Делегировать что можно: Кому и какие задачи можно делегировать?

Что можно и нельзя делегировать

Эпиграфом будет короткий анекдот про делегирование.

Купил книгу по эффективному управлению компанией. В первой главе написано, что нужно больше полномочий делегировать другим. Дальше дочитывает мой зам.

Ваше мнение – главный герой из анекдота был прав, что передал дочитывать книгу своему заму? 🙂
Давайте разберемся.

Я условно разделяю все задачи в бизнесе на 5 групп:

1) это должен был сделать кто-то другой, но делаю я
2) это может сделать кто угодно
3) я сделаю это лучше всех
4) только я могу это сделать
5) реально нельзя делегировать

Для проверки своих знаний – подумайте, что реально нельзя делегировать сотруднику?
В конце статьи я дам развернутый ответ.
А вы проверите свой предпринимательский IQ.

Рассказываю подробно, что же входит в каждую группу.

1. Это должен был сделать кто-то другой, но делаю я

Чаще всего дела тут появляются после слов сотрудника: «Шеф, у нас проблема, я не знаю, что делать, помогите мне!» или «Шеф, вы же лично его знаете и можете на него повлиять» или совсем наглое – «Шеф, у нас горят сроки, а вы же намного лучше и быстрее сделаете».

Обычно эти фразы приправляются умильной мимикой а-ля котик из Шрека.
И вы, как отец родной, бросаетесь на помощь своему сотруднику.

Для таких дел есть хорошая метафора –«обезьяна».

«Обезьяной» называют следующий шаг в задаче, который надо сделать. Так вот, когда вы согласились ДОБРОВОЛЬНО помочь сотруднику выполнить ЕГО работу, то обезьяна перепрыгнула с его плеч на ваши. То есть к вашим личным обезьянам добавилась еще одна от сотрудника.

Как только Вы согласились ДОБРОВОЛЬНО взять работу сотрудника – вы так же ДОБРОВОЛЬНО перешли в его подчинение!

Сотрудник теперь периодически заглядывает к вам в кабинет и контролирует, выполнили ли вы его задачу или нет.
Как правило, у вас своих задач куча и его задачу вы делаете в последний момент. Это дает сотруднику помимо права контроля вас – право ничего не делать, пока вы выполняете его задачу. Отлично устроился сотрудничек, да?

Про то, как кормить, управлять и убивать обезьян я рассказываю в своей статье «Управление обезьянами или как перестать делать работу своих сотрудников».

Главное в типе задач «это должен был сделать кто-то другой, но делаю я» запомнить следующие правила:
1) распознал обезьяну – не бери
2) взял обезьяну – верни
3) если обсуждаешь обезьяну с сотрудником более 5 минут – убедись, что она не села на твои плечи. Нашел – смотри п.1. Когда обсуждение закончено – еще раз это проверь. Если сидит – смотри п.2.

2. Это может сделать кто угодно

По моей статистике примерно около 25-40% ваших дел может сделать практически любой сотрудник.
Это простые задачи, которые описываются коротким скриптом – «Вот тебе деньги. Сходи сегодня на ближайшую почту и отправь эти акты по следующим адресам. Чеки и сдачу положишь на мой стол».

Итак, открываем список своих дел.
Вычленяем в своем графике такие повторяющиеся дела.
Начинаем с самого затратного дела по времени.
Составляем скрипт для исполнителя и передаем эти дела ему.
Важно – не забывать проконтролировать результаты делегированной задачи.

3. Я сделаю это лучше всех

Как правило, собственник в малом бизнесе умеет делать почти все в компании лучше всех.

Так уж сложилось, что с самого начала открытия своего бизнеса он человек-оркестр – производство, продажи, маркетинг, сервис, копирайтинг, рерайтинг и еще кучу всего, что он хорошо прокачал.
И в процессе развития бизнеса он становится заложником этих прокачанных способностей.

Как же я передам им это – они же сделают намного хуже и дольше меня?

Решение в этом случае простое – важно создать и развивать систему повышения уровня компетенции сотрудников.
То есть внедрить корпоративную базу знаний и систему обучения.

Я рекомендую своим ученикам не инвестировать специально время в создание такой системы.
Просто фиксируем все, что делаем в специальном хранилище.
Чаще всего для этого используются 3 платформы: Google.Sites, Evernote, Wiki.

Объясняете что-то сотруднику первый раз – ставите камеру или диктофон и все это записываете. Потом файл с записью классифицируем, описываем, снабжаем тэгами и заливаем в хранилище – готово!

Например, вы пишите ответ клиенту на его жалобы о задержках поставок или повышению цены на ряд услуг. Закончили писать ответ – отправили клиенту, а копию письма положили в базу знаний, как скрипт для сотрудников.

Попадается нестандартная ситуация – мы на нее отвечаем, а ответ переносим опять в базу знаний.

Главное запомните – все, что вы делаете по работе, кому пишите письма, кому звоните – обязательно протоколируйте, записывайте, фотографируйте и вносите в базу знаний.

Так же хорошо зарекомендовали себя вебинары для сотрудников (я использую Google.Hangout).
Собираете ключевых сотрудников и на определенную тему проводите вебинар. Затем запись переносится во внутреннее хранилище.

После передачи информации важно проверить насколько сотрудник усвоил полученные знания.
Либо даем тест с вопросами в Google, либо используем сервис онлайн-тестирования. Сотрудник набрал меньше 40% правильных ответов, значит, он идет и еще раз смотрит вебинар. И так, пока не получит удовлетворяющий нас балл.

Главный принцип тут – инвестируем свое время только в обучение первого сотрудника. И это время сводим к минимуму.

4. Только я могу это сделать

По сути это предыдущий пункт, только требующий более серьезной подготовки и проработки.
Тут речь идет о ключевых сотрудниках или непосредственных заместителей.
Как правило, это первые две позиции – исполнительный (отвечает за удовлетворение текущих клиентов) или коммерческий (отвечает за приход новых клиентов) директора.

Помимо корпоративной базы данных из предыдущего пункта тут требуется еще набор документов:
– принципиальная схема компании;
– стратегия и цели;
– описание бизнес-процессов.

Подготовка таких сотрудников обычно длится месяцами, а то и годами.
Для сокращение сроков подготовки я рекомендую использовать режим «мастерская».
Есть мастер – это Вы, есть ученик – это потенциальный кандидат на замену вас.

Схема обучения следующая: вы сделали – ученик смотрит и повторяет – в процессе выполнения вы его корректируете.
Потом делает самостоятельно – вы внимательно смотрите, снова корректируете – и так повторяете шаги до тех пор, когда ученик выйдет на требуемый вами уровень.

В целом процесс не быстрый, но ключевые сотрудники формируются только так.

5. Реально нельзя делегировать

В своей практике я выделяю 7 не делегируемых задач:

1) установление целей компании, контроль ее деятельности.

Это же ваша компания и только вы можете решать, какие у нее цели.
То же самое с контролем достижения этих целей.
Как только вы его делегируете, то контроль уже будет за достижением целей того, кому делегировали.

2) традиции компании (поощрение, награждение, поздравление)

Ценность для награждаемого не в подарке/грамоте/медали, а в том, что вы лично, как вожак стаи и главный альфа-самец, признаете, что сотрудник тоже крут.
Поэтому передав награждение своей секретарше, вы резко снижаете его значимость.

Похожая штука с соблюдением традиций.

3) политика компании, ее стратегия развития

Куда мы идем (а именно об этом говорит стратегия компании) может быть задано только собственником бизнеса.

Мы недавно обсуждали с коллегами, что в очень успешных компаниях стратегический маркетинг всегда определяется собственником – Тиньков, Джобс, Гейтс. А где стратегический маркетинг делегируется внешним суперспециалистам – компании дают неплохие, но не такие мощные результаты, как приведенные примеры выше.

4) делегировать делегирование (через секретаря)

Машенька, сходи к кладовщику, пусть они покрасят ворота на складе.
Через 5 минут Машенька возвращается с вопросом «я не могу деньги на краску выдать, это только вы или ваш заместитель распоряжается».

Всегда надо помнить, что делегирование – это передача ответственности, ресурсов и полномочий (подробнее об этом расскажу в следующей статье).
А чтобы их передать, они должны быть у передаваемого.
У секретаря их нет, поэтому делегирование делегирования не работает.

5) задачи связанные с высокими финансовыми рисками

Тут все понятно, контракты с VIP-клиентами и решения задач с большими суммами делают только собственником.
Ибо такие риски только ему по карману.

6) срочные и горящие дела, где нет времени на проверку

Делегирование – это процедура многоэтапная и требующая времени, как минимум, на постановку задачи, ее контроль/проверку и анализ итогов.
Когда горит – времени даже на «минимум» нет и важно все делать самому.
Это одна из причин, из-за которой собственники бизнесов в кризис возвращаются к рулю компании из теплых краев.

7) дела конфиденциального характера

Тут тоже все предельно просто – зачем давать потенциальный компромат чужим людям? Вдруг они захотят быстро стать богатыми.
Или прибрать ваш бизнес к своим рукам?

Возвращаюсь к анекдоту в начале статьи и к своему вопросу «а правильно ли поступил собственник, дав дочитывать книгу своему заму?»

Отвечаю: если в книге про эффективное управление рассказывалось про значимость целей компании, ее миссии или контроля деятельности, то герой анекдота поспешил, делегируя ее изучение своему заму.

Домашнее задание:
Откройте свой календарь за месяц и сгруппируйте свои задачи по 5 перечисленным группам.

Как сгруппируете – перечитайте статью еще раз 🙂

что можно и что нельзя поручать другим людям

Приветствую! Наверняка Вы слышали пословицу: «Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сам». По личному опыту скажу, что это худший совет для предпринимателя, руководителя, фрилансера и даже молодой мамы с двумя детьми. Причем я сам до последнего времени считал что это не так.

Ценный ресурс «время», к сожалению, не резиновый. Занимаясь собственным проектом, Вы тратите 80% времени на мелочи и рутину. И на что-то по-настоящему масштабное и грандиозное его уже не остается. В результате Вы страшно устаете и топчетесь на месте.

Далеко не сразу я понял, как важно научиться делегировать! Но жизнь заставила. В идеале делегирование задач это переложить на других все, что можно. И высвободить время для по-настоящему важных и перспективных дел.

Давайте разберемся с понятием делегирования. И посмотрим, что можно и что нельзя делегировать.

Что это такое?

Если бизнес держится на усилиях одного человека – это не бизнес. Работая «за всех», предприниматель неизбежно упирается во временные рамки. Каждый день он тратит драгоценные минуты и часы на текучку и закапывается в деталях. В то время как его основная задача – видеть картину в целом и работать над перспективой.

Что значит делегировать? Перекладывать или перепоручать выполнение своего задания третьему лицу.

«Хорошее» делегирование – это когда «на сторону» передается не планирование или стратегическая часть, а только исполнение.

Делегирующий стиль руководства позволяет:

• Высвободить время и силы для решения других более важных задач
• Обучить сотрудников важным навыкам
• Оценить их способности в «полевых» условиях
• В разы повысить эффективность работы благодаря тому, что задание перепоручается профессионалам

Посмотрим, как правильно разделить делегируемые задачи на «можно» и «нельзя».

Какие задачи можно и нужно делегировать?

Сбор информации

Информацию о конкурентах, условиях кредитов или статистике по продажам за несколько месяцев лучше поручить подчиненным. Ваша задача: проанализировать данные и сделать выводы.

Рутину

20% результатов обеспечивает 80% работы. И желательно эти 80% рутинных операций перепоручить кому-то другому. От Вас требуется лишь сформировать четкое ТЗ и проконтролировать выполнение этих обязанностей.

Кроме того, можно и нужно делегировать повторяющиеся задания. Например, ответы на текущие звонки, сортировку почты, рассылку писем-напоминаний.

Роль заместителя или представителя

Личные встречи с клиентами, собрания или конференции отнимают кучу времени. И поучаствовать в таких мероприятиях вместо Вас иногда может и кто-то другой.

Какие задачи нельзя делегировать?

Личные дела

За рубежом личные дела принято четко отделять от рабочих. У нас, к сожалению, эти понятия часто смешиваются. Подчиненных и наемных работников правильно «загружать» только рабочими задачами! В противном случае, как минимум, нарушается субординация.

Срочные дела

Ну, здесь все понятно. («еще вчера»), то на делегирование такой задачи уже просто нет времени.

Дела особой важности

Критерий важности: «особые» задачи приводят к корректировке деятельности или бизнеса. Например, выход на новые рынки сбыта или подписание крупного контракта.

Долгосрочные цели

Нельзя делегировать такие обязанности как составление плана стратегического развития бизнеса или постановка целей.

Мотивация и поощрения

Премировать и хвалить за хорошую работу всегда должны лично Вы.

Три «золотых» правила делегирования

Правило №1. Ставьте задачу четко

Офисный анекдот: «Поручение, которое может быть понято неправильно, всегда понимается неправильно». Отсюда вывод: четко формулируйте ТЗ и уточняйте все детали задания.

Что обязательно должно быть в ТЗ:

1. Критерии оценки результатов (качественные и количественные)
2. Граничные сроки исполнения
3. Формат отчетности
4. Разбивка на этапы и даты промежуточного контроля

Убедитесь, что сотрудник правильно понял поставленную перед ним задачу!

Правило №2. Дайте возможность подчиненным учиться на собственных ошибках

Простыми словами избавьте сотрудников от гиперопеки. Кстати, ту же ошибку сплошь и рядом совершают и молодые родители. Они разруливают все детские проблемы «на опережение», не давая детям наделать собственных ошибок и набраться опыта.

Успешное делегирование – это когда сотрудникам позволено совершать ошибки и самостоятельно их исправлять. Ударение на слово «самостоятельно». Вмешиваться напрямую стоит лишь в критических ситуациях.

Правило №3. Больше свободы

Нужно приучить себя не вмешиваться в выполнение задачи до момента промежуточного контроля!

Дело в том, что почти любую задачу можно решить несколькими способами. И не факт, что Ваш вариант – самый лучший! Часто подчиненные предлагают более эффективные способы. Не понимая этого, руководители настаивают на своем и обвиняют сотрудников в некомпетентности.

Такой подход и отбивает всякое желание проявлять инициативу. Ведь проще слепо выполнить все указания руководства в ущерб конечному результату. Принцип «инициатива наказуема» сводит на нет все плюсы делегирования.

А Вы умеете делегировать полномочия?

Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Что можно, а что нельзя делегировать. Управление проектами для «чайников»

Что можно, а что нельзя делегировать

Основное правило: можно передавать полномочия, но ответственность — нельзя. Ее можно только разделить.

Ответственность за решение задач, полномочия по которым вы передали другим лицам, лежит на вас.

Предположим, вы уполномочены вести расходы по выполнению работ проекта. И вот вы поручаете Мэтту закупить десять рулонов обычной бумаги стоимостью не более 5 тыс. долл., передав ему соответствующие полномочия. Если он по ошибке приобретет пять рулонов специальной бумаги за 3 тыс., то отвечать в первую очередь будете вы.

Вы можете отозвать данные кому-то полномочия, но не обвиняйте его в последствиях их применения.

Передав полномочия, не следует излишне опекать уполномоченных вами. Допустим, вы уже два месяца руководите проектом, а Мэри — ваш ассистент со следующими обязанностями.

• Принять посетителя, у которого возникли технические проблемы, и обсудить их.

• Проанализировать и наметить пути устранения.

• Доложить вам о проблеме и предполагаемых способах устранения.

• В случае вашего согласия приступить к устранению.

• В противном случае разработать совместно с вами приемлемый вариант.

И вот со вчерашнего дня вы уполномочили ее самостоятельно решать данные вопросы и сообщили об этом в коллективе.

А сегодня утром звонит Джо и спрашивает вашего согласия на весьма своеобразное распоряжение Мэри в связи с его проблемой.

Сложный вопрос, вмешиваться ли в интересах дела, но в ущерб авторитету и полномочиям Мэри?

Поскольку вы дали Мэри соответствующие полномочия, то нужно ответить Джо: «Следуйте указаниям Мэри».

Не следует давать уклончивые ответы типа «Мне кажется данное решение правильным». Это подрывает авторитет Мэри и ставит под сомнение переданные вами полномочия. Даже выражение одобрения ее действий или доверия ее компетенции возвращает вас на позиции лица, утверждающего решения Мэри. В целом, по данной ситуации рекомендации следующие.

Если вы полностью не согласны с решением Мэри, потому что оно повлечет за собой серьезные негативные последствия, его следует отменить либо приостановить. Интересы проекта и организации в данном случае выше.

Во всех остальных случаях нужно подтвердить полномочия, исходя из таких соображений:

• она знает ситуацию лучше, чем вы из рассказа Джо;

• может, ошибаетесь именно вы;

• пусть она сама на практике увидит, что были варианты и получше;

• ощущение постоянной опеки не способствует развитию ответственности за свои решения.

Вы всегда можете в личной беседе обсудить с Мэри различные методы работы.

Звонок Джо сигнализирует о проблемах в трудовых отношениях.

• Возможно, вы недостаточно ясно объяснили в коллективе, изменения в распорядке. Сделайте это хотя бы для Джо.

• Если он посчитал данное решение ошибочным и начал действовать напрямую, укажите ему на нарушение субординации и подтвердите полномочия Мэри.

• Возможно, Мэри недостаточно понятно выразилась, отдавая распоряжение. Укажите ей на это, а также на необходимость удостовериться, что ее поняли правильно.

• Не исключены проблемы в личных взаимоотношениях Джо и Мэри. Следует поговорить с обоими, помочь разобраться в причинах и устранить их.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

какие задачи стоит отдать подчиненным

Руководитель не может и не должен делать все своими руками. Это занимает много времени и тормозит реализацию долгосрочных целей компании.

Именно поэтому так важно научиться делегировать решение некоторых задач своим подчиненным. Не стоит бояться того, что что-то может пойти не так. Если грамотно подойти к вопросу делегирования, то можно добиться отличных результатов и даже повысить эффективность работы отдела (или компании в целом).

Преподаватель Русской Школы Управления Олег Гамазин дает несколько советов, которые позволят правильно выстроить процесс делегирования полномочий и ответственности.

Как делегировать задачи подчиненным

Для начала нужно ответить на три ключевых вопроса:

• Что делегировать?
• Кому делегировать?
• Как делегировать?

После того, как вы ответите на них, можно выстроить четкую систему, в рамках которой можно будет эффективно решать любые задачи.

Что делегировать

Руководитель должен четко определить, решение каких вопросов он готов отдать своим сотрудникам. И здесь можно использовать два ключевых маркера:

• Неинтересные, рутинные задачи, которые тормозят работу руководителя.
• Задачи, которые не требуют личного участия руководителя и вполне могут решаться без него.

Кому делегировать

При делегировании задач важно правильно донести для сотрудников, почему именно они должны этим заниматься. У них не должно сложиться впечатления, что их не ценят и нагружают лишней работой. Для этого нужно:

• Оценить профессиональные возможности сотрудника (сможет ли он справиться с этой задачей).
• Оценить его рабочую нагрузку (возможно, у сотрудника просто нет времени для выполнения новых задач).
• Дать сотруднику понять, что вы возлагаете на него новые обязанности, потому что доверяете ему и цените его вклад в развитие компании.

Как делегировать

При постановке новой задачи необходимо четко объяснить сотруднику, что от него требует и какие результаты должны быть в итоге. Иногда руководителям кажется, что все предельно ясно и без лишних объяснений (ведь они этим занимались долгое время и не видят здесь ничего сложного). Однако на практике далеко не всегда то, что понятно руководителю, понятно сотруднику.

Если говорить о контроле, то есть несколько вариантов отслеживания результатов по задачам, которые передаются подчиненным:

• Контроль итогового результата (когда вы точно уверены в том, что сотрудник сделает все правильно).
• Контроль промежуточных результатов (когда вы понимаете, что это новое направление для сотрудника и ему может понадобится совет или обратная связь).

При делегировании очень важно, чтобы руководитель не брал на себя даже часть обязанностей по задаче. Сотрудник должен делать все самостоятельно.

примеры, алгоритм, инструменты и основные ошибки руководителей

В этой статье мы расскажем, как правильно и эффективно делегировать задачи, об алгоритме, инструментах, технике делегирования, а также о самых распространённых ошибках руководителей при делегировании задач.

Руководите командой и чувствуете, что в сутках перестаёт хватать рабочих часов? Самое время вспомнить об одном из основных инструментов любого управленца, помимо контроля сотрудников: делегировании задач. Подробно рассказываем про то, как снять с себя часть нагрузки, передав её своим подчинённым – и начнём с самой сути:

Почему понятие «делегировать задачи» не совсем корректно

Если посмотреть на практику, то как раз с постановкой и распределением задач у большинства руководителей особых проблем нет: вы в целом представляете, кто из ваших сотрудников на что способен, и знаете, что кому поручить. Сложности начинаются уже на стадии работы. Вот пример такого диалога:

• «Я тут посмотрел, у нас не хватает на поставленную задачу ресурсов, как быть?»;
• «По графику никак не уместимся, новый проект просто некуда поставить»;
• «Шеф, всё пропало, дизайнер исчез со связи, а макет завтра нужно сдавать!!!».

Знакомо? Как только возникает затруднение или вопрос сотрудник, которому вы поставили задачу, бежит к вам. В итоге вам приходится включаться в его работу, вникать в детали и тонкости проекта, принимать решения – вот на это-то и уходят драгоценные часы.

А теперь посмотрите, как выглядит эта ситуация в случае, если вы делегируете не задачи, а полномочия. Вот пример диалога руководителя с сотрудниками при делегировании полномочий:

• «На задачу не хватает ресурсов, я посмотрел, вот отсюда и отсюда можно снять немного бюджета, потом успеем его закрыть с расчёта по проекту»;
• «По графику не вмещаемся, поговорил с ребятами, поработаем сверхурочно – нужно будет оплатить – и вот эти две задачки сдвинем на следующую декаду»;
• «Дизер пропал со связи, вызвонил нашего бывшего сотрудника, он уже включился в работу, успеем по плану».

В случае с правильным делегированием ответственный человек не просто докладывает вам о возникших проблемах, он сразу же предлагает решение. Да, вы можете сохранить утверждение этого решения за собой – визировать изменения графиков, бюджетов и т. д. – но основную функцию, анализ ситуации и планирование действий, выполняет подчинённый. Так и должно работать делегирование задач, а точнее, полномочий.

3 причины, по которым вам не хочется делегировать выполнение задач подчинённым

Описанный выше инструмент выглядит просто здорово, действительно разгружает руководителя и позволяет сосредоточиться на стратегических вопросах управления компанией… так почему этим инструментом так мало пользуются? Есть три основных причины, по которым руководители избегают делегирования задач.

«Если хочешь что-то сделать, лучше сделай это сам»

Как правило, руководитель уверен в том, что его квалификация – по крайней мере, в зоне принятия решений – превосходит квалификацию подчинённых. Более того, чаще всего это действительно так. Многие управленцы – особенно те, которые выросли из специалистов – на самом деле могут справиться с большинством задач лучше, чем любой из сотрудников команды. Вот только времени в сутках от этого не прибавляется.

Есть такое понятие, как «необходимый и достаточный уровень качества». Возьмём для примера абстрактную задачу, некий проект. Вы, руководитель, можете выполнить его с качеством 95% — получится по-настоящему круто, эффективно и выгодно. Сотрудник, которому вы готовы делегировать полномочия по данной задаче, справится с результатом 85%: где-то ему не хватит опыта, где-то понимания общей ситуации по компании, отсюда и потеря 10% общего качества.

А теперь сравним получаемую дельту, 10% повышения качества работы, с трудозатратами. Ваше время стоит дороже, чем время ваших сотрудников. Более того: есть задачи, которые нельзя делегировать – работа, с которой справитесь только вы. И участие в других проектах заставляет вас тратить силы и ресурсы на вопросы, которые могут решить другие люди, а не на свои задачи.

Вот и получается, что даже если руководитель на прямом контроле справится с ситуацией лучше любого подчинённого, это может быть не самым оптимальным решением.

Страх потерять контроль

Вторая причина отказа от делегирования особенно характерна для растущего бизнеса, который начинался с работы в одиночку, а потом перешёл в фазу роста. В таких компаниях руководители привыкли к тому, что они глубоко вовлечены во все процессы, всегда полностью представляют положение дел в каждом сегменте своего бизнеса и в целом держат руку на пульсе.

Сама идея делегирования – того, что где-то будут приниматься решения, о которых руководитель узнаёт не моментально – конфликтует с привычной для таких управленцев практикой. Она вызывает подсознательное отторжение и ощущение опасности: «если я о чём-то не знаю, это представляет собой угрозу для бизнеса».

Решение этой проблемы заключается в грамотной работе со своими подчинёнными. Чтобы спокойно делегировать задачи сотрудникам, вы должны быть уверены в том, что ваши люди справятся. О том, как этого добиться, подробнее рассказываем ниже.

Отсутствие навыка

И третья причина, по которой руководителю не хочется делегировать полномочия, это банальное отсутствие опыта и умения. Причём здесь возникает замкнутый круг: чтобы научиться делегировать задачи, нужно потратить время и силы – а, чтобы высвободить время и силы, нужно разгрузить себя от рутины: начать делегировать задачи. Эту проблему мы стараемся решить в данной статье, подробно рассказывая об основах делегирования: надеемся, после прочтения вам будет проще справиться с ситуацией!

Что нужно для того, чтобы начать делегировать задачи: три ключевых условия

Итак, вы однозначно решили перераспределить часть своей нагрузки по своим сотрудникам. Чтобы всё прошло гладко, вам нужно выполнить три условия.

Понять, что вы будете делегировать

Схема следующая:

1. Очертите круг процессов, за выполнение которых отвечаете непосредственно вы – в том числе те задачи, которые находятся у вас на непосредственном контроле или даже на микроконтроле.
2. Для каждого процесса оцените его трудозатратность, важность, сложность (с точки зрения необходимых для выполнения компетенций). Можно сделать это так: 
        a.Трудоёмкость – по шкале от 1 до 10, где 10 – это максимально трудоёмкий.
        b.Сложность – по шкале от 1 до 10, где 10 – это очень лёгкий, а 1 – очень сложный;
        c.Важность – по шкале от 1 до 10, где 1 – это самый важный, а 10 – минимально важный.
   Просуммируйте полученные баллы для каждого процесса, и вы получите его «индекс делегирования». Это самая простая модель, включающая в себя всего три параметра, но её вполне достаточно для оценки ситуации в первом приближении.
3. Сделайте «отсечку»: например, уберите из общего списка все процессы, у которых оценка важности и/или сложности от 1 до 4 (то есть, самые важные и сложные – это те задачи, которые никак нельзя делегировать ни при каких условиях). Порог определите сами, исходя из компетенций своих сотрудников и общей ситуации в компании. Сразу станет ясно, какие задачи можно делегировать, а какие нельзя.
4. Теперь упорядочьте все оставшиеся процессы по убыванию баллов. Наверху у вас окажутся те задачи, которые стоит делегировать в первую очередь.

Получив такой список, переходите к следующему пункту. Кстати, вот наш рейтинг систем для управления процессами в компании. 

Определитесь, кому вы делегируете задачи

Возьмите план-график компании и оцените для каждого специалиста:

1. Его компетенции: с какими задачами человек может справиться, с какими – нет, а с какими «да, но может понадобиться консультация».
2. Его загруженность: есть ли у подчинённого время для того, чтобы принять новые задачи. На этом шаге, кстати, можно сделать аналогичный анализ процессов каждого сотрудника, чтобы понять, не стоит ли перебросить некоторые задачи с ключевых специалистов на других подчинённых – оптимизировать распределение нагрузки.
3. Его личные качества: ответственность, готовность принимать решения, желание развиваться и т. д.

Обязательно отметьте для каждого подчинённого его потенциал роста: в идеале вы должны распределять задачи таким образом, чтобы делегированные функции помогали сотрудникам расти над собой, повышать квалификацию.

Теперь соотнесите задачи из ранее составленного списка процессов с полученным списком подчинённых, подумайте, что и кому вы можете делегировать.

Проверьте, есть ли у подчинённых нужные для выполнения делегированных задач ресурсы

Для каждой делегируемой функции у сотрудника должны быть:

1. Чёткое, прозрачное и понятное описание того, чем он будет заниматься. Цели процесса, его специфика, исходные данные, KPI – вся информация, которой располагаете вы, выполняя этот процесс.
2. Необходимые ресурсы – профессиональные, материальные и командные. Доступ к оборудованию, право принимать решение, взаимодействовать с другими участниками проекта и т. д.
3. Мотивация – понимание того, зачем он занимается новым проектом и что за это получит. Возможность карьерного роста, профессиональное и личностное развитие, премии и т. д.

Если всё перечисленное в наличии, поздравляем, вы только что делегировали задачу! Теперь остаётся донести решение до всех участников, передать ресурсы ответственному сотруднику и наблюдать за его успехами. Кстати, об этом.

Пять ошибок, которых нужно избегать при делегировании задач

Первая из них – это микроконтроль. Нет ничего хуже ситуации, в которой вы передаёте сотруднику часть процесса и соответствующие полномочия, а потом буквально стоите у него над душой, контролируя каждый шаг. Во-первых, это сильно демотивирует и дезориентирует, мешает человеку включиться в работу. Во-вторых, цель делегирования не будет достигнута: больше времени у вас не станет. Ранее мы писали как правильно контролировать сотрудников.

Вы должны доверять своим сотрудникам, и это подводит нас ко второй ошибке: делегировать задачу человеку, который не готов к её решению. Вы обязательно должны убедиться в том, что у подчинённого есть нужные компетенции и ресурсы для выполнения процесса – если их нет, передавать задачу нельзя. Лучше поискать другого кандидата или воспользоваться аутсорсом.

Третья ошибка – это отказ в праве на ошибку. Делегирование задач будет новым опытом не только для вас, но и для вашего сотрудника: естественно, он может принимать не самые оптимальные решения. Вы, как руководитель, должны дать обратную связь и объяснить, что можно было сделать лучше, но не карать за допущенные промахи (если, конечно, это не вопиющий случай).

Четвёртая ошибка: выполнение задачи за сотрудника. Скорее всего, рано или поздно ваш подчинённый придёт с вами с каким-то затруднением, но – если проблему технически может решить сам специалист (у него достаточно ресурса) – вы не должны её решать! Ваша задача в том, чтобы посоветовать сотруднику путь решения, направить его, но не делать самостоятельно.

Пятая ошибка: пустить всё на самотёк. Да, микроконтроль – плохой вариант, но совсем не следить за тем, что там происходит с делегированными процессами, ни в коем случае нельзя. Что делать?

Как правильно контролировать выполнение делегированных задач

Большинство решений для контроля над сотрудниками предполагают прямое отслеживание статуса конкретных задач: когда поступила в работу, что было сделано, как быстро и т. д. Так работает, например, Тайм Доктор. Проблема в том, что это именно микроконтроль: вам придётся включаться в процессы глубже, чем хотелось бы.

Мы предлагаем другой подход: отслеживать не конкретные процессы, а общую продуктивность и результативность сотрудников, работающих над делегированными задачами. И в этом вам идеально может помочь система учёта рабочего времени Kickidler. Вам достаточно время от времени проверять соответствующие сводки Кикидлера, чтобы чётко понимать, справляются ваши люди или нет: если их продуктивность падает, явно что-то идёт не так – а если растёт или остаётся на высоком уровне, то всё в порядке.

Такой метод экономит ваше время и сохраняет свободу принятия решений за подчинёнными, избавляет их от излишне пристального внимания руководителя и помогает сотрудникам вырасти над собой, стать более самостоятельными и вовлечёнными в работу.
А как делегируете задачи и контролируете их выполнение вы? Поделитесь своим опытом в комментариях!

Делегировать полномочия сотрудникам для взаимодействия с приставами можно на госуслугах

  © АГН Москва

Руководители могут выдать сотрудникам доверенности на получение услуг Федеральной службы судебных приставов (ФССП) от лица компании через госуслуги. Это позволяет сделать новый сервис, разработанный Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций совместно с ФССП. Об этом в четверг сообщается на сайте Минцифры. 

Новый сервис в рамках суперсервиса «Цифровое исполнительное производство» позволяет делегировать полномочия сотрудникам организации и подавать заявления через госуслуги от её имени. Для этого у сотрудника компании должна быть подтверждённая учётная запись на госуслугах.

Для того чтобы воспользоваться новой платформой полномочий, нужно перейти в личный кабинет юрлица на портале, открыть вкладку «Делегирование полномочий» в разделе «Доверенности и доступы», затем выбрать сотрудника, доступные ему полномочия и срок доверенности. Уточняется, что для выдачи доверенности потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

После получения полномочий сотрудник почти сразу может воспользоваться сервисами по исполнительному производству на госуслугах. Например, подать заявление, ходатайство, объяснение, отвод, жалобу в порядке подчинённости по исполнительному производству, а также предоставить информацию по находящимся на исполнении исполнительным производствам в отношении физического и юридического лица.

«В будущем пользователям госуслуг будет доступна возможность делегирования полномочий для подачи заявлений в другие ведомства», — приводятся на сайте слова замглавы Минцифры России Дмитрия Огуряева.

Читайте также:

• Минцифры хотят уполномочить бесплатно выдавать неквалифицированную электронную подпись • Для чего нужна электронная подпись

В пресс-службе ФССП пояснили, что внедрение платформы полномочий позволит отказаться от оформления бумажной доверенности поверенному сотруднику. Кроме того, новый сервис повысит удобство подачи обращения к судебным приставам и снизит риски мошенничества.

Ранее вице-премьер Дмитрий Чернышенко сообщил, что скорость получения услуг на портале госуслуг увеличится в десять раз к 2024 году. По его словам, увеличение скорости произойдёт с внедрением искусственного интеллекта.

Определение делегирования (Библиотека SAP — Конфигурируемое календарное планирование процессов)

 Определение делегирования 

Использование

Определение делегирования можно использовать, если календарное планирование выполняется в связи с приложениями или компонентами, которые способны определить определенные даты, процессы или более комплексные проверки, чем конфигурируемое календарное планирование процессов.

Предпосылки

Убедитесь, что в пользовательской настройке уже выполнено ведение необходимых типов действия для определения делегирования. Для получения дополнительной информации см. руководство по внедрению (IMG) в разделе SCM-базис ® Конфигурируемое календарное планирование процессов ® Схема календарного планирования ® Определить элементы схемы.

Функции

Определение делегирования позволяет делегировать определенные задачи календарного планирования другим компонентам или приложениям. Эта операция в особенности целесообразна, если, например, другое приложение может более комплексно определить эти даты или же сделать это в соответствии с определенной моделью.  Другим компонентам можно делегировать следующие задачи:

●         Определение даты (начальной или конечной). Например, проверка того, есть ли у дат определенный срок действия (например, расписание)

●         Определение полных подпроцессов (в том числе отдельного действия)

Можно присвоить определение делегирования системе статически или установить динамическое определение. Статическое определение делегирования определяется в пользовательской настройке: либо в действии, либо в действии в схеме. Кроме того, для определения делегирования необходимо также передать класс, который может выполнить фактическое делегирование.

В случае динамического определения передайте в систему только класс, переопределяющий статическое определение в содержащемся коде, или установите индикатор Управление делегированием на динамическое определение.

Если ведение определения делегирования выполняется точно так же, как и ведение определения продолжительности, следует помнить, что для использования этого определения делегирования необходимо задать контрольный параметр для определения делегирования в действии таким образом, чтобы использовать динамическое определение.

Действия

Чтобы сочетать схему календарного планирования и тип действия, выполните в пользовательской настройке ведение класса для определения делегирования и установите индикатор Управление делегированием, чтобы указать, какой вид делегирования следует выполнять (динамическое или статическое). Для получения дополнительной информации см. руководство по внедрению (IMG) в разделе SCM-базис ®Конфигурируемое календарное планирование процессов ® Схема календарного планирования ® Определить схему.

 

 

 

 

10 ежедневных задач, которые вы должны делегировать (чтобы вы могли развивать свой бизнес)

Делегирование некоторых из ваших повседневных задач может не только немного избавить вас от 18-часового рабочего дня, но также может помочь вашему бизнесу в долгосрочной перспективе.

Вот несколько повседневных задач, которые каждый владелец малого бизнеса может рассмотреть по делегированию, а также советы, как заставить делегирование работать на вас.

Что можно делегировать?

Не каждый владелец бизнеса может делегировать одни и те же обязанности. Когда ваш бизнес только начинается, вам, вероятно, придется решать почти все самостоятельно — по крайней мере, до тех пор, пока он не заработает.

Но по мере того, как ваш бизнес станет успешным, вы можете подумать о том, чтобы делегировать следующие ежедневные задачи.

Микроменеджмент не облегчит вашу рабочую нагрузку. Однако делегирование не означает отказа от ответственности, поэтому вы должны следить за успехами сотрудников и подрядчиков посредством проверок и проверок.

1. Бухгалтерия / Бухгалтерия: Вы всегда должны следить за своими финансовыми операциями в целом. Однако вы, вероятно, можете делегировать более мелкие повседневные задачи, такие как отправка счетов, ввод финансовой информации, управление расчетом заработной платы и ведение записей.
2. Административный: Управление календарем, планирование встреч, ответ на телефонные звонки, бронирование планов поездок и даже сортировка электронной почты — все это задачи, которые кажутся быстрыми, но могут занять довольно много времени в средний день. Использование виртуального (или домашнего) помощника может сэкономить несколько часов.
3. Служба поддержки клиентов: По мере роста вашего бизнеса вам не нужно быть первым, к кому клиенты обращаются за помощью или с жалобами. Вы можете делегировать эту задачу сотруднику.
4. Ввод данных: Ввод данных по-прежнему требуется для некоторых задач, таких как ввод имен клиентов и адресов электронной почты в ваше решение для электронного маркетинга. Если возможно, отложите ввод данных до тех пор, пока у вас не будет достаточно имен, чтобы их можно было использовать, а затем передайте их на аутсорсинг.
5. ИТ-поддержка: Изучение того, как решать проблемы с компьютером и вашим сотрудником, может занять у вас больше времени, чем найм кого-то для решения этой проблемы. Подумайте об услугах таких компаний, как Best Buy’s Geek Squad, которые предоставляют техническую поддержку за годовую плату, или найдите местного ИТ-консультанта, которому вы доверяете, чтобы он вам помог.Хороший консультант может выйти за рамки решения проблем и устранения неполадок, чтобы помочь вам спланировать рост.
6. Маркетинг: Хотя вам необходимо контролировать свою общую маркетинговую стратегию и план, вы, вероятно, сможете сэкономить много времени и усилий, найдя опытных маркетологов, которые будут заниматься повседневными аспектами маркетинга, такими как написание объявления или создание веб-сайта. копировать, проектировать и размещать рекламу, а также планировать публикации в блогах или контент в социальных сетях.
7. Упаковка и отгрузка: Если вы рассылаете прямую почтовую рассылку и рекламную продукцию или выполняете заказы на продукцию, вы можете поручить заполнение конвертов, упаковку и маркировку кому-то другому.
8. Производство: Даже если ваш бизнес производит товары ручной работы, такие как ювелирные изделия или предметы домашнего обихода, вы можете в какой-то момент делегировать производство, чтобы бизнес мог вырасти за пределы ваших собственных возможностей.
9. Веб-сайт: Создание, обновление и обеспечение безопасности веб-сайта вашей компании лучше всего доверить профессионалам, поскольку правила в этой области постоянно меняются.
10. Writing: Для ведения малого бизнеса может потребоваться много написания, от предложений и сообщений в блогах до официальных документов и отчетов.Даже если вы хороший писатель, вы можете сэкономить время, попросив сотрудника или писателя-фрилансера написать первый черновик, а затем приложив к нему свои собственные усилия для создания окончательной версии.

Кого делегировать

В зависимости от размера вашего бизнеса, важности задачи и того, хотите ли вы делегировать ее на долгосрочной или краткосрочной основе, вы можете делегировать ее семье, сотрудникам или привлеченные подрядчики.

• Члены семьи: Если у вас новый или очень маленький бизнес, иногда лучше всего подойдут члены семьи, которые будут работать бесплатно.Даже младшие члены семьи могут справиться с простыми задачами, такими как набивка конвертов или ввод данных.
• Сотрудники: Если задача является частью основных функций вашего бизнеса (например, производство продукта или обслуживание клиентов), в идеале вы можете делегировать ее сотруднику, чтобы вы могли более внимательно контролировать его.
• Аутсорсинг: Есть много задач, которые вы можете поручить фрилансерам или независимым подрядчикам. Фрилансеры специализируются на всем, от ИТ-консалтинга и дизайна веб-сайтов до маркетингового копирайтинга и бухгалтерского учета.

Как эффективно делегировать

• Выбирайте правильных людей. Очевидно, что доверие будет иметь большее значение, если вы выберете кого-то, кто будет управлять вашим присутствием в социальных сетях, чем если вы выберете кого-то для ввода адресов. Тем не менее, может быть жизненно важно выбрать людей, которым вы доверяете и которые обладают навыками и опытом для выполнения работы (или интеллектом, чтобы изучить это, если у них еще нет опыта.
• Создание систем и процессов. Это часто Хорошая практика для разработки направлений для каждой задачи, которую вы делегируете.Они могут быть сложными или простыми в зависимости от задачи. Определите этапы задачи, какие материалы или инструменты следует использовать для ее выполнения и какого результата вы хотите. (Пример: «Просматривайте мои электронные письма каждый день в 8:00, в полдень и в 16:00. Используйте эти шаблоны, чтобы отвечать на те, на которые можно получить стандартный ответ. Те, которые предназначены для меня, обращайтесь ко мне и помечайте их как срочные или несрочные соответственно. . Моя цель — быстрее просматривать электронную почту »)
• Попробуйте их. Попробуйте начать с малого, делегировав одну небольшую задачу человеку, которого вы рассматриваете.Например, если вы тестируете сотрудника на управление всеми вашими социальными сетями, вы можете начать с того, что он запланирует публикации в блоге и посмотрите, сможет ли она справиться с этим, прежде чем вы перейдете к тому, чтобы она писала твиты. Пробный запуск может помочь вам исправить проблемы и убедиться, что вы выбрали правильного человека.
• Общайтесь регулярно. Открытое общение может быть ключом к успешному делегированию. Возможно, вам придется постоянно общаться с некоторыми людьми, например, с вашим виртуальным помощником. Другим, например ИТ-консультанту, может не потребоваться частый контакт.В любом случае, однако, подумайте о настройке систем и графиков того, когда и как общаться (например, регистрироваться через мгновенные сообщения каждое утро и после обеда, встречаться по Skype раз в месяц и т. Д.).
• Не занимайтесь микроменеджментом, но управляйте. В идеале, когда люди знают свои задачи, они должны иметь возможность выполнять их без дальнейшего вмешательства с вашей стороны. Микроменеджмент не облегчит вашу рабочую нагрузку. Однако делегирование полномочий не означает отказа от ответственности. Скорее всего, вам все равно нужно будет следить за общим прогрессом сотрудников и подрядчиков с помощью проверок и проверок.

Применяя эту тактику, вы можете обнаружить, что ваш бизнес растет больше, а вы делаете меньше.

Дополнительные советы по созданию сильной корпоративной культуры можно найти в нашем эксклюзивном руководстве автора и эксперта по лидерству Джона Гордона: Создание успешной организационной культуры.

Прочтите статьи о делегировании.

Версия этой статьи была первоначально опубликована 8 сентября 2015 года.

Фото: Getty Images

Что можно и чего нельзя делать при делегировании | AMA

24 янв.2019 г.

Персонал AMA

Делегирование — это навык, который не всем присущ.Многие руководители, менеджеры и руководители избегают делегирования полномочий из-за различных практических и эмоциональных барьеров. Например, они могут бояться отказаться от контроля над некоторыми задачами или беспокоиться о том, что сотрудники будут сопротивляться делегированию или возмутятся. Важно преодолеть эти проблемы, поскольку эффективное делегирование может иметь широкие преимущества для делегата, делегатов и организации в целом.

В своей книге Management Skills for New Managers ( AMACOM, 2005), основанной на популярном одноименном семинаре AMA, Кэрол Эллис описывает важность эффективного делегирования: «У менеджеров, которые эффективно делегируют полномочия, есть более способные непосредственные подчиненные. и полны энтузиазма из-за опыта делегирования.Хороший менеджер знает, что делегирование — это способ добиваться результатов через других ».

Однодневный семинар AMA Delegation Bootcamp предоставляет руководящие принципы, которые помогают менеджерам научиться передавать нужную долю ответственности и полномочий соответствующим людям. Ниже приведены отрывки из семинара о том, что можно и чего нельзя делать при эффективном делегировании.

Зачем делегировать?

Льготы делегатору:

• Избавляет вас от рабочей нагрузки, цейтнота и стресса
• Позволяет посвятить свою энергию задачам с более высокой отдачей
• Подготавливает людей к работе в ваше отсутствие
• Подготавливает людей к вашей работе, чтобы вы могли продвинуться вверх
• Позволяет оценить потенциал делегата

Льготы участникам:

• Развивает свои навыки, способности, опыт, перспективу и суждения
• Готовит их к большей ответственности, авторитету и продвижению по службе
• Повышает их вовлеченность и видимость в организации
• Помогает им чувствовать себя более авторитетными и надежными
• Создает мотивацию

Льготы для организации:

• Улучшает процесс принятия и исполнения решений за счет более широкого участия
• Повышает организационную устойчивость за счет повышения квалификации сотрудников
• Создает атмосферу доверия и расширения возможностей
• Демонстрирует веру в ценность и важность людей
• Позволяет упростить и повысить эффективность продвижения по службе и планирования преемственности

Соответствующие задания для делегирования:

Совет: имейте в виду, что обязанности, которые вы делегируете, должны быть «SMART» —
S pecific
M easurable
A pp Соответствующий
R eachable
T imebound

Задачи, которые можно делегировать :

• Повторяющиеся решения и действия, с которыми могут справиться другие
• Нажатие приоритетов, с которыми вы не справитесь, но другие могут
• Спецпроекты и дальние задачи
• Детальная проработка проектов, над которыми вы работаете
• Задачи, которые могут помочь людям развиваться в областях, имеющих ключевое значение для их будущего

Когда НЕ делегировать

Избегайте делегирования задач, которые:

• Чуткие и личностные по своей природе
• Требовать степени риска и принятия решений, несправедливых по отношению к делегату
• Требуется ваш личный опыт
• Требуйте вашего личного руководства
• Имеют юридические ограничения

К таким несоответствующим задачам могут относиться:

• Оценка эффективности
• Консультации, дисциплинарные взыскания и другие конфиденциальные вопросы персонала
• Задачи, возложенные исключительно на вас
• Задачи, за которые отвечает другая команда, отдел или подразделение
• Кризисные ситуации, когда люди ждут от вас лидерства
• Новые инициативы, требующие от вас подавать пример и устанавливать стандарты

Избегайте делегирования полномочий:

• Люди которые уже перегружены
• Люди, у которых есть другие важные высокоприоритетные задачи, требующие их внимания
• Люди, которым не хватает времени для успешного выполнения задачи
• Люди, у которых отсутствуют навыки для успешного выполнения задачи
• Люди, успешно выполнившие аналогичные задачи, если есть другие кандидаты для делегирования

Если вам нужно поработать над своими навыками делегирования, подумайте о тренинге AMA Delegation Bootcamp, динамичном однодневном курсе, который предлагает стратегии делегирования, которые снизят уровень стресса, расширят возможности вашего персонала и повысят вашу эффективность.

Об авторе (ах)

Персонал AMA Американская ассоциация менеджеров является мировым лидером в области профессионального развития, совершенствуя навыки людей для достижения успеха в бизнесе. Подход AMA к повышению производительности сочетает в себе экспериментальное обучение — «обучение через действие» — с возможностями для непрерывного профессионального роста на каждом этапе карьерного пути. AMA поддерживает цели отдельных лиц и организаций с помощью полного набора продуктов и услуг, включая семинары, Интернет-трансляции и подкасты, конференции, корпоративные и правительственные решения, книги по бизнесу и исследования.

Как начать эффективное делегирование задач (Пошаговое руководство)

Жизнь в бесконечных путешествиях довольно увлекательна — новые направления, новые культуры и новые невероятные люди, с которыми можно встретиться и пообщаться! Однако работа в дороге временами может быть довольно беспокойной. Как цифровой кочевник я часто попадал в довольно неловкие ситуации — от пропущенных сроков из-за неправильного преобразования часового пояса до почти пропущенного самолета, когда я забыл распечатать свое бронирование и запутал время (хотя я все же поймал этот самолет!) .

Быть самому себе боссом одинаково круто и адски. Выполнение множества задач одновременно и сверхбыстрое выполнение задач с ужасным Wi-Fi-соединением требуют потрясающих организационных навыков и дзен-концентрации. Попробуйте использовать следующие 20 веб-сайтов и приложений, чтобы сделать вашу жизнь цифрового кочевника проще, менее напряженной и даже более увлекательной!

1. Trello

Trello — это ваш веб-сайт, на который вы всегда будете организовывать и работать максимально эффективно в дороге. Это бесплатный сервис, который позволяет вам создавать многочисленные доски для ваших текущих проектов и планов.Устали от множества заметок, разбросанных по разным приложениям, и длинных переписок по электронной почте с вашими клиентами или командой? Просто перетащите их все в Trello, где вы можете легко сотрудничать, быстро обмениваться идеями и заметками в виде карточек, оставлять комментарии и отслеживать общий прогресс проекта. Вы можете создавать множество досок и организовывать их так, как вам нравится, загружать файлы на каждую, устанавливать сроки и уведомления, а также легко делиться всем одним щелчком мыши.

Мой Trello содержит два набора досок — личную и рабочую.Я использую первый, чтобы сохранить все свои планы поездок и убедиться, что я не запутаю время полета или не задержусь с визой; второй — для визуального отслеживания моих личных целей и различных мероприятий. На бизнес-доске у меня есть список текущих проектов, состоящий из простых задач с их текущими статусами, вместе со всеми комментариями моих клиентов и отдельной колонкой для последующих действий.

Trello — невероятная бесплатная альтернатива аналогичному программному обеспечению для управления проектами, которое я использовал раньше, и его можно использовать для решения любой задачи — от ремонта дома до многоэтапной маркетинговой кампании! Также доступно как приложение для устройств iOS и Android, позволяющее получать обновления на ходу.

2. f.lux

Как цифровой кочевник вы часто работаете поздно ночью или рано утром, чтобы не отставать от часовых поясов ваших клиентов. Любите проверять электронную почту или читать несколько статей с iPad перед сном? (Я делаю!). Даже если вы еще этого не чувствуете, ваши глаза серьезно страдают от этих привычек, и у вас могут возникнуть проблемы со сном, поскольку синий свет ваших устройств негативно влияет на ваш режим сна. Используйте f.lux — удобное программное обеспечение, которое автоматически подстраивает цвета дисплея вашего компьютера в зависимости от времени дня — теплого ночью и солнечного днем.F.lux позволил мне быть более продуктивным по утрам и облегчить снижение активности по вечерам. Цифровому кочевнику важно оставаться свежим, поскольку ваш доход зависит исключительно от вашей производительности. Кроме того, разве мы не сбежали из кабинки, чтобы иметь лучший баланс между работой и личной жизнью и, в первую очередь, больше отдыхать?

3. Focus @ Will

Поскольку мы часто работаем в разных местах по всему миру — от переполненного автобусного вокзала до забитого бара (единственное место, где есть приличный Wi-Fi в этом районе) — концентрируясь на своем работа становится чрезвычайно сложной.Вот где на помощь приходит Focus @ Will. Сервис предлагает широкий выбор белого шума и простых мелодий, подобранных в соответствии с нейробиологическим подходом. Кажется, это работает довольно здорово, поскольку я оставался более сконцентрированным на своей работе по сравнению с тем временем, когда я просто играл свои любимые мелодии и бормотал. В 30-дневной бесплатной пробной версии есть ограниченный выбор треков, и воспроизведение их прекратится через час (хотя его можно перезапустить немедленно). Платная услуга обойдется вам примерно в 10 долларов на три месяца.Также доступно как бесплатное приложение для устройств iOS и Android.

4. Shopify

Давайте признаем, быть цифровым кочевником и работать в одиночку иногда бывает сложно. Бывают дни, когда вы чувствуете себя человеком эпохи Возрождения, который пытается взяться за все сразу и приобретает опыт во многих областях. Это особенно актуально, когда вы только собираетесь запустить свой бизнес-сайт, блог или интернет-магазин. Если вы творческий человек, у вас есть только базовые знания (если таковые имеются) в CSS, HTML или интегрированных платежных системах, поэтому вы проводите бесконечные часы, выясняя, как все работает, вместо того, чтобы делать то, что у вас действительно хорошо получается, и зарабатывать деньги.

Попробуйте Shopify — сервис, предлагающий удобные индивидуальные решения для электронной коммерции. Они предлагают все: от безопасного хостинга и оптимизированных для мобильных устройств веб-сайтов до безопасного оформления заказа с возможностью выбора из около 70 способов оплаты и помощи в проведении вашей маркетинговой кампании в Интернете. Цены невероятно доступные и начинаются всего от 29 долларов в месяц за неограниченный доступ ко всем их услугам и функциям, или выберите 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы сначала протестировать их!

5. Rescue Time

Правильное управление временем — еще одна серьезная проблема, с которой сталкиваются все работники цифровых технологий.Сколько раз вы обнаруживали, что проводите более 12 часов в день перед экраном и ничего не делаете? Да, со мной такое случается довольно давно, поэтому я начал использовать Rescue Time — чтобы оставаться на вершине своей продуктивности, сохраняя при этом нормальный баланс работы и личной жизни. Установите его на свой компьютер и все устройства, чтобы иметь точную картину того, сколько времени вы проводите, выполняя определенные действия или просматривая определенные сайты (khm..cat видео на YouTube). В конце каждой недели вы будете получать электронное письмо с справедливым заявлением о вашей (не) продуктивности.

Rescue Time позволяет вам сообщать вашим клиентам более точные сроки; Создавайте точные почасовые счета-фактуры, поскольку вы точно знаете, сколько времени вы потратили на выполнение определенной задачи, и соответствующим образом корректируете ставки, а также исключаете случайную активность в рабочее время. Вы можете использовать версию Light Rescue Time бесплатно или выбрать премиум-план за 6 долларов в месяц.

6. Каждый часовой пояс

Поскольку вы, вероятно, работаете с людьми, базирующимися где угодно от Новой Зеландии до Западного побережья, следить за крайним сроком или обновлять их о своем прогрессе каждый день в 9 утра может оказаться непросто.Так же, как отправка последующих действий, проектных предложений и счетов в нужное время суток. Каждый часовой пояс — еще одно отличное решение для правильного учета времени — времени вашего клиента. Добавьте все часовые пояса, которые вам нужны, добавьте свое время в маркер вверху и посмотрите, где это происходит в день остальных. Больше никаких сумасшедших математических выкладок с выяснением, когда вам нужно позвонить Джо в Skype, если он попросит сделать это в 11 часов утра по восточному стандартному времени.

7. Валюта XE

Сколько валют у вас в кошельке? Думаю, больше двух.Как цифровой кочевник и вечный путешественник, вы должны постоянно отслеживать коэффициенты конверсии и разные валюты. Чтобы убедиться, что вы устанавливаете одинаково справедливую цену в долларах США / ЕС / фунтах стерлингов или любой другой валюте, используйте валюту XE. Мгновенно узнавайте коэффициенты конверсии в реальном времени или составляйте список по своему усмотрению и синхронизируйте заранее, чтобы иметь мгновенный офлайн-доступ с любого устройства. XE Currency доступен в виде веб-службы, приложений для iOS, Android, Windows Phone и др.

8. Trail Wallet

Моим вторым основным денежным приложением для цифровых кочевников является Trail Wallet (в настоящее время только для iOS).Это красиво оформленное и простое в использовании приложение для отслеживания ваших расходов в разных странах и в разных валютах. Вы можете организовать свои расходы по странам или месяцам, установить максимальные дневные бюджеты и добавить каждый доллар, потраченный в пути. В конце месяца приложение сообщит вам, превысили ли вы свой бюджет или где именно произошел денежный поток. Он идеально подходит для анализа стоимости жизни и работы в разных городах и странах, чтобы найти оптимальное место для проживания, когда вы устали от дороги и вам нужно на время остепениться.

9. Xero

А чтобы лучше отслеживать свои бизнес-расходы, попробуйте Xero. Пожалуй, лучший онлайн-сервис для ведения бухгалтерского учета и бухгалтерского учета для всех, кто не занимается бухгалтерским учетом. Он идеально подходит для отправки счетов, отслеживания движения денежных средств и настройки уведомлений о платежах по кредитным картам, а также для приема платежей. Он аккуратно классифицирует все ваши банковские транзакции и сверяет их с транзакциями, которые вы совершили в Xero, чтобы все было еще проще. Доступно для множества устройств iOS и Android, поэтому вы всегда можете получить доступ к своим данным в любое время.

10. Tripit

Tripit — один из лучших организаторов путешествий! Это бесплатно, быстро, а главное — работает в автономном режиме. Просто не говори больше бумаг и потерянных писем. Отправьте все подтверждения бронирования — отели, авиабилеты, прокат автомобилей и т. Д. — и позвольте приложению сделать за вас все волшебство, превратив его в простой для понимания маршрут. Вы можете настроить уведомления и получить доступ к своим данным с любого устройства без подключения к Интернету. Tripit уменьшил мое разочарование от того, что я приехал не в тот терминал или бродил по новому городу с багажом, поскольку я неправильно записал адрес отеля.Это отличное приложение, которое я настоятельно рекомендую использовать практически всем, кто путешествует.

11. 1Password

Обмен конфиденциальными данными, особенно паролями, с вашими клиентами или командой и их отслеживание может оказаться сложной задачей. Вот почему я начал использовать 1Password — супербезопасную службу обмена паролями, которая позволяет создавать специальные хранилища с набором паролей к инструментам и службам, доступным только тем людям, с которыми вы ими поделились. Эта услуга доступна для множества устройств и дает вам уверенность при обмене конфиденциальными данными через незащищенные сети.Кстати…

12. Частный доступ в Интернет

Защитите все свои данные и компьютер, выбрав частный доступ в Интернет. Часто нам необходимо произвести эти платежи в последнюю минуту или совершить покупки по кредитной карте, и единственный доступный Интернет — это подозрительная незащищенная сеть, которую каким-то образом обнаружило ваше устройство. Используя анонимный зашифрованный VPN и частный IP-адрес, вы можете быть на 100% уверены, что никакие ваши платежные данные или пароли не будут украдены.

13. Workfrom

Найдите лучшие кофейни и кафе в вашем районе с помощью этой услуги.Workfrom имеет большое количество заведений в крупных городах США — Нью-Йорке, Портленде, Сан-Франциско, Сиэтле — и других направлениях по всему миру, которые будут добавлены в ближайшее время! Присоединиться к сервису можно бесплатно, и вы получите доступ к многочисленным интересным местам с непредвзятым мнением о Wi-Fi-соединении и качестве капучино от цифровых кочевников, как и вы. Обзоры также включают ценовой диапазон, доступное питание, общую атмосферу и диапазон шума, а также некоторые профессиональные советы о том, где найти розетки и какой стол самый уединенный.Так я открыл для себя некоторых из моих любимых на все времена, например, мистера Бина в Амстердаме.

14. Обнаружено местными жителями

Еще одна замечательная услуга, позволяющая открыть для себя хорошую еду и захватывающие события на вашей нынешней базе. «Spotted by Locals» — это не типичный путеводитель по городу со скучными туристическими маршрутами, а удивительный ресурс с потрясающими рекомендациями местных жителей о том, чем заняться и где стоит посмотреть. В конце концов, вы выбрали образ жизни, не зависящий от местоположения, чтобы больше исследовать мир, а не просто часами нажимать на ключевые слова в другой среде.

В настоящее время на веб-сайте есть множество рекомендаций для всех крупных европейских городов — Парижа, Мадрида, Вены, Варшавы и многих других, плюс он постепенно расширяется на Северную Америку с недавно добавленными путеводителями по Бостону, Лос-Анджелесу, Торонто и Монреалю. Вы можете просмотреть бесплатную подборку мероприятий по категориям на веб-сайте или заплатить 2,99 доллара за руководство в формате PDF со всеми советами и местами, аккуратно указанными на карте. Или выберите приложение для iOS или Android (по 3,99 доллара США), чтобы получить офлайн-доступ к одному из путеводителей по городу вместе с подробной картой.

15. Jawbone UP

Теперь, когда вы знаете, куда идти и что посмотреть, вот удобное приложение, которое поможет вам отвязаться от ноутбука. Jawbone UP будет нежно пилить вас, когда придет время встать и немного расслабиться. Установите приложение и подключите его ко всему своему оборудованию, а затем пусть Up Activity Tracker (прекрасный браслет) проанализирует ваш сон и режимы активности, чтобы помочь вам улучшить свой образ жизни. Приложение будет отслеживать и анализировать все ваши действия и предлагать вам более здоровый график, помогать вам лучше спать и не отставать от режима упражнений (который становится неустойчивым, когда вы в пути).Зачем нам нужно больше времени, если мы не тратим его с умом, верно? Приложение бесплатное для iOS и Android, однако вам придется заплатить 129 долларов за браслет-трекер или 49,99 доллара за зажим.

16. SugarSync

Некоторым нравится DropBox, другим нравится Google Drive, но я предпочитаю облачное хранилище SugarSync. Он проще, мощнее и имеет действительно красивый дизайн. После установки вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши файл / папку, чтобы мгновенно создать резервную копию в облаке. Кроме того, любые дальнейшие изменения, которые вы вносите в эти данные, будут автоматически синхронизироваться.Большие файлы загружаются очень быстро, и вы можете получить 250 ГБ дискового пространства всего за 99,99 долларов в год. Также вы можете открывать, делиться и редактировать все свои файлы с помощью бесплатного приложения для iOS или Android, поддерживаемого на многих устройствах. Теперь я, наконец, перестал беспокоиться о том, что мне делать, если мой ноутбук сломается / украдут.

17. Контактно

Если вы не любите разориться и возвращаться домой, вы должны потратить справедливую часть своего времени на построение постоянных отношений со своими клиентами, поставщиками или покупателями, в зависимости от того, чем вы зарабатываете себе на жизнь. .Чтобы все это не превратилось в огромную боль, попробуйте использовать Contactually — простой, но мощный сервис, который расскажет вам, когда и с кем вам следует поддерживать связь, и как вы можете максимизировать рентабельность инвестиций, связавшись с нужными людьми в нужное время. Он будет отправлять вам уведомления, когда вы теряете связь с определенными контактами (что может означать упущенные возможности в перспективе), и подсказывает, когда вам следует повторно подключиться к наиболее важным контактам из вашей сети, предоставляя полезные контекстные подсказки, такие как социальные обновления и недавние разговоры, чтобы все выглядело более искренним.Сервис может похвастаться тем, что их пользователи получают до 40% больше рефералов после их использования (подтверждено тематическими исследованиями), что отчасти важно для вас, если вы хотите жить кочевой жизнью и работать на себя!

18. Запланировать один раз

Если вы работаете над несколькими проектами с несколькими клиентами одновременно — Расписание один раз — это ваш отличный сервис для планирования онлайн-встреч и конференций. Создавайте элегантный предустановленный календарь, когда вы доступны, и отправляйте людям уникальную ссылку, которая позволяет им выбрать подходящее время для вас обоих.Услуга фантастическая для тех, кто предлагает консультационные услуги или тренинги, и стоит всего 5 долларов в месяц!

19. Spaxtel

Иногда интернет становится настолько хреновым, что звонить по Skype невозможно. Или у вас запланирован очень-очень важный разговор, и вы не хотите, чтобы возможные сбои мешали вам. Вот когда стоит использовать Spaxtel — отличную услугу, которая позволяет вам совершать звонки на стационарные телефоны с помощью обратного вызова. Вам не нужно устанавливать какое-либо программное обеспечение или иметь доступ в Интернет.Тарифы зависят от качества звонка, которое вы выбираете (самая низкая скидка довольно велика), а также от страны, из которой / в вы звоните. Пока что цена оказалась почти доступной для Skype для лучшего общего качества связи.

20. Почта земного класса

Улитка не так популярна в наши дни, но вы все равно получаете через нее важные вещи. Скажем, счета и зарплаты. Если вы не хотите, чтобы ваши родители или друзья работали с вашей почтой, пока вас нет дома, попробуйте использовать Earth Mail Class — доступную службу пересылки почты, которая сканирует и пересылает вашу почту на адрес электронной почты по вашему выбору, депонирует ваши чеки (за плату), сохраняет PDF-файлы вашей почтовой почты в Интернете и предлагает личный вывоз и подписание посылки.

Автор фотографии: Ави Ричардс через unsplash.com

8 шагов для эффективного делегирования задач и начала работы

Вы, наверное, слышали, что лучший способ добиться чего-то — сделать это самому. Хотя это хороший совет для некоторых аспектов жизни, вы обнаружите, что его постоянное следование на работе может быть контрпродуктивным.

Обычно у менеджеров проектов много дел. Они ведут переговоры с клиентами, обеспечивают своевременную доставку продукции и стараются изо всех сил добиться успеха без каких-либо проблем.В этих обстоятельствах руководителям проектов необходимо расставить приоритеты для задач и сосредоточиться на наиболее важных задачах, а также снизить свою нагрузку за счет эффективного делегирования задач.

Делегируя ответственность за несущественные и повторяющиеся задачи членам вашей команды, вы можете сосредоточиться на важной части и одновременно обучать будущих менеджеров.

Эли Броуд, единственный человек в мире, который построил несколько компаний из списка Fortune 500, говорит: «Неспособность делегировать задачи — одна из самых больших проблем, с которыми я сталкиваюсь с менеджерами на всех уровнях». Кроме того, Институт корпоративной производительности провел исследование, в ходе которого выяснилось, что около 46% опрошенных компаний обеспокоены навыками делегирования полномочий своих менеджеров и считают, что это имеет решающее значение для производительности.

Боссы нередко воздерживаются от процесса делегирования из-за плохого опыта в прошлом. Многие менеджеры считают, что они не могут доверять своим сотрудникам самостоятельную работу и сохранять приверженность достижению удовлетворительных результатов. Имея эффективную систему подотчетности и распределения обязанностей, менеджеры могут исправить эту ситуацию и обеспечить участие всех.

8 шагов к эффективному делегированию задач на работе

Делегирование задач — важный набор навыков управления проектами для любого руководителя проекта. Вам нужно научиться делегировать задачи кому-то еще в команде и как это отслеживать.

Вот несколько советов о том, как разделить рабочую нагрузку с командой и повысить продуктивность работы.

1. Тщательно выбирайте человека для работы

Опытные менеджеры соотносят уровень ответственности с квалификацией сотрудника.Они знают членов своей команды и понимают их предпочтения. Когда членам команды поручают задачи, которые им интересны, они обязательно работают лучше, чем ожидалось.

2. Сосредоточьтесь на цели

Делегируя задачу, убедитесь, что вы сосредотачиваетесь на нужных вам результатах, а не контролируете все на микроуровне. Джордж С. Паттон, знаменитый генерал армии США, сказал: «Не говорите людям, как что-то делать, говорите им, что делать, и позвольте им удивить вас результатами».

3. Будьте открыты новым идеям

Как руководитель проекта, последнее слово в направлении проекта будет за вами. Однако рекомендуется вовлекать команду в принятие некоторых решений. Даже если они предлагают другой подход, чем вы имели в виду, цените их вклад и будьте достаточно гибкими, чтобы принимать лучшие предложения.

4. Дайте возможность вашей команде принять решение

У вас, должно быть, были задачи, в которых вы чувствовали, что у вас связаны руки, потому что вы не можете принимать никаких решений.Не заставляйте свою команду чувствовать это. Если вы делегируете задачи своей команде, дайте им достаточно полномочий для принятия решений и предпримите необходимые шаги для выполнения ваших требований.

Воодушевляющая среда — достаточный мотиватор для членов команды, который побуждает их выходить за рамки служебного долга.

5. Поддерживать систему проверки

Решайте вместе со своей командой и выделяйте время каждую неделю, чтобы проверять, как продвигается ваша команда. Поговорите с ними о проблемах, с которыми они сталкиваются при выполнении поставленной задачи, и о том, как они могут действовать.

6. Мотивируйте свою команду

Предполагается, что мотивированные сотрудники будут более продуктивными на работе. Как руководитель проекта вы можете мотивировать свою команду, предлагая им определенные стимулы. Ежемесячно проверяйте эффективность и узнавайте своих лучших сотрудников. Признание — отличный мотиватор, который обеспечивает последовательность и способствует здоровой конкуренции в команде.

7. Обучайте будущих лидеров

Делегируя задачи, вы обучаете членов своей команды будущим менеджерам и специалистам по управлению проектами.Обучайте их и будьте хорошим наставником. Даже если они ошибаются, не умаляйте их и не предлагайте конструктивной критики, чтобы они могли стать лучше в будущем.

8. Научитесь говорить «Спасибо»

Нет ничего хуже команды, которую недооценивают. Когда участник успешно выполнит порученное вами задание, обязательно проявите искреннюю признательность и укажите на то, что он сделал правильно. Это вызовет лояльность в вашей команде и даст им подтверждение, необходимое для продолжения безупречной работы.

Знайте, когда делегировать задачи своей команде

В управлении проектами успешное делегирование не означает, что вы отказываетесь от всех аспектов проекта и начинаете в зависимости от членов команды. Напротив, это означает, что вы расширяете возможности своей команды и укрепляете ее уверенность, возлагая на нее ответственность за небольшую часть проекта. Это может быть повторяющаяся задача или что-то, с чем, по вашему мнению, конкретный участник лучше справляется.

Однако слишком большое делегирование может сделать ваш конечный продукт непоследовательным, поэтому вы должны знать, где провести черту, чтобы сохранить контроль.Если вы не знаете, достаточно ли эффективно вы делегируете задачи, не волнуйтесь. Ты не одинок.

Мы составили список общих вопросов, которые вы должны задать себе, которые помогут вам понять текущее состояние вашей команды, когда речь идет о части делегирования задач.

1. Вы регулярно проводите дополнительные часы в офисе, пока ваша команда уезжает из дома вовремя?
2. Ваша работа состоит из нескольких пунктов, которые нельзя начать без вас?
3. Вы регулярно занимаетесь тем, что у вас не получается?
4. Вы регулярно выполняете задачи, которые кажутся намного ниже вашего уровня оплаты?

Если вы ответили утвердительно на вышеперечисленные вопросы, возможно, вы не умеете эффективно управлять задачами или делегировать задачи.Теперь, когда вы знаете о проблеме, вы можете предпринять определенные шаги, чтобы удержать внимание своей команды, делегируя больше задач.

Лучшее делегирование задач и управление ими с помощью программного обеспечения для управления проектами

Имея лучшее программное обеспечение для управления проектами и эффективно делегируя задачи, вы можете свободно сосредоточиться на более важных вещах в проекте и сэкономить время для себя. Это также значительно повышает общую продуктивность вашей команды и позволяет вам укреплять доверие и приверженность членов вашей команды, что может держать вас на правильном пути.

Вы можете использовать инструмент управления проектами, например Kissflow Project, чтобы эффективно делегировать задачи, как профессионал, и повышать эффективность и продуктивность ваших проектов.

Как владельцы малого бизнеса могут делегировать полномочия, не нарушая банк

Делегирование может заставить вас нервничать, особенно если вы привыкли делать что-то самостоятельно, но вы не можете быть единой командой вечно. Передав часть своих обязанностей доверенной третьей стороне, вы сможете тратить больше времени на то, что требует вашего опыта, и выстроить более устойчивый процесс — для себя, своей команды и своего бизнеса.

Конечно, делегирование может стоить дорого, особенно если у вас нет большой команды, на которую можно положиться. Но доступное делегирование — это реальная вещь. Давайте посмотрим, как заставить его работать.

Перед тем, как делегировать

Если вы начнете делегировать задачи без плана, вы потратите впустую время и деньги. Поэтому, прежде чем приступить к делу, убедитесь, что вы выполнили следующие шаги.

1. Просмотрите свой список задач

Если вы думаете о делегировании, это, вероятно, потому, что вы перегружены количеством пунктов в вашем списке дел каждый день.Первый шаг — просмотреть все свои задачи и ответить на несколько вопросов о них. Чем вы занимаетесь:

Разделение списка по категориям поможет вам понять, что вы должны продолжать делать (то, что вам нравится, и в чем вам не нужна помощь) и что вам следует делегировать (то, что вы ненавидите и можете делегировать).

Обратите внимание, что я поставил звездочку рядом с «Ненавижу делать, но не могу передать кому-то другому». Почему? Потому что вы можете делегировать почти все — не обязательно все чего угодно, но какие-то чего угодно.И это подводит нас к следующему шагу.

2. Мыслите компактно

Когда дело доходит до делегирования, легко думать о комплексных решениях. Постарайтесь избавиться от этого мышления: абсолютные понятия не оставляют места для поиска небольших способов, которые вы можете передать на аутсорсинг. Например, если вы работаете в отделе продаж своего бизнеса, возможно, вы не сможете или не будете чувствовать себя комфортно, делегируя весь процесс. Но вы можете начать с делегирования лидогенерации.

Начните с разбивки задачи на мельчайшие шаги.Вы действительно не можете быть здесь слишком детализированными — чем меньше шагов, тем больше вероятность, что вы найдете что-то, что вы можете делегировать. Возможно, вы даже обнаружите, что эти шаги являются частями задачи, которые в любом случае не идеальны для вас.

3. Создайте и задокументируйте процессы

Последний шаг: прежде чем вы попросите кого-то сделать то, что вы обычно делаете, убедитесь, что вы задокументировали свой процесс для этой задачи. Если ваши инструкции ясны, это будет похоже на то, что вы это сделали.

Конечно, это не означает, что человек, которому вы поручаете, должен делать это именно так, как вы это делаете навсегда — в идеальном мире они улучшат ваш процесс, сделав его еще более успешным.Но им нужна отправная точка, и начать с документированного процесса — это наиболее эффективный способ убедиться, что они выполняют поставленную вами задачу.

Как делегировать, не нарушая банк

Как только у вас будет четкое представление о типах вещей, которые вы можете делегировать, и у вас будет готовая документация, вам нужно выяснить, кому делегировать.

1. Делегат в вашей команде

Делегирование часто ассоциируется с аутсорсингом, что, конечно же, требует больших затрат.Но как насчет делегирования полномочий внутри вашей команды? Предложение бонуса или сверхурочных, как правило, дешевле, чем найм фрилансера или продолжение работы самостоятельно. Вы также можете попросить члена команды снизить приоритетность чего-то другого, чтобы сосредоточиться на задаче, над которой он должен работать.

Анджела Робинсон, писатель для TeamBuilding, считает делегирование навыков навыком построения команды:

Вы можете эффективно делегировать полномочия, поставив группу в центр всех задач. Я рекомендую объяснить всем членам команды, что отдельные действия влияют на команду в целом.Вы можете напомнить рабочим, что чрезмерное расширение может привести к выгоранию, задержкам и упущению возможностей обучения для других членов команды. Между тем, вы можете сказать уклонистам от работы, что команда зависит от индивидуальных усилий.

Вы должны оценить навыки членов команды и текущую рабочую нагрузку и соответственно назначить задачи. Вы можете предоставить членам команды некоторую гибкость при подаче заявок на проекты. Обсудите рабочую нагрузку в группе и позвольте членам команды равномерно распределить работу между группой.С самого начала говорите прозрачно о целях и ожиданиях.

У всех есть общая цель — развитие бизнеса, и делегирование полномочий поможет в этом. Это также поможет повысить карьеру членов вашей команды, поскольку они работают над новыми проектами и развивают новые навыки.

2. Сотрудничайте с другим бизнесом, чтобы позволить себе решение

Фрилансеры и подрядчики часто открыты для различных типов договоренностей — например, если вы можете предложить им больше работы, они могут снизить свои ставки за вас.Или они могут предложить вам скидку, если вы порекомендуете другого клиента.

Конечно, вам может не хватить делегирования, чтобы это произошло. Если это так, подумайте, можете ли вы сотрудничать с другим бизнесом, которому также необходимо передать некоторые задачи на аутсорсинг. Если вы ведете местный бизнес, спросите других владельцев местного бизнеса, не хотят ли они заняться этим вместе с вами. Если ваш бизнес в основном находится в сети, поищите другие малые предприятия в вашей отрасли и узнайте, заинтересованы ли они.

3. Используйте программное обеспечение для автоматизации

Большинство задач требует вмешательства человека.Но возможно, что вы каждый день тратите время на вещи, которые были бы выполнены быстрее — и лучше — если бы компьютер позаботился о них. Программное обеспечение для автоматизации, такое как Zapier, может помочь вам справиться с повторяющимися задачами, которые вы выполняете каждый день. Тогда вы можете делегировать человеческие вещи реальным людям.

Чтобы автоматизировать некоторые из ваших задач, вам нужно сначала уметь распознавать, когда задача должна быть автоматизирована. Вот что делает Zapier, когда вы знаете, что пора автоматизировать задачу.

Делегируйте нерабочие задачи

Иногда личные задачи становятся умственным бременем, и это могут быть те, которые вам нужно делегировать.На самом деле, когда дело касается семейной жизни, мы делегируем больше, чем думаем. Когда вы берете еду на вынос вместо того, чтобы поесть, вы делегируете свои обязанности по приготовлению еды. Когда вам доставляют продукты, вы делегируете им покупки. Мы даже делегируем принятие решений, когда позволяем Netflix выбрать за нас следующий рекомендованный фильм.

Вы можете делегировать личные задачи теми же тремя способами, которыми вы делегируете рабочие задачи.

1. Делегат в вашей команде. В этом случае ваша команда — это ваш сосед по комнате, партнер или дети.Пусть они позаботятся о том, о чем вы обычно позаботитесь.

2. Сотрудничайте с другим бизнесом, чтобы предложить решение. Например, вы хотите делегировать свою уборку, но не можете позволить себе уборку самостоятельно. Посмотрите, не хотят ли соседи поехать с вами, и, возможно, вы сможете получить скидку.

3. Используйте ПО для автоматизации . Узнайте, как автоматизировать занятую работу в личной жизни.

Сокращение количества личных задач также окажет положительное влияние на вашу трудовую жизнь.Вы будете меньше нервничать и меньше отвлекаться, а это значит, что вы сможете более продуктивно работать. Это счастливый цикл.

Это гостевой пост от Аманды Кросс от имени TeamBuilding, полностью удаленной компании, которая проводит локальные и виртуальные мероприятия по созданию команды, которые понравятся вашим людям. Хотите увидеть свои работы в блоге Zapier? Ознакомьтесь с нашими рекомендациями и свяжитесь с нами.

Станьте делегатом или перестаньте быть делегатом в Outlook для Mac

Прежде чем вы сможете стать делегатом, другой человек должен предоставить вам делегированный доступ к учетной записи Microsoft Exchange.Вы можете получить электронное письмо с уведомлением о том, что вам предоставлен делегированный доступ к чьему-либо календарю, контактам или электронной почте. Чтобы получить доступ к элементам, для которых вы являетесь делегатом, вы должны добавить человека, предоставившего вам доступ, к вашему списку Открыть эти дополнительные почтовые ящики . Если вы хотите перестать быть делегатом для кого-то, вам нужно удалить этого человека из списка.

Стать делегатом для кого-то другого

Важно: Чтобы стать делегатом, вам необходимо иметь учетную запись Microsoft Exchange.

1. В меню Инструменты выберите Учетные записи .

2. Выберите учетную запись Exchange, которую вы будете использовать для доступа к делегированным элементам, выберите Advanced , а затем выберите Delegates .

3. Под Откройте эти дополнительные почтовые ящики , выберите Добавить .

4. Введите имя человека, который добавил вас в качестве делегата.

5. Выберите имя человека в результатах поиска, а затем выберите Добавить .

Перестаньте быть делегатом другого человека

1. В меню Инструменты выберите Учетные записи .

2. Выберите учетную запись Exchange, которую вы хотите изменить, выберите Advanced , а затем перейдите на вкладку Delegates .

3. Под Откройте эти дополнительные почтовые ящики , выберите человека, для которого вы хотите перестать быть делегатом, а затем выберите Удалить .

Связанная тема

Добавление делегатов и управление ими в Outlook для Mac

10 правил делегирования полномочий в качестве менеджера

Здесь, в Muse, мы увеличиваем нашу команду (конечно, с целью полного мирового господства).И поскольку мы привлекаем новых сотрудников, и я наставляю наших новых менеджеров, один из самых больших вопросов, который я получаю, — как лучше всего делегировать задачи.

Сколько следует делегировать другим? Сколько обучения или практического внимания нужно людям? Как обеспечить отличный конечный продукт?

Чтобы ответить на эти (и многие другие!) Вопросы, я составил то, что я считаю 10 заповедями делегирования полномочий: правила, которые обеспечат успех каждый раз. Неважно, являетесь ли вы опытным руководителем или начинающим менеджером, помните о них в следующий раз, когда будете передавать задание.

1. Будьте терпеливы

Когда вы впервые делегируете какую-либо задачу, это почти наверняка займет больше времени, чем выполнение ее самостоятельно. Это нормально. Со временем станет легче.

2. Не переусердствуйте

Делегирование — это не перекладывание работы, которую вы должны выполнять, на чужую тарелку — это получение тех задач, которые вы не должны выполнять, с вашей. Важно понимать разницу.

3. Выбирайте нужных людей

Убедитесь, что человек, которому вы делегируете полномочия, обладает квалификацией для выполнения этой задачи.Еще лучше постарайтесь делегировать задачи, которые позволят задействовать лучшие навыки и сильные стороны членов вашей команды. Затем …

4. Объясните, почему вы делегируете

Когда вы выбираете людей для делегирования, расскажите им, почему вы выбрали именно их и как вы надеетесь, что это поможет им расти. Помогите им увидеть в каждой делегированной задаче возможность взять на себя больше ответственности или развить новые навыки.

5. Будьте конкретны

Будьте конкретны, задавая вопросы, в том числе, почему задача должна быть выполнена, сроки и ожидаемые результаты.Расплывчатые инструкции порождают неопределенно ужасный результат.

6. Обеспечьте обучение

Делегирование — это не просто передача задачи — убедитесь, что у членов вашей команды есть ресурсы, необходимые для выполнения работы. Хорошее практическое правило тренировки: «Я делаю, мы делаем, ты делаешь» (т.е. смотри, как я это делаю, потом давай сделаем это вместе, а теперь попробуй).

7. Touch Base

На протяжении всего проекта или задачи всегда планируйте время для Touch Base. Чем сложнее задача, тем чаще вам может понадобиться трогать базу.

8. Но не занимайтесь микроменеджментом

После того, как вы делегировали, обучили и установили график для контакта с базой, откажитесь от проекта. Чтобы добиться успеха (и помочь своему сотруднику добиться успеха), вы должны отпустить.

9. Отзывы о предложениях

Каждый раз, когда вы что-то делегируете, дайте отзыв о конечном результате (как положительный, так и конструктивный). Это дополнительный шаг, но уверенность в том, что вы получаете именно то, что вам нужно, и помощь другим со временем поправляться, поможет вам только в долгосрочной перспективе.

10. Поблагодарите

Эй, ваш сотрудник экономит ваше время и приносит пользу.