Настройка бизнес процессов: Бизнес-процессы: настройка и внедрение автоматизации. – от эскиза на бумаге до полной автоматизации

Автор: | 26.07.2019

Содержание

внедрите бизнес-процессы в CRM / Habr

2006 год. На форуме специалистов SQL неожиданно поднимается вопрос о целесообразности моделирования бизнес-процессов в CRM-системах. Звучат слова: долго, дорого, Siebel, не нужно, сложно.
2014 год. Все чаще клиенты просят посоветовать CRM с возможностью построения и запуска бизнес-процессов. В чем причина? Первое подозрение — где-то услышали и теперь тянутся за модой. На вопрос «Зачем?» поступает взвешенный ответ: «Устали от беспредела и путаницы в организации работ. Хотя бы в часто повторяющихся действиях нужен порядок». Нельзя не согласиться с тем, что основное назначение регламентации бизнес-процессов в компании — именно порядок. Признайтесь, приятно осознавать, что многие процессы в организации проходят четко, слаженно, быстро, с минимальной нервозностью.

Что такое бизнес-процессы и зачем они в CRM?

CRM-системы в российской практике принято рассматривать как программы для автоматизации продаж и взаимодействия с клиентами. Однако сегодня вендоры, давно работающие на рынке, функционально расширили свои программы и превратили их в инструмент комплексной автоматизации бизнеса. Теперь CRM как технологией повышения эффективности и организации работы бизнеса пользуются все: продажники, маркетологи, бухгалтера, логисты, высший менеджмент. Соответственно, CRM должна быть способной удовлетворять новому запросу пользователей — решать вопросы внутрифирменных связей и управления. Проще говоря, уметь строить и автоматизировать бизнес-процессы.
Фактически бизнес-процесс — это универсальная схема взаимодействия, алгоритм, по которому из раза в раз проходят сотрудники для достижения результата. Эта схема (карта действий) должна учитывать ряд факторов:
  • планировать время
  • обеспечивать постановку задач
  • отслеживать ключевые точки процесса
  • информировать сотрудников
  • строить отчеты

Бизнес-процессы характеризуются тремя обязательными элементами:
  1. устойчивыми связями (переходы, условия, множественный выбор и проч.)
  2. действиями в течение процесса
    (включая нотификации, вложения, звонки и проч.)
  3. логическим завершением (цель достигнута).

При этом важно понимать, что не все пользователи бизнес-процесса знают, что за чем следует, — каждый должен отвечать именно за свой этап и выполнять задачу в срок. Для владельца процесса важен результат, достигнутый вовремя и анализ проблем, возникающих по ходу работы. Ведение журнала (протокола) процесса помогает зафиксировать все тонкости и либо исправить сам процесс, либо внести коррективы в работу «слабого» звена. Вообще, ошибки или просрочки в ходе бизнес-процесса ни в коем случае не должны быть причиной наказания сотрудников. Более того, лучше несколько раз подкорректировать процесс исходя из опыта предыдущих запусков, чтобы в дальнейшем он проходил гладко и в оптимальные сроки.

Использование бизнес-процессов превращает привычную CRM в технологию трансформации хаотичной организации цепочек взаимодействия внутри фирмы в упорядоченные и согласованные процессы. Потратив время на создание и отладку процесса внутри CRM (иной КИС) вы получите колоссальную экономию времени и нервов в дальнейшем — эстафета действий будет простая и надежная. Кроме того, умный процесс не позволит забыть совершить действия, которые могут быть упущены (например, в срок выставить счет-фактуру, совершить звонок или уведомить заинтересованных лиц о событии). Вообще, CRM с встроенными бизнес-процессами — это система нового уровня, которая соединяет компанию в единую сеть связей и взаимодействий. Такая структура уменьшает человеческий фактор и порождает порядок, который обязательно скажется на результате деятельности.

Кому нужны бизнес-процессы?

Может показаться, что построение и тем более автоматизация бизнес-процессов — забота крупных, бюрократизированных компаний с огромным штатом. Это не так. Всё есть процесс: согласование документа, заказ у поставщика продукции, отгрузка в филиалы, обслуживание клиента, выполнение клиентского заказа. Эти действия обязательны и проходят в компании с определенной периодичностью. Что греха таить, часто возникают неприятные ошибки, заминки и просрочки, которые негативно сказываются не только на отношениях внутри фирмы, но и могут стать фатальными в отношениях с клиентами.

Помните сказки, где волшебный клубок помогает сбитому с толку герою найти правильный путь? Это отличная иллюстрация того, как автоматизация бизнес-процесса помогает бизнесу. Выполняя свои обязанности, каждый получает свой этап, действует согласно инструкции и напоминанию, передает этап дальше… Клубок процесса распутывается, пока не приводит к необходимому результату. Таким образом, конструктор бизнес-процессов нужен всем компаниям, которые хотят:

  • создать единую IT-инфраструктуру
  • навести порядок в постоянных задачах
  • помнить обо всех деталях действий: от самых важных до самых мелких
  • минимизировать влияние на процессы человеческого фактора
  • включить клиентов в свои бизнес-процессы
  • честно и аргументированно разделить ответственность
  • сэкономить время и средства на управлении компанией

Кстати, об ответственности. Бизнес-процессы в CRM регламентируют отношения между установленными ответственными, которые в случае неблагоприятного исхода больше не смогут свалить вину на соседа по столу, поскольку будут иметь и документированное напоминание, и логированный переход этапа.
Что нам стоит процесс построить

Построить бизнес-процесс — задача не только нужная, но и интересная. Я бы рекомендовал создавать процессы в два этапа: на бумаге и в программе. Прежде, чем вносить бизнес-процесс в программу, максимально точно опишите процесс на бумаге, уделяя внимание всем деталям: нотификациям, времени, ответственным… После этого попробуйте исключить лишнее, провести оптимизацию пути достижения цели и уже после этого вносите процесс в CRM, используя встроенные инструменты и нотации.

Строить процессы можно с помощью привычных блок-схем, простой организации данных, списков и специальной нотации BPMN (Business Process Model and Notation). Нотация BPMN соединила в себе нотацию процедура (те самые функциональные блок-схемы, которые каждый видел хотя бы в школе) и нотацию дерева событий, заложив в свою основу цепочку процессов, сложенных именно из этих самых процедур и событий. Это простая и понятная нотация, которая описывает пошаговое выполнение процесса и строит визуальную карту процесса. На мой взгляд, нотация BPMN в своем классическом понимании нужна только очень крупным компаниям, остальным будет достаточно адаптированной, упрощенной BPMN с дорожками ответственных, а подавляющее большинство обойдется без использования нотации вовсе.

Основное преимущество использования не-BPMN конструкторов в CRM — это понятный и простой интерфейс, которые можно освоить за час тренировки. Причем строить процесс можно из блоков, а можно путем заполнения форм каждого этапа процесса, когда графическая карта рисуется автоматически. Субъективно удобнее заполнять карточку (поля) — так проще учесть все нюансы и предусмотреть мельчайшие условия и связи на основе продуманных разработчиком полей формы.
После создания бизнес-процесса обязательно запустите его и протестируйте, обращая внимание на следующие моменты:

  • верно ли указаны сроки исполнения задач
  • проходят ли нотификации, напоминания
  • ставятся ли автоматические цели и задачи
  • верно ли указаны ответственные
  • работает ли прикрепление файлов, формирование документации (если нужно)
  • нет ли немотивированных прерываний
  • как распределены права доступа к процессу
  • логируются ли действия процесса.

Таким образом, чтобы процесс стал работать, как нужно, следует предварительно проработать все детали и тогда вы получите современным образом организованную работу подразделений и сотрудников.
Игроки российского рынка: обзор CRM

Если говорить о сегменте малого и среднего бизнеса, то стоит выбирать универсальные CRM с встроенной возможностью создания бизнес-процессов. Кроме любимых мною систем, я включил в обзор новых игроков. Что касается зарубежных достаточно сильных решений Bizagi и Bonita Open Solution, я не рассматриваю их, так как это системы моделирования процессов без русской локализации, которые, к тому же не являются частью CRM. Моя же цель — рассмотреть комплексную автоматизацию бизнеса, нуждающегося в моделировании бизнес-процессов.

Terrasoft CRM (для целей обзора — облачный bpm’online sales) – пожалуй, самая известная CRM с внедренными бизнес-процессами. Включает в себя возможность построения процессов в нотации BPMN, а также ряд готовых шаблонов бизнес-процессов на основе «готовых практик», как утверждает сам разработчик. Зная особенности бизнеса, внедряющего автоматизацию, могу смело утверждать, что готовые пакеты со встроенными бизнес-процессами — не более, чем красивый маркетинговый ход, так как ни один процесс нельзя заранее заточить под конкретную компанию. Как правило, требуется либо создать бизнес-процессы под заказ, либо обучить сотрудников создавать бизнес-процессы самостоятельно.
bpm’online sales позволяет создавать процессы с помощью мастера и дизайнера процессов (доступен только в платной версии). Процессы в мастере легко создавать, даже не имея знаний в сфере бизнес-проектирования — система сама разводит процесс по дорожкам ответственных и подразделений. Это не самый удобный конструктор BPMN, однако карта процесса проста и понятна, очевиден процесс запуска, отслеживания и логирования этапов выполнения процессов. Вы вносите этапы, ответственных и переходы, а система сама отрисовывает карту. Увы, я не смог протестировать платную версию дизайнера процессов в bpm’online sales, но, зная дизайнер еще с декстопного Terrasoft, который уже не поставляется, могу предположить, что это мощный интересный инструмент.
Из недостатков отмечу отсутствие возможности назначения нескольких ответственных за этап без создания групп сотрудников, «растянутость» схемы на мониторе и шероховатости графической реализации карты процесса.

RegionSoft CRM встроил в свою CRM-систему редактор бизнес-процессов в последней версии 5.0. Разработчик отказался от использования формальных нотаций и внедрил собственную логику с человекопонятным интерфейсом. Конструктор бизнес-процессов простой и удобный — пользователь вносит параметры каждого этапа в специальные формы, включая нотификации и дочерние процессы с бесконечной вложенностью, а на выходе получает графическую реализацию процесса.
Каждому участнику процесса назначается задача по его этапу, бизнес-процесс возможно приостанавливать до завершения задачи. По мере создания процесса внизу отображается нотификация о корректности построения процесса — пользователь не сможет запустить неверно созданный процесс. В уведомлениях, приходящих пользователю, открывается карточка процесса, в которой можно легко отметить необходимые связи, прикрепить файлы и связанные документы. Отдельное преимущество — подсказки и пояснения в окнах, которые дают понять, что делает тот или иной механизм.

Из недостатков могу отметить не самую изящную графическую реализацию, которая в нагруженном процессе может казаться немного путанной. Cтоит признать, что отказавшись от использования нотации BPMN, RegionSoft не проиграл, создав понятный и удачно вписывающийся в CRM конструктор. Впрочем, если говорить об интеграции с тем же Visio или Business Studio, то отказ от BPMN критичен.

Microsoft Dynamics CRM включает в себя бизнес-процессы без графической карты, что изначально неудобно, особенно после тестирования нескольких систем с визуализацией. Впрочем, для самой сущности бизнес-процесса это не критично. Найти модуль настройки процессов сходу не удалось, после хождения по меню пришлось обратиться к мануалу. MS Dynamics CRM предусматривает три пути настройки бизнес-процессов: через меню в системе, на основе SDK CRM для продвинутых и путем покупки готовых процессов у стороннего разработчика. Рассмотрим первый путь как не затратный и не требующий особых навыков.

Добавление шагов, условий и записей привычно для пользователей корпоративных систем Microsoft: условия задаются выпадающими списками и знакомыми многим продвинутым пользователям логическими выражениями. Это удобная реализация, с которой практически каждый сталкивается в различных информационных и аналитических системах. К сожалению, в интерфейсе не отображаются области ответственности, общий вид процесса не очевиден, остается надеяться но точность настройки и внутреннюю логику созданного алгоритма. В целом, настройка бизнес-процесса удобна, однако стоит помнить о неудобстве восприятия уже построенного процесса.

Битрикс-24 (1С). Вопреки своему принципу не рассматривать продукты 1С, я не мог обойти Битрикс, потому что круг систем с конструкторами бизнес-процессов ограничен и включает ряд новых игроков, кроме уже привычных участников предыдущих обзоров. Строго говоря, Битрикс-24 — это вообще не CRM, а социальная сеть для фирмы (корпоративный портал), в которую как раз и встроен модуль CRM, о котором и пойдет речь.
Найти модуль с настройкой бизнес-процессов сложно. Для тех, кому интересно: CRM → еще → настройки → бизнес-процессы. При создании процесса необходимо выбрать категорию, для которой настраивается бизнес-процесс, при необходимости можно прописать пользовательские параметры и переменные, причем команды можно прописывать с помощью PHP-кода, что само по себе интересно, но требует определенных навыков.
Бизнес-процесс в Битриксе строится с помощью удобного визуального конструктора, в котором пользователь выбирает необходимые блоки и функции из столбцов справа. Это нельзя назвать классической нотацией BPMN, однако определенные ее правила соблюдаются. С пользовательской точки зрения интерфейс редактора не самый интуитивный, приходится редактировать каждый блок по отдельности, раскрывая его «карточку». На мой субъективный взгляд, создание процесса в Битриксе — самое затратное по времени.

ELMA (ECM, CRM+) стала для меня совершенно новым продуктом, с которым сталкиваться ранее не приходилось. Однако в этом обзоре эта система занимает достойное место. Несмотря на серьезную перегруженность и сочетание WEB и десктопного интерфейсов, она использует нотацию BPMN в самом чистом виде и этим интересна. Бизнес-процессы создаются в отдельном десктопном конструкторе с функциональными окнами. Кроме стандартной нотации BPMN, ELMA поддерживает создание скриптов и настраиваемых сценариев для бизнес-процессов на C#, что при должных умениях является хорошим преимуществом. Кроме того, поддерживается импорт процессов из Business Studio в формате XPDL.
Исполняются процессы уже в WEB-интерфейсе, есть отдельная матрица ответственности, журналы процессов, метрики процессов, можно создавать экземпляры процессов. Вообще, лично мне интерфейс как системы, так и конструктора показался излишним. Уверен, что всеми возможностями будут пользоваться единицы и то в крупных компаниях. В целом, можно смело сказать, что это система существующая ради и для бизнес-процессов. ELMA поставляется различными платформами и программами, при выборе стоит понимать, что цена сложится из CRM и платформы для разработки бизнес-процессов.

Во всех перечисленных системах есть возможность дополнительной интеграции CRM с сайтом, что в сочетании с бизнес-процессами, отчетами и внутренней логикой CRM открывает возможность создать много интересных фишек, связанных с обслуживанием клиента на сайте или в Интернет-магазине.
Говоря обо всех системах, хочу отметить один общий недостаток. Предполагаю, что все разработчики заглядывают на Хабр и увидят замечание, которое при всей своей некртичности доставляет огромное неудобство: невозможно выбирать нескольких ответственных, зажав Ctrl, везде приходится делать по одному или предварительно создавать группы сотрудников.

В таблице я сгруппировал некоторые основные сведения о перечисленных вендора и, конечно, указал цены, потому что в сегодняшней ситуации это немаловажный критерий, особенно, если производитель привязывает цифры прайса к курсу валют.

Решение Terrasoft CRM RegionSoft CRM Microsoft Dynamics CRM ELMA Битрикс 24
Редакция
Bpm’online sales enterprise
Professional
Online Профессиональная
CRM+
Команда
Класс системы
CRM
CRM
CRM
BPM+ECM+CRM
Корпоративный портал со встроенной CRM
Интерфейс бизнес-процессов
Логика + графика
Логика + графика
Логика
Логика + графика
Логика + графика
Нотация
BPMN
Без нотации
Без нотации
BPMN
Без нотации
Схема развертывания
Облако, некоторые версии on-site
Десктоп
Облако, on-site
Облако + десктоп
Облако, on-site
Интеграция с сайтом
Возможна
Возможна
Возможна
Возможна
Возможна
Базовая стоимость покупки 15 лицензий
400€ — польз./год в облаке
550€ — польз. при on-site

По ценам на 5.12.14г.:
облако: 389 040р. в год
on-site: 534 930р. / единовременно

144 900р. / единовременно 421 560р. в год
281 875р. / единовременно =
CRM: 130 000 р. + BPM: 106 875 р. + MS SQL Server минимум 45 000р.
Облако —
от 59 880р. / год

Коробка —
129 500р. / единовременно


Подводя итог короткому обзору решений, хочу сказать, что при выборе CRM со встроенными бизнес-процессами необходимо руководствоваться тремя важными принципами.
  1. Важно понимать, насколько масштабны бизнес-процессы в организации. Так, если речь идет о заводе с циклами производства, согласования и многочисленными дистрибьюторами, то стоит выбрать систему с нотацией BPMN (я бы предпочел Terrasoft в «полной» конфигурации или ELMA). Если же ваша компания более заинтересована в CRM и бизнес-процессы не перегружены, то я бы отдал предпочтение быстрым, универсальным, функциональным RegionSoft CRM или bpm’online sales. Не стоит недооценивать или переоценивать свою компанию в плане сложности процессов — только реальна картина позволит сделать правильный выбор.
  2. Следует осознавать уровень затрат на внедрение. Так, платформа для построения серьезных бизнес-процессов может поставляться отдельно и стоить почти 100% стоимости лицензий. Или, например, внедрение облачного проекта в периоде 2-3 лет может оказаться гораздо дороже, чем поставка десктопа раз и навсегда.
  3. Нужно быть готовым нести дополнительные затраты на обучение сотрудников. Причем обучение своих специалистов гораздо эффективнее покупки готовых моделей — процессы могут изменяться и разрастаться, а сотрудник внутри штат всегда будет готов оперативно внести изменения.

Каждая компания ищет свою дорогу к успеху. В XXI веке на этой дороге важно уметь грамотно автоматизировать свой бизнес, чтобы софт стал надежной кольчугой, а не ненавистной обузой. Тестируйте, примеряйте, не стесняйтесь обращаться к вендорам и просматривать их презентации, — принимайте взвешенное решение. И тогда любой бизнес-процесс будет работать четко, слаженно, без сбоев, а ваш бизнес будет развиваться интенсивно, принося больше удовольствия, чем хлопот.

Примечание: процессы биллинга, построенные на скриншотах, являются тестовыми и не отражают реальных процессов ни одной компании мира.

Практика использования Бизнес-процессов и Задач в «1С:Предприятии 8.3»

В этой статье мы рассмотрим объекты «Бизнес-процессы» и «Задачи».

С одной стороны, подзадача по реализации бизнес-процессов является обязательной на Аттестации 1С:Специалист по платформе.

С другой стороны, во многих типовых решениях бизнес-процессы используются редко. Хотя фактически бизнес-процессов в конфигурациях автоматизировано множество, а сами эти объекты появились аж в 2004 году (с момента выхода «1С:Предприятие 8.0»).

Поэтому, чтобы понимать работу механизмов «Бизнес-процессов» и «Задач», недостаточно просто «подсмотреть в типовой». Возможности данных объектов нужно именно изучать.

Этим мы и займемся в данной статье. Плюс, дадим общие рекомендации по применению данного механизма в решении реальных задач.

Что такое бизнес-процессы в 1С

Безотносительно 1С бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных действий, направленных на создание продукта или услуги для потребителей.

Примеры бизнес-процессов: производство вентиляторов, допродажа товаров клиента, подбор сотрудников и так далее. Причем часто бизнес-процессы можно детализировать. Например, в производстве продукции можно выделить такие бизнес-процессы, как закупка материалов, передача материалов в производство, движение материалов в производстве, выпуск продукции.

Для наглядной автоматизации бизнес-процессов в платформе «1С:Предприятие 8» существует объект «Бизнес-процесс». Он позволяет выстроить цепочку действий разных пользователей программы, которая приведет к определенному результату. Таким результатом может быть формирование отчетности, утверждение документа, заполнение карточки контрагента.

Объект «Бизнес-процесс» имеет графическое отображение, называемое картой маршрута. Это не что иное, как блок-схема, составленная из «кирпичиков»:

Как видим, бизнес-процессы в системе могут иметь ветвления, параллельное выполнение, любое количество уровней вложенности.

Вот пример бизнес-процесса «Закрытие месяца» из 1С:УПП, где встречаются практически все возможные элементы:

Рисунок 1

Продвижение по карте маршрута невозможно реализовать без вспомогательного объекта «Задача» – «двигателя» бизнес-процесса. В каждой точке действия создается одна или несколько задач, и когда все задачи текущей точки завершены, происходит переход к следующей точке карты маршрута.

Использование объектов «Бизнес-процесс» для пользователя похоже на работу с документами:

  • Разные бизнес-процессы соответствуют различным действиям в системе (продажа товара, закрытие месяца, согласование заказа, …). То есть объект «Бизнес-процесс» в конфигурации определяет вид операции.
  • При старте пользователем нового бизнес-процесса создается несколько экземпляров, например – продажа вентиляторов контрагенту А, продажа холодильников контрагенту Б и так далее. То есть пользователь создает любое количество объектов информационной базы для каждого бизнес-процесса.
Практический пример

Рассмотрим практический пример. Необходимо автоматизировать процесс приема сотрудника на работу из 3 последовательных этапов:

  1. Младший кадровик заполняет личные данные сотрудника.
  2. Старший кадровик оформляет приказ о приеме сотрудника в статусе «Проект».
  3. Расчетчик проводит приказ о приеме в статусе «Утвержден».

Каждый этап бизнес-процесса выполняет отдельный пользователь с нужными правами доступа.

Требуется отслеживать ход приема новых сотрудников, каждый пользователь должен видеть свои задачи.

В реальных задачах также нужно учитывать права доступа. Так, в описанной задаче за утверждение документов «Прием на работу» отвечает расчетчик. А при проведении документа в статусе «Утвержден» формируются движения по регистру сведений «Плановые начисления». То есть расчетчик должен иметь право записи в этот регистр.

Бизнес-процесс будем реализовывать в конфигурации, где уже имеются необходимые документы и справочники:

Рисунок 2

Выгрузку базы с этой конфигурацией можно скачать по ссылке в конце статьи.

Начнем с создания нового бизнес-процесса:

Рисунок 3

В пользовательском режиме новый бизнес-процесс будет создаваться каждый раз при приеме нового сотрудника.

Изобразим карту маршрута бизнес-процесса для поставленной задачи:

Рисунок 4

Рисунок 5

Привязку к исполнителям мы настроим позднее.

В точке условия нужно определить, работал ли принимаемый сотрудник в нашей организации ранее. Если это так, то в базе уже заведен нужный элемент справочника «Физические лица» и заполнены личные данные. Добавим в бизнес-процесс реквизит (тип Булево), который позже обработаем в точке условия (то есть считаем, что пользователь сам определяет при приеме – новый это сотрудник или нет):

Рисунок 6

Теперь, когда у нас есть схема бизнес-процесса, необходимо организовать последовательность действий и распределение этих действий по ответственным лицам.

Объект конфигурации «Задача»

За действие пользователя в каждой точке бизнес-процесса отвечает специальный объект «Задача». Он является вспомогательным объектом, но именно с его помощью выстраивается цепочка действий пользователей: в каждой точке действия карты маршрута создаются задачи для одного или нескольких пользователей. Пока текущий пользователь не завершил свою задачу (то есть не установил стандартный реквизит «Выполнена» в значение «Истина»), задачи следующей точки маршрута для других пользователей созданы не будут.

То есть именно при выполнении задач происходит движение бизнес-процесса по карте маршрута.

Для наглядности рассмотрим, как выглядит список задач в демонстрационной базе конфигурации «Документооборот 8 ПРОФ, редакция 2.1». При запуске программы от имени пользователя Федоров О.П. (директор) на начальной странице открывается список всех невыполненных задач пользователя:

Рисунок 7

Вернемся к нашей конфигурации, создадим новый объект:

Рисунок 8

Отметим, что объект «Задача» может использоваться отдельно от объекта «Бизнес-процесс», но никак не наоборот. Используемая задача указывается в настройках бизнес-процесса в конфигураторе, и будет автоматически создаваться в пользовательском режиме при переходе на следующую точку маршрута.

Свяжем бизнес-процесс с задачей:

Рисунок 9

Обратите внимание! Несмотря на то, что в разных точках бизнес-процесса могут создаваться и редактироваться различные объекты системы, тип создаваемых задач на каждом из этапов будет одинаковым. Например, для решаемой задачи будут создаваться элементы справочников “Физические лица” и “Сотрудники”, а также документы “Прием на работу”. При этом в каждой точке бизнес-процесса будут создаваться задачи “Задача исполнителя”.

Более того, в типовых решениях 1С («Документооборот», «Управление торговлей, ред. 11») в разных бизнес-процессах используется один и тот же тип задач, чаще всего он называется «Задача исполнителя». Это делается для того, чтобы пользователь мог видеть общий список своих задач, относящихся к разным видам бизнес-процессов, как в примере выше из «Документооборота».

Адресация задач

Объект «Задача» предоставляет возможность использования вспомогательного регистра сведений, который обеспечивает распределение задач по исполнителям. Этот регистр называется регистром адресации.

Измерениями регистра адресации должны выступать те значения, по которым возможно однозначно определить исполнителя задачи. При этом в качестве одного из измерений чаще всего используется справочник «Пользователи», так как с помощью него удобно связать текущего пользователя программы с его задачами.

Однако использование справочника «Пользователи» как единственного измерения адресации на практике неудобно: например, конкретный пользователь может заболеть или сменить место работы, тогда придется перенастраивать адресацию задач. Таким образом, задачи удобнее привязывать не напрямую к пользователю, а к набору ролей, и одного измерения адресации чаще всего недостаточно.

Поэтому для нашего примера создадим в регистре адресации 2 измерения:

Рисунок 10

Здесь используется справочник «Роли исполнителей», который имеет следующие предопределенные элементы:

Рисунок 11

Создадим у задачи реквизиты адресации тех же типов, что и измерения регистра сведений:

Рисунок 12

Укажем для задачи регистр адресации. Для реквизитов адресации задачи настроим соответствие измерениям выбранного регистра сведений:

Рисунок 13

Теперь в карте маршрута бизнес-процесса доступна настройка адресации. Укажем для каждой точки действия нужную роль исполнителя:

Рисунок 14

Чтобы обеспечить ветвление в точке условия, требуется обработчик проверки условия – функция в модуле объекта бизнес-процесса, которая возвращает значение Ложь или Истина. Создадим такой обработчик для точки маршрута ПовторныйПрием:

Рисунок 15

Процедура ПовторныйПриемПроверкаУсловия(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Результат) Результат = Не ЭтоПервичныйПрием; КонецПроцедуры

Чтобы знать, от имени какого пользователя запущен текущий сеанс, нам потребуется параметр сеанса. Создадим его:

Рисунок 16

Укажем, что созданный параметр сеанса будет хранить текущего исполнителя задач, а также укажем основной реквизит адресации для задачи:

Рисунок 17

Сделаем так, чтобы при запуске «1С:Предприятия» в параметр сеанса ТекущийПользователь подбиралось нужное значение из справочника «Пользователи». Соответствие будем устанавливать по имени, и если элемент справочника «Пользователи» с нужным именем не найден, то создадим его. Код функции УстановкаПараметровСеанса() в модуле сеанса:

Процедура УстановкаПараметровСеанса(ТребуемыеПараметры) ИмяПольз = ИмяПользователя(); ТекПользователь = Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию(ИмяПольз, Истина); Если Не ЗначениеЗаполнено(ТекПользователь) Тогда НовыйПользователь = Справочники.Пользователи.СоздатьЭлемент(); НовыйПользователь.Наименование = ИмяПольз; НовыйПользователь.Код = ИмяПольз; НовыйПользователь.Записать(); ТекПользователь = НовыйПользователь.Ссылка; КонецЕсли; ПараметрыСеанса.ТекущийПользователь = ТекПользователь; КонецПроцедуры

После того, как все нужные элементы справочника «Пользователи» будут созданы, заполним регистр адресации в режиме «1С:Предприятие»:

Рисунок 18

Обратите внимание! Настройка адресации бизнес-процесса с использованием справочника (в нашем случае это справочник «Роли исполнителей») подразумевает использование предопределенных элементов этого справочника, только они доступны для выбора в точке действия бизнес-процесса.

Отображение задач по исполнителям

Теперь поработаем над формой списка задач. Конечно, пользователю хотелось бы, чтобы по умолчанию в списке задач отображались только его задачи. Для этого создадим форму списка задачи «Задача исполнителя» и в настройках основного реквизита Список поменяем основную таблицу на Задача.ЗадачаИсполнителя.ЗадачиПоИсполнителю:

Рисунок 19

Также можно оставить только еще не выполненные задачи, добавив в настройку списка соответствующий отбор:

Рисунок 20

Теперь уже можно попробовать создать экземпляр бизнес-процесса, задачи будут создаваться у нужных пользователей. Для этого под любым пользователем, имеющим права на запись бизнес-процесса «Прием нового сотрудника» (например, под Ивановой А.И.), из раздела «Кадровый учет → Прием нового сотрудника» создаем новый экземпляр бизнес-процесса и стартуем его:

Рисунок 21

Рисунок 22

После этого у пользователя Петрова В.П. в списке задач (Кадровый учет → Задача исполнителя) появится новая задача:

Рисунок 23

Визуализация хода бизнес-процесса

Пока функциональность нашей разработки почти на нуле – только формируются задачи и пользователи вручную отмечают их исполнение.

Для начала хотелось бы иметь возможность отслеживать состояние бизнес-процесса, то есть в какой точке он сейчас находится. Для этого создадим форму бизнес-процесса и добавим на нее реквизит КартаБП типа ГрафическаяСхема, а также выведем элемент управления на форму:

Рисунок 24

Затем в модуле формы бизнес-процесса создадим процедуру ОбновитьКартуМаршрута:

&НаСервере Процедура ОбновитьКартуМаршрута() ОбъектБП = РеквизитФормыВЗначение("Объект"); КартаБП = ОбъектБП.ПолучитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры

Вызовем эту процедуру в обработчике события ПриЧтенииНаСервере формы бизнес-процесса:

&НаСервере Процедура ПриЧтенииНаСервере(ТекущийОбъект) ОбновитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры

После этого при открытии формы бизнес-процесса на карте маршрута будет отмечаться текущее положение:

Рисунок 25

Мы используем обработчик ПриЧтенииНаСервере, т.к. он вызывается самым первым в процессе открытия управляемой формы объекта и выполняется только для уже записанных объектов.

Использовать обработчик ПриСозданииНаСервере для выполнения кода также допустимо, но данный обработчик вызывается и для тех объектов, которые еще не записаны. В нашем случае это приведет к выполнению лишних действий, ведь вновь создаваемый бизнес-процесс еще не стартован, а значит, он всегда находится в своей начальной точке.

Сделаем так, чтобы при нажатии кнопки «Старт» на форме бизнес-процесса карта маршрута обновлялась. Для этого вызовем ту же процедуру ОбновитьКартуМаршрута в обработчике ПослеЗаписиНаСервере:

&НаСервере Процедура ПослеЗаписиНаСервере(ТекущийОбъект, ПараметрыЗаписи) ОбновитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры

В таком виде задача может считаться решенной в рамках подготовки к экзамену «1С:Специалист» по платформе. Но мы пойдем немного дальше.

События задач и точек действия бизнес-процессов

Для начала добавим автоматическую запись исполнителя в задачу при ее выполнении, чтобы в будущем можно было отследить, кем именно она была выполнена. Ведь младших кадровиков может быть несколько – баба Нюра и баба Катя. До момента выполнения задачи она будет отображаться в списках всех потенциальных исполнителей.

Итак, добавим в модуль объекта ЗадачаИсполнителя стандартный обработчик ПередВыполнением со следующим кодом:

Процедура ПередВыполнением(Отказ) Исполнитель = ПараметрыСеанса.ТекущийПользователь; КонецПроцедуры

Теперь добавим в бизнес-процесс реквизиты, которые позволят хранить информацию о выполняемых действиях:

Рисунок 26

Поработаем и с задачей. Выведем на форму задачи ссылку на родительский бизнес-процесс и его реквизиты:

Рисунок 27

В наименовании задачи было бы неплохо видеть не только название точки маршрута, но и ФИО человека, которого требуется принять на работу. Для этого в модуле объекта бизнес-процесса определим процедуру УстановитьНаименованиеЗадачи, и будем вызывать ее при создании задач:

Процедура УстановитьНаименованиеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) Задача.Наименование = ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса.НаименованиеЗадачи + " " + СокрЛП(ФизЛицо.Наименование); КонецПроцедуры Процедура ОбщаяПриСозданииЗадач(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, ФормируемыеЗадачи, Отказ) Для каждого НоваяЗадача Из ФормируемыеЗадачи Цикл УстановитьНаименованиеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, НоваяЗадача); КонецЦикла; КонецПроцедуры

Процедуру ОбщаяПриСозданииЗадач привяжем к каждой точке маршрута бизнес-процесса. Это можно сделать через карту маршрута:

Рисунок 28

На каждой точке маршрута можно задавать отдельные обработчики событий, если требуется выполнять различные действия.
На этапе выполнения задачи добавим контроль над пользователем со стороны системы: не будем позволять отмечать задачу как выполненную, если необходимые данные не внесены. Для этого в модуль объекта бизнес-процесса добавим функцию ПроверитьВыполнениеЗадачи, которую будем вызывать в обработчике ОбщаяПередВыполнением в каждой точке маршрута (привязка осуществляется также через карту маршрута):

Функция ПроверитьВыполнениеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) БП = Задача.БизнесПроцесс; Результат = Ложь; Если ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.ВводПервичныхДанныхФизлица Тогда Если ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо) И ЗначениеЗаполнено(БП.Сотрудник) Тогда Результат = ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо.ДатаРождения) И ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо.Пол); КонецЕсли; ИначеЕсли ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.ВводПриемаНаРаботу Тогда Результат = ЗначениеЗаполнено(БП.ПриемНаРаботу); ИначеЕсли ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.УтверждениеПриемаНаРаботу Тогда ДокПрием = БП.ПриемНаРаботу; Результат = ЗначениеЗаполнено(ДокПрием.Оклад) И ДокПрием.Статус = Перечисления.СтатусыДокументов.Утвержден; КонецЕсли; Возврат Результат; КонецФункции Процедура ОбщаяПередВыполнением(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача, Отказ) Если Не ПроверитьВыполнениеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) Тогда Сообщить("Не выполнены действия, необходимые для выполнения задачи!", СтатусСообщения.Важное); Отказ = Истина; КонецЕсли; КонецПроцедуры

Готово, можно тестировать!

Подведем итоги

Мы описали только базовые приемы работы с бизнес-процессами и задачами в 1С:Предприятии 8.3. Как минимум, требуется добавить еще множество проверок введенных данных и «красивостей» на уровне форм.

Но цель статьи – показать, как можно использовать объекты системы при автоматизации бизнес-процессов.

Выгрузку базы готового примера можно скачать в конце статьи и использовать в качестве шаблона.

Есть еще множество нюансов, которые просто невозможно рассмотреть в одной статье: программное создание и выполнение задач, групповые задачи, использование вложенных бизнес-процессов, настройка ролей и прав доступа. Плюс зачастую вместо «унылой» формы задачи вызывается форма определенного объекта конфигурации – документа или справочника.

Если эти темы Вам интересны, оставляйте комментарии – и мы продолжим освещать тему бизнес-процессов. 🙂

Об авторе
Выгрузки ИБ и PDF-версия статьи для участников группы ВКонтакте

Мы ведем группу ВКонтакте – http://vk.com/kursypo1c.

Если Вы еще не вступили в нее – сделайте это сейчас, и в блоке ниже (на этой странице) появятся ссылки на скачивание материалов.


Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)

Настройка бизнес-процессов на полную мощность

Настройка бизнес-процессов повышает эффективность, конкурентоспособность и прибыльность бизнеса. Продвинутые компании уделяют ей много внимания. Суть в том, что даже незначительная перестройка может снизить издержки, поднять продажи и прибыли на миллионы долларов США. Инвестиции в правильную настройку бизнес-процессов приносят тысячи процентов прибыли.

Идеальная настройка бизнес-процессов

Чтобы настройка бизнес-процессов была правильной, необходимо хорошо себе представлять, что это такое. На этот счет есть много мнений и все они имеют право на жизнь. Факт в том, что любой бизнес-процесс в своей основе имеет какую-то идею и представляет собой алгоритм ее реализации. Правильный бизнес-процесс – это процесс, который позволяет реализовать заложенную в него идею.

Часто в бизнес-процесс закладывается человеческий фактор или другими словами желания человека, противоречащие идее. Это приводит к тому, что бизнес-процесс не может реализовать идею, которая лежит в его основе. Также достаточно часто в основе бизнес-процессов лежат не идеи, а мысли. Мысли невозможно реализовать, поэтому такие бизнес-процессы изначально мертворожденные.

Правильная настройка бизнес-процессов

Правильная настройка бизнес процессов

Бизнес-процессы, построенные на мыслях, а не идеях, денег понятное дело не создают, а только съедают их. Если главный бизнес-процесс основан на мыслях, то бизнес обречен на банкротство. Деньги создаются только в процессе трансляции идеи, а мысли транслировать невозможно. Неэффективность бизнес-процессов примерно на 80% связана как раз с тем, что в них заложены мысли, а не идеи.

Настройка бизнес-процессов – это, прежде всего формирование полноценных идей

Второй нюанс, который съедает деньги – это присутствие в бизнес-процессах большого числа человеческого фактора. Сюда можно отнести хотелки отдельных людей, их интересы, амбиции и так далее. Большой объем человеческого фактора в бизнес-процессах приводит к тому, что они получают громоздкими, с большим числом лишних подпроцессов и соответственно дорогими и неэффективными.

Настройка бизнес-процессов – это, прежде всего формирование полноценных идей и прежде всего базовой идеи, каковой может быть идея бизнеса, товара или рынка. Получить такую идею можно с помощью леграмм. Во вторую очередь настройка предполагает избавление бизнес-процессов от человеческого фактора. Эти два сочетания позволяют получить идеальные бизнес-процессы.

Тонкая настройка бизнес-процессов

Тонкая настройка бизнес процессов

Правильная настройка бизнес-процессов позволяет получить мощный, эффективный и быстрорастущий бизнес. На деле большинство бизнесов обладает практически нулевой эффективностью и находится на грани банкротства. Главная причина этого в том, что большинство бизнесов построено на базовом бизнес-процессе в основе которого лежит мысль – хочу много денег.

Реальной ценностью обладает идея, интересная людям

Данная мысль не обладает ценностью для других людей. Соответственно бизнесы, которые на ней основаны, не дают никакой ценности другим людям и по этой причине они не дают этим бизнесам свои деньги. Трансляция данной мысли не приводит к созданию денег. Если бизнесмен хочет получить поток денег, он должен создать и предложить потенциальным клиентам реальную ценность.

Реальной ценностью обладает идея, интересная людям. Такую идею и нужно сгенерировать и положить в базовый бизнес-процесс. Далее необходимо организовать трансляцию этой идеи, что приведет к тому, что появятся желающие реализовать ее, которые принесут вам деньги за возможность реализации. Обращайтесь за помощью, если хотите, чтобы люди принесли вам свои деньги.

Топ-маркетолог: Павел Бернович

Переходите в раздел маркетинговые идеи, чтобы получить больше идей. Подписывайтесь на рассылку, если не подписаны и хотите получать идеи на электронную почту. Читайте статьи по маркетингу, получайте консультации по маркетингу, чтобы иметь максимальный уровень прокачки маркетингом, заказывайте услуги маркетолога для того, чтобы увеличить объемы продаж. 

ПОДЕЛИТЬСЯ:

Настройки бизнес-процессов — Клеверенс — База знаний

Последние изменение: 01.11.2019

Выберите уточнение:

Настройка бизнес-процессов реализует нужную Вам бизнес-логику информационного обмена документами между мобильными устройствами сбора данных и учетной системой 1С.

Как запустить главное окно настройки бизнес-процессов описано в статье на сайте «Клеверенс».

В таблице окна настройки бизнес-процессов отображается список уже настроенных бизнес-процессов с их основными параметрами. 

Если бизнес — процесс не уникален для производимой операции, то есть возможность выбрать его на терминале сбора данных. Как это сделать, можно прочитать в статье «Выбор бизнес — процесса на ТСД».  


Окно настроек отдельного бизнес-процесса открывается двойным щелчком по элементу из списка бизнес-процессов.

Главное окно настройки конкретного бизнес-процесса из которого осуществляются все необходимые действия. Все бизнес-процессы в списке являются типовыми и глобальным изменениям не подлежат, но вы можете создать его полную копию и отредактировать на свое усмотрение.


«Статусы» позволяет включать и отключать бизнес-процесс без его удаления.

«Название» отображает наименование бизнес-процесса для его быстрой идентификации в списке обработки и на ТСД для выбора.

«Тип исходного документа 1С» указывает исходный документ в системе 1С из которого будет производится выгрузка в Mobile SMARTS.

«Тип документа MS» указывает документ Mobile SMARTS, в который производится выгрузка исходного документа 1С, или из которого будет происходить загрузка в документ 1С, если будет производится только загрузка документа. 

«Загружать в тот же документ 1С» отвечает за то, что данные из обработанного документа на ТСД загрузятся обратно в исходный документ 1С. 

Если установлен данный параметр, то «Результирующий документ 1С» будет заполнен данными из «Исходного документа 1С» и станет недоступным для редактирования. 

«Тип результирующего документ 1С» определяет документ 1С, в который данные из обработанного документа на ТСД загрузятся обратно в 1С.

Настройка выгрузки документа из 1С в Mobile SMARTS подробно описана в статье «Настройка выгрузки документа из 1С в Mobile SMARTS».

Настройка загрузки документа из Mobile SMARTS в 1С подробно описана в статье «Настройка загрузки документа из Mobile SMARTS в 1С». 

«Создавать новый документ при загрузке» реализует логику автоматического создания нового документа в 1С без возможности выбора при загрузке документа с ТСД в существующий документ 1С, всегда будет создаваться новый.

Данный параметр действует, если документ для загрузки не определен другими параметрами бизнес-процесса и не установлен параметр «Загружать в исходный документ».

Данный параметр актуален только при ручной загрузке документов, в онлайн режиме он устанавливается автоматически.

«Проводить документ после загрузки» указывает на то, что при загрузке документа с сервера Mobile SMARTS в 1С он автоматически будет проведен. 

Внимание!!! Рекомендуется включать данный параметр, только в случае если вы полностью проверили работу бизнес процесса, корректность заполнения документа в 1С с проверкой всех остатков и цен в регистрах товаров учетной системы.

«Коллективная работа» бизнес-процесс предусматривает коллективную работу с документом.  

«Контроль количества» отвечает за контроль количества товара при работе с ним на ТСД.

Если данный флаг установлен, то при работе с документом на ТСД нельзя будет добавить в документ больше товара, чем было заявлено в исходном документе 1С и нельзя добавить незаявленный товар.

«Кому назначать» определяет пользователя на ТСД, которому назначается выгружаемый из 1С документ. Подробнее о выборе пользователя в статье «Выбор пользователя».

«Для каждого пользователя свой экземпляр документа» создавать свой экземпляр документа для каждого пользователя в случае, если они определены.

Страницы по алфавиту


Как настроить бизнес-процессы | Блог Кирилла Куницкого

Как настроить бизнес-процессы

Что такое бизнес-процесс? Как наладить бизнес-процессы в компании? Что нужно сделать руководителю, чтобы настроить бизнес-процессы? Читайте об этом в нашей статье, выбирайте удачный для вас метод оптимизировать бизнес-процессы, чтобы ваша команда работала слаженно и эффективно.

Задача каждого руководителя или собственника бизнеса правильно организовать взаимодействие людей в своей компании. Для этого необходимо наладить организационную структуру – построить пирамиду из ролей в компании и схему подчинения. Каждая из этих ролей – это центр ответственности. Их распределяют согласно направлениям деятельности: маркетинг, продажи, финансы, логистика, управление персоналом, производство и так далее. Ниже по пирамиде распределены сотрудники, которые работают в подчинении у конкретного руководителя (центра ответственности).

Нет времени читать? Смотрите, как настроить бизнес-процессы в видео-уроке Кирилла Куницкого – вы поймете, что это не так сложно, как кажется.

Cмотреть

 

Распределить роли и задачи в компании – еще не все обязанности руководителя. Сотрудникам нужно эффективно взаимодействовать друг с другом. Как в любой командной игре – вы можете расставить игроков на поле, но, если не объяснить им правила взаимодействия, они не смогут хорошо играть. Для крутой игры нужно прописать связки, которые игроки отработают на практике.

В организационной структуре компании все устроено так же. Только связки называют бизнес-процессами. Это инструкции, благодаря которым руководитель регламентирует взаимодействие сотрудников друг с другом.
Шаги построения бизнес-процесса
Бизнес-процесс – это, в первую очередь, алгоритм – последовательность действий, которые связаны между собой. Например, прием заказа, за которым следует регистрация в базе CRM. Это уже маленький бизнес-процесс.

Чтобы компания работала эффективно, нужно настроить каждый бизнес-процесс – от самого сложного до самого мелкого. Для этого придерживайтесь плана. Его можно менять в зависимости от потребностей и специфики работы компании.

1. Создайте список процессов внутри компании и описание к ним. Собственник или руководитель иногда думает, что и так знает все процессы. Но, чтобы расставить приоритеты, необходима визуализация – будет легче расположить все по своим местам и ничего не упустить.

2. Разберитесь, где чья зона ответственности. Чтобы настроить бизнес-процессы нужно знать, кто чем занимается в компании и сколько времени у сотрудника уходит на выполнение задачи. Только так можно выставить сроки по каждому процессу, понять, что оптимизировать.

3. Определите объемы. Прежде чем приступать к бизнес-процессам, нужно понять границы – когда и как начинается и заканчивается процесс. Это поможет создать детальный план для каждого этапа.

4. Составьте сценарий для процессов. Так сотрудники будут понимать, где чья зона ответственности начинается и заканчивается. Для этого пропишите, какой отдел и какой сотрудник за что отвечает от старта и до финиша каждого процесса.

5. Укажите временные рамки и бюджет. Перед тем, как настроить бизнес-процесс, нужно понимать, хотя бы примерно, сколько времени и финансовых ресурсов на него придется потратить.

6. Обсудите бизнес-процесс с коллегами. Важно учесть точку зрения компетентных сотрудников насчет того или иного процесса в компании. Часто собственник упускает из виду некоторые тонкости, о которых знает человек, работающий непосредственно над этой задачей.

7. Продумайте методы и критерии контроля и оценки. Это поможет понять, насколько вы продвинулись в задаче, на сколько эффективны инструменты, и справляются ли исполнители с работой.

8. Протестируйте процесс. Первая модель покажет, хорошо ли все сработало. После тестового запуска вы поймете, как настроить бизнес-процесс, чтобы работать лучше.
Моделирование бизнес-процесса
Говоря простым языком, моделирование бизнес-процесса – это графическая прорисовка схемы, по которой должна работать команда. Модель бизнес-процесса – это рисунок. Его можно нарисовать в блокноте, на доске, создать таблицу, а можно при помощи специальных компьютерных программ.

В зависимости от потребностей компании, используют разные типы моделей:

Функциональная – используют для описания целей компании и задач для их достижения. Задачи, или необходимые действия, распределяются по иерархии и формируют «деревья». Так каждый руководитель видит, какие цели и задачи перед ним поставлено.

Организационная – описывает взаимодействие отделов компании, должностей в каждом отделе и их компетенции, территориальное расположение каждого отдела.

Информационная – это описание информационных данных, которые нужны, чтобы настроить бизнес-процесс.

Модель управления – это описание бизнес-процессов только управленческого уровня.

Модель рабочих потоков – детальное описание задач в бизнес-процессе.

BPMN – самый удобный инструмент, чтобы настроить бизнес-процессы
Чтобы настроить бизнес-процесс используют нотации (методы) моделирования – это графические подходы к построению моделей. Есть много видов нотаций: Business Process Model and Notation (BPMN), Integrated Definition for Function Modeling (IDEF), Unified Modeling Language (UML), Extended Event Driven Process Chain (eEPC), Role Activity Diagram и другие. Чтобы настроить бизнес-процессы мы в «Бизнес-Конструктор» используем BPMN.

Нотация BPMN гибкая и наглядная, ее просто понять и внедрить. BPMN детально описывает весь бизнес-процесс шаг за шагом. Эта нотация – симбиоз нужных элементов из других нотаций. Функционал BPMN и визуальные элементы интуитивно понятны и просты и можно настроить бизнес-процессы нижнего уровня.

Нотации бизнес-процессов – это набор графических элементов. В BPMN элементы описывают любые процессы в компании. Кроме того, только в BPMN есть разделение на начало, конец и промежуточный этап выполнения задачи. Вы увидите, с какого события процесс стартовал и закончился.

Плюс BPMN – помимо стандартных графических элементов нотации можно добавлять свои, чтобы адаптировать ее под потребности бизнеса. Основные элементы нотации: пул (исполнитель, который отвечает за выполнение задачи или за событие), операция, процесс, подпроцесс, событие, ветвление (если могут быть разные варианты развития процесса), потоки (операций, сообщений, рабочий поток), объект данных (к примеру, документ), ассоциации (для связи объектов).

В BPMN потоки разделяются на категории. Например, поток, который относится к документообороту, сбору информации и так далее. В других нотациях такие распределения не предусмотрены. Эти распределения упрощают чтение модели.

Еще одно преимущество BPMN – возможность анализировать взаимодействия между исполнителями разных участков работ – с этим чаще всего и возникают проблемы на практике. Для такого анализа есть элемент «дорожка» – показывает функции сотрудника в конкретной задаче и взаимодействие с другими исполнителями.

BPMN предусматривает разные варианты и правила построения бизнес-процесса. Это удобно, но прежде чем приступать к моделированию,решите, какие правила будете использовать, чтобы не нарушать порядок.

Чтобы настроить бизнес-процесс при помощи BPMN, используют разные платформы. ПО для этой нотации постоянно совершенствуются разработчиками для большей простоты.

Чтобы организовать взаимодействие в компании, необходимо упорядочить бизнес-процессы. Особенно, если у вас большая компания. Удобное и простое решение – графическое описание бизнес-процессов.

Во-первых, мы проще воспринимаем и запоминаем схемы чем текст. События и задачи легко связывать между собой, при этом не теряется целостность процесса. Видно, когда и как процесс начался и завершился. Если произошел сбой – видно, на каком этапе, и чья это зона ответственности. Модель можно описывать детально, при этом легкость восприятия не теряется. Можно продумать разные пути развития процесса. Чтобы настроить бизнес-процессы, существует много программ, которые упрощают моделирование.

Из недостатков подхода – только необходимость предподготовки. Перед тем, как приступить к моделированию, разберитесь, как настроить бизнес-процесс при помощи нотации.

Поделиться
  • Как настроить бизнес-процессы

    http://www.kunitsky.com/wp-content/plugins/svensoft-social-share-buttons/images/placeholder.png

    Что такое бизнес-процесс? Как наладить бизнес-процессы в компании? Что нужно сделать руководителю, чтобы настроить бизнес-процессы? Читайте об этом в нашей статье, выбирайте удачный для вас метод оптимизировать бизнес-процессы, чтобы ваша команда работала слаженно и эффективно. Задача каждого руководителя или собственника бизнеса правильно организовать взаимодействие людей в своей компании. Для этого необходимо наладить организационную структуру – построить пирамиду из ролей в компании и схему подчинения. Каждая…

  • Facebook
  • Twitter
  • ВКонтакте
  • Одноклассники
  • Mail.ru
  • Google+
  • Livejournal

Бизнес-процессы в CRM

Что такое бизнес-процессы в Битрикс24

Приведем определение, опубликованное в обучающем курсе по Бизнес-процессам.

Определение бизнес-процессов

Основа понятия Бизнес-процесс — это Маршрут. Маршрут, по которому должен пройти документ для успешной его обработки. Документами могут являться обычные файлы или записи в списке, а также элементы CRM — Лид, Контакт, Компания, Сделка. Более человеческое понятие — Алгоритм. Последовательность действий для достижения результата.

Для ознакомления с бизнес-процессами мы рекомендуем изучить специальный курс, а также настроить пару процессов самому в конструкторе.

Последние доклады и вебинары по Битрикс24 посвящены бизнес-процессам в общем понимании и почти не касаются их применения к CRM. Мы уверены, что каждый специалист, работающий с Битрикс24, может назвать несколько задач, требующих автоматизации. Рассмотрим ниже одну из них и предложим алгоритм ее решения с помощью бизнес-процесса.

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

Бизнес-процессы в CRM

Сначала скажем несколько слов, где в Битрикс24 можно найти Бизнес-процессы.

  1. Общий список процессов: Компания-Процессы (/company/processes/). Содержит список типовых процессов, доступных для запуска пользователю. Именно там находится Счет на оплату, Заявление на командировку, и прочие “коробочные” процессы. Для администратора портала страница содержит кнопку “Создать новый”, позволяющей создать БП. Как создавать процессы мы опишем в следующих статьях.
  2. Мои процессы: Бизнес-процессы — Мои процессы. Список процессов, завершенных или работающих, в которых Вы принимаете участие. В этом блоке есть также пункты Процессы в ленте и Все активные. В них можно найти процессы, которые Вы можете запустить, а также вообще все запущенные в данный момент процессы (если доступно).
    Обращаем Ваше внимание, что в бесплатном тарифе действует ограничение на количество одновременно работающих БП!
  3. В некоторых версиях Битрикс24 можно найти мифическую вкладку “Бизнес-процессы” в одном из меню (/company/personal/bizproc/). Похоже на промежуточную страницу между “Мои процессы” и “Процессы”, ничего не отображает. Не факт, что в Вашем портале заработает, но попробуйте.
  4. Бизнес-процессы в CRM. Стоят особняком и находятся так глубоко, что сразу не найдешь: CRM — Настройки — Автоматизация — Бизнес-Процессы (/crm/configs/bp/). Про них дальше и пойдет речь.

Отличие Процессов от Бизнес-процессов в CRM

Есть подозрение, что с появлением и развитием Процессов на вкладке Бизнес-процессы, их аналоги в CRM сойдут на нет и перекочуют в указанные пункты. На данный момент интерфейсно и структурно это совершенно разные сущности.


Процессы

Бизнес-процессы CRM

Хранение данных

Каждый процесс в своей основе имеет таблицу данных различных типов. Над таблицей настраивается порядок действий, связанный с данными.

Все данные хранятся в сущностях CRM — Лид, Сделка, Контакт, Компания. Передавать данные между сущностями в рамках процесса невозможно.

Только “создавать” новые сущности.

Визуальная часть

Стадии и ответственные видны в Живой ленте, а также в списке Процессов. У каждого процесса есть карточка с основными данными.

Отсутствует. Если не знать, что существует бизнес-процесс, можно наблюдать только его действия — задачи, события, смену состояний сущностей.

Переменные процесса

Основные типы переменных

Дополнительно имеют 2 типа: Привязка к элементам CRM и Привязка к справочникам CRM

Типы бизнес-процессов

2 типа: Бизнес процесс-со статусами и Последовательный бизнес-процесс

Также 2 типа! Для того, чтобы создать БП со статусами, сначала нужно создать последовательный, после чего при редактировании выбрать “Создать шаблон — Бизнес-процесс со статусами”.

Какие задачи можно решать?

С помощью бизнес-процессов в CRM можно и нужно решать, в первую очередь, организационные задачи — напоминания при наступлении определенной стадии лида или сделки, информирование необходимых сотрудников, задачи для специалистов по продажам. Если кратко — Бизнес-процессы в CRM должны помогать обеспечивать воронку продаж!

Сколько лидов у Вас находятся в одной и той же стадии по несколько недель из-за того, что все про них забыли? Настройте бизнес-процесс, который будет ставить задачи и напоминания! Трудозатраты минимальны, а порядок в продажах обеспечен.

В каких случаях можно и нужно использовать?

Отсутствие визуального представления в Живой ленте сказывается на удобстве применения Бизнес-процессов в CRM. Если Вам необходимо связать в одну цепочку несколько сотрудников и провести процесс по определенным этапам, нужно использовать Процессы Живой ленты. Они дают однозначный ответ на вопросы “Кто кого ждет”, и “Какой следующий шаг”. Чего не скажешь о процессах в CRM.

Пример разработки бизнес-процесса в CRM

Рассмотрим простой, но показательный пример. Нередко специалист по продажам, закрывая сделку, настолько воодушевлен этим событием, что забывает об организационных задачах — проследить подписание договора, доставку и хранение оригинала, доступность договора в хранилище для других сотрудников.

Поможем продавцу и настроим бизнес-процесс, который при заключении сделки будет ставить задачу ответственному на сбор и подготовку документов. Назовем бизнес-процесс “Сбор документов при закрытии сделки”. Ниже приведен перечень шагов, которые мы рекомендуем использовать для настройки и внедрения любого, даже самого простого бизнес-процесса.

Цель Бизнес-процесса

Для каждой закрытой успешной сделки обеспечить наличие оригиналов документов в бухгалтерии и электронной версии документов в файловом хранилище.

Задачи Бизнес-процесса

  • Напомнить сотруднику, закрывшему сделку, что он должен обеспечить наличие документов.
  • Уведомить бухгалтерию о заключении нового договора.
  • Поместить оригиналы и электронные версии документов в соответствующее хранилище.

Права доступа и условия запуска

Так как Бизнес-процесс работает в CRM, он должен взаимодействовать с сотрудниками, имеющими доступ к CRM.

Запуск должен выполняться только в момент закрытия успешной сделки. Это значит, что “неуспешные” и отложенные сделки не должны инициировать его запуск.

Роли

Предлагаемые роли сотрудников, работающие с процессом.

Роль

Описание

Тип данных и использование сущности в процессе

Ответственный сотрудник

Сотрудник, который завершил сделку. Отвечает за подготовку документов.

Автор документа (как ответственный, который закрывает сделку, является автором)

Руководитель отдела продаж

Контролирует процесс подготовки документов.

Константа. Используется как Постановщик задачи на сбор документов

Бухгалтер

Должен быть поставлен в известность, что сделка закрыта и документы подготовлены

Константа. Используется как “Наблюдатель” задачи на сбор документов

Универсальность

На данный момент есть 2 служебных стадии у закрытой сделки — Заключена и Не заключена. Нам нужно будет отслеживать наличие именно стадии Сделка заключена.

Служебные стадии сделки

Руководителем отдела продаж и Бухгалтером можно назначать одного и того же сотрудника. Это не меняет логики процесса.

Алгоритм работы

Перед тем, как приступить к созданию БП в конструкторе, следует правильно нарисовать его на бумаге. Очень хорошо подходят схемы, доступные в google docs. Классические алгоритмические конструкции в школе все проходили? Наш пример ниже.

Алгоритм работы бизнес-процесса

Дизайнер бизнес-процессов

Начинается самое интересное — создание процесса в дизайнере БП. Для этого открываем CRM — Настройки — Автоматизация — Бизнес-процессы и создаем новый шаблон в пункте Сделка.

Первичная настройка требует названия, выбора способа запуска процесса, обозначения переменных.

Название

Сбор документов при закрытии сделки

Автоматически запускать

При изменении

Если выбрать флажок “При создании” процесс будет запускаться для каждой новой сделки.

При изменении — только при изменениях. Смена статуса сделки как раз является изменением.

Параметры, Переменные

Не определяем

Константы

Назначим 2 константы типа “Привязка к пользователю”:

  1. Руководитель отдела продаж — uCRMAdmin.
  2. Бухгалтер — uBuh.

Для каждой константы нужно сразу задать значение, выбрав пользователя из списка.

Руководителем отдела продаж и Бухгалтером можно назначать одного и того же сотрудника. Это не меняет логики процесса.

Подсказка: если у Вас в портале много пользователей и поиск необходимого затруднен, можно использовать указание ID пользователя в квадратных скобках.

Выбор ответственного пользователя

Далее переносим наш алгоритм в дизайнер бизнес-процессов. От нас требуется добавить ровно одно Условие (блок Конструкции) и ровно одну Задачу (блок Уведомления).

Дизайнер бизнес-процессов

Настройки каждого элемента выполняем следующим образом. Начнем с задачи.

Поле

Значение

Комментарий

Заголовок

Задача на сбор документов при закрытии сделки

Используется только в дизайнере для наименования блока. Пользователю не доступно.

Название задачи

Подготовить документы по сделке {=Document:TITLE}

То, что видит пользователь в списке задач и в списке дел CRM.

В макрос будет подставлено название документа (т.е. текущей сделки).

Подстановщик

{=Constant:uCRMAdmin}

В макрос будет подставлено значение константы “Руководитель отдела продаж”

Ответственный

{=Document:ASSIGNED_BY_ID}

Мы используем “Ответственного за документ” для назначения ответственного за задачу. Логично, что тот, кто ответственный за сделку, должен готовить документы. Хотя этот параметр тоже можно было вынести в константу и назначать ответственным офис-менеджера.

Начало

{=System:Now}

Не долго думая, ставим начало выполнения задачи в момент ее создания.

Крайний срок

=dateadd({=System:Now}, «+2d»)

Данная конструкция позволяет указать +2 дня к времени создания задачи. То есть, ставим задачу на 2 суток вперед.

Описание задачи

<ul>

<li>Подписать оригинал договора</li>

<li>Поместить скан подписанного договора в служебную папку</li>

<li>Передать бухгалтеру подписанный оригинал</li>

</ul>

Да, да! В тексте описания задачи можно использовать HTML.

Наблюдатели

{=Constant:uBuh}

В макрос будет подставлено значение константы “Бухгалтер”.

Привязать к текущей сущности CRM

Да

В обязательном порядке. Иначе никогда не найдем задачу в недрах CRM.

Остальные поля остаются на Ваше усмотрение. Ничего важного в них нет.

Настройка условия создания задачи в таблице ниже. При добавлении конструкции “Условие” в конструкторе бизнес-процессов создается три блока — один для заголовка конструкции и два для назначения условий.

Заголовок конструкции

Сделка закрыта?

Используется только в дизайнере БП.

Заголовок отрицательного условия

Сделка не закрыта (ничего не делаем)


Поля отрицательного условия

Поле документа: Сделка закрыта

Условие: Равно

Значение: Нет.

Таким образом мы говорим бизнес-процессу двигаться к завершению при условии, что сделка не заключена.

Заголовок положительного условия

Сделка закрыта?


Поля положительного условия

Поле документа: Сделка закрыта

Условие: Равно

Значение: Да.


Дополнительные условия по правилу “И”

Поле документа: Стадия сделки

Условие: Не равно

Значение: Сделка не заключена.

Необходимо для обработки закрытой, но не успешной сделки.

Дополнительные условия по правилу “И”

Поле документа: Стадия сделки

Условие: Не равно

Значение: Обработка приостановлена.

Необходимо для обработки закрытой, но не успешной сделки.

Если у Вас в CRM настроены прочие условия не-успеха, их тоже нужно включить.

Проверка работы

По завершении дизайна бизнес-процесса, его нужно сохранить и проверить работу. Берем любую сделку, закрываем, обновляем страницу. В правой части страницы можно заметить результат — созданную задачу на оформление документов по сделке.

Пример работы бизнес-процесса

Выгрузка в bpt

Мы подготовили файл bpt-формата для созданного бизнес-процесса. Условием для загрузки файла является добрый “лайк” нашей страницы в Facebook.

Примеры задач для решения с помощью Бизнес-процессов CRM

Мы рассмотрели только одну относительно несложную задачу для применения автоматизации в работе с CRM. Ниже список других, более сложных, успешно реализованных нами не только в своем Битрикс24, но также в порталах заказчиков. Будем рады помочь Вам с внедрением бизнес-процессов в CRM. Вопросы и комментарии отправляйте с помощью формы внизу.

  1. Создание задачи ответственному за лид для напоминания о его обработке. Проверяются и не обрабатываются “некачественные” статусы лида.
  2. Создание задачи на последующую обработку при изменении статуса лида. Так называемое “Ведение воронки продаж”.
  3. Создание напоминаний и уведомлений ответственным сотрудникам при наступлении определенной стадии сделки.
  4. Создание событий в календарях сотрудников при заключении сделки.
  5. Запуск *другого* бизнес-процесса при заключении сделки. Например, запуск БП “Счет на оплату” при заключении сделки на продажу товара.
  6. Автоматическое создание нового контакта, новой компании, сделки, если лид качественный.
  7. Организация циклов действий – “звонок клиенту”, “письмо”, “встреча” в удобной последовательности и с необходимой периодичностью.

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

ИНТЕРВОЛГА как веб-интегратор

Веб-интеграция это создание крупных информационных веб-систем , глубоко интегрированных в бизнес Заказчика. Это снижение затрат на работу с клиентами, рост продаж и автоматизация процессов.

ИНТЕРВОЛГА –  компетентный веб-интегратор . Мы можем решить все задачи веб-интеграции собственными силами. Большинство  наших проектов  – комплексные, интеграционные.

Наш принцип: приносить пользу бизнесу клиента за счет осмысленного применения веб-технологий.

Решение задач автоматизации бизнес-процессов – основная компетенция веб-интегратора.

Обычно мы начинаем подготовку интеграционного проекта с проведения стратегического SWOT-анализа информационных систем и рекламных кампаний Заказчика.  Оставьте заявку на консультацию .

Если вы четко видите цель, оставьте  заявку на обсуждение интеграционного проекта .

Оцените статью:

Спасибо, ваш голос успешно добавлен!

Настройки бизнес-процессов — Клеверенс — База знаний

Последние изменение: 01.11.2019

Выберите уточнение:

Настройка бизнес-процессов реализует нужную Вам бизнес-логику информационного обмена документами между мобильными устройствами сбора данных и учетной системой 1С.

Как запустить главное окно настройки бизнес-процессов описано в статье на сайте «Клеверенс».

В таблице окна настройки бизнес-процессов отображается список уже настроенных бизнес-процессов с их основными параметрами. 

Если бизнес — процесс не уникален для производимой операции, то есть возможность выбрать его на терминале сбора данных. Как это сделать, можно прочитать в статье «Выбор бизнес — процесса на ТСД».  


Окно настроек отдельного бизнес-процесса открывается двойным щелчком по элементу из списка бизнес-процессов.

Главное окно настройки конкретного бизнес-процесса из которого осуществляются все необходимые действия. Все бизнес-процессы в списке являются типовыми и глобальным изменениям не подлежат, но вы можете создать его полную копию и отредактировать на свое усмотрение.


«Статусы» позволяет включать и отключать бизнес-процесс без его удаления.

«Название» отображает наименование бизнес-процесса для его быстрой идентификации в списке обработки и на ТСД для выбора.

«Тип исходного документа 1С» указывает исходный документ в системе 1С из которого будет производится выгрузка в Mobile SMARTS.

«Тип документа MS» указывает документ Mobile SMARTS, в который производится выгрузка исходного документа 1С, или из которого будет происходить загрузка в документ 1С, если будет производится только загрузка документа. 

«Загружать в тот же документ 1С» отвечает за то, что данные из обработанного документа на ТСД загрузятся обратно в исходный документ 1С. 

Если установлен данный параметр, то «Результирующий документ 1С» будет заполнен данными из «Исходного документа 1С» и станет недоступным для редактирования. 

«Тип результирующего документ 1С» определяет документ 1С, в который данные из обработанного документа на ТСД загрузятся обратно в 1С.

Настройка выгрузки документа из 1С в Mobile SMARTS подробно описана в статье «Настройка выгрузки документа из 1С в Mobile SMARTS».

Настройка загрузки документа из Mobile SMARTS в 1С подробно описана в статье «Настройка загрузки документа из Mobile SMARTS в 1С». 

«Создавать новый документ при загрузке» реализует логику автоматического создания нового документа в 1С без возможности выбора при загрузке документа с ТСД в существующий документ 1С, всегда будет создаваться новый.

Данный параметр действует, если документ для загрузки не определен другими параметрами бизнес-процесса и не установлен параметр «Загружать в исходный документ».

Данный параметр актуален только при ручной загрузке документов, в онлайн режиме он устанавливается автоматически.

«Проводить документ после загрузки» указывает на то, что при загрузке документа с сервера Mobile SMARTS в 1С он автоматически будет проведен. 

Внимание!!! Рекомендуется включать данный параметр, только в случае если вы полностью проверили работу бизнес процесса, корректность заполнения документа в 1С с проверкой всех остатков и цен в регистрах товаров учетной системы.

«Коллективная работа» бизнес-процесс предусматривает коллективную работу с документом.  

«Контроль количества» отвечает за контроль количества товара при работе с ним на ТСД.

Если данный флаг установлен, то при работе с документом на ТСД нельзя будет добавить в документ больше товара, чем было заявлено в исходном документе 1С и нельзя добавить незаявленный товар.

«Кому назначать» определяет пользователя на ТСД, которому назначается выгружаемый из 1С документ. Подробнее о выборе пользователя в статье «Выбор пользователя».

«Для каждого пользователя свой экземпляр документа» создавать свой экземпляр документа для каждого пользователя в случае, если они определены.

Страницы по алфавиту


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *