие» места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы для его оптимизации в дальнейшем

Детализация процессов по модели AS-IS («как есть») позволяет выявить недостатки в исследуемой области деятельности, которые будут учитываться при создании модели TO-BE («как должно быть») – модели новой (усовершенствованной) организации процессов.

Модель процессов TO-BE («как должно быть») создается на основе результатов анализа модели процессов AS-IS («как есть»). Модель TO-BE («как должно быть») описывает будущее состояние процессов, с учётом пожеланий Заказчика, а также анализа и оптимизации существующих процессов.

Определение требуемых изменений процессов осуществляется на основании анализа полученной модели AS-IS («как есть») и требований Заказчика к целевому состоянию исследуемых бизнес-процессов.

В рамках описания процессов TO-BE («как должно быть») выделяются все процессы исследуемой области деятельности, определяются участники, ответственные за результат, наделенные необходимыми полномочиями и правами и их взаимодействие между собой.

В результате Заказчик получает задокументированный перечень предложений по оптимизации бизнес-процессов, что дает возможность внести соответствующие изменения и оптимизировать свою деятельность, значительно сократить издержки и повысить эффективность деятельности организации.

[Пример] В чем разница между бизнес-процессом и регламентом – Блог Neaktor

Бизнес-процесс, регламент и инструкция — понятия, которые часто путают. В некоторых компаниях есть описанные бизнес-процессы, но нет регламентов. В других есть регламенты, но нет описанных бизнес-процессов. При этом человек может думать, что регламент это и есть бизнес процесс. Путая эти понятия, вы создаете проблемы с управлением.

Первый случай — в компании описаны бизнес-процессы, но нет регламентов. Это дает исполнителям задач большую свободу действий. Отсутствие правил может приводить к путанице и ошибкам в работе.

Второй случай — в компании действуют инструкции, но бизнес-процессы не описаны. Тогда отдельные действия выполняются четко, но весь процесс не контролируется. Из-за этого задачи могут не выполняться или одно и то же могут делать несколько человек, потому что непонятно, кто ответственный.

Пример бизнес-процесса

Давайте рассмотрим простой пример. Некая компания ежемесячно закупает сырье для производства. Почему это бизнес-процесс? Потому что, во-первых, это цепочка действий, которая ведет к нужному результату — в фирму привезут сырье. Во-вторых, этот процесс совершается регулярно. Не важно раз в день или раз в год, важно, что это не одноразовое действие. Это два ключевых условия — последовательность действий и регулярность.

Так вот. Примерно бизнес-процесс будет состоять из следующих этапов:

  • Подача заявки.
  • Заверение руководителем.
  • Передача заявки в отдел снабжения.
  • Подбор поставщика.
  • Согласование.
  • Оплата.
  • Доставка.

Это и есть бизнес-процесс — поэтапное описание того, что должно быть сделано, и кто какие действия для этого выполняет. Описывая бизнес-процесс не указывают, как выполнять работу, только что за чем следует, и кто за что отвечает.

Пример регламента

Регламент описывает не процесс, а его какую-то часть в виде инструкций. Инструкция подробно указывает, как нужно что-то делать. Например, инструкция обработки заявки для отдела снабжения из нашего примера. В ней будет подробно расписано, что делать с заявкой, куда вносить данные, куда отправлять и т.д. Регламентация уменьшает свободу действий, но вносит конкретику.

При составлении регламентов нужно быть осторожным. Излишняя строгость указаний лишает сотрудников инициативы, делает из них роботов. В работе всегда случаются непредвиденные проблемы. Сотрудник в критической ситуации должен решать проблему, а не ждать подробных указаний. Для этого не регламентируйте каждую мелочь.

Регламенты нужны там, где от их соблюдения зависит эффективность работы. К примеру, редакционная политика журнала — это регламент для авторов. Благодаря ему авторы будут придерживаться нужного стиля и употреблять нужную лексику. При этом любой новый автор может ознакомиться с правилами, нет нужды объяснять все отдельно каждому.

Регламенты создают порядок на микроуровне. Бизнес-процессы организуют макроуровень. Они оба нужны для эффективного управления бизнесом. Нужно лишь разумно их применять.

Автор статьи

Общается со многими клиентами лично, пишет про релизы, публикует мнения и расписывает бизнес-кейсы. Всегда рад обратной связи!

Бизнес-процессы: описание, оптимизация, регламентация Плеяды

 

Курс повышения квалификации продолжительностью 18 ак. час

 

Цели обучения:

• Систематизировать знания по процессной организации деятельности коммерческой компании и путям повышения эффективности.
• Научиться осознанно принимать решение о целесообразности моделирования процессов и регламентации деятельности в компании
• Получить навыки  описания и оценки оптимальности бизнес-процессов базового уровня
• научиться объединять бизнес-процессы базового уровня в группы и проводить декомпозицию
• Выбирать достаточную для своей  компании структуру регламентирующих документов
• разрабатывать простые и понятные документы, регламентирующие бизнес-процессы базового уровня

 

Программа семинара:

1. Процессный подход к организации деятельности компании
1.1 Система координат при анализе, моделировании и регламентации деятельности.
1.2 Продукты и ресурсы как основные ориентиры для выделения бизнес-процессов.
1.3 Состав типовых бизнес-процессов в деятельности компании.
1.4 Принципы и уровни анализа, моделирования и регламентации процессов деятельности («Политики», «Процедуры», «Рабочие инструкции»).
Бизнес-процесс базового уровня — почему навыки моделирования должны начинаться с его описания

2. Технология описания бизнес-процесса базового уровня
2.1 Принципы описания бизнес-процессов. Требования к схематическому представлению бизнес-процессов (требования к моделированию).
2.2 Два вида нотаций для описания: Кросс-функциональная нотация — как эффективный инструмент для начинающих и описания отдельного
процесса. IDEF0, IDEF3 и DFD как средство для опытных экспертов и для комплексного моделирования.
2.3 Правила описания процесса на базовом уровне в кросс-функциональной нотации: описание «обратным ходом»
2.4 Демонстрация описания фрагмента процесса ведущим — участники тренинга выступают экспертами
2.5 Постановка задания на самостоятельную работу после перерыва, разбиение на группы, выбор процесса (главный критерий — ясный
результат, наличие его потребителя и опыт выполнения у большинства участников группы)
2.6 Правила проверки и верификации описания процесса на базовом уровне в кросс-функциональной нотации (описание «прямым ходом»):
верификация, добавление условий, добавление ссылок на другие процессы.
2.6 Правила перевода схемы процесса базового уровня из кросс-функциональной нотации в нотацию IDEF0: четкость по входам и выходам,
удержание уровня процедур, указание исполнителей, указание контролирующих воздействий.

3. Технология оценки оптимальности бизнес-процесса базового уровня
3.1 Принципы оптимизации бизнес-процессов. Правила оценки оптимальности бизнес-процесса базового уровня: условия и конечный
результат оценки; оптимальность схемы, шагов, результатов, управления процессом.
3.2 Правила оптимизации бизнес-процесса базового уровня (краткий обзор).
3.3 Разработка «Регламента» — документа, регламентирующего базовый уровень бизнес-процесса.

4. Выделение бизнес-процессов и целостное моделирование процессной деятельности
4.1 Выделение бизнес-процессов.
4.2 Описание группы бизнес-процессов базового уровня.

5. Внедрение регламентирующих документов и построение «регулярного менеджмента»
5.1 Требования к регламентирующим документам компании
5.2 Внедрение регламентирующих документов
5.3 Стадии развития коммерческих организаций и проблема перехода к «регулярному менеджменту» от «личного энтузиазма». Основные
«проблемы» кризиса лидерства
5.4 Как рассчитать затраты на моделирование, оптимизацию и регламентацию

 

 

Качество семинара обусловлено профессионализмом ведущего.

Ведущий семинара — эксперт в области управленческого консультирования, действующий консультант в одном из крупнейших российских системных интеграторов.
Профессиональный опыт автора: Разработка и реализация проектов по оптимизации деятельности компаний, а именно:
— Описание, оптимизация и регламентация бизнес-процессов;
— Постановка проектного управления и регламентация проектов;
— Проведение аудитов систем управления, оценка оптимальности и возможностей для улучшения;
— Разработка требований к комплексной автоматизации предприятий (анализ, разработка целостной модели, разработка проектной документации, в том числе ТЗ, ПЗ, моделей в нотациях IDEF, UML, VAD, eEPC, ErWin и т.п.)

Вы получите знания из уст действующего специалиста, а не сухой пересказ теории из учебников.

 

 

 

Стоимость

Запись на курсы

Для более углубленного изучения технологий описания и оптимизации бизнес-процессов рекомендуем пройти семинары, посвященные данной тематике, для различных специалистов и руководителей.

 

 Google Мы в Google+ — — — — —

Моделирование бизнес-процессов | Определение, зачем, методика и преимущества

Моделирование бизнес-процессов не является радикальной концепцией — оно существует уже давно. Однако изменения, которые он может вызвать в производительности и эффективности бизнеса, являются не чем иным, как революционными.

Но что это такое, и зачем оно вам?

Что такое моделирование бизнес-процессов (BPM)?

Моделирование бизнес-процессов (или) моделирование процессов — это аналитическое представление или просто иллюстрация бизнес-процессов организации.Моделирование процессов — важнейший компонент эффективного управления бизнес-процессами.

Программное обеспечение для моделирования процессов дает аналитическое представление о процессах «как есть» в организации и противопоставляет его процессам «как есть», чтобы сделать их более эффективными.

Многие инструменты моделирования бизнес-процессов выдают что-то вроде этого:


Зачем использовать моделирование бизнес-процессов?

Ваш первый шаг в моделировании — это ручка и бумага.Однако для того, чтобы действительно запустить бизнес-процесс, вам необходимо оцифровать этот процесс таким образом, чтобы его мог понять механизм рабочего процесса.

Программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов позволяет представить ваш процесс в цифровом виде, который затем может быть перенесен в текущий автоматизированный процесс.

Моделирование бизнес-процессов дает множество преимуществ:

  • Дает всем четкое представление о том, как работает процесс
  • Обеспечивает согласованность и контролирует процесс
  • Выявляет и устраняет дублирование и неэффективность
  • Устанавливает четкое начало и конец процесса

Моделирование бизнес-процессов также может помочь вам сгруппировать похожие процессы и предвидеть, как они должны работать.Основная цель инструментов моделирования бизнес-процессов — проанализировать, как обстоят дела сейчас, и смоделировать, как их следует выполнять для достижения лучших результатов.

Kissflow, наше программное обеспечение для управления бизнес-процессами, оптимизируйте ваш бизнес с помощью сверхмощных процессов.

Методы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов может быть выражено посредством блок-схем, программ, гипертекста или сценариев. Не существует единственного способа реализовать моделирование бизнес-процессов; Фактически, вы можете выбирать из 12 техник.

Вот некоторые из наиболее распространенных методов моделирования бизнес-процессов:

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)

BPMN 2.0 стала чем-то вроде стандартного синтаксиса, используемого аналитиками процессов и теми, кто создает инструменты бизнес-моделирования. Это относительно простое использование линий, стрелок и геометрических фигур, которые передают ход и нюансы процесса. Консультант по процессам может взглянуть на модель BPMN 2.0 и точно знать, как она должна функционировать.

«В конце концов, когда [эти] компании начнут поставки своих продуктов и запустят свои маркетинговые машины, BPMN станет неоспоримым стандартом для моделирования и выполнения процессов.Но сейчас мы все еще находимся между новостями и реальностью ». — Брюс Сильвер, консультант по процессам и автор книги «Метод и стиль BPMN

».

Однако BPMN 2.0 все еще изучаемый язык, и хотя он относительно прост, он не сразу становится интуитивно понятным для обычного бизнес-пользователя. Это отличный инструмент для консультантов по процессам, но он не поможет тем, кто хочет создавать свои собственные приложения.

Обозначение универсального процесса

Вместо того, чтобы изучать новый язык, более интуитивно понятная система — это универсальная нотация процессов или UPN.

UPN предоставляет простое поле для выполнения каждой задачи. Поле показывает, что происходит, кто назначен для этого и когда это происходит в последовательности. Для ИТ-отдела чрезвычайно полезно разрабатывать и анализировать процессы, чтобы руководство соответствовало бизнес-нормам, и, что более важно, для конечных бизнес-пользователей, чтобы понимать процессы, как задумано. Kissflow использует UPN в своем моделере.

Блок-схема
Блок-схемы

просто, но эффективно объясняют сложные потоки процессов.Они иллюстрируют шаги процесса в их последовательном порядке, от входов к фактическому процессу к выходам. Фактически, блок-схемы обеспечивают базовую структуру для BPMN для отображения расширенных потоков процессов.

Диаграммы Ганта

Вместо того, чтобы показывать шаги последовательно, диаграммы Ганта могут отображать весь процесс, используя «затраченное время» в качестве одной из главных осей. Он лучше показывает общее время, затраченное на выполнение проекта, чем другие варианты.

Сети Петри

Сети Петри, традиционно являющиеся методом моделирования в математике, также используются для моделирования бизнес-процессов.Сети Петри классифицируют или закрашивают сложные шаги рабочего процесса, пользователей и маршруты разными цветами.

Что мне нужно в программном обеспечении для моделирования процессов?

Большинство пакетов BPM включают в себя инструменты моделирования бизнес-процессов. Однако в некоторых моделлер представлен в виде отдельного приложения.

Разработчик моделей — один из самых важных элементов в BPMS, и вам следует потратить много времени на его изучение, прежде чем покупать пакет.

Отличные инструменты бизнес-моделирования должны:

  • Легкость обучения для бизнес-отделов
  • Упростите взаимодействие ИТ-специалистов с другими отделами
  • Быть недорогим и соответствовать требованиям отрасли
  • Имеют встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом
  • Уметь смоделировать рабочий процесс перед внедрением.

Узнайте больше о средствах моделирования процессов.

? Узнайте, почему это программное обеспечение 6 BPM является лучшим среди конкурентов!

Заключение

Мощь моделирования процессов неоспорима для предприятий любого размера и отраслевой вертикали. Воспользуйтесь возможностями моделирования повседневных процессов в своей компании уже сегодня и подпишитесь на бесплатную пробную версию.

Тебе также может понравиться,

10 простых шагов, чтобы сделать это правильно

Использование хорошо написанной документации по бизнес-процессам позволяет быстро масштабироваться в будущем.В то же время, если ваши бизнес-процессы точно задокументированы, члены вашей команды будут точно знать, как предоставлять услуги внутренним и внешним клиентам.

Если вам интересно, как начать проектировать и документировать бизнес-процесс, но вы не знаете, с чего начать, мы составили контрольный список из 10 шагов.

Что такое документация бизнес-процессов?

Документация бизнес-процесса — это полное описание бизнес-процесса с использованием слов, изображений и символов для точного обозначения того, как процесс должен функционировать в идеальной среде.В документации следует указать, какие данные требуются для завершения процесса, каков рабочий процесс и какие решения необходимо принять.

Чтобы бизнес-процессы были полезными и эффективными, они должны быть тщательно спроектированы, структурированы и документированы. Получив как можно больше подробностей о бизнес-процессе, вы сможете достичь желаемых результатов.

Хотя вы можете предположить, что документация процесса — это всего лишь бюрократический и непродуктивный аспект, на самом деле это невероятно полезно для обеспечения успеха бизнес-процесса.

Вы можете обратиться к этому документу для улучшения процесса, поскольку он сможет предоставить вам согласованную и надежную основу для понимания необходимых улучшений, которые необходимо сделать для оптимизации общей производительности.

Шаги по созданию успешной документации бизнес-процесса

Шаг 1: Имя процесса

Чтобы начать работу, выберите имя процесса и запишите его описание вместе с основной целью.

Шаг 2: Границы процесса

Определите начальную и конечную точки бизнес-процесса.Вы должны знать, что запускает процесс и как он завершается, прежде чем вы сможете начать добавлять другие более мелкие детали.

Шаг 3: Выходные данные процесса

Вы должны выбрать выходы процесса или окончательный результат, который вы получите, когда процесс будет завершен.

Шаг 4: Входные данные процесса

Выберите данные, необходимые для выполнения процесса. Вы также должны определить, откуда поступают входные данные.

Шаг 5: Действия процесса

Перечислите все действия или шаги, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть процесс от начала до конечной точки.

Шаг 6: Организация процесса

Возьмите все действия, перечисленные на шаге выше, и упорядочите их в соответствии с потоком бизнес-процессов. На этом этапе важно определить все ключевые моменты принятия решений в вашем процессе.

Шаг 7: Обзор процесса

Проверьте последовательность действий, созданную на последнем шаге, чтобы убедиться, что она совпадает с границами процесса, созданными на втором шаге.

Шаг 8: Роли процесса

Теперь, когда весь процесс намечен, вам нужно выбрать различные роли (или членов команды), которые будут выполнять различные действия в процессе.

Шаг 9: Создайте блок-схему

Спланировав все, создайте четкую блок-схему процесса, чтобы сделать его легко понятным для всех участников.

Шаг 10: Окончательная проверка

Последним шагом является обсуждение потока процесса со всеми заинтересованными сторонами и получение необходимых разрешений для запуска процесса.

Составление документации для бизнес-процесса поможет вам увидеть, как все это сочетается, когда процесс выполняется в организации.

Например, вот как будет документироваться процесс расчета заработной платы

  • Название процесса : Расчет заработной платы
  • Границы процесса : Ежемесячная оплата сотрудникам осуществляется автоматическим банковским переводом
  • Выходные данные процесса : Расчет заработной платы и ежемесячные отчеты о заработной плате
  • Входные данные процесса : табели учета рабочего времени сотрудников, записи отпусков и реквизиты банковского счета
  • Действия процесса : Проверка табелей учета рабочего времени сотрудников, проверка заявлений об отпуске, добавление реквизитов банковского счета, перевод ежемесячной заработной платы на соответствующие счета и создание отчетов о заработной плате
  • Роли процесса : Сотрудник, менеджер и отдел кадров

Как Kissflow может помочь документировать ваш процесс

Kissflow — это инструмент управления бизнес-процессами, который может превращать рабочие процессы в автоматизированные задачи и может помочь вам в создании автоматизированной документации бизнес-процессов.

Вместо того, чтобы отображать бизнес-процессы в отдельном инструменте документации, вы можете документировать, проектировать, автоматизировать и управлять процессами непосредственно в Kissflow.

Начните работу с Kissflow Process сегодня и узнайте, как вы можете претворить в жизнь свои документированные процессы!

Связанные ресурсы

Автоматизация бизнес-процессов — определение, примеры и преимущества

Согласно отчету Forrester «К сожалению, состояние цифровой трансформации в 2018 году», до 22 процентов предприятий по-прежнему не обеспечивают совершенство процессов и автоматизацию рабочих процессов.Это критически важные аспекты для удовлетворения потребностей клиентов и увеличения доходов. Если вы хотите иметь растущий список довольных клиентов, вам нужно сосредоточиться на совершенстве процесса. Автоматизация бизнес-процессов — простой и эффективный способ начать этот путь.

Что такое автоматизация бизнес-процессов (АБП)?

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий для выполнения повторяющихся задач или процессов в бизнесе, которые можно заменить ручным трудом. Это сделано для минимизации затрат, повышения эффективности и оптимизации процессов.

Автоматизацию бизнес-процессов не следует путать с управлением бизнес-процессами, которое представляет собой более крупную дисциплину, включающую управление сложными процессами в масштабах всей организации с использованием различных методологий.

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Для лучшего понимания автоматизации бизнес-процессов рассмотрим несколько вариантов использования.

1. Адаптация сотрудника

Хотя процесс найма сотрудников может показаться простым, он включает в себя несколько задач.Заполнение информационных форм для сотрудников, организация вводных занятий, организация учебных занятий, открытие банковских счетов, сбор соответствующих документов и назначение наставников — вот лишь некоторые из действий.

Без автоматизации весь процесс может стать довольно хаотичным и привести к:

  • Бесконечная бумажная работа
  • Отсутствуют некоторые задачи
  • Недовольство сотрудников
  • Низкая производительность

Применение автоматизации бизнес-процессов к адаптации сотрудников обеспечит плавный переход от одной задачи к другой, удерживая соответствующих сотрудников в курсе событий и обеспечивая прозрачность статуса процесса.


2. Заказы на закупку

Запросы заказов на поставку — повторяющиеся процессы в большинстве организаций. Запрашивающая команда заполняет форму и отправляет ее команде закупок. Затем утверждающий орган изучает запрос и отклоняет его в случае, если информация недостаточна или существуют бюджетные ограничения. Затем он отправляется обратно запрашивающей команде. В случае утверждения создается заказ на поставку, и копии отправляются поставщику, а также в группу инвентаризации.

Без автоматизации могут возникнуть следующие проблемы:

  • Утверждение заказа на поставку с задержкой
  • Повышенная производительность
  • Неполные записи
  • Ошибки в ПО
  • Ошибки при приемке расходных материалов

Автоматизация бизнес-процессов может помочь улучшить подотчетность, прозрачность и обеспечить точную запись данных, к которым при необходимости могут получить доступ соответствующие заинтересованные стороны. Он также сохранит все связанные с процессами коммуникации в рамках рабочего процесса, чтобы сделать его выполнение проще и быстрее.

Зачем автоматизировать бизнес-процессы?

Вот несколько веских причин для автоматизации бизнес-процессов.

Шаг к цифровой трансформации

Цифровая трансформация может показаться непосильной задачей организациям, которые не идут по этому пути. Автоматизация бизнес-процессов может стать ступенькой к принятию этой культуры непрерывной трансформации. Вы можете начать с нескольких процессов, которые явно нуждаются в корректировке, и постепенно продвигаться вверх.

Получите больше ясности

Автоматизация требует определенной ясности в отношении процесса прямо на этапе проектирования. Если вы не знаете задействованные задачи и людей, ответственных за выполнение процесса, вы не сможете эффективно спроектировать и автоматизировать рабочий процесс.

Кроме того, отображение процессов может обеспечить ясность для всех сотрудников, а также послужить учебным ресурсом. Понимание, которое вы получите в результате анализа автоматизированного процесса, может ясно показать вам разрыв между вашим процессом как есть и каким он должен быть в идеале.

Оптимизация процессов

Одним из замечательных результатов системы автоматизации процессов является оптимизация процессов. Четкая подотчетность, настраиваемые уведомления, ценные сведения и более быстрое выполнение работ упрощают устранение расточительных действий и сосредоточение внимания на улучшении задач, которые повышают ценность.

Получить записи о соответствии

При автоматизации бизнес-процессов регистрируется каждая деталь конкретного процесса. Эта информация может быть представлена ​​для демонстрации соответствия во время аудитов.

Стандартизация операций

Когда вы автоматизируете бизнес-процесс, вы всегда можете рассчитывать на постоянный стандарт результатов. Стандартизация помогает позиционировать вашу организацию как надежную, что, в свою очередь, может способствовать увеличению вашей клиентской базы.

Повысьте уровень удовлетворенности клиентов

Удовлетворенность клиентов — ключевой фактор в любой отрасли. Сосредоточение внимания на технологическом и производственном превосходстве помогает с легкостью превзойти ожидания клиентов. Когда вы постоянно соблюдаете обещанные стандарты, клиенты с большей вероятностью будут отдавать предпочтение вашей компании.

Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?

Автоматизация бизнес-процессов не ограничивается несколькими функциями. Некоторые факторы, которые могут указывать на необходимость автоматизации, включают

  1. Большой объем задач
  2. Для выполнения задач требуется несколько человек
  3. Чувствительность ко времени
  4. Значительное влияние на другие процессы и системы
  5. Необходимость соблюдения нормативных требований и контрольные журналы

Если действие соответствует всем перечисленным выше критериям, вполне вероятно, что вам нужно автоматизировать бизнес-процесс.

Чтобы дать вам более четкое представление, вот некоторые обычно автоматизированные процессы в организациях.

  • Электронная почта и push-уведомления
  • Служба поддержки
  • Создание тематических исследований клиентов
  • Агрегирование и миграция данных
  • Резервное копирование и восстановление
  • Заявки на отпуск
  • Закупки
  • Колл-центр обрабатывает
  • Заказы на продажу
  • Учет рабочего времени и посещаемости
  • Заработная плата
  • Выставление счетов
  • Коллекции
  • Запуск продукта
  • Воспитание свинца

Преимущества использования средств автоматизации бизнес-процессов

После автоматизации бизнес-процессов вы можете рассчитывать на множество преимуществ.

  1. Вы увидите рост производительности за счет расширенного доступа. Облачные инструменты автоматизации бизнес-процессов хранят ваши данные в центральной базе данных. Это поможет вам получить доступ к данным из любого места и с любого устройства, когда вам это нужно.
  2. Ваши бизнес-процессы станут намного более прозрачными . Вы можете отслеживать и контролировать процессы во время их работы, что может улучшить подотчетность и прозрачность.
  3. Возможность отслеживать процессы на ходу также поможет вам отслеживать ошибки и исправлять их по мере их возникновения. Отчеты о производительности вооружит вас информацией, чтобы вы могли принять превентивные меры против повторяющихся ошибок.
  4. В долгосрочной перспективе вы начнете замечать более быстрое выполнение работ и сокращение затрат на за счет меньшего количества ручного вмешательства.
  5. Вы также сможете улучшить распределение персонала , поскольку приложение будет обрабатывать все повседневные повторяющиеся задачи. Таким образом, вы можете перенаправить своих сотрудников на выполнение задач, требующих человеческих усилий и суждений.

Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку он основан на идее непрерывного совершенствования процесса, уровень эффективности в ответ будет продолжать расти.

Лучшие практики автоматизации бизнес-процессов

Простая подписка на инструмент автоматизации бизнес-процессов может не гарантировать успеха. Вам потребуется тщательно продуманный подход к автоматизации бизнес-процессов.

Вот несколько советов о том, как добиться успеха в автоматизации.

  • Начните с четкого понимания того, какие задачи задействованы, кто за них отвечает и когда должна быть выполнена каждая задача.
  • Убедитесь, что у вас есть четко определенных целей при автоматизации бизнес-процесса. Это сэкономит много времени при корректировке курса.
  • Измерение результатов с поэтапным подходом. Многие организации разочаровываются, когда результаты не появляются в одночасье.
  • Вкладывать достаточно времени в обучение сотрудников и учитывать период адаптации.
  • Примите долгосрочный прогноз , чтобы добиться хорошей рентабельности инвестиций.
  • Используйте готовых решений, , если возможно.

Вы пробовали Kissflow Process?

Если вы готовы вывести свой бизнес на новый уровень, Kissflow может предоставить вам восхитительный опыт автоматизации. Это облачное приложение без кода, которое не требует обширной ИТ-поддержки для его настройки. Интуитивно понятный визуальный дизайнер и конструктор форм с перетаскиванием помогут упростить проектирование и автоматизацию рабочих процессов.

Kissflow также удовлетворяет ваши потребности в безопасности данных с помощью доступа на основе ролей. Это означает, что вы можете контролировать, кто имеет доступ к определенным данным.

Kissflow Process предлагает уникальный подход к BPM с помощью визуального редактора. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и испытайте ее лично.


Оптимизируйте свои бизнес-процессы с помощью


Kissflow Process Management

Что такое бизнес-процесс? — Определение от WhatIs.com

Бизнес-процесс — это действие или набор действий, которые могут достичь определенной цели организации. Бизнес-процессы должны иметь целенаправленные цели, быть как можно более конкретными и иметь последовательные результаты.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это систематический подход к улучшению этих процессов, помогающий достичь бизнес-целей. Если организация не может выполнять определенные бизнес-процессы внутри компании из-за затрат или ресурсов, она может использовать аутсорсинг бизнес-процессов (BPO).Многие организации поручают определенные бизнес-задачи, такие как расчет заработной платы, человеческие ресурсы (HR) или бухгалтерский учет, стороннему поставщику услуг.

Чтобы измерить успех бизнес-процесса, организации отслеживают успешное завершение различных шагов в рамках процесса, т. Е. Контрольных показателей, или достижение конечной точки процесса. Когда бизнес-процесс не помогает организации достичь цели в рамках графика или имеющихся ресурсов, существует ряд стратегий, которые вы можете использовать для улучшений.Организации могут сосредоточиться на видимости бизнес-процессов, чтобы выявить проблемы с производительностью или выполнением процессов.

Отображение бизнес-процессов дает организациям визуальное представление о том, как функционируют различные процессы, и дает организациям лучшее представление о том, как работает бизнес. Это также может помочь повысить операционную эффективность бизнеса.

История и эволюция

Работы экономиста Адама Смита, академика и писателя Томаса Дэвенпорта, инженера Фредерика Тейлора и гуру менеджмента Питера Друкера оказали большое влияние на то, как организации определяют и управляют бизнес-процессами.

Смит, автор книги Богатство народов , первым понял, как использование разделения труда — разделение работы на набор задач, выполняемых экспертами — может привести к повышению производительности.

Инновации Тейлора в области промышленного проектирования привели к повышению производительности труда организации. Ему приписывают преобразование рабочего места с его идеями по организации работы, фрагментации задач и измерения рабочих мест.

Друкер, которого называют отцом современного менеджмента, сосредоточился на упрощении и децентрализации процессов и представил концепцию аутсорсинга.

Давенпорт определил бизнес-процесс как набор логически связанных задач, выполняемых для достижения определенного бизнес-результата. Согласно Давенпорту, процессы составляют структуру, которая помогает организациям выполнять задачи, необходимые для создания ценности для своих клиентов.

Бизнес-процесс в сравнении с бизнес-процедурой и бизнес-функцией

В то время как бизнес-процесс представляет собой серию связанных задач, которые приводят к желаемому результату, бизнес-процедура — это четко оговоренный способ выполнения бизнес-процесса.Бизнес-процедура описывает команды и людей, ответственных за каждую часть процесса, а также спецификации, применимые к каждой из этих частей.

Бизнес-функция — это организационная единица бизнеса с определенным набором обязанностей и действий, которые она выполняет, чтобы помочь бизнесу выполнять свои общие цели и процессы.

Категории бизнес-процессов

В зависимости от организации, отрасли и характера работы бизнес-процессы часто разделяются на разные категории.Эти категории включают:

  • Операционные процессы — или основные процессы: Операционные или основные процессы связаны с основным бизнесом и цепочкой создания стоимости. Эти процессы приносят пользу клиенту, помогая производить продукт или услугу. Операционные процессы представляют собой важную бизнес-деятельность, которая достигает бизнес-целей, например, получение дохода. Некоторые примеры этого включают прием заказов клиентов и управление банковскими счетами.
  • Вспомогательные процессы — или второстепенные процессы: Вспомогательные процессы поддерживают основные процессы и функции в организации.Примеры поддерживающих или управленческих процессов включают бухгалтерский учет, управление персоналом и безопасность на рабочем месте. Одним из ключевых отличий между операционными процессами и процессами поддержки является то, что процессы поддержки не приносят пользу клиентам напрямую.
  • Процессы управления: процессы управления измеряют, отслеживают и контролируют деятельность, связанную с бизнес-процедурами и системами. Примеры процессов управления включают внутренние коммуникации, руководство, стратегическое планирование, составление бюджета и управление инфраструктурой или мощностью.Как и вспомогательные процессы, процессы управления не приносят пользу клиентам напрямую.

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами — это стратегия, которую организации используют для надзора за своими бизнес-процессами, чтобы обеспечить их бесперебойную работу. Это может помочь в улучшении процессов, помогая в анализе со стороны руководства, и может контролировать организационные процессы, чтобы гарантировать их эффективность и результативность. Организации используют программное обеспечение BPM для мониторинга и контроля автоматизированных и неавтоматизированных бизнес-процессов, а также для улучшения своих процессов управления.

