Матрица Эйзенхауэра. Опасный третий квадрат
30 октября 2019
14233 просмотра
-
- Максим Денисов
- Линейный руководитель на производстве. Четыре года увлекаюсь тайм-менеджментом. Все изученные методы испытываю на себе и анализирую, чтобы найти или создать лучшие и вытащить себя из обыденности и лени, как барон Мюнхгаузен вытащил себя из болота.
С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Вы наверняка тоже про него знаете.
Квадрат 1 — задачи срочные и важные.
Квадрат 2 — задачи важные, но не срочные.
Квадрат 3 — задачи срочные, но не важные.
Квадрат 4 — задачи не срочные и не важные.
Для себя сделал вывод: нужно работать в квадрате 2 — планировать, учиться, искать новые возможности и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на 3 квадрат я внимания не обратил и не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат такой, где задачи срочные, но не важные. Как это вообще может быть?
Вначале снова заглянул в «Семь навыков…», но в книге Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:
- Посторонние разговоры и звонки
- Какая-то корреспонденция
- Некоторые встречи
- Предстоящие неотложные дела
- Распространённые виды деятельности
Для непонятливых, автор поясняет: «Есть и другие люди — те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат 3, думая, что пребывают в квадрате 1».
Я понял — когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого.
Например, когда я меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я нахожусь в квадрате 1, возможно я в квадрате 3, потому что есть дела поважнее.
В целом стало понятно, но я решил копнуть глубже.
Какие задачи относят к третьему квадрату?
Я прочитал два десятка статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в 3 квадрате делятся на несколько групп.
1. Обязанности (точнее, обязательства)
— Обязательство быть матерью, женой, мужем, хозяйкой: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, пообщаться и погулять с детьми, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, навести порядок в квартире.
— Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчёт, посетить совещание, проверить почту.
— Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку.
2. Слабости, желания (сделать пост в соцсети о первом снеге), просьбы
3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.
В нескольких статьях в 3 квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю, это неправильно. Профилактика и планирование — тоже рутина, но относится к квадрату 2.
Что же делать с задачами из квадрата 3?
Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, мы не всегда погнимаем, как от них избавиться.
Список задач на день обычно составляют из задач 1 и 3 квадрата.
Верхняя часть списка — квадрат 1: то, что мы должны выполнить по объективным причинам.
Нижняя часть — квадрат 3: то, что мы должны выполнить по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому что они кажутся важнее или более срочными, а потому мы что их делали сотни раз.
Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остаётся, а ещё в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2. И мы как белки в колесе каждый день делаем одно и то же, а когда бьёт по лбу проблема, (о которой мы, вполне вероятно, знали, но не нашли времени её решить) напрягаемся сверх меры и, разобравшись с форс-мажором, чувствуем безмерную гордость.
Как этого избежать?
Во всех статьях задачи из 3 квадрата рекомендуют делегировать. В одном источнике нашёл замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.
Берём наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1) добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день.
Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.
Но если было бы так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже когда понимаем, что жертвуем целями.
Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?
Квадрат 3 вместе с квадратом 4 — наша зона комфорта. Чтобы из неё выйти, нужно преодолеть немало преград.
1. Страхи
Боимся потерять что имеем: премию, работу, друзей, звание хорошего человека.
Боимся осуждения: «А, это тот, который сдаёт табели последним», «А это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на две минуты».
А ещё страх неудачи, страх успеха, да мало ли их.
Наши цели редко перевешивают наши страхи.
2. Отсутствие желания или возможностей
Мало желания делегировать стирку — нужны средства, чтобы воспользоваться услугами домработницы или прачечной. Мало желания делегировать отчёт — нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс.
В то же время вы можете игнорировать даже имеющиеся возможности, если вам не хочется расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак для всей семьи.
3. Привычки
Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю месяц. Выполняем не задумываясь. Сработал триггер — табель на столе, сели и проверили, а потом ещё сами отнесли в отдел персонала.
4. Отсутствие навыков
Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.
4 способа сбежать из квадрата 3
Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. Пока нашёл только 4.
1. Нарушайте правила.
Не серьёзно, помаленьку. Для того чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает. Раньше я всегда водил машину строго по правилам, но в определённый момент начал понемногу нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными и наблюдаю, к чему это приведёт.
2. Фильтруйте чужие высказывания.
Раньше думал о том, что скажут и что подумают, но с возрастом, а скорее с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.
3. Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника.
Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объёме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели пришлось перестраиваться. Теперь на моей спине сидят только мои «обезьяны».
4. Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.
Квадрат 3 — опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными.
Удачи вам в делах!
Статья опубликована также в e-xecutive.ru
Саморазвитие #Инструменты #Осознанность #Планирование #Приоритеты #Тайм-менеджмент #Цели
квадрат эйзенхауэра
квадрат эйзенхауэра | runemagic.ru рунолог, гадание на рунах, рунические амулеты.
«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные». Д.Эйзенхауэр.
Цейтнот. Нехватка времени. Ничего не успеваю. Слова знакомые многим. Мы тратим кучу времени и сил на тушение «пожаров», борьбу с «текучкой», но она все наваливаются и наваливаются, а важные дела, продвигающие нас вперед так и не делаются.
У каждого человека в сутках 24 часа. Но все используют их по-разному.
Одни люди находят время и на работу, и на семью, и на хобби.
Другие же тонут в текучке, хватаются за все подряд и не поспевают нигде.
Почему у одних получается, а у других нет? Как все успевать?
Ответ прост — планирование и расстановка приоритетов. Это самые важные инструменты достижения цели. При грамотном планировании эффективность деятельности возрастает во много раз.
Человек, который хочет многого достичь и многое сделать непременно должен уметь грамотно
Прекрасный способ планирования получил название квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.
Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, президент США. Он отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени способ, впоследствии названный его именем — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.
Суть этого метода заключается в том, что все дела, запланированные на день разбиваются на четыре квадрата:
1) квадрат несрочных/важных дел;
3) квадрат срочных/неважных дел;
4) квадрат несрочных/неважных дел.
Метод квадрат Эйзенхауэра заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности на каждый день.
Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?
Конечно, в первую очередь нужно определить свои приоритеты, свои цели. Провести категорирование дел:
определить что для вас важно/срочно, что важно/несрочно, то неважно/срочно, а что неважно/несрочно.
Понять для себя, что вы будете делать в первую очередь, что во вторую, а что не будете делать вообще.
Если вы испытываете проблемы с определением жизненных приоритетов, вы можете воспользоваться моим руническим раскладом для решения этой проблемы.
1. Секрет успешного планирования и эффективного достижения цели заключается в том, чтобы выполнять в первую очередь дела из первого квадрата несрочных, но важных дел, которые продвигают человека вперед и обеспечивают его будущее.
2. Необходимо стремиться к минимизации количества дел из второго квадрата срочных и важных дел. Как правило сюда попадают так называемые «пожары», которые необходимо тушить и которые отнимают много сил и нервов.
3. От дел из третьего квадрата срочных, но неважных дел лучше всего отказаться или так же свести их к минимуму.
4. Наконец, дела из четвертого квадрата несрочных и неважных дел оптимальнее всего отдать поручить другим людям, службам или автоматизированным сервисам.
Я использую квадрат Эйзенхауэра уже 2 месяца и с удовлетворением отмечаю для себя, что в последнее время я спокойно и методично занимаюсь преимущественно важными, но несрочными делами, которые планомерно продвигают меня к моим целям. А всевозможная текучка и нервотрепка практически сошли на нет.
Я хочу, чтобы как можно больше людей умели грамотно планировать свои дела и добиваться своих целей.
Поэтому я решил и подготовил PDF файл с
Скачать ежедневник Эйзенхаура можно ЗДЕСЬ.
Перейдите по ссылке на слове «ЗДЕСЬ», либо нажмите на нее правой кнопкой мышки и выберете «сохранить как».
Скачать ежедневник Эйзенхаура чёрно-белую версию (экономичнее распечатывать) можно ЗДЕСЬ.
Вы можете использовать квадрат Эйзенхауэра как для ежедневного, так и для еженедельного и даже ежемесячного планирования. Пробуйте, экспериментируйте. Успехов вам во всех ваших начинаниях и делах!
Поделиться страницей в социальных сетях:
[evc_social_likes]
Понравилось вам — поделитесь! Пусть понравится другим!
Матрица Эйзенхауэра
34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:
- 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
- 3 поле: Не важные, но срочные дела;
- 4 поле: Не важные и не срочные дела.
Как работать с квадратом Эйзенхауэра?
Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:
- Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
- Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
- Не очень важные, но срочные дела.
- Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.
Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:
- Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
- Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
- Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
- Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.
Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете. Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!
источник:psychologos.ru
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ИЛИ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
Чтобы успевать за день сделать больше, Дуайт Эйзенхауэр создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют «Матрица Эйзенхауэра» или «Матрица приоритетов». В чем суть метода?
ЧТО ТАКОЕ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА?
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания.
Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля.
Каждое из полей вмещало в себя список дел:
1 поле: Важные и безотлагательные дела.
2 поле: Важные, но не очень срочные дела.
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.
Как работать с квадратом Эйзенхауэра?
Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:
ВАЖНЫЕ И БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНЫЕ ДЕЛА
Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи.
Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
ВАЖНЫЕ, НО НЕ ОЧЕНЬ СРОЧНЫЕ ДЕЛА
Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо.
Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
НЕ ОЧЕНЬ ВАЖНЫЕ, НО СРОЧНЫЕ ДЕЛА
Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
НЕ СРОЧНЫЕ И НЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА
В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д.
То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.
Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:
- Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
- Сосредоточиться в основном на делах из квадрата. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
- Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
- Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.
Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.
ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример – названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Д. Эйзенхауэр – гений эффективности
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.Общее описание матрицы Эйзенхауэра
Дуайт Эйзенхауэр придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую – дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория – все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.Первый квадрат: самые важные и срочные дела
В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании – встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка – вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам – все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).
Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения
Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра – это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.Третий квадрат: срочные, но неважные дела
Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. Сломался компьютер во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.
Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные
Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.
Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра
Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован насыщенный день и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.
КВАДРАТ ЭЙЗЕНХАУЭРА ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ
Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, наряду с другими , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».
Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.
Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).
Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.
Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.
Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.
Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.
«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными
Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:
Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).
Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).
Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).
Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).
Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).
Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — напишите мне сообщение.
Разница между срочными и важными
Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.
— Дуайт Эйзенхауэр
Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».
Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.
Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:
Ликвидация до оптимизации
Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:
«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»
— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)
Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.
Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).
Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».
Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.
Это поможет мне достичь моей цели?
И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.
Эти два вопроса:
- Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
- Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?
Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.
Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.
Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box
P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной любым удобным способом, и я сразу вышлю вам копию таблицы.