Бизнес процессы это: Что такое бизнес-процесс. Описание бизнес-процесса. — Trinion. Системный интегратор.

Автор: | 19.06.1978

Содержание

процесс — это… Что такое Бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов.

Описание

Существуют три вида бизнес-процессов:

  1. Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.
  2. Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи.
  3. Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, АХО.

Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением.

Процессно-ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.

Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. Такой анализ бизнес-процессов обычно включает в себя составление карты бизнес-процесса и его подпроцессов, разнесенных между определенными уровнями активности.

Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать любые необязательные или вовсе лишние активности. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность (меньшая себестоимость производства товара или услуги).

Бизнес-процессы могут подвергаться моделированию с помощью различных методов. Одним из способов является составление модели бизнес-процесса «как есть» (англ.  as is). После этого модель бизнес-процесса подвергается критическому анализу или обрабатывается специальным программным обеспечением. В результате строится модель бизнес-процесса «как должно быть» (англ. to be). Некоторые консультанты опускают фазу «как есть» и сразу предлагают модель «как должно быть».

Существует множество методов и техник, применяемых для моделирования бизнес-процессов. В частности, нотация BPMN используется для представления бизнес-процессов в виде англ. workflow.

Операграмма

Операграмма — способ описания бизнес-процесса в табличной форме, в которой по строкам расположены операции процесса, в столбцах расположены субъекты, исполняющие операции, а на пересечении – матрица процесса, в которой графически изображена последовательность операций и указана информация о результатах выполнения операции.

  • Субъект — Нечто, оказывающее влияние на объект. Участник исследуемого процесса (сотрудник или структурное подразделение объекта исследования).
  • Объект — Нечто, на что оказывается влияние, направлено действие субъекта.
  • Операция — Действие, в результате которого достигается определенная цель. Действие или набор последовательных неделимых действий субъекта над объектом, которые выполняются для достижения определенного результата, отраженного информационно. Операция заканчивается и начинается следующая, когда меняется информация об объекте, субъект, или содержание операции.
  • Процесс — Последовательность операций, процедур, ведущих к преобразованию чего-либо во что-либо (создание чего-либо на основании чего-то). Процесс, как правило, имеет начало и конец.

См. также

Бизнес-процесс | Глоссарий ПитерСофт

Бизнес-процесс (БП) включает в себя взаимосвязанные действия, которые реализуют одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании. Можно привести следующие определения бизнес-процесса. Бизнес-процесс — это:

  • процесс из последовательности операций на предприятии, которые направлены на преобразование неких входных информационно-материальных потоков с целью получения результатов, представляющих ценность для клиента;
  • процесс создания добавленной стоимости продукции, удовлетворяющей при этом потребностям клиента;
  • совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один или более входов и выходов и завершаются созданием продукта, необходимого клиенту;
  • упорядоченный процесс преобразования множества входов во множество выходов, который реализует бизнес-функцию предприятия;
  • набор последовательных действий, которые приводят к решению определенной предпринимательской задачи.

Таким образом, определения дают нам понимание о трех характеристиках бизнес-процесса:

  • Стоимость — она стремится к минимальной величине.
  • Длительность — она стремится к максимальной скорости реализации бизнес-процесса.
  • Степень удовлетворённости клиента (качество продукта).

Бизнес-процессы, согласно одной из наиболее распространенных классификаций, разделяются на основные и вспомогательные (поддерживающие). Основные бизнес-процессы создают основной поток доходов компании и служат основой бизнеса, а вспомогательные процессы, в свою очередь, обслуживают основные. В качестве примера основного бизнес-процесса можно привести продажи и производство, а в качестве поддерживающего — подбор персонала и бухгалтерский учет. Каждый бизнес-процесс имеет владельца, который наделяется соответствующими правами, а также поставщика, предоставляющего ресурсы для бизнес-процесса, и потребителя, получающего выходную продукцию бизнес-процесса.

При этом и поставщик, и потребитель могут быть как внешними по отношению к организации, так и внутренними.

Бизнес-процесс, как правило, поддается формализации и анализу с помощью специализированного программного обеспечения (например, «ПитерСофт: Управление процессами» на платформе 1С). Основная цель формализации бизнес-процессов заключается в возможности управления ими — например, потому что для формализованных процессов можно разрабатывать критерии их оценки. Автоматизация бизнес-процессов не является непременным условием обеспечения управляемости БП, хотя, в основном, направлена именно на это. При этом появляется возможность вести учет затрат по видам деятельности (Activity based costing) и использовать систему сбалансированных показателей эффективности (ССП). Для повышения эффективности деятельности компании периодически проводится оптимизация бизнес-процессов, и однократно — реинжиниринг бизнес-процессов. Данные мероприятия преследуют цель сокращения затрат и времени на получение результата, представляющего ценность для клиента, т.

е. улучшения трех основных характеристик бизнес-процесса, указанных выше.

Понятие бизнес-процесса является центральным в рамках процессного подхода к управлению, который приобретает все большую популярность в последнее время. Данный подход рассматривает организацию как систему взаимосвязанных процессов и при грамотном применении предоставляет компании неоценимые преимущества, такие как возможность повышение прозрачности структуры организации, выделения зон ответственности и создания системы мотивации сотрудников.

Как все запущено и запутано. Глава Первая

Всё выше, выше и выше

Стремим мы полёт БиПиЭм …

 

Термин «управление бизнес-процессами» — он же BPM (Business Process Management) прочно вошел в словарь важных слов современного (продвинутого) управленца. Реально этот термин должен отражать его повседневную деятельность (т.к. «само собой» ничего не работает и требует управления), но «с легкой руки» консалтеров это словосочетание стало обозначать нечто иное, но «очень эффективное и нужное», недешевое и, соответственно, сложное и непонятное (иначе, зачем столько BPM-консультантов?).

Тема активно муссируется с 80-х годов, за это время написано очень много умных книжек и статей, с конца 90-х в России ведется агрессивное продвижение «BPM-флагмана» ARIS и внедрение других «чуть менее» эффективных программных комплексов. Но до сих пор без помощи консалтеров назначение «модного» BPM не всем понятно, а его эффективность не однозначна. В очередной раз «просто о сложном» B-P-M или «Бизнес-процессы: Как все запущено и запутано».

1. Глава скептическая

1.1 BPМ-мантры Каждый тор-менеджер сталкивается с «выгодным» предложением о внедрении загадочного Business Process Management. Мантры BPM-консалтеров обычно включают текст, приведенный в десятке абзацев ниже (кто знаком с мантрами, может их пролистнуть). Для возбуждения интереса к теме, вступительные Мантры к вопросу «а зачем?» содержат: — Необходимо комплексное восприятие бизнеса как системы взаимодействующих бизнес-процессов и переход на качественно новый уровень в организации производства, повышение операционной эффективности компании.

— Поэтому, эффективные бизнес-процессы — это залог успеха, конкурентоспособности и прибыльности компании (т.е. «правильности» компании). — Следовательно, Управление бизнес-процессами (BPM) – эффективный инструмент повышения эффективности бизнеса и непрерывного улучшения вашей работы (не волнуйтесь, мы научим вас любить «бизнес-процессы вашу»).

  Далее обычно говорится: — Используя «самые передовые технологии» нужно провести работу по формализации (описанию, моделированию и т.п.), анализу и оптимизации бизнес-процессов, выявить «узкие» места в системе управления и причины постоянных операционных сбоев; «выровнять» ИТ и бизнес, выполнить гибкую настройку процессов и т.п. — «Конечно же», это позволит: снижение стоимости и времени процессов (сокращение затрат и минимизацию потерь), повышение качества их исполнения, обеспечит «сквозную» автоматизацию бизнес-процессов (автоматизацию сквозных процессов, STP-процесс), «бесшовное» управление, прозрачность деятельности компании. Реинжиниринг и автоматизацию: «Вместе с нами Вы сможете выделить те процессы, которые необходимо перестроить и автоматизировать в первую очередь, что существенно повысит качество конечного продукта и финансовый результат работы компании».

  Обязательно скажут про «чудесное» процессное управление, про интеграцию приложений в рамках бизнес-процессов, бизнес-аналитику и операционный контроллинг. Много будет эффектных слов: стратегия развития (дорога в «светлое будущее»), непрерывное совершенствование управления и самих процессов, Business Process Improvement / Excellence / Resilience (нужное подчеркнуть). Много будет сокращений — и всего из трех букв: ABC, BSC, KPI, BAM, PPM и т.п. Итого: Управление бизнесом, процессами, качеством, рисками и даже управление самим процесс-менеджментом: Process Control — Process Management — Process Governance. Ведь согласно букварям по ARIS: «При помощи методологии и инструментов ARIS можно управлять не только бизнес-процессами компании, но и процессом «управление бизнес-процессами» (управление управлением). Возможности «настоящего» BPM, как правило, безграничны (включая управление временем, пространством и счастьем).

Пример 1. «BPM номер один» в мире — «Волшебная» Платформа ARIS (не путать с aris.ru) третье десятилетие подряд (EPC увидела свет в 1992) нам щедро дарит (правда совсем не дешево) следующие блага (цитата):

Повышение гибкости процессов: Гибкие бизнес-процессы и ИТ-системы позволяют быстро реагировать на меняющиеся условия рынка и изменения бизнес-модели. Сокращение сроков внедрения: благодаря повторному использованию существующих процессов. Повышение эффективности процессов: Повысьте эффективность ваших процессов с помощью их анализа и моделирования для устранения «узких мест», выявления дублирующихся звеньев, Улучшение качества: Улучшите качество процессов и работу ИТ-систем за счет лучшего определения процессов, предотвращения сбоев в системах и более эффективной коммуникации между сотрудниками. В итоге: «Благодаря более эффективным процессам, а также слаженной работе ИТ- и SAP- систем ваше Цифровое Предприятие сможет быстрее реагировать на изменения требований бизнеса и рынка».

Пример 2. Почти погодка (1996) и того же продавца Платформа webMethods: творит еще более впечатляющие «чудеса» (цитата):

Возможности: Создание процессов, ориентированных на заказчика. Предотвращение проблем. Быстрое реагирование на меняющиеся потребности бизнеса. Ориентация на создание ценности, а также: Улучшение производительности, контроля, последовательности и гибкости. Автоматизация процессов для уменьшения объемов работы, выполняемой вручную. Снижение расходов за счет повышения эффективности. Внедрение основанных на процессах решений с использованием существующей ИТ-инфраструктуры.

Преимущества. Эффективность: Непрерывное улучшение бизнес-процессов и достижение более высокого уровня эффективности … Прозрачность: … Принятие решений на основе информации, полученной путем анализа процессов в реальном времени. Контроль: Выявление узких мест … Качество: Обеспечение последовательности и исключение ошибок, связанных с выполнением работы вручную. Снижение расходов за счет оптимизации и стандартизации процессов. Быстрое внедрение изменений: Быстрое реагирование на меняющиеся условия бизнеса. Оперативное внедрение изменений процессов и ускоренная разработка новых приложений …

Концовка цитирования мантр.

Оказывается, что BPM системы «простые в освоении» и сразу приносят отдачу от внедрения (жутко мгновенный возврат инвестиций). Менеджерам они дают простой способ контролировать ситуацию в организации, линейному персоналу – четкое распределение ответственности и эффективное управление своим рабочим временем (система поддержки приятия решений), потребителям – более быстрый и качественный продукт или сервис. Таким образом, как становится всем «очевидно» — без BPM развитие бизнеса невозможно в принципе: или наш консалтинг плюс покупка BPMS или «сушите весла». Современные Андерсены (которые Ханс Кристиан и Ганс Христиан) переключились на более прибыльные сказки для взрослых, особенно в жанре «Hовое платье BPM. Corporate Edition«.

Мантры консалтеров и производителей методологий и BPM-систем (BPMS) «убедительно подтверждаются» горами книг, статей и «священных писаний». Одни религиозные течения сменяют другие: старые и новые BPM-заветы (хронология ), включая ГОСТ 19.701-90, RUP-UML, IDEF, ARIS EPC, webMethods BPMN или Metasonic s-BPM, и «BPM-технологии спасения цивилизации» типа UFO

Замещаются BPM-пророки (обычно немецкие профессора) и мавры: Мавр сделал свое дело. Ему на смену пришел другой мавр Причем часто речь идет не о «всего лишь» графических нотациях (системах условных обозначений) или пакетах программ, а «о целых» BPM-парадигмах (точнее пирамидах), «салюшенах» и метамоделях (надмодели, модели моделей и прочая эквилибристика), например, «BPM-домах» («дом ARIS») или «Business Process Meta Model» / «фреймворках метамоделей» (ADONIS\ADOit). Не только вендор, но и каждый «уважающий себя» консалтер норовит изобрести свою BPM-концепцию: от методологий и методов до архитектур и методик.

Жестко, но прямо. Парадокс: имеется масса трудов по BPM, но информации (не рекламы, спама и информационного мусора) — мало. Энтропия (количество полезной информации на страницу) минимальна. Откровения вендоров, консалтеров и внедренцев собираются в BPM-библиотеки. Наиболее «продвинутые» прямолинейные специалисты сразу дают к ним пояснения, к разделу: Публикации / Бизнес-процессы, процессная система управления:

«… считаю что 95% публикаций – бесполезны и даже вредны». Далее, подчеркивается, что если у вас есть деньги, то «… не стоит читать всякую лабуду в интернете. Цена ошибки слишком высока, время теряется даром. Пригласите меня – профессионального консультанта по управлению! Я помогу вашему бизнесу стать конкурентоспособным. Повысится рентабельность, управляемость, мобильность. Я выполню для вас комплексный консалтинговый проект: стратегия, реструктуризация, мотивация, бизнес-процессы. За качество и жизнеспособность консалтинга отвечаю».

  Именитые BPM-монетизаторы конечно себе такую откровенность не позволяют и «зуб не дают» (какие гарантии? Это же BPM!), но под приведенными вначале статьи мантрами, как правило, скрывается та же суть, но под более «наукообразным соусом».

Более того: что «широкопрофильные» консалтеры «большой четверки» , что именитые BPM-методисты во главе с Scheer что «топовые» столичные и региональные интеграторы непременно возьмутся за ваш проект. Возьмутся за моделирование и оптимизацию БП, а также за «любое-любое управление», в том числе, когда BPM-проект под вывеской «моделирование бизнес-процессов» подменяется управленческим консалтингом, включая оценку текущего состояния и тенденций развития предприятия, выявление проблем, анализ и т.п.

Интересно, но оказывается, что для «успешных» проектов по моделированию, оптимизации и даже управлению (менеджменту) бизнес-процессами не требуется профильных специалистов. Так на проекте по розничному или корпоративному бизнесу банка со стороны консалтера не будет человека, хоть день проработавшего в банке, а на проекте по моделированию бизнес-процессов Генштаба не будет человека, прошедшего армию. Ведь используется методология «правильная» и унифицированная, поэтому и специалисты не должны привязываться к какой-то конкретной отрасли. Во всех случаях и отраслях результат будет один – «успех». «BPM маркетинговый» просто обречен на успех.

1.2 Тайны успеха BPM: главное процесс, а не результат

Почему же так мало проектов на слуху? Почему не слышно об успешных внедрениях и историях, где внедрение BPM действительно помогает делать прорывы в бизнесе? Почему не взлетает BPM ?

«Поймать и улучшить»: Выявить, автоматизировать, контролировать, управлять, изменять, корректировать … BPM-мантры складно звучат и завораживают. Однако за четверть века вам не удалось найти ни одного подтвержденного примера с цифрами о результативности внедрения? Хотя за это время приобретены и «успешно» внедрены километры BPM-методологий и тонны BPMS-ов, ежегодно осваивались миллиарды долларов, см. рынок BPMS Где эффект от формализации (моделирования), анализа и оптимизации процессов? Исключим примеры внедрения обычной автоматизации под видом (эгидой) BPM.

За 25 лет торжественного шествия IDEF & EPC нотаций сколько было по ним только в России «замоделировано» бизнес-процессов (БП), заключено бизнес-объектов в репозитарии, нарисовано бизнес-квадратиков, бизнес-кружков и стрелок? Миллиарды моделей БП ? Триллионы кружков? И еще столько же, но уже «оптимизированных»? Однако кроме заверений об успешности проектов (видимо всех) – ничего более о результатах не известно.

Лишь качественная оценка? Вообще, что значит успешный BPM-проект? Например, артиллерийские стрельбы выполнены «на отлично», когда подразделение без происшествий прибыло на огневой рубеж и отстрелялось в сторону мишеней (даже не поразив ни одной). Непонятно вообще, Как измерить успех BPM По результату? Где замеры? В рублях, в вероятности операционных ошибок, в других единицах?

BPM очень «любит» метрики (количественные характеристики), включая KPI и BSC, а вот измерить СВОЮ эффективность не в состоянии? Нормой считается декларация результатов проекта в не измеряемых величинах: процессы стали более оптимальные, а управление более эффективное (выше, глубже, шире). Пресловутая коммерческая тайна – надежное «прикрытие» и основной сподвижник пиара, манипулирования и монетизации «BPM-фишек» (впрочем, как и других «IT-фишек», причем «золотых»).

Подтвержденный ROI хоть одного проекта внедрения BPM имеется? Эффективность инвестиций в BPM, измерение результата BPM-проекта, оценка достигнутого уровня оптимизации бизнес-процессов компании? Часто: «одно лечим, другое калечим», поэтому важна картина не по отдельным процессам, а в целом, и по различным метрикам, включая, снижение издержек, времени исполнения и операционных рисков. Не научились считать ни коэффициент автоматизации БП, ни уровень стандартизации БП. Зато без цифр можем судить об оптимальности и эффективности.

На протяжении многих лет основной девиз BPM: «результат – ничто, процесс — все!». Причем «Процесс» — как процесс монетизации «BPM –фишек», поэтому под разным соусом можно (нужно) продать все и вся. Схожий девиз (во всяком случае, формально) имеет ведущий BPM блог страны: «Главное не результат, главное процесс». Маркетологи сходятся в одном: У российского рынка BPM — очень большие перспективы. Видимо, в первую очередь, по монетизации его «фишек».

Ведь российскому BPM-детине уже за 25, а «взрослеть» он и не думает. В 2015-ом специалисты, продвигающие BPM с начала 90-х, нас «обнадеживают»: Сейчас большинство российских компаний находится на этапе, который мы называем «ранний BPM» Можно задавать и другие «десятки вопросов»: 10 вопросов к BPM Почему автоматизация бизнес процесса не увеличивает производительность самого процесса? Почему после внедрения ВРМ, процессы усложняются? Почему процессы, требующие автоматизации, оптимизируются для автоматизации, но никак не для бизнеса…

1.3 BPM-тройники и карусель абсурда

Читаешь одну статью по BPM, читаешь другую. Часто возникает ощущение, что авторы вкладывают в это понятие нечто разное. Даже bpm.com признает, что десятилетиями смысл «BPM» был противоречив и спорным (в том числе и для экспертов!).

От себя добавлю: сегодня ничего не изменилось, и сегодня — как в старом анекдоте, где слово «приборы» заменим на «бизнес-процессы» или BPM:

Летят на аэроплане (с «полетным» BPM) Петька и Чапаев. Сперва полет нормальный.

— Петька, бизнес-процессы!

— 90-60-90, Василий Иванович.

— Молодец Петька! Так держать!

Спустя время аэроплан начал заваливаться в штопор:

— Петька-а, бизнес-процессы-ы!

— стабильно: 90-60-90, Василий Иванович.

— Петька-а-а, а шо значит 90-60-90?

— Василий Иванович, а что значит «бизнес-процессы»?

 

 

Тема «что такое BPM» и что такое «бизнес-процесс», да и просто «процесс» — одна из «излюбленных» как среди новичков, так и «профессоров BPM». Имеет место различная трактовка как терминов, так и наличие схожих аббревиатур. Кроме традиционной существуют следующие расшифровки BPM: — Business Performance Management, управление эффективностью бизнеса (Corporate Performance Management), см. BPM vs. BPM: и зачем так народ-то путать?.. — Business Process Modelling (моделирование БП), Business Process Monitoring (мониторинг бизнес-активности, Business activity monitoring, BAM), которые часто рассматривается как составляющие BP-Менеджмента. Performance.

В свою очередь, Business Performance Management (реже обозначается как BP Performance Management) — «он же»: Corporate \ Enterprise Performance Management, Strategic Enterprise Management, т.е. BPM=BPPM=CPM=EPM=SEM В понятие вкладывается управление эффективностью финансовой и операционной деятельности. Этот «Performance» по формальным признакам за исключением части Financial Management (Бюджетирование) содержится в общеупотребимом Business Process Management.

«Терминологический коктейль как будто специально создается, чтобы запутать читателя» … В русском языке, к сожалению, пока также отсутствует единое название для ПО класса BPM. Возможно, это расплата за традиционные уловки маркетологов, «маркетоложество» Когда такое публично заявляют сами директора по маркетингу, то это означает что ситуация далеко ушла из под их контроля («вы хоть сами понимаете, что натворили?«).

Раз «коктейли зажигают» (Молотова), значит это кому то нужно? Одна из версий: создать «новый» класс систем и занять в его рейтинге призовое место. Т.е. самый правильный (реальный) перевод Performance = спектакль. Вспомните «Служебный роман», современный BPM это такой же «Перформанс на потолке»: красиво, крутится, круто (скорее любопытно), но вот практическая значимость пока под вопросом. Используются термины Business Process Planning and Control (BPPC, планирование и контроль бизнес-процессов), BPA: Business Process Automation \ Business Process Analysis.

Поразительно, но долгое время позиционируемый как самый что не наесть «правильный» BPM , сегодня АРИС продается не как BPM, а как BPA: ARIS Business Process Analysis, а BPM-пьедестал занял webMethods Business Process Management (по версии Software AG) За «терминологические первенства» ведутся идеологические войны, например, используя трактовки, что ARIS это не инструмент BPM, а всего лишь BPR (business process reengineering), т.к. дескать «настоящий» BPM непременно должен иметь «исполняемый движок» (executing process-based applications).

Также известны принципы: «Чистое моделирование не есть BPM», BPMS — это инструмент окучивания толстого клиента, которому можно показать на экранчике схемку как работает его компания Путаница и вольная трактовка понятий «бросает тень», отождествляя BPM с «цифровым герболайфом», и влечет противостояния типа: BPM vs BPR в частности, ARIS vs BPM

Все смешалось: кони, люди, BPMы.

ARIS, предъяви свой мандат: Ты BPM или кто?

Что на самом деле нам продавал столько времени IDS Scheer (компания была образована 1984)? BPM или не BPM? Этим вопросом самого профессора Шеера, видимо, так «достали», что вынудили отвечать прямо на страницах книги Agility by ARIS Business Process Management Мировое светило подтверждает: «ARIS Platform известен во всем мире как BPM, Business Process Management. Но, в то же время, этот термин все чаще используется при обсуждении самых разных мероприятий» (глава: BPM – A Question of the Definition).

Немецкий профессор «не так прост» и далее в книжке приводит новые термины: «business BPM» и «technology BPM». Эдакий, «бизнес-бизнес» процесс-менеджмент. Похоже это перспективная тема для диссертаций и «научных открытий». Интересно, а если все же докажут, что «ARIS это не BPM», то деньги вернут тем, кто купил ARIS Toolset «как BPMS»? Житейская аналогия приведена в конце статьи (Вставка: Зоя, верните деньги! или ARIS BPM vs ARIS BPA).

Прежде всего, BPM — это бренд и за место под раскрученным брендом (под солнцем) каждый монетизатор бренда, товаров и услуг под этим брендом будет биться «до последнего вздоха» и, если верить Марксу, пойдет на любые преступления даже под страхом виселицы (читаем «Капитал»). Одно из обсуждений классов BPM: Сколько разновидностей BPM нам нужно?

«Некоторые называют BPM старый добрый реинжиниринг с его «as-is» и «to-be», другие — регламентацию бизнес-процессов и/или внедрение Системы менеджмента качества, третьи — автоматизацию бизнес-процессов в ERP-системе, четвертые — покупку и внедрение BPMS, пятые — workflow в ECM-системе и т.д.». Если нужно подчеркнуть, что BPM-система это нечто «исполняемое», то нужно и называть это как «система программирования» или «система (среда) исполнения» бизнес-процессов, как например, в термине: IT Business Process Management Environment. Борьба «за бренд BPM» будет длиться долго, т.к. главное не «товарный» результат (товар, производство товаров и услуг, развитие технологий и т. п.), а результат «финансовый», т.е. «чистая прибыль» (основной закон капитализма, снова читаем «Капитал»).

Иногда BPMS расшифровывают через «Suite» (набор инструментов), причем wikipedia со ссылкой на Forrester Research в таком Suite выделяет: human-centric BPM, integration-centric BPM (Enterprise Service Bus), document-centric BPM (Dynamic Case Management). Как то вот так Рис. BPM-свиты глазами Forrester: Идеологически направление Suite (единый «большой» набор подсистем в рамках одной системы) – обычно противопоставляется решениям класса «Best of Breed» — лучший представитель породы. Но для BPM Suite зачастую это напоминает сложение яблок с апельсинами – уж слишком разноплановые эти Свиты.

BPM-ов — как можно больше и разных, а еще лучше — новых! («свежих»)

Есть масса других BPM-терминов: от привычных и уже монетизированных до новомодных из BPM 2.0: Subject-oriented BPM и Intelligent BPM и других «перспективных» Мода на BPM скоро пройдет? Не опасайтесь, — на небосклоне уже появилась новая «звезда» BPaaS (Business Process as a Service, например, Scheer BPaaS) \Cloud BPM. Копите деньги, — вам скоро расскажут на что их «очень эффективно» потратить. В сравнении с «тоже BPM» — BPM 37093 земные «BPM-звезды» такие же «переменные» и «пульсирующие» (фетишовые), а вне «мыльного пузыря» пиара — реальные белые (и пушистые) «карлики».

Неудивительно, что при исчерпании ресурсов BPM в части пиара, «на помощь» приходит кооперация с другими «ИТ-фишками». Кроме «облачного BPM» (скорее «заоблачного»), есть разные «парные i-фишки» (сладкие парочки), например, BPM + Business Intelligence = BPI, business process intelligence: «BPM в сочетании с BI делает бизнес более разумным«, конечно же, за счет эдаких «шибко сообразительных» i-бизнес-процессов. А что еще делать, если продажи BPM падают или очень хочется «чего то новенького» (свеженького)? Правильно: придумаем «интеллигент BPM», нарисуем новый квадрат Intelligent BPM — iBPMS (Gartner «iBPMS Magic Quadrant»).

Снова встречайте: BPI, но это который уже не «Intelligence» , а Business Process Improvement, CPI (continuous process improvement — «непрерывное совершенствование процессов»), CPM (corporate performance monitoring — «мониторинг эффективности предприятия»), process mining (см. Анализ процессов — мост между BI и BPM ) и другие «модные» направления и «звездные» термины.

С одной стороны можно согласиться, что BPM переживет и «ЭВМ и капитализм»: бессмертный BPM, Ken Carraher, What is BPM and Why Will it Never Die? Только после смерти капитализма и соответственно «одурачиваемого нас» маркетинга, понятие BPM должно измениться (надеюсь, в лучшую сторону). Еще есть «BPMs без BPM – наиболее распространенный на сегодняшний день вариант отечественной реализации»

1.4 Процессное управление и автоматизация

«Говорим BPM — подразумеваем процессное управление»: на протяжении десятилетий от ведущих BPM-консалтеров слышим дифирамбы по процессному управлению. До сих пор считается, что с BPM призван в организации заместить «древний и неэффективный» функциональный подход на «новый и прогрессивный» процессный. Мало того, что оба этих направления образуют дуализм управления (как дуализм света в физике) и разные проекции процесса — проецирование одного процесса на плоскости процессную и функциональную, так еще имеют давнюю историю.

Во-первых, проектное мышление в Советском союзе подразумевало параллельно мощный институт (как концепцию) Главных конструкторов (отдельно от орг-штатной структуры были должности ГК изделия и ГК его составных частей), который был самый, что не наесть «процессный», следовательно: «назад в будущее». Пример из проектной области, но в ее основе тот же самый процессный подход, поэтому странно, когда проектную организацию работ противопоставляют процессному подходу.

Во-вторых, любая организация конвейерной сборки изделия (даже программного) вынуждает наличие процессных принципов организации производства. Есть примеры «чисто» процессного предприятия? Разве можно проводить оценку зрелости предприятия на основе величины замещения процессным управлением функционального (впрочем, как и по наличию полного описания на все-все бизнес-процессы)?

Скорее полностью процессное предприятие — это утопия: «Ведь выходит, что до процессного откровения управленческая практика двигалась в направлении злостного вредительства …«, см. Бизнес-процессы, процессное управление и эффективность

«Процессная Смесь» 

Похоже «управление процессами» — универсальная «добавка» типа БАД. Часто встречается: «управление процессами и ресурсами», «управление процессами и кейсами», «управление процессами и проектами», в целом «управление процессами и «все равно» чем».

Другим спорным утверждением является: BPM — как автоматизация бизнес-процессов. BPM, где «М» — и как «управление» (management) и как «моделирование» (modeling) может иметь право на жизнь даже в компаниях, где вообще нет компьютеров или имеется лишь одно средство автоматизации — система описания бизнес-процессов. Кроме того, управление и описание бизнес-процессов часто имеет уклон в сторону взаимодействия подразделений, где показываются лишь сущности и события, фиксирующие «передачу эстафетной палочки» и часто неважно бумажные или безбумажные это документы. Иногда основная задача BPM-проекта — фиксация и анализ бизнес-логики «вообще без» или «с минимальным» рассмотрением инструментов автоматизации. В том числе, поэтому делаются упорные попытки переименовать «старый BPM» в «реинжиниринг» (BPR) или анализ (BPA).

Вообще, до полного отказа от бумажных носителей — еще далеко, как из-за вопросов надежности обработки и хранения, так и легитимности. Например, до сих пор достаточно неоднозначным вопросом являются предоставление произвольных электронных документов в суд или другие госорганы. Остается задача формализации (моделирования) и управления (оптимизации) неавтоматизированных и частично автоматизированных процессов. Бизнес-процессы могут быть инвариантны к средствам автоматизации или вообще реализовываться без их участия, однако все равно процессами нужно управлять.

Изначально, BPM – это управленческая концепция, с автоматизацией или без нее. Следовательно, BPMS (система) — лишь программное обеспечение для поддержки концепции «управления процессам» (BPM) в компании. Поэтому BPM имеет право на существование и без «упора на автоматизацию» процессов компании, а лишь для поддержки самой концепции «управлять» (упорядочивания, наведения порядка).

Типовая ситуация, когда все есть — и ERP и BPMS и еще 50 других систем от крутых вендоров, только все одно — «счастья нет». И виноваты всегда — «бизнес-процессы», что при наличии автоматизации, что без нее. Точнее крайним будет «автоматизированный» либо «неавтоматизированный» хаос. Еще вопрос, что страшнее.

1.5 BPM vs всех

  Если не удается с кем то скрестить BPM, например, с BI, то нужно противопоставлять. Интересно противопоставление BPMS другим системам автоматизации: достаточно набрать в поисковике: «BPM vs», а далее поисковик сам предложит наиболее частые варианты запросов — против кого воюет сегодня BPM. Например, BPM and ECM – The War Begins

Большинство современных (и не очень) систем класса ERP, CRM, ECM имеют (причем давно) встроенные движки workflow (BPM-Engine) и реализуют элементы натурного (графического) моделирования с помощью самых что не наесть BPM-нотаций, включая BPMN. В то же время: из исполняемой BPMS можно сделать не очень сложную ERP, CRM, ECM и вообще любую другую программу, т. к. исполняемая BPMS потому и «исполняемая» — что позволяет иметь на выходе обычную программу. Причем не так важно — будет ли она «крутиться» на Web Process Server или будет скомпилирована в «exe» (java), например, через промежуточное преобразование UML (или иных) моделей в C++ (ранее популярное направление от Rational). Как правило, вопрос лишь в производительности BPMS (исполнении конечного кода), надежности и особенности проектировании (например, наличие тематических конфигураций — шаблонов). В ряде случаев можно проектировать алгоритмы в дизайнере «настоящей» BPMS (включая неисполняемые) и выгружать их в целевую ERP, CRM, ECM.

Скорее современные ERP, CRM, ECM с поддержкой BPM можно рассматривать как специализированные BPM, — типовые для конкретной задачи с оптимизированным вычислительным процессом и соответствующим набором сущностей предметной области. Что бы это стало очевиднее, прямо в аннотациях к системам СЭД стали явно указывать: «системы управления документами и бизнес-процессами»: ECM + BPM: два в одном (Docsvision). Выше был показан пример BPM vs BPR (реинжиниринга), BPM vs ARIS. BPM vs Workflow показан в Что такое BPM (Шевалье), Business Process Analysis versus Business Process Management

1.6 Другие BPM-мифы

Самое печальное, что за четверть века не удалось научиться отделять «мух от котлет на тарелке BPM» и развеять его мифы. С одной стороны это понятно: если из наукообразия эта область превратится в понятную инженерную дисциплину типа радиотехники, например, «бизнес-техника» или «процесс-техника», то возможности монетизации будут существенно скромнее. Свободный обмен опытом между предприятиями, стандартизация и унификация, в том числе, в рамках стандартов отраслевых стандартов (ОСТ), стандартов предприятия (СТП), — сегодня это история «неэффективного социалистического» управления. Пороков «не взрослеющего» BPM предостаточно и они обозначены, например, в 10 причин, по которым рынок BPM не оправдывает ожиданий .

Подмена понятий и размывание концепции, процессы и опыт внедрения, в том числе, неудачный, находятся под грифом “совершенно секретно”, необоснованная цена и другое. Некоторые мифы про АРИС: Чем ARIS не является Мифы обсуждаются десятилетиями, например, Зачет по BPM только толка от этого не много. Кроме того, не всегда справедливо делать упрек:

«… уровень этих обсуждений зачастую весьма невысок. Представителям отечественного ИТ-сообщества пока не хватает знания основ», т.к. как было показано выше, даже выдающиеся профессора и светила BPM часто выступают в роли «Сусанина» и делают все возможное, что бы запутать и, видимо, на этом заработать (хотя бы репутационные бонусы).

«Сказочная окраска» BPM и реклама — что ни статья или даже книга — так и «тянет откровенным маркетингом», что ни BPM-направление, — во главе «процесса» почему то маркетологи, а ключевые должности в BPM-сообществах не «Заместитель по науке», а непременно «Вице-президент по маркетингу». Почему так?

Если когда-нибудь всплывет внутренняя переписка консалтеров или интеграторов по BPM проекту, то не удивлюсь, что у некоторых она будет примерно такого содержания:

«Вчера мы грандиозный BPM-проект зацепили! Наш АкадемВаська (доктор процессных наук) — красава, так грамотно заказчику мозг замкнул, что даже наши спецы из Главного Центра Компетенций и Экспертизы в его презентации ничего не поняли, но выглядело все очень убедительно. Референс визиты провели на «ура», т.к. заранее «зарядили» кого нужно. Договор подписали, где собственно кроме как за цвет кружков и квадратов для зарисовки процессов ни за что не отвечаем. Их процессы, конечно же, сделаем эффективнее и оптимальнее, и шире и глубже, дадим кучу советов на все случаи жизни.

Так как проект «уже в кармане», то основные силы перебрасываем на поиск нового проекта\клиента: BPM forever !«

Заключение к первой главе

Главная черта современного BPM — «великая вавилонская путаница», что в терминологии и базовых понятиях, что в концепциях и сфер применения. Среди категорий: «научное направление», «инженерная дисциплина», «теология» – сегодняшний BPM ближе всего скорее к последней, даже несмотря на огромное число специальных программок BPM-направленности. Кроме этого, маркетинговая составляющая доминирует над содержательной.

В очередной раз: само «управление бизнес-процессами» непосредственно к автоматизации не имеет ровно никакого отношения. Управлять можно и неавтоматизированными бизнес-процессами, а те, кто ставит во главу угла программную реализацию процесса через BPMN и другие нотации – пусть называет это не BPMS, а «программирование процессов с помощью схемок из квадратиков». В принципе не важно: BPM и («или», «не») BPMS — это то, что рисует квадратики (EPC, методологии) или умеет их оживить (исполнять квадратики модели в BPMN, ПО).

Потому что, в реальности BPMS это не программный комплекс, а BPM — не инженерная технология и не концепция управления, базирующаяся на научном подходе. BPM(s) уже давно маркетинговая целевая программа (культовая «фишка»), божественная IT-конфессия, проще говоря — икона с принципом: «Быстрее, лучше, дешевле и»… Бесконечный путь по магистрали монетизации с узеньким тротуарчиком (тропой) инженерной мысли.

Чтобы разобраться «What is BPM» и в чем смысл [жизни] BPM полезно посмотреть, что об этом говорят на what-is-bpm.com или com/what-is-bpm или на *.ru и т.п. Но понятного и правильного ответа не нашел и там. Такие же «мухи с котлетами», а многие толкования слишком широкие, чтобы быть полезными, например, «BPM – это то, что вы делаете».

Глупо искать ответы на эти вопросы на сайтах поставщиков BPM, BPMS и подобного. Это их бизнес, их «хлеб». И от «капитализации» самого термина и его значения, расставленных акцентов многое значит в их бизнесе, т.к. главная их цель не «хороший BPM», а «хороший доход». В лучшем случае, можно рассчитывать на откровенность типа:
 «What is BPM?», «Не знаю, а и знал бы — не сказал бы«. .

Вставка: Зоя, верните деньги! или ARIS BPM vs ARIS BPA

На протяжении десятилетий ARIS позиционировался и продавался как настоящий BPM (BPMS). Теперь он вроде как совсем не BPMS. Посмотрим на ситуацию по-житейски с использованием аналогии Ricardo Passchier в BPM — Великая Вавилонская путаница: Сравнивать BPA и BPMS, что сравнивать яблоки и апельсины Представьте ситуацию, что вы живете на крайнем севере и ранее яблоки и апельсины не ели и не видели. Придя в буфет, видите коробку с надписью «Очень вкусные Апельсины» (читай Best BPM). На ценнике к тому же очень много циферок и не в рублях, т.к. удовольствие не дешёвое: Апельсины же! (смотрим ARIS Price). Но, «что делать?»

Приносите коробку домой — порадовать гостя (Ricardo Passchier): «Отведай апельсинчика» (спелого BPM-чика)! А он в ответ (он же не с крайнего севера): это же яблоки (BPA), а не апельсины (BPM)! Апельсины должны иметь такие то и такие то свойства. Вы — в магазин: Зоя, что же ты меня обманула, это не апельсины (Это же не BPM!), верни деньги за апельсины, за моральный ущерб, а этикетку замени на «яблоки» (на BPA)! Зойка-буфетчица с невозмутимым видом: Спокойствие, Главное спокойствие, позвоню поставщику в Берлин (вендору). «Hello, Herr Professor? У нас «eine kleine problem»… Что Вы говорите! Это «апельсиновые апельсины» (по аналогии «Бизнес бизнес проц


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.

процессы — глоссарий КСК ГРУПП

Любой IT-специалист знаком с таким выражением, как управление бизнес-процессами (БП). Но это только на первый взгляд кажется, что все с ними просто, на самом деле это некая загадка из мира непознанного.

Каждый поставщик, работающий с деловым и платформенным софтом, вкладывает в это понятие какой-то свой смысл, так как все работают со своими технологиями. Так в чем же на самом деле суть всех бизнес-процессов? Это использование моделей процессов таким способом, чтобы была возможность связать одной цепочкой деловые операции и механизировать работу. Это платформенное нововведение окажется очень полезным и перспективным.

Какие же плюсы вы получаете при использовании автоматизации бизнес-процессов?

  • Первый и самый главный плюс — это повышение качества работы. Бизнес-процессы позволят вам до минимума сократить ошибки, причиной которых мог стать человек, а то и вовсе их избежать. Вашим сотрудникам останется только выполнять свои конкретные обязанности, которые соответствуют их должностям.
  • Во-вторых, повысится эффективность. Применяя на своем предприятии БП, вы сможете переложить функцию управления работы ваших сотрудников на решение прикладного характера. Это даст возможность использовать свое рабочее время более эффективно.
  • Третий плюс бизнес-процессов — это множество новых возможностей. Синхронизируя все данные о том, как продвигается бизнес и выполняются его задачи, вы сможете обнаружить его слабые места и сделать упор на их исправление.

Автоматизация бизнес-процессов (АБП) позволит всем предприятиям сменить свою традиционную модель управления и перейти к новой, процессно-ориентированной схеме. АБП берет на себя шефство над бизнес-процессами, регистром сведений, задачами и параметром сессии. К каждому отдельному объекту прилагается справочник.

Для чего нужна функция «задача»

Она делает учет всех заданий на предприятии и грамотно распределяет их по исполнителям. Задачи адресуются исполнителям при помощи реквизитов, и здесь, кстати, есть возможность предусмотреть различную маршрутизацию: по группам, по филиалам или по помещениям.

Мозгом во всей этой системе является бизнес-процесс, конкретно этот объект. Он логически составляет все задачи и действия и тем самым управляет всеми созданными им операциями. Все действия и процессы отмечаются на карте маршрута специальными точками, а они, в свою очередь, содержат всю информацию о людях, которые выполняют тот или иной процесс.

Виды маршрутизации

В распоряжении АБП маршрутизация нескольких видов.

  • Первый вид — жесткая маршрутизация. У бизнес-процесса имеется своя карта с жесткой адресацией для каждой маршрутной точки, которая не допустит никаких отклонений или параллелей от БП.
  • Второй вид — свободная маршрутизация. Нет никакой определенности в точках маршрута, в их адресации, поэтому исполнителя этой операции можно определить в ходе рабочего процесса на предприятии.
  • Третий вид — условная маршрутизация. Здесь картой предусматривается проверка переходов и условий. Могут быть переходы с выбором варианта, а могут быть простыми, бинарными.
  • И наконец, четвертый вид маршрутизации — параллельная. Карта разделяет бизнес-процесс на параллельные ветви, которые в дальнейшем могут слиться. По каждой ветке БП проходит независимо от других ветвей. Также есть возможность назначить ролевую маршрутизацию и адресовать задание не кому-то одному, а целой группе.

Применение АБП требует определенных знаний — как основ конфигурирования, так и понимания того, что хочет заказчик, его конкретных требований.

Возврат к списку

Обзор последовательности операций бизнес-процесса — Power Automate

  • Чтение занимает 9 мин

В этой статье

Можно обеспечить унификацию вводимых пользователями данных и выполнение ими одних и тех же шагов при работе с каждым клиентом, создав последовательность операций бизнес-процесса. Например, можно создать последовательность операций бизнес-процесса, чтобы все одинаково обрабатывали запросы клиентов на обслуживание, или чтобы потребовать от сотрудников утверждения счетов перед отправкой заказов. Последовательности операций бизнес-процессов используют ту же базовую технологию, что и другие процессы, но предоставляемые ими возможности сильно отличаются от других функций, использующих процессы. Сведения о создании или изменении последовательности операций бизнес-процесса, см. в разделе Создание последовательности операций бизнес-процесса.

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о последовательностях операций бизнес-процесса.

В чем преимущество последовательностей операций бизнес-процессов?

Последовательности операций бизнес-процессов предоставляют пользователям инструкции по выполнению операций. Они предоставляют упрощенное взаимодействие с пользователем, при котором пользователи получают инструкции по выполнению операций, определенных в организации для достижения того или иного результата. Это взаимодействие с пользователями можно настроить таким образом, чтобы пользователи с различными ролями безопасности могли пользоваться функциями, которые оптимально подходят им для работы.

Используйте последовательности операций бизнес-процессов для определения набора действий, которые должны выполнить пользователи, чтобы получить желаемый результат. Эти действия предоставляют пользователям визуальный индикатор хода выполнения бизнес-процесса. Благодаря последовательностям операций бизнес-процессов потребность в обучении снижается, поскольку новым пользователям не требуется думать о том, какую таблицу им следует использовать. Они могут просто следовать инструкциям. Последовательности операций бизнес-процессов можно настроить для поддержки общих методик продаж, которые могут помочь группам продаж достигнуть лучших результатов. Что касается групп обслуживания, последовательности операций бизнес-процессов могут помочь новому персоналу быстрее втянуться в работу и избежать ошибок, которые могут привести к неудовлетворенным клиентам.

Что можно делать с помощью последовательностей операций бизнес-процессов?

С помощью последовательностей операций бизнес-процессов можно определить набор стадий и шагов, которые будут отображаться в элементе управления вверху формы.

Каждая стадия содержит группу шагов. Каждый шаг представляет столбец, в который можно ввести данные. Можно перейти к следующей стадии с помощью кнопки Следующая стадия. В едином интерфейсе вы можете работать со стадией поток бизнес-процесса внутри всплывающего меню стадии или можете закрепить ее на боковой панели. Потоки бизнес-процесса не поддерживают развертывание всплывающего меню стадии на боковой панели на мобильных устройствах.

Можно настроить шаг как обязательный для выполнения, чтобы пользователи должны были вводить данные в соответствующий столбец, прежде чем смогут переходить на следующую стадию. Обычно это называется «регулируемым переходом по стадиям». Если вы добавляете обязательное для бизнеса или системы столбец на стадии потока бизнес-процессов, мы рекомендуем вам также добавить этот столбец в свою форму.

Последовательности операций бизнес-процессов довольно просты относительно других типов процессов, поскольку они не предоставляют условную бизнес-логику или автоматизацию кроме обеспечения упрощенного взаимодействия с пользователями для ввода данных и управления переходом по стадиям. Однако, если их использовать совместно с другими процессами и настройками, они могут играть важную роль для экономии времени, сокращения расходов на обучение и ускорения адаптации пользователей.

Note

Если есть какие-либо обязательные столбцы на любом этапе, включая текущий этап, вам нужно будет заполнить столбцы на этих этапах перед сохранением формы или переходом на новый этап.

Последовательности операций бизнес-процессов, интегрированные с другими настройками

Если вы или пользователь вводит данные с помощью последовательностей операций бизнес-процессов, изменения данных также применяются к столбцам формы для немедленной реализации функций автоматизации, предоставляемых бизнес-правилами или скриптами форм. Вы можете добавить шаги, которые будут задавать значения для столбцов, отсутствующих в форме, и эти столбцы будут добавляться в объектную модель Xrm.Page, используемую для скриптов форм. Все бизнес-процессы, инициированные в результате изменений в столбцах, содержащихся в последовательности операций бизнес-процесса, будут применяться при сохранении данных в форме. Если автоматизация применяется бизнес-процессом в реальном времени, изменения отобразятся пользователю незамедлительно при обновлении данных в форме после сохранения строки.

Хотя элемент управления последовательностью операций бизнес-процесса в форме не предоставляет явные возможности программирования на стороне клиента, изменения, применяемые бизнес-правилами и скриптами форм, автоматически применяются к элементам управления последовательностями операций бизнес-процессов. Если скрыть столбец в форме, этот столбец также будет скрыт в элементе управления последовательностью операций бизнес-процесса. Если установить значение с помощью бизнес-правил и скриптов форм, это значение будет установлено в последовательности операций бизнес-процесса.

Одновременные последовательности операций

Параллельные последовательности операций бизнес-процесса позволяют специалистам по настройке создавать несколько бизнес-процессов и связывать их с одной и той же начальной строкой. Пользователи могут переключаться между параллельно выполняемыми бизнес-процессами и возобновлять свою работу на том этапе процесса, на котором они находились.

Системные последовательности операций бизнес-процессов

Предусмотрены следующие последовательности операций бизнес-процесса. Чтобы понять принцип работы последовательностей операций бизнес-процессов, просмотрите следующие системные последовательности операций бизнес-процессов.

  • Преобразование интереса в возможную сделку

  • Преобразование возможной сделки в продажу

  • Преобразование звонка в обращение

Несколько таблиц в последовательностях операций бизнес-процессов

Последовательность операций бизнес-процесса можно использовать для одной или нескольких таблиц. Например, процесс может начинаться с возможной сделки, затем переходить к предложению с расценками, заказу и, наконец, счету, прежде чем возвращаться к возможной сделке для ее закрытия.

Можно разработать последовательности операций бизнес-процессов, которые свяжут строки максимум для пяти различных таблиц в один процесс, чтобы пользователи, использующие приложение, могли сосредоточиться на самом процессе, а не на том, с какой таблицей они работают. Так они смогут быстрее переходить между связанными строками таблицы.

Несколько последовательностей операций бизнес-процессов для каждой таблицы

Не все пользователи в организации могут выполнять один и тот же процесс, и различные условия могут требовать применения различных процессов. Можно использовать до 10 активных последовательностей операций бизнес-процессов в одной таблице для предоставления соответствующих процессов в различных ситуациях.

Управление применением последовательностями операций бизнес-процессов

Можно связать последовательности операций бизнес-процессов с ролями безопасности, чтобы только пользователи с этими ролями безопасности могли просматривать или изменять их. Также можно задать порядок последовательностей операций бизнес-процессов, чтобы контролировать, какая последовательность операций бизнес-процесса будет задана по умолчанию. Принцип аналогичен определению нескольких форм для таблицы.

Когда кто-то создает новую строку таблицы, список доступных определений активных бизнес-процессов фильтруется по роли безопасности пользователя. По умолчанию применяется первое активированное определение бизнес-процесса, доступное для роли безопасности пользователя в соответствии со списком порядка процессов. Если доступны несколько определений активных бизнес-процессов, пользователи могут загрузить другой из диалогового окна переключения процесса. При переключены процессов текущий отображаемый процесс отправляется на задний план и заменяется выбранным процессом, но текущий процесс сохраняет свое состояние и на него можно переключиться обратно. С каждой таблицей могут быть связаны несколько экземпляров процессов (каждый для своего определения последовательности операций бизнес-процесса, всего не более 10). При загрузке формы обрабатывается только одна последовательность операций бизнес-процесса. Когда какой-либо пользователь применяет другой процесс, этот процесс может быть загружен только по умолчанию для данного пользователя.

Чтобы бизнес-процесс загружался по умолчанию для всех пользователей (поведение, соответствующее процессу «закрепления»), можно добавить настраиваемый скрипт API клиента (веб-ресурс) при загрузке формы, который загружает конкретный существующий экземпляр бизнес-процесса на основе идентификатора определения бизнес-процесса.

Замечания о последовательности операций бизнес-процесса

Можно определить последовательности операций бизнес-процессов только для таблиц, поддерживающих их. Также следует помнить об ограничениях по числу процессов, стадий и шагов, которые можно добавлять.

Последовательности операций бизнес-процесса, которые вызывают бизнес-процесс

Вы можете вызвать бизнес-процессы с запуском вручную из потока бизнес-процессов. Это можно настроить в новом конструкторе последовательностей операций бизнес-процесса, перетащив компонент бизнес-процесса в стадию процесса или в раздел «Глобальные бизнес-процессы». Дополнительные сведения об использовании бизнес-процессов в последовательностях операций бизнес-процесса см. в разделе Блог. Автоматизация последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics 365.

При включении бизнес-процесса, который будет вызываться на выходе стадии в последовательности операций бизнес-процесса, и при этом эта стадия является последней в последовательности, конструктор представляет впечатление, что бизнес-процесс будет запускаться по завершении последней стадии. Однако бизнес-процесс не будет вызываться, поскольку не выполняется переход по стадиям. Результат не получите предупреждение или ошибку, предупреждающую вас не включать бизнес-процесс в стадию. Когда пользователь взаимодействует с последовательностью операций бизнес-процесса, завершение или выход из процесса не приводит к переходу по стадиям, и, следовательно, бизнес-процесс не вызывается. Рассмотрим следующие примеры:

  • Вы создаете последовательность операций бизнес-процесса с двумя стадиями, S1 подключается к S2, на которой находится бизнес-процесс, задаете триггер на Выход стадии.

  • Вы создаете последовательность операций бизнес-процесса с тремя стадиями, S1 подключается к S2, а затем S2 ответвляется в S3. Вы включаете бизнес-процесс в S2 и задаете триггер на Выход стадии.

Бизнес-процесс не будет вызываться ни в одном их случаев. Чтобы обойти эту проблему, можно добавить глобальный бизнес-процесс и добавить требуемый бизнес-процесс для его запуска, чтобы бизнес-процесс запускался для бизнес-процесса, а не стадии процесса. Можно задать триггер для глобального бизнес-процесса на «Процесс прерван» или «Процесс завершен», чтобы бизнес-процесс запускался, когда пользователь прерывает или завершает бизнес-процесс.

Таблицы, которые могут использовать последовательности операций бизнес-процессов

Все настраиваемые таблицы могут использовать потоки бизнес-процессов. Следующие стандартные таблицы также могут использовать потоки бизнес-процессов:

  • Учетная запись
  • Встреча
  • Кампания
  • Действие кампании
  • Отклик от кампании
  • Конкурент
  • Контакт
  • Электронная почта
  • Объем обслуживания
  • Факс
  • Обращение
  • Счет
  • Интерес
  • Письмо
  • Маркетинговый список
  • Возможная сделка
  • Звонок
  • Продукт
  • Элемент прайс-листа
  • Предложение с расценками
  • Повторяющаяся встреча
  • Литература
  • Действие социальной сети
  • Порядок
  • Пользователь
  • Задача
  • Команда

Чтобы включить настраиваемую таблицу для последовательностей операций бизнес-процессов, установите флажок Последовательность операций бизнес-процесса (будут созданы столбцы) в определении «Таблица». Обратите внимание, что это действие отменить невозможно.

Note

При переходе на стадию последовательности операций бизнес-процесса, содержащую таблицу Social Activity, и нажатии кнопки Следующая стадия отобразится параметр Создать. Если нажать кнопку Создать, загрузится форма Действие социальной сети. Однако поскольку форма Social Activity недопустима для действия Create из пользовательского интерфейса приложения, будет невозможно сохранить форму, и отобразится сообщение об ошибке: «Возникла непредвиденная ошибка».

Максимальное число процессов, стадий и шагов

Для обеспечения оптимальной производительности и удобства использования пользовательского интерфейса существует несколько ограничений, о которых следует помнить, если планируется использовать последовательности операций бизнес-процесса.

  • Можно добавить не более 10 активных последовательностей операций бизнес-процессов в одну таблицу.

  • Каждый процесс может содержать не более 30 стадий.

  • Процессы, включающие несколько таблиц, могут содержать не более пяти таблиц.

Поддержка настройки таблиц последовательности операций бизнес-процесса

Введенные в Dynamics 365 (online) 9.0 таблицы потока бизнес-процессов могут появляться в системе таким образом, чтобы данные строки таблицы можно было сделать доступными в сетках, представлениях, диаграммах и на панелях мониторинга.

Использование строк таблицы потока бизнес-процессов с сетками, представления, диаграммами и панелями мониторинга

С потоками бизнес-процессов, доступными как таблица, теперь можно использовать расширенный поиск, представления, диаграммы и панели мониторинга с источником данных из последовательности операций бизнес-процесса для определенной таблицы, такой как интерес или возможная сделка. Системные администраторы и специалисты по настройке могут создавать настраиваемые сетки, представления, диаграммы и панели мониторинга последовательности операций бизнес-процесса, аналогично созданным с любой другой таблицей.

Последовательности операций бизнес-процесса, например Преобразование интереса в возможную сделку, отображается как настраиваемая таблица в обозревателе решений.

Для получения доступа к представлению последовательности операций бизнес-процесса по умолчанию откройте обозреватель решений, разверните Таблицы > разверните требуемый процесс, например Преобразование интереса в возможную сделку, выберите Представления, затем выберите нужное представление.

Несколько представлений по умолчанию доступны, который можно просмотреть как диаграмму, например представление Активное преобразование возможных сделок в продажи.

Взаимодействие с таблицей потока бизнес-процессов из рабочего процесса

Вы также можете взаимодействовать с таблицами потока бизнес-процессов из рабочего процесса. Например, можно создать рабочий процесс для строки таблицы «Поток бизнес-процессов», чтобы изменить активный этап при обновлении столбца в строке таблицы «Возможная сделка». Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. в записи блога Автоматизация этапов потока бизнес-процессов с помощью рабочих процессов.

Выполнение потоков бизнес-процессов в автономном режиме

Потоки бизнес-процесса можно использовать в автономном режиме, если выполняются приведенные ниже условия.

  • Поток бизнес-процессов используется в приложении Power Apps.
  • Приложение Power Apps разрешено для использования в автономном режиме.
  • Поток бизнес-процесса имеет одну таблицу.

В частности, для потока бизнес-процесса, если приложение Power Apps находится в автономном режиме, доступны три команды:

  • Следующий этап
  • Предыдущий этап
  • Установить активную стадию

Столбец подстановки на этапе поток бизнес-процессов

Последние строки отображаются в столбце подстановки в едином интерфейсе. Чтобы предотвратить отображение в поиске последних использованных элементов, выполните следующие действия:

  1. Откройте портал разработчика Power Apps, а затем выберите правильную среду в правом верхнем углу экрана.

  2. Перейдите Таблицы в Данные. Найдите таблицу потока бизнес-процессов.

  3. Выберите Формы и выберите редактор Информация.

  4. Выберите шаг сбора данных поиска в Представление в виде дерева и поставьте флажок Отключить недавно использованные элементы.

  5. Сохраните и опубликуйте.

Ограничения использования таблиц потоков бизнес-процесса

  • В настоящее время невозможно создать настраиваемые формы для таблиц, основанных на последовательности операций бизнес-процесса.
  • Если решение включает в себя таблицу потока бизнес-процессов, ее нужно вручную добавить в решение перед его экспортом. В противном случае таблица потока бизнес-процессов не будет включена в пакет решения. Дополнительные сведения: Создание и изменение таблиц.
  • Добавление таблицы процесса в приложение, управляемое моделью, может привести к ограничению функциональности. Узнайте больше о создании и редактировании потоков бизнес-процессов.

Дальнейшие шаги

Посмотрите короткий видеоролик (4:49) о последовательностях операций бизнес-процесса
Создание последовательности операций бизнес-процесса
Расширение потоков бизнес-процессов с помощью ветвления
Технический документ. Подготовка процессов в Dynamics 365

Три правила выделения процессов верхнего уровня

Одной из важных задач современного менеджмента является построение эффективной организации, способной реализовать поставленные перед ней стратегические цели. Как подойти к решению этой задачи, с чего начать? Важнейшую помощь здесь может оказать процессный подход. В этой серии статей мы покажем, как он работает и почему полезен.

Количество процессов верхнего уровня


Эмпирически, из практического опыта выведено оптимальное количество выделенных бизнес-процессов.

Правило 1. На верхнем уровне деятельность компании должна быть разбита на 15-20 бизнес-процессов верхнего уровня.

Практика показала, что разбиение компании на 15-20 процессов верхнего уровня является оптимальным с точки зрения контроля и интеграции процессов со стороны первого руководителя. В таком случае первый руководитель будет регулярно (как правило ежемесячно) получать 15-20 отчетов по выполнению ключевых показателей бизнес-процессов верхнего уровня. Также первому руководителю нужно будет активно учавствовать и принимать решения по оптимизации взаимодействий между 15-20 бизнес-процессами.

Если компанию разбить на большее количество бизнес-процессов верхнего уровня, то уровень контроля процессов со стороны первого руководителя будет излишне детальным, а интеграция процессов между собой потребует много времени. Такая детальная интеграция — не соответствует уровню первого руководителя, так как требует глубокого погружение на операционный уровень каждого бизнес-процесса.

Пример. В одной компании специалистами по описанию процессов было выделено 80 бизнес-процессов верхнего уровня. Это обосновывалось тем, что деятельность компании слишком сложная и требует множества бизнес-процессов. Когда специалистам сказали, что при таком подходе их генеральному директору придется ежемесячно рассматривать 80 отчетов о выполнении ключевых показателей по бизнес-процессам верхнего уровня, а также участвовать в выстраивании взаимодействий между этими 80 процессами, складывая их как мелкий пазл, то специалисты по описанию процессов задумались, но остались на своем решении. Однако, когда эта работа была доведена до генерального директора, он попросил специалистов по описанию процессов агрегировать многие процессы для того чтобы уровень контроля и интеграции с его стороны был оптимальным. В результате в этой компании на верхнем уровне стало 18 бизнес-процессов.

Практика показала, что при работе с процессами любая компания в итоге придет к 15-20 бизнес-процессам на верхнем уровне, которое, повторюсь, является оптимальным. Конечно есть небольшие компании, как например рассмотренная в части 5 компания «Видеомир», в которой было выделено 12 бизнес-процессов верхнего уровня. Также есть крупные компании, в которых приходится выделять много обеспечивающих бизнес-процессов, добавляя к типовому перечню такие обеспечивающие процессы как промышленная безопасность, экологическая безопасность, обеспечение электроэнергией и др. — в результате чего перечень процессов верхнего уровня может достигать количества 22-24 и даже выше. Но в среднем, как показывает практический опыт на верхнем уровне количество бизнес-процессов составляет значение 15-20.

Важность процессов верхнего уровня

На верхнем уровне все бизнес-процессы должны быть соразмерно важны для достижения стратегии компании. Не допускается на верхнем уровне рядом с важными и крупными процессами, размещать неважные и мелкие бизнес-процессы.

Правило 2. Бизнес-процессы верхнего уровня должны быть равнозначными с точки зрения важности для достижения стратегии компании.

Давайте рассмотрим, как влияет это правило на выделение бизнес-процессов верхнего уровня.

Пример. В торговой компании, занимающейся дистрибуцией лекарств (подробнее сотрите часть 5) в группе управленческих бизнес-процессов имеется процесс по управлению товарным запасом (рис. 20). Ранее на верхнем уровне этого процесса не было, так как он входил в состав бизнес-процесса закупки лекарств и был на втором уровне. Однако, с этим процессом связаны три ключевые проблемы и соответствующие им ключевые показатели.
Первый проблемный ключевой показатель — это величина товарного запаса, который достигал значения 6 месяцев продаж. То есть на складе товара лежало на 6 месяцев продаж и склад за год оборачивался всего лишь 2 раза. Таким образом оборачиваемость товарного запаса были слишком низкой, а его величина и соответственно затраты на складирование и поддержание товарного запаса были слишком высокими.
Вторым проблемным ключевым показателем по товарном запасу, являлся ассортиментный дефицит, который в определенный периоды времени достигал значения 20%. Когда клиенты направляли в компанию заказы на поставку лекарств, то оказывалось что по 20% ассортиментным позициям, товар на складе отсутствует. Соответственно компания теряла выручку, а удовлетворенность клиентов снижалась, и они переключались на других поставщиков лекарств. Основной причиной большого ассортиментного дефицита было то, что отсутствующий товар негде было размещать на складе, так как склад был забит большим количеством другого товара. То есть основная причина была связана с большим товарным запасом.
И третий проблемный ключевой показатель — это доля неликвидной продукции, которая также была высокой. Под неликвидной продукцией в компании считались лекарства со сроком годности менее 6 месяцев. Такие лекарства приходилось продавать с существенными скидками, то есть неликвидная продукция быстро обесценивалась и приводила к финансовым потерям. Причиной большого количества неликвидной продукции, как и большого товарного запаса были излишние закупки.

Когда руководители компании изучали опыт работы дистрибьютеров лекарств в других странах, то увидели, что там средняя величина товарного запаса составляет 2 месяца продаж. То есть при одном и том же объеме продаж товарным запас был в 3 раза меньше и требуемый размер склада тоже, соответственно затраты на складирование и поддержание товарного запаса также в 3 раза были меньше. Также было понятно, что все три проблемы товарного запаса взаимосвязаны и что ключевая причина трех проблем связана с излишними закупками и отсутствию должной работы по управлению товарным запасом.
Сначала в торговой компании ответственным за эти показатели являлся отдел закупок, так как процесс по управлению товарным запасом входил в состав процесса закупок. Но отдел закупки не смог обеспечить улучшение этих трех ключевых показателей по двум причинам:
• отдел закупок был сконцентрирован на других своих основных процессах — это поиск поставщиков, формирование заказов на поставку, их отслеживание и др.;
• поставщики лекарств большими скидками стимулировали отдел закупок закупать в прок.
В итоге руководством компании было принято решение о выведении процесса по управлению товарным запасом на верхний уровень и назначении другого ответственного за этот процесс (владельца процесса). Теперь процесс по управлению товарным запасом непосредственно контролировал генеральный директор, а выполнением этого процесса занималась новая служба управления товарным запасом. Эта служба формировала отчетность по товарному запасу, анализировала ее и предлагала инициативы по оптимизации товарного запаса. Генеральный директор рассматривал эти отчеты и инициативы, принимал решения, а также контролировал как это влияет на ключевые показатели по товарному запасу. В результате этой работы в течение года все три проблемы по товарному запасу были устранены, а соответствующие три ключевых показателя были значительно улучшены.

Согласно правилу равнозначности, наиболее важные и проблемные процессы целесообразно поднимать на более высокие уровни процессной модели компании. Полезно отметить, что в различных компаниях есть много похожих бизнес-процессов, но они могут находится на разных уровнях процессной модели по причине различной важности для стратегии компании, а также их различной степени проблемности.

Утверждение процессов верхнего уровня

При согласовании карты бизнес-процессов верхнего уровня с первым руководителем компании полезно видеть не только формальную процедуру, но и дополнительный инструмент контроля бизнес-процессов и возможность сделать модель процессов верхнего уровня наиболее оптимальной и эффективной для практической деятельности.

Правило 3. Перечень бизнес-процессов верхнего уровня должен быть согласован и утвержден первым руководителем компании.

Пример. В торговой компании занимающейся дистрибуцией лекарств изначально было предложено на верхнем уровне показать только один бизнес-процесс продаж, а на втором уроне сделать его детализацию на три бизнес-процесса продаж на трех различных рынках. При согласовании карты процессов с генеральным директором он указал на необходимость отображения на верхнем уровне всех трех бизнес-процессов продаж и соответствующей отчетности. В другой компании, первый руководитель посчитал необходимым агрегировать ряд бизнес-процессов на верхнем уровне, в результате построенные процессные модели стали более эффективно использоваться для управления деятельностью компании.

Рис. 20. Карта процессов верхнего уровня торговой компании

В примере производственной компании в отличие от торговой среди основных процессов появился бизнес-процесс доставки продукции потребителям (рис. 21). В торговой компании такой бизнес-процесс также есть, но он входит в состав процессов продаж. Причина в том, что в производственной компании продукция экспортируется и процесс доставки продукции потребителям является более важным и дорогим по стоимости, поэтому и размещен на верхнем уровне.
В группе обеспечивающих бизнес-процессов производственной компании в отличие от торговой также появились еще два бизнес-процесса: ремонт и модернизация оборудования, а также капитальный ремонт и строительство. В торговой компании есть складское оборудование и погрузчики, а также процессы по их ремонту и обслуживанию. Но объем этих ремонтных работ в торговой компании меньше, именно поэтому у нее процесс ремонта входит в состав процесса складирования и размещен на втором уровне процессной модели.

Рис. 21. Карта процессов верхнего уровня производственной компании.

Также в торговой компании есть работы по ремонту офисного здания, но вследствие их меньшего объема и стоимости они также размещены на втором уровне процессной модели и входят в состав обеспечивающего бизнес-процесса по административно-хозяйственному обеспечению деятельности. В производственной компании бизнес-процессы ремонта и модернизации оборудования, а также капитального ремонта и строительства по объему работ, стоимости и важности являются более значимыми и поэтому размещены на верхнем уровне процессной модели.
Среди бизнес-процессов управления в производственной компании есть бизнес-процесс по управлению проектами, которого нет на верхнем уровне в торговой компании. Это связано с тем что в производственной компании перечень реализуемых проектов развития значительно больше, а контроль их выполнения и управление портфелем проектом более значимы для стратегии компании. В торговой компании такой процесс входит в состав процесса стратегического управления.

Ответственные за бизнес-процессы или их владельцы

На карте процессов верхнего уровня производственной компании также показаны ответственные за бизнес-процессы или владельцы бизнес-процессов (рис. 21). Именно они отвечают перед первым руководителем за достижение ключевых показателей по своему процессу, а также за функционирование процессов в соответствии с требованиями, которые формулируются в организационно-распорядительных документах компании.

Альтернативным способом отображения распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня является матрица ответственности (рис. 22). В строках матрицы перечисляются бизнес-процессы верхнего уровня, в столбцах матрицы показываются руководители верхнего уровня, а на пересечении строк и столбцов показываются символы ответственности.

Рис. 22. Матрица распределения ответственности за процессы верхнего уровня производственной компании

Матрица распределения ответственности позволяет наглядно увидеть кто за что отвечает и показать равномерность распределения ответственности. Матрица позволяет наглядно показать бизнес-процессы, у которых нет ответственных, а также бизнес-процессы у которых несколько ответственных, что означает безответственность.

В результате матрица как наглядный формат описания распределения ответственности часто используется как на этапе доведения схемы распределения ответственности до должностных лиц компании, так и на этапе анализа и оптимизации деятельности компании.

* * *

В следующей части статьи мы расскажем о реинжиниринге и постоянном совершенствовании бизнес-процессов.

Видео-курс о бизнес-процессах

Автоматизация бизнес-процессов — это очень востребованная услуга, необходимая практически каждой компании.

Мы подготовили подробный обучающий видеокурс по работе с бизнес-процессами.

Посмотрите небольшой трейлер видеокурса 🙂

В программе курса мы:
  • Расскажем, как подойти к анализу процессов внутри компании.
  • Поговорим о важных параметрах бизнес-процессах.
  • Наглядно покажем, как реализовать бизнес-процессы в Битрикс24.
  • Покажем примеры решения задач по автоматизации продаж с помощью роботов и бизнес-процессов.

По итогу обучения вы научитесь работать с бизнес-процессами Битрикс24. Возможно, это станет новым направлением в вашей деятельности :)

Модуль1. Подход к анализу процессов в компании

В этом модуле мы разберемся что такое бизнес-процессы, какие параметры их определяют, как подойти к анализу процессов внутри компании.

Модуль 2. Бизнес-процессы в Битрикс24

Выясняем, что из себя представляют бизнес-процессы в Битрикс24 и как с ними работать.

Модуль 3. Инструменты разработчика

Посмотрим на бизнес-процессы в Битрикс24 с точки зрения разработчика. Есть несколько базовых элементов, разобравшись с которыми будет проще осваивать создание собственных бизнес-процессов.

Модуль 4. Создание бизнес-процесса

Переходим к самому созданию бизнес-процессов!

Модуль 5. Параметры БП и работа с элементами списков

Еще один сценарий запуска бизнес-процесса — это запуск с параметрами. Его можно применять не только для запуска пользователем, но и для запуска бизнес-процесса из бизнес-процесса.

Кроме того, внутри бизнес-процесса можно работать с данными других «документов» — элементами списков, объектов CRM.

Модуль 6. Создание бизнес-процесса со статусами

В этом модуле научимся создавать бизнес-процессы «со статусами». Это особый вид бизнес-процессов для реализации сложных и запутанных сценариев.

Модуль 7. Реализация бизнес-процессов в CRM

Рассмотрим несколько кейсов автоматизации:

  • Обработка лидов и сделок
  • Задачи и события
  • Генерация и отправка документов
  • Автоматизация документооборота
  • Продажа и закупка товаров
  • Логистика заказов
  • Оценка качества обслуживания клиентов

В каждом модуле курса — кнопка обратной связи, пишите нам ваше мнение по урокам.

Система

BPM | 10 главных особенностей системы управления бизнес-процессами

Когда вы ищете систему BPMS или BPM, есть масса вариантов. Некоторые из них облачные, другие — локальные. Некоторые из них оплачиваются на пользователя, другие — единовременные. Кому-то нужны консультанты, кому-то нужно заниматься своими руками. Как вы можете отфильтровать все варианты относительно лучших BPMS?

(Если вы хотите узнать больше о BPM, мы рекомендуем это руководство по управлению бизнес-процессами)

Что такое система BPM?

Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать, проектировать, выполнять и поддерживать бизнес-операции и сотрудников, которые ими управляют, в разных отделах и физических местах.Эти программные решения призваны помочь предприятиям оптимизировать свои повседневные бизнес-процессы для достижения максимальной эффективности и производительности.

Что делает система BPM?

Система управления бизнес-процессами выполняет следующие функции.

  • Позволяет создавать сложные бизнес-процессы, охватывающие разные отделы и местоположения
  • Контролирует и поддерживает процессы для обеспечения оптимальной эффективности
  • Изменяет существующие процессы, чтобы вносить изменения в процесс по мере роста организации

Лучшая система управления бизнес-процессами — 10 лучших (+1) характеристик

1.Инструмент визуального построения диаграмм процесса

Самое важное, что нужно учитывать, когда вы думаете о программном обеспечении для управления бизнес-процессами, — это блок-схема процесса. Среди инструментов управления бизнес-процессами можно выделить четыре категории моделирования процессов:

      • Нет инструмента моделирования — Эти инструменты используют кодирование как способ реализации процесса.
      • Данные, собираемые с помощью форм пользовательского интерфейса — Информация о бизнес-процессах собирается с помощью форм.
      • Визуальный интерфейс на основе действия — этот параметр отображает весь процесс, включая обработку отклонений и исключений на каждом этапе.
      • Визуальный интерфейс на основе бизнес-шагов — Это похоже на третью категорию, но не беспокоит пользователя всеми тривиальными представлениями углового случая. Вместо этого он позволяет пользователю сосредоточиться на основном пути бизнес-процесса, а программное обеспечение автоматически обрабатывает пути исключений во время работы.

Если вы не заядлый программист, которому нужен неограниченный контроль, четвертый вариант обычно является лучшим, поскольку он играет на сильных сторонах пользователя и системы. Пользователь знает, как процесс должен выполняться каждый раз, и система может предложить лучший способ структурировать путь.

2. Конструктор форм перетаскивания

Процесс без данных похож на поезд без пассажиров. Каждому бизнес-процессу нужен способ передачи полезной нагрузки через процесс.Большинство систем BPM используют форму как способ сбора и редактирования данных в процессе. Инструменты управления бизнес-процессами должны делать выбор, будут ли они предназначены для начинающего пользователя или для опытного пользователя. Начинающим пользователям нужно все предельно упрощенно и четко прописать. Опытные пользователи хотят иметь возможность настраивать форму и заставлять ее делать именно то, что они хотят.

Если вы выберете слишком простой конструктор форм, вы, вероятно, вырастете из него, но будет сложно выйти из этой системы.Если вы выберете слишком сложный вариант, ваши пользователи могут никогда его не принять, и он не выполнит своего предназначения.

3. Контроль доступа на основе ролей

Если данные в ваших формах и полях являются конфиденциальными, вам нужна система bpm, которая сможет защитить вашу самую важную информацию. Доступ может включать в себя создание поля редактируемым, доступным только для чтения или полностью скрытым.

Большинство инструментов BPM предлагают какой-то контроль доступа в форме, но продумайте следующие ситуации:

  • Вы хотите ограничить доступ к определенному разделу вашей формы только для определенных людей.
  • Вы хотите предоставить доступ к определенному разделу всей группе, не вводя все их имена.
  • Вы хотите, чтобы определенные поля отображались только на основе данных, отображаемых в других полях.
  • Вы хотите достичь всего вышеперечисленного на разных этапах или этапах бизнес-процесса.

Выбранный вами пакет BPM Suite должен легко справиться со всеми этими ситуациями.

4. Мобильная поддержка

Если оцениваемая вами система bpm не поддерживает мобильные устройства как минимум для Android и iOS, вам следует немедленно уйти.Бизнес-процессы будут становиться все более мобильными, и ваши пользователи будут плохо переносить приложения, к которым они могут получить доступ, только сидя за столом.

Выберите облачную систему bpm, которая поддерживает и предлагает полную функциональность для мобильных пользователей.

5. Мощные функции администратора

Даже самое лучшее программное обеспечение для управления бизнес-процессами иногда склонно зависать, часто из-за каких-то странных действий пользователя. У вас должен быть способ администрировать и редактировать процесс, не вызывающий каждый раз дорогостоящего консультанта.

Ваш внутренний администратор должен иметь возможность переназначать отдельные задачи, массово переназначать, удалять элементы, перемещать элементы в завершенное состояние и редактировать формы по мере необходимости в бизнес-процессе. Без этих способностей вы зависите от своего программного обеспечения BPM и поведения ваших пользователей.

6. Система единого входа (SSO)

Если вы работаете в компании корпоративного уровня, единый вход может быть обязательной функцией для любого нового программного обеспечения в соответствии с вашими ИТ-политиками. SSO позволяет пользователю входить в систему с одним набором учетных данных на нескольких независимых программных платформах.Это помогает ИТ-командам предоставлять доступ и отслеживать действия.

Некоторые системы bpm предлагают единый вход, но их возможности могут быть весьма ограничены. Убедитесь, что они предлагают то, что вам нужно.

Пример использования:
Узнайте, как Kissflow помог YMCA из Metro Chicago автоматизировать свои процессы

7. Интеграция с существующими программными системами

Очень немногие компании используют решение BPM, которое не может взаимодействовать с другими основными программными системами. Без возможности интеграции вы будете выполнять много ручных операций по передаче данных туда и обратно, что фактически сводит на нет чистую прибыль от автоматизации.Без мощных интеграций инструменты управления бизнес-процессами потерпят полную неудачу.

Эти интеграции должны включать подробную поддержку API, веб-перехватчики, REST API и многое другое.

8. Отчеты и аналитика

Без хорошей отчетности BPM-система — это просто инструмент рабочего процесса. Однако многие инструменты BPM не предлагают готовую статистику процесса или метрики процесса. Кроме того, отчеты по данным формы должны быть мощными и настраиваемыми. Вы должны иметь возможность создавать отчеты, которые сообщают вам:

  • Среднее время, необходимое для выполнения отдельного шага и целых элементов
  • Снимок всех открытых позиций
  • Как часто товар отклоняется или перенаправляется

Отчеты должны быть больше, чем просто экспортированные файлы CSV.Отличные инструменты BPM поставляются с настраиваемыми создателями диаграмм, которые позволяют использовать широкий спектр диаграмм и тепловых карт.

9. Производительность для больших баз пользователей

Мы живем в эпоху, когда небольшая команда из 3-4 инженеров может собрать продукт и назвать его «лучшей системой bpm» на своем веб-сайте. Даже если они создали все другие функции, которые мы обсуждали, программное обеспечение работает по-другому, когда у вас 100 пользователей, а не 1 миллион.

Изучите, сколько клиентов имеет ваш потенциальный поставщик программного обеспечения BPM.На каких системах они построили продукт? Смогут ли они масштабироваться по мере роста пользовательской базы?

10. Метрики производительности процесса

Все бизнес-процессы имеют связанные с ними сроки, но не все из них соответствуют своевременным ожиданиям эталонных тестов. В подобных ситуациях от руководителей бизнеса требуется определить причину отставания и способы ее устранения.

Process Performance Metrics — это инструмент, который помогает предприятиям выявлять проблемы с процессом и принимать осмысленные решения для улучшения неэффективных процессов.В BPM метрики производительности процесса — это автоматически регистрируемые системные данные, которые оцениваются администратором процесса, чтобы определить, является ли проблема результатом:

  • Плохое моделирование процессов
  • Плохое выполнение процесса

11. Сотрудничество

Процессы

часто требуют контекстных обсуждений, обмена заметками о собраниях и других коммуникаций, которые должны происходить в том же месте, где происходит ваша работа.

Collaboration обеспечивает плотное и целенаправленное общение и позволяет всей вашей команде вносить свой вклад в улучшение и оптимизацию процессов.

БОНУСНАЯ ФУНКЦИЯ:

Расширьте возможности конечных пользователей для вычислений

Как следует из названия, управление бизнес-процессами больше касается бизнеса, а не технологий. Однако, несмотря на то, что бизнес понимает свои потребности, у него обычно нет технической поддержки для их удовлетворения. Эти пользователи в конечном итоге порождают теневые ИТ-проекты. Эти теневые ИТ-проекты часто кажутся хорошими в краткосрочной перспективе, но в равной степени наносят ущерб как бизнес-команде, так и ИТ-специалистам позже.

Таким образом, при выборе платформы BPM важно выбрать платформу, удобную для бизнеса, практически не требующую программирования и позволяющую пользователям создавать и управлять своими собственными процессами с большой ИТ-поддержкой.ИТ-отдел должен владеть платформой и поддерживать администрирование и контроль доступа к ней. Выбор этого варианта беспроигрышен как для ИТ-специалистов, так и для бизнеса.

Узнайте об ориентированных на человека инструментах BPM для бизнес-пользователей, которые не сломают ИТ-отдел

Сфера управления бизнес-процессами (BPM) быстро растет, и постоянно появляются новые программные решения. Прежде чем рассматривать новое решение BPM, убедитесь, что в нем есть все необходимые функции. Вам также может быть лучше обслужено полностью цифровое рабочее место, которое также допускает менее структурированные процессы.

Kissflow Process — это законченное решение BPM, которое легко встраивается в цифровое рабочее место, которое также предлагает управление проектами и делами. Начните с Kissflow сегодня!

Один из наших менеджеров по финансам сказал: «Это так просто, даже моя мама могла бы это сделать». Это было чрезвычайно интуитивно понятно и просто. Водяной знак гласил: «Для этого мне не нужно звонить в ИТ. Я могу это сделать сам »- Старший ИТ-менеджер, McDERMOTT

Связанные ресурсы

Каковы ключевые бизнес-процессы?

Ключевые бизнес-процессы — это процессы, которые оказывают наибольшее влияние на ваших клиентов, сотрудников и прибыль.Короче говоря, ваши ключевые процессы отвечают на вопрос: «Как наш бизнес создает ценность?» Когда вы знаете свои ключевые бизнес-процессы, вы точно знаете, на чем сосредоточить свои инвестиции и энергию. Учитывая финансовое и психологическое напряжение, связанное с COVID-19, определение действительно важных процессов сейчас как никогда важно.

Обычно ключевыми процессами являются операционные процессы, которые попадают в следующие сегменты:

  • Разработка видения и стратегии
  • Разработка продуктов и услуг и управление ими
  • Маркетинг и продажа товаров и услуг
  • Услуги по доставке
  • Управление службой поддержки клиентов

Каждая из вышеперечисленных категорий процессов представляет собой общую картину.Чтобы определить ключевые процессы, необходимо изучить каждую категорию, чтобы понять, где у вас есть конкурентные преимущества, которые необходимо сохранить, а также слабые места, которые необходимо улучшить. Одно дело сказать: «Мы отлично разбираемся в маркетинге». Что ж, хорошо, но как и почему? Может быть, вы прекрасно умеете определять сегменты рынка. Может быть, вы лучший из лучших, когда дело доходит до определения ценностного предложения для потребителя. Если вы не знаете ингредиентов, из которых состоит секретный соус, вы не сможете повторить и развить свои текущие успехи.

Определение ключевых бизнес-процессов становится еще более важным, когда у вас есть проблема, которую нужно решить. Вы можете говорить: «Мы плохо разбираемся в маркетинге» в течение всего дня. Вы можете кричать на людей или бросать в проблему технологии и консультантов. Но вы не сможете улучшить маркетинг, если не определите, какие процессы в маркетинге вызывают у вас проблемы. Вы должны понять проблемы, прежде чем сможете их решать.

Ранее я сказал, что большинство ключевых процессов работают, но я должен отметить, что процессы управления и поддержки также могут быть ключевыми в определенных организациях и средах.Например, когда безработица падает, HR-процессы могут стать ключевыми для организаций с высокой текучестью кадров. Когда политический климат меняется, процессы управления рисками и соблюдения требований могут стать ключевыми для организаций, работающих в строго регулируемых отраслях. И независимо от вашей отрасли или среды, если у вас есть проблема, которая убивает бизнес в рамках процессов управления или поддержки, это будет ключом к ее решению.

Суть в том, что ключевые бизнес-процессы не универсальны и не высечены из камня. Они уникальны для вашей организации, поэтому решать их вам.Вот почему мы создали новый онлайн-курс под названием «Основы управления процессами». Этот курс для самостоятельного изучения разработан, чтобы помочь всем — даже начинающим — разработать структурированный подход к управлению и совершенствованию процессов в своей организации. Начни сегодня!

Бизнес-процесс — Автоматизация профессиональных услуг

Термин Определение

Термин бизнес-процесс относится к совокупности действий, необходимых для достижения коммерческого результата.У каждого бизнес-процесса будут входы, методы и выходы. Входные данные — это то, что необходимо разместить перед применением метода. Когда метод применяется к входам, создаются выходы.

Бизнес-процесс — это совокупность связанных структурных действий, которые производят что-то ценное для организации, ее заинтересованных сторон или ее клиентов. Он может быть частью более крупного, всеобъемлющего процесса и может включать в себя другие бизнес-процессы, которые должны быть включены в его метод. Бизнес-процессы можно рассматривать как рабочие процессы.

Существует два типа бизнес-процессов: основной и вспомогательный. Ключевые процессы — это те процессы, которые являются частью основного бизнеса и приносят пользу потребителю. Например, основной процесс для производителя может заключаться в доставке деталей. Вспомогательные процессы — это те процессы, которые поддерживают основные процессы. В примере с производством вспомогательный процесс может заключаться в наборе производственного персонала. Также могут быть подпроцессы, решения и действия. Подпроцесс — это часть процесса более высокого уровня, у которого есть собственные цели, входы, выходы и владелец.Действия — это части бизнес-процесса, которые не включают принятие решений и как таковые не требуют декомпозиции. Действиями могут быть такие предметы, как выключенный аппарат или автоответчик.

Организации пересматривают свои бизнес-процессы, чтобы повысить свою операционную эффективность. Прежде чем процессы можно будет улучшить или реинжиниринг, организация должна будет точно определить, чем именно занимается компания, кто за это отвечает, в соответствии с каким стандартом процесс должен быть завершен и как можно определить успех бизнес-процесса.Этот процесс называется отображением бизнес-процессов и является ключевым элементом реинжиниринга, улучшения процессов и управления качеством.

Область применения
Управление проектами
Время и расходы

Руководство для начинающих по управлению бизнес-процессами (BPM) • Asana

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами или BPM — это практика анализа и улучшения бизнес-процессов. Бизнес-процесс — это последовательность задач или действий, выполняемых вашим бизнесом для достижения определенной организационной цели.

Зачем это нужно? Со временем ваши бизнес-процессы, которые, вероятно, создавались, когда у вас было меньше членов команды или до того, как вы использовали определенные инструменты, могли устареть, неэффективно или неэффективно. BPM помогает анализировать эти процессы и оптимизировать их с помощью проверенных методов улучшения процессов. Часто это включает улучшения бизнес-процессов, такие как сокращение узких мест, автоматизация ручной работы, оптимизация и рационализация неэффективных процессов или переориентация целей проекта на конкретные бизнес-результаты.

Важно отметить, что управление бизнес-процессами не просто помогает создать более эффективный или результативный бизнес — оно делает и то, и другое одновременно. Без эффективности эффективные процессы могут занять больше времени, чем необходимо. Точно так же, когда эффективные процессы не оптимизированы по эффективности, они могут быть быстрыми, но совершать неправильные действия. Чтобы узнать больше о том, как достичь того и другого, прочитайте нашу статью о разнице между эффективностью и эффективностью.

Различные типы BPM

BPM фокусируется на улучшении процессов.Но в вашей компании много процессов, поэтому существуют дополнительные типы BPM, которые помогут вам разобраться в этих улучшениях.

Вам не обязательно использовать эти термины, но понимание трех различных типов BPM поможет вам узнать, какой из них использовать для улучшения ваших процессов.

BPM, ориентированное на человека

BPM, ориентированное на человека — это управление бизнес-процессами, неотъемлемой частью которого являются люди. Есть вещи, которые могут делать только люди. В этом случае вы не сможете добиться идеальной эффективности и результативности, даже если бы постарались.Таким образом, этот тип BPM работает, чтобы разблокировать людей, максимально облегчить им понимание процессов и направлять их через процесс в режиме реального времени.

Примеры бизнес-процессов, ориентированных на человека:

  • Наем. Вы можете улучшить размещение объявлений о вакансиях, отслеживание резюме, рекомендации — но в найме нового сотрудника есть уникальный человеческий фактор. От первого экрана телефона до собеседования на месте совершенствование процессов найма сосредоточено на ориентированном на человека BPM

  • Творческая работа. Творческий процесс нельзя автоматизировать. Этот процесс требует человеческого компонента — дизайнеров или копирайтеров, чтобы дать искру творчества. В этом случае BPM, ориентированный на человека, позволяет легко просматривать и публиковать творческие работы, а также разблокировать креативы в вашей команде для высокоэффективной работы.

Документоориентированный BPM

Как следует из названия, бизнес-процессы, ориентированные на документы, — это те бизнес-процессы, в которых документ является главным при создании. Подумайте о юридическом документе, сообщении в блоге или любом документе, который проходит несколько этапов пересмотра.

BPM, ориентированный на интеграцию

Знаете ли вы, что средний работник умственного труда переключается между 10 инструментами до 25 раз в день? BPM, ориентированный на интеграцию, решает эту проблему. Включив интеграцию между инструментами, вы можете создать центральный источник истины для всей вашей информации. Вместо того, чтобы вручную обновлять инструменты или искать в приложениях нужные данные, BPM, ориентированный на интеграцию, упрощает поиск информации и предотвращает поломку вещей.

Обзор интеграции приложений Asana

Какой тип оптимизации процесса подходит вам?

Существует множество процессов, которые помогут вам оптимизировать свой бизнес. Вот как выглядит BPM:

Управление бизнес-процессами и управление рабочими процессами

Управление бизнес-процессами фокусируется на сквозном бизнес-процессе. Вместо того, чтобы сосредоточиться на конкретном рабочем процессе, BPM нацелено на повышение эффективности и результативности в вашей организации.

Частью BPM является управление рабочим процессом.Рабочий процесс — это непрерывный процесс, который помогает командам достичь своих целей, подключая нужных людей к нужным данным в нужное время. Рабочие процессы организуют данные понятным и повторяемым образом, фокусируясь на трех вещах: планировании, исполнении и проверке. Эффективный рабочий процесс — это повторяемый и устойчивый бизнес-процесс.

Хотите улучшить конкретный рабочий процесс? Узнайте, как создавать четкие, повторяемые рабочие процессы за 7 шагов.

Читать статью

Управление бизнес-процессами vs.Офис управления проектами (PMO)

Управление бизнес-процессами — это способ оценить весь процесс, смоделировать идеальный процесс и затем улучшить свою работу на основе этой модели процесса.

Офис управления проектами (PMO) также ориентирован на улучшение бизнес-процессов, но делает это несколько иначе. Вместо того, чтобы заниматься бизнес-процессами, PMO ориентирует вашу организацию на передовые методы управления проектами, определяет , как выполнять основные процессы, и согласовывает стратегические инициативы в масштабах всей организации.

Ищете PMO вместо BPM? Узнайте, как установить и согласовать соглашения об управлении проектами с офисом управления проектами.

Прочитать статью

Управление бизнес-процессами и автоматизация бизнес-процессов

BPM рассматривает бизнес-практики вашей организации в целом, а затем ищет пути их улучшения. Это часто включает, но не ограничивается, автоматизацию ручных процессов. В BPM это называется автоматизацией бизнес-процессов (BPA).

Автоматизация бизнес-процессов критически важна, потому что многие процессы, которые мы выполняем в повседневной жизни, выполняются вручную: дублирование работы между инструментами, отслеживание статуса работы или даже поиск информации.Однако для автоматизации ручных процессов BPM не нужен. Вместо этого ищите любой инструмент управления работой, который предлагает функции автоматизации рабочего процесса для оптимизации ручных процессов.

Управление бизнес-процессами и управление задачами и проектами

BPM помогает выстраивать и согласовывать процессы на бизнес-уровне. Когда вы внедряете управление бизнес-процессами, вы изучаете бизнес-процессы всей организации и улучшаете их.

Управление задачами и проектами немного отличается.Управление задачами предназначено для людей, стремящихся повысить свою личную эффективность и результативность. С хорошим программным обеспечением для управления задачами вы можете получить ясность в своей работе и добиться максимальной отдачи от работы.

Как следует из названия, управление проектом работает на уровне проекта. Управление проектами — это способ для команд организовать, отслеживать и выполнять работу в рамках проекта. Есть пять этапов управления проектом: инициирование проекта, планирование проекта, выполнение проекта, выполнение проекта и закрытие проекта.

Преимущества BPM

Без общей картины процессов вашей компании у вас нет возможности узнать, насколько эффективны и действенны эти процессы. С помощью BPM у вас есть способ понять, проанализировать и улучшить свои бизнес-процессы. Когда вы моделируете бизнес-процесс, вы намечаете свой идеальный процесс. Затем, если в настоящее время это не выглядит так, вы выясняете, почему, и улучшаете его.

Помните, что управление бизнес-процессами — это не одноразовый процесс. Вместо этого это постоянная попытка оценить и улучшить ваши процессы.В результате вы можете добиться значимых улучшений процессов, повысить эффективность и результативность, а также упростить для членов команды способы достижения своих целей быстрее и с меньшими усилиями.

BPM:

  • Отображает и улучшает ваши процессы

  • Автоматизирует процессы там, где это возможно

  • Сокращает отходы

  • Устраняет узкие места

  • Сокращает количество ошибок

  • Повышает эффективность и эффективность
  • Создает более качественные услуги и продукты

  • Повышает удовлетворенность клиентов

  • Оптимизирует неэффективность

  • Гарантирует, что ваши бизнес-процессы явно способствуют достижению бизнес-результатов

Управление бизнес-процессами не просто эффективно для крупные корпоративные организации — даже небольшие команды могут получить выгоду.Если у вас есть бизнес-стратегия с ключевыми бизнес-целями, BPM поможет вам оптимизировать процессы и достичь этих целей.

5 шагов к управлению бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами помогает снизить неэффективность и оптимизировать бизнес-процессы. Для начала выполните следующие пять шагов:

1. Проанализируйте

Перед оптимизацией процессов вам сначала нужно понять, что они собой представляют. Первым шагом BPM является анализ, хотя его иногда называют этапом проектирования.На этом этапе взгляните на свои текущие бизнес-процессы и сопоставьте их от начала до конца. На данный момент вы не вносите никаких изменений в свои бизнес-процессы; вы просто понимаете, что это такое.

Например, представьте, что вы работаете в малом бизнесе. Вы хотите улучшить взаимодействие с клиентами. Чтобы начать улучшать качество обслуживания клиентов с помощью BPM, проанализируйте, чем вы сейчас занимаетесь. Как оформляются билеты? Кто ответит? Что произойдет, если к участию потребуется не группа обслуживания клиентов, а другая команда? Как быстро вы возвращаетесь к клиентам? Какова их степень удовлетворенности? Какой последний показатель NPS? Вы используете CRM? Ответы на эти вопросы помогут составить полную картину процесса обслуживания клиентов.

Чтобы помочь вашей команде работать более эффективно, вам сначала нужно понять текущий процесс от начала до конца. Затем определите шаги, которые можно сократить или улучшить. Наконец, обучите команду новому процессу и внедрите его, в идеале с помощью шаблона в Asana, чтобы команда могла внести свой вклад в будущие улучшения ».
— Джоанна Рот, старший менеджер проекта, Американская медицинская ассоциация.

2. Модель

. Теперь, когда вы понимаете процесс от начала до конца, смоделируйте, как он должен выглядеть на самом деле.В идеале вы определили недостатки на этапе анализа, которые можно устранить, или места, где работа затруднена. Смоделируйте идеальный процесс и поток данных, чтобы вы могли приступить к его реализации на следующем шаге.

Возвращаясь к нашему примеру, у вашей команды есть одно серьезное препятствие — это получение ответов от людей, не входящих в группу обслуживания клиентов, поскольку они используют другой инструмент. Сотрудники службы поддержки клиентов тратят много времени на копирование информации из одного инструмента в другой вручную.Чтобы оптимизировать и автоматизировать эти рабочие процессы, вы решаете интегрировать CRM со своим инструментом управления работой. Теперь, когда вы понимаете, как должен выглядеть процесс, смоделируйте желаемое поведение перед его реализацией.

3. Орудие

Во время шага «Орудие» — иногда называемого шагом «Выполнить» — приведите вашу модель в действие. По мере того, как вы это делаете, установите показатели успеха или неудачи, чтобы оценить, лучше ли этот процесс, чем тот, который у вас уже был.

В зависимости от масштаба изменения используйте процесс управления изменениями для его развертывания, особенно если это новая технология или система, с которыми ваша команда не знакома. К счастью, мы вас охватили — прочтите нашу статью о шести шагах, которые помогут выстроить успешный процесс управления изменениями.

Чтобы продолжить наш пример, вы смоделировали идеальное поведение между вашим управлением работой и инструментом CRM. Теперь для этого вы реализуете модель управления бизнес-процессами, ориентированную на интеграцию. Благодаря эффективной интеграции между вашими двумя инструментами ваша группа обслуживания клиентов может перестать вручную передавать информацию из одного инструмента в другой и тратить больше времени на то, что они умеют лучше всего: обслуживание ваших клиентов.

Когда вы начинаете внедрять что-то новое и привносить что-то новое в свой бизнес, работайте со своими лидерами и вашими менеджерами над управлением изменениями над тем, что вас ждет, как изменится организация и что требуется от всех для совместного успеха. Это гораздо больше, чем просто щелкнуть выключателем или использовать новый инструмент «.
—Кейси Джеймс, руководитель отдела креативных операций, JKR GlobalRead: Джонс Ноулз Ричи разрабатывает бренды с учетом масштаба, нестабильности и хорошего качества с помощью Asana

4.Монитор

После того, как вы внедрили новые процессы, отслеживайте их, чтобы увидеть, насколько хорошо они работают. Действительно ли эти новые процессы устраняют узкие места и неэффективность? Люди ими пользуются? Иногда вещи, которые хорошо выглядят на бумаге — или даже хорошо работают во время небольшого тестирования, — не работают во время развертывания в масштабах всей организации. В таком случае отмените развертывание или подумайте о переходе к чему-то другому. Наблюдая за этими процессами, вы можете заранее выявлять любые проблемы и при необходимости решать их.

Например, после развертывания новой интеграции между инструментами для вашей группы обслуживания клиентов, отслеживайте использование инструмента. Люди используют интеграцию? Уменьшился ли объем ручной работы, выполняемой вашей командой клиентов? Если нет, проведите дополнительное обучение и ознакомительные занятия, чтобы стимулировать усыновление.

5. Оптимизация

На этапе оптимизации, иногда называемом автоматизацией, продолжайте настраивать и улучшать свой бизнес-процесс. Даже если внедренный вами процесс сработал безупречно, ищите дополнительные недостатки или ручные процессы, которые нужно улучшить.Здесь также вступает в игру автоматизация бизнес-процессов. BPA — это процесс автоматизации бизнес-процессов, чтобы сделать их более эффективными и сократить ручной труд.

Возвращаясь к нашему примеру со службой поддержки клиентов, теперь вы хотите автоматически передавать обновления между двумя вашими инструментами, вместо того, чтобы команда обслуживания клиентов вручную инициировала интеграцию. Или поищите смежные действия, которые нужно автоматизировать. Например, создайте правило для автоматической отправки электронного письма с обратной связью клиента после закрытия заявки, чтобы оценить эффективность обслуживания клиентов и продолжить совершенствование процессов в будущем.

Прочтите: Руководство для начинающих по теории ограничений

Что такое программное обеспечение для управления бизнес-процессами?

Программное обеспечение BPM — это технология, созданная для помощи в отображении и фиксации бизнес-процессов. Эти технологии обычно:

  • Сопоставить текущие, существующие процессы

  • Модель идеальных процессов

  • Помочь вам автоматизировать процессы

  • Отслеживать текущую работу, чтобы помочь вам постоянно управлять и улучшать процессы

Инструменты BPM иногда также:

  • Предлагайте инструменты адаптивной аналитики для упреждающего определения возможностей бизнес-процессов.

  • Шаблоны предложений для конкретных бизнес-процессов или рабочих процессов.

  • Предлагайте инструменты для A / B-тестирования перед развертыванием бизнес-процессов — особенно для крупных изменений, требующих управления изменениями.

  • Отслеживайте новые процессы, чтобы убедиться, что члены команды используют их правильно, и принудительно вносите изменения, если они этого не делают.

Повысьте эффективность и результативность всего вашего бизнеса

Координируйте планы, проекты и процессы во всей организации с помощью Asana.Asana — это инструмент управления работой, который позволяет легко автоматизировать ручные процессы и разблокировать высокоэффективную работу. Имея общий источник истины, вы можете дать каждой команде возможность сосредоточиться на выполнении работы, которая способствует развитию вашего бизнеса.

Попробовать Asana бесплатно

Бизнес-процессы и изменения — причины, движущие силы и соображения

Времена меняются. И это одна из главных причин возрождения управления бизнес-процессами. В глобальном масштабе компании достигают точки, когда они не чувствуют, что могут добиться большей эффективности от своих текущих процессов.В то же время они понимают, что на рынок приходят новые участники с совершенно разными бизнес-моделями.

Например, в страховой отрасли такие компании, как Progressive, разработали онлайновую Интернет-службу, которая оказала очевидное влияние на старые страховые компании и их бизнес-модель. Подобные примеры существуют во всей этой отрасли, и практически во всех отраслях по всему миру. Новые конкуренты выходят в сеть и бросают «гаечный ключ в работу» существующим бизнес-моделям.Времена меняются, и организации должны меняться вместе с ними.

На высоком уровне стратегические причины стремления к изменениям можно разбить на следующие три категории:

  • Необходимость выжить. Это часто скрывается от многих людей в организации и действительно понимается только высшим руководством. Это не всегда очевидно, но это может быть единственной самой большой причиной изменения бизнес-процессов.
  • Необходимость роста (или дальнейшего роста). Хотя компаниям не всегда нужно расти, рост — это то, к чему стремится большинство компаний. Для этого организации, возможно, потребуется снизить уровень неэффективности, сэкономить деньги и улучшить свои процессы, чтобы приносить пользу своим клиентам.
  • Необходимость оставаться актуальной. Это становится все более важным для малых предприятий и предприятий в постоянно меняющихся областях, например, в технологиях. Хотя то, что организация делает сейчас, сегодня может хорошо работать, технологии меняются быстро, и важно быть готовым к изменениям, пока это все еще остается выбором.Слишком многие организации ждут, пока они не станут неактуальными, прежде чем вносить необходимые изменения — просто спросите Blockbuster. Так что оставаться актуальным в реальном смысле — то же самое, что выжить.


В любом из этих случаев важно знать, какая причина или комбинация движет вашим конкретным проектом, потому что это повлияет на то, как проект формируется и управляется.

Каковы некоторые конкретные причины изменения процесса?

Вот еще несколько конкретных причин для изменения процесса:

  • Для сокращения затрат, связанных с определенным процессом: Например, банки ежемесячно возвращали аннулированные чеки вместе с выпиской.Если вы выписали много чеков, они должны были оплатить большие почтовые расходы. Сегодняшние отчеты размещены в Интернете, и экономия на почтовых услугах значительна.
  • Чтобы сократить время, необходимое для завершения процесса: Точно так же некоторые из нас привыкли рассчитывать на «плавающий», то есть время, которое проходило от выписки вашего чека до его обработки продавцом, его банком и вашим банк — чтобы не возвращать чеки. В некоторых случаях это длилось неделю или больше. Теперь ваши транзакции обрабатываются практически в реальном времени.
  • Для повышения удовлетворенности клиентов и сосредоточения внимания на клиенте: Продолжая тему банковского дела, для процесса внесения чеков требовались вы, физическое местонахождение банка, кассир и довольно узкое временное окно для проведения вашей транзакции. Сегодня вы можете сделать депозит в мини-банке в супермаркете, в банкомате или даже сфотографироваться с помощью смартфона и приложения. Повышение качества обслуживания клиентов — важная причина для обновления и автоматизации бизнес-процессов.
  • Для увеличения доходов: Как мы отмечали ранее, большинству компаний необходимо расти, чтобы повышать осведомленность, увеличивать долю рынка и повышать прибыльность. Мы все делаем меньше, но делаем больше, поэтому рост доходов чаще всего должен происходить за счет улучшения процессов и повышения их эффективности, чтобы лучше обслуживать клиентов.
  • Чтобы изучить новые рынки или просто посмотреть на новые возможности: Когда-то давно Apple продавала компьютеры — и все. Сегодня более 50% доходов Apple приходится на продажи iPhone, в то время как продажи компьютеров немного ниже 10%.Это подтолкнуло Apple к тому, чтобы стать одной из крупнейших и наиболее ценных компаний в мире.

Каковы основные движущие силы изменения процесса?

Есть три основных фактора изменения процесса.

  • Изменения на рынке. Как отмечалось ранее, это изменения, которые могут сделать организацию или даже всю отрасль несущественными. Рассмотрим Fortune 500 — список крупнейших компаний США по совокупной выручке. Поскольку первоначальный список был опубликован в 1955 году, более 400 корпораций из этого списка больше не существуют, по крайней мере, в той же форме.Конкурентное давление на рынке исходит не только от других конкурирующих организаций, но и из-за изменений в том, как потребители используют и воспринимают рынок.
  • Изменения законодательных или нормативных требований. Организации должны соблюдать эти правила, иначе им грозят штрафы и другие обязательства. Одной из наиболее актуальных проблем сегодня является конфиденциальность и защита личных данных — всего за последние несколько лет мы увидели ряд изменений в правилах конфиденциальности по всему миру, требующих от любой организации, которая собирает или обрабатывает личные данные, проверить и, возможно, пересмотреть любой процесс, который на него полагается.
  • Наконец, технологические изменения могут очень быстро вытеснить предыдущие. Netflix победил Blockbuster по многим причинам, но большая часть была связана с возможностью потоковой передачи мультимедиа и фильмов напрямую потребителям благодаря повсеместному широкополосному Интернету, постоянно растущей скорости передачи данных и возможностям мобильных устройств. Но такая относительно простая вещь, как переход от «мокрых чернил» к цифровым подписям, может значительно упростить бизнес-процессы.

Стратегические соображения

Обдумывая, следует ли изменить конкретный процесс, важно помнить об этих соображениях.

Во-первых, каждый процесс касается другого процесса. Очень немногие процессы полностью автономны. Это означает, что важно понимать, что изменения в процессе, вероятно, вызовут проблемы в связанных процессах, и понимать влияние этих изменений. Это один из наиболее игнорируемых аспектов фазы планирования, но он может вызвать значительные непредвиденные осложнения.

Далее, подходы к технологиям и автоматизации не могут сами исправить плохие процессы. Плохой процесс, который полностью автоматизирован, — это просто более эффективный плохой процесс. Перед тем, как начинать обсуждение технологии, важно взглянуть на сам процесс, чтобы увидеть, есть ли в нем проблемы, можно ли его оптимизировать и т. Д.

Наконец, изменения процессов потребуют изменения поведения. Руководство постоянно недооценивает объем управления изменениями, который потребуется для осуществления изменений. Иногда это проявляется в том, что если ваши сотрудники не согласятся с изменениями, они будут уволены.Но всех уволить нельзя.

Изменения не требуют изобретения колеса

Зачем начинать с нуля автоматизацию бизнес-процессов, если можно начать с шаблонов? Шаблоны процессов уже автоматизированы, готовы к использованию и охватывают многие общие задачи процессов, которые вы хотите автоматизировать, например контракты, претензии, счета к оплате, которые уже созданы и готовы к использованию.

Важность ваших 5-10 основных бизнес-процессов

Какие виды деятельности, если бы вы их остановили, остановили бы ваш бизнес?

Потому что эти действия формируют ваши основные процессы; вещи, которые вместе составляют «способ» работы вашей организации.

Этот «ПУТЬ» — самая важная вещь, которой вы владеете, потому что в нем подробно описывается, как вы повышаете ценность для своих клиентов. Идентифицируя, определяя и документируя свои процессы, он гарантирует, что все будет выполняться одинаково одинаково для всех и каждый раз.

Процессы и управление процессами
Думайте о бизнесе как о двигателе, а о ваших процессах как об инструменте для тонкой настройки каждого компонента этого механизма для достижения максимальной производительности. Gartner определяет управление процессами как «дисциплину, которая улучшает производительность предприятия за счет повышения операционной эффективности и гибкости бизнеса.”

Выявление и определение основного процесса
В каждой организации есть общие бизнес-процессы, разработанные для достижения целей. У большинства малых предприятий будет 5-10 основных бизнес-процессов. Цель состоит в том, чтобы сделать его простым, а также определить и определить ваши наиболее эффективные бизнес-процессы. Что дает вам лучший результат?

В таблице ниже показаны 5 или 10 основных бизнес-процессов. Используйте приведенный ниже список в качестве руководства для определения и определения ваших основных процессов:

5 основных бизнес-систем:
1.Продажи и маркетинг
2. Качество и предоставление продуктов / услуг
3. Разработка продуктов
4. Бухгалтерский учет и технологии
5. Административное управление (менеджмент, кадры и финансы)

10 Основные бизнес-системы:
1. Стратегия и взаимоотношения с клиентами (маркетинг)
2. Привлечение клиентов (продажи)
3. Развитие и удовлетворенность сотрудников (HR)
4. Управление технологиями (ИТ)
5. Качество , Улучшение процессов и управление изменениями
6.Разработка продукта
7. Предоставление продукта / услуги
8. Управление бухгалтерским учетом
9. Финансовый анализ, отчетность и управление капиталом
10. Ответственность руководства (стратегия и управление)

Как и во многих других сферах жизни, здесь применяется принцип Парето, который иногда называют правилом 80/20. Это хорошо зарекомендовавшая себя теория итальянского экономиста Вильфредо Парето, который обнаружил, что 80% эффектов вещи происходят от 20% причин. В этом случае только 20% имеющихся у вас процессов обеспечивают 80% вашей эффективности.

Документирование
Чтобы стать и оставаться успешными и конкурентоспособными, предприятия должны документировать и постоянно улучшать свои процессы. Неспособность сделать это, вероятно, приведет к увеличению затрат, снижению доходов, снижению мотивации сотрудников и уменьшению количества довольных клиентов. Когда вы начнете документировать процессы, держите их на высоком уровне. Ваша способность упростить этот шаг как руководителя определит, удастся ли эта инициатива или нет. Мы предлагаем вам оставить это максимум на 1-7 страницах (помните принцип Парето).

Преимущества
Конкретные преимущества документирования ваших процессов делятся на три основные категории:

КПД . Многие виды деятельности часто сопряжены с расточительством из-за ряда факторов, таких как ручное усилие, плохое взаимодействие между отделами и общая неспособность эффективно контролировать общий прогресс. Выявление и документирование процессов помогает компаниям распознавать и устранять неэффективность на благо всех.

Эффективность .Как только процесс станет более эффективным, его можно будет сделать еще более эффективным. Среди множества преимуществ повышения эффективности процессов — возможность быстрее и лучше обрабатывать исключения, способность принимать более обоснованные и обоснованные решения, а также возможность их последовательного выполнения, что имеет решающее значение для улучшения качества обслуживания клиентов.

Ловкость . В сегодняшнем конкурентном деловом мире потребность компании в гибкости является более важной, чем когда-либо прежде. Фактически, компании с несуществующими или устаревшими, негибкими процессами останутся позади.Потребность в изменениях может исходить практически отовсюду, как внутри организации, так и за ее пределами.

Сводка
После того, как у вас будут процессы и бизнес систематизирован, у вас будут варианты развития вашего бизнеса: развивать его, уйти от него, продать, поддерживать или передать его по франшизе. Какой бы вариант вы ни выбрали, ценность вашего бизнеса возрастет. Вы создадите бизнес, зависящий от систем, а не от людей. Бизнес, который может работать без вас. В результате вы работаете «НА» бизнес, а не «ВНУТРИ» его все время.

New Paradigm Advisors считает, что вы заслуживаете пользоваться преимуществами БЫТЬ великим лидером, делать правильные вещи, чтобы ИМЕТЬ прибыльный, растущий и хорошо управляемый бизнес. Мы помогаем вам создать структуру БЫТЬ-ДЕЛАТЬ-ИМЕТЬ, чтобы отказаться от старого способа ведения дел и двигаться вперед с новой страстью и целеустремленностью. Чтобы получить дополнительную информацию об этой новой парадигме для вашего бизнеса, свяжитесь с нами по телефону 972-979-3976. Мы хотели бы услышать от вас.

Команда New Paradigm

Ключевые бизнес-процессы — обзор

Альтернативные бизнес-процессы

Ваши данные оценки управления рисками должны уже содержать ваши ключевые бизнес-процессы и альтернативные методы (обходные пути) для обработки этих процессов во время сбоя в бизнесе, независимо от того, нарушает ли это ИТ-системы, здание или прилегающая территория.Мы рассмотрели много этого материала, поэтому этот раздел является лишь кратким напоминанием на тот случай, если вы упустили какую-либо из этих областей, которые могут иметь отношение к вашим бизнес-операциям.

Служба поддержки клиентов . Во время сбоя или чрезвычайной ситуации для большинства компаний жизненно важно иметь возможность предоставлять поддержку или обслуживание клиентов. В зависимости от характера работы, которую выполняет ваша компания, это может быть одна из самых важных бизнес-функций. ИТ-отдел должен четко понимать, какие технологии требуются для обеспечения приемлемого уровня обслуживания клиентов во время сбоя в работе бизнеса и какие альтернативы могут быть достаточными в краткосрочной перспективе.

Администрирование и операции . Мы подробно рассмотрели эти действия в главе 5, поэтому не будем их здесь снова рассматривать. У вас должна быть подробная документация по ключевым бизнес-процессам и операционным процессам вашего бизнеса. Эти детали должны лежать в основе разработки вашей стратегии снижения рисков. Вы должны побудить своих коллег в организации серьезно подумать о том, какие варианты действий у них есть, если ключевые электронные системы выйдут из строя.

Основная бизнес-информация и документы . Большинство предприятий в значительной степени полагаются на электронные данные всех видов — электронную почту, текстовые документы, отчеты и презентации, среди прочего. Данные, необходимые для текущих операций, должны быть идентифицированы, чтобы можно было разработать стратегии смягчения последствий ИТ. Кроме того, следует разработать стратегии работы с менее важными данными в отсутствие ключевых ИТ-систем. Например, вы можете решить, что определенные данные должны быть всегда доступны, чтобы было реализовано решение непрерывной доступности.Другие данные важны, но не критичны. Для этих данных вы можете разработать решение для быстрого восстановления.

Основное оборудование . Другое оборудование, необходимое для текущих операций, следует рассматривать с точки зрения того, как нарушение работы ИТ и других систем может повлиять на доступность оборудования.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.