Действия по управлению бизнес-процессами включают такие шаги, как моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация бизнес-процессов.

Мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг бизнес-процессов — это метод использования аналитики для мониторинга производительности процесса. Мониторинг процесса используется для обнаружения таких элементов, как время цикла процесса, ошибки и стоимость.

Организации используют функциональный мониторинг для оценки функциональной производительности процесса.Технический мониторинг помогает измерить техническую эффективность приложения путем наблюдения и регистрации таких аспектов, как время отклика и время простоя.

Категории бизнес-процессов

Видимость бизнес-процессов

Видимость бизнес-процессов дает предприятиям полное представление о каждом из их процессов, повышает оперативность реагирования и ускоряет принятие решений. Это помогает управленческим командам определить, согласованы ли их процессы с ключевыми бизнес-целями и задачами и работают ли сопутствующие процедуры, которые помогают сделать процесс успешным, правильно.

Мониторинг бизнес-процессов также может помочь улучшить видимость бизнес-процессов, помогая выявлять возможные проблемы.

Моделирование или отображение бизнес-процессов

Бизнес-процессы часто изображаются визуально в виде блок-схемы, показывающей последовательность задач с определенными контрольными показателями или точками принятия решений. Отображение или моделирование бизнес-процессов наглядно иллюстрирует с помощью графиков и диаграмм, как одни процессы перетекают в другие.

Есть несколько разных способов представить себе отображение бизнес-процессов и рабочий процесс.

  • Последовательный бизнес-процесс: Последовательные бизнес-процессы изложены в документе с четкими начальными и конечными точками. Следуя этой карте процесса, организация выполняет серию действий, чтобы выполнить задачу в рамках ограничений заранее установленной временной шкалы.
  • Бизнес-процесс, управляемый статусом: Бизнес-процесс, управляемый статусом, не имеет строгих начальных и конечных точек. Эти процессы могут завершиться на любом этапе в зависимости от изменений рабочего процесса, характера производства или корпоративной культуры.Кроме того, для процессов, управляемых статусом, типично повторяться или циклически повторяться на одном и том же этапе процесса.
  • Параллельный бизнес-процесс: когда операции в бизнес-процессе выполняются параллельно, они выполняются одновременно. В этом типе выполнения бизнес-процесса действия во всех ветвях должны быть завершены до того, как можно будет начать следующий шаг в бизнес-процессе.

Что такое бизнес-процесс [2+ практических примера]

Бизнес-процесс — это серия повторяемых шагов, предпринимаемых командой или компанией для достижения какой-либо бизнес-цели: управление поставками, сборка продуктов, адаптация сотрудников и т. Д.

Ключевым аспектом бизнес-процесса является повторяемость — процесс не является одноразовым.

Допустим, это процесс адаптации сотрудников. Чтобы нанять сотрудника, ваша организация должна…

  1. Подготовить и раздать необходимые документы
  2. Назначить им роль в компании
  3. Подготовить все их технологии — доступ к коммуникациям, инструменты управления проектами и т. Д.
  4. Подготовьте рабочую станцию ​​
  5. Представьте своей команде и коллегам
  6. и т. Д.

Здесь каждый шаг структурирован и повторяем. Независимо от того, сколько сотрудников вы нанимаете, вам придется проделать одни и те же шаги. Если шаг будет пропущен, это может привести к очень дезориентации сотрудника и непродуктивному рабочему дню. С другой стороны, процесс очень легко наметить или организовать с помощью программного обеспечения, возможно, даже превратить его в контрольный список.

Важное примечание

Вам, наверное, интересно, кто такие и . Tallyfy — это продукт, который упрощает и автоматизирует ваши бизнес-процессы.В этом секрет бесперебойной работы. Вместо создания диаграмм процессов (на которые никто не смотрит), документации (которую вы можете только читать и никогда не предпринимать никаких действий), электронных писем, чатов и хаоса — вы можете создать и запустить любой процесс в своей компании за считанные секунды.

Выбор простых и дешевых инструментов управления проектами или задачами — самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли сделать . Ты получаешь то, за что платишь. Если вы попытаетесь сэкономить цент — вы потеряете доллар. Потраченное впустую время (40 долларов в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения.Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми — и помогают расти и становиться эффективными. Проекты и задачи — это спонтанный непредсказуемый хаос.

Прежде чем продолжить чтение, важно понять этот контекст. Успешные люди достаточно умны, чтобы коренным образом изменить то, как они работают «прямо сейчас», и удивлять себя и всех остальных новыми идеями. Вы можете немедленно перестать сражаться с трудностями каждый день — и добиться большего личного успеха в своей карьере, представив современный способ создания, отслеживания и даже выполнения задач со своими коллегами.

В любом случае … извините за прерывание! Вернемся к остальной части статьи.

Основным преимуществом бизнес-процессов является то, что они оптимизируют ваш бизнес. Вы можете, например, сказать своему руководителю, чтобы он «присоединился к этому новому сотруднику», и, возможно, добьетесь каких-то результатов. Или они могут забыть подписать какой-то важный документ и в конечном итоге получить судебный иск в течение года. С другой стороны, при структурированном бизнес-процессе менеджер точно знает, что ему нужно делать, шаг за шагом.

Это, в свою очередь, делает ваш бизнес намного более эффективным…

  • Более четкие обязанности — Каждый знает, над какой задачей он должен работать. Таким образом, у вас не будет сотрудников, работающих, например, над одной и той же задачей, или если задача останется невыполненной, потому что никто не подумал, что это их работа
  • Меньше ошибок — Поскольку все заняты своей работой, остается гораздо меньше места за человеческую ошибку
  • Более высокая продуктивность — При правильном распределении задач по организации ваши сотрудники станут более продуктивными, поскольку меньше времени тратится на организационные вопросы
  • Сниженные затраты — С повышенной производительностью сотрудники будут имеют гораздо лучший «результат», поскольку они тратят меньше времени на бесполезную работу и больше на задачи, которые действительно имеют значение

Вы хотите документировать и запускать свои процессы?

Не используйте MS Word или Google Docs, а не используйте блок-схемы .

Документирование ваших процессов с помощью блок-схем может выглядеть красиво и красиво, но вы не можете их запустить . Еще хуже — блок-схемы никто не смотрит.

СМОТРЕТЬ ЗДЕСЬ

Примеры бизнес-процессов

Существует бесчисленное множество примеров бизнес-процессов — это то, что можно найти в любой организации. Независимо от того, являетесь ли вы небольшим стартапом, занимающимся контент-маркетингом, или гигантской корпорацией, производящей современные смартфоны, вы делаете все это с помощью бизнес-процессов.

Процесс адаптации клиентов

При привлечении новых клиентов агентство должно проявлять профессионализм, вежливость и компетентность. Если вы в конечном итоге приобретете крупного клиента, последнее, чего вы хотите, — это чтобы ваша команда сидела и думала: «Хорошо, а что дальше?»

Однако если у вас есть четкий и четкий процесс адаптации клиентов, это останется в прошлом. В качестве примера рассмотрим случай с маркетинговым агентством.

Примечание

Вы заинтересованы в действительно полезном анализе последних тенденций в области бизнес-технологий и операций? Разговоры из окопов издается Tallyfy раз в 2 недели, и его нельзя пропустить.Вы будете умнее и лучше информированы автоматически. Итак — не покидайте эту страницу, не подписавшись на нее.

В любом случае … мы продолжим с того места, где остановились выше.

  1. Запланировать первую встречу . Познакомьтесь с бизнесом клиента, как работает отрасль, какова конкуренция и т. Д.
  2. Оцените компанию целей и активов . Знайте, чего хочет от вас ваш клиент, и как вы можете использовать его сильные стороны для достижения этих целей.
  3. Определите KPI .Клиент захочет иметь способ измерить ваш прогресс, чтобы убедиться, что вы приносите результаты.
  4. Создайте план действий . Что ваша команда собирается делать в течение недели, месяца, года и т. Д.
  5. Шаг для клиента. Посмотрите, нравится ли им предложенная стратегия. Если нет, начните заново. Если они это сделают, назначьте все задачи нужным членам команды.

Процесс контент-маркетинга

Контент-маркетинг может быть очень беспокойным, если вы не организуете его в четкие бизнес-процессы.Если вы не поработаете над этим, у вас будет 20 незавершенных статей, потерянных в подвешенном состоянии, очень сбитый с толку дизайнер и сбитая с толку база подписчиков, отчаянно ожидающих своей еженедельной статьи.

В зависимости от вашей стратегии существует множество различных способов создания рабочих процессов контент-маркетинга.

В качестве примера давайте рассмотрим очень простой процесс публикации…

  1. Автор контента берет и завершает первый черновик статьи. Включает описания любых пользовательских изображений, которые должны использоваться в статье.
  2. Маркетолог собирает контактную информацию влиятельных лиц, которая будет использоваться для рекламы и маркетинга после того, как статья будет готова.
  3. Редактор проверяет статью, делает замечания по грамматике, стиль, орфография и т. д.
  4. Дизайнер создает пользовательские изображения по запросу и отправляет их автору контента.
  5. Автор принимает во внимание комментарии, исправляет любые ошибки и добавляет изображения в статью.
  6. Эксперт по SEO следит за тем, чтобы статья соответствовала требованиям. правильная оптимизация и публикует статью
  7. Маркетолог использует комбинацию рекламы и электронной почты, чтобы убедиться, что статья прочитана

Отображение, улучшение, реинжиниринг и автоматизация бизнес-процессов

Бизнес-процессы, по сути, , строительные блоки любой организации.

Дело в том, что для многих предприятий процессы неорганизованы и неявны. У каждого есть общее представление о том, что происходит и что нужно сделать, но это не на бумаге и не отслеживается с помощью программного обеспечения.

Чтобы получить максимальную отдачу от бизнес-процессов, вы можете сделать 4 вещи.

Отображение бизнес-процессов

Отображение бизнес-процессов довольно просто — вы, вероятно, имеете довольно хорошее представление о том, как работает ваш бизнес. Если вы занимаетесь этим какое-то время, то определенно знаете все тонкости!

Итак, вы хотите записать все свои процессы на бумаге.Вы можете использовать для этого настоящую бумагу, программное обеспечение для блок-схем или программное обеспечение для управления рабочим процессом. С этого момента вы можете использовать график для анализа или отслеживания ваших процессов.

Как правило, чем более продвинутым будет ваш инструмент, тем больше преимуществ вы получите. Программное обеспечение рабочего процесса, например, не только для картографирования, но и позволяет отслеживать процесс в режиме реального времени.

Улучшение бизнес-процессов (BPI)

Когда у вас будут все процессы, вы получите еще лучшее представление о том, как работает ваш бизнес.Это в конечном итоге приведет вас к инициированию кампании по улучшению бизнес-процессов (BPI) — если смотреть сверху вниз, очень легко обнаружить слабые места в ваших процессах. Иногда вы обнаруживаете совершенно бесполезные задачи, в других — вы найдете более эффективные способы их выполнения.

В некоторых случаях вы обнаружите, что некоторые задачи совершенно бесполезны и их можно пропустить. В других случаях вы можете найти гораздо лучший и более быстрый способ сделать это.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA)

Один из способов улучшить ваши бизнес-процессы — просто добавить технологии в микс — и здесь на помощь приходит автоматизация бизнес-процессов (BPA).Любая чрезвычайно черная задача — то есть слишком много ручного труда — есть шанс, что программное обеспечение сможет выполнять ее намного лучше и быстрее.

Скажем, например, член команды должен отправить электронное письмо человеку, который отвечает за следующий этап процесса. Вместо того, чтобы делать это вручную, программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) могло бы сделать это за них.

Хотите узнать больше о BPMS? Ознакомьтесь с нашим сравнением некоторых из лучших инструментов BPM!

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR)

В некоторых случаях вы поймете, что ваши процессы просто полностью устарели.Вместо того, чтобы брать что-то старое и добавлять к нему, будет намного проще просто полностью переделать их.

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) означает взятие старых процессов и поиск новых способов их выполнения. Это можно сделать, например, с помощью технологий. Вместо того, чтобы вручную вести бухгалтерский учет в виде физической бухгалтерской книги, вы можете принять какое-то бухгалтерское программное обеспечение, которое сделает старый процесс полностью избыточным.

Более свежий пример — использование смарт-контрактов для BPR.DNN, децентрализованная новостная сеть, поддерживает свою издательскую систему с помощью смарт-контрактов. Представленные статьи должны быть рассмотрены разными читателями, чтобы выбрать лучшую и передать ее редакторам и, в конечном итоге, издателям. Смарт-контракты могут помочь вам перемещать статьи по конвейеру публикации, этап за этапом, снижая при этом предвзятость и повышая эффективность.

Заключение

Теперь, когда у вас есть хорошее представление о том, как работают бизнес-процессы, вы можете начать их картирование и, возможно, реализацию инициативы BPI или BPR.

И лучший способ сделать это — с помощью ПО для управления рабочим процессом. Составьте карту, оптимизируйте и оптимизируйте свои процессы с помощью Tallyfy — просто приняв программное обеспечение, вы уже делаете первый шаг к повышению эффективности своих процессов.

Что такое управление бизнес-процессами? Ключ к гибкости предприятия

Определение управления бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика обнаружения и управления процессами организации для согласования их с бизнес-целями по мере развития бизнеса.Программное обеспечение BPM помогает организациям определить шаги, необходимые для выполнения бизнес-задачи, сопоставить определения с существующими процессами, а затем оптимизировать или улучшить процессы, чтобы сделать их более эффективными.

BPM иногда также называют улучшением бизнес-процессов (BPI), реинжинирингом бизнес-процессов, процессом непрерывного улучшения (CIP) или улучшением процесса.

Бизнесы динамичны, поэтому их цели и процессы постоянно развиваются. По этой причине управление бизнес-процессами следует рассматривать как непрерывную практику, а не разовое мероприятие, что побуждает некоторых людей предположить, что его лучше было бы назвать «улучшение бизнес-процессов».”

Цели управления бизнес-процессами

Цель BPM — помочь вашей организации минимизировать ошибки, сократить отходы и повысить производительность и эффективность. Институт BPM утверждает, что BPM следует сосредоточить на трех результатах:

  1. Ясность стратегического направления
  2. Распределение ресурсов фирмы
  3. Повышение дисциплины в повседневной работе

Значение управления бизнес-процессами

Бизнес-процессы важны для работы почти каждой компании.Они являются схемами для всех видов бизнес-функций, позволяя разрозненным частям организации работать вместе и взаимодействовать с поставщиками и клиентами.

Компания может быть гибкой, эффективной и динамичной только настолько, насколько позволяет взаимодействие ее бизнес-процессов. Проблема вот в чем: многие компании разрабатывают бизнес-процессы изолированно от других процессов, с которыми они взаимодействуют, или, что еще хуже, они вообще не «разрабатывают» бизнес-процессы. Во многих случаях процессы просто возникают как «так, как всегда делалось», или потому, что программные системы диктуют их.В результате многим компаниям мешают их процессы, и так будет продолжаться до тех пор, пока эти процессы не будут оптимизированы.

BPM vs. RPA

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это приложение технологии, управляемое бизнес-логикой и структурированными входами, направленное на автоматизацию бизнес-процессов. Инструменты RPA позволяют компаниям настраивать программное обеспечение («ботов») для захвата и интерпретации приложений для таких вещей, как обработка транзакции, манипулирование данными, запуск ответов и взаимодействие с другими цифровыми системами.С другой стороны, BPM — это целостный подход к оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. RPA — это инструмент, который можно использовать как часть стратегии BPM компании.

Примеры управления бизнес-процессами

Следующие примеры показывают, как компании использовали управление бизнес-процессами для решения реальных бизнес-проблем.

  1. Mitel Networks обращается к кайдзен для оптимизации бизнес-процессов
    После серии приобретений Mitel Networks обнаружила, что предлагает 18 ERP-систем, 12 CRM-систем, 5 HR-систем и другое дублированное программное обеспечение.Он принял кайдзен, философию и набор практик для постоянного улучшения процесса, чтобы избавиться от жира.
  2. Центр передового опыта Eaton в области RPA окупается в масштабе
    Промышленный производитель Eaton использует BPM и RPA для выявления и автоматизации таких действий, как анализ и генерация ответов на электронные письма, а также управление потоками процессов в финансовых, кадровых и других корпоративных системах.
  3. Anthem использует RPA и AI для цифровой трансформации
    Медицинская страховая компания Anthem использует BPM и RPA для балансировки рабочих нагрузок центра обработки данных, чтобы сделать ИТ-операции более быстрыми.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами

Инструменты BPM предоставляют организациям систематический подход к управлению и оптимизации своих бизнес-процессов, помогая организациям разрабатывать, моделировать, внедрять и измерять рабочие процессы и бизнес-правила. Они часто позволяют специалистам, не являющимся ИТ-специалистами, создавать бизнес-процессы и подключать разрозненные системы.

Основные возможности включают:

  • Управление рабочим процессом: для проектирования, тестирования и выполнения взаимодействий между сотрудниками, системами и данными
  • Механизм бизнес-правил : для создания бизнес-правил и условий
  • Генератор форм: для создания веб-форм
  • Сотрудничество: инструментов для обсуждения, принятия решений и управления идеями
  • Аналитика: для определения показателей и ключевых показателей эффективности и создания отчетов
  • Интеграции: для использования данных в системах и через такие интерфейсы, как Salesforce

Некоторые из лучших инструментов BPM включают:

  • Agiloft
  • Аппиан
  • Arrayworks
  • АураПортал
  • Bizagi
  • Bonitasoft
  • БП Logix
  • IBM
  • Newgen Software
  • Нитекст
  • OpenText
  • Оракул
  • Pegasystems
  • SAP
  • Программное обеспечение AG
  • Программное обеспечение TIBCO

Вакансии по управлению бизнес-процессами

Вот некоторые из наиболее популярных должностей, связанных с BPM, и средняя заработная плата для каждой должности, согласно данным PayScale:

  • Аналитик бизнес-процессов: 66 000 долларов США
  • Менеджер по постоянному совершенствованию: 86 000 долларов
  • Аналитик процессов: 63 000 долл. США
  • Инженер-технолог: 74 000 долл. США
  • Инженер по усовершенствованию процессов: 72 000 долл. США
  • Менеджер по совершенствованию процессов: 83 000 долларов США
  • Старший инженер-технолог: 101 000 долларов США

Авторские права © IDG Communications, Inc., 2021.

Что такое управление бизнес-процессами? Все, что вам нужно знать

Управление бизнес-процессами (BPM) — это набор навыков и методов, которые компании используют для изучения сквозных процессов и их улучшения. Бизнес-процессы — это стратегические и операционные активы, которые необходимо понимать и активно управлять для создания устойчивой ценности для организации. Без них был бы хаос. Управление бизнес-процессами Бизнес-процессы позволяют компаниям разрабатывать последовательные способы работы, которые можно оптимизировать для достижения целей организации.BPM часто описывают как дисциплину управления операциями, направленную на улучшение сквозных бизнес-процессов. Управление бизнес-процессами путем их обнаружения и анализа, моделирования и измерения того, как они работают, и улучшения их за счет оптимизации и автоматизации. Это похоже на взгляды, выраженные в дисциплинах, таких как общее управление качеством, и в стандартах, таких как ISO 9000. Управление качеством управления бизнес-процессами связано с несколькими другими дисциплинами, такими как управление проектами, управление проектами, концепции BPM, ИТ-системы. менеджмент и управление программами менеджмента качества, которые преследуют общую цель повышения производительности компании.

История управления бизнес-процессами

История управления бизнес-процессами берет свое начало с самого бизнеса и коммерции, когда разные люди и группы становились специалистами для разных видов деятельности, а затем объединяли их, создавая ценность для других. Формальные концепции BPM Моделирование бизнес-процессов, таких как задачи, отделы, функции, производство и результаты, начало появляться в начале 1900-х годов, когда предприятия начали решать задачи планирования работы в цехах. На протяжении 1900-х годов эти концепции продолжали развиваться и развиваться, поскольку компании расширялись, реструктурировались и стремились улучшить свои операции.Моделирование бизнес-процессов всерьез появилось в 1990-х годах и стало ключевым фактором в тенденциях автоматизации бизнес-процессов примерно на рубеже веков. Такие методологии управления качеством, как Six Sigma, Lean и Kanban, основывались на базовом наборе BPM и предоставляли компаниям расширенный набор инструментов для измерения и повышения операционной эффективности. С более широким использованием технологий в бизнес-среде примерно с 1998 года, управление бизнес-процессами поскольку набор концепций и дисциплин был расширен, чтобы включить как ручные (управляемые человеком) процессы, так и те, которые интегрированы с технологиями.Расширенные возможности оркестровки рабочих процессов и искусственный интеллект привлекли внимание к управлению бизнес-процессами в течение последних нескольких лет, поскольку компании проводят цифровую трансформацию своих бизнес-процессов. Это приводит к тому, что повышенное внимание уделяется управлению взаимодействием с людьми и пользовательскому опыту, поскольку люди взаимодействуют с бизнес-процессами, основанными на технологиях.

Жизненный цикл управления бизнес-процессами

Существует множество различных структур, разработанных отраслевыми организациями, такими как Ассоциация профессионалов управления бизнес-процессами и Институт бизнес-процессов, которые описывают ключевые элементы управления бизнес-процессами и жизненный цикл BPM.В целом, операции BPM сгруппированы в следующие ключевые области:
  • Идентификация
  • Дизайн / моделирование
  • Автоматизация
  • Выполнение
  • Мониторинг / контроль
  • Оптимизация и реинжиниринг

Идентификация процессов

Управление бизнес-процессами для большего, чем просто отдельные действия — это управление сквозными процессами. Многие из этих процессов будут включать в себя несколько отделов, должностных функций и ИТ-систем.Определение бизнес-процессов — это первый шаг к контролю и оптимизации их производительности и эффективности. Процесс идентификации включает определение объема процесса, действий и задействованных субъектов, связей и связей, используемых для управления рабочим процессом, и цели / результата, для достижения которых предназначен процесс.

Проектирование и моделирование

Проектирование бизнес-процессов более детализировано, чем идентификация, и связано как с существующими, так и с будущими процессами. Усилия по проектированию часто включают более подробный анализ потока процессов, бизнес-правил, инициирующих событий, точек принятия решений, создания и использования данных и интерфейсов / передачи обслуживания между участниками процесса.Формализованная нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) позволяет согласованно разрабатывать процессы, которые можно использовать для анализа и моделирования, а также для управления автоматическим выполнением процесса. Прочтите наше введение в отображение процессов.

Моделирование бизнес-процессов может помочь вам:

  • Обеспечить визуализацию потока процесса и связанных компонентов
  • Выполнить анализ «что, если» и смоделировать, как спроектированный процесс предназначен для работы и выполнения в различных обстоятельствах
  • Оценить влияние изменений на стоимость выполнения процесса
  • Прогнозировать ожидаемую производительность бизнес-процесса
  • Выявить скрытые зависимости процессов и протестировать процесс перед его внедрением в действующую бизнес-среду
  • Внедрить изменения для ускорения процесса при одновременном снижении риска проблем процессов, связанных с изменениями

Автоматизация бизнес-процессов

В большинстве современных бизнес-процессов используется определенный уровень технологий, предназначенных либо для замены ручных задач, либо для их поддержки.Автоматизация бизнес-процессов выполняется по многим причинам, в том числе для достижения целей цифровой трансформации, повышения качества обслуживания, повышения операционной производительности и масштабируемости, а также для сдерживания затрат. BPA может быть таким же простым, как автономная автоматизация задач, или столь же сложным, как автоматизация сквозных рабочих процессов с несколькими интеграциями.

Выполнение процесса

Выполнение бизнес-процесса включает в себя обнаруженные и / или разработанные процессы в рамках ваших операций. Выполнение процесса может включать в себя любую комбинацию ручных и / или автоматизированных задач, определенных как часть дизайна процесса, а также любых бизнес-правил, которые направляют продвижение работы через рабочий процесс процесса.Выполнение процесса — это то место, где компания извлекает пользу из бизнес-процессов, а также несет расходы. Некоторые из ключевых факторов для оценки выполнения вашего процесса — это масштабируемость, стоимость, время выполнения, эффективность в достижении целей процесса, эффективность / продуктивность сотрудников, производимые отходы, качество продукции / продукции и последовательность выполнения.

Мониторинг и управление

Мониторинг процессов отслеживает и измеряет различные процессы в вашей организации, чтобы вы могли понять, насколько хорошо они выполняются, насколько они эффективны и где требуется доработка и оптимизация.Управление процессами — это использование отслеживаемой информации в качестве основы для инициирования действий, поддерживающих работу ваших процессов так, как они были спроектированы и предназначены.

Мониторинг может принимать различные формы, и используемый подход будет зависеть от характера ваших бизнес-процессов.
  • Мониторинг транзакций обеспечивает понимание хода отдельных транзакций (частей работы), выполняемых в рамках вашего бизнес-процесса. Этот тип мониторинга показывает маршрут транзакции через рабочий процесс вашего процесса и время, затраченное на различные состояния, чтобы определить, насколько эффективно работает процесс.
  • Отслеживание изменчивости (контрольные диаграммы) — это тип мониторинга, который часто используется в производственных процессах, чтобы оценить, насколько согласованно работает процесс и как это влияет на согласованность выходных данных процесса.
  • Интеллектуальный анализ процессов (также называемый анализом журналов) часто используется как представление о производительности автоматизированных процессов (и действий) во времени для выявления аномалий, требующих внимания.
  • Прогнозный мониторинг бизнес-процессов, с использованием современных технологий, таких как машинное обучение и прогнозная аналитика, позволяет компаниям соотносить прошлые результаты и факторы окружающей среды, которые повлияли на процесс, чтобы предвидеть, как этот процесс, вероятно, будет работать в будущем.

Степень детализации мониторинга, частота и уровень автоматизации мониторинга, которые вам понадобятся, зависят от уровня управления процессом, которого вы стремитесь достичь. Процессы, которые должны быть высокоэффективными (по соображениям стоимости), работать в режиме реального времени (например, финансовые транзакции в Интернете) или те, которые должны обеспечивать высокий уровень качества и согласованности (например, медицинские процессы), вероятно, потребуют более интенсивного и подробного мониторинга. .

Оптимизация и реинжиниринг

Оптимизация бизнес-процессов — это аспект постоянного улучшения управления бизнес-процессами.По мере выполнения ваших процессов данные мониторинга будут определять возможности для улучшения и настройки процесса для улучшения факторов производительности процесса (стоимость, скорость, качество, согласованность и эффективность). Оптимизация процессов — это способ понять, почему ваши процессы работают так, как они есть, и определить, какие действия необходимо предпринять или внести изменения для достижения более желаемых результатов. Это часто включает возвращение к этапу проектирования и моделирования управления бизнес-процессами для оценки альтернатив.После того, как изменение было реализовано, его результаты можно измерить посредством непрерывного мониторинга процессов.

В ситуациях, когда непрерывного улучшения недостаточно и / или силы в бизнес-среде привели к изменению целей, которые поставлены перед вашими процессами, может потребоваться реинжиниринг бизнес-процессов. Это может включать в себя серьезную переработку существующего процесса, объединение нескольких процессов и / или прекращение работы одних процессов и их замену другими.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Примерно с 2008 года бизнес-среда, в которой работают компании, стала гораздо более подвижной (быстро меняющейся) и конкурентоспособной. Причины этого включают технологический прогресс, более широкий доступ к информации, переключение сотрудников между компаниями и более высокие требования клиентов к качеству и эффективности. Чтобы компании могли получить устойчивое конкурентное преимущество и максимальную прибыльность, их внутренние операционные процессы и взаимодействие с клиентами должны быть эффективными и высокоэффективными.Управление бизнес-процессами — это набор инструментов, которые компании используют для достижения необходимого уровня оптимизации и производительности. Помимо повышения производительности, современное управление бизнес-процессами в значительной степени ориентировано на управление (принятие решений), риски и соблюдение нормативных требований, а также на гибкость организации. Компании должны развиваться быстро и безопасно, чтобы использовать краткосрочные возможности и устранять угрозы, сохраняя при этом стратегическую направленность. Институт BPM объяснил это в контексте трех результатов, имеющих решающее значение для фирмы, ориентированной на результат и ориентированной на клиента:
  1. Обеспечение ясности в отношении стратегического направления
  1. Выравнивание ресурсов фирмы
  1. Повышение дисциплины в повседневной деятельности
Бизнес Управление процессами обеспечивает эти результаты, гарантируя, что у компании есть четко определенный набор бизнес-процессов, которые хорошо понятны и последовательно выполняются.Когда силы окружающей среды вынуждают компанию вносить изменения, прочная основа бизнес-процессов позволяет проводить эффективные и скоординированные изменения, повышая гибкость организации.

Основные преимущества управления бизнес-процессами

  1. Повышенная гибкость бизнеса — Управление бизнес-процессами дает компаниям больший контроль и гибкость, позволяя им изменять рабочие процессы и повторно использовать или настраивать их для адаптации к меняющимся потребностям бизнеса.
  1. Снижение затрат и повышение доходов — Финансовые показатели улучшаются за счет более эффективного использования ресурсов, сокращения отходов и ускорения вывода на рынок новых продуктов и услуг.
  1. Более высокая эффективность и продуктивность — Управление сквозными бизнес-процессами позволяет сократить количество узких мест (очередей) и увеличить использование мощностей.
  1. Лучшая видимость — Мониторинг бизнес-процессов обеспечивает повышенную прозрачность производительности процессов и возможность быстро распознавать проблемы и реагировать на них.
  1. Соответствие, безопасность и защита — Структурированные процессы и способность продемонстрировать соблюдение процессов необходимы для соблюдения нормативных требований, а также для обеспечения безопасности ваших сотрудников и клиентов.
  1. Ориентация на клиента — Методы проектирования и моделирования бизнес-процессов все чаще используются для демонстрации способности компании удовлетворять потребности клиентов, включая использование моделирования и подтверждения концепции.
  1. Согласованность процессов — BPM помогает стандартизировать процессы, создавая единый способ выполнения задач, действий и т. Д. В вашей организации. Последовательное выполнение — ключ к стабильным результатам.

Управление бизнес-процессами в современных компаниях

Ассоциация профессионалов в области управления бизнес-процессами описывает цель управления бизнес-процессами следующим образом: «BPM включает в себя целенаправленное, совместное и все более технологичное определение, улучшение и инновации в непрерывном бизнесе. процессы, которые способствуют достижению бизнес-результатов, создают ценность и позволяют организации более гибко достигать своих бизнес-целей.«Чтобы современные компании работали на уровне эффективности, необходимого для успеха на рынке, они должны контролировать свои бизнес-процессы. Структурированные бизнес-процессы также обеспечивают основу для автоматизации и эффективного использования технологий в организации. Управление бизнес-процессами в современных организациях — это не просто набор действий ручного анализа. Это упражнение на основе данных, которое технология поддерживает в форме пакета BPM Suite (BPMS) — набора инструментов, специально разработанных для того, чтобы помочь профессионалам в области BPM достичь своих целей.Наборы BPM имеют основной набор инструментов анализа и часто интегрируются с корпоративной архитектурой, разработкой приложений, автоматизацией процессов и инструментами разработки решений, чтобы помочь компании отслеживать и управлять многими аспектами своей деятельности и вносить улучшения. Инструменты BPM используются, чтобы помочь компаниям:
  1. Визуализация и моделирование
  1. Измерение и анализ
  1. Операционная оптимизация
  1. Мониторинг и контроль
Достижение целей гибкости компании требует способности эффективно оценивать производительность процессов, понимание того, почему события и ситуации происходят так, как они есть, и принятие в реальном времени решений о том, как их оптимизировать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *