Мониторинг качества работы сотрудников: системные методы организации контроля деятельности персонала

Контроль персонала: ТОП-10 наших методов

“Кот из дома, мыши в пляс” – очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребцом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь.

Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Типовая ситуация

Наша основная услуга это маркетинговый консалтинг. В ходе работы мы прорабатываем огромное количество зон, которые напрямую или косвенно влияют на увеличение прибыли. И вроде бы всё хорошо, инструменты приносят результат, но мы то знаем, что может быть лучше.

Причин улучшить нашу совместную работу – масса, тут скрывать нечего, всегда можно сделать лучше.

И один из главных и типовых случаев – это выполнение всей командой поставленных задач.

В ход идут разного рода методы и способы мотивации персонала. Но замотивировать мало, нужно ещё контролировать их.

Именно из-за отсутствия контроля мы видим типовую ситуацию: собственники начинают срываться на своих сотрудников, так как не видят, что выполнено, а что нет.

По умолчанию в их голове мысль – “Ничего не выполнено!”, а в это время сотрудники расслабляются, так как понимают, что их работу не видят и в какой-то степени не ценят.

Базовые знания в контроле

Без контроля никуда. Какой вид контроля персонала Вы выберите – тотальный или простой, это второй вопрос.

Но то, что он должен быть, это точно. И сейчас мы с Вами рассмотрим несколько составляющих успешного контроля действий персонала. Ведь перед тем, как мы перейдём к конкретным способам, Вам нужно понять всю суть.

№1 Формат контроля

Есть три способа контроля деятельности персонала на предприятии. Первый и самый очевидный (самый старый) – устное взаимодействие, из серии “Петя, что сделал за сегодня?”. Вариант имеет место быть, но в случае очень маленькой компании и узнавания промежуточного состояния работы.

В остальном, это очень слабый инструмент, ведь есть универсальная “отмазка” от договорённостей – “Я этого не говорил”.

Второй способ – это документы. В государственном секторе это принято называть “бумажками”, ведь их там просто сотни тысяч.

Вполне допускаю, что в каждой компании есть целая комната с такими бумажками, куда, как Скрудж Макдак в мультфильме про Микки Мауса, можно запрыгивать и плавать.

Но это не отменяет факт наличия такого вида контроля, к тому же, он и вправду неплох, если оборот документов не сотни листов в день.

И третий, финальный способ – это контроль при помощи программных решений, начиная от обычной Excel таблицы, заканчивая CRM-системами.

Идеальный вариант для любой компании – это CRM. Но есть проблема, и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе.

Как правило, именно на этом шаге всё сыпется. Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

№2 Время контроля

На этом пункте у Вас уже могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

Первая часть проверки – это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы. Второй случай проверки – это контроль во время выполнения действий.

Когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И последняя часть – это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать.

Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

№3 Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный. Это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников.

Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником).

Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время.

И вот еще, пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности. И с каждым месяцем они расслабляются, а Вы злитесь все больше и больше.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

10 МЕТОДов КОНТРОЛЯ

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это же теория, которая лишь даёт понимание, что это.

Поэтому далее мы разберём с Вами самые актуальные методы контроля персонала. Те, что Вы можете взять и внедрить в ближайшее время.

И те, что мы уже опробовали на своих клиентах.

Метод 1. Планёрки

Недавно я проводил консультацию для клиента, и он меня убеждал, что не видит необходимости в планёрке, так как им нечего обсуждать, ведь всё одно и то же из недели в неделю.

С одной стороны мысль вроде логичная, но с другой стороны это как в анекдоте:

Она: – Почему ты мне перестал говорить, что любишь меня?
Он: – Я уже один раз сказал, если что-то изменится, то я дам тебе знать.

Сотрудникам нужно говорить, что Вы их любите…тьфу! Их нужно мотивировать, показывать динамику выполнения плана и обязательно на таких стычках проверять по задачам.

Причём, не только по выполненным, но и по тем, которые планируются и находятся в процессе выполнения.

Метод 2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне.

Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей,. Это поможет не только проверять факт работы, но и сам процесс. Например, работают ли они по скриптам и как общаются с клиентами в целом.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так.

Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи.

Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

Метод 3. Тайный покупатель

Я обожаю проводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом мы сомневаемся в их эффективности.

Но благодаря тайным покупателям можно выявить массу моментов.

Вы легко сможете проконтролировать, выполняют свои обязанности сотрудники или нет.

Для успешного внедрения этого метода оценки персонала, Вам обязательно нужно продумать легенду, по которой будет приходить наш секретный агент.

Нужно всё фиксировать на диктофон и конечно, доводить сделку до конца. Более подробно про правильную реализацию тайного покупателя смотрите в моём видео ниже:

Метод 4. KPI (нормирование труда)

В какой-то степени, это автоматический контроль качества работы сотрудника на любой должности.

Смысл заключается в том, что Вы ставите своим сотрудникам определённые KPI или нормативы, которые являются планкой, которую нужно либо достичь, либо наоборот не преувеличить.

Например, у продавцов, в качестве KPI, может быть количество контактов с новыми клиентами.

А у специалиста по тендерам будут нормативы, которые говорят, что на подбор 10 позиций должно уходить не более 5 часов.

Таким образом, сотрудники прекрасно понимают, что и как им нужно делать. Всё, что Вам необходимо, это усилить все дополнительным контролем.

KPI

Метод 5. Мотивационная доска

Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений.

Название этому инструменту – мотивационная доска. Это в прямом смысле доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж.

Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником.

Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте. Её видят как сотрудники, так и руководитель.

И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.

Метод 6.

Прослушивание телефонных звонков

У нас все разговоры с клиентами записываются. Так мы получаем массу плюсов, главный из них – возможность прослушать спорную ситуацию.

Но если мы говорим про контроль за работниками, то прослушивая эти звонки Вы можете выявить для себя, как работают Ваши сотрудники.

Во всех отделах продаж (где мы работаем) обязательным действием, среди всего списка, является установка записей звонков.

Сделать это легко. Причём, если Вы используете CRM-систему, то каждый звонок сразу будет привязываться к карточке клиента.

Привязка звонков

Метод 7. Отчёты

Хорошо, если у Вас есть ежемесячный отчёт от руководителя. Но совершенствование системы контроля может пойти дальше.

Как минимум, каждый сотрудник может делать отчёт и предоставлять его не только в конце месяца, а в конце недели и даже дня. Такие действия помогут сотруднику лучше сформировать видение на прошлое и будущее. И Вам это поможет контролировать их направление.

А вообще, предлагаю сотруднику отчитываться о каждой выполненной задаче!

Я не сошёл с ума. Это сделать легко и просто. Всё, что Вам нужно, это чтобы каждую задачу (60-95% от всех) сотрудник фиксировал в CRM-системе.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан или Битрикс 24 – это самые популярные CRM в России.

Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по системе Канбан.

Но я Вам приготовил самый простой вариант ежедневного отчета. Уровень “супер-новичок”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.

Отчет, вариант 1

Либо можете использовать такой вариант отчета. Он еще проще и заполняется в таблице. Кстати, мы для маленьких компаний в маркетинговом консалтинге используем Google Docs.

Там можно смотреть и редактировать файлы с любой точки мира, что упрощает изучение работы персонала.

Отчет, вариант 2

Метод 8. Рабочее время и действия

Следить программно за рабочим временем можно двумя способами. Самый простой – поставить на входе систему, с которой сотрудник должен провзаимодействовать при приходе, уходе и перерывах на работе.

Есть разные подходы. На работе в Америке я проводил карточкой. В более крупных компаниях я видел биометрическую проверку (отпечатки пальцев).

В системе Битрикс24 есть функционал распознавания лиц с помощью камеры на планшете.

Более сложный подход в учёте рабочего времени – это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют, во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались, и сколько времени в каждой из них работал сотрудник.

Помимо времени Вы увидите и совершённые действия. Мы такой подход практикуем для дистанционных работников.

Учет времени

Метод 9. GPS

Для специалистов-путешественников (обычно это торговые представители) Вы можете использовать отслеживание их местоположения по GPS в машине, специальному трекеру или планшету, который они обязаны носить всегда с собой.

В компаниях по грузоперевозкам это must have, так они определяют количество израсходованного бензина (и многое другое).

В случае менеджеров, Вы сможете видеть, заезжал специалист к клиенту или навешал Вам лапшу.

Также сможете понять, отлучался ли он по своим делам и на сколько. Причём, рекомендую новичкам не говорить, что у них стоит GPS, и таким образом изучить, как они себя ведут. А уже после испытательного срока поздравить с успешным прохождением проверки.

Метод 10. Экзамены

Смотря сейчас на старания родителей и школьников при подготовке к ЕГЭ, у меня возникают спорные чувства.

Сначала думаешь, а зачем всё это ввели, ведь жили до этого нормально. Но с другой стороны ученики стали реально больше готовиться, а значит лучше погружаться в тему. Такие же промежуточные экзамены нужно реализовать Вам в своей компании.

Они могут казаться простыми и глупыми для “опытных монстров” Вашей команды. Но другие сотрудники могут изрядно попотеть.

К тому же, это прекрасный повод для всех лишний раз заглянуть в книгу продаж компании, иначе она бы пылилась на полках с веков адаптации сотрудников.

Тест

ИСТОРИЯ ПРО ЛЯГУШКУ

Вы наверняка слышали историю про лягушку и кастрюлю?! Нет? Вы очень многое упустили. Её можно применить ко многим темам, но тут она как никогда кстати. Слушайте и записывайте.

Учёные задались вопросом: “Как сварить живую лягушку?”. Как Вы думаете, что нужно сделать для этого?

Была выявлена масса способов. Те, что сковывали и парализовывали лягушку, сразу отпали, ведь это нечестно. Поэтому осталось всего два.

Первый способ самый очевидный. Взять кастрюлю, налить в неё воду, вскипятить её и после чего кинуть туда нашего подопытного. Задумка неплохая, но провалилась.

Не прошло и секунды, как лягушка почувствовала неладное и выпрыгнула.

Второй способ пошёл от отобранного. Также взяли кастрюлю, налили в неё воду, но перед кипячением туда положили лягушку. То есть она оказалась в комфортной воде.

Логично, она не выпрыгнула, а стала там плавать. Но нам же нужно сварить. Поэтому ученные просто включили медленный огонь. Лягушка ничего не почувствовала и сварилась.

КАК ИСПОРТИТЬ КОНТРОЛЬ

К чему была эта история про лягушку? Я просто хочу донести до Вас, что в контроле персонала на предприятии нужно все делать постепенно.

Люди ничем не отличаются от братьев меньших. Они также “делают ноги”, когда чувствуют неладное. В случае бизнеса “неладное”- это в том числе резкое внедрение какой-либо системы и средств контроля.

Помимо резкого внедрения, у Вас могут быть другие серьёзные ошибки и, как специалист, который видел опыт разных компаний, спешу Вас познакомить с главными из них (мелочь пропускаем). Умоляю Вас, учтите эти моменты.

• Периодический контроль. “Сегодня хочу, завтра не хочу”. Сотрудники должны постоянно знать о том, что все их действия проверяют и делают это постоянно. 

  Иначе расслабятся, ведь будут надеяться, что сегодня будет как всегда, и Вы не будете проверять.

• Отсутствие наказаний. Если есть нормативы, значит должны быть меры при нарушении. Это логично и очевидно. 

  Поэтому если Вы выявили проблему и человек не реагирует на предупреждения, то нужно принимать меры. Никто не любит наказывать, но делать это иногда нужно.

• Тотальный контроль. “Доверяй, но проверяй”, – помните такую фразу? Это применимо и к бизнесу. 

  Сотрудники должны быть свободны в своих действиях и не чувствовать тотального надзора, но при этом знать, что “большой брат” следит за ними.

Коротко о главном

Раз Вы дочитали статью до этой строки, значит Вы реально оценили необходимость контроля персонала.

Это хорошо и здорово. В этой статье Вы узнали, как контролировать работников, какие форматы и методы контроля бывают.

Как Вы могли заметить, я умышленно не писал мелкие и очевидные способы, по типу: устные вопросы, отметки на флипчарте, ведение ежедневника. Мы с Вами разобрали именно то, что реально работает и проверено нами.

Хочу закончить материал такой мыслью – “Проверять нужно не нарушения, а победы”.

Фраза не отменяет факт поиска проблемных зон и штрафования за них. Она говорит о том, что людей лучше мотивирует возможность получить больше денег или поощрение за выполнение задач. Всё должно быть в меру.

По теме:
Виды мотивации персонала. Кнут и пряник версия 2.0
Как общаться с подчиненными: 70 советов от практиков

Система персонального мониторинга для анализа эффективности работы сотрудников

Системы мониторинга и контроля уже изменяют подход в управлении персоналом и помогают руководителям и всей компании получить больше. Контроль и точную оценку работы персонала организации просто осуществить с помощью онлайн-сервисов и программ. Внедрение CRM-системы меняет подход к выполнению задач, так как будет известно о реальных результатах: сколько звонков сделано, договоров подписано, сколько часов отработал каждый сотрудник и т.д. Перспективных работников такой подход заинтересует, поскольку заработает хорошо тот, кто сделает больше, кто готов исправлять свои ошибки, учиться и совершенствоваться.

Современные системы мониторинга могут «рассказать» обо всех действиях сотрудника: в каких программах и с какими файлами работал, какие сайты посещал, сколько времени выполнял поставленные задачи и т.д. Как следствие – виден реальный результат, а работник вовлечен в процесс по максимуму. Но системы мониторинга – это не про тотальный контроль персонала, а про профессиональный рост сотрудников, улучшение показателей компании и про правильное, оптимальное построение рабочего процесса.

Кроме того, с помощью продвинутой видеоаналитики с использованием нейросетей можно производить action detection – детекцию конкретных действий, например, соблюдает ли рабочий технику безопасности, носит ли каску, защитные очки и прочее. «Умная» система видеоаналитики CenterVision от компании Центр2М отслеживает производственный процесс в режиме реального времени, автоматически оповещает ситуационный центр, моментально сообщает о нарушениях техники безопасности, составляет отчеты при нарушениях.

Также продвинутая аналитика аудио позволяет автоматически контролировать качество речи сотрудника (например, оператора call-центра): использование негативных или каких-то определенных слов и формулировок, слов-паразитов, обсценной лексики, повышение тона, характер реакции собеседника, длительность молчания, придерживается ли сотрудник скрипта и многое другое.

Цифровизация помогает наладить рабочий процесс, упростить многие задачи, повысить прибыль и позаботиться о сотрудниках. Системы мониторинга могут быть использованы для создания оптимального плана работ с учетом возраста, состояния здоровья отдельных специалистов и всего отдела. Такой индивидуальный подход к каждому поможет сохранить ценные кадры. Человек не будет перетруждаться, выполняя оптимальное количество задач, и эффективность его труда возрастет.

Цифровизация изменяет не только рабочий процесс, но и управление, подбор персонала. Благодаря искусственному интеллекту компании Mail.Ru удалось снизить стоимость подбора в 4 раза, а также закрыть вакансии в 2 раза быстрее (данные на 2017 год).

Внедрение «умных» систем контроля на предприятиях, в частных компаниях – это вложение в будущее, в котором сотрудники работают эффективно, на результат и в безопасности.

Компания Центр 2М занимается разработкой и проектированием «умных» систем видеоаналитики для бизнеса. Чтобы оставить заявку на расчет стоимости разработки, свяжитесь с нашим специалистом по телефону +7 (499) 754-07-77 или через форму обратной связи на сайте.

Источники:

1. Как цифровые тренды меняют сферу HR
   
2. Мониторинг сотрудников, контроль персонала
   
3. Мониторинг персонала
   
4. Контроль персонала: зачем он нужен и как организовать
   
5. Видеоаналитика
   
6. Цифровизация производства — новый уровень безопасности и здоровья персонала
   

Методы контроля сотрудников на рабочем месте

Этот эффективный и простой в использовании инструмент помогает осуществлять полный контроль деятельности персонала в режиме реального времени в течение всего рабочего дня – работодатель может видеть все запущенные на компьютере работника приложения, просматривать историю интернет-запросов и список всех посещенных страниц. Программа дает возможность отслеживать пользование социальными сетями и переписку в чатах и мессенджерах.

Не секрет, что зачастую сотрудники злоупотребляют офисными компьютерами, используя их в личных целях: скачивают из интернета фильмы и музыку, распечатывают тексты и изображения, копируют различную информацию на внешние накопители. Еще хуже, если работник распечатывает или сохраняет конфиденциальную информацию компании с целью ее передачи или продажи конкурентам. Чтобы это предотвратить, в CleverControl предусмотрена функция, позволяющая отслеживать использование внешних носителей и устройств – USB, CD и DVD дисков и принтеров.

Еще одна полезная опция программы – кейлоггер. Поскольку большая часть информации между персоналом передается при помощи чатов и мессенджеров, CleverControl записывает все нажатия клавиш, позволяя руководителю просматривать любые набранные на клавиатуре тексты, в том числе удаленные сообщения.

Дополнительно, в определенные моменты (например, при открытии новых окон) программа выполняет снимки экрана компьютера (скриншоты), предоставляя работодателю своеобразный «отчет в картинках» о том, чем сотрудник занимался в течение дня. Это помогает не только установить тех, кто вместо работы предпочитает общаться в мессенджерах и соцсетях или играть, но и предотвратить утечку информации или инсайдерскую угрозу.

По дополнительному соглашению в программе предусмотрена возможность получения снимков с веб-камеры и записи аудио с микрофона компьютера. Эти функции помогают работодателю установить, кто и с какой целью получает доступ к рабочему компьютеру в его отсутствие, а также прослушивать все происходящие рядом с компьютером разговоры.

Для того, чтобы установить и начать пользоваться программой, не требуется наличия специальных знаний в области информационных технологий. Необходимо лишь пройти простой процесс регистрации и установки.

Доступ к программе можно осуществлять через любое подключенное к интернету устройство, а просматривать информацию – в любое время и из любой точки мира.

Контроль работы персонала — деликатный вопрос, к решению которого необходим особый подход. Для повышения качества работы гораздо эффективнее использовать гуманные методы, основанные на уважении и доверии.

При использовании методов контроля персонала важно найти золотую середину. Чтобы контроль действительно приносил пользу, необходимо понять, что он одинаково важен и для руководства, и для сотрудников. Если сотрудника предварительно известят об осуществляемом контроле, он будет относиться к этому с пониманиеми без недоверия.В то же время, понимая, что его действия контролируются, работник вряд ли будет предпринимать попытки использовать рабочее время в личных целях.

Осуществляя разумный, основанный на доверии и уважении контроль, взамен руководитель получает повышение эффективности работы персонала и надежную команду. В свою очередь, сотрудники тоже выигрывают: компания развивается, что способствует повышению мотивации и, как результат, заработной платы.

ТОП-6 эффективных методов мониторинга персонала

Современные методы мониторинга и контроля сотрудников включают аппаратно-программные средства, а также интегрированные системы, направленные на анализ деятельности персонала компании.  

Комплексный контроль через учет рабочего времени сотрудников, позволяет повысить их эффективность и результативность. Нивелировать слабые места рабочих процессов, исключить простои персонала в организации, не допустить инсайдерские сливы. Именно поэтому любая компания заинтересована в том, чтобы использовать для контроля и отслеживания эффективности текущих процессов только самые действенные методы. 

 

CRM-системы как метод мониторинга и управления работниками 

Контроль сотрудников с помощью CRM – распространенный способ отслеживания деятельности персонала. Системы управления взаимоотношениями с клиентами представляют собой прикладное ПО, предназначенное для автоматизации взаимодействия с заказчиками. Иными словами, это специальные программы, в которых хранится вся информация насчет работы персонала, включая клиентскую базу и историю контактов с каждым клиентом. 

Операционная часть CRM помогает сотрудникам эффективнее выполнять поставленную задачу, потому что предоставляет всю рабочую информацию в удобном и структурированном виде. Но с точки зрения управления компанией для руководителя важнее аналитическая часть CRM, которая формируется анализом и отчетами. Речь идет о воронке продаж, эффективности маркетинговых кампаний, а также о результатах работы каждого отдельного сотрудника предприятия. 

Например, в CRM могут сохраняться записи звонков, содержание которых можно сопоставить с результатами работы специалиста и понять, что он делает хорошо, а какие моменты ему стоит «подтянуть». 

 

Контроль работы персонала посредством СКУД

 

Системы контроля и управления доступом используются для регистрации входа/входа людей на территорию предприятия, а также для ограничения перемещения сотрудников во внутренних локациях. Как правило, в роли «точек прохода» выступают КПП, ворота или двери. Они могут осуществлять контроль персонала автоматически, например – через использование биометрических замков. Либо на КПП может располагаться вахтер с книгой учета приходов/уходов.  

Контроль посредством СКУД позволяет бороться с поздними приходами и ранними уходами, прогулами и несанкционированными отлучками. Это эффективный способ повышения рабочих показателей. Ведь если специалист знает, что о его прогуле станет известно руководству и за это на него будут наложены санкции, он вряд ли так поступит. Нюанс в том, что СКУД не дает оценку работы сотрудника, то есть мы знаем, что в рабочее время он на месте, но не знаем, что он делает. 

 

Система учета рабочего времени и контроль продуктивности 

Рассмотрим такую систему на примере Bitcop. Контроль в данном случае осуществляется посредством широкого спектра программных возможностей. В частности, есть автоматизированный учет рабочего времени, система отчетности с функцией оценки продуктивности, настраиваемый трекинг задач и DLP-система для защиты от утечки данных и инсайдерских сливов. 

ПО мониторит запускаемые сотрудником программы и сайты, записывает поисковые запросы, фиксирует все данные, вводимые с клавиатуры. В зависимости от заданных настроек возможно блокирование нежелательных сайтов и программ, либо система будет делать скриншот, фиксировать время и отправлять отчет руководителю. 

Повышенный контроль персонала и более глубокий анализ рабочей продуктивности можно обеспечить за счет интеграции с CRM-системами (1C, Redmine) и системами управления доступом. В таком случае руководитель уже не просто знает время прихода/ухода сотрудников, он непосредственно видит результат их работы с разбивкой буквально по каждому шагу. 

 

GPS-трекинг как способ отслеживания мобильных сотрудников 

Это еще один популярный метод контроля, однако в нём нет необходимости, если специалисты компании в основном работают на фиксированных местах (в офисах, центрах продаж, на складах). Трекеры и маячки GPS эффективны на тех предприятиях, где много выездных сотрудников и  есть обширный автопарк. 

Благодаря маячкам руководители отделов точно знают, где находится спецтранспорт компании. А персональные трекеры, синхронизированные с пультами наблюдения, покажут – где сейчас тот или иной специалист. Это эффективная защита от инсайдерства, а также от необоснованных и несанкционированных действий работников. 

Например, откомандированный сотрудник будет вынужден придерживаться маршрута, разработанного руководством, и уже не сможет по собственному желанию «заскочить к другу» или провести в другом городе лишний день, чтобы посмотреть достопримечательности. 

 

Контроль сотрудников с помощью системы видеонаблюдения 

Оценка деятельности специалистов, повышение качества и улучшение результатов их работы зачастую предполагает необходимость точно отслеживать перемещения работников внутри территории предприятия. СКУД фиксируют только проходы через «точки доступа», но они не помешают специалистам двух соседних отделов встретиться в коридоре у кулера и проговорить целый час. 

Пример утрированный, но он хорошо иллюстрирует, что контролировать рабочее время персонала важно на всём протяжении рабочего дня. Камеры видеонаблюдения идеально дополняют СКУД и системы учета рабочего времени, потому что исключают дополнительные факторы простоев и прямого отлынивания от должностных обязанностей. Плюс психологический контроль – сотрудник, который знает о наличии камер, сам будет ограничивать себя, опасаясь санкций. 

 

Прослушивание телефонных звонков 

Как правило, прослушивание телефонных звонков применяется для того, чтобы контролировать качество обслуживания клиентов. Идеально, если такая система интегрирована с CRM – тогда руководитель наглядно видит, как стиль общения конкретного сотрудника отражается на результатах его работы. 

Ведя подробный учет разговоров и делая их компетентную оценку на основании комплексного анализа, руководитель может получить четкие сигналы – когда тому или иному сотруднику пора пройти курсы повышения квалификации. Порой достаточно разъяснительной беседы, чтобы исключить из речи недопустимые обороты. Однако могут потребоваться кардинальные меры, если сотрудник просто не в состоянии поддерживать беседу с клиентом на требуемом уровне. 

 

Выводы – какие системы учета и контроля наиболее эффективны 

Мы перечислили лишь основные способы, но существуют и другие полезные методы контроля персонала. Все они преследуют одну цель – повысить результативность работы специалистов на местах и как следствие – увеличить доходность компании. 

Здесь нельзя определить «лучший» или «единственно верный» вариант. Потому что учет рабочего времени и оценка качества выполнения специалистами своих должностных обязанностей методологически опираются на масштабы и специфику предприятии. Если у вас всего один офис на 5 человек, вам, естественно, не нужны видеокамеры и СКУД. А если в компании нет выездных специалистов, GPS-трекеры вам ни к чему. 

Таким образом, способы учета рабочего времени и методы контроля качества работы сотрудников выбираются индивидуально, исходя из реальных потребностей предприятия. Однако автоматизированные системы контроля компьютеров и учета рабочего времени персонала, как правило, всегда обоснованы благодаря своей универсальности и адаптивности. 

как автоматизировать функцию контроля персонала?

Из этой статьи вы узнаете, как правильно автоматизировать функцию контроля сотрудников и какие инструменты представляет для этой цели программное обеспечение для мониторинга персонала.

Для чего нужно автоматизировать функцию контроля?

В современных условиях работы, когда удаленные сотрудники все чаще становятся составляющей частью команды, важно следить за тем, чтобы работник делал то, что от него требуется. В прошлом можно было назначить менеджера, который бы отслеживал ход работы и организовывал персонал в офисе, но сегодня многие сотрудники разбросаны по всему миру, и лично проконтролировать всех не представляется возможным. Сегодня же с возникновением таких задач, как контроль использования сотрудниками, Интернета, контроль выполнения задач и контроль качества работы сотрудников, многие компании задумываются об автоматизации функции контроля.

Так как же руководителю удостовериться, что люди отрабатывают свою зарплату? Ответ – с помощью систем контроля персонала, которые отслеживают практически любой аспект работы – будь то время, в течение которого сотрудники бездействуют, или клавиши, которые нажимают, и в каких приложениях. Системы контроля автоматически сообщат руководителю о малейшем нарушении. 

Но прежде чем внедрять ПО для контроля персонала, стоит все тщательно взвесить. Какие инструменты контроля и мониторинга подойдут для вашего бизнеса, как грамотно автоматизировать контроль сотрудников, чтобы это не вызвало негативной реакции и волны увольнений, и, самое главное, как сделать так, чтобы автоматизация контроля действительно позволила сэкономить ваше время, не став трудоемкой процедурой, требующей значительных трудозатрат.

Что такое ПО для контроля персонала?

Системы контроля персонала предоставляют администраторам и руководителям ряд инструментов для отслеживания и записи поведения сотрудника, в т. ч. сайтов, которые он посещал, сообщений, которые писал, открытых программ и файлов. У систем контроля персонала две цели: 1) добиться, чтобы все придерживались установленных правил, 2) гарантировать продуктивность и подотчетность сотрудников.

Стоимость ПО для мониторинга персонала зависит от амбиций их разработчиков, количества пользователей, набора функций программы, срока действия лицензий. Стандартная лицензия дает право пользоваться программой год или полгода, есть также системы с ежемесячной оплатой. Бессрочная лицензия подразумевает условно «вечное» использование программы, но здесь могут быть нюансы, которые обязательно нужно уточнять у продавцов. К примеру, в некоторых продуктах при наличии бессрочной лицензии придется дополнительно продлевать техподдержку и обновления ПО. Многие (но не все) разработки для мониторинга персонала требуют минимального количества пользователей, обычно это 5, но их может быть существенно больше, в зависимости от масштаба компании. 

Как выбрать систему контроля персонала?

Выбирая системы контроля персонала, придется составить представление о доступных функциях и сделать вывод, какие именно вам действительно нужны.  
Мы напишем банальность, но лучшей системой учета рабочего времени и контроля сотрудников может оказаться та, которая больше всего подходит для решения ваших задачи и задач вашей компании. 

Четкое понимание зачем вам нужна система контроля сотрудников позволит также сэкономить, поскольку многофункциональное решение типа швейцарского ножа, как правило, стоит больше, и осваивается дольше, чем разработка с меньшим количеством функций. 

Нужен баланс между доступностью и эффективностью, если бюджет ограничен. 

Некоторые из функций, которые может включать в себя система контроля:

Онлайн-мониторинг

Мониторинг компьютеров онлайн, пожалуй, самая простая и понятная. Она дает возможность руководителю или администратору в любой момент просмотреть онлайн-трансляцию экрана сотрудника и узнать, чем он занят. В некоторых программах наблюдатель может одновременно просматривать экраны ПК всего отдела и даже департамента.

Запись и воспроизведение действий пользователя

Система контроля также может записывать действия с экранов ПК сотрудников, чтобы в дальнейшем просматривать активность персонала в любой заданный промежуток времени. Здесь важно уточнить, как в программе реализован фильтр по совершенным сотрудником действиям, иначе придется просматривать весь день сотрудника целиком, чтобы обнаружить нарушение. Также рекомендуем обратить внимание на способ сжатия видеофайлов и сколько они занимают места на диске.

Скриншоты экрана

Во многих мониторинговых решениях реализована функция скриншотов, это своего рода окно, в которое админ может заглянуть и узнать, что делал сотрудник в то или иное время. Это своего рода «лайт-версия» функции записи и воспроизведения истории действий пользователя.

Анализ эффективности сотрудников

Такая функция должна отслеживать активность пользователей и обеспечивать соответствие внутренним стандартам и требованиям. В режиме реального времени анализируется любая необычная активность и выявляются потенциальные угрозы безопасности. Можно узнать, сколько времени сотрудник работал, а сколько бездействовал. Соцсети, мессенджеры, онлайн-игры – все это фиксируется.  

Учет рабочего времени сотрудников

Функция учета рабочего времени сотрудников позволяет контролировать рабочие часы сотрудников и подразделений. Переработки, опоздания, ранние уходы, прогулы, перекуры, прогулки и пр. отображается в отчетах.

Кейлоггер 

Эта функция должна отслеживать любые клавиши, которые сотрудник нажимает во время пользования программами, браузерами и пр.  

Мониторинг сайтов 

Система должна фиксировать историю посещений сайтов, дату и время, когда пользователь заходил на ту или иную веб-страницу. У администратора есть возможность добавить определенный ресурс в черный список или создать категории сайтов. Лучшие разработки такого рода уведомляют администратора, когда люди получают доступ к запрещенным веб-ресурсам. При неоднократных нарушениях будет понятно, что человек повторно пользуется запрещенным контентом.

Мониторинг приложений 

Мониторинг приложений функционирует похожим образом, с той лишь разницей, что отслеживается активность в программах. Если пользователь играет в игры во время работы, например, или запускает программы, которые имеют мало отношения к работе, админ может просмотреть даты и время, в которое эти программы запускались, и насколько долго. Некоторое ПО также предоставляет возможность делать скриншоты и видеозаписи происходящего на экране. 

Мониторинг чатов

Онлайн-мониторинг чатов отслеживает беседы, которые происходят в режиме реального времени на некоторых платформах, включая мессенджеры и соцсети. История чатов покажет, когда и между кем имели место эти беседы. 

Доступ к веб-камере

Некоторые решения для мониторинга персонала включают еще и функцию удаленного доступа к веб-камере. Админы могут переключаться на пользовательские камеры, когда сотрудник находится возле устройства. 

Отчеты

В каждом ПО для мониторинга персонала функция отчетности реализована по-разному. Лучшее ПО позволяет создавать специализированные отчеты, которые генерируют данные в простой доступной форме в зависимости от выбранных настроек. Некоторые разработки создают отчеты, в которых сравнивается активное и неактивное время, продуктивное и непродуктивное время работы. 

Email-мониторинг

Email-мониторинг работает схожим образом, что и мониторинг чатов, за исключением того, что отслеживается активность в крупных email-платформах. Любые файлы в письмах обычно воссоздаются и могут просматриваться администраторами. 

Мониторинг съемных устройств

Съемные запоминающие устройства могут стать серьезной проблемой в том, что касается безопасности данных компании. Но благодаря решениям для мониторинга сотрудников админы могут узнать, когда использовались любые съемные устройства, и какие файлы скачивались и/или добавлялись. 

Техподдержка

Также стоит учитывать уровень техподдержки и клиентского сервиса, на случай если возникнут какие-либо сложности и понадобится помощь компании-разработчика. Хороший клиентский сервис – полезный актив, в особенности для малого бизнеса, когда у компании, как правило, нет специализированного IT-отдела.  

Нужно ли сотрудникам знать, что за ними наблюдают?     

Руководители большинства компаний, которые внедряют ПО для отслеживания персонала, понимают, что сотрудники могут вести себя по-разному, когда знают, что на рабочем компьютере установлена система контроля. Чтобы составить четкое представление о том, как человек будет вести себя, когда за ним не наблюдают, в системе обычно активируется стелс-режим, и пользователи ПО не отдают себе отчет в том, что данные о поведении активно отслеживаются и сохраняются. Мониторинг рабочих компьютеров сотрудников в большинстве стран вполне легален, при учете, что работник дает согласие на сбор, запись и хранение информации с использованием средств автоматизации.

Но как быть в случае, если вы нанимаете фрилансеров, которые удаленно работают на собственных устройствах? Конечно запуск системы отслеживания в секретном режиме может быть проблематичным. Для фрилансеров системы контроля зачастую работают в таком режиме, который доступен только пользователю и активен только когда они приступают к работе, чтобы отслеживать время работы над проектом. Все остальное время система не активна, т.е. удаленная команда может свободно пользоваться своими компьютерами, без опасений, что за ними наблюдают. Здесь стоит отметить, что в большинстве стран, такая слежка может быть признана незаконной, поэтому обязательно нужно продумать отключение мониторинга в нерабочее время.

Рекомендуем также почитать статью о контроле удаленных сотрудников и реальный кейс нашего клиента на эту тему.

Надеемся, что наша статья поможет вам в выборе лучшей системы учета рабочего времени.

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.

 

Методы контроля рабочего времени | Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т. д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. 

---

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

---

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

---

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

---

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

---

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест. 

---

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

как точно и объективно оценить работу сотрудников

Опытный, прозорливый руководитель или HR способен быстро распознать перспективного сотрудника и оценить его возможности. Однако бывает так, что принятый на работу кандидат, демонстрировавший идеальные результаты тестов, не оправдывает доверия.

Разобраться в ситуации поможет мониторинг персонала с помощью программы. Он выявит, какие факторы и обстоятельства мешают сотруднику задействовать деловые качества.

Как сделать мониторинг персонала полезной привычкой?

К сожалению, иногда под наблюдением и контролем персонала руководители подразумевают действия, которые не дают сотрудникам шанс проявить себя. Да и к тому же, ставят в неудобное положение, мешая показать хотя бы приемлемые результаты.

Регулярные вызовы «на ковер» к начальству, программы-шпионы в компьютерах офиса, «недремлющее око» видеонаблюдения и прочее способны только нервировать и раздражать. А такая нездоровая атмосфера в коллективе вскоре выльется в конфликт и приведет к потере ценных кадров.

Как стимулировать творческих и способных сотрудников достигать новых вершин, прогрессировать и выдавать каждый день результат, который превосходит вчерашний?

Психологии известно много приемов мотивации и поощрения. Однако, прежде чем ввести их в действие, стоит точно определить причину неудовлетворительных результатов. Здесь не обойтись без специальных средств мониторинга персонала, которые способны точно оценить эффективность и целесообразность усилий каждого участника коллектива.

Мониторинг с помощью Yaware: быстро, точно, экономно

Разработчики программного обеспечения давно озаботились проблемой руководителей, которым нужна своевременная и полная оценка работы сотрудников. Современный рынок ПО предлагает ряд весьма производительных решений, отвечающих на те или иные запросы. Наиболее универсальной является утилита Yaware.TimeTracker.

Время – основной ресурс вашей компании и с этим никто не поспорит. Тайм-трекер Yaware помогает вам оценить, насколько своевременно персонал выполняет свои задачи и на что тратит время, даже когда не находится под вашим контролем. Вот основные функции Yaware.TimeTracker.

1. Фиксация начала и конца работы.
2. Оценка деятельности сотрудника в офлайн-режиме (не за компьютером).
3. Наблюдение за тем, какие средства и ресурсы использует работник для решения задач.
4. Определение продуктивности и соответствия задачам используемых веб-сайтов, программ и приложений.
5. Мониторинг частей трудового процесса, которые скрыты от взгляда руководителя (с помощью веб-камеры и скриншотов экрана компьютера).

Тайм-трекер Yaware способен дать всеохватывающую аналитику по работе персонала, на основании которой вы оптимизируете процессы внутри компании.

Убедитесь сами в эффективности мониторинга персонала с помощью Yaware.TimeTracker. Зарегистрируйтесь тут и протестируйте программу бесплатно!

Работа уже сделана? Пять способов контролировать эффективность сотрудников — RainmakerThinking

Недостаточное управление — хроническая проблема, затрагивающая организации всех форм и размеров. Но это не означает, что большинство менеджеров просто не хотят выполнять свою работу — большинство менеджеров хотят быть хорошими, активными лидерами, овладевшими основами менеджмента! Итак, что им мешает?

Существует ряд мифов, которые мешают менеджерам быть сильными, но один из наиболее частых вопросов, которые мы слышим в RainmakerThinking, — это: «Как я могу отслеживать работу своих сотрудников на регулярной основе?» Многие менеджеры считают, что им просто не хватает времени, чтобы эффективно отслеживать успехи каждого сотрудника.

Дело в том, что недостаточное руководство требует для менеджеров и всех остальных гораздо больше времени, чем нужно для эффективного управления с самого начала!

Успешный мониторинг сотрудников начинается с установления режима регулярных, постоянных встреч один на один. Один только этот шаг радикально улучшит способность любого менеджера быть в курсе всех деталей и привлекать людей к ответственности. Но часто бывает, что менеджеры должны иметь привычку проверять работу сотрудника и вне этих обычных разговоров.

[ПЕРЕЙДИТЕ С 1: 1 НА СЛЕДУЮЩИЙ УРОВЕНЬ СКАЧАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ РУКОВОДСТВО СИЛЬНОГО ЛИДЕРА]

Отследить действия сотрудников можно пятью способами:

1. Наблюдать за работой сотрудников.

Один из самых эффективных способов контролировать работу сотрудника — это собственными глазами. Наблюдение за тем, как сотрудник взаимодействует с клиентом в течение нескольких минут, расскажет вам больше об эффективности обслуживания клиентов этим сотрудником, чем серия опросов отзывов клиентов. Вот почему так много организаций, занимающихся продажами на маршруте, поощряют своих менеджеров ездить вместе с продавцами. Таким образом, менеджер действительно может наблюдать, как сотрудник выполняет свою работу. Если вам трудно помочь сотруднику добиться успеха в выполнении определенной задачи, «затените» этого сотрудника, пока он выполняет задачу. Вы узнаете, что именно он делает и как он может делать это лучше.

2. Попросите счет.

В каждом индивидуальном разговоре с каждым сотрудником просите рассказать о том, что этот человек сделал с момента вашего последнего разговора: «Какие конкретные действия вы предприняли? Вы оправдали четко сформулированные ожидания? » Затем внимательно слушайте, выносите суждения и задавайте более наводящие вопросы.Запрос учетной записи — это метод номер один для привлечения человека к ответственности за свои действия. Затем переходите к обсуждению следующих шагов. До тех пор, пока вы постоянно ведете свои управленческие беседы один на один с каждым человеком на регулярной основе, этот элемент мониторинга эффективности станет рутинным.

3. Помогите сотрудникам использовать инструменты самоконтроля.

Вы также можете попросить сотрудников помочь вам отслеживать их действия, используя инструменты самоконтроля, такие как планы проектов, контрольные списки и журналы действий.Сотрудники могут отслеживать, соответствуют ли они целям и срокам, изложенным в плане проекта, делать записи в контрольных списках и регулярно отчитываться перед менеджером. Журналы активности — это дневники, которые сотрудники могут вести, точно отмечая одновременно, что они делают в течение всего дня, включая перерывы и перерывы. Каждый раз, когда сотрудник переходит к новому виду деятельности, его просят отметить время и новое действие, к которому он обращается.

[ИЩЕТЕ БОЛЬШЕ СОВЕТОВ ДЛЯ ЛИДЕРСТВА? СКАЧАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ КНИГУ УПРАВЛЕНИЯ]

4.Регулярно проверяйте незавершенную работу.

Тщательно проверяйте работу ваших сотрудников в процессе работы. Если сотрудник не несет ответственности за производство материального конечного продукта, то наблюдение за его работой — это то же самое, что анализ незавершенной работы. Если она отвечает за конечный продукт, проверьте его, пока она работает над ним. Например, если сотрудник управляет базой данных, проверьте записи. Если сотрудник пишет отчеты, посмотрите черновики. Если сотрудник звонит по телефону, запишите их и прослушайте случайную выборку.Если сотрудник делает виджеты, проверьте несколько незавершенных виджетов и посмотрите, как они выглядят. На самом деле вы не можете отслеживать все, что делает каждый сотрудник, но вы можете регулярно проверять случайные выборки.

5. Поспрашивайте немного.

Собирайте разведданные. Спросите клиентов, поставщиков, коллег и других менеджеров об их взаимодействии с конкретными сотрудниками. Всегда задавайте вопросы о работе сотрудника, а не о человеке. Не просите оценок, но просите описания.Не спрашивайте о впечатлениях, а о подробностях. И не верьте всему, что слышите; непроверенные заявления третьих лиц — это просто слухи. Но чем больше вы прислушиваетесь к земле, тем больше знаете, каким источникам можно доверять. Так что поспрашивайте регулярно.

---

5 простых способов контролировать работу ваших сотрудников

Руководство любой успешной компании хочет знать, чем сотрудники работают в рабочее время и насколько продуктивно они используют свое рабочее время.Однако не каждый руководитель может ответить на эти вопросы четко, быстро и однозначно.

Вот почему компании внедряют различные инструменты мониторинга сотрудников, чтобы «держать руку на пульсе».

Некоторые компании используют старые и проверенные методы, а другие устанавливают специальное программное обеспечение и контролируют рабочий процесс, даже находясь вне офиса.

«Доверяй, но проверяй» — золотое правило для любого расчетливого менеджера.

Исследование, опубликованное на веб-сайте прозрачности рабочего пространства, для сравнения подтверждает, что около 30% работников солгали своему боссу хотя бы раз, 42% из которых были сотрудниками начального уровня.

Эти цифры, несомненно, вызывают беспокойство. Таким образом, у руководства любой компании есть еще одна причина регулярно контролировать работу персонала.

Как контролировать работу ваших сотрудников

1. Использовать программное обеспечение для мониторинга сотрудников, которое отслеживает действия сотрудников на их рабочих компьютерах
2. Используйте программное обеспечение для управления задачами и проектами, чтобы помочь сотрудникам не сбиться с пути
3. Мониторинг только нескольких сотрудников одновременно с выборочным контролем
4. Включите ежедневные / еженедельные занятия по планированию, чтобы помочь менеджерам сообщить свои ожидания
5. Поощрять участие в упражнении «Фотография рабочего дня»

1.Программное обеспечение для мониторинга сотрудников отслеживает активность сотрудников на их рабочих компьютерах

Программа мониторинга сотрудников позволяет отслеживать активность сотрудников на их рабочих компьютерах.

Специальные сервисы собирают, хранят и анализируют данные о посещаемых веб-сайтах, поисковых запросах, запущенных приложениях и внешних устройствах хранения, используемых в течение рабочего дня.

Эти сервисы также контролируют активность пользователя в социальных сетях, исходящую электронную почту и чаты в различных мессенджерах.

Например,

Clever Control позволяет контролировать компьютеры до 16 сотрудников на одном экране.Таким образом, менеджер может легко увидеть, кто делает все возможное на работе, а кто злоупотребляет ресурсами компании.

Менеджеру остается только просматривать скриншоты и изучать отчеты, сохраненные на облачном сервисе в виде удобных диаграмм и графиков.

Современное программное обеспечение превращает обычный компьютер в действенный инструмент онлайн-мониторинга. Это помогает не только выявлять обычных бездельников, обнаруживать возможные задержки, повышать общую производительность и расследовать любые незаконные действия, но и предотвращать утечки корпоративной информации.

2. Программное обеспечение для управления задачами и проектами помогает сотрудникам не сбиться с пути

Работодатели прекрасно знают, что нахождение в офисе не обязательно означает, что сотрудник усердно работает над выполнением поставленных задач. Существуют специальные программы, которые отслеживают продуктивность сотрудников в течение дня и позволяют сотрудникам отслеживать собственную продуктивность.

Например, некоторые компании используют Pyrus.

Его интерфейс очень похож на почтовый клиент, но сотрудники получают задания вместо писем.Благодаря стилизации и отсутствию посторонних отвлекающих факторов и спама программа напоминает форум для корпоративного общения.

Его возможности позволяют организовать переписку, выстроить рабочие процессы в соответствии с их приоритетом и контролировать выполнение сотрудниками задач в установленные сроки.

Служба управления проектами Wrike имеет аналогичные функции.

Он разработан для улучшения коммуникации, определения приоритетов задач, распределения ответственности и повышения производительности всей компании.

Сервис также предлагает удобное мобильное приложение, которое позволяет менеджерам планировать и корректировать задачи и решать проблемы, вызванные задержками, даже если они находятся вне офиса.

Однако указанные сервисы в основном предназначены для управления проектами, а не для мониторинга деятельности сотрудников.

Использование таких инструментов, как Pyrus и Wrike, помогает менеджерам отслеживать продуктивность сотрудников, но также следует поделиться с более широкой командой о том, как они могут использовать эти инструменты для отслеживания собственной продуктивности.

3. Выборочный контроль за несколькими сотрудниками одновременно

Выборочный контроль позволяет менеджерам контролировать сотрудников, не создавая у сотрудников ощущения, будто за ними постоянно наблюдают.

Он проводится в естественной рабочей среде наугад, что позволяет работодателю увидеть сильные и слабые стороны сотрудника и проверить не только рабочий процесс, но и его «неотшлифованный» промежуточный результат.

Однако, несмотря на очевидные преимущества, избирательное управление имеет ряд существенных недостатков.

Иногда вместо того, чтобы держать персонал в курсе, это создает стрессовую среду и даже демотивирует сотрудников.

Некоторые из них считают такую ​​форму контроля субъективной и больше похожей на попытку руководителя найти недостатки и раскритиковать персонал.

4. Ежедневное / еженедельное планирование может помочь менеджерам выразить ожидания

Некоторые работодатели не могут представить себе типичный рабочий процесс без регулярного планирования и встреч. Это проверенный способ для менеджеров оценить результаты предыдущих задач и поставить новые цели.

Сотрудники принимают новые задания и расставляют приоритеты в соответствии с установленными сроками.

Планирование рабочих процессов с учетом рабочего времени, необходимого для их выполнения, позволяет сотрудникам улучшить свои навыки управления временем и личную эффективность.

Перед встречей сотрудники обычно готовят отчеты, которые руководство может использовать для понимания структуры рабочего дня конкретного сотрудника и того, какие задачи занимают у него большую часть времени.

Эта информация помогает руководству лучше понять распределение рабочей силы в офисе и помогает избежать простоев и перегрузок.

5. Поощряйте участие в упражнении «Фотография рабочего дня»

Выполнение упражнения «Фотография рабочего дня» может помочь руководителям и сотрудникам понять, как они проводят свое время и что необходимо скорректировать.

Например, если руководитель подозревает сотрудника в низкой производительности, он или она может потребовать подробный отчет по каждой задаче и проекту за определенный период времени. Затем сотрудник заполняет так называемую «фотографию рабочего дня», где он или она описывает все, что он или она делает, и точное количество времени, которое он или она тратит на это.

Такой отчет помогает руководителю отслеживать истинную загруженность персонала и оценивать их реальную эффективность. Другими словами, он или она может видеть, выполняют ли сотрудники свою работу или просто проводят время в офисе.

Следует отметить, что создание «фотографии рабочего дня» занимает некоторую часть рабочего дня, что может несколько снизить продуктивность персонала.

Этот метод дает ощутимые результаты, если есть острая необходимость определиться с необходимостью этой должности (или человека) в компании.

Менеджеры могут контролировать производительность своих сотрудников с помощью цифровых инструментов и методов коммуникации

Есть несколько инструментов для мониторинга сотрудников.

Их действие может быть разным, и некоторые из них не лишены недостатков. Поэтому важно найти баланс при выборе метода, который будет поддерживать доверие, и создать систему, которая мотивирует сотрудников уважать время компании.

Как отслеживать эффективность сотрудников (включая бесплатные шаблоны) — Clockify Blog

Чтобы узнать, прилагают ли ваши сотрудники все усилия для выполнения своих должностных обязанностей, вам следует начать отслеживать эффективность сотрудников. Таким образом вы сможете оценить уровень результативности и эффективности сотрудников и качество их работы.

Более того, менеджеры должны оценивать своих сотрудников в течение года. Результаты этих оценок представлены в оценке эффективности сотрудников.

Из этой статьи вы узнаете:

• как отслеживать и оценивать производительность сотрудников в традиционной рабочей среде,
• как оценивать ваших сотрудников, работающих на дому,
• , какие инструменты мониторинга производительности сотрудников могут вам помочь, и
• , какие шаблоны следует использовать при проведении этих оценок.

Как вы отслеживаете и оцениваете работу сотрудников?

Прежде чем мы начнем изучать наиболее практичные способы мониторинга и оценки эффективности ваших сотрудников, давайте проясним некоторые основные термины.

Мы уже упоминали оценку производительности во введении, но теперь мы углубимся в эту тему.

Оценка производительности сотрудника — важный показатель, который показывает все возможности работника за определенный период. Таким образом, такие оценки представят области, в которых у сотрудника все хорошо, и области, которые нуждаются в улучшении. Менеджеры обычно проводят одну детальную оценку один раз в год с несколькими краткими проверками в течение года.

Вот основные преимущества оценки эффективности сотрудников:

• Это дает сотрудникам более четкое представление о том, что им нужно делать.
• Предоставляет работникам обратную связь; таким образом, они будут знать, как повысить свою производительность.
• При наличии подробных отчетов менеджеры смогут оценить как сильные, так и слабые стороны сотрудников на рабочем месте.
• Менеджеры могут принимать точные решения относительно повышения сотрудника, продвижения по службе, плана компенсации и премий, а также увольнений.

Еще одна причина для проведения такой оценки — убедиться в надежности ваших сотрудников. Согласно опросу, опубликованному сайтом прозрачности рабочего пространства, для сравнения,

около 30% рабочих хотя бы раз солгали своему начальнику. В этом исследовании было собрано 23 299 ответов от сотрудников малых, средних и крупных компаний.

Мы уверены, что ваши сотрудники заслуживают большего доверия, чем участники этого опроса. Тем не менее, давайте посмотрим, как вы можете оценить производительность своих сотрудников.

Определение стандартов деятельности и индивидуальных целей

Как менеджер, вам необходимо установить стандарты производительности. Эти стандарты включают набор правил, которым должны подчиняться все сотрудники. Например, в зависимости от своего положения в команде каждый работник должен осознавать свои обязанности и то, что он должен выполнять.

Обязательно устанавливайте достижимые стандарты для своей команды. Кроме того, эти стандарты должны быть одинаковыми для всех сотрудников, работающих на одной должности.

Помимо стандартов производительности, также важна постановка конкретных целей. В этом случае следует создать индивидуальные цели для каждого сотрудника.

Вам может быть интересно, как это сделать. Вот как: обсудите эту тему с каждым работником, и вы сможете обнаружить цели, которые являются рациональными и подходят для их должности.

Наблюдать за их производительностью в течение года

Это шаг, когда вам нужно использовать свои организаторские способности. Чтобы создать точную годовую оценку эффективности сотрудников, вам необходимо собирать данные в течение всего года. Вот что мы предлагаем:

• Начните с создания файла производительности для каждого сотрудника.
• Каждый раз, когда работник успешно завершает задачу или совершает ошибку, обязательно запишите это. В соответствии с этим правилом не забывайте регулярно предоставлять своему сотруднику честную обратную связь.Это повысит моральный дух рабочих.

Постоянно отслеживая производительность сотрудников, вы не упустите ни одной ценной информации. К тому же составление годового отчета будет для вас намного проще.

Осторожно с критикой

Если вам нужно выразить свою критику в оценке, будьте честны при этом. Будьте прямыми и используйте примеры. Запишите все подробности:

• Причина, по которой ваш сотрудник допустил ошибку на рабочем месте.
• Описание этого события.
• Ваш совет сотруднику — что он может сделать, чтобы решить эту проблему.

Вы должны оставаться рациональными и говорить правду — без преувеличений и недооценок. Таким образом, ваш работник с большей вероятностью откроется и попытается решить проблему.

Оценить только свою работу

Оценивая своих сотрудников, сосредоточьтесь только на их работе, а не на их личности. Важнее всего то, как они выполняют свои задачи.

Обвинения, основанные на личности рабочего, могут причинить ему вред. Вместо этого, анализируя работу своих сотрудников, сосредоточьтесь на их действиях.

Например, ваш сотрудник Кевин импульсивен. Однажды в магазине появился грубый покупатель. К сожалению, Кевин начал кричать на покупателя, что было совершенно неуместно.

Вам, как руководителю, необходимо вести серьезный разговор со своим сотрудником. Но вместо того, чтобы обвинять его импульсивный характер, скажите ему, что неуважительное поведение неприемлемо на рабочем месте.Таким образом, вы будете критиковать только его действия в конкретной ситуации, а не его характер.

Общайтесь со своими сотрудниками

Чтобы правильно оценивать своих сотрудников, вам также необходимо прислушиваться к их потребностям. Часто общайтесь с членами вашей команды. Помните, что получение обратной связи от ваших сотрудников действительно важно. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать своим работникам:

• Есть ли у вас опасения по поводу своей карьеры?
• Что вам нужно для достижения ваших целей (поддержка коллег или вашего руководителя, какие-то ресурсы)?
• Как часто вы хотите получать от меня отзывы?
• Есть ли у вас какие-нибудь долгосрочные цели в карьере? Как наша компания может помочь вам в достижении этих целей?

Получение ответов на эти вопросы поможет вам понять, есть ли у ваших сотрудников какие-либо проблемы на рабочем месте, которые могут замедлять их работу, но также и их производительность.

Правильно внедрять аттестацию сотрудников

После того, как вы завершите свои оценки, следующим шагом должно стать их представление вашим сотрудникам. Предлагаем вам назначить встречу с каждым работником.

Перед началом встречи еще раз просмотрите оценку. Выберите наиболее важные части этой оценки — как положительные, так и отрицательные оценки. Но не забудьте сосредоточить внимание на положительных сторонах отчета.

Наконец, расскажите своему сотруднику, как он может улучшить свою работу в будущем.

Оценить эффективность сотрудников в офисе может быть довольно просто, поскольку вы используете одно и то же рабочее пространство и часто общаетесь с сотрудниками. Но что происходит, когда вам нужно проанализировать производительность сотрудников, работающих на дому? Мы рассмотрим эту тему в следующем разделе.

Как вы следите за сотрудниками, работающими из дома?

Если вы оцените своих сотрудников, работающих из дома, вы поймете, насколько они на самом деле заняты. Таким образом, вы сможете соответствующим образом делегировать их рабочую нагрузку.Вот как это сделать.

Поощрять сотрудников к учету своего времени

Один из наиболее удобных способов наблюдения за сотрудниками, работающими из дома, — это побудить их использовать простую систему прихода и ухода. Таким образом, вы будете знать, как они проводят свое рабочее время и какие задачи они выполняют в настоящее время.

Есть несколько вариантов, которые ваши сотрудники могут использовать для отслеживания своего рабочего времени:

1. Они могут войти в свои часы в конце дня. Как менеджеру вам необходимо создать проект для каждого работника.Затем ваши сотрудники могут выбрать свое имя из списка проектов и войти в свое рабочее время в конце каждого дня.
2. С помощью таймера. Сотрудники могут использовать таймер на своем устройстве, запускать таймер в начале дня и выключать его в конце дня.

Это идеальный метод, чтобы узнать, какие рабочие перегружены работой, а какие менее заняты.

Создание списков задач

Процесс довольно простой: вам нужно составить список задач и привязать конкретные задачи к конкретным проектам.Затем вам следует делегировать задачи внутри команды.

Преимущество использования списков задач заключается в том, что вы увидите, слишком ли много заданий у какого-то сотрудника или мало ли у кого-то. Таким образом, вы можете изменить список, чтобы у каждого сотрудника было одинаковое количество задач. Но будьте осторожны, некоторые задачи могут быть сложнее других. Имейте это в виду, когда поручаете работу членам вашей команды.

Составление списков задач удобно, потому что вы можете отслеживать прогресс проекта, проверяя работу своей команды.

Всегда устанавливайте сроки

Независимо от того, используете ли вы инструмент управления проектами или по-разному ставите задачи для своей команды, обязательно добавляйте крайний срок для каждого задания. Это выгодно как для членов вашей команды, так и для вас как для их руководителя.

При наличии крайних сроков ваши сотрудники смогут организовать свой рабочий день и всю неделю после установленного срока. Таким образом, сотрудники будут более эффективными, и они не будут тратить на задачу больше времени, чем необходимо.Наконец, ваша оценка их работы тоже была бы более точной.

Мы надеемся, что к настоящему моменту у вас есть более четкое представление о том, как наблюдать и оценивать своих сотрудников. Но вы также можете использовать инструменты мониторинга производительности сотрудников, которые помогут вам отслеживать прогресс вашей команды.

Вот некоторые из лучших инструментов для мониторинга производительности сотрудников, которые вы можете попробовать. Следующие приложения также полезны для оценки работы удаленных сотрудников.

Clockify

Clockify поможет вам не только отслеживать часы работы сотрудников, но и их посещаемость.Вот основные преимущества отслеживания времени с помощью Clockify:

.

1. Вашим сотрудникам необходимо войти в свое рабочее время (вручную или с помощью таймера). Затем приложение автоматически подсчитает их ежедневные, еженедельные, ежемесячные и годовые итоги.
2. Каждый раз запись может быть помечена как оплачиваемая или не оплачиваемая, и вы можете связать каждую запись с ее проектом.
3. Как менеджер вы можете легко отслеживать выходные, отпуск, больничный и т. Д. Вам необходимо создать проект с таким названием, например, проект «Отпуск».Затем ваши сотрудники могут добавить время / дни, когда они используют отпуск.

Подводя итог, Clockify — это полезный инструмент для отслеживания рабочего времени сотрудников, а также для оценки работы ваших сотрудников, их прогресса и свободного времени.

Todoist

Todoist — это приложение, которое работает как ваш профессиональный и личный помощник. Каждый раз, когда вы вспоминаете, что вам нужно что-то сделать, касающееся работы или личной жизни, обязательно добавьте это как задачу в Todoist.

Если говорить о вашей команде, ее деятельности и производительности, вот основные преимущества Todoist:

• Распределите рабочую нагрузку. Как руководитель группы, вам необходимо добавлять задачи, сроки их выполнения, добавлять необходимые файлы и назначать каждую задачу своим сотрудникам.
• Прозрачный обзор. Перейдите на панель управления со всеми действиями и отфильтруйте их по активности или члену команды. Это идеальный метод оценки их производительности.

Другой вариант, о котором стоит упомянуть, — это вариант, связанный с личной продуктивностью. Каждый раз, когда вы выполняете задание, вы получаете очки, которые, безусловно, усиливают мотивацию.

Асана

Asana — это инструмент для управления проектами.Поскольку у него есть панель управления на основе Канбан, это приложение поможет вам визуализировать ваш проект.

Вот самые практичные особенности Asana:

• Организуйте работу, поставив задачи. Для каждой задачи вы можете установить срок и тип приоритета, а затем назначить его сотруднику.
• Вы можете составлять визуальные планы проекта, чтобы видеть все задачи в одном месте и отслеживать их прогресс. Таким образом, вы будете знать, выполняют ли сотрудники свои задания вовремя, что многое говорит об их надежности.

Постоянное отслеживание хода выполнения проекта и деятельности вашей команды — важная часть оценки эффективности сотрудников.

iDoneThis

Это приложение для командного мониторинга и управления задачами. Вот основные преимущества использования этого инструмента:

• Ежедневное обновление статуса: каждый сотрудник должен проходить регистрацию ежедневно.
• Задачи имеют описания, чтобы вы могли отслеживать их развитие. Есть три категории: Done — завершенные задачи, Goal — текущие задачи, которые будут выполнены, и Blocked — задачи, которые не могут быть выполнены и почему они не могут быть выполнены.
• Подробные отчеты: вы можете отслеживать деятельность своей команды или развитие всей компании.

Помимо этих ценных приложений, есть еще один метод оценки эффективности сотрудников — с помощью различных шаблонов.

Шаблон мониторинга эффективности персонала

Создавать оценки эффективности сотрудников намного проще с помощью шаблонов. Вот два типа, которые вы можете использовать:

1. Шаблон краткого обзора производительности
2. Шаблон годовой оценки

Приступим.

Шаблон краткого обзора производительности

Этот шаблон содержит наиболее важные рабочие качества, такие как технические навыки, продуктивность, посещаемость, командная работа и другие. Другими словами, это вышеупомянутые стандарты производительности , которым должны следовать все сотрудники. Для оценки этих качеств существует рейтинговая система. Вы можете просто поставить галочку для каждого навыка. В итоге у вас будет общее количество неудовлетворительных, удовлетворительных и отличных оценок.

Другой раздел этого шаблона посвящен индивидуальным целям сотрудников . Как вы можете видеть ниже, это величайшие достижения сотрудника, а также его основные трудности. Вы можете описать каждое достижение и каждую слабость с примерами. После того, как вы выяснили основные области, в которых ваш работник менее успешен, вы можете создать несколько шагов, которые помогут ему улучшить эти навыки.

Вот пример этого шаблона. Мы можем видеть данные по торговому представителю Остина Уайта, а также его стандарты работы и индивидуальные цели.

⏬ Загрузите шаблон краткого обзора производительности в Google Таблицах

Образец годовой оценки

Этот шаблон суммирует результаты ваших предыдущих оценок стандартов производительности, чтобы вы могли их еще раз просмотреть.

Но когда дело касается индивидуальных целей, описания гораздо полезнее, чем числа. Таким образом, годовой шаблон дает вам возможность отметить все достижения сотрудника со времени предыдущего отчета.Более того, вам нужно записать все слабые стороны его выступления. Обязательно укажите все подробности и приведите примеры.

Наконец, есть третий раздел этого шаблона. Как мы уже говорили ранее, получение отзывов от ваших сотрудников жизненно важно как для вас, так и для ваших сотрудников. Это лучший способ устранить любые проблемы, с которыми сталкиваются члены вашей команды. Поэтому это вопросы к вашим сотрудникам.

⏬ Загрузите шаблон годовой оценки в Google Таблицах

Могут ли сотрудники контролировать свою работу?

Итак, это шаблоны для менеджеров.Теперь мы исследуем важность самооценки.

Помимо оценок, предоставляемых менеджером, сотрудники могут и должны анализировать свою работу.

Кроме того, если ваши сотрудники оценят свою работу, вы сможете сравнить свои отчеты с результатами самооценки. Это сравнение подскажет, понимают ли ваши сотрудники то же самое, что и вы.

Итак, первая часть шаблона самооценки сотрудников посвящена их текущим обязанностям.Здесь у ваших сотрудников есть возможность высказать свое мнение о своих основных обязанностях. Например, они хотели бы начать работу над новыми задачами в рамках текущего проекта. Кроме того, это раздел, в котором им необходимо оценить свою производительность.

Кроме того, сотрудники должны задуматься о своих основных достижениях и слабостях. Затем они должны описать эти действия, назвав несколько примеров.

⏬ Скачать шаблон самооценки сотрудника в Google Таблицах

Заключение

Хотя самооценка может многое рассказать о сотруднике и его представлении об успешной работе, не следует полагаться только на этот тип отчета.В конце концов, этот отчет выражает субъективные мнения. Поскольку менеджеры должны сами делать определенные оценки сотрудников, самооценки недостаточно. Итак, вот идеальный баланс — регулярно проводите собственную оценку эффективности сотрудников, но раз в год также включайте отчет о самооценке.

Регулярная аттестация сотрудников дает вам большую ясность в отношении общего качества работы сотрудников. Данные, которые вы собираете во время этих оценок, будут полезны при принятии решения о повышении, продвижении по службе и бонусах сотрудника. Для успешной оценки вам необходимо установить стандарты производительности, которым должен подчиняться каждый член команды. В этой статье содержится еще несколько советов о том, как отслеживать и оценивать своих сотрудников.

Кроме того, мы предложили несколько приложений, которые помогут сделать процесс оценки более эффективным. Наконец, в этом сообщении в блоге вы можете найти несколько шаблонов для отслеживания эффективности ваших сотрудников, а также для поощрения самооценки сотрудников.

как измерять, оценивать и улучшать

Как повысить производительность и продуктивность персонала

Затем вам нужно взять результаты оценки и создать план улучшений, который поможет заполнить любые возможности или области развития, которые были представлен.

9 эффективных шагов по повышению производительности сотрудников

1. Выясните, почему сотрудник не оправдывает ожиданий

Список причин, по которым сотрудник не выполняет ожидаемых результатов, можно продолжать бесконечно. Если вы не вникаете в суть этих вопросов, практически невозможно предпринять правильные шаги для их улучшения.

Начните с открытого и откровенного обсуждения и выясните, чувствует ли сотрудник, что что-то влияет на его способность выполнять работу. Может случиться так, что они чувствуют, что бизнес мешает им полностью раскрыть свой потенциал, им может не хватать ресурсов, они не чувствуют соответствия целям компании или не получают надлежащего руководства или обучения.

Также возможно, что факторы, влияющие на работу, могут быть не связаны с самой работой. Личные причины, такие как то, что сотрудник может пережить период плохого психического самочувствия или испытывать проблемы в личной жизни, также могут повлиять на производительность.

Этот разговор может дать вам основу для более эффективной поддержки.

2. Обсудите как максимумы, так и минимумы.

При проверке эффективности не следует сосредотачиваться только на том, что идет не так, даже если вашей конечной целью является улучшение.

Сосредоточение внимания только на областях, требующих улучшения, может подорвать уверенность ваших сотрудников и вызвать недовольство, если они почувствуют, что их тяжелая работа в других областях остается незамеченной. Обязательно сообщите своим сотрудникам, что у них хорошо получается, и укажите на любые выдающиеся моменты в работе с момента их последней проверки, а также на области для развития.

Когда вы осознаете их упорный труд, сотрудники поймут, что они являются ценным членом команды, и будут продолжать прилагать эти усилия в своей работе.Тем не менее, когда вы обсуждаете проблемы и области для развития, вы должны четко понимать любые проблемы. Легче всего было бы «смягчить удар», но, не понимая, в чем именно проблема, вы усугубите любые проблемы в долгосрочной перспективе, и отношения могут стать более враждебными.

Убедитесь, что сотрудник покидает беседу с четким пониманием своих сильных сторон, любых областей для развития и шагов, которые необходимо предпринять для их достижения.

3.Обеспечьте постоянную обратную связь по мере их продвижения

Самый эффективный способ повысить производительность труда сотрудников — это регулярная обратная связь. Часто отвечая на вопросы, вы можете помочь сотрудникам не сбиться с пути в работе над улучшением, вместо того, чтобы сохранять какие-либо проблемы для более формального рассмотрения. К тому времени последствия плохой работы могли нанести ущерб команде или бизнесу.

Частая обратная связь помогает сотрудникам привыкнуть к получению обратной связи в целом. Это также может предотвратить любые негативные ассоциации, которые люди связывают с получением обратной связи.Это связано с тем, что частая обратная связь, скорее всего, будет представлять собой сочетание положительных и конструктивных комментариев, которые могут помочь сохранить заинтересованность и воодушевление сотрудников, а не уныние.

Для повышения производительности важно, чтобы сотрудники знали, где они находятся и как они продвигаются. Тогда они будут лучше осведомлены о том, как у них дела и какие шаги необходимо предпринять для дальнейшего улучшения.

4. Создавайте позитивную культуру на рабочем месте

Положительная культура на рабочем месте помогает проложить путь к более высокой вовлеченности, большей мотивации и повышению производительности.

Проверьте такие элементы, как соответствие сотрудников видению и миссии компании, предлагаемые льготы для сотрудников и способ ведения бизнеса — например, рабочая среда и такие элементы, как гибкость или политика в отношении отпуска.

Культура на рабочем месте должна давать сотрудникам возможность проявить максимум своих способностей. Сильная культура на рабочем месте позволяет сотрудникам быть сосредоточенными и заинтересованными, не отвлекая их от всего, что их отвлекает, и при поддержке позитивного рабочего места, которое будет двигать их вперед.

Самый простой способ узнать, подходит ли ваша корпоративная культура вашим сотрудникам, — это спросить их! Используйте инструмент конфиденциального опроса, чтобы спросить своих сотрудников, что они думают о том, как работает ваш бизнес. Поскольку это конфиденциальная платформа, ваши сотрудники могут свободно честно рассказывать обо всем, что они хотели бы улучшить.

Это не только может помочь вам внести изменения во что-либо в бизнесе, что может повлиять на производительность, вы также можете показать своим сотрудникам, что вы их цените, внося изменения на основе их предложений.Это помогает вашим людям почувствовать себя ценными, но также повышает уровень вовлеченности.

5. Расставьте приоритеты в обучении и развитии

Часто низкую успеваемость можно объяснить недостатком навыков или знаний. Делая акцент на обучении и развитии, сотрудники напоминают о передовой практике, не говоря уже о приобретении новых навыков, делая ценные шаги на своем карьерном пути.

Работайте с сотрудниками над созданием индивидуальных планов L&D, поскольку, когда вы даете сотрудникам право голоса в том, как и чему они учатся, они остаются вовлеченными, а это помогает привнести дополнительную мотивацию.

6.

Ставьте измеримые и реалистичные цели

Чтобы способствовать повышению производительности, сотруднику необходимо знать, что измеряется. Таким образом, они могут контролировать свою производительность и, в свою очередь, работать над ее улучшением. Если цели невозможно измерить, сотрудникам остается гадать, улучшаются ли они, и они могут почувствовать, что их результаты субъективны по сравнению с мнением руководителя.

Во-вторых, цели тоже должны быть реалистичными. Конечно, вы хотите стремиться к большему, но все, что кажется слишком недостижимым, может ошеломить сотрудников и усугубить выгорание.С другой стороны, слишком простые цели не дадут мотивации. Обязательно найдите правильный баланс.

Вам также необходимо убедиться, что ясно, когда вы ожидаете, что эти цели будут достигнуты к. Установите две даты: одну, чтобы вернуться и посмотреть, как идут дела, а другую — ожидаемую дату завершения.

7. Регулярно признавайте отличную работу и улучшения.

Признавая и награждая хорошую работу, вы даете сотрудникам понять, что их усилия, упорный труд и улучшения заметны.

Одна ошибка, которую часто допускают руководители, — это тратить много времени на недостаточную производительность и не уделять достаточно времени большой работе, которая выполняется каждый день.

Создавая процесс, который позволяет регулярно признавать тяжелую работу, вы поддерживаете заинтересованность и мотивацию высокопроизводительных сотрудников, а также предоставляете пример того, как выглядит отличная работа для тех, кто в настоящее время может не достичь цели. Наша платформа признания — отличный способ сделать вознаграждение и признание частью вашей повседневной рутины и отметить упорный труд и улучшения.

8. Максимизируйте удовлетворенность работой

Часто сотрудники хотят вкладывать только то, что они получают от должности. Если они чувствуют, что им недостаточно платят, не получают преимуществ, которые они могли бы получить где-то еще, или чувствуют, что на их рабочем месте не хватает ресурсов — они могут не так сильно стараться работать. Взгляните на конкурирующих работодателей, чтобы убедиться, что вы предлагаете правильные льготы, чтобы ваши сотрудники были довольны, вовлечены и продуктивны.

9. Действуйте, когда не видите улучшений

Если вы работали со своим сотрудником, чтобы установить четкие цели, ожидания и план улучшения, но он все еще не работает, чтобы внести изменения — вы должны действовать на этом.

Если вы этого не сделаете, сотрудники сочтут, что это нормально, если они не справляются с работой или им нужно управлять на микроуровне. Это также демотивирует тех, кто хорошо работает. Как будто они чувствуют, что плохая работа не имеет последствий, они будут удивляться, зачем они прилагают усилия.

Устраните проблему и отсутствие улучшений с помощью письменного или устного предупреждения. Отмечая, насколько важна эта проблема на самом деле, с помощью предупреждения, это может помочь сотрудникам уделять больше внимания, поскольку им показывают серьезность ситуации.

Даже мелочи, оставленные гноиться, могут стать серьезными проблемами и снизить производительность. Контролируя развитие и действуя в соответствии с этим, вы сохраните продуктивное и ориентированное на результат рабочее место.

Как измерять и отслеживать производительность сотрудников

Производительность — важная переменная в общей производительности вашей организации, и вам понадобится способ ее измерения и анализа, если вы хотите ее улучшить.

В этой статье мы узнаем, что такое «продуктивность» на самом деле (и что она означает для вас как работодателя), как измерить продуктивность сотрудников и немного о том, как повысить продуктивность, если у вас есть базовые показатели для вашей команды. .

Определение вашего определения «продуктивности сотрудников» на рабочем месте

Как вы определяете продуктивность? В зависимости от того, кого вы спросите, вы можете получить несколько разных ответов.

Рассмотрим следующее:

• Часы и усилия. Все утверждают, что все время заняты, но так ли это на самом деле? Один из способов оценить продуктивность — это оценить, как ваши сотрудники проводят свое рабочее время. Если предположить, что каждый из членов вашей команды работает на вас восемь часов в день, пять дней в неделю, сколько из этих часов тратится на что-то стоящее? И сколько усилий ваши сотрудники действительно вкладывают в эти часы? Например, если они проводят три часа в день, бездельничая в социальных сетях, а еще два часа бесцельно просматривают электронные письма, вы не можете точно сказать, что они «продуктивны».
• Итоговое производство. Вместо того, чтобы оценивать на основе потраченных часов , а не бездельничанья, вы также можете оценить производительность с точки зрения фактических результатов или итогового производства. Так же, как почасовая оплата часто является ошибкой. оценка сотрудников по затраченным часам также часто является ошибкой. Что на самом деле обычно является конечным результатом. В зависимости от ваших ролей и отрасли, это может быть измерено с точки зрения количества сделанных продаж, количества разработанных логотипов или количества велосипедов отремонтированы.Например, фрилансеры часто работают более эффективно и продуктивно, если им платят за каждый проект, а не почасово. В некотором смысле это противоположно предыдущему подходу; вместо того, чтобы сосредоточиться на количестве потраченных часов или количестве затраченных усилий, он фокусируется на том, какую ценность сотрудник приносит организации.
• Эффективность сотрудников. Существует также гибридный подход к производительности, в котором больше внимания уделяется эффективности. Здесь мы можем определить эффективность как количество созданной ценности или количество задач, выполненных за определенный промежуток времени, или способность сотрудника достичь чего-то с наименьшими затратами времени или усилий.Максимальное повышение производительности в этом аспекте — это более высокая почасовая прибыль.

Здесь нет единого, правильного и краткого ответа, но вы должны найти время, чтобы определить, что означает продуктивность для вас и вашей команды. Он может и должен влиять на то, какие инструменты вы используете для измерения производительности вашей команды, и будет определять стратегии, которые вы используете для ее улучшения.

Советы высокого уровня по оценке продуктивности сотрудников

Прежде чем мы перейдем к стратегиям, которые могут помочь вам оценить продуктивность сотрудников, нам необходимо дать несколько важных советов высокого уровня:

• Учитывайте как индивидуальную, так и командную продуктивность. Сосредоточение внимания исключительно на индивидуальной производительности не позволит вам увидеть недостатки группы, такие как неэффективные процессы или плохое сотрудничество. Сосредоточение внимания исключительно на производительности команды не позволит вам увидеть уникальные сильные и слабые стороны личности, которые необходимо использовать и смягчить, соответственно. Единственное реальное решение — измерить как «командную», так и «индивидуальную» продуктивность, используя и то, и другое для улучшения различных аспектов вашей организации.
• Измеряйте и сообщайте последовательно. Предполагая, что вашей конечной целью является повышение продуктивности сотрудников, важно измерять производительность и постоянно сообщать об этом. В зависимости от размера вашей организации и степени вашей заботы могут потребоваться еженедельные, двухнедельные или ежемесячные отчеты. Независимо от временных рамок, объективные измерения гарантируют, что вы делаете точный анализ, а регулярная проверка поможет вам увидеть, все ли эти советы по продуктивности имеют значение.
• Включите стоимость ваших инвестиций. Легко потеряться в новых инвестициях для повышения производительности, таких как новые устройства, новые приложения и программное обеспечение, и даже обучение сотрудников. Однако нельзя упускать из виду эти затраты. Экспериментируя с чем-то новым, учитывайте его роль в вашем бюджете и постарайтесь превратить повышение производительности в итоговую рентабельность инвестиций (возврат инвестиций).
• Начните с поставленных целей. Чего вы действительно пытаетесь здесь достичь? Если вы не сконцентрированы, вам может быть трудно добиться заметного прогресса.После первоначального измерения определите некоторые цели для вашей команды, например, улучшение закрытия ежедневных заявок на 15% или сокращение «потраченного впустую времени» (как вы это определяете) на 10% в течение месяца. Независимо от того, добьетесь ли вы успеха или проиграете, эти цели помогут мотивировать вашу команду и дать вам конкретное представление о том, работает ли ваша тактика.

Как контролировать рабочую нагрузку сотрудников

Имея в виду эти общие советы, вы можете начать свой набег на анализ производительности сотрудников, отслеживая рабочие нагрузки своих сотрудников.Определение того, сколько ваши сотрудники должны делать в любой момент, может подсказать вам, какие члены команды превосходят других, и поможет вам определить, как эти рабочие нагрузки можно и нужно сбалансировать.

1. Отслеживайте активность сотрудников по электронной почте. Один из лучших способов получить представление о рабочей нагрузке сотрудника — это отслеживать его электронную почту. Как никогда ранее, электронная почта играет важную роль практически во всем, что мы делаем, от постановки задач и уточнения масштабов до сотрудничества с командой.Имея систему мониторинга электронной почты, вы можете видеть, насколько занят каждый из ваших сотрудников, где они борются и как они тратят время (если они действительно тратят его).
2. Воспользуйтесь системой управления проектами. Вы также можете пойти более традиционным путем и положиться на систему управления проектами для организации и отслеживания рабочих нагрузок ваших сотрудников. Системы управления проектами позволят вам и вашим менеджерам проектов разделить все ваши высокоуровневые проекты на легко усваиваемые задачи и подзадачи.Предполагая, что эти задачи имеют примерно равный вес, вы сможете сразу определить, как рабочая нагрузка распределяется между вашими сотрудниками и не тянет ли их нагрузка на себя.
3. Поощрять самоотчетность. Как правило, сотрудники стремятся доказать, насколько они заняты, или могут изо всех сил стараться казаться более занятыми, чем они есть на самом деле. Это контрпродуктивно по нескольким причинам; притворяться, что вы заняты больше, чем вы, мешает менеджерам назначать вам необходимое количество дополнительных задач.Это также дает вам искаженное представление о том, насколько на самом деле продуктивны ваши сотрудники. Вы можете бороться с этим, заставляя своих сотрудников чувствовать себя комфортно, заявляя о нехватке доступной работы или меньшей рабочей нагрузке, чем обычно. Вознаграждайте сотрудников за то, что они озвучивают эту точку зрения, и не относитесь к этому как к чему-то, чего стоит стыдиться.
4. Совершенствуйте свою систему распределения задач. Производительность намного легче измерить, если у вас есть система, которая разделяет элементы действий или обязанности на относительно равные группы.В качестве простого примера, рестораны часто назначают столы серверам на ротационной основе, добавляя новые столы на серверы по одному, чтобы ни один сервер никогда не перегружался или не работал недостаточно. Вы можете сделать то же самое с назначением потенциальных клиентов, заявок или других задач, связанных с ролями ваших сотрудников. Таким образом, вы внутренне будете знать, что все сотрудники в данной группе будут иметь примерно одинаковую рабочую нагрузку в любой момент времени.

Отслеживание производительности сотрудников

Хорошо, так что ваши сотрудники могут иметь идеально сбалансированную рабочую нагрузку.Но как узнать, насколько быстро они выполняют работу и эффективно ли используют свое рабочее время?

Это становится мерой производительности сотрудников, и некоторые из стратегий, описанных в предыдущем разделе, также могут применяться к этой системе измерения. Однако эти стратегии могут быть более подходящими и могут использоваться сами по себе или в качестве дополнения к управлению вашей рабочей нагрузкой:

5. Внедрить систему учета рабочего времени. Инструменты учета рабочего времени предназначены для отслеживания того, как ваши сотрудники проводят свое рабочее время.Предполагая, что ваши сотрудники используют систему по назначению (т. Е. Используют таймеры вместо ручного ввода и честно относятся к своим отчетам), это отличный способ определить, какие из ваших задач и проектов требуют больше всего времени, а где ваши сотрудники могут терять короткая.
6. График завершения задачи. Если вы уже используете систему управления проектами или назначения задач, должно быть легко измерить, сколько задач выполняют ваши сотрудники и когда они их выполняют.Например, если вы заметили, что сотрудник закрывает в среднем 25 заявок в утренние часы, но только 10 после обеда, это может быть признаком значительного падения энергии и мотивации после обеда. Конечно, эту систему потенциально можно обмануть, но она должна служить полезным индикатором, особенно если вы используете ее в сочетании с отслеживанием времени.
7. Оцените свою продуктивную работу. Если вы ищете более широкую картину того, как работают ваши сотрудники, вы можете найти способ количественной оценки продуктивной работы, помимо задач, проектов или затраченных часов.Это будет работать для некоторых профессий и некоторых отраслей гораздо лучше, чем для других. Например, вы можете оценивать своих сотрудников по тому, сколько звонков они принимают, сколько слов пишут, сколько строк кода создают или сколько продаж завершают. Самая большая слабость этой стратегии заключается в том, что она рискует побудить ваших сотрудников сосредоточиться на количестве, а не на качестве.
8. Используйте программное обеспечение для цифрового мониторинга активности. Многие из вариантов в этом списке включают мониторинг действий ваших сотрудников, но установленное программное обеспечение для мониторинга компьютеров может вывести вещи на новый уровень, полностью избегая потенциальных проблем, таких как предвзятость в самооценке, за счет определения того, что ваши сотрудники делают в любой данный момент.В зависимости от службы, которую вы используете, вы можете видеть, какие сайты посещают ваши сотрудники, какие приложения они используют и в целом ли они «продуктивны» в любой момент в течение дня.
9. Звоните для ежедневной регистрации. Если вы доверяете своим сотрудникам точно сообщать о своей работе, установите систему, которая требует от них предоставлять ежедневный отчет о том, что они сделали. Вы можете настроить это, просто попросив краткое электронное письмо от каждого члена вашей команды с кратким маркированным списком того, какие проекты они завершили, какие задачи они выполнили и что, если что-то мешало им делать все возможное Работа.Некоторые приложения могут помочь вам автоматизировать эту систему и управлять ею.
10. Доверяйте своим менеджерам и расширяйте их возможности. Если вы ищете подход с большей невмешательством, вы можете дать своим менеджерам и начальникам возможность отслеживать продуктивность, как они считают нужным. Для некоторых это может означать установку программного обеспечения для мониторинга и создание автоматических отчетов. Для других это может означать просто сидеть сложа руки и наблюдать, как сотрудники работают в офисе. Пока существует какой-то объективный метод для установления базового уровня производительности и измерения того, как она улучшается, нет «неправильного» подхода.

Повышение производительности сотрудников

Наличие данных о производительности сотрудников очень важно, но вы должны сделать эти данные действенными, если вы собираетесь повысить продуктивность сотрудников.

Повышение производительности труда сотрудников — сложная тема, которая намного превосходит простое измерение. Вот несколько советов, как действовать с данными, которые вам удалось собрать.

• Вопросы о производительности сотрудников. Большинство советов в этой статье побуждают вас наблюдать и измерять продуктивность сотрудников с вашей точки зрения, но не забывайте, что точки зрения ваших сотрудников тоже имеют значение — на самом деле, они могут быть даже более склонны знать, насколько они продуктивны. существо и почему.Спросите их, есть ли что-нибудь в вашей среде, политике на рабочем месте или даже в их среде (особенно если они работают из дома), что мешает им делать все возможное, и спросите, что, по их мнению, может помочь улучшить их работу.
• Сравнение счастья сотрудников и Довольные и счастливые сотрудники почти всегда более продуктивны. Однако между этими концепциями есть четкое различие, поэтому вы не можете рассматривать их как синонимы; Измерение морального духа и производительности сотрудников поможет вам улучшить обе взаимодополняющие области.
• Выявление отвлекающих факторов. Одна из самых больших проблем, которую необходимо решить при повышении производительности, — это поиск (и устранение) отвлекающих факторов. Отвлекающие факторы, такие как забавные веб-сайты, социальные сети, телефонные уведомления, чрезмерные разговоры в офисе и раздражающий шум, могут негативно повлиять на сосредоточенность сотрудников и увести их от работы, которая имеет значение. Используйте свои данные о производительности, чтобы определить, есть ли основная причина отвлекающих факторов вашей команды.
• Инвестиции в новые инструменты. Во многих случаях потенциал сотрудников ограничивается устройствами и инструментами, которые они используют регулярно. Модернизация компьютеров, предоставление им более эффективного программного обеспечения и обучение их правильному обслуживанию оборудования могут помочь им стать более продуктивными.
• Инвестиции в обучение и профессиональную подготовку сотрудников. Если производительность является фактором ценности, которую ваши сотрудники приносят в вашу организацию, вы можете объективно увеличить эту ценность, предоставив им дополнительное образование и обучение.Сотрудники с большей квалификацией, большим опытом и более высоким образованием смогут работать лучше и охватить более широкий круг навыков.
• Трудно сказать, какие факторы повлияют или не повлияют на производительность ваших сотрудников, и даже самые лучшие и опытные менеджеры не могут предложить универсальные решения, которые работают буквально для всех. Единственный путь вперед — это экспериментировать, пробовать множество различных стратегий и подходов и использовать свои объективные измерения, чтобы увидеть, что работает, а что нет.

Измерение производительности сотрудников на рабочем месте имеет решающее значение, потому что то, что измеряется, находится под контролем. В настоящее время мониторинг и повышение производительности важны как никогда, особенно в наше время.

Как контролировать производительность сотрудника | Малый бизнес

Кэти Хабас Обновлено 21 июля 2020 г.

Мониторинг сотрудников на рабочем месте — важная часть повседневного графика менеджера. Совершенно неэффективно назначать работу и предполагать, что она будет выполнена именно так, как вы ожидаете, даже не сверившись с вашими сотрудниками.Хотя сотрудникам действительно нужно говорить, когда они сталкиваются с проблемой, иногда сотрудники не осознают, что они на неверном пути, пока вы не проверите их прогресс и не предоставите отзыв. Изучение различных методов управления производительностью может помочь повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников на рабочем месте.

Визуальный мониторинг сотрудников на рабочем месте

В зависимости от типа работы, которую выполняют ваши сотрудники, наблюдение за их действиями может быть самым быстрым способом получить представление об их работе.Прямое наблюдение еще более эффективно, когда оно происходит на регулярной основе и когда сотрудники не обязательно знают о вашем присутствии.

Возьмите за привычку в течение дня обходить стороной, чтобы оценить отношение каждого, чтобы быстро выявить проблему. Например, если кто-то выглядит ненормально разочарованным, ему может потребоваться помощь или руководство. Однако вам также следует регулярно следить за своими сотрудниками в течение более длительного периода времени, чтобы отмечать, есть ли у них какие-либо неэффективные привычки или слабые навыки.

Использование программного обеспечения для управления задачами

Конечно, визуальный мониторинг сотрудников на рабочем месте не работает для удаленных групп. В таких ситуациях программное обеспечение для управления задачами может помочь вам отслеживать прогресс и производительность ваших сотрудников.

Инструменты управления задачами обычно основаны на облаке, поэтому несколько человек могут получить доступ к одним и тем же спискам дел и рабочим процессам. Они бывают разных дизайнов, поэтому попробуйте несколько популярных (например, Monday.com или Teamwork), чтобы найти тот, который обладает функциями, необходимыми для создания эффективного рабочего процесса.Чтобы эффективно использовать эти инструменты для управления производительностью, разбивайте задачи на небольшие задачи, устанавливайте реалистичные сроки выполнения, убедитесь, что все сотрудники получают автоматические уведомления и напоминания о своих задачах, и немедленно проверяйте просроченные задачи.

Выборочная проверка прогресса в более длительных проектах

Единственный способ заняться долгосрочным проектом — добиться медленного и устойчивого прогресса, но сотрудники могут легко потерять импульс и мотивацию, если они столкнутся с многочисленными препятствиями. Настройте свою команду на успех, четко обозначив цели, ожидания и вехи, и привлеките всех к ответственности, сообщая им, что вы будете проверять прогресс и регулярно запрашивать обновления.

То, как именно вы выполняете выборочные проверки, зависит от выполняемой работы и от того, как можно продемонстрировать ее ход. Согласно Clutch.co, вы можете запланировать встречи на еженедельной или ежедневной основе для быстрых отчетов о проделанной работе, «пройтись по полу», чтобы непосредственно наблюдать за ощутимым прогрессом, попросить показать текущий проект презентации и т. Д.

Также выборочные проверки позволяют держать руку на пульсе выполняемой работы. Вы всегда будете знать, над чем работают, и сразу же сможете решить проблемы.Кроме того, выборочные проверки могут также мотивировать сотрудников быстро обращаться к вам с очевидными проблемами, вместо того, чтобы ждать, пока вы «поймаете» проблему в ходе выборочной проверки.

Спросить сотрудника напрямую

Согласно VidReach.io, часто упускаемый из виду метод мониторинга производительности на рабочем месте включает прямое общение с сотрудником. Вместо того, чтобы предполагать, что ваши сотрудники будут приукрашивать свою работу, дайте им возможность поделиться своим мнением. Вы можете быть удивлены, насколько охотно они выражают любые опасения или разочарования по поводу своей роли и обязанностей.

С точки зрения управления производительностью, в частности, вы можете определить проблему производительности, попросив сотрудников описать шаги, которые они предприняли для достижения текущего результата. Постарайтесь, чтобы они рассказали как можно больше подробностей. Они пошли ярлыками или полностью пропустили важный шаг? Повторяйте свои цели и ожидания, чтобы помочь им вернуться в правильное русло.

Преимущества мониторинга сотрудников | Малый бизнес

Ники ЛаМарко Обновлено 12 марта 2019 г.

Мониторинг сотрудников может звучать так, как если бы организация поступила так, только если бы она не доверяла своим сотрудникам.Однако установка оборудования для мониторинга в вашем бизнесе дает множество преимуществ. Некоторые из этих преимуществ даже не для вас; скорее они являются преимуществами для самих сотрудников. Для вас как отдельного человека невозможно постоянно держать глаза и уши в офисе. Следовательно, имеет смысл использовать систему мониторинга персонала, чтобы вы знали, что происходит в вашем бизнесе в любое время.

Вы видите ошибки

Когда вы внимательно следите за сотрудниками в течение дня, у вас есть возможность следить за любыми ошибками или ошибками, которые могут иметь место на рабочем месте в течение дня.Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник совершает ошибку, у вас есть возможность немедленно связаться с ним и сообщить, что он совершает ошибку, заставив исправить ее на месте. Кроме того, вы можете записать его в заметки сотрудника и использовать в следующий раз, когда у вас будет встреча с этим сотрудником по оценке эффективности.

Система мониторинга также может быть мощным инструментом сбора доказательств при правильном использовании. Это может помочь сотруднику увидеть в реальном времени ошибки, которые он или она совершают, чтобы они могли начать работать над исправлением этих ошибок и улучшением своей работы в будущем.Вы можете помочь им в этом, рассказав им о различных способах повышения эффективности своей работы.

Улучшение отношений между сотрудником и работодателем

Если вы хотите улучшить отношения со своими сотрудниками в офисе, вы можете записать ошибки, которые совершают сотрудники, и вместо того, чтобы сразу указывать на них (особенно если в данный момент они несерьезны), вы можете вернуться к ним позже и в лучшее время.

Привычка набрасываться на ошибочного сотрудника может вызывать страх и неуклюжесть, поскольку этот сотрудник стесняется совершения ошибок. Это может снизить его продуктивность и даже вызвать недовольство сотрудников по отношению к своим руководителям.

Вы обнаружите сильные стороны сотрудников

Сотрудники не только хотят знать, что они делают неправильно, чтобы улучшить и исправить свои ошибки, — они также хотят знать, что они делают правильно, чтобы они могли продолжайте делать это и становитесь в этом еще лучше.Они хотят, чтобы вы рассказали им об их сильных сторонах.

С помощью системы мониторинга вы сможете увидеть, как сотрудники выполняют свои задачи, и сделать снимки множества случаев, когда сотрудники делают гораздо больше, чем от них ожидают.

Признание Преимущества мониторинга производительности

Возможность видеть, что ваши сотрудники делают хорошо, дает вам возможность поздравить их и поблагодарить их за хорошую работу, которую они делают.Когда вы можете подкрепить признание доказательствами, собранными из системы мониторинга, у сотрудников будет меньше проблем с доверием из-за идеи мониторинга. Они увидят, насколько это полезно для них, и научатся принимать систему. Это одно из преимуществ мониторинга производительности.

Если сотрудники принимают систему мониторинга и учатся доверять и понимать ее как инструмент, который не только указывает на их слабые, но и сильные стороны, то они с большей вероятностью примут идею наблюдения.Так им, вероятно, будет удобнее и естественнее.

Это мера безопасности

Добровольно или невольно сотрудники могут нарушить правила техники безопасности, что может привести к серьезным травмам. Имея систему мониторинга, вы можете отслеживать любые возникающие проблемы безопасности, в том числе небольшие угрозы безопасности на полу или над головой, особенно в рабочих средах, подверженных угрозам безопасности, таких как склады и строительные площадки.

Проблема безопасности заключается в том, что вы не можете сдерживать их и возвращаться к ним позже, как то, что вы делаете с регулярными ошибками на стороне сотрудников.Проблемы безопасности следует ставить на первый план немедленно, чтобы их можно было немедленно решить. Таким образом, вы предотвратите опасность, как только она поднимет свою уродливую голову. Есть еще и юридический аспект. Когда сотрудник получает серьезную травму на работе, он может подать на вас в суд. Если у вас есть видеодоказательства того, что сотрудник получил травму в результате собственной халатности, вы можете сэкономить на судебных издержках.

Вы можете обнаружить сотрудников, нарушающих политику компании

Нечестные сотрудники всегда будут, особенно если у вас большая организация, в которой много сотрудников.В этом случае вы хотите иметь возможность поймать этих сотрудников, которые часто ошибочно полагают, что они выше правил. Вы хотите застать их за нарушением политики компании в отсутствие руководства. Наблюдая за ними, вы сможете поймать виновных сотрудников и немедленно применить дисциплинарные меры.

Это может помочь вам повысить производительность труда

То, как сотрудник проводит свое время в офисе, может существенно повлиять на продуктивность вашего бизнеса в целом и — в конечном итоге — на вашу прибыль.Наблюдая за сотрудниками, вы сможете увидеть, на что они тратят свое время, что поможет вам понять, как вы можете повысить продуктивность своих сотрудников и офиса в целом.

Хорошим примером является использование Интернета и преимущества мониторинга использования Интернета сотрудниками. Сотрудникам в большинстве офисов потребуется использовать Интернет для тех или иных целей. Если вы обнаружите, что сотрудник проводит много времени в Интернете, делая вещи, которые не приносят пользу компании, вы можете противостоять ему и объяснить, почему так важно, чтобы он уделял больше времени бизнесу компании.

Повышает эффективность сотрудников

Наблюдение за сотрудниками может фактически автоматически влиять на производительность сотрудников просто потому, что они знают, что за ними наблюдают. Когда сотрудники знают, что руководство следит за их производительностью и поведением, и что руководство отслеживает, что они делают со своим временем, сотрудники, как правило, более сосредоточены и меньше отвлекаются в своей работе, что повышает общую продуктивность бизнеса.

Как руководство, тот факт, что вы можете видеть проблемы по мере их возникновения, также помогает вам немедленно решать наиболее важные проблемы.