Оптимизация бизнес процесса: — (Business Process Optimization) —

Оптимизация бизнес-процессов | Глоссарий ПитерСофт

Оптимизация бизнес-процессов — частичное совершенствование существующих бизнес-процессов организации, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций и т.п. Оптимизация бизнес-процессов оформляется соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами.

Оптимизация бизнес-процессов применяется в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу: снизить затраты, сократить производственный цикл, уменьшить количество управленческих ошибок, принять неотложные меры по выходу из кризиса и т.п. Оптимизации, как правило, подлежат ключевые бизнес-процессы, т.к. оптимизация именно этих процессов дает наибольший эффект.

Оптимизации противопоставляют реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов направлен на революционное изменение процессов организации, который происходит однократно и выполняется совместно с внедрением новой информационной системы на предприятии.

Его целью является резкое улучшение ключевых показателей деятельности компании. Оптимизация бизнес-процессов, в свою очередь, выполняется непрерывно и охватывает, как правило, узкую область на уровне функций. Она характеризуется более умеренными рисками и требует гораздо меньшего времени для проведения. Кроме того, реинжиниринг бизнес-процессов, в отличие от оптимизации, не рассматривает существующий процесс как начальную точку. Реинжиниринг проводится по принципу «от общего — к частному», а оптимизация — «от частного к общему». Таким образом, оптимизация

и реинжиниринг бизнес-процессов различаются как по объему работ и скорости получения результата, так и по охвату бизнес-процессов и самой сути.

При оптимизации бизнес-процессов зачастую происходит изменение организационной структуры предприятия, т.к. в результате работы по оптимизации процессов происходит перераспределение функций подразделений. Появляется необходимость в новых подразделениях или в отказе от каких-то старых, в изменении подчиненности и т. д. Таким образом, в результате оптимизации бизнес-процессов улучшается взаимодействие между подразделениями и повышается эффективность деятельности и конкурентоспособность компании.

Как правило, оптимизация бизнес-процессов протекает следующим образом. Прежде всего, фиксируются четкие и однозначные описания существующих бизнес-процессов компании в виде модели AS-IS. Затем анализируются конкретные задачи исследуемых процессов, за которые отвечает определенные исполнители, и оценивается оптимальность выполняемых последними действий. После выявления недостатков на этой стадии осуществляется переход к анализу оптимальности всего бизнес-процесса или группы бизнес-процессов. На следующем этапе разрабатываются предложения по исправлению обнаруженных недостатков, и строится модель TO-BE. Завершается оптимизация оценкой возможных ухудшений от проведенных изменений, ведь не следует забывать о том, что устранение дефектов по одному критерию бизнес-процесса может привести к их появлению по другому критерию.

Нужно уметь выявлять такие последствия и уметь оценивать их преимущества и недостатки. Не стоит упускать из внимания и человеческий фактор: поскольку оптимизация бизнес-процессов так или иначе влечет за собой усиление контроля исполнителей, это может вызвать сопротивление со стороны сотрудников. Подобные последствия также следует предусмотреть.

Для того чтобы оптимизация бизнес-процессов принесла ожидаемый результат, обновленные бизнес-процессы необходимо закрепить не только в регламентных документах предприятия (положениях и приказах), но и в управленческой информационной системе. Если на предприятии функционирует система управления бизнес-процессами (BPMS), то и оптимизация бизнес-процессов будет успешной. На платформе «1С:Предприятие 8» такой системой является программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами», позволяющий не только смоделировать и описать бизнес-процессы предприятия, но и собрать статистику по выполнению бизнес-процессов (с использованием показателей KPI).

На основании статистики, т.е. достоверных данных о жизнедеятельности предприятия, можно проводить оптимизацию бизнес-процессов и сразу закреплять результаты в информационной системе.

6 паттернов оптимизации бизнес-процессов | Статьи ELMA

Оптимизация бизнес-процессов дает мощный толчок в развитии любой компании. Мы выделили шесть основных паттернов, которые подскажут, как подступиться к преобразованиям. Предлагаем разобрать эти идеи на примере реального процесса и посмотреть, как он изменится.

На рисунке ниже представлена модель бизнес-процесса по обработке рекламаций. Это реальный процесс, который работает в одной из компаний, использующих систему ELMA.

На схеме видно, что в работе с рекламациями задействованы сотрудники разных департаментов — отделов сбыта, продаж, качества, логистики. Процесс включает несколько задач согласования, а значит есть возможность откатить работу на предыдущие этапы, если согласования не были получены. Рассмотрим, что можно оптимизировать в компании и как преобразовать этот процесс.

Идея 1. Сжатие ответственности

Суть этой идей в том, чтобы перестать дробить работу на множество предельно простых операций. Это бывает свойственно компаниям с функциональным управлением, сотрудники которых, как винтики, отвечают за выполнение только своих отдельных задач. Когда руководители, используя метод описания процессов, пытаются организовать и выстроить работу, им приходится использовать большое количество разнообразных зон ответственности. Это сильно усложняет процесс.

Тем временем, для удовлетворения современных требований качества сервиса, гибкости и низких затрат необходимо сохранять логичность и простоту бизнес-процессов. Вместо постановки множества простых задач можно расширять зоны ответственности своих специалистов.

В результате:

• Работа меньше передается из рук в руки — минимум ошибок, задержек и переделок.
• Снижаются расходы на управление процессами.
• Самостоятельное принятие решений сглаживает иерархическую оргструктуру и способствует развитию сотрудников.
• Ответственность за результат дает правильный выход на мотивацию персонала.

В нашем примере с обработкой рекламаций оптимизация процессов компании ориентирована на увеличении скорости и качества работы. Здесь можно развернуть идею сжатия ответственности немного шире и создать межфункциональную рабочую группу. Процесс изменится — из него исчезнут все лишние согласования. Есть рабочая группа и она отвечает за конечный результат.

Идея 2. Преобразование логики процесса

Если процесс разделен на множество простых задач, обычно он идет последовательно. Задачи решают одну после другой, что в общем-то логично. Но не всегда быстро. После нескольких согласований и переделок работа иногда затягивается так, что результат уже не устраивает никого и приходится опять все переделывать.

Простой выход — распараллелить выполнение операций там, где это возможно. Так, чтобы какие-то задачи предприятия решалась одновременно.

В примере с обработкой рекламаций мы добавили в схему процесса условие (шлюз), согласно которому специалист рабочей группы уточняет данные по заказу в ERP, а сотрудник в регионе в это же время осматривает продукцию на территории заказчика. Специалисты работают параллельно.

Идея 3. Специализация процессов

Еще один способ улучшения работы — создание нескольких сценариев одного процесса согласно требованиям разных рынков или разным исходным данным. В нашем примере оптимизация бизнес-процессов в организации может быть выполнена за счет введения нового маршрута для быстрого ответа крупным клиентам. Все рекламации мы разделили на 2 типа — стандартные и заявки высокого приоритета. Обработка последних выполняется по эскалированной схеме.

Конечно, оптимизация бизнес-процессов на предприятии за счет введения новых маршрутов и подпроцессов — это не догма и не обязательно именно так выстраивать работу.

Однако не стоит бояться классифицировать заявки, вводить различные категории данных и настраивать несколько сценариев одного процесса, которые будут работать одновременно.

Идея 4. Снижение контроля и согласований

Цель оптимизации для бизнеса — сокращение себестоимости, увеличение скорости и качества работы. Для этого необходимо бороться с бюрократией в процессах. Убирать из них все лишние проверки и контролирующие операции. Хотя на этот шаг компаниям бывает трудно решиться.

Нужно понимать, что в процессах содержится множество избыточных согласований, которые не добавляют ценности, не работают на эффективность и ее повышение в организации. Их задача заключается лишь в том, чтобы исключить злоупотребления сотрудников или заказчиков. При этом, когда сотрудникам необходимо согласовать те или иные действия, им нужно тратить время и погружаться в эти операции — а что, если таких согласований требуется не одно, а десять? К тому же, если в согласовании отказано, процесс откатится назад на переделку и потом вновь поступит на согласование.

Все это, как снежный ком, увеличивает себестоимость каждого экземпляра процесса и замедляет его исполнение.

Неэффективный или медленный процесс создает издержки, которые «перекрывают» сумму возможных злоупотреблений. Современное руководство приходит к разумному снижению контрольных и/или бюрократических процедур внутри бизнес-процессов. Идея этого подхода в том, чтобы предавать больше ответственности участникам процесса и разрешать им совершать определенные действия без лишних согласований. Не проверять каждую транзакцию, а отсрочить проверку и выполнять ее единоразово.

В результате:

• Вместо строгих проверок в ходе исполнения процесса используются совокупные или отложенные меры контроля.
• Риски злоупотреблений компенсируются снижением издержек по процессу и увеличением скорости работы.
• Экземпляры процессов по-прежнему доступны для аналитики и отчетности. Если исполнитель понимает, что злоупотребление может обнаружиться в рамках проверки, он дважды подумает, прежде чем совершить такое действие. Для этого не нужны согласования на каждом шаге.

Эта идея хорошо работает в нашем примере с обработкой рекламаций. В процесс было добавлено условие «быстрого возврата». Теперь, по всем товарам с невысокой себестоимостью и с небольшими накладными расходами компания сразу осуществляет возврат. В этом случае бизнес-оптимизация выполняется с помощью третьего и четвертого паттернов сразу. Компания, во-первых, создает отдельный маршрут процесса для данной категории товаров, а во-вторых — исключает из него все лишние проверки и согласования.

При упрощенной обработке рекламаций компания, конечно, рискует деньгами, но этот риск абсолютно умеренный и соответствует цели оптимизации бизнес-процессов. Клиенты остаются довольны быстрым сервисом. Возвраты осуществляются без подключения сотрудников отдела качества и других департаментов, что сокращает издержки. При этом вся информация доступна для анализа. По результатам месяца или квартала всегда можно выявить злоупотребления — например, клиентов, которые постоянно запускают рекламации одного типа, — и перенастроить работу.

Идея 5. Снижение цикличности

Эта идея служит своего рода продолжением предыдущего паттерна, связанного с сокращением количества проверок и согласований. Дело в том, что частые переделки и доработки зацикливают процессы — эффективность предприятия снижается. Идея в том, чтобы заменить линейные проверки (если их не избежать) на использование бизнес-правил. Этот подход оправдан в случае, когда проверки носят характер рутинной операции и не осуществляют «организационную власть» контролера.

Описание и оптимизация бизнес-процессов могут использовать любые бизнес-правила, в зависимости от задач компании и специфики работы. Вместо специалистов, вручную выполняющих проверки, это может делать ИТ-система в автоматическом режиме. Она будет мгновенно проверять корректность данных и выполняемых в процессе операций и не переведет процесс на следующий шаг, пока работа не будет выполнена верно.

Чтобы проиллюстрировать этот прием, мы снова изменили схему процесса обработки рекламаций. Теперь проверку заявки выполняет не коммерческий директор и не директор по сбыту — они ничего не согласуют. Проверка осуществляется автоматически по заданному бизнес-правилу.

Если необходимо, система отправляет сотруднику задачу уточнить данные по заявке. Чтобы предотвратить зацикливание (когда сотрудник что-то делает не так, и система энное количество раз возвращает задачу на доработку), в процесс добавлена возможность эскалации цикла. В этом случае к работе подключится другой специалист, чтобы решить проблему — он может помочь специалисту и, если требуется, перенастроить бизнес-правило.

Идея 6. Интегрированный процесс

В заключении приведем, пожалуй, один из самых важных паттернов. Без него оптимизация бизнес-процессов компании просто не имеет смысла. Чтобы понять, о чем речь, еще раз обратимся к нашему примеру.

На схеме процесса видно, что в работе с рекламациями используются и ручные операции, и бизнес-правила, и несколько подпроцессов. Подобная фрагментация работы на множество задач, выполняемых сотрудниками различных департаментов, в разных ИТ-системах, может иметь последствия. Теряется целостность процесса. Его участники отвечают за выполнение только своих отдельных операций, но никто не контролирует общий результат. Процесс постепенно теряет ориентацию на клиента, и на первый план выходит работа ради работы.

Именно поэтому, главная цель описания процессов в организации — охватить работу целиком, от начала до завершения. Если мы не держим под контролем весь процесс, мы не можем ни анализировать его, ни тем более влиять на его ценность для заказчиков.

При этом ценность процесса вполне можно исследовать. Она складывается из соотношения выгод заказчиков к прямым и косвенным затратам, которые они несут в процессе выбора, приобретения и использования результата нашего процесса. Повышая выгоды и снижая «жертвы», компания способна увеличивать customer value. Однако применить этот подход можно только к интегрированным процессам, которые контролируются от старта и до завершения.

Узнать больше о ценности процессов >

Если вновь посмотреть на пример с обработкой рекламаций, результатом процесса здесь является замена товара. Только это интересует заказчиков. В добавок они могут получить или не получить положительные эмоции от качества сервиса, и это тоже не стоит сбрасывать со счетов. В ситуации, когда одна компания заменяет товар за неделю, но для этого клиенту нужно несколько раз звонить и ругаться. Другая будет рассматривать обращение за тот же срок, но без эксцессов, к тому же статус заявки можно отслеживать через приложение. Вариантов оптимизации здесь может быть множество.

Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

Как и когда оптимизировать бизнес?

Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает оптимизацию процессов, структуры, системы управления и других систем предприятия. Мы рекомендуем делать её в такой последовательности:

1

Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели, определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идёт об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создаётся стратегическая карта, содержащая систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.

2

Затем нужно перейти к оптимизации бизнес-процессов. Из них в первую очередь оптимизируем основные, так как именно они дают результат (основные бизнес-процессы — это те, которые связаны с получением заказов и их выполнением). А затем уже управленческие и последними — вспомогательные.

Исключение — для случаев, когда есть очень затратные и сильно неэффективные вспомогательные или управленческие процессы , тогда начинаем с них.

Важным условием оптимизации бизнес-процесса является его стабильность, то есть достижение нужного результата определенным способом. Если процесс нестабилен (срывы сроков, процесс каждый учатсник выполняет по-своему, конфликты и т.п.) — то сначала нужно его упорядочить, регламентировать, даже если нормой являются несколько путей выполнения процесса (план А, план Б и т.п.).

Каковы основные шаги при работе с процессом?

→ формулирование требуемой цели (что такое оптимально, какой результат нам нужен),
→ измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики и промежуточных результатов) для измерения продвижения,
→ анализ оптимизируемого бизнес-процесса (подробнее, на что аналзируем см. в описании услуги оптимизации бизнес-процесса),
→ изменение оптимизируемого процесса,
→ отслеживание результатов
Цикл последних трёх шагов может повторяться несколько раз.

3

Затем — изменение системы управления. Сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее — а потом смотрим, что необходимо изменить вследствие этого в структуре, системе мотивации, движении инофрмации, учёте и др. Соответственно, оптимизация организационной структуры производится не в качестве первого шага, а исходя из новой системы бизнес-процессов предприятия.

Два подхода к оптимизации

Есть два «полюса» подходов к оптимизации
1.   Реинжиниринг. Подчас это радикальная переделка процесса или системы.
2.   Постепенное усовершенствование. Например, здесь можно использовать принципы бережливого производства.

Эти подходы можно сочетать в рамках одного проекта по усовершенствованиям.

Построение и оптимизация систем

После того, как выполнено предыдущее (или прямо во время проекта по оптимизации), полезно выстравивать системы процессов

Чем система учёта отличается от просто учёта? Наличием синергетического эффекта: тем, помогают ли друг другу её отдельные части или мешают.

В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей компании:
•   Оптимизация документооборота
•   Оптимизация системы учета
•  Оптимизация системы мотивации
•  Оптимизация системы контроля (информации, безопасности, выполнения планов и т.п.)
•   Оптимизация системы управления качеством
•   Оптимизация движения информации

Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.

Оптимизация бизнес-процессов

Успех требует стратегического подхода к расстановке приоритетов, выстраиванию и поддержанию на должном уровне хозяйственной деятельности. Мы поможем вам разработать стратегию вашей компании и донести её до заинтересованных сторон. Для этого у нас имеются проверенные на практике методики и инструменты. Разработанная нами стратегия будет тесно увязана с операционной деятельностью вашей компании и тем самым обеспечит вашему бизнесу устойчивый результат в долгосрочной перспективе. 

Вопросы, стоящие перед Вами сегодня

• В результате бурного роста вашей компании некоторые функции стали дублировать друг друга, круг обязанностей руководства приобрел нечеткие границы и значительно возросли затраты на бизнес-процессы.
• Отсутствуют чёткие стандарты выполнения ряда  бизнес-процессов, что привело к необходимости усовершенствования этих процессов.
• Вы хотите узнать, как работают наиболее успешные компании в вашей отрасли, и освоить передовой опыт.

Мы предлагаем

Усовершенствование бизнес-процессов

• Пересмотр существующих бизнес-процессов
• Выявление областей, в которых необходимы улучшения
• Использование специального инструментария для оценки зрелости вашего бизнеса
• Оценка передового опыта других стран с точки зрения его применимости в конкретных условиях и способности обеспечить желаемый результат
• Определение областей, требующих надзора и контроля
• Реорганизация бизнес-процессов и согласование новой модели бизнес-процессов с ответственными лицами и заинтересованными сторонами

Моделирование существующих процессов

• Определение критериев и выбор соответствующего программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов
• Разработка целевой модели для иерархических процессов
• Проведение собеседований с сотрудниками для разработки процедур картирования бизнес-процессов
• Моделирование непрерывного процесса контроля качества
• Обучение сотрудников методике моделирования

Преимущества работы с нами

• Сокращение затрат и повышение качества бизнес-процессов.
• Для руководителей, аудиторов, внешних партнеров и инвесторов бизнес-процессы становятся более понятными и прозрачными.
• Ясные и понятные процедуры взаимодействия между подразделениями и сотрудниками.
• Стандартизация бизнес-процессов и повышение  эффективности деятельности на всех уровнях и во всех подразделениях организации.
• Упрощение модели обучения для новых сотрудников.
• Максимальное повышение эффективности процессов управления рисками.

Оптимизация бизнес-процессов компании и организации

Любой руководитель должен стремиться к повышению эффективности работы предприятия. Добиться этой цели помогает описание и оптимизация бизнес-процессов. Существует множество методик оптимизации, однако для успешного решения задачи следует учитывать множество факторов. В этой статье мы рассмотрим поэтапное проведение оптимизации бизнес-процессов, познакомимся с основными моделями и узнаем, как избежать частых ошибок.

Содержание:

Оптимизация бизнес-процессов компании поэтапно

Процедура включает в себя пять основных этапов:

• описание процессов;
• назначение ответственных лиц;
• начало оптимизации;
• автоматизация основных процессов;
• подведение итогов.

Каждый из этих этапов мы далее рассмотрим подробнее.

Описание бизнес-процессов компании

С чего начинается управление бизнес-процессами?

Любой рынок – это нестабильная, динамичная система, в которой необходимо максимально оперативно реагировать на любые изменения. По этой причине оптимизация бизнес-процессов требуется любой компании, которая стремится постоянно развиваться и составлять достойную конкуренцию другим.

Системы и софт по управлению бизнес-процессами

Существует три критерия приоритетности, которые позволяют понять, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации больше других:

• Важность. Определяется величиной вклада конкретного процесса в решение ключевых задач организации;
• Проблемность. Под данным термином подразумевается разница между запланированным и реальным состоянием бизнес-процесса;
• Возможность реализации изменений. Для оптимизации подходят процессы, требующие для внедрения изменений минимальное количество временных и финансовых затрат.

Оценить, насколько актуальным является тот или иной процесс, можно также по следующим критериям:

• качество финального продукта;
• рабочий процесс сотрудников;
• простота систем бизнес-процессов компании.

Основные этапы оптимизации

Описание основные этапов оптимизации (пример)

Описание. Оптимизация бизнес-процессов компании начинается с выяснения, что и как функционирует. Это кажется достаточно очевидным, однако некоторые организации пропускают этот шаг и вначале оптимизируют процессы, а затем задумываются, на что это повлияет. Оптимальный способ разобраться в рабочих процессах – изучить цепочку добавленной стоимости и понять, как формируется конечная цена продукции. Таким образом вы сможете вычислить основные точки «входа» и «выхода».

Назначение ответственных лиц. Важный этап оптимизации бизнеса – назначить специалистов, ответственных за каждый этап. Руководители должны непрестанно трудиться над повышением эффективности, а потому их обязанности должны быть прописаны максимально четко.

Выполнение оптимизации, борьба с проблемными зонами. Для этого нужно оценить все бизнес-процессы, исключить дублирование обязанностей, проанализировать эксплуатацию ресурсов, ликвидировать потери и т.д.

Автоматизация. Приступать к этому действию можно только после того, как будут пройдены стадии регламентации и оптимизации. Важно понимать, что внедрение автоматических систем не поможет преодолеть сложную ситуацию, если в бизнес-процессах отсутствует упорядоченность.

Подведение итогов. Оптимизация бизнеса должна принести следующие результаты: формализация бизнес-модели, уменьшение количества ошибок, ликвидация дублирующихся обязанностей, внедрение системы KPI для мотивации сотрудников, регламентация бизнес-процессов, минимизация нарушений, уменьшение ненужных расходов.

Описание основных моделей оптимизации

Существует множество моделей оптимизации: для решения практически любой проблемы можно разработать собственную систему. Опишем самые распространенные виды:

Теория игр

Способность прогнозировать поступки конкурентов – важное преимущество для компании. Оптимизация процессов в компании на основе теории игр позволяет предсказывать реакцию конкурирующих предприятий на различные изменения: повышение цен, предложение дополнительного обслуживания, освоение новой продукции и т.д. Однако ситуации реального мира изменяются очень быстро, поэтому спрогнозировать ответные действия конкурентов не всегда является возможным.

Модель теории очередей

Она же – модель оптимального обслуживания. Позволяет определить, какое число каналов обслуживания оптимально при данном уровне потребностей клиентов. Данная модель оптимизации процессов позволяет сбалансировать издержки при слишком малом или большом количестве каналов.

Модель управления запасами

Позволяет свести к минимуму негативные последствия чрезмерного накопления запасов и снизить издержки.

Модель линейного программирования

Такая система оптимизации бизнес-процессов помогает определить оптимальный способ распределения ресурсов, чтобы разрешить производственные трудности. Применяют такой способ оптимизации в следующих случаях: укрупненное планирование производства, планирование ассортимента изделий, маршрутизация производства, управление технологическим процессом, регулирование запасов, календарное планирование производства, распределение работников по местам и т.д.

Имитационное моделирование

Основная идея данного метода — в том, чтобы исследовать свойства, характеристики и особенности реальной системы на основе некой модели. Такой способ используют в случаях, когда математические методы или линейное программирование оказывается слишком сложным.

Экономический анализ

Построение экономической модели основано на анализе безубыточности – определении точки, в которой доход уравнивается с издержками.

Методы оптимизации процессов и их описание

Существует также несколько методов, которые можно использовать в качестве дополнения к моделированию:

• Платежная матрица. Данный метод позволяет выбрать оптимальный вариант из нескольких предложенных. Его полезно использовать, когда существует ограниченное количество альтернатив и результат принятого решения определяется тем, какие события произойдут в будущем времени (что невозможно предсказать с полной определенностью).
• Дерево решений. Схематическое представление проблемы позволяет учесть разные направления действий и возможные результаты, чтобы сравнить альтернативы. Использовать этот метод можно для сложных ситуаций, в которых принятие одного решения ведет за собой последующие.
• Прогнозирование. В нем используется накопленный опыт и допущения относительно будущего. Существуют экономические и социальные прогнозы, а также прогнозы развития технологий и конкуренции.

 

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

При использовании системы оптимизации бизнеса встречаются различные ошибки. Рассмотрим самые популярные:

1. Неверная постановка задачи. Для того, чтобы вам дали правильный ответ, нужно вначале поставить правильный вопрос. Невозможно получить нужные сведения о том, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации, если некорректно поставить задачу. Например, оптимизировать работу компании вам не поможет анализ деятельности бухгалтерского отдела, если у предприятия просто нет доходов.
2. Несоразмерность задач с усилиями. Часто встречаются описания процессов, которые не связаны с основной целью предприятия. Характеристики этих процессов не помогут в оптимизации и приведут только к лишним затратам времени и усилий.
3. Неверно выбранные средства оптимизации. Например, для автоматизации деятельности маленькой фирмы едва ли станет оправданной покупка программы стоимостью более нескольких тысяч долларов. При выборе инструмента нужно исходить из финансовых возможностей компании. Необходимо помнить, что программное обеспечение станет только вспомогательным, а не основным элементом оптимизации.

Мы надеемся, что данная описание оптимизации бизнес-процессов компании окажется полезной, и вы успешно выполните оптимизацию бизнес-процессов своего предприятия.

Оптимизация бизнес-процессов: зачем и как?

Оптимизация бизнес-процессов: зачем и как?

Posted at h in Экспертное мнение by

Оптимизация бизнес-процессов в компании направлена на их усовершенствование, а также исключение из цепочки документооборота затратных и провальных функций.

Отчасти, оптимизация направлена на повышение эффективности функционирования компании в целом, прозрачности деятельности персонала и, как следствие, повышение рентабельности бизнеса.

Руководители, принявшие решение что-то изменить, отмечают следующие внутрифирменные проблемы:

• отсутствие перекрестного контроля над процессами;
• «перегруженность» бумажного документооборота;
• многозадачность сотрудников, негативно сказывающаяся на производительности труда;
• отсутствие положительного результата, в связи с тем, что цели и задачи определяются “на глаз”.

С развитием компании, увеличением штата сотрудников, открытием новых подразделений появляется многоуровневая система управления, а негативные явления становятся особенно заметными.

Процесс оптимизации для каждой компании сугубо индивидуален. Мероприятия зависят от вида бизнеса, целей и задач компании, системы управления. Тем ни менее, есть основные этапы, которые заложены в основу оптимизации:

1. Интервьюирование.

На данном этапе важно зафиксировать текущие процессы, такими, какие есть. Это позволит верно оценить всю цепочку, создать модель, которая действует в данный момент, выявить провалы.

2. Конкретизация.

Для выявления провальных функций, бывает достаточно детализировать рабочую функцию отдела, получив фотографию трудового дня одного из специалистов. Такой метод позволяет выявить, сколько тратит один человек на выполнение обязанностей, от которых зависит эффективная деятельность всей команды.

3. Разработка стратегии.

Выполняется анализ информации, полученной на первых двух этапах.

Принимается решение — «Какие из процессов, нуждаются в оптимизации? Используя какие инструменты, планируется достигнуть эффективности?».

4. Устранение психологических барьеров.

Важный этап, так как основной ресурс любого предприятия — персонал. Необходимо четко и грамотно донести до подчиненных информацию: для чего ведется работа по оптимизации и ответить на вопрос: “Что это даст подчиненным?», для того чтобы сам процесс был воспринят сотрудниками как можно менее «болезненно» и не отразился на их продуктивности.

В процессе оптимизации следует учитывать, что оценивать действующую систему компании необходимо объективно. Если принято решение пересмотреть бизнес-процессы, необходимо обратиться к специалистам в этой области.

Серенко Дарья Павловна, финансовый аналитик, ООО аудиторская фирма «Аудит-Вела»

Оптимизация бизнес-процессов организации

Оптимизация бизнес-процессов организации – это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных перед предприятием целей путём выбора наилучшего варианта их выполнения. Это неизбежный процесс для эффективной работы современной компании.

Бизнес-процессом называют такую совокупность действий, которая приводит к определённому результату. У каждого процесса имеется конкретная цель, своя последовательность ключевых действий и прогнозируемый результат. Число и цели этих процессов, которые протекают в различных предприятиях, различны и находятся в непосредственной зависимости от типа бизнеса, размеров фирмы, личных качеств владельцев и руководства. Это всё надо учитывать, чтобы оптимизация бизнес-процессов стала эффективной.

Для создания эффективного бизнеса важно согласовать маркетинговую стратегию с внедрением методики её воплощения в жизнь. Однако случается и так, что адекватная стратегия имеется, меры по её реализации разработаны, а результатов нет: не удаётся достигнуть плановых показателей. Возможно, это проблемы нижнего, процедурного уровня системы управления. Попробуем разобраться с таким явлением, как оптимизация бизнес-процессов, её описанием и моделированием.

Предприятие до определённого уровня развития может вполне обходиться без оптимизации. Однако есть ряд факторов, которые сигнализируют – «пора заняться бизнес-процессами», и, без сомнения, они приближают этот момент:

• увеличение штата сотрудников;
• растёт число управленческих уровней;
• растёт число подразделений;
• подразделения территориально разобщены;
• отсутствует или неразвита единая информационная система. 

Итак, в один день Вы обнаруживаете, что в компании:

• решения принимаются очень медленно;
• решения выполняются очень медленно и некачественно;
• выясняется, что периодически те или иные аспекты деятельности остаются без контроля;
• замечаете рост психологического напряжения среди персонала, связанный с неурегулированными правами, обязанностями и ответственностью;
• элементарные рабочие операции требуют очень много времени, сил, согласований, служебных записок и телефонных звонков.

Наличие этих симптомов – серьёзный повод для перестройки, необходима оптимизация бизнес-процессов. Стоит заметить, что в отдельных случаях провести эту работу целесообразно, не дожидаясь наступления подобных предпоссылок (при существенном изменении структуры управления, использовании новой ИС и пр.)

Описание и моделирование

Считается, что выбор этого инструмента для бизнес-процессов очень важен и имеет почти решающее значение. Однако программа для описания имеет значение, только если разработку проводят для их дальнейшего внедрения в определённую информационную систему (ИС). Большинство современных ИС обладают собственными средствами разработки бизнес-процессов, поэтому обсуждение программного обеспечения для их описания теряет смысл.

Отметим, что бизнес-процессы нужны для участников, а не для разработчиков, и важнейший критерий выбора инструмента программного описания – это его доступность для всех участников на этапе согласования, оптимизации, исполнения и модернизации.

Модели бизнес-процессов «AS IS» и «TO BE»

Стандартные схемы моделирования предусматривают на первом этапе описание действующей «AS IS» («как есть) с последующим проведением оптимизации до «TO BE» («как должно быть»). Некоторые заказчики не понимают полезности описания первого этапа. Им достаточно, чтобы исполнители принесли уже новые, правильные бизнес-процессы, а модель «AS IS» воспринимается как попытка увеличить смету.

Обращаем ваше внимание, что подобная методика внедрения, которая не опирается на действующие бизнес-процессы, называется реинжиниринг, что с понятием «оптимизация бизнес-процессов» имеет лишь отдалённое сходство. Описание «AS IS» даёт возможность определить ряд существующих противоречий и сделать первичную оптимизацию процессов. Её должны обсудить все участники и согласовать «под подпись».

Процесс оптимизации

Провести оптимизацию чего-либо можно по определённым критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и пр. Эти критерии «внешние» по отношению к процессам, возникают из более общего управленческого контура. Попробуем разобраться.

Например, оптимизация такого бизнес-процесса, как обслуживание покупателя в магазине. Что выбрать критерием оптимизации – цену или качество? Если это магазин со скидками для среднего класса – выбираем первый критерий, если элитный бутик, то второй. Получается, что, выбирая критерий оптимизации, мы определяем стратегию и позиционируем магазин.

Вот так при помощи критерия оптимизации уровень систем управления начинает подчиняться более высокому – стратегии.

Внедрение

Процедура внедрения является самым сложным этапом работы с бизнес-процессами. Она происходит значительно успешнее, если поддерживается информационной системой предприятия. Однако такие возможности имеются не всегда или не в полном объёме. Внедрение и поддержка в актуальном состоянии бизнес-процессов требует:

• доведения до персонала информации о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
• осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
• проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
• оптимизации бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности. 

Модификация

Со временем любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации. Новую редакцию согласуют со всеми участниками и доводят до всех заинтересованных особ.

В этом случае системы бизнес-процессов становятся реальными инструментами, повышающими эффективность ведения бизнеса на процедурном уровне.

Виды бизнес-процессов организации

• основной – удовлетворение потребностей клиента и получение прибыли предприятием;
• вспомогательный – необходим для нормальной работы предприятия, не имеет ценности для клиента;
• управленческий – выполняет постановку целей и задач для предприятия, его подразделений и управления. 

Оптимизация бизнес-процессов, цели и задачи:

• повысить управляемость предприятием;
• увеличить показатели качества производимой продукции;
• повысить качество оказываемых услуг;
• уменьшить зависимости предприятия от человеческого фактора;
• внедрить систему контроля результативности;
• снизить издержки;
• рационально распределить полномочия и ответственность между подразделениями;
• исключить дублирующие функции у подразделений;
• снизить длительность цикла производства;
• внедрить программу управления качеством;
• устранить внутренние противоречия;
• регламентировать деятельность предприятия;
• тиражировать бизнес/создать франчайзинговую сеть;
• автоматизировать деятельность предприятия;
• соответствовать требованиям потребителя;
• соответствовать требованиям государства;
• соответствовать международным стандартам;
• уменьшить количество времени на достижение поставленных задач;
• наладить взаимодействие между основными подразделениями и вспомогательными службами;
• повысить уровень удовлетворённости клиентов;
• улучшить финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
• получить возможность масштабировать бизнес;
• снизить расходную часть бюджета;
• более точно планировать;
• повысить управляемость предприятия;
• устранить дублирование функций подразделений;
• найти новые ресурсы для развития бизнеса. 

Эффект от проведения оптимизации:

• уменьшение времени на достижение поставленных задач;
• налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
• повышение удовлетворённости клиентов;
• улучшение финансовых показателей за счёт грамотного распределения ресурсов;
• возможность масштабировать бизнес;
• снижение расходной части бюджета;
• более точное планирование;
• повышение управляемости предприятия;
• устранение дублирования функций подразделений;
• появление новых ресурсов для развития бизнеса.

Бизнес-процессы и информационная система

Неотъемлемой частью функционирования современной компании является корпоративная информационная система. Очень важно, чтобы бизнес-процессы в программе и процессы в компании не противоречили друг другу, а только помогали. Самый идеальный вариант, когда каждый из этапов отображен в системе. Это позволяет руководству навести порядок и понять, кто в цепочке является «слабым» звеном.

P.S. Если Вы ищете пути повышения эффективности бизнеса, мы готовы помочь словом и делом! Мы — команда экспертов, специализирующихся на оптимизации бизнес-процессов на базе 1С. Просто позвоните нам по телефону  +7 (499) 350 29 00, и мы в кратчайшие сроки решим все Ваши проблемы.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Оптимизация бизнес-процессов | С чего начать и как реализовать?

Управление организацией — непростая задача, и предприниматели это прекрасно понимают. Ежедневно выполняется множество различных процессов, и если они не будут оптимизированы должным образом, это может привести к потере ресурсов — будь то время, деньги или рабочая сила.

Большинство компаний без колебаний нанимают лучших сотрудников с впечатляющим набором навыков или вкладывают средства в инфраструктуру для лучшего размещения.Они даже внедряют мощное оборудование, чтобы помочь сотрудникам, но уделяется ли такое же внимание оптимизации бизнес-процессов?

Инвестирует ли малое или среднее предприятие в программное обеспечение для рабочих процессов по мере роста своей команды? Реальность такова, что большинство компаний не осведомлены о такой реализации и необходимости управления бизнес-процессами (BPM) для оптимизации их рабочего процесса. Прежде чем вы поймете, как это реализовать, важно знать основы.

Что означает оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов — это процесс более эффективного использования доступных ресурсов, который предоставляет вашим сотрудникам более оптимизированную платформу для выполнения своих задач.Хотя каждый человек может знать свои индивидуальные обязанности, важно объединить их вместе для выполнения задачи.

Оптимизация бизнес-процессов является частью управления бизнес-процессами и существенно разделена на основные этапы, такие как,

• Выявление проблемы
• Переработка с использованием имеющихся ресурсов
• Внедрение изменений
• Мониторинг предоставляемых преимуществ

Простые идеи для оптимизации бизнес-процессов

«Самые сложные большие задачи часто решаются с помощью самых маленьких уловок»

Не думайте масштабно или сложно при внедрении изменений.Термин «изменение» всегда прост, незаметен и начинается с незначительной точки, прежде чем он станет большим и покажет значительные улучшения.

1. Определите одну проблему

Разумным шагом было бы выбрать одну проблему, препятствие или медленный процесс в вашем офисе.

Определите причину проблемы. Причиной может быть отсутствие связи, неспособность менеджера ответить вовремя или медленный ответ продавца. Установите цель, которую вы хотите достичь, — ускорить процесс или сделать его без этих препятствий.Все дело в понимании процесса и его потребностей, а не в попытке добавить к нему что-то новое, чтобы исправить существующие проблемы.

2. Доработка с использованием имеющихся ресурсов

Оптимизация бизнес-процессов — это оптимизация с использованием доступных ресурсов.

Возможно, вы уже сделали все необходимые вложения и располагаете рабочей силой, инструментами для ежедневного выполнения всех бизнес-процессов. Его нужно упростить, когда вы начинаете переосмысливать то, что делается.Некоторые важные вопросы, которые следует задать себе и своим сотрудникам: есть ли лучшие способы сделать тот же процесс, способы экономии времени, убытки, вызванные медленным процессом, и есть способы оцифровывать его.

3. Реализация идей

Реализация идей в данном случае больше связана с автоматизацией, потому что истинный ответ на все ваши проблемы, замедления и узкие места вызваны ручными процессами.

Использование бумаги не рекомендуется, потому что они склонны теряться, их нелегко разделить, а также задерживает процессы.Начните проделывать тот же процесс по-новому и посмотрите, как он работает на этот раз. Не существует единого способа выполнить работу, потому что это постоянное улучшение, которое вы можете делать, чтобы увидеть, что дает потрясающие результаты. Продолжайте повторять шаги для каждого нового процесса, который, по вашему мнению, может быть выполнен в лучшем стиле, и всегда отслеживайте его, чтобы еще больше оптимизировать.

4. Автоматизация для экономии времени и повышения эффективности

Максимально используйте вашу рабочую силу, оборудование и время! Автоматизация — неотъемлемый аспект оптимизации бизнес-процессов.

Автоматизируя повторяющиеся задачи, вы можете избежать человеческих ошибок и выполнить больше задач за короткий промежуток времени. Программное обеспечение для автоматизации бизнеса может избавить от необходимости вести ручные записи, отправлять уведомления и вести цифровые записи, что упрощает проверку того, кто и что делал в рабочем процессе бизнеса.

С Cflow оптимизация бизнес-процессов стала проще, чем когда-либо. Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, Cflow, помогает управлять бизнес-процессами, позволяя переносить повседневные задачи в цифровой мир, избавляться от бумаг и оптимизировать процесс утверждения в уникальной манере, чтобы избежать путаницы.

Рабочий процесс перетекает с одного этапа на другой, предоставляя вашим сотрудникам прозрачную общую картину, позволяя им работать более эффективно и уверенно. Сократите время ожидания в своих процессах с помощью автоматизации и BPM. Узнайте больше о Cflow и о том, как он может изменить вашу организацию.

Оптимизация процессов за 5 простых шагов

В любом бизнесе возможности для улучшения безграничны. С учетом количества выполняемых процессов, задействованных людей и постоянно развивающихся технологий оптимизация процессов является одним из способов постоянного улучшения вашей организации.

Скоро

1. Что такое оптимизация процессов?

2. Преимущества оптимизации процессов

3. 5 шагов для оптимизации процессов

4. Автоматизация процессов в действии: пример использования туристической индустрии

5. Как выбрать программное обеспечение Perfect Optimization

6. Итог

Что такое оптимизация процессов?

Оптимизация процессов — это практика повышения эффективности организации за счет улучшения процессов.Это делается для достижения бизнес-целей. Хотя есть много способов реализовать оптимизацию процессов, основная суть в том, что вы можете снизить затраты и максимизировать отдачу.

Таким образом, оптимизация бизнес-процессов — это количественный инструмент, помогающий принимать лучшие решения. Есть три основных организационных места, где может быть достигнута оптимизация, в том числе:

• Оптимизация оборудования — Это помогает проверить, что существующие инструменты используются оптимально.Это также включает технологические инструменты и обеспечение точности и полезности данных. Здесь предприятия могут обнаружить узкие места, которые необходимо устранить.
  

• Рабочие процедуры — Процедуры и процессы различаются в зависимости от людей, работающих, дня и т. Д. Один из лучших способов оптимизировать рабочие процедуры — использовать автоматизацию. При внедрении автоматизации для улучшения процессов все должны быть на одной странице.
  

• Оптимизация управления — Многие контуры управления управляют одним аспектом процесса в компании.Если каждый контур управления не находится в оптимальной настройке, это отрицательно влияет на всю цепочку событий. Процесс оптимизации управления может значительно снизить общие затраты и максимизировать производительность.
  

Хотя оптимизация бизнес-процессов имеет нюансы для каждого типа бизнеса, она остается одним из аспектов управления бизнес-процессами (BPM). Вот несколько распространенных примеров оптимизации процессов:

Преимущества оптимизации процессов

Наряду с увеличением вашей чистой прибыли и снижением затрат оптимизация процесса имеет множество преимуществ.Многие преимущества оптимизации процессов можно получить за счет привлечения программных средств автоматизации, таких как SolveXia, которые помогают выполнять работу. Эти инструменты автоматизации могут помочь в достижении следующих преимуществ:

• Соответствие — Когда процессы работают наилучшим образом, они соответствуют отраслевым нормам. Они также могут помочь снизить риск соблюдения требований. Например, финансовый сектор жестко регулируется. Объем данных, которые поступают в бизнес и исходят из него, должен быть защищен на самом высоком уровне.Кроме того, финансовые отчеты должны быть точными. Такие инструменты, как SolveXia, могут помочь снизить риск соблюдения нормативных требований, поскольку журналы аудита быстро записываются. Кроме того, существует контроль доступа, так что при изменении информации происходит запись того, что было изменено. Эта документация заблокирована от редактирования и, следовательно, проверена.
  

• Качество — Качество работы и результатов повышается за счет оптимизации процессов. От оптимизации рабочих процессов до повышения прозрачности — качество результатов улучшается в процессе.Инструменты автоматизации могут помочь в планировании процессов, устранении критически важной зависимости персонала и устранении ошибок данных, устраняя мелкую ручную работу.
  

• Согласованность — Организации могут сохранять конкурентные преимущества, если они остаются последовательными в своих результатах и ​​рабочих процессах. Последовательность — ключ к удержанию клиентов. Оптимизация процесса может решить это ограничение согласованности. Инструменты автоматизации тоже помогают в этом, потому что процессы становятся автоматизированными.Когда они автоматизированы, это уменьшает любое человеческое взаимодействие или колебания.
  

• Видимость — Еще одним важным преимуществом оптимизации процесса является повышенная ясность и прозрачность. Как отмечалось выше, у большинства процессов есть элементы управления. Поскольку сотрудники не работают изолированно друг от друга, часто есть части процесса, которыми занимаются разные люди. Благодаря картированию процессов и анализу того, как происходят рабочие процессы, люди приобщаются к обязанностям своих коллег.Таким образом, можно поддерживать повышенную прозрачность и подотчетность.
  

• Оптимизация — Узкие места являются своевременными, дорогостоящими и могут привести к текучести кадров и потере клиентов. Когда вы можете оптимизировать бизнес, вы можете избежать узких мест и зависимости критически важных людей. Например, с помощью инструментов автоматизации вы можете ввести в систему такой процесс, как сверка счетов. Затем, вместо того, чтобы ждать согласований или ввода данных, программное обеспечение сделает всю работу за вас и обеспечит автоматическое получение информации, необходимой для завершения процесса любому человеку, которому нужны отчеты.
  

5 шагов для оптимизации процессов

Чтобы начать оптимизацию процессов в вашем бизнесе, выполните следующие пять шагов:

1. Определите / нанесите на карту

‍ Чтобы узнать, что вам нужно улучшить, вы сначала должны определить места для улучшения. Для этого вы можете использовать отображение процесса. Обрисовывая процессы, вы можете использовать свою команду и тех, кто участвует в повседневных операциях, чтобы помочь точно определить, где существуют проблемы. Вам следует сосредоточиться на одной проблеме за раз.

2. Rethink

‍ Оптимизация бизнес-процессов может быть достигнута за счет использования имеющихся ресурсов. У вас может быть все необходимое для внесения изменений. Это может просто потребовать переосмысления или творческого решения проблем. Если вы обнаружите, что вам не хватает инструментов, которые могут помочь решить проблему, подумайте о добавлении в свой стек инструментов. Хотя это предварительная оплата, вы можете обосновать дополнительные преимущества, связанные с внесением изменений.

3.Анализируйте

Спланируйте процесс «как быть». Вам нужно будет разработать план действий, в котором очерчены границы, определены цели и сформирована команда, которая будет нести ответственность за внедрение изменений. В то же время вы должны описать, как вы будете измерять успех, определяя KPI (ключевые показатели эффективности). Например, если вы планируете внедрить инструмент автоматизации, такой как SolveXia, для помощи в управлении финансовыми процессами, такими как сверка, вы можете измерить успех, сравнив время, необходимое для автоматического завершения с ручным.

4. Автоматизация

‍ Автоматизация, вероятно, вступит в игру, когда вы оптимизируете процессы. Это потому, что это один из лучших способов снизить затраты и повысить эффективность. Вы можете использовать автоматизацию для управления повторяющимися и трудоемкими задачами. Например, при автоматизации задач ввода данных вы заметите уменьшение количества ошибок, которые часто возникают по вине людей. Программное обеспечение для автоматизации бизнеса может помочь: вести записи, хранить данные, сопоставлять данные, отправлять уведомления, отслеживать записи и многое другое.Автоматизированные рабочие процессы также помогают повысить удовлетворенность сотрудников, поскольку они удалены от задач низкого уровня и могут сосредоточиться вместо аналитических обязанностей высокого уровня.

5. Монитор

‍ Оптимизация процесса непрерывна. Это означает, что после внесения любых изменений или оптимизаций их следует отслеживать и контролировать на предмет успеха или неудач. Один из способов легко контролировать процессы с помощью инструментов автоматизации — полагаться на отчеты и информационные панели в реальном времени.

Автоматизация процессов в действии: пример использования туристической индустрии

Хотите разобраться в инструментах автоматизации, таких как SolveXia, в действии? Вот пример использования в индустрии туризма, когда автоматизация использовалась для оптимизации доходов.

Группа компаний по организации поездок заключила договор с крупными авиакомпаниями о выплате бонусов на основе годового роста доходов. Целью было увеличение доходов, но возникшая проблема заключалась в том, чтобы иметь возможность обрабатывать данные о билетах и ​​прогнозировать доходы авиакомпаний. Технология автоматизации SolveXia упростила сбор данных о билетах из IATA и систем бронирования. Затем аналитика предоставила точный способ прогнозирования доходов в сравнении с целевыми комиссиями.

Система автоматизации была развернута менее чем за три месяца и включала более 50 этапов автоматизированных процессов. Обработка действий заняла менее 30 минут. SolveXia успешно обрабатывает более 20 миллионов записей в автоматическом режиме и прогнозирует выручку более 30 авиакомпаний.

Как выбрать идеальное программное обеспечение для оптимизации

На рынке есть так много инструментов, из которых можно выбирать при оптимизации бизнес-процессов. Вместо того, чтобы чувствовать себя перегруженным в процессе принятия решений, обязательно ищите инструмент, который может управлять следующими аспектами:

• Автоматизация (это и ежу понятно!)

• Управление данными и документами

• Простота использования и доступность
  

Итог

Все организации стремятся достичь своих максимальных результатов с минимальными затратами.Но некоторые различные задачи и процессы нуждаются в оптимизации в зависимости от потребностей бизнеса.

С помощью автоматизации можно достичь оптимизации процесса. С такими инструментами, как SolveXia, их можно легко внедрить, они могут снизить бизнес-риски и финансовые риски и оптимизировать бизнес-процессы.

Оптимизация бизнес-процессов: 3 шага, которые необходимо предпринять, чтобы принести реальную пользу своей организации | Лейре Видал Аристу | Аналитика управления бизнесом и ИТ

Оптимизация процессов — ключевой шаг к повышению ценности вашей инициативы BPM и вашей организации.Это поможет вам достичь целей, поставленных в начале программы BPM, что позволит вашей организации постоянно совершенствоваться.

Для любого бизнеса статус-кво редко бывает желательным. В сегодняшней конкурентной деловой среде организации должны убедиться, что они не только адекватно документируют свои процессы, но и выделяют время и ресурсы на анализ и улучшение своих процессов. Оптимизация процессов с использованием как качественного, так и количественного анализа является ключевым шагом на пути к повышению ценности вашей инициативы BPM и вашей организации.

Оптимизация бизнес-процессов может быть разбита на три основных этапа:

1) Анализ и оптимизация

2) Внедрение и изменение

3) Оценка и контроль

После того, как ваши процессы нанесены на карту, вы теперь готовы определить, какие процессы лучше всего подходят для оптимизации. Использование инструмента, поддерживающего различные виды анализа, поможет вам легче определить, на каком из ваших процессов следует сосредоточить внимание в ходе предстоящей оптимизации.

Анализ процесса может быть качественным или количественным. Качественный анализ даст вам более глубокое представление об атрибутах вашего процесса, в то время как количественный анализ позволит вам проверить гипотезы и предсказать, как процессы будут вести себя в будущем (см. Моделирование ниже).

Качественный анализ — Примеры

1. Классификация процессов — Как ваши процессы классифицируются с точки зрения предсказуемости, сложности, частоты и ценности для бизнеса?

Хорошо продуманный и содержательный подход к классификации может помочь вам сосредоточиться на наиболее важных процессах для оптимизации.Классификация процессов на основе трех вышеуказанных критериев может помочь вам, например, определить, какие процессы являются хорошими кандидатами для оптимизации.

Процесс, который является очень предсказуемым, простым и частым, является отличным кандидатом для оптимизации; в частности, с помощью роботизированной автоматизации процессов (RPA) — практики автоматизации больших объемов повторяемых задач — для снижения затрат, повышения производительности и оптимизации обслуживания клиентов.

Для начала информацию об этих критериях необходимо сначала собрать, а затем задокументировать, в идеале с помощью специального инструмента BPM.Эти данные можно собирать разными способами. Например, создавая опросы и передавая их различным ответственным процессам, чтобы они могли субъективно оценивать свои процессы по определенной шкале по каждому из трех критериев.

После того, как эти данные будут собраны для оставшихся процессов и задокументированы в вашем инструменте, можно сгенерировать представление портфолио (подобное приведенному ниже). Это представление отобразит все критерии классификации и оценки на едином графике, что позволит вам определить лучшие процессы для автоматизации и, следовательно, оптимизации.

Рис. 1. Представление портфолио, показывающее, как процессы организации классифицируются с точки зрения частоты, сложности и ценности для бизнеса. Создано с помощью инструмента BPM ADONIS.

Другие примеры качественного анализа перечислены ниже.

2. Тепловая карта рисков — Какие процессы связаны с наивысшим уровнем риска? Какие меры контроля существуют для снижения этих рисков?

Анализ тепловой карты рисков может помочь вам определить, какие процессы, возможно, необходимо улучшить с точки зрения управления рисками.В идеале менеджер по рискам в вашей организации будет располагать этой информацией и иметь возможность задокументировать ее с помощью специального инструмента BPM.

Рисунок 2: Матрица действий, рисков и контроля, отображающая риски, присутствующие на каждом этапе процесса, и средства контроля для их снижения. Кроме того, тепловая карта показывает, какие риски подвержены наибольшему риску. Создано с помощью инструмента BPM ADONIS .

3. Соответствие — Какие процессы в настоящее время не соответствуют целям контроля вашей организации?

Это представление иллюстрирует уровень зрелости каждого процесса по отношению к целям управления.Это может помочь вам определить, какие процессы требуют дополнительных усилий для достижения желаемых уровней соответствия. И снова менеджер по соблюдению нормативных требований вашей организации должен располагать этой информацией и задокументировать ее в инструменте, чтобы можно было провести такой анализ.

Рисунок 3: Матрица соответствия целям процесса и управления, отображающая уровень соответствия процесса цели управления (внутреннему или внешнему требованию). Создано с помощью инструмента BPM ADONIS.

Хотя качественный анализ может дать полезную информацию, он может быть субъективным.Следовательно, качественный анализ всегда следует проводить наряду с более объективным количественным анализом.

Количественный анализ — пример

Моделирование может помочь вам проанализировать один или несколько альтернативных путей в данном процессе, используя такие данные, как время и стоимость.

Более того, используя моделирование в качестве метода, вы можете анализировать влияние гипотетических адаптаций процесса, выполняя моделирование тестового прогона и сравнивая их производительность с исходными.

Моделирование позволяет выполнять количественное сравнение процессов КАК ЕСТЬ и КАК БЫТЬ, измеряя ключевые критерии, такие как время цикла процесса, стоимость процесса и мощность сотрудников, необходимая для завершения процесса.Кроме того, каждый из них может быть разбит на конкретный уровень активности, что позволяет выявлять узкие места и снижать неэффективность.

Кроме того, моделирование предлагает очевидное преимущество, заключающееся в предоставлении конкретных количественных показателей, подтверждающих ваш случай, когда бизнес-процесс может быть улучшен и оптимизирован. Это позволяет вам представить ценность оптимизации процесса с точки зрения времени и денег; два критерия, которые могут понять и понять все деловые люди и менеджеры. Предоставление лицам, принимающим решения, четких и понятных аргументов является важной частью любых усилий по трансформации бизнеса.

Рис. 4. Результаты моделирования четырех процессов, созданных ADONIS.

После определения идеальной схемы процесса можно приступить к реализации проекта изменения процесса. Объем такого проекта может охватывать несколько уровней, таких как:

• Технические изменения в приложениях, поддерживающих новый процесс
• Организационные изменения ролей и обязанностей в новом процессе
• Знание и обучение существующих ролей в отношении нового процесс
• Действия по управлению изменениями для обеспечения плавного перехода к новому процессу

Учитывая степень влияния, которое может иметь изменение процесса, согласованный и утвержденный дизайн процесса обеспечивает согласованность на протяжении всего проекта изменения процесса.Это гарантирует, что все команды, участвующие в проекте изменений (т. Е. ИТ, HR, операционный отдел), достигнут согласованной и общей цели, которая поддерживает цель проектирования процесса.

Этот этап включает проверку (а) соблюдения процесса и (б) соответствия обновленного процесса желаемым результатам путем однократного выполнения некоторых из перечисленных выше анализов.

Чтобы оценить, постоянно ли внедряемые изменения выполняются сотрудниками, с одной стороны, и гарантировать, что изменения приносят намеченные результаты, требуется надлежащая модель управления и анализа.В книге под названием «The Ultimate Guide to Process Management Organizations» Теодор Панагакос упоминает, что организациям следует создать руководящий орган BPM, который уделяет приоритетное внимание эффективному мониторингу. Этот процесс мониторинга включает постоянные усилия по периодическому пересмотру для оценки и внедрения как новых, так и устоявшихся процессов.

Принимая во внимание важность оптимизации процессов и тот факт, что непрерывное совершенствование является фактом сегодняшней жизни, организации должны стремиться к профессионализации своего подхода к таким усилиям по оптимизации процессов с помощью надежной практики BPM.Описанные выше шаги дают целостную картину проблем и ключевых аспектов, которые следует учитывать при запуске такого проекта. BPM как практика может быть инкубатором и драйвером успеха, который гарантирует, что организация обладает необходимыми навыками, методами и передовыми практиками, позволяющими оптимизировать процессы во всем предприятии. Поэтому организациям следует стремиться наделить основную команду BPM полномочиями для обеспечения успешных результатов этих критически важных проектов.

Увеличьте свой потенциал BPM уже сегодня!

Основы оптимизации бизнес-процессов

Автор: Майк Райа Опубликовано 6 сентября 2019 г.

Оптимизация бизнес-процессов имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы проекты по совершенствованию процессов соответствовали ожидаемым результатам.

---

Что такое оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов (BPO) — это целенаправленная реорганизация основных процессов для повышения эффективности и усиления согласованности отдельных процессов с общей стратегией и целями. Хотя оптимизация отдельного процесса или процессов в конкретном отделе может привести к реальному улучшению бизнеса, организации, которые расширяют свои усилия по всей организации, могут увидеть значительное конкурентное преимущество, лучшее обслуживание клиентов (внутреннее и внешнее) и гораздо более эффективное операция.

Планирование оптимизации процессов

Независимо от того, есть ли у вас полностью задокументированные процессы текущего состояния или текущие процессы недокументированы, но хорошо усвоены. В самом начале инициативы по оптимизации процессов выровняйте понимание вашей командой ваших стратегий и убедитесь, что все понимают следующее:

• Основные бизнес-цели процесса
• Не подлежащие обсуждению ограничения, накладываемые на процесс
• Сильные и слабые стороны процесса, выполняемого в настоящее время
• Приемлемые стратегии оптимизации для сохранения / усиления сильных сторон и смягчения / устранения недостатков

Рассмотрим пример проекта оптимизации процесса.

Пример оптимизации процесса: управление клиентскими контрактами

Целей процесса:

• Убедитесь, что данные контракта актуальны, верны и полны.
• Убедитесь, что актуальная информация о контракте доступна торговым представителям на местах.

Ограничения процесса:

• Контрактные данные должны храниться в системе учета.
• Данные контракта должны быть защищены от утечки информации.

Сильные стороны текущего процесса:

• Мы можем выполнять анализ скидок с текущими отчетами / Поддерживать текущую структуру отчета.
• Клиенты не видят ошибок при просмотре контрактов для окончательной подписи / Поддержание точной проверки данных.

Слабые стороны текущего процесса:

• Наши аудиторы представили заключения о признании нашей выручки в ходе последних двух аудитов / Внедрить и внедрить стандартный процесс для менеджеров проектов, чтобы отслеживать процент выполненных работ по заявленным результатам контракта.
• У нас ограниченная способность понять общую ценность для клиента, когда несколько контрактов были написаны на разных территориях продаж / Изучить подходы к управлению основными данными и автоматизировать текущую консолидацию на основе электронных таблиц.

У вас должна быть возможность применить эту структуру к любому процессу, который вы планируете оптимизировать.

Начни с низко висящих фруктов

Небольшие проекты оптимизации могут осуществляться централизованно или самоорганизующимися группами внутри отдела или между отделами, которые участвуют в более крупной цепочке процессов. Эти проекты могут существенно улучшить за счет решения проблемы низко висящих плодов.

Пример: исключение внесистемной работы

Многие компании тратят значительные средства и усилия на внедрение современных корпоративных систем, автоматизирующих бизнес-процессы, которые раньше выполнялись изолированно, а иногда и на бумаге.Однако внесистемная работа иногда сохраняется. Рассмотрим следующий простой пример вне системы:

При подключении нового клиента необходимо выполнить ряд задач. В настоящее время эти задачи решаются вручную. Продавец вводит информацию о покупателе, включая договор, в CRM-систему. Затем они отправляют электронное письмо в службу поддержки клиентов, финансовую группу и команду маркетинга. Команда обслуживания клиентов должна назначить представителя по работе с клиентами, финансовая группа должна собирать платежи, а группа маркетинга должна отправить приветственный набор.Этот процесс полностью зависит от продавца, который не забудет связаться со всеми соответствующими группами и этими группами, чтобы запомнить свои задачи.

Первоначальная оптимизация этого ручного процесса может заключаться в автоматическом запуске рабочего процесса при регистрации клиента, который отправляет уведомления каждой группе вместе с основной информацией, необходимой для выполнения их задач. Затем, когда каждая группа завершает свою задачу, они нажимают «Завершить» в рабочем процессе.

Вы создаете этот процесс, запускаете его, тестируете, а затем оцениваете его через установленный период времени.Вы обнаружите, что процесс стал более оптимизированным, предсказуемым и подотчетным, чем предыдущий метод. Вы можете остановиться на этом и оказать положительное влияние.

А что если копнуть глубже? Что делать, если договор автоматически прикрепляется к уведомлению о финансах? Что, если процесс назначает представителя по счету автоматически в зависимости от типа клиента? Что, если приветственное письмо будет автоматически отправлено клиенту?

Посредством циклов такого типа цикла сборки / тестирования / оценки вы постепенно оптимизируете процесс и приносите больше пользы.

Часто задаваемые вопросы по оптимизации процессов

Почему важна оптимизация процесса?

Преимуществами оптимизации обычно считаются конкурентное преимущество, улучшение обслуживания и повышение эффективности бизнеса.

Что такое управление процессами?

«Управление процессом» относится в первую очередь к промышленным установкам, таким как производство, где достигается согласованность, превышающая то, что может быть достигнуто под контролем человека. Эти системы выходят за рамки нашего обсуждения бизнес-процессов, но эта тема заслуживает исследования, поскольку она подчеркивает ценность автоматизации во всех аспектах бизнеса.

Что является первым этапом любого процесса оптимизации?

Планирование и согласование — это первый этап любых усилий по оптимизации. На этапе планирования вы будете ставить цели, устанавливать ограничения или объем, анализировать текущие процессы и определять свою стратегию для развития сильных сторон и улучшения слабых сторон.

Дополнительные ресурсы

---

Хотите узнать больше об оптимизации бизнес-процессов? Ознакомьтесь с нашим бесплатным руководством по BPM.

Майк Райа

Автор

Маркетинг лучшего в мире программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов и употребление слишком большого количества кофе.Свяжитесь со мной в LinkedIn по адресу https://www.linkedin.com/in/michaelraia/

Оптимизация бизнес-процессов

: как улучшить рабочие процессы как профессионал (бесплатные шаблоны!) | Процессная улица

В быстро меняющемся, динамично развивающемся мире современного бизнеса есть стимул продолжать, продолжать делать, продолжать двигаться вперед.

( Business . Больше похоже на занятость , амирит? 😏)

Но что, если я скажу вам, что стремление вперед без надежных, надежных процессов — это серьезная ошибка?

В то время как Лукаш Тартанус на основе своей выборки обнаружил, что 69% предприятий имеют документированные процессы, только 4% управляют ими и измеряют их.Это означает, что бесчисленное множество предприятий усердно продвигают устаревшие, устаревшие процессы для решения своих повторяющихся задач. Если бы только их процессы были оптимизированы, эти предприятия могли бы расти и достигать внутренних целей намного быстрее.

Вот почему так важна оптимизация бизнес-процессов. И поэтому вы собираетесь прочитать мой пост об этом.

Я опишу оптимизацию бизнес-процессов, ее преимущества, объясню, как это сделать, и покажу вам, как Process Street упрощает оптимизацию процессов.

Просто прочтите следующие разделы, чтобы разобраться:

Пора узнать об оптимизации! 🚀

Что такое определение оптимизации бизнес-процессов?

(Источник)

Оптимизация бизнес-процессов — это процесс улучшения существующего бизнес-процесса. То, как можно улучшить любой данный процесс, зависит от ситуации, но обычно цели заключаются в том, чтобы обеспечить актуальность процесса, его эффективность, насколько это возможно, и устранить любые дублирования.

В зависимости от методологии, которую вы используете для оптимизации, процесс будет отличаться.Однако обычно при оптимизации процесса задействовано как минимум три этапа:

1. Идентификация процесса 🔍

Прежде всего, необходимо определить процесс: о каком процессе идет речь? В чем его цель? Что замешано? Кто причастен?

2. Анализ процесса 👀

После определения процесса его необходимо проанализировать — это, по сути, означает рассмотрение того, как работает процесс, и определение того, где можно внести улучшения.Где возникают узкие места? Какие-либо шаги расточительны? Можно ли упростить процесс?

3. Внесение изменений в процесс 💡

Как только оптимизатор процессов получит представление о том, какие изменения следует внести, он может перейти к реализации. Вот тут и вносятся поправки в процесс. Обычно внесенные изменения приводят к положительным результатам. Если они этого не сделают, возможно, потребуется еще один раунд оптимизации процесса.

Что полезно знать, так это то, что оптимизация процесса — это не какое-то длительное и трудоемкое действие — все это можно сделать довольно быстро.В этом случае нет оправдания или для оптимизации ваших процессов. Тем более, что ниже есть бесплатный шаблон для оптимизации других процессов!

Нажмите здесь, чтобы узнать о процессе оптимизации процесса!

Это вкратце оптимизация бизнес-процессов.

Просто, правда?

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Чтобы полностью понять оптимизацию бизнес-процессов, мне нужно поговорить о BPM — управлении бизнес-процессами.

Краткое объяснение: Управление бизнес-процессами касается ваших процессов, а оптимизация бизнес-процессов является частью BPM.

Более подробное объяснение: BPM — это система, охватывающая все, что связано с бизнес-процессами. Он включает в себя создание процессов, их использование, мониторинг и улучшение, а также использование специального программного обеспечения BPM, чтобы все было под контролем. Таким образом, оптимизация процессов — это часть BPM, цель которой — сделать процессы максимально эффективными.

Чтобы узнать больше о чудесах BPM, прочтите сообщение Оливера Петерсона What is BPM? Полное руководство по началу работы и Полное руководство по управлению бизнес-процессами электронная книга!

Подходит ли вам оптимизация бизнес-процессов?

Не уверены, следует ли вашему бизнесу оптимизировать свои процессы? Не уверены, есть ли смысл в оптимизации процессов, если они в настоящий момент работают нормально?

Задайте себе следующие вопросы:

• Есть ли процессы, выполнение которых занимает слишком много времени?
• Сотрудники по-прежнему спотыкаются и делают ошибки, следуя процессам?
• Есть ли узкие места или места, где останавливаются рабочие процессы?
• Есть ли в каких-либо процессах бесполезные этапы (читайте: можно ли разрезать детали, а процесс по-прежнему оставаться таким же эффективным)?
• Вы обнаружили, что не получаете желаемых результатов от бизнес-процессов?
• Можно ли улучшить бизнес-процессы каким-либо образом?

Если вы ответили утвердительно на любой из вышеперечисленных вопросов, значит, у вашего бизнеса есть законная причина для оптимизации своих процессов — не только разово, но и на регулярной основе.

В каком-то смысле вопрос «» подходит ли вам оптимизация бизнес-процессов? »является гипотетической: если все ваши бизнес-процессы уже на высшем уровне и оптимизированы до нитки, то кроме них ничего не остается, ну и следовать им! Но если есть возможности для улучшения, нужно что-то с этим делать.

Оптимизируя и улучшая свои бизнес-процессы, вы открываете своей команде и бизнесу в целом следующие замечательные преимущества:

1. Повышенная эффективность 💨
2. Гарантированно точная информация 📑
3. Снижение человеческого фактора 🚫
4. Повышение гибкости бизнеса ⚡️
5. Повышение качества результата 📈

Вот впечатляющий список преимуществ, если я когда-либо видел его.

Чтобы проиллюстрировать мою точку зрения, позвольте мне показать вам пример процесса, который был оптимизирован до такой степени, что теперь превосходит .

Пример оптимизированного процесса

(Источник)

Все мы в Process Street занимаемся процессами. Мы не только создаем и предлагаем вам великолепные, оптимизированные процессы для отслеживания и использования, но также уделяем огромное внимание обеспечению того, чтобы наши внутренние процессы были на высоте.

Один из этих процессов касается нашего (письменного) процесса создания контента, как объясняет Адам Хеншалл в публикации Business Process Optimization: What, How, Why? (Бесплатные шаблоны) с 2019 г .:

«Если мы посмотрим на наш рабочий процесс создания контента, который я использую прямо сейчас, когда пишу эту статью, мы можем увидеть эволюцию процесса с течением времени.Мы также можем увидеть, как улучшение этого процесса создает вокруг него систему за счет добавления дополнительных элементов автоматизации и других полезных инструментов.

Раньше у нас был относительно короткий процесс проверки перед публикацией после того, как сообщение было написано. Наша небольшая система контента использовала Trello для управления нашими письменными задачами — как только карточка задачи была перемещена в столбец Prepublish Trello, запускался контрольный список Process Street, и автоматизация публиковала URL-адрес этого процесса в комментариях на карточке Trello.”- Адам Хеншалл, Оптимизация бизнес-процессов: что, как и почему? (Бесплатные шаблоны)

В этом посте он обсудил, как наш первоначальный рабочий процесс с внутренним контентом, который во многом напоминал приведенный ниже шаблон, был оптимизирован за счет введения новых шагов, интеграции таких функций, как назначение ролей, динамические сроки выполнения и т. Д.

Щелкните здесь, чтобы получить контрольный список перед публикацией блога!

Но проблема с процессами в том, что через некоторое время то, что когда-то было оптимизировано до n-й степени, может быть уже не так хорошо оптимизировано.

Так было и с версией 2 нашего процесса создания контента по мере роста нашей команды и появления новых функций Process Street.

Теперь у нас есть версия процесса, которая полностью соответствует нашим потребностям (хотя мы всегда ожидаем, как этот процесс можно будет снова улучшить в будущем).

Чтобы привести его в улучшенное (снова!) Состояние, мы:

• Шаги перемещены, чтобы улучшить общий поток процесса
• В процесс добавлены задачи утверждения — например, после шага, на котором дизайнер загружает свои изображения, главный дизайнер отклоняет изображение до тех пор, пока не будет создано изображение для публикации.
• Введены задачи для нашего хакера роста, чтобы они, в свою очередь, могли оптимизировать наши сообщения в блоге
• Переписаны шаги, которые вызывали путаницу из-за их непонятности

Внутри мы используем разные методологии оптимизации в зависимости от процесса, который хотим улучшить.Но, как правило, мы следуем структуре PDSA, Process Mining или DMAIC, о которых вы можете узнать больше, прочитав следующие сообщения:

В следующем разделе вы собираетесь узнать больше о lot о DMAIC, так что пока не упустите этот пост!

Как оптимизировать бизнес-процессы (с помощью шаблона Process Street)

Имея всю вышеперечисленную информацию о том, насколько важной может быть оптимизация бизнес-процессов, пришло время задуматься о том, как вы, , собираетесь проводить оптимизацию процессов.

Но не нужно слишком долго думать: вот наш вышеупомянутый процесс оптимизации процесса!

Нажмите здесь, чтобы узнать о процессе оптимизации процесса!

Итак, наличие процесса оптимизации процесса — вы правы — очень мета. Но, учитывая, что контрольные списки главенствуют, когда дело доходит до выполнения повторяющихся задач в соответствии с высокими стандартами, контрольный список — лучший инструмент для такого сценария.

Не беспокойтесь о том, что этот процесс окажется выдуманным лабиринтом; он построен в соответствии со структурой DMAIC.

Проще говоря, DMAIC означает d efine, m easure, a nalyze, i mprove и c ontrol. Это стратегия улучшения на основе данных для компаний, которые хотят изменить свои бизнес-процессы и дизайн, но надлежащим образом. В конце концов, , а не , оптимизирующий процесс должным образом, может привести к большему ущербу.

Итак, давайте углубимся в процесс и разберемся, как он работает.

Процесс-стрит. Процесс оптимизации процесса

Прежде всего, вам необходимо ввести свои основные данные и основные данные утверждающего в соответствующие поля формы.Для этого процесса вы — оптимизатор, так как именно вы будете вносить изменения.

Утверждающий, однако, ситуативен. Это может быть ваш начальник, человек, который в основном контролирует процесс (возможно, он его создал), или даже вы сами. По сути, утверждающий просто дает зеленый свет на внесение изменений, которые вы предлагаете, с помощью изящной функции утверждения Process Street.

После того, как вы добавите эти основные сведения, вы перейдете к этапам определения процесса.Запишите название процесса, который вы хотите улучшить, виды деятельности, из которых он состоит, и другие детали, например, кто обычно участвует в процессе.

Затем вы быстро перейдете к анализу процесса как с количественной, так и с качественной точки зрения. Это особенно важно, поскольку именно здесь вы поймете, действительно ли данный процесс нуждается в оптимизации или нет.

Если говорить об оптимизации, то после этого задача задаст вам следующие вопросы:

1. Требуется ли оптимизация процесса?
2. Следует ли тестировать новые изменения?

Если вы ответите «Да» на вопрос №1, то вы продолжите процесс как обычно.Если вы ответите «Нет» (это означает, что процесс уже оптимизирован и работает хорошо), вы будете перенаправлены на последний этап процесса, где вы запланируете повторное выполнение контрольного списка через 3 месяца.

Аналогичным образом, если вы ответите «Да» на вопрос № 2, вы протестируете любые изменения, прежде чем официально их внедряете. Однако, если ответом будет «Нет», то контрольный список будет соответствующим образом адаптирован и скроет раздел, касающийся тестирования. Все это стало возможным (и очень просто) благодаря функции автоматизации рабочего процесса условной логики Process Street.

После соответствующей адаптации контрольного списка следующий раздел проведет вас через переосмысление процесса и предложит рассмотреть такие вопросы, как:

• Сколько времени нужно, чтобы завершить процесс?
• Где возникают узкие места?
• Есть ли бесполезные шаги?
• Какие-то шаги сбивают с толку?
• Можно ли как-нибудь упростить процесс?

Это потому, что вы находитесь на этапе анализа, смотрите на гайки и болты процесса, чтобы увидеть , где и , как его можно оптимизировать.

Выполнив эти шаги, вы возьмете все, что узнали, и примените это, чтобы придумать потенциальные улучшения процесса. Затем предложения по улучшению рассматриваются утверждающим лицом.

Если они сочтут то, что вы предложили, правильным, вы либо протестируете изменения, прежде чем вносить их. , либо сразу же их внедрите. Но если они отклонят ваши предложения, вам придется вернуться к чертежной доске и рассмотреть различные варианты.

Если вы решили протестировать изменения перед их внедрением, есть 5 шагов, чтобы сделать это проще простого.Сначала вы сделаете копию процесса, чтобы добавить изменения, а затем протестируете их. (Это сделано для того, чтобы в главный процесс были внесены потенциально бесполезные изменения.) Затем вы выясните, кто тестирует обновленный процесс, попросите их следовать и использовать обновленный процесс, а затем получите их мысли и отзывы. Затем вы подтвердите, какие изменения вы хотите внести.

Последний раздел касается оптимизации процесса, и, с точки зрения структуры DMAIC, именно там продолжаются шаги по улучшению и где вводятся меры контроля.

Независимо от того, протестировали ли вы изменения сначала или сразу приступили к их внедрению, начальная задача этого последнего раздела просит вас внести изменения в рассматриваемый процесс.

Контрольные шаги — «Сообщить об изменениях процесса», «Определить, как процесс будет отслеживаться» и «Запланировать следующую проверку процесса» — будут гарантировать, что товарищи по команде знают о внесенных изменениях, что процесс отслеживается. должным образом продвигаясь вперед, и процесс будет рассмотрен (и, возможно, снова оптимизирован) через 3 месяца.

Уф.

Это процесс оптимизации процесса.

Хотя наш процесс в значительной степени зависит от структуры DMAIC, то, как вы, , хотите оптимизировать бизнес-процессы, может отличаться. В любом случае вы захотите использовать современное программное обеспечение для бизнеса для оптимизации ваших процессов, например Process Street.

Используйте Process Street и его функции автоматизации для настоящей оптимизации!

Process Street — это сверхмощных контрольных списков .

Если вы документируете рабочие процессы, бизнес-процессы и интегральные процедуры в виде шаблонов, вы можете запускать бесконечное количество контрольных списков из этих шаблонов. Это значительно упрощает выполнение повторяющихся задач — и работу людей в целом.

Что касается, в частности, оптимизации бизнес-процессов, вы можете использовать Process Street множеством способов.

Например, вы можете:

• Создание и документирование бизнес-процессов, размещение всех в одном централизованном репозитории ⚡️
• Воспользуйтесь нашими шаблонами, такими как Процесс оптимизации процесса… 🚀
• … Или создавайте свои процессы для оптимизации процессов с нуля! 🎉
• Плюс, вы можете позаботиться обо всех других аспектах BPM 💡

Готовы к хорошим новостям?

С нашими встроенными функциями автоматизации рабочих процессов сделать ваши контрольные списки просто.

Сюда входят (но не ограничиваются):

Чтобы изучить эти функции более подробно, посмотрите следующий веб-семинар.

Готовы самостоятельно исследовать Process Street?

Я тебя слышу.

Все, что вам нужно сделать, чтобы начать, — это зарегистрироваться бесплатно!

Дополнительные ресурсы для улучшения вашего бизнеса и его процессов

Чтобы помочь вам на пути к совершенствованию процессов, вот несколько других шаблонов, которые вы можете добавить в свою учетную запись.

Для исследования проблем в ваших процессах и выяснения их первопричин есть эти два шаблона.

Нажмите здесь, чтобы получить шаблон «5 почему»!

Щелкните здесь, чтобы получить шаблон анализа первопричин!

Когда дело доходит до принятия решения о том, какими процессами вы должны заниматься и в каком порядке, используйте этот шаблон контрольного списка матрицы приоритетов.

Щелкните здесь, чтобы получить шаблон контрольного списка матрицы приоритезации!

Если вы приглашаете тестировщиков для ознакомления с изменениями в процессе, этот шаблон тестирования юзабилити очень удобен.

Щелкните здесь, чтобы получить шаблон тестирования удобства использования!

Чтобы получить отзывы от тех, кто тестировал измененный процесс, используйте процесс опроса отзывов клиентов.

Нажмите здесь, чтобы узнать о процессе опроса клиентов!

И не забудьте прочитать эти информативные, интересные сообщения об оптимизации бизнеса и бизнес-процессов:

Вот и все — все, что вам нужно, чтобы начать оптимизацию процессов и улучшить рабочие процессы самостоятельно.

Мне не терпится увидеть, насколько улучшатся ваши процессы.

Занимались ли вы раньше оптимизацией бизнес-процессов? Если да, есть ли какие-нибудь советы или уловки, которыми вы хотели бы поделиться с остальной частью сообщества Process Street? Напишите свои комментарии ниже! 👇

3 конкретных пути роста

Оптимизация бизнес-процессов является частью методологии, называемой «Управление бизнес-процессами». Этот метод предполагает улучшение компании за счет улучшения ее процессов. Процесс — это набор действий, выполняемых человеком или группой людей и предназначенных для достижения конечной цели (см. Больше: определение процесса ). Если все процессы в компании оптимизированы, работают максимально эффективно, результат ощутит вся компания, а весь персонал будет работать лучше.

шагов в минуту

• Идентификация процесса: отделите процессы, требующие оптимизации, и сосредоточьтесь на них.
• Отображение процессов: отображает процессы, понимая, кто в них участвует, какие шаги были предприняты, обмен информацией и цель.Этот инструмент может помочь вам на этом этапе: HEFLO BPMN Modeling Tool.
• Редизайн процесса: на предыдущем шаге вы наверняка определили узкие места и точки улучшения. Улучшите или удалите их и смоделируйте процесс таким, каким он должен быть.
• Выполнение процесса: выполнить процесс! Информируйте всех и реализуйте процесс по-новому.
• Оптимизация процесса: на этапе выполнения вы видели процесс в действии и могли проверить, что сработало или нет, появились ли новые точки улучшения.Пришло время активизировать процессы, используя все свои знания.
• Автоматизация процессов: Теперь, когда все работает максимально эффективно, автоматизируйте процессы во всей компании.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Шаг оптимизации — один из самых важных. При оптимизации бизнес-процессов можно найти множество примеров улучшения. Вот некоторые из них.

Простой, но наглядный пример — промышленность, производящая конфеты.Процесс всегда был одинаковым: шоколад превращается в маленькие шарики машиной, затем добавляется первый слой покрытия, затем добавляется последний слой выбранного цвета, затем добавляется первая упаковка и, наконец, вторая.

Теперь компания осознала, что будет потрачено меньше времени, если первый и второй слои упаковки будут прикреплены друг к другу и укладываются одновременно. Кроме того, первый слой может быть уже окрашен, что сокращает количество используемых машин. Поэтому они будут моделировать сценарии с этими возможностями, изучать возможные результаты, оптимизировать их и выполнять. Это пример оптимизации бизнес-процессов, которая может сэкономить много денег и ресурсов для отраслевой организации!

Еще один пример оптимизации бизнес-процессов — маркетинг в социальных сетях. Предположим, компания хочет публиковать что-то в Facebook три раза в день. Они назначают кого-то, кто позаботится об этом, сотрудник думает о публикациях, и три раза в день нужно время, чтобы войти в Facebook, написать все и опубликовать.Обратите внимание, что таким образом мы тратим время, не позволяя сотруднику сосредоточиться на других задачах и тратя ресурсы три раза в день.

Оптимизируя этот процесс, мы могли бы заставить сотрудника планировать публикации на неделю или две недели и получить программное обеспечение, которое публикует их автоматически. Таким образом, посты будут расти пунктуально, ежедневно и стабильно. Неважно, есть кому это делать или нет.

См. Также:

Последним примером оптимизации бизнес-процессов может быть ресторан быстрого питания.Обычно люди идут в очередь, не зная, что им заказывать. Нередко можно увидеть, как люди разговаривают с обслуживающим персоналом, спрашивают о вариантах и ​​о том, что идет с едой. Это требует времени, делает лайнер больше, заказы накапливаются, а потенциальные клиенты теряют мотивацию из-за ожидания и едят в другом месте.

Решение: назначить одного сотрудника стоять в очереди, спрашивать клиентов, что они хотят, прояснить сомнения и написать заказ, отдав его клиенту. Таким образом, когда они прибывают заранее, заказ завершается, и процесс идет намного быстрее.

Это лишь некоторые из бесчисленных примеров оптимизации бизнес-процессов, которые мы можем упомянуть. Оптимизация процессов означает экономию денег, повышение ценности для клиента и мотивацию персонала. Не забывайте искать надежное программное обеспечение и профессионалов при оптимизации процесса в вашей компании, так как это определит разницу между успехом и неудачей. Узнайте больше об оптимизации бизнес-процессов здесь и начните применять ее!

Полное руководство по оптимизации процессов

Что отличает хорошего руководителя проекта? Ответ не в том, кто придумает одно идеальное решение, а затем перейдет к чему-то новому.Фактически, лучший руководитель проекта будет постоянно стремиться улучшить существующие бизнес-процессы и создать культуру постоянного улучшения и оптимизации процессов.

Как отмечает Harvard Business Review, за последние 20 лет в области управления проектами было предпринято множество улучшений. Сюда входит внедрение таких методологий управления проектами, как Agile, Lean и Six Sigma. Гибкое управление проектами — отличный пример того, как можно адаптировать процесс к более гибкому стилю работы.Эта готовность адаптироваться и использовать альтернативные подходы является ключом к эффективной оптимизации.

Так что же такое оптимизация, как она осуществляется и почему она важна для управления бизнес-процессами? Вот ваше полное руководство по оптимизации процессов.

Что такое оптимизация?

Оптимизация означает извлечение максимума из ситуации или доступных вам ресурсов. Когда вы что-то оптимизируете, вы стремитесь максимизировать его потенциал и сделать его максимально полезным.

Обычным примером оптимизации может быть торговый представитель, планирующий поездку за границу для встречи с важным клиентом. Перед отъездом они могут договориться о встрече с другими клиентами в той же поездке или даже изучить новых потенциальных клиентов в этом районе. Это означает, что они максимально используют свое время. Это также снижает расходы компании, которые могут включать в себя авиабилеты, проживание и питание.

Итак, как вы определяете оптимизацию с точки зрения управления бизнес-процессами? Эта практика известна как оптимизация процесса.Оптимизация процесса — это упражнение, направленное на оптимизацию операций в рамках процесса проекта, максимальное использование ресурсов и улучшение общего результата. Это важный элемент принятия бизнес-решений, который используется во многих областях управления проектами.

Зачем оптимизировать процессы?

При управлении несколькими процессами оптимизация жизненно важна. Трудно отслеживать каждый бизнес-процесс, поэтому оптимизация так важна. Это гарантирует, что каждый работает в полную силу.

Оптимизация процессов также является неотъемлемой частью управления проектами Agile. Процесс разработки программного обеспечения требует итеративного подхода, при котором шаги повторяются и вносятся последовательные изменения. Одним из примеров может быть команда разработчиков видеоигр, которая регулярно устанавливает исправления ошибок. Это гарантирует, что программный продукт будет полностью готов к запуску.

Оптимизируя процессы управления проектами, вы увеличиваете вероятность получения множества преимуществ. К ним относятся:

• Оптимизация операций : успешный план оптимизации может заменить устаревшие, повторяющиеся методы и автоматизировать их для создания более умной системы.Он также обеспечивает более четкое представление о бизнес-процессах за счет объединения всех операций в рамках единого решения.
• Лучшее управление ресурсами : Благодаря поиску способов сократить отходы и максимизировать ресурсы, проектные группы станут намного эффективнее, экономя время и деньги.
• Уменьшенная ошибка : Постоянная оптимизация на каждом этапе позволяет командам выявлять факторы риска и проблемы на ранней стадии и устранять их до того, как они усилятся. Автоматизация также может помочь уменьшить количество человеческих ошибок и улучшить подотчетность.
• Улучшенное обеспечение качества : Когда команды постоянно оценивают эффективность результатов своих проектов и регулярно вносят изменения для улучшения результатов, они повышают свои стандарты качества.
• Удовлетворенность клиентов : высококачественный продукт или услуга гарантированно доставят удовольствие клиентам и будут способствовать их возврату. Это, в свою очередь, повысит прибыльность бизнеса.

Каковы проблемы оптимизации процессов?

Существует множество препятствий для оптимизации процесса.

Одна из основных проблем заключается в том, что он может быть ресурсоемким. Основные методы оптимизации процессов состоят из множества этапов, которые необходимо реализовать, что требует анализа данных, времени и усилий. Однако, как упоминалось выше, одна из общих целей оптимизации процесса — максимально использовать ресурсы проекта. Следовательно, можно утверждать, что, если члены команды приложат некоторые усилия для оптимизации процессов сейчас, они сэкономят намного больше времени в долгосрочной перспективе.

Еще одна проблема, связанная с оптимизацией процессов, заключается в том, что некоторые члены команды могут сопротивляться изменениям.Может быть трудно убедить людей изменить свои повседневные привычки, особенно если для них нет явных недостатков. Помимо противодействия сотрудникам, также будет период прорезывания зубов, когда люди приспосабливаются к новому образу действий. Ключевым моментом здесь является то, что менеджеры проектов заранее делятся своим видением с командой, подчеркивая бесчисленные преимущества оптимизации процессов, чтобы вовлечь всех в процесс.

Наконец, есть еще одна ловушка, которой следует опасаться: оптимизация процессов ради оптимизации.Хотя важно определить области для улучшения и стремиться к новым достижениям, потенциальные сбои, вызванные непродуманным планом оптимизации процессов, могут быть очень пагубными для бизнеса. Руководители проектов должны провести обширное исследование, прежде чем внедрять какую-либо оптимизацию процесса, и быть уверенными в том, что существует большой потенциал для улучшения результата. В противном случае, может быть, лучше следовать старому правилу: «Если не сломалось, не чини».

Методы и технологии оптимизации процессов

Существует множество методов оптимизации процессов, которые можно использовать для начала.Вот три примера:

Process Mining : Это группа методов, основанная на анализе данных. Данные берутся из журналов событий для анализа того, что члены команды делают в компании и какие шаги они предпринимают для выполнения задачи. Затем эти данные можно превратить в аналитические данные, которые помогут руководителям проектов выявить любые препятствия и оптимизировать свои процессы.

DMAIC : DMAIC — это метод, ориентированный на данные, используемый в Six Sigma для улучшения процессов. Это расшифровывается как «Определить, измерить, проанализировать, улучшить и контролировать».Эти пять этапов вместе образуют цикл. Сначала определяются клиенты. Затем измеряется производительность и анализируются данные. Наконец, внедряются и контролируются улучшения, чтобы процесс оставался в оптимальном состоянии.

PDSA : PDSA — это аббревиатура от Plan, Do, Study, Act. Он использует четырехступенчатую циклическую модель для повышения качества и оптимизации бизнес-процессов. Руководители проектов начнут с того, что наметят, каких достижений они хотят достичь. Затем они протестируют предлагаемые изменения в небольшом масштабе.После этого они изучат результаты и определят, были ли эти изменения эффективными. Если это так, они внесут изменения во весь бизнес-процесс.

Руководителю проекта рекомендуется потратить некоторое время на изучение различных методов оптимизации процессов, прежде чем решить, какой из них наиболее подходит для их бизнеса.

Кто должен отвечать за оптимизацию процессов?

Менеджер проекта отвечает за оптимизацию процесса. Их работа — определить процессы проекта, прежде чем составлять дорожную карту того, что необходимо оптимизировать.Затем они приведут свой план в действие и будут следить за ним, чтобы убедиться, что он достигает поставленных целей.

Однако, чтобы составить лучший план оптимизации процесса, менеджеру проекта необходимо проконсультироваться с важными заинтересованными сторонами, чтобы помочь им в принятии решений. Эти заинтересованные стороны могут включать главного операционного директора, линейного менеджера или других руководителей высшего звена. Это необходимо для того, чтобы план оптимизации процесса подходил для соответствующего отдела. Например, нет смысла пытаться оптимизировать HR-процессы без ценной информации от человека, который понимает их лучше всего: менеджера по персоналу.

Как использовать Wrike в качестве программного обеспечения для оптимизации процессов

Ищете простые в использовании инструменты управления бизнес-процессами? Wrike — идеальный вариант для руководителей проектов, которым нужна универсальная платформа, позволяющая командам выполнять свою работу наилучшим образом. Программное обеспечение Wrike для управления работой имеет множество функций, которые помогут вам эффективно оптимизировать ваши процессы.

Вот как их использовать:

• Настройте свое рабочее пространство : заставьте Wrike работать на вас с помощью простых в настройке функций.Создавайте настраиваемые статусы, информационные панели и формы запросов, соответствующие процессам вашей команды.
• Автоматизируйте рабочие процессы : создавайте автоматизированные рабочие процессы, которые сокращают время, затрачиваемое на повторяющиеся задачи, и повышают эффективность процесса.
• Общайтесь в реальном времени : начните с шаблона плана коммуникаций. Используйте @mentions, чтобы уведомлять членов команды об обновлениях, сотрудничать с функциями редактирования в реальном времени, добавлять комментарии в настраиваемые поля и интегрировать ваши любимые приложения для обмена сообщениями для оптимального общения.
• Создание подробных отчетов : Анализ данных является важной частью оптимизации процесса. Создавайте собственные отчеты с диаграммами и графиками.