Бизнес процессы какие бывают: Классификация бизнес-процессов

Про процессы можно рассказывать много, хватит на целую книгу. Но… кладбища мёртвых проектов заполнены попытками внедрить “всё и сразу” и на самом дорогом и/или многофункциональном программном обеспечении. В лучшем случае сотрудники не использовали внедрённые технологии, или системы получались настолько громоздкими, что работать с ними было невозможно. В худшем — сложности при внедрении так и не позволили завершить работу до конца.

И ещё один важный момент. Если ваши подчиненные не выполняют договорённости, то вам не помогут ни регламенты, ни отрисовка схем процессов. Единственный вариант действий — создать зону “твёрдого” в виде соблюдения договорённостей и в дальнейшем расширять её. В этом поможет внедрение регулярного менеджмента.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

Бизнес-процессы в HR | HR-Life.ru

Одним из важнейших компонентов слаженной работы любого крупного бизнеса является правильная организация управления персоналом. Когда сотрудники предприятия чувствуют себя комфортно на рабочем месте, это повышает их результативность и приносит пользу всему предприятию в целом. Поиском персонала и формированием команды на крупных предприятиях занимается HR-отдел.

С точки зрения сотрудников, работа HR-отдела сводится к упрощенной схеме «прием на работу – работа – увольнение», в то же время функции кадровой службы и количество бизнес-процессов в сфере управления персоналом не настолько ограничены, как кажется. 

Пример бизнес-процесса — Выход на работу нового сотрудника:

Поскольку бизнес-процессы в HR являются внутренними для предприятия, то потребителем, на которого они направлены, является штатный сотрудник, а не клиент. Чтобы правильно сформировать процесс, важно иметь полную информацию о потребителе.

Перечислим основные кадровые бизнес процессы, каждый из которых может быть раздроблен на дополнительные этапы:

•  поиск и подбор персонала;
•  адаптация сотрудника;
•  оценка способностей работника;
•  обучение и развитие персонала;
•  управление карьерой;
•  мотивация через заработную плату;
•  кадровый учет.

Пример бизнес-процесса — Подбор персонала:

Важным этапом модернизации современных предприятий с большим количеством сотрудников является внедрение механизмов автоматизации бизнес-процессов в HR.

Автоматизация бизнес-процессов HR

Автоматизация бизнес-процессов в HR имеет следующие преимущества:

•  сокращает расход времени на типовые кадровые процедуры. Заявки разных типов могут подаваться и обрабатываться в автоматическом режиме. Ключевые HR-процессы, включая поиск и наем работника, его обучение и перемещение внутри организации, высвобождение кадров, фиксацию вакантных мест могут также выполняться автоматизированными системами;
•  упрощается взаимодействие персонала. За счет внедрения механизмов автоматизации HR-процессов снижается потребность в личных контактах сотрудников в ходе выполнения кадровых задач и согласовательных процедур, что особенно важно для организаций с большим количеством сотрудников и сложной схемой согласований, а также для компаний с разветвленной структурой отделений, офисов и филиалов;
•  надежная сохранность кадровых данных. Благодаря автоматизированным системам первичные кадровые данные о работниках не потеряются, а их гибкие настройки обеспечат распределение прав доступа к документам и адресное использование информации;
•  улучшается исполнительская дисциплина персонала. Автоматизированные системы оснащены регулярными напоминаниями, работающими в автоматическом режиме, что позволяет отслеживать сроки и состояния текущих кадровых заданий, благодаря этим решениям обеспечивается своевременное и полное выполнение персоналом обязательных или плановых HR-процедур. Для крупного бизнеса это важно, поскольку улучшается общая исполнительская дисциплина сотрудников, сокращается число ошибок в работе, исключается нарушение законов о труде с последующим применением финансовых санкций;
•  обеспечивается прозрачность кадровых процессов. В современном бизнесе политика управления персоналом должна быть не только эффективной, но и соответствующей принципам честности, прозрачности и открытости, что подразумевает под собой уменьшение степени влияния «человека» в ходе принятия управленческих решений.

Примеры популярных HR-процессов

Рассмотрим самые популярные бизнес-процессы в HR, автоматизация которых поможет повысить эффективность работы компаний с большим штатом сотрудников. Самый яркий пример – прием сотрудника на работу. За счет внедрения механизма автоматизации этот процесс будет выполняться следующим образом:

•  эффективно планируется и проводится серия собеседований с разными претендентами на должность;
•  подготавливается предложение о вакантной должности и контролируется статус решений, которые принимают кандидаты;
•  на e-mail отправляется приглашение на собеседование и его результат;
•  формируется резервный список кандидатов.

Пример бизнес-процесса – Увольнение сотрудника:

Не менее популярным бизнес-процессом, который требует внедрения автоматизированных систем, является заявка на отпуск. В режиме автомата могут обеспечиваться следующие процедуры:

•  учитываются заявки на отпуск сотрудников компании;
•  визируются заявки на отпуск непосредственным руководством работника;
•  данные об отпуске отображаются в расписании работника.

Пример бизнес-процесса – Заявка на отпуск:

Автоматизация работы HR не будет мешать ходу других актуальных бизнес-процессов компании, поскольку современные системы обладают мощными интеграционными возможностями и способны легко синхронизироваться с кадровыми, финансовыми и другие системами предприятия.

Примеры бизнес-процессов были построены в системе bpm’online от компании Террасофт, детальней на сайте — www.terrasoft.ru/crm/bpms

Постоянный адрес материала: http://www.hr-life.ru/article/33768

Способы описания бизнес-процессов

Способы описания бизнес-процессов – представление информации о бизнес-процессах компании в том или ином виде. Сегодня различают три способа описания – текстовый, табличный и графический.

Описание бизнес-процессов текстовым способом – это создание регламентирующих документов и Стандартов предприятия, в которых словами последовательно описываются процессы предприятия. Данный способ подходит компаниям, которые хотят оптимизировать процессы «как есть». С целью оптимизировать процессы «как должно быть» текстовый способ описания не подходит. Сплошной текст не позволяет посмотреть на бизнес-процессы компании системно и провести их анализ. Еще одним недостатком текстового метода является практически невозможность (или большие трудозатраты) внесения изменений в регламентирующие документы.

Следующий способ описания бизнес-процессов – табличный. Данный способ является более структурированным, чем предыдущий и подходит для небольших компаний (отпадает необходимость покупать инструменты описания бизнес-процессов). Применяя данный способ нужно оптимально распределять поля таблицы, включая: описание функций, исполнителей бизнес-процесса, его входы и выходы, владельца и т.д. Такая форма представления бизнес-процессов позволяет видеть их более структурно и может применяться для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации, а иногда и для задач анализа и оптимизации.

Последний и наиболее эффективный способ описания бизнес-процессов – графический, который заключается в построении моделей взаимосвязанных бизнес-процессов. Графический способ описания наиболее удобный для использования информации во время анализа и оптимизации, он позволяет структурно взглянуть на деятельность предприятия, осуществить ее логический анализ.

Описание бизнес-процессов с использованием специальных инструментов позволяет автоматизировано формировать регламентную документацию по процессам, оперативно вносить в нее необходимые изменения, и проверять правильность построенных моделей в автоматическом режиме. При этом одна и та же информация может быть представлена разными способами, в зависимости от целей ее использования.

В зависимости от цели описания бизнес-процессов и требуемого уровня детализации, могут применяться различные правила — нотации: IDEF0, IDEF3, CFC, eEPC, BPMN и другие.

Управление бизнес-процессами на современном предприятии

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Существуют три основных вида бизнес-процессов:

Управляющие – бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы управления компании. Примерами управляющего процесса могут служить стратегический менеджмент и корпоративное управление.

Операционные – бизнес-процессы, которые составляют основу деятельности компании. Примерами операционных бизнес-процессов являются оказание услуг, производство, маркетинг и продажи.

Поддерживающие – это бизнес-процессы, обслуживающие основной бизнес. Например, подбор и обучение персонала, техническая поддержка, АХО.

Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается продажей или оказанием услуги. Процессно-ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.

Определим основные понятия, связанные с процессами.

Цели процесса – изменения, значимые для клиентов, которые осуществляются в ходе выполнения процесса.

Входы – это материальные или нематериальные ресурсы, которые нужны, чтобы процесс выполнялся.

Выходы – это продукты и услуги, создаваемые на выходе процесса, которыми пользуются клиенты процесса.

Исполнители процесса – сотрудники компании, выполняющие определённые функции в процессе.

Клиенты – потребители результатов процесса. Клиенты – это те, кто получает выгоду от процесса и использует его результаты. Процесс создается и совершенствуется в интересах клиентов, которых он обслуживает. Именно ориентация на клиента является главной ценностью процессного подхода.

Ресурсы процесса – деньги, информация, материальные ресурсы, поступающие на вход процесса, используемые для производства результатов (продуктов и услуг).

Поставщики – лица или организации обеспечивающие процесс ресурсами.

Владелец процесса – это лицо, которое обладает достаточными полномочиями, властью, ресурсами, чтобы обеспечить успешное выполнение процесса и достижение его цели. Владелец процесса имеет полномочия изменять его, улучшать и совершенствовать.

Показатели процесса – критерии, используемые для измерения результативности, эффективности, качества и производительности процесса.

Содержание процесса – краткое описание действий, осуществляемых в ходе процесса в объёме нескольких предложений.

разработка, описание и управление — GL Group Consulting

Санкт-Петербурге

RU,Leningradskaya Oblast;RU,Sankt-Peterburg

Москве

RU,Moskva,Moscow

Адыгеи

RU,Adygeya,Maykop

Горно-Алтайске

RU,Altay,Gorno-Altaysk

Барнауле

RU,Altayskiy Kray,Barnaul

Благовещенске

RU,Amurskaya Oblast,Blagoveshchensk

Архангельске

RU,Arkhangel,Arkhangelsk

Астрахани

RU,Astrakhanskaya Oblast,Astrakhan

Уфе

RU,Bashkortostan,Ufa

Белгороде

RU,Belgorodskaya Oblast,Belgorod

Брянске

RU,Bryanskaya Oblast,Bryansk

Улан-Удэ

RU,Buryatiya,Ulan-Ude

Владимире

RU,Vladimirskaya Oblast,Vladimir

Волгограде

RU,Volgogradskaya Oblast,Volgograd

Вологде

RU,Vologodskaya Oblast,Vologda

Воронеже

RU,Voronezhskaya Oblast,Voronezh

Махачкале

RU,Dagestan,Makhachkala

Биробиджане

RU,Yevreyskaya Avtonomnaya Oblast,Birobidzhan

Чите

RU,Zabaykal,Chita

Иваново

RU,Ivanovskaya Oblast,Ivanovo

Назрань

RU,Ingushetiya,Nazran

Иркутске

RU,Irkutskaya Oblast,Irkutsk

Нальчике

RU,Kabardino-Balkaria,Nalchik

Калининграде

RU,Kaliningradskaya Oblast,Kaliningrad

Элиста

RU,Kalmykiya,Elista

Калуге

RU,Kaluzhskaya Oblast,Kaluga

Петропавловск-Камчатском

RU,Kamtchatski Kray,Petropavlovsk-Kamchatskiy

Черкесске

RU,Karachayevo-Cherkesiya,Cherkessk

Сортавала

RU,Kareliya,Sortavala

Кемерово

RU,Kemerovskaya Oblast,Kemerovo

Кирове

RU,Kirovskaya Oblast,Kirov

Сыктывкаре

RU,Komi,Syktyvkar

Костроме

RU,Kostromskaya Oblast,Kostroma

Краснодаре

RU,Krasnodarskiy Kray,Krasnodar

Красноярске

RU,Krasnoyarskiy Kray,Krasnoyarsk

Кургане

RU,Kurganskaya Oblast,Kurgan

Курске

RU,Kurskaya Oblast,Kursk

Липецке

RU,Lipetskaya Oblast,Lipetsk

Магадане

RU,Magadanskaya Oblast,Magadan

Йошкар-Оле

RU,Mariy-El,Yoshkar-Ola

Саранске

RU,Mordoviya,Saransk

Мурманске

RU,Murmanskaya Oblast,Murmansk

Нарьян-Мар

RU,Nenetskiy Avtonomnyy Okrug,Naryan-Mar

Нижнем Новгороде

RU,Nizhegorodskaya Oblast,Nizhniy Novgorod

Великом Новгороде

RU,Novgorodskaya Oblast,Velikiy Novgorod

Новосибирске

RU,Novosibirskaya Oblast,Novosibirsk

Омске

RU,Omskaya Oblast,Omsk

Оренбурге

RU,Orenburgskaya Oblast,Orenburg

Орле

RU,Orlovskaya Oblast,Orel

Пензе

RU,Penzenskaya Oblast,Penza

Перми

RU,Perm Krai,Perm

Владивостоке

RU,Primorskiy Kray,Vladivostok

Пскове

RU,Pskovskaya Oblast,Pskov

Ростове-на-Дону

RU,Rostovskaya Oblast,Rostov-na-Donu

Рязани

RU,Ryazanskaya Oblast,Ryazan

Самаре

RU,Samarskaya Oblast,Samara

Саратове

RU,Saratovskaya Oblast,Saratov

Якутске

RU,Sakha (Yakutiya),Yakutsk

Южно-Сахалинске

RU,Sakhalinskaya Oblast,Yuzhno-Sakhalinsk

Екатеринбурге

RU,Sverdlovskaya Oblast,Yekaterinburg

Владикавказе

RU,North Ossetia,Vladikavkaz

Смоленске

RU,Smolenskaya Oblast,Smolensk

Пятигорске

RU,Stavropol

Тамбове

RU,Tambovskaya Oblast,Tambov

Казани

RU,Tatarstan,Kazan

Твери

RU,Tverskaya Oblast,Tver

Томске

RU,Tomskaya Oblast,Tomsk;RU,Tverskaya Oblast

Тюмени

RU,Tyumenskaya Oblast,Tyumen

Ижевске

RU,Udmurtia,Izhevsk

Ульяновске

RU,Ulyanovsk Oblast,Ulyanovsk

Хабаровске

RU,Khabarovskiy Kray,Khabarovsk

Абакане

RU,Khakasiya,Abakan

Ханты-Мансийске

RU,Khanty-Mansiyskiy Avtonomnyy Okrug — Yugra,Khanty-Mansiysk

Челябинске

RU,Chelyabinskaya Oblast,Chelyabinsk

Грозном

RU,Chechnya,Groznyy

Чебоксарах

RU,Chuvashia,Cheboksary

Анадырь

RU,Chukotskiy Avtonomnyy Okrug,Anadyr

Салехарде

RU,Yamalo-Nenetskiy Avtonomnyy Okrug,Salekhard

Ярославле

RU,Yaroslavskaya Oblast,Yaroslavl

Внедрение бизнес процессов — Деломатика

Для чего нужно внедрение на предприятии
бизнес-процессов (БП)

Для автоматизации, стандартизации и формализации подобных повторяющихся однообразных действий в организациях начали внедрять бизнес-процессы, с помощью которых можно сэкономить рабочее время, нервы и силы сотрудников предприятия. Что в дальнейшем может привести к росту производительности и умножению доходов компании.

Для этого разрабатывается специальная дорожная карта для перевода всей деятельности компании на процессно-ориентированные принципы. Дорожная карта представляет собой пошаговое руководство по проектированию внедрения процессной ориентации, применительно к данной компании.

Внедрение бизнес-процессов на предприятии сводится к тому, что для повторяющихся операций разрабатываются общие стандарты и алгоритмы действий, точно следуя которым, любой сотрудник никогда не допускает досадных ошибок, экономит рабочее время и получает на выходе готовый продукт своей деятельности.

Можно проиллюстрировать работу внедренного БП на довольно простом примере. Как отделу кадров произвести поиск нового сотрудника?

Порядок шагов, описанный бизнес-процессом, таков:

1. Рассмотреть резюме соискателя, если не подходит – отказать, если подходит – направить ему приглашение на собеседование;
2. Провести собеседование, если не подойдет – отказать, если подойдет, то пригласить на второе собеседование.

И так далее…

И так с каждым претендентом. Тем, кто знаком с программированием и составлением блок-схем, описание этого БП напомнит условный переход «если… то…».

При создании описания бизнес-процесса профессионалы пользуются специальными нотациями – они немного схожи с синтаксисом языков программирования. Самые распространенные системы нотаций это BPMN, IDEF0, EPC.

Как следует
внедрять БП

Продолжая тему внедрения БП, можно привести такой пример. Сотруднику необходимо оформить отпуск, он пишет заявление, которое, после одобрения со стороны руководства, направляется в отдел кадров, где оформляется соответствующий приказ. Далее этот приказ подписывается руководителем и поступает в бухгалтерию для расчета отпускных денег.

Такой подход к работе крайне неэффективен, так как из-за простого оформления отпуска работник теряет время и постоянно отвлекается от выполнения своих прямых обязанностей. После перестройки деятельности фирмы на процессно-ориентированную основу и реструктуризации такое простое действие, как оформление отпуска и не только оно уже будет происходить автоматически.

Начальные этапы внедрения процессного подхода происходят так:

1. Выявляются процессы, требующие особого управления;
2. Устанавливается точная последовательность и критерии результативности для каждого процесса;
3. Выполняется анализ и наблюдение за выполнением действий;
4. Назначается оптимальный комплекс мероприятий для реализации запланированного БП.

Выполнение этих действий предшествует внедрению процессного подхода.

Основные проблемы предпринимателей
без четкого понимания бизнес-процессов

Благодаря принципиально новым идеям становится возможным максимально автоматизировать работу и внедрить в процесс использование информационных систем. Но это совсем не значит, что посредством бизнес-процессов можно описывать лишь те действия, которые связаны с применением IT-технологий. Для эффективных БП важна организация работы структуры всего предприятия, а не только автоматизация каких-либо операций.

Так как на большинстве предприятий все еще действует старая схема взаимоотношений между сотрудниками, предполагающая подчинение по вертикали, а работу лишь в горизонтальной плоскости, то в данном случае построить правильный бизнес-процесс просто не удастся. Проблемы будут возникать во взаимоотношениях между отделами, а также на уровнях «начальник-подчиненный».

Например, бизнес-стратегия «повысить доход», спущенная от руководства вниз по вертикали без учета всех факторов, будет обязательно восприниматься по-разному двумя отделениями торговой фирмы.

Отдел продаж будет делать это за счет увеличения ассортимента товаров для привлечения покупателей. А отдел закупок будет снижать расходы на приобретение, сужая ассортимент в угоду увеличению оптовых партий для того, чтобы получить существенную скидку от поставщиков. Неизбежно возникает конфликт между двумя службами, где одна сторона заинтересована в расширении ассортимента, а другая – в его уменьшении.

Главная ошибка руководителя фирмы в построении бизнес-процесса сводится к тому, что он не допускает матричной схемы управления. Согласно этому подходу, каждый участник бизнес-процесса, помимо подчинения своему непосредственному начальнику, подчиняется и руководителю данного бизнес-процесса. Это в несколько раз повышает эффективность работы, так как сотрудник полнее и продуктивнее участвует в исполнении задачи.

Кроме этого, в процесс модернизации обязательно должны вовлекаться все участники. Это дает преимущество в сравнении со старым методом, когда пара-тройка руководителей решала за всю команду, как им работать. Авторитарный подход к управлению сделает описание процесса лишь формальным, без фактических плюсов для самих сотрудников.

Еще одна распространенная ошибка среди предпринимателей, которые нечетко воспринимают работу БП. Почему-то некоторые бизнесмены полагают, что сразу после введения новой системы управления обязательно должна резко вырасти прибыль их фирмы. Непосредственный доход, как, например, от продажи продукции, некоторые процессы не дают, они лишь повышают результативность труда работников, давая возможность для увеличения производительности. Это средство, а не панацея.

Почему внедрение и автоматизация БП
помогут выйти на новый уровень

Для ответа на этот вопрос, следует вспомнить пример из не такого уж давнего прошлого.

Раньше получение заработной платы было сопряжено с рядом довольно неприятных и утомительных действий – сначала нужно было разузнать, дают ли зарплату, потом выстоять длинную очередь, подписать все ведомости и лишь потом положить в карман долгожданные денежки. На это иногда уходила половина рабочего дня.

Теперь чаще всего все эти нудные операции сводятся к мгновенному зачислению денег на пластиковую карту.

Это лишь малая толика выгоды, которую можно иметь, используя автоматизацию систем управления.

Всего таких систем несколько, вот самые распространенные из них:

• CRM (Customer Relationship Management) – с ее помощью можно управлять и регулировать взаимоотношения с клиентами;
• ERP (Enterprise Resource Planning) – осуществляет планирование ресурсов компании;
• BPM (Business process management) – общая концепция управления с помощью бизнес-процессов.

Все они похожи по своей структуре, подразумевающей начальный ввод данных, их обработку и вывод нужной пользователю информации. Сфера применения систем автоматизации очень широка – от анализа продаж до составления смет.

Применение систем автоматизации в БП позволит:

• упростить выполнение трудоемких задач;
• всегда иметь под рукой необходимую информацию;
• облегчить или снять некоторые рутинные процессы.

С привлечением новых технологий в ведении бизнес-процессов любой руководитель сможет взять под полный контроль работу всего предприятия и облегчить труд своих подчиненных.

Цель внедрения
бизнес-процессов

Для различных организаций цели внедрения БП бывают различными. Чаще всего это зависит от направления деятельности и количества рабочего персонала.

Для небольшой фирмы (примерно на сотню сотрудников) цели моделирования бизнес-процессов могут быть следующими:

• регламентирование и систематизация ключевых аспектов работы – управление, финансы, поставки, сбыт и т. д.;
• разграничение сферы ответственности каждого работника;
• обучение работать по матричной процессной схеме с целью улучшения качества деятельности;
• автоматизация процессов.

В организации средних масштабов (от 100 до 1000 работников) цели введения бизнес-процессов подобны перечисленным выше, плюс добавляются еще несколько функций:

• стыковка и налаживание процессных входов и выходов с целью оптимизации работы различных структур;
• централизация и последующее тиражирование (в подразделения) процессных стандартов;
• периодическая ре-регламентация, инструктирование и обучение персонала.

Для крупной фирмы, где работают свыше 1000 человек, цели моделирования БП существенно увеличиваются, и добавляется еще ряд приоритетных направлений:

• оптимизация и формализация описания процессов для многоуровневой системы;
• использование баз данных и централизованное хранение процессных моделей;
• автоматизация создания инструкций, регламентов, методик и других шаблонов документов, описывающих выполнение процесса;
• формирование отчетности;
• анализ возможной реструктуризации, подсчет рисков;
• подбор и обучение персонала, вовлечение в процесс руководства.

Все описанные выше цели внедрения новой модели управления на предприятии ведут к одному результату – улучшению деятельности всей организации.

Этапы внедрения
и автоматизации БП

Проект внедрения процессно-ориентированной структуры на предприятии состоит из нескольких этапов:

1. Определение основной стратегии – фиксируются долгосрочные цели и направления деятельности компании;
2. Описание организационной концепции – составление карты процессов верхнего и нижнего уровней, описание функций центров ответственности;
3. Анализ организационной структуры предприятия – уточнение функции каждого подразделения, составление схем структурных подразделений и концептуальное описание их деятельности;
4. Идентификация – составляется спецификация, содержащая название и краткое описание процесса, список клиентов – лиц или организаций, пользующихся результатом процесса, основные цели, результат, показатели, ресурсы, а также список поставщиков, исполнителей и владельцев процесса;
5. Составление списка должностных обязанностей и рабочих функций сотрудников;
6. Определение степени компетенции каждого работника, вовлеченного в процесс;
7. Описание профиля должности, состоящее из знаний, навыков, личных качеств и обязанностей.

Данные семь этапов составления «дорожной карты» любого БП для его проектирования и внедрения применяются специалистами повсеместно. Схематическое изображение составления карты бизнес-процессов можно увидеть на рисунке.

Этапы внедрения
и автоматизации БП

Внедрение процессного подхода в работу предприятия способствует достижению ощутимых результатов в следующих положительных направлениях:

• руководство принимает решения, основанные на анализе и цифрах, а не на «чуйке»;
• согласование новых проектов и решений происходит в 5 раз быстрее;
• менеджеры заняты продвижением бизнес-идей, а не постоянным исправлением кризисных ситуаций, следовательно, на 50% уменьшается количество авралов, сбоев и нарушения сроков;
• сотрудники работают на основе регламентов, а не на основе спонтанных приказаний, поэтому их производительность увеличивается на 20%;
• любая перемена в работе сразу же подвергается анализу и корректировке;
• благодаря четкому описанию бизнес-процессов улучшается прибыльность всего предприятия, и окупаемость вложений составит всего полгода.

Изучив вышеизложенное, можно сделать вывод, что внедрение и автоматизация БП помогут добиться реального роста прибылей, сокращения издержек и повышения качества деятельности.

Преимущества работы
с нашей компанией

Отдавая проектирование и реализацию бизнес-процессов вашей организации в наши руки, вы получите сразу несколько ощутимых плюсов:

• упорядочивание задач понизит количество рутинной работы;
• мгновенный доступ к информации обоснует ускорение принятия решений руководством фирмы;
• на предприятии будет действовать единое информационное пространство, а данные будут храниться централизованно;
• благодаря созданию общего информационного поля снизится количество ошибок, возникающих при обработке и передаче данных;
• будет организован полный контроль исполнительской дисциплины в режиме реального времени.

Если вам хорошо знакомы проблемы работы во внештатных ситуациях из-за постоянных организационных конфликтов и непредсказуемости в достижении запланированных результатов, то вам следует задуматься о внедрении бизнес-процессов в управление компанией.

Не теряйте драгоценное время – обращайтесь к нам,

Построение модели бизнес-процесса — Статьи по процессному управлению — Статьи

Поделиться «Построение модели бизнес-процесса»

Артур Хедж

Первый шаг к повышению эффективности процесса: определите, где вы сейчас находитесь.

Краткое описание процесса построения модели бизнес- процесса

Этап подготовки.

• Определить границы процесса
• Определить конечного потребителя процесса
• Установить состав участников

Этап разработки модели процесса.

• Определить инициирующее событие
• Определить результат процесса
• Создать диаграмму процесса
• Определить исключения

Этап проверки (валидации).

• Проверить соответствие диаграммы процесса действительности
• Определить исключения

Ранее я уже представлял несколько статей об управлении бизнес-процессами (BPM) и об инструментальных средствах, что служат для управления бизнес-процессами. Эти инструментальные средства предназначены для разработки приложений, необходимых для решения бизнес-задач. Первым шагом в процессе создании ВРМ- приложений является разработка модели бизнес-процесса. Полученные модели в дальнейшем будут использованы для построения диаграмм, отражающих текущее состояние той или иной задачи, и подсказывающих, какие имеются возможности для усовершенствования, а также, что нужно сделать, чтобы оптимизировать и автоматизировать данную задачу. Эта статья призвана ознакомить читателя с процессом построения диаграмм бизнес-процесса (BPD), которые, в конечном счете, являются руководством при создании приложения.

В этой статье обсуждается построение модели с помощью нотации графического представления бизнес-процессов (BusinessProcessModelingNotation — BPMN). Стандарт BPMN представляет собой типовой набор символов и правил для описания бизнес- процессов. Стандарт поддерживается консорциумом Object Model Group (OMG), спецификацию стандарта можно найти на сайте консорциума OMG. BPMN — хороший вариант для применения, ибо многие разработчики программных средств для данной отрасли уже поддерживают этот стандарт. Кроме того, BPMN позволяет производить преобразование в дополнительный набор стандартов, который называется языком для выполнения бизнес-процессов BPEL (BusinessProcessutionLanguage). Этот командный язык позволяет серверу процессов выполняет код, генерируемый непосредственно из BPMN. Для организации, инвестирующей значительные средства в BPM, использование открытых стандартов для разработки имеет долгосрочное стратегическое преимущество. Со временем такой подход позволит создавать модель процесса при помощи одного инструмента, а выполнять при помощи другого, исходя из того, что все они поддерживают указанные стандарты.

Кроме того, в предлагаемой вашему вниманию статье построение модели бизнес- процесса описывается с точки зрения аналитика, планирующего построить модель существующего процесса. Будучи составленной, диаграмма бизнес-процесса (BPD) может быть использована для анализа процесса, его оптимизации, а впоследствии и для создания оптимизированной модели процесса, уже включающей в себя элементы автоматизации. Специфика разработки требуемого приложения в данной статье не рассматривается, вместо этого для наглядности особое внимание будет уделено моделированию существующего процесса. А в качестве примера мы рассмотрим построение модели «Поступление в колледж», приведем упрощенное представление этого процесса, и опишем, какие шаги должны быть сделаны.

Моделирование процесса делится на три основных этапа. Первый этап называется этапом подготовки, здесь определяются границы моделируемого процесса и собираются все основные данные о нем. Второй этап — это этап непосредственно создания модели, здесь идет работа в группе главных участников проекта, работа по подтверждению собранной на первом этапе информации, а после этого составляется и сама подробная диаграмма процесса. Третий этап — этап проверки (или валидации), на котором происходит наблюдение за реальным процессом, проводятся различные интервью с целью выяснить, соответствует ли построенная модель действительности, а также обрабатываются все исключения, выявленные на втором этапе.

Подготовка

Первый шаг подготовительного этапа — это описания процесса от начала до конца с точки зрения бизнеса. На этой стадии важно очертить границы процесса настолько широко, насколько это возможно. Впоследствии гораздо проще детализировать границы процесса, если они заданы для процесса чересчур широко, чем расширять описание, когда границы изначально узкие.

И это важно по нескольким причинам. Во-первых, если описание процесса неполное, то можно запросто упустить из виду какие-нибудь важные взаимодействия между подразделениями организации. Именно из-за этого решения часто бывают неэффективными. Верный способ убедиться в правильности видения процесса — определить его конечного потребителя. Например, приемной комиссии университета требуется помощь в повышении эффективности процесса приема абитуриентов. В этом случае важно помнить, что конечным потребителем данного процесса является абитуриент, а не приемная комиссия. Правильный вопрос, требующий ответа, звучит так: «Для кого непосредственно это все делается?».

После корректного описания бизнес-процесса необходимо определить все задействованные в нем стороны. В BPMN они называются «участниками» («participants»). Те, кто знаком с UML, могут рассматривать их как «actors» (исполнители, субъекты). Термин «участник» при описании процесса относится к лицу или системе, а термин «область» («pool») — к существующей диаграмме. Участники — это люди или вещи, принимающие участие в процессе, который моделируется. Людей лучше идентифицировать не по именам, а по ролям, которые они играют. Например, если декан Роберт Смит, отвечающий за набор студентов, хочет принять всех абитуриентов, находящихся в списке ожидания, то соответствующая дорожка («swimlane») диаграммы будет называться «декан, отвечающий за набор студентов», а не «Роберт Смит». Абитуриенты на BPD представлены в виде областей, и к областям можно обращаться так же, как к дорожкам.

Одной из причин для формирования предварительного списка задействованных в процессе участников является необходимость убедиться в том, что интервьюируются «правильные» люди. Хорошее знание участников гарантирует, что все они будут включены в процесс построения модели процесса. Разумеется, что на этапе создания модели может выявиться какая-то группа участников, участвующая в процессе в порядке исключения, и которая вследствие этого была упущена из внимания.

Начинаем составлять диаграмму

С помощью выбранного аналитиком программного средства начинаем составление диаграммы бизнес-процесса, формируя область или дорожку для каждого из участников. Как показывает опыт, имеет смысл разработать цветовую схему, чтобы выделить различные типы участников, например, сотрудников, клиентов, внешних поставщиков и системы. Описав процесс и составив список участников, можно переходить к этапу моделирования.

Моделирование обычно происходит в группе, состоящей из представителей каждого участника. Это, как правило, менеджеры или супервайзеры, имеющие представление, как и куда движется бизнес. Аналитик обеспечивает организацию совещаний и отвечает за реализацию проекта. При групповом обсуждении обязательно возникнут разногласия по поводу описания процесса. Не следует тратить на них много времени, пока отложите, все разрешится на этапе проверки.

Начинать работу следует с анализа границ процесса. Затем нужно определить событие, которое инициирует процесс, и событие, которое говорит о нормальном (штатном) завершении процесса, то есть, необходимо выяснить, как начинается и как заканчивается процесс. Еще раз хочется заострить внимание: очень важно обозначить стартовую и конечную точки именно с точки зрения пользователя. Например, в том же случае с поступлением в колледж нужно начать того, с чего начинает абитуриент (в данной ситуации к нему сначала возникает интерес как к потенциальному участнику спортивной команды колледжа). Для того чтобы это учесть, необходимо выделить отдельный процесс («подбор кандидатов в спортивную команду»). Также важно иметь четкое определение процесса, для которого создается модель еще до начала работы.

Если инициирующих событий несколько, попробуйте разбить событие на части и разработать новую высокоуровневую модель, включающую все инициирующие события. Конечно, это может оказаться коварной задачкой, с которой не так просто справиться. Например, в нашем примере с процессом поступления в колледж, возможно, будет необходимо доработать нашу модель, чтобы она предусматривала подачу заявления абитуриентом через Web или по обычной почте, и, таким образом, могла отслеживать процесс рассмотрения заявления с наступлением любого из вышеприведенных событий. Закономерно возникает вопрос: это два разных инициирующих события или одно, имеющее две разновидности? При построении модели существующего процесса, скорее всего, нет необходимости решать эту частную задачу, ибо цель данного этапа — определение критических областей существующего процесса, явно нуждающиеся в усовершенствовании. Однако, на этапе создания оптимизированной модели, которая уже будет использоваться в управлении производственными процессами, решение все же надо будет принять.

Определяем шаги процесса

Итак, смыслом вышеупомянутого совместного обсуждения является определение основных стадий или, иначе говоря, «шагов» процесса. Сделать это можно при помощи нескольких итераций. Сначала отбросьте все исключения и попробуйте быстренько набросать план всех шагов, которые, в общем и целом образуют процесс, для случая, если все идет «по плану». Далее, оставьте место на доске или на листе бумаги, куда будете записывать самые невероятные вещи, которые, по мнению участников, могут произойти. После того, как описание нормального выполнения процесса будет закончено, имеет смысл вернуться и проанализировать данный список чрезвычайных событий. Вот пример подхода для составления списка задач: нужно пройти шаг за шагом весь «нормальный» процесс, тщательно выделяя все точки принятия решений и артефакты [1], производимые в ходе процесса. Как правило, каждое действие представляется в виде прямоугольника с закругленными краями, содержащего описание задачи в формате «глагол- существительное». Например, описание «Рассмотреть заявление» означает, что приемная комиссия должна рассмотреть заявление абитуриента.

Составив черновой набросок модели бизнес-процесса, следует зафиксировать на бумаге вариант исполнения существующего процесса. На практике же при выполнении процесса, далеко не все организации в точности следуют его описанию. Для этого есть несколько причин. Во-первых, работники группы, реализующей последовательность ручных операций, скорее всего, нашли свои собственные методы выполнения заданий. Во-вторых, менеджеры отделов, представившие информацию на этапе моделирования, могут не знать о том, что их подчиненные при выполнении заданий отступают от заданных процедур. Во многих случаях такое поведение абсолютно приемлемо, так как после формализации процесса произошло изменение условий. Например, требования и привычки клиентов изменились, и соответственно поменялось и поведение работников.

Проверка

В завершение, выполните этап проверки. Цель данного этапа — выполнить оценку существующего процесса и удостовериться, что собранная информация соответствует действительности. Одна из ситуаций, когда у организаций появляются различия в выполнении процессов, это когда сходные процессы в разных точках (отделах, филиалах и т.п.) выполняется по-разному. Не принимая во внимание глобальные соображения (которые добавляют еще один уровень сложности), это как раз тот случай, когда разные офисы одной организации в процессе развития стали предоставлять одни и те же услуги или выполнять одну и ту же функцию по-разному.

Разумеется, если бы все было одинаковым и постоянным, этот этап, возможно, и не понадобился бы. Кроме того, как уже было сказано, существуют различные исключения в выполнении процесса. Сначала проанализируйте исключения, выявленные в ходе моделирования, и проверьте, насколько они учтены. Затем составьте список исключений, обнаруженных на этапе проверки.

После завершения этапа проверки вы должны получить диаграмму бизнес- процесса, сопровождаемую его кратким описанием и списком выявленных исключений. Эта информация впоследствии позволит организации проанализировать происходящее и сделать рекомендации по оптимизации существующего процесса. Данная диаграмма послужит руководством при анализе информации о затратах, определении узких мест и точек задержки. Что, в конечном счете, способствует развитию существующей системы управления бизнес-процессами и принесет ощутимую прибыль от инвестиций.

Перевод компании DIRECTUM

Источник: AIIM (Developing a Business Process Model)

Поделиться «Построение модели бизнес-процесса»

— определение, этапы жизненного цикла и важность

Все говорят о бизнес-процессах, но по поводу них остается много путаницы. Для большей ясности вот вся необходимая информация о том, что это такое и почему вашему бизнесу необходимо их понимать.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это серия шагов, выполняемых группой заинтересованных сторон для достижения конкретной цели. Каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, которая назначается участнику.Это фундаментальный строительный блок для нескольких связанных идей, таких как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. Д.

Хотя об управлении бизнес-процессами написано и сказано множество, важно понимать, почему они так важны для вашего бизнеса.

Важность бизнес-процессов

Необходимость и преимущества бизнес-процесса очевидны в крупных организациях. Процесс является жизненно важным для любого бизнеса и помогает ему оптимизировать отдельные действия, обеспечивая оптимальное использование ресурсов.

Основные причины наличия четко определенных бизнес-процессов

• Определите, какие задачи важны для ваших более крупных бизнес-целей
• Повышение эффективности
• Оптимизация общения между людьми / функциями / отделами
• Установить утверждения для обеспечения подотчетности и оптимального использования ресурсов
• Не позволяйте хаосу проникнуть в вашу повседневную работу
• Стандартизируйте набор процедур для выполнения задач, действительно важных для вашего бизнеса

Пример бизнес-процесса

В качестве примера рассмотрим процесс приема на работу в отдел кадров.С момента публикации объявления о вакансии до адаптации сотрудника процесс состоит из нескольких этапов. Хотя это может варьироваться от организации к организации, простой рабочий процесс может выглядеть следующим образом:

• Руководитель отдела кадров публикует обновление вакансии
• Несколько кандидатов подают заявки на портале
• Руководитель отдела кадров проверяет кандидатов и отфильтровывает наиболее подходящих
• Отобранные кандидаты вызываются на следующие этапы набора
• Правильный кандидат выбран на последнем этапе набора
• Переговоры по зарплате и политике
• Письмо с предложением отправлено, кандидат принимает

Затем следует длительный процесс адаптации сотрудников.

☛ Вот 6 примеров реальных бизнес-процессов.

Шаг 1 : Определите свои цели

Какова цель процесса? Зачем он был создан? Как вы узнаете, успешен ли он?

Шаг 2 : Планирование и карта вашего процесса

Какие стратегии необходимы для достижения целей? Это общая дорожная карта для процесса.

Шаг 3 : Установите действия и назначьте заинтересованные стороны

Определите отдельные задачи, которые необходимо выполнить вашим командам и машинам для выполнения плана.

Шаг 4 : Протестируйте процесс

Запустите процесс в небольшом масштабе, чтобы увидеть, как он работает. Обратите внимание на зазоры и внесите корректировки.

Шаг 5 : Внедрить процесс

Запустите процесс в реальной среде. Правильно общайтесь и обучайте все заинтересованные стороны.

Шаг 6 : Отслеживайте результаты

Просмотрите процесс и проанализируйте его закономерности. Задокументируйте историю процесса.

Шаг 7 : Повторить
Если процесс может достичь поставленных для него целей, реплицируйте его для будущих процессов.

Преимущества использования ПО для бизнес-процессов

BPM специально разработаны для повышения эффективности процессов в вертикалях и организациях. Их внедрение дает ряд преимуществ для бизнеса, таких как:

Снижение рисков

BPM помогает предотвращать и исправлять ошибки и узкие места, сводя к минимуму риски.

Устранение дублирования

Процессы мониторинга позволяют выявлять и устранять повторяющиеся задачи.Внедрение программного обеспечения BPM также улучшает распределение ресурсов, чтобы человеческие усилия вкладывались только в соответствующие задачи.

Минимальные затраты

Улучшенная прозрачность процессов помогает свести к минимуму расточительные расходы. Таким образом, затраты сводятся к минимуму, а экономия увеличивается.

Улучшенная совместная работа

Прозрачность, обеспечиваемая программным обеспечением BPM, способствует сотрудничеству между внутренними командами, а также внешними поставщиками и покупателями. Все знают об ответственности, а также о сроках и узких местах.

Ловкость

Оптимизированные процессы обеспечивают большую гибкость в операциях организации. Сведение к минимуму ошибок, узких мест и дублирования сокращает время выполнения работ.

Повышенная производительность

Когда процессы налажены, утверждения проходят быстрее, а поиск информации упрощается. Задачи маршрутизируются последовательно без вмешательства человека. Эти преимущества значительно повышают продуктивность команд.

Более высокий КПД

Комплексные информационные панели в программном обеспечении BPM обеспечивают обзор производительности процессов с высоты птичьего полета.Это помогает менеджерам обеспечить короткие сроки выполнения работ и высокий уровень точности.

Более высокая степень соответствия

С программным обеспечением BPM проще и методичнее создавать контрольные журналы и соответствовать отраслевым нормам и стандартам.

Каковы основные атрибуты идеального бизнес-процесса?

Есть 4 основных атрибута, составляющих идеальный бизнес-процесс:

1. Конечный — Хороший бизнес-процесс имеет четко определенные начальную и конечную точки.Он также имеет конечное количество шагов.

2. Повторяемость — Хороший бизнес-процесс можно запускать неограниченное количество раз.

3. Создает значение — он в конечном итоге направлен на преобразование создания ценности в исполняемые задачи и не имеет никаких шагов в процессе только ради этого. Другими словами, если какой-либо шаг в процессе не добавляет ценности, его не должно быть.

4. Гибкость — Он имеет встроенную природу, чтобы быть гибким к изменениям, и не является жестким.Когда есть какие-либо возможности для улучшения, который определяется, процесс позволяет этому изменению быть поглощенным внутри себя, не затрагивая в операционной деятельности его заинтересованные стороны.

Какие термины относятся к бизнес-процессам?

Автоматизация бизнес-процессов — это технологическая стратегия автоматизации бизнес-процессов с целью их выполнения с минимальными затратами и в более короткие сроки. Это чрезвычайно полезно как для простых, так и для сложных бизнес-процессов. Некоторые области, в которых автоматизация бизнес-процессов очень полезна:

• Повышение эффективности
• Снижение человеческих ошибок
• Адаптация к меняющимся потребностям бизнеса
• Уточнение должностных ролей и обязанностей

BPM — это систематический подход, призванный сделать процессы организации более эффективными и динамичными, чтобы соответствовать меняющимся потребностям бизнеса. Непрерывное совершенствование — одна из основных философий, лежащих в основе BPM, и она направлена ​​на то, чтобы поставить его в центр всех инициатив BPM. BPM — это постоянный подход к постоянному улучшению выполнения бизнес-процессов. Для реализации BPM доступно несколько облачных и локальных программных решений.

Моделирование бизнес-процессов — это схематическое / структурное представление потока бизнес-операций в организации или функций внутри организации. Его основное использование — документировать и определять текущую последовательность действий с целью выявления улучшений и улучшений для быстрого выполнения задач.Обычно они следуют такому стандарту, как нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN), который является общепринятым стандартом, с которым легко идентифицируется большинство профессионалов в области процессов. Однако программное обеспечение для моделирования процессов, такое как Kissflow, позволяет даже бизнес-пользователю моделировать процесс на основе бизнес-шагов без необходимости знать какие-либо нотации моделирования.

Улучшение бизнес-процессов — это инициатива стратегического планирования, направленная на изменение бизнес-процессов на основе операций, уровней сложности, навыков сотрудников и т. Д.чтобы сделать весь процесс более значимым, эффективным и способствовать общему росту бизнеса. Это довольно радикальный способ заново открыть для себя более эффективные способы выполнения бизнес-процесса, а не делать небольшие дополнительные шаги. Обычно он начинается с отображения процессов, и его основная цель — привести ИТ-ресурсы в соответствие с бизнес-целями организации. На рынке есть множество инструментов для улучшения процессов, которые помогут вам в этом.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это полная реинжиниринг бизнес-процессов после тщательного анализа с целью оказания значительного воздействия.Он включает в себя выявление сути неэффективности, отбраковку задач, которые не добавляют никакой ценности, и даже внедрение изменений сверху вниз в способе разработки процесса, чтобы вызвать общую трансформацию.

Оптимизация бизнес-процессов использует существующий процесс и использует инструменты аналитики и анализа бизнес-процессов для устранения узких мест и других значительных недостатков в процессе.

Отображение бизнес-процессов — это процедура для документирования, уточнения и разбивки последовательностей процессов на логические этапы.Отображение выполняется либо в письменном формате, либо визуализируется с помощью блок-схем. Выберите программное обеспечение для отображения процессов, которое позволит бизнес-пользователям отображать все процессы на основе логических шагов с помощью интуитивно понятного визуального интерфейса.

Анализ бизнес-процессов — это процесс определения бизнес-требований и принятия решений, которые наилучшим образом решают бизнес-проблемы. Это может быть улучшение процесса, разработка политики, организационные изменения или стратегическое планирование.

Интеграция бизнес-процессов — это способность определять модель процесса, которая определяет последовательность, иерархию, события и логику выполнения, а также перемещение информации между системами, находящимися на одном предприятии.

Моделирование бизнес-процессов — это инструмент для анализа бизнес-процессов для измерения производительности, тестирования дизайна процесса, выявления узких мест, тестирования изменений и определения того, как процесс работает в различных условиях окружающей среды с разными наборами данных.

Трансформация бизнес-процессов — это термин, обозначающий радикальное изменение ряда действий, необходимых для достижения конкретной бизнес-цели. Это нацелено на то, чтобы сотрудники, цели, процессы и технологии компании соответствовали друг другу.

Поток бизнес-процесса — это представление создаваемого вами процесса. Обычно это выглядит как форма или блок-схема. Каждый поток бизнес-процесса состоит из этапов, и внутри каждого этапа есть поля (или этапы), которые необходимо заполнить.

Мониторинг бизнес-процессов — это активный мониторинг процессов и действий, помогающий руководству получить представление о важных транзакциях и процессах внутри предприятия. Это помогает руководству понять, как работают их процессы и соответствуют ли они бизнес-целям компании.

Время создавать свои бизнес-процессы

Хорошо продуманные бизнес-процессы направляют ваши команды на путь к успеху. Каждый четко понимает свои роли и обязанности и работает с четким видением конечной цели.

Ситуации, когда компании нанимали дорогих консультантов для разработки бизнес-процессов, исчезают. Вы же не хотите, чтобы другой человек создавал для вас бизнес-процесс, если вы эксперт, который знает, в чем суть вашего бизнеса.

Знаете ли вы, что с Kissflow можно создать бизнес-процесс за 15 минут? Платформа без кода упрощает работу, позволяя разрабатывать сложные бизнес-процессы. Попробуйте и убедитесь, насколько это просто.

Программное обеспечение для улучшения бизнес-процессов | Поцелуй

Марк Твен однажды сказал: «Стоять на месте — значит отставать». Это верно как для частных лиц, так и для предприятий. Бизнес-процессы, которые статичны (или не совершенствуются), постепенно ухудшаются.Вот почему улучшение процессов является неотъемлемой частью стратегии роста любой организации.

В проводящемся раз в два года исследовании BPTrends под названием Состояние управления бизнес-процессами, проведенном в 2018 году, 93 процента респондентов со всего мира сообщили, что реализовали несколько проектов по совершенствованию процессов. 53% респондентов были мотивированы на это необходимостью повышения эффективности и снижения затрат.

Очевидно, что улучшение бизнес-процессов — это не бессмысленное модное слово.Это способ ведения бизнеса для успешных организаций.

Если вы хотите, чтобы ваши усилия по улучшению процессов были более структурированными, вот краткое руководство, которое поможет вам в этом.

Что такое улучшение бизнес-процессов?

Улучшение бизнес-процессов — это практика использования различных методологий для анализа бизнес-процессов и определения областей, в которых можно повысить точность, эффективность или результативность.

Существуют различные методологии улучшения бизнес-процессов, такие как Six Sigma, Kaizen, Lean Management, Total Quality Management и другие.

Для успеха стратегий улучшения процессов критически важен правильный выбор программного обеспечения для улучшения бизнес-процессов.

Потребность в ПО для улучшения бизнес-процессов

Эффективное программное обеспечение для улучшения процессов помогает получить множество преимуществ для бизнеса. Организации в первую очередь внедряют программное обеспечение для улучшения бизнес-процессов, чтобы

• сократить время выполнения процесса
• устранение потерь или трения в процессах
• Повышение качества продукции и услуг
• повысить соответствие нормативным требованиям
• повысить удовлетворенность клиентов
• эффективно достигать бизнес-целей

Если выбранное программное обеспечение для улучшения бизнес-процессов не подходит для вашей организации, оно может привести к неэффективности вашего процесса вместо их устранения.

Итак, на что следует обратить внимание организациям при выборе программного обеспечения для улучшения процессов?

Особенности высоко оцененного программного обеспечения для улучшения бизнес-процессов

Лидеры на рынке программного обеспечения для улучшения процессов предлагают некоторые общие, но важные возможности. Использование этих функций в качестве контрольного списка может помочь вам определить идеальное программное обеспечение для улучшения бизнес-процессов.

Просто и интуитивно понятно

Простота и удобство использования — очень важные особенности программного обеспечения для улучшения процессов. Интерфейс должен быть интуитивно понятным и позволять бизнес-пользователям легко создавать процессы и автоматизировать их.

Он также должен иметь конструкторы форм с перетаскиванием, которые позволяют пользователям собирать столько данных, сколько требуется. Они должны уметь легко адаптироваться от простых к сложным процессам.

Интеграции

Одной из характеристик эффективных процессов является плавная и автоматическая передача данных между системами. Вы можете сделать это, интегрировав свое программное обеспечение для улучшения бизнеса с другими используемыми вами приложениями.Интеграция — важная возможность, на которую следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для улучшения процессов.

Мобильность

Компании, которые развиваются медленными темпами, вряд ли выдержат конкуренцию. Чтобы сократить время завершения процесса, мобильность является важной особенностью программного обеспечения для улучшения процессов. Благодаря мобильной поддержке пользователи могут выполнять назначенные задачи из удаленных мест на устройствах по своему выбору. Это снимает ограничения производительности, позволяя предприятиям работать наилучшим образом.

Отчетность по КПЭ

Измерение прогресса необходимо для улучшения процесса. Без тестов невозможно оценить, есть ли какие-либо изменения. Программное обеспечение для улучшения бизнес-процессов предоставляет информационные панели, которые можно настроить с соответствующими ключевыми показателями эффективности (KPI). Это помогает отслеживать процессы во время их работы и выявлять узкие места до того, как они вызовут проблемы.

Облачный хостинг

Программное обеспечение для улучшения процессов с облачным хостингом предлагает множество преимуществ по сравнению с приложениями с локальным хостингом.Облачные серверы гарантируют минимальное время простоя сети в вашем бизнесе. У них есть централизованная база данных, что упрощает организацию, хранение и извлечение данных.

Ролевой доступ

Компетентное программное обеспечение для улучшения бизнес-процессов обеспечивает безопасность данных с помощью доступа на основе ролей. Это помогает защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.

Правильный план улучшения процессов может направить вашу организацию на путь непрерывного роста.Помните, что для улучшения процесса лучше рассматривать долгосрочную перспективу, а не стремиться к немедленным результатам.

Kissflow — это программное обеспечение для улучшения бизнес-процессов без кода, созданное с учетом простоты использования. У него несложный интерфейс, который поможет вам быстро настроить автоматизированные процессы. Он легко интегрируется с вашими существующими приложениями для повышения производительности.

Kissflow рассчитан на масштабирование и соответствие возрастающей сложности бизнеса. Аналитика и отчеты в режиме реального времени позволяют получить ценную информацию о производительности процессов.

Попробуйте Kissflow сегодня, чтобы увидеть, как можно улучшить ваши процессы.

Связанные ресурсы

Более 100 бизнес-стратегий — простота

Основы стратегии

Конкурентное преимущество

Стратегическое мышление

Общие стратегии

Бизнес-модели

Маркетинговые исследования

Маркетинговая стратегия

Технологическая стратегия

Стратегия управления

Снижение затрат

Инновационная стратегия

Интеллектуальная собственность

Организационная структура

Неудача стратегии

Если вам понравилась эта страница, добавьте в закладки Simplicable.

Разница между исходным уровнем и эталоном.

25 процессов, необходимых каждому бизнесу

Ваш бизнес не смог бы работать без его самого важного актива: сотрудников. Обеспечение безопасности и счастья ваших сотрудников должно быть одним из главных приоритетов вашей компании. Речь идет не только об улучшении их рабочих процессов, это об опыте компании в целом. Поэтому неудивительно, что в этот раздел включено наибольшее количество процессов, которые нужны каждому бизнесу. Обратите внимание, что хотя приведенные ниже шаблоны в значительной степени адаптированы к трудовому законодательству Великобритании, эти принципы будут применяться более широко.

Дисциплинарные меры и жалоба (Великобритания)

Существует четыре основных процесса, относящихся к дисциплинарным процедурам и процедурам рассмотрения жалоб: ответ на официальную жалобу, дисциплинарное расследование, дисциплинарное слушание и дисциплинарная апелляция.В этих процессах есть несколько точек принятия решений, и важно иметь четкие ожидания на каждом этапе.

Хотя эти процессы (будем надеяться), вероятно, будут использоваться нечасто, важно, чтобы вы соблюдали трудовое законодательство, когда они необходимы. Это необходимо учитывать при любом моделировании бизнес-процессов.

Отпуск сотрудника (Великобритания)

Наряду с четкой процедурой того, как сотрудники запрашивают отпуск и уведомляют работодателей о необходимости отпуска по болезни, необходимо также рассмотреть возможность отпуска по уходу за ребенком.Наличие процессов, когда сотрудники запрашивают отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, поможет управлять переходным периодом. Современное программное обеспечение может упростить это — например, автоматически сверяя запрошенные даты с глобальным календарем и информируя HR о том, сколько сотрудников отсутствует.

Сотрудник прием на работу

Компании часто недооценивают, насколько важен процесс адаптации их сотрудников для удержания и постоянного успеха их сотрудников.Комплексный процесс адаптации убедит сотрудников, что они присоединились к компании, которая заботится о поддержке своих сотрудников.

увольнение сотрудников

Подобно тому, как процесс увольнения клиентов может стимулировать положительные отзывы и рекомендации, плавный процесс увольнения сотрудников гарантирует, что ничего не будет забыто, и оставит у ваших бывших членов команды хорошее впечатление о вашей компании.

Гибкий рабочий запрос (Великобритания)

Просьба сотрудника о регулярной гибкой или удаленной работе является правом некоторых сотрудников в соответствии с трудовым законодательством Великобритании.Человеческие ресурсы несут ответственность за правильную обработку своих запросов. Это может быть постоянный процесс, так как вы можете полагаться на выполнение определенных показателей, поэтому важно не рассматривать это как разовое событие.

Производственная деятельность и оценка

Прозрачные процессы анализа и оценки эффективности помогают вашим сотрудникам понять, что им нужно для достижения успеха на своей должности. Сообщение им о том, какие показатели отслеживаются и что документируют их менеджеры, может помочь им отреагировать должным образом.Кроме того, эффективные процессы должны разъяснять, что представляет собой производительность, которую необходимо улучшить.

Набор персонала

Набор персонала — это основной процесс управления персоналом, который взаимодействует с людьми, которые еще не работают в штате. Таким образом, еще более важно иметь процесс, обеспечивающий справедливость и прозрачность, когда дело доходит до принятия решений. Если кандидаты заранее осведомлены о процессе, у них будет больше шансов получить положительный опыт работы с вашей командой по подбору персонала.

Резервирование

В то время как каждый бизнес надеется никогда не использовать процесс резервирования, если он потребуется, то у него есть строгие правила его реализации. В зависимости от трудового законодательства в стране, в которой вы работаете, увольнение может подлежать ряду проверок и может включать внешние стороны, чтобы убедиться в его соответствии.

Что такое бизнес-процесс? Определение и примеры из жизни!

Бизнес-процесс или бизнес-метод — это совокупность связанных, структурированных действий или задач людей или оборудования, которые в определенной последовательности производят услугу или продукт (служат определенной бизнес-цели) для конкретного клиента или клиентов.Это определение основано на Википедии. Выражаясь человеческим языком, бизнес-процесс похож на сборочную линию — он принимает все входные данные на различных этапах и создает полностью пригодный к эксплуатации готовый продукт.

По сути, все, что происходит в вашей компании с четко определенным началом и концом, можно рассматривать как бизнес-процесс. Вы помните, через какие трудности пришлось пройти при поиске работы у работодателя вашей (мечты)? Вы были частью бизнес-процесса HR, который начался с подачи заявки и завершился рабочей неделей! Как насчет того счета, который ваш клиент получает после того, как совершил покупку в вашей компании? Это типичный процесс оплаты заказа.

Поскольку каждый бизнес-процесс уникален, входные данные должны быть выполнены в (в идеале) заранее определенных и стандартизированных сценариях, а выходы, которые приводят к различным целям. Факторы, которые прямо или косвенно влияют на ваш процесс, могут иметь большое влияние на него, и поэтому их следует точно определять и соответственно проверять. Для этого у нас есть решение — процессный майнинг!

Но прежде чем приступить к изучению бизнес-процессов, давайте сначала сделаем шаг назад.

История бизнес-процесса

Чтобы объяснить смысл бизнес-процесса, вы должны немного покопаться в истории.Когда вы это сделаете, вы можете обнаружить упоминание о человеке по имени Адам Смит и его цитату из 1827 года, упомянутую в его книге «Исследование природы и причин богатства народов»:

«Один человек вытаскивает провод. ; другой поправляет это; третий режет его; четвертый указывает на это; пятая шлифует ее сверху для получения головы; для изготовления головы требуется две-три отдельных операции; надеть его — дело своеобразное; отбеливание булавок — другое . .. и важный процесс изготовления булавок таким образом делится на около восемнадцати различных операций, которые на некоторых заводах выполняются разными руками, хотя на других один и тот же человек будет иногда исполняют два-три из них.»

Перенесемся в 1993 год и обратимся к книге Томаса Давенпорта« Процессные инновации: реинжиниринг работы с помощью информационных технологий ». Там вы прочитаете следующее:

«Бизнес-процесс — это структурированный, измеряемый набор действий, предназначенный для получения определенного результата для конкретного клиента или рынка. Это подразумевает сильный акцент на том, как работа выполняется в организации, в отличие от акцента на продукте на том, что. Таким образом, процесс представляет собой определенную последовательность рабочих действий во времени и пространстве с началом и концом, а также четко определенные входы и выходы: структуру для действия…. Процессный подход подразумевает принятие точки зрения клиента. Процессы — это структура, с помощью которой организация делает то, что необходимо для создания ценности для своих клиентов ».

Что можно сделать из этих двух (и многих других) определений? Что термин бизнес-процесс очень широк. Практически любое действие вашей организации, приносящее результат, является бизнес-процессом. Неважно, насколько велика или мала ваша компания или что она производит, однако можно с уверенностью сказать, что она отражает устоявшийся бизнес-процесс.

Каковы ключевые компоненты бизнес-процесса?

Для вашего удобства мы объединили все основные компоненты бизнес-процесса в 8 ключевых компонентов. Чтобы бизнес-процесс был функциональным и устойчивым, он должен соответствовать следующим предпосылкам:

1. Имеют четко определенные границы — вы должны знать, что входит, а что должно выходить
2. Определите свою структуру — в идеальном сценарии любой бизнес процесс должен следовать четкому порядку
3. Знайте своего клиента — если вы следуете бизнес-процессу, вы должны знать, кто находится на принимающей стороне, и обслуживать его
4. Несите очевидную ценность — если вы обслуживаете своих клиентов, используя бизнес-процессы, это должно их приносить ценят и облегчают им жизнь
5. Позвольте процессу стать частью вашей организации — ваша организация не может жить без вашего процесса, и наоборот
6. Сделайте свой процесс универсальным — если вы тщательно спланируете, один процесс может обслуживать не один, а несколько различных клиенты
7. Избегайте разрозненности любой ценой — вы не хотите, чтобы ваши серверные разработчики следовали процессу, который только они знают и могут объяснить
9 0019 Определите владельца процесса — кто-то должен контролировать проект и нести полную ответственность за его выполнение и улучшение

В следующем разделе мы разделим бизнес-процессы на три основные категории.

Категории и примеры бизнес-процессов

Из-за природы бизнес-процессов их вполне возможно разбить на несколько отдельных типов, некоторые из которых будут жизненно важны для вашего основного бизнеса, другие будут его поддерживать.

Операционные процессы

Операционные процессы, также называемые основными бизнес-процессами, — это действия, которые приносят непосредственную пользу вашей компании и вашим клиентам. Такие процессы абсолютно необходимы для вашей компании, и их совершенство имеет решающее значение, поскольку они приносят вам доход.

Примеры операционных процессов:

Вспомогательные процессы

Чтобы иметь возможность сосредоточиться только на основном бизнесе, деятельность должна быть мечтой каждого владельца бизнеса. По мере роста вашей организации растут и ее бизнес-процессы. В реальном мире на каждого сотрудника, который фокусируется на основном бизнесе и создает ценность, которую так жаждут потребители, есть несколько сотрудников, которые не обязательно несут ответственность за конечный продукт, но помогают упростить весь процесс. Без них рухнут даже самые лучшие организации.

Примеры поддерживающих процессов:

• техническая поддержка
• бухгалтерский учет
• колл-центр
• продажи
• HR
• маркетинговые воронки

Без этих людей и их соответствующих процессов нет будущего для любой компании.

Управленческие процессы

Кто-то должен контролировать, как работает компания. У менеджеров наверняка есть свои правила и процессы, которым они следуют.

Их основная задача — измерение, мониторинг и контроль всех бизнес-процедур и систем.

Примеры процессов управления:

• составление бюджета
• управление (в соответствии с правовыми нормами и внутренними руководящими принципами)
• инфраструктура

Важность бизнес-процессов

Сказать, что ваша организация должна полагаться на беспрепятственное исполнение бизнес-процессов было бы преуменьшением. Каждый бизнес-процесс в организации — это постоянно развивающийся механизм, который определяет будущий успех компании.Если вы не осознаете его важность, ваши конкуренты могут обойти вас.

Следовательно, неудивительно, что приоритетами организаций должно быть постоянное улучшение своих бизнес-процессов, чтобы сделать их максимально эффективными.

Один мудрец однажды сказал:

«Если не можешь измерить, то не справишься».

Этого человека звали Питер Друкер, который заложил некоторые из основных основ современной деловой корпорации.

Чтобы каждый менеджер или руководитель был информирован и принимал основанные на фактах решения с целью улучшения внутренних процедур компании, необходимо измерить эффективность процесса.Поскольку значительная часть всех бизнес-процессов выполняется либо автоматически, либо, по крайней мере, полностью цифровыми, это означает одно — процессы создают цифровые следы, и ваша организация должна извлечь выгоду из собранных вами данных.

Вот как можно наилучшим образом использовать методы анализа процессов.

С помощью Process Mining вы можете реструктурировать компьютерные процессы вашего бизнеса и визуализировать их как есть, последовательности, которые отражают, насколько хорошо ваш бизнес-процесс работает и соответствует ли он ожиданиям.

Интеллектуальный анализ процессов как важная основа для создания отчетов о процессах

Поскольку бизнес-процессы должны иметь актуальные и точные отчеты для обеспечения эффективных и целенаправленных действий, интеллектуальный анализ процессов является оптимальным решением.

Process Mining помогает реструктурировать бизнес-процессы, но на этом не заканчивается. Вы можете установить жизненно важные KPI (ключевые показатели эффективности), чтобы измерить эффективность или найти узкие места в процессе. Если вас интересуют дополнительные темы о том, как интеллектуальный анализ процессов может помочь вам и вашей организации, вы можете узнать больше в нашей последней статье по этой теме!

Если вы боитесь, что ваш процесс может стать беспорядочным и выйти из-под контроля, не волнуйтесь. В сообществе процессного майнинга мы любим говорить: чем больше действий, тем лучше. Современные инструменты для интеллектуального анализа данных, такие как Celonis, созданы для работы с большими данными, и вы можете кормить их чем угодно! Больше лучше!

Бизнес-процесс — это только начало

На данный момент есть миллион последующих тем, которые необходимо рассмотреть, которые имеют отношение к бизнес-процессам. Для начала было бы очень хорошим вопросом, как оптимизировать такие процессы и как измерить их по внутренним контрольным показателям компании — это приведет вас к управлению KPI.

Следующим важным шагом является реинжиниринг бизнес-процессов, который представляет собой не что иное, как преобразование ваших процессов в простые для понимания рабочие процессы.

Наконец, каждый владелец бизнес-процесса знаком с проверкой соответствия. Когда вы проверяете, соответствует ли процесс вашему видению, вы, по сути, спрашиваете: «Насколько мой процесс отклоняется от предпочтительного сценария?» С помощью проверки соответствия Celonis вы можете вывести интеллектуальный анализ процессов на новый уровень и создать полностью интегрированное и автоматизированное сравнение целевых процессов.

Все эти термины чрезвычайно интересны и относятся к довольно глубоким темам, и в нашем Процессе и блоге мы уделим пристальное внимание каждому из них в ближайшем будущем. Поэтому следите за обновлениями!

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно вашего бизнес-процесса и следует ли вам рассмотреть возможность его реализации с использованием методов анализа процессов, не стесняйтесь обращаться к нам через нашу форму! Наш специалист по данным будет рад ответить на все вопросы!

Бизнес-процесс — Автоматизация профессиональных услуг

Определение термина

Термин бизнес-процесс относится к совокупности действий, необходимых для достижения коммерческого результата.У каждого бизнес-процесса будут входы, методы и выходы. Входные данные — это то, что необходимо разместить перед применением метода. Когда метод применяется к входам, создаются выходы.

Бизнес-процесс — это совокупность связанных структурных действий, которые производят что-то ценное для организации, ее заинтересованных сторон или ее клиентов. Он может быть частью более крупного, всеобъемлющего процесса и может включать в себя другие бизнес-процессы, которые должны быть включены в его метод. Бизнес-процессы можно рассматривать как рабочие процессы.

Существует два типа бизнес-процессов: основной и вспомогательный. Ключевые процессы — это те процессы, которые являются частью основного бизнеса и приносят пользу потребителю. Например, основной процесс для производителя может заключаться в доставке деталей. Вспомогательные процессы — это те процессы, которые поддерживают основные процессы. В примере с производством вспомогательный процесс может заключаться в наборе производственного персонала. Также могут быть подпроцессы, решения и действия. Подпроцесс — это часть процесса более высокого уровня, у которого есть собственные цели, входы, выходы и владелец.Действия — это части бизнес-процесса, которые не включают принятие решений и как таковые не требуют декомпозиции. Действиями могут быть такие предметы, как выключенный аппарат или автоответчик.

Организации пересматривают свои бизнес-процессы, чтобы повысить свою операционную эффективность. Прежде чем процессы можно будет улучшить или реинжиниринг, организация должна будет точно определить, чем именно занимается компания, кто за это отвечает, в соответствии с каким стандартом процесс должен быть завершен и как можно определить успех бизнес-процесса.Этот процесс называется отображением бизнес-процессов и является ключевым элементом реинжиниринга, улучшения процессов и управления качеством.

Область применения
Управление проектами
Время и расходы

Определение бизнес-процесса | База знаний

Gartner определяет «бизнес-процесс как управляемый событиями путь сквозной обработки, который начинается с запроса клиента и заканчивается результатом для клиента. Бизнес-процессы часто выходят за рамки ведомств и даже организаций “. Другими словами, термин Бизнес-процесс относится к набору действий или задач, часто связанных и автоматизированных, запускаемых событием для выполнения заранее определенной конкретной организационной цели, такой как услуга или продукт. Каждое действие, включенное в процесс, назначается конкретному члену команды или всей группе бизнеса.

Каждый бизнес должен определять свои процессы, анализировать и измерять результаты, чтобы гарантировать, что процесс соответствует ожиданиям и становится лучше.Обычно эти действия можно визуализировать как рабочий процесс из связанных этапов, которые могут выполняться параллельно или последовательно в зависимости от конкретных правил или решений. Это означает, что каждый человек в компании должен следовать одним и тем же шагам. Если кто-то пропустит один шаг, это, вероятно, приведет к дезориентации сотрудника и снижению производительности.

Например, если есть процесс утверждения документа, этот документ пройдет много этапов и лиц, чтобы его просмотреть.Если кто-то пропустит шаг и не продолжит процесс, ответственное лицо может потерять крайний срок, и, в конце концов, документ не будет утвержден. С другой стороны, очень полезно отслеживать, на какой стадии находится процесс и кому поручено выполнить задачу с помощью программного обеспечения BPM.

С 1776 года, когда Адам Смит впервые описал, что такое бизнес-процесс, была разработана дисциплина BPM для автоматизации управления процессами путем интеграции людей, данных и технологий в одну платформу.

Согласно вышесказанному, любой может предположить, что четко определенные бизнес-процессы настолько важны, что нанять нужного человека. И это правильный ответ. Бизнес-процессы важны, потому что они отображают, как дела и задачи выполняются внутри компании. После этого вы можете улучшить их, оптимизируя и автоматизируя их, внедряя программное обеспечение BPM в свой бизнес . Есть несколько преимуществ использования Business Process Management Software в вашем бизнесе, таких как улучшенная совместная работа, автоматизация повторяющихся задач, которые сокращают рабочее время или контролируют производительность каждого бизнес-процесса.Узнайте больше о 10 преимуществах использования бизнес-процессов.

Главной особенностью бизнес-процессов является повторяемость . Эти бизнес-процессы считаются повседневными бизнес-процессами и являются полностью частью организации, независимо от того, заметны они клиентам или нет. Четко определенные бизнес-процессы должны включать в себя несколько определенных входов, на которые влияют разные факторы, и вносят вклад в окончательное выходное значение.

Многие предприятия не обновляют и не изменяют основные процессы, но всегда есть свободное место для улучшения бизнес-процессов. По этой причине каждый бизнес-процесс должен быть гибким, не затрагивая его заинтересованные стороны.

Все бизнес-процессы должны быть четко определены, описывая начальную и конечную точки, а также последовательность этих шагов. Кроме того, создатели процессов должны решить причину, по которой процесс автоматизирован, и определить лиц, которые работают на каждом этапе.

Самая важная особенность бизнес-процесса — насколько эти процессы эффективны для бизнеса, чтобы выяснить, имеет ли один бизнес преимущество автоматизации бизнес-процессов. Таким образом, B Процессы пригодности должны быть измеримы в каждой части, чтобы определить, какая часть процесса работает хорошо или нет. Хорошо известно, что ничего не может быть лучше без предварительного измерения.

Для каждой компании важно идентифицировать, анализировать и оптимизировать свои бизнес-процессы, но наиболее важным шагом является их категоризация. Существует множество факторов, которые определяют, как эти бизнес-процессы можно разделить на категории для автоматизации, например, тип взаимодействия или их важность. Некоторые из этих типов — это основные процессы, процессы поддержки, процессы управления и, наконец, процессы управления качеством. Кроме того, эти процессы охватывают отрасли по вертикали и горизонтали, включая любой тип бизнес-операций. Узнайте больше о способе категоризации бизнес-процессов.

Более конкретными могут быть некоторые типы бизнес-процессов:

• Производство
• Маркетинг
• Продажа
• Банковское дело
• Путешествие
• Логистика
• HR

В соответствии со всем вышеизложенным, один бизнес-процесс может составлять около утверждения документа , чтобы гарантировать, что работа каждый раз утверждается одним и тем же способом.Процессы утверждения могут быть одним из видов рабочего процесса, который представляет собой последовательность работы от начала до завершения. Таким образом, шаги для утверждения документа могут быть:

• Рабочий процесс или процесс начинается, когда пользователь запускает соответствующий процесс. Итак, первый шаг содержит пользовательскую форму, которая должна быть заполнена относительной информацией, такой как заголовок документа, файл документа, крайний срок и другая информация. Кроме того, некоторые поля могут быть предварительно заполнены, например, пользователь, который запускает процесс, менеджер этого пользователя, дата и т. Д.Когда пользователь нажимает «Отправить», сообщение / уведомление может быть отправлено руководителю группы / менеджеру вместе со всей информацией и документом.
• Руководитель группы получает документ для рассмотрения и утверждения. Чтобы рабочий процесс запустился, менеджер должен принять одно из данных решений (Утвердить, Требуются улучшения, Отклонить). Согласно решению, этапы разные.