Что необходимо изменить чтобы повысить эффективность вашей работы: Методы мотивации персонала | Способы мотивировать и стимулировать сотрудников организации

12 способов эффективной мотивации персонала

Эффективный менеджмент – это в первую очередь способность руководителя максимально раскрыть энергетический и интеллектуальный потенциал своих сотрудников. Этого не добиться без понимания движущих сил, определяющих поведение и работу человека в организации. Высокие достижения в управлении требуют, в том числе, и хорошего знания психологии человека. На словах руководители легко признают эту истину, однако на деле в своей работе они всё ещё используют психологические знания в микроскопически малом объёме.

Только задумайтесь над цифрами, приведёнными Дином Спитцером в его книге «Супер-мотивация»:

50% работников затрачивают ровно столько усилий, сколько нужно, чтобы не потерять работу;

80% работников могут, если захотят, добиться значительно более высоких результатов работы.

Эти цифры относятся к работникам западных компаний.

Но не нужно быть гуру от менеджмента, чтобы угадать или предсказать, что ситуация в Российских компаниях вряд ли является лучшей. Кстати, эту цифру – 80% — в отношении числа работников, которые могут добиться значительно лучших результатов, приводит и большинство российских руководителей разного уровня.

Обратите внимание на слова «если захотят». Что же надо делать, чтобы ваши люди захотели вложить больше сил и души в дело, которым они занимаются? Ведь компании, чьи сотрудники хорошо и с отдачей работают, в целом и являются успешными, развивающимися, занимающими лидирующие позиции в своих сегментах рынка.

Предлагаем вам несколько способов повышения мотивации и улучшения качества работы сотрудников, которые отлично зарекомендовали себя на практике:

1. Признайте, что подчиненные могут быть мотивированы чем-то, напрямую не связанным с их работой. Динамичные сотрудники, обладающие значительным потенциалом роста, как правило, увлечены различными интересами, имеют свои хобби, не имеющие отношения к работе. Между тем руководитель зачастую просто не знает, что интересует его подчиненного за пределами офисного пространства и очень удивляется, однажды узнав от других сотрудников, что его вроде бы не столь «заметный» подчиненный имеет чемпионский титул в спорте или талант фотохудожника.

Вы можете использовать стремление сотрудников добиваться высоких результатов в той области, которой они увлечены, чтобы стимулировать их рост и мотивацию на рабочем месте. Признайте, что они – живые люди, со своими интересами. Выясните, что движет ими. Поддержите, по ситуации в общении, разговоры об увлечениях своих сотрудников и интересуйтесь их достижениями. Главное, будьте в этом естественными! Ваше позитивное отношение к увлечениям подчиненного обязательно в лучшую сторону скажется на его работе. Благодаря поддержке руководства данная ситуация становится вдвойне выигрышной: чем больших успехов добивается работник в жизни, тем выше качество и производительность его труда, и это факт!

2. Научите подчиненных измерять степень успешности проделанной работы. Разработайте и согласуйте совместно с подчиненным отчётные формы, которые позволяе ежедневно отслеживать конкретные результаты его работы и видеть реальный прогресс или недоработку. Сотрудники, которые постоянно следят за своей деятельностью, безусловно, способны замечать и документировать рост собственного профессионализма. Заполняемые сотрудником отчётные формы будут в свою очередь являться хорошей основой для предметного и конструктивного общения с руководителем о достигнутых результатах и зонах развития. Как этого добиться? Любая цель работы может быть определена во времени, привязана к конкретным показателям успеха и быть измерена в простой системе оценок. Если же она не предполагает выражения результата в численной форме, создайте шкалу оценки производительности труда, разработайте ключевые для данной цели показатели эффективности её достижения. Главное, чтобы успешность проделанной сотрудником работы можно было измерить и дать по этому поводу сотруднику развёрнутую обратную связь.

3. Спрашивайте сотрудников о результатах их работы. Чем больше информации, тем выше мотивация! Именно по этой причине хороший руководитель стремится сделать обмен данными внутри компании более интенсивным.

Задавайте подчинённому вопросы, нацеленные на то, чтобы побудить его задуматься о проделанной работе и рассказать Вам о конкретных результатах. Вопросы: «Каких результатов вчера достиг ваш отдел?» или «Сколько звонков вы смогли сделать за сегодняшний день?» стимулируют повышение уровня самоинформированности сотрудника. А владение и анализ данной информации способствует внутренней мотивации сотрудника.

4. Отслеживайте уровень мотивации своих сотрудников.

В большинстве организаций руководители не имеют представления о действительном уровне мотивации своих подчиненных. Проводимые в компании процедуры оценки зачастую не включают в себя оценку уровня мотивации сотрудников и степень удовлетворенности трудом. Если же Вы начнёте измерять мотивацию, то, безусловно, вскоре научитесь ею управлять. Между тем, не имея данных об уровне мотивации сотрудников, Вы никогда не сможете улучшить этот показатель. Узнайте у самих подчиненных, чего бы им хотелось. Люди не одинаковы в своих желаниях и стремлениях, поэтому и у различных работников разные цели и желания, а значит, им необходимо предоставить разные возможности для работы и профессионального развития. Вы не сможете мотивировать разных людей одинаковыми мотивационными программами! Чтобы повысить мотивацию необходимо найти индивидуальный подход к каждому своему подчиненному.

Один из наиболее действенных способов это сделать – общение с сотрудниками. Заранее планируйте и проводите встречи со своими подчиненными, направленные на то чтобы обсудить не только текущие результаты и планы на будущее, но и понять что для сотрудника сейчас наиболее актуально, что им движет и что, наоборот, мешает или осложняет работу. Подобные беседы, во-первых, дадут вашему сотруднику понимание того, что его хотят услышать, и его интересы важны для руководителя, что само по себе заряжает позитивно, а во-вторых, это позволит вам получить важную информацию о мотивации сотрудника.

Главное, чтобы ваша беседа не прошла впустую. По итогам встречи сделайте правильные выводы и подумайте, что вы в силах изменить, чтобы повысить мотивацию сотрудника в случае необходимости.

5. Объясните подчиненным принятую вами систему вознаграждения. Произвольность и «непрозрачность» в поощрениях и награждениях ведет к разочарованию и цинизму, а не к росту мотивации. Если система вознаграждения «взята с потолка» и непонятна сотрудникам, то они для себя делают вывод, что руководство просто не уважает их. Проявляйте уважение к своим сотрудникам и при необходимости подробно разъясняйте сотрудникам сущность новой программы поощрений; её цели, задачи, механизм действия. Дайте ясные ответы на вопросы подчиненных о том, как данная система поощрений может повлиять на текущую деятельность.

6. Усильте взаимодействие. Во многих организациях руководители и подчиненные слишком заняты, и поэтому редко видят друг друга. У них почти нет возможности общаться. Для увеличения интенсивности контактов между руководством организации и персоналом можно, к примеру, составить план регулярных собраний и мероприятий так, чтобы руководители встречались в определенное время и в определенном месте со своими подчиненными. Вы не сможете повысить мотивацию сотрудника, с которым редко видитесь!

7. Сделайте задания максимально ясными. Подчиненному должно быть однозначно понятно, что он делает, зачем он это делает, к какому сроку он должен выполнить задание и что будет являться успешным результатом выполнения данного задания. Вы сможете достичь больших результатов, если поможете сотрудникам увидеть их личный вклад в общее дело, а также, если сотрудники будут уверены, что их личный вклад в общее дело очевиден и их работу оценивают регулярно, оперативно и точно.

8. Создайте банк идей. Что думают ваши подчиненные? У них могут быть хорошие идеи, но большинство сотрудников уверены, что никому нет никакого дела до их идей. Вместе с тем, большинству менеджеров хотелось бы, чтобы подчиненные делились с ними своими мыслями, просто руководители иногда плохо умеют спрашивать. Чаще всего они перебивают подчиненного или с ходу отвергают его предложения. Такие руководители зачастую лишают работников уверенности в себе, а вместе с тем и желания в дальнейшем каким-либо образом проявлять инициативу.

Можно ли избежать этого? Конечно! И самый доступный способ, позволяющий решить данную задачу – завести специальную папку на внутреннем сайте компании или же специальный почтовый ящик, где подчиненные могут размещать свои идеи. Лучшие из идей и предложений сотрудников, имеющие право на жизнь внедряются в жизнедеятельность компании и, конечно же, озвучиваются на общих организационных встречах (собраниях). При этом сам сотрудник, предложивший ту или иную идею, сам может её реализовать, став, в зависимости от уровня своей профессиональной подготовки и конкретной ситуации, руководителем или участником проекта по реализации данной идеи.

9. Мотивируйте знаниями. Чтобы добиться профессионализма в любой работе, сотрудник должен стремиться стать лучшим в своей специальности, будь то подбор персонала, проектирование деревянных котеджей, продажа постельного белья интернет-магазине, или работа в научной лаборатории. Увлеченный учебой человек обязательно вырастет в должности и разовьет в себе дополнительные навыки. Поэтому вы можете использовать знания и обучение в качестве награды и мотивирующего фактора.

Как это лучше сделать? Существует множество способов. Направляйте на дополнительное обучение, конференции и тренинги тех сотрудников, которые добились наилучших результатов в работе, и чьи успехи получили признание сослуживцев. Сделайте дополнительные знания преимуществом, чтобы вдохновить работников продолжать обучение и своё развитие в компании. Предложите подчиненному самому выбрать учебный курс и предоставьте ему возможность бесплатного обучения. Знание – это мощный мотивирующий фактор; оно обходится удивительно дешево по сравнению со своей истинной ценной для развития, как самого сотрудника, так и компании в целом.

10. Награждайте отдельных сотрудников за личный вклад в работу группы. В нашу эпоху командной работы людям часто кажется, что их индивидуальные заслуги остаются неучтенными. Компании с большой готовностью признают успехи группы. Однако руководителю необходимо поощрять членов команд также на индивидуальном уровне. Только так он сможет повысить их личную мотивацию.

Этого можно добиться, к примеру, поставив перед руководителями подразделений или лидерами групп задачу еженедельно или же ежемесячно (в зависимости от специфики деятельности) отчитываться о главных успехах отдельных работников. С помощью таких отчётов вы сможете обобщить результаты в конце отчётного периода. Стремитесь к тому, чтобы не только руководители, но и коллеги отмечали личный вклад отдельных сотрудников в общее дело и чтобы происходило это регулярно – ежемесячно или же ежеквартально.

11. Поддерживайте позитивный обмен информацией между подчиненными. Личные позитивные оценки работы сотрудников – действенный мотивирующий фактор. Корпоративная культура, которая поддерживает стремление давать друг другу положительные оценки по результатам определенного отчётного периода, повышает уровень мотивации и производительности труда.

Как этого достичь на практике? Во-первых, вы можете выработать у подчиненных культуру взаимного признания заслуг, разработав программу поощрений по результатам работы за месяц или квартал, которая будет предусматривать награждение сотрудников по результатам опроса их коллег. Когда сотрудники начнут признавать и награждать друг друга за успехи, уровень их мотивации значительно повыситься.

12. Ищите и нанимайте людей с внутренней мотивацией. Когда компании нанимают работников, они чаще всего интересуются уровнем их компетенции, а не отношением к труду. Однако отношение определяет мотивацию, которая в свою очередь оказывает основное влияние на стремление сотрудника к обучению и качественной работе. Почему бы не начать подбирать сотрудников, обладающих высокой мотивацией? Гораздо проще обучить мотивированного работника, чем мотивировать квалифицированного специалиста.

Нанимайте людей, которые ранее продемонстрировали высокий уровень инициативы, энтузиазма, оптимизма, мотивации к труду и стремление к росту. Наиболее эффективные методики, которые помогут вам отобрать таких людей на этапе отбора в компанию – это собеседования с кандидатами с применением технологий PARLA или SRAR.

Представленные нами рекомендации по мотивации сотрудников при применении их в комплексе являются одной из ключевых составляющих эффективного менеджмента. Время «классической» мотивации давно закончилось. В современном менеджменте главными действующими лицами являются технологии и подходы к мотивации, которые учитывают в первую очередь личность сотрудника (исполнителя), что, с одной стороны, является энергозатратным стилем управления, но, с другой стороны, безусловно, эффективным. И эта игра действительно стоит свеч!

Автор: Алексей Альбеков

Источник: HR-journal

Прочесть другие статьи >>>

Поделиться
 

Вне офиса: как повысить эффективность удаленной работы

Для большинства бизнесов в России переход на удаленку и первая неделя режима самоизоляции стали серьезным испытанием, для других мало что изменилось. Например, «Билайн» еще в 2016 году запустил проект BeeFree, в рамках которого разрешил тысячам сотрудников работать удаленно. Эксперимент привел к созданию пакета решений BeeFree: WorkPlace-as-a-Service, который помогает компаниям в максимально сжатые сроки перейти в режим удаленной работы.

Осознанный и масштабный переход на удаленку требует комплексных мер. Решения WorkPlace-as-a-Service (WaaS) позволяют доверить такой переход профессионалам, а не настраивать все системы самостоятельно. С начала самоизоляции спрос на решения BeeFree, например, вырос в разы. Малому и среднему бизнесу актуальна облачная АТС, позволяющая быстро развернуть полноценную телефонную сеть с функционалом крупной компании: федеральный номер, который можно давать в рекламе, с автоматическим редиректом по нужным сотрудникам, или «Мобильное предприятие», дающее возможность ставить задачи и контролировать их выполнение. Крупному бизнесу важны организация виртуальных рабочих мест для каждого сотрудника с доступом ко всем внутрикорпоративным системам, масштабируемость (например, перенос всей критической инфраструктуры в защищенное облако), конвергентная или бесшовная телефония, когда сотрудники, сидя по домам, могут спокойно переводить звонки на коллег. Также очень востребованы решения по видеоконференциям и совместной работе типа Microsoft Teams и т. д. Опыт проекта BeeFree очень пригодился менеджерам по продажам: они несколько лет испытывали продукты на собственном опыте. Инженерная поддержка тоже привычно работает в режиме 24/7.

Длительный период удаленной работы ставит перед бизнесом много вопросов. Мы собрали для вас советы как по техническим, так и по организационным аспектам дистанционной работы из опыта компаний разного масштаба, работающих в разных секторах экономики.

Инструментов вроде Trello или Slack недостаточно

Все эти инструменты, которыми начали массово пользоваться компании, решают одну задачу — дистанционного соединения людей. Но когда мы говорим о постоянной удаленной работе, нужно гораздо больше инструментов. Особенно это важно для обеспечения безопасности: многие разговоры в корпоративном мире носят конфиденциальный характер. Или, например, большинство задач во время разговоров должны уходить в таск-мессенджеры, чтобы потом отслеживаться и мониториться.

Удаленная работа в том режиме, как она устроена сейчас у многих, может существовать пару недель. Но мало у кого есть опыт продолжительной удаленной работы. Люди могут начать выгорать, будет снижаться эффективность. Возникнут вопросы в правовом пространстве — как юридически правильно работать в таком режиме или хотя бы ставить удаленно подписи.

Избегайте чрезмерного контроля

Переход на удаленку — это стресс, нужна психологическая адаптация. Люди — существа социальные, нам важно общаться друг с другом. А сейчас все лишены этого. Встает вопрос, как управлять, потому что удаленная работа может длиться месяцы, а кто-то и полностью перейдет на такую систему. Совет: не надо контролировать людей ни в офисе, ни удаленно, нужно научиться им доверять. Контроль — это страх. Люди эффективнее, когда мы им доверяем. Смотрите на результат, а не на процесс.

Поддерживайте атмосферу

Руководителям очень важно уметь дистанционно общаться с коллективом. К примеру, можно отправить сотрудникам шутку или мем в рабочий чат. Не бойтесь писать те вещи, которые не имеют прямого отношения к работе. Это расслабляет и дает возможность сочетать рабочее и неформальное общение. Все мы остаемся людьми. И задача руководителя — поддерживать своих сотрудников, создавать правильную атмосферу даже онлайн. Большинство людей перерабатывают. Это естественным образом сбалансируется, но надо подсказывать и предлагать сотруднику варианты.

Гасите конфликты 

Попробуйте попросить человека, у которого есть претензия, написать ее на бумаге. А другого — так же письменно ответить. Так уходят эмоции, и можно конструктивно высказать суть претензии. Температуру психологического состояния можно чувствовать удаленно. Спрашивайте людей про личное — как дела, как дети. Проявляя личный интерес, ты хоть немножко разгружаешь собеседника от стресса. Если мы будем интересоваться состоянием друг друга, то это облегчит нам всем жизнь.

Выстройте работу команды 

Во-первых, организуйте короткие регулярные ежедневные и еженедельные встречи по важным темам. Это создает важный ритм работы удаленной команды. Во-вторых, обеспечьте возможность оперативных встреч между рабочими группами, руководителями и сотрудниками в течение дня. Важно, чтобы каждая команда запланировала короткий стендап на 15-20 минут каждый день в определенное время. Предложите сотрудникам приходить на стендап за 2-3 минуты до начала и использовать это время для общения. Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками-собаками, погодой, чем угодно. Личное общение повышает уровень окситоцина и вазопрессина — важных гормонов счастья, которые усиливают привязанность, теплые чувства и командный дух.

Анализируйте, что происходит внутри организации

Когда люди более-менее адаптируются к новым условиям — на это уходит обычно от одной до нескольких недель, — компании ждет еще одна важная проблема: как контролировать и сохранять эффективность бизнес-процессов? В ближайшее время вырастет спрос на платформы Process Intelligence. Такие интеллектуальные решения в реальном времени помогают анализировать, что происходит внутри организации: на каком этапе находится выполнение задачи, нет ли срыва сроков и иных нарушений. Они опираются на цифровые следы, которые сотрудники оставляют в информационных системах. Поэтому для подобных решений нет разницы, где работают сотрудники: в офисе или дома.

Детектируйте выгорание

Выгорание — большая проблема. В среднем в организациях мира 40-60% сотрудников находятся в ранней или поздней стадии выгорания. Мы детектируем выгорание сотрудников на самой ранней стадии с помощью системы Yva.ai методом пассивной и активной обратной связи от сотрудников. Эти знания помогают применить способы борьбы со стрессом, что в итоге сохраняет хорошую атмосферу и высокую производительность в компании.

[[{«fid»:»334861″,»view_mode»:»default»,»fields»:{«format»:»default»,»alignment»:»»,»field_file_image_alt_text[und][0][value]»:false,»field_file_image_title_text[und][0][value]»:false,»external_url»:»»},»type»:»media»,»field_deltas»:{«14»:{«format»:»default»,»alignment»:»»,»field_file_image_alt_text[und][0][value]»:false,»field_file_image_title_text[und][0][value]»:false,»external_url»:»»}},»attributes»:{«class»:»media-element file-default»,»data-delta»:»14″}}]]

 

Готовьтесь тщательно 

Для перехода на удаленку белой компании нужно приложить усилия. Это как переезд в другой офис. Нужны и дополнительные соглашения с сотрудниками, и аттестация рабочих мест — все на свете. Что касается технологий — мы настрадались. Если фрилансер может просто выйти с ноутбуком под мышкой, то в нашем случае нужно было решать много вопросов: софт, доступ к серверам, необходимость обмениваться тяжелыми файлами — это терабайты информации. Около 30 графических станций для дизайнеров на такси развозили по домам, а они большие: сами компьютеры, источники бесперебойного питания, планшеты, принтеры.

Много нюансов, которые нужно учесть. Например, со многими клиентами есть договоры NDA, где прописаны наши конкретные серверы и IP конкретных рабочих компьютеров. Если что-то сделано не на том оборудовании — нарушение договора. Вспоминали, что где прописано.

А вот финансисты не волновались, все в цифре давно настроено. Есть, конечно, олдскульные клиенты, которым нужен оригинал договора. Но хочешь жить — перейдешь на удаленный документооборот.

Сохраняйте привычный порядок

Мы используем много разных продуктов для онлайн-общения, в том числе Discord. Это геймерская история, позволяющая симулировать наш конкретный офис: четыре этажа, переговорки, кухни, гардеробная. Организуем встречи команд проектов в традиционных местах. Эти привычные коды (как когда-то в операционной системе на компьютерах придуманы были «корзина» и «папки», понятные пользователям) очень помогли адаптироваться. У нас много неформальных общих активаций — утренние переклички, онлайн-зарядки с приглашенными тренерами, диджеями и т. д. Все это создает комфортную среду. Depot сейчас удаленно работает над 30 проектами одновременно. Контроль за работой 70 человек такой же, как был в офлайне: работают все наши CRM-системы, все привычно отмечают, когда бриф открыл, сдал, переделал. Дублируют контроль директора. Неважно, когда именно человек сидел за компьютером, важен результат. Непривычно еще, но эффективно работать уже можно.

Планируйте нагрузку на инфраструктуру

Доставка продуктов стала очень востребованной и социально важной услугой на фоне коронавируса. После объявления президента о нерабочей неделе спрос на доставку в Москве вырос в 20 раз, а в Санкт-Петербурге — в 10 раз. Из-за этого нагрузка на сайт iGooods значительно выросла. До пандемии мы готовились к плановому увеличению спроса, но они оказались выше ожиданий. Поэтому мы решили запастись серверами про запас. Мы дополнительно купили новые серверы и тем самым увеличили их общее количество с 2 до 12 штук.

Из-за роста числа заказов часть доставок переносится на несколько дней вперед. Чтобы не собирать заказы впустую, с помощью подрядчиков мы запустили горячую линию, по которой за день до доставки сотрудники подтверждают факт заказа и уточняют список доступных для покупки товаров.

Без котиков

Каждое утро, в начале рабочего дня, обязательная перекличка. Сначала все директора. Потом каждый в своем хозяйстве. Все должны быть в режиме видео: одеты, умыты — начали работать. Никаких ноутбуков в кровати с пижамой и котиком. Нужно настроить (если ее еще нет) регулярную и разумную отчетность, например, в Jira — вещь понятная и привычная. Все взрослые, самоорганизуетесь.

Стоп-сигналы от прокрастинации

У домашних должен быть выработан рефлекс «гений работает». Придумайте стоп-сигнал: например, красный мячик — не подходить, синий — творческий перерыв. Повесьте себе в уголок экрана композицию «Голодающие Поволжья» или «Безработные на Бродвее». Это стимулирует вкалывать и предупреждает от краха компании.

Поддерживайте дух

Я рекомендую три раза в день делать простейший комплекс упражнений. Можно синхронизировать гимнастику по отделам, чтобы делать ее вместе по видео. Повесьте на холодильник фотографию очень жирного бегемота — это спасает от безумных перекусов.

Важно, чтобы HR-отдел продумал общую развлекательную онлайн-программу для команды. Например, можно смотреть онлайн-концерты, а потом их комментировать. Важно эмоциональное общение. Принудительное длительное торчание в одном и том же помещении напоминает домашний арест и вредно для психики.

Юрий Трошин, руководитель направления по информационным технологиям компании «Свеза»

Обучайте людей навыкам удаленной работы и консультируйте их постоянно

«Свеза» — крупная компания реального сектора, где в отличие от ИТ, дизайнерских или рекламных компаний, все процессы сконцентрированы на производственных площадках и у сотрудников не было необходимости работать удаленно. Тем не менее и до всеобщего режима самоизоляции у офисных работников был режим дистанционного доступа, например, во время командировок.

Основной трудностью и вызовом стало наращивание мощностей по удаленному доступу: они рассчитаны на полноценную работу только некоторого процента персонала, который находится, например, в командировках. С началом этапа изоляции количество запросов резко выросло. Еще одна сложность — оказалось, что сотрудники недостаточно знают о том, что такое удаленный доступ, какие варианты существуют. Кроме того, служба ИТ постоянно поддерживала коммуникации как через корпоративные каналы (статьи на портале, рассылки), так и в личном общении, объясняя особенности удаленной работы. Консультирование продолжается и сейчас: при возникновении вопросов, технических сложностей специалист объясняет, как можно их устранить самостоятельно, либо дистанционно корректирует работу программного обеспечения.

Также при переводе сотрудников на «удаленку» мы получили массовый запрос на получение техники: многие работники были уверены, что полноценный доступ возможен только с корпоративного ноутбука. Мы объясняли: если удобно, можно работать с любого устройства, можно подключиться к своему рабочему компьютеру или терминальным серверам, на которых установлено необходимое программное обеспечение, а иногда достаточно настроить мобильный почтовый клиент на телефоне. Тем, кто работает на стационарных компьютерах с «тяжелыми» специализированными программами, дали возможность забрать их домой.

Евгений Филатов, генеральный директор «СКБ Контур»

Внесите необходимые коррективы в бизнес-процессы

Десятки подразделений компании, рассредоточенные по всем крупным городам, и раньше решали рабочие вопросы с коллегами в онлайн-формате. Тем не менее задача массового перевода на удаленку почти 8000 сотрудников оказалась нетривиальной. Сейчас более 80% сотрудников работают из дома, используют VPN, удаленный доступ к своим рабочим местам, IP-телефонию, сервисы для проведения видеоконференций и другие средства совместной работы.

Самая масштабная и сложная задача, которую пришлось решить, — перевод на домашний режим 1000 консультантов управления клиентского сервиса. Они круглосуточно контактируют с клиентами, решают вопросы по всем нашим продуктам. Чтобы качество обслуживания не снизилось, пришлось изменить соотношение голосовой и текстовой поддержки в пользу последней. 47% обращений пользователей теперь переведено в текстовый формат, 19% приходится на письменные вопросы (против 17% и 8% соответственно до эпидемии). Оставшаяся часть клиентов по-прежнему решают вопросы в ходе телефонных звонков. Отмечу, этот переход на удаленно-распределенную работу стимулировал активную доработку роботов, которые уже стали незаменимыми помощниками консультантов. Так что любые минусы несут с собой и плюсы.

Сохраняйте правильный настрой

Личная производительность, доступ к нужной для работы информации, обеспечение техникой — это не проблемы, а рабочие вопросы, вызванные новыми, неожиданно возникшими обстоятельствами.

Вита Барышникова, HR-директор Skyeng

Выработайте правила

Все базовые правила менеджмента на удаленке возводятся в квадрат и по значимости, и по влиянию на процессы. Составьте список правил общения, причем пусть команда предложит их сама — люди знают, что для них работает. Например, конференции проводить только с видео, можно ли звонить без предупреждения, насколько часто делать созвоны. Задача руководителя — поднять эти вопросы и определить новые границы так, чтобы новая реальность была такой же эффективной, как и раньше.

Контролируйте не сотрудника, а результат

На удаленке нужно контролировать не сотрудника, а его результат. Правила и инструменты отчетности могут быть любыми, важно договориться на берегу и четко следовать им. В Skyeng проектные команды созваниваются ежедневно, чтобы синхронизировать по задачам, каждую пятницу проходит встреча отдела и тет-а-тет разговоры. Ежемесячно каждый руководитель пишет отчет по работе отдела. Также пользуемся ботом GeekBot, который приходит в Slack к каждому сотруднику и задает вопросы о ключевых результатах и планах, собирает эти сообщения в отчеты и публикует в общем канале.

Поддерживайте команду и установите время работы 

Команду обязательно нужно поддерживать и много времени тратить на те вопросы, которых раньше не касались, — порядок работы, правила коммуникации, каналы, по которым коммуницируем, установить ответственных за отдельные вопросы.

Люди начали больше работать, мы даже по себе это видим. Сложно оторваться от задач, потому что нет границ между личной жизнью и работой. Это решается постоянным напоминанием отложить компьютер и запретом на отправку сообщений клиентам после определенного времени. Главное, что может помочь, — это правильная расстановка задач и установка промежутков времени для работы.

Михаил Скигин, владелец ПНТ

Налаживайте мониторинг нагрузки 

На предприятии до карантина уже было обеспечено взаимодействие сотрудников ИТ-отдела, группы модернизации информационных систем, разработчиков ПО в формате удаленной работы. С наступлением карантина возникла острая необходимость в обеспечении средствами (сервисами) удаленного доступа большего числа сотрудников.

За основу мы взяли отлаженные схемы подключения удаленных пользователей к ресурсам компьютерной сети предприятия. Разумеется, особое внимание было уделено вопросам кибербезопасности. За счет масштабирования мы получили возможность быстро обеспечить удаленных сотрудников привычным «инструментом» независимо от используемого устройства (компьютер, ноутбук, планшет, смартфон) и местонахождения пользователя. Развернута и настроена подсистема мониторинга сеансов удаленных пользователей, которая позволила в реальном времени следить за активностью удаленных сотрудников и оценить реальную нагрузку на каналы связи, пропускная способность которых позволяет работать в такой нагрузке.

Оценивайте новые потребности

Удаленный формат требует активного использования электронного документооборота. Потребовалось время, чтобы пользователи адаптировались. Внедрены дополнительные сервисы для обеспечения видео-конференц-связи для улучшения взаимодействия удаленных сотрудников со сменными, а также с внешними контрагентами. Из-за того что внедрение данных сервисов проходит на лету, обучение конечных пользователей происходит практически в реальном времени.

Обеспечьте рабочую инфраструктуру
Первое требование, которое мы всегда получаем от клиентов коворкинга — это IT-инфраструктура. Стабильный интернет как минимум от двух поставщиков — то, что обеспечивает синхронизацию между сотрудниками, которые находятся в офисе и теми, кто работает удаленно. Также обязательное требование — наличие переговорных с системами видео-конференц-связи. Клиенты, имеющие распределенные команды, строят коммуникации на внутренней инфраструктуре — Zoom, Teams, Slack — все это разные решения, которые позволяют создать эффект присутствия во время собрания. 
Помимо демо-дней, такие команды проводят быстрые 15-минутные онлайн-встречи для оценки текущего прогресса. Для таких встреч нужны помещения, оборудованные ВКС, и быстрый интернет. Видеть друг друга во время встречи важно, это помогает чувствовать ритм команды. 

Организуйте рабочее место
Правильно организовать рабочее место важно и в самоизоляции. Это должны быть комфортное рабочее кресло, стол необходимой высоты, за спиной должна быть стена, а не дверь — все то, что позволит сосредоточиться на работе, и не отвлекаться на мелочи. И еще один совет — проветривать помещение. Мы изучали вопрос влияния CO2 на продуктивность. Кажется мелочь, а работоспособность существенно падает, если помещение не проветривать регулярно.

* На правах рекламы

Обзор сайтов microsoft New Employee Onboarding — SharePoint in Microsoft 365

• 09/13/2021
• Чтение занимает 18 мин

Были ли сведения на этой странице полезными?

Оцените свои впечатления

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Существует три (3) новых шаблона для новой службы onboarding (NEO), которые помогут организациям улучшить процесс его работы. Сайты NEO предназначены для гибкого и согласованного использования. Сайты NEO можно использовать самостоятельно или вместе.

Сайт NEO(ы) помогает организациям по:

• Предоставление новым сотрудникам места для начала работы
• Подключение новых сотрудников к людям и культуре
• Помощь заинтересованным лицам в легком влиять на новых сотрудников
• Создание отчетов о данных и использовании, которые помогают измерять эффективность контента NEO

Зачем вкладывать средства в новые сайты onboarding сотрудников?

Адаптация новых сотрудников (АНС) должна представлять собой стратегический процесс интеграции новых сотрудников в организацию и ее культуру, в ходе которого им предоставляются знания и инструменты, позволяющие стать полноценными участниками команды. Процессы адаптации новых сотрудников часто не оправдывают ожиданий как новых сотрудников, так и организации. Только 12% сотрудников полностью согласны с утверждением, что их организация отлично справляется с адаптацией новых сотрудников. Привлекательный и хорошо организованный процесс NEO может изменить ситуацию, помогая новому сотруднику перемещаться по захватывающему, но стрессовому пути к карьере, и это может иметь серьезные организационные преимущества.

Стратегически запланированный опыт NEO может:

Повышение производительности труда нового сотрудника и сокращение периода ее достижения — организации со стандартным процессом адаптации сообщают об увеличении производительности новых сотрудников на 50%.*

Повышение показателей удержания новых сотрудников — согласно нашему исследованию, при наличии эффективного процесса адаптации 69% сотрудников, вероятнее всего, проработают в компании в течение трех лет. Сотрудники с отрицательным опытом работы с бортовой службой в два раза чаще будут искать новые возможности.**

Процесс АНС позволяет:

Предоставление новым сотрудникам места для начала работы	познакомить новых сотрудников с коллективом и корпоративной культурой;	упростить заинтересованным лицам содействие в адаптации новых сотрудников;	оценить эффективность адаптации новых сотрудников.
Атмосфера	Предварительная адаптация	Адаптация в отделе и команде	Понимание ценностей
Процесс адаптации	Дружеские связи и трансляции	Простота создания и поддержания привлекательного контента	Пример модели для ключевых показателей эффективности

Функции шаблона сайта NEO:

• Полностью настроенный и настраиваемый набор новых сайтов проката, построенных на SharePoint сайтах связи: Сайты NEO включают: сайт, информационную архитектуру, дизайн и предварительно заполненное содержимое и веб-части. Доступны три сайта NEO, которые должны быть отдельно готовы и могут быть настроены или добавлены в новый контент вашей организации.

• Процесс адаптации: в связи с тем объемом работы и информации, который необходимо сделать и узнать новому сотруднику за короткий промежуток времени, адаптация может представлять значительные сложности. Не подавляйте новых сотрудников, предоставляя им кураторский маршрут, который будет проходить по новому набору через настраиваемый список действий административных, технологических, культурных, учебных и связанных с подключением дел. Процесс адаптации включает в себя предварительно настроенный список действий по адаптации новых сотрудников, который вы можете отредактировать в соответствии с вашими процессами.

• Пример страниц сайта: Чтобы вдохновить и предоставить шаблоны разработки для организации контента, сайт NEO включает примеры внутренних страниц сайта. Используйте эти страницы сайта в качестве шаблонов для своего контента.

• Простая подготовка: Подготовка сайтов NEO из SharePoint книги с помощью нескольких шагов.

• Мобильный готовый: Сайты NEO можно легко получить на мобильном устройстве при SharePoint мобильном приложении.

Параметры шаблона сайта NEO:

Новый учет сотрудников включает в себя несколько уровней в организации, включая предварительную бортовую, корпоративную бортовую и ведомственной. Каждый уровень адаптации имеет собственную уникальную ценность для всего процесса адаптации, который должны пройти все сотрудники.

Согласно результатам исследования, предварительная адаптация новых сотрудников (после подписания распоряжения о приеме на работу, но перед официальным трудоустройством в компанию) может повысить показатели производительности и удержания персонала. Чтобы обеспечить гибкий и согласованный опыт работы с onboarding, сайты NEO состоят из трех различных шаблонов SharePoint сайтов, которые предназначены для работы в одиночку или в качестве единого единого и знакомого опыта для новых сотрудников.

Сайт предварительной адаптации	Сайт адаптации на корпоративном уровне	Веб-сайт бортовой службы Departmental
Отправьте новым сотрудникам ссылку на сайт предварительной адаптации, как только они примут приглашение на работу	Отправьте новым сотрудникам ссылку на сайт адаптации на корпоративном уровне в первый рабочий день	Руководители и сотрудники, ответственные за адаптацию, должны отправить ссылки на соответствующий сайт адаптации на уровне подразделения

1. Новый сайт предварительной подготовки сотрудников: Сайт для новых сотрудников, которые еще официально не вступили в компанию, чтобы узнать больше о компании, к которым они присоединились, и чтобы быть готовым к официальной дате начала работы. Для предоставления сотрудникам, готовящимся выйти на работу и не имеющим корпоративных учетных данных, доступа только к сайту предварительной адаптации можно использовать внешний гостевой доступ.

2. Новый корпоративный сайт для корпоративных сотрудников: Место для посещения новых сотрудников для получения информации и подключений, необходимых для успешного подключения к организации.

3. Новый сайт onboarding отдела сотрудников: Место для новых сотрудников, чтобы посетить, чтобы узнать больше о отделе, в который они присоединяются, его людей, культуру и приоритеты. Сайт departmental onboarding может быть связан с существующим ведомственным центром.

Примечание

Чтобы обеспечить гибкий и согласованный новый опыт работы с арендой, сайты NEO состоят из трех различных шаблонов SharePoint сайтов, которые предназначены для работы в одиночку или в качестве единого и знакомого опыта для новых сотрудников. Сайты необходимо настраивать отдельно, а затем настраивать для создания концентратора или добавления сайта в существующий концентратор. Для предоставления сайтов onboarding для новых сотрудников необходимо иметь разрешения администратора коллекции веб-сайтов или более высокие.

Шаг 1. Подготовка сайтов NEO

Новые сайты onboarding сотрудника (NEO) можно заказать из книги SharePoint внешний вид. В книге SharePoint веб-сайте администратор коллекции сайтов может запустить процесс подготовка с помощью нескольких шагов. Подготовка каждого сайта занимает около 20 минут. Перед началом процесса подготовки убедитесь в выполнении предварительных требований.

Предварительные требования

Чтобы успешно обуславлить сайты NEO с помощью книги SharePoint, лицо, занимающийся подготовкаю, должно быть администратором коллекции сайтов клиента, на котором будет подготовка сайта NEO(ы). Если вы никогда не подготовили шаблон из книги Look, просмотрите рекомендации по обзору.

Предоставление сайтов NEO

1. Перейдите на страницу решения сайтов NEO.

   • Подготовка сайта предварительной работы с новым сотрудником
   • Подготовка сайта корпоративной бортовой службы «Новый сотрудник»
   • Подготовка сайта onboarding отдела новых сотрудников

2. Перейдите к сайту, который необходимо уложить, и выберите Добавить к вашему клиенту. Если вы не подписаны на клиента, SharePoint запросит учетные данные администратора коллекции сайтов.

3. В диалоговом окне запрошенных разрешений выберите Согласие от имени вашей организации, затем выберите Принять.

   Важно!

   Данные разрешения требуются службе подготовки для подготовки шаблона сайта. Это не влияет на ваш клиент, и данные разрешения используются в явной форме с целью установки решения. Чтобы продолжить установку, необходимо предоставить эти разрешения.

4. Заполните поля на странице информации о подготовке в соответствии с выполняемой установкой. Как минимум введите адрес электронной почты, на который необходимо получить уведомления о процессе подготовки и префикс URL-адреса для вашего сайта.

5. Выберите Provision при готовности установить сайты NEO в среде клиента. Подготовка для каждого сайта займет до 20 минут. Когда сайт будет готов для доступа, вы получите уведомление по электронной почте (по адресу электронной почты, указанному на странице подготовки).

Примечание

У вас есть вопросы по подготовке? Требуется сообщить о проблеме? Раздайте вопросы и комментарии по поводу предоставления сайтов NEO на форуме SharePoint обеспечения.

Добавление владельцев для всех сайтов

Администратором коллекции сайтов может быть не тот, кто настраивает сайты, поэтому вам потребуется назначить несколько владельцев сайтов на сайты. Владельцы имеют права администратора сайта, поэтому могут изменять страницы, содержимое и фирменную символику сайта.

1. В правом углу сайта выберите Общий доступ.
2. Добавьте пользователей, группы Office 365 и группы безопасности, чтобы предоставить им доступ к сайту.
3. Назначьте пользователей в качестве владельцев сайта, чтобы разрешить настройку сайта.
4. Укажите URL-адрес сайта в сообщении об общем доступе, затем выберите Общий доступ.

Шаг 2. Настройка процесса адаптации

Новые сайты onboarding (NEO) состоят из трех шаблонов SharePoint, которые можно настроить в зависимости от потребностей пользователей и организации. Многие основные страницы уже созданы и предварительно заполнены содержимым. Просмотрите содержимое сайтов и страниц, а затем запланируйте настройку содержимого, изображений, фирменной символики, веб-частей и страниц.

Перед настройкой контента сайта NEO убедитесь, что вы понимаете потребности пользователей и бизнес-цели организации. Новым сотрудникам потребуются различные виды поддержки и ресурсов, в зависимости от этапа адаптации и культуры организации. Чтобы начать работу, войдите в свою учетную запись и просмотрите предварительно заполненное содержимое. Затем настройте содержимое и приготовьтесь предоставить общий доступ новым сотрудникам.

Важно убедиться в том, что необходимое содержимое будет доступно пользователям в нужное время. Важно, чтобы новые сотрудники почувствовали гостеприимство перед первым рабочим днем. Организации со стандартным процессом адаптации сообщают об увеличении производительности новых сотрудников на 50%. И наоборот, вероятность того, что сотрудники с негативным опытом адаптации вскоре после выхода на работу начнут искать новые возможности, увеличивается вдвое.

Параметры сайта NEO:

Сайт предварительной адаптации	Сайт адаптации на корпоративном уровне	Веб-сайт бортовой службы Departmental
Отправьте новым сотрудникам ссылку на сайт предварительной адаптации, как только они примут приглашение на работу	Отправьте новым сотрудникам ссылку на сайт адаптации на корпоративном уровне в первый рабочий день	Руководители и сотрудники, ответственные за адаптацию, должны отправить ссылки на соответствующий сайт адаптации на уровне подразделения

Примечание

Существует три шаблона сайтов NEO, которые можно использовать в одиночку или все вместе. Проверьте у администратора коллекции сайтов, чтобы проверить, какие сайты NEO были готовы и доступны для настроек.

1. Новый сайт предварительной подготовки сотрудников: Сайт для новых сотрудников, которые еще официально не вступили в компанию, чтобы узнать больше о компании, к которым они присоединились, и чтобы быть готовым к официальной дате начала работы. Для предоставления сотрудникам, готовящимся выйти на работу и не имеющим корпоративных учетных данных, доступа только к сайту предварительной адаптации можно использовать внешний гостевой доступ.

   Важно!

   Включить внешний общий доступ для сайта предварительной работы. Сайт предварительной адаптации предназначен для доступа новыми сотрудниками сразу после подписания письма с предложением работы, но до наступления первого рабочего дня. Следовательно, этот сайт необходимо предоставлять внешним пользователям. Для информационных сайтов SharePoint внешний общий доступ по умолчанию отключен. Чтобы владельцы сайтов могли предоставлять внешний общий доступ, разрешите внешний общий доступ для сайта предварительной адаптации.

2. Новый корпоративный сайт для корпоративных сотрудников: Место для посещения новых сотрудников для получения информации и подключений, необходимых для успешного подключения к организации.

3. Новый сайт onboarding отдела сотрудников: Место для новых сотрудников, чтобы посетить, чтобы узнать больше о отделе, в который они присоединяются, его людей, культуру и приоритеты. Подумайте о том, чтобы связать сайты адаптации на уровне подразделения с существующими порталами подразделений, если они имеются.

Начало работы. Вход в учетную запись Microsoft 365

Примечание

Для настройки сайтов АНС и предоставления общего доступа к ним необходимо являться владельцем сайта. Если доступ отсутствует, обратитесь к администратору SharePoint.

1. Откройте веб-браузер и перейдите на сайт office.com или на страницу входа вашей организации.

2. Войдите, указав имя пользователя и пароль.

3. Перейдите к расположению сайта с помощью URL-адреса, предоставленного администратором коллекции сайтов, или выберите SharePoint на домашней странице Microsoft 365, а затем выберите сайт.

Просмотрите и отредактируйте предварительно заполненное содержимое

Чтобы обеспечить гибкий и последовательный новый опыт работы с арендой, сайты NEO состоят из трех различных шаблонов SharePoint сайтов, которые предназначены для работы в одиночку или в качестве единого единого и знакомого опыта для новых сотрудников. Проверьте у администратора коллекции сайтов, чтобы проверить, какие сайты NEO были готовы и доступны для настроек.

Примечание

Сайты NEO со множеством предварительно построенных страниц, которые можно определить в навигации по сайту с этим символом «>>». Определите, какие страницы и содержимое нужно сохранить, изменить или удалить, в зависимости от потребностей организации.

Новый сайт предварительной подготовки сотрудников:

На сайте предварительной подготовки начинается новый прокат. Этот сайт предназначен для новых сотрудников, которые приняли приглашение на работу, но официально еще не вступили в должность. На этом этапе новым сотрудникам будет интересно получить дополнительные сведения о компании, порядке подготовки к вступлению в должность, а также о том, к кому можно обращаться с вопросами.

Предварительно заполненное содержимое сайта

• Главная страница — главная страница — это первый сайт, который пользователь увидит после того, как согласится принять задание. Используйте эту страницу для выделения важных понятий и получения новых сотрудников в восторге от начала своей новой работы. Предоставьте информацию о руководителях, ценностях, единстве интересов, преимуществах и ресурсах для планирования карьеры в организации.

• Приветствие. Поприветствуйте новых сотрудников и предоставьте им возможность ознакомиться с задачами адаптации и подготовиться к первому рабочему дню. Здесь можно добавить видеосообщение от руководства компании. Для отображения видео используйте веб-часть YouTube или веб-часть «Встроить».

• Contoso 101 — предоставление информации на высоком уровне об организации, которая занимается и возбуждает. Поделитесь дополнительными сведениями о руководителях и ценностях на страницах «Наша команда руководителей» и «Наши ценности».

• Подготовка к первому рабочему дню. Убедитесь, что новые сотрудники готовы к первому рабочему дню и получили поддержку, предоставив сведения о том, что необходимо иметь при себе и куда идти.

• Помощь и поддержка. Укажите сведения о том, куда обращаться за помощью, и составьте вопросы и ответы для страницы часто задаваемых вопросов.

Новый корпоративный сайт для корпоративных сотрудников:

Корпоративный веб-сайт является местом посадки для нового сотрудника и предназначен для представления целей организации, руководства, структуры команды и ресурсов на высоком уровне. На данном этапе пользователям необходимы инструкции, поддержка и ясность. На данном сайте укажите сведения об адаптации и ожидания в течение первых месяцев адаптации. Убедитесь, что у пользователей есть доступ к каналам поддержки, таким как Yammer, напишите ответы на часто задаваемые вопросы о вашей организации и настройте список задач адаптации, которые новые сотрудники должны выполнить в течение первых 30, 60, 90 дней.

Предварительно заполненное содержимое сайта

• Главная страница — предоставление высокого уровня представления важных понятий, которые будут иметь отношение к новым пользователям. Эта страница — отличное расположение, помогая новым сотрудникам создавать свою сеть и учиться у более опытных и знающих сотрудников с Microsoft Teams событиями в прямом эфире.

• Начните здесь. Укажите, какие задачи новые сотрудники должны выполнить в течение первых 30, 60 и 90 дней адаптации, создав процесс адаптации на странице «Начните работу здесь». В новый контрольный список для сотрудников, доступный в данном разделе, предварительно внесены универсальные действия по адаптации. Настройте содержимое списка в соответствии со своими потребностями. Дополнительные сведения о работе со списками SharePoint.

• О нас. Предоставьте пользователям дополнительные сведения об организации на страницах «Наша история», «Наши руководители», «Наши команды». Настройте для организации данные страницы и страницу «Местоположения офисов». Или ссылку на существующую страницу руководства.

• Помощь и поддержка. Укажите сведения о том, куда обращаться за помощью, и составьте вопросы и ответы для страницы часто задаваемых вопросов.

• Сообщество. Помогите новым сотрудникам незамедлительно приступить к созданию сообщества и убедитесь в том, что они осведомлены о ресурсах для сотрудников и других каналах связи.

• Departmental onboarding — предоставление точки входа для сведений на уровне отделов из навигации на сайте, где пользователи могут получать доступ к сайтам бортового доступа. Рассмотрите возможность предоставления шаблона сайта Department.

Новый сайт onboarding отдела сотрудников:

Здесь пользователям потребуется узнать о руководителях подразделения, культуре, целях и ресурсах. Используйте веб-сайт для входов в отдел, чтобы предоставить доступ к каналам связи, учебным руководствам и событиям, соответствующим новым наймам. Подумайте о том, чтобы связать сайты адаптации на уровне подразделения с существующими порталами подразделений, если они имеются.

Предварительно заполненное содержимое сайта

• Главная страница — предоставление высокого уровня представления важных понятий, которые будут иметь отношение к новым наймам.

• Начало работы. Помогите пользователям быстро понять задачи адаптации, внутренний распорядок отделов, а также получить любые сведения, которые помогут новым сотрудникам успешно справляться со своей работой.

• Знакомство с командой. Знакомство новых сотрудников с людьми, структурой организации и целями, приведенными на страницах «Руководство», «Организация» и «Наши приоритеты». Изменить веб-часть Call to Action, чтобы включить ссылки и изображения. Или ссылку на существующую страницу команды.

• Справка и поддержка. Укажите контакты для получения поддержки и рассмотрите возможность создания раздела часто задаваемых вопросов.

Дальнейшие действия. Настройте содержимое заполнителя, измените структуру навигации сайта, добавьте необходимые страницы и подключите учетные записи социальных сетей в веб-частях.

Настройка содержимого и внешнего вида сайтов АНС

Теперь, после проверки готовых страниц и предварительно заполненного содержимого, можно настроить АНС для организации.

Навигация

Навигация по сайту очень важна, так как она позволяет пользователям сразу же понять, что можно сделать на определенном сайте. Самые эффективные сайты SharePoint помогают посетителям быстро находить нужные элементы, чтобы они могли использовать найденную информацию для принятия решений, знакомства с происходящим, получения доступа к нужным средствам или привлечения коллег для решения проблемы. Изменение навигации по сайту для всех шаблонов сайтов NEO для удовлетворения потребностей вашей аудитории и организации. Узнайте, как изменить структуру навигации сайта.

Веб-части

Настройка веб-частей с изображениями, метами, ссылками и контентом, которые соответствуют миссии организации. Старайтесь использовать простые изображения и описания, чтобы они были понятны новым сотрудникам.

• Веб-часть «Главный имиджевый баннер» — привлеките внимание к своей странице с помощью веб-части «Главный имиджевый баннер». В нее можно добавить до пяти элементов, таких как интересные фотографии, текст и ссылки.

• Веб-часть «Текст» — используйте веб-часть «Текст» для добавления на страницу текста. Можно использовать такие функции форматирования, как стили, маркеры, отступы, выделение и ссылки.

• Веб-часть «Изображение» — используйте веб-часть «Изображения» для добавления на страницу изображений.

• Веб-часть «Быстрые ссылки» — размещайте ссылки на другие ресурсы с помощью веб-части «Быстрые ссылки».

• Веб-часть «Люди» — используйте веб-часть «Люди» для отображения фотографий профилей, контактной и корпоративной организации сотрудников.

• Веб-часть Twitter — используйте веб-часть Twitter для привлечения внимания к темам и беседам на страницах SharePoint.

• Веб-часть YouTube — используйте веб-часть YouTube для встраивания видео с сайта YouTube прямо на свою страницу.

Тема сайта и брендинг

Изменить внешний вид веб-SharePoint для согласования с брендом организации. Настройте отображаемое название сайта, логотип, тему, макет верхнего колонтитула, стиль навигации и другие элементы на панели «Изменить вид».

Настройки центрального сайта

Центральные сайты SharePoint позволяют подключать сайты и упорядочивать их по проектам, отделам, подразделениям, регионам и т. д., что упрощает выполнение указанных ниже действий:

• обнаружение связанного контента, например новостей и других действий сайтов;
• применение общих средств навигации, фирменной символики и структуры сайтов на связанных сайтах;
• выполнять поиск по всем связанным сайтам.

Рассматривая возможность связывания веб-сайта бортового отдела с существующим корпоративным веб-сайтом или ведомственным центром. Узнайте, как работают связанные сайты и как настроить параметры центрального сайта для своей организации. Дополнительные сведения о сайтах центрального сайта SharePoint.

Дополнительные ресурсы по настройке:

Шаг 3. Предоставление доступа к сайтам АНС конечным пользователям

Завершив настройку контента, предоставьте доступ к сайту адаптации новым сотрудникам. Поскольку пользователи будут использовать внешний гостевой доступ, к сайту предварительной адаптации необходимо предоставить различные разрешения. Когда новые сотрудники приступят к работе, используйте инструкции по предоставлению внутреннего доступа к корпоративному сайту адаптации.

Поделитесь сайтом предварительной работы

Владелец сайта может предоставлять внешним пользователям доступ к сайту, добавляя их в качестве посетителей.

1. В правом углу сайта выберите Общий доступ к сайту.

2. На панели предоставления общего доступа к сайту введите имена людей, которых необходимо добавить на сайт. Только уровень разрешений будет читаться.

3. Введите сообщение, которое будет отправлено пользователю, или снимите флажок «Отправить сообщение», если вы не хотите его отправлять.

4. Нажмите кнопку Поделиться.

Совместное совместное управление веб-сайтами корпоративных и ведомств

1. В правом углу сайта выберите Общий доступ к сайту.

2. На панели Общий доступ к сайту введите имена людей или групп, которые нужно добавить на сайт, или введите «Все, кроме внешних пользователей», чтобы предоставить доступ к сайту всем сотрудникам организации.

3. Измените уровень разрешений (чтение, редактирование и полный доступ) при необходимости.

4. Введите сообщение, которое будет отправлено пользователю, или снимите флажок «Отправить сообщение», если вы не хотите его отправлять.

5. Нажмите кнопку Поделиться.

Шаг 4. Измерение влияния сайтов NEO

Определение показателей успеха NEO

Определите показатели успешности сайта для оценки и оптимизации процесса адаптации вашей организации. Это пример возможных показателей для нового сотрудника, в том числе для работы на сайте в виде центра бортового управления:

Цель	Владелец бизнеса	Значение КПЭ	Источник данных	Формула КПЭ	Базовый уровень КПЭ	Целевое значение КПЭ
Повысить эффективность адаптации новых сотрудников	Григорий Авдеев	Удовлетворенность новых сотрудников	Данные опроса	Средний показатель удовлетворенности новых сотрудников с центральным сайтом АНС	Недоступно	4,25
Повысить эффективность адаптации новых сотрудников	Григорий Авдеев	Использование центрального сайта АНС	Отчет об использовании сайта	Количество уникальных пользователей и посещений	Недоступно	500 уникальных пользователей/месяц и 1500 просмотров/месяц
Повысить показатели удержания новых сотрудников	Виктор Дегтярев	Удержание новых сотрудников	Данные об удержании сотрудников из системы HR	% новой когорты сотрудников, которая остается в компании после одного года	75%	90%
Повысить вовлеченность новых сотрудников	Григорий Авдеев	Показатель вовлеченности новых сотрудников	Данные опроса	Средний балл по вопросу о вовлеченности новых сотрудников	3,75	4,25

Использование данных об использовании сайта

Владелец сайта SharePoint может просматривать сведения о том, как пользователи взаимодействуют с сайтом. Например, вы можете узнать, сколько пользователей посетили сайт, сколько раз пользователи посетили сайт и какие файлы просматривались чаще всего. Владельцы сайтов должны SharePoint встроенные возможности отчетов об использовании веб-сайтов для измерения влияния сайтов и концентратора NEO. Узнайте, как просматривать аналитические данные об использовании сайта.

Пример данных об использовании сайта:

Шаг 5. Управление и обслуживание сайтов NEO

Сайты NEO должны предоставить самое актуальное содержимое, которое может предложить организация, поэтому вам потребуется взять на себя обязательства по поддержанию соответствующего контента на протяжении всего опыта. Составьте план проверки контента и обновления веб-частей, чтобы обеспечить актуальность контактной информации, информации в разделе часто задаваемых вопросов, контрольного списка адаптации и веб-части «Люди». Подробнее об управлении информационными сайтами.

• Предоставляйте обучение владельцам и авторам сайтов. Убедитесь, что все владельцы и авторы сайтов прошли соответствующую подготовку и имеют доступ к управлению сайтом.
• Обновляйте контент в веб-частях. Держите веб-части, такие как веб-часть People, обновленной, чтобы убедиться, что вы используете полное значение сайтов NEO.
• Проверяйте ранее установленные показатели после запуска. Используйте сведения из аналитики сайтов для продвижения контента на домашней странице, обновления навигации или переописывания контента для ясности.
• Создайте график для проверки контента. Создайте план, когда владельцы сайтов должны выполнять проверку контента, чтобы гарантировать их актуальность.
• Периодически проверяйте настройки сайта. При необходимости вносите изменения в параметры, информацию сайта и разрешения для доступа к сайту.

FaQs сайта NEO

Вопрос: Каковы требования к установке сайтов onboarding new employee (NEO) в среду клиента?

Ответ.

• SharePoint и сайты связи включены.
• Лицо, которое будет подготовка CLO365, должно быть администратором коллекции сайтов целевого клиента для установки.

Вопрос. Сколько времени занимает установка сайта в клиентской среде?

Ответ. Наши тестовые установки показывают, что этот процесс занимает менее 15 минут. Это не включает время настройки сайта в соответствии с вашими требованиями.

Вопрос. Где можно задавать вопросы и сообщать о проблемах со службой подготовки SharePoint?

Ответ. Раздайте вопросы и комментарии по поводу предоставления сайтов NEO на форуме службы SharePoint подготовка.

Вопрос. Где можно поделиться своим мнением о том, как улучшить работу сайта SharePoint?

Ответ. Публикация ваших идей и комментариев по SharePoint сайтов на форуме голосовой почты пользователей сайта и совместной работы

Примечание

Корпорация Майкрософт в течение 2021 года перейдет с UserVoice на собственное решение для отзывов клиентов по продуктам. Подробнее.

Вопрос. Где можно задавать вопросы и сообщать о проблемах со службой подготовки SharePoint?

Ответ. Раздайте вопросы и комментарии по поводу предоставления сайтов NEO на форуме службы SharePoint подготовка.

Источники:

• Gallup, State of the American Workplace, 2017*
• SHRM, Don’t Underestimate the Importance of Good Onboarding, 2017**
• Источник: Digitate, Super CIO: What the CIO sees—that other people don’t, 2018

Контроль подчиненных — Четвертое измерение

Юлия Оника, бизнес-тренер

Под контролем подчиненных принято понимать процесс, позволяющий сравнивать текущее состояние выполняемой подчиненным задачи с запланированным. В данной статье мы рассмотрим, каким образом профессиональная реализация функции контроля может помочь менеджерам получить запланированные и предсказуемые результаты.

Зачем нужно контролировать сотрудников?

При качественной реализации менеджером функции контроля в выигрыше оказывается как собственно руководитель, так и его подчиненные, поскольку контроль позволяет…

• Более качественно координировать достижение результата. Контроль позволяет понимать, достигнуты или нет установленные ранее результаты, и каковы шансы, что они будут достигнуты в заявленные сроки. Систематически контролируя процесс достижения результатов, менеджер получает уверенность в том, что все идет по намеченному плану, а сотрудники — подтверждение, что их деятельность совпадает с требованиями руководителя
• Отслеживать динамику выполнения поставленной цели. Часто менеджеры переоценивают возможности сотрудников работать с заданной интенсивностью. Причины могут быть разные — иногда не была до конца учтена взаимосвязь с другими задачами, иногда сами сотрудники «геройствуют» и берут на себя большую нагрузку. Контролируя динамику достижения результата, менеджер имеет возможность своевременно откорректировать поведение подчиненного или поставить более реалистичную задачу
• Обменяться идеями для повышения эффективности работы. Очевидно, что руководитель не всегда лучше всех понимает, как эффективнее решать те или иные рабочие задачи. Общаясь с подчиненными исключительно языком директив, менеджеры часто теряют ценный источник идей. В результате либо работа выполняется не с тем уровнем качества как могла бы, либо отдельные сотрудники вносят в процесс неконтролируемые инициативы. Однако, если процесс контроля представляет собой взвешенное коллегиальное общение начальника с подчиненным, руководитель может получить набор идей от сотрудников, некоторые из которых могут улучшить процессы. Сотрудники могут получить возможность реализовать свой потенциал
• Выбрать правильное время для постановки новых задач. В бизнесе практически никогда не бывает так, что ситуация решения конкретных задач статична, и сотрудник имеет возможность приступать к решению новых задач только после того, как полностью завершены начатые. Процесс контроля помогает менеджеру рационально управлять новыми вызовами для сотрудников, распределять нагрузки так, чтобы избежать аврала или периодов вынужденного бездействия у подчиненного
• Воздействовать на мотивацию и развитие сотрудников. В ходе контроля руководитель дает оценку действиям сотрудника. Очевидно, что сам факт оценки (другой вопрос, позитивная она или скорее негативная) — мощное средство воздействия на мотивацию сотрудников. Оценка во время контроля помогает подчиненному понять, что его действия ценятся руководителем или увидеть, какие минусы необходимо устранить. Кроме того, такая оценка позволяет сотруднику определить направление приоритетного развития своих профессиональных качеств

Каким может быть контроль подчиненных

Для того чтобы процесс контроля подчиненных комплексно охватывал всю деятельность сотрудников, но при этом не носил характер «стояния над душой», целесообразно комбинировать виды и инструменты контроля. Мы убеждены, что в различных ситуациях и с сотрудниками различной квалификации необходимо использовать различные виды контроля. Очевидно, что попытки каждый день контролировать опытного исполнителя отразятся лишь на его мотивации. В этой связи, исходя из нашей практики работы с руководителями, мы выделяем четыре основных вида контроля:

1. Предварительный контроль. Если ваш подчиненный — новичок, или задание достаточно сложное, требующее особого подхода и подразумевающее большую степень неопределенности, необходим предварительный контроль. Это означает, что руководитель контролирует состояние выполнения цели в точке, когда задача выполнена на 25-40%. Иногда, особенно в случае с малоопытным сотрудником или сложной задачи, есть смысл добавить еще одну точку контроля, когда выполнено 10-20% задачи, что бы убедиться, что выполнение задачи движется в нужном направлении. С нашей точки зрения, не стоит злоупотреблять предварительным контролем в случаях, когда задача типична или если вы имеете дело с опытным сотрудником
2. Поэтапный контроль. Если вы находитесь на этапе обучения молодого сотрудника, а также при выполнении задач наставничества, целесообразно применять поэтапный контроль. Это означает, что руководитель перед постановкой цели должен разбить задачу на ряд логических этапов, например, этап первый — сбор информации о проблеме, этап второй — анализ внешних факторов, этап третий — составление предложения по решению проблемы. Контроль должен осуществляться тогда, когда подчиненный завершает тот или иной этап. С нашей точки зрения, данный вид контроля подходит для больших, долговременных задач, которые можно разбить на этапы, но также применяется для сотрудников, которые ориентированы на процесс, невнимательны, требуют частой поддержки руководителя. Еще поэтапный контроль может быть полезен в отношении опытных сотрудников, которые склонны к излишней самоуверенности даже тогда, когда сталкиваются с нетипичными задачами. Обратите внимание, что поэтапный контроль не имеет ничего общего с надзирательством. Менеджер должен выделить ключевые этапы решения задачи и контролировать наличие результатов только в этих точках
3. Заключительный контроль. Ваш подчиненный имеет качественный опыт, он квалифицирован, инициативен, ответственен, четко понимает задачу — тогда будет уместен заключительный контроль. На практике это означает, что руководитель проверяет готовую работу, вообще не вмешиваясь в процесс выполнения. Важно понимать, что данный вид контроля имеет свои потенциальные риски: в случае неправильного понимания цели подчиненным времени на коррекцию может не остаться
4. Выборочный контроль. Если вы сомневаетесь в успешности исполнителя поручения или необходимо проверить соблюдение стандартов и технологий, возможно, целесообразно использовать ситуативный контроль. В его рамках руководитель осуществляет не всегда ожидаемый исполнителем контроль в случайный момент времени. Данный вид контроля удобен для руководителя, так как именно он выбирает время и может проверить неподготовленный результат. Вместе с тем, такой формат работы сильно демотивирует сотрудников, создает атмосферу недоверия, порождает стресс

Каждый вид контроля также позволяет сфокусироваться на определенном аспекте работы:

Практические рекомендации

Несколько рекомендаций относительно контроля подчиненных:

• Не ограничивайте контроль инцидентами. Контроль это не досадная необходимость, которая отрывает руководителя от любимой работы, а одна из основных функций менеджера за которые ему платят деньги. Контроль не должен включаться только тогда, когда что то идет не так или тогда, когда у менеджера есть на это время — это органичная часть деятельности управленца
• Не занимайтесь тотальной слежкой за своими сотрудниками. Не стоит думать, что количество времени потраченное на контроль как то поможет повысить его эффективность. Дело не в том, чтобы создать у подчиненного ощущение тотальной слежки, а в том, чтобы контролировать получение значимых результатов и своевременно производить корректирующие действия, если что то идет не так. Тотальный контроль, по сути, превращает менеджера в исполнителя, а у сотрудника отбивает всякое желание самостоятельно прикладывать усилия для решения задачи
• Помните, что скрытый контроль раздражает и демотивирует. Цель контроля — помощь подчиненным в достижении результата. Контроль не имеет ничего общего с партизанской засадой. Контроль это прозрачный и предсказуемый для сотрудников процесс. Набрасываясь на сотрудника, который совершил ошибку, что называется, «из-за угла», менеджер только увеличивает ее стоимость
• Имитация контроля — бесполезна. Контроль не формальный процесс и одно только присутствие руководителя не поможет изменить ситуацию
• Обсуждайте результаты контроля с подчиненным. Сам по себе контроль ничего не дает и не меняет. Улучшают качество результатов корректирующие действия выработанные руководителем совместно с подчиненными. Делитесь выводами и давайте объективные оценки подчиненным и тогда ваша команда не будет совершать одни и те же ошибки снова
• Управляйте вашими эмоциями. Контроль, как и любой другое управленческое воздействие не должен нести эмоционального негатива. Если вы в данный момент не способны управлять своими эмоциями — отложите процесс контроля. Крики, жесткий взгляд и прочие «эмоциональные спецэффекты» от недостаточно качественного выполненного сотрудником задания ничего не прибавят к эффективности его работы, а отнять могут многое

Завершая данную статью, хочется отметить, что результаты, которые нам демонстрируют наши сотрудники, являются логическим следствием наших же управленческих усилий в процессе решения конкретной задачи. Нравится нам это или нет, но именно мы как менеджеры во многом предопределяем качество этих результатов. А потому, в случае неудовлетворенности действительностью не стоит сразу же начинать искать виновных среди подчиненных. Гораздо эффективней проанализировать свои действия, начиная с момента постановки задачи. Скорее всего, рационально мыслящий руководитель найдет ошибку именно в своих действиях, а потому процесс контроля подчиненных является одним из самых мощных средств оценки профессионализма самого руководителя.

Как повысить эффективность деятельности специалистов по гражданской обороне на основе расстановки приоритетов: идеи Брайана Трейси

Брайан Трейси – профессиональный лектор, преподаватель, консультант, а также председатель консалтинговой компании «Брайан Трейси Интернэшнд». Воззрения Брайана на природу успеха вращаются вокруг единственной вещи – его веры в человека. Он считает, что даже человек со средними способностями обладает колоссальным нереализованным потенциалом. Он убежден, что вы можете значительно ускорить свой путь к успеху, если усвоите и начнете применять на собственной практике методы, правила и стратегии действия, которые используют люди, добившиеся успеха раньше вас.

У вас всегда не хватает достаточно времени, чтобы заниматься всеми своими делами в полном объеме. Вы в буквальном смысле завалены работой и разного рода обязанностями. Сколь разнообразными приемами ее повышения мы бы ни владели, дел всегда окажется слишком много, чтобы успеть свершить их за то время, которым вы располагаете.

Единственный способ рационально планировать свое время и свою жизнь заключается в том, чтобы изменить свое мышление, стиль работы и подход к решению нескончаемого потока проблем, которые обрушиваются на вас ежедневно. Каков же выход? Вы должны правильно расставить приоритеты и начать тратить больше времени на те задачи, которые действительно имеют значение.

Способность целеустремленно концентрироваться на самой важной задаче, выполнять ее хорошо и доводить до конца – есть ключ к большому успеху, реальным достижениям, уважению со стороны других людей, высокому социальному статусу и счастью.

Если вы принадлежите к большинству современных людей, то вы пребываете в ситуации, когда сделать надо много, а времени недостаточно. Вы тратите много сил, чтобы справиться с массой дел, однако новые задачи и обязанности продолжают накатываться на вас подобно приливу. По этой причине вы никогда не в состоянии выполнить весь список своих дел. И найти для этого время вам в итоге не удастся никогда. В отношении каких-то своих задач и обязанностей (а порой и многих из них) вы всегда будете позади намеченного графика.

Поэтому наиболее важно уметь выбирать из всех задач самую значительную, чтобы затем приступить к ее решению и быстро и качественно довести дело до конца. Это следует считать ключевым фактором вашего профессионального успеха, нежели любое другое качество и умение, которое вы могли бы в себе воспитать.

Человек средних способностей, приобретя привычку ставить перед собой ясные задачи и доводить их до успешного конца в сжатые сроки, даст «сто очков вперед» любому гению, который много говорит и строит грандиозные планы, но мало делает практически.

Давно известна расхожая фраза: «Если каждое утро вам приходиться съедать живую лягушку, весь день после этого вы можете довольствоваться сознанием, что, вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не произойдет». Ваша «лягушка» – это та самая крупная, самая важная задача, в отношении которой вы, скорее всего, склонны проявлять медлительность и нерешительность, если с ходу не отважитесь «взять быка за рога». Это та самая задача, которая имеет ключевое позитивное влияние на вашу жизнь и карьеру в настоящий момент.

Если перед вами стоят две очень важные задачи, то начинайте с самой крупной, трудной и важной. Приучайте себя приступать к ее решению немедленно и затем проявлять упорство, пока она не будет выполнена до конца, лишь после этого разрешайте себе переходить к решению других задач.

Боритесь с соблазном начинать с более легких задач. Постоянно напоминайте себе, что одно из самых главных решений, которые вы принимаете каждый день, состоит в правильном выборе того, что следует сделать немедленно и что можно сделать позднее, если следует делать вообще.

Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы. Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.

Социологи проводили исследования, целью которых было выявить причины успеха у мужчин и женщин, добивавшихся быстрого продвижения по служебной лестнице. В качестве наиболее заметного и устойчивого фактора поведения во всех сферах деятельности у этих людей было установлено такое свойство характера, как «ставка на действие». Успех сопутствует тем, кто сразу приступает к свершению самых важных дел, кто воспитал в себе упорство и целеустремленность в работе над ними вплоть до победного конца.

«Неэффективное исполнение» – одна из самых крупных проблем, с которой сталкиваются организации в современном мире. Многие люди путают деятельность с процессом достижения результатов. Они много и подолгу говорят, проводят бесконечные совещания, составляют красивые планы, но, в конечном счете, не обеспечивают выполнения требований, предъявляемых к их работе и, в частности, к ее результатам.

Девяносто пять процентов вашего успеха в жизни и в работе будут зависеть от того, какие привычки вы приобрели. Привычка ставить перед собой ясные цели, не допускать медлительности и нерешительности в делах и упорно работать над выполнением наиболее существенных задач требует воспитания в себе как умственных, так и физических умений и навыков. Эту привычку можно приобрести посредством практики и многократного повторения, пока не произойдет ее закрепление на подсознательном уровне и она не станет неотъемлемой частью вашего поведения. Как только привычка сформирована, ее практическое выражение явится не чем иным, как автоматической реакцией, действием, осуществляемым с завидной легкостью.

Ваш психический и эмоциональный мир устроен таким образом, что успешное выполнение задачи сопровождается переживанием удовлетворения. Всякий раз, выполнив задачу любого масштаба и важности, вы чувствуете прилив энергии, энтузиазма и возвышаетесь в собственных глазах. Чем более значимой является выполненная вами задача, тем большее удовлетворение, уверенность в собственных силах вы обретаете и тем с большим оптимизмом смотрите на окружающий вас мир.

Одно из главных условий того, чтобы преуспевать в своей карьере и быть довольным самим собой, состоит в том, чтобы приобрести привычку незамедлительно приступать к выполнению первоочередных задач и доводить их до конца. Как только такая привычка станет «второй натурой», она будет исподволь руководить вашими действиями, и вы обнаружите для себя, что доводить до конца важные задачи легче, нежели бросать их на полпути.

Одной из главных причин пустой траты времени перед началом важных дел, иначе именуемой промедлением, является отсутствие ясности, четкого представления по поводу содержания требуемой работы, порядка ее выполнения, а также ее назначения. Вам следует всеми силами избегать попадания в подобную психологическую ловушку, добиваясь достижения полной ясности в отношении поставленных целей во всех предпринимаемых вами делах. Помните, что одним из наихудших вариантов траты времени является прекрасное выполнение работы, которая никому не нужна.

Мыслите на бумаге. Когда вы записали, в чем состоит ваша цель, вы выкристаллизовали ее и придали ей осязаемость. Вы создали нечто, что можно пощупать зрительно воспринимая. В то же время, цель или задачу не получившую письменного выражения, можно считать лишь добрым намерением или фрагментом фантазии. Она лишена энергии. Не сформулированные на бумаге цели приводят к путанице, отсутствию ясности в видении перспектив, дезориентации и многочисленным ошибкам.

Определите сроки достижения вашей цели. Цель, для достижения которой не определены сроки, не имеет срочности. У нее нет четко обозначенного начала и конца. Без четко указанного срока и ясно расписанной ответственности за исполнение, диктуемой вам или принимаемой вами добровольно, вы естественным образом будете склонны медлить и в итоге очень мало сделаете для достижения своей цели.

Далее составьте перечень всего, что, как вы считаете, вам предстоит сделать для достижения своей цели, а затем преобразуйте свой перечень в план. Упорядочьте элементы перечня в соответствии с их приоритетностью и расположите в хронологическом порядке. Решите, какие действия следует предпринять в первую очередь, а какие можно оставить на потом.

Достижение цели становится легче, если путь к ней разбить на малые участки, каждый из которых представляет собой отдельную небольшую задачу.

После того, как вы изложили на бумаге свои цели и план действий, вам будет обеспечена гораздо более высокая продуктивность и эффективность, нежели тому, кто предпочитает носить свои планы в голове.

Немедленно приступайте к решению задач, входящих в ваш план. Самый «средний» план, но выполненный тщательно, гораздо лучше, нежели самый блестящий план, для реализации которого было сделано немного.

Ясно изложенные на бумаге цели замечательным образом воздействуют на ваше мышление. Они предоставляют вам мотивы для работы и настраивают вас на действие. Они также стимулируют ваше творческое начало, высвобождают энергию, скрытую в вас, и помогают не допускать промедления в делах.

Сформулированные вами цели являются «топливом» в кузнице вашего успеха. Чем значительнее и яснее ваши цели, тем большее удовлетворение ждет вас после их осуществления. Чем больше вы размышляете о своих целях, тем сильнее будет ваш внутренний стимул их реализовать.

Размышляйте о своих целях и подвергайте их ежедневной ревизии. Каждое утро, начиная работу, предпринимайте действия, касающиеся самой насущной задачи, которую вы в состоянии выполнить в качестве вклада в достижение своей главной на текущий момент цели.

 

Загодя планируйте каждый свой день

Ваша способность хорошо планировать свои действия, причем заблаговременно, является мерилом вашей общей компетенции. Чем лучше план, составленный вами, тем легче вам преодолеть склонность к промедлению, начать движение вперед, продолжать упорно добиваться своей цели.

Одной из высших целей в любой работе является достижение самой высокой возможной отдачи от затраченной мыслительной, эмоциональной и физической энергии. Выгодным для вас обстоятельством является то, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут в ходе практического воплощения идей.

Всегда работайте «по перечню». Когда появляется новое дело, включайте его в перечень, прежде чем приступить к его реализации. Вы в состоянии увеличить собственную продуктивность и производительность на двадцать пять и более процентов с того дня, как начнете работать строго в соответствии с перечнем запланированных дел.

Составляйте свой перечень вечером накануне, в конце рабочего дня. Включите в него все, что вы не успели завершить за день текущий, а также дела, которые планируете на завтра. Составляя таким образом подобный перечень, можете быть уверены, что он подвергнется усвоению вашим подсознанием на протяжении всего ночного сна. Следствием этого нередко бывает то, что вы просыпаетесь с грандиозными идеями, которые, как оказывается, можно с успехом применить в работе, увеличив скорость и качество выполняемых задач.

Чем больше времени вы посвятите составлению письменных перечней всего того, что планируете совершить, тем выше будет успех всех ваших начинаний.

По ходу работы в течение дня вычеркивайте пункты из своего перечня-плана по мере их выполнения. Ценным для вас в процессе этого является видимая картина достигнутого. Так рождается ощущение успеха и движения вперед. Видя себя последовательно осуществляющим запланированные задачи, вы обретаете мотивацию и энергию, необходимую для того, чтобы дойти до конца перечня. Одновременно повышается и ваша самооценка, и уважение к себе. Подспудно наблюдаемый вами собственный прогресс обеспечивает ваше движение вперед и помогает вам не допускать промедления в делах.

Взявшись за реализацию любого проекта, начните с составления перечня, включая в него каждый свой шаг, который планируете предпринять для осуществления проекта от начала до конца. Упорядочьте задачи проекта по приоритетности и в соответствии с хронологической последовательностью. Затем приступайте к последовательному выполнению каждой задачи, не берясь более чем за одну за раз. Вы будете удивлены тому, сколь много сможете достичь, действуя таким образом.

Одним из важнейших правил в деле достижения высокой продуктивности является правило 10/90. Согласно этому правилу, первые 10 процентов времени, которые затрачиваются на заблаговременное планирование и организацию работы, обеспечивают экономию не менее 90 процентов времени на практическое выполнение работы. Вам достаточно один раз применить это правило, чтобы убедиться в его истинности.

Заблаговременно планируя каждый свой день, вы обнаружите, что вам проще как начать движение, так и продолжать его. Дела идут быстрее и более гладко, нежели шли прежде. Вы чувствуете себя более уверенно, и сознание собственной компетенции дает вам удовлетворение.

 

Применяйте правило 80/20 во всем

Правило 80/20 представляет собой одну то самых удачных концепций в деле рационального использования времени и планирования. Его также называют «принципом Парето», по имени впервые сформулировавшего его в 1895 г. итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что люди в обществе делятся на тех, кого он называл «влиятельным меньшинством» (на чью долю с точки зрения богатства и влиятельности приходилось «верхних» 20 процентов населения), и на тех, кого он называл «тривиальное большинство» (на них приходилось «нижних» 80 процентов).

Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется выведенному им принципу. Например, его принцип гласит, что 20 процентов произведенной вами работы обеспечивают 80 процентов полученных вами результатов: Это значит, что если у вас имеется перечень из десяти дел, которые необходимо совершить, то два из них окажутся по конечной приносимой выгоде равноценными (или более ценными) оставшимся восьми, вместе взятым.

Нередко можно видеть людей, которые, как кажется, весь день полностью заняты работой, но результаты их деятельности почти не видны или малозначащи. Причиной этого почти всегда оказывается то обстоятельство, что они трудятся над несущественными задачами и не решаются приступить к решению одной или двух задач, способных принести наибольшую пользу.

Самые значимые задачи нередко самые трудные и сложные. Однако отдача и награда за их эффективное осуществление могут быть колоссальными. По этой причине вам следует твердо отказываться от выполнения задач, содержащихся во второстепенных восьмидесяти процентах, пока у вас остаются невыполненными задачи из главных двадцати.

Всегда, приступая к очередной задаче, спрашивайте у себя: «Входит ли данная задача в главные 20 процентов приоритетных задач или во второстепенные 80 процентов?» Не поддавайтесь соблазну прежде разбираться с мелочами. Продуктивные и эффективно распоряжающиеся своим временем люди, приучают себя начинать с самой важной задачи, стоящей перед ними.

Люди, которые смотрят далеко вперед, планируя свою жизнь и карьеру, склонны лучше распоряжаться своим временем и поступками, нежели те, кто мало задумывается о будущем. Мышление на далекую перспективу сопровождается более высоким качествам принимаемых решений при достижении краткосрочных целей. Людям, добивающимся успеха в делах, свойственна ясная ориентация на будущее. Они рассчитывают свои ходы на пять, десять, двадцать лет вперед. Они анализируют принимаемые ими решения и предпринимаемые ими действия в настоящем, с точки зрения их согласованности с долгосрочным будущим, к которому стремятся. Если в своей работе вы обрели полную ясность в отношении того, что важно для вас в долгосрочной перспективе, то вам будет гораздо проще принимать единственно верные решения относительно своих приоритетов в обозримом будущем.

Первейший закон успеха – концентрация, направление всей энергии к единой точке и движение в точности к цели. Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

Ключевыми категориями результатов в менеджменте являются планирование, организация, подбор кадров, распределение задач, контроль над их выполнением, контроль качества и ведение отчетности. Таковы сферы деятельности, в которых менеджер обязан достичь результатов, чтобы успешно справиться со своими должностными обязанностями.

Чтобы справляться со своей работой, вы должны обладать достаточными знаниями и умениями. Причем требования к таковым постоянно меняются. Вы всегда обладаете некой базовой компетенцией, позволяющей вам вообще справляться с возложенными на вас задачами. Вместе с тем ключевые результаты, определенные выше, всегда выступают центральным аспектом вашей работы и определяют успех или неуспех, сопутствующий вам в ваших делах.

Результаты ключевой категории задают тот уровень, который вы обязаны достичь, чтобы успешно справляться со своей работой. Одновременно – это тот набор задач, за выполнение которых вы несете полную ответственность. Если вы их не решите, может оказаться, что доделать их будет некому. Результаты ключевой категории – это исход деятельности, контроль над осуществлением которой возложен на вас. Это те результаты вашей работы, которые становятся вкладом в суммарную работу всех работников нанявшей вас компании.

Отправной точкой для достижения высоких результатов является определение ключевых категорий результатов, относящихся к вашей работе. Составьте перечень своих обязанностей в терминах требуемых от вас результатов и убедитесь, что аналогично понимают содержание вашей работы и ваши начальники, и работники одного с вами уровня, и подчиненные.

Например, организация работы подчиненных представляет собой ключевую категорию результатов для менеджера. Способность к этому во многом определяет, насколько менеджер умеет руководить и добиваться результатов от других работников. Менеджер, не способный давать поручения и ставить задачи своим подчиненным, не может также применить и другие свои знания и умения в полной мере, так как упомянутая слабость служит своеобразным тормозом. Для человека, демонстрирующего неумение организовать работу других, само по себе может поставить крест на его карьере менеджера.

Одной из главных причин промедления и нерешительности при решении задач на рабочем месте является то, что люди склонны избегать деятельности в тех областях, где их преследовали неудачи в прошлом. Вместо того чтобы задаться целью и выработать план собственного совершенствования в конкретной сфере, большинство предпочитает не касаться ее вовсе, что лишь ухудшает ситуацию.

Обратной стороной медали выступает то, что чем лучше ваши навыки в конкретной сфере деятельности, тем сильнее ваше желание исполнять соответствующую роль и тем меньше вы склонны к промедлению и нерешительности, а следовательно, более устремлены к доведению своих дел до конца.

Правда жизни состоит в том, что у каждого есть свои сильные и слабые стороны. Откажитесь раз и навсегда от манеры оправдывать или защищать собственные слабости и недостатки. Напротив, ясно определите их для себя. Затем задайтесь целью и составьте план по улучшению своих показателей в областях, где прежде вы не блистали. Просто подумайте над этим! Возможно, вам не хватает всего одного умения, но именно оно отдаляет вас от наивысшего успеха в своей работе.

Следующий вопрос является одним из самых главных, на который вам следует искать ответ: «Какой навык (способность/ умение), обрети я его и доведи до совершенства, оказал бы самое положительное влияние на мою карьеру?» Данный вопрос должен служить вам путеводной нитью в вашем стремлении сделать карьеру. Покопайтесь в себе в поисках ответа на него. Возможно, вы уже знаете ответ.

Таким образом, определите ключевые категории результатов, присущие вашей работе. Составьте перечень основных результатов, которых вам необходимо добиваться, дабы отлично исполнять свою работу. Оцените себя по десятибалльной шкале по каждому из пунктов. Затем определите один ключевой навык (способность/умение), который прекрасно помогал бы вам в работе, «владей вы им в полной мере».

Улучшить собственную работу можно лишь тогда, когда вы открыты для конструктивных замечаний и пожеланий со стороны других людей. Обсудите текущие результаты вашей работы со своими подчиненными и коллегами, равными вам по должности, начальником. Обсудите их даже с супругой или супругом.

Возьмите за привычку проводить подобный самоанализ регулярно. Никогда не останавливайтесь в деле самосовершенствования. Уже одно то, что вы примете такое решение, способно коренным образом изменить вашу жизнь.

 

Закон «вынужденной производительности»

Закон «вынужденной эффективности» гласит: «Времени никогда не хватает на все дела, однако на самые важные дела его хватает всегда». Когда у вас не хватает времени, но вы осознаете, что последствия от невыполнения важной задачи могут быть крайне серьезными, вы почти всегда ухитряетесь изыскать время на завершение работы, нередко трудясь до самой последней минуты. Вы раньше встаете, позже ложитесь, так или иначе заставляя себя завершить работу, стремясь избежать негативных последствий, которые обрушились бы на вас, не уложись вы в заданный срок,

Существует правило, что у вас никогда не будет достаточно времени, чтобы сделать все дела. Известен факт, что среднестатистический работник в наше время работает на уровне 10-30 процентов от рассчитанной нагрузки. Некоторые дела оказываются отложенными на более поздний срок, о чем свидетельствуют стопки бумаг растущих на столе. У каждого из нас скапливается литература, которую мы не успеваем прочитать. В ходе недавнего исследования выяснилось, что типичному работнику управленческого звена присущ стабильный дефицит времени в размере 300-400 часов на чтение литературы разного рода как дома, так и на работе.

Все это означает, что ликвидировать каким-то образом свое отставание от сложившегося помимо вашей воли темпа жизни, вам не удастся никогда. Поэтому оставьте всякие попытки. Все, на что вы можете надеяться, – это не допускать отставания в своих основных делах на работе; остальному попросту придется ждать своей очереди.

Многие люди говорят, что работают лучше, когда зажаты в узкие временные рамки, иными словами, когда должны соблюсти определенный срок в выполнении чего-либо. К сожалению, многолетние исследования показывают, что так бывает скорее редко, чем часто. Находясь под прессингом крайнего срока, нередко созданного искусственно, в результате промедления в делах и откладывания их на потом, люди испытывают больший стресс, совершают больше ошибок и чаще вынуждены переделывать свою работу, нежели при менее жестких условиях.

 

Тщательно подготовьтесь, перед тем как начинать работу

Одним из условий не допускать промедления в делах и совершать многое в малый срок является привычка иметь все необходимое под рукой перед началом работы. Начните с того, что приберите на своем столе или рабочем месте, сделав так, чтобы все, что не относится к той одной-единственной задаче, к выполнению которой вы приступаете, было убрано. Если нужно, сложите все лишнее на полу или на другом столе. Теперь окружите себя всеми необходимыми материалами, которые вам потребуются. Добейтесь, чтобы все было под рукой и вам не пришлось вставать, выходить из комнаты и т.п. для получения нужного материала.

Проследите, чтобы все письменные принадлежности, дискеты, коды доступа, адреса электронной почты и все остальное, необходимое вам для работы, имелось в наличии и на расстоянии вытянутой руки.

Свое рабочее место следует устроить так, чтобы оно было удобным, привлекательным и стимулирующим длительную работу. В особенности проследите за тем, чтобы у вас был удобный стул или кресло, обеспечивающие опору для спины и такой высоты, чтобы ваши ноги имели уверенный контакт с полом.

Высокопродуктивные люди тратят время на то, чтобы превратить свое рабочее место в приятный для работы уголок. Чем аккуратнее и привлекательнее ваше рабочее место, тем легче вам будет начать работу и довести ее до конца.

Когда все готово и аккуратно разложено по местам, у человека повышается психологический настрой приступить к работе. Чем аккуратнее и привлекательнее ваше рабочее место, тем позитивнее ваше отношение к работе и продуктивнее ваша деятельность. Возьмитесь сегодня же за организацию своего рабочего места, чтобы оно обеспечивало вам ощущение рабочего комфорта, придавая вам уверенности в своих силах всякий раз, как вы садитесь за работу.

 

Постоянно повышайте свой класс

Непрерывная учеба – один из наиболее важных принципов достижения продуктивности. Приобретайте новые знания и навыки с тем, чтобы все успешнее справляться со своей работой. Чем лучше вы способны решать конкретный тип задач, тем вероятнее, что с ходу приметесь за работу над ними и доведете их до конца.

Важной причиной промедления и нерешительности является ощущение собственной некомпетентности, недостаток уверенности в своих силах или отсутствие знаний или навыков, необходимых для выполнения какого-то ключевого элемента работы.

Постоянно повышайте свой профессиональный уровень в ключевых категориях результатов, присущих вашей сфере деятельности. Помните, каким бы квалифицированным специалистом вы ни являлись на текущий момент, ваши знания и навыки устаревают с огромной скоростью.

Один из секретов рационального планирования и использования времени заключается в том, что вам следует улучшать свои показатели профессионального роста при выполнении наиболее важных задач. Самостоятельное повышение квалификации – один из самых эффективных путей, ведущий к экономии рабочего времени. Чем успешнее вы справляетесь с важной задачей, тем большим стимулом для работы вы обладаете. Чем лучше вам удается нечто, тем с большей энергией и энтузиазмом вы над этим трудитесь. Когда в вас живет уверенность, что вы легко справитесь со стоящей перед вами задачей, маловероятно, что вы будете медлить, приступая к ней и тем паче выполняя ее.

Одна порция информации или один-единственный новый профессиональный навык способны сыграть огромную роль в повышении качества выполняемой вами работы. Определите самые важные задачи, после чего составьте план по постоянному повышению собственных профессиональных знаний и умений, необходимых для наилучшего их выполнения. Непрерывное образование есть минимальное требование для достижения успеха в любой сфере. Не позволяйте себе не обладать каким-либо навыком, отсутствие которого сдерживает ваш успех.

 

Знайте и используйте свои особые таланты

Регулярно анализируйте свои уникальные таланты и способности. Какого рода занятия даются вам наиболее успешно? В чем вы чувствуете себя хорошим специалистом? Что дается вам с легкостью, представляя трудности для других? Оглядываясь на свою карьеру, постарайтесь понять, что во многом обусловило ваш успех на настоящий момент? Вы устроены таким образом, что вам всегда больше всего нравится делать то, в чем вы чувствуете себя асом. Люди, которым сопутствует успех, неизменно те, кто нашел время определиться, что им удается лучше всего и к чему более всего лежит у них душа. Они знают, что ценится в их работе и концентрируют свое внимание на этом в полной мере.

Вам следует всегда прикладывать максимум усилий для выполнения тех задач, в отношении которых ваши особые таланты и способности позволяют работать хорошо и со значительной отдачей. Вы не можете переделать всех дел, но зато можете преуспеть в тех, где чувствуете себя специалистом и способны по-настоящему принести пользу.

 

Определяйте сдерживающие факторы

Что сдерживает ваше движение? Что ограничивает скорость, с которой вы достигаете своих целей? Что определяет, насколько быстро вы доберетесь от своего теперешнего состояния к тому, к которому стремитесь?

Таковы важные вопросы, которые нередко встают перед вами на вашем пути к достижению высокого уровня производительности. Что бы вы ни делали, всегда имеется сдерживающий фактор, который определяет, насколько скоро и качественно вы в состоянии выполнить свою работу. Вам следует рассматривать всякую задачу, стоящую перед вами, с точки зрения сдерживающего фактора, присущего ей. После того, как он определен, вам следует приложить максимум усилий к тому, чтобы свести к минимуму эффект, обусловленный его влиянием.

При выполнении практически любой задачи, большой или малой, можно обнаружить фактор, который тормозит ваше стремление к цели. В чем он состоит? Выявив таковой, постарайтесь его полностью нейтрализовать, используя для этого свои внутренние резервы. Более полезного применения своему времени и способностям на тот момент вы можете и не найти.

Подобным фактором может быть человек, в чьей помощи вы нуждаетесь, недостающий объем средств, слабое звено в системе лиц, работающих над задачей, или что-либо другое. Сдерживающий фактор, однако, всегда присутствует, и вам всегда необходимо определить его. Точное определение сдерживающего фактора, присущего какому-либо процессу, и нейтрализация его в возможно полной мере способны обеспечить больший прогресс в делах, нежели какие бы то ни было другие меры.

Правило 80/20 применимо к сдерживающим факторам в вашей служебной и личной жизни. Согласно ему, 80 процентов факторов, сдерживающих достижение вами своих целей, являются внутренними. Их следует искать внутри вас самих, среди ваших качеств, способностей, привычек, взглядов на жизнь или знаний. И лишь 20 процентов сдерживающих факторов – внешние по отношению к вам или к компании, в которой вы работаете.

 

Принуждайте себя к действию

В мире много людей, которые ждут, пока не придет добрый человек и не подскажет им, как стать тем, кем они мечтают. Проблема, однако, в том, что никто не придет к ним на помощь. Такие люди ждут автобуса на улице, по которой автобусы не ходят. Как следствие, если они не возьмут ответственность за собственную жизнь и не начнут принуждать самих себя к действию, все может кончиться вечным ожиданием. К сожалению, к таковым относится большинство людей. Только около двух процентов людей способны работать самостоятельно без контроля со стороны других. Мы называем та­ких людей «лидерами». Быть такого рода человеком должно стать вашей целью.

 

Заключение

Ключ к успеху в работе и высокой продуктивности заключается в Вашей способности выбирать наиболее важную из совокупности задач, а затем целеустремленно выполнять ее до полного завершения. Для этого необходимы навыки планирования, расстановки приоритетов и организации работы. Когда же вы воспитаете в себе обычай начинать работу с самой важной задачи, успех будет вам обеспечен.

Ниже вашему вниманию предлагается краткое резюме всех способов не допускать промедления в делах и достигать больше результатов за единицу времени, изложенные в книге Брайана Трейси. Регулярно применяйте данные правила и принципы, пока они не станут неотъемлемой частью вашего мировоззрения, после чего ваше будущее будет обеспечено.

1. Подготовьте «стол». Определитесь с полной ясностью, к чему вы стремитесь. Ясность целей – совершенно необходимая вещь. Изложите на бумаге свои цели и задачи перед тем, как приступать к работе.

2. Загодя планируйте каждый свой день. Думайте «на бумаге». Каждая минута, потраченная на планирование, способна сэкономить вам от пяти до десяти минут в работе.

3. Применяйте правило 80/20 во всем. 20% всех ваших дел соответствует 80 % достигаемых вами результатов. Всегда старайтесь направлять максимум своих усилий на названные «лучшие» 20 процентов дел.

4. Думайте о последствиях. Ваши самые важные задачи суть те, которые влекут наиболее серьезные последствия, положительные или отрицательные, для вашей жизни и работы. Уделяйте им повышенное внимание.

5. Перед тем как начать работу в соответствии с перечнем дел, посвятите несколько минут тому, чтобы упорядочить их по значимости, благодаря чему вы обеспечите правильный порядок работы, а именно, согласно принципу: более важные дела – в первую очередь.

6. Основное внимание – ключевым категориям результатов. Дайте определение тем результатам, которых вам обязательно надо достичь в своей работе, и добивайтесь их на протяжении всего дня.

7. Закон «вынужденной производительности». У вас никогда не хватит времени на все дела, но на самые важные из них время найдется всегда. Остается определить, что это за дела.

8. Тщательно подготовьтесь, перед тем как начинать работу. Подготовкой предваряют правильные поступки и предотвращают плохие.

9. Постоянно повышайте свой класс. Чем больше знаний и умений приобретаете вы в своей сфере деятельности, тем легче вам приниматься за наиболее важные задачи и быстро находить их решение.

10. Знайте и используйте свои особые таланты. Поразмыслите над тем, в каких вопросах в своей сфере деятельности вы являетесь подлинным специалистом или могли бы стать таковым, и направьте свою энергию на выполнение соответствующих задач.

11. Определяйте сдерживающие факторы. Определяйте «узкие места», «непрочные звенья», возможные недостатки и препятствия внутренней и внешней природы – все то, что накладывает ограничения на скорость, с которой вы достигаете своих наиболее значимых целей. Прикладывайте необходимые усилия к снижению их влияния.

12. Вы в состоянии выполнить самую объемную и сложную работу при условии, что будете осуществлять ее поэтапно.

13. Принуждайте самого себя к действию. Представьте себе, что уезжаете на месяц и перед отъездом вам необходимо закончить свои самые срочные дела. Подобная психологическая установка способна прекрасно повысить вашу дисциплину в работе.

14. Доведите до максимума собственные внутренние силы. Определите периоды времени в течение суток, когда ваша физическая и интеллектуальная активность достигает своего пика, и планируйте работу так, чтобы наиболее важные и требующие усилий задачи приходились на эти периоды.

15. Обеспечивайте себе стимулы для работы. Станьте ярым болельщиком в отношении самого себя. Находите положительные стороны в любой ситуации. Концентрируйте внимание на поиске решения проблемы, нежели на малосущественных ее аспектах. Придерживайтесь оптимистического мировоззрения и старайтесь играть во всем конструктивную роль.

16. Творчески распределяйте свое время. Поскольку вы не в состоянии уделить достаточно времени всем своим делам, вы должны научиться откладывать на потом малозначащие задачи, с тем, чтобы у вас находилось время на небольшое количество дел по-настоящему важных.

17. Выполняйте самую трудную задачу в первую очередь. Начинайте день со своей самой сложной задачи, решив которую вы способны внести серьезный вклад в собственную карьеру, и проявляйте упорство, выполняя ее не иначе как до самого конца.

18. «Разрезайте» задачу на ломтики. Разбивайте крупные сложные задачи на элементы, представляющие собой вполне посильные подзадачи, после чего выполнение одной из последних позволит вам начать работу над основной задачей.

19. Практикуйте сегментацию времени. Организуйте свой рабочий день вокруг крупных сегментов времени, в течение которых вы мажете посвятить себя выполнению наиболее важных задач.

20. Вырабатывайте в себе привычку работать быстро с важными задачами. Приобретайте репутацию человека, способного работать быстро и качественно.

21. Определитесь с приоритетами, приступайте к своей самой важной задаче и трудитесь над ней без остановок, пока не выполните ее на 100 процентов. Это истинный ключ к профессиональному успеху и максимальной продуктивности в работе.

Проявите решимость и упорство в том, чтобы ежедневно применять данные принципы в своей работе, пока они не станут вашей «второй натурой». Возведя это в разряд привычки, вы обеспечите себе высочайшую работоспособность, а это открывает бескрайние перспективы для вашей карьеры.

 

Источник: журнал «Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций в учреждениях, организациях и на предприятиях» N 3/2019.

Другие статьи по теме

Методология eNPS: гайд по работе

Высокий уровень вовлеченности, удовлетворенности работой и эффективности — мечта каждой компании. В этой статье разбираем, что такое индекс eNPS и как он связан с качеством работы в компании. 

Определение eNPS

eNPS (сокращенно от Employee Net Promoter Score) — это метод оценки, который позволяет организациям измерить лояльность сотрудников.

Первоначально NPS был инструментом для измерения лояльности клиентов, но сегодня используется в компаниях и в отношении сотрудников. Он оценивает вероятность того, что сотрудник захочет порекомендовать компанию в качестве места для работы. Проще говоря, помогает понять, что именно нравится и не нравится сотрудникам в компании. 

Хотя eNPS и не предназначен для того, чтобы полноценно измерить вовлеченность сотрудников, это, все же, хороший вариант для начала. Он поможет понять общее положение дел в компании.

Почему лояльность сотрудников важна

Есть много причин, почему лояльность сотрудников имеет большое значение для успеха компании. Однако среди них можно выделить две наиболее важные:

• Лояльные сотрудники больше заботятся о компании и работают усерднее
• Лояльные сотрудники реже увольняются

Если сотрудник чувствует привязанность к вашей компании, он будет делать то, о чем мечтает каждый руководитель группы — все возможное в рамках своей должности и активно искать пути улучшения организации.

Мы знаем, что текучесть кадров очень дорого обходится бизнесу. Но трудно рассчитать фактическую стоимость текучести из-за того, что с увольнением связано много других расходов:

• Расходы по найму (реклама, собеседование, размещение на досках объявлений).
• Стоимость обучения нового сотрудника.
• Потеря производительности (иногда новичкам требуется не менее трех месяцев, чтобы начать работать в полную силу).
• Стоимость ошибок, допущенных новым сотрудником.

Но эмоциональные затраты на поиск новых кандидатов оказывают негативное влияние на персонал компании даже больше, чем финансовые затраты.

Таким образом, мы видим, что уровень лояльности сотрудников влияет на многие сферы работы компании. Оценка уровня eNPS помогает найти причины неудовлетворенности сотрудников и увеличить не только показатели лояльности, но и эффективность всей компании в перспективе.

Как появился eNPS

Еще в начале 1990-х годов Фред Райхельд, исследователь из Bain & Company, пытался найти наиболее эффективный способ измерения удовлетворенности клиентов.

Он утверждал, что традиционные опросы занимают слишком много времени и не позволяют провести значимые исследования. Райхельд обнаружил, что компаниям в конкурентоспособных отраслях достаточно использовать только один вопрос для измерения лояльности клиентов:

Какова вероятность, что вы порекомендуете компанию другу или коллеге?

Ответ должен быть дан по шкале от 0 до 10, где 0 — никогда не порекомендую, а 10 — с удовольствием порекомендую.

Он написал статью о своем исследовании в Harvard Business Review и рассказал о том, как можно использовать один простой вопрос для прогнозирования роста компаний. После этого многие организации начали использовать вопрос Райхельда для измерения и повышения лояльности клиентов.

Затем Райхельд решил, что лучший способ сгруппировать ответы — это разделить их на три группы:

• Сторонники (Promoters) — те, кто поставил 9 или 10 баллов.
• Нейтральные (Passively Satisfied) — оценка 7 или 8. 
• Критики (Detractors) дают оценку 0 — 6.

NPS и eNPS

Несколько лет спустя Apple начала использовать NPS в своих розничных магазинах, чтобы найти отличных сотрудников. Они начали спрашивать работников розничной торговли, насколько вероятно, что они порекомендуют их магазин в качестве места для работы. Так, метод NPS одного вопроса стал использоваться для оценки лояльности сотрудников и приобрел приставку “e” — “employee”.

Самая большая разница в том, что NPS — это про клиентов, а eNPS — про ваших сотрудников.

• Вопрос NPS: “Насколько вероятно, что вы порекомендуете услуги или продукты компании другу или коллеге?”
• Вопрос eNPS: “Насколько вероятно, что вы порекомендуете эту компанию в качестве места работы по шкале от нуля до десяти?”

Второй вопрос

Первоначально Райхельд выделил только один вопрос. Но позже он обнаружил, что наличие второго вопроса дает еще лучшие результаты. Реальная ценность заключается в последующем вопросе “почему”.

Второй вопрос помогает обосновать балл, выставленный для первого вопроса, и имеет огромное значение для работодателя. Формулировка этого вопроса должна быть выбрана в зависимости от ответов. 

Например, если респондент дает вам высокий балл (9 из 10), вы можете спросить что-то вроде:

• Назовите главную причину, по которой вы готовы порекомендовать нашу компанию?
• Что именно из того, что мы делаем, вы готовы порекомендовать?

Если кто-то дал вам низкий балл, например, 3 из 10, стоит спросить:

• По какой причине вы не хотите рекомендовать компанию?
• Почему вы поставили такую оценку?

По сути, все эти вопросы направлены на то, чтобы погружаться глубже и узнавать, какие преимущества и недостатки сотрудники видят в вашей компании.

Подробнее про группы респондентов

Сторонники 

Сторонниками считаются те респонденты, которые поставили высшие баллы 9 или 10. Самое большое заблуждение работодателей в том, что об этой группе не нужно думать, ведь у них все хорошо. Однако эти люди с большой долей вероятности являются важнейшим ключом для анализа результатов и улучшения ситуации.

Важно понять, что именно этой группе опрошенных нравится в компании, что заставило их поставить столь высокую оценку. Используйте полученную информацию, для найма и удержания лучших талантов.

Нейтральные

Респондент считается нейтральным, когда выбирает 7 или 8 баллов. Мы называем их нейтральными или пассивными, поскольку предполагается, что они не собираются ни советовать, ни негативно говорить об организации. Сотрудники, которые попадают в эту категорию в целом удовлетворены, но, поскольку они не влияют на понимание атмосферы в компании, они не включаются в оценку.

Но это не значит, что вы не должны обращать на них внимание. Даже при том, что они проигнорированы в подсчете, не игнорируйте их отзывы. Узнайте, что мешает им рекомендовать компанию и последовательно работайте над тем, чтобы сделать их сторонниками. Ваша цель — добиться того, чтобы в компании было как можно больше сторонников.

Критики

Критики ставят от 0 до 6. Логично предположить, что низкая оценка — это знак, указывающий на проблемы, и на то, что сотрудников что-то беспокоит. Ваша главная задача понять, что не так.

Лучшее, что вы можете сделать — это показать искреннюю заботу и выслушать их проблемы. Если сотрудники чувствуют, что их слушают, это уже маленький шаг к тому, чтобы сменить лагерь и стать сторонником.

Чтобы стать лучше, компаниям нужно мнение людей, вошедших в группу критиков. Помните, что eNPS является мерой лояльности, и поэтому вы не хотите, чтобы эти люди покидали вас.

Методология eNPS

Как часто необходимо проводить исследования

Когда вы пытаетесь решить, как часто оценивать лояльность персонала, следует учитывать, что чем больше времени занимает опрос, тем менее точными будут результаты. Но поскольку в eNPS всего несколько вопросов, у компаний появилась возможность проводить оценку чаще.

Некоторые компании делают это каждый месяц, другие — каждые три месяца, а кто-то всего два раза в год. Решение остается исключительно за вами, однако учтите, что вам должно хватить времени на анализ результатов, внедрение практик, призванных повысить лояльность и оценку эффективности этих практик.

Как рассчитать оценку eNPS

Подсчет баллов довольно прост, вот что вам нужно сделать:

1. Подсчитайте количество респондентов.
2. Подсчитайте количество людей, которые поставили 9 или 10.
3. Подсчитайте количество людей, которые поставили оценку от 0 до 6.
4. Затем вычтите процент критиков из процента сторонников.

eNPS = % сторонников — % критиков

Например, если у вас 100 сотрудников, а результаты опроса eNPS:

• 40 критиков
• 30 нейтральных
• 30 сторонников

30% (сторонники) — 40% (критики) = -10%

Люди, которые поставили 7 или 8, не включены в расчет, потому что они занимают нейтральную позицию. Обратите внимание: сотрудники, которые пропускают опрос eNPS, будут считаться нейтральными. Включение пропущенных ответов в анализ результатов дает лучшее представление об уровне лояльности сотрудников.

• Если индекс eNPS в вашей компании отрицательный, это означает, что критиков больше, чем сторонников. Значит в компании могут возникнуть проблемы с вовлечением сотрудников.
  
• Если eNPS положительный, это означает, что у вас больше сторонников, чем критиков, и это здорово. Стоит узнать, что так нравится вашим сотрудникам, чтобы использовать это для привлечения и удержания талантов.

Какой уровень eNPS можно считать хорошим

Баллы могут варьироваться от -100 до +100, но имейте в виду, что вам не следует особо фокусироваться на цифрах. Важно уделять гораздо больше внимания ответам, где сотрудники напишут о том, что следует изменить или улучшить. Вот где настоящая ценность этого опроса.

Нормальным считается любой положительный результат. Беспокоиться стоит начинать, если индекс меньше, чем -10. 

Как улучшить ваш eNPS в 2019 году

Итак, пришло время разобраться с тем, как же улучшить лояльность сотрудников. В целом можно описать это одной фразой — потратить достаточно времени и ресурсов на тщательный анализ отзывов сотрудников, чтобы выяснить, какие проблемы нужно решать и как быстро. Обсудим подробнее, как это работает и какие шаги вы можете предпринять.

Своевременность опроса

Частота проведения опросов eNPS имеет решающее значение. Если проводить их слишком часто, они теряют свою эффективность, но оценка eNPS раз в год тоже не дает увидеть реальную картину. Потому что в любых организациях есть текучесть кадров, а это означает, что сотрудники, которые могли бы дать вам ценную обратную связь, вероятно, уже покинули компанию.

Одним из преимуществ опроса eNPS является то, что его можно быстро и легко провести. Поэтому постарайтесь оптимизировать количество годовых опросов. Подумайте о eNPS как о системе раннего предупреждения о критических проблемах: чем раньше вы сможете выявить проблемы, тем быстрее сможете их решить и показать своим людям, что вы заботитесь об обстановке в компании работаете над улучшением рабочей среды.

Открытость

Поделитесь результатами опроса, покажите, что вы готовы работать с проблемами. Прозрачность очень важна, когда дело доходит до улучшения вашего eNPS. Вы должны максимально вовлечь сотрудников в процесс. Это не только поможет вам улучшить ваше положение, но и поможет сотрудникам увеличить заинтересованность и чувствовать себя более ответственными.

План изменений

Нет ничего более разочаровывающего для сотрудников, чем проведенная руководством оценка лояльности или удовлетворенности и отсутствие последующих шагов. После анализа результатов необходимо выделить важнейшие проблемы и составить план, который поможет в кратчайшие сроки их решить.

Фильтр данных

Есть еще одна продвинутая идея — фильтровать данные, чтобы получить более глубокое понимание результатов.

Например, вы можете отфильтровать результаты по таким критериям:

• Демография (люди какого возраста чаще ставят ту или иную оценку).
• Длительность работы (кто поставил более высокий балл: те, кто работает давно или недавно).
• Отдел (есть ли какой-то конкретный отдел, который недоволен).

Как ваша оценка eNPS увеличивает NPS

Более высокий балл eNPS означает повышение производительности и качества работы, поскольку сотрудники больше заинтересованы в своей работе и заботятся о компании и ее целях.

Более вовлеченный персонал готов пойти на бОльшие усилия, чтобы принести пользу компании, и советовать ее как своим знакомым, так и клиентам. Более высокий eNPS также означает снижение затрат на поиск и найм персонала.

Даже если лояльные сотрудники не будут напрямую рассказывать клиентам о своей компании, они с большей вероятностью станут “послами бренда” и передадут свой энтузиазм через взаимодействие с клиентами, потому что они чувствуют себя счастливее. Следовательно, лояльные сотрудники обеспечивают повышенное качество обслуживания клиентов. Если ваши клиенты получают качественный сервис от ваших вовлеченных и лояльных сотрудников, они, в свою очередь, станут лояльными к вашей компании.

Это работает циклически. Хорошая репутация среди клиентов будет демонстрировать кандидатам, что ваша компания успешна, дружелюбна и является отличным местом для работы.

Скорее всего, ваша оценка eNPS будет ниже, чем ваша оценка NPS. Это связано с тем, что сотрудники придерживаются более высоких стандартов, чем клиенты, поскольку вкладывают больше времени и энергии. Сотрудники будут более жесткими критиками, поэтому не расстраивайтесь, а работайте над исправлением ситуации!

7 хаков для повышения эффективности на рабочем месте в 2020 г.

7 мин. Читать

1. Концентратор
2. Производительность
3. 7 советов по повышению эффективности на рабочем месте в 2020 году

Повышение эффективности на рабочем месте — это значит, что ваши сотрудники будут работать умнее, а не усерднее. Недостаточно также «подавить» эффективность сотрудников.

Важно иметь всесторонний взгляд на все факторы, влияющие на продуктивность сотрудников, такие как рабочая среда, удовлетворенность работой и эффективное руководство.Наши семь советов, приведенные ниже, помогут вам найти правильные инструменты и стратегии для повышения морального духа и вовлеченности сотрудников, а также повышения эффективности вашей компании.

В этой статье мы рассмотрим:

1. Разрешить гибкий график работы

Гибкие часы работы позволяют сотрудникам работать в наиболее продуктивное и эффективное время — поздно ночью или рано днем. Предоставление сотрудникам возможности выбирать часы работы также сделает их более счастливыми и с большей вероятностью будут выполнять рабочие задачи, когда они на работе.

Вы можете даже подумать о том, чтобы сделать свою команду полностью удаленной или, по крайней мере, предложить больше работы вне дома. По словам предпринимателя, наличие удаленной команды повышает производительность на 13 процентов.

Вы не будете одиноки; стартапы и онлайн-компании, такие как Zapier и Groove, имеют полностью удаленные команды. Отказ от поездок на работу экономит время сотрудников и дает им более удобное место для работы.

Совет : Если вы подозреваете, что производительность труда на дому падает, попробуйте попросить сотрудников использовать инструмент для учета рабочего времени, например Time Doctor.

2. Обновите свои технологии

Изучите технологические разработки в вашей отрасли и внедрите все, что повысит эффективность работы. Покупка iPad для ваших сотрудников может помочь им работать в дороге, особенно если они работают из дома. Или воспользуйтесь системой iPad на стойке регистрации, чтобы быстро и легко получать посылки и уведомлять сотрудников о гостях.

Совет : попробуйте виртуальную доску, такую ​​как Jamboard от Google, во время конференц-связи.Подумайте о том, чтобы дать сотрудникам надбавку на наушники, чтобы они могли сосредоточиться.

3. Карта процессов

Неэффективные рабочие процессы могут превратить обычно эффективных работников в разочарованных и непродуктивных. Составьте карту своих процессов, чтобы увидеть, нет ли чего лишнего, что снижает производительность. Измените эти процессы или полностью исключите их.

Совет : попробуйте сопоставить рабочий процесс на собрании с помощью стикеров, прежде чем передавать его в такую ​​программу, как Microsoft Visio.Внесите пересмотренные и новые процессы в программное обеспечение для управления проектами, такое как Asana, чтобы вся ваша команда была в курсе.

4. Поощрять создание команды

Производительность труда повышается, когда сотрудники учатся лучше общаться. Найдите способы побудить сотрудников работать вместе над проектами или в разных отделах, чтобы улучшить поток информации. Тимбилдинги или выездные приключения — отличные способы для сотрудников научиться общаться и работать вместе.

Еще лучше, если вы объедините эти усилия по построению команды со способами поощрения сотрудников к активности или поддержанию общего состояния здоровья — как физического, так и психического.Здоровые сотрудники берут меньше больничных и работают более продуктивно. Кроме того, эти виды деятельности помогают сотрудникам связываться без стресса и весело, что поднимает моральный дух и улучшает взаимодействие, говорит ProofHub.

Совет : Организуйте благотворительный забег, спортивный день или соревнование по фитнесу. Заставьте сотрудников добровольно участвовать в благотворительной деятельности на целый день. Или спонсируйте оздоровительный день с йогой, массажем и семинарами, а также здоровым обедом и закусками.

5. Создавайте благоприятную рабочую среду

Сотрудники, которые счастливы на работе, более эффективно расходуют свое время, лучше выполняют свою работу и в целом более продуктивны.Они также склонны сосредотачиваться на текущей задаче, а не отвлекаться на нерабочие задачи, такие как проверка личных учетных записей в социальных сетях.

Для начала проанализируйте офисное пространство, рекомендует ProofHub. Как освещение? Инвестируйте в лучшее освещение, чтобы снизить нагрузку на глаза, а также в жалюзи на окнах, чтобы сотрудники могли регулировать количество естественного света, которое им нужно.

Опрос сотрудников об их рабочих местах — достаточно ли удобны их стулья? Можете ли вы установить пару стоячих столов? Как насчет случайных зон, чтобы сотрудники могли работать на диване?

Совет : быстрое изменение планировки офиса может зарядить сотрудников энергией.Организуйте инициативу по уборке и перемещению мебели (сначала попросите сотрудников сотрудничать). Купите растения или новые предметы искусства или украсьте к празднику.

6. Остановите встречное безумие

По данным Entrepreneur,

американских компаний тратят более 35 миллиардов долларов на собрания каждый год, а сотрудники проводят на собраниях в среднем 37 процентов своего времени. Подумайте, если в вашей компании слишком много встреч — вы можете зря тратить время и деньги, не говоря уже о том, чтобы сказаться на счастье своих сотрудников.

Наличие правильных инструментов управления проектами поможет устранить необходимость во многих встречах. Конечно, личные встречи будут нужны всегда, но, возможно, не , так как многие из них .

Совет : Slack, Asana и Basecamp — отличные инструменты для общения и управления проектами, которые можно использовать вместо совещаний.

7. Найдите способы автоматизации

Многозадачность снижает производительность. По словам Wrike, постоянное переключение между разными задачами может привести к потере сотрудниками 40 процентов своей производительности.Вот где технологии могут засиять и взять на себя мелкие работы, которые не так важны. Попробуйте автоматизировать свои кампании в социальных сетях, используя службы электронного маркетинга, которые рассылают автоматические рассылки по электронной почте и автоматизируют ваши продажи и работу по привлечению потенциальных клиентов.

Совет : в LinkedIn теперь есть формы для генерации лидов, которые позволяют пользователям отправлять автоматически заполняемые формы. Hootsuite и TubeMogul — это инструменты, которые помогут вам автоматизировать кампании в социальных сетях.

Еще спрашивают:

Как я могу работать умнее, а не усерднее?

Вот несколько советов, как работать умнее, а не усерднее:

1. Отслеживайте свое время : Используйте такое приложение, как Rescue Time, чтобы точно узнать, на что вы тратите свое время каждый день.
2. Сделайте это за две минуты : Если вы видите задачу, которую вы можете выполнить за две минуты или меньше, сделайте это сейчас. На это уйдет больше времени, если вы вернетесь к этому позже.
3. Предлагайте постоянные встречи. : Сократите время встреч и увеличьте участие в постоянных встречах.
4. Забудьте о совершенстве : Идеальное — враг сделанного, особенно на рабочем месте.
5. Прекратить тушить пожары : Планируйте определенное время дня, чтобы отвечать на электронные письма и сообщения.
6. Украсьте свое рабочее место : добавьте растения, свечи, картины или что-нибудь еще, что сделает вас счастливым. Inc. заявляет, что эстетичное рабочее пространство может повысить производительность на 15 процентов.
7. Работа в течение 90 минут : Работайте не более 90 минут за раз, а затем сделайте перерыв, чтобы сходить на кофе или прогуляться, прогуляться по офису или быстро поболтать с коллегой. Исследования показали, что лучшие исполнители более эффективны, если работают максимум по 90 минут за раз.

Как сделать бизнес более эффективным?

Чтобы узнать, как сделать бизнес более эффективным, ознакомьтесь с нашими семью советами, приведенными выше.

Как улучшить работу команды?

Вот шесть советов по повышению производительности команды:

1. Установите правила команды : например, не используйте мобильные телефоны или ноутбуки на собраниях и соблюдайте нерабочее время
2. Четко сформулируйте цель : всегда четко указывайте цель проекта или цель и почему вы ее принимаете шаги, которые вы должны сделать для этого
3. Вознаграждайте за хорошую работу : дополнительные дни отпуска, бонусы, общекорпоративные электронные письма и личные поздравления — все это хорошие способы улучшить работу команды
4. Поощрять использование мест для совместной работы : сотрудники нужны чтобы увидеть, как руководители высшего звена используют эти неформальные пространства
5. Запланируйте неформальные беседы : возьмите кофе и выпечку и быстро проведите утреннюю встречу или пригласите всех на послеобеденный кофе
6. Сосредоточьтесь на сильных сторонах, а не на недостатках : определите сильные стороны каждого члена команды и использовать их.Это более эффективно, чем сосредоточение внимания на слабостях.

---

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Повысьте эффективность работы с помощью этих 5 простых шагов

В то время как работодатели ищут в сотруднике множество качеств, трудно не обращать внимания на того, кто не только трудолюбив и продуктивен, но и эффективен в своей работе.

Но возникает вопрос: что делать, если ваша эффективность отстает и вы хотите ее повысить?

Начните с выявления коренных причин вашей неэффективности и низкой производительности.Рассмотрим, например, такие вещи, как:

• Ваши личные организационные привычки
• Каналы связи, которые вы используете
• Набор инструментов в вашем распоряжении
• Слишком много отвлекающих факторов
• Выгорание или слишком много времени в офисе

Пока это занимает пора добиться серьезного прогресса, есть вещи, которые вы можете сделать сегодня, чтобы повысить эффективность работы и, как следствие, показать своей компании, что вы ценная часть команды.

Если вы наконец готовы повысить эффективность своей работы, выполните следующие действия!

1.Составьте список дел

Независимо от вашей области, должности или места работы, факт остается фактом: ваш день полон задач. Какие из них вы завершите в первую очередь? Какие из них самые важные? Как вы будете придерживаться расписания в течение дня?

Если у вас нет списка дел, вы можете определить приоритетность неправильных задач или упустить из виду те, которые требуют вашего немедленного внимания. В результате эффективность вашей работы падает, а продуктивность резко падает.

К счастью, создать список дел несложно.Вы можете сделать это по-старому, приложив ручку к бумаге, составив список задач и отметив пункты. Или вы можете интегрировать технологии в процесс, воспользовавшись одним из множества приложений, которые помогут вам не сбиться с пути.

И, несомненно, одним из лучших игроков является Todoist. Фактически, он был выбран редактором PCMag, написав:

«Если вы ищете лучшее приложение со списком дел, которое работает на всех ваших устройствах, имеет отличные функции для мониторинга вашей продуктивности и позволяет вам разбираться в организации всего, что вам нужно, Todoist для вас.”

2. Улучшение коммуникации

Рабочие дни полны потенциальной утечки времени — загроможденные рабочие места, непродуктивные встречи и социальные сети, и это лишь некоторые из них. Однако общение с коллегами, клиентами и потенциальными клиентами не должно входить в их число.

Эффективное общение — основа производительности труда. Но улучшение коммуникации не произойдет в одночасье. Само по себе этого не произойдет.

Перво-наперво — определите, что работает, а что не работает в отношении того, как ваша команда общается.Вы тратите часы на личные встречи с коллегами? Вы тратите слишком много времени на конференц-связь, когда быстрое мгновенное сообщение или даже электронное письмо могут сделать то же самое?

В любом случае вам необходимо внедрить систему для исправления того, что сломано. Это может означать семинар или тимбилдинг, основанный на командном общении. Или это может означать просто внедрение правильного программного обеспечения для командного взаимодействия.

В последнем случае рассмотрим обмен мгновенными сообщениями на предприятии. Деловые программы обмена мгновенными сообщениями имеют множество каналов, а это означает, что прямо из коробки есть средство, подходящее для любого типа общения на рабочем месте.

Текстовые чаты и комнаты чата идеально подходят для непрерывных или текущих разговоров, ответов на вопросы «да», «нет» или коротких ответов, а также для организации дискуссионных пространств по проектам, командам, отделам или даже по местоположению.

Голосовой и видеочат, с другой стороны, идеально подходят для случаев, когда вам нужно воспроизвести более личное соединение, но личное общение непрактично или невозможно.

Электронная почта и личное общение по-прежнему имеют место. Например, если это не срочно или вам нужно скопировать нескольких получателей — отправьте электронное письмо.Если у вас есть важные или важные новости, подумайте о личной встрече.

В зависимости от характера коммуникации одни каналы имеют больше смысла, чем другие. Но вам решать, иметь в своем распоряжении технологию, чтобы принять это решение.

3. Уменьшите многозадачность

Попробуйте однозадачность! Исследования показывают, что многозадачность снижает эффективность и производительность. Переключение между задачами и вкладками приводит к задержке, когда ваш мозг переключается между информацией, что отнимает до 40% рабочего времени.

Но давайте посмотрим правде в глаза: на сегодняшнем постоянно динамичном рабочем месте полностью избежать этого невозможно. Так что вам нужно быть более умным и находчивым в том, как вы выполняете одновременно несколько задач.

Чтобы максимизировать рабочий процесс в сети, ограничьте количество открытых вкладок в окне браузера. Каждая открытая вкладка — это отвлечение, которого можно избежать. Более того, открытые вкладки не только затрудняют поиск информации, но и негативно влияют на оперативную память вашего устройства, потребляя больше рабочей памяти. В конце концов, эффективность вашего устройства падает.

Подумайте также о том, как вы работаете со своей командой. Универсальные платформы для общения и совместной работы расширяют возможности общения в режиме реального времени, облегчая значимую командную работу в рамках единой платформы.

Сопряжение инструментов, таких как виртуальная доска, мгновенный снимок экрана, удаленный рабочий стол и передача файлов неограниченного размера с обменом данными в реальном времени, приводит к:

• Меньше переключений между функциями обмена мгновенными сообщениями для совместной работы, ограниченными платформами обмена файлами и незащищенным чатом приложений
• Более глубокое внимание и концентрация на задачах и сотрудничестве
• Снижение вероятности попадания данных в чужие руки
• Повышение эффективности и производительности

Хотя вы не сможете полностью избежать многозадачности, вы можете быть умнее в том, как вы подходите к этому.

4. Максимальное время простоя

Многозадачность во многом так же, как и ваша нагрузка. Но в сутках так много времени. А у вашего мозга еще меньше продуктивного времени и возможностей. Итак, вам нужно найти способы работать эффективнее.

• • Работа на ходу — Время в пути увеличивается. Но вместо того, чтобы прокручивать ленту новостей, используйте это время для составления списка дел на день, ответа на мгновенные сообщения и электронные письма или мозгового штурма. Сегодня мобильные приложения для групповой коммуникации не только позволяют вам оставаться на связи с вашей командой, но и обеспечивают совместную работу, где бы вы ни находились.

5 шагов для повышения эффективности вашей работы Нажмите, чтобы написать твит

• Работа с интервалами — Будь то 25-минутные спринты или 90-минутные интервалы, сосредоточьтесь на одной задаче или работе, не отвлекаясь и не отвлекаясь на время. короткий период времени. Затем сделайте назначенный перерыв для подзарядки. Не загоняйте недельные задачи в один день, а затем пытайтесь выполнить все без перерывов.
• Работайте над собой — Когда у вас есть свободное время на работе, потратьте его на свое здоровье и благополучие.Отдохните от экранов и устройств и подумайте о том, чтобы почитать книгу или заняться мозговой деятельностью, например, физическими упражнениями или йогой.

5. Не отвлекайте внимание извне

Смартфоны, социальные сети, загроможденные рабочие места и чрезмерное количество подключений могут подорвать вашу эффективность быстрее, чем следующее уведомление. Но хотя в наши дни отвлекаться практически невозможно, вы можете предпринять несколько шагов, чтобы их уменьшить.

1. Устранение прерываний. Поскольку большинство американских рабочих не могут сопротивляться социальным сетям, уберите свой смартфон из поля зрения. Выключить уведомления. Рассмотрите возможность удаления приложений социальных сетей в течение рабочей недели. Удалите ссылки браузера и выйдите из учетных записей социальных сетей.
2. Обратите внимание на рабочую среду. Организуйте свое рабочее место. Имейте все необходимое под рукой. Используйте свой список дел, чтобы структурировать свой день. А если вы работаете из дома, тщательно продумайте все, от декора до гардероба и плейлиста.
3. Время от времени отключайтесь. Расширение возможностей подключения и прозрачность связи в реальном времени коренным образом изменили правила игры для повышения эффективности рабочего места. Но иногда вам просто нужно поработать. В таком случае выйдите из приложений электронной почты и обмена сообщениями, отключите устройства и сделайте все необходимое.
4. Не отвлекайтесь. Большинство разговоров можно подождать. Обращайте внимание на визуальные и виртуальные сигналы ваших коллег — например, на наушники, повышенное внимание или статус пользователя.То, что вы можете встретиться лично или в чате, не означает, что вам следует это делать.

Обдумайте эти вопросы

Теперь, когда у вас есть несколько реальных методов повышения эффективности работы, пора сделать шаг в правильном направлении.

Однако, как и большинство других вещей, повышение эффективности и производительности — это процесс, требующий некоторого самоанализа, стратегии, приверженности и времени.

Обдумайте эти пять вопросов:

• Вы определили, почему вам не хватает высокого уровня эффективности?
• Есть ли у вас система не только для реализации пяти вышеуказанных шагов, но и для того, чтобы придерживаться их в течение длительного времени?
• Как сделать так, чтобы технологии повышали эффективность вашего рабочего места, а не отвлекали?
• Может ли помощь коллеги или руководителя лучше помочь вам в достижении ваших целей?
• Какие меры вы будете применять для отслеживания прогресса?

Хотя на эти вопросы не всегда легко ответить, они имеют решающее значение для того, чтобы дать представление о том, где вы стоите в данный момент, встаете на правильную ногу и, что немаловажно, не сбиваетесь с пути.

5 шагов по повышению эффективности работы Щелкните, чтобы написать в Твиттере

Подведение итогов

Каждый хочет повысить эффективность своей работы, но зачастую легче сказать, чем сделать, чтобы это стало реальностью.

Но попытки и неудачи в прошлом — не повод сдаваться сейчас! Выполнив пять шагов, описанных выше, а затем внимательно изучив несколько вопросов, которые помогут вам на этом пути, вам станет проще, чем когда-либо, достичь более высокого уровня эффективности и продуктивности в своей работе.

Есть ли у вас какие-нибудь советы по повышению эффективности работы? Какие еще шаги вы бы добавили в этот список? Поделитесь с нами своими мыслями, советами и рекомендациями!

Никола Балдиков

Никола Балдиков — менеджер по цифровому маркетингу в Brosix, специализирующийся на SAAS-маркетинге, SEO и информационных стратегиях. Помимо страсти к цифровому маркетингу, он заядлый фанат футбола, и я люблю танцевать. Свяжитесь с ним в LinkedIn или Twitter: @baldikovn

5 изменений, которые менеджеры могут внести для повышения эффективности рабочего места

Джейсон Шах — основатель и генеральный директор Do, платформы для совместной работы, которая помогает проводить продуктивные встречи.

Эффективность на рабочем месте — это своего рода искусство: относитесь ко всем сотрудникам одинаково и одновременно, и вы увидите огромные расхождения в производительности всей команды.

Это потому, что люди не роботы. Одни мотивированы внешней похвалой, другие — стимулами. И некоторым может потребоваться немного больше руководства, в то время как другие совершенно самодостаточны.

Но несколько настроек могут иметь большое значение.

Наша компания Do нацелена на повышение производительности труда, помогая людям тратить меньше времени на собрания и больше времени на реальную работу.Итак, мы многое узнали о том, как люди распоряжаются своим временем на работе и как они могут использовать силу эффективности для повышения своей производительности.

Вот пять изменений, которые менеджеры могут внести для повышения эффективности рабочего места.

Предложите более эффективную поддержку

Что мешает сотрудникам выполнять поставленные задачи? Есть ли потребность в оборудовании? Могут ли они воспользоваться помощью других? Они перегружены работой, отвлечены и не могут сосредоточиться?

Поддержка означает разные вещи в зависимости от ситуации.Но если эффективный член команды работает плохо, скорее всего, этому есть причина. Избегайте репрессивного подхода, а вместо этого найдите время, чтобы понять, что заставляет члена команды спотыкаться.

Узнайте, что вы можете сделать, чтобы поддержать их, когда они продвигаются вперед с задачей или проектом. Хороший способ сделать это в Do — это проводить ежедневные стендапы, на которых мы сообщаем обо всех наших успехах, как в команде, так и в индивидуальном порядке, и обсуждаем любые препятствия. Это позволяет нам сотрудничать со всеми командами, чтобы отдельные лица могли достичь своих целей.

Установите четкие цели

Многие менеджеры не ставят целей после завершения проекта, что может привести к снижению производительности. Если у вас есть ожидания, их нужно выразить. В противном случае сотрудники не будут знать, над чем они должны работать.

Важно быть конкретным и установить параметры проекта на детальном уровне. Вы дадите своим сотрудникам возможность точно знать, что им нужно делать, и это также повысит их уверенность.Например, мы ставим перед собой четкие цели в виде «спринтов». Они могут включать такие цели, как добавление новых функций продукта, исправление ошибок или улучшение существующих функций. Это заставляет нас быть ответственными за работу, которую мы обязуемся выполнять, и своевременно.

Кроме того, мы регулярно проводим «чат по продукту» со всей командой, где мы изучаем текущее состояние нашего продукта и то, что, по нашему мнению, может быть дальше. Это позволяет нам обдумывать новые идеи для продукта, согласовывая их с нашим общим видением и стратегией.

Обеспечьте надлежащее обучение

Предоставляете ли вы своим сотрудникам контрольные списки, процедурные документы и руководства, которым они могут следовать? Есть ли у вас сильная программа обучения, которая учит нового сотрудника всему, что им нужно знать, или вы оставляете это на волю случая? Есть ли там кто-нибудь, чтобы показать им веревки, или они предоставлены сами себе?

Новому сотруднику требуется время, чтобы ознакомиться с его новой рабочей средой, но вы можете сократить время обучения с помощью правильной информации и обучения.

Мотивируйте и вознаграждайте сотрудников

Один очень простой способ обеспечить мотивацию ваших сотрудников — это поощрять и хвалить их. Если они что-то делают правильно, не забудьте похвалить их заранее и публично, если это возможно.

В Do мы всегда стараемся приветствовать усилия любого члена нашей команды, независимо от их роли и достижений. Мы очень ценим внимательность и стремление к качественной работе.

Но даже когда дела идут не очень хорошо, поощрение может иметь большое значение для мотивации и может быть более эффективным, чем выговор.Иногда необходимо исправление, но постарайтесь быть внимательными в том, как вы общаетесь.

Сократите количество встреч

Перебои на рабочем месте могут привести к снижению эффективности и производительности в вашей организации. Вы даете своим сотрудникам возможность действовать самостоятельно? Есть ли у них более длительные непрерывные промежутки времени для завершения работы над проектом?

Встречи могут помешать работе, которую необходимо завершить, особенно если они проводятся слишком часто.Если это так в вашей компании, могли бы вы сократить общее количество встреч или завершить их за меньшее время?

Повысьте эффективность вашей встречи, обеспечив, чтобы каждый имел доступ к повестке дня заранее, получал заметки после этого и был осведомлен о действиях и выводах, которые к ним относятся. Вся концепция продуктивных встреч — это миссия нашей компании, поэтому мы берем на вооружение систематические проблемы, связанные с встречами, и включаем их в лучшие практики, встроенные в наш продукт.

В результате мы проводим встречи только при необходимости; большинство вещей, таких как простые обновления прогресса, можно обсуждать через такие каналы, как Slack. Чтобы команда была более эффективной, люди, составляющие команду, должны быть более эффективными.

Это означает, что личная производительность является важным фактором общей эффективности. Определите препятствия, стоящие на пути повышения производительности, а затем приступайте к устранению этих препятствий.

Мнения, выраженные здесь Inc.com — их собственные обозреватели, а не сотрудники Inc.com.

Как повысить эффективность работы (14 простых способов)

Время — наш самый ценный ресурс, особенно когда мы пытаемся достичь наших профессиональных целей, но большинство из нас плохо умеют распоряжаться своим временем — или, по крайней мере, мы могли бы стать лучше. К счастью, есть потенциальные решения. Блокировка времени — это стратегия, которая заставляет нас более критически относиться к тому времени, которое мы тратим и как мы его тратим, и при правильном использовании она может значительно повысить вашу продуктивность.

Что такое блокировка времени?

Блокировка времени: основы

Блокировка времени — это стратегия, в которой вы разбиваете свое время на отдельные «блоки» или устанавливаете приращения, по которым вы выполняете определенные задачи.

Например, в 8-часовой рабочий день вы можете работать с 16 30-минутными временными блоками, назначая такие задачи, как «рассылка электронной почты», «ежедневная встреча» или «проект B» для каждого 30-минутного блока.

Варианты блокировки времени, которые вы должны знать

Вот некоторые особенности блокировки времени, о которых вам следует знать.

1. Пакетирование задач

Это относится к группировке похожих задач для одновременного выполнения. Таким образом, вам не придется переключать контексты в течение дня.

2. Дневная тематика

Это крайний вариант блокировки времени. Он идеально подходит для людей, которые имеют дело с множеством сфер ответственности и которым нужно блокировать каждый день в зависимости от темы.

3. Timeboxing

Это относится к выделению времени, чтобы сосредоточиться на определенной задаче или действии в течение определенного периода времени.

Плохо ли блокируется время?

Блокировка времени вредна только в том случае, если вы не даете себе свободы отдыхать и наслаждаться своим личным временем. Даже если вы считаете себя успешным человеком, который постоянно стремится к отличным результатам, планирование ваших задач с использованием блокировки времени позволит вам войти в более продуктивный ритм.

19 практических способов использования блокировки времени

1. Понимание философии блокировки времени

Во-первых, поймите, почему блокировка времени так популярна (несмотря на то, что используется множество других методов управления временем).Задача блокировки времени относительно проста, но ее подход более многогранен.

Временная блокировка помогает достичь нескольких целей одновременно. Это поможет вам относиться к своему времени как к ресурсу, распределяя его так же, как и свой доход. Это помогает вам отслеживать свое время и определять источники потерь.

Это заставляет вас уделять внимание конкретным интервалам и, следовательно, помогает расставить приоритеты. Это также дает вам последовательную систему, которую вы можете применить к любой важной задаче.

2. Прекратить многозадачность

Наука уже несколько десятилетий ясна: многозадачность просто не работает. Независимо от того, насколько вы хороши в многозадачности, скорее всего, вам будет гораздо лучше сосредоточиться на одной задаче за раз.

Фактически, исследования показали, что многозадачность снижает производительность на 40%. Блокировка времени заставляет вас избегать многозадачности, если вы ее правильно реализуете.

Для заданного временного блока установить только одну задачу; Например, во время выполнения 30-минутной задачи «Завершить коммерческое предложение» не позволяйте себе отвлекаться на электронные письма, телефонные звонки или другие несвязанные задачи.Одно это изменение может существенно повлиять на вашу продуктивность.

3. Определитесь с выбранным шагом

До сих пор мы использовали пример 30-минутного временного блока, но это не является обязательным требованием. Блокировка времени может работать независимо от того, с какими шагами вы работаете. Фактически, предприниматель-миллиардер Илон Маск известен своей способностью ограничивать свои дни до 5-минутных интервалов.

Разные люди хорошо работают в разных системах, поэтому внимательно рассмотрите варианты; меньшие временные интервалы позволяют точнее составлять график, но управлять ими также может быть сложнее.Если вы не уверены, начните с чего-нибудь более широкого, например с 45-минутного или 1-часового интервала.

4. Найдите время, чтобы оценить, в какие периоды вашего дня нужно отсчитывать время

Вам не нужно блокировать весь свой день, особенно если вы только начинаете, поэтому подумайте, какое время дня вы бы хотели блокировать.

Для большинства новичков это означает блокировку «ядра» своего дня — примерно с 10 до 16 часов — после того, как утренний распорядок закончен, но перед ежедневным подведением итогов. Для более сложных блокировщиков времени лучше блокировать весь день, от начала до конца, даже личную жизнь.

5. Выберите правильную стратегию документирования

Даже если у вас есть фотографическая память, вам будет трудно держать в голове четкий график блокировки времени. Вместо этого вам придется полагаться на какую-то систему документации.

Точная система не имеет значения, если она вам подходит. Хорошее приложение-календарь или Google Calendar должно помочь вам блокировать свое время через равные промежутки времени и устанавливать будильники, чтобы вы знали, когда истекает один временной период.

Если вы старомодны, вы можете использовать письменный планировщик или даже набор стикеров, которые помогут вам отслеживать свой день.В любом случае какой-нибудь автоматический таймер — это хороший способ следить за течением времени.

6. Дайте себе буфер

До и после каждого отрезка времени выделяйте себе небольшой запас времени. Например, если вы работаете с 30-минутными отрезками времени, дайте себе 5 дополнительных минут, чтобы они служили пустым пространством между задачами. Если вы хотите, чтобы ваш график был аккуратным, поработайте 25 минут и оставьте 5 минут в запасе.

Это поможет вам завершить задачи, которые не вписываются в ваши первоначальные планы блокировки времени, поскольку большая часть входящей работы не так естественна.

7. Не забывайте разминки и перезарядки

Если вы похожи на большинство людей, вы не начинаете рабочий день с максимальной продуктивностью. Вам нужно время, чтобы запустить свои устройства, выпить кофе, прочитать электронную почту и просто «успокоиться» в целом, прежде чем придет время работать. В конце дня вам будет интересно закончить дела и подготовиться к отъезду.

Не будьте слишком суровы с блокировкой этих периодов времени; вместо этого относитесь к ним как к уникальному открытому блоку. Например, вы можете блокировать большую часть своего дня с 15-минутными интервалами, но оставьте себе 1 час «разминки» и 30 минут «восстановления».”

8. Время блока для «глубоких» задач

«Глубокая работа — это способность сосредоточиться, не отвлекаясь, на сложной познавательной задаче. Это навык, который позволяет быстро усваивать сложную информацию и добиваться лучших результатов за меньшее время. ”-Кэл Ньюпорт

Глубокие задачи — это задачи, требующие вашего полного внимания, или задачи, которые служат в качестве крупных проектов, а не отдельных мелких обязанностей. Их следует блокировать таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться исключительно на них; любой блок, назначенный глубокой задаче, не должен включать никаких других задач или допущений.Даже в этом случае одного блока может быть недостаточно; не стесняйтесь назначать несколько блоков одной и той же важной работе.

Посмотрите следующее видео, чтобы узнать, как продуктивно заниматься глубокой работой:

9. Уделите время выполнению «неглубоких» задач

Временная блокировка мелких задач работает немного иначе. Поверхностная работа включает в себя задачи, которые не требуют много времени или внимания и, как правило, накапливаются в течение дня. Вам не понадобится полный блок для работы над какой-либо одной мелкой задачей, поэтому вместо этого рассмотрите возможность блокировки мелких задач в группах.

Например, вы можете выделить блок для проверки «электронной почты, социальных сетей и платформ управления проектами» или «отслеживания сообщений».

10. Выполняйте «реактивные» задачи

Реактивные задачи — это неформальные задачи, которые сложно предсказать, и еще сложнее расставить приоритеты. Часто они приходят в форме взаимодействия.

Например, вам может потребоваться вести постоянный диалог со своими сотрудниками для координации работы над конкретным проектом. Опять же, вам нужно объединить эти задачи в блок для всей категории.

11. Не поддавайтесь соблазну пропустить перерыв

В стратегии, основанной исключительно на продуктивности, легко упустить из виду важность перерывов. Но вам нужно будет выделять время для перерывов, как при выполнении любого другого задания, иначе вы рискуете выгореть. Это включает не только обед, но и небольшие перерывы в течение дня.

Здесь лучше всего работает временная блокировка с небольшими интервалами, например, с интервалами 10 или 15 минут. Если вы работаете с 30-минутными блоками, подумайте о гибридизации отдельных блоков с перерывами и работой.

Прочтите эту статью, чтобы узнать, почему так важны перерывы.

12. Сделайте свой план ограничения времени визуально привлекательным

Чтобы не пропустить задачи, нужно следить за тем, чтобы их не упускали из виду. Вот почему необходимо создать план с ограничением времени с использованием ярких цветов.

Если вы используете бумагу, используйте ручку другого цвета или пишите заглавными буквами, чтобы выделить ее среди других предметов. Если вы используете диспетчер задач, пометьте или пометьте его как-нибудь с помощью тегов или аналогичного метода, который выделяет его для вас.

13. Создайте воспроизводимую формулу

После того, как вы заблокировали время на несколько смен, попробуйте создать шаблон, который вы сможете использовать для всех ваших будущих потребностей в блокировке времени. Назначьте блоки для всех ваших предсказуемых рутинных задач, а затем оставьте место в остальной части вашего расписания для менее предсказуемых приоритетов или тех, которые определены на ежедневной основе.

14. Будьте готовы к неудачам и плохо оценивайте (сначала)

Большинство людей плохо умеют естественным образом отслеживать собственное время и, что еще хуже, оценивают, сколько времени занимает выполнение задач.

Когда вы пишете свой первый черновик для ограничения времени, будьте готовы смущаться из-за того, насколько вы ошибались в отношении истинной продолжительности даже самых распространенных задач. Чтобы компенсировать это, попробуйте переоценить время, необходимое для выполнения данной задачи, предоставив ей больше места в блоке, чем вы думаете.

Это может немного повлиять на вашу производительность в первые несколько дней, когда вы попробуете это, но как только вы почувствуете, сколько времени занимает каждый тип задачи, вы сможете гораздо точнее измерить свое время блокировки.

Еще лучше, используйте приложение для отслеживания времени, чтобы получить точный расчет того, сколько времени вы на самом деле тратите на рутинные задачи, чтобы вы могли улучшить свои оценки и сократить кривую обучения!

15. Сообщите другим, что вы блокируете время

Окружающие должны знать, когда вы заняты, чтобы они не пытались связаться с вами в это время.

Предупредите своих начальников, коллег и партнеров о том, что вы будете блокировать время. Когда вы начнете эту практику, ваши привычки изменятся.

Вам может потребоваться больше времени, чтобы ответить на определенные электронные письма, вы можете быть более беспощадным, когда дело доходит до встречи, и вы почти наверняка будете более упорядочены в своей работе в течение дня. Люди будут гораздо более понимающими, если узнают причину.

16. Запланировать день «наверстать упущенное»

Даже с блокировкой времени все проскользнет сквозь щели. Вы пропустите несколько задач или вам понадобится еще час или два, чтобы завершить этот важный проект.

Чтобы не нервничать, просто дайте себе бесплатный день наверстывания упущенного, хотя бы в некоторой степени свободный от блоков. Полезно дать себе дополнительную гибкость, когда вы закончите свои приоритеты.

17. Не расстраивайтесь, когда вам нужно пересмотреть свой подход

Исследования показывают, что «лучшая» стратегия блокировки времени для среднего человека — это работа в течение 52 минут, а затем выход в течение 17. Но это не обязательно сработает для вас. У каждого свои предпочтения и стиль работы, которые больше подходят для альтернативных временных структур.

Некоторым людям нужны более длительные и менее частые перерывы, в то время как другим нужны более короткие и частые перерывы. Будьте готовы пересмотреть свой подход, узнав больше о себе.

18. Распространите временную блокировку на другие области вашей жизни (если это работает для вас)

Потратьте несколько недель на блокировку своей профессиональной жизни и оцените, как это работает для вас.

Похоже, это делает вас более продуктивным или вызывает больший стресс?

Если временные блокировки в течение рабочего дня делают вас более продуктивными и не увеличивают уровень стресса, подумайте о том, чтобы в долгосрочной перспективе применить их в других сферах вашей жизни.Выделите время для домашних дел и общения так же, как с проектами и задачами на работе.

Однако, если время блокировки слишком регламентировано или просто неэффективно для вас, не бойтесь ограничить его работой или полностью отказаться от него.

19. Придерживайтесь заблокированного времени в течение 30 дней

Чтобы превратить время в блокировку привычки, вам нужно время, чтобы она прижилась. Повторите заблокированное время 30 раз.

Не только заблокированное время станет частью вашей недели, но вы также обнаружите, насколько важны эти элементы, для которых вы блокируете время.Вы также сможете определить, сколько времени вам действительно нужно, подходит ли вам это время дня и многое другое.

Распространенные ошибки блокировки времени и способы их избежать

Вот некоторые из наиболее распространенных ошибок, которые делают люди, связанные с блокировкой времени, и советы, которые вы можете использовать для их решения.

Позднее начало свидания

Если вы не начнете свой день вовремя, большая часть ваших усилий, потраченных на блокировку времени, будет напрасной. Как можно чаще вставайте пораньше, чтобы все время не было суеты.

Однако имейте в виду, что «рано» — это субъективно, поэтому оцените свою повседневную деятельность и выясните, когда лучше всего начать свой день.

Откладывание на потом

Прокрастинация вредна для вашей концентрации, и это только заставит вас ходить кругами, оправдываясь, чтобы не выполнить работу. Из-за этого появляются незавершенные дела.

Один из способов перестать откладывать на потом — вознаградить себя после окончания рабочего дня. Это может быть хорошая еда или вечеринка с лучшими друзьями.

Задачи недооценки

Еще одна ошибка новичков, которые пытаются использовать блокировку времени в первый раз, — это неверный расчет энергии и времени, необходимых им для выполнения задач. Вместо этого дайте себе немного денег.

Сдаться слишком рано

Блокировка времени — это процесс обучения. Многие люди преждевременно отказываются от этой эффективной стратегии, потому что они потерпели неудачу с первого раза.

Дайте себе время привыкнуть к этой технике. Со временем вы удивитесь, насколько благодаря этому повысится ваша продуктивность.

Советы экспертов по ограничению времени

Мы собрали важные советы от экспертов, чтобы вам было проще блокировать время.

Взгляни на это как на игру

По словам Кэла Ньюпорта, временные блоки следует рассматривать как игру, потому что временные блоки не должны быть жесткими. Вместо этого он должен быть достаточно гибким, чтобы прощать ошибки, когда вы терпите неудачу.

«Этот тип планирования для меня похож на шахматную игру, когда блоки работы распределяются и сортируются таким образом, что все проекты, большие и маленькие, кажутся завершенными с (достаточным) временем, которое остается.»-Кал Ньюпорт

Знай, когда говорить №

Легко быть ошеломленным, говоря «да» на каждую поставленную перед вами задачу. Однако вы не можете преградить себе путь к завершению огромного количества задач. Лучше всего помнить, что иногда сказать «нет» — это совершенно нормально.

Есть часы поблизости

Ваше внутреннее чувство времени может быть прекрасным, но вы не должны полагаться на него, если не хотите пропустить ничего важного. Чтобы не терять счет времени, установите на рабочем месте удобные для чтения часы.Это обеспечит вам соблюдение графика.

Лучшие приложения для блокировки времени

Если вы не хотите использовать ручку и бумагу, чтобы блокировать время, технологии на вашей стороне. Вот наши любимые приложения для блокировки времени.

• По часовой стрелке для расширения интеллектуального календаря, позволяющего сосредоточиться на самом важном
• TimeBlocks отлично подходит для интуитивно понятной блокировки времени.
• План бесплатного приложения, связанного с Google и Outlook
• Сансама, чтобы спланировать свой день
• HourStack для сравнения оценок с фактическим временем, которое вы тратите на выполнение задач
• TickTick Premium для списка дел с отличной функцией блокировки времени

Заключение

Блокировка времени — не подходящая стратегия для каждого профессионала или для каждой ситуации, но при правильном рассмотрении и выполнении она может сэкономить вам массу времени и напрямую повысить вашу продуктивность.

Используйте его, чтобы лучше понять, как вы проводите время в течение дня, повысить концентрацию внимания и одновременно эффективно расставлять приоритеты.

Дополнительные советы по более эффективному управлению временем

Изображение предоставлено: Эмма Мэтьюз Производство цифрового контента через unsplash.com

Как повысить эффективность работы

Хотите повысить эффективность своей работы? Вот 20 эффективных и серьезных способов стать надежным и надежным сотрудником.

Эта статья содержит партнерские ссылки. Если вы используете эти ссылки для покупки чего-либо, мы можем получать комиссию.

---

В сегодняшней загруженной рабочей среде мы, кажется, никогда не находим достаточно часов в день, чтобы выполнить порученные нам задачи. Постоянные встречи и длинные списки дел могут усложнить своевременное завершение всей нашей работы.

Несмотря на то, что это сложно, есть способы повысить эффективность работы и уйти в 17:00 вместо того, чтобы работать сверхурочно.Вот 20 советов, которые помогут вам управлять своим временем и повысить эффективность на рабочем месте.

1. Закончите начатое

Если вы оставите проект наполовину завершенным, это вызовет у вас сильный стресс. Как вы можете перейти к следующему заданию, зная, что у вас над головой висит незавершенное?

Когда вы выполняете задание, выделяется выброс эндорфинов, заставляя вас чувствовать себя счастливым и расслабленным. Дайте себе новый заряд энергии и завершите то, что вы начали, прежде чем переходить к следующему делу в вашем списке дел.

2. Планируйте неделю заранее

Отличный список дел сократит часы откладывания на потом и путаницу в том, что вам следует делать дальше. В начале недели потратьте час на то, чтобы составить подробный список того, что вам нужно сделать — так вы сможете выбрать самые важные задания, которые нужно выполнить первыми, и не терять время зря.

---

См. Также: Советы по увеличению производительности

---

3. Следите за временем

Хороший способ проверить свою эффективность — зарегистрировать время, которое вы тратите на каждый проект.Вы должны записать, сколько времени вы тратите на каждую задачу и действие (включая случайные беседы с коллегами и приготовление кофе), и тогда вы сможете определить, что отнимает у вас часть дня и где вы можете быть более эффективными.

4. Делайте регулярные перерывы

Перерывы необходимы для повышения вашей производительности. Невозможно быть таким же эффективным, как в начале дня, не отводя взгляда от рабочего места. Действительно, ученые говорят, что вы не можете сосредотачиваться более 90 минут за раз, предлагая отдыхать каждые 90 минут во время занятия.

Управляйте стрессом на рабочем месте и повышайте самооценку с помощью курса Технологического университета Лулео по благополучию на рабочем месте. Проверьте это на FutureLearn

5. Мыслить позитивно

Позитивное мышление может иметь огромное влияние на вашу продуктивность на работе. Представьте себе этот небольшой сценарий: вы находитесь под давлением, потому что вам нужно уложиться в сжатые сроки. Первый результат — это излишняя паника, когда вы тратите больше времени на размышления о том, что вам следует делать, вместо того, чтобы делать это на самом деле.Если бы у вас был более позитивный взгляд на вещи, вы бы работали быстрее, не тратя время на беспокойство и не тратя больше времени на то, чтобы работать для достижения своей цели.

6. Ограничьте отвлекающие факторы

Звонит ли ваш телефон, сплетничает коллега или слышит радио на заднем плане, отвлекающие факторы на рабочем месте могут сильно повлиять на вашу эффективность и мотивацию. Постарайтесь как можно чаще избегать этих перерывов — вы можете выключить телефон и использовать наушники с шумоподавлением (если ваша работа позволяет это), чтобы оставаться максимально сосредоточенным.

---

См. Также: Как оставаться сосредоточенным на работе

---

7. Сокращайте сроки выполнения работ

Сирил Норткот Паркинсон однажды написал: «Если вы подождете до последней минуты, это займет всего минуту». Посмотрим правде в глаза: мы все были в одной и той же ситуации, когда мы так откладывали на потом, что в итоге завершаем недельный проект за три месяца. Таким образом, было бы неплохо установить себе более короткие сроки, и вы увидите, как ваша эффективность взлетает до небес.

8. Приведите в порядок свое рабочее место

Загроможденный стол может означать беспорядочную жизнь. А если вы виноваты в беспорядке на столе, вы, вероятно, тратите не менее 10 минут в день на поиск своего дневника, блокнота или (что еще хуже) этого конфиденциального документа. Однако, создав организованную среду, вы сможете легче находить предметы и больше концентрироваться на повседневных задачах.

9. Будьте удобны

Комфорт на работе — ключ к эффективности.Если вы носите джинсы, которые слишком тесны, вы будете думать о том, как сильно они копаются, а не о текущей работе. Точно так же, если вы сидите на неудобном стуле, вы будете тратить больше часа в день, ерзая, пытаясь избавиться от боли.

10. Используйте инструменты управления проектами

Создание списка с помощью инструментов управления проектами, таких как Trello, поможет вам оставаться организованным и покажет ваш прогресс, когда вы отметите задачи в течение дня.Вы также можете установить крайние сроки на своей личной доске, чтобы обеспечить достижение своих целей.

---

Недостаточно эффективен в вашей работе?
Это может быть потому, что вы не на подходящей работе

Пройдите тест CareerHunter, чтобы определить, нужно ли вам сменить профессию и перейти на работу, на которой вы будете более эффективны.

Откройте для себя свои карьерные совпадения
Полный доступ к CareerHunter стоит всего 29 долларов.99

---

11. Съешь лягушку

Мы не буквально говорим вам съесть слизистое четвероногое существо, а скорее выражаем, что вы должны «укусить пулю» и выполнить ту утомительную задачу, которую вы откладывали, прежде чем браться за другие проекты. Как только вы избавитесь от этого, вы снимете нагрузку с плеча и почувствуете некоторое облегчение.

12. Эффективное общение

Плохое общение может стоить времени и денег, поэтому говорите четко и кратко, когда обсуждаете что-либо на рабочем месте.Подумайте, с кем вы будете разговаривать и каков их предпочтительный способ общения.

Откройте для себя полезные коммуникативные стратегии на рабочем месте с двухнедельным курсом «Коммуникационные и межличностные навыки на работе» Университета Лидса. Проверьте это на FutureLearn

13. Будьте ранней пташкой

Просыпаясь рано и выполняя задания в начале дня, вы почувствуете себя намного лучше и эффективнее. Если вы выполните все важные дела к 11 утра, вы почувствуете себя намного более счастливым и расслабленным до конца дня.Так что будьте ранней пташкой и первым поймайте червя!

14. Отражение

Размышляя над своими рабочими процессами, вы можете понять, что вы делаете эффективно, а в чем ошибаетесь. Затем вы можете подумать о том, как улучшить свои методы и стать более эффективными.

---

См. Также: Как преодолевать ошибки на работе

---

15. Знай свой лимит

Важно знать свой предел и не пытаться преодолеть усталость. Скорее всего, вы в конечном итоге сделаете ошибки по неосторожности, потому что слишком устали.Когда вы чувствуете себя измотанным, прекратите это и начните заново с новыми глазами и обновленным умом.

16. Убийство офисной драмы в зародыше

Ненужная драма может отравить дух вашей команды и общую рабочую среду. Когда настроение накаляется, важно не вмешиваться и не пытаться разрядить обстановку. Если вы участвуете в драме, поговорите с коллегой наедине или обратитесь в отдел кадров для посредничества.

17. Получите хороший сон

Мы часто недооцениваем силу хорошего ночного сна и то, насколько он может сделать нас более эффективными.Как сотрудник, работающий полный рабочий день, вы, вероятно, слишком сильно напрягаетесь, пытаясь поддерживать социальную жизнь, карьеру и поддерживать порядок в доме, но важно планировать время сна и следить за тем, чтобы у вас было не менее семи-восьми часов. закройте глаза каждую ночь, чтобы вы могли просыпаться отдохнувшим и отдохнувшим.

18. Мотивируйте себя

Работать эффективно, когда у вас есть цель, к которой нужно стремиться. Иногда, когда вам не хватает мотивации, подумайте в первую очередь, почему у вас есть работа: это потому, что вы хотите сэкономить и отправиться в путешествие на всю жизнь, купить машину своей мечты или, может быть, просто отправить своих детей в школу ? Какой бы ни была причина, помните об этом, когда у вас тяжелый день.

---

См. Также: Как мотивировать себя

---

19. Медитируйте

Когда у вас свободный ум, вы можете лучше сосредотачиваться. Ежедневно проводите несколько минут в медитации и оседлайте свои заботы, чтобы повысить эффективность работы. Если вы действительно хотите придерживаться этого правила, вы должны ежедневно придерживаться одного и того же распорядка, чтобы повысить концентрацию внимания.

20. Береги себя

Если вы хотите быть лучшей версией себя и достичь величия, вам нужно позаботиться о себе.Это включает в себя правильное питание, хороший сон и выполнение упражнений, необходимых для того, чтобы быть сильным и здоровым.

Заключительные мысли

Повышение эффективности на работе может помочь нам достичь идеального баланса между работой и личной жизнью, к которому мы все стремимся. Эти советы помогут вам в достижении ваших целей и изучении новых методов более организованной работы на рабочем месте.

---

Недовольны работой?
Возможно, пришло время обновить свое резюме и начать поиск новой работы!

Хорошая новость в том, что наши опытные составители резюме могут помочь вам составить документ, приносящий пользу, и вы сможете перейти на более подходящую работу!

Ознакомьтесь с нашими пакетами CV

---

Присоединяйтесь к разговору! Что вы делаете для повышения эффективности на работе? Присоединяйтесь к беседе ниже, чтобы сообщить нам свои советы и рекомендации…

Эта статья является обновлением более ранней версии, опубликованной 29 марта 2018 г.

9 способов сделать командную работу более эффективной • Asana

В течение любой рабочей недели даже лучшие команды сталкиваются с препятствиями, которые снижают эффективность. Непродуктивные встречи, чрезмерный объем электронной почты и незнание того, над чем работают все остальные, могут помешать вашей команде вычеркивать пункты из вашего списка дел и выполнять их хорошо.

Эффективность команды означает, насколько высокоэффективная работа может выполнять ваша команда, просто устраняя трения и отвлекающие факторы на рабочем месте. Эффективность команды — это не продуктивность ради продуктивности — скорее, это то, как вы можете создать эффективное рабочее место и поощрять здоровую командную работу для повышения общей производительности вашей команды.

Как повысить эффективность команды?

Чтобы повысить эффективность команды, вы должны уменьшить препятствия на пути к высокоэффективной работе, с которыми ваша команда сталкивается ежедневно. Согласно Анатомии труда, глобальные сотрудники тратят большую часть своего времени (60%) на работу, связанную с работой, и только 27% своего времени на квалифицированную работу. Повышая эффективность команды, вы возвращаете своей команде время, чтобы сосредоточиться на самой важной работе.

Прочтите: Эффективность против результативности в бизнесе: почему вашей команде нужны и то, и другое

Ваше руководство из девяти шагов по повышению эффективности команды

Чтобы помочь вам и вашей команде повысить эффективность, используйте эти девять советов, чтобы развить свои навыки управления проектами и улучшить и то, и другое скорость и качество работы вашей команды.

1. Исключите ненужные встречи

Цитируя Дэйва Барри: «Если бы вам пришлось одним словом определить причину, по которой человечество не достигло и никогда не достигнет своего полного потенциала, это будет слово« встречи » . »

Один из самых простых способов повысить эффективность вашей команды — избавиться от ненужных встреч. Это не значит, что все встречи плохие. Встречи могут быть продуктивными при условии, что у них есть четкая повестка дня, присутствуют нужные люди и что каждый готов внести свой вклад в решение проблемы, но это не всегда так.

Если запланировано без четкой повестки дня или цели, даже короткие 30-минутные встречи могут накапливать и съедать количество времени, которое ваша команда должна потратить на достижение осязаемых целей. Вместо этого спросите себя (и свою команду), действительно ли вам нужна эта встреча.

Часто задаваемые вопросы: как узнать, важна ли встреча?

Прежде чем назначить встречу, спросите себя, действительно ли она необходима. Иногда мы по умолчанию планируем встречу, когда другая форма общения может быть более эффективной. Избавившись от ненужных встреч, вы можете дать каждому больше времени, чтобы сосредоточиться на важной работе.Например, если вы планируете встречу, чтобы поделиться обновленной информацией о статусе проекта, не могли бы вы вместо этого отправить своей команде обновление в цифровом формате?

Альтернативные варианты групповых встреч:

В качестве альтернативы, вас могут пригласить на встречу, в которой вы считаете ненужной. Например, если ваша роль на встрече четко не определена, обязательно ли ваше присутствие? Подумайте о том, чтобы отправить организатору собрания сообщение с вопросом, следует ли вам приехать.

Прочтите: Ваши рабочие встречи тратят время? Воспользуйтесь этими советами для улучшения.

2. Повысьте эффективность собраний

Некоторые встречи важны, и команды могут отлично работать, когда собираются вместе. Но независимо от того, какой тип встречи вы планируете, есть несколько простых способов сделать ее более действенной, продуктивной и эффективной:

1. Создайте повестку дня и поделитесь ею перед встречей. Чтобы повысить эффективность команды во время встреч, убедитесь, что у каждой встречи есть цель. Также может быть полезно определить нецелевые задачи встречи, чтобы она не отвлеклась.Создавайте и делитесь повесткой дня встречи, чтобы все были на одной странице. Если есть какие-либо материалы для чтения или дополнительные документы, также укажите их в повестке дня.

2. Согласовать соглашения о встречах. Собираетесь ли вы лично или виртуально, определите групповые нормы для своей команды или компании и поделитесь ими. Следует ли членам команды убрать свои ноутбуки? Если это виртуальный звонок, нужно ли включать видео? Если нескольким людям есть чем поделиться, кто будет первым? Поделитесь этими соглашениями перед встречей.

3. Делайте заметки. Перед встречей назначьте одного человека, который будет делать заметки о встрече. В идеале делайте заметки в том же месте, где вы поделились своей повесткой дня. Наряду с заметками, фиксируйте элементы действий с указанием сроков выполнения и исполнителей.

4. Сбор отзывов для повышения эффективности. Регулярно проверяйте свою команду, чтобы встречи были полезны и для них. Если кажется, что немногие люди получают много пользы от определенных встреч, продолжайте переносить эту синхронизацию в цифровое обновление или отчет о статусе проекта.

Бесплатный шаблон повестки дня встречи

3. Расставьте приоритеты в работе на основе ключевых результатов

В любой день каждый из ваших сотрудников может иметь десять разных задач, которые нужно выполнить в нескольких проектах. В настоящий момент каждый из них кажется важным и актуальным. С чего им начать? Куда им следует тратить большую часть своего времени и умственных способностей, чтобы делать свою работу наилучшим образом?

Естественно, одни задачи и проекты важнее других. Вот где в игру вступает четко определенный набор целей и представление о том, как ваша работа продвигается к ним.Ваши краткосрочные цели обеспечивают прочную основу для более долгосрочных целей, таких как дорожная карта продукта или план управления выпуском. Наличие четкого видения того, какие задачи соответствуют целям компании или подразделения, помогает удерживать всех на одной странице и дает отдельным членам команды возможность принимать решения, влияющие на общую картину.

Связь целей компании с индивидуальной работой

Когда у вас есть четкое представление о том, как ваша работа продвигается к целям и задачам компании, вы сможете лучше понять, какие проекты и задачи окажут наибольшее влияние.Фактически, согласно «Анатомии труда», сотрудники, которые понимают, как их работа влияет на миссию организации, в 2 раза более мотивированы, чем их коллеги.

Сосредоточьтесь на этих частях работы, прежде чем переходить к менее важным задачам. Если задача или проект не поддерживает более масштабные и всеобъемлющие цели, задачи или миссию вашей компании, подумайте над тем, нужно ли это или нет.

Клэр Небл, директор по маркетингу компании Ritual, возглавляет высокоэффективную и заинтересованную команду, одержимая клиентами.«Перед тем, как начать какую-либо кампанию, у меня уходит неделя на то, чтобы понять мышление своего целевого клиента. Я стараюсь узнать о них как можно больше, часто в неформальных беседах, чтобы узнать, как они живут каждый день ».

4. Удалять, откладывать, делегировать или уменьшать работу с более низким приоритетом

Неизбежно будут моменты, когда у членов вашей команды будет слишком много дел. Без системы, которая помогла бы им удалить, отложить, делегировать или уменьшить работу с более низким приоритетом, в результате пострадает их эффективность работы.На самом деле, согласно нашему исследованию, 85% сотрудников сообщают о переутомлении, а 42% считают, что моральный дух сотрудников низкий из-за слишком большого количества работы.

Вы можете повысить эффективность своей команды на работе и сделать рабочее место более счастливым с помощью правильного управления рабочей нагрузкой. Один из простых способов управлять рабочими нагрузками вашей команды — удалить, отложить, делегировать или уменьшить задачи с более низким приоритетом. Взгляните на общую картину своего проекта и определите, какие работы необходимо выполнить и какие задачи являются приоритетными:

• Если какой-либо аспект проекта не поддерживает основную цель компании, опираясь на принцип, изложенный во втором совете — удалить его.

• Если есть более неотложный проект, который имеет большее влияние на цели группы, завершите эту задачу и отложите менее важную задачу до тех пор, пока у вас будет больше времени для ее решения.

• Если одному человеку назначены две задачи равной важности, делегирует одну из этих задач другому члену группы с большей пропускной способностью.

• Если есть задача, которую нельзя отложить, удалить или делегировать, найдите способы уменьшить время, необходимое для выполнения.Исключите встречи, связанные с этой задачей, сократите встречи или уменьшите их частоту. Вы также можете работать над наиболее приоритетными частями проекта, а остальные отложить на потом.

Часто задаваемые вопросы: как начать управление рабочей нагрузкой?

Управление рабочей нагрузкой — это то, как вы распределяете работу и управляете ею в своей команде. Чтобы приступить к управлению рабочей нагрузкой, вам сначала нужно получить представление о загруженности и возможностях вашей команды. Вы можете отслеживать эту информацию с помощью платформы управления рабочей нагрузкой, которая дает представление о рабочей нагрузке вашей команды.Затем, когда вы составите полный список всех задач и работ, за которые отвечает ваша команда, вы можете распределять ресурсы в зависимости от возможностей команды. Благодаря этому вы также можете регулировать рабочую нагрузку команды по мере необходимости, чтобы предотвратить выгорание и скуку.

Прочтите: Как эффективно управлять рабочей нагрузкой вашей команды

В качестве директора по маркетингу компании Ritual Клэр Небл рекомендует выбирать три вещи, на которых следует сосредоточиться каждую неделю. «Обычно за неделю можно сделать только три больших дела. Первое должно быть чем-то важным и стратегическим.Второй также должен быть важным, но более простым, и его можно будет вычеркнуть из списка раньше. А третий должен быть достоянием поддержки ».

5. Используйте сильные стороны вашей команды при распределении работы

Нет двух одинаковых сотрудников. У каждого человека свой опыт, сильные и слабые стороны, которые делают его ценным членом вашей команды. Точно так же разным людям нравится выполнять разную работу. Например, один человек в вашей команде может с удовольствием проводить и организовывать исследование для отчета, в то время как другой товарищ по команде предпочтет жевать стакан, чем обобщать результаты исследований.

Знание, кто в вашей команде преуспевает в определенных навыках, и поиск способов тратить время на работу, которая им нравится, может помочь упростить задачи и проекты. Кроме того, если вы знаете, что человеку больше нравится работать над определенной задачей, он с большей вероятностью будет работать с более высоким уровнем качества и быстрее выполнит задачу. Предоставление вашей командной работе, которую они считают полезной или сложной, может помочь каждому сделать свою работу наилучшим образом.

6. Перед началом работы составьте план работы вашей команды.

Как только вы узнаете, что нужно сделать и кто это будет делать, пора составить план действий, которому ваша команда будет следовать.Наличие хорошо продуманного плана, который был четко намечен с самого начала, может избавить от дополнительной «работы по работе» в более позднее время.

Для начала убедитесь, что у каждого проекта вашей команды есть четкий план. Планирование проекта с самого начала обеспечивает наличие реалистичных сроков для каждой вехи проекта, вплоть до его завершения. Каждый человек знает, кто отвечает за завершение части головоломки, и имеет полное представление о том, что происходит и что было выполнено.Затем координируйте и планируйте все свои проекты в рамках программы, чтобы максимально использовать время вашей команды.

7 основных элементов плана проекта

1. Цели

2. Показатели успеха

3. Заинтересованные стороны и командные роли

4. Бюджет

5. Вехи и графики

   000

Сроки и сроки

Коммуникационный план

Прочтите: Как создать план проекта, который поможет вам не сбиться с пути

Использование инструмента управления работой может помочь вам настроить все более мелкие задачи, ведущие к достижению более крупной цели.Использование шаблонов в Asana может помочь вам воспроизвести процесс, который работал раньше, и убедиться, что ни один шаг не упущен, и никакая работа не пройдет мимо.

7. Поощряйте межфункциональное сотрудничество

Тот факт, что вы работаете в другом отделе, не означает, что вы не можете работать вместе. В конце концов, вы работаете над достижением той же цели как часть более крупной компании. Знание того, над чем работают другие команды, может побудить команды сотрудничать друг с другом, когда работа и цели пересекаются.

Инструменты управления работой могут повысить прозрачность работы всей команды, сопоставляя каждую фазу проекта с единым набором целей. Эти инструменты могут служить централизованным центром, чтобы делиться тем, над чем вы работаете с остальной командой, и определять области, в которых люди с разными обязанностями могут сотрудничать. Делясь единым источником истины со своей командой, вы можете улучшить командную работу и уменьшить препятствия на пути к высокоэффективной работе, чтобы ваша команда могла работать более эффективно.

В Carta, трансферном агенте, зарегистрированном SEC, который помогает государственным и частным компаниям выпускать ценные бумаги и управлять ими, специалист по комплаенсу Джина Ким полагается на Asana, чтобы поощрять сотрудничество между всеми своими бизнес-подразделениями, видеть, кто над чем работает, и понимать, как каждое из них проекты команды и члена команды влияют друг на друга.

«Например, группа поддержки приходит в один день, и они понимают, что что-то изменилось в продукте в одночасье, им нужен способ узнать», — заметила Джина.

8. Продвигайте полные дни без совещаний

Посещение совещаний может снизить вашу эффективность, усложняя процесс и завершение проекта. Наличие хотя бы одного полного дня в офисе, посвященного глубокой работе — этот приятный и приятный блок из нескольких непрерывных часов без встреч, которые можно посвятить проекту — может иметь большое значение для повышения эффективности и продуктивности.

В Asana у нас нет среды для встреч, что позволяет всем работать без головы, не беспокоясь о встречах. Мы просим сотрудников не планировать внутренние встречи по средам и внимательно относиться к расписанию друг друга. Это позволяет всем членам команды иметь большие промежутки времени, чтобы «делать» работу, а не просто говорить о работе. В результате у команды появляется больше времени для анализа, выполнения и проверки критических процессов в проектах. Многие сотрудники называют среду без совещаний своим любимым днем ​​недели и часто видят, как проекты пересекают финишную черту в День горки.

Прочтите: 6 советов по использованию возможностей состояния потока на работе

9. Определите назначение различных каналов связи

Каждая команда имеет в своем распоряжении различные инструменты коммуникации, но они полезны только в том случае, если ваша команда знает, как и когда их использовать. Большинство команд уже сталкиваются с перегрузкой инструментов — в среднем сотрудник перемещается между 10 приложениями в день. Мало того, что переключение контекста утомляет, также может быть трудно найти информацию, когда она вам нужна, в дальнейшем.

Чтобы помочь им, четко определите назначение каждого канала связи. Для внешнего общения с поставщиками и клиентами используйте электронную почту. Чтобы получить немедленные ответы на вопросы, используйте такое приложение, как Slack. А чтобы планировать, управлять и сообщать о полезной работе, придерживайтесь такого инструмента управления работой, как Asana.

Часто задаваемые вопросы: Сколько инструментов — это слишком много?

Хотя средства коммуникации могут сделать вашу команду намного более эффективной, их непоследовательное использование может фактически создать больше работы.Если вы видите, что цель инструмента может быть воспроизведена через другой канал (с дополнительными уникальными преимуществами), его следует исключить. В результате вашей команде потребуется меньше инструментов для общения друг с другом и использования каждого из них с максимальной пользой.

В платформу управления работой, такую ​​как Asana, вы можете интегрировать все ваши любимые бизнес-инструменты. Таким образом, ваша команда получит доступ ко всему необходимому контексту в одном месте.

Помогите вашей команде работать максимально эффективно.

Повышение эффективности — это непрерывный процесс.Это может показаться сложным, но простые инструменты и тактика могут помочь повысить эффективность каждого члена вашей команды. И чем более свободно вы и ваша команда станете использовать эти инструменты, эффективность становится второй натурой и неотъемлемой частью любого проекта. Узнайте больше о том, как Asana может помочь вам и вашей команде стать более эффективными, и получить идеи для реализации на практике в вашей собственной организации.

10 простых советов по повышению производительности труда

Если вы думаете о работе над своей производительностью только перед ежегодной оценкой производительности, вы не одиноки.Большинство из нас сегодня предпочитают молчать и позволять кому-то указывать на возможные улучшения в своей работе. Причина? Что ж, это более простой выбор. Однако давайте хорошенько подумаем об этом — вы талантливы, продуктивны, хорошо делаете свою работу, но как вы вырастете в нее, если не сосредоточитесь на самосовершенствовании.

Независимо от того, насколько вы квалифицированы или продуктивны, всегда есть возможность выполнять работу лучше, чем раньше. Наблюдение за расширением набора навыков и поиск способов узнать что-то новое — это первый шаг к тому, чтобы стать лучшей версией себя.Это не только помогает повысить производительность вашей работы, но и создает потенциальные возможности для вашего профессионального развития.

Помогите сотрудникам лучше работать вместе с ProofHub.

Учитывая важность постоянного и непрекращающегося самосовершенствования, мы собрали несколько советов по управлению работой, которые, несомненно, будут иметь большое значение для повышения вашей производительности и ценности на рабочем месте.

10 способов повысить производительность труда сегодня:

1.Установите четкие вехи

Четкие вехи важны как в личной, так и в профессиональной жизни. Как люди, у нас есть привычка стремиться к звездам, и то же самое отражается в поставленных нами целях. Можно быть немного смелым, но когда дело доходит до «целей», гораздо лучше мыслить ясно и быть реалистами.

«Независимо от того, насколько вы продуктивны, вы всегда можете быть лучше, чем были вчера. Нужна помощь? Переключитесь на ProofHub! »

Советы для профессионалов:

Постановка целей — зачастую трудоемкий процесс.Итак, что вам нужно сделать, так это разбить ваши большие личные и профессиональные проекты на более мелкие части и соответственно установить свои цели. Это поможет вам сохранять мотивацию и поддерживать высокий уровень энергии на протяжении всего путешествия. Кроме того, постановка четких целей поможет вам отслеживать свой прогресс. Позволяя вам праздновать каждую маленькую победу, которую вы достигли. При установке контрольных точек помните о следующих советах:

• Следите за крайним сроком
• Сохраняйте все важные даты в онлайн-календаре
• Совершенствуйте свои навыки оценки проекта
• Относитесь к каждой вехе как к опыту обучения

2.Планируйте и расставляйте приоритеты

Если кажется, что вы слышали об этом раньше, вы правы. Организация, планирование и расстановка приоритетов — важная часть нашей повседневной жизни. Фактически, в Интернете есть несколько статей, в которых приводятся веские причины того же. Это несколько простых привычек на рабочем месте и советы по управлению временем, которые помогут вам выполнить работу вовремя и повысить общую производительность труда.

Советы для профессионалов:

Перед тем, как начать свой день, просмотрите список задач или занятий, которые вы запланировали на день.Теперь используйте инструмент планирования проекта, чтобы установить срок выполнения и статус приоритета для каждого из них. После этого примите во внимание самые срочные и важные задачи и сделайте их как можно скорее. Вот несколько советов, которые могут вам помочь:

• Поймите разницу между «срочно» и «важно». Всегда сосредотачивайтесь на задачах, требующих немедленного внимания.
• Постарайтесь упорядочить задачи, исходя из предполагаемых усилий.
• Неопределенность — это реальность. Итак, будьте гибкими и адаптируемыми, но помните о приоритетах

3.Хорошо спланируйте встречи

Встречи — мощное средство, но их часто неправильно понимают. Планирование и составление расписания встреч — обычная практика почти на каждом рабочем месте. Вот почему важно тщательно планировать каждую встречу, чтобы сделать ее «максимально эффективной».

Советы для профессионалов:

Всегда тратьте время на планирование встреч, но делайте их краткими. Перед началом встречи убедитесь, что все необходимые элементы на месте. Составьте четкую повестку дня встречи и сообщите ее всем участникам, чтобы они лучше подготовились.Дополнительно:

• Перед отправкой приглашений на встречу спросите себя, действительно ли она нужна
• Проверьте, есть ли у всех и выберите лучшее время для встречи
• Предоставьте как можно больше деталей для предварительной подготовки
• Сохраните временной интервал для встречи и подведения итогов в указанные сроки

4. Общайтесь лучше

Связь — это улица с двусторонним движением. Эффективное общение — это практика, которая дает вам уверенность в том, что происходит на работе, изучает новые и улучшенные способы достижения лучших результатов и, наконец, улучшает общую производительность труда.Помните, каждое мнение имеет значение, и оно, безусловно, может помочь вам вывести вашу работу на новый уровень.

Советы для профессионалов:

Рассмотрите возможность внедрения мощного приложения или инструмента для групповой коммуникации в свой рабочий процесс. Оцените различные варианты, доступные на рынке, в том числе приложение для обмена сообщениями в команде, доски обсуждений, приложения для группового чата, инструменты видеоконференцсвязи и т. Д. Определите, какой инструмент или программное обеспечение лучше всего подойдет вашей команде, а затем используйте его для успешной совместной работы на рабочем месте.И при этом помните о следующих моментах:

• Не просто начинайте оценивать доступный вариант, сначала разработайте правильную стратегию сотрудничества
• Подумайте, какой инструмент будет соответствовать вашим долгосрочным бизнес-требованиям
• Проанализировать обратную связь от клиентов, которые ранее использовали ваш предпочтительный инструмент.

5. Преодолевайте сложные задачи первыми

Этот момент напрямую связан с нашим вышеупомянутым пунктом «планируй и расставляй приоритеты».Очевидно, что вы не можете выполнять все задачи или действия одновременно. Вот почему важно, чтобы вы выяснили, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить или делегировать на этапе планирования проекта.

Советы для профессионалов:

Попробуйте ранжировать каждую задачу в своем списке дел в соответствии с ее конкретной важностью и срочностью. Держите «самые важные задачи» вверху и начинайте отмечать элементы в своем списке сверху вниз. Идея, лежащая в основе этого совета, очень проста — если задача кажется вам несколько мучительной, постарайтесь избавиться от нее как можно скорее.

6. Не теряйте фокус (устраняйте отвлекающие факторы)

Отвлекающие или отвлекающие факторы на рабочем месте бывают самых разных форм и размеров. Неважно, сколько раз вас отвлекали и кто больше всего отвлекает вас в течение дня. Важно то, как избежать перерывов в работе и повысить производительность труда. Помните, перерывы на рабочем месте опасны. Они заставляют вас терять концентрацию, тратить время и, в конце концов, нарушать управление вашей работой и вызывать задержки в проектах.

Советы для профессионалов:

Если вы хотите, чтобы вас не отвлекали и не отвлекали на работе, держитесь подальше от телефона или электронной почты. Отключите уведомление и следите за успешным выполнением поставленных задач. Кроме того, при необходимости научитесь говорить «нет». Вы можете и должны сказать «нет» всему или любому, кто может прервать ваш день. Помимо этого, вот несколько простых привычек, которые помогут вам сосредоточиться на работе:

• Отключайте отвлекающие факторы в рабочее время (смартфоны, сайты социальных сетей, офисные чаты и т. Д.)
• Делайте короткие перерывы между работой — послушайте любимую песню или прогуляйтесь

«Планируйте быстро, эффективно общайтесь и добивайтесь успеха с помощью ProofHub.Начни сегодня! «

7. Признайте свои сильные и слабые стороны

Слово« идеальный »слишком хорошо, чтобы быть правдой. Невозможно быть идеальным во всем. У всех нас есть слабые места, и важно их признать, чтобы определить возможности для улучшения. Кроме того, у каждого человека есть свои сильные стороны, то есть то, в чем он исключительно хорош. Теперь, чтобы улучшить вашу повседневную работу, вам нужно одновременно ценить свои сильные стороны и преодолевать слабости.

Советы профессионалов:

Никогда не соглашайтесь на «вполне нормально», когда вы можете достичь «потрясающе». Будьте собственным критиком и продолжайте оценивать свою работу на предмет возможных улучшений. Если вы в чем-то неплохо разбираетесь, делайте все возможное, чтобы быть в этом лучшим. Не знаете, как определить свои сильные и слабые стороны, вот несколько идей, которые вы, возможно, захотите попробовать:

• Найдите закономерности в своей работе
• Определите, что вам больше всего нравится на работе
• Практикуйте упражнения Reflective Best Self (RBS) — узнайте, что о вас думают другие люди
• Запишите, как вы реагируете на ситуации, требующие действий, размышлений и понимания

8.Помните о своих ограничениях

Хотя, безусловно, важно постоянно находить способ отполировать области, в которых вы не так хорошо справляетесь, также важно осознавать свои собственные ограничения. Никогда не становитесь жертвой таких привычек, как многозадачность или откладывание на потом. Работайте над одной задачей за раз и делайте все, чтобы она не вызывала стресса и не допускала ошибок или переделок. Сохраняйте ясность в голове, и вы сможете добиться гораздо большего, чем ожидалось, намного быстрее.

Советы для профессионалов:

Понять свои ограничения непросто.Фактически, вы никогда не сможете их понять, пока не выйдете за их пределы. Проще говоря, вы должны провести грань между продуктивностью на работе и стрессом на работе. И как ты это будешь делать? Что ж, вот несколько вещей, которые вы можете попробовать —

• Скажи «нет» и сохраняй мир
• Отступи, когда дела становятся беспощадными
• Не будь слишком амбициозным, будь реалистичным
• Найдите свою золотую середину и избегайте выгорания

9. Закончите начатое

Еще одна вещь, которая может повлиять на вашу продуктивность и производительность на работе, — это оставить дела незавершенными.Вы помните, сколько раз вы начинали над чем-то работать, а вскоре после этого бросали? Если это часто случается с вами, то пора что-то менять. Не делайте привычки оставлять что-то посередине. Если вы начали проект или задачу, убедитесь, что они достигли последней, последней стадии с максимальным качеством.

Советы профессионалов:

Установите себе награды. Возьмите за привычку отмечать успех и вознаграждать себя за успешное выполнение проекта или задачи.Это повысит производительность вашей работы, и вам всегда будет чего ждать на работе.

10. Используйте правильные инструменты

Доказано, что, когда вы предоставляете правильные инструменты, общая производительность вашей команды улучшается скачкообразно. Недавние исследования и исследования ясно показывают, что большинство организаций переходят на облачные инструменты и технологии, чтобы использовать свои многочисленные преимущества. Также прогнозировалось, что в ближайшие годы ИТ станут стратегическим инструментом развития современного бизнеса, и 81% организаций согласны с этим.

Советы для профессионалов:

Держите себя и свою команду в курсе последних событий с помощью новейших инструментов и технологий. Изучите множество вариантов, доступных на рынке, и оцените лучшее, соответствующее потребностям вашего бизнеса. Найдите облачное программное обеспечение для управления проектами, которое упрощает управление проектами, способствует четкому общению, устраняет конфликты и поддерживает высокую производительность каждый день. Вот несколько основных вопросов, которые дадут вам лучшее представление о том, как найти подходящий инструмент для вашего бизнеса и своей команды:

• Каковы ключевые процессы вашего бизнеса и как их можно улучшить с помощью онлайн-инструментов и приложений?
• Вы уже пользуетесь бизнес-инструментом? Если да, то соответствует ли он вашим ожиданиям?
• Сколько вы готовы инвестировать?
• Какого рода обучение или услуги поддержки вы ожидаете?

Лучший выбор: ProofHub

«Единое место для всех ваших проектов, команд и коммуникаций»

ProofHub — это универсальное программное обеспечение для управления проектами, которое работает как центральное место для управление и реализация проектов.С ProofHub вы (и ваша команда) можете:

• Создавать эффективные планы проектов
• Беспрепятственно сотрудничать
• Держать дела в курсе
• Лучше управлять рабочим процессом
• Централизовать важные файлы и документы
• Обеспечивать эффективное управление временем
• Повышение общей производительности рабочего места

И многое другое…

Заинтересованы? Подпишитесь на бесплатную пробную версию и узнайте, как ProofHub может помочь вам повысить продуктивность как в личной, так и в рабочей жизни.

Вещи не меняются, они остаются такими, как есть. Это у вас есть возможность измениться и вырасти во что-то лучшее. Итак, если вы хорошо справляетесь со своей работой и хотите выделиться в ней, проявите инициативу и начните работать над ее производительностью. Примите во внимание приведенные выше советы и убедитесь, что вы применяете их на практике таким образом, который лучше всего подходит для вас и вашей карьеры.