Как построить наилучшую организационную структуру? | Организационная структура компании
Создание эффективной организационной структуры — это наука и искусство. Наука, потому что проектирование системы управления компанией является логически выстроенным процессом, основанном на хорошо формализуемых посылках. В то же время, адаптация безупречной с формальной точки зрения структуры связана с взаимоотношениями различных заинтересованных сторон и неизбежными компромиссами, то есть с политикой, которая, как известно, является «искусством возможного».
Для проектирования организационной структуры мы применяем алгоритм, включающий восемь шагов:
1. Идентифицировать стратегию компании.
Стратегия во многом определяет структуру компании. Поэтому исходным пунктом проектирования организационной структуры является выяснение предполагаемых направлений развития компании на следующие 4-5 лет.
2. Провести стратегическую сегментацию, выделить стратегические направления бизнеса.
Нередко компания работает на нескольких направлениях бизнеса, различающихся целевыми клиентами, продуктами, конкурентами, технологиями работы, методами продвижения. Эти направления необходимо идентифицировать, чтобы определить верхний уровень управленческой структуры.
На этом этапе определяются центры прибыли, вспомогательные подразделения и центр управления; определяются их функции и принципы взаимодействия.
4. Для каждого центра прибыли определить предмет управления и виды деятельности.Для этого необходимо ответить на вопросы:
- что вы продаете? (определить продукты, услуги)
- кому продаете? (определить каналы сбыта и методы продаж)
- где продаете? (определить территорию на которой действует компания)
- как продаете? (виды деятельности: продажи, сервис, продвижение, логистика, производство и т.
5. Идентифицировать бизнес-процессы.
Процессы верхнего уровня, такие как продажи, логистика, сервис, производство детализировать до 2-3 уровня, определить их результаты и необходимые ресурсы, установить владельцев процессов и исполнителей.
6. Определить ответственность за выполнение бизнес-процессов.Процессы получают «приписку» к определенным центрам ответственности, при этом состав центров ответственности детализируется и уточняется.
7. Определить взаимодействие центров ответственности.Относительно процессов, в которых участвует несколько центров ответственности требуется уточнить функции каждого центра ответственности и принципы их взаимодействия в этих процессах.
8. Сформировать корпоративный уровень управления.
Все элементы организационной структуры отражаются в документе «Положение об организационной структуре», который, кроме схем, содержит описание функций всех подразделений, принципы их взаимодействия, определяет области ответственности руководителей всех уровней. Таким образом разрабатывается целевая организационная структура, то есть та, которая должна быть сформирована в будущем, в соответствием со стратегией развития компании. Чаще всего перейти к новой структуре одним «скачком» не удается. Поэтому разрабатывается
Чтобы узнать больше о подходах к построению эффективной организационной структуры читайте статьи на нашем сайте и смотрите бесплатный интернет-семинар.
Дополнительная информация:
Как оценить организационную структуру Вашей компании?
Какие существуют типы организационных структур?
Построение и анализ организационной структуры предприятия
На этой странице содержится устаревшая информация, которая относится к старой версии программы.
Специализированная программа для построения и анализа организационной структуры предприятия — это принципиально новое предложение на нашем рынке.
Все привыкли к программам по ведению бухгалтерского, кадрового, финансового учета, некоторые руководители освоили программы по построению бизнес процессов, самые продвинутые купили программное обеспечение по бюджетированию и управлению рисками, но все до сих пор продолжают строить организационную структуру в Word, Visio или на бумажке.
Обычно штатное расписание разрабатывается начальником отдела кадров, организационная структура — директором, руководители направлений самостоятельно строят схемы своих подразделений и все это очень редко согласуется между собой.
Так было до недавнего времени, потому что теперь у Вас есть абсолютно новая программа Fox Manager – Оргструктура, новый для нашего рынка управленческий инструмент, быстрый, простой, изящный и несложный в использовании.
Fox Manager — Оргструктура строит, описывает и анализирует организационные структуры предприятий. Программа позволяет спроектировать и отобразить оргструктуру на несколько тысяч уникальных наименований должностей, сотню подразделений и огромного количества сотрудников и при этом тратит на построение таких объектов не более нескольких минут.
Первое достоинство этой небольшой программы – скорость.
Штатное расписание, структуры подразделений, отчеты по вакансиям, общая структура предприятий, все эти документы больше не нужно строить вручную, достаточно лишь создать дерево должностей, сотрудников и заполнить соответствующие карточки, затем просто нажать кнопку отчета и Ваше штатное расписание построено.
Графические объекты (структура предприятия, структуры подразделений) строятся автоматически и с помощью редактора организационных структур.
Редактор организационных структур создан для того чтобы можно было изменить графические объекты построенные программой по своему вкусу. Сделать это очень легко, потому что графика, перенесенная в редактор, «держит» все связи между элементами, остается только расположить их как нравиться.
Программа позволяет создать привычные организационные структуры и продвинутые структуры с дополнительной информацией, например, категории должности, сотрудники занимающих должность, вакансии, дополнительные обязанности и так далее. Можно воспользоваться функцией подкрашивания подразделений в разные цвета. Программа нарисует все,что Вы построите, любое дерево, любую его ветку, с той информацией какую Вы захотите, в цвете или без. Все что строиться в программе экспортируется в любой формат.
Программа позволяет перенести сотрудников, должности и подразделения из других программ, что значительно экономит время.
Четвертое достоинство программы – удобный импорт данных в программу.
Но самая необычная и полезная функция программы — это анализ организационной структуры
Пятое достоинство программы – исправление допущенных ошибок и обучение пользователя.
Программа рекомендуется для средних, крупных и очень крупных предприятий. Попробуйте построить свою организационную структуру в Fox Manager, и Вам больше никогда не захочется использовать для этих целей Visio или Word.
Более детально ознакомится с функциями наших программ, Вы сможете, скачав демо-версию с нашего сайта.
Если же Вам больше по душе полноценная система бизнес-моделирования, позволяющая не только построить организационную структуру, но и увязать её с бизнес-процессами предприятия, ознакомьтесь с программой Fox Manager.
Организационная структура управления | Цифровое управление
Эта статья будет особенно полезна владельцам компаний малого и среднего бизнеса, которые хотят навести порядок в управлении, освободить себя от оперативных задач и увеличить прибыль.
Одна из самых распространенных проблем владельцев бизнеса – это страшнейшая перегрузка. В ходе роста компании владелец набирает людей, расставляет их интуитивно, как может объясняет что им нужно делать. Но четкой организационной структуры управления организацией нет.
Часть обязанностей не распределена и лежит на владельце бизнеса.
Такую ситуацию я встречаю в болшинстве компаний, где владелец не занимается целенаправленно построением системы в бизнесе, а уделяет все внимание только оперативным задачам — производству продукта, продажам, решению вопросов по оплате счетов и т.д.
Запомните – работающая организационная структура компании сама собой не появится. Над этим нужно очень серьезно потрудиться, выделять минимум 20% своего времени на развитие.
Сразу оговорюсь: в интернете полно статей о том, какие бывают организационные структуры – линейные, матричные, дивизионные и так далее. Мы здесь не будем рассматривать виды, преимущества и недостатки тех или иных структур. В этой статье я поделюсь практическим опытом, расскажу как разработать организационную структуру компании чтобы она работала и снимала с Вас большую часть операционной нагрузки.
Итак, какой должна быть организационная структура управления организацией?
Давайте сначала разберем случай, когда в компании уже работают от 20 до 50 человек.
И возьмем для примера структуру производственной компании.
В этом случае в структуре управления у директора должны быть минимум 4 заместителя:
- по персоналу,
- по коммерции,
- по производству,
- по финансам.
Давайте разберемся, какие функции в структуре управления выполняют все заместители директора.
Зам по персоналу должен закрывать вопросы найма, адаптации и обучения ВСЕГО персонала. Это Ваш первый помощник в вопросах построения организационной структуры управления. Он должен организовать написание должностных инструкций, прописать в них ценные конечные продукты (ЦКП) всех должностей, статистики для контроля эффективности. Этот же человек совместно с Вами должен составить правила, регламенты по большинству бизнес-процессов в компании, совместно с замом по финансам разработать систему мотивации сотрудников на результат.
В целом, это человек нужен для того чтобы в компании работали продуктивные сотрудники в минимальном, но достаточном количестве для производства и продажи продукта (услуги) с максимальной прибылью! Прочитайте еще разок.
Понимаете – этот человек отвечает за то, чтобы сотрудники были эффективными и приносили прибыль, а не приходили к владельцу с проблемами и вопросами!
Открою маленький секрет. Главная статистка этого руководителя – прибыль на 1 сотрудника. Она должна расти! Если же прибыль на одного сотрудника падает, значит штат раздут и сотрудники работают неэффективно.
Да, такого человека найти или вырастить сложно. А если принять на эту должность некомпетентного руководителя, который любит большие оклады и кучу подчиненных, то про наведение порядка и построение структуры управления можно забыть.
Поэтому нашим заказчикам мы как раз и помогаем выполнить большую часть этих задач – составить организационную структуру управления, регламенты, должностные инструкции и т.д.. А так же помогаем владельцу внедрить полученные инструменты на практике.
Пример организационной структуры зама по персоналу:
Зам по коммерции.
В организационной структуре управления компанией этот человек отвечает за доход, продвижение и продажи. В подчинении у зама по коммерции должен быть отдел продаж, маркетолог.
Главная задача этого руководителя – обеспечить выполнение плана продажам и по выручке.
Пока коммерческая служба и ее руководитель еще не выросли в профессиональном плане, можно применять другие названия. Например, не «зам по коммерции», а «начальник коммерческого отдела» или «начальник отдела продаж». Если руководитель хорошо справляется и дает нужные результаты, то с ростом компании (при расширении линейки продуктов, например) можно ввести должность «зам по коммерции» и добавить руководителей по направлениям. Пример структуры коммерческого отдела с 2 направлениями:
Если компания не очень большая, то в подчинении зама по коммерции можно включить еще отдел качества (ОТК).
Да, так можно сделать, если Вы не можете себе позволить полноценную службу качества с отдельным руководителем.
Но почему ОТК включить именно в коммерческий блок? Почему не в производство? Практика показывает — если котролёр по качеству подчиняется заму по производству, то постепенно вопросы качества отходят на 2 план. Зам по производству стремится выпустить установленный объем продукции в срок. Иногда, любой ценой. Поэтому качество часто страдает. А коммерческий отдел плотно работает с заказчиками и в случае низкого качества именно они первые получают претензии от клиента. Поэтому на ранних стадиях роста компании можно функцию качества держать под контролем зама по коммерции.
Зам по производству.
В организационной структуре управления компанией ему подчиняются начальники участков либо старшие мастера.
В зависимости от характера производства и численности рабочих организационная структура управления производством может сильно отличаться. Обычно, для расчета количества мастеров и бригадиров руководствуются такой пропорцией:
Если в производстве есть повторяющиеся операции, то на 8-10 рабочих нужно держать 1 бригадира.
Если рабочих больше 15, то назначают мастера и 2 бригадиров. При этом обязанности между ними должны быть четко разделены.
Часто бывает так, что процессы подготовки достаточно сложны и до начала производства требуется:
- разработать конструкторскую документацию, технологию производства,
- снять нормы времени,
- найти подходящие материалы,
- обеспечить бесперебойную работу большого количества оборудования и т.д.
То есть, подготовку явно можно отделить от непосредственно процесса производства. В этом случае в компаниях с численностью более 50 человек есть смысл выделить еще зама по подготовке производства. На некоторых предприятиях эта должность называется «Главный инженер» или «Технический директор».
В его подчинение целесообразно отдать конструкторский отдел, планово-производственный отдел, отдел снабжения и ремонтную службу. Пример организационной структуры управления с заместителями по производству и по подготовке рассмотрим ниже.
Служба зама по подготовке производства. Пример:
Пример службы зама по производству:
Если же компания еще небольшая (до 50 человек), то функции производства и подготовки может вести один руководитель. Тогда в его подчинении будут уже скорее не отделы, а простые специалисты, технологи, мастера. В этом случае структура может выглядеть так:
Зам по финансам.
Главная задача зама финансам (финансового директора) – это сохранение и преумножение активов компании, увеличение прибыли. Он должен обеспечить:
- Наличие ясной картины по ключевым показателям бизнеса чтобы директор всегда видел состояние компании и мог принимать решения на основе цифр.
- Рост прибыли и наполнение целевых фондов (резервов для развития или на случай кризиса).
- Составление и реализацию бюджета компании. Если простыми словами, БЮДЖЕТ – это правила, закон. В нем отражается — сколько компания должна заработать (например за месяц), сколько и какие продукты или услуги при этом нужно продать, сколько можно понести расходов.
Наличие таких правил позволяет гарантировано получать прибыль, спокойно выводить дивиденды и копить целевые фонды (деньги на случай кризиса или на развитие).
Нанять толкового финансового директора за приемлемые деньги – задача не из легких. Поэтому нашим заказчикам мы помогаем построить систему управления финансами чтобы гарантированно достигать целей по прибыли.
В структуре управления компанией заму по финансам может подчиняться бухгалтерия, склад, экономисты – сотрудники, которые занимаются расчетами с контрагентами (с поставщиками и покупателями), учетом ТМЦ, начислением зарплаты и т.д.
Вы спросите, почему склад должен подчиняться финансовому директору, а не заму по производству? Опять же, проверено на практике – порядок в учете не является задачей производства. Их задача ВЫПУСК продукции. Если хотите порядка на складе, то отдайте его в подчинение бухгалтерии. Если главный бухгалтер грамотный и ему четко поставлена задача, то порядок будет наведен за 3 месяца в 90% случаев.
Если же в компании кроме зама производству есть зам по подготовке, то склад можно отдать ему в подчинение. В этом так же есть смысл, потому что зам по подготовке руководит и отделом снабжения. Он «кровно» заинтересован в том, чтобы НЕ закупать лишний материал. Поэтому для него крайне важен порядок в учете ТМЦ.
Вобщем, вопрос «кому должен подчинять склад» решается исходя из условий конкретного бизнеса.
Давайте теперь рассмотрим всю организационную структуру управления организацией на примере:
На схеме я специально выделила 3 уровня управления: стратегический, тактический и операционный.
Так вот, чтобы владельцу подняться на стратегический уровень, необходимо в организационной структуре управления поставить 4 руководителей. Они будут работать с непосредственными исполнителями и воплощать в жизнь стратегические планы владельца. Без этого тактического уровня владелец никогда не сможет выйти из управления на уровне исполнителей.
Организационная структура управления поможет распределить функции в компании на руководителей и сотрудников. Эти функции в большинстве компаний похожи. Мы составили базовый набор функций по всем 7 направлениям бизнеса:
- Административные функции,
- Управления персоналом,
- Коммерческие функции,
- Финансовые функции,
- Производственные функции,
- Функции контроля качества
- И функции работы с общественностью (PR).
Вы можете скачать этот набор и посмотреть – какие функции у Вас упущены, а какие уже распределены.
Организационная структура малого предприятия.
Если в компании мене 10 человек, то построить полноценную структуру управления с 3 уровнями подчинения будет проблематично. Владельцу так или иначе придется совмещать многие функции. Но и в этом случае можно составить организационную структуру управления.
Составьте свою схему управления «как есть» – графически изобразите всех сотрудников. Линиями укажите, кто кому подчиняется.
Пропишите функции всех сотрудников, в том числе свои. Вам в помощь набор типовых функций по всем 7 направлениям деятельности в бизнесе.
Пусть эта схема управления будет далека от идеала, но надо же с чего-то начинать! В дальнейшем компания будет расти и Вы обязательно составите оптимальную структуру управления, потому что теперь знаете, как это делается. А обычные менеджеры, бригадиры, секретари станут Вашей опорой и вырастут до замов по коммерции, персоналу и финансам.
Когда Вы знаете, как должна выглядеть работающая структура управления компанией, Вы можете уверенно развивать свой бизнес.
Создавать новые отделы и принимать людей с нужно четким понимаем того, какое место в структуре управления компании они займут, кому будут подчиняться, какие задачи решать и как помогут увеличить прибыль!
Если Вы хотите составить организационную структуру управления, снизить свою оперативную нагрузку и увеличить прибыль, то можете обратиться ко мне за помощью. Просто напишите свой вопрос на почту [email protected] или заполните заявку по ссылке. Мы обязательно с Вами свяжемся в ближайшее время.
С уважением, Елена Масалова — основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».
Программа для создания структуры компании. Организационная структура в Business Studio. Построение организационной структуры и подбор персонала
Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.
Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии .
Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art . На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.
Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).
Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter , чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter ). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter , а затем — Таb . (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).
Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl . Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.
Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).
Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs , щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).
Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.
Говоря об организационной структуре, мы имеем в виду концептуальную схему, вокруг которой организуется группа людей, основу, на которой держатся все функции. Организационная структура предприятия — это, по сути, руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает. Если говорить конкретнее, то организационная структура описывает, как в компании принимаются решения и кто является ее лидером.
Почему необходимо разрабатывать организационную структуру предприятия?
- Организационная структура дает четкое понимание того, в каком направлении движется компания. Ясная структура — это инструмент, с помощью которого можно придерживаться порядка в принятии решений и преодолевать различные разногласия.
- Организационная структура связывает участников. Благодаря ей люди, присоединяющиеся к группе, имеют отличительные черты. В то же время и сама группа обладает определенными особенностями.
- Организационная структура формируется неизбежно. Любая организация по определению подразумевает какую-то структуру.
Элементы организационной структуры
Организационная структура любой организации будет зависеть от того, кто является ее участниками, какие задачи она решает и как далеко организация зашла в своем развитии.
Независимо от того, какую организационную структуру вы выбираете, три элемента всегда будут присутствовать в ней.
Конкретный человек или группа людей, которые принимают решения в организации.
- Правила, по которым работает организация
Многие из этих правил могут быть заявлены явно, в то время как другие могут быть скрытыми, но при этом не менее обязательными для исполнения.
- Распределение труда
Распределение труда может быть формальным или неформальным, временным или постоянным, но в каждой организации непременно будет определенный тип распределения труда.
Традиционные организационные структуры
Эти структуры основаны на функциональном подразделении и отделах. Они характеризуются тем, что на верхнем уровне сосредоточены полномочия стратегических и оперативных задач.
Существует несколько типов традиционных структур.
- Линейная организационная структура
Самая простая структура из всех существующих. Характеризуется наличием определенной цепи инстанций. Решения спускаются сверху вниз. Этот вид структуры подходит для маленьких организаций вроде небольших бухгалтерских фирм и адвокатских контор. Линейная структура позволяет легко принимать решения.
Преимущества:
- Самый простой вид организационной структуры.
- В результате жесткого управления формируется жесткая дисциплина.
- Быстрые решения приводят к быстрым и эффективным действиям.
- В структурах власти и ответственности существует ясность.
- Поскольку контроль лежит на одном начальнике, в ряде случаев он может проявлять гибкость.
- Есть хорошие перспективы карьерного роста у людей, которые выполняют работу качественно.
Недостатки:
- Есть возможности оказывать влияние на начальника отдела.
- Постоянная проблема — отсутствие специализации.
- Начальник отдела может быть перегружен работой.
- Коммуникации осуществляются только сверху вниз.
- Начальник, обладающий властью, может неправильно использовать ее для своей выгоды.
- Решения принимаются одним человеком.
Линейно-штабная организация
Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений. Главная их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.
Преимущества:
- Позволяет сотрудникам быстро выполнять задачи.
- Помогает сотрудникам брать на себя ответственные функции и специализироваться на конкретных функциях.
- Помогает линейным руководителям сконцентрироваться на определенных задачах.
- При организационных изменениях минимален риск возникновения сопротивления.
- Сотрудники чувствуют, что их вклад оценен.
Недостатки:
- Среди сотрудников может возникать путаница.
- У сотрудников недостаточно знаний, чтобы ориентироваться на результат.
- Слишком много уровней иерархии.
- Сотрудники могут расходиться во мнениях, что замедляет работу.
- Более дорогостоящая структура, чем простая линейная организация, из-за наличия начальников подразделений.
- Решения могут приниматься слишком долго.
Функциональная структура
Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни.
Преимущества:
- Высокая степень специализации.
- Ясный порядок подчиненности.
- Четкое понимание ответственности.
- Высокая эффективность и скорость.
- Отсутствие необходимости в дублировании работы.
- Все функции одинаково важны.
Недостатки:
- Коммуникация сталкивается с несколькими барьерами.
- В центре внимания находятся люди, а не организация.
- Решения, принятые единственным человеком, могут не всегда идти на пользу организации.
- По мере роста компании становится труднее осуществлять контроль над действиями внутри нее.
- Отсутствие командной работы между различными отделами или единицами.
- Поскольку все функции отделены, сотрудники могут не знать о том, что творится у коллег.
Дивизиональная структура
Сюда относятся виды структур, которые основаны на различных подразделениях в организации. Они группируют сотрудников на основе продуктов, рынков и географического положения.
- Продуктовая (товарная) структура
Такая структура основана на организации сотрудников и работы вокруг различных продуктов. Если компания производит три различных продукта, то у нее будут три различных подразделения для этих продуктов. Этот тип структуры лучше всего подходит для розничных магазинов с множеством продуктов.
Преимущества:
- Структурные единицы, которые не работают, можно легко закрыть.
- Каждая единица может управляться как отдельное структурное подразделение.
- Быстрое и легкое принятие решений.
- Большая независимость у лиц, принимающих решения.
- Отдельные продукты привлекают отдельное внимание в зависимости от проблем, которые возникают.
- Организация характеризуется высокой производительностью и эффективностью.
Недостатки:
- Поскольку каждая структурная единица работает самостоятельно, организационные цели не могут быть достигнуты.
- Нездоровая конкуренция среди внутренних подразделений.
- Большое количество организационных уровней препятствует развитию бизнеса.
- Все единицы не могут быть равнозначными.
- Маркетинг отдельных продуктов может сильно отличаться по стоимости.
Рыночная структура
Сотрудники группируются исходя из того, на каком рынке работает компания. У компании может быть пять различных рынков, согласно этой структуре каждый из них будет отдельным подразделением.
Преимущества:
- Сотрудники могут общаться с клиентами на местном языке.
- Они доступны клиентам.
- Проблемы на конкретном рынке могут решаться изолированно.
- Поскольку люди ответственны за конкретный рынок, задачи выполняются вовремя.
- Сотрудники специализируются на работе на конкретном рынке.
- Могут выводиться новые продукты для специализированных рынков.
Недостатки:
- Может возникнуть острая конкуренция среди сотрудников.
- Принятие решений может вызывать конфликты.
- Трудно определить производительность и эффективность.
- Все рынки могут не рассматриваться как равные.
- Может отсутствовать связь между начальниками и сотрудниками.
- Сотрудники могут неправильно использовать свои полномочия.
- Географическая структура
У крупных организаций есть офисы в различных местах. Организационная структура в этом случае следует за зональной структурой.
Преимущества:
- Хорошая коммуникация среди сотрудников в том же самом местоположении.
- Местные работники лучше знакомы с местной деловой средой и могут приспосабливаться к географическим и культурным особенностям.
- Клиенты чувствуют лучшую связь с местными менеджерами, которые могут говорить на их языке.
- Отчеты по работе отдельных рынков.
- Решения принимаются взвешенно.
- Могут вводиться новые продукты или модификации продуктов, удовлетворяющие потребности определенной области.
Недостатки:
- Может возникать нездоровая конкуренция среди различных географических зон.
- Этика компании и ее принципы могут отличаться от региона к региону.
- Отслеживание работы и прибыли каждой области может отнимать много времени.
- Возможна плохая коммуникация среди сотрудников в различных регионах.
- Взаимодействие между сотрудниками различных регионов может не сложиться.
Матричная структура
Это комбинация продуктовой и функциональной структур. Она объединяет преимущества обеих структур для большей эффективности. Эта структура самая сложная из существующих. Отличительная особенность матричной структуры — подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня.
Существует функциональная матрица. В этом типе матричной структуры менеджеры по проекту следят за функциональными аспектами проекта. Однако они обладают очень ограниченной властью, фактически управляет ресурсами и проектом руководитель функционального подразделения.
Преимущества:
- Сотрудники не работают на временной работе.
- Руководитель функционального подразделения управляет проектом.
- Руководитель функционального подразделения несет ответственность в случае, если что-либо идет не так, как надо.
- Чем больше менеджер по проекту общается с сотрудниками, тем лучше результаты.
- Менеджер по проекту может реально повлиять на ситуацию, не будучи под контролем.
- Принятие решений сосредоточено в руках руководителя функционального подразделения.
Недостатки:
- Менеджер по проекту может столкнуться с апатией со стороны сотрудников.
- Менеджер по проекту не имеет полной власти.
- Будучи не контролируемыми, сотрудники могут показывать меньшую производительность всего подразделения.
- Менеджер по проекту обладает слабой властью, которая не позволяет ему контролировать сотрудников.
- Менеджер по проекту не имеет никакого контроля над управлением рабочей нагрузкой и определением приоритетов в задачах.
- Менеджер по проекту не может дать отчет о работе.
Есть еще проектная матрица, когда прежде всего ответственен за работу менеджер по проекту, в то время как руководитель функционального подразделения может давать методические консультации и распределять ресурсы.
Для проектирования любой технологически сложной системы используются специальные инструменты. Архитектор составляет план проекта, инженер – чертёж детали. Бизнес – это такая же сложная система с множеством связей, объектов и взаимодействий. Для построения архитектуры бизнеса используются специальные системы бизнес-моделирования, одной из которых является программа Fox Manager 2.5 BPA.
Зачем строить бизнес-модель?
Без построенной бизнес-модели мы не можем принимать взвешенные решения и теряем контроль над своим бизнесом. Не имея полной картины происходящего, руководитель занимается «тушением пожаров» при помощи доступных ему инструментов: выговоров, «летучек», ручной координацией работ, личным участием в повседневных задачах.
Для того, чтобы решать проблемы системно, а не интуитивно, необходимо спроектировать архитектуру бизнеса, прописать правила и стандарты работы, распределить ответственность за функции среди персонала и контролировать их выполнение.
Ниже представлена диаграмма функциональных возможностей и этапов построения бизнес-архитектуры предприятия в Fox Manager.
Моделирование бизнес-процессов и распределение ответственности
На большинстве предприятий ответственность за работы персонала распределена лишь формально. При очередном потерянном заказе или срыве сроков поставки найти виноватого бывает весьма затруднительно, так как чётких стандартов и регламентов работы нет. Оказывается, что Вася поручил Пете, Петя передал Саше, а Саша заболел и забыл предупредить Лёшу. Решением данной проблемы будет формирование корпоративных стандартов работы, регламентов и должностных инструкций, в которых за каждый шаг и задачу будет обозначен ответственный, определены требования к срокам и прописаны взаимодействия между сотрудниками.
Самым современным и эффективным способом описания деятельности предприятия являются графические схемы бизнес-процессов. Наша программа поддерживает две самых простых и наглядных нотации для моделирования процессов: Fox Manager FlowChart и Cross Functional FlowChart.
Увеличить картинку
Увеличить картинку
При помощи графических схем можно наглядно отобразить последовательность выполняемых работ, ответственность за них, а также сделать ссылки на необходимые документы, программное обеспечение и ресурсы используемые в ходе выполнения процесса. Информация, заложенная в графических схемах будет затем использована для расчёта стоимости и времени выполнения процесса, а также формирования таких регламентирующих документов как должностные инструкции, положения о подразделении, регламенты процессов, рабочие инструкции и т.п. При этом все схемы бизнес-процессов связаны между собой и формируют единую цельную модель предприятия. Все рутинные действия пользователя максимально автоматизированы, при удалении или изменении какого-либо элемента в базе данных, информация о нём обновляется во всей бизнес-модели.
Fox Manager – единственная программа на рынке, которая умеет формировать схемы процессов верхнего уровня автоматически, не требуя навыков многоуровневого моделирования и знания сложных правил декомпозиции модели.
Вы самостоятельно можете решить насколько подробно и как глубоко хотите описать свою модель. Программа позволяет для каждой функции процесса задать плановое и граничное время выполнения, частоту, с которой выполняется функция, краткое и подробное её описание. Также вы можете указать требования к компетенциям, профессиям и личным качествам исполнителей, которые отвечают за выполнение данной функции в процессе.
Построение организационной структуры и подбор персонала
Организационная структура – это тот скелет, на котором строится система управления предприятием. Без иерархического дерева оргструктуры невозможно грамотно выделить центры ответственности и компетенций, делегировать полномочия и осуществлять эффективный контроль за деятельностью предприятия.
Организационная структура и бизнес-процессы неразрывно связаны друг с другом. Руководители, отвечающие за результаты бизнес-процессов должны обладать достаточными полномочиями и занимать соответствующие должности, а сотрудники – обладать достаточной квалификацией для выполнения своих функций.
Графические диаграммы оргструктуры строятся программой в реальном масштабе времени за считанные секунды. Забудьте про ручное редактирование схем в MS Visio!
Программа Fox Manager позволяет построить наглядное дерево организационной структуры предприятия, отображающее административное подчинение персонала. Для каждой должности можно определить требования, права, ответственность и взыскания, а также сформулировать требования к компетенциям, профессиям и личным качествам сотрудников, которые её занимают. В вашем распоряжении большое количество русскоязычных шаблонов для типовых должностей, которые можно использовать при построении своей структуры.
Увеличить картинку
Увеличить картинку
Увеличить картинку
Программа поможет вам подобрать сотрудников на вакантные должности в соответствии с заданными требованиями к знаниям, умениям и личным качествам, необходимым для выполнения их функций в бизнес-процессах. Для каждой штатной единицы можно рассчитать её плановую загрузку и оптимизировать занятость персонала в бизнес-процессах.
Регламенты, отчёты и веб-портал
Разработка корпоративных стандартов и регламентов позволит руководителю иметь максимально полное и объективное представление об устройстве своей компании, планировать развитие и внедрять систему контроля.
Невозможно контролировать процесс, который не регламентирован.
Невозможно управлять тем, что нельзя измерить!
Наличие подробных регламентов и стандартов работы предприятия нужно не только руководителям, но и рядовым сотрудникам. Удобная база знаний, содержащая методики и алгоритмы выполнения бизнес-процессов, улучшит эффективность работы и поможет новым сотрудникам быстрее адаптироваться на рабочем месте.
Программа содержит несколько десятков шаблонов отчётов, среди которых:
Положение о подразделении;
Регламент процесса;
Рабочая инструкция;
Штатная расстановка;
Профиль должности;
Входы и выходы процесса;
Руководство по качеству ISO 9001;
Документы программа формирует автоматически из построенной бизнес-модели, любые изменения будут моментально отражены в отчётах, поэтому регламентирующие документы всегда поддерживаются в актуальном состоянии.
Оформление и содержание отчётов можно настраивать по своему усмотрению при помощи редактора шаблонов.
Увеличить картинку
Увеличить картинку
Увеличить картинку
Если вам недостаточно функционала, который предоставляется программой по умолчанию, то вы можете самостоятельно добавить недостающие поля в карточках и даже создать свои собственные отчёты, для этого не нужно быть программистом и досконально знать структуру базы данных.
Отчёты можно формировать, сохранять и распечатывать как обычные документы, либо сохранить на веб-портале.
Fox Manager поддерживает все современные базы данных. Вы можете хранить свою бизнес-модель на флешке, либо в корпоративной сети с доступом на сотни рабочих мест.
Существует возможность абсолютно бесплатно сгенерировать веб-портал из программы Fox Manager BPA, разместить его в локальной сети или в Интернет и предоставить к нему доступ всем сотрудниками предприятия. Зайти на портал можно не только со своего рабочего места, но и при помощи планшета, смартфона либо любого другого устройства через web-браузер.
Для более требовательных пользователей, которые хотят иметь автономное решение для формирования отчётов прямо на портале, существует отдельный продукт – Fox Manager Portal .
Контроль ключевых показателей деятельности предприятия
Описать деятельность предприятия в виде бизнес-модели, разработать регламенты и корпоративные стандарты – недостаточно. Необходимо ещё анализировать их выполнение и контролировать достижение поставленных целей.
Недостаточно иметь хорошие регламенты, по ним нужно работать!
Программа позволяет установить и вести контроль значений ключевых показателей деятельности предприятия. За каждый показатель можно назначить ответственного сотрудника, определить плановые значения, граничные пределы и сформировать график заполнения.
Увеличить картинку
Инструкция
Произвольную схему можно нарисовать при помощи фигур, сочетая их со стрелками и другими специальными знаками. Приемы работы с фигурами.
Нажмите на кнопку «Фигуры». Появится список возможных объектов. Выберите любой одним кликом левой кнопкой мыши. Затем перенесите указатель мыши на лист. Вместо стрелочки появится крестик. Зажмите левую кнопку мыши и растягивайте фигуру до нужных размеров.
Далее посмотрите, какое разрешение у вашего . В зависимости от того, какой размер вы желаете получить, уменьшайте разрешение, высоту и ширину. В готовой вышивке будет столько стежков, сколько пикселей в вашем изображении, поэтому не смущайтесь получившейся маленькой картинкой.
Сделайте цветокоррекцию — откройте «Levels» и сделайте цвета насыщеннее и ярче. Для увеличения резкости воспользуйтесь фильтром «Sharp».
Теперь, когда картинка подготовлена, откройте программу для создания схем (например, PCStitch или другую). Нажмите «Файл» > «Импорт» и откройте рисунок, с которым вы работали в Фотошопе. Укажите размер вышивки — ее высоту и ширину в стежках. В разделе «Cloth Count» укажите количество стежков на дюйм.
В программе для вышивки вы можете дополнительно откорректировать яркость и насыщенность, если не сделали этого в Фотошопе. Затем укажите количество цветов, которые вы реально будете использовать в вышивке. Не рекомендуется брать слишком много — выберите не более 20-30 цветов.
Если у вас уже есть достаточное количество ниток для вышивки разных цветов, попробуйте предложить собственную палитру программе. Для этого откройте в опциях «Floss Palette» и оредактируйте палитру цветов. Добавляйте цвета, которые у вас есть, и убирайте те, которых у вас нет. Сохраните палитру с разрешением FLS, а затем загрузите ее и в предварительном просмотре убедитесь, что получившийся вариант на картинке со схемой вас устраивает, а значит, вы можете использовать собственные нитки. Если не устраивает, добавьте дополнительные цвета.
Ваша схема подготовлена — можете начинать вышивать ее на канве.
Видео по теме
План комнаты бывает необходим при перепланировке самой комнаты, при расстановке новой или перестановке старой мебели. Сейчас существуют различные компьютерные программы для составления плана квартиры, но проще сделать это обычным способом – с помощью карандаша, линейки и рулетки.
Вам понадобится
- — рулетка;
- — обычная и миллиметровая бумага;
- — карандаш и ластик;
- — линейка.
Инструкция
Для начала начертите примерный план комнаты. Не обязательно соблюдать нужные пропорции. Представьте, что видите комнату сверху. Изобразите ее форму.
Возьмите рулетку и измерьте размеры комнаты. Результаты измерения пометьте на . Отметьте важные детали, такие как дверь, окна, радиатор. Отметьте расположение всех электрических розеток, выключателя и светильника. Та область, которую занимает дверь при ее открытии, обычно изображается дугой.
Далее измерьте всю мебель, окна и другие объекты. Их размеры также перенесите на предварительный чертеж. Их высота вам не понадобится, поэтому измеряйте только длину и ширину. Измерьте высоту комнаты и обведите в кружок возле чертежа.
Возьмите миллиметровую бумагу и линейку. Теперь нужно нарисовать ровный и аккуратный план комнаты, соблюдая все необходимые пропорции. Выберите соотношение размеров реальных объектов с их размерами на чертеже. Обычно выбирают масштаб 1:20. Этого будет вполне достаточно. Рассчитайте размеры объектов на чертеже. Для этого их реальный размер в миллиметрах разделите на 20.
На миллиметровой бумаге начертите периметр комнаты с помощью карандаша и линейки. Аккуратно перенесите изображения окон, мебели, двери и электрических розеток на бумагу. Не забывайте соблюдать соотношение размеров. Дугу, которая изображает область открытия дверей, можно нарисовать с помощью циркуля.
Когда все объекты перенесены на миллиметровку, ластиком уберите все лишние линии и неровности. Пометьте высоту комнаты и используемый масштаб.
Обратите внимание
Вместо того чтобы подписывать на чертеже объекты, можно вынести их обозначения и подписать. Так же можно сделать и с числами. Каждый однотипный объект помечается своим числом, а оформить обозначения можно в виде сноски.
Полезный совет
Подпишите все объекты и их реальные размеры, чтобы потом не гадать, что подразумевается под каждым конкретным прямоугольником.
Собравшись строить дом или дачу, первым делом продумайте, чего же вы хотите и как себе представляете будущее строение. Начертите его план. План может понадобиться и в том случае, если собрались что-то изменить внутри дома или сделать внешнюю пристройку.
Вам понадобится
- Рулетка
- Карандаш
- Линейка
- Угольник
- Лист бумаги
Инструкция
Проведите на листе оси. Учтите, что ось будет располагаться посередине несущей стены. Соответственно, расстояние между осями соответствует промежутку между стенами.
Прорисуйте по осям стены жирной линией. Обозначьте дверной проем.
Обозначьте двери и окна, а также направление, в котором они открываются. Перегородки заштрихуйте. Окна и двери пронумеруйте.
Обозначьте кухню, ванную, туалет и другие помещения, в которых есть необходимое оборудование или предполагается его установка.
Обозначьте лестницы, вентиляционные шахты, отметку уровня пола.
Присвойте каждому помещению экспликационный номер и обозначьте его цифрой в кружочке.
Сделайте таблицу экспликации. Внесите в нее все помещения в порядке нумерации.
Видео по теме
Обратите внимание
Бумагу лучше всего брать миллиметровую.
Удобнее заранее выбрать масштаб и чертить план в соответствии с ним.
Все линии проводите строго по линейке. Если в доме есть какие-то помещения, скажем, круглой или овальной формы — не рисуйте их от руки, а пользуйтесь чертежными инструментами.
Полезный совет
На плане участка необходимо обозначить и пронумеровать все строения, дорожки, колодец. Можно обозначить также различные зоны — сад, огородные грядки и прочее.
По мере появления на плане каждой линии сразу же проставляйте размер обозначенного ею объекта. Это сэкономит массу времени.
Квартира – вид жилого помещения, который состоит из одной или нескольких комнат и имеет отдельный вход. Для постройки и дальнейшего использования квартиры нужен план, т.е. расположение ее помещений. Как же правильно его нарисовать?
Вам понадобится
- бумага, карандаш и ластик.
Инструкция
В правой части расположите комнату. Ее верхняя будет символизировать стену, имеющую выход на балкон. Для изображения двери отступите от левого края стены на расстояние, равное ее пятой части. Теперь от этой точки вниз нарисуйте косую линию. Промежуток между дверью и стеной обозначьте небольшой дугой. Таким образом, становится понятно, в какую сторону открывается дверь.
В левой части плана квартиры, расположите коридор, ванную и кухню. Кухня занимает верхнюю половину левой части квартиры. Обязательно нарисуйте символическую кухонную плиту в виде квадрата с четырьмя темными кругами.
Ниже кухни расположите совмещенный санузел. Он представляет собой квадрат, стена которого примерно в 2 раза короче стены кухни. Квадрат примыкает лишь одной стороной к стене квартиры. Схематически изобразите ванну в виде прямоугольника. Расположите рядом умывальник в виде маленького прямоугольника и унитаз в виде овала. В ванной комнате, кухне, в стене, а также между коридором и комнатой входную дверь нарисуйте по аналогии с дверью балкона.
В каждом из помещений напишите цифры, обозначающие количество квадратных метров. При окончательном оформлении прорисуйте жирной линией места расположения окон. Также заштрихуйте площадь балкона. При изображении плана квартиры придерживайтесь пропорций. Т.е. площадь комнаты в 18 квадратов, визуально не может быть меньшей, чем кухня в 8 квадратных метров.
Видео по теме
Источники:
- рисунки квартир
Схемы используются для наглядного представления информации в текстовых документах: учебниках, статьях, различных методических пособиях. Ее построение возможно в различных программах. Простейшую можно сделать с помощью приложения Word.
Ситникова Ольга, ИТ-аналитик DIRECTUM
Сегодня я решила сделать небольшой обзор онлайн-средств для рисования диаграмм, доступных любому интернет-пользователю бесплатно.
Пока лично мне кажется естественным, что функционал онлайн-«рисовалок» беднее, чем тех средств моделирования, за дистрибутив и обновление которых пользователи тратят определённое количество кровно заработанных. Однако, меня приятно удивил тот факт, что не настолько он и беднее. Рассмотрим две подобных друг другу системы: Diagram.ly и yWorks .
Diagram.ly создаёт впечатление системы, которая пытается предоставить пользователю функционал, наиболее приближенный к возможностям десктопных клиентов (например, того же Microsoft Visio). Здесь есть почти всё, к чему мы привыкли:
- Очень богатый выбор стенсилов, с которыми можно работать. С помощью Diagram.ly можно нарисовать блок-схему, UML-диаграммы некоторых типов, ER-диаграммы, организационные диаграммы, BPMN-схемы, схемы баз данных и сетей, а также схемы телекоммуникаций, геоинформационные схемы, схемы электрических цепей и социальных сетей, а также создавать прототипчики лёгких интерфейсов. Собственно, пожалуй, это даёт им основание называть себя «мини-версией Visio, доступной из любимого браузера».
- Богатые возможности текстового форматирования. Текст можно написать одним из пяти шрифтов: Verdana, Helvetica, Times New Roman, Garamond или Courier New. Размер шрифта можно менять в диапазоне от 6 до 60 пунктов. Можно менять жирность текста, писать курсивом или с подчёркиванием, изменять выравнивание текста. Текст, кстати, вводится очень просто: по двойному клику на блоке.
Помимо текстового форматирования присутствует и форматирование объектов: работают группировка, разгруппировка, перенесение на задний / передний планы, взаимное выравнивание объектов, изменение ориентации блоков. У блока можно изменить цвет шрифта, подложки и линии, добавить тень и градиент, а также выбрать изображение, занимающего блок.
3. Выбор нескольких способов отображения коннектора. Для стрелки можно задать вид, изогнутость линий соединения, тип линии (только сплошная или пунктир), толщину линии.
- На блоках и странице работает контекстное меню (по правой кнопке мыши).
- При каждом входе в систему пользователю предлагается просмотреть простые советы по работе с ней. Эти «tips and tricks» играют роль справки. Хотя, по большому счёту, лично мне они и не понадобились, настолько система интуитивно понятна: объекты добавляются на доску по технологии drag-n-drop, появляющаяся при наведении на блок стрелочка подсказывает, что именно она является инструментом-коннектором, а уже упоминавшееся мною контекстное меню закрывает все остальные вопросы, даже если каким-то образом пользователю не удастся найти панель инструментов сверху.
- Приятной неожиданностью явилось для меня то, что работу можно вести как с XML-файлами, созданными Diagram.ly, так и VDX-файлами, которые создаёт Microsoft Visio. Таким образом, вы сможете изменить диаграммы, которые ваши коллеги создали в Visio даже, если у вас нет собственной лицензии на этот продукт. Получившуюся в итоге схему можно сохранить в XML-формат, предлагаемый Diagram.ly, или экспортировать в растровую (PNG или JPG) или векторную (SVG) картинку.
- Есть и возможности предпросмотра. Во-первых, всегда в левом нижнем углу экрана отображается масштабируемое окошко предпросмотра текущей схемы.
А во-вторых, с помощью кнопки «Просмотр» на панели инструментов можно очень просто сделать картиночку, которая появится в соседней закладке и будет готова для печати.
Поскольку бочку мёда принято разбавлять ложкой дёгтя, назову небольшие недостатки, который мне удалось заметить в Diagram.ly.
- Не предлагаются примеры диаграмм, на основе которых можно создать свои собственные художества.
- Система создаётся, по всей видимости, группой энтузиастов и порой в работе системы возникают довольно глупые баги (например, в день написания сего мне не удавалось применить изменение шрифтов). Однако, этот недостаток с лихвой покрывает наличие собственной ленты Diagram.ly в Google Plus , в которой можно открыто высказывать свои пожелания и предложения.
Ну и сейчас в разработке находится новая улучшенная версия Diagram.ly с облегчённым лаконичным интерфейсом, который мне нравится, если честно, чуть больше. Кстати, она открыта для бета-тестирования .
yWorks производит впечатление системы, которая хочет предоставить пользователю минимально достаточный для работы набор стенсилов и средств работы с ними.
Отметим бросающиеся в глаза особенности работы системы:
- С первого взгляда видно, что панель инструментов этой системы не такая насыщенная, в ней можно выполнить минимальное количество действий (откатить или повторить действие, открыть, сохранить или распечатать диаграмму, поработать с буфером обмена, изменить масштаб или вид отображения доски).
- Стоит признаться, что без справки сложно догадаться, что текст в блоки добавляется по кнопке F2. Думаю, что если бы не привычка «курить маны» при первой же сложности, я бы так и не догадалась до этого. Однако, стоит отдать должное: справка написана хорошо и даже при среднем уровне английского будет вполне понятна пользователю.
- Видов блоков не так много, но достаточно для рисования, например, схем-бизнес-процессов, UML-диаграмм, ER-диаграмм и блок-схем. Также можно добавлять кастомные блоки. Не очень мне понравилось, что можно открыть только одну группу блоков за один раз. Так что, придётся запоминать, в какой группе лежит блок, если вдруг вы захотите снова им воспользоваться. Однако, приятен тот факт, что, например, все объекты-артефакты для BPMN-схемы скрываются за одной и той же картинкой артефакта с типом «документ» (остальные показываются при клике на маленькую стрелочку в правом нижнем углу значка). Это экономит рабочее пространство.
- Относительно форматов работы: загружать в систему можно только объекты с расширением.Graphml. Сохранять диаграммы можно как файлы совсем без расширения (тем паче, что оно и не предлагается), а также экспортировать как растровую картинку в формате PNG. Приятно, что при экспорте диаграммы в картинку система предлагает настроить параметры экспорта.
- В левом верхнем углу предлагается предпросмотр только что нарисованной диаграммы, с помощью которого можно быстро менять участок схемы, который в данный момент отображается на доске (это напомнило мне о Heroes of Might & Magic).
- Для новичков создатели системы подготовили плюшку в виде возможности посмотреть примеры диаграмм, что лично мне кажется очень обоснованным решением. Для многих людей опора на ранее кем-то созданную модель является большим подспорьем в работе.
- И специально напоследок я оставила самый большой плюс этой системы. У блоков можно указывать очень большое количество свойств, например, быстро менять тип блока, с точностью до пиксела указать положение объекта на доске и его размер, задать текст, цвет фона, границ и загрузить изображение, которое будет занимать фон.
О компании-разработчике yWorks можно прочесть на её официальной странице .
Немного обобщая всё выше сказанное, могу предположить, что Diagram.ly понравится больше молодым людям, которых радует великое множество возможностей, красивый интуитивный интерфейс, качественная вёрстка страницы и проч., а в yWorks найдут вдохновение люди, которых очень интересует внутренняя часть вопроса: свойства объектов, сохранение рабочего пространства, удобная навигация.
Стоит признаться, что та высоту, которую взяли и прочно удерживают современные бесплатные (!) онлайн-средства создания диаграмм, действительно можно назвать если не потрясающей, то, по крайней мере, значительной. Вот так, из любой точки мира можно теперь создавать действительно качественные и красивые диаграммы, сохранять их в удобный формат передачи (картинки), применяя при этом все имеющиеся у вас навыки оформления. И всё это абсолютно бесплатно.
Типы организационных структур предприятия — Evolution Management
Евгений Фролов
Основатель Evolution Management
В статье я простыми словами описываю, какие задачи управления решают организационные структуры. Также делаю обзор и сравниваю типы структур между собой, делаю акцент на плюсы и минусы каждого типа.
О чем вы узнаете в статье:
- Какие бывают типы оргструктур: их преимущества и недостатки.
- Как подобрать подходящую структуру для своей компании.
- Организационная структура для проектной деятельности.
- Организационная структура для филиальной сети.
- Универсальный шаблон организующей схемы, эффективно работающий в любой компании.
- Что нужно сделать владельцу, чтобы внедрить структуру в свою компанию.
Неорганизованный бизнес обычно держится на владельце и еще парочке ключевых руководителей. Зачастую в нем происходят сбои в поставках товаров или материалов, случается брак. Один сотрудник хочет уволиться, другой просит прибавки к зарплате, и каждый норовит попасть к шефу с очередной проблемой. Знакома такая картина? К сожалению, подобным образом живет большая часть владельцев малого и среднего бизнеса, да и не только они. Знаю это из опыта. Я с командой разработал уже более 1000 организующих схем и обучил системному управлению несколько тысяч предпринимателей и руководителей.
Точно могу сказать: если в компании нет порядка и системности, то это неизменно приводит к перегруженности руководителя, а бизнес буксует в развитии. При этом предприниматель постоянно «тушит пожары», справляется с кассовыми разрывами, надеясь, что в следующем месяце будет легче.
Если внимательно посмотреть на причины этих проблем, иногда чувствуешь крайнее удивление: «Почему этот бизнес до сих пор не развалился?» Посудите сами, если в компании нет структуры, то непонятно, кто за что отвечает. Сотрудники не всегда знают, кто их руководитель и к кому обращаться с той или иной проблемой. Да что сотрудники, зачастую и владелец до конца не понимает, как работает его собственная компания.
С подобными проблемами невозможно справиться без организационной структуры. В идеале, в компании должна быть схема, на которой изображены все процессы, уровни управления, и каждый сотрудник, видя себя на ней, понимает зону своей ответственности и то, кому он подчиняется. Тогда не нужно каждый раз говорить персоналу, что делать. Они это знают и делают то, что написано на оргсхеме. Благодаря этому из компании уходят конфликты, и работа ведется на общий результат. А если к оргсхеме еще правильно разработаны должностные инструкции и регламенты, и есть отдел, который следит за обучением сотрудников, то бизнес превращается в слаженно работающий конвейер, который можно с легкостью масштабировать без потери качества.
Как это сделать?
- Подобрать подходящий тип организационной структуры.
- Адаптировать его к своей компании.
- Внедрить и обучить персонал.
Ниже я опишу, какие бывают типы организационных структур и как выбрать подходящий для вашей компании.
Опытом построения системы в своих бизнесах и структурирования более 300 компаний я делюсь на еженедельных вебинарах. Регистрируйтесь на ближайший по ссылке:
Типы организационных структур
Существует несколько основных типов организационных структур. Я сделаю обзор каждого и предложу оптимальный исходя из опыта разработки более чем тысячи оргсхем для разных компаний.
Линейно-функциональная организационная структура
Когда руководитель или предприниматель впервые сталкивается с хаосом в управлении, он интуитивно понимает, что должна быть какая-то структура. Я не исключение. В своей первой IT-компании, когда в ней было все лишь 15-17 человек, я находился в жуткой перегрузке и уже понимал, что нужна схема работы.
Делая первый шаг в сторону создания структуры, я нарисовал квадратики с линиями подчиненности. Выглядело это примерно вот так.
Думаю, этот подход многим знаком, обычно именно с него начинаются опыты по наведению порядка. Этот тип организационной структуры называется линейно-функциональная. Линейная — потому что есть командная линия, на которой каждый последующий сотрудник подчиняется вышестоящему руководителю, и выстроена подчиненность только одному начальнику по линии.
А функциональная — потому, что можно увидеть, за какую часть работы отвечает каждый работник, какие функции выполняет.
Важно отметить, что линия в этом случае подразумевается именно вертикальная, т. е. от руководителя к подчиненному и обратно. Обычно по ней идут приказы и распоряжения сверху вниз и отчеты и запросы на нестандартные действия снизу вверх.
Но также в любой организации есть и горизонтальные линии — производственные процессы. Например, заявка из маркетинга попадает в отдел продаж, затем отдел продаж передает клиента в производство. Подобные действия должны проходить без участия руководителя, иначе он будет вовлечен в оперативку.
В данном типе организационных структур отсутствие горизонтальных линий является большим недостатком. Поэтому обычно линейно-функциональные структуры применяются в небольших компаниях и при увеличении штата должны быть заменены более подходящими, иначе произойдет потеря управляемости и эффективности.
К минусам этого типа организационной структуры еще нужно отнести отсутствие возможности анализа деятельности для нахождения узких мест. Происходит это потому, что линейно-функциональная структура не позволяет увидеть, как в идеале должна работать компания. Здесь нет какого-то универсального шаблона, который поможет найти упущенные функции. Например, если в компании нет найма или контроля качества, что является упущением многих организаций, данный тип структуры не укажет на это.
Конечно, когда в компании появляется хотя бы такая организационная структура, это неизменно приводит к большему порядку и разгружает руководителя. Но, как я писал выше, она относительно хорошо работает только на небольших компаниях.
Матричные организационные структуры управления
Для компаний, занимающихся проектной деятельностью, либо в случае запуска отдельных специальных направлений может быть использован еще один тип — матричные организационные структуры. Их основу образует линейно-функциональная структура, которая дополняется подразделениями горизонтального управления.
На рисунке вы можете увидеть схему.
Примером может служить категорийный менеджер в торговой компании, которого наделили полномочиями управлять всем процессом от закупки, доставки и хранения товара до его сбыта.
Матричная организационная структура более гибкая по сравнению с линейно-функциональной, с ее помощью можно организовать управление более сложной деятельностью.
Ее минус — сложность для понимания всех сотрудников, участвующих в процессе. Также очевидный недостаток этого типа структур — двойная подчиненность. Руководители проектов наряду с начальниками отделов дают поручения сотрудникам. К примеру, логист может получить задачу от руководителя отдела логистики, а потом приходит руководитель проекта и дает другую, противоречащую первой задаче, что, конечно же, вызовет замешательство и конфликты.
Дивизиональные (дивизионные) организационные структуры
Когда у компании появляются филиалы или отдельные более или менее самостоятельные подразделения, может быть применена дивизиональная (дивизионная) организационная структура. Это способ организации, когда выделяют обособленные подразделения — дивизионы (фр. division < лат. divisio — деление, разделение) предоставляя им максимальный уровень самостоятельности: свой финансовый план, свое управление на местном уровне и самостоятельная генерация прибыли. При этом, конечно, должны быть определенные ограничения со стороны центрального органа управления.
Разработка организационной структуры отделений (дивизионов) производится, как правило, по одному из трех принципов:
- дивизионально-продуктовые структуры;
- дивизионально-региональные структуры;
- смешанные дивизиональные структуры управления.
Ниже примеры каждой из них.
Дивизионально-продуктовая структура управления
Дивизионально-региональная структура управления
Смешанная дивизиональная структура управления
Для крупной разветвленной компании этот тип организационной структуры помогает решить многие проблемы в управлении. Происходит это благодаря передаче полномочий отделениям (дивизионам), тем самым разгружая центральное управление и увеличивая ответственность руководителей на местном уровне.
Минусом, как и в случае с линейно-функциональной организационной структурой, будет отсутствие отражения горизонтальных производственных потоков и, как следствие, сложность в анализе деятельности. И опять же, нет общего шаблона структуры, который позволит увидеть упущенные функции. Помимо этого, сложность структуры не позволяет всему персоналу понимать бизнес-процессы компании, что снижает вовлеченность и ответственность.
Организующая схема технологии Hubbard Management System
Еще один тип структуры — это организующая схема из 7 отделений технологии Hubbard Management System. Давайте рассмотрим ее достоинства и недостатки.
Во-первых, в ней есть универсальный шаблон описания бизнес-процесса любой деятельности. У вас может возникнуть вопрос, как может быть один шаблон, когда каждый бизнес уникален? Безусловно, любая компания особенная, двух полностью одинаковых предприятий нет. Но обратите внимание: в любом бизнесе есть стратегия, юридические вопросы, маркетинг, наём, продажи, управление финансами, производство, работа с клиентами и многое другое. Если упущен маркетинг, бизнес буксует, нет контроля качества — будут проблемы с клиентами и в конечном итоге с прибылью. Нет обучения персонала — не будет планомерного роста.
В этой модели описан оптимальный шаблон последовательности организовывания компании, который естественен и дает стабильные результаты.
Обратите внимание на то, что она называется ОРГАНИЗУЮЩАЯ, не ОРГАНИЗАЦИОННАЯ, и это не случайность. Дело в том, что, когда данная схема накладывается на бизнес, она его организует, и благодаря этому всегда вырастает эффективность. К примеру, у нашего клиента Ивана Фисанова, компания «Центр оздоровления человека» застопорилось развитие.
Основная причина — не успевали отгружать заказы. Велось все в нескольких таблицах Excel, персонал делал непонятно что, и было ощущение хаоса. Не было определено, кто должен был оповещать клиентов о доставке и поэтому звонили иногда все — и менеджеры, и логисты одновременно, а иногда никто. Много двойной работы, заказы постоянно застревали. Отсутствовала взаимосвязь продаж и логистики. На тот момент, помимо остального персонала, было 3 логиста и 3-4 менеджера по продажам.
Когда разработали и внедрили оргсхему, сразу распределили этих специалистов в разные отделения и каждому прописали функционал. Стало понятно, кто что должен делать.
Возможность отгрузок с теми же ресурсами увеличилась в 5 раз. Смогли без проблем обрабатывать пиковые нагрузки (на распродаже). До внедрения оргсхемы 200 отгрузок в месяц были пределом, после — смогли 1000 сделать. Теперь в результате внедрения каждый сотрудник знает, за что отвечает, и занимается своим делом. Клиенты получают товары в срок, а владелец «вынырнул» из оперативки и занялся развитием компании. Итог — за год доход вырос в 2,6 раза.
При создании компании мы не всегда знаем, как правильно ее построить, но благодаря этой модели оргсхемы можно разобраться с ошибками в организации процессов и обнаружить упущенные или перепутанные функции. Например, часто в компаниях упущена функция контроля качества или объединены продажи и маркетинг, что мешает развитию.
При этом на схеме есть вертикальные линии и предусмотрены горизонтальные. Получается, что в ней есть как уровни управления, т. е., командные линии, так и горизонтальные линии процессов производства. Подход описания этих процессов является частью технологии организующей схемы.
Функциональность в ней очевидна даже из названия подразделений, поэтому организующая схема решает все задачи, с которыми не справляется линейно-функциональный тип организационных структур.
Узнайте, как построить в своей компании работающую структуру и повысить эффективность персонала, на продвинутом практикуме для собственников. Узнайте подробнее, перейдя по ссылке.
Сравнение оргсхемы из 7 отделений и матричной структуры
На организующей схеме из 7 отделений предусмотрены фиксированные посты и линейные. Фиксированный — значит находящийся только в одном месте организации, где он принимает определенные типы производственных частиц, обрабатывает их и передаёт дальше. Обычно это большая часть персонала: бухгалтер обрабатывает первичку, заносит ее в базу или отправляет клиентам, секретарь принимает и перенаправляет звонки, кладовщик, менеджер по качеству и т. д.
Линейный тип должности говорит о том, что сотрудник сопровождает процесс, проходящий через несколько отделов или даже подразделений компании, как, например, категорийный менеджер, о котором я писал выше, либо руководитель проекта по строительству. Он находится на организующей схеме в определенном отделе, но благодаря технологии описания горизонтальных линий существуют четкие правила его взаимодействия с сотрудниками подразделений.
В строительной компании ответственный за объект может требовать выполнения задач от снабжения, кадровой и финансовой служб, но делает это по четким правилам, не создавая противоречий с их непосредственными руководителями.
Происходит это в том числе за счет технологии планирования и координаций, которая тоже является частью методики, связанной с организующей схемой. Поэтому организующая схема полностью решает задачи матричной организационной структуры.
Филиальная сеть или обособленные подразделения
Давайте теперь посмотрим на то, как организующая схема помогает организовать управления филиальной сетью. Тут все очень просто. Каждое отдельное самостоятельное подразделение имеет свою организующую схему из 7 отделений. Потому что в каждой более или менее самостоятельной организации есть наём, финансы, маркетинг, продажи, производство и т. д.
А теперь важный плюс: когда модель организации повторяется на каждом уровне, есть преемственность в управлении, и это позволяет персоналу компании общаться на одном языке на любом уровне. Как в управляющей компании 7 подразделений, так, по аналогии, и в каждом филиале. Это упрощает взаимодействие и поднимает эффективность. Я знаю компанию, состоящую из 35 тысяч сотрудников. В ней несколько уровней управляющих компаний, в этой сети есть свои розничные магазины и производства. И на каждом уровне — организующая схема из 7 отделений.
Эта модель не исключает, что УК выполняет некоторые аутсорсинговые функции для своей сети — ведет централизованный маркетинг или наём персонала.
Этот тип организующих схем обладает рядом уникальных достоинств и включает в себя решение буквально всех задач управления организацией. Это я пишу без преувеличения. Напомню, что за плечами опыт разработки более чем 1000 организующих схем.
Ниже привожу результат внедрения технологии управления на основе организующей схемы из 7 отделений.
Сергей Лапин, компания «Латунинг», производство изделий из латуни и цветных металлов. Владелец устал от операционки и хотел продать бизнес. После внедрения доход и прибыль выросли на 46 % за год. Благодаря оргсхеме многое удалось исправить. Вот одна из ситуаций. В снабжении сотрудница «зашивалась» до ночи на работе, при этом ее коллеги в спокойном режиме, не напрягаясь, что-то делают, а что-то и не делают, хотя должны. И по факту эта девушка была перегружена из-за того, что забирала на себя чужой функционал. На неё буквально сваливали всю работу. Конечно, она ведь тащит, так почему бы и нет.
Хотя она была снабженцем, но выполняла функции и кладовщика, и логиста: и доставку материалов контролировала, и отгрузки клиентам. Но конечно же, все это не успевала и была на грани срыва. От этого тормозился весь поток создания продукции, заказы поступали, а производство не справлялось. Когда все это происходило в текучке, без организационных инструментов, причина проблемы не была очевидна — как будто все загружены, и где именно узкое место — непонятно. Но как только начали внедрять оргсхему, стало очевидно, в чем беда. И таких ситуаций сразу несколько вскрылось. В результате внедрения оргсхемы производительность возросла, разграничили четко функции по ответственным. Большим прорывом для собственника стало то, что теперь производство и продажи работают без его участия.
В среднем наши клиенты растут на 57 % после внедрения организующей схемы и системы управления на ее основе. Больше информации о результатах работы можете найти на нашем сайте в разделе …
Организующая схема из 7 отделений — наиболее оптимальный инструмент для выстраивания управления.
Минусами этого типа организующей схемы можно считать то, что владельцу придется изучить процессы своей компании, выписать все функции, а это занимает время. Также нужно будет посвятить время обучению сотрудников, а затем повесить оргсхему на видном месте, чтобы все видели прозрачность процессов. Это зачастую вызывает сопротивление у непродуктивного персонала, так как они не смогут оправдаться за то, что не производят результаты на посту.
По своему опыту скажу: организующую схему из 7 отделений может внедрить каждый владелец и руководитель. У меня есть клиенты, сделавшие это, не имея совершенно никакого образования, но есть и те, у которых два высших. Разрабатывали и внедряли схему владельцы со штатом 5 человек и 1500 человек. Тут есть четкие понятные шаги и детальное описание системы — бери и делай
Для того чтобы разработать и внедрить организующую схему для своей компании, необходимо выполнить следующие шаги:
- Изучить принципы, теорию функционирования организующей схемы.
- Проработать организующую схему для своей компании.
- Правильно донести принципы организующей схемы до руководителей и персонала.
- Запустить систему должностных папок с постоянным описанием функционала.
- Внедрить систему ввода в должность сотрудников и адаптации стажеров.
- Запустить систему постоянного внутреннего обучения.
Вы можете разработать и внедрить организующую схему вашего бизнеса с моей командой в рамках консалтингово-образовательного проекта «Бизнес-Эволюция».
На проекте предприниматели под руководством консультанта разрабатывают оргсхему в 5 этапов:
- Проведение опроса сотрудников. Сбор информации о том, какие функции кто в компании выполняет.
- Изучение теории и разработка у нас в офисе в течение 4 дней.
- Презентация оргсхемы ключевым сотрудникам. Внесение изменений вместе с командой.
- Коррекция организующей схемы с консультантом.
- Презентация оргсхемы всей компании и проведение обучения сотрудников.
Оставьте заявку на сайте и пройдите интервью с консультантом. Вы увидите слабые места компании и поймете, как с помощью оргсхемы и других инструментов можно улучшить ситуацию.
Инструкционная карта 1. Построение заданной организационной структуры
ОГБОУ СПО «Новгородский агротехнический техникум»
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА
на выполнение практической работы № 1
по дисциплине «Менеджмент»
ТЕМА: Управление организациями.
Наименование работы: Построение заданной организационной структуры.
Цель работы: формирование умений построения организационной структуры.
Форма организации занятия – групповая.
В результате выполнения практического задания студент должен
уметь:
− использовать на практике методы планирования и организации работы подразделения;
− анализировать организационные структуры управления;
знать:
− методы планирования и организации работы подразделения;
− принципы построения организационной структуры управления;
Оснащение рабочего места: инструкционная карта, тетрадь ПЗ.
Норма времени: 2 часа.
Особые правила техники безопасности: нет
Литература:
1. Казначевская Г.Б. Менеджмент. Учебное пособие/ Г.Б. Казначевская.-Изд-е 2-е, доп. и перераб.-Ростов н/Д: «Феникс, 2002.-352с.(Серия «Учебники ХХI века»).
2. Королев Ю.Б. Менеджмент в АПК. Учебник / Ю.Б. Королев, В.Д. Коротнев, Г.Н. Кочетова, Е.Н. Никифорова. Под ред. Ю.Б. Королева/. – М.: Колос, 2003. – 304 с.: ил.
ВАРИАНТ 1
ЗАДАНИЯ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ
1. Запишите номер практического занятия, тему, наименование и цель.
2. Внимательно прочитайте условие задания.
3. Кратко запишите условие задания и вопрос.
4. Выполните задания, опираясь на конспект лекций по данной теме.
5. Представьте письменный отчет о проделанной работе преподавателю
6. Ответьте на контрольные вопросы.
Задание. Изобразите организационную структуру управления предприятием, которое осуществляет производство сельскохозяйственной продукции (выращивание крупного рогатого скота на мясо). Численность работников – 36 человек. Самостоятельно выберите тип оргструктуры, ее подразделения. Обоснуйте, почему вы выбрали именно этот тип оргструктуры.
Для построения организационной структуры предприятия можно использовать представленный ниже перечень административного и оперативного руководства производством.
Директор | Секретарь |
Заместители директора | Ветеринарный фельдшер |
Главный бухгалтер | Тракторист |
Бухгалтер | Кормач |
Экономист | Скотник |
Агроном | Пастух |
Зоотехник | Бригадир полеводства |
Ветеринарный врач | Полеводы |
Инженер | Комбайнер |
Начальник автогаража | Электрик |
Механик | Заведующий складом |
Кассир | Кладовщик |
Водитель |
|
Контрольные вопросы:
1. Что представляет собой функциональный тип организационной структуры управления предприятием?
2. В каких по размеру предприятиях преимущественно применяется линейная организационная структура?
Критерии оценки:
«5» — задания выполнены в полном объеме. Студент принимал активное участие в работе микрогруппы. Нет замечаний по содержанию и оформлению.
«4» — задания выполнены в полном объеме. Студент принимал активное участие в работе микрогруппы. В работе допускаются 1-2 неточности в содержании материала или может быть небрежность в оформлении.
«3» — задания выполнены частично. Студент не слишком активно работал в микрогруппе. Материал изложен упрощенно, есть ошибки в оформлении работы.
«2» — задания выполнены частично. Студент не слишком активно работал в микрогруппе. Материал изложен бессистемно, небрежно оформлен.
ОГБОУ СПО «Новгородский агротехнический техникум»
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА
на выполнение практической работы № 1
по дисциплине «Менеджмент»
ТЕМА: Управление организациями.
Наименование работы: Построение заданной организационной структуры.
Цель работы: научиться строить организационные структуры, уметь определять типы организационных структур.
Форма организации занятия – групповая.
В результате выполнения практического задания студент должен
уметь:
− использовать на практике методы планирования и организации работы подразделения;
− анализировать организационные структуры управления;
знать:
− методы планирования и организации работы подразделения;
− принципы построения организационной структуры управления;
Оснащение рабочего места: инструкционная карта, тетрадь ПЗ.
Норма времени: 2 часа.
Особые правила техники безопасности: нет
Литература:
1. Казначевская Г.Б. Менеджмент. Учебное пособие/ Г.Б. Казначевская.-Изд-е 2-е, доп. и перераб.-Ростов н/Д: «Феникс, 2002.-352с.(Серия «Учебники ХХI века»).
2. Королев Ю.Б. Менеджмент в АПК. Учебник / Ю.Б. Королев, В.Д. Коротнев, Г.Н. Кочетова, Е.Н. Никифорова. Под ред. Ю.Б. Королева/. – М.: Колос, 2003. – 304 с.: ил.
ВАРИАНТ 2
ЗАДАНИЯ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ
1. Запишите номер практического занятия, тему, наименование и цель.
2. Внимательно прочитайте условие задания.
3. Кратко запишите условие задания и вопрос.
4. Выполните задания, опираясь на конспект лекций по данной теме.
5. Представьте письменный отчет о проделанной работе преподавателю
6. Ответьте на контрольные вопросы.
Задание. Изобразите организационную структуру управления предприятием, которое осуществляет производство сельскохозяйственной продукции (выращивание овощей). Численность работников – 48 человек.
Самостоятельно выберите тип организационной структуры, ее подразделения. Обоснуйте, почему вы выбрали именно этот тип организационной структуры.
Для построения организационной структуры предприятия можно использовать представленный ниже перечень административного и оперативного руководства производством.
Директор | Секретарь |
Заместители директора | Ветеринарный фельдшер |
Главный бухгалтер | Тракторист |
Бухгалтер | Кормач |
Экономист | Скотник |
Агроном | Пастух |
Зоотехник | Бригадир полеводства |
Ветеринарный врач | Полеводы |
Инженер | Комбайнер |
Начальник автогаража | Электрик |
Механик | Заведующий складом |
Кассир | Кладовщик |
Водитель |
|
Контрольные вопросы:
1. Что представляет собой линейный тип организационной структуры управления предприятием?
2. Каковы основные достоинства функциональной оргструктуры.
Критерии оценки:
«5» — задания выполнены в полном объеме. Студент работал самостоятельно.
Нет замечаний по содержанию и оформлению.
«4» — задания выполнены в полном объеме. Студент работал самостоятельно.
В работе допускаются 1-2 неточности в содержании материала или может быть небрежность в оформлении.
«3» — задания выполнены при помощи преподавателя. Материал изложен упрощенно, есть ошибки в оформлении работы.
«2» — задания выполнены при помощи преподавателя. Материал изложен бессистемно, небрежно оформлен.
Схема линейной организационной структуры управления предприятием
Пример линейной организационной структуры
Схема линейно-функциональной организационной структуры управления предприятием
Примеры линейно-функциональной структуры управления
Организационная структура. Легко не будет [Как построить бизнес, когда вопросов больше, чем ответов]
Организационная структура
Основная черта организационной структуры компании состоит в том, что не существует ее идеального варианта. Какой бы ни была организационная структура, вам потребуется оптимизировать коммуникации между отдельными подразделениями за счет других подразделений. Например, если вы внедряете систему управления продуктом в компании, занимающейся разработками программного обеспечения, то коммуникацию между менеджерами продукта и группой программистов придется интенсифицировать за счет ослабления коммуникаций между менеджерами продукта и отделом маркетинга. В результате, когда вы внедряете новую организационную структуру, сотрудники обнаруживают в ней множество недостатков, и они правы.
Тем не менее на определенном этапе монолитная структура одной огромной организации начинает давать сбои, и вам приходится переходить к децентрализованной структуре, включающей меньшие подразделения. На некотором базовом уровне вам придется рассмотреть вопрос о назначении в специализированные группы их собственных руководителей. Например, вы хотите назначить менеджера по контролю качества. Это создает определенные сложности. Следует ли создавать группы контроля качества отдельно для команд, занимающихся разработкой программ для клиентов и для серверов, или их следует организовать по характеру отклонений и включить туда все технические компоненты? Когда компания становится по-настоящему большой, вам приходится решать, организовывать ее деятельность по функциям (например, продажи, программирование, маркетинг, менеджмент) или по задачам – самодостаточным производственным подразделениям, способным выполнять весь комплекс функций.
Вам необходимо выбрать меньшее из зол. Подумайте об организационной структуре как об архитектуре коммуникации для вашей компании. Если вы хотите, чтобы люди взаимодействовали, то лучший способ этого добиться – подчинить их одному менеджеру. Чем дальше сотрудники находятся от центра организационной структуры, тем меньше они взаимодействуют между собой. Кроме того, организационная структура определяет, каким образом компания будет взаимодействовать с внешним миром. Например, вы хотите организовать ваших агентов по сбыту в команды в зависимости от продукта, чтобы интенсифицировать взаимодействие агентов, занимающихся одним и тем же продуктом, а также повысить компетентность агентов в вопросах, касающихся продукта. Но в этом случае пострадают потребители, которые делают сложные заказы на несколько видов продукта, поскольку теперь им придется иметь дело с несколькими агентами.
С учетом всего вышеизложенного можно выделить несколько базовых этапов формирования организационной структуры.
1. Определите, какие подразделения компании должны взаимодействовать. Для начала запишите на лист бумаги наиболее ценные знания и их потенциальных обладателей. Например, знание архитектуры программного продукта необходимо программистам, менеджерам по контролю качества, менеджерам продукта, специалистам отдела маркетинга и сбыта.
2. Определите, какие решения необходимо принять. Определите круг решений, которые требуется принимать регулярно: выявление потребительских свойств, решения по архитектуре продукта, процедуры технической поддержки потребителей и т. п. Какой должна быть организационная структура, чтобы максимальное количество регулярных решений попадало в сферу деятельности назначенного менеджера?
3. Определите приоритеты наиболее важных процедур в области коммуникации и принятия решений. Что более важно для менеджеров продукта: знать архитектуру продукта или особенности рынка? Действительно ли программистам важнее понимать потребителей, чем разбираться в архитектуре продукта? Учтите, что эти приоритеты должны определяться с учетом текущих условий. Если ситуация меняется, то их следует пересмотреть.
4. Определите, кто будет руководить каждой группой сотрудников. Заметьте, что это лишь четвертый этап, а не первый. Вы хотите оптимизировать деятельность компании для людей – для тех людей, которые непосредственно заняты выполнением работы, – а не для менеджеров. Большинство крупных ошибок в организационной структуре происходит, когда в первую очередь принимаются во внимание индивидуальные амбиции менеджеров, находящихся на вершине организационной пирамиды, в ущерб потребностям в коммуникации рядовых сотрудников. Реализация четвертого этапа, возможно, разочарует ваших менеджеров, но они сумеют это пережить.
5. Определите линии коммуникаций, которые вы не будете оптимизировать. Это не менее важно, чем выявление тех линий, которые вы будете оптимизировать. Если вы станете полностью игнорировать линии, не подлежащие оптимизации, то рано или поздно это приведет к негативным последствиям.
6. Разработайте план по предупреждению негативных последствий пятого этапа. Если определено, что именно вызывает негативные последствия, то можно прогнозировать, какие бизнес-процессы потребуется создать, чтобы нивелировать негативные последствия оптимизации.
Эти шесть этапов помогут вам достигнуть существенных результатов. Рассматривая вопросы совершенствования организационной структуры, следует учесть различные компромиссы, как, например, темпы или затраты, варианты проведения организационных преобразований, а также сроки их проведения.
Как разработать организационную структуру | Малый бизнес
Тара Дугган Обновлено 6 февраля 2019 г.
Разработка организационной структуры включает определение структуры, вокруг которой работает ваш бизнес. Определяя, как работает организация, вы более эффективно выбираете лидеров и принимаете эффективные решения. Четко установленная структура помогает сотрудникам разрешать споры и работать вместе для достижения стратегических целей.
Составьте план вашего корпоративного управления
Определите, какой тип управления вам нужен для принятия решений.Определите роли в вашей организации. Обычно первоначальный руководящий комитет составляет бизнес-план, получает финансирование и разрабатывает первые предложения. Найдите лидера, который будет координировать, вдохновлять и поддерживать работу.
Определите совет директоров для координации деятельности, установления контактов, взаимодействия с другими лидерами отрасли и расчистки пути для организации для достижения своих целей. Небольшие группы, как правило, требуют менее формальной структуры. По мере роста организации необходимость явного отображения иерархии в организационной диаграмме помогает каждому понять, кто принимает решения.Формальные структуры, как правило, помогают членам организации действовать быстрее.
Установите правила работы
Установите правила, указав, как формальные и неформальные группы действуют в организации. Например, комитеты обычно используют Правила регламента Роберта для проведения собраний. Правила составляют культуру организации.
Документируя рабочие процедуры, вы можете свести к минимуму недопонимание и путаницу, особенно если вы работаете в среде с разнообразными культурными особенностями.Группам, сформированным для решения единственной проблемы, может не потребоваться формальная структура, но крупным сложным организациям обычно нужны четкие правила и полномочия.
Распределите работу
Создайте рабочие группы и комитеты действий для выполнения работ. Эти люди вносят конкретные изменения в политику и практику для достижения своих целей. Определите условия, при которых временный комитет поддержки или группа добровольцев реагируют на потребности организации. Найдите другие организации, пытающиеся решить те же проблемы, и извлеките уроки из их опыта.По мере того, как вы узнаете больше, поделитесь своим опытом.
Разрешите изменения с течением времени
Развивайте свою организационную структуру с течением времени. По мере роста вашей организации разделите свои функции на подразделения, которые позволят ее членам производить продукты и услуги. Добавьте руководство подразделения для управления функциями, необходимыми для оптимизации конкретных потребностей этого конкретного подразделения. Например, по мере роста вашей организации создание функции обучения для каждого подразделения гарантирует, что члены каждого подразделения получат организационное обучение и руководство для конкретных ролей.
Упростите общение между подразделениями
Другие подразделения обычно специализируются на разработке продуктового маркетинга, маркетинге и географических продажах. Избегайте проблем со связью, поддерживая стратегию матричного управления, в которой участники несут ответственность за успех подразделения и функциональный успех. Уменьшите проблемы со связью за счет децентрализации власти. Распределяя процесс принятия решений по всей организации, менеджеры нижнего уровня принимают решения быстрее и становятся более мотивированными и ответственными.
Как создать организационную структуру для малого бизнеса
Вам нужна организационная структура для малого бизнеса? До того, как в SoYoung появилась диаграмма подотчетности, роли были настолько расплывчаты, что важные задачи часто не выполнялись, что приводило к панике в последнюю минуту. Но как только у нас появилась письменная организационная структура, мы увидели огромный рост нашей общей эффективности. Хотя предстоит еще многое сделать, теперь у каждого из нас есть четкий набор приоритетов, которые помогают нам оставаться сосредоточенными, продуктивными и подотчетными.
Вот пошаговое руководство по созданию организационной структуры для малого бизнеса вместе с примером диаграммы подотчетности SoYoung:
Шаг 1. Создайте отделы, начав с трех общих для каждого бизнеса элементов:Откройте новый документ PowerPoint, презентацию или документ с чертежом Google — все, что позволит вам создать простой макет. Вы даже можете использовать ручку и бумагу для начала. Нарисуйте 3 коробки с 3 основными функциями каждого бизнеса:
- Продажи и маркетинг — каждый бизнес должен генерировать продажи
- Операции — каждый бизнес должен выполнять обещания, которые он дает клиентам, предоставляя продукты или услуги
- Финансы и администраторы — каждый бизнес должен отслеживать свои финансы и обеспечивать поддержание своей инфраструктуры.
Под каждым отделом перечислите конкретные роли, которые необходимо выполнять в вашем бизнесе. Вот краткий список некоторых из наиболее распространенных ролей, которые вы можете адаптировать к структуре вашей компании:
Продажи и маркетинг
- Обслуживание веб-сайта
- Интернет-маркетинг
- PR
- Ведущее поколение
- Управление возможностями
- Управление счетом
Операции
- Производство
- Служба поддержки клиентов
- Отгрузка и исполнение
- Разработка продукта
Финансовый и административный
- Бухгалтерский учет
- Бухгалтерский учет
- Управление делами
- IT
- HR
- Финансирование
Напишите одно имя рядом с каждым из квадратов в организационной диаграмме. Поскольку каждый из вас будет выполнять множество титулов, полезно также быть конкретным, добавив под заголовком несколько обязанностей высокого уровня.
Шаг 4: Определите структуру высшего руководстваКогда в организации 2 лидера, в идеале они должны иметь взаимодополняющие типы личности:
- Креативный мыслитель — эта личность несет массу энергии и новаторских идей.Они часто хороши в отношениях и могут иметь большую личность, но, как правило, слабее в завершении.
- Организационный мыслитель — эта личность имеет тенденцию быть хорошо организованной и сильной в системном мышлении. Возможно, они не так сильны в обнаружении возможностей, но как только направление определено, именно они будут гарантировать, что все будет сделано правильно.
Я собираюсь представить здесь потенциально спорную идею, поэтому, пожалуйста, выслушайте меня. Хотя вы можете ценить идею равенства в вашем партнерстве, я настоятельно рекомендую дать одному человеку последнее слово , чтобы избежать организационного тупика.В случае равноправного партнерства этот человек всегда должен быть организационным мыслителем.
Почему? Потому что вы можете вести бизнес без творческого мышления, но не можете вести бизнес без организационного мыслителя. В конце концов, посредственная идея, которая хорошо реализована, превзойдет блестящую идею, которая плохо реализована.
Если у вас есть серьезные вопросы о том, какую роль будет играть каждый партнер, это может указывать на более серьезные проблемы в партнерстве.Вот почему лучше начать этот разговор на раннем этапе, чтобы избежать больших ошибок в будущем, когда на карту поставлено большее.
Пример: организационная структура SoYoungСм. Схему отчетности SoYoung
В SoYoung в настоящее время четыре сотрудника, занятых полный рабочий день, и один администратор, занятый неполный рабочий день. У нас также есть множество поставщиков и подрядчиков, с которыми мы работаем в таких областях, как разработка продуктов и бухгалтерский учет.
Из нашей организационной структуры видно, что Кэтрин — Integrator ( Organizational Thinker ), а я Visionary ( Creative Thinker ), что соответствует нашим личностям.Вы заметите, что мы также добавили отдел разработки продуктов на верхнем уровне нашей организации. Изначально он находился в стадии эксплуатации, но решили, что хотим придать ему большее значение, переместив его на один уровень вверх на графике.
Вывод:Создание диаграммы подотчетности состоит из 4 шагов
- Начните с трех элементов, общих для каждого бизнеса, чтобы создать свои отделы: Продажи и маркетинг, Операции, Финансы и Администрация
- Сгруппируйте роли, характерные для вашего бизнеса, по трем отделам
- Назначьте человека на каждую роль
- Определите структуру исполнительного руководства
Создание организационной структуры для малого бизнеса — одна из первых вещей, на которую вы должны обратить внимание при планировании своего предприятия.Помимо создания четких ролей и обязанностей, структура подотчетности является ценным инструментом стратегического планирования, позволяющим выявлять текущие пробелы и планировать следующий прием на работу, чтобы вы могли сосредоточиться на том, где вы приносите наибольшую пользу.
У вас есть вопросы или поделиться опытом по созданию организационной структуры для малого бизнеса? Оставляйте их в комментариях, и я напишу ответ!
Как создать организационную схему бизнеса
Независимо от того, только вы начинаете или занимаетесь бизнесом какое-то время, создание и поддержка организационной схемы бизнеса может быть чрезвычайно полезным способом проиллюстрировать, как работает ваша компания, а также может быть использована чтобы показать, как вы собираетесь расти и меняться в будущем.
Что такое организационная структура малого бизнеса? Организационная диаграмма бизнеса, иногда также называемая «организационной диаграммой бизнеса», представляет собой визуальное представление структуры вашего бизнеса: она описывает роль каждого сотрудника и поясняет, кто кому подчиняется в вашей компании. Во многих случаях разработка и обновление этой диаграммы входит в компетенцию отдела кадров вашего малого бизнеса, но если у вас в настоящее время нет отдельного отдела кадров (или даже если у вас есть), стоит понять, как эти таблицы работают и как создать его.
Таким образом, в этом руководстве мы объясним, как именно создать организационную диаграмму бизнеса за четыре простых шага, обсуждая различные типы диаграмм, из которых вы можете выбирать, а также различные цели, которые следует учитывать при создании организационной диаграммы. для вашей компании.
Как создать организационную диаграмму бизнеса
Несмотря на то, что рассмотрение примеров организационной диаграммы бизнеса может быть утомительным, создание одной из этих диаграмм для вашей компании можно разбить на четыре простых шага.Выполняя этот процесс поэтапно, вы сможете решить, какой тип диаграммы лучше всего подходит для вашего бизнеса, и, в конечном итоге, разработать таблицу (как и многие другие ваши рабочие документы), которые можно использовать на протяжении всего жизненного цикла вашего бизнеса. бизнес. Имея это в виду, приступим:
Шаг 1. Решите, как структурировать организационную диаграмму вашего бизнеса.
Первым шагом в создании организационной диаграммы для вашего бизнеса является решение, какой тип диаграммы вы хотите использовать.Как правило, можно рассмотреть четыре популярных дизайна, и вы захотите выбрать тот, который лучше всего соответствует потребностям вашего бизнеса.
Иерархическая организационная схема бизнеса
Для начала иерархическая диаграмма начинается с вершины бизнеса и движется вниз по цепочке команд (как вы можете видеть ниже). Вертикальная линия между людьми указывает на то, что сотрудник наверху непосредственно контролирует сотрудника внизу. Иерархии также показывают боковые отношения, когда два человека находятся на равных в рамках бизнес-структуры, но все же могут сотрудничать или разделять обязанности — в этих диаграммах используются горизонтальные линии для соединения боковых сотрудников.Организационная диаграмма бизнеса здесь показывает структуру компании, начиная с генерального директора и заканчивая остальной частью компании.
Ниже вы можете увидеть другой пример, похожий по структуре, но в графическом формате, который включает изображения:
В целом, большинство малых предприятий используют иерархическую организационную диаграмму, потому что это самый простой вариант. При этом вы можете использовать этот тип бизнес-организационной диаграммы, даже если вам нужно указать только несколько имен — по мере роста вашего бизнеса легко добавлять новых сотрудников.
Функциональная организационная схема бизнеса
Затем вы можете рассмотреть функциональную организационную схему бизнеса, если ваша компания достаточно велика, чтобы разделить сотрудников на отделы. На диаграмме этого типа показаны главы каждого отдела и все лица, которые им подчиняются. Функциональная диаграмма не полностью отличается от иерархической диаграммы, но она имеет несколько иной акцент в зависимости от разных отделов.
В приведенном ниже примере каждое поле содержит фиктивный текст, но вот что мы рекомендуем указать для каждого отдельного человека.Вы можете использовать эту же информацию во всех диаграммах организаций малого бизнеса:
Имя сотрудника (оставьте поле пустым, если вакансия открыта)
Отдел (продажи, маркетинг, бухгалтерский учет, операции и т. Д.)
Должность или должность (торговый представитель, руководитель, менеджер по работе с клиентами)
Описание обязанностей (достаточно одной или двух коротких фраз)
Местоположение (если у вас более одного офиса)
Контактная информация (физический адрес, номер телефона или добавочный номер, рабочий номер мобильного телефона, рабочий адрес электронной почты)
Фотография (чтобы легко узнавать друг друга)
Как видите, хотя функциональная организационная структура малого бизнеса довольно похожа Что касается иерархического варианта, эта диаграмма может быть полезна для различения отделов, что дает более полное представление о том, как ваша компания функционирует определенным образом.
Матричная организационная структура бизнеса
Третий вариант, называемый матричной или кросс-функциональной организационной структурой бизнеса, полезен, если работники отчитываются перед несколькими руководителями. Как и иерархические графики, матричные организационные диаграммы иллюстрируют непосредственные супервизионные отношения между сотрудниками, но они также показывают руководителя проекта, команду или отдел, которым подчиняется сотрудник. Как вы можете видеть в приведенном ниже примере, сплошные линии еще раз указывают на то, что человек является основным менеджером человека, находящегося под ним.Пунктирные линии демонстрируют менее прямую, но, тем не менее, важную связь с отчетностью.
Источник: PMI.org
Как видно из этой организационной диаграммы Института управления проектами, матричная организационная диаграмма малого бизнеса часто используется компаниями, в которых менеджеры проектов работают в разных командах. Точно так же вы можете обнаружить, что продуктовые, исследовательские и инженерные компании с большей вероятностью будут использовать этот тип диаграммы для иллюстрации своей бизнес-структуры.
Круговая организационная диаграмма бизнеса
Наконец, последний вариант, который следует рассмотреть, — это круговая бизнес-организационная диаграмма. Круговая диаграмма становится все более популярной, особенно среди начинающих малых предприятий, которые хотят отказаться от традиционной бизнес-иерархии. Идея этих графиков (показанных ниже) заключается в том, что все команды — и сотрудники, которые их составляют, — играют одинаково важную роль в компании.
Еще раз, хотя в этом примере показан фиктивный текст, вы можете увидеть, как вы заполните диаграмму на основе информации о вашей компании.Каждый отдел представляет собой спицу в колесе, и сотрудники внутри него перечислены в каждом разделе. Как мы обсуждали выше, вы должны ввести важную информацию для каждого сотрудника — имя, должность, краткое описание, контактную информацию и т. Д.
В конечном счете, этот первый шаг может занять время — вы захотите рассмотреть свой бизнес в том виде, в каком он существует. сейчас и как вы хотите, чтобы она росла — таким образом вы сможете определить, какой из этих четырех вариантов организационной диаграммы лучше всего подойдет для иллюстрации структуры вашей компании.
Шаг 2. Соберите информацию о сотрудниках и распределите данные по категориям.
Теперь, когда вы определились с типом организационной схемы бизнеса, которую вы будете использовать, остальная часть разработки вашей диаграммы будет довольно простой.
Поэтому для вашего следующего шага вам нужно будет составить список всех сотрудников вашей компании и включить соответствующую информацию о них, о которой мы упоминали выше.
Если вы выбрали иерархическую диаграмму, вы разместите каждого человека в соответствующем порядке в списке.Владелец бизнеса занимает первый уровень, любой, кто подчиняется непосредственно ему, принадлежит ко второму уровню, и диаграмма прогрессирует оттуда. Если вы выбрали функциональную или круговую диаграмму, вы организуете свой список по каждому отделу, как показано в примерах, которые мы объяснили выше. Наконец, если вы выбрали матричную организационную структуру для малого бизнеса, обязательно отметьте все отношения с надзорными органами.
Шаг 3. Решите, как вы будете заполнять организационную структуру своего бизнеса.
После того, как вы собрали всю информацию, необходимую для ваших сотрудников, и распределили ее по категориям на основе выбранного вами типа диаграммы, вы захотите определить, как вы собираетесь заполнить свою диаграмму.Как вы видели в наших примерах выше, есть изображения и шаблоны организационных диаграмм для малого бизнеса, которые вы можете загрузить и отредактировать с помощью программного обеспечения, такого как Adobe Photoshop.
С другой стороны, вы можете создать организационную диаграмму своего бизнеса в простой и надежной программе, которой вы, возможно, уже владеете, например Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint или Word) или Google Таблицы. У вас также есть возможность приобрести шаблон у такого поставщика, как SmartDraw или Lucidchart. Однако, чтобы получить максимальную отдачу от своих инвестиций, вы можете подумать о приобретении программного обеспечения для управления персоналом или расчета заработной платы, которое включает эту функцию (среди других функций).Например, комплексная платформа Gusto позволяет создавать организационные диаграммы в их системе, а также управлять основными задачами по расчету заработной платы и кадрам.
Хотя технически вы можете составить диаграмму своей организации малого бизнеса вручную, если вы используете онлайн-шаблон или программное обеспечение, вы можете легко изменять диаграмму по мере расширения вашего бизнеса и смены персонала.
Пример бизнес-организационной схемы в программе Gusto. Источник: Gusto
Шаг 4. Заполните организационную схему своего бизнеса и сохраните ее.
Наконец, как только вы выберете способ заполнения организационной диаграммы, вы будете готовы фактически заполнить ее.
С собранными вами данными вы заполните каждое поле или ветвь диаграммы, которую вы выбрали. Еще раз, если ваша диаграмма иерархическая, вы начнете с владельца или генерального директора компании наверху. Затем вы создадите поле под владельцем для каждого человека, который является непосредственным докладчиком, и проведете сплошную вертикальную линию вниз от владельца к каждому из этих подчиненных.Вы продолжите этот процесс для каждого уровня в цепочке командования компании и будете двигаться вниз по служебной лестнице, пока не разместите на диаграмме каждого сотрудника.
Если ваш график представляет собой функциональный дизайн, вы заполните основные поля информацией о главе каждого отдела, а остальные — информацией о каждом человеке, которым они напрямую управляют. Вы выполните ту же процедуру с матричной диаграммой — с этой диаграммой, однако, не забудьте включить дополнительных менеджеров сбоку от каждого отдела и провести пунктирные линии (или какое-либо другое различие) между полями, чтобы обозначить этих дополнительных надзорных органов. отношения.
Наконец, с помощью круговой диаграммы вы добавите информацию о сотрудниках и обязанностях каждого отдела в соответствующий сектор круговой диаграммы, и ваша диаграмма будет завершена.
После того, как вы заполнили свою организационную схему для малого бизнеса, вы захотите сохранить ее в безопасном месте, если вы не используете программное обеспечение HR или другую программу, которая позволяет вам сохранять ее в этой системе. Вы захотите держать свою организационную схему под рукой, чтобы обновлять ее по мере роста и изменений вашего бизнеса.
Наряду с этим также полезно хранить копию своей организационной диаграммы на общем сервере компании, диске или портале сотрудников, чтобы все в вашей компании могли ее видеть (но не изменять) — таким образом, все в вашей организация может понять, как устроена компания, и при необходимости вернуться к диаграмме.
Шаблоны организационных диаграмм для малого бизнеса
Если вы не готовы инвестировать в программную платформу для построения диаграммы, вам может быть интересно изучить различные шаблоны организационных диаграмм для малого бизнеса. Как мы уже упоминали, существуют хорошо известные решения, такие как Microsoft Office, которые предлагают шаблоны организационных диаграмм, которые вы можете загрузить и использовать в своем бизнесе. Давайте рассмотрим несколько примеров:
Microsoft Office: в разделе шаблонов на веб-сайте Office вы можете найти различные бесплатные шаблоны бизнес-организационных диаграмм, которые вы можете бесплатно скачать и настроить в PowerPoint, Word или Excel.Для варианта простой иерархической диаграммы вы можете начать с этой «Минимальной организационной диаграммы».
24Slides: Среди других вариантов бизнес-шаблонов 24Slides предлагает бесплатные шаблоны организационных диаграмм для малого бизнеса, которые вы можете копировать и редактировать в Google Slides. Они также предлагают эти шаблоны в различных типах, включая классическую иерархическую диаграмму, а также круговую диаграмму.
Canva: платформа для редактирования изображений и графики Canva позволяет создавать и настраивать собственную организационную схему бизнеса (бесплатно, вам просто нужно создать учетную запись) с помощью их системы.
Vizzlo: Хотя Vizzlo действительно предлагает платные планы, с их бесплатной версией вы можете получить доступ к более чем 100 различным типам диаграмм, включая шаблоны организаций малого бизнеса. Кроме того, у вас есть возможность отредактировать свой шаблон в Vizzlo или создать диаграмму прямо в PowerPoint или Google Slides, используя интеграцию с Vizzlo.
Конечно, это лишь несколько вариантов — есть множество дополнительных шаблонов и примеров, которые вы можете найти, выполнив поиск и просмотрев онлайн.
Преимущества бизнес-организационной диаграммы
Как мы показали в нашем четырехэтапном руководстве, создание бизнес-организационной диаграммы может быть довольно простым и простым процессом. Однако, если вы только начинаете или у вас нет специального сотрудника или отдела для разработки этого графика, вам может быть интересно, действительно ли вам нужна организационная диаграмма. В конечном итоге решение остается за вами, но с этой целью стоит выделить некоторые преимущества одной из этих диаграмм и почему они могут быть так полезны для вашего малого бизнеса.
Уточнение структуры управления
Если вы только начинаете свой бизнес, процесс, необходимый для построения организационной структуры бизнеса, заставляет вас официально распределить задачи и конкретизировать роли каждого человека и цели каждого отдела на вашем предприятии. Это позволит избежать путаницы по мере роста вашего бизнеса. Конечно, вы всегда можете реструктурировать организационную структуру своего бизнеса в будущем, однако, если вы заранее обрисуете ожидания для каждой должности, вы уже на шаг впереди в предпринимательском процессе.
С другой стороны, если ваша компания более устоявшаяся, организационная структура помогает как новым, так и существующим сотрудникам понять, где они вписываются в структуру компании, что проясняет любые вопросы, касающиеся цепочки подчинения. Такая прозрачность экономит время и повышает эффективность, поскольку сотрудники могут проконсультироваться с вашей организационной структурой и точно определить, с кем говорить, когда они столкнутся с той или иной проблемой. Кроме того, если организационная структура вашего бизнеса хорошо структурирована, ваши сотрудники уже будут знать не только имя человека, с которым нужно проконсультироваться, но и то, какую должность они занимают и какие обязанности контролируют.
Повышение операционной эффективности
Еще одно преимущество создания и поддержки организационной структуры малого бизнеса состоит в том, что, делая это, вы можете изучить текущую структуру своей компании и найти потенциальные способы ее улучшения. Отвечают ли одни сотрудники за слишком много задач, а другие — за слишком мало? Есть ли ненужное дублирование между отдельными работниками? Есть ли какие-то обязанности, которые не выдерживают критики? Следует ли вам реорганизоваться для удовлетворения этих потребностей, нанять дополнительных сотрудников или, возможно, даже передать эти задания на аутсорсинг? Вы можете обнаружить, что сможете лучше использовать уже имеющихся сотрудников и тем самым повысить производительность.
Организационная структура бизнеса также может улучшить межфункциональную коммуникацию в рамках всего бизнеса, что приведет к более эффективному управлению проектами. Когда структура отчетности ясна, и каждый знает, к кому и о чем говорить, легче выполнять задачи, в которых задействовано несколько сотрудников или групп.
Продемонстрируйте текущий успех
Даже если вы думаете, что вашему бизнесу не выгодна организационная структура, вы можете обнаружить, что потенциальные кредиторы захотят увидеть ее, когда вы подаете заявку на финансирование.Как и в случае с бизнес-планом, банки, учреждения, такие как SBA, и потенциальные инвесторы хотят быть уверенными в том, что вы тщательно продумали структуру своего бизнеса, поскольку такая подготовка часто является показателем будущего успеха.
Как финансовые специалисты, они также захотят убедиться, что выбранный вами метод организации бизнеса будет успешным, чтобы вы могли вовремя погасить свой потенциальный бизнес-кредит.
Облегчите планирование на будущее
Наконец, организационная схема малого бизнеса может помочь вам подготовиться к развитию и расширению вашего бизнеса.В этом ключе мы бы порекомендовали вам создать две версии вашей организационной диаграммы: одну, которая отражает текущую структуру вашей компании, а другую — ваши цели роста. Вы можете даже рассмотреть дополнительные диаграммы, которые показывают, как вы можете реорганизовать, если произойдут неожиданные изменения, такие как сокращение финансирования или внезапный уход ключевого сотрудника.
В вашей второй организационной структуре бизнеса, конечно же, будет много пустых мест — место для всех должностей, которые вы хотели бы заполнить в будущем для реализации стратегии роста вашего бизнеса.Таким образом, вы можете использовать свою диаграмму, чтобы найти возможные дыры в вашем текущем персонале, и у вас будет встроенная дорожная карта для будущего найма.
Итоги
В конце концов, выделение времени на планирование и создание бизнес-организационной диаграммы может быть чрезвычайно выгодным для вашего малого бизнеса — сейчас и в будущем. Независимо от того, разрабатываете ли вы эту схему самостоятельно или работаете над этим со своей командой, вы можете выполнить четыре простых шага, чтобы завершить процесс относительно быстро и легко.
Plus, если вы уже используете программное обеспечение для расчета заработной платы или HR, вы можете проверить, есть ли в вашей платформе конструктор организационных диаграмм. Если это не так, вы можете решить использовать один из шаблонов, которые мы обсуждали здесь. С другой стороны, если у вас нет программного обеспечения для управления персоналом или расчета заработной платы, вы можете рассмотреть возможность изучения некоторых из лучших вариантов — Gusto, Zenefits и т. Д. — поскольку любое из этих решений не только позволит вам создать небольшой бизнес-организационная диаграмма, но также поможет вам эффективно и эффективно выполнять важную часть вашей повседневной деятельности.
Эта статья изначально была опубликована на JustBusiness, дочерней компании NerdWallet.
9.3 Создание организационной структуры — Освоение стратегического управления
Цели обучения
- Знать и уметь различать четыре типа организационной структуры.
- Поймите, почему может потребоваться изменение структуры.
В большинстве фирм руководители полагаются на вертикальные и горизонтальные связи для создания структуры, которая, как они надеются, будет соответствовать потребностям стратегии их фирмы.Руководителям доступны четыре типа структур: (1) простая, (2) функциональная, (3) многоотраслевая и (4) матричная (Таблица 9.3 «Общие организационные структуры»). Однако, как снежинки, нет двух абсолютно одинаковых организационных структур. При создании структуры своей фирмы руководители выбирают один из этих типов и адаптируют его к уникальным обстоятельствам фирмы. При этом руководители должны понимать, что выбор структуры повлияет на стратегию их фирмы в будущем.Созданная структура ограничивает будущие стратегические шаги. Например, если структура фирмы предназначена для максимального повышения эффективности, ей может не хватать гибкости, необходимой для быстрого реагирования на использование новых возможностей.
Таблица 9.3 Общие организационные структуры
Руководители полагаются на вертикальные и горизонтальные связи для создания структуры, которая, как они надеются, будет соответствовать потребностям фирмы. Хотя нет двух абсолютно одинаковых организационных структур, руководителям доступны четыре основных типа структур: простые функциональные, многоотраслевые и матричные.
| Простая структура | Простые структуры не полагаются на формальные системы разделения труда, и организационные схемы обычно не нужны. Если фирма является индивидуальным предпринимателем, один человек выполняет все задачи, которые необходимо выполнить организации. Следовательно, такая структура характерна для многих малых предприятий. |
| Функциональная структура | В рамках функциональной структуры сотрудники делятся на отделы, каждый из которых занимается деятельностью, связанной с функциональной областью бизнеса, такой как маркетинг, производство, человеческие ресурсы, информационные технологии и обслуживание клиентов. |
| Многопрофильная структура | В структуре этого типа сотрудники делятся на отделы в зависимости от продуктовых областей и / или географических регионов. General Electric, например, имеет шесть продуктовых подразделений: энергетика, капитал, решения для дома и бизнеса, здравоохранение, авиация и транспорт. |
| Матричная структура | Фирмы, которые участвуют в проектах ограниченной продолжительности, часто используют матричную структуру, в которой сотрудников можно объединить в разные команды для максимизации творчества и потока идей.Как пародируется в переезде Office Space , эта структура распространена в высокотехнологичных и инженерных компаниях. |
Простая структура
Многие организации начинают с простой структуры. В такой структуре организационная схема обычно не требуется. Простые структуры не полагаются на формальные системы разделения труда (Таблица 9.4 «Простая структура»). Если фирма является индивидуальным предпринимателем, один человек выполняет все задачи, которые необходимо выполнить организации.Например, в сериале Симпсоны владелец бара Мо Шислак и парень из комиксов заняты всеми аспектами своего бизнеса.
Таблица 9.4 Простая структура
Большинство малых предприятий начинаются с простой структуры, в которой один человек или небольшая группа людей разделяют задачи, необходимые для достижения целей компании, с относительно небольшим формализованным разделением труда. Мы проиллюстрируем ряд предприятий, которые обычно полагаются на простую структуру ниже.
| Вам нужно несколько долларов, чтобы помочь вам? Вы можете заложить свою коллекцию редких монет. Простая структура ломбарда означает, что один и тот же человек ценит ваши монеты, решает, сколько денег вы можете занять, и оформляет ваши документы. | Реалити-шоу Miami Ink демонстрирует, как простая структура тату-салона управляет множеством красочных мастеров-татуировщиков, создающих боди-арт для своих покровителей. |
| Архитекторы часто также выступают в качестве маркетологов и бухгалтеров при составлении планов малого бизнеса. | Владельцы магазинов приманок, как правило, не лезут глубоко в свои карманы, чтобы платить за дополнительный персонал, так как многие из них обслуживаются собственниками. |
| Когда химчистка находится в семейной собственности, все члены семьи по мере необходимости прибегают к стирке одежды и обслуживают клиентов. | Существует гибкость в управлении многими студиями йоги, учитывая часто применяемый непринужденный стиль управления. |
Продавцы инструментов могут создавать красивую музыку, но они редко создают сложные организационные структуры. | «Bridezillas» представляют собой профессиональную опасность для свадебных магазинов, но эти магазины, как правило, могут избежать сложности, связанной с другими организационными структурами. |
Есть веская причина, по которой большинство индивидуальных предпринимателей не утруждают себя созданием официальных организационных схем.
Если компания состоит из более чем одного человека, задачи, как правило, распределяются между ними неформальным образом, а не каждый человек, развивающий узкую область специализации.Например, в семейном ресторане или отеле типа «постель и завтрак» каждый человек должен по мере необходимости вносить свой вклад в выполнение таких задач, как уборка туалетов, приготовление еды и обслуживание гостей (надеюсь, не в таком порядке). Между тем принятие стратегических решений в простой структуре имеет тенденцию быть высоко централизованным. Ведь зачастую все важные решения принимает собственник фирмы. Поскольку в простой структуре мало внимания уделяется иерархии, организации, использующие этот тип структуры, как правило, имеют очень мало правил и положений.Процесс оценки и вознаграждения сотрудников также имеет тенденцию быть неформальным.
Неформальность простых структур создает как преимущества, так и недостатки. С другой стороны, гибкость, обеспечиваемая простыми структурами, поощряет творческий подход и индивидуализм сотрудников. Неформальность также имеет потенциальные негативные аспекты. Важные задачи могут быть проигнорированы, если ни один человек не назначен ответственным за них. Отсутствие четких указаний со стороны высшего руководства организации может запутать сотрудников, подорвать их мотивацию и сделать их неудовлетворенными своей работой.Таким образом, полагаясь на простую структуру, владелец фирмы должен часто и открыто общаться с сотрудниками.
Функциональная структура
По мере роста небольшой организации лицо, отвечающее за нее, часто обнаруживает, что простая структура уже не соответствует потребностям организации. По мере роста организации становятся более сложными, и это может потребовать более формального разделения труда и сильного упора на иерархию и вертикальные связи. Во многих случаях эти фирмы переходят от простой структуры к функциональной.
Таблица 9.5 Функциональная структура
Функциональные структуры основаны на разделении труда, при котором группы людей выполняют действия, связанные с определенной функцией всего бизнеса. Мы проиллюстрируем функциональные структуры в действии в двух типах организаций, которые их обычно используют.
| Функции продуктового магазина | Спа-функции |
| Продавцы продуктовых магазинов часто работают по ночам, чтобы полки оставались заполненными в течение дня. | Некоторые сотрудники спа-салона делают маникюр на ногтях, этой практике уже более четырех тысяч лет. Многие также предоставляют педикюр — услугу, популярность которой за последнее десятилетие почти удвоилась. |
| Специализированная подготовка фармацевтов позволяет им получать зарплату, которая может превышать 50 долларов в час. | По сравнению с другими функциями спа, от оператора солярия требуется небольшая подготовка, хотя способность определять время может помочь. |
| Пекари встают рано, чтобы дать покупателям хлеб насущный. | Почти каждый может купить дробовик или стать родителем ребенка без какой-либо подготовки, но в каждом штате требуется лицензия, чтобы стричь волосы. |
| Для упаковки продуктов в пакеты требуется дружелюбный характер, а также понимание того, что яйца не должны падать на дно. | Маски из огурца обычно наносятся специалистом по уходу за кожей, прошедшим профессиональную программу обучения. |
| Людям, работающим в кассах, следует доверять в обращении с наличными деньгами. | Лицензия, требуемая от массажистов во многих штатах, гарантирует, что посещение спа-салонов закончится успешно. |
Создание продуктового, гастрономического и мясного отделов обеспечивает эффективный способ разделить продуктовый магазин как физически, так и функционально. |
В рамках функциональной структуры сотрудники делятся на отделы, каждый из которых занимается деятельностью, связанной с функциональной областью бизнеса, такой как маркетинг, производство, человеческие ресурсы, информационные технологии и обслуживание клиентов (Таблица 9.5 «Функциональная структура»).Каждую из этих пяти областей будет возглавлять менеджер, который координирует все действия, связанные с ее функциональной областью. Например, каждый в компании, которая занимается маркетингом продуктов компании, будет подчиняться менеджеру отдела маркетинга. Менеджеры по маркетингу и менеджеры, отвечающие за остальные четыре направления, по очереди будут подчиняться главному исполнительному директору.
Пример функциональной структуры
Использование функциональной структуры создает преимущества и недостатки.Важным преимуществом принятия функциональной структуры является то, что каждый человек имеет тенденцию узнавать много нового о своей конкретной функции. Будучи помещенным в отдел, полностью состоящий из профессионалов в области маркетинга, человек имеет прекрасную возможность стать экспертом в области маркетинга. Таким образом, функциональная структура имеет тенденцию создавать высококвалифицированных специалистов. Во-вторых, объединение всех, кто выполняет определенную функцию, в один отдел, как правило, позволяет снизить затраты и повысить эффективность. Кроме того, поскольку все люди в определенном отделе проходят одинаковую подготовку, они, как правило, ладят друг с другом.Другими словами, конфликты внутри ведомств относительно редки.
Использование функциональной структуры также имеет существенный недостаток: выполнение стратегических изменений может быть очень медленным по сравнению с другими структурами. Предположим, например, что издатель учебника решает ввести новую форму учебника, включающую фотографии «поцарапай и понюхай», которые позволят учащимся вдыхать запах различных продуктов в дополнение к чтению о них. Если издатель полагается на простую структуру, руководитель фирмы может просто назначить кого-нибудь для сопровождения этого уникального нового продукта на всех этапах процесса публикации.
Однако, если издательство организовано с использованием функциональной структуры, каждый отдел в организации должен будет принимать непосредственное участие в создании новых учебников. Поскольку новый продукт выходит за рамки рутинной работы каждого отдела, он может затеряться в пресловутой перетасовке. И, к сожалению для авторов книг, процесс публикации будет остановлен, если функциональная область не выполняет свои обязанности своевременно. В более общем плане, поскольку функциональные структуры медленно осуществляют изменения, они, как правило, лучше всего подходят для организаций, предлагающих узкие и стабильные продуктовые линейки.
Конкретные функциональные отделы, отображаемые на организационной диаграмме, различаются в разных организациях, использующих функциональные структуры. В примере, предложенном ранее в этом разделе, фирма была разделена на пять функциональных областей: (1) маркетинг, (2) производство, (3) человеческие ресурсы, (4) информационные технологии и (5) обслуживание клиентов. В телешоу The Office другой подход к функциональной структуре используется в Скрэнтоне, штат Пенсильвания, в филиале Dunder Mifflin.По состоянию на 2009 год филиал был разделен на шесть функциональных областей: (1) продажи, (2) склад, (3) контроль качества, (4) обслуживание клиентов, (5) человеческие ресурсы и (6) бухгалтерский учет. Функциональная структура подходила для филиала в то время, потому что его продуктовая линейка ограничивалась только продажей офисной бумаги.
Скрэнтонское отделение Дандер Миффлин может быть дисфункциональной организацией, но опирается на функциональную структуру.
Многопрофильная структура
Многие организации предлагают широкий спектр продуктов и услуг.Некоторые из этих организаций продают свои предложения во множестве географических регионов. Эти подходы требуют, чтобы фирмы очень чутко реагировали на потребности клиентов. Тем не менее, как уже отмечалось, функциональные структуры, как правило, изменяются довольно медленно. В результате многие фирмы отказываются от использования функциональной структуры, поскольку их предложения расширяются. Часто новый выбор — это структура, состоящая из нескольких подразделений. В этом типе структуры сотрудники делятся на отделы в зависимости от продуктовых областей и / или географических регионов.
General Electric (GE) является примером компании, организованной таким образом.Как показано в организационной схеме, которая сопровождает вводную часть этой главы, большинство сотрудников компании принадлежат к одному из шести продуктовых подразделений (энергетика, капитал, решения для дома и бизнеса, здравоохранение, авиация и транспорт) или к подразделению, посвященному ко всем операциям GE за пределами США (Global Growth & Operations).
Большим преимуществом структуры, состоящей из нескольких подразделений, является то, что она позволяет фирме действовать быстро. Когда GE делает стратегический шаг, например, приобретает хорошо обслуживаемое подразделение John Wood Group PLC, только соответствующее подразделение (в данном случае Energy) должно участвовать в интеграции нового подразделения в иерархию GE.Напротив, если бы GE была организована с использованием функциональной структуры, переход был бы намного медленнее, потому что необходимо было бы задействовать все подразделения компании. Структура, состоящая из нескольких подразделений, также помогает организации лучше обслуживать потребности клиентов. Летом 2011 года, например, подразделение GE Capital начало предоставлять ссуды на недвижимость после ухода с этого рынка во время финансового кризиса конца 2000-х годов (Jacobius, 2011). Поскольку одно подразделение GE обрабатывает все ссуды фирмы, мудрость и навыки, необходимые для принятия решения о повторном кредитовании недвижимости, были легко доступны.
Конечно, наделение подразделений полномочиями действовать быстро может иметь неприятные последствия, если сотрудники этих подразделений предпримут действия, не соответствующие общей стратегии компании. McDonald’s столкнулся с подобной ситуацией в 2002 году. В частности, французское подразделение McDonald’s разместило удивительную рекламу в журнале под названием Femme Actuelle . Объявление содержало цитату диетолога, которая утверждала, что дети не должны есть в McDonald’s чаще одного раза в неделю. Руководители штаб-квартиры McDonald’s в пригороде Чикаго, конечно, были обеспокоены посланием, отправленным их клиентам, и дали понять, что категорически не согласны с диетологом.
Проблемы могут возникнуть при передаче больших полномочий местным подразделениям. Топ-менеджеры McDonald’s были возмущены, когда в рекламе их французского подразделения было сказано, что дети должны есть в их ресторанах только раз в неделю.
Еще одним недостатком многораздельных структур является то, что они, как правило, дороже в эксплуатации, чем функциональные структуры. В то время как функциональная структура дает возможность повысить эффективность за счет того, что всего один отдел занимается всеми видами деятельности в определенной области, например маркетингом, фирма, использующая структуру с несколькими подразделениями, должна иметь маркетинговые подразделения в каждом из своих подразделений.В случае GE, например, каждое из семи подразделений должно развивать маркетинговые навыки. Поглощение возникающих дополнительных расходов снижает маржу прибыли фирмы.
Организационная схемаGE указывает на способ, которым компании могут сократить некоторые из этих расходов: централизация некоторых функциональных услуг. Как показано на организационной схеме, отделы, занимающиеся важными аспектами связей с общественностью, развитием бизнеса, юриспруденции, глобальными исследованиями, человеческими ресурсами и финансами, поддерживаются централизованно для предоставления услуг шести продуктовым и географическим подразделениям.Например, объединяя некоторые виды деятельности с человеческими ресурсами в одном месте, GE повышает эффективность и экономит деньги.
Дополнительным преимуществом таких перемещений является согласованность между подразделениями. Например, в 2011 году компания Coca-Cola создала Управление устойчивого развития для координации инициатив в области устойчивого развития в масштабах всей компании. Беа Перес был назначен директором по устойчивому развитию Coca-Cola и возглавил Управление устойчивого развития. В то время главный исполнительный директор Coca-Cola Мухтар Кент отметил, что Coca-Cola «добилась значительного прогресса в наших инициативах в области устойчивого развития, но наш текущий подход требует сосредоточения и лучшей интеграции (McWilliams, 2011).Другими словами, для достижения целей в области устойчивого развития Coca-Cola был необходим отдел, посвященный обеспечению согласованности усилий Coca-Cola в области устойчивого развития.
Структура матрицы
В функциональных структурах и структурах, состоящих из нескольких подразделений, вертикальные связи между начальниками и подчиненными представляют собой большинство элементов. Матричные структуры, напротив, сильно зависят от горизонтальных отношений (Ketchen & Short, 2011). В частности, эти структуры создают кросс-функциональные команды, каждая из которых работает над отдельным проектом.Это дает несколько преимуществ: максимальную гибкость организации, улучшение взаимодействия по функциональным направлениям и создание духа командной работы и сотрудничества. Матричная структура также может помочь в развитии новых менеджеров. В частности, человека без управленческого опыта можно назначить ответственным за относительно небольшой проект, чтобы проверить, есть ли у этого человека талант руководить другими.
Использование матричной структуры также может создать трудности. Одна из проблем заключается в том, что использование матричной структуры нарушает принцип единства команд, поскольку каждому сотруднику назначается несколько начальников.В частности, любой данный индивидуальный отчет подчиняется руководителю функциональной области, а также одному или нескольким руководителям проекта. Это создает путаницу для сотрудников, потому что они не уверены, кто должен давать им указания. Нарушение принципа единоначалия также создает возможности для сомневающихся сотрудников уклоняться от ответственности, заявляя каждому руководителю, что другой руководитель в настоящее время зависит от их усилий.
Еще одна проблема — возможность конфликтов между руководителями проектов в матричной структуре.Скорее всего, у вас были классы с профессорами, которые отлично говорят, в то время как вы были вынуждены терпеть семестр непонятных лекций в других классах. Такое сочетание опыта отражает фундаментальную реальность менеджмента: в любой организации одни сотрудники более талантливы и мотивированы, чем другие. В матричной структуре каждый руководитель проекта, естественно, захочет, чтобы для его проекта были назначены лучшие люди в компании, потому что их начальник оценивает этих менеджеров на основе того, насколько хорошо их проекты выполняются.Поскольку лучшие люди — это дефицитный ресурс, могут легко разгореться распри и политика, из-за которых люди будут назначены для каждого проекта.
Учитывая эти проблемы, не каждая организация является хорошим кандидатом для использования матричной структуры. Такие организации, как инженерные и консалтинговые фирмы, которым необходимо обеспечить максимальную гибкость для обслуживания проектов ограниченной продолжительности, могут извлечь выгоду из использования матрицы. Матричные структуры также используются для организации отделов исследований и разработок во многих крупных корпорациях.В каждой из этих ситуаций преимущества организации вокруг команд настолько велики, что часто перевешивают связанные с этим риски.
Вам не нужно будет выбирать между красной и синей таблеткой в матричной структуре, но у вас будет несколько боссов.
Стратегия в кино
Офисное помещение
Сколько работы может выполнить человек, если восемь боссов дышат ему в шею? Для Питера Гиббонса, сотрудника компании информационных технологий Initech в фильме 1999 года « Офисное пространство », ответ был нулевым.Использование Initech матричной структуры означало, что у каждого сотрудника было несколько начальников, каждый из которых представлял различные аспекты бизнеса Initech. Высокотехнологичные компании часто используют матрицу, чтобы получить гибкость, необходимую для одновременного управления несколькими проектами. Для успешного использования матричной структуры требуется отличное общение между различными менеджерами, однако такого совершенства Initech достичь не удалось. Когда Гиббонс забыл прикрепить соответствующий титульный лист к своему отчету TPS, каждый из восьми его боссов — и ряд его коллег — предостерег его.Это и другие фиаско привели к тому, что Гиббонс стал цинично относиться к своей работе.
Более простые организационные структуры тоже могут разочаровывать. У Джоанны, официантки в соседнем ресторане Chotchkie’s, был только один менеджер, что резко контрастировало с восемью боссами Гиббонса. К сожалению, у менеджера Джоанны была нездоровая одержимость «чутьем» (разноцветными пуговицами и булавками), которые служащие использовали для украшения своей формы. Серия противоречивых сообщений о политике ресторана в отношении чутья побудила Джоанну решительно заявить — как устно, так и невербально — о своем пренебрежении к менеджеру.Затем она бросила работу и вылетела из ресторана.
Office Space иллюстрирует важность решений по организационному дизайну для культуры организации и уровней мотивации сотрудников. Матричная структура может облегчить совместное использование ресурсов и сотрудничество, но также может создавать сложные рабочие отношения и создавать чрезмерную нагрузку на сотрудников. Организационная структура Chotchkie предполагала более простые рабочие отношения, но эти отношения были до предела напряжены из-за эксцентричности менеджера.В более общем смысле, Office Space показывает, что все организационные структуры включают ряд компромиссов, которыми необходимо тщательно управлять.
В такой плохо организованной фирме, как Initech, просто сохранить у себя ценный степлер — непростая задача.
Организации без границ
Большинство организационных схем показывают четкие подразделения и границы между различными подразделениями. Ценность совершенно другого подхода была подчеркнута бывшим генеральным директором GE Джеком Уэлчем, когда он придумал термин «организация без границ».Безграничная организация — это организация, которая устраняет обычные барьеры между частями организации, а также барьеры между организацией и другими (Askenas, et. Al., 1995). Разумеется, устранение всех внутренних и внешних барьеров невозможно, но продвижение к безграничности может помочь организации стать более гибкой и отзывчивой. Одним из примеров является W.L. Gore, производитель тканей, медицинских имплантатов, промышленных герметиков, систем фильтрации и потребительских товаров. Эта фирма избегает организационных схем, уровней управления и руководителей, несмотря на то, что в ней работает около девяти тысяч сотрудников в тридцати странах.Вместо того, чтобы давать официальные титулы определенным людям, лидеры W.L. Gore появляются на основе результатов, и со временем они привлекают последователей к своим идеям. Как заметил один сотрудник: «Мы голосуем ногами. Если вы созываете собрание, и люди появляются, вы лидер (Hamel, 2007) ».
Безграничный подход к структуре, принятый W.L. Gore воплощает то творческое мышление, которое привело к их самому известному продукту GORE-TEX.
Иллюстрация того, насколько ценным может быть устранение барьеров, уходит корнями в очень печальное событие.Во время урагана «Катрина» в 2005 году спасательным работам препятствовало отсутствие координации между спасателями из Национальной гвардии (которая контролируется правительствами штатов) и из воинских частей действующей службы (которые контролируются федеральными властями). По словам одного офицера Национальной гвардии, «это было похоже на сплошную стену между двумя объектами (Elliott, 2011)». В одних географических областях усилия без необходимости дублировались, в то время как внимание к другим областям откладывалось или было недостаточным. Например, из-за плохой координации эвакуация тысяч людей из Нового Орлеана Супердоум была отложена на целый день.Результатом стали огромные человеческие страдания и многочисленные человеческие жертвы.
В 2005 году границы между организациями препятствовали спасательным работам после урагана Катрина.
Чтобы избежать подобных проблем в будущем, барьеры между Национальной гвардией и действующими воинскими частями преодолеваются специальными военными офицерами, называемыми командирами двойного статуса. Эти люди будут уполномочены руководить обоими типами подразделений во время аварийного восстановления, помогая обеспечить своевременное получение необходимого внимания ко всем областям.
Причины изменения структуры организации
Создание организационной структуры — это не разовое мероприятие. Руководители должны со временем пересматривать структуру организации и вносить в нее изменения, если возникают определенные опасные признаки. Например, может потребоваться корректировка структуры, если решения с организацией принимаются слишком медленно или если организация работает плохо. Обе эти проблемы преследовали Sears Holdings в 2008 году, когда руководство реорганизовало компанию.
Хотя он был создан, чтобы подчеркнуть необходимость единства американских колоний, этот знаменитый рисунок 1754 года Бена Франклина также иллюстрирует фундаментальную истину о структуре: если части, составляющие фирму, не работают вместе, фирма, скорее всего, потерпит неудачу. .
Новая структура Sears организовала фирму вокруг пяти типов подразделений: (1) операционные предприятия (например, одежда, бытовая техника и электроника), (2) подразделения поддержки (определенные функциональные области, такие как маркетинг и финансы), (3) бренды ( которые сосредоточены на развитии различных брендов фирмы, таких как Lands ‘End, Joe Boxer, Craftsman и Kenmore), (4) онлайн и (5) недвижимость.В то время председатель Sears Эдвард С. Лэмперт отметил, что «создавая более мелкие целевые группы, которые четко отвечают за свои подразделения, мы [будем] увеличивать автономию и подотчетность, повышать степень собственности и обеспечивать более быстрые и лучшие решения (розничная сеть)». К сожалению, структурные изменения не могут вылечить всех недугов компании. По состоянию на июль 2011 года акции Sears стоили чуть больше половины от их стоимости пятью годами ранее.
Иногда конструкции становятся слишком сложными, и их необходимо упрощать.Многие обозреватели считают, что это описание подходит Cisco. Генеральный директор компании Джон Чемберс сместил Cisco с иерархического акцента на горизонтальные связи. По состоянию на конец 2009 года у Cisco было четыре типа таких связей. Для любого конкретного проекта небольшая группа людей отчитывалась перед одним из сорока семи советов директоров. В каждом правлении было в среднем по четырнадцать членов. Сорок три из этих советов отчитывались перед одним из двенадцати советов. Каждый совет также в среднем состоял из четырнадцати членов. Советы отчитывались перед операционным комитетом, состоящим из Чемберса и пятнадцати других руководителей высшего звена.Четыре из сорока семи советов не входили в состав советов и отчитывались непосредственно перед операционным комитетом. Эти механизмы настолько сложны и отнимают много времени, что некоторые топ-менеджеры тратят 30 процентов своего рабочего времени на работу в более чем десяти советах директоров, советах и операционном комитете.
Поскольку Cisco конкурирует на быстро меняющихся рынках высоких технологий, ей необходимо иметь возможность быстро принимать конкурентные меры. Этому препятствуют сложные структурные механизмы фирмы. В конце 2007 года Hewlett-Packard (HP) начала продвигать гарантийное обслуживание, которое обеспечивает бесплатную поддержку и обновления на рынке компьютерных сетевых коммутаторов.Поскольку ответ Cisco на эту инициативу должен был пройти через несколько комитетов, фирма не предприняла никаких действий до апреля 2009 года. Во время задержки доля Cisco на рынке упала, поскольку клиенты воспользовались гарантией HP. Эта и другие проблемы, связанные с чрезмерно сложной структурой Cisco, были настолько серьезными, что один обозреватель вслух задался вопросом: «Неужели из Cisco Джон Чемберс сошел с ума (Blodget, 2009)?» Летом 2011 года Чемберс изменил курс и решил вернуть Cisco к более традиционной структуре, сократив штат компании на 9 процентов.Время покажет, повысят ли эти структурные изменения стоимость акций Cisco, которая оставалась неизменной с 2006 по середину 2011 года.
Ключевые вынос
- Руководители должны выбрать один из четырех типов структуры (простой, функциональный, с несколькими подразделениями и матрица), доступных для организации операций. Каждая структура имеет уникальные преимущества, и выбор структуры предполагает ряд компромиссов.
Упражнения
- Какой тип структуры лучше всего описывает организацию вашего колледжа или университета? Что привело вас к такому выводу?
- Фильм Office Space иллюстрирует два типа структур.Какие еще сцены или темы из фильмов содержат примеры или идеи, относящиеся к пониманию организационной структуры?
Список литературы
Аскенас Р., Ульрих Д., Джик Т. и Керр С. 1995. Организация без границ: разрушение цепочек организационной структуры . Сан-Франциско, Калифорния: Джосси-Басс.
Блоджет, Г. 2009, 6 августа. Неужто из Cisco Джон Чемберс сошел с ума? Business Insider . Получено с http: // www.businessinsider.com/henry-blodget-has-ciscos-john- chambers-lost-his-mind-2009-8.
Эллиотт, Д. 2011, 3 июля. Командир нового типа может избежать хаоса, подобного Катрине. Yahoo! Новости . Получено с http://news.yahoo.com/type-commander-may-avoid-katrina-chaos-153 143508.html.
Hamel, G. 2007, 27 сентября. Что Google, Whole Foods делает лучше всего. CNNMoney . Получено с http://money.cnn.com/2007/09/26/news/companies/management_hamel. fortune / index.htm.
Якобиус, А.2011, 25 июля. GE Capital медленно возвращается в мир кредитования. Пенсии и инвестиции . Получено с http://www.pionline.com/article/20110725/PRINTSUB/110729949.
Кетчен, Д. Дж., И Шорт, Дж. К. 2011. Отделение причуд от фактов: уроки «хорошего, модного и уродливого». Business Horizons , 54 , 17–22.
МакВильямс, Дж. 2011, 19 мая. Coca-Cola назвала Беа Перес главным директором по устойчивому развитию. Конституция Атлантического журнала .Получено с http://www.ajc.com/business/coca-cola-names-bea-951741.html.
Retail Net, Sears реструктурирует бизнес-подразделения. Розничная сеть . Получено с http://www.retailnet.com /story.cfm?ID=41613.
Создание организационной структуры для бизнеса
Что такое организационная структура?
Организационная структура — это система, которую компании используют для определения и управления конкретными процессами, которые поддерживают миссии компании и достигают целей компании.Некоторые элементы, которые компании рассматривают в своей организационной структуре, включают политики, распределение задач и проектов, а также создание бизнес-отделов. Кроме того, предприятия обычно отображают свои организационные структуры на блок-схемах, чтобы обозначить эти элементы.
Подробнее: Изменение организационной культуры вашего бизнеса
Виды организационных структур
Существует четыре основных типа организационных структур:
Функциональная структура
Функциональная структура — одна из наиболее распространенных организационных структур, используемых бизнесом.В функциональной структуре организация разделена на подразделения на основе общих должностных ролей сотрудников. Например, бизнес, использующий функциональную структуру, обычно формирует отделы в зависимости от характера конкретных должностных ролей, таких как отделы маркетинга, продаж, финансов и обслуживания клиентов.
Одним из ключевых аспектов функциональной организационной структуры является то, что она позволяет предприятиям создавать более высокую степень специализации сотрудников. Еще одно преимущество функциональной структуры — ее гибкость в отношении роста бизнеса.По мере расширения вашего бизнеса вы можете адаптировать функциональную структуру к изменениям на вашем рабочем месте.
Дивизиональная структура
Дивизиональная структура состоит из нескольких более мелких функциональных структур, которые работают вместе для выполнения важных бизнес-операций. Дивизиональные структуры бывают трех различных форматов: географическое разделение, процессное разделение и рыночное разделение. Примером географической структуры подразделения является компания, которая охватывает несколько различных географических регионов, при этом каждое региональное подразделение содержит свои собственные функциональные подразделения.
Структурные подразделения, основанные на процессах, организуют основные действия, выполняемые командами, и отношения, которые эти действия имеют друг с другом. Хорошим примером структуры, основанной на процессах, является процесс привлечения клиентов. Чтобы продвинуться вперед в одном процессе, таком как выполнение заказа, сотрудники должны выполнить предыдущий шаг в порядке операций. В этом случае этапом до выполнения заказа является преобразование лидов в клиентов.
В рыночной структуре подразделения основаны на конкретных рынках или отраслях, а продукты и услуги предназначены для этих рынков.Например, компания, специализирующаяся на строительстве, может разделить свои услуги на сегменты для коммерческих и бытовых клиентов.
Матричная структура
Матричная структура — это нетрадиционная организационная структура, которая не следует типичной иерархии отчетности, как функциональная или структурная структура. Вместо этого у всех команд и сотрудников есть множественные отношения подотчетности. В большинстве матричных структур предприятия определяют функциональную линию отчетности, аналогичную традиционной иерархии, и линию отчетности на основе продуктов или результатов.
В функциональной линии отчетности команды по-прежнему следуют традиционной иерархии в документировании и отчетности перед руководителями и менеджерами относительно задач проекта и других бизнес-процессов. В рамках линии отчетности на основе продуктов команды взаимодействуют между отделами для документирования и составления отчетов о продуктах или результатах, полученных в результате их работы. Эти два отношения отчетности могут пересекаться, и поэтому структура матрицы такая гибкая. В этой структуре есть две или более цепочки подчинения, а не одна, что позволяет более эффективно принимать решения между командами и менеджерами.
Плоские или органические конструкции
Плоские или органические организационные структуры могут ограничивать уровень формального управления внутри организации. Вместо традиционной иерархии многоуровневого управления этот тип структуры предоставляет возможности для всех сотрудников выполнять руководящие роли. Ключевым преимуществом этой структуры является то, что она дает бизнес-командам свободу инициировать процессы и принимать решения, не дожидаясь утверждения на более высоком уровне.Хотя плоская структура по-прежнему требует процедуры бизнес-отчетности и документации, этот формат может предоставить персоналу автономию, необходимую им для достижения целей проекта.
Подробнее: Как управлять сотрудниками
Как создать организационную структуру для вашего бизнеса
Независимо от того, какой тип структуры вы интегрируете, используйте следующие шаги, которые помогут вам в ее разработке:
- Создайте план подразделения. Организуйте отделы, роли и должности в своем бизнесе. Например, создайте отдел маркетинга, финансовый отдел или другие подразделения, выполняющие определенные функции в вашей организации.
- Разработайте систему подчинения. Определите участие каждого отдела в процессе принятия решений и создайте процедуру отчетности, в которой изложены ожидания сотрудников, руководства и руководителей.
- Определите диапазон контроля. Определите, за сколько сотрудников, отделов или команд будут нести ответственность менеджеры и руководители.
- Обозначьте специализацию работы каждого отдела. Делегируйте определенные рабочие задачи, которые должен выполнять каждый отдел. Это гарантирует, что все сотрудники несут ответственность за выполнение определенных обязанностей в зависимости от их уровня образования, опыта и навыков.
- Формализуйте структуру с помощью визуальных элементов. Создайте блок-схему, чтобы проиллюстрировать организационную структуру.Это гарантирует, что у всех сотрудников есть определенные обязанности, которые они выполняют для дальнейшего роста и развития вашего бизнеса.
Когда вы интегрируете свою организационную структуру, сообщите сотрудникам и членам команды об организационных изменениях, которые вы внедряете. Таким образом, все команды осознают свои роли и обязанности и понимают, чего от них ждут.
Подробнее: Как мотивировать сотрудников
Организационная структура Часто задаваемые вопросы
Эти часто задаваемые вопросы предоставляют дополнительную информацию об организационных структурах:
Какой тип организационной структуры обычно используют стартапы?
Стартапы обычно объединяют органические или плоские организационные структуры.Это связано с характером процессов развития в стартапах. Органические структуры дают командам стартапов автономию и равный вклад в принятие решений и запуск проектов, которые помогают компании расти.
Могу ли я внедрить более одной организационной структуры в моем бизнесе?
Вы можете комбинировать два или более типа организационных структур в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Многие организации действительно используют комбинацию более чем одного типа структуры, особенно если характер компании ориентирован на различные процессы (например, ИТ-компании) для достижения бизнес-целей.
Как создать эффективную организационную схему малого бизнеса
Джон, клиент, позвонил в панике. Один из его лучших сотрудников ушел из ниоткуда. Очевидно, Стейси почувствовала, что ей не предоставили достаточно возможностей, поэтому она нашла новую работу. Джон вздохнул: «Миллениалы. Теперь мне нужно начинать все сначала ».
Давайте сделаем паузу и рассмотрим эту ситуацию: Джон опровергает опыт Стейси, приписывая ее уход ее поколению, вместо того, чтобы принимать во внимание правдивость ее отзывов и их отношение к тому, как Джон управляет своим бизнесом.Стейси не пыталась изменить свою ситуацию, говоря правду с Джоном, вместо этого она предпочла удивить его своим уходом.
Это говорит мне о том, что Джон, вероятно, не так сосредоточен на своих сотрудниках, как он должен быть, чтобы управлять здоровой компанией, и что Стейси была достаточно разгневана, чтобы не предупредить. Возможно, она не чувствовала себя в безопасности или ей не показали, что говорить правду безопасно.
Это вам нравится? Если мы думаем о нашем малом бизнесе, он состоит из двух частей:
- Такой товар, как здравоохранение, недвижимость или пицца.
- Межличностные отношения, которые у нас сложились с нашими коллегами, клиентами и поставщиками.
Кризис Джона связан с межличностными отношениями и тем, где они могут пойти наперекосяк. Если мы, владельцы бизнеса, сосредоточимся исключительно или в основном на продукте и не будем обращать внимания на личный аспект, у нас, скорее всего, появятся новые сотрудники, а это обойдется дорого.
Вот где создание организационной структуры и организационной схемы для наших малых предприятий может иметь большое значение.
В этом посте мы поговорим о:
- Что такое организационная структура.
- Зачем нужна организационная структура малого бизнеса.
- Типы организационных структур малого бизнеса.
- Примеры эффективных организационных схем.
- Советы по построению организационной структуры вашего малого бизнеса.
Организационная диаграмма — это диаграмма, которая показывает, кто кому подчиняется, и каждая роль по названию.Он подразумевает обязанности, но не устанавливает их, оставляя зрителя использовать контекст и опыт для заполнения недостающих данных.
Преимущество организационной схемы во многом похоже на карту, когда вы находитесь в чужом городе. Организационная структура наглядно показывает цепочку подчинения, какие и сколько отделов существуют, и где каждый человек вписывается в общую картину компании.
Это GPS для навигации по компании. Это также фантастический справочный инструмент для принятия решений, например для определения того, какие роли необходимы или от которых можно отказаться по мере роста или поворота вашей компании, как это многие делали во время пандемии.
В приведенном выше примере показано пять уровней коллег, но малый бизнес может иметь два уровня, а глобальный конгломерат может иметь сотни уровней.
Почему вашему малому бизнесу нужна организационная структура
Знаете ли вы, что замена кого-то стоит где-то между 50-100% его зарплаты? Даже если вы не нанимаете рекрутера, затраты состоят из времени и энергии на поиск, собеседование, найм, адаптацию, обучение, всю документацию и управление кем-то, кто не имеет исторических знаний о компании.
Источник изображения
Когда сильный участник уходит из-за разочарования, мы теряем его навыки, знания и отношения, которые они построили. Более того, мы потеряли посла, который мог бы привлечь нужных талантов бесплатно .
В качестве альтернативы, когда кто-то не выполняет поставку, мы хотим иметь структуру, которая позволяет нам честно управлять им как внутри, так и снаружи. В любом случае потеря персонала может негативно сказаться на нашей репутации и производительности, поэтому мы хотим сделать все возможное, чтобы этого избежать.Ты со мной?
Итак, как нам настроить нашу бизнес-структуру, чтобы обеспечить рост продаж и довольных сотрудников? Все начинается с этого намерения: организационная структура, которая способствует быстрому росту продаж и довольным сотрудникам, что отражено в организационной диаграмме.
Если вы согласны с тем, что это ваша цель, переходите к следующему разделу. Если это не так, позвольте мне объяснить вам, почему так должно быть. Однажды одна из владельцев бизнеса сказала мне, что она не хочет вкладывать деньги в свою команду, потому что они все время уходят. Я поделюсь с вами, что я был рад, что она не наняла меня в качестве консультанта, потому что было ясно, что она стремилась обвинять других и не брать на себя ответственность за свой стиль руководства.Это было очень плохо, потому что я чувствовал, что она могла бы быстро переломить ситуацию, если бы заинтересовалась развитием самосознания.
Итак, я умоляю вас обдумать свою роль в вращающейся двери вашей компании, если это будет вашей ситуацией. Никто из нас не совершенен; Фактически, наши недостатки — это то, что делает нас очаровательными, забавными и забавными в работе, но только тогда, когда мы признаем эти качества в себе и признаем это, когда ошибаемся. Самосознание — самое привлекательное качество, которое может быть у лидера, и оно делает нас невероятными образцами для подражания.
Типы организационных структур малого бизнесаСуществует два основных типа организационных структур: плоская и иерархическая.
Плоская организационная структураПлоская конструкция основана на самоуправлении. В малом бизнесе это обычно владелец, и все ему подчиняются. Это звучит эгалитарно и наделяет полномочиями, но часто приводит к тому, что несколько человек органично действуют на руководящих должностях без официального признания, повышения зарплаты или смены титула.
Это может привести в движение цепочку реакций эго со всех сторон. Органический лидер ведет без официальной власти, потому что видит в этом необходимость. Люди, находящиеся «под» органическим лидером, обычно благодарны руководству и обижены одновременно.
Это возможность вызвать гноящиеся эмоции, которые просто накапливаются, как пруд, заросший сорняками. Через некоторое время вы смотрите вокруг и видите беспорядок, не понимая, что произошло.
Кроме того, он возлагает всю ответственность за команду на одного человека, что может оказаться непосильным для любого, особенно для владельцев малого бизнеса.
Иерархическая организационная структураВот почему я считаю, что иерархия — это самый разумный и ответственный путь, по которому может пойти владелец бизнеса, поэтому мы можем создать организационную диаграмму, но мы должны понимать, что это культура, которая движет бизнесом.
Здоровая культура в иерархической организационной структуре малого бизнеса — это когда страх отсутствует, а сострадание и ответственность применяются в равной мере, создавая среду, в которой нигде нет борьбы, эгоизма и дублирования усилий.Есть разъяснение ролей, должностные инструкции и иерархия на случай, если что-то пойдет не так.
Источник изображения
Если у Деборы есть проблема, она может перейти на следующий уровень выше и попросить поддержки. Если у Деборы нет проблем, она может заниматься своим днем добрым делом. Если Дебора работает в одной области компании, но у нее есть идея для другой области, она может поделиться этой идеей с кем угодно в компании.
Это успешная структура, построенная на культуре, согласно которой каждый член компании ценится за то, что он делает в своей должности, и за то, что он полностью профессионально работает.
Как рабочая культура влияет на организационную структуру вашего малого бизнесаСуществует три стандартных культуры, которые внедряет большинство предприятий, малых и крупных. Я предвзято отношусь к третьему, и вы поймете, почему.
1. Все в руки!Это опасный подход, который приводит к дублированию усилий, потому что все настолько заняты демонстрацией своей практической силы, что никто не останавливается, чтобы увидеть, как они перелезают друг через друга, чтобы получить признание, вместо того, чтобы сосредоточиться на выполнении хорошей работы.
2. Строгое соблюдение ролей.Я имею в виду строгий до такой степени, что если кто-то выходит со сломанным пальцем ноги, вся компания останавливается. Ой.
3. Сострадание и ответственность.Многие лидеры не понимают, что с людьми не нужно соглашаться, они просто хотят, чтобы их видели, слышали и понимали. Это тонкий сдвиг, который меняет все. Когда мы отвечаем: «Это интересный момент. Напомните мне, что в следующем квартале, когда мы увидим, как обстоят дела с продажами, «мы проявим сострадание,« я слышу вас »и подотчетность», напомните мне сейчас.”
Если вы выросли в лидерах, основанных на страхе, ответственность может подтолкнуть вас к мысли, что владелец публично пристыдит вас за то, что вы не делаете что-то идеально. В данном контексте подотчетность означает не это; помните, что мы уравновешиваем это состраданием.
Использование сострадания и ответственности в равной мере позволяет:
- Рост: Это означает, что компания может зарабатывать больше денег. Ча цзин! Да, пожалуйста. Это также означает, что каждый член команды может учиться и развиваться как личность и бизнесмен.
- Tr ust: Это когда единообразная информация распределяется между уровнями, функциями, полом, поколениями, этнической принадлежностью, сексуальностью и любыми другими категориями, о которых вы только можете подумать, и это создает атмосферу доверия. Верьте, что будет делиться важной информацией и не все будет передано. Будьте последовательны, не выбирайте фаворитов и не оставляйте людей в стороне, потому что это приведет к противоположному доверию и приведет к ужасной вращающейся двери.
- Упрощенный поток работы: Это имеет решающее значение для уровня эффективности и счастья в компании и основано на ясности ролей и сотрудничестве.
Давайте посмотрим на организационную структуру малого бизнеса в сфере недвижимости. Я выбрал этот пример, потому что это комбинация штатных сотрудников и агентов по недвижимости, которым платят только комиссионные.
В примере Flat есть один владелец, четыре прямых подчиненных и четыре торговых агента. Скорее всего, Владелец занят развитием своего бизнеса, в то время как она рассчитывает на то, что другие будут управлять собой. Весьма вероятно, что офис-менеджер будет органично направлять действия офисного помощника, AR / AP / Payroll, аспекты маркетинга и будет поддерживать связь с агентами, которым нужна поддержка всей команды.
Судя по моему опыту, это возможность для «всех рук» и негодования. Обычно это происходит, когда меня приглашают помочь команде обсудить их конфиденциальные разочарования, отсутствие ясности в ролях и упростить рабочий процесс.
Теперь давайте посмотрим на иерархическую организационную схему. У него есть один владелец, два прямых подчиненных, один из которых управляет двумя вспомогательными сотрудниками, и агенты. Обратите внимание, что есть строки, обозначающие структуру отчетности. Это означает, что офисный помощник знает, что ее первая остановка — это офис-менеджер, если ей нужна поддержка.
Что не показано, так это тот факт, что агенты получают прямую или косвенную поддержку со стороны всех сотрудников. Вот почему так важны должностные инструкции и культура сотрудничества и уважения.
Иерархия ценится, когда используется во благо. Иерархия не годится, когда ее используют для того, чтобы запугать людей и заставить их подчиниться или заставить их чувствовать себя обделенными.
Это делает восхитительная иерархия:
- Есть четкий способ выразить озабоченность.
- Людям есть где расти (это называется планированием преемственности).
- Понятно, когда и кому отдать эстафету.
Я рекомендую иерархическую структуру, которая четко определяет людей, к которым «обращаются», а также допускает межуровневую коммуникацию, потому что она, скорее всего, обеспечит высокую продуктивность и, следовательно, продажи.
Вот несколько советов, которые следует учитывать при построении организационной схемы малого бизнеса:
- Обозначьте каждую роль в своей организационной схеме. В сантехническом бизнесе у вас могут быть две должности супервизоров, которые подчиняются вам, с четным числом полевых работников под каждым супервизором. Определите, что имеет смысл с вашим текущим списком сотрудников, их навыками и структурой отчетности, которая, по вашему мнению, лучше всего подойдет для вашего бизнеса в целом.
- Создайте свою организационную диаграмму. Вы можете использовать необычное программное обеспечение для построения визуальной диаграммы или создать что-нибудь простое в PowerPoint.
- Включите соответствующую информацию в свою организационную схему. Добавьте фотографии сотрудников, имена и должности в организационную диаграмму.
- Поделитесь своей организационной диаграммой с доверенным консультантом. Покажите организационную схему вашего малого бизнеса надежному руководителю вашего бизнеса или наставнику, чтобы убедиться, что эта структура имеет смысл.
- Раздайте свою организационную схему команде. Поделитесь своей организационной структурой со своими сотрудниками — если какие-либо структуры отчетности меняются, сначала поговорите с новыми руководителями и сотрудниками.Вы же не хотите, чтобы ваша организационная структура была видна впервые!
То, что ваша организационная структура создана, не означает, что это конец пути. Вот что я порекомендую, когда ваша организационная структура будет завершена:
1. Смоделируйте своего идеального сотрудникаМы, лидеры, должны моделировать то, что мы хотим видеть в действии от членов нашей команды.Нам нужно проявить сострадание и в равной мере взять на себя ответственность. Вот где резина попадает в дорогу.
2. Обратите внимание на своих сотрудниковПомните Джо, нашего владельца из начала этой статьи? Давайте учиться у него и обращать внимание на то, что наши сотрудники говорят нам своими действиями и словами. Мы должны сделать так, чтобы они могли дипломатично и с профессиональной уязвимостью рассказывать нам о том, что они переживают.
Точно так же мы хотим, чтобы они были открыты для наших отзывов о своей работе, мы можем создать для них безопасное пространство, чтобы делиться своими мыслями и идеями.Вы по-прежнему принимаете окончательное решение; в конце концов, это ваша компания.
3. Ежедневно проявляйте сострадание и ответственностьЯ рекомендую одинаково использовать сострадание и подотчетность, потому что ведение малого бизнеса может быть экспоненциально более увлекательным и прибыльным, когда есть культура и структура, которые обеспечивают рост, прозрачность и легкий поток информации. Это позволяет создавать сочные и хорошие вещи, такие как смех, коллегиальность, творчество и более высокую продуктивность.
Начните с организационной схемы своего малого бизнесаЯ желаю вам процветать и получать удовольствие от своего дела. Я надеюсь, что эти слова помогли вам взглянуть на свой бизнес свежим взглядом и вдохновили на необходимые изменения. Ведение бизнеса может быть утомительным и одиноким или сложным и веселым. Тебе решать.
Лучшая организационная структура для малого бизнеса
Лучшая организационная структура для малого бизнеса
Что касается небольшой компании , диаграмма организационной структуры должна быть краткой и полной, чтобы вся компания могла двигаться вперед с наименьшими затратами, нормально и плавно.
Ответственность за каждый фрагмент следующая:
Создайте свою собственную организационную диаграмму прямо сейчас
Совет директоров
Эта часть отвечает за некоторые ключевые решения по инвестициям и стратегии всей компании.
Генеральный директор
- Определяет среднесрочную стратегию развития и план управления компании, а также отслеживает реализацию бизнеса.
- Контролирует общие управленческие операции фирмы для достижения целей по прибыли.Организует и выполняет решения Совета директоров.
- Работает в аварийных ситуациях и в случае серьезных проблем, связанных с другими компаниями.
Финансовый отдел
- Отвечает за ежедневный финансовый учет компании.
- Правильно распределяет средства для обеспечения непрерывного функционирования компании.
- Ответственный за проверку и выдачу заработной платы.
Отдел системной интеграции
- Отвечает за конкретную реализацию в рамках существующей книги проектов.
- Помогает проектным отделам с монтажом и предпродажной технической поддержкой.
- Управление проектными материалами.
- Отвечает за обслуживание и проектирование внутренней сети компании.
Отдел управления персоналом
- Управляет административной деятельностью компании.
- Отвечает за рейтинг и подбор персонала.
Отдел продаж и маркетинга
- Предлагаем профессиональную поддержку для достижения годового плана продаж.
- Принимает маркетинговую стратегию в соответствии с планом развития.
- Сформулирует и реализует план продвижения.
- Проведение исследования и анализа рынка.
- Развивает новых деловых партнеров и управляет клиентами.
Технологический отдел
- Отвечает за установку, отладку и обслуживание продукта .
- Предлагает предпродажную и послепродажную поддержку, включая консультации и ремонт